Как составлять должностную инструкцию: Как прописать должностную инструкцию: как составить и оформить

Как прописать должностную инструкцию: как составить и оформить

Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.

Дмитрий Сергеев

составлял должностные инструкции

Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.

Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.

Что такое должностная инструкция

Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.

Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована.

Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.

Ну и что? 16.02.17

Появился электронный справочник профессий

Для каких целей используется

Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.

В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.

Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.

Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.

Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.

Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.

Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.

А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:

1. Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
2. Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
3. Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
4. Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Должностные инструкции или регламенты обязательно должны быть у госслужащих, например у работников федеральных министерств и ведомств, сотрудников местных муниципалитетов, военнослужащих и сотрудников полиции.

Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.

Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.

Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0

Как вести бизнес без штрафов

Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей

Кто разрабатывает

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.

Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно скачивает документ из интернета.

Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.

Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.

Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.

Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:

Чаще всего виза работодателя проставляется в правом верхнем углу, хотя это требование не является обязательным

От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.

Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.

Ну и что? 24.10.18

Как устроиться на работу, чтобы потом ее не потерять. Советует Роструд

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

1. Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
2. Наименование документа.
3. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
4. Дата составления документа.
5. Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.

Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.

Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:

• все споры в этом случае решаются по трудовому кодексу;
• если он обратится в суд, ему не придется платить госпошлину;
• суд можно выбрать по месту своего жительства, а не по месту, где находится организация.

Изумительная история 05.04.17

Договоры с ИП могут признать трудовыми и доначислить налоги

Вот что является характерными признаками трудовых отношений:

1. Стороны достигли соглашения, что работник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
2. Работодатель обеспечивает определенные условия труда.
3. Работник выполняет трудовые функции за плату.
4. Между работником и работодателем есть подчиненность.
5. Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.

Изумительная история 10.11.17

Электрик заключил трудовой договор, но остался без прав и гарантий

Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.

Изумительная история 25.04.18

Договор на оказание услуг могут признать трудовым

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

1. Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
2. Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.

Ну и что? 19.06.17

Если не провести медосмотр для офисных работников, можно попасть на штраф

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Содержание должностной инструкции

Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.

Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.

Общие положения. В этом разделе можно указать:

• кто будет замещать работника, пока он находится в отпуске или на больничном;
• требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы;
• чьи распоряжения и приказы работник должен выполнять, например подчиняться указаниям старшего мастера и заместителя директора по производству.

Что делать? 25.03.19

Нужно ли соблюдать дресс-код на работе?

Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.

Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.

Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.

Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.

Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.

Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.

Порядок внесения изменений

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.

Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.

ст. 57, 74 ТК РФ

Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.

ст. 72, 72.1 ТК РФ

Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:

1. Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. При этом работника нужно ознакомить с приказом под подпись. В этом случае копия такого приказа приобщается к самой должностной инструкции. Подпись работника в этом случае означает, что изменения ему известны.
2. Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. В этом случае работник также должен в ней расписаться.

Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.

Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».

А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Фразы, которые часто используются в должностных инструкциях: перевод с канцелярита на человеческий

Канцелярит	Перевод на человеческий
Обеспечить высокий уровень работы…	Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор
Регулярно проводить проверки…	Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника
Наметить увеличение…	Производить не менее 300 письменных столов в месяц
Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…	По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц
Проводить линию на увеличение производительности…	Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность
Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…	Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать

Канцелярит

Обеспечить высокий уровень работы…

Перевод на человеческий

Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор

Канцелярит

Регулярно проводить проверки…

Перевод на человеческий

Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника

Канцелярит

Наметить увеличение…

Перевод на человеческий

Производить не менее 300 письменных столов в месяц

Канцелярит

Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…

Перевод на человеческий

По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц

Канцелярит

Проводить линию на увеличение производительности…

Перевод на человеческий

Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность

Канцелярит

Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…

Перевод на человеческий

Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать

Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, что делает человек. Пример хороших формулировок: сажает деревья, копает ямы, соблюдает технику безопасности, ведет учет на производстве. Если все-таки хотите написать про контроль, укажите, как именно будет проводиться контроль. Например, можно обязать сотрудника чаще выезжать с проверками в подчиненное подразделение и разработать график выездов. Чтобы что-то ускорить, напишите, какие мероприятия нужны. Например, нанять дополнительных сотрудников, разработать новый процесс.

Вот пример формальной подготовки должностной инструкции руководителя учебного заведения. Написана она таким образом, что и работник, и работодатель могут толковать ее по-своему.

Нюансы подготовки

У ИП. Предприниматель — сам себе руководитель. Составлять для самого себя инструкции нет смысла. ИП может сам определять объем работы, внутренние документы ему не нужны — наказать самого себя за неисполнение он все равно не сможет.

При совмещении должностей. Если работник выполняет обязанности другого человека, составлять новую должностную инструкцию для него не требуется. А вот ознакомить под подпись с инструкцией того, кого он замещает, обязательно.

Например, кассир замещает бухгалтера во время его отпуска или больничного, заместитель выполняет работу директора во время командировки. За это им устанавливают доплату. Но и ответственность повышается — человек отвечает за работу не только по своей должности, но и по той, что он совмещает.

Отпуска и больничные — это не стихийное бедствие, которое случается внезапно, когда к нему никто не готов. Поэтому опытные кадровики и руководители предусматривают замещение заранее. Сделать это легко — достаточно прописать в должностной инструкции человека формулировку «На период отпуска, больничного, командировки или отсутствия по другой причине директора его обязанности возлагаются на старшего менеджера Петрова». Петров при этом расписывается в должностной инструкции Иванова заранее — так можно.

Хранение

Как правило, подписанный экземпляр должностной инструкции хранится у работодателя — в кадровом подразделении или в подразделении делопроизводства. Работодатель имеет право самостоятельно определять место хранения — никаких ограничений для этого не установлено.

Один экземпляр должностной инструкции может выдаваться работнику на руки, в этом случае место ее хранения работник определяет самостоятельно.

Срок хранения должностных инструкций — не менее трех лет после замены новыми или после увольнения работника.

Образцы должностных инструкций

Готовые образцы должностных инструкций можно скачать в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Но не всегда это оптимальное решение.

Правовые базы и поисковики знают все, но как организована работа на конкретном предприятии — не имеют ни малейшего понятия. Поэтому чтобы составить грамотную должностную инструкцию, часто достаточно просто посмотреть со стороны, чем занимается работник в течение дня и что он делает.

Запомнить

1. Должностная инструкция не является обязательным документом.
2. Грамотно составленная должностная инструкция может помочь и работнику, и работодателю.
3. Не стоит переписывать в должностную инструкцию все нормы из кодексов и законов.
4. Избегайте в инструкции общих фраз и выражений.

Должностная инструкция в 2021 году

Должностная инструкция — это локальный документ, в котором отражены обязанности конкретного работника, занимающего определенную должность.

Зачем нужна должностная инструкция

Требования к наличию должностной инструкции специалиста в организациях есть только в госучреждениях. В некоторых отраслевых нормах присутствует обязанность регламентирования должностных обязанностей:

Остальные руководствуются собственными потребностями в вопросе необходимости наличия должностных инструкций работников в организации. Возможно, в небольших компаниях они и не нужны, но на крупных предприятиях без конкретизации деятельности сложно проследить за качественным исполнением обязанностей.

Должностные инструкции предприятия (ДИ) — инструмент обоюдоострый, они нужны и работнику, и работодателю. Аналогичное мнение и у Роструда — письмо № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.

Пример   Если в соответствии с должностной инструкцией продавец не обязан убирать свое торговое место, он вправе отказаться от уборки без дисциплинарных последствий. Наоборот — должностные обязанности продавца совмещены с уборкой и это вписано в инструкцию, работодатель может применить взыскание в этому работнику в случает его отказа от уборки.

Должностная инструкция сотрудника поможет в следующих случаях:

• в суде как доказательство исполнения / неисполнения должностных обязанностей;
• обосновать отказ в приеме на работу;
• проверить квалификацию сотрудника в период испытательного срока;
• распределить или конкретизировать функции между работниками, если они занимают одинаковые должности.

Совет   Для повышения эффективности труда работодатель в должностных инструкциях персонала вправе распределить обязанности между работниками, занимающими одинаковые позиции. При этом, в штатном расписании таким должностям устанавливаются одинаковые оклады. Надбавки, доплаты и другие выплаты могут различаться в зависимости от квалификации, сложности работы и прочих показателей.

Как составить должностную инструкцию

В организации могут быть два типа должностных инструкций — типовые и индивидуальные.

Пример   В канцелярии работает несколько специалистов. У них разные функции: кто-то отвечает за электронный документооборот, кто-то регистрирует входящую корреспонденцию и т.д. Должность у них одна — инспектор канцелярии, а обязанности разные.

В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого инспектора. Если же у работников, занимающих одинаковые должности, нет разницы в функциональных обязанностях, смысла составлять отдельные требования каждому нет. Достаточно одного экземпляра общей должностной инструкции с приложенным списком ознакомления, где сотрудники распишутся, что с обязанностями ознакомлены.

Утвержденной формы функциональных обязанностей в законе нет. Есть общие правила, как написать должностную инструкцию, какие пункты в нее включить. Как правило, обязательны следующие разделы: 

• требования к образованию, квалификации, стажу;
• кому напрямую подчиняется работник;
• перечень должностных обязанностей— здесь детализируется функционал;

Важно!   Насколько конкретно прописаны обязанности работника, настолько легче их выполнять, отчитываться за исполнение и контролировать.

• взаимодействие — указываются параллельные связи работника;
• должен знать — если работа связана со знанием документов, положений и проч., все они указываются в этом пункте;
• права и ответственность — здесь не надо переписывать трудовой кодекс. Любой работник, в том числе руководящий, за нарушения отвечает по закону — это само собой разумеется. Конкретизируйте, за что отвечает сотрудник, занимающий должность — за чистоту помещений, сохранность имущества и так далее. Права тоже опишите именно для этой должности — что работник может требовать от других, доступ к информации и прочие.

По первой ссылке размещены бесплатные должностные инструкции и реестр профстандартов, во второй — описание профессии, требования к образованию.

Образцы типовых должностных инструкций можно скачать из интернета. Но такой документ не будет содержать необходимых вам условий и требований. Ошибочно мнение, что типовые инструкции нельзя менять или дополнять собственными потребностями.

Важно!   Любую инструкцию надо дорабатывать, включая в нее необходимую конкретику.

Образцы должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Утверждение должностной инструкции

По требованию ГОСТ Р 7.0.97-2016 в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждаю», указывают должность руководителя, оставляют место для его росписи. Если нет такого грифа, издается отдельный приказ о должностных инструкциях при введении новых должностей или расширениия существующих обязанностей.

Как возложить дополнительные обязанности на сотрудника и внести изменения в ДИ, читайте в материале на сайте «Профкадровик».

Работник расписывается в том, что он ознакомлен с инструкцией. Целесообразно сделать второй экземпляр и выдать его на руки сотруднику.

Скачать бланк приказа об утверждении должностной инструкции

Скачать бланк приказа об утверждении изменений к должностной инструкции

Скачать шаблон (образец) должностной инструкции 2022 / 21 г.

Как составить должностную инструкцию правильно — типовые образцы для директора специалиста менеджера бухгалтера

В этой базе знаний собраны человеческие должностные инструкции, которые реально можно использовать в бизнесе, а не только для отписки бухгалтерии.

В первую очередь давайте разберемся что такое должностные инструкции, зачем они нужны и из каких разделов они должны состоять.

Должностная инструкция — это документ, по которому сотрудник сможет выполнить работу, даже если он впервые с ней столкнулся

По этому критерию 95% тех сотен и тысяч сухих инструкций, написанных юридическим языком можно сразу выбросить. Признаю, что когда я вижу очередной шедевр юридического языка, реально хочется спать. У меня есть свое видение того, как на самом деле должны выглядеть должностные инструкции для персонала.

3 критерия, которым должны отвечать правильные должностные инструкции

Они должны быть актуальными, понятными и пошаговыми.

Актуальность инструкций и обязанностей заключается в том, что у каждого сотрудника во всех празделениях и филиалах должна быть самая свежая и актуальная должностная инструкция, а так же система, которая будет уведомлять сотрудников о том, что произошли изменения в бизнес-процессах, отчетности и так далее.

Наиболее удобный способ хранения и актуализации таких инструкций это корпоративная база знаний, доступная через веб-интерфейс.

Раньше мы печатали должностные инструкции для филиалов, но они очень быстро устаревали и пылились на полках, но когда компания перешла на веб-документы, которые были собраны в корпоративной базе знаний, а так же в общей папке dropbox (или google drive) сразу все стало актуальным.

Должностная инструкция и обязанности должны быть написать простым языком, чтобы любой человек с улицы и без опыта, обладающий достаточными навыками для работы смог выполнить задачу, следуя вашей инструкции.

Пошаговый план старта в новой должности

Любая должностная инструкция должна содержать список действий, которые должен выполнить сотрудник на новой должности, это так называемая программа адаптации новичка, которая обычно длится от 2-х до 5-ти дней и включает в себя

1. Получение доступов к коммерческой информации, подписание документов о неразглашении и так далее
2. Представление сотрудника в коллективе и инструктаж от наставника
3. Теоретический блок — что прослушать, прочитать или посмотреть (обычно записывается на видео, загружается на youtube или в общую папку компании) + это так же могут быть:
   • корпоративный сценарий продаж, включающий конкретные скрипты для отдела продаж
   • шаблоны и образцы документации, отчетов и правила их заполнения
   • и так далее в зависимости от должности
4. Перечень вопросов, на которые должен знать ответы сотрудник в новой должности (экзамен)
5. Список простых заданий, которые он должен выполнить, чтобы закрепить теоретический материал

Что еще должна включать в себя понятная должностная инструкция:

1. Навыки — какими навыками должен обладать сотрудник, навыки это то, чему нельзя научить и что необходимо смотреть в первую очередь, такие как обучаемость, умение наладить отношения в коллективе, работа на результат
2. Перечень должностных обязанностей — конкретных функций, которые предстоит выполнять сотруднику
3. Формальные требования к вакансии — высшее образование, опыт работы и так далее
4. Карьерная лестница — возможные варианты карьеры, куда расти сотруднику, если он хочет больше зарабатывать
5. Схема мотивации и расчета заработной платы
6. Ключевые показатели эффективности (KPI) с привязкой к плану и схеме мотивации, пояснение от чего они зависят

Собрав все воедино мы получаем крайне полезный документ — аватар должности, который позволяет организовать работу любого сотрудника.

Аватар сотрудника, как современная альтернатива скучным должностным инструкциям

Посмотрите фрагмент коучинг-программы «Кузница кадров» из которого вы узнаете, что еще необходимо включить в аватар сотрудника:

Типовые должностные инструкции и обязанности на популярные вакансии в отделе продаж

Заголовок блока

Мы постоянно пополняем этот раздел, выкладываем новые инструкции и обновляем существующие, сохраните к себе на стену или в избранном, чтобы найти их, когда они вам понадобятся

1. Продавец консультант
2. Руководитель отдела продаж
3. Менеджер по продажам
4. Менеджер по активным продажам
5. Менеджер по работе с клиентами
6. Торговый представитель
7. Коммерческий директор
8. Линейный менеджер
9. Cтарший продавец
10. Администратор отдела продаж
11. Офис менеджер
12. Секретарь
13. Региональный менеджер
14. Директор филиала

Как правильно писать должностные инструкции

Сергей Мазурик

В этой относительно простой теме сразу возникает множество вопросов:

      — когда приниматься за написание;
      — что в них должно быть;
      — кто должен их писать;
      — и самое главное, как их правильно написать.

Наверное, могут быть и другие вопросы, но в статье будут рассмотрены только эти.

Итак:

 

1.       КОГДА НАЧИНАТЬ ПИСАТЬ

Как только лидер (основатель) отходит от прямого и непосредственного управления какими-то функциями в бизнесе, эти функции должны быть четко описаны и за кем-то закреплены.
Например, основатель перестал писать код, оставив за собой все остальные функции. В этом случае новому программисту должна передана подробная, насколько это возможно, инструкция. И так далее: любая новая должность в компании должна получать инструкцию.
А, вообще, должностные инструкции нужно писать всегда. Не в том смысле, что постоянно, а в том, что при любых изменениях в компании ДИ нужно корректировать. Возникает проблема если ДИ включена в трудовой договор: тогда без согласия работника и переподписания договора не обойтись, поэтому в трудовой договор, в большинстве случаев, включать должностную инструкцию не имеет смысла. Может только отдельные пункты, которые точно не будут меняться во время действия контракта.

2.       СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

В общем случае должностные инструкции могут состоять из следующих разделов:

 

А. Общие положения

Здесь описываются требования к работнику, занимающему данную должность, профессиональными навыкам, перечисляются нормативные документы, которые сотрудник должен знать и использовать в своей работе. Может быть также описано место в организационной структуре и определена подчиненность, а также порядок замещения им других сотрудников.

Этот раздел является желательным если должностная инструкция является частью трудового договора. 

 

Б. Должностные обязанности

Обычно в должностных обязанностях указывают основную цель должности, зоны ответственности и перечень обязанностей.
Подробность описания должностных обязанностей зависит от того, насколько стабильной является эта функция. Если функция в какой-то ее части изменяется от случая к случаю, нужно использовать общие формулировки. Детальное и точное описание имеет смысл только для неизменных функций.

Если ДИ является частью трудового договора желательно включить сюда общие обязанности всех работников: соблюдать трудовое законодательство, правила внутреннего распорядка, техники безопасности, технологические карты процессов и т.д. и т.п.

 

В. Права сотрудника

Описываются права, которыми наделяется работник для выполнения работы. Могут быть указаны права, установленные нормативными актами: приостанавливать работу, отстранять от работы и т.д. Нужно понимать, что права – это возможное, а не обязательное поведение работника. Поэтому если нужно, например, обязательно останавливать работу в определенных ситуациях, это нужно писать в разделе обязанностей. Не использование своих прав – это решение работника, и он не несет ответственности за то, что он не воспользовался ими. Все, за что вы хотите в будущем привлекать сотрудника к ответственности должно быть указано в обязанностях.

 

Г. Ответственность

Здесь фиксируется сфера ответственности работника. Указываются меры дисциплинарной и административной ответственности в случае невыполнения им должностных обязанностей.
Этот раздел также является желательным если ДИ включена в состав трудового договора. В других случаях зоны ответственности можно указать в разделе обязанностей, как в нижеприведенных примерах. А меры воздействия можно детально прописать в других общекорпоративных документах.

Д. Замещение отсутствующего

В этом разделе отражается кого и в каких случаях заменяет сотрудник. Какие ему передаются фунции, права, обязанности и зоны отвественности на время замещения. Здесь также описывается кому передаются дела в случае запланированного отсутствия: отпуск, командировка  и т.д.

 

Е. Действия в критических ситуациях

Описывают действия сотрудников при возникновении ситуаций чрезвычайного характера. Обычно в ДИ описываются обязанности только тех людей, которые принимают непосредственное участие в чрезвычайных ситуация. Действия остальных сотрудников могут быть описаны в общих инструкциях и положениях.
Определяется в течение какого времени сотрудник должен прибыть к месту ЧП, кого известить, что делать, какие ресурсы может задействовать, какие убытки может нанести без последующей компенсации и т.д.

3. КТО ДОЛЖЕН ПИСАТЬ

Безусловно, лучше всего поручить написание должностных инструкций опытному профессионалу. Но будем реалистами: в самом начале бизнеса это, зачастую, непозволительная роскошь. Поэтому, в начале деятельности — писать должен тот, кто передает их другой должности. И не важно, что передали уже давно, а инструкцию не написали.
Но как только бизнес-процессы стабилизируются, лучше заказать эту работу специалисту, который знает как это делается.
Поручать руководителям, HR-ам или самим работникам писать ДИ точно не стоит — обычно это заканчивается кое-какой адаптацией скачанных из интернета малопригодных образцов.

4. КАК ПРАВИЛЬНО

Перед написанием должностных обязанностей нужно составить общую схему бизнес-процессов и движения информации в компании. Делать это можно на большом листе бумаги или с помощью специализированных программ, это не важно. Главное, не пропустить ни одного процесса. 
Иногда эти документы бывают очень большими, но эта работа стоит того, потому что при ее составлении бизнес-процессы, как правило, оптимизируются.
Образец простой схемы бизнес-процессов приведен на рис.1

Рис.1

Готовую схему бизнес-процессов желательно обсудить со всеми руководителями служб. А еще лучше, со всеми причастными сотрудниками. Гарантирую, узнаете очень много нового о вашей компании.

После этого можно идти одним из двух основных путей:

А. Составление функциональной матрицы

Теперь каждый бизнес-процесс нужно разложить на шаги процесса. Каждый шаг — это задача, которая должна быть за кем-то закреплена.
Упрощенный вариант части такой функциональной матрицы приведен на рис.2 для должности корпоративного юриста.

Рис.2

 

После того, как все задачи распределены, они группируются по зонам ответственности. Описывается цели и продукты должности. Некоторые руководители указывают в должностной инструкции KPI.

Образец должностных обязанностей, разработанных при помощи функциональной матрицы приведен на рис.3.

 Рис.3

 
После этого должностные обязанности дополняются другими разделами и должностная инструкция готова.
На самом деле, при достаточно большом количестве бизнес-процессов, это довольно объемная и сложная работа и ее зачастую целесообразно совместить со стандартизацией и оптимизацией бизнес-процессов. Но это имеет смысл только если бизнес-процессы в компании устоялись, и не планируется их радикальное изменение. 
Правило простое: стандартизировать можно только повторяющиеся процессы.

Б. Составление должностных инструкций на основе бизнес-процессов

Само по себе описание обязанностей ничем не отличается от описания из функциональной матрицы. Вся сложность, собственно, в стандартизации и оптимизации бизнес-процессов, но это отдельная большая тема. Написанные на основании стандартизированных и оптимизированных бизнес-процессов должностные обязанности отличаются точностью, зоны ответственности гарантированно не пересекаются и ни одна функция не упущена. Ведь, как известно, большинство проблем в управлении вызвано как раз пропусками и пересечениями в зонах ответственности.

Работа это большая, трудная и дорогая, но она стоит того: бывали случаи, что стандартизация и оптимизация бизнес-процессов давала до 30% экономии себестоимости продукта. А если еще автоматизировать и диспетчеризировать бизнес-процессы, то можно значительно снизить требования к персоналу и зависимость от компетенций конкретных людей. Для стандартизации бизнес-процессов можно использовать любое доступное ПО, но желательно, чтобы оно позволяло автоматизировать и диспетчеризировать процессы, готовить нужные отчеты в режиме on-line, автоматически учитывать объемы работ каждого сотрудника, считать KPI, контролировать документооборот и включала в себя CRM. Такие системы позволяют эффективно управлять бизнесом, не отвлекая сотрудников от повседневной деятельности. В любой момент времени руководитель видит над какой задачей работает сейчас любой сотрудник в компании, в регламенте он или что-то уже пошло не так. При наличии веб-сервиса управлять компанией можно с Канарских островов.
А уж писать должностные обязанности в такой системе одно удовольствие — что-то вроде дополнительного бонуса.
Образец такого бизнес-процесса в редакторе приведен на рис.4

Рис.4

 Образец должностных обязанностей подготовленных на основании автоматизированных бизнес-процессов приведен на рис.5

Рис.5

5. ИТОГИ

5.1. Должностные инструкции должны быть — они упорядочивают отношения компании и сотрудника и облегчают ему вхождение в должность;

5.2. Должностные инструкции должны появляться как только руководитель отходит от прямого управления бизнесом;

5.3. Включать должностные инструкции в состав трудового договора в большинстве случаев нецелесообразно — изменить ее в одностороннем порядке компания не сможет. В трудовом договоре имеет смысл отражать только требования к квалификации и императивные функции, типа, «приостановить работу…», «отстранить от работы…» и т.д.;

5.4. Поручать составление должностных инструкций нужно сотруднику, который передает их в другую должность. Как только появляется такая возможность, нужно заказать эту работу профессионалам. Поручать эту работу самим сотрудникам или кадровым службам не имеет смысла — получится пустой, формальный документ, который никакой пользы не принесет.

5.5. Лучше всего составлять должностные инструкции на основании стандартизированных бизнес-процессов. Если же нет такой возможности, на основе функциональной матрицы. Описывать функции «из головы» очень непросто, а «из интернета» — бесполезно.

Надеюсь эта статья поможет вам в этом непростом деле. Если нужна дополнительная помощь — обращайтесь, наши координаты в шапке сайта.

Как составить должностную инструкцию для удаленных сотрудников

Недавно  мэр Москвы порекомендовал работодателям как можно больше сотрудников оставить работать вне офиса. Однако законопроект, регулирующий удаленную работу, пока находится на стадии проработки. Как составить должностную инструкцию для удаленных работников и что важно там зафиксировать, чтобы избежать конфликтных ситуаций, рассказывает руководитель Практики юридического консалтинга по трудовому праву и охране труда  ANCOR Consulting Ольга Полежаева.

В сложившейся ситуации неопределенности должностная инструкция по сути призвана, во-первых, четко разграничить права и обязанности сотрудника, во-вторых, стать для работодателя удобным и понятным инструментом контроля производительности труда. Максимальная прозрачность поможет и работодателю, и сотруднику выстроить комфортные трудовые взаимоотношения и минимизировать риск возникновения конфликтов.

Читайте также: Должностная инструкция: как составить и что не забыть

Больше конкретики

Главное, что должно быть прописано в должностной инструкции  – это актуальный и полный перечень должностных обязанностей работника.  

Не стоит отделываться общими фразами и расплывчатыми формулировками. Сотрудник на «удаленке» должен детально понимать, какие действия входят в круг его обязанностей. В противном случае проконтролировать выполнение и качество работы работодателю будет сложно. 

С учетом специфики труда дистанционных работников, рекомендуется включать в должностную инструкцию обязанность предоставлять регулярные отчеты о выполненной работе. Периодичность, порядок предоставления и форму отчетов необходимо зафиксировать в документе таким образом, чтобы не могло возникнуть разночтений. То есть сотрудник должен четко понимать, когда и в каком виде он отчитывается о проделанной работе. Даже если речь идет об информировании непосредственного руководителя в конце дня, то нужно прописать, в какое время и с помощью каких каналов связи это нужно сделать.

Для большей оперативности имеет смысл включать в инструкцию обязанность участвовать в онлайн-совещаниях, отвечать на рабочие звонки, электронные письма и сообщения.  Чтобы избежать переизбытка информации и коммуникаций между сотрудниками, компании сейчас часто обозначают, в каких мессенджерах ведутся коммуникации и какие каналы связи в приоритете.

Для сохранения конфиденциальной информации в должностную инструкцию можно прописать обязанность использовать предоставленное работодателем оборудование исключительно в рабочих целях. Однако это возможно, только если компания предоставляет оборудование. Чаще всего удаленные сотрудники используют собственные ПК и смартфоны, поэтому в договоре найма прописывается пункт о неразглашении служебной информации.

Кроме подробного описания функционала, в должностной инструкции следует прописать и условия работы.

Время

В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Но удаленные работники трудятся вне офиса, и у работодателя нет возможности отслеживать отработанное ими время. В норме для дистанционных сотрудников (такой статус закреплен в ТК) специалисты отдела персонала проставляют в табеле учета рабочего времени нормальную продолжительность рабочего времени, установленную для той категории сотрудников, к которой относится дистанционный работник. В большинстве случаев таким работникам установлена стандартная продолжительность рабочего времени, то есть  40 часов в неделю. 

Для удаленных сотрудников такой способ фиксирования учета отработанного времени де-юре тоже подходит. Однако на практике в некоторых случаях работодатели пытаются вести точный учета рабочего времени удаленщиков. 

Существует несколько подходов для контроля фактически отработанного времени.

Если в соответствии с ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ дистанционный работник сам определяет режим своего рабочего времени и времени отдыха, то информацию об отработанном времени, как правило, работник сообщает работодателю. В этом случае в табель учета рабочего времени вносится код «Я» или «01» и указывается общее число отработанных часов в день (8 — при нормальной рабочей неделе), указанное работником. 

Необходимо обратить внимание, что если установленная для работника ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена, то допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов (ст. 104 ТК РФ).

Часто для фиксации отработанного времени применяются специальные программы или система ежедневной или еженедельной отчетности. Тогда работник направляет работодателю описание выполненной им работы в течение дня и затраченное на это время. Применение такого порядка необходимо документально закрепить в трудовом договоре или локальном нормативном акте.

 Деньги

Привлечение дистанционного работника к сверхурочной работе оформляется в общем порядке, на основании полученного от работника согласия (ст. 99 ТК РФ) и соответствующего приказа и оплачивается в повышенном размере согласно статье 152 ТК РФ. 

Премии удаленным работникам могут выплачиваться согласно действующей в компании политике премирования. Порядок выплат и показатели, при которых работник имеет право на получении премии, должны быть предусмотрены локальными нормативными актами компании или прописаны в соглашениях с работником. 

 А был ли мальчик?

Одна из главных проблем, которая встает перед работодателем, это контроль присутствия удаленного сотрудника на рабочем месте. 

Периоды отсутствия на работе оформляются на основании подтверждающих документов в общем порядке, на основании представленных сотрудником документов, например, больничного листа.  Но вот контролировать прогулы дистанционных и удаленных сотрудников крайне затруднительно.

В законодательстве пока не существует понятия «удаленное рабочее место». 

Согласно статье 209 ТК РФ рабочее место – это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

В то же время согласно статье 312.1. ТК РФ дистанционной работой является выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, его обособленных подразделений, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. 

Смотрите также: Полный онлайн: кейс центра «Моя работа»

В связи с этим у дистанционного работника нет рабочего места, на котором он обязан присутствовать. Это является камнем преткновения в вопросах доказывания прогулов у  дистанционных работников. Поэтому на практике работодатель может регулировать только факт выполнения возложенных на дистанционного работника обязанностей в установленные сроки и надлежащим образом.  А это значит, что детальная должностная инструкция остается чуть ли не единственным инструментом контроля, гарантирующим качество работ.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 29 сентября 2020

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!

Как составить должностную инструкцию работника, ответственного за пожарную безопасность?

Как составить должностную инструкцию работника, ответственного за пожарную безопасность?

Как составить должностную инструкцию работника, ответственного за пожарную безопасность?
 
Работодатель самостоятельно решает, как оформить такую должностную инструкцию. Конкретный перечень основных обязанностей работника в инструкции устанавливается с учетом специфики деятельности конкретного работодателя и требований нормативных актов в области пожарной безопасности.
Обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя (ст. 212 ТК РФ).
Руководители организаций обязаны соблюдать требования пожарной безопасности. Руководители организаций осуществляют непосредственное руководство системой пожарной безопасности в пределах своей компетенции на подведомственных объектах и несут персональную ответственность за соблюдение требований пожарной безопасности (ст. 37 Федерального закона от 21.12.1994 N 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (далее — Закон N 69-ФЗ)). Руководитель организации назначает лицо, ответственное за пожарную безопасность, которое обеспечивает соблюдение требований пожарной безопасности на объекте (п. 4 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390 (далее — Правила), п. 4 Руководства по соблюдению отдельных требований противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 N 390, утв. МЧС России 30.03.2020 N 2-4-71-6). Наряду с руководителями организаций ответственность за нарушение требований пожарной безопасности несут лица, назначенные в установленном порядке ответственными (ч. 1 ст. 38 Закона N 69-ФЗ).
Трудовая функция работника конкретизируется соответствующей должностной инструкцией. Должностная инструкция, в свою очередь, является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности. По мнению Роструда, должностная инструкция разрабатывается, как правило, на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, и может представлять собой как отдельный документ, так и являться приложением к трудовому договору (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Как правило, порядок составления должностной инструкции во многих организациях аналогичен. Инструкция работника, ответственного за пожарную безопасность, может содержать следующие разделы:
 
1. Общие положения
В данном разделе, как правило, указываются требования к работнику, ответственному за пожарную безопасность (должность, образование, какой специальной подготовкой по пожарной безопасности он должен владеть, требования к опыту и стажу работы), какими знаниями по пожарной безопасности он должен владеть, чем должен руководствоваться в своей деятельности и

Глоссарий. Должностная инструкция

Должностная инструкция — формализованный документ, в котором закрепляются обязанности сотрудника, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и взаимоотношений.

Персональные должностные инструкции, наряду с положениями о структурных подразделениях и регламентами выполнения рабочих операций, входят в комплекс корпоративных нормативных документов, определяющих деятельность предприятия в целом, его подразделений и отдельных сотрудников.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Разработка должностных инструкций осуществляется в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности.

Разработка должностных инструкций: как составлять должностные инструкции

Учитывая, что законодательство РФ не определяет должностные инструкции в части их содержания, эти документы составляются руководством предприятия добровольно, с целью улучшения деятельности предприятия. В то же время инструкция должна быть полезна и работнику, облегчая его деятельность и взаимоотношения с другими субъектами деятельности. Третье основное применение должностной инструкции — в отделе кадров, для выявления соответствия работника или кандидата конкретной должности и выработки соответствующих кадровых решений.

Должностная инструкция должна указывать работнику, что он должен делать и уметь. В то же время, этот документ должен однозначно указать руководителю — кто виноват в том, что необходимый результат не был достигнут.

Конкретные требования могут и должны быть содержанием инструкции. «Такое-то количество за такое-то время» — пример правильного предложения. «Стремиться к повышению чего-нибудь» — пример неправильного. Все, что описывает инструкция, должно быть измеримым и контролируемым.

Краткость и исключение ненужной детализации обеспечат не только прочтение инструкции работником, но и позволят ему проявить полезную инициативу. Так, текст «…взять отвертку в правую руку, шуруп в левую…» проигрывает краткому «завернуть шуруп» — ведь работник может быть левшой или, например, использовать шуруповерт.

Должностные инструкции должны содержать цели тех процессов, которые исполняются работниками. Работники, понимающие общую цель, выполняют свои задачи более эффективно. Цели должны соответствовать стратегическим целям предприятия, в идеальном случае соответствовать указанным в стратегической карте.

Задачи — одна из важнейших частей должностной инструкции. Эта часть документа должна быть максимально конкретной. Задачи должны быть достижимыми, измеримыми и контролируемыми. Четко определенные штуки, рубли, метры, килограммы — за не менее четко назначенные единицы времени. Формы отчетности и контроля. Задачи должны соответствовать целям

Стиль. Должностная инструкция пишется в едином стиле. Она должна быть максимально простой и понятной, исключать различные толкования.

Должностные инструкции должны быть полными и исчерпывающими. После ее написания вы сможете потребовать только то, что в ней написано. С другой стороны, вы должны быть уверены в том, что все необходимые в деятельности задачи и функции попали в инструкции, что нет функций, которые возложены на разных людей, равно как и функций, не возложенных ни на кого. Опираясь на положения о подразделениях и регламенты выполнения рабочих операций, можно обеспечить это строгое соответствие, а специализированное ПО поможет сделать это быстро и уверенно.

Нештатные ситуации. Предусмотреть абсолютно все — невозможно. Должностная инструкция должна четко разграничивать нештатные ситуации на те, которые работник должен урегулировать самостоятельно и те, которые требуют доклада вышестоящему руководителю.

Должностная Инструкция — построение в Business Studio

Должностная инструкция в Business Studio строится на основании уже введенной и выработанной информации — модели бизнес-процессов, организационной структуры, а также шаблона инструкции, в котором находятся общие для предприятия слова, понятия и описания. Важно, что Business Studio позволяет полностью автоматически формировать должностные инструкции. Подробнее о формировании и разработке должностных инструкций — в методике «Проектирование системы управления».

Шаблон стандартной должностной инструкции СМК ИСО

Апрель 2005г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Единый центр управления банком и база знаний по бизнес-процессам

Оперативное управление бизнес-процессами банка с минимальными элементами процессного подхода

Глоссарий. Система менеджмента качества (СМК)

Как повысить производительность на 88% без вложений в модернизацию оборудования?

Как разработать описание должности

Описание должности — это полезный простой инструмент, который объясняет задачи, обязанности, функции и обязанности должности. В нем подробно указано, кто выполняет конкретный вид работы, как эта работа должна быть завершена, а также частота и цель работы, поскольку она связана с миссией и целями организации. Описания должностей используются по разным причинам, например, для определения уровня заработной платы, проведения обзоров производительности, уточнения миссий, установления должностей и классов оплаты, а также создания разумных средств контроля за приспособлением, а также в качестве инструмента для приема на работу.Должностные инструкции полезны при планировании карьеры, предлагая учебные упражнения и устанавливая юридические требования в целях соблюдения нормативных требований. Описание должности дает сотруднику ясный и краткий ресурс, который можно использовать в качестве руководства для выполнения работы. Точно так же руководитель может использовать описание должности в качестве инструмента измерения, чтобы убедиться, что сотрудник соответствует ожиданиям от должности.

Шаг 1. Выполните анализ задания

Этот процесс сбора, изучения и интерпретации данных о задачах задания предоставит точную информацию о задании, чтобы организация могла выполнять свою работу эффективно.Выполнение анализа работы включает следующие шаги:

• Опрос сотрудников, чтобы точно узнать, какие задачи выполняются.
• Наблюдение за выполнением задач.
• Заполнение сотрудниками анкет или рабочих листов.
• Сбор данных о вакансиях из других ресурсов, таких как обзоры заработной платы и Справочник по перспективам занятости.

Результаты должны быть задокументированы и проверены сотрудником, который в настоящее время занимает должность, и его или ее руководителем на предмет любых изменений, касающихся знаний, навыков, способностей, физических характеристик, факторов окружающей среды и полномочий / опыта должности:

• Знание — понимание совокупности информации, полученной путем опыта или изучения.
• Навык — наблюдаемая в настоящее время компетенция для выполнения усвоенной деятельности.
• Способность — способность выполнять наблюдаемое поведение или поведение, которое приводит к наблюдаемому продукту.
• Физические характеристики — физические характеристики, которые сотрудник должен иметь для выполнения своих должностных обязанностей с разумными приспособлениями или без них.
• Факторы окружающей среды — условия труда (внутри или вне офиса).
• Полномочия / опыт — минимальный уровень образования, опыта и сертификатов, приемлемый для должности.

Шаг 2: Определение основных функций

После того, как стандарт производительности для конкретной работы определен, необходимо определить основные функции должности. Это обеспечит лучшую возможность оценки запросов на проживание в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA). Определение основных функций включает следующие шаги:

• Убедитесь, что задачи, входящие в рабочую функцию, действительно необходимы или являются требованием для выполнения работы.
• Определите частоту, с которой выполняется задача, или сколько времени тратится на выполнение задачи.
• Определите последствия невыполнения функции, а также то, может ли это нанести ущерб деятельности работодателя или привести к серьезным последствиям.
• Определите, можно ли переделать задачи или выполнить их другим способом.
• Определите, можно ли переназначить задачи другому сотруднику.

После определения основных функций работодатель может определить, являются ли функции важными или второстепенными.Использование термина «основная функция» должно быть частью должностной инструкции, и в нем должно быть четко указано, как человек должен выполнять эту работу. Это послужит руководством в будущем относительно того, можно ли выполнять работу с жилым помещением или без него.

Шаг 3. Упорядочивайте данные в сжатой форме

Структура должностной инструкции может варьироваться от компании к компании; однако все описания должностных обязанностей в организации должны быть стандартизированы, чтобы иметь одинаковый внешний вид.

Необходимо включить следующие темы:

• Должность — название должности.
  
• Классификация — освобождение или отсутствие освобождения в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA).
  
• Класс / уровень / семья / диапазон заработной платы — уровни вознаграждения, группы или диапазоны оплаты, в которые помещаются рабочие места одинаковой или аналогичной ценности, включая минимальные и максимальные диапазоны оплаты.
• Подотчетен на — название должности, на которую подотчетно данное задание.
  
• Дата — дата написания или последней проверки должностной инструкции.
• Резюме / цель — краткое изложение и общие цели работы.
• Основные функции —существенные функции, включая то, как человек должен их выполнять, и частоту, с которой выполняются задачи; задачи должны быть частью служебной функции и действительно необходимы или требуются для выполнения работы.
• Компетенция — знания, навыки и способности.
• Обязанности надзора — прямые отчеты, если таковые имеются, и уровень надзора.
• Рабочая среда — рабочая среда; температура, уровень шума внутри или снаружи или другие факторы, которые могут повлиять на условия труда человека при выполнении работы.
• Физические требования — физические требования к работе, включая сгибание, сидение, подъем и вождение.
• Тип должности и ожидаемые часы работы — полный или неполный рабочий день, типичные рабочие часы и смены, дни недели и ожидаемая сверхурочная работа.
• Путешествие — процентное время в пути, ожидаемое для позиции, где это путешествие происходит, например, локально или в определенных странах или штатах, а также то, является ли поездка ночным.
• Требуемое образование и опыт — образование и опыт, основанные на требованиях, связанных с работой и соответствующих потребностям бизнеса.
• Предпочтительное образование и опыт — предпочтительное образование и опыт, основанные на требованиях, связанных с работой и соответствующих потребностям бизнеса.
• Дополнительные квалификационные требования — дополнительные требования, такие как сертификаты, отраслевой опыт и опыт работы с определенным оборудованием.
• Заявление о плане позитивных действий / равных возможностях трудоустройства (AAP / EEO) — положение (и), в котором излагаются требования и практика федерального подрядчика и / или заявление о равных возможностях для работодателя.
• Прочие обязанности — заявление об отказе от ответственности, см. Шаг 4.

Шаг 4: Добавьте заявление об отказе от ответственности

Рекомендуется добавить заявление, указывающее, что описание должности не предназначено для охвата или включения исчерпывающего перечень видов деятельности, обязанностей или ответственности, которые требуются от работника.Обязанности, ответственность и действия могут измениться или новые могут быть назначены в любое время с уведомлением или без него.

Шаг 5: Добавьте строки подписи

Подписи являются важной частью проверки описания должности. Они показывают, что должностная инструкция была утверждена и что сотрудник понимает требования, основные функции и обязанности должности. Подписи должны включать подписи руководителя и сотрудника.

Шаг 6: Завершить

Черновик описания должности должен быть представлен высшему руководству и руководителю должности для рассмотрения и утверждения.Черновик дает возможность просмотреть, добавить или убрать любые детали до утверждения окончательного описания должности.

Окончательные описания должностных обязанностей должны храниться в надежном месте, а копии должны использоваться для объявлений о вакансиях, собеседований, запросов на размещение, обзоров компенсации и служебной аттестации. Работодатели также могут разместить их в своей внутренней сети.

Как написать хорошее описание работы

Описание вашей должности — это ваш шанс познакомиться с потенциальными кандидатами.И первые впечатления имеют значение. Эффективные описания вакансий интересны и инклюзивны, побуждают подходящих людей подавать заявки и помогают вам сократить время, затрачиваемое на заполнение вакансий.

Чтобы написать хорошее описание должности, помните о следующих указателях:

Используйте четкое название должности

Нетрадиционные названия должностей (например, «Rockstar Engineer» или «Unicorn Designer») нереалистичны и потенциально дискриминационны. Обменяйте неискренние названия должностей на более ясные. Если вы хотите нанять агента информационного центра и вместо этого рекламировать «специалиста по продажам и маркетингу», вы, скорее всего, привлечете не тех людей и упустите квалифицированных кандидатов.

Обращайтесь напрямую к кандидатам

Эффективные объявления о работе профессиональны и интересны. Кандидаты, как правило, пренебрегают описанием должностей, поэтому жаргон и запутанные фразы их отвратят. Перед публикацией еще раз проверьте свое описание, чтобы убедиться в ясности и точности.

Вот пример плохо составленной должностной инструкции:

Вот более четкая, короткая и свободная от жаргона версия того же описания должности:

Описание задач

Помогите кандидатам визуализировать типичный рабочий день.Разделите обязанности на короткие, четкие должностные обязанности. Например, если вы рекламируете менеджера по цифровому маркетингу, вместо расплывчатого описания (например, «Вы будете отвечать за отдел цифрового маркетинга») опишите конкретные обязанности:

• Управляйте всеми каналами цифрового маркетинга (например, веб-сайтом, блогами, электронной почтой и социальными сетями) для обеспечения единообразия бренда
• Измерение рентабельности инвестиций и ключевых показателей эффективности
• Мониторинг аккаунтов в социальных сетях

Убедитесь, что вы и менеджер по найму на одной странице о требованиях к должности, чтобы избежать путаницы с кандидатами на более позднем этапе процесса найма.

Связанные : Как написать лучшее описание должности

Новый мир труда

Знаете ли вы, что привлечение кандидатов будет одной из самых больших проблем в мире рекрутинга после COVID?

Узнать больше

Продай свою работу

Кандидатам нужны веские причины, чтобы оставить свое текущее рабочее место или выбрать вашу работу среди других. Опишите преимущества и льготы, связанные с работой (например, высокопроизводительная рабочая станция, гаджеты и / или бесплатное питание), и объясните, как эта роль способствует росту компании.

Модная компания Lyst демонстрирует преимущества развития сотрудников в своих должностных инструкциях:

Скриншот через Lyst

Продайте свою компанию

Ваше объявление о вакансии — это ваш шанс познакомить кандидатов с культурой вашей компании. Подумайте о том, чтобы включить ссылки на отзывы ваших сотрудников или фотографии командных мероприятий.

BambooHR дает кандидатам несколько причин подумать о присоединении к их компании:

Скриншот с BambooHR

Чего следует избегать при написании должностных инструкций:

Дискриминация

Если вы хотите создать разнообразное рабочее место, заявление о равных возможностях — хорошее место для начала, но даже неосознанная предвзятость в языке описания должности будет стоить вам кандидатов.Запрос на «менеджера по маркетингу с 10-летним опытом» исключает более молодых, потенциально талантливых людей, а утверждение, что вы «ищете продавцов», подразумевает гендерную предвзятость. Такие инструменты, как Textio, помогают вам создавать гендерно-нейтральные описания вакансий, определяя мужские (например, «амбициозный» и «сложный») и женские слова (например, «сотрудничество» и «поддержка»). Это особенно актуально для набора персонала.

Просить слишком много

Если вы не хотите нанять бывшего президента, нереалистичные требования отталкивают, и вам, возможно, не нужно их включать.Определите, что требуется и чему можно научиться на работе, и включите в свои объявления только необходимые навыки. Если вы уже имеете в виду кого-то, кто мог бы хорошо подходить для вашей роли, свяжитесь с этим человеком напрямую с помощью персонализированного адреса электронной почты.

Негатив

Составьте список требований к должности ясным, но позитивным тоном, даже если вы хотите исключить неквалифицированных кандидатов. Заявление типа «кандидаты с опытом менее 5 лет не будут приниматься во внимание» — это недружелюбный способ представить свою работу и повлияет на то, как все кандидаты будут рассматривать бренд вашего работодателя.Вместо этого будьте вежливы и рассмотрите такие формулировки описания должности, как: «Обратите внимание, что это должность высшего уровня, поэтому проверенный опыт в области X важен».

Забыть о структуре

Хорошее описание должности — четкое и привлекательное. Соискатели могут проверять наличие открытых вакансий на своих телефонах, чтобы ваши объявления были удобочитаемыми. Маркированные списки легче читать, чем абзацы в повествовательном стиле. Кроме того, хорошо структурированные разделы помогают отделить обязанности от требований, а также обязательные и полезные навыки.

Быть таинственным

Вы хотите заинтриговать потенциальных кандидатов своими объявлениями о вакансиях, но не показаться загадочным. Название должности и обязанности должны четко указывать, чего вы ожидаете от будущего найма. Будьте откровенны в отношении не подлежащих обсуждению требований, таких как необходимые сертификаты, водительские права и часы работы. Таким образом, вы избежите потенциальных нарушителей сделки позже в процессе найма.

Хорошо составленное описание должности открывает двери для успешного процесса найма.После того, как вы заинтересовали кандидатов своим объявлением о вакансии, продемонстрируйте культуру своей компании с помощью привлекательной страницы вакансий и просмотрите кандидатов с помощью быстрой и эффективной формы заявки.

Написание эффективного описания вакансии | Отдел кадров

Описание должности должно точно отражать обязанности и ответственность должности. Когда он хорошо написан, он создает реалистичную картину работы и отвечает на вопрос: «Чем на самом деле занимается человек в этой роли?»

Описание должности не только описывает обязанности должности, но и закладывает основу для найма, развития и удержания талантов, а также закладывает основу для оптимального выполнения работы, разъясняя обязанности, ожидаемые результаты и оценку производительности.Это также важный компонент для поддержания справедливой системы компенсации и обеспечения соблюдения законодательства. Документ следует пересматривать и обновлять в соответствии с годовым циклом оценки эффективности.

Описание должности содержит достаточно информации, чтобы описать основные обязанности и основные функции в их нынешнем виде. Они предоставляют информацию, необходимую для классификации должности, а не человека; таким образом, они являются «нейтральными» и не основаны на каких-либо конкретных качествах действующего президента (например, знания, навыки, способности, производительность, преданность делу, лояльность, годы службы или степень).Документ не должен включать в себя все подробности о том, как и какая работа выполняется, чтобы он оставался полезным даже при незначительных изменениях. Должностные инструкции могут быть написаны совместными усилиями руководителя и сотрудника, но руководитель должен их одобрить.

Описание должности содержит следующие компоненты: название должности, цель работы, должностные обязанности и ответственность, требуемая квалификация, предпочтительная квалификация и условия работы.

Должность
Должность — это краткое описание (1-4 слова) должности, которое отражает содержание, цель и объем работы и согласуется с названиями других должностей аналогичных ролей в Государственном университете Райта (Университет ).

Примеры включают в себя: архивариуса, заместителя директора службы поддержки людей с ограниченными возможностями, младшего регистратора, директора службы здравоохранения студентов, планировщика помещений, бухгалтера по грантам, бюджетного аналитика, конструктора инструкций, службы настольных компьютеров менеджера и службы попечения руководителей.

Цель работы
Цель работы обеспечивает общий обзор роли, уровня и объема ответственности, состоящий из трех или четырех предложений, обеспечивающих базовое понимание роли «с высоты птичьего полета».Краткое изложение «Почему существует работа?»

Должностные обязанности и ответственность
Этот раздел содержит описание обязанностей и ответственности , закрепленных за работой; также называемые основными функциями. Они описывают фундаментальный характер работы, на которую у сотрудника отводится значительная часть времени. Некоторые элементы для рассмотрения:

• Включите пояснительные фразы, объясняющие, почему, как, где и как часто выполняются задачи и обязанности.
• Ориентируйтесь на результат поставленных задач.
• Контрольные области принятия решений, на которые можно повлиять или повлиять.
• Укажите области прямой или косвенной ответственности.
• Опишите уровень и тип бюджетных или финансовых обязательств.
• Опишите характер контакта, людей, с которыми он контактировал, и степень, в которой действующий президент будет взаимодействовать с другими людьми в Университете и за его пределами.
• Перечислите должностные обязанности, которые отражают требования к должности, и убедитесь, что они не основаны на способностях какого-либо одного человека.

Если применимо, также укажите тип надзорной ответственности , который ожидается от этой роли. Подробно опишите степень полномочий должности по найму, дисциплинарному взысканию, увольнению, назначению работы, обучению и оценке работы подчиненных. Это может быть либо отдельная должностная обязанность, либо указанная в других должностных обязанностях, если это необходимо. Ниже перечислены различные уровни надзора:

• Давать указания другим лицам.
• Контролирует, нанимает, обучает, направляет работу и помогает студентам в решении проблем.Также контролирует повседневные операции других сотрудников.
• Контролирует персонал, включая прием на работу, составление расписания и распределение работы, анализ результатов работы и рекомендует повышение заработной платы, продвижение по службе, переводы, понижения в должности или увольнения.
• Управляет другими через подчиненных руководителей.

Должностные обязанности должны быть перечислены в соответствии с их важностью и / или частотой , с которыми они выполняются. Они обычно представлены в маркированном или пронумерованном формате, состоящем из примерно 4-7 отдельных обязанностей, каждой из которых назначается «процент времени» (с добавлением 100%), который отражает расчетное время, которое сотрудник потратит в течение года.Обязанности, требующие менее 5 процентов времени, следует объединить с другими обязанностями или исключить из должностной инструкции. Следующая таблица поможет вам оценить процент времени:

Процент Неделя Год

5 процентов 2 часа 2 ½ недели
10 процентов 4 часа 5 недель
15 процентов 6 часов 1 ½ месяца
20 процентов 8 часов 2 ½ месяца
25 процентов 10 часов 3 месяца

Требуемая квалификация
В этом разделе перечислен требуемый уровень профессиональных знаний (например, образование, опыт, знания, навыки и умения), необходимый для выполнения работы.В этом разделе основное внимание уделяется «минимальному» уровню квалификации для того, чтобы человек был продуктивным и успешным в этой роли.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных вакансий необходимая квалификация будет идентична квалификационным требованиям, указанным в спецификации вакансии, которую можно найти по адресу http://www.wright.edu/human-resources/compensation/job-titles-and-specifications/. секретная-переговорная-единица

Образование
Определите образовательную квалификацию, которой должен обладать сотрудник для удовлетворительного выполнения должностных обязанностей и ответственности.Укажите образовательную квалификацию с точки зрения областей обучения и / или типа степени или концентрации, которые предоставят знания, необходимые для поступления на эту должность.

Опыт работы
Определите минимальное количество требуемых стажировок на полную ставку, выраженное в годах, и тип опыта работы, который необходим сотруднику, чтобы иметь квалификацию для работы. Если стажировки, опыт работы в бакалавриате и стажировка в аспирантуре будут приемлемыми уровнями опыта; об этом нужно будет отдельно указать.

Знания, навыки и способности
При указании требуемых знаний укажите уровень или глубину знаний, необходимых для вступления в должность. Следующие определения могут оказаться полезными:

• Практические знания : достаточное знакомство с предметом, чтобы знать основные принципы и терминологию, а также понимать и решать простые проблемы.
• Общие знания : знание области, достаточное для выполнения большинства работ в обычных ситуациях.Работа требует понимания стандартных ситуаций и включает знание большинства существенных аспектов предмета.
• Глубокие знания : глубокие знания предмета. Работа требует достаточного понимания предметной области, чтобы решать необычные, а также общие рабочие проблемы, иметь возможность давать советы по техническим вопросам и служить источником информации по этой теме для других в организации.
• Всесторонние знания : требует полного владения и понимания предмета.Этот термин следует использовать умеренно и только для необычно требовательных или ответственных должностей, необходимых для создания гипотез, концепций или подходов.

Перечислите конкретные навыки и / или способности, необходимые сотруднику для успешного выполнения этой роли; включая обозначение любых необходимых лицензий или сертификатов. Некоторые соображения: аналитика, влияние бюджета, внутренняя или внешняя коммуникация, компьютер, творческое мышление, обслуживание клиентов, принятие решений, разнообразие, логическое мышление, многозадачность, переговоры, решение проблем, управление проектами, надзор, командная работа и т. Д.

Предпочтительная квалификация
Расширенный список требуемых квалификаций, который можно использовать для дальнейшего определения способности человека быть продуктивным и успешным на этой работе. Эти предпочтительные квалификации «приятно иметь», но они не являются необходимыми для выполнения повседневных функций на работе. Если они включены, предпочтительные квалификации могут быть сосредоточены на одном или всех из следующих аспектов: образование, опыт, знания, навыки и способности.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных вакансий университет не перечисляет предпочтительные квалификации.

Условия труда
Определите условия труда и физические требования, которые напрямую связаны с основными должностными обязанностями и обязанностями, которые должны соответствовать Закону об американцах с ограниченными возможностями. Опишите тип, интенсивность (сколько), частоту (как часто) и продолжительность (как долго) требуемых физических или умственных способностей. Рассмотрим следующее:

• Окружающая среда, например офис или на открытом воздухе.
• Обнаруженные воздействия, такие как опасные материалы, громкий шум или сильная жара / холод.
• Основные физические требования, такие как лазание, стояние, наклоны или печатание.
• Физические усилия / подъемы, например сидячий — до 10 фунтов; легкий — до 20 фунтов; средний — до 50 фунтов; тяжелый — более 50 фунтов.
• Укажите, требуется ли работа по выходным, по ночам или по вызову в качестве постоянной части работы.
• Путевые расходы.
• Обозначения аварийного персонала.

Советы по написанию должностных инструкций
Должностные инструкции должны быть подготовлены таким образом, чтобы все компоненты были точно сформулированы, чтобы создать четкое понимание роли.Вот несколько советов, которые помогут вам в этом процессе:

• Пишите кратко и прямо.
• Всегда используйте более простые слова, а не сложные; максимально упрощать структуру предложения. Это сократит многословие, сократит ваше описание и улучшит понимание.
• Используйте описательные глаголы действия в настоящем времени (например: пишет, действует или выполняет).
• Избегайте сокращений и акронимов. Другие люди, читающие описание должности, могут быть с ними не знакомы.Если аббревиатуры и акронимы необходимы, определите их при первом использовании.
• Не используйте двусмысленные термины. Если вы используете такие термины, как «помогает, обрабатывает и выполняет», опишите, «как» позиция помогает, справляется или выполняет. Использование слова «до» с последующим подробным описанием выполняемых процессов, задач или операций обычно проясняет двусмысленность.
• Избегайте выражений, связанных с полом, таких как «Он управляет», «Она отвечает за».
• Сосредоточьтесь на основных видах деятельности; опускать тривиальные обязанности и случайные задачи.
• Избегайте упоминания имени другого сотрудника, вместо этого используйте название должности или отдела.
• Включите только назначенные обязанности сегодня. Не включайте потенциальные будущие обязанности и устраняйте любые обязанности, которые больше не требуются.
  

10 советов по составлению высокоэффективных должностных инструкций

Наем талантливых людей начинается с привлечения нужных талантов. Здесь ключевое значение имеет эффективное, увлекательное и инклюзивное описание должностных обязанностей. Приложив небольшие предварительные усилия, вы можете составить правильное описание должности, чтобы привлечь в свой портфель самых талантливых кандидатов и убедиться, что вы не отключите таланты до того, как они подадут заявку.

«Лучшие должностные инструкции сочетают в себе немного маркетинга, реальность должности, необходимые навыки и компетенции, а также культуру организации. Все это вместе является ключом к тому, как представить открытую роль на рынке», — говорит Джастин Серилли, управляющий директор по финансовым услугам и технологиям Russell Reynolds and Associates, компании по подбору руководителей и переходу на руководящие должности.

Помимо стандартного описания ролей и требуемых навыков и опыта, рекрутеры и менеджеры по найму должны уделять особое внимание культуре, миссии и ценностям, чтобы избежать плохого найма.И чтобы гарантировать, что вы привлекаете разнообразный пул высококвалифицированных кандидатов, вы также должны убедиться, что ваши описания не отталкивают женщин, цветных людей, людей с ограниченными возможностями и сообщество ЛГБТК +.

[Следите за 8 горячими тенденциями найма ИТ-специалистов (и 8 остающимися) и узнайте, как выиграть войну за лучшие технические таланты. | Узнавайте последние новости о найме, карьере и руководящих должностях в нашей информационной рассылке CIO Daily. ]

Вот как это сделать.

1. Определите правильное название должности

Если у вас возникли проблемы с заполнением вакансий для критически важного «рок-звездного» разработчика, «ниндзя» DevOps или «гуру» цифрового маркетинга, вы, вероятно, отказываетесь от кандидатов, говорящих именно на этом языке, согласно исследованиям компании Indeed.

«Мы знаем, что странные названия должностей могут быть забавными и свидетельствовать о более непринужденной культуре. Однако без культурной основы их использование в списках вакансий может повлиять на то, насколько хорошо ваше объявление о вакансии. Большинство людей ищут должности, которые соответствуют их навыкам и опыту, поэтому использование таких терминов, как «ниндзя» и «рок-звезда» в названиях и описаниях должностей может сбить с толку соискателей и оттолкнуть их от подачи заявления », — говорится в этом сообщении в блоге от Indeed.

Креативность может помочь вашей должности выделиться, но не будьте настолько эзотерическими, чтобы не упустить кандидатов, которые ищут ту же работу под другим именем, — говорит Керилли из Рассела Рейнольдса.Как можно лучше интегрируйте в свои книги стандартный язык, — говорит Колин Дэй, основатель и генеральный директор платформы программного решения iCIMS для рекрутинга на основе SaaS.

«Имейте в виду, что ваша компания и открытая вакансия должны быть найдены. Для этого выйдите из головы и внутренней терминологии вашей компании. Если вы называете это« менеджером по работе с клиентами », они ищут для более часто используемого «менеджера по работе с клиентами» вы пропустите этих кандидатов », — говорит он.

2.Начните с краткого увлекательного обзора работы

Этот обзор, состоящий из одного-четырех предложений, должен включать описание основной функции должности, того, как она способствует достижению более крупных целей компании и почему это важно не только для компании, но и для общества. в целом. Например, попробуйте ответить на вопрос: «Как эта роль способствует улучшению жизни людей или решению существующих деловых или социальных проблем?» согласно официальному документу Национального центра женщин и информационных технологий (NCWIT).NCWIT говорит, что использование приглашающей речи, например: «Присоединяйтесь к творческой команде… посвященной…», особенно эффективно.

3. Избегайте превосходных степеней или экстремальных модификаторов

Слишком высокие выражения, такие как «лучшие из лучших», «вне графиков», «мировой класс», «рок-звезды», «ниндзя», как правило, мешают кандидатам подавать заявки — особенно женщины и недопредставленные меньшинства, но также и некоторые мужчины, согласно NCWIT. По словам NCWIT, любой, кто был приучен не «гудеть в свой рог», с меньшей вероятностью будет классифицировать себя таким образом и, следовательно, с меньшей вероятностью подаст заявку.

Вам также следует избегать использования формулировок, описывающих исключительно узкий набор способностей, например, «перфекционистов» или тех, кто «вечно возится». Опять же, вы рискуете отключить высококвалифицированных талантов, которые могли бы преуспеть на должности без этих черт или которые не идентифицируют себя с этими условиями.

4. Сосредоточьте ответственность на росте и развитии

Не просто перечисляйте кучу скучных повседневных задач и избегайте длинного, маркированного списка обязанностей или квалификаций, — говорит NCWIT.

Подобные списки трудно усвоить, а мелочи часто мало что значат, пока человек не выполнит свою работу, согласно NCWIT. Вместо этого опишите основные должностные функции пятью-семью пунктами. Вы также можете сгруппировать два-три маркера в более крупные категории, такие как «Технические навыки», «Навыки управления», «Коммуникация» и тому подобное.

Вы также должны объяснить, как работа будет способствовать достижению бизнес-целей, потенциал для продвижения и как достижения кандидатов могут этому способствовать, — говорит Серилли.

«Вы хотите, чтобы кандидаты были в восторге от вашей компании и трансформации, происходящей в отрасли. Начните с того, что расскажите немного о том, что компания делает в более крупной отрасли, как технологии позволяют это сделать и как компания, роль и их навыки. и знания могут способствовать их росту и развитию », — говорит он.

«Убедитесь, что описание вакансии также увлекательно и увлекательно, — говорит iCIMS ‘Day. «Вы можете включить что-то вроде:« Мы ожидаем, что в этом году рост превысит 20 процентов »или« Стать частью команды, которая добавит X новых учетных записей ».«Вы хотите привлечь кандидатов, которые ориентированы на цель и действия, поэтому сделайте так, чтобы описание вашей должности отражало это».

5. Привлекайте нынешних сотрудников к написанию должностных инструкций

Должностные инструкции часто хранятся в файле где-то в отделе кадров, обнаруживается только тогда, когда должность освобождается. Эти описания часто остаются статичными в течение многих лет и не отражают текущие потребности в навыках, культуре и опыте. Не только это, но и исследования показывают, что даже при наличии высокой квалификации женщины реже, чем мужчины, подают на роль, если у них нет всех необходимых квалификаций.Согласно NCWIT, удаление любых критериев, которые больше не нужны для работы, или выделение критериев, которые можно было изучить на работе, а также избежание ограничительных требований в отношении «многолетнего опыта», может помочь привлечь больше разнообразных кандидатов.

Здесь стоит запросить информацию у нынешних сотрудников.

«Вовлечение нынешней команды поможет уточнить описание и поможет определить навыки, необходимые для успешной работы в этой должности. Знание того, что нужно вашей команде, и тип кандидата, который будет соответствовать культурным условиям, будет иметь решающее значение для долгосрочной перспективы. успех », — говорит Джон Рид, старший исполнительный директор Robert Half Technology.

Это также поможет исключить не подлежащие обсуждению пункты, такие как многолетний опыт работы с определенной технологией, которые могут отпугнуть кандидата, тем самым оставляя дверь открытой для тех, кто преуспел в этой области, но может иметь меньше лет за плечами, он говорит.

6. Создайте срочность для вакансии

Даже если вы не отчаянно пытаетесь заполнить открытую вакансию, вы хотите, чтобы кандидаты почувствовали срочность и были вынуждены подавать заявки, даже если они в настоящее время с радостью трудоустроены. говорит Рид Роберта Халфа.По его словам, может помочь публикация конкретных дат начала работы, а также контактная информация отдельного человека, а не общий адрес электронной почты.

7. Культура, культура, культура

«Культура — это все при приеме на работу. Все в конечном итоге возвращается к кандидату, который спрашивает себя:« Подойду ли я мне и действительно ли мне понравится там работать? » Поэтому очень важно, чтобы культура находилась во всех описаниях работы », — говорит Серилли из Рассела Рейнольдса.

Здесь может помочь выделение льгот, льгот и бонусов на рабочем месте, — говорит Дэй.У вас есть тренажерный зал? Бесплатное питание? Гибкие графики? Возможности удаленной работы? Счастливый час по пятницам? Выкрикните это в описании должности, — говорит он.

«Культурное соответствие так же важно как для сотрудников, так и для работодателей, как и техническая подготовка и опыт, если не больше. Плохой найм стоит денег и снижает производительность; отсутствие культурного соответствия и вовлеченности сотрудников увеличивает текучесть кадров, поэтому вы» я должен сделать это правильно », — говорит он.

Но нельзя позволять культуре подрывать разнообразие и инклюзивность; убедитесь, что вы избегаете гендерных местоимений, перефразируя их.Также убедитесь, что фотографии, графика, видео или другие мультимедийные приложения включают самых разных людей, желательно тех, кто уже работает в вашей организации, — говорит NCWIT.

8. Предвзятость в ваших объявлениях

Гендерный язык может быть незаметным, но все же вредным, говорит NCWIT. По данным NCWIT, предвзятый язык удерживает высококвалифицированных специалистов от подачи заявок, потому что подсознательно снижает их ожидаемое чувство соответствия.

По словам Яна Сигела, генерального директора платформы по подбору и найму персонала ZipRecruiter, ущерб от искажения терминов в описаниях должностей стал предметом более пристального внимания после того, как исследование Американской психологической ассоциации показало, как кажущиеся безобидными слова сигнализируют о гендерной предвзятости в объявлениях о вакансиях.

Совершенно очевидно, говорит Киран Снайдер, генеральный директор и соучредитель Textio, платформы машинного обучения, которая анализирует языковые модели, что, если вы охватите более широкий круг кандидатов, у вас гораздо больше шансов улучшить разнообразие кандидатов и ускорить процесс набора и найма.

«Когда вы не исключаете половину своего пула потенциальных кандидатов, не ограничиваете его одной демографической группой, тогда роли заполняются намного быстрее. При анализе около 50 миллионов объявлений о вакансиях наших клиентов мы видим, что удаление гендерного языка означает, что эти вакансии заполняются в среднем на две недели быстрее », — говорит Снайдер.

И последние данные ZipRecruiter подтверждают утверждение о том, что гендерно-нейтральный язык может помочь компаниям привлечь более разнообразный кадровый резерв и быстрее заполнять вакансии.

«Когда работодатели пишут описания вакансий, цель состоит в том, чтобы человек с нужными навыками и опытом прочитал объявление о вакансии и подал заявку. Мы обнаружили, что многие работодатели снижали свои шансы найти подходящего кандидата и даже не осознавали этого. Когда гендерный язык исключен из уравнения, у компаний остается больше шансов найти лучшего кандидата на работу.Мы обнаружили, что нейтральные формулировки в списках вакансий привели на 42% больше соискателей, чем списки, содержащие слова с гендерной принадлежностью », — говорит Сигел.

Это не должно быть трудным или трудоемким, — говорит Сигел. В «Журнале социальной психологии» есть список «мужских» и «женских» слов, и, по его словам, внесение простых изменений может быстро улучшить результаты набора. NCWIT также предлагает примеры того, как скорректировать списки вакансий, чтобы устранить предвзятость.

9. Дьявол в деталях

Точно так же, как менеджеры по найму оценивают резюме, кандидаты оценивают вашу фирму по мельчайшим деталям, — говорит Рид.Убедитесь, что вы проверяете орфографию, грамматику и вычитываете описание своей должности. Затем вернитесь и сделайте это снова.

«В дополнение к орфографии и грамматике, избегайте использования слишком большого количества жаргона или слишком большого количества клише, — говорит Рид. — Обязательно обращайте внимание на эстетику публикации. Постарайтесь поместить всю ключевую информацию в начало описывать и использовать маркеры и списки, чтобы кандидаты могли быстро и легко просмотреть информацию ».

10. Будьте интерактивными и новаторскими

Кандидаты в поисках работы тратят много времени на изучение должностных инструкций; «если вы добавите творческие или новаторские штрихи, вы сможете привлечь их внимание и интерес», — говорит Дэй.

«Чтение сотен, даже тысяч описаний должностей настолько утомительно. Есть ли у вас возможность принимать сопроводительные письма с видео? Можете ли вы добавить видеоролик с менеджером по найму или с потенциальными коллегами, где они объясняют работу и почему им нравится работать в компании? Это серьезное отличие, и кандидаты определенно обращают на это внимание », — говорит он.

Статьи по теме найма ИТ-специалистов:

Авторские права © IDG Communications, Inc., 2018

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью.Подождите, пока мы подтвердим, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet. Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind. Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt.Een momentje geduld totdat, мы узнали, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade.Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet. Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 65f01a3dbc8ec295.

Как написать описание работы с примерами

Как написать описание вакансии

---

Хорошие описания вакансий подробны, но лаконичны. Они используют специфические термины и сохраняют профессиональный тон. Можно быть немного причудливым, но не переусердствуйте.Если вы не отнесетесь серьезно к описанию должности, лучшие кандидаты перейдут к другим возможностям.

Вот краткое изложение основных разделов, которые должно включать каждое описание должности.

Должность

Сделайте название должности ясным и кратким. Люди будут искать известные им термины, поэтому не отклоняйтесь от стандартного отраслевого языка названий должностей. Обязательно укажите конкретные термины, например программы, необходимые для этой роли. Название Lead Front End AngularJS Engineer гораздо более информативно, чем Developer и привлечет более квалифицированных кандидатов.

Миссия компании

У большинства компаний есть длинное заявление о миссии с основными ценностями и культурным кодом. Сократите это примерно до двух-четырех предложений. Для кандидатов, ищущих несколько компаний и открытые должности, миссии начинают звучать одинаково, и они могут прочитать полный профиль компании на веб-сайте, если они решат продолжить работу.

Краткое изложение роли

Напишите краткое резюме из трех-пяти предложений о том, что кандидат будет делать в своей роли, с кем он будет работать, и о любых общих качествах, которые ваша команда ищет в личности.

Должностная функция

Дайте от пяти до 10 баллов о том, что кандидат может ожидать от должности. Вот несколько советов:

• Пишите полными предложениями.
• Будьте внимательны. Кандидаты будут лучше подготовлены к собеседованию и роли, если они точно знают, чего от них ждут.
• Не переборщите. Вы не должны включать в описание транспортировку трехфунтового ноутбука на встречу и обратно. Кандидаты разозлятся и перестанут читать.

Необходимые навыки

Перечислите пять-семь пунктов, которые абсолютно необходимы кандидату для успешного выполнения должности, на которую он претендует.

• Включите количество, если применимо, например, многолетний опыт.
• Обязательно уточните, что требуется приложению, например портфолио, образец письма, видеозапись, резюме, резюме, сопроводительное письмо и т. Д.
• Другая важная информация включает образование, опыт, сертификаты и знания конкретных платформ.

Приятно иметь навыки

Если есть какие-то другие качества, которые приятно иметь, укажите их здесь. Не думайте, что вам нужно включать этот раздел, но он может помочь кандидатам понять, что включить в заявку или интервью, чтобы выделиться.

Компенсация

61% соискателей считают, что информация о компенсации является наиболее важной частью описания должности. Многие компании по-прежнему отказываются указывать эту информацию в описаниях должностей, но пора избавиться от дискомфорта.

Время

Лучше заранее сообщить, в какие временные рамки вам нужны сотрудники для работы. Гибкие часы работы более характерны для сотрудников, занятых полный рабочий день, часовые пояса могут иметь значение, а определенные отрасли и рынки работают по разному графику.

Место нахождения

Кандидаты будут учитывать время поездки на работу или усилия по переезду при принятии решения о приеме на работу, поэтому помогите им определить свою пригодность, прежде чем они начнут процесс подачи заявления. Встраивать карту Google на свой веб-сайт действительно очень просто, и это можно сделать с помощью этого руководства.

Условия труда

Люди хотят знать, чего ожидать от их будущей рабочей среды. Есть ли какие-то физические требования для роли? Каков ожидаемый дресс-код?

Призыв к действию

Убедитесь, что очевидно, куда кандидат должен подать заявку. Не усложняйте подачу заявки, потому что это приведет к сокращению пула кандидатов по неправильным причинам.

Заявление об отказе от ответственности

Большинство компаний включают заявление работодателя о равных возможностях и о том, что от сотрудника могут потребовать выполнения дополнительных должностных функций, выходящих за рамки описания.Проведите свое исследование, потому что отказ от ответственности может помочь компаниям предотвратить беспорядочные судебные процессы.

5 простых шагов для написания краткого описания вакансии

Улучшите брендинг своей компании с помощью Zippia Учить больше

Примечание редактора: Этот пост написан Полом Слезаком, соучредителем и генеральным директором RecruitLoop — крупнейшего в мире рынка профессиональных рекрутеров и поставщиков услуг, доступных по запросу.

Должностная инструкция — важный документ для каждой должности.Хорошая должностная инструкция выполняет ряд важных функций:

• Он описывает навыки и компетенции, необходимые для выполнения роли;
• Он определяет место работы в общей иерархии компании;
• Используется как основание для заключения трудового договора; и
• Это ценный инструмент для управления производительностью.

В этой статье рассказывается, как составить четкое, краткое и точно определяющее роль описание должности — за 5 простых шагов.

Бесплатное руководство: В этой статье рассказывается, как составить четкое, краткое и точно определяющее роль описание должности — за 5 простых шагов. Скачать сейчас!

1. Должность

Первым основополагающим элементом описания должности является название должности. Хорошая должность будет иметь следующие качества:

• Точно отражает характер работы и выполняемые обязанности
• Отражает его порядок ранжирования с другими должностями в компании
• Не преувеличиваю важность роли
• Не имеет значения пола или возраста
• Он достаточно общий, чтобы его можно было сравнить с аналогичными работами в отрасли с точки зрения равенства в оплате и условиях.
• Он не требует пояснений для целей набора персонала (в большинстве случаев поиска работы в Интернете название должности является основным ключевым словом, по которому выполняется поиск).

Пример хорошего названия должности — «Парковочный инспектор». Примером плохого названия для той же должности может быть «Сотрудник Совета по обеспечению соблюдения». Этот заголовок не дает вам никаких указаний на то, что применяется. В этом случае слово «парковка» будет обязательным требованием в названии должности.

2. Обязанности

Описание должности должно содержать список обязанностей и ответственности, связанных с ролью, а также ожидаемое количество времени, которое будет посвящено каждой задаче.

Это должно быть представлено в процентах (например, заполнение 20%, ввод данных 40% и т. Д.). Описание обязанностей должно состоять не более чем из двух или трех предложений и должно быть ориентировано на результат, содержать действие, объект и цель (например, «составляет ежемесячные отчеты, позволяющие контролировать бюджет отдела»).

Список обязанностей и ответственности может быть разным по длине, но, как правило, должен быть как можно короче, в противном случае документ становится скорее рабочим руководством, чем должностной инструкцией.

Роли в небольших компаниях (например, офис-менеджер) могут иметь больше связанных с ними задач из-за их «универсальности», но вы все равно должны стремиться сократить свой список примерно до пятнадцати задач, а желательно меньше.

3. Навыки и компетенции

Навыки и компетенции следует перечислять отдельно друг от друга, поскольку это две совершенно разные вещи. Навыки — это действия, которые кандидат может выполнять, основываясь на том, что он узнал в прошлом, или на полученных им квалификациях.

Компетенции — это черты или атрибуты, которые, как вы ожидаете, кандидат будет отображать в этой роли. Примером умения является умение проводить эффективные презентации. Это навык, которому можно научиться путем изучения и практики.

Примером компетенции, с другой стороны, является сильная коммуникация, которая является врожденной характеристикой человека. Современная тенденция к описанию должностей на основе компетенций означает, что дополнительное внимание уделяется поведенческим компетенциям, таким как лидерство, командная работа, гибкость, коммуникабельность и инициативность.

4. Взаимоотношения

Важно указать порядок подчинения и рабочие отношения в описании должности.

Строки отчетности разъясняют обязанности должности, показывая, кому кандидат подчиняется, а кто ему подчиняется. Это важно не только в отношении вопросов соответствия, но и для того, чтобы дать кандидату представление об иерархической структуре организации и о том, как его позиция вписывается в нее.

Рабочие отношения — это люди и отделы, с которыми кандидат должен работать в тесном контакте.Было бы неплохо указать размер таких отделов и степень взаимодействия.

Организационная диаграмма — хороший способ представить отношения в описании должности, с вертикальными линиями между полями, показывающими линии отчетности, и горизонтальными линиями, показывающими рабочие отношения.

5. Заработная плата

Вместо того, чтобы назначать конкретную зарплату для данной должности, определите диапазон заработной платы для включения в описание должности, который не уступает аналогичным должностям в других организациях и допускает различия в образовании и опыте.

Очевидно, это необходимо будет время от времени обновлять в соответствии с изменением шкалы заработной платы.

Замыкание…

Хорошее описание должности — это гораздо больше, чем подробный список задач и обязанностей.

Если он хорошо написан, он дает читателю представление о задействованных приоритетах. Он не только дает четкое представление о должности для потенциальных кандидатов, но также является полезным инструментом для измерения производительности и жизненно важным ориентиром в случае споров или дисциплинарных проблем.

Итак, чем точнее вы заранее составите описание должности, тем полезнее оно станет в будущем.