Как составлять должностную инструкцию – Как правильно составить должностную инструкцию

Содержание

Оформление должностной инструкции по ГОСТу

В сфере трудового законодательства РФ должностная инструкция не является обязательным документом в связи с тем, что круг обязанностей в рамках ст.57 ТК РФ можно оговорить и в договоре о сотрудничестве.

Но многие компании, тем не менее, работают по старинке, и по сей день предпочитают создавать инструкцию, забывая о том, что с момента подписания она приобретает статус локального документа, который оформляется уже в соответствии с законом.

Что это за документ?

Трудовой кодекс РФ не содержит ни единого упоминания о должностной инструкции в прямом смысле, но вот в иносказательном некоторые нормы ТК РФ ссылаются на инструкцию.

В частности, в ст.15 ТК РФ сказано, что работнику должны быть поручены именно те обязанности, которые входят в его трудовую функцию и определены локальными актами компании. Также своеобразное упоминание об инструкции содержится и в ст.56 ТК РФ.

При этом в силу ст.22 ТК РФ работодатель имеет право на создание локальных актов, которые будут регулировать работу предприятия уже в соответствии со спецификой, конечно при отсутствии аналогичных норм федерального уровня и с соблюдением правил, оговоренных ст.8 ТК РФ, подразумевающей полное соблюдение прав работника даже на локальном уровне.

Таким образом, оформление должностной инструкции, пускай и косвенно, но рассматривается законодательством в качестве одного из документов.

Назначение

Несмотря на то, что в ТК РФ определение должностной инструкции отсутствует, указанный документ можно охарактеризовать как своеобразный перечень круга обязанностей по должности, введенной в действие штатным расписанием.

При этом в инструкции кроме основных направлений деятельности оговариваются и полномочия работника в тех или иных случаях, и определяются границы прав и меры ответственности.

Также помимо вышеуказанных сведений ДИ содержит и некоторые требования и условия к самому сотруднику, а именно:

  • его квалификации;
  • перечню знаний в определенной области;
  • владению информацией по отдельно взятой нормативной базе;
  • соподчиненности.

Следует отметить, что инструкция при ее оформлении помогает решить ряд задач:

  • избежать конфликтных ситуаций в споре об исполнении тех или иных заданий;
  • ограничить работодателя в требованиях вменения обязанностей, которые должности не присущи и в принципе не входят в трудовую функцию;
  • разграничить обязанности по тождественным должностям в соответствии с участками работы.

Классификация

Основной особенностью должностной инструкции является ее создание к определенной должности, а не по отношению к личности труженика. То есть указанный документ изначально разрабатывается на основании конкретных должностей, присутствующих в штатном расписании, таким образом, полностью охватывая весь объем работы на предприятии с его дальнейшим распределением между специалистами и работниками.

Однако в ряде случае допускается оформление инструкции под определенного сотрудника, что возможно при совмещении нескольких должностей либо поручении заданий, которые ранее не были вменены работнику.

То есть можно выделить два типа ДИ:

  • индивидуальная;
  • типовая.

Кто разрабатывает?

Как правило, в создании практически любого локального акта участвует юрист учреждения.

Но так как речь идет именно о кадровой документации, к разработке инструкций могут быть привлечены и следующие специалисты:

  • менеджер по персоналу;
  • специалист из отдела, по которому инструкции и разрабатываются, — к примеру, тот же бухгалтер либо же экономист для уточнения обязанностей по узкопрофильной области.

Оформление должностной инструкции по ГОСТу в 2019 году

Несмотря на то, что прямой регламентации по созданию должностной инструкции закон не содержит, определенные правила именно при создании организационно-распорядительной документации имеются.

Так, Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст утвержден ГОСТ, применяемый при создании унифицированных форм кадровой документации, к которой инструкция, кстати, и относится.

Также при разработке ДИ к каждой должности за основу берутся нормы ЕТКС, в которых приведены и требования к той или иной должности, и типовой перечень обязанностей.

Основные требования

Следует отметить, что с даты подписания сторонами инструкция будет являться локальным документом, нормы которого обязаны соблюдать как работодатель, так и сотрудник.

Именно поэтому при разработке указанного документа ошибок допускать нельзя, в противном случае в рамках ст.8 ТК РФ инструкция может быть признана недействительной, что в свою очередь повлечет за собой уже другие сложности.

То есть ДИ изначально должна быть создана как с учетом ГОСТа, так и рекомендаций по ЕТКС, а также содержать определенные атрибуты, присущие локальной документации, включающей в себя не только подписи сторон и обязательное утверждение, но и типовые разделы с соблюдением определенной структуры.

Порядок и правила

Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, в котором вплотную используются нормы трудового права, что предопределяет распространение требований ст.8 ТК РФ на указанный документ.

То есть одним из основных правил при создании ДИ является полное соблюдение прав предоставленных работникам в рамках трудовых правоотношений, учитывая, что противоречие в виде нарушения той же трудовой функции может привести к отмене инструкции.

При этом, не менее важным является и порядок создания указанного документа, имеющего юридическую силу и дающего возможность использовать инструкция не только в качестве инструмента регулирования трудового процесса, но и веского аргумента в спорных ситуациях.

То есть ДИ как минимум должна быть разработана с учетом вышеперечисленных документов и быть утверждена в рамках правил, оговоренных Постановлением №65-ст.

Форма и структура

Есть нормы ГОСТа Р 6.30-2003 на основании которых и разработана типовая форма должностной инструкции с учетом норм ЕТКС по каждой отдельно взятой отрасли.

Естественно разработана и типовая структура документа, которая оформляется в соответствии с унифицированными требованиями Постановления №65-ст.

В частности, во исполнение п.3.20 текст инструкции должен излагаться на государственном языке с обязательным нумерованием страниц.

Также в рамках указанного пункта повествование ведется от третьего лица, несмотря на то, что реквизиты организации указываются.

И конечно, при оформлении должностной инструкции по ГОСТу используются нормы раздела 4, который регламентирует базовые отступы от левого и правого края.

Разделы и реквизиты

Как правило, порядок создания должностной инструкции на многих предприятиях аналогичен, учитывая, что указанный документ разрабатывается на основании тех же ЕТКС.

Именно поэтому инструкции и содержат следующие разделы:

  • общие требования, в которых указывается квалификация, определенные навыки и знания по должности;
  • непосредственный функционал, включающий в себя перечень основных задач, поставленных перед отделом и круг обязанностей по отдельно взятой вакансии;
  • права сторон, объясняющие границы полномочий и допуск к определенным отраслям хозяйственной деятельности компании;
  • взаимодействие с другими отделами либо учреждениями в рамках исполнения порученных заданий;
  • полномочия, если речь идет о заместителе директора, который в период отпуска руководителя может исполнять определенный круг обязанностей, допустим, подписывать финансовые документы и вести прием и увольнение сотрудников;
  • ответственность, которая может выражаться как в общих фразах по неисполнению вмененных обязанностей, так и конкретное указание дисциплинарного наказания за те или иные проступки.

Также наряду с вышеперечисленными разделами должностная инструкция должна содержать в себе реквизиты компании, а именно, ее наименование, почтовый адрес и код.

Как оформить титульный лист?

Любой документ подобного типа начинается с титульного листа, который оформить правильно не менее важно, чем последующее содержание инструкции.

Так, титул должен содержать:

  • название организации;
  • наименование документа;
  • должность;
  • год издания документа;
  • регистрационный номер;
  • место издания;
  • гриф об утверждении.

Образец (примеры)

Структура документа выглядит так:

Образцы должностных инструкций представлены ниже и их можно скачать в качестве типовых форм.

Должностная инструкция бухгалтера

Должностная инструкция главного бухгалтера

Должностная инструкция менеджера по продажам

Должностная инструкция секретаря-референта

Должностная инструкция специалиста

Должностная инструкция юриста

Утверждение

В рамках закона порядка издания и утверждения должностной инструкции не создано. Именно поэтому при решении указанного вопроса следует руководствоваться нормами Постановления №65-ст.

В п.3.16 сказано, что инструкция может быть утверждена двумя способами, а именно:

При этом, если речь идет только об одной или нескольких инструкциях возможно использовать только гриф, однако в больших компаниях с достаточно солидным штатом, подписать и проштамповать все документы будет накладно по времени, именно поэтому желательно использовать общий приказ.

Подписание

Как правило, должностная инструкция создается к должности, а не к конкретному работнику.

При этом, при трудоустройстве каждый последующий специалист не только должен быть ознакомлен с оговоренным актом, но и должен поставить свою подпись.

А так как множество неразборчивых росписей очередного труженика могут внести путаницу, желательно к инструкции прикрепить ознакомительный листок в виде таблички всего на несколько граф.

Ниже представлен образец:

Порядок внесения изменений

В случае, если направления деятельности учреждения меняются, и круг обязанностей штатного сотрудника изменяется либо расширяется, издается приказ о внесении изменений в некоторые пункты.

При этом, если инструкция видоизменяется кардинально, издается уже новая в другой редакции.

Кстати, в рамках корректировки можно оформить дополнение к должностной инструкции по типовому образцу.

Пример представлен ниже:

Инструкция заместителя директора по УВР (допсоглашение)

Нюансы подготовки

Конечно, в общем порядок создания инструкции не выглядит особо сложным, учитывая, что за основу достаточно взять:

  • типовой образец;
  • ЕТКС.

Однако в ряде случаев даже простой процесс может вызвать определенные трудности в некоторых ситуациях.

У ИП

В частности, в рамках ТК РФ индивидуальный предприниматель обязан соблюдать нормы ТК РФ, поэтому при необходимости и большом объеме труда оформить инструкции на каждого работника будет целесообразно с использованием вышеописанных правил.

Однако если занятость у ИП предполагает разовый либо периодический характер, достаточно будет срочного договора с указанием всех основных условий сотрудничества.

При совмещении должностей

Как правило, инструкция создается не под сотрудника, а для определенной должности с учетом норм, закрепленных в ЕТКС.

При этом, если по решению руководства и с согласия труженика предстоит совмещение двух должностей возможно два варианта, в частности:

  • оформление именной инструкции, действие которой будет распространяться только на одного сотрудника, а не на последующих, после его увольнения;
  • ознакомление с обеими инструкциями по двум должностям с одновременным изданием приказа о совмещении и доплате.

Хранение

Согласно п.657 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 трудовые договоры, а также иные соглашения и инструкции относятся к документации по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет.

При этом, до передачи в архив инструкции находятся в отделе кадров в двух либо единственном экземпляре.

То есть, если компания состоит из многих структурных подразделений, разрабатывается три экземпляра, один из них подкладывается под положение о них же, второй хранится в отделе кадров, а третий — уже у сотрудника.

Если же учреждение сравнительно невелико, работник кадров хранит только один экземпляр, а вот второй выдается труженику под роспись на руки.

Распространенные ошибки

Как правило, мало кто из кадровых работников подходит к созданию должностных инструкций с большим рвением и энтузиазмом.

Наоборот, многие относятся к их оформлению как к формальности, что собственно впоследствии и приводит к сложностям.

В частности, кадровики берут за основу типовые инструкции, забывая о специфике компании, что в будущем приводит к спору уже с самими работниками, которые не желают исполнять обязанности, не присущие их должности либо же не включенные изначально.

Также еще одной ошибкой при оформлении ДИ является невключение в состав создателей узкопрофильных специалистов, учитывая, что только они способны конкретизировать определенные задания и порядок разрешения тех или иных ситуаций, — к примеру, те же вопросы взаимодействия с иными структурами.

Советы и рекомендации

В рамках Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 должностная инструкция может быть создана двумя путями, а именно:

  • в качестве приложения к основному договору о взаимном сотрудничестве;
  • в виде отдельного документа.

В первом случае любое внесение изменений требует не только сложной процедуры, но и исполнения норм ст.72 ТК РФ, подразумевающей как минимум согласие работника.

А вот во втором, внести изменения либо же издать инструкцию в новой версии будет гораздо проще, учитывая, что понадобится только приказ об утверждении ДИ с грамотным обоснованием нововведений и, опять же, согласие сотрудника.

Также при оформлении должностной инструкции следует учитывать нормы вышеперечисленных нормативных актов во избежание проблем с сотрудниками и ошибки, приведенные в предыдущем разделе, особенно в части формального подхода к формированию перечня непосредственных обязанностей и привлечению специалиста в определенной отрасли.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.


Должностные инструкции


Поделиться

buhdzen.ru

Как написать полезную должностную инструкцию

Время от времени в своей работе консультантов мы сталкиваемся с ситуацией, когда Заказчик говорит нам: «…Вы ведь написали уже много должностных инструкций для разных компаний. Они у Вас, наверняка, остались. Продайте мне готовые инструкции для…». Мы в ответ начинаем объяснять, что должностные инструкции — дело индивидуальное для каждой компании. Заказчик удивляется: «Почему индивидуальное? Ведь продавец, водитель, кладовщик (нужное — подчеркнуть) — он и в Африке продавец, водитель, кладовщик… Есть же типовые должностные инструкции…».

Давайте разберемся

Еще один пример из нашей практики. Однажды после корпоративного тренинга в одной торговой компании ее руководитель сказала нам: «Я думала, что они (мой персонал) делают то, что я думаю. А они делают то, что сами думают, и полагают, что делают то, что я думаю». Иными словами, персонал компании делал продажи, объем которых устраивал руководство. На тренинге же вскрылось, что персонал не уделял внимания выстраиванию долговременных отношений с фирмами-покупателями, в то время как руководитель компании считала эту работу важной и полагала, что она выполняется. Ситуацию исправили следующим образом: изменили должностные инструкции специалистов отдела послепродажного сопровождения, в которых указали когда, что и как делать в плане развития отношений с клиентом для получения нужного результата. Как Вы думаете, подойдут ли эти инструкции Вашей компании? Не факт. А согласится ли владелец «выстраданных» работающих должностных инструкций опубликовать их, если там содержится его «ноу-хау»?

Итак, Вы задумались над тем, нужны ли новые должностные инструкции Вашей компании. Ответьте сами себе письменно на несколько вопросов.

Вопрос 1. Что должно измениться в результатах работы компании после введения новых должностных инструкций?

Вопрос не так прост, как может показаться. Уточним, как мы будем понимать термин результат. Во-первых, результатом может быть изготовленный, приобретенный или сэкономленный ресурс — материальный, финансовый, человеческий; результатом может быть документ; результатом может быть наступление или не наступление некоторого события; в определенных случаях результатом может быть мнение или отношение. Во-вторых, результат должен быть численно измерим — в этом случае мы сможем сравнивать «количество результата» за разные периоды или у разных сотрудников компании. Количество ресурсов и документов может быть измерено, их качество может быть оценено; наступление события может быть зарегистрировано; мнение или отношение может быть оценено с помощью рейтингов в ходе специального исследовании. При формулировании результата очень распространена ошибка подмены результата действием. Например, из двух вариантов:

«Сотрудники действуют самостоятельно, не отвлекая руководителя на решение мелких или текущих вопросов»и»Высвобожденное время руководителя, которое ранее поглощалось мелкими и текущими вопросами»признаками результата обладает именно вторая формулировка: это измеримый ресурс.

Вопрос 2. Что должно измениться в поведении персонала после введения новых должностных инструкций?

Например, желая получить в результате высвобожденное время руководителя, которое ныне поглощается мелкими и текущими вопросами, мы можем планировать следующие изменения в поведении сотрудников:

«Сотрудник в точности знает содержание и последовательность своих действий при исполнении стандартных процедур»или»Сотрудник самостоятельно распоряжается выделенными ему ресурсами для достижения поставленных перед ним задач»

Как Вы думаете, будут ли похожи должностные инструкции в этих двух случаях?

Вопрос 3. Какое место должны занять новые должностные инструкции среди инструментов управления компанией вообще, и в системе управленческой документации в частности?

Сравним две ситуации

Первая, наиболее распространенная: компания планирует ввести (или уже ввела) должностные инструкции наряду со штатным расписанием. Другую ситуацию проиллюстрируем примером. Реальная торговая компания разработала пакет управленческой документации. Его состав показан на рис.1:

Рис.1 Пример структуры управленческой документации торговой компании

Будут ли похожими должностные инструкции работников, занимающих в этих компаниях одинаковые должности? Будут ли с помощью этих должностных инструкций решать одни и те же задачи управления?

Мы работали с компаниями, имеющими еще более сложные системы управленческой документации. В эти системы входят Положения о подразделениях, описание Систем Управления Качеством и Окружающей средой, описания бизнес-процессов, стандарты внутрикорпоративных коммуникаций, описания других корпоративных принципов и подходов, например, системы «20 ключей» И.Кобаяси. и т.п. Все это влияет на содержание должностных инструкций.

Вопрос 4. Что должны содержать новые должностные инструкции?

Формальный ответ на этот вопрос — смотрите Национальный стандарт «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. В России есть аналогичный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003.

А если говорить о содержательной части должностных инструкций — на этот вопрос нет «теоретически правильного» ответа. Мы приведем примеры и прокомментируем те разделы, которые, как правило, встречаются в различных должностных инструкциях. Выбор всегда остается за Вами. В зависимости от выбора, Ваш вариант может оказаться более или менее эффективным.

  1. Общие положения. Очень часто должностные инструкции начинают таким разделом. В нем описывают разные вопросы: от нормативной-правовой базы деятельности лица в данной должности до отношений подчиненности в компании. Не будем обсуждать ценность ссылок на номативно-правовые акты в этом документе — Конституция и Закон должны выполняться «по умолчанию», не зависимо от составителя должностных инструкций. Вместо этого раздела мы рекомендуем начинать должностные инструкции с раздела «Положение в Компании»
  2. Положение в Компании. Описывает взаимную подчиненность и замещение. Например:
    1. Руководитель розничной сети относится к категории управленцев, является менеджером 1-ой категории (в описании структуры этой Компании определена своя иерархия управленческих должностей).
    2. Руководитель розничной сети подчиняется непосредственно директору по сбыту, в его отсутствие — Генеральному директору
    3. Руководитель розничной сети назначается на должность и освобождается от должности Приказом Генерального директора по представлению директора по сбыту
    4. Руководителю розничной сети непосредственно подчиняются руководители розничных магазинов.

     

  3. Ожидаемые результаты. Это очень важный раздел с точки зрения мотивации сотрудника и оценки его труда. К сожалению, редко встречающийся в различных «типовых» и «образцовых» должностных инструкциях, которые можно найти в Интернете. В качестве примера — выдержка из соответствующего раздела должностной инструкции руководителя IT-подразделения компании
    1. Бесперебойно работающая, защищенная от несанкционированного доступа и деструктивных вторжений компьютерная сеть, обеспечивающая безопасную работу пользователей и эффективную работу программного обеспечения.
    2. Устойчиво работающее программное обеспечение, понятное пользователям и повышающее эффективность решения пользователями своих производственных задач.
    3. Отсутствие санкций контролирующих органов по поводу незаконного использования программного обеспечения в Компании
  4. Регламентированные действия. Это действия, которые неминуемо должны быть выполнены в определенное время или при наступлении определенных обстоятельств. Не каждая должностная инструкция должна содержать этот раздел — часто регламентированные действия описываются в одном разделе с исполняемыми функциями. Формулировки этого раздела должны исключать произвольное толкование. Как пример — выдержка из должностной инструкции кладовщика цеха производственно-торговой фирмы:

    Учитывает поступившие деловые отходы листовых материалов:

    • Измеряет лист деловых отходов и наклеивает на единицу хранения этикетку с размерами — немедленно по поступлении
    • Производит запись в журнал учета деловых отходов (форма журнала указана в Приложении к должностной инструкции)- немедленно после наклейки этикетки
    • Передает журнал учета деловых отходов оператору управленческого учета для регистрации в программе 1С — ежедневно к 17:00

     

  5. Исполняемые функции. В отличие от регламентированных действий, функции могут выполняться без жесткой привязки к определенному времени или обстоятельствам. Разделять регламентированные действия и функции или описывать их вместе — дело выбора компании. Этот раздел, как правило, вызывает у руководителя только один вопрос: какие функции для данной должности должны быть описаны. И мало обращается внимание на то, как они должны быть описаны. Мы часто видим, что существующие в компаниях описания исполняемых функций грешат неконкретностью. Что, к примеру, может значить такая запись (из должностной инструкции инженерно-технического работника производственной компании):

    «Содействует распространению передового опыта, развитию инициативы, внедрению рационализаторских предложений и изобретений»?

    Чем, как, когда и кому содействует? Мы рекомендуем избегать подобных описаний, так как неконкретно поставленная задача воспринимается как необязательная к исполнению, т.е. демотивирует персонал. Что можно предложить вместо подвергнутой критике формулировки? В реальных проектах мы интервьюируем исполнителя и его руководителя, помогаем выявить действительные задачи и сформулировать их. Здесь же можно пофантазировать:

    1. Регистрирует (в журнале установленного образца), рассматривает и составляет (по установленной форме и в установленные сроки после приема) экспертные заключения по представленным рабочими рационализаторским предложениям.
    2. Представляет в службу главного технолога аналитические записки с экспертными заключениями по рацпредложениям и планами мероприятий по их внедрению — ежемесячно, не позднее … (установленного срока).
    3. Планирует работу и ежемесячно проводит собрание кружка качества, на котором в обязательном порядке информирует членов кружка о рассмотренных рацпредложениях и об утвержденных планах их внедрения.

    И так далее по всем предполагаемым аспектам содействия.

    Насколько подробно необходимо описывать исполняемые функции и каково их «оптимальное» число?

    Секрет хорошей должностной инструкции в том, что ее основополагающая часть — ожидаемые результаты. А описание функций должно раскрывать технологию достижения результата, которой необходимо следовать именно в Вашей компании.

    Вот и выходит, что достаточно ограничиться описанием тех функций, которые важны в Вашей технологии ведения бизнеса.  

  6. Алгоритмические описания исполняемых процедур или находящихся во владении бизнес-процессов. Данный раздел встречается нечасто, его иногда используют компании, которые формализуют описания бизнес-процессов. Если такой раздел есть, то он заменяет частично или полностью разделы регламентированных действий и исполняемых функций. На рис.2 показан фрагмент описания бизнес-процесса компании, производящей мебель по индивидуальным заказам; описание процесса является частью должностной инструкции владельца процесса, выступающего одновременно в качестве продавца, дизайнера и технолога (такое совмещение пока еще часто встречается в небольших мебельных компаниях на нашем рынке).

    Рис.2 Фрагмент алгоритмического описания процесса

    Обратите внимание, что это алгоритмическое описание содержит информацию и следующего раздела: в нем отражен документооборот и взаимодействие с другими службами и подразделениями

  7. Взаимодействие с другими подразделениями. Этот раздел тоже не всегда встречается в должностных инструкциях. Зачастую он поглощается разделом исполняемых функций или, как в предыдущем примере, картами бизнес-процессов. Ниже приведен фрагмент описания взаимодействий с другими подразделениями из должностной инструкции главного экономиста
    1. Определяет необходимость консультирования руководителей отделов и служб по вопросам управленческого учета, планирует и проводит необходимые консультации в плановом и рабочем порядке.
    2. Консультирует специалистов службы IT, занимающихся вопросами автоматизации управленческого учета, анализа и отчетности — по заявкам руководителя службы IT и в рабочем порядке.
    3. Взаимодействует с руководителем отдела маркетинга по вопросам ценообразования: предоставляет по его запросу информацию о стоимости продаж и рентабельности определенных видов товаров
  8. Права. В огромном числе виденных нами должностных инструкций это раздел является самым туманным. Часто можно встретить положения вроде

    «Имеет право давать подчиненным ему сотрудникам и подразделениям поручения и задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности».

    Да ведь это всего-навсего означает право выполнять свои обязанности! Возможно, с точки зрения юриспруденции, в этом есть какой-то смысл. Но почему-то вспоминается анекдот из советского прошлого:

    — Имею я право? — Имеете… — А могу? — Нет, не можете!

    Или такой часто встречающийся пункт:

    «Имеет право вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по улучшению деятельности …»

    Надо сказать, что в компаниях, исповедующих Всеобщий Менеджмент Качества, предложения по улучшению не право, а один из ожидаемых результатов каждого сотрудника!

    Итак, о чем же полезно писать в этом разделе? Во-первых, о правах распоряжения ресурсами без обращения к вышестоящему руководителю. Во-вторых, о правах представления компании или ее интересов. Вот пример из уже упоминавшейся должностной инструкции руководителя розничной сети:

    Руководитель розничной сети имеет право:

    1. Распоряжения денежными средствами для обеспечения деятельности сети магазинов в пределах утвержденного бюджета.
    2. Найма и увольнения персонала розничной сети всех уровней.
    3. Поощрения и наложения взысканий на сотрудников розничной сети.
  9. Ответственность. Этот раздел, если он присутствует в должностной инструкции, как правило, написан достаточно хорошо, можно сказать — с любовью. По тому, за что несет ответственность сотрудник, он часто решает, каков на самом деле ожидаемый результат. А какую ответственность он понесет? Часто составители вовсе ее не описывают, или ограничиваются ссылками на действующее законодательство (материальная ответственность, причинение ущерба и т.п.). Наша рекомендация — оговаривайте в этом разделе основания для объявления неполного или полного служебного несоответствия.

  10. Критерии оценки результатов деятельности. После ожидаемых результатов это -второй по значению раздел должностной инструкции. Вам часто доводилось встречать его? Подозреваем, что не очень. Недавно в одной из опубликованных в Интернете инструкций мы обнаружили такой раздел (что уже можно расценить как серьезную заявку на успех), вот фрагмент из его содержимого:

    Критериями оценки деятельности Оператора на телефоне являются:

    • Оперативность, точность и аккуратность при приеме заказов

    В чем здесь проблема? Неслучайно мы подчеркивали, что результат по своей сути численно измерим.

    Критерии оценки результатов должны быть выражены численно — это результаты измерения результатов!
  11. Вот некоторые из критериев оценки работы директора магазина. Здесь «Целевое значение» = желаемое значение показателя в отчетном периоде.
    № п/п Показатель Целевое значение
    1 Объем продаж Устанавливаетсятекущимпланомпродаж
    2 Отношение объема продаж к объему продаж в аналогичном периоде прошлого сезона
    3 Средний период оборачиваемости товаров
    4 Стоимость продаж в % от объема продаж
    5 Средний чек (стоимость средней корзины покупки)
    6 Средний индекс исполнения персоналом магазина Стандартов обслуживания покупателей 90%

    Как много показателей следует определять? Опыт показывает, что не более 8 — 12. Привязка величины заработной платы к наиболее важным из этих показателей будет дополнительным стимулирующим фактором для сотрудника. Иногда практикуется указание и наихудшего допустимого значения показателя (dead-line), за которым следует объявление неполного или полного служебного несоответствия.

  12. Квалификационные требования. Мы рекомендуем выделять специальные знания и навыки, которые необходимы для изготовления продукта, предоставления услуги, взаимодействия с поставщиками и заказчиками, и навыки общения и управления, необходимые для внутренних коммуникаций, как по вертикали, так и по горизонтали. Ниже в качестве примера представлены выдержки из квалификационных требований к руководителю отдела маркетинга крупнооптовой торговой компании

    Категория Требуемые знания и навыки Метод и сроки подтверждения
    Специальные знания и навыки Методы математической статистики в объеме курса экономического ВУЗа (с оценкой «хорошо» или «отлично») a) Выписка из дипломаb) Публикации в специализированных журналах (предпочтительно)
    Нормативные правовые документы, регламентирующие действия предприятия в сфере рекламы Внутренняя аттестация при приеме на работу
    Навыки общения и управления Навыки проведения совещаний Заключение наставника по завершении испытательного срока
    Навыки использования бизнес-органайзера (тайм-менеджера)

     

  13. Условия труда. Этот раздел иногда включают в должностную инструкцию, если для описываемой должности предусмотрены особые (привилегированные) условия труда. Хотя с точки зрения мотивации такого сотрудника особые условия лучше оговаривать не в инструкции, а представлять как персональные особые условия.
  14.  

     

     

Вопрос 5. Что еще нужно добавить/изменить в инструментах управления одновременно с должностными инструкциями для того, чтобы произошли желаемые изменения?

Задуматься над тем, как сделать новые должностные инструкции действительно работающими, уместно заранее. Этот вопрос, к сожалению, чаще возникает после того, как инструкции написаны и доведены по персонала. Вот известный нам пример. В оптово-розничной торговой компании были написаны должностные инструкции, стандарты поведения продавцов в торговом зале, стандарты коммуникации с клиентами отдела оптовых продаж, определена ответственность (в том числе материальная) за нарушение дисциплины и неисполнение стандартов. Были даже собраны подписи сотрудников в графе «С инструкцией ознакомился и согласен». Однако ожидаемых изменений в поведении сотрудников замечено не было.

Какие рекомендации можно предложить в этой ситуации?

  • Ввести в должностные инструкции разделы «Результат» и «Критерий оценки результата».
  • Разработать процедуры для измерения и документирования результатов работы сотрудника в каждой должности.
  • Разработать процедуры для документированной оценки дисциплины труда и исполнения корпоративных стандартов.
  • Передать функции контроля над исполнением корпоративных стандартов обслуживания клиентов внешнему провайдеру услуг Mystery Shopping, т.е. организовать независимый контроль.
  • Изменить способ исчисления заработной платы: перейти от схемы «заработная плата минус штрафные санкции за невыполнение» к схеме «заработная плата плюс поощрения за достигнутые результаты и хорошие оценки исполнения стандарта».
  • Разработать процедуру объявления служебного несоответствия за результативность и оценки исполнения стандарта ниже определенного порога.
  • Разработать план корпоративных мероприятий по внедрению новшеств, учитывающий особенности подразделений и неминуемый фактор «сопротивления изменениям».

Общие же рекомендации таковы: обеспечьте в своей системе управления эффективный контроль над достижением результатов.

Вопрос 6. Какие затраты потребуются для получения желаемых изменений, и стоит ли игра свеч?

Ответ на этот вопрос будет зависеть от того, что было задано «на входе», т.е. от того, что именно Вы ожидаете в качестве результата введения должностных инструкций. Если мы продолжим обсуждать пример, в котором ожидаемый результат — это»Высвобожденное время руководителя, которое ранее поглощалось мелкими и текущими вопросами»то можно провести следующий расчет:

Входные данные:

  1. В компании 30 штатных должностей (это не значит, что в компании работает 30 человек!). Пусть 15 из них — это должности управленцев, еще 15 — должности уровня исполнителей.
  2. Средний уровень месячных заработных плат менеджеров — 750 у.е.
  3. В среднем 1/3 часть рабочего времени менеджеров непродуктивно тратится на решение мелких вопросов и выполнение рутинной работы

    Затраты на разработку и внедрение пакета управленческой документации:

  4. Затраты на разработку 30 должностных инструкций (по ценам, приведенным в открытых украинских источниках) = 15 должностных инструкций менеджеров x 60 у.е. + 15 должностных инструкций исполнителей x 30 у.е. = 1350 у.е.
  5. Затраты на разработку другой управленческой документации (положение о подразделении, политика в области персонала и т.п.) » 10 документов x 60 у.е. = 600 у.е.
  6. Затраты на внедрение, например, на проведение тренингов с менеджерами и исполнителями (гонорар тренера за 1 день от 1000 у.е.) » 4 тренинговых дня x 1000 у.е. = 4000 у.е.
  7. Затраты на введение и содержание штатной единицы (менеджера по персоналу) для осуществления работы по внедрению и сопровождению пакета управленческой документации » 400 у.е. оплата рекрутинговому агентству + 400 у.е.x12 годовая заработная плата + 1500 у.е. оборудование рабочего места нового сотрудника + 80 у.е.x12 среднегодовые затраты на поддержание одного рабочего места (связь, канцтовары, обслуживание оргтехники) = 7660 у.е.

    ИТОГО затраты: 13610 у.е.

    Выгода компании, полученная от внедрения пакета управленческой документации:

  8. Рассчитывается исходя из того, что компания платит 15-ти менеджерам 1/3 зарплаты за решение задач исполнительского уровня, а это за год составит сумму = 15 x 250 у.е. x 12 = 45000 у.е.

Таким образом, ВЫГОДА от внедрения пакета управленческой документации составит: 45000 у.е. — 13610 у.е. = 31390 у.е. в год, которыми можно оплачивать решение задач РАЗВИТИЯ бизнеса (предусмотрев для менеджеров соответствующие обязанности!)

Если Вы все еще задумываетесь над введением новых должностных инструкций, рекомендуем Вам самим оценить затраты и выгоды, которые может получить от этого компания. Напомним, что подобный расчет Вы сможете выполнить, только ответив на Вопрос 1 про ожидаемый результат. Для справки сообщим, что в нашей практике мы встречали не только 3-х кратную, но и 9-ти кратную выгоду компании от введения НЕ ТИПОВЫХ должностных инструкций.

Авторы: И.В. Загинайло, Т.В. Храмова

www.excellent.com.ua

hr-portal.ru

Правила и порядок составления должностной инструкции | Статьи

Должностные инструкции, регламентирующие трудовые функции штатных должностей организации, являются важным нормативным актом локального значения. Этот документ необходим и работодателю, и работнику, поскольку в нем установлены квалификационные требования, перечислены обязанности и права человека, занимающего данную должность.

В статье даются ответы на следующие вопросы:

  • Какие правила составления должностной инструкции нужно соблюдать;
  • Какие разделы входят в состав должностной инструкции;
  • Как составить должностную инструкцию правильно.

Должностная инструкция – документ, который является аргументом в трудовых конфликтах и спорах, поэтому ее содержание и оформление должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляются к юридически значимым документам.

На сайте вы также сможете найти образец составления должностной инструкции на большинство из тех штатных должностей, которые существуют в расписании российских предприятий.

Существуют ли единые правила составления должностной инструкции?

Такого понятия, как «должностная инструкция» в трудовом законодательстве нет, но этот документ входит в справочник ОКУД – Общероссийский Классификатор управленческой документации. В соответствии с ОКУД, должностные инструкции относятся к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации и считаются документацией по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия. И, поскольку законодательно порядок составления должностной инструкции не урегулирован, работодатель может самостоятельно разработать документ, регламентирующий этот процедуру.  Правила составления должностной инструкции могут быть оформлены в виде руководства или методических рекомендаций. Создание должностных инструкций, как создание и других организационно-распорядительных документов, может быть основано на ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий рекомендации к составу и оформлению реквизитов документов.

Читайте по теме в электронном журнале

Составление должностной инструкции: разделы и их состав

В практике разработки нормативно-технической документации уже сложились определенные требования к составлению должностной инструкции. Как правило, в 2015 году должностная инструкция содержит четыре основных раздела:

  • общие положения;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность.

В разделе «Общие положения» указываются квалификационные требования к данной должности: уровень образования, специализация, наличие дополнительной профессиональной подготовки. Сюда же входят требования к опыту работы, стажу трудовой деятельности по данной специальности. В этом разделе следует перечислить, если они имеются, и требования в отношении специальных знаний и навыков: нормативно-правовых,  владения компьютером или иностранными языками. Кроме того, в этом разделе следует дать перечень основных организационно-правовых документов и нормативных актов, которыми работнику следует руководствоваться при выполнении должностных обязанностей. Если должность – руководящая в разделе следует привести перечень структурных подразделений или тех должностей сотрудников, которые непосредственно подчиняются данной штатной единице. В  этот раздел следует включить все положения, уточняющие статус должности, а также порядок назначения и освобождения от должности, замещения данного работника  и исполнения его обязанностей в случае болезни, отпуска или временного отсутствия.

Инструкции по кадровой работе

Раздел «Должностные обязанности» содержит полный перечень выполняемых функций с учетом тех задач, которые стоят перед данным подразделением. Направления трудовой деятельности сотрудника должны быть изложены максимально полно и подробно. В этом разделе целесообразно предусмотреть возможность корректировки должностных обязанностей в зависимости от изменяющихся условий деятельности предприятия.

В разделе «Права» оговариваются полномочия, предусмотренные внутренним регламентом предприятия для данной должности. Они должны быть конкретизированы с учетом специфики должности, выполняемой трудовой функции и обязанностей. В разделе можно привести перечень документов-оснований, определяющих права сотрудника.

Раздел «Ответственность» устанавливает меру ответственности работника за несоблюдение положений должностной инструкции и требований, предусмотренных законом Раздел может содержать как общие ссылки на законы, так и конкретизировать порядок наложения взыскания.

При составлении должностной инструкции, в первую очередь, следует руководствоваться сведениями, которые содержит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее — Справочник), утвержденный Постановлением Минтруда России № 37 от 21.08.1998, в нем перечислены квалификационные характеристики на разные должности. Каждая такая характеристика включает сведения по трем разделам: должностные обязанности, необходимые ля эффективного выполнения трудовой функции знания и требования к квалификации. В том случае, когда фактическая трудовая функция содержит в себе характеристики нескольких позиций из Справочника, наименование должности следует определять по той, которая имеет наибольший удельный вес в составе выполняемых сотрудником функций. Составление должностной инструкции, ее текстовой части, должно производиться с учетом не только требований Справочника, но и индивидуальных особенностей человека, занимающего данную должность. Это позволит по-разному оплачивать труд сотрудников, работающих на одинаковых должностях и материально поощрять того, у кого должностные обязанности шире.

При составлении текста должностной инструкции следует избегать нечетких, расплывчатых формулировок – требования к должности должны быть максимально конкретными, не позволяющими трактовать их двояко. Составляя инструкции, следует контролировать дублирование одних и тех же функций, которые возлагаются на сотрудников, занимающих разные должности. Трудовые функции, описываемые в должностных инструкциях на сотрудников одного подразделения, должны быть скоординированы; задачи, стоящие перед сотрудниками – согласованы друг с другом. Должностные обязанности следует устанавливать с учетом продолжительности рабочего дня, чтобы избежать перегруженности или недогруженности работника. Обязанности, права и ответственности каждого работника, устанавливаемые в должностной инструкцией, должны быть сбалансированы. Выполнение этих основных правил составления должностной инструкции позволит разработать действенный нормативный документ – инструмент эффективного управления персоналом, позволяющий объективно оценивать трудовой вклад каждого сотрудника.

Вам также могут быть интересны другие статьи по теме:

Образцы документов


Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровых документов



Приказ об утверждении должностной инструкции


Приказ об утверждении изменений к должностной инструкции


Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОК 011-93 (с изменениями на 4 июля 2013 года)


Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих


Шаблон должностной инструкции

www.kdelo.ru

Как написать должностную инструкцию | GetSolution

Наверное, перед любой компанией, которая переходит на новый уровень развития и формализует свою деятельность, встаёт вопрос налаживания чёткой, слаженной, продуктивной деятельности каждого из сотрудников. Одним из способов может быть описание деятельности сотрудников в должностных инструкциях.

Что должна содержать в себе инструкция и как её правильно составить?

Что такое должностная инструкция?

Давайте ответим на вопрос «Зачем нужна должностная инструкция?». Инструкция помогает донести до сотрудника устройство компании. Из каких отделов состоит компания и что делает каждый из них. В каком отделе работает сотрудник и что делает его отдел. Инструкция помогает разъяснить задачи сотрудника. Инструкция описывает, какие задачи должен выполнять сотрудник, какие результаты от него ожидаются.

Инструкция описывает область ответственности сотрудника и помогает решать спорные вопросы и противоречия. Инструкция позволяет наладить согласованное взаимодействие подразделений компании.

Инструкция является неким путеводителем для сотрудника. Она описывает, что необходимо знать для полноценного выполнения им своих функций. Какие качества и профессиональные знания, навыки необходимо развивать сотруднику, чтобы вырасти по карьерной лестнице. Инструкция описывает, какие правила установлены в компании и где их можно найти. Определяет, какие правила сотрудник должен знать обязательно.

Можно сказать, что должностная инструкция является руководством действования (или руководством к действию) сотрудника в компании.

А теперь внимание. Инструкция сама по себе не является описанием системы. Она лишь отражает часть системы устройства бизнеса сочень конкретной и узкой точки зрения. С точки зрения сотрудника. Для сотрудника.

Если вы начинаете изменения в своей компании с написания инструкций, приостановитесь.

С чего начать составление должностной инструкции?

Да. Для того чтобы инструкция была действительно инструментом, помогающим каждому сотруднику вашей компании действовать в интересах компании, упорядочивая и направляя его работу, начинать нужно с постановки целей бизнеса.

Согласен. Это сложнее, чем просто скачать шаблон инструкции из интернета, подставить логотип своей компании и распространить среди сотрудников. Однако, такой подход позволит получить работающую, приносящую пользу документацию.

Давайте проследим логическую цепочку построения должностной инструкции, и всё станет на свои места.

Из каких элементов строится инструкция

Давайте возьмём для примера один раздел. Пусть это будет описание должностных обязанностей менеджера активных продаж. А точнее, результатов его деятельности.

Если мы начинаем описание непосредственно с инструкции, то мы невольно начнём описывать своё представление чем «по-идее» должен заниматься менеджер.

«Менеджер активных продаж должен развивать клиентскую базу, выявлять потребности клиентов, осуществлять продажи новым клиентам, поддерживать отношения с клиентами. Он должен выписывать счета, составлять договоры, вовремя передавать документацию в бухгалтерию». И так далее. Конечно, как обычно для наглядности, утрировано.

Вот только есть нюанс. Вы, как владелец бизнеса, ставите перед ним определённые цели. Например, увеличить объём продаж в два раза в течение трёх месяцев.

Что изменится в должностных инструкциях сотрудников Вашей компании, если Вы измените цель бизнеса на текущий год. Например, сохранить текущий объём продаж и увеличить прибыльность бизнеса на двадцать процентов?

Цель бизнеса меняется значительно.

Если при этом инструкции, как руководство к действию ваших сотрудников останутся прежними, как они связаны с Вашей компанией?

Инструкция в полной мере может выполнять своё назначение, если она будет отражать суть и направленность вашего бизнеса для конкретного сотрудника. Если она будет справочником и руководством к действию для каждого из сотрудников компании. Если она будет «вписывать» и регулировать работу и результаты каждого из них.

Можете прикинуть, как могут измениться должностные инструкции в Вашей компании, если Вы сможете сохранить целостность цепочки её построения.

  1. Строим дерево целей компании, исходя из её стратегии.
  2. Строим дерево показателей, с помощью которых мы будем отслеживать достижение целей.
  3. Формируем чёткие области ответственности за результат каждого из подразделений компании.
  4. Распределяем (декомпозируем) цели на функциональные подразделения компании. Показатели в виде желаемых и измеримых результатов распределяем по организационным подразделениям и должностям.
  5. Определяем систему оценки результатов и распределения вознаграждения.
  6. И только после этого описываем, что должен делать (на уровне понятных конкретных действий!) каждый сотрудник.

Чувствуете разницу?

При таком подходе, если компания ставит новую цель, это точно отразится на каждом из сотрудников и изменит его ежедневную работу.

Как в Вашей компании используются должностные инструкции?

  • Отражает ли должностная инструкция устройство бизнеса?
  • Как изменятся инструкции в случае постановки новых целей бизнеса?
  • Какие функции, кроме формального «обязательного», существования выполняют инструкции в Вашей компании?

get-solution.ru

Составляем должностную инструкцию

Т.В. Демченкова

Все слышали о том, что такое должностная инструкция. Но совсем немногие знают, как ее правильно составить.

 

Сразу оговоримся, что обычные фирмы не обязаны составлять должностные инструкции для своих сотрудников. Такая обязанность установлена только для государственных учреждений. Однако наличие таких инструкций может облегчить жизнь любой фирме.

 

Руководство к действию

При создании должностных инструкций за основу можно взять рекомендации, разработанные для государственных учреждений. Например, Рекомендации по разработке должностной инструкции, приведенные в приложении 2 к Положению о системе управления охраной труда в организациях Госкомэкологии, утвержденному приказом Госкомэкологии от 10 декабря 1997 г. № 552. Отметим, что в настоящее время функции Госкомэкологии переданы в Минприроды.

Кроме того, стоит обратить внимание на Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 9 февраля 2004 г. № 9. К сожалению, еще не разработаны отдельные справочники для различных отраслей экономики. Однако даже без них этот документ будет полезен при составлении должностных инструкций.

 

Структура должностной инструкции

Должностная инструкция должна охватывать все аспекты деятельности сотрудника. В ней оговариваются его обязанности, права и ответственность. Именно в соответствии с этим документом руководство может оценить работу сотрудника.

Чиновники Госкомэкологии рекомендуют соблюдать соответствие между правами руководителя и обязанностями подчиненного (первые должны подтверждаться вторыми). А также следить за обратным соответствием – реализация прав подчиненного обеспечивается обязанностями руководителя. Кроме того, ответственность руководителя не должна включать в себя ответственность подчиненного.

Начинать разработку должностных инструкций советуют с создания их проектов. Такие проекты должны составляться руководителями для своих подчиненных. Это связано с тем, что руководители подразделений и отделов как никто другой знают работу своих подчиненных, могут грамотно организовать их труд и равномерно распределить обязанности между ними.

Следует обратить внимание на то, чтобы каждой задаче (группе задач) соответствовал один сотрудник, на которого возлагается персональная ответственность за ее выполнение. После определения ответственных лиц нужно составить перечень их обязанностей, выполнение которых обеспечивает решение поставленных задач. Затем перечисляются права ответственного лица, соответствующие его обязанностям.

Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

  • «Квалификация». В этом разделе указывается квалификация, необходимая для выполнения данной работы; 
  • «Обязанности». Этот раздел представляет собой максимально конкретизированные функции сотрудника, его должностные обязанности. Для наглядности их следует описывать глаголами действия, например выполнять, начислять, обрабатывать, контролировать; 
  • «Права». Обязанностям должны соответствовать определенные права сотрудника: например, какие ресурсы (трудовые, материальные, информационные) и в каком объеме он может использовать для выполнения своей работы, какие действия ему разрешены; 
  • «Ответственность». Здесь нужно указать, что работник отвечает за невыполнение своих обязанностей, со ссылкой на законодательство, которое определяет вид и меру ответственности в каждом случае; 
  • «Взаимосвязи работника». Это, по нашему мнению, необязательный раздел. Однако чиновники рекомендуют вставить его в должностную инструкцию. Кроме того, он достаточно важен для инструкции бухгалтера – в нем можно указать, какие документы и от кого он может требовать. Для всех остальных работников в этом разделе нужно описать их связи с другими сотрудниками (по каким вопросам, в какие сроки, при каких условиях, формы связи и т. д.).

Готовые проекты должностных инструкций необходимо согласовать с юристом фирмы. И только после этого они утверждаются непосредственными руководителями тех лиц, в подчинении которых находятся работники.

Проект должностной инструкции бухгалтера, работающего с кассой и банком, может выглядеть так.

 

Пример

 

Должностная инструкция бухгалтера

 

Утверждаю

Директор ООО «Актив»

15 апреля 2004 г.

 

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность бухгалтера ООО «Актив».

1.2. Режим работы бухгалтера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка в организации.

 

2. Квалификация

 

2.1. Для выполнения своих должностных обязанностей бухгалтер должен знать:

  • законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, гражданское и трудовое право; 
  • порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета; 
  • методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия; 
  • порядок ведения кассовых операций и учета операций по расчетным и валютным счетам; 
  • правила проведения инвентаризации.

2.2. Бухгалтер должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя, в том числе программами по бухгалтерскому учету.

 

3. Обязанности

 

3.1. В обязанности бухгалтера входит:

  • выполнение работы на порученном участке бухгалтерского учета; 
  • отражение в первичных документах бухгалтерского учета движение денежных средств; 
  • контроль движения денежных средств в кассе и на банковских счетах предприятия; 
  • оформление платежных поручений и своевременное представление их в банк; 
  • соблюдение трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности.

3.2. В случае производственной необходимости приказом директора на бухгалтера может быть возложено выполнение других обязанностей с указанием срока их исполнения и размера денежной компенсации.

 

4. Права

 

4.1. Бухгалтер имеет право:

  • требовать предоставления материалов и документов, необходимых для выполнения возложенных на него обязанностей; 
  • заказывать служебный автомобиль для поездки в обслуживающий банк.

 

5. Ответственность

 

5.1. В соответствии с положениями Трудового кодекса бухгалтер несет ответственность:

  • за невыполнение своих должностных обязанностей; 
  • за невыполнение приказов, распоряжений и поручений непосредственного руководства и администрации предприятия; 
  • за несоблюдение трудовой дисциплины, нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии; 
  • за умышленную порчу материальных ценностей; 
  • за разглашение сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну.

 

С инструкцией ознакомлен: 16 апреля 2004 г. А.А. Смирнов (подпись) (Ф.И.О.)

 

Подробности и польза от них

Если вы составляете, например, должностную инструкцию для бухгалтера, работающего на участке расчета зарплаты, начисления «зарплатных» налогов и расчетов с подотчетными лицами, то в разделе «Квалификация» вы можете подробно расписать, что он должен знать. В частности, конкретные главы Налогового кодекса, бухгалтерский и налоговый учет затрат, нормативы и правила списания командировочных расходов и т. д. В разделе «Обязанности» для такого бухгалтера также подробно расписываются функции, которые на него возлагаются: начисление зарплаты, контроль расходов подотчетных лиц, проверка авансовых отчетов и приложенных к ним документов, начисление налогов и т. д.

Таким же образом следует поступать с каждой должностной инструкцией – чем подробнее вы опишете требуемые знания и перечень обязанностей, тем лучше. Дело в том, что в ряде случаев это может оказать вам добрую услугу. Например, если ваш продавец забыл выдать кассовый чек покупателю, то при наличии грамотно составленной для него должностной инструкции оштрафуют не фирму, а только продавца. Поскольку фирма в данном случае сделала все возможное, в частности должностной инструкцией обязала продавца применять ККМ (постановление ФАС Московского округа от 1 декабря 2003 г. № КА-А41/9492-03-П).

Кроме того, если вы хотите оплачивать обучение своих сотрудников и не удерживать с них НДФЛ, нужно доказать, что сотрудники получают образование не в личных интересах, а на благо фирмы. Для этого можно сослаться на трудовой договор, а также и на должностные инструкции. В них следует прописать взаимосвязь обязанностей работника с образовательной программой. Например, получение бухгалтером юридического образования будет вполне оправданно, если в его трудовые обязанности будет входить составление проектов договоров.

 

Проверка

Проверить квалификацию сотрудника и выполнение им должностных обязанностей может только специальная аттестационная комиссия. Перед проведением аттестации надо издать внутреннее положение о ней и о составе комиссии. Затем нужно предупредить работника о предстоящей аттестации.

На практике бывает так, что сотрудник не имеет специальной подготовки или стажа работы, установленных в разделе «Квалификация», но обладает достаточным практическим опытом и качественно выполняет возложенные на него обязанности. В таком случае аттестационная комиссия может рекомендовать назначить такого сотрудника на соответствующую должность.

psycho.ru

❶ Как составить должностную инструкцию в кратчайшие сроки 🚩 В чьи обязанности входит составление должностной инструкции 🚩 Офисная жизнь

Должностная инструкция представляет собой документ, в котором содержатся все основные виды деятельности, обязанности, права и ответственность работника на конкретной должности. Законы РФ не обязывают предприятия использовать такой документ, нет никаких правовых актов о порядке его составления, а только лишь ведомственные приказы, что регламентируют подготовку должностной инструкции.

Составляя подобный документ, сотрудники опираются на уставные документы предприятия, где отражены его функции и задачи, квалификационные требования по должностям, а также нормативы трудозатрат для выполнения работ.

Распределяя обязанности, нужно следить, чтобы они не дублировались, чтобы не нарушалась последовательность выполнения операций, а самые сложные функции закреплялись за сотрудниками с наиболее высокой квалификацией.

Кроме того, при составлении должностной инструкции необходимо следить, чтобы каждый сотрудник предприятия имел все права, которые нужны для эффективного выполнения возложенных на него обязанностей.

И вне зависимости от того, описывает ли должностная инструкция обязанности, права и ответственность работника или руководителя, она, как правило, должна содержать пять разделов:

  • общие положения;
  • основные задачи;
  • права;
  • ответственность;
  • требования к работнику.

Раздел «Общие положения» должен включать точное название должности работника, размер его заработной платы, условия для выдачи премий, заместителя, условия для решения вопросов соц.обеспечения. Кроме того в разделе необходимо указать, кому подчиняется работник, кто назначил на должность и имеет право освободить от нее, наличие подчиненных, порядок замещения, а также перечень документов, которыми работник будет руководствоваться, выполняя свои функции.

Раздел «Основные задачи» должен содержать сведения о конкретных функциях, что возложены на работника, а также об обязанностях, которые он должен выполнять, чтобы решить поставленные перед ним задачи.

Раздел «Права» состоит из всех прав, которыми фирма наделяет работника для наиболее эффективного выполнения возложенных на него обязанностей. Опираясь на эти данные, работник может отстаивать свои права в случае необходимости, поскольку должностная инструкция является юридическим документом.

Раздел «Ответственность» содержит одинаковые меры воздаяния как за те случаи, когда работник не выполняет возложенных обязанностей, так и за те случаи, в которых он не использует предоставленные ему права.

Раздел «Требования» описывает конкретные требования к стажу и образованию работника. И нередко сведения из этого раздела включают в «Общие положения».

Разработка должностной инструкции считается обязанностью руководителя того из подразделений, в штат работников которого входит конкретная должность. После чего проверить содержание документа должны сотрудники кадровой службы или же юристы. А утверждает его руководитель всего предприятия.

Должностная инструкция считается вступившей в силу, после того, как она будет утверждена, и до того, как ее заменят на другую, разработанную и утвержденную в приведенном порядке. Работник же обязан исполнять требования должностной инструкции с того момента, как подпишет ее, и до того, когда его уволят.

К должностной инструкции обязательно должен быть приложен лист ознакомления, ее страницы должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сам документ – заверен печатью предприятия.

www.kakprosto.ru

Юридические услуги в Волгограде. Как составить должностную инструкцию?

Многие работодатели игнорируют составление должностной инструкции, предпочитая описывать обязанности работника в трудовом договоре. Такой подход допустим, если выполняемая работа не требует подробного инструктажа и не отличается большой сложностью.

Однако, если объем требований к сотруднику велик, а особенно предполагает материальную ответственность, то знать как составить должностную инструкцию необходимо.

Содержание должностной инструкции включает в себя следующие разделы:

  • к какой категории должностей относится работник (руководители, специалисты, разнорабочие и т.д.)
  • что должен знать работник (включая нормативные и локальные правовые акты, профессиональные сведения, правила и стандарты)
  • чем руководствуется работник в своей деятельности (устав, положение, инструкция и т.д.)
  • в чем состоит функция работника (это назначение трудовой деятельности)
  • какие должностные обязанности возложены на работника (перечисляются максимально конкретно)
  • какие права предоставлены работнику в связи с исполнением им должностных обязанностей
  • какая ответственность возложена на работника за ненадлежащее исполнение своих обязанностей
  • отметка об ознакомлении работника с должностной инструкцией и утверждении ее руководителем (представителем работодателя)

Если должностная инструкция разрабатывается «с ноля» под конкретного сотрудника или должность, и есть трудности с описанием его прав и обязанностей, то можно воспользоваться специальным квалификационным справочником (например  утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Существуют также современные профессиональные стандарты, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 N 23.
В трудовом договоре нужно отдельно указать, что для работника имеется должностная инструкция.

Как правильно назвать должность работника

Если выполняемая работа дает сотруднику право на приобретение каких-либо льгот или компенсаций, предусмотренных законом, то название должности должно соответствовать ее наименованию в едином квалификационном справочнике.

В остальных случаях достаточно, если название должности соответствует тому, которое предусмотрено штатным расписанием организации.

Требования к должностной инструкции

При составлении должностных обязанностей многие руководители, как и сами работники, зачастую не очень четко представляют себе, какие требования следует включать в текст. В результате работодатель скачивает инструкцию из интернета и утверждает ее по образцу «как у всех».

Зачастую это приводит к ситуации, когда представления работника о своих обязанностях кардинально отличаются от представлений работодателя о них же.

Поэтому, задача состоит в том, чтобы составить должностную инструкцию максимально:

  • короткой (чем больше объем, тем больше допускается неоднозначности и противоречий)
  • понятной (только деловая лексика, конкретные высказывания без многозначительности)
  • логичной (работник и работодатель должны оба однозначно трактовать содержание)
  • структурированной (содержание нужно выделять отдельными пунктами, а не единой «простыней»)

В целом, качественно составить должностную инструкцию, значит разработать такой алгоритм действий работника, который понятен ему и работодателю одинаково четко и не допускает двусмысленности.

Если есть трудности в составлении должностной инструкции

Предлагаю вам воспользоваться возможностью заказать разработку и составление должностной инструкции у меня.

Для этого достаточно написать мне в форму на этой странице или позвонить по телефону +7-937-557-55-77

Ваши преимущества:

  • экономия времени — всю работу по подготовке текста инструкции я возьму на себя, вам не нужно искать подходящий образец в интернете
  • экономия денег — оплатить тысячу-полторы юристу легче, чем участвовать в трудовом споре с работником
  • экономия нервов — в ходе составления инструкции могут возникать новые идеи и требования, которые я постараюсь предусмотреть в ходе первоначального интервью и включу их в текст, в соответствии с вашими пожеланиями
  • главное преимущество — большинство согласований можно провести в режиме он-лайн, поддерживая связь посредством электронных сообщений, при этом личная встреча не требуется

Если остались вопросы, задавайте их сейчас. А здесь мое предложение о сотрудничестве.

profsovet.com

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о