Кассовые чеки как хранить: Как производится хранение чеков ККМ?

Содержание

Какие чеки и квитанции нужно сохранять? И как долго?

https://www.znak.com/2019-04-01/cheki_i_kvitancii_kakie_i_kak_dolgo_sleduet_hranit_v_semeynoy_buhgalterii

2019.04.01

Покупка любого товара или услуги должна оставлять свой финансовый след — в виде чека или квитанции. Вместе с этими документами вы получаете свидетельство, что оплатили покупку, а заодно гарантии, предоставляемые по закону о защите прав потребителей. Но имеет ли смысл хранить все эти чеки и квитанции? И если да, то как долго? И как быть, если напечатанный на кассовой ленте чек физически сохраняется меньше юридического срока его действия? Обращаемся за советами к специалистам.

Carli Jeen / unsplash.com

Берите и берегите

Вопрос вопросов — брать ли чеки, которые продавцы отбивают и со словами «Спасибо. Приходите еще» выдают вам при каждой покупке? В среднем каждый слышит эти слова по несколько раз в день, но далеко не каждый чек оказывается в нашем кармане. А если такое и случилось, то почти наверняка случайно найденному там финансовому документу уготовано отправиться в урну.

И напрасно, уверен Игорь Файнман, специалист по личным финансам и инвестициями. Игорь — убежденный сторонник того, что почти все, что отбивают нам через кассовые аппараты и терминалы оплаты, следует хранить, притом как можно дольше. Его персональная бухгалтерия — уже не абстрактная фигура речи после того, как еще 10 лет назад основатель челябинской «Академии финансов и биржи» приобрел несгораемый шкаф. Туда его владелец все это время помещает скрупулезно разложенные по папкам чеки, квитанции, договоры… 

Все это может потребоваться на случай, если ваши отношения с контрагентом не ограничились совершением конкретной сделки, поясняет эксперт. Контрагентом выступает магазин, где пару недель назад вы брали себе новые джинсы, или ресторан, где были на деловом обеде. Если джинсы не подойдут, чек поможет обменять их на подходящий товар. А если после посещения ресторана вы почувствовали себя плохо, фискальный документ послужит доказательством, которое вы сможете приложить к судебному иску.

Иван Лемзяков, председатель Уральской палаты защиты потребителей, напоминает, что российский закон о защите прав потребителей все же не обязывает нас хранить чеки и квитанции. По закону (пункт 5 статьи 18) вами могут быть предъявлены и другие доказательства совершения и оплаты покупки, в том числе свидетельские показания (пункт 43 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.06.2012 N 17 «О рассмотрении судами гражданских дел по спорам о защите прав потребителей»). Есть наработанная судебная практика, где потребители факт покупки товара доказывают не только свидетельскими показаниями, но и, например, фото- и видеозаписями, которые были сделаны при покупке товара, подтверждает Геннадий Локтев из «Европейской юридической службы». 

С этой точки зрения, очевидным становится простое решение: фотографировать чеки на смартфон или делать их скан-копии, сохраняя потом на своих устройствах или в облачном хранилище. Если возникнет необходимость, к продавцу можно будет обратиться с досудебной претензией (требованием) в письменной форме и, приложив это фото, дать ему понять, что закон на вашей стороне.

Но, замечает Иван Лемзяков, оригинал документа — все же лучший аргумент. А раз так, то привычка хранить чеки — по крайней мере, до истечения гарантийного срока или срока службы товара — может оказаться весьма полезной. И несгораемый шкаф с подобным содержимым уже не выглядит какой-то крайностью. 

Хранить чеки потребитель по закону не обязан. Но их наличие ускорит решение неприятных вопросов, которые могут возникнуть с оплаченным товаромViktor Pogontsev / Russian Look

Наличие задокументированного подтверждения совершения покупки упрощает взаимодействие покупателя с продавцом, согласна Елена Леонова, управляющий директор торговой сети «Ситилинк» по Свердловской и Тюменской областям. Да, закон на стороне потребителя: при возврате денег по причине наличия в товаре существенного недостатка клиент пишет заявление об утере кассового чека и продавец обязан без разговоров вернуть деньги. К тому же сегодня многие магазины и торговые сети не просто могут восстановить чек, но и определить, что товар был действительно приобретен у них, — по его серийному номеру. Зная эти нюансы, можно не заморачиваться хранением чеков. Но процесс идентификации покупки и решение вопросов, связанных с заменой товара или возвратом денежных средств, с чеком проходят быстрее. 

«В этой связи я бы порекомендовала хранить чеки на товар как минимум в течение гарантийного срока», — резюмирует Елена Леонова.

Чем дороже, тем строже

Тамара Касьянова, управляющий партнер АО «2К», предоставляющего аудиторские и юридические услуги, определенно советует озаботиться хранением чеков и квитанций, которые смогут подтвердить ваши права как приобретателя дорогостоящих товаров и услуг. Директор юридической службы «Единый центр защиты» Константин Бобров уточняет, что такие документы следует хранить не только в течение гарантийного срока или срока годности товара, о котором покупатель ставится в известность до заключения договора купли-продажи. 

В России доля покупок по картам впервые сравнялась с наличным расчетом

Арифметика здесь совершенно простая: к гарантийному сроку прибавляете трехлетний срок исковой давности, в течение которого вы также вправе напрямую предъявлять претензии к продавцу по поводу обнаружения недостатка, повлиявшего на потребительские свойства товара.

И получаете время, которое должен храниться чек. То есть если условная микроволновка на двухлетней гарантии, то с учетом срока исковой давности храните документы на нее пять лет с момента покупки. То же самое с оказанными вам услугами (выполненными для вас работами). При этом имейте в виду, что если вы не заявили о претензиях в течение гарантийного срока, на вас ляжет бремя доказательства, что недостатки дали о себе знать в период его действия. А по завершении срока исковой давности ни один суд не встанет на вашу сторону. 

Очевидно, чек об оплате уличной парковки тоже следует хранить — на тот случай, если вас вдруг решат оштрафовать за неоплату. Срок исковой давности по таким делам — три годаЯромир Романов / Znak.com

Иван Коллегов, руководитель департамента фискальных решений компании «АТОЛ», производящей кассовую технику и программное обеспечение к ней, в случае с дорогими приобретениями предлагает не ограничиваться чеками и гарантийными талонами. Еще недавно продавцы бытовой техники настоятельно рекомендовали беречь упаковку — на тот самый гарантийный случай. Не всем потребителям по вполне понятным причинам это нравилось. И как итог — такие рекомендации в магазинах вскоре звучать перестали. Но объективности ради, сохраненная упаковка — это еще один аргумент на вашей чаше весов. 

Хорошая новость в том, что есть компромиссный вариант: необязательно хранить коробку целиком — достаточно вырезать ту ее часть, на которую нанесен штрих-код, считанный при покупке.

Игорь Файнман из «Академии финансов и биржи» советует как можно дольше хранить еще несколько разновидностей финансовых документов. Например, полезно сохранять документы, которые в случае необходимости засвидетельствуют, что вы в расчете с банком, у которого брали кредит. Желательно, чтобы это была не просто стопка чеков из банкомата, через который вы делали ежемесячные платежи, а справка из кредитной организации о том, что долг погашен и у банка к вам нет никаких претензий. Такую по первому требованию должны выдавать в банке. С учетом срока исковой давности этот документ разумно хранить не меньше трех лет.

На Ямале ритуальная фирма выдает чеки с надписью «Приходите снова»

Хорошо сохранять квитанции о ремонте и обслуживании автомобиля. Надумаете продавать — покупателю будет легче понять историю того, что он берет, а вам — убедить его, что машину обслуживали как надо. До пяти лет сохраняйте квитанции об оплате коммунальных услуг. Даже если вы давно пользуетесь онлайн-банком, системами электронных платежей, порталом Госуслуг и прочими прелестями цифровой экономики, в которой все ваши финансовые действия априори оставляют свой след, юристы по-прежнему настроены консервативно. И предупреждают: таких ретроградов, которые верят разве что бумажке с печатью банка, все еще полно и в жэках, и в судах…

Россияне все активнее пользуются сервисами электронных платежей, находя в этом преимущества и с точки зрения защиты прав потребителейНаталья Ханина / Znak.com

Больше цифры

Тем не менее прогресс не остановить. Пусть медленно, но верно мы переходим на электронный документооборот, а значит, уже сейчас можно попробовать обзавестись виртуальным сейфом для финансовых документов, которые стоит хранить как можно дольше.

В самом деле, чеков и квитанций в нашей жизни становится все больше. И разобраться с их систематизацией и хранением обывателю, не имеющему специальной подготовки, все сложнее. Тем более что у чеков есть отвратительное свойство — недолговечность, а закон никак с этим не борется. Срок жизни термохимического слоя, то есть тех самых «чернил», нанесенных на бумажный чек, законодательно не установлен.

Но, как напоминает Иван Коллегов из компании «АТОЛ», с 2017 года любой потребитель вправе запросить на кассе дополнительный экземпляр чека — электронный (пункт 2 статьи 1.2. 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». 

Для этого достаточно сообщить продавцу свой мобильный телефон или адрес электронной почты — и после оплаты документ поступит к вам в виде sms или электронного письма.

Антон Румянцев, директор оператора фискальных данных OFD.ru уточняет: магазин не вправе отказать в ответ на такую просьбу, иначе его ждет штраф. Но есть единственное условие — сообщить свои данные для получения электронного чека покупатель должен строго до момента расчета.

«С электронными чеками вести домашнюю бухгалтерию гораздо проще. Их можно скачивать и сохранять в отдельном файле. Электронный чек не выгорает, не рвется и не намокает, его гораздо сложнее потерять. Если потребуется вернуть или заменить товар — электронный чек или его распечатку примут без вопросов, так же, как и бумажный», — говорит о преимуществах альтернативы Антон Румянцев. И дает еще один простой совет: покупая технически сложный или просто дорогой товар, предусмотрите получение электронного чека. 

Резюме

Итак, резюмируя рекомендации специалистов:

— по возможности храните чеки или их фотокопии. Их наличие помогает отстоять ваши права потребителя;
— храните оригиналы чеков на дорогие покупки и другие важные финансовые документы. Эксперты советуют учитывать гарантийный срок и прибавлять к нему срок исковой давности — три года;
— переходите на электронные чеки, тем более что магазины вам должны их предоставлять по первому требованию. Так не придется переживать о сохранности документов, напечатанных на чековой ленте.  

Хочешь, чтобы в стране были независимые СМИ? Поддержи Znak.com

Новости России

Internal Server Error

Internal Server Error

Internal Server Error

Internal Server Error

Internal Server Error

Internal Server Error

Internal Server Error

Internal Server Error

Internal Server Error

Internal Server Error

© Информационное агентство «Znak»

Шеф-редактор Плюснина М.А., [email protected]
Учредитель: Панова О.Р.

Свидетельство о регистрации СМИ № ФС77-53553 от 04 апреля 2013 года.
Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)

Адрес редакции: 620026, г. Екатеринбург, ул. Мамина-Сибиряка, 126
Тел.: +7 (343) 385-84-82, e-mail: [email protected]

Мнение редакции может не совпадать с мнением отдельных авторов.При использовании материалов сайта ссылка обязательна.

Для лиц старше 18 лет.

Как хранить чеки, чтобы они не выцветали?

Нередко люди сталкиваются с проблемой того, что кассовые чеки быстро выцветают, становятся белыми. А ведь они могут быть необходимы для налоговой, для оплаты обучения, для подсчета семейных расходов в конце месяца либо для получения скидки в каком-либо магазине.

Большая часть магазинов печатает чеки на специальной термобумаге, которая требует нагрева, чтобы получить надпись или изображение. Для предпринимателей очень удобно использовать данный способ, так как он не требует особых затрат на краску. Тем не менее для покупателей есть существенный недостаток такой бумаги – она быстро выцветает под воздействием солнечного света, высокой температуры и влажности. Чек может стать либо белым и пустым, без единой надписи, либо почернеть.

Способы восстановления уже выцветших чеков

Может возникнуть ситуация, когда какая-либо важная квитанция необходима для отчета. Но что же делать, если она уже выцвела и пришла в негодность? Одним из вариантов будет использование огня в качестве проявителя текста. Следует взять зажигалку и аккуратно поднести ее к бумаге. Нужно быть крайне осторожным, чтобы не сжечь квитанцию без остатка. Выцветший текст вполне может проявиться таким образом.

Второй способ – использование специального раствора из соды и соли, куда нужно погрузить чек. Под воздействием этих веществ чернила вернутся и станут более читабельными.

Помимо этого, можно погладить бумагу утюгом, чтобы тепло позволило выцветшим буквам стать более заметными.

Все вышеперечисленные способы довольно рискованные, так как при неосторожности возможно уничтожить чек полностью, без права восстановления.

Лучше, конечно, не допускать таких ситуаций, в которых придется потом восстанавливать квитанцию. Это серьезные вещи, с которыми шутить нельзя. Для того чтобы таких недочетов не произошло, следует хранить необходимые бумаги должным образом.

Как нужно хранить чеки, чтобы они не выцветали

Дабы избежать неприятных ситуаций в будущем, следует сразу же отксерокопировать чеки. Чтобы никаких проблем не было, придется заверить их у нотариуса и поставить необходимые печати.

Также заранее нужно предусмотреть место, где чеки будут храниться. Лучше держать их в темном месте, например, в коробке, и следить за температурой. Она не должна быть слишком низкой или слишком высокой, а влажность – превышать норму.

Само собой, чеки нельзя хранить возле батареи или же прямо под солнечными лучами. В таком случае они быстро потеряют весь цвет. Кроме этого, их нельзя держать в одной куче, так как они стирают друг друга, отпечатываются и теряют свой вид. Лучше каждый чек положить в отдельный файл. Так они точно останутся в сохранности.

Важно следить за тем, чтобы на квитанции не попадали никакие жидкие субстанции, особенно масляные и жирные. Одно такое пятно может привести в негодность целый документ.

Читайте также: Как хранить черешню в домашних условиях

Для чего могут понадобиться чеки

Впору задаться вопросом: а зачем вообще хранить у себя кипу ненужных бумаг? На самом деле, часто квитанция оказывается нужна именно после того, как ее уже выбросили.

Случаи, в которых чек может понадобиться:

1. Возврат товара по гарантии. При покупке дорогой техники или мебели покупателю дают гарантию, которая действует несколько лет. Нередко оказывается так, что вещь испортилась, и ее нужно вернуть или обменять, а квитанция при долгом хранении уже потеряла не только свой презентабельный вид, но и информацию. В этом случае покупателю будет очень неприятно, так как со сломанным товаром уже ничего нельзя будет сделать за неимением доказательств его покупки.
2. Получение скидки в магазине. В некоторых магазинах есть бонусы, которые можно получить при накоплении чеков с покупок. Например, покупатель предъявляет чеки на определенную сумму, а продавец выдает ему скидочную карту.
3. Ведение домашнего хозяйства. Многие семьи занимаются тем, что накапливают чеки за месяц, а в конце подсчитывают потраченную на определенные продукты сумму. Эти подсчеты являются необходимой частью семейной экономики, ибо без этого невозможно рассчитать дальнейшие перспективы.
4. Доказательство оплаты услуг. При оплате обучения или же ЖКХ услуг могут возникнуть какие-либо проблемы, которые удастся решить только при представлении квитанции о действительно прошедшей оплате. Как правило, это суммы немаленькие, так что грустно будет потерять деньги из-за плохой чековой бумаги и чернил.

Итог

Сейчас все основано на деньгах, а документы, связанные с ними, являются важнейшими в жизни людей. Вот почему необходимо бережно к ним относиться, ведь в самой неожиданной ситуации какой-либо чек может понадобиться для получения денежной выгоды.

Нужно ли хранить чек и коробку от товара и когда они могут пригодиться

Представьте ситуацию: вы покупаете что-то непродовольственное. Продавец упаковывает товар и заученно говорит: «Чек и коробочку сохраняем». В итоге дома у среднестатистического покупателя может скопиться довольно много картона, потому что не всегда понятно, сколько и зачем хранить упаковку.

Разберём каждый случай, когда коробка с чеком пригодятся, и выясним, можно ли обойтись без них.

Если возвращаете товар хорошего качества

По закону «О защите прав потребителей» вы можете в течение 14 дней вернуть непродовольственный товар, просто потому что он вам перестал нравиться. Так разрешается сделать не с любой вещью, есть исключения , например бельё или электроника. Но, скажем, кроссовки можно вернуть без объяснений.

Нужно только соблюсти условия: изделие должно сохранить товарный вид, не иметь следов пользования, на нём требуется оставить ярлыки. Прямого требования о коробке нет.

Из российских законов следует , что в целом возвращать товар без упаковки запрещено только в двух случаях:

  • если на ней написано, что покупатель должен сохранить её в целости;
  • если она была частью товара, и её разрушение считается повреждением.

Здесь важно, что считать упаковкой. Если, например, кроссовки вам положили в пакет, то при возврате без него можно обойтись. А вот коробку всё же лучше оставить, так как её наличие обычно укладывается в критерий «сохранить товарный вид». Изделие после возврата опять выставят на продажу, и в некоторых случаях без упаковки реализовать его не получится. По словам ведущего юриста Европейской Юридической Службы Ольги Широковой, даже если спор дойдёт до суда, в таком случае скорее поддержат продавца.

По закону для возврата у вас также должен быть товарный или кассовый чек либо другой документ, подтверждающий оплату.

Впрочем, если чека нет, это не лишает вас возможности вернуть товар. Просто покупку придётся подтвердить по-другому, например с помощью свидетельских показаний.

Ольга Широкова, ведущий юрист Европейской Юридической Службы

Если сдаёте товар сломанный или с браком

Продавцы активно культивируют легенду, что для возврата или ремонта товара по гарантии обязательны коробка и чек. Эксперт отмечает, что в соответствующей статье закона «О защите прав потребителей» таких требований нет.

Чек и коробка, конечно, облегчат решение вопроса. Но их отсутствие не является основанием для отказа. Продавец или другое уполномоченное лицо обязаны принять товар ненадлежащего качества и в случае необходимости провести проверку его качества.

Ольга Широкова

Если вещь украли

Ещё одно опасение связано со смартфонами и другой дорогостоящей техникой. Якобы если гаджет украдут, то без коробки полиция не примет заявление и не будет искать пропажу.

Скриншот: Ответы Mail.Ru. Кстати, автор темы написал, что восстановил чек, на котором был указан ID. Полиция нашла и вернула телефон.

По словам Ольги Широковой, требования хранить коробку и чек на такой случай в законе нет. Сотрудники полиции обязаны принять заявление о краже или мошенничестве и провести соответствующую проверку. Указанный на коробке IMEI, конечно, очень помог бы в поиске гаджета. Впрочем, ничего не мешает на всякий случай продублировать его где-нибудь ещё.

Что запомнить

  1. Коробку и чек от качественного товара лучше хранить две недели. Они понадобятся, если вы сомневаетесь, нравится вам вещь или нет, и возможно, вы захотите её вернуть.
  2. Коробка не нужна, чтобы сдать или отремонтировать товар по гарантии. Достаточно хранить чек, чтобы напомнить продавцу о факте покупки.
  3. Коробки от дорогостоящих гаджетов лучше хранить. Но вовсе не для правоохранительных органов, им достаточно знать коды. С коробкой вам будет проще продать устройство, так как вы легко подтвердите, что оно не краденное и не фальшивое.

Читайте также 🛒

Как учитывать денежные поступления | Малый бизнес

Наличные, чеки, дебетовые карты, кредитные карты и электронные переводы рассматриваются как продажа за наличные. Когда ваш клиент оплачивает покупку наличными или чеком, продажа завершена. Вам не нужно выставлять счет своему клиенту или беспокоиться о взыскании просроченной суммы. Если вы предоставляете кредит магазина, ваш покупатель может отказаться от оплаты наличными или отправить чек для оплаты суммы счета. Вы регистрируете платеж наличными в журнале кассовых поступлений, а затем вводите кассовую проводку в журнал продаж или на счет главной книги дебиторской задолженности.

Продажа за наличные

Исходным документом для продажи за наличные является кассовый чек. Квитанция о продаже является подтверждением того, что продажа действительно имела место. В товарном чеке записывается имя покупателя, дата продажи, описание проданных товаров или услуг и цена каждого товара. Общая сумма продажи, включая налог с продаж, указана в кассовом чеке. Если вы принимаете чеки, попросите ваших сотрудников написать номер чека в кассовом чеке.Сотрудник должен поставить печать или написать «только для депозита» на обратной стороне чека.

Введите кассовый чек

Журнал кассовых поступлений представляет собой хронологическую запись ваших кассовых операций. Квитанция содержит информацию, необходимую для ввода транзакции в журнал кассовых чеков. При передаче информации вы можете разбить продажу на отдельные компоненты, такие как детали, расходные материалы и рабочая сила. Суммы отдельных компонентов должны равняться сумме, указанной в товарном чеке.Однако вы не регистрируете собранный вами налог с продаж в журнале кассовых поступлений.

Сделайте запись о продажах

Продажи за наличные отражаются в журнале продаж как кредит, а в журнале денежных поступлений как дебет. Например, продажа за наличный расчет на 500 долларов — это списание 500 долларов в журнале денежных поступлений и кредит на 500 долларов в журнале продаж. Иногда покупатели платят наличными и в магазине. Например, покупатель покупает товар на сумму 2000 долларов с оплатой наличными в размере 500 долларов и использует кредит магазина на оставшиеся 1500 долларов.Вы делаете дебетовую запись 500 долларов в журнале кассовых поступлений, дебетовую запись 1500 долларов на счете дебиторской задолженности клиента и кредитовую запись 2000 долларов для продаж.

Депозит наличными

Внесите свои платежи наличными с помощью банковской квитанции. Перечислите каждый чек отдельно, чтобы вы могли идентифицировать составителя чека. Перед внесением депозита убедитесь, что сумма депозита и сумма журнала кассовых чеков совпадают. Вы должны получать банковскую квитанцию ​​каждый раз, когда делаете депозит.Сравните сумму банковского чека с суммой депозита, чтобы убедиться, что обе суммы совпадают. Прикрепите банковскую квитанцию ​​к своей копии депозитной квитанции и сохраните ее как запись о вашей продаже и депозите.

Ссылки

Автор биографии

Карен Роджерс из Санкт-Петербурга, Флорида, освещает финансовые рынки в нескольких онлайн-публикациях. Она получила степень бакалавра делового администрирования в Университете Южной Флориды.

Процедура поступления денежных средств — AccountingTools

Как обрабатывать денежные поступления

Процесс получения денежных средств строго регламентирован, поскольку задача обработки чеков загружена элементами управления.Они необходимы для того, чтобы чеки регистрировались правильно, своевременно депонировались и не были украдены или изменены где-либо в процессе. Порядок обработки чеков описан ниже:

  1. Учет чеков и наличных . Когда придет ежедневная почта, занесите все полученные чеки и наличные в список чеков почтового отделения. Для каждого полученного чека укажите в форме имя плательщика, номер чека и уплаченную сумму. Если квитанция была наличной, укажите имя плательщика, проверьте «наличными?» поле и уплаченная сумма.После того, как все позиции будут заполнены, введите общую сумму в поле «Общие поступления» внизу формы. Подпишите форму и укажите дату получения чеков и наличных денег. Кроме того, на каждом полученном чеке ставьте штамп «только для депозита» и номер банковского счета компании; это затрудняет извлечение чека и внесение его на какой-либо другой банковский счет.

  2. Форвардные платежи . Поместите все чеки, наличные деньги и копию списка квитанций почтовых чеков в безопасную внутреннюю почту.Доставьте его кассиру в бухгалтерии. Кассир сопоставляет все предметы в сумке со списком квитанций почтового чека, подписывает копию списка и возвращает копию по внутренней почте в почтовое отделение. Затем сотрудники почтового отделения отправляют заверенную копию по дате.

  3. Примените наличные к счетам . Получите доступ к бухгалтерскому программному обеспечению, вызовите неоплаченные счета для соответствующего клиента и примените наличные деньги к счетам, указанным в уведомлении о переводе, которое сопровождает каждый платеж от клиента.Если нет указаний на то, какой счет должен быть зачислен, запишите платеж либо на отдельный счет отсрочки платежа, либо как непримененный, но на счету клиента, от которого он поступил. В последнем случае сделайте ксерокопию чека и сохраните ее для подачи заявки на более поздний срок, чтобы чек можно было депонировать в текущую дату.

  4. Учет прочих денежных средств (необязательно) . Иногда будут приходить наличные или чеки, не относящиеся к неоплаченной дебиторской задолженности.Например, это может быть предоплата покупателем или возврат депозита. В этих случаях запишите квитанцию ​​в бухгалтерской системе вместе с надлежащим документированием причины платежа.

  5. Залог наличными . Запишите все чеки и наличные в депозитной квитанции. Сравните сумму в квитанции о депозите с суммой, указанной в списке чеков почтового отделения, и устраните любые расхождения. Затем храните чеки и наличные деньги в закрытой сумке и отнесите их в банк.

  6. Соответствует банковскому чеку . При получении чеков и наличных денег банк выдает на них квитанцию. Кто-то, кроме кассира, должен сравнить эту квитанцию ​​с суммой в депозитной квитанции и согласовать любые расхождения. Может быть полезно прикрепить квитанцию ​​к копии депозитной квитанции и подать документы в качестве доказательства того, что этап сопоставления был завершен.

Сопутствующие курсы

Справочник по бухгалтерскому учету
Оптимальный учет наличных денег

Как пользоваться кассовым аппаратом?

Что такое кассовый аппарат?

Кассовый аппарат — это устройство, используемое в торговых точках для расчета и регистрации продаж и транзакций в электронном виде в бизнесе.

Кассовый аппарат оснащен ящиком внизу, который используется для хранения наличных денег. Это устройство автоматически распечатает квитанцию ​​после того, как вы зарегистрируете стоимость приобретенных товаров, а также будет записывать транзакции с наличными в соответствии с ручной транзакцией продажи, выполненной в POS.

Это очень эффективный инструмент для любого бизнеса, помогающий в процессе продаж. Кроме того, кассовый аппарат выдаст покупателю чек со справками о покупке.Поскольку он поставляется с ящиком, он идеально подходит для защиты денег. Существуют разные типы кассовых аппаратов, но обычно они служат для одной цели. Вот основные шаги по эксплуатации этой машины.

Ниже приведены важные этапы использования кассового аппарата:

1. Убедитесь, что в кассовом аппарате есть лента. Это будет квитанция, которую вы дадите покупателю, в которой содержится запись о продаже.

2. Убедитесь, что ящик кассового аппарата готов.Ящик — это место, где вы храните деньги в кассовом аппарате. Здесь есть место для сдачи и счетов, и обычно большие счета и чеки по кредитным картам хранятся под ящиком.

3. Сканирует продукты, когда вы обращаетесь к покупателю. Каждый товар, который хочет купить покупатель, должен быть отсканирован кассовым аппаратом. Сюда входит количество товаров, оставшихся на складе, и цена товара.

4. После того, как все позиции будут отсканированы, нажмите кнопку «Итого» в кассовом аппарате, и это отобразится в кассе.Затем он сообщает клиенту сумму, которую он должен.

5. Введите сумму денег, которую дает вам покупатель, в кассу, и она автоматически укажет сдачу, которую вы должны дать покупателям. Например, если клиент должен вам 30 долларов, а вы получаете 50 долларов, регистр произведет расчет и сообщит вам, что вы должны вернуть клиенту 20 долларов.

6. Принимаем кредитные карты как форму оплаты. Если клиент платит кредитной картой, а не наличными, для транзакции будет использоваться автомат.Эта информация будет указана в квитанции, которую вы получаете из кассы. Копия квитанций для клиентов — это копия, которую вам нужно поместить в кассу вместо денег.

7. Завершите продажу, передав чек покупателю. Теперь вы научились пользоваться кассовым аппаратом.

Принимать наличные, чеки и другие тендеры | Центр поддержки Square

Чтобы хранить свои платежные записи в одном месте, вы можете использовать Square для отслеживания наличных денег, чеков, подарочных карт от сторонних служб и других типов платежей.

За прием тендеров других типов комиссия не взимается. Когда вы принимаете другие типы тендеров, Square не обрабатывает средства и действует только как организационный инструмент. Деньги для этих транзакций обмениваются непосредственно между вами и вашим клиентом и не будут переведены Square.

Вы также можете настроить экран оформления заказа, переключая и переупорядочивая, какие типы платежей доступны при оформлении заказа.

Принять денежные средства и другие торги на планшете

  1. Введите сумму платежа или выберите элемент из библиотеки, который нужно добавить к текущей продаже.

  2. Tap Charge .

  3. В разделе Принять наличные выберите предустановленную сумму или нажмите Пользовательский , чтобы ввести другую сумму> Конкурс . Если вы используете iPad, подключенный к денежному ящику, ваш денежный ящик откроется автоматически, когда вы нажмете Tender .




  4. Вы также можете нажать Другой тип оплаты или Другая подарочная карта или сертификат и добавить необязательное примечание.

  5. Если вы хотите принять несколько форм тендера, используйте разделенный тендер.

  6. Разрешите клиенту ввести свой номер телефона или адрес электронной почты, чтобы выбрать вариант получения. Если ваш iPad подключен к чеку или кухонному принтеру, вы также можете распечатать чек и кухонный билет.

  7. После завершения платежа вы увидите последний экран с надписью Все выполнено .

Прием денежных средств и других тендеров на смартфоны

  1. Коснитесь значка клавиатуры, чтобы добавить настраиваемую сумму продажи или добавить товары из своей библиотеки товаров.

  2. Для завершения платежа нажмите Начисление .

  3. Нажмите Принять наличные . Если вы выберете наличные, вам будет предложено ввести сумму. Вы также можете нажать Другой тип оплаты или Другая подарочная карта или сертификат и добавить необязательное примечание.




  4. Метчик Tender .

  5. Попросите клиента выбрать способ доставки квитанции.

Прием наличных и других тендеров на Square Terminal

  1. Введите сумму платежа или выберите элемент из библиотеки, который нужно добавить к текущей продаже.

  2. Для завершения платежа нажмите Начисление .

    • В зависимости от настроек Checkout вы увидите либо вариант выбора «Наличные», либо экран, предназначенный для обработки клиентом платежа картой.

    • Если вы не видите возможность выбрать «Наличные», нажмите X в верхнем левом углу. Теперь вы увидите возможность выбрать Cash .

  3. Tap Cash > Charge .

  4. Разрешите клиенту ввести свой номер телефона или адрес электронной почты, чтобы выбрать вариант квитанции, или выберите Распечатать квитанцию ​​.

  5. После завершения платежа вы увидите последний экран с надписью Все выполнено .

Если вы используете или планируете использовать денежный ящик для своего бизнеса, узнайте больше об управлении денежным ящиком с помощью Square.

Устранение неполадок с незавершенными платежами

Если вы принимаете денежные средства или другие тендеры без подключения к Интернету, платежи будут записаны в разделе Транзакции приложения как автономные платежи.

Когда ваш Wi-Fi или служба передачи данных будут восстановлены, обработка платежей завершится, и они будут записаны как в разделе «Транзакции », «» вашего приложения Square Point of Sale, так и на вкладке «Транзакции» в Square Dashboard. Квитанции, связанные с этими платежами, будут отправлены их получателям в это время.

Банковские депозиты и кассовые поступления — Обработка финансовых операций — Управление бюджетом ведомства — Офис контролера

Денежные средства могут быть получены подотчетной единицей по многим причинам: выручка от продаж, прочие доходы, оплата семинара, гонорары за конференцию или возмещение расходов и т. Д.Все платежи должны быть получены, подготовлены к банковскому депозиту и отправлены в офис контролера для проверки и доставки в банк.

Примечание: Деньги, полученные в качестве подарков, должны быть доставлены в отдел развития университета, а НЕ в офис контролера

  1. Депозиты должны быть надлежащим образом подготовлены подотчетным подразделением, прежде чем они будут доставлены в офис Контролера для обработки. Неправильно оформленные депозиты будут возвращены без исключения.Если вы не знаете, как подготовить депозит, пожалуйста, свяжитесь с Контролером по телефону (206) 296-6292 до внесения депозита.
  2. Квитанция о денежных поступлениях должна быть заполнена полностью и точно и должна включать следующее: номер фонда, номер отчетной единицы и номер счета (17-значные номера счетов авторизованной главной книги). Вы должны написать краткое описание платежа (не более 25 символов) (например, «междугородний») или имя получателя платежа в соседней строке в разделе «Источник платежа».В разделе «Только для подотчетной единицы» введите название подотчетной единицы, ваше имя + добавочный номер телефона и дату. Также установите соответствующий флажок для типа (ов) платежа, который вы готовите, то есть «чек, наличные или кредитная карта». Обязательно укажите общую сумму кассового чека. Для оформления всех депозитных документов используйте шариковые ручки, а не фломастеры / ручки с мягким наконечником.
  3. Депозиты должны быть доставлены вручную кассиру в офисе контролера. Вы должны присутствовать во время обработки вашего депозита, за исключением депозита с кредитной карты (MasterCard и / или Visa).Залог по кредитной карте можно оставить в кассе и забрать в течение дня или двух. Для обеспечения сохранности вашего депозита, ПОЖАЛУЙСТА, НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ ВКЛАДЫ в «КОРЗИНЕ» на стойке регистрации.
  4. Депозиты должны производиться ЕЖЕДНЕВНО (внутренние депозиты) или, как минимум, ЕЖЕНЕДЕЛЬНО (внешние депозиты), чтобы гарантировать безопасность депозита, за который вы несете ответственность. Чеки, датированные 120 днями позже даты депозита и / или заполненные не полностью, не могут быть приняты для депозита.
  5. Депозиты должны быть представлены в офис контролера с 9:30 до 11:30 или 13:30. и 15:30 После 15:30 сотрудники не смогут обработать ваш депозит. Если вы не внесли депозит в Офисе контролера до 15:30, чрезвычайно важно, чтобы у вас было безопасное место для хранения вашего депозита на ночь.
  6. Офис контролера настоятельно рекомендует, чтобы залог был доставлен работником Университета Сиэтла. (Bondable определяется как постоянный сотрудник FT).Если вкладчик вносит сотрудник, не имеющий обязательств, то эта подотчетная единица принимает на себя все риски, включая непоставку денежных средств.
  7. Если необычная ситуация требует процедурного исключения, запросите предварительное разрешение в Офисе Контролера по телефону (206) 296-6292 или 5876

Процедуры

Эти процедуры были разработаны Управлением контролера для обеспечения своевременной обработки вашего депозита, а также для защиты целостности нашей системы бухгалтерского учета.В зависимости от размера вашего депозита существует два типа процедур:

  1. Внутренние депозиты (платежи по кредитным картам, менее десяти монет, менее десяти бумажных денег и менее десяти чеков) следует приносить в офис контролера ежедневно. Если залог представляет собой наличные деньги и / или чеки, вы должны присутствовать при его обработке. Депозиты по кредитной карте должны указывать на одного отдельного клиента в кассовом чеке.
  2. Внешние вклады (десять или более монет, десять или более бумажных денег и десять или более чеков) должны доставляться в офис контролера, как минимум, еженедельно.Вы должны присутствовать во время обработки депозита.

Ознакомьтесь с ежемесячными бюджетными отчетами, предоставленными вам Управлением контролера. Чтобы выявлять ошибки проводки в любой учетной записи (бюджетной, ограниченной и т. Д.), Каждая подотчетная единица должна вести свои собственные записи и проверять исправления в ежемесячных отчетах по бюджету.

Внутренние депозиты для наличных денег и / или чеков

Менее 10 монет, 10 бумажных денег, 10 чеков.

Материалы, необходимые для обработки: Seattle U.Форма кассового чека, наличные деньги и / или чеки.
Подготовьте одну (или несколько) форм кассовых чеков Университета Сиэтла. Эти депозиты могут включать наличные деньги и / или чеки в одном кассовом чеке. Заполните форму полностью. Перечислите 17-значные номера счетов авторизованной главной книги. Этот номер должен соответствовать номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета. Напишите имя клиента в верхней строке раздела «Источник платежа» формы; краткое описание платежа может быть указано под именем клиента (например,g., «Джон Доу» в верхней строке, «междугородние телефонные звонки» на второй линии).

Для внесения наличных денег и / или чеков вы должны явиться кассиром, обрабатывающим квитанции. Все чеки должны быть заверены печатью Университета Сиэтла, на которой указано название вашей подотчетной единицы. Если у вас нет штампа, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его в книжном магазине.

Внутренние депозиты для платежей по кредитной карте

(только MasterCard и Visa) .Материалы, необходимые для обработки: форма квитанции об оплате наличными в Сиэтле U., номер кредитной карты MasterCard или Visa, срок действия (месяц / год).
Подготовьте отдельную форму кассового чека Университета Сиэтла для каждого отдельного клиента. Заполните форму полностью и точно. Укажите соответствующий номер фонда, номер отчетной единицы и номер счета. Напишите имя клиента в верхней строке раздела «Источник платежа»; укажите полный номер кредитной карты и дату истечения срока действия (месяц / год) под именем клиента.Депозиты по кредитной карте могут быть оставлены у окна в офисе контролера и получены в течение одного или двух дней.

Внешние депозиты за наличные или чеки

10 или более чеков, 10 или более монет * или 10 или более бумажных денег.

Материалы, необходимые для обработки: форма квитанции об оплате наличными в Сиэтле, квитанция о банковском переводе, пластиковый пакет для банковских вкладов (и лента счетной машины для чеков).

Внешние депозиты могут состоять из монет, наличных денег или чеков. * Монеты в пластиковых пакетах не должны превышать пяти фунтов.Все чеки должны быть заверены печатью Университета Сиэтла, на которой указано название вашей подотчетной единицы. Если у вас нет штампа, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его.

На внешней стороне пластиковой банковской депозитной сумки (как на верхней полосе, так и на основной части сумки) укажите следующую информацию; не обращайте внимания на инструкции, напечатанные на пакете:

  • Дата оформления депозита.
  • Название отчетной единицы, вносящей депозит.
  • Сумма депозита, будь то наличные или чеки.
  • Имя лица, готовящего депозит.

Подготовьте квитанцию ​​о банковском вкладе. Депозитная квитанция должна включать сумму депозита, дату, название вашей отчетной единицы, ваше имя и сказать «наличные» или «чеки». Если депозит представляет собой валюту, смешанную с монетами, укажите общие суммы в валюте и монетах отдельно в соответствующих строках вверху квитанции о банковском депозите. Положите белую копию в депозитный мешок.Желтая копия будет передана кассиру. Для внесения наличных не требуются магнитные ленты для счетных машин.

Если ваш депозит состоит из чеков, вы должны запустить две ленты счетной машины: одну, которая будет помещена в сумку банковского депозита с чеками, и белую копию банковского депозита; другую ленту счетной машины следует прикрепить к желтой копии квитанции о банковском переводе. Если у вас нет счетной машины, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать ее. Снимите пластиковую полосу в верхней части банковского депозитного пакета и прикрепите ее к желтой копии банковского депозита.Перед упаковкой в ​​мешки удалите с валюты все скрепки и маленькие резинки.

Подготовьте форму кассового чека с 17-значным авторизованным номером счета в главной книге. Убедитесь, что этот номер соответствует номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета. Вы также должны включить краткое описание кассового чека (например, «Вселенский ретрит»). В разделе «Только для подотчетной единицы» введите название подотчетной единицы, ваше имя + добавочный номер телефона и дату депозита.Кроме того, отметьте соответствующие поля для типа (ов) платежей, которые вы вносите, то есть «чеки и / или наличные».

Вы можете использовать одну форму кассового чека для внесения депозита, который включает две сумки: одну сумку чеков и одну сумку наличных денег. Общая сумма кассового чека должна равняться сумме сумок. Не наполняйте депозитный мешок до такой степени, чтобы он мог сломаться. Если депозитные мешки заполнены ненадлежащим образом, вас попросят снова упаковать их.

Внешние депозиты на крупные суммы монет

Материалы, необходимые для обработки: Seattle U.Форма кассового чека, квитанция о банковском вкладе, счетчик наличных денег контролера и полиэтиленовый пакет (и)

Суммированные депозиты, подготовленные в соответствии со стандартами Федерального резерва, перечислены ниже:

  • Кварталы $ 500,00
  • Даймов 250,00
  • никеля $ 100.00
  • Пенни $ 25.00

Подготовьте форму кассового чека в Сиэтле, указав 17-значный номер авторизованного счета в главной бухгалтерской книге. Убедитесь, что этот номер соответствует номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета.Включите краткое описание депозита в разделе «Источник платежа» кассового чека. Отнесите депозит в кассу в офисе контролера. Посмотрите, как кассир сверяет сумму банковского депозита с кассовым чеком.

Подготовьте квитанции о банковском депозите с указанием даты, суммы депозита в монетах и ​​названия вашей отчетной единицы (ниже суммы вашего депозита в долларах). Белая копия (оригинал) депозитной квитанции должна оставаться внутри пакета. Желтая копия квитанции будет передана кассиру.Перед запечатыванием мешка (ов) убедитесь, что белая копия квитанции о банковском депозите и счетчик наличных денег находятся в пластиковом депозитном пакете (ах). Прикрепите пластиковую полоску депозитного пакета к желтой копии банковского депозита.

Как заказать расходные материалы

  • Сумматор и лента
    Обратитесь к своему финансовому менеджеру .
  • Банковские депозитные книжки (квитанции)
    Предоставляются Контролером
  • Счетный лист контролера
    Доступен в офисе контролера
  • Квитанции о продаже кредитной карты
    Предоставлены Контролером
  • Подтверждающий штамп
    Обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его в книжном магазине.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *