Приходные и расходные документы: ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ / КонсультантПлюс

Содержание

образец заполнения — «Моё дело».

Оглавление Скрыть
  • Как заполнить приходный и расходный кассовые ордера?

Для учета документов и кассовых операций на предприятии используют приходные и расходные кассовые ордера.

  • ПКО (форма № КО-1, код формы по ОКУД 0402008) — документ, используемый для оформления поступления в кассу предприятия наличных денежных средств.
  • РКО (форма № КО-2, код формы по ОКУД 0310002) — документ, с помощью которого оформляют все перемещения денежных средств из кассы (выдача заработной платы, денег под отчет сотрудникам, сдача наличности в банк, выплаты поставщикам или учредителям и т. д.).
Скачать бланк РКО Скачать бланк ПКО

Указывая цели расхода, обычно используют следующие корреспондирующие счета:

  • 51-й — расчетный счет организации;
  • 60-й — расчеты с поставщиками, подрядчиками;
  • 70-й — оплата труда персонала;
  • 71-й — расчеты с подотчетными лицами.

Сервис «Моё дело» позволяет за пару кликов и без ошибок составлять расходные и приходные кассовые ордера.

Как заполнить приходный и расходный кассовые ордера?

В бланках приходно-кассовых ордеров, при заполнении вручную, разборчиво указывают следующее:

  • реквизиты предприятия, филиала, коды по ОКПО;
  • регистрационный номер, дата заполнения приходного или расходного кассового ордера;
  • номера корреспондирующего счета и субсчета;
  • сумма наличности, поступившая в кассу или изъятая из нее, в том числе НДС;
  • ФИО работника организации, который передал денежную наличность;
  • основание для выдачи кассового ордера;
  • номер и дата заполнения документов, которые прилагаются к ордеру.

Аналогичные сведения необходимо указать также в квитанциях к ПКО и к бланкам РКО. Исправления в документах не допускаются.

На квитанции к расходному или приходному кассовому ордеру предприниматель или кассир ставит свою

подпись, печать (чтобы захватывала часть кассового ордера) и указывает дату приема наличных. «Приходники» (ПКО) и «расходники» (РКО) необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Как видим, заполнение ордеров отнимает немало времени. В сервисе «Моё дело» вы можете не только ознакомиться с образцами заполнения приходных и расходных кассовых ордеров, но и оптимизировать этот процесс. Сервис позволяет автоматически создать и оформить любые документы (см., например, образец заполнения РКО). Все, что вам нужно — просто скачать бланк расходного ордера или бланк приходно-кассового ордера, сохранить и распечатать готовые документы!

Получить бесплатный доступ

При возникновении сложностей вы можете бесплатно задать вопрос в консалтинговую службу сервиса.

Приходные и расходные кассовые ордера считаются первичным документом?

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

ВОПРОС

Считаются ли приходные и расходные кассовые ордера с отметкой «ФОНДОВЫЙ» первичным документом, если ПКО выписывается на основании накладной и РКО на основании заявления о выдаче под отчет денежных документов?

ОТВЕТ

 Да, являются.

ОБОСНОВАНИЕ

С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» {КонсультантПлюс}).

Перечень унифицированных форм первичных учетных документов и Методические указания по их применению организациями государственного сектора установлены Приказом Минфина России N 52н. Приходный и расходный кассовые ордера указаны в Перечне унифицированных форм первичных учетных документов Приложения № 1 Приказа № 52н.

Извлечение из:
Готовое решение: Как бюджетному и автономному учреждению организовать бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами (счет 0 208 00 000)

Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами в бюджетных и автономных учреждениях

Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У выдача денежных средств под отчет оформляется Расходным кассовым ордером (ф. 0310002).

По израсходованным суммам подотчетное лицо представляет в бухгалтерию учреждения Авансовый отчет (ф. 0504505). К нему должны прилагаться оправдательные документы: кассовые чеки, билеты, бланки строгой отчетности, приходные документы (подтверждающие факт принятия материальных ценностей на склад учреждения от подотчетного лица), счета-фактуры  и др.

Отметим, что в соответствии с разъяснениями, приведенными в Письме Минфина России от 23.01.2017 N 02-07-10/3039, организация вправе использовать рекомендованную форму УПД, если ее применение установлено в рамках учетной политики государственного (муниципального) заказчика.

При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) оформляется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002).

Отметим, что обязательными реквизитами первичных учетных документов являются (ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ):

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи указанных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Перечень унифицированных форм первичных учетных документов и Методические указания по их применению организациями государственного сектора установлены Приказом Минфина России N 52н.

После утверждения руководителем учреждения Авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных сумм, при этом остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу учреждения по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), а перерасход выдается подотчетному лицу из кассы учреждения по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).

Документация и первичный учет

Подробности
Категория: Учебный курс «Судебная бухгалтерия»

Документация и первичный учет

Документация и первичный учет, заключающийся в измерении и документировании хозяйственных операций1. Первичная регистрация хозяйственных операций осуществляется путем составления документа в момент ее осуществления или сразу по окончании ее. Например, выписка приемной накладной на приход готовой продукции из цеха на склад и др. В то же время, первичный документ является основанием для совершения хозяйственной операции. Например, расходный кассовый ордер на выдачу денег из кассы в подотчет работнику и др.

Доказательность и юридическая обоснованность всех данных бухгалтерского учета основана на документации. При производстве бухгалтерских экспертиз по уголовным и гражданским делам, документ является объектом исследования и заключения. В суде и следствии первичный документ — это вещественное доказательство.

Хозяйственные операции на предприятиях, в учреждениях и организациях совершенно разнообразны по своему содержанию, показателям и другим признакам. Именно это разнообразие отражается на первичных документах.

1 Хозяйственная операция — это факт или явление, вызывающие изменения в структуре активов и обязательств собственному капиталу предприятия.

Каждый документ, свидетельствующий о совершении определенной операции, отличается от других по содержанию, месту совершения операции, участникам операции, целевому назначению и ряду других признаков. Однако, при всем их разнообразии, документы могут быть классифицированы по определенным признакам, отвечающим типу хозяйственной операции. Например, на швейной фабрике отпущено со склада сырье и материалы на производство. Сырье может быть различных наименований и артикулов, разные будут показатели количества и цены. Общим же признаком, положенным в основу такой классификации, будет целевое назначение — хозяйственные операции по отпуску материальных ценностей на производство. По такому типу хозяйственных операций разработаны и типовые формы документов, в которых регистрируются последние (лимитнозаборные карты, маршрутные листы, расходные накладные).

Каждый документ содержит ряд постоянных и переменных признаков, а также ряд постоянных и переменных показателей. В типовых документах, как правило, постоянные признаки и показатели напечатаны типографским способом. Переменные — заполняются чернилами или на пишущей машинке.

Первичные и сводные документы могут быть выполнены на бумажных или машинных носителях и должны содержать обязательные реквизиты, приведенные в статье 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

Построение документа по приведенным признакам и показателям должно обеспечивать получение необходимой информации на всех последующих этапах ее обработки.

Документация является основанием для получения точных результатов хозяйственной деятельности, она служит четкой организации процесса производства и управлению всей работой предприятия. С помощью документации строго разграничивается материальная ответственность работников. Нечеткое и неточное заполнение в первичных документах переменных признаков и показателей, как правило, связано с нарушениями финансово-хозяйственной дисциплины или же с хищениями собственности; а также с вуалированием недостач и хищений.

Совокупность всех признаков и показателей в бухгалтерском учете принято понимать как реквизиты документа.

По функциям и целевому назначению документы подразделяются на: распорядительные, исполнительные и комбинированные. По последовательности оформления — на первичные, вторичные и сводные.

По количеству отраженных операций — на однострочные, многострочные и накопительные. По месту заполнения — внутренние и внешние. По способу заполнения — на машинах и вручную; по субъектам исполнения документов — работниками бухгалтерии или работниками других служб, выполняющих хозяйственные операции.

Распорядительные документы содержат приказ или распоряжение выдать денежные средства или материальные ценности. Например, приказ на выплату премии; платежное поручение (распоряжение обслуживающему отделению банка) на перечисление денег со счета владельца другому предприятию или организации и др.

Исполнительные документы отражают содержание регистрируемой хозяйственной операции и являются доказательством фактического производства этой операции. Так, ведомость инвентаризации незавершенного производства, составляемая в ходе инвентаризации, свидетельствует о совершении этой хозяйственной операции. Приходный кассовый ордер, подписанный кассиром, подтверждает получение им денег из банка (по чеку) или от рабочих и служащих (возврат подотчетных сумм) и т. п.

Комбинированные — это документы, содержащие одновременно распоряжение на выполнение хозяйственной операции и исполнение ее. Такого рода документы являются доказательством совершенной операции. Например, чек на получение наличных денег в банке содержит распоряжение владельца счета о выдаче наличных денег из кассы банка и подпись кассира, учиненная на чеке, свидетельствует об исполнении операции — получении указанной суммы денег. Расходный кассовый ордер имеет распоряжение руководителя предприятия и главного бухгалтера. Подпись получателя на ордере свидетельствует об исполнении этой операции.

Первичные — это документы первичной регистрации хозяйственных операций в момент их совершения (накладные на прием готовой продукции на склад из цеха). Первичные документы могут выписываться и до начала операций, однако окончательное оформление их производится при завершении этих операций. Например, кассовые ордера, чеки, накладные, лимитнозаборные карты на отпуск материальных ценностей.

Вторичные документы, как правило, выписываются на основе первичных документов. Это платежные требования-поручения, предъявляемые плательщику. Оформляются они на основе первичных документов на реализацию готовой продукции — приемосдаточных актов, накладных на отпуск и т. п. К вторичным документам относятся также расчетные чеки, выписываемые представителями покупателя. Следует сказать, что при производстве экспертиз все вторичные документы, как и первичные, являются вещественными доказательствами по делу. Они как бы подтверждают первичную хозяйственную операцию или же являются логическим ее продолжением.

Сводные документы являются обобщающими, регистрирующими как первичные, так и вторичные документы. К ним относятся отчеты кассиров, реестры сданных в бухгалтерию приходных и расходных документов и т. д.

Однострочные — это документы, в которых отражается только одно наименование материальных ценностей. Такие документы являются первичными документами и одновременно носителями информации для обработки их на электронно-вычислительных машинах (Типовая форма № М-11).

Многострочными документами — приходными накладными оформляется поступление одновременно материальных ценностей различных наименований, разного сорта и артикулов. К этой группе относятся также ведомости на выплату заработной платы, стипендий, пенсий и т. п. Как однострочные, так и многострочные первичные документы являются документами разового применения.

Накопительные документы в отличие от однострочных и многострочных, неоднократно регистрируют однотипные хозяйственные операции за определенный промежуток времени (декаду, месяц). К ним относятся лимитнозаборные карты.

Внутренние — это документы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций и использования данных внутри конкретного предприятия. Например, приходные и расходные кассовые ордера, приходные накладные склада готовой продукции, отчеты кассира, журналы-ордера и т. п. Следует подчеркнуть, что они

являются основанием для составления внешних документов. Таких как — все формы отчетности, чеков на получение денег из отделения банка, счетов на предварительную оплату за материальные ценности и т. п.

Внешние документы показывают взаимосвязи данного предприятия с другими предприятиями и организациями. К ним относятся — платежные требования на оплату за отгруженную продукцию; приемо-сдаточные акты; акты выполненных работ; акты на безвозмездную передачу материальных ценностей и т. п.

По способу заполнения документы обрабатываются на машинах и вручную. В настоящее время на крупных предприятиях работают вычислительные центры, бюро, где большая часть документов обрабатывается на вычислительных машинах. В основном на машинах ведется учет реализации готовой продукции с подготовкой расчетно-банковских документов, учет труда и заработной платы; учет производства.

Каждый первичный документ по хозяйственной операции своевременно подлежит бухгалтерской обработке с выполнением бухгалтерской проводки, т. е. записи на нем по дебету одного счета и по кредиту другого корреспондирующего счета он должен быть отражен.

В дальнейшем все первичные документы подлежат группировке в счета бухгалтерского учета.

  • < Назад
  • Вперёд >

Регистрация — приходный расходный кассовый документ

Регистрация — приходный расходный кассовый документ

Cтраница 2

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.  [16]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.  [17]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.  [18]

Прюгодные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ним платежей, регистрируются после их выдачи.  [19]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.  [20]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.  [21]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.  [22]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ( расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.  [23]

Рассматривается соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег из кассы предприятия, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям ( приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег), составление ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями.  [24]

Работник банка проверяет соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег из кассы организации, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям ( приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег), составление ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями.  [25]

Подчистки, помарки или исправления в приходных, расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Контроль над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. За несоблюдение порядка ведения применяются следующие меры финансовой ответственности: за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями сверх установленных предельных сумм — штраф в 2 — кратном размере суммы произведенного платежа; за неоприходование ( неполное оприходование) в кассе денежной наличности — штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы; за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов — штраф в 3 — кратном размере выявленной сверх лимитной кассовой наличности.  [26]

Применяется для оформления выдачи денег из кассы как при ручной обработке, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем предприятия ( организации) и главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.  [27]

Бухгалтер, ответственный за оформление кассовых операций, — Николаева Лариса Александровна. Организация имеет одну кассу. Кассовая книга и журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов открываются на год.  [28]

Применяется для оформления поступления денег в кассу как при ручной обработке, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. Квитанция выдается на руки сдавшему деньги, а ордер остается в кассе и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.  [29]

Следует проверить, имеются ли на платежных ведомостях разрешительные надписи на выплату денег с указанием срока выплаты, а в самих ведомостях — росписи лиц, получивших деньги, или отметка Депонировано, если деньги не получены. Особенно внимательно необходимо проверять достоверность подписей распорядителей кредитов, кассира и получателей денег. Кассовые приходные и расходные документы имеют раздельную порядковую нумерацию. Пропуск номеров, обнаруженных при проверке, может натолкнуть на случаи уничтожения документов с целью сокрытия злоупотреблений, поэтому каждый такой случай подлежит тщательной проверке. Эти факты также можно выявить по данным журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, в которых бухгалтерия регистрирует выписанные и переданные для исполнения в кассу документы.  [30]

Страницы:      1    2

Необходимо ли выписывать приходные и расходные кассовые ордера, накладные и счет-фактуры на бумажных носителях?

В соответствии с положениями Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных Приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241:

— прием наличных денег в кассу субъекта производится по приходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Приказом № 562, подписанному главным бухгалтером или лицом на то уполномоченным руководством субъекта;

— выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Приказом № 562. Расходный ордер подписывается руководством субъекта, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным руководством субъекта, и кассиром.

— для учета реализации запасов применяется накладная на отпуск запасов на сторону, форма которой утверждена Приказом № 562.

Согласно положениям пп. 6) п. 1 ст. 165 Налогового кодекса РК чек ККМ — первичный учетный документ ККМ, подтверждающий факт осуществления между продавцом (поставщиком товара, работы, услуги) и покупателем (клиентом) денежного расчета, выданный в бумажном виде либо в электронном виде.

ЭСФ выписывается в соответствии с требованиями ст. 412 Налогового кодекса РК.

Т.е. каждый из вышеуказанных документов выполняет свою функцию:

— приходные и расходные кассовые ордера выписываются в целях бухгалтерского учета при приеме и выдаче наличных денежных средств в/из кассы предприятия;

— чек ККМ выдается в соответствии с требованиями и в целях налогового законодательства РК для подтверждения денежного расчета за товары, работы, услуги между продавцом и покупателем;

— накладная на отпуск запасов на сторону является первичным бухгалтерским документом и является учетной документацией в целях налогового учета, подтверждающая факт передачи товара от продавца к покупателю;

— ЭСФ выписывается налогоплательщиками, на которых возлагается обязанность в соответствии со ст. 412 Налогового кодекса РК для контроля налоговыми органами за движением соответствующих товаров.

Соответственно, все вышеуказанные документы не являются взаимозаменяемыми, и в отношении оформления каждого вышеуказанного документа в законодательстве имеется отдельное требование.

Отсюда, Вы обязаны выписывать все вышеуказанные документы:

— приходные и расходные кассовые ордера, накладные на отпуск запасов на сторону — на бумажном носителе;

— ЭСФ и чек ККМ (вебкасса) — только в электронном виде.


Управление мелкими доходами/расходами — Dynamics NAV App

  • Чтение занимает 10 мин

В этой статье

Функция управления мелкими доходами/расходами позволяет выполнять следующие действия.

  • Создавать несколько карточек счетов кассы.

  • Создавать документы приходных и расходных кассовых ордеров, при этом:

    • нумеровать их, используя специальные правила нумерации,
    • создавать печатные окна документов в требуемом формате,
    • учитывать документы.
  • Отменять учтенные кассовые документы (чеки).

  • Печатать следующие обязательные страницы:

    • Прих. Кассовый Ордер КО-1
    • Расх. Кассовый Ордер КО-2
  • Печатать следующие обязательные отчеты:

    • Журнал регистрации кассовых документов КО-3
    • Лист Кассовой Книги
    • Лист Кассовой Книги (Валюта)
    • Касса Отчет Кассира КО-4
    • Реестр Касс. Ордеров (Месяц)

Приходные кассовые ордера

Чтобы использовать функцию приходных кассовых ордеров, создайте один шаблон финансового журнала с типом «Кассовый ордер». В компании может быть несколько счетов кассы и несколько касс (например, несколько кассиров) для каждого счета кассы. Для каждого счета кассы следует создать счет кассы с помощью функции «Касса Карточка».

Для каждой кассы создайте раздел финансового журнала. В поле Бал. Тип Счета строки пакета следует выбрать значение «Банковский счет» и ввести соответствующий счет кассы в поле Номер балансового счета.

Ниже описана процедура доступа к окну Прих. кассовый ордер.

  • В Финансовый менеджмент выберите Денежные средства, затем выберите Приходные кассовые ордера.

Чтобы создать новый приходный кассовый ордер или работать с существующим неучтенным кассовым ордером, выберите правильный код раздела (и, соответственно, кассу) в поле Касса. Это поле обязательно, и оно сопоставляется полю Код Раздела в финансовых журналах. Окно Прих. кассовый ордер содержит поля, перечисленные в следующей таблице.

Поле Описанием
Дата учета Введите значение в поле Дата Учета в финансовых журналах.
Тип документа Введите значение в поле Тип документа в финансовых журналах. Возможные значения для этого поля:


— Платеж
— Возмещение

Если значение в поле Тип Счета — «Клиент» или «Поставщик», то поле Тип документа — нередактируемое и заполняется автоматически в зависимости от значения в поле Тип Счета и знака суммы в поле Приход.

Предоплата В некоторых случаях финансовый учет платежей будет различным в зависимости от даты оплаты, т.е. от того, выполнена ли оплата до или после финансового учета счета. Этот флажок следует установить в случае предоплаты.
Номер документа: Введите значение в поле Документ Но. в финансовых журналах.

Если поле Тип банк. платежа имеет значение «Компьютерный», то значение поля Номер документа заполняется автоматически после печати приходного кассового ордера. Поле заполняется следующим номером из номерной серии, указанной в поле Приходный Ордер Серия Номеров в соответствующей кассовой карточке. В этом случае, если в карточке используется функция «Отменить печать ордера», снимите этот флажок.

Номер документа учтенного приходного кассового ордера равен номеру неучтенного приходного кассового ордера.

Тип счета Введите значение в поле Тип Счета в финансовых журналах. Это тип объекта, который является источником учета для оплаты наличными.
Код счета Введите значение в поле Код счета в финансовых журналах. Это код счета для объекта, который является источником учета для оплаты наличными.
Учетная Группа Ввод значения в поле Учетная Группа в финансовых журналах. Данное поле не редактируется.
Код Валюты Введите значение в поле Код Валюты в финансовых журналах.
Приход Введите сумму оплаты. Введите значение в поле Сумма по кредиту в финансовых журналах. Если оно положительно, то оно является приходом на счет кассы.
Источник Платеж. Документа Введите значение в поле Тип банк. платежа в финансовых журналах. Если это значение «Компьютерный «, ордер не может быть учтен до печати.
Принято от Введите значение в поле Описание в финансовых журналах. Оно используется в окне печати ордера в качестве описания источника оплаты.
Основание, Приложение, В том числе Значения этих полей переносятся в операции платежной книги при учете и используются в окнах печати учтенных и неучтенных приходных кассовых ордеров. Они могут быть введены вручную или с помощью функции «Коды текстов».
Дебет счет Это поле определяет счет главной книги, который дебетируется в результате учета заказа. Оно отображается автоматически в соответствии с настройкой группы учета для счета (или балансового счета, если поле «Приход» содержит отрицательное значение). Оно также используется в окне печати. Данное поле не редактируется.
Кредит счет Это поле определяет счет главной книги, который кредитируется в результате учета заказа. Оно отображается автоматически в соответствии с настройкой группы учета для балансового счета (или счета, если поле Приход содержит отрицательное значение). Оно используется в окнах печати. Данное поле не редактируется.
Код Причины, Примен. Тип Документа, Примен. Документ Но..,

Код глобального измерения 1, Код глобального измерения 2

Введите значения этих полей в финансовых журналах.

Окно приходного кассового ордера

Из меню кнопки Документ можно выполнить следующие функции, перечисленные в таблице.

Функции Описанием
Список Кассовых Ордеров (клавиша F5) Открывает список приходных кассовых ордеров (отобранный по текущему коду раздела финансового журнала из значения в поле Касса).
Измерения (сочетание клавиш Shift-Ctrl-D) Стандартный доступ к измерениям строки журнала.

Из меню кнопки Функции можно выполнить следующие функции, перечисленные в таблице.

Функции Описанием
Копировать документ Выполняет отчет, который копирует информацию в текущий ордер из любой операции книги платежных документов (учтенный кассовый ордер). Выберите операцию книги платежных документов, из которой следует выполнить копирование, и новую дату учета.
Отменить печать ордера Эта функция изменяет статус приходного кассового ордера с Платеж. Документ Напечатан на Нет, и если имеется соответствующая запись в таблице операций платежной книги, то эта функция изменяет значение в поле Статус Операции в этой записи с Напечатано на Отменено.

Выберите Учет в меню кнопки Учет (клавиша F11), чтобы выполнить учет операций книги аналогично стандартному учету из платежных журналов и журналов кассовых поступлений.

Выберите действие Печать для выполнения отчета Прих. Кассовый Ордер КО-1, в котором отображается окно печати приходного кассового ордера. Установите флажок Печать — тест для запуска режима просмотра.

В отчете отображается окно печати приходного кассового ордера. Для удовлетворения требованиям он также может изменить некоторые данные в базе данных. Если кассовый ордер не печатается, если флажок Печать — тест не установлен и в поле Тип банк. платежа установлено значение Компьютерный, то отчет выполняет следующие функции:

  • Создает запись в книге операций платежных документов в соответствии с приходным кассовым ордером со значением, напечатанным в поле Статус Операции.
  • Если поле Документ Номер пусто, то это поле заполняется следующим номером из номерной серии, указанной в соответствующем кассовом счете.
  • Изменяет статус приходного кассового ордера с Платеж. Документ Напечатан на Да.

Отчет «Учт. Приходный Ордер»

Чтобы напечатать окно приходного кассового ордера после того, как он учтен, можно выполнить отчет, который печатает тот же отчет из книги операций платежных документов, используя функцию Печать. Этот отчет не имеет параметров. Перед печатью отчет проверяет, что это действительно приходный кассовый ордер, а не расходный кассовый ордер или банковский платеж.

Расходные кассовые ордера

Чтобы использовать функцию расходных кассовых ордеров, создайте один шаблон финансового журнала с типом «Расходный кассовый ордер». Другие базовые настройки этой функции такие же, как и для исходящих кассовых ордеров.

Чтобы открыть окно Расходные кассовые ордера

  • В Финансовый менеджмент выберите действие Денежные мредства, затем выберите действие Расходные кассовые ордера.

Чтобы создать новый расходный кассовый ордер или работать с существующим неучтенным кассовым ордером, выберите подходящий код раздела (и, соответственно, кассу) в поле Касса. Это поле обязательно, и оно сопоставляется полю Код Раздела в финансовых журналах. Окно «Расходный кассовый ордер» содержит поля, перечисленные в следующей таблице.

Поле Описание
Дата учета Введите значение в поле Дата учета в финансовых журналах.
Тип документа Введите значение в поле Тип документа в финансовых журналах. Возможные значения для этого поля:

Оплата
Возмещение.

Если значение в поле Тип Счета — «Клиент» или «Поставщик», то поле Тип документа — нередактируемое и заполняется автоматически в зависимости от значения в поле Тип Счета и знака значения в поле Расходы.

Предоплата В некоторых случаях финансовый учет платежей будет различным в зависимости от даты оплаты, т. е. от того, выполнена ли оплата до или после финансового учета счета. Этот флажок следует установить в случае предоплаты.
Номер документа: Введите значение в поле Документ Но. в финансовых журналах. Если поле Тип банк. платежа содержит значение «Компьютерный», то значение поля Документ Но. автоматически заполняется после печати расходного кассового ордера. Поле заполняется следующим номером из номерной серии, указанной в поле Серия номеров расходных ордеров в соответствующей кассовой карточке. В этом случае, если в карточке используется функция «Отменить Печать Ордера», этот флажок снят.

Номер документа учтенного расходного кассового ордера равен номеру неучтенного расходного кассового ордера.

Тип счета Введите значение в поле Тип счета в финансовых журналах. Это тип объекта, который является источником учета для оплаты наличными.
Счет Но. Введите значение в поле Код счета в финансовых журналах. Это код счета для объекта, который является источником учета для оплаты наличными.
Учетная Группа Ввод значения в поле Учетная группа в финансовых журналах. Поле заполняется автоматически. Данное поле не редактируется.
Код Валюты Введите значение в поле Код валюты в финансовых журналах.
Расходы Введите сумму оплаты. Введите значение в поле Дебет Сумма в финансовых журналах. Если оно положительно, то оно является расходом со счета кассы.
Источник Платеж. Документа Введите значение в поле Тип банк. платежа в финансовых журналах.
Выдано Введите значение в поле Описание в финансовых журналах. Оно используется в окне печати ордера в качестве описания получателя оплаты.
Основание, Приложение, По Значения этих полей переносятся в операции платежной книги при учете и используются в окнах печати учтенных и неучтенных приходных кассовых ордеров. Они могут быть введены вручную или с помощью функции «Коды текстов».
Код аналитики Данное поле не редактируется. Значение в этом поле совпадает со значением в поле Номер счета.
Дебет счет Это поле определяет счет главной книги, который дебетируется в результате учета заказа. Оно отображается автоматически в соответствии с настройкой группы учета для счета (или балансового счета, если поле «Приход» содержит отрицательное значение). Оно также используется в окне печати. Данное поле не редактируется.
Кредит счет Это поле определяет счет главной книги, который кредитируется в результате учета заказа. Оно отображается автоматически в соответствии с настройкой группы учета для балансового счета (или счета, если поле «Приход» содержит отрицательное значение). Оно используется в окнах печати. Данное поле не редактируется.
Код Причины, Примен. Тип Документа, Примен. Документ Но..,

Код глобального измерения 1, Код глобального измерения 2

Введите значения этих полей в финансовых журналах.

Функции, выполняемые из этого окна, такие же, как и функции окна Приходный кассовый ордер.

Отчет «Учт. Расходный Ордер»

Чтобы напечатать окно расходного кассового ордера после того, как он учтен, можно выполнить отчет, который печатает то же окно из книги операций платежных документов, используя действие Печать. Он не имеет параметров. Перед печатью отчет проверяет, что это действительно расходный кассовый ордер, а не приходный кассовый ордер или банковский платеж.

Отчет «Журнал Кассовых Ордеров КО-3»

Отчет Журнал кассового ордера CO-3 показывает реестр учтенных приходных и расходных кассовых ордеров за некоторый отчетный период в унифицированном стандартном окне печати, сертифицированным в соответствии с российским законодательством в области бухгалтерского учета. Дополнительные сведения см. в разделе Практическое руководство. Печать отчета «Журнал кассовых ордеров КО-3».

Отчеты «Лист Кассовой Книги»

Отчеты и окне Кассовый дополнительный лист и Кассовый дополнительный лист (валюта) показывают стандартные унифицированные окна печати для регистра кассовых ордеров для одного операционного дня для счета кассы. Эти отчеты обычно печатаются каждый день, и их нумерация продолжается в соответствии со значением поля Номер последней страницы кассового отчета в соответствующей карточке счета кассы. Отчеты увеличивают этот номер на единицу и используют этот номер в качестве номера страницы отчета (но только если не выбран параметр отчета «Повтор печати»). Их можно печатать только по дням.

Оба эти отчета содержат открывающее сальдо всех учтенных приходных и расходных кассовых ордеров и закрывающее сальдо операционного дня для счета кассы. Различие между ними состоит в том, что отчет Кассовый дополнительный лист (валюта) используется для валюты, отличной от локальной валюты.

Для доступа к отчетам:

Выберите значок , введите Кассовый дополнительный лист или Кассовый дополнительный лист (валюта), затем выберите связанную ссылку.

Параметры отчета перечислены в следующей таблице.

Параметр Описанием
Банковский счет Введите номера счетов кассы, для которых печатаются дополнительные страницы кассы (одна страница для одного счета кассы).
Дата Введите дату операции счета кассы для печати в отчете.
Повтор печати Выберите это поле, чтобы в процессе печати не увеличивалось значение поля Номер последней страницы кассового отчета в соответствующей карточке счета кассы и чтобы отчет печатался с этим номером (указанным в карточке счета кассы). Это служит для повторной печати.

Кассовая книга КО-4

Отчет Кассовая книга КО-4 показывает обязательные ежедневные проводки наличных средств в стандартном формате, установленном российским законодательством в области бухгалтерского учета. Дополнительные сведения см. в разделе Практическое руководство. Печать отчета «Кассовая книга КО-4».

См. также

Управление банком
Практическое руководство. Создание карточек счетов кассы
Практическое руководство. Печать отчета «Журнал кассовых ордеров КО-3»
Практическое руководство. Печать отчета «Кассовая книга КО-4»
Практическое руководство. Печать отчета приходных кассовых ордеров
Практическое руководство. Печать отчета «Реестр касс. ордеров (месяц)»
Практическое руководство. Печать отчета расходных кассовых ордеров

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов 2021

Приходные и расходные ордера — это главные первичные документы в кассе любой организации. Каким образом следует вести учет и контроль этих важных бумаг, и как заполнять кассовый журнал без ошибок? Читайте в этой статье.

Заполнять кассовые документы по приходу и расходу наличных денежных средств обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса и операции по ней. Таких подавляющее большинство, ведь несмотря на распространение электронных средств для безналичных расчетов, наличность на мелкие хозяйственные нужды обычно бывает нужна. А значит, большинству организаций необходим и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому познакомимся с ним подробнее.

Форма журнала

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88. Она называется № КО-3, но при желании организации могут ее не использовать и разработать собственный вариант. Ведь с 2013 года применение таких унифицированных форм первичных учетных документов является рекомендованным. Хотя остальные кассовые бумаги, в частности те же кассовые одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными именно в утвержденной форме.

Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:

  1. Для приходных ордеров.
  2. Для расходных ордеров.

Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.

Заполнение кассового журнала: образец

На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:

Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:

  • номер ордера и дата его составления;
  • сумма расхода или прихода;
  • примечания, в котором будет указано краткое назначение выданной или полученной денежной суммы.

Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.

Онлайн-кассы

На вопрос, нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс, ответ однозначен — нет. Фиксация операций и присвоение номеров чеков осуществляет в автоматическом режиме фискальный накопитель устройства. Поэтому никаких дополнительных учетных регистров в этой ситуации не предусмотрено. До внедрения контрольно-кассовой техники с функцией передачи данных онлайн кассиры-операционисты вели журналы регистрации приходных и расходных ордеров, в которых записывали данные о выручке, теперь эта обязанность для них отменена. Соответствующие разъяснения по этому поводу давал Минфин России в письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Ответственность

Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.


Унифицированная форма журнала (заполненная)

Правовые документы

Управление записями

— Infinity ECM

Управление записями

Решение дает полный контроль над документацией в вашей организации. Позволяет создавать и редактировать документы, получать, упорядочивать, отправлять, архивировать и обмениваться документами между пользователями в определенных местах документации. Решение значительно упрощает мониторинг бизнес-процессов и повышает эффективность работы, взаимодействия и скорость решения дел.

Управление файлами


Подсистема является одной из самых современных систем делопроизводства. Модули были разработаны в соответствии с Положением о ведении делопроизводства. Решение включает в себя административную и пользовательскую часть, и каждый пользователь решения имеет понимание и может работать только с теми документами, которые предназначены для него. Решение обрабатывает обычные процедуры, необходимые для ведения офисного бизнеса, от создания классов, процессов, папок и управления местами для документов.

Записи

Подсистема позволяет создавать входящие, исходящие и внутренние записи. Он доступен для поддержки независимых записей документов без файлов дела или присоединения записей к файлам дела. Через систему поддерживается и отправка исходящих записей на верификацию.

Файлы дела

Обеспечьте целостность документации, создав элементы в подсистеме Infinity.Прикрепите файлы дела к другим файлам дела аналогичного содержания, присоедините к связанной записи или добавьте файлы дела со всеми документами в соответствующую поставку всего за несколько щелчков мышью.

Товарная накладная

Отслеживайте движение документов в вашей системе с помощью доставок. Доставка материалов меняет место хранения документации в материалах дела или записи. Стажерская накладная предназначена для доставки товаров и документов в одно и то же место хранения документации.Электронная накладная позволяет проводить электронную проверку материалов дела и записей за определенный период. Электронная накладная никогда не меняет расположение документации в материалах дела или записи.

Письма и доставка

Включает запись входящих писем, запись внутренних писем, создание прямых исходящих писем. Почтовые сообщения состоят из записей и других почтовых сообщений (писем, денежных писем, пакетов, телеграмм). Создание товаросопроводительных (отгрузочных) документов через административный офис.

Займы и товарный процесс

Отправить запросы на согласование заимствования архивных документов с отслеживанием сроков возврата исходных документов и отказом в праве на просмотр (электронные накладные) по истечении определенного срока. Обработка позиций включает процессы утверждения, выдачи и определения.

Архивирование и извлечение

Через систему доступно архивирование материалов дела и записей, а также отслеживание местоположения архивного сайта и предложения по извлечению архивных материалов после истечения крайнего срока.Отправка запросов на согласование заимствования архивных документов с отслеживанием сроков возврата исходных документов и отказом в праве на просмотр (электронные накладные) по истечении установленного срока.

Попробуйте интерактивную демоверсию Infinity ECM или 30-дневную бесплатную пробную версию
Попробуйте бесплатно

7 новых способов обработки входящих документов

У вас уже есть программное обеспечение для управления выводом документов, и теперь вам нужно программное обеспечение для управления входящими документами?

Некоторые программные приложения помогают обрабатывать исходящие документы и даже регистрировать эти исходящие документы
.Но когда вы все еще получаете множество документов каждый день от поставщиков, властей и клиентов, вам необходимо программное обеспечение, чтобы не утонуть в лишних документах.

PaperLess фокусируется на управлении входящими документами, что означает управление всем рабочим процессом в организации от добавления документов до обработки данных, от утверждения документов до сохранения всех типов транзакций в бухгалтерском или неучтенном архиве.

Итак, вот 7 новых способов, которыми вы можете улучшить свои повседневные операции, и то, как PaperLess может сделать ваш бизнес более эффективным:

1.Добавление входящих документов в PaperLess

  • Добавление любого типа входящего бумажного или электронного документа в несколько форматов файлов, включая офисные документы или любое сканированное изображение
  • Комплексный контроль прав пользователей, так что определенные пользователи имеют ограниченный доступ к определенным документам или папкам
  • Многопользовательская функциональность для нескольких компаний, так что определенные документы компании ограничены для определенных пользователей
  • Пользователи PaperLess не обязательно должны быть пользователями вашего бухгалтерского приложения

2.Ведение входящей документации

  • Никогда не теряйте время, выясняя, где ваши документы находятся в бизнес-процессе
  • Быстрый и легкий поиск любого документа
  • Просматривайте все свои документы в рабочем пространстве PaperLess, различные виды означают, что вы всегда можете видеть, где находятся ваши документы в рамках бизнес-процесса
  • Создавайте бухгалтерские проводки непосредственно из изображений исходного документа и проводите проводки непосредственно в бухгалтерском приложении
  • Просмотрите документ в PaperLess из бухгалтерского приложения

3.Автоматическое распознавание счетов

  • PaperLess считывает изображение документа и извлекает данные бухгалтерского учета, готовые для разноски, непосредственно в ваше бухгалтерское приложение
  • Двухуровневая технология распознавания счетов означает высокую гибкость, что сокращает ручной ввод данных

4. Разрешения на рабочий процесс

  • Любой бухгалтерский или неучетный документ может иметь одного или нескольких получателей для согласования
  • Полный контрольный журнал для каждого процесса утверждения документов

5.Безопасный удаленный доступ

  • Приложение удаленного доступа (файл размером 9 МБ) можно запускать в любом месте через Интернет и иметь доступ ко всем функциям PaperLess

6. Архив других документов

  • Для не бухгалтерских документов, таких как расценки, кадровые документы, политики и процедуры, нет необходимости в какой-либо другой внешней базе данных или приложении
  • Любой бизнес-документ можно заархивировать с его собственными метаданными, чтобы его можно было найти в функциях поиска PaperLess

7.Отчетность

  • Обширные возможности отчетности с выводом в Excel, что позволяет составлять отчеты по документам, размещенным в бухгалтерском учете, ожидаемым в рабочих процессах и хранящимся в архиве неучтенных документов.

Преимущества без бумаги

  • Экономьте деньги: Повысьте эффективность бизнес-процессов за счет экономии времени и уменьшения количества ошибок. Сократите бизнес-расходы на обработку, печать, копировальный аппарат и хранение.
  • Увеличение прибыли: Более эффективное взаимодействие внутри организации за счет централизации управления документами, использования рабочих процессов для управления бизнес-процессами, утверждения документов в процессе и снижения воздействия бизнеса на окружающую среду.
  • Снижение риска: Защитите данные в своем бизнесе, надежно заархивируйте всю документацию, проведите полный аудит процессов и быстро найдите информацию.

Узнайте больше о том, как вы можете получить более быструю и высокую рентабельность инвестиций с PaperLess, свяжитесь с нами сегодня для онлайн-демонстрации!

Глава 5: Управление записями

Глава 5: Записи Менеджмент

Управление документами ПРООН связано с созданием, использованием и поддержанием текущие записи систематическим образом и относятся к любой информации, независимо от физической формы или характеристик, происходящих из или полученных ПРООН в рамках своей официальной деятельности.

5.1.1 Входящая и исходящая корреспонденция

    • Обычная почта

    • Обычная почта вскрывается регистратором, передается адресату и, в конечном итоге, хранится органом регистрации в соответствии с соответствующим файлом коды.
    • Конфиденциальное или личное внимание

    • Конфиденциальная или личная почта не открывается и проходит мимо регистрационный блок адресату.При случайном открытии отдел реестра кладет его обратно в конверт, скрепляет скрепками и отправляет в адресат с запиской извинений. Могут потребоваться действия для обеспечения отправители соответствующим образом маркируют конверты. Переписка может быть подана в секретный файл с необязательной перекрестной ссылкой на предметный файл, или рассекречены и хранятся в обычных файлах. Личная переписка может скопировать в личное дело адресата. Получатель конфиденциальная / личная переписка отвечает за присвоение файла номер (при необходимости).
  • Исходящая почта

    • Конфиденциально или лично

    • Отправитель определяет, является ли корреспонденция конфиденциальной или личной. внимание. Если пакет запечатан, проверьте подпись удостоверяющего дипломатического сотрудника.

5.1.2 Файлы и архивы

Файлы должны содержать записи, исходящие от или полученные организацией. в письменной, аудио, видео, электронной и других формах.

5.1.2.1 Глобальная система классификации подачи

Текущая глобальная система классификации файлов ПРООН использует предмет классификация файлов. Основные предметы в целом делятся на следующие категории:

серии мероприятия префикс
100 серии организационная деятельность ORG
200 серии общая деятельность АДМ
финансовая деятельность FIN
кадровая деятельность PER
общественная информационная деятельность ПАБ
300/400 серии программная деятельность ПРО
500 серии правовые вопросы НОЖКА

Данная классификационная система организована таким образом, чтобы позволить расширение существующих сюжеты и освоение новых предметов за счет большого промежутка нумерации система.Полную глобальную систему подачи документов можно найти в разделе 5.4.2: Глобальный список заявок.

Файлы проектов ведутся отдельно по номерам проектов. Страновые отделения следует проверить выполнимость различных файлов проекта (проектные документы, оборудование, общие, стипендии и т. д.) для того же проекта.

5.1.2.2 Техническое обслуживание
  • Хронология и / или чтение файлов

  • Организационным подразделениям в штаб-квартире и страновых отделениях следует вести ежедневный хронологический файл и / или файл чтения для одной копии каждого исходящая корреспонденция.Файл для чтения обычно уничтожается после распространения среди соответствующих сотрудников. Хронологический файл будет храниться максимум один год. Мастер-копия хранится в основном предметном файле.
  • Главный предметный файл

    • Ежедневная подача

    • Подача документов должна выполняться ежедневно во избежание скопления бумаг. и убедитесь, что файлы всегда актуальны.
    • Правильная подача

    • Входящую корреспонденцию размещать в хронологическом порядке. согласно дате в переписке (а не дате получения). В сотрудник, ответственный за регистрацию, должен проверять как исходящие, так и входящие соответствие для правильной классификации файлов.
    • Выполненные действия

    • Сотрудник, ответственный за регистрацию, должен проверять входящие переписка перед подачей, чтобы убедиться, что все необходимые действия были завершенный.
  • Корпуса и приспособления

  • Приложения и приложения следует подавать в хронологической последовательности. с сопроводительным письмом в соответствующем тематическом файле. Если корпус / насадка слишком громоздка, чтобы ее можно было подпилить с обшивкой письмо / переписка в тематическом файле, перекрестная ссылка должна быть сделана на сопроводительное письмо с указанием объемного документа хранится в отдельном ящике файл с меткой «коробочный файл, содержащий отчеты / публикации, слишком громоздкие для основного файл.»Если приложение / приложение является копией полученного сообщения или отправлено в более раннюю дату, сотрудник должен убедиться, что он уже в файле в правильной хронологической последовательности. Если вложение / приложение отсутствует, только что полученное вложение необходимо подать в хронологическом порядке в соответствующем тематическом файле.
5.1.2.3 Архивирование

Ответственное подразделение в штаб-квартире или страновом офисе выдает руководящие принципы архивирования, которые будут отражать местную ситуацию и включать следующие директивы: См. политику хранения при архивировании.

  • Подготовка файлов к архивированию

  • Удаление файлов перед архивированием. Разложите отдельные бумаги по файлам или закрепить резинкой. Отдельные постоянные и временные файлы и архив их в отдельных коробках. По возможности размещайте файлы общего характера в один архивный ящик, например файлы проектной документации, файлы персонала. Подготовить список содержимого каждого поля с указанием имени файлов и содержимого (например, IND / 78/008 Документы проекта) и поместите одну копию в коробку.Отправить в соответствующий блок архивации с необходимым количеством копий оглавления. Подразделение архивации и организационное подразделение сохраняют копии списка содержание.
  • Подтверждение графика хранения

  • После получения и проверки ящиков, Отдел архивации свяжется с организационной единицей, и подтверждает и записывает дату утилизации в соответствии с графику хранения.
  • Запрос на возврат файлов

  • Организационные подразделения могут запрашивать файлы в письменной форме или по электронной почте, указав, если возможно, номер файла и описание коробки. Обычная ссуда срок 30 дней. Если файлы требуются более 30 дней, организационные подразделения должны запросить продление. Подразделение архивации поддерживает записи всех перемещений файлов.
  • Утилизация

  • Архивный отдел подтверждает дату выбытия организационное подразделение до утилизации файлов.

5.2 Роли и Обязанности

5.2.1 Введение

5.2.1.1 Главный офис

Хранение и мониторинг архивных, постоянных и непостоянных документов Ответственность за административное обслуживание (ASD) / COHSS в Штаб-квартира. ASD наблюдает за внедрением управления записями и архивами программы, обеспечивая полноту и актуальность руководящих принципов, пересматривая графики хранения для обеспечения охвата новых записей, а также архивирование и получение записей штаб-квартиры ПРООН.

Управление записями и систематическое ведение файлов (в соответствии с установленными процедуры) являются обязанностью каждого подразделения Штаб-квартиры. руководители отдела несут ответственность за соблюдение этих правил и эффективно внедрены процедуры управления записями и архивирования.

5.2.1.2 Страновые офисы

Управление записями и систематическое ведение файлов (в соответствии с установленными процедуры) являются обязанностью каждого странового офиса.Резидент Представители несут ответственность за соблюдение этих правил. соблюдаются соответствующие процедуры управления записями и архивирования. эффективно реализовано.

Офисы

могут выбрать централизованную файловую систему (с записями подразделение управления, несущее общую ответственность) или назначить сотрудника для контролировать децентрализованную файловую систему. Смесь централизованных общих файлов также могут быть рассмотрены децентрализованные файлы проекта.Какая бы система ни использовалась, четкие внутренние инструкции о том, кто несет ответственность за файлы, должны быть изданы Постоянный представитель. Документы и циркуляры, выпущенные страновым отделениям следует рассматривать как часть этой ответственности за подачу документов.

Хранение и мониторинг архивных, постоянных и непостоянных записей ответственность Постоянного представителя.

5.2.1.3 Заинтересованный персонал

Назначенный персонал должен осознавать свои обязанности и обязанности других лиц. единиц для обеспечения правильного управления записями и архивирования.

5.2.2 Руководящие принципы

  • Классификация

  • Создатель записи несет ответственность за ее классификацию. Вся корреспонденция должна содержать соответствующий номер / имя тематического файла в в соответствии с глобальной регистрацией система классификации. Если объект классифицируется как конфиденциальный, датированный в тематическом файле должна быть сделана перекрестная ссылка, указывающая на конфиденциальное письмо / документ существует в отдельном конфиденциальном файле.Все документы должны иметь соответствующий классификационный символ и должны быть выданы в числовом порядке.
  • Языки

  • Циркулярные письма готовятся в одной или нескольких из шести официальные языки: арабский, китайский, английский, французский, русский и Испанский. Все остальные документы и переписка (если иное не уполномоченный директором Финансово-административного бюро Услуги) должны быть подготовлены на английском, французском или испанском языках (основной рабочие языки).Письма на арабском языке с ответом также на Арабский язык должен сопровождаться неподписанной копией на английском языке. Это относится на письма, полученные на всех других языках, не являющихся рабочими языками ООН.
  • Зазоры

  • Переписка и документы, содержащие заявления о политике ПРООН (кроме тех, которые специально цитируются из официальных отчетов или которые пытаются для интерпретации установленной политики) должны быть представлены Ассистенту Администратор обеспокоен.Информация, подлежащая распространению, в которой сделана ссылка на мнение, выраженное Администратором, или заявление приписываемые ему / ей должны быть одобрены Администратором. Все остальные корреспонденция и документы должны быть очищены и иметь подписи в соответствии с письменная политика соответствующего подразделения или странового офиса.

5.3.1 Определение

Записи — это любая информация, независимо от физической формы или характеристик, исходящие от ПРООН или получаемые ею в рамках ее официальная деятельность.Файлы содержат записи, исходящие от или полученные организация письменных, аудио, видео, электронных и других формы. Управление записями относится к созданию, использованию и обслуживанию текущие записи систематическим образом. Архивирование занимается сохранением и ведение долгосрочных записей на временном или постоянном / бессрочном основе в соответствии с установленным графиком хранения.

5.3.2 Ключевая цель, основная политика и будущее Проезд

5.3.2.1 Введение

В целях повышения эффективности и результативности операций продвигать качество программ, и позволить ПРООН выполнять свою роль агентства развития, недавно были представлены следующие инициативы:

  • С введением децентрализации страновые отделения делегированы расширенные полномочия по утверждению, ответственность за проверку странового отделения и система отчетности, а также усиленное и независимое управление финансовыми и административные обязанности.

  • Внедрение ПРООН современных технологий управления информацией (через внедрение стандартизированной автоматизации делопроизводства в штаб-квартире и стране офисы) способствовал гораздо более быстрому и эффективному обмену информацией. В результате поток информации внутри отделов в штаб-квартире, страновые офисы, а также с дочерними организациями, а также с другими офисами потрясающе.

Переход к более децентрализованной, автоматизированной и прозрачной оперативная практика способствует эффективности и результативности ПРООН.На В то же время отдельные сотрудники несут большую ответственность за создание, распространение, ведение и сохранение официальных отчетов. Пока официальный записи более доступны, риск потери важных официальных записи выше. Поэтому крайне важно, чтобы технологически современные, систематическое и эффективное управление и хранение жизненно важных записей происходит в комплексный и скоординированный подход к быстро движущимся, высокотехнологичным операционная практика.

5.3.2.2 Ключевая цель

Целью процедур управления документами и архивами ПРООН является установить и внедрить систематическую программу управления записями / файлами, которая позволяет сотрудникам создавать, поддерживать, оценивать и сохранять официальную ПРООН записей, что обеспечивает легкий доступ и непрерывность информации.

5.3.2.3 Основная политика

Документы ПРООН, независимо от их физической формы или характеристик, являются собственностью организации.Они не могут быть уничтожены или удалены из единицы происхождения, кроме как в соответствии с установленными руководящими принципами или одобрение и консультации с руководством исходного офиса.

5.3.3 Подача заявки

5.3.3.1 Предметная классификация

Текущая система классификации в настоящее время пересматривается, чтобы учесть рассмотрение перехода организации к электронному управлению файлами, и обеспечить включение многих новых инициатив и мандатов ПРООН. В ожидании завершения пересмотренной системы подачи заявок существующая глобальная система классификации заявок использоваться. Все официальные файлы должны соответствовать этой системе. Это из крайне важно, чтобы файлы были точно идентифицированы.

Глобальная система классификации файлов включает в себя все возможные предметных вопросов, но не предполагается, что каждое страновое отделение или штаб-квартира unit создает файл для каждого перечисленного числа. Система должна быть изменена в зависимости от местных условий, размера офиса и / или сферы деятельности.

5.3.3.2 Реестр

Реестр в страновых отделениях ПРООН — это институциональная память для входящих и исходящие сообщения и файлы. Учитывая меньшее укомплектование штатов страновых отделений и внедрение электронных коммуникаций, это Резидент Ответственность представителя (независимо от того, централизованно или децентрализованно), чтобы назначить кого-либо для обеспечения правильно закодированы и поданы, а также письменные инструкции по внутренним коммуникациям и имеются функции реестра.

5.3.3.3 Политика хранения архивов
  • Программные файлы

  • Документальные материалы, касающиеся политики, процедурного или технического характера. вопросы, которые могут рассматриваться как имеющие постоянную архивную ценность для организацию следует сохранить. Список таких файлов находится в разделе 5.4.1 Файлы для постоянного Удержание. Штаб-квартира является основным хранилищем программы файлы. Программные файлы, отличные от постоянных, следует поддерживать. в течение семи лет после завершения проекта.
  • Финансовая отчетность

  • Внешние ревизоры ПРООН подтвердили в феврале 2000 г., что максимальная количество лет, в течение которых любой финансовый файл должен храниться, составляет десять (10). Этот применяется как в штаб-квартире, так и в страновых офисах.
  • Личный кабинет

  • Записи для сотрудников штаб-квартиры, набираемых на месте, и всего Персонал, набранный на международной основе, сохраняется в Штаб-квартире.Страна офисы ведут учет персонала, набранного на месте. Список постоянных записи о персонале находятся в разделе 5.4.1. Файлы для постоянного хранения. Документация в файле, отличном от Вышеупомянутые записи должны храниться как минимум семь годы.
  • Действующие договоры аренды

  • Как в штаб-квартире (Отдел административного обслуживания), так и в стране офисы должны вести постоянный учет всех действующих договоров аренды на офисные помещения и / или жилье.
  • Прочие административные, кадровые, программные, организационные файлы

  • Список постоянных файлов / записей находится в разделе 5.4.1 Файлы для постоянных Удержание.
    Все остальные файлы / записи должны храниться не более семи лет.
  • Хронология / чтение файлов

  • Один набор файлов хронологии и / или чтения должен быть сохранен для максимум один год.
  • Страновые отделения: постоянные файлы после закрытия отделения ПРООН

  • Отдел административного обслуживания (ASD) будет координировать эту операцию. Управление людских ресурсов, Отдел Финансы, и соответствующее бюро сообщит страновому офису о файлы / записи для отправки в штаб-квартиру или уничтожения.
5.3.3.4 Списание внеоборотных записей

Во избежание ненужного накопления записей в ограниченном офисе пространство, удаление файлов должно производиться ежеквартально каждой организацией подразделение / страновой офис.Если такая частота нецелесообразна или не нужна, файлы должны выходить на пенсию не реже одного раза в календарный год. Удаление файлов должно включать очистку файлов (удаление дубликатов копий, черновиков и любых ненужные документы).

При очистке файлов наивысший приоритет должен быть отдан завершенным или неактивным файлы, но устаревшие части файлов, полуактивные файлы и файлы, которые редко должен быть изъят из употребления. Исходящие офисы могут иметь доступ к пенсионерам файлы за несколько дней.При необходимости на пенсии файлы должны быть доступны в течение одного рабочего дня.

Личные и рабочие файлы, содержащие информацию ПРООН неличного природа часто поддерживается отдельными офицерами по разным причинам. Это Следует помнить, что эти файлы являются собственностью организации. Когда людям, выходящим на пенсию из организации, эти файлы следует проверять.

Записи утилизируются в соответствии с официальным графиком хранения.Когда подлежит утилизации, Группа архивации рассмотрит список записи, которые необходимо удалить, проконсультируйтесь с офисом-отправителем (при необходимости) и разрешить утилизацию в случае необходимости. Если это оправдано, пересмотренная дата утилизации может должно быть создано, и Отдел архивации должным образом уведомлен о таком изменении. Файлы будут утилизировать путем сжигания и / или измельчения.

5.3.3.5 Хранение архивных материалов
  • Главный офис

  • Штаб-квартира ПРООН использует частную компанию для физического хранения официальные записи.Группа управления архивами и записями может сделать компьютеризированный подробный список всех удаленных файлов, доступных для исходных офис. Этот список представляет собой перечень заархивированных файлов, которые можно отсортировать. по разным категориям, используется для проверки того, были ли файлы удалены, и для помощи в поиске файлов.

5.3.4 Управление формами

По мере возможности, страновые отделения должны загружать электронные версии форм или создайте необходимые формы на месте.Формы можно найти на веб-страницах BFAS и / или OHR в разделе ФОРМЫ. ПРООН Отдел административного обслуживания штаб-квартиры продолжит поставки ограниченного количество декалей и бланков ООН. Заявка на бланки прилагается. как часть MOM, а также может быть найден под заголовком FORMS. Страна офисы должны обеспечить, чтобы их номер кода счета был четко обозначен, когда заказ.

5.3.5 Руководства ПРООН

Руководства ПРООН являются собственностью организации.Страновые отделения получат только ограниченные копии. Эти ПРООН выпускает руководства для офисов и должностей, а не для частных лиц. Это обязанность постоянного представителя следить за тем, чтобы руководство не было удалено или взяты любым сотрудником, и что все руководства актуальны и доступны для использование сменяющими друг друга офицерами. С появлением руководств ПРООН, передаваемых в страновых офисов в электронном виде, постоянный представитель должен обеспечить, чтобы все сотрудники имеют доступ к последней версии такой электронной информации.

5.3.6 Информационный отчет и финансовый директор

Ожидается, что

страновых отделений обновят информационный отчет и страновое поле Office Manual прямо в предоставленные базы данных. Шаблоны имеют Предусмотрено единообразие и простота ввода необходимых данных. Страна офисы несут ответственность за предоставление имен двух координаторов, которые будут отправьте этот проект в штаб-квартиру [[email protected]], чтобы получить необходимые пароли — страновой офис должен предоставить штаб-квартире полное имя, должность должность и адрес электронной почты соответствующих сотрудников.

Те немногие страновые отделения, которые считают, что не смогут ввести для получения информации напрямую следует обращаться за советом к координатору штаб-квартиры [mailto: %20%[email protected]]. После подтверждения того, что конкретное страновое отделение не может напрямую ввести информации, Отдел административного обслуживания будет продолжать обновлять Информация.

Информационный отчет

Информационный отчет — очень важный документ, который должен дать ответы на большинство запросы о заселении в новое место службы.Информация должна быть краткой и соответствует потребностям новичков. Рекомендуется не более половины страница может быть отдана любому подразделу главы. Постоянные представители несет ответственность за содержание и обеспечение актуальности отчета. Страна офис несет ответственность за включение данных в интранет ПРООН и за копирование и распространение, при необходимости, в другие страновые офисы и ООН агентства. Страновым офисам рекомендуется обновлять информационный отчет по крайней мере раз в год.

Инструкция по обновлению и Заполнение шаблона информационного отчета описано в разделе 5.4.3.

Финансовый директор

CFO — одно из наиболее широко используемых руководств. Постоянные представители несет ответственность за обеспечение регулярного обновления информации и, по крайней мере, раз в квартал, и ASD будет продолжать следить за тем, чтобы это было сделано. В Приложения к финансовому директору будут по-прежнему напрямую включаться во внутреннюю сеть ПРООН. штаб-квартирой.

Инструкция по обновлению и Заполнение шаблона финансового директора см. В разделе 5.4.4.

5.3.7 Распространение информации административного Природа для ПРООН и агентств ООН

Часто необходимо информировать агентства ООН и штаб-квартиру ПРООН / страну. отделения определенных условий, преобладающих в месте службы, которые имеют относящиеся к административным формальностям. Это в основном (но не исключительно) касается всех аспектов командировки с точки зрения требований правительство программы, а также услуги и возможности, доступные на местном уровне через офис ПРООН или иным образом.Такие циркуляры будут транслироваться специальными странового офиса в страновые офисы ПРООН и / или затронутые агентства ООН. Информационные копии также будут отправлены в Бюро и Административное управление. Отдел обслуживания (ASD), который, в свою очередь, будет консультировать туристическую службу ООН, и вставьте соответствующие статьи в Информацию о страновом полевом офисе Буклет .

5.3.8 Отчеты страновых офисов

Страновые отделения обязаны направлять в Штаб-квартира на регулярной основе:

Тип отчета Процесс
Информационный отчет Страновые отделения обязаны вводить информацию напрямую, как за 5.3.6 и 5.4.3.

Срок: не реже одного раза в год

Руководство для полевого офиса в стране Страновые отделения обязаны вводить информацию напрямую, как согласно 5.3.6 и 5.4.4.

Срок: не реже одного раза в квартал

Инвентарь / FOINVENT Дискета требуется до 31 января каждого года.
Транспортные средства, находящиеся на хранении ПРООН Отчет требуется до 5 января каждого года.
Прокат рулона Отчет требуется до 7 числа каждого месяца.
Местная инспекционная комиссия и комитет по местным контрактам членство Списки участников требуются ежегодно.
Отчет о деятельности Комитета по местным контрактам Ежегодное резюме и копии протоколов местного комитета по контрактам должны быть представлен секретарю Консультативного комитета по закупкам 15 января каждого года.
План автоматизации делопроизводства Ежегодная подача должна подаваться в начале каждого год.
Акт передачи Описано в разделах 5.3.9 и 5.3.9.1 Это предназначены для новых представителей-резидентов или другого нового персонала, и представлен во время смены персонала. Копии должны быть отправлены в штаб-квартиру. (ASD) и в региональное бюро.
План безопасности Включает список международного персонала в целях безопасности.Годовые и полугодовые списки необходимо отправлять в службу безопасности ООН. Координатор.
Каталог страновых офисов Справочник всего персонала. Копии отправляются в региональное бюро. и координатор по вопросам безопасности штаб-квартиры.
План аварийного восстановления Единовременная потребность при запуске оборудования автоматизации делопроизводства или модифицированный.
Акт медицинской эвакуации Ежегодно в Управление людских ресурсов (OHR).
Штатное расписание FOST ежеквартально в OHR. АЭС и ДПМ в OHR раз в полгода.
Прочие Как указано в других руководствах ПРООН.

5.3.9 Отчетность о процедурах передачи при отправлении

Для обеспечения бесперебойной работы и потока информации во время смены руководства уходящий старший персонал (Постоянный представитель и / или заместитель постоянного представителя, операционный менеджер) должны подготовить отчет о передаче.Этот отчет является формальным средством, с помощью которого уходящий персонал член предоставляет синопсис новому сотруднику о статусе различных аспекты взаимоотношений ПРООН: с правительством программы, агентствами в рамках системы Организации Объединенных Наций, двусторонние программы помощи, помощь координация, управление чрезвычайными ситуациями, управление программами, управление операциями (общее управление, финансы, автоматизация делопроизводства, человеческие ресурсы) и другие связанные вопросы. Даже если уходящий сотрудник может организовать личный инструктаж по передаче, должен быть подготовлен отчет о передаче в качестве фона для обсуждения и для необходимого распространения среди других стороны.

Отчет о передаче, подготовленный Постоянным представителем, должен быть всесторонний; те, которые предназначены для депутатов, должны относиться к их конкретным сферам деятельности. операции внутри странового офиса. Передаточные отчеты депутатов должны быть одобрено Постоянным представителем.

Подробное описание функций страновых отделений (см. Организационное руководство) может быть полезным в качестве справочного материала для готовим этот документ. Хотя следует избегать длинных описательных отчетов (рекомендуется десять страниц в качестве оптимального объема), деятельность странового отделения должна быть точно и кратко рассмотрено.Информация включена во внутреннюю отчеты страновых отделений или отчеты, представленные в штаб-квартиру, следует направлять до и не тиражируется. Электронная версия отчета о передаче следует хранить на дискете в страновом офисе. Это должно быть рассматривается как конфиденциальный файл.

Уходящий сотрудник должен направить копии отчета о передаче Кому:

  • приходящий сотрудник (через представителя-резидента или Исполняющий обязанности начальника, в зависимости от обстоятельств).
  • Администрация, Кабинет Администратора.
  • соответствующее региональное бюро.
  • Управление людских ресурсов.
  • Финансовый отдел.
  • Отдел административного обслуживания.
5.3.9.1 Отчет о передаче: рекомендуемое содержание
  • Отношения с правительством программы

  • Общие отношения с соответствующими государственными министерствами и ведомствами.Важная информация, которая может быть полезна приезжающему резиденту Представитель по отношению к правительственным координирующим органам и каналам коммуникации.
  • Отношения с исполнительными агентствами, другими организациями США Система наций и неправительственные организации

  • Анализ взаимоотношений с представительствами ООН, прочее организации системы Организации Объединенных Наций и неправительственные организации.Укажите, регулярно ли проводятся координационные встречи, и какие действия необходимо предпринять (если таковые имеются) для поддержания и укрепления этого процесс согласования.
  • Функции / отношения координатора-резидента

  • Анализ должен включать действия, предпринимаемые в качестве координатора-резидента, и отношения с другими агентствами ООН и правительством программы.
  • Отношения с программами двусторонней помощи

  • Режим участия и проблемы, возникшие с двусторонними техническими помощь в государственных проектах.Предложения по обслуживанию и укрепление этих отношений.
  • Координация помощи

  • Существующие экономические и социальные условия в стране, текущие политика и планы развития. Поскольку координация помощи — это прежде всего ответственность правительства, предложения о том, как ПРООН могла бы помочь в улучшение функции координации помощи.
  • Связи с общественностью и сбор средств

  • Связи с донорами для определения стратегий, выгодных отношений с неправительственных организаций и других местных представителей национальных или международные партнеры.
  • Управление чрезвычайными ситуациями

  • Анализ работ по реабилитации и развитию, в том числе национальные системы предотвращения, готовности, координации, сотрудничества и взаимосвязь между оказанием чрезвычайной помощи и развитием. Где страновой офис переживает стихийные бедствия, хорошо задокументированное приложение о шагах для принятия во время такого случая должен быть приложен.
  • Обстановка безопасности

  • Текущее состояние безопасности, включая вопросы, требующие внимание (текущее действие плана безопасности, особые меры предосторожности) вопросы и т. д.).
  • Управление программами

  • Основные вопросы, касающиеся статуса страновой программы, проектов мониторинг и оценка (круглый стол, консультативная группа и другие, пиковые бюджеты, конвейер, так далее.). Записка о национальной стратегии и возможности мобилизации неосновного финансирования (совместное несение расходов, СУМ и другие отчисления в трастовые фонды из глобальных и тематических фондов, таких как Global Экологический фонд, Монреальский протокол и т. Д.). Статус каждого текущий и планируемый проект не следует включать, так как эта информация доступный новому представителю-резиденту в других отчетах. Соответствующие отчеты, представленные в штаб-квартиру, которые касаются вопросов программы и, если необходимо, могут быть назначены необходимые последующие меры. Предложения и осуществляемые мероприятия по повышению качества управления программами / проектами. Проблемы, которые могли негативно повлиять на реализацию проекта, и меры по их устранению. направления действий следует выделить.
  • Операционный менеджмент

  • Комментарии к текущей организационной структуре странового офиса (цепочки подчинения, подчиненность, области, требующие оптимизации и усиление). Следует выделить хронические и повторяющиеся проблемные области; должны быть включены предложения о возможных коррективных или последующих действиях. В общее управление, финансы, автоматизация делопроизводства и человеческие ресурсы ситуация должна быть отражена.Уходящим сотрудникам следует подчеркнуть: рекомендации по дальнейшим действиям по различным вопросам.
  • Людские ресурсы

  • Органиграмма, план работы офиса, текущее состояние персонала, закрепленного за страновой офис, FOST, восприятие сотрудниками своих функций, моральный дух в Генеральная. Адекватность и состояние услуг, функционирование PAR / MRG система, реализация национального офицера схема.Структура местной заработной платы, шкала АЭС, назначение и Панель продвижения, план обучения, ассоциация персонала и т. Д. Предложения для необходимые последующие действия.
  • Финансы

  • Взносы правительства (невыплаченные объявленные взносы, GLOC). Финансы (бюджет, статус распределения, внебюджетные фонды, дополнительные фонды, ARL). Подотчетность (удостоверяющие и утверждающие сотрудники как по финансам, так и по дипломатической почте, банковские счета, лица с правом подписи банка, мелкие и безопасные хранители, делегирование полномочия на закупку, уровень аванса, банковское соглашение).Аудит (последний аудиторские отчеты). Мнения о возможных областях риска и их эффективности финансовое управление и внутренний контроль могут сохраняться и усилен.
  • Общее управление

  • Проблемы с жильем в целом и статус информационного отчета. Помещения странового офиса, амбулатория и магазинные операции (если применимо), инвентарь. Местная собственность Смотровая комиссия , Комитет по местным контрактам , транспорт, оборудование, связь (факс, телефон, электронная почта, дипломатическая почта, телекс), изменения будут введены или объединены для обеспечения наиболее рентабельного использования средства связи.Существующие сервисные контракты на командировки, техническое обслуживание помещений и локальной вычислительной сети (LAN) служба поддержки.
  • Информационные системы управления и автоматизация делопроизводства

  • Состояние автоматизации делопроизводства (включая использование компьютеризированных информационные системы управления), адекватность инфраструктуры и план автоматизации делопроизводства.
  • Помещения общего пользования

  • Соглашения об общих помещениях (если применимо), совместное использование агентств, CSA резюме, план этажа, любые договоренности о субподряде, бюджеты и т. д.
  • При необходимости прочие вопросы

  • Проблемы, не охваченные в вышеперечисленных областях, которые могут иметь прямое и / или косвенное влияние на работу страновых отделений как по программе, так и по администрация.


5,4 Связанные Информация

5.4.1 Файлы для постоянного хранения

  • Личный кабинет
    • личная история формы P.11
    • свидетельства о браке
    • изменение семейного положения
    • Указ о разводе
    • свидетельство о рождении
    • документы об усыновлении
    • национальный статус сотрудников с более чем одним национальность P.78
    • изменение гражданства
    • уведомление о разрешении Генеральным секретарем деловое свидание, встреча
    • обозначение, изменение или отзыв бенефициара П.2
    • сертификатов, дипломов и др. (Доп. образование)
    • результаты языковых экзаменов
    • награды за работу за пределами ООН
    • наград за работу в ООН
    • Благодарственные грамоты
    • кадровая книжка / информационный бюллетень
    • изменение адреса
    • форма действий персонала п.5
    • урегулирование окончательных выплат по отделение п.35
    • Сертификат окончательного разрешения
    • ведомостей расходов на младших сотрудников категории специалистов
    • Действие по расчету заработной платы персонала
    • предложений о приеме
    • уведомление о расторжении
    • отчет о несчастном случае или заболевании в связи с обслуживанием
    • изменение медицинской классификации
    • экземпляров отчетов о производительности / аттестации
    • конфиденциальная переписка

  • Файлы программ / проектов
    • предложений проектов
    • заявок на проекты
    • итоговый отчет
    • подписанный проектный документ и исправления
    • окончательный бюджет проекта
    • отчеты об оценке
    • документальные материалы, например, касающиеся политики, процедурные или технические вопросы, которые могут рассматриваться как имеющие постоянный архивная ценность для организации

  • Административные записи
    • Опись имущества длительного пользования
    • удостоверяющих сотрудников
    • кредитный союз
    • Политика таможенного оформления и импортных процедур (страновой офис)
    • Утилизация оргтехники (штаб-квартира и страна офис)
    • инструкции и справочники
    • протокол опросной комиссии (штаб-квартира и страна офис)
    • Создание / аренда офиса (штаб-квартира и страна офис)
    • политики и процедуры
    • контрактов и закупок (штаб-квартира и офис)

  • Кадровая документация
    • обязанности, обязанности и льготы персонала (часов работа, официальные праздники)
    • заработная плата и соответствующие надбавки (шкала, язык надбавка, корректив по месту службы, суточные, специальная должность надбавка, сверхурочные и отгулы, авансы)
    • Совет по назначениям и продвижению по службе (штаб-квартира и страновой офис)

  • Деятельность в области общественной информации
    • политика
    • Консультативный комитет по общественной информации
    • отдельных публикаций
    • специальные статьи
    • публичная информация (включая День ООН и День)

  • Записи организации
    • законодательные акты (Устав Омнибуса, резолюции, консенсус)
    • основные исследования
    • участие в ПРООН
    • канал связи (правительства, агентства)
    • управленческих проверок
    • сотрудничество и консультации
    • Постоянные представители (глобальные, региональные, Другие)
    • Механизм ПРООН — организация и управление
    • Администратор и заместитель администратора
    • управляющий совет (круг ведения, правила и процедуры, члены, собрания, представительство, комитеты, отчеты)
    • Консультативная группа по планированию политики
    • планирование конференций

5.4.2 Глобальный список подачи

5.4.3 Инструкции по обновлению и заполнению Шаблон информационного отчета
  1. Откройте Netscape Navigator
  2. Измените URL-адрес на — http://stone.undp.org/main/undpintra.cfm
  3. Введите свой логин и пароль. Затем нажмите Редактировать информационный отчет. в разделе «Управление страной»
  4. Выберите Регион и Страна и введите информацию на шаблон.
  5. Помощь по заголовкам шаблонов приведена ниже.
  • Информация о стране : — Информация о стране добавляется автоматически в информационный отчет путем заполнения финансового директора: т.е. почтовый адрес, Почтовый адрес, телефон, факс, электронная почта FO, адрес электронной почты реестра CO.
  • I Введение в систему ООН в _______ Агентства ООН — автоматически вставляется из финансового директора — Миссия Заявления: страновое отделение для включения
  • II Проживает в ______________ — Физическое состояние Особенности, Климат, Природные ресурсы, Политические и административные Организации, Показатели развития, Люди, Язык, Религия, Образование: страновых офисов для вставки.
  • III Проживает в _______________ — Супруги и Возможности трудоустройства, магазины и рынки, еда и рестораны, PTT, телевидение, Радио и Интернет, Чем заняться, Путешествие по этой стране: страновой офис для вставки — Официальные праздники: вставляется автоматически от финансового директора — Службы ООН: страновое отделение для вставки.
  • IV_____________Values ​​- Обзоры экспатриантов, советы по еде, Подарки и социальные правила: страновой офис, чтобы вставить
  • V Перед вылетом в _____________ — Контрольный список перед отъездом Страновой офис для вставки — Visa Требования: автоматически вставляется из финансового директора — Другое Visa Требования, Путешествие в эту страну, Домашние животные, Пересылка Информация / импорт: страновых офисов для включения
  • VI Поселение в ___________ — Прибытие Контрольный список, Гостиницы, Охота за домом, Мебель / Техника, Помощь по дому, Коммунальные услуги, диапазон ежемесячных затрат, транспортные средства, банковское дело, школьное образование, здравоохранение, Безопасность, страхование: страновой офис, чтобы указать
  • VII Полезная информация — Справочная информация, Другие номера телефонов: страновой офис для вставки — Номер телефона: автоматически вставляется из CFO.
  • Дата обновления появится автоматически.

5.4.4 Инструкции по обновлению и заполнению CFO Шаблон
  1. Откройте Netscape Navigator
  2. Измените URL-адрес на: http://stone.undp.org/main/undpintra.cfm
  3. Введите свой логин и пароль. Затем нажмите «Отправить» кнопка
  4. Найдите «Country Management» и нажмите CFO Edits
  5. Выберите Регион и Страна и введите информацию на шаблон.
  6. Оказывается помощь в заполнении заголовков шаблона брифинга. ниже.

[Чтобы начать НОВУЮ строку, необходимо поставить
в конце предложение]

  • Информация о стране — Автоматический ввод с помощью DIMA.
  • Постоянный координатор ООН / Постоянный представитель ПРООН — Информация вставлено OHR.
  • Персонал ПРООН Страновой офис для ввода.Однако имена сотрудников должны быть добавлены в базу данных персонала ПРООН перед включением. [Если сомневаешься свяжитесь с DIMA [email protected]
  • Почтовый адрес / почтовый адрес / основной формат телефона / основной Формат факса — Страновой офис для ввода.
  • Дополнительные обязанности РП — Страновой офис для ввода
  • URL — Страновой офис для ввода [адрес домашней страницы CO]
  • Последнее обновление страны / организации: — Автоматический ввод с помощью DIMA
  • Формат телефона / Формат факса / Электронная почта и реестр — Страна офис для ввода
  • Обслуживается: — Страновой офис для ввода [Множественный выбор]
  • Регион / Неактивен — По умолчанию «Нет» и «Нет» [оставить как есть]
  • Прочий персонал ООН / Врачи-экзаменаторы ООН / Учреждения с офисом в Страна / Координационная группа и каналы связи по вопросам ПРООН / Часы работы ; Официальные праздники / Требования к визе / Инокуляции / Отель Размещение / Транспорт. — Страновой офис для ввода.
  • Непросмотренные примечания — Страновой офис для ввода.
  • Спутник A Спутник B Спутник M — Техническое обслуживание штаб-квартиры Деление [TSD] для ввода
  • URL для информации — Страновой офис для ввода
  • Дата обновления появится автоматически.

Входящие документы — Управление документами с помощью Docuvita

Docuvita упрощает обработку входящих документов.
Входящие счета-фактуры, накладные, корреспонденция и деловые письма — все соответствующие документы будут сохранены в цифровом виде и защищены в соответствии с требованиями законодательства для правильного учета.

Здесь совершенно не важен носитель входящих документов. Цифровые документы, такие как электронные письма или офисные файлы, будут обрабатываться, а также документы в бумажной форме, которые должны быть оцифрованы путем предварительного сканирования. В результате система содержит документы из разных источников и делает их доступными.Больше не ищите в папках с файлами, почтовых ящиках и на разных дисках, а найдите все в кратчайшие сроки с помощью Docuvita.

Благодаря своей гибкой модульной архитектуре наше решение может быть оптимально адаптировано к вашим процессам. Для этого мы разработаем для вас индивидуальную концепцию, которая на 100% соответствует вашим требованиям.

Помимо простой передачи документов в центральную информационную систему, интеллектуальные автоматизмы могут использоваться для индексации. Для отсканированных документов будет реализовано распознавание текста.Таким образом, вы найдете нужные документы и информацию намного быстрее, чем обычно, в хранилищах и бумажных архивах.

Поддержка рабочего процесса

После передачи в архив дальнейшие рабочие процессы могут быть определены автоматически.

Вот как это делается

Используйте различные возможности поддержки рабочего процесса. Переносите счета прямо из вашего почтового ящика в систему управления документами и автоматически переходите к процессам утверждения и оплаты.Так вы избежите ошибок и обеспечите юридически надежное хранение документов.

В качестве альтернативы, Docuvita также поддерживает вас, если вы хотите сохранить установленные процессы. Это позволяет полностью завершить учет входящих документов перед архивированием, а затем оставить Docuvita автоматическую индексацию и цифровую регистрацию — безопасно в течение всего периода хранения.

Дальнейшие процедуры и уровни расширения дополняют получение оптимального счета до почти полной автоматизации.

Позвольте нам показать вам правильный подход для вашей компании. Мы рады помочь вам в создании вашего индивидуального решения.

Подробнее о методах сканирования документов…

Прием входящих и выдача исходящих документов

Прием входящих и выдача исходящих документов | Бюро по охране окружающей среды, регион 1

Этот веб-сайт принимает Руководство по обеспечению доступности веб-контента (WCAG 2.0) в качестве стандарта доступности для всех связанных с ним веб-разработок и услуг.WCAG 2.0 также является международным стандартом ISO 40500. Это подтверждает его как стабильный технический стандарт, на который можно ссылаться. WCAG 2.0 содержит 12 руководств, организованных по 4 принципам: воспринимаемый, работоспособный, понятный и надежный (сокращенно POUR). Для каждого руководства есть проверяемые критерии успеха. Соответствие этим критериям оценивается по трем уровням: A, AA или AAA. Руководство по пониманию и применению Руководства по обеспечению доступности веб-контента 2.0 доступно по адресу: https://www.w3.org/TR/UNDERSTANDING-WCAG20/. Специальные возможности Комбинация клавиш быстрого доступа Активация Комбинированные клавиши, используемые для каждого браузера.Chrome для Linux нажмите (Alt + Shift + shortcut_key) Chrome для Windows нажмите (Alt + shortcut_key) Для Firefox нажмите (Alt + Shift + shortcut_key) Для Internet Explorer нажмите (Alt + Shift + shortcut_key), затем нажмите (ввод) В Mac OS нажмите (Ctrl + Opt + shortcut_key) Заявление о доступности (комбинация + 0): страница утверждения, на которой будут показаны доступные ключи доступности. Домашняя страница (комбинация + H): клавиша доступа для перенаправления на домашнюю страницу. Основное содержимое (комбинация + R): ярлык для просмотра раздела содержимого текущей страницы.FAQ (комбинация + Q): ярлык для страницы часто задаваемых вопросов. Контакт (комбинация + C): ярлык для страницы контактов или формы запросов. Отзыв (комбинация + K): ярлык для страницы обратной связи. Карта сайта (комбинация + M): ярлык для раздела карты сайта (нижнего колонтитула) на странице. Поиск (комбинация + S): ярлык для страницы поиска. Нажмите esc или нажмите кнопку закрытия, чтобы закрыть это диалоговое окно. ×

Филиппинское стандартное время:

Создание записей входящих документов — Business Central

  • 2 минуты на чтение

В этой статье

На странице Входящие документы вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и вручную или автоматически преобразовывать файлы входящих документов в соответствующие документы или строки журнала.Внешние файлы могут быть прикреплены на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и к результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.

Для записи внешнего документа в Business Central необходимо сначала создать или заполнить запись входящего документа. Вы можете сделать это вручную или сфотографировать внешний документ, а затем создать запись входящего документа с прикрепленным файлом изображения.

Прежде чем вы сможете использовать функцию «Входящие документы», вы должны выполнить необходимую настройку.Для получения дополнительной информации см. Настройка входящих документов.

Утвердить или отклонить входящий документ

Если вы действительно хотите разрешить пользователям создавать счета-фактуры или строки общего журнала из записей входящих документов, если они не утверждены, вы можете настроить утверждающих, которые должны утверждать записи перед их обработкой.

  1. Выберите значок, введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.
  2. Выберите строку с документом, который вы хотите утвердить или отклонить, а затем выберите действия Утвердить или Отклонить .

Если вы утверждаете запись входящего документа, устанавливается флажок Деблокировано в строке входящего документа. Пользователь, ответственный за создание, например, счетов-фактур, может приступить к обработке записи.

Для создания записи входящего документа путем фотографирования

Примечание

Следующая процедура применима только к клиентам Business Central Tablet и Phone.

  1. На панели приложения выберите плитку Создать входящий документ из камеры , а затем перейдите к шагу 4.

  2. Либо на панели приложения нажмите кнопку параметров, выберите Входящие документы , а затем выберите Все .

  3. На странице Входящие документы нажмите кнопку с многоточием, а затем выберите Создать из камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.

  4. Сделайте снимок документа, такого как квитанция о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку OK .

    Создается новая запись входящего документа с прикрепленным изображением.

Чтобы прикрепить изображение к входящему документу, сделав снимок

Примечание

Следующая процедура применима только к клиентам Business Central Tablet и Phone.

  1. На панели приложения нажмите кнопку параметров, выберите Входящие документы , а затем выберите Все .

  2. Откройте карточку для существующей записи входящего документа.

  3. На странице Входящий документ нажмите кнопку с многоточием, а затем выберите Прикрепить изображение с камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.

  4. Сделайте снимок документа, такого как квитанция о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку OK .

    Изображение прикрепляется к записи входящего документа.

Для создания записи входящего документа вручную

  1. Выберите значок, введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.
  2. Выберите действие Создать из файла .
  3. На странице Вставить файл выберите файл, а затем выберите Открыть . Файл прикрепляется автоматически.
  4. В качестве альтернативы выберите действие Новый .
  5. Чтобы прикрепить файл, выберите действие Прикрепить файл .
  6. На странице Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .
  7. На странице Входящий документ заполните поля по мере необходимости. Наведите указатель мыши на поле, чтобы прочитать краткое описание.

См. Также

Обработка входящих документов
Входящие документы
Закупки
Работа с Business Central

Порядок обработки входящей корреспонденции для целей хранения и архивирования

Виды корреспонденции

Персонал отдела документации

должен быстро и точно обрабатывать различные типы корреспонденции.Входящая корреспонденция будет поступать в архив несколькими способами. Некоторые из них будут доставлены по обычной почте, некоторые вручную, а некоторые по телексу, факсу или электронной почте. Также будут различия в способах адресации пунктов. Некоторые из них будут адресованы министерству, ведомству или агентству, а некоторые — частным лицам по имени или по должности. Другие вопросы могут быть адресованы неадекватно или неразборчиво. Меньшее количество элементов будет иметь маркировку безопасности или конфиденциальности, например «конфиденциально» или «личное».Некоторые письма могут содержать чеки, деньги или другие ценные вещи, которые необходимо будет тщательно зарегистрировать и отчитаться в Отделе документации.

Открытие почты

Почта то есть:

  • Помечено как личное или конфиденциальное или адресованное должностному лицу министерства / департамента по личному имени, а не по званию или должности, следует оставить закрытыми и немедленно передать адресату.

Почта то есть:

  • Очевидный счет, квитанция, выписка или счет-фактура
  • Возврат отправителю с пометкой в ​​случаях, когда имя отправителя четко идентифицируется
  • Предназначен для неадминистративного отдела

остается неоткрытым и помещается в соответствующий поддон / лоток для дальнейшей сортировки и доставки.Во всех офисах должен быть по крайней мере один ящик / лоток, предназначенный для входящей почты, в которую помещается неоткрытая обычная внешняя почта.

Правила обращения с «конфиденциальными» и «личными» письмами и секретными документами должны соблюдаться всегда. (См. Также: Работа с секретными документами и файлами). Все остальные письма должны открываться и проставляться с датой, как только они будут получены в Офисе документации. Во время этого процесса письма должны храниться в ящике или другом подходящем контейнере.

Разрежьте открытые конверты сверху. Необходимо следить за тем, чтобы содержимое писем не было повреждено при разрезании конвертов. Многие приложения поступают отдельно или отдельно от сопроводительных документов. Прикрепите такие приложения к соответствующим документам, стараясь не повредить чеки, сертификаты или аналогичные предметы. Все приложения должны быть указаны в сопроводительных документах. Это особенно важно, когда вложения представляют собой ценные бумаги или личные документы.

Сертификаты, акты и другие юридические документы требуют особого внимания. Разложите такие документы в отдельных конвертах, отметив на внешней стороне содержание и ссылочный номер файла. Запишите их в регистр или Книгу ценностей и храните в надежном месте. Перекрестная ссылка на файл.

Заказная почта

  • Входящая заказная почта забирается из почтового отделения курьером в заданное время.Мессенджер должен подписаться на заказное письмо.
  • После этого заказная почта доставляется вместе с обычной входящей почтой в почтовую стойку в офисе документации. Процедура отправки заказной почты аналогична описанной выше обычной почте.
  • После того, как заказное письмо или незарегистрированное письмо с наличными деньгами было обработано, оно доставляется адресату вручную служащим почтового отделения, который следит за тем, чтобы адресат поставил свою подпись в Книге ценностей в качестве доказательства того, что письмо было получено.
  • После получения всех подписей Журнал ценностей возвращается в кассу Казначейства, которая сверяет подписи с полученными деньгами.

Регистр внутренней корреспонденции и почтовая папка

После вскрытия почты и учета всех вложений каждое письмо или меморандум должно быть зарегистрировано назначенным должностным лицом в Регистре входящей корреспонденции. Все графы Реестра должны быть заполнены.Первоначально необходимо ввести следующие данные:

  1. Серийный номер (следующий номер по порядку)
  2. Дата письма
  3. Дата получения письма
  4. От кого пришло письмо
  5. Ссылка автора письма
  6. Тема письма

Начальник отдела документации или назначенное должностное лицо решает, как обращаться с предметами. Например: —

  1. Пометьте обычные документы инструкциями по подаче и передайте сотруднику, ответственному за подачу.
  2. Поместить письма, которые не являются обычным делом, в почтовые папки для рассылки. Список будет отличаться от агентства к агентству, но важно, чтобы он был как можно короче, чтобы почтовая папка была быстро возвращена в архив.

Должностные лица, включенные в список рассылки, должны незамедлительно обратиться к документам в почтовой папке. Они должны отметить те письма, с которыми они хотели бы иметь дело лично или которые они хотели бы направить своим сотрудникам, указав, кому они должны быть отправлены.Все такие указания должны быть подписаны и датированы должностным лицом, делающим их. Письма нельзя удалять из почтовой папки. Все должны быть возвращены в архив для хранения.

Если каждый день отправляется более одного тиража почты, корреспонденция, доставленная после отправки тиража, должна быть отложена и включена в последующую партию, за исключением тех, которые имеют пометку «срочно», которая должна быть доставлена ​​немедленно. Офисы документации, получающие почту только один раз в день, могут счесть необходимым иметь второй тираж для работы с почтой, доставляемой вручную.

Когда почтовая папка возвращается в архив, документы должны быть немедленно помещены в соответствующие файлы. Прежде чем файлы будут переданы назначенным ответственным за действия сотрудникам, сотрудники отдела документации должны отметить в соответствующем листе передачи файлов имя или должность ответственного за действия и дату передачи (см. — Раздел 7). В Реестре внутренней корреспонденции должна быть занесена следующая информация:

  1. Имя или должность ответственного за действия, которому было передано дело, и дата подачи письма
  2. Номер файла, на котором было размещено письмо

Дело должно быть незамедлительно доставлено соответствующим офицерам.

Почта с ценностями

Почтовые отправления, содержащие чеки, банковские тратты, денежные переводы или другие ценные предметы или которые могут их содержать, должны тщательно охраняться с момента их получения.

Должен быть подготовлен письменный отчет обо всех почтовых переводах, полученных каждый день (в дополнение к Регистру входящей корреспонденции), который должен быть подписан лицом, открывающим почту. Для этого используется книга ценных бумаг или реестр денежных переводов.Сотрудники отдела документации должны внести следующую информацию в регистр денежных переводов:

  1. Серийный номер
  2. Дата получения
  3. Имя отправителя перевода
  4. Сумма
  5. Реквизиты перевода
  6. Номер чека / Код сортировки банка (только чеки)
  7. Имя и подпись должностного лица при открытии перевода

Каждый лист реестра должен быть пронумерован. Полученные денежные средства должны быть подсчитаны и отмечены в реестре, а также в сопроводительном документе пост-открывателем.В реестре нельзя делать стирания и записи карандашом. Неправильная запись может быть отменена только путем исключения и исправления новой записи, при которой исходная запись остается разборчивой. Все такие изменения должны быть подписаны совместно ответственным за вскрытие документов и надзорным должностным лицом.

Проверьте все подлежащие оплате инструменты (чеки, денежные переводы, почтовые переводы, банковские переводы и т. Д.), Чтобы убедиться, что: —

  • Сумма соответствует сумме, указанной в квитанции о переводе или другом сопроводительном документе
  • суммы прописью и цифрами совпадают
  • дата и данные получателя указаны правильно
  • переводы подписаны (без почтовых и платежных поручений)

Если цель, для которой был отправлен денежный перевод, не может быть определена, включите его в ежедневный банковский перевод и примите меры для получения необходимой информации как можно быстрее.

В случаях, когда деньги явно пропущены или отличаются по сумме от суммы, указанной в документах, полученных по почте, в документе должна быть сделана отметка совместно с лицом, открывающим почту, и инспектором. Лицо, отправившее перевод, сразу же извещается об ошибке. Тем временем чек можно сдать в банк.

Телеграммы и факсы

  • Поместите телеграмму в папки с пометкой «СРОЧНО» сразу после их регистрации.Затем эти папки необходимо незамедлительно передать старшему офицеру для получения указаний о том, как с ними обращаться.
  • По факсу поступает все больше писем. Поскольку по факсу иногда отправляется «нежелательная» почта, убедитесь, что полученные факсы касаются подлинного офисного бизнеса. Следует избегать ненужного использования факса, и следует внимательно относиться к принятию решения о том, следует ли рассматривать факсы как срочные. Обычная несрочная корреспонденция не должна отправляться по факсу. В случае сомнений начальник отдела документации должен проконсультироваться с соответствующим ответственным за действия.
  • Отправленный по факсу материал имеет тенденцию выцветать при печати на термобумаге. После того, как будет установлено, что факс относится к служебным делам, необходимо сделать копию факсимильного сообщения и поместить копию в почтовую папку или в соответствующий файл, если необходимо. Полученный факс следует поместить в файл для исходных факсов.
  • Все входящие факсы в файле факсов должны быть уничтожены через шесть месяцев в обычном порядке. Если оригинал документа, отправленного по факсу, будет получен позднее в Офисе документации, он также должен быть помещен в соответствующий файл.И фотокопия факса, и оригинал документа должны быть сохранены в файле, поскольку к фотокопии могли быть добавлены комментарии, написанные оперативными сотрудниками.

Электронная почта

  • Все больше сообщений поступает по электронной почте на настольные компьютеры оперативников. Однако многие сообщения электронной почты являются обычными или не связаны с официальными делами, и их не нужно будет сохранять после прочтения.
  • Должностные лица, отправляющие или получающие электронную почту, должны решить, касается ли каждая полученная или отправленная электронная почта служебным делом и должна ли быть распечатана, чтобы копия помещалась в файл.
  • Во всех случаях, когда входящая электронная почта распечатывается для хранения, любой исходящий ответ также должен быть распечатан и приложен к входящему сообщению, где это возможно.
  • Сообщения электронной почты должны относиться к одной теме только для облегчения хранения. Если электронное письмо касается нескольких тем, необходимо будет сделать копии и поместить их в соответствующие файлы.((Правила хранения и хранения электронной почты в электронном виде постоянно пересматриваются и развиваются)

Секретные документы и файлы

Распространение «секретных» документов должно быть строго ограничено теми офицерами, которым они нужны для эффективного выполнения своих обязанностей. У них должны быть соответствующие зазоры.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *