Как считать кассу в конце дня: Как закрыть кассу в конце дня?

Содержание

Что такое Z-отчет? или Зет отчет от А до Я!!!

Z–отчет (зет отчет) – это синоним слова Отчет с гашением – который печатается – снимается в кассе (ККТ) ежедневно – как минимум один раз в 24 часа (как говорят кассиры «погасить, обнулить, закрыть кассу»). Вопроса наших читателей для чего нужен z отчет не ставится в принципе? При превышении 24 часов касса блокируется и выдается ошибка кодом для обычных клавишных ККМ или сообщением в кассовой программе на экране монитора о превышении рабочей текущей смены 24 часов. Сделано данное ограничение всеми производителями кассовых аппаратов по требованиям текущего законодательства.

В соответствии с которым касса должна быть погашена в конце рабочего дня, а выручка сдана в основную кассу организации или инкассирована в банк.

Куда подшивать z отчет? 

Подшивать зет-отчет не нужно, проще подколоть степлерем или аккуратно тонкой полосочкой приклеить за верхнюю часть так что бы клей не испортил весь документ  к «Справке — отчету кассира операциониста» , форма КМ-6 к верхнему левому уголку. Которая в свою очередь заполняется после заполнения «Журнала кассира — операциониста» форма КМ-4. Переписывается дата, номер гашения, нарастающий итог (гросс итог) на начало дня — на конец, сумма продаж и тд.

Кроме распечатанной бумажки – Z отчета или как чаще всего пишется на самом отчете – Отчет с гашением – в момент пропечатки фискального признака на чеке зет отчета происходит запись суммы продаж за текущую смену в фискальную память аппарата. В отличии от блока ЭКЛЗ в которой все операции- пробития чека фиксируются одновременно с пробитием чека – в фискальную память попадает из ОЗУ ККМ только общая сумма продаж за смену в момент проведения гашения на кассе- снятии отчета с гашением-

Z- зет отчета.

Здесь нужно еще раз напомнить что по законодательству гасить кассу нужно каждый день при завершении работы- снятии кассы- гашение от случая к случаю или даже просто на следующий день от дня работы на кассе является нарушением. И если будет проверка налогового инспектора – а она осуществляется в отношении кассовой дисциплины по законодательству только в период 3 месячного периода от текущей даты путем снятия фискальных отчетов – (не эклз) за тот же самый период три месяца от текущей даты.. То не вовремя снятый Зет отчет будет таким нарушением.

Часто спрашивают ну вот сняли следующим днем — забыли снять z отчет на следующий день.. не сняли — просрочили гашение что делать?

Тут два на самом деле не совсем простых варианта:

1) С одной стороны проще всегда все делать по зетки какая дата в зетки такие даты и в зависимых документах — журнале кассира операциониста, справке кассира, приходнике, и тд.

Т.е зет — отчет по факту является первоначальным основным документом на основе которого мы проводим все следующие операции по оприходованию денежных средств.

2) Но с другой мы можем получить такую ситуацию:

мы пробили чек — дали клиенту который купил у нас товар (или которому мы оказали услугу) — для юр-лица, он ушел и в своей бухгалтерии вместе с нашим товарником  или актом выполненных работ подал данный — наш чек для отчета за выданные и потраченные им денежные средства его фирмы.

В случае встречной проверки выясниться что мы его денежные средства оприходовали не днем продажи, а на следующий день когда вспомнили о не погашенной кассе, а в случае с актом выполненных работ даже не при проверке, а просто по просьбе бухгалтерии контрагента передать квиток приходника — он то будет у нас другого дня…

Плюс если у наз был без-нал по банковскому терминалу, то как потом разносить такое в 1С-ке?

В общем на лицо очень неприятная — ситуация..  …в общем — то на пустом месте..

Поэтому в виду выше сказанного, в зависимости от ситуации каждый выбирает сам как лучше поступать при такой казалось бы безобидной на первой взгляд ситуации как снятии z-отчета следующим днем — гашением не в текущим днем.

На ответ как написать акт — (на самом деле объяснительную) о несвоевременном снятии z-отчета можно прочитать здесь..

С технической стороны при проведении зет отчета касса распечатав заголовок и основную часть отчета замирает на некоторое время в этот промежуток времени осуществляется пересчет всех гашений совершенных на данной кассе в предыдущий смены и в сумме с данным днем – выводится не обнуляемая сумма (не обнуляемая сумма накоплений) на конец рабочего дня – которую и записывают в соответствующее поле журнала кассира операциониста для того что бы не считать его вручную.

Зет отчет является не просто очередным чеком, а документом строгой отчетности, в соответствии с которым происходит оприходование выручки на данном кассовом аппарате. В обычной ситуации в начале на основании данного отчета заполняется книга кассира операциониста — в народе кассовая книга – не путать с главной кассой которую ведется бухгалтером в бухгалтерии.

Далее так же обычно на основании z-отчета заполняется справка кассира –операциониста (листок формата А;) к которому и подкалывается зет отчет. И вместе с выручкой сдается старшему кассиру или передается в бухгалтерию.

После снятия зет отчета касса считается обнуленной – т.е. погашенной. В ней при снятии Х отчета (оперативной сводки) все текущие показания счетчиков сумм равны нулю.
При этом повторно снять z-отчет не получится до тех пор пока не будет пробит любой чек на любую сумму, или хотя бы открыт и не закрывая отменен, или пробит нулевой- тестовый. После этого аппарат даст снять кассу – погасить ее даже с нулевой выручкой.

Если зет отчет не снялся — замялся, потерялся, утерялся, залили, порвали, выкинули то как правила распечаткой из ЭКЛЗ ККМ его аналог отчет «Итоги смены» (инструкция для Атола — Fprint, инструкция для Фр Штрих ) и пишется объяснительная по факту произошедшего, с описанием процесса, указанием номера , даты «утерянного» гашения.

В общем зет отчет это ежедневная рутина, а рутина как известно убивает всякий страх, главное при этом не потерять сознательность и ответственность.

Что такое х-отчет? Снятие Х по кассе.

Х-отчет (икс отчет) – это оперативная сводка по кассе в текущий момент времени. Т.е. в ИКС- отчете отражаются значения всех счетчиков сумм кассы — ККТ, в текущий момент времени:

  • сумма продаж,
  • сумму продаж по типам оплат, по отделам, по секциям,
  • наличность в кассе (внесенная изъятая внесением  и количество таких операция),
  • количество и сумма возврата (если его не было будут нули),
  • количество пробитых чеков,  
  • время и дата снятия данного справочного отчета.

Снимается по мере необходимости и для проверки работоспособности кассы – например при замене бумаги, при включении аппарата на следующий день, для проверки даты времени – заголовка на ККТ, и просто для того что бы видеть ту или иную сумму, например выше озвученные суммы выручки, возвратов в текущий момент времени.

Возврат после снятия z отчета

Возврат из кассы возможен только в той смене в которой была данная продажа, возврат на следующий день или в другой смене осуществляется по  заявлению с паспортом через центральную кассу по кассовому расходному ордеру. Так как если в кассе нет суммы —  то с нуля она чисто технически чек возврат не сможет распечатать, просто выдаст ошибку.

Считается ли возврат в z -отчете в графе не обнуленная сумма?

Нет, все что попала в кассу возвратить не возможно, т.е не обнуляемая сумма ни каким образом не корректируется, просто для уменьшения суммы сдаваемой выручки (наличные, безналичные) на ошибочно пробитый чек, или возвращенный покупателем — оформляется акт КМ-3…  На основании акта сумма сдаваемых денег уменьшается, но при этом необнуляемая сумма пишется без изменений — четки то что есть в Z-отчете, то переписываем в журнал, просто в поле сдано уменьшаем то — что сдали меньше (нал-безнал), и в поле возвращено ставим сумму нашего возвращенного или ошибочно пробитого чека (чеков).

← Ответы на Ваши вопросы по кассовым аппаратом работника ЦТО   Ответы на вопросы кассиров ККМ — ФР →

Похожий материал по теме:


что это, куда подшивать, отличие от Z отчета

Работа с техникой ККМ при совершении наличных расчетов требует от кассира точности ведения операций. В процессе осуществления приема средств и выдачи документов могут потребоваться текущие данные. Одной из важных функций контрольно-кассовой техники является возможность получить сведения о расчетах с начала кассовой смены без гашения. О проведенных операциях в течение смены можно узнать из Х-отчета. В статье мы рассмотрим как снять Х отчет по кассе, куда он подшивается и чем отличается от Z-отчета.

Частота сбора данных на кассе

При снятии Х-отчета не производится гашение данных смены и обнуление текущей выручки. Формировать Х-отчет можно неограниченное число раз. Количество раз выборки не отражается в других отчетах или фискальной памяти контрольно-кассовой техники. Показатели не вносятся в журнал кассира-операциониста.Данные в Х-отчете отражаются от проведения предыдущего гашения (формирования Z-отчета), с начала кассовой смены до времени снятия.

Снятие Х-отчета не закрывает кассовую смену в отличие от Z-отчета, гасящего текущую выручку.На документе Х-отчете будет указано: «суточный отчет без гашения».

Х-отчет используется для внутреннего контроля движения выручки. На основании полученных данных пользователи могут выравнивать показатели, проверять поступление выручки и проводить текущий анализ продаж.

Сравнение особенностей Х-отчета и Z-отчета

Х-отчет имеет значимые отличия от Z-отчета по назначению, документальному отражению и последствиям формирования.

Х-отчет Z-отчет
Применяется как документ внутреннего контроля Используется внутренними и внешними пользователями
Данные не переносятся в книги учета или иные регистры Показатели отчета служат основанием для заполнения журнала ККМ
Документ не используется для предъявления органам контроля Инспекторы ИФНС имеют право запросить данные Z-отчетов для контроля кассы или проверки работы с ККМ
Снятие производится неограниченное число раз Снятие за один и тот же период осуществляется однократно, повторно отчет не создается
При формировании отчета гашение не производится При формировании отчета производится гашение выручки с записью данных в фискальную память

Данные Х-отчета позволяют предотвратить штрафы, налагаемые при нарушении кассовой дисциплины. Рассмотрим один из возможных случаев проведения контроля на основании показателей Х-отчета.

