Документ решение образец: Образец решения единственного учредителя о создании ООО 2021

Содержание

Решение об одобрении крупной сделки образец. Бланк. Аккредитация. 44 и 223 ФЗ


внеочередного Общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью (полное наименование юридического лица) по вопросу об одобрении крупных сделок

г. ____________                                                                                                                              «__» _______ 20__ г.

Дата проведения внеочередного Общего собрания:__________________________________________.

Место проведения собрания: __________________________________________________________.

Время начала регистрации участников собрания: ___________________________________________.

Время окончания регистрации участников собрания: ________________________________________.

Собрание открыто: _________________.

Собрание закрыто: __________________.

Зарегистрировались для участия в общем собрании _________ участников общества, что составляет ______ голосов. Кворум для проведения внеочередного Общего собрания участников имеется. Собрание правомочно принимать решение по вопросам повестки дня.

Председатель собрания  ______________________________________________________________

Секретарь собрания  ________________________________________________________________

Повестка дня:

  1. Об одобрении крупной сделки.

По вопросу об одобрении и совершении крупных сделок слушали ________________________________________________________________________________

                                                     (Ф.И.О.)

с предложением об одобрении и совершении крупных сделок от имени

________________________________________________________________________________

                           (полное наименование юридического лица)

по результатам аукционов в электронной форме, проводимых на электронных торговых площадках ММВБ «Госзакупки» (etp-micex.ru), ЗАО «Сбербанк — АСТ» (sberbank-ast.ru), ООО «РТС-тендер» (rts-tender.ru), АО «Единая Электронная Торговая Площадка» (roseltorg.ru), ГУП «Агентство по государственному заказу Республики Татарстан» (zakazrf.ru). Максимальная сумма одной такой сделки не должна превышать

________________________________________________________________________________

                                                    (сумма прописью и цифрами)

Голосовали: «за» — __%, «против» — __%, «воздержались» — __%.

Решение принято.

Постановили:

Одобрить совершение сделок от имени Общества с ограниченной ответственностью

(полное наименование юридического лица), заключаемых по результатам аукционов в электронной форме, проводимых на электронных торговых площадках ММВБ «Госзакупки», ЗАО «Сбербанк — АСТ», ООО «РТС-тендер», АО «Единая Электронная Торговая Площадка», ГУП «Агентство по государственному заказу Республики Татарстан». Максимальная сумма одной такой сделки не должна превышать _______________________________________________________________________________.

                                                                                  (сумма прописью и цифрами).

Вопрос повестки дня внеочередного Общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью (полное наименование юридического лица) рассмотрен.

Подписи участников:

___________________/__________________/

___________________/__________________/

Председатель собрания: ___________________/________________/

Секретарь собрания: ______________________/________________/

Решение-об-одобрении-крупной-сделки-для-двух-и-более-учредителей-образец.pdf

 



Образец решения об одобрении крупной сделки для ООО 2021 г.

Для участия в электронном аукционе поставщики обязаны подавать оператору ЭТП сведения об операциях с высокой стоимостью. Содержание, применение, а также образец решения об одобрении крупной сделки вы найдете в этой статье.

Сделка будет считаться крупной, если она выходит за границы обычной хозяйственной деятельности и при этом связана с покупкой или продажей имущества акционерного общества (более 30% акций) либо предусматривает передачу имущества во временное пользование или по лицензии (п. 1 ст. 46 № 14-ФЗ). Причем в обоих случаях цена таких операций должна составлять не менее 25% балансовой стоимости активов общества с ограниченной ответственностью (ООО).

Решение об одобрении такой операции — это документ, в котором указывается максимальная цена одного контракта (п. 8 ч. 2 ст. 61 №44-ФЗ). Если требуется, то его принимают в соответствии с законодательством РФ (14-ФЗ, 174-ФЗ, 161-ФЗ и др.) или по правилам, которые установлены в Уставе участника закупки. В других вариантах этим занимается представитель поставщика, уполномоченный на получение аккредитации на ЭТП.

В ООО одобрение находится в компетенции общего собрания. Если у организации образован совет директоров, то на основании Устава принятие соглашений о подобных операциях может быть передано в его ведение.

Скачать образец решения об одобрении крупной сделки

 

Скачать образец протокола общего собрания учредителей

 

2. Когда нужно такое одобрение в контрактной системе


Для участия в электронном аукционе все желающие сначала проходят аккредитацию на ЭТП. Для этого они предоставляют общий пакет документов, в который входит и согласие на сделку. Причем это требуется всегда, в том числе когда закупка не относится к категории крупных. Образец решения о крупной сделке 44 ФЗ вы можете найти в конце статьи.

Информацию необходимо включить и во вторую часть заявки, если того требуют законодательство или учредительные документы, а также когда и обеспечение контракта или заявки, и сам контракт будут крупными для участника. При отсутствии этих сведений кандидата могут отклонить на любом этапе до заключения контракта. За проверку данных несет ответственность аукционная комиссия заказчика (п. 1 ч. 6 ст. 69 № 44 ФЗ).

Важно отметить, что индивидуальные предприниматели, в отличие от ООО, не относятся к юридическим лицам. Поэтому они освобождены от обязанности подавать такой документ для аккредитации на ЭТП.

 

 
Возникли сложности с заполнением документов?

         Закажи грамотную помощь в заполнение документов у наших специалистов, с оплатой за результат

3. Одобрение крупной сделки у единственного учредителя


ООО, в которых есть только один учредитель, который выступает в качестве единоличного исполнительного органа, не обязаны составлять такой документ (п. 7 ст. 46 № 14-ФЗ).

Одновременно с этим в п. 8 ч. 2 ст. 61 № 44-ФЗ указано, что для прохождения аккредитации на ЭТП участники электронного аукциона должны подавать такие сведения независимо от формы собственности. В противном случае будет невозможно принять участие в торгах.

А вот включать эту информацию в состав второй части заявки не обязательно. Считается, что если поставщик не предоставил подобные данные, то заключение контракта не попадает для него в рассматриваемую категорию. Но, как показывает практика, даже решение единственного участника об одобрении крупной сделки на всякий случай прикладывают к общему пакету документов. Здесь важно не совершить ошибку. Иначе есть риск отклонения участника аукциона из-за того, что он предоставил недостоверные сведения. Такие случаи оспаривают в ФАС, но при этом увеличивается период заключения контракта.

 

4. На что обратить внимание при составлении: форма и содержание


В первую очередь стоит отметить, что в законодательстве РФ отсутствует единый образец решения о совершении крупной сделки. Но п. 3 ст. 46 № 14 ФЗ поясняет, что в таком документе должно быть указано:

  1. Лицо, которое является стороной соглашения и выгодоприобретателем.
  2. Цена.
  3. Предмет соглашения.
  4. Другие значимые условия или порядок их определения.

Выгодоприобретателя можно не указывать, если невозможно его определить к моменту согласования документа, а также если контракт заключается по результатам торгов.

При этом ст. 67.1 ГК РФ устанавливает, что принятое решение исполнительными органами ООО нужно подтвердить с помощью нотариального удостоверения, если иной способ не предусмотрен Уставом такого общества либо решением общего собрания, которое принято участниками единогласно.

П. 4 ст. 181.2 ГК РФ закрепляет перечень сведений, которые необходимо отразить в решении очного собрания учредителей. В протоколе требуется указать следующие сведения:

  • дата, время и место проведения собрания;
  • лица, которые участвовали в собрании;
  • результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
  • лица, которые считали голоса;
  • лица, которые голосовали против одобрения сделки и потребовали внести запись об этом.

Обращаем внимание, что нормы об одобрении не применяются к обществам, которые состоят из одного участника, и он одновременно исполняет функции исполнительного органа (п. 7 ст. 46 № 14 ФЗ).

Таким образом, чтоб пройти аккредитацию и участвовать в торгах, рекомендуем использовать образец решения о крупной сделке 44 ФЗ как для общества, которое состоит из одного учредителя, так и для собрания участников, которые отражают все требования законодательства.

Решение о создании АНО: образец | Консультации компании «РосКо»

Автономной некоммерческой организацией (АНО), согласно ст. 123.24 Гражданского кодекса РФ, признается унитарная некоммерческая организация, не имеющая членства и созданная на основе имущественных взносов граждан и (или) юридических лиц в целях предоставления услуг в сферах образования, здравоохранения, культуры, науки и иных сферах некоммерческой деятельности.

РЕГИСТРАЦИЯ АНО

Для того, чтобы создать АНО, для начала, определяемся с видами деятельности, которыми организация будет заниматься. Стоит отметить, каковыми могут быть цели создания данного типа организаций:

  • действия, направленные на образовательное, культурное, управленческое развитие и др;
  • мероприятия, которые способствуют развитию спортивной сферы;
  • действия для обеспечения здравоохранительной цели;
  • отстаивание прав разных слоев населения, а также определенной категории людей;
  • другие цели, которые способствуют благосостоянию общественности.

Выбор вида деятельности непосредственно связан с выбором названия организации. Оно должно содержать вид организационно-правовой формы, а также указывать на особенности осуществляемой деятельности. В случае с образовательными организациями, необходимо также указание типа организации.

КАКИЕ НЕОБХОДИМЫ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ АНО?

Учредительным документом АНО, как разновидности некоммерческой организации, является Устав, который необходимо разработать в соответствии с требованиями российского законодательства.

Устав организации утверждается на основании Решения о создании. Его обязательными элементами являются:

  • дата и место принятия решения;
  • полные данные учредителей, а также присутствующих при подписании лиц;
  • резолютивную часть, содержащую следующие пункты: 
  • полное и сокращенное наименование общества;
  • адрес местонахождения организации;
  • утверждение редакции Устава;
  • назначение Единоличного и Коллегиального исполнительного органа организации;
  • сведения об имуществе организации;
  • утверждение эскиза печати организации;
  • назначение ответственного за регистрацию АНО;
  • подписи учредителей и присутствующих лиц.

После принятия Решения заполняется Форма Р11001, в соответствии с установленными Требованиями к заполнению.

АВТОНОМНЫЕ НЕКОММЕРЧЕСКИЕ ОРГАНИЗАЦИИ: ОСОБЕННОСТИ ДАННОЙ ФОРМЫ НКО (I ЧАСТЬ)

АВТОНОМНЫЕ НЕКОММЕРЧЕСКИЕ ОРГАНИЗАЦИИ: ОСОБЕННОСТИ ДАННОЙ ФОРМЫ НКО (II ЧАСТЬ)

Полный пакет документов передается в регистрирующий орган. Для Москвы – это Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Москве. После завершения процедуры регистрации и получения соответствующих документов, необходимо заказать печать, распечатать уведомление о постановке на учет с Статрегистр, открыть расчетный счет в банке, получить документы о постановке на учет в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования РФ. 

Решение о проведении собрания ООО

Настоящий проект документа подготовлен для целей оформления решения исполнительного органа Общества с ограниченной ответственностью (далее «ООО») о проведении/об отказе в проведении внеочередного собрания такого ООО.

Разработанный проект Решения предусматривает два варианта ситуации:

(1) одобрение исполнительным органом проведения внеочередного собрания ООО. В таком случае, шаблон дает возможность зафиксировать дату, время и место проведения собрания, повестку дня, порядок уведомления участников о проведении собрания, а также иные важные моменты; или

(2) отказ исполнительного органа от проведения внеочередного собрания ООО, с возможностью отдельного указания причины такого отказа.

Обращаем внимание, что данный документ не может быть использован для принятия решения в проведении или отказе в проведении очередного (годового) собрания участников ООО. Внеочередное собрание участников ООО может быть инициировано (1) участником(ами), которые владеют 10% и более процентами в уставном капитале ООО; (2) ревизионной комиссией ООО; (3) самостоятельно исполнительным органом ООО; а также (4) аудитором ООО.

Порядок принятия решения о проведении собрания

Важно отметить, что собрание участников ООО не может быть проведено в тот же день, в который было принято одобрительное решение органов управления ООО о таком проведении.

Согласно общего правила, внеочередное собрание участников ООО должно быть проведено не позднее 45 (сорока пяти) дней от даты принятия решения о его проведении, если более короткие сроки не предусмотрены самим Уставом ООО.

Следует заметить, что установление определенного срока между датой принятия решения и датой проведения собрания должно быть разумным и достаточным для ознакомления другими участниками ООО с документами и повесткой дня.

Порядок принятия решение об отказе в проведении собрания

Соответствующее решение об отказе в проведении собрания ООО должно быть отправлено инициатору проведения такого собрания способами коммуникации, которые предусмотрены учредительными документами ООО.

Как использовать документ

Документ подойдет для работы предприятий любого масштаба, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью, и может быть использован самостоятельно юристами или исполнительным органом (директором, президентом) таких ООО для принятия решения о созыве или об отказе в созыве внеочередных собрания.

Для того, чтоб документ имел юридическую силу, он должен быть подписан лично исполнительным органом ООО и скреплен его печатью в течение 5 дней от даты получения исполнительным органом требования о проведении внеочередного собрания.

Применимое законодательство

Предложенный проект Уведомления о проведении собрания ООО разработан согласно требований статьи 35 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также правил деловодства, которые применяются к уведомлениям такого вида.

Как изменить шаблон

Вы заполняете форму. Документ создается у вас на глазах по мере того, как вы отвечаете на вопросы.

По завершению вы получите его в форматах Word и PDF. Вы можете изменять его и использовать его повторно.

Решение учредителя о смене кодов ОКВЭД: образец

Зарегистрированные коды ОКВЭД в документации компании через определенное время могут не соответствовать реальному положению дел. В этом случае необходимо определиться с новой деятельностью фирмы и сменить коды. Нужно составить решение учредителя о смене ОКВЭД по образцу.

Что содержит решение учредителя ООО

Определенного законом образца документа не существует. Но такой документ должен содержать обязательные пункты:

  • Время и место составления бумаги;
  • Название фирмы;
  • Полностью все контактные и паспортные данные учредителя.

Когда учредитель принимает решение о внесении изменений в устав компании, в документе нужно указать:

  1. Изменения, которые вносятся, их суть;
  2. Утверждение новой редакции устава.

После чего проводится подготовка документов для регистрации в налоговой службе. Всякое изменение обязано отражаться в письменной форме и заверяться нотариально. Особенно тогда, когда речь идет о классификаторе экономической деятельности.

Понятие ОКВЭД, его структура и содержание

Этот классификатор дает возможность бухгалтеру определить основное направление деятельности компании. Он представлен в виде объемного документа, содержащего 250 страниц, поделенного на разделы. Каждая буква соответствует определенному виду деятельности.

С помощью определенных кодов можно упростить контроль и надзор. Выбирается код ОКВЭД при регистрации фирмы. Все сведения вносятся в базу ЕГРЮЛ.

Важно понимать, что при смене или появлении нового вида деятельности компании придется выбирать новый код, который потом нужно внести в базу.

Принятие решения о смене ОКВЭД

Возникают ситуации, когда фирме необходимо изменить коды, которые не соответствуют реальному положению дел и указанным в документации цифрам. Данное решение должен принимать собственник организации или учредители ООО на общем собрании. Оформляется такое изменение либо протоколом собрания, либо решением учредителя о смене ОКВЭД.

Если в устав компании не внесен пункт о возможности смены видов деятельности, то помимо регистрации нового кода придется вносить изменения в сам Устав.

Протокол собрания учредителей

Каждое решение о смене направления деятельности организации необходимо оформлять письменно. Такой документ содержит следующие пункты:

  1. Данные учредителей фирмы: ФИО, контактные данные, доля в компании;
  2. Все вопросы, которые нужно решить: внесение изменений в документацию учреждения, регистрация новых кодов, подготовка и направление информации в налоговую службу. За каждое отдельное решение участники голосуют, и это отражается в протоколе;
  3. Основной вид деятельности, который приносит владельцам большую прибыль;
  4. Лицо, ответственное за регистрацию кодов в налоговой.

Это основные составляющие протокола учредителей, которые обязательно должны присутствовать в бумаге.

Решение единственного учредителя о смене ОКВЭД

При наличии единственного собственника протокол составлять не нужно. Документ должен содержать следующие компоненты:

Документы, которые нужны для смены ОКВЭД

Для того чтобы регистрация прошла успешно, собственнику фирмы потребуется следующий пакет документов:

  1. Заявление, заверенное у нотариуса;
  2. Решение или протокол собрания;
  3. Выписка из приказа о назначении директора фирмы;
  4. Обязательный устав компании;
  5. ЕГРИП, ИНН;
  6. Государственная пошлина.

Через пять дней налоговая служба выдаст лист, подтверждающий смену вида деятельности компании.

Решение учредителя о смене ОКВЭД: образец 2017

Установленного законом примера данного документа не существует. Его составляют в произвольной письменной форме с соблюдением определенных обязательных пунктов. Выглядеть такой документ может так: образец.

Составлять его нужно в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй направляется в налоговую службу для регистрации.

Заполняя заявление на смену кодов, нужно знать несколько особенностей:

  • Допускается в одном заявлении указывать несколько изменений: смена директора, смена кодов ОКВЭД;
  • При подаче документа нужно заверить подпись учредителя нотариально;
  • Если бумаги на регистрацию подаются через доверенное лицо, обязательно наличие доверенности;
  • Когда заявление пишется от руки, нужно использовать черную ручку, заполнять заглавными печатными буквами.

Составление документов в налоговую службу требует ответственного и серьезного подхода. При наличии ошибок или помарок сотрудники службы не примут документы к рассмотрению и заставят их переделывать. Поэтому нужно вписывать все сведения внимательно, указывать полную и достоверную информацию.

Вы можете воспользоваться удобным поиском по кодам ОКВЭД с расшифровкой на 2016 год на странице нашего сайта. Если же у Вас возникли проблемы или сложности с составлением данного документа, наши специалисты всегда рады прийти на помощь в оформлении необходимых бумаг.

Дата:
27.06.2017

Оставить заявку

Это интересно:


Образец заявления взыскателя при предъявлении исполнительного документа в Министерство финансов Республики Хакасия

Министерство финансов

                                Республики Хакасия

 

                                Республика Хакасия,

                                г. Абакан, пр. Ленина, 67

 

                                от _____________________________

                                  (ФИО, наименование, адрес взыскателя)

 

 

Заявление

 

________________________________________________________________

                     (Ф.И.О., наименование взыскателя)

Направляю для исполнения исполнительный лист N ________________, выданный «___» _____________ 200___ г. на основании решения ____

________________________________________________________________

                (наименование судебного органа и его адрес)

от «___» _____________ 200___ г. по делу N ____________________   (заверенная надлежащим образом копия прилагается).

    Сумму взыскания прошу перечислить на счет N__________________________, открытый________________________БИК ________________________________________________________________

             (наименование учреждения банка)

    

     В случае  установления  Министерством финансов Республики Хакасия несоответствия   представленных  документов  пункту  3  ст.  242.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации прошу вернуть  документы по адресу:____________________________________________

________________________________________________________________

Контактный телефон:_____________________________________________

 

    Приложение:

    1.Исполнительный документ(оригинал)на__листах в__экземплярах.

    2.Решение суда на __листах в__ экземплярах.

    3.__________________________________________________________

    4.__________________________________________________________

    5.К началу страницы

В ходе рассмотрения жалобы, до принятия по ней решения можно представить дополнительные документы (п.1 ст.140 НК РФ).

При этом при предоставлении дополнительных документов необходимо пояснить причины, по которым ранее эти документы не предоставлялись (п.4 ст.140 НК РФ).

Вышестоящий налоговый орган рассматривает жалобу без участия лица, подавшего жалобу, за исключением случаев, когда при рассмотрении жалобы на решение по проверке выявлены противоречия между сведениями, содержащимися в материалах проверки, сведениям представленным налогоплательщиком (п.2 ст.140 НК РФ). В таком случае вышестоящий налоговый орган извещает лицо, подавшее жалобу, о времени и месте рассмотрения жалобы.

Лицо, подавшее жалобу, до принятия решения по жалобе может отозвать ее полностью или в части. Вышестоящий налоговый орган вправе оставить жалобу без рассмотрения полностью или в части, в следующих случаях:

  • жалоба подана с нарушением порядка, установленного п. 1 статьи 139.2 НК РФ (подана не в письменной форме, не подписана лицом, ее подавшим, или его представителем) или в жалобе не указаны акты налогового органа ненормативного характера, действия или бездействие его должностных лиц, которые привели к нарушению прав лица, подавшего жалобу;
  • жалоба подана после истечения срока подачи жалобы, установленного НК РФ, и не содержит ходатайства о его восстановлении или в восстановлении пропущенного срока на подачу жалобы отказано;
  • до принятия решения по жалобе от лица, ее подавшего, поступило заявление об отзыве жалобы полностью или в части;
  • ранее подана жалоба по тем же основаниям;
  • до принятия решения по жалобе налоговый орган сообщил об устранении нарушения прав лица, подавшего жалобу, в порядке, установленном пунктом 1.1 статьи 139 НК РФ.

Решение об оставлении жалобы без рассмотрения принимается в течение пяти дней со дня получения жалобы или заявления об отзыве жалобы, либо со дня получения информации или документов об устранении нарушения прав лица, подавшего жалобу, и в течение трех дней со дня его принятия направляется заявителю (п.2 ст.139.3 НК РФ).

Сроки рассмотрения жалобы

  • Решение по жалобе на решение налогового органа, вынесенное в порядке статьи 101 НК РФ, принимается вышестоящим налоговым органом в течение одного месяца со дня получения жалобы. Указанный срок может быть продлен на один месяц.
  • Решение по иным жалобам принимается налоговым органом в течение 15 дней со дня ее получения. Указанный срок может быть продлен на 15 дней.

Вынесение решения по жалобе

По итогам рассмотрения жалобы вышестоящий налоговый орган:

  • оставляет жалобу без удовлетворения;
  • отменяет акт налогового органа ненормативного характера;
  • отменяет решение налогового органа полностью или в части;
  • отменяет решение налогового органа полностью и принимает по делу новое решение;
  • признает действия или бездействие должностных лиц налоговых органов незаконными и выносит решение по существу.

Решение налогового органа по результатам рассмотрения жалобы вручается или направляется лицу, подавшему жалобу, в течение трех дней со дня его принятия.

Последствия подачи жалобы

Подача жалобы в вышестоящий налоговый орган не приостанавливает исполнение обжалуемого акта налогового органа или совершение обжалуемого действия его должностным лицом, за исключением случая, предусмотренного НК РФ.

В случае обжалования вступившего в силу решения о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения или решения об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения до принятия решения по жалобе исполнение обжалуемого решения может быть приостановлено по заявлению лица, подавшего эту жалобу, при предоставлении им банковской гарантии, по которой банк обязуется уплатить денежную сумму в размере налога, сбора, пеней, штрафа, не уплаченных по обжалуемому решению (п. 5 ст. 138 НК РФ). Заявление о приостановлении исполнения обжалуемого решения подается одновременно с жалобой на вступившее в силу решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения или решение об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения. К заявлению о приостановлении исполнения обжалуемого решения прилагается банковская гарантия (п. 5 ст. 138 НК РФ). Вышестоящий налоговый орган, рассматривающий жалобу, в течение пяти дней со дня получения заявления о приостановлении исполнения обжалуемого решения принимает одно из следующих решений:
  • о приостановлении исполнения решения о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения или решения об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения;
  • об отказе в приостановлении исполнения решения о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения или решения об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения.

О принятом решении в течение трех дней со дня его принятия сообщается в письменной форме лицу, подавшему жалобу.

Решение о приостановлении исполнения решения действует до дня принятия вышестоящим налоговым органом решения по жалобе (п.5 ст. 138 НК РФ).

Зачем вам нужен документ о решении

Именно то, что вам нужно — еще одна формальность, процесс или препятствие, верно? Неправильный! При правильном использовании документ о решении может быть неформальным, помогать вам прервать процессы и ускорить вашу инициативу. Так что же такое документ решения и когда и как вы его используете в своих интересах? Держитесь за свои штаны, мы рассмотрим общий обзор этого инструмента, и в конце я предоставлю вам шаблон.

Что такое документ решения?

Документ решения — это инструмент для фиксации статуса текущей программы, проекта, инициативы или других инвестиций, которые оказались на развилке дорог.Теперь необходимо принять важное решение, и команда лиц, принимающих решения, должна согласовать, какие варианты существуют, сделать выбор, задокументировать, почему этот вариант был выбран и кем, для использования в будущем. При правильном использовании это не решение CYA, а инструмент для обеспечения ясности, ускорения согласования и устранения препятствий на пути к успеху. Документ решения…

  • Согласовывает ключевые заинтересованные стороны по текущему статусу, конкретному вопросу или проблеме и возможностям для рассмотрения
  • Объясняет каждый вариант, соответствующие преимущества и риски
  • Документы, по которым принимается решение, кем и когда
  • Обеспечивает подотчетность и поддержку со стороны лиц, принимающих решения

Когда следует использовать документ с решением?

Есть много сценариев, в которых документ решения может быть полезен.Некоторые примеры включают случаи, когда решение, которое необходимо принять, неясно для тех, кто должен его принять. Например, если проект очень подробный или технический по своему характеру, но инвестиционное решение принимает руководство высшего уровня, не знакомое с этими деталями. Другой сценарий может быть в быстро развивающемся проекте, когда у руководства мало времени, чтобы вникать в детали. Кроме того, регулярное использование этого инструмента может принести пользу в строго регулируемой или чувствительной среде, такой как пищевая и фармацевтическая промышленность или вопросы безопасности.Конечно, эти документы могут быть полезны в очень политической или конфронтационной среде, чтобы гарантировать поддержку и согласованность во всем.

Каковы основные компоненты документа решения?

Каждый документ решения может иметь свою собственную терминологию. Однако, по сути, каждый документ должен включать следующие основные разделы:

1. Решение, которое необходимо принять

В этом разделе опишите решение, которое необходимо принять. Об этом следует говорить очень четко, но кратко.Это краткое изложение того, что должны решить получатели документа.

2. Текущее состояние

Этот раздел должен включать информацию о том, кто, что, когда и где в ситуации, требующей решения. Вы также должны предоставить историю того, как вы пришли к рассматриваемой проблеме. Хотя лица, принимающие решения, должны понимать предысторию, это требует тщательного баланса и предоставления достаточного количества истории, не вдаваясь в исчерпывающие и ненужные детали. Хорошая лакмусовая бумажка для включения сюда контента — просто спросить себя: «Уместна ли эта информация для принятия решения?» Другими словами, может ли знание истории или подробностей текущего статуса так или иначе повлиять на лицо, принимающее решения? Если ответ положительный, то он достаточно актуален для включения.

3. Опции

Обязательно фиксируйте все важные решения с акцентом на соответствующей части. В этом разделе не перечислены все возможные варианты, о которых может когда-либо придумать кто-либо. Вместо этого перечислите реальные варианты, которые могли бы выбрать лица, принимающие решения. В зависимости от характера вашей конкретной среды вы можете захотеть включить раздел «исключенных параметров». В этом случае вы должны кратко перечислить варианты, которые были быстро исключены, и краткое объяснение.

Для каждого варианта сначала подробно объясните его. Затем с помощью маркера или аналогичного краткого справочника выделите положительные и отрицательные стороны (я предпочитаю позиции «Преимущества» и «Риски») каждого варианта.

4. Рекомендация

Это рекомендация группы или отдельного лица, представляющего документ решения на рассмотрение. Он должен включать обратную ссылку на конкретный рекомендуемый вариант (Вариант №1, 2 или 3…). Кроме того, следует зафиксировать обоснование этой рекомендации.Например, вы должны объяснить, почему рекомендуемый вариант лучше других. Логика, такая как наименьший общий риск или стоимость, являются очевидными причинами. Другие могут включать баланс риска и затрат или временной чувствительности.

5. Решение

Здесь вы документируете решение, принятое командой. Если перед подачей заявки вы хорошо поработали, вы можете предвидеть выбранный вариант. В этом случае вы можете захотеть задокументировать выбранный вариант (предполагаемый) при представлении документа для подписей / согласований.

6. Следующие шаги

Какие действия должны произойти на основании принятого решения? Это может потребоваться не во всех случаях, но часто помогает обеспечить своевременное выполнение правильных действий. Кроме того, ключевые решения, для которых требуется подобная документация, часто являются результатом проблемы и включают извлеченные уроки или возможности избежать повторения. Этот раздел также может быть полезен для сбора этой информации.

7. Выход

Если необходимо, здесь лица, принимающие решения, физически подписывают документ.Однако в большинстве случаев простого электронного письма, подтверждающего одобрение и согласование, достаточно от отдельных лиц.

Образцы документов для принятия решений

Ниже приведен образец документа о решении в указанном выше формате. Я предоставил его в форматах Microsoft Word 2003, 2007 и Adobe Acrobat:

Вопрос: Вы когда-нибудь использовали документ о решении? Как это помогло вам и / или вашей команде?

joelparkerhenderson / architecture_decision_record: Примеры записей архитектурных решений (ADR) для планирования программного обеспечения, руководства ИТ и шаблонов документации

Запись архитектурного решения (ADR) — это документ, который фиксирует важное архитектурное решение, принятое вместе с его контекстом и последствиями.

В комплекте:

Что такое запись решения по архитектуре?

Запись архитектурного решения (ADR) — это документ, который фиксирует важное архитектурное решение, принятое вместе с его контекстом и последствиями.

Архитектурное решение (AD) — это вариант разработки программного обеспечения, отвечающий важным требованиям.

Журнал архитектурных решений (ADL) — это совокупность всех ADR, созданных и поддерживаемых для конкретного проекта (или организации).

Архитектурно значимое требование (ASR) — это требование, которое оказывает измеримое влияние на архитектуру программной системы.

Все это в рамках темы Управление знаниями архитектуры (AKM).

Цель этого документа — дать быстрый обзор ADR, как их создавать и где искать дополнительную информацию.

Сокращения:

  • AD : архитектурное решение

  • ADL : журнал архитектурных решений

  • ADR : запись архитектурного решения

  • AKM : управление архитектурными знаниями

  • ASR : архитектурно значимое требование

Как начать пользоваться ADR

Чтобы начать использовать ADR, поговорите со своими товарищами по команде об этих областях.

Идентификация решения:

  • Насколько срочно и важно AD?

  • Это нужно сделать сейчас или можно подождать, пока не станет известно больше?

  • Как личный, так и коллективный опыт, а также признанные методы и практики проектирования могут помочь в принятии решения.

  • В идеале ведите список дел для решения, который дополняет список дел по продукту.

Принятие решения:

  • Существует ряд методов принятия решений, как общих, так и специфичных для архитектуры программного обеспечения, например, отображение диалогов.

  • Групповое принятие решений — активная тема для исследований.

Принятие и исполнение решения:

  • AD используются в разработке программного обеспечения; следовательно, они должны быть доведены до сведения заинтересованных сторон системы, которые ее финансируют, развивают и эксплуатируют, и принимают их.

  • Архитектурно очевидные стили кодирования и обзоры кода, которые сосредоточены на архитектурных проблемах и решениях, — это две взаимосвязанные практики.

  • AD также должны быть (пере) рассмотрены при модернизации программной системы в процессе эволюции программного обеспечения.

Разделение решений (необязательно):

  • Многие рекламные объявления повторяются в разных проектах.

  • Следовательно, опыт принятия прошлых решений, как хороших, так и плохих, может быть ценным активом многократного использования при использовании явной стратегии управления знаниями.

  • Групповое принятие решений — активная тема для исследований.

Документация по решению:

  • Существует множество шаблонов и инструментов для фиксации решений.

  • См. Гибкие сообщества, например ADR М. Найгарда.

  • См. Традиционные процессы разработки программного обеспечения и проектирования архитектуры, например макеты таблиц, предложенные IBM UMF и Тайри и Акерманом из CapitalOne.

Рекомендации по принятию решения:

  • Указанные выше шаги взяты из статьи в Википедии об Архитектурном решении

    .
  • Существует ряд методов принятия решений, как общих, так и специфичных для программного обеспечения и архитектуры программного обеспечения, например, отображение диалогов.

Как начать использовать ADR с инструментами

Вы можете начать использовать ADR с инструментами любым удобным для вас способом.

Например:

  • Если вам нравится использовать Google Диск и онлайн-редактирование, вы можете создать Google Doc или Google Sheet.

  • Если вам нравится использовать контроль версий исходного кода, например git, вы можете создать файл для каждого ADR.

  • Если вам нравится использовать инструменты планирования проектов, такие как Atlassian Jira, вы можете использовать трекер планирования этого инструмента.

  • Если вам нравится использовать вики-сайты, такие как MediaWiki, вы можете создать вики-страницу ADR.

Как начать использовать ADR с git

Если вам нравится использовать контроль версий git, то вот как мы хотели бы начать использовать ADR с git для типичного программного проекта с исходным кодом.

Создайте каталог для файлов ADR:

Для каждого ADR создайте текстовый файл, например database.txt :

Напишите все, что хотите, в ДОПОГ.Идеи можно найти в шаблонах в этом репозитории.

Зафиксируйте ADR в своем репозитории git.

Соглашения об именах файлов ADR

Если вы решите создавать свои ADR с использованием типичных текстовых файлов, вы можете придумать собственное соглашение об именах файлов ADR.

Мы предпочитаем использовать соглашение об именах файлов в определенном формате.

Примеры:

  • choose_database.md

  • format_timestamps.md

  • manage_passwords.мкр

  • handle_exceptions.md

Наше соглашение об именах файлов:

  • Имя содержит глагольную фразу повелительного наклонения в настоящем времени. Это улучшает читаемость и соответствует нашему формату сообщения фиксации.

  • В названии используются строчные буквы и символы подчеркивания (как в этом репо). Это баланс удобочитаемости и удобства использования системы.

  • Расширение — уценка. Это может быть полезно для упрощения форматирования.

Рекомендации по написанию хороших ADR

Характеристики хорошего ADR:

  • Момент времени — Определите, когда была сделана AD

  • Рациональность — Объясните причину создания конкретного AD

  • Неизменяемая запись — Решения, принятые в ранее опубликованном ADR, не должны изменяться

  • Специфичность

    — Каждый ADR должен содержать примерно один ADR

Характеристики хорошего контекста в ДОПОГ:

Характеристики хороших последствий в ADR ::

  • Правильный подход — «Нам нужно начать делать X вместо Y»

  • Неправильный подход — не объясняйте AD с точки зрения «за» и «против» создания конкретного AD

    .

Новый ADR может заменить предыдущий ADR:

  • При составлении ADR, заменяющего или аннулирующего предыдущий ADR, должен быть создан новый ADR.

Образцы шаблонов ADR

примеров шаблонов ADR, которые мы собрали в сети:

Советы по работе в команде

Если вы планируете использовать записи решений в своей команде, то вот несколько советов, которые мы усвоили, работая со многими командами.

У вас есть возможность руководить своими товарищами по команде, обсуждая вместе «почему», а не предписывая «что». Например, записи о решениях позволяют командам мыслить умнее и лучше общаться; Записи о решениях не представляют ценности, если они являются лишь обязательным требованием для оформления документов после факта.

Некоторые команды предпочитают название «решения» аббревиатуре «ADR». Когда некоторые команды используют имя каталога «решения», то это как будто загорается лампочка, и команда начинает помещать в каталог больше информации, такой как решения поставщика, решения по планированию, решения по расписанию и т. Д.Для всех этих видов информации можно использовать один и тот же шаблон. Мы предполагаем, что люди быстрее учатся, используя слова («решения») вместо сокращений («ADR»), и люди более мотивированы писать незавершенные документы, когда слово «запись» удаляется, а также некоторые разработчики и некоторые менеджеры не люблю слово «архитектура».

Теоретически неизменяемость идеальна. На практике изменчивость работает лучше для наших команд. Мы вставляем новую информацию в существующий ADR, с отметкой даты и отметкой о том, что информация пришла после принятия решения.Такой подход приводит к созданию «живого документа», который мы все можем обновить. Типичные обновления — это когда мы получаем информацию благодаря новым товарищам по команде или новым предложениям, или реальным результатам нашего использования, или постфактум сторонним изменениям, таким как возможности поставщика, тарифные планы, лицензионные соглашения и т. Д.

Для получения дополнительной информации

Введение:

Шаблонов:

Подробно:

инструментов:

Примеры:

См. Также:

  • REMAP (Представление и поддержание знаний о процессе)

  • DRL (язык представления решений)

  • IBIS (проблемная информационная система)

  • QOC (вопросы, варианты и критерии)

  • Эталонная архитектура IBM для электронного бизнеса

Бесплатные шаблоны журнала решений (для Excel, Word, PDF)

Принятие решения — непростая задача.Некоторые люди могут легко принимать решения, но когда дело доходит до принятия решения на корпоративном уровне или даже в небольших компаниях, весь процесс становится очень сложным. Эпоха модернизации сделала всех настолько занятыми, что важно идти в ногу с быстро меняющимся миром. Необходимо знать каждую деталь, которая может помочь в процессе принятия решения. Шаблоны журнала решений фиксируют различные решения на деловых встречах. Ниже приведены некоторые типы шаблонов журнала решений, которые также можно загрузить бесплатно:

Шаблон журнала решений

Этот конкретный шаблон предоставляет информацию о руководящих принципах и принципах пенсионной системы сотрудников в определенном месте.

Скачать

Шаблон протокола ключевых решений

Этот конкретный шаблон предоставляет информацию о различных факторах, которые важны для принятия решений. Он содержит заголовки, такие как кто, время и дата, ключевое решение, связанный с ним риск, рассматриваемые альтернативы, обоснование решения, краткосрочные затраты, долгосрочные последствия и согласованность AA / IC.

Скачать

Шаблон журнала бизнес-решений

Этот конкретный шаблон также помогает в принятии решений и содержит заголовки, такие как источник, владелец, приоритет, дата добавления, статус, дата решения и многое другое.

Шаблон журнала решений собрания

В этом конкретном шаблоне есть заголовки, такие как команда, доска, посещаемость, журнал действий, логотип решения, парковка и многие другие, которые могут помочь в принятии решения.

Скачать

Шаблон протокола принятия решений

Этот конкретный шаблон содержит заголовок, например, решение, кому, когда, кому нужно сообщить, и выполненное действие.

Скачать

SFRs Шаблон журнала решений заседания Совета директоров

Этот конкретный шаблон содержит информацию об отношениях с местными властями, включает различные элементы, даты проверки, решения и многое другое, что может помочь в процессе принятия решения.

Скачать

Шаблон журнала решений по проекту

Этот конкретный шаблон содержит заголовок, такой как идентификатор решения, альтернативы, дату решения, формулировку решения, обоснование решения, место проведения и согласование, чтобы помочь в процессе принятия решения. Это актуально для журнала отслеживания проблем.

Скачать

Документация по процессу: примеры, шаблоны и советы

По мере роста вашего бизнеса все неизбежно усложняется. Есть больше людей, больше задач и больше шагов, и все это нужно организовать наиболее эффективным образом.Предполагая, что все естественным образом встанет на свои места и процедуры будут работать сами по себе, многие стартапы и компании теряют импульс, как только они расширяют свою команду.

Ведение точной и хорошо организованной документации процессов считается одним из лучших способов избежать хаоса и сохранить эффективность и согласованность.

Давайте углубимся в то, что такое документация процесса и почему вам это должно быть небезразлично.

Что такое технологическая документация?

Документация по процессу — это пошаговое описание того, как выполнить процесс от начала до конца.Процессы могут быть задокументированы в виде политик, контрольных списков, руководств, форм, снимков экрана и т. Д. — всего, что описывает, как должен выполняться процесс.

Думайте о документации процесса как о кулинарной книге вашей команды. Рецепты записываются, потому что это самый простой способ воспроизвести проверенный процесс. Точно так же любая задача, которая выполняется более одного раза или выполняется несколькими людьми, должна быть задокументирована.

Примеры документации процесса

Типичным примером документации процесса является стандартная рабочая процедура (СОП).Вот пример СОП, созданный в Nuclino, инструменте совместной документации для команд — создайте учетную запись, чтобы начать документировать свои внутренние процессы:

Пример СОП (созданный в Nuclino)

Другие примеры бизнес-процессов, которые обычно документируются, включают:

  • Анализ производительности

  • Процесс рассмотрения жалоб клиентов

  • Процедуры осмотра и обслуживания оборудования

  • Процесс предоставления услуг

  • Процесс выставления счетов и сборов

  • Процесс адаптации новых сотрудников

документация

Посмотрим правде в глаза — документирование процесса звучит утомительно и скучно.Некоторые компании делают это только потому, что думают, что это то, что они «должны» делать. Другие полностью избегают документирования процесса, считая это пустой тратой времени и денег. Большинство компаний ощущают толчок между попытками сделать правильные вещи, документируя, и попытками не тратить впустую ресурсы путем документирования.

Причины, по которым многие компании оправдывают отказ от документации, бесчисленны:

  • «Сейчас слишком многое меняется». Вы бы не хотели тратить драгоценное время на документирование и стандартизацию вещей, которые могут измениться в ближайшем будущем.

  • «Процедуры ограничительные». Чтобы добиться успеха, нужно проявлять гибкость. Стандартизация только подавит вашу способность к инновациям.

  • «На это некогда». Кажется, не является приоритетом документирование вещей, которые у вас, возможно, едва есть время, чтобы завершить в первую очередь.

  • «Это слишком корпоративно и бюрократично». Вы хотите сохранить более неформальную, личную корпоративную культуру и не хотите перенимать то, что кажется практикой, наиболее подходящей для крупных корпораций.

Знакомо? Если так, то вы точно не одиноки. Чтобы понять, почему документирование процессов стоит вашего времени, полезно оглянуться на один из самых влиятельных в мире примеров улучшения бизнес-процессов.

Рабочие на конвейере завода Ford Motor в Лонг-Бич (21 апреля 1930 г.)

Генри Форд не изобрел машину — он изобрел процесс. Его новаторский подход к производству позволил ему создать первый в Америке доступный серийный автомобиль, преобразив автомобильную промышленность и мир бизнеса в том виде, в каком мы его знаем.

Идея была проста: вместо того, чтобы один ремесленник создавал продукт в одиночку, каждый был обучен выполнять одну из 84 простых повторяющихся работ. Введение сборочной линии сократило время производства Model T с 12,5 часов до 2,5 часов!

В конце концов, любой бизнес — это, по сути, группа взаимосвязанных и часто повторяющихся задач и процессов. Но только когда вы их формализуете, вы вынуждены думать о рабочем процессе, думая о продуктивности.

Документирование процессов может помочь вам достичь пяти ключевых целей:

  • Оптимизация процессов. Выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных процессов. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

  • Автоматизация процессов. Документация по процессу помогает обнаруживать задачи, которые можно легко автоматизировать, экономя время и ресурсы.

  • Обучение новых сотрудников. Внутренняя документация помогает новым сотрудникам понять свои должностные роли и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.

  • Обмен и сохранение знаний в компании. Документация хранит записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Без него, когда сотрудник уходит, любые знания о процессе уходят с ним.

  • Оперативная согласованность. Если вы не документируете процесс, по сути, его кто-то заново изобретает каждый раз, когда он повторяется.

Таким образом, самая большая ценность документации процесса — это стандартизация и масштабирование того, что уже работает для вас, определение способов оптимизации того, что не работает, и обмен этой информацией с другими членами вашей команды. Это основная часть управления бизнес-процессами.

Конечно, стандартизация эффективна только в том случае, если вы проверили процессы стандартизации. Это означает, что если вы стартап, который еще не заложил прочный фундамент, документация будет пустой тратой времени.Однако, как только ваш бизнес начинает развиваться, тщательная документация процессов начинает играть решающую роль.

Как создать документацию по процессу

Предположим, что в вашей организации нет документации по процессу, и вы начинаете с чистого листа. Вы должны пройти так называемое обнаружение процесса . Постарайтесь привлечь всех, кто участвует в процессе, и выполните следующие шаги:

Шаг 1: Определите процесс и его объем

Решите, какой процесс вы собираетесь задокументировать.Определите его цель и объем — почему и как процесс принесет пользу организации. Определите, каким должен быть желаемый результат процесса, и перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов.

Шаг 2: Организуйте шаги

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца и определите начальную точку или что-то еще, что запускает процесс. После того, как вы это установили, остальное остается просто задавать вопросы. Что произойдет дальше? Кто это делает? И как узнать, когда это будет сделано?

Шаг 3: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса.Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Шаг 4. Запишите исключения из нормального потока процессов

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам. Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 5: Добавьте контрольные точки

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь контролировать процесс. Установите измерения, чтобы определить его эффективность и, возможно, улучшить ее.

Шаг 6: Просмотрите и протестируйте процесс

Соберите всех участников и просмотрите процесс, который вы задокументировали. После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Шаблон документации процесса

Важно, чтобы ваша документация была единообразной по стилю, формату и уровню детализации. Большинство компаний используют один и тот же шаблон документации процесса для каждого документируемого рабочего процесса. Вот пример того, как может выглядеть такой шаблон — скопируйте и настройте его под свои нужды.

Шаблон документации по процессу (создан в Nuclino)

Документацию по процессу люди действительно будут читать

Отчасти документация по процессу кажется такой разочаровывающей, потому что готовые документы никогда не читаются и не обновляются, становясь пережитком давно забытого решения собрания . Есть несколько способов гарантировать, что время, которое вы вкладываете в документирование процессов, не будет потрачено зря и принесет реальную пользу вашему бизнесу.

  • Сделайте документацию доступной и удобной для поиска. Одна из основных целей документации — делиться знаниями и управлять ими. Когда доступ к документам ограничен или доступен только по запросу, он отправляет сообщение о том, что информация актуальна только для определенных людей, и отговаривает вашу команду от ее использования. Документацию по процессу необходимо опубликовать на платформе, где ваша команда будет видеть ее ежедневно. Одним из примеров такой платформы является Nuclino, инструмент для совместной документации и обмена знаниями.

  • Упростите редактирование. Процессы динамические. Они меняются со временем — менеджеры перераспределяют задачи, люди присоединяются и уходят из компании, меняются роли. Обратная связь и новые комментарии важны для того, чтобы документация по процессу была эффективной, поэтому вклад должен быть как можно более легким. В Nuclino каждый документ можно редактировать совместно в режиме реального времени, а история версий фиксирует изменения и позволяет легко восстанавливать более ранние версии при необходимости.

  • Будьте лаконичны. Не отвлекайте читателей чрезмерным объемом информации. Предоставляйте столько рекомендаций, сколько необходимо, не вдаваясь в ненужные детали. Будьте ясны, кратки и по делу.

  • Инвестируйте в визуальное отображение процессов. Картинка часто стоит тысячи слов документации. Таким образом, вместо того, чтобы буквально описывать каждый шаг бизнес-процесса, помогите читателям усвоить информацию, представив ее в виде диаграммы или блок-схемы. В Nuclino вы можете вставлять живые диаграммы, просто вставляя общую ссылку из draw.io, Gliffy или Lucidchart. Эти инструменты также предоставляют возможность документировать процессы в нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN).

Документация процесса может быть утомительной и утомительной работой. Это также может быть отличным способом дать вашей команде возможность делать больше и быстрее — если все сделано правильно. Если документы вашей компании недоступны, устарели или сбивают с толку, они могут стать источником разочарования, если их вообще прочитают. С другой стороны, если они лаконичны, информативны и актуальны, они могут позволить вашим сотрудникам быть эффективными и независимыми и помочь создать культуру прозрачности в вашей компании.

Если вы решите потратить время на документирование процесса, рассчитывайте свое время и усилия и относитесь к ним как к активу, а не как к рутинной работе, которую нужно вычеркнуть из списка дел.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

  • Создавайте документов для совместной работы в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

  • Общайтесь через вдумчивых подробных рецензий и тратите меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

  • Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, дизайны и другие файлы, сохраняя доступность и синхронизацию всех активов вашего проекта.

  • Создайте централизованную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность работы вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать сейчас

Узнайте, как документировать процессы

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. Есть больше шагов, больше людей и больше вещей, которые не всегда могут быть организованы наиболее эффективным образом.

Переосмысление того, как работает ваш бизнес, может показаться сложной задачей, но это обязательно приведет к значительному повышению эффективности. Документирование процесса — первый шаг к этому!

Это простое руководство по документации процесса поможет вам сделать это правильно.

Читайте дальше, чтобы найти;

Что такое технологическая документация?

Документация

Process предоставляет подробное описание того, как выполнять бизнес-процесс.

Он включает все типы документов, поддерживающих процесс, например

  • полис
  • контрольные списки
  • учебные пособия
  • формы
  • скриншоты
  • ссылки на другие приложения
  • карты процессов

Он используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, и заинтересованных лиц, быстро понять процессы компании.

Зачем это нужно? : Важность технологической документации

Документирование процесса поможет вам достичь 5 ключевых вещей:

1) Помогает улучшить процессы. Выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных процессов. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

2) Помогает обучать сотрудников. Вы можете использовать документы процесса, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные роли и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда хотят убедиться в правильности выполнения процесса.

3) Помогает сохранить знания компании. Вести записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Таким образом, даже когда они уходят, новички могут легко возобновить работу.

4) Помогает снизить риски и поддерживать последовательность операций .

5) Подробная технологическая документация также является важной частью патентов и коммерческих секретов .

Кто участвует в технологической документации

В технологической документации есть 3 ключевые роли владельцев. В некоторых случаях один и тот же человек может играть все три роли.

Как документировать процессы

Использование пошагового метода документирования процесса поможет вам выполнить его быстро.

Шаг 1. Определите процесс и назовите его

Выясните, какой процесс вы собираетесь задокументировать в первую очередь. Определите его цель (почему и как процесс принесет пользу организации) и дайте краткое описание процесса.

Шаг 2: Определите объем процесса

Дайте краткое описание того, что включено в процесс, а что выходит за рамки процесса или что не входит в него.

Шаг 3. Объясните границы процесса

Где начинается и заканчивается процесс? Что заставляет его запускаться? И как узнать, когда это будет сделано? Четко определите эти границы.

Шаг 4: Определите выходы процесса

Определите, что будет произведено процессом или какой результат будет достигнут после его завершения.

Шаг 5: Определите входы процесса

Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов процесса.

Шаг 6: мозговой штурм шагов процесса

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца. Либо начните с того, что запускает процесс, либо начните в конце процесса и проследите шаги до начальной точки.

В сеансе мозгового штурма должны участвовать те, кто непосредственно отвечает за задачи процесса, или кто-то с обширными знаниями о них, поскольку они могут предоставить точные данные.

Шаг 7. Последовательная организация шагов

Возьмите список шагов, которые вы придумали, и расположите их в последовательном порядке, чтобы создать последовательность операций.

Сведите количество шагов к минимуму, и если шаг включает более одной задачи, перечислите их под основным шагом.

Шаг 8: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса . Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Также будьте внимательны к тем, кто ссылается на документ . Напишите его так, чтобы любой сотрудник, обладающий достаточными знаниями, мог его прочитать и понять.

Шаг 9: Визуализируйте процесс

Это сделано для повышения ясности и удобочитаемости вашей документации. Используя блок-схему процесса, аккуратно визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.

Шаг 10: Запишите исключения из нормального технологического процесса

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам.Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 11: Добавьте контрольные точки и измерения

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса при мониторинге процесса.

Установите измерения, чтобы определить эффективность процесса и помочь улучшить его.

Шаг 12. Просмотрите и протестируйте процесс

Соберите всех участников и ознакомьтесь с схемой процесса, которую вы составили.Есть ли пропущенные шаги? Все в порядке? После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Советы и приемы: передовые методы документирования процессов

  • Держите документ простым и кратким . Хотя это должно быть технически точным , должно быть легко следовать .
  • Имейте надлежащий план для обновления документов , когда / если процесс изменится. Обязательно просматривайте не реже одного раза в год .
  • Или назначьте владельца процесса , который может проводить регулярные проверки и уведомлять других об изменениях.
  • Храните отдельную документацию для каждого процесса, чтобы избежать путаницы.
  • При первом документировании процессов избегайте одновременного охвата всей организации. Начните с одного процесса в отделе или с основного процесса, общего для всей организации.
  • Храните документы в месте, которое легко доступно любому, кто его ищет.
  • Убедитесь, что легко может быть пересмотрено при необходимости, а новую версию можно легко распространить всем участникам.
  • Храните документы онлайн в центральном хранилище с помощью инструмента документирования процесса. Это автоматически поможет с двумя вышеупомянутыми передовыми практиками.
  • Используйте соответствующие примеры , графику, цветовую кодировку, снимки экрана, несколько платформ и т. Д.как нужно.
  • Убедитесь, что документация по процессу соответствует существующим стандартам вашей организации.
  • Если вы выделяете поток процесса в устном формате, всегда уравновешивает его графикой — блок-схемой процесса.
  • Добавьте дорожки к блок-схемам бизнес-процессов , чтобы различать различные роли процессов, временные рамки и т. Д.
  • Создайте руководство по документации процесса , которое каждый может использовать как стандартный шаблон для документирования процесса.
  • Используйте существующие документальные материалы , записи, интервью, тематические исследования, полевые дневники персонала проекта и знания сотрудников для сбора информации для документации процесса.

Что вам нужно: преимущества технологической документации

  • Помогите собрать всех на одной странице, предоставив общий вид этапов процесса . Общий вид необходим для согласованности .
  • Помогает определить идеальные условия для эффективного сотрудничества и производительности .
  • Помогает определять узкие места и неэффективность в процессах (даже в тех «хорошо отлаженных» процедурах), которые в противном случае могут остаться незамеченными.
  • Четко задокументированный процесс экономит время и предотвращает ошибки , устраняя путаницу и предоставляя четкие инструкции.
  • Снижает затраты и ненужное расходование ресурсов .
  • Помогает улучшить общее качество процессов и качество результатов.
  • Помогает повысить продуктивность и удовлетворенность сотрудников .
  • Поскольку четко прописано, как должны выполняться процессы, упрощает передачу работы на аутсорсинг.
  • Документация процессов также помогает легко автоматизировать процессы при необходимости.

Шаблоны документации для Easy Starter

В основном , отображение процесса помогает представить документированную информацию, такую ​​как шаги процесса, роли процесса, входы и выходы, в в виде упрощенного изображения .

Ниже приведены шаблоны блок-схем процессов / шаблоны отображения процессов, которые вы можете быстро редактировать в режиме онлайн, добавляя информацию о ваших организационных процессах. Щелкните шаблон, чтобы открыть его в редакторе Creately.

Шаблон 1

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 2

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 3

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 4

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Отзыв о Easy Guide to Process Documentation

Это руководство по документации процесса охватывает все, что вам нужно знать для правильного документирования процесса.Следуйте этапам документирования процесса, которые мы обсудили выше, и используйте шаблоны блок-схем процесса, чтобы обеспечить качественный процесс документирования.

В нашем Сообществе вы можете найти больше шаблонов блок-схем процессов.

В нашем следующем руководстве мы обсудим методы улучшения процессов, которые помогут вам легко оптимизировать свои бизнес-процессы.

Начало работы с записями решений по архитектуре

Были ли вы когда-нибудь в команде разработчиков программного обеспечения какое-то время, а затем к ней присоединяется кто-то новый и начинает задавать обычные вопросы о том, почему та или иная технология или шаблон используется в проекте? А через несколько месяцев к нам присоединяется еще кто-то, и все те же вопросы возникают снова? Или, может быть, какой-то член команды, новый или нет, постоянно хочет пересматривать каждый выбор, потенциально в ущерб фактической доставке рабочего программного обеспечения с уже принятыми решениями?

Если что-то из этого звучит знакомо, прочтите одну из техник, которые вы можете начать применять и которая может помочь.

В любом программном проекте будет принято множество решений о том, как создать и доставить приложение. О некоторых из них вы можете даже не думать, потому что они просто «как вы делаете что-то», но, тем не менее, они являются решениями.

Примеры включают:

  • Какие приложения мы создаем (веб, настольные, мобильные, встроенные и т. Д.)
  • Какие рамки мы будем использовать?
  • На каком языке (языках) программирования мы будем писать код?
  • В какой операционной системе (ах) будет работать приложение?
  • Какие операционные системы будут использовать наши разработчики?
  • Какие инструменты мы будем использовать для создания и тестирования программного обеспечения?
  • Как мы будем хранить данные?
  • Как разные части нашей системы будут взаимодействовать друг с другом?
  • Где мы будем размещать приложение?
  • Как мы доставим приложение нашим пользователям или на его сервер?
  • Какие шаблоны мы будем использовать для настойчивости?
  • Какие виды тестирования мы будем проводить в системе?
  • Как мы будем проверять вводимые пользователем данные?
  • Какова наша стратегия ведения журнала и какие инструменты мы будем использовать для ведения журнала?

Не все из них обязательно являются «архитектурными» решениями, но все они являются примерами тех решений, которые необходимо принимать по мере того, как приложение переходит от идеи к поставленному продукту.Некоторые решения принимаются в зависимости от того, кто создает программное обеспечение: «Мы — магазин .NET Core, поэтому мы создаем его с помощью C # в Windows (и Mac / Linux, если некоторые разработчики хотят)». Другие решения могут потребовать взвешивания и проведения встреч для определения и выбора наилучшего решения. Именно в последнем случае наиболее полезно документировать решение и мысли, которые в него вошли.

Запись простых решений

Запись решения архитектуры — это инструмент для документирования решения, которое было принято (или обсуждается) в отношении архитектуры конкретной системы или приложения.Вы найдете множество доступных шаблонов, которые помогут вам начать работу, но в целом, когда вы обнаружите, что необходимо принять решение, вам следует подумать о документировании следующего:

  • Какой вопрос вы решаете (кратко и ясно)
  • Какое решение вы приняли (если еще есть)
  • Текущий статус (в стадии обсуждения, решено и т. Д.)
  • Кто участвовал в принятии решения / обсуждения
  • Когда было принято решение
  • Какие варианты рассматривались
  • Какие были плюсы и минусы различных опций
  • Почему было принято решение именно
  • Каковы последствия решения

Примеры и ссылки на многие шаблоны можно найти в репозитории Джоэла Паркера Хендерсона Architecture Decision Record на GitHub.Там много полезной информации, и я рекомендую вам ознакомиться с ней. Есть полные примеры в различных форматах для таких решений, как:

Обратите внимание, что это примеры решений, которые могли бы принять другие команды с учетом их уникальных обстоятельств, а не полномочия по выбору решения тех же проблем в вашей команде или для вашего приложения.

Когда я должен писать ADR?

Если вы просмотрели некоторые ресурсы, на которые я ссылался выше, и сразу подумали, что это слишком много работы, давайте поговорим о том, когда имеет смысл их описывать.Если вы не ожидаете, что проблема когда-либо возникнет снова в будущем, вам, вероятно, не нужно писать ADR. Если явного решения не было принято, обсуждения не проводилось, вы просто следуете неписаной СОП (Стандартной операционной процедуре) своей команды или компании, то для этого вам, вероятно, тоже не понадобится ДОПОГ.

С другой стороны, если у вас есть несколько длинных цепочек писем, перемежающихся встречами и призывами обсудить все варианты с различными фракциями, настаивающими на своем предпочтительном подходе, что в конечном итоге приводит к решению (которое некоторые участники могут принять только неохотно), тогда, вероятно, будет полезным документирование этого процесса.Если на принятие решения было потрачено время и силы, стоит задокументировать, что повлияло на это решение, чтобы вы могли снова использовать это время в будущем.

Где хранить записи архитектурных решений?

Чаще всего записи архитектурных решений хранятся там, где хранится другая документация для команды или проекта. Скорее всего, это будет вики или какая-то система документации. Хорошая идея — использовать систему, которая изначально поддерживает управление версиями. Если у вас нет лучшего решения, вы можете использовать репозиторий git и просто сохранять записи в виде текстовых файлов (я рекомендую уценку).Тогда любые изменения будут видны в истории версий, и новые изменения могут быть запрошены как запросы на вытягивание, так что любое соответствующее обсуждение может произойти до применения изменений. Помните, что после того, как решение было принято, эта запись в идеале должна оставаться неизменной. Если позднее необходимо принять новое решение по той же теме, сделайте ссылку на исходное решение, но начните новое обсуждение в отдельном файле.

Сводка

Самое важное, что нужно задокументировать в этих проектных записях, — это не то, что вы решили сделать, а то, что вы подумали и решили не делать. Вы хотите, чтобы была запись других рассмотренных вариантов, их предполагаемых плюсов и минусов и, в конечном итоге, почему они не были выбраны. Это то, что вы и другие можете просмотреть позже, и если обстоятельства существенно не изменились, решение, вероятно, должно остаться в силе. Если появилась новая информация, которая делает исходное решение устаревшим, это должно быть очевидно на основе информации в записи.

Пример содержания в итоговом документе об основании решения….

Контекст 1

… фармацевтические компании хотят продавать новое лекарство или получить новое показание для существующего лекарственного средства в Канаде, они должны представить весь портфель клинических испытаний этого лекарственного средства в Департамент здравоохранения. Канада. Основные испытания считаются наиболее важными для демонстрации эффективности и безопасности продукта в контексте, в котором он будет использоваться. Тем не менее, Health Canada считает все данные клинических испытаний, предоставленные компанией, конфиденциальными и не раскрывает их сторонним лицам, даже если они запрашивают доступ к информации, если компания, предоставляющая данные, не согласится на их разглашение.[1] Это создает ситуацию, когда Министерство здравоохранения Канады обладает информацией, которая может иметь решающее значение для правильного использования лекарства, но не может делиться этой информацией с людьми, которые больше всего в ней нуждаются — клиницистами и пациентами. Прозрачность процесса обзора лекарственных средств Министерством здравоохранения Канады неоднократно подвергалась критике со стороны Научно-консультативного совета [2], Постоянного комитета по здравоохранению Палаты общин [3] и Генерального аудитора Канады. [4] Канадское агентство не одинок в этом отношении: и Европейское агентство по лекарственным средствам (EMA), и Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов США (США) критиковали в прошлом за аналогичные недостатки в прозрачности.[5] [6] Эти агентства, однако, встретили свои упреки существенными усилиями по улучшению: FDA уже публикует анализы и другие материалы, связанные с оценкой одобренного лекарственного средства, на своем веб-сайте, а также недавно разработанную EMA политику в отношении клинических испытаний. прозрачность (Политика 70) указывает на то, что агентство движется к полному раскрытию всех представленных данных клинических испытаний к 2014 г. [7]. В 2004 г. Министерство здравоохранения Канады объявило о проекте «Краткая основа решения» (SBD). Фаза I этой инициативы началась 1 января 2005 года.SBD — это документ, который выдается после утверждения нового лекарственного средства или медицинского устройства и объясняет научную информацию и информацию о пользе / риске, которая была рассмотрена до утверждения продукта. [8] Технические писатели редактируют документы, основываясь на отчете рецензентов, и редактируют их на основании комментариев и комментариев от группы рецензентов и компании-спонсора. [9] В общем шаблоне, разработанном Министерством здравоохранения Канады, описывается информация, которая должна быть включена в четыре основных раздела SBD (Рисунок 1): 1) Информация о продукте и подаче 2) Уведомление о решении 3) Научная и нормативная основа для принятия решения и 4 ) Основные этапы представления.Особый интерес для специалистов в области здравоохранения представляет третий раздел, содержащий описание предмаркетных клинических испытаний, изученных Министерством здравоохранения Канады, и краткое изложение окончательной оценки пользы / риска для продукта. Позиция Министерства здравоохранения Канады заключается в том, что в результате этой инициативы «канадские медицинские работники и пациенты будут иметь в своем распоряжении больше информации, чтобы поддержать осознанный выбор лечения». [8] SBD, выпущенные до конца августа 2012 года, составляли первую фазу проекта [10].Изучение сильных и слабых сторон прозрачности регулирования в одной юрисдикции важно не только для тех, кто находится в этой юрисдикции, но также для регулирующих органов, клиницистов и потребителей в других странах. Изучение ошибок и успехов может принести значительную пользу для понимания того, как расширить доступ к необходимой и важной информации при принятии клинических решений. В единственном опубликованном анализе содержания SBD были рассмотрены три пилотных документа, выпущенных до запуска Фазы I, и было обнаружено, что по сравнению с пакетом одобрения FDA для этих препаратов информация, содержащаяся в SBD, не могла предупредить Читатель узнает о потенциальных проблемах, которые позже появятся в предупредительных письмах Министерства здравоохранения Канады.[11] В этом исследовании мы принимаем точку зрения клиницистов при анализе практической полезности SBD. В частности, мы спрашиваем, четко ли сообщают SBD информацию, которую клиницисты хотели бы знать при назначении нового лекарства: достаточно ли подробно описаны пациенты в испытаниях, чтобы клиницисты знали, похожи ли они на своих пациентов, и достаточно ли подробностей об испытаниях что они могут получить достаточное представление о рисках и преимуществах препарата? Во-вторых, мы исследуем, задокументированы ли основные характеристики клинических испытаний.SBD доступны в Интернете по адресу: mps / prodpharma / sbd-smd / drug-med / index-eng.php. . Все документы, подготовленные в период с 1 января 2005 г. по 30 апреля 2012 г., были закодированы. SBD, которые не описывали никаких испытаний, были исключены. Надежность кодирования обеспечивалась дублированием независимого кодирования подмножества SBD. RH извлек информацию из первых 5 SBD в алфавитном порядке в соответствии с названием бренда. JL впоследствии сделал то же самое, и два набора данных были сравнены, и различия разрешены путем консенсуса.Затем JL дублировал абстракцию данных в каждом 10-м документе. Консенсус был достигнут по всей извлеченной информации. Мы специально рассмотрели разделы «Уведомление о решении», «Клиническая эффективность», «Клиническая безопасность», «Оценка пользы / риска» и «Рекомендации» каждого документа, поскольку именно в этих областях была найдена информация о клинических испытаниях. Мы провели поиск следующих общих позиций для каждого продукта: торговая марка и родовое название, название компании, продающей продукт, дата уведомления о соответствии (NOC) и показания для использования.Хотя нашей целью было извлечь информацию из основных испытаний, описанных в SBD, не всегда было возможно определить, какие испытания были ключевыми из-за нечеткой или двусмысленной формулировки. Таким образом, мы извлекли информацию из всех испытаний, описанных в SBD, если только не было специально указано, что испытание было «вспомогательным», и в этом случае оно было исключено. Были зарегистрированы следующие 14 элементов информации о клинических испытаниях: было ли исследование определено как «основное», количество ключевых испытаний на SBD, идентификаторы испытаний, требования к включению в исследование, было ли исследование одно- или многобайтовым, было ли испытание проведение в стационарных или амбулаторных условиях, использование плацебо или активного контроля, количество пациентов в каждой группе, распределение по полу в каждой группе, продолжительность испытания, возраст пациентов, результаты, статистическая значимость результатов, количество отказов из каждой группы исследования и статистически значимой разницы, если таковая имеется, между показателями отмены.Каждому пункту испытания присваивался балл 2, если он был полностью описан на основе априорного набора определений (таблица 1). Если была некоторая информация об элементе, но он был описан не полностью или неточно, он оценивался как 1, а если информации не было, он оценивался как 0. Некоторые испытания были обсервационными исследованиями, и для них предполагалось отсутствие определенных элементов. (например, статистическая значимость результатов). В этих случаях элементы оценивались как «неприменимо». Для удобства чтения мы в дальнейшем будем называть «испытания» и «исследования» вместе как испытания.Единицей анализа был SBD, поскольку он представляет всю информацию для каждого лекарства. Мы подсчитали количество баллов, полученных каждым SBD, и выразили его как процент от общего количества баллов, которые были достигнуты. Следовательно, если бы было 4 индивидуальных испытания и было 12 оцениваемых пунктов на каждое испытание, то максимальное количество баллов было бы 96 (4 (испытания) 6 12 (оцениваемые вопросы) 6 2 (максимальное количество баллов за каждый пункт)). Если SBD получил 72 из них, мы сообщали, что он получил оценку 75%.Мы сгруппировали SBD по категориям в зависимости от количества представленной информации: информация всегда отсутствует (оценка SBD 0%), информация обычно отсутствует (от 1 до 33%), информация иногда присутствует (от 33 до 66%), информация обычно присутствует (. От 66 до 99%) и всегда присутствует информация (100%). Помимо присвоения общего балла каждому SBD, мы также определили трехкомпонентные баллы на основе трех вопросов, которые мы задали ранее. Предметы были назначены этим различным компонентам на основе номинальной достоверности. Чтобы клиницисты могли узнать, похожи ли участники испытания на своих пациентов, мы суммировали баллы по: возрасту, полу, условиям стационарного или амбулаторного лечения и критериям включения.Чтобы клиницисты получили достаточное представление о рисках и преимуществах препарата, мы суммировали баллы по следующим параметрам: продолжительность исследования, результаты, статистическая значимость результатов, плацебо или активный контроль, частота выбытия группы исследования и статистически значимая разница, если таковая имеется, между показателями отмены. . Наконец, основными характеристиками были: исследование, определенное как основное, количество исследований, количество пациентов в группе исследования, одно или несколько центров и уникальный идентификатор исследования. SBD были сгруппированы в те же категории, которые описаны выше для этих компонентов.Исключая четыре SBD, которые не описывали какие-либо клинические испытания, мы проанализировали всю доступную популяцию SBD: 161 SBD, охватывающую 456 испытаний, с диапазоном от 1 до 26 и средним значением 3 испытания на SBD (полный список см. В Таблице S1. Наркотики). Общий анализ баллов, заработанных каждым SBD, показан в таблице 2. Информация не всегда отсутствовала и не всегда присутствовала ни в одной SBD. Большинство SBD (126/161) были оценены как иногда содержащие информацию, в то время как в 30 случаях информация обычно присутствовала, а в 5 информация обычно отсутствовала.Примеры SBD, которые получили особенно низкую оценку в процентах от максимально возможной оценки, включали тозитумомаб (Bexxar Therapy) (14,3%), циклесонид (Alvesco) (24,2%), сулесомаб (Leukoscan) (27,4%) и абатацепт (Orencia) ( 31,2%). Эти SBD не смогли описать основные элементы, такие как контролируемые или наблюдательные исследования, или элементы риска / пользы, такие как исходы первичных конечных точек эффективности.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *