Как правильно вести книгу доходов и расходов: Книга учета доходов и расходов (КУДиР) на УСН и патенте

Руководство по ведению бухгалтерского учета для начинающих

Бухгалтерский учет — это процесс записи всех финансовых транзакций, совершаемых бизнесом. Бухгалтеры несут ответственность за регистрацию, классификацию и организацию каждой финансовой операции, совершаемой в ходе деловых операций. Бухгалтерский учет отличается от бухгалтерского учета. В бухгалтерском процессе используются книги, которые ведет бухгалтер, для подготовки бухгалтерских отчетов и счетов на конец года.

Очень малые предприятия могут выбрать простую систему бухгалтерского учета, которая регистрирует каждую финансовую операцию почти так же, как чековая книжка.Компании, у которых есть более сложные финансовые операции, обычно предпочитают использовать процесс двойной записи.

Что такое бухгалтерия?

Бухгалтерский учет — это процесс отслеживания каждой финансовой операции, совершаемой коммерческой фирмой, от открытия фирмы до закрытия фирмы. В зависимости от типа системы бухгалтерского учета, используемой на предприятии, каждая финансовая операция регистрируется на основе подтверждающей документации. Эта документация может быть квитанцией, счетом-фактурой, заказом на покупку или какой-либо другой финансовой записью аналогичного типа, свидетельствующей о том, что транзакция имела место.

Бухгалтерские операции можно записывать вручную в журнал или с помощью программы для работы с электронными таблицами, например Microsoft Excel. Большинство предприятий сейчас используют специализированные компьютерные программы для бухгалтерского учета, чтобы вести бухгалтерские книги, отражающие их финансовые операции. Бухгалтеры могут использовать как однократную, так и двукратную бухгалтерию для записи финансовых операций. Бухгалтеры должны понимать план счетов фирмы и понимать, как использовать дебеты и кредиты для балансировки бухгалтерских книг.

Процесс бухгалтерского учета должен позволять сообщать финансовые результаты фирмы в конце года для целей налога на прибыль и подготовки финансовой отчетности бухгалтером фирмы.

Чем бухгалтерский учет отличается от бухгалтерского учета?

Бухгалтерский учет в коммерческой фирме — важная, но предварительная функция по сравнению с фактической функцией бухгалтерского учета. Бухгалтер собирает документацию по каждой финансовой транзакции, записывает транзакции в бухгалтерский журнал, классифицирует каждую транзакцию как один или несколько дебетований и один или несколько кредитов и организует транзакции в соответствии с планом счетов фирмы.

Все финансовые операции регистрируются, но они должны суммироваться в конце определенных периодов времени.Некоторые фирмы требуют ежеквартальных отчетов. Другие более мелкие фирмы могут потребовать отчеты только в конце года при подготовке к уплате налогов.

В конце соответствующего периода времени бухгалтер берет на себя и анализирует, рассматривает, интерпретирует и сообщает финансовую информацию для коммерческой фирмы. Бухгалтер также готовит финансовую отчетность на конец года и соответствующие счета для фирмы. Годовые отчеты, подготовленные бухгалтером, должны соответствовать стандартам, установленным Советом по стандартам финансового учета (FASB).Эти правила называются общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP).

Что нужно для организации бухгалтерского учета в вашем бизнесе?

Одно из первых решений, которое вы должны принять при настройке своей системы бухгалтерского учета, — использовать ли систему учета по кассовому методу или по методу начисления. Если вы управляете небольшим бизнесом из одного человека из дома или даже более крупной консалтинговой практикой из офиса из одного человека, вы можете придерживаться кассового учета.

Если вы используете кассовый учет, вы записываете свою транзакцию, когда наличные деньги переходят из рук в руки.Используя учет по методу начисления, вы записываете покупки или продажи немедленно, даже если наличные деньги не переходят из рук в руки до более позднего времени. Иногда фирмы начинают свой бизнес, используя кассовый учет, и переходят на учет по методу начисления по мере роста.

Если вы собираетесь предложить кредит своим клиентам или если вы собираетесь запросить кредит у своих поставщиков, вам необходимо использовать систему учета по методу начисления.

Вы также должны решить, как новый владелец бизнеса, будете ли вы использовать одинарную или двойную бухгалтерию.Единая бухгалтерия очень похожа на ведение чековой книги. Вы записываете транзакции по мере того, как оплачиваете счета и вносите депозиты на счет своей компании. Это работает, только если ваша компания относительно небольшая с небольшим объемом транзакций.

Если ваша компания крупнее и сложнее, вам необходимо настроить систему двойной записи. Для каждой транзакции делается как минимум две записи. По крайней мере, один дебет производится с одного счета, и по крайней мере один кредит зачисляется на другой счет.Это ключ к бухгалтерскому учету с двойной записью.

Компании также должны настроить свои компьютеризированные системы бухгалтерского учета при настройке бухгалтерского учета для своего бизнеса. Большинство компаний используют компьютерное программное обеспечение, чтобы вести бухгалтерский журнал с бухгалтерскими записями. Очень маленькие фирмы могут использовать простую электронную таблицу, например Microsoft Excel. Крупные предприятия внедряют более сложное программное обеспечение для ведения бухгалтерских журналов.

Наконец, бизнес должен установить свой план счетов.План счетов может меняться со временем по мере роста и изменения бизнеса.

В плане счетов перечислены все необходимые бизнесу счета. У каждой учетной записи есть номер и имя. Также перечислены субсчета.

Понимание активов, обязательств и капитала при балансировании бухгалтерских книг

Эффективный бухгалтерский учет требует понимания основных счетов фирмы. Эти счета и их субсчета составляют план счетов компании.Активы, обязательства и капитал составляют счета, составляющие баланс компании.

Активы — это то, чем владеет компании , например, ее запасы и дебиторская задолженность. Активы также включают основные средства, которыми обычно являются машины, оборудование и земля. Если вы посмотрите на формат баланса, вы увидите счета активов, перечисленные в порядке их ликвидности. Счета активов начинаются с кассового счета, поскольку наличные деньги абсолютно ликвидны. После кассового счета идут счета запасов, дебиторской задолженности и основных средств.Это материальные активы. Вы можете прикоснуться к ним. Фирмы также имеют нематериальные активы, такие как гудвил клиентов, которые могут быть указаны в балансе.

Обязательства — это то, что компания должна , как то, что она должна своим поставщикам, банковским и коммерческим кредитам, ипотеке и любой другой задолженности в бухгалтерских книгах. Счета пассивов в балансе включают как текущие, так и долгосрочные обязательства. Краткосрочные обязательства обычно представляют собой кредиторскую задолженность и начисления. Кредиторская задолженность — это обычно то, что предприятие должно своим поставщикам, кредитным картам и банковским кредитам.Начисления будут состоять из причитающихся налогов, включая причитающийся налог с продаж, а также федеральный налог, налог штата, социальное страхование и налог на медицинское страхование на сотрудников, которые, как правило, выплачиваются ежеквартально. Долгосрочные обязательства имеют срок погашения более одного года и включают такие статьи, как ипотечные ссуды.

Акции — это инвестиции, которые владелец бизнеса и любые другие инвесторы вкладывают в фирму. Счета собственного капитала включают все претензии владельцев к компании. У владельца бизнеса есть инвестиция, и это может быть единственная инвестиция в фирму.Если фирма привлекла других инвесторов, это отражено здесь.

В бухгалтерском учете вы должны балансировать свои бухгалтерские книги в конце года. Бухгалтер должен внимательно отслеживать эти статьи и следить за тем, чтобы операции, связанные с активами, обязательствами и капиталом, регистрировались правильно и в нужном месте. Есть ключевая формула, которую вы можете использовать, чтобы обеспечить постоянный баланс ваших счетов. Эта формула называется бухгалтерским уравнением:

Активы = Обязательства + Собственный капитал

Уравнение бухгалтерского учета означает, что все, что принадлежит бизнесу (активы), сбалансировано с требованиями к бизнесу (обязательства и капитал).Обязательства — это требования, основанные на вашей задолженности перед поставщиками и кредиторами. У владельцев бизнеса есть претензии к оставшимся активам (собственному капиталу).

Отчет о прибылях и убытках и бухгалтерский учет: выручка, расходы и затраты

Отчет о прибылях и убытках составляется с использованием выручки от продаж и других источников, расходов и затрат. В бухгалтерском учете вы должны регистрировать каждую финансовую операцию в бухгалтерском журнале, которая попадает в одну из этих трех категорий.

Информация из баланса компании и отчета о прибылях и убытках дает бухгалтеру в конце года полную финансовую картину бухгалтерских операций фирмы в бухгалтерском журнале.

Выручка — это весь доход, который предприятие получает от продажи своих продуктов или услуг. Затраты, также известные как стоимость проданных товаров, — это все деньги, которые предприятие тратит на покупку или производство товаров или услуг, которые оно продает своим клиентам. Счет покупок в плане счетов отслеживает приобретенные товары.

Расходы — это все деньги, которые тратятся на управление компанией, которые не имеют прямого отношения к продаваемым продуктам или услугам. Примером счета расходов являются зарплаты и заработная плата или Коммерческие и административные расходы.

Бухгалтер отвечает за определение счетов, на которых должны регистрироваться транзакции. Например, если бизнес продает покупателю за наличные, а в вашем бизнесе используется двойная бухгалтерия, вы должны записывать полученные денежные средства на счет активов, называемый «Денежные средства», а продажа будет отражаться на счете доходов, называемом «Продажи».

Основные выводы

• Бухгалтерский учет — это процесс отслеживания каждой финансовой операции, совершаемой коммерческой фирмой, от открытия фирмы до закрытия фирмы.
• Бухгалтерский учет анализирует, рассматривает, интерпретирует и сообщает финансовую информацию для коммерческой фирмы. Бухгалтер также готовит финансовую отчетность на конец года и соответствующие счета для фирмы.
• В кассовом учете вы регистрируете свою транзакцию, когда наличные деньги переходят из рук в руки. Используя метод начисления, вы немедленно регистрируете покупки или продажи, даже если наличные деньги не переходят из рук в руки до более позднего времени,
• Эффективный бухгалтерский учет требует понимания основных счетов фирмы.Эти счета и их субсчета составляют план счетов компании.
• Шесть основных счетов бизнеса — это Активы, Обязательства, Собственный капитал, Выручка, Расходы и Затраты.

Система ведения бизнес-записей, работающая в 5 этапов

Вы, наверное, слышали выражение «Мусор на входе, мусор на выходе». Первоначально он относился к компьютерному оборудованию и программному обеспечению, но он также работает и с финансовой стороной вашего бизнеса. Вы должны создать финансовую систему, которая убирает мусор, если вы хотите добиться успеха.

Ваша система должна предоставлять вам точную и полезную информацию, чтобы вы могли видеть, как у вас дела, и знать, когда действовать. Эти пять простых шагов помогут вам создать простую систему финансового учета: сбор, проверка, запись, проверка и действие.

Сбор информации

Если его нет, значит, его не существует. Возьмите за привычку фиксировать все, когда начинаете свой бизнес. Через некоторое время он станет автоматическим.

«Захват» — самый сложный этап и самая важная часть процесса.Следите за каждой суммой, которую вы тратите на свой бизнес, и за каждой суммой, которую вы получаете в качестве продаж. Позаботьтесь о разделении личных и деловых расходов, даже если вы всегда оплачиваете свой бизнес, когда оплачиваете личные расходы с этого счета.

На данном этапе не беспокойтесь о том, чтобы что-то делать с информацией. Просто возьмите за привычку собирать его. Убедитесь, что все, что вы снимаете, включает в себя описание предмета, количество и дату.

Проверьте полноту и правильность информации

Каждые две недели проводите час, просматривая все, что вы сняли, и убедитесь, что вся информация готова для записи.

Убедитесь, что вы указали достаточно подробностей о расходах, чтобы вы могли точно их записать. Примечания «бумага, 3,55 доллара, 7/12» может быть недостаточно. Для чего была бумага? Вы купили газету для офиса или пачку бумаги для компьютера?

Назначьте конкретное время для встречи с самим собой по принципу «все проверять» в конце альтернативных недель, например, каждую вторую пятницу. Не ждите слишком долго, иначе запоминать информацию станет труднее.

Запишите информацию, чтобы сохранить ее

Запись означает приведение вашей финансовой информации в удобную для использования форму. Передайте все, что вы проверили, своему бухгалтеру, чтобы он записал или записал это самостоятельно. Делайте это ежемесячно.

Введите информацию в электронную таблицу или бухгалтерскую программу. Возможно, вы обнаружите, что онлайн-программное обеспечение лучше всего подходит для вас — вы и ваш бухгалтер можете как просматривать информацию, так и обсуждать ее. Просто убедитесь, что вы записываете все каждый месяц, чтобы вы могли это просматривать.

Консолидация и анализ информации

После того, как ваша финансовая информация регистрировалась каждый месяц, распечатайте четыре отчета: баланс, отчет о прибылях и убытках (p & l), отчет о старении дебиторской задолженности и отчет о кредиторской задолженности.

Включите сравнение с той же информацией отчета за последний месяц в каждый отчет. Обратите особое внимание на конкретную информацию в этих отчетах.

Самая важная финансовая отчетность — это отчет о прибылях и убытках и анализ денежных потоков.

Закон на основе того, что вы знаете

«Действовать» может означать ничего не делать, если все в порядке. Но в других случаях это может означать внесение изменений.

Создавайте триггерные точки, в которых информация побуждает вас действовать. Если вы видите, что обязательства увеличиваются каждый месяц в течение трех месяцев на вашем балансе, это, вероятно, означает, что активы или расходы также увеличиваются. Сократите расходы.

Если вы видите, что определенный расход увеличивается в процентах от продаж в вашем отчете о прибылях и убытках, спросите себя, почему.Возможно, вы захотите сократить расходы на другие расходы, чтобы сохранить уровень прибыли, если увеличение необходимо.

Будьте настойчивы в преследовании медленных плательщиков, которые появляются в вашем отчете о старении дебиторской задолженности. Чем дольше вы позволяете долгу оставаться неоплаченным, тем меньше вероятность того, что вы когда-либо получите деньги. Настройте систему сбора платежей, чтобы получать выплаты вовремя. Не позволяйте медленным плательщикам думать, что вы не хотите получать деньги, потому что они давно ничего о вас не слышали.

Что касается вашей кредиторской задолженности (ваших счетов), оплачивайте все, что вы можете, как можно быстрее.Часто можно получить скидки, заплатив раньше. Если вы не можете оплатить все свои счета, оплатите те, которые повлекут за собой штрафные санкции или повлияют на ваш кредитный рейтинг, если вы не вовремя.

Даже если кто-то другой несет ответственность за оплату счетов, вы в конечном итоге несете ответственность за то, чтобы долги вашего предприятия были оплачены.

Кредитный рейтинг вашего бизнеса

Если вы хотите отделить свой бизнес от личной финансовой жизни, вам нужно будет работать над получением кредитного рейтинга бизнеса.Dun & Bradstreet (D&B), Equifax и Experian являются основными кредитными бюро для бизнеса.

Ведение налогового учета

Еще одна важная причина вести отличный бизнес-учет: время уплаты налогов. Хорошо организованный учет облегчит вашу налоговую подготовку и поможет доказать расходы, если вы проходите аудит IRS, вашего штата или других налоговых органов. IRS предъявляет особые требования в отношении того, как долго вы должны хранить бизнес-записи для налоговых целей.

Итог

Даже если вы не знакомы с финансовыми системами, вы сможете привести их в движение и поддерживать ее работу с минимальными усилиями.Самая сложная часть — это сбор информации. После того, как вы сформировали «привычку собирать», вы обнаружите, что остальное придет.

Помните CCRRA: собирает финансовую информацию для вашего бизнеса, проверяет каждую неделю, записывает и просматривает информацию ежемесячно, затем действует по мере необходимости, чтобы ваша финансовая ситуация развивалась гладко.

Вы сведете к минимуму «мусор» и связанные с ним проблемы, а также улучшите свое финансовое положение, если будете следовать этой простой пятиступенчатой ​​системе.Хорошо организованная финансовая система должна поддерживать жизнеспособность вашего бизнеса на долгие годы.

Как отслеживать расходы на малый бизнес (4 простых совета)

10 минут. Читать

1. Концентратор
2. Бухгалтерский учет
3. Как отслеживать расходы на малый бизнес (4 простых совета)

Отслеживание деловых расходов намного менее болезненно, если у вас есть подходящие инструменты. Эти инструменты помогут сделать отслеживание деловых расходов повседневной привычкой.Это поможет вам внимательно следить за тем, сколько вы тратите как владелец малого бизнеса. А более эффективное управление расходами повысит прибыльность.

Отслеживание коммерческих расходов также значительно упрощает налоговое время, поскольку многие расходы могут быть заявлены как списание. Если вы регулярно отслеживаете свои расходы, у вас больше шансов не пропустить возможные вычеты. Это означает, что вы будете платить меньше при уплате налогов (или получите больше).

С помощью приложения для составления отчетов о бизнес-расходах вы можете легко следить за своими ежедневными расходами.Отслеживать свои расходы крайне важно, поскольку ваш капитал диктует, какой у вас повседневный денежный поток, а также сколько возможностей для роста вашего бизнеса.

FreshBooks, от выставления счетов до платежей и всего, что между ними. Попробуйте бесплатно

В этой статье мы рассмотрим следующие советы по отслеживанию ваших коммерческих расходов:

ПРИМЕЧАНИЕ. Члены группы поддержки FreshBooks не являются сертифицированными специалистами по подоходному налогу или бухгалтерскому учету и не могут давать советы в этих областях, кроме дополнительных вопросов о FreshBooks.Если вам нужна консультация по подоходному налогу, обратитесь к бухгалтеру в вашем районе .

1. Финансовые счета открытого бизнеса

Фрилансеры и малые предприятия могут обнаружить, что грань между их личными и коммерческими финансами довольно размыта. Придет время уплаты налогов, и вы, возможно, обнаружите, что копаетесь на бизнес-расходы среди своих продуктовых покупок и покупок одежды.

Открывайте финансовые счета предприятия, чтобы все расходы, связанные с бизнесом, были предельно ясны. Затем используйте свои бизнес-счета для всех бизнес-покупок.Финансовый трекер упрощает процесс организации ваших финансов, давая вам больше времени, чтобы сосредоточиться на важных вещах.

Вам нужно будет открыть:

• Деловой чековый счет
• Деловой сберегательный счет
• Деловая кредитная карта

Также выгодно положить свои деловые расходы на кредитную карту с большими вознаграждениями. Некоторые кредитные карты предлагают возврат денег за покупки. Другие позволяют собирать и обменивать баллы на авиабилеты и отели.У Forbes есть список лучших кредитных карт для бизнеса.

Предприниматель рекомендует по возможности избегать использования наличных денег. Наличные деньги слишком легко потратить, их трудно отследить, и в качестве резервной копии используется только квитанция, в отличие от цифровой транзакции, которая имеет запись в вашей банковской выписке и квитанции. Это лучше для вашего бизнеса, лучше при уплате налогов и, безусловно, лучше, если вы пройдете проверку на использование дебета и кредита для покупок.

2. Правильно храните квитанции

Квитанции

Вот несколько способов упорядочить бумажные квитанции:

• Держите в сумочке или сумке отдельный конверт для бумажных квитанций.Если вы не можете взять на себя обязательство заполнять квитанции ежедневно, выделяйте еженедельно время, чтобы убрать эти квитанции. Один из вариантов — полдень пятницы — и не забудьте добавить эту задачу как повторяющуюся встречу в свой календарь.
• Используйте папки с файлами. В начале года делайте по одной на каждый месяц и соответственно подавайте квитанции. Используйте картотечный шкаф или папку-гармошку. Отслеживание квитанций станет намного проще благодаря специальной папке для хранения файлов для каждой категории — личной, деловой и т. Д.
• Используйте связующие. Купите пластиковые рукава и пометьте их по месяцам или категориям. Если у вас много квитанций, их упорядочение по категориям может упростить задачу, когда придет время уплаты налогов.

Не забудьте указать на квитанциях, с какой целью была совершена покупка. Квитанция за сэндвич за 10 долларов шесть месяцев назад мало что скажет, если вы не напишите, что он был куплен во время обеда с конкретным клиентом.

Хорошая идея — сохранить подробный деловой календарь в качестве резервной копии, будь то на бумаге, в Google или Outlook.Затем вы можете вернуться и посмотреть, с кем вы обедали 2 июня прошлого года.

Помните, IRS требует, чтобы владельцы малого бизнеса хранили свои бумажные квитанции, а также любую другую подтверждающую документацию, такую ​​как банковские выписки, в течение как минимум трех лет.

Цифровые квитанции

Существует множество приложений, которые упрощают хранение чеков в цифровом виде. Кроме того, по словам предпринимателя, если вы сканируете свои квитанции, вам не нужны бумажные резервные копии.

В приложении FreshBooks есть функция, которая позволяет легко фотографировать и хранить чеки в облаке, автоматически добавляя расходы к вашим книгам.Это делает его одним из лучших приложений для отслеживания расходов, так как вам не нужно каждый раз вводить сумму индивидуально. Следить за своими квитанциями еще никогда не было так просто.

Вы также захотите отслеживать свой пробег, если используете автомобиль в коммерческих целях — предприятия могут требовать пробег в качестве вычета из своих налогов. По данным IRS, стандартная ставка пробега на 2018 год составляет 54,5 цента за милю.

FreshBooks легко интегрируется с Everlance, приложением, которое отслеживает ваш пробег как для налогов, так и для выставления счетов.Приложение бесплатно для 30 поездок в месяц и отправляет ваши мили в FreshBooks, где они автоматически добавляются к вашим расходам. Наличие приложения для отслеживания расходов дает вам возможность не только точно знать, куда уходят ваши деньги, но и сколько вам следует выделить, чтобы выделить на каждый раздел.

3. Создайте электронную таблицу

Этот вариант работает, если вы предпочитаете низкотехнологичный подход к отслеживанию своих расходов или если вы только начинаете свой бизнес. Тем не менее, по мере роста вашего бизнеса (и, как следствие, роста ваших расходов) вы захотите использовать более изощренный метод отслеживания.Один из методов — это программное обеспечение для облачного учета, которое рассматривается в следующем разделе.

Создание собственной электронной таблицы с нуля включает в себя ручное отслеживание всех расходов, которые вы производите в течение дня, вместо использования автоматических счетчиков расходов.

Вам нужно будет создать свои собственные категории и отсортировать их по определенным столбцам. Если у вас есть доступ к Excel или Google Sheets, это должно быть довольно легко сделать, следуя приведенным ниже рекомендациям.

также легко импортировать в бухгалтерское программное обеспечение для пакетного добавления расходов.Большинство бухгалтерских приложений будут совместимы с Excel или Google Sheets.

Создайте электронную таблицу в Excel или Google со следующими столбцами:

• Дата
• Категория
• Поставщик
• Стоимость
• Назначение

Например:

Рассмотрите возможность использования следующих категорий:

• Маркетинг
• Питание клиентов
• Аренда домашнего офиса или офиса / ипотека и коммунальные услуги
• Дорожные расходы
• Канцелярские товары

4. Программное обеспечение для облачного учета

По данным Accountex, к 2020 году более 90 процентов малых предприятий будут использовать программное обеспечение для облачного учета. Важная причина такого высокого уровня внедрения: владельцы хотят иметь доступ к своим бухгалтерским данным на своих мобильных телефонах.

Доступ к бухгалтерскому / бухгалтерскому программному обеспечению на ходу заманчиво для занятых предпринимателей и владельцев бизнеса, которые не могут регулярно посещать офис. Благодаря отслеживанию мобильных расходов вы можете получить доступ к сети информации одним касанием пальца.

Cloud также позволяет владельцам малого бизнеса добавлять расходы на ходу, независимо от того, едут ли они на конференцию или встречаются с клиентом.

Это программное обеспечение также подключается к вашему банковскому счету и кредитной карте, поэтому ваши расходы обновляются автоматически (и ежедневно!).Это серьезная причина использовать цифровые транзакции вместо наличных. Вместо того, чтобы распечатывать квитанции и запоминать каждую транзакцию, которую вы совершаете в течение дня, надежное приложение для отслеживания расходов просто записывает важные детали для вас, чтобы вы могли уделять больше времени более важным вещам.

Ваши налоговые записи также будут в большей безопасности, если вы когда-нибудь будете проверены. Таблицы могут исчезнуть, если ваш компьютер выйдет из строя. Бумажные квитанции могут потеряться. Но бухгалтерские данные, хранящиеся в облаке, надежно хранят все ваши записи в одном месте.

И последнее преимущество: ваша подписка на программное обеспечение для облачного бухгалтерского учета обычно не облагается налогом.

Люди также спрашивают:

Как мне хранить книги для малого бизнеса?

Настройте бухгалтерские книги для своего малого бизнеса за пять простых шагов:

1. Выберите систему учета

Большинство новых малых предприятий выбирают однократную бухгалтерию из-за простоты ее использования. С помощью этой системы вы регистрируете доходы при их получении и расходы при их оплате.

Использование системы бухгалтерского учета является жизненно важной частью понимания жизнеспособного будущего и роста компании, поскольку без соответствующих цифр бизнес не сможет процветать в меру своих возможностей.

Система бухгалтерского учета, помогающая отслеживать расходы, значительно упрощает этот этап финансового процесса. Вы будете знать каждый шаг финансового процесса, предпринимаемого вашим бизнесом, и соответственно сможете принимать наилучшие решения для будущего вашей компании.

Растущие малые предприятия захотят перейти на метод двойной записи, чтобы воспользоваться преимуществами расширенной финансовой отчетности. Выберите программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое позволит вам легко перейти от однократного к двукратному ведению бухгалтерского учета. Благодаря финансовому отслеживанию вы будете знать все, что нужно знать о вашей компании.

2. Выберите метод записи

Возможна ручная запись транзакций, как и создание пользовательской электронной таблицы. Но сократите количество ошибок, используя бухгалтерское программное обеспечение, которое делает расчеты за вас.Использование программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета для малого бизнеса позволяет поддерживать эффективность и актуальность всей вашей финансовой информации, упрощая для вас дальнейший процесс.

Если вы действительно против ведения собственных бухгалтерских книг, вы можете нанять бухгалтера или штатного бухгалтера, но этот способ обычно слишком дорог для малого бизнеса.

3. Настройка учетных записей

предложит категории для ваших транзакций, но вы захотите добавить или вычесть категории, относящиеся к вашему бизнесу.

Общие счета малого бизнеса включают:

• Текущий счет
• Сберегательный счет
• Кредитная карта
• Заработная плата
• Кредиторская задолженность (деньги, причитающиеся компании)
• Дебиторская задолженность (деньги, причитающиеся компании)
• Мелкие наличные (наличные деньги в кассе)
• Транспортные средства

4. Открыть счет в банке для бизнеса

Разделение ваших личных и деловых финансов поможет во время уплаты налогов. Затем вы можете подключить свои бизнес-аккаунты к бухгалтерскому программному обеспечению, не беспокоясь об импорте личной подписки Netflix.Не забывайте ежемесячно сверять выписку по счету с вашими книгами. Это означает сверку записей в вашем бухгалтерском программном обеспечении с записями в ваших банковских выписках.

Проверка выписок по вашему счету — жизненно важный шаг к тому, чтобы убедиться, что все идет гладко. Хотя программное обеспечение для бухгалтерского учета очень помогает гарантировать отсутствие ошибок, вам все равно придется следить за своим программным обеспечением самостоятельно.

Для целей налоговой отчетности вы должны быть уверены, что ваша информация является на 100% точной и актуальной.

5. Составьте шаблон счета

Настройте шаблон счета-фактуры в бухгалтерском программном обеспечении или загрузив шаблон в Интернете. Большинство малых предприятий, предоставляющих услуги, предлагают кредит, то есть они отправляют счет после завершения проекта и позволяют клиенту произвести оплату позднее.

Условия оплаты должны быть указаны в каждом счете. Это должно включать вашу контактную информацию, способ оплаты и срок оплаты — 30 дней после отправки счета — хорошее практическое правило.Информация об обработке платежей гарантирует, что в дальнейшем не произойдет никаких ошибок и что деньги будут правильно зачислены на ваш счет.

Установка условий оплаты может помочь вам получить оплату вовремя и прояснить , когда вам следует заплатить. Это улучшит ваш денежный поток, что очень важно для нового малого бизнеса.

Исключите счета и бухгалтерию из своего списка дел с FreshBooks. Попробуйте бесплатно

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Как отслеживать расходы и прибыль.Практическое руководство.

7 мин. Читать

1. Концентратор
2. Бухгалтерский учет
3. Как отслеживать расходы и прибыль. Практическое руководство.

Хотите знать, как отслеживать расходы и прибыль в своем малом бизнесе? Это начинается с понимания и управления вашим денежным потоком. Есть несколько стратегий, о которых следует помнить при отслеживании доходов и расходах, чтобы не рисковать. Вот наше практическое руководство.

Вот что мы рассмотрим

Почему имеет значение денежный поток?

Как отслеживать прибыль

Как отслеживать расходы

ПРИМЕЧАНИЕ. Члены группы поддержки FreshBooks не являются сертифицированными специалистами по подоходному налогу или бухгалтерскому учету и не могут давать советы в этих областях, кроме дополнительных вопросов о FreshBooks. Если вам нужна консультация по подоходному налогу, обратитесь к бухгалтеру в вашем районе .

Почему имеет значение денежный поток?

Денежный поток измеряет общую сумму денег, переводимых в бизнес и выходящих из него.Деньги, поступающие в результате деятельности предприятия, такой как платежи клиентам, государственные субсидии и банковские ссуды, считаются «доходом». Любые выбытые деньги, такие как аренда здания и оборудования, платежная ведомость и командировки, классифицируются как «расходы».

Денежный поток имеет значение для финансов компании, потому что он позволяет владельцу бизнеса узнать, превышает ли доход компании его расходы (другими словами, прибыльна ли компания). Если да, то считается, что у компании «положительный» денежный поток.

Иногда, когда расходы компании превышают ее доходы, это неудивительно. Это обычная ситуация для многих стартапов в первые пару лет их деятельности, поскольку им необходимо утвердиться на рынке. Но независимо от типа ситуации с денежными потоками у компании она должна настроиться на успех, правильно отслеживая прибыль и расходы с самого начала.

Как отслеживать прибыль

Вы занимаетесь бизнесом, чтобы получать прибыль, и одним из наиболее важных документов, позволяющих это сделать, является счет.Но удивительно, как много компаний не уделяют достаточно внимания тому, что в них входит, или даже не принимают меры позже, когда наступит срок платежа.

Когда-нибудь получали звонок от продавца с вопросом о счете-фактуре, полученном полгода назад или даже год? Представьте, что у одного и того же поставщика такая же проблема с несколькими клиентами. Это означает, что деньги не поступают, как планировалось, и теперь у этой компании будет отрицательный денежный поток.

Правильно оформленный счет со всей необходимой информацией снижает вероятность того, что он будет отложен для обработки или потерян в случайном порядке.

Отправляйте четкие профессиональные счета-фактуры

Ваш счет не может быть интерпретирован. Оно должно быть четким и включать:

Вы генерируете этот номер на тот случай, если бухгалтерия вашего клиента позже найдет ваш счет.

• Описание предоставляемых услуг или продуктов

Будьте подробны. Точно укажите, что было предоставлено.

• Номер заказа клиента на покупку

Заказ на поставку или заказ на поставку не обязательно требуется для каждой транзакции, но когда он есть, он создается клиентом, когда он / она впервые запрашивает ваш продукт или услугу.Ссылка на него здесь показывает бухгалтерии клиента, что ваши услуги были ранее одобрены. Это помогает процессу оплаты без задержек.

• Контактная информация вашей компании

Это означает полное контактное имя, адрес, номер телефона, налоговую информацию (если применимо) и адрес электронной почты. Удивительно, но эта важная информация часто бывает неполной, что означает задержку платежа.

• Общая стоимость и условия оплаты

Нетто 30 дней, нетто 60 или 90 нетто? Когда именно вы ожидаете получить деньги? Возможно, у вас есть договоренность с клиентом об условиях оплаты, но бухгалтерия клиента об этом не знает? Убедитесь, что он указан в счете, и что вы также укажете, как только наступит срок платежа, если платеж еще не получен.

Создание отчета о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках или отчет о прибылях и убытках — это важный отчет, в котором подробно описывается, сколько ваша компания заработала в виде доходов и потеряла из-за расходов за определенный период времени. Компания обычно составляет отчет о прибылях и убытках с интервалами, возможно, ежемесячно или ежеквартально — или даже ежегодно, в зависимости от своих потребностей.

Создавая отчет о прибылях и убытках, руководство может лучше планировать свои будущие расходы. Например, возможно, отчет о прибылях и убытках указывает на исключительно высокие затраты поставщика на ключевой ингредиент вашего продукта, указывая на то, что пришло время для нового поставщика.Или то, что ваша повышающаяся арендная плата — это знак для долгосрочного планирования нового места для работы. Считайте отчет о прибылях и убытках инструментом, который поможет вам определить, как сэкономить деньги.

Как отслеживать расходы

Отслеживание расходов поначалу может показаться сложным, но знание с чего начать может помочь вам организовать и оставаться таким.

Открыть счет в коммерческом банке

Учитывайте ваши потребности. Сегодня вы, скорее всего, будете оплачивать большую часть своих расходов в цифровом виде через свой банковский счет для бизнеса, поэтому подумайте, сколько транзакций вы собираетесь провести в конкретный месяц.Сколько будет взимать банк? Обычно это будет зависеть от банка, в котором вы работаете, но не отвлекайтесь на вознаграждения или другие стимулы, которые призваны побудить вас зарегистрироваться. Конечно, рассмотрите их, но решите, стоят ли они дополнительных затрат или вы жертвуете некоторыми другими преимуществами.

Изучите несколько банков и сравните их ежемесячные платежи, а также любые дополнительные транзакционные сборы, которые могут снизить вашу прибыльность. И спросите себя, может ли этот банк помочь вам в будущем ссудой или дополнительным кредитом, если он вам понадобится?

Классифицируйте свои бизнес-расходы

Все мы знаем, что расходы можно суммировать, и, хотя ваш банковский счет является хорошим ресурсом для определения общих расходов, классификация бизнес-расходов также очень полезна.Это связано с тем, что классификация ваших расходов позже поможет вам точно определить, на что вы тратите свои деньги.

Вы можете получить столько микро, сколько вам нужно, но категории бизнес-расходов должны включать:

• Расходы на рекламу
• Транспортные средства для бизнеса
• Заработная плата
• Выплаты сотрудникам
• Расходы на питание и развлечения
• Офисные расходы
• Канцелярские товары
• Профессиональные услуги
• Аренда, коммунальные услуги и телефон
• Путевые расходы

Составление бюджета для каждой категории также поможет, потому что оно послужит руководством для вас и ваших сотрудников, когда дело доходит до траты денег.Приспосабливайтесь соответствующим образом по мере роста вашей компании.

Отслеживайте свои расходы по клиенту

Следует учитывать, что некоторые клиенты могут стоить вам больше денег, чем другие. Допустим, вы занимаетесь уборкой дома. Каждый месяц ваш менеджер сообщает, что те же три клиента звонят и говорят, что они недовольны работой и не будут платить, если в следующий раз они не получат значительную скидку. Или, возможно, клиенту из другого штата требуется слишком много личного времени, что приводит к дополнительным поездкам каждый раз, когда этот клиент бронирует работу.

Отслеживание ваших расходов по клиентам поможет вам увидеть, с какими клиентами будет дороже вести бизнес, и поможет выработать стратегию на будущее. Может быть, пора потерять некоторых клиентов и сосредоточиться на тех, кому не нужно так много рук, или, может быть, просто переосмыслить структуру ценообразования.

Другие вопросы, связанные с отслеживанием расходов и прибылей:

Какова формула прибыли?

Сколько мелких наличных денег я должен держать под рукой для покрытия расходов?

Какова формула прибыли?

Прибыль — это финансовая выгода.Это сумма в долларах, рассчитанная путем вычитания общей выручки из общей суммы расходов. Если число положительное, это считается «прибылью». Если число отрицательное, то это считается «убытком».

Сколько мелких наличных денег я должен держать под рукой для покрытия расходов?

Сколько мелкой наличности вы держите под рукой, в действительности зависит от размера вашей компании и количества сотрудников. Если вы ведете малый бизнес и не пользуетесь корпоративными кредитными картами, 300 долларов, вероятно, хватит на то, чтобы носить вас из месяца в месяц.Вы не хотите держать при себе большие суммы наличных по очевидным причинам безопасности. Однако убедитесь, что деньги выписаны, и что у вашей компании есть четкие правила в отношении квитанций.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Советы по ведению учета и бухгалтерскому учету для сотрудников 1099

Выработка навыков ведения учета и бухгалтерского учета имеет важное значение для 1099 сотрудников. Это потому, что бремя выполнения большинства бухгалтерских задач лежит на вас, а не на работодателе. Следуйте этим советам, чтобы улучшить свой подход к бухгалтерскому учету и добиться финансового успеха.

Ведите надлежащий учет

Ваша форма 1099 — не единственная форма, которую сотрудники 1099 должны держать под рукой, чтобы успокоить дядю Сэма во время уплаты налогов. При заполнении отчета о прибылях и убытках вам потребуются записи о полученных доходах и понесенных расходах. Или, если вы создаете баланс, вам понадобится доступ к данным о ваших активах, пассивах и капитале. Вам потребуется хорошо хранимый учет, чтобы точно сообщать о доходах и расходах, подлежащих вычету. Если вы когда-нибудь столкнетесь с аудитом, IRS запросит это документальное подтверждение.IRS рекомендует хранить различные записи:

• Брутто-квитанции, такие как формы 1099-MISC, счета-фактуры или кассеты
• Записи о покупках, такие как квитанции по кредитным картам, аннулированные чеки или счета-фактуры
• Записи о расходах, такие как кредит квитанции по картам, аннулированные чеки или квитанции о мелкой наличности
• Записи об активах с подробным описанием того, как и когда вы приобрели актив, цену актива и стоимость улучшений
• Записи по налогу на трудоустройство, такие как ваш EIN или суммы и даты заработной платы, аннуитетов и пенсионных выплат

Вы можете отслеживать любую информацию, не отраженную в форме, в журнале, бухгалтерской книге или с помощью электронных средств.Вы должны хранить записи в течение как минимум 3 лет после подачи заявки, но нет ничего плохого в том, чтобы хранить ее дольше.

Отслеживание процентной доли квалифицируемых расходов на коммерческое использование

Сумма, которую вы можете вычесть для квалифицируемых деловых расходов, ограничена процентом коммерческого использования расходов. Например, если вы хотите вычесть расходы на сотовый телефон, недостаточно отслеживать общую стоимость расходов на сотовую связь за год. Вам необходимо оценить, какой процент от общей стоимости был выделен для использования в бизнесе.По этой причине разумно рассчитывать и записывать процент использования в бизнесе как можно раньше и чаще. Вы можете ссылаться на официальные документы, такие как детализированные счета за сотовые телефоны, для помощи в разбивке расходов по использованию.

Сравните зарегистрированный доход с доходом в налоговых документах

Доход, который вы сообщаете дяде Сэму для каждого из ваших клиентов, должен совпадать с доходом, указанным в 1099-MISC (если вы его получали). Убедитесь, что все зарегистрированные вручную доходы отражают сумму, указанную на 1099-MISC.Сделайте это, прежде чем указывать это в своей налоговой декларации. Постарайтесь исправить неточности как можно раньше.

Отдельное хранилище для ежеквартальных расчетных налогов

Хранение выделенной суммы в отдельном хранилище может помочь 1099 работникам с квартальными расчетными налогами. Это поможет вам избежать соблазна окунуться в эти фонды для несущественных целей. Существует множество банков, онлайн и офлайн, которые позволят вам ставить четкие цели для определенных целей.Что бы вы ни выбрали, убедитесь, что это позволяет вам легко снимать средства для ежеквартальных платежей в IRS.

Пошаговое руководство по составлению личного бюджета

Если вы хотите контролировать свои расходы и работать над достижением финансовых целей, вам нужен бюджет.

Личный или семейный бюджет — это сводка, в которой сравниваются и отслеживаются ваши доходы и расходы за определенный период, обычно один месяц. Хотя слово «бюджет» часто ассоциируется с ограниченными расходами, бюджет не обязательно должен быть ограничивающим, чтобы быть эффективным.

Бюджет покажет вам, сколько денег вы ожидаете получить, а затем сравните это с вашими необходимыми расходами, такими как аренда и страхование, и вашими дискреционными расходами, такими как развлечения или питание вне дома. Вместо того, чтобы рассматривать бюджет как отрицательный фактор, вы можете рассматривать его как инструмент для достижения ваших финансовых целей.

Что делает бюджет

Письменный ежемесячный бюджет — это инструмент финансового планирования, который позволяет вам планировать, сколько вы будете тратить или экономить каждый месяц.Это также позволяет вам отслеживать свои привычки в расходах.

Хотя составление бюджета может показаться не самым захватывающим занятием (а для некоторых это просто страшно), это важная часть поддержания вашего финансового дома в порядке. Это потому, что бюджеты зависят от баланса. Если вы тратите меньше в одной области, вы можете потратить больше в другой, откладывать деньги на крупную покупку, создать фонд «на черный день», увеличить свои сбережения или инвестировать в накопление богатства.

Бюджет работает только в том случае, если вы честно оцениваете свои доходы и расходы.Чтобы составить эффективный бюджет, вы должны быть готовы работать с подробной и точной информацией о своих привычках зарабатывать и расходовать средства.

В конечном итоге результат вашего нового бюджета покажет вам, откуда берутся ваши деньги, сколько в них денег и куда они расходуются каждый месяц.

Как составить бюджет за шесть простых шагов

Чтобы создать бюджет, который работает и позволяет вам жить комфортной и счастливой жизнью, вам нужно четко понимать, что вы в настоящее время тратите, что можете себе позволить и каковы ваши приоритеты.

Прежде чем приступить к составлению бюджета, найдите хороший шаблон, который вы можете использовать, чтобы указать цифры своих расходов и доходов.

Хотя вы можете использовать старомодную ручку и бумагу для составления бюджета, проще и эффективнее использовать таблицу ежемесячного бюджета или приложение для составления бюджета. Они будут содержать специальные поля для доходов и расходов в различных категориях, а также встроенные формулы, которые помогут вам с минимальными усилиями вычислить излишек или дефицит бюджета.

1. Соберите финансовые документы

Прежде чем начать, соберите всю свою финансовую отчетность, в том числе:

• Банковские выписки
• Инвестиционные счета
• Последние коммунальные платежи
• W-2 и корешки
• 1099с
• Счета по кредитной карте
• Поступления за последние три месяца
• Выписки по ипотеке или автокредиту

Вы хотите иметь доступ к любой информации о своих доходах и расходах.Одним из ключей к процессу составления бюджета является создание среднемесячного значения. Чем больше информации вы откопаете, тем лучше.

2. Рассчитайте свой доход

Какой доход вы можете ожидать каждый месяц? Если ваш доход представляет собой обычную зарплату, при которой налоги автоматически удерживаются, то использование суммы чистого дохода (или получаемой на руки суммы) вполне нормально. Если вы работаете не по найму или имеете внешние источники дохода, такие как алименты или социальное обеспечение, включите их также.Запишите этот общий доход как ежемесячную сумму.

Если у вас переменный доход (например, от сезонной или внештатной работы), подумайте об использовании дохода за месяц с самым низким доходом в прошлом году в качестве базового дохода при формировании бюджета.

3. Создайте список ежемесячных расходов

Составьте список всех расходов, которые вы ожидаете понести в течение месяца. Этот список может включать:

• Выплата ипотеки или аренды
• Автоплаты
• Страхование
• Продукты
• Коммунальные услуги
• Развлечения
• Личная гигиена
• Питание вне дома
• Присмотр за детьми
• Транспортные расходы
• Путешествие
• Студенческие ссуды
• Экономия

Используйте свои банковские выписки, квитанции и выписки по кредитным картам за последние три месяца, чтобы определить все свои расходы.

4. Определение постоянных и переменных расходов

Фиксированные расходы — это те обязательные расходы, за которые вы платите одинаковую сумму каждый раз. Включая такие расходы, как ипотечные платежи или арендная плата, платежи за автомобиль, интернет-услуги с фиксированной оплатой, вывоз мусора и регулярный уход за детьми. Если вы платите стандартным платежом по кредитной карте, включите эту сумму и любые другие важные расходы, которые, как правило, остаются неизменными из месяца в месяц.

Если вы планируете откладывать фиксированную сумму или выплачивать определенную сумму долга каждый месяц, также включайте сбережения и погашение долга в качестве фиксированных расходов.

Переменные расходы — это тип, который будет меняться от месяца к месяцу, например:

• Продовольственные товары
• Бензин
• Развлечения
• Питание вне дома
• Подарки

Если у вас нет резервного фонда, включите категорию «неожиданных расходов», которые могут появиться в течение месяца и сорвать ваш бюджет.

Начните назначать стоимость расходов для каждой категории, начиная с ваших фиксированных расходов. Затем прикините, сколько вам нужно будет тратить в месяц на переменные расходы.

Если вы не уверены, сколько вы тратите в каждой категории, просмотрите свои последние два или три месяца по кредитной карте или банковским операциям, чтобы сделать приблизительную оценку.

5. Итого ваш ежемесячный доход и расходы

Если ваш доход превышает ваши расходы, у вас хорошее начало. Эти дополнительные деньги означают, что вы можете направить средства на различные области своего бюджета, такие как пенсионные сбережения или погашение долга.

Если у вас больше доходов, чем расходов, подумайте о том, чтобы принять философию составления бюджета «50-30-20».В бюджете 50-30-20 «потребности» или основные расходы должны составлять половину вашего бюджета, потребности должны составлять еще 30%, а сбережения и погашение долга должны составлять последние 20% вашего бюджета.

Если ваши расходы превышают ваш доход, это означает, что вы тратите слишком много средств и вам необходимо внести некоторые изменения.

6. Корректировка расходов

Если вы находитесь в ситуации, когда расходы превышают доходы, найдите в своих переменных расходах области, которые вы можете сократить.Найдите места, где вы можете сократить свои расходы, например, меньше есть вне дома, или исключите категорию, например, отменив членство в спортзале.

Если ваши расходы намного превышают ваш доход или у вас есть значительная задолженность, сокращения переменных расходов может быть недостаточно. Возможно, вам придется сократить фиксированные расходы и увеличить доход, чтобы сбалансировать свой бюджет.

Стремитесь, чтобы ваши столбцы доходов и расходов были одинаковыми. Этот равный баланс означает, что весь ваш доход учитывается и направляется в бюджет на конкретные цели по расходам или сбережениям.

Как использовать свой бюджет

После того, как вы настроили свой бюджет, вы должны отслеживать и продолжать отслеживать свои расходы в каждой категории, в идеале — каждый день месяца. Та же таблица или приложение для составления бюджета, которое использовалось для составления бюджета, также можно использовать для записи общих расходов и доходов.

Запись того, что вы тратите в течение месяца, убережет вас от перерасхода средств и поможет выявить ненужные расходы или проблемные модели расходов. Ежедневно выделяйте несколько минут на запись своих расходов, а не откладывайте их до конца месяца.

Если вы не уверены, что сможете составить бюджет своих денег, используйте систему конвертов, в которой вы разделяете наличные деньги для расходов на отдельные конверты для разных категорий расходов. Когда конверт станет пустым, вам придется прекратить тратить деньги в этой конкретной категории.

Используя свой бюджет, следите за тем, сколько вы потратили. После того, как вы достигли предела расходов в категории, вам нужно будет либо прекратить этот тип расходов в течение месяца, либо переместить деньги из другой категории для покрытия дополнительных расходов.

Ваша цель при использовании бюджета должна состоять в том, чтобы ваши расходы были равными или ниже вашего дохода за месяц.

Обзор и настройка

Обстоятельства меняются. Наши приоритеты меняются, мы меняем работу, мы переезжаем, у нас появляются дети. Назначьте встречу с собой каждые несколько месяцев, чтобы обсудить свой бюджет и убедиться, что он соответствует вашим текущим целям и реалиям.

Если вы уже подключили свои цифры к программе или на веб-сайте, легко поиграйте с категориями бюджета, чтобы увидеть, где вы можете создать дополнительную комнату или установить приоритет одного над другим.

Помните, ваш бюджет должен работать на вас, а не наоборот.

Общие советы по составлению бюджета

После того, как вы установили базовый бюджет, настройте его в соответствии со своим финансовым положением и целями.

• Если вы работаете на комиссионных, будьте агрессивны в сбережении, чтобы покрыть периоды, когда рынок медленный.
• Если у вас есть проблемы с денежным потоком из-за того, что вам платят только один раз в месяц, разделите этот платеж на недели и храните наличные, которые вы планировали потратить в оставшиеся недели, на отдельном счете, пока они вам не понадобятся.
• Расплачивайтесь кредитной картой только в том случае, если у вас будут деньги для выплаты в конце месяца. В противном случае вы будете должны проценты сверх цены всего, что вы купили.
• Ежемесячно корректируйте свой бюджет, если вы обнаружите, что переоценили или недооценили свои расходы. Следите за крупными расходами, которые происходят только раз в несколько месяцев, например, за страховые выплаты.
• Если вы склонны к перерасходу в определенных категориях, используйте хитрости бюджетирования, такие как переход на бюджет только наличными.
• Как только ваши расходы станут ниже, чем ваш доход, прежде чем увеличивать свои расходы, направьте бюджет на достижение целей сбережений.
• Найдите время, чтобы изучить другие финансовые навыки, чтобы повысить свою финансовую грамотность и заставить деньги работать на вас больше.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какое бюджетное программное обеспечение для личных финансов лучше всего?

Некоторые из лучших программ для составления бюджета для личных финансов включают You Need a Budget, Mint и Quicken.

Как вы можете учесть финансовые цели в своем личном бюджете?

Финансовые цели вписываются в раздел экономии вашего бюджета. Вам нужно будет вычислить некоторые цифры, чтобы понять, как именно реализовать каждую цель в вашем бюджете. Например, если вы хотите сэкономить 5000 долларов на ремонте кухни в следующем году, вы разделите 5000 долларов на 12. Чтобы достичь своей цели, вам нужно будет сэкономить около 417 долларов в месяц. Сравнение этих типов расчетов с существующими доходами и расходами вашего бюджета может помочь вам установить реалистичные финансовые цели.

Как хранить книги для малого бизнеса?

Одна из причин, по которой малый бизнес часто отодвигает бухгалтерский учет на задний план, заключается в том, что он утомительный и пугающий. 40% владельцев малого бизнеса считают управление финансами самой сложной частью ведения бизнеса. Ошибки в бухгалтерском учете могут остановить рост вашего малого бизнеса и поставить вас на шаткую почву.

Допустим, вы только что запустили или собираетесь запустить свой интернет-магазин, поздравляем! Требуются незаурядная страсть и настойчивость, чтобы достичь того, чего вы достигли сегодня.

Однако, как вы знаете, владение бизнесом — это постоянный поток удовлетворительных результатов в сочетании с расширением списков дел. С запуском вам нужно будет взять на себя задачи бухгалтерского учета, которые связаны с владением магазином.

Когда ваш новый бизнес начинает совершать транзакции, вы должны вести записи. Ваши финансовые книги — это место, где вы можете просматривать доходы и расходы вашего бизнеса. Организуя свои книги, вы можете контролировать свои финансы и принимать разумные решения.Вам необходимо знать, как вести бухгалтерские книги для малого бизнеса.

Многих новых владельцев бизнеса пугает сама идея бухгалтерского учета и бухгалтерского учета. Но на самом деле и то, и другое довольно просто. Имейте в виду, что бухгалтерский учет и бухгалтерский учет разделяют две основные цели:

• для отслеживания ваших доходов и расходов, что увеличивает ваши шансы на получение прибыли, и
• для сбора финансовой информации, необходимой для подачи различных налоговых деклараций.

Нет требований, чтобы ваши записи велись каким-либо определенным образом. Если ваши записи точно отражают доходы и расходы вашего бизнеса, ATO сочтет их приемлемыми. (Однако существует требование, чтобы некоторые компании использовали определенный метод пополнения своих счетов: кассовый метод или метод начисления. В зависимости от размера вашего бизнеса и объема продаж вы можете создавать свои собственные бухгалтерские книги и отчеты или полагаться на них. по бухгалтерскому программному обеспечению.

Немногие люди начинают новый бизнес, чтобы делать документы.Никому не интересно тратить время на сложение квитанций или раскладывание счетов по столу — если только вы не начинаете работать бухгалтером или бухгалтером!

К сожалению, это неизбежное зло, и вам нужно оставаться на вершине своего нового бизнеса. Быть дезорганизованным и откладывать бумажную волокиту — недопустимый вариант. Они оштрафуют вас, если вы опоздаете с получением важной информации. И чем дольше вы его оставляете, тем хуже становится проблема. Итак, вот что нужно знать каждому владельцу малого бизнеса о бухгалтерском учете.

Осведомленность о бухгалтерском учете также поможет вам поддерживать здоровый денежный поток в рамках вашего бизнеса и позволит вам на ранней стадии определять тенденции в ваших финансах.

Возможность определить потенциальные финансовые проблемы до того, как они станут критическими, имеет неоценимое значение для развития вашего бизнеса.

Что такое бухгалтерия?

Бухгалтерия — это процесс отслеживания каждой финансовой операции, совершаемой коммерческой фирмой, от открытия фирмы до закрытия фирмы.В зависимости от типа системы бухгалтерского учета, используемой на предприятии, каждая финансовая операция регистрируется на основе подтверждающей документации. Эта документация может быть квитанцией, счетом-фактурой, заказом на покупку или какой-либо другой финансовой записью аналогичного типа, свидетельствующей о том, что транзакция имела место.

Бухгалтерские операции можно записывать вручную в журнал или с помощью программы для работы с электронными таблицами, например Microsoft Excel. В настоящее время большинство предприятий используют специализированные компьютерные программы для бухгалтерского учета, чтобы вести бухгалтерские книги, отражающие их финансовые операции. Бухгалтеры могут использовать как однократную, так и двукратную бухгалтерию для записи финансовых операций. Бухгалтеры должны понимать план счетов фирмы и понимать, как использовать дебеты и кредиты для балансировки бухгалтерских книг.

Как хранить книги для малого бизнеса

Открыть счет в банке.

После того, как вы официально зарегистрируете свой бизнес, вам понадобится место для хранения доходов от бизнеса. Наличие отдельного банковского счета позволяет вести четкую учетную запись и облегчает жизнь в налоговые периоды.Он также защищает ваши личные активы в случае банкротства, судебных исков или проверок. И если вы хотите получить финансирование в будущем, как от кредиторов, так и от инвесторов, хорошая финансовая отчетность может повысить вероятность получения одобрений.

Индивидуальным предпринимателям не нужен другой аккаунт по закону, но он определенно рекомендуется.

Начните с открытия расчетного счета для бизнеса, а затем любых сберегательных счетов, которые помогут вам организовать средства и спланировать налоги.Например, откройте сберегательный счет и выделяйте процент от каждого платежа в качестве удержания налога у самозанятых. Хорошее практическое правило — откладывать 25% своего дохода, хотя более консервативные оценки для людей с высоким доходом могут быть ближе к одной трети.

Затем вам нужно будет рассмотреть возможность использования бизнес-кредитной карты, чтобы начать накапливать кредит. Кредит необходим для обеспечения финансирования в будущем. Корпорации должны использовать отдельную кредитную карту, чтобы избежать смешения личных и деловых активов.

Прежде чем поговорить с банком об открытии счета, сделайте свою домашнюю работу. Присмотритесь к бизнес-счетам и сравните структуру комиссий. Комиссия на большинстве расчетных счетов для бизнеса выше, чем при банковском обслуживании физических лиц, поэтому обращайте особое внимание на размер своей задолженности.

Чтобы открыть счет в коммерческом банке, вам понадобится название компании и, возможно, вам придется быть зарегистрированным в своем штате или провинции. Уточните в индивидуальном банке, какие документы нужно принести на прием.

Хранение чеков

Каждая покупка и продажа вашего бизнеса должна быть подтверждена какой-либо записью, содержащей сумму, дату и другую соответствующую информацию об этой продаже.Вы будете использовать их для создания сводных данных о ваших транзакциях.

С юридической точки зрения, ваш метод хранения квитанций может варьироваться от квитанций, хранящихся в коробке для сигар, до сложного кассового аппарата, подключенного к компьютерной системе. На практике вам нужно выбрать дизайн, соответствующий потребностям вашего бизнеса. Например, небольшой сервисный бизнес, выполняющий относительно небольшое количество работ, может обойтись простым подходом. Но чем больше продаж и расходов ваш бизнес, тем лучше должна быть ваша система регистрации квитанций.

Не выбрасывайте чеки! Будь то продажа или покупка, все ваши бизнес-операции должны подтверждаться официальными записями, в которых указываются сумма, дата и другая важная информация. Таким образом, вы можете составить сводку о своей деятельности и должным образом сообщить об этом, когда наступит налоговый сезон.

Помните, что квитанции включают не только транзакции клиентов. Они также могут применяться в отношении деловых обедов, экскурсий и развлечений, рабочих поездок, транспортных расходов, подарков и покупок в офисе.

Для налоговых целей убедитесь, что вы зарегистрировали цель транзакции: было ли это совещание по стратегическому планированию? Пакет признательности продавцу? Командировка? Держите эту информацию под рукой, даже если для этого нужно записать ее на обратной стороне квитанции.

Как владелец малого бизнеса, вы можете обнаружить, что некоторые из ваших расходов частично предназначены для личного использования, а частично — для вашей компании, например, счета за сотовый телефон, транспортные расходы и покупки в домашнем офисе.

В каждом случае вы можете вычесть процент, применяемый к вашей работе.Благодаря тщательной финансовой документации у вас будет все необходимое для подтверждения ваших требований.

Чтобы ускорить и оптимизировать процесс организации, опробуйте различные приложения и программное обеспечение, которые могут сделать за вас большую часть работы, когда дело доходит до управления и организации вашего бизнеса.

По статистике, чем дольше вы занимаетесь бизнесом, тем выше ваши шансы на расследование НДС или налогов. Обычно им не о чем беспокоиться, если на вашей стороне есть профессиональный бухгалтер и все ваши документы под рукой.

Привыкайте держать листок бумаги для каждой транзакции, если вы покупаете что-то онлайн, распечатывайте счет. Легче собирать бумагу по ходу дела, чем пытаться найти ее через несколько лет.

Счета и квитанции — это основа малого бизнеса. Если вы продаете материальный продукт, например что-то, что можно найти в магазине или бутике, сохраните копию каждого чека, который ваши клиенты получают за совершение покупки. Аналогичным образом, если вы продаете более дорогостоящий продукт по индивидуальным заказам или предоставляете услугу, создайте и сохраните копии счетов-фактур, а затем отметьте, когда счета были оплачены.Если вы решите использовать компьютерную систему для учета транзакций компании, воспользуйтесь возможностью этой системы создавать и хранить электронные квитанции и счета. В противном случае приобретите сканер, чтобы можно было вручную сканировать и сохранять бумажные счета-фактуры и квитанции на своем компьютере.

Настройка и проводка в бухгалтерские книги

Заполненная бухгалтерская книга — это на самом деле не более чем сводка доходов, расходов и всего остального, что вы отслеживаете (вводится из ваших квитанций в соответствии с категорией и датой).Позже вы используете эти сводки, чтобы ответить на конкретные финансовые вопросы о своем бизнесе, например, получаете ли вы прибыль и, если да, то сколько.

Регистр — это запись притока и оттока денег в бизнесе. Используйте бухгалтерскую книгу для записи всех транзакций, совершаемых вашим бизнесом. Документируйте каждую сделку, которую вы совершаете, все расходы, которые вы накапливаете, а также любые банковские сборы или другие расходы. Вы можете вести бухгалтерскую книгу по старинке, используя ручку и бумагу, или можете выбрать более сложную систему, такую ​​как QuickBooks, Excel или FinancialForce.

Регулярно проводите квитанции. На некоторой регулярной основе — например, каждый день, раз в неделю или хотя бы раз в месяц — вы должны переводить суммы из ваших квитанций по продажам и покупкам в свою бухгалтерскую книгу. Это называется публикацией. Как часто вы это делаете, зависит от того, сколько продаж и расходов ваш бизнес, и насколько подробными вы хотите, чтобы ваши книги были.

Ваш график публикаций зависит от количества ваших продаж. Вообще говоря, чем больше вы делаете продаж, тем чаще вам следует публиковать данные в своей бухгалтерской книге.Например, розничный магазин, в котором ежедневно совершаются сотни продаж на тысячи долларов, должен публиковаться ежедневно. При таком объеме продаж важно видеть, что происходит каждый день, и не отставать с оформлением документов. Для этого занятый розничный торговец должен использовать кассовый аппарат, который подсчитывает и регистрирует дневные продажи в компьютеризированной бухгалтерской системе одним нажатием кнопки.

Однако более медленный бизнес или бизнес с несколькими крупными транзакциями в месяц, такой как небольшой магазин дизайна веб-сайтов, служба присмотра за собаками или компания по ремонту бассейнов, вероятно, подойдут, если они будут публиковаться еженедельно или даже ежемесячно.

По возможности используйте бухгалтерскую программу. Вы можете приобрести программу бухгалтерского учета, которая будет генерировать свои собственные бухгалтерские книги по мере ввода вашей информации (а затем автоматически генерировать необходимые финансовые отчеты на основе той же информации). Всем, кроме самых крошечных новичков, рекомендуется использовать пакет программного обеспечения для бухгалтерского учета, чтобы вести бухгалтерский учет. Микропредприятия могут обойтись с помощью программного обеспечения для личных финансов, такого как Quicken.

Налоговая подготовка

Последнее, что нужно знать малому бизнесу при ведении бухгалтерского учета, — это обязанность платить налоги. Вы должны не только платить налог на доход, но также можете быть обязаны платить налог на любые услуги или продукты, которые вы покупаете у других. Держите все свои документы в очереди, так что вы готовы заплатить ATO, чтобы наступило налоговое время.

Обратите внимание на дебиторскую задолженность

Получение зарплаты — самая захватывающая часть ведения бизнеса. Управлять дебиторской задолженностью не так весело. Когда выставляется счет, вы регистрируете дебиторскую задолженность, то есть регистрируете, что клиент должен вам деньги. Проверив этот список, вы можете легко увидеть, есть ли у клиента непогашенный остаток.

Когда покупатель платит вам, сумма должна быть добавлена ​​к его счету и помечена как оплаченная. Однако, когда вы пытаетесь успевать за большим количеством заказов, это легче сказать, чем сделать. Депозиты клиентов слишком часто приходится согласовывать позже, так как в сутках никогда не бывает достаточно часов. Это означает, что, когда придет время уплаты налогов, у вас останется много клиентских депозитов на вашем счете доходов и отчет о вашей дебиторской задолженности, которая не соответствует.

Последствиями здесь являются то, что вы тратите часы на обновление данных о компании, можете переплатить по налоговой декларации и иметь большие долги. Вот почему вам нужно сделать так, чтобы ваши транзакции отслеживались по мере их совершения. Подавайте заявки на платежи вашего клиента ежемесячно — это может сэкономить вам массу времени на выставление счетов (и деньги) в долгосрочной перспективе.

Следите за своими расходами

Отслеживание доходов и расходов должно быть основополагающим элементом вашего бизнеса. Это поможет вам ответить на вопросы о вашей деятельности, подготовить налоговые декларации и измерить ваш рост с течением времени.

С самого начала убедитесь, что у вас есть система для отслеживания всех ваших транзакций. Объединение ваших квитанций в одном месте значительно упростит процесс создания отчетов, таких как балансовые отчеты, выполнение расчетов и измерение роста бизнеса. Вот почему бухгалтерский учет — это центральная часть ведения бизнеса.

Установление процедур бухгалтерского учета

Установите порядок ведения бухгалтерского учета как можно скорее, чтобы вы могли каждый раз следовать согласованному процессу.Будь то организация бумажных квитанций с папками или использование программного обеспечения для бухгалтерского учета и сохранение ваших книг на 100% виртуальными, регулярно выполняйте одни и те же шаги, чтобы ничего не проскользнуть сквозь трещины.

Чем больше у вас транзакций, тем чаще вам следует обновлять свои записи. Хотя существует множество вариантов, которые можно сделать своими руками, вы также можете нанять помощника.

Регулярно отслеживайте свой денежный поток , чтобы получить четкое представление о том, сколько капитала у вас есть, как вы его тратите и как планировать любые предстоящие расходы.Помните, что речь идет не только о доходах — ваши расчеты денежных потоков покажут, как они соотносятся с вашими расходами и что это на самом деле означает для вашего повседневного бизнеса.

Создание основных финансовых отчетов

Финансовые отчеты важны, потому что они объединяют несколько ключевых фрагментов финансовой информации о вашем бизнесе. Подумайте об этом так: в то время как ваша книга доходов может сказать вам, что ваш бизнес принес много денег в течение года, вы не узнаете, получили ли вы прибыль, не сопоставив свой доход с общими расходами.И даже сравнение ваших ежемесячных общих доходов и расходов не покажет вам, платят ли ваши клиенты по кредитам достаточно быстро, чтобы обеспечить достаточный денежный поток через ваш бизнес для своевременной оплаты счетов.

Вот почему вам нужны финансовые отчеты: чтобы объединить данные из ваших бухгалтерских книг и придать им форму, которая показывает вам общую картину вашего бизнеса. Ключевыми отчетами, которые необходимо создавать регулярно, являются анализ денежных потоков, прогноз прибылей и убытков и баланс.(Как QuickBooks, так и Quicken Home and Business, а также другое бухгалтерское программное обеспечение могут предоставлять эти регулярные отчеты.)

Найдите время, чтобы регулярно заниматься бухгалтерией.

Когда вы только начинаете, возникает соблазн оставить бухгалтерию до вечера. Но если вы устали, выполнение простых задач займет больше времени, и вы с большей вероятностью совершите ошибку.

Если вам нужно заняться такой работой в нерабочее время, когда вы могли бы зарабатывать деньги, подумайте о том, чтобы встать рано утром или заняться этим в субботу утром.Сделайте этот день обычным, чтобы сформировать привычку.

Вы можете обнаружить, что использование подходящего программного обеспечения для работы с учетными записями снимает большую часть боли. Руководство ByteStart по выбору подходящего программного обеспечения для создания учетных записей в Интернете для вашего бизнеса поможет вам понять, что вам следует искать в пакете учетных записей в Интернете.

ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
ДАННЫЙ ВЕБ-САЙТ СОДЕРЖИТ ТОЛЬКО ОБЩИЕ СОВЕТЫ И НЕ ЯВЛЯЕТСЯ ЛИЧНЫМИ ФИНАНСОВЫМИ ИЛИ ИНВЕСТИЦИОННЫМИ СОВЕТАМИ.ТАКЖЕ, ИЗМЕНЕНИЯ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ МОГУТ ПРОИЗВОДИТЬСЯ ЧАСТО. МЫ РЕКОМЕНДУЕМ ПОЛУЧИТЬ НАШИ ОФИЦИАЛЬНЫЕ СОВЕТЫ ПЕРЕД ДЕЙСТВИЯМИ НА ОСНОВЕ ДАННОЙ ИНФОРМАЦИИ. ИНФОРМАЦИЯ, СОДЕРЖАЩАЯСЯ ЗДЕСЬ, БЕЗОПАСНА ИЗ ИСТОЧНИКОВ БУХГАЛТЕРЫ И БИЗНЕС-КОНСУЛЬТАНТЫ EWM СЧИТАЮТ НАДЕЖНЫМ, НО НЕ ДЕЛАЮТ ЗАЯВЛЕНИЙ ИЛИ ГАРАНТИЙ В ОТНОШЕНИИ ТОЧНОСТИ ТАКОЙ ИНФОРМАЦИИ И НЕ НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ. МЫ ПРЕДЛАГАЕМ ВАМ КОНСУЛЬТИРОВАТЬСЯ С НАЛОГОВЫМ СОВЕТНИКОМ, СРА, ФИНАНСОВЫМ КОНСУЛЬТАНТОМ, АДВОКАТОМ, БУХГАЛТЕРОМ И ЛЮБЫМ ДРУГИМ ПРОФЕССИОНАЛОМ, КОТОРЫЙ МОЖЕТ ПОМОЧЬ ВАМ ПОНИМАТЬ И ОЦЕНИТЬ РИСКИ, СВЯЗАННЫЕ С ЛЮБЫМИ ИНВЕСТИЦИЯМИ.