Как писать протокол собрания образец: Образец составления протокола собрания, заседания, совещания в 2021 году

Содержание

Образец протокола собрания, заседания в 2021 году

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

«__»________ 20__ г.

№ ______________

г. ______________

______________________________________________________

(заголовок)

Председатель — _________________________________ (ФИО)

Секретарь — _____________________________________ (ФИО)

Присутствовали: _____________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

Приглашенные: _____________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. ___________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

СЛУШАЛИ:

______________________________ ___________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

ПОСТАНОВИЛИ:

1. _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО)

Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО)

В дело № _____

«__»________ 20__ г. _____________________

(подпись исполнителя)

Как написать протокол технического совещания

Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами.

В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации. Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия. В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Оформление протокола общего собрания в соответствии с Приказом Минстроя от 28.01.2019 N 44/пр

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как писать протокол совещания

Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами.

В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации.

Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.

В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации.

Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение. Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ.

Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.

Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:.

Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и ание, и результаты, которые были утверждены. Протокол общего собрания — это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально.

Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний. Цель протокола — это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.

Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний. Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом.

Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании. Таким образом, рассмотрение таких решений и возникших вопросов заносится в протокол общего собрания.

Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых для принятия юридически законного решения.

Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений.

Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на ание или обсуждение.

Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ. По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания.

В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения.

Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом. Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также принятые аббревиатуры, касающиеся организационно-правовой формы ООО, АО и прочее.

При этом наименование должно соответствовать тому, которое указано в уставе предприятия и внесено в Единый государственный реестр, а также иметь полную расшифровку без использования аббревиатур.

Если это протокол общего собрания ООО, образец составляется по тем же правилам и нормам, что и для организаций, имеющих иную организационно-правовую форму собственности.

Он фиксирует местонахождение юридического лица, отраженное в виде записи юридического адреса организации, и должен соответствовать внесенному в учредительные документы, а также регистрации в Едином госреестре.

В следующем разделе после указания юридических данных, отображающих фактическое наименование места расположения предприятия, необходимо указать сведения, относящиеся к времени и форме проведения собрания. В первую очередь указывается вид общего собрания, который может быть годовым, внеочередным, плановым и т.

Протокол общего собрания участников ООО по действующему законодательству определяется с периодичностью не реже чем один раз в год. Также отмечаются дата и место собрания совещательной коллегии, указывается фактический адрес, по которому собирались участники.

Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. Обязательно указывается Ф.

В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях. Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги ания, которые фиксируются по времени подсчета.

Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений. После составления протокол общего собрания учредителей, акционеров или других участников скрепляется подписями председателя, а также секретаря собрания.

Также ставится дата его составления, которая может не совпадать с датой проведения собрания. Еще одним интересным экземпляром подобной документации является протокол общего собрания собственников дома или садоводческого товарищества.

Такие собрания и их протоколирование отличаются тем, что участники имеют равные права, и в случае неявки большого количества лиц все равно решения могут приниматься на основании учета мнения тех, кто прибыл и участвовал в решении вынесенных на обсуждение вопросов.

На основании такого протокола остальные члены жилищного фонда или садоводческого товарищества обязаны подчиниться вынесенным решениям вне зависимости от того, принимали ли они участие в этом собрании или нет. При составлении такого документа в нем обычно указывается состав комиссии по пересчету.

В качестве председателя и секретаря собрания могут выступать как уполномоченные лица, так и выбранные путем ания из присутствующих участников. Способ управления многоквартирными домами или садоводческим товариществом выбирается общим собранием собственников жилых помещений или земельных участков.

Вынесенные решения по обозначенным вопросам являются обязательными для всех собственников. Оформление протокола общего собрания требует к себе особого внимания и наличия определенных навыков документальной работы.

Пренебрежение правилами, установленными к оформлению этого документа, нельзя допускать, так как он является единственным документальным отображением правомерности вынесенных решений коллегиального собрания, которые носят важное назначение, а также обладает большой юридической силой и предоставляется во время аудиторских проверок контролирующим органам.

Все решения, принимаемые во время встреч учредителей фирмы, должны протоколировать. Документ необходим для фиксации хода мероприятия. Необходимо четко понимать, как написать протокол общего собрания, образец которого можно скачать ниже, так как дальнейшем бумага может потребоваться для совершения операций с участием государственных органов.

Существует ряд требований, которым должен соответствовать протокол. Если особенности не соблюдаются, все решения, принятые на собрании, считаются недействительными. По этой причине важно знать правила оформления протокола общего собрания. Протокол собрания — документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения.

Бумага должна быть составлена во время:. Если в организации главное должностное лицо наделено полномочиями самостоятельно решать все вопросы, формируется совещательное собрание, которое принимает участие в рассмотрении спорного момента и оказывает помощь руководителю во время вынесения вердикта и определения курса дальнейших действий.

Как правильно составить протокол собрания? Необходимо изучить образец, который применяется для составления одноименного документа, если решается вопрос о:. Для всех мероприятий, для фиксации хода которых должен быть составлен документ, применяется один и тот же образец протокола внеочередного общего собрания участников ООО.

Контролирующие органы имеют право проверить правильность составления бумаги. Если в ходе мероприятия будет выявлено, что бланк был составлен или заполнен неверно, все решения, которые фиксировала документация, признаются недействительными. Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания.

Документация выпускается в 2 экземплярах. Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов. В бумаге прописывается информация и о решениях, которые стали результатом проведения собрания.

Перед проведением собрания, человек, ответственный за осуществление мероприятия, выполняет ряд процедур, которые должны получить отражение в протоколе:. Для этого составляется перечень лиц, которые должны присутствовать на собрании.

Число , зафиксированных в протоколе, должно соответствовать перечню, который требуется для вынесения вердикта по проблеме. Поток информации, которая становится известной на собрании, сразу зафиксировать не всегда возможно.

Чтобы человек, ответственный за заполнение документации, мог достоверно внести в протокол все данные, используются средства звуко- и видеозаписи. Одновременно секретарь должен составлять наброски. Действие выполняется во время всего мероприятия.

Документация, которая применялась для принятия решения, должна быть внесена в список. Согласно действующему законодательству, разрешается составлять бумагу в 2 видах — развернутом или кратком. Полная форма документации отражает суть всех выступлений, которые происходили во время собрания.

Краткую форму называют протокол-схемой. Она фиксирует только сведения о выступавших. Выбор подходящего вида документации зависит от решения компании. Оно может быть принято председателем собрания или участниками мероприятия.

Во время составления бумаги необходимо соблюсти все нормы делопроизводства. Данные, внесенные в бумагу, должны соответствовать информации, которая присутствует в учредительной документации организации. Сокращать название компании до аббревиатуры запрещается.

Оформляя заголовок к тексту протокола, нужно прописать название органа или вида заседания. Если соблюдается структура бумаги, далее требуется указать информацию о собрании.

Секретарь прописывает:.

Протокол образец

Протокол — это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании. Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании. Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Включите JavaScript для лучшей работы сайта. По окончании совещания следует составить протокол, чтобы зафиксировать повестку дня совещания, принятые решения, условия, на которых они будут осуществляться и др. Протокол важно оформить сразу после совещания, а не откладывать «на потом». Хорошо, если вести протокол может профессиональный секретарь.

Бесплатная юридическая помощь

Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Акт — это документ, составляемый группой лиц преимущественно комиссией , подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время. В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа акт , основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Общие правила составления и оформления протокола

Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний. Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений.

Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам. Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом: РЕШИЛИ: Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г. Ответственный исполнитель — Медведев В.

Протокол общего собрания: образец как правильно оформить

Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т. Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4.

Протокол производственного собрания образец — нужная штука. Подчеркиваем, что вопросов на повестку дня может ставиться несколько — при этом столько же должно быть принято и решений. Как оформить протокол совещания Образец протокола производственного совещания отделения. Основную часть заполняем в последовательности, которая соответствует текущей повестке дня. Протокол производственного совещания образец

Протокол совещания

Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка. Протокол — документ , в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании.

Как писать протокол совещания образец скачать Как ответить на протокол совещания Протокол совещания.

При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы — с правом голоса и без права принимать участие в голосовании. Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например — при срочных совещаниях.

Системы BFT D относятся к приводам с интегрированным управляющим блоком. При поиске находит всевозможные кроме укр. Купить кальян, кори сандерс владимир кличко анкета на визу в литву. Инструкция подключения шаринга 3, кафе кураж в мелитополе армани мужской аромат.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств документов.

Протокол совещания — документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия.

.

.

.

Образец протокола общего собрания жильцов

Протокол №1
Общего собрания собственников дома по адресу ________________________________

                                                                                                                   от  «___»______ 200_г.

Присутствовали: ____ человека (собственника), согласно Приложения 1 к протоколу.
Приглашенные:
 Представитель Администрации района (Районного жилищного агентства, управляющей компании)

Повестка дня:
1. О выборе собственниками формы управления многоквартирным домом по адресу:
2. Утверждение Устава ТСЖ
3. Выборы Правления ТСЖ и Ревизионной комиссии.
4. О регистрации кондоминиума

1. С информацией о выборе собственниками формы управления многоквартирным домом выступил представитель Администрации района (Районного жилищного агентства, управляющей компании)
В соответствии со ст.20. Федерального закона РФ «О товариществах собственников жилья» от 15.06.1996 № 72-ФЗ, для обеспечения эксплуатации многоквартирного дома, пользования квартирами и общим имуществом жилого дома домовладельцы вправе самостоятельно выбрать способ управления недвижимым имуществом.
Закон определяет следующие способы управления кондоминиумом:
— путем передачи домовладельцами функций по управлению кондоминиумом уполномоченной государством или органами местного самоуправления службе заказчика на жилищно — коммунальные услуги;
— путем образования домовладельцами товарищества собственников жилья для самостоятельного управления кондоминиумом либо для последующей передачи по договору части или всех функций по управлению уполномоченному физическому лицу — индивидуальному предпринимателю либо уполномоченной организации любой формы собственности (управляющему), а также иным способом, установленным федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации.  
Способ управления кондоминиумом может быть изменен в любое время по решению домовладельцев.

Решили:
1. Избрать в качестве формы управления кондоминиумом товарищество собственников жилья.
2. Избрать в качестве обслуживающей дом организации по договору «. . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .» (Управляющая компания)

Голосовали: «За» — единогласно (количество голосов и общая площадь см. приложение)
                      «Против» — нет.
                      «Воздержались» — нет

2. С информацией о проекте Устава ТСЖ выступил  . . . . . . . . .
Предлагается принять за основу проект Устава ТСЖ утвержденный КУГИ Санкт-Петербурга.

Обсуждение изменений и дополнений, выбор названия ТСЖ.

Голосовали: «За» —                 (количество голосов и общая площадь см. приложение)
                      «Против» —           нет
                      «Воздержались» —      нет


3. С информацией о порядке избрания органов управления ТСЖ выступил  . . . . . . . . . . . . .

В соответствии со ст. 36 Закона «О ТСЖ» Правление избирается для руководства текущей деятельностью товарищества. Правление товарищества вправе принимать решения по всем вопросам деятельности товарищества, за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции общего собрания членов товарищества. Правление товарищества избирается из числа членов товарищества общим собранием на срок, установленный уставом товарищества, но не более чем на два года.
В соответствии со ст. 51 Закона РФ «О ТСЖ» право голоса застройщика в товариществе имеет следующие ограничения:
после передачи прав собственности на 30 процентов помещений в кондоминиуме другим домовладельцам, кроме застройщика, как минимум 30 процентов членов правления должны быть избраны путем голосования этих домовладельцев;
после передачи прав собственности на 40 процентов помещений в кондоминиуме другим домовладельцам, кроме застройщика, как минимум 40 процентов членов правления должны быть избраны путем голосования этих домовладельцев;
после передачи прав собственности на более чем 50 процентов помещений в кондоминиуме другим домовладельцам, кроме застройщика, или через два года с момента регистрации товарищества все члены правления должны быть избраны путем голосования домовладельцев без участия застройщика.
 Выборы членов правления должны проводиться на общем собрании товарищества не позднее 60 дней после события, обусловившего необходимость таких выборов.

Поскольку в настоящее время права собственности на помещения переданы уже более чем половине собственников (см. Приложение 1), кроме застройщика, домовладельцы должны избрать Правление, Председателя Правления  и Ревизионную комиссию.

Решили:
1. Избрать Правление ТСЖ в составе  __  человек (по одному представителю от парадной )

Голосовали: «За» — единогласно (количество голосов и общая площадь см. приложение)
                      «Против» — нет.
                      «Воздержались» — нет

2. По предложениям (на основе голосования собственников от  каждой парадной) избрать правление в составе, согласно Приложению 2.
   
Голосовали: «За» — единогласно (количество голосов и общая площадь см. приложение)
                      «Против» — нет.
                      «Воздержались» — нет

3.  Избрать Ревизионную комиссию в составе 3 (трех) человек, с учетом следующих требований: юрист — 1, финансист (экономист) – 1, бухгалтер – 1.
На основании предложений собственников в состав Ревизионной комиссии избрать домовладельцев согласно Приложения 3.
 
