Инструкция по заполнению трудовой книжки 2019: ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК / КонсультантПлюс

Содержание

3. Заполнение сведений о работе / КонсультантПлюс

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: «Установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда», в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Открыть полный текст документа

1. Общие положения / КонсультантПлюс

1. Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

1.2. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Открыть полный текст документа

Трудовая книжка, образец, инструкция по заполнению трудовой книжки в РБ, порядок выдачи

Трудовая книжка – это основной документ, заполняемый по утвержденному шаблону и подтверждающий занятость/трудоустройство гражданина. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, с которыми та или иная организация заключает один из видов трудового договора; исключение составляет лишь совместительство – если занятость не является основной, отметка в трудовой не производится.

Последние новости:

Порядок заполнения данного документа определяется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, которая была разработана Министерством труда, а последние изменения ратифицированы Постановлением 2014 года. В нее заносятся данные о нанимаемом сотруднике, его образовании, предстоящих обязанностях, пройденных курсах для улучшения профессиональных навыков, о достигнутых заслугах и вознаграждениях различного рода, и в заключение делается отметка о выходе на пенсию. Применяемые наказания в трудовой книжке РБ не фиксируются (исключением являются правонарушения, приведшие к увольнению).

Образец трудовой книжки РБ периодически изменялся, и в настоящий момент на территории нашей страны действительными считаются документы стандартов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 годов. Трудовая книжка РБ образец:

При завершении рабочих взаимоотношений в трудовой книжке обязательно указывают основания отстранения от должности.

Трудовая книжка индивидуального предпринимателя

Частная деловая инициатива – это независимая активность, осуществляемая гражданином от собственного имени и под полную персональную материальную ответственность с целью получения прибыли. Из чего следует, что, являясь предпринимателем, гражданин не является частью рабочих взаимоотношений с кем-либо, в частности, с нанимателем, поскольку таковой отсутствует. Именно поэтому влияние Трудового Кодекса на данную категорию граждан не распространяется, а Инструкция о порядке ведения трудовых книжек не предусматривает необходимость произведения записи о данного рода активности.

Записи в трудовой книжке членов народных хозяйств

Первоначально трудовые формуляры заводились на каждого отдельного гражданина, изъявившего желание вступить в колхоз, несмотря на то что договоры о сотрудничестве с ними не заключались, и содержали данные о произведенных действиях и итогах трудовой активности в народном хозяйстве за отчетный период. Впоследствии устав сельхозкооперативов, разработанный в 2001 году, обязал подписывать трудовые соглашения с каждым, кто вступает в членство в колхозе. Следовательно, с 2002 года каждый член народного хозяйства имеет законное право на отметку о занятости подобного рода в трудовой книжке, а отличительные особенности ведения последней отсутствуют.

Порядок выдачи трудовой книжки РБ

50-ая статья основного документа о трудовых взаимоотношениях в РБ (а именно, седьмая часть) устанавливает, что работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку в заключительную рабочую смену (день увольнения) с уже сделанной отметкой о расторжении трудовых взаимоотношений. Полную ответственность за возможные задержки несет работодатель. В случае удерживания трудовой книжки работодатель выплачивает своему сотруднику среднесуточную зарплату за каждый день вынужденного прогула, а датой прекращения трудовых взаимоотношений считается дата получения трудовой книжки сотрудником, о чем издается приказ, делается новая запись в трудовой, а предыдущая отметка об увольнении считается недействительной.

Какие вкладыши могут быть в трудовой?

Законодательство о труде предусматривает ситуацию, когда в трудовой конкретного работника заканчиваются свободные строки/страницы определенного раздела – в этом случае в трудовая «расширяется» с помощью вкладыша, заполняемого согласно требованиями той же Инструкции. Вкладыш должен быть прикреплен между последней страницей и правым форзацем; самостоятельным документом он не является и может быть использован и учтен только в совокупности с трудовой книжкой.

Трудовые книжки стандарта 1973 года состояли из двух частей: одна часть на русском языке, вторая – на языке союзного государства, выдававшего документ. В ситуации, когда заканчивается русскоязычная часть данного документа, работодатель продолжает производить записи во второй половине, а основания для заведения вкладыша отсутствуют.

Книга учета перемещения трудовых книжек сотрудников

Уполномоченный сотрудник (служащий отдела по работе с персоналом) занимается заполнением журнала учета движения трудовых согласно требованиям Инструкции. В ней отмечаются документы, полученные от только прибывших сотрудников, книжки, заведенные на трудоустраиваемых граждан, которые еще не имеют стажа работы, а также документы, выдаваемые уволенному работнику (с подписью последнего в получении).

Если вы заметили ошибку в тексте новости, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Внесены изменения в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек в Беларуси

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек в Беларуси претерпела некоторые корректировки. Это предусмотрено постановлением Министерства труда и социальной защиты от 10 января 2020 года №1 «Об изменении постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 года №40 «О трудовых книжках». Важной новацией является исключение обязанности нанимателя — физического лица заполнять трудовые книжки своих наемных работников. Подробнее об изменениях корреспонденту БЕЛТА рассказали в Минтруда и соцзащиты.

«Законом Республики Беларусь от 18 июля 2019 года №219-З «Об изменении законов», который вступает в силу 28 января 2020 года, внесены изменения в статью 50 Трудового кодекса — исключается обязательность заполнения трудовых книжек работникам, принимаемым на работу к нанимателям, которые являются физическими лицами. С целью реализации норм этого закона Министерством труда и социальной защиты принято постановление №1, которое предусматривает корректировку Инструкции о порядке ведения трудовых книжек. Постановление также вступает в силу 28 января этого года, — пояснили в Министерстве труда и социальной защиты. — Данная корректировка инструкции направлена на либерализацию ведения малого бизнеса, оптимизацию и совершенствование работы по ведению нанимателями из числа физлиц кадрового делопроизводства при регулировании трудовых отношений с работниками».

Под категорией нанимателей — физических лиц следует понимать индивидуальных предпринимателей, адвокатов, которые работают индивидуально, нотариусов, трудящихся в нотариальном бюро, физических лиц, осуществляющих деятельность в сфере агроэкотуризма, а также физических лиц, принимающих на работу домашних работников (няни, сиделки, помощники по хозяйству и т.п.).

«Особенность трудовых отношений между нанимателем — физическим лицом и работником не предполагает какого-то изменения характера трудовых отношений (перевод на другие должности или в другие структурные подразделения), присвоения квалификации, повышения квалификации. Поэтому сведения, вносимые в трудовую книжку такого работника, сводились к записям о приеме на работу и увольнении. В то же время у работника возникали проблемы по внесению записей об увольнении и заверению этих записей в случаях, когда наниматель — физическое лицо не может этого сделать. Например, в случае смерти, заключения под стражу, лишения лицензии, приостановления деятельности и т.д. В итоге работник оказывался в непростой ситуации, в том числе при трудоустройстве к другому нанимателю и при реализации других прав, требующих подтверждения факта увольнения записями в трудовой книжке», — пояснили специалисты Минтруда.

Поэтому из инструкции исключены нормы, предусматривающие порядок внесения записей в трудовую книжку нанимателями — физическими лицами.

Работникам, принятым физлицами на работу до 28 января 2020 года, трудовые книжки выдаются не позднее 28 февраля этого года с внесением в них записи о прекращении заполнения трудовой книжки в связи со вступлением в силу закона. Запись должна быть заверена подписью нанимателя, а в отношении домашних работников — уполномоченным должностным лицом местного исполнительного и распорядительного органа первичного территориального уровня, зарегистрировавшего трудовой договор с таким работником. В случае смерти ИП указанная запись будет заверяться регистрирующим органом по месту государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

Издавать специальный приказ о прекращении заполнения трудовых книжек не требуется.

Запись в трудовой книжке работника, нанятого физическим лицом, может быть следующего содержания: «28.01.2020. Заполнение трудовой книжки прекращено в связи со вступлением в силу Закона Республики Беларусь от 18 июля 2019 г. № 219-З «Об изменении законов».

Молодым людям, которые трудоустраиваются к физическим лицам на первое рабочее место, наниматели не будут заводить трудовую книжку. Тем же, у кого трудовая есть и кто пойдет на работу к физлицу после 28 февраля, записи в книжку, в том числе о приеме и увольнении, вноситься не будут.

При этом работникам не стоит беспокоиться, что их деятельность никак не отражается в трудовой книжке: данные о застрахованных лицах работодатель (будь это юридическое или физическое лицо) обязан в электронном виде передавать в Фонд социальной защиты населения. Для этого в Беларуси уже внедрена система индивидуального персонифицированного учета.

В Минтруда также прокомментировали прочие изменения в инструкции.

При выдаче работнику трудовой книжки нанимателям следует руководствоваться порядком, предусмотренным пунктом 74 и частью 6 пункта 79 инструкции. В частности, в случае увольнения работника необходимо проставлять подпись работника и дату получения им трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

«Одновременно постановлением внесены дополнения в абзац второй пункта 11 инструкции. Он определяет перечень сведений, которые не вносятся в трудовую книжку, потому что при осуществлении таких видов деятельности нормы законодательства о труде на граждан не распространяются. Так, помимо сведений о работе по гражданско-правовым договорам и осуществлении предпринимательской деятельности, в трудовую книжку не вносятся сведения об осуществлении: адвокатской деятельности; нотариусом нотариальной деятельности; деятельности по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма, иных видов деятельности в соответствии с законодательством», — перечислили специалисты.

Кроме того, уточняется порядок внесения записей в трудовую книжку работнику, который был незаконно переведен на другую работу или уволен нанимателем, а затем восстановлен на прежней работе, на прежнем рабочем месте. «Необходимость уточнения вызвана тем, что сейчас нечетко прописана последовательность действий нанимателя при внесении записей в двух случаях: если работник был незаконно переведен на другую работу или уволен нанимателем, а затем восстановлен на прежней работе; при изменении формулировки причины увольнения», — добавили в Минтруда.

Часть изменений связана с появлением новой категории работников, выполняющих дистанционную работу. Часть первая пункта 74 инструкции предусматривает порядок выдачи трудовой книжки, в том числе дистанционному работнику в случае, когда в день увольнения выдать ее работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения. В такой ситуации наниматель обязан в этот же день направить работнику заказное письмо (с уведомлением о вручении) о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте.

Инструкция по ведению трудовой книжки РФ правила заполнения ТК

Инструкция по ведению трудовых книжек (2018): законодательная база

Разъясняют и регламентируют администрирование Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. В них прописаны общие вопросы порядка ведения, хранения, внесения изменений, исправлений, выдачи, в том числе дубликатов книжек.

Правила состоят из восьми разделов:

  1. Общие положения.
  2. Ведение трудовых книжек.
  3. Внесение изменений и исправлений. Дубликат трудовой книжки.
  4. Выдача трудовой книжки при увольнении.
  5. Вкладыш.
  6. Учет и хранение.
  7. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек.
  8. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей.

Каждый из разделов инструкции по заполнению трудовых книжек (2017 г.) содержит соответствующие предписания по каждому из направлений.

Порядок внесения записей в трудовые книжки установлен Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, которое содержит семь разделов.

Общие положения

Записи должны быть аккуратными, чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без каких-либо сокращений. Например, фамилию, имя и отчество необходимо писать полностью, написание фамилии с инициалами не допускается. Используются арабские цифры.

Заполнение сведений о сотруднике

Раздел содержит информацию, на основании каких документов и в каком порядке вносятся сведения о владельце, в том числе при внесении изменений в персональных данных.

Например, изменения записей о фамилии, имени и отчестве делают на основании паспорта или других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя или отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Заполнение сведений о работе

В разделе описаны порядок и последовательность внесения записей о выполняемой сотрудником функции, о присвоении разрядов, классов или чинов.

Например, в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

В третьей графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием конкретного наименования, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому человек принят на работу. Записи о наименовании должности, специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. Инструкция заполнения трудовой книжки (2017) также предусматривает: если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Заполнение сведений о награждении

Самый маленький раздел инструкции, не требующий особых пояснений.

Заполнение сведений об увольнении

В силу своей важности и объемности раздел содержит не только подробные и конкретные пояснения и правила внесения записей о причинах прекращения контракта владельца. Дается конкретная инструкция по заполнению трудовых книжек 2019 с комментариями и примерами.

Так, при прекращении контракта по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в формуляр вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 ТК РФ» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ».

Все содержание раздела представлено в его названии, поэтому сразу пример: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 ТК РФ».

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Фактически положения данного раздела делятся на два подпункта: заполнение дубликата у прежнего работодателя и заполнение дубликата, если сотрудник до поступления в организацию трудился у другого работодателя.

Инструкция заполнения трудовых книжек (2017) также содержит форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и бланк Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

А если совместитель уволен с основного места работы?

С точки зрения законодательства, внесение любой записи производится по основному месту деятельности, данное положение никак не обойти.

Внешнее совместительство, согласно статьям 60.1 и 282 ТК РФ, — это выполнение другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. ТК не обязывает работодателя проверять, есть ли у внешнего совместителя основное место работы, равно как и не обязывает менять условия контракта при увольнении внешнего совместителя с основного места деятельности. Согласно статье 72 ТК РФ, изменение определенных сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон.

Таким образом, если работодатель не хочет принимать внешнего совместителя на основную работу, запись будет сделана только после того, как внешний совместитель устроится на другое постоянное место.

Если работодатель решил изменить условия договора внешнего совместителя и оформил контракт с ним по основному месту работы, запись вносится как обычно.

Законодательная база

В ТК сохраняется все сведения о трудовой активности гражданина, и она предназначена для вычисления продолжительности его трудового стажа при выходе на пенсию. Действующие форматы ТК и вкладышей регламентируются Постановлением № 225 от 16.04.2003 г. В Постановлении № 69 от 10.10.2003 г описываются правила записей в ТК. Указанные постановления имеют разногласия по некоторым вопросам, поэтому для грамотного ведения записей в ТК возникает необходимость обращаться к Трудовому Кодексу РФ.

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

Обеспечение сохранности ТК с момента принятия человека в учреждение до момента его увольнения возлагается на работодателя. Необходимо иметь ввиду, что первое учреждение, принявшего работника, отвечает за правильное занесение информации в титульной странице ТК.

Как правило, работодатель своим приказом делегирует полномочия по сохранности, заполнению, учету ТК кадровому сотруднику. Приказ руководителя о назначении ответственного за регистрацию ТК подлежит контролю со стороны госслужащих инспекции труда РФ.

Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2019 году

Ввод сведений в ТК начинается с титульного листа. Там отображаются все данные работника, согласно предъявленным документам, дата занесения сведений и подписи кадровика и принятого сотрудника. Записанная информация на данном листе заверяется печатью фирмы.

После оформления начального листа документа записываются сведения об устройстве на фирму. Все записи обязаны заполняться синим или черным цветом. В крайнем случае можно писать фиолетовым цветом. Записывается информация без сокращений.

При занесении сведений о зачислении на фирму на предусмотренной странице, обязательно отображается информация об учреждении. Потом вводится номер надписи и время ее введения.

Затем выполняется надпись о зачислении на фирму. При этом сокращения не допустимы. Для фиксирования записанной информации принятый работник расписывается в бланке.

В следующем шаге отображается название, номер и дата документа, на базе которого создается текущая строка.

Кроме сведений о зачислении на фирму в ТК заносятся данные о званиях и награждениях, с подтверждением приказом, удостоверением или другими материалами. Также отмечаются сведения, за какие достижения и кем награждалось лицо.

Надо иметь ввиду, что данные о денежных наградах в ТК не заносятся.

Посмотреть инструкцию можно на видео

Как заполнять впервые

Если лицо впервые принимается на работу, то фирма оформляет ему ТК, через пять дней после подписания трудового соглашения. Оформляется в присутствии ее собственника.

Информация, которая обязательна к заполнению:

  • Личные данные владельца.
  • Вид работы, выполняемой принятым лицом.
  • Перевод или переквалификация
  • Различные призы и вознаграждения.
  • Надпись об увольнении, с отображением причины.

Форма занесения информации о сотруднике:

  1. Информация о принятой личности записываются на основании паспортных данных.
  • ФИО записываются без сокращений.
  • Дата рождения работника также должна записываться также без сокращений.
  1. Образование владельца ТК.
  • Сведения об образовании вводятся на базе предъявленных материалов.
  1. Профессия записывается так, как это отображено в предъявленном удостоверении.
  • Чаще всего это относится к занятиям по повышению квалификации.
  1. После внесения всех записей, сотрудник обязан проверить правильность заполнения и расписаться в соответствующей графе.
  2. Финалом заполнения титульной страницы является печать учреждения.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Надпись в ТК о разрыве трудовых отношений с сотрудником отображается на странице бланка «Сведения о работе».

  • В первой колонке вводится порядковый номер занесения сведений.
  • Во второй колонке заполняется дата разрыва отношений – это заключительная дата работы сотрудника на фирме. Если лицо уходит в отпуск с последующим расторжением соглашения, датой разрыва контракта считается окончание отпуска.
  • В колонке 3 пишется причина разрыва контракта со ссылкой на законодательство РФ.
  • 4-я колонка предназначена для ввода даты и номера приказа, являющимся основанием увольнения лица.

Ниже представлены образцы заполненных ТК при разрыве трудового контракта по разным причинам.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

  • Заполнение трудовой книжки при приеме

Оформление ТК при устройстве на фирму можно условно разделить на два варианта:

  1. При трудоустройстве впервые, когда отсутствует бланк.
  2. При очередном трудоустройстве.

При первом трудоустройстве ТК выдается работодателем после заключения трудового соглашения (ст. 65 ТК РФ). По данному факту создается приказ, являющийся основанием для заполнения документа. Заполняется бланк через пять дней сотрудничества. Бланк регистрируется в журнале учета ТК.

При первом варианте вводятся надписи на титульной странице бланка, где заносятся сведения в соответствии с:

  • Нормативами учета и хранения ТК, отображенными в постановлении 225 от 16.04.03 г.
  • Инструкцией, принятой Министерством труда № 69 от 10.10.03 г.

Если сотруднику не исполнилось 18 лет, и он продолжает учебу, то строчка об образовании в титульной странице не записывается до получения удостоверения об образовании (п. 2 Правил).

Оформление страницы «Сведения о работе»

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, о при устройстве на фирму обязательно заполняется в бланке страница «Сведения о работе».

На листе заносятся следующие надписи:

  • В колонке «Сведения о приеме на работу…» пишется наименование учреждения.
  • В первой колонке под названием учреждения заносится номер надписи.
  • Вторая колонка предназначена для внесения даты устройства на фирму арабскими цифрами.
  • В третью колонку заносятся данные о трудоустройстве с отображением должности: “Принята в цех… на должность швеи”
  • В четвертой колонке отображается на каком основании выполнена надпись (№ приказа и т.д.).

Образец заполнения приема на работу

Заполнение дубликата трудовой книжки

Что предпринимать, если ТК пропала или при каких-то обстоятельствах испорчена? Конечно требуется сотворить дубликат ТК. Соответственно, возникает вопрос, а как его сотворить?

  • Вверху справа титульной страницы документа записывается фраза «Дубликат».
  • При наличии старой ТК на ее титульном бланке записывается фраза: «Взамен выдан дубликат», с отображением серии и номера дублирующего бланка.
  • В дублирующий документ заносится все данные о рабочем стаже лица до устройства в данное учреждение, которые подтверждаются представленными материалами. Весь стаж отображается общей цифрой, то есть отображается общее число лет, месяцев и дней отработанного времени. При этом записывать сведения о предыдущих работодателях не обязательно.
  • Также записывается информация о призах и наградах, полученных на предыдущих фирмах.
  • Образец

(Видео: “Как создать дубликат ТК”)

Предприниматели получили право на регистрацию ТК с 2006 года. С 1.03.2008 года Правительство РФ в постановлении № 132 установило изменения, обязывающие ИП заполнять ТК по истечению 5-ти дней работы.

Трудовой Кодекс РФ в ч. 6 ст. 20, ч. 3 ст. 66 обязывает вести учет ТК на сотрудников следующих учреждений (кроме физлиц):

  • Организации.
  • Бизнесмены.
  • Частные нотариусы
  • Адвокаты, оформившие адвокатские кабинеты.

Законодательство РФ гласит, что ИП обладает статусом работодателя. Следовательно, он не имеет право составлять трудовое соглашение с самим собой, поэтому, для заполнения ТК на себя у ИП законных оснований не имеется.

(Видео: “Правила ввода записей в ТК для ИП”)

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Ответственные лица за учет ТК могут ошибаться, как и любые сотрудники. Надо иметь ввиду, что если опечатка выявлена при начальном занесении данных в ТК, то бланк нужно сразу ликвидировать, с составлением акта о ликвидации бланка и завести новый документ.

  • При обнаружении опечаток в титульном бланке (в ФИО, а также в прочих личных сведениях) после заполнения ТК другими фирмами, придется подавать иск в судебные инстанции для того, чтобы ТК была признана за заявителем.
  • При повышении уровня образования необходимо вносить поправки данных об образовании.
  • Если работник получил новую специальность, также вводится новая запись.
  • Для правки надписей во 2-м и 3-м пунктах старая надпись зачеркивается и заносится новая на основании предъявленных материалов. При этом, отметим, что на странице «Сведения о работе» зачеркивания не допускаются. Если все-таки надпись сделана ошибочно, то после нее в этой же колонке записывается, что данная надпись недействительна и заполняется правильная запись под новым порядковым номером.
  • При обнаружении ошибки у нового работодателя кадровый работник оформляет запись о недействительности предыдущей, с внесением новой записи, с новым порядковым номером, датой исправления и соответствующего приказа.

Если не верно отображена надпись об увольнении, то возможны два варианта исправления.

  • Первый – вносится новая строчка об устройстве на фирму, а запись о расторжении договора признается недействительной.
  • Во втором варианте пишется, что старая надпись недействительна, а новая – заносится с указанием новой причины разрыва отношений.

(Видео: “Как вести записи в ТК”)


Основные положения

Основные положения – это базовая информация, разъясняющая основную суть того или иного Закона. Первым блоком 225 Постановления идёт соответствующее описание. Там указаны функции документа и его значимость.

Не стоит забывать о нюансах, касающихся регламента деятельности работодателей, имеющих статус физических и юридических лиц. Индивидуальные предприниматели заводят такие документы на работников в общем порядке, по ТК РФ.

Должностные лица компаний оформляют на работников, ведших трудовую деятельность на предприятии хотя бы 5 дней при условии, что соответствующая работа является основной.

Граждане с физическим статусом без юридической надстройки не имеют права вести трудовые книжки вообще работникам, принимаемым в первый раз.

П 31

Отдельные положения Постановления 225 заключены в пункты. П.31 гласит, что утерянные или иным образом утраченные трудовые книжки необходимо заменять новыми бланками. Осуществить соответствующую процедуру граждане обязаны в течение не более 15 суток.

П 41

Здесь речь заходит о необходимости внесения информации в журналы о трудовых книжках. Когда в этих документах меняются данные, отдел кадров заносит соответствующий факт в специальный реестр.

Сюда следует отнести моменты приёма, увольнения по собственному желанию или инициативе работодателя.

П 42

Этот пункт определяет, что бланки трудовых книжек являются документами, которые должны подвергаться строжайшей отчётности. Здесь говорится о порядке сохранности бумаг.

Пункт 45

Положение сообщает, что вся ответственность за оформление и сохранность трудовой книжки сотрудника лежит на руководителе. Оно имеет юридическую силу, пока работник ведёт официальную трудовую деятельность на конкретном предприятии.

Инструкция по ведению

Процедура заведения трудовой книжки на нового сотрудника:

  1. Попросить соискателя показать вам оригинал паспорта гражданина РФ и документацию, свидетельствующую о его образовании.
  2. Выясните, есть ли у него трудовая книжка? Если её нет, то берём новую заготовку документа — бланк.
  3. Приступаем к заполнению титульного листа. Вписываем полностью имя, фамилию и отчество будущего работника. Затем пишем дату его рождения, данные о регистрации и иные сведения.
  4. Укажите статус лица, его профессию в соответствии с полученным им образованием.
  5. Ставим дату заполнения (только реальная).
  6. Далее работодателю следует заверить титульный лист личной подписью и поставить печать в окне для штампов.
  7. Попросите сотрудника расписаться в документе.
  8. Теперь работодатель заполняет разворот. Графы 1 и 2 содержат порядковые номера и даты тех или иных записей.
  9. Сведения о работе – сюда вписываем данные приёма или смены должности. Здесь же указывается факт увольнения.
  10. Третья графа отведена для написания названия предприятия, наименования должности сотрудника, принятого на работу.
  11. «Основания». Здесь ставится дата и номер приказа.
  12. Печать не ставить! Штамп предприятие на развороте оставляет только при увольнении лица.
  13. Отдаём книжку в отдел кадров на хранение.

Правила ведения:

  1. Записи о премиальном вознаграждении не фиксировать.
  2. Трудовые заслуги закрепляются, даётся ссылка на соответствующее решение и указ.
  3. Необходимо фиксировать данные о восстановлении непрерывного стажа работника, указание документа обязательно.
  4. Если сотрудник изъявил желание записать в трудовую книжку информацию, касающуюся работы по совместительству, то его требования безукоризненно выполняем.
  5. Сведения вносить нужно строго в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации! Записи сокращать запрещено, каждой из них следует присваивать порядковый номер.
  6. При внесении данных о переводе или увольнении работника, предложите ему ознакомиться с соответствующей информацией и расписаться в личной карте.
  7. Даты ставим исключительно арабскими цифрами, так: 20.02.2018.
  8. Требования к средствам заполнения: шариковые, гелевые или перьевые ручки, заполненные чёрными, синими или фиолетовыми чернилами.
  9. Основной язык – русский. Он действует на территории всей России. Допускается использование иных языков, признанных официальными в некоторых субъектах РФ.
  10. Зачёркивать и исправлять неправильные данные запрещено. При возникновении соответствующих ошибок работодатель должен ниже указать, что предыдущая информация является недействительной.
  11. Писать следует исключительно разборчивым, понятным почерком! Буквы выписываем чётко.
  12. Голограммы приветствуются. Специальные стикеры идут в комплекте с книжками. Они защищают документацию от подделок и выдачи содержащейся в ней информации за недействительность. Оторвать без следа их невозможно. Клеить следует на даты, подписи или печати. Большую пользу голограммы приносят при увольнении работника в связи с провинностью. На обязательное их использование оснований нет – по желанию.

Правила хранения

Кроме требований к заполнению и ведению трудовых книжек существуют правила к учёту и хранению соответствующей документации. Когда работодатель заканчивает с оформлением документа, бумага направляется в отдел кадров.

Требования следующие:

  • появление данных и их обновление фиксируется в журнале учёта. К нему имеет доступ либо сам работодатель, либо – начальник (уполномоченный сотрудник) отдела кадров. Здесь же фиксируется информация о вкладышах;
  • место хранения должно быть максимально надёжным. Примеры: ящик, лоток, находящийся в железном шкафу или сейф. Недопустимы риски сгорания или промокания бумаг. Доступ третьих лиц должен быть исключён. Приветствуется пломбирование;
  • во время официальной трудовой деятельности лица запрещается выдавать книжки. Работник получает их только после увольнения;
  • в случае смерти работника документ кадровики хранят два года отдельно от остальных трудовых книжек, пока родственники не потребуют его выдачи им на руки;
  • если родные люди умершего работника не явились, то документация подлежит консервации. Трудовая книжка лежит в отделе в течение 50 лет. По истечению соответствующего срока производится её утилизация.

Кто заполняет

Будущий или уже действующий работник лишён права заполнять графы трудовых книжек! В его ответственность входит исключительно заверение личными подписями внесённых работодателем данных.

Руководитель (владелец, генеральный директор) имеет право передавать свои полномочия персоналу предприятия. Завести трудовую книжку на соискателя имеет право главный бухгалтер.

Нередко работодатели пользуются деятельностью исполнительных органов, допущенных к приёму на работу обратившихся лиц. Такая обстановка присуща крупным компаниям, имеющим филиалы (сети). По разрешению руководителя заполнить книжку может также директор.

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2019 год не изменены. На оформителей возлагается серьёзная ответственность, потому что заполнение соответствующих документов производится строго по требованиям.

Их нарушение влечёт за собой недействительность документации. Помимо правил заполнения существуют наставления, касающиеся хранения трудовых книжек. Законодательством описываются также случаи, связанные со смертью работников.

Интересные статьи:

  • Инструкция по заполнению форм

    Для чего нужна форма статистики 12-Ф «Сведения об использовании денежных средств»? Рассматриваемая форма является документом…

  • 187 ТК РФ

    Статья 187. Гарантии и компенсации работникам, направляемым работодателем на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование,…

  • 109 ТК РФ

    Комментарий к Статье 109 ТК РФ Правила внутреннего трудового распорядка также устанавливают и специальные краткосрочные…

  • Трудовой договор оклад

    Нормативная база Существует два важных и непреложных правила, закрепленных в Трудовом кодексе РФ: С каждым…

  • Ст 140 ТК

    Комментарий к статье 140 ТК РФ 1. В день прекращения трудового договора работодатель обязан произвести…

Изменяется порядок ведения трудовых книжек для наемных работников, нанимателями которых являются физические лица

Постановлением Министерства труда и социальной защиты от 10 января 2020 г. № 1 «Об изменении постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40» внесены изменения в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

Новацией постановления является исключение обязательности нанимателям-физическим лицам заполнения трудовых книжек в отношении своих наемных работников.

Данное новшество обусловлено внесением изменения в статью 50 Трудового кодекса, который вступает в силу 28 января 2020 г.

В соответствии со статьей 50 Трудового кодекса на работников, принятых к нанимателям-физическим лицам, начиная с 28 января 2020 г. и позднее, трудовые книжки заполняться не будут.

Под категорией нанимателей-физических лиц следует понимать: индивидуальных предпринимателей, адвокатов, осуществляющих индивидуальную адвокатскую деятельность, нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в нотариальном бюро, физических лиц, осуществляющих деятельность в сфере агроэкотуризма, физических лиц, принимающих на работу домашних работников (няни, сиделки, помощники по хозяйству и т.п.).

Данная корректировка Инструкции направлена на либерализацию ведения малого бизнеса, оптимизацию и совершенствование работы по ведению нанимателями-физическими лицами кадрового делопроизводства при регулировании трудовых отношений с работниками.

Пунктом 2 постановления предусмотрено, что работникам, работающим у нанимателей-физических лиц, принятым на работу до 28 января 2020 г., трудовые книжки выдаются не позднее 28 февраля 2020 г. с внесением в них записи о прекращении заполнения трудовой книжки в связи с вступлением в силу Закона Республики Беларусь от 18 июля 2019 г. № 219-З «Об изменении законов», заверенной подписью нанимателя, а в отношении домашних работников – уполномоченным должностным лицом местного исполнительного и распорядительного органа первичного территориального уровня, зарегистрировавшего трудовой договор с домашним работником.

В случае смерти индивидуального предпринимателя указанная запись будет заверяться регистрирующим органом по месту государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

С учетом требования пункта 2 постановления наниматели-физические лица обязаны не позднее 28 февраля 2020 г. своим наемным работникам выдать трудовые книжки с внесением соответствующей записи и подписанной нанимателем.

Издания приказа о прекращении заполнения трудовых книжек в отношении работников, работающих у нанимателей-физических лиц, не требуется.

Запись в трудовой книжке работника, работающего у нанимателя-физического лица, может быть следующего содержания:

«28.01.2020. Заполнение трудовой книжки прекращено в связи с вступлением в силу Закона Республики Беларусь от 18 июля 2019 г. № 219-З «Об изменении законов».

О других изменениях

Пункт 11 Инструкции дополнен сведениями, которые не вносятся в трудовую книжку в связи с тем, что при осуществлении таких видов деятельности нормы законодательства о труде на граждан не распространяются.

Так, помимо сведений о работе по гражданско-правовым договорам и осуществлении предпринимательской деятельности, в трудовую книжку не вносятся сведения об осуществлении:

  • адвокатской деятельности;
  • нотариусом нотариальной деятельности;
  • деятельности по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма;
  • иных видов деятельности в соответствии с законодательством.

Постановлением уточняется порядок внесения записей в трудовую книжку работнику, который был незаконно переведен на другую работу или уволен нанимателем, а затем восстановлен на прежней работе, на прежнем рабочем месте.

С учетом появления в трудовых отношениях новой категории работников, выполняющих дистанционную работу (глава 25¹ Трудового кодекса), часть первая пункта 74 Инструкции предусматривает порядок выдачи трудовой книжки, в том числе дистанционному работнику в случае, когда в день увольнения выдать ее работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения.

Постановление вступает в силу 28 января 2020 г.

Более подробный комментарий к постановлению Министерства труда и социальной защиты от 10 января 2020 г. № 1 «Об изменении постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40», перейдя по ссылке http://mintrud.gov.by/system/extensions/spaw/uploads/files/Kommentarij-k-postanovleniju-MTiSZ-po-trudovym-knizhkam.pdf.

По сообщению официального сайта Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки?

Вопрос: Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки?

Ответ: Внесение в трудовую книжку записи о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки законом не предусмотрено.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР.

 

Обоснование: Порядок ведения трудовых книжек предусмотрен ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Процедура перехода от традиционных к электронным трудовым книжкам предусмотрена ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Закон N 439-ФЗ).

На лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются (ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Право на сохранение трудовой книжки остается у ограниченного круга лиц. К таким лицам, в частности, относятся работники, которые по 31.12.2020 подали работодателю заявление о сохранении формата ведения трудовой книжки в бумажном виде (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

При этом, если работник выбрал электронный формат трудовой книжки, работодатель выдает ему трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о ведении трудовой книжки в электронном формате (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Таким образом фиксируется факт подачи работником заявления о ведении трудовой книжки в связи с изменениями в трудовом законодательстве.

Внесение в трудовую книжку записи о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки действующим законодательством не предусмотрено, поскольку для такого работника в порядке ведения бумажной трудовой книжки ничего не меняется.


Вопрос: Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки? (Консультация эксперта, 2020)

 

Создание форм, которые пользователи заполняют или распечатывают в Excel

Вы можете создать форму в Excel, добавив в книгу элементы управления содержимым, такие как кнопки, флажки, списки и поля со списком. Другие люди могут использовать Excel, чтобы заполнить форму, а затем распечатать ее, если захотят.

Шаг 1. Показать вкладку «Разработчик»

  1. В меню Excel щелкните Настройки .

  2. В разделе Authoring щелкните View .

  3. В разделе На ленте, Показать , выберите Вкладка «Разработчик» .

Шаг 2. Добавьте и отформатируйте элементы управления содержимым

  1. На вкладке Developer щелкните элемент управления, который нужно добавить.

  2. На листе щелкните то место, куда вы хотите вставить элемент управления.

  3. Чтобы установить определенные свойства для элемента управления, удерживайте нажатой клавишу CONTROL и щелкните элемент управления, а затем нажмите Элемент управления форматом .

  4. В поле Format Control установите необходимые свойства, такие как шрифт, выравнивание и цвет.

  5. Повторите шаги с 1 по 4 для каждого элемента управления, который вы хотите добавить.

Шаг 3. Защитите лист, содержащий форму

.
  1. В меню Инструменты наведите указатель на Protection , а затем щелкните Protect Sheet .

  2. Выберите нужные параметры защиты.

  3. Сохраните и закройте книгу.

    Совет: Чтобы продолжить редактирование после защиты формы, в меню Инструменты наведите указатель на Защитить лист , а затем щелкните Снять защиту листа .

Шаг 4. Проверьте форму (необязательно)

Если хотите, вы можете протестировать форму перед ее распространением.

  1. Защитите форму, как описано в шаге 3.

  2. Снова откройте форму, заполните ее, как это сделал бы пользователь, а затем сохраните копию.

Как распечатать электронную таблицу Excel: советы и рекомендации по созданию безупречных распечаток

Узнайте, как распечатать таблицы Excel именно так, как вам нужно — напечатать выделенный фрагмент, лист или всю книгу, на одной или нескольких страницах, с правильными разрывами страниц, линиями сетки, заголовками и многим другим.

Живя в цифровом мире, нам время от времени все еще нужны печатные копии.На первый взгляд, распечатать электронные таблицы Excel очень просто. Просто нажмите кнопку Распечатать , верно? На самом деле хорошо организованный и красиво отформатированный лист, который отлично смотрится на мониторе, часто превращается в беспорядок на распечатанной странице. Это связано с тем, что листы Excel предназначены для удобного просмотра и редактирования на экране, а не для размещения на листе бумаги.

Это руководство призвано помочь вам получить идеальные печатные копии ваших документов Excel. Наши советы будут работать для всех версий Excel для Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и ниже.

Как распечатать электронную таблицу Excel

Для начала мы предоставим подробные инструкции по печати в Excel. А затем мы подробнее рассмотрим наиболее важные и полезные функции.

Чтобы распечатать лист Excel, вам нужно сделать следующее:

  1. На рабочем листе щелкните Файл > Печать или нажмите Ctrl + P. Это приведет вас к окну предварительного просмотра.
  2. В поле Копий введите количество копий, которое вы хотите получить.
  3. В разделе Принтер выберите, какой принтер использовать.
  4. В разделе Параметры укажите, что именно печатать, и настройте поля страницы, ориентацию, размер бумаги и т. Д.
  5. Нажмите кнопку Печать .

Выберите, что печатать: выделение, лист или всю книгу

Чтобы сообщить Excel, какие данные и объекты должны быть включены в распечатку, в разделе Параметры щелкните стрелку рядом с Печатать активные листы и выберите один из следующих вариантов:

Ниже вы найдете краткое объяснение каждой настройки, показанной на скриншоте выше, и того, как правильно их использовать.

Отпечатать выбор / диапазон

Чтобы напечатать только определенный диапазон ячеек, выделите его на листе и затем выберите Печать выделенного фрагмента . Чтобы выделить несмежных ячеек или диапазонов, удерживайте клавишу Ctrl при выборе.

Печать всего листа (ов)

Чтобы распечатать весь лист , который у вас в данный момент открыт, выберите Печатать активные листы .

Чтобы напечатать нескольких листов , щелкните вкладки листов, удерживая клавишу Ctrl, а затем выберите Печатать активные листы .

Распечатать всю книгу

Чтобы напечатать все листы в текущей книге, выберите Печатать всю книгу .

Распечатать таблицу Excel

Чтобы распечатать таблицу Excel, щелкните любую ячейку в таблице и затем выберите Распечатать выбранную таблицу . Эта опция появляется только тогда, когда выбрана таблица или ее часть.

Как напечатать один и тот же диапазон на нескольких листах

При работе с одинаково структурированными рабочими листами, такими как счета-фактуры или отчеты о продажах, вы, очевидно, захотите напечатать одну и ту же ярость на всех листах.Вот самый быстрый способ сделать это:

  1. Откройте первый лист и выберите диапазон для печати.
  2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните другие вкладки листа для печати. Чтобы выбрать соседние листы, щелкните вкладку первого листа, удерживайте клавишу Shift и щелкните вкладку последнего листа.
  3. Нажмите Ctrl + P и выберите Print Selection в раскрывающемся списке прямо под Settings .
  4. Нажмите кнопку Печать .
Наконечник. Чтобы убедиться, что Excel будет печатать нужные вам данные, проверьте количество страниц в нижней части раздела Preview . Если вы выбрали только один диапазон на листе, количество страниц должно соответствовать количеству выбранных листов. Если выбраны два или более диапазона, каждый будет напечатан на отдельной странице, поэтому вы умножаете количество листов на количество диапазонов. Для полного контроля используйте стрелки вправо и влево для просмотра каждой страницы для печати.

Как распечатать электронную таблицу Excel на одной странице

По умолчанию Excel печатает листы с их фактическим размером.Итак, чем больше ваш рабочий лист, тем больше страниц он займет. Чтобы распечатать лист Excel на одной странице, выберите один из следующих Параметры масштабирования , которые находятся в конце раздела Параметры в окне Предварительный просмотр :

  • По размеру листа на одной странице — лист сжимается так, что он умещается на одной странице.
  • Уместить все столбцы на одной странице — при этом будут напечатаны все столбцы на одной странице, а строки могут быть разделены на несколько страниц.
  • Уместить все строки на одной странице — при этом будут напечатаны все строки на одной странице, но столбцы могут растянуться на несколько страниц.

Чтобы удалить масштабирование , выберите Без масштабирования в списке параметров.

Будьте очень осторожны при печати на одной странице — на большом листе распечатка может стать нечитаемой. Чтобы проверить, сколько масштабирования будет фактически использовано, щелкните Custom Scaling Options… . Это откроет диалоговое окно Page Setup , где вы посмотрите на число в поле Adjust to :

Если число Настроить на мало, печатную копию будет трудно читать.В этом случае могут быть полезны следующие настройки:

  • Изменить ориентацию страницы . Ориентация по умолчанию Книжная ориентация хорошо подходит для листов, на которых строк больше, чем столбцов. Если на листе больше столбцов, чем строк, измените ориентацию страницы на Альбомная .
  • Настроить поля . Чем меньше поля, тем больше места будет для ваших данных.
  • Укажите количество страниц . Чтобы распечатать электронную таблицу Excel на заранее определенном количестве страниц, на вкладке Page диалогового окна Page Setup в разделе Масштабирование введите количество страниц в оба поля По размеру (широкое и высокое).Обратите внимание, что при использовании этой опции любые ручные разрывы страниц игнорируются.

Печать в файл — сохранить результат для дальнейшего использования

Печать в файл — одна из наиболее редко используемых функций печати Excel, которую многие недооценивают. Короче говоря, эта опция сохраняет вывод в файл, а не отправляет его на принтер.

Зачем вам печатать в файл? Чтобы сэкономить время, когда требуются дополнительные распечатанные копии того же документа. Идея в том, что вы настраиваете параметры печати (поля, ориентацию, разрывы страниц и т. Д.) только один раз и сохраните результат в документе .pdf. В следующий раз, когда вам понадобится бумажная копия, просто откройте этот файл .pdf и нажмите Печать .

Давайте посмотрим, как это работает:

  1. На вкладке Макет страницы настройте необходимые параметры печати и нажмите Ctrl + P.
  2. В окне Print Preview откройте раскрывающийся список Printer и выберите Print to File .
  3. Нажмите кнопку Печать .
  4. Выберите место для сохранения файла .png, содержащего результат.

Предварительный просмотр в Excel

Всегда рекомендуется предварительно просматривать результаты перед печатью, чтобы избежать неожиданных результатов. Есть несколько способов получить доступ к предварительному просмотру печати в Excel:

  • Нажмите Файл > Распечатать .
  • Нажмите сочетание клавиш Ctrl + P или Ctrl + F2 для предварительного просмотра.

Предварительный просмотр в Excel — чрезвычайно полезный инструмент с точки зрения экономии бумаги, чернил и нервов.Он не только точно показывает, как ваши листы будут выглядеть на бумаге, но также позволяет вносить определенные изменения прямо в окне предварительного просмотра:

  • Для предварительного просмотра следующих и предыдущих страниц используйте стрелки вправо и влево внизу окна или введите номер страницы в поле и нажмите Enter. Стрелки появляются только в том случае, если выбранный лист или диапазон содержит более одной напечатанной страницы данных.
  • Чтобы отобразить страницу с полями , нажмите кнопку Показать поля в правом нижнем углу.Чтобы сделать поля шире или уже, просто перетащите их с помощью мыши. Вы также можете настроить ширину столбца , перетащив ручки вверх или вниз окна предварительного просмотра печати.
  • Хотя в Excel Print Preview нет ползунка масштабирования, вы можете использовать обычное сочетание клавиш Ctrl + колесо прокрутки, чтобы немного изменить масштаб . Чтобы вернуться к исходному размеру, нажмите кнопку Zoom to Page в правом нижнем углу.

Чтобы выйти из Print Preview и вернуться на рабочий лист, щелкните стрелку в верхнем левом углу окна Print Preview .

Параметры и функции печати Excel

Наиболее часто используемые параметры печати доступны в окне предварительного просмотра, о котором говорилось выше. Еще больше возможностей доступно на вкладке Page Layout ленты Excel:

Помимо настройки полей страницы и размера бумаги, здесь вы можете вставлять и удалять разрывы страниц, устанавливать область печати, скрывать и отображать линии сетки, указывать строки и столбцы для повторения на каждой печатной странице и многое другое.

Дополнительные параметры, для которых нет места на ленте, доступны в диалоговом окне Параметры страницы .Чтобы открыть его, щелкните средство запуска диалогового окна в группе Параметры страницы на вкладке Макет страницы .

Примечание. Диалоговое окно «Параметры страницы » также можно открыть из окна «Предварительный просмотр». В этом случае некоторые параметры, например Область печати или Строки для повторения вверху , могут быть отключены. Чтобы включить эти функции, откройте диалоговое окно Параметры страницы на вкладке Макет страницы .

Область печати Excel

Чтобы Excel печатал определенную часть вашей электронной таблицы, а не все данные, установите область печати.Вот как:

  1. Выберите один или несколько диапазонов для печати.
  2. На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы щелкните Область печати > Установить область печати .

Область печати Настройка сохраняется при сохранении книги. Таким образом, всякий раз, когда вы печатаете этот конкретный лист, бумажная копия будет включать только область печати.

Для получения дополнительной информации см. Как установить область печати в Excel.

Как добавить кнопку печати на панель быстрого доступа Excel

Если вы часто печатаете в Excel, может быть удобно разместить команду «Печать» на панели быстрого доступа. Для этого достаточно сделать следующее:

  1. Нажмите кнопку Настроить панель быстрого доступа (стрелка вниз в дальнем правом углу панели инструментов быстрого доступа).
  2. В списке отображаемых команд выберите Предварительный просмотр и Печать . Выполнено!

Как вставить разрывы страниц в Excel

При печати огромной электронной таблицы вы можете управлять разделением данных на несколько страниц, вставляя разрывы страниц.Вот как это работает:

  1. Щелкните строку или столбец, которые нужно переместить на новую страницу.
  2. На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы щелкните Разрывы > Вставить разрыв страницы .

Вставлен разрыв страницы. Чтобы визуально увидеть, какие данные попадают на разные страницы, переключитесь на вкладку View и включите Page Break Preview .

Если вы хотите изменить положение определенного разрыва страницы, переместите в любое место, перетащив линию разрыва.

Для получения дополнительной информации см. Как вставлять и удалять разрывы страниц в Excel.

Как распечатать формулы в Excel

Чтобы заставить Excel печатать формулы вместо их вычисленных результатов, вам просто нужно отобразить формулу на листе, а затем распечатать ее как обычно.

Для этого перейдите на вкладку Формулы и нажмите кнопку Показать формулы в группе Аудит формул .

Как распечатать диаграмму в Excel

Чтобы напечатать только диаграмму без данных рабочего листа , выберите интересующую диаграмму и нажмите Ctrl + P.В окне Print Preview вы увидите предварительный просмотр диаграммы справа и опцию Print Selected Chart , выбранную в Settings . Если предварительный просмотр выглядит должным образом, щелкните Печать ; в противном случае отрегулируйте настройки:

Советы и примечания :
  • Чтобы распечатать все содержимое листа, включая диаграмму, нажмите Ctrl + P, не выбирая ничего на листе, и убедитесь, что параметр Печатать активные листы выбран в разделе Параметры .
  • Невозможно настроить масштаб диаграммы в окне Предварительный просмотр . Если вы хотите, чтобы напечатанная диаграмма умещалась на полной странице , измените размер диаграммы, чтобы она стала больше.

Как распечатать линии сетки в Excel

По умолчанию все листы печатаются без линий сетки. Если вы хотите распечатать электронную таблицу Excel со строками между ячейками, вам нужно сделать следующее:

  1. Перейти на вкладку Макет страницы .
  2. в группе Параметры листа , в разделе Линии сетки , установите флажок Печать .

Как изменить цвет линий сетки при печати? Подробные инструкции можно найти в разделе Как сделать линии сетки для печати в Excel.

Как печатать заголовки в Excel

В многостраничном листе Excel понять, что означают те или иные данные, бывает непросто. Печать заголовков Функция позволяет отображать заголовки столбцов и строк на каждой распечатанной странице, что значительно упростит чтение печатной копии.

Чтобы повторить строку заголовка или столбец заголовка на каждой печатной странице, выполните следующие действия:

  1. На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы щелкните Печатать заголовки .
  2. На вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы в разделе Печать заголовков укажите, какие строки повторять вверху и / или какие столбцы повторять слева.
  3. Когда закончите, нажмите ОК .

Для получения дополнительной информации см. Как печатать заголовки строк и столбцов на каждой странице.

Если ваши заметки не менее важны, чем данные электронной таблицы, вы можете также получить комментарии на бумаге. Для этого сделайте следующее:

  1. На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы щелкните средство запуска диалогового окна (маленькая стрелка в правом нижнем углу группы).
  2. В окне Page Setup перейдите на вкладку Sheet , щелкните стрелку рядом с Comments и выберите способ их печати:

Для получения дополнительных сведений см. Как распечатать комментарии в Excel.

Как распечатать адресные этикетки из Excel

Для печати почтовых этикеток из Excel используйте функцию слияния. Будьте готовы к тому, что получение этикеток с первого раза может занять некоторое время. Подробные инструкции с множеством полезных советов можно найти в этом руководстве: Как создавать и печатать этикетки из Excel.

Вас также может заинтересовать

Excel: начало работы с Excel

Урок 1. Начало работы с Excel

Введение

Excel — это программа для работы с электронными таблицами , которая позволяет хранить , упорядочивать и анализировать информацию .Хотя вы можете подумать, что Excel используется только некоторыми людьми для обработки сложных данных, любой может узнать, как воспользоваться преимуществами мощных функций программы . Независимо от того, ведете ли вы бюджет, ведете журнал обучения или выставляете счет, Excel упрощает работу с различными типами данных.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о Excel.

Об этом руководстве

Процедуры в этом руководстве будут работать для всех последних версий Microsoft Excel , включая Excel 2019 , Excel 2016 и Office 365 .Могут быть небольшие отличия, но по большей части эти версии похожи. Однако, если вы используете более раннюю версию , вы можете вместо этого обратиться к одному из наших других руководств по Excel.

Стартовый экран Excel

Когда вы впервые открываете Excel, появляется начальный экран Excel . Отсюда вы сможете создать новую книгу , выбрать шаблон и получить доступ к недавно отредактировал книг .

  • На начальном экране Excel найдите и выберите Пустая книга , чтобы получить доступ к интерфейсу Excel.
Части окна Excel

Некоторые части окна Excel (например, лента и полосы прокрутки ) являются стандартными для большинства других программ Microsoft. Однако есть и другие функции, более специфичные для электронных таблиц, такие как строка формул , поле имени и вкладки рабочего листа .

Нажмите кнопки в интерактивном меню ниже, чтобы ознакомиться с частями интерфейса Excel.

Работа в среде Excel

Лента и панель быстрого доступа — это то место, где вы найдете команды для выполнения общих задач в Excel. Представление Backstage дает вам различные возможности для сохранения, открытия файла, печати и совместного использования вашего документа.

Лента

Excel использует ленточную систему с вкладками вместо традиционных меню. Лента содержит нескольких вкладок , каждая с несколькими группами команд . Вы будете использовать эти вкладки для выполнения наиболее распространенных задач в Excel.

  • Каждая вкладка будет иметь одну или несколько групп.
  • В некоторых группах есть стрелка, которую можно щелкнуть, чтобы просмотреть дополнительные параметры.
  • Щелкните вкладку для просмотра дополнительных команд.
  • Вы можете настроить отображение ленты с помощью параметров отображения ленты.

Некоторые программы, такие как Adobe Acrobat Reader , могут устанавливать дополнительные вкладки на ленту.Эти вкладки называются надстройками .

Чтобы изменить параметры отображения ленты:

Лента предназначена для выполнения вашей текущей задачи, но вы можете выбрать минимизировать ее, если вы обнаружите, что она занимает слишком много места на экране. Щелкните стрелку Параметры отображения ленты в правом верхнем углу ленты, чтобы открыть раскрывающееся меню.

В меню параметров отображения ленты есть три режима:

  • Автоматическое скрытие ленты : Автоматическое скрытие отображает вашу книгу в полноэкранном режиме и полностью скрывает ленту.Чтобы показать ленту , щелкните команду Развернуть ленту в верхней части экрана.
  • Показать вкладки : этот параметр скрывает все группы команд, когда они не используются, но вкладки остаются видимыми. Чтобы показать ленту , просто щелкните вкладку.
  • Показать вкладки и команды : этот параметр максимизирует ленту. Все вкладки и команды будут видны. Этот параметр выбран по умолчанию при первом открытии Excel.

Панель быстрого доступа

Расположенная чуть выше ленты панель быстрого доступа позволяет получить доступ к общим командам независимо от того, какая вкладка выбрана. По умолчанию он включает команды Сохранить, , Отменить, и Повторить . Вы можете добавить другие команды в зависимости от ваших предпочтений.

Чтобы добавить команды на панель быстрого доступа:
  1. Щелкните стрелку раскрывающегося списка справа от панели быстрого доступа .
  2. Выберите команду , которую вы хотите добавить, из раскрывающегося меню. Чтобы выбрать одну из дополнительных команд, выберите Дополнительные команды .
  3. Команда будет добавлена ​​ на панель быстрого доступа.
Как пользоваться Подскажите:

Поле Tell me работает как панель поиска, помогая быстро находить инструменты или команды, которые вы хотите использовать.

  1. Напечатайте своими словами, что вы хотите сделать.
  2. Результаты предоставят вам несколько подходящих вариантов.Чтобы использовать один, щелкните его, как если бы вы выполняли команду на ленте.

Просмотры рабочего листа

Excel имеет множество параметров просмотра, которые меняют способ отображения книги. Эти представления могут быть полезны для различных задач, особенно если вы планируете распечатать электронную таблицу. Чтобы изменить представления рабочего листа , найдите команды в правом нижнем углу окна Excel и выберите Нормальный вид , Макет страницы или Разрыв страницы .

  • Обычный вид — это вид по умолчанию для всех листов в Excel.
  • Представление макета страницы показывает, как ваши рабочие листы будут выглядеть при печати. В этом представлении также можно добавлять верхние и нижние колонтитулы.
  • Представление «Разрыв страницы» позволяет изменять расположение разрывов страниц, что особенно полезно при печати большого количества данных из Excel.

Вид за кулисами

Представление Backstage дает вам различные возможности для сохранения, открытия файла, печати и совместного использования ваших книг.

Для доступа к представлению Backstage:
  1. Щелкните вкладку Файл на ленте . Появится представление Backstage .

Нажмите кнопки в интерактивном меню ниже, чтобы узнать больше об использовании представления Backstage.

Вызов!

  1. Открыть Excel .
  2. Щелкните Пустая книга , чтобы открыть новую электронную таблицу.
  3. Измените параметры отображения ленты с на Показать вкладки .
  4. Используя панель инструментов «Настройка быстрого доступа » , щелкните, чтобы добавить Новый , Быстрая печать и Правописание .
  5. В строке Tell me введите слово Color . Наведите указатель мыши на Цвет заливки и выберите желтый . Это заполнит ячейку желтым цветом.
  6. Измените вид рабочего листа на вариант Макет страницы .
  7. Когда вы закончите, ваш экран должен выглядеть следующим образом:
  8. Измените Параметры отображения ленты обратно на Показать вкладки и команды .
  9. Закройте Excel и Не сохраняйте изменений.

/ ru / excel /standing-onedrive / content /

Как поделиться файлом Excel для упрощения совместной работы

Сотрудничество важно во многих рабочих местах. Поскольку для большинства проектов требуется доступ к файлам большого количества пользователей, возникла необходимость в совместной настройке.

Microsoft Excel — одна из многих программ, используемых компаниями по всему миру. Таким образом, потребность в общих книгах имеет решающее значение.

В этом посте вы узнаете, как вы и ваша команда можете сотрудничать с помощью Excel 2016 и других версий Excel в Интернете.

Общий доступ к файлам Excel в автономном режиме

Если у вас есть подключение по локальной сети, все пользователи сети могут иметь доступ к любому файлу. Мало того, любые изменения, внесенные в файл, можно отслеживать. Вы также можете указать, какие пользователи будут иметь доступ к файлу.

Начните с сохранения файла в месте, доступном для всех в вашей группе.Затем вы можете настроить свой файл для совместной работы.

Добавление функции обратной общей книги

Пользователи Office 365 обнаружат, что функция Shared Workbook по умолчанию скрыта. Это связано с тем, что Microsoft поощряет пользователей делиться своими книгами в Интернете.

Вот как можно включить эту функцию. Если вы используете старую версию Excel, вы можете перейти к следующему разделу — Общий доступ к документу.

  • Перейдите в Файл> Параметры> Панель быстрого доступа .
  • В раскрывающемся меню Выбрать команды из выберите Все команды . Прокрутите список, пока не увидите Поделиться книгой (устаревшая версия) , и выберите этот элемент.
  • Нажмите кнопку Добавить .
  • Сделайте то же самое для следующих команд:
  1. Отслеживание изменений (устаревшая версия)
  2. Защита общего доступа (устаревшая версия)
  3. Сравнить и объединить книги
  • По завершении нажмите OK .
Совместное использование документа
  • На вкладке Review нажмите кнопку Share Workbook .

Те, кто выполнил шаги, описанные в разделе Добавление функции к общей книге, вместо этого найдут кнопку Совместное использование книги (вместе с другими добавленными вами командами) на панели быстрого доступа .

  • Появится диалоговое окно. Отметьте параметр, который включает функцию общих книг.
  • Перейдите на вкладку Advanced и включите Track Changes и другие параметры, которые вы, возможно, захотите включить.
Защитите свой файл

Приведенные выше шаги предоставляют всем доступ к вашему файлу. Но по умолчанию он также предоставляет всем административный доступ. Защита вашего файла означает, что доступ к нему будет ограничен и отслеживаться.

  • Перейдите на вкладку Review и нажмите кнопку Protect and Share Workbook .
  • Установите флажок Совместное использование с отслеживанием изменений .
  • Вы также должны создать пароль, иначе любой сможет вернуть книгу к исходным настройкам.
  • Сохраните изменения и выйдите.

Поделиться файлами Excel в Интернете

Хотя работа в автономном режиме — отличное решение, вам мешает необходимость в общем локальном диске. Очевидно, что работа в Интернете — лучший выбор. Вот как это сделать.

Использование OneDrive
  • Откройте файл и выберите Файл> Поделиться> Сохранить в облаке .
  • Пригласите людей, с которыми хотите сотрудничать, указав их адрес электронной почты. Вы также можете установить настройки разрешений.
  • Нажмите Поделиться , когда закончите.
Использование Google Диска

Google Drive, вероятно, самый простой способ работать над проектом одновременно. Любой, у кого есть учетная запись Google, может получить доступ к файлам и редактировать их по мере необходимости.

  • Войдите в свою учетную запись и перейдите на Google Диск.
  • Войдя в систему, вы можете создать новый файл или загрузить существующий.
  • После создания или загрузки документа нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу листа.

Это даст вам возможность поделиться таблицей, введя адрес электронной почты или поделившись ссылкой с коллегами.

Все изменения автоматически отслеживаются и сохраняются. Вы можете вместе работать над документом в режиме реального времени, что очень удобно.

Рабочая тетрадь проекта

Eagle Scout, PDF — заполнение онлайн, для печати, заполняемое, пустое

Кому нужна рабочая тетрадь Eagle Scout?

Каждый кандидат в бойскауты Орла должен заполнить эту Рабочую тетрадь.Требуемый ранг для того, чтобы быть кандидатом в орлиные скауты, — это лейб-скаут.

Для чего используется рабочая тетрадь Eagle Scout?

Эта форма используется для упоминания всей информации о проекте Eagle Scout. К ним относятся все части. Начиная с заявки, которая называется предложением, и заканчивая сводкой по финансированию. Согласно правилам Eagle Scout, кандидат в Eagle Scout должен всегда брать с собой эту рабочую тетрадь, посещая все собрания, связанные с проектом.

Сопровождается ли рабочая тетрадь Eagle Scout другими формами?

Эта рабочая тетрадь представляет собой отчет.Тем не менее, рабочая тетрадь Eagle Scout содержит все обязательные поля для заполнения. Это означает, что здесь есть место для всей информации, которую необходимо получить совету скаутов Орла. В результате к этой рабочей тетради не прилагается никаких дополнительных документов.

Как мне заполнить рабочую тетрадь Eagle Scout?

Рабочая тетрадь Eagle Scout состоит из трех больших заполняемых частей. Это предложение проекта Eagle Scout, план проекта и отчет по проекту. Их следует заполнять по очереди. Первое следует принять до внесения данных в часть Плана проекта.Последний необходимо заполнить после завершения самого проекта.

Какая информация должна быть предоставлена ​​в рабочей тетради Eagle Scout?

Это зависит от того, какая часть заполняется. Предложение по проекту включает в себя как личную информацию кандидата, такую ​​как дата рождения и т. Д., Так и краткое описание проекта, включая преимущества, инструменты, вопросы безопасности и другие. Вторая часть начинается с рассмотрения предложения и содержит анализ достижения цели проекта. Часть отчета — это фактически сводка всего проекта.Здесь следует отметить, чего удалось достичь кандидату в ходе работы над проектом.

Куда мне отправить рабочую тетрадь Eagle Scout?

Это должно быть подано в региональный Скаутский Совет вместе со всеми другими необходимыми формами.

Введение в Microsoft Forms для Excel

Вы уже пробовали Microsoft Forms?

Это отличный новый инструмент от Microsoft, который позволяет быстро и легко создавать опросы, викторины и опросы.

Их можно использовать в самых разных сферах. Вы можете использовать их, чтобы получать отзывы клиентов, собирать отзывы и отзывы или даже использовать их в качестве форм для ввода данных.

Я использую эти формы в своих курсах, чтобы получать отзывы и отзывы студентов, чтобы улучшить свое преподавание. Я также предложил их другу, который искал простое решение для ввода данных.

Давайте посмотрим!

Подпишитесь на Microsoft Forms

Если вы зарегистрированы в Office 365, значит, у вас уже есть Microsoft Forms, и к нему можно получить доступ из OneDrive, SharePoint, Excel Online или с веб-сайта Forms.

Если у вас нет учетной записи Office, вы все равно можете зарегистрироваться для бесплатного использования форм здесь https://forms.office.com/, создав учетную запись Microsoft.

Создание новой формы или теста

Есть несколько способов создать форму или тест с помощью Microsoft Forms.

Создание формы в OneDrive

Вы можете создавать формы в OneDrive для личного или рабочего. Перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить результаты формы ➜ щелкните New ➜ выберите Forms for Excel .

Затем вам будет предложено назвать книгу, связанную с вашей формой. Эта книга будет сохранена в выбранной вами папке и будет там, где будут сохранены все отправленные формы.

Создание формы в SharePoint

То же самое можно сделать для создания формы, если у вас есть бизнес-учетная запись Office 365 с SharePoint в Интернете. Перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить результаты формы ➜ щелкните New ➜ выберите Forms for Excel .

При этом также будет предложено ввести новое имя книги, в которой будут сохранены отправленные вами формы.

Создание формы в Excel Online

Если вы работаете с Excel Online, вы также можете создавать формы. Перейдите на вкладку Insert ➜ нажмите кнопку Forms ➜ выберите в меню New Form .

Будет создана форма, связанная с текущей книгой.

Создание формы на веб-сайте

После входа в https: // forms.office.com/ вы попадете на главную страницу, где сможете создавать новые формы и тесты. Если вы не попали на главную страницу, вы всегда можете перейти на нее с любого экрана, используя кнопку в верхнем левом углу экрана с надписью Forms .

На главном экране щелкните либо New Form , либо New Quiz .

Различные типы вопросов

Microsoft Forms в настоящее время имеет два типа форм. Есть форм и викторин .Оба они позволяют создавать вопросы одного типа. Единственное различие между ними заключается в том, что вы можете назначать баллы и правильные ответы на вопросы викторины для расчета баллов в викторине.

Доступ ко всем вопросам можно получить, нажав кнопку Добавить новый . Это покажет список доступных вариантов вопросов, но обратите внимание, что некоторые из них скрыты в меню, доступном при нажатии на эллипсов .

Типы вопросов

Всего доступно 7 типов вопросов.У каждого есть разные варианты.

  • Параметр Choice позволяет определить список возможных ответов, из которых пользователь может выбрать один или несколько ответов.
  • Параметр Текст позволяет создавать вопросы с длинными или короткими текстовыми ответами.
  • Параметр Рейтинг позволяет создавать вопросы со звездочкой или числовым рейтингом от 2 до 10.
  • Параметр Дата позволяет пользователю выбрать дату в календаре, чтобы ответить на вопрос.
  • Вопросы Ranking позволяют пользователю перетаскивать элементы, чтобы ответить на такие вопросы, как порядок предпочтений.
  • Параметр Likert позволяет создавать вопросы типа шкалы «согласен / не согласен».
  • Параметр Net Promoter Score позволяет вам задавать такие вопросы, как «Какова вероятность того, что вы порекомендуете [бренд X] другу или коллеге?» которые используют оценку стиля чистого промоутера.

Совет . Некоторые типы вопросов, такие как варианты Choice и Ranking , позволяют копировать и вставлять из диапазона в Excel или текстового файла с разделителями строк.Это удобно, если вам нужно добавить длинный список вариантов.

У каждого типа вопросов свое меню. Например, на приведенном выше рисунке показаны доступные варианты вопросов стиля Choice .

  1. Вы можете скопировать, удалить или переместить вопрос из меню в правом верхнем углу вопроса.
  2. Вы можете добавить актуальный вопрос вместе с подзаголовком (опция подзаголовка находится в меню «Многоточие»).
  3. Forms имеет встроенные возможности ИИ, чтобы предлагать ответы на некоторые типы вопросов.Вы можете выбрать отдельные элементы из предложений или добавить их все.
  4. Для множественного выбора вы можете добавить или удалить варианты. Вы можете отметить правильный ответ (для викторин) и добавить комментарии к вариантам.
  5. Вы можете добавить больше вариантов выбора.
  6. Для викторин вы можете присвоить значение в баллах для расчета баллов в викторине.
  7. Вы можете разрешить несколько ответов и задать вопрос, требующий ответа для отправки формы.
  8. Дополнительные параметры доступны в меню Эллипсы .

Разделы формы

Разделы в формах или викторинах позволяют разбить форму на части.

Если у вас много вопросов в форме и вы не используете разделы, то пользователь увидит все вопросы на одной странице. Добавление разделов означает, что вы можете разбить его на несколько страниц, и пользователь увидит следующий раздел вопросов только после завершения текущего раздела.

Это может помочь в увеличении скорости отправки форм, так как длинные списки вопросов могут оттолкнуть пользователя от ответа на все вопросы и отправки формы.

Вы можете добавить разделы, нажав Добавить новый Эллипсы меню ➜ Раздел .

Предварительный просмотр формы

Когда вы закончите создание формы, вы можете легко просмотреть ее и увидеть, что именно увидит пользователь.

Нажмите кнопку Preview в правом верхнем углу, чтобы просмотреть и протестировать форму. Однако будьте осторожны, поскольку отправка формы в режиме предварительного просмотра все равно добавит ответ к вашим результатам, и вам придется вручную удалить ответ, чтобы удалить его из результатов.

Вы сможете предварительно просмотреть, как выглядит форма как на мобильном устройстве, так и на компьютере, с помощью кнопок в правом верхнем углу в режиме предварительного просмотра.

Настройки формы и викторины

Каждая форма имеет некоторые важные настройки, которые можно найти в меню Эллипсы .

  1. Для тестов вы можете выбрать автоматическое отображение результатов респондентам после отправки.
  2. Формы и викторины могут быть общедоступными или частными для организации.При совместном использовании внутри организации вы можете записать имя респондента и ограничить пользователей одним отправлением.
  3. Есть варианты открытия или закрытия формы для приема ответов. Вы можете установить дату начала и окончания приема ответов. Вы можете перемешать порядок, в котором появляются вопросы. Вы можете добавить собственное сообщение с благодарностью, которое появляется после того, как пользователь отправит форму.
  4. Вы можете настроить параметры уведомлений, чтобы отправлять уведомления по электронной почте каждому пользователю или себе при получении нового ответа.

Разветвление формы

Выше приведен пример формы, в которой используется ветвление.

Ветвление — одна из самых полезных функций в Формах, но, к сожалению, она скрыта внутри меню Ellipses . Это позволит вам отображать следующие вопросы в зависимости от того, как пользователь ответил на предыдущий вопрос.

Чтобы создать условную форму, щелкните эллипсы в правом верхнем углу ➜ затем выберите Ветвление .

В этом примере пользователю задается вопрос, использовали ли он ранее Microsoft Forms, и предлагается два варианта: Да или Нет . Если пользователь выбирает «да», его просят оценить продукт из 5 звезд. Если пользователь отвечает «нет», его спрашивают, почему бы и нет. Таким образом, пользователям не будут показаны вопросы, которые им не интересны.

Просмотр результатов формы

В какой-то момент вы захотите взглянуть на ответы, которые были отправлены людьми, использующими вашу форму.Это можно сделать на вкладке Responses любой формы, где вы можете увидеть обобщенную версию результатов.

  1. Вы можете просмотреть подробную информацию о каждом результате отдельно.
  2. Вы можете просмотреть все результаты в соответствующем файле Excel.
  3. Вы можете поделиться результатами, создав сводную ссылку. Щелкните эллипс ➜ выберите Создать сводную ссылку .

Фактически, я создал сводную ссылку на приведенный выше пример, которую можно просмотреть здесь.

Темы форм

Вы мало что можете сделать, чтобы изменить внешний вид ваших форм, но вы можете изменить цвет или фоновое изображение.

Перейдите в меню Theme в правом верхнем углу. Здесь вы можете выбрать одну из нескольких предустановленных тем или, нажав на значок плюс , вы можете выбрать собственный цвет или фоновое изображение.

Совместное использование форм

Как вы собираетесь использовать свою новую форму?

Вся суть создания формы заключается в сборе информации от пользователей, поэтому после создания формы вам нужно будет поделиться ею со своей пользовательской аудиторией! Все это можно сделать из меню Share в правом верхнем углу.

  1. Вы можете сделать форму доступной для всех, у кого есть ссылка, или только для людей внутри вашей организации.
  2. Вы можете скопировать эту ссылку и отправить ее любому, кому вы хотите заполнить форму.
  3. Поделиться формой можно с помощью ссылки, QR-кода, встроенного кода HTML-формы (см. Пример встроенной формы выше) или по электронной почте.
  4. Вы можете поделиться копией своей формы в качестве шаблона по ссылке, чтобы другие могли изменить ее для собственного использования.
  5. Вы можете совместно создавать формы внутри организации или с внешними пользователями с учетной записью Office.
  6. Ссылка для совместной работы над редактированием формы может быть скопирована и предоставлена ​​всем, кому вы хотите предоставить доступ для редактирования формы.

Выводы

Если вам нужно собирать информацию от разных пользователей, то Microsoft Forms может быть для вас инструментом.

С помощью форм вы можете быстро и легко создавать анкеты, которыми вы можете поделиться как внутри, так и за пределами своей работы.

Эти формы автоматически собирают и сохраняют ответы в книге Excel, чтобы их можно было легко просмотреть и проанализировать позже.

Это еще один отличный инструмент в пакете Office, который хорошо работает с Excel, и вы определенно захотите изучить его.

Excel 2016 и шпаргалка 2019

Microsoft Windows может получить все освещение в прессе, но когда вы хотите выполнить реальную работу, вы обращаете внимание на приложения, которые на ней работают. А если вы используете электронные таблицы, это обычно означает Excel.

Excel, конечно же, является частью пакета инструментов Microsoft Office для повышения производительности.Microsoft продает Office по двум моделям: частные лица и компании могут заплатить за лицензию на программное обеспечение заранее и владеть ею навсегда (что компания называет «бессрочной» версией пакета) или они могут приобрести подписку на Office 365, что означает, что у них есть доступ к программному обеспечению только до тех пор, пока они продолжают платить абонентскую плату.

Когда вы покупаете бессрочную версию пакета, скажем, Office 2016 или Office 2019, его приложения никогда не получат новые функции, тогда как приложения Office 365 постоянно обновляются новыми функциями.(Дополнительные сведения см. В разделе «В чем разница между Microsoft Office 2019 и Office 365?»)

Эта шпаргалка познакомит вас с функциями, которые были представлены в Excel 2016 и Excel 2019, версиях с бессрочной лицензией. Excel входит в состав Office 2016 и Office 2019 соответственно. В Office 365 Excel имеет все эти функции, а также несколько других. Если у вас или вашей организации есть подписка на Office 365, ознакомьтесь с нашей отдельной памяткой по Excel для Office 365, чтобы узнать обо всех последних функциях.

Большинство советов в этой статье применимы как к Excel 2016, так и к 2019 для Windows. Ближе к концу находится раздел только для Excel 2019.

Поделитесь этой историей: ИТ-специалисты, мы надеемся, что вы передадите это руководство своим пользователям, чтобы помочь им научиться максимально эффективно использовать Excel 2016 и 2019.

Используйте ленту

Лента Интерфейс, который вы знали и любили (или, возможно, ненавидели) в более ранних версиях Excel, не сильно изменился в Excel 2016 или 2019.Поскольку лента включена в приложения пакета Office с Office 2007, мы предполагаем, что вы уже знакомы с тем, как она работает. Если вам нужно что-то напомнить, см. Нашу шпаргалку по Excel 2010.

Как и в Excel 2013, лента в Excel 2016 и 2019 имеет плоский вид, более чистый и менее загроможденный, чем в Excel 2010 и 2007. Лента 2016 и 2019 меньше, чем в Excel 2013, строка заголовка сплошного зеленого цвета. а не белого цвета, а текст на вкладках ленты («Файл», «Главная», «Вставка» и т. д.) представляет собой сочетание заглавных и строчных букв, а не заглавных букв.Но он по-прежнему работает так же, и вы найдете большинство команд в тех же местах, что и в более ранних версиях.

IDG

Лента не сильно изменилась по сравнению с Excel 2013. (Щелкните изображение, чтобы увеличить).

Чтобы узнать, какие команды находятся на каких вкладках ленты, загрузите краткий справочник по лентам Excel 2016 и 2019. Также ознакомьтесь с изящной новой функцией Tell Me, описанной ниже.

Как и в предыдущих версиях Excel, если вы хотите, чтобы лента исчезла, нажмите Ctrl-F1.Чтобы он снова появился, нажмите Ctrl-F1, и он вернется.

У вас есть и другие варианты отображения ленты. Чтобы перейти к ним, щелкните значок «Параметры отображения ленты» в правом верхнем углу экрана, слева от значков, чтобы свернуть и развернуть PowerPoint. Появится раскрывающееся меню с тремя вариантами:

  • Автоматически скрывать ленту: Это скрывает всю ленту, как вкладки, так и команды под ними. Чтобы снова отобразить ленту, щелкните в верхней части PowerPoint.
  • Показать вкладки: Показывает вкладки, но скрывает команды под ними. Это то же самое, что и нажатие Ctrl-F1. Чтобы отобразить команды под вкладками, когда они скрыты, нажмите Ctrl-F1, щелкните вкладку или щелкните значок отображения ленты и выберите «Показать вкладки и команды».
  • Показать вкладки и команды: При выборе этого параметра отображаются и вкладки, и команды.

И если по какой-то причине этот приятный зеленый цвет в строке заголовка вам не по вкусу, вы можете сделать его белым или серым.(В Excel 2019 есть также черный вариант.) Для этого выберите Файл> Параметры> Общие . В разделе «Персонализируйте свою копию Microsoft Office» щелкните стрелку вниз рядом с темой Office и выберите Темно-серый или Белый (или Черный) в раскрывающемся меню. Чтобы строка заголовка снова стала зеленой, выберите вариант «Цветной» из раскрывающегося списка. Прямо над меню темы Office находится раскрывающееся меню «Фон Office» — здесь вы можете выбрать отображение шаблона, например печатной платы или кругов и полос в строке заголовка.

IDG

Вы можете изменить зеленую строку заголовка Excel: в разделе «Персонализируйте свою копию Microsoft Office» щелкните стрелку вниз рядом с темой Office и выберите цвет. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Есть очень полезная функция в том, что Microsoft называет закулисной областью, которая появляется, когда вы нажимаете Файл на ленте: если вы нажимаете Открыть или Сохранить как в меню слева, вы можете увидеть облачные службы, к которым вы подключились. ваша учетная запись Office, например SharePoint и OneDrive.Теперь под каждым местоположением отображается связанный с ним адрес электронной почты. Это очень полезно, если вы используете облачную службу с несколькими учетными записями, например, если у вас есть одна учетная запись OneDrive для личного использования, а другая — для бизнеса. Вы сможете сразу увидеть, что есть что.

IDG

Область за кулисами показывает, какие облачные сервисы вы подключили к своей учетной записи Office. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Выполняйте задачи быстро с помощью Tell Me

Excel никогда не был самым удобным для пользователя приложением, и в нем так много мощных функций, что использовать его может быть сложно.Microsoft упростила эту задачу, добавив в Excel 2016 и 2019 функцию под названием Tell Me, которая делает доступными даже скрытые инструменты.

Чтобы использовать его, щелкните текст «Скажите, что вы хотите сделать» справа от вкладки «Просмотр» на ленте. (Поклонники клавиатуры могут вместо этого нажать Alt-Q.) Затем введите задачу, которую хотите выполнить, например «создать сводную таблицу». Вы увидите меню, в котором показаны возможные варианты выполнения задачи. В этом случае основным результатом является прямая ссылка на форму для создания сводной таблицы — выберите ее, и вы сразу же начнете создавать сводную таблицу, не переходя сначала на вкладку «Вставка» ленты.

Если вам нужна дополнительная информация о своей задаче, последние два элемента, которые отображаются в меню «Расскажи мне», позволяют выбрать из связанных тем справки или выполнить поиск по фразе с помощью интеллектуального поиска. (Подробнее об интеллектуальном поиске ниже.)

IDG

Функция Tell Me упрощает выполнение практически любых задач. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Даже если вы считаете себя жокеем электронных таблиц, вам стоит попробовать Tell Me. Это значительно экономит время и намного эффективнее, чем поиск команды через ленту.Также полезно то, что он запоминает функции, которые вы ранее нажимали в поле, поэтому, когда вы нажимаете на него, вы сначала видите список предыдущих задач, которые вы искали. Это гарантирует, что задачи, которые вы часто выполняете, всегда будут под рукой. Кроме того, он делает задачи, которые вы редко выполняете, в пределах легкой досягаемости.

Используйте Smart Lookup для онлайн-исследований

Еще одна новая функция, Smart Lookup, позволяет вам проводить исследования, пока вы работаете с электронной таблицей. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку со словом или группой слов и в появившемся меню выберите Smart Lookup.

При этом Excel использует поисковую систему Microsoft Bing для поиска слова или слов в Интернете, а затем отображает определения, любые связанные записи Википедии и другие результаты из Интернета на панели интеллектуального поиска, которая появляется справа. Щелкните любую ссылку результата, чтобы открыть в браузере всю страницу. Если вам просто нужно определение слова, щелкните вкладку «Определить» на панели. Если вам нужна дополнительная информация, щелкните вкладку «Обзор» на панели.

IDG

Smart Lookup удобен для поиска общей информации, такой как определения финансовых терминов.(Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Для общих терминов, таких как «срок окупаемости» или «рентабельность инвестиций», он работает хорошо. Но не ожидайте, что Smart Lookup будет исследовать финансовую информацию, которую вы, возможно, захотите поместить в свою электронную таблицу, по крайней мере, исходя из моего опыта. Например, когда я провел интеллектуальный поиск по «уровню инфляции во Франции в 2016 году», я получил результаты футбольного турнира Евро-2016 и другую информацию, говорящую мне, что 2016 год был високосным. И когда я поискал по запросу «Производство стали в США», Smart Lookup нашел в Википедии запись о Соединенных Штатах.

Обратите внимание, что для использования Smart Lookup в Excel или любом другом приложении Office вам может потребоваться сначала включить функцию интеллектуальных служб Microsoft, которая собирает ваши условия поиска и некоторый контент из ваших электронных таблиц и других документов. (Если вас беспокоит конфиденциальность, вам нужно взвесить, стоит ли этот удар о конфиденциальности удобства проведения исследования прямо в приложении.) Если вы не включили его, вы увидите экран, когда нажмете Smart Lookup просит вас включить его.Как только вы это сделаете, он будет включен во всех ваших приложениях Office.

Диаграммы новые типы диаграмм

Таблицы — это не только необработанные данные, но и диаграммы. Диаграммы отлично подходят для визуализации и представления данных, а также для получения из них аналитической информации. С этой целью в Excel 2016 есть шесть новых типов диаграмм, в том числе, в первую очередь, гистограмма (часто используется в статистике), «водопад», который эффективно показывает текущие финансовые итоги, и иерархическую древовидную карту, которая помогает находить закономерности в данных.(В Excel 2019 есть еще два новых типа диаграмм, о которых мы поговорим позже.) Обратите внимание, что новые диаграммы доступны только в том случае, если вы работаете с документом .xlsx. Если вы используете старый формат .xls, вы их не найдете.

Чтобы увидеть все новые диаграммы, поместите курсор в ячейку или группу ячеек, содержащих данные, выберите Вставить> Рекомендуемые диаграммы и щелкните вкладку Все диаграммы. Вы найдете новые диаграммы, смешанные со старыми. Выберите любой, чтобы создать диаграмму.

IDG

Excel 2016 включает шесть новых типов диаграмм, включая водопад.(Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Это шесть новых типов диаграмм:

Древовидная карта. Этот тип диаграммы создает иерархическое представление ваших данных, с категориями верхнего уровня (или ветвями дерева), показанными в виде прямоугольников, и с подкатегориями (или подветвями), показанными в виде меньших прямоугольников, сгруппированных внутри больших. Таким образом, вы можете легко сравнивать размеры категорий и подкатегорий верхнего уровня в одном представлении. Например, книжный магазин может сразу увидеть, что он приносит больше доходов от первых читателей, подкатегории детских книг, чем от всей категории документальной литературы верхнего уровня.

IDG

Древовидная диаграмма позволяет легко сравнивать категории и подкатегории верхнего уровня в одном представлении. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Санберст. Этот тип диаграммы также отображает иерархические данные, но в виде многоуровневой круговой диаграммы. Каждый уровень иерархии представлен кружком. Самый внутренний круг содержит категории верхнего уровня, следующий круг показывает подкатегории, круг после этих подкатегорий и так далее.

Солнечные лучи лучше всего подходят для отображения отношений между категориями и подкатегориями, тогда как древовидные карты лучше показывают относительные размеры категорий и подкатегорий.

IDG

Диаграмма солнечных лучей показывает иерархические данные, такие как категории и подкатегории книг, в виде многоуровневой круговой диаграммы. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Водопад. Этот тип диаграммы хорошо подходит для визуализации финансовой отчетности. Он отображает промежуточную сумму положительных и отрицательных вкладов в окончательную чистую стоимость.

IDG

Каскадная диаграмма показывает промежуточную сумму положительных и отрицательных вкладов, таких как доходы и расходы, в окончательную чистую стоимость.(Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Гистограмма. Этот вид диаграммы показывает частоты в наборе данных. Например, он может показать количество книг, проданных в определенном ценовом диапазоне в книжном магазине.

IDG

Гистограммы хорошо подходят для отображения частот, например количества проданных книг по разным ценам. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Парето. Эта диаграмма, также известная как отсортированная гистограмма, содержит столбцы, а также линейный график. Значения представлены столбцами в убывающем порядке.Совокупный общий процент каждого бара представлен восходящей линией. В примере с книжным магазином каждая полоса может показывать причину возврата книги (дефект, неправильная цена и т. Д.). На диаграмме можно было бы сразу увидеть основные причины возвратов, чтобы владелец книжного магазина мог сосредоточиться на этих проблемах.

Обратите внимание, что диаграмма Парето не отображается, когда вы выбираете Вставить> Рекомендуемые диаграммы> Все диаграммы . Чтобы использовать его, сначала выберите данные, которые вы хотите построить в диаграмме, затем выберите Вставить> Вставить статистическую диаграмму и в разделе Гистограмма выберите Парето.

IDG

На диаграмме Парето или отсортированной гистограмме восходящая линия представляет совокупный общий процент измеряемых элементов. В этом примере легко увидеть, что более 80% прибыли книжного магазина связано с тремя проблемами. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Коробка и ус. Эта диаграмма, как гистограмма, показывает частоты в наборе данных, но обеспечивает более глубокий анализ, чем гистограмма. Например, в книжном магазине он может показывать распределение цен на книги разных жанров.В показанном здесь примере каждый «прямоугольник» представляет собой от первого до третьего квартиля цен на книги этого жанра, а «усы» (линии, идущие вверх и вниз от прямоугольника) показывают верхний и нижний диапазон цен. Выбросы, которые оцениваются за пределами усов, показаны точками, средняя цена для каждого жанра показана горизонтальной линией в рамке, а средняя цена показана знаком x.

IDG Диаграммы

Box & Whisker могут отображать подробные сведения о диапазонах данных, такие как от первого до третьего квартиля в «прямоугольниках», медиана и среднее значение внутри прямоугольников, верхний и нижний диапазон с «усами» и выбросы с точками.(Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Дополнительные сведения о новых типах диаграмм см. В статьях PCWorld «Что делать с новыми стилями диаграмм Excel 2016: Treemap, Sunburst и Box & Whisker» и «Диаграммы Excel 2016: как использовать новые форматы Парето, гистограммы и водопада» . »

Совместная работа в реальном времени с помощью Excel Online

Когда был выпущен Office 2016, самой громкой новой функцией была совместная работа в реальном времени, которая позволяла людям одновременно работать над документами, где бы они ни находились, при условии наличия подключения к Интернету.(Microsoft называет это «совместным редактированием».) Когда вы сотрудничаете с другими вживую, каждый, у кого есть доступ к документу, может работать над ним одновременно, и каждый видит, что делают все остальные, когда они редактируют.

Но Excel не использовался для совместной работы вживую. Только Word, PowerPoint и OneNote имели эту функцию, при этом Microsoft заявила, что в неопределенное время Excel получит возможность совместной работы в реальном времени.

В июле 2017 года Microsoft наконец-то развернула совместную работу в реальном времени для настольного клиента Excel, но только для подписчиков Office 365.(См. «Как использовать новые функции совместной работы Excel в реальном времени» для полного пошагового руководства по их использованию.)

Многие люди (включая меня) ожидали, что Excel 2019 получит функции совместного редактирования, но это не так. Чтобы получить возможность совместной работы в настольном клиенте Excel, вы должны быть подписчиком Office 365.

Пользователи Excel 2016 и 2019 с бессрочной лицензией могут, однако, сотрудничать в реальном времени с помощью веб-версии Excel, и я покажу вам, как это сделать здесь. Excel Online менее мощный и безупречный, чем настольный клиент Excel, но он работает достаточно хорошо, если вы хотите сотрудничать в режиме реального времени.

Для совместной работы с помощью онлайн-версии Excel файл, которым вы хотите поделиться, должен находиться в OneDrive, OneDrive для бизнеса, SharePoint или Dropbox. Для начала перейдите в Excel Online на сайте office.com; затем войдите в систему, используя свой Microsoft ID, и нажмите кнопку Excel. Когда Excel запустится, откройте файл, которым хотите поделиться.

Затем нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу экрана. Экран всплывает над Excel. В нем введите адрес электронной почты человека, с которым хотите поделиться.Если вы хотите поделиться с несколькими людьми, введите несколько адресов электронной почты. Затем введите заметку, если хотите.

Если вы вошли в систему с индивидуальной учетной записью Microsoft, люди, с которыми вы делитесь документом, могут редактировать документ по умолчанию; однако вместо этого вы можете предоставить им доступ только для чтения, щелкнув ссылку «Получатели могут редактировать» в области «Добавить быструю заметку» и выбрав «Получатели могут только просматривать» в раскрывающемся списке. Когда вы это сделаете, вы также увидите возможность указать, нужно ли получателям входить в систему с учетной записью Microsoft для просмотра книги.Когда будете готовы, нажмите кнопку «Поделиться».

Когда вы закончите, появится экран, подтверждающий, кому вы отправили электронное письмо, и могут ли они редактировать или только читать документ. Вы можете щелкнуть этот раскрывающийся список, чтобы изменить их разрешения или прекратить совместное использование книги. На этом экране вы также можете отправить еще одно электронное письмо, чтобы поделиться им с другими, щелкнув ссылку «Пригласить людей» на левой панели. Когда вы закончите работу с экраном, нажмите «Закрыть».

Если вы вошли в систему с корпоративной учетной записью, процесс несколько упростится.На начальном всплывающем экране, где вы вводите адреса электронной почты получателей, вы увидите поле с надписью: «Только указанные вами люди, у которых есть эта ссылка, могут редактировать». Нажмите на нее, и вы увидите экран с дополнительными параметрами общего доступа, включая всех, людей в вашей организации и людей с существующим доступом. Также есть флажок, позволяющий им редактировать книгу или нет. Сделайте свой выбор и нажмите Применить. Затем вернитесь в первое всплывающее окно и нажмите «Отправить».

Excel теперь отправляет электронное письмо всем людям, с которыми вы хотите сотрудничать.Когда они нажимают кнопку «Просмотреть в OneDrive» или «Открыть», они открывают электронную таблицу. На этом этапе они могут просматривать электронную таблицу, но не могут ее редактировать. Чтобы отредактировать его, им нужно нажать кнопку «Редактировать в браузере» в верхней части экрана или щелкнуть меню «Редактировать книгу» и выбрать «Редактировать в браузере». Затем они могут редактировать документ прямо в окне браузера.

Каждый, кто использует документ, видит изменения, вносимые другими людьми, в режиме реального времени. Присутствие каждого человека обозначается цветным курсором, и каждый получает свой цвет.Когда они совершают действия, такие как ввод данных в ячейку или создание диаграммы, их работа мгновенно становится видна всем остальным.

IDG

Когда люди совместно работают над электронной таблицей в Excel Online, каждый может видеть изменения, вносимые всеми остальными. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

В правом верхнем углу экрана находится список всех, кто работает над документом. Щелкните имя, чтобы увидеть, где находится ячейка, над которой они сейчас работают (например, G11). Вы также можете навести указатель мыши на цветной курсор и увидеть его имя.

Чат недоступен. Но если вы нажмете значок Skype в правом верхнем углу экрана, вы сможете запустить Skype, посмотреть, подключены ли они к службе, и таким образом общаться с ними.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *