Как заполнить личную карточку работника: Форма Т-2 (личная карточка работника). Образец заполнения (скачать бланк 2021)

Содержание

Как оформлять личную карточку сотрудника и автоматизировать этот процесс

В этой статье мы расскажем, как заполнять личную карточку сотрудника и как HR-менеджеры могут упростить ведение личных дел сотрудников.

Оформление личной карточки сотрудника – это обязанность специалистов отдела кадров. Способы ведения базы данных личных карточек могут отличаться, но очень важно понимать, как заполнять этот документ в соответствии с нормативами.

Определение личной карточки и обязательность ее ведения

Форма №П-2 “Личная карточка работника”, является типичной формой первичной учетной документации. Этот приказ, которым утверждена типовая форма, в Минюсте не зарегистрирован (типовые формы не подлежат государственной регистрации), а следовательно, не является обязательным к исполнению.

Поэтому предприятие может разработать свою форму личной карточки на основании утвержденной Госкомстатом формы. Личную карточку нужно заводить и заполнять на каждого работника (в том числе на совместителей) в одном экземпляре. 

Содержание личной карты и порядок заполнения в 2019 году

Форма личной карточки помимо заглавной части содержит пять разделов:

  1. Общие сведения
  2. Сведения о воинском учете (для мужчин)
  3. Профессиональное образование на производстве (за счет работодателя)
  4. Назначение и перевод
  5. Отпуска

Общие сведения

Общие сведения о работнике заполнить очень просто на основании документов, которые предоставляет сотрудник при приеме на работу: паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, а в случаях, предусмотренных законодательством, – документ об образовании (специальность, квалификацию), о состоянии здоровья и другие документы. При заведении личной карточки на нового работника еще нужна его фотография, поскольку в форме отведено для нее место.

Таким образом, общие сведения включают в себя:

  • Фамилия, имя и отчество.
  • Дата рождения.
  • Адрес.
  • Гражданство.
  • Семейное положение, согласно сведениям из паспорта работника (или документа, что его заменяет).
  • Сведения об образовании, в соответствии с поданным работником документом об образовании.
  • Сведения о предыдущих местах работы, трудовой стаж и причину увольнения с последнего места работы на основании трудовой книжки.

Воинский учет

В части «Название райвоенкомата по месту регистрации» раздела данные приводятся на основании представления военно-учетных документов. В части «Название райвоенкомата по месту фактического проживания» – согласно информации, полученной в военном комиссариате после проведения проверки государственными органами.

Обратите внимание, организации, в которых работают призывники и военнообязанные, должны в 5-дневный срок со дня представления соответствующих документов, вносить в личные карточки призывников и военнообязанных изменения относительно их семейного положения, места жительства (пребывания), образования, места работы и должности и отправлять ежемесячно до 5 числа сообщение об изменении учетных данных в районные (городские военные комиссариаты по месту регистрации, о чем указано в военно-учетном документе. 

Профессиональное образование

Раздел заполняется только в случае, если работодатель обучает своих сотрудников за собственный счет – или непосредственно в компании, или в учебных заведениях. 

Обратите внимание, в этом разделе указывается название документа, удостоверяющего профессиональное образование и кем он выдан. Так, например, участие работников в семинарах бухгалтерского учета, может и научит ваших сотрудников новому, но в их личной карточке не указывается (ведь дипломов об образовании не дает).  

Карьера 

Следующий раздел содержит информацию о служебной карьере работника у определенного работодателя и заполняется на основании соответствующих приказов о назначении и переводе. Конечно, первая запись в этом разделе делается при приеме работника на работу, ведь тогда его впервые назначают на определенную должность. 

Отпуск

В данном разделе отражается информация о предоставленных работнику отпусках. С указанием их видов, дат начала и окончания и за какой период отпуск предоставлялся, а также номера приказа о его предоставлении.

Обратите внимание: больше ни в одном типовом кадровом документе такой сводной информации об использованных работником отпусках вы не найдете. Поэтому составлять этот раздел личной карточки следует наиболее внимательно. Именно по нему при увольнении работника будет определяться количество дней неиспользованных работником отпусков, подлежащих компенсации.

Подпись

Исходя из формы личной карточки можно сделать вывод, что именно подпись в конце формы проставляется при приеме работника на работу, после заполнения в личной карточке тех данных, которые имелись на тот момент. Такой подписью работник подтверждает согласие с данными, приведенными в его личной карточке. Что касается сведений, указываемых в личной карточке позже, то подпись работника нужна лишь относительно случаев перевода или назначения работника на определенную должность.

Как Hurma System помогает просто вести личные карточки сотрудников

Hurma System помогает HR-менеджерам и рекрутерам оптимизировать свои задачи и работать эффективнее. Личные карточки сотрудников в системе заполняются очень просто и отображают всю необходимую информацию:

  • Личные данные
  • Фотография
  • Должность
  • Уровень сотрудника
  • Тип трудоустройства
  • Контактные данные
  • Дата принятия на работу
  • Дата начала начисления отпуска
  • Семейное положение
  • Количество неиспользованных дней отпуска и больничных
  • Дополнительная информация

Помимо этого, прямо в личной карточке можно посмотреть все запросы на отпуск, назначенные встречи с менеджером, дополнительные файлы и отчеты. Также в системе есть возможность загрузить личные данные в профиль прямо из резюме, что значительно уменьшает время заполнения.

Сотрудник может сам заполнить информацию в поле “О себе” и рассказать про свои увлечения, хобби и интересы. Это позволяет новым сотрудникам быстрее адаптироваться и больше узнать о своем коллективе. Благодаря полному списку контактных данных, сотрудникам просто связываться друг с другом, ведь они без труда могут найти номер телефона и электронную почту нужного коллеги.

Личные карточки сотрудников в Hurma System отображают всю необходимую информацию и дают возможность управления встречами, отпусками и больничными каждого сотрудника в несколько кликов прямо в системе.

Автоматизация HR-процессов, в том числе создания личных карточек и управления отпусками, просто необходима сегодняшним компаниям. Ведь HR-менеджеры и рекрутеры выполняют десятки задач ежедневно. Hurma – это способ сделать менеджеров по персоналу гораздо менее загруженными и позволить им более качественно подбирать кандидатов и руководить персоналом без дополнительной бумажной работы.

Личная карточка сотрудника позволяет собрать всю важную информацию о каждом работнике в одном документе. Государственным организациям предпочтительно вести бумажные документы на специальных бланках. А коммерческие компании все чаще используют более современные способы ведения базы сотрудников и значительно экономят себе время.

Личную карточку Т-2 можно не вести с 1 сентября

До 1 сентября 2021 года все работодатели обязаны были дублировать записи из трудовой книжки в личной карточке работника, в соответствии с постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003. А все записи, которые вносятся в карточки Т-2, должны заверяться подписями сотрудников.

Однако Правительство приняло постановление № 1250 от 24.07.2021, отменяющее постановление № 225.

С 1 сентября работодатели не обязаны вести личные карточки работников и знакомить с записями сотрудников. Впрочем, если организация или ИП продолжит вести эти карточки, то это не будет являться нарушением.

Такие разъяснения дали специалисты Роструда на сайте «Онлайнинспекция.рф». Рассмотрим подробнее это новшество.

Напомню вам, что Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника с его первого рабочего дня, а также информацию о его трудовой деятельности. Карточка ведётся на протяжении всего периода работы сотрудника на данном предприятии.

В личной карточке сотрудника отражаются все кадровые мероприятия сотрудника, связанные с его трудовой деятельностью. С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель должен ознакомить сотрудника под роспись в его личной карточке Т-2. Такое требование установлено пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Но это было ранее.

В Роструд задали вопрос о том, надо ли работодателю после вступления в силу нового приказа Минтруда России от 19.05.2021 г. № 320н о ведении трудкнижек вести личные карточки Т-2 сотрудникам, которые будут приняты с 01.09.2021 года. Также нужно было уточнение по поводу работающих сотрудников, продолжать ли вести карточку Т-2 по ним.

Ведомство дало ответ и указало на то, что в приказе № 320н нет требований о ведении личных карточек Т-2. Соответственно, и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 о приёме, переводе и увольнении не требуется.

Получается, что работодателю можно их и не вести, и это не будет нарушением. Роструд пояснил, что отказаться от ведения карточек Т-2 по действующим работникам организация может путём издания соответствующего приказа.

Довольно разные отклики стали поступать от работодателей и работников. Кто-то считает, что это облегчает работу кадровика. А некоторые сотрудники стал задумываться о том, что уволят с работы, а ты и не узнаешь об этом.

Татьяна Андрияшкина — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

 

 

Правила заполнения личной карточки работника по форме Т-2

Вопрос

Хочу уточнить пару моментов:

— а если мы не будем заполнять воинский учет в карточке т-2, то чем это чревато?

— что делать в ситуации, когда у сотрудника в карточке т-2 заканчивается место в каком-либо блоке (в нашем случае: в отпусках). Просто у нас люди работают по несколько лет, регулярно ходят в отпусках, куда мне вписывать эти даты, если в карточке т-2 больше нет строк?:))

— знание иностранного языка надо записывать тоже со слов сотрудника?

— пункт 7 карточки («Профессия») как заполняется?.. на основании каких документов?

Что-то меня прям удивляет, что штраф может быть только если нет карточки т-2 или/и неверно заполнен прием/перевод/увольнение… не характерно для нашего законодательства:)

 Ответ

1). Проверяя выполнение обязанностей по ведению воинского учета, сотрудники военкомата оценивают качество осуществления такого учета по следующим показателям:

— организация воинского учета;

— полнота и достоверность сведений, содержащихся в личных карточках работников.

Полнота и достоверность сведений, содержащихся в личных карточках, могут оцениваться на:

— «отлично» — нет личных карточек с нарушениями правил, порядка или требований по их ведению, а также с расхождениями содержащихся в них сведений с фактическими данными граждан; хранение личных карточек граждан организовано в соответствии с Методическими рекомендациями;

— «хорошо» — количество личных карточек с нарушениями правил, порядка или требований по их ведению не превышает 5% числа проверенных; хранение личных карточек организовано в соответствии с Методическими рекомендациями;

— «удовлетворительно» — количество личных карточек с нарушениями правил, порядка или требований по их ведению, а также с расхождениями содержащихся в них сведений составляет от 5 до 10% от числа проверенных; хранение личных карточек граждан, подлежащих воинскому учету, организовано в соответствии с Методическими рекомендациями;

— «неудовлетворительно» — если не выполнены требования на оценку «удовлетворительно».

При выявлении серьезных недостатков в ведении воинского учета организациями военные комиссары (руководители органов местного самоуправления) сообщают об этом в военные комиссариаты субъектов РФ (военные комиссариаты) и в вышестоящий орган, которому подведомственна эта организация. Штрафы не установлены.

2). При полном заполнении всех строк разд. VIII «Отпуск» необходимо дополнительно напечатать дополнительный лист, касающийся предоставления отпусков работнику. В этом случае на печать выводятся заголовок разд. VIII «Отпуск» и его табличная форма. Дополнительный лист вкладывается в личную карточку работника, для надлежащего хранения документа желательно вложить его в отдельный файл или в пластиковый конверт или прикрепить степлером (вшить) дополнительный лист непосредственно к личной карточке работника. Если же сохранность вкладного листа и неразрывность с личной карточкой не могут быть соблюдены кадровой службой организации, то можно вкладной лист напечатать с указанием фамилии, имени и отчества, даты рождения и табельного номера. Вкладному листу может быть присвоен заголовок, например: «Вкладной лист N 1» или «Приложение N 1».

3). Да, данная графа заполняется со слов сотрудника. Если только в организации не предусмотрена проверка знаний, тогда графу можно заполнить на основании проведенного теста.

4). Данный пункт заполняется на основании представляемых работником документов об образовании; здесь указываются сведения о том, какое образование получил работник. Все сведения записываются и кодируются согласно Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95 (ОКИН) (утв. Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО) (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст).

Просмотров: 1 226

анкет для новых сотрудников | Какие формы нужно заполнять новым сотрудникам?

Формы для новых сотрудников являются одним из основных элементов процесса адаптации. Прежде чем сотрудник сможет легально начать работать в вашем бизнесе, ему необходимо заполнить необходимые формы. Какие формы нужно заполнять новым сотрудникам?

Какие формы нужно заполнять новым сотрудникам? Обзор

Правительство требует новых форм найма. Остальные — необходимые документы для вашего бизнеса.

Взгляните на федеральную форму определения права на трудоустройство, которую должны заполнить сотрудники:

Сотрудникам также необходимо заполнить формы подоходного налога, чтобы вы могли точно вести расчет заработной платы:

И вот список потенциальных бизнес-форм, которые могут потребоваться новые сотрудники:

  • Форма для связи в экстренных случаях
  • Форма благодарности из справочника сотрудника
  • Форма информации о банковском счете
  • Формы льгот

Используйте следующую диаграмму для краткого обзора форм, которые необходимо заполнить всем сотрудникам, форм, которые могут потребоваться вашим сотрудникам, и их целей:

Формы новых сотрудников по категориям

Опять же, мы можем разбить документы о новых сотрудниках на следующие категории:

  1. Форма определения права на трудоустройство
  2. Новые налоговые бланки по найму
  3. Формы для бизнеса

Чтобы узнать больше о документах, которые вам могут потребоваться предоставить сотрудникам в рамках их нового пакета найма, читайте дальше.

1. Право на трудоустройство

Прежде чем вы сможете добавить сотрудника в свою команду, вы несете юридическую ответственность за подтверждение права сотрудника на работу в США.

Форма I-9

Среди форм для заполнения новыми сотрудниками — Форма I-9. Форма I-9 «Проверка права на трудоустройство» используется для подтверждения того, что вашим сотрудникам разрешено работать в США по закону. Используйте форму I-9 за октябрь 2019 г., чтобы соответствовать требованиям.

Форма I-9 разделена на три части.Сотрудник заполняет первый раздел, а вы — второй. Третий раздел предназначен только для подтверждения права на трудоустройство или повторного найма.

В форме задаются такие вопросы, как имя сотрудника, адрес, номер социального страхования и статус гражданства. Также есть раздел на случай, если сотрудник использует составителя или переводчика, чтобы помочь им заполнить форму.

Имейте в виду, что если у нового сотрудника нет номера социального страхования, он должен заполнить форму SS-5 «Заявление на получение карты социального обеспечения».У вас должен быть номер социального страхования для каждого зарегистрированного сотрудника, чтобы вы могли указать его в форме W-2.

Сотрудник должен принести оригиналы документов, подтверждающих его личность и право на трудоустройство. Эти документы необходимы вам для заполнения раздела о работодателе формы I-9. В форме I-9 есть три списка приемлемых документов: списки A, B и C.

Сотрудники приносят один документ из списка А, подтверждающий их личность и разрешение на работу (например, паспорт США). Или они могут предоставить один документ из Списка B, подтверждающий их личность (например,g., водительские права) и один документ из списка C, подтверждающий их разрешение на работу (например, удостоверение личности гражданина США).

В разделе «Работодатель» укажите информацию о документах, которые приносит сотрудник. Затем подтвердите, что документы являются подлинными, насколько вам известно. Включите такую ​​информацию, как ваше имя, название компании и адрес компании, и подпишите форму I-9.

2. Новые налоговые формы наемного найма

Прежде чем вы сможете добавить нового сотрудника к своей заработной плате, вам необходимо знать, сколько денег удерживать из его заработной платы по федеральному налогу и, если применимо, подоходному налогу штата.

Чтобы выяснить это, вам необходимо собрать две новые формы налога на найм: федеральную форму и форму W-4 штата.

Форма W-4

Форма W-4, Свидетельство об удержании налогов, требуется IRS. Работодатели используют форму W-4 для определения суммы федерального подоходного налога, удерживаемого из заработной платы работника.

Сотрудники могут добавлять информацию в форму W-4, чтобы увеличить или уменьшить размер удерживаемого федерального подоходного налога.

Форма 2020 W-4 запрашивает информацию о сотруднике (например,g., имя, номер социального страхования, адрес, семейное положение) и корректировки налоговых удержаний. Сотрудники могут изменить свою информацию в форме W-4 в любое время в течение года.

В редких случаях у вас может даже быть сотрудник, который требует освобождения от федерального подоходного налога. Если сотрудник требует освобождения от налога, не удерживайте федеральный подоходный налог из его заработной платы.

После получения формы W-4 используйте налоговые таблицы в публикации 15 IRS, чтобы определить сумму налогов, подлежащих удержанию.

Государственный W-4

Какие формы необходимо заполнить сотрудникам помимо обязательных форм W-4 и I-9? Если в штате, где расположена ваша компания, существует подоходный налог штата, соберите с сотрудников формы удержания налога штата.

Не во всех штатах есть подоходный налог. Подоходный налог штата не взимается с Аляски, Флориды, Невады, Нью-Гэмпшира, Южной Дакоты, Теннесси, Техаса, Вашингтона и Вайоминга. Если ваша компания не находится в одном из этих штатов, ваш сотрудник должен заполнить форму удержания налогов штата.

Как и в федеральной форме W-4, в формах удержания налогов штата у сотрудников запрашивается личная информация. Многие штаты используют налоговые льготы для определения удержания подоходного налога штата.

Например, если ваша компания находится в Калифорнии, ваш сотрудник должен заполнить свидетельство об удержании налогов DE-4.

Имейте в виду, что вам также может потребоваться удержать местный подоходный налог из заработной платы сотрудников. Обычно местные подоходные налоги представляют собой процент от заработной платы сотрудников и не определяются формой удержания.

3. Бизнес-формы для заполнения новыми сотрудниками

В дополнение к формам о праве на трудоустройство и налоговым формам вы можете потребовать от новых сотрудников заполнить дополнительные формы для вашего бизнеса.

Форма для связи в экстренных случаях

Очень важно попросить сотрудников предоставить контактную информацию для экстренных случаев.В экстренных случаях нужно знать, к кому обращаться от имени сотрудника.

Форма для связи в экстренных случаях может быть такой же простой, как предоставление сотрудником своей информации и информации двух-трех контактов. Спросите у сотрудников имя каждого контакта, родство с ним, адрес, домашний и рабочий телефоны.

Сотрудникам рекомендуется выбирать контактных лиц для экстренных случаев, которые находятся недалеко от места работы. При необходимости сотрудники должны обновлять информацию в своей форме.

Форма благодарности из справочника сотрудника

Если вы не задумывались о том, чтобы иметь справочник для сотрудников в своей компании, сейчас самое время создать его.

В справочнике для сотрудников содержится подробная информация, например, о трудовом законодательстве, поведении сотрудников, начислении заработной платы и других важных правилах ведения бизнеса. Работники могут обратиться к справочнику для сотрудников, если у них возникнут вопросы.

Предоставьте сотруднику форму подтверждения справочника для заполнения, подтверждающую, что он прочитал справочник и понимает политику вашего бизнеса.

Форма информации о банковском счете

Соберите информацию о банковском счете сотрудника, если он решит получать свою заработную плату посредством прямого депозита или если вы находитесь в штате, который разрешает обязательный прямой депозит.

В форме информации о банковском счете необходимо указать следующую информацию:

  • Имя сотрудника
  • Тип счета (текущий или сберегательный)
  • Название и маршрутный номер банка
  • Номер банковского счета сотрудника

Сотрудник также должен подписать и подтвердить, что он хочет получать свою заработную плату посредством прямого депозита.

После настройки прямого депозита для вашего бизнеса и получения информации о банковском счете сотрудника вы можете начать расчет заработной платы.

Формы льгот

Вы можете предложить льготы работникам малого бизнеса. Если да, соберите формы, указывающие на их участие в программах. Сотрудники должны предоставить вам формы, даже если они не хотят участвовать в программах льгот.

Вот некоторые преимущества, которые вы можете предложить своему малому бизнесу:

  • Медицинское страхование
  • Страхование жизни
  • Страхование инвалидности
  • Пенсионные планы

Предоставьте информацию о предлагаемых вами преимуществах.В пакете льгот ваши сотрудники должны принять или отказать в участии в программе (программах). Соберите эти формы у сотрудников перед их зачислением.

Когда новые сотрудники должны заполнять формы?

Сотрудники должны заполнить формы для новых сотрудников, прежде чем они начнут работать в вашем бизнесе. У вас может быть сотрудник:

  • Заполните формы на вашем предприятии в первый день работы
  • Самостоятельное заполнение форм до первого дня работы

Убедитесь, что сотрудник заранее знает, какие документы ему нужно принести, чтобы заполнить форму I-9.

После того, как новый сотрудник заполнит формы, сохраните их в своих записях. После этого ваш сотрудник сможет приступить к работе в вашем бизнесе.

Храните все формы сотрудников в одном месте. Программа управления персоналом для малого бизнеса компании Patriot является отличным дополнением к нашей онлайн-программе расчета заработной платы. С помощью программного обеспечения HR вы можете хранить файлы сотрудников в сети и предоставлять сотрудникам доступ к их документам. Попробуйте оба варианта бесплатно сегодня!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 12 мая 2017 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Наем сотрудников | Внутренняя налоговая служба

Если вы нанимаете сотрудников, вам необходимо защитить свои записи и формы, включая следующие:

Право работника на работу в США

Вы должны подтвердить, что каждый новый сотрудник имеет законное право работать в США. Попросите сотрудников, которых вы нанимаете, заполнить форму I-9, PDF-документ с подтверждением права на трудоустройство.

К началу

Номер социального страхования сотрудника (SSN)

Вы должны получить имя каждого сотрудника и номер социального страхования (SSN) и ввести их в форму W-2 (это требование также относится к иностранным сотрудникам-резидентам и нерезидентам). Если у вашего сотрудника нет под рукой карточки социального страхования, то Управление социального обеспечения (SSA) предлагает подтверждение номера социального страхования (SSN) и быстрый доступ к соответствующим формам и публикациям.

Не принимайте ITIN вместо SSN для идентификации сотрудника или для работы. ITIN доступен только иностранцам-резидентам и нерезидентам, которые не имеют права на работу в США и нуждаются в идентификации для других налоговых целей. Вы можете идентифицировать ITIN, потому что это 9-значное число, которое начинается с цифры «9» и отформатировано как SSN (NNN-NN-NNN).

Примечание: Человек с ITIN, который позже получит право на работу в Соединенных Штатах, должен получить SSN.

К началу

Удержание работником

Чтобы узнать, сколько подоходного налога удерживать из заработной платы сотрудников, у вас должна быть форма W-4 «Свидетельство об удержании налогов» для каждого сотрудника. Попросите всех новых сотрудников предоставить вам подписанную форму W-4, когда они приступят к работе. Сделайте форму действующей при первой выплате заработной платы. Если сотрудники требуют освобождения от удержания подоходного налога, они должны указать это в своей форме W-4. Сумма удерживаемого подоходного налога должна основываться на статусе подачи и корректировках удержания, как указано в форме.Если новый сотрудник не дает вам заполненную форму W-4, удерживайте налог, как если бы этот сотрудник был холостым. Дополнительное удержание может потребоваться с заработной платы, выплачиваемой иностранцам-нерезидентам.

Форма W-4 остается в силе до тех пор, пока сотрудник не предоставит вам новую. Если сотрудники требуют освобождения от удержания подоходного налога, они должны ежегодно предоставлять вам новую форму W-4. Если сотрудник предоставляет вам Форму W-4, которая заменяет существующую Форму W-4, то начните удержание не позднее начала первого расчетного периода, заканчивающегося на 30-й день или позднее с даты получения вами замещающей Формы W-4. .Исключения и недействительные формы W-4 см. В Публикации 15 (Циркуляр E) Налогового руководства работодателя.

Вы также можете направить своих сотрудников к оценщику налоговых удержаний. Помните, что это приложение предназначено для того, чтобы помочь сотрудникам убедиться, что из их заработной платы не удерживается слишком много или слишком мало подоходного налога. Это не замена формы W-4, но большинство людей сочтут ее более точной и простой в использовании, чем рабочие листы, прилагаемые к форме W-4. Они могут использовать результаты этой программы, чтобы помочь им заполнить новую форму W-4, которую они отправят своему работодателю.К работодателям в сельском хозяйстве могут применяться особые правила. Для получения дополнительной информации см. Публикацию 51 (Циркуляр A), Руководство по налогам для работодателей в сельском хозяйстве.

К началу

Определение корпоративной кредитной карты

Что такое корпоративная кредитная карта?

Корпоративные кредитные карты — это кредитные карты, выдаваемые сотрудникам известных компаний, которые позволяют им оплачивать свои утвержденные деловые расходы, такие как проживание в отелях и билеты на самолет, без необходимости использовать собственную карту или наличные.Эти карты, которые также известны как коммерческие кредитные карты, могут облегчить сотрудникам (и работодателям) управление расходами, и многие из них предлагают льготы, такие как мили для часто летающих пассажиров и доступ в залы ожидания в аэропорту.

Ключевые выводы

  • Корпоративные кредитные карты облегчают работодателям и работникам управление расходами.
  • Корпоративные карты выпускаются для более крупных, солидных компаний и отличаются от визитных карточек, доступных для индивидуальных предпринимателей и администраторов баз данных.
  • Сотрудники должны изучить корпоративную политику своей компании в отношении кредитных карт и соблюдать их, прежде чем производить какие-либо платежи.
  • В зависимости от карты, работник или работодатель будет нести ответственность за оплату счета по кредитной карте.

Как работает корпоративная кредитная карта

Корпоративные кредитные карты предназначены для удовлетворения потребностей устоявшихся компаний — обычно с годовым доходом не менее 4 миллионов долларов, с более чем 15 пользователями карт и прогнозируемыми сборами в размере 250 000 долларов или более в год. В то время как большинство предприятий, включая индивидуальные предприниматели и администраторы баз данных, могут получить кредитную карту для малого бизнеса, корпоративные карты (как следует из названия) зарезервированы для корпораций.Это означает, что компания должна быть структурирована и зарегистрирована как корпорация S или C.

Основные эмитенты кредитных карт, такие как American Express, Capital One, Citibank, Chase и Wells Fargo, предлагают корпоративные кредитные карты. Карты выпускаются на основании финансового состояния компании, а не личных финансов владельцев. Эмитенты карт могут, например, потребовать от компании иметь сильные финансовые показатели, а также хорошую ликвидность и денежный поток.

Эмитенты корпоративных кредитных карт обычно хотят видеть последние проверенные финансовые отчеты компании, подробную информацию о структуре и организации компании, налоговую информацию (включая федеральный налоговый идентификатор) и контактную информацию должностного лица компании, уполномоченного вести дела от имени компания — например, владелец, президент или казначей.

Работодатель может предоставить определенным сотрудникам корпоративную карту, чтобы они могли оплачивать утвержденные деловые расходы, такие как отели, питание, аренда автомобилей и авиабилеты, а также получать доступ к наличным деньгам в банкоматах — и все это без использования собственных средств или аванса компании. Название компании будет указано на карте вместе с именем сотрудника, назначенного держателем карты. Подпись сотрудника идет на обратной стороне карты, как и на личной кредитной карте.

Типы корпоративных кредитных карт

В зависимости от типа корпоративной кредитной карты сотрудник или работодатель будет нести ответственность за оплату счета по кредитной карте.При использовании карты индивидуальной ответственности сотрудник несет ответственность за оплату любых расходов непосредственно эмитенту кредитной карты, а также за заполнение отчета о расходах и получение возмещения от работодателя. Эмитент кредитной карты проверяет кредит сотрудника перед тем, как предоставить ему карту, но это «мягкое извлечение», которое не повлияет на его кредитный рейтинг.

Если это карта корпоративной ответственности, работодатель оплачивает счет за любые утвержденные платежи (хотя сотрудник может быть на крючке, чтобы заплатить эмитенту напрямую за любые несанкционированные или личные расходы).Поскольку компания несет ответственность за оплату счета, эмитент кредитной карты обычно не проверяет кредитоспособность сотрудника, но это лицо, скорее всего, будет отвечать за регулярную подачу отчетов о расходах, чтобы компания могла сверять выписки по карте каждый месяц.

Прежде чем сотрудник использует корпоративную кредитную карту, он должен выяснить, кто несет ответственность за ежемесячную оплату счета. Если они несут ответственность, им следует создать систему, обеспечивающую своевременность платежей и наличие средств для покрытия остатка.

Преимущества корпоративной кредитной карты

Ключевым преимуществом корпоративной кредитной карты является то, что она упрощает управление расходами как для сотрудников, так и для работодателей. С точки зрения бизнеса корпоративная карта позволяет работодателям устанавливать ограничения на то, сколько держатели карт могут потратить на транзакцию, категорию расходов или в целом. Компания также может контролировать, где можно использовать карту, ограничивая покупки определенными продавцами, типами продавцов и местоположениями.

С точки зрения сотрудника, карта корпоративной ответственности может означать финансовое облегчение, поскольку она устраняет необходимость вносить аванс на бизнес-расходы и затем ждать возмещения.Еще одним преимуществом является то, что некоторые корпоративные кредитные карты предлагают электронную отчетность о расходах, которая автоматически заполняет отчеты о расходах компании информацией о покупках — функция, которая упрощает (т. Е. Меньше хлопот) подачу своевременных и точных отчетов.

Еще одним важным преимуществом является то, что, в зависимости от работодателя, держатели карт могут иметь возможность сохранять любые вознаграждения, которые они зарабатывают при использовании корпоративной кредитной карты. Они могут, например, иметь возможность зарабатывать и обменивать вознаграждения на программу для часто летающих пассажиров или программу для постоянных гостей отеля.Конечно, работодатель может принять решение сохранить вознаграждение, чтобы компенсировать годовые корпоративные расходы или предложить стимулы для наиболее эффективных сотрудников. Тем не менее, многие более крупные компании позволяют сотрудникам пользоваться преимуществами программ вознаграждения, поскольку это может улучшить моральный дух сотрудников.

В дополнение к программам вознаграждений многие корпоративные кредитные карты предлагают преимущества, которые оценят частые путешественники, такие как доступ в залы ожидания в аэропорту (огромный плюс, если у путешественника длительная стоянка), услуги путешествий и экстренной помощи, экстренная замена карты и выплата наличных, и отказ от возмещения ущерба в случае аварии при аренде автомобиля.Прочтите мелкий шрифт в соглашении о кредитной карте, чтобы убедиться, что вы понимаете, как работают эти льготы. Например, чтобы активировать автопокрытие при аренде автомобиля, вам, вероятно, придется завершить всю транзакцию с помощью покрытой кредитной карты и отклонить отказ компании по аренде в случае аварии. В случае сомнений позвоните по номеру, указанному на обратной стороне карты.

Политика компании в отношении корпоративных кредитных карт

Сотрудники должны знать политику своей компании в отношении корпоративных карт с самого начала, чтобы не допускать ошибок, которые могут привести к кошмарам бухгалтерского учета — или еще хуже.Держатели карт должны ознакомиться с общими требованиями к расходам и отчетности своей компании, а также узнать, есть ли у них лимиты расходов, применимые к определенным категориям. Также важно узнать о правилах, связанных с отделом или должностью. Например, руководители компаний, вероятно, будут иметь другие профили расходов, чем, скажем, менеджеры среднего звена.

Узнав правила своей компании, владелец карты должен их придерживаться. Если они используют свою карту, чтобы купить что-то, что не является утвержденным бизнес-расходом, это может заставить их плохо выглядеть в глазах своего работодателя, даже если это честная ошибка.Более того, во многих крупных компаниях в штате есть менеджер по туристическим и развлекательным картам, который может в любое время проверить расходы сотрудников. Держателям карт важно руководствоваться здравым смыслом, чтобы решить, на 100% ли плата, которую они собираются внести, связана с работой. Если нет, им следует записать это в свою личную карту и разобраться позже, если они считают, что имеют право на полное или частичное возмещение.

Чтобы избежать кошмаров бухгалтерского учета — или того хуже — не смешивайте личные расходы с расходами на бизнес.

Перед активацией корпоративной кредитной карты работодатель может предложить (или потребовать) личные или онлайн-тренинги по корпоративной кредитной карте, призванные помочь сотрудникам изучить правила.Кроме того, работодатель может размещать и обновлять политики на своем сайте во внутренней сети. Всегда полезно оставаться в курсе, соблюдать правила и избегать любых действий, которые могут привести к лишним документам или быть истолкованными как мошенничество. Держатели карт, у которых есть вопросы о политике своего работодателя, должны связаться с лицом (или отделом), которое управляет программой.

Особые соображения

Помимо понимания и соблюдения политик компании в отношении лимитов расходов, типов разрешенных расходов и того, как обрабатываются отчеты о расходах, важно, чтобы сотрудники знали, что если они — а не их работодатель — несут ответственность за оплату счета по кредитной карте, их кредитный рейтинг может упасть, если они задержат платежи.AmEx, например, сообщает о счетах в кредитное бюро, если счет просрочен на 180 дней. Рекомендуется настроить оповещение по электронной почте в качестве напоминания о сроке платежа.

Как и любая кредитная карта, сотрудники должны бережно относиться к своей корпоративной кредитной карте и хранить ее в надежном месте, чтобы предотвратить кражу или потерю. Если карта утеряна или украдена, необходимо как можно скорее сообщить об этом, чтобы карту можно было аннулировать и заменить.

6 причин перестать просить сотрудников оплачивать деловые расходы с помощью личных карт

Сотрудники ссужают компаниям 1 доллар.Согласно отчету за 2019 год, 6 миллиардов в месяц в виде расходов.

Эта система работает для предприятий, которым нужна беспроцентная ссуда, и для старших сотрудников, которым нравится накапливать баллы на командировки. Но многие сотрудники не могут позволить себе покрывать деловые расходы и подвергают риску свое финансовое здоровье, когда используют свои личные кредитные линии для покрытия деловых расходов.

Для бизнеса тоже не все радужно. Компании теряют тысячи долларов каждый год на покупках, которые нарушают их политику закупок.Не говоря уже о том, что они возлагают огромное бремя на свою финансовую команду, ожидая, что финансовые группы будут обрабатывать десятки отчетов о расходах каждый месяц.

Просить сотрудников оплачивать бизнес-расходы из кармана и подавать заявление на возмещение вредно для сотрудников и предприятий. Вот шесть основных причин отказаться от устаревшего процесса покупки.

1. У многих сотрудников нет средств для покрытия расходов

Только 39% американцев могли покрыть непредвиденные расходы в размере 1000 долларов из своего кармана.Тем не менее, предприятия обычно ожидают, что сотрудники будут покрывать расходы по аналогичной цене, такие как авиабилеты, проживание в отелях и билеты на конференции, с помощью своих личных кредитных карт.

Это ожидание несправедливо по отношению к сотрудникам и противоречит идеям разнообразия и инклюзивности.

«Я черный человек с не самым высоким кредитным рейтингом, живу с ограниченным бюджетом, и хотя мой босс является союзником, который пытается способствовать разнообразию и вовлечению, это похоже на проблему« привилегий белых », которую он считает каким-то образом иметь ликвидность для покрытия этих покупок », — недавно сообщил The Washington Post источник.

Ожидать, что у каждого сотрудника будет здоровый сберегательный счет и обширная кредитная линия, не обязательно. Это также особенно вредно для младших сотрудников, которые не зарабатывают так много денег или молоды и только начинают наращивать кредитоспособность.

Ожидается, что 72 процента сотрудников в возрасте от 18 до 34 лет будут оплачивать связанные с работой расходы из своего кармана и подавать на возмещение. Для сотрудника начального уровня, зарабатывающего 35 000 долларов в год, билет на самолет на 1 000 долларов составляет более трети их месячной зарплаты до налогов.Это бремя, которого нельзя просить взять на себя.

2. Просроченное возмещение может повредить кредитоспособности ваших сотрудников

Треть сотрудников, опрошенных в 2015 году, заявили, что их компании потребовалось более месяца, чтобы возместить их расходы.

Это означает, что сотрудники должны оплачивать ежемесячный счет по кредитной карте до того, как им фактически возместят полученные деньги. Если у них нет для этого наличных денег, им придется заплатить проценты за покупку, а их кредит будет погашен за задержку платежа.

«Я имел дело с годовой процентной ставкой штрафа в размере 29,99% по двум разным картам и постоянным сокращением моего кредитного лимита по другой из-за необходимости выяснять, как распределять расходы для работодателей», — рассказала журналистка Стейси-Мари Измаил. Twitter.

Сотрудники рискуют своим финансовым здоровьем, когда покрывают расходы работодателей, даже на короткий период времени. И если компания обанкротится — или если сотрудник потеряет квитанцию ​​на покупку, — у них могут остаться без этих денег на неопределенный срок.

3. Невостребованные расходы ежегодно обходятся сотрудникам в сотни долларов

Сотрудники не всегда требуют возмещения своих расходов. Некоторые теряют квитанции или забывают их спросить, другие слишком заняты, а некоторые стесняются просить возмещения за небольшие деньги.

Согласно отчету за 2015 год, эти невостребованные расходы составляют более 10 миллиардов долларов в год в Северной Америке и в среднем 390 долларов на одного сотрудника в США.S.

Примечательно, что треть респондентов заявили, что они не подали заявку, потому что процесс был слишком громоздким. В этом нет ничего неразумного. Во многих компаниях этот процесс по-прежнему выполняется вручную. Сотрудникам необходимо загрузить и заполнить отчет, сканировать свои квитанции, найти правильный бюджет для расходов, разыскать своих менеджеров для утверждения, а затем отправить отчет по электронной почте в отдел финансов. Это чушь, и сотрудники справедливо не считают, что это стоит потраченного ими времени.

Неудивительно, что 42% U.Респонденты S. заявили, что «они чувствуют, что их работодатель получает финансовое преимущество перед ними благодаря процессу возмещения расходов».

4. Обработка отчетов о расходах тратит время вашей финансовой команды

По результатам недавнего опроса, проведенного Teampay и Kelton Global, 72 процента финансовых специалистов отметили, что «обработка отчетов о расходах — одна из самых неприятных частей их работы». .

Очень жаль, учитывая, сколько времени требуется на обработку этих отчетов.

В том же опросе респонденты заявили, что они тратят 55% своего времени на выполнение повторяющихся задач, таких как сверка, ведение документации, управление отчетами о расходах и мониторинг мошенничества с коммерческими расходами. Время, затрачиваемое на эти задачи, в среднем составляет 55 часов, или семь рабочих дней в месяц.

Зачем столько времени? Финансовые специалисты заявили, что они отправляют сотрудникам около 25% представленных отчетов, потому что у них отсутствует информация или квитанции.

Еще 29% респондентов заявили, что тратят так много времени на расходы, потому что их внутренние процессы по-прежнему полагаются на ввод данных в электронные таблицы вручную.Другие сетовали на то, что задержками являются медленные процессы утверждения (29%) и несоблюдение требований (27%).

5. Тысячи долларов ежегодно теряются из-за индивидуальных расходов

Исследования показывают, что только 33% сотрудников фактически прочитали политику закупок своей компании. Неудивительно, что сотрудники затем совершают покупки, нарушающие политику. В конце концов, имея личную карту в качестве средства для траты средств, ничто не может помешать им сделать это.

Фактически, 65% опрошенных нами финансовых специалистов заявили, что высшее руководство их компании сознательно игнорирует политику закупок.Якобы эти сотрудники используют свой стаж, чтобы избежать наказания за нарушение.

Эта политика приводит к тому, что компании теряют в среднем 84 980 долларов в год из-за самостоятельных расходов, но для многих компаний эта цифра намного выше. Тринадцать процентов респондентов сказали нам, что их компания ежегодно теряет более 200 000 долларов из-за внеполитических расходов, то есть 1 миллион долларов теряется каждые пять лет.

6. Ваши бухгалтерские книги никогда не сбалансированы

Вы никогда не узнаете в реальном времени, сколько денег у вашего предприятия на самом деле (или сколько оно должно), когда сотрудники оплачивают свои расходы из собственного кармана .

Финансовые группы возмещают сотрудникам в среднем 32 210 долларов в месяц, что означает, что закрытие на конец месяца может легко оказаться на несколько десятков тысяч долларов меньше.

В то же время специалисты по финансам не могут передавать своим высшим руководителям точные данные о том, куда уходят доллары, что ограничивает способность компании принимать стратегические финансовые решения.

Конец наличных расходов и отчетности о расходах

Отчетность о расходах — это административный кошмар для ваших сотрудников. .Более того, сотрудники — не ваш банк, и просить их внести деньги для вашего бизнеса — это вопрос разнообразия и инклюзивности.

Имея на рынке несколько решений, которые устраняют необходимость в отчетности о расходах, нет причин постоянно просить ваших сотрудников оплачивать расходы компании со своих собственных банковских счетов. Вместо этого переведите свою компанию на решение для управления расходами, такое как Teampay, которое позволяет сотрудникам легко получать деньги, необходимые для покрытия деловых расходов, в режиме реального времени, но не ложится финансовым бременем на сотрудника.

Удивлены, узнав, сколько компании возмещают сотрудникам? Узнайте об этой и других основных финансовых проблемах в нашем новом отчете За пределами баланса .

Следует ли мне получить корпоративную кредитную карту? — Советник Forbes

От редакции. Советник Forbes может получать комиссию за продажи по партнерским ссылкам на этой странице, но это не влияет на мнения или оценки наших редакторов.

Почти каждый крупный банк предлагает корпоративные кредитные карты. По данным Stastita, крупнейшими эмитентами коммерческих карт в 2019 году (по объему покупок) были Chase, Bank of America, Wells Fargo, U.S. Bank, Citibank и Capital One. Хотя American Express не упоминается в списке Statista, этот конкретный эмитент остается популярным вариантом для многих в консалтинговой индустрии.

Корпоративные карточные продукты (также иногда называемые коммерческими карточками) обычно нацелены на зарегистрированные предприятия, в которых работает несколько сотрудников и которые тратят более 250 000 долларов в год.Для малого бизнеса почти каждый банк предлагает кредитную карту для малого бизнеса.

Должен ли я получить корпоративную карту?

Вы можете спросить, подходит ли вам корпоративная кредитная карта. Как вы рассматриваете этот вопрос, зависит от того, управляете ли вы финансами бизнеса или являетесь отдельным сотрудником.

Как бизнес

Корпоративные карты предлагают ряд преимуществ компаниям, которые хотят повысить покупательную способность своих сотрудников и управлять отчетностью о расходах.Некоторые из этих преимуществ включают:

  • Доступ к кредитной линии для сотрудников
  • Вознаграждения, которые можно использовать для поощрений и поощрительных программ сотрудников или для снижения затрат
  • Упрощенная отчетность по расходам и аналитика
  • Контроль за платежеспособностью сотрудников
  • Интеграция с системами управления расходами, такими как Concur

На первый взгляд, из этого списка преимуществ предложение корпоративной кредитной карты своим сотрудникам может показаться простым решением.Однако, если вы хотите предложить своим сотрудникам покупательную способность через программу корпоративных карт, вам следует внимательно рассмотреть вопрос об управлении программой.

Прежде чем выдавать корпоративные карты сотрудникам, убедитесь, что у вас установлена ​​политика расходов и что сотрудники знают, когда они должны использовать корпоративную карту и какие виды расходов должны быть списаны с корпоративной карты.

Как сотрудник

Как сотрудник, корпоративные кредитные карты могут предоставить вам доступ к дополнительной покупательной способности и преимуществам карты, позволяют разделить личные и деловые расходы и упростить процесс отчетности о расходах и возмещения расходов.Некоторые из преимуществ использования корпоративной кредитной карты в качестве сотрудника включают:

  • Упрощение расходов
  • Разделение личных и деловых расходов
  • Доступ к преимуществам премиальной кредитной карты по низкой (или бесплатной) цене для вас
  • Премиальные программы

Для людей, которые пользуются программами вознаграждения по кредитным картам, корпоративная кредитная карта часто предлагает менее привлекательные вознаграждения, чем потребительские карты, предназначенные для деловых путешественников, поэтому может иметь смысл использовать личные кредитные карты для деловых расходов.Тем не менее, некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудники, оплачивающие расходы, носили и использовали корпоративные кредитные карты.

Вероятно, существует столько же корпоративных политик в отношении использования корпоративных карт, сколько и корпораций. Я лично видел правила, которые варьируются от жесткого требования, чтобы все бизнес-расходы оплачивались по корпоративным картам, до рекомендаций о том, что расходы компании должны быть по корпоративной карте для удобства. Обратитесь в свою компанию, чтобы убедиться, что вы понимаете политику своей компании.

Что предлагает корпоративная карта?

Корпоративная или личная ответственность

В отличие от личных кредитных карт, кто несет ответственность за расходы по карте, может меняться в зависимости от договора карты и политики.Ответственность за покупки по карте подпадает под одну из трех категорий:

  • Корпоративная ответственность: Компания несет ответственность за все платежи по карте.
  • Индивидуальная ответственность: Держатель карты несет ответственность за все покупки, оплаченные картой, и, как правило, несет ответственность за полную ежемесячную оплату счета.
  • Совместная ответственность: как владелец карты, так и корпорация несут ответственность за платежи. В случае спора или невыплаты эмитент карты может потребовать возмещения убытков либо от держателя карты, либо от компании.

Кто несет ответственность за покупки по карте, зависит от эмитента, программы и соглашения. Например, Capital One предлагает карты с корпоративной ответственностью, а American Express предлагает продукты с корпоративной, индивидуальной или совместной ответственностью.

Кредитная отчетность

Большинство эмитентов корпоративных карт не сообщают о корпоративных кредитных линиях или остатках в вашем личном кредитном отчете.

Дополнительная кредитная линия и история своевременных платежей не будут включены в ваши кредитные отчеты.Но если у вас из месяца в месяц большие остатки, это может сработать в ваших интересах. Если вы часто путешествуете по делам с большим количеством расходов, наличие учетной записи, в которой указывается высокий уровень использования кредита в вашем личном кредитном отчете, может снизить ваш кредитный рейтинг.

Персональные награды

Некоторые программы корпоративных кредитных карт предлагают вознаграждение отдельным держателям карты в качестве стимула использовать карту для деловых покупок. Эти программы вознаграждения часто имитируют программы потребительских вознаграждений, с которыми вы, возможно, знакомы, например, ThankYou Rewards, American Express Membership Rewards и Chase Ultimate Rewards.Некоторые примеры включают:

  • Награды за членство в American Express: Программа поощрений за членство, предлагаемая держателям индивидуальных корпоративных карт, аналогична программе поощрений за членство в личных членах, и баллы можно переводить между личными и корпоративными картами. В зависимости от договоренности вашей компании с American Express, программа вознаграждений может взимать ежегодную плату.
  • Citi ThankYou Rewards: Ситибанк предлагает версию своей программы ThankYou Rewards для владельцев корпоративных карт.Ежегодная плата может применяться к каждому отдельному бонусному счету в зависимости от соглашения компании с Citi и конкретного выбранного корпоративного карточного продукта.

Часто можно переводить заработанные баллы между индивидуальной учетной записью корпоративных вознаграждений и личной учетной записью. Обратной стороной этих программ вознаграждения является то, что за получение вознаграждений часто взимается ежегодная плата, и вознаграждения могут быть аннулированы, если вы уволитесь от своего работодателя.

Business Rewards

Если вы являетесь владельцем бизнеса, некоторые эмитенты корпоративных карт предлагают программу вознаграждений, в которой вы можете получать вознаграждения на основе совокупных расходов ваших сотрудников по всем счетам корпоративных кредитных карт.Учетные записи вознаграждений управляются централизованно, и вы можете решить, как и использовать ли эти вознаграждения для сокращения расходов или предоставления дополнительных стимулов своим сотрудникам. Вот некоторые примеры корпоративных программ поощрения:

  • Награды корпоративного членства в American Express: Зарабатывайте бонусные баллы членства за соответствующие критериям покупки по зарегистрированным корпоративным картам. American Express может взимать комиссию за каждую зарегистрированную карту, но для некоторых карт она не взимается.
  • Программа вознаграждений по корпоративным картам Capital One: Программа вознаграждений Capital One предлагает несколько вариантов, включая выписки по счетам, подарочные карты и туристические вознаграждения.Кроме того, в рамках программы Mastercard Easy Savings Capital One предлагает экономию от 1% до 4% сверх вознаграждений в более чем 30 000 подходящих предприятий.
  • U.S. Bank FlexPerks Corporate: Корпоративная программа U.S. Bank FlexPerks может вознаграждать расходы по всем вашим картам сотрудников за счет сочетания авиаперелетов, скидок в отеле и вознаграждений для продавцов. Программа может быть настроена так, чтобы предлагать как корпоративные стимулы, так и индивидуальные стимулы для сотрудников.

Хотя может возникнуть соблазн получить все награды за привилегии руководителя.Как упоминает American Express на своем сайте, одним из преимуществ предложения индивидуальных вознаграждений является то, что они стимулируют использование корпоративной карты для деловых расходов.

Управление закупочной мощностью

Хотя корпоративная карта может облегчить трения, связанные с бизнес-расходами, вы не хотите, чтобы она стала открытой дверью для неограниченных расходов. Программа корпоративных карт может позволить вам управлять покупательной способностью сотрудников и установить ограничение на то, сколько сотрудник может потратить от имени вашего бизнеса, прежде чем подавать отчет о расходах или проводить аудит расходов.

Например, с помощью программы корпоративных карт Capital One администратор программы может устанавливать лимиты по кредитным картам отдельных сотрудников и мгновенно увеличивать или уменьшать эти лимиты. Это может быть полезно, если ожидается, что сотрудник время от времени несет большие расходы, например, при организации конференции или необычной деловой поездке.

Интеграция с системами управления расходами

Интеграция с программным обеспечением для управления расходами — это, пожалуй, самое убедительное преимущество корпоративной карты как для предприятий, так и для сотрудников.Интеграция платежей и отчетности с такими инструментами управления расходами, как Concur, может снизить накладные расходы как для сотрудников, так и для предприятий.

Для сотрудников такая интеграция может сэкономить время и нервы. Любой, кто путешествует или иным образом имеет большие расходы по работе, знает головную боль периодических отчетов о расходах. Ввод и категоризация транзакций, сканирование квитанций, управление исключениями из политики расходов и аудит расходов по нескольким личным кредитным картам требует времени и часто не стоит заработанного вознаграждения.Как сотрудник, экономия времени за счет автоматически классифицируемых транзакций и генерируемых отчетов о расходах может быть чрезвычайно ценной.

Для работодателей эта интеграция может обеспечить большую последовательность и соответствие в расходах. Автоматически импортируя, классифицируя и оплачивая расходы, такие инструменты, как Concur, могут обеспечить как соблюдение политики расходов, так и своевременную отправку отчетов о расходах.

Отчетность и аналитика

Выявление тенденций и выявление выбросов — важная часть обеспечения соответствия политике расходов вашей компании.Большинство эмитентов корпоративных карт предоставляют инструменты и отчеты, которые позволят вам понять и контролировать свои расходы.

Аналитическая платформа может помочь вам выявить мошенничество, растрату и злоупотребления в вашей компании. Например, если сотрудник тратит необычно большую сумму денег на отели, аналитическая платформа может помочь вам понять, связаны ли эти дополнительные расходы с проведением большего количества дней в крупных городах в командировках или с бронированием дорогих отелей за пределами города. политика.

Сравнивая расходы с отраслевыми эталонными показателями, средними региональными показателями или совокупными расходами в вашей компании, вы можете убедиться, что бизнес-расходы не превращаются в льготы для сотрудников.

Дополнительные преимущества

Коммерческие карты также могут быть рентабельным способом постоянного покрытия сотрудников страховыми выплатами, обычно связанными с премиальными кредитными картами. В качестве примера, преимущества коммерческих карт Visa включают в себя отказ от права на аренду автомобиля в случае аварии, а также услуги по оказанию помощи в поездках и в экстренных случаях. Если у вас есть сотрудники, которые путешествуют по работе, постоянная доступность этих льгот может сэкономить деньги и добавить душевного спокойствия.

Как сотрудник, душевное спокойствие, связанное с некоторыми из этих льгот, может быть неоценимым.В какой-то момент своей карьеры я путешествовал еженедельно и арендовал машины в каждом пункте назначения. Знание о том, что отказ от права на возмещение убытков в случае столкновения с моей корпоративной кредитной картой обеспечит основную страховку на аренду автомобиля в случае автомобильной аварии, было ценным преимуществом.

Итог

В конечном итоге для предприятий решение предложить корпоративную кредитную карту сводится к тому, какую ценность для бизнеса обеспечивает программа корпоративных кредитных карт. Поначалу вознаграждения и стимулы могут дать некоторые приятные преимущества, но по мере роста вашего бизнеса вы можете контролировать, как ваши сотрудники тратят деньги, интеграцию систем и аналитику на основе данных, которую вы сможете извлечь из данных своей корпоративной карты. вероятно, будут основными факторами роста стоимости ваших корпоративных карточных счетов.

Для сотрудников ответ на вопрос, иметь ли при себе корпоративную кредитную карту, заключается в политике вашей компании в отношении поездок и расходов и взвешивании, превышают ли преимущества и вознаграждения ваших личных кредитных карт преимущества и вознаграждения, достижимые с использованием корпоративной кредитной карты.

Многие сотрудники, которые несут расходы по бизнесу и имеют возможность выбирать, использовать ли корпоративную кредитную карту, могут основывать свое решение об использовании корпоративной карты на компромиссе между простотой использования корпоративной карты и дополнительным вознаграждением в виде взимания платы за бизнес-покупки с личных кредитные карты.

Должен ли я давать своему сотруднику кредитную карту?

Рекламодатель и раскрытие информации редакции

Деловая кредитная карта — это невероятно мощный инструмент для вашего малого бизнеса. Вы можете использовать его безопасность и ускорять покупки, одновременно зарабатывая вознаграждения и пользоваться преимуществами для держателей карт. Кроме того, у вас есть возможность добавить своих сотрудников в качестве авторизованных пользователей в свою учетную запись. Тем не менее, у этого есть несколько преимуществ и недостатков, которые стоит серьезно рассмотреть, прежде чем запрашивать новые карты.

Преимущества добавления сотрудника на карту вашей компании

Есть много причин, по которым вы можете захотеть добавить своих сотрудников в учетную запись кредитной карты в качестве авторизованных пользователей. Во-первых, вы можете предоставить своим сотрудникам право совершать покупки компании от вашего имени. Это может быть намного удобнее, чем конференц-связь с вами по заказам на закупку для авторизации платежа или обращение к сотрудникам с просьбой сделать покупки самостоятельно и предоставить отчеты о расходах.

1.Они могут избежать начисления процентов

Кроме того, некоторые из ваших сотрудников могут не желать или не иметь возможности списать расходы компании со своих личных кредитных карт и потребовать возмещения позже. Согласно исследованию Gallup, проведенному в 2016 году, примерно половина всех пользователей кредитных карт в США будет иметь остаток средств на своих личных картах в течение всего или части года. Те, кто взимает плату от имени своего работодателя и имеет баланс, будут нести проценты, которые им не будут возмещены.

2. Вы получаете вознаграждение

И как основной владелец учетной записи, вы можете получать вознаграждение за покупки компании своих сотрудников, если они являются авторизованными держателями карт. Например, если у вас есть несколько сотрудников, которые используют карты из вашей учетной записи малого бизнеса для бронирования билетов на поездку, вы можете заработать ценные баллы и мили за счет этих сборов. Тем не менее, ваши сотрудники по-прежнему сохранят любые баллы и мили, которые предлагаются непосредственно путешественникам авиакомпаниями или отелями.Имейте в виду, что получение бизнес-кредитной карты с вознаграждением, как правило, требует отличного или хорошего кредитного рейтинга (хотя некоторые карты доступны для тех, кто имеет справедливый кредит), и эти карты обычно имеют более высокую годовую ставку, чем карты без вознаграждения.

3. Защита покупок

Кроме того, покупки вашего сотрудника будут иметь право на любую туристическую страховку и льготы по защите покупок, предлагаемые вашей кредитной картой для малого бизнеса. Наконец, многие небольшие визитные карточки включают ценные сводки и отчеты, которые могут упростить ваши бухгалтерские процедуры, когда сотрудники используют свои карты для оплаты расходов компании.

Обновите свою бизнес-кредитную карту

Позвольте Nav помочь вам найти подходящую бизнес-кредитную карту для вас на основе вашего бизнеса и кредитного профиля.

Разблокировать мои спички

Недостатки кредитных карт сотрудников

Хотя есть несколько веских причин для добавления своих сотрудников в качестве авторизованных пользователей, есть некоторые риски, которые необходимо устранить.

1. Вы на крючке

Как основной владелец счета, вы будете нести личную ответственность за погашение всех сборов с кредитной карты вашего малого бизнеса, включая платежи, произведенные сотрудниками.

Поэтому важно, чтобы вы установили четкие правила использования кредитных карт сотрудников. Вы должны указать, что кредитные карты сотрудников должны использоваться только для покупок авторизованной компании, а не для личных расходов. Вы также должны ввести в действие процедуры бухгалтерского учета, чтобы гарантировать, что покупки сотрудников согласованы, и что не происходит злоупотреблений.Лучше всего изложить свои политики в письменной форме, попросить сотрудников подписать их и сохранить копию политики.

Многие эмитенты кредитных карт даже позволят вам установить ограничения на возможность взимания платы с конкретных сотрудников, что является еще одной мерой защиты от возможных злоупотреблений. Например, небольшие визитные карточки American Express позволяют настраивать оповещения, с помощью которых можно отслеживать расходы сотрудников и уведомлять вас о нерегулярной активности. Кроме того, карты малого бизнеса Citi позволяют установить уникальный кредитный лимит для каждого сотрудника.

2. Это может повлиять на кредитный рейтинг вашего бизнеса

Допустим, ваш сотрудник нарушает установленные вами правила по предотвращению злоупотреблений и взимает отпуск в размере 15 000 долларов США с карты вашей компании. Вы можете оспорить списание с эмитентом кредитной карты, сославшись на мошенничество, и наказать (в идеале, уволить) этого сотрудника и заставить его вернуть 15 000 долларов. Но что, если они не вернут или не могут вернуть вам долг? У вас есть юридический ресурс, но тем временем вы можете не использовать карту, потому что у вас просто нет наличных денег.Этот дефолт нанесет серьезный ущерб вашим личным и / или бизнес-кредитным рейтингам, в зависимости от того, как эмитент кредитной карты отчитывается перед агентствами кредитной информации (вот краткая таблица политик эмитента на этот счет). Это может помешать вам получить еще одну бизнес-кредитную карту для достойного сотрудника в будущем или даже стоить вам тысяч в виде более высоких процентных ставок по ссудам или кредитным линиям. (Вы можете бесплатно увидеть, где находится ваш личный и деловой кредит, на сайте Nav.com.)

Итог

Потратив время на то, чтобы понять все потенциальные преимущества и недостатки добавления сотрудников в качестве авторизованных пользователей, вы сможете принять правильное решение для своей компании.

Другие предложения от Nav

Эта статья была первоначально написана 6 марта 2017 г. и обновлена ​​27 января 2021 г.

Оценить эту статью

Эта статья еще не имеет оценок.

class = «blarg»>

Как работают корпоративные кредитные карты?

Некоторые ссылки на этом сайте содержат предложения от наших партнеров.

Компании используют корпоративные кредитные карты, чтобы сотрудники могли оплачивать утвержденные деловые расходы, такие как проживание в отелях и перелеты, не полагаясь на свои собственные кредитные карты или наличные.Корпоративная карта обычно содержит название компании, а также имя сотрудника, назначенного держателем карты.

Вообще говоря, корпоративная кредитная карта предназначена для компании с годовым доходом от миллионов до миллиардов долларов, в то время как бизнес-кредитная карта предназначена для компании любого размера, включая малый бизнес или индивидуального предпринимателя. Как корпоративные, так и корпоративные кредитные карты предлагают разные преимущества и могут использоваться для разных целей.

Чем корпоративные кредитные карты отличаются от других бизнес-карт

Одно из основных различий между корпоративной картой и визитной картой заключается в том, кто несет ответственность за задолженность.Компании могут выбрать один из нескольких вариантов ответственности для корпоративных карт.

  • Корпоративная ответственность. Компания несет полную ответственность по выплате долга. В этом случае эмитент карты отправляет счет напрямую компании.
  • Индивидуальная ответственность. Ответственность за задолженность несет сотрудник, имеющий корпоративную карту. В этом случае эмитент карты отправляет счет на дом сотрудника, и ожидается, что сотрудник оплатит счет. Как правило, сотрудник затем обращается к компании с просьбой о компенсации.
  • Солидарная ответственность. Компания и сотрудник вместе несут ответственность по выплате долга. В этом случае сотрудник может быть привлечен к ответственности за задолженность по карте, которую он использует. Например, корпоративная карта American Express — это карта солидарной ответственности. Личный кредит сотрудника не пострадает, если счет будет полностью оплачен в течение 180 дней. Но как только этот период закончится, American Express сообщит о просрочке в кредитные бюро, и это может нанести ущерб кредитоспособности сотрудника.

Кредитные карты для бизнеса обычно требуют личной гарантии, что означает, что и компания, и владелец карты несут ответственность за невыплаченную задолженность. Некоторые эмитенты карт обычно сообщают об активности по бизнес-кредитной карте в вашем личном кредитном отчете; другие этого не делают или только тогда, когда ваша учетная запись становится просроченной.

Еще одно важное различие между корпоративной картой и визитной карточкой заключается в том, кто имеет право ее получить. Как правило, корпоративная кредитная карта предназначена для компании, которая приносит не менее 4 миллионов долларов дохода в год.Кроме того, большая некоммерческая организация или государственное учреждение может претендовать на получение корпоративной карты. Деловые кредитные карты обычно имеют более низкие требования к доходу или полагаются на личную кредитоспособность держателя карты.

Но не все корпоративные карты требуют доходов в миллионы. Например, корпоративная карта Brex для электронной коммерции доступна компаниям США, которые работают не менее одного года и зарабатывают не менее 50 000 долларов в месяц.

Корпоративные карты можно приобрести у крупных эмитентов кредитных карт, включая American Express, Capital One, Citi, Chase и Wells Fargo.Хотя эти эмитенты могут также предлагать личные кредитные карты и кредитные карты для малого бизнеса, корпоративные карты представляют собой другую линейку продуктов.

Как вы можете получить корпоративную кредитную карту?

Помимо минимального годового дохода в миллионах, требования для корпоративной карты обычно включают:

  • Не менее 15 пользователей корпоративной учетной записи в компании.
  • Прогнозируемая комиссия по кредитной карте в размере 250 000 долларов США или более в год.
  • Регистрация в качестве корпорации S или корпорации C.

Компания, желающая получить корпоративную карту American Express, должна вести бизнес не менее 12 месяцев, иметь служебный адрес, который не является домашним адресом, и не должна быть индивидуальным предпринимателем.

Могут быть задействованы и другие требования. Например, эмитенты корпоративных кредитных карт могут запросить:

  • Последние проверенные финансовые отчеты вашей компании.
  • Подробная информация о структуре и организации вашей компании.
  • Налоговая информация, включая федеральный налоговый идентификатор.
  • Контактная информация сотрудника вашей компании, уполномоченного вести дела от имени компании. Это может быть, например, владелец компании, президент, казначей или генеральный директор.

Кроме того, компании, подающей заявку на получение корпоративной карты, может потребоваться собственный кредитный отчет и кредитный рейтинг. Ваша компания может иметь кредитный рейтинг, если вы начнете открывать счета на имя своей компании, а не на свое собственное имя. Вы можете проверить свой бизнес-кредит с помощью ресурсов, включая Nav.com и Credit.net.

Преимущества корпоративной кредитной карты

Одним из ключевых преимуществ корпоративной кредитной карты является возможность более легко управлять расходами. Например, компания может установить ограничения на то, сколько владелец карты может потратить в целом или на транзакцию. Он даже может контролировать, где используется карта, ограничивая покупки определенными типами продавцов или определенными странами.

Для сотрудников корпоративная карта может принести финансовую выгоду. Это может избавить сотрудника от необходимости оплачивать такие расходы, как проживание в отеле и перелет, а затем ждать возмещения.Кроме того, корпоративная карта позволяет сотруднику избавиться от утомительных задач по хранению квитанций и отправке форм возмещения расходов.

Корпоративные кредитные карты также имеют ряд преимуществ. Корпоративная платиновая карта American Express, например, обеспечивает доступ в более чем 1100 залов ожидания в аэропортах в 120 странах, а ее корпоративная золотая карта возмещает взносы за участие в программах Global Entry и TSA Precheck, которые могут помочь вам быстрее пройти контроль безопасности в аэропорту и таможню. .

One Card от Capital One зарабатывает 1,5 балла за доллар за покупки, если вы выбираете 14-дневный платежный цикл, или 1,25 балла за доллар за 30-дневный расчетный цикл.

Корпоративные карты Visa предоставляют такие преимущества, как экстренные выплаты наличными; подставка для потерянного багажа; замена утерянной, украденной или поврежденной карты в течение одного рабочего дня; страховое покрытие на случай потери арендованного автомобиля в результате столкновения или кражи, если вы использовали карту для бронирования и оплаты автомобиля; и службы экстренной помощи, включая транспортировку скорой медицинской помощи.

Недостатки корпоративных кредитных карт

Хотя корпоративные кредитные карты могут быть полезны для компаний и организаций, они не лишены рисков и недостатков, присущих всем типам бизнес-кредитных карт.

Одна из самых больших проблем с корпоративными кредитными картами — это мошенничество, в частности, когда сотрудник кладет личные расходы на корпоративную карту. По оценкам, организации теряют около 5% своего годового дохода из-за мошенничества, включая схемы корпоративных карт.

Еще одна проблема: корпоративная карта может побудить сотрудника тратить более свободно, например, на бронирование проживания на роскошном курорте или раскошелиться на более чем 400 долларов за экстравагантный ужин с клиентом.

Кроме того, передача корпоративных карт в руки сотрудников увеличивает шансы на кражу кредитной карты или связанных с ней данных.

Согласно Закону о кредитных картах от 2009 года корпоративные кредитные карты не имеют такой же правовой защиты, как потребительские кредитные карты. Эмитент карты может изменить льготные периоды или повысить годовую процентную ставку корпоративной карты с минимальным предупреждением или без него. Кроме того, Закон о картах не ограничивает сборы за превышение лимита и штрафы за просрочку платежа для корпоративных карт.

Тем не менее, некоторые эмитенты распространили некоторые или все меры защиты CARD Act на владельцев корпоративных кредитных карт и корпоративных карт.

Заработок с вознаграждениями может быть недоступен с корпоративными кредитными картами, а по корпоративным картам, которые предлагают вознаграждения, ставки вознаграждения могут быть не такими высокими, как с кредитными картами для малого бизнеса или личными кредитными картами. Корпоративные кредитные карты могут предлагать вознаграждение в размере 1% кэшбэка, в то время как многочисленные потребительские кредитные карты с вознаграждением доступны со ставкой кэшбэка 2% или выше.Кроме того, сотрудники могут не иметь возможности удерживать вознаграждения, заработанные на своих кредитных картах, и погашать их, поскольку компании могут удерживать баллы в отелях или мили авиакомпаний.

Что компании должны знать об использовании корпоративных кредитных карт

Компании должны следить за расходами по корпоративным кредитным картам. Одно предложение: требовать квитанции для всех платежей, превышающих 75 долларов.

Другие шаги, которые компания может предпринять для обеспечения правильного использования корпоративных карт, включают:

  • Установление корпоративной политики держателей карт для сотрудников. Это может включать запрет на использование карты для личных расходов, установление правил в отношении лимитов расходов и требование, чтобы только сотрудник, имеющий разрешение на использование карты, мог ее использовать.
  • Попросите сотрудников, использующих корпоративную карту, подписать договор. В этом документе должны быть изложены ожидания компании в отношении использования карт и то, как сотрудник будет наказан за нарушение правил.
  • Регулярно просматривайте выписки по картам. Вам следует ежемесячно проверять расходы по кредитной карте каждого держателя карты.

Что пользователи должны знать о корпоративных кредитных картах

Как отмечает Гарвардский университет в рекомендациях для корпоративных карт, сотрудники должны обращаться с корпоративной картой так же, как с личной картой — с большой осторожностью.

Возможно, наиболее важно то, что пользователь корпоративной кредитной карты должен знать лимиты расходов и другие правила, устанавливаемые компанией, например, как обрабатываются отчеты о расходах и какие виды расходов разрешены. Например, в конце 2018 года компания по производству спортивной одежды Under Armour Inc.запретила использовать свои корпоративные карты для оплаты посещений стриптиз-клубов.

Во-вторых, имейте в виду, что ваша личная кредитная история может быть привязана к корпоративной кредитной карте, в зависимости от варианта ответственности. Например, эмитент карты может запросить ваш кредитный отчет перед выпуском корпоративной карты с вашим именем, и ваш кредитный рейтинг может временно снизиться.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.