Голосовали
: «За» — единогласно (количество голосов и общая площадь см. приложение)
                      «Против» — нет.
                      «Воздержались» — нет

4. Слушали: информацию депутата Муниципального Совета Муниципального образования
№__   __________________ о предметах ведения органов МСУ.

Решили:
1. Обратиться к Муниципальному Совету Муниципального образования №__ с просьбой о включении дома в Программу благоустройства на 200_ год – оказать помощь в установке оборудования детской и спортивной площадки.
2. Поручить Правлению ТСЖ направить соответствующее письменное обращение на имя Главы Муниципального Совета в срок до  __ _______________ 200__г.

Голосовали: «За» — единогласно (количество голосов и общая площадь см. приложение)
                      «Против» — нет.
                      «Воздержались» — нет

Слушали: О порядке регистрации кондоминиумов в Санкт-Петербурге (в соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга №69-рп от 07.07.2004 г.)

Решили:
1. Зарегистрировать кондоминиум по адресу:
2. Поручить регистрацию кондоминиума и оформление всех необходимых документов собственнику кв.__  ________________________________
3. Регистрацию земельного участка осуществить в нормативном размере
4. Расходы по регистрации кондоминиума распределить между собственниками помещений дома пропорционально общей полезной площади помещений.

Голосовали: «За» — _____                                 (                        м2)
                      «Против» —  ___                               (        м2).
                      «Воздержались» — нет

Приложения:

1. Список участников общего собрания домовладельцев (с указанием №№квартир, общей площади помещений, находящихся в собственности и подписями собственников).
2. Список членов Правления ТСЖ, избранных в соответствии с п.1, 2, 3 вопроса 3 общего собрания.
3. Список членов Ревизионной комиссии, избранных в соответствии с п.4 вопроса 3 общего собрания.


(Все приложения прошиваются с протоколом и скрепляются печатью ТСЖ, подписями председателя и секретаря собрания)

Образцы протоколов и заявлений

ОБРАЗЦЫ ПРОТОКОЛОВ

Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам проведения капитального ремонта (очная форма) — загрузить

Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам проведения капитального ремонта (очно-заочная форма) — загрузить

Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по выбору способа формирования фонда капитального ремонта на специальном счете — загрузить

Рекомендации по документальному оформлению проведения работ по капитальному ремонту при формировании фонда капитального ремонта на специальном счёте, владельцем которого выступает региональный оператор — загрузить

Поручение на оформление платёжных документов для списания денежных средств со специального счёта — загрузить

Форма протокола по размещению денежных средств на специальный депозит в соответстви со ст 175.1 ЖК РФ — загрузить

 

 

ОБРАЗЦЫ ЗАЯВЛЕНИЙ

Заявление на возврат ошибочно оплаченой суммы — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на изменение адреса доставки — скачать бланк

Заявление на перенос переплаты по взносам на пени — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на перенос переплаты по пени на взносы — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на разделение лицевого счёта — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на соглашение о рассрочке — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на списание пени — скачать бланк, скачать образец заполнения

Протокол общего собрания учредителей

Если в регистрируемом Обществе с ограниченной ответственностью, больше одного учредителя, то до регистрации в налоговой нужно провести общее собрание учредителей и составить протокол по его итогам.

Структура протокола общего собрания учредителей должна содержать следующие элементы: шапку, непосредственный текст решения, подвал (заверка решения).

Заголовок протокола собрания учредителей

Чтобы документ имел полную юридическую силу, заголовок должен начинаться со слов «Протокол N 1 общего собрания учредителей «Общество с ограниченной ответственностью» и далее должно следовать полное наименование компании.

Дата документа проставляется исходя из времени проведения собрания, а не в тот момент, когда был оформлен сам протокол. Её обычно располагают на следующей строке после слова «ПРОТОКОЛ» или перед специальной линией-ограничителем.

После даты и номера необходимо указать место, где произошло собрание. При указании населённого пункта можно использовать сокращения: город — г., область — обл. и так далее.

Пропишите ниже полный адрес места проведения собрания, а также более детально время его проведения: во сколько началось и закончилось собрание. Также укажите лицо, которое вело подсчет голосов.

Вводная часть содержания протокола

Основной текст протокола состоит из двух частей. Первая — вводная, заполняется строго по образцу. Вторая — основная оформляется в свободной форме.

Во вводной части текста необходимо указать данные о составе учредителей, которые принимали участие в собрании, а также повестку дня.

Указание учредителей допускается в виде простого текста или в виде таблицы с данными.

Обязательно нужно указать следующие данные учредителей: фамилии, имена, отчества, данные паспорта и адреса регистрации.

Если речь идёт о юридическом лице, то указываются: название организации, ИНН, ОГРН, а также данные представителя компании.

Повестка дня

Повестка дня также прописывается в документе, а после этих слов идёт нумерованное перечисление вопросов, которые были рассмотрены на собрании.

В протоколе собрания учредителей ООО, главными пунктами являются:

  • Избрание председательствующего и секретаря собрания. Они выбираются из состава учредителей.
  • Об учреждении общества, при этом нужно утвердить его фирменное наименование и местонахождение общества.
  • Об утверждении устава общества.
  • О размере, способе, порядке и сроках оплаты уставного капитала.
  • Определить размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей.
  • Об избрании органов управления общества (в основном – избрание только Генерального директора).
  • Если в уставе ООО будет указан контрольный орган, необходимо сразу сформировать ревизионную комиссию (ревизора) Общества.
  • Если в уставе будет указан обязательный ежегодный аудит общества, или он предусмотрен законодательством, то сразу нужно утвердить аудитора общества.
  • Определить, кто из учредителей будет оплачивать государственную пошлину за государственную регистрацию общества и осуществлять все иные действия необходимые для регистрации общества.

Принятие решений по вопросам повестки дня

После указания всех вопросов повестки дня идет фиксирования непосредственно принятых решений.

Каждый вопрос из повестки дня, расписывается: какой вопрос рассматривали, какое решение приняли, количество голосов.

При этом обязательно указывается количество голосов, отданных участниками за принятие решения по каждому вопросу, количество голосов, отданных против, а также количество голосов участников, воздержавшихся от голосования.

Заключительная часть

Исходя из требований законодательства, в протоколе достаточно подписей председательствующего и секретаря, но лучше, если ниже протокол подпишут все учредители общества.

Если протокол больше, чем на одном листе, его необходимо прошить, пронумеровать страницы и на обороте заверить подписями председательствующего и секретаря.

Рекомендуем сделать несколько экземпляров протокола о создании, так как в будущем при смене состава участников, в случае потери протокола, восстановить этот документ очень сложно.

Протокол встречи образец

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

Содержание документа

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2018

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

Поделись, пожалуйста, ссылкой

Вконтакте

Facebook

Twitter

Одноклассники

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Существенно увеличить эффективность бизнес-процессов поможет протокол встречи с клиентом. Этот документ способствует улучшению формулировок основных достигнутых договоренностей, но не является договором. Его составление – мостик к пониманию между двумя сторонами. А также на практике замечено, что протокол встречи с каждым клиентом способен увеличить продуктивность отдельно взятого менеджера.

Важным моментом является отметка времени. Принцип прост: если что-либо можно измерить, значит, этим можно управлять. Заполнение этого пункта позволяет правильно распределить время, избавиться от незапланированного увеличения продолжительности встреч.

Элементы протокола

После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.

В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.


После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.

Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.

Формулировка

После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией. Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон. Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений.

Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.

Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.

Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.

Что должно быть зафиксировано

Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.

Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.

Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

  • Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
  • Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
  • Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
  • Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
  • Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Другие формы

Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:

  • В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
  • В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
  • В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:

  • Сфера деятельности.
  • Размер организации клиента, годовой оборот активов.
  • Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
  • Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
  • Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.

Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.

  • Как писать протокол совещания
  • Как оформить протокол совещания
  • Как составить протокол совещания
  • Образец протокола заседания технического совета

Протокол составляется после совещания секретарем заседания, который должен либо делать пометки в ходе дискуссии, либо вести диктофонную запись. Второй вариант наиболее оптимален для разрешения возможных споров.

Визуально документ состоит из следующих частей:

Общие сведения

В этот блок информации входит заголовок, место проведения (город, дата, время заседания), список присутствующих лиц. Заголовком служит наименование совещания. Например, совещание рабочей группы по кадровым вопросам. В блоке дата и время указываются сведения о непосредственно проведенном совещании, а не о дате подписания протокола.

Если совещание проводится постоянно действующей структурой (комиссией, рабочей группой и пр.), то в общих сведениях указывается ФИО постоянного председателя и секретаря заседания.

При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. Этот блок информации начинается со слова «Присутствуют». В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы – с правом голоса и без права принимать участие в голосовании.

Повестка дня заседания

Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например – при срочных совещаниях. В этом блоке перечисляются вопросы совещания без указания выступающих и регламента докладов. Даже если совещание созывается для обсуждения одного вопроса, он выносится не в заголовок документа, а оформляется в виде повестки дня.

В зависимости от регламента выступления, представленная повестка дня может быть утверждена автоматически либо вынесена председателем на голосование. В этом случае, обсуждение начинается с вопроса об утверждении повестки дня совещания. Если возражений нет, то в протоколе такое решение оформляется следующим образом: «Вопрос о согласовании повестки дня вынесен на голосование». Далее приводятся результаты голосования в виде: «Голосовали: за – (количество голосов), против – нет, воздержался – нет».

Обсуждение и принятия решений

Самый большой блок вопросов отводится для отражения хода дискуссии. Каждый вопрос повестки выносится в отдельный блок, начинающийся с формулировки из повестки дня. За этим следует ход доклада, который оформляется в следующем виде: «Слушали: (ФИО докладчика)». Опытные протоколисты рекомендуют не стенографировать выступления, а оставлять общий смысл, который может быть выражен в нескольких предложениях. Если важно сохранить смысл большей части доклада, то можно привести тезисы выступления или выдержки из презентации в приложении к протоколу, сделав на него ссылку в тексте документа.

То же касается отражения хода дискуссии. Если несколько выступающих придерживаются одной и той же точки зрения, то их выступления допускается оформить в следующем виде: «Выступили (ФИО выступивших), которые поддержали мнение докладчика».

В результате каждого вопроса должно быть сформулировано решение. Оно должно быть заготовлено предварительно в проекте решений или сформулировано самими участниками совещания в ходе обсуждения. Решения оформляются в виде конкретных формулировок, которые должны быть представлены однозначно и точно. Решениями по сугубо информационным выступлениям может быть принятие к сведению участниками заседания.

Если совещание предусматривает голосование, в протоколе после каждого вопроса должны быть приведены его результаты: «Решение принято единогласно», «Решение принято большинством голосов», «Решение не принято».Аналогичные пометки должны быть внесены в случаях, если вопросы снимаются с обсуждения, переносятся на другое совещание или не рассматриваются из-за отсутствия докладчика.

В завершении протокол подписывается председательствующим и секретарем и, при необходимости, заверяется печатью организации, созвавшей совещание.



Ошибка исполнения CGI приложения

Русское описание

Пользователь превысил лимит на количество одновременно исполняемых CGI. В данный момент исполнение невозможно. Попробуйте позже.

English description

Site has exceeded maximum processes limit Execution of CGI is impossible, try again later.

В случае, если вы не можете решить проблему самостоятельно — напишите о ней на [email protected] (Unix хостинг) или [email protected] (Windows хостинг)

Хостинг предоставлен компанией AGAVA. Другие проекты компании:

Источники: 2ann.ru, assistentus.ru, www.kakprosto.ru, www.grandars.ru

Протокол общего собрания: образец как правильно оформить

Все решения, принимаемые во время встреч учредителей фирмы, должны протоколировать. Документ необходим для фиксации хода мероприятия.

Необходимо четко понимать, как написать протокол общего собрания, образец которого можно скачать ниже, так как дальнейшем бумага может потребоваться для совершения операций с участием государственных органов.

Существует ряд требований, которым должен соответствовать протокол. Если особенности не соблюдаются, все решения, принятые на собрании, считаются недействительными. По этой причине важно знать правила оформления протокола общего собрания.

Зачем нужно оформлять протокол

Протокол собрания – документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения. Бумага должна быть составлена во время:

  • встреч с представителями других учреждений;
  • решения проблем, вынесенных на комиссию;
  • проведения переговоров.

Главная цель документа – документальная фиксация договоренностей, которые были приняты совместно.

Если в организации главное должностное лицо наделено полномочиями самостоятельно решать все вопросы, формируется совещательное собрание, которое принимает участие в рассмотрении спорного момента и оказывает помощь руководителю во время вынесения вердикта и определения курса дальнейших действий.

Все решения, которые были вынесены в ходе мероприятия, протоколируются.

Как правильно составить протокол собрания? Необходимо изучить образец, который применяется для составления одноименного документа, если решается вопрос о:

  • коррекции перечня лиц, являющихся учредителями;
  • реорганизации компании;
  • ликвидации предприятия;
  • иных вопросов, оказывающих важное влияние на деятельность фирмы.

Для всех мероприятий, для фиксации хода которых должен быть составлен документ, применяется один и тот же образец протокола внеочередного общего собрания участников ООО.

Скачать протокол

Контролирующие органы имеют право проверить правильность составления бумаги. Если в ходе мероприятия будет выявлено, что бланк был составлен или заполнен неверно, все решения, которые фиксировала документация, признаются недействительными.

Требования

Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания. Документация выпускается в 2 экземплярах.

В состав протокола обязательно должны входить сведения о:

  • времени проведения встречи;
  • адресе проведения мероприятия;
  • количестве голосов, которыми обладают участники;
  • общее число голосов с учетом членов, которые не смогли посетить мероприятие;
  • ФИО лица, которое является председателем собрания;
  • лицах, входящих в состав президиума;
  • списке проблем, которые выносятся на повестку дня.

Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов. В бумаге прописывается информация и о решениях, которые стали результатом проведения собрания.

Особенности

Перед проведением собрания, человек, ответственный за осуществление мероприятия, выполняет ряд процедур, которые должны получить отражение в протоколе:

  • определяет повестку дня;
  • начинает сбор нужных бумаг;
  • оповещает все участников, которые имеют право принимать участие в мероприятии, о месте проведения собрания;
  • рассылает данные, которые позволяют составить представление о вопросах повестки дня, участникам.

Перед началом совещательных процессов, секретарь обязан внести в протокол информацию об участниках мероприятия.

Для этого составляется перечень лиц, которые должны присутствовать на собрании. Число голосов, зафиксированных в протоколе, должно соответствовать перечню, который требуется для вынесения вердикта по проблеме.

Поток информации, которая становится известной на собрании, сразу зафиксировать не всегда возможно. Чтобы человек, ответственный за заполнение документации, мог достоверно внести в протокол все данные, используются средства звуко- и видеозаписи.

Одновременно секретарь должен составлять наброски. Действие выполняется во время всего мероприятия. Документация, которая применялась для принятия решения, должна быть внесена в список.

Фиксации подлежат следующие документы:

  • сообщения выступающих;
  • проекты, которые предлагают реализовать для решения вопроса;
  • иная документация, которая оказала влияние на принятие решения.

Если часть бумаг останется не внесенной в список, протокол может потерять юридическую силу.

Как заполнить правильно

Согласно действующему законодательству, разрешается составлять бумагу в 2 видах – развернутом или кратком. Полная форма документации отражает суть всех выступлений, которые происходили во время собрания. Краткую форму называют протокол-схемой. Она фиксирует только сведения о выступавших.

Выбор подходящего вида документации зависит от решения компании. Оно может быть принято председателем собрания или участниками мероприятия.

Во время составления бумаги необходимо соблюсти все нормы делопроизводства. Кроме того, требуется ознакомиться с ГОСТОМ.

Чтобы протокол считался действительным, в нем должно быть прописано полное название организации с сокращенной аббревиатурой в конце, указывающей на организационно-правовую форму компании.

Данные, внесенные в бумагу, должны соответствовать информации, которая присутствует в учредительной документации организации. Сокращать название компании до аббревиатуры запрещается. Оформляя заголовок к тексту протокола, нужно прописать название органа или вида заседания.

Если соблюдается структура бумаги, далее требуется указать информацию о собрании. Секретарь прописывает:

  • вид собрания;
  • место прохождения;
  • дату прохождения мероприятия;
  • форму.

Прописывая вид мероприятия, выделяют:

  • ежегодная встреча;
  • внеочередное совещание;
  • мероприятие, проходящее в соответствии с планом.

Не будет считаться ошибкой, если секретарь укажет и другой вид. Согласно действующему законодательству, составлять протокол требуется не реже, чем 1 раз за год.

Далее фиксируется форма мероприятия. Она может подразумевать личное присутствие членов в момент совещания или разрешать принимать заочное участие.

Затем отмечается фактический адрес места, в котором собрались лица.

Во избежание ошибок важно заранее ознакомиться с нормами составления бумаги и строго следовать им во время выполнения процесса.

Основные трудности

В основной части бланка фиксируется перечень вопросов, которые поднимались во время совещания. Если собрание относится к разряду годовых, законодательство предписывает решить ряд обязательных проблем.

В бумаге должны быть зафиксированы даты начала и завершения регистрации членов собрания. Для этого в бланк вписываются данные всех прибывающих и напротив указывается, что человек присутствовал. Помимо ФИО, необходимо прописать:

  • должность, которую занимает участник;
  • количество голосов, которыми обладает член собрания;
  • информацию о паспорте или доверенности, если процедура проходит в акционерном обществе.

Далее секретарь должен указать время начала и завершения совещательной части мероприятия. Сведения вносятся после того, как проведение подсчета будет завершено.

Каждый вопрос фиксируется в соответствии с особыми правилами. Внося информацию о проблеме, секретарь фиксирует:

  • голоса, которые могут быть использованы;
  • голоса, которые фактически были использованы для вынесения вердикта по проблеме;
  • количество голосов, которые были отданы за другие варианты голосования;
  • итоговое решение по вопросу.

Затем требуется вписать основные положения выступлений, которые были прослушаны на мероприятии, и данные выступавших. Полный текст докладов не приводится. Секретарь вносит информацию тезисно.

Завершение оформления

Завершая процедуру составления, важно заранее знать, кто подписывает протокол общего собрания участников ООО. Заверить бумагу подписями должны председатель и секретарь мероприятия. Затем ставится фактическая дата заполнения бумаги.

Процедура заполнения должна быть завершена в течение 15 суток с момента проведения мероприятия. Если срок будет превышен, документация считается недействительной.

Как написать эффективный протокол встречи (с шаблонами и образцами)

Новичок в написании протокола собрания?

Независимо от того, получили ли вы задание делать записи для комитета или назначили вас секретарем правления вашей организации, подготовка протокола собрания не должна быть сложной задачей. Вот несколько советов и идей, которые помогут вам начать писать и подготовить эффективные протоколы собраний, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Это руководство о том, как писать протоколы собраний, было подготовлено WildApricot, чтобы помочь волонтерам и / или сотрудникам небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в ведении и подготовке протоколов заседаний комитетов или советов директоров.

Обратите внимание, что, поскольку требования к формату, стилю и содержанию протокола собрания различаются в зависимости от организации и типа комитета или правления, в этой статье предлагаются только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.


Что такое протокол собрания?

Протокол собрания или мама (для протокола собрания) можно определить как письменную запись всего, что произошло во время собрания. Они используются для информирования людей, которые не присутствовали на собрании, о том, что произошло, или для отслеживания того, что было решено во время собрания, чтобы вы могли вернуться к нему и использовать его для обоснования будущих решений.

Что следует включать при составлении протокола собрания?

Пять шагов, которые вы должны включить:

  1. Предварительное планирование
  2. Запись — при встрече
  3. Минуты записи или расшифровки
  4. Распространение или обмен протоколами собрания
  5. Хранение или хранение протоколов для дальнейшего использования

Подробнее о каждом шаге читайте дальше!

Или, если вы просто ищете список шаблонов протоколов встреч, посмотрите этот пост.

Для чего нужен протокол собрания?

Термин «минуты» вас не пугает, поскольку на самом деле он вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в поминутной записи заседаний! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как:

  • принятых решений (ходатайств, голосований и т. Д.)
  • Планируемые следующие шаги
  • идентификация и отслеживание действий

Протокол — это реальный отчет собрания для его участников и источник информации для членов, которые не смогли присутствовать.В некоторых случаях протокол собрания может служить ориентиром, например:

  • , когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации
  • минут могут служить для уведомления (или напоминания) людей о назначенных им задачах и / или сроках

Загрузите наш Контрольный список минут встречи для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как лучше использовать минуты.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» «минут собрания» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) заметкам, сделанным во время встреч.

Что связано с протоколом собрания?

Как упоминалось выше, протокол собрания состоит из пяти основных этапов:

  1. Предварительное планирование
  2. Запись — при встрече
  3. Минуты записи или расшифровки
  4. Распространение или обмен протоколами собрания
  5. Хранение или хранение протоколов для дальнейшего использования

1. Протокол предварительного собрания:

Хорошо спланированная встреча помогает обеспечить эффективный протокол встречи.Если председатель и секретарь или составитель протокола работают вместе над тем, чтобы повестка дня и встреча были хорошо продуманы, это значительно упрощает отвод минут. Например, в зависимости от структуры собрания и инструментов, которые вы используете, составитель протокола может работать с председателем, чтобы создать формат документа, который также работает как повестка дня и план протокола.

Какова повестка дня собрания?

Повестка дня встречи = набросок:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или плана для заметок, настройки формата вашей мамы и подготовки протоколов — с порядком и нумерацией пунктов в протоколе встречи в соответствии с повесткой дня.

Кроме того, повестка дня и / или уведомление о собрании также содержат информацию, которую необходимо включить в протокол, например:

  • имена всех участников собрания, включая гостей или выступающих
  • документов, которые рассылаются вместе с повесткой дня или раздаются на собрании — копии (цифровые или бумажные) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и для передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). как определено Председателем собрания).
Уточняющие ожидания:

Когда вы берете на себя новую роль протоколиста или секретаря, обязательно спросите председателя комитета или совета, каковы их ожидания от вашей роли во время собрания, а также какие подробности он / она ожидает от минут. Например, если ваш Совет или комитет будет заниматься рассмотрением предложений или голосованием по пунктам / вопросам, четко укажите, нужно ли вам называть имена тех, кто вносит предложения, поддерживает их и т. Д. Если вы будете иметь дело с процедурами этого типа, вы (и ваш председатель) можете сослаться на Правила порядка Роберта.

2. Что следует включать в протокол собрания?

Прежде чем вы начнете делать заметки, важно понимать, какую информацию вам нужно записывать на собрании. Как отмечалось ранее, у вашей организации может быть необходимый контент и особый формат для мам, которому вы должны будете следовать, но обычно протоколы собраний обычно включают в себя следующее:

  • Дата и время проведения
  • Имена участников собрания и тех, кто не смог присутствовать (e.г., «сожалеет»)
  • Принятие или исправления / дополнения к протоколу предыдущего собрания
  • Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
    • Предпринятые или предпринятые действия
    • Следующие шаги
    • Результаты голосования — например, (при необходимости, подробные сведения о том, кто сделал ходатайства; кто поддержал и одобрил, поднятием рук и т. Д.)
    • Ходатайства приняты или отклонены
    • единиц хранения более
    • Новый бизнес
    • Дата и время следующей встречи

Дополнительные шаблоны и подробные сведения о форматировании протокола собрания можно найти здесь.

Советы, которые могут помочь вам делать заметки:

  • Создайте схему — как обсуждалось ранее, наличие схемы (или шаблона) на основе повестки дня позволяет вам просто записывать заметки, решения и т. Д. По каждому пункту по мере продвижения. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы оставить место под каждым элементом вашего плана для рукописных заметок, затем распечатайте их и используйте для записи минут.
  • Регистрация участников при входе в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отметить их, когда они прибудут, если люди не представятся в начале собрания или распространят список присутствующих, который они могут проверить. от себя.
  • Записывайте решения или примечания по пунктам действий в своем плане, как только они появляются, чтобы убедиться, что они записаны точно
  • При необходимости попросите разъяснений — например, если группа уходит, не приняв решения или очевидного вывода, попросите разъяснений по поводу принятого решения и / или следующих шагов.
  • Не пытайтесь запечатлеть все это — вы не успеете, если попытаетесь записать беседу дословно, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, задания, действия , так далее.
  • Запишите это — буквально, если вас беспокоит возможность вести заметки, подумайте о записи встречи (например, на вашем смартфоне, iPad, записывающем устройстве и т. Д.), Но обязательно сообщите участникам, что они ведутся записи. Хотя вы не хотите использовать запись для дословной расшифровки стенограммы встречи, запись может пригодиться, если вам нужны пояснения.

Загрузите наш Контрольный список протокола собрания для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами протокола собрания и узнайте, как лучше использовать протокол.

Протокол встречи Шаблон:

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится протокол собрания.

Вы также можете найти другие шаблоны протоколов собраний, созданные для Microsoft Word, здесь.

Пример протокола собрания:

Все еще сомневаетесь, правильно ли вы делаете заметки? Вот пример того, как может выглядеть протокол собрания совета директоров.

3. Процесс написания протокола

По окончании встречи самое время собрать записи и написать протокол.Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Нужно ли утверждать протокол собрания?

Перед тем, как поделиться протоколом собрания, убедитесь, что председатель просмотрел и отредактировал и / или утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если она не состоялась. В зависимости от вашего Совета, протокол также может быть официально утвержден в начале следующего собрания.

5. Распространение или обмен протоколами собрания

В качестве официального «делопроизводителя» или секретаря ваша роль может включать распространение протоколов.

Обмен в Интернете

Метод совместного использования или распространения будет зависеть от инструментов, которые используете вы и ваша организация. Поскольку протоколы и другая документация могут превратиться в груду бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете текстовый редактор (например, Microsoft Word), который не поддерживает обмен в Интернете, вы можете создать PDF-файл документа и отправить это и другие вложения или документацию к собранию по электронной почте. В качестве альтернативы, если вы все используете документы Google — для приглашений на собрания, повестки дня и дополнительного обмена документами — вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после того, как он будет завершен.Члены комитета или совета могут просто прочитать документы в Интернете и сохранить несколько деревьев!

Совместное использование в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, WildApricot), вы можете опубликовать протоколы в виде веб-страницы и предоставить доступ только комитету или членам Совета, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать безопасную онлайн-сеть для своего Совета и комитетов.

Инструменты для протоколов заседаний:

Если вам интересно, какие инструменты вы можете использовать специально для протоколов заседаний, вот несколько инструментов, которые организации, с которыми мы работали, сочли полезными:

  • Google Docs: Также поддерживает совместное ведение заметок.[Вот несколько примеров шаблонов минут встречи в документах Google. Если вы отправляете приглашение на встречу с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить план повестки дня документа Google. После составления минут (с использованием схемы) вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
  • OneNote: (если вы пользователь Microsoft) — очень быстро и позволяет систематизировать заметки. Также поддерживает аудиозапись с соответствующей отметкой времени примечания.
  • Lucid Meetings: Фантастический инструмент для встреч для автоматизации таких процессов, как заметки, посещаемость и организация.
  • Evernote: Отличный инструмент для создания заметок.
  • Agreedo : поддерживает создание протоколов встреч и отслеживание результатов.
  • minutes.io: позволяет быстро использовать минуты встречи с помощью горячих клавиш и возможности работать в сети или офлайн.

6. Хранение протокола заседания

Большинство комитетов и советов проверяют и утверждают протоколы в начале следующего собрания или вносят в него изменения.После того, как вы внесете все необходимые изменения, протокол необходимо будет сохранить для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также создавать резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может потребоваться распечатать и сохранить бумажные копии или предоставить их сотруднику или председателю для хранения.

И … Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета директоров и членов

Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета директоров и членов и хотите сэкономить время и деньги, управляя своей организацией, получите бесплатную пробную версию WildApricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет вам:

  • С легкостью планируйте онлайн-мероприятия с помощью мгновенной обработки онлайн-платежей и автоматических счетов-фактур.
  • Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-заявками для участников.
  • Доступ к базе данных контактов с удобным поиском и фильтром.
  • Рассылайте профессионально оформленные информационные бюллетени и электронные письма.
  • и многое другое.

Узнайте обо всех функциях бесплатного программного обеспечения для управления членством WildApricot здесь.

WildApricot также является программным обеспечением №1 для управления членством, которое ежедневно используют более 20 000 организаций. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас.

В заключение… Наслаждайтесь своей новой ролью

Протокол встречи важен — в конце концов, он фиксирует важную информацию о встрече. Но выделение и подготовка минут не должно быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам в создании эффективных протоколов встреч для вашей организации.

Спасибо, что прочитали наше руководство по написанию протокола собрания!

Как писать протокол собрания

Существует так много информации о том, как составлять эффективные протоколы встреч, что это сбивает с толку.Из-за такого притока информации, которая не всегда прямолинейна, написание заметок может показаться обременительным. Это позор, потому что верно обратное: заметки о встречах являются мощным ресурсом для команд и важным средством обмена и распространения информации в вашей организации.

Поскольку написание протоколов встреч так важно, Fellow создал лучший пример протоколов встреч в игре. Мы подошли к делу и исключили всякую ерунду, чтобы вы могли раз и навсегда понять, что такое протокол собрания, какова его цель, и посмотреть на некоторые конкретные примеры повестки дня собрания: формальные и неформальные протоколы заседаний (вместе с полезные шаблоны).Мы также включили список из 7 важных вещей, которые нужно учитывать при написании протокола встречи, чтобы не упустить ни одной детали. Заметки о встречах не должны быть сложными, поэтому давайте посмотрим, как их делать правильно.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это письменный отчет о разговоре и решениях, принятых в ходе собрания. Протоколы заседаний применимы к любому типу группы внутри компании, в том числе к заседанию совета директоров, в котором участвуют члены совета директоров.

Этот тип заметок о собраниях может быть написан для любого собрания, для которого требуется официальный протокол. Затем эту письменную запись можно использовать либо для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать на том, что произошло, либо для отслеживания решений и действий, которые можно пересмотреть. Таким образом, протоколы предыдущих встреч можно использовать для принятия будущих организационных решений.

Узнайте, как сотрудник может помочь вам управлять протоколами встреч


Для чего нужен протокол собрания?

Так что же такое шумиха вокруг протоколов заседаний? Для начала они предоставляют исторический отчет о краткосрочном и долгосрочном планировании компании.У участников есть возможность использовать протокол собрания в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы понять, какие виды прогресса имели место.

Протокол также обеспечивает юридическую защиту организации. Часто комплексная проверка фиксируется в протоколах собраний компаний, которые затем могут быть оформлены и задокументированы для подтверждения этической и добросовестной практики организации. Заметки о встречах также служат доказательством того, почему и как компания пришла к определенным решениям. Это поможет ответить на любые вопросы, возникающие в связи с принятыми решениями.

В недавней статье о том, как использовать лучшие минуты, Business Training Works подчеркивает важность протоколов встреч:

  • Они представляют собой записи о решениях и действиях группы
  • Они напоминают о том, кому были даны задания
  • Они свидетельствуют о соблюдении сроков
  • Они являются преимуществом для людей, которые отсутствуют при принятии решений сделаны

Протоколы заседаний Примеры

1 Протокол официального собрания Пример

Официальные протоколы собраний используются для документирования важных или официальных решений, которые часто требуют утверждения.Эти протоколы собраний составлены на формальном языке и составлены таким образом, чтобы впоследствии их можно было передать всем участникам собрания.

Официальные протоколы собраний обычно используются некоммерческими организациями, правительством, школами и государственными компаниями. Фактически, большинство профсоюзов, школ, городских и окружных властей формируют протоколы своих собраний на основе Правил Роберта.

Если вы составляете протокол для официального собрания, важно задокументировать как можно больше информации и поддерживать единообразие формата встречи от встречи к встрече.

Разумно использовать шаблон встречи для более формального разговора, чтобы придать им необходимую структуру. Организация заметок является ключевым моментом, так как впоследствии вы будете делиться заметками со всеми.

Протокол официального собрания [Пример]

Название компании + отдела

Дата


1. Позвоните для заказа

[Координатор встречи] вызвал, чтобы назначить очередное собрание [Организации] в [время] [дата] в [месте].

2. Перекличка

[Секретарь] провел перекличку. Присутствовали следующие лица:

[Список участников]

3. Утверждение протокола последнего заседания

[Секретарь] зачитал протокол последнего заседания. Протокол утвержден.

4. Открытые выпуски
  • Открытый выпуск + Резюме обсуждения
  • Открытый выпуск + Резюме обсуждения
5. Новый бизнес
  • Новый бизнес + Краткое содержание обсуждения
  • Новый бизнес + Краткое содержание обсуждения
6.Отсрочка

[Координатор собрания] закрыл собрание в [время окончания собрания].


Протокол предоставил: [Имя]

Протокол утвердил: [Имя]


2 Протокол неформальной встречи Пример

Протоколы неофициальных встреч служат в качестве краткого справочника по важным темам, которые были затронуты на вашей встрече, таким как цели, препятствия, сроки или возникшие идеи.

Если ваша организация не требует использования определенного шаблона протокола собрания, вы можете использовать и настроить более простой шаблон.В отличие от формального шаблона протокола собрания, никто не должен утверждать протокол для этого типа собрания, и он служит только для документирования ключевых моментов и следующих шагов.

Вот шаблон неформального протокола собрания, который вы можете использовать для записи решений на собраниях вашей команды:

Протокол неофициальной встречи [Пример]

Участники встречи

Дата


1. Достижение цели

Назовите цель встречи: чего вы планируете достичь?

2.Очки для обсуждения
  • Новая тема для разговора
  • Новая тема для разговора
3. Действия
  • Новая позиция действия, срок исполнения и исполнитель
  • Новая позиция действия, срок исполнения и исполнитель

7 вещей, которые следует учитывать при составлении протокола собрания

1 Дата и время проведения

Прежде чем вы начнете писать протокол собрания, отметьте дату и время собрания. Кажется очевидным, но об этом стоит упомянуть, поскольку очень важно иметь возможность вернуться к предыдущим встречам и понять, когда они произошли, что было достигнуто, а что еще не сделано.

2 Имена участников

Следующий шаг — задокументировать имена всех участников и всех людей, которые не смогли присутствовать. Обычно в начале собрания есть время, посвященное принятию или изменению протокола предыдущего собрания, чтобы вы могли посмотреть, кто присутствовал в последний раз, и получить черновой вариант списка участников. А еще лучше использовать приглашение в календаре, чтобы проверять имена, когда участники присоединяются или входят в комнату.

Если вы используете Fellow для составления повестки дня собрания и написания протокола собрания, дата, время и участники собрания будут отображаться автоматически! (A.K.A: одним поводом для беспокойства меньше) .

3 Цель собрания

Очень важно, чтобы «почему», стоящее за этой встречей, было задокументировано и стало очевидным. В этой части протокола собрания постарайтесь подробно объяснить, почему это собрание было созвано и чего оно пытается достичь.Это будет особенно полезно для тех, кто не смог присутствовать на собрании, и для всех, кто использует результаты этого собрания для принятия решений.

4 Обсужденные пункты повестки дня и темы

Попробуйте использовать повестку дня собрания как общий план для заметок собрания и используйте каждый пункт повестки дня как раздел для записи заметок, включая любые результаты или важные решения, которые были приняты.

Хорошая идея — заранее разослать повестку дня, чтобы каждый мог вносить предложения и вносить свой вклад.Это также означает, что никто не входит в комнату, не замечая того, что будет обсуждаться.

Использование шаблона протокола собрания, который вы можете использовать на регулярной основе, также сэкономит вам много времени и энергии, а также поможет вам узнать больше. В недавней статье Стивена Рогельберга в Harvard Business Review он подчеркивает, почему повестка дня так важна:

«Важна не сама повестка дня, а актуальность и важность того, что в ней, и то, как руководитель способствует обсуждению пунктов повестки дня.”

Расписание встречи не стоит вашего времени, если вы не собираетесь обсуждать самые актуальные и актуальные темы в увлекательной манере. Определенно пища для размышлений.

Отличный протокол встречи начинается с совместной повестки дня

Встречи заказываются без цели или совершенно не по теме? Коллективный подход Fellow превращает встречи в продуктивные рабочие встречи, которые вам захочется посетить.


5 Действия

Результатом продуктивных встреч является распределение задач между участниками.Записывайте любые решения или действия, как только они происходят, чтобы вы могли записать их с точностью.

Захватить все будет невозможно, поэтому вместо этого прислушивайтесь к действиям, которые необходимо предпринять в отношении основных решений, рекомендаций, проблем или решений, которые были определены.

Запись действий на собрании позволит вам как группе нести ответственность друг перед другом за свои обязанности и поддерживать друг друга в выполнении задач, которые приближают вас к достижению ваших более крупных организационных целей.

6 Дата и место следующей встречи

Если вы ведете официальный протокол встречи, для участников встречи важно знать, когда следует объявить о следующей встрече в связи с этим проектом или темой обсуждения. Это дает вам общий график того, как долго вы должны выполнять возложенные на вас обязанности.

Понимание того, когда у вас следующая встреча, поможет вам правильно распорядиться своим временем и правильно расставить приоритеты для всех ваших задач.Не менее важно знать место встречи, будь то онлайн или лично.

Убедитесь, что у вас загружено соответствующее программное обеспечение или, если это личная встреча, вы подсчитали, как долго вы собираетесь сидеть на шоссе — , и в этом случае вам, вероятно, следует загрузить подкаст и подготовить его к работе. идти!

7 Документы для включения в отчет

Последнее, что нужно включить, — это дополнительные документы, которые вы должны разослать вместе со своим протоколом в отчете о собрании.Подумайте, использовались ли на собрании какие-либо документы или упоминались ли они, которые могут быть полезны для включения членов вашей команды. Это может включать журнал действий или проблем, ключевые показатели эффективности, обновления или изменения проекта. В статье, опубликованной G2, подчеркивается важность отправки протокола собрания как можно скорее:

«По окончании встречи пора привести в порядок свои записи и передать их своей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все в вашей голове свежо.Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам связаться с участниками встречи, если у вас возникнут вопросы ».

Даже если вы отправляете этот отчет как можно быстрее, убедитесь, что вы правильно пишете протокол, уделяя особое внимание качеству, поскольку это служит минутной записью, на которую будут ссылаться в будущем.

Сводка

Написание протокола встречи не должно вызывать стресса. Фактически, вся их цель — сделать вашу жизнь менее стрессовой, имея возможность вернуться и сослаться на то, что обсуждалось, и каковы были ключевые результаты.В этой статье Fellow рассказал, что такое протокол собрания и почему он так важен. Мы предоставили формальные и неформальные шаблоны протоколов встреч, чтобы вы могли протестировать их и посмотреть, подходят ли они вам. Наконец, мы перечислили 7 вещей, которые необходимо учитывать при написании протокола собрания:

  1. Дата и время встречи
  2. Имена участников
  3. Цель встречи
  4. Пункты повестки дня и темы для обсуждения
  5. Действия
  6. Дата и место следующей встречи
  7. Документы для включения в отчет о встрече

Возвращайтесь к этому руководству всякий раз, когда вам нужно руководство по составлению эффективных протоколов встречи — и не забудьте попробовать один из наших шаблонов встреч, чтобы вы могли поддерживать единообразие и никогда не пропускать какие-либо необходимые детали.До скорого!

✍ Как писать протоколы заседаний [+5 бесплатных шаблонов протоколов заседаний]

Протоколы заседаний — это официальная сводка того, что произошло во время встречи.

Они служат в качестве плана, письменного отчета для всех, кто не может присутствовать, и для использования в будущем. Протоколы документируют, что произошло и какие решения были приняты.

При правильном написании и использовании хорошего шаблона протокола собрания протоколы являются важным средством коммуникации для вашей организации.

Протокол собрания — это четкий и лаконичный способ делать заметки, помогающий отслеживать важную информацию.

В этом руководстве вы узнаете и получите доступ ко всему, что вам нужно для составления эффективных официальных и неформальных протоколов встреч. У нас есть ряд шаблонов, передовых практик и ответов на общие вопросы.

О чем идет речь (содержание):

  1. Примеры — Примеры протоколов встречи
  2. Советы — Советы по составлению протоколов встреч
  3. Шаблоны — Бесплатные шаблоны для Word, Google Docs и Hugo
  4. Часто задаваемые вопросы — Часто задаваемые вопросы о заметках

Что следует включать в протокол собрания?

Вот некоторая необходимая информация, содержащаяся в большинстве протоколов собраний.

  1. Название группы, на которой проводится собрание, или самого собрания
  2. Дата и время, а также место проведения или конференц-зал, если необходимо
  3. Кто присутствует и кто ведет протокол
  4. Встреча повестка дня
  5. Какие решения были приняты и кем
  6. Движения и подсчет голосов (если применимо)

Если вы не используете инструмент управления собраниями, например Hugo, который автоматически отслеживает названия собраний, участников, даты и время, тогда пробел вся эта информация должна быть в вашем шаблоне протокола собрания.

1 Примеры протоколов собрания

Чтобы проиллюстрировать, что такое протокол собрания, ниже представлены два образца документов, созданных из шаблонов протоколов собрания.

Эти документы фактически представляют собой заметки, в которых записана только самая важная информация. Как вы увидите ниже, подготовка эффективных протоколов встречи не должна быть сложной задачей. Это больше касается записи * правильной * информации, чем всей информации.

Если ваше собрание проводится в соответствии с правилами Роберта, обязательно используйте шаблон протокола собрания, который соответствует этим правилам.

ПРИМЕЧАНИЕ. В конце этой статьи есть бесплатные шаблоны протоколов 5, которые вы можете загрузить в виде профессиональных документов Word, скопировать в виде документов Google или просто скопировать и вставить. Эти шаблоны также доступны из бесплатной библиотеки шаблонов в вашей облачной учетной записи Hugo.

Образец протокола официального собрания

Шаблон официального протокола собрания

ACME Corp.

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

5 сентября 2021 г.

Заседание Совета директоров (« Совет ») ACME Corp., California C-Corporation («Компания»), состоялась 5 сентября 2021 года в офисах Компании.

Присутствие
Члены с правом голоса: Ларри Эмерсон, Марк Брэнсон
Гости: Эми Холмс, Том Эйвери
Отсутствующие члены с правом голоса: Нет

Утверждение протокола
Предложение об утверждении протокола предыдущего собрания от 5 августа было внесено Ларри Эмерсоном и поддержано Марком Брэнсоном.

Призыв к порядку
‍Ларри Эмерсон объявил собрание в 14:00. и Том Эйвери записал протокол. Кворум директоров присутствовал, и собрание, которое было созвано должным образом, было готово к продолжению дела.

Отчет генерального директора
‍Ларри Эмерсон ознакомился с повесткой дня и поприветствовал всех на встрече. Затем Ларри Эмерсон обсудил текущее состояние компании и ее прогресс. Был задан ряд вопросов, и последовала обширная дискуссия.

Отчет об обновлении продаж и развития бизнеса
‍ Затем Марк Брэнсон представил обновленную информацию об общем прогрессе продаж и воронке продаж Компании. Он также представил статус обсуждения развития бизнеса.

Отчет о финансовом обзоре
‍Марк Брэнсон представил полную обновленную информацию о финансовом плане и прогнозе Компании. Марк Брэнсон также проанализировал основные показатели финансовой деятельности компании.

Предложение № 1: Утверждение опционных грантов
‍Эми Холмс представил Совету директоров список предлагаемых опционов, которые должны быть предоставлены сотрудникам Компании на утверждение, после чего предложение было принято, поддержано и единогласно принято; опционные гранты были одобрены, как представлено в Приложении. А.

Объявления
‍Нет

Перенос
‍Поскольку до собрания не было никаких дел, собрание было прервано в 14:45.

Пример протокола неформальной / простой встречи

Минут: контрольная встреча по проекту

Наша цель

Разработать стратегию измерения, которая позволит команде по работе с клиентами отслеживать прогресс в достижении ключевых показателей эффективности и измерять этот прогресс в сравнении с заявленными целями отдела.

Сроки / этапы Стратегия

должна быть готова к развертыванию к 4 кварталу 2021 года.

Круглый стол по обновлению проекта
  • Граб
    • Поговорили с заинтересованными сторонами группы CS и пришли к соглашению о соответствующих ключевых показателях эффективности.
    • Получены отзывы от команды CS о текущих стратегиях измерения.
  • Кристина
    • Смоделированные три варианта приборной панели, которые циркулируют внутри для обратной связи.
    • Работа с аудитом текущих источников данных CS.
  • Мишель
    • Только что вернулся после четырехдневной болезни; догонять.

Препятствия и риски
  • Roadblock: Кристине требуется обратная связь по информационным панелям, прежде чем она сможет продолжить. Все члены команды должны предоставить обратную связь как можно скорее.
  • Риск: аудит Кристины может выявить разрозненные данные, которые могут помешать нам установить базовый уровень производительности.

Следующие шаги
  • @Michelle просмотрите и оставьте отзыв о макетах приборной панели Кристины до 5 июня.
  • @Rob обобщить и распространить отзывы команды CS о текущих стратегиях измерения до 7 июня.
  • @Christina проверьте состояние текущих источников данных CS до 8 июня.

2 Как писать протоколы собрания — основы

✅ Выделите минуты в реальном времени или делайте заметки после каждой темы.

Начните с повестки дня собрания в виде наброска. Заполняйте пункты повестки дня более подробно, пока информация еще свежа в памяти — в режиме реального времени.

✅ Будьте лаконичны.

Ваши творческие навыки письма должны отойти на второй план (пока).

Пишите протокол, как если бы вы журналист. Ваша задача, как составителя протокола, — документировать происходящее на собрании.

Это письменная запись, но только в общих чертах. Вам не нужен дословный отчет всего сказанного.

Заполните документы протокола собрания так, чтобы их мог понять тот, кто не смог присутствовать.

Как вы могли догадаться, при написании минут необходимо соблюдать баланс. Вы должны составлять протоколы кратко, но при этом обеспечивать достаточный контекст для использования в будущем.

Помните, что часто бывает принято просматривать записи собрания в начале следующего собрания. Например, собрание правления обычно начинается с утверждения протокола предыдущего собрания.

Объем контекста, который вы включаете в качестве записывающего на собрание, — это вопрос суждения.

✅ Просто обратите внимание на факты.

Избегайте личных наблюдений при написании протокола собрания. Если вы хотите делать отдельные записи, вы можете это сделать. Но протокол собрания должен содержать фактическую запись того, что обсуждалось.

Некоторая из этой скучной информации, которую нужно отслеживать: названия собраний, дата и время, элементы действий и принятые решения. Но позже эти заметки о встрече могут содержать важную информацию, чтобы держать всех на одной странице о том, что произошло во время этой встречи.

✅ Отметьте, кто не может присутствовать.

В протоколе собрания важно записывать, кто присутствовал на собрании, но также и кто не присутствовал, чтобы не было путаницы в том, кто мог обсуждать или голосовать по вопросу.

✅ Используйте шаблон протокола собрания для правильного формата.

Если вы пишете официальный протокол встречи, следуйте определенному формату. От профсоюзов, школ, городских и окружных управлений и других, возможно, потребуется следовать Правилам порядка Роберта.

Но с неофициальными протоколами встреч у вас больше гибкости. Подумайте о том, что нужно вашей организации и что было сделано в прошлом. Затем улучшите этот процесс.

НЕЛЬЗЯ: Чего не включать

Сложным аспектом ведения протокола собрания является ограничение — выбор не только того, что включать в протокол, но и того, что не следует включать.

🚫 Не пытайтесь записывать все дословно. Минуты не являются транскрипцией; они резюме.(Если вам нужна дословная транскрипция, см. Лучшее программное обеспечение для записи встреч.)

🚫 Не включайте личные мысли или наблюдения. Если во время встречи у вас возникнут мысли и идеи, запишите их отдельно от официального протокола.

🚫 Не повторяйте информацию, которая уже есть. Особенно, если в повестке дня четко указана тема обсуждения (например, «Обсуждение бюджета на 2021 год»), вам не нужно делать лишнюю заметку в протоколе, например, «Обсуждался бюджет на 2021 год.”

🚫 Не пишите свои записи от руки. Поскольку протокол является записью того, что произошло на собрании, с тех пор следует использовать цифровой формат. В конечном итоге эти заметки о встрече необходимо сохранить и поделиться ими.

Дополнительные советы: уловки для более быстрого ведения заметок

Во время разговора может случиться много чего, и ведущему может быть трудно не отставать. С помощью этих советов экспертов, которые помогут вам сэкономить время при написании и не отставать от разговора, вы можете превратиться из простого составителя протоколов встреч в профессионала.

💡 Используйте инициалы вместо полных имен людей. Если есть одна подсказка для заметок, которая сэкономит вам массу времени, это сокращение имен участников встречи. Используйте это, например, рядом с назначенными задачами.

💡 Используйте сокращения там, где это возможно, не жертвуя ясностью. Как и в случае с именами, аббревиатуры могут быть очень полезны. Например, у нас есть серия материалов, которые мы называем «За командой». Каждый раз, когда мы обсуждаем это, вместо того, чтобы записывать все слова, мы просто пишем BTT.

💡 Используйте фрагменты предложений, если они все еще имеют смысл. Нет нужды в совершенной грамматике. Вместо полных предложений делайте заметки в протоколе, например: «Решение двигаться вперед» или «Пересмотрите стратегию через 6 недель».

Пройдите дальше с шаблонами протоколов встреч

Используйте инструмент управления встречами, например Hugo, чтобы записывайте и систематизируйте свои протоколы для каждой встречи.

3 Бесплатные шаблоны протоколов заседаний

Для наглядного ученика мы создали образцы протоколов обоих типов.Если вы хотите сразу перейти к нашим шаблонам, прокрутите немного дальше.

Используйте их, чтобы направлять свои письма. Но помните: для ваших встреч может потребоваться другая информация. Не увлекайтесь копированием образцов настолько, чтобы забыть написать протокол собрания так, чтобы это было полезно для вас и вашей команды.

В правом нижнем углу любого шаблона нажмите кнопку «Получить этот шаблон», чтобы выбрать один из трех форматов:

  1. Шаблон документа Word
  2. Документ Google (Сохранить копию)
  3. Шаблон протокола встречи в Hugo ( Бесплатная учетная запись)

Шаблон официального протокола собрания


Как уже упоминалось, официальные протоколы собрания обычно составляются на основе правил Роберта.Приведенный ниже шаблон построен на основе этих правил, которые часто принимаются на заседаниях совета директоров и комитетов.

Если вы начинаете с нуля, это идеальная отправная точка.

Еще поправьте. Если в вашей организации раньше использовались протоколы встреч, попросите кого-нибудь показать копию того, что было сделано в прошлом. Посмотрите протокол предыдущего собрания и внесите улучшения, если сочтете нужным.

Шаблон официального протокола собрания

[Название компании]
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

Месяц XX, 20XX

Призыв к заказу
[тип встречи] собрание [название организации] было проведено [дата] в [место].Он начался в [время] и проходил под председательством [имя председателя], а [имя секретаря] выполнял функции секретаря.

Присутствие

  • Члены с правом голоса: [Указать имена членов с правом голоса]
  • Гостей: [Укажите имена гостей]
  • Отсутствующие члены с правом голоса: [Указать имена членов с правом голоса, не присутствующих]

Утверждение протокола
Предложение об утверждении протокола предыдущего [дата] собрания было внесено [имя] и поддержано [имя].

‍Официальные отчеты

Прочие отчеты

Движения

  • Предложение [имя] и поддержано [имя], которые [изложите здесь движение]. Ходатайство [поддержано или отклонено] с [#] за и [#] против.

Объявления

Отчет о финансовом обзоре
Поскольку до собрания не было никаких дел, собрание было перенесено в [время].

Шаблон протокола неформального собрания

Следующий шаблон является очень простым. Он устанавливает цель, повестку дня встречи и записывает следующие шаги для любого типа встречи. И он также служит шаблоном сводки встречи.

Не стесняйтесь создавать его по своему усмотрению, добавляя элементы формального шаблона или свои собственные идеи.

Шаблон протокола неформальной встречи

Тип встречи
Отметьте все подходящие варианты.

  • Обновление
  • Обсуждение
  • Решение

Цель
‍ Запишите здесь гол встречи.(Например, обсудите результаты деятельности агентства и решите, стоит ли продлевать срок еще на один год.)

Повестка дня

  • Позиция первая
  • Пункт два
  • Элемент три

Следующие шаги

Шаблон простого протокола собрания

А вот шаблон, основанный на образце неформального протокола собрания в верхней части этой статьи:

Контрольная встреча по проекту

Наша цель

Подтвердите цель проекта

Сроки / этапы

Включить в повестку дня основные этапы

Круглый стол по обновлению проекта
    -5 обновлений здесь, в повестке дня
  • Обобщите 1-5 обновлений здесь, в повестке дня

Препятствия и риски
  • Где вы заблокированы? Чем может помочь команда?

Следующие шаги

Шаблон протокола собрания персонала

Планируется ли у вас общее собрание персонала? Вот бесплатный шаблон, который вы можете скачать или скопировать.

Совещание персонала всех рук

Видение компании
  • Начните каждый раз с повторения видения компании — где мы находимся, во что мы верим и куда мы идем.

Ключевые показатели
  • Посмотрите на высокоуровневые показатели и объясните, что они означают в контексте бизнеса и рынка в целом.

Обновления для клиентов / сотрудников
  • Приглашайте руководителей из групп / отделов для кратких обновлений.Сосредоточьтесь на высокоуровневых идеях и анекдотах клиентов.
  • Постарайтесь включить новые знания — что прошло хорошо, а что нет, и как это меняет ситуацию.

Глубокое погружение (важные темы и масштабные изменения)
  • Необязательный пункт повестки дня для того, чтобы время от времени углубляться в то, что происходит в компании. Примеры включают изменения в стратегии, позиционировании и найме / реструктуризации.

AMA (Спросите меня о чем угодно)
  • Оставьте время в конце встречи, чтобы ответить на вопросы сотрудников.

Признательная награда
  • Многим компаниям нравится чествовать команды или отдельных лиц во время их All Hands. Часто эти награды назначаются коллегами и не присуждаются исполнительной командой.

Шаблон протокола собрания команды

Этот пример повестки дня основан на шаблоне, который мы используем в Hugo для многих встреч нашей команды.

Шаблон встречи команды

Объектив

Какова цель этой встречи группы? Включите любые цели и темы для обсуждения.

Повестка дня

Есть ли у этого собрания заранее запланированная повестка дня или структура? Включите его сюда для удобства.

Очки обсуждения

Обобщите все важные вопросы для обсуждения здесь.

Основные выводы

Каковы были основные выводы этой встречи группы? Включите ключевые принятые решения, отчеты о ходе работы и любые возможности, проблемы или опасения, которыми следует поделиться с коллегами.

Прочие важные примечания

Есть ли другая ценная информация, которой стоит поделиться? Это не обязательно должно иметь прямое отношение к теме встречи.

Поделиться

Перечислите всех отсутствующих ключевых заинтересованных сторон и другие отделы, с которыми следует поделиться этой информацией.

Принять меры

Уточните, кто их выполняет, и когда они должны быть выполнены.Отметьте эту информацию здесь, чтобы поделиться и назначить.

Последующие действия

Как мы будем оставаться на связи и быть в курсе прогресса? Нам стоит назначить еще одну встречу?

4 Часто задаваемые вопросы о протоколах заседаний

Как вы составляете элементы действий?

При добавлении задач и элементов действий в заметки о собрании необходимо выполнить пять шагов.

⚡ Начните действие с глагола. Распространенная ошибка, позволяющая сэкономить время, заключается в том, что вы слишком кратко указываете задачу, забывая включить в элемент действия часть «действие».

  • 😒 Плохо: данные за 2021 год
  • 😀 Хорошо: получить данные за 2021 год, чтобы поделиться с командой

⚡ Назначьте каждое действие ответственному за . Участник собрания должен взять на себя ответственность за каждую задачу, иначе эта задача может быть не выполнена.

⚡ Не включайте больше необходимой информации .Ответственное лицо должно отслеживать детали. Эти детали не должны загромождать заметки о встрече.

⚡ Отметьте срок платежа, если он есть. Даже если нет четкой даты, часто бывает произвольная дата, например, одна неделя, чтобы создать срочность для выполнения задачи.

⚡ Выполните действия на следующем собрании. Если обновления статуса по пунктам действий пока не поступали, быстро просмотрите протокол предыдущего собрания, чтобы убедиться, что пункты действия были выполнены.

Кто составляет протокол собрания?

Ведущим протокола может быть множество людей:

  1. Участник собрания
  2. Участник, который не будет вносить свой вклад, но знает информацию
  3. Профессиональный делопроизводитель

В формальных ситуациях , делающим заметки часто бывает секретарь, помощник руководителя или администратор.

На менее формальных собраниях человек, ведущий протокол, может быть просто добровольцем.Этого человека, который составляет протокол собрания, иногда называют «писцом».

Далее 🚀

Используйте инструмент управления собраниями, например Hugo, чтобы вести протокол собрания, который автоматически организуется на основе вашего календаря.

Каков правильный порядок повестки дня?


Если вы следуете Правилам порядка Роберта, расставьте приоритеты в повестке дня в следующем порядке:

  1. Протоколы с предыдущей встречи
  2. Отчеты
  3. Ситуации, чувствительные ко времени
  4. Незавершенные дела
  5. Общие вопросы
  6. Новые дела

Если вы не соблюдаете строгие парламентские процедуры на своих собраниях, многие из этих советов по-прежнему будут полезны.Начните с переноса любых обсуждений с предыдущей встречи, а также больших дискуссий или дел, требующих срочного решения. Более второстепенные пункты повестки дня оставьте на конец.

Как составить идеальный план встречи?



Идеальная повестка дня — краткая, но описательная. Он предоставляет всю необходимую информацию, не будучи настолько длинным и громоздким, что никто не захочет его читать.

Чтобы составить эффективную повестку дня собрания, выполните следующие действия:

  1. Подготовьте повестку дня перед собранием; минимум за 24 часа.
  2. Четко определите цель встречи, чтобы все знали, зачем они на ней.
  3. Расставьте приоритеты по пунктам повестки дня в зависимости от их важности.
  4. Перечислите темы для обсуждения как вопросы, на которые необходимо ответить.
  5. Отведите разумное количество времени на каждую тему.
  6. Включите необходимую справочную информацию для принятия решений.
  7. Поделитесь повесткой дня с участниками, чтобы они могли внести свой вклад и прийти подготовленными.

Дополнительные советы по составлению эффективных повесток дня собраний см. Здесь.

Какой формат шаблона лучше всего подходит для протокола собрания?

Следует ли использовать Word Doc, Google Doc, Excel, PDF, электронную почту или что-то еще для шаблонов протоколов встреч?

При выборе типа файла или документа для встречи наиболее важным фактором, который следует учитывать, является то, как вы будете сохранять и делиться своими протоколами.

Стандартные файлы, такие как документы Word, электронные таблицы Excel и PDF-файлы, имеют те же ограничения, что и шаблоны для протоколов собраний — для их использования или совместного использования требуется дополнительный шаг.Для открытия любого из этих типов файлов требуется специальная программа, доступ к которой может быть не у всех.

Кроме того, обычные файлы, такие как Word Docs и PDF, необходимо бережно хранить в облаке, обращая внимание на то, чтобы не возникало разногласий по поводу нескольких версий одного и того же файла.

Часто протоколы собраний также отправляются по электронной почте, но электронная почта не должна быть единственным местом, где протоколы собраний находятся в прямом эфире. Протоколы также следует хранить где-то централизованно, чтобы их можно было найти позже, если потребуется.

Лучшим решением часто является облачный тип документа, например Google Doc. Еще лучше — это документ в бесплатной системе управления встречами, такой как Hugo, где заметки легко делятся (или остаются конфиденциальными) и автоматически организуются.

В каком времени следует составлять протокол собрания?

Прошедшая форма.

Протокол собрания — это отчет о том, что произошло на собрании. Их следует читать как описание прошлого, а не как диктор, называющий спортивную игру, как она разыгрывается.

  • Неправильно: Правление утверждает бюджет на 2021 год.
  • Правильно: Правление утвердило бюджет на 2021 год.

Какие сокращения используются в протоколе собрания?


MoM означает протокол собрания.

MM означает протокол собрания.

Примечание. Использование этих сокращений может сбивать с толку людей, которые с ними не знакомы.

Как произносится протокол собрания?


Хотя слово «минуты» происходит от понятия «что-то маленькое» или my-newt , «минуты встречи» произносятся как слово «минута времени».

Чтобы сказать: «Пожалуйста, уделите этому собранию несколько минут», вы должны произнести это слово так же, как если бы вы сказали: «В часе шестьдесят минут».

Нужно ли утверждать или подписывать протокол собрания?

Определенные официальные протоколы собрания должны быть каким-либо образом заверены, чтобы быть официальным протоколом собрания. Часто председателю необходимо просмотреть и утвердить протокол, прежде чем его можно будет распространить. Или, для многих организаций протокол просматривается и утверждается группой в начале следующего собрания.

Однако, помимо этих ситуаций, вопрос о том, утверждены ли ваши протоколы или нет, зависит от руководителей организации и от того, как они хотят управлять своим процессом.

Неофициальные и официальные протоколы

В чем разница?

Официальные протоколы

Некоторые организации, такие как некоммерческие организации, государственные компании, местные органы власти и школы, обязаны по закону составлять официальные протоколы заседаний.

Например, в Калифорнии многие государственные и местные органы власти должны делать протоколы собраний доступными для общественности.Аналогичным образом, публичные компании должны составлять протоколы заседаний Совета директоров и собраний акционеров.

Или, если вы подали заявку на ссуду ГЧП во время пандемии COVID-19, одним из необходимых документов является официальный протокол заседания совета директоров, санкционирующий получение ссуды.

Так как эти типы протоколов собраний требуются для соблюдения требований или по юридическим причинам, они должны иметь четкий и профессиональный формат.

Неофициальные протоколы

Часто протоколы заседаний гибкие и несколько неформальные.Они по-прежнему должны быть четкими, профессиональными и последовательными. Но вас не подадут в суд, если вы не предоставите всю нужную информацию.

Думайте о неофициальных протоколах собрания как о резюме собрания. Выбор шаблонов и форм, которые вы используете, в конечном итоге зависит от вас. То, что они менее официальные, не означает, что неформальные протоколы менее полезны.

Дополнительные шаблоны бесплатных минут (Word, Google docs) 🙌

Помните, что протоколы ваших встреч нужны для того, чтобы ваша организация стала более прозрачной и эффективной для совместной работы.Имейте это в виду, и любая форма или шаблон, который вы выберете, будут работать нормально.

Единственный дополнительный документ, связанный с встречей, о котором вам нужно беспокоиться сейчас, — это повестка дня. Хорошо, что у нас есть более 80 шаблонов протоколов встреч, из которых вы можете выбирать. Загрузите их в Word Doc или Google Doc (или добавьте их в свою бесплатную учетную запись Hugo) 👇

Так что возьмите нужные шаблоны и будьте готовы сделать ваши встречи еще более значимыми. Если вам когда-либо был нужен инструмент для извлечения самая полезная, актуальная информация о встрече, минуты могут стать вашим новым лучшим другом.

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.
Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

Шаблоны и примеры протоколов заседаний — Notejoy

Будь то деловые, клубные или спортивные мероприятия, протоколы собраний могут быть ключевой частью информирования всей команды о том, что произошло. И это не должно быть сложной задачей.

Ниже приведены несколько примеров шаблонов, а также советы и идеи, которые помогут вам начать писать и составлять эффективные протоколы собрания.

Для чего нужны протоколы собрания?

Протокол встречи — это заметки, в которых фиксируется, что произошло на встрече! В отличие от повестки дня собрания, в нем записываются принятые решения и действия, запрошенные группой. Несмотря на команду, они не являются поминутной записью, но включают ключевые детали, которые команда захочет узнать. В протоколе встречи важно фиксировать такую ​​информацию, как:

  • принято решений
  • следующие шаги
  • действий и ответственные лица

Протокол — это запись о том, кто там был и что произошло.Они являются важным источником информации для людей, которые не смогли присутствовать или оглянулись, чтобы поразмышлять о том, что произошло. Они также являются невероятно эффективным инструментом для уведомления или напоминания людям о назначенных им задачах или сроках, чтобы держать всех в курсе.

Что должно входить в протокол собрания?

Вот некоторые детали, которые вы должны указать в протоколе встречи.

  • Дата и время встречи
  • Имена участников
  • Пункты повестки дня и обсуждаемые темы
  • Действия

Материалы по теме: Составление эффективных повесток дня встреч с примерами и 5 шаблонов повестки дня

Пример протокола заседания

Ниже приведен пример неформальной встречи, на которой собраны только самые важные факты.

Зарегистрируйтесь и получите бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки со всей командой.

Шаблон протокола неформального собрания команды

Дата: Сегодняшняя дата

Участники

Повестка дня

  • Пункт 1, включая ключевые обсуждения, принятые решения, следующие шаги
  • Шт. 2
  • Позиция 3

Следующие шаги

  • Список находится здесь в формате: мероприятие, ответственное лицо, дата
  • Пример: Брайан свяжется с этой группой со списком целевых компаний к концу недели
  • .

Ниже приведен пример более официального заседания совета директоров.

Зарегистрируйтесь и получите бесплатную учетную запись Notejoy, чтобы начать делать заметки со всей командой.

Шаблон официального протокола заседания совета директоров

ДАТА: Дата собрания

ПРИСУТСТВУЕТ: имена и фамилии всех присутствующих на собрании

ОТСУТСТВИЕ: имена и фамилии членов Комитета, которые не могут присутствовать на заседании.

1. ЗВОНИТЕ ДЛЯ ЗАКАЗА / ОТКРЫТИЕ СООБЩЕНИЙ

  • Время и кем было объявлено собрание.
  • Все вступительные замечания резюмируются здесь.

2. УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОТОКОЛА С (ДАТА)

  • Вам необходимо ходатайство об утверждении протокола предыдущего собрания.
  • Ходатайство: Утвердить протокол (ДАТА) как распространенный (или ИЗМЕНЕННЫЙ) Ходатайство: Имя лица (ПЕРВОГО И ПОСЛЕДНЕГО), внесшего ходатайство
  • Прикомандировано: Имя человека (ПЕРВОГО И ПОСЛЕДНЕГО), поддержавшего ходатайство. Принято или отклонено.

3. ДОБАВЛЕНИЯ В ПОВЕСТКУ ДНЯ

  • Если есть дополнения к повестке дня или запросы к повестке дня следующего собрания, они будут помечены здесь.

4. УТВЕРЖДЕНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

  • Предложение: утвердить повестку дня в распространенной (или ИЗМЕНЕННОЙ) форме.
  • Ходатайство Автор: имя лица (ПЕРВЫЙ И ПОСЛЕДНИЙ), подавшего ходатайство
  • Прикомандировано: имя лица (ПЕРВОГО И ПОСЛЕДНЕГО), сделавшего ходатайство, осуществленное или проигравшее

5. ДЕЛОВЫЕ СООБЩЕНИЯ ИЗ ПРЕДЫДУЩЕЙ ВСТРЕЧИ

  • Любые вопросы предыдущего собрания, которые необходимо обсудить дополнительно.

6. ПУНКТ № 1 ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ

  • Выложите резюме обсуждения вокруг темы
  • Если были сделаны какие-либо движения, укажите здесь информацию
  • Если необходима дополнительная информация, укажите здесь дальнейшие действия, имена и дату.

7.ПУНКТ № 2 ПОДЛЕЖИТ ОБСУЖДЕНИЮ

8. ДОБАВЛЕНИЯ В ПОВЕСТКУ ДНЯ

  • Любой добавленный пункт повестки дня, включая резюме обсуждений по этому пункту
  • Если были внесены какие-либо ходатайства, укажите здесь информацию
  • Если необходима дополнительная информация, укажите здесь дальнейшие действия, имена и целевую дату
9. ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
  • Записать время закрытия собрания
10. СЛЕДУЮЩЕЕ ЗАСЕДАНИЕ (ДАТА)
  • Дата следующего собрания должна быть определена в конце собрания до того, как все уйдут.Это удобное напоминание, которое нужно включить в нижнюю часть шаблона протокола, чтобы его не пропустили.

Notejoy — более эффективный способ управления совещаниями

Проведение эффективных и продуктивных встреч — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время встречи. Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в зале заседаний, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими повестками дня встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее делиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговоров, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость — Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, команды могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого к какой информации есть доступ, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлым и текущим собраниям.

Начните бесплатно с Notejoy

Связанные ресурсы

Как писать протокол собрания в 2021 году + шаблон

Что такое протокол собрания?


Встречи — это популярные инструменты, используемые для продвижения вперед в организациях. Однако они также печально известны своей неэффективностью.

‍ Согласно отчету от 2021 года, 51% людей по-прежнему записывают заметки о встречах индивидуально, а не используют совместный документ.

Протокол собрания является официальным протоколом собрания для его участников.Они также являются источниками информации для товарищей по команде, которые не смогли присутствовать.

Несмотря на название, протокол собрания не обязательно должен записывать каждую минуту, это инструмент, позволяющий включать в документ только самую важную информацию.

Почему важны протоколы собрания?

Протокол встречи — невероятно удобный инструмент, который может предложить вашей команде множество преимуществ. Включив их в свой обычный рабочий процесс, вы больше никогда не вернетесь.

1.Они делают встречи более эффективными.


Протоколы встреч помогают избежать бесконечных дискуссий и разговоров, потому что они делают работу более эффективной.

Кроме того, вы избежите жужжания и бормотания, потому что у вас будет список того, что именно нужно обсудить и применить на практике прямо перед вами.

Структура протокола собрания также помогает в этом, поскольку пункты повестки дня часто помещаются в таблицы, в которых назначаются контактные лица, планы действий и т. Д.

2. Они описывают структуру собрания.

Как правило, руководитель собрания никогда не должен идти на собрание без точного плана, в котором излагается, что необходимо обсудить.

Если вы составляете обычные протоколы собрания, у вас появляется привычка заранее определять пункты повестки дня.

Это добавит структурированности вашим собраниям и гарантирует, что все будет обсуждаться тщательно, но эффективно.

3. Держите всех в курсе событий

Вы можете просто разослать участникам собрания копии соответствующих протоколов собрания, и они сразу же начнут действовать.

Это преимущество особенно удобно, если вы используете такое программное обеспечение, как Slite, где все сохраняется и легко доступно из единого центрального рабочего пространства.

4. Не забывайте о важных темах


Протокол собрания гарантирует, что ничто не будет забыто на ваших собраниях.

Вы сможете ссылаться на пункты повестки дня, уже отмеченные в вашем черновике, и даже проверять протоколы прошлых встреч.

Протокол встречи — это еще и удобный документ, который можно просмотреть до завершения встречи, просто чтобы убедиться, что все освещено.

6. Повышение ответственности

Наконец, протоколы собраний добавляют степень ответственности как к тому, что обсуждается на собраниях, так и к самим собраниям.

Когда тема обсуждается на собрании, человек, ведущий протокол собрания, обычно записывает команду, контактное лицо или лидера, которые связаны с этим пунктом собрания.

Это дает конкретному лицу (лицам) ответственность за эту тему и позволяет избежать путаницы в отношении того, кто «отвечает» за ту или иную задачу.

7. Улучшает отношения с клиентами


Протоколы встреч могут быть отличным инструментом отчетности для клиентов. Если когда-либо возникают какие-либо сомнения относительно того, обсуждался ли какой-либо вопрос на собрании (или проводилось ли оно вообще), протокол собрания — это удобный документ, который можно вернуть, чтобы внести ясность и избежать разочарования.

Что включать при составлении протокола собрания?

Содержание вашего протокола собрания будет зависеть от потребностей вашей компании и типа встреч, которые вы обычно проводите.Однако в большинство протоколов встречи обычно включаются следующие элементы:

1. Основные сведения о встрече, такие как имя, место, дата и время

Важно указать основные сведения о встрече в верхней части страницы. Документ протокола собрания. Это гарантирует, что все будет организовано и ваше собрание будет легко идентифицировано.

2. Список участников встречи

Затем вам нужно включить список всех, кто присутствовал на вашей встрече.

Это идентифицирует всех, кто работает или участвует в данном проекте или теме, а также отмечает, какие сотрудники о чем информированы.

3. Цель собрания

Каждое собрание должно преследовать одну главную цель. Вы можете обсуждать самые разные темы, но в повестке дня должна быть одна главная цель.

Важно отметить это, потому что это помогает определить направление встречи и прояснить ее цель.

4. Пункты повестки дня

Большой протокол собрания должен включать все пункты повестки дня, которые были рассмотрены на собрании.

Если возможно, было бы неплохо поговорить с руководителем собрания и записать эти пункты повестки дня до начала собрания для максимальной эффективности ведения заметок.

5. Дата и место следующей встречи

В конце встречи ваша группа должна определить, сколько времени пройдет до следующей встречи.Обязательно запишите дату и время в протоколе встречи.

6. Документы для включения в отчет о собрании

У вас могут быть дополнительные документы собрания, которые вы захотите приложить к своему отчету и использовать в будущем. Это могут быть отчеты, презентации, документация и т. Д. Нет предела.

Эффективность и советы по созданию отличных протоколов встречи:
  • Набирайте прямо на своем ноутбуке , чтобы вам не приходилось набирать все заново позже.
  • Если что-то неясно, говорите и сразу же попросите разъяснений, чтобы вам не пришлось ковыряться после встречи. Не допускайте двусмысленности.
  • Снимайте только важные точки. Кратко запишите основные решения и действия, не пропустите ни одного. У вас всегда будет время вернуться к своим заметкам по завершении встречи, если вы захотите добавить некоторые подробности.
  • 8 советов по организации эффективных встреч команды: Если вам нужны дополнительные советы о проведении отличных встреч, мы написали специальное руководство, которое поможет вам.

Используйте Draft by Slite , чтобы начать делать заметки прямо в новой вкладке в браузере (Firefox или Chrome)

Как мне подготовиться к встрече?

Хорошая встреча начинается задолго до того, как вы начнете писать свои протоколы.

Для обеспечения максимальной эффективности вы всегда должны разъяснять, что ожидается от вас как от ведущего, особенно если это новая роль для вас.

Также важно уточнить у владельца собрания, что повестка собрания установлена ​​заранее.Это не только важный шаг для проведения эффективного собрания команды, но и отличный способ быть более эффективным:

  • Используйте свои пункты повестки дня, чтобы подготовить план для протокола собрания, а заполнить список участники собрания
  • При необходимости включите ссылки на элементы предыдущих собраний, о которых участники должны знать
  • И последнее, но не менее важное: если вы используете программное обеспечение для создания заметок (например, Slite), вы можете настроить встречу шаблоны протоколов для различных встреч и предварительно приложить соответствующие документы (презентации встреч, отчеты для обсуждения…)

Таким образом, когда вы действительно попадете на встречу, вы будете готовы к работе и не пропустите ни одного важного дела.

Связанное содержимое : Узнайте, как проводить эффективные встречи с помощью Slite

Пример шаблона протокола собрания

Вы захотите структурировать протоколы встречи в соответствии с типом встречи, которую вы проводите. Ниже приведен пример протоколов неформальной встречи. Вы также можете найти полностью настраиваемые шаблоны заметок о собраниях.

Завершение протокола встречи

Вы должны завершить свои заметки сразу после завершения встречи, пока все еще свежо в вашей памяти:

  • Заполните свои заметки о встрече и проясните моменты при необходимости
  • Double -проверьте, чтобы решения и действия были точно отмечены.
  • Делайте вещи максимально краткими и удобоваримыми.
  • Корректируйте внимательно. В настоящее время вы можете использовать автоматизированные средства проверки грамматики, такие как Grammarly, чтобы помочь вам в этом.
  • При необходимости отправьте черновик руководителю собрания, прежде чем поделиться им с другими участниками.Это особенно важно для более официальных встреч, таких как заседания Совета директоров или комитетов.

Обмен протоколами встречи

Вы сделали это! Этот последний шаг имеет решающее значение: обязательно поделитесь протоколом встречи со всеми участниками встречи и соответствующими заинтересованными сторонами.
Кроме того, вы можете сохранить протоколы собрания в таком средстве для совместной работы, как Slite, чтобы у всех был легкий доступ к нему.

Узнайте больше о том, как Slite может помочь вам проводить отличные встречи с вашей командой, или
попробуйте бесплатно и начните создавать свои первые заметки.

Проведение продуктивных встреч команды с помощью Slite

Продуктивные и эффективные встречи команды — это не только хорошие минуты встречи: вам нужно убедиться, что нужные люди имеют доступ к нужным знаниям до, во время и после ваших встреч и могут легко сотрудничать Это.

Slite поможет вам улучшить ваши командные встречи:

  • Сэкономьте время на подготовке командных встреч. Подготовьте собственные шаблоны встреч и начните делать красивые заметки за секунды.
  • Сотрудничайте в режиме реального времени. Каждый член вашей команды или внешние участники могут редактировать или комментировать один и тот же документ синхронно и асинхронно.
  • Обменивайтесь документами за секунды. Решите, кто может получить к ним доступ, и делитесь ими по электронной почте, в Slack или даже в календаре на лету.
  • Организуйте и централизовайте документацию для встреч вашей команды . Slite предоставляет мощное, но простое рабочее пространство, которое служит единым источником правды для общения в вашей команде.

Как быстро и легко записывать протоколы заседаний

Составление хороших протоколов заседаний может сэкономить время и деньги.Краткий протокол, отражающий цель встречи и ее согласованные результаты, представляет собой запись, к которой можно вернуться и использовать для последующих целей позже. Хорошие минуты краткие и по существу, но в то же время они не упускают из виду важную информацию.

Зачем писать протокол собрания?


Написание минут может занять время и может показаться неважной задачей по сравнению с «реальной работой», но на самом деле отказ от протоколов встреч может быть дорогостоящим с точки зрения времени и ресурсов.Если не уделить минутку, вы обнаружите, что у ваших коллег другие воспоминания о встрече, чем у вас. У них также могут быть разные представления о том, что было согласовано. Если минут нет, то важные задачи будут забыты или не выполнены в срок.

Создание протокола собрания обеспечивает письменный отчет о том, что было согласовано на собрании. Хорошие протоколы собрания сообщают людям, что было решено, чего им нужно достичь и к какому сроку. Получение протокола собрания пробуждает воспоминания о задачах, которые нужно выполнить людям.Если задача не выполнена, вы можете вернуться к протоколу встречи и продолжить работу. Без протокола собрания у вас нет права на защиту, если действие не было выполнено. В худшем случае, если протокол встречи не написан, вам может потребоваться повторить встречу.

В некоторых случаях протокол собрания может потребоваться по юридическим причинам. Примером этого является то, что местный устав требует этого для определенных типов организаций. Также они могут потребоваться для дисциплинарных встреч с сотрудниками.Привыкайте вести протокол собрания — это хорошая практика.

Что нужно включить?

Когда вы пишете протокол собрания, вам необходимо включать различную информацию. Вы должны указать причину встречи, ее цель, место и время проведения. Важно включить список участников — их имена и фамилии. Если вы не уверены, вам нужно попросить убедиться, что вы правильно написали имена, иначе ваши протоколы собрания могут стать источником раздражения для посетителей.Если кто-то не присутствовал, но это было важно, это должно быть включено. Например, иногда решения не могут быть приняты без присутствия конкретного человека.

В протокол следует включить еще три основных элемента:

  • Что было достигнуто в ходе встречи.
  • Решения, принятые на собрании. Ваш протокол будет служить письменной записью о том, что эти решения были приняты.
  • Любые действия, которые были согласованы. В этом случае вы должны указать само действие, кому оно было назначено, и дату, к которой оно должно быть завершено.

Наконец, если была достигнута договоренность о последующей встрече, об этом следует упомянуть.

Чем может помочь MeetingKing?

MeetingKing предлагает множество функций, которые могут помочь улучшить ваше минутное время, в том числе:

  • Возможность делать заметки и ставить задачи в одном приложении
  • Запись в стиле пули
  • Минут в один клик по окончании встречи
  • Один центральный актуальный документ (минуты не теряются во входящих или на сервере)
  • Легкий доступ для всех участников для предоставления обновлений и комментариев
  • Платформа для доставки материалов по поставленным задачам
  • Связь задач между собраниями
  • Единое место для всех вложений
  • Повестка дня служит шаблоном для протокола
  • Используется в качестве основы для заметок и протоколов во время собрания
  • Приглашенным НЕ требуется иметь учетную запись MeetingKing

Хотите узнать больше? Узнайте, как MeetingKing упрощает написание протоколов встреч.

Как писать протоколы собраний

Часто во время собраний компании обсуждается много важных деталей и вопросов. Когда посетители уходят или отсутствуют какие-либо сотрудники, им может потребоваться напоминание о любых принятых решениях и предпринятых действиях. Вот почему полезно, чтобы сотрудник вел протокол собрания, чтобы задокументировать важные для своих сотрудников вопросы.

В этой статье мы объясняем, что такое протокол собрания, как составлять протокол собрания, а также приводим советы по составлению эффективных протоколов собрания.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это заметка, в которой указывается, что произошло во время собрания компании. Обычно во время встречи сотрудник делает заметки, пока обсуждаются важные вопросы. После того, как заметки будут заполнены, они внесут их в официальный протокол собрания, получат одобрение от кого-то из руководства, а затем отправят протокол нужным сотрудникам.

Протокол собрания часто служит записью того, какие действия имели место во время собрания, включая назначенные проекты, кому эти проекты были назначены, и другие важные решения на рабочем месте.Это помогает сотрудникам, присутствовавшим на собрании, запомнить, что обсуждалось. Это также помогает сотрудникам, которые не смогли присутствовать на собрании, узнать, о чем говорилось, чтобы они не упустили никакой важной информации.

Что включать в протокол собрания

При документировании протокола собрания вы должны включить определенные детали, которые могут быть полезны для сотрудников, которым потребуется ссылаться на них в будущем. Вот элементы, которые необходимо включить при составлении протокола собрания:

  • Почему собрание было проведено
  • Имя и фамилия участников
  • Дата и время проведения собрания
  • Назначенные проекты, кому они были назначены и сроки
  • Решения, принятые сотрудниками и руководством во время собрания
  • Любые исправления в протоколе предыдущего собрания
  • Движения, которые были приняты или отклонены
  • Дата и время следующего собрания, если применимо

Как составлять протокол собрания

В приведенных ниже инструкциях описывается, как составлять протоколы собраний и как распространять их среди сотрудников.

  1. Подготовьте шаблон до начала собрания.
  2. Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и ​​обсуждениях.
  3. Соберите копии любых отчетов или презентаций.
  4. Просмотрите свои записи и задайте заключительные вопросы.
  5. Печатайте заметки о встрече в легко понятных абзацах.
  6. Запросить одобрение у руководства.
  7. Отправьте протокол своему списку сотрудников.

1. Подготовьте шаблон до начала собрания

Чтобы убедиться, что вы готовы к встрече, вы можете сделать шаблон с необходимой информацией, заполненной либо до собрания, либо сразу после того, как вы сядете на него. зона для встреч.Вы можете заранее создать шаблон, в котором есть заполнители для конкретных элементов собрания и информации.

Возможно, будет проще создать этот шаблон, если вы обсудите, какая информация важна для вас, чтобы включить ее в протокол, с руководителем собрания. Вы также можете попросить просмотреть прошлые собрания, чтобы узнать предыдущее форматирование, чтобы лучше понять, что включить. Как только вы знаете, что включить в протокол, вы можете создать свой шаблон и начать заполнять пробелы.

Вот общие заполнители в шаблоне, который вы можете использовать:

  • Название организации
  • Цель встречи
  • Время начала и окончания
  • Дата и место
  • Список участников и отсутствующих, при необходимости
  • Место для важных информация, например, принятые ходатайства или предоставленные крайние сроки
  • Место для вашей подписи и подписи руководителя собрания
  • Повестка дня, если руководитель собрания предоставил вам один

Возможно, будет проще прийти на собрание раньше, чтобы заполнить как можно больше шаблон по возможности до начала встречи.

2. Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и ​​обсуждениях

После начала встречи вы можете начать делать заметки о важных встречах. Может быть проще отмечать только важные факторы встречи, чем пытаться задокументировать все, что упоминают участники. Если участники пытаются передать какие-либо движения, задокументируйте это, написав, кто просил передать движение, что это было за движение и было ли это движение принято. Вы также должны задокументировать каждый раз, когда проводится голосование.

Запишите любые имена или важные моменты людей, выступающих с докладами или презентациями. Вы также можете отметить любые обновления назначений или новые назначения, которые менеджер дал сотруднику. Обратите внимание на имя, важные детали задания и точную дату сдачи. Менеджеры и руководство редко требуют, чтобы вы записывали обсуждения или разговоры. Если это так, вам следует записывать их объективно и стараться избегать прилагательных для описания людей, их действий или вашего личного мнения.

3.Соберите копии любых отчетов или презентаций.

Если какие-либо отчеты или презентации были сделаны во время собрания, вы должны запросить эти документы у докладчика после собрания. Если они не могут предоставить вам физическую копию, вы можете попросить их отправить ее вам по электронной почте. Когда вы отправляете протокол нужным сотрудникам, вы можете прикрепить эти отчеты или презентации к документу. Это помогает освежить воспоминания о посетителях встречи. Это также поможет отсутствующим лучше понять важную информацию, которую они пропустили на встрече.

4. Просмотрите свои записи и задайте любые заключительные вопросы

После завершения собрания отметьте время его закрытия. Быстро просматривайте свои заметки, чтобы увидеть, не была ли упущена какая-либо важная информация, когда вы делали заметки. Если человек, от которого вам нужна дополнительная информация, все еще присутствует в комнате, вы можете запросить эту информацию, если он не занят.

Если вы не можете получить дополнительную информацию от кого-то лично, вы можете отправить профессиональное электронное письмо с просьбой предоставить эти данные вскоре после встречи.

5. Напечатайте заметки о встрече в легко понятных параграфах.

Как только вы закончите писать заметки и собрание отложено, вы должны ввести протокол собрания, пока он еще свеж в вашей памяти. Запишите каждое важное решение или действие с необходимыми подробностями в отдельных абзацах. Сохраняйте протокол собрания в одном и том же настоящем времени на протяжении всего документа. Убедитесь, что набор слов объективен и понятен участникам.Вы хотите сосредоточиться на том, что было сделано на собрании.

После того, как вы напечатали свои минуты, вы можете пронумеровать страницы, если их несколько. Приложите все важные подтверждающие документы и вычитайте их на предмет ясности, орфографии и грамматики.

6. Запросить одобрение у руководства

После того, как вы напечатали свои заметки, вы можете отправить этот документ руководителю собрания для утверждения. Спросите их, нужно ли кому-нибудь еще просмотреть и утвердить этот документ.Отправьте протокол собрания всем необходимым людям и получите их одобрительную подпись. Если они читают протокол и запрашивают какие-либо исправления, быстро примените их и отметьте в протоколе, что они были исправлены и одобрены, прежде чем отправлять их.

7. Отправьте протоколы своему списку сотрудников

Когда вы будете готовы поделиться своим протоколом, спросите руководителя собрания, как следует распространять этот документ. Обычно основным способом отправки протокола встречи может быть электронная почта.Изучите метод, который предпочитает руководство, и отправьте его с приложенными всеми необходимыми документами.

Убедитесь, что вы отправили этот документ всем необходимым участникам и отсутствующим из вашего списка. Вам также следует сверить этот список с руководителем собрания и спросить, не хотят ли вы, чтобы вы отправили протокол собрания каким-либо дополнительным сотрудникам.

Связанный: Написание дополнительного электронного письма: советы, шаблон и пример

Советы по написанию протокола собрания

Протокол собрания должен быть тщательно заполнен, чтобы гарантировать, что вся необходимая информация включена для справка сотрудников.Вы можете следовать приведенным ниже советам, чтобы научиться правильно составлять протокол собрания.

  • При необходимости раздайте ведомость учета рабочего времени.
  • Записывайте только важные события встречи.
  • Используйте стенографию, чтобы писать быстрее.
  • При желании возьмите записывающее устройство.
  • Найдите готовый шаблон.

Раздайте лист посещаемости, если необходимо.

Поскольку вам часто требуется знать участников каждого собрания, чтобы отправить им документ позже, вы должны знать каждого участника собрания.Если вы не знаете всех присутствующих и не знаете их контактную информацию, вы можете передать лист посещаемости после начала встречи. Здесь будут собраны их имена и контактная информация, чтобы вы могли легко отправить документ нужным сотрудникам.

Записывайте только важные вопросы встречи

Многие менеджеры или руководители встреч редко требуют, чтобы вы документировали все, что было сказано или сделано на встрече. Вы можете заранее проверить, какие предметы они хотели бы записать.Как только вы знаете, что нужно задокументировать, вы можете писать только важные элементы встречи, такие как предпринятые действия или принятые решения. Это избавит вас от чрезмерного напряжения при ведении заметок и позволит вам подготовиться, когда вам нужно задокументировать важные действия.

Используйте стенографию, чтобы помочь вам писать быстрее

Если сразу сказать много важных вещей, может быть трудно все быстро записать. Поэтому вы можете разработать стенографию, которая поможет вам эффективно документировать информацию.Вы можете использовать такие методы, как написание инициалов участников собрания вместо полных имен или создание сокращений, которые вы легко понимаете, для обозначения общих фраз, регулярно используемых во время собраний. Это поможет вам не отставать от встречи.

Связано: Как делать заметки

Принесите записывающее устройство, если хотите

Чтобы помочь вам лучше всего запечатлеть встречу, особенно если руководитель встречи запрашивает больше информации, чем обычно, вы можете принести записывающее устройство.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *