Егаис сроки подтверждения закупки: Подтверждение накладных в егаис сроки в рабочих днях или календарных

Содержание

что такое ЕГАИС, как работает ЕГАИС

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны.

При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — [email protected]

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность.

Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01. 12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: [email protected]

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Оформляем акт расхождений во Входящей ТТН с пивом из Егаис в 1С Розница 2.2

Если доставка пива в организацию была произведена не полностью из-за отсутствия или же повреждения товара в процессе транспортировки, тогда можно использовать несколько вариантов решения данной проблемы. Первый вариант — это позвонить и договориться с торговым представителем о возможности довести недостающий или порченый товар в ближайшее время и принять накладную в Егаис без изменений. А второй вариант — это принять фактическое количество пива, вычеркнуть с подписью недостачу в накладной и оформить акт расхождений, при оформлении Входящей ТТН.

Если выбрали второй вариант, тогда мы сейчас пошагово оформим поступление пива из Егаис с актом расхождений в 1С Розница 2.2, следующим образом. Итак, заходим в раздел Закупки и нажимаем Входящие ТТН.


Открываем Входящую ТТН от поставщика.

И нажимаем Оформить поступление.

Отмечаем сразу галкой Есть расхождения.

В результате у нас будет два раздела: Товары по данным поставщика и рядом Товары по факту. Удаляем или меняем фактическое количество товара и проводим документ.

Нажмём пиктограмму с зелёной стрелкой и выбираем Установка цен номенклатуры.

Устанавливаем нужные цены и нажимаем Провести и закрыть.

Далее мы нажимаем Подтвердите получение в нижней части документа.

В окне Прием накладной с расхождениями, проверяем указанные нами расхождения и нажимаем Принять с расхождениями.

Документ будет находиться в статусе К подтверждению* (Передан в УТМ) до тех пор, пока со своей стороны, поставщик не подтвердит в системе Егаис факт расхождений.

А в разделе Входящие ТТН, накладная будет отображена с восклицательным знаком, которым помечаются оформленные документы с наличием расхождений.

Незабываем вернуться в накладную, выбрать Передача данных в регистр №2 ЕГАИС.

И нажать Передайте данные, чтобы зафиксировать передачу в торговый зал.

На этом пожалуй всё. Увидимся на следующих страницах блога. А пока.. пока.

Сроки внедрения ЕГАИС — Декларирование алкогольной продукции

Осуществляемый вид деятельности

Фиксация в ЕГАИС

Срок вступления

Организации, осуществляющие производство пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, с производственной мощностью более 300 тысяч декалитров в год и оснащенных основным технологическим оборудованием в соответствии с Распоряжение Правительства РФ от 13. 01.2006 N 17-р «Об утверждении перечня видов основного технологического оборудования для производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции»

В части отражения производства и оборота

01.10.2015

Организации, осуществляющие производство пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, с производственной мощностью менее 300 тысяч декалитров в год и оснащенных основным технологическим оборудованием в соответствии с Распоряжение Правительства РФ от 13.01.2006 N 17-р «Об утверждении перечня видов основного технологического оборудования для производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции»

В части отражения оборота

01.01.2016

Организации, осуществляющие закупку, хранение и поставку алкогольной и спиртосодержащей продукции

В части отражения оборота

01. 01.2016

Индивидуальные предприниматели, осуществляющих закупку пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи в целях последующей розничной продажи такой продукции, должны обеспечивать прием и передачу информации об обороте такой продукции

В части подтверждения факта закупки

01.01.2016

Организации, осуществляющие розничную продажу алкогольной продукции в городских поселениях

В части подтверждения факта закупки

01.01.2016

В части розничной продажи

01.07.2016

Организации, осуществляющие розничную продажу алкогольной продукции в сельских поселениях

В части подтверждения факта закупки

01.01.2016

В части розничной продажи

01. 07.2017

Когда начинать передавать данные в ЕГАИС оптовикам и рознице

Федеральный закон от 29.06.2015 № 182-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» внес изменения в перечень лиц, обязанных представлять сведения в ЕГАИС. Кроме того, установил сроки, с которых они должны исполнить свои обязанности по передаче сведений в ЕГАИС.

