Как оформить удаленного сотрудника: Как правильно оформить и уволить удаленного сотрудника — СКБ Контур

Содержание

Оформление дистанционных работников с января 2021

Принципы удаленной работы с января 2021 изменились. В начале года вступают в силу поправки в трудовом кодексе, посвященные дистанционке.

Мы подробно рассмотрели изменения закона в этой статье.

Теперь давайте узнаем —- как правильно оформлять дистанционных работников по новому регламенту.

Эффективно управляйте дистанционным трудом после нашего курса, обновленного в соответствии с поправками в ТК 2020.

Как принимать на работу по новым правилам и какие документы оформлять?

Вы можете заключить трудовой договор на постоянную дистанционную работу, как и прежде. Кроме того, с нового года вводятся новые виды удаленки и понятие временной дистанционной работы. В зависимости от своих нужд предусмотрите в трудовом договоре один из двух режимов:

  • непрерывная удаленная работа. Такой режим возможен в течении полугода. В договоре или допсоглашении предусмотрите период работы и ее условия;
  • чередование работы дома и на том рабочем месте, которое предоставит работодатель. Трудовой договор должен содержать расписанный график: по каким дням работник трудится в офисе, по каким дома.

Важно!

 

Если на дистанционку необходимо перевести сотрудника, с которым уже заключен трудовой договор, действуют новые правила перевода на удаленную работу с 2021 года.

Подпишите с ним дополнительное соглашение об удаленной работе. Это новация в ТК. В условиях пандемии работодатели столкнулись с тем, что перевод не был регламентирован кодексом и действовали на свой страх и риск.

В допсоглашении при новом порядке оформления удаленки укажите график присутствия работника в офисе. Также впишите пункты об отчетности дистанционного сотрудника, способах передачи документации, порядке взаимодействия.

Важно!

 

При переводе сотрудника на удаленную работу, по новым правилам оформления дистанционки, работодателю запрещено снижать зарплату работнику, если объем работы и функционал не уменьшатся.

Правила оформления дистанционной работы в 2021 году в трудовой книжке

Серьезные изменения претерпел порядок работы с трудовыми книжками. К концу 2020 года все работники определились с видом трудовой — бумажной или электронной.

  • Если работник выбирает ЭТК, в его бумажном документе делается запись о том, что он подал заявление на ведение сведений о своей трудовой деятельности в цифровом формате. Документ выдается ему на руки.

Пример записи в трудовой

 

Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
  • Работник выбрал бумажный вариант — никакой записи в его трудовую книжку не делается. Работодатель ведет бумажный документ и параллельно передает сведения в электронной форме о его труддеятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Таким образом, если новый работник при оформлении дистанционки предъявит трудовую книжку, вы сразу поймете, в каком виде ее вести по наличию или отсутствию соответствующей записи. Кроме того, сведения о выборе работника отражаются в его лицевом счете и выписке ПФР, которую вы вправе запросить.

Совет

 

Не забудьте предупредить работников, перешедших на цифровой формат данных о том, чтобы они не теряли и не уничтожали бумажную трудовую. Сведения о трудовом стаже до 2020 года содержатся только в бумажной книжке.

Если сотрудник промолчал, не сделав выбор, его деятельность продолжает отражаться и в электронном, и в традиционном виде. Новому работодателю он также предоставляет бумажную трудовую. Что касается дальнейшего выбора:

  • на работника, устраивающегося дистанционно впервые после 1.01.2021, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде;
  • при выборе бумажного документа работник не теряет права сделать обратный выбор в любой момент;
  • при выборе ЭТК возврат к бумажной невозможен;
  • работник не имел возможности сделать выбор по объективным причинам (затяжная болезнь, другое) — это право сохраняется за ним;
  • ваш работник — молчун, в этом случае вы продолжаете вести бумажную трудкнижку и подавать сведения в ПФР в электронном виде. Если этот работник уволится, он идет к новому работодателю также с бумажным документом.

Важно!

 

Вышеизложенное относится и к новым правилам оформления дистанционных работников с 2021 года, которые уже работают у вас в по трудовому договору.

Пока нет однозначного толкования, что делать с молчунами — останется ли у них право на переход к ЭТК после января 2021 или нет. Однако, учитывая тенденцию ПФР к цифровизации документооборота, скорее всего это право за ними сохранится.

Таким образом, когда дистанционный работник направляет вам трудовую, вы вносите в нее сведения, если:

  • он вас об этом попросил;
  • он не выбрал ЭТК.

По новым правилам оформления дистанционки вы не обязаны оформлять удаленному сотруднику регистрацию в системе индивидуального учета, если он не зарегистрирован в ПФР. Дистанционные работники сами обращаются в фонд с паспортом.

Как принять ЛНА о о временном переводе на удаленную работу

В исключительных ситуациях, а также в случаях принятия органами власти соответствующих распоряжений, работодатель вправе перевести работника на удаленку без его согласия.

Важно!

 

Это новация ТК. Работодатель должен разработать и утвердить положение о временной дистанционной работе 2021, содержащее порядок временного перевода работников на дистанционную работу.

Нормативный акт составляется с учетом мнения профсоюза и должен содержать:

  • основания принятия решения о временном переводе на дистанционку;
  • перечень переводимых сотрудников;
  • сроки перевода;
  • порядок обеспечения работников оборудованием, ПО и проч.;
  • механизм компенсирования затрат работника на осуществление дистанционной работы;
  • режим рабочего времени, порядок взаимодействия и предоставления отчетов.

Важно!

 

Режим работы сотрудника на временной удаленке по ЛНА не должен противоречить или отличаться от действующих в организации ПВТР или условий трудового договора — это одно из основных требований новых правил оформления дистанционки в 2021 г..

В разделе о порядке общения пропишите способы, позволяющие точно определять взаимодействующих лиц. По окончании времени дистанционной работы, указанном в нормативном акте, работник возвращается к прежней деятельности. Никаких изменений в трудовой договор вносить не требуется. Работников, переводимых на временную дистанционку, необходимо ознакомить с этим ЛНА под роспись.

Скачать образец Положения о временной дистанционной работе 2021

Минтруд объяснил, как правильно отправлять работников на «удаленку»

| Поделиться Работодатель может перевести любого сотрудника на удаленную работу, издав указ об этом переводе. Минтруд разъяснил, что это можно сделать даже, если особенности такого формата работы не были ранее указаны в договоре. Зарплата останется прежней.

«Удаленщик» приравнен к обычному сотруднику

Минтруд разъяснил, как переводить сотрудников на удаленную работу, даже если это не указано в трудовом договоре. Об этом сообщили в пресс-службе Минтруда.

Работодатель должен издать приказ о переходе на удаленный режим работы с точной датой начала и окончания этого периода, описанием условий и продолжительности рабочего дня.

Зарплата в случае сохранения всех трудовых обязанностей должна выплачиваться в полном объеме.

Прежде для оформления на работу удаленного сотрудника работодатель обходился либо договором гражданско-правового характера, либо заключал обычный трудовой договор, где местом работы указывался адрес работодателя, но не возможность дистанционного режима, тем более по желанию сотрудника. Если работодатель и сотрудник договаривались об удаленном режиме, частно в устной форме, работодатель не брал на себя ответственность за обеспечение сотрудника техникой и организацию рабочего места, а также часто предъявлял завышенные требования к сотруднику, вынуждая быть на связи практически круглосуточно.

Все это делало удаленных сотрудников очень уязвимыми, особенно если речь шла о таких категориях сотрудников, как беременные женщины, многодетные матери, пенсионеры и инвалиды.

Минтруд разъяснил, что при отправке сотрудника на «удаленку» его зарплата должна оставаться прежней

В других случаях работодатель заключал особый трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ), где тщательно прописывалась ответственность работника и обязанности работодателя. В этом случае, по закону работодатель должен был обеспечить сотрудника необходимым программным обеспечением, мобильной связью, техникой для работы, либо выплатить компенсацию сотруднику, если все это предоставлял он себе сам.

Законопроект об «удаленке»

Сейчас Госдума ведет работу с законопроектом об особенностях регулирования дистанционной работы. 21 июля 2020 г. законопроект был принят в первом чтении. Согласно документу, предлагается ввести три вида «удаленки». Первый – это «дистанционная (удаленная) работа», то есть работа «вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя». Второй – «временная дистанционная (удаленная) работа». Такой режим работы предусматривает временное выполнение трудовой функции работника, работающего на основании трудового договора, вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя. Третий – «комбинированная дистанционная (удаленная) работа». Такое название получил режим работы, включающий в себя одновременно и работу на стационарном рабочем месте, и дистанционную (удаленную) работу.

В законопроекте предусмотрено право работника, находящегося на постоянной удаленной работе, а также сотрудника, пребывающего в режиме временной дистанционной занятости, быть «офлайн». Должен быть определен порядок взаимодействия с работником с помощью электронных средств связи в его время отдыха по аналогии с привлечением к сверхурочной работе. Время взаимодействия работодателя с работником в период времени отдыха работника оплачивается работнику в порядке, предусмотренном для сверхурочной работы.

Телемедицина, нейрокомпьютерные интерфейсы и роботы: что ждет сферу социальных инноваций Москвы

Инновации и стартапы

Согласно проекту поправок, перевод на дистанционную работу может осуществляться только с согласия работника. Есть категории работников, которых переводят на временную удаленную работу в приоритетном порядке: беременные женщины, инвалиды, пенсионеры по возрасту, работники, имеющие детей до 14 лет или осуществляющие уход за больными родственниками. Напомним, что ранее работодатель мог официально уволить сотрудника, оформленного по обычному трудовому договору, если тот по каким-то причинам по устной договоренности с работодателем переходил на удаленный режим работы и не мог в дальнейшем вернуться к офисной работе в полном объеме. Основанием служило то, что в стандартном трудовом договоре не было закреплено желание сотрудника выбрать режим удаленной работы.

Также удаленные работники получат право пользоваться электронным документооборотом без дублирования большинства кадровых документов на бумаге. Для этого предлагается отказаться от требования подписывать трудовой договор о дистанционной работе с использованием квалифицированной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Апреля 2020 г. Президент России Владимир Путин подписал закон о проведении краткосрочного эксперимента по отказу от бумажных трудовых договоров. Он продлится до 31 марта 2021 г., и пока участие в нем добровольное. Напомним также, что 1 декабря 2019 г. в силу вступил закон об электронных трудовых книжках (Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).

Насколько это актуально сейчас

По информации Минтруда, сейчас в удаленном режиме трудятся 9% работников организаций, максимум на пике пандемии составлял 11%. Пандемия в связи с распространением коронавируса ускорила масштабный перевод сотрудников на удаленный режим работы, а также заставила организации быстрее перестраивать свои подходы к организации рабочего процесса и пространства. Российские и зарубежные компании не спешат возвращать с «удаленки» сотрудников. Microsoft позволила сотрудникам работать из дома вплоть до октября 2020 г., даже если в странах из проживания изоляционные меры, связанные с пандемией коронавируса, будут сняты раньше. Также сотрудники Mail.ru Group продолжат работу в дистанционном режиме минимум до октября 2020 г. В Apple призвали сотрудников в США не ждать полноценного возвращения в офисы до конца года. А сотрудники Twitter, Facebook и Google «оставлены» на удаленке до лета 2021 г.

В августе 2020 г. российский мультимедийный холдинг РБК заявил, что в течение нескольких месяцев переведет большинство сотрудников на дистанционный режим работы на постоянной основе, а X5 Retail Group, мультиформатная розничная компания России, управляющая торговыми сетями «Пятёрочка», «Перекрёсток» и «Карусель» запустила проект по удалённой работе Home Office и трансформацию своих офисов на территории России. В рамках проекта около 60% сотрудников перейдут на удалённый и комбинированный режимы работы. Компания сохранит все условия оплаты труда, льготы и компенсации вне зависимости от выбранного формата работы. Решение о графике удалённой работы сотрудник, деятельность которого допускает такой режим, может принять самостоятельно

Также с 1 сентября 2020 г., в 14 регионов России начнется глобальный эксперимент по внедрению «цифровой образовательной среды» в школах, колледжах и организациях дополнительного образования. Он затронет огромное количество сотрудников, трудящихся в образовательных учреждениях. Согласно проекту Правительства «О проведении в 2020 – 2022 гг. эксперимента по внедрению целевой модели цифровой образовательной среды» нововведение к 2024 г. распространится по всей стране.

Ирина Пешкова



Дистанционный удаленный работник надомник прием на работу образцы и документы

 

Достаточно часто нам задают вопросы об особенностях оформления работников, которых называют удаленными работниками, надомниками, фрилансерами, дистанционными работниками.

Действительно — при кажущейся простоте существует ряд особенностей при трудоустройстве всех указанных удаленных работников.

Изложив все понял, что материала набралось на несколько статей, которые (как обычно) разбиты по порядку:

  1. Что такое работа на дому: фриланс, удаленная работа или труд надомника?

  2. Необходимые для оформления приема на работу дистанционного работника документы.

  3. Условия трудового договора и порядок его заключения с дистанционным работником

  4. Особенности работы удаленных работников

  5. Оплата труда и другие выплаты дистанционным работникам

  6. Налоговые риски при работе с дистанционным работником

  7. Расторжение трудового договора с дистанционным работником

  8. Полезные ссылки по теме

 

Что такое работа на дому: фриланс, дистанционная работа или труд надомника?

 
Быстрое развитие информационных технологий и сетей связи общего пользования привело к формированию принципиально новых правоотношений – дистанционной (удаленной) занятости, т.е. людей делающих свою работу (оказывающих услуги) удаленно (дистанционно). Такая форма взаимоотношений с одной стороны сокращает издержки работодателя на аренду помещений и организацию, оснащение и содержание рабочих мест, с другой – значительно экономит время и средства работника и делает труд работника более комфортным в домашних условиях. Благодаря новым технологиям  каждый получил возможность работать дистанционно, в том числе – самые социально незащищенные слои населения (инвалиды, женщины, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком (детьми), пенсионеры и другие категории населения).

Важно знать, что согласно статье 13 Закона № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком сохраняется в случае, если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому, а также в случае продолжения обучения. Поэтому молодые мамы (если у них есть возможность выкроить немного времени) могут совершенно спокойно найти себе дополнительный официальный источник дохода не опасаясь потерять ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Практика показывает, что качество такого труда выше традиционного – ведь удаленный (дистанционный) работник не имеет ограничений в рабочем времени, а если он еще и мобилен, то может использовать технику в любом месте (дома, на даче, или в кафе), не тратя при этом времени на дорогу в офис и обратно.

Но есть и другая сторона «медали»: у людей занятых дистанционно стирается грань между буднями и выходными, а отпуск становится воспоминанием о прошлой жизни. Многим такая жизнь по вкусу и, достигнув финансовой стабильности, они продолжают жить в том же режиме.

Все отношения на рынке труда при удаленной занятости, на мой взгляд, можно разделить на 3 вида (в зависимости от способа их оформления):

  • трудовые отношения – такие отношения, при которых заключается трудовой договор. Такие отношения я буду называть так, как это указано в главе 49 Трудового кодекса РФ или так, как принято называть в обиходе – труд надомников или удаленных работников (т.к. их рабочее место находится далеко от работодателя), а лиц – надомниками или дистанционными работниками;

  • 6 апреля 2013 года Президентом РФ подписан Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее — Закон № 60-ФЗ), которым Трудовой кодекс РФ дополнен новой главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников», которым (в том числе) разделены понятия «надомник» и «дистанционный работник»

    Примечание: Минтруд вдруг решил, что удаленный и дистанционный труд это не одно и то же (Письмо Минтруда России от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710): «… формы работы на дому: удаленная, дистанционная, надомная работа…». При этом ни одного внятного отличия удаленной от дистанционной работы не приводится:

    • удаленная работа — рекомендуется осуществлять переход на удаленную работу всех работников, для которых существуют такие технические возможности. В первую очередь — беременных женщин, родителей с малолетними детьми (родителей (опекунов, попечителей, приемных родителей), воспитывающих детей в возрасте до четырнадцати лет или ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет), инвалидов, лиц, возраста 65 лет и старше. Вопрос о переходе на удаленную работу должен решаться с учетом задач, которые возложены на работника, и возможности их выполнять удаленно. Работодателю необходимо оценить технические возможности организации такой работы как со стороны работодателя, так и со стороны работника.

      Для организации режима удаленной работы работодателю необходимо определить списки работников, переходящих на удаленную работу на дому, и порядок организации работы. Порядок организации работы подразумевает под собой график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому.

      Также необходимо издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции) переходе сотрудников на удаленную работу на дому и ознакомить с ним работников.

      Заработная плата при удаленной занятости при сохранении должностных обязанностей, которые возложены на сотрудника, должна остаться без изменений.

    • дистанционная работа — «… для перехода сотрудника на дистанционную работу нужно заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

      Дистанционная работа предусматривает взаимодействие путем обмена электронными документами, где используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

      При этом обеспечение техническими средствами и другими ресурсами работодателем или работа с использованием личного оборудования фиксируется в трудовом договоре. За использование личного оборудования выплачивается компенсация в размерах, предусмотренных трудовым договором.

      В случае дистанционной работы с учетом необходимости соблюдения противоэпидемических требований органов государственной власти по предупреждению распространения эпидемии работник и работодатель также могут при необходимости обмениваться электронными образами документов с последующим их оформлением в установленном порядке.

    • надомная работанадомники — это лица, которые заключили трудовой договор о выполнении работы на дому с использованием материалов, инструментов и механизмов, полученных от работодателя либо приобретаемых за свой счет (глава 49 Кодекса). Надомник может выполнять работу, обусловленную трудовым договором, с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают. Результат работы надомника материален — это какая-то вещь. Таким образом, не любую работу, выполняемую вне офиса, можно считать надомной.

      Вопросы организации надомной работы регламентируются в трудовом договоре (дополнительном соглашении к трудовому договору), в том числе использование материалов, инструментов и механизмов, транспортное обеспечение доставки материалов и продукции, а также основания для расторжения трудового договора.

    Двумя неделями ранее тот же Роструд писал следующее: «… Начнем с того, кому из работников можно предложить временно перейти на удаленный труд. Под удаленным трудом следует понимать перевод на дистанционную работу. Это могут быть категории граждан, как рекомендованные нормативными актами регионов, например, беременные женщины, работники достигшие пенсионного возраста, так и определяемые работодателем с учетом возможностей осуществления дистанционной работы …» (Письмо Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5).

    … бухают они там что ли??? …

  • гражданско – правовые отношения – такие отношения, при которых заключается гражданско – правовой договор (подряда или оказания услуг) на разовую работу, а сами они регулируются гражданским законодательством РФ. Такие отношения я буду называть договорными, а лиц, которые делают такую работу (оказывают услуги) – фрилансерами;

  • отношения вне рамок правового поля – полная свобода или, как говорится, полный фриланс исходя из смысла, который вложен в это понятие переводом из Англо-русского словаря общей лексики («Lingvo Universal» ABBYY Lingvo) Free(-)lance [‘frielen(t)s]. При таких отношениях договор является устным и никаких письменных документов о работе не оформляется вообще. 

Как мы видим, с физическим лицом, который работает у себя дома, в зависимости от вида и характера работы, может быть заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

 

Какие документы необходимы для приема на работу дистанционного работника и надомника

Установленных законодательством особенностей порядка заключения трудового договора с удаленным работником (надомником) нет.

Законом № 60-ФЗ Трудовой кодекс РФ дополнен новой главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Не смотря на это, перечень документов, необходимых для заключения является общим и установлен статьей 65 Трудового кодекса РФ, согласно которой любой работник при трудоустройстве (в том числе и дистанционный) обязан предъявить работодателю определенный перечень документов.

Уже по этому перечню становится понятно, что выполнить требование статьи 65 Трудового кодекса РФ работнику, проживающему в другой местности крайне непросто, а зачастую – просто невозможно – ведь по смыслу этой нормы работник предъявляет оригиналы, а работодатель проверяет и (за исключением трудовой книжки) возвращает.

На практике такие затруднения решают современные средства коммуникации, по которым работник присылает сканированные копии этих документов, а трудовую книжку (как правило) направляет по почте ценным письмом.

Законом № 60-ФЗ введена статья 312.2, согласно которой дистанционный работник может предоставить сканированные копии документов в электронном виде.

Остается отрытым лишь вопрос о дате регистрации трудовой книжки в журнале учета движения трудовых книжек, который с вступлением в силу главы 49.1 ТК благополучно разрешится и датой заключения договора будет считаться та дата, которая указана в самом трудовом договоре с дистанционным работником.

Основой как дистанционного, так и надомного труда является письменный трудовой договор, в котором оговорены место работы, режим труда и способ выполнения производственных заданий и другие обязательные условия в соответствии с правилами статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Одной из особенностей труда удаленных (надомных) работников (и, одновременно, — «камнем преткновения») является установленное статьей 311 Трудового кодекса РФ требование о том, что поручаемые надомниками работы не могут быть противопоказаны им по состоянию здоровья.

Такое требование на практике ставит в тупик многих работодателей, кадровиков и юристов в связи с тем, что отсутствие четкого указания в Трудовом кодексе РФ порождает противоположные точки зрения. Посудите сами: чтобы поручить работу, которая не противопоказана по состоянию здоровья, работодатель должен знать о самом состоянии здоровья работника, а узнать об этом можно только из заключения (справки) специально обученного человека – врача, а для этого – направить такого кандидата на  предварительный (т.е. при приеме на работу) медицинский осмотр.

Есть нюансы для лиц, которые являются инвалидами – поручаемая им работа должна соответствовать рекомендациям медико-социальной экспертизы, медицинскому заключению врачебной комиссии, а также рекомендациям о противопоказанных и доступных условиях и видах труда согласно индивидуальной программе реабилитации.

Работодатель при заключении трудового договора с дистанционным работником и надомником должен учитывать следующее:

  1. Выполнение работ (изготовление изделий) по характеру и технологии производства должно быть возможно в надомных условиях и экономически целесообразно.

  2. Организация дистанционного и надомного труда допускается только для лиц, которые имеют необходимые жилищно-бытовые условия, а также практические навыки либо могут быть обучены этим навыкам для выполнения определенных работ.

  3. Конкретный вид работы для надомников и дистанционных работников выбирается с учетом их профессиональных навыков и состояния здоровья. При этом принимаются во внимание характер оборудования и инструментов, свойства сырья и материалов, рекомендации врачебно-трудовой экспертной комиссии или врачебно-консультационной комиссии и т.п.

  4. Запрещается предоставлять дистанционному работнику и надомнику виды работ, которые создают неудобства для его соседей.
  5. Отдельные виды надомных работ в соответствии с общими правилами противопожарной безопасности и санитарии, а также исходя из жилищно-бытовых условий надомников могут допускаться только с разрешения местных органов пожарной и санитарной инспекций.

Здесь хочется отметить лишь то, что большинство из указанных норм не работают, т.к. не соответствуют сегодняшним реалиям.

Продолжение следует:

  1. Условия трудового договора и порядок его заключения с удаленным работником

  2. Особенности работы и оплаты труда удаленных работников

  3. Налоговые риски при работе с удаленным работником

  4. Расторжение трудового договора с удаленным работником

  5. Заключение договора с фрилансером и его условия

 

Статья подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 12 декабря 2011 года.

Статья написана и размещена 12 декабря 2011 года. Дополнена — 11.04.2013, 05.05.2020

ВНИМАНИЕ!

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Автор: юрист и налоговый консультант Александр Шмелев © 2001 — 2021

 

Полезные ссылки по теме «Оформление дистанционного (удаленного) работника — порядок приема на работу и необходимые документы»

  1. Правомерность переноса выходного дня с 26 на 31 декабря 2020 года решением главы региона

  2. Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности

  3. Повышение пенсионного возраста

  4. Образец уведомления об изменении условий трудового договора

  5. Дополнительное соглашение к трудовому договору: когда заключается, форма, порядок заключения

  6. Стимулирующие выплаты: премии, бонусы, доплаты и надбавки

  7. Согласие на обработку персональных данных

  8. Эффективный контракт

  9. Различия трудового и гражданско-правового договора

  10. Квалификационные требования к водителям

  11. Регулирование труда несовершеннолетних работников

  12. Рабочее время

  13. Ненормированный рабочий день

  14. Сверхурочная работа

  15. Ошибки в трудовом договоре

  16. Как победить профсоюз

  17. Прием на работу

  18. Перевод на другую работу (изменение условий трудового договора)

  • Увольнение по собственному желанию

  • Увольнение по сокращению

  • Увольнение по о инициативе работодателя (другие случаи)

  • Оплата труда, больничных, выплаты при увольнении

  • Отпуска

  • Трудовые споры

  • Другие вопросы трудового права

  • Полезные ссыки по теме «Юридическая консультация по трудовому праву»

  • Тэги: прием на работу, дистанционный работник, оформление удаленного работника, прием на работу дистанционного работника, прием на работу надомника, прием на работу надомника, трудовой договор

    Как оформить удаленного сотрудника. Простая пошаговая инструкция

    Сегодня уже многие бизнесмены поняли, что содержание удаленного сотрудника обходится гораздо дешевле, чем сотрудника офиса. Не нужно арендовать помещение, обустраивать рабочее место. Кроме того, когда пул кандидатов не ограничен одним лишь вашим городом, вы можете нанять действительно высококлассного специалиста и значительно варьировать с суммой оплаты. Знаете ли вы как официально нанять удаленного сотрудника и правильно оформить отношения с ним?

    Итак, согласно действующему законодательству, удаленный работник может быть оформлен двумя способами:

    1). Путем заключения трудового договора (и тогда все взаимоотношения между ними регулируются нормами Трудового кодекса РФ)

    2). Путем заключения гражданско-правового договора (тогда взаимоотношения будут урегулированы положениями договора подряда, либо договора оказания услуг, либо договора выполнения работ и т.д.).

    Общая рекомендация такова. Если вам нужен официальный сотрудник для масштабного, но одноразового проекта (например, создание сайта), то удобнее будет заключить гражданско-правовой договор. Предметом такого договора должен быть конкретный результат. По окончанию сотрудничества составляется акт выполненных работ (либо оказанных услуг). Акт подтверждает, что работа сдана исполнителем, принята заказчиком и именно он является основанием для оплаты выполненной работы на условиях заключенного договора.

    В целях долгосрочного сотрудничества, для выполнения постоянных текущих задач, удобнее оформлять удаленного работника согласно требованиям Трудового кодекса РФ. Буквально в прошлом году в Трудовой кодекс РФ введена новая глава 49.1., регулирующая работу удаленных сотрудников. Закон назвал их «дистанционными работниками». Основой взаимоотношений между работодателем и дистанционным работником является обмен электронными документами. Через сеть Интернет осуществляется:

    • заключение трудового договора;
    • ознакомление с локальными документами работодателя;
    • запрос и выдача документов, связанных с работой.
    Так, теперь пошагово. Что же конкретно вам нужно сделать для оформления удаленного сотрудника по нормам Трудового кодекса РФ:
    1. Направить кандидату экземпляр трудового договора (уже подписанный вами), по электронной почте, либо с использованием других возможностей электронного документооборота и получить подписанный и сканированный экземпляр со стороны кандидата. С момента получения вами электронного документа с двумя подписями трудовые отношения считаются оформленными.

    2. В течение трех календарных дней с даты получения подписанного договора, вы должны направить в адрес работника оформленный экземпляр трудового договора на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

    3. Ознакомить работника с внутренними документами вашей организации путем направления их в электронном виде и получения обязательного подтверждения от работника об ознакомлении с ними.

    4. Решить с работником вопрос о внесении сведений о дистанционной работе в его трудовую книжку. Запись в трудовую книжку работника вносится по желанию работника. Если удаленный сотрудник настаивает, то трудовая книжка направляется работодателю по почте.

    Юристы советуют помнить, что многие условия дистанционной работы не прописаны прямо в Трудовом кодексе РФ, а отданы на согласование между работником и работодателем. Поэтому очень важно правильно и максимально полно составить трудовой договор. Рекомендуем обязательно предусмотреть в трудовом договоре следующие условия:

    • Характер работы является дистанционным
    • Порядок использования оборудования для работы (предоставляется ли оно работодателем или используется личное оборудование работника)
    • Различные компенсации работнику (оплата связи, трафика Интернет и др.)
    • Сроки, размер, порядок оплаты за работу
    • Порядок предоставления отпуска работнику
    • Требования об использовании работником определенных программно-технических средств, специального оборудования, средств шифрования и т.д.
    • Режим рабочего времени (как правило, режим работы и отдыха определяется самим работником, но стороны вправе предусмотреть договором и иные условия).
    И не забывайте, что на работника, оформленного в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, распространяются все условия, в том числе и льготы, предусмотренные трудовым законодательством. Если вы хотите изучить досконально все подробности регулирования отношений с дистанционным работником, вам нужна глава 49.1. Трудового кодекса РФ.

    С 1 января 2021 года вступает в силу закон о регулировании работы на «удаленке»

    Федеральный закон от 08.12.2020 N 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

    Закон вносит поправки в главу 49.1 Трудового кодекса РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

    Закреплено определение понятия «дистанционная (удаленная) работа». Предусмотрено, в частности, что трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору может предусматриваться выполнение работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора) либо временно (непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, не превышающего шести месяцев, либо периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте).

    Предусмотрено, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы.

    Установлены в том числе дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником, порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.

    Предполагается, что права сотрудников, работающих на дистанционной (удаленной) работе, будут максимально защищены.

    В ТК РФ нормативно закреплены 3 вида дистанционной работы:

    1. Постоянная — если работник и работодатель изначально заключили трудовой договор о дистанционной (удаленной) работе;
    2. Временная — если сотрудника временно перевели на дистанционную (удаленную) работу;
    3. Смешанный график работы.

    Перевод сотрудника на дистанционную (удаленную) работу возможен только с его согласия.
    Режим рабочего времени при таком виде работы закрепляется:

    1. Или в коллективном договоре;
    2. Или в трудовом договоре;
    3. Или в дополнительном соглашении к трудовому договору.

    Исключение составляют случаи, когда работодатель вправе по своей инициативе перевести работника на дистанционную (удаленную) работу: катастрофы природного или техногенного характера, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, пожары, наводнения и другие исключительные случаи.

    Трудовой договор с таким сотрудником можно будет расторгнуть по инициативе работодателя, если:

    1. В период дистанционного выполнения трудовой функции сотрудник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более 2 рабочих дней подряд со дня поступления запроса работодателя;
    2. Работник изменил местность выполнения трудовой функции, что повлекло невозможность продолжения работы на прежних условиях.

    Разработчиками 1С в зарплатных решениях представлен новый функционал для массовой печати или рассылки пакета документов, оформляемых при переводе сотрудников на удаленный режим работы: заявление сотрудника и дополнительное соглашение к трудовому договору.

    Данный функционал повышает скорость и удобство оформления указанных документов, особенно в случае массового перевода работников на удаленный режим.

    Этот инструмент реализован в виде расширения конфигурации, которое можно скачать на сайте с обновлениями 1С, внизу страницы со списком релизов.

    Возможность массового оформления документов подключается в программе через Расширения (Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки — Расширения). После нажатия кнопки Добавить из файла открывает окно Предупреждение безопасности. Необходимо нажать Продолжить и затем выбрать файл расширения.

    После подключения Расширения необходимо сбросить флажок Безопасный режим и перезапустить программу.

    В результате настройки становится доступна обработка Оформление переводов на удаленную работу (Кадры – Сервис — Оформление переводов на удаленную работу), которая и позволяет формировать заявления о переводе и дополнительные соглашения к трудовым договорам по всем или выбранным сотрудникам.

    Обработка позволяет печатать документы, рассылать их сотрудникам по электронной почте, а также вносить некоторые изменения в печатные формы документов.


    Директору Государственного бюджетного учреждения культуры «Театральный центр»
    Погодиной Тамаре Анатольевне
    От Барышевой Зои Арнольдовны


    Заявление

    Прошу Вас предоставить возможность работать удаленно в период действия ограничительных мер, вызванных распространением вирусной инфекции COVID 19.
    На удаленную работу готов(а) перейти с 21.12.2020.

    14.12.2020                                                                                                                                                  Барышева З. А.
                                                                               (подпись работника) 

    Дополнительное соглашение
    к трудовому договору от 01.01.2010 № 2

     21.12.2020

    Государственное бюджетное учреждение культуры «Театральный центр», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице Директора Погодиной Тамары Анатольевны, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Барышева Зоя Арнольдовна, именуемый(ая) в дальнейшем Работник, с другой стороны, в связи с неблагополучной эпидемиологической обстановкой и рисками распространения вируса COVID-19 заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.01.2010 № 2 о нижеследующем:

    1. Временно перевести работника на дистанционную работу. Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной работой, то есть Работник выполняет свои обязанности вне места нахождения Работодателя, его филиала, представительства, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под контролем Работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета. Работодатель обязуется обеспечивать Работнику необходимые условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, а также своевременную и полную выплату заработной платы.
    2. На время дистанционной работы обеспечить Работника необходимыми для исполнения им своих трудовых обязанностей программно-техническими средствами, а также средствами защиты информации.
    3. Режим рабочего времени и времени отдыха Работника устанавливается в соответствии с общими правилами внутреннего трудового распорядка. По согласованию с непосредственным руководителем Работник может изменить режим рабочего времени при условии обязательного соблюдения фактического времени работы 40 (сорок) часов в неделю.
    4. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с 21.12.2020 и действует до окончания периода неблагополучной эпидемиологической обстановки.
    5. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 01.01.2010 № 2, составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится у Работодателя, второй – у Работника.

    Работник:
    Барышева Зоя Арнольдовна
    Паспортные данные Паспорт гражданина РФ, серия: 12 34, № 123452, выдан: 01 января 2010 года
    Адрес РОССИЯ, 682800, Хабаровский край, Советская Гавань г, Дом у ручья ул, дом № 1, квартира 1
    Телефон
    E-mail  
    Барышева З. А.
    Работодатель:
    Театральный центр
    Адрес 682800, Хабаровский край, Советская Гавань г, Советская ул, дом № 1, квартира 1
    Телефон 123456
    E-mail
    Директор
    Погодина Т.А.


    21.12.2020

    Экземпляр дополнительного соглашения на руки получил
    _________________________________ 21.12.2020
    (подпись работника)


    В печатной форме дополнительного соглашения к трудовому договору помимо сведений о сотруднике и организации в качестве изменяющихся параметров отображаются реквизиты трудового договора, Дата соглашения и Дата перевода.

    Для того чтобы обеспечить возможность рассылки документов о переводе по электронной почте в ЗУП должна быть настроена Учетная запись электронной почты (Администрирование – Органайзер – Учетные записи электронной почты), а также для сотрудников должны быть указаны адреса Email (Кадры – Сотрудники – Личные данные).

    Каждому сотруднику будет отправлен не общий файл, а только его комплект документов.
    При необходимости можно внести изменения в печатные формы документов. В форме обработки Оформление переводов на удаленную работу нажатием кнопки Изменить откроем печатную форму документов в формате MS Word в режиме редактирования макета.

    В режиме редактирования печатной формы можно увидеть, какие элементы являются параметрами (они выделены фигурными скобками {}).

    При редактировании печатной формы можно использовать только уже имеющиеся параметры. Добавление своих параметров не предусмотрено и может вызвать программную ошибку при формировании печатной формы.

    В дальнейшем при печати и отправке документов печатная форма будет выводиться с учетом внесенных изменений.

    В зарплатных решениях семейства КОРП добавлен признак дистанционной работы в документах приема и перевода. Соответственно можно оформить:

    • Прием / перевод на дистанционную работу — эта информация будет отражена в тексте приказа;
    • Возврат с дистанционной работы — делается с помощью Кадрового перевода, и эта информация будет отражена в тексте приказа.

    Появились дополнительные печатные формы:

    1. Для Кадрового перевода:
    Заявление о переводе на дистанционную работу

    Доп. соглашение к трудовому договору при переводе на дистанционную работу

    2. Для Приема на работу:
    Трудовой договор при дистанционной работе

    Реализована рассылка документов для перевода на дистанционную работу.
    Для этого в журнале Приемы на работу, переводы, увольнения по нужным документам можно воспользоваться командой Рассылка документов – Рассылка документов для перевода на дистанционную работу.

    В открывшейся форме указать на какой адрес будет отправлено сообщение и дополнительно посмотреть / отредактировать другие данные по ссылке Текст письма, учетная запись и др.

    Сотрудник получит письмо на свой e-mail с комплектом документов.

    Добавлен отчет по сотрудникам, работающим дистанционно, который вызывается в разделе Настройка – Сервис – Настройки контроля самочувствия сотрудников.

    по ссылке работают из дома

    При формировании отчета выводятся сотрудники, работающие дистанционно.

    В карточке сотрудника появился признак дистанционной работы.

    Как оформлять, оплачивать и контролировать работу удаленных сотрудников

    Как оформить удаленного сотрудника

    Это зависит от того, принимают сотрудника с нуля или он уже работает в этой организации.

    Оформление нового сотрудника

    В данном случае новый сотрудник может вообще не появляться в офисе компании. Трудовой договор с удаленным работником можно заключить путем обмена электронными документами.

    Работодатель обязан в течение трех календарных дней после дистанционного заключения трудового договора направить подписанный экземпляр работнику заказным письмом (ст. 312.2 ТК РФ).

    Работодатель при оформлении удаленного работника имеет право запросить у него нотариально заверенные копии документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ:

    1. Паспорт или заменяющий его документ.
    2. Свидетельство СНИЛС. Если удаленный сотрудник впервые оформляется на работу, то он должен зарегистрироваться в ПФ РФ самостоятельно.
    3. Иные необходимые документы с учетом особенностей работы, в частности:
      • подтверждение квалификации;
      • военный билет;
      • справку об отсутствии судимости.

    Работодатель с согласия сотрудника может не вносить в трудовую книжку информацию об удаленной работе. Тогда она будет не нужна при оформлении трудовых отношений. Если же стороны решили заполнять трудовую книжку в обычном порядке, то работник должен предоставить ее работодателю: привезти лично или направить заказным письмом.

    Всю другую необходимую информацию, связанную с трудовыми отношениями, стороны договора могут направлять друг другу в электронном формате.

    Это, например, документы, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись: правила внутреннего распорядка, приказы, требования и т.п. Все изменения и дополнения к трудовому договору стороны также могут согласовать в онлайн-формате. Работник имеет право направлять работодателю в электронном виде свои заявления, пояснения и другие подобные документы.

    При обмене электронными документами обе стороны договора должны использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение в получении электронных документов в срок, который указан в трудовом договоре.

    Для получения больничных удаленный работник должен выслать работодателю оригиналы подтверждающих документов. Электронный формат в данном случае использовать нельзя (ст. 312.1 ТК РФ).

    Работник может в любой момент запросить заверенные копии документов, связанных с трудовой деятельностью (ст. 62 ТК РФ): приказов, справок о зарплате и уплаченных взносах и т.п. Работодатель обязан выслать их в течение трех рабочих дней.

    Перевод уже оформленных сотрудников

    Если вы переводите на удаленку уже работающих сотрудников, возможны два варианта: перевод на постоянной основе и временный, например, на период карантина. В обеих ситуациях нужно издать приказ и оформить дополнительное соглашение к действующему трудовому договору.

    Если речь идет о постоянном переводе на удаленку, то соглашение будет действовать бессрочно. Если же работодатель хочет изменить формат работы только на время карантина, то нужно установить срок действия соглашения до даты снятия ограничений. Дата отмены карантина может быть перенесена, поэтому нужно внести в соглашение условие о возможности продления срока действия в этом случае.

    Перевести сотрудника на удаленку можно только с его согласия. Работодатель имеет право изменить условия труда и в одностороннем порядке, но в этом случае он должен предупредить своих работников о предстоящих изменениях за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ). Для временного перевода на период карантина такой вариант неудобен. Вероятность того, что ограничения будут действовать более двух месяцев, очень мала. И к моменту, когда у работодателя появится право перевести сотрудников на дистанционный формат, в этом уже может не быть необходимости.

    Так как будущие удаленные сотрудники пока находятся в офисе, то дополнительные соглашения с ними удобно составить на бумаге. А дальнейший обмен документами уже можно проводить в электронном формате, как описано в предыдущем разделе.

    Охрана труда удаленных работников

    Обязанности бизнесмена по охране труда в отношении удаленных работников существенно урезаны по сравнению с общими требованиями (ст. 312.3 ТК РФ). В данном случае работодатель должен:

    1. Ознакомить сотрудника с требованиями в области охраны труда.
    2. Перечислять за него страховые взносы. В случае необходимости выплачивать сотруднику страховые выплаты или передавать документы для выплаты в ФСС.
    3. Вести учет несчастных случаев на рабочем месте и профессиональных заболеваний. Выяснять причины этих событий.
    4. Выполнять предписания проверяющих в области охраны труда.

    Все остальные обязанности по охране труда не распространяются на удаленных сотрудников. В частности, работодатель не должен проводить для них специальную оценку рабочих мест и организовывать регулярные медосмотры.

    Важный момент — географическое расположение рабочего места. Теоретически удаленный сотрудник может работать откуда угодно, если обеспечена надежная связь. Однако, по мнению Минтруда, российские компании не имеют права заключать трудовой договор о дистанционной работе с сотрудником, который проживает за границей (письмо от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245).

    Чиновники указывают на то, что за пределами России не действует ТК РФ и другие нормы российского законодательства. Следовательно, у работодателя нет возможности обеспечить для работника безопасные условия труда.

    Зарплата и другие выплаты в пользу сотрудников на удаленке

    Удаленный работник должен получать ту же заработную плату, что и его коллеги, которые выполняют аналогичные функции в офисе. В случае, если часть трудовых обязанностей невозможно выполнять дистанционно, заработная плата может быть уменьшена по соглашению сторон.

    Сотрудник на удаленке часто использует для работы свою оргтехнику и личный телефон. Также он сам платит за интернет и услуги связи. Работодатель может компенсировать подобные затраты, включив условие об этом в трудовой договор (ст. 312.3 ТК РФ)

    Компенсация затрат — это не доход сотрудника. Поэтому в общем случае ее не нужно облагать НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Но работодатель должен подтвердить, что расходы удаленного сотрудника связаны с производственной необходимостью и обосновать их суммы (письмо Минфина РФ от 11.04.2013 № 03-04-06/11996). Например, для подтверждения затрат на телефонную связь понадобится детализация звонков.

    Если удаленный сотрудник проживает в местности, где положены «северные» и другие подобные надбавки, работодатель должен их выплачивать вне зависимости от места нахождения головной организации. И наоборот — если работодатель находится, например, на Крайнем Севере, а сотрудник проживает в другом регионе, то надбавки ему не положены (письмо Роструда от 15.01.2016 № ТЗ/23333-6-1).

    Поездка иногороднего удаленного работника в офис компании считается служебной командировкой. Сотруднику нужно в обычном порядке компенсировать затраты на проезд и проживание, а также выплатить суточные (письмо Минтруда РФ от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).

    Как контролировать удаленных работников

    По умолчанию удаленные работники могут самостоятельно устанавливать для себя рабочий график (ст. 312.4 ТК РФ). Это удобно для тех специалистов, работа которых оценивается по конечному результату: программистов, дизайнеров, копирайтеров и т.п.

    Сотрудник получает задание, которое необходимо выполнить к определенному сроку, и сам определяет порядок работы над ним. Можно определить контрольные точки и отслеживать готовность отдельных этапов.

    Если нужно, в трудовом договоре с удаленным сотрудником можно указать и конкретный график работы, по аналогии с тем регламентом, который используется в офисе.

    Для контроля за выполнением задач удобно использовать специальные сервисы, предназначенные для организации командной работы. Выбор конкретного ПО зависит от масштаба деятельности и особенностей конкретного бизнеса.

    Например, для управления небольшими проектами можно использовать Трелло или Планировщик от Майкрософт. Крупным компаниям лучше внедрить полноценную CRM-систему: Мегаплан, Битрикс-24 и т.п. Подобные программы позволяют не только отслеживать выполнение задач, но и управлять взаимодействием с клиентами, вести аналитику и т.п.

    Есть виды деятельности, где необходимо контролировать не только результаты, но и сам процесс, а также учитывать нахождение сотрудника на рабочем месте. Например — деятельность колл-центров. В этом случае потребуется специализированное ПО.

    Существует множество программ для удаленного контроля за работниками, например: Clevercontrol, «Стахановец» и т.п. Такие программные продукты фиксируют действия сотрудника и позволяют руководителю при необходимости подключаться к его рабочему столу.

    Использовать программы контроля за сотрудниками можно только с их согласия.

    Вывод

    Удаленный работник в целом обладает теми же правами, что и его коллега в офисе. Но есть особенности, связанные с документооборотом, охраной труда, начислением зарплаты и других выплат. Организация контроля за удаленными сотрудниками зависит от специфики работы и масштабов компании.

    Всю актуальную информацию об организации бизнеса во время пандемии вы найдете на нашем информационном портале.

    Как перевести работников на удаленку

    Пандемия коронавируса вынудила некоторых работодателей перевести работников на удаленную работу.

    Светлана Пугач

    ведет кадровое делопроизводство

    Профиль автора

    Удаленка позволила не останавливать рабочие процессы — работники ИТ-сферы, бухгалтеры, менеджеры, преподаватели из дома решали все те же задачи, что и в офисе. В опросе аналитиков «Битрикс-24» 72% работодателей в России довольны работой сотрудников на удаленке.

    Компании, которым понравился такой формат работы, могут перейти на дистанционку — частично или насовсем. Расскажем, зачем и как.

    Какие есть варианты удаленной работы

    Удаленной работой называется труд работника вне офиса, то есть не на территории компании.

    Термина «удаленная работа» в российском законодательстве нет, вместо него в трудовом кодексе есть «дистанционная работа». В жизни эти два понятия воспринимаются как синонимы. Однако в рамках правового поля работодатель может оформить только трудовой договор о дистанционной работе.

    Человек может работать удаленно по закону, если работодатель заключит с ним один из трех видов договора: о дистанционной работе, надомной работе или договор гражданско-правового характера — ГПХ.

    В российском законодательстве дистанционной считается работа, которую сотрудник выполняет через интернет и не на территории работодателя. Дистанционную работу сотрудник выполняет только сам, и труд при этом интеллектуальный.

    Надомная работа — еще одно понятие из трудового кодекса. Это тоже удаленная работа, которую сотрудник выполняет дома по договору. Надомная работа предполагает физический труд и производство чего-либо, а материалы и инструменты для труда выдает работодатель. Надомный работник может привлекать к своей деятельности членов семьи.

    Договор ГПХ — это соглашение о выполнении работ или оказании услуг, которое регулируется гражданским, а не трудовым законодательством. По этому договору человек может выполнять определенные виды услуг, например проконсультировать по юридическим вопросам.

    У работодателя бывает соблазн заключить договор оказания услуг вместо трудового договора о дистанционной работе — для уменьшения налоговой нагрузки. Ведь это дает возможность сэкономить на взносах на страхование по болезни и в связи с материнством, не оплачивать отпуска и не предоставлять другие гарантии, предусмотренные трудовым кодексом. Но если работник регулярно выполняет какие-то обязанности, а компания его контролирует и платит зарплату, то эти отношения могут признать трудовыми, даже если они не оформлены трудовым договором.

    Изумительная история 25.04.18

    Договор на оказание услуг могут признать трудовым

    Трудовая инспекция может оштрафовать работодателя-организацию за уклонение от оформления трудового договора на сумму от 50 000 Р до 100 000 Р, а налоговая доначислит страховые взносы за работника и пени за просрочку их уплаты.

    Как вести бизнес без штрафов

    Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей

    Чем дистанционная работа отличается от работы в офисе

    При дистанционной работе компания договаривается с работником, как они будут взаимодействовать — по телефону, электронной почте, мессенджеру. И через эти средства связи работник получает все задания работодателя. Совещания можно проводить через сервисы видеосвязи, например по «Зуму» или «Скайпу», отчеты отправляют электронно.

    Дистанционному работнику не нужно приезжать в офис даже иногда. Более того, если у работника будет такая обязанность, то трудовой договор нужно переоформить в обычный и убрать условие о дистанционной работе.

    Во всем остальном дистанционный работник ничем не отличается от офисного — у него есть все трудовые права и обязанности, ему также полагаются все виды отпусков, оплата больничных, гарантии, связанные с семейными обстоятельствами.

    Работать при этом можно из дома, кафе, коворкинга — из любого места, главное, чтобы был стабильный интернет для связи с коллегами.

    Плюсы дистанционной работы для компании

    Результаты исследования ADP Research Institute показывают, что вовлеченность в работу дистанционных сотрудников может быть выше, чем у тех, кто каждый день ходит на работу в офис. Вот что еще хорошего может дать удаленка работодателям.

    Сэкономить офисный бюджет. При дистанционной работе работодатель существенно экономит на аренде и уборке офиса, коммунальных платежах и оборудовании. Ему не нужно проводить специальную оценку условий труда, тратиться на пожарную безопасность.

    Обучение и инструктаж по охране труда с удаленщиками проводить не нужно. Правда, необходимо провести инструктаж по работе с оборудованием, если работодатель его предоставляет.

    ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ

    Есть и другие расходы, которые работодатель перестает нести с удаленными работниками, например на питьевую воду, канцелярию и мебель.

    Выбирать команду по всей стране. С дистанционной работой работодатель может не ограничиваться сотрудниками, которые живут в одном городе с ним. Можно нанять на работу человека из любой точки страны и не тратиться на его переезд к месту, где расположен офис организации.

    Снизить издержки на оплату труда. Уровень зарплат в разных регионах страны отличается, поэтому работодатель может найти квалифицированных сотрудников за меньшие деньги. Например, бухгалтер по расчету зарплаты из регионов может согласиться работать за 25 000—30 000 Р в месяц, а в Москве квалифицированного специалиста за такие деньги можно даже не искать.

    Увеличить удовлетворенность от работы. Сотрудник на удаленке может сам определять темп и режим работы, если иное не предусмотрено трудовым договором, и решать, как сделать свой труд более продуктивным. Он экономит время на дороге, деньги на обедах в кафе и на покупке одежды для офиса. Все это положительно влияет на его удовлетворенность работой и работодателем.

    Риски удаленки для работодателя

    Дистанционная работа имеет достаточно преимуществ, чтобы задуматься о ее внедрении. Иногда, как в случае с коронавирусом, она становится единственным доступным вариантом. Но прежде чем переходить на удаленку, работодателю стоит взвесить и учесть возможные риски.

    Удаленка подходит не всем. Бухгалтер по заработной плате вполне справится со своей работой из дома при наличии соответствующих программ и удаленного доступа. Но парикмахер не сможет подстричь клиента дистанционно, а мастер не починит технику по «Вотсапу».

    Сложно уволить за нарушение трудовой дисциплины. На дистанционке работодатель напрямую не контролирует рабочее место сотрудника. Вот почему будет сложно доказать, что человек отсутствовал, даже если не выходил на связь более 4 часов.

    Пример из судебной практики: апелляционное определение от 23.03.2018 № 33-3223/2018

    Сложно повлиять на качество работы. Иногда дома сложно добиться нужной рабочей обстановки. Особенно если в семье есть маленькие дети и домашние животные, или сама домашняя обстановка мешает работе. На эти обстоятельства работодателю повлиять сложно, но низкий результат труда работника влияет на работу компании в целом.

    Снизить эти риски можно, например, прописав испытательный срок в трудовом договоре. За три месяца можно хорошо узнать сотрудника и определиться, продолжать с ним работать или нет.

    Есть риск выгорания сотрудников. Если человек не умеет контролировать себя или, скажем, слишком ответственно относится к работе, забывает отдыхать и переключаться, то выгорание не заставит себя долго ждать. Помочь справиться с этим могут разные инструменты, например, служба управления персоналом может составить рекомендации для сотрудников и их руководителей.

    Как принять человека на дистанционную работу

    Чтобы оформить дистанционного работника, от него нужно получить стандартный набор документов: паспорт, СНИЛС, диплом, трудовую книжку, если она есть, военный билет, если сотрудник военнообязанный.

    Если будущий работник не может привезти документы в офис и передать кадровикам, он отправляет их двумя способами:

    1. В электронной форме — при этом каждый документ должен быть подписан электронной усиленной квалифицированной подписью.
    2. Заказным письмом с уведомлением — можно отправить бумажные копии документов, заверенные у нотариуса.

    Дальше работодатель отправляет трудовой договор, издает приказ о приеме на работу, предоставляет локальные акты для ознакомления — все, как обычно. Копии локальных актов можно выслать на бумаге, предварительно заверив, или прислать по электронной почте и в любой мессенджер.

    Если работник и работодатель подписывают трудовой договор электронно, то работодатель обязан выслать ему оформленный договор на бумаге в течение трех рабочих дней.

    ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ

    Запись о приеме на работу в трудовую книжку при дистанционной работе можно не вносить, если работник и работодатель об этом договорились. В этом случае стаж подтверждается трудовым договором и электронными сведениями о трудовой деятельности, которые с 2020 года сдает работодатель.

    ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ

    Если работник хочет иметь запись в трудовой книжке, то он должен выслать ее работодателю заказным письмом с уведомлением, и тот сделает соответствующую запись.

    Работодатель будет хранить трудовую книжку до увольнения работника или до перехода на электронную трудовую книжку.

    На что обратить внимание при оформлении трудового договора на удаленке

    Трудовой договор с дистанционщиком оформляют, как обычно, в нем прописывают фамилию, имя и отчество работника, его должность, зарплату, гарантии и компенсации.

    Работодателю нужно уделить внимание следующим моментам.

    Место работы. В трудовом договоре с дистанционным сотрудником должно быть прописано, что он выполняет свою работу дистанционно, вне места расположения работодателя.

    В качестве места работы указывают название организации и населенный пункт ее регистрации. Рабочее место, то есть то место, где человек будет выполнять свою работу, указывать не нужно.

    Образец договора о дистанционной работе

    Режим работы и отдыха. В трудовом договоре может быть установлен режим рабочего времени, тогда работник должен будет его придерживаться.

    Если в трудовом договоре ничего не сказано про режим работы и отдыха, дистанционный работник определяет его сам. Важно учесть, что в этом случае работодатель не сможет уволить за прогул подчиненного, не выходившего днем на связь больше 4 часов без уважительных причин.

    Как предоставляется отчет. В какие сроки, как работник должен отчитываться о проделанной работе — это все должно быть указано в трудовом договоре.

    Например, в нем может быть прописано, что работник должен ежемесячно присылать отчет — в электронном виде и в определенную дату. Работодатель должен утвердить форму этого отчета и определить порядок ее заполнения.

    Оборудование и программы. Работодатель может выдать работнику необходимое для работы оборудование и программное обеспечение или компенсировать затраты, если работник использует свои средства. В любом случае эти моменты должны быть прописаны в трудовом договоре.

    Основания для увольнения. С дистанционным работником можно расстаться по иным, не указанным в трудовом кодексе основаниям. Эти основания должны быть прописаны в трудовом договоре. Например, можно оговорить, что сотрудника могут уволить, если он более двух раз не предоставил вовремя отчет.

    Как подписать договор об удаленной работе

    Законодательство допускает «обмен электронными документами», но это не значит, что можно обмениваться сканами или фотографиями подписанных документов в мессенджерах или по электронной почте. Такие документы юридической силы иметь не будут.

    Договор о дистанционной работе нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП), которая должна быть как у работодателя, так и у работника.

    Каждая из сторон, получившая электронный документ, должна электронно сообщить другой об этом. Например, работодатель отправил работнику приказ о премировании на электронную почту. Работник должен отправить ответное письмо: «Я, такой-то, приказ о премировании получил, ознакомился, подписал», — и вложить в письмо подписанный своей электронной подписью документ. Можно сначала прислать подтверждение о том, что получил приказ о премировании, а следующим письмом — подписанный документ.

    Если у сотрудника нет электронной подписи и нужно, чтобы он подписал бумажные документы, то тут есть три варианта.

    Встретиться лично и передать документы из рук в руки в офисе или другом месте.

    Отправить документы почтой или курьером. Расходы по пересылке обычно берет на себя работодатель.

    Вызвать работника в офис. Если работник живет в другом городе и его вызывают для подписи документов, то организация должна возместить его расходы, так как это считается командировкой.

    Как уволить дистанционного работника

    Дистанционного работника могут уволить по тем же основаниям, что и офисного — по инициативе работника, по инициативе работодателя или по соглашению сторон.

    По инициативе работодателя можно уволить из-за сокращения должности, ликвидации организации или по основаниям, прописанным в трудовом договоре. Например, если работник систематически не выполнял план и не выходил на связь с работодателем в течение определенного времени.

    Приказ об увольнении нужно составить на бумаге и отправить работнику заказной почтой с уведомлением, даже если документ отправляли электронно.

    Можно ли трудоустроить жителя другой страны

    По мнению Минтруда, работодатель не может заключать договор о дистанционной работе с иностранцами и россиянами, проживающими в других странах. Объясняется это тем, что российское трудовое право не действует на территории других государств. Это правило действует и для жителей стран Евразийского экономического союза — ЕАЭС. В таких случаях обычно заключают гражданско-правовой договор с указанием срока и объема работ или услуг.

    С гражданами ЕАЭС можно работать как с самозанятыми, если человек в течение последних двух лет не работал на компанию, и этот режим налогообложения ему подходит.

    Как перевести работника из офиса на дистанционную работу

    Работодатель может перевести работников, которые трудились в офисе, на дистанционку — по договоренности с ними.

    Если изменения в договоре достаточно объемные, можно оформить их дополнительным соглашением об изложении трудового договора в новой редакции. Оформлять приказ о переводе на другую работу в этом случае работодателю необязательно, ведь переход на удаленку не считается переводом по трудовому кодексу. Второй вариант — расторгнуть старый договор и заключить новый, уже о дистанционной работе.

    В любом случае новый трудовой договор или дополнительное соглашение вступят в силу с момента их подписания, либо в момент, указанный в этих документах.

    О чем нужно помнить:

    1. В российском законодательстве есть понятие «дистанционная работа», «удаленной работы» в трудовом кодексе нет.
    2. Для удаленного физического труда есть термин «надомная работа» — это когда сотрудник что-то производит, используя материалы и инструменты, которые выдал работодатель.
    3. В трудовом договоре с дистанционным работником не должно быть рабочего места, но может быть режим работы и отдыха.
    4. В трудовом договоре нужно указать, как стороны будут общаться, какими программами работник должен пользоваться и как работник должен присылать отчеты.
    5. Если трудовой договор подписывают электронно, работодатель должен отправить его бумажный экземпляр работнику.
    6. Уволить работника по инициативе работодателя можно по сокращению должности, ликвидации организации или по основаниям, прописанным в трудовом договоре.
    7. Иностранцев, находящихся за пределами РФ, не оформляют по трудовому договору с условием дистанционной работы, но можно подписать гражданско-правовой договор.

    для удаленных сотрудников | Apex Law Group

    Можно сказать, что COVID-19 заставил нас изменить нашу повседневную жизнь, и то, как и где мы работаем, является одним из них. Что касается работодателей, продолжающаяся пандемия привела к увеличению использования удаленных сотрудников. Это означало, что им нужно было узнать больше об использовании SIP-линии для улучшения связи, предоставлении VPN для обеспечения безопасности своих ноутбуков и поиске способов соответствовать требованиям.

    Обзор

    Все больше сотрудников работают из дома, а иногда и за пределами штата.Работодатели с удаленными сотрудниками в других штатах сталкиваются с различными нормативными требованиями к сотрудникам. Это сообщение в блоге предназначено для того, чтобы дать работодателям обзор соблюдения требований штатов, в которых находятся удаленные сотрудники. Этот блог предназначен только для ознакомления и никоим образом не является юридической консультацией. Настоятельно рекомендуется, чтобы работодатель связался с юрисконсультом, чтобы обсудить более тонкие детали соблюдения. Ниже приведены ресурсы, нацеленные на работодателей на Тихоокеанском Северо-Западе.

    Шаги для соответствия

    Как правило, соблюдение требований для удаленных сотрудников состоит из двух этапов: во-первых, вы должны зарегистрировать свой бизнес в штате, в котором находится сотрудник; во-вторых, вы должны зарегистрироваться в налоговом органе этого штата.

    Предварительно следует отметить, что в большинстве юрисдикций США работодатель должен регистрироваться в качестве иностранного юридического лица только в том случае, если эта компания «ведет бизнес» в этом штате. Хотя не каждое деловое взаимодействие с государством будет считаться «ведением бизнеса», можно с уверенностью предположить, что наличие сотрудника в штате будет считаться.Проверьте статут каждого штата, чтобы определить, соответствует ли ваш бизнес категории «ведение бизнеса».

    Во-первых, хотя требования к регистрации различаются от штата к штату, вам нужно будет отправить соответствующую форму и заплатить пошлину, чтобы зарегистрировать свой бизнес.

    Регистрация иностранного юридического лица в основном может быть сделана онлайн и требует включения сертификационного документа, выданного вашему бизнесу в вашем штате, вместе с идентифицирующей информацией для вашего бизнеса (адрес, должностные лица, зарегистрированный агент и т. Д.). Все штаты требуют, чтобы у бизнеса был зарегистрированный агент с физическим адресом в штате, где будет осуществляться процесс обслуживания. Если у вашей компании нет в штате кого-либо, кто бы взял на себя ответственность, зарегистрированный агент Northwest, наряду с множеством компаний, предложит адреса в штате во всех юрисдикциях США. Регистрация, особенно по почте, иногда может занимать до нескольких недель. Планирование и предварительная регистрация имеют решающее значение.

    Во-вторых, работодатели должны зарегистрировать свой бизнес в налоговых органах каждого штата.Предоставление вашей информации этим агентствам будет касаться государственных налогов, оплаты труда работников и т. Д.

    Примечание. Компенсацию работника Калифорнии необходимо получить за пределами штата.

    Требования каждого штата к регистрации в налоговых органах выходят за рамки этого сообщения в блоге. Чтобы избежать путаницы и обеспечить соблюдение требований, рекомендуется обращаться в налоговую инспекцию каждого штата.

    Вышеупомянутая статья предназначена только для общих информационных целей и не должна рассматриваться как конкретная юридическая консультация.Эта статья или обращение к Apex никоим образом не формируют отношения между адвокатом и клиентом. Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите узнать больше, свяжитесь с Коулманом Скроггинсом по адресу [email protected]

    Как правильно нанимать удаленных сотрудников за пределами штата

    Когда COVID-19 достиг Соединенных Штатов в марте 2020 года, Cortex Health поняла, что его необходимо масштабировать — и быстро.

    Cortex — поставщик программного обеспечения и услуг, которые упрощают последующую деятельность в сфере здравоохранения, — хорошо подходил для предоставления штатам поддержки по горячей линии для тестирования COVID.Но для этого компании пришлось бы перейти от команды из 10 штатных сотрудников в ее штаб-квартире в Юте и сети подрядчиков до группы из 450 сотрудников в 45 штатах.

    «По своей наивности мы думали, что просто превратим группу наших независимых подрядчиков в сотрудников».

    Джошу Альбрехтсену, президенту и соучредителю компании, сначала это казалось простым. Все, что ему нужно было сделать, это преобразовать подрядчиков компании — медсестер, нанятых на неполную ставку для повторных звонков пациентам от имени ее клиентов — в штатных сотрудников, а затем продолжать нанимать.Ему было все равно, где они живут; он просто зарегистрировал их рабочий адрес как Cortex Health в Юте и предположил, что это так.

    «По своей наивности мы думали, что просто превратим группу наших независимых подрядчиков в сотрудников», — вспоминает Альбрехтсен. «Нам было все равно, где они живут; мы выясним это позже ».

    К счастью, налоговый консультант компании обнаружил проблему, пока не стало слишком поздно.

    Удаленные сотрудники должны быть зарегистрированы в штатах их проживания, а это означает, что компании также необходимо зарегистрировать свое присутствие в этих штатах.Это открыло «целую банку червей с налогами», — сказал Альбрехтсен.

    Для каждого штата, в котором он нанял сотрудника, ему приходилось ориентироваться в различных налоговых законах и перепрыгивать через бесчисленные порталы. В некоторых штатах на полную регистрацию сотрудника уходили недели.

    Cortex Health — далеко не единственная компания, которая сейчас разбирается в нюансах удаленной работы и соблюдения налогового законодательства. Когда офисы закрылись во время пандемии, рабочие разбежались по стране. Некоторые уехали из городских квартир в сельские районы, некоторые вернулись домой с родителями, а некоторые воспользовались возможностью переехать из штата в штат.

    «Это был реальный сигнал о том, что это будет большой сдвиг в том, какие компании и сколько компаний собирались предлагать удаленную работу».

    Попутно многие технологические компании, которые когда-то были зависимы от офисов, начали использовать удаленную работу и возможность нанимать таланты из любой точки страны. Например, доля удаленных объявлений о вакансиях на сайте Built In увеличилась с 20 процентов в октябре 2020 года до 37 процентов в июне 2021 года.

    По словам Бри Рейнольдс, менеджера по развитию карьеры,

    FlexJobs, веб-сайт для размещения вакансий, предназначенный специально для удаленных должностей, сообщил о 76-процентном увеличении списков долгосрочных удаленных вакансий в 2020 году по сравнению с 2019 годом.

    «Это был реальный сигнал о том, что это будет большой сдвиг в том, какие компании — и сколько компаний — собирались предлагать удаленную работу», — сказал Рейнольдс.

    Даже когда офисы открываются вновь, удаленная работа, похоже, никуда не денется. Больше сотрудников, чем когда-либо прежде, просят работать из дома.Встроенное исследование показало, что каждый пятый американец переехал в течение 2020 года, и что каждый второй человек не вернется на работу, не предполагающую удаленную работу.

    Между тем, в отчете Upwork о будущем работы говорится, что к 2025 году 22 процента рабочих будут удаленными.

    Но, как обнаружил Альбрехтсен, найм сотрудников вне границ штата — непростая задача. Теперь работодатели должны будут взвесить налоговые обязательства, а таланты должны решить, насколько удаленными могут быть их команды. И расположение удаленных сотрудников тоже имеет значение, поскольку в каждом штате есть свои преимущества и недостатки.

    Читаешь возвращаться в офис? Работодатели должны проявлять гибкость, чтобы привлекать самых талантливых сотрудников.

    Налоговые вопросы

    Когда Джим Пикетт, руководитель налоговой службы, работал с компанией во время пандемии, первым вопросом, который он задавал, был: «Вы знаете, где находятся ваши сотрудники?»

    Пикетт является лидером на рынке услуг по трудоустройству в США и мире Deloitte, помогая компаниям ориентироваться в государственном и международном налоговом законодательстве. По его словам, у большинства работодателей нет ответа на его вопрос, и это большая проблема.

    «Это означает, что вы можете получить значительный налоговый счет, если у вас будут обширные продажи или другие операции в каком-либо одном штате».

    Географическое распределение вашего удаленного персонала может иметь большое влияние на ваши финансовые обязательства. Когда у вас есть хотя бы один удаленный работник в штате, это обычно создает так называемую «налоговую связь» с этим штатом, что означает, что вы должны зарегистрироваться в этом штате для уплаты налогов. Возможно, вам также придется платить налоги с продаж и использования, подоходный налог и налог на франшизу, в зависимости от штата.

    «Это означает, что вы можете в конечном итоге получить значительный налоговый счет, если у вас будут обширные продажи или другие операции в любом одном штате», — сказал Брэндон Ле Ду, менеджер по соблюдению требований к заработной плате в Gusto, который предоставляет облачные платежные ведомости, льготы и HR. Платформа. Ле Ду провел большую часть прошлого года, помогая клиентам Gusto перейти на удаленную работу.

    Несоблюдение налогового законодательства штата может привести к значительным штрафам и пени. По словам Пикетта, поскольку корпоративные налоги и налоги на заработную плату являются значительным источником доходов для штатов, они ужесточаются в отношении взимаемых с сотрудников за пределами штата и с компаний, создающих присутствие в штатах посредством найма.Короче говоря, эти обязательства нельзя игнорировать.

    При найме распределенной рабочей силы следует учитывать несколько важных налоговых вопросов.

    5 Налоговые соображения, чтобы следить за

    • Процессы государственной налоговой регистрации
    • Более высокие ставки корпоративного подоходного налога
    • Требования штата в отношении льгот
    • Удобство государства-работодателя
    • Государства с налогообложением взаимности

    В некоторых штатах упрощена налоговая регистрация.Другие, не так уж и много.

    Прежде чем брать на себя обязательства по найму в новом штате, важно подумать, что потребуется, чтобы зарегистрировать там свою компанию. Хотя это может показаться простой формальностью, это может быть ошеломляющим процессом — особенно для небольших компаний с разбросанными по стране сотрудниками.

    Уилл Лопес, глава бухгалтерского сообщества Gusto, сказал, что налоговая регистрация — это проблема, с которой сталкиваются многие компании. На государственных веб-сайтах может быть сложно ориентироваться, и не всегда ясно, что вам нужно делать, чтобы достичь соответствия в конкретном состоянии.По его словам, для некоторых владельцев малого бизнеса налоговая регистрация становится «эмоциональным препятствием», потому что они даже не знают, с чего начать.

    Альбрехтсен до сих пор помнит препятствия, которые ему пришлось преодолеть, чтобы зарегистрировать сотрудника в Айове. Это был его первый раз, когда он регистрировал сотрудника в новом штате, и он был шокирован тем, сколько работы потребовалось для достижения соответствия — процесс, который включал такие вещи, как создание налогового присутствия, регистрация по безработице, регистрация для получения компенсации работникам и многое другое.

    «Было 10 ступенек, и я такой:« О боже мой. Мы должны сделать это в 50 штатах? »- сказал Альбрехтсен.

    В некоторых штатах было несколько веб-порталов, которые ему приходилось использовать для подачи различных документов, в то время как другие требовали, чтобы он отправлял документы по факсу. В некоторых местах требуется налоговая регистрация как на уровне штата, так и на уровне поселка. Это заняло так много времени, что Альбрехтсену пришлось обратиться за помощью к коллеге в компании, чтобы зарегистрировать всех.

    По его словам, наихудшими виновниками были Пенсильвания, Кентукки и Делавэр.В каждом из этих штатов были требования к регистрации города или поселка в дополнение к требованиям уровня штата. Это означало, что им приходилось работать с сотрудником, чтобы точно определить, к какому городку они принадлежали. По словам Альбрехтсена, в частности, было сложно определить Пенсильванию, поскольку ее поселки не были четко очерчены. (Список городов, поселков и поселков на официальном сайте штата насчитывает 2 560 записей.)

    «Если бы это было проще, мы бы наняли больше людей в этих штатах.”

    С другой стороны, такие штаты, как Гавайи, Висконсин и Южная Дакота, имели упрощенный процесс регистрации. Он смог нанять кого-то и зарегистрировать компанию в этих штатах в один и тот же день.

    В конечном итоге процесс регистрации штата повлиял на его выбор найма больше, чем он думал.

    «Я сомневаюсь, что штаты прочитают мои комментарии, но я бы хотел, чтобы они прочитали», — сказал Альбрехтсен. «Мы бы наняли больше людей в этих штатах, если бы это было проще.”

    Роли и стаж сотрудников влияют на ваши налоговые обязательства

    Остерегайтесь налоговой связи штата.

    Всякий раз, когда у вас есть сотрудник, переходящий из одного состояния в другое, они создают связь в этом состоянии. Связь с налогами штата означает, что новое государство имеет право облагать налогом часть корпоративного дохода, который сотрудник получает там. Процент определяется ставкой корпоративного подоходного налога штата, а доход рассчитывается частично на основе должности и стажа работы сотрудника.

    «Если у вас есть люди по всей территории США, теперь вы можете даже не знать, какие у вас есть корпоративные документы и собирается ли один штат предоставить вам кредит на уплату налогов, уплаченных для этого другого штата».

    Вот почему важно обращать внимание на ставку корпоративного налога в каждом штате, когда вы разрешаете сотрудникам работать откуда угодно.

    «На самом деле это тоже может быть невероятно сложно», — сказал Пикетт. «Если у вас есть люди по всей территории США, теперь вы можете даже не знать, какие корпоративные документы у вас есть и собирается ли один штат предоставить вам кредит на уплату налогов, уплаченных для этого другого штата.Так что ваша потенциальная ответственность потенциально могла возрасти «.

    Тем не менее, каждая компания должна будет произвести свой собственный расчет корпоративного налога, прежде чем решать, в каких штатах им следует нанять. Например, руководитель отдела продаж, отвечающий за значительную часть доходов компании, будет подвергаться большему налоговому риску, если переедет в штат. с более высокой налоговой ставкой, чем мог бы сотрудник низшего звена, сказал Пикетт.

    Это также может помочь централизовать удаленную рабочую силу в нескольких штатах, чтобы установить более предсказуемые налоговые обязательства, добавил он.

    В некоторых штатах требуются особые виды льгот

    Требования к удержанию налога с заработной платы — не единственное, о чем работодатели должны знать при регистрации в новом штате. В каждом штате также есть свои правила в отношении выплат сотрудникам, таких как нетрудоспособность, пособие по безработице, дни отпуска, минимальная заработная плата и многое другое.

    Управляющий директор Deloitte Consulting Наоми Брэдли рекомендует работодателям тщательно изучить налоговые и льготные требования, прежде чем нанимать на работу в новом штате.

    Например, заработанные дни отпуска никогда не истекают для сотрудников в Калифорнии, что может не соответствовать текущей политике компании в отношении PTO. В Вашингтоне, округ Колумбия, с 1 июля минимальная заработная плата увеличится до 15,20 доллара США. В других штатах, таких как Аризона, Калифорния, Мэриленд и Массачусетс, среди прочих, компании требуют предоставления оплачиваемого отпуска по болезни.

    Эти льготы предназначены для улучшения жизни работников, и важно убедиться, что ваша собственная политика соответствует этим требованиям, чтобы избежать штрафов или пени.

    Еще одно требование, за которым необходимо следить, — это страхование компенсации работникам, которое помогает поддержать работника, если он получит травму во время работы. Каждый штат регулирует это страхование, а некоторые требуют, чтобы вы платили в государственный фонд, а не в стороннюю страховую компанию. Все это означает, что того, что вы предоставляете в родном штате вашей компании, может быть недостаточно, когда вы нанимаете сотрудника в новом штате.

    Игнорирование этого шага может привести компанию и ее руководителей к крупным штрафам или даже тюремному заключению.По данным страховой компании Insureon, к штатам, в которых применяются самые суровые наказания, относятся Калифорния, Иллинойс, Нью-Йорк и Пенсильвания.

    Вот с чем вы можете столкнуться, если не обеспечите надлежащую страховку работников в этих штатах, согласно Insureon:

    • Калифорния : Незастрахованным работодателям грозит штраф до 100 000 долларов США и год тюремного заключения.
    • Illinois : Если работодатель не предоставляет страховку, когда это необходимо, ему может грозить штраф в размере 500 долларов США за каждый день несоблюдения требований и минимальный штраф в размере 10 000 долларов США.
    • Нью-Йорк : Незаконно незастрахованным работодателям может быть предъявлено обвинение в правонарушении или уголовном преступлении и наложен штраф в размере от 1000 до 50 000 долларов.
    • Пенсильвания : Умышленное несоблюдение требований может привести к тюремному заключению и штрафу до 15 000 долларов США.

    Остерегайтесь двойного налогообложения из соображений удобства государства-работодателя

    штатов заинтересованы не только в сборе налогов с компаний. Сотрудники, решившие работать из разных штатов или постоянно проживающие в другом штате, чем их работодатель, могут столкнуться с двойными налоговыми обязательствами в некоторых штатах.

    «Это дело работодателя, который ищет таланты, чтобы компенсировать эти не благоприятные для налогообложения статьи для сотрудника и принять во внимание стоимость жизни, когда вы предлагаете сотруднику присоединиться к команде».

    Это называется правилом удобства работодателя. По словам Пикетта, этот закон применяется в семи штатах, и в каждом из них действуют разные правила и положения. В целом, эти законы гласят, что, если человек работает в другом штате, чем его работодатель, и что человек делает это по собственному выбору, а не потому, что его работа требует этого, государство работодателя имеет право облагать его налогом.Поэтому, если у вас есть сотрудник, который работает из Иллинойса, а ваша компания находится в Нью-Йорке, вам может потребоваться удерживать налоги с их зарплаты как в Нью-Йорке, так и в Иллинойсе.

    Если ваша компания находится в одном из этих семи штатов, важно изучить, что это за правила, и проконсультироваться с консультантом по заработной плате или налогам, чтобы убедиться, что вы и ваш сотрудник понимаете всю сферу действия закона.

    Важно учитывать любое дополнительное налоговое бремя, возлагаемое на удаленных сотрудников, которых вы нанимаете, или сотрудников, которые предпочитают работать из любого места.По словам Лопес, для того, чтобы бороться за таланты, вам, возможно, потребуется найти способы уменьшить это бремя с помощью более высокой заработной платы или дополнительных льгот.

    «Это дело работодателя, который ищет таланты, чтобы компенсировать эти не благоприятные для налогообложения статьи для сотрудника и принять во внимание стоимость жизни, когда вы предлагаете сотруднику присоединиться к команде», — добавил Лопес.

    Государства с налоговой взаимностью

    Хотя штаты обычно делают все возможное для сбора налогов с удаленных сотрудников, есть исключение из правила, сказал Ле Ду.

    Если вы планируете, что сотрудники будут ездить в офис хотя бы неполный рабочий день, возможно, стоит расширить ваш кадровый резерв за счет сотрудников из соседних штатов.

    Сотрудник, который живет в одном штате и работает в компании, расположенной в другом, с которым его штат имеет взаимное соглашение, должен платить налоги только для своего штата. Например, сотрудник, который живет в Висконсине, но работает в компании, расположенной в Иллинойсе, должен будет платить подоходный налог только в Висконсине, благодаря налоговому соглашению штата.

    Это снижает налоговое бремя для сотрудников — по сути, то же самое, что и увеличение их доходов, что может быть полезно при найме удаленных специалистов.

    В целом, 17 штатов имеют взаимное соглашение, по крайней мере, с одним другим государством, и большинство из этих соглашений заключено между государствами, граничащими друг с другом. Однако Аризона является исключением из этого правила — у нее есть взаимные соглашения с Индианой, Орегоном и Вирджинией, помимо Калифорнии.

    Что бы вы ни делали, просто убедитесь, что сотрудники заполняют соответствующие формы, — сказал Ле Ду.

    Читать дальше Hot Desk в вашем будущем

    Иди туда, где есть талант

    Восемь лет назад Dell стала одной из крупнейших компаний, взявших курс на удаленную работу, и к 2020 году планирует обеспечить удаленную работу 50% сотрудников.

    В последующие годы Dell

    оказался более нестандартным, чем обычно. Хотя ноутбуки и программное обеспечение, такое как Zoom и Slack, сделали удаленную работу более доступной, большинство людей по-прежнему оставались привязанными к своим офисам.

    Однако теперь, когда люди привыкли работать из дома, возможность работать удаленно стала ожидаемой.На самом деле, по словам Рейнольдса, многие люди специально ищут удаленную работу и уходят от своих нынешних работодателей, если им не предоставляется такая возможность.

    В результате налоги — не единственное соображение, которое компания должна учитывать при найме и управлении распределенной рабочей силой. Речь также идет о поиске и удержании лучших талантов. Лопес рекомендует работодателям разобраться с географией своих команд, чтобы спросить себя, какие штаты кажутся наиболее подходящими для поиска талантов, которые им нужны.

    Вот несколько вещей, которые следует учитывать, чтобы помочь вам идентифицировать эти состояния:

    3 Примечания к примечанию о талантах

    • Качество условий удаленной работы в штате
    • Финансовые стимулы для удаленных работников в сельских штатах
    • Штаты с высоким уровнем безработицы

    Лучшие и худшие штаты для работы из дома в

    Не все штаты равны, когда дело доходит до поддержки удаленных сотрудников.

    Некоторые штаты предлагают более доступную арендную плату, большие жилые помещения и лучший доступ в Интернет, чем другие. В других штатах больше людей профессий, способствующих удаленной работе, таких как инжиниринг, администрация и продажи, что делает их естественным местом для компаний, ищущих удаленные таланты.

    Финансовый веб-сайт

    WalletHub в 2020 году провел отчет для анализа как качества условий труда, так и условий жизни в каждом штате, чтобы определить лучшие штаты для удаленной работы.

    WalletHub оценил каждое состояние по 12 параметрам, классифицированным как условия труда или условия жизни. Показатели условий труда включали долю штата сотрудников, работающих из дома, доступ к Интернету в домашних условиях и долю потенциальных надомных сотрудников. Условия жизни включали такие вещи, как стоимость интернета, средняя площадь в квадратных футах и ​​доля отдельно стоящих домов.

    Колорадо получила наивысший балл по условиям работы, а Джорджия заняла первое место по условиям проживания. В целом, Делавэр, Северная Каролина, Джорджия, Нью-Гэмпшир и Теннесси предложили наилучшее сочетание условий работы и проживания для удаленных сотрудников, что сделало их идеальными штатами как для удаленных сотрудников, так и для компаний, ищущих таланты.

    Некоторые штаты предлагают финансовые стимулы для удаленных сотрудников

    Удаленная работа создала новую возможность для штатов, которые традиционно не были местом работы, изменить это повествование.

    В FlexJobs Рейнольдс видел, как сельские штаты, такие как Монтана, Алабама и Западная Вирджиния, среди других, рекламировали свое налоговое благосклонность к работодателям, чтобы побудить их нанимать в своих штатах. Вермонт сотрудничал с Amazon, чтобы публиковать удаленные вакансии для людей, особенно в своем штате, а другие штаты, такие как Кентукки, находятся в процессе улучшения своей инфраструктуры, чтобы стать местом удаленной работы.

    «Когда штаты раскрывают подробности и объявляют об этих программах, они говорят о возвращении населения и прекращении утечки мозгов в их штатах», — сказал Рейнольдс.

    Между тем, Алабама, Джорджия, Западная Вирджиния и Оклахома предлагают стимулы для привлечения удаленных сотрудников. Бонусы варьируются от возмещения расходов на переезд до денежных субсидий до 12 000 долларов. Например, любой, кто переезжает в Западную Вирджинию, получит 10 000 долларов, разделенных на первые 12 месяцев проживания в штате, а затем 2 000 долларов, выплаченных в конце второго года проживания.

    «Они хотят переехать из более высокой стоимости жизни и более стрессовой ситуации в место с более низкой стоимостью жизни и меньшим стрессом».

    Сельская розыгрыш, похоже, тоже работает. Программа Tulsa Remote привлекла около 1000 соискателей в первый же день, когда она стала доступной. Рейнольдс также заметил, что сотрудники переезжают в сельские штаты без стимулов к удаленной работе, просто чтобы быть ближе к природе во время пандемии.

    «Когда вы переходите от работы в городе к работе из дома в городе, это значительно улучшает баланс между работой и личной жизнью…. Но некоторые люди ищут более экстремальную версию этого, где они могут полностью изменить свой образ жизни », — сказал Рейнольдс. «Они хотят переехать из более высокой стоимости жизни и более стрессовой ситуации в место с более низкой стоимостью жизни и меньшим стрессом».

    Итак, не упускайте из виду сельские районы при поиске талантов.

    Посмотрите на штаты с высоким уровнем безработицы

    Поиск квалифицированных удаленных специалистов иногда сводится к спросу и предложению.

    «Есть еще много людей, ищущих работу, и многие рабочие места были потеряны во время пандемии».

    Если вашей компании посчастливилось оказаться в состоянии, которое выдержало пандемию и быстро восстановилось, может быть трудно найти кандидатов на должности в вашем регионе. Лопес предлагает посмотреть на штаты, экономика которых сильнее пострадала от пандемии, чтобы найти удаленные таланты.

    «Есть еще много людей, ищущих работу, и многие рабочие места были потеряны во время пандемии», — сказал Лопес.«Те штаты, которые открываются быстрее всех, стимулируют предложение, поэтому обратите внимание на штаты, в большей степени затронутые безработицей».

    Некоторые из лучших регионов для размещения удаленных рабочих мест включают прибрежные штаты, такие как Калифорния, Нью-Йорк и Нью-Джерси, а также страны с более высоким уровнем безработицы. Бухгалтеры в сообществе Gusto также сообщают, что их компании в первую очередь ищут таланты в этих штатах, добавил Лопес.

    Обоснование необходимости найма повсюду

    Спустя год после того, как Альбрехтсен изо всех сил пытался нанять и зарегистрировать сотрудников по всей стране, он ни о чем не жалеет.Хотя он еще не провел анализ для расчета налоговых расходов Cortex Health, он все же считает, что возможность помочь во время пандемии окупилась.

    Опыт даже изменил подход компании к найму.

    После многих лет, когда сотрудники, не являющиеся медсестрами, приходили в офис каждый день, Cortex Health полностью взяла на себя обязательство нанимать сотрудников вне зависимости от штата. Теперь Альбрехтсен ищет лучших из имеющихся талантов, независимо от местонахождения.

    «Теперь я чувствую, что у нас есть безграничные таланты.”

    Конечно, может пройти некоторое время, прежде чем большинство компаний примут такой подход. По словам Рейнольдса, налоговое законодательство штата отстает от тенденции к удаленной работе и остается серьезным препятствием для приема на работу по всей стране. Если компания не желает вкладывать административное время в найм сотрудников из любого штата или работать с консультантом по заработной плате и налогам, лучшим штатом для удаленных талантов может быть собственный задний двор компании.

    См. Лучшие удаленные рабочие места в сфере технологий

    «Поскольку большинство компаний сигнализируют о том, что гибридная ситуация — это то, к чему они стремятся — когда люди работают иногда в офисе, а иногда дома, — мы увидим большинство удаленных сотрудников в там же, где и их офис », — сказал Рейнольдс.«Мы можем увидеть, что компании станут более гибкими и позволят людям работать на Airbnb летом, но географическая близость [сотрудников] останется близкой в ​​ближайшем будущем».

    В конечном счете, не существует единого подхода к найму удаленных специалистов, и ни одно государство не является идеальным. Однако, по мнению Альбрехтсена, ценность найма откуда угодно трудно переоценить.

    «Теперь я чувствую, что у нас есть безграничные таланты».

    Требования к бизнес-лицензии для удаленных сотрудников

    Когда сотрудники с соглашениями о работе на дому создают обязательства по лицензированию бизнеса?

    Важно учитывать, работают ли сотрудники временно из дома или это будет более постоянным решением.В последнем случае вам может потребоваться провести исследование лицензий на уровне города, поселка или округа, чтобы определить, требуется ли им лицензия и / или разрешение на работу по дому или удаленного сотрудника.

    Служба исследования

    CT может помочь вам определить все требования к удаленным сотрудникам с учетом их уникального местоположения. В настоящее время в Коннектикуте, Вашингтоне, округе Колумбия, Гавайях, Айове, Северной Каролине, Нью-Гэмпшире и Нью-Йорке нет требований к удаленным сотрудникам.

    Требуют ли юрисдикции, чтобы у бизнеса была общая бизнес-лицензия, если сотрудник работает удаленно в определенном городе?

    Помимо разрешения на проживание в доме или удаленных лицензий, могут существовать лицензионные требования как для вашей компании, так и для вашего сотрудника, в зависимости от города или округа и связанной с этим коммерческой деятельности.Например, вам может потребоваться получить общую бизнес-лицензию от имени вашей компании и разрешение на работу на дому для вашего сотрудника.

    Существуют также различные пороговые значения для компании при подаче деклараций о заработной плате. Такие документы часто подаются вместе с генеральной лицензией на ведение бизнеса.

    Какую технологию вы бы порекомендовали для управления бизнес-лицензиями?

    Если вы работаете с большим количеством бизнес-лицензий, у вас может возникнуть соблазн использовать существующий инструмент, такой как SharePoint или Salesforce.Проблема в том, что эти технологии не предназначены для управления соответствием, особенно когда речь идет о хранении данных обо всех ваших бизнес-лицензиях.

    С лицензиями связано множество переменных: изменение требований к регистрации, несколько дат истечения срока действия и продления, активные ссылки на органы, управление документами и т. Д. Возможность настройки интерфейса будет иметь решающее значение для управления продлением лицензий.

    Выделенная система позволяет консолидировать и централизовать данные о лицензиях и обмениваться этой информацией между заинтересованными сторонами в вашей компании с помощью ролевой безопасности.Другие функции включают возможность отслеживать и управлять продлениями, настраивать оповещения о продлении, хранить документы, создавать отчеты и многое другое.

    Узнать больше

    Управление бизнес-лицензиями — непростая задача. CT здесь, чтобы помочь вам с вашими потребностями в лицензии на ведение бизнеса. Вы можете узнать, сколько лицензий необходимо вашему бизнесу, с помощью Business License Wizard.

    Узнайте больше о том, как CT может помочь с вашими бизнес-лицензиями. Позвоните нам по телефону (844) 400-9804 (звонок в США бесплатный) или посетите наши решения для лицензирования бизнеса.

    Работаем удаленно | Как настроить начисление заработной платы и налоги для удаленных сотрудников

    Не позволяйте процессу налогообложения заработной платы для удаленных сотрудников отпугивать вас от найма более глобальной, продуктивной и рентабельной команды. Воспользуйтесь этим обзором, чтобы узнать, что вам нужно сейчас:

    image cred

    Как ваша компания устанавливает заработную плату и налоги для удаленных сотрудников?

    Если вы хотите добавить больше удаленных сотрудников в свою команду, это одна из областей, которую вам нужно решить прямо перед тем, как начать процесс найма.

    Но поскольку правила для рабочих разные для каждого города, штата и страны, выполнение всего по правилам может показаться сложной и непосильной задачей.

    Итак, этот ресурс здесь, чтобы помочь.

    Здесь вы найдете обзор шагов, которые должна предпринять ваша компания, чтобы выполнить свои налоговые обязательства и убедиться, что вашим удаленным сотрудникам платят.

    Это ни в коем случае не конец ваших исследований и беготни. Но он должен предоставить дорожную карту, чтобы начать работу.

    Заработная плата и налоговые обязательства во многом зависят от классификации вашей удаленной рабочей силы.

    Члены вашей команды обычно попадают в один из двух лагерей: штатные сотрудники или независимые подрядчики.

    Их назначение определяет, должна ли ваша компания:

    • Удерживать и / или платить налоги
    • Предоставлять пособия
    • Оплачивать сверхурочные
    • Соблюдать законы о минимальной заработной плате
    • Обеспечивать страхование по инвалидности; Страхование компенсации работникам
    Важно понимать, что IRS говорит о назначении сотрудника или подрядчика.Если вы не классифицируете свою команду правильно, вы можете столкнуться с серьезными налоговыми штрафами и штрафами, когда наступит время уплаты налогов.

    Итак, вот как отличить вашу команду:

    Удаленные сотрудники — это члены команды, которые работают в вашей компании за пределами вашего офиса.

    Когда вы платите удаленным сотрудникам, вы несете ответственность за удержание налога на заработную плату из их зарплат, точно так же, как вы делаете это со своими штатными сотрудниками.

    Тем не менее, вы должны соблюдать все налоговые законы и правила страны / штата / города, в котором проживает сотрудник .Они могут отличаться от правил, которым следует ваша внутренняя команда.

    Независимые подрядчики или фрилансеры работают не по найму, а не в вашей компании. Таким образом, подрядчиков обрабатывают свои собственные налоги .

    Это означает, что когда вы платите независимым подрядчикам или фрилансерам, вам не нужно удерживать налог на заработную плату из их заработной платы.

    Вам также не нужно изучать или соблюдать все местные правила, регулирующие место проживания сотрудника. Подрядчики берут на себя всю эту ответственность.

    Отсутствие необходимости беспокоиться о налогах на заработную плату — лишь одна из причин, по которой так много компаний предпочитают нанимать фрилансеров для удаленной работы.

    Теперь, когда вы знаете эту критическую разницу, давайте рассмотрим, что она означает для вашей заработной платы.

    Многие эксперты считают, что лучше выбрать метод оплаты, который широко используется везде, где живут ваши сотрудники. Это делает его широко приемлемым вариантом, который, вероятно, соответствует всем местным законам.

    Вот как ваша компания будет набивать карманы ваших сотрудников, независимо от того, где они хранят свои копилки:

    Платежи удаленным работникам в США

    Существует множество вариантов оплаты удаленным работникам в США, например :

    • Прямой депозит
    • Чеки от поставщиков заработной платы
    • PayPal, Venmo или другие приложения / услуги по расчету заработной платы

    Если вы уже используете поставщика платежных ведомостей для своей внутренней команды, у них обычно есть возможность для обработки удаленных платежей тоже.


    Те же варианты могут быть доступны и для оплаты удаленным сотрудникам за границей.


    Оплата международным удаленным работникам

    Несмотря на то, что вы можете использовать многие из тех же вариантов для оплаты своей команды за границей, следует помнить о двух важных моментах.

    Во-первых, вам нужно проверить комиссию международных банков за переводы денежных средств. Они могут стоить более 30 долларов за транзакцию, что может быть не самым рентабельным.

    Во-вторых, нельзя забывать о международных обменных курсах.Международные сотрудники могут фактически потерять деньги после того, как их часть будет обменена на местную валюту.

    Plus, банки и другие службы расчета заработной платы могут включать высокую комиссию для покрытия стоимости обмена, что еще больше увеличивает ваши расходы.

    Как и в случае с расчетом заработной платы, выяснение ваших налоговых обязательств сводится к классификации ваших сотрудников и их местонахождению.

    Налоги для удаленных сотрудников

    Вообще говоря, , когда вы платите удаленному сотруднику, вы платите местные налоги в штате, где этот сотрудник работает .

    Если ваш сотрудник работает в том же штате, в котором зарегистрирована ваша компания, вы будете удерживать подоходный налог штата и платить налог на государственное страхование по безработице (SUI) в этом штате. Вам также может потребоваться удержать местный подоходный налог из их зарплаты.

    А как насчет удаленных сотрудников, работающих в разных штатах?

    Вашей компании необходимо будет зарегистрироваться в налоговых органах (штатных и, возможно, местных) в каждом штате, в котором есть удаленные сотрудники. Вам также может потребоваться зарегистрироваться в агентствах по трудоустройству / безработице в каждом регионе.

    После этого вы должны будете удерживать налоги в штатах, где работают ваши сотрудники.

    Допустим, ваша компания в Вашингтоне нанимает удаленного сотрудника, например, во Флориде. Вам необходимо соблюдать все правила налоговой ответственности Флориды. Вы также должны изучить и соблюдать их трудовое законодательство.

    Как мы упоминали ранее, контрактные сотрудники берут на себя всю налоговую работу. Но это не значит, что ваша компания полностью снята с крючка.

    Для фрилансеров из США нужно сделать два шага:

    # 1.Попросите вашего подрядчика заполнить форму W-9 . Это официальный «Запрос на идентификационный номер налогоплательщика и подтверждение». Вам понадобится информация из этой формы, чтобы заполнить второй шаг.

    №2. Заполните форму 1099 для каждого подрядчика, которому вы заплатили более 600 долларов в течение года. Эта форма сообщает дяде Сэму, сколько вы заплатили членам команды в качестве компенсации, не связанной с сотрудниками. Вы отправите одну копию в IRS, а другую — фрилансеру.

    Остальное зависит от них.

    Налоги для удаленных сотрудников в других странах

    Наем и оплата удаленных сотрудников в другой стране сопряжены с определенными проблемами.Как правило, лучше нанимать удаленных сотрудников из стран, в которых вы уже ведете бизнес.

    Это потому, что в большинстве стран вам потребуется открыть в этой стране местный филиал вашей компании. Затем вам нужно будет соблюдать все местные законы, касающиеся минимальной заработной платы, льгот и прочего для членов вашей команды.

    Это основная причина, по которой международные кандидаты чаще всего нанимаются в качестве сотрудников по контракту, а не штатных сотрудников компании. После регистрации в качестве самозанятых владельцев бизнеса или фрилансеров они самостоятельно справятся со всеми своими международными налоговыми обязательствами.

    Завалены всеми этими правилами?

    Не позволяйте своей команде помешать вам нанимать лучших специалистов по всему миру. Правильная технология значительно упрощает управление этим процессом.


    У малых, средних и крупных компаний есть свои собственные методы расчета заработной платы для своих команд без стресса.

    Большинство согласны с тем, что стоит заплатить несколько дополнительных долларов за услугу, которая сделает за них всю тяжелую работу. Следование по этому маршруту экономит бесчисленные часы времени и избавляет от головной боли.Это также предотвращает возможность наложения тысяч налоговых штрафов.

    Таким образом, ваша компания может захотеть:

    Аутсорсинг бухгалтерской фирме или агентству по расчету заработной платы

    Аутсорсинг удаленного расчета заработной платы бухгалтеру или агентству по расчету заработной платы полностью снимает вашу задачу.

    Они помогут вести расчет заработной платы, подавать налоги и платить вашим сотрудникам чеком, прямым переводом, платежной картой и т. Д., Пока вы сосредотачиваетесь на ведении своего бизнеса.

    Когда вы проконсультируетесь со специалистом, вы обретете душевное спокойствие, зная, что все делаете правильно.

    И поскольку каждый сотрудник и ситуация удаленной работы индивидуальны, их опыт работы с трудовым / налоговым законодательством может быть огромным преимуществом для вашей команды.

    Но новая волна автоматизированных услуг по расчету заработной платы также быстро набирает популярность — и за небольшую плату.

    Попробуйте сервис или приложение для расчета заработной платы

    Стартапы и малые предприятия пользуются преимуществами новых онлайн-провайдеров расчета заработной платы. Это дает владельцам инструменты для расчета заработной платы и налогов для своих удаленных сотрудников по гораздо более доступной цене.

    Облачные службы управления персоналом, такие как Gusto и Zenefits , учитывают все законы о налогах и заработной плате, в которых проживают ваши удаленные сотрудники. Их единые платформы помогают вести расчет заработной платы, управлять льготами и поддерживать удаленную команду. TransferWise и TransferMate помогают снизить стоимость отправки международных платежей вашим удаленным сотрудникам за границу. Они позволяют отправлять деньги по рыночному обменному курсу за низкую фиксированную комиссию.

    Подпишитесь на эти простые в использовании инструменты, и вы сможете быстро получать заработную плату, не срезая углы.

    Теперь нет причин не добавлять в свою команду больше удаленных сотрудников.

    Настройка заработной платы и налогов для удаленных сотрудников может быть самой сложной частью найма удаленной команды. Но препятствия легко преодолеть, если у вас есть правильные инструменты и процессы.

    Рассмотрите возможность найма независимых подрядчиков для своей команды, и вы обойдете множество правил, связанных с удаленными сотрудниками компании. Члены команды-фрилансера сами управляют своими налогами в соответствии с законодательством в своей области, поэтому вам не нужно беспокоиться о них.

    Независимо от того, какой маршрут вы выберете, ничто не сравнится с преимуществами, которые удаленная команда приносит вашей компании. Наем из всемирного пула высококвалифицированных кандидатов и снижение общих операционных расходов стоит того, чтобы взяться за гигантский налог, известный как налоги на заработную плату.

    Как стать работодателем: удаленные сотрудники | Джен Ремсик | Очаровательный

    Рисунок Келли Раувердинк

    Часть II моей серии о расширении вашего малого бизнеса. Я описал, как нанимать сотрудников, которые находятся за пределами вашего местного штата.В моем случае это означает любое место за пределами Висконсина.

    Примечание. Это не юридическая консультация, и она не предназначена для этого.

    В какой-то момент у Adorable IO было семь удаленных сотрудников в пяти разных штатах. Как и в Висконсине, вы должны зарегистрировать свою компанию в каждом штате, в котором у вас есть сотрудники. В каждом штате свои требования и процессы, которые могут сбивать с толку. Некоторые штаты выдадут вашей компании один идентификационный номер, который будет использоваться для уплаты государственного подоходного налога, налога на безработицу и т. Д.В то время как другие штаты будут выдавать другой номер для государственного подоходного налога, безработицы, компенсации работникам и т. Д. Некоторые штаты предоставляют единое окно для регистрации и установки флажков для различных налоговых требований. В то время как другие требуют, чтобы вы искали каждый необходимый URL-адрес, и вам приходилось вводить одну и ту же информацию снова и снова. Я собираюсь поделиться шагами, которые я узнал для Флориды, Северной Каролины, Орегона, Юты и Вашингтона.

    Перед тем, как перейдет к перечисленным ниже шагам, получите адрес зарегистрированного агента, если у вас нет офиса в штате, в котором вы ищите работу.Мы используем сервис InCorp. InCorp предоставляет и другие услуги. Они могут помочь вам подать необходимые документы во всех 50 штатах для создания юридического лица.

    Флорида
    1. Зарегистрируйтесь как внештатное предприятие (иностранное юридическое лицо) Флорида StartUp Co.
    2. Получите налог на повторную занятость во Флориде (ранее налог на безработицу) Департамент доходов Флориды
    3. Работодатель Войдите в систему после создания учетной записи Подключиться : Департамент экономических возможностей Флориды

    Северная Каролина
    1. Регистрация в качестве иностранного лица Государственный секретарь штата Северная Каролина
    2. Подоходный налог штата Налоговое управление штата Северная Каролина
    3. Безработица штата Северная Каролина Отдел занятости Министерства торговли Безопасность

    Oregon

    После регистрации в качестве иностранного юридического лица вам будет предоставлен ваш бизнес-идентификационный номер (BIN).Этот номер будет основным номером для государственного подоходного налога, налога на безработицу и тримета.

    1. Зарегистрируйтесь как иностранное лицо Государственный секретарь штата Орегон
    2. Налоги Налоговое управление штата Орегон в отношении подоходного налога штата и налога на безработицу. Мы также должны платить налог Trimet, поскольку наши сотрудники проживают в Портленде.
    3. Компенсация работникам Отдел компенсации работникам штата Орегон

    Юта
    1. Зарегистрировать как иностранное юридическое лицо Служба государственного управления штата Юта.Ссылку на создание учетной записи найти сложно, поскольку на сайте так много информации.
    2. Подоходный налог штата Налоговая комиссия штата Юта
    3. Безработица штата Юта Департамент трудовых ресурсов штата Юта

    Вашингтон
    1. Зарегистрироваться как иностранное лицо Государственный секретарь штата Вашингтон
    2. Единый бизнес-идентификатор (UBI) Департамент доходов Вашингтона
    3. Безработица штата Вашингтон Департамент безопасности занятости
    4. Компенсация работникам Департамент труда и промышленности штата Вашингтон

    Негосударственные особенности

    Обязательно сообщите своему страховому агенту, что вы добавил удаленного сотрудника.Им нужно будет знать штат и налоговый номер по безработице для каждого штата, в котором у вас есть удаленный сотрудник. Убедитесь, что вы понимаете разницу между сотрудником и независимым подрядчиком. Совсем недавно американское семейное страхование было в новостях, потому что у них были люди, работающие в качестве независимых подрядчиков, а не в качестве сотрудников. Американская семья может выплатить 1 миллиард долларов пенсионных пособий (по данным Wisconsin State Journal).

    Manifestly — полезный инструмент, позволяющий избежать пропуска шагов по адаптации любого сотрудника.Я создал шаблон контрольного списка, который содержит следующие элементы (и многое другое), чтобы убедиться, что все было сделано, когда мы привлекаем новых людей:

    1. Попросите вашего сотрудника заполнить необходимые документы для нового найма:
    2. Форма I-9 которая подтверждает, что работник имеет законную возможность работать в США.
    3. Соответствующая форма удержания подоходного налога штата, в которой указано, сколько вычитаться из их заработной платы по налогам штата.
    4. Форма освобождения от уплаты налогов по федеральному подоходному налогу. вычесть из своей заработной платы федеральные налоги
    5. Подайте налоговую декларацию, и ваша служба расчета заработной платы должна сделать это за вас.

    Служба расчета заработной платы может еще больше упростить рабочий процесс управления сотрудниками. Мы выбрали ADP. Эта служба вычитает соответствующие удержания для каждого сотрудника на основе заполненных налоговых форм, и они подают необходимые налоговые декларации и платежи. Это должно быть. Лучше проводить время в другом месте.

    Как видите, у каждого государства свои процессы и требования при регистрации юридического лица и найме сотрудников. Я включил процесс, который я прошел для пяти состояний, но каждый из них уникален.Если вы нанимаете сотрудников в состоянии, которое я не описал, обратитесь в службу расчета заработной платы. Узнайте у них, что им нужно для сотрудника, находящегося в другом штате. Они будут более чем счастливы рассказать вам, и они могут даже предоставить ссылки, которые помогут вам начать работу.

    Удачного приема на работу!

    Ссылки:

    Джейн Кларк, Clark & ​​Gotzler

    Porter & Sacks, CPA

    Налоговые последствия для удаленных сотрудников

    Удаленные сотрудники могут усложнить налоги для бизнеса.В большинстве случаев наличие удаленного сотрудника создает связь или обязанность подавать налоговые декларации и платить налоги в местной юрисдикции и / или указывать, что сотрудник работает.

    Например, предположим, что ваш бизнес находится в Вирджинии, но у вас есть сотрудники, которые работают удаленно в Мэриленде. Удаленные сотрудники создают связь для вашей компании в Мэриленде. Это означает, что вам необходимо подавать налоговые декларации и платить налоги в штатах Вирджиния и Мэриленд.

    Зарегистрироваться в налоговых органах

    Если у вас есть удаленные сотрудники, ваша компания должна будет зарегистрироваться в любых местных и государственных налоговых органах, где работают сотрудники.Отсюда вы будете удерживать налоги в соответствии с правилами налоговой ответственности этих агентств.

    Чем больше состояний, тем сложнее

    Каждый раз, когда вы добавляете штат в требования вашей компании к подаче налоговой декларации, нанимая удаленного сотрудника в этом штате, это создает сложности. Чем больше штатов вы добавите, тем сложнее будет ваша налоговая ситуация, особенно в отношении заработной платы и налогов с продаж.

    Что касается налогов на заработную плату, то любая национальная компания по расчету заработной платы, такая как ADP или Paychex, должна легко справиться с этим.

    Налог с продаж, напротив, варьируется от штата к штату. Операции, которые не облагаются налогом в одном штате, могут облагаться налогом в другом штате. Например, продажа программного обеспечения как услуги (SASS) в Вирджинии не облагается налогом с продаж, но такая же продажа облагается налогом в Техасе.

    С учетом сказанного, если вы собираетесь нанимать удаленных сотрудников, обязательно изучите все свои потенциальные налоговые обязательства и поговорите со своим CPA, чтобы спланировать заранее.

    Сотрудники не могут облагаться двойным налогом

    Существует миф о том, что сотрудник, работающий удаленно в одном штате, может быть обязан платить налоги нескольким штатам в зависимости от физического местонахождения компании.Это неправда. Удаленный сотрудник должен платить налоги в штате, в котором он в основном выполняет свою работу.

    Как упростить процесс

    Лучший способ упростить этот процесс — нанять независимого подрядчика вместо штатного сотрудника.

    Используйте службу расчета заработной платы для решения вопроса о налогах на заработную плату, особенно если у вас есть удаленные сотрудники, работающие в нескольких разных штатах.

    Когда дело доходит до соблюдения налоговых требований, наймите компанию, которая специализируется на подаче налоговых деклараций по всей стране, чтобы упростить процесс.Эти услуги могут быть дорогими, но они помогут гарантировать соблюдение различных налоговых законов, с которыми вы столкнетесь в разных штатах.

    Нужна помощь?

    Если у вас есть вопросы о ваших обязанностях по подаче документов для удаленных сотрудников, свяжитесь с нами через Интернет или позвоните по телефону 800.899.4623.

    Наем сотрудников

    Наем сотрудников

    Когда вы нанимаете сотрудников или покупаете бизнес, в котором уже есть сотрудники, которые теперь будут работать на вас, заполните следующее:

    1. Вы должны получить федеральный идентификационный номер работодателя ( EIN ) в налоговой службе (IRS).Вам понадобится ваш EIN, чтобы идентифицировать вашу компанию в IRS и штате Нью-Йорк. Вы можете получить свой EIN по телефону:

    2. После того, как вы получите свой EIN, вы, , должны зарегистрировать в штате Нью-Йорк. Вы можете зарегистрироваться по:
      1. , подающий заявку онлайн через New York Business Express (см. Раздел «Регистрация работодателя для страхования по безработице, удержания удержания и отчетности о заработной плате для бизнес-работодателя» (NYS 100) или
      2. , позвонив в Департамент труда по телефону 1 888 899-8810 или (518) 457-4179.

    Вы, , должны сообщить информацию о каждом из ваших недавно нанятых или повторно нанятых сотрудников, которые будут работать в штате Нью-Йорк. У вас есть 20 дней с даты приема на работу сотрудника, чтобы сообщить определенную идентифицирующую информацию в налоговый отдел. Дата приема на работу — это первая дата оказания каких-либо услуг, за которые вы будете платить зарплату сотруднику или другую компенсацию, или первый день, когда сотрудник, работающий за комиссионные, имеет право на получение комиссионных.Для получения дополнительной информации см .:

    1. Отчетность о новом найме
    2. Публикация NYS-50, Руководство работодателя по страхованию от безработицы, отчетности по заработной плате и удерживаемому налогу

    Возможно, вам придется удержать подоходный налог штата Нью-Йорк, города Нью-Йорк или Йонкерс из заработной платы ваших сотрудников. Вы должны периодически отправлять эти налоговые декларации и налоговые декларации в налоговый отдел. Ваши сотрудники используют удержанный вами налог для выполнения своих налоговых обязательств.Для дополнительной информации:

    Возможно, вам придется заплатить взносов по страхованию от безработицы штата Нью-Йорк . Страхование по безработице обеспечивает временный доход правомочным работникам, которые потеряли работу не по своей вине. Для дополнительной информации:

    Если вы должны платить взносы по страхованию от безработицы, вы также должны подавать ежеквартальный отчет о заработной плате в налоговый отдел. Министерство труда использует эту информацию для определения пособий работникам. Для дополнительной информации:

    Вам, вероятно, придется нести компенсацию работникам, а также пособие по инвалидности и страховку на оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам для ваших сотрудников.Компенсация рабочим предоставляет льготы работникам, которые получили травмы или заболели в результате своей работы. Пособия по инвалидности помогают работникам, которые заболели или получили травму, не связанную с их работой.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *