Кассовая книга и отчет кассира как сшивать: Как правильно подшивать кассовые документы в бухгалтерии: отчет кассира

Содержание

Как правильно подшивать кассовые документы в бухгалтерии: отчет кассира

Для регистрации кассовых операций старшему кассиру выдается кассовая книга. Листы книги должны быть пронумерованы, книга прошнурована и подписана руководителем и бухгалтером и заверена печатью. Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу.
Книга – это регистр аналитического учета, защищающий интересы, как организации, так и кассира. Каждый лист книги состоит из двух частей: первая – разлинованная; вторая – не разлинованная, является кассовым отчетом.
Исправления в книге разрешаются только корректурным способом. Они должны быть заверены подписью кассира и бухгалтера.
Кассовый отчет составляется ежедневно. Предварительные документы должны быть сгруппированы на приходные и расходные. Приходные складывают по порядку номеров, расходные – по возрастанию. Лист книги складываю пополам так, чтобы разлинованная часть была первым экземпляром. Номер листа является номером кассового отчета.
Из предыдущего отчета остаток на конец переносится в данный отчет как остаток на начало. Затем записываются приходные ордера с указанием: от кого получены деньги, основание, номер документа и сумма. В таком же порядке записывают и расходные документы. На каждый документ отводится одна строка, пропуски строк не разрешаются. В конце листа подсчитываются итоги по приходу и расходу и записывают их в строку перенос. На обратной стороне должны быть подсчитаны итоги за день: приход вместе с остатком и расход. От итогового прихода вычитают итоговый расход и получают остаток на конец дня.

Как заполнять кассовую книгу в бумажном и электронном виде

Отчет подписывает кассир, указывая прописью количество приходных и расходных документов, сдает в бухгалтерию под роспись на одном экземпляре, который остается в кассовой книге.
Полученный кассовый отчет бухгалтер проверяет: на правильность заполнения документов; на законность операции; соответствие даты документов дате отчета; отсутствие арифметических ошибок.

Проверенный отчет обрабатывают, то есть на каждом приложенном документе проставляют проводки или коды корреспондентских счетов. Эти же коды проставляются в кассовом отчете в колонке№3. Для осуществления аналитического учета одинаковые счета должны быть сгруппированы путем составления листа расшифровки.

Как правильно собирать кассовую книгу

Как сшивать отчет кассира

Советы Эксперта — Консультанта по финансовым вопросам


Фото по теме
Все денежные операции по приходным и расходным ордерам должны заноситься кассиром в кассовую книгу, на основе которой ежедневно формируется отчет кассира. Данный документ позволяет отследить и проверить правильность оформления документации и количество денежных средств в кассе на начало и конец рабочего дня.

Как нужно правильно сшить кассовую книгу

Как и любой бухгалтерский отчетный документ, отчет кассира должен быть пронумерован и сшит по установленным правилам. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших финансовых вопросов .

Как составить отчет кассира — составление отчета кассира, оформить кассовый … 03.01.2012

Краткое пошаговое руководство

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять .

Шаг — 1
Сформируйте кассовую книгу, которая заполняется по форме КО-4. Предприятие обязано вести только одну книгу, поэтому ее необходимо пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя и печатью предприятия. После этого она опечатывается и регистрируется в налоговой декларации. Каждый лист кассовой книги представлен двумя одинаковыми листами, при этом данные по движению наличных денег вносятся кассиром на первый экземпляр, которые переносятся на второй посредством копировальной бумаги. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг — 2
Отрежьте в конце рабочего дня второй экземпляр листа кассовой книги, из которого будет формироваться отчет кассира. Соберите все приходные и расходные ордера, а также подтверждающие документы, которые соответствуют указанным в течение дня операциям по кассе. Сложите оторванные листы кассовой книги и документы по порядку, чтобы сформировать отчет кассира. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Как сделать кассовую книгу — Кассовая книга, вкладной лист, документ. 27.12.2011

Шаг — 3
Передайте отчет кассира главному бухгалтеру на проверку. Если были допущены ошибки, то исправления вносятся в этот документ и в кассовую книгу. При этом аккуратно зачеркивается ошибка, записывается верная информация, после чего пишется «Исправленному верить», ставится текущая дата и заверяется подписью кассира и главного бухгалтера. Во время проверки бухгалтер подсчитывает число листов и полученных документов, после чего делает соответствующую запись на титульном листе. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг — 4
Сшейте отчет кассира по итогам отчетного периода. Для этого воспользуйтесь обычной ниткой и иголкой. Аккуратно пришейте листы и документы друг к другу. Оставьте примерно 10 см нитки и отрежьте. Поверх нее наклейте небольшой лист бумаги, на котором указывается текущая дата, количество листов и ставится подпись кассира, главного бухгалтера и руководителя предприятия.

После этого заверьте документ печатью предприятия так, чтобы часть ее находилась на приклеенном листе, а часть на отчете кассира .

Отчет Кассира — Экономический словарь 05.10.2010 Отчет Кассира Определение, значение, понятие, термин, смысл в Экономическом словаре отчет, передаваемый кассиром компании в бухгалтерию. В О.к. входят: лист кассовой книги с приложением приходных и р

Надеемся ответ на вопрос — Как сшивать отчет кассира — содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой — Поиск по сайту.

Ключевые теги: Финансы

Кассовые документы

Интересные статьи

Как сшить кассовую книгу, образец – как сшивать кассу?

Как сшивать книгу (кассовую или доходов) своими руками

ИнфоКак правильно сшить кассовую книгу — образец? Как правильно подшить кассовую книгу В связи с тем, что существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги. Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца.
Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя. Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу. разберемся, зачем это надо делать.Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир.

После его окончания составляется специальный акт на ликвидацию. Далее книга уничтожается. Непосредственно сшивка кассовой ведомости требуется для реализации сразу нескольких целей: Упорядочивание отчетности Упрощение её анализа при возникновении таковой необходимости Уменьшение вероятности внесения Различного рода правок в уже составленный документ Кассовая книга представляет собой документ строго отчетности. Налоговики в первую очередь проверяют именно её. Потому не стоит давать поводов для подозрения в мошенничестве. В некоторых случаях уклонение от уплаты налогов грозит не только административным наказанием, но также уголовным.

Как сшивается книга Процедура сшивания кассовой книги осуществляется следующим образом:

  • все страницы должны быть обязательно пронумерованы;
  • осуществляется заверение печатью, проставляется подпись директора, главного бухгалтера;
  • на последней странице проставляется количество листов прописью, а также цифрами.

Наличие печати и нумерации, подписей позволяет избежать изъятия страниц из книги. Как быть при работе в 1С Программа 1С позволяет сформировать кассовую книгу установленным в законодательстве способом. Все данные хранятся в табличной форме. Для сшивки понадобится отправить документ на печать.

После чего поступить в соответствии с обозначенным выше алгоритмом. При этом нумерация осуществляется автоматически, соответственно нумеровать страницы не требуется.

Понадобится лишь проставить печать предприятия, а также подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Как прошить кассовую книгу распечатанную из 1с

Однако подобная конструкция дает возможность с легкостью заменить листы в книге, поэтому не встречает энтузиазма со стороны проверяющих. Итак, листы надо сложить ровной стопкой, чтобы книга имела упорядоченный вид. Отверстия делают с левой стороны строго вертикально.

Затем в отверстия дважды протягивается нитка или шпагат так, чтобы кончики оказались на изнаночной стороне. Образец, как сшить кассовую книгу, можно увидеть на фото выше. Концы ниток связывают крепким узлом несколько раз, чтобы все надежно держалось.

Чем скрепить то, что сшито В программе Word или любом другом аналоге создается наклейка на изнаночную сторону книги. Содержание наклейки должно быть следующим: «в пачке пронумеровано, прошнуровано, закреплено подписью и печатью листов». Строкой ниже прописывается расшифровка должности и подписи уполномоченного лица и главного бухгалтера.

Мадина, правильная прошивка — это как книжка: наверху то, что было раньше (1 января), внизу то, что было позже (31 декабря). Я так понимаю, книга у вас распечатанная с компьютера, значит Вам нужно сделать на каждой страничке минимум 3 дырочки для того, чтобы было удобно прошивать. Я это делаю дыроколом — быстро и без особых усилий. У меня на формате А4 распечатывается два листочка — тот, который в кассовую вшивается и тот, к которому ПКО и РКО прикрепляю, поэтому я делаю 3 дырочки, а если у Вас на формате А4 распечатывается 1 страничка, удобнее дыроколом делать 4 дырочки. Дальше прошиваете таким образом, чтобы кончики ниток остались в центре (в средней дырочке, если их три или вход в одной из средней, выход в другой из средних, если у вас 4 дырочки). Нитки завязываете и сверху приклеиваете бумажку (она в 1с распечатывается тоже), о том, что в кассовой книге прошито столько-то листов.

Сегодня большая часть предприятий, ИП обязаны использовать в свих расчетах безналичный расчет. Но с определенными лимитами возможно также осуществлять расчеты наличными. В таком случае требуется составлять достаточно большое количество всевозможных документов.

К одному из самых важных относится именно кассовая книга.

  • Важные моменты
  • Как сшить кассовую книгу за год

Она включает в себя достаточно большое количество информации. Необходимость её ведение устанавливается законодательными органами. По возможности стоит заранее ознакомиться с процедурой её проведения.

Кассовая книга обязательно должна использоваться на предприятиях, где осуществляется расчет наличными. Документ отражает обширный перечень данных. Требуется соблюдать формат его составления. В специальных нормативных документах отражаются основные моменты, связанные с процедурой составления.

Основные правила оформления кассовой книги

  1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
  2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
  3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
  5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
  6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
  7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

  • На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
  • Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
  • На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

  • На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
  • Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
  • Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
  • После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
  • Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
  • В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Как правильно подшить кассовую книгу

Несмотря на то, что большая часть привычных ранее кассовых документов отменена после введения онлайн-касс, кассовая книга по-прежнему остается обязательным для оформления документом.

Подробнее о том, какие кассовые документы сейчас можно не оформлять и почему, узнайте из материала «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».

Существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги.

Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже).

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

В этом случае сшивается та часть листов, которые располагаются в переплете (скреплены скрепляющей скобой или проклеены). При заполнении такой книги обычно используется ручной способ занесения данных. Страницы в ней нумеруются, а сама она сшивается и пропечатывается в самом начале ее заведения.

2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т. е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в «1С:Предприятие» или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

В конце дня, когда имели место операции по кассе, занесенные в кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров, кассир распечатывает заполненную страницу/страницы, которые были сформированы при помощи программного обеспечения. Страницы распечатываются в 2 экземплярах: 1 — вкладной лист кассовой книги, 2 — отчет кассира.

Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.

ВАЖНО! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.

Нюансы документального оформления кассовых операций раскрыты в этой статье.

По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.

Какой штраф предусмотрен за отсутствие кассовой книги, узнайте по .

На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.

3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).

О том, как прошить кассовую книгу, детально будет рассказано в следующей части статьи.

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Разберем пошагово, как сшивать кассовую книгу. Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

Пошаговая инструкция:

  1. Перед тем как сшить кассовую книгу, необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой. Нумерация страниц сквозная, начиная с 1 страницы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе.
  2. Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей. Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.
  3. Книга раскрывается, и прошиваются лишь те листы, на которых будут вестись записи, т.е. за исключением обложки и титульного листа.
  4. Сшивать надо так, чтобы петля (двойная) была свободной. Узелок завязывается так, чтобы страницы книги могли свободно раскрываться.
  5. Два конца нити после узелка накладываются на картонную обложку и приклеиваются к ней с помощью небольшого листа белой бумаги (обычно размером 5 × 10 см). Этот лист и является пломбой.
  6. Пломбировочный лист должен быть хорошо проклеен, чтобы концы нити плотно прикрепились к нему и их нельзя было потом вытянуть для подмены листов в кассовой книге.
  7. На пломбе делается надпись от руки (либо заранее пропечатывается) такого типа: «В этой кассовой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов» (в соответствии с постановлением № 88). От руки прописывается и количество сшитых листов. Ниже должны стоять подписи директора и главного бухгалтера предприятия.
  8. Оттиск печати на пломбе должен лишь частично перекрывать ее. Это необходимо для того, чтобы не было возможности отклеить пломбу и сфальсифицировать страницы из кассовой книги. Частичный оттиск печати тяжело подделать и практически невозможно вставить на старое место, не повредив границы оставшегося на обложке частичного оттиска. Обратите внимание, что с 07.04.2015 ООО и АО могут не иметь печать, если она не предусмотрена уставом общества (п. 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). В этом случае оттиск печати на пломбе кассовой книги не проставляется. Но если организация имеет печать, то целесообразнее проставить ее оттиск на пломбе и кассовой книге, так как все-таки сама форма кассовой книги наличие печати (штампа) предусматривает.

образец того, как правильно подшить

Кассовая книга в компаниях ведется исключительно в единственном экземпляре. Нередко ее заводят на год, но допускается возможность пользоваться книгой и в другие сроки, к примеру, месяц либо же квартал. Период напрямую зависит от объемов оборотов по кассе в компании либо же у индивидуального предпринимателя.

Содержание статьи

Зачем это делают

Необходимость сшивания документа связана с необходимостью обеспечения полной сохранности внесенной в соответствующий регистр информации. Иными словами, сшитые и одновременно пронумерованные станицы документа исключают какие-либо манипуляции с имеющимися записями, которые машинально может допустить кассир в процессе своей трудовой деятельности.

Сшитые и пронумерованные страницы невозможно вырвать и тем более заменить на иные, сфальсифицированные.

Правила

Рассмотрим подробней предусмотренные правила подшивания кассовой книги.

Если же документ подразумевает под собой типовой журнал, который отпечатан по установленной форме КО-4 (утв. Постановлением Госкомстата №88 от августа 1998 года), где все без исключения листы находятся горизонтально, необходимо будет сшивать по инструкции, указанной ниже.

Основная особенность ведения такой документации заключается в том, что каждая страница внутри журнала включает в себя несколько частей, причем одна из них остается в книге, а вторая подлежит отрыву и прикладыванию к иным отчетам непосредственно самого кассира.

Сведения на обеих частях страницы должны быть идентичными, причем это можно сделать с помощью копировальной бумаги. Исходя из этого, и нумерация листов подлежит дублированию.

В подобной ситуации сшиванию подвержена та часть листов, которая находится в переплете (часть листа может быть скреплена скобами либо же просто проклеена). В процессе заполнения подобной кассовой книги нередко применяется ручной вариант указания всех необходимых сведений. Страницы должны быть пронумерованы, а сам документ сшит и переплетен в начале ее ведения.

В ситуации, когда кассовая книга формируется машинным вариантом, иными словами, вся необходимая информация указывается ответственным лицом мгновенно в бухгалтерскую программу, к примеру в «1С: Предприятие» либо же в иную (книга может вестись в стандартной программе по типу MS Excel), необходимо действовать по-другому.

По завершению рабочего дня, когда происходили операции по кассе, занесенные в документ сведения на базе приходных и расходных ордеров, ответственное лицо обязано распечатать страницу, сформированную в программном обеспечении.

Страница либо же страницы должны быть распечатаны в нескольких экземплярах: 1 – вкладной лист документа, 2 – отчет ответственного сотрудника.

Вкладные листы и отчеты ответственного листа в обязательном порядке должны быть пронумерованы. Причем нумерация должна начинаться с начала календарного года (месяца, квартала и так далее).

Помимо этого, вкладные листы и дублированные отчеты ответственного листа, формируемые на отдельных несшитых листах, согласно законодательству РФ, могут вестись не только программным вариантом, но и формироваться от руки. Однако во втором варианте необходимо подкладывать копировальную бумагу.

По установленным правилам документ ведется с начала календарного года. Все установленные в организации варианты ведения и формирования кассовой книги в обязательном порядке должны находить отражение в учетной политике и быть зафиксированными отдельно принятым Приказом руководства.

По завершению календарного месяца/квартала уполномоченный сотрудник обязан на последнем за определенный период листе отобразить, какое количество страниц в этом календарном месяце/квартале было сформировано из кассовой книги. Все без исключения вкладные листы, которые были подписаны и проверенным ответственным лицом, обязаны быть на хранении у него до завершения года.

По мере их накопления листы подлежат брошюрованию и дальнейшему прошиванию.

На задней части последней страницы нитку, которой осуществлялось прошивание листов, необходимо заклеить пломбой с отображением на ней суммарного числа сшитых страниц. В обязательном порядке должен быть проставлен оттиск печати, который затрагивает пломбу и одновременно с этим остается на последней странице книги.

Формируемая кассовая книга в программном обеспечении не требует по законодательству РФ распечаток и сшивания. Оформлением занимаются с использованием технических средств, которые в полной мере защищают от несанкционированного доступа. Достаточно только подтверждения цифровой электронной подписью.

Об указанных выше правилах необходимо помнить для минимизации рисков допущения ошибки и, как следствие, получения штрафные санкции.

Дополнительно стоит обращать внимание на тот факт, что в отличие от журнала кассира-операциониста, рассматриваемый документ не нужно регистрировать в территориальном представительстве налоговой службы.

Как подшить

Алгоритм подшивания заключается в следующем:

  1. Изначально следует пронумеровать все страницы. Это делается шариковой ручкой, нумерация сквозная. Номер подлежит дублированию на отрывном и сшиваемом листе.
  2. Сшиваться должна исключительно чистая книга без наличия каких-либо записей. Использовать рекомендуется толстую иглу либо же шило.
  3. Книгу нужно раскрыть и прошить только те страницы, где будут отображаться записи (все за исключением титула и обложки).
  4. Сшивать следует таким образом, чтобы двойная петля была полностью свободной. Полученный узел необходимо завязывать так, чтобы он не препятствовал раскрытию книги.
  5. Две конца нитки после узла должны быть расположены таким образом, чтобы концы плотно прижимались, и невозможно было развязать в дальнейшем с целью замены страниц.
  6. Пломбировочный лист должен хорошо быть проклеенным, чтобы нить плотно прижалась к книге.
  7. Далее на пломбе следует указать количество пронумерованных и прошнурованных страниц (на основании Постановления Госкомстата №88). Записи делаются от руки шариковой ручкой. Обязательно снизу нужно проставить подпись руководства (главбуха, директора).
  8. Оттиск печати на пломбе обязательно должен только частично перекрывать ее. Это нужно с той целью, чтобы невозможно было отклеить и подменить страницы книги.

Сшивание необходимо проводить с особой осторожностью, чтобы не разорвать страницы либо же ошибочно сшить титул, поскольку в таких ситуациях могут возникнуть различные споры с налоговой инспекцией.

Как показывает многолетняя практика, сшивать кассовую книгу не составляет большого труда и с этим может справиться даже начинающий предприниматель.

Как правильно сшивать документы, используя нитку с иголкой, можно узнать из данной инструкции.

Как правильно вести и подшивать кассовую книгу — Оператор фискальных данных Первый ОФД

Как правильно вести и подшивать кассовую книгу

Если вы продаете товары за наличные средства, то вам придется оформлять кассовую первичку. Кассовая книга – неотъемлемая часть первичных документов в бухгалтерском учете. При неграмотном ведении этой информации предпринимателю грозит штраф. Мы расскажем, как правильно вести и оформить кассовую книгу.

О необходимости кассовой книги в 2019 году

Данный документ обязаны вести все предприниматели и компании вне зависимости от их системы налогообложения и формы организации. Отказаться от этого процесса могут ИП, ведущие учет расходов и доходов и физических показателей по современному налоговому законодательству. Кассовую книгу можно вести в бумажном или электронном виде.

Правила заполнения документа

В кассовой книге отражаются поступление и выдача средств. Вне зависимости от того, ведете вы ее в бумажном или электронном формате, правила заполнения были едиными. Расскажем о них подробнее. В конце рабочего дня продавец должен:

  • вывести итог операций за сутки;
  • установить остаток средств в кассе на следующий день;
  • распечатать электронный журнал;
  • пронумеровать, сшить, заверить и поставить печать на каждом листе документа;
  • отнести ордера на приход и расход, а также отчет кассира в бухгалтерию.

Как сшивать документы

Бумажные и распечатанные электронные кассовые книги нужно прошивать. Единого порядка для этого не предусмотрено. Однако мы расскажем об универсальном способе.

Пронумеруйте каждый лист обычной гелевой ручкой. Нумерация начинается с единицы.

Сшейте страницы, чтобы они открывались свободно. Завяжите два конца нити, наложите их на задний лист и приклейте сверху бумажный прямоугольник из листа A4. Это будет выглядеть, как своеобразная пломба.

На этом прямоугольнике необходимо указать количество листов в сшитом документе. Ниже директор и бухгалтер компании ставят подписи. Печать ставится на пломбу лишь частично.

Образец заполнения

Если единого образца для сшивания документов нет, то сама форма этого документа предусмотрена. Образец заполнения утвердило постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Как вести кассовую книгу в электронном виде?

Кассовая книга. Бланк и образец заполнения

Обновленный перечень кассовых документов

Нововведения в области контрольно-кассовой техники направлены не только на усовершенствование функционирования системы кассового обслуживания, но и на разработку обновленного перечня первичных документов. В настоящий момент организации освобождены от необходимости создания документации, утвержденной Госкомстатом, которая заполнялась ранее. Все изменения обусловлены обновлением Федерального закона № 54 от 22.05.2003.

Несмотря на корректировки в действующем законодательстве, организации, ведущие кассу, в обязательном порядке должны заполнять приходные и расходные ордера и книгу по унифицированной форме КО-4 (Постановление № 88 от 18.08.1998). Таким образом, ведение КК по общему правилу продолжится и в процессе использования онлайн-кассы.

Кассовая книга, бланк, скачать Word

Регулирование применения ККТ производится посредством обновленного 54-ФЗ (ст. 1) и иных подзаконных нормативных актов, вытекающих из данной законодательной нормы.

Согласно нововведениям, утвержденным ФЗ-54, организации вправе не применять целый ряд унифицированных форм (унифицированные формы КМ 1 – КМ 9), утвержденных Постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.1998 (Разъяснения Минфина и ФНС, Письма № 03-01-15/54413 от 16. 09.2016, № ЕД-4-20/[email protected] от 26.09.2016, № 03-01-15/19821 от 04.04.2017). После внедрения ККТ ведение данной первичной документации является для учреждений добровольным. Автоматизация учета максимально упрощает ведение первичного документооборота.

При этом действующий порядок ведения операций по кассе, закрепленный в Указаниях ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014, обязывает каждый хозяйствующий субъект отражать движение наличных денежных средств в КО-4 (п. 4.1 Указаний) с использованием ПКО и РКО (п. 4.6 Указаний). Организации, у которых отсутствуют движения наличных денег, могут не вести КК.

Ведение кассовой книги в 2018 году при наличии ККТ

Каждое учреждение самостоятельно выбирает формат ведения КК: электронно или в бумажном виде. Если КО-4 ведется в электронной форме, ее необходимо распечатывать, прошивать, заверять подписями руководителя и главного бухгалтера и закреплять печатью.

Образец заполнения кассовой книги 2018 вручную будет аналогичным предыдущим отчетным периодам. В бумажный бланк вносятся данные о движении денежных средств. Записи в бумажной КК также заверяются подписями руководства организации.

Оформление и ведение КО-4 регулируется Указаниями ЦБ РФ № 3210-У. Несмотря на значительные новшества и внедрение онлайн-касс, порядок заполнения КК остался неизменным:

  • все данные вносятся в книгу по факту движения денежных средств на основании предоставленных в кассу ПКО и РКО;
  • остаток на конец дня переносится на начало следующего операционного дня, в котором зафиксированы движения наличности, и сверяется с фактическим остатком денег.

При использовании онлайн-оборудования кассир вносит денежные средства на основании Z-отчета, при помощи которого закрывают смену (отчетность о закрытии смены). Кассир или иное ответственное лицо формирует отчет о гашении, сведения из отчетности направляются в ИФНС. КК заполняется бухгалтерией на основании полученной из Z-отчета информации.

При использовании онлайн-касс электронная КК может не распечатываться, а подписываться при помощи электронной цифровой подписи и храниться на специальных носителях. Новая КО-4 начинается с началом нового отчетного периода — года и хранится, согласно 402-ФЗ, в течение 5 лет.

Пример заполнения регистра кассовая книга, скачать бесплатно в Excel

Финансы

Как сшивать книгу (кассовую или доходов) своими руками

10 декабря 2017

Правильная организация хранения бухгалтерской документации – залог отсутствия штрафов за нарушение дисциплины. Несшитые листы важных документов позволяют проводить манипуляции с бумагами, то есть подлоги и замены. Поэтому работодателя обязывают по окончании отчетного периода приводить документы в порядок, то есть думать о том, как сшивать книгу.

Правила документооборота

Помимо общих рекомендаций, прописанных в инструкции по делопроизводству, установленных указаний по сшиванию документов не существует. Налоговики требуют, чтобы финансовые документы были защищены от возможности утери и подделки. К документам, вроде оборотно-сальдовых ведомостей и журналов-ордеров, таких требований не предъявляют, так как они, по сути, являются вторичными.

Но первичная документация обязательно должна подвергнуться процедуре скрепления. Обязательно прошивается кассовая книга и книга доходов. Но как сшивать книгу, если закон не прописывает правил?

Кассовая книга считается значимым инструментов в сфере учета движений денежных потоков, поэтому вести ее необходимо в рамках строгой дисциплины. Кассовая книга составляется в единственном экземпляре, и она должна быть на всех предприятиях, а также у индивидуальных предпринимателей, если они работают с наличностью.

Общие вопросы по ведению кассовой книги

Если у предприятия есть несколько подразделений, то оригиналы кассовых книг хранятся по месту работы с наличностью. В головное подразделение предоставляются только копии первичных документов. Вести кассовую книгу можно:

  • в бухгалтерской программе;
  • на бланке унифицированной формы электронно или от руки.

По правилам кассовой дисциплины книга ведется в течение года по нарастающей. Номера ордеров ежегодно начинаются с единицы. Используется сквозная нумерация. Ответственный должен выводить на печать листы в двух экземплярах – для отчета кассира и кассовой книги. Каждый лист должен быть пронумерован.

Если касса ведется в бухгалтерской программе, то данные действия не составляют труда. Программа автоматически проставляет нумерацию страниц, присваивает по порядку номера документам и выводит на печать уже готовый лист согласно унифицированной форме. В программе же формируется титульный лист книги, который должен содержать обязательные атрибуты:

  • ОКПО компании;
  • название компании или Ф.И.О ИП;
  • временной период;
  • наименование подразделения в случае наличия.

Видео по теме

За какой период сшивать кассовую книгу

Раздумывая над тем, как сшивать кассовую книгу за год, сначала надо решить есть ли необходимость в установке такого временного отрезка. В зависимости от величины оборотов, кассовая книга может сшиваться за разные периоды:

  1. Ежемесячно.
  2. Ежеквартально.
  3. Раз в год.

Связано это с удобством работы, так как ни к чему все складывать в один неподъемный том, если много операций. Огромная толщина превратит действие «как сшить книгу своими руками» в тяжелый труд. Тонкости работы с документацией должны быть прописаны в учетной политике организации и в приказах по установлению кассовой дисциплины.

Если в организации за временной период принят не год, а месяц или квартал, то нумерация страниц в кассовой книге должна начинаться с самого начала по наступлению отчетного срока. Нумерации кассовых ордеров это правило не касается.

Как все сшить самим?

Однозначно запрещается скреплять книгу клеем, скотчем или скобами, допускаются только нитки. Как правильно сшивать кассовую книгу, если она ведется в бухгалтерской программе? Надо ежедневно распечатывать вкладной лист и отчет кассира. Вкладные листы составляют кассовую книгу, но сшить их вместе надо по окончании отчетного периода.

Необходимо сложить все листы по порядку, приложить сверху должным образом оформленный титул и взять в руки:

Каким инструментом воспользоваться – зависит от толщины скрепляемой пачки. Нитки употребляются суровые. Если они будут недостаточно крепкие, то книга может рассыпаться.

Сколько нужно отверстий?

По поводу того, сколько сделать дырок в книге, существуют разные мнения. В принципе, если нет уверенности, что брошюра будет надежной, то можно проколоть 5 отверстий. Но не возбраняется сделать 3 отверстия. Многие организации обходятся двумя отверстиями, сделанными дыроколом. Однако подобная конструкция дает возможность с легкостью заменить листы в книге, поэтому не встречает энтузиазма со стороны проверяющих.

Итак, листы надо сложить ровной стопкой, чтобы книга имела упорядоченный вид. Отверстия делают с левой стороны строго вертикально. Затем в отверстия дважды протягивается нитка или шпагат так, чтобы кончики оказались на изнаночной стороне. Образец, как сшить кассовую книгу, можно увидеть на фото выше. Концы ниток связывают крепким узлом несколько раз, чтобы все надежно держалось.

Чем скрепить то, что сшито

В программе Word или любом другом аналоге создается наклейка на изнаночную сторону книги. Содержание наклейки должно быть следующим: «в пачке пронумеровано, прошнуровано, закреплено подписью и печатью _____ листов». Строкой ниже прописывается расшифровка должности и подписи уполномоченного лица и главного бухгалтера.

Наклейка не должна быть слишком большой или маленькой. Ее размера должно хватать, чтобы закрыть узлы и часть нитей. Концы ниток немного торчат из-под наклейки. Желательно использовать хороший канцелярский клей, чтобы было сложно поменять этикетку. После того, как на наклейке будут проставлены количество листов и подпись уполномоченного лица, сверху ставят печать так, чтобы часть оттиска была на книге и на наклейке.

Как сшить кассовую книгу, если она не ведется в бухгалтерской программе? Процедура будет та же самая, только придется самостоятельно пронумеровать от руки каждый лист и заполнить титул. Когда надо сшить отчет кассира, надо помнить, что нумеруются не только лист с оборотами в кассе, но и все ордера с приложениями.

Если книга ведется вручную

Если кассовая книга ведется без помощи компьютера, то для этих целей покупается типовой журнал. Вопроса как сшивать книгу, заполняемую вручную, не возникает, так как журнал уже прошит. Все листы нумеруются и скрепляются печатью в начале заведения книги. Внутри журнала горизонтально располагаются вкладной лист и отчет кассира. Перед началом записи отчет кассира отрывается, и записи на нем дублируются с вкладного листа под копирку. Разумеется отчет кассира придется прошивать самостоятельно.

В случае большой трудоемкости процесса скрепления книги, можно воспользоваться типографскими услугами. Картонная обложка и твердый переплет придадут кассовой книге дополнительную сохранность. К тому же, невозможно будет разрезать переплет, чтобы заменить листы. Риск замены листов нельзя исключить, когда книга брошюруется самостоятельно. В конце концов, нитки можно вытащить и сложить все заново.

Нужно ли сшивать при электронном документообороте

В последнее время организации стали активно переходить на электронный документооборот с целью уменьшения бумажной работы. В электронном документообороте есть ряд преимуществ:

  • не надо носить бумаги на подпись;
  • нет необходимости тратить деньги на большое количество бумаги и тонера;
  • не нужна доставка документов.

Но при этом возникает вопрос по соблюдению кассовой дисциплины. Как сшивать книгу, если используется цифровая подпись? Изготовленная в системе электронного оборота кассовая книга не распечатывается и не сшивается. Существуют технические средства, с помощью которых книга защищается от вмешательства и скрепляется цифровой подписью.

Специально для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели, пользующиеся системой упрощенного налогообложения, обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Данный формат учета используется для исчисления налоговой базы. По закону предпринимателям запрещено менять данные в книге учета, так как это может привести к искажению налогооблагаемой суммы.

Закон четко регламентирует, как правильно сшивать книгу доходов и расходов. Существует специальный приказ Минфина, который утверждает формы учета и отчетности для индивидуальных предпринимателей, работающих на упрощенной системе и патентной. В приказе прописано, что книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена подписью и печатью при наличии таковой.

Книга может вестись от руки или в электронном виде. Существует также возможность вести ее в бухгалтерской программе. Если книга ведется электронно, то в конце года она распечатывается. Все листы нумеруются, складываются аккуратной стопкой и сшиваются. Первым должен идти титульный лист.

Примечательно, что незаполненные листы книги также должны быть распечатаны и сшиты в общем ряду. Даже если организация или ИП сдают нулевые балансы и деятельность не ведут – книгу им все равно придется распечатывать и сшивать. Форма должна быть закреплена печатью и подписью руководителя (предпринимателя) на последнем листе. Для этого используется наклейка, содержащая такие же данные по подсчету листов, как на кассовой книге.

Форма учета при патентной деятельности

В случае, если предприниматели используют патентную систему, то ему нужно вести только книгу доходов. Данная форма учета применяется только для отражения доходов от патентов в момент их получения.

Кассовая книга и онлайн-касса: как вести правильно

Вопроса о том, как сшить книгу доходов можно избежать, если знать принципы сшивания ранее изученных документов. Порядок ничем не отличается. Книга также может вестись в электронном или рукописном варианте в течение года. Она должна:

  • нумероваться;
  • сшиваться;
  • скрепляться подписью и печатью руководителя.

Если у индивидуального предпринимателя, кроме патентной деятельности, существуют другие направления в работе, то параллельно он должен вести книгу учета доходов и расходов. В ней найдут отражение все операции, кроме доходов от патентов.

Домашний уют
Как сделать терморегулятор своими руками. Терморегулятор для аквариума или отопления своими руками

Российская зима отличается своей суровостью и сильными холодами, о чем известно всем. Поэтому помещения, в которых находятся люди, должны отапливаться. Центральное отопление является наиболее распространенным варианто…

Компьютеры
Как сделать стол в «Майнкрафт», или Интерьер своими руками

Как только игроки отстроили себе жилище, то сразу возникает вопрос о том, как сделать стол в «Майнкрафт». Дело все в том, что представить дом без столов и стульев довольно трудно. Это не только красивый элемент интерь…

Спорт и Фитнес
Поплавки для ловли карася: как выбрать или сделать своими руками?

У некоторых эстетствующих рыболовов карась считается рыбой чуть ли не сорной, недостойной внимания профессионала. Но многие из любителей все же не прочь поймать эту неприхотливую рыбку. Тем более что при условии клева…

Хобби
Как упаковать цветок или букет своими руками?

Цветы – универсальный подарок на любой жизненный случай. Ни одно торжество не обходится без букета, будь то юбилей или свадьба, профессиональный праздник или Международный женский день. Цветы для композиции выби…

Домашний уют
Как поменять проводку в квартире или доме своими руками?

Каждый владелец квартиры или частного дома в определенный момент придет к осознанию того, что необходимо заменить электрическую проводку. Поменять проводку самому, конечно, будет непросто. Тут никак не обойтись без ба…

Автомобили
Как слить тосол с ВАЗ 2107 своими руками правильно. Меры предосторожности

О том, как слить тосол с ВАЗ-2107, вы узнаете из этой статьи. Использовать данное руководство можно для любой модели «Лады», независимо от года выпуска и привода. Но придется рассмотреть такие вопросы, как срок службы…

Автомобили
Как натягивать цепь на ВАЗ-2107 своими руками

Из статьи вы узнаете, как натягивать цепь на ВАЗ-2107 своими руками. Хоть и кажется, что это страшное занятие, которое вряд ли под силу обычному автолюбителю, на практике все иначе. Все работы по настройке и регулиров…

Автомобили
Как отрегулировать клапана на ВАЗ 2107 своими руками

В данной статье вы узнаете, как отрегулировать клапана на ВАЗ 2107 своими руками, не прибегая к помощи специалистов СТО. Несмотря на то, что процедура эта стоит относительно немного, выполнять ее желательно каждые 10-…

Автомобили
Как производится регулировка клапанов (ВАЗ-2108) своими руками?

Внезапно появившиеся шумы в подкапотном пространстве на холостом ходу и их исчезновение после увеличения оборотов свидетельствуют об увеличении теплового зазора между толкателями ГРМ и клапанами двигателя. Случается э…

Автомобили
Как сделать рейлинги на крышу автомобиля своими руками

Зачастую рейлинги на крышу автомобиля сопоставляют с большими полноприводными внедорожниками, а еще с отдыхом и увлекательными путешествиями. Хотя если присмотреться к ним более внимательно, то нетрудно будет определи…

Ведение кассовой книги в электронном виде

В каком порядке сшивать кассовую книгу

В каком порядке сшивать кассовую книгу — wietheiyoh.speedoking.com

В каком порядке сшивать кассовую книгу

Кассовую книгу, оформляемую в бумажной форме (в виде готового журнала), необходимо до начала ее заполнения пронумеровать и правильно сшить, произведя запись о количестве сшитых листов и заверив ее подписями руководителя и главбуха. Заполнять кассовую книгу на бумажном носителе можно с помощью копировальной бумаги или без нее, дублируя записи вкладного листа в отчете кассира. Вкладной лист остается в кассовой книге, а отчет кассира прикладывается к кассовым документам за операционный день. Рассмотрим вопрос о том, как подшивается кассовая книга подробней. листы и отчеты ответственного листа в обязательном порядке должны быть. • на книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать. Как сшивать кассовую книгу? После того, как листы будут пронумерованы, необходимо сшить кассовую книгу, заверить ее печатью, подписями бухгалтера, директора. Обязательно в конце указать прописью и цифрами количество листов. 30 сен 2015 Как нужно правильно сшивать кассовую книгу, нигде не написано. Поэтому применятся общий порядок сшивания документов. Следовательно, организация вправе самостоятельно решить, в каком порядке подшивать листы кассовой книги, сформированные с применением технических средств и распечатанные на бумажном носителе и утвердить его в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета. Рейтинг: 5 — 1 голосО том, как сшивать кассовую книгу и отчет кассира, чтобы избежать штрафных санкций за несоблюдение финансово-кассовой дисциплины, речь. Важные моменты; Как сшить кассовую книгу за год «О порядке ведения кассовых операций». Порядок оформления кассовой книги, читайте здесь. 10/06/2011 · Как прошивать кассовую книгу в 2019 году Согласно требованиям Центрального банка, все организации должны вести учет кассовых операций, в том числе вести кассовую книгу. 27 фев 2008 Глупый вопрос — в каком порядке сшивается кассовая книга или наоборот? бугалтер который был до меня сшивал в порядке убывания. В банк требуют кассовую книгу за 3 месяца? как правильно сшить каждый месяц, если это вообще нужно и как должен выглядеть титульный лист? и какой порядок дней. 12 янв 2017 Одну кассовую книгу и книгу-отчет кассира с ПКО и РКО. откуда пошел такой порядок, причем не только для сшивания кассовой книги. Как правильно сшивать кассовую книгу? Myka (автор вопроса) 0 баллов. 24 апреля 2014 в 15:35. Здравствуйте! Подскажите пожалуйста в каком порядке и правильно сшить документы по участку касса?. Я хочу сшить помесячно все. Подскажите пожалуйста как сшивать кассовую книгу? расходники в том порядке,в каком они перечислены в этом отчете ,снова отчет. Можно приобрести в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и уже затем, каждый день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии. Подборка наиболее важных документов по вопросу Как сшивать кассовую книгу нормативно-правовые акты формы статьи консультации экспертов.

Links to Important Stuff

Links

© Untitled. All rights reserved.

Лайфхак №5 | Одесса | Бухгалтерские услуги в Одессе

Книгу или журнал сшивают.
Т. е. соединяют вместе листы, которые между собой равноправные.
А с отчетом кассира — другой термин применяется. К нему «подшиваются» первичные и подтверждающие документы.
Т. е. один лист (отчет кассира) — главный, остальное к нему подшивается. Тут книгой или журналом и не пахнет.
Да, отчет кассира за день скрепляется вместе с первичными документами за этот день. И всё это вместе составляет единицу учета, хранения и пользования. Удобно складывать в папочку с завязками, чтобы они не потерялись поодиночке, не рассыпались из папки, их, как правило, сшивают вместе за определенный период — месяц, квартал, год. Я встречал по полмесяца и даже по 10 дней. Когда очень много оборотов по кассе…

В итоге должно быть:

  1. Кассовая книга — из одних только листов кассовой книги с титулом и задним корешком, прошитая, пронумерованная и скрепленная печатью. Ничего, кроме кассовых листов в кассовой книге быть не должно, никаких первичных документов…
  2. Отчеты кассира. Могут быть в папке лежать сшитые по дням, а могут быть сшиты друг с другом за период. К каждому отчету кассира подшиваются первичные и подтверждающие документы.»
  3. Распечатайте раз — подшейте в виде кассовой книжки.
  4. Распечатайте два — подшейте с РКО и ПКО

Отчет кассира:
 — распечатали страницу кассовой книги из программы
 — распечатали согласно этому листу входящие в него ПКО и РКО
 — под РКО, если это была не выдача по РКО, а по ведомости, подложить соответствующую ведомость (номер и дата указаны и в книге, и в РКО)
 — все доки должны быть подписаны ответственными лицами
 — сшить все эти доки за день-сверху лист кассовой книги за день, что является отчетом кассира

Перед началом печати Кассовой книги:
 — выставить период-МЕСЯЦ
 — выбрать предприятие-ТОВ
 — установили флажок-печать титульного листа (если все сразу за месяц будете печатать)
 — убедиться, что заполнены все строки и столбцы
 — убедиться в правильности номеров ПКО и РКО (для этого надо открыть вид отчета-Журнал регистрации приходных и расходных ордеров (КО-3а)-там видны все номера-проверить, что они идут по нарастающему), чтобы не было 03. 01.18- номер ПКО 5, а 10.01.18-номер ПКО 1
 — распечатать как описано выше

После этого вывести на печать виды доков:
 — реестр ПКО
 — реестр РКО
 — общий РКО и ПКО

Касса | Журнал кассовых поступлений

Все отделы, собирающие выручку, должны вести журнал своей ежедневной деятельности. Выручку следует регистрировать с помощью кассового журнала, кассового программного обеспечения или дубликатов квитанций. По завершении операции всем клиентам должна быть предоставлена ​​квитанция о транзакции (если она не отправлена ​​по почте). Ниже вы найдете образцы журналов кассовых поступлений и ожидаемых поступлений:

1. Выберите соответствующий журнал:

2. Заполните все соответствующие поля:

  • В следующей доступной строке квитанции заполните всю запрашиваемую информацию, включая соответствующий источник и тип фондовых ячеек.См. Образец квитанции, цифра 0 фиолетового цвета.

3. Распечатайте чек:

  • Введите номер, соответствующий чеку, который вы хотите распечатать, в поле «Распечатать чек №…» в верхней части журнала кассовых чеков.
  • Чтобы просмотреть квитанцию, выберите вкладку рабочего листа с названием «… Квитанция».
  • Щелкните кнопку «Распечатать квитанцию».
  • Должен быть напечатан чек, содержащий всю информацию, которая была введена в журнал кассовых чеков для этой транзакции.

4. Защищенные записи:

  • Ведомственные кассовые журналы должны храниться локально с включенной защитой паролем. Доступ к файлу должен быть ограничен и резервное копирование должно выполняться каждую ночь.

Журнал приходов можно настроить для вашего отдела, обновив информацию в верхнем левом столбце, строки 5–9.

Убедитесь, что страницы кассовых чеков защищены, если в формат чеков не вносятся изменения. После внесения изменений восстановите защиту этих страниц, чтобы обеспечить целостность страниц квитанции.Весь файл журнала кассовых чеков должен быть защищен паролем и ежедневно архивироваться, чтобы гарантировать, что проводки журнала кассовых чеков не будут изменены или потеряны. Журналы кассовых чеков можно распечатать в любое время для целей сверки или аудита.

Вопросы следует направлять по адресу [email protected] или доб. 3-2628.

Расчетно-кассовая процедура | SCC

Подразделение: Business Services
Номер политики SCC:
SPR5.3.9-P-1
Выпущено: 18 января 2005 г.
Исправлено: 9 января 2019 г.
Утвержденный президент / генеральный директор SCC: 25 января , 2019
Ссылка Политика KCTCS: 5.3.9 Учет и обработка денежных средств


Обзор

Цель данной процедуры кассовых операций для Somerset Community College (SCC) является дополнением к бизнес-процедурам KCTCS, размещенным по веб-адресу https://policies.kctcs.edu/administrative-procedures/5-3-9-P.aspx. Это руководство предназначено для предоставления рабочих процедур, инструкций и информационных примечания, чтобы помочь сотрудникам, ответственным за функции обработки наличных денег, лучше понять и выполнять свои обязанности в соответствии с федеральными и государственными постановлениями и Кентукки. Деловые процедуры системы общественных и технических колледжей (KCTCS).

Применение руководства

Это руководство предназначено для сотрудников, занимающихся обработкой наличных денег. Любой сотрудник колледжа, имеющий отношение к работе с денежными средствами, обязан прочитать: понимать и соблюдать это руководство. Сотрудник, работающий с наличными деньгами, должен подписать бланк подтверждения в конце данного руководства.Копии формы подтверждения хранятся в досье в офисе колледжа.

Использование и изменения руководства

Это руководство служит разработкой бизнес-процедур на уровне вуза. принят KCTCS. Любые вопросы относительно содержания данного руководства или проблем при использовании данного руководства доводить до сведения главного подразделения колледжа Сотрудник по делам (CBAO). Время от времени в это руководство будут вноситься изменения, изменения в государственных и федеральных постановлениях, изменения в политике и процедурах KCTCS, изменения, рекомендованные внутренними и внешними аудиторами, и изменения, одобренные колледжем управление. Все добавления, удаления и изменения этого руководства требуют письменного утверждение ЦБАО. Любой пользователь вручную, который определяет необходимость внесения изменений, должен отправить предложение в письменной форме в CBAO.Пользователи будут уведомлены о внесении изменений. к руководству.

За соблюдение процедур обращения с наличными деньгами Колледж несет ответственность проводить периодические проверки операций с наличными деньгами, чтобы определить, что все системы функционируют, как предполагалось, и что все применимые политики и процедуры последовал.

В данном руководстве под наличными понимаются валюта и монеты США, чеки, выписанные на В банках США и в долларах США (включая путешественников, кассиров и сертифицированных чеки), денежные переводы, черновики продажи кредитных карт MasterCard, Visa и Discover.Иностранный при конвертации средств в доллары США взимается комиссия за обработку. В чистая выручка, часто конвертируемая из иностранных фондов, должна равняться сумме, причитающейся колледжу.

Процедура:

Общие правила обработки наличных денег

  1. Ответственность за обработку наличных денег возложена на отдельных сотрудников, которые участвуют в любой операции с наличными деньгами и их руководителям.Любой сотрудник, который занимается наличные деньги ответственны за эти деньги. Руководитель любого сотрудника, работающего с наличными деньгами несет ответственность за соблюдение надлежащих и разумных мер безопасности. Каждый сотрудник, задействованный в операциях с наличными деньгами, принимает на себя ответственность и точная отчетность обо всех обработанных средствах.
  2. Доступ к наличным деньгам должен быть ограничен.Все средства должны всегда храниться в безопасности. Неавторизованный лицам не разрешается находиться в зонах обработки наличных денег, например, в офисе. При необходимости могут быть размещены знаки для предупреждения людей о запретной зоне. Вежливый устный предупреждение может также использоваться, если необходимо, в дополнение к указателям для поддержания надлежащего гарантии. Доступ к зонам, где производится подсчет или обработка наличных, должен быть ограничен только непосредственно вовлеченные лица. Сверка наличных в областях, видимых генералу публично строго запрещено.
  3. Наличные деньги, находящиеся в распоряжении колледжа, должны храниться в сейфах, запираемых ящиках или ящики, или в закрытых ящиках кассовых аппаратов. Входные двери должны быть всегда заперты. в зонах обработки наличных денег. Сейфы должны быть закрыты в рабочее время. и должен быть заблокирован в остальное время.Необходимо считать и обрабатывать крупные суммы наличных денег вне поля зрения широкой публики.
  4. Наличные деньги нельзя оставлять без присмотра — это касается кассовых аппаратов и рабочих станций. Если сотрудник покидает рабочее место по какой-либо причине, независимо от ее краткости, все наличные деньги должны быть надежно защищены в запертом месте.
  5. На все полученные денежные средства выдается письменный кассовый чек.Форма квитанции, в зависимости от обстоятельств, это может быть заранее напечатанная заранее пронумерованная письменная квитанция. или кассовый чек от PeopleSoft. Предварительно пронумерованные квитанции необходимо учитывать последовательно. и поддерживается для целей аудита. Аннулированные формы кассовых чеков должны быть сохранены для целей аудита. В случае признания недействительной квитанции белая и желтая копии аннулируются. направляется в Бизнес-офис, а розовая копия остается в кассовой книге.
  6. Чеки должны быть незамедлительно подтверждены ограничительно «Только для депозита», чтобы Колледж — БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ !
  7. Денежные средства, хранящиеся в сейфе на ночь (офис колледжа), на выходных или дольше длительный отпуск должен быть разумным.
  8. Безопасные комбинации должны выдаваться минимальному количеству сотрудников и только тем чьи функции требуют доступа к наличным деньгам.Безопасные комбинации необходимо изменить, когда сотрудник внутри отдела уходит.
  9. Оборотные фонды должны быть всегда сведены к минимуму. Все остальные средства должны находиться в закрытом месте хранения.
  10. Чеки принимаются только на суммы, причитающиеся Колледжу. (Персональные чеки не обналичить.)
  11. Все излишки и недостачи, превышающие 5 долларов США, должны быть помечены на ежедневной кассовой наличности. сводный отчет заведующего отделом.
  12. Сверка ежедневного отчета по операциям с отчетом по кассовым операциям и ежедневным Депозитный талон должен быть изготовлен сотрудником, независимым от отдела обработки наличных. Кроме того, все записи кассовой книги будут проверяться физическим лицом, кроме кассира, обычно менеджер по коммерческим операциям или его назначенное лицо.
  13. Для обеспечения надлежащего разделения обязанностей сотрудники, занимающиеся кассовыми поступлениями, должны не выполняет каких-либо функций дебиторской задолженности.

Порядок открытия и закрытия устройств хранения наличных

  1. Два человека должны присутствовать при всех открывании и закрывании кассовых аппаратов. Если эта процедура контроля не может быть осуществлена ​​(потому что есть только один сотрудник) руководитель соответствующего места обработки наличных денег должен лично осуществлять контроль поддерживать надлежащий уровень безопасности, чтобы минимизировать возможные потери.
  2. Кассовые станции / ящики без присмотра должны быть закрыты, а кассовые аппараты / лотки для наличных заблокирован, с вынутым ключом, даже если касса закрывается на время облегчения.
  3. Все окна, двери и входы, где находятся и хранятся наличные деньги, должны быть надежно закреплены. заблокирован, и все сигнализации включены.

Подсчет денег и внесение сдачи

  • Все полученные деньги должны быть подсчитаны, и сумма должна быть проверена, прежде чем они будут помещены в денежный ящик.
  • Валюта, на которую будет выдана сдача, должна быть размещена на виду у кассира. и клиент, пока транзакция не будет завершена.
  • Все изменения, внесенные в транзакцию, должны быть засчитаны клиенту.
  • Если во время подсчета / внесения изменений происходит прерывание, процесс должен начинать заново с самого начала.
  • Если клиент сообщает сотруднику, работающему с наличными деньгами, что он / она были замкнуты в предыдущем транзакции, сотрудник должен немедленно уведомить супервайзера, чтобы касса можно сбалансировать.

Депозиты

  1. Допускается только персонал, подписанный на процедуры обработки наличных SCC делать депозиты в бизнес-офисе.
  2. Должен быть произведен в соответствии с политикой.
  3. Квитанции необходимо сдавать ежедневно.
  4. Все полученные «наличные» подарки необходимо ежедневно сдавать в местный депозитарий.
  5. Ежедневные депозиты необходимы независимо от суммы транзакции для балансировки с Главной бухгалтерской книгой, созданной PeopleSoft.
  6. Все депозиты должны быть отправлены в депозитарий местного банка в тот же день или на следующий день. рабочий день, если депозит в тот же день невозможен.
  7. Все кассовые чеки должны быть депонированы без изменений.Это означает, что чеки нельзя обналичить или произведенные выплаты, включая возмещение расходов по авансовым платежам, из поступлений.
  8. Все средства, внесенные в бизнес-офис другим отделом, должны быть выверены. в журнал и квитанцию, скопированную кассиром до выдачи квитанции на полученные средства.

Возвращенные чеки

  • Ответственность за сбор неоплаченных чеков возложена на бизнес-офис колледжа.На счет студента должен быть заложен финансовый блок до тех пор, пока не будет возвращен чек. доволен.
  • Знак с указанием размера комиссии за возвращенные чеки должен быть размещен в отдел приема чеков и на видном месте, которое хорошо видно публика.
  • Если изготовителем возвращенного чека является учащийся, подразделение уведомит учащегося из следующих:
    • Чек возвращен.
    • Причина возврата чека.
    • Дата возврата чека.
    • Что плата за обслуживание была начислена.
    • Общая сумма, причитающаяся Колледжу.
    • Этот платеж подлежит немедленной оплате.
    • Что если студент не будет оплачен, он будет сообщен в офис регистратора как просрочивший платеж.Все стенограммы будут удержаны, и студент не сможет зарегистрироваться на будущие сроки до тех пор, пока просрочка не будет удовлетворена.
    • Оплата должна производиться наличными, «кассовым чеком» или денежным переводом. «Недостаточный денежный чек «не может быть возвращен в финансовое учреждение для обработки, но сумма чека, плюс плата за обработку, должна быть выплачена колледжу.
      • Если производитель возвращенного чека является физическим лицом или агентством, не входящим в Колледж, подразделение подготовит письмо изготовителю, содержащее те же первые шесть пунктов выше. В седьмом пункте следует указать, что если не заплатить в течение 10 дней, будущий сбор усилия могут быть обработаны через внешний источник и могут привести к дополнительным расходам.

Гарантии

Требуемый уровень защиты при обращении с наличными деньгами зависит от уровня риска на это место. Централизованные пункты приема наличных обычно имеют более высокий уровень риска чем единицы, которые время от времени получают наличные.Для оценки уровня риска используются следующие необходимо учитывать факторы:

  1. Сумма вовлеченных денег.
  2. Физико-географическое положение.
  3. Часы работы.
  4. Прошлый опыт убытков.
  5. Количество задействованных сотрудников.

Как правило, все наличные деньги должны храниться в огнестойком контейнере для хранения (сейф, сундук, шкаф или стол), который оборудован хотя бы одним запорным устройством и не может легко удаляться из помещения. На начальника отдела возложена общая ответственность за обеспечение надлежащих мер безопасности.

Отделения, получающие наличные от имени Колледжа, несут ответственность за поддержание безопасность за наличные деньги.Надлежащее обращение, надлежащие записи и физическая безопасность необходимо обращать внимание на каждого сотрудника, имеющего доступ к любому колледжу или отвечающего за него. активы, то есть наличные деньги, товары, материалы и / или оборудование.

ПРОГРАММНЫЕ ОБЛАСТИ

Оценка

Бланк входа в систему должен быть заполнен учащимися, когда они входят в комнату для сдачи теста. На листе регистрации ученик должен отметить способ оплаты: наличные или платежный ваучер. Администратор тестирования ведет лист входа и собирает деньги индивидуально от студентов. Каждому студенту будет выдан заранее пронумерованный квитанция. Следует учитывать все поступления, даже те, которые могут быть аннулированы, и сохраняется для целей аудита. Квитанция также выдается студентам, использующим ваучер на оплату экзамена с пометкой «начислено» на квитанции.

Примечание: Администратор тестирования выставит счет стороннему агентству на оплату экзамена. Копии квитанций об оплате могут быть использованы для мониторинга тестовых аккаунтов.

дебиторская задолженность. См. Деловые процедуры KCTCS 7.4 для взыскания дебиторской задолженности. Все платежи должны быть получены Бизнес-офисом. учетные записи

Записи о дебиторской задолженности должны вестись постоянно, а персонал бизнес-офиса будет постоянно проверять записи на импровизированной основе.

По мере сбора средств они должны быть помещены в безопасное хранилище с запорный механизм. Денежные средства должны быть подсчитаны, проверены и выверены для входа в систему. простынь. Внизу таблицы общая сумма платежей наличными, чеками и ваучерами. заносятся и сверяются с итогом по ведомости. Сотрудник должен подписать лист как подтверждение инкассации и сверки.

Если тест проводится в будний день, деньги переводятся в Бизнес-офис в в тот же день (или не позднее, чем на следующий день, если тест проводится поздно день). Копия регистрационного листа передается кассиру в офисе. вместе с депозитом. Кассир бизнес-офиса обязан перед выдачей квитанции сверьте регистрационную карточку с депозитом.Кассир несет ответственность за выдачу предварительно пронумерованной квитанции об общей сумме депозита в Центр тестирования персонал. Персонал центра тестирования должен хранить квитанции в файле, как того требует график хранения записей, как указано в Руководстве по бизнес-процедурам KCTCS. Сотрудники внесение депозитов никогда не должно покидать офис без получения квитанции.

Если тест проводится в выходные, денежный ящик запирается в безопасном месте. до тех пор, пока залог не поступит в офис на следующий рабочий день.

Все сотрудники, участвующие в этом процессе, обязаны обеспечить, чтобы вклады вносятся своевременно, например, не позднее рабочего дня, следующего за дата испытания.

Расшифровка сборов

Процедуры, характерные для кампуса Somerset North:

Если студент оплачивает стенограмму лично или по телефону, сотрудники Приемной комиссии член обязан получить наличные, чек или денежный перевод.(ПРИМЕЧАНИЕ: для кредита карточные операции, физическое лицо должно быть направлено в Бизнес-офис для совершения оплата.) Сбор оформляется протоколом расшифровки и предварительно пронумерованной квитанцией. выдается студенту. Если запрос транскрипции и оплата получены через почта, чек или денежный перевод регистрируются, маркируются «только для депозита» и вручаются доставлен в приемную комиссию. Сотрудники приемной комиссии обязаны документально оформить коллекции в протоколе стенограммы (см. Приложение A для образца журнала) и выпуск / по почте заранее пронумерованная квитанция студенту.

В целях внутреннего контроля второй сотрудник должен сверять стенограмму. коллекции в журнал коллекций стенограммы, чтобы определить, равны ли коллекции квитанции. Рецензент должен поставить подпись в журнале в строке подписи «проверено». Этот должны выполняться ежедневно, и копию заполненного журнала (содержащего все соответствующие подписи) необходимо направить начальнику отдела для обеспечения соблюдения кассового процедуры обращения.

Если укомплектование персоналом не позволяет должным образом разделить обязанности, декан студенческой службы, или назначенное лицо должны активно контролировать сбор сборов за стенограмму. Излишки или о нехватке необходимо немедленно сообщить декану студенческих служб или назначенному лицу, кто должен проверить работу. Если будет установлено, что сборы превышены или недостаточны, это находка должна быть отмечена в журнале продаж, подписанном деканом студенческой службы, или назначенного лица и прилагается к кассовым чекам, принесенным в офис для депозита.Сотрудник бизнес-офиса подсчитает средства, выдаст квитанцию ​​и подпишет журнал в качестве дополнительной проверки того, что деньги были пересчитаны и проверены. Декан студента Отделы, в свою очередь, должны своевременно сообщать о перерасходе / дефиците в CBAO колледжа. таким образом, например, в течение следующего рабочего дня.

Собранные средства должны отправляться в рабочий офис каждый рабочий день ( до 15:00 ) для депозита и записи в PeopleSoft.Предварительно пронумерованные квитанции, полученные наличные, и печать колледжа должна храниться в сейфе с ограниченным доступом к ящику. во все времена.

Процедуры, относящиеся ко всем остальным кампусам и центрам:

Сборы за стенограмму

взимаются только кассиром университетского городка или представителем Центра. Кассир выдаст студенту кассовый чек.Студент возьмет кассовый чек в Приемную комиссию. Сотрудники Приемной комиссии выдадут стенограмма студенту.

Разработка (Подарки)

Любой денежный подарок, полученный любым сотрудником колледжа, должен быть немедленно отправлен Управление институционального развития. Все подарки или пожертвования в натуральной форме должны пройти Управление институционального развития — БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ!

Когда подарок получен офисом кампуса или представителем колледжа, офис или представитель должен направить на следующий день (в тот же день) в офис Институциональное развитие:

  1. Актуальный чек или письменное заявление о полученном имуществе.
  2. Копия письма дарителя с указанием цели.
  3. Ограничения в отношении подарков, если таковые имеются, и формы пожертвования в натуральной форме (если применимо).

Принимающий офис или представитель должны предоставить:

  1. Имя и номер счета, на который будет зачислен подарок.
  2. Имя и адрес дарителя.
  3. Имя и адрес лица, получающего подтверждение, если оно отличается от донор.

Любая дополнительная информация, которая поможет Управлению институционального развития при подготовке благодарственного письма колледжа также должно быть предоставлено.

Управление институционального развития отвечает за определение наличия средств. полученные являются подарками вместо оплаты товаров или услуг.Частные подарки, полученные от Офис институционального развития должен быть подтвержден посредством процесса получения. Для получения наличных / чеков потребуется выдача заранее пронумерованных квитанций. Желтые копии соответствующих квитанций будут приложены в качестве резервной документации к денежным средствам. журнал, подготовленный Управлением институционального развития и направленный в кассу в Бизнес-офисе на депозит каждый день.Аннулированные формы квитанции должны быть включены со всеми другими формами квитанций, доставленными в бизнес-офис и включенными в дневную кассовая сводка, подготовленная Бизнес-офисом. Согласование коллекций и квитанции должны быть выполнены. Если разделение обязанностей невозможно из-за ограниченного сотрудников, сотрудник по институциональному развитию должен проявлять осмотрительность при обращении с расписок.

Копии любых аннулированных квитанций также должны храниться в Управлении институционального развития. и включены в расписку в тот день.Проверки должны быть немедленно подтверждены с использованием штампа подтверждения. Кассир Business Office посчитает наличные в присутствии сотрудника институционального развития и напишет квитанцию сотруднику за наличные. Все квитанции получены после 15:00. будет депонирован к делам на следующий день.

Отдел институционального развития в заранее пронумерованной форме квитанции должен получить любые подарки, полученные по почте в день их получения, и отправленные Бизнес-офис для включения в ежедневный депозит.

Согласно общему правилу , обработка подарков колледжу будет осуществляться следующим образом:

Офис институционального развития будет:

  1. Выдать донору квитанцию ​​об оплате наличными, чеком или кредитной картой и / или натурой пожертвование.
  1. Соберите всю необходимую документацию для донорского файла:
    • Скопируйте чек, кассовый чек, квитанцию ​​по кредитной карте и оценочную квитанцию ​​в натуральной форме. пожертвование.Это включает любую дополнительную информацию, необходимую для правильной записи дарение подарка (соответствующая форма подарка, подарки на память и т. д.).
    • Заполните форму обработки подарка.
  1. Подготовьте форму кассового чека с соответствующей комбинацией полей диаграммы.
  1. Отправка подарочной транзакции в PeopleSoft Advancement.
  1. Отправьте соответствующую документацию вместе с формой обработки в бизнес колледжа офис.

Относительно получения подарков наличными — Бизнес-офис колледжа (касса) буду:

  1. После получения бланка обработки подарка и бланка денежной квитанции внесите чек / наличные деньги донора в местном банке колледжа в соответствии с установленным порядком кассового учета.
  2. Офис колледжа печатает журнал AV на следующий рабочий день, проверяя остатки депонированных средств по транзакции, зарегистрированной Управлением по продвижению. Копия журнала направляется в Управление институционального развития.

Фонды отчислений

У каждого кассира есть кассовый лоток, и он должен работать только с ним.Денежные ящики не должны использоваться для обмена крупных денежных купюр. Изменить можно только во время фактическая платежная операция. Кассир обязан никогда не уходить его / ее денежный ящик без присмотра даже во время неожиданного пересчета наличных денег.

Выверка авансовых фондов должна быть представлена ​​в форме выверки KCTCS. Он будет сохранен при сверке банковской выписки и должен быть завершен к десятый день следующего месяца.Сотрудник бизнес-офиса, который подтверждает конец месяца. Счетные фонды могут выполнять сверку. На случайной основе лицо, назначенное CBAO, выберет фонды изменения авансового ревизора.

Денежные средства, выплаченные из авансовых фондов, и чеки, выписанные с авансового банковского счета должен иметь подтверждающий чек / документ. Согласно процедурам KCTCS, авансовые операции должен быть ограничен до 100 долларов и должен соответствовать процедурам KCTCS для квалифицированных покупок (см. Приложение B для утвержденных счетов авансовых наличных средств).

Все выверки авансовых средств должны выполняться ежемесячно с использованием формы KCTCS TM11. Сверки должны быть рассмотрены и утверждены CBAO не позднее 10-й рабочий день следующего месяца .

Запросы на все расходы по авансовому фонду должны выполняться ежемесячно.

Чеки, выписанные с авансового банковского счета, ДОЛЖНЫ иметь подтверждающие квитанции / документы.Ежемесячная сверка проверяет наличие соответствующих квитанций / документов, подтверждающих авансовые операции. Если квитанции не включены, необходимо уведомить CBAO колледжа. немедленно. Сумма авансовых покупок ограничена до 100 долларов США. Проконсультируйтесь с отделом закупок Процедуры квалифицированных покупок.

Стоимость обучения (кредитные классы)

Все платежи за обучение, сборы, штрафы и другие сборы должны оплачиваться на предприятии. Офис.Все сотрудники Business Office должны соблюдать процедуры и инструкции. изложены в разделе о внутреннем контроле настоящего руководства.

Отчеты на конец дня должны составляться и соответствовать сумме денежных средств, собранных в конце каждого дня. день с балансировкой кассовых поступлений с отчетами по запросу.

Пожалуйста, смотрите Приложение C для ЕЖЕДНЕВНОЙ КАССИРОВКИ — КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК.

Спецодежда и недостача необходимо сообщить в CBAO колледжа в тот же день. Начисленные расходы не может быть уменьшен без надлежащей документации, включая освобождение от платы за обучение.

Тестирование медсестры

Все платежи за тестирование помощницы медсестры производятся через Бизнес-офис. касса. Кассир должен убедиться, что человек, сдающий тест, находится в хорошем финансовом состоянии. стоя до принятия платежа.После подтверждения финансового статуса кассир выдает сдающему тест рукописную квитанцию. Кассир затем регистрирует информацию о лице и платеж в файле Excel, созданном Администратор тестирования помощника медсестры и предоставлен бизнес-офису.

Администратор тестирования медсестры несет ответственность за то, чтобы запрос места для тестирования имеет право на тестирование до направления их в Бизнес Офис для оплаты.Администратор тестирования медсестры несет ответственность за проинформируйте каждого человека об обязательных документах, которые необходимо принести в назначенную дату проверки. Они также обязаны уведомить потенциального тестировщика о том, что комиссия не возвращается, и это отсутствие следующих инструкций, которые не позволяют человеку пройти тестирование, будет не гарантирует возврата уплаченных сборов.

Примечание: Администратор тестирования медсестры или помощник администратора выставит счет третьей стороне. агентство по оплате экзамена.Копии квитанций об оплате могут использоваться для контроля тестирование дебиторской задолженности. Пожалуйста, ознакомьтесь с Бизнес-процедурами KCTCS 7.4 для получения информации дебиторской задолженности. Все платежи должны быть получены Бизнес-офисом. Записи о дебиторской задолженности должны вестись постоянно, а Бизнес-офис Персонал будет постоянно проверять записи на импровизированной основе.

Решения для персонала

Регистрация и оплата индивидуального краткосрочного обучения, повышения квалификации, помощь в обучении для промышленности, Lineman и CDL Training, а также для собственных и программы общественного образования будут выполняться офисом по вопросам трудовых ресурсов. с использованием программного модуля CampusCE.Сомерсетский муниципальный колледж будет следовать Бизнес-процедуры KCTCS для обработки регистраций и платежей, связанных с некредитными обучение записано в базе данных CampusCE. Поскольку CampusCE настроен для записи транзакций с 23:00 до 23:00 (24-часовой период), чтобы все действия регистрировались за один день для включения в ежедневный журнал GL, платежи, собранные за обработанные транзакции по пятницам запираться в сейфе на выходных и уравновешиваться с CampusCE отчеты сверки в понедельник утром.После того, как персонал Workforce Solutions завершит сверка, средства вместе со всей необходимой резервной документацией должны быть доставлены в Бизнес-офис для включения в ежедневный депозит.

Платежи должны быть получены на заранее пронумерованных формах регистрации / оплаты взносов. Проверяет должны быть немедленно подписаны «Только для депозита». Квитанции должны быть всегда защищены. Поскольку офисы департаментов недостаточно оснащены для внесения изменений, валюта не приветствуется. Сборы и квитанции должны быть согласованы с использованием отчетов, доступных через CampusCE. чтобы определить, совпадают ли коллекции с регистрациями. Примирение должно быть выполняется кем-либо, кроме лица, которое выполнило сбор сборов / регистрацию. Если укомплектование персоналом не позволяет такое разделение обязанностей, руководитель или назначенное им лицо должен контролировать деятельность по сбору. Кроме того, Бизнес-офис проводит выборочные аудиты кассовой деятельности в отделе кадровых решений.это рекомендуется проводить ежемесячный аудит, но не реже одного раза в квартал потребуется. Об излишках или недостатках необходимо немедленно сообщать в отдел. руководитель, который должен проверить сверку. Если установлено, что сборы закончились короче говоря, это заключение должно быть подписано начальником отдела и приложено к Форма кассового чека при внесении средств на депозит в офис Колледжа (касса).Об избыточном или коротком сроке также необходимо сообщить в CBAO колледжа. Собранные средства необходимо отправить в офис Колледжа (в кассу). за предыдущий рабочий день до 15:00. (см. исключение, указанное ниже). Завершенный Бланк кассового чека должен быть отправлен в офис (кассу) со всеми собранные средства. Бизнес-офис (касса) будет считать средства в присутствие сотрудника Workforce Solutions и выдаст ему письменную квитанцию наемный рабочий.

С 1 декабря 2015 г. будет сделано исключение для решений для персонала. офис только, чтобы разрешить сбор платежей для транзакций, обработанных с понедельника по Четверг состоится до тех пор, пока сумма депозита не достигнет 500 долларов. В то время залог должны быть сделаны с бизнес-офисом и должны включать все средства с резервной документацией и ежедневные отчеты по сверке CampusCE.Это исключение необходимо на основании по нехватке кадров. Это исключение должно пересматриваться каждый год для определения необходимо продлить или прекратить действие в связи с кадровыми и бюджетными ограничениями.

ПРИМЕЧАНИЕ. Преподаватели не должны взимать плату за обучение.

Штрафы за библиотеку

Все штрафы библиотеки и сборы за потерю книг, взимаемые библиотекой, должны быть задокументированы. на журнале штрафов за библиотеку и потерянных книг.Документация должна включать следующий:

  • Дата
  • Имя студента
  • Размер штрафа
  • Форма оплаты (чек, наличные, денежный перевод)
  • Комбинация графических полей для депозита через PeopleSoft Financials

Получил: ______________ (сотрудник получает денежные средства)

В конце дня второй сотрудник библиотеки должен согласовать штрафы с определить, соответствуют ли коллекции библиотеке и журналу регистрации потерянных книг.Если укомплектование не допускает такого разделения обязанностей, главный библиотекарь или назначенное им лицо должны контролировать деятельность по сбору. Об излишках или дефиците необходимо немедленно сообщать главный библиотекарь или его представитель, который должен проверить работу. Если это определено что штрафы превышены или недолгие, это заключение должно быть отмечено в журнале начислений, подписано старшим библиотекарем и прилагается к бланку сводки кассового чека и приносит в деловой офис.Сотрудник бизнес-офиса подсчитает средства и выдаст квитанция. Собранные средства необходимо отправить в офис (кассу). когда сборы достигают 50 долларов США или не реже одного раза в неделю. Бизнес-офис будет подготовьте журнальную запись для записи депозита в PeopleSoft Financials.

Торговые деньги

  1. Торговые автоматы должны опорожняться не реже одного раза в месяц.
  2. Чтобы опорожнить кассовые боксы, должны присутствовать два сотрудника. Если это невозможно, супервайзер должен проверять всю работу.
  3. Валюта и монета должны считаться отдельно, а итоговые суммы для обоих включаются в депозитный мешок.
  4. Затем средства должны быть доставлены в офис для проверки итоговых сумм, записи в PeopleSoft и депонированы.Кассир выдаст рукописный квитанция сотруднику, вносящему залог.

Процедуры обработки денежных средств, характерные для местоположений центров SCC

С 1 июля 2013 г. должности кассиров в центрах были упразднены. Тем не мение, SCC признает постоянную потребность в обслуживании студентов в отношении оплаты обучения и обвинения.В случаях, когда оплата связана со счетом студента, Студент Вариант самообслуживания должен быть предпочтительным способом оплаты, и студенты должны быть рекомендуется использовать этот метод. В случаях, когда у студента нет возможность совершить онлайн-платеж, или оплата не взимается непосредственно в учётную запись студента необходимо выполнить следующие процедуры.

Обязанности центра

Директор центра или назначенное ему лицо, обученное процедурам работы с наличными деньгами, собирает выплаты от студентов / клиентов.Каждому студенту / клиенту дается заранее пронумерованный, собственноручная квитанция от назначенного персонала Центра. Все поступления подлежат учету для, даже тех, которые могут быть аннулированы и сохранены для целей аудита. В случаях аннулированная квитанция, белые и желтые копии должны быть отправлены в Бизнес-офис, розовая копия остается в чековой книжке.

По мере сбора средств они должны быть помещены в безопасное хранилище с запорный механизм.Средства должны всегда храниться в месте, недоступном для широкой общественности. Деньги должны быть заблокированы в сейфе Центра, когда сотрудники покидают офис. Чеки должны быть немедленно подписаны «Только для депозита» — Без исключений .

В конце дня назначенный персонал Центра проверяет, что платежи сверить с суммой собранных наличных денег / чеков.Если суммы не сбалансированы, Директор центра отвечает за проверку ежедневных коллекций и связывается с Менеджер по бизнес-операциям, если средства не могут быть выверены. Если суммы остаток, назначенные сотрудники Центра заполняют квитанцию ​​о банковском вкладе, первоначальную депозитную квитанцию ​​и перевезите депозит в местный банк. По завершении депозит у кассира банка, назначенный персонал должен проверить, что сумма депозита подтверждено кассиром банка, совпадает с суммой в билете о депозите колледжа.Все Расхождения необходимо устранить до выхода из банка.

По возвращении в Центр в тот же день назначенный персонал отсканирует и отправит электронное письмо квитанция о депозите в колледж и квитанция о банковском вкладе (если предоставляется отдельный бланк банком) в лондонскую кассу. Назначенный персонал размещает все оригинальные документы, включая депозитные билеты, квитанции и всю другую соответствующую резервную документацию, почтой UPS / FedEx в кассу Somerset для доставки на следующий рабочий день.

Обязанности бизнес-офиса

После получения электронных писем, содержащих отсканированные ежедневные депозитные документы, Лондонский кассир должен убедиться, что сумма депозита совпадает и что наличные и чековые операции были точно зарегистрированы. Лондонская касса обрабатывает операции с наличными / чеками либо через кассу в PeopleSoft Студенческий модуль или через журнал денежных поступлений в модуле PeopleSoft Financials.

Если для оплаты требуется публикация в учетной записи студента через PeopleSoft Касса, кассир Somerset должна гарантировать, что правильный целевой ключ используется, как показано ниже:

Ключ к целевому показателю денежных средств McCreary Center

E2PAY

Ключ кассы центра Клинтона

E3PAY

Russell Center Cash Target Key

E4PAY

Ключ кассы центра Кейси

E6PAY


Если для платежа требуется журнал денежных поступлений через PeopleSoft Financials модуль, кассир Лондона должен убедиться, что используется правильный денежный счет, как показано ниже:

Номер расчетного счета McCreary Center

10740

Номер расчетного счета в Центре Клинтона

10738

Russell Center Cash Номер счета

10645

Номер денежного счета в Кейси Центре

10647


Лондонская касса обрабатывает все транзакции через PeopleSoft не позднее на следующий рабочий день после получения электронных писем от Центра.После ежедневных транзакций заполнены, кассир Лондона направит электронные письма Центра Бюджетному аналитику для обработки EFT (электронного перевода средств) из местного депозитария в KCTCS центральный депозитарий.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если лондонский кассир обнаружит какие-либо расхождения между суммой депозита и резервную документацию, они должны связаться с персоналом Центра, ответственным за депозит, чтобы попытаться устранить несоответствие.Если лондонская касса и Сотрудники центра не могут определить решение, менеджер по бизнес-операциям должен быть уведомлен, и должен быть завершен полный аудит повседневной деятельности. В случае, если сумма наличных больше или меньше суммы депозита, сотрудники Центра несет ответственность за документирование причин расхождений и признание они были осведомлены об элементе сверки.Повторные случаи согласования проблемы будут основанием для лишения права обращения с наличными деньгами у этого конкретного лица, с возможными дополнительными последствиями, определяемыми начальником отдела хозяйственной деятельности Офицер.

После получения оригинальной документации из Центров кассир Лондона должен: прикрепите квитанции студентов PeopleSoft и кассовые журналы к депозитному пакету, и направить полный пакет Бюджетному аналитику для аудита и проверки EFT.Бюджетный аналитик должен вести папку ежемесячных депозитов для каждого центра, и после завершения всех ежемесячных операций, включая процесс EFT, папки передаются менеджеру бизнес-операций для завершения ежемесячная выверка банковских счетов и финальный аудит всех транзакций.

Порядок работы с денежными средствами для косметологических программ

Чтобы полностью поддержать учебный план и цели программы косметологии, Somerset Community Колледж осознает необходимость расширения операций с наличными деньгами.Это расширение включает использование кассовых аппаратов, запрограммированных специально для услуг, предоставляемых во время салонные / клиентские дни, а также предоставление студентам возможности работать кассирами для сбора сборов. Конкретный процесс описан ниже и вступит в силу весной. Семестр 2015 года.

Оценка рисков и подотчетность

Для минимизации риска перерасхода и нехватки денежных средств кассовый аппарат должен использоваться для записи каждой транзакции в течение всех дней работы салона / клиента.Эти кассовые аппараты предоставляются бизнес-офисом и будут предварительно запрограммированы на услуги специально для программы косметологии. На программы косметологии необходимо приобрести все расходные материалы, необходимые для работы упомянутых кассовых аппаратов, то есть регистрационная лента. Если любой из три программы закрываются, кассовые аппараты возвращаются в Бизнес-офис. Инструктор каждого объекта несет ответственность за управление повседневной работой новые процессы обработки наличных, при этом Координатор программы имеет окончательные и конечная ответственность за риск и подотчетность.

Обязанности сайта программы

Инструктор на объекте должен быть обучен процедурам работы с наличными деньгами и ежедневно контроль кассовых операций. Чтобы каждый студент получил практический опыт при работе с кассовыми операциями салона инструктор сайта составляет журнал назначение двух студентов на салон / клиентский день для работы с кассовым аппаратом и обработки сделки купли-продажи.О любых проблемах, которые возникают у ежедневных студенческих кассиров, следует сообщать. инструктору сайта, который попытается решить проблемы. Если инструктор сайта не сможет решить вопросы, инструктор сайта свяжется с менеджером Деловые операции за помощью. В случае необходимости, менеджер по коммерческим операциям проведет полный аудит сайта для решения любых вопросов.

Кассовые аппараты запрограммированы так, чтобы два кассира могли обрабатывать транзакции каждый день в том же регистре.Инструктор сайта присваивает номера кассиров студенческие кассиры в каждый салон / клиентский день. Студенты подписывают протокол, подтверждающий их назначение кассира на день, и этот журнал должен быть включен в общий депозит отправлен в кассу Business Office. Студенческие кассиры регистрируют каждый транзакцию под своим конкретным номером кассира. Студенческие кассиры заберут деньги от клиентов в виде наличных или кредитной / дебетовой карты за услуги оказано.

По мере сбора денежные средства помещаются в кассу. Фонды должны быть в безопасности в любое время. Если стойка регистрации не обслуживается постоянно, инструктор на месте назначает одного из кассиров студентов, в обязанности которого входит защита ключа от кассового аппарата, когда он не используется. Никто кроме двух ежедневно кассиры студентов и инструктор сайта должны иметь кассовый аппарат ключ — без исключения !

Практика внесения сдачи для студентов, сотрудников или посетителей из кассы / сдачи фонд категорически запрещен.Смена выдается только в случае оформления наличных платежей. от продажи услуг. Фонды сдачи не могут быть использованы для покупки материалов для Программа Косметология. Расходные материалы должны быть заказаны через утвержденную систему закупок KCTCS. методы, либо через procard, либо через заказ на покупку.

В конце каждого дня салона / клиента должен быть завершен ежедневный процесс сверки. Чтобы начать этот процесс, фонд обмена наличных средств, выданный программе косметологии от Бизнес-офис будет отсчитан и удален из денежного ящика.Перемена средства будут храниться в безопасном, запертом ящике / шкафу до следующего дня клиента. На этом этапе распечатывается лента X кассового аппарата, и назначенные студенческие кассиры, вместе с инструктором сайта проверяет, что платежи отмечены на кассе Лента X выполняет сверку с суммой операций с наличными и дебетовыми / кредитными картами. Если остаток сумм, на кассовом аппарате Z лента должна быть распечатана для закрытия всех операций в реестре.Если суммы не сбалансированы, ответственность несет инструктор сайта. для проверки ежедневных сборов и свяжется с менеджером по бизнес-операциям если невозможно сверить средства. После того, как суммы сбалансированы, инструктор сайта заполняет ежедневный кассовый баланс и принимает баланс, Журнал назначений студента-кассира, кассовые ленты, квитанции по кредитным картам и ежедневный пакетный отчет и деньги в кассу Business Office для включения в регулярные ежедневные депозиты, за исключением программы косметологии Центра Клинтона.За Центр Клинтона, инструктор участка косметологии сдает ежедневный залог пакет директору центра или помощнику администратора под залог.

Обязанности бизнес-офиса

В начале каждого семестра во время, определяемое инструкторами сайта и менеджер по бизнес-операциям, все студенты, обучающиеся по программе косметологии должны быть обучены процедурам обработки наличных денежных средств KCTCS / SCC.Лист авторизации, подтверждающий посещаемость этого тренинга будет завершаться каждый семестр и сохраняться в файле Бизнес-офисом (см. Приложение F). Понятно, что студенты не будут занимаются обработкой наличных денег до тех пор, пока они не пройдут обязательное обучение из бизнес-офиса.

При получении дневного депозита от Косметологических программ Бизнес Кассир офиса (или директор центра / помощник по административным вопросам для Клинтона) должен проверить что сумма депозита согласована с ежедневным балансом и что наличные и транзакции по кредитным картам были точно зарегистрированы.Кассир должен написать рукописная квитанция представителю косметологии о внесении ежедневного депозита. В Представитель косметологии должен приложить квитанцию ​​Business Office к своим записям. в качестве доказательства того, что депозит был подан для включения в ежедневный банк колледжа депозит. Бизнес-офис обрабатывает кассовые операции через кассу. Управление через журнал денежных поступлений в модуле PeopleSoft Financials.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если кассир бизнес-офиса обнаружит какие-либо расхождения между депозитом количество и резервную документацию, они должны связаться с инструктором сайта программы несет ответственность за депозит, чтобы попытаться устранить несоответствие. Если бизнес Кассир офиса и Инструктор сайта программы не могут определить решение, уведомить менеджера по бизнес-операциям и провести полный аудит ежедневного деятельность должна быть завершена.В случае, если сумма наличных больше или меньше суммы депозита, ответственность за документирование несет Инструктор на сайте программы. причины расхождений и признать, что они были осведомлены о согласовании элемент. Неоднократное возникновение проблем согласования будет основанием для снятия наличных обработка привилегий от этой конкретной программы или отдельного лица, с возможными дополнительными последствия, определенные Главным коммерческим директором.

* См. Подтверждающие документы

Процедура — UNCSA

Назначение

Объясняет различные функции, выполняемые кассой при получении и депонирование всех школьных средств.

Область применения

Применяется ко всем факультетам и направлениям деятельности университета.Для целей этой политики К денежным поступлениям относятся средства, полученные отделом или деятельностью в виде наличных денег, чеки и кредитные карты. В полис входит возмещение мелких сумм наличными из школьной кассы.

Политика

Отделение кассовых услуг
Касса школы отвечает за прием и хранение все средства, связанные со школой.Задача кассы состоит в том, чтобы обеспечить получение и учет денежных средств, причитающихся государству или принадлежащих государству, таким образом, чтобы гарантировать полный и адекватный учет каждой транзакции и обеспечивает денежный контроль над функция приема. Работа этого офиса предназначена для помощи Школе в выдаче квитанций в качестве требуется по закону и предоставить необходимую информацию Государственному казначею и Государственная распределительная касса.Ниже приводится неполный список различных типов квитанций, обрабатываемых через касса:

  • Регистрация студентов Стоимость обучения и сборы
  • Поступления по студенческим счетам
  • Ведомственные расписки
  • Стипендиальные квитанции
  • Особые сборы
  • Штрафы и пени
  • Специальные счета
  • Поступления от межведомственных счетов

Касса является частью Контроллера и находится на втором этаже. приветственного центра.Окно кассира открыто с 9:00 до 9:30 с 8:30 до 12:00. . Летнее время может отличаться, оно указывается в начале летнего семестра.

Любые вопросы, на которые нет ответов в этом разделе РУКОВОДСТВА ПО РЕСУРСАМ, можно направлять в кассу по телефону 336-770-1416.

Получение средств
Статут Северной Каролины 147-77, Ежедневный перевод средств в кредит казначея, является регулирующим правилом относительно получения и депонирования средств Школой.Кратко сказано:

  • Депозит в кредит государственного казначея Все доходы и другие поступления, собранные государственным агентством, принадлежащим государству Северной Каролины, должен быть депонирован на счет Государственного казначея в депозитарии банк, назначенный Государственным казначеем. Такие средства должны быть депонированы на следующий рабочий день после даты взыскания.
  • Депонировать все квитанции Чеки, полученные агентством, подлежат оплате в порядке получения агентство. Однако также принимаются чеки, выписанные на счет государственного казначея. Все наличные коллекции сдаются на хранение. Эти средства не подлежат выплате, так как все выплаты должны производиться в соответствии с с официальными бюджетными процедурами и чеками, выписанными на Государственного казначея.

Для целей данного заявления термины «Государственное агентство» или «агентство» должны быть истолковала «Школа».

Сбор наличных вне школьной кассы
Некоторые департаменты UNCSA отвечают за сбор квитанций, связанных со школой, от студенты, преподаватели, сотрудники и участники конференций / семинаров.Надежная практика бухгалтерского учета требует точного учета всех таких поступлений. сохраняется на случай будущей проверки. В этом заявлении изложены правила получения наличных за пределами кассы. Офис.

  • Разрешение на взыскание наличных денег — Департаменты, которым необходимо получить наличные, должны получить одобрение от Контролера Офис до сбора денег.После получения одобрения и соответствующего будет определен способ инкассации.
  • Определение наличных денег — Для целей данного отчета наличные деньги определяются как валюта, монеты, кредитные карты. и чеки, полученные для любой программы или цели в UNCSA, независимо от источника финансирование программы или целевое использование собранных денег.

Не следует предполагать, что собираемые денежные средства не подпадают под этого заявления о политике без предварительного обращения в офис контролера.

Требования к получению
Департаменты должны выдавать квитанции лицам, у которых в данный момент собираются деньги средства получены.Получены официальные трехсторонние предварительно пронумерованные квитанции UNCSA. из кассы в книгах по 200 чеков на книгу. Департамент несет ответственность за все выданные ему квитанции.

Квитанции должны использоваться в строгом порядке номеров, копии распределяются в следующих порядок.

  • Оригинал или первая копия квитанции выдается плательщику.
  • Второй экземпляр квитанции следует вести в порядке номеров и перевернуть в кассу с собранными денежными средствами.
  • Третий экземпляр квитанции хранится в чековой книге по порядку номеров. в отделении, пока не будут использованы все квитанции.

Когда все квитанции в книге будут использованы, книгу следует вернуть в Кассу и обменяю на новую книгу.Если квитанция должна быть аннулирована, вторая копия квитанции (розовая) должна быть отправлено в кассу с внесением денежных средств на этот день. Оригинал и третья копия остаются в чековой книге. НЕ УНИЧТОЖАЙТЕ ЛЮБУЮ ЧАСТЬ АННУЛИРОВАННОГО ЧЕКА.

Для сбора квитанций отделением Форма ведомственной депозитарной расписки должен быть использован.См. Инструкции в разделе «Процедуры получения и депонирования денежных средств».

Исключения для поступления . Квитанции не требуются для денежных средств, полученных от продажи входных билетов (т.е. Stevens Center и Alex Ewing Performance Place), которые либо предварительно пронумерованы, либо показаны секция, ряд и сиденье, для которых они были проданы. Тем не менее, отчеты о кассовых операциях должны составляться и депозиты вноситься ежедневно.В библиотеке используется автоматизированная система приема заказов. Должны существовать адекватные механизмы внутреннего контроля и отчетности, чтобы гарантировать, что все полученные средства учтены. Кассовые отчеты должны составляться и депозиты вноситься ежедневно.

Любые другие исключения из этой политики должны быть одобрены Управлением контролера.

Депозитные правила

  1. Требуемая периодичность зачисления — 24-часовое ограничение .Все наличные, собранные в отделении, должны быть депонированы в кассу UNCSA в течение 24 (двадцать четыре) часа с момента его получения или не позднее следующего рабочего дня. НАЛИЧНЫЕ ЗАПРЕЩАЕТСЯ НАКОПЛЕНИЕ ИЗ ЛЮБОГО ИСТОЧНИКА.
  2. Перевозка денежных средств. Все депозиты должны быть переданы в кассу полицией кампуса или школой. сотрудники.Никакая валюта, монеты или чеки не должны отправляться по почте университетского городка или по обычной почте в США. отправить по почте, как только отдел получит средства.
  3. Департаменты, использующие квитанции. Любой отдел, использующий официальные трехкомпонентные предварительно пронумерованные квитанции, должен внести залог с кассиром каждый день. Если отдел не соблюдает эти условия, касса должна вести письменную переписку с лицом, подписывающим квитанцию. книга с указанием нарушения и предупреждением о том, что их книга чеков и квитанции о правах можно взять.
    При втором нарушении вышеуказанных условий касса должны написать этому человеку, что это их второе нарушение в этом финансовом году и что квитанция и возможность приема средств будут взяты, если будет другой нарушение. Копию этой корреспонденции необходимо отправить начальнику отдела, курирующему несоответствующий отдел, декан, вице-канцлер по финансам и администрации, и Контроллер.
    При третьем нарушении условий, указанных выше, чековая книга будут возвращены в кассу. Письмо будет отправлено лицу, информирующему им чековая книжка должна быть возвращена в связи с несоблюдением инкассации процедуры.
    Начальник отдела несоответствующего отдела должен запросить другую квитанцию книга из кассы.Копии этого письма следует направить в Начальник отдела, курирующий несоответствующий отдел, декан, вице-канцлер по финансам и администрации и контролер. Квитанционные книги нельзя передавать человеку или другому лицу. с программой или отделом до меморандума от руководителя отдела, курирующего был получен несоответствующий отдел в обоснование лица и отделу разрешили продолжить сбор средств.
  4. Подготовка депозита. Все чеки должны быть проштампованы печатью «получено от» и подписаны лицом. получение их, как только они будут получены. Форма ведомственной квитанции о депозите должна быть заполнена и приложена к депозиту. Также необходимо приложить второй экземпляр квитанций из кассовых книг. Ответственность за обеспечение того, чтобы общая сумма поступлений была равна фактическая сумма в долларах, собранная и внесенная в кассу, или документально любой излишек или дефицит.Излишки наличности должны быть депонированы в кассу; обозначения, относящиеся к наличным деньгам избыточная или короткая сумма должна быть включена в депозит при его доставке в кассу. Школьный кассир должен заполнить и подтвердить квитанцию ​​UNCSA, состоящую из двух частей. Кассир выдаст лицу, вносящему залог, вторую копию подтвержденной квитанции. Оригинал подтвержденной квитанции хранится в школьной кассе. и прилагается к форме ведомственной депозитарной расписки.Вторая копия подтвержденной квитанции является единственной документацией Департамента для внесенные депозиты.

Хранение и сохранность средств
Департаменты несут ответственность за обеспечение сохранности средств. При хранении средств необходимо соблюдать следующие правила:

  • Валюта, монеты и чеки должны храниться на ночь в надежном месте, предпочтительно в сейф или хранилище.
  • Сейфы и хранилища нельзя оставлять открытыми или в «установленном» положении без присмотра.
  • Не оставляйте деньги в картотеках, на столах или шкафах; их можно открыть, даже если они заблокированы.
  • Никогда не оставляйте деньги в кассовых ящиках на ночь.
  • Несоблюдение положений настоящей политики в случае утери или кражи денежных средств и других ценностей может привести к тому, что отделу придется покрыть убыток из средств отдела.Такие убытки не могут быть отнесены на счет государственных средств.
  • Обо всех потерях или кражах необходимо немедленно сообщать в полицейское управление кампуса. и Контроллер.

Обналичивание чеков (внутренняя банковская служба)
Касса работает с 8:30 до 12:30. ежедневно для услуг, включая студентов обналичивание чеков.Летние часы могут отличаться и публикуются в начале лета. Срок. Лимит обналичивания чеков в кассе составляет 50 долларов США на одного студента за человека. день. Исключения из этого лимита будут на усмотрение Государственного директора и подлежат к наличию средств.

Студенты должны явиться лично и предъявить свою карту UNCSA One Card для обналичивания чеков Сервисы.

Чеки для возврата студентам
Студенты могут выбрать получение возмещения непосредственно на свой банковский счет. Все чеки на возмещение будут отправлены на постоянный адрес студента.

Инкассация чеков, возвращенных без оплаты банком
Выдача «бесполезного чека» является правонарушением и карается в соответствии с Северной Каролиной. Общий статут 14-107.Чтобы предотвратить неудобства и расходы на возможные юридические действия, чекодатель должен приложить все усилия для погашения долга, включая все связанные с этим сборы. В школу могут быть выданы личные чеки для оплаты обучения. или другие услуги и сборы кампуса. Офис по работе с клиентами получает все уведомления неоплаченных чеков / пунктов ACH. Товары будут списаны и возвращены в отдел изначально они были выданы для сбора, который должен был предпринять этот отдел. Поскольку обработка возвращенных чеков — трудоемкая и дорогостоящая операция для Школы был установлен полис, гарантирующий, что средства, причитающиеся Школе собраны.

  1. Возвращенный чек, полученный на счет студента: Все возвращенные чеки (бумажные / ACH), которые были выданы UNCSA для любого счета студента счет будет возвращен на счет соответствующего Студента и будет включать 25 долларов.00 возвращенный чек.
  2. Возвращенные чеки, полученные в любой отдел UNCSA: Чеки, возвращенные неоплаченными финансовым учреждением производителя, будут возвращены в депозитарный отдел для инкассации. Отдел уведомит производителя что сумма чека и комиссия в размере 25 долларов причитаются UNCSA. См. Проверка недостаточности средств Процедура для конкретных шагов.

Возмещение мелкой наличностью
Фонд мелкой кассы кассира используется для возмещения отделам расходов на мелкие покупки которые не обязаны проходить обычные процедуры покупки. Возмещение за счет наличных денег НЕ допускается в следующих случаях:

  • Расходы, превышающие 30 долларов США.00 за расход. Для покупок на сумму более 30 долларов США, но менее 300 долларов США необходимо использовать Малый заказ на покупку, при покупке на месте. Покупки не могут быть разделены для обхода лимита в 30 долларов США.
  • Закупки по госконтракту. Запросы относительно политики закупок следует направлять в отдел закупок.
  • Платежи физическим лицам за личные услуги.

Все покупки за мелкую наличность должны соответствовать указаниям Департамента закупок и подлежат на рассмотрение в отдел закупок. Чтобы получить возмещение за покупки наличными, физическое лицо должно заполнить бланк запроса на возмещение мелких денежных сумм и приложите квитанции о покупках.

  1. Аванс мелкой наличности. В чрезвычайных ситуациях физическому лицу может быть выдан мелкий аванс в размере до 30 долларов США. Физическое лицо должно заполнить форму запроса на получение аванса мелкой наличностью. После совершения покупки физическое лицо вернет квитанцию ​​за покупка и любой оставшийся аванс в кассу в течение 24 часов после покупка. Любая сумма, превышающая максимум 30 долларов США, будет нести ответственность индивидуальный.
  2. Ведомственная мелкая касса. У различных отделов может быть собственный кассовый фонд. Департамент должен подготовить письменный запрос в Офис Контролера для создания Департамента мелкой кассовой наличности . Чек будет выплачен Основному физическому лицу, ответственному за мелкие выплаты. Денежный фонд.

После получения разрешения на кассовую кассу отдел или деятельность несет ответственность для сохранения фонда и соблюдения школьной политики и процедур в отношении мелких денежных расходов, сверки и возмещения Департаменты, имеющие собственные фонды мелкой наличности, должны будут следовать политике установленный Финансовыми службами (Заявление о политике 9, Справочное руководство) для Petty Возмещение наличными.К ним относятся, помимо прочего, следующее:

  • Использование бланка запроса на возмещение мелких денежных средств, содержащего ту же информацию, что и в бланке финансовых услуг, необходимо приложить квитанции.
  • Использование формы запроса на получение аванса на мелкую сумму наличными при выдаче аванса (только в экстренных случаях) — необходимо иметь индивидуальную подпись для получения аванса и квитанции должны быть приложены.
  • Подготовьте таблицу сверки при подаче запроса на возмещение мелких денежных средств для фонда. Копии формы запроса на получение аванса на мелкую сумму должны прилагаться к листу сверки. и проверьте форму запроса.

Банковские счета
Ни одна школа, департамент или подразделение школы не могут открывать банковский счет без предварительное письменное согласие проректора по финансам и администрации.

Подлежит проверке
Все денежные средства и процедуры получения подлежат проверке Государственным контролером и уполномоченный школьный персонал.

Процедура

Разрешение на создание пункта приема чеков
Любой отдел, которому по какой-либо причине необходимо получить наличные, должен получить одобрение от Офис контролера перед сбором денег.Форма запроса на получение денежных средств должна быть подготовлена ​​и отправлена ​​контроллеру. Офис на согласование. После утверждения этот запрос предоставит отдел и Офис контролера с необходимой документацией для сбора средств по мере необходимости по Общему закону штата Северная Каролина 147-77, Ежедневное внесение средств в кредит казначея.

  1. Запрос необходимо заполнить в следующей форме:
    • Дата запроса: Дата подачи в офис контролера.
    • Запрашивающий отдел / подразделение: Название отдела, который будет отвечать за сбор наличных, получение и внесение средств.
    • Университетский городок Расположение пункта приема квитанций: Фактическое место, где будут собираться средства.
    • Имя и адрес в кампусе основного лица, ответственного за пункт выдачи: Лицо и адрес его или ее кампуса, которое будет в пункте выдачи и отвечает за сбор средств на месте сбора.
    • Имя и адрес физического лица, ответственного за сбор и хранение Квитанции: Имена и адреса университетских городков лиц, ответственных за сбор и внесение средств в соответствии с изложенными политиками и процедурами в разделе «Политика депозита» Ресурсного руководства.
  1. Укажите необходимость получения квитанций: опишите деятельность, которая требует сбора средств.
  2. Дайте оценку сумм ожидаемых сборов на ежедневной основе: Как можно точнее определите сумму средств, которые будут собираться каждый день.
  3. Счета / виды деятельности и общие источники собранных поступлений: если установлен номер счета, на который вносятся собранные деньги, укажите номер счета и имя учетной записи. Если учетная запись не была создана, обратитесь в офис Контролера для получения дополнительных инструкции. Если существующего номера счета достаточно, другой не нужен только потому, что точка сбора новая.
  4. После подготовки запроса лицо, отправившее запрос, должно подписать его или ее имя и должность, дата и номер телефона.
  5. После утверждения Контролер подпишет, поставит дату и вернет копию запроса в Ответственное лицо. Копия подписанной формы будет отправлена ​​в кассу. для включения с другими имеющимися точками сбора.
  6. Ответственное лицо назначит встречу с кассой. В это время касса:
    • Объясните процесс получения денежных средств.
    • Выдать кассовую книгу.
    • Объясните, что в пункте выдачи наличных будет проводиться подсчет и проверка Государственные аудиторы и уполномоченный персонал школы
  1. Отправьте обновленную форму запроса на получение привилегии по получению денежных средств Контролеру, когда есть кадровые изменения или изменения в целях получения.

Прием и депонирование средств
Дополнительную информацию см. В различных положениях политики. Все отделы и отделения, получающие денежные средства, относящиеся к UNCSA, должны получать деньги при их получении, предоставить плательщику копию квитанции и внести все полученные деньги в кассу в течение 24 (двадцати четырех) часов.Для всех пунктов сбора, не использующих утвержденную UNCSA автоматизированную систему получения, можно использовать рукописные квитанции из кассовой книги UNCSA.

  1. Получите в кассе книгу школьных расписок из 3 частей.
  2. Используйте квитанции в строгом порядке номеров.
  3. Если квитанция должна быть аннулирована, напишите «недействительно», отправьте первый (белый) и второй копию (розовый) в кассу, а третий экземпляр (желтый) оставьте в книге чеков.
  4. После получения денег заполните квитанцию, указав следующую информацию в применимые промаркированные заготовки
    1. Дата: Дата получения денег.
    2. Получено от: Имя лица, производящего платеж.
    3. долларов $: Сумма полученной суммы
    4. Для: Назначение платежа.
    5. Счет, сумма счета, выплаченная сумма, остаток к оплате: Эти блоки используются только в том случае, если платеж получен на непогашенный счет. Перечислите соответствующие суммы в соответствующих блоках.
    6. Способ оплаты, наличные, чек, денежный перевод: Укажите сумму, выплачиваемую каждым средством обмена.
    7. От: Подпись лица, получающего платеж (сторона должна иметь разрешение на получение от имени отдела приема платежа).
  1. Удалите оригинал или верхнюю копию квитанции и передайте ее плательщику.
  2. Вынуть из книги вторые экземпляры квитанций и приложить к депозиту.
  3. Подготовьте депозит, как описано: Это нужно делать ежедневно.
  4. Оберните большое количество монет в конверты для банковских монет и напишите название отдела. на обертках.
  5. Запустите ленту счетной машины для любых чеков или перечислите суммы чеков, если добавление машина недоступна. Убедитесь, что все чеки подписаны лицом, получающим их.
  6. Определите общую сумму денег, представленную квитанциями, и общую сумму собранных денег. Примите любую разницу.
  7. Укажите следующую информацию в форме ведомственной депозитарной расписки, которая должна сопровождать Депозит.
    • Название отделения депозита
    • Имя лица, подготовившего депозит
    • Дата депозита
    • Описание депозита
    • Начальные и конечные номера чеков по депозиту
    • Номер аннулированной квитанции
    • Имя лица, которое должно получить копию квитанции кассира о сумме валюта, монеты, чеки и квитанции по кредитным картам (только в Stevens Center)
    • Общая сумма депозита
    • Номер (а) счета и сумма (а) для зачисления депозита
  1. Отнесите деньги, копии квитанций и бланк ведомственного депозита в кассу. окно на первом этаже Административного корпуса.
  2. Кассир проверит форму ведомственной депозитарной расписки и подтвердит двухчастную Квитанцию ​​UNCSA и передать лицу, вносящему депозит (или по почте указанному лицу) второй экземпляр.

Чеки, возвращенные банком — Неоплаченные предметы
Дополнительную информацию см. В различных положениях политики.

  1. Чеки, возвращенные на недостаточность средств, автоматически предъявляются к оплате, Возврат по другим причинам сразу же включается в процесс сбора. Если оплата получает отказ во второй раз из-за недостаточности средств, банк проинформирует Студента Бухгалтерия всех неоплаченных / возвращенных чеков (бумажные / автоматические расчетные палаты (ACH).В соответствующих случаях за отправку платежа отвечает Отдел по работе с клиентами. для возврата в финансовое учреждение UNCSA.
  2. Если чек был первоначально получен отделом, Счетная палата студентов уведомит депозитарный отдел, предоставив всю необходимую информацию и юридические копия предмета, за который будет взиматься плата за возврат.
  3. Стандартное письмо отправляется депозитарным отделением лицу, выдавшему проверьте, что вернули. Это письмо информирует человека о том, что его чек был возвращен в UNCSA по соответствующей причине. Также говорится, что услуга за 25 долларов заряд был начислен. Человек должен принести наличные, денежный перевод или кассовый чек на сумму чека плюс плата за обслуживание.В случае ведомственного Возвращение, в письме указано, что человек ответит в течение (5) рабочих дней. Возврат списание средств со студенческой учетной записи осуществляется в соответствии с инструкциями, изложенными в Студенческой учетной записи. политики и процедуры.
  4. В случае отсутствия ответа на первое письмо к установленному сроку, копия первое письмо с пометкой «ВТОРОЕ УВЕДОМЛЕНИЕ» отправляется человеку.Кроме того, копия этого уведомления будет отправлено родителю или опекуну, если это применимо. Второй в уведомлении дается 2 (два) рабочих дня на то, чтобы он ответил наличными, деньгами заказ или кассовый чек на сумму чека плюс плата за обслуживание. Возврат списание средств со студенческой учетной записи осуществляется в соответствии с инструкциями, изложенными в Студенческой учетной записи. политики и процедуры.
  5. При отсутствии ответа на второе письмо к установленному сроку прием чек на оплату на кампусе приостановлен.
  6. Физическим лицам не будет разрешено регистрироваться на занятия, получать диплом или получать стенограммы до тех пор, пока не будет оплачен никчемный чек (и) и плата (и) за обслуживание.Любой вопросы, связанные с этой политикой, следует направлять контроллеру по телефону 336-770-3304.

Возмещение мелких денежных средств
Дополнительную информацию см. В различных положениях политики.

  1. Кассир будет производить возмещение за мелкие покупки наличными в окне Кассы. часы работы с 8:30 дом. –12: 30
  2. Максимальная сумма покупок, которая может быть возмещена через Фонд мелкой наличности, составляет 30,00 долларов США.
  3. Форма запроса на возмещение мелких денежных средств должна быть заполнена следующим образом:
    • Отдел: Название отдела
    • Купил: Имя лица, запрашивающего возмещение
    • Дата: Дата запроса
    • Утверждение начальника отдела: Подпись начальника отдела, разрешающая утверждение возмещения
    • Дата: Дата утверждается начальником отдела.
    • Объяснение покупки: Описание покупки
    • Общая запрошенная сумма: Общая сумма возмещения
    • Счета к оплате / Сумма: Счет (-а) отдела и сумма к оплате
  1. Кассир проверит информацию, подпишет форму и поставит дату.
  2. Лицо, получающее возмещение, укажет полученную сумму, подпишет и дату форма.
  3. ВСЕ ПРИМЕНИМЫЕ КВИТАНЦИИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПРИЛОЖЕНЫ К ФОРМЕ. При отсутствии квитанций возмещение не производится.

Запрос на получение аванса мелкой наличностью

  1. Кассир будет выдавать мелкие денежные авансы за покупки во время открытия окна Кассы часов с 8:30 дом. –12: 30
  2. Максимальная сумма покупок, которые могут быть авансированы через Фонд мелких денежных средств, составляет 30 долларов США.
  3. Форма запроса на получение аванса мелкой наличностью должна быть заполнена следующим образом:
    • Отдел: Название отдела
    • Предварительный запрос от: Имя лица, запрашивающего возмещение
    • Дата: Дата запроса
    • Утверждение начальника отдела: Подпись начальника отдела, разрешающая утверждение возмещения
    • Дата: Дата утверждается начальником отдела
    • Мелкий аванс на покупку: Описание покупки и причины
    • Общая сумма Авансовый: Общая запрошенная сумма
    • Счета к оплате / Сумма: Счет (-а) отдела и сумма к оплате
  1. Кассир проверит информацию, подпишет форму и поставит дату.
  2. Лицо, получающее возмещение, укажет полученную сумму, подпишет и дату форма.
  3. Когда покупка будет совершена, физическое лицо вернет квитанцию ​​о покупке а любой оставшийся аванс направляется в кассу в течение 24 часов с момента покупки.
  4. Кассир проверит получение и возврат аванса.Фактическая сумма покупки будет указана в форме. Если покупка превысила сумму аванса, кассир возместит индивидуальный (максимум до 30 долларов США за покупку). Любая сумма, превышающая максимум 30 долларов США станет ответственностью человека.
  5. Физическое лицо подпишет форму, указывающую, что квитанция и любые излишки денежных средств были возвращены в кассу.
  6. Кассир подпишет форму и поставит дату.

Создание ведомственного кассового фонда

  • Хранитель. Глава каждого отдела или вида деятельности должен назначить одного конкретного человека для выступать в качестве хранителя мелкой кассы.Хранитель несет ответственность за приобретение доскональное знание этой политики и поддержания мелкой кассы в соответствии с с процедурами, содержащимися в данном документе. Доступ к мелкой кассу должен быть ограничен только хранителю. Мелкие денежные средства не подлежат передаче. Если будет при смене опекунов, Контролер должен быть уведомлен в письменной форме, а мелкие средства, выверенные до уровня утвержденного фонда до смены хранителей.
  • Ограничения. Мелкие денежные средства должны храниться отдельно и отдельно от всех других фондов. Они не смешиваться с личными средствами, различными денежными поступлениями или доходами от любых тип, который мог быть собран. Их также нельзя использовать для покупки личных услуги, авансы сотрудникам, обналичивание чеков, внесение сдачи, покупка марки, производя другие неоперационные выплаты или обходя процесс покупки.
  • Сохранение фонда. Начальник отдела или деятельности и хранитель мелкой кассы являются несут совместную ответственность за обеспечение надлежащей защиты средств. Когда нет при использовании средства всегда должны храниться в закрытой таре. Если потеря этих средств, такая потеря (в зависимости от обстоятельств) может быть оплачена из собственные средства отдела.С полицией кампуса можно связаться для получения совета относительно надлежащего методы защиты фонда. Обо всех кражах отдел должен сообщать в Полиция кампуса и контролер.
  • Расходы. Каждые мелкие денежные расходы должны подтверждаться как квитанцией продавца, так и Форма запроса на возмещение денежных средств. Квитанции продавцов и запрос на возмещение мелких денежных средств формы должны храниться в фонде до тех пор, пока он не будет возмещен.Обратите внимание, что расходы оплата на несколько школьных учетных кодов может быть выплачена из одной мелкой наличности фонд.
  • Сверка мелкой кассы. Хранитель несет ответственность за периодическую выверку мелкой кассовой наличности. Перед подачей запроса на возмещение в фонд требуется сверка. Вообще раз, общая сумма наличных средств плюс невыплаченный запрос на возмещение мелких денежных средств формы с приложенными квитанциями продавца должны равняться общей сумме утвержденной кассовая касса.Форма выверки фонда мелкой наличности должна использоваться для выверки фонда. Любые наличные деньги переводятся в кассу при запросе возмещения расходов. от контроллера. Любые наличные деньги, обнаруженные во время внутреннего аудита, будут переведены. Контролеру немедленно хранителем.
  • Cash Over. Сумма наличных средств должна быть указана в форме выверки мелких денежных средств. отправлено Контролеру.Контроллер получит сумму, превышающую сумму, от хранителю — вернуть сумму фонда мелкой кассы до уровня уставного фонда. Эти средства будут депонированы контролером в кассу.
  • Cash Short. Сумма нехватки денежных средств должна быть отмечена в форме выверки мелкой кассы. отправлено Контролеру. Контроллер зафиксирует короткую сумму наличных и скорректировать возмещение хранителю мелкой наличности, чтобы внести в фонд мелкой наличности сумма до уровня уставного фонда.Любая нехватка наличных средств в размере 10 долларов США или более должна быть одобренным Контролером до возмещения.
  • Возмещение. Прежде чем израсходовать все мелкие денежные средства, хранитель должен согласовать кассовый фонд и отправьте форму запроса на возмещение мелких денежных средств, Фонд мелких денежных средств Форма выверки и остаток денежных средств контролеру для возмещения.
  • Срок подачи запроса на возмещение. Возмещение необходимо запрашивать в течение тридцати дней после понесения расходов. Запросы на возмещение расходов в конце финансового года следует подавать не позднее установленной даты. определяется графиком закрытия финансового года и Контролером. Если эти временные рамки истек срок действия, обратитесь к контроллеру за советом и / или консультацией.
  • Изменение размера МФ. Размер мелкой кассы может быть увеличен, если увеличение обосновано, отправив письменный запрос контролеру. Фонд мелкой наличности должен быть уменьшен если общая сумма фонда превышает фактические потребности отдела или Мероприятия. Та часть фонда, которая превышает потребности отдела, должна быть передана доставлен Контролеру с запиской, в которой указывается сумма, на которую был уменьшилось.Все мелкие денежные средства должны быть доставлены Контролеру, когда средства больше не нужны.
  • Аудит. Мелкие денежные средства подлежат периодической проверке Внутренним аудитором и государством. Аудитор. Такие проверки потребуют выверки суммы фонда мелкой наличности, а также включить обзор внутреннего контроля.
  1. Подготовьте письменный запрос в Управление контролера о создании ведомственного кассового фонда.
    • Название отдела, запрашивающего кассу в кассу
    • Дата запроса
    • Имя и адрес основного места жительства основного физического лица, ответственного за кассовый фонд
    • Причина запроса фонда мелкой наличности
    • Источник средств для фонда мелких денежных средств (номер и название счета)
  1. Копия будет храниться в кассе, а копия будет отправлена ​​в отдел.
  2. Департамент подготовит запрос на проверку суммы утвержденных денежных средств. и отправьте его в Счета к оплате. Чек будет выплачен Основному физическому лицу, ответственному за мелкие выплаты. Денежный фонд.
  3. отделов, имеющих собственные фонды мелкой наличности, должны будут соблюдать правила установленный Финансовыми службами (Заявление о политике 9, Справочное руководство) для Petty Возмещение наличными.К ним относятся, помимо прочего, следующее:
    • Использование формы запроса на возмещение, включающей ту же информацию, что и к бланку финансовых услуг должны быть приложены квитанции.
    • Использование формы запроса на получение аванса на мелкую сумму при выдаче аванса (в экстренных случаях только) — должна иметь индивидуальную подпись для аванса и быть приложенными квитанциями.
    • Подготовьте лист сверки при отправке запроса на возмещение в Фонд мелкой наличности. Копии запросов на получение аванса должны сопровождать лист сверки и проверьте форму запроса.

Мы рекомендуем вам включить Javascript, чтобы вам было удобнее пользоваться нашим сайтом.

Балансировка денежного ящика

Даже с сегодняшними современными системами кассовых терминалов (POS) вам по-прежнему нужна процедура для учета кассовых чеков магазина. Эти средства внутреннего контроля необходимы для предотвращения ненадлежащего обращения с деньгами и защиты активов от потери или кражи.

Надежный внутренний контроль не только способствует повышению операционной эффективности, но и обеспечивает надежную бухгалтерскую отчетность, которая понадобится в налоговое время.Одна из наиболее частых причин потери или усадки в вашем магазине — неправильное обращение с наличными. При расследовании наиболее частая причина сводится к отсутствию надлежащих процедур или средств контроля.

Эта система управления денежными средствами может быть создана одновременно с установлением политики магазина. Многие из сегодняшних POS-систем содержат пошаговые инструкции по закрытию (также известному как балансирование) денежного ящика, чтобы помочь сотруднику.

Бизнес-аналитика

Руководство магазина или кассиры могут получить отчет о продажах в любое время в течение смены.Добавляя начальные деньги в ящике к ежедневному объему продаж, розничный торговец будет точно знать, сколько денег должно быть в кассовом аппарате или POS-системе в любой момент времени.

Это полезно по нескольким причинам:

  • Это позволяет избежать слишком большого количества наличных в торговом зале.
  • Защищает от утери в случае ограбления магазина.
  • Это предотвращает ситуации, когда покупатель жалуется на слишком маленькую сдачу.
  • Выявляет частые перерасходы или нехватку у отдельных кассиров.
  • Избавляет от соблазна взять наличные без документации из кассы.

Как и когда реализовать

Балансировка кассового аппарата обычно происходит в конце дня или в конце кассовой смены. Денежный ящик и его содержимое следует отнести в офис или другое укромное место для подготовки отчета. При балансировке ящика после закрытия убедитесь, что освещение в торговом зале выключено, а дверца заперта. Многие продавцы спешат и начинают закрываться еще до закрытия магазина.Это небезопасная практика. Однако, если у вас несколько сотрудников в магазине, можно закрыть один из регистров в часы работы.

Любые излишки или нехватка должны быть расследованы. В отношении мелких ошибок и небольших сумм следует принимать во внимание человеческую природу, но частые расхождения могут быть признаком кражи сотрудником или могут указывать на необходимость дальнейшего обучения конкретного кассира. Как правило, вы хотите, чтобы расхождения не превышали 2 долларов к концу дня.

Начальная касса кладется обратно в кассовый ящик и хранится на вечер, пока готовится депозит для банка. Все квитанции о кредитных картах, отчеты по терминалам и другие квитанции регистров могут быть прикреплены к ежедневному отчету кассового ящика и поданы по дате.

Разделение обязанностей

Для большей ответственности рассмотрите возможность использования двух человек для балансировки кассового аппарата. Один человек будет считать ящик и составлять ежедневный кассовый отчет, а другой готовит банковский депозит.Оба сотрудника должны подписать отчет, указав, что они несут ответственность за указанные цифры. Хотя никакая система не может предотвратить мошенничество, этот контрольный журнал поможет предотвратить сговор между сотрудниками.

В начале следующей смены каждому кассиру должен быть выделен собственный денежный ящик. Попросите кассира пересчитать деньги в ящике, чтобы проверить начальный баланс. Если у вас небольшой магазин с одним кассовым аппаратом, наличные, скорее всего, останутся в ящике на ночь. Если это ваша ситуация, процедура такая же.

И последнее замечание: поскольку человеческая ошибка является частью игры, убедитесь, что вы включаете расхождения в ваших денежных средствах как часть своих отчетов о прибылях и убытках. Добавьте в свои отчеты о прибылях и убытках строку, в которой указываются убытки от неправильного учета. Это еще один способ аудита и управления убытками.

Описание работы кассира, карьера кассира, заработная плата, трудоустройство — определение и характер работы, требования к образованию и обучению, получение работы

Образование и обучение Обучение без отрыва от производства

Заработная плата Средняя — 7 долларов.81 в час

Перспективы занятости Удовлетворительно

Определение и характер работы

Касси обрабатывают платежи клиентов в розничных магазинах, ресторанах, театрах и офисах. Их точные обязанности зависят от бизнеса, в котором они работают. Обычно кассиры сканируют или вводят цену товаров в компьютер, который вычисляет общую сумму. Затем они собирают оплату за товары и услуги, вносят сдачу и выдают квитанции. Кассиры могут также выдавать клиентам и сотрудникам денежные возмещения и квитанции об оплате наличными.В конце смены они должны уравновесить полученную сумму с общим зарегистрированным объемом продаж. Они делают это, чтобы убедиться, что не сделали ошибок. Если баланс не совпадает на регулярной основе, кассир может потерять работу.

У некоторых кассиров есть дополнительные обязанности, в том числе оплата расходных материалов и оборудования компании, подготовка зарплат или конвертов, составление налоговых отчетов или подготовка наличных денег и чеков для банковского депозита. Многие кассиры работают по гибкому графику.

Касси, работающие в театрах, также имеют автоматы по выдаче билетов и могут давать информацию по телефону. Те, кто работает в ресторанах, продают конфеты, сигареты и другие мелочи. От них также может потребоваться знать цены на различные пункты меню. Некоторые кассиры в ресторанах берут на себя бронирование по телефону, заказы на вынос и хостинг.

Большинство кассовых аппаратов работают как компьютерные терминалы. Они передают информацию о продажах на центральный компьютер или в компьютерную сеть компании, чтобы магазину не приходилось вести запасы.В большинстве крупных предприятий и продуктовых магазинов кассиры передают ценники товаров через сканер. Сканер считывает штрих-код на бирках и записывает цену и описание товара в компьютерную систему. В небольших розничных операциях кассир иногда должен вводить закодированное описание каждого проданного товара, а также его цену в кассовый аппарат.

Касси, работающие в продуктовых магазинах и супермаркетах, должны проверять купоны и талоны на питание, чтобы убедиться, что они действительны. Возможно, им придется взвешивать и оценивать продукцию и упаковывать покупки клиентов.В периоды затишья они иногда помогают пополнить запасы полок и отмечают цены на товарах или полках.

Кассирам в универсальных, разнообразных и специализированных магазинах может потребоваться снять защитные устройства с одежды. Они сообщают покупателям, можно ли вернуть покупки, и если да, то на каких условиях. Иногда они договариваются о доставке товаров клиентам или другим получателям. Некоторые кассиры упаковывают товар в подарочную упаковку и упаковывают посылки для отправки.

Обязанности кассиров варьируются в зависимости от типа бизнеса.В сфере общественного питания кассиры обзванивают продукты, пополняют запасы и помогают клиентам. (Фотография Келли А. Куин. Томсон Гейл. Воспроизведено с разрешения.)

Касси, работающие в офисах, часто выполняют самые разные обязанности. Они могут действовать как регистраторы, управлять коммутатором или оказывать офисную поддержку, например, текстовый редактор.

Требования к образованию и обучению

Работодатели отдают предпочтение кандидатам, имеющим среднее образование и понимающим основы математики.Некоторые профессиональные средние школы предлагают курсы кассиров, но большинство рабочих обучаются на рабочем месте использованию электронных или компьютеризированных регистров и другим аспектам работы.

Получение работы

Газеты ищут объявления, а на сайтах вакансий в Интернете обычно размещаются вакансии для кассиров. Лица, заинтересованные в том, чтобы стать кассирами, также могут подавать заявки непосредственно в рестораны, театры, парки развлечений, розничные магазины, больницы, отели и коммерческие фирмы.

Возможности продвижения по службе и перспективы трудоустройства

Касси, работающие в крупных розничных магазинах, могут стать руководителями отделов или магазинов.Те, кто работает в офисах, могут перейти на более ответственные должности.

По данным Бюро статистики труда США, кассиры имели 3,5 миллиона рабочих мест в 2004 году. Ожидается, что занятость кассиров, работающих полный рабочий день, будет расти медленнее, чем в среднем по всем профессиям в период с 2004 по 2014 год. Поскольку все больше американцев покупают товары в Интернете, потребность для кассиров, вероятно, продолжит снижаться. Многие предприятия розничной торговли, особенно продуктовые, также устанавливают системы самообслуживания, которые исключают работу кассиров.Открытия появятся, когда работники выходят на пенсию или увольняются с работы. Однако возможности для работы на условиях неполного рабочего дня остаются хорошими.

Условия труда

Почти 50 процентов кассиров работают неполный рабочий день, потому что ресторанам и магазинам в часы пик требуется больше работников, чем в другое время. Штатные кассиры могут работать в несколько смен. Могут потребоваться праздничные, выходные и ночные работы. Касси, нанятые крупными розничными фирмами, обычно работают сорок часов в неделю и не могут брать отпуск в праздничные дни, поскольку большинство магазинов в это время наиболее загружены.

Кассиры должны иметь хорошую ловкость пальцев и знание математики. Многие кассиры проводят свой рабочий день стоя в небольших замкнутых пространствах, которые не допускают физических движений. Кассовые боксы часто находятся рядом с дверными проемами, из-за чего кассиры могут подвергаться сквознякам и частым перепадам температуры. Некоторые кассиры работают на улице. Даже когда клиенты нетерпеливы и требовательны, кассиры должны оставаться вежливыми и вежливыми. Некоторые кассиры входят в профсоюзы.

Прибыль и выплаты

По данным Бюро статистики труда, средний почасовой доход кассиров в 2004 году составлял 7 долларов.81. Самые высокооплачиваемые 10 процентов зарабатывали более 11,30 долларов в час. Льготы различаются в зависимости от работодателя. Крупные компании обычно предлагают оплачиваемый отпуск и медицинское страхование. Многие магазины предлагают своим сотрудникам скидки на товары. Рестораны и кафетерии часто предоставляют своим работникам бесплатное питание или питание со скидкой во время их работы. Некоторые работодатели предлагают опцион на акции и планы возмещения расходов на образование.

Шаблон отчета кассира

— заполнить онлайн, для печати, заполняемый, пустой

Комментарии и помощь с журналом кассира

Видеоинструкция и помощь в заполнении и заполнении шаблона отчета кассира

Инструкции и справка по шаблону ежедневного кассового отчета

Выверка банка, часть 1 Джордж собирается выполнить выверку банка, процедура для этого выглядит следующим образом: шаг 1: сначала мы должны поставить галочку в выписке из банка в кассовой книге, это включает в себя идентификацию каждой позиции, записанной в выписке из банка, которая также появляется в в кассовой книге это делается путем проверки сумм и деталей в выписке, а в кассовой книге, где суммы и детали соответствуют, мы отмечаем позиции как в выписке, так и в кассовой книге, так что первая позиция, показанная в выписке из банка, которая также в кассовой книге есть чек номер 0 1 1 2 9 1, который является платежом, который мы сделали 2 жутких таймера, поэтому нам нужно отметить обе записи, поскольку они совпадают, мы просто продолжаем просматривать все квитанции и платежи и ставим галочку От всех тех, которые показаны как в банковской выписке, так и в кассовой книге, после того, как мы отметим все элементы, которые мы можем перейти к следующему шагу, для шага 2 нам теперь нужно обновить кассовую книгу для все предметы t появляются в банковской выписке, но не отображаются в кассовой книге; обычно это такие элементы, как постоянные платежи, прямое дебетование банковских комиссий и процентов, которые мы не записываем в кассовую книгу до тех пор, пока не будет получена выписка из банка, поскольку мы не будем в этом уверены о подробностях, датах и ​​суммах, пока мы не увидим их в выписке, поэтому нам нужно найти все элементы в выписке из банка, которые мы не сняли, для каждой из них, которые нам нужно записать в кассовой книге, с которой связан первый элемент на оплату прямым дебетом телефонные услуги 2sw за 220 фунтов и 15 пенсов, так что это первая запись для записи в кассовой книге, как только все нетипизированные элементы в выписке будут записаны в кассовую книгу, кассовая книга должна быть заполнена, затем необходимо уравновесить кассовую книгу, чтобы сделать это, нам нужно определить, какая сторона кассовой книги является наибольшей с точки зрения денежной стоимости, в данном случае сторона получения, указывающая, что у нас есть деньги в банке, мы суммируем сторону получения и толще мы Прибыль сразу записывается как общая сумма как в квитанциях, так и в платежах. Пункты на платежной стороне кассовой книги в настоящее время не складываются в общую сумму, которую мы только что зарегистрировали, поэтому для исправления этого нам нужно рассчитать балансирующую цифру, поэтому добавьте увеличьте суммы на стороне платежа и вычтите эту цифру из общей суммы, эта цифра станет вашей суммой перенесенного остатка, которая в данном случае составляет 706 фунтов и 18 P, мы переносим эту цифру на сторону получения кассовой книги под общей суммой, и это приведенная цифра представляет собой сумму, которая у нас фактически есть в банке, то есть 706 фунтов стерлингов, а третий шаг — 18 P, чтобы убедиться, что то, что, по нашему мнению, находится на нашем банковском счете, согласуется с тем, что, по нашему мнению, у нас есть на нашем банковском счете, единственное Разницами должны быть один неоплаченный чек, то есть деньги, которые мы выплатили, но еще не погашены, что означает, что эти платежи еще не указаны в банковской выписке, и две незарегистрированные подачи, то есть деньги, которые мы выплатили на наш…

Кассир — финансовые услуги

«Наличные» ежедневно поступают в отделения Университета. Внесение этих денежных средств называется функцией кассира. Однако перед депонированием должны быть выполнены процедуры, связанные с проверкой и классификацией поступлений, называемые обработкой.

Денежное определение

К наличным относятся валюта, личные чеки, сертифицированные чеки, денежные переводы, дорожные чеки и банковские переводы.

Функция кассира

Кассир университета включает в себя две ключевые обязанности:

  • внесение наличных
  • запись полученных денежных средств в бухгалтерском учете университета

Эта функция официально находится в:

Бухгалтерские услуги
Департамент финансовых услуг
2-й этаж, 215 Huron Street

Прямые депозиты

В некоторых случаях обязанности кассира были делегированы.Все депозиты, сделанные непосредственно в банке Университета отделом, отличным от отдела кассиров, называются «Прямые депозиты».

Возможность прямого депозита для любого отдела. Обратитесь к Подчиненному банковскому счету для получения дополнительной информации или свяжитесь с Отделом финансовых услуг. Также см. Прямые депозиты , где подробно описаны обязанности, связанные с прямыми депозитами.

Отдел обработки

Точный учет квитанций включает проверку и классификацию сумм.

Эти процедуры выполняются различными отделами, которые также готовят документ, из которого соответствующая информация вводится в бухгалтерские записи. Эти отделы называются отделами обработки.

Следующая сводка идентифицирует отдел обработки. Как правило, квитанции поступают непосредственно в отдел обработки / проверки. Если квитанции получены в отделе, отличном от отдела обработки / проверки, отправьте их, как указано ниже.

К квитанциям, относящимся к разным, относятся те, которые конкретно не определены и для которых отделом-получателем является отдел обработки.

Тип квитанции Обрабатывающий цех Если ваш отдел получает наличные, но не является отделом обработки, выполните следующие действия:
Государственные операционные и капитальные субсидии Департамент планирования и бюджета, Simcoe Hall,
27 King’s College Circle,
Toronto, ON M5S 1A1
Отправка в отдел обработки со всей сопутствующей документацией
Оплата счетов-фактур U of T Дебиторская задолженность,
Департамент финансовых услуг,
215 Huron St., 2 nd Этаж
Торонто, ON M5S 1A2
Передать в отдел обработки с копией счета-фактуры, если есть
Пожертвования Отдел повышения квалификации
21 King’s College Circle
Toronto, ON M5S 3J3
Отправить в отдел обработки с заполненной формой обработки подарков

(см. GTFM Денежные пожертвования )

Гранты на исследования или платежи по контрактам Research Financial Reporting and Audit,
McMurrich Building, 2nd Floor
12 Queen’s Park Crescent West,
Toronto, ON M5S 1S8
Направить со всей сопутствующей документацией в Research Financial Reporting and Audit, включая всю резервную информацию.

[См. Контакты по исследованиям ]

Прочие поступления Разное
Обеспечение сохранности денежных средств

Все деньги, полученные в отделе, являются ответственностью этого отдела до тех пор, пока они не будут доставлены в кассу, в банк или в отдел обработки. Его следует держать запертым в безопасном месте.

Журнал учета

Чтобы гарантировать, что все полученные средства зачисляются на счета Университета, отделы, которые регулярно обрабатывают наличные, должны иметь журнал, в котором регистрируются все квитанции и последующее депонирование этих квитанций.

Для облегчения регистрации депозитов в журнале учета рекомендуется, чтобы каждая форма депозита была последовательно пронумерована, а номер вносился в журнал напротив каждой кассовой записи после получения подписанной квитанции обратно от кассира.

Разделение обязанностей

Там, где это возможно, обязанности, связанные с получением и регистрацией денежных средств, должны быть разделены, чтобы минимизировать риск ошибки и / или кражи. Степень сегрегации будет зависеть от размера подразделения.Как минимум, функции обработки наличных денег (владение денежным потоком, подготовка депозита и т. Д.) Должны быть отделены от функций выверки / проверки (выверка депозитов наличными с журналами / регистрационными лентами, депозитными формами и FIS).

Для получения более подробной информации о рекомендуемых средствах контроля за денежными поступлениями см. Рекомендуемые средства контроля бизнес-процессов — Обработка наличных денег.

Кроме того, доступна интерактивная контрольная анкета , которая поможет в оценке эффективности систем внутреннего контроля вашего подразделения и внесении изменений, улучшающих ее.

Подтвердите получение наличных

Для ВСЕХ полученных денежных средств необходимо выписать квитанцию ​​с указанием даты, суммы и получателя. Наличные деньги должны соответствовать этим квитанциям.

Если кассовые аппараты или чеки клиентов по кредитной / дебетовой карте не генерируются системой, следует рассмотреть возможность выдачи заранее пронумерованных квитанций. Затем числовая непрерывность должна периодически проверяться лицом, не зависящим от обработки наличных денег и выдачи квитанций. Частота проверки должна зависеть от уровня активности получения.

Проверить детали проверки

Перед приемом чеков, денежных переводов, банковских тратт или дорожных чеков проверьте следующие данные:

  • Дата — Персональные чеки действительны только в течение шести месяцев. Совет: чек с надписью «Сертифицированное обслуживание» — это личный, а не сертифицированный чек.
  • Оплата на номер — подлежит уплате Совету управляющих Университета Торонто. Также принимаются чеки, выписанные на факультет университета.Если чек подлежит оплате человеку, это лицо должно подтвердить чек для Университета Торонто, написав на обратной стороне чека « Pay to the University of Toronto — for Deposit only », и подписать его.
  • Тело и цифры — Написанная сумма (тело) должна соответствовать числовой сумме (цифрам). Если тело и цифры расходятся только в центах, чек все равно может быть депонирован.
  • Подпись — Все личные чеки, сертифицированные чеки и дорожные чеки должны быть подписаны.Банковские тратты и денежные переводы не требуют подписи.
  • Валюта — Валюта чека должна совпадать с валютой банка, в котором он выписан. Если они отличаются, банк должен отправить чек на инкассо за плату за обслуживание, которая составляет примерно 30-50 долларов. Желательно перевыпускать чек как международный денежный перевод в канадских долларах.
  • Не изменять никакие чеки — Любые изменения должны быть внесены и подписаны лицом, подписавшим чек.
Подтверждение чеков с ограничениями

Сразу после получения все чеки должны быть индоссированы. Отметьте или напишите на обратной стороне каждого чека:

Только для депозита Управляющий совет университета из Торонто

Подготовка чеков для депозита

По возможности, номер (а) счета факультета университета, на который будет зачислен чек, должен быть указан на обратной стороне чека.Это ускоряет отслеживание чека до отдела обработки, если возникнут какие-либо проблемы с клирингом чека, например Ситуации NSF.

Подготовьте отчет о депозите

Ответственность за процессинговый отдел состоит в том, чтобы подготовить отчет о депозите и отправить его вместе с наличными деньгами в кассу. (см. GTFM Депозиты в кассе )

Депозит нетронутым

Денежные средства, полученные в отделении, представляют собой доход, возмещение расходов или депозит, например ключ депозит.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *