Event компания что это – что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций

Содержание

что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций

Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.

Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.

Что это такое и в чем суть

Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.

Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.

Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:

  • детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
  • корпоративные встречи и тим-билдинги;
  • семинары, образовательные тренинги и конференции
  • загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.

То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.

С чего начать

Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:

  1. Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
  2. Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.

  1. Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
  2. Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
  3. Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.

Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.

Что еще учесть

Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:

  • Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
  • Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
  • Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
  • Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.

  • Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.

Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.

С кого брать пример

Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

  1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
  2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
  3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
  4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

  1. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
  2. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
  3. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
  4. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

  1. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
  2. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.

 

mimievent.ru

Что такое event-маркетинг? | Creon – Event-агентство полного цикла

Что такое event?

Событийный маркетинг (event-маркетинг) – один из ключевых и наиболее эффективных BTL-инструментов. Вопреки распространённому заблуждению, к event-маркетингу относятся не только корпоративы, открытия магазинов и праздники. Это широкое понятие включает в себя организацию и проведение мероприятий разного масштаба в B2B, B2C и B2G сегментах: конференции, выставки, фестивали, концерты, встречи государственных деятелей и пр. В зависимости от специфики и целей проводимого мероприятия, специалисты выделяют семь ключевых направлений событийного маркетинга.

Развлекательные мероприятия

К ним относятся ярмарки, корпоративы, фестивали, праздники, концерты или шоу. Целями развлекательных мероприятий могут быть формирование корпоративной культуры, построение положительных отношений с целевой аудиторией, вовлечение и мотивация сотрудников и т.д.

Помимо общих организационных сложностей, у каждой разновидности событийного маркетинга есть ряд специфических моментов. В нише развлекательных мероприятий основной проблемой становится создание креативного сценария, который смог бы заинтересовать и привлечь внимание ЦА. Для того чтобы организовать успешное развлекательное мероприятие, проведите исследование вашей целевой аудитории и определите вкусовые предпочтения и увлечения ее представителей. Исходя из этих данных, вам будет гораздо проще создать сценарий мероприятия, которое придется по душе и надолго запомнится вашим потребителям.

Деловые мероприятия

В это понятие включают проведение мероприятий в целях развития бизнеса, направленных на создание и укрепление позитивных отношений с деловыми партнерами компании. К ним относятся пресс-конференции, семинары, форумы, саммиты и т.д.

Особенностью в их проведении становится максимально четкое планирование организационных моментов и внимание к мелочам. Реализуя деловые мероприятия, важно установить грамотное руководство над координаторами проекта, а также обеспечить транспортировку и логистику необходимого оборудования. Еще на этапе планирования заранее объективно оцените силы своей команды и при необходимости привлеките дополнительную помощь извне.

Спортивные мероприятия

Такие мероприятия чаще всего проводятся для популяризации экстремальных или малоизвестных видов спорта. К ним относятся чемпионаты, соревнования, семинары и симпозиумы для обсуждения ключевых вопросов развития спорта, турниры, марафоны и т.д. Как и в процессе проведения деловых мероприятий, главной проблемой становится организация грамотного контроля над ходом проекта и правильная расстановка привлеченных сил.

Тимбилдинг

Тимбилдинг или командообразование – мероприятия, которые проводят для улучшения отношений между сотрудниками, поднятия корпоративного духа и создания комфортной атмосферы внутри коллектива в целях сплочения команды для достижения общих целей компании. К ним относятся тренинги, мастер-классы, квесты, игры и т.д. Возможная проблема при организации тимбилдинг-мероприятий – недостаточная компетентность тренера. Для проведения успешного мероприятия подберите харизматичного ведущего, который сможет создать необходимую атмосферу и «заразить» ею команду.

Промо-акции

Промо-акции проводятся для стимуирования роста продаж, презентации новой линейки продукции, повышения лояльности потребителей и т.д. К ним относятся раздача листовок, дегустации, анкетирование, участие в профильных выставках, семплинги, спреинги и пр.

Помимо создания сопутствующих промо-материалов и букинга подходящей площадки, для организации успешной промо-акции необходимо уделить большое внимание подбору промо-персонала, задействованному на проекте. От того, насколько опытным и компетентным будет промоутер, напрямую зависят итоговые показатели всей акции.

Внешние мероприятия

Их организуют с целью повышения лояльности уже существующих клиентов. К таким мероприятиям относятся клиентский день, деловой ужин, мероприятия в честь открытия нового офиса, бизнес-завтрак и т.д. Этот вид событийного маркетинга находится на пересечении деловых и развлекательных мероприятий, поэтому основной проблемой в его организации становится написание правильного сценария, который сохранит баланс между серьезным тоном и праздничным настроением. Например, не стоит использовать в программе вечера откровенные номера и предлагать гостям крепкие напитки, однако с официальностью тоже следует соблюдать осторожность – в противном случае, ваше мероприятие рискует стать скучным и неинтересным.

MICE

MICE (Meting-Incentive-Conference-Exhibition) – поощрительные поездки одновременно делового и развлекательного характера для сотрудников компании. К ним относятся корпоративные выездные мероприятия, научные конференции, участие в отраслевых выставках и пр. Главная цель этой разновидности событийного маркетинга – мотивация сотрудников, развитие хороших межличностных отношений внутри коллектива, дополнительное профессиональное обучение сотрудников и пр.

При проведении таких мероприятий необходимо вовремя закупить нужное количество билетов, обеспечить транспорт для перевозки людей, спланировать наиболее удачный маршрут, проверить присутствие всех участников и пр. Заранее позаботьтесь обо всех организационных моментах, так как даже самые незначительные детали могут повлиять на успех всего проекта.

Event-маркетинг, вопреки распространенному заблуждению, гораздо более обширное понятие, включающее в себя не только организацию праздников и корпоративов. В зависимости от тематики мероприятия, организаторы проекта могут столкнуться с определенными сложностями. Однако, как показывает практика, их можно избежать, тщательно подготовившись к проекту и уделив должное внимание мелочам.

event.creonagency.ru

Как правильно выбрать event-агентство и не пожалеть

Бриф на проведение корпоративного мероприятия готов. И перед вами стоит новый вопрос — как выбрать подходящее агентство или отобрать участников для внутреннего тендера?

На рынке множество предложений, поэтому необходим подробный гайд по выбору event-агентства. Даже если вы уже работали с каким-либо подрядчиком, иногда нужна «свежая кровь» и новые креативные идеи. В этой статье мы разобрались, как выбрать агентство, которое организует мероприятие с учетом ваших целей и в рамках бюджета.

Главные критерии выбора

1. Профессионализм и опыт

Сколько лет агентство на рынке? Какие проекты реализованы? Какие компании в списке клиентов? С какими поставщиками работает компания? Насколько компетентны сотрудники? Лучше, если в портфолио агентства есть проекты того же формата, который нужен и вам.

2. Репутация

Правильное event-агентство рекомендуют клиенты и эксперты отрасли. Играет роль членство в ассоциациях, таких как НАОМ — Национальная ассоциация организаторов мероприятий. В нее входят профессиональные агентства с репутацией и опытом работы.

Посмотреть, кто входит в НАОМ

Существуют рейтинги, которые публикуются в отраслевых СМИ, профессиональные награды и отраслевые премии. Рейтинги в event-индустрии не показательны, так как сложно объективно оценить и сравнить успешность агентств и эффективность реализованных ими проектов. Кроме этого, в некоторых случаях место в рейтинге или номинация на премию проплачиваются самим агентством.

Безупречная репутация

Надежнее всего опираться на общий опыт работы, успешные проекты в портфолио, рекомендательные письма и другие показатели репутации.

3. Комфорт коммуникации и сервис

Вам вовремя отвечают на письма, вежливо общаются, прислушиваются к вашим потребностям. Не только готовы ответить на ваши вопросы, но и сами их задают, проявляют инициативу и интересуются проектом.

В хорошем агентстве для каждого мероприятия назначают менеджера проекта — персонального куратора, который будет заниматься всеми вопросами. Согласитесь, неудобно, если вам нужно по вопросу транспорта обращаться к Васе, кейтеринг обсуждать с Леной, а оформление — с Дашей. Намного проще, если вы обращаетесь к одному человеку, который в курсе всех событий.

4. Предоставление услуг «под ключ»

Event-агентство готово взять на себя организацию праздника в комплексе. Вы избавляетесь от лишних забот — это и есть главная цель любого клиента, обращающегося за помощью с организацией мероприятия. Идеальная ситуация, когда вы получаете готовый праздник в соответствии с концепцией, а проблемы остаются за кадром — подрядчик решает их самостоятельно.

Заранее выясняйте, берет ли агентство на себя рутинные задачи, или вы будете вовлечены в процесс, а подрядчик ответственен только за шоу-программу или банкет.

5. Гибкое ценообразование
6. Автономность

Какие услуги агентство оказывает без привлечения подрядчиков? Если обращается к подрядчикам — насколько они надежны и есть ли о них информация?

Нужные сотрудники в штате агентства — меньше риск форс-мажорных ситуаций. Но можно доверить мероприятие и компании с надежными партнерами. А вот если неизвестно, кому агентство поручает важные задачи — есть риск, что ваш праздник пострадает от невыполнения обязательств сторонними подрядчиками.

7. Активы агентства

Обратите внимание на ресурсы агентства и дополнительные услуги. Например, если у него собственный автопарк, то расходы на транспорт для вас будут меньше, чем если агентство заказывает трансфер у сторонней компании. Это касается и услуг видеомонтажа, аренды реквизита и всего остального.

Сложный выбор

Это основные критерии выбора, лучше учитывать их все. Теперь осталось подобрать конкретные агентства. Если вы устраиваете внутренний тендер, то лучше остановиться на 3-4 претендентах, чтобы не усложнять себе задачу. С каждым кандидатом желательно встретиться и обсудить подробности проекта лично.

Определяем тип агентства

Первый вопрос, который встает перед организатором мероприятия — обратиться в крупное или небольшое агентство, узкоспециализированное или общего профиля. Разберем плюсы и минусы каждого варианта.

Крупные event-агентства

Логичный выбор для крупных компаний. В таких агентствах организационный процесс поставлен на поток, разработаны каталоги концепций и имеются ресурсы для крупных проектов или серии мероприятий. Но большие агентства работают с большими бюджетами, с маленькими праздниками к ним обращаться не стоит — им неинтересны такие задачи, и в большинстве случаев они откажутся от работы.

Небольшие event-агентства

Отличаются более человеческим подходом, чаще готовят концепции точечно под каждого клиента. Здесь вы сможете проявлять инициативу, участвовать в разработке, контролировать каждую деталь. Но сроки сдачи проекта могут сдвигаться, времени на подготовку праздника потребуется больше, а организовать масштабное мероприятие сможет не каждое маленькое агентство.

Узкоспециализированные event-агентства

Отличаются четким позиционированием, например, занимаются только тренингами или тимбилдингами. Если знаете, какой формат мероприятия вам нужен — есть смысл выбрать такое агентство. В случае, когда вы не определились или нужно сочетать разные форматы — лучше остановиться на агентстве общего профиля.

Изучаем «лицо» агентства

У большинства агентств есть сайт и страницы в социальный сетях. Желательно, чтобы там была необходимая информация.

1. Портфолио

Качественное портфолио — основной критерий выбора. Хорошо, если к каждому проекту есть подробное описание: как проходила организация, какие цели стояли у клиента и как удалось их достичь.

Иногда агентство косвенно участвовало в проекте, но разместило его в портфолио, как будто реализовало полностью. Уточняйте подробности, задавайте представителю агентства вопросы о мероприятии, если в портфеле нет полной информации.

Стоит обратить внимание на участие в международных событиях, крупные ивенты и другие яркие моменты работы агентства. Однако нужно учитывать, что есть узкоспециализированные небольшие агентства без опыта масштабных проектов, но сильные в своей нише.

2. Отзывы и благодарности

Отзывы сейчас есть на всех сайтах, они покупаются и подделываются. Хорошим знаком будут рекомендательные или благодарственные письма с печатью организации. Их сложнее подделать и всегда можно проверить — связаться с прошлыми клиентами и уточнить, насколько они довольны сотрудничеством.

«Поймай меня, если сможешь»

3. Клиенты

При наличии серьезных рекомендаций у агентства не должно быть недостатка в солидных клиентах.

Присутствие известных логотипов на сайте или презентации не гарантирует, что агентство работало с этими компаниями. Поэтому проверяйте информацию. Посмотрите портфолио за последние два года — если в нем отсутствуют проекты для серьезных клиентов, значит крупные заказчики избегают этого агентства.

4. Сотрудники и партнеры

Информация о сотрудниках и партнерах важна для понимания уровня подрядчика. От профессионализма сотрудников зависит качество организации мероприятия. Хорошо, если на сайте указано образование и опыт работы event-менеджеров, креативщиков и других сотрудников.

Если в портфолио агентства написано, что оно проводит по 30 праздников в месяц, а в штате два менеджера — вы столкнулись с посредниками. Нужно изучить список партнеров агентства, чтобы снизить риски.

Обширные профессиональные контакты покажут, что агентство быстро решит любую проблему. Например, сможет пригласить другого артиста вместо заболевшего или сменить ресторан в случае форс-мажора.

Начинаем общение

На первом этапе общения вы предоставляете детально заполненный бриф, а агентство должно правильно отреагировать на запрос.

Как заполнить бриф и не умереть

Обращайте внимание на скорость ответа на письма, стремление агентства работать над проектом, компетентность в общении. Не бойтесь задавать неудобные вопросы и смотрите, как реагирует представитель агентства.

Клиентоориентированность

Уже во время первого контакта вы можете почувствовать, кто лучше вас понимает, с кем комфортнее взаимодействовать. Важна клиентоориентированность, понимание целей, желание задавать вопросы и разобраться в индустрии, чтобы организовать мероприятие, работающее на имидж вашей компании.

Компетентность

Представители агентства понимают цели, которых нужно достичь с помощью корпоративного мероприятия, и предлагают эффективные инструменты с учетом задач и бюджета.

Компетентные специалисты не боятся защищать свою точку зрения, подкрепляют доводы опытом. Они не давят на вас, но предлагают альтернативные решения в случае, если видят ошибку.

Адекватность

Агентства-звезды, которые не хотят слышать клиента; формалисты со стандартным подходом к каждой задаче; исполнители, которые не проявляют инициативу — вряд ли организуют по-настоящему хороший праздник.