Осуществляемый вид деятельности    Фиксация в ЕГАИС Срок вступления
Организации, осуществляющие производство пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, с производственной мощностью более 300 тысяч декалитров в год и оснащенных основным технологическим оборудованием в соответствии с Распоряжение Правительства РФ от 13.01.2006 N 17-р «Об утверждении перечня видов основного технологического оборудования для производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции»    В части отражения       производства и оборота    01. 10.2015
Организации, осуществляющие производство пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, с производственной мощностью менее 300 тысяч декалитров в год и оснащенных основным технологическим оборудованием в соответствии с Распоряжение Правительства РФ от 13.01.2006 N 17-р «Об утверждении перечня видов основного технологического оборудования для производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции»    В части отражения оборота    01.01.2016
Организации, осуществляющие закупку, хранение и поставку алкогольной и спиртосодержащей продукции    В части отражения оборота    01.01.2016
Индивидуальные предприниматели, осуществляющих закупку пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи в целях последующей розничной продажи такой продукции, должны обеспечивать прием и передачу информации об обороте такой продукции    В части подтверждения факта закупки    01. 01.2016
Организации, осуществляющие розничную продажу алкогольной продукции в городских поселениях    В части подтверждения факта закупки    01.01.2016
   В части розничной продажи    01.07.2016
Организации, осуществляющие розничную продажу алкогольной продукции в сельских поселениях    В части подтверждения факта закупки    01.01.2016
   В части розничной продажи    01.07.2017

Источник: http://www.fsrar.ru/news/view?id=1189

Почему важно подтверждать заказы на поставку

Подтверждение заказа на поставку является окончанием переговоров с поставщиком. На этом этапе вы как покупатель и поставщик как продавец согласовали цену и дату доставки для отправленного вами заказа на покупку. Как правило, поставщики предоставляют номера подтверждения, чтобы указать, что заказ на поставку получен. Однако, если это не так, вам необходимо будет следить за тем, чтобы получить подтверждение заказа на покупку.

Почему важно подтверждать заказы на закупку

Заказы на закупку представляют собой юридически обязывающие контракты между покупателем и покупателем, но эта правовая защита не срабатывает до тех пор, пока не произойдет подтверждение заказа на закупку. Если заказ на поставку не подтвержден и не принят поставщиком, это не договор.

Не потратив время на подтверждение всех ваших заказов на покупку, невозможно узнать, действительно ли поставщик получил заказ и находится в процессе его выполнения.Вы можете проходить процесс заказа на покупку столько раз, сколько вам нужно, чтобы выполнить свои требования к закупке, но все это не имеет значения без подтверждения заказа на покупку. Вам может повезти и вы получите нужное количество товаров вовремя, а можете обойтись без него, потому что поставщик полностью пропустил заказ.

Поставщики будут утверждать, отклонять или отправлять заказы на закупку для обсуждения до подтверждения. Продавцы проверят количество, цену за единицу, общую сумму к оплате, а также условия оплаты.В большинстве случаев поставщик утверждает заказ на поставку (подтверждая его) либо по электронной почте, либо через программное обеспечение для электронных закупок. В этом случае вы получите по электронной почте номер подтверждения, на который можно будет сослаться в случае возникновения проблем с заказом или необходимости проверки статуса заказа.

На этом этапе они начнут подготовку заказанных товаров и услуг к поставке к ожидаемой дате. Однако, если у них нет определенных товаров на складе или у них есть другие опасения по поводу заказа, например, конфликты с условиями, изложенными в контракте с поставщиком, они отметят заказ и отправят его обратно покупателю для разрешения проблемы. вопросы.В этом случае заказ не подтверждается.

Подтверждение заказа на поставку (POA)

POA — это документ от поставщика, который выполняет несколько функций. К ним относятся:

  • Подтверждение получения заказа на поставку
  • Сообщает о намерении выполнить заказ
  • Сообщает о любых ошибках в заказе, таких как цены или номера деталей
  • В случае прямых поставок, когда товары отправляются напрямую от поставщика конечному потребителю он предоставит розничному продавцу информацию о статусе доставки, чтобы поделиться с покупателем.

Как компании, важно обеспечить, чтобы ваши поставщики предоставляли доверенности как часть своего процесса. Таким образом, вы узнаете, нужно ли вам размещать заказ у другого поставщика, чтобы покрыть разницу, когда у поставщика нет запрошенной суммы, или вы просто хотите использовать то, что у него есть.

Когда вы и ваш поставщик используете автоматизированную и интегрированную систему электронного обмена данными (EDI), обмен информацией может происходить автоматически, без необходимости отправлять заказы по электронной почте, факсу или вручную вводить заказы в вашу систему.