Предприятие ООО «Карамель» приняло решение использовать для расчетов с покупателями через ККМ разменную монету. После открытия смены сумма была внесена кассиром в денежный ящик без проводки в нарушение инструкции. В течение рабочего дня администратор общества «Карамель» проверила состояние расчетов путем снятия Х-отчета. В документе не была отражена операция «внесение» по приходу разменного фонда. Администратор предложила кассиру исправить ситуацию, предотвратив возможный штраф в случае проверки Инспекции ФНС.

Какие данные содержит полный Х-отчет?

Сведения Х-отчетов преимущественно используются для сверки полученной выручки с документами, проведенными по кассе. Наиболее распространенным вариантом является полный отчет с общими сгруппированными данными.

Отчет формируют для контроля действий, производимых кассиром, и содержит данные:

  • Количестваопераций, осуществленных в течение периода.
  • Сумм наличности, полученныхот покупателей.
  • Средств, внесенных в качестве разменной монеты.
  • Чеков, оплаченных безналичным расчетом с использованием карт.
  • Сумм, выданных в виде возврата (если данная модель ККМ имеет указанную функцию в отчете).
  • Величины остатка денежных средств в кассе.
  • Наличия отложенных чеков.
  • Выделенных налогов и предоставленных скидках.

Кассиры часто используют Х-отчет для проверки даты, времени, реквизитов предприятия в начале смены.По соответствию норме полученных в отчете данных часто судят об исправности технике. Однократный сбой в показанияхпериода не является признаком поломки и может быть вызван скачком в сети. При регулярно повторяющихся сбоях в дате и времени необходимо обратиться в сервисную службу. Причина поломки зависит от типа техники.

Виды Х-отчетов

Кроме суточных отчетов с укрупненными данными при работе ККМ имеется возможность сформировать и распечатать отчет по более узким показателям. Формирование Х-отчетов по показателям необходимо для проведения текущего анализа,осуществления внутреннего контроля над движением товара или активностью спроса по отделам. Аналитические данные текущего кассового для используются в торговых организациях со значительными оборотами.

Вид Х-отчета с разбивкой по параметрам Характеристика формирования данных
Отчет по чекам или наличности Отчет формируется по чекам, пробитым за смену с указанием сумм документов, или находящейся в денежном ящике наличности
Отчет по кассирам Данные группируются по каждому кассиру в размере полученной выручки, числа покупателей
Данные по отделам Отчет аналогичен группировке по кассирам. Данные формируются по отделу, суммам и количеству продаж
Отчет активности продаж Информация формируется по часам с указанием активности продаж в разрезе количества чеков, полученных сумм, процента активности
Данные по товарам Сведения группируются по товарам, проданных в течение кассовой смены с момента ее открытия. Данные используются для контроля товарных остатков

Рассмотрим случай необходимости снятия Х-отчета при проведении возврата. В торговое предприятие «Новинка» обратился покупатель с целью возврата товара с признаками скрытого брака, приобретенного в тот же день. Чек покупки утерян, но товар был признан продавцом как проданный в данной торговой точке. Для подтверждения факта продажи администратор компании «Новинка» снял Х-отчет. Претензия покупателя была одобрена администратором, на основании которой кассиром произведен возврат с оформлением акта № КМ-3.

Случаи необходимости снятия кассиром Х-отчета

В процессе работы с техникой ККМ контролирующая функция отчета используется кассиром для действий:

  • Контроля закрытия смены Z-отчетом предыдущим кассиром.
  • Проверки данных кассы о дате или времени в начале открытия смены.
  • Контроля проведения чека по кассе при сбое в электросети в момент печати чека.
  • Подтверждения записи суммы при получении чека с надписью «документ недействителен»
  • Предоставления данных руководителю или старшему кассиру по их обоснованных запросам.

После закрытия кассовой смены Х-отчет распечатать невозможно. Документ позволяет получить только текущие данные операций.Показатели предыдущих кассовых смен можно получить из блока ЭКЛЗ.

Лица, имеющие допуск к снятию отчетности по ККМ

Формирование текущих Х-отчетов производится работником, отвечающим за ведение операций открытой кассовой смены или другим уполномоченным на действие лицом. Отчет имеют право распечатывать лица:

  • Кассиры, трудоустроенные на должность и имеющие договор о материальной ответственности (условие необязательное и устанавливается по усмотрению работодателя).Другие работники предприятия даже на время перерывав работе кассира не имеют права обслуживать ККМ. Кассир должен иметь разрешение на печать Х-отчетов.
  • Администраторы, старшие кассиры, имеющие пароль доступа к режиму формирования отчета без гашения выручки.Право предоставляется руководителем.
  • Специалисты сервисного центра ЦТО при наладке или устранении поломок. Доступ к технике производится по заявке руководителя или ответственного лица.
  • Инспекторы налоговых органов при проверке соответствия наличности и документов кассы ККМ при согласии руководителя и через лиц, имеющих доступ.

Порядок и периодичность снятия отчета устанавливается приказом. При отсутствии приказа и ограничений кассир имеет право проверять состояние наличности в кассе без разрешения руководства.

Ограничения доступа к снятию Х-отчетов

Ряд предприятий ограничивает возможности кассиров получения данных текущего состояния кассы. При запрете допуска к ККМ устанавливается пароль, не совпадающий с паролем кассира для ведения работы и личной идентификации.

Ограниченный доступ объясняется особенностью внутреннего распорядка и устанавливается для устранения ситуаций:

  • Предотвращения хищений наличности.
  • Оприходования излишков денежных средств.
  • Погашения недостач при их выявлении в текущем обороте.

При отсутствии возможности у кассира бесконтрольного снятия Х-отчета предотвращаются ситуации обсчета покупателей и хищений излишков наличности из денежного ящика.

Минусом ограниченного доступа к текущим данным является отсутствие возможности у кассира корректировать состояние выручки, проверяемой органами контроля. При проверке ИФНС в составе планового контроля или мероприятия по графику отдела ККМ может возникнуть ситуация выявления излишков в денежном ящике кассы, что повлечет наложение штрафа.

Проблемы при формировании или печати Х-отчета

Кассовая техника может выходить из строя до истечения окончания срока эксплуатации. Причиной поломки может быть неграмотное обслуживание техники или выход из строя деталей, от которых зависит работоспособность оборудования. В ряде случаев выявить поломку позволяет снятие Х-отчета.

Неисправность, отраженная в Х-отчете Причина поломки техники Действие для устранения неисправности
При печати Х-отчета на кассовой ленте не отражаются данные Неправильно заправлена кассовая лента Потребуется правильно вставить ленту
Использован несоответствующий ККМ тип ленты Нужно заменить ленту на тип, подходящий для модели кассового аппарата
На ленте с Х-отчетом часть текста отсутствует (возникает белая полоса) Имеется вероятность выхода из строя печатающей головки или возможность засорения вала Требуется вызвать мастера из ЦТО для проведения диагностики
Сбивается дата и время на Х-отчете при включении кассового аппарата Выход из строя платы, кварцевого резонатора или нарушениепитания микросхемы часов Потребуется обращение в службу ЦТО для починки и устранения неисправности
В отчете плохо пропечатываются цифры и буквы с одновременным улучшением качества печати при длительной работе аккумулятора Возможен выход из строя термопечатающей головки Необходимо заменить деталь в сервисном центре обслуживания,для точного определения неисправности требуется проведение диагностики

Форма не является первичным документом учета и не подлежит хранению для ведения бухучета или налогообложения.Предприятие может сохранять Х-отчеты, распечатанные после открытия кассового дня. Подшивка производится одновременно с Z-отчетами, снятыми при закрытии смены.

Ответы на актуальные вопросы по X-отчету

Рассмотрим ответы на наиболее часто возникающие вопросы по теме:

Вопрос №1. Как можно проверить точность необнуляемого остатка, если суммы по Х-отчету в конце дня и после открытия смены не совпадают?

Данные Х-отчета не могут использоваться для контроля необнуляемого остатка. Показатель контролируется на основании Z-отчета или печати данных ЭКЛЗ.

Вопрос №2. Может ли постороннее к ведению расчетов по ККМ лицо, менеджер, попросить распечатать Х-отчет?

Доступ к текущим данным движения денежных средств и остатков в ящике ККМ имеют лица, уполномоченные руководителем. Получить оперативные сведения, например, о продаже конкретного товара, можно через администратора или иное лицо, имеющее право получения данных.

Вопрос №3. Согласно внутреннему распорядку предприятия кассир должен распечатывать Х-отчет сразу после открытия смены. Какой штраф налагается, если отчет снят после проведения чека по кассе?

Порядок снятия Х-отчетов не регламентируется законодательством. Документ является ознакомительной формой и используется для внутреннего контроля. Порядок снятия отчета определяется предприятием, за нарушение которого штраф не предусмотрен.

Вопрос №4. В результате внесения разменной монеты произошло расхождение данных в Х- иZ-отчетах. Является ли это нормой или необходимо произвести дополнительные операции?

Внесение в денежный ящик разменной монеты не является выручкой от проведения торговых операций. Сумма приходуется в ящик операцией «внесение» в начале кассового дня и будет отражаться в Х-отчете до конца смены и проведения операции «выдачи». При закрытии смены после выдачи разменной монеты сумма не будетпроходить по Z-отчету.

Вопрос №5. Как часто можно печатать Х-отчет? После формирования обзорного отчета возникла необходимость в печати подробных отчетов по товарам.

Отчеты для контроля текущего состояния кассы могут производится при необходимости неоднократно с разными настройками. Для каждого вида показателей программируются свои комбинации клавиш.

Онлайн-кассы (часть 3) – алгоритм работы кассовой смены в 1С – Учет без забот

Опубликовано 18.08.2017 16:25
Автор: Administrator
Просмотров: 12014

В прошлой статье мы разобрали документы, которые можно использовать для печати чеков в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0» (Онлайн-кассы (часть 2) – печать чеков в 1С). После того, как вами был выбран документ для печати чеков, необходимо разобраться с алгоритмом работы кассовой смены в целом.


Он включает в себя несколько пунктов:
1. Для начала работы необходимо убедиться, что касса включена. Это простая и логичная процедура, но не всегда она выполняется. Для того, чтобы кассовая смена и печать чеков осуществлялись без проблем и запинок – убедитесь, что касса включена и присутствует источник интернета.
2. Открыть кассовую смену. Сделать это можно следующим образом:

 

Открывается форма обработки, которая позволяет управлять кассовыми сменами:

В данной форме нужно выбрать кассу, открытие смены которой планируется, и воспользоваться кнопкой «Открыть кассовую смену»:

При открытии смены формируется документ «Кассовая смена» со статусом «Открыта».
3. Формировать нужные документы для печати чеков и распечатывать чеки по кассе в течение кассового дня.
4. После того, как кассовый день окончен, нужно закрыть смену. Делается это также с помощью обработки «Управление фискальным устройством»:

Если печать чеков осуществлялась из документа «Чек ККМ», после того, как кассовая смена закрыта кассиром, бухгалтеру необходимо отразить поступившие денежные средства в учете. Для этого формируется отчет по кассовым сменам, найти его можно:

Указываем необходимые данные и, воспользовавшись специальной кнопкой, заполняем документ:

На основании отчета создаем документ «Приходный кассовый ордер», который и сформирует необходимые проводки:

В целом, алгоритм работы с онлайн-кассой прост, важно не забывать открывать кассовые смены в начале дня и закрывать после окончания. Хочу акцентировать ваше внимание на важности открытия/закрытия кассовых смен. Во-первых, если кассовая смена не открыта, то печать чеков в принципе невозможна(1С будет выдавать ошибку при попытке распечатать чек). Это обязательная регламентная процедура. Также следует помнить, чтоправила кассовой дисциплины предполагают закрытие кассовой смены в конце каждого дня. К сожалению, открыть кассовую смену утром, если даже забыли закрыть смену вчера, можно. Но всё же, методически правильно открывать и закрывать смены внутри одного кассового дня.
Еще хотела бы упомянуть про то, какого рода чеки должны быть выданы покупателю. В соответствии с законом, покупатель имеет право получить электронный чек, который будет являться равноценным бумажному. Но не исключена возможность для покупателя получить оба вида чеков по его желанию. При просьбе покупателя получить и тот, и другой чек – продавец должен предоставить оба.
Также есть еще один важный момент, о котором необходимо сообщить. Среди требований к чеку – указание на нем должности, фамилии, имени, отчества и ИНН (при создании кассового чека коррекции – среди дополнительных требований – ИНН кассира). Поэтому, в справочнике пользователей:

Найдем пользователя, который будет осуществлять печать чеков:

У этого пользователя необходимо в реквизите «Физическое лицо» указать сотрудника, который ответственен за работу кассы:

 

Необходимо также проверить, чтобы у выбранного физического лица были правильно и полноценно заполнены данные: фамилия, имя, отчество и ИНН:

Также для физического лица в справочнике «Сотрудники» должен быть отражен соответствующий элемент — сотрудник с указанием должности.

Ну и последний интересный нюанс по онлайн-кассам, о котором хотела бы вам рассказать: это указание покупателя по умолчанию в настройках кассы. Найти список касс можно:

У каждой кассы на второй вкладке есть возможность указать покупателя и договор при печати чека из документа «Чек ККМ»:

Удобно тем, что можно упростить работу и не заполнять соответствующее поле каждый раз в документе.Программа будет подставлять эти данные непосредственно из реквизитов, указанных в настройках кассы.
В этой статье мы разобрались с тем, как работает онлайн-касса и какие интересные нюансы существуют при работе с ней в программе«1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0». А если вы пропустили предыдущие материалы о работе с онлайн-кассами в 1С, то их можно найти по ссылкам:
Онлайн-кассы (часть 1) – общие сведения и подключение к 1С
Онлайн-кассы (часть 2) – печать чеков в 1С

Автор статьи: Светлана Батомункуева

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 


Добавить комментарий

Глава 5. Порядок ведения кассовой книги 0310004 / КонсультантПлюс

5.1. Для учета поступающих в кассу наличных денег, за исключением наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и выдаваемых из кассы, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу 0310004.Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо кассовой книги 0310004, указанной в абзаце первом настоящего пункта, ведет кассовую книгу 0310004 для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).5.2. Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 (расходному кассовому ордеру 0310002), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.5.3. Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге 0310004, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге 0310004 сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.5.4. Записи в кассовой книге 0310004 сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.5.5. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу 0310004 не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.5.6. Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги 0310004 за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу.В случае оформления кассовой книги 0310004 на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги 0310004, а в случае оформления кассовой книги 0310004 с применением технических средств — распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги 0310004.Передача обособленным подразделением листа кассовой книги 0310004 юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации. В этом случае передача листа кассовой книги 0310004 на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом.

Открыть полный текст документа

Как работать с кассовыми сменами на терминале — Poster

Чтобы контролировать движения наличных денег в заведении, используйте «Кассовые смены». Это функция для просмотра всех расходных и приходных транзакций, которые создали официанты или кассиры на терминале.

Чтобы открыть кассовую смену:

  1. Войдите в терминал для продаж на планшете или компьютере.

  2. Введите ПИН-код сотрудника.

  3. Нажмите в правом верхнем углу на и выберите Открыть смену.

  4. Укажите сумму разменных денег в кассе на начало рабочего дня в поле Остаток в кассе.

В течение дня официант или кассир работает на терминале и делает продажи в обычном режиме.

💡 По каждой кассовой смене просматривайте движения денег в админ-панели, чтобы найти причины расхождений между планируемыми и фактическими суммами денег в кассе.


Чтобы посмотреть показатели кассовой смены:

  1. Откройте вкладку ФинансыКассовые смены в админ-панели.

  2. Нажмите в правом верхнем углу на календарь и выберите отчетный период.

  3. Нажмите на кассовую смену, чтобы просмотреть транзакции и показатели смены

☝️ Перед закрытием кассовой смены проведите инкассацию выручки за день и оставьте в денежном ящике деньги для размена. 

💡 Чтобы провести инкассацию, внести или взять наличные деньги из кассы, создайте транзакцию на терминале.

Чтобы закрыть кассовую смену:

  1. Нажмите в правом верхнем углу на и выберите Закрыть кассовую смену.

  2. Пересчитайте оставшиеся деньги в кассе и введите их в поле Остаток в кассе.

  3. Нажмите Готово

☝️ Если в зале есть открытые чеки, закрыть кассовую смену нельзя. В этом случае закройте чеки, проведите инкассацию и закройте смену.

Или во вкладке НастройкиБезопасность снимите галочку Запретить закрывать кассовую смену, если есть открытые чеки на терминале.

Чтобы посмотреть транзакции, которые вы добавили на терминале, контролируйте кассовые смены в админ-панели.

 

Прочитайте еще:

— 🎬 Как работать с кассовыми сменами в Poster

— Как создать транзакцию на терминале

— Как создать транзакции в админ-панели

— Что такое книжный и фактический балансы в кассовых сменах

— Как отредактировать показатели кассовой смены

— Что такое актуализация или корректирующая транзакция в кассовых сменах

Организация является предприятием общественного питания (кафе), имеет один кассовый аппарат (далее


 

 

Напряженный график не позволяет посещать мероприятия по повышению квалификации?

 

Мы нашли выход!

 

 


Консультация предоставлена 21.10.2016 года
 

 

 

 

Организация является предприятием общественного питания (кафе), имеет один кассовый аппарат (далее — ККТ).

Можно ли держать в кассе разменный фонд? Если да, то какими документами это можно оформить?

 

 

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

 

Вопрос обеспечения разменной монетой и купюрами (далее — размен или разменный фонд) кассира на ККТ (далее — операционной кассы) законодательно урегулирован не полностью. На практике используются три варианта решения проблемы обеспечения операционной кассы разменным фондом:

1. Ежедневная выдача размена перед началом работы из главной (центральной) кассы на основании расходного кассового ордера и ежедневный возврат остатка размена в главную кассу на основании приходного кассового ордера. Этот вариант полностью соответствует законодательству, однако на практике его осуществление может быть затруднено из-за несоответствия времени работы главной кассы и времени работы кафе и, соответственно, операционной кассы;

2. Выдача размена на длительный срок. Для этого издается приказ руководителя о выдаче кассиру разменной денежной наличности в определенной сумме на определенный срок с указанием причины такой необходимости. Выдача размена оформляется в обычном порядке — с оформлением расходного кассового ордера. Суды данный метод хранения размена не признают нарушением кассовой дисциплины, за нарушение которой статьей 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность;

3. Выдача разменного фонда кассирам-операционистам в подотчет на длительный срок. Однако данный способ затруднен тем, что кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы), а средства, выданные в подотчет, являются задолженностью физического лица, то есть могут быть рассмотрены как личные средства кассира.

 

 

Обоснование вывода:

 

Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее — Типовые правила)) регламентируют документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ.

В свою очередь, документооборот центральной (главной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств организации или ИП, регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).

Пунктом 3.8 Типовых правил определено, что перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись).

При этом денежные средства, выданные кассиру-операционисту в начале смены из кассы организации, остаются наличными денежными средствами, числящимися на счете 50 «Касса». Меняется только место хранения таких средств. Соответственно, в момент передачи кассиру денег разменного фонда в бухгалтерском учете может быть сделана проводка:

Дебет 50, субсчет «Операционная касса», Кредит 50, субсчет » Центральная касса»

— переданы денежные средства в качестве разменного фонда.

При возврате размена в центральную кассу делается обратная проводка.

Напомним, что записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п.п. 5, 6 Указания N 3210-У). То есть операции по выдаче (и возврату) денежных средств (в том числе разменной монеты и купюр) необходимо оформлять с использованием унифицированных форм первичной учетной документации.

Неотражение организацией выдачи разменного фонда в кассовой книге является нарушением порядка ведения кассовых операций (смотрите постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2007 N А56-7698/2007, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2011 N 13АП-11809/11, от 05.07.2011 N 13АП-8422/11, от 16.07.2009 N 13АП-7408/2009).

Так, Первый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 16.03.2010 N 01АП-843/2010 признал правомерным привлечение организации к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ в ситуации, когда получение и выдача названной суммы из кассы организации в качестве разменного фонда приходными и расходными кассовыми ордерами не оформлялись. Смотрите также решение Ленинградского областного суда от 28.08.2012 N 7-497/2012.

Отметим, что на возврат размена и на возврат выручки лучше составлять разные приходные кассовые ордера. Это будет служить доказательством того, что лишняя сумма в кассе не выручка, а именно размен (смотрите также постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 N Ф04-61/2008(443-А70-43).

При этом данные о полученных в начале дня разменных монетах и купюрах в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132)) не включаются. Данный журнал предназначен только для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине, то есть в журнал N КМ-4 кассиром-операционистом вносятся данные только о выручке. Если же в приходно-кассовых ордерах будет указываться общая сумма, сдаваемая в конце дня (включая средства разменного фонда), то организацию могут обвинить в неоприходовании выручки (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 02.08.2007 N 34-25/073412).

Вопрос обеспечения разменом кассира операционной кассы, время работы которой не совпадает со временем работы главной кассы, не урегулирован.

С одной стороны, пунктом 6.1 Типовых правил определено, что при закрытии предприятия представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку (Z-отчет) или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту.

Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в «Книгу кассира-операциониста».

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в «Книге кассира-операциониста» и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

Таким образом, из ККТ за смену (в конце дня общей суммой или в течение дня несколькими суммами) фактически должна быть изъята сумма денежных средств, совпадающая с величиной дневной выручки.

Кроме того, п. 4.7 Типовых правил устанавливает, что кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы). Смотрите также постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2011 N 10АП-2576/11. 

Из приведенных норм видно, что возможность оставлять в ККМ какой-либо остаток не допускается. То есть остаток денежных средств в ККМ на конец дня должен быть равен нулю. Примером судебного разбирательства по вопросу оставления на конец дня в кассе разменного фонда служит постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 18.12.2015 N 02АП-10309/15. 

С другой стороны, пунктом 3.8.1 Типовых правил определено, что директор (заведующий) предприятия либо его заместитель, дежурный администратор обязаны в том числе обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями.

Таким образом, перед началом работы кассир должен быть обеспечен разменом. Однако порядок действий в ситуации, когда в силу удаленности операционной кассы или расхождения во времени ее работы с главной кассой ежедневная выдача размена невозможна, не определен.

Одним из вариантов решения проблемы является выдача разменного фонда кассирам-операционистам на длительный срок (более чем один рабочий день, например на срок смены, на неделю, месяц и пр.). Для этого издается приказ руководителя о выдаче кассиру разменной денежной наличности в определенной сумме на определенный срок с указанием причины такой необходимости.

Из письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947, представляющего собой ответ на вопрос о возможности выдачи размена на длительное время, можно сделать вывод, что специалисты налоговой службы не видят такой возможности. Однако и запрета данного действия в письме не содержится. При этом отметим, что в соответствии с ранее действовавшим Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России 22.09.1993 N 40 (документ утратил силу с 1 января 2012 года), каждая организация вела только одну кассовую книгу без отдельных разделов для обособленных подразделений, а помещение кассы должно было быть специальным образом оборудовано (что зачастую не могло быть выполнено в условиях торговой точки), вследствие чего формально выдача разменной монеты и купюр кассирам обособленных подразделений и их возврат в кассу головного подразделения должны были производиться ежедневно (смотрите также письмо УФНС России по Санкт-Петербургу от 20.12.2005 N 04-07/[email protected]).

При этом арбитражные суды, как правило, принимают сторону организаций в спорах с налоговыми органами по данному вопросу (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 N Ф07-1021/2010 по делу N А56-24004/2009, Тринадцатого ААС от 09.02.2012 N 13АП-23622/11, Восьмого ААС от 17.05.2011 N 08АП-1571/11). В постановлении Девятого ААС от 27.10.2011 N 09АП-25372/11 отмечено, что факт передачи разменных денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги.

Другим вариантом решения проблемы может быть выдача разменной денежной наличности кассирам-операционистам в подотчет на длительный срок.

Согласно п. 6.3 Указания N 3210-У в общем случае выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Отметим, что в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 27.10.2009 N А56-12330/2009, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 N Ф04-881/2008(462-А70-43), Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.07.2015 N 09АП-25724/15 приняты решения в пользу налогоплательщиков в ситуациях, в которых денежные средства в качестве разменного фонда выданы кассиру в подотчет.

То есть прямых оснований для нахождения подотчетных средств в операционной кассе (в качестве разменного фонда), на наш взгляд, не имеется. В то же время, как было отмечено выше, считаем, что денежные средства могут выдаваться в подотчет, но только для передачи их в операционную кассу. При этом в общем случае получение денежных средств в центральной кассе и передача их в операционную кассу оформляются, соответственно, расходным и приходным кассовыми ордерами.

По истечении срока, на который получены деньги, кассир должен будет заполнить авансовый отчет и вернуть размен обратно в кассу. В авансовом отчете в графе «Назначение аванса» необходимо указать: «Разменный фонд». Правомерность такого подхода подтверждает, в частности, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 N Ф04-881/2008(462-А70-43). В этом случае выданные кассиру суммы отражаются с использованием счета бухгалтерского учета, который предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Однако в этом случае остается нерешенной проблема хранения разменного фонда в операционной кассе. Ведь в этом случае они являются деньгами подотчетного лица. Дело в том, что полученные в подотчет денежные средства являются задолженностью физического лица (работника организации) перед организацией (смотрите также постановление ФАС Уральского округа от 20.05.2010 N Ф09-3619/10-С2 по делу N А07-13814/2009).

Кроме того, согласно п. 4.7 Типовых правил кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы) (смотрите также постановление Десятого ААС от 29.04.2011 N 10АП-2576/11).

Учитывая вышесказанное, полагаем, что выдача разменного фонда кассиру торговой точки в подотчет на длительный срок (то есть без ежедневного составления расходных и приходных кассовых ордеров в начале и по окончании смены) и, соответственно, нахождение таких денежных средств в кассовом ящике могут привести к спорам с налоговыми органами. В то же время, учитывая сложившуюся судебную практику, организация имеет шансы отстоять свою правоту в суде.

Отметим, что наличие в ККТ денежных средств в виде размена сверх суммы выручки не является административным нарушением, предусмотренным статьей 15.1 КоАП РФ.

Напомним, что согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ к нарушениям порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций относятся:

— осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

— неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

— несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

— накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Как показывает судебная практика, наличие размена в ККТ после сдачи выручки в главную кассу квалифицируется налоговыми органами как неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности. Однако, по мнению судей, несвоевременная сдача в центральную кассу разменного фонда не является административным нарушением, указанным в статье 15.1 КоАП РФ.

Кроме того, исходя из упомянутого выше письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947 неоприходование (неполное оприходование) в кассу предприятия наличных денежных средств, полученных с применением ККТ, является следствием неотражения или неполного отражения «в кассовой книге фактических сумм выручки, полученных с применением всех эксплуатируемых в проверяемом периоде ККТ, без документального подтверждения необходимости уменьшения выручки, полученной предприятием, вследствие ошибки кассира-операциониста или правомерно произведенного возврата денежных средств покупателям за возвращенный товар, оформленных надлежащим образом».

Однако размен не является выручкой либо денежными средствами, возвращенными покупателем. Таким образом, исходя из данного письма (как единственного примера разъяснения контролирующего органа по данному вопросу), можно прийти к выводу, что хранение размена в операционной кассе не является нарушением ст. 15.1 КоАП РФ.

Нам не удалось обнаружить каких-либо актуальных (то есть учитывающих положения Указаний N 3210-У) разъяснений компетентных органов или судебной практики, рассматривающих аналогичные вопросы.

 

 

  Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РКА Буланцов Михаил

 Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Мельникова Елена

 

Оприходование выручки в кассу (для тех, кто не применяет онлайн-ККТ до 01.07.2018)

Главная → Статьи →Оприходование выручки в кассу (для тех, кто не применяет онлайн-ККТ до 01.07.2018)

 

Организация (кафе) начинает работу (прием посетителей) в 16.00 одного дня (например, 01.01.2017) и заканчивает в 02.00 другого дня (02.01.2017).
Как в данном случае правильно производить оприходование выручки и снятие Z-отчета на ККТ, если одна часть выручки относится к 01.01.2017, а другая её часть – к 02.01.2017?

 

Документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ, регламентируют “Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением”, утвержденные письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104 (далее – Типовые правила).

В п. 6.1 Типовых правил указано, что при закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, а также составить кассовый отчет (форма № КМ-6, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132) и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру. Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в “Журнал кассира-операциониста”. По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте.

Согласно пп. 5.2 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание № 3210-У) при использовании ККТ приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании изъятой из ККТ контрольной ленты, бланков строгой отчетности или других документов, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт”, на общую сумму принятых наличных денег.

Таким образом, снятие Z-отчета и оприходование выручки производятся по окончании рабочего дня. Приходуемая выручка должна соответствовать данным контрольной ленты.

При этом рабочий день (рабочая смена) сотрудников может начинаться в один календарный день, а заканчиваться в другой день. Следовательно, если в организации смена началась 01.01.2017, а закончилась 02.01.2017, то снимать Z-отчет и приходовать выручку следует 02.01.2017.

Подтверждением нашего мнения являются разъяснения специалистов налоговых ведомств, из которых следует, что снимать Z-отчеты нужно именно в конце смены (смотрите, например, письмо УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707). Как поясняется в письме УФНС России по г. Москве от 20.04.2011 № 17-15/38757, поступившие от юридического лица денежные средства в счет оплаты товаров будут отражены в Z-отчете организации-продавца, составленном по итогам рабочей смены контрольно-кассовой техники.

При этом считаем, что начало и окончание рабочей смены кассира (оператора) должны соответствовать рабочей смене, установленной для этого сотрудника Правилами внутреннего трудового распорядка или иным локальным актом организации, регулирующим трудовой распорядок сотрудников.

Кроме того, порядок оприходования ежедневной выручки и порядок закрытия смены целесообразно утвердить в учетной политике организации.

Специалисты Минфина России в письме от 11.06.2009 № 03-01-15/6-311 также разъясняют, что в кассовой книге выручка отражается согласно внутреннему распоряжению руководителя или целиком на день снятия Z-отчета, или целиком за предыдущий день (смотрите также письмо УМНС по г. Москве от 03.02.2003 № 29-12/6552).

Ситуация, подобная Вашей, разъяснена письмом УФНС России по г. Москве от 26.11.2010 № 16-15/[email protected] Сказано, что приходный кассовый ордер составляется на основании итогового чека (Z-отчета), который составляется за рабочую смену или за день после принятия в кассу организации всей дневной выручки. Плательщики налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, используют кассовый метод признания доходов и в качестве доходов, учитываемых в соответствии со ст. 249 НК РФ, признают ежедневную выручку, проведенную через кассу и отраженную в Z-отчетах. В связи с тем, что предприятие работает с 11.00 до 03.00 следующего дня, а суточный отчет (Z-отчет) снимается с кассового аппарата ежедневно в 03.00, сумму дохода налогоплательщику следует определять по итогам операций за смену и отражать ее в кассовой книге.

Судьи в постановлении ФАС Уральского округа от 22.12.2009 № Ф09-10179/09-С3, поддержав организацию, представили следующие доводы. Техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам определено, что ККМ должна контролировать продолжительность смены, которая должна быть ограничена календарными сутками либо составлять не более 24 часов. Таким образом, начало рабочей смены продолжительностью 24 часа может не совпадать с началом календарных суток. Об этом же сказано в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.11.2016 № 09АП-51629/16. А в постановлении Первого арбитражного апелляционного суда от 30.11.2015 № 01АП-6850/15 зафиксировано, что продолжительность смены на ККМ в рассмотренном случае составляла не более 24 часов с момента окончания оформления первого платежного документа за смену и не совпадала с календарными сутками, однако это не свидетельствует о невыполнении обществом установленных законодательством требований.

В постановлении АС Уральского округа от 13.10.2016 № Ф09-8506/16 суды, основываясь на Правилах внутреннего трудового распорядка для работников, Инструкции о порядке оприходования ежедневной выручки, а также о порядке закрытия смены для операторов, обоснованно пришли к выводу о том, что выручка от реализации товаров за смену, начавшуюся 31.12.2012 и закончившуюся 01.01.2013, должна отражаться в день составления Z-отчета, то есть 01.01.2013, и включаться в доходы 2013 года.

Кроме того, суды допускают оприходование выручки на следующий день после снятия фискального отчета, например, когда режимы работы общества (с 12.00 до 24.00) и администрации (с 10.00 до 19.00) не совпадают (смотрите, например, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.06.2013 № 09АП-14607/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.01.2009 № 15АП-8737/2008). В письме УФНС России по г. Москве от 03.05.2005 № 09-24/31061 также фактически было признано обоснованным оприходование наличных денежных средств на следующий день в ситуации, при которой режим работы предприятия отличался от режима работы бухгалтера (с 11 до 23 часов и с 9 до 18 часов соответственно).

 

Ответ подготовил: Башкирова Ираида, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер
Контроль качества ответа: Мельникова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

 

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС?
Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России.
Подключить кассу к ОФД >>

 

Как уравновесить свой кассовый ящик, как эксперт

Некоторые элементы гостеприимства, безусловно, традиционны.

Это регистрация на стойке регистрации отеля, процесс чаевых ожидающей команды за хорошо выполненную работу и мгновенное ощущение важности, которое вы испытываете, когда консьерж организует вашу машину для парковки на подземной автостоянке.

Среди моря технического волшебства и влияния социальных сетей этот материал делает отрасль такой, какая она есть.

И это подводит нас к кассовым аппаратам.Нет, правда — это одна из самых важных процедур в современной ресторанной и гостиничной деятельности, и она примерно такая же традиционная, как и раньше.

Также очень легко ошибиться, так что считайте это вашим универсальным руководством по балансировке кассового аппарата до.

Почему так важно балансировать денежный ящик?

С учетом того, что каждый десятый взрослый стал безналичным только в Великобритании, можно было бы простить предположение, что денежные ящики являются чем-то вроде пережитка.

Это просто не так.Для многих из нас деньги по-прежнему являются королем. Исследование 2018 года показало, что 83% потребителей в США потеряли бы деньги, если бы они исчезли навсегда.

Итак, в течение некоторого времени в ваш гостиничный бизнес по-прежнему будут поступать наличные по довольно старому курсу, и, несмотря на это, появление новых способов оплаты, таких как Apple Pay, означает, что балансировка денежного ящика сейчас важнее, чем когда-либо.

Вам необходимо учитывать все денежные средства, поступающие в ваш бизнес, независимо от того, как они поступают. Это обеспечивает надлежащий учет всей получаемой вами прибыли и дает вашему бизнесу более четкую финансовую картину.

Он даже поможет вам спрогнозировать и спланировать неизбежные взлеты и падения, которые ожидает ваш бизнес.

Но… Я доверяю своим сотрудникам!

Независимо от того, насколько вы доверяете своим сотрудникам, вы должны согласиться с тем, что, поскольку ваш бизнес имеет дело с наличными деньгами, всегда есть возможность воспользоваться преимуществом для негодяев.

По оценкам, предприятия в США ежегодно теряют в среднем 7% своего годового дохода из-за краж сотрудников.

Это не означает, что вам, как владельцу бизнеса, нужно на каждом шагу следить за своей спиной, но это наглядно демонстрирует, насколько важны кассовый аппарат ресторана и ваша способность уравновесить его.

Статья по теме: Вы создали лучшую команду в ресторанах — вот как их удержать

3 важных момента, которые нужно помнить при балансировке кассового аппарата

Прежде чем мы перейдем к процессу, вот три жизненно важных вещи, которые вы должны учитывать каждый раз, когда вы балансируете свои кассовые аппараты.

1. На каждый ящик всегда должно приходиться по одному человеку

Может возникнуть соблазн сократить расходы и устроить только одну розыгрыш для всех, но мы действительно рекомендуем инвестировать в столько, сколько у вас есть сотрудников в любой момент времени.Чем больше людей имеют доступ к одному денежному ящику, тем больше вы распределяете ответственность за то, что в нем происходит.

2. Начните свой день со счета наличных

Легко предположить, что балансировка денежного ящика — это то, что нужно делать только в конце дня. Не так. Убедитесь, что вы начинаете каждый день с подсчета того, что уже находится в вашей кассе. Это гарантирует, что вы сможете хранить в вашем регистре стабильную и достаточную сумму базовой наличности для удовлетворения спроса и упростить процесс балансировки в конце дня.

3. Депозит наличными в течение смены

Аккуратный кассовый аппарат — это здоровый кассовый аппарат. В более медленные периоды убедитесь, что вы вносите наличные, подсчитываете наличные и убираете разницу из своего утреннего счета. Делайте это попарно, чтобы убедиться, что на каждое депозита смотрят две пары глаз. Сделайте это своей привычкой, и вам будет намного легче выполнять балансировку.

5-ступенчатый процесс балансировки кассовых аппаратов

Теперь мы знаем, что, почему и когда уравновешивать денежные средства в вашем бизнесе. Вот как это сделать за пять простых шагов.

Распечатайте следующий список, прикрепите его к стене возле каждой кассы и сделайте это мантрой вашей команды!

1. Определите идеальную начальную сумму

Важно, чтобы в вашем кассовом аппарате было постоянное количество монет и банкнот, чтобы у вас всегда было достаточно сдачи для клиентов.

Точно так же слишком много денег в ящике может спровоцировать кражу, поэтому важно держать это под контролем, указав твердую начальную сумму.

Определите базовую сумму наличных денег, которую вы будете хранить в каждом регистре, для обработки транзакций, с которыми вы, вероятно, будете сталкиваться каждый день.Ежедневный просмотр отчетов о доходах поможет вам в этом.

2. Держать одного сотрудника на регистр

Мы упоминали об этом в наших быстрых советах выше, но стоит повторить.

Один сотрудник на регистр означает, что у вас есть одна линия ответственности и гораздо более эффективная работа в обеденном зале благодаря меньшему количеству ошибок из-за синдрома «слишком большого количества поваров».

3. Выполните X-чтение

Когда вы достигнете точки остановки (обычно при смене смены), запустите X-чтение в вашей POS-системе.Распечатайте его и вытащите денежный ящик, прежде чем отступить в отдельное место.

4. Проведите физический учет

Денежный ящик извлечен и X считывается в руке, начинается физический счет.

Подсчитайте итоговые суммы всех монет, банкнот и квитанций PDQ и сравните результат с итогами на считывании X.

Если при выдаче сдачи не было допущено ошибок (или того хуже), все должно совпадать. Просто имейте в виду, что небольшая нехватка наличных — это обычное дело, поскольку они обычно более распространены, чем излишки.

5. Не забывайте кассу

Выпадение наличных — это когда старший сотрудник вручную снимает и кладет наличные в кассу. Это поможет вам не отставать от клиентских транзакций и обеспечить поддержание важнейшего базового уровня денежных средств (см. Шаг 1).

Частота и время этих падений полностью зависят от вас, но имеет смысл делать это, когда торговля немного падает, чтобы избежать прерывания обслуживания.

Когда происходит выпадение наличных, убедитесь, что сотрудник, который его проводил, записан вместе с временем, датой и суммой выпадения.Попросите кассира подписать транзакцию, чтобы убедиться, что ответственность за работу с новым балансом записана.

Статья по теме: 10 эффективных приложений для современного владельца ресторана

Как сбалансировать кассовый аппарат — FAQs

Q: Что означает балансировка кассы? Под балансировкой кассового аппарата понимается процесс обеспечения того, чтобы деньги, содержащиеся в кассовом аппарате, точно отражали бизнес-операции этого дня (или смены).

Q: Как правильно класть банкноты в денежный ящик? Чтобы упростить балансировку, лучше всего размещать банкноты в одном направлении, чтобы сумма банкнот находилась в одном и том же месте во время физического счета.

В: Что делать, если я превышаю сумму конкретной банкноты? Если вы делаете больше заметок, чем может вместить вставка в ящик, скрепите лишние заметки вместе и переместите их в отсек под ящиком. Чтобы избежать этого, убедитесь, что выплата и снятие наличных регулярно осуществляется старшими сотрудниками.