Проводим тендер

Тендеры бывают государственные и коммерческие, открытые и закрытые. В одних случаях тендер размещается на сайте или специальной площадке, а агентства сами отправляют отклики. В других случаях вы сами ищете подрядчиков и рассылаете брифы.

Подробнее о видах тендеров

Тендеры проводят при наличии нескольких сильных претендентов. Как правило, в них участвуют от 3 до 10 агентств. Процесс отбора можно разделить на три этапа:

  1. Попросите event-агентства сделать подборку проектов из портфолио. Тех, которые похожи на то, что вам нужно. И тех, которыми агентство гордится. Так вы оцените компетентность и желание работать.
  2. Выбранным агентствам предложите разработать концепцию мероприятия с аргументацией эффективности. Не требуйте слишком многого, не просите несколько концепций — на подготовку уйдет много ресурсов, в итоге хорошие агентства откажутся участвовать в тендере. Смотрите на индивидуальность предложения — было ли оно разработано под вашу компанию или скорее напоминает стандартный шаблон.
  3. Отберите 2-3 агентства, которые должны будут разработать подробный сценарий со сметой мероприятия. Из них вы выберете одного победителя, который организует праздник.

Пора сделать выбор

Тендерные предложения оценивают по креативности концепции и соответствию целям и бюджету компании.

Подводим итоги

Контролируйте выбор агентства, если в нем участвуют сотрудники из отдела закупок. Человеческий фактор никто не отменял — менеджеры могут выбрать не лучшее агентство, а которое симпатично им или заплатило откат.

В первую очередь оценивайте предложенные концепции, а не конечную цифру бюджета. Важно, как агентство оформило предложение. Часто сразу понятно, сколько времени и сил потрачено на разработку. Презентация «на коленке» многое говорит о подходе подрядчика к работе.

Внимательно читайте бюджетную смету. Иногда низкая цена вызвана тем, что учтены не все статьи расходов. Задавайте вопросы относительно каждого пункта, который кажется вам слишком дорогим или слишком дешевым.

Внутренний тендер не должен быть нацелен на выбор самого бюджетного предложения или минимальной цены за услуги. На это есть две причины:

  • Минимальные комиссии или минимальные бюджеты часто предлагают начинающие агентства. Подумайте, насколько для вас приемлемо работать с новичками.
  • Агентство с низкими ценами может отличаться формальным подходом к работе или быть подрядчиком, подбирающим исполнителей в момент реализации концепта. Это отрицательно скажется на результате.

На финальном этапе стоит встретиться с претендентами на победу. Личная встреча дает возможность получить дополнительную информацию о компетенции представителей агентства и убедиться, что вам будет приятно работать вместе.

Выводы

Итак, выбор агентства чаще всего проходит в три этапа:

  1. Изучаем и составляем список агентств, которым отправим бриф.
  2. Выбираем лучших претендентов из ответивших на запрос, по предложенным концепциям и другим критериям, которые описаны выше.
  3. Выбираем победителя, которому доверим организацию мероприятия.

В следующей статье поговорим о концепциях мероприятия: как выбрать лучшую идею и удивить гостей.

www.creativevents.ru

Event агентство — почему стоит заказывать корпоратив у агентства.

Зачем нужны event агентства компаниям??? В наше время доверие к event агентством у компаний практически отсутствует. Причиной этому служат: дополнительные расходы бюджета на услуги комиссий таких агентств. Однако, не смотря на это, важнейшим факторов является отказы от сотрудничества предприятий с event агентством, является уверенность в ненужности таких услуг. Представляющие компанию лица часто заявляют: У нас нет необходимости пользоваться такими услугами, мы сами в состоянии составлять меню для своего ресторана, а наши ведущие или ди-джеи уже не раз проводили свою конкурсную программу, и мероприятие прошло вполне успешно. Естественно подобные ответы в нашей практике не редкость.

Так же слова представителей компании нам подтвердили цифрами, которые предоставила компания «Эй Си Нильсен»:

За 2013 год из 100% обращений корпоративных культурных, или инвент-компаний об использовании услуг по организации событий обратилось, по меньшей мере, 65%.

Часть работы отдали 14%

Сами организовывали 21%, сорганизовывая коллектив или выбирая для организации ответственного человека.

Из 100% обратившихся предприятий только 43% остались довольны проведенным мероприятием.

Именно по этому, в данной статье, нам хотелось бы обратить внимание на тот факт, что использование услуг профессионалов в организации банкетов и других мероприятий гораздо лучше и разумнее собственного «наступления на грабли».

Стоит подлить еще масла в огонь… Огромное ошибкой является восприятие event- менеджеров как каких-то «массовиков затейников», шутов и сравнивать их деятельность с тамадой. К сожалению, такое заблуждение очень распространено. Основном такое заблуждение возникает при прочтении резюме или сопроводительных писем, в которых часто встречаются такие фразы: «Имею большой опыт в организациях разного рода. Участвовал в проведении конкурсов, таких как Мисс — факультет, имею большое желание работать у вас. К работе подхожу с юмором». Из-за таких людей складывается впечатление, что event агентства могут организовать только веселые попойки, с пьяными конкурсными танцами и воздушными шарами. Таких «активных работников» конечно же никакое грамотное event агентство в счет не берет, вот у таких людей и не остается выбора и они начинают собственную деятельность. Точно передает ситуацию фраза тамады из фильма «Горько»: «Будут конкурсы, будет весело!», напугав концепцией торжества молодых супругов. Теперь хотелось бы объяснить, какую на самом деле выполняет работу event агентство и о сути этой компании. Как показало множество опросов и разных исследований, event менеджеры, непосредственно относят к сфере «Маркетинга» и «Управления персоналом», и входят в ТОП-10 самых эмоционально сложнейших профессий в мире. Event агентство, по сути дела, исполняет роль продюсера, проводящегося мероприятия. Однако стоит заметить что масштабы этой работы бывают колоссальными или наоборот небольшими, как проведение частного мероприятия. Так же отличаются объемы служб, которые задействованы в организации и проведении, а вот суть проведения, вне зависимости от масштабов, остается аналогичной.

А теперь о фактах. Зачем вам необходима услуга профессионального Event агентства, и какой пакет услуг вы сможете получить за 10 % бюджета.

Безусловно, это огромный опыт и невосполнимый багаж знаний.

Даже если не обращать внимания, на то, что подготовка ивента строго-системна и универсальна любое мероприятие уникально. Безусловным фактом является колоссальная база знаний в проведении разного рода мероприятий, которую event-менеджер приобретает за свои годы работы. Такой опыт включает в себя культуру питания, разнообразный подбор напитков, выбор формата кейтеринга, особенность сортировки стола, стандарт обслуживания официанта, особенность ограничения питания, связанная с культурой страны или с другими факторами. Такой работник, безусловно, должен хорошо разбираться в техническом оборудовании, уметь определить какое оборудование отличается качеством, а какое нет. Он должен разбираться в новинках на рынке, должен понимать какое количество звука и света требуется для каждого отдельного мероприятия. Сотрудники event-агенства по сути дела являются и дизайнерами – они понимают, что такое формат маркета, разбираются в разрешении на печать разнообразной продукции, сумеют сделать базовый маркет, и знают, как правильно поставить задачу для дизайнера, и еще понимает, как сделать цвето-пробу, и заказчику не придется тратить на это свои финансы. Такой работник хорошо разбирается в сценарной драматургии, имеет высокий уровень мастерства работы со знаменитостями. Такой работник на основе собственного опыта и знания базы артистов может порекомендовать исходя из своего опыта конкретного ведущего или артиста. Итак, пользуясь услугами профессионалов, вы приобретаете их опыт, построенный на пробах и ошибках, которые будут вашей гарантией качества и защитой от некачественных подрядчиков.

Теперь о стандартах качества.

Более двухсот процессов, которые составляю около десяти основных этапов, реализуются от самой продажи до окончания проекта. Стоит учесть тот факт, что для каждого процесса существует специальный этап подбора, согласования, утверждения, работа над деталями, то выходит, что более пяти-ста процедур с момента начала реализации проходит такой проэкт. Иногда случается, что в проекте задействовано больше обслуживающего персонала, чем гостей. Если на мероприятие приглашено более пяти-ста гостей, то в таких случаях приходится привлекать более пяти-ста человек из персонала, в которые входят официанты, охрана, артисты, гардеробщики, уборщики и другие. А теперь достаточно просто представить шок работника вашего агентства, которому выпало обязанность проводить это мероприятие, но он совершенно не знаком с координацией подобных служб и процессов. Не даром говорят, что самым лучшим клиентом является тот, кто хотя-бы однажды сам организовывал что-нибудь. Таким образом, приобретая услуги event агентства, вы параллельно приобретаете профессионализм наработанный годами и гарантию качественной организации процесса роботы. Важный факт – что во время прохождения мероприятий его координатор должен заниматься только координацией работников. Стандартную группу event-агенства составляет такие отделы: по продаже, по реализации мероприятия, присутствует account-менеджер, сценарист, технический специалист, дизайнер, и множество других профессионалов. При заказе услуг event-агенства вы даже не можете представить какой штат специалистов будет работать над реализацией вашего проекта. Это не просто единственный человек-весельчак-массовик-затейник, а целый штат сработавшихся профессионалов.

Снисходительность субподрядчиков.

Каждое ивент агентство, которое не первый год работает с уверенностью заявит вам, что постоянные подрядчики это их основа. Они всегда порекомендуют вам работать именно с ними. У клиента может ошибочно сложится мысль «странно, они рекомендуют только своих подрядчиков, и совершенно не предоставляют выбора, зачем я должен им доверять?», ответ на эту мысль очень прост – подрядчики и агентства являются постоянными партнерами. Event-агентства годами находятся в поиске информации, оттачиваю путем опыта свой профессионализм в партнерстве с подрядчиками. Туда входят организация кэйтеринга и площадки, профессиональные техники и ведущие, фотографы, являющиеся специалистами в которых можно быть на 100% уверенным, гарантия профессионализма которых не раз была доказана. Они знаю что единожды предоставив плохо выполненную работу на другие заказы от агентства они могут и не рассчитывать, потеряв при этом свой постоянный заработок. Итак, приобретая услуги event-агентства, вы приобретаете его богатый опыт, построенный на пробах и ошибках при работе с подрядчиками, и снимаете с себя всякий риск по проведению всех элементов вашего мероприятия.

И, самое главное, event агенство предоставит вам креатив, круглосуточный сервис, и позволит вам быть просто клиентом, а не исполнителем всей этой трудоемкой работы.

Источник компания Nice Events

lopuhi.com

Сами, или не сами? Преимущества работы с event-агентствами

Корпоративные мероприятия являются неотъемлемой частью корпоративной культуры и ведения бизнеса. Когда событие тщательно продумано и организовано, оно может помочь вашему бизнесу привлечь новых клиентов, повысить продажи, достичь поставленных целей и укрепить моральный дух команды.

Тем не мене, успешные события могут потребовать месяцы усердного планирования, подготовки, самоотдачи и организации. В итоге, перед многими компаниями встает дилемма: доверить организацию корпоративного события ивент-агентству, или заниматься этим самим?

Организация мероприятия «своими силами» может оказаться чрезвычайно интересным и увлекательным занятием, которое позволит проявить таланты, сплотить команду и открыть новые возможности для роста, особенно инновационных. И наградой за месяцы труда и самоотдачи может стать большой успех вашего события.

Но, как бы радужно все ни выглядело, это тяжелая работа, особенно в эмоциональном плане, которая может привести к массе дополнительного стресса, лишним затратам, и такое далеко не каждому под силу.

СТАТИСТИКА
Британские ученые провели исследования и выяснили, что в одном только Соединенном Королевстве в 2016 году более 1.3 миллионов развлекательных событий были проведены с привлечением профессиональных Event-агентств.

Хорошее альтернативное решение — привлечение стороннего организатора, который сам по себе дает гарантии успеха. Такой выбор позволит вам тратить меньше времени, ресурсов, сил на планирование и подготовку, а значит испытывать меньше стресса и ответственности по этому поводу. Не нужно будет напрягать свою креативность и развивать ненужные навыки в деле, которое вам не близко.

Основные преимущества приглашения стороннего организатора

  • Значительная экономия времени и ресурсов
  • Разумная трата денег и эффективное управление бюджетом мероприятия
  • Новизна и креативность события
  • Минимум стресса

Экономия времени и ресурсов

Одна из главных причин, почему люди обращаются к сторонним организаторам – это нехватка времени на планирование и проведение события, из-за большой занятости основной работой.

Event-агентства постоянно устанавливают прочные связи с подрядчиками, праздничными площадками и артистами; это позволяет им быстро и эффективно управлять всем, что потребуется для проведения события. В то время как вам могут потребоваться недели, чтобы найти идеальное, подходящее по всем параметрам место для вашего праздника, или презентации, ивент-агентство может сделать это за несколько часов!

 

Опытные организаторы знают, какие нужно задавать вопросы, на что обращать внимание, понимают, что и в какой момент нужно делать и как соблюсти сроки без лишних проблем. Все, что вам остается делать – это выбрать желаемую дату и довериться профессионалам.

Экономия средств и соблюдение бюджета

Удержание в рамках бюджета и минимизация затрат – еще одно непростое испытание, с которым вы обязательно столкнетесь при планировании и организации событий. Вопрос решается гораздо проще, если этим занимаются профессионалы.

Event-агентства, как правило, имеют преимущества в отношениях с ключевыми подрядчиками; это позволяет им получать более низкие цены и эксклюзивные бонусы. Их большой опыт работы снимает груз с ваших плеч, поскольку они знают и понимают, как снизить стоимость отдельных аспектов, какие непредвиденные обстоятельства могут возникнуть, и как это предотвратить, чтобы не понести дополнительных затрат, остаться в рамках бюджета и получить желаемый результат.

К СВЕДЕНИЮ
Частные заказчики и небольшие компании опасаются обращаться к профессионалам из-за мнения, что агентство «наживается» на перепродаже услуг подрядчиков и артистов для программы. Такое положение дел было распространено 10-15 лет назад в начале развития ивент-индустрии в России.

Теперь же, благодаря распространению интернет-технологий, заказчики с легкостью могут самостоятельно отыскать все контакты и нужную информацию об услугах и их стоимости. Агентства теперь выступают в более понятной для всех роли – занимаются непосредственно организацией, подготовкой и координацией события, превращая набор услуг в единое действо.

Процесс стал понятным и прозрачным. Теперь Заказчик может не переживать о «переплате»: как правило, агентство выставляет стоимость своих услуг отдельным пунктом в списке услуг привлекаемых подрядчиков и артистов. Если и существует агентское вознаграждение, то его берут на себя подрядчики и артисты, предоставляя агентскую скидку.


Новизна и креативность события

У вас может быть масса «гениальных» идей касательно будущего события, но претворить их в жизнь может не всегда просто. Богатый опыт подкрепленный умением мыслить шире принятых рамок означает, что праздничные агентства постоянно генерируют новые интересные идеи, чтобы по-настоящему впечатлить ваших партнеров, клиентов, или сотрудников.

Доступ к специфическим технологиям и ресурсам, которые могут быть недоступны для вас, также означает, что агентство — это само по себе креативное и инновационное решение по каждому вопросу, касательно организации вашего события. Именно поэтому ваш праздник, презентация, или корпоратив, превращаются в СОБЫТИЕ, в которое гости вовлекаются от получения приглашения, до финального фейерверка.

 

Минимум стресса

По данным исследований, главными причинами стресса на работе чаще всего являются поджимающие сроки, большое количество задач, слишком большое давление и ответственность. Планируя корпоративное событие, вы наверняка столкнетесь с одним, если не со всеми, из этих факторов, ибо сложности организации станут дополнением к стрессам вашей основной работы.

РЕЙТИНГ
Неунывающие британские ученые в ходе исследований выяснили, что организаторы событий входят в пятерку самых стрессовых профессий, наряду с военными, пожарными, пилотами и полицейскими.

Таким образом, становится понятно, что специализированное агентство снимет с вас груз ответственности и лишнего стресса, и создаст для вас РЕШЕНИЕ, а не проблему. Вы и ваши коллеги сможете сосредоточить внимание на вашей основной работе, будучи уверенными, что грядущее событие планируется детально, эффективно и со вкусом!

Резюмируем

Если вы «сыты по-горло» лишним стрессом, нехваткой времени на организацию, или у вас закончились идеи, — не стесняйтесь обратиться к профессионалам!

Возможности, которые идут в комплекте с event-агентством, безграничны, преимущества – бесценны. Поэтому позвольте себе насладиться интересным и захватывающим событием, которое пойдет на пользу и вам, и вашей команде, и вашему бизнесу!

Как бы то ни было, помните: приглашение праздничного агентства не освобождает вас от ответственности! Хорошие организаторы всегда стремятся построить долгосрочные отношения с заказчиком, и должны быть в курсе миссии вашей компании и ключевых задач, которые вы ставите перед тем или иным событием.

Аутсорсинг события (приглашение профессионального организатора) не означает, что это больше не ваша головная боль; в глазах организатора событий вы остаетесь экспертом в своей области. Поэтому подыскивайте event-агентство, которое будет с вами «на одной волне», которое сможет понять стоящие перед вами и вашим бизнесом задачи и создаст исключительное событие, чтобы эти задачи успешно реализовать!

Спешите организовать лучшее событие для вашей компании?
Платформа Artist.ru поможет Вам легко найти профессиональных организаторов, а также лучших специалистов и артистов для вашего праздника.

artist.ru

Что такое event-агентство

27
Июл &nbspРазное

Event-агентство (от англ. «event» — событие) – это фирма, специализирующаяся на организации и проведении различных мероприятий по заказу клиента. Это могут быть корпоративные и профессиональные праздники, различные презентации, юбилеи компании, конференции, тимбилдинги, дни рождения, свадьбы, и многое другое. Услуги, предоставляемые event-агентством, заключаются в разработке концепции мероприятия, поиске и аренде места его проведения, написании сценария события, его согласовании и доработке в соответствии с пожеланиями клиента, подборе обслуживающего персонала, артистов и фотографов.

Для организации праздника специалисты взаимодействуют с другими фирмами-подрядчиками, например агентство event, студиями дизайна и флористики, кондитерскими и ресторанами, концертными холдингами, компаниями, предоставляющими в аренду свето- и звукотехнику.

Доход, который получает event-агентство от проведения мероприятия, напрямую зависит от предоставленного заказчиком бюджета. Средней при этом является ставка в 10% от общей стоимости.

Русский народ отличается своей любовью к праздникам и веселью, и чем ярче и масштабнее мероприятие, тем лучше! Именно поэтому, на сегодняшний день, продажа отличного настроения в комплекте с ярким антуражем и профессиональными ведущими, пользуется огромным спросом. Эвент услуги особенно востребованы на различных корпоративных вечеринках, свадьбах, детских праздниках, днях рождения и т.д.

Учитывая популярность такого рода бизнеса, на этом грех не заработать. Event агентство — является рентабельным бизнесом и не требует больших вложений. При грамотной организации бизнеса и при наличии профессиональной команды, агентство будет приносить прибыль, которая покроет первоначальные вложения уже через несколько месяцев.

Важно помнить, что успех будет гарантирован только в том случае, если работа будет доставлять радость, поэтому если вы хотите подарить настоящий праздник, в вас должны присутствовать хоть какие-то нотки творчества.

Конечно, открыть бизнес по организации праздников непросто. За кажущейся легкостью открытия дела, скрывается большой и кропотливый труд. Работать приходится с музыкантами, артистами — людьми по своей натуре творческими, и они, не всегда, являются пунктуальными и сговорчивыми.

Именно поэтому данный бизнес скорее подходит для молодых и энергичных людей, которые способны построить успешный бизнес на одних амбициях и целеустремленности. Где-то можно лично исполнить роль деда мороза, ди-джея или фотографа на свадьбе. Таким людям под силу открыть бизнес, основываясь на собственной оригинальности и креативной мысли.

Для того чтобы открыть event агентство, нужно предварительно провести анализ работ действующих агентств в вашем регионе. Анализируя их работу, вы сможете выявить существующие недочеты, а также составить начальную базу для формирования приемлемых цен на предоставляемые услуги.

Для избежания множества ошибок на первоначальном этапе, вам поможет грамотно составленный бизнес — план, в котором пошагово описываются все нюансы открытия такого рода бизнеса.

farbenliebe.ru

Event-Агентство, Как Выбрать: Советы Команды Event№1

Event-агентство. Как не попасться на крючок

псевдо-профессионала?

О правилах выбора event-агентства рассказывает команда Event№1

Желание организовать праздник самостоятельно похвально, но разбивается о скалы реальности при первых же намёках на проблемы. А они будут. Ведь одной идеи и энтузиазма не хватит для завершения масштабного проекта. Нужен опыт, креативный вкус и набитая практикой рука. За безупречным праздником отправляются к профи, event-агентству. Но как найти event-акулу среди мелкой рыбёшки? Делимся своими наблюдениями.

О чём расскажет портфолио event-агентства?

Отсеять неподходящих претендентов можно ещё до личной встречи, помогут соцсети и сайт агентства. Особенно удобен Instagram, помогающий выстроить целостную картину. На сайте присмотритесь к «миссии», ценностям и общей идее агентства, а потом отправляйтесь прямиком в портфолио.

Чем больше разноплановых проектов, тем легче отследить «почерк» и понять «уровень полёта идей».

Срок работы, известность и репутация также важны. А если в архиве есть награды, то можно смело вносить агентство в свой шорт-лист. Как правило, в процессе поиска отбирают до десяти претендентов, после чего обзванивают и общаются по телефону. От вежливости и внимательности менеджеров зависит вероятность личной встречи. Помните, вы ищете команду для воплощения своей мечты. Так что спешка ни к чему.

Как отличить профи от самозванца?

Не каждая компания с приставкой event готова предложить высокий уровень сервиса. Зачастую можно получить нечто вроде детского утренника, когда предполагалась  вечеринка Hi-End класса. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, обратите внимание как держаться представители агентства.

Профессионал ответит на все вопросы, а если нужно, расскажет о представленных работах в портфолио. В процессе общения он предложит возможные варианты по организации торжества и лучшие решения. Уже на этом этапе можно понять об уровне полёта многое. Например, если у эксперта большой опыт, идеи будут на разряд креативнее банальных сценариев ДК.

Следующий этап — сочетаемость вкусов.

Профессионал не просто выдаёт пакет идей, он слышит и понимает.

Если этого нет, и организатор с упоением рассказывает о модности винтажного стиля (хотя вы его на дух не переносите), бегите от этого горе-эксперта. Нужно полное взаимопонимание, на кону ваш день и ваши эмоции.

7 причин доверить организацию event-агентству!
  • Отличное знание всех подрядчиков. Вам предложат топовых декораторов, ведущих, сценаристов и других мастеров, кто так или иначе необходим для воплощения идеи, и качество их работы гарантировано будет высоким.
  • Разработка оригинальной концепции. С учётом малейших пожеланий создаётся уникальная история, которая расскажет гостям о вас и увлечениях.
  • Грамотная подача мероприятия. Подбор режиссёра и светорежиссёра для полного раскрытия замысла без эффекта театральщины.
  • Перфекционизм во всём. Авторитетное агентство добивается высокого качества работы подрядчиков, что в результате даёт плоды в виде безупречной организации.
  • Отлаженные бизнес-процессы. Вы всегда в курсе происходящего и получаете отчёты о продвижении подготовки. Всё под контролем.
  • Чёткий план. В день мероприятия участники играют строго отведённые роли, которые заранее отрепетированы и продуманы. Никакой суеты, всё точно и слаженно.
  • Вы наслаждаетесь праздником и получаете удовольствие от участия в процессе реализации своей мечты или идеи.

Всё просто ровно настолько, насколько сложно. Самое время отвлечься от длинных текстов и посмотреть на фото с наших последних проектов.

Event№1 — это праздник, а праздник для нас — это жизнь.