«Внедрение автоматизации на протяжении всего процесса закупок, а не только на этапах обработки счетов, делает работу еще более эффективной и продуктивной. Пренебрежение использованием автоматического обмена информацией оставляет много места для ошибок — потенциально дорогостоящих ошибок ».

Обработка подтверждений заказов на закупку

Инструменты и процедуры

Внедрите инструменты, которые облегчат вам поиск и устранение несоответствий, включая невыполненные заказы. Разработайте политики и процедуры для обработки подтверждений.Например, ежедневный просмотр подтверждений снижает затраты на поиск и устранение несоответствий в серверной части. Эти политики также будут определять, кто имеет право принимать решения для управления несоответствиями, принятия или отклонения изменений и замен и отклонения изменений, если это необходимо.

Manage by Exception

Управление подтверждениями во внешнем интерфейсе, в порядке исключения, упрощает все, что приходит после. Все, что соответствует, будет проходить через систему для более быстрой обработки, особенно в отношении кредиторской задолженности.Это позволяет вашим сотрудникам сокращать время и затраты на обработку счетов, делая поставщиков счастливыми и, возможно, даже позволяя вам получать скидки за раннюю оплату. Вы также сможете быстро определить элементы, в которых отмечены несоответствия, и соответствующим образом решить проблемы.

Заказы по телефону

Когда дело доходит до заказов по телефону, вам также понадобится процесс для управления ими. Если вы не можете создать электронный заказ на покупку, потому что вам нужно позвонить в заказ, вам нужно получить номер подтверждения от продавца в конце разговора.Вы также можете попросить поставщика отправить какое-то электронное подтверждение с помощью EDI или электронной почты. Сохраните номера подтверждений и все документы для документации, аудита и контроля. Вы также можете попросить поставщика разрешить электронные заказы на покупку, поскольку это экономит время и обеспечивает лучший контрольный журнал для всех.

Оценка работы поставщиков

Начните с их способности подтверждать заказы в электронном виде. Отслеживайте общую статистику относительно процента своевременной доставки, точности цены, количества просроченных заказов и процента выполнения заказа.

Оцените свою эффективность

Установите ориентиры для ваших текущих показателей несоответствия, показателей заполнения и своевременной доставки заказов. Отслеживайте данные в течение трех-шести месяцев, чтобы увидеть, улучшаются ли вы. Если вы исправляете неточные данные о ценах и товарах по мере их обнаружения, коэффициент несоответствия должен уменьшиться.

Лучшее правило — не действовать так, как если бы заказ на покупку был заполнен в соответствии с заказом и доставлен, как ожидалось, до тех пор, пока вы не получите доверенность или другую форму подтверждения заказа на покупку.

PurchaseControl упрощает создание электронных заказов на поставку и управление ими.

Узнайте, как скачать PDF

Все, что вам нужно знать о заказах на закупку

Что такое заказ на поставку?

Очевидной отправной точкой будет ответ на очевидный вопрос: что такое заказ на покупку? Заказы на покупку (ЗП) — это документы, отправленные вами как покупателем поставщику с запросом на продукты или услуги в виде заказа. Каждый заказ на покупку будет включать номер для отслеживания заказа на поставку в системе, а также тип товара, количество и согласованную цену.Более конкретные заказы будут включать больше деталей, но, как правило, чем больше информации вы включаете, тем эффективнее ваш заказ на покупку.

Вот пример документа заказа на поставку:

Правовой статус заказа на поставку

Покупатели всегда должны четко сообщать продавцам запросы, чтобы уменьшить или устранить путаницу, когда продавец получает заказ на покупку. Если покупатели когда-либо откажутся от оплаты, продавец останется под защитой из-за юридически обязывающего договорного статуса документа.Чтобы покупатель имел аналогичную защиту, важно отслеживать подтверждение заказа на покупку или принятие заказа.

Наличие надежных условий и положений заказа на поставку, охватывающих все соответствующие сценарии, включая такие детали, как, например, когда вы можете отменить заказ на покупку, обеспечит четкие границы для поддержания хороших отношений с вашими ключевыми поставщиками.

В качестве юридических документов некоторые коммерческие кредиторы будут использовать заказы на покупку для справки при предоставлении финансовой помощи вашей организации, это называется финансированием заказа на покупку.

«ЗП, принятый продавцом или поставщиком, является юридически обязательным контрактом между двумя сторонами».

Разница между заказами на закупку и счетами-фактурами

Покупатели создают заказы на закупку, а продавцы создают счета-фактуры. Продавцы могут отправить счет-фактуру как способ получения платежа — при наличии определенных условий платежа (нетто 30, нетто 60, FOB и т. Д.) Или могут отправить счет-фактуру с нулевым балансом как способ зафиксировать, что платеж был получен. для заказа.

И заказы на покупку, и счета-фактуры содержат аналогичную информацию, такую ​​как адрес выставления счета и адрес доставки. В счетах-фактурах обычно указывается номер заказа на поставку с добавлением номера счета-фактуры, чтобы подтвердить, что оба документа связаны и соответствуют друг другу. Ключевое отличие заключается в том, что детали заказа и другая техническая информация, включенная в заказ на поставку, обычно не включается в счет.

Пример:

Джон, покупатель, получил сообщение о том, что отдел в его организации требует нового набора мониторов для компьютеров в офисе. Он создает заказ на поставку, в котором подробно указывается количество и конкретные требования к мониторам.

Заказ поступает в компанию, занимающуюся продажей мониторов. Как только они подтверждают, что могут предоставить заказ, они утверждают заказ на покупку и принимают оплату или отправляют товар с ожиданием оплаты на основе ранее согласованных условий оплаты. После получения платежа происходит выполнение заказа, и мониторы отправляются с датой доставки и информацией для отслеживания, а Джон получает счет.

Счет-фактура либо подтверждает платеж, который был отправлен до отправки товара, либо включает дату платежа, если деньги не были отправлены раньше. Джон проверяет счет-фактуру, чтобы убедиться, что он соответствует заказу на покупку, затем проверяет отборочную накладную, чтобы убедиться, что все заказанные товары были получены, а оплата производится только за заказанные и полученные товары в процессе, известном как трехстороннее сопоставление.

Заказы на поставку также часто путают с другими типами документов. Важно понимать различия между заказами на покупку и контрактами, различиями между заказами на покупку и заказами на работу, а также различиями между заказами на покупку и заказами на продажу.

Отслеживание заказов на закупку

Важно отслеживать заказы на закупку на протяжении всего процесса закупок, чтобы гарантировать, что вы получите заказанные вами товары или услуги и заплатите за эти товары только один раз. Индивидуальный предприниматель или малый бизнес могут начать с отслеживания заказов на покупку в Excel при использовании формы шаблона заказа на покупку или, что еще хуже, с дубликата или трех экземпляров книги заказов на покупку. Чем больше людей задействовано и чем больше объем обрабатываемых заказов на покупку, тем больше количество проблем, которые могут возникнуть.Система заказа на поставку для малого бизнеса должна покрывать базовую потребность в отслеживании всех транзакций покупки и многое другое. Обеспечение полного контрольного журнала, связанного с каждой покупкой, с соблюдением передовых методов заказа на покупку.

Возможность отслеживать и легко составлять отчеты по всем типам заказов на закупку, включая общие заказы на закупку, является обязательным условием для получения полной информации о расходах. Это также позволяет финансовым отделам оптимизировать процесс согласования заказов на поставку и оплаты. Видимость всего процесса, включая автоматический отчет об открытых заказах на закупку, позволит сэкономить время и ничего не упустить при выставлении счетов.

Цифровая трансформация — ключевая цель для многих организаций, а трансформация системы закупок — ключевая часть этой более широкой цели. Онлайн-система заказов на поставку будет отслеживать электронные заказы на покупку на протяжении всего процесса. Вам не нужен специальный отдел закупок, чтобы ощутить преимущества оцифровки.

Почему заказы на закупку важны для вашего бизнеса

Есть много организаций, которые не используют заказы на закупку, потому что считают, что оформление документов — всего лишь препятствие или ненужный шаг в процессе, потому что у них устойчивые рабочие отношения с поставщиками. Когда малые предприятия все еще находятся на стадии запуска, они, как правило, имеют достаточно органичный процесс покупки, простой и понятный. Но по мере роста компании и увеличения количества рабочих рук, от начала до конца, процесс меняется, поскольку отношения с поставщиками растут и развиваются со временем.

В определенный момент роста компании потребности в закупках становятся более сложными, срочными или конкретными, что означает, что общение может стать затруднительным и оставлять много места для ошибок, если заказы на закупку не используются или им недостает определенного уровня детализации.

Если покупатель получает свой заказ без номера заказа на поставку для справки, может быть затруднительно выяснить, где запрос пошел наперекосяк. И в этот момент вполне вероятно, что были отправлены и счет-фактура, и платеж, что усложняло правовую ситуацию между двумя сторонами.

Заказ на поставку служит юридически обязательным документом, содержащим четкие инструкции для поставщика и контрольный журнал, который доступен для справки, когда что-то пойдет не так.

Почему вам нужно автоматизировать процесс заказа на закупку

Если в вашем бизнесе в настоящее время используется бумажная система, скорее всего, вы создаете слишком много документов.Многие компании обрабатывают до семи документов в течение цикла закупок, включая заявки, заказы на закупку, расценки, подтверждения заказов, уведомления о получении товаров, упаковочные листы и счета-фактуры. Это очень много, и если учесть, что вам нужно отслеживать все это для каждой отдельной покупки, полагаться на бумагу становится немного сложно. Требуется лучшее управление заказами на закупку.

Хорошее ведение документации имеет важное значение при закупках и закупках, но бумажные записи легко могут быть потеряны, повреждены или уничтожены.Сложнее найти повторяющиеся запросы и покупки, счета-фактуры и недостающие транзакции, что отнимает у вашей компании время и деньги. Бумажные системы также требуют использования эффективной системы хранения документов, которая регулярно обновляется. Эта файловая система займет значительное место в офисе, со временем будет только расти, а на ее обслуживание и бесперебойную работу уйдут человеко-часы.

Автоматизация процесса заказа на закупку с помощью программного обеспечения для заказа на закупку, такого как PurchaseControl, переводит весь процесс закупок в цифровую форму с помощью электронных заказов на покупку и других документов.Все важные документы отслеживаются в централизованной системе с контрольным журналом, который сообщает вам, кто и какие действия выполняет над документом. Кроме того, вы можете загружать другие документы поставщикам и заказы на покупку, такие как предыдущие контракты, дополнительные условия и графики платежей, чтобы с легкостью отслеживать всю информацию о поставщиках и другие детали.

С автоматизацией заказов на поставку все хранится в единой системе, и отдел кредиторской задолженности также получает выгоду, поскольку им становится проще преобразовывать заказы в счета для оплаты, что упрощает обработку платежей.

Как интегрировать заказы на покупку в ваш бизнес

Начните с оценки того, как ваш бизнес в настоящее время обрабатывает закупки, а затем подумайте, как вы хотите контролировать, что ваша команда может покупать, и как они будут обрабатывать весь процесс покупки. После этого вы сможете создать систему заказов на закупку, соответствующую потребностям вашей компании.

Заявки на закупку и заказы на закупку

Если ваша организация в настоящее время не использует заказы на покупку, вероятно, вы не управляете процессом, которому следуют ваши сотрудники, когда они хотят что-то купить.Перейдя на электронную систему закупок, вы сможете создать формальный процесс закупок, который контролирует, кто может покупать что и сколько денег они могут потратить без дополнительного одобрения. Для заказов на закупку с более высокой стоимостью должен быть установлен эффективный контроль над заказами на закупку с рабочими процессами утверждения заказов на закупку, чтобы гарантировать, что нужные люди подписываются до принятия обязательства. В конечном итоге усиление контроля и прозрачности привычек вашей компании в отношении расходов даст вам возможность принимать решения на основе данных для улучшения организации.

Начните с использования заявок, которые позволяют вашей команде сделать официальный запрос на материалы или вещи, необходимые им для работы. Возможно, вы уже делаете это — просто попросите свою команду отправить запрос своему менеджеру по электронной почте, а затем попросите менеджера совершить покупку.

Вместо этого создание стандартизированной формы запроса заказа на поставку и требование ее использования всеми сотрудниками гарантирует, что получение заявок не будет пустой тратой времени. В нем есть вся информация, необходимая для утверждения заявки, и она автоматически прикрепляется к соответствующему заказу на покупку, когда заявка утверждается.

Бюджеты

Как только ваши сотрудники начнут использовать стандартизированную заявку на покупку, вы сможете создавать бюджеты на основе среднемесячных расходов и отслеживать, что покупает ваша команда. Имея эти данные, вы можете начать следить за тем, как используются расходные материалы, и начать поиск возможностей экономии. Люди, которых вы назначаете в качестве утверждающих, будут нести ответственность за поддержание бюджета, и если люди превышают бюджет, утверждающий может не иметь возможности утверждать какие-либо заявки на покупку, которые не являются абсолютно необходимыми для насущных нужд.

Оптовые скидки

Как только сотрудники начнут подавать заявки, утверждающие могут легко определить схемы закупок. Это позволяет им отправлять оптовые заказы и запрашивать оптовые скидки, если таковые имеются. Когда запросы создаются в цифровом виде, время обработки значительно сокращается, поскольку наиболее часто запрашиваемые товары могут быть добавлены в каталог от лучшего поставщика по наилучшей возможной цене.

Переход от заявки к заказу на поставку

После того, как заявки на покупку станут стандартным процессом в вашем бизнесе, вы переходите к созданию заказов на поставку из этих заявок. Вам нужно будет связаться с поставщиками, чтобы сообщить им, что вы отправляете официальный заказ на покупку перед отправкой платежа. Поставщики, скорее всего, не будут жаловаться на это, поскольку это приносит значительные выгоды обеим сторонам.

Когда у ваших утверждающих есть запросы, которые необходимо выполнить, покупатель заполнит необходимую форму заказа на покупку и отправит их поставщику. Затем продавец сообщит о любых проблемах или проблемах, которые у него возникают при покупке, если таковые имеются. В противном случае они отправят заказ и счет после получения оплаты.

С помощью системы электронных закупок легко преобразовать заявку в заказ на поставку. Номер заявки привязан к номеру заказа на покупку, поэтому вы можете отслеживать покупку от запроса до получения и оплаты. После того, как утверждающий пометит заявку как утвержденную, ее можно автоматически преобразовать в заказ на закупку, если поставщик будет выбран инициатором запроса.

Интеграция заявок и заказов на поставку может занять некоторое время для корректировки и стандартизации. Но это увеличивает вашу способность отслеживать расходы и устранять проблемы, связанные с покупкой.Видимость привычек вашей компании в отношении расходов имеет решающее значение для устойчивого роста компании, и этот процесс является одним из способов ее достижения.

PurchaseControl устраняет необходимость в бумажной системе заказов для повышения производительности и эффективности.

Узнайте, как скачать PDF

Российская розница хорошо зарекомендовала себя с ЕГАИС

Российские ритейлеры работали совместно с Единой системой учета алкоголя (ЕГАИС) в кассах: в течение месяцев они не сталкивались с серьезными сбоями и большой долей нечитаемых акцизных марок.

С 1 июля 2016 года магазины в городах должны наладить розничную продажу алкоголя в ЕГАИС. По данным Росалкогольрегулирования (ППА), о покупке алкоголя сообщают практически все продавцы. «В ЕГАИС передают информацию 97% организаций розничной торговли, или 99% реально осуществляют деятельность по реализации алкогольной продукции», — сказал представитель ППА.

Одним из основных опасений розничных продавцов было то, что большинство акцизных марок не читаются сканерами. Об этом ритейлеры рассказали «Ведомостям» осенью 2015 года, когда финансово-экономический блок правительства обсуждал, стоит ли ускорить внедрение ЕГАИС в рознице.

В первые месяцы эксплуатации выяснилось, что в случаях, когда налоговые штампы не читаются, не более 1-2%, сказал представитель ППА. При этом самые крупные сети, рисунок ниже. В торговых сетях «Ашан» и «Атака» в июле было показано менее 1% бутылок, с которых не начисляется акциз, сообщила директор по внешним коммуникациям «Ритейл Ашан Россия» Мария Курносова. В сети гипермаркетов «Глобус» процент нечитаемых отметок, по словам представителя сети Марии Зиной, в среднем 0,25%.У ритейлера «Ладно» «не более 0,05%», — говорит его представитель.

Количество бутылок с нечитаемыми названиями невелико и продолжает сокращаться, добавляет представитель ГК «Дикси» Екатерина Куманина. Случаев, когда марка не читается, есть, но это не критический объем, сообщила пресс-секретарь ритейлера «Ленты» Анна Мелешина. Уровень читабельности зависит от качества печати бренда, а не от работы ЕГАИС, сказала она.

Большинство сетевых ритейлеров контролируют читаемость маркировки еще на этапе получения товара, это побуждает производителей относиться к добросовестному нанесению штрих-кода, добавляет представитель PAP.

Для крупных розничных торговцев в контрактах на поставку предусмотрены штрафы за товары, не соответствующие законам о маркировке. В типичном договоре поставки X5 Retail Group прописано: за поставку алкоголя, в котором налоговые марки не соответствуют закону, штраф с поставщика в размере 100% стоимости товара с нарушением. «Дикси» в своем образце договора о поставке, «полное или частичное снятие штампов, обнаруженное при приемке или во время продажи товаров», приравнивается к плохим.

По словам представителей двух ритейлеров, RAR разработал механизм под названием «Запрос штрих-кода по серии и номеру бренда», который позволит продавать на прилавке легальные товары с плохо читаемым брендом. Представитель RAR отказался это комментировать, но отметил, что ранее некоторые ритейлеры не дорабатывали кассовое ПО (ПО). «Такая программа при сканировании бренда, не дожидаясь ответа от ЕГАИС, пыталась отправить запрос обратно в систему, хотя по техническим условиям там предполагается завершение транзакции.Теперь мы предотвращаем такую ​​ситуацию на системном уровне, выдавая тот же штрих-код, который раньше не ждал кассовый софт », — пояснил он.

См. Также … 07.01.2016 Ритейл готовится к ЕГАИС и очереди в кассах 20.12.2013 РАР предлагает ввести ЕГАИС в розницу с 2016 года. 01.11.2016 ЕГАИС: розница дала переходный период 16.02 / 2016 RAR: у продавцов алкоголя нет проблем с ЕГАИС 25.06.2013 Магазины крепкого алкоголя будут вдвое меньше 11.02.2013 Розница попадает на прилавок 04.07.2016 ЕГАИС заработал без серьезных сбоев 07.06 / 2016 Alcoritale напивается 30.03.2016 В России резко сократилось производство алкоголя29 / 06/2016 ЕГАИС разрешил увеличить сбор акцизов на 18,8% 11.12. 2013 Убытки подмосковному «Ашану» могут нанести 30 млн руб. в день11.05.2016 Алкоголь из одних рук09.08.2012 Система ЕГАИС может появиться в сетевых магазинах в этом году14.11.2014 Крымскому алкоголю дали толчок 02.11.2015 «Опора России» прогнозирует проблемы с алкоголем

Подтверждение заказа на поставку SAP — Бесплатное обучение SAP MM

Это руководство является частью нашего курса SAP MM, и в нем рассказывается о SAP Purchase Order Acknowledgment .Мы обсудим бизнес-предысторию подтверждения заказов на поставку и объясним, как это реализовано в SAP ERP. Вы узнаете, как вручную ввести подтверждение заказа на поставку в SAP.

Как документ, который показывает намерение покупателя купить определенное количество продуктов по определенной цене у определенного поставщика, заказ на поставку представляет собой внешний документ, отправляемый поставщику в качестве письменного подтверждения того, что покупателю необходимо приобрести. В зависимости от рассматриваемой правовой юрисдикции заказ на поставку может считаться юридически обязательным документом. Таким образом, покупатель может попросить продавца при получении заказа на покупку сообщить о своем намерении принять или отклонить предоставление необходимых товаров или услуг.

Связь поставщика со своим клиентом относительно заказа на поставку известна как подтверждение заказа на покупку. Это подтверждение вручную вводится в SAP и называется подтверждением заказа на поставку SAP. Случай, когда подтверждение загружается автоматически, — это когда это подтверждение отправляется от поставщика через интерфейс EDI (электронный обмен данными).Продавцы могут общаться по факсу, электронной почте или EDI (электронный обмен данными). Эти сообщения важны для покупателя, поскольку они предоставляют обновленную информацию о доставке товаров.

Поставщик обычно отправляет сообщения для следующих событий:

  1. Подтверждение заказа
  2. Подтверждение транспортировки
  3. Предварительное уведомление о доставке (ASN)
  4. Входящая поставка

Каждое из этих четырех событий конфигурируется с категорией подтверждения в SAP ERP Material Management, чтобы поставщик мог сообщить о них после получения заказа на поставку.

Давайте поговорим о подтверждении заказа на поставку SAP.

Подтверждение заказа на поставку SAP

Подтверждение заказа на поставку SAP используется, чтобы гарантировать, что поставщик получил заказ на поставку и отправил подтверждение.

SAP ERP связывает подтверждение заказа на поставку с типом подтверждения. Категории подтверждения настроены для внешних и внутренних подтверждений. Внешние категории определены для ручного ввода подтверждений поставщиков, а внутренние категории — для подтверждений поставщиков, полученных через EDI.Давайте сосредоточимся на подтверждении заказа на поставку SAP как на внешней категории подтверждения.

Также обратите внимание, что числа, которые будут упомянуты в учебнике (например, номера заказов на покупку и т. Д.), Предназначены только для иллюстративных целей. Скорее всего, у учащихся будут разные номера в зависимости от их конфигурации SAP.

Требование подтверждения заказа на поставку SAP

SAP ERP позволяет покупателям требовать подтверждения заказа от поставщиков. Давайте воспользуемся номером заказа на поставку 4500019257, чтобы показать, как это сделать.Введите код транзакции ME22N в панель команд SAP. Введите ME22N

Этот код транзакции используется для изменения заказа на поставку, его также можно найти по пути в меню SAP Easy Access:

Логистика> Управление материальными потоками> Закупки> Заказ на поставку> Создать> Изменить

Если левая боковая панель не открывается, нажмите кнопку «Обзор документа на кнопке ». Затем нажмите кнопку варианта выбора и найдите Мои заказы на поставку в обзоре документов (левая боковая панель).Таким образом, ранее созданные заказы на покупку отображаются в левом фрейме окна.

Доступ к моим заказам на закупку

В нашем случае нет необходимости открывать номер заказа на закупку 4500019257, поскольку он уже открыт в правом кадре экрана. Однако, если заказ на покупку, который вы хотите изменить, не открывается автоматически, дважды щелкните номер заказа на покупку, а когда он откроется в правом кадре экрана, нажмите кнопку отображения / изменения, чтобы иметь возможность изменить его.

Далее, давайте нажмем кнопку с подробностями об элементе, затем на вкладке «Подтверждения » и поставим галочку.

Флажок «Требуется подтверждение»

Давайте изменим дату доставки на 20.03.2017 в обзоре позиций. После нажатия кнопки Введите , давайте также изменим статистическую дату поставки на вкладке График поставки подробных сведений о позиции и сохраним заказ на поставку. Дата поставки и статистическая дата поставки

При создании заказа на поставку номер 4500019257 мы не требовали подтверждения от нашего поставщика.При установке флажка «Требуется подтверждение» это условие принудительно приводит к обязательному сообщению поставщика о своих намерениях покупателю после получения заказа на поставку.

Также могут быть сценарии, когда заказ на поставку отправляется без какого-либо ключа подтверждения, а поставщик все еще поддерживает связь после получения этого заказа на поставку.

Настроить категории подтверждения, клавишу управления подтверждением и последовательность подтверждения

Введите код транзакции SPRO в панель команд SAP. Введите код транзакции SPRO

Затем нажмите кнопку и следуйте по указанному ниже пути:

Управление материальными потоками> Закупки> Подтверждения> Определить категории внешнего подтверждения

Определение категорий внешнего подтверждения в SPRO

Нажмите кнопку, чтобы настроить категории подтверждения на следующей странице. На этой странице нажмите кнопку и введите следующие данные:

  • Категория подтверждения: ZA
  • Описание: Подтверждение заказа (для подтверждения)
  • Количество в товарной позиции: Подтвержденное количество (для количества)

Затем также введите эти данные:

  • Категория подтверждения: ZB
  • Описание: Уведомление о судне
  • Количество в заголовке: Заявленное кол-во
Категории подтверждения

После сохранения записей вернитесь на страницу конфигурации и выберите следующее:

Управление материальными потоками> Закупки> Подтверждения> Настроить контроль подтверждений

На открывшемся экране выберите всю запись кнопки управления подтверждением в правом кадре экрана.В нашем случае выбранная строка является предопределенной строкой с подтверждением заказа в качестве описания. В случае, если такое описание ключа управления подтверждением отсутствует, вы можете создать свой собственный ключ, нажав кнопку Новые записи или продолжить, дважды щелкнув Последовательность подтверждения на боковой панели экрана.

Записи ключа управления подтверждением

Затем в таблице последовательности подтверждения измените категорию подтверждения на ZA, которая является категорией подтверждения, которую мы установили для подтверждения и сохранения заказа.Последовательность подтверждения

Ввести подтверждение заказа на поставку SAP вручную в SAP

Давайте представим, что номер заказа на поставку 4500019257 был отправлен поставщику, который только что отправил подтверждение заказа на покупку по факсу.

Чтобы вручную ввести это подтверждение заказа на поставку в SAP, воспользуемся кодом транзакции ME22N .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *