Кассовый журнал по приходу и расходу: Что-то пошло не так

Содержание

Кассовый журнал по расходу: бланк, образец 2021

Приложение 4 к Указанию Банка России от 16 июля 2010 года N 2481-У «О порядке ведения и оформления кредитными организациями кассового журнала по приходу 0401704 и кассового журнала по расходу 0401705»

                                                                -----------
¦ 0401705 ¦
-----------

_____________________
Составитель

КАССОВЫЙ ЖУРНАЛ ПО РАСХОДУ
__________________
Дата

Счет по учету кассы N ________________

---------------------------------------------------------------------------
¦ N кассового ¦ N N счетов¦    Шифр   ¦ Сумма ¦   Символ по   ¦Примечание ¦
¦  документа  ¦           ¦ документа ¦       ¦статье расхода ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦      1      ¦     2     ¦     3     ¦   4   ¦       5       ¦     6     ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦             ¦           ¦           ¦       ¦               ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦             ¦           ¦           ¦       ¦               ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦             ¦           ¦           ¦       ¦               ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦             ¦           ¦           ¦       ¦               ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦             ¦           ¦           ¦       ¦               ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦             ¦           ¦           ¦       ¦               ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦             ¦           ¦           ¦       ¦               ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦             ¦           ¦           ¦       ¦               ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦             ¦           ¦           ¦       ¦               ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦             ¦           ¦           ¦       ¦               ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦             ¦           ¦           ¦       ¦               ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦             ¦           ¦           ¦       ¦               ¦           ¦
+-------------+-----------+-----------+-------+---------------+-----------+
¦Итого по расходу:                    ¦       ¦               ¦           ¦
--------------------------------------+-------+---------------+------------

Подписи

Источник — Указание Банка России от 16. 07.2010 № 2481-У (с изменениями и дополнениями на 2012 год)

2. Перечислите основные реквизиты кассовых журналов по приходу и расходу кассы.

Записи производятся на основании кассовых документов, проверенных и подписанных бухгалтерами. В журналах указываются номера счетов, по которым совершаются кассовые операции, номера, суммы и шифры кассовых документов.

Журнал по приходу ведется бухгалтером, который принимает кассовые документы при совершении приходных операций; журнал по расходу — бухгалтером, контролирующим расходные операции. Можно возложить указанные обязанности на кассового работника.

Журналы оформляются на бумажном носителе либо в электронном виде. После сверки с данными отчетных справок (форма 0402112) и справки о кассовых оборотах (форма 0402114) они подписываются бухгалтерскими и кассовыми работниками. Бумажные журналы по окончании операционного дня помещаются в сшив бухгалтерских документов.

Исправление ошибочных записей в кассовых журналах осуществляется путем зачеркивания неправильной записи и внесением правильной. Запись, подлежащая исправлению как ошибочная, вычеркивается. Такие записи в кассовом журнале по приходу 0401704 заверяются бухгалтерским работником (бухгалтерскими работниками), ведущим (ведущими) кассовый журнал, в кассовом журнале по расходу 0401705 — бухгалтерским работником, на которого возложены обязанности контролера.

Если кассовый документ содержит корреспонденцию счета по учету кассы с несколькими корреспондирующими счетами, то по каждой строке, соответствующей каждому корреспондирующему счету, заполняются все реквизиты (поля). При этом реквизит (поле) «№ кассового документа» в каждой строке может не заполняться.

При осуществлении кассовых операций с наличной иностранной валютой кассовые журналы ведутся, отдельно по каждому наименованию наличной иностранной валюты. При этом в поле «Сумма» указывается сумма наличной иностранной валюты.

Кассовый журнал по приходу

Наименование документа

Дата

Дата оформления кассового журнала. Указывается число, месяц, год: цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или число месяца — цифрами, месяц — словом, год — цифрами (полностью).

Составитель

Указывается фирменное (полное или сокращенное) наименование кредитной организации, ее структурного подразделения, оформившего кассовый журнал (реквизит может заполняться путем проставления штампа кредитной организации).

Счет по учету кассы № 

Указывается номер лицевого счета по учету принятых наличных денег, наличной иностранной валюты, сформированный в соответствии с приложением 1 «Схема обозначения лицевых счетов и их нумерация (по основным счетам)» к приложению к Положению Банка России № 302-П.

 кассового документа

Указывается номер кассового документа.

№№ счетов

Указываются номера счетов, по которым совершаются кассовые операции.

Шифр документа

Проставляется условное цифровое обозначение документа (шифр), согласно приведенному в приложении 1 к приложению к Положению Банка России № 302-П Перечню условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в кредитных организациях.

Сумма

Указывается сумма цифрами по наименованию наличной валюты. Целая часть (денежная единица) отделяется от дробной части знаком тире «-», дробная часть указывается двумя знаками. Если сумма цифрами выражена в целых единицах, то после суммы в целых единицах указывается знак тире и два нуля «-00» или знак «=».

Итого по приходу

Указывается общая сумма документов по приходу по кассовому журналу.

Подписи

Проставляются подписи бухгалтерского работника (бухгалтерских работников), оформившего (оформивших) документ и кассовых работников и, в зависимости от правил документооборота, утвержденных кредитной организацией, других уполномоченных лиц (с указанием должности, фамилии, имени, отчества (при наличии последних).

Кассовый журнал по расходу

Наименование документа

Дата

Дата составления кассового журнала. Указывается число, месяц, год: цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или число месяца — цифрами, месяц — словом, год — цифрами (полностью).

Составитель

Указывается фирменное (полное или сокращенное) наименование кредитной организации, ее структурного подразделения, оформившего кассовый журнал (реквизит может заполняться путем проставления штампа кредитной организации).

Счет по учету кассы №

Указывается номер лицевого счета по учету выданных наличных денег, наличной иностранной валюты, сформированный в соответствии с приложением 1 «Схема обозначения лицевых счетов и их нумерация (по основным счетам)» к приложению к Положению Банка России № 302-П.

 кассового документа

Указывается номер кассового документа.

№№ счетов

Указываются номера счетов, по которым совершаются кассовые операции.

Шифр документа

Проставляется условное цифровое обозначение документа (шифр) согласно приведенному в приложении 1 к приложению к Положению Банка России № 302-П Перечню условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в кредитных организациях.

Сумма

Указывается сумма цифрами по наименованию наличной валюты. Целая часть (денежная единица) отделяется от дробной части знаком тире «-», дробная часть указывается двумя знаками. Если сумма цифрами выражена в целых единицах, то после суммы в целых единицах указывается знак тире и два нуля «-00» или знак «=».

Символ по статьям расхода

Проставляется символ отчетности по форме 0409202 «Отчет о наличном денежном обороте», в соответствии с Указанием Банка России № 2332-У, напротив суммы выданных наличных денег.

Итого по расходу

Указывается общая сумма документов по расходу, принятых в течение операционного дня.

Подписи

Проставляются подписи бухгалтерского работника (бухгалтерских работников), оформившего (оформивших) документ и кассовых работников и, в зависимости от правил документооборота, утвержденных кредитной организацией, других уполномоченных лиц (с указанием должности, фамилии, имени, отчества (при наличии последних).

Приложение 3. ОПИСАНИЕ РЕКВИЗИТОВ (ПОЛЕЙ) КАССОВОГО ЖУРНАЛА ПО ПРИХОДУ УКАЗАНИЕ ЦБ РФ от 16.07.

2010 N 2481-У «О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ КРЕДИТНЫМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ КАССОВОГО ЖУРНАЛА ПО ПРИХОДУ 0401704 И КАССОВОГО ЖУРНАЛА ПО РАСХОДУ 0401705»
Номер реквизита (поля) Наименование реквизита (поля) Содержание реквизита (поля)
1 2 3
1 0401704 Номер формы по ОКУД ОК 011-93, класс «Унифицированная система банковской документации»
2 Кассовый журнал по приходу Наименование документа
3 Дата Дата оформления кассового журнала. Указывается число, месяц, год: цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или число месяца — цифрами, месяц — словом, год — цифрами (полностью)
4 Составитель Указывается фирменное (полное или сокращенное) наименование кредитной организации, ее структурного подразделения, оформившего кассовый журнал (реквизит может заполняться путем проставления штампа кредитной организации)
5 Счет по учету кассы N Указывается номер лицевого счета по учету принятых наличных денег, наличной иностранной валюты, сформированный в соответствии с приложением 1 «Схема обозначения лицевых счетов и их нумерация (по основным счетам)» к приложению к Положению Банка России N 302-П
6 Свободное поле Указывается код валюты и при необходимости другие реквизиты, дополнительно установленные кредитной организацией
7 N кассового документа Указывается номер кассового документа
8 N N счетов Указываются номера счетов, по которым совершаются кассовые операции
9 Шифр документа Проставляется условное цифровое обозначение документа (шифр) согласно приведенному в приложении 1 к приложению к Положению Банка России N 302-П Перечню условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в кредитных организациях
10 Сумма Указывается сумма цифрами по наименованию наличной валюты. Целая часть (денежная единица) отделяется от дробной части знаком тире «-«, дробная часть указывается двумя знаками. Если сумма цифрами выражена в целых единицах, то после суммы в целых единицах указывается знак тире и два нуля «-00» или знак «=»
11 Символ по статье прихода Проставляется символ отчетности по форме 0409202 «Отчет о наличном денежном обороте», в соответствии с Указанием Банка России N 2332-У, напротив суммы принятых наличных денег
12 Примечание По усмотрению кредитной организации может указываться рублевый эквивалент наличной иностранной валюты и (или) иная информация при отражении кассовых операций
13 Итого по приходу Указывается общая сумма документов по приходу по кассовому журналу
14 Свободное поле При необходимости указываются реквизиты, дополнительно установленные кредитной организацией, в том числе удостоверяющие сверку итоговых данных кассовых журналов с данными, указанными в справках, с использованием автоматизированных систем контроля кассовых операций
15 Подписи Проставляются подписи бухгалтерского работника (бухгалтерских работников), оформившего (оформивших) документ, и кассовых работников и, в зависимости от правил документооборота, утвержденных кредитной организацией, других уполномоченных лиц (с указанием должности, фамилии, имени, отчества (при наличии последних))
16 Свободное поле Указываются реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать документ в электронном виде

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Приходные и расходные ордера — это главные первичные документы в кассе любой организации. Каким образом следует вести учет и контроль этих важных бумаг, и как заполнять кассовый журнал без ошибок? Читайте в этой статье.

Заполнять кассовые документы по приходу и расходу наличных денежных средств обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса и операции по ней. Таких подавляющее большинство, ведь несмотря на распространение электронных средств для безналичных расчетов, наличность на мелкие хозяйственные нужды обычно бывает нужна. А значит, большинству организаций необходим и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому познакомимся с ним подробнее.

Форма журнала

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными именно в утвержденной форме.

Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:

  1. Для приходных ордеров.
  2. Для расходных ордеров.

Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.

Заполнение кассового журнала: образец

На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:

Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:

  • номер ордера и дата его составления;
  • сумма расхода или прихода;
  • примечания, в котором будет указано краткое назначение выданной или полученной денежной суммы.

Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.

Онлайн-кассы

На вопрос, нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс, ответ однозначен — нет. Фиксация операций и присвоение номеров чеков осуществляет в автоматическом режиме фискальный накопитель устройства. Поэтому никаких дополнительных учетных регистров в этой ситуации не предусмотрено. До внедрения контрольно-кассовой техники с функцией передачи данных онлайн кассиры-операционисты вели журналы регистрации приходных и расходных ордеров, в которых записывали данные о выручке, теперь эта обязанность для них отменена. Соответствующие разъяснения по этому поводу давал Минфин России в письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Ответственность

Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.


Унифицированная форма журнала (заполненная)

>

Приложение 4. форма 0401705 кассовый журнал по расходу указание ЦБ РФ от 16-07-2010 2481-у о порядке ведения и оформления кредитными организациями кассового журнала по приходу 0401704 и кассового журнала по расходу 0401705 (2021). Актуально в 2019 году

размер шрифта

УКАЗАНИЕ ЦБ РФ от 16-07-2010 2481-У О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ КРЕДИТНЫМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ КАССОВОГО ЖУРНАЛА ПО ПРИХОДУ… Актуально в 2018 году

Приложение 4. Форма 0401705 КАССОВЫЙ ЖУРНАЛ ПО РАСХОДУ

Счет по учету кассы N ________________

N кассового документа N N счетов Шифр документа Сумма Символ по статье расхода Примечание
1 2 3 4 5 6
Итого по расходу:

Подписи

Приложение 5
к Указанию Банка России
от 16 июля 2010 года N 2481-У
«О порядке ведения
и оформления кредитными
организациями кассового
журнала по приходу 0401704
и кассового журнала
по расходу 0401705″

КАССОВЫЙ ЖУРНАЛ — это.

.. Что такое КАССОВЫЙ ЖУРНАЛ?
КАССОВЫЙ ЖУРНАЛ
КАССОВЫЙ ЖУРНАЛ
КАССОВЫЙ ЖУРНАЛ — составленные по определенной форме учетные ведомости, в которых отражаются операции с наличными деньгами, учитываются поступления и выдача денег.

Экономический словарь. 2010.

Экономический словарь. 2000.

  • КАССОВЫЕ РЕЗЕРВЫ
  • КАССОВЫЙ ОРДЕР

Смотреть что такое «КАССОВЫЙ ЖУРНАЛ» в других словарях:

  • КАССОВЫЙ ЖУРНАЛ — см КАССОВАЯ КНИГА …   Энциклопедический словарь экономики и права

  • кассовый журнал —    составленные по определенной форме учетные ведомости, в которых отражаются операции с наличными деньгами, учитываются поступления и выдача денег …   Словарь экономических терминов

  • Журнал Кассовый — журнал для регистрации приходных и расходных кассовых операций подразделений банка. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 …   Словарь бизнес-терминов

  • журнал кассовый — Журнал для регистрации приходных и расходных кассовых операций учреждений банка, используется для контроля за этими операциями и для составления отчета о кассовых оборотах банка. [http://www.lexikon.ru/dict/buh/index.html] Тематики бухгалтерский… …   Справочник технического переводчика

  • Журнал кассира-операциониста — (КМ 4) унифицированная форма первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно кассовых машин. Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.… …   Бухгалтерская энциклопедия

  • Журнал кассира-операциониста — (форма № КМ 4): применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации, а также является контрольно регистрационным документом показаний счетчиков; должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

  • ЖУРНАЛ, КАССОВЫЙ — журнал для регистрации приходных и расходных кассовых операций учреждений банка, используется для контроля за этими операциями и для составления отчета о кассовых оборотах банка …   Большой бухгалтерский словарь

  • ЖУРНАЛ, КАССОВЫЙ — журнал для регистрации приходных и расходных кассовых операций учреждений банка, используется для контроля за этими операциями и для составления отчета о кассовых оборотах банка …   Большой экономический словарь

  • журнал-ордер № 1 — Учетный регистр для отражения кассовых операций, записанных по кредиту счета Касса . Основанием для заполнения журнала ордера № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен… …   Справочник технического переводчика

  • Кассовый аппарат — Контрольно кассовый аппарат «National» Контрольно кассовая машина (ККМ)  это инструмент контроля со стороны государства за налично денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования предприятиями наличной выручки. Кассовый аппарат … …   Википедия


Документирование кассовых операций. —

Кассовые операции осуществляются в следующем порядке:

1 – оформляются первичные документы по приходу и расходу;

2 – первичные документы регистрируются в журнале регистрации;

3 – производятся записи в кассовую книгу;

4 – ежедневно в конце дня подводятся итоги по кассовой книге;

5 – отчет кассира с приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию.

Кассовые операции оформляются учетными документами типовой формы. В их числе:

– приходный кассовый ордер – форма № КО-1;

– расходный кассовый ордер – форма № КО-2;

– журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – форма № КО-3;

– книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – форма № КО-5.

По приходному кассовому ордеру производится прием наличных денег в кассу. Ордер подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом лицу, сдающему деньги, выдается квитанция, заверенная подписью кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция является частью приходного кассового ордера, заполняется одновременно с ним и выдается только после получения денег.

По расходному кассовому ордеру деньги выдаются из кассы. Также выплата денег может производиться по расчетно-платежной ведомости, по платежной ведомости, заявлению на выдачу денег и др. документам. Расходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером. При получении наличных денег получатель должен предъявить документ, удостоверяющий личность, или доверенность, оформленную в установленном порядке.

В КАССОВЫХ ДОКУМЕНТАХ НЕ ДОПУСКАЕТСЯ НИКАКИХ

ПОМАРОК, ПОДЧИСТОК И ИСПРАВЛЕНИЙ

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Все первичные документы по приходу и расходу до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в специальном журнале регистрации, где каждому документу присваивается порядковый номер.

Кассовая книга ведется в кассе в течение определенного периода (месяца, квартала, года). В ней регистрируются все поступления и выдачи наличных денег. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и подписана руководителем и главным бухгалтером. Кассовая книга может вестись как на бумажном носителей, так и в электронном виде. В последнем случае по окончании отчетного периода она распечатывается и оформляется соответствующим образом.

Записи в кассовую книгу ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу ручкой. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Она является отрывной частью листа и служит отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после совершения операции. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток по кассе и передает в бухгалтерию отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (в 1-м экземпляре). Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

квитанций и записей IRS, которые вы должны хранить, и как их хранить


IRS позволяет вам выбрать любую систему учета доходов и расходов вашего бизнеса. Это означает, что вы можете вести записи в картотеке или выбрать электронную программу. В любом случае выбор за вами.

В зависимости от того, чем вы занимаетесь, вам, возможно, придется вести определенные записи для целей федерального налогообложения. IRS хочет, чтобы компании сохраняли определенные бизнес-документы, включая покупки, платежную ведомость и другие транзакции.Эти записи будут подтверждать записи в ваших книгах и налоговой декларации.

Какие финансовые отчеты мне следует вести?
  • Валовая выручка: доход, который вы получаете от своего бизнеса. Некоторые документы включают кассовые ленты, информацию о депозите, книги квитанций, счета-фактуры и формы 1099.
  • Покупки: товары, которые вы покупаете и перепродаете своим клиентам. Сюда входит стоимость сырья или деталей, закупаемых для производства готового продукта.Документы включают аннулированные чеки, подтверждение оплаты (электронные средства), кассеты, выписки по кредитным картам и счета-фактуры.
  • Расходы: расходы, которые несут вы и ваши сотрудники. В ваших документах должна быть указана уплаченная сумма и описание, указывающее, что это было связано с коммерческими расходами. Вы можете предоставить квитанции, счета-фактуры, кассовые чеки и аннулированные чеки.
  • Командировочные, транспортные, развлекательные и подарочные расходы: если ваша компания предоставляет это сотрудникам, это может включать питание, пробег, транспорт и многое другое.
  • Активы: Имущество, которым вы владеете и используете для своего бизнеса. Документы могут включать вычеты, продажную цену, расходы на продажу и многое другое.
  • Налоговая отчетность по трудоустройству

Как хранить финансовые записи?

Вопрос о хранении документов полностью зависит от вас, однако вы должны убедиться, что записи хранятся в надежном месте. Сотрудники, менеджеры и владельцы бизнеса могут получать много чеков в течение года, поэтому их систематизация будет ключом к вашему успеху. Хотя вы можете хранить бумажные копии квитанций, это в конечном итоге займет много места для хранения и потребует большого количества организационных навыков. Вместо этого вам и сотрудникам будет намного проще приобрести электронную систему хранения. IRS предъявляет лишь несколько требований к электронной системе:

«Общие требования. (1) Электронная система хранения должна обеспечивать точный и полный перенос бумажных или компьютеризированных книг и записей на электронные носители.Система электронного хранения должна также индексировать, хранить, сохранять, извлекать и воспроизводить книги и записи, хранящиеся в электронном виде ».

При этом будет легко хранить ваши данные в электронном виде. Вам больше не придется иметь дело с бумажными квитанциями. С помощью электронных систем вы и сотрудники можете загружать чеки в режиме реального времени. Наконец, отпадет необходимость в бумажных копиях, потому что IRS принимает электронные документы.

Timesheets.com позволяет вашим сотрудникам и менеджерам загружать данные о своих расходах и квитанции.Хранение чеков еще никогда не было таким простым. Эти записи сохраняются автоматически и включают в себя загружаемые квитанции, которые доступны в любой момент.

Ежедневная запись деловых операций

Хотя немногие предприниматели начинают свой бизнес из-за того, что им нравятся документы, запись повседневных продаж, покупок и других операций является обязательной. Узнайте, где что записывать и как часто это делать.

Контроль вашей финансовой отчетности начинается с точной регистрации соответствующих транзакций.Вам необходимо записать:

  • Операции продаж и выручки, в том числе кассовые операции
  • Дебиторская задолженность, если вы предоставляете кредит своим клиентам
  • Кредиторская задолженность, если вы покупаете у поставщиков в кредит
  • Сводные данные об операциях в вашей главной книге

Рассмотреть раздельный учет для разных производственных линий

Если у вас более одной линейки продуктов или отделов, вы можете захотеть вести отдельный набор книг для каждого из них. Многие предприниматели считают, что раздельный учет дает более значимую информацию для их продуктов. Практика может показать, что одна продуктовая линейка или отдел прибыльны, а другая нет.

К сожалению, может быть сложно вести отдельный набор книг для каждой линейки продуктов или отдела. Например, некоторые или все расходы могут не относиться только к одному отделу, а должны распределяться между отделами. Вам следует посоветоваться с бухгалтером, прежде чем создавать такую ​​бухгалтерскую систему.

Выбор подходящего программного обеспечения для бухгалтерского учета

Найдите подходящее программное обеспечение для бухгалтерского учета и обязательно спросите мнение своего бухгалтера. Имея так много вариантов, как QuickBooks, MYOB, Peachtree, а также онлайн-варианты, найдите время, чтобы рассмотреть плюсы и минусы каждого из них.

Хотя многие бухгалтеры будут делать все возможное, чтобы приспособить уже установленное программное обеспечение своих клиентов, их опыт работы с компаниями вашего размера и (надеюсь) вашей отрасли даст реальную информацию.Прежде чем вкладывать средства в систему, спросите у своего бухгалтера рекомендации. Если ваш бухгалтер знает, какое программное обеспечение вы выбрали, он, вероятно, поможет вам установить его.

Если у вас есть сотрудники, выбранное вами программное обеспечение должно разрешать использование паролей для управления доступом ко всем или некоторым вашим бухгалтерским транзакциям. Чтобы предотвратить нарушения со стороны ваших сотрудников или других лиц, разумно ограничить доступ к вашим учетным записям.

Независимо от того, ведете ли вы свой бизнес как индивидуальное предприятие, партнерство или корпорацию, всегда храните личные транзакции отдельно от бизнес-транзакций в бухгалтерском программном обеспечении.Использование коммерческих средств для оплаты личных расходов усложняет ведение документации и может привести к серьезным налоговым проблемам. Это также может привести к огромным расходам на бухгалтерский учет, поскольку вы платите своему бухгалтеру, чтобы он все разобрался.

Ведение журналов продаж и кассовых поступлений

Вы записываете ежедневные продажи в журнал продаж. Чтобы упростить бухгалтерский учет, мы рекомендуем объединить журнал продаж и кассовых чеков. С помощью журнала, который объединяет продажи и кассовые поступления, вы регистрируете все продажи (кассовые и кредитные) и все денежные поступления, включая сбор дебиторской задолженности, в одном журнале, который ваше программное обеспечение должно уметь учитывать.

Записи в вашем журнале продаж и денежных поступлений поступают из исходных документов, которые вы используете в своем бизнесе каждый день. Эти документы представляют собой счета-фактуры, ежедневные итоги кассовых аппаратов, ежедневные кассовые ведомости и ежедневные регистры продаж.

Учет счетов-фактур

Если вы используете счета-фактуры, вы будете разносить информацию из каждого счета-фактуры в запись в журнале продаж. Если вы ведете счета дебиторской задолженности, вы также будете разносить записи в бухгалтерские книги дебиторской задолженности, чтобы каждый счет клиента был актуальным.Счета-фактуры продажи должны быть пронумерованы.

Хотя вы можете хранить бумажные копии в картотеках, цифровое отслеживание счетов имеет гораздо больше смысла.

Если вы предпочитаете бумажный метод, приготовьте как минимум две копии: одну для покупателя, одну для вас. Желательно, чтобы вы составляли счета в трех экземплярах, причем две копии оставались у вас. Один файл по имени клиента, другой по номеру счета-фактуры. Включите отмененные или аннулированные счета при подаче по номеру, чтобы вы могли учесть их все.

В электронном или бумажном виде в счете-фактуре должно быть указано:

  • Дата продажи
  • Количество, если применимо
  • Стоимость
  • Дополнительная колонка, если применимо (количество, умноженное на цену)
  • Срок платежа

Не беспокойтесь о создании шаблона счета-фактуры. Большинство офисных пакетов (таких как Microsoft Office или OpenOffice.org) содержат ряд шаблонов счетов-фактур, которые можно использовать в качестве отправной точки для создания ваших собственных счетов-фактур.А быстрый поиск в Google по счету-фактуре найдет бесплатные шаблоны на ряде веб-сайтов.

Учет кассовых чеков

Если вы используете кассовые аппараты, дневные продажи можно подсчитывать на кассе. Большинство кассовых аппаратов, произведенных в течение последнего десятилетия, должны иметь возможность отдельно регистрировать продажи за наличные и продажи, а также отслеживать налоги с продаж.

Некоторые также должны иметь возможность регистрировать денежные средства, поступающие на счет. В конце рабочего дня запишите итоги своей кассы в журнал продаж.

Допустим, вы суммируете кассовые аппараты вашего автомобильного магазина в конце дня. Итоговые суммы включают денежные поступления в размере 1640 долларов США, продажи за наличные и комиссионные в размере 1325 долларов США и 450 долларов США соответственно, включая налог с продаж в размере 75 долларов США и 315 долларов США, полученные для оплаты на счетах начислений клиентов. Вы сделаете следующую запись в вашем объединенном журнале продаж и кассовых поступлений:


Дебет Кредит
Денежные средства 1,640
Дебиторская задолженность 450
Продажи
1,700
Дебиторская задолженность
315
Налог с продаж
75

Когда вы освоитесь с бухгалтерскими проводками, вы можете немного упростить приведенную выше запись, «вычтя» изменение дебиторской задолженности за день:


Дебет Кредит
Денежные средства 1,640
Дебиторская задолженность 135
Продажи
1,700
Налог с продаж
75

Выбор кассовых листов вместо регистров

Если вы не используете кассовый аппарат, вы можете регистрировать кассовые чеки на ежедневном кассовом листе и регистрировать продажи в столбчатом регистре продаж. Регистр продаж — это просто запись каждой продажи за день. Суммируйте кассу и кассу в конце каждого дня. Введите итоги в журнал продаж и денежных поступлений.

Доступны различные типы журналов продаж и журналов кассовых приходов. Чтобы упростить бухгалтерский учет, мы рекомендуем объединить журнал продаж и кассовых чеков.

Если вы собираетесь вручную регистрировать продажи и кассовые поступления в журнале, посетите магазин канцелярских товаров.У них будет много разных видов на выбор. Посмотрите на разные заголовки столбцов и выберите тот, который лучше всего соответствует потребностям вашего бизнеса.

Если вы будете использовать компьютерное программное обеспечение, вам, вероятно, не придется решать, какой тип журнала использовать. В вашей программе, вероятно, будет какой-то тип журнала продаж и денежных поступлений, но он может позволить вам настроить его в зависимости от вашего типа бизнеса.

Детали, которые вы забыли записать, могут вам навредить! — ABIP

Неправильное обращение с вашими коммерческими квитанциями — одна из основных ошибок бухгалтерского учета, которая может стоить вам денег.Чтобы не потерять важную информацию о транзакциях, совершаемых вашей компанией, важно сохранять все полученные квитанции. Организуя чеки, вы сможете более легко и точно оценивать свои расходы. Это также поможет вам во время подготовки налоговой декларации, поскольку вам не придется спешить, чтобы найти все свои квитанции, исправить ошибки или найти точную информацию, относящуюся к одной транзакции. Ниже приведены рекомендации о том, какие квитанции вам следует хранить.

Как предприятия неправильно обрабатывают квитанции

Когда дело доходит до обработки транзакций в вашем бизнесе, некоторые компании не сохраняют все свои квитанции, подтверждающие доход, например:

  • Банковские депозитные квитанции
  • Квитанция
  • Счета
  • Квитанция об оплате кредитной картой

Или квитанции о покупках и расходах в том числе:

  • Отмененные чеки
  • Кассовая лента
  • Счета
  • Квитанция о продаже кредитной карты
  • Возмещение
  • Возврат
  • Интернет-квитанции

Не сохранив и не сделав резервную копию квитанций об операциях, вы лишитесь возможности получить эти важные документы и можете забыть включить их в свой баланс или отчет о прибылях и убытках.

Если у вас нет квитанций об операциях, вам будет легко пренебречь записью необходимой информации в чековой книжке и, в конечном итоге, в бухгалтерских журналах. В конце концов, вы увидите неправильные числа в своей бухгалтерской системе, и это может привести к тому, что вы пропустите важные вычеты. Подводя итог, это может оказаться очень дорогостоящим для вашей компании. Чтобы избежать каких-либо проблем, выполните следующие действия, чтобы узнать, как правильно обращаться со своими квитанциями.

Как правильно обращаться с квитанциями

Первое, что вы должны сделать, чтобы правильно обрабатывать квитанции и оставаться организованными! Каждый раз при совершении транзакции сохраняйте квитанцию ​​со всей необходимой информацией.Следующим шагом будет разделение этих квитанций в зависимости от только что произведенных вами расходов. Например, вы должны объединить все свои квитанции о разных покупках и все свои ежемесячные счета за воду и электричество. Не путайте их, потому что в конечном итоге они принадлежат разным счетам в вашем плане счетов.

Еще один важный шаг, который необходимо выполнить, — сделать резервную копию ваших квитанций, сделав ксерокопию или записав их на компьютере. Поскольку квитанции легко выцветают, важно иметь их копию.
Сохранение и надлежащий учет квитанций может занять немного больше времени для каждой транзакции, но в конечном итоге сэкономит ваше время. Это упростит вашу жизнь и обеспечит отображение точных балансов в конце отчетного года.

Для получения дополнительной информации о том, как обрабатывать квитанции, свяжитесь с ABIP сегодня. Один из наших специалистов ответит на все ваши бухгалтерские вопросы.

Учет наличных денег — Справочный центр

Учет мелкой наличности ( 1 из 1)

Если вы храните наличные в своем офисе для сдачи или покупок, вам следует отслеживать их в Wave.

Настройка счетов для флота или кэш-бокса

Если вы управляете стандартной суммой наличных денег, например, кассовым аппаратом или другим фондом, вам необходимо создать два пользовательских счета в Плане счетов , чтобы отслеживать эти денежные средства.

  1. Создайте индивидуальный счет в своем Плане счетов в разделе Касса и банк для учета наличных денег.
  2. Создайте настраиваемый счет расходов в Плане счетов в разделе Операционные расходы , который называется Cash Over / Short .Этот счет будет отслеживать любые различия между ожидаемой суммой наличных денег и подсчитанной наличностью при внесении депозита.
  3. На странице «Выверка счетов » вы увидите вновь созданный денежный счет, указанный в разделе «Другие счета » внизу страницы.

Подсчет наличных денег и внесение депозита

  1. Подсчитайте общую сумму наличных денег в кассовом ящике. Он должен включать первоначальную сумму в обращении плюс любые продажи, которые вам необходимо внести, за вычетом любых покупок, которые вы совершили с использованием наличных денег.
  2. Нажмите Приступить к работе в списке «Выверка счетов» для вашего денежного счета. Введите сумму наличных денег, которую вы подсчитали, и дату.

Если сумма совпадает с записью на денежном счете, это счет Выверено !

  1. Когда вы вносите наличные в банк, обязательно классифицируйте банковский депозит как перевод со счета Cash Box в Wave.

Учет избыточной или короткой позиции

При работе с наличными деньгами обычно возникают небольшие расхождения в внесенных изменениях.Использование учетной записи Over / Short позволяет вам следить за тем, во сколько эти ошибки в расчетах обходятся вашему бизнесу.

Допустим, вы храните 100 долларов в кассовом ящике в своем офисе и заработали 205 долларов долларов в зарегистрированных продажах с тех пор, как вы последний раз пересчитали кассовый ящик. Однако, когда вы считаете наличные, у вас есть только 302 долларов наличными. Когда вы введете сверочный баланс, вы увидите разницу в долларов США на долларов США.

  1. Просмотрите записанные транзакции в аккаунте, чтобы проверить их точность.Сопоставьте транзакции в Wave с записью, которую вы используете для записи денежных транзакций для вашего бизнеса, например квитанций, счетов-фактур или кассовых чеков.

Основываясь на зарегистрированных вами продажах, вы ожидали внести в банк 205 долларов США долларов США, но в итоге внесете только долларов США 202 долларов США. Вам необходимо учесть недостающие $ 3 как расходы на счет Over / Short .

  1. На странице «Транзакции» добавьте транзакцию, чтобы учесть расхождение.Создайте транзакцию вывода , если сумма, которую вы подсчитали, слишком мала (короткая), и транзакцию депозита , если сумма, которую вы подсчитали, слишком велика (больше). Убедитесь, что эта транзакция записана на дату, когда вы подсчитали Cash Box.
  2. Отнесите новую транзакцию к счету Over / Short . Чтобы отнести сумму к ожидаемой общей сумме, отнесите транзакцию к категории «Возврат с превышенного / короткого счета ».
  3. Когда депозит на сумму 202 импортируется через подключение к вашему банку или загрузку выписки, классифицируйте это как перевод со счета Cash Box.

Мелкие кассовые аппараты и денежные ящики

Контроль и процедуры кассового фонда мелкой кассы и кассы гарантируют, что фонды мелкой кассы / денежного ящика должным образом созданы, поддерживаются и что активы университета надлежащим образом защищены.

Мелкие денежные фонды могут быть созданы для оплаты мелких или нечастых расходов, если получение университетского чека или использование карты закупок по иным причинам нецелесообразно.

См. Также: Политика университета 3.21 Авансы (включая мелкие денежные средства и дебиторскую задолженность)

Определение мелких денежных средств

Минимальная сумма наличных денег для оплаты мелких расходов (25 долларов и меньше), когда нельзя использовать карту закупок. Выверку средств следует проводить не реже одного раза в месяц и каждый раз, когда запрашивается ваучер на выплату (DV) для пополнения фонда.

Управление счетами мелкой наличности и кассовых ящиков

  1. Все небольшие суммы денежных средств следует запереть в сейфе и хранить в надежном месте.
  2. Крупные денежные суммы наличных денег должны находиться в сейфе.
  3. На все платежи из наличности должны быть выданы квитанции. Квитанции должны содержать дату, имя лица, получающего денежные средства, сумму денежных средств и коммерческую цель.
  4. Денежные средства нельзя использовать на личные расходы.
  5. Выверка фонда мелкой наличности / денежного ящика должна выполняться и периодически проверяться надзорным органом хранителя.
  6. Надзорный орган должен проводить периодические необъявленные проверки фонда мелкой наличности / денежного ящика.
Обязанности хранителя и надзорного органа

Кастодианы (роль менеджера по работе с клиентами) несут ответственность за:

  1. Хранение средств.
  2. Ведение квитанций и подробных записей для поддержки всех транзакций.
  3. Поддержание надлежащего остатка денежных средств в кассе.
  4. Обеспечение того, чтобы касса для мелкой наличности / денежного ящика всегда была в балансе (кассовая наличность и поступления равны общей сумме мелкой наличности).
  5. Завершение ежемесячной сверки. См. Формы ниже для шаблона сверки.
  6. Ежегодное подтверждение в бухгалтерском учете, что остаток средств равен остатку на счете, что они по-прежнему являются хранителем и что выверка фонда проводится не реже одного раза в месяц.

Супервизоры (роль супервизора) отвечает за:

  1. Периодическая проверка сверки.
  2. Проведение внеплановых проверок фонда (поступления и касса).
  3. Ежегодное подтверждение с помощью бухгалтерского учета баланса мелких денежных средств / денежного ящика, а также периодического аудита баланса и выверки. Бухгалтерия будет отправлять напоминания в мае каждого года.

Верх

Создание новой кассы / кассы

  1. Заполните форму создания новой мелкой наличности / наличности в кассовом фонде или изменения начальной суммы.Заполнение формы отправит запрос в Бухгалтерию, где запрос будет одобрен или отклонен.
  2. После получения одобрения из отдела бухгалтерского учета запросите новый счет мелкой кассы / денежного ящика. См. Инструкции в разделе Настройка учетных записей и управление ими.
    1. Прикрепите к запросу электронное письмо с подтверждением, полученным от Бухгалтерии.
    2. Используйте следующую информацию для завершения вашего запроса:
      1. Субфонд — BALSHT
      2. HEFC — PCSH для мелкой наличности и CDRW для кассовых ящиков
      3. Менеджер по работе с клиентами — Хранитель (см. Обязанности ниже)
      4. Управляющий счетом — Супервайзер Кастодиана (см. Обязанности ниже)
      5. Текст расхода — «Расходы не допускаются»
      6. Текст доходов — «Доходы не разрешены»
      7. Целевой текст — разрешенная сумма и цель i.е. «Фонд мелкой наличности в размере 200 долларов США для… компенсации небольших покупок».
  3. Настройте хранителя мелких денежных средств в качестве типа поставщика хранителя мелких денежных средств (RF).
    1. Позволяет использовать причину платежа «Пополнение счета мелких денежных средств», для которой доступно больше кодов объектов, чем для причины платежа «Возмещение наличных расходов».
    2. Изоляция хранителей мелкой наличности в качестве отдельных типов поставщиков не позволяет нам отправлять налоговую форму 1099.
  4. Заполните DV, указав причину платежа «Z» хранителю (используя запись его сотрудника вместо записи поставщика) для счета мелкой наличности / денежного ящика. Сумма равна первоначальной сумме мелкой кассы / кассового фонда.
    1. Для этой транзакции используйте код объекта 1100-мелкая касса или 1101-кассовый ящик
    2. Номер счета — это новый счет мелкой кассы / денежного ящика.
    3. Используйте имя хранителя для оплаты в качестве сотрудника (это отличается от возмещения, описанного ниже).
  5. Обналичьте чек при его получении. Наличные деньги становятся мелкой наличностью или денежным ящиком.
Бухгалтерские записи

Используется для записи первоначальной стоимости мелкой наличности / денежного ящика. Этот счет не изменяется, если не изменится стоимость мелкой наличности / денежного ящика. Все записи о возмещении мелкой наличности относятся на текущий счет , а не на исходный счет мелкой наличности .

На DV используйте причину платежа «Z» и произведите выплату хранителю счета мелкой наличности / денежного ящика.Приложите копию разрешения.

Счет мелкой наличности

1100

$ 100

ИЛИ

Счет денежного ящика

1101

$ 100

Верх

Увеличение / уменьшение суммы наличных денег / денежных средств или закрытие счета

Увеличение средств
  1. Заполните форму создания новой мелкой наличности / наличности в кассовом фонде или изменения начальной суммы.Заполнение формы отправит запрос в Бухгалтерию, где запрос будет одобрен или отклонен.
  2. После получения утверждения увеличьте свою мелкую кассу / кассу, заполните DV, причину платежа «Z», для дополнительных средств, используя запись сотрудника вместо записи продавца мелкой наличности. Код объекта для этой транзакции — 1100- мелкая наличность или 1101- кассовый ящик.
  3. Если есть квитанции, которые необходимо зачислить на счет, подготовьте электронный документ о распределении доходов и расходов (DI) и прикрепите квитанции в качестве резервной копии.
Бухгалтерские записи

Используется для регистрации увеличения утвержденного баланса мелкой наличности / денежного ящика. Этот счет не изменяется, если не изменится стоимость мелкой наличности / денежного ящика. Все записи о возмещении мелкой наличности относятся на текущий счет , а не на исходный счет мелкой наличности .

На DV используйте причину платежа «Z» и произведите выплату хранителю счета мелкой наличности / денежного ящика.Приложите копию разрешения.

Счет мелкой наличности

1100

150 долларов США

ИЛИ

Счет денежного ящика

1101

150 долларов США


Уменьшение средств
  1. Заполните форму создания новой мелкой наличности / наличности в кассовом фонде или изменения начальной суммы.Заполнение формы отправит запрос в Бухгалтерию, где запрос будет одобрен или отклонен.
  2. После получения разрешения на уменьшить вашу мелкую наличность / денежный ящик, заполните электронный документ о предварительном депозите (AD) и внесите наличные деньги в кассу. Код объекта для этой транзакции — 1100- мелкая наличность или 1101- кассовый ящик.
  3. Если есть квитанции, которые необходимо зачислить на счет, подготовьте электронный документ о распределении доходов и расходов (DI) и прикрепите квитанции в качестве резервной копии.
Бухгалтерские записи

Используется для уменьшения наличного денежного ящика. Этот счет не изменяется, если не изменится стоимость мелкой наличности / денежного ящика. Все записи о возмещении мелкой наличности относятся на текущий счет , а не на исходный счет мелкой наличности .

В электронном документе AD пополните счет мелкой наличности / денежного ящика.

Счет мелкой наличности

1100

$ 100

ИЛИ

Счет денежного ящика

1101

$ 100


Закрытие счета
  1. Завершите редактирование счета в KFS, чтобы закрыть счет мелкой кассы / денежного ящика.См. Инструкции в разделе «Настройка учетных записей и управление ими».

Верх

Изменение имен хранителей

Заполните форму отчетности о переводе мелкой наличности / наличности в кассовый фонд. Нового хранителя также необходимо настроить в качестве продавца в KFS.

Верх

Пополнение мелких денежных средств

По завершении каждого дня продаж кассу необходимо провести сверку. Сумма в денежном ящике должна равняться остатку, на который он был установлен.Если оставшиеся средства не равны точной сумме дневных продаж, для этого может быть добавлена ​​дополнительная строка к депозиту за продажу. Сумма продаж будет либо увеличена (излишек, + сумма), либо уменьшена (дефицит, -количество) за этот день с использованием объектного кода 6400 Over / Short — Cash.

Бухгалтерская запись

Используется для пополнения денежного счета мелкой наличности. Этот счет не изменяется, если не изменится стоимость мелкой наличности / денежного ящика.Все записи о возмещении мелкой наличности относятся на текущий счет , а не на исходный счет мелкой наличности .

На DV используйте причину платежа «K», подлежащую выплате хранителю счета мелких денежных средств, используя тип поставщика «Хранитель мелких денежных средств». Вы должны приложить копии квитанций к DV.

Расчетный счет

6XXX

42,13 $

Верх

О мелких денежных средствах в финансовой системе Куали (KFS)

В KFS счет мелких денежных средств представлен балансом объектного кода в аккаунте KFS.

  • КФС объект 1100 — Мелкая наличность
  • КФС объект 1101 — Денежный ящик

В KFS проводится различие между счетами мелкой наличности и счетами денежной наличности в выдвижном ящике. До KFS как мелкая наличность, так и наличные в кассе считались мелкой наличностью.

Верх

Формы

Верх

Внутренний контроль денежных поступлений и доходов

Риски: незаконное присвоение, неучтенные квитанции, мошенничество Ссылка

Ссылка на кассовые чеки

Необходим строгий внутренний контроль для предотвращения ненадлежащего использования средств и защиты активов.Они защищают как университет, так и сотрудников, работающих с деньгами.

Сохранение ссылки на наличные деньги
  • Ограничительно индоссировать чеки сразу после получения с надписью «Только для депозита — Сиракузский университет»
  • Храните наличные деньги / чеки в закрытом и безопасном месте, пока они не будут сданы на хранение. Доступ в зону должен быть ограничен только определенными лицами. Если лицо, ответственное за опекунство, покидает свое рабочее место, любые ключи следует забрать или поменять комбинации.Помните, что пока вы храните наличные или чеки, ответственность за них несете вы.
  • Своевременно вносить депозиты. Чем раньше можно будет внести наличные / чеки, тем меньше будет риск кражи или потери средств. В идеале депозит должен быть сделан в течение 24 часов. Если суммы незначительны (менее 100 долларов), то депозиты можно делать еженедельно.
Запись кассовых чеков Ссылка
  • Все денежные поступления должны быть немедленно зарегистрированы с использованием кассового аппарата, ввода данных в компьютерную систему, предварительно пронумерованной книги квитанций или рукописного журнала.Квитанции могут быть в ручном или электронном формате и должны содержать полученную сумму, имя плательщика, цель платежа и его форму (наличные / чек / кредитная карта).
  • Предоставьте квитанцию. В идеале чеки должны быть предварительно пронумерованными и состоять из двух частей. Один экземпляр должен быть предоставлен плательщику, а другой хранится в архиве. Общая сумма депозитов может быть проверена независимо другим лицом путем учета каждой последовательно пронумерованной квитанции.
  • Денежные квитанции не должны использоваться для выплаты наличных денег, обналичивания чеков, внесения сдачи или в каких-либо личных целях.
Ссылка для согласования
  • Проверять депозит, ежемесячно согласовывая депозитные квитанции кассовых операций с главной бухгалтерской книгой
  • Кассовые аппараты и автоматы для кредитных карт должны быть сбалансированы ежедневно. Следует контролировать чрезмерные / короткие суммы.
  • Должен сохраняться датированный и подписанный протокол сверки
Разделение обязанностей Ссылка

Никому не должно быть разрешено собирать, обрабатывать или перевозить и депонировать чеки / валюту без какой-либо дополнительной функции контроля, обеспечивающей учет всех средств.Примеры таких средств контроля:

  • Лицо, собирающее и записывающее квитанцию, не должно совпадать с лицом, делающим депозит. Кроме того, лицо, не зависящее от регистратора и вкладчика, должно сверять депозит с главной бухгалтерской книгой. Если в отделе всего один или два человека, проверка сверки руководством может обеспечить компенсирующий контроль.
  • При регулярном получении наличных денег или чеков по почте, если это возможно, при вскрытии почты должны присутствовать два человека.Один человек должен подсчитывать и записывать денежные переводы (журнал). Другой должен подготовить квитанцию ​​о депозите и отправить ее вместе с наличными / чеками в кассу. Депозитные квитанции должны быть сверены с главной бухгалтерской книгой третьим лицом.
  • Сведите к минимуму переводы наличных денег от человека к человеку. Подотчетность теряется, когда несколько человек обрабатывают наличные до их депонирования. Если переводы должны иметь место, обязательно задокументируйте это. Если вы являетесь передающей стороной, вы должны получить квитанцию, если вы являетесь передающей стороной, вы должны проверить, что вы получаете, прежде чем предоставлять квитанцию.Использование журнала приема / сдачи может быть полезным при транспортировке депозитов.
Подарки / личные чеки Ссылка
  • Если получены внешние подарки, направленные в Университет, они должны быть немедленно отправлены в отдел развития и внешних связей для обработки.
  • Личные чеки обналичивать не следует.

Соответствующая политика SU: Политика принятия подарков

Сборы и другие доходы Ссылка

Используйте счет дебиторской задолженности для обработки счетов и сбора рутинных операций по выручке.Если вы не уверены, следует ли регистрировать кассовый чек как выручку или как компенсацию расходов, обратитесь за помощью в отдел общего бухгалтерского учета в Управлении финансового контролера. Внутренний контроль, связанный с этим видом деятельности, включает:

  • Ведение вспомогательной книги счетов клиентов, включая все счета-фактуры и платежи
  • Счета-фактуры должны быть предварительно пронумерованы
  • Общая сумма всех платежей должна согласовываться со связанными счетами доходов не менее чем ежемесячно
  • Дебиторская задолженность должна быть просрочена и ежемесячно проверяться на предмет просроченной выручки
  • Все просроченные счета подлежат взысканию
  • Вспомогательная книга должна согласовываться со связанным счетом дебиторской задолженности ежемесячно
  • Все начисления, корректировки и возмещения должны быть надлежащим образом задокументированы и утверждены руководством до внесения в записи о дебиторской задолженности
  • Списание счетов должно быть одобрено руководством.
  • Обязанности должны быть разделены, так как лицо, ответственное за выставление счетов, также не собирает квитанции

Соответствующая политика SU: выручка от операций с внешними сторонами

Ссылка на банковский счет

Для открытия любого университетского банковского счета требуется соответствующее разрешение.

  • Банковские счета отдельных школ, колледжей или департаментов не допускаются. Банковские счета авторизуются и контролируются централизованно. Они требуют утверждения Попечительским советом.
  • Для банковских счетов сторонних клубов или организаций нельзя использовать идентификационный номер налогоплательщика университета
  • .

Соответствующая политика SU: Банковские счета

Рекордных операций с мелкой наличностью | Справочный центр Zenoti

Требуется разрешение: Для записи транзакции с мелкой наличностью у вас должно быть включено разрешение Petty Cash Просмотр для вашей роли на уровне организации
( Администратор> Роли безопасности> Имя роли > Разрешения> Администратор ).

Zenoti позволяет вам записывать следующие операции с мелкой наличностью:

  • Расходы: Записывает проводку расходов на мелкую наличность
    Пример: Деньги, потраченные на обед для персонала
  • Квитанция: Записывает все деньги, добавленные в вашу мелкую кассу
    Пример: любые коммерческие денежные средства переведены в кассовый аппарат

Предварительное условие: Необходимо создать категории мелкой наличности для записи операций мелкой наличности по этим категориям.Узнайте, как создать категорию мелкой наличности

1. В журнале встреч щелкните свободный временной интервал и выберите Мелкая наличность из контекстного меню.

Открывается книга мелкой кассы.


2. Сделайте запись для операции с мелкой наличностью следующим образом:

Тип записи

В зависимости от типа операции выберите один из следующих вариантов:

  • Расходы: Выберите этот вариант, чтобы записать мелкую транзакция денежных расходов (например, деньги, потраченные на обед для персонала).
  • Квитанции: Выберите эту опцию, чтобы записывать все деньги, которые добавляются в вашу мелкую кассу (например, перевод коммерческих наличных денег в мелкую кассу).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *