Форма т2 личная карточка работника бланк: Форма Т-2 (личная карточка работника). Образец заполнения (скачать бланк 2021)

Содержание

Заполнение личной карточки работника т2: образец

На чтение 5 мин. Просмотров 1.4k. Опубликовано Обновлено

Организации картотеки персонала уделяется особое внимание, а важный инструмент в этом деле – личная карточка работника. Советы от JCat.Работа помогут заполнить карточку по форме Т-2 грамотно.

Структура документа была установлена еще в 2004 году постановлением Федеральной службой государственной статистики РФ и до сих пор не изменилась. Это не значит, что форма «морально устарела», просто ее разделы настолько универсальны, что подходят для любых организаций, вне зависимости от сферы деятельности и года приема человека на работу.

Кто несет ответствен за оформление личных карточек?

Все обязанности по заполнению, оформлению и хранению этого вида документов возлагаются на сотрудника из кадрового или юридического отдела. Если по каким-либо причинам работник кадровой службы не может заполнить форму, эта обязанность возлагается на руководителя учреждения. Категорически не допускается заполнение личной карточки формы Т-2 самим сотрудником лично, несмотря на то, что это часто существенно экономит рабочее время специалистов отдела кадров. Это связано с тем, что человек, который заполнял форму, несет ответственность за правильность и достоверность записанных данных. 

Как выглядит бланк?

Форма карты установлена на законодательном уровне. Это значит, что каждая организация заполняет документ одинаково, независимо от сферы деятельности. Унифицированный бланк состоит из четырех страниц, две из которых заполняются сразу в момент приема нового сотрудника на работу. Последние две страницы оформляются уже в процессе рабочей деятельности в штате. 

Форма включает в себя 11 разделов, в которых указывается важная информация о человеке. JCat.Работа подробно расскажет, как правильно заполнять документ. Эта памятка будет полезна руководителям организаций, кадровикам и самим новым сотрудникам.

Общие сведения

Первые 4 пункта – паспортная информация, а у следующих – профессиональный уклон.

В карточке нужно указать степень владения иностранными языками с уточнением уровня. Сотруднику необходимо предоставить данные об образовании в хронологическом порядке с названием специальности, а также подтвердить свой трудовой стаж. 

Если при заполнении информации об образовании возникают вопросы, можно указать конкретное число курсов, которые закончил новый сотрудник. Решение об этом принимает сотрудник кадровой службы: именно он определяет, насколько важно указать подробные данные об образовании нового члена коллектива. 

При заполнении этого раздела следует помнить о правилах:

  • Ф.И.О. заполняется полностью;
  • пол обозначается соответствующей буквой;
  • информация о месте рождения не должна занимать более 100 символов;
  • названия населенных пунктов можно сокращать в соответствии с общепринятыми стандартами;
  • гражданство сотрудника указывается полностью;
  • важно указать в карточке вид и характер работы (основная или по совместительству, временная или постоянная).

Каждому человеку присваивается табельный номер, который не меняется на протяжении всего срока работы в этой организации. 

Пункт о стаже заполняется согласно записям в трудовой. Подойдут и другие документы, в которых зафиксирована длительность работы в различных компаниях. 

При оформлении на работу обязательно указывать состав семьи и данные паспорта.

Военный учет

Чтобы заполнить раздел №2, необходимо точно перенести информацию из военного билета или временного удостоверения. Если в организации есть военно-учетный стол, соответствующую запись делают специалисты этого структурного подразделения.

Прием на работу и переводы

Этот раздел заполняется исключительно на основании трудового договора и приказа руководителя. 

Если сотрудник переводится на другую должность или работу с новой записью в трудовой, ему нужно расписаться в личной карточке. 

Аттестация

Этот пункт при приеме на работу остается пустым, а заполняется только после того, как сотрудник пройдет аттестацию. Тогда указывается соответствующее решение аттестационной комиссии и другие сведения. 

Повышение квалификации

Разделы №5 и №6 заполняются по мере поступления информации. Если работник по решению руководителя или по личной инициативе прошел курсы, это следует отразить в карточке. 

Отпуск

В этом разделе указываются все виды отпуска – ежегодные, учебные (вызовы на сессию), без сохранения зарплаты, дополнительные. В этом пункте отражается денежная компенсация «неиспользованных» дней отпуска. 

Социальные льготы

Один из разделов посвящен вопросу социальных льгот, на которые может рассчитывать работник в соответствии с официальными документами. Без предоставления проверенных сведений этот раздел не заполняется: информация со слов сотрудника не вносится в документ.

Дополнительные сведения

Раздел №10 подразумевает указание ценной информации о сотруднике, которая может понадобиться в процессе принятия управленческих решений. К таким данным может относиться, например, наличие водительского удостоверения и опыт вождения. 

Как хранят карточки?

Все заполненные формы складывают в определенное место в кабинете у сотрудника, который ответствен за заполнение личной карточки формы Т-2 и хранение этого документа. Располагать карточки можно так, как удобно организации: по алфавиту или в соответствии со структурными подразделениями организации.

Как хранить личную карточку Т-2?

Заполнение личной карточки работника Т-2 – это только первый шаг в работе с документами такой формы. Также следует помнить:

  • срок хранения карточек ограничивается 75 годами;
  • формы Т-2 хранятся отдельно от личных дел работников.

Какие документы потребуются для заполнения карточки Т-2?

Карточка заводится практически в последнюю очередь, когда уже готов приказ от работодателя и договор о принятии на работу. В законодательстве не указано, что заполнение личной карточки работника Т-2 должно происходить сразу в момент приема на работу, однако по опыту различных организаций, именно такой вариант самый эффективный: через время достаточно сложно найти момент для спокойного заполнения документа. 

Чтобы оформление личной карточки Т-2 происходило правильно, необходимо попросить у нового сотрудника все документы, которые могут подтвердить его слова. 

Ведение документации о сотрудниках – важный раздел работы отдела кадров любой организации, от которого полностью зависит учет персонала. Индивидуальные предприниматели официально могут не вести такую картотеку, однако и им рекомендуем задуматься о таком удобном способе учета. Это даст возможность держать в одном месте всю необходимую информацию о сотрудниках, а также с легкостью отчитываться перед контролирующими органами. 

Образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2 можно посмотреть по ссылке.

Форма т2 личная карточка работника, образец, характер работы какие бывают т 2

Личная карточка сотрудника (форма Т-2)

Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при приеме на работу. Вести ее обязаны все организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) и ИП, имеющие наемных сотрудников.

Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:

  • Т-2 – для сотрудников большинства ИП и ООО.
  • Т-2 ГС (МС) – для государственных и муниципальных служащих.
  • Т-4 – для научных и научно-педагогических сотрудников.

Примечание: организация вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, с учетом требований, предъявляемых законодательством. Личная карточка должна быть распечатана на картоне типографским способом. Срок хранения указанного документа – 75 лет.

Основания для заполнения формы Т-2

Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:

  • приказ о приеме на работу;
  • документ, удостоверяющего личность;
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • военный билет;
  • диплом, аттестат и иные документы, подтверждающих квалификацию, профессиональные знания и образование сотрудника;
  • другие документы (при необходимости).

Особенности заполнение личной карточки работника

Раздел I

  • П. 5 «Знание иностранного языка» заполняется следующим образом: «владеет свободно», «читает и может объясниться», «читает и переводит со словарем».
  • П. 8 «Стаж работы» заполняется в соответствии с трудовой книжкой и иными документами, подтверждающими общий трудовой стаж.
  • П. 10 «Состав семьи» и п. 12 «Фактический адрес места жительства» заполняются со слов сотрудника.

Раздел II

На граждан, находящихся в запасе:

  • П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется.
  • П. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (командный, матросы и т.п.).
  • П. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – указывается полное обозначение.
  • П. 5 «Категория годности к военной службе» – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные.

    Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п. 5 указывается значение «А».

  • П. 7 «Состоит на воинском учете» – строке «а» заполняется если есть мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. Строка «б» заполняется в случае если гражданин забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву:

  • П. 1, п. 3, п. 4, п. 7 – не заполняются.
  • П. 2 – указывается «подлежит призыву».
  • П. 5 – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные, Д – не годные к военной службе.

Раздел III

Данные в указанный раздел вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу.

Раздел IV-VII

В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах.

Раздел VIII

Содержит сведения об отпусках сотрудника.

Раздел IX

Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы.

Раздел Х

В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т.п.

Бланк личной карточки работника

Унифицированная форма Т-2 (скачать бланк).

Унифицированная форма Т-2ГС (скачать бланк).

Унифицированная форма Т-4 (скачать бланк).

Образец заполнения личной карточки по форме Т-2

Ниже представлен образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2:

Скачать образец

Добавить в «Нужное»

Обновление: 18 марта 2020 г.

В трудовом договоре с работником в обязательном порядке указываются следующие условия (ст. 57 ТК РФ):

  • место работы;
  • трудовая функция;
  • дата начала работы;
  • условия оплаты труда;
  • режим рабочего времени и времени отдыха, если он отличается от общих правил, действующих у работодателя;
  • условия, определяющие в необходимых случаях характер работы;
  • условия труда на рабочем месте;
  • условие об обязательном социальном страховании и т.д.

Поговорим о характере работы работника и о правилах его указания в личной карточке Т-2.

Что такое характер работы

Трудовой кодекс называет следующие виды характера работы сотрудника (ст. 57 ТК РФ):

  • подвижной;
  • разъездной;
  • в пути;
  • выполнение работы на дому;
  • работа в полевых условиях;
  • сезонный характер работы;
  • выполнение временных работ;
  • дистанционная работа.

Но, безусловно, это не полный список случаев, когда у работника может быть особый характер работы.

Отметим, что если характер работы сотрудника связан со служебными поездками, это подразумевает возмещение ему связанных с поездками расходов (на проезд, на наем жилого помещения, суточные, полевое довольствие и т.д.) (ст. 168.1 ТК РФ).

Характер работы в личной карточке Т-2

Если работодатель ведет кадровые документы с использованием унифицированных форм, то личная карточка заполняется по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1). В этой карточке есть графа «Характер работы».

Как правило, рекомендуется в этой графе указать, постоянно или временно принят на работу работник: «постоянная» или «временная».

Однако работодатель для своего удобства может отразить в этой графе и другие особенности характера работы сотрудника, к примеру «разъездной характер работы», «дистанционная работа». Эти сведения переносятся в личную карточку Т-2 из трудового договора.

Вопрос

В личные карточки по форме Т-2 приходиться в течение большого периода трудовой деятельности сотрудников вносить записи, особенно в разделы III и VIII (отпуска, прием на работу), а они как правило очень маленькие, узкие и быстро заканчиваются. Что делать? Я распечатываю отдельные листы нужных страниц и подкалываю к карточке. Будет ли это считаться ошибкой или нарушением при проверках? Прочитала все ваши инструкции на которые вы ссылаетесь по заполнению, но такого там нет. Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.

Однако, на практике работодатели поступают следующим образом.

После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.

Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Что касается скрепления личной карточки. В процессе ведения данной карточки законодательство не запрещает для удобства скреплять ее металлическими скрепками, степлером и т.д. Однако, личные карточки уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив. При этом, в соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. сказано, что при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Таким образом, можно сказать, что скреплять личную карточку ф. Т-2 в процессе использования Вы можете любым удобным для Вас способом. Однако, при подготовке карточки для сдачи в архив, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В связи с чем можно предложить сшивать документы ниткой.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ответ:Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2

Оформление личной карточки

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.

Раздел «Отпуск»

В разделе «Отпуск» личной карточки зафиксируйте все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п.). Имейте в виду, что в графе «Период работы» в любом случае нужно указать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Совет редактора: если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска.

Ситуация:Как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились

Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.

На практике работодатели поступают следующим образом.

После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.

Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Совет редактора: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения.

Ситуация:Может ли организация вести личные карточки сотрудников в электронном виде (не распечатывая)

Нет, не может.

В действующем трудовом законодательстве нет запрета на ведение личных карточек сотрудников в электронном виде. Однако реквизиты самой карточки предусматривают подтверждение подписью сотрудника вносимых данных, что делает ведение личной карточки в электронном виде невозможным. В частности, подпись сотрудника потребуется при заполнении раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». С каждой записью, вносимой в данный раздел, организация обязана ознакомить сотрудника под подпись в графе 6. Такой порядок установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Интересные темы:

  • Форма 8 в ЗАГС

    Формы бланков заявлений на государственную регистрацию актов гражданского состояния Форма №1 Заявление о рождении от…

  • 0503730 форма

    Смотрите новую статью «Форма 0503769 в 2018 году: заполняем правильно» Каждое учреждение не понаслышке знакомо…

  • Форма 46 ээ полезный отпуск

    Приказом Росстата № 477 от 02.08.2018 утверждена форма федерального статистического в сфере электроэнергетики наблюдения, сбор…

  • Форма 4 сх

    Форму 1-автотранс (срочная) Сведения о работе пассажирского автомобильного транспорта сдают в территориальный орган Росстата все…

Личная карточка работника форма Т-2

При оформлении работника, кадровая служба обязана оформить ему личную карточку, содержащую всю необходимую информацию для учета. На основе ее формируются личные дела сотрудников, которые хранятся в специальных картотечных шкафах в определенном порядке. Правильность их ведения и соответствие фактическим данным проверяется периодически компетентными органами.

Оглавление статьи

Порядок применения личной карточки по форме т-2

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Личная карточка должна составляться во всех предприятиях. Для ее оформления используется стандартизированная форма Т 2, которая заполняется по данным подлинников документов, либо копий.

Последние в этом случае подкладываются в личное дело сотрудника. Этот вариант наиболее приемлемый, так как периодически отделу кадров приходится предоставлять в те или иные инстанции копии документов в производственных целях или при проверке компетентными органами.

Правильность и полнота заполнения особенно важны при осуществлении воинского учета. Органы военкомата обязывают кадровых работников периодически (раз в месяц или в квартал) проверять достоверность сведений, содержащихся в личной карточке.

Форма т2 является главным регистром воинского учета в компании по военнообязанным. За недостоверность личных данных работника, содержащихся в ней, эти органы могут наложить на организацию и ее ответственных лиц штрафы.

Личная карточка заполняется в настоящее время с использованием специализированных программ. Также существует возможность заполнять вручную типографские бланки.

Все личные дела, в состав которых входят личные карточки работника, согласно закону о персональных данных надо хранить в закрывающихся картотеках, сейфах, чтобы ограничить доступ к ним. При использовании компьютера необходимо обеспечить разграничение доступа к личным данным работника с использованием паролей. Необходимо запретить должностным лицам их разглашение, за исключением случаев, когда сотрудник выдал согласие или это предусмотрено законом.

Все данные, вносимые в данный документ, проверяются работником, который в случае согласия с ними ставит подпись.

После увольнения личная карточка отправляется для хранения в течении 75 лет в архиве.

Как правильно заполнить личную карточку сотрудника

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Унифицированная форма т2 состоит из разделов, каждый из которых необходимо заполнить.

В верхней части документа указывается название компании и ее код постановки на учет в органах статистики (ОКПО). Ниже заполняется дата ее оформления, табельный номер работника, его ИНН, СНИЛС, информация о характере (разъездной и т.д.) и типе работы (по совместительству или основная), а также его пол.

Общие сведения

В этой части надо записать дату и номер оформленного с ним трудового контракта.

Справа в карточке находится место для фотографии сотрудника.

Карточка формы т 2 должна содержать сведения о Ф.И.О., а также точной дате рождения сотрудника. Далее заполняется информация о месте его рождения и гражданстве с проставлением соответствующих кодов. Нужно записать данные о степени владения иностранным языком. Ниже указывается образование работника с расшифровкой сведений по каждому образовательному учреждению, реквизитов аттестата или диплома, годах окончания, присвоенным квалификациям и специализациям.

Если у специалиста есть послевузовское образование, то соответствующие данные надо заполнить в таблице. Далее указывается профессия и ее код в соответствии с ОКПДТР, по которой работник в соответствии с заключенным соглашением будет осуществлять свою трудовую деятельность. Их может быть несколько.

Карточка работника должна содержать данные о стаже работника (общий, непрерывный, в организации) на определенную дату, выраженную в днях, месяцах и годах. Как правило, это дата приема на работу. Все данные сведения можно посчитать на основании трудовой книжки работника.

В строке «Состояние в браке» отмечается семейное положение сотрудника, а ниже нужно расписать состав членов семьи с указанием их родства, личных данных и года рождения родственников.

В следующей строке заполняются реквизиты паспорта, дата его выдачи, название органа, осуществляющего его выпуск.

В личной карточке нужно обязательно записывать информацию об адресе работника как по паспорту, так и фактическому, а также дату постановки на учет по месту жительства.

Ниже указывается номер телефона, желательно стационарный и мобильный.

Сведения о воинском учете

Данные сведения заполняются только по военнообязанным на основании их военного билета. Здесь указываются категория запаса, воинское знание, состав, кодовые обозначения ВУС, категория годности. Далее записывается название военного комиссариата по фактическому адресу и сведения о том состоит или снят с учета работник.

Менеджер по кадрам должен расписаться в заполненной карточке с указанием должности и своих личных данных. После этого он передает карточку работнику для ознакомления и проверки правильности внесения данных. Достоверность информации принимаемый на работу подтверждает своей подписью, также он ставит дату подписания.

Прием на работу и переводы на другую работу

Этот раздел заполняется инспектором по кадрам на основании приказов о приеме (переводе) фирмы по мере их издания.

Данная часть представляет собой таблицу, содержащую информацию о дате приема (перевода), названии структурного подразделения, где работает сотрудник, его профессии, размере оплаты труда, Сюда же в «Основание» вносятся реквизиты соответствующих приказов. Каждая запись в разделе должна быть завизирована работником.

Аттестация, повышение квалификации, профессиональная подготовка

Если работник проходил аттестацию в самой организации, либо повышение квалификации или переподготовку в соответствующих учреждениях, необходимо заполнить данные о периоде обучения, реквизитах подтверждающих документов, присвоенных квалификациях, специальностях. Здесь же указываются основания, в соответствии с которыми проходило обучение, переподготовка, аттестация.

Поощрения и награды

В случаях представления сотрудника к наградам, грамотам за добросовестный труд, сведения об этом заносятся в данный раздел с расшифровкой названия и реквизитами подтверждающих документов.

Отпуск

В этом разделе кадровый отдел отражает все отпуска независимо от их видов, указывая точные даты начала и окончания, продолжительность, а также период, за которые они предоставлялись. Здесь же присутствуют в качестве основания реквизиты приказов на предоставление отпуска.

Социальные льготы и дополнительные сведения

Здесь нужно заносить информацию о категориях, которые предоставляют работнику льготные условия труда. Можно указывать сведения о наличии водительского удостоверения или других документах.

Личная карточка включает в себя и заключительный раздел, который содержит информацию о расторжении трудового договора: основание прекращения трудовых отношений, дата увольнения и реквизиты приказа об увольнении сотрудника.

После увольнения форма Т2 также подписывается инспектором по кадрам и самим работником, с расшифровкой их личных данных.

Нюансы

Если работник является офицером запаса, то в строке «Категория запаса» нужно ставить прочерк. В случае когда сотрудник ожидает призыва в армию, заполняются строки «Категория годности» и «Воинское звание» (подлежит призыву).

Скачать бланк личной карточки работника форма Т-2

Личная карточка работника форма т 2 скачать в формате Word.

Скачать Личную карточку работника в формате Excel.

Скачать пример заполнения личной карточки по форме T-2.

Как заполнить налоговую форму W-2 для сотрудников

Одна из самых важных налоговых форм — это W-2. В отличие от многих налоговых форм, большинству физических лиц-налогоплательщиков не нужно заполнять ее самостоятельно. Вместо этого работодатели заполняют формы W-2 для своих сотрудников. Если вы работодатель, который не знает, как заполнять форму W-2, или вы не уверены, нужна ли она вашим сотрудникам, у нас есть все, что вам нужно знать.

Финансовый консультант поможет вам оптимизировать налоговую стратегию для достижения ваших финансовых целей.Найдите финансового консультанта сегодня.

Что такое форма W-2?

Есть причина, по которой W-2 упоминается как справка о заработной плате и налогах. Проще говоря, это форма, которая показывает, сколько денег сотрудник заработал за год, и сумму налогов, которые работодатели уже передали в IRS.

Не всем нужна форма W-2. Вместо этого независимым подрядчикам и лицам, работающим не по найму, нужна форма 1099.Но если ваши сотрудники заработали не менее 600 долларов в налоговом году, вам нужно отправить им W-2 до 31 января. Даже если кто-то зарабатывает менее 600 долларов, это лицо должно получить W-2, если какой-либо доход, налоги на медицинское обслуживание или социальное обеспечение были удержаны (вычтены из его зарплаты).

Вы когда-нибудь путали форму W-2 с формой W-4? Это частая ошибка. Просто помните, что работодатели заполняют формы W-2 и отправляют заполненные формы сотрудникам. Сотрудники заполняют формы W-4. Когда кто-то начинает новую работу или испытывает изменения в своем финансовом положении или налоговом статусе, это лицо заполняет форму W-4, чтобы перечислить вычеты и сообщить работодателям сумму налогов, подлежащих удержанию.Вот как заполнить форму W-4.

Сколько форм W-2 мне нужно?

В общей сложности работодатели производят шесть копий каждой формы W-2. Три из этих копий отправляются сотруднику, который подает им свои налоговые декларации. Один (копия D) работодатели оставляют себе, а два других отправляют правительству.

Давайте разберемся еще дальше. Копия A отправляется в Управление социального обеспечения (SSA) вместе с формой W-3, которая включает в себя сводку всех W-2 для каждого работника, имеющего заработную плату.SSA принимает только электронные формы, но не ксерокопии.

Копия 1 формы W-2 отправляется в налоговый департамент соответствующего штата, города или местного округа. Сотрудники оставляют копию C для себя. Они подают копии B и 2 вместе со своими федеральными налоговыми декларациями и декларациями о подоходном налоге штата, города или района соответственно.

Что входит в форму W-2?

Если вы — работодатель, который не понимает, как заполнять форму W-2, считайте это своим официальным руководством. Номер социального страхования сотрудника находится на самом верху.Сразу под ним место для вашего идентификационного номера, за которым следуют ваше имя и адрес.

Тогда есть контрольный номер, который вы можете или не можете использовать для расчета заработной платы. Это идет прямо перед именем и почтовым адресом сотрудника.

Ящики 1-10

Обращая внимание на цифры в правой части формы, вы поместите годовой доход сотрудника от заработной платы и чаевых в поле 1. Любые удержанные налоги включены в это число, но вычеты из таких вещей, как IRA, не учитываются. т.В ячейках 2, 4 и 6 указаны федеральные подоходные налоги, налоги на социальное обеспечение и медицинские услуги, которые вы заплатили дяде Сэму в течение этого налогового года.

Вы работаете в сфере производства продуктов питания и напитков? Сумма чаевых, о которых ваш сотрудник сообщает вам, помещается в поле 7, а фактическая сумма, которую они получают, указывается в поле 8. Поле 9 оставалось пустым с 2011 года, когда правительство отменило вариант оплаты по мере использования для налоговый кредит на заработанный доход. Теперь подходящие податели заявок получают свои EITC единовременно, а не в течение года.

В поле 3 вы указываете сумму дохода, облагаемую налогом на социальное обеспечение. Не включайте сюда никаких советов. Поскольку это число отражает налогооблагаемую прибыль до вычетов, оно может превышать сумму в графе 1.

Число в поле 3 также может быть ниже, чем в поле 1. Это связано с тем, что Служба социального обеспечения не может облагать налогами сотрудников выше определенного порога, который составляет 137 700 долларов на 2020 налоговый год. У Medicare нет ограничения на налогооблагаемый доход, поэтому сумма, указанная в графе 5, учитывает заработную плату и чаевые.

Если ваши сотрудники получают какие-либо вычеты на расходы по уходу за детьми, эта сумма указывается в графе 10.

Ящики 11-14

Если ваш сотрудник откажется от чего-либо из плана 457 (b) или неквалифицированного пенсионного плана, эта сумма в долларах будет помещена в поле 11. Для заполнения поля 12 может потребоваться время, потому что вам нужно будет ввести здесь разные коды и суммы. в зависимости от льгот и доплат, получаемых работником. Двадцать шесть кодов от A до Z и от AA до EE расположены на обратной стороне формы для вашего удобства.

В поле 13 есть три поля, которые вы отметите, чтобы указать, что ваш сотрудник участвует в вашем пенсионном плане, получал пособие по болезни от третьей стороны и является штатным работником. Независимые подрядчики считаются штатными сотрудниками в определенных ситуациях, в том числе когда полный рабочий день продавец в основном работает в одной компании.

Любые другие вычеты, которые не были учтены, можно указать в графе 14. Примеры включают пособие на обучение и профсоюзные взносы.

Ящики 15-20

Укажите свой штат и идентификационный номер работодателя в графе 15, если ваш штат требует этого.В графе 16 указаны общие заработки работника, которые подлежат удержанию подоходного налога штата, а в поле 17 указывается удержанная сумма подоходного налога штата. Весь доход, подлежащий обложению местным налогом, должен быть помещен в ячейку 18.

Сумма удержанных местных налогов указывается в графе 19. Наконец, в графе 20 указывается конкретное название места, к которому привязаны местные налоги.

сотрудников: как найти свой W-2 в Интернете и что делать, если он отсутствует

Работодатели обычно рассылают формы W-2 по почте.Ваш работодатель также часто делает ваш W-2 доступным онлайн. Если вы перейдете в систему онлайн-платежей или систему управления персоналом вашей компании, обычно есть вкладка для ваших налоговых форм, включая W-2. Как упоминалось выше, закон требует, чтобы работодатели отправляли ваш W-2 до конца января. После этого крайнего срока формы появятся в Интернете в течение нескольких дней. Вы можете получить копию W-2 прямо в IRS.

Если вы пропустили форму W-2 или потеряли ее, важно как можно скорее связаться с вашим работодателем.Если вы не получите формы до Дня святого Валентина, рекомендуется позвонить в IRS.

Для заполнения налоговой декларации вам понадобится форма W-2, но в худшем случае вы можете заполнить форму 4852. Эта форма служит заменой справки о заработной плате и налоге, если вы не получили или иным образом потеряли свой W-2. Вы также можете рассмотреть вопрос о продлении срока, если вы не можете получить все необходимые формы до конца февраля.

Если позже вы получите свой W-2, и информация на нем отличается от оценок, сделанных вами в форме 4852, вы можете заполнить дополнительную форму (1040X), чтобы ваша налоговая декларация была точной.Это называется заполнением налоговой декларации с поправками.

Итог Формы

W-2 показывают, как налоги влияют на годовой заработок сотрудников. Кроме того, они сообщают работникам, могут ли они рассчитывать на возврат налогов, если заплатят больше налогов, чем было необходимо.

Если вы сотрудник и ваш W-2 содержит какие-либо ошибки, вам необходимо как можно скорее сообщить об этом своему начальнику. В некоторых случаях — например, когда ваше имя в форме не совпадает с именем на карте социального обеспечения — вам может потребоваться совершенно новая форма.

Помогите с налогами
  • Если у вас сложная налоговая ситуация или вы просто хотите серьезно отнестись к своему финансовому плану, подумайте о работе с финансовым консультантом. С помощью бесплатного инструмента подбора финансовых консультантов SmartAsset вы можете найти до трех консультантов в вашем регионе. Начать сейчас.
  • Вы можете платить налоги вручную, передав информацию из формы W-2 и других форм в форму 1040 в соответствии с инструкциями. Или вы можете заплатить за программу налоговой подготовки, чтобы сделать ее немного проще.Ознакомьтесь с нашим обзором лучшего налогового программного обеспечения, чтобы узнать, какая услуга лучше всего подходит для вас.
  • Если вы не знаете, что лучше: стандартный вычет или детализированный, возможно, вы захотите прочитать его и выполнить некоторые вычисления. Вы можете обнаружить, что так или иначе сэкономите значительную сумму денег, поэтому лучше научиться до истечения крайнего срока подачи налоговой декларации.

Фотография предоставлена: © iStock.com / ITkach, Изображение формы W-2 2018 взято с IRS.gov, © iStock.com / Steve Debenport

Аманда Диксон Аманда Диксон — писатель и редактор по личным финансам, специализирующаяся в области налогов и банковского дела.Она изучала журналистику и социологию в Университете Джорджии. Ее работы были представлены в Business Insider, AOL, Bankrate, The Huffington Post, Fox Business News, Mashable и CBS News. Аманда родилась и выросла в метро Атланты, а в настоящее время живет в Бруклине.

Что такое W-2? Как получить отчет о заработной плате и налогах

Форма W-2 — это больше, чем просто лист бумаги; это одна из самых важных записей, которые вам нужны при уплате налогов. Вот что такое W-2, как понять, что на нем и как получить W-2.

Что такое W-2?

Форма W-2 IRS, «Отчет о заработной плате и налогах», содержит информацию о доходах работника за предыдущий год, сумму налогов, удержанных работодателем, и другую информацию. Работодатели отправляют сотрудникам форму W-2 в январе (и копию в IRS). Сотрудники используют форму W-2 для подготовки налоговых деклараций.

  • Каждый работодатель, который заплатил вам не менее 600 долларов в течение года, должен предоставить вам W-2 и отправить копию в IRS и штат. Доход чаевых может быть на вашем W-2.

  • Не путайте W-2 с W-4 — это форма, которую вы используете, чтобы сообщить своему работодателю, какую сумму налога удерживать из вашей зарплаты в каждый платежный период (узнайте, как работает удержание налогов).

  • Фрилансеры или независимые контрактники получают от своих клиентов 1099 единиц, а не W-2.

Как мне получить W-2?

Если вы ищете копию старой формы W-2, которую вы приложили к предыдущей налоговой декларации, и не можете получить копию от работодателя, который ее первоначально выпустил, вы можете запросить выписку из налоговой декларации IRS онлайн или воспользуйтесь формой 4506 IRS, чтобы запросить копию налоговой декларации.

Если ваш W-2 за текущий год не появится по почте до Дня святого Валентина, сначала попросите у вашего работодателя копию и убедитесь, что у него правильный адрес. Ваш работодатель также может рассказать вам, как получить форму W-2 онлайн в отделе кадров или в платежной ведомости. Если это не поможет, позвоните в IRS (вот список полезных номеров телефонов IRS). Вам нужно будет предоставить информацию о том, когда вы работали, и примерную сумму, которую вам платили.

Когда я должен получить свой W-2?

IRS требует, чтобы работодатели предоставили W-2 правительству и работникам до января.31 или грозит штраф. IRS обычно определяет отделку как «получить по почте», что означает, что вы должны иметь свою в руках к первой неделе февраля. Работодатели также могут отправлять сотрудникам свои W-2 в электронном виде, но это не обязательно. Это означает, что вы можете получить свой онлайн.

Даже если вы уволились с работы несколько месяцев назад, ваш бывший работодатель может подождать до 31 января, чтобы отправить вам W-2 — если вы не попросите его раньше, и в этом случае у работодателя есть 30 дней, чтобы предоставить его.

Вам нужен W-2 для уплаты налогов.

В вашей форме W-2 указано, сколько вы заработали у своего работодателя за последний год и сколько удерживаемого налога вы уже уплатили с этих доходов.Для многих людей информация в W-2 определяет, получают ли они возмещение или выписывают чек во время уплаты налогов. Когда вы платите налоги, они вам понадобятся, чтобы заполнить большую часть информации.

Стоимость: от 60 до 120 долларов плюс государственные расходы.

Цены: от 44,95 до 79,95 долларов, плюс государственные расходы.

Рекламная акция: получите скидку 25% на подачу документов на федеральном уровне и уровне штата.

Цена: 49 долларов США.От 99 до 109,99 долларов плюс государственные расходы.

Как работает W-2

Вы используете W-2 для подачи налоговой декларации. Форма W-2 показывает не только то, что вам заплатили. В нем также содержится подробная информация о том, сколько вы внесли в свой пенсионный план в течение года, сколько ваш работодатель заплатил за ваше медицинское страхование или даже о том, что вы получили в виде пособий по уходу за иждивенцем. Все эти данные влияют на вашу налоговую картину — например, ваши пенсионные взносы могут не облагаться налогом.

Вставка 1: Подробная информация о том, сколько вам выплачивали в виде заработной платы, чаевых и других компенсаций.

Поле 2: показывает, какая сумма федерального подоходного налога была удержана из вашей заработной платы.

Графа 3: показывает, что большая часть вашей заработной платы в графе 1 облагалась налогом на социальное обеспечение.

Графа 4: Показывает, какая сумма налога на социальное обеспечение была удержана из вашей заработной платы.

Графа 5: показывает, что большая часть вашей заработной платы в графе 1 облагалась налогом по программе Medicare.

Графа 6: Показывает, какая сумма налога Medicare была удержана из вашей заработной платы.

Поле 7: показывает, что большая часть дохода на основе чаевых, о котором вы сообщили своему работодателю (эти чаевые включены в Таблицу 1), облагалась налогом на социальное обеспечение.

Графа 10: Показывает размер пособия по уходу на иждивении, которое ваш работодатель выплатил вам или понес от вашего имени. Как правило, сумма, превышающая 5000 долларов (2500 долларов, если вы состоите в браке при отдельной регистрации), также включается в поле 1.

Поле 11: Как правило, в этом поле показано, сколько денег было распределено вам в течение года из плана отсроченной компенсации вашего работодателя.

Вставка 12: Здесь есть четыре области, в которых работодатель может предоставить более подробную информацию о части или всей заработной плате, указанной во вставке 1.Например, если вы внесли свой вклад в план 401 (k) своей компании, сумма ваших взносов может отображаться в поле 12 с кодовой буквой «D.» Есть много кодов, которые вы можете увидеть в инструкциях IRS W-2.

Поле 13: В этом поле указывается, подлежат ли ваши заработки налогам на социальное обеспечение и Medicare, но не облагаются ли они федеральным подоходным налогом, участвовали ли вы в определенных типах пенсионных планов или получали ли вы определенные виды пособий по болезни.

Ячейки 16-19: Покажите, какая часть вашей заработной платы подлежит обложению подоходным налогом штата, какая сумма подоходного налога штата была удержана из вашей заработной платы, какая сумма дохода подлежала обложению местными налогами и какая сумма местного налога была удержана из вашей заработной платы. .

Что делать, если ваш W-2 неверен

Если ваш работодатель не учитывает десятичную точку, неправильно указывает ваше имя или сумму в долларах или ставит неправильный флажок — это случается — укажите на ошибку и попросите исправленный W-2. Выявление ошибки и ожидание нового W-2 будет стоить вам времени, но вот кое-что, что может помочь вам почувствовать себя лучше: IRS может оштрафовать вашего работодателя, если в вашем адресе указана сумма в долларах или «важная вещь».

Ваша информация W-2 не является секретом

Вам ничего не сойдет с рук, если вы просто запихнете свой W-2 в ящик стола и решите не указывать информацию в своей налоговой декларации.По закону работодатели обязаны отправлять копии вашей формы W-2 в Управление социального обеспечения и IRS («Копия A»), а также в налоговые органы штата и местные налоговые органы («Копия 1»). Вы, вероятно, получите краткое письмо и несколько месяцев головной боли от IRS — и штата, если в вашем штате есть подоходный налог, — после того, как они сравнят доход, указанный вами в налоговой декларации, с информацией, которую ваш работодатель отправил в правительство.

Приемлемые документы формы I-9 | USCIS

Сотрудники должны предоставить своим работодателям документы, подтверждающие их личность и разрешение на работу.

Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

Документы, указанные в Списке А, содержат удостоверение личности и разрешение на работу. Сотрудники, представляющие приемлемый список. Не следует требовать, чтобы документ представлял какой-либо другой документ. Некоторые документы Списка А фактически представляют собой комбинацию из 2 или более документов. В этих случаях представленные вместе документы считаются одним документом Списка А.

Паспорт США или паспортная карта США
Форма I-551, карта постоянного жителя или квитанция о регистрации иностранца

1 мая 2017 года USCIS начала выпускать карточки с измененным дизайном, на которых больше не отображается подпись человека.Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат. И предыдущая, и новая карты будут действительны до истечения срока, указанного на карте. Эти карты также известны как «Зеленые карты».

Карта постоянного жителя:

Предыдущая версия карт была выпущена после 30 апреля 2010 г. и может содержать подпись, а может и не содержать ее. Подпись не требуется, чтобы карта была действительна для формы I-9 «Проверка права на трудоустройство».

Карточка предыдущего постоянного жителя с подписью:

Карточка постоянного жителя с пометкой «Отказ от подписи»:

Кроме того, карта постоянного жителя с наклейкой, выпущенной USCIS, продлевающей срок ее действия, является документом Списка А и принимается для формы I-9.

Форма I-766, карточка с разрешением на трудоустройство

USCIS начала выдавать текущую карту 1 мая 2017 года. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат.И предыдущая, и новая карты будут действительны до истечения срока, указанного на карте.

Разрешение на работу:

Заграничный паспорт с формой I-94 или формой I-94A с отметкой о прибытии-отбытии и разрешением на работу

К заграничному паспорту должна быть приложена форма I-94 / 94A «Запись о прибытии-отбытии» с тем же именем, что и в паспорте, и содержащая подтверждение неиммиграционного статуса человека и разрешение работать на конкретного работодателя на основании этого статуса.

Этот документ можно использовать только в том случае, если период подтверждения еще не истек и предлагаемая работа не противоречит каким-либо ограничениям или ограничениям, перечисленным в форме I-94 или I-94A, Отчет о прибытии и отбытии. Примечание. Некоторые лица, представляющие этот документ Списка А, например, некоторые студенты-неиммигранты и посетители по обмену, должны представить дополнительную документацию, чтобы подтвердить свое разрешение на работу в США

.

В апреле 2013 года форма I-94 была автоматизирована в аэропортах и ​​морских портах.Служба таможенного и пограничного контроля США больше не предоставляет путешественникам автоматически бумажную копию формы I-94. Путешественники могут получить доступ к информации формы I-94 через веб-сайт Службы таможенного и пограничного контроля США или могут запросить бумажную форму I-94 в процессе проверки.

Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 или формой I-94A
К паспорту

необходимо предъявить форму I-94 или форму I-94A, подтверждающую допуск неиммигрантов в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США.S. и FSM или RMI.

Заграничный паспорт со штампом формы I-551 или распечаткой формы I-551

Паспорт должен содержать временную печать формы I-551 или временную печатную отметку формы I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV).

Этот документ подлежит перепроверке.

Документы, удостоверяющие личность

Документы из Списка Б только удостоверяют личность.Сотрудники, которые решили представить документ из списка B, должны также представить документ из списка C для раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих неистекших документов из списка B:

Водительские права

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

  • Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
  • Школьный билет с фотографией
  • Регистрационная карточка избирателя
  • U.С. военная карточка или досье
  • Удостоверение военнослужащего
  • Карта морского торгового документа прибрежной охраны США (MMD)
  • Племенной документ коренных американцев
  • Водительское удостоверение, выданное канадским государственным органом.
Допустимый список B Документы для лиц в возрасте до 18 лет, которые не могут предоставить документы, перечисленные выше:
  • Школьная успеваемость или табель
  • Справка из поликлиники, врача или больницы
  • Запись в детский сад или детский сад

Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какие-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документа Списка B могут использоваться специальные пометки.

Документы, указанные в Списке C, только подтверждают разрешение на работу.

Сотрудники, которые решили предоставить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B, удостоверяющий личность, для Раздела 2.

Сотрудники могут предоставить один из следующих не истекших документов списка C:

Карточка с номером счета в системе социального обеспечения США
Карточка с номером счета

в системе социального обеспечения США, доступ к которой не ограничен. Допускается ламинированная карта. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

  • НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
  • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
  • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS
Форма ФС-240, Консульский акт о рождении за границей
Форма FS-545, Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент
Форма DS-1350, Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США
Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью
Племенной документ коренных американцев
Форма I-197, удостоверение личности гражданина США
Форма I-179, удостоверение личности гражданина-резидента США
Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии / отбытии», выдаваемую лицам, получившим убежище, или неиммигрантам, имеющим разрешение на работу (например, неиммигрантам H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, форму I-571, Проездной документ беженца (PDF), неистекшая форма I-327, разрешение на повторный въезд, форма N-560, сертификат U.S. Гражданство или форма N-561, замещающее свидетельство о гражданстве (PDF, 40,3 КБ) или форма N-550, свидетельство о натурализации или форма N-570, замещающее свидетельство о натурализации (PDF, 176,3 КБ). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Контактный центр формы I-9 может помочь с вопросами по документам, выданным DHS.

Список B Документы
Документы, удостоверяющие личность

Документы из Списка Б только удостоверяют личность.Сотрудники, которые решили представить документ из списка B, должны также представить документ из списка C для раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих неистекших документов из списка B:

Водительские права

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

  • Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес. Идентификационная карточка школы с фотографией Карточка регистрации избирателя U.S. военный билет или призывной билет Удостоверение военного иждивенца
  • Карта морского торгового документа прибрежной охраны США (MMD)
  • Племенной документ коренных американцев
  • Водительское удостоверение, выданное канадским государственным органом.

Допустимый список B Документы для лиц в возрасте до 18 лет, которые не могут предоставить документы, перечисленные выше:

  • Школьная успеваемость или табель
  • Справка из поликлиники, врача или больницы
  • Запись в детский сад или детский сад
Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какие-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документов Списка B могут использоваться специальные пометки.

Список C Документы
Документы, указанные в Списке C, только подтверждают разрешение на работу.

Сотрудники, которые решили представить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B для раздела 2.

Сотрудники могут предоставить один из следующих не истекших документов списка C:

Неограниченная карта с номером счета в системе социального обеспечения США

Карточка с номером счета

в системе социального обеспечения США, доступ к которой не ограничен. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

  • НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
  • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
  • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS

Консульский акт о рождении за границей (форма FS-240)

Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент (форма FS-545)

Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (форма DS-1350)

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью

Племенной документ коренных американцев

Удостоверение гражданина США (форма I-197)

Удостоверение личности гражданина-резидента США (форма I-179)

Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии-отбытии», выдаваемую лицам, получившим убежище, или не иммигрантам, имеющим разрешение на работу (например, неиммигрантам H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, неистекшим разрешением на повторный въезд ( Форма I-327), Свидетельство У.S. Гражданство (форма N-560) или замещающее свидетельство о гражданстве (форма N-561) (PDF, 40,3 КБ), либо свидетельство о натурализации (форма N-550) или N-570 (PDF). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Для получения дополнительной информации о документах, выданных DHS, обратитесь в службу поддержки пользователей.

W-2 (Отчет о заработной плате и налогах)

Каждый работодатель, занимающийся торговлей или бизнесом, который выплачивает вознаграждение, включая неденежные выплаты в размере 600 долларов США или более за год (все суммы, если какой-либо доход, социальное обеспечение или налог на медицинское страхование были удержаны) за услуги, оказанные сотрудником, должен заполнить форму W. -2 за каждого сотрудника (даже если сотрудник является родственником работодателя) из которых:

  • Подоходный налог, налог на социальное обеспечение или медицинскую страховку был удержан.
  • Подоходный налог был бы удержан, если бы работник потребовал не более одной удерживаемой надбавки или не потребовал освобождения от удержания в форме W-4, Свидетельство о подоходном надбавке сотрудника.

(Источник: Налоговая служба)

Часто задаваемые вопросы

Как мне получить электронный доступ к моему W-2?
Информация и инструкции о том, как получить доступ к форме W-2, доступны на веб-сайте онлайн-формы налоговых форм сотрудников.
Что мне делать, если я выбираю ссылку W-2 и ничего не происходит?
Распространенной причиной этой проблемы является включение блокировщика всплывающих окон в вашем браузере.
Я бывший сотрудник университета. Могу ли я получить доступ к своему W-2 онлайн?
Бывшие сотрудники могут получить доступ к W-2 через гостевую учетную запись в ConnectCarolina.
Как мне обновить мой домашний адрес, чтобы он был правильным в моем W-2?
Домашний адрес следует изменить как можно скорее после изменения адреса, но не позднее начала января.Чтобы обновить свой адрес, войдите в SelfService в ConnectCarolina и выберите «Обновить личную информацию», чтобы обновить свой домашний адрес.
Что мне делать, если адрес, указанный в моем W-2, неверен?
Можно подать W-2 вместе с налоговой декларацией, в которой почтовый адрес, указанный в W-2, не отражает ваш домашний адрес. Таким образом, Payroll Services не перевыпускает и не выдает измененную форму (например, W-2c — Скорректированная декларация о заработной плате и налоге) из-за неправильного адреса.Тем не менее, мы рекомендуем вам связаться с вашим специалистом по кадрам, чтобы исправить ваш адрес в ConnectCarolina.
Что такое форма W-2 и когда я должен ее получить?
A W-2 сообщает обо всей налогооблагаемой заработной плате, полученной вами от UNC-Chapel Hill в течение календарного года, и обо всех налогах, удержанных с этой заработной платы. Эта форма служит годовым отчетом, который позволяет вам подавать налоговую декларацию о доходах физических лиц в налоговую службу (IRS), а также в государственные и местные органы власти.В формах W-2 указывается только заработная плата, выплаченная в течение календарного года, независимо от того, когда она была получена. Университет предоставляет электронные формы W-2 всем сотрудникам в январе каждого года.
Почему заработная плата, указанная в моем W-2, не соответствует моему истинному заработку?
Согласно государственным постановлениям, вычеты до налогообложения, пенсионные и ежегодные взносы, удерживаемые из вашей зарплаты, могут не включаться в заработную плату, подлежащую налогообложению. Если у вас нет ни одного из этих вычетов или взносов в вашу зарплату, ваша заработная плата W-2 будет равна вашей реальной заработной плате брутто.

Ниже приводится базовая таблица заработной платы, показывающая, как рассчитывается валовая заработная плата для полей 1, 3, 5 и 16 в вашем W-2.

Фактическая валовая заработная плата
+ Компенсация, не связанная с заработной платой (награды, бесплатные автомобили, спортивное питание, подарочные сертификаты и т. Д.)
= Истинная база заработной платы
Страхование до налогообложения
= Облагаемый налогом на социальное обеспечение брутто (поля 3 и 5 *)
Выход на пенсию
Аннуитеты
= Федеральная и государственная налогооблагаемая валовая сумма (вставки 1 и 16)

* см. Объяснение в следующем вопросе.

Почему в моей форме W-2 указаны четыре размера заработной платы и почему они разные?
Правительственные постановления определяют, как каждый вид заработной платы сообщается и облагается налогом различными федеральными агентствами и агентствами штата. Ваш W-2 покажет один или несколько из следующих типов заработной платы:
  1. Вставка 1 — Заработная плата, чаевые, другие компенсации
    Заработная плата облагается федеральным подоходным налогом.
  2. Вставка 3 — Заработная плата социального обеспечения
    Заработная плата, облагаемая налогом на социальное обеспечение.
  3. Вставка 5 — Заработная плата и чаевые Medicare
    Заработная плата облагается налогами Medicare.
    * Ваша валовая заработная плата по социальному обеспечению и программе Medicare снижается за счет отчислений из заработной платы «до налогообложения» по медицинскому страхованию, стоматологическому страхованию, страхованию зрения, страхованию от несчастных случаев и инвалидности, NC Flex (медицинский уход и медицинское обслуживание), Health Care Plus, а также для парковки до уплаты налогов. Если ваша заработная плата в системе социального обеспечения превышала 128 400 долларов США, налог на социальное обеспечение удерживался только с первых 128 400 долларов США, поскольку это максимальная сумма, с которой можно удерживать налоги на социальное обеспечение за 2018 год.У Medicare нет максимума.
  4. Графа 16 — Государственная заработная плата, чаевые и т. Д.
    Заработная плата облагается государственным подоходным налогом.
    Ваша валовая заработная плата по федеральным налогам и налогам штата уменьшается на те же вычеты из заработной платы «до налогообложения», что и в системе социального обеспечения и медицинской помощи. Кроме того, вычитаются пенсионные отчисления и взносы на отсроченную компенсацию (аннуитет).
Что отражают буквы «D», «E», «G», «AA» и «BB» в ячейке 12?
сотрудников UNC могут участвовать в пяти типах программ аннуитета с отсроченным налогом — Кодекс Раздел 401 (k), Roth 401 (k), 403 (b), Roth 403 (b) и 457.Коды IRS поясняются на обратной стороне формы W-2, копии 2 (файл с государственными, городскими и местными налогами) и C (досье сотрудника). Другая важная информация также задокументирована там. Для тех сотрудников, которые решили распечатать свою форму W-2 через систему самообслуживания сотрудников ConnectCarolina, информация, которая обычно находится на обратной стороне формы W-2, находится по ссылке под названием «Инструкции по подаче».
Какая сумма указана буквой «C» в графе 12 формы W-2?
Код
«C» указывает налогооблагаемую стоимость группового страхования жизни свыше 50 000 долларов.Эта сумма облагается налогом и указана в графах 1, 3, 5 и 16.
Какая сумма указана буквой «DD» в графе 12 моей формы W-2?
Код «DD» указывает общую стоимость плана медицинского обслуживания, спонсируемого вашим работодателем. Эта сумма не облагается налогом. Цель состоит в том, чтобы предоставить сотрудникам полезную и сопоставимую информацию для потребителей о стоимости их медицинского страхования.
Что означает описание «Подарок» в графе 14?
Описание «Подарок» в графе 14 означает «Награды», «Подарки» и / или «Стипендии» (которое сокращено с учетом ограничения в 10 символов).Сумма, указанная как «Подарок» в графе 14, носит информационный характер и также включена в сумму вашей коробки 1.
Если в прошлом году у меня не удерживались налоги, нужно ли мне подавать налоговую декларацию?
Сумма удержанных налогов не определяет, следует ли вам подавать налоговую декларацию. Требование подать декларацию основывается, прежде всего, на заработанной сумме, статусе гражданства, статусе зависимости и возрасте.См. Раздел «Нужно ли подавать?» в инструкциях по федеральной налоговой форме 1040, форме 1040EZ или форме 1040NR. Формы доступны в местных офисах IRS и NC Department of Revenue, а также на их веб-сайтах, указанных ниже. Эти индивидуальные налоговые формы в Университете не хранятся. Вы также можете позвонить в налоговую службу (IRS) по телефону 1-800-829-1040 с 7:00 до 22:00. во всех местных часовых поясах для помощи в определении вашего статуса подачи.
Где я могу получить информацию о подоходном налоге или запросить формы налоговой декларации?
Существует несколько различных государственных и национальных источников:
Что такое EIC и как узнать, отвечаю ли я требованиям?
EIC — это аббревиатура от Earned Income Credit.Вы также можете увидеть его под названием «EITC» для налогового кредита на заработанный доход. EIC — это возвращаемый федеральный налоговый кредит для работающих лиц, которые мало зарабатывают. Если вы имеете право, налоговый кредит можно запросить при подаче налоговой декларации о доходах (EIC). EIC недоступен для иностранцев-нерезидентов или студентов, освобожденных от налогов на социальное обеспечение.

Для получения более подробной информации о EIC:

  • Воспользуйтесь интерактивным помощником EITC, чтобы узнать, соответствуете ли вы требованиям
  • Позвоните в IRS по бесплатному телефону 1-800-TAX-1040
  • Посетите сайт помощи волонтерам по подоходному налогу, чтобы получить бесплатную помощь и подготовку налоговой отчетности
  • Доступ к публикации 962 на веб-сайте IRS.(Доступны как английская, так и испанская версии.)
В этом календарном году я работал более чем на одной работе в UNC-Chapel Hill. Получу ли я форму W-2 для каждой работы, за которую мне платили в течение последнего календарного года?
Нет, вы получите единый W-2, который включает в себя комбинированную заработную плату и налоги для всех рабочих мест, оплачиваемых через Payroll Services в UNC-Chapel Hill.
Можете ли вы отправить мне мой W-2 по факсу?
Нет, по соображениям безопасности мы не отправляем факсы W-2.
Что делать, если я потеряю свой документ W-2 или не получу его?
Выполните следующие действия:
  1. Войдите в ConnectCarolina, чтобы получить PDF-версию вашего W-2. Перейдите в SelfService> Просмотреть формы W-2 / W-2c. Щелкните ссылку под формой на конец года и подтвердите в 2 этапа, чтобы получить свой W-2. Для получения дополнительной информации о двухэтапной аутентификации см. Ресурсы на веб-сайте Финансов и на веб-сайте ConnectCarolina Info.
  2. Иностранные сотрудники-граждане или студенты с налоговым статусом-нерезидентами: Если иностранный национальный сотрудник использовал налоговое соглашение для освобождения части или всей своей заработной платы от федеральных налогов и налогов штата, эти суммы будут указаны в форме 1042-S, « U.S. Источник дохода, подлежащего удержанию ». Физическое лицо получит отчет о заработной плате / налоге по форме 1042-S от Службы расчета заработной платы до 15 марта. Некоторые люди получат как формы W-2, так и 1042-S.
  3. Форма 1099-MISC: По всем вопросам, касающимся формы 1099-MISC (для платежей, не связанных с заработной платой, выплачиваемых физическим лицам через Счета к оплате), следует обращаться по адресу [email protected]
  4. Форма 1098-T: По всем вопросам, касающимся формы 1098-T (расходы на образование, оплачиваемые студентами в кассе университета), следует обращаться к кассиру @ unc.edu.
  5. Форма 1098-E: По всем вопросам, касающимся формы 1098-E (проценты по студенческим займам, выплачиваемые студентами-заемщиками университетской кассе), следует обращаться по адресу: [email protected]
  6. Форма 1095-C : Все вопросы, касающиеся формы 1095-C (предложение и покрытие медицинского страхования, предоставляемое работодателем), следует направлять по адресу [email protected]
Каковы преимущества получения электронного W-2? Почему я должен отказаться от получения бумаги W-2?
Получение W-2 в электронном виде означает, что вы можете получить к нему доступ быстрее и загрузить в удобное для вас время (24 часа в сутки, семь дней в неделю).Получая доступ к нему в электронном виде, вы избегаете того, чтобы информация, такая как ваш номер социального страхования, обрабатывалась другими людьми.

Кроме того, сотрудникам рекомендуется отказаться от получения бумажных документов W-2 в рамках усилий, направленных на поддержку приверженности Университета к устойчивому развитию и сокращению затрат.

Как отказаться от получения бумаги W-2?
См. Справочную информацию о том, как отказаться от получения бумаги W-2.
Может ли университет отказаться от получения бумаги W-2 от моего имени?
Нет, требуется ваше действие.Университет не может отказать сотрудникам в получении бумажных документов W-2. Университет, как и другие работодатели, должен соблюдать определенные правила Службы внутренних доходов (IRS) (26 CFR 31.6051-1) для выдачи W-2 в электронном виде, а сотрудники должны предоставить свое согласие на получение W-2 в электронном виде, а не в бумажном виде. копировать.
Нужно ли мне отказываться от получения бумаги W-2 каждый год?
Нет. После того, как вы откажетесь от получения бумажной формы W-2, безбумажный статус останется в силе на будущие годы до тех пор, пока вы не отзовете свое согласие или не получите иное уведомление от Университета об изменении процесса.Исключение составляют случаи, когда ваша работа заканчивается.
Получу ли я бумажную форму W-2, если я согласен получать форму W-2 в электронном виде?
Нет. Если сотрудник дал согласие на получение формы W-2 в электронном виде, бумажная копия не будет отправлена. Если вы уже дали согласие на безбумажную форму W-2 и передумали, вы можете отозвать свое согласие до установленного срока каждый налоговый год (обычно с начала до середины января).
Могу ли я отозвать согласие на получение электронного письма W-2 после того, как я дал согласие?
Да, сотрудник может отозвать свое согласие в любое время.Согласие, отозванное сотрудниками, действительно для еще не выданных W-2 и не распространяется на ранее выданные W-2. Чтобы отозвать свое согласие, войдите в систему самообслуживания ConnectCarolina, нажмите «Согласие W-2 / W-2c», установите флажок, чтобы отозвать свое согласие на получение электронных писем W-2, а затем нажмите «Отправить».
Есть ли крайний срок для отказа от моего W-2?
Согласие на электронный W-2 лучше всего, и это уже доступный вариант! В противном случае вам нужно будет дать согласие на получение электронного письма W-2 до начала января.

W-2 Безбумажное раскрытие информации о согласии

  • Безбумажные согласия W-2 можно отправлять в ConnectCarolina.
  • Сотрудники могут использовать систему самообслуживания ConnectCarolina для обновления своего домашнего адреса (куда отправляются письма W-2), служебного или личного адреса электронной почты.
  • Согласия W-2 остаются в силе бессрочно до тех пор, пока не будет отправлена ​​форма отзыва согласия.
  • уволенные сотрудники могут продолжить доступ к W-2 через систему самообслуживания ConnectCarolina, используя гостевую учетную запись.Из-за процесса предоставления доступа может потребоваться повторный вход.
  • Доступ к
  • Electronic W-2 можно получить на машинах, совместимых с Интернетом. ITS поддерживает список рекомендуемых браузеров, необходимых для доступа к ConnectCarolina.
  • Как активные, так и уволенные сотрудники должны пройти аутентификацию через DUO для доступа к электронным W-2.
  • Сотрудникам рекомендуется использовать доступ ConnectCarolina W-2, когда требуется распечатанный W-2. Если сотрудник попытался получить доступ к своему электронному W-2, связался со службой поддержки (962-HELP) и по-прежнему не может получить доступ к электронному W-2, отправьте электронное письмо payroll @ unc.эду в то время. Запрос на документ W-2 не изменяет статус согласия сотрудника.
  • Электронные W-2
  • в ConnectCarolina будут доступны не менее 4 лет.
  • Безбумажные согласия
  • W-2 также можно отозвать через ConnectCarolina. Отзыв согласия действителен для будущих произведенных W-2.
  • Если функциональности ConnectCarolina недостаточно, можно связаться с сервисом
  • Payroll следующими способами для отзыва согласия:
    • По электронной почте: payroll @ unc.edu
    • В письменной форме:
      Служба расчета заработной платы
      Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл
      104 Airport Drive, Suite 3600
      Campus Box # 1260
      Chapel Hill, NC 27599

W2 против W4: в чем разница?

Разница между формами IRS W-2 и W-4 заключается в том, кто заполняет документы. Приступая к новой работе, сотрудники заполняют форму W-4, чтобы определить, какую сумму налогов работодатель должен удержать из своей зарплаты. В конце каждого года работодатели заполняют форму W-2, чтобы указать удержанную сумму.И IRS, и сотрудникам потребуется копия формы W-2 в конце года, чтобы увидеть общую удержанную сумму и могут ли сотрудники рассчитывать на возврат налога.

В этой статье мы подробнее сравним формы W-2 и W-4 и рассмотрим, как их заполнять.

W-2 против W-4: краткий обзор основ

Вот основные элементы форм W-2 и W-4, которые помогут вам избежать путаницы.

Кто заполняет форму?

Форма W-4: Все сотрудники, указанные в вашей платежной ведомости, должны заполнить форму W-4 в течение первого месяца работы.Вы можете найти форму W-4 здесь.

Форма W-2: Работодатели должны подавать W-2 на каждого сотрудника в IRS в конце каждого года. Работодатели также должны предоставить сотрудникам копию их W-2 до 31 января. Даже если вы не собирали с сотрудников никаких налогов на доход, социальное обеспечение или медицинскую помощь, вам все равно нужно будет подавать W-2 для каждого сотрудника, которому вы заплатили. 600 долларов и больше. Вы можете найти форму W-2 здесь.

Какая цель?

Форма W-4: В форме указывается, какая сумма должна быть удержана из зарплаты каждого сотрудника и отправлена ​​в IRS.Сумма будет зависеть от таких факторов, как семейное положение работника, количество иждивенцев и личные предпочтения в отношении удержания.

Форма W-2: В этой форме на конец года указывается заработок отдельного сотрудника, включая заработную плату брутто, чаевые и премии, а также их федеральные налоговые отчисления, включая налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание. Любые дополнительные удержания, такие как взносы в пенсионные планы, также будут отображаться в W-2.

Когда его отправляют?

Форма W-4: Обычно сотрудники должны подать форму W-4 один раз, когда они приступают к новой работе.Однако им нужно будет заполнить форму снова каждый раз, когда их личное финансовое положение изменится, и им потребуется более или менее удерживаться из каждой зарплаты.

Форма W-2: Как упоминалось ранее, работодатели должны подавать форму W-2 каждый год. Работодатели должны будут предоставить копию своим сотрудникам и IRS до 31 января, чтобы сообщить об удержаниях за предыдущий год.

W-2 vs W-4: как заполнять формы

Хотя владельцы бизнеса несут ответственность за формы W-2, вам может потребоваться помочь сотрудникам заполнить их формы W-4.Вот инструкции по заполнению обеих форм.

Инструкции по заполнению формы W-4

Форма

IRS W-4, озаглавленная «Свидетельство о удержании удерживаемого пособия сотрудника», требует предоставления личной информации сотрудника, такой как его домашний адрес и номер социального страхования. Сотрудники также должны указать, являются ли они холостыми, женатыми или женатыми, но отдельно подавать налоговую декларацию.

Сотрудникам необходимо указать, на сколько пособий они будут претендовать. Чем больше заявлено пособий, тем ниже будет размер удерживаемого налога.Пособия можно было требовать за такие вещи, как индивидуальные вычеты по статьям, наличие подходящего ребенка или иждивенца или наличие более одной работы.

Сотрудники укажут общее количество пособий, на которые они претендуют, в своей форме W-4, а также любую дополнительную сумму, которую они хотели бы удерживать по каждому чеку.

Сотрудники могут захотеть увеличить свои удержания, если у них есть более одной работы одновременно, если их супруг (а) также имеет работу или если они получают доход из источников, которые не подлежат удержанию.Без внесения корректировок сотрудники могут иметь задолженность по дополнительным налогам или пени и штрафам при подаче своей годовой налоговой декларации.

Сотрудники могут рассмотреть вопрос об уменьшении суммы удержания, если они имеют право на получение налоговых льгот, таких как льготы на детей или других иждивенцев, или льготы.

Во многих случаях сотрудники должны платить налоги штата в дополнение к федеральным налогам, а также должны будут подавать формы удержания налогов в зависимости от штата.

Инструкция к форме W2

Работодатели должны заполнить Форму W-2, Отчет о заработной плате и налогах IRS, для каждого сотрудника, который получает не менее 600 долларов США в качестве заработной платы от вашего бизнеса, даже если вы не удерживали какой-либо доход, налог на медицинское обслуживание или социальное обеспечение, хотя вы бы имели удерживать подоходный налог, если сотрудник не потребовал освобождения от удержания по своей форме W-4, или он потребовал только одно пособие.

В форме необходимо указать номер социального страхования сотрудника и идентификационный номер работодателя (EIN). Кроме того, вам нужно будет указать адрес сотрудника и компании. Форма также требует, чтобы вы указали общую сумму компенсации сотрудника за год, включая заработную плату и чаевые, а также сумму удержанного вами федерального подоходного налога, налога на социальное обеспечение и налога на медицинское страхование.

Сотрудникам нужны формы W-2 для подачи годовой налоговой декларации. При подготовке своей федеральной налоговой декларации удерживаемая сумма, указанная вами как работодателем, будет вычтена из их налогового счета.Сообщенная сумма удержания будет определять, может ли работник ожидать возмещения или ему необходимо будет произвести дополнительную оплату.

Вам также необходимо будет предоставить правительству вашего штата документ W-2, в котором указывается, сколько подоходного налога штата вы удержали с каждого сотрудника в дополнение к тому, сколько они заработали.

Шаги для подачи W-2 или W-4

Вы можете передать свои платежные ведомости и налоговые обязательства стороннему поставщику услуг по расчету заработной платы. Многие службы могут обрабатывать удержание, отчетность и уплату налогов на социальное обеспечение, медицинское обслуживание и подоходный налог, а также обеспечивать соблюдение всех сроков подачи документов.

Например, поставщик услуг по расчету заработной платы Gusto автоматически рассчитывает и уплачивает все федеральные, государственные и местные налоги от имени владельцев бизнеса. Gusto также выдает формы W-2 и другие налоговые формы и отправляет их вашим сотрудникам.

Во время процесса адаптации новых сотрудников ваша служба расчета заработной платы может собирать формы W-4 вместе с другой личной информацией для хранения в файле, такой как контактная информация и реквизиты банковского счета для прямых вкладов.

IRS рекомендует работодателям заполнять формы в цифровом виде, чтобы сэкономить время.Вы можете рассчитывать получить подтверждение по электронной почте в течение 24 часов после подачи заявки. Это также может быть более безопасно, чем отправка бумажных форм по почте. Хотя работодатели могут подавать бумажные формы W-2 по почте, налоговые депозиты необходимо вносить отдельно.

Если вы передаете свои обязанности по начислению заработной платы на аутсорсинг, имейте в виду, что в конечном итоге вы все еще находитесь на крючке. Вам могут быть наложены штрафы или пени, если ваша служба расчета заработной платы не сможет произвести платежи или депозиты в IRS.

Цифровые депозиты должны производиться через электронную систему федеральных налоговых платежей (EFTPS).Вы можете убедиться, что ваш поставщик услуг по расчету заработной платы использует EFTPS. Вы также можете зарегистрироваться, чтобы использовать систему для самостоятельного внесения вкладов или дополнительных налоговых платежей.

Часто задаваемые вопросы

  • В чем разница между формами W-2 и 1099? Форма W-2 сообщает о компенсации и удержании федерального налога для штатных сотрудников, а форма 1099-MISC сообщает о выплатах независимым подрядным работникам. Работодатели не удерживают налоги с зарплаты подрядчиков, так как подрядчики должны будут платить правильную сумму налога самостоятельно.
  • Как мне получить W-2? Работодатели должны отправлять вам копию W-2 до 31 января каждого года. Лучший способ получить копию вашей формы — через вашего работодателя, хотя вы можете запросить копию в IRS за определенную плату.
  • Сколько пособий мне нужно подать в форме W-4? Чем больше пособий вы запрашиваете, тем меньше будет удерживаемая сумма из каждой зарплаты, поэтому вам следует увеличить удержание, если вы беспокоитесь о задолженности при подаче налоговой декларации.

W-2 и 1099 Form FAQs — Division of Revenue

Общие вопросы


В. Каковы сроки уплаты налогов в 2020 году?

A. Сроки оплаты в штате Делавэр такие же, как и в федеральном.

Тип формы Бумага Электронный
W-2 01.02.2021 01.02.2021
1099-NEC
1099-РАЗНОЕ 01.03.2021 31.03.2021
1099-R

Q.Есть ли какие-либо изменения в данных за 2020 налоговый год, представленных в 2021 году?

A. Есть три изменения:

  • Форма 1099-NEC IRS поддерживается
    (см. «Какие формы 1099 необходимо сообщать в налоговое управление штата Делавэр?» Ниже)
  • Форма W-3 штата Делавэр запрашивается, если заявлено об удержании налога в штате Делавэр
    (см. «Формы выверки / передачи» ниже)
  • Форма 4804 больше не требуется для подачи 1099

Также обратите внимание:

  • 1099 «Государство / Государственный плательщик №»Данные должны быть введены в поле« Записи специальных данных »Pub 1220« B », как описано ниже.
  • EFW2 Записи «RW» должны быть включены в заявки W-2, как описано ниже.
  • Не сокращайте SSN сотрудника в W-2 «Копия 1 — для штата, города или местного налогового управления» или в записи EFW2 «RS». Должны присутствовать все девять цифр.

В. Принимает ли Делавэр консолидированные налоговые платежи от более чем одного работодателя / плательщика?

А. Нет. Удержание должно производиться по федеральному идентификационному номеру работодателя организации, которая должна уплатить налог, как показано в распечатанной форме W-2 или 1099-R, выданной сотруднику / получателю платежа. Однако о нескольких работодателях можно сообщить в одном файле представления W-2, а о нескольких плательщиках можно указать в одном файле представления 1099.

Если формы W-2/1099 будут выдаваться под несколькими идентификационными номерами, то удерживаемые платежи в Делавэре также должны производиться под несколькими идентификационными номерами.

В. Какие варианты доступны для подачи W-2 и 1099?

A. В настоящее время их два:

  • онлайн — любой работодатель / плательщик или массовый отправитель может использовать онлайн-заявку через наш веб-сайт.
  • paper — Бумага принимается только для тех работодателей / плательщиков, которым разрешено подавать соответствующую федеральную информацию на бумаге. Если вам не требуется, чтобы отправлял федеральные данные в электронном виде, но выбирает для этого, вам разрешается подавать в Делавэр на бумаге.

Материалы на магнитных носителях больше не принимаются.

В. Какие варианты доступны для подачи W-3?

A. В настоящее время их два, третий ожидается в январе:

  • paper — Работодатели, плательщики и оптовые лица могут подавать документы на бумаге.
    Те, кто подает массовые заявки, которые не могут использовать опцию онлайн, описанную ниже, должны по возможности подавать формы W-3 на бумаге.
  • онлайн — Работодатели, плательщики и отправители массовых запросов могут загружать файлы CSV через наш веб-сайт.
    Учитывая наше позднее объявление о возможности загрузки, отправители массовой отправки не обязаны использовать ее в этом году, но должны быть готовы сделать это в 2022 году.
  • Портал
  • — Начиная с января формы W-3 можно подавать через Портал налогоплательщиков штата Делавэр.

В. Какие особые положения или требования существуют для массовых отправителей информации W-2 и / или 1099 в налоговый отдел штата Делавэр?

A. Нет. Требования к отчетности, форматы данных и процедуры одинаковы, независимо от того, подаются ли данные напрямую работодателем или третьей стороной.

В. Какие формы 1099 необходимо сообщать в налоговое управление штата Делавэр?

A. Обязанность сообщать информацию 1099-MISC и 1099-NEC в налоговый отдел применяется в случае форм, выданных резидентам штата Делавэр (независимо от того, где были оказаны услуги) или нерезидентам за работу, выполненную в пределах Делавэр. Формы 1099-R необходимо сообщать в Делавэр в случае, если любое лицо выпустило Форму 1099-R, в которой налоги Делавэра указаны как удержанные.

В. Участвует ли Делавэр в комбинированной программе подачи документов федерального уровня / штата 1099?

A. Да, но информацию о 1099-MISC, 1099-NEC и 1099-R необходимо подавать непосредственно в налоговое управление штата Делавэр.

В. Как мне подготовить и подать форму W-2c и форму W-3c в Налоговое управление?

A. Форма W-2c (Скорректированная декларация о заработной плате и налогах) используется для внесения исправлений в уже выданные формы W-2.Форма используется для внесения любых исправлений в ранее выданные W-2 за текущий или прошлый год.

Форма W-2c составляется путем ввода как ранее неверной, так и исправленной информации. В форму W-2c следует включать только те данные, которые вы хотите исправить.

Налоговое управление штата Делавэр принимает формы W-2c и W-3c только в бумажном формате. В настоящее время эти формы не могут быть заполнены в электронном виде. После заполнения формы W-2c должны быть отправлены в налоговый отдел по указанному ниже адресу почтового ящика, а также выданы сотрудникам как можно скорее, чтобы они могли подать свои налоговые декларации.

Форматы файлов


В. Каковы спецификации файлов данных W-2?

A. Делавэр следует спецификациям SSA EFW2 (ранее MMREF-1).

  • Каждый файл данных должен включать записи RA, RE, RW, RS и RF. Записи RT не являются обязательными. (Записи RV, RO, RT и RU будут проигнорированы, если они есть.)
  • Записи
  • RS требуются для всех сотрудников с удержанием налога в Делавэре и должны включать следующее:
    Номер социального страхования
    Имя и адрес
    Город, штат и почтовый индекс
    Заработная плата Делавэра и удержание
    Числовой код штата («10» для Делавэра)
    Остальные поля в записи о состоянии могут быть оставлены пустыми или незаполненными.
  • Записи
  • RW должны включать, как минимум, SSN и значение «Заработная плата, чаевые и другие компенсации».
  • О сотрудниках, не получающих заработную плату в штате Делавэр или не имеющих удержаний, сообщать не нужно.
  • RF-запись служит только маркером конца файла; поля данных в записи RF игнорируются.
  • Идентификационный номер работодателя в Делавэре — это его 9-значный федеральный идентификатор работодателя.
  • Исправления через спецификации SSA EFW2C в настоящее время не поддерживаются. Можно отправить файл замены; обратитесь в службу поддержки dorsupport @ delaware.gov для получения дополнительной информации.
  • В одном файле можно сообщить о нескольких работодателях.
  • На одного и того же работодателя можно подать несколько файлов.

В. У меня есть файл PDF из программы SSA W-2 / W-3 Online . Могу ли я отправить этот файл в Делавэр?

A. Нет, в настоящее время мы не принимаем файлы PDF. Если вам разрешено подавать в SSA на бумаге, вы также можете подавать в Делавэр на бумаге. Распечатайте формы W-2 и отправьте их нам вместе с формой W-3.

В. Могу ли я отправить Делавэру тот же файл EFW2, который я отправил в SSA?

A. Только в том случае, если он включает информацию о заработной плате и удержании налогов в Делавэре. Информация о штате (в записях «RS») не является обязательной при отправке в SSA, но требуется при отправке в Делавэр.

В. Каковы спецификации для файлов данных 1099?

A. Делавэр следует спецификациям IRS Pub 1220.

  • Для форм 1099-R, MISC или NEC с использованием «Государства / Государственного № плательщика.»Введите двухбуквенное сокращение штата в позиции 663-664 в записи B и идентификационный номер государственного плательщика в позиции 665-684. Идентификатор плательщика может быть оформлен как на бумажном бланке, с дефисом или без него. Если длина менее 20 символов, заполните пробелами справа. Если «Государство / Государство плательщика нет.» не используется, эти поля можно оставить пустыми.
  • Поддерживаются исправления в соответствии со спецификациями Pub 1220.

В. Могут ли файлы данных W-2 и 1099 содержать разделители?

А. Да, либо возврат каретки, либо пары CR / LF. Также принимаются файлы с записями фиксированной длины без разделителей.

В. Принимаются ли сжатые или зашифрованные файлы?

A. Зашифрованные файлы не принимаются. Сжатые (ZIP) файлы принимаются только для онлайн-подачи W-2 и 1099.

В. Предоставляется ли служебная программа для проверки формата файла?

A. Файл W-2 или 1099 можно отправить в систему онлайн-тестирования (см. Ниже.) В случае успешной обработки на адрес, указанный при отправке файла, будет отправлено электронное письмо со сводкой найденных данных.

В. Каковы спецификации файлов данных W-3?

A. Данные W-3 могут быть отправлены в файлах CSV (значения, разделенные запятыми), содержащих по одной записи для каждого сообщенного W-3. Файлы могут иметь любое имя, но должны иметь расширение .csv. Файл не должен быть сжат или зашифрован. См. Образец файла по адресу https: // dorweb.доход.delaware.gov/W3/WH_Rec.csv

Формы сверки / передачи


В. Какие бывают формы сверки?

A. Делавэр Форма W-3 (называемая WTH-REC в TY21) должна подаваться для каждого EIN, по которому в формах W-2 или 1099 было указано об удержании налогов в Делавэре. Пожалуйста, не отправляйте федеральную форму W-3 в Делавэр!

Для форм 1099, которые не сообщают об удержании налогов в штате Делавэр, форма 4804 IRS больше не требуется.

Q.Можно ли подать более одной формы W-3 для одного и того же работодателя / плательщика?

A. Как правило, предпочтительнее использовать один W-3 для каждого EIN. Однако мы понимаем, что это не всегда практично. Кроме того, бумажный документ W-3 должен быть частью каждой подачи бумажных форм W-2 или 1099-R (или других форм 1099, в которых указывается удержание налогов в штате Делавэр).

В. Позволяют ли формы сверки сообщать о нескольких работодателях / плательщиках?

А. Нет. Для каждого работодателя или плательщика необходимо использовать отдельную форму.

В. Когда должны быть заполнены формы сверки?

A. Форма W-3 штата Делавэр подлежит заполнению 31 января (или на следующий рабочий день), если все удержания для EIN были указаны в формах W-2. Если какое-либо удержание было указано в формах 1099-R, W-3 подлежит оплате, когда должна быть подана ежегодная подача данных 1099 (см. Таблицу вверху страницы).

Подача онлайн


Q.Требуется ли регистрация для подачи онлайн-заявки?

A. В настоящее время регистрация не требуется для онлайн-подачи годовых отчетов с данными W-2/1099 / W-3.

В. Если используется онлайн-подача, как отправляются формы выверки?

A. См. «Какие варианты доступны для подачи W-3?» выше.

В. Есть ли какие-либо требования к имени файла, представленного в Интернете?

А. Нет, за исключением того, что объединенное имя и расширение (не включая путь) не должны содержать более 50 символов. Файлы данных W-3 должны иметь расширение .csv.

В. Есть ли ограничение на размер файла, отправляемого через Интернет?

A. Да, сейчас около 200 Мб.

В. Требуется ли тестовая отправка?

A.

В. Доступна ли техническая поддержка для онлайн-подачи?

А. Да, по электронной почте [email protected]

В. Где находится веб-сайт для онлайн-подачи?

A. W-2 и 1099: https://dorweb.revenue.delaware.gov/w2send/
Bulk W-3: https://dorweb.revenue.delaware.gov/w3/
Портал налогоплательщиков штата Делавэр по адресу https://tax.delaware.gov/ позволяет вводить формы W-3 вручную. (С начала января.)

Q.Можно ли отправить данные испытаний онлайн?

A. Да, для заявок W-2 и 1099 на https://dorweb.revenue.delaware.gov/testw2send/. Подача тестовых данных W-3 не поддерживается.

В. Всегда ли доступна онлайн-система?

A. Нет запланированного простоя; он должен быть доступен 24 x 7.

Контакты и адреса


Требования к подаче W-2: Государственная служба, 302-577-8200

Требования к подаче 1099: Кэти Ревел.

Форматы файлов и процесс онлайн-подачи: [email protected]

Отправьте бумажные формы (W-2, 1099 и W-3) по адресу:
State of Delaware
Division of Revenue
P.O. Box 830
Wilmington, DE 19899

Если вы не можете выполнить какое-либо из требований, изложенных здесь, свяжитесь с [email protected], чтобы запросить отклонение.


Ваша форма W-2 | Отдел финансов Корнельского университета

Форма W-2 — это ваша справка о заработной плате и налогах, предоставленная вашим работодателем.Форма W-2 содержит информацию о выплачиваемой вам налогооблагаемой заработной плате и налогах, удерживаемых с этой заработной платы за календарный год, указанный в форме W-2.

Сотрудникам нужна форма W-2 для подачи декларации о подоходном налоге с населения. Следующая информация предназначена для того, чтобы помочь сотрудникам понять поля, перечисленные в форме W-2.

Примечание: Иностранные служащие, чья заработная плата освобождена от подоходного налога в соответствии с налоговым соглашением, получат форму 1042-S для отчета об освобожденной заработной плате.Некоторые, однако, получат форму W-2 в дополнение к 1042-S.

  1. Заработная плата, чаевые и другие компенсации
  2. Удерживается федеральный подоходный налог
  3. Заработная плата социального страхования
  4. Удержанный налог на социальное обеспечение
  5. Заработная плата и чаевые по программе Medicare
  6. Удерживается налог по программе Medicare
  7. Советы по социальному обеспечению
  8. Распределенные чаевые
  9. Авансовый платеж EIC
  10. Пособия по уходу на иждивении
  11. Неквалифицированные планы
  12. Коробка 12
  13. Пенсионный план
  14. Другое
  15. Состояние
  16. Государственная заработная плата, чаевые и др.
  17. Государственный подоходный налог
  18. Местная заработная плата, чаевые и т. Д.
  19. Местный подоходный налог
  20. Название населенного пункта
Идентификационная информация — Сотрудник и работодатель
  • а. «Номер социального страхования сотрудника»: содержит номер социального страхования сотрудника, указанный в отделе расчета заработной платы Корнелла. Если указанный номер неверен или начинается с 999, немедленно свяжитесь с Расчетом заработной платы по телефону (607) 255-5194
  • .
  • б . «Идентификационный номер работодателя (EIN)»: содержит присвоенный работодателем государственный идентификационный номер, используемый для целей налоговой отчетности по заработной плате.
  • г. «Имя, адрес и почтовый индекс работодателя»: содержит адрес отдела заработной платы Корнелла
  • .
  • д . «Контрольный номер»: содержит номер, присвоенный Корнеллу Налоговым управлением США для целей налоговой отчетности
  • эл. «Имя и отчество сотрудника; Фамилия; Suff. Адрес сотрудника и почтовый индекс»: содержит имя и адрес сотрудника, указанные в системе PeopleSoft.

Верх

1. Заработная плата, чаевые, другие компенсации

Включает федеральную налогооблагаемую заработную плату, выплаченную в течение указанного календарного года.Сумма рассчитывается следующим образом:

Прибыль с начала года до даты (с вашего последнего чека, полученного в декабре)
МЕНЬШЕ …

  • Отсроченные налоговые вычеты при выходе на пенсию (вставка 12E и 12G)
  • Выберите вычеты по выплате пособий для выплат по страхованию здоровья, ухода за иждивенцами и возмещения медицинских расходов
  • Пенсионный фонд штата Нью-Йорк с отсроченным налогообложением (вставка 14)
  • Удержание платы за парковку (в форме W-2 отдельного поля нет)
  • Налогооблагаемые льготы (например, некоторые льготы на образование, некоторые расходы на переезд и т. Д.)

Примечание: Поле 1 должно соответствовать информации о федеральной налогооблагаемой валовой сумме с начала года, указанной в последней зарплате за календарный год.

Верх

2. Удержанный федеральный подоходный налог

Содержит сумму федерального подоходного налога, удерживаемую из вашего заработка. Если вы не подавали форму W-4, статус удержания по умолчанию — холост, требуя ноль, независимо от вашего семейного положения . Ваш текущий статус указан в квитанции о заработной плате в поле с надписью «Налоговые данные».«

Верх

3. Заработная плата по социальному обеспечению

Заработная плата по социальному обеспечению не всегда совпадает с облагаемой федеральным налогом валовой заработной платой, указанной во вставке 1. Взносы сотрудников в пенсионный план освобождены от подоходного налога, но облагаются налогами на социальное обеспечение.

Примечание: Студенты дневной формы обучения, работающие в Корнелле, освобождены от налогов на социальное обеспечение в соответствии с правилом «освобождения студентов».

Некоторые сотрудники федеральной пенсионной системы освобождены от налогов на социальное обеспечение / пенсионное обеспечение и страхование по инвалидности (OASDI), но подлежат налогообложению по программе Medicare.

Иностранные граждане, являющиеся иностранцами-нерезидентами на основании проверки на наличие существенного присутствия, освобождаются от налогов на социальное обеспечение.

Верх

4. Удержанный налог на социальное обеспечение

Содержит налог на социальное обеспечение, удерживаемый из вашего заработка по компоненту «Страхование по старости и инвалидности» (OASDI) налогов на социальное обеспечение.

Верх

5. Заработная плата и чаевые по программе Medicare

Содержит общую заработную плату и чаевые, подпадающие под компонент Medicare (больничное страхование) налогов на социальное обеспечение.База заработной платы Medicare не подлежит установлению верхнего предела (лимита).

Верх

6. Удерживается налог с Medicare

Содержит налог Medicare, удерживаемый из ваших доходов по компоненту налогов на социальное обеспечение Medicare. Ставка составляет 1,45% от базовой заработной платы Medicare (см. Во вставке 5). Включает дополнительные 0,09%, если налоги Medicare превышают 200 000 долларов.

Верх

7. Советы по социальному обеспечению

Это поле содержит чаевые заработной платы социального страхования и предназначено только для информационных целей.Сумма чаевых, указанная в этом поле, уже включена в поля 1, 3 и 5. При добавлении в поле 3 «Заработная плата по социальному обеспечению» эта сумма должна равняться ячейке 5 «Заработная плата и чаевые по программе Medicare».

Верх

8. Выделенные чаевые

Не используется.

Верх

9. Авансовый платеж EIC

Не используется.

Верх

10. Пособия по уходу на иждивении

Содержит вычет до налогообложения, удерживаемый на основании расчетов программы Select Benefits Program для ухода за иждивенцами.Эта сумма не указана в графе 1.

Верх

11. Неквалифицированные планы

Ограниченное использование для сотрудников Cornell.

Верх

12. Определены различные коды

Коробка 12 Коды:

  • Код C: Стоимость группового срочного страхования жизни 50 000 долларов
  • Код E: Избирательные отсрочки выхода на пенсию в соответствии с разделом 403 (b)
  • Код G: Избирательные отсрочки для выхода на пенсию в соответствии с разделом 457
  • Код T: Принятие

Верх

13.Пенсионные программы

Поле «Пенсионный план» будет отмечено, если вы являетесь правомочным участником одного из пенсионных планов Корнелла.

Примечание: Не , а не , отметьте поле «Законный сотрудник», даже если вы работаете в государственном (контрактном) колледже Корнелла.

Верх

14. Прочие

Содержит пенсионные вычеты штата Нью-Йорк (NYS) в соответствии с разделом 414 (h) IRS, прочую налоговую информацию для CA и NJ, а также вычеты United Way and Care Fund.

Осторожно: Внимательно следуйте инструкциям по заполнению налоговой декларации штата Нью-Йорк. Нью-Йорк обычно классифицирует эту сумму как налогооблагаемую.

Верх

15. Государство

Определяет состояние, к которому применяется отчет о заработной плате.

Верх

16. Государственная заработная плата, чаевые и др.

Содержит сумму государственной заработной платы, сообщенную штату, указанную в рамке 15.

Верх

17. Государственный подоходный налог

Содержит сумму подоходного налога штата, удержанную и сообщенную штату, указанному в рамке 15.

Верх

18. Местная заработная плата, чаевые и т. Д.

Содержит сумму заработной платы местного населения, сообщенную для населенного пункта, указанного в ячейке 20.

Верх

19. Местный подоходный налог

Содержит сумму местного подоходного налога, удерживаемого из доходов и сообщенного в местность, указанную в рамке 20.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *