Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству: Как стать кадровым делопроизводителем | АБиУС

Содержание

Как стать кадровым делопроизводителем | АБиУС

 

 

 

 

Специалист по кадровому делопроизводству – это должность в сфере управления персоналом, которая предполагает работу, в первую очередь, с документами, а не с людьми. В обязанности такого специалиста входит документационное обеспечение работы с персоналом: документооборот, передача данных по персоналу в государственные структуры. 

Документация по персоналу имеет разнообразный характер и сопровождает сотрудника на всех этапах его карьеры от трудоустройства до увольнения. Специалист по кадровому делопроизводству занимается документацией распорядительной, плановой, организационной, документацией по социальному обеспечению. Он выполняет учет, хранение, перемещение документов между отделами организации.

 

 

В профстандарте  № 559 «Специалист по управлению персоналом» (утвержден Приказом Минтруда РФ от 06 октября 2015 г.

N 691н) указано, что обязательным условием для работы в должности специалиста по кадровому делопроизводству является профильное образование. Других специфических требований для этой должности нет. Однако работодатели могут предъявлять более высокие требования, например, к наличию опыта работы по специальности или уровню образования. 


В должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству входит следующее:

1. Обработка и анализ, разработка, подготовка проектов и оформление, регистрация, учет, хранение, передача в архив документации по персоналу.

2. Осуществление оборота кадровых документов внутри организации.

3. Сбор и проверка личных документов сотрудников, выдача документов о трудовой деятельности, подготовка выписок, справок, копий по требованию сотрудников, учет рабочего времени.

4. Организация документооборота между организацией и государственными структурами, постановка на учет в государственных органах, предоставление выписок, оригиналов и копий документов по запросу, подготовка уведомлений, отчетов, статистики.

5. Организация хранения персональных данных сотрудников в соответствии с законом.

 

 

Для выполнения всех перечисленных функций специалист по кадровому делопроизводству должен обладать определенными компетенциями. 

Ему необходимо уметь разрабатывать и оформлять документы, должностные инструкции, обеспечивать их хранение, пользоваться специфическими информационными системами, базами данных. 

Для успешной работы кадровому делопроизводителю нужно уметь выявлять и исправлять ошибки в документации, осуществлять контроль присутствия сотрудников на рабочих местах, собирать и анализировать информацию, консультировать сотрудников по вопросам рынка труда, соблюдать нормы деловой этики.

Специалист по кадровому делопроизводству должен обладать знаниями в области трудового и архивного законодательства РФ. 

Также должен знать:

  • положения законов о персональных данных

  • нормативные правовые акты, регулирующие взаимодействие организации с государственными ведомствами

  • порядок оформления, ведения и хранения документов

  • положения о структуре организации

Еще обязательно потребуются базовые знания в области информатики, построения и работы информационных систем.

 

 

На современном рынке образования широко представлены возможности обучения по специальностям кадровое делопроизводство и управление персоналом. 

Чтобы ответить на вопрос в чем различие образовательных программ следует обратиться к особенностям двух этих профессиональных направлений. 

Кадровое делопроизводство – это узкая специализация. Кадровик работает, прежде всего, с документами и выполняет ограниченный набор функций. 

Управление персоналом значительно шире. Менеджер по управлению персоналом работает в основном с людьми, выполняет  много разнообразных обязанностей: подбор персонала, обучение, оценка и аттестация, реализация социальной поддержки и другие. Среди прочего в его обязанности может входить и кадровое делопроизводство.

 При выборе специальности для обучения необходимо отталкиваться от собственных потребностей и планов. Если есть намерение или необходимость работать именно специалистом кадрового делопроизводства,  то образование по данному, более узкому, профилю может эффективнее помочь в работе, чем более разнообразное по содержанию управление персоналом. 

Если же есть расчет на карьеру в сфере управления персоналом или перевод на смежные с кадровиком должности, образование специалиста по управлению персоналом будет более уместным.

 

 

В профессиональном стандарте указано, что для работы специалистом по кадровому делопроизводству достаточно среднего специального образования соответствующего профиля. Другой вариант — программа профессиональной переподготовки на базе среднего специального образования другого профиля. 

 

 

Обучиться специальности кадровое делопроизводство можно разными способами. Среднее специальное образование по данному профилю можно получить во многих колледжах. Обучение возможно на базе 9 и 11 классов. Зачисление на бюджетной основе чаще всего происходит без экзаменов, с учетом среднего балла аттестата. В вузах кадровое делопроизводство не представлено как самостоятельная специальность. В  высшем образовании изучение кадрового делопроизводства включено в программы бакалавриата по специальности управление персоналом. Вступительными экзаменами на данное направление являются математика, русский язык и обществознание. Зачисление на платное отделение происходит без экзаменов. 

Для тех, кто уже имеет среднее специальное или высшее образование существуют программы переподготовки, которые позволяют в короткие сроки изучить кадровое делопроизводство и получить документ об образовании. Важно внимательно подойти к выбору программы и учреждения ДПО для обучения. В первую очередь стоит обратить внимание на наличие государственной образовательной лицензии и разработана ли предлагаемая программа в соответствии с принятым профстандартом по этой специальности.

 

 

Технологии дистанционного обучения набирают все большую популярность и часто применяются в реализации образовательных программ профессиональной переподготовки и повышения квалификации. 

Преимуществами дистанционного обучения являются возможность получить образование без отрыва от работы, возможность индивидуально подбирать удобный график обучения. Выбирая, как обучиться кадровому делопроизводству (очно, заочно, дистанционно), важно помнить, что для получения качественного образования, которое поможет получить знания и навыки действительно ценные в работе, необходимо тщательно подбирать образовательное учреждение. АБиУС предоставляет образовательные услуги на протяжении 20 лет и зарекомендовала себя как эффективное образовательное учреждение. 

Программа дополнительного профессионального образования кадровое делопроизводство составлена с учетом требований профстандарта. Для успешного освоения программы Академия предоставляет доступ к обширной библиотеке и удобному пользовательскому интерфейсу личного кабинета СДО.

Разработчики программы – высококвалифицированные специалисты с большим опытом работы. Каждый слушатель получает индивидуальное сопровождение, на все вопросы  в процессе обучения отвечает прикрепленный методист. Зачисление происходит при наличии среднего специального или высшего образования любого профиля, без экзаменов.

По завершении обучения выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца с присвоением квалификации. Документ об образовании обязательно вносится в государственную базу ФИС ФРДО, высылается бесплатно в любой регион и город России.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— трудовое законодательство РФ;
— профиль, специализацию предприятия.
— структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
— порядок определения потребности в кадрах;
— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
— положения о проведении аттестации персонала;
— порядок назначения (избрания) на должность;
— порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
— порядок составления отчетности по кадрам;
— основы психологии и социологии труда;
— знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.
3. Права специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:
3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:
4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

HR практик | Июл 29, 2021 | HR Статьи, Лидерство, Статьи Новое | 0 Comments

Эбби Шипп В 2019 году я поняла, что зашла в тупик. Со стороны моя карьера казалась успешной, семья — счастливой, а я — живущей в сказке. Однако никто не знал, что я кое-как питалась и мучилась от хронической бессонницы, болей из-за защемления шейного нерва и…

HR практик | Июл 29, 2021 | HR Статьи, Корпоративная культура, Статьи Новое | 0 Comments

Компания перенесла дату выхода сотрудников с удалёнки с 1 сентября на 18 октября из-за вспышки коронавируса. Сотрудники, которые хотят вернуться на работу в кампусы Google должны пройти вакцинацию, сообщил гендиректор компании Сундар Пичаи. Правило начнёт действовать…

HR практик | Июн 29, 2021 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments

Сбер продолжает заботиться о команде и становится гибче, предлагая сотрудникам новые возможности. Среди них — долгосрочный отпуск (от месяца до года) или работа удалённо из любого региона России. Саббатикал, или долгосрочный отпуск Если сотруднику Сбера нужен…

HR практик | Май 22, 2021 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments

Мария Дранишникова Роман Кутузов Анна Дерябина   Что было раньше – курица или яйцо? Компания не вкладывает в обучение, потому что бизнес не растет, или он как раз потому и не растет, что компания не инвестирует в развитие сотрудников? Между этими событиями есть…

HR практик | Май 12, 2021 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments

Исследования и опросы показывают, что сотрудники работают более эффективно под руководством профессионала, который вырос внутри компании, а не специалиста, нанятого со стороны сразу на руководящую позицию, пишет Inc.com. Например, более 70% работников, опрошенных…

HR практик | Апр 28, 2021 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments

Коронавирусная пандемия задала тренды на рынке труда на годы вперед. Работодатели не откажутся от дистанта, но от сотрудников будут требовать смешанных умений — hard skills, soft skills и digital skills. Как показал опрос 230 российских компаний, проведенный…

HR практик | Фев 22, 2021 | HR Статьи, Корпоративная культура, Статьи Новое | 0 Comments

51% россиян считают служебные романы допустимыми, если это не мешает работе   Аналитики GorodRabot.ru решили выяснить, как в России относятся к служебным романам.   В опросе приняли участие 1900 жителей разных регионов России. Опрос проводили в личном…

HR практик | Фев 2, 2021 | HR Статьи, Корпоративная культура, Статьи Новое | 0 Comments

Ольга Семенова   Неприятные мысли о новом рабочем дне. Липкий осадок после вчерашней встречи с руководителем. Пульсирующее волнение, которое сопровождает просмотр корпоративной почты. Желание стать незаметным или вообще заболеть и взять больничный на…

HR практик | Фев 1, 2021 | Блог, Блог Мария Реутская, Блог Новое, Корпоративная культура | 0 Comments

Мария Реутская Я лично глубоко убеждена, что хороший лидер должен быть хорошим коммуникатором. Это как неписанное правило для любого, у которого есть команда и подчинённые. Наличие коммуникационных навыков обычно (к сожалению) не прописывают в должностных инструкциях….

HR практик | Янв 12, 2021 | HR Статьи, Корпоративная культура, Статьи Новое | 0 Comments

Должностные обязанности специалиста по кадрам и делопроизводству. Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству, должностные обязанности специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству, образец должностной инструкции с

Успех любого предприятия зависит от кадров. Именно сотрудники кадрового отдела занимаются управлением человеческими ресурсами. Они обязаны обеспечить сотрудникам получения необходимых квалификационных навыков, отвечают за их перемещение между подразделениями фирмы, прием на работу или увольнение.

Данные сотрудники ведут учет отработанных часов, отпусков и выходных. Чтобы можно было регулировать взаимоотношения начальства с подчиненными, используется должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству. В ней указана вся необходимая информация для нормальной работы компании.

Положения

Сотрудник, принимаемый на эту должность, является специалистом. От него требуется получение свидетельства об окончании высшего профессионального образования. Также работодатели обычно требуют стаж работы от трех лет и выше. Назначить или уволить работника может лишь генеральный директор, у которого он находится в непосредственном подчинении. В своей деятельности трудящийся должен учитывать руководящие материалы, приказы начальства, устав компании и должностную инструкцию специалиста по кадровому делопроизводству.

Знания

Сотрудник обязан изучить законодательные и нормативные акты, посредством которых регулируется деятельность компании, в которой он трудоустроен. Он должен быть знаком с трудовым законодательством, целями и стратегией развития организации. Помимо этого, сотрудник должен знать, какие существуют методы качественного и количественного анализа персонала компании, как проходит прогнозирование и планирование необходимости найма новых сотрудников.

Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает основы социологии, экономики и психологии труда, следит за современными тенденциями развития управления персоналом, способен применить свои знания на практике.

Другие знания

Работник должен разбираться в формах и системах оплаты трудовой деятельности, знать методики стимулирования эффективной работы. От этого специалиста требуются знания, относящиеся к составлению и разработке контрактов и трудовых договоров, а также умения регулировать споры в этой сфере. Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает, как оценивать сотрудников компании и результаты их работы.

Он должен хорошо разбираться в стандартах и унифицированных формах кадровых документов, в производственной педагогике, конфликтологии. Это обусловлено тем, что в ходе своей деятельности ему придется предотвращать и устранять конфликты. Также он обязан знать охрану труда, хорошо ориентироваться на рынке рабочей силы, услуг повышения квалификации, понимать, какие бывают методы и формы тренинговой и образовательной работы с сотрудниками компании.

Задачи

В задачи данного специалиста входит разработка корпоративной политики и концепции в отношении управления персоналом под руководством генерального директора компании. Также при его содействии сотрудник обязан формировать корпоративную культуру, участвовать в ее развитии. по кадровому делопроизводству предполагает, что его задачей является осуществление решений по найму, переводу, передвижению по службе работников компании.

Также он решает, кому объявлять благодарности, поощрения, а кому наложить взыскание, кого понизить в должности или уволить с нее. Он занимается управлением социальных процессов в организации, в том числе созданием благоприятного климата в коллективе, разрешением конфликтов и споров трудового характера.

Другие задачи

Должностная инструкция ведущего специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что в задачи сотрудника входит управление работами, направленными на формирование кадрового резерва, основанного на действующем составе персонала. Также в задачи этого работника входит работа с рынком труда, а именно поиск и подбор профессий, квалификаций и специальностей, необходимых компании.

Он должен принимать участие в разработке планов по проведению контроля эффективности персонала, основываясь на текущих данных и рассчитывая перспективу. Занимается организацией обучения сотрудников, координирует мероприятия по повышению их квалификации, занимается развитием их деловой карьеры. Помимо этого, в задачи сотрудника входит организация необходимого кадрового учета и делопроизводства с учетом государственных стандартов и законодательных требований, руководство подчиненными ему сотрудниками и прочее.

Функции

Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству включают в себя планирование собственной деятельности на основании стратегических задач компании, реальной ситуации в организации. Делает он это в соответствии с полугодовой, ежеквартальной и ежемесячной отчетностью в соответствии с концепцией и корпоративной политикой фирмы, где он трудоустроен.

Сюда же входит изучение и анализ конъюнктуры рынка труда, письменные доклады, включающие обзор заработной платы в конкурентных структурах подобных должностей с учетом всех систем и уровней. Этот сотрудник занимается поиском персонала, используя собственные силы и, если это предусмотрено бюджетом компании, привлекая государственные и частные структуры, занятые в этой сфере. Осуществляются работы по поиску персонала с учетом принятого порядка в организации и принятых от отделов и служб заявок.

Обязанности

В функции специалиста по кадровому делопроизводству входит проведение предварительных работ с претендентами на получение работы. Сюда входит анкетирование, собеседования и прочее. Именно этот сотрудник должен отобрать самых перспективных работников и направить их на собеседование с вышестоящим руководством. Также он выполняет адаптационные мероприятия. Имеется ввиду, знакомство новых работников с коллективом, компанией, формальными и неформальными правилами организации, трудовым распорядком и другими традициями, ценностями фирмы.

Он занимается контролем качества, полноты и прочих факторов, влияющих на вхождение в должность, проводит экзаменационные проверки соответствия работников. Подготавливает и проводит ежегодную профессиональную аттестацию, разрабатывает ее планы и программу, составляет графики, запрашивает у руководства оценку эффективности деятельности подчиненных. Помимо этого, он занимается подбором перспективных сотрудников для зачисления их в кадровый резерв и дальнейшего выдвижения на руководящие должности.

Другие функции

По кадровому делопроизводству включают в себя мониторинг атмосферы в коллективе с точки зрения социального и психологического аспекта. Он анализирует деловые, функциональные, моральные и психологические качества персонала. Мотивирует сотрудников, следит за тем, чтобы они были удовлетворены качеством и условиями работы. Представляет отчеты каждый квартал относительно кадровых и социальных вопросов. Если возникают проблемы, требующие сродного вмешательства, сообщает об этом руководству с личными вариантами их решения.

Совместно с начальством составляет планы по проведению тренингов и обучающих семинаров примерно раз в полгода в момент формирования бюджета фирмы. Привлекает к этому сотрудников своего отдела, если в этом есть необходимость, и контролирует выполнение запланированных мероприятий. Он должен продумывать и предлагать методы мотивации сотрудников, улучшения условий труда, рационализации выплат и финансового стимулирования. Он разрабатывает должностные инструкции для персонала, следит за выполнением трудовой дисциплины. Проводит консультации для руководителей отделов и филиалов, а также работников относительно вопросов трудового права и социальной защиты.

Другие обязанности

Должностная инструкция специалиста по кадрам и делопроизводству предполагает, что он выполняет работы по контролю за соблюдением трудового законодательства, обеспечивает решение кадровых вопросов, занимается разработкой положений о персонале. Этот сотрудник должен утверждать договоры, и готовить их в соответствии с действующим законодательством и правилами фирмы. Занимается и ведет учетную документацию для государственных органов. Работник должен осуществлять приемы, переводы и увольнение персонала, учитывая трудовое законодательство, инструкции, положения и приказы, которые приняты в компании.

Прочие функции

Должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам предполагает, что он занимается формированием и ведением личных дел работников компании, при этом своевременно внося в них необходимые изменения. Занимается заполнением, учетом и хранением трудовых книжек, подсчетом стажа работников, составляет и выдает справки относительно нынешней и прошлой деятельности сотрудников компании.

Ведет учетную документацию относительно призывников и военнослужащих среди персонала фирмы, занимается архивом личных дел, готовит документацию относительно истечения сроков сохранности или передачи данных в государственные органы. Помимо этого, он должен передавать личные данные сотрудников в бухгалтерию для налогового инспектирования. Помогает работникам бухгалтерии составлять документацию для получения пособий, льгот, пенсий и прочих социальных выплат сотрудникам компании и их семьям с последующей передачей в соответствующие органы.

Прочие обязанности

Образец должностной инструкции специалиста по кадрам представлен в статье. Данный документ предполагает, что работник занимается составлением графиков отпусков, изучает причины текучести кадров и предлагает методы улучшения ситуации. Формирует сметную документацию, ведет все формы отчетности, обеспечивает сохранность коммерческой тайны и конфиденциальность полученных сведений. Тут имеются ввиду данные о товарооборотах и финансовых отношениях между компанией и поставщиками, о внутренней финансовой документации фирмы, сведения об адресах и телефонов всех работников и руководителей компании, о размерах заработной платы и прочих данных, подлежащих секретности.

Права

Есть ряд прав, которыми обладает специалист по делопроизводству. Должностная инструкция обязана включать в себя их полный перечень. Сотрудник вправе представлять интересы компании в государственных и коммерческих учреждениях по всем вопросам, что относятся к развитию, использованию или формированию рабочей силы. Он имеет право вести самостоятельную переписку в пределах своей компетенции, принимать участие в подготовке проектов и приказов, касающихся его деятельности, запрашивать необходимую информацию у начальников отделов.

Он может запрашивать подготовку и создание документации, не выходя за пределы своих компетентных возможностей. Работник вправе подписывать и визировать документацию, предлагать руководству поощрения или взыскания с сотрудников. Он имеет право на обеспечение нормальных условий труда, получение доступа к техническим средствам и прочие социальные гарантии. Также он вправе получать от руководства содействие в выполнении своих обязанностей.

Ответственность

Согласно образцу должностной инструкции специалиста отдела кадров, его деятельность включает в себя ответственность, которая возлагается на сотрудника в ходе выполнения им его обязанностей. Он ответственен за ненадлежащее или неполное выполнение возложенных на него функций в пределах действующего законодательства страны. Его могут привлечь к ответу, если он нарушил трудовой, административный или уголовный кодекс, а также за нанесение компании материального ущерба и совершение других ошибок в ходе своей трудовой деятельности.

Сотрудника могут привлечь к ответу за нарушение коммерческой тайны, разглашение конфиденциальной информации или утечку финансовой документации компании. Также он ответственен за превышение своих полномочий или использование их в личных целях. Также могут быть учтены прочие пункты ответственности в зависимости от потребностей компании и личных требований руководства.

Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно .
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— трудовое законодательство РФ;
— профиль, специализацию предприятия.
— структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
— порядок определения потребности в кадрах;
— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
— ;
— порядок назначения (избрания) на должность;
— порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
— порядок составления отчетности по кадрам;
— основы психологии и социологии труда;
— знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.
3. Права специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:
3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:
4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Кто те молодые львы, что сотрут нас с лица земли? Б. Г. Если вы не поняли, о чем я, вы не в тренде и явно ничего не понимаете в новой генерации HR – ов. Это совершенно просветленные новым знанием, невероятно продвинутые молодые люди. Они про людей, они не про это…

Те же задачи, те же зарплаты, но в час дня можно идти домой. Компания работает в таком графике уже полтора года. В конце 2017 года немец Лассе Райнганс (Lasse Rheingans) приобрёл небольшую консалтинговую фирму переименовав её в Rheingans Digital Enabler. Он сразу же…


Перевод колонки блогера и публициста Кевина Драма о будущем, в котором людей на рынке труда заменит искусственный интеллект. В ближайшие 40 лет роботы займут ваши рабочие места. Неважно, кем вы работаете. Копаете траншеи? Робот будет копать их лучше. Пишете статьи для…


Анна Сафронова В юности Катерина Погодина хотела поступить в вуз на отделение английского, но не прошла по конкурсу. Сегодня она говорит на трех иностранных языках и является топ-менеджером в одной из крупнейших международных компаний После неудачи с лингвистическим…


Джек Зенгер и Джозеф Фолкман Ни для кого не секрет, что эмоции заразительны. Например, исследование, проведенное Джеймсом Фаулером из Университета Сан-Диего и Николасом Кристакисом из Гарварда показало, что радость передается от человека к человеку. Если ваш друг…


Должны ли благотворители быть нищими, может ли помощь быть бизнесом и стыдно ли относиться к эмоциональному рационально — Esquire поговорил с членом правления фонда «Друзья» Светланой Миронюк, которая помогает российской благотворительности встать на бизнес-рельсы….


Специалист (менеджер) по кадровому делопроизводству организует оформление приема, перевода, перемещения, командирования и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора компании. Ведет учет личного состава, разрабатывает положения, правила внутреннего распорядка компании и должностные инструкции работников, выдает справки о трудовой деятельности работников, вносит в трудовые книжки записи о переводах, перемещениях, поощрениях. В образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству включены требования к сотруднику, а так же перечислены должностные обязанности.

Образец должностной инструкции с пециалиста по кадровому делопроизводству

1. Общие положения

1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— трудовое законодательство РФ;
— профиль, специализацию предприятия.
— структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
— порядок определения потребности в кадрах;
— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
— положения о проведении аттестации персонала;
— порядок назначения (избрания) на должность;
— порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
— порядок составления отчетности по кадрам;
— основы психологии и социологии труда;
— знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.

3. Права специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Материал подготовлен и проверен нашими экспертами

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом» (код А «Документальное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации — 5), утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № 691н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

11.03.2016

48256

Должностная инструкция специалиста по персоналу, в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом»

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, (код А «Документальное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации — 5), утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № 691н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

С 1 июля 2016 года организации должны будут применять профстандарты, если трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции (ч.1 ст.195.3 ТК РФ в редакции, действующей с 1 июля 2016 г.).

Возможное наименование должности:
— специалист по кадровому делопроизводству;
— специалист по документационному обеспечению работы с персоналом;
— специалист по документационному обеспечению персонала;
— специалист по персоналу.

Выполняемые задачи:
— ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
— ведение документации по учету и движению кадров;
— администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

Требования к образованию:
Среднее профессиональное: программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное по программам профессиональной переподготовки, повышения квалификации

Примечание:
Сотрудник, принятый ранее на работу, и не соответствующий требованиям профстандарта для занимаемой им должности, не может быть уволен. В том случае, когда уровень его образования ниже требуемого, ему нужно продолжить образование или разработать индивидуальную программу обучения.

Если название должности сотрудника, указанное в трудовом договоре, не соответствует профстандарту, требования которого на него распространяются, это тоже не является основанием для его увольнения. В этом случае работодатель должен перевести его на другую должность с соответствующим наименованием. И лишь при отказе работника от такого перевода руководство вправе уволить его, сократив должность, с соблюдением установленной процедуры (ст. 180 ТК РФ).

В случае, когда сотрудник отказывается повышать квалификацию или получать дополнительное образование, уволить его можно на основании результатов аттестации. Это можно сделать, если не получено его согласие или у работодателя нет возможности предложить ему вакансию, соответствующую его специальности и квалификации (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).

Если работник добросовестно выполняет свои трудовые обязанности, и тем более прошел аттестацию, увольнять его у работодателя нет никаких оснований.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «ААА»
_____________ А. А. Иванов

«___»_______________ 2019 г.

Должностная инструкция специалиста по персоналу

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по персоналу ЗАО «ААА» (далее — «Организация»).
1.2. Специалист по персоналу назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Специалист по персоналу подчиняется непосредственно (начальнику отдела кадров, руководителю структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров; иному должностному лицу)________________ Организации.
1.4. На должность специалиста по персоналу назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации, без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Специалист по персоналу должен знать:
— трудовое законодательство Российской Федерации;
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— законодательство Российской Федерации о персональных данных;
— основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— структуру и штаты Организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;
— локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
— основы документооборота и документационного обеспечения;
— технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
— порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
— порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
— правила и нормы охраны труда;
— базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
— нормы этики и делового общения.
1.6. В период временного отсутствия специалиста по персоналу его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
На специалиста по персоналу возлагаются следующие функции:
2.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
2.2. Ведение документации по учету и движению кадров.
2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
2.4. Анализ состояния трудовой дисциплины и выполнение работниками Организации правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
2.5. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале Организации.
2.6. Составляет установленную отчетность.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
Для выполнения возложенных на него функций специалист по персоналу обязан:
3.1. Обрабатывать и анализировать поступающую документации по персоналу.
3.2. Разрабатывать и оформлять документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную).
3.3. Производить регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.4. Подготавливать проекты документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала.
3.5. Организовывать систему движения документов по персоналу.
3.6. Производить сбор и проверку личных документов работников.
3.7. Производить подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках.
3.8. Выдавать работнику кадровые документы о его трудовой деятельности.
3.9. Доводить до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации.
3.10. Вести учет рабочего времени работников.
3.11. Производить регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.12. Организовывать документооборот по учету и движению кадров.
3.13. Организовывать документооборот по представлению документов по персоналу в государственные органы.
3.14. Организовать постановку на учет организации в государственных органах.
3.15. Подготавливать по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов.
3.16. Подготавливать уведомления, отчетной и статистической информации по персоналу.
3.17. Подготавливать информацию о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.18. Участвовать в разработке текущих планов по труду.
3.19. Составлять установленную отчетность.

4. ПРАВА.
Специалист по по персоналу имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по персоналу.
4.6. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в и

Скачать должностную инструкцию
специалиста по кадрам (.doc, 75КБ)

I. Общие положения

  1. Специалист по кадрам по кадрам относится к категории специалистов.
  2. На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
  3. Назначение на должность специалиста по кадрам и освобождение от нее производится приказом
  4. Специалист по кадрам должен знать:
    1. 4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам управления персоналом.
    2. 4.2. Трудовое законодательство.
    3. 4.3. Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.
    4. 4.4. Порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах.
    5. 4.5. Источники обеспечения предприятия кадрами.
    6. 4.6. Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров.
    7. 4.7. Положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний.
    8. 4.8. Порядок избрания (назначения) на должность.
    9. 4.9. Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.
    10. 4.10. Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.
    11. 4.11. Порядок составления отчетности по кадрам.
    12. 4.12. Основы психологии и социологии труда.
    13. 4.13. Основы экономики, организации труда и управления.
    14. 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
    15. 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности.
  5. На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь, командировка, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

Специалист по кадрам:

  1. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
  2. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
  3. Проводит изучение и анализ:
    1. 3.1. Должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений.
    2. 3.2. Установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников.
    3. 3.3. Результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
  4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.
  5. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.
  6. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью и профессией, проведением их стажировок.
  7. Принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.
  8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
  9. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
  10. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
  11. Контролирует:
    1. 11.1. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников.
    2. 11.2. Выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности.
    3. 11.3. Соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек.
    4. 11.4. Подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам.
    5. 11.5. Внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.
  12. Составляет установленную отчетность.
  13. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Специалист по кадрам имеет право:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия и совершенствованию форм и методов труда; замечания по деятельности персонала предприятия; варианты устранения имеющихся в деятельности предприятия недостатков.
  3. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).
  5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

функции, обязанности и права, образец инструкции

Успех любого предприятия зависит от кадров. Именно сотрудники кадрового отдела занимаются управлением человеческими ресурсами. Они обязаны обеспечить сотрудникам получения необходимых квалификационных навыков, отвечают за их перемещение между подразделениями фирмы, прием на работу или увольнение.

Данные сотрудники ведут учет отработанных часов, отпусков и выходных. Чтобы можно было регулировать взаимоотношения начальства с подчиненными, используется должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству. В ней указана вся необходимая информация для нормальной работы компании.

Положения

Сотрудник, принимаемый на эту должность, является специалистом. От него требуется получение свидетельства об окончании высшего профессионального образования. Также работодатели обычно требуют стаж работы от трех лет и выше. Назначить или уволить работника может лишь генеральный директор, у которого он находится в непосредственном подчинении. В своей деятельности трудящийся должен учитывать руководящие материалы, приказы начальства, устав компании и должностную инструкцию специалиста по кадровому делопроизводству.

Знания

Сотрудник обязан изучить законодательные и нормативные акты, посредством которых регулируется деятельность компании, в которой он трудоустроен. Он должен быть знаком с трудовым законодательством, целями и стратегией развития организации. Помимо этого, сотрудник должен знать, какие существуют методы качественного и количественного анализа персонала компании, как проходит прогнозирование и планирование необходимости найма новых сотрудников.

Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает основы социологии, экономики и психологии труда, следит за современными тенденциями развития управления персоналом, способен применить свои знания на практике.

Другие знания

Работник должен разбираться в формах и системах оплаты трудовой деятельности, знать методики стимулирования эффективной работы. От этого специалиста требуются знания, относящиеся к составлению и разработке контрактов и трудовых договоров, а также умения регулировать споры в этой сфере. Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает, как оценивать сотрудников компании и результаты их работы.

Он должен хорошо разбираться в стандартах и унифицированных формах кадровых документов, в производственной педагогике, конфликтологии. Это обусловлено тем, что в ходе своей деятельности ему придется предотвращать и устранять конфликты. Также он обязан знать охрану труда, хорошо ориентироваться на рынке рабочей силы, услуг повышения квалификации, понимать, какие бывают методы и формы тренинговой и образовательной работы с сотрудниками компании.

Задачи

В задачи данного специалиста входит разработка корпоративной политики и концепции в отношении управления персоналом под руководством генерального директора компании. Также при его содействии сотрудник обязан формировать корпоративную культуру, участвовать в ее развитии. Должностная инструкция ведущего специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что его задачей является осуществление решений по найму, переводу, передвижению по службе работников компании.

Также он решает, кому объявлять благодарности, поощрения, а кому наложить взыскание, кого понизить в должности или уволить с нее. Он занимается управлением социальных процессов в организации, в том числе созданием благоприятного климата в коллективе, разрешением конфликтов и споров трудового характера.

Другие задачи

Должностная инструкция ведущего специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что в задачи сотрудника входит управление работами, направленными на формирование кадрового резерва, основанного на действующем составе персонала. Также в задачи этого работника входит работа с рынком труда, а именно поиск и подбор профессий, квалификаций и специальностей, необходимых компании.

Он должен принимать участие в разработке планов по проведению контроля эффективности персонала, основываясь на текущих данных и рассчитывая перспективу. Занимается организацией обучения сотрудников, координирует мероприятия по повышению их квалификации, занимается развитием их деловой карьеры. Помимо этого, в задачи сотрудника входит организация необходимого кадрового учета и делопроизводства с учетом государственных стандартов и законодательных требований, руководство подчиненными ему сотрудниками и прочее.

Функции

Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству включают в себя планирование собственной деятельности на основании стратегических задач компании, реальной ситуации в организации. Делает он это в соответствии с полугодовой, ежеквартальной и ежемесячной отчетностью в соответствии с концепцией и корпоративной политикой фирмы, где он трудоустроен.

Сюда же входит изучение и анализ конъюнктуры рынка труда, письменные доклады, включающие обзор заработной платы в конкурентных структурах подобных должностей с учетом всех систем и уровней. Этот сотрудник занимается поиском персонала, используя собственные силы и, если это предусмотрено бюджетом компании, привлекая государственные и частные структуры, занятые в этой сфере. Осуществляются работы по поиску персонала с учетом принятого порядка в организации и принятых от отделов и служб заявок.

Обязанности

В функции специалиста по кадровому делопроизводству входит проведение предварительных работ с претендентами на получение работы. Сюда входит анкетирование, собеседования и прочее. Именно этот сотрудник должен отобрать самых перспективных работников и направить их на собеседование с вышестоящим руководством. Также он выполняет адаптационные мероприятия. Имеется ввиду, знакомство новых работников с коллективом, компанией, формальными и неформальными правилами организации, трудовым распорядком и другими традициями, ценностями фирмы.

Он занимается контролем качества, полноты и прочих факторов, влияющих на вхождение в должность, проводит экзаменационные проверки соответствия работников. Подготавливает и проводит ежегодную профессиональную аттестацию, разрабатывает ее планы и программу, составляет графики, запрашивает у руководства оценку эффективности деятельности подчиненных. Помимо этого, он занимается подбором перспективных сотрудников для зачисления их в кадровый резерв и дальнейшего выдвижения на руководящие должности.

Другие функции

Обязанности специалиста по кадровому делопроизводству включают в себя мониторинг атмосферы в коллективе с точки зрения социального и психологического аспекта. Он анализирует деловые, функциональные, моральные и психологические качества персонала. Мотивирует сотрудников, следит за тем, чтобы они были удовлетворены качеством и условиями работы. Представляет отчеты каждый квартал относительно кадровых и социальных вопросов. Если возникают проблемы, требующие сродного вмешательства, сообщает об этом руководству с личными вариантами их решения.

Совместно с начальством составляет планы по проведению тренингов и обучающих семинаров примерно раз в полгода в момент формирования бюджета фирмы. Привлекает к этому сотрудников своего отдела, если в этом есть необходимость, и контролирует выполнение запланированных мероприятий. Он должен продумывать и предлагать методы мотивации сотрудников, улучшения условий труда, рационализации выплат и финансового стимулирования. Он разрабатывает должностные инструкции для персонала, следит за выполнением трудовой дисциплины. Проводит консультации для руководителей отделов и филиалов, а также работников относительно вопросов трудового права и социальной защиты.

Другие обязанности

Должностная инструкция специалиста по кадрам и делопроизводству предполагает, что он выполняет работы по контролю за соблюдением трудового законодательства, обеспечивает решение кадровых вопросов, занимается разработкой положений о персонале. Этот сотрудник должен утверждать договоры, и готовить их в соответствии с действующим законодательством и правилами фирмы. Занимается ведением кадрового делопроизводства и ведет учетную документацию для государственных органов. Работник должен осуществлять приемы, переводы и увольнение персонала, учитывая трудовое законодательство, инструкции, положения и приказы, которые приняты в компании.

Прочие функции

Должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам предполагает, что он занимается формированием и ведением личных дел работников компании, при этом своевременно внося в них необходимые изменения. Занимается заполнением, учетом и хранением трудовых книжек, подсчетом стажа работников, составляет и выдает справки относительно нынешней и прошлой деятельности сотрудников компании.

Ведет учетную документацию относительно призывников и военнослужащих среди персонала фирмы, занимается архивом личных дел, готовит документацию относительно истечения сроков сохранности или передачи данных в государственные органы. Помимо этого, он должен передавать личные данные сотрудников в бухгалтерию для налогового инспектирования. Помогает работникам бухгалтерии составлять документацию для получения пособий, льгот, пенсий и прочих социальных выплат сотрудникам компании и их семьям с последующей передачей в соответствующие органы.

Прочие обязанности

Образец должностной инструкции специалиста по кадрам представлен в статье. Данный документ предполагает, что работник занимается составлением графиков отпусков, изучает причины текучести кадров и предлагает методы улучшения ситуации. Формирует сметную документацию, ведет все формы отчетности, обеспечивает сохранность коммерческой тайны и конфиденциальность полученных сведений. Тут имеются ввиду данные о товарооборотах и финансовых отношениях между компанией и поставщиками, о внутренней финансовой документации фирмы, сведения об адресах и телефонов всех работников и руководителей компании, о размерах заработной платы и прочих данных, подлежащих секретности.

Права

Есть ряд прав, которыми обладает специалист по делопроизводству. Должностная инструкция обязана включать в себя их полный перечень. Сотрудник вправе представлять интересы компании в государственных и коммерческих учреждениях по всем вопросам, что относятся к развитию, использованию или формированию рабочей силы. Он имеет право вести самостоятельную переписку в пределах своей компетенции, принимать участие в подготовке проектов и приказов, касающихся его деятельности, запрашивать необходимую информацию у начальников отделов.

Он может запрашивать подготовку и создание документации, не выходя за пределы своих компетентных возможностей. Работник вправе подписывать и визировать документацию, предлагать руководству поощрения или взыскания с сотрудников. Он имеет право на обеспечение нормальных условий труда, получение доступа к техническим средствам и прочие социальные гарантии. Также он вправе получать от руководства содействие в выполнении своих обязанностей.

Ответственность

Согласно образцу должностной инструкции специалиста отдела кадров, его деятельность включает в себя ответственность, которая возлагается на сотрудника в ходе выполнения им его обязанностей. Он ответственен за ненадлежащее или неполное выполнение возложенных на него функций в пределах действующего законодательства страны. Его могут привлечь к ответу, если он нарушил трудовой, административный или уголовный кодекс, а также за нанесение компании материального ущерба и совершение других ошибок в ходе своей трудовой деятельности.

Сотрудника могут привлечь к ответу за нарушение коммерческой тайны, разглашение конфиденциальной информации или утечку финансовой документации компании. Также он ответственен за превышение своих полномочий или использование их в личных целях. Также могут быть учтены прочие пункты ответственности в зависимости от потребностей компании и личных требований руководства.

Специалист по кадровому администрированию должностная инструкция. Должностная инструкция специалиста по кадрам

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».

1.2. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.

1.3. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности специалиста по кадрам.

1.4. На должность специалиста по кадрам принимается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом директора техникума по представлению начальника отдела кадров.

1.6. Специалист по кадрам непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров, дополнительно может получать распоряжения от директора техникума.

1.7. Специалист по кадрам в своей работе руководствуется:

Положением об отделе кадров;

Настоящей должностной инструкцией.

1.8. Специалист по кадрам должен знать:

Трудовое законодательство;

Законодательство и нормативные правовые акты;

Методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

Структуру и штаты техникума;

Порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных делработников техникума;

Порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего, страхового и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций;

Оформленияпенсий работникам;

Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

Порядок ведения банка данных о персонале техникума; основы делопроизводства;

Средства вычислительной техники, коммуникации и связи;

Формы и методы контроля исполнения документов;

Правила и нормы охраны труда.

1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора техникума, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

2. Функции

2.1. Оформление приема, перевода и увольнения работников.

2.2. Ведение и учет трудовых книжек.

2.3. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных комиссий.

2.4. Оформление и учет отпусков.

2.5. Оформление документов для назначения пенсий.

2.6. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

2.7. Подготовка, оформление и сдача отчетности по вопросам квотирования.

2.8. Анализ текучести кадров.

2.9. Обеспечение выполнения функций, возложенных на техникум в повседневной деятельности по первичному воинскому учету, воинскому учету и бронированию, граждан, пребывающих в запасе, из числа работающих и обучающихся техникума.

2.10. Осуществление первичного воинского учета граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу, проживающих или пребывающих (на срок более трех месяцев).

2.11.Разъяснение должностным лицам техникума и гражданам их обязанности по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, установленные законодательством Российской Федерации и Положением о воинском учете и осуществление контроля над их исполнением.

2.12. Оформление документов по кадрово-финансовой деятельности.

3. Должностные обязанности

Специалист по кадрам обязан:

3.1. Осуществлять контроль над своевременным исполнением распоряжений, приказов директора техникума и поручений начальника отдела кадров.

3.2. Вести учет личного состава техникума, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3.3.Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора техникума, а также другую установленную документацию по кадрам.

3.4. При приеме на работу выдавать контрольный лист для прохождения вводного, первичного инструктажа, знакомить с локальными актами техникума.

3.5. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

3.6. Оформлять приказы по кадрово-финансовой деятельности работников техникума.

3.7. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям

3.8. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

3.9. Производить запись в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

3.10. Готовить документы для сдачи отчета по квотированию.

3.11. Вносить информацию в банк данных о количественном и качественном составе работников, их движении, следить за его своевременным обновлением и пополнением.

3.12. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

3.13. Вести табельный учет фактического времени пребывания работников в техникуме, осуществлять контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.

3.14. Делать соответствующие отметки в табеле и ежедневно составлять рапорты (сводки) о явках на работу, а также об опозданиях и неявках с указанием причин, их вызвавших, вести учет списочного состава работников.

3.15. Систематически вносить изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.

3.16. Контролировать своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих их право на отсутствие на работе.

3.17. В установленном порядке представлять табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

3.18. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам техникума и их семьям, установления льгот и компенсаций.

3.19. Изучать причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

3.20. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

3.21. Вести первичный учет граждан, пребывающих в запасе по карточкам первичного учета, а граждан, подлежащих призыву на военную службу, по спискам.

3.22. Содействовать в постановке на воинский учет (снятие с воинского учета) граждан, которые прибывают (переезжают в другой район, город) на постоянное или временное (на срок свыше 3 месяцев) место жительство.

3.23. Выявлять совместно с органами внутренних дел граждан, подлежащих постановке на воинский учет.

3.24. Ежегодно сверять карточки первичного учета и списки граждан, подлежащих призыву на военную службу, с документами воинского учета военного комиссариата района.

3.25. Направлять по запросам военного комиссариата необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о гражданах, встающих на воинский учет и гражданах, состоящих на воинском учете.

3.26. Ежегодно представлять в военный комиссариат района в сентябре списки юношей 15- и 16-летнего возраста, а в декабре- списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет.

3.27. Осуществлять контроль за посещением гражданами, подлежащими призыву на военную службу, лечебно-профилактических учреждений, в которые они направлены для медицинского обследования или освидетельствования.

3.28. Вносить в карточки первичного учета и в списки граждан, подлежавших призыву на военную службу, изменения, касающиеся образования, места работы, должности, семейного положения и места жительства, состоящих на воинском учете, и в 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о внесенных изменениях.

3.29. Разъяснять гражданам их обязанности по воинскому учету, установленные Законом Российской Федерации «О воинской обязанности и военной службе», осуществлять контроль за их выполнением.

3.30. При постановке граждан на воинский учёт:

Проверять подлинность военных билетов (временных удостоверенийвзамен военных билетов) и удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу, наличие отметок о снятии граждан с воинского учета по прежнему месту жительства и постановке офицеров запаса и граждан, подлежащих призыву на военную службу, на воинский учет в военном комиссариате района по новому месту жительства.

При обнаружении в военном билете (временных удостоверениях) граждан, подлежащих призыву на военную службу, неоговоренных исправлений, неточностей и подделок, неполного количества листов немедленно сообщать об этом в военный комиссариат для принятия соответствующих мер.

Выдавать расписки при приеме от граждан военных билетов (временных удостоверений взамен военных билетов) удостоверений граждан подлежащих призыву на военную службу.

Заполнять карточки первичного учета на граждан, пребывающих в запасе. В соответствии с записями в военных билетах заполнять учетные карточки на прапорщиков, мичманов, сержантов, старших солдат и матросов запаса.

3.31. В 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о приеме на работу (увольнении) граждан пребывающих в запасе и состоящих на воинском учете.

3.32. Выполнять требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных.

3.33. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях техникума и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

3.34. Составлять установленную отчетность.

3.35. Проходить обязательные, предварительные (при поступлении на работу) и периодические (ежегодные) медицинские осмотры и аттестацию.

3.36. Выполнять требования в соответствии с инструкцией по охране труда.

3.37. Исполнять другие поручения руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.

4. Права

Специалист по кадрамимеет право:

4.1. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности техникума; варианты устранения имеющихся в деятельности техникума недостатков;

4.2. Запрашивать лично или по поручению начальника отдела кадров от руководителей структурных подразделений техникума и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;

4.3. Требовать от руководства техникума оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

5. Ответственность

Специалист по кадрамнесет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,- в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба- в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных — в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения — в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

6. Взаимодействия

Специалист по кадрам:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласуется с начальником отдела кадров, утверждается директором техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от начальника отдела кадров техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически передает кадрово-финансовую документацию сотрудникам бухгалтерии.

6.5. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора и работниками техникума.

6.6. Соблюдает конфиденциальность.

Специалист по кадрам есть практически в любой организации. В небольших фирмах его функции часто выполняет сотрудник, который параллельно является бухгалтером или секретарем, в крупных компаниях для обеспечения кадровой деятельности создаются целые подразделения, департаменты, службы, отделы. Если коротко обозначить круг обязанностей такого специалиста, то можно сказать, его работа связана с кадровой документацией. Более полно зона ответственности специалиста по кадрам обозначена в его должностной инструкции.

Кто такой специалист по кадрам

Специалистом по кадрам называют сотрудника, который ведет кадровое делопроизводство и учет. Но в область его деятельности входят самые разнообразные функции. Сейчас эта профессия имеет несколько названий: это и менеджер по управлению персоналом, и администратор кадровой службы, и HR-менеджер. Сокращенное название «кадровик» берет свое начало еще с советских времен. Специалист той эпохи занимался заполнением трудовых книжек, вел личные дела работников, контролировал соблюдение законодательство по охране труда, разрабатывал должностные инструкции.

Сегодня работа кадрового сотрудника выходит за привычные стандарты. В настоящее время формируется настоящий кадровый менеджмент в его современном понимании. Рутинная и скучная работа кадровика становится востребованной и актуальной. В этом значительную роль сыграло изменение трудового законодательство, когда возникла потребность в грамотных специалистах.

Функции специалиста по кадрам

Понятно, что указанный специалист занимается кадровыми вопросами. На его должность принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, при этом требования к стажу могут не предъявляться. Кадровик обязан выполнять следующие функции:

  • отвечать за учет личного состава;
  • заполнять личные дела сотрудников;
  • оформлять переводы, отпуска, прием и увольнение сотрудников;
  • знакомить работников с локально-нормативными актами компании;
  • выполнять подсчет пенсионного стажа;
  • заполнять, хранить трудовые книжки;
  • оформлять штатное расписание;
  • вести воинский учет в компании;
  • контролировать мероприятия по охране труда
  • выполнять работу по комплектованию организации кадрами необходимых профессий;
  • участвовать в работе по подбору персонала;
  • заниматься подготовкой предложений по замещению вакантных должностей.

Перечень функций может быть различным, все зависит от рода деятельности компании, ее размера и численности сотрудников.

Структура должностной инструкции для специалиста по кадрам

Должностная инструкция специалиста по кадрам обычно имеет типовую форму, но каждое предприятие может ее видоизменять под свои потребности. Документ формируется следующим образом:

  1. В верхней части указывается дата утверждения, сведения о руководителе, который ее завизировал. Обычно это функция возлагается на гендиректора организации. Далее прописывается информация о согласовании документа с кадровой службой или сотрудником, на которого возложена обязанность по ведению кадрового дела. Сведения о согласовании иногда выносятся в конец инструкции, что также допустимо.
  2. Следующий раздел касается общих положений документа, куда включается информация о требованиях к кандидату (образование, возраст, опыт работы, необходимые знания и умения). В этом блоке указывается место должности кадровика в общей структуре организации, прописывается непосредственный руководитель. Сюда же включают список документов для ознакомления сотрудника, порядок замещения работника, общие правила приема и увольнения.
  3. Должностные права и обязанности. Это ключевой раздел инструкции, где перечисляются все трудовые обязанности сотрудника и его права.
  4. Ответственность сотрудника. Указываются рамки ответственности за невыполнение трудовых обязанностей и варианты наказания в рамках трудового законодательства.

Правила ознакомления работников с должностной инструкцией

Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под роспись. Обычно это происходит в момент подписания трудового контракта. Должностная инструкция — внутренний документ, поэтому процедура ознакомления на разных предприятиях может отличаться. Но самое главное — сотрудник должен расписаться, что изучил документ. Есть несколько вариантов:

  1. На каждого работника готовится по экземпляру документа, с которым он знакомится под роспись. Инструкция приобщается к остальным бумагам в личном деле работника.
  2. На каждой должности имеется уже свой подготовленный экземпляр, в котором новые сотрудники расписываются.
  3. Относительно каждой должности распечатывается свой экземпляр, с которым знакомят работник. Но отметку об ознакомлении заносят в отдельный журнал.

Наиболее приемлемый вариант каждая компания выбирает самостоятельно, исходя из соображений удобства, принятыми правилами делопроизводства и так далее.

Подводим итоги

Обязанности кадровика определяются компанией. Это может быть сотрудник, который занимается кадровым делом, менеджер по найму персонала либо специалист, совмещающий обе эти функции. Должностная инструкция кадровика разрабатывается предприятием самостоятельно с учетом его потребностей. Документ утверждается личной подписью руководителя компании. Инструкция в обязательном порядке выдается принятому сотруднику для ознакомления с его правами и трудовыми обязанностями.

Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно .
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— трудовое законодательство РФ;
— профиль, специализацию предприятия.
— структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
— порядок определения потребности в кадрах;
— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
— ;
— порядок назначения (избрания) на должность;
— порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
— порядок составления отчетности по кадрам;
— основы психологии и социологии труда;
— знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.
3. Права специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:
3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:
4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Кто те молодые львы, что сотрут нас с лица земли? Б. Г. Если вы не поняли, о чем я, вы не в тренде и явно ничего не понимаете в новой генерации HR – ов. Это совершенно просветленные новым знанием, невероятно продвинутые молодые люди. Они про людей, они не про это…

Те же задачи, те же зарплаты, но в час дня можно идти домой. Компания работает в таком графике уже полтора года. В конце 2017 года немец Лассе Райнганс (Lasse Rheingans) приобрёл небольшую консалтинговую фирму переименовав её в Rheingans Digital Enabler. Он сразу же…


Перевод колонки блогера и публициста Кевина Драма о будущем, в котором людей на рынке труда заменит искусственный интеллект. В ближайшие 40 лет роботы займут ваши рабочие места. Неважно, кем вы работаете. Копаете траншеи? Робот будет копать их лучше. Пишете статьи для…


Анна Сафронова В юности Катерина Погодина хотела поступить в вуз на отделение английского, но не прошла по конкурсу. Сегодня она говорит на трех иностранных языках и является топ-менеджером в одной из крупнейших международных компаний После неудачи с лингвистическим…


Джек Зенгер и Джозеф Фолкман Ни для кого не секрет, что эмоции заразительны. Например, исследование, проведенное Джеймсом Фаулером из Университета Сан-Диего и Николасом Кристакисом из Гарварда показало, что радость передается от человека к человеку. Если ваш друг…


Должны ли благотворители быть нищими, может ли помощь быть бизнесом и стыдно ли относиться к эмоциональному рационально — Esquire поговорил с членом правления фонда «Друзья» Светланой Миронюк, которая помогает российской благотворительности встать на бизнес-рельсы….


Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции специалиста по кадрам, образец 2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция специалиста по кадрам выдается на руки под расписку.

На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать специалист по кадрам. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.

2. На должность специалиста по кадрам принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Специалист по кадрам принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Специалист по кадрам должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;

— трудовое законодательство;

— структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития;

— порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;

— источники обеспечения предприятия кадрами;

— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;

— положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний;

— порядок избрания (назначения) на должность;

— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;

— порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;

— порядок составления отчетности по кадрам;

— основы психологии и труда;

— основы экономики, организации труда и управления;

— трудовое законодательство;

— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности специалист по кадрам руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Специалист по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

7. На время отсутствия специалиста по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности специалиста по кадрам

Специалист по кадрам:

1. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.

3. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.

4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.

5. Информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях.

6. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.

7. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.

8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.

9. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.

10. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

11. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.

12. Составляет установленную отчетность.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права специалиста по кадрам

Специалист по кадрам имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность специалиста по кадрам

Специалист по кадрам несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция специалиста по кадрам — образец 2020 года. Должностные обязанности специалиста по кадрам, права специалиста по кадрам, ответственность специалиста по кадрам.

Должностная инструкция специалиста отдела кадров регламентирует трудовые отношения. Документ устанавливает ответственность, права, функциональные обязанности работника, порядок его подчинения, занятия и освобождения от должности, требования к навыкам, образованию.

Инструкцию готовит руководитель подразделения организации. Утверждает генеральный директор.

Образец типовой должностной инструкции специалиста отдела кадров

І. Общие положения

1. Специалист отдела кадров принадлежит к категории «специалисты».

2. Специалист отдела кадров непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров/генеральному директору учреждения.

3. На должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

4. Назначение или освобождение от должности специалиста отдела кадров осуществляется приказом генерального директора учреждения.

5. В период отсутствия специалиста отдела кадров его права, ответственность, функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6. Специалист отдела кадров должен знать:

  • кадровую политику организации;
  • организационно-штатную структуру учреждения;
  • методы подбора, оценки кадров;
  • основы гражданского, трудового законодательства РФ;
  • условия на рынке труда;
  • правила заключения и оформления договоров;
  • нормы делового этикета и общения;
  • основы обращения с базами данных, средствами автоматизации учета;
  • правила начисления льгот, компенсаций, оформления пенсий сотрудникам;
  • правила охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности;
  • отчетные документы, установленные в учреждении.

7. Специалист отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

  • данной должностной инструкцией;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
  • законодательными актами РФ;
  • Уставом организации.

ІІ. Должностные обязанности специалиста отдела кадров

Специалист отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

1. Принимает, переводит, увольняет сотрудников в рамках требований трудового законодательства, положений приказов руководителя учреждения, иной установленной документации по управлению персоналом.

2. Учитывает личный состав организации, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3. Собирает материалы для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий.

4. Представляет сотрудников к поощрениям и взысканиям.

5. Создает и ведет личные дела сотрудников. Дополняет их сведениями, в соответствии с трудовой деятельностью персонала.

7. Вносит записи в трудовые книжки сотрудников учреждения. Обеспечивает их учет и хранение.

8. Готовит, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

9. Подсчитывает рабочий стаж сотрудников.

10. Оформляет карточки пенсионного страхования, иные документы для начисления пенсий, льгот, компенсаций работникам учреждения и их семьям.

11. Ведет информационные базы качественного, количественного состава сотрудников, следит за их пополнением, своевременным обновлением.

12. Учитывает отпуска сотрудников, контролирует составление, соблюдение графиков отпусков.

13. Изучает причины увольнения персонала, участвует в подготовке мероприятий по снижению их количества.

14. Собирает документы для их сдачи в архивы на хранение.

15. Разрабатывает и реализует мероприятия по неразглашению, сохранению коммерческой тайны учреждения, персональных данных сотрудников организации.

16. Выполняет должностные обязанности сверхурочно в порядке, предусмотренном законодательством РФ о труде.

17. Подготавливает отчетную документацию.

18. Контролирует исполнение требований рабочей дисциплины, трудового распорядка в подразделениях учреждения.

ІІІ. Права

Специалист отдела кадров имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Представлять интересы организации в установленном порядке.

3. Сообщать непосредственному руководителю о выявленных недостатках в работе учреждения, предлагать меры по их устранению.

5. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.

6. Производить коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений организации по кадровым и смежным вопросам.

7. Не выполнять должностные обязанности при появлении опасности для жизни или здоровья.

8. Получать сведения о решениях руководства организации в части деятельности отдела кадров и работы с кадрами.

9. Требовать от руководства формирования условий для сохранности документов, материальных ценностей, выполнения служебных обязанностей.

10. Направлять в адрес руководства предложения по совершенствованию своей деятельности и работы организации.

11. Получать необходимые сведения для выполнения своих функциональных обязанностей.

12. Предлагать к рассмотрению предложения о взыскании, поощрении работников после согласования с непосредственным начальником.

ІV. Ответственность

Специалист отдела кадров несет ответственность за:

1. Несанкционированное руководством представление интересов организации.

2. Нарушение требований руководящих документов учреждения.

3. Качество ведения кадрового делопроизводства организации.

4. Нарушение норм делового этикета, общения.

5. Неправомерное обращение с коммерческой тайной, личной информацией, разглашение конфиденциальных данных.

6. Ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей.

7. Последствия своих действий, самостоятельных решений.

8. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

9. Нарушение противопожарной защиты, положений правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, норм техники безопасности.

Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству. Должностная инструкция специалиста по кадрам и делопроизводству. Должностные обязанности начальника отдела кадров

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом» (код А «Документальное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации — 5), утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № 691н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

11.03.2016

48256

Должностная инструкция специалиста по персоналу, в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом»

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, (код А «Документальное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации — 5), утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № 691н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

С 1 июля 2016 года организации должны будут применять профстандарты, если трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции (ч.1 ст.195.3 ТК РФ в редакции, действующей с 1 июля 2016 г.).

Возможное наименование должности:
— специалист по кадровому делопроизводству;
— специалист по документационному обеспечению работы с персоналом;
— специалист по документационному обеспечению персонала;
— специалист по персоналу.

Выполняемые задачи:
— ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
— ведение документации по учету и движению кадров;
— администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

Требования к образованию:
Среднее профессиональное: программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное по программам профессиональной переподготовки, повышения квалификации

Примечание:
Сотрудник, принятый ранее на работу, и не соответствующий требованиям профстандарта для занимаемой им должности, не может быть уволен. В том случае, когда уровень его образования ниже требуемого, ему нужно продолжить образование или разработать индивидуальную программу обучения.

Если название должности сотрудника, указанное в трудовом договоре, не соответствует профстандарту, требования которого на него распространяются, это тоже не является основанием для его увольнения. В этом случае работодатель должен перевести его на другую должность с соответствующим наименованием. И лишь при отказе работника от такого перевода руководство вправе уволить его, сократив должность, с соблюдением установленной процедуры (ст. 180 ТК РФ).

В случае, когда сотрудник отказывается повышать квалификацию или получать дополнительное образование, уволить его можно на основании результатов аттестации. Это можно сделать, если не получено его согласие или у работодателя нет возможности предложить ему вакансию, соответствующую его специальности и квалификации (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).

Если работник добросовестно выполняет свои трудовые обязанности, и тем более прошел аттестацию, увольнять его у работодателя нет никаких оснований.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «ААА»
_____________ А. А. Иванов

«___»_______________ 2019 г.

Должностная инструкция специалиста по персоналу

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по персоналу ЗАО «ААА» (далее — «Организация»).
1.2. Специалист по персоналу назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Специалист по персоналу подчиняется непосредственно (начальнику отдела кадров, руководителю структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров; иному должностному лицу)________________ Организации.
1.4. На должность специалиста по персоналу назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации, без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Специалист по персоналу должен знать:
— трудовое законодательство Российской Федерации;
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— законодательство Российской Федерации о персональных данных;
— основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— структуру и штаты Организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;
— локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
— основы документооборота и документационного обеспечения;
— технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
— порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
— порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
— правила и нормы охраны труда;
— базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
— нормы этики и делового общения.
1.6. В период временного отсутствия специалиста по персоналу его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
На специалиста по персоналу возлагаются следующие функции:
2.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
2.2. Ведение документации по учету и движению кадров.
2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
2.4. Анализ состояния трудовой дисциплины и выполнение работниками Организации правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
2.5. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале Организации.
2.6. Составляет установленную отчетность.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
Для выполнения возложенных на него функций специалист по персоналу обязан:
3.1. Обрабатывать и анализировать поступающую документации по персоналу.
3.2. Разрабатывать и оформлять документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную).
3.3. Производить регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.4. Подготавливать проекты документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала.
3.5. Организовывать систему движения документов по персоналу.
3.6. Производить сбор и проверку личных документов работников.
3.7. Производить подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках.
3.8. Выдавать работнику кадровые документы о его трудовой деятельности.
3.9. Доводить до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации.
3.10. Вести учет рабочего времени работников.
3.11. Производить регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.12. Организовывать документооборот по учету и движению кадров.
3.13. Организовывать документооборот по представлению документов по пе

Должностная инструкция специалиста по персоналу, в соответствии с профстандартом «Специалист по управлению персоналом» | HR-elearning

Должностная инструкция специалиста по персоналу, в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом»

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом» (код А «Документальное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации — 5), утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № 691н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

С 1 июля 2016 года организации должны будут применять профстандарты, если трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции (ч.1 ст.195.3 ТК РФ в редакции, действующей с 1 июля 2016 г.).

Возможное наименование должности:
— специалист по кадровому делопроизводству;
— специалист по документационному обеспечению работы с персоналом;
— специалист по документационному обеспечению персонала;
— специалист по персоналу.

Выполняемые задачи:
— ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
— ведение документации по учету и движению кадров;
— администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

Требования к образованию:
Среднее профессиональное: программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное по программам профессиональной переподготовки, повышения квалификации

Примечание:
Сотрудник, принятый ранее на работу, и не соответствующий требованиям профстандарта для занимаемой им должности, не может быть уволен. В том случае, когда уровень его образования ниже требуемого, ему нужно продолжить образование или разработать индивидуальную программу обучения.

Если название должности сотрудника, указанное в трудовом договоре, не соответствует профстандарту, требования которого на него распространяются, это тоже не является основанием для его увольнения. В этом случае работодатель должен перевести его на другую должность с соответствующим наименованием. И лишь при отказе работника от такого перевода руководство вправе уволить его, сократив должность, с соблюдением установленной процедуры (ст. 180 ТК РФ).

В случае, когда сотрудник отказывается повышать квалификацию или получать дополнительное образование, уволить его можно на основании результатов аттестации. Это можно сделать, если не получено его согласие или у работодателя нет возможности предложить ему вакансию, соответствующую его специальности и квалификации (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).

Если работник добросовестно выполняет свои трудовые обязанности, и тем более прошел аттестацию, увольнять его у работодателя нет никаких оснований.

Должностная инструкция специалист по персоналу. Скачать бесплатно.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «ААА»
_____________ А. А. Иванов

«___»_______________ 2019 г.

Должностная инструкция специалиста по персоналу

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по персоналу ЗАО «ААА» (далее — «Организация»).
1.2. Специалист по персоналу назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Специалист по персоналу подчиняется непосредственно (начальнику отдела кадров, руководителю структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров; иному должностному лицу)________________ Организации.
1.4. На должность специалиста по персоналу назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации, без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Специалист по персоналу должен знать:
— трудовое законодательство Российской Федерации;
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— законодательство Российской Федерации о персональных данных;
— основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— структуру и штаты Организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;
— локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
— основы документооборота и документационного обеспечения;
— технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
— порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
— порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
— правила и нормы охраны труда;
— базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
— нормы этики и делового общения.
1.6. В период временного отсутствия специалиста по персоналу его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
На специалиста по персоналу возлагаются следующие функции:
2.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
2.2. Ведение документации по учету и движению кадров.
2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
2.4. Анализ состояния трудовой дисциплины и выполнение работниками Организации правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
2.5. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале Организации.
2.6. Составляет установленную отчетность.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
Для выполнения возложенных на него функций специалист по персоналу обязан:
3.1. Обрабатывать и анализировать поступающую документации по персоналу.
3.2. Разрабатывать и оформлять документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную).
3.3. Производить регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.4. Подготавливать проекты документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала.
3.5. Организовывать систему движения документов по персоналу.
3.6. Производить сбор и проверку личных документов работников.
3.7. Производить подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках.
3.8. Выдавать работнику кадровые документы о его трудовой деятельности.
3.9. Доводить до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации.
3.10. Вести учет рабочего времени работников.
3.11. Производить регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.12. Организовывать документооборот по учету и движению кадров.
3.13. Организовывать документооборот по представлению документов по персоналу в государственные органы.
3.14. Организовать постановку на учет организации в государственных органах.
3.15. Подготавливать по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов.
3.16. Подготавливать уведомления, отчетной и статистической информации по персоналу.
3.17. Подготавливать информацию о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.18. Участвовать в разработке текущих планов по труду.
3.19. Составлять установленную отчетность.

4. ПРАВА.
Специалист по по персоналу имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по персоналу.
4.6. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Специалист по по персоналу несет ответственность за:
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.
5.5. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности, техники безопасности, норм охраны труда, установленных в Организации.
5.6. За разглашение сведений, содержащих персональные данные и конфиденциальной информации (составляющих коммерческую тайну).

6. УСЛОВИЯ РАБОТЫ.
6.1. Режим работы специалиста по персоналу определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
6.2. В связи с производственной необходимостью специалист по персоналу обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6.3. Оценка работы:
— регулярная — осуществляется непосредственным руководителем в процессе исполнения специалистом по персоналу трудовых функций;
— __________________________________________________________________________.
(указать порядок и основания для иных видов оценки работы)

7. ПРАВО ПОДПИСИ.

7.1. Специалисту по персоналу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

__________________________ ______________ ______________________
(должность руководителя) (подпись) (Ф.И.О.)

«___»____________ ____ г.

СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт _________________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

«___»___________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен ________________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)

«___»__________ _____ г.

Работа менеджера по документации (HR) в Fairfax в General Dynamics Information Technology

Описание компании

General Dynamics Information Technology предоставляет ИТ, системную инженерию, профессиональные услуги, моделирование и обучение для клиентов в сфере обороны, федерального гражданского правительства, здравоохранения, национальной безопасности, разведки, государственных и местных органов власти и коммерческих секторов. Компания со штаб-квартирой в Фэрфаксе, штат Вирджиния, с основными офисами по всему миру, поставляет ИТ-решения для предприятий, управляет крупномасштабными критически важными ИТ-программами и предоставляет услуги поддержки миссий с текущим числом сотрудников 35 000 человек.GDIT удостоен множества наград, в том числе лучших американских консалтинговых компаний в области управления (Forbes), а также наград за дружелюбие к ветеранам и военным. Компания серьезно относится к корпоративному гражданству, сосредотачивая свои общественные инициативы на здравоохранении, образовании STEM, а также на вооруженных силах и правоохранительных органах.

Описание работы
Описание работы:

Управляйте и поддерживайте все функции, связанные с администрированием кадровых записей для организации, насчитывающей более 40 000 активных сотрудников.Менеджер отдела кадров будет отвечать за ведение записей на различных платформах и в разных форматах; управление проектами и деятельность по интеграции записей; управление работой системы электронного учета; разработка политики и процессов; и управление командой поддержки из 5+ сотрудников. Эта должность включает в себя сочетание ежедневного администрирования записей; долгосрочное крупномасштабное управление проектами; и ведение документации по управлению персоналом. Это также требует сотрудничества с ИТ-специалистами для обеспечения эффективной работы систем записи, а также для определения и внедрения ИТ-решений для хранения и доступа к записям.

  • Управление кадровой службой штаб-квартиры, состоящее из 5+ человек.
  • Отвечает за управление, инвентаризацию, поддержание и хранение кадрового учета более 40 000 активных сотрудников, а также за хранение кадровых файлов бывших сотрудников.
  • Управлять интеграцией, инвентаризацией и хранением / архивированием документации закупочной компании.
  • Управление инвентаризацией и процессами внеплощадочного хранения документации.
  • Управляйте программой хранения записей отдела кадров и всеми соответствующими политиками и компонентами процессов.
  • Оценить и рекомендовать подходящие решения для управления крупномасштабными и разнообразными группами записей о сотрудниках. Отвечает за внедрение и управление рекомендованными решениями по управлению записями.
  • Управляйте кадровыми записями, связанными с функциями, связанными с соблюдением требований, такими как проверка занятости, ответы внутреннего и внешнего аудита и проверка записей для расследований допуска.
  • Управлять отношениями с поставщиками и связанными контрактами.
  • Управляйте контентом на сайте HR SharePoint и внутренними процессами для поддержки администрирования записей на сайте SharePoint.Работайте с ИТ-партнерами для управления системой и решения любых технических проблем с производительностью.
  • Отвечает за соблюдение и управление распоряжениями о хранении записей.
  • Управлять процессами, связанными с предоставлением записей для внутренних и внешних заинтересованных сторон.
  • Обеспечить соблюдение и управление поддержкой политики Компании в отношении конфиденциальности информации о сотрудниках (и других лицах).
  • Анализировать и уточнять / развивать процессы жизненного цикла сотрудников для оптимизации и стандартизации.Обновляйте документы внутреннего процесса и рабочие процессы.
  • Отвечает за разработку политики и руководящих принципов в поддержку вышеперечисленных функций, а также за разработку политики и руководящих принципов в отношении людских ресурсов по мере необходимости.
Образование

1. Степень бакалавра в соответствующей бизнес-дисциплине или эквивалентное сочетание образования, профессиональной подготовки или опыта работы.

2. Предпочтительна профессиональная сертификация (PHR, SPHR).

Квалификация

8-10 лет опыта работы в сфере управления соответствующими документами, включая опыт руководящего звена.

  • Опыт управления крупномасштабными записями или функциями хранения документов.
  • Знание человеческих ресурсов и юридических требований, связанных с хранением документации.
  • Опыт работы с SharePoint и крупномасштабные HRIS и ATS предпочтительны (PeopleSoft, Workday, iCIMS).
  • Опыт управления персоналом и расстановки приоритетов.
  • Способность самостоятельно управлять проектами от начала до завершения.
  • Способность работать с ИТ, HRIS и другими партнерами для разработки системных решений для нужд управления записями.
  • Отличные письменные и устные коммуникативные навыки, навыки сотрудничества и обслуживания клиентов.
  • Знание функций MS Office

Более 50 лет компания General Dynamics Information Technology является надежным поставщиком информационных технологий, системного проектирования, обучения и профессиональных услуг для клиентов в федеральных, государственных и местных органах власти, а также в коммерческом секторе. Более 40 000 профессионалов GDIT предоставляют корпоративные решения, управляют критически важными ИТ-программами и предоставляют услуги поддержки по всему миру.GDIT — это работодатель, предоставляющий равные возможности / позитивные действия. Все квалифицированные кандидаты получат вознаграждение за трудоустройство независимо от расы, цвета кожи, религии, пола, сексуальной ориентации, гендерной идентичности, национального происхождения, инвалидности, статуса ветерана или любого другого защищенного класса.

Подписаться новые вакансии размещаются ежедневно

Эта вакансия была опубликована в субботу 23 фев 2019 и истекла 28 фев 2019.

Минимум 59935,70836785418

78502,07125103562 в среднем

Максимум 117503,89395194697

Задачи
  • Интерпретировать и объяснить политику, процедуры, законы, стандарты или нормативные акты в области управления персоналом.
  • Нанимайте сотрудников и оформляйте документы, связанные с наймом.
  • Поддерживать текущие знания о равных возможностях трудоустройства (EEO) и руководящих принципах и законах о позитивных действиях, таких как Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA).
  • С помощью программного обеспечения системы управления персоналом составлять или поддерживать записи о занятости, связанные с такими событиями, как прием на работу, увольнение, увольнения, переводы или продвижение по службе.
  • Рассматривайте вопросы взаимоотношений с сотрудниками, такие как обвинения в домогательствах, жалобы на работу или другие проблемы сотрудников.
  • Просмотрите заявки на работу и заказы на работу, чтобы сопоставить кандидатов с требованиями работы.
  • Проинформируйте соискателей о таких деталях, как обязанности и ответственность, компенсация, льготы, графики, условия работы или возможности продвижения по службе.
  • Выбирайте квалифицированных кандидатов на вакансию или направляйте их к менеджерам, давая рекомендации по найму, когда это необходимо.
  • Запланируйте или проведите ориентацию новых сотрудников.
  • Ведение и обновление документов отдела кадров, например организационных диаграмм, справочников или справочников сотрудников или форм оценки эффективности.
  • Консультации с руководством по разработке или внедрению кадровой политики или процедур.
  • Свяжитесь с соискателями, чтобы проинформировать их о статусе их заявок.
  • Проведите собеседование при увольнении и убедитесь, что заполнены необходимые документы по увольнению.
  • Проведите собеседование с претендентами на вакансию, чтобы получить информацию об истории работы, обучении, образовании или профессиональных навыках.
  • Выполняйте поиск квалифицированных кандидатов на работу, используя такие источники, как компьютерные базы данных, сети, ресурсы по найму в Интернете, рекламные объявления в СМИ, ярмарки вакансий, кадровые фирмы или рекомендации сотрудников.
  • Предоставить руководству информацию или обучение, относящиеся к собеседованию, служебной аттестации, методам консультирования или документации по вопросам служебной деятельности.
  • Анализируйте данные о занятости и составляйте необходимые отчеты.
  • Консультировать руководство по вопросам организации, подготовки или реализации программ набора или удержания персонала.
  • Разработайте или внедрите стратегии найма для удовлетворения текущих или ожидаемых кадровых потребностей.
  • Управлять планами вознаграждения сотрудников.
  • Запланировать или провести тесты на навыки, интеллект, психологию или наркотики для нынешних или будущих сотрудников.
  • Проведение рекомендаций или проверки биографических данных соискателей.
  • Изучите и оцените квалификацию заявителя или право на получение определенной лицензии в соответствии с установленными руководящими принципами и установленными кодексами лицензирования.
  • Оценить критерии приема на работу или отбора, чтобы убедиться в соответствии профессиональным, статистическим стандартам или стандартам тестирования, рекомендуя при необходимости изменения.
  • Координировать действия с внешними кадровыми агентствами для найма временных сотрудников в зависимости от потребностей отдела.
  • Оценить методы отбора или тестирования, проведя исследования или последующие действия, а также посоветовавшись с руководящим или контролирующим персоналом.
Навыки
  • Понимание прочитанного — понимание письменных предложений и абзацев в рабочих документах.
  • Активное слушание — уделять все внимание тому, что говорят другие люди, находить время, чтобы понять высказанные мысли, задавать вопросы по мере необходимости и не перебивать в неподходящее время.
  • Письмо — эффективное письменное общение в соответствии с потребностями аудитории.
  • Говорение — разговор с другими для эффективной передачи информации.
  • Критическое мышление — Использование логики и рассуждений для определения сильных и слабых сторон альтернативных решений, выводов или подходов к проблемам.
  • Активное обучение — понимание значения новой информации для решения текущих и будущих проблем и принятия решений.
  • Социальная восприимчивость — осознавать реакции других и понимать, почему они реагируют именно так.
  • Инструктаж — Обучение других тому, как что-то делать.
  • Сервисная ориентация — Активный поиск способов помочь людям.
  • Решение сложных проблем — выявление сложных проблем и анализ связанной информации для разработки и оценки вариантов и реализации решений.
  • Суждение и принятие решений — рассмотрение относительных затрат и выгод потенциальных действий для выбора наиболее подходящего.
Знания
  • Администрирование и управление — Знание принципов бизнеса и управления, задействованных в стратегическом планировании, распределении ресурсов, моделировании человеческих ресурсов, технике лидерства, методах производства и координации людей и ресурсов.
  • Канцелярские услуги — знание административных и канцелярских процедур и систем, таких как обработка текста, управление файлами и записями, стенография и транскрипция, разработка форм и других офисных процедур и терминологии.
  • Обслуживание клиентов и персональное обслуживание — Знание принципов и процессов предоставления услуг клиентам и персоналом. Это включает в себя оценку потребностей клиентов, соблюдение стандартов качества услуг и оценку удовлетворенности клиентов.
  • Персонал и человеческие ресурсы — Знание принципов и процедур найма, отбора, обучения, вознаграждения и льгот, трудовых отношений и переговоров, а также информационных систем по персоналу.
  • Образование и обучение — Знание принципов и методов разработки учебных программ и обучения, преподавания и обучения для отдельных лиц и групп, а также измерения результатов обучения.
  • Английский язык — знание структуры и содержания английского языка, включая значение и написание слов, правила композиции и грамматику.
  • Закон и правительство — знание законов, правовых кодексов, судебных процедур, прецедентов, постановлений правительства, распоряжений исполнительной власти, правил агентств и демократического политического процесса.
General Dynamics Информационные технологии
Описание

General Dynamics Information Technology предоставляет ИТ, системное проектирование, профессиональные услуги, моделирование и обучение клиентов в сфере обороны, федерального гражданского правительства, здравоохранения, национальной безопасности, разведки, государственных и местных органов власти и коммерческого сектора. Компания со штаб-квартирой в Фэрфаксе, штат Вирджиния, с основными офисами по всему миру, поставляет ИТ-решения для предприятий, управляет крупномасштабными критически важными ИТ-программами и предоставляет услуги поддержки миссий с текущим числом сотрудников 35 000 человек.GDIT удостоен множества наград, в том числе лучших американских консалтинговых компаний в области управления (Forbes), а также наград за дружелюбие к ветеранам и военным. Компания серьезно относится к корпоративному гражданству, сосредотачивая свои общественные инициативы на здравоохранении, образовании STEM, а также на вооруженных силах и правоохранительных органах.

Расположение

Несколько мест

Промышленность

Компьютер / Интернет

Всего вакансий за прошлые
На основе 130 досок объявлений дублирование исключено

3 недели

Средний срок службы

Общее количество размещенных вакансий за последние
На основе 130 досок объявлений дублирование исключено
Категория должностей Распределение 6 месяцев 1 год
ЭТО 30.4% 5% 875%
Защитные услуги 24,1% 17% 753%
Другой 12.0% 1% 953%
Инженерное дело 4,9% 0% 982%
Консультации и высшее руководство 4.1% 1% 1,070%
Телекоммуникации 3,0% 3% 699%
Банковское дело 2.6% 16% 811%
Правительство и военные 2,5% 13% 656%
Строительство 2.4% 16% 967%
Обслуживание клиентов 2,1% 13% 756%
Искусство и развлечения 1.7% 4% 1,037%
Исполнительная дирекция 1,7% 50% 1,340%
Административный 1.3% 9% 753%
Маркетинг и PR 1,2% 9% 979%
Финансы 0.8% 8% 450%
Человеческие ресурсы 0,8% 21% 748%
Здравоохранение 0.7% 5% 616%
Образование 0,7% 3% 904%
Производство 0.7% 6% 1,028%
Транспорт и логистика 0,5% 20% 1,090%
Некоммерческая и волонтерская деятельность 0.4% 6% 857%
Юридический 0,4% 27% 987%
Гостиничное дело и путешествия 0.3% 20% 607%
Продовольственные услуги 0,2% 29% 1,920%
Продажи 0.1% 13% 1,114%
Недвижимость 0,1% 27% 2000%
Страхование 0.1% 73% 771%
Розничная торговля 0,1% 51% 867%

Специалист по записи кадров | Карьера в The Mom Project

Наш клиент — одна из крупнейших мировых авиакомпаний, ежегодно помогающая более 180 миллионам путешественников попасть в те места, которые они хотят посетить! Они занимают второе место среди крупнейших авиакомпаний мира по количеству перевезенных пассажиров, полетных пассажиро-километрах и размеру флота.

Мы ищем специалиста по записям кадров на контрактной основе , чтобы помочь удовлетворить потребности их бизнеса. В ваши обязанности как специалиста по документации в отделе кадров будут входить поиск, документирование и удаление записей о сотрудниках. Вы будете обеспечивать поддержку кадровой документации и помогать HR Towers, в которую входят следующие рабочие группы (здравоохранение, выход на пенсию, набор, заработная плата, инвалидность, HRSD, пенсия / 401K)

Что вы будете делать:


  • HR Records будет поддерживать / помогать юридической группе по вызову в суд с доступной информацией, необходимой для выполнения запросов о повестке, и предоставлять доступные данные, собранные команде по повестке.

  • Вы будете работать с известными системами и / или репозиториями, в которых хранятся данные и записи HR, например ODM Portal, управляемый HR Records. Действия включают настройку нового пользователя, руководство пользователя и сброс пароля. ESC — Центр обслуживания сотрудников. Равные возможности — EO использует репозиторий для поддержки и хранения записей EO. Legal — использует хранилище юридических записей, которые они поддерживают. Iron Mountain Storage — PMNW (Северо-запад до слияния) Iron Mountain Storage — X558.

  • Вам необходимо будет отслеживать и защищать записи кадров, эффективно координируя передачу записей во внешнее хранилище.

  • Планирование ежеквартальных мероприятий, направленных на повышение осведомленности о корпоративных политиках хранения Клиента, поддерживающих ERIM (Enterprise Records and Information Management)

  • Примите участие в днях очистки кадровых записей при поддержке ERIM и других программ хранения корпоративных записей.

Должен иметь:


  • Опыт работы более 3 лет на аналогичной должности Требуемые навыки / знания

  • Управление записями, Соответствие документации и исследования, Хранение и поиск файлов, Индексирование, Excel, Процесс размещения файлов.

Образование:

  • Требуется степень бакалавра

Часы работы и место нахождения:

  • Пн, 40 часов в неделю. Эта роль будет удаленной, пока действуют ограничения COVID. Ожидается, что мы окажемся в офисе нашего Заказчика в Атланте, штат Джорджия, как только будет определено, что это безопасно.

Обратите внимание: Чтобы создать безопасную и продуктивную рабочую среду, наш клиент требует, чтобы все подрядчики , которые планируют прибыть на место, были полностью вакцинированы в соответствии с рекомендациями CDC.Перед тем, как прийти в наши офисы, подрядчики должны будут подтвердить, что они полностью вакцинированы.

Льготы доступны через нашего зарегистрированного стороннего работодателя

  • Льготы для здоровья: медицинские, стоматологические, зрение, жизнь (включая супруга и ребенка), 401k, STD / LTD, AD&D и программу льгот на поездки.
Цели специалистов по управлению записями

| Цель резюме

Специалисты по управлению документами Цель резюме

Специалист по управлению документами отвечает за хранение, отслеживание и управление записями для компании.Конкретные обязанности могут включать сканирование, систематизацию и обслуживание документов в соответствии с заранее определенным графиком хранения. Сотрудники на этой должности также могут отвечать за выполнение запросов на извлечение записей, помощь в переносе файлов и выполнение аудитов для обеспечения точности. Хорошо написанное объективное заявление необходимо, чтобы описать вашу квалификацию, профессиональный опыт и любую соответствующую подготовку или образование.

Что должны сказать специалисты по ведению документации Цель резюме потенциальным работодателям

Повышенное образование обычно не требуется, хотя такие полномочия, как диплом сертифицированного менеджера документации, могут быть полезными.Обязательно обсудите свой предыдущий опыт работы в области управления документами или других связанных областях, таких как канцелярские и административные должности. Общие атрибуты, которые вы могли бы рассмотреть в деталях, могут включать ваше внимание к деталям, навыки управления временем и способность выполнять несколько задач одновременно. Также стоит упомянуть знание сканеров, компьютерных файловых систем и других применимых технологий.

Примеры резюме специалистов по ведению документации Цели резюме

Ваше объективное заявление — это возможность выделить ваши самые выдающиеся профессиональные навыки и опыт, одновременно проявив искреннее чувство интереса к работе на работодателя, к которому вы подаете заявление.Используйте название компании, чтобы подтвердить свои обязательства по найму менеджеров.

1. Ищу должность специалиста по управлению документами в компании ABC, чтобы использовать хорошие организационные навыки, умение хорошо управлять временем и внимание к деталям.

2. Специалист по ведению документации, ищущий возможность трудоустройства в компании ABC, который получит выгоду от двухлетнего опыта, хороших навыков многозадачности и глубоких знаний соответствующего программного обеспечения и компьютерных систем.

3. Опытный специалист по управлению документами ищет работу в компании ABC, чтобы уделять пристальное внимание деталям, продемонстрировать навыки управления временем и более трех лет на канцелярских и административных должностях.

4. Мотивированный человек, ищущий позицию специалиста по управлению документами в компании ABC, которая позволит использовать двухлетний опыт работы в офисной среде и большой опыт работы со сканерами и архивным программным обеспечением.

5. Специалист по управлению документами ищет должность в компании ABC, которая получит выгоду от трехлетнего опыта в области архивирования физических и цифровых документов, хороших навыков управления временем и сосредоточения внимания на выполнении точной работы.

Перейдите в конструктор резюме LiveCareer, чтобы получить дополнительную помощь в написании цели резюме.

Менеджер записей | Отделение кадров ПГУ

Сводка

Категория должности:
Управление записями
Должность:
Менеджер записей
Определение категории должности:
Эта специальность охватывает процесс управления и поддержки создания, обслуживания и хранения академических записей, включая, помимо прочего, регистрации, стенограммы, расписания, описания курсов и записи учебных программ.
Определение должности:
Менеджер по документации руководит сотрудниками и поддерживает разнообразие посредством найма, удержания персонала и рекламных мероприятий; обеспечивает соблюдение установленных стандартов постоянного улучшения качества; обеспечивает лидерство для безупречного обслуживания клиентов на всех уровнях организации; определяет цели будущей деятельности организации и принимает решение о задачах и использовании ресурсов, необходимых для их достижения; сообщает о целях сотрудникам через подразделение или организацию; использует влияние, чтобы мотивировать сотрудников на достижение целей организации; обеспечивает оперативное и стратегическое руководство и подотчетность; связывает операции подразделения со стратегическими целями; осуществляет полномочия в отношении политики и процедур подразделения, а также оперативных решений департаментов; влияет на отношения в организации и сообществе с целью разработки и достижения стратегических целей, а также управления отношениями с клиентами.Обязанности выполняются на разных уровнях в рамках определенного титула.
Условия работы:

Конкретные физические требования и усилия изложены в Рабочем листе должностных обязанностей (список основных должностных обязанностей и обязанностей, характерных для конкретной работы на уровне подразделения) в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями от 1990 года (ADA).

Другие требования:

Уровни

Уровень 1

В настоящее время для этого профиля вакансии нет Уровня 1.

Уровень 2

Сведения об уровне
Код вакансии Диапазон окладов Статус FLSA
ADOP9002 H Освобождение от уплаты налога

Должности уровня 2 обычно демонстрируют навыки промежуточного планирования, организации, руководства и фасилитации, а также промежуточные знания правил, политик и процедур найма, необходимых для выполнения поставленных управленческих / надзорных задач; определять рабочие цели, планы, приоритеты и сроки и надлежащим образом делегировать рутинные задачи; проверять выполненную работу других, чтобы проверить техническую надежность и соблюдение сроков; тренировать, наставлять и мотивировать сотрудников справедливым и последовательным образом для достижения целей; обучать сотрудников методам, которые продвигают ценность разнообразия, безопасности и экологической сознательности на рабочем месте; продемонстрировать промежуточную способность общаться, используя более сложные термины, относящиеся к конкретной дисциплине; разрабатывать творческие рекомендации для решения разнообразных и довольно сложных по своему характеру проблем, но с ограниченным объемом; выявлять и внедрять изменения / улучшения в процессы, процедуры, политики и планы повышения качества; контролировать персонал и координировать деятельность, чтобы обеспечить успешное выполнение задач.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 2 лет

Степень бакалавра или выше

Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Стандартные рабочие обязанности
  • Служит связующим звеном между высшим руководством и назначенными сотрудниками
  • Направлять и обучать сотрудников различным действиям и функциям управления записями
  • Наблюдать за работой назначенных сотрудников и проводить формальные и неформальные оценки по мере необходимости
  • Установление и поддержание отношений с клиентами и избирателями, если это необходимо для достижения целей
  • Работа с коллегами за пределами подразделения для обсуждения общих вопросов управления записями
  • Разрабатывать запросы и рекомендовать расходы на основе потребностей подразделения и клиентов
  • Предоставить информацию о потребностях подразделения на основании непосредственного опыта или планов проекта в поддержку запросов предложений
  • Интерпретировать и объяснить существующие политики и обеспечить соответствие применимым государственным и федеральным законам и постановлениям, касающимся управления записями
  • Рекомендовать, внедрять и разрабатывать политики и процедуры в рамках установленных параметров
  • Давать рекомендации или вносить вклад в стратегическое планирование на основе операционных знаний
  • Обеспечивать ежедневный надзор за инициативами по постоянному повышению качества в подразделении
  • Определить возможности улучшения или изменения текущих инициатив и рекомендовать соответствующие действия
  • Содействовать профессиональному развитию назначенных сотрудников с помощью возможностей обучения и инициатив

Этот профиль предназначен для обозначения видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование определенного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Уровень 3

Сведения об уровне
Код вакансии Диапазон окладов Статус FLSA
ADOP9003 I Освобождение от уплаты налога

Должности уровня 3 обычно демонстрируют профессиональные навыки в области проектирования работ, управления проектами, финансового планирования и разработки целей для выполнения сложных заданий по подразделениям; демонстрировать осведомленность о возникающих тенденциях и изменениях в правилах, политике и процедурах найма для проактивного решения проблем; проверять выполненную работу других на соответствие политике и эффективности подхода; делегируйте более сложные задачи другим; способствовать оптимальной групповой динамике и оценивать производительность сотрудников при выполнении сложных рабочих заданий и рекомендовать соответствующие возможности для развития; разрабатывать и внедрять методы, способствующие культуре разнообразия, безопасности и экологического сознания и способствующие установлению эффективных отношений между различными группами сотрудников; использовать дипломатию и передовые коммуникативные навыки в неструктурированной обстановке; изменять, адаптировать или уточнять инструкции, если необходимо, для решения вопросов или проблем; разрабатывать, оценивать, улучшать и / или внедрять методы, процессы, процедуры или политики повышения качества, которые влияют на работу подразделения.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 4 лет

Степень бакалавра или выше

Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Стандартные рабочие обязанности
  • Действовать в качестве связующего звена между высшим руководством и назначенными сотрудниками
  • Управление и решение проблемных ситуаций с клиентами
  • Развивать отношения с внешними участниками по мере необходимости для достижения целей
  • Работа с коллегами по всему университету для обсуждения общих вопросов управления записями
  • Справочные запросы; предоставить информацию или совет специалиста; проконсультируйтесь или проведите переговоры в соответствии с указаниями
  • Выступать от имени подразделения, как предписано директором или руководителем.
  • Руководить проектными группами на основе описания желаемых результатов в требуемые сроки
  • Прямые назначенные сотрудники для обеспечения точного и своевременного выполнения операционных процессов
  • Делегировать проекты или обязанности назначенным сотрудникам
  • Предоставляет информацию о бюджете и помогает прогнозировать потребности в кадрах, оборудовании, программном обеспечении и т. Д.
  • Передать ответственность за разработку бюджетов руководителю (ам) более низкого уровня
  • Предоставить информацию или дать рекомендации по расходам
  • Реализовать планы распределения ресурсов в соответствии с указаниями высшего руководства
  • Рекомендовать и / или писать запросы предложений (RFP)
  • Изучать ответы поставщиков на запросы предложений, давать рекомендации и участвовать в процессе выбора
  • Рекомендовать изменения в операционных процедурах, если будет определено, что они отвечают наилучшим интересам подразделения и основаны на широкой перспективе
  • Содействовать руководству более высокого уровня в надзоре за соблюдением политик и процедур подразделения и Университета и обучать других администрированию таких политик и процедур
  • Дать рекомендации по внесению изменений в политику и процедуры университета, касающиеся управления записями
  • Участвовать в разработке планов достижения стратегических целей подразделения
  • Реализовать стратегические цели в соответствии с указаниями, работая над достижением поддержки со стороны назначенных сотрудников
  • Разрабатывать инициативы по постоянному повышению качества и обеспечивать их надлежащее выполнение
  • Предоставлять советы и рекомендации по широкому кругу и разнообразию умеренно сложных вопросов управления записями.
  • Оценить и рекомендовать внедрение новых или усовершенствованных подходов к предоставлению услуг

Этот профиль предназначен для обозначения видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование определенного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Уровень 4

Сведения об уровне
Код вакансии Диапазон окладов Статус FLSA
ADOP9004 К Освобождение от уплаты налога

Должности уровня 4 обычно демонстрируют продвинутые навыки в области управления бюджетом, развития бизнеса, коммуникации, а также лидерства и выполнения задач, критически важных для успеха подразделения; предоставить подробные планы изменений конкретных политик и процедур, которые могут возникнуть в результате тенденций и изменений в общем направлении функциональных и / или организационных обязанностей; контролировать выполненную работу других, чтобы гарантировать разумность подхода, эффективность выполнения требований, выполнимость рекомендаций и соблюдение требований; оценивать и улучшать практики, которые способствуют твердой приверженности инклюзивным практикам, которые поддерживают разнообразие, безопасность и экологическое сознание во всем университете; продемонстрировать дипломатию в убеждении и влиянии на самых разных людей для достижения результатов; разрешать сложные, противоречивые или беспрецедентные вопросы и проблемы и демонстрировать здравое суждение, рассматривая ценности, риски, влияние и последствия действий в рамках всей организации; устанавливать четкие ожидания и привлекать управленческую команду к ответственности за эффективное обучение, наставничество и мотивацию соответствующего персонала; разрабатывать, оценивать, улучшать и / или внедрять методы, процессы, процедуры или политики повышения качества, которые влияют на деятельность Университета.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 8 лет

Степень бакалавра или выше

Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Стандартные рабочие обязанности
  • Действовать в качестве связующего звена между высшим руководством и назначенными сотрудниками
  • Эффективно работать с людьми на более высоких уровнях в организации; взаимодействие может включать переговоры и разработку стратегии
  • Управление и решение проблемных ситуаций с клиентами
  • Представлять подразделение, как предписано директором или руководителем.
  • Справочные запросы; предоставить информацию или совет специалиста; проконсультируйтесь или проведите переговоры в соответствии с указаниями
  • Работа с коллегами, внешними по отношению к университету, для обсуждения общих вопросов управления записями
  • Распределить ответственность на единичной основе для достижения операционных и университетских целей и достижения стратегических целей
  • Использовать отличные навыки управления проектами для выполнения заданий, делегируя полномочия в соответствии с планами проекта
  • Разрабатывать или контролировать разработку бюджета в соответствии с предписаниями директора или исполнительного директора
  • Утвердить бюджетные рекомендации, представленные руководителем (-ами) более низкого уровня
  • Рассмотреть запросы на перенос расходов в рамках установленного бюджета по мере изменения потребностей
  • Разработка и планирование распределения и распределения ресурсов для нескольких подразделений, включая сотрудников, оборудование и другие ресурсы
  • Подготовить официальные предложения с запросом крупных расходов
  • Работа с руководством более высокого уровня для определения наилучшего распределения по подразделению, определения приоритетов потребностей подразделений по всему университету, определения приоритетов потребностей подразделений в соответствии с целями университета
  • Делегировать распределение ресурсов менеджерам и руководителям
  • Внедрить процедуры управления изменениями, когда изменения в распределении ресурсов оказывают значительное влияние на подразделение и / или университет.
  • Координировать разработку запросов предложений, инициируя запросы информации
  • Разработка, рассмотрение, рекомендация и / или утверждение запросов предложений
  • Изучите запросы предложений, чтобы убедиться в соответствующем уровне специфичности, точности, осуществимости и согласованности с бюджетными ассигнованиями, соображениями интеграции и / или другим параметром
  • Разработка и / или обеспечение реализации внутренней политики
  • Разработка и / или утверждение операционных процедур
  • Участвовать в разработке стратегического плана подразделения
  • Рекомендовать стратегии, особенно в тех случаях, когда влияние стратегии затрагивает другие подразделения подразделения или требует сотрудничества с внешними организациями
  • Разработка стратегии достижения стратегических целей подразделения и университета
  • Обеспечить надлежащее применение, внедрение, мониторинг, измерение, оценку, анализ и корректировку в функциональных областях для обеспечения соответствия стандартам качества
  • Предоставлять советы и рекомендации по широкому кругу и разнообразию сложных вопросов управления записями
  • Давать рекомендации, влияющие на политику, процедуры или программы подразделения или университета, связанные с управлением записями
  • Проектирование, разработка и управление системами, отвечающими текущим и будущим потребностям управления записями
  • Подготовка и проведение брифингов для руководителей высшего звена по сложным или важным вопросам управления документами

Этот профиль предназначен для обозначения видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование определенного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Уровень 5

Сведения об уровне
Код вакансии Диапазон окладов Статус FLSA
ADOP9005 л Освобождение от уплаты налога

Должности уровня 5 обычно демонстрируют осведомленность о широких проблемах и тенденциях управления, оценивают влияние изменений политики и процедур и вносят соответствующие коррективы; применять принципы управления для обеспечения оптимальной производительности всей организации; обеспечить развитие и поддержание необходимых навыков на всех уровнях ответственности и перераспределить обязанности персонала для соответствия желаемым изменениям в организации и / или миссии Университета; разрабатывать планы, методы и усилия для обеспечения оптимальной поддержки или разнообразия, безопасности и экологической сознательности в Университете; продемонстрировать высокий уровень дипломатии в убеждении и влиянии на широкий круг людей на разных уровнях и в разных местах для достижения результатов; разрабатывать и внедрять решения очень сложных и часто спорных проблем, которые могут иметь влияние на весь университет и создавать новые прецеденты для решения проблем; разрабатывать и формулировать общие цели и задачи для многофункционального или общеуниверситетского подразделения; разрабатывать, оценивать, улучшать и / или внедрять методы, процессы, процедуры или политики повышения качества, которые имеют стратегическое влияние на деятельность Университета.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 12 лет

Степень бакалавра или выше

Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Стандартные рабочие обязанности
  • Применять высокую степень дипломатии и рассудительности, убеждая и влияя на широкий круг людей на разных уровнях для достижения результатов; взаимодействие включает переговоры, разработку стратегии, юридическую подготовку и сроки
  • Представлять подразделение, как предписано директором или руководителем.
  • Использовать отличные навыки управления проектами для выполнения значительных или крупных начинаний, делегируя полномочия в соответствии с планами проектов
  • Осуществление окончательного утверждения и делегирования полномочий
  • Участвовать в разработке консолидированного бюджета подразделения, либо предоставляя информацию, либо работая с исполнительным и другим высшим руководством для определения приоритетов Университета в отношении крупных или значительных расходов, имеющихся доходов, распределения или перераспределения ресурсов и т. Д.
  • Наброски параметров, при которых расходы могут быть перенесены в пределах установленного бюджета при изменении потребностей
  • Утверждать расходы на основе потребностей подразделения, университета и / или клиента
  • Разработка и планирование распределения и распределения ресурсов для подразделения, включая персонал, оборудование и другие ресурсы
  • Утвердить / утвердить запросы на перенос расходов в рамках установленного бюджета по мере изменения потребностей
  • Подготовить официальные предложения с запросом крупных расходов
  • Наблюдать за процессом управления изменениями, когда изменения в распределении ресурсов оказывают значительное влияние на университет
  • Принять или отклонить ответы поставщиков на запросы предложений в соответствии с полномочиями руководителя
  • Администрирование и непосредственное соблюдение политик подразделения и университета в части управления записями
  • Рекомендовать изменения в политике и процедурах университета, касающихся управления записями, и обеспечивать соблюдение государственных и федеральных законов.
  • Руководить разработкой стратегического плана подразделения в рамках назначенного функционального направления
  • Координировать реализацию стратегий там, где они влияют на другие подразделения или требуют сотрудничества с внешними организациями
  • Оценить эффективность стратегий и определить, соответствуют ли результаты целям университета
  • Обеспечить надлежащее применение, внедрение, мониторинг, измерение, оценку, анализ и корректировку в функциональных областях для обеспечения соответствия стандартам качества
  • Разрабатывать новые теории, концепции, принципы, стандарты и методы в специальной области (областях) и применять их к ранее нерешенным проблемам управления записями
  • Выступать в качестве старшего эксперта и консультанта высшего руководства по различным ситуациям и вопросам, связанным с применением или адаптацией новых теорий, концепций, принципов, методов или практик, связанных с управлением записями
  • Принимать решения или рекомендации, которые существенно влияют на важную политику или программы университета
  • Подготовить и провести брифинги для руководителей или других старших должностных лиц по сложным / спорным вопросам управления записями

Этот профиль предназначен для обозначения видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее надзором. Использование определенного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Специалист по звукозаписи | Отдел кадров ПГУ

Сводка

Категория должности:
Управление записями
Должность:
Специалист по записи
Определение категории должности:
Эта специальность охватывает процесс управления и поддержки создания, обслуживания и хранения академических записей, включая, помимо прочего, регистрации, стенограммы, расписания, описания курсов и записи учебных программ.
Определение должности:
Специалисты

Records в первую очередь поддерживают функции академической записи на протяжении всего жизненного цикла студента, включая академические действия студентов, планирование занятий и аудиторий, регистрацию, зачисление и проверку степени, оценки студентов, проверку степени, выпуск и запросы стенограммы. Специалисты по учетным записям изменяют и интерпретируют информацию о студентах, применяют академические правила, проводят регулярные аудиты, проверяют точность, исследуют и решают проблемы с академическими записями и могут участвовать в процессе определения спортивного права.

Специалисты по документации в рамках этого профиля работы могут более широко поддерживать функции записи, включая ведение и обновление документов об университете, бизнесе, медицине и кадровых ресурсах, от общих до более сложных; часто вовлекает роль контакта с общественностью для получения, уточнения или предоставления информации о деятельности рабочего подразделения. Обязанности выполняются на различных уровнях в рамках определенного титула.

Условия работы:
Конкретные физические требования и усилия изложены в Рабочем листе должностных обязанностей (список основных должностных обязанностей и обязанностей, характерных для конкретной работы на уровне подразделения) в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями от 1990 года (ADA).
Другие требования:

Уровни

Уровень 1

В настоящее время нет Уровня 1.

Уровень 2

Сведения об уровне
Код вакансии Диапазон окладов Статус FLSA
ADOP0302 D Без освобождения

Должности уровня 2 обычно демонстрируют промежуточное знание концепций, практик и процедур в конкретной области специализации; выполнять промежуточные задачи в определенных областях навыков / приложений, постоянно опираясь на текущие профессиональные знания; поддерживать эффективные отношения с коллегами, поставщиками и другими людьми в разнообразной среде; поддерживать командные решения и выполнять командные обязанности; интерпретировать информацию, идеи и инструкции и общаться четко и точно как в устной, так и в письменной форме, включая материалы, предназначенные для распространения; определять причины необычных происшествий и применять стандартные принципы и методы для определения и реализации решений; гарантировать, что безопасные методы работы и экологическая сознательность отражаются в решениях; обычно работают под общим руководством, выполняя разнообразные задания, которые могут быть несколько сложными по своему характеру, но обычно предполагают ограниченную ответственность.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 2 лет

Диплом средней школы или выше

Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Стандартные рабочие обязанности
  • Служить связующим звеном первой линии с внутренними и внешними контактами
  • Направляйте клиентов и посетителей к соответствующему источнику
  • Направление, просмотр, просмотр и обработка телефонных разговоров и почты; действовать по обычным запросам и / или направлять
  • Сообщать о стандартных услугах, процессах и процедурах, используя предписанные или установленные руководящие принципы
  • Решение обычных вопросов академической / медицинской документации
  • Подготавливать, обрабатывать, обновлять, компилировать и обеспечивать конфиденциальность конфиденциальных записей, информации и материалов
  • Создавать и поддерживать файлы и базы данных; собирать и собирать информацию; создавать отчеты
  • Ведение и обновление списков рассылки; организовывать и проводить массовые рассылки
  • Обработка рутинных обновлений в централизованной базе данных на основе связанных форм
  • Собирать информацию из записей для составления электронных писем, служебных записок и других документов в соответствии с нормативными актами офиса, университета, штата и федеральными постановлениями.
  • Может обновлять и вносить регулярные изменения в веб-страницы
  • Может помочь в организации и предоставлении информации о специальных мероприятиях

Этот профиль предназначен для обозначения видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование определенного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Уровень 3

Сведения об уровне
Код вакансии Диапазон окладов Статус FLSA
ADOP0303 E Без освобождения

Позиции уровня 3 обычно демонстрируют глубокие и всесторонние знания определенных областей / приложений навыков для интеграции фундаментальных элементов из других специальностей в рабочие задания; применять знания о принципах, практиках и процедурах конкретной области специализации для выполнения сложных заданий; продвигать культуру, которая способствует эффективным отношениям между разными членами команды; гарантировать, что безопасные методы работы и экологическая сознательность отражаются в решениях; может возглавить проектную команду, выполняющую сложные задания, требующие глубоких знаний в области специализации; ясно, точно и убедительно интерпретировать и передавать информацию, идеи и инструкции как в устной, так и в письменной форме, включая материалы, предназначенные для распространения; включать новые факты и идеи в групповые процессы и применять творческое мышление для разработки новых решений; обычно работают с минимальным контролем над сложными задачами, совещаясь с менеджером по необычным вопросам.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 3 лет

Диплом средней школы или выше

Для работы в медицинской документации может потребоваться степень младшего специалиста в области информационных технологий в области здравоохранения, специализация медицинского офиса или другая соответствующая программа медицинского освидетельствования.

Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Для работы в медицинской документации может потребоваться степень младшего специалиста в области информационных технологий в области здравоохранения, специализация медицинского офиса или другая соответствующая программа медицинского освидетельствования.

Стандартные рабочие обязанности
  • Отвечать на обычные и умеренно сложные вопросы и проблемы, касающиеся политик, процессов и процедур подразделения / университета от внутренних и внешних контактов
  • Выявление и устранение различных нестандартных проблем записи
  • Анализировать записи на предмет точности и обновлять противоречивую информацию
  • Консультировать клиентов и посетителей об услугах, процессах и процедурах
  • Обработка запросов, связанных с конфиденциальными записями и информацией
  • Создание и обслуживание файлов, баз данных и отчетов
  • Подготовка информационных отчетов и таблиц
  • Подготовка документов и корреспонденции
  • Соблюдать политику удержания в университете и вести соответствующий график для неактивных записей
  • Может координировать специальные мероприятия и другие функции
  • Может проводить информационные презентации
  • Помощь в планировании и координации нестандартных проектов
  • Создание и поддержка веб-страниц
  • Рекомендовать изменения в процессах и процедурах
  • Координатная резервная поддержка при необходимости
  • Выполнять обязанности, указанные на нижнем уровне

Этот профиль предназначен для обозначения видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование определенного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Уровень 4

Сведения об уровне
Код вакансии Диапазон окладов Статус FLSA
ADOP0304 F Без освобождения

Должности уровня 4 обычно демонстрируют глубокие знания принципов, практик и процедур в конкретной области специализации и выполнение сложных заданий; интегрировать сложные элементы из других специальностей в рабочие задания; продемонстрировать твердую приверженность инклюзивным практикам, которые поддерживают разнообразие в университете; установить общее видение и взять на себя ответственность за достижение командных целей, а также указать направление для надлежащей реализации планов; излагать идеи, концепции и инструкции в ясной форме и использовать убеждение и переговоры для достижения консенсуса и сотрудничества; гарантировать, что безопасные методы работы и экологическая сознательность отражаются в решениях; разрабатывать новые методы, концепции, теории, программы или решения и применять их к сложным стратегическим операционным вопросам; обычно работают независимо над сложными рабочими заданиями, проверяют прогресс и оценивают результаты и при необходимости обновляют управление; может направлять и делегировать работу сотрудникам более низкого уровня.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 3 лет

Диплом младшего специалиста или выше

Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Для работы в медицинской документации может потребоваться степень младшего специалиста в области информационных технологий в области здравоохранения, специализация медицинского офиса или другая соответствующая программа медицинских сертификатов.

Для работы в медицинской документации может потребоваться степень младшего специалиста в области информационных технологий в области здравоохранения, специализация медицинского офиса или другая соответствующая программа медицинского освидетельствования.

Стандартные рабочие обязанности
  • Служить основным контактным лицом в специализированной области; отвечать на сложные вопросы и проблемы, касающиеся политик, процессов и процедур подразделения / университета от внутренних и внешних контактов
  • Наблюдать за файлами рабочих единиц, записями, базами данных, системами визуализации документов и отчетами
  • Интерпретация и передача информации для удовлетворения конкретных потребностей сотрудников и клиентов
  • Составление отчетов и рекомендации по решению проблем с записями
  • Помогать руководителю в разрешении проблем или конфликтов, исследуя проблемы и давая рекомендации
  • Анализировать записи на предмет соответствия требованиям университета или другим заранее установленным критериям
  • Может рассчитывать квалификационные требования или проверять данные о соответствии
  • Обеспечить соблюдение политик удержания в университете и вести соответствующий график для неактивных записей
  • Составление писем, служебных записок и отчетов, требующих исследования, и представление данных для подтверждения выводов
  • Координировать и вносить вклад в сбор данных для годовых или периодических отчетов, грантов и т. Д.
  • Координировать проекты, специальные мероприятия и / или программы
  • Может проводить информационные презентации по областям знаний
  • Изучите и напишите проекты проектов, отчетов и информационных бюллетеней
  • Обеспечить соблюдение применимых государственных и федеральных законов и постановлений
  • Может контролировать, направлять и обучать студентов и назначенный персонал
  • Может выполнять обязанности, указанные на более низком (-ых) уровне (-ах)

Этот профиль предназначен для обозначения видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование определенного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Уровень 5

Сведения об уровне
Код вакансии Диапазон окладов Статус FLSA
ADOP0305 H Без освобождения

Должности уровня 5 обычно расширяют владение профессиональными знаниями до принципов, теорий и практик смежных специальностей; расширять знания о лучших практиках и включать их во все рабочие задания и процедуры; оценивать и улучшать текущую практику и усилия для обеспечения оптимальной поддержки разнообразия; контролировать руководство командами и проектами, которые предполагают широкое сотрудничество и координацию между несколькими отделами Университета или с внешними заказчиками; готовить письменные и / или устные презентации или предложения по очень сложным вопросам и представлять их широкой аудитории; выявлять и внедрять инновационные решения важных, очень сложных стратегических и / или операционных проблем, которые могут включать необычные обстоятельства и неполные или противоречивые данные; гарантировать, что безопасные методы работы и экологическая сознательность отражаются в решениях; работать самостоятельно над очень сложными или стратегическими заданиями; может направлять и контролировать персонал более низкого уровня.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 6 лет

Диплом младшего специалиста или выше

Для работы в медицинской документации может потребоваться степень младшего специалиста в области информационных технологий в области здравоохранения, специализация медицинского офиса или другая соответствующая программа медицинского освидетельствования.

Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Для работы в медицинской документации может потребоваться степень младшего специалиста в области информационных технологий в области здравоохранения, специализация медицинского офиса или другая соответствующая программа медицинского освидетельствования.

Стандартные рабочие обязанности
  • Планировать, организовывать, координировать и контролировать повседневную деятельность архивного офиса
  • Облегчить рабочий процесс на рабочем месте и координировать рабочие задания сотрудников
  • Может проводить собеседование, нанимать, контролировать, обучать и вносить вклад в процесс оценки
  • Помогать в разработке новых процессов или процедур, соответствующих потребностям делопроизводства
  • Установить процедуры рабочего подразделения по обращению с конфиденциальными материалами и их сохранению
  • Анализировать производственную практику для создания новых систем или пересмотра установленных процедур
  • Давать рекомендации по стратегическому планированию на основе операционных знаний
  • Участвовать в инициативах по постоянному повышению качества в подразделении
  • Наблюдать за файлами рабочих единиц, записями, базами данных, системами визуализации документов и отчетами
  • Писать отчеты и давать рекомендации по решению проблем с записями; представить данные для подтверждения выводов
  • Интерпретация и передача информации для удовлетворения конкретных потребностей сотрудников и клиентов
  • Разрешать проблемы или конфликты, исследуя проблемы и принимая решения
  • Анализировать записи на предмет соответствия требованиям университета или другим заранее установленным критериям
  • Убедитесь, что офис соблюдает политику хранения и контролирует соответствующий график для неактивных записей
  • Определить возможности улучшения или изменения текущих инициатив и рекомендовать соответствующие действия
  • Изучение и составление справочных материалов для встреч
  • Обеспечить соблюдение применимых государственных и федеральных законов и постановлений
  • Координировать и вносить вклад в сбор данных для годовых или периодических отчетов, грантов и т. Д.
  • Наблюдать за координацией проектов, специальных мероприятий и / или программ
  • Изучите и напишите спецификации проектов, отчеты и информационные бюллетени
  • Руководить спецпроектными и операционными группами для успешного выполнения задания

Этот профиль предназначен для обозначения видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование определенного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Как долго хранить кадровые документы

В Соединенных Штатах несколько законов федерального правительства требуют от работодателей хранить все виды документов в течение разных периодов времени.Это так называемый график или политика хранения записей.

Это включает, помимо прочего, Раздел VII, Закон о дискриминации по возрасту при найме на работу, FLSA, FMLA, ERISA, Закон о равной оплате труда (EPA), а также OSHA. Каждый из этих файлов содержит личную информацию о сотрудниках для записей вашего работодателя. И у каждого есть определенный период хранения, который необходимо соблюдать, чтобы ваша организация оставалась в соответствии с требованиями штата и федеральными требованиями к хранению записей.

Ваша работа в качестве менеджера отдела кадров начинается еще до того, как вы нанимаете кого-либо.В отношениях «перед приемом на работу» вам действительно нужно сохранять приложения, резюме, проверки рекомендаций, анкетные данные и объявления о вакансиях. Это необходимо для обеспечения справедливости, недискриминации и равных возможностей для всех.

Во время трудовых отношений вам необходимо будет хранить всю информацию в пакете о новом найме (включая подтверждения правил и справочников), форму I-9 и медицинские документы. Отслеживание кадровых документов часто осуществляется системой управления документами сотрудников.Программное обеспечение для управления кадровыми документами позволяет безопасно организовать, отслеживать и составлять отчеты о сотрудниках. Независимо от того, отслеживаете ли вы документы в электронном или бумажном виде, важно понимать передовые методы ведения документации.

В бумажных системах кадрового учета вы должны хранить каждую из них отдельно; один файл для записей персонала, один для записей I-9 и один для медицинских документов. После прекращения трудовых отношений записи, созданные в рамках увольнения, должны храниться в разделе, посвященном персоналу.

Итак, что находится в каждом из этих файлов сотрудников?

  • Записи в личном деле — Заявления, тесты перед приемом на работу, служебная аттестация, изменение ставок, изменение должности, увольнения, переводы, продвижение по службе, понижение в должности, документация о дисциплинарных мерах и должностных инструкциях
  • I-9 Records — Заполненная форма I-9 и сопроводительная документация
  • Медицинская документация — Записи, относящиеся к трудовому соглашению, FMLA, ADA, найму и проверке на наркотики

Каковы федеральные требования к хранению документации для HR?

  • Записи в личном деле сотрудников — 4 года после увольнения
  • Рекрутинг — 1 год
  • Интервью — 1 год
  • Формы I-9 — 3 года после даты найма или 1 год после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже
  • Медицинская карта — В зависимости от того, относится ли документ к FMLA или HIPAA, от 3 до 6 лет
  • W-4 Form -4 года
  • Равная оплата — Любая запись, на основании которой обосновывается разница в заработной плате между мужчинами и женщинами — два года
  • Записи по Разделу VII — 1 год
  • Заработная плата и налоговая отчетность — Документы, содержащие основные данные о сотрудниках, такие как имя, адрес, SSN, ставка заработной платы, количество отработанных часов ежедневно или еженедельно, заявленные надбавки и чистая заработная плата — 4 года (в некоторых штатах требуется 6 лет)
    • Примечание: в Lilly Ledbetter нет особых требований к хранению, однако работодателям рекомендуется хранить записи за 5 лет после увольнения.
  • Журналы OSHA — 5 лет
  • COBRA -6 лет
  • Планы вознаграждений сотрудникам — 6 лет после прекращения действия плана
  • Форма 5500 и соответствующая корреспонденция — включая все приложенные таблицы, аудированную финансовую отчетность и заключения бухгалтеров, если применимо — 6 лет
  • Учетные записи уволенных / уволенных сотрудников — 1 год

Соблюдение графиков хранения кадровых записей — сложный и трудоемкий процесс.Однако, помимо соблюдения различных федеральных законов и законов штата, ведение качественных и хорошо организованных записей может быть очень полезным для документирования и поддержки действий вашей организации по трудоустройству.

Лучший способ убедиться, что ваши записи находятся в хорошем состоянии, — это разработать и опубликовать политику хранения записей и использовать подходящее программное обеспечение для управления персоналом, чтобы облегчить вашу жизнь.

Менеджер по документации: описание должности

Менеджеры по документации несут ответственность за точное, безопасное и эффективное управление информацией, получаемой и производимой широким кругом организаций государственного и частного секторов.

Кандидаты должны быть терпеливыми, скрупулезными и логичными в своей работе и уметь определять приоритеты задач.

Чем занимается делопроизводитель? | Типичные работодатели | Квалификация и обучение | Ключевые навыки

Менеджеры по документации контролируют записи организации от их создания и хранения до утилизации. Типичные обязанности включают:

  • Создание новых систем управления документами
  • разработка, обслуживание, проверка и оценка существующих систем
  • Наблюдение за переходом от бумажного к электронному учету
  • написание отчетов и публикаций
  • обработка запросов и запросов информации от внутренних и внешних клиентов
  • обеспечивает соблюдение финансовых, юридических или административных требований и нормативов
  • обеспечение защиты данных
  • классифицирующие и индексирующие записи
  • Уничтожение или архивирование готовых данных / записей
  • обеспечивает легкий доступ к записям при необходимости
  • обеспечивает обучение персонала, которому требуется доступ или который несет ответственность за ведение документации.

Хотя роль рекламируется сама по себе, в некоторых организациях она может быть совмещена с такой:

Типичные работодатели делопроизводителей

Любая организация, которая обрабатывает большие объемы информации, может потребовать навыков менеджера по документации; Ключевые секторы, в которых вы можете встретить менеджеров по записи, — это те, где существует множество нормативных требований и надзора, например, ядерная промышленность, здравоохранение и финансы.

Большинство вакансий в сфере управления записями находятся с:

  • NHS
  • технологических компаний
  • университетов, высших учебных заведений и колледжей дополнительного образования
  • местные органы власти, госслужба и спецслужбы
  • финансовых организаций
  • строительные, коммунальные и другие организации, связанные с энергетикой (в частности, атомной)
  • фармацевтических предприятий
  • благотворительные организации, розничные торговцы и другие компании, хранящие данные для маркетинговых целей или исследований потребителей

Опытные менеджеры по записи могут также работать на условиях фриланса или консультировать работодателей.

Вакансии обычно рекламируются через: соответствующие профессиональные организации, такие как Ассоциация архивов и документации (ARA), Общество управления информацией и документами (IRMS) и CILIP, библиотечно-информационная ассоциация; доски объявлений о вакансиях; карьерные услуги; и специализированные кадровые агентства.

Требуемая квалификация и обучение

Обычно вам нужна степень, чтобы стать менеджером по документации. Есть одна или две степени бакалавра в области управления информацией и управления записями, аккредитованные Ассоциацией архивов и записей (ARA) и CILIP, но работодатели обычно не запрашивают конкретный предмет на уровне бакалавриата.Тем не менее, является обычным для них правилом , чтобы требовать от поступающих иметь высшее образование в области управления записями, архивами и / или информацией.

Подавляющее большинство вакансий требует от вас наличия соответствующего опыта работы, который вы можете получить за счет добровольной работы или оплачиваемого трудоустройства (имейте в виду, что они могут быть конкурентоспособными).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *