Event компания что это: Ивент-агентство – что это? Как понять какое агентство выбрать?

Содержание

Event бизнес – это первоклассная организация мероприятий без сбоев

Event бизнес – это не только пафосное и красивое название, с помощью которого можно поразить собеседника в разговоре, это постоянный, ежедневный труд команды профессионалов, которая организовывает ивенты для заказчиков. Чтобы предложить клиенту варианты проведения корпоратива, рассчитать стоимость корпоратива, продумать игры (корпоратив), а также сделать так, чтобы программа корпоратива поразила всех присутствующих, менеджер по организации мероприятий должен приложить максимум усилий. Event бизнес – это не любительская игра компаний, это настоящее дерби, в котором выживает сильнейший.

Event бизнес – это организация проведения праздников в три этапа

 

Event бизнес – это сфера деятельности, в которой важно планирование и продумывание деталей. Именно поэтому агентство праздничных услуг ARENA CS организовывает мероприятие в три этапа:

  1. Этап подготовки мероприятия, который длиться от получения заявки на корпоратив (праздник) и до приезда первого участника.
  2. Этап проведения мероприятия, в процессе которого реализуется программа на корпоратив, осуществляется раздача рекламных материалов гостям.
  3. Этап предоставления отчетности. Event бизнес – это четкое следование бюджету мероприятия и своевременная отправка заказчику окончательных смет. ARENA CS предоставляет все отчеты на протяжении 3 дней после окончания мероприятия.

Event бизнес – это особый подход к клиенту, учтивое отношение и угождение всем прихотям заказчика. Организатор мероприятий – это человек, который знает все особенности проведения праздников, корпоративов и других ивентов, и делает это все профессионально.

Event бизнес – это постоянное документальное сопровождение мероприятия

Event бизнес – это не только красивая музыка, восхитительные выступления, мотивирующие речи со сцены, это также и работа с документами, которая должна проводиться четко, точно и своевременно. Event агентство: что это? Это компания, которая занимается проведением мероприятий, при этом, не заставляя клиентов переживать за детали, связанные с организацией ивента. Этапы документального сопровождения:

  • Подписание предварительной сметы для корпоратива между Заказчиком и Исполнителем, отправка компанией счета на предоплату.
  • Выполнение предоплаты отелям, ресторанам и другим подрядчикам.
  • Составление финального бюджета и Акта про выполнение работ после окончания мероприятия.
  • Осуществление взаимных расчетов между Исполнителем и Заказчиком.

Что такое event менеджер? Это человек, который знает, насколько важны нюансы и мелочи при организации мероприятий. Хотите, чтобы программа для корпоратива была составлена профессионалами? Тогда не стоит больше подыскивать агентства для организации мероприятий, ведь наша компания ARENA CS готова к работе!

По всем вопросам для получения быстрого ответа обращайтесь:

что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций

Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.

Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.

Что это такое и в чем суть

Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.

Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.

Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:

  • детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
  • корпоративные встречи и тим-билдинги;
  • семинары, образовательные тренинги и конференции
  • загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.

То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.

С чего начать

Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:

  1. Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
  2. Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.

  1. Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
  2. Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
  3. Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.

Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.

Что еще учесть

Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:

  • Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
  • Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
  • Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
  • Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.

  • Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.

Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.

С кого брать пример

Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

  1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
  2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
  3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
  4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

  1. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
  2. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
  3. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
  4. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

  1. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
  2. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.

 

Признаки хорошего event-агентства, или отыщи 8 отличий

 

Итак, дорогие читатели, сегодня мы поговорим о ныне популярной event-индустрии, а также нескольких основных правилах, которыми следует руководствоваться при выборе конкретного организатора вашего торжества.

 

 

Прежде всего, дадим определение самому понятию event-агентство. Не вдаваясь в длительные преамбулы, можно сказать кратко: это команда эдаких веселых ребят, организовавших свою собственную компанию и помогающих обыкновенные праздники превращать в настоящие произведения искусства.

 

Стоит отметить, что структура данной сферы достаточно проста. Так, существуют определенные event-ресурсы, представленные в виде ведущих, артистов, фотографов, шоу-программ, декораций и прочих элементов удавшегося торжества. Кроме того, в рассматриваемую нами структуру вошли также event-менеджеры, то есть простыми словами – организаторы мероприятий, которые, отталкиваясь от конкретных особенностей и требований заказа, собирают имеющиеся ресурсы в единый «микс», создавая при этом действительно потрясающий праздник.

 

Пожалуй, одной из главных особенностей event-агентства является то, что несмотря на их все большую популярность среди современных «потребителей праздника», по сей день не выработано объективных критериев оценки качественного event-продукта. Именно поэтому главным заданием современного праздничного организатора считается умение оценить потребности и желания определенной целевой аудитории и создать что-то неповторимое, что ей точно придется по душе.  

 

«Я помню чудное мгновенье…»

 

Успешный и запоминающийся праздник – это, как правило, следствие тяжелого и кропотливого труда, а не какого-то стихийного явления. Именно поэтому к организационным работам следует подходить с максимальной готовностью, профессионализмом и уверенностью.

 

В виду всего вышеперечисленного, среди отечественных, впрочем как и заграничных компаний, а также частных лиц особой популярностью пользуется такая услуга, как профессиональная организация торжеств и мероприятий другого характера: бизнес-презентаций, тимбилдингов, деловых встреч и т.д.

 

Тем не менее, в последнее время на рынке можно встретить огромное множество различных event-агентств, что может сбить с толку потенциального клиента и существенно затруднить выбор. Кроме того, довольно часто случается так, что доверив фирме организацию долгожданного мероприятия, по его прошествии понимаешь, что к этим людям муза все же стучалась, да дверь они, как видно, не открыли! В предлагаемой вашему вниманию статье мы расскажем об основных признаках действительно профессионального «агентства праздников».

 

1. Долой шаблоны! Даешь креатив!

 

Важно помнить, что event-агентство – это средоточие креативных, нестандартно мыслящих людей, умеющих даже самые скучные мероприятия превращать в запоминающиеся события. Именно поэтому, отправляясь на встречу с потенциальным event-партнером, помните, что по-настоящему креативные люди не потерпят никаких шаблонов и стандартов: начиная от оформления интерьера компании и заканчивая портфолио агентства. На встрече с этими людьми вам должно быть интересно и необычно, во всяком случае – не скучно!

 

2. Мастер искусных дел!

 

Наличие оригинальных и ярких идей – это еще не залог успеха. Хорошее event-агентство должно обладать еще и достаточным опытом работы. Согласитесь, даже самые необыкновенные идеи требуют профессиональной огранки. Знание отдельных мелочей, которые на первый взгляд могут показаться незначительными, позволяет квалифицированным специалистам достигать эффективных результатов, превышающих все самые смелые ожидания клиента.

 

3. Вини Пух и все-все-все!

 

Имеется в виду наработанная база артистов и других подрядчиков, позволяющая придать вашему мероприятию эксклюзивность и уникальность. Имея такую базу, в силах агентства выполнить проект практического любого характера и уровня сложности.

 

4. Удобное сотрудничество и комфортное общение!

 

Сотрудничество с event-агентствами уже само по себе должно представляться для вас источником радости, веселых шуток и оригинальных идей предстоящего торжества. Люди, работающие в подобных компаниях, лишь тогда смогут организовать действительно интересное и веселое мероприятие, ели сами являются счастливыми и радостными людьми. Было бы нерационально думать, что «Бука и Бяка» смогут организовать веселое празднество, поэтому предпочтение отдавайте жизнерадостным и оптимистически настроенным компаниям, воспринимающим окружающий мир как один большой праздник! Без энтузиазма невозможно организовать ничего достойного. 

 

5. Качественное и восхищающее своим профессионализмом портфолио!

 

Портфолио предлагает клиенту ознакомиться с наиболее успешными и по их мнению фееричными мероприятиями, организованными конкретной event-компанией. Если, просмотрев предложенные варианты, вас не заинтересует ни один проект, глупо надеяться, что ваш станет исключением. Как говорится: «на вкус и цвет товарища нет!». Поэтому смело требуйте портфолио и самым критичным образом знакомьтесь с его содержимым.

 

6. Возможность выполнять заказы «под ключ».

 

Иными словами, event-агентство должно быть готово к самостоятельной организации мероприятий: от начала и до конца. Поскольку зачастую, обращаясь за профессиональной помощью, мы рассчитываем, что специалисты смогут уловить «идею, где-то витающую в вашем воображении» и лучшим образом ее реализовать на всех этапах, лишив клиента лишней «головной боли» и пустой траты времени.

 

7. Единое целое с клиентом!

 

Умение поймать и понять все особенности индустрии заказчика: специфика рода занятий, хобби и увлечения, направленность деятельности, отыскав таким образом наиболее перспективные схемы организации требуемого мероприятия.

 

8. Жизнь – серьезна, отдых – весел!

 

Говорят, что хороший праздник, это если на утро вам хочется переехать в другой город и начать жизнь под новым именем. Так вот, в компетенции event-агентства несколько иная задача. После организованного им мероприятия у заказчика должно возникнуть желание начать новую жизнь, похожую на вчерашнюю вечеринку, где веселье было грамотно продуманным, но в то же время не лишенным чарующей спонтанности.

 

Как видите, критерии выбора event-агентства не так уж и новы. Главное – чтобы предстоящее сотрудничество было для вас максимально комфортным, удобным и приятным. А все другое – это уже забота профессионалов своего дела!

 

Event агентство мероприятий в Краснодаре — EVENTO | Event агентство

Event агентство («event» — событие) – компания, которая специализируется на организации и проведении разноплановых мероприятий в соответствии с заказом своих клиентов.

Перечень таких событий разнообразен: корпоративные, профессиональные праздники, юбилеи (компании и частные), тимбилдинги, презентации, конференции, дни рождения, свадьбы и др.

Спектр услуг, которые предоставляет event-агентство, не заключается исключительно в создании концепции того или иного мероприятия. Сюда входит написание сценария, его согласование, доработка с учетом всех пожеланий заказчика, подбор подрядчиков: фото и видеостудии, дизайнеры, флористы, артисты, рестораны, прокатные компании, сдающие в аренду звуковую и световую технику и др.

Обычно мероприятия, организованные event агентством, имеют не очень большую продолжительность (1,5-2 часа, если это однодневное событие), но иногда продлеваются на 2-3 дня. Бюджет таких мероприятий строго фиксирован и финансируется клиентом.

 

 

Агентство событий EVENTO (Краснодар)

Кто мы?

Агентство событий EVENTO в event индустрии с 2008 года. Наша команда состоит только из профессионалов: продюсеры, креативщики, режиссеры, ведущие, менеджеры, звукорежиссеры, сценаристы, дизайнеры, артисты, копирайтеры, фотографы и видеографы.

Все мы объединены очень важным качеством – мы прилагаем 100% усилий для того, чтобы событие наших клиентов стало лучшим!

 

Стандарты качества

Наше event агентство (Краснодар) организовывает любые мероприятия под ключ, начиная с разработки креативной концепции до полной ее реализации. От заключения договора с заказчиком до финала проект проходит примерно 10 важных этапов, каждый состоит из различных процессов, в итоге их порядка 200!

А если мы возьмем в расчет, что в каждый процесс входят разнообразные этапы: подбора, согласования с заказчиком, утверждения, кропотливой работы над мелкими деталями, получается, что один проект проходит через пятьсот процедур и более до полного воплощения в жизнь.

Бывает, что на некоторых мероприятиях гостей гораздо меньше, чем обслуживающего персонала. На больших проектах может работать до четырехсот человек обслуживающего персонала: артисты, официанты, охрана, гардеробщики, уборщицы и др.

И вы в полной мере можете представить насколько будет шокирован ваш сотрудник, в штатных обязанностях которого не прописана организация мероприятий, когда ему по необходимости, по распоряжению руководства, придется координировать все процессы вашего ивента. 

Существует выражение: лучший заказчик – это тот, кто хотя бы один раз что-то сам организовывал.

Помните, что заказывая мероприятие у event агентства, вы покупаете не просто наработанные в течение долгих лет процедуры работы, но и ваш спокойный сон и не расшатанные нервы!

 

Структура

  • Отдел по работе с клиентами — состоит из менеджеров, они необходимое звено, связывающее event агентство и клиентов.
  • Отдел развития — их зона ответственности – поиск заказчиков, их привлечение, участие в тендерах клиентов.
  • Творческий отдел — креативщики, которые отвечают за создание концепции события, написания сценария и др. Здесь творят копирайтеры, сценаристы, режиссеры. Во главе отдела – креативный директор.
  • Производственный отдел — уголок дизайнеров, технических специалистов, занимающихся продакшном. Они помогают воплотить в жизнь идеи и задумки креативного отдела.
  • Технический отдел – сюда входят звукорежиссеры, художники по свету, диджеи, которые занимаются музыкальным и световым оформлением мероприятия, отвечают за монтаж, настройку, бесперебойную работу и демонтаж всего оборудования.
  • Отдел маркетинга, рекламы и PR – менеджеры по рекламе, пиарщики, маркетологи, smm, отвечают за планирование, разработку и организацию рекламных и PR компаний.

 

Основные услуги

  • Разработка креативной концепции события

Концепция мероприятия — это его главная идея, реализуется при помощи нескольких составляющих. Концепция предполагает создание неповторимой атмосферы события.

Концепция определяет тематику и стиль программы, визуальное оформление, информационную и рекламную и поддержку и др.

  • Выбор места для мероприятия, бронирование площадки

Выбору места необходимо уделить огромное внимание. Должно быть соответствие места и концепции мероприятия. Необходимо учитывать и технические характеристики. Важно! От места во многом зависит успех всего события.

  • Приглашение гостей

Приглашение на праздник должно выглядеть эстетично внешне и быть доступным по содержанию. Но помните, что встречают, как говорится, по одежке. Поэтому необходимо уделять внимание и качеству бумаги, и цветовому оформлению, и соответствию концепции. Ваше приглашение – это лицо события.

  • Кейтеринг (организация питания)

Фуршет, кофе-брейк, банкет, шведский стол, барбекю, кенди-бар, салат-бар, выездной бар – вариантов для кейтеринга для вашего мероприятия множество! Освободите себя от гастрономических хлопот, доверьтесь профессионалам и просто наслаждайтесь безупречными блюдами на вашем праздничном столе.

  • Подбор артистов и концертных номеров

Сегодня артисты – неотъемлемая часть любого праздника. Они создают неповторимую атмосферу, показывая разнообразные номера. Это могут быть музыкальные коллективы, циркачи, актеры театра, акробаты и т.д. Развлекательная часть – бессменный элемент вашего события, поэтому важно не ошибиться в выборе артистов.

  • Техническое обеспечение мероприятия

Техническое обеспечение имеет огромное значение в организации события. От него во многом зависит атмосфера, настроение гостей и их впечатления.

 Мы гарантируем самое высокое качество звукового и светового оформления, полный монтаж, настройку, бесперебойную работу и демонтаж оборудования.

  • Координация, логистика и проведение мероприятий

В зависимости от уровня и масштаба мероприятия на площадке может работать, как один, так и несколько координаторов. У каждого координатора своя задача, своя зона контроля, и их профессионализм – это залог успешного торжества.

  • Подготовка фото и видеоотчетов

Хорошее мероприятие невозможно представить без завершающего штриха – отличного фото и видеоотчета. В нашей команде работают только профессиональные, опытные фотографы и видеографы, которые готовы предоставить вам в любое время свои портфолио.

 

 

Опыт и огромный багаж знаний

Безусловно, подготовка ивента – процесс универсальный и требовательно-системный, но, несмотря на это, каждое отдельное мероприятие уникально.

За долгие годы работы в event-индустрии мы приобрели бесценные знания и колоссальный опыт.

  1.  9 городов, более восьмисот организованных мероприятий в год.
  2.  1200 – максимальное количество гостей в одном банкетном зале.
  3.  Более семидесяти преданных партнеров.
  4.  16 часов – самая большая продолжительность одного мероприятия без остановок.

Сотрудники агентства событий EVENTO каждый год участвуют в различных форумах, семинарах и конгрессах, учатся, учатся и еще раз учатся, набираясь опыта.

Мы в курсе новейших тенденций и мировых технологий ивент-индустрии и, конечно же, внедряем их в свою работу.

 

Основные форматы мероприятий

  • Корпоративные, профессиональные, календарные праздники
  • Юбилеи компании
  • Концерты, фестивали
  • Тимбилдинги
  • Корпоративный Новый год
  • Конференции (в том числе выездные), форумы, семинары
  • Промо-мероприятия
  • Тест-драйвы
  • Различные презентации
  • Инсентив-туры
  • Пресс-мероприятия
  • Частные праздники (свадьбы, выездные регистрации, юбилеи, дни рождения)
  • Детские праздники

 

Отличия от других агентств

Наше event агентство мероприятий — это более тридцати профессионалов event-индустрии. Мы любим свою работу, внимательны к деталям и разбираемся на 100% в своем деле. Наши клиенты ВСЕГДА остаются довольны событием, которое мы организовали.

Больше всего мы дорожим своей репутацией. Порядочность и честность всегда и во всем. Мы заботимся, слушаем, делаем все, чтобы наши партнеры и заказчики чувствовали себя комфортно.

  • Пообещали – сделали

Мы выполняем все свои обязательства, всегда. Достигаем поставленных целей. Несем ответственность за все свои действия.

  • Постоянное развитие

Мы общаемся, не стоим на месте, постоянно учимся у профессионалов, растем.

В нашей команде каждый безупречно делает свою работу, благодаря этому, мы реализовываем потрясающие проекты. Мы вместе – одно целое.

Мы работаем, вдохновляя друг друга, раскрывая весь творческий потенциал. Постоянно придумывая что-то новое, мы развиваемся и не стоим на месте.

  • Мечтательные созидатели

Поддерживая мечты каждого из нас, мы помогаем в их достижении. Не только работа, но и личная жизнь. Этот баланс очень важен. Мы заботимся о благополучии сотрудников.

  • Работа до результата

Мы много работаем, пока не достигаем своей цели. Мы работаем до тех пор, пока ваше событие не становится лучшим!

 

 

Если вам нужен праздник, организованный и проведенный на самом высоком уровне, то event агентство мероприятий в Краснодаре «EVENTO» – самый правильный выбор!

Чем могут помочь event-агентства?

     С недавних времен, ивент индустрия начала стремительно развиваться во всех регионах Украины. Тем не менее, не каждый гражданин нашей страны сможет ответить на вопрос: Что такое ивент агентство, и какие его задачи? Предлагаем Вам вместе с нами разобраться в таком явлении, как event-агентство в Одессе.

     Event-агентство (англ.  event – событие, мероприятие) – это компания, которая специализируется на организации развлекательных мероприятий, таких как: свадьба, день рождения, юбилей, корпоратив, девичник, мальчишник; а также на организации бизнес-мероприятий, например: конференции, семинары, презентации, выставки.

Достоинства event-агентств

   1. Опыт в организации и проведении мероприятий. Обратиться в ивент-агентство, значит застраховать себя от появления безвыходных ситуаций. С ивент-агентством, даже если и возникнут непредвиденные ситуации, для их решения будет найдено несколько решений.

   2. Большая и проверенная временем база подрядчиков (артисты, ведущие, декораторы, флористы, фотографы и др.). Менеджеры и организаторы подобных агентств не только имеют такую базу, но и располагают информацией о профессионализме каждого из них. Понять по фотографиям и видео роликах насколько опытен тот или иной артист, сложно. В результате долгого сотрудничества и непосредственного живого общения с артистами, сотрудники event- агентства знают о потенциале и возможностях каждого.

   3. Организация мероприятия – это не только множество звонков и встреч, это еще и учет мелочей, которые сложно знать тем, кто занимается организацией впервые. Обращаясь в ивент-агентство Вам необходимо совершить один звонок, прийти на встречу в офис, затем на встречу с ведущим на место проведения мероприятия и пройти фазу окончательного согласования всех деталей праздника.

4. Наличие и подписание договора. Договор с клиентом обязателен в работе агентств по организации мероприятий. В договоре прописаны все права и обязанности сторон. Организовывая все самостоятельно, Вы не можете рассчитывать на какую-либо компенсацию в случае возникновения проблем в работе артистов, ведущих и других лиц на Вашем мероприятии.

Недостатки event- агентств

    1. Большое количество непрофессионалов на рынке Украины. В основном это люди с мобильным телефоном, опытом проведения одного-двух мероприятий и сайтом «компании». Выдержать конкуренцию мало кому удается, они быстро исчезают и на их место приходят новые. Как выбрать ивент агентство Вы можете узнать здесь.

  2. Дополнительные расходы. Бытует мнение, что обращаясь в агентство, приходиться переплачивать большую сумму денег за предоставление всех услуг. На самом деле, комиссия агентств составляет от 3 до 10%. А учитывая то, что подрядчики предоставляют скидки, дополнительная сумма клиентов и вовсе невелика.

Стоит ли обращаться в event- агентства?

     Наш ответ «ДА». Но существуют случаи, когда можно обойтись без помощи таких агентств, а именно:

  •  у Вас есть знакомые артисты и ведущие, которых Вы хорошо знаете и доверяете им в проведении Вашего мероприятия;
  •  у Вас есть опыт организации мероприятий, и Вы уверены в своих возможностях.

     И даже не смотря на весомые причины сделать все самостоятельно, рекомендуем Вам очень тщательно обдумать решение отказаться от услуг профессионалов.

      Как выбрать достойное ивент-агентство, Вы можете прочитать здесь.

    Наша компания, в свою очередь, всегда рада Вам помочь в организации любого типа мероприятия и любого масштаба.

каким должен быть организатор мероприятий?

Ивент компания, которая хочет иметь большое количество постоянных клиентов, всегда иметь спрос на собственные услуги, должна тщательно подбирать организаторов мероприятий, подрядчиков, а также других сотрудников. Ведь ивент агентство – это не просто красивое название, которое привлекает заказчиков, это команда профессионалов, которая создает, поддерживает необходимый имидж, репутацию.

Организация праздника (Киев) – это достаточно непростой, многоэтапный процесс, доверять который можно только проверенным агентствам, таким как ARENA CS. В статье мы расскажем о том, какие требования в нашей компании предъявляются к организаторам мероприятий, какие функциональные обязанности у каждого ивент менеджера. Более того, будут описаны требования к внешнему виду наших сотрудников на мероприятиях. Лучший способ узнать компанию – узнать все об ее работниках. Ивент компания ARENA CS готова поделиться с будущими и постоянными клиентами интересной информацией!

Ивент компания: кто такой организатор мероприятий?

Организатор мероприятий – это профессионал своего дела, который знает обо всех особенностях подготовки праздников разного типа (конференции, семинары, корпоративы). Грамотный специалист знает, какие развлечения на корпоратив подойдут лучше всего, какие игры будут востребованы, а какие не привлекут должного внимания участников. Наша мастерская праздника всегда ответственно, тщательно подходит к выбору каждого ивент менеджера. Наши организаторы мероприятий имеют:

  1. Теоретические знания, благодаря которым менеджеры компании могут ответить на любой вопрос, поставленный клиентом. Каким должен быть ведущий на корпоратив? Как организовать праздники (Киев) для ста, для тысячи человек? Как подобрать локацию для проведения мероприятия, если организация праздника (Киев) планируется в зимнее / летнее время года? Наша ивент компания работает только с людьми, которые имеют все необходимые знания.
  2. Практические навыки. Для организатора мероприятий недостаточно просто быть подкованным теоретически, нужно иметь и большое количество практических навыков. Наша ивент компания «располагает» сотрудниками, опыт работы которых в организации мероприятий разных видов составляет больше 3 лет.

Хочется, чтобы корпоратив, международная конференция, круглый стол или другое мероприятие прошло идеально, чтобы организаторы мероприятий действовали профессионально? Наша ивент компания ждет заказа именно от вас! Ты будешь гордиться ивентом, который провел с ARENA CS!

Ивент компания: личностные компетенции организатора мероприятий

Личностные компетенции для ивент менеджера являются одними из самых важных, необходимых в работе. Именно они определяют отношение сотрудника к своим обязанностям, умение правильно взаимодействовать с заказчиками, клиентами, договариваться о выгодных условиях сотрудничества с подрядчиками. Личностные компетенции – уникальные ресурсы сотрудника, которые сформировались под влиянием личных качеств, характера, социального опыта. Вот некоторые из них:

  • Надежность. Клиент всегда может положиться на нашего организатора мероприятий, ведь все задачи выполняются специалистом в оговоренный срок.
  • Внимательность. Это качество проявляется при работе с документами, при официальном оформлении отношений с клиентами. Более того, ивент менеджеры нашей компании никогда не пропускают никаких деталей, даже тех, которые на первый взгляд кажутся неважными.
  • Коммуникабельность. Ивент агентство – это постоянное взаимодействие с людьми, поэтому работники компании легко входят в контакт с каждым заказчиком, подрядчиком.
  • Навыки делового общения. Организация праздника (Киев) не возможна без общения с людьми, именно поэтому наши менеджеры дружелюбно, уважительно, даже почтительно разговаривают с каждым человеком.
  • Ориентация на результат. Каждая первоклассная ивент компания ставит определенные цели, достичь которых необходимо с помощью проведения мероприятия. Ивент менеджеры нашей компании умеют добиваться основных и дополнительных целей, делая это максимально рационально.

Ивент компания ARENA CS выставляет также и другие требования к организаторам мероприятий, среди которых: стрессоустойчивость, интеллект, гибкость, многозадачность, ответственность, умение работать в команде, толерантность, организованность. Если вы хотите, чтобы ваши праздники (Киев) организовывали опытные менеджеры высшего класса, а не новички, знающие ивент менеджмент только в теории, то обращайтесь в наше агентство.

Ивент компания: профессиональные, должностные компетенции

Профессиональные, как собственно и должностные компетенции, ивент менеджеры могут легко «приобрести» с помощью постоянной работы над собой, старания и выдержки. Без этих компетенций организатор сможет взаимодействовать с людьми, но не сможет выполнять другую работу, связанную с денежными средствами, переводами, документами, а также с компьютерными операциями. Что представляют собой должностные, профессиональные компетенции?

  1. Профессиональные компетенции – умение, способность успешно действовать при выполнении профессиональных задач. Реализовывая профессиональные компетенции, ивент менеджеры используют теоретическую базу, практические навыки. К подобным компетенциям можно отнести ведение телефонных и деловых переговоров, владение иностранными языками (английским, немецким и другими), навыки роботы с компьютером, навыки планирования. Не менее важной является и эмпатичность – умение прочувствовать настроение заказчика.
  2. Должностные компетенции – определенные знания, которые необходимы организаторам мероприятий для выполнения функциональных обязанностей на высоком уровне. К таким компетенциям наша ивент компания относит умение работать с поставщиками (договариваться о скидках, о лучших условиях для наших клиентов), техническое сопровождение ивента, индивидуальный подход к каждому клиенту, навыки проведения профессиональной экспертизы.

Ивент компания, которая принимает в штат сотрудников, может требовать наличия всех таких компетенцией или только некоторых из них. Наша мастерская праздника берет на работу сотрудников, у которых уже есть выше перечисленные должностные, профессиональные компетенции, ведь мы заботимся о своих клиентах, предоставляя им только лучших специалистов!

Ивент компания: требования к одежде сотрудников

Сотрудники Арены должны быть идеальны во всем, начиная от теоретических знаний и практических умений и заканчивая привлекательным внешним видом. Недостаточно просто предоставлять профессиональные услуги клиентам, важно при этом и выглядеть презентабельно. Требования к одежде в нашей компании рассчитывается по звездной системе, и варьируются в зависимости от типа праздника. Система выглядит следующим образом:

  • 5☆(BUSINESS) – официальное мероприятие. Для мужчин предпочтительнее будет надеть черный костюм с белой рубашкой и галстуком, туфли, а также носки, которые по тону будут совпадать с выбранной обувью или костюмом. Для женщин – строгое черное платье или костюм, туфли на каблуке.
  • 4☆(BUSINESS CASUAL) – официальное мероприятие, которое тяготеет к обычному празднику. В этом случае, мужчинам отлично подойдут брюки с белой рубашкой (в зависимости от погоды можно надеть свитер поверх рубашки), ботинки или туфли на усмотрение организатора мероприятий. Для женщины идеально подойдет строгое темное платье, черный низ и белый верх (блузка с юбкой или брюками) и туфли.
  • 3☆(CASUAL) – «повседневное» мероприятие. На таком празднике мужчины и женщины могут надеть менее официальную одежду, такую как классическая рубашка или тенниска, брюки (не джинсы). Идеально подойдут также и тенниски ARENA CS.

Наша мастерская праздника считает, что ивент агентство должно быть идеальным во всем, а поэтому, наши организаторы мероприятий не только талантливы, исполнительны, но и выглядят первоклассно! Почему недостаточно, чтобы ивент менеджеры просто умели писать гениальные сценарии, могли придумать крутые развлечения на корпоратив, проводить праздники (Киев) на высшем уровне? Потому что к организаторам мероприятий должно быть приятно обращаться во время праздника для решения каких-либо вопросов, проблем!

Организация праздника (Киев): ошибки при подготовке мероприятия

Каждый организатор мероприятий, который работает в компании ARENA CS, редко допускает ошибки, ведь знает, как правильно подходить к вопросу организации ивента. Часто подобные ошибки совершают неопытные менеджеры, которые никогда раньше не проводили мероприятия. Вот некоторые из них:

  • Попытки объять необъятное. Иногда требования заказчика таковы, что их выполнение полностью истощает бюджет, а цели мероприятия так и не достигаются. Грамотный ивент менеджер должен продумать все, просчитать расходы и помочь клиенту грамотно расставить приоритеты.
  • Мероприятие с неопределенной целью. Если организатор праздника не определит цель ивента и не построит весь сценарий таким образом, чтобы ее достичь, то мероприятие пройдет зря, а деньги клиента будут потрачены напрасно.
  • Неправильное взаимодействие с подрядчиками. Постоянное недоверие, споры о ценах и скидках могут негативно повлиять на качество предоставленного сервиса. Всегда нужно знать меру!
  • Отсутствие задокументированных договоренностей. Этот промах может привести к негативным последствиям и денежным «потерям».
  • Полагаться на описания локации в Интернете. Не достаточно просто оценить будущее место проведения праздника по картинке, нужно съездить и посмотреть на предложенную локацию.
  • Назначение нескольких ответственных за мероприятие. Лучше всего назначить одного ивент менеджера, который будет контролировать процесс проведения всего праздника.

И это еще не все ошибки, которые могут быть допущены начинающими, неопытными организаторами мероприятий при проведении праздника. Чтобы не было «сбоев», проблем при организации ивента, нужно обращаться к специалистам, которые давно работают в сфере ивент индустрии. Наша ивент компания ARENA CS готова приступить к работе в любое время дня и ночи!

Мастерская праздника: проблемы нужно устранять максимально быстро!

Мероприятия редко проходят идеально, несмотря на весь профессионализм ивент менеджеров. Главное, быстро реагировать на проблему и устранять ее до того, как она принесет негативные, серьезные последствия. Вот три простых шага, которые помогут превратить «разгневанного» клиента в довольного заказчика:

  1. Искренне принести извинения клиенту. Это приятная мелочь, которая сразу немного успокоит заказчика, а может и приятно удивит его. Ведь извинения – это почему-то достаточно большая редкость в XXI веке.
  2. Быстро исправить проблему. Нельзя откладывать решение проблемы даже на несколько минут, — это должно быть первостепенной задачей для человека, который организовывает ивент.
  3. Предложить компенсацию. Важно помнить о том, что такая компенсация должна быть значительной в глазах клиента, а не в глазах ивент компании. Третий и последний шаг «заставит» заказчика благодарить судьбу за то, что такая оплошность вообще случилась.

Мы стремимся к лучшему, к идеалу, и потому, наша ивент компания является лучшей в Украине и одной из самых перспективных в Европе! Хотите, чтобы ваши менеджеры быстро справлялись с работой и быстро устраняли ошибки, решали проблемы? Тогда наше агентство именно то, что вам нужно!

Для нас, как для организаторов мероприятий важно, чтобы все прошло на самом высоком уровне, чтобы все поставленные цели были достигнуты, гости и клиенты довольны. Мы хотим, чтобы спонсоры мероприятия остались в шоке от того праздника, который решили «поддержать» материально, чтобы заказчик был просто вне себя от восторга! Мы делаем все для того, чтобы участники наших мероприятий гордились тем, что стали частью такого праздника, и жалели о том, что ивент так быстро подошел к концу.

Мы уверены, что справимся с любой поставленной перед нами задачей, что наши организаторы мероприятий воплотят в жизнь все ваши идеи на самом высоком уровне! Хотите, чтобы мероприятие прошло незабываемо? Мы всегда на связи и готовы предоставить специализированную консультацию, ответить на поставленные вопросы в любое удобное для вас время!

Как правильно выбрать event-агентство и не пожалеть

Бриф на проведение корпоративного мероприятия готов. И перед вами стоит новый вопрос — как выбрать подходящее агентство или отобрать участников для внутреннего тендера?

На рынке множество предложений, поэтому необходим подробный гайд по выбору event-агентства. Даже если вы уже работали с каким-либо подрядчиком, иногда нужна «свежая кровь» и новые креативные идеи. В этой статье мы разобрались, как выбрать агентство, которое организует мероприятие с учетом ваших целей и в рамках бюджета.

Главные критерии выбора

1. Профессионализм и опыт

Сколько лет агентство на рынке? Какие проекты реализованы? Какие компании в списке клиентов? С какими поставщиками работает компания? Насколько компетентны сотрудники? Лучше, если в портфолио агентства есть проекты того же формата, который нужен и вам.

2. Репутация

Правильное event-агентство рекомендуют клиенты и эксперты отрасли. Играет роль членство в ассоциациях, таких как НАОМ — Национальная ассоциация организаторов мероприятий. В нее входят профессиональные агентства с репутацией и опытом работы.

Посмотреть, кто входит в НАОМ

Существуют рейтинги, которые публикуются в отраслевых СМИ, профессиональные награды и отраслевые премии. Рейтинги в event-индустрии не показательны, так как сложно объективно оценить и сравнить успешность агентств и эффективность реализованных ими проектов. Кроме этого, в некоторых случаях место в рейтинге или номинация на премию проплачиваются самим агентством.

Безупречная репутация

Надежнее всего опираться на общий опыт работы, успешные проекты в портфолио, рекомендательные письма и другие показатели репутации.

3. Комфорт коммуникации и сервис

Вам вовремя отвечают на письма, вежливо общаются, прислушиваются к вашим потребностям. Не только готовы ответить на ваши вопросы, но и сами их задают, проявляют инициативу и интересуются проектом.

В хорошем агентстве для каждого мероприятия назначают менеджера проекта — персонального куратора, который будет заниматься всеми вопросами. Согласитесь, неудобно, если вам нужно по вопросу транспорта обращаться к Васе, кейтеринг обсуждать с Леной, а оформление — с Дашей. Намного проще, если вы обращаетесь к одному человеку, который в курсе всех событий.

4. Предоставление услуг «под ключ»

Event-агентство готово взять на себя организацию праздника в комплексе. Вы избавляетесь от лишних забот — это и есть главная цель любого клиента, обращающегося за помощью с организацией мероприятия. Идеальная ситуация, когда вы получаете готовый праздник в соответствии с концепцией, а проблемы остаются за кадром — подрядчик решает их самостоятельно.

Заранее выясняйте, берет ли агентство на себя рутинные задачи, или вы будете вовлечены в процесс, а подрядчик ответственен только за шоу-программу или банкет.

5. Гибкое ценообразование
6. Автономность

Какие услуги агентство оказывает без привлечения подрядчиков? Если обращается к подрядчикам — насколько они надежны и есть ли о них информация?

Нужные сотрудники в штате агентства — меньше риск форс-мажорных ситуаций. Но можно доверить мероприятие и компании с надежными партнерами. А вот если неизвестно, кому агентство поручает важные задачи — есть риск, что ваш праздник пострадает от невыполнения обязательств сторонними подрядчиками.

7. Активы агентства

Обратите внимание на ресурсы агентства и дополнительные услуги. Например, если у него собственный автопарк, то расходы на транспорт для вас будут меньше, чем если агентство заказывает трансфер у сторонней компании. Это касается и услуг видеомонтажа, аренды реквизита и всего остального.

Сложный выбор

Это основные критерии выбора, лучше учитывать их все. Теперь осталось подобрать конкретные агентства. Если вы устраиваете внутренний тендер, то лучше остановиться на 3-4 претендентах, чтобы не усложнять себе задачу. С каждым кандидатом желательно встретиться и обсудить подробности проекта лично.

Определяем тип агентства

Первый вопрос, который встает перед организатором мероприятия — обратиться в крупное или небольшое агентство, узкоспециализированное или общего профиля. Разберем плюсы и минусы каждого варианта.

Крупные event-агентства

Логичный выбор для крупных компаний. В таких агентствах организационный процесс поставлен на поток, разработаны каталоги концепций и имеются ресурсы для крупных проектов или серии мероприятий. Но большие агентства работают с большими бюджетами, с маленькими праздниками к ним обращаться не стоит — им неинтересны такие задачи, и в большинстве случаев они откажутся от работы.

Небольшие event-агентства

Отличаются более человеческим подходом, чаще готовят концепции точечно под каждого клиента. Здесь вы сможете проявлять инициативу, участвовать в разработке, контролировать каждую деталь. Но сроки сдачи проекта могут сдвигаться, времени на подготовку праздника потребуется больше, а организовать масштабное мероприятие сможет не каждое маленькое агентство.

Узкоспециализированные event-агентства

Отличаются четким позиционированием, например, занимаются только тренингами или тимбилдингами. Если знаете, какой формат мероприятия вам нужен — есть смысл выбрать такое агентство. В случае, когда вы не определились или нужно сочетать разные форматы — лучше остановиться на агентстве общего профиля.

Изучаем «лицо» агентства

У большинства агентств есть сайт и страницы в социальный сетях. Желательно, чтобы там была необходимая информация.

1. Портфолио

Качественное портфолио — основной критерий выбора. Хорошо, если к каждому проекту есть подробное описание: как проходила организация, какие цели стояли у клиента и как удалось их достичь.

Иногда агентство косвенно участвовало в проекте, но разместило его в портфолио, как будто реализовало полностью. Уточняйте подробности, задавайте представителю агентства вопросы о мероприятии, если в портфеле нет полной информации.

Стоит обратить внимание на участие в международных событиях, крупные ивенты и другие яркие моменты работы агентства. Однако нужно учитывать, что есть узкоспециализированные небольшие агентства без опыта масштабных проектов, но сильные в своей нише.

2. Отзывы и благодарности

Отзывы сейчас есть на всех сайтах, они покупаются и подделываются. Хорошим знаком будут рекомендательные или благодарственные письма с печатью организации. Их сложнее подделать и всегда можно проверить — связаться с прошлыми клиентами и уточнить, насколько они довольны сотрудничеством.

«Поймай меня, если сможешь»

3. Клиенты

При наличии серьезных рекомендаций у агентства не должно быть недостатка в солидных клиентах.

Присутствие известных логотипов на сайте или презентации не гарантирует, что агентство работало с этими компаниями. Поэтому проверяйте информацию. Посмотрите портфолио за последние два года — если в нем отсутствуют проекты для серьезных клиентов, значит крупные заказчики избегают этого агентства.

4. Сотрудники и партнеры

Информация о сотрудниках и партнерах важна для понимания уровня подрядчика. От профессионализма сотрудников зависит качество организации мероприятия. Хорошо, если на сайте указано образование и опыт работы event-менеджеров, креативщиков и других сотрудников.

Если в портфолио агентства написано, что оно проводит по 30 праздников в месяц, а в штате два менеджера — вы столкнулись с посредниками. Нужно изучить список партнеров агентства, чтобы снизить риски.

Обширные профессиональные контакты покажут, что агентство быстро решит любую проблему. Например, сможет пригласить другого артиста вместо заболевшего или сменить ресторан в случае форс-мажора.

Начинаем общение

На первом этапе общения вы предоставляете детально заполненный бриф, а агентство должно правильно отреагировать на запрос.

Как заполнить бриф и не умереть

Обращайте внимание на скорость ответа на письма, стремление агентства работать над проектом, компетентность в общении. Не бойтесь задавать неудобные вопросы и смотрите, как реагирует представитель агентства.

Клиентоориентированность

Уже во время первого контакта вы можете почувствовать, кто лучше вас понимает, с кем комфортнее взаимодействовать. Важна клиентоориентированность, понимание целей, желание задавать вопросы и разобраться в индустрии, чтобы организовать мероприятие, работающее на имидж вашей компании.

Компетентность

Представители агентства понимают цели, которых нужно достичь с помощью корпоративного мероприятия, и предлагают эффективные инструменты с учетом задач и бюджета.

Компетентные специалисты не боятся защищать свою точку зрения, подкрепляют доводы опытом. Они не давят на вас, но предлагают альтернативные решения в случае, если видят ошибку.

Адекватность

Агентства-звезды, которые не хотят слышать клиента; формалисты со стандартным подходом к каждой задаче; исполнители, которые не проявляют инициативу — вряд ли организуют по-настоящему хороший праздник.

Проводим тендер

Тендеры бывают государственные и коммерческие, открытые и закрытые. В одних случаях тендер размещается на сайте или специальной площадке, а агентства сами отправляют отклики. В других случаях вы сами ищете подрядчиков и рассылаете брифы.

Подробнее о видах тендеров

Тендеры проводят при наличии нескольких сильных претендентов. Как правило, в них участвуют от 3 до 10 агентств. Процесс отбора можно разделить на три этапа:

  1. Попросите event-агентства сделать подборку проектов из портфолио. Тех, которые похожи на то, что вам нужно. И тех, которыми агентство гордится. Так вы оцените компетентность и желание работать.
  2. Выбранным агентствам предложите разработать концепцию мероприятия с аргументацией эффективности. Не требуйте слишком многого, не просите несколько концепций — на подготовку уйдет много ресурсов, в итоге хорошие агентства откажутся участвовать в тендере. Смотрите на индивидуальность предложения — было ли оно разработано под вашу компанию или скорее напоминает стандартный шаблон.
  3. Отберите 2-3 агентства, которые должны будут разработать подробный сценарий со сметой мероприятия. Из них вы выберете одного победителя, который организует праздник.

Пора сделать выбор

Тендерные предложения оценивают по креативности концепции и соответствию целям и бюджету компании.

Подводим итоги

Контролируйте выбор агентства, если в нем участвуют сотрудники из отдела закупок. Человеческий фактор никто не отменял — менеджеры могут выбрать не лучшее агентство, а которое симпатично им или заплатило откат.

В первую очередь оценивайте предложенные концепции, а не конечную цифру бюджета. Важно, как агентство оформило предложение. Часто сразу понятно, сколько времени и сил потрачено на разработку. Презентация «на коленке» многое говорит о подходе подрядчика к работе.

Внимательно читайте бюджетную смету. Иногда низкая цена вызвана тем, что учтены не все статьи расходов. Задавайте вопросы относительно каждого пункта, который кажется вам слишком дорогим или слишком дешевым.

Внутренний тендер не должен быть нацелен на выбор самого бюджетного предложения или минимальной цены за услуги. На это есть две причины:

  • Минимальные комиссии или минимальные бюджеты часто предлагают начинающие агентства. Подумайте, насколько для вас приемлемо работать с новичками.
  • Агентство с низкими ценами может отличаться формальным подходом к работе или быть подрядчиком, подбирающим исполнителей в момент реализации концепта. Это отрицательно скажется на результате.

На финальном этапе стоит встретиться с претендентами на победу. Личная встреча дает возможность получить дополнительную информацию о компетенции представителей агентства и убедиться, что вам будет приятно работать вместе.

Выводы

Итак, выбор агентства чаще всего проходит в три этапа:

  1. Изучаем и составляем список агентств, которым отправим бриф.
  2. Выбираем лучших претендентов из ответивших на запрос, по предложенным концепциям и другим критериям, которые описаны выше.
  3. Выбираем победителя, которому доверим организацию мероприятия.

В следующей статье поговорим о концепциях мероприятия: как выбрать лучшую идею и удивить гостей.

Что конкретно делает компания по организации мероприятий?

Компании по организации мероприятий могут помочь вам организовать ряд различных специальных мероприятий, в проведении которых ваша организация может быть заинтересована. Церемонии, торжества, презентации и презентации продуктов, семинары, инаугурации компаний, конференции и мероприятия, на которые вы приглашаете публику.

Вы можете попросить компанию по организации мероприятий помочь вам организовать специальные встречи, которые могут потребоваться вашим сотрудникам и / или деловым партнерам.Компания по организации мероприятий также может помочь в организации торговых конгрессов для популяризации вашей деятельности и любых продуктов или услуг, которые соответствуют профилю вашей компании.

Откуда вы знаете, что компания по организации мероприятий может сделать вашу работу для вас так, как вы хотите? Во-первых, вам, возможно, придется поинтересоваться, пробовал ли кто-нибудь из ваших социальных кругов раньше эту компанию. Прошлый опыт в значительной степени предсказывает будущие результаты. Во-вторых, вы всегда можете посмотреть их собственные рекламные материалы, чтобы узнать, что именно они делают и за сколько.Посмотрите, какие отзывы у них есть и на какие компании они, возможно, работали.

Хорошая ивент-компания внимательно прислушается к тому, что вы от них ожидаете. Затем они должны объяснить, как они могут удовлетворить эти потребности в рамках ограничений по времени, стоимости, рабочей силе и ресурсам, в которых им приходится жить и работать. Посмотрим правде в глаза — не многие организаторы мероприятий могут справиться со всем, что клиент может им предъявить в рамках категории требований. Есть только некоторые компании по организации мероприятий, которые могут справиться с большей и более разнообразной рабочей нагрузкой, чем другие.Но определенно, организатор мероприятий должен заранее сообщить, что они могут и чего нельзя делать, чтобы избежать недоразумений на ранних этапах переговорного процесса.

компаний по организации мероприятий, базирующихся в определенном месте, например, в Испании, имеют одно большое преимущество: все они позволяют проводить ваше мероприятие в самой Испании и обладают знанием местных условий и опытом из первых рук. Каждая часть Испании имеет свои уникальные особенности и возможности, которые можно предложить посетителям, поэтому вы можете быть более конкретными, когда спрашиваете компанию по организации мероприятий, хотите ли вы, чтобы ваше особое мероприятие проводилось в Испании.Это означает, что вам нужно самостоятельно изучить, какая часть Испании кажется идеальной для празднования или наблюдения за вашим особенным событием. Или вы можете просто попросить компанию по организации мероприятий в Испании дать совет, где такое особое мероприятие было бы идеально подходит для отмечаться или отмечаться в.

Некоторые испанские территории, на которых вы, возможно, захотите провести свое особое мероприятие: Севилья, Малага, Марбелья, Мадрид, Валенсия или Барселона. Проведите свое исследование, а затем спросите предпочитаемую вами компанию по организации мероприятий в Испании, какой тип пакетов для проведения мероприятий у них есть для мест, которые вам нравятся.Это очень поможет вам сделать лучший выбор в вашей ситуации.

Многие организаторы мероприятий будут взимать с вас плату за выдвижение своих предложений, в то время как некоторым будет просто возмещена сумма расходов от местных властей или комиссионных от отелей, мест проведения мероприятий и развлекательных компаний, которые они могут использовать. Conference Coordinator Spain — это компания по организации мероприятий, расположенная в Испании, которая специализируется на привлечении англоязычных групп и компаний в Испанию. Они предлагают полный комплекс услуг по организации мероприятий и не взимают плату за свои предложения.

Event Management: что это такое?

Организация мероприятий включает в себя контроль всей логистики до и во время мероприятия, будь то конференция, свадьба или любое организованное мероприятие. Менеджеры мероприятий выполняют планы мероприятий, управляя персоналом, финансами, отношениями с поставщиками и т. Д.

В профессии организатора мероприятий названия должностей столь же разнообразны и многочисленны, как и предлагаемые услуги, и часто бывает трудно отличить одно от другого. Это может быть сложно при составлении портфолио по планированию мероприятий, поиске работы или работе с клиентом, который не имеет правильного представления о вашей должности и обязанностях.Узнайте больше о том, что включает в себя управление событиями и подходит ли оно вам.

Что такое управление событиями?

Управление событиями включает в себя множество функций для проведения крупномасштабных мероприятий, которые могут включать конференции, съезды, концерты, торговые выставки, фестивали и церемонии. Он включает в себя общую логистику мероприятия, работу с персоналом и ведение проектного управления мероприятием в целом.

Дополнительные обязанности могут включать управление бюджетом и группами людей, ответственных за каждую функцию, а также надзор за выполнением мероприятия.Организаторы мероприятий также контролируют услуги всех сторонних поставщиков и профессионалов, включая организаторов мероприятий.

Как работает управление событиями

Конкретные обязанности менеджера мероприятий могут включать:

  • Выбор и бронирование мест
  • Координация внешних поставщиков
  • Привлекательные колонки или развлечения
  • Организация транспорта и стоянки
  • Получение необходимых разрешений и соответствующей страховки
  • Соответствие нормам безопасности и гигиены труда
  • Разработка планов действий в чрезвычайных ситуациях
  • Антикризисное и ситуационное управление на мероприятии
  • Разработка плана безопасности
  • Мониторинг события

Этот список ни в коем случае не является исчерпывающим.В зависимости от масштаба мероприятия и других нанятых специалистов должностные обязанности могут отличаться. По сути, организатор мероприятия отвечает за координацию всей логистики, необходимой для мероприятия.

Роль служб управления событиями

Фирмы по организации мероприятий часто нанимаются для планирования и проведения крупномасштабных корпоративных встреч и специальных мероприятий. В то время как свадьбы и концерты являются обычным явлением для профессионалов в области организации мероприятий, спортивные мероприятия, встречи и крупные вечеринки также могут быть полезны при организации мероприятий.

Государственные учреждения, некоммерческие организации, ассоциации и корпорации используют компании по организации мероприятий для координации важных мероприятий и встреч. Функцию управления мероприятиями часто можно найти в отделе корпоративного маркетинга или связей с общественностью или в составе их персонала для специальных мероприятий.

Навыков для достижения

Как и в случае с большинством функций планирования мероприятий, управление событиями требует отличных организационных навыков для достижения успеха. Умение выполнять несколько задач одновременно и манипулировать множеством движущихся частей имеет важное значение, и наряду с этой первоклассной организацией возникает потребность в эффективных навыках управления временем.

Умение расставить приоритеты и сосредоточиться на задаче — вот что ведет к успешному мероприятию. Управление событиями требует видения видения события вплоть до его реализации, что требует настойчивости, творчества и гибкости.

Поскольку управление проектами является ключевым элементом и включает в себя управление не только функциями, но и группами людей, навыки межличностного общения также важны. Взаимодействие с людьми на всех уровнях организации является частью работы, поэтому удобство, представительность и умение общаться будут иметь большое значение для развития этих отношений.

Управление мероприятиями и планирование мероприятий

Хотя управление событиями и планирование событий очень тесно связаны, они выполняют две разные функции. Проще говоря, организаторы мероприятий создают видение и многие предварительные планы мероприятия, в то время как менеджеры выполняют детали до и во время него.

При этом менеджеры событий могут также планировать аспекты событий, а планировщики событий могут управлять определенными компонентами процесса планирования событий. Эти двое работают бок о бок, и их обязанности могут частично совпадать.Многие люди могут выполнять обе роли, особенно если они ведут собственный бизнес или работают в небольшой компании по планированию мероприятий. Тем не менее, обучение и навыки, необходимые для каждой должности, несколько различаются.

Вот несколько примеров основных отличий:

Организаторы мероприятий Организаторы мероприятий
Резервирование мест Выбор темы и концепции мероприятия
Координация с поставщиками Выбор площадки
Наем и управление персоналом Планирование меню
Управление на месте во время мероприятия Организация развлечений или приглашенных выступающих

Ключевые выводы

  • Управление мероприятиями — это контроль над многими административными деталями таких мероприятий, как конференции, фестивали или свадьбы.
  • Менеджер мероприятий работает с персоналом и поставщиками, чтобы убедиться, что мероприятие проводится в соответствии с планом.
  • В то время как организаторы мероприятий обычно работают над общей концепцией мероприятия, менеджеры событий занимаются деталями ее выполнения.
  • Event-менеджеры должны быть организованными, умелыми с людьми и гибкими, помимо прочего.

Что такое управление событиями?

Во всех сферах бизнеса есть некоторые термины, определение которых вы никогда не знаете.Однако, когда дело доходит до управления событиями, дать определение легко. По сути, управление событиями — это процесс планирования мероприятия. Это мероприятие любого типа, будь то личное, виртуальное или гибридное. Это синоним планирования мероприятий и встреч. Как и в случае с другими терминами, объем каждого проекта и его мельчайшие детали различаются в зависимости от отрасли, размера компании и т. Д. Итак, что такое управление событиями?

Event Management — это планирование мероприятий

Планирование мероприятий носит много разных названий.Некоторых организаторов мероприятий называют помощниками по административным вопросам, некоторых — координаторами мероприятий, а других — технологами мероприятий. Что общего у всех этих названий? Люди принимают участие в планировании мероприятия. Независимо от того, являются ли события внутренними или внешними, большими или маленькими, личными или виртуальными, все они должны быть спланированы.

Виртуальное управление событиями

В сегодняшней новой среде нам пришлось научиться управлять не только личными мероприятиями, но и виртуальными программами.Управление виртуальным событием требует тех же шагов, что и управление вашим личным мероприятием, но с дополнительной проблемой, заключающейся в том, чтобы ваш контент был вдвое увлекательнее. В то время как личные мероприятия имеют дополнительный бонус в виде путешествий, нетворкинга и бесплатного питания, виртуальное мероприятие в значительной степени зависит от своего контента, чтобы удерживать участников. Управляя виртуальным мероприятием, убедитесь, что ваши докладчики готовы представить свой контент виртуально, а ваш контент интересен и лаконичен.

Различные аспекты управления событиями

Создание идеального мероприятия

Запускается просто.Тема. План. Цель. У вашего мероприятия с самого начала есть цель, которая будет стимулировать контент, спикеров и место проведения. Теперь пора настроить основы. Вы должны создать фирменный веб-сайт мероприятия, который будет привлекать посетителей на ваше мероприятие. В настоящее время создать красиво оформленный веб-сайт проще, чем когда-либо, просто поняв основы работы с веб-сайтом для мероприятий. Затем вам понадобится безопасная обработка платежей, чтобы участники могли легко оплачивать мероприятия.

Продвижение по каналам с автоматизацией

Если о вашем мероприятии никто не знает, как они зарегистрируются? Вот почему так важно продвижение по службе.Ознакомьтесь с лучшими способами продвижения вашего мероприятия для вдохновения. Целевой электронный маркетинг — отличный способ продвигать ваши мероприятия, когда у вас обширная база данных. Другие способы продвижения? Социальные сети продолжают оставаться одним из лучших бесплатных рекламных каналов.

Управление информацией и коммуникациями для посетителей

Цель мероприятия — всегда устанавливать связи. Управление мероприятиями — это не только выбор постельного белья или подходящего поставщика виртуальных технологий, но и управление контактами, насколько это возможно.Во время мероприятия вы соберете потенциальных клиентов, которые пойдут на продажи. Эти потенциальные клиенты будут иметь решающее значение, когда дело доходит до подтверждения ROI вашего мероприятия.

Измерение вашего успеха для подтверждения рентабельности инвестиций в мероприятие

Управление событиями не заканчивается, когда заканчивается событие. В течение всего мероприятия важно доказать успех и определить области, в которых можно улучшить. Данные, полученные в процессе, помогут вам в этом. Опрос в прямом эфире — отличный способ узнать, что участники думают о мероприятии.

Для этого есть технологии

Event Management — это объединение невероятного опыта, облегчение связей, добавление потенциальных клиентов в воронку продаж и доказательство успеха.Это сложная работа, которая включает в себя вращение бесконечного количества тарелок и круглосуточную работу, чтобы создать незабываемый момент для посетителей. И это можно сделать немного проще, используя преимущества технологий, особенно когда вы планируете виртуальное или гибридное мероприятие. Хотя многие планировщики полагаются на стикеры и таблицы, существуют технологии, которые сэкономят часы и выведут события на новый уровень. Узнайте, какие технологии для мероприятий могут помочь вам добиться успеха в разделе «Как выбрать правильную технологию управления мероприятиями».

Чем занимается компания по организации мероприятий?

Так что же такое управление событиями?

Согласно Википедии, управление событиями — это «применение управления проектами к созданию и развитию крупномасштабных мероприятий, таких как фестивали, конференции, церемонии, свадьбы, официальные вечеринки, концерты и съезды», что звучит разумно, хотя и немного многословно. Проще говоря, управление событиями:

«Координация, планирование, организация и проведение мероприятия»

Компания по организации мероприятий делает ряд важных вещей, некоторые из которых очевидны, а другие менее очевидны.Хорошая ивент-компания предоставит широкий спектр ресурсов и услуг, а также высококвалифицированный персонал, который может обеспечить бесперебойное проведение мероприятия, большого или маленького.

Проведение успешного мероприятия может быть сложным и дорогостоящим мероприятием, в котором планирование и управление каждой деталью имеют значение для его успеха, и это единственная причина для найма специализированной компании. Имея это в виду, вот 6 основных причин, по которым мы должны использовать профессиональную компанию по организации мероприятий.

Творческие идеи

Создание «Вау!» фактор является неотъемлемой частью создания незабываемого события. Хорошая ивент-компания будет иметь сильную творческую команду, предлагающую идеи для вашего мероприятия, и будет работать с вами для достижения незабываемого конечного результата.

Экономьте время и деньги

Наем компании для управления вашим мероприятием может показаться дорогим, но хорошие компании по организации мероприятий будут иметь широкий выбор оборудования для мероприятий, а также регулярные контакты с проверенными поставщиками, исполнителями, площадками и техническими специалистами.В результате они могут получить более выгодные предложения по всему, что вам может понадобиться, и, вероятно, получить это быстрее.

Доступ к технологиям

Сотрудничество с компанией по организации мероприятий дает вам доступ к их арсеналу технологий, таким как высококачественные звуковые системы, интегрированные варианты освещения и широкоэкранные дисплеи.

Доставка профессиональных мероприятий

Компания по организации мероприятий может взять на себя всю организацию и задачи для успешного проведения мероприятия, позволяя вам сосредоточиться на дне и ваших гостях.Истинное качество обслуживания покажет, есть ли проблема. У хорошей компании по организации мероприятий будут непредвиденные обстоятельства, если план A или B не сработает.

Управление рисками

Хорошая управляющая компания будет иметь надежный план управления охраной труда и техникой безопасности, обеспечит все необходимые разрешения или лицензии и будет иметь опытный персонал на месте, который будет знать, что делать в случае инцидента.

Управляйте своим бюджетом

Вашим бюджетом будет управлять опытный организатор мероприятий, который понимает связанные с этим затраты и сможет дать оценку любых дополнительных услуг или изменений в формате или масштабе мероприятия.

Для получения информации о том, что EMG может сделать для вашего мероприятия, свяжитесь с нами.

Что такое управление событиями? | Академия событий

Что включает в себя управление событиями?

Понимание того, что управление событиями — это основная отрасль в Великобритании, и знание того, какие типы событий могут быть включены, жизненно важно для любого потенциального организатора мероприятий. Однако также важно понимать, что нужно делать, когда дело доходит до разработки и проведения мероприятия.Независимо от того, организуете ли вы свадьбу друга или международную конференцию, в число основных задач входят:

Понимание целей — какова цель мероприятия? Какой опыт мы хотим, чтобы люди получали? Планирование мероприятия невозможно без четких целей.

Установление сроков — определение того, что и когда должно произойти. Любое крупное мероприятие требует сложного управления временем, планирования и координации действий других людей, таких как организация питания, цифровая и технологическая установка и подготовка места проведения.

Выбор места встречи — выбор места встречи может показаться простым, но не следует недооценивать важность выбора подходящего места. Это включает в себя исследования, переговоры по контрактам и стоимости, а также построение рабочих отношений.

Поиск поставщиков и управление ими — в каждом мероприятии участвует ряд поставщиков. Различным поставщикам, от предприятий общественного питания до освещения, необходимы контакты, составление короткого списка, согласование затрат и заключение контрактов. Отсюда эффективное управление всеми поставщиками, гарантирующее, что они выполняют свои обязанности вовремя и в рамках бюджета, имеет важное значение для успеха мероприятия.

Управление бюджетами — после четких целей, вероятно, второе место занимает эффективное управление бюджетом. Провести грандиозное мероприятие легко с неограниченными средствами, но для проведения мероприятия в рамках ограниченного бюджета требуется отличный менеджмент.

Маркетинг и коммуникация — никогда не бывает, что если вы создадите его, они придут: для доставки аудитории требуется маркетинговое обещание того, что будет доставлено на мероприятии! Сегодня это включает в себя различные каналы через прямую почтовую рассылку, социальные сети и цифровой маркетинг.

Управление рисками — события сложны, поскольку наличие множества элементов, способствующих возникновению события, означает наличие множества возможных точек отказа. Понимание рисков, вероятности возникновения каждого из них, стратегии минимизации рисков и разработка надежного плана действий в чрезвычайных ситуациях в случае возникновения проблем — непреложная задача в управлении событиями.

Устойчивое мышление — принятие решений в процессе планирования мероприятий с учетом социальных и экологических последствий.

6 дел перед тем, как начать бизнес по планированию мероприятий

При запуске бизнеса по планированию мероприятий необходимо учесть множество вещей. Чтобы помочь вам понять, как начать свой бизнес, я хотел бы поделиться несколькими ключевыми моментами, которые были жизненно важны для меня, когда я исследовал и начинал успешный событийный бизнес!

Вот как начать бизнес по планированию мероприятий

1. Составьте надежный бизнес-план

Я не могу сказать вам, сколько небольших предприятий по планированию мероприятий терпят неудачу из-за того, что основатель не составил бизнес-план заранее.

Начните с изучения успешных планов и предприятий, аналогичных сфере вашей работы. Затем обратитесь к другим представителям индустрии мероприятий, которые могут помочь вам!

Даже если вы никогда не видели бизнес-план, в Интернете есть множество ресурсов и шаблонов, которые помогут вам начать работу. Кроме того, если вы хотите расширить свой бизнес, актуальный бизнес-план жизненно важен для обеспечения любых инвестиций.

2. Установите маркетинговый бюджет и по возможности используйте PR-компанию.

Когда вы начинаете свой бизнес по планированию вечеринок, ваш маркетинговый бюджет может составлять 30% или более ваших бизнес-расходов. Кажется, это много? Подумайте обо всем, что вам понадобится:

  • Веб-сайт для вашего бизнеса
  • Визитные карточки
  • Листовки и другая печатная информация
  • Цифровой маркетинг и онлайн-реклама
  • Расходы на поездки на мероприятия для сетей

Дон ‘ не упускать ничего! В конечном итоге вам нужно будет потратить деньги, чтобы зарабатывать деньги.Цель в первые месяцы — как можно быстрее обеспечить вашу базу клиентов. Если вы сдержите обещание организовать незабываемые события, ваши клиенты останутся рядом и порекомендуют вас. В результате ваши маркетинговые расходы начнут падать.

3.

Четко определите объем работы, миссию и цели для вашего событийного бизнеса.

Ваш бизнес по планированию мероприятий может со временем развиваться, но даже когда вы только начинаете, важно четко обозначить, что вы делаете и не хотите делать.Вы даже можете разместить это на своем веб-сайте, чтобы привлечь нужных клиентов.

Когда вы все еще строите свой бизнес, сказать клиентам «нет» — одна из самых сложных вещей. Но это может избавить вас от общения с клиентами, которые отнимают слишком много времени и не предлагают достаточной стоимости взамен.

4. Подготовьте свою речь лифта.

После того, как я основал свой первый бизнес по организации мероприятий, мне было трудно продавать его людям, потому что моя 30-секундная презентация не была усовершенствована.Не забудьте потратить время на его разработку — это ключ к знакомству всех с вашим бизнесом.

Совет для профессионалов: Не беспокойтесь о названии вашего предприятия по организации мероприятий. В конце концов, название вашего бизнеса не имеет значения, если вы проводите действительно запоминающиеся мероприятия. Однако броская идея бизнес-названия для мероприятия могла бы лучше прижиться в чьей-то голове во время подъема в лифте.

5. Проведите маркетинговое исследование.

Прежде чем приступить к делу, я всегда советую людям понять свой рынок и конкурентов.В чем заключается ваше уникальное ценностное предложение? Ваши сборы аналогичны, лучше или выше, чем у других в вашем районе? Понимание вашей конкуренции и ваших клиентов даст вам преимущество на этом рынке. Не пропускайте этот шаг!

6.

Потратьте некоторое время на изучение налогового законодательства и ведения деловой документации в вашем регионе.

Независимо от того, какой бизнес вы хотите начать, существует множество юридических вопросов, которые необходимо понять. Я потратил время на то, чтобы выяснить, какой вид бизнеса мне больше всего подходит (LLC лучше всего подходила для моей консалтинговой компании).

Также очень важно понять налоговые последствия, прежде чем вы начнете углубляться. Например, когда я перевел свой бизнес из Вирджинии в Калифорнию, мне пришлось пройти через процесс роспуска бизнеса. Мне следовало потратить больше времени на изучение других возможностей!

Здесь есть что ориентироваться, но существуют отличные ресурсы для создания малого бизнеса. Вот несколько, которые я рекомендую:

Один из моих любимых ресурсов в «Женщины в событиях». Новые организаторы мероприятий могут воспользоваться нашей программой наставничества / коучинга после регистрации.

Теперь вы готовы начать большой бизнес по организации мероприятий!

Есть вопросы? У нас есть ответы. Свяжитесь с @socialtables в Twitter.

Далее мы расскажем, как выбрать название компании для вашего бизнеса. Или воспользуйтесь бесплатными инструментами планирования мероприятий Social Tables, чтобы управлять размещением, приемом пищи и многим другим.

Дополнительные советы для начинающих организаторов мероприятий

Все еще ищете ответы о том, как начать бизнес по планированию мероприятий?

Как мне начать свой бизнес по планированию мероприятий?

Проведите исследование, составьте план, установите бюджет, определите объем работы и проведите потрясающие мероприятия!

Сколько стоит начать бизнес по планированию мероприятий?

Вы должны запланировать выделить не менее 15–25 000 долларов на открытие небольшого бизнеса по планированию мероприятий.

Прибыльна ли деятельность по организации мероприятий?

Планирование мероприятий может быть довольно выгодным выбором карьеры. Лучшие организаторы мероприятий сделают себе имя и смогут взимать высокие цены за свое видение, творчество, исполнение и результаты.

Как запустить службу планирования мероприятий

Мнения, высказанные предпринимателями, участника являются их собственными.

Примечание редактора: эта статья была взята из статьи Start Your Own Event Planning Business (Entrepreneur Press, 2015).

Индустрия специальных мероприятий значительно выросла за последнее десятилетие. Согласно недавнему исследованию, проведенному доктором Джо Голдблаттом, CSEP (Certified Special Events Professional), расходы на специальные мероприятия по всему миру составляют 500 миллиардов долларов в год. Голдблатт является основателем Международного общества специальных мероприятий (ISES), директором-основателем программы управления мероприятиями в Университете Джорджа Вашингтона и соавтором The International Dictionary of Event Management . «Достаточно сказать, что рынок достаточно велик, чтобы поддерживать и поддерживать ваши усилия», — говорит Голдблатт.«Если вы работаете в области специальных мероприятий, есть много направлений, в которых вы можете расшириться. Если вы только начинаете заниматься специальными мероприятиями, вас ждет прибыльный рынок по многим направлениям».

Согласно исследованию Goldblatt, прибыль в этой отрасли продолжает расти. Всего несколько лет назад, по словам Голдблатта, средняя норма прибыли для предпринимателя, планирующего мероприятия, составляла около 15 процентов. Однако его последние исследования показывают, что рентабельность может достигать 40 процентов.Он объясняет хорошее состояние отрасли несколькими факторами, включая улучшение экономики и тенденцию корпоративной Америки передавать свои функции по планированию встреч на аутсорсинг. Поскольку вы не торгуете технологическим стартапом для программистов, вы можете начать работу без больших денег.

Связано: Как начать бизнес (почти) без денег

Что такое планирование мероприятий?

Этот вопрос фактически разбивается на два вопроса: о каких событиях мы говорим? И что такое планирование мероприятий?

Перво-наперво.Как правило, специальные мероприятия проводятся для следующих целей:

  • Празднования (ярмарки, парады, свадьбы, встречи, дни рождения, юбилеи)
  • Образование (конференции, встречи, выпускные)
  • Промоакции (запуск продукции, политические митинги, показы мод )
  • Поминовения (мемориалы, общественные мероприятия)

Этот список не является исчерпывающим, но, как показывают примеры, особые мероприятия могут быть связаны с бизнесом, чисто социальными или промежуточными.

Теперь мы переходим ко второму вопросу: что такое планирование мероприятий? Организаторы мероприятия могут выполнять любые или все из следующих задач, связанных с этим событием:

  • Проведение исследований
  • Создание дизайна мероприятия
  • Поиск места
  • Организация еды, декора и развлечений
  • Планирование транспортировки до и от мероприятие
  • Отправка приглашений участникам
  • Организация любых необходимых помещений для участников
  • Координация действий персонала мероприятия
  • Кураторство на месте
  • Проведение оценки мероприятия

Сколько из этих видов деятельности будет задействовано вашим бизнесом, будет зависят от размера и типа конкретного мероприятия, которое, в свою очередь, будет зависеть от выбранной вами специализации.

Почему люди нанимают организаторов мероприятий?

На этот вопрос есть простой ответ: люди часто обнаруживают, что им не хватает опыта и времени для самостоятельного планирования мероприятий. Независимые специалисты по планированию могут вмешаться и уделить этим особым мероприятиям должное внимание.

Кто становится организатором мероприятий?

Планировщики — это часто люди, начавшие с одного конкретного аспекта особых мероприятий. Владелец бизнеса Мартин Ван Кекен имел успешную кейтеринговую компанию, прежде чем решил планировать целые мероприятия.У многих других планировщиков есть похожие истории. Это объясняет, почему планировщики часто не только координируют все мероприятия, но, кроме того, могут предоставлять для этих событий одну или несколько услуг.

Организаторы мероприятий, возможно, также начали планировать мероприятия для других компаний, прежде чем решили заняться бизнесом для себя. Джойс Барнс-Вольф планировала внутренние мероприятия для розничной сети в течение 11 лет, а затем работала в другой компании по планированию мероприятий, прежде чем начать самостоятельно.

Получение сертификата

Рассмотрите возможность получения степени или сертификата в местном университете по планированию или управлению мероприятиями.Список колледжей и университетов, предлагающих возможности для получения образования в этой области, доступен на сайте Meeting Professionals International (MPI).

Также рассмотрите возможность работы, чтобы стать CSEP (Certified Special Events Professional) или CMP (Certified Meeting Planner). Эти обозначения выдаются ISES и MPI соответственно. Многие корпорации и некоторые представители широкой общественности ищут эти обозначения при приеме на работу планировщиков. Благодаря исследованиям и учебе, которые требуются, чтобы стать CSEP или CMP, клиенты знают, что эти специалисты по планированию — профессионалы.

Целевой рынок

Корпоративный рынок

Вообще говоря, существует два рынка услуг по планированию мероприятий: корпоративный и социальный. Термин «корпоративный» включает не только компании, но также благотворительные и некоммерческие организации. Благотворительные и некоммерческие организации проводят праздничные мероприятия по сбору средств, приемы и спортивные соревнования, среди прочего, для расширения своей общественной поддержки и сбора средств. Тысячи таких мероприятий происходят каждый год, и хотя крупные требуют особого опыта в планировании мероприятий, вы можете начать с небольших местных мероприятий.

Компании проводят выставки, съезды, корпоративные пикники, праздничные вечеринки и встречи для сотрудников, членов правления или акционеров. Для подобных мероприятий существует огромный рынок. Согласно исследованию экономической значимости Совета индустрии конвенций за 2012 год, только в США было проведено 1,83 миллиона корпоративных / деловых встреч, выставок, съездов и т. Д.

Социальный рынок

Социальные мероприятия включают свадьбы, дни рождения, юбилейные вечеринки, бар-мицвы и бат-мицвы, вечеринки Sweet 16, детские праздники, встречи и т. Д.Вы можете решить обрабатывать все эти события или просто специализироваться на одном или нескольких из них.

Ожидается, что рынок социальных мероприятий, особенно дней рождения и юбилеев, будет продолжать расти в течение следующих нескольких лет по мере взросления бэби-бумеров. У этой группы есть дети, которые женятся, родители празднуют золотые годовщины, а также отмечают свои собственные серебряные годовщины свадьбы.

Затраты на запуск

Сколько денег вам понадобится, чтобы начать свой бизнес по организации мероприятий? Это будет зависеть от стоимости жизни в районе, обслуживаемом вашим бизнесом, и от того, работаете ли вы из дома или арендуете офисные помещения.Это также будет в меньшей степени зависеть от вашего вкуса и образа жизни.

Имейте в виду, что, хотя работа на дому позволит снизить ваши расходы, вы не сможете начать любой бизнес по планированию мероприятий, кроме самого маленького, с минимальными затратами.

На этой диаграмме перечислены начальные затраты на две гипотетические услуги по планированию событий. Первый бизнес находится на дому и не имеет сотрудников. Элитный бизнес занимает 1000 квадратных футов офисных площадей. Владелец / менеджер этого бизнеса нанимает на полную ставку младшего планировщика и помощника по бухгалтерскому учету, а также временных сотрудников, которые выполняют канцелярскую работу и могут помочь подготовиться к различным мероприятиям.Оба собственника будут получать доход из чистой прибыли до налогообложения. Ежегодно эти предприятия будут приносить 85 000 и 250 000 долларов соответственно. В таблице запуска указаны предварительные затраты для предприятий.

Начальные расходы Низкие Высокие
Аренда $ 0 $ 2,300
Оборудование $ 5,000 $ 17,000 $ 5,000 500 долл. США
Лицензии и налоги 250 долл. США 350 долл. США
Связь долл. США 100 250 долл. США
Заработная плата долл. США 0 4000 долл. США
Реклама / продвижение 500 долл. США долл. США
Юридические сборы и бухгалтерский учет 650 долларов 1,500 долларов
Страхование (1-й квартал) 800 долларов 1,700 долларов
Разное 750 долларов 1,500 долларов США
Всего долларов 8,050 долларов США 31 100 долл. США

Операции

Лишь немногие организаторы мероприятий работают с 9 до 5.По своей природе планирование мероприятий обычно включает вечера, выходные, праздники, а иногда и определенные сезоны. Сколько времени вы должны посвятить работе, опять же, зависит от выбранной вами специализации.

Как правило, общественные мероприятия включают в себя больше выходных и праздников, чем корпоративные мероприятия. В некоторых районах страны и на некоторых мероприятиях есть «включенные» и «нерабочие» сезоны. Однако, независимо от вашей специализации (за исключением вечеринок для маленьких детей), вы можете рассчитывать на работу хотя бы по вечерам, координируя и контролируя мероприятия.Однако планирование этих мероприятий будет осуществляться в основном в рабочее время.

Вот основные задачи, которые вы будете выполнять как организатор мероприятий:

  • Исследования. Лучший способ снизить риск (независимо от его вида) — это сделать домашнее задание. Для крупных мероприятий исследование может означать обеспечение спроса на мероприятие путем проведения опросов, интервью или исследований в фокус-группах. Если вы новичок в индустрии планирования мероприятий, вместо этого исследование может означать выяснение всего, что вы можете о поставщиках и поставщиках.Исследование также может означать общение с другими планировщиками, которые организовали мероприятия, подобные тому, над которым вы работаете. Или вы можете прочитать о проблемах обычаев и этикета, особенно если вы не знакомы с конкретным типом мероприятий.

Какое бы мероприятие вы ни планировали, в ходе исследования необходимо задать клиенту множество вопросов и записать ответы. Интервью с клиентом может быть не тем, что вы сразу считаете исследованием. Однако слишком мало вопросов или недостаточное внимание к ответам клиента могут поставить под угрозу успех запланированного вами мероприятия.

  • Дизайн. Ваше творчество наиболее активно проявляется на этапе проектирования планирования мероприятия, во время которого вы набрасываете общее «ощущение» и «внешний вид» мероприятия. Это время для мозгового штурма в одиночку или вместе со своими сотрудниками. Также пора вытащить и просмотреть файл с идеей. (У вас есть один, не так ли? Если нет, читайте и делайте заметки.) Не забудьте заглянуть в свой блокнот, чтобы найти ответы клиента на вопросы, которые вы задали на этапе исследования.Эти ответы, особенно те, которые касаются бюджета мероприятия, помогут вам тщательно проверить реализуемость каждой идеи, желательно перед тем, как предлагать ее клиенту.
  • Предложение. После того, как вы опросили клиента и провели предварительный мозговой штурм, у вас должно быть достаточно информации для подготовки предложения. Имейте в виду, что подготовка предложения отнимает много времени и потенциально дорого, особенно если вы включаете фотографии или эскизы. Обратите внимание, что только крупные компании, проводящие мероприятия высокого уровня, могут позволить себе предоставлять клиентам бесплатные предложения.Вы должны получить плату за консультацию (она предлагает около 150 долларов), которая может быть применена к мероприятию клиента, если он или она вас нанимает.
  • Организация. На этом этапе, требующем принятия большого количества решений, вы арендуете площадку, нанимаете продавцов и позаботитесь о большем количестве деталей, чем вы можете представить. Ты будешь разговаривать по телефону, пока у тебя не онемеет ухо. Но прежде чем делать что-либо из этого, убедитесь, что у вас есть контактное лицо (либо клиент, либо кто-то, действующий от имени клиента), с которым вы будете обсуждать все важные решения.Наличие назначенного лица помогает гарантировать, что линии связи остаются открытыми. Кроме того, социальные мероприятия, в частности, иногда страдают синдромом «слишком много поваров». Наличие одного назначенного контакта поможет вам избежать разногласий между участниками мероприятия.

В целом, чем масштабнее мероприятие, тем больше времени требуется на его планирование. Основные съезды планируются на годы вперед. Хотя вы, возможно, не организуете мероприятия такого масштаба, вам нужно выделить хотя бы несколько месяцев на такие мероприятия, как корпоративные пикники, встречи или большие вечеринки.

  • Координация. После того, как вы составили первоначальные планы, обратите внимание на каждое из действий, составляющих часть общего события. На этом этапе ваша цель — убедиться, что все находятся на одной волне. Важны хорошие коммуникативные навыки. Убедитесь, что все поставщики имеют хотя бы общее представление об общем расписании мероприятий. Что еще более важно, поставщики должны четко понимать, чего от них ждут и когда. Время прибытия поставщика должно быть указано в контрактах, но все равно проверьте это время.Это период «проверки и перепроверки». Убедитесь, что все ваши сотрудники знают свои роли.
  • Оценка. Очевидный и, в некотором смысле, самый важный критерий успеха мероприятия — это удовлетворенность клиентов. Цель, конечно же, в том, чтобы получить клиента, который будет петь вам дифирамбы вдоль и поперек улицы, выкрикивая это с крыш. Это тот клиент, который снова возьмет вас на работу и предоставит вам известную сарафанную рекламу.

Есть несколько других способов оценить успех мероприятия.Вы можете нанять консультанта по планированию мероприятий; попросите кого-нибудь, кто устраивает очень успешные вечеринки, наблюдать за вашим мероприятием; запланируйте обсуждение за круглым столом с сотрудниками по окончании мероприятия; получить обратную связь от других профессионалов отрасли, работающих на мероприятии, таких как поставщик или бармен; или опросите гостей на мероприятии или после него.

Доходы и счета

Целью установления цены на услугу является достаточно высокая надбавка к вашим трудовым и материальным затратам, чтобы покрыть накладные расходы и получить приемлемую прибыль.Начинающие владельцы бизнеса часто терпят неудачу из-за того, что неосознанно установили слишком низкую цену на свои услуги. По словам отраслевого эксперта и автора доктора Джо Голдблатта, сборы обычно определяются тремя факторами:

  • Обслуживаемый сегмент рынка. Социальные мероприятия имеют другую структуру оплаты, чем корпоративные мероприятия. В индустрии социальных мероприятий организаторы обычно получают плату за свои услуги, плюс процент от некоторых или всех сборов поставщика. Два потока доходов приносят достаточно дохода для получения прибыли.Однако в индустрии корпоративных мероприятий планировщики обычно взимают плату за свои услуги, а также плату за обработку каждого элемента, который они заключают. Например, планировщик покупает цветы у флориста, маркирует их (обычно 15 процентов) и взимает эту сумму с клиента. Другая возможность — фиксированная плата или «плата за проект», часто используемая, когда мероприятие является крупным, и корпорация хочет, чтобы ей дали цифру «непревышение».
  • Географическое положение. Сборы выше, например, на северо-востоке США, чем на юго-востоке.Эта разница отражает разницу в стоимости жизни. Кроме того, цены в регионах страны с четко определенными сезонами и межсезоньями частично зависят от сезона, в котором они проживают.
  • Опыт и репутация организатора мероприятий. Если вы только начинаете работу в отрасли, разумно будет платить меньше за услуги планирования, пока вы набираетесь опыта.

Как, спросите вы, рассчитывается вышеупомянутая плата за услуги? Организаторы мероприятий, с которыми мы беседовали, оценивают свои гонорары за услуги (общую стоимость для клиента), используя метод «затраты плюс».Они нанимают рабочую силу, материалы и материалы, необходимые для проведения мероприятия, и взимают со своих клиентов плату за обслуживание в размере от 10 до 20 процентов от общей стоимости мероприятия, при этом 15 процентов являются приблизительным средним показателем.

Маркетинг и ресурсы

Печатная реклама охватывает широкий диапазон: от бесплатной или недорогой рекламы в «Желтых страницах» до рекламы в глянцевых национальных изданиях стоимостью в десятки тысяч долларов. Даже сегодня, в эпоху Интернета, большинство специалистов по планированию согласны с тем, что реклама в Желтых страницах имеет хороший бизнес-смысл.Рекламное объявление с простым указанием названия вашей компании часто предоставляется бесплатно при подключении телефона (если у вас есть стационарный телефон).

Вы также можете выбрать медийную рекламу. Это самые большие объявления с рамками в Желтых страницах. За это взимается плата. Если вы все же выберете рекламное пространство большего размера, обязательно включите свой логотип. Вы также можете рассмотреть возможность размещения рекламы в местной газете. Многие газеты периодически (возможно, ежеквартально) публикуют специальные разделы для будущих женихов и невест.Это хорошие инструменты для продвижения вашего бизнеса по организации мероприятий, если вы планируете проводить какие-либо консультации по вопросам свадьбы.

Планировщик из Далласа Дэвид Грейнджер соглашается. Проблема, отмечает он, в том, что покупатели должны видеть, что вы делаете, а словесная реклама этого не сделает. Он рекомендует нетворкинг и заводить друзей в индустрии. Таким образом, он говорит: «Люди знают вас, доверяют вам. Они хотят честности и порядочности».

Сеть может помочь вашему бизнесу двумя способами. Если люди знакомы с вами и знают, какие услуги вы предлагаете, они могут направить к вам бизнес или сами воспользоваться вашими услугами.Кроме того, налаживание контактов с отелями, поставщиками общественного питания и т. Д. Даст вам возможность познакомиться с некоторыми людьми, чьи услуги могут вам понадобиться при планировании мероприятий.

Хотя налаживание контактов и молва являются наиболее распространенными отраслевыми стратегиями привлечения клиентов, традиционные формы рекламы находят свое применение. Отличительная карточка или брошюра, отправленная по списку рассылки или местным предприятиям, может привлечь новых клиентов. Небольшая реклама в местном деловом журнале может помочь повысить узнаваемость имени. Веб-сайт в Интернете может позволить вам привлечь клиентов, не реагирующих на другие формы СМИ.

Ресурсы

Ассоциации

Журналы и публикации

Книги

Образовательные возможности

Программное обеспечение для планирования мероприятий

Существуют сотни различных типов недорогих мероприятий пакеты для программного обеспечения, разработанного для планирования и управления крупномасштабными конгрессами и выставками. Цена на это программное обеспечение колеблется от 100 до нескольких тысяч долларов.По мере роста вашей компании вам необходимо будет определить типы программного обеспечения, которое вам понадобится.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.