Как взять работника без оформления: Штраф за неоформленного работника для ИП и ООО в 2021 году

Содержание

Работа по договору без трудовой книжки 2020 и 2021

Скачать образец трудового договора без трудовой книжки

Скачать образец договора на работу без трудовой книжки у физлица без статуса ИП

Когда трудовую книжку не заводят

Заключать договор с сотрудником без оформления трудовой книжки (ТК) допустимо при трудоустройстве:

В случаях, когда необходимо выполнить разовые подряды, правильное решение – заключить ГПХ. Причем допустимо подписывать гражданско-правовой договор с сотрудником на больничном, в отпуске по уходу за ребенком или в командировке по основному месту работы. Для заказчика не играет роли, где и как сотрудник выполняет его задание, ему важен результат в установленный срок.

Гражданско-правовой договор вместо стандартного рабочего контракта подойдет только в особых случаях, и его нельзя сделать бессрочным. Для длительного сотрудничества ГПД перезаключают сколько угодно раз. Но есть вероятность, что однажды суд примет решение в пользу сотрудника и переквалифицирует гражданско-правовые отношения в рабочие с вытекающими из этого последствиями для работодателя.

Особенности трудоустройства

Необходимость оформления трудовой книжки

Впервые

Работодатель обязан выдать, работник – оплатить стоимость бланка

Основная работа

При наличии предоставляется при заключении контракта, при отсутствии заводится работодателем

По совместительству

Не предъявляется

Дистанционно

По соглашению сторон не оформляется, записи не делаются

У физического лица без статуса ИП

Не оформляется, записи не делаются

По ГПД

Не оформляется, записи не делаются

Трудоустройство по найму у физического лица без статуса ИП

Лицо, которое не является индивидуальным предпринимателем, по статье 309 ТК РФ не имеет права ни заводить новую ТК, ни вносить записи в уже существующую. Поэтому с работником заключают соглашение без оформления дополнительных документов. Обычно так предлагается работа по трудовому договору в качестве садовника, няни или домработницы.

Заключенный договор оформляют как бессрочно, так и на определенный срок. Его условия допускается сделать индивидуальными, но они не должны противоречить действующему закону в вопросах, связанных с ежегодными отпусками, продолжительностью рабочего дня и недели и т.д.

Статья 303 требует, чтобы наниматель уведомил органы самоуправления по месту своего пребывания о приеме на работу и увольнении сотрудников. Он же обязан:

  • делать обязательные взносы и платежи в пенсионный фонд, фонд социального страхования и фонд обязательного медицинского страхования;
  • регистрировать каждого сотрудника в системе персонифицированного учета, если у сотрудника отсутствует СНИЛС или документ о регистрации с системе.

Предлагаем образец договора с работником без оформления ТК.

Трудоустройство по совместительству

По ТК РФ (статья 66) работодатель обязан вносить записи в книжки сотрудников по истечении 5 дней с момента начала работы, но только при условии, что эта работа является основной для данного работника. Если работник трудится по совместительству, такой обязанности у работодателя нет. В таком случае выполняется работа по договору без трудовой книжки. Но трудоустройство по совместительству включается в стаж, а выплаты в ПФР, ФСС и ФОМС производит работодатель.

Работодатель на основном рабочем месте вносит запись о совместительстве на основании предоставляемой ему справки о дополнительном трудоустройстве.

Трудоустройство по совместительству предполагает все гарантии, предусмотренные в ТК РФ (отпуск, оплата больничного листа, льготы). Для этого и заключается соглашение с работником, но без записей в книжке.

Дистанционная работа

Этому виду сотрудничества в законодательстве посвящена отдельная глава – 49. 1 ТК РФ. Но больших отличий в трудоустройстве дистанционного и обычного работника нет: сотрудник обязан подчиняться всем правилам и рабочему графику, работодатель берет на себя обязанность по уплате взносов, налогов, предоставлении необходимых материалов и объема заданий.

Соглашение о дистанционной работе тоже почти не отличается от обычного трудового договора. Единственное – стороны вправе договориться, что в ТК записи не вносятся (документ не заводится, если его нет у человека). Пример трудового соглашения без записей в книжку:

Работа по договору без оформления трудовой книжки: минусы и некоторые нюансы

Юридическая консультация > Трудовое право > Работа по договору без оформления трудовой книжки: минусы и некоторые нюансы

Иногда человек устраивается на работу, но при этом ему не нужна запись в трудовую книжку. Правда, по инициативе самого человека это случается редко. В большинстве случаев такое предложение исходит от непосредственного работодателя. И тут возникает масса вопросов, а чем же отличается такое трудоустройство, какие минусы и плюсы.

Трудовая книжка и закон

Трудовая книжка

В законодательстве нашей страны сказано, что при трудоустройстве одним из обязательных документов является трудовая книжка. Без нее официальное трудоустройство просто невозможно, так как именно этот документ подтверждает факт приема на работу, вернее запись, произведенная в книжке. Имея такую запись, человек в будущем может доказать, что он работал в организации. Это может понадобиться тогда, когда долгий промежуток времени не выплачивалась заработная плата, сотрудник уволился и пошел в трудовую инспекцию для того, чтобы получить законно положенные ему выплаты. В этом случае без трудовой книжки никакого рассмотрения дела не будет.

К тому же, трудовая книжка подтверждает то, сколько лет на самом деле человек проработал и гарантирует правильный расчет общего стажа. Работая без трудовой книжки, человек сам подписывается над тем, что его трудовые отношения с работодателем практически не контролируются, то есть в любой момент его могут уволить или выплатить заработную плату меньше, чем обещали.

Законом предусмотрено наказание для тех организаций, в которые принимают людей без оформления трудовой книжки.

Но, как и везде есть исключения. И есть несколько случаев, когда это можно сделать абсолютно законным способом.

Работа без трудовой книжки. Минусы

Трудовая книжка. Пример

Так случилось в нашей стране, что есть определенный слой населения, которые работают без оформления трудовой книжки. Самые яркие примеры это репетиторы, няни и т.д. К тому же, без записи в трудовой книжке законно могут работать те, кто трудится в компании по совместительству. Конечно, если человек сам того хочет, то ему могут сделать дополнительную отметку. Но, как правило, практически все от этого отказываются. В том случае, если человек решил все-таки работать без оформления в трудовую книжку, но с заключенным договором, необходимо знать обо всех минусах. К минусам работы просто по договору можно отнести:

  1. Не оплачиваемый отпуск. Ни в одном гражданско-правовом договоре не предусмотрен пункт оплаты отпуска
  2. Работодатель отчисляет взносы только в пенсионный фонд и в фонд обязательного медицинского страхования
  3. Договор заключается на определенный срок, то есть после его истечения работодатель вправе расторгнуть отношения
  4. Возможно расторжение договора раньше срока, при этом работодатель не обязан уведомлять человека за два месяца, как это было бы в том случае, если существовала запись в трудовой книжке
  5. Нет дополнительных выплат, таких как тринадцатая зарплата, квартальная премия, ежемесячные поощрения т. д.
  6. Отсутствует оплата больничных листов
  7. В том случае, если женщина забеременела и уходит в декретный отпуск, то работодатель не обязан ей выплачивать пособие. Женщине придется идти в отделы соцзащиты населения и получать минимальную сумму
  8. У работодателя нет ответственности перед работником в том случае, если будет получена производственная травма. Оплачивать больничный лист он не обязан
  9. Если работник нарушил срок выполнения доверенных ему работ или выполнил их не настолько хорошо, как требовал того работодатель, то администрация компании может наложить на него штраф.

Еще один существенный минус при работе без записи в трудовую книжку состоит в том, что наниматель вправе отказать любому человеку в трудоустройстве. В случае же с официальным оформлением, наниматель не имеет право отказать, если например, его не устраивает национальность, возраст, пол, хотя с профессиональной точки зрения он идеально подходит.

Оформление по договору, но без трудовой книжки

Трудовая книжка с соответствующими записями

Если работодатель все же идет на такой шаг и принимает людей на работу, при этом, не делая никаких записей в трудовую книжку, то ему необходимо осуществить следующие шаги: В первую очередь найти такого человека, который согласится работать без такой записи. Обычно, на это идут те люди, которым по каким-то причинам нужно считаться безработными, которые устраиваются по совместительству и т.д. Решить, какой договор будет заключен. Есть несколько вариантов договоров:

  1. Авторский договор. Он заключается в том случае, если человеку требуется выполнить разовую и творческую работу, например, создать дизайн комнаты, написать музыку к песне и т.д.
  2. Договор подряда. Обычно такой договор используется при найме на работу строительной бригады
  3. Агентский договор, когда работодателю требуется сотрудник на короткий срок и для выполнения определенной работы

В договоре необходимо прописать все требования к сотруднику, а также уточнить его права и обязанности. Помимо этого вписываются возможные штрафы за нарушение пунктов договора.

После того, как человек был принят на работу, работодатель должен исправно платить взносы в Пенсионный фонд и в фонд обязательного медицинского страхования. Работа по договору без оформления трудовой книжки, по сути, снимает всю ответственность с компании, потому что она не обязана давать гарантии. Именно поэтому мало кто соглашается на заключение таких трудовых отношений, потому что сложно будет добиться оплаты больничного листа, отпуска, да и произведения правильного расчета в случае увольнения.

Как оформляется трудовая книжка, расскажет видеоматериал (лекция для кадровиков):

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

    

Как получить деньги, если работал без оформления трудового договора

Работа без оформления – распространенное явление в наши дни. Происходит это чаще по причине нежелания предпринимателей платить социальные взносы и налоги за своих работников. Но это ещё полбеды.

Ещё хуже, если работодатель вообще решил не платить работнику за проделанную работу, прикрываясь отсутствием трудового договора.

Как работнику получить деньги, если работал без оформления трудового договора? Зарплату можно вернуть, но надо спешить.

Как получить деньги, если работал без договора – неофициально

Неофициальное трудоустройство встречается довольно часто – это называется «работать в серую» или «зарплата в конверте». На такой форме трудовых отношений настаивает работодатель – поскольку для его бизнеса это выгодно и ему не надо оплачивать сверху 30-40% социальных и налоговых обязательных платежей с заработной платы наемного персонала.

Если вы работаете без оформления и записи о вашем договоре нет в трудовой книжке – это повод для недобросовестного предпринимателя пойти на ещё худший сценарий: «кинуть вас на зарплату». Кидать, то есть не выплачивать зарплату – любят в строительных фирмах, а также в торговых точках. Хотя могут сделать и в самой крупной и уважаемой фирме.

Я сам неоднократно сталкивался с тем, что при увольнении мне не выплачивали зарплату за последний месяц. Хотите знать, как вернуть всё до копейки с работодателя, даже если вы не оформлялись к нему официально? Сейчас расскажу.

Что нужно сделать, чтобы взыскать зарплату, если работал без трудовой:

  1. Так как на вашей стороне статья 67 Трудового Кодекса РФ, то считается, что с момента начала вашей работы вы являетесь трудоустроенным, а договор вы заключили в устной форме. Для работника никакой ответственности нет в том, что он не смог во время подействовать на работодателя и принудить его к заключению договора – вся ответственность за оформление трудового договора и оплату страховых и налоговых взносов полностью лежит на работодателе.
  2. Собираете все доказательства, подтверждающие факт вашей работы. Это могут быть справки, поручения, выписки, талоны, квитанции, где есть ваша подпись и откуда можно выяснить, что вы трудились у конкретного предпринимателя. Также в качестве доказательств можете использовать любые докладные, ведомости, накладные, счета, наряды-задания, копии журналов и вообще любые бумажные подтверждения вашего нахождения на работе.
    Можно попросить помощи у бывших коллег, чтобы они что-то такое помогли вам получить. Больше всего таких подтверждений следует искать на складе или в бухгалтерии. Возможно, во время работы вас привлекали к административным штрафам или вы брали справку для получения кредита – это всё будет косвенным доказательством вашей правоты. Даже если в период работы вам были звонки от работодателя на мобильный телефон – вы можете сделать подробную выписку у сотового оператора и прикрепить ее в качестве доказательства.
  3. Если вы ничего не смогли накопать, для суда вам достаточно найти одного-двух свидетелей, которые смогут подтвердить факт вашего трудоустройства и отработанного времени. В свидетели вы можете привлечь работников, которые работали/ют официально. По закону они обязаны явиться в суд для дачи показаний, даже если не горят желанием это делать. Припугнуть их можно привлечением к уголовной ответственности за дачу ложных показаний, тогда они легче подтвердят ваши трудовые отношения с фирмой.
  4. Срок подачи иска в суд – 3 месяца с момента наступления факта невыплаты заработной платы после увольнения. Вы должны успеть в этот срок подготовить исковое заявление и подать его в канцелярию суда, оставив себе копию.
  5. Параллельно с судом вы вправе обратиться с жалобой на нарушение ваших трудовых прав в Трудовую Госинспекцию и Прокуратуру. Копии жалоб и ответов на них можете использовать на суде в качестве косвенных доказательств.
  6. В иске можно требовать взыскать с работодателя заработную плату, отпускные, обязанность заключить с вами трудовой договор, сделать соответствующую запись в трудовую книжку, заплатить за вас НДФЛ и выплатить все социальные взносы в Пенсионный Фонд, Фонд Социального и Медицинского страхования
  7. Найдите таких же как вы, кого «кинули» на зарплату и объединяйтесь в коллективный иск – тогда у вас будет 99% шансов вернуть все ваши деньги.

По опыту трудовые споры чаще всего разрешаются в пользу работника, поэтому даже если работал неофициально – это еще не повод отчаиваться и отказываться от честно заработанных денег.

Имеет ли право организация принять на работу гражданина РФ без прописки, если прописываться или оформлять временную регистрацию человек не намерен?

 

Точно можно этим воспользоваться?

 

 

Консультация предоставлена 19.06.2014 г.

 

 

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

 

Отсутствие у работника регистрации по месту жительства или пребывания (прописки) не является препятствием для его трудоустройства.

 

 

Обоснование вывода:

 

Согласно ст. 3 ТК РФ каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества в зависимости от места жительства, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. Статьей 64 ТК РФ установлено, что запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости, в частности, от места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается (за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом).

При заключении трудового договора лицо, принимаемое на работу, должно предъявить работодателю документы, указанные в ст. 65 ТК РФ. Документ, подтверждающий регистрацию работника по месту жительства или месту пребывания, в данной норме не упоминается. Соответственно, он не относится к числу документов, необходимых для заключения трудового договора и существования трудовых отношений. Требовать же от лица, поступающего на работу, иные документы, помимо предусмотренных законодательством, работодатель не вправе (часть третья ст.  65 ТК РФ). Таким образом, трудовым законодательством установлен запрет на ограничение трудовых прав и свобод в зависимости от места жительства. Поэтому отказ в приеме на работу на том основании, что у будущего работника отсутствует регистрация по месту жительства или пребывания, является незаконным. Как указано в п. 11 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», такой отказ нарушает право граждан РФ на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства, гарантированное Конституцией РФ (часть 1 ст. 27), Законом РФ от 25.06.1993 N 5242-I «О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации» (далее — Закон N 5242-I), а также противоречит части второй ст. 64 ТК РФ, запрещающей ограничивать права или устанавливать какие-либо преимущества при заключении трудового договора по указанному основанию.

Таким образом, работодатель не только вправе, но и обязан заключить трудовой договор с таким соискателем, если его удовлетворяют деловые качества последнего. При этом каких-либо санкций для работодателя в случае трудоустройства граждан, не имеющих регистрации, действующее законодательство не предусматривает.

Напротив, при отказе в заключении трудового договора по причине отсутствия у работника регистрации работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к ответственности за нарушение законодательства о труде и охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, лицо, которому отказано в заключении трудового договора, вправе обжаловать такой отказ в суде (часть шестая ст. 64 ТК РФ).

 

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Наумчик Иван

 

 

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Комарова Виктория

 

 

Минтруд указал на незаконность отправки работника в неоплачиваемый отпуск :: Экономика :: РБК

Для адаптации к шокам из-за падения курса рубля и последствий коронавируса каждая третья компания в России уже изменила свою кадровую политику, каждая пятая планирует урезать зарплаты, показало исследование Центра стратегических разработок. Чтобы законным способом снизить размер выплат зарплаты, работодатель может объявить простой в организации с выплатой зарплаты в размере не менее двух третей должностного оклада, рассчитанного пропорционально времени простоя. Для этого работодателю необходимо издать приказ и ознакомить всех сотрудников, добавила Проскурова.

Путинские каникулы не для простоя

Нерабочая неделя, объявленная президентом с 30 марта по 3 апреля 2020 года, не может быть объявлена простоем предприятия, подчеркнули в Минтруде. «За нерабочую неделю сотрудники, которые получают фиксированный оклад, должны получить средства в полном объеме, а те, кто работает по сдельной системе оплаты труда, — в соответствии с локальными нормативными актами», — пояснили РБК в министерстве. За пределами нерабочей недели предприятие может объявить о простое, в таком случае работникам будут оплачиваться две трети от обычного заработка, добавили в ведомстве.

Согласно Трудовому кодексу простоем считается временное приостановление работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Работодатель обязан издать приказ о времени его начала и окончания с указанием причин, иначе труд работников придется оплатить в полном объеме.

Размер оплаты времени простоя зависит от причины возникновения — по вине работодателя, работника или же по не зависящим от них обстоятельствам. Не оплачивается только время простоя по вине работника. Время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей средней зарплаты работника. Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей должностного оклада, рассчитанного пропорционально времени простоя.

Режим обязательной самоизоляции граждан с 30 марта был введен в Москве и Подмосковье и в ряде других регионов — все жители должны оставаться дома, а покидать квартиры можно только для походов за продуктами, в аптеку, для выгула собак, выноса мусора, а также для обращения за срочной медицинской помощью. Для поездки на работу смогут покидать дом только отдельные категории сотрудников из сфер, деятельность которых разрешена, например, медики, работники аварийных служб, продовольственных магазинов, служб доставки и т. д. Премьер-министр Михаил Мишустин призвал другие российские регионы последовать этому примеру. Часть из них уже ограничила передвижение граждан. Среди них — Санкт-Петербург, Чечня, Мурманская и Калининградская области.
 

Что делать, если работник не предоставил свою трудовую книжку — Оперсонале

Содержание статьи

Работники отдела кадров несут полную ответственность за то, чтобы все кадровая документация была приведена в соответствие с требованиями по законодательству. Сотрудника не смогут принять на постоянную работу документально, если он не принесет все документы, которые требуются для оформления. В случае, если работник не предоставил трудовую книжку, то сотрудники кадровой службы должны руководствоваться следующими рекомендациями:

  • При отказе работника предоставить такой важный документ, как трудовая книжка, не предусматривается никаких действий со стороны организации, куда устраивается сотрудник для оформления трудовых отношений.
  • Должен быть составлен акт, в котором следует отразить факт, что, приступив к работе, данный сотрудник не принес и не сдал трудовую, где должны были быть оформлены трудовые отношения.
  • Рекомендуется, чтобы от работодателя было отправлено уведомление работнику, в котором должна быть изложена просьба прийти в кадровую службу и отдать ее специалистам книжку, чтобы трудоустройство было оформлено должным образом.

Как реагировать, если работник не предоставляет трудовую?

В этом случае следует обратить внимание на последствия таких необдуманных действий: с работником невозможно будет заключить трудовой договор по статье 65 Трудового кодекса.

Согласно ст. 65, все сотрудники, которые собираются устраиваться на работу, должны принести в кадровую службу обязательный перечень необходимых для трудоустройства документов, среди которых значится и трудовая книжка. В порядке исключения рассматриваются следующие ситуации:

  • человек устраивается на работу в первый раз;
  • сотрудник работает в качестве совместителя.

Если для работника это первое место работы, то ему книжку оформляет работодатель. Если у вновь поступившего сотрудника не имеется трудовой, так как он ее потерял или повредил, работодатель должен после подачи от данного сотрудника заявления по соответствующей форме, где должна быть указана причина ее отсутствия, завести ему новую книжку.

Что произойдет, если работник не предоставил трудовую книжку?

Пакет документов, которые должен предъявить приступающий к работе работник своему работодателю, устанавливается Трудовым кодексом РФ. Каждый из представленных документов должен быть достоверным. Трудовая на сегодняшний день является главным документом, с помощью которого можно легко подтвердить трудовую деятельность сотрудников. Она нужна, чтобы подсчитать специальный и непрерывный стаж, а также подтвердить факт работы в том или ином месте. Если работник не предоставляет книжку, то трудовые отношения не могут быть оформлены.

Оформление трудовых книжек осуществляется в соответствии с Правилами их ведения и хранения. На территории РФ действуют новые книжки, но наряду с ними документы старых образцов также являются действительными. Поэтому даже если у работника нет трудовой нового образца, он может принести в кадровую службу ту, которая у него имеется на момент поступления на новую работу.

Когда работодатель может принять сотрудника без трудовой?

В законодательстве предусмотрена возможность принятия на работу сотрудника, трудовая книжка у которого отсутствует по уважительным причинам. Одной их таких причин может оказаться утрата данного документа сотрудником, когда восстановить книжку трудно по причине ликвидации работодателя или задержка предыдущим работодателем ее выдачи. В данной ситуации работник должен подать заявление, где сообщает, что у него нет на данный момент трудовой книжки и по какой причине.

В законодательстве не предусматривается, чтобы работодатель был обязан восстанавливать записи из трудовой, потерянной работником. Но если он предоставит достоверные данные о своей трудовой деятельности на основе справок, выписок из архива и трудовых договоров, тогда работодатель может внести эти данные при заполнении книжки.

Если трудовая от работника не получена – что делать?

Итак, если работник не предоставил трудовую книжку, что следует делать работодателю? Ни один работодатель на территории России не имеет права брать сотрудника на работу без предоставления необходимых документов. Если сотрудник отказывается отдать свою трудовую в кадровую службу, вы не можете взять его на постоянную работу и тем более не положено заключать с ним трудовой договор.

В Трудовом кодексе (ст. 22) предусмотрена административная ответственность и штраф за несоблюдение законов или других правовых актов. Если обнаружится нарушение, то инспектор обяжет к выплате административного штрафа кадрового специалиста. При отсутствии таких сотрудников в организации наказание понесет руководитель, который должен будет найти виновного в создавшейся ситуации. Штраф варьируется в пределах 5-50 минимальных зарплат.

Кроме того, благодаря наличию данных специального реестра в трудовой книжке, сегодняшний работодатель сможет узнать, является ли работник дисквалифицированным или нет. Как известно, при приеме дисквалифицированного сотрудника, организация будет оштрафована на 1 000 минимальных окладов, при этом трудовой договор необходимо расторгнуть. Кадровый работник также понесет наказание.

Можно ли оформиться без трудовой книжки?

На сегодняшний день законодательство предоставляет возможность подработать в другой компании, не увольняясь с основной работы. В этом случае нет необходимости оформлять запись. Это можно рассмотреть на примере.

Если женщина в декретном отпуске, то есть так называемый альтернативный вариант устройства на работу без книжки. Сегодня возможно трудоустроиться, если заключить с организацией договор об оказании услуг или подряда (это зависит от того, какую работу вам предстоит выполнять). При этом отношения станут регулироваться Гражданским кодексом. Договор в одном экземпляре должен храниться у работника. Он в будущем может понадобиться, чтобы подтвердить трудовой стаж.

Некоторые факты из истории трудовой книжки: Видео

Наем первого сотрудника

Мнения, высказанные предпринимателями. участников являются их собственными.

В течение нескольких месяцев вы управляли своим новым бизнесом как можно более экономно и скупо и продолжали носить каждую шляпу самостоятельно. Наконец, вы достигли точки — или своего предела — когда, чтобы оставаться конкурентоспособным и процветать, вам нужно будет приветствовать руку помощи на борту вашего плотного корабля.

Но прежде чем привлекать кого-либо на борт, вы должны понимать, что дополнительная рабочая сила влечет за собой совершенно новый ряд юридических обязательств, ответственности, расходов и, конечно же, бумажной работы. По одной оценке, средняя стоимость найма, найма и обучения нового сотрудника составляет около 4000 долларов.

Помимо бюрократии, несоответствие при приеме на работу может привести к высокой текучести кадров, невыходам на работу, более высоким расходам на здравоохранение, насилию на рабочем месте и кражам — значительным потерям для чистой прибыли и репутации организации.

Чтобы помочь вам ориентироваться в юридических последствиях процесса приема на работу, мы изложили шаги и меры предосторожности, которым вы должны следовать, чтобы принимать обоснованные решения, оставаясь в рамках юридических и этических границ.

1. Не доверяйте своим инстинктам. Будет ли ваш новобранец составлять отчеты или настраивать компьютерные сети, осознайте, что криминальные, недостаточно квалифицированные и эмоционально нестабильные умы скрываются за любой формой и названиями должностей. На самом деле почти 40 процентов всех заявлений о приеме на работу и резюме содержат ложные или завышенные факты.Кроме того, в этой стране растет количество судебных исков о халатности при приеме на работу — если действия вашего сотрудника причинят кому-то вред, вас могут привлечь к ответственности и подать в суд. А учитывая рост числа террористических актов, корпоративных скандалов и кражи личных данных, доверять своей интуиции в качестве основы для найма просто небезопасно.

Так что же нужно проверять при проверке биографических данных и какие вещи запрещены? Поиск обычно состоит из подтверждения предыдущих заявлений о приеме на работу, определения требований о компенсации работника и сведений о судимости и тюремном заключении, тестов на наркотики, кредитной истории и сведений о вождении.В некоторых случаях проводится проверка личности (социального обеспечения).

Хотя большая часть этой информации задокументирована публично, некоторые личные записи, включая образовательные, военные и медицинские, являются конфиденциальными и требуют согласия заявителя, прежде чем откопать их. Если вы можете, вам следует попытаться получить оригинальные документы об образовании. С развитием технологий изготовить диплом или степень так же просто, как ввести несколько нажатий клавиш.

При изучении возможного криминального прошлого интервьюируемого обратите внимание: хотя о судимости можно сообщать на неопределенный срок, записи об арестах, уплаченные налоговые залоги, счета, выставленные для взыскания, гражданские иски и судебные решения не могут быть включены в проверку данных о занятости после семь лет.В некоторых штатах действуют более строгие правила отчетности. В Калифорнии, например, банкротство запрещено через десять лет.

Если вы планируете поручить поиск фактов третьей стороне, по федеральному закону вы должны письменно уведомить об этом человека, в отношении которого ведется расследование. Вы также должны уведомить заявителя, если ему отказывают в должности из-за пренебрежительной информации, которую вы раскрыли, и дать ему или ей возможность опровергнуть эту информацию.

Однако будьте осторожны: Интернет загружен мошенниками и частными компаниями, которые составляют «виртуальные рэп-листы».«То, что предлагают такие онлайн-брокеры, не всегда является точным или актуальным, а низкие ставки, которые они рекламируют, могут быть обманчивыми.

Каждая из следующих фирм создана на этой арене и существует уже тридцать или более лет:

Поймите, что чем больше юрисдикций вы захотите провести, тем больше вы, вероятно, заплатите.

2. Тест на запрещенные вещества. С более чем 250 000 смертей, связанных с наркотиками и алкоголем в год по всей стране, борьба нашего общества с наркотиками злоупотребления еще далеко не окончены.Независимо от того, являются ли кокаин или снотворное предпочтительным наркотиком, наркоманы могут сильно истощить производительность и баланс организации. Знаете ли вы, что 65 процентов несчастных случаев на производстве связаны со злоупотреблением психоактивными веществами? А сотрудники, злоупотребляющие наркотиками, в шесть раз чаще подают иски о компенсации, чем другие сотрудники.

Чтобы отсеять такие слабые звенья в вашей рабочей среде, перед приемом на работу и выборочное тестирование на наркотики являются лучшими средствами защиты работодателя. Некоторые профессии фактически требуют проведения таких проверок, включая операторов промышленных тракторов и грузовиков, грузчиков, работников по уходу за детьми, учителей, частных и корпоративных следователей, штатных и федеральных сотрудников и полицейских.

Прежде чем назначить экзамен на наркотики, имейте в виду, что на собеседовании перед приемом на работу спрашивать о приеме кандидатом лекарств, отпускаемых по рецепту, запрещено. Однако, если заявитель отказывается от теста на наркотики, предложение о работе может быть отклонено или отозвано.

3. Экран для нежелательного поведения. В зависимости от должности, которую вы пытаетесь заполнить, доступны дополнительные параметры проверки. Психологическое тестирование, анализ почерка, тесты навыков и способностей и даже тесты на детекторе лжи — это дополнительные инструменты оценки, которые владельцы бизнеса используют сегодня, чтобы помочь им выбрать лучших кандидатов на работу.Такое профилирование позволяет выбрать людей, обладающих навыками и темпераментом, необходимыми для успеха в вашем бизнесе. Чтобы избежать каких-либо юридических проблем, перед проведением таких тестов будьте готовы продемонстрировать профессиональную принадлежность, недискриминацию и статистическую достоверность.

Время нанимать

После того, как вы завершите свою закулисную оценку и найдете несколько многообещающих кандидатов, вам нужно будет знать, что можно и чего нельзя проводить при личном собеседовании.

1.Некоторые вопросы запрещены. Как в письменном заявлении о приеме на работу, так и лично, незаконно спрашивать о возрасте, сексуальной ориентации, семейном положении, религиозной принадлежности или расе заявителя. А вопросы, касающиеся характера физических, эмоциональных или умственных недостатков, можно задавать только в том случае, если соискателю потребуются специальные приспособления для выполнения определенной работы.

Во время диалога вы также должны помнить о других важных федеральных законах, включая:

  • Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 года, который охватывает тему дискриминации или домогательств по признаку расы, религии, пола или убеждений.
  • Закон о дискриминации по возрасту при приеме на работу от 1967 года
  • Закон об американцах с ограниченными возможностями от 1990 года
  • Закон о семейном медицинском отпуске от 1993 года

Для получения дополнительной информации о каждом из упомянутых выше федеральных законов посетите сайты для U.S. Министерство труда, Комиссия по равным возможностям трудоустройства и MyEmploymentLawyer.com.

2. Проверить ссылки. Прежде чем делать официальное предложение о работе, обязательно попросите соискателя дать как минимум три рекомендации. Две рекомендации должны быть профессиональными, а одна должна быть личной, чтобы помочь поддержать характер соискателя. Затем возьмите трубку и позвоните по этим рекомендациям — не пренебрегайте этим шагом! Вы были бы удивлены, какие рекомендации готовы рассказать вам о кандидате, если бы вы только спросили.

Старайтесь, чтобы ваши запросы были максимально объективными, и, если вы обращаетесь к профессиональным консультантам, убедитесь, что они имеют прямое отношение к работе и обязанностям кандидата, а также к информации, представленной в заявлении или резюме, или к информации. предоставлено во время интервью. Формы дискриминации, применимые к собеседованию и найму, также применимы к проверке рекомендаций, поэтому старайтесь избегать вопросов, касающихся расы, возраста, инвалидности, национального происхождения, религии или семейного положения.Чтобы получить личную справку, узнайте, как долго они знакомы с этим человеком, а затем спросите о его характере и трудовой этике; вы также можете спросить, будет ли человек сам нанимать соискателя, если у него есть подходящая вакансия, которую нужно заполнить.

3. Установите заработную плату и выберите классификацию сотрудника. Когда дело доходит до оплаты труда и классификации нового сотрудника, федеральные законы содержат четкие руководящие принципы, когда дело касается того и другого. Минимальная заработная плата в настоящее время составляет 5,15 доллара в час — это самый низкий уровень, который вы можете получить, когда речь идет о почасовой оплате труда.А если это молодой человек, то Закон о справедливых трудовых стандартах устанавливает минимальный возраст для приема на работу в несельскохозяйственную отрасль на уровне 14 лет.

В зависимости от ваших потребностей в найме и финансовых средств вам необходимо определить статус вашего нового сотрудника как работающего неполный или полный рабочий день. По данным Министерства труда США, неполный рабочий день — это те, кто работает 20 часов или меньше в неделю, а полный рабочий день — 30 часов или больше. Поскольку в штатах различаются выплаты пособий сотрудникам, работающим неполный рабочий день, вам следует уточнить соответствующие правила в местном отделе труда.

По налоговым причинам вы должны классифицировать своего работника как независимого подрядчика, штатного сотрудника, штатного сотрудника или штатного сотрудника, не являющегося сотрудником. Неправильная классификация может привести к штрафам в размере полутора процентов сомнительной заработной платы плюс удерживаемые налоги. Также могут применяться уголовные обвинения.

До тех пор, пока вы сохраняете за собой право контролировать их деятельность (например, когда и где работает человек, инструменты и оборудование, которое они используют, и где они покупают расходные материалы), ваши сотрудники считаются сотрудниками по гражданскому праву .

Штатный служащий — это тот, кто является служащим по закону и имеет право сообщать о доходах и расходах как о бизнесе. Наиболее распространенными сотрудниками в этой категории являются ее должностные лица, но в нее также входят такие сотрудники, как:

  • Коммивояжеры, работающие полный рабочий день, которые запрашивают заказы от оптовых торговцев, ресторанов или аналогичных заведений от имени компании. Продаваемые товары должны быть предназначены для перепродажи (например, еда, проданная в ресторан) или для расходных материалов, используемых в бизнесе покупателя.
  • Агент-водитель или комиссионер, занимающийся распространением мяса, овощей, хлебобулочных изделий, напитков (кроме молока) или услугами прачечной или химчистки
  • Надомный работник, выполняющий работу с материалами или товарами, предоставленными работодателем

Статус , не являющийся служащим по закону , который включает прямых продавцов и лицензированных агентов по недвижимости, рассматривается как самозанятый для всех целей федерального налогообложения, включая подоходный налог и налог на занятость.

Независимый подрядчик работает на себя, часто более чем на одну компанию.Этот человек обычно работает вне офиса, получает оплату за каждую работу или комиссию и отправляет счета за свои услуги. Работодатели не обязаны удерживать налоги от их имени или предоставлять им те же льготы, которые они делают для обычных сотрудников. Это также относится к фрилансерам и консультантам. Для целей налогообложения рекомендуется составить соглашение с независимым подрядчиком, указав, что он или она не является сотрудником.

4. Сделайте свои записи прямо. Перед тем, как ваш новый член команды войдет в систему в течение одного часа работы, вам необходимо заполнить и обработать целую папку с записями.По данным Министерства труда США, работодатель должен вести 12 записей о каждом сотруднике в течение всего срока их службы:

  1. Полное имя сотрудника и номер социального страхования
  2. Почтовый адрес, включая почтовый индекс
  3. Дата рождения дата, если сотрудник моложе 19 лет
  4. Пол и род занятий
  5. Время дня и день недели, когда начинается рабочая неделя сотрудника, количество отработанных часов каждый день и общее количество часов, отработанных каждую рабочую неделю
  6. Основа, на которой выплачивается заработная плата сотрудника ( еженедельно, раз в два месяца и т. д.)
  7. Регулярная почасовая оплата
  8. Суммарный дневной или еженедельный заработок «без перерыва» за каждую рабочую неделю
  9. Общий заработок за сверхурочную работу за каждую рабочую неделю
  10. Все прибавки к заработной плате или вычеты из нее
  11. Общая сумма заработной платы, выплаченной за каждый период выплаты
  12. Дата выплаты и период выплаты, покрываемый каждым платежом

Когда дело доходит до подачи налоговой декларации xes, вы также захотите убедиться, что ваши документы в порядке.Вот список налогов, которые вам нужно будет уплатить, и соответствующие документы, которые вам необходимо будет подать в качестве работодателя, согласно Налоговой службе:

  • Форма W4 для удержания надлежащей суммы федерального подоходного налога с заработная плата сотрудника, занятого полный или неполный рабочий день, один раз в год правительству штата и федеральному правительству
  • Форма W2 для Администрации социального обеспечения и доля налогов на заработную плату социального обеспечения (FICA) сотрудника, работающего полный или неполный рабочий день, один раз год в правительство штата и федеральное правительство
  • Форма подтверждения права на трудоустройство I-9 для каждого нового найма
  • Налоги на 1099 работников (независимых подрядчиков) ежеквартально или раз в год в федеральное правительство
  • Те же формы также должны быть представлены в департамент труда или налогообложения вашего штата
  • Подтверждение наличия страховки работника.Такая политика освобождает бизнес от его юридической ответственности за случайные или смертельные травмы, полученные сотрудниками в рабочее время. Хотя этого требует федеральный закон, управление этим пособием осуществляется на уровне штата.
  • Государственные и федеральные налоги по безработице, но только если (1) они выплачивают заработную плату сотрудникам на общую сумму 1500 долларов или более в любой квартал календарного года, или (2) они нанимают как минимум одного человека в любой день недели в течение любых 20 дней. недели в календарном году, независимо от того, были ли недели подряд.В некоторых штатах это связано со статусом работника, работающего неполный или полный рабочий день, но вам следует связаться с кадровым агентством штата, чтобы узнать точные требования.

5. Внимательно относитесь к своим иммиграционным вопросам. Очевидно, что с учетом того, что в Америке проживает около 10 миллионов иммигрантов без документов, этот сегмент населения стал основным фактором в нашей рабочей силе. Если вы спонсируете иностранного гражданина или подаете прошение о приеме на работу здесь, вы должны проверить и отправить документы, подтверждающие его или ее право на работу здесь.

Чтобы избежать гражданских и уголовных санкций и проверки платежной ведомости вашей компании, вы также должны подать форму I-140 (петиция иммигранта для иностранного работника) от его или ее имени в Службу гражданства и иммиграции США (USCIS). К таким учетным данным должен прилагаться документ о разрешении на работу, также известный как проверка I-9.

Существуют дополнительные специализированные классификационные формы, которые необходимо заполнить в зависимости от того, какой вид работы будет выполнять иностранный гражданин. Чтобы узнать больше об этом процессе и обязательствах работодателя, свяжитесь с USCIS.

6. Получите правильное страховое покрытие. Хотя только Пуэрто-Рико, Калифорния, Гавайи, Нью-Джерси, Нью-Йорк и Род-Айленд требуют, чтобы работодатели предоставляли доход работникам-инвалидам, которые потеряли работу, многие эксперты советуют покупать страховку от инвалидности (или потери дохода) для себя и ключевых сотрудников. с самого начала идти.

Существует два основных типа страхования по инвалидности: краткосрочное (охватывающее от 12 недель до одного года) и долгосрочное (охватывающее все, что превышает год).Важным компонентом страхования по инвалидности является период ожидания перед выплатой пособия. В случае кратковременной нетрудоспособности сотруднику, как правило, придется ждать от семи до 14 дней. В случае длительной нетрудоспособности сотрудник будет ждать от 30 дней до одного года. Если увольнение сотрудника на ограниченный период времени не представляет серьезной опасности для вашего бизнеса, вы можете уменьшить свои страховые взносы, выбрав более длительный период ожидания.

Ну вот и все — основы легального становления чужим боссом.Хотя вас может напугать объем вашей новой роли, помните, почему вы вообще пошли в одиночку. За вклад в свою судьбу нужно платить. Надеюсь, ваши затраты превзойдут производительность и прибыль! Хорошей охоты!

Эрика Вельц Прафдер — обозреватель на рабочем месте в газете The New York Post и автор книги «Сохраняйте зарплату, живите своей страстью: как осуществить свою мечту, не уходя с повседневной работы » (Adams Media).

Как нанять сотрудников: пошаговое руководство 2020

Вы построили свой бизнес с нуля.Но один человек может масштабироваться только на определенное время. В какой-то момент вам понадобится нанять сотрудников. Но нужно больше, чем просто найти нужного человека. Это руководство поможет вам определить, готовы ли вы нанимать сотрудников и как вести процесс найма.

Пошаговый процесс приема на работу

Когда вы готовы нанять сотрудников, возникает соблазн сразу же сразу же опубликовать описание вакансий и провести собеседование с кандидатами. Но прежде чем вы это сделаете, убедитесь, что вы понимаете юридические требования.Вести бизнес — одно дело. Но когда вы становитесь работодателем, ведение бизнеса — это совсем другое дело. Здесь есть чем заняться, поэтому не бойтесь проконсультироваться со специалистом по персоналу или экспертом по трудовому праву относительно вашей ситуации.

Шаг 1. Примите во внимание требования законодательства

Существуют определенные числа, документы и положения, которые вам необходимо принять во внимание, чтобы быть готовыми к найму сотрудников. И можно легко упустить из виду важные шаги из-за местных, государственных или федеральных требований.Чтобы нанять сотрудников, вам понадобится

  • Идентификационный номер работодателя (EIN)
  • Зарегистрироваться в вашем департаменте государственных доходов
  • Зарегистрироваться в вашем государственном департаменте труда
  • Чтобы понять ваш удерживаемый налог
  • Приобрести страхование компенсации работникам
  • I-9 за каждого нового найма
  • Плакаты на рабочем месте для информирования сотрудников об их правах

Подать заявку на получение идентификационного номера работодателя (EIN)

IRS должен будет выдать вам уникальный идентификационный номер работодателя (EIN) или налоговый идентификационный номер (TIN).Если вы подали налоговую декларацию, открыли банковский счет или подали заявку на получение лицензии на ведение бизнеса, у вас, вероятно, есть EIN.

Если у вас нет EIN, он понадобится вам, чтобы приступить к найму сотрудников. Сотрудники будут использовать ваш EIN при подаче налоговой декларации. И он понадобится вам для отчетности и подачи налогов, связанных с заработной платой. Вы можете подать заявку на получение EIN онлайн.

Зарегистрируйтесь в вашем департаменте государственных доходов

Помимо федерального EIN, вам, вероятно, также придется соответствовать требованиям штата.В конце концов, ваши сотрудники должны будут платить подоходный налог штата, а также федеральный. Хотя процессы регистрации и идентификационные номера налогоплательщиков штата различаются, во многих штатах для налоговых целей используется номер счета работодателя (EAN). Чтобы получить более подробную информацию о вашем штате, посетите налоговый или налоговый отдел вашего штата или проконсультируйтесь с налоговым специалистом.

Зарегистрируйтесь в вашем государственном департаменте труда

Чтобы нанять сотрудников, вам необходимо зарегистрировать свой бизнес в качестве работодателя в вашем государственном департаменте труда. Государственные департаменты труда различаются по своим взаимоотношениям с предприятиями.Некоторые действуют посредством серии законов, имитирующих федеральные законы о труде. Другие придерживаются более строгого подхода к отношениям с сотрудниками.

Независимо от подхода вашего штата, ознакомьтесь с юрисдикцией вашего государственного агентства по трудоустройству в отношении вашего бизнеса. Министерство труда США (DOL) опубликовало руководство для государственных департаментов труда. Заглянув в департамент труда штата, обратите внимание на государственные пособия по безработице и требования к сообщению о новых сотрудниках.

Рассчитайте удерживаемый налог с каждого сотрудника

Правительство собирает федеральный подоходный налог и подоходный налог штата на распределительной основе.Работодатели вычитают применимые налоги из зарплаты каждого сотрудника и уплачивают этот налог в течение года. Это помогает сотрудникам избежать огромных налоговых счетов в налоговый сезон.

Точный размер удерживаемого налога зависит от нескольких факторов, в том числе от налоговой категории сотрудника, иждивенцев, семейного положения и т. Д. Для расчета удерживаемого налога сотрудникам необходимо заполнить форму W-4.

Расчет ставок подоходного налога для ваших сотрудников — это всего лишь один шаг. Удержание налогов и их уплата в соответствующие налоговые органы — гораздо более сложная задача.Программное обеспечение для автоматизированного расчета заработной платы может помочь вам упростить этот процесс по мере набора сотрудников.

Приобрести страхование компенсации работникам

Компенсация рабочим — это форма страхования, которая может помочь вам выплатить компенсацию работникам, получившим травмы во время вашей работы. Не каждому бизнесу необходимо иметь такую ​​страховку. Поэтому убедитесь, что вы понимаете требования к компенсации работникам и их применимость к вашему бизнесу. В конечном итоге требования вашего бизнеса будут зависеть от законов вашего штата о компенсации работникам.

Выдавать форму I-9 каждому новому сотруднику

Каждый нанимаемый вами сотрудник должен иметь право работать в США. И у вас есть юридическое обязательство доказать, что ваши сотрудники соответствуют требованиям. Каждый сотрудник должен подтвердить свое право на участие в форме I-9. Департамент гражданства и иммиграции США публикует документ для этой цели. Они используют его для проверки личности и разрешения на работу сотрудников, нанятых в Соединенных Штатах. Вы должны предоставить форму I-9 для каждого нанятого вами сотрудника, включая U.С. и неамериканские граждане.

Показать плакаты на рабочем месте

Плакаты

на рабочем месте являются федеральным требованием. Министерство труда и Национальный совет по трудовым отношениям (NLRB) контролируют соблюдение законов о плакатах на рабочем месте. DOL выпускает обновленные плакаты на рабочих местах, посвященные трудовому законодательству. Но вы можете подписаться на сервис соответствия плакатов на рабочем месте, чтобы убедиться, что вы получите подходящие плакаты для вашего бизнеса.

Шаг 2: Определите роли и обязанности для каждой работы

Установив флажки в юридических полях, пора определить должностные роли и обязанности.При создании роли и описании должностных обязанностей спросите себя: какие проблемы я пытаюсь решить? Какие навыки и действия помогут решить эту проблему?

Как только вы ответите на эти вопросы, переведите их в описания должностей. Избегайте расплывчатых описаний или ролей, которые охватывают слишком много вопросов. Расставьте приоритеты в своих болевых точках и определите роли, которые будут привлекать кандидатов, которые могут удовлетворить потребности вашего бизнеса.

На этом этапе вы также можете провести исследование рынка и заработной платы для вашей работы.Если вы платите слишком мало за сложную работу, вы не сможете привлечь нужных кандидатов. Важно сформировать реалистичные ожидания относительно того, сколько вы можете заплатить за свою новую роль.

Шаг 3. Найдите своих идеальных кандидатов

Ваши будущие сотрудники повсюду: в социальных сетях, на выставках, на сайтах карьеры. Вы должны найти их там, где они есть, и побудить их присоединиться к вашему бизнесу. Это означает, что вам нужно размещать свои вакансии там, где их найдут ваши идеальные кандидаты. Вот три места, где можно найти кандидатов на работу:

  • Доски объявлений и сайты вакансий. В этих сайтах нет недостатка, и может быть сложно выделить вашу вакансию среди конкурентов. Однако сотрудники этих сайтов активно ищут работу. Если у вас нет присутствия на этих сайтах, возможно, вы упускаете самый простой способ найти кандидатов.
  • Ваша сеть. Независимо от того, насколько наш мир связан с Интернетом, ваша сеть может быть лучшим источником для квалифицированных кандидатов. Сильная сеть может помочь вам найти надежных рефералов.
  • LinkedIn. Независимо от того, публикуете ли вы новые вакансии или расширяете свою сеть, LinkedIn — это место, где кандидаты и работодатели ожидают встречи в современном мире.

Шаг 4: Проведите собеседование с квалифицированными кандидатами

Не приходите на собеседование без плана. Вы должны подходить к собеседованию так же стратегически, как и к определению своих должностей и поиску кандидатов. Сохраняйте этот образ мыслей о решении проблем и составьте список вопросов, которые вы можете задать всем кандидатам.

Не существует идеального набора вопросов для собеседования. Но следующее поможет вам понять, насколько каждый кандидат может удовлетворить потребности вашего бизнеса.

  • Какие три основных навыка позволяют вам занять эту должность?
  • Какой первый проект или задача вы бы хотели решить?
  • Как вы можете помочь развитию бизнеса?
  • Что бы вы сделали, чтобы улучшить или изменить свой бизнес?

Эти вопросы помогут вам оценить, понимает ли кандидат ваш бизнес и как они могут повлиять на него.А теперь самое время обсудить ожидания каждого кандидата в отношении заработной платы, основанные на их опыте, образовании и навыках.

Сравните цифры, представленные вашими кандидатами, с данными вашего исследования рынка и заработной платы. И не забывайте сразу же не увольнять кандидата, если его ожидания по зарплате выше, чем вы ожидаете. Более высокое число может означать, что вам необходимо изменить должностные обязанности или стимулировать идеального кандидата дополнительными льготами и льготами.

Шаг 5: Выберите кандидата

Не существует формулы для выбора лучшего кандидата.Квалификация и образование важны, но не менее важны характер и основные ценности кандидата. Иногда одна квалификация не поможет. Правильный кандидат привнесет в бизнес правильную квалификацию и ценности. И они принесут уровень интеллекта и творчества, о котором вы еще не мечтали.

Шаг 6: Сообщите кандидату его предложение о работе и компенсации

Когда вы будете готовы сделать предложение о работе, оставайтесь позитивными и поздравляющими в своих сообщениях.Но убедитесь, что вы не даете кандидату неограниченное время для принятия предложения. Вы можете сделать свое предложение зависимым от ответа к определенной дате и предложить или спросить их предпочтительную дату начала. Когда вы расширяете предложение о работе, будьте позитивны, но знайте, что можно ставить потребности бизнеса на первое место.

В письме с предложением о работе вы должны указать информацию о компенсационном пакете кандидата. Если компенсация, которую вы предлагаете, ниже, чем то, что кандидат выразил на собеседовании, расскажите о льготах и ​​преимуществах вашей компании.Вы также можете указать путь продвижения, чтобы кандидат мог оценить ваши ожидания в отношении улучшения и более высокой компенсации.

3 лучшие практики процесса найма от ведущих компаний

В Интернете нет недостатка в передовых методах найма. Но какие передовые практики заслуживают внимания? Вы можете посмотреть на некоторые ведущие компании и почерпнуть вдохновение из того, что они делают.

1. Создайте колоду культуры для кандидатов на работу

Netflix считает, что его успех зависит от культуры.С первых дней своего существования Netflix публиковал культуру, в которой излагается, чего он ожидает от сотрудников. Эта колода помогает кандидатам и сотрудникам понять ожидания и понять, что нужно для достижения успеха в компании. Возможно, вы не готовы посвятить веб-страницу ценностям вашей компании. Но включение их в профили вашей компании и описания должностей может показать кандидатам больше того, что для вас важно.

2. Кандидаты на прослушивание вместо собеседования с ними

После некоторой базовой проверки Automattic — создатели WordPress, системы управления контентом — в значительной степени отказались от традиционных интервью.Вместо этого они платят потенциальным сотрудникам за работу на должностях, на которые они претендовали. Это больше похоже на прослушивание, чем на интервью. Подумайте, как прослушивание вакансий, а не собеседование, будет работать для вашего бизнеса.

3. Запустить рекрутинговую кампанию

Chipotle и McDonald’s — два примера компаний, которые успешно провели масштабные кампании по набору персонала. Возможно, вы не готовы нанять тысячи сотрудников одновременно, но эта концепция позволяет вам продвигать свой бизнес среди более широкой аудитории.Если вам нужно заполнить несколько вакансий, кампания по набору персонала может помочь вам привлечь больше кандидатов.

Принимайте оптимальные решения о найме для своего бизнеса

Независимо от того, нанимаете ли вы первого сотрудника или улучшаете способ найма следующего, не торопитесь. Не стоит торопиться нанимать кого-нибудь. Ваши решения о приеме на работу, особенно решения о приеме на работу на раннем этапе, являются одними из самых важных для вашего бизнеса. Будьте стратегическими и составьте план, который можно улучшать по мере роста.

Управляйте персоналом и начислением заработной платы в одном месте с помощью QuickBooks Online Payroll
Узнать больше

Этот контент предназначен только для информационных целей и не должен рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса. Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента.Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации. Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.

Мы предоставляем сторонние ссылки только для удобства и в информационных целях.Intuit не одобряет и не одобряет эти продукты и услуги, а также мнения этих корпораций, организаций или отдельных лиц. Intuit не несет ответственности за точность, законность или содержание этих сайтов.

Как нанимать сотрудников и проводить расчет заработной платы

Наем сотрудников и управление ими — важные шаги в развитии вашей компании. Независимо от того, решили ли вы нанять себя в качестве сотрудника своей корпорации или LLC, или если вам просто нужно добавить людей в свой растущий бизнес, мы можем помочь.Мы разбили этот раздел на 2 части:

Первое, что вы должны сделать перед наймом сотрудника или сотрудников, — это точно знать, зачем они вам нужны. Многие владельцы бизнеса просто перегружены и им нужно нанять сотрудника, чтобы справиться с этой перегрузкой. Лучший подход, как мы подробно описали в разделе «Автоматизация вашего бизнеса», — это представить свой бизнес через 1–3 года и создать организационную схему, названия должностей и описания должностей, соответствующие вашему видению. Затем вы можете медленно «заполнять» свою организационную схему сотрудниками, пока ваша компания не достигнет операционного совершенства!

Полезны следующие шаги:

Описание должности

Этот подход к организационной диаграмме требует, чтобы вы создали подробное описание должностных обязанностей для каждой должности в вашей компании, которое включает:

  • обзор должности и обязанностей
  • кто является отвечает за надзор за этой должностью
  • то, что требуется ежедневно, еженедельно, ежемесячно и даже ежеквартально или ежегодно
  • , что составляет успешное выполнение работы (цели работы)
  • точные процедуры для выполнения работы (см. наш раздел о Руководство по бизнес-операциям для получения дополнительной информации об автоматизации процессов и процедур.)

Правовые требования для приема на работу

Существуют многочисленные федеральные, государственные и местные правила в отношении найма сотрудников, и большинство крупных компаний имеют собственных юрисконсультов и отделы кадров для выполнения этих правил. Но для небольшой компании это непозволительная роскошь. Поэтому вот несколько простых руководящих принципов здравого смысла для найма сотрудников:

  • Не допускайте дискриминации по признаку расы, цвета кожи, пола, религии, инвалидности и т. Д.
  • Уважайте право заявителя на неприкосновенность частной жизни: семейное положение, экономическое положение, личную жизнь и т. Д.
  • Не подразумевайте то, что вы не можете выполнить: гарантии работы, льготы и т. Д.
  • Соблюдайте все законы, касающиеся минимальной заработной платы, наем молодых рабочих или иммигрантов.
  • Следуйте инструкциям IRS по найму независимых подрядчиков.
  • Соблюдайте все новые требования IRS и штата (обсуждаемые ниже).

Советы по найму и собеседованию.

ПРИМЕЧАНИЕ. Наши клиенты Incorporation и LLC получают доступ к подробному контрольному списку для конкретного штата, который включает ссылки на формы и приложения для конкретного штата. а также конкретную информацию о найме сотрудников и ведении бизнеса в вашем штате.

Перед наймом сотрудника

Перед наймом сотрудника вы должны сделать следующее:

  • Получите федеральный идентификационный номер работодателя (FEIN)
  • Зарегистрируйтесь в вашем государственном отделе труда или работодателя
  • Получите страховку компенсации работнику (если требуется)
  • Разместите «Плакат сотрудника» в соответствии с требованиями федерального правительства и правительства большинства штатов (Щелкните здесь, чтобы получить плакат для вашего штата).

После приема на работу сотрудника

На каждого нового сотрудника необходимо заполнить следующие формы:

  • Федеральный Форма W-4
  • Федеральная форма I-9 (проверяет правовой статус сотрудника)
  • Форма отчета о новом найме штата

Эти формы и любые другие документы сотрудника должны храниться работодателем в «файле сотрудника» для минимум 4 года.

Итак, вы наняли сотрудника, зарегистрировались в соответствующих агентствах, получили необходимые идентификационные номера и соблюдали необходимые правила. Следующим шагом будет расчет заработной платы.

В основном вам необходимо знать 3 вещи:

  1. Сколько вы платите своим сотрудникам.
  2. Сколько вам нужно вычитать из каждой зарплаты по различным федеральным, государственным и местным налогам.
  3. Промежуточный итог того, сколько вы заплатили своим сотрудникам, сколько было снято и по какой причине (т.е. сколько было на налоги на социальное обеспечение, сколько на государственную безработицу и т. д.).

Это важно, потому что вам нужно будет знать эти итоговые суммы для подачи квартальных налоговых форм. Большинство программ бухгалтерского учета могут автоматически заносить эти итоги в таблицу.

Итак, вот общий процесс:

  1. Платите своим сотрудникам (еженедельно, раз в две недели, два раза в месяц или как-то иначе).
  2. Удерживайте правильную сумму из каждой зарплаты, отслеживайте итоги либо с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета, либо вручную.
  3. Депонировать в IRS общую сумму федеральных налогов (доход, социальное обеспечение и медицинское обслуживание) ежемесячно .
  4. Если вы подаете заявление, депонируйте доход или другие налоги штата в налоговый орган вашего штата (это может быть раз в две недели, ежемесячно или ежеквартально).
  5. Ежеквартально подайте форму IRS 941, в которой резюмируются ваши ежемесячные вклады за предыдущий квартал. Ежегодно подайте форму IRS 940.
  6. Ежеквартально (либо раз в две недели, либо ежемесячно в зависимости от штата) подайте необходимые формы штата, в которых резюмируется, что вы вычли и депонировали из зарплаты.

Вы еще не запутались с расчетом заработной платы?

Вы сбиты с толку или подавлены процессом расчета заработной платы? Вы должны быть. Правительство взяло относительно простой процесс и сделало его действительно сложным. Однако есть решение, которое мы рекомендуем каждому малому бизнесу. Фактически, только эта услуга является одной из наших наиболее рекомендуемых услуг: Intuit Online Payroll.

Intuit Online Payroll — это сложный процесс, который может занять несколько часов в месяц и буквально разбить его примерно на 5 минут.Это самый быстрый, простой и недорогой способ для малого бизнеса управлять расчетом заработной платы.

С Intuit Online Payroll вы получаете все следующее всего за 9,99 долларов в месяц:

  • Мгновенный, 100% гарантированный точный расчет федеральных, государственных и местных налогов распечатка чеков о заработной плате или квитанций о заработной плате
  • Электронные платежи по федеральным налогам с напоминаниями по электронной почте до истечения срока уплаты налогов
  • Электронная подача федеральных налоговых форм 940s, 941s и W-2s с напоминаниями по электронной почте до истечения крайних сроков
  • Экспорт информации о заработной плате в QuickBooks, QuickBooks Online и Microsoft Money
  • Индивидуальный список дел, в котором точно указано, что делать и когда.
  • Федеральные формы нового найма, включая W-4 и I-9
  • Формы штата нового найма
  • Электронные или предварительно заполненные купоны на уплату налогов штата и заполнение форм с напоминаниями по электронной почте о приближающихся сроках (доступно как опция)

Использование Intuit Online Payroll, процесс выполнения ayroll становится настолько простым и автоматизированным, что мы не можем представить себе, как это сделать по-другому.

Лучше всего, Intuit Online Payroll БЕСПЛАТНА в течение 30 дней и начинается всего с 25 долларов в месяц.

Intuit Online Payroll Простота настройки и использования. Попробуйте сейчас БЕСПЛАТНО в течение 30 дней!

Рекомендуемые ресурсы:

Наем сотрудников | Департамент доходов штата Вашингтон

Чтобы нанимать сотрудников, у вас должен быть зарегистрированный бизнес. Если вы знаете, что на момент подачи заявления вы будете нанимать сотрудников, включая несовершеннолетних и домашних работников, выберите «Нанять сотрудников» или «Нанять сотрудников до 18 лет» для целей приложения.

Шаги по найму сотрудников

Подайте заявку на получение бизнес-лицензии для найма сотрудников не ранее, чем за 90 дней до того, как вы планируете нанять сотрудников.

  • После подачи заявления ваш бизнес будет зарегистрирован для получения компенсации рабочим через Департамент труда и промышленности и страхования от безработицы через Департамент занятости. Вы получите информацию об учетной записи и инструкции о том, как подавать квартальные отчеты о заработной плате / часах от каждого агентства индивидуально после регистрации.
  • Эти отчеты требуются ежеквартально, даже если у вас нет активных сотрудников или часов для отчета. Непредставление квартальных отчетов приведет к начислению штрафов и пени.

Нанять сотрудников

Сотрудник — это кто-то, кто находится под вашим контролем. Контроль существует, когда работодатель определяет график работы, часы работы и должностные обязанности сотрудников. Типы сотрудников:

  • Взрослые: Без особых ограничений.
  • Несовершеннолетние до 18 лет: Подайте заявление на получение разрешения на трудоустройство несовершеннолетних при подаче заявления на получение лицензии на ведение бизнеса.
  • Несовершеннолетние до 16: За дополнительными требованиями обращайтесь в Департамент труда и промышленности.
  • Сотрудники, работающие в Вашингтоне по бизнесу за пределами штата, но не в Вашингтоне.
  • Люди, которые работают в вашем доме или рядом с ним.
  • Независимые подрядчики — это человек, а не сотрудников.Они:
    • заниматься своей независимой деятельностью или бизнесом
    • зарегистрированы или лицензированы соответствующими государственными и федеральными агентствами
    • обычно рекламируют свои услуги и вкладывают значительные средства в свой бизнес
    • вести бизнес-записи и подавать налоги как бизнес

Сообщите о своих новых сотрудниках в Департамент социальных и медицинских услуг в течение 20 дней после приема на работу.

  • Если вы уже подавали заявку на наем сотрудников в определенном месте, вам не нужно подавать заявку повторно, когда у вас появятся новые сотрудники.Вместо этого каждый раз, когда вы нанимаете сотрудника, вы должны сообщать о найме в Департамент социальных и медицинских услуг.

Как подать заявку

Государственная налоговая регистрация

$ 0

Регистрация вашего фирменного наименования в качестве торгового наименования

$ 5

Плата за подачу заявления на получение бизнес-лицензии

Переменная комиссия

Онлайн

Наем сотрудников
Подать заявку на получение новой бизнес-лицензии

Онлайн-помощь
Настройка вашего бизнес-лицензионного и налогового счета
Наем сотрудников (взрослых и несовершеннолетних)


По почте

Заполните следующие данные и отправьте электронное письмо по адресу:

.

Служба лицензирования бизнеса
P.О. Box 9034
Olympia, WA 98507-9034

Заявление на получение бизнес-лицензии

шагов к найму первого сотрудника в Грузии

Наем вашего первого сотрудника в качестве нового владельца бизнеса — это одновременно захватывающий и пугающий опыт. Мало того, что у вас есть человек, который рассчитывает, что вы заплатите ему, чтобы он мог обеспечить свою семью, уравновешивая потребности вашего бизнеса в денежных потоках, но также есть много документов и законов, которые необходимо соблюдать. Вот 8 шагов, которые необходимо сделать бизнесу при приеме на работу своего первого сотрудника в Грузии.

Шаг 1 — Зарегистрируйтесь в качестве работодателя

Работодателям необходимо сначала получить федеральный идентификационный номер работодателя (FEIN) — форму SS-4 от налоговой службы (IRS) в дополнение к номеру удерживаемого налога от налогового департамента штата Джорджия и номеру счета страхования по безработице от департамента штата Джорджия. труда.

Шаг 2 — Проверка соответствия сотрудника

Каждый новый сотрудник должен будет заполнить форму подтверждения права на трудоустройство I-9 от U.S. Служба гражданства и иммиграции. Форма I-9 используется для подтверждения гражданства и права на работу в США

.

Сотрудник должен заполнить Раздел 1 к своему первому дню работы, а работодатель заполнит Раздел 2 к концу третьего рабочего дня после начала работы сотрудника.

Работодатели не подают форму I-9, но обязаны хранить ее в течение трех лет после даты найма или одного года после увольнения сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже.

Шаг 3 — Свидетельство об удержании удерживаемого пособия сотруднику

Каждый служащий должен предоставить своему работодателю подписанное свидетельство об удержании налогов (форма W-4) в день приема на работу или до него. Форма W-4 определяет размер федерального подоходного налога, удерживаемого из зарплаты сотрудника.

Работодатель обычно не отправляет форму W-4 в IRS, но сохраняет копию в файле.

См. Публикацию 15 IRS — Руководство по налогам с работодателей для получения дополнительной информации о федеральных удержаниях.

Шаг 4 — Отчет о новом найме

Работодатели штата Джорджия обязаны сообщать о вновь нанятых и повторно нанятых сотрудниках в Департамент труда Джорджии в течение 10 дней с даты найма или повторного найма работника.

Информация о сотруднике, которая потребуется, включает имя сотрудника, адрес, номер социального страхования, дату рождения, зарплату и дату начала работы сотрудника или первый день начала работы сотрудника.

Информация о работодателе включает федеральный идентификационный номер работодателя, имя работодателя, адрес, номер контактного телефона и название медицинской страховой компании.

Заполненную форму отчета о новом найме в Джорджии можно отправить онлайн в Министерство труда Джорджии;

или по почте:
Программа отчетности о новых наймах штата Джорджия
Почтовый ящик


East Point, GA 30364-0728

или по факсу: (404) 525-2983

Информация о новом найме требуется в соответствии с Законом о согласовании личной ответственности и возможностей работы (PRWORA). Эта информация регистрируется в Государственном справочнике новых сотрудников и Национальном справочнике новых сотрудников (NDNH), чтобы найти родителей и родителей, не являющихся опекунами, которые должны алименты.

Шаг 5 — Налоги на заработную плату

После приема на работу необходимо будет уплатить налог на заработную плату. Налоги на заработную плату включают:

Удержание федерального подоходного налога

Работодатели удерживают деньги из зарплаты каждого работника для уплаты федерального подоходного налога на основании информации, представленной в их W-4. Работодатель не платит часть удерживаемого налога, но несет ответственность за сбор и перевод удержанных налогов.

Отчеты об удержании федерального подоходного налога подаются с использованием формы W-2, отчета о заработной плате и налоговой декларации в IRS.Кроме того, форма IRS 941 должна подаваться ежеквартально, а форма IRS 940 — ежегодно для сообщения о любых подлежащих уплате налогах на безработицу.

Удержание государственного подоходного налога

Подобно удержанию федерального подоходного налога, подоходный налог штата удерживается из зарплаты работника. Используйте форму G-4, Свидетельство сотрудника об освобождении от удержания.

Социальное обеспечение и медицинское обслуживание

Налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание уплачиваются в соответствии с Федеральным законом о страховых взносах (FICA).Работодатель выплачивает половину FICA, а другая половина выплачивается из заработной платы работника.

Страхование по безработице

Работодатели платят государственные и федеральные налоги по безработице в зависимости от процента от заработной платы каждого работника. Этот налог известен как государственные налоги на безработицу (SUTA) и федеральные налоги на безработицу (FUTA).

Упростите расчет заработной платы

Наем сотрудников и начисление заработной платы — сложная задача, в которой легко ошибиться. Такие компании, как Gusto, упрощают процесс и обеспечивают актуальность отчетности на федеральном уровне и уровне штата.

Step 6 — Страхование компенсации рабочим

Все предприятия с наемными работниками (даже один сотрудник, работающий неполный рабочий день) должны иметь страховое покрытие компенсации работникам для покрытия медицинских расходов, если работники получают травмы на работе. Страхование компенсаций работникам администрируется Советом по компенсациям работников штата Джорджия.

Шаг 7 — Плакаты и необходимые уведомления о трудовом законодательстве

Компании штата Джорджия должны вывешивать плакаты с федеральным законодательством и законами штата Джорджия о труде, чтобы их сотрудники могли легко увидеть их.Эти плакаты информируют сотрудников об их правах и обязанностях работодателя в соответствии с законодательством о труде.

Плакаты

Закона о труде Джорджии можно напечатать индивидуально с веб-сайта Министерства труда Джорджии.

Шаг 8 — Будьте в курсе

Важно понимать разницу между сотрудниками и независимыми подрядчиками. Работодатели иногда неправильно классифицируют сотрудников как независимых подрядчиков, которые имеют разные правила в отношении налогов на заработную плату, минимальную заработную плату, сверхурочную работу и другие законы о труде.Статус физического лица как наемного работника или независимого подрядчика может быть определен путем заполнения формы IRS SS-8, определения статуса работы сотрудника для целей федерального налога на трудоустройство и удержания подоходного налога.

При приеме на работу сотрудников для вашего бизнеса нужно многое успевать, но ваши обязанности и ответственность как работодателя на этом не заканчиваются. Законы о труде сложны и постоянно меняются. Будьте в курсе последних новостей Министерства труда Джорджии и Министерства труда США.

Можно ли нанять сотрудника без номера социального страхования?

В 1935 году был принят Закон о социальном обеспечении, предоставивший миллионам американцев новое пособие. С тех пор назначение номера социального страхования (SSN) изменилось и используется гораздо большим количеством людей для самых разных целей, от открытия банковского счета до отчетности о заработной плате на работе.

Этот уникальный идентификатор присваивается гражданам США при рождении, но впоследствии может быть предоставлен резидентам-негражданам или иммигрантам.Как используется этот идентификатор? И может ли работодатель нанять сотрудника без номера социального страхования? Вот что вам следует знать.

Что такое номер социального страхования?

SSN — это строка из девяти цифр, которая служит уникальным идентификатором для граждан и резидентов США. Первоначально он использовался исключительно для отслеживания доходов, чтобы определить размер пособия, которое вы получите от государства при выходе на пенсию. Он также используется для людей, имеющих право на социальное обеспечение по инвалидности.

Сегодня, помимо прочего, вам также понадобится номер социального страхования для:

  • Подача налоговых деклараций
  • Подача заявления на получение федерального кредита
  • Открытие банковского счета (в некоторых случаях)
  • Регистрация в программе Medicare
  • Получение паспорт

Когда вы приступите к новой работе, вам необходимо предоставить работодателю ваш SSN, чтобы он мог сообщить о ваших доходах в IRS и в штат, в котором вы работаете. По большей части люди используют один и тот же SSN на протяжении всей жизни.Вам может быть назначен новый в очень необычных обстоятельствах, например, при участии в Программе защиты свидетелей или в случае кражи личных данных.

SSN в сравнении с ITIN.

В то время как SSN используется для граждан США и квалифицированных неграждан-резидентов, индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика (ITIN) позволяет иностранным резидентам, таким как не имеющие документов иностранцы или иждивенцы или супруги граждан США или иностранцев-резидентов, вести различные виды бизнеса в США Его также можно использовать для некоторых других случаев, например, для иностранных компаний, ведущих бизнес в США.S. ITIN позволяет этим физическим и юридическим лицам соблюдать налоговое законодательство, не имея SSN.

Если IRS выдает вам ITIN, он не заменяет SSN. Например, он не дает вам права на получение пособия по социальному обеспечению и не означает, что вы имеете право работать в США. Он также не дает вам права на иждивенца для целей налоговой льготы на заработанный доход.

Соискатели без SSN.

Можно ли устроиться на работу без номера социального страхования?

Лица, недавно прибывшие в США.S. может работать без SSN на временной основе, но они должны получить его в течение 90 дней с момента начала работы и предъявить работодателям доказательства того, что они это сделали. Поэтому вам следует как можно скорее подать заявку на получение SSN. Вместо этого вы можете предоставить своему работодателю другую документацию, подтверждающую вашу личность и разрешение на работу в США, до получения вашего SSN. Вы также должны предъявить квитанцию ​​о подаче заявления.

Можно ли 1099 кому-нибудь без номера социального страхования?

Каждое физическое лицо, которое должно подавать налоговую декларацию о доходах, должно предоставить своему работодателю свой SSN.В то время как работодатель может выдать форму 1099 фрилансеру или подрядчику без нее, неполные формы могут подлежать штрафу со стороны IRS, если вы не докажете разумную причину, включая доказательства того, что вы просили человека предоставить форму W9 со всеми своими информация в письменной форме.

Может ли работодатель потребовать карточку социального обеспечения?

Работодатель может попросить показать карту социального обеспечения сотрудника, хотя проверить ее действительность может быть сложно, учитывая множество различных версий, существовавших на протяжении многих лет.Хотя IRS рекомендует просить сотрудников предоставлять свои карты, это не обязательно. Вместо этого для проверки SSN вы можете использовать бесплатную службу проверки номера социального страхования (SSNVS), предлагаемую Администрацией социального обеспечения (SSA). Это может помочь предотвратить ошибки в налоговой отчетности в дальнейшем.

Требуется ли у вас номер социального страхования?

Вам не обязательно иметь SSN, если вы не участвуете в чем-то, что требует его, например, подаете заявление на получение пособий или работаете в США.S. Действия, для которых он не требуется, включают:

  • Получение водительских прав или паспорта (только в некоторых штатах)
  • Голосование
  • Посещение школы или колледжа
  • Открытие текущего или сберегательного счета (в некоторых случаях)

Что делать, если у вашего сотрудника нет SSN.

Если у вашего сотрудника нет SSN при приеме на работу, вы должны сообщить ему, что он должен подать заявление на его получение и иметь его в течение 90 дней с момента начала работы.Возможно, они уже подали заявку на получение одного. В любом случае вы должны записать информацию об их личности, включая их полное имя, дату рождения, полный адрес, место рождения, полные имена родителей (включая девичью фамилию матери), пол и дату, на которую они подали заявку на получение SSN. (как только они это сделают), согласно SSA. Если их SSN не прибыл к тому времени, когда вы должны подать их W-2, введите нули в поле SSN и впоследствии отправьте W-2c, как только они его получат.

Форма SS-5.

Чтобы подать заявление на получение карты социального обеспечения, вы должны заполнить форму SS-5. Это доступно на веб-сайте SSA.

Эту форму могут использовать как резиденты, так и иностранцы-нерезиденты, чтобы получить новый номер социального страхования впервые, получить замену Карточки социального обеспечения или исправить свою запись SSN. Вы должны предоставить оригиналы документов, подтверждающих вашу личность, возраст и иммиграционный статус.

Если вы подали заявление на получение SSN через форму SS-5, но еще не получили его, вы можете запросить письмо от SSA, подтверждающее, что вы подали заявление, чтобы показать своего работодателя.Обычно SSA обрабатывает ваше заявление в течение двух недель после получения вашего заявления, хотя вам следует подать заявление на получение SSN как можно скорее, чтобы получить его в течение 90 дней после начала работы. Если вы подаете заявление на получение SSN, но вам будет отказано, вы не сможете продолжать работать на своего работодателя.

Если у вашего сотрудника нет SSN, сообщите ему, что он должен подать заявление, и направьте его к форме SS-5, а также получите письмо о том, что он подал заявку. Как только они получат номер, подтвердите их личность и информацию и попросите их заполнить форму I-9.Имейте в виду, что ITIN нельзя использовать вместо SSN.

Станьте перед рекрутерами с профессиональным профилем на FGB.

Юридические требования для найма сотрудников в малом бизнесе

Возможно, ваш бизнес очень хочет нанять первого сотрудника, но предприняли ли вы все необходимые шаги, чтобы стать законным работодателем?

Помимо простого решения о добавлении новых сотрудников в свой бизнес, федеральное правительство и правительство штата должны предпринять несколько шагов, прежде чем вы сможете нанять кого-либо.

Вот 10 юридических требований, которые должен выполнить каждый работодатель перед тем, как нанять нового сотрудника:

1. Подайте заявку на получение EIN.

Каждый работодатель, даже если вы нанимаете только одного человека, должен иметь федеральный идентификационный номер работодателя (EIN), который служит налоговым идентификатором организации. Налоговая служба (IRS) предлагает несколько способов подачи заявки: Самый быстрый и предпочтительный способ подачи заявки — онлайн с использованием Интернет-приложения, которое позволяет вам немедленно получить ваш EIN.

Но вы также можете подать заявку по телефону, обычной почте или факсу. Все, что вам нужно подать, — это идентификационный номер налогоплательщика, такой как номер социального страхования, главного должностного лица или владельца компании и основная информация о компании, например, была ли она зарегистрирована и как она зарегистрирована.

2. Зарегистрируйтесь в отделе страхования от безработицы вашего штата.

За каждого нанятого вами сотрудника, включая первого, вам нужно будет заплатить налог по безработице в ваш штат. Обычно для этого требуется регистрация в государственном офисе, который курирует страхование от безработицы, а затем ежеквартальный отчет о заработной плате каждого сотрудника вместе с внесением необходимых платежей в фонд.Налоги обычно можно уплатить в электронном виде.

В каждом штате свои правила и сроки выплаты платежей, поэтому важно ознакомиться с правилами своего штата. Во всех штатах теперь есть онлайн-ресурсы для информирования работодателей об их требованиях в отношении страхования от безработицы. Выполните поиск в Google по запросам «страхование по безработице», «работодатели» и название своего штата, чтобы найти веб-сайт вашего штата с этой информацией.

3. Убедитесь, что каждый потенциальный сотрудник имеет право на работу.

Перед тем, как нанять кого-то, вам необходимо убедиться, что он тот, кем он себя называет, и что он имеет законную возможность работать в Соединенных Штатах. Это делается путем заполнения формы I-9 Службы гражданства и иммиграции США вместе с новым работником после того, как он принял предложение о работе.

Наряду с заполнением формы новый сотрудник должен будет предоставить оригинал документа (например, паспорт США) или документы (например, водительское удостоверение штата и карту социального обеспечения), подтверждающие его личность и правовой статус, чтобы работать в нем. U.S. Вам нужно будет проверить документы на подлинность (и, возможно, сделать их ксерокопии). Форма I-9 должна быть заполнена в течение трех дней с момента первого рабочего дня работника.

Вам не нужно подавать форму I-9 в USCIS, но вам нужно будет хранить ее в течение трех лет после приема на работу (или одного года после окончания работы, в зависимости от того, что произойдет позже). По мнению Общества по управлению человеческими ресурсами, лучше всего хранить все формы I-9 в файле или подшивке, к которым имеют доступ лишь несколько человек из отдела кадров.Вы должны будете иметь возможность предъявить форму I-9, если вам позвонят сотрудники иммиграционной и таможенной службы.

4. Изучите правила страхования компенсаций работникам вашего штата — и получите покрытие.

Большинство штатов требует, чтобы работодатели несли компенсацию работникам в случае, если работник получит травму на работе, хотя некоторые освобождают очень мелких работодателей. Важно узнать особые правила вашего штата и получить необходимое покрытие. В этой базе данных содержится краткое изложение правил компенсации работникам каждого штата, а также ссылки на соответствующие веб-сайты штата, где можно найти более подробную информацию.

5. Зарегистрировать новых сотрудников в госреестре.

Вы захотите вести записи о сотрудниках, такие как полные имена, контактная информация и номер социального страхования, для ваших собственных административных целей. Но по закону вы также обязаны собирать эту информацию.

Федеральный закон требует, чтобы работодатели сообщали основную информацию о новых сотрудниках в течение 20 дней после приема на работу в штат, в котором сотрудник будет работать. (В некоторых штатах сроки еще более жесткие.) Эта информация помещается в Национальный справочник новых сотрудников, который используется для определения местонахождения и удержания дохода от лиц, которые должны алименты.

Требуемая информация включает полное имя нового сотрудника, адрес и социальное обеспечение, ваш EIN и адрес, а также дату приема на работу сотрудника. Большинство работодателей собирают эту информацию с помощью формы информации о сотрудниках, которую должны заполнять все новые сотрудники. (Прочтите восемь советов по созданию формы информации о сотрудниках.)

6. Установите систему заработной платы и удержания налогов.

Вам нужно будет удерживать федеральный подоходный налог и подоходный налог штата, а также федеральные налоги на заработную плату в системе социального страхования и Medicare из зарплаты каждого сотрудника.Уважаемый сторонний поставщик заработной платы упрощает все это, предоставляя вам решение, в котором вы можете просто ввести в систему информацию о вознаграждении каждого сотрудника, вычетах из пособий и удержании налогов, и система будет автоматически создавать регулярные чеки заработной платы (бумажные или электронные. ) для вас при удержании правильной суммы для каждого типа удержания налога за каждый платежный период.

Многие крупные поставщики заработной платы также объединяют дополнительные услуги, такие как человеческие ресурсы.Обязательно внимательно изучите свои варианты и найдите поставщика заработной платы, который удовлетворит все ваши потребности по правильной цене. Вам нужно найти поставщика по начислению заработной платы, у которого также есть надежная служба поддержки клиентов и поддержка на случай, если у вас возникнут какие-либо проблемы или возникнут вопросы.

7. Попросите всех сотрудников заполнить форму W-4.

Прежде чем вы сможете начать платить сотруднику, вам необходимо знать, сколько «надбавок» он или она хочет удерживать в счет уплаты налогов. Чем больше надбавок решит получать сотрудник, тем меньше налогов будет удерживаться из его зарплаты.

Опять же, провайдеры заработной платы обычно предоставляют форму W-4 и упрощают ввод информации в систему. Вам просто нужно убедиться, что каждый новый сотрудник заполняет его и отправляет. Вы также можете скачать форму W-4 с IRS.gov.

8. Получите и разместите уведомления сотрудников.

Существует ряд федеральных законов о труде, которые требуют от работодателей размещать свои требования на видном месте на рабочем месте, чтобы работники понимали свои права в соответствии с законом.Например, вам, вероятно, потребуется разместить плакат о Законе о справедливых трудовых стандартах и ​​его правилах, устанавливающих минимальную заработную плату, правила оплаты сверхурочной работы, ограничения детского труда, меры защиты кормящих матерей и многое другое.

То, что вы должны публиковать, зависит от таких факторов, как размер и характер вашего бизнеса, штат, в котором вы находитесь, есть ли у вас федеральные контракты, нетрудоспособные сотрудники или иностранные рабочие и т. Д.

Также обратите внимание, что в отдельных штатах могут быть свои собственные требования к отображению плакатов.Поэтому имеет смысл также обратиться за советом в департамент труда вашего штата. Министерство труда США ведет онлайн-список контактов государственных бюро по трудоустройству.

9. Соблюдайте правила OSHA.

Наем работников также означает, что вы должны соблюдать Федеральное управление по охране труда (OSHA) и его правила, которые восходят к Закону о безопасности и гигиене труда 1970 года.

Правила OSHA охватывают множество условий на рабочем месте. Подумайте о безопасных инструментах и ​​оборудовании, безопасном использовании и обслуживании оборудования, безопасном обращении с опасными химическими веществами и многом другом.

Вам нужно будет использовать коды, плакаты, ярлыки и знаки, чтобы предупреждать ваших рабочих об опасностях, а также обеспечивать им необходимое обучение и медицинские осмотры. Плакат OSHA или его эквивалент на уровне штата должен быть размещен на видном месте на рабочем месте.

10. Установить все необходимые выплаты сотрудникам.

Малые предприятия с менее чем 50 сотрудниками, работающими в эквиваленте полной занятости (ЭПЗ), освобождаются от действия Закона о доступном медицинском обслуживании (ACA), который требует от крупных предприятий иметь медицинскую страховку для своих сотрудников или платить ежегодный штраф.Тем не менее, федеральное правительство предлагает льготы для мелких работодателей, которые предлагают страховку.

Работодатели с менее чем 50 сотрудниками FTE могут застраховать своих сотрудников через биржи Small Business Health Options Program (SHOP). Те, у кого менее 25 сотрудников FTE, могут претендовать на налоговые льготы в размере до 50% от стоимости взноса на медицинское страхование.

В зависимости от отрасли и рынка предложение медицинского страхования сотрудникам может быть разумным и конкурентоспособным шагом, даже если вы не обязаны его предлагать по закону.Несколько штатов также находятся в процессе принятия нормативных актов, которые потребуют от работодателей, которые не предлагают своим сотрудникам стандартный пенсионный план, такой как 401 (k) или пенсионный план, спонсируемый государством пенсионный план.

Калифорния, например, вводит правила, требующие от работодателей с пятью или более сотрудниками либо автоматически делать вычеты из заработной платы IRA для каждого сотрудника через свою программу CalSavers, либо предлагать спонсируемый работодателем пенсионный план.

Покройте свои базы

Хотя это основные шаги, которые работодатель должен предпринять в соответствии с требованиями федерального законодательства или закона штата, есть и другие разумные меры, которые необходимо предпринять, прежде чем вы начнете нанимать людей.К ним относятся создание справочника для сотрудников, чтобы не возникало вопросов о ваших правилах и протоколах для сотрудников (даже при первом найме), а также создание файла персонала для каждого сотрудника.

Хотя хранение личных дел технически не требуется для aw, оно защищает вас, если на вас когда-либо подадут иск со стороны сотрудника. Это также упрощает для вас быстрый поиск любой важной информации о сотруднике, включая его основную информацию, историю работы и производительности, информацию о регистрации на льготы и историю производственных травм.

Медицинские записи, любые дисциплинарные меры, принятые в отношении сотрудника, и формы I-9 должны храниться вне личного дела. (Nolo предлагает советы о том, что следует — и не следует — помещать в личное дело сотрудника.) После создания файлов персонала важно иметь организованную и последовательную систему для хранения этих файлов. Например, вам нужно ограничить круг лиц, имеющих доступ к файлам, только руководителям сотрудника. В штатах также действуют различные правила, определяющие, какой уровень доступа работодатели должны предоставлять сотрудникам к своим кадровым файлам по запросу.

Перед тем, как нанимать, важно тщательно изучить все необходимые шаги, чтобы убедиться, что вы не подвергаете себя юридическим проблемам. Поставщик заработной платы, к которому вы выберете, может помочь вам с несколькими шагами, в зависимости от выбранного вами уровня обслуживания.

Как только вы внедрите правильные процессы и процедуры, добавление новых сотрудников станет намного проще и быстрее. В первую очередь, это просто настройка, на которую нужно время.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.