Q: В чем разница между чтением X и Z? Чтения X и Z в современных POS-системах по существу предоставляют одну и ту же информацию при запуске в одно и то же время, но чтение X дает вам чтение (или предварительный просмотр), тогда как выполнение чтения Z сбрасывает отчет кассы.

Q: Что делать, если наличные не остаются на балансе? Если у вас нет остатка денежных средств, поговорите со старшим сотрудником. Точно запишите, сколько и где находится несоответствие с точки зрения типа квитанции (это должно быть идентифицировано путем сравнения всех физических квитанций и наличных денег с показанием X).

Q: Могу ли я доверять POS для балансировки наличных? да. Современная POS-система всегда должна обеспечивать точное считывание X и Z, а также большинство функций аудита на уровне пользователя, поэтому каждая транзакция имеет отметку времени и даты с указанием соответствующего оператора.

Q: Сколько денег я должен провести? Это полностью зависит от вас, но важно помнить, что главная цель состоит в том, чтобы ваш начальный баланс никогда не уменьшался и чтобы у вас было достаточно денег в кассе для обслуживания транзакций клиентов.

Q: Когда мне следует выполнять балансировку кассовых аппаратов? Как правило, балансировать кассовый аппарат лучше всего в конце дня или после окончания смены кассира.

Дополнительная литература: 10 шагов контрольного списка для определения лучшей POS-системы

Завершение

Некоторые вещи никогда не меняются, и процесс балансировки кассового аппарата является прекрасным примером старинной рутины гостеприимства, которой каждый бизнес в этом секторе должен строго следовать.

Мы надеемся, что наше руководство станет вашей библией по балансировке кассовых аппаратов. Почему бы не поделиться им со своими сотрудниками, чтобы убедиться, что все вы поете с одного листа гимнов?

Как вести обратный отсчет в кассовом аппарате

Независимо от типа кассового аппарата, который вы используете в своем бизнесе, вы всегда должны начинать с установленной суммы денег в кассовом ящике. Эта наличность, ваша «денежная масса», должна позволить вам предоставлять сдачу своим клиентам в течение дня. Не менее важно, что обратный отсчет до той же суммы в конце смены позволяет вам быстро определить, сколько денег вы взяли, и согласованы ли они с продажами, зарегистрированными в вашем реестре.

Перед закрытием кассы распечатайте выписку из дневного заработка. Это дает вам точный отчет для сравнения с суммой денег в ящике.

Сначала отсчитайте заранее установленную сумму из ящика, сохраняя тот же баланс мелкие купюры и сдачу, которую вам нужно будет начать снова в начале дня. Типичная стартовая сумма колеблется от 100 до 150 долларов. Отложите эту стартовую сумму.

Создайте список, содержащий номиналы купюр, чтобы вы могли записывать суммы по мере их подсчета.Вверху списка добавьте стартовую сумму.

Сначала отсчитывайте большие купюры, а затем переходите к более мелким и мелочам. Записывайте каждую купюру по мере ее отсчета. Например, если бы самые большие купюры в вашей кассе составляли три купюры по 50 долларов, вы бы выписали 3 х 50 долларов, а итого 150 долларов. Повторите этот процесс для каждой банкноты меньшего размера, а затем для сдачи.

Закройте транзакции смены на вашем автомате для кредитных карт и убедитесь, что он уравновешен, затем запишите и просуммируйте свои дневные чеки.Если ваш кассовый аппарат не дает вам отдельных итогов для каждого способа оплаты, вычтите данные кредитной карты и проверьте квитанции из общей суммы. Остается только та сумма наличных, которая должна быть у вас в кассе.

Добавьте общее количество выписанных купюр и монет. Проще всего сделать аккуратные столбики или использовать заранее распечатанный бланк. Сравните свою сумму с суммой наличных денег, которую вы должны иметь. Вы редко будете абсолютно правы из-за человеческой ошибки, но должны быть в пределах относительно нескольких долларов от правильной суммы.

  • Вы также можете округлить числа до ближайшего доллара, чтобы не работать с небольшими изменениями.

    Если вы записываете отклонение денежных средств каждый день, вы скоро узнаете, что является нормальным для данной недели или дня недели. Любое внезапное изменение этих цифр может сигнализировать о необходимости переобучения персонала или, в худшем случае, о наличии проблемы с кражей сотрудников.

    Хорошая практика заключается в том, чтобы второй сотрудник считал деньги, чтобы выявить любые ошибки и предотвратить кражу.

Как быстро и точно сбалансировать денежные ящики — блог Star Micronics POS

Для ведения успешного бизнеса критически важны наличные деньги. Многие будут утверждать, что наличные деньги уходят, и хотя это может быть правдой в один прекрасный день в будущем, до этого еще далеко. Многие люди по-прежнему работают, используя в основном наличные деньги, и клиенты ожидают, что смогут использовать наличные для оплаты своих покупок, куда бы они ни пошли.

Таким образом, балансировка денежного ящика становится необходимой бизнес-задачей.Хотя это не самый приятный аспект ведения бизнеса, важно, чтобы ваши денежные ящики были правильно сбалансированы. Эта задача может занять много времени, но не обязательно. Вы можете научиться ускорять процесс, оставаясь организованным, регулярно балансируя и используя данные из имеющегося у вас программного обеспечения.

При правильной и регулярной балансировке в ваших денежных ящиках всегда будет достаточно денег, чтобы ваши сотрудники могли работать посменно, не нарушая работу и не оказывая отрицательного воздействия на обслуживание.

Чтобы оставаться прибыльным, каждый денежный ящик должен быть сбалансирован в конце каждой смены. Если это происходит слишком часто и у вас нет пропускной способности для этого, по крайней мере, убедитесь, что вы балансируете свой денежный ящик в конце каждого дня.

Быстрая и точная балансировка денежных ящиков — это искусство, но этому можно научиться. Вот несколько указателей:

Наличные деньги и то, сколько должно быть у предприятий, имеют важное значение для прибыльного ведения бизнеса. Количество наличных денег, имеющихся в денежных ящиках, является важной частью этого.Розничным торговцам необходимо иметь достаточно денег в ящике, чтобы обеспечить сотруднику полную смену.

Назначьте одного человека на каждый денежный ящик

Можно обойтись одним денежным ящиком на всем этаже, но это не рекомендуется. Чем больше людей обслуживают ваш денежный ящик одновременно, тем труднее определить, кто несет ответственность, когда подсчеты заканчиваются.

Когда у вас есть один сотрудник, обслуживающий каждый ящик, вы можете повысить подотчетность. Да, возможно, вы склонны доверять своим сотрудникам, и вы правы.Большинству сотрудников можно доверять. Но у вас также есть бизнес, и кражи сотрудников случаются. Когда дело доходит до обращения с наличными деньгами, имеет смысл привлекать сотрудников к ответственности. Вы обеспечите точный подсчет в конце каждой смены и столкнетесь с меньшим количеством проблем в будущем.

Считать наличные в начале дня

Многие считают, что подсчет наличных происходит только тогда, когда вы балансируете денежный ящик в конце каждого дня.

Неверно.

Важно начинать каждый день, зная, что уже в кассе.Вам нужна здоровая денежная база в вашем кассовом аппарате в начале каждого дня, чтобы у вас было достаточно денег для покрытия ваших операций. Это еще один балансирующий акт. Слишком мало, и у ваших сотрудников могут закончиться деньги в середине смены, что приведет к задержкам. Слишком много, и вы увеличиваете вероятность кражи сотрудников.

Примечание: неплохо также убедиться, что у вас есть денежный ящик подходящего размера.

Депозит наличными в течение смены

Во время загруженной смены это нормально, что регистр становится немного неорганизованным: слишком много 20 долларов и недостаточно синглов, или наоборот.Регулярная уборка денежного ящика в течение дня может помочь обеспечить исправность вашего регистратора, когда придет время для окончательного подсчета.

Вкладывайте наличные в периоды затишья, чтобы у вас было достаточно денег, когда бизнес возобновится, и считайте то, что есть в наличии. Обязательно удалите разницу из своего утреннего счета, чтобы вам не пришлось считать дважды. Также будет полезно, если для этого процесса будут присутствовать два человека. Это помогает повысить точность и подотчетность.

Потяните отчет POS для каждого ящика впоследствии

Независимо от того, балансируете ли вы в денежном ящике в конце каждого дня или в конце каждой смены, вам понадобятся точные данные, с которыми вы сможете сравнивать свои счета.Вытягивайте отчет о торговой точке всякий раз, когда закрываете денежный ящик. Выдвиньте ящик и вернитесь в отдельное место в магазине для подсчета. Вам нужно будет тщательно проверить счет, поэтому убедитесь, что у вас достаточно времени.

MPOS: революция в платежах

Подсчитайте наличные из каждого ящика в отдельном месте

Сначала проведите физический подсчет. Подсчитайте общую сумму всех монет, банкнот и квитанций PDQ и сравните эти числа с общей суммой в отчете.Нет ничего необычного в небольшой нехватке наличности или небольшом несоответствии. Часто при повторном подсчете они исчезают. Если при сдаче сдачи сотрудниками не было допущено ошибок, все должно сложиться.

Выявление и устранение несоответствий

Однако, если вы обнаружите серьезную нехватку, вам нужно будет еще раз просмотреть данные со своего POS-терминала. Большинство расхождений вызвано простой человеческой ошибкой и не является гнусной. Ищите дефицит и излишки. Избыток означает, что клиенты, скорее всего, были недооценены, и вам стоит обратить на это внимание, если вам нужно предложить некоторым сотрудникам дополнительное обучение.Другие несоответствия могут означать, что наличные были потеряны, украдены или неправильно подсчитаны.

Чтобы решить эту проблему, проведите пересчет всех денежных средств, чеков, купонов и квитанций по кредитным картам. Если вы не справитесь, дважды проверьте кассу и свой денежный ящик на предмет отсутствующих квитанций. Просмотрите свои транзакции POS, чтобы увидеть, можете ли вы обнаружить что-либо, что может отсутствовать, например квитанции. Также неплохо было бы убедиться, что у вас есть кто-то, кто может регистрировать расхождения денежных средств в отчетах о прибылях и убытках малого бизнеса.

Учет операций с денежным ящиком

Однако, если вы обнаружите серьезную нехватку, вам нужно будет еще раз просмотреть данные со своего POS-терминала. Большинство расхождений вызвано простой человеческой ошибкой и не является гнусной. Ищите дефицит и излишки. Избыток означает, что клиенты, скорее всего, были недооценены, и вам стоит обратить на это внимание, если вам нужно предложить некоторым сотрудникам дополнительное обучение. Другие несоответствия могут означать, что наличные были потеряны, украдены или неправильно подсчитаны.

Чтобы решить эту проблему, проведите пересчет всех денежных средств, чеков, купонов и квитанций по кредитным картам. Если вы не справитесь, дважды проверьте кассу и свой денежный ящик на предмет отсутствующих квитанций. Просмотрите свои транзакции POS, чтобы увидеть, можете ли вы обнаружить что-либо, что может отсутствовать, например квитанции. Также неплохо было бы убедиться, что у вас есть кто-то, кто может регистрировать расхождения денежных средств в отчетах о прибылях и убытках малого бизнеса.

Процедуры в начале и в конце дня — ChargeLogic

Приблизительное время прочтения: 3 мин.

ChargeLogic Retail Express позволяет вам установить определенные процедуры, которым кассиры должны следовать в начале каждого дня или смены и в конце каждого дня или смены.Эти процедуры предназначены для обеспечения безопасности ваших денежных средств, поддержания точных остатков денежных средств в системе и помощи в выверке и управлении денежными средствами.

Существуют две настройки, которые влияют на процедуру открытия кассового терминала, и обе можно найти на карте EFT Store Card или настроить во время мастера установки Retail Express. Рекомендуется включить параметры «Удалить при закрытии» / «Плавать при открытии» и «Требовать счет при закрытии». Это приведет к тому, что кассир будет записывать начальную сумму в денежном ящике, когда POS открыт в течение дня или смены, а кассир, который закрывает POS, должен будет подсчитать содержимое денежного ящика и удалить его.Ящик будет пустым между днями и сменами.

Снять при закрытии / Плавать при открытии

Когда этот параметр включен, касса автоматически предложит кассиру ввести плавающую сумму при начале нового дня или смены.

Вы можете настроить сумму по умолчанию на карточке терминала EFT, если хотите каждый раз предлагать одну и ту же сумму в обращении. Рекомендуется связать этот параметр с параметром «Счетчик, необходимый для закрытия торговой точки».

Счетчик, необходимый для открытия POS

Когда этот параметр включен, касса автоматически предложит кассиру произвести подсчет при начале нового дня или смены.Если включена настройка «Удалить при закрытии / с плавающей запятой при открытии», операция счета происходит после операции с плавающей запятой. Не типично включать параметр «Счетчик, необходимый для открытия POS», когда включен параметр «Удалить при закрытии / плавающий при открытии», поскольку баланс ящика на момент открытия должен соответствовать сумме плавающего платежа, которую кассир только что ввел.

Счетчик, необходимый для закрытия POS

Когда этот параметр включен, касса автоматически предложит кассиру произвести подсчет при закрытии дня или смены.Рекомендуется включить этот параметр, чтобы обеспечить точный баланс ящика в конце каждого дня или смены.

В начале каждого дня или смены в окне входа в POS-терминал будет отображаться сообщение о том, что POS-терминал в настоящее время закрыт.

Если войти в систему в качестве кассира с разрешением на открытие торговой точки, она откроется и запустит настроенные вами процедуры открытия. Если включен параметр «Снять при закрытии / плавающий при открытии», кассиру будет предложено ввести плавающую сумму.

Если включен счетчик, необходимый для открытия POS, кассиру будет предложено подсчитать содержимое ящика.

Как только эти действия будут выполнены, POS будет готов к продаже.

В конце каждого дня или смены последней операцией, которую вы выполняете в торговой точке, должен быть вход в систему в качестве кассира с разрешениями «Закрыть» и нажатие кнопки «Закрыть день / смену».



Это запустит процедуру закрытия. Если включен параметр «Счетчик, необходимый для закрытия POS», кассиру будет предложено подсчитать содержимое ящика.

Если разница между подсчитанной суммой и рассчитанным балансом превышает Максимальную сумму несоответствия для Магазина, кассира спросят, следует ли корректировать баланс.

Затем, если включен параметр «Удалить при закрытии / плавающий при открытии», будет создана операция удаления тендера, которая удалит все денежные средства из общей суммы ящика системы, и кассир должен удалить все деньги из ящика. Наконец, отобразится отчет о закрытии (иногда называемый Z-отчетом).

Иногда вам может понадобиться увидеть снимок дневных продаж. Вы можете просмотреть эту информацию, нажав кнопку X-Report.


Система сгенерирует отчет, показывающий продажи, возвраты, остатки денежных средств и другую информацию для текущего Терминала.

Каждый раз, когда POS открывается в течение одного дня, система создает новую смену. Если вы не используете смены, не беспокойтесь об этом — просто закройте POS один раз в конце дня, и вы получите все свои транзакции за одну смену.Если у вас несколько смен, все, что вам нужно сделать, это убедиться, что вы запускаете операцию закрытия в конце каждой смены. Система создаст для вас новую смену, когда в следующий раз войдет в систему кассир, имеющий разрешение «Открыть». Помните, что операции открытия и закрытия, такие как подсчет тендеров, нужно будет запускать для каждой смены.

Как посчитать свой денежный ящик

Перед закрытием Реестра может оказаться полезным подсчитать количество наличных денег, подарочных сертификатов и чеков в вашем ящике и ввести эти суммы в приложение Paysafe POS, чтобы отслеживать количество ваших ящиков.Для этого нажмите кнопку «Управление» на главном экране, а затем выберите вкладку «Конец дня». Нажмите кнопку подсчета рядом с ящиком подсчета в правой части экрана.

Типы тендеров, которые необходимо подсчитать, перечислены в левой части экрана с цифровой клавиатурой в центре, где вы можете ввести суммы.Сначала введите общую сумму наличных денег с помощью цифровой клавиатуры и нажмите кнопку «Добавить». Вы также можете использовать ручной счетчик наличных денег для ввода купюр и монет по номиналу. Выберите «Наличные» в левом столбце и нажмите кнопку «Ручной счетчик наличных денег». На экране счетчика наличных денег выберите купюру или номинал монеты, используйте цифровую клавиатуру в правой части экрана, чтобы ввести сумму этой купюры или монеты на руках, и нажмите кнопку «Добавить». Повторите эти действия для каждой банкноты и монеты в вашем ящике. Вы можете распечатать сводку ручного подсчета, нажав кнопку «Печать».После того, как вы закончите вводить все купюры и монеты в свой ящик, нажмите кнопку «Сохранить», чтобы вернуться к экрану ящика подсчета.

Затем введите общую сумму денег из чеков, если таковые имеются, в кассу. Нажмите кнопку «Добавить». Наконец, введите в лоток общую сумму денег из подарочных сертификатов, если таковые имеются. Нажмите кнопку «Добавить».Когда вы закончите вводить данные, нажмите кнопку «Сохранить счетчики», чтобы сохранить изменения и вернуться к экрану «Конец дня».

Пошаговая сводка

  1. Нажмите кнопку управления на главном экране, а затем выберите вкладку «Конец дня»
  2. Нажмите кнопку подсчета рядом с ящиком подсчета
  3. Введите общую сумму наличных денег с цифровой клавиатуры и нажмите кнопку «Добавить».ИЛИ,
  4. Нажмите кнопку ручного счетчика наличных денег
  5. — Выберите купюру или номинал монеты, используйте цифровую клавиатуру в правой части экрана, чтобы ввести сумму этой купюры или монеты в руке, и нажмите кнопку «Добавить»
    1. Повторите для каждой купюры и монеты в вашем ящике
    2. Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы вернуться к экрану ящика счетчика
  6. Введите общую сумму денег по чекам, если таковые имеются, и нажмите кнопку «Добавить».
  7. Введите общую сумму денег из подарочных сертификатов, если таковые имеются, и нажмите кнопку «Добавить».
  8. Нажмите кнопку «Сохранить счетчики», чтобы сохранить изменения и вернуться к экрану «Конец дня».

BPA POS-решения | Основные советы по балансировке вашего кассового аппарата

Каждый бизнес обрабатывает свои транзакции через кассовый аппарат.Независимо от того, какой тип оплаты они предпочитают или принимают, у компании должен быть реестр, готовый работать с наличными безналичными расчетами. Но для ежедневного отслеживания этих денег требуется подробная система. Вот основные советы по балансировке вашего кассового аппарата.

Основы работы с кассовым аппаратом

Кассовые аппараты издавна использовались как обычный способ хранения и перевода денег в офисах. Эти мини-банки снабжают предприятия средствами для приема платежей от клиентов, поэтому каждый владелец бизнеса и сотрудник должны понимать, как ими управлять.

Что такое кассовые аппараты и как они используются?

Независимо от того, новичок ли вы в своем бизнесе или не проводите много времени по другую сторону стойки обслуживания, вы можете не знать, что именно такое кассовые аппараты. Тем не менее, эти инструменты являются средством, с помощью которого компании ведут дела с клиентами.

Однако, поскольку клиенты все чаще используют бесконтактные и цифровые способы оплаты, кассовый аппарат не является основным методом обмена платежами. Тем не менее, физические банкноты и монеты продолжают служить основой финансовых продаж.Таким образом, вы всегда должны быть готовы к тому, что покупатель заплатит наличными и сможет вернуть разницу.

Почему необходимо балансировать кассовый аппарат?

В течение рабочего дня кассовые аппараты открываются и закрываются с различными суммами наличных денег и монет. В начале дня сотрудник стартует с набором наличных денег в кассовом лотке. Большинство предприятий хранят этот лоток в сейфе вместе с другими финансовыми запасами и важными документами. Итак, в начале своей смены член команды или менеджер достанет лоток и запустит кассовый аппарат.

По мере того, как покупатели приходят и оплачивают товары в магазине, кассовый аппарат подсчитывает, сколько наличных денег поступило в кассу, а сколько осталось. В конце дня сотрудник отвечает за возврат ящика и распечатку всех транзакций с итоговой суммой внизу. У вас не должно быть расхождений между ожидаемой суммой и суммой наличных денег в ящике. Если вы это сделаете, это может означать, что сотрудник неправильно управляет системой или что происходит незаконная деятельность.Хотя вы можете полностью доверять своим сотрудникам, никогда не помешает следить за этим процессом, чтобы не произошло ничего загадочного.

Сведение кассового аппарата

Уравновешивание вашего кассового аппарата — жизненно важная часть эффективности бизнеса, организации и этики. Вы должны научить себя и своих сотрудников правильной методике. В противном случае вы можете потерять деньги или исказить свои финансовые результаты.

Задавайте ожидания с самого начала

При обучении вашего персонала работе с кассовым аппаратом вы должны сначала установить ожидания.Вы должны подчеркнуть необходимость внимания к деталям и точного учета. Человек, который берет ящик и считает его, должен осторожно обращаться с наличными и знать ожидаемую начальную сумму, чтобы внести соответствующие изменения.

Вы также должны сказать сотрудникам, чтобы они не перемещали наличные деньги между кассами без разрешения менеджера. У каждого сотрудника должен быть свой ящик, которым они пользуются на протяжении всей смены. Вам не нужен ящик для каждого сотрудника — его достаточно для всех, кто работает в смену.Чем меньше людей обращаются с наличными деньгами, тем лучше. Таким образом, если возникают какие-либо проблемы, ответственность ложится на меньшее количество членов команды.

Начать со счета

Сотрудники и менеджеры обычно считают денежные ящики в конце дня. Однако важно также считать наличные в начале дня. Если вы не работаете в круглосуточном заведении, бывают периоды времени, когда в здании никого нет.

С момента, когда ваш последний сотрудник считает эти деньги в конце дня до начала следующего, с вашими деньгами может случиться что угодно.Подсчет ящиков в начале дня позволяет избежать путаницы в дальнейшем и повышает ответственность всех сотрудников.

Депозит и счет в течение дня

В зависимости от того, насколько загружен ваш бизнес в данный день, вы можете быстро потратить деньги. Вот почему вы должны вносить наличные в течение дня и подсчитывать свои новые суммы. Меньше всего вам нужен клиент, которому нужен кэшбэк или разница в наличных, а у вас нет счетов, которые можно было бы использовать. Если у вас простои, отправляйтесь на задний двор, чтобы пополнить свой ящик, чтобы вы могли лучше обслуживать клиентов, которые выписываются вместе с вами.

Подсчет в конце дня

Процедура завершения рабочего дня на вашем предприятии должна включать окончательный подсчет наличных денег. Выньте кассовый лоток и распечатайте X-показание, которое сообщает о наличных деньгах в ящике. Отнесите оба этих предмета в безопасное место в задней части магазина и пересчитайте наличные вручную. Лучший способ убедиться, что у вас есть точный счет, — это использовать стикер и записать номер каждой купюры и номинал монеты.

Например, вы можете посчитать запись примерно двадцать четыре сингла, четыре двадцатых и восемь четвертей.После написания каждой суммы вы можете умножить и сложить сумму. Эта сумма должна совпадать с числом внизу X прочитанного. Если нет, вам следует пересчитать и перепроверить свои математические расчеты — легко просчитаться в конце долгого дня.

Раздельная и магазинная выручка

После внесения вашей суммы в кассу, пора отделить прибыль от начальной суммы. Хотя у вас может не быть сотрудника для обработки последнего денежного перевода, важно помнить об этом последнем шаге.Возьмите общий доход из каждого ящика и сбалансируйте его на следующий день. Затем соберите свои доходы и храните их в сейфе вместе с полными денежными ящиками. Если вы работаете с банком, вы должны отнести эти деньги прямо в свое финансовое учреждение в конце дня или недели, чтобы все ваши счета были точными.

Знание этих важных советов по балансировке вашего кассового аппарата поможет вашему бизнесу работать бесперебойно. Обязательно устраняйте несоответствия на месте. В противном случае у вас могут возникнуть проблемы с бухгалтерским учетом в будущем.Если вам нужна система для управления вашими транзакциями и поддержки ваших усилий по балансированию денежных средств, попробуйте наше программное обеспечение для учета розничных продаж от Business Software Solutions уже сегодня.

Как объяснить пропажу денег из кассы

Существует ряд причин, по которым ваш кассир может потерять баланс, когда пришло время закрыть кассу. По большей части эти несоответствия возникают из-за того, что сотрудники совершают простые ошибки и не улавливают их вовремя.

Вот несколько причин, по которым ваши числа в отчетах могут совпадать с деньгами в вашем ящике.

  1. Слишком много сдачи покупателям

Одной из основных причин возникновения дефицита является то, что кассиры в конечном итоге переплачивают клиентам. И хотя эти денежные расхождения действительно случаются время от времени, хорошей новостью является то, что недостающие деньги обычно составляют всего несколько центов за доллар. По этой причине некоторые магазины предоставляют кассирам некоторую гибкость, обычно 0 долларов.От 50 до 1 доллара, если им не хватит хотя бы раз в синюю луну.

  1. Недостаток сдачи покупателям

Знаете ли вы, что излишек в ящике так же плохо, как и недостаток? Это связано с тем, что чаще всего излишки являются результатом того, что кассир не дает покупателю достаточную сдачу. Излишки особенно плохи из-за негативного влияния, которое они могут оказать на репутацию вашего бренда. Вы не рискуете, что недовольный покупатель никогда больше не совершит покупку в вашем магазине, он также может опубликовать в социальных сетях информацию о своем опыте, которую его недооценивают.

  1. Ввод неверных способов оплаты

Еще один фактор, из-за которого кассир может закончить смену без остатка, — это ввод неправильного типа платежа. Это особенно распространено среди магазинов, использующих системы торговых точек, требующие от кассира вручную вводить, был ли оплачен продукт наличными, кредитной и дебетовой картой или подарочными картами и сертификатами, где одна неосторожная ошибка может вызвать у кассира значительный избыток или дефицит. Хотя эти ошибки могут быть очень неприятными, хорошая новость в том, что денег действительно не хватает.И после небольшого исследования менеджеры обычно могут обнаружить проблему и исправить ее.

  1. Отсутствие обработки возвращает должным образом

Несоблюдение надлежащего протокола возврата также может вызвать множество проблем, когда дело доходит до отчетов об окончании смены, особенно в тех случаях, когда покупатели выбирают возврат наличными вместо обмена товара или получения кредита в магазине. На самом деле, неправильное обращение с возвратами может вызвать множество проблем с запасами, а также вызвать расхождения в кассовых счетах, поэтому всегда полезно убедиться, что только хорошо обученные и опытные сотрудники могут обрабатывать возвраты.

  1. Кража

Последняя основная причина нехватки наличных денег — воровство.

Хотя менеджеры не должны спешить обвинять кассиров в воровстве при первых признаках нехватки, бывают случаи, когда сотрудники действительно воруют из ящика. Как только вы заметите, что деньги регулярно пропадают в конце смены, вы захотите провести расследование, чтобы узнать, не ворует ли у вас кто-то.

Хорошая POS-система может помочь предотвратить рост этих ошибок

При управлении несколькими сотрудниками всегда существует вероятность того, что кассир допустит неосторожную ошибку, которая повлияет на итоговый отчет или запасы.И пока люди работают в магазинах, проводят инвентаризацию и управляют деньгами, вам нужно время от времени учитывать человеческие ошибки.

С учетом сказанного, несоответствие наличности — серьезная проблема. Даже когда денег на самом деле не хватает, менеджеры все равно тратят много времени на чтение квитанций или просмотр данных, чтобы отследить ошибки и исправить их — и это время можно было бы потратить на более продуктивные дела. Кроме того, менеджеры мало что могут сделать для снижения вероятности человеческой ошибки, если не считать лучшего обучения и ограничения кассового аппарата только для одного человека.

Z-отчет Erply предоставляет интерактивные данные по каждой транзакции, так что вы можете развернуть, чтобы просмотреть любые расхождения.

Хорошая новость заключается в том, что технологии, используемые для управления запасами, регистрации транзакций и отслеживания денег в магазине, прошли долгий путь. Фактически, хорошая POS-система включает в себя ряд средств внутреннего контроля, предназначенных для защиты от неосторожных ошибок, которые вызывают расхождения в отчетах или действительно стоят денег магазину.И хотя эти системы не могут полностью исключить вероятность того, что сотрудники совершают ошибки, они могут помочь вам выявить и исправить ошибки до того, как они превратятся в более крупные и требующие больше времени проблемы.

Вот несколько полезных функций, которые следует искать в системе POS, чтобы помочь вам более эффективно управлять деньгами вашего магазина и его запасами:

  • Отслеживание продаж в реальном времени: система, которая регистрирует продажи по мере их возникновения и упрощает поиск прошлых транзакций, может помочь в отслеживании и устранении несоответствий.
  • Удаленный доступ: POS-системы со встроенной облачной технологией позволяют легко отслеживать продажи и просматривать отчеты в любом месте и в любое время одним нажатием кнопки.
  • Простой в использовании интерфейс. Хорошая POS-система должна иметь интуитивно понятный дизайн, в котором легко разобраться. Таким образом, у сотрудников гораздо меньше шансов ошибиться или нажать не ту кнопку при обработке платежей или возврате.
  • Отслеживание сотрудников и отчетность. Отслеживание активности сотрудников может помочь вам быстрее обнаруживать ошибки.Помимо помощи менеджерам магазинов в отслеживании сотрудников, подозреваемых в нечестном поведении, возможность отслеживать своих сотрудников позволяет вам понять, кто и почему делает ошибки, и это может помочь вам обучить сотрудников и предотвратить повторение тех же ошибок. в будущем.

Получите систему, которая делает все это

Если вы ищете программное решение, которое поможет свести к минимуму ошибки сотрудников и снизить вероятность дефицита или переизбытка, Erply может вам помочь.Erply — это больше, чем просто POS-система, это комплексная программная платформа для розничной торговли, которая помогает в управлении магазинами, а также в отслеживании продаж, улучшении маркетинговых стратегий и управлении запасами в отдельных точках или во всех франчайзинговых цепочках.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *