Требования к копиям документов: 4. Требования к дубликатам и копиям документов »МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВНЕДРЕНИЮ И ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ» (РД 50-613-86)» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 24.09.86 N 2781)

Содержание

4. Требования к дубликатам и копиям документов »МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВНЕДРЕНИЮ И ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ» (РД 50-613-86)» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 24.09.86 N 2781)

действует Редакция от 24.09.1986 Подробная информация
Наименование документ»МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВНЕДРЕНИЮ И ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ» (РД 50-613-86)» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 24.09.86 N 2781)
Вид документаметодические указания, перечень
Принявший органгосстандарт ссср
Номер документа2781
Дата принятия01.01.1970
Дата редакции24. 09.1986
Дата регистрации в Минюсте01.01.1970
Статусдействует
Публикация
  • На момент включения в базу документ опубликован не был
НавигаторПримечания

4. Требования к дубликатам и копиям документов

4.1. На основе подлинников документов на машинных носителях и машинограммах, полученных стандартными программными методами и оформленных в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.4-84, могут создаваться дубликаты и копии.

4.2. При создании дубликата или копии документа на машинном носителе и машинограммы должны быть указаны дополнительные реквизиты:

дата создания дубликата, копии;

код оператора, создавшего дубликат, копию.

Рекомендуется устанавливать следующие обозначения видов документов на машинном носителе:

П — подлинник,

Д — дубликат,

К — копия.

При записи информации на машинном носителе данные обозначения и дополнительные реквизиты проставляются в поле обязательных реквизитов после фамилии лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица, утвердившего документ.

4.3. Для машинограммы, являющейся дубликатом (копией), проставляют слово «Дубликат» («Копия») в правом верхнем углу над кодом формы документа. Для дубликатов и копий допускается применять обозначения, принятые в п.4.2.

4.4. Документы на машинных носителях и машинограммы выдаются организациям-пользователям в виде дубликатов и копий только при наличии запроса, оформленного в установленном порядке.

4.5. Решение об использовании в обмене дубликата или копии документа на машинном носителе и машинограммы и их количество в каждом конкретном случае принимается по согласованию между сторонами — участниками Договора или обязательного для сторон нормативного акта.

как заверять и оформлять документы

Копирование документов — обычная процедура для любого человека или организации. Но копия приобретает юридически значимый статус только после ее должного заверения. В чем заключается процедура запроса и оформления копий и что меняется в этом процессе с 1 июля 2018 года, расскажем в нашем материале. Также рассмотрим и другие аспекты в оформлении документов в связи с новым ГОСТом Р 7.0.97-2016 с 1 июля 2018 года.

Зачем нужны копии и как их получить

Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов: с места работы, юридических бумаг, расписок и др. Так, копию трудовой у него могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства.

Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.

СКАЧАТЬ НОВЫЙ ГОСТ С 1 ИЮЛЯ 2018 ГОДА

Правило 1. Обращение к работодателю с письменным заявлением

Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом. Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».

Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу. Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба. Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой:

Генеральному директору ООО «Метеор»

Савельеву Петру Николаевичу

от слесаря-сантехника механического цеха

Васильева Анатолия Константиновича 

Заявление

 

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:

1.     Трудовой книжки;

2.     Приказа о приеме на работу.

Васильев /Васильев Анатолий Константинович/               29.06.2018

Правило 2. Трехдневная отсрочка

Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы. Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет.

Вопрос по поводу того, с какой даты отсчитываются эти 3 дня, законодательно не урегулирован. Специалисты Роструда считают, что первый из этих дней — дата подачи заявления работником. А сам срок исчисляют в рабочих днях. Однако судьи подтверждают правомерность исчисления срока со следующего дня после получения заявления работника (Решение Ростовского облсуда от 29.01.2018 по делу № 11-104/2018).

Во избежание споров контролирующими организациями советуем вам все же выдачу копий не откладывать на последний день.

Правило 3.

Заверяем копии в соответствии с новым стандартом

С 1 июля 2018 года правила заверения копий документов законодатели скорректировали. Что же изменилось?

На копии, сделанной ответственным лицом работодателя, должны быть проставлены:

  • Надпись «Верно».
  • Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровка.
  • Дата заверения.
  • Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

Последний пункт — это и есть нововведение нового ГОСТа Р 7.0.97-2016. В остальном заверяющая формулировка от прежней (применяемой до 01.07.2018) ничем не отличается. Эти же правила применяются к оформлению любых копий «на сторону» — представляемых внешним пользователям: будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного у организации документа.

Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения.

На смену ГОСТу Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Применять ли его для оформления организационно-распорядительных документов, компания решает самостоятельно.

Продолжим рассмотренный ранее пример.

Заявление слесаря-сантехника механического цеха Васильева А.К. попало для исполнения к сотруднице отдела кадров Гарафеевой Э.Б. Она была в курсе последних нововведений, связанных с появлением ГОСТа Р 7.0.97-2016. Поэтому по новым правилам оформила заверительную надпись на запрошенных копиях:

Подлинник документа находится в ООО «Метеор» в деле № К-39/298 за 2017 год.

Верно

Инспектор отдела кадров        Гарафеева    /Гарафеева Э.Б./

 02.07.2018                 Печать

На что еще обратить внимание при заверении копий

Напомним коротко другие правила оформления копий документов:

  • Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
  • Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
  • Все листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.
  • Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
  • Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.

Все эти правила обязан знать и выполнять ответственный работник работодателя, которому это поручено. Но и получателю копий не лишним будет полученные документы проконтролировать.

Требования нового ГОСТ и заверение документов для ФНС

Выше мы рассмотрели ситуацию по заверению копий документов для работника. А распространяется ли новый ГОСТ на копии документов, запрашиваемых, налоговиками?

Ситуация требует пояснений.

Дело в том, что новый ГОСТ является рекомендуемым (п. 4 Предисловия к ГОСТ Р 7.0.97-2016). А в некоторых положениях он противоречит указаниям, данным Минфином (письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336) и ФНС (письмо от 02.10.2012 № АС-4-2/16459). По мнению контролеров, печать должна проставляться так, чтобы заходить на бумажную наклейку, личную подпись и ФИО лица, заверяющего документ. Новый ГОСТ предъявляет противоположные требования — подпись лица и оттиск печати не должны соприкасаться.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для ФНС лучше пользоваться указаниями контролеров.

Другие требования к документам, введенные новым ГОСТ

Новый перечень реквизитов

Появился “гриф ограничения доступа к документу” с ограничительной надписью, например “Конфиденциально” или “Коммерческая тайна”.

Еще один новый реквизит — отметка об электронной подписи. В ней стоит указать:

  • текст “Документ подписан электронной подписью”;
  • номер сертификата ключа электронной подписи;
  • Ф. И.О. владельца сертификата;
  • срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Оформление документов: нюансы

Новый ГОСТ подробно описывает, как лучше создавать документ. Например, в нем разъяснено:

  • как нумеровать страницы;
  • какой шрифт использовать;
  • какие делать отступы и межстрочные интервалы.
  • Многостраничные документы (например, локальные нормативные акты) можно создавать на обеих сторонах листа и с титульником.

Также уточнятся, что печать не должна захватывать подпись.

О требованиях, предъявляемых к копиям письменных доказательств в гражданском и арбитражном процессе — Адвокат Ромашко Елена Александровна — Статьи

Уважаемые посетители сайта! Эта статья была написана по мотивам доклада, сделанного мной  год назад на научно- практической конференции в нашем федеральном университете. 
С коллегами эта тема частично уже обсуждалась здесь.
Надеюсь, что и сейчас она остается актуальной. 

Статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ (далее — ГПК РФ) [1] и аналогичная статья 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (далее — АПК РФ) [2] устанавливают, что письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. При этом законодатель не разъясняет, что понимается под «надлежащим заверением» копии документа.

Вопрос этот в научно-практической литературе исследован крайне скудно, а мнения судей весьма многообразны. На уровне высших судов известна следующая позиция Высшего Арбитражного Суда РФ: «… к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица, от которой исходит соответствующий документ» [3].
На уровне судов общей юрисдикции единообразие в этом вопросе отсутствует. Вместе с тем, совершенно очевидно, что предъявитель «ненадлежащей» копии рискует лишиться доступа к правосудию (см. ст. 132 и ст. 136 ГПК РФ), либо утрачивает право на использование такого письменного доказательства для обоснования своей позиции по делу: ущербное доказательство, предъявленное в судебном заседании, суд просто не приобщит к материалам дела, а если и приобщит, то оценит соответствующим образом при вынесении судебного постановления (см. ст.ст. 67, 166, 181 ГПК РФ).

Если копия письменного доказательства предъявляется в ходе судебного заседания, то проблема элементарно решается предъявлением суду подлинного документа для обозрения, тогда как на этапе предъявления иска это невозможно, а значит, истец должен безусловно быть уверен, что копия документа соответствует предъявляемым к ней требованиям.

Нам известен случай, когда к исковому заявлению была приложена копия письма ответчика, а также копии оплаченных истцом счетов от ресурсоснабжающих организаций. Определением суда иск был оставлен без движения, суд потребовал «заверить» копии этих документов, но какое «заверение» было бы для суда приемлемым в данном случае- не объяснил.

Вопрос о допустимости использования подобных формулировок заслуживает обсуждения сам по себе, однако выходит за рамки обозначенной темы. Определение было обжаловано в том числе по причине невозможности исполнения, и впоследствии отменено вышестоящим судом.

В другой ситуации автору потребовалось представить в судебное заседание фотокопии страниц книги, взятой в читальном зале библиотеки. Суд, сославшись на ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, отказался приобщать к делу «незаверенные» копии. Сотрудники библиотеки заверять копии отказались, подлинник экземпляра представить в суд было невозможно. Суд принял эти копии тогда, когда истец предъявил направление на копирование книги, где были указаны ее выходные данные и номера копируемых страниц.

Оценивая представляемые сторонами копии документов, суды нередко ссылаются на требования нормативных правовых актов и ГОСТов. Например:

  • Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, устанавливающий, что верность копии документа, исходящего от предприятия, учреждения, организации свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации [4, 5];
  • ГОСТ Р 6.30-2003, которым установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации [6, 7].
Требования к копиям документов предъявляются также и отраслевым законодательством: например, ч. 8 ст. 94 Налогового кодекса РФ [8] о копиях документов, изготавливаемых налоговыми органами при проведении мероприятий налогового контроля; ч. 3 ст. 419 ГПК РФ о копии решения третейского суда, прилагаемого к заявлению о его отмене и др.

С другой стороны, автор неоднократно принимал участие в судебных разбираельствах, когда в материалы дела представлялись лишь копии документа при утрате подлинника, наличие которого в прошлом не оспаривалось сторонами по делу. И эта позиция также представляется законной, поскольку подтверждается Верховным Судом РФ: «То обстоятельство, что суду не были представлены подлинные документы, также не влечет отмену обжалуемого решения.

Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию (часть 2 пункта 2 статьи 71 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации). По настоящему гражданскому делу такие обстоятельства отсутствуют» [9]. 

Между тем, до настоящего времени не решена проблема верности копий документов, изготовленных физическими лицами (в том числе написанных собственноручно). Кроме того, податель документов оказывается в весьма затруднительной ситуации, когда организация отказывается ставить на копии исходящего от нее документа необходимые реквизиты.

Автор предлагает решить обозначенную проблему следующим образом: установить в процессуальном законодательстве правило о том, что ответственность за предъявляемую в суд копию письменного доказательства несет лицо, которое ее предъявляет.

Учитывая принцип состязательности (ст. ст. 12, 56 ГПК РФ, ст.ст. 9, 65 АПК РФ), сторона, сомневающаяся в верности представленной процессуальным противником копии, может использовать предусмотренные законодательством возможности для элиминации такого доказательства (здесь, в первую очередь, подразумевается экспертиза).

Кроме того, нельзя забывать о существующей возможности пересмотра судебных постановлений по вновь открывшимся обстоятельствам, если приговором суда установлен факт фальсификации доказательства (ст. 392 ГПК РФ, ст. 311 АПК РФ).

Разумеется, превентивную роль здесь должна сыграть известная и редко применяемая судами уголовная ответственность за фальсификацию доказательства, установленная ст. 303 Уголовного кодекса РФ [10].

Библиографический список

  1. ГПК РФ от 14.11.2002 № 138-ФЗ: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 23 окт.2002г.: одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 30 окт. 2002г. // Рос. газ. — 2002. — 20 ноября.
  2. АПК РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 14 июня 2002 г.: одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 10 июля 2002 г. // Рос. газ. — 2002. — 27 июля.
  3. Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 20 декабря 2010 г. № ВАС-14501/10 по делу № А45-9663/2009. Документ опубликован не был. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
  4. О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан. Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X //Ведомости ВС СССР». — № 32. — ст. 492.
  5. Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 13 января 2012 г. по делу №А77-1099/2010. Документ опубликован не был. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
  6. О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Постановление Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Документ опубликован не был. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
  7. Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за первый квартал 2012 года. Утвержден Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 20 июня 2012 года//Бюллетень Верховного Суда РФ. — 2012. — № 10
  8. Налоговый кодекс РФ, часть первая. От 31.07.1998 № 146-ФЗ: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 16 июля 1998 г.: одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 17 июля 1998 г. // Рос. газ. — 1998. — 6 августа.
  9. Определение Верховного Суда РФ от 2 марта 2011 г. № 73-Г11-1. Документ опубликован не был. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
  10. Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996 № 63-ФЗ: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 24 мая 1996 г.: одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 5 июня 1996 г. // Рос. газ. — 1996. — 18,19,20,25 июня.

Изменились требования к копиям документов

Изменились требования к копиям документов

ВНИМАНИЕ!!!

ВСЕ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ, предоставляемых в ООО «РСЗ МАЦ», для аттестации персонала, технологий сварки и оборудования должны быть заверены в соответствии с действующим ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Требования к оформлению документов».

Отметка о заверении документа делается в соответствии с п. 5.26 ГОСТа.


Пример № 1

Копия диплома об образовании заверяется:


Верно
Инспектор службы кадров   

      Подпись   

     И.О. Фамилия      

Дата

Пример № 2

Копия трудовой книжки заверяется:

Верно. Работает по настоящее время в занимаемой должности

Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия
Дата

Пример № 3

Копия удостоверения сварщика,

Копия удостоверения специалиста по сварке,

Копия свидетельства об аттестации сварочного оборудования,

Копия свидетельства об аттестации сварочных материалов,

Копия технического паспорта, технических условий на изготовление оборудования и материалов, сертификаты заверяются:


Верно



Главный специалист                          

Подпись

                          И. О. Фамилия


Дата


Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Требования к копиям документов, предоставляемых по запросу контролирующего органа

ГУ ГФС в Киевской области обращает внимание, что пунктом 44.1 ст. 44 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов , связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Контролирующие органы на основании п.п. 20.1.2 п. 20.1 ст. 20 НКУ имеют право для осуществления функций, определенных законом, получать безвозмездно от налогоплательщиков, в том числе благотворительных и других неприбыльных организаций, всех форм собственности в порядке, определенном законодательством, справки, копии документов, заверенные подписью плательщика или его должностным лицом и скрепленные печатью (при наличии), о финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходах, расходах налогоплательщиков и другую информацию, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, о соблюдении требований законо авства, осуществление контроля за которым возложен на контролирующие органы, а также финансовую и статистическую отчетность в порядке и на основаниях, определенных законом.

Также п. 85.4 ст. 85 НКУ предусмотрено, что при проведении проверок должностные (служебные) лица контролирующего органа имеют право получать у налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов, платежей, нарушение требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).

http://kyivobl.sfs.gov.ua

Потеряли оригинал документа. Когда суду достаточно копии

Письменные доказательства нужно представлять в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч.8 ст.75 АПК). Подлинник нужно представлять в случаях, предусмотренных законом, а также по требованию суда (ч.9 ст.75 АПК). Однако суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии не тождественны друг другу и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью иных доказательств (ч. 6 ст.71 АПК).

Получается, суд может принять копию только в случае, если у него не возникнет сомнений в ее подлинности, например, когда в материалах дела отсутствуют противоречащие копии документов, оппоненты не возражают относительно содержания копии.

Рассмотрим случаи, когда суд с большей долей вероятности признает копию надлежащим доказательством и не потребует оригинал.

Копия не вызывает сомнений, и нет противоречащих друг другу документов

Если толковать ч. 6 ст. 71 АПК буквально, то копия документа – надлежащее доказательство. Этот подход получил распространение в судебной практике, в том числе Верховного Суда[1], получил подход к оценке копии документа в качестве надлежащего доказательства, основанный на буквальном толковании части 6 статьи 71 АПК РФ. Суды, принимая надлежащим образом заверенную копию документа, указывают, что если в материалы дела не поступали нетождественные копии доказательства, то представление оригинала не требуется. В качестве дополнительного подтверждения такого подхода учитывается, что сторона не заявляла ходатайства о фальсификации доказательств в порядке статьи 161 АПК РФ.

Примеры из практики

Судебный акт

Мотивировка

Постановление АС Московского округа от 13.02.2015 по делу № А40-23216/2014

Истец обратился в суд о взыскании задолженности из договора субподряда. В обоснование своей позиции взыскатель приложил копии подтверждающих документов. Суд первой инстанции иск удовлетворил. Апелляционная инстанция решение отменила, сочтя представленные копии документов ненадлежащими доказательствами. Суд кассационной инстанции указал на неправомерность такого подхода, так как истец в обоснование требований представил копии доказательств в форме надлежащим образом заверенных копий, которые ответчиком не оспорены. Каких-либо ходатайств, заявлений о фальсификации, экспертизе недостоверности доказательств, о несоответствии копий документов оригиналам документов в судах первой и апелляционной инстанций не заявлялось. Более того, суд апелляционной инстанции не требовал от истца предоставить оригиналы.

Постановление АС Уральского округа от 08.07.2016 по делу № А60-50886/2015

 

Суд первой инстанции удовлетворил иск о взыскании предоплаты по договору. Апелляционный суд отказал в удовлетворении требований в связи с представлением ответчиком копии товарной накладной, подтверждающей исполнение договора. Суд кассационной инстанции, оставляя без изменения постановление апелляционной инстанции, указал на то, что суд правомерно принял копию в качестве допустимого и относимого доказательства, так как копия накладной относится к спорному договору, содержит все необходимые реквизиты. Иные копии накладной, отличающиеся по своему содержанию от копии, представленной ответчиком, в материалы дела не представлены.

Постановление АС Московского округа от 29.03.2017 по делу № А41-27575/2016

Суды, отказывая в удовлетворении иска о взыскании денежных средств, исходили из того, что истец не выполнил требования, указанные в определениях суда первой инстанции о предоставлении на обозрение суда оригиналов документов в обоснование исковых требований, в связи с чем пришли к выводу о недоказанности истцом наличия задолженности. Суд кассационной инстанции отправил дело на новое рассмотрение в связи с тем, что законом не предусмотрены процессуальные последствия в виде отказа в удовлетворении иска в связи с неисполнением судебных определений. Ответчики возражений не заявляли, в судебные заседания не явились, документов, противоречащих копиям, не представили. Реальная процессуальная необходимость, обусловленная положениями закона, в истребовании у истца оригиналов документов фактически у суда отсутствовала. Соответственно, суды неправомерно оставили без удовлетворения заявленные исковые требования со ссылкой на их недоказанность исключительно ввиду наличия в материалах дела только копий документов и непредставления их оригиналов.

Постановление АС Волго-Вятского округа от 16.10.2017 по делу № А17-7540/2016

 

Суд кассационной инстанции указал, что отсутствие в материалах дела подлинников документов не является основанием для отмены обжалуемых судебных актов, так как представленные копии документов заверены надлежащим образом. Доказательств того, что представленные копии документов не соответствуют оригиналам документов либо имеется копия документа, содержание которой не соответствует копии, представленной истцом, ответчик не представил.

Противоположная сторона признает либо не оспаривает содержание копии

Законом предусмотрено, что в случае подтверждения стороной обстоятельств, на которых другая сторона основывает свои требования или возражения, освобождает другую сторону от необходимости доказывания таких обстоятельств[2]. Такое признание возможно оформить в виде соглашения сторон, приобщаемого к материалам дела, либо занесения арбитражным судом подтверждения обстоятельств в протокол заседания, что удостоверяется подписями сторон в протоколе. Предусмотрена также возможность одностороннего изложения признания в письменном виде.

Например, в рамках одного из дел по банкротству физического лица[3] финансовый управляющий оспаривал сделку должника по продаже земельных участков. При этом в материалы дела не были представлены ни оригинал, ни копия указанного договора. Однако суд установил, что договор купли-продажи действительно заключался, так как стороны подтвердили указанный факт, что было занесено в протокол судебного заседания и подтверждается соответствующими подписями сторон.

Когда суды применяют это правило, они исходят из обязательного соблюдения формальных требований. Например, в деле № А15-3603/2015 стороны не представили кредитный договор в материалы дела, однако представитель ответчика неоднократно устно признавал подписание кредитного договора и наличие задолженности. Суды сочли устное подтверждение заключения договора достаточным основанием для признания наличия долга у ответчика. Однако впоследствии Ответчик заявил об ошибочности первоначального заявления. Суд кассационной инстанции, отменяя судебные акты нижестоящих инстанций, указал на то, что, хотя ответчик и признал устно наличие договора, впоследствии такое заявление было отозвано, а фиксация таких заявлений в протоколе судебного заседания не была произведена. Следовательно, суды пришли к преждевременному выводу об освобождении истца от обязанности доказывания обстоятельств.

Заключение соглашения об обстоятельствах, а также занесение признания в протокол не дают гарантии, что в ходе рассмотрения дела не потребуется оригинал документа. Стороны не лишены права заявить об ошибочности своей позиции, что следует из пункта 14 информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 22.12.2005 № 99 «Об отдельных вопросах практики применения Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации». Таким образом, суды неправомерно освободили банк от бремени доказывания факта заключения кредитного договора и получения ответчиком спорной суммы. После такого заявления суд обязан оценить доказательства, в том числе такое заявление, по общим правилам оценки доказательств.

Анализ судебной практики показал, что данные нормы достаточно редко применяются, что логично, так как стороны, доведя спор до стадии судебного разбирательства, как правило, не намерены упрощать оппоненту процесс доказывания.

Копию документа заверил нотариус

По общему правилу не требуется доказывать обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия. Исключением из данного правила являются случаи, когда нотариальный акт был отмене либо когда подлинность такого документа опровергнута в рамках проверки заявления о фальсификации доказательств в порядке статьи 161 АПК РФ[4].

Суды, принимая нотариально заверенные копии письменных доказательств, оценивают такие копии наряду с другими доказательствами, при этом подлинность под сомнение не ставится, если стороны не заявили о фальсификации доказательства, так как нотариальное удостоверение документа означает, что оригинал тождественен копии во всех его частях. Данный подход нашел свое отражение и в судебной практике[5].

Когда суд потребует подлинник документа?

Как следует из судебной практики, истребование оригинала является правом, а не обязанностью суда[6]. При этом суд может запросить оригинал в любой ситуации, даже если не представлена нетождественная копия. Таким образом, в сфере представления доказательств существует высокая степень усмотрения суда. Суды могут руководствоваться положениями статьи 65 АПК РФ, которая предусматривает, что каждая сторона обязана доказать обстоятельства, на которые ссылается. В случае непредставления оригинала документа, копия которого представлена в материалы дела, суд может усомниться в достоверности данной копии, так как копия, по общему правилу, должна изготавливаться при наличии оригинала у стороны.

Что делать, если суд требует оригинал?

В случае отсутствия подлинника доказательства необходимо дать объяснения суду относительно того, почему представление оригинала невозможно[7].

В любом случае суд не может отказать в приобщении копии к материалам дела, если только такой документ явно не относится к материалам дела. Копия документа будет оцениваться по общим правилам статьи 71 АПК РФ. Отсутствие оригинала не означает, что суд обязательно критически отнесется к копии. Для подтверждения своей позиции сторона может представить дополнительные доказательства, которые прямо или косвенно содержат необходимые сведения. Например, возможно предъявление первичных документов, платежных поручений, банковских выписок и иных. То есть любых относимых и допустимых доказательств, которые могут в совокупности подтвердить позицию стороны. Данная позиция также нашл свое отражение в пункте 10 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 3 (2015), утвержденного Президиумом ВС РФ 25.11.2015. Суд указал, что при непредставлении истцом письменного договора займа или его надлежащим образом заверенной копии вне зависимости от причин (в случаях утраты, признания судом недопустимым доказательством, исключения из числа доказательств и т. д.) истец лишается возможности ссылаться в подтверждение договора займа и его условий на свидетельские показания, однако вправе приводить письменные и другие доказательства, в частности расписку заемщика или иные документы.

Примеры из практики

Судебный акт

Мотивировка

Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 26.04.2017 по делу № А33-1805/2016

Суды, рассматривая спор о взыскании задолженности по тепловой энергии, установили, что у ответчика имеются основания для заявления встречных требований, которые были подтверждены копиями отчетов по учету тепловой энергии, справками о количестве потребленной тепловой энергии. Кассационная инстанция указала на то, что копии документов приняты судами правомерно, так как позиция ответчика также подтверждается совокупностью иных доказательств, в частности актами зачета однородных требований, товарными накладными и прочими документами.

Постановление АС Волго-Вятского округа от 26.09.2017 по делу № А43-13315/2016

Суды, удовлетворяя заявление кредитора о включении требований в реестр требований кредиторов, приняли во внимание в качестве надлежащих доказательств факта передачи заемных средств наряду с копиями договора и дополнительных соглашений оригиналы дополнительного соглашения от 01.08.2015 к договору займа, платежных поручений, копию выписки о движении денежных средств.

Постановление АС Волго-Вятского округа от 19.03.2018 по делу № А11-2011/2017

Суды, устанавливая наличие договорных отношений между сторонами спора, приняли во внимание, что, помимо копии договора, представленного в материалы дела, в дело представлены иные доказательства: товарные накладные, счета на оплату, платежные поручения, акты сверки, переписка.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.10.2010 по делу № А56-92614/2009

В рамках рассмотрения спора налоговый орган заявил о недоказанности ответчиком замены долгового обязательства, так как в материалы дела представлена копия акта приема-передачи векселей, что в отсутствие оригиналов не может подтверждать факт новации. Суды признали представленные копии надлежащим доказательством с учетом иных доказательств по делу: оборотно-сальдовой ведомости, инвентаризации расчетов и иных.

Защита добросовестного участника процесса

Говоря о защите интересов лица, представившего копию в материалы дела, нельзя не сказать о том, как может защитить себя его оппонент. Зачастую представление в суд только копии письменного доказательства свидетельствует о недобросовестности лица, его подавшего. Современные технические средства позволяют изготовить высококачественную подделку даже оригинала документа, не говоря о копии. Поэтому добросовестному участнику процесса следует занимать активную позицию, заявляя свое несогласие с представленной копией в целом либо с ее содержанием, что как минимум позволит избежать применения части 3.1 статьи 70 АПК РФ.

Самым простым и надежным способом защиты для добросовестной стороны является предоставление оригинала документа, измененная копия которого представлена в материалы дела. Указанное возможно также путем заявления ходатайства об истребовании оригинала, в случае наличия объективной невозможности самостоятельно получить оригинал, если документ не составлялся самим заявителем. Однако представление оригинала зачастую невозможно, в данном случае представление нетождественной копии документа не сможет в полной мере подтвердить позицию добросовестной стороны, так как если суд не получит иных доказательств, подтверждающих подлинность одной из отличающихся копий, то нетождественные копии будут исключены из числа доказательств[8].

Бывают случаи, когда добросовестный участник спора уверен в том, что копия действительно была сфальсифицирована. При этом, допустим, она нетождественна иной копии, имеющейся в материалах дела, либо иные доказательства, позволяющие опровергнуть копию, вообще отсутствуют. Тогда возможно заявить о фальсификации доказательства и ходатайствовать о проведении экспертизы по копии.

Законодательство не запрещает проведение такой экспертизы. Более того, некоторые суды прямо указывают на возможность проведения экспертизы по копии[9], ссылаясь на информационное письмо «Производство судебно-почерковедческой экспертизы по электрофотографическим копиям», утвержденное и рекомендованное к использованию в экспертной практике Федеральным межведомственным координационно-методическим советом по судебной экспертизе.

Однако суды в большинстве своем ставят под сомнение целесообразность проведения такой экспертизы[10].

Причиной такого подхода является то, что заключение эксперта, как правило, носит вероятностный характер. Проводится исследование не документа, а светокопии (рисунка). Такая светокопия не позволяет установить нажим, скорость письма и иные важные параметры. В самих рекомендациях указано, что «электрофотографические копии являются ограниченно пригодным объектом для почерковедческого исследования, что обусловлено возможными искажениями при изготовлении данных копий». Указанное в совокупности не дает возможности достоверно установить подлинность содержания.



[1] Определения ВС РФ от 29.12.2014 по делу № А21-4789/2013, от 26.08.2016 по делу № А56-77535/2012 и иные.

[2] Части 2, 3, 3.1 статьи 70 АПК РФ.

[3] Постановление АС Северо-Западного округа от 13.09.2018 по делу № А56-33735/2017.

[4] Часть 5 статьи 69 АПК РФ.

[5] См., например, постановления Арбитражного суда Московского округа от 03.07.2018 по делу № А40-126230/2013, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2018 по делу № А52-4535/2016, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09. 03.2017 по делу № А32-27828/2015.

[6] См., например, определение ВАС РФ от 28.03.2011 № ВАС-3195/11, постановления Семнадцатого ААС от 11.12.2017 по делу № А60-37791/2016, Пятого ААС от 10.09.2013 по делу № А59-508/2013.

[7] См., например, постановления АС Уральского округа от 27.09.2016 по делу № А76-25227/2014, АС Московского округа от 26.03.2015 по делу № А40-53826/2014.

[8] См., например, постановления Арбитражного суда Дальневосточного округа от 22.12.2016 по делу № А51-26740/2015, ФАС Северо-Западного округа от 12.07.2013 по делу № А56-24482/2010.

[9] См., например, постановления АС Дальневосточного округа от 26.11.2018 № Ф03-4980/2018 по делу № А51-27030/2017, Третьего ААС от 27.05.2016 по делу № А33-8931/2014.

[10] См., например, постановления АС Восточно-Сибирского округа от 24.01.2017 по делу № А33-27750/2015, Центрального округа от 15.08.2016 по делу № А62-7344/2013, Девятого ААС от 20. 12.2017 по делу № А40-19363/17, от 17.11.2016 по делу № А40-200181/14 и иные.


Представление оригиналов документов в рамках налоговых проверок

М.В. Юзвак,
юрист «Пепеляев Групп»

 

Согласно статье 93 НК РФ, налоговый орган вправе истребовать у налогоплательщика документы, а налогоплательщик должен представить копии запрашиваемых документов. Автор отвечает на вопрос, какие последствия влечет представление вместо копий оригиналов документов

В налоговом праве действует принцип недопустимости избыточного применения мер налогового контроля1. Этот принцип означает, что проведение налогового контроля не должно нарушать обычного хода хозяйственной деятельности налогоплательщика. Однако зачастую проверяемому лицу в связи с проведением налоговой проверки приходится нести дополнительные расходы, отвлекать значительные трудовые и материальные ресурсы.

Наглядный пример – превышение налоговыми органами полномочий, предоставленных им статьей 93 НК РФ, когда при выездной налоговой проверке от налогоплательщика требуют представить в копиях весь объем налоговой документации за проверяемый период. Таким образом, фактически налоговая проверка переносится с территории проверяемого лица в налоговый орган. При этом налогоплательщик ограничен сроком для представления документов, нарушение которого влечет наложение санкций.

Вместе с тем Налоговый кодекс РФ позволяет налогоплательщику защищаться от таких злоупотреблений.

Смысл статьи 93 НК РФ

Исходя из деления правовых норм по форме предписания, в целом статью 93 НК РФ следует отнести к обязывающим нормам. Она предписывает налогоплательщику представлять документы по запросу налоговых органов2. Неисполнение этой обязанности влечет негативные последствия в виде штрафа в соответствии со статьей 126 НК РФ.

Одновременно статья 93 НК РФ содержит и значительный правозащитный потенциал. Именно с точки зрения защиты прав налогоплательщика следует рассматривать положения пункта 2 статьи 93 НК РФ о представлении налоговому органу документов в виде заверенных копий. Тем самым налогоплательщик сохраняет в своем владении оригиналы документов, с которыми законодательство связывает те или иные правовые последствия.

Данная позиция нашла свое отражение в правоприменительной практике – суды указывают, что нормы статьи 93 НК РФ направлены прежде всего на защиту прав налогоплательщика от неправомерного истребования налоговым органом оригиналов документов3.

Вместе с тем налогоплательщик не лишен возможности представить оригиналы документов вместо копий. Такой выбор налогоплательщика должен рассматриваться не как нарушение обязанности по представлению документов, а как самоограничение предоставленного права, соответственно, отказ от права не может повлечь негативные последствия, в том числе привлечение к ответственности.

ТАБЛИЦА
Суды допускают возможность представления оригиналов документов вместо копий
 

Реквизиты судебного решения

Выводы суда
Постановление ФАС УО от 04.02.2008 № Ф09-107/08-С3 (Определением ВАС РФ от 25. 04.2008 № 5565/08 отказано в передаче дела в Президиум) представление оригиналов документов не влечет ответственности по ст. 126 НК РФ
постановления ФАС ПО от 19.11.2009 по делу № А65-1947/2009, от 22.11.2007 по делу № А57-755/07; ФАС СЗО от 14.05.2007 по делу № А42-4488/2006 диспозиция ст. 126 НК РФ не устанавливает ответственности за непредставление копий документов при представлении их подлинников
постановления ФАС ВВО от 17.10.2006 по делу № А82-17975/2005-28; ФАС ВСО от 29.09.2005 № А19-4553/05-20-Ф02-4711/05-С1
передача налоговому органу оригиналов документов является надлежащим исполнением требования о представлении документов и исключает привлечение лица к ответственности
Постановление ФАС СКО от 04.07.2007 № Ф08-4009/2007-1606А требование о представлении копий документов при наличии у налогового органа оригиналов неправомерно

Соотношение положений пункта 2 статьи 93 и пункта 12 статьи 89 НК РФ

В пункте 2 статьи 93 НК РФ установлено, что запрашиваемые документы представляются в налоговый орган. Одновременно с этим в пункте 12 статьи 89 НК РФ говорится, что ознакомление должностных лиц налоговых органов в ходе выездной налоговой проверки с подлинниками документов допускается только на территории налогоплательщика. Как же соотносятся указанные положения?

Статьей 93 НК РФ установлен общий порядок истребования документов. Вместе с тем при толковании этой статьи должны учитываться положения о конкретных видах проверок, так как в рамках каждой из них предоставляется различный набор прав и обязанностей. Например, для проверки одного и того же налогового периода документы, которые могут запрашиваться в ходе выездной проверки, не могут запрашиваться в ходе камеральной в силу специфики предмета проверки.

Не может игнорироваться и процедура проведения проверки. Выездная налоговая проверка проводится, как правило, по местонахождению налогоплательщика – соответственно, все процессуальные действия, связанные с ее проведением, также осуществляются на территории налогоплательщика. Это требование относится и к исполнению обязанности по представлению документов. При этом, если передаются оригиналы документов, их исследование проверяющими в силу прямого указания закона происходит на территории проверяемого лица.

Таким образом, нормы пунктов 2 статьи 93 и 12 статьи 89 НК РФ устанавливают определенный правовой режим для оригиналов документов, заключающийся в том, что оригиналы должны находиться под фактическим контролем лица, которому они принадлежат. Отступление от этого режима возможно в исключительных случаях (п. 4 ст. 93, п. 14 ст. 89 НК РФ). Эта позиция находит подтверждение в судебных актах.

ПРАВОВОЙ РЕЖИМ ОРИГИНАЛОВ ДОКУМЕНТОВ

Постановление ФАС МО от 22.02.2011 № КА-А40/17982-10.

Системное толкование ст. 93 и п. 1 ст. 89 НК РФ свидетельствует, что как получение, так и изучение запрошенных по требованию налогового органа в рамках выездной налоговой проверки документов должно производиться налоговым органом на территории налогоплательщика. Обязанность налогоплательщика состоит в том, чтобы своевременно обеспечить налоговому органу возможность получения документов. Соблюдение данных требований лишает налоговый орган правовых оснований для проведения проверки, включая получение и исследование копий документов, вне территории налогоплательщика.

Постановление ФАС МО от 25.08.2011 № КА-А40/9135-11. Поскольку инспекции на территории общества были предоставлены все необходимые документы в подлинниках, а требования о предоставлении копий документов не конкретизированы, состав правонарушения, предусмотренный п. 1 ст. 126 Кодекса, отсутствует.

Постановление ФАС МО от 06.11.2009 № КА-А40/11837-09.
Привлечение налогоплательщика к ответственности по ст. 126 НК РФ неправомерно, так как у инспекции не было необходимости требовать представления копий запрашиваемого значительного объема документов в налоговый орган в связи с тем, что подлинные документы находились в месте проведения проверки.

Постановление ФАС СЗО от 28.04.2005 № А56-11431/04. Выездная налоговая проверка предполагает нахождение проверяющих на территории налогоплательщика. В таком случае требование налоговым органом о представлении налогоплательщиком копий документов в налоговый орган, а не по месту проведения выездной проверки не основано на НК РФ.
 

Риски и их минимизация

Безусловно, приведенная выше трактовка положений законодательства влечет для налогоплательщика серьезные налоговые риски.
Во-первых, высок риск привлечения к ответственности по статье 126 НК РФ. При этом в ситуации с выездной проверкой нельзя быть уверенным (даже с учетом судебной практики), что спор будет разрешен в пользу налогоплательщика. Например, Восьмой арбитражный апелляционный суд пришел к выводу, что ознакомление налогового органа с оригиналами документов не исключает его права на получение их копий4.

Во-вторых, передача налоговому органу оригиналов документов с ограничением их выноса проверяющими за пределы территории налогоплательщика может быть расценено как воспрепятствование проведению выездной налоговой проверки, что в свою очередь может повлечь выемку документов на основании статьи 94 НК РФ.

Также налоговый орган может счесть, что непредставление копий документов означает отсутствие у проверяемого лица этих документов, что послужит основанием для применения расчетного метода исчисления налогов (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).
Минимизировать потенциальные риски налогоплательщик может, если правильно документально оформит свои действия. Должен быть зафиксирован факт готовности запрашиваемых документов с достаточно подробным их перечислением (описью), а также факт передачи документов на территории налогоплательщика сотрудникам налогового органа, осуществляющим проверку.

Другим вариантом уменьшения налоговых рисков является неформальный коммуникативный способ, который предполагает достижение с проверяющими соглашения о порядке представления необходимых документов. Например, если объем документов значителен, они представляются в оригиналах на территории налогоплательщика, а затем выбранные проверяющими документы копируются налогоплательщиком, при этом выставление дополнительного требования не требуется.


1 На наличие этого принципа указывают КС РФ в Постановлении от 16.07.2004 № 14-П и ВАС РФ в Постановлении от 18.03.2008 № 13084/07.

2 См.: Гриценко В.В. Концептуальные проблемы развития теории налогового права современного российского государства: дис. … докт. юрид. наук. – Саратов, 2005. С. 158.

3 См., например: постановления 7 ААС от 04.09.2008 № 07АП-4134/08, ФАС ЗСО от 18.12.2008 № Ф04-7982/2008 (18269-А45-29), Ф04-7982/2008(18357-А45-29).
4 См.: Постановление 8 ААС от 27.02.2010 по делу № А81-2565/2009.

 

Ключевые слова: «представление документов» – «налоговая проверка» – «налоговый контроль» – «права налогоплательщика» – «полномочия налогового органа» – «статья 126 НК РФ»

Как мне получить «подлинные и сертифицированные» копии документов? | Работа

Автор Fraser Sherman Обновлено 20 августа 2018 г.

Важно иметь при себе ключевые юридические документы, такие как свидетельство о рождении или доверенность. Когда вам нужно предоставить дубликат документа, другая сторона может настоять на том, чтобы копия была заверенной подлинной копией оригинала. Часто единственное, что вам нужно сделать, это найти нотариуса, который подтвердит, что копия идентична оригиналу.Иногда требуется больше усилий.

Кому нужны заверенные подлинные копии?

Предположим, ваша мать подписывает доверенность, дающую вам полномочия управлять ее делами. Различные банки или предприятия устанавливают свою собственную политику в отношении того, что им необходимо для доверенности: некоторые могут принимать копии, отправленные по факсу; другие хотят иметь заверенную копию в файле.

Вместе с важными документами, такими как свидетельство о рождении, лучше всего хранить оригинал в надежном и безопасном месте в запертом ящике, или вы можете отправить заверенную копию любому, кто в ней нуждается.Заверенная копия свидетельства о рождении будет использоваться в качестве оригинала, когда вы подаете заявление на получение паспорта, свидетельства о браке, водительских прав или, когда вам необходимо предоставить одну из «двух форм идентификации», что требуется многими нормативными актами.

Спросите у нотариуса

Наряду с печатью оригиналов документов, таких как завещания или акты, нотариусов часто просят предоставить свои услуги, подтверждающие документы. Американское общество нотариусов предпочитает называть это «удостоверяющими документами»: нотариус не может удостоверить подлинность оригинала документа или его обязательную юридическую силу; нотариус может только то, что копия идентична.Процесс прост: нотариус сравнивает копию и оригинал, затем прикрепляет нотариальное свидетельство, подтверждающее, что копия является точной и полной.

Это не вариант в каждом штате. Например, в Мичигане нотариусам не разрешается заверять копии. Калифорния разрешает нотариусам удостоверять доверенности только. Ваш нотариус может сообщить вам закон, но это ваша ответственность, а не их ответственность, чтобы копия была должным образом заверена.

Поиск альтернативы нотариусу

Даже если ваш нотариус не может заверить ваш документ, нотариус все равно сможет вам помочь.Предположим, что кто-то в Мичигане хочет заверенную, точную копию его аттестата о среднем образовании. Если должностное лицо школы заявляет, что копия аттестата об окончании средней школы является точной, нотариус может заверить это заявление. Лицо, получившее диплом, также может проверить точность копии и заверить свою декларацию.

Если вам нужна копия свидетельства о натурализации, обратитесь в Департамент гражданства и иммиграционной службы США. Принесите свой сертификат о натурализации в США в офис USCIS вместе с копией, и департамент подтвердит, что дубликат является заверенным подлинным экземпляром.

Копирование документов I-9: хорошая или плохая идея?

Сохранение копий подтверждающих документов, используемых в процессе проверки права на трудоустройство, может продемонстрировать добросовестность во время следственного аудита, уменьшить штрафы и служить защитой от исков о дискриминации. Но случайное копирование документов может привести компании к потере энергии.

Работодатели не обязаны создавать или прикреплять ксерокопии документов, представленных для удовлетворения требований формы I-9 во время процесса проверки права на трудоустройство, но такая практика допустима.

Однако, «если у работодателя есть политика фотокопирования документов, он должен делать это для всех сотрудников, чтобы избежать потенциальных жалоб на дискриминацию», — сказал Джон Фэй, вице-президент и главный юрисконсульт компании LawLogix, специализирующейся на разработке программного обеспечения из Феникса. в облачных службах иммиграции и соблюдения нормативных требований.

Подтверждение документов формы I-9

В рамках процесса формы I-9 новые сотрудники представляют своим работодателям оригинальные документы, удостоверяющие личность, и разрешения на работу, чтобы доказать, что они имеют право работать в США.S. Новые сотрудники могут предъявить либо один документ, удостоверяющий личность и разрешение на работу, либо один документ, удостоверяющий личность, и другой документ, подтверждающий разрешение на работу. Работодатели должны физически изучить документы, чтобы определить, действительно ли они кажутся подлинными и связаны с представившим их сотрудником, прежде чем записывать информацию о документе, подписывать форму и возвращать документы работнику.

Причины делать копии

Копирование подтверждающих документов I-9 дает множество преимуществ, сказал Фэй.Ведение подтверждающих документов может помочь продемонстрировать добросовестность во время проверки следователями иммиграционной и таможенной службы (ICE).

«Например, если работодателя обвиняют в сознательном найме неуполномоченного работника, копия представленного документа может показать, что у работодателя были веские основания полагать, что это лицо было уполномочено работать в США», — сказал Фэй.

Кроме того, сохранение копий документов I-9 может снизить гражданские денежные штрафы за типичные ошибки оформления документов I-9.«Хотя изготовление копий не является убедительной защитой от ответственности, [это было] принято … как смягчающий фактор при наложении финансовых штрафов», — сказала Фэй.

Сохранение копий всех документов для новых сотрудников может облегчить проведение внутренних аудитов I-9. По словам Фэй, резервная документация также может пригодиться в качестве защиты от обвинений в дискриминации.

В некоторых случаях работодатели должны копировать документы I-9, чтобы соответствовать требованиям E-Verify (см. Правила для E-Verify Differ ниже) или определенным законам штата, например, в Колорадо, Луизиане и Теннесси.«Последовательное копирование документов I-9 для всех сотрудников может помочь обеспечить соблюдение этих часто меняющихся законов и снизить вероятность неоднозначного отношения», — сказал Фэй.

Причины не делать копии

Работодатели должны проявлять осторожность перед принятием решения о сохранении копий подтверждающих документов формы I-9 сотрудников. В частности, Фэй напомнила работодателям, что изготовление и хранение копий документов, удостоверяющих личность, и разрешений на работу «может непреднамеренно предоставить ICE неопровержимые доказательства того, что работодатель сознательно принял поддельные документы.Это особенно верно, если копии показывают, что удостоверение личности не имеет отношения к сотруднику ».

Если работодатели решают сохранить хотя бы одну копию документа, они должны делать и хранить копии всех документов работников. «Копии нельзя делать выборочно. Выборочное воспроизведение документов вызывает тревогу и потенциально требует принятия мер по обвинению в дискриминационном поведении », — сказала Фэй.

Он также отметил, что работодатели не должны думать, что только копирование документов заменяет заполнение формы I-9.

Наконец, копирование документов может вызвать проблемы с конфиденциальностью, особенно если копии хранятся ненадежно. «Несанкционированный доступ к конфиденциальным документам может привести к краже личных данных и обязательствам по мониторингу кредитоспособности», — сказал он.

Правила для E-Verify Differ

Фэй объяснила, что если работодатели зарегистрированы в E-Verify для подтверждения права работников на трудоустройство и сотрудник представляет документ, требующий сопоставления фотографий, организация должна сохранить ксерокопию представленного документа. .Эти документы в настоящее время включают паспорт США и паспортную карту, карту постоянного жителя (форма I-551) и документ о разрешении на работу (форма I-766). В будущем к функции сопоставления фотографий могут быть добавлены другие документы.

Рой Маурер — онлайн-редактор / менеджер SHRM.

Следуйте за ним @SHRMRoy

Быстрые ссылки:

SHRM Online Страница управления персоналом

Подпишитесь на информационный бюллетень SHRM по привлечению талантов

Технический документ: следует ли копировать подтверждающие документы I-9?

Форма I-9 Требование В соответствии с федеральным законодательством работодатели должны проверять личность и разрешение на работу каждого человека, которого они нанимают для выполнения работы в Соединенных Штатах, а также заполнять и сохранять форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство».В рамках процесса формы I-9 новые сотрудники должны предоставить своему работодателю оригинальные документы, удостоверяющие личность, и разрешения на работу, чтобы доказать, что они имеют право работать в США. Работодатель должен записать информацию о документе, подписать форму и вернуть документ. (s) сотруднику. Что такое подтверждающие документы I-9? Чтобы подтвердить разрешение на работу, сотрудники могут выбрать, документ (ы), которые он или она хочет представить из Списка Приемлемые документы. В некоторых документах, например в паспорте США, указаны оба удостоверение личности и разрешение на работу (Список А).
  • Другие документы, такие как водительские права, показывают
  • Только идентификатор
  • (Список B).
  • В то время как другие, такие как неограниченная карта SS, показывают только разрешение на работу (Список C) .st C).
Работодатель должен разрешить работнику представить ЛИБО один документ из Списка A или комбинацию из одного документа из Списка B и одного документа из Списка C. Работодатель должен физически изучить представленные документы, чтобы определить, являются ли они разумными. подлинные и относятся к сотруднику, который их представляет.

Обязаны ли работодатели ксерокопировать и хранить документы? По-разному. Согласно правилам I-9, работодатель может (но не обязан) делать ксерокопии документов представлен сотрудником с целью соблюдения требований проверки. Если у работодателя есть политика ксерокопирования документов, он должен делать это для всех сотрудников, чтобы избежать потенциальных жалоб на дискриминацию. Однако, если вы участвуете в E-Verify и сотрудник представляет документ, требующий сопоставления фотографий (в настоящее время U.S. паспорт и паспортную карту, карту постоянного жителя (форма I-551) и документ о разрешении на работу (форма I-766)), вы должны сохранить ксерокопию документа, который он или она представляет.

Преимущества копирования документов I-9 Копирование (и сохранение) подтверждающих документов I-9 дает множество преимуществ. Ниже приведены некоторые из наиболее часто упоминаемых причин для копирования подтверждающих документов I-9 для ВСЕХ новых сотрудников:
  • Ведение подтверждающих документов может помочь продемонстрировать добросовестность аудитору иммиграционной и таможенной службы (ICE) в случае расследования.Например, если работодателя обвиняют в сознательном найме неуполномоченного работника, копия представленного документа может показать, что у работодателя были веские основания полагать, что это лицо было уполномочено работать в США.
  • В соответствии с действующими руководящими принципами ICE сохранение копий документов I-9 может снизить гражданские денежные штрафы за типичные ошибки I-9, включая отсутствие заголовков, номеров или дат истечения срока действия в форме. Хотя изготовление копий не является убедительной защитой от ответственности, Управление главного административного слушателя (OCAHO) Министерства юстиции также приняло это как смягчающий фактор при наложении финансовых штрафов.
  • Копии документов облегчают внутренние проверки I-9 и исправления, проводимые работодателем или доверенным иммиграционным советником в рамках регулярно запланированного режима соблюдения. Дополнительная документация также может пригодиться в качестве защиты от исков о дискриминации, если Управление специального советника проявит интерес к вашей практике приема на работу или увольнения.
  • В некоторых случаях работодатели должны копировать документы I-9, чтобы соответствовать требованиям E-Verify или определенным законам штата (например, в Колорадо, Луизиане и Теннесси).Последовательное копирование документов I-9 ВСЕХ сотрудников может помочь обеспечить соблюдение этих часто меняющихся законов и снизить вероятность неоднозначного отношения.

Возможные недостатки копирования и проблемные области Хотя копирование подтверждающих документов I-9 дает много преимуществ, используйте
  • Ни одно доброе дело не остается безнаказанным: работодатель может непреднамеренно предоставить ICE неопровержимые доказательства того, что работодатель сознательно принял фальшивые документы — особенно это верно, если копии показывают, что удостоверение личности не имеет разумного отношения к сотруднику.
  • Во всех случаях выборочное изготовление копий невозможно. Копировать документы одного сотрудника — значит копировать все документы. Выборочное воспроизведение документов вызывает тревожные и потенциально требующие судебного разбирательства обвинения в дискриминационном поведении.
  • Неосмотрительный работодатель может ошибочно полагать, что одного копирования документов (без заполнения формы I-9) достаточно по закону, что влечет за собой значительные штрафы. Работодатели должны помнить, что они обязаны проверять документы и обеспечивать заполнение формы I-9 для всех новых сотрудников.
  • Копирование документов может вызвать проблемы с конфиденциальностью, особенно если копии хранятся ненадежно. Несанкционированный доступ к конфиденциальным документам может повлечь за собой кражу личных данных и выполнение обязательств по мониторингу кредитоспособности. Работодатели могут преодолеть это препятствие, используя электронную систему I-9 и E-Verify, которая обеспечивает безопасное хранение и всеобъемлющие привилегии доступа.

Спросите у экспертов: Заверение и ведение копий оригинальных исходных документов | 2021-01-10

Управление надлежащей клинической практики (OGCP) FDA получает письма от профессионалов в области клинических испытаний с вопросами о политике агентства по различным темам.Ниже приведены два запроса и ответы OGCP.

Вопрос: Наш сайт недавно перешел на электронные медицинские карты, и нам необходимо разработать СОП по заверенным копиям исходных документов. Как только исследование будет закрыто, мы хотим уничтожить первоисточник влажными чернилами. В соответствии с нашей системой управления клиническими испытаниями нам разрешено это делать, если у нас есть СОП, в которой это указано. Можете ли вы предоставить мне информацию, подтверждающую это?

Ответ: Термин «заверенная копия» определен в Заключительном руководстве FDA — Компьютеризированные системы, используемые в клинических исследованиях как: «копия исходной информации, которая была проверена, как указано датированной подписью, как точная копия, имеющая все тех же атрибутов и информации, что и оригинал »(https: // bit.ly / 3i79yHn).

Использование заверенных копий обычно применяется в ситуациях, когда оригинальные записи копируются на другой носитель для целей архивирования, а оригиналы уничтожаются. Однако, если будет принято решение о замене оригинала заверенной копией, было бы желательно иметь СОП, описывающую, как такие копии будут создаваться, проверяться и документироваться.

Лицо, удостоверяющее копию как точное и полное представление оригинала, имеющее все те же атрибуты и информацию, должно быть тем же лицом, которое фактически сделало копию с оригинала.Заверение должно осуществляться путем того, что лицо, делающее копию, подписывает или ставит инициалы и ставит дату на копии, чтобы указать, что она соответствует требованиям, предъявляемым к заверенной копии, как описано выше. Это должно быть описано в СОП и может быть выполнено путем инициализации и датировки каждой копии или путем подписания и датировки документа, удостоверяющего массовые копии.

В СОП должна быть описана процедура, какой бы метод не использовался. (Есть много способов сделать это, и описанные выше процедуры являются лишь предлагаемыми примерами.)

См. Также руководство по Части 11 — Электронные записи на https://bit.ly/35kWKaQ и Электронные исходные данные в клинических исследованиях на https://bit.ly/2Lxsr9Y.

Q: Во время недавнего мониторингового визита возник вопрос относительно заверенных копий бумажных документов. Несколько раз учебная информация собирается на бумажных бланках. Затем он заверяется копией с использованием процесса, который описан в наших СОП, что заверенная копия является точным оригиналом бумажной записи, а затем загружается в наши электронные файлы.Недавно нас проинструктировали, что оригинальные бумажные записи не должны уничтожаться, а должны храниться в дополнение к нашей заверенной копии, которая была загружена в наши электронные файлы. Можно ли уничтожить исходную бумажную форму после заверенной копии документа?

Кроме того, мы собираем данные с помощью планшета, а не бумаги. Собирается собственноручная подпись на планшете с помощью стилуса. Затем данные исследования хранятся в системе, соответствующей части 11 FDA.Рукописная подпись эквивалентна подписи, собранной на бумаге?

A: Наш офис часто спрашивают, могут ли исследователи / центры хранить / архивировать записи исследований путем преобразования бумажных документов в электронный формат; по сути, создание заверенных копий первичных документов. Проект руководства FDA для отрасли под названием «Использование электронных записей и электронных подписей в клинических исследованиях согласно 21 CFR, часть 11 — Вопросы и ответы» (https://bit.ly/3s6UgXz) содержит рекомендации для спонсоров, клинических исследователей, IRB, CRO и другие заинтересованные стороны об использовании электронных записей и электронных подписей согласно Части 11 при клинических исследованиях медицинских изделий.В Приложении II к данному проекту руководства заверенная копия определяется как:

«Копия (бумажная или электронная) исходной информации, которая была проверена, как указано датированной подписью, как точная копия, имеющая все те же атрибуты и информацию, что и оригинал».

Могут ли спонсоры и другие регулируемые организации использовать и хранить электронные копии исходных документов вместо исходных бумажных документов?

Да. FDA разрешает взаимозаменяемое использование электронных и бумажных записей для архивирования и защиты записей при условии соблюдения требований к хранению и хранению (см. 21 CFR 56.115, 312,57, 312,62 и 812,140). Если спонсор или другое регулируемое лицо намеревается использовать электронную копию вместо бумажных исходных данных (т. Е. Намеревается уничтожить бумажные исходные данные), то правила Части 11 будут применяться к электронной системе, используемой для создания копии (см. Разделы 11.10 и 11.30). Должен быть установлен процесс, удостоверяющий, что электронная копия является точным отображением исходного бумажного документа. Копия исходной записи должна быть проверена как имеющая все те же атрибуты и информацию, что и исходная запись, и удостоверена датированной подписью.Спонсоры и другие регулируемые организации должны иметь письменные процедуры для обеспечения согласованности в процессе сертификации.

Кроме того, некоторые электронные копии различаются по возможности модификации. Для электронных копий, в которых записи можно изменять, было бы важно иметь контрольный журнал, чтобы гарантировать надежность и надежность электронной копии. Кроме того, как отмечалось ранее, 21 CFR 11.10 и 11.30 требуют физического, логического и процедурного контроля, предназначенного для обеспечения подлинности и целостности электронных записей.

Хотя это руководство все еще находится в черновой форме, Управление надлежащей клинической практики ответило на многие запросы общественности о сканировании бумажных форм согласия в электронный формат таким образом. Как отмечено в проекте руководства, если будет принято решение о замене оригинала заверенной копией, должен быть установлен процесс, удостоверяющий, что электронная копия является точным отображением оригинального бумажного документа (например, СОП), описывающего, как такие копии будут сделаны, проверены и задокументированы.

Заверение должно быть выполнено с помощью лица, которое делает копию, подписывает или ставит инициалы и ставит дату на копии, чтобы указать, что она соответствует требованиям к заверенной копии, как описано выше. Этот процесс должен быть описан в СОП, и его можно выполнить путем инициализации и датировки каждой копии или путем подписания и датировки документа, удостоверяющего массовые копии. Какой бы метод ни использовался, в СОП должна быть описана процедура.

Приложение I к проекту руководящего документа также содержит несколько хороших ссылок на другие руководящие документы с применимыми рекомендациями, которые могут быть полезны вашим коллегам.

В описанной вами ситуации и на основе информации из руководства FDA по этому вопросу, кажется, что уничтожение бумажной копии приемлемо; однако для уверенности следует проконсультироваться со спонсором.

Во втором сценарии, поскольку вы используете на планшете систему, совместимую с Частью 11, кажется, что подпись будет приемлемой. Опять же, ознакомьтесь с указаниями, указанными выше.

Нужно ли работодателям хранить копии резервных документов I-9?

по Мэрилу В.Fabbo

В течение трех рабочих дней с даты начала работы сотрудника сотрудники должны предоставить оригиналы документов (не копии документов), подтверждающие их личность и разрешение на работу. Работодатели должны изучить оригиналы документов, чтобы определить, действительно ли они кажутся подлинными и относятся ли они к лицу, которое их представило. Некоторые, если не большинство, работодатели делают копии или сканируют документы и хранят их вместе с I-9 сотрудников. (Некоторые работодатели не заполняют Раздел 2 формы I-9, в котором они перечисляют представленные документы, удостоверяющие личность и разрешительные документы, и просто прикрепляют копии этих документов к неполной форме I-9, что не соответствует юридическим требованиям.Фотокопии документов не заменяют заполнение Формы I-9.) Файлы I-9 могут стать объемными, включая копии карт социального страхования, водительских прав, паспортов и т. Д. Чтобы уменьшить свой углеродный след, вы можете пересмотреть вопрос о создании копий разрешения на работу I-9 и документов, удостоверяющих личность, в будущем (если вы не используете E-Verify, и в этом случае вы должны сохранить определенные документы, такие как паспорт США или паспортная карта , карту постоянного жителя и форму I-766, разрешение на работу).

Работодатели часто оставляют себе больше, чем им нужно.

В то время как работодатели должны хранить I-9 в течение периода, требуемого законом, работодатели, которые не используют E-Verify, не обязаны хранить копии документов, полученных от сотрудника, которые подтверждают личность сотрудника и разрешение на работу в Соединенных Штатах. Однако, если работодатель решает сохранить копии документов сотрудника, он должен сделать это для всех сотрудников, независимо от фактического или предполагаемого национального происхождения или статуса гражданства, в противном случае работодатель рискует нарушить антидискриминационные законы.

Если работодатель решает делать копии или электронные изображения документов сотрудника, документы должны храниться либо с соответствующей формой I-9, либо храниться вместе с записями сотрудника в соответствии со стандартами хранения электронных записей, указанными в применимых правилах. . Кроме того, если копии или электронные изображения документов сотрудника сохраняются, они должны быть доступны, когда DHS или другое федеральное правительственное учреждение проводит проверку или аудит.

Изменение вашей практики удержания.

Если вы не используете E-Verify и храните копии документов, которые сотрудники показывают вам для установления личности и разрешения на работу, и вы хотите сэкономить бумагу, доступное хранилище и / или время, вы можете прекратить это делать. вперед. Вы можете начать практику отказа от хранения бумажных или отсканированных копий при приеме на работу новых сотрудников. А это значит, что все новые сотрудники. Тем, для кого вы ранее хранили документацию по резервному копированию, вы должны сохранить ее — не выбрасывайте! Если вы все же решите изменить свою практику хранения копий или сканированных изображений документов, которые вам дают сотрудники, вам следует написать служебную записку (подписанную и датированную), чтобы включить ее в свой файл I-9 о том, когда и почему вы сделали это. менять.Имейте в виду, конечно, что «почему» не может быть недопустимой или незаконной причиной.

Заверенные копии оригиналов документов

«Заверенная копия» оригинального документа — это копия, которая была подтверждена как подлинная копия оригинального документа, например:

  • свидетельство о рождении
  • водительское удостоверение
  • паспорт.

Это делает лицо, уполномоченное заверять копии оригиналов документов.

Как заверить копии оригиналов документов

У разных организаций могут быть свои требования к заверению копии.Сначала проверьте, прежде чем следовать этому процессу.

Узнайте, кто является уполномоченным органом по сертификации

Разверните, чтобы увидеть полный список профессий, уполномоченных заверять копии оригиналов документов.

Список лиц, уполномоченных заверять копии оригиналов документов

В соответствии с разделом 39 Закона о присягах и заверениях 2018 г. (Внешняя ссылка) (по состоянию на 1 марта 2019 г.) список лиц, которые могут заверять копии оригиналов документов, включает:

  • Лицо, имеющее в настоящее время лицензию или зарегистрированное для занятия в Австралии одной из следующих профессий:
    • Архитектор
    • Мануальный терапевт
    • Конвейер
    • Стоматолог
    • Финансовый консультант или специалист по финансовому планированию
    • Практикующий юрист
    • Практикующий врач
    • Акушерка
    • Миграционный агент
    • Медсестра
    • Эрготерапевт
    • Оптометрист
    • Патентный поверенный
    • Аптекарь
    • Физиотерапевт
    • Психолог
    • Поверенный по товарным знакам
    • Ветеринарный врач
  • Бухгалтер, отвечающий хотя бы одному из следующих критериев:
    • Член Национальной ассоциации налоговых бухгалтеров
    • Член сертифицированных бухгалтеров Австралии и Новой Зеландии
    • Член Ассоциации налоговых и управленческих бухгалтеров
    • Член CPA Australia
    • Член Института бухгалтеров
  • Агент Австралийской почтовой корпорации, отвечающий за предоставление почтовых услуг населению
  • Сотрудник государственной службы Австралии, работающий на постоянной основе с 5 или более годами непрерывной работы, не имеющий иных разрешений
  • Сотрудник консульства Австралии или дипломатический представитель Австралии
  • Судебный пристав
  • Сотрудник банка с непрерывным стажем работы 5 и более лет
  • Сотрудник строительной кооперации со стажем работы 5 и более лет
  • Главный исполнительный директор суда Содружества
  • Секретарь суда
  • Уполномоченный по аффидевитам
  • Уполномоченный по декларации
  • Сотрудник кредитного союза со стажем работы 5 и более лет
  • Сотрудник органа Содружества, нанятый на постоянной основе с 5 или более годами непрерывной службы, не имеющий иных полномочий
  • Сотрудник Австралийской комиссии по торговле и инвестициям, который в письменной форме уполномочен секретарем DFAT взимать сборы в соответствии с разделом 3 (d) Закона о консульских сборах 1955 года , если он находится за пределами Австралии и в ходе обязанности в этом месте
  • Сотрудник Содружества, который письменно уполномочен Секретарем DFAT взимать сборы в соответствии с разделом 3 (d) Закона о консульских сборах 1955 года , если он находится за пределами Австралии и в ходе выполнения служебных обязанностей в этом месте
  • Инженер, отвечающий хотя бы одному из следующих критериев:
    • Член инженеров Австралии, кроме студента
    • Зарегистрированный профессиональный инженер Австралии
    • Зарегистрирован в качестве инженера в соответствии с законодательством Содружества, штата или территории
    • Зарегистрировано в Национальном инженерном реестре инженеров Австралии
  • Сотрудник финансовой компании со стажем работы 5 и более лет
  • Владелец статутного офиса Содружества, если иное не указано
    • Например, директор Австралийского института семейных исследований
  • Должностные лица IBAC
  • Судья
  • Мировой судья
  • Советник местного самоуправления
  • Мировой судья
  • Зарегистрированный брачный деятель
  • Судебник
  • Член Сил обороны Австралии, отвечающий хотя бы одному из следующих критериев:
    • Офицер
    • Унтер-офицер со стажем работы 5 и более лет
    • Прапорщик
  • Член Австралазийского горно-металлургического института
  • Член Австралийского института управления, Ltd
  • Член парламента государства
  • Член законодательного собрания территории
  • Член местного самоуправления
  • Зарегистрированный министр религии
  • Государственный нотариус, в том числе государственный нотариус, выполняющий функции за пределами Содружества или внешних территорий Содружества
  • Постоянный сотрудник Австралийской почтовой корпорации, непрерывный стаж 5 и более лет, работающий в офисе, оказывающем почтовые услуги населению
  • Постоянный сотрудник с 5 или более годами непрерывного стажа, для которого не указано иное, если он работает в одном из следующих подразделений:
    • Государство
    • Территория
    • Государственная власть
    • Территориальный орган
    • Орган местного самоуправления
  • Сотрудник полиции
  • Резервист полиции
  • Офицер службы охраны (ПСО)
  • Секретарь или заместитель Секретаря суда
  • Директор школы
  • Старший исполнительный сотрудник органа Содружества
  • Старший служащий штата или территории
  • Старший сотрудник административной службы Содружества
  • Шериф
  • Офицер шерифа
  • Должностное лицо или служащий Государственного опекуна с уровнем классификации 2 и выше
  • Учитель, работающий на постоянной основе полный или неполный рабочий день в школе или высшем учебном заведении
  • Сотрудник или сотрудник комиссии по несчастным случаям на транспорте с уровнем классификации 2 и выше
  • Сотрудник или сотрудник VicRoads с уровнем классификации 2 или выше
  • Сотрудник инспекции штата Виктория
  • Сотрудник государственной службы штата Виктория с установленным классификационным уровнем 2 или выше.
    • Например, руководитель проекта, работающий в качестве VPS4, или административный помощник, работающий в качестве VPS2
  • Victorian WorkCover Должностное лицо или служащий с классом 2 или выше
  • Любые уполномоченные лица, принимающие письменные показания, в том числе:
    • Судебный исполнитель
      • Например, судья или магистрат
    • Сотрудник судебного исполнителя
    • Почетный судья
    • Протонотарий или заместитель протонотариата Верховного Суда
    • Регистратор завещаний или помощник регистратора завещаний
    • Регистратор или заместитель регистратора Окружного суда
    • Главный регистратор, регистратор или заместитель регистратора магистратского суда
    • Главный регистратор, регистратор или заместитель регистратора Детского суда
    • Главный регистратор, регистратор или заместитель регистратора VCAT
    • Главный регистратор или регистратор Суда коронеров
    • Член VCAT
    • Член или бывший член любой из палат парламента Виктории
    • Член или бывший член любой из палат парламента Содружества
    • Государственный нотариус
    • Старший чиновник муниципального совета Виктории, отвечающий одному из следующих критериев:
      • Главный исполнительный директор
      • Член совета директоров, ответственный за управление и подчиняющийся непосредственно главному исполнительному директору
      • Любой другой член персонала Совета, получающий зарплату не менее 124 000 долларов США (или более высокий порог, если это указано министром в соответствии с разделом 97B Закона о местном самоуправлении 1989 г. (Внешняя ссылка))
    • Сотрудник Института судебных исполнителей (Виктория)
    • Лицо, действующее в судебном порядке
      • Например, арбитр или любое лицо или орган, уполномоченный заслушивать, получать и исследовать доказательства
    • Любое другое должностное лицо или лицо, уполномоченное, уполномоченное или разрешенное каким-либо законом или правилами суда или правилами трибунала или в соответствии с ними для администрирования письменных показаний под присягой

Посетите центр сертификации

Отнесите оригинал и копию оригинала в орган по сертификации.

Сертификат:

  1. проверить оригинал, чтобы убедиться, что он не является копией или подделкой
  2. осмотрите копию, чтобы убедиться, что она идентична оригиналу. Копию можно считать идентичной, даже если она другого размера или цвета, если это не приведет к потере какой-либо существенной информации.

Затем орган по сертификации напишет или проштампует копию со словами: «Подтверждено, что это подлинная копия увиденного мной оригинала». Они подпишут и поставят дату на копии, а также напишут или проштампуют свой:

  1. наименование
  2. личный или служебный адрес и
  3. квалификация уполномоченного органа по сертификации.

Если копия состоит из нескольких страниц, орган по сертификации подпишет подпись или инициализирует и пронумерует все страницы.

Копия заверена.

Заверение документа на другом языке

Документ на другом языке, кроме английского, может быть заверен. Сертифицирующий орган должен придерживаться мнения, что копия идентична оригиналу документа.

Подтверждающие документы для подачи заявления о приеме на работу

Когда вы подаете заявление о приеме на работу, работодателю может потребоваться дополнительная информация, чем просто копия вашего резюме и сопроводительное письмо.Компания может запросить так называемую «подтверждающую документацию» для заполнения вашего заявления. Знание того, что и как включать, поможет вам оставаться в борьбе за эту роль.

Что такое подтверждающие документы?

Вспомогательная документация для заявления о приеме на работу может включать резюме, сопроводительное письмо, стенограммы об образовании, образцы письменных работ, документы о предпочтениях ветеранов, портфолио, сертификаты, список литературы, рекомендательные письма и другую документацию, как указано в объявлении о вакансии.Требуемая информация зависит от должности и требований работодателя к найму.

Как правило, работодатели указывают, какие документы они хотели бы, чтобы вы включили в свое заявление.

Если нет, не стесняйтесь спросить менеджера по найму или представителя отдела кадров, какую подтверждающую документацию отправить. Обязательно следуйте всем их инструкциям о том, что отправлять и как это отправлять. (Например, официальные стенограммы обычно отправляются непосредственно из соответствующей школы или учреждения.)

Почему работодатели запрашивают подтверждающую документацию?

Получение подтверждающей документации от кандидатов помогает компаниям оценивать заявки. Для многих работодателей резюме (или резюме и сопроводительное письмо) предоставляет всю необходимую информацию. Другим работодателям требуется дополнительная информация, чтобы определить, с какими кандидатами они будут проводить собеседование и в конечном итоге нанять.

Причина запроса информации — получить полное представление о вас как о кандидате или предоставить подтверждение деталей, перечисленных в вашем резюме или заявлении о приеме на работу.Например, требование транскрипта в качестве подтверждающей документации позволяет работодателям подтвердить, что вы закончили учебу, а также ваш средний балл.

Запрос документации также может быть проверкой того, могут ли кандидаты следовать инструкциям. Если в объявлении о вакансии указано, что кандидаты должны предоставить список рекомендаций вместе со своим заявлением, менеджеры по найму могут немедленно исключить всех кандидатов, которые не представили рекомендации.

Список подтверждающих документов

Ниже приведен список подтверждающих документов, которые вам может потребоваться подать вместе с заявлением о приеме на работу:

  • Резюме
  • Сопроводительное письмо
  • Справочный лист
  • Рекомендательные письма
  • Выписка
  • Портфолио
  • Образец письма (эссе, статьи или другие образцы письма)
  • Свидетельство о трудоустройстве
  • Сертификаты (например, сертификаты обучения или компьютера)

Как получить копии документов

Работодатель может запросить оригиналы некоторых документов, например, стенограммы.В этом случае запросите их заранее в учреждении, где вы их получили.

Чтобы запросить копию стенограммы в образовательном учреждении, отправьте письменный запрос регистратору или руководящему офису и попросите отправить вашу стенограмму непосредственно работодателю. Некоторые школы могут позволить вам запросить стенограмму в электронном виде, в то время как другие могут потребовать официальное письмо.

Школы обычно взимают номинальную плату за стенограммы, часто в диапазоне от 5 до 30 долларов.Для получения информации о сборах и других требованиях посетите веб-сайт вашей школы или позвоните в офис напрямую.

Как отправить подтверждающую документацию

Сбор всей этой информации за один раз, будь то во время процесса подачи заявки или после первоначального собеседования, очень помогает работодателям. Это позволяет менеджеру по найму иметь всю необходимую информацию о кандидатах и ​​сокращает последующие электронные письма и телефонные звонки для запроса дополнительных документов.

Кандидатам может показаться, что сбор и подача документов менее удобны, а создают больше хлопот. Чтобы найти некоторые документы, может потребоваться немного покопаться. Например, где ваш профессиональный сертификат по управлению проектами и кому вы можете позвонить, чтобы получить копию, если вы не можете найти свою?

Для сборки другой документации может потребоваться небольшая работа. Например, если вы отправляете список отзывов, вам нужно спросить разрешения использовать их в качестве справочника и сообщить им, что кто-то из компании может вскоре связаться с вами.Вы также должны проинформировать их об описании должности и напомнить им о ваших соответствующих навыках и квалификации для этой должности, чтобы они могли представить вам веские аргументы.

Наклейте на документы свое имя

Тщательно пометьте и назовите все файлы, включая ваше имя и сведения о том, что находится в документе. Ваш файл ссылок, например, может называться «Сара-Вонг — Ссылки» или «Ссылки Сары Вонг». Не называйте их просто «Ссылки», поскольку менеджеры по найму, как правило, имеют много файлов и не смогут легко идентифицировать вашу документацию.

Следуйте единому шаблону именования во всех документах. Это упростит работу рекрутеров и менеджеров по найму и создаст более профессиональное первое впечатление.

Следуйте инструкциям в объявлении о вакансии

Собрав всю подтверждающую документацию, следуйте инструкциям работодателя о том, как ее подать. Работодатели могут попросить вас загрузить файлы или прикрепить их к электронному письму.

Если работодатели запрашивают файлы определенных форматов (например, PDF), обязательно следуйте этим инструкциям.

Подайте сразу все документы вместе с резюме или заявлением. Если вам чего-то не хватает, попробуйте получить копию перед подачей заявки. Более того, сэкономьте себе шаг и получите копии всего, что вам может понадобиться в связи с поиском работы на вашем компьютере, готовое к компиляции и отправке.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *