Квитанция строгой отчетности: Бланк строгой отчетности 2021 | Скачать форму, бланк

Содержание

Печать бланков строгой отчетности (БСО) в СПб

Печать БСО могут заказывать организации, которые не используют в своей деятельности кассовое оборудование, ведь по своей сути, бланки строгой отчетности выполняют те же функции, что и кассовый чек — подтверждают факт получения денежных средств.

Какими могут быть БСО?

Изготовление и использование бланков строгой отчетности регулируется Постановлением Минфина РФ № 359 от 21 мая 2008 года, утвердившим «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Некоторые виды деятельности подразумевают использование формы бланка, утвержденной соответствующим регулирующим органом. К таким бланкам, например, относятся:

Форма бланка

Если утвержденной формы бланка, подходящей для вашего вида деятельности нет, вы имеете возможность разработать ее самостоятельно, принимая во внимание все особенности своей работы. Вы также можете обратиться за помощью к специалистам нашей дизайн-студии «Альтер-Эго». При этом необходимо учитывать требования, которые предъявляет к бланкам строгой отчетности закон.

Прежде всего, это требование уникальности – на каждом бланке должен присутствовать уникальный шестизначный номер и серия. Как правило, при размещении заказа на печать БСО, серию для бланков выбирает заказчик, а номер конкретного бланка определяет типография. Серию (из двух заглавных букв) можно назначить любую, а нумерацию обычно начинают с номера 000001. В дальнейшем предприниматель должен самостоятельно следить, чтобы нумерация при повторном заказе бланков последовательно продолжалась.

Полный перечень данных, которые должен содержать БСО, приведен в статьях 3 и 4 вышеупомянутого Положения. За исключением этих требований, любой предприниматель праве определять вид бланка, наличие каких-либо полей для заполнения или любой дополнительной информации.

Технология печати

Как правило, печать БСО осуществляется на формате от А6 до А4, однако возможно изготовление бланков индивидуальных размеров. Для изготовления БСО используют офсетную или мелованную бумагу различной плотности. Бланк может быть как черно-белым, так и цветным по желанию заказчика. Мы рекомендуем своим клиентам размещать на бланках логотип организации, а также контактные данные – адрес сайта и телефон.

Часто при заполнении БСО требуется одновременно оформить несколько копий, в этом случае удобно использовать самокопирующиеся бланки. Также возможна печать БСО с отрывной частью. Для легкости отрыва корешка применяют перфорацию – просечку ножом на бумаге штрихов линии отрыва.

О приобретении, использовании и проверке бланков строгой отчетности | Новости инспекции

15.02.2019

   В процессе осуществления хозяйственной деятельности каждый субъект хозяйствования использует бланки строгой отчетности. Любые хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами.

   С целью упорядочения учета и повышения эффективности государственного контроля за использованием полученных бланков с определенной степенью защиты по каждому субъекту хозяйствования создан электронный банк данных (далее — ЭБД).

   В настоящее время в ЭБД включены: квитанции о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассового оборудования и платежных терминалов; товарно-транспортные накладные; товарные накладные; счета-справки.                                     

   Приобрести бланки первичных учетных документов, включенные в ЭБД, могут только те организации и индивидуальные предприниматели, которые внесены в Государственный реестр плательщиков (иных обязанных лиц). Бланки можно приобрести в таких организациях как, РУП «Издательство «Белбланкавыд», «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» и РУП «Белпочта».

   Передача бланков строгой отчетности, предназначенных для использования в качестве первичных учетных документов, от одних организаций (индивидуальных предпринимателей) другим не допускается, за исключением бланковстрогой отчетности, предназначенных для приема платежей в бюджет (квитанция о приеме платежей в бюджет).  

   При ликвидации субъектов хозяйствования проводится процедура аннулирования неиспользованных документов с определенной степенью защиты. 

   Статьей 22 Налогового кодекса для субъектов хозяйствования предусмотрена обязанность осуществлять  проверку первичных учетных документов на предмет их соответствия требованиям законодательства, а в случае их оформления от имени белорусской организации или белорусского индивидуального предпринимателя проверять — кому принадлежит бланк и действителен ли он.

   Осуществить проверку бланка возможно с использованием электронного банка данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции на сайте http://blank.bisc.by.

   Этот ресурс позволяет проверить не только принадлежность бланков, дату их приобретения, но и получить информацию  о признании таких документов недействительными.

 

 

Пресс-центр инспекции МНС

Республики Беларусь

по Гомельской области

8 (0232) 79 88 18 

Бланки строгой отчетности

Бланки строгой отчетности

Владимир МАЛЫШКО
Эксперт «ПБУ»

Опубликовано Журнал ПБУ N6/2002г.

Постановлением Правительства РФ от 30.07.93 N 745 утвержден Перечень отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений, их филиалов и других обособленных подразделений (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно — кассовых машин. В этот Перечень включены организации, предприятия, учреждения, а также физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, оказывающие услуги населению. При этом все они должны выдавать физическим лицам документы строгой отчетности (приравниваемые к чекам) по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно — кассовым машинам.

Формы бланков

В настоящее время письмами и приказами Минфина России утверждено более двухсот форм бланков строгой отчетности. Наиболее часто встречающиеся формы для различных видов деятельности приведены в таблице.

Бланки строгой отчетности

Виды деятельности

Утверждающий документ Минфина России

Наряд — заказы, квитанцииУслуги в части бытового обслуживанияПисьма от 20.04.95 N 16-00-30-33, от 11.04.97 N 16-00-27-15
ДокументыУслуги гостиничного хозяйстваПриказ от 13.12.93 N 121
КвитанцииУслуги общественного питанияПисьмо от 20.12.93 N 16-31
Услуги связи Приказ от 29.12.00 N 124н, письма от 29.11.93 N 16-16-84, от 22.02.94 N 16-36
Услуги Сбербанка РоссииПриказ от 28.06.00 N 59н
Услуги по различным видам деятельностиПисьмо от 20.04.95 N 16-00-30-35
Услуги в части ветеринарной деятельности
26.05.95 N 16-00-30-46
Квитанция за парковку автомобиляУслуги автостоянкиПисьмо от 24.02.94 N 16-38
Квитанции, билеты для проезда Услуги МПСПисьмо от 12.03.99 N 16-00-24-33
Услуги воздушного транспортаПисьмо от 29.05.98 N 16-00-27-23
Услуги автотранспортаПисьма от 16.06.94 N 16-30-64, от 23.12.96 N 16-00-30-58, от 11.04.97 N 16-00-27-15
Экскурсионная путевка, абонемент, билетУслуги в части экскурсионной, театрально — концертной деятельностиПриказ от 25.02.2000 N 20н
Туристические путевкиТуристические услугиПисьмо от 16.06.98 N 16-30-65
Санаторно-курортная путевка, курсовкаУслуги санаторно‑курорные и оздоровительные Приказ от 10.12.99 N 90н
Форма чека при отключении электроэнергииДля всех видов деятельности при использовании ККМПисьмо от 12.03.99 N 16-00-24-32
Утвержденные Минфином России бланки строгой отчетности для различных видов деятельности являются официальными государственными документами и распространяются на все организации, а также на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, занимающихся подобными видами деятельности на территории РФ.

Организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять изготовление бланков строгой отчетности по установленным образцам в любой типографии. Данный вид деятельности в лицензировании не нуждается (в части полиграфии лицензированию подлежит только деятельность по изготовлению защищенных от подделок полиграфической продукции, в том числе бланков ценных бумаг — пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 08.08.01 N 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности»). Организации и сами могут изготавливать их, так как документов, ограничивающих такие производство, не существует. Однако Минфин России настоятельно рекомендует все же обращаться в полиграфические организации (письмо Минфина России от 05.07.01 N 16-00-24/56).

В случае необходимости, в утвержденные формы бланков организации и индивидуальные предприниматели могут вносить реквизиты, необходимые для учета предоставляемых услуг. Удаление же отдельных реквизитов, предусмотренных в утвержденных формах документов строгой отчетности, не допускается. Вопросы художественного оформления, характера и содержания дополнительной информации на билетах, талонах, квитанциях и других бланках, а также их технического редактирования, решаются ими самостоятельно.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы нумератором или типографским способом (п. 2.16 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР от 29.07.83 N 105). Минфин России в разЪяснительных письмах все же настаивает на проставление серии и нумерации на бланках типографским способом.

Порядок хранения бланков строгой отчетности изложен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (оно продолжает действовать в настоящее время в части не противоречащей принятым нормативно правовым актам). Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Если же в части каких-либо видов деятельности нет утвержденных форм документов строгой отчетности, то организация вправе выйти с предложением об их утверждении. Для этого предлагаемую форму представляют через курирующее данный вид деятельности ведомство или напрямую в Минфин России. Министерство после рассмотрения и согласования с Государственной комиссией по контрольно — кассовым машинам ее утверждает.

Как сказано выше, использование организациями и индивидуальными предпринимателями бланков строгой отчетности при расчетах с населением при оказании определенных видов услуг позволяет им обходиться без применения контрольно — кассовых машин. Но для оформления услуг технического обслуживания и ремонта автотранспортных средств использование формы БО-14 «Наряд заказ», «Копия — наряд — заказа», «Квитанция», «Копия квитанции» недостаточно. Наряду с этой формой Минфин России требует применения контрольно — кассовой машины (письмо от 11. 04.97 N 16-00-27-15).

Нормативных актов, регламентирующих порядок обращения с бланками строгой отчетности, распространяющихся на все организации и индивидуальных предпринимателей, в настоящее время нет. Хотя Минфин России неоднократно сообщал в своих письмах, что такая работа ведется. В результате нее должны появиться унифицированные указания, регламентирующие изготовление, учет, регистрацию, хранение, применение и уничтожение бланков строгой отчетности. Но для отдельных видов деятельности существуют такие документы. Так разработаны Методические указания о порядке учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности организациями бытового обслуживания населения и их подразделениями, а также физическими лицами, занимающимися предпринимательской деятельностью по бытовому обслуживанию населения. Они утверждены приказом АО «Росбытсоюз» от 15.08.97 N 15.

Бухгалтерский учет

Учет бланков строгой отчетности осуществляется в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина РФ от 31.10.00 N 94н.

Приобретенные организацией бланки строгой отчетности отражаются как материальные ценности на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости с соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально — производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным приказом Минфина России от 09.06.01 N 44н. Для оприходования используется унифицированная форма «Приходный ордер» (форма М-4), утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

К каждой партии бланков должна прилагаться накладная или другая сопроводительная документация с указанием наименования бланков, их серии, номеров и стоимости приобретения.

Одновременно бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Забалансовый счет 006 предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности. На счете 006 бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке. При этом должен вестись аналитический учет по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения.

В учете оприходование бланков строгой отчетности сопровождается записями:

Дебет 10 Кредит 60— оприходованы бланки строгой отчетности;

Дебет 19 Кредит 60— выделен НДС по бланкам строгой отчетности;

Дебет 006— учтены на забалансовом счете по условной стоимости приобретенные бланки строгой отчетности

При использовании документов строгой отчетности в процессе производства по мере их расходования производится списание стоимости бланков с кредита счета 10 в дебет счетов учета издержек производства и обращения. Документальным основанием для списания может служить «Требование — накладная» (форма М-11) или «Лимитно — заборная карта» (форма М-8). В это же время их стоимость списывается с кредита забалансового счета 006:

Дебет 20, 44 Кредит 10— списана стоимость использованных бланков строгой отчетности;

Кредит 006— списана условная стоимость использованных бланков строгой отчетности

По итогам месяца на основании «Требований — накладных» («Лимитно — заборных карт») составляются оборотные ведомостей по видам бланков и местам их хранения. Полученные данные оборотных ведомостей должны ежемесячно сверяться с записями по книге учета бланков строгой отчетности.

Остающиеся в организации экземпляры бланков строгой отчетности учитываются с документами «Кассы» и соответствующими документами в бухгалтерии. У индивидуальных предпринимателей они учитываются с документами, подтверждающими доходы и расходы. Хранятся данные экземпляры в течение пяти лет.

Документы (журналы, книги) учета бланков строгой отчетности согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного 06.10.00 Федеральной архивной службой России, должны храниться три года (подп. «в» п. 75 Перечня).

В случае если бланк строгой отчетности испорчен, то он изымается и уничтожается. При этом составляется комиссией акт на списание, который подлежит утверждению руководителем организации.

Для инвентаризации бланков строгой отчетности используется унифицированная форма ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности». Она утверждена постановлением Госкомстата России от18.08.98 N 18 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Расходы, связанные с приобретением бланков строгой отчетности, учитываются при налогообложении прибыли как другие расходы, связанные с производством и реализацией (п. 47 ст. 264 НК РФ).

Выдавая физическому лицу при оказании услуг за наличный расчет экземпляр бланка строгой отчетности, организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками по НДС, выполняют обязанность, установленную НК РФ, по выставлению счетов — фактур (п. 7 ст. 168 НК РФ). При этом бланк строгой отчетности должен быть зарегистрирован в Книге продаж, в которой отражаются операции, облагаемые налогом на добавленную стоимость, а также освобожденные от налогообложения (п. 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов — фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.00 N 914).

В некоторых субЪектах РФ работники налогового ведомства требуют осуществления регистрации бланков строгой отчетности в инспекциях. Федеральным законодательством это не установлено. Не предЪявляет таких требований и Минфин России.

БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ — это… Что такое БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ?

БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

бланки стандартной формы, имеющие готовую печатную нумерацию, подвергающиеся на ж. д. строгому поштучному учету с момента выхода из типографии до израсходования. Б. с. о. служат для учета и контроля сборов, поступающих в пользу дороги. К числу Б. с. о. относятся: пассаж. билеты всех форм, багажные квитанции и их разновидности, дорожные ведомости на перевозку грузов и квитанции разных сборов всех форм.

Технический железнодорожный словарь. — М.: Государственное транспортное железнодорожное издательство. Н. Н. Васильев, О. Н. Исаакян, Н. О. Рогинский, Я. Б. Смолянский, В. А. Сокович, Т. С. Хачатуров. 1941.

.

  • БИТУМЫ
  • БЛЕНКЕР

Смотреть что такое «БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ» в других словарях:

  • БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ — бланки документов, подлежащие учету и выдаваемые под отчет работникам для оформления хозяйственных операций. Учет бланков строгой отчетности ведется по забалансовому счету 006 Бланки строгой отчетности . Перечень документов, относящихся к бланкам …   Энциклопедический словарь экономики и права

  • Бланки строгой отчетности — – бланки документов, подлежащие учету и выдаваемые под отчет работникам для оформления хозяйственных операций. Учет бланков строгой отчетности ведется по забалансовому счету 006 «Бланки строгой отчетности». Перечень документов, относящихся к… …   Коммерческая электроэнергетика. Словарь-справочник

  • Бланки Строгой Отчетности — англ. forms of strict reporting бланки документов,находящиеся на специальном учете. Бланки строгой отчетности нумеруются и выдаются под отчет работникам, ответственным за хозяйственные операции. Выдача Б.с.о. регистрируется в специальной книге. К …   Словарь бизнес-терминов

  • бланки строгой отчетности — Разновидность бланков (документов), подлежащих специальному учету. Каждому экземпляру бланка присваивается регистрационный номер, который наносится на бланк. Учет осуществляется в регистрационных книгах на основе регистрационных номеров.… …   Справочник технического переводчика

  • Бланки строгой отчетности — из числа наиболее широко применяемых при расчетах с населением бланков строгой отчетности Минфином России, в частности, утверждены формы: приказом от 25 февраля 2000 г. № 20н: экскурсионная путевка в музей и на выставку; абонемент на посещение… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

  • БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ — разновидность бланков (документов), подлежащих специальному учету. Каждому экземпляру бланка присваивается регистрационный номер, который наносится на бланк. Учет осуществляется в регистрационных книгах на основе регистрационных номеров.… …   Большой бухгалтерский словарь

  • «БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ» — забалансовый счет бухгалтерского учета, предназначенный для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности квитанционных книжек, бланков удостоверений, дипломов, различных… …   Большой бухгалтерский словарь

  • БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ — бланки и документы, подлежащие обособленному учету и выдаваемые под отчет определенным работникам организации для оформления соответствующих фактов хозяйственной деятельности. Перечень документов, относящихся к Б.с.о., порядок их хранения и… …   Финансово-кредитный энциклопедический словарь

  • БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ — разновидность бланков (документов), подлежащих специальному учету. Каждому экземпляру бланка присваивается регистрационный номер, который наносится на бланк. Учет осуществляется в регистрационных книгах на основе регистрационных номеров.… …   Большой экономический словарь

  • Бланки строгой отчетности для расчетов с населением без применения контрольно-кассовых машин — к бланкам строгой отчетности, применяемым для расчета с населением без применения контрольно кассовых машин, относятся: квитанции (с нарядами заказами, копиями, обязательствами и другими документами), счета, справки; кассовые ведомости на… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

подотчетных правительств — ЮНЕСКО

Офисы омбудсмена принимают граждан, желающих подать жалобы на правительство. Они особенно важны, когда гражданам неудобно общаться с правительственными чиновниками. В 2010 году омбудсмены были в 118 странах. Офис часто занимается политически спорными вопросами, что может привести к конфликту с правительством. В Латинской Америке присутствие омбудсмена, даже без санкций, помогло улучшить доступ к образованию, здравоохранению и жилью с 1982 по 2011 год.В Индонезии служба омбудсмена сыграла важную роль в выявлении случаев мошенничества, связанного с продажей тестов студентам и передачей ответов на мобильные телефоны.

ОГО и граждане могут усилить внешний аудит. В Чили и Республике Корея жалобы и предложения граждан в Интернете выделяют области, требующие внимания аудиторов. Обследования государственных расходов позволяют ОГО проводить социальный аудит расходов. Однако часто это разовые вмешательства, проводимые донорами, которые редко приводят к существенным и долгосрочным изменениям.

СОЗДАНИЕ ИНСТИТУЦИОНАЛЬНОЙ КУЛЬТУРЫ ЦЕЛОСТНОСТИ — КЛЮЧ К БОРЬБЕ С КОРРУПЦИЕЙ

Коррупция может проявляться во всех аспектах предоставления образования, от финансов и закупок услуг до институциональной аккредитации, управления учителями, экзаменов, стипендий, исследований и учебников. Будь то громкое присвоение или укоренившаяся низкоуровневая практика, его последствия выходят далеко за рамки бухгалтерских потерь, влияя на доступ к образованию и качество услуг.Коррупция искажает решения правительства о распределении ресурсов, снижает производительность и снижает государственные доходы.

В то время как исследования Всемирного банка по утечке финансовых переводов от центрального правительства к местным органам власти и оттуда в школы вдохновили большую часть работы в этой области, отслеживание средств до их получения в пунктах обслуживания остается сложной задачей, особенно когда нет четких правил распределения. Несуществующие «призрачные» учителя и школы — сложная и спорная тема. В Нигерии только за первую половину 2016 года поступило 8000 заявлений о учителях-призраках или учителях, которые получали больше, чем их официальная зарплата.

После реформ, направленных на совершенствование механизма фонда выравнивания образования в Бразилии, проверки, проведенные Генеральным контролером Союза в 120 муниципалитетах и ​​4 штатах, по-прежнему обнаружили, что 49 имели нерегулярные процессы торгов, 28 имели нерегулярное исполнение контрактов и 21 имели «снятие наличных». счет.

Грязные практики могут быть незаметны для сторонних наблюдателей, а их масштаб трудно проверить, например, в сложных обстоятельствах, таких как конфликтные ситуации.Около 80% из 740 школ в провинции Гор, Афганистан, не работали, хотя департамент образования выплачивал зарплату учителям.

Слишком укоренившаяся порча часто остается незамеченной. В ходе исследования по отслеживанию государственных расходов в Бангладеш около 40% районных и подрайонных сотрудников начального образования признались, что делали «быстрые платежи» сотрудникам счетов для возмещения расходов. Эти платежи могут не включать фактическую или прямую утечку из государственного кошелька, но они побуждают должностных лиц покрывать расходы другими способами.

Выявления нарушений недостаточно, и даже правовые нормы и структуры должны сопровождаться улучшенными механизмами мониторинга, включая сильные и независимые аудиторские институты, открытые информационные системы и благоприятную среду для надзора со стороны СМИ и участия НПО. Когда случаи коррупции раскрываются, решающую роль в последующих действиях играют полиция и суды.

МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА ОБРАЗОВАНИЯ ДОЛЖНЫ БЫТЬ СИСТЕМАТИЗИРОВАНЫ

Мониторинг и оценка могут способствовать подотчетности правительства.Чтобы быть полезным, мониторинг должен сообщать о желаемых результатах, а данные должны быть точными и регулярно собираться. Однако системы мониторинга и оценки часто фрагментированы. Агентства различаются по методам и частоте сбора данных, и данные не могут быть централизованно собраны, сопоставимы или доступны.

Одним из способов консолидации информации является подготовка правительствами национальных отчетов о мониторинге образования в рамках обязательств перед такими органами, как законодательные органы или международные организации, а также оказание помощи гражданам в привлечении правительств к ответственности.Из 209 стран 108 публиковали национальный отчет по мониторингу образования по крайней мере один раз с 2010 года, но только примерно каждая шестая страна мира делает это регулярно.

Административный контроль и подотчетность | Суды США

Подотчетность является основной ценностью федеральной судебной власти, как указано в Стратегическом плане для федеральной судебной системы , который включает:

  • строгие стандарты поведения;
  • самообеспечение соблюдения правовых и этических норм;
  • хорошее управление государственными средствами и имуществом; а также
  • эффективное и рациональное использование ресурсов.

Механизмы надзора федеральной судебной власти предотвращают и предотвращают мошенничество, растрату и злоупотребления, а также устраняют ошибки в случае их возникновения. Механизмы надзора также способствуют соблюдению этических, законодательных и нормативных стандартов. По закону ответственность за управление Третьей ветвью возлагается на Судебную конференцию Соединенных Штатов, региональные окружные судебные советы, сами суды и, в определенных областях, на директора административного управления США.С. Суды (АО). На местном, региональном и национальном уровнях существуют внутренние гарантии для предотвращения расточительства и правонарушений, а также для проведения подробной оценки эффективности.

Мошенничество, растрата или злоупотребление

Заявления о мошенничестве, растрате и злоупотреблениях рассматриваются должностным лицом судебной власти, ответственным за надзор за лицом или организацией, в отношении которых подается жалоба.

  • Жалобы на суды (включая службы пробации и досудебные службы) в рамках федеральной судебной системы должны быть представлены соответствующему главному судье или окружному судебному совету.
  • Жалобы в отношении федерального общественного защитника (FPD) должны подаваться главному судье соответствующего окружного апелляционного суда. Однако жалобы на федеральную организацию общественных защитников (FPDO) или ее сотрудников (за исключением самого федерального общественного защитника) следует направлять в FPD.
  • В Северной Каролине и Алабаме обвинения в отношении администратора по банкротству следует направлять главному судье соответствующего окружного апелляционного суда.Однако жалобы на администрацию по банкротству или ее сотрудников (кроме самого администратора по банкротству) следует подавать администратору по банкротству.
  • Жалобы на АО должны быть отправлены по электронной почте следователю АО. АО также принимает заявления в отношении судебных подразделений или FPDO и направляет их соответствующему ответственному должностному лицу судебной системы в соответствии с политикой судебной системы. См. Руководство по судебной политике , Vol. 1 § 1440.10 (а).

Если вы не уверены, куда подавать жалобу, вы можете подать ее в АО. АО передаст жалобу ответственному должностному лицу судебной власти.

Орган АО

АО имеет право расследовать заявления в отношении сотрудников и деятельности АО. Если AO получает жалобы, касающиеся судебного подразделения, персонала или деятельности FPDO, они передаются ответственному должностному лицу судебной власти. Судебная конференция уполномочила АО оказывать помощь в проведении расследований по запросу этих должностных лиц.

Процесс расследования

После получения все заявления немедленно передаются следователю AO. Исследователь AO или группа проверки изучают соответствующие записи, беседуют с персоналом и анализируют действия, чтобы определить соответствие действующему законодательству, нормативным актам и судебной политике. По завершении расследования отчет направляется соответствующим должностным лицам судебной власти. Если АО выявляет какие-либо убытки из-за мошенничества, дело передается в Министерство юстиции для возможного судебного преследования.

Судебная власть серьезно относится к обвинениям в мошенничестве, растрате и злоупотреблениях. АО рассматривает все обвинения; однако не каждому заявлению гарантируется полное расследование. Из-за деликатного характера обвинений АО предоставляет отчеты о состоянии дел только Комитету Судебной конференции по аудиту и подотчетности административных органов и соответствующим должностным лицам судебных органов.

Должностные лица АО будут сохранять конфиденциальность в максимально возможной степени, включая защиту личности лица, подающего жалобу, если раскрытие информации не станет неизбежным в ходе расследования.

Вопросы, выходящие за рамки полномочий АО

Некоторые вопросы не входят в компетенцию АО по расследованию мошенничества, растраты или злоупотреблений. Следовательно, обвинение не расследуется как мошенничество, растрата или злоупотребление, если:

  1. Этот вопрос не подпадает под юрисдикцию федеральной судебной власти (например, обвинения в отношении судов или агентств штатов, местных судов или агентств или федеральных агентств в исполнительной или законодательной ветвях власти).
  2. Этот вопрос не подпадает под определение мошенничества, растраты или злоупотребления судебной властью согласно Руководству по судебной политике , Vol. 1, § 1410.10.
  3. Для каждого типа жалобы существует особый процесс.
  4. Заявитель не согласен с законным применением руководством судебной политики или процедур.

Этика и поведение судей

Судьи, служащие судебных органов и служащие федеральных государственных защитников по всей стране обязаны соблюдать законы об этике и предписанные кодексы поведения.Они регулируют надлежащее выполнение служебных обязанностей и ограничивают определенную внешнюю деятельность во избежание конфликта интересов. В соответствии с Законом о судебном поведении и инвалидности главные судьи и окружные судебные советы, а также Судебная конференция Соединенных Штатов, когда это уместно, расследуют и разрешают любое поданное заявление о том, что судья «совершил действия, наносящие ущерб эффективному и оперативному управлению судебным процессом. дело судов »или« не в состоянии выполнять все должностные обязанности по причине умственной или физической инвалидности.»Узнайте о Законе о поведении судей и инвалидности и о процессе подачи жалобы на судью. Общедоступный веб-сайт каждого судебного округа также включает правила, объясняющие, на что можно подавать жалобу, на кого можно подавать жалобу, куда подавать жалобу и как жалоба будет обрабатываться. Ежегодный отчет о судебной деятельности судов США включает информацию обо всех судебных жалобах, недавно поданных, прекращенных и находящихся на рассмотрении.

Каждый судья должен составить список личных и финансовых интересов, которые потребуют отвода, который суды используют с автоматизированным программным обеспечением для проверки конфликтов для выявления судебных дел, в которых судья может иметь дисквалифицирующий конфликт интересов в соответствии с 28 U.S.C. § 455 или Кодекс поведения судей США. Все судьи, высокопоставленные должностные лица судебных органов и старшие сотрудники должны ежегодно подавать отчеты о раскрытии публичной финансовой информации, как того требует Закон об этике в правительстве для всех трех ветвей власти. На судебный персонал также распространяются определенные положения Закона «О прекращении торговли знаниями Конгресса» («STOCK»).

Аудиты и обзоры программ

АО наблюдает за всесторонним аудитом средств судебной системы. Большинство аудиторских проверок проводится независимыми сертифицированными бухгалтерскими фирмами (CPA).Фирмы проверяют все окружные суды и суды по делам о банкротстве, а также все апелляционные суды каждые два-четыре года. Фирмы CPA также регулярно проверяют федеральные организации общественных защитников, службы пробации и досудебного разбирательства, а также управляющих банкротством. На национальном уровне проводятся проверки счетов ассигнований судебных органов, а также других видов деятельности, систем и фондов. АО отслеживает все выводы аудита, чтобы обеспечить выполнение рекомендаций аудитора.

AO также проверяет деятельность судов и услуг защитников, чтобы дать рекомендации по управлению и определить соответствие политике Судебной конференции.Эти обзоры программ могут быть широкими по объему или узконаправленными — они могут касаться операций; персонал; бюджет и финансы; управление недвижимостью; состав жюри; судебная отчетность; судебный перевод; или управление информационными технологиями и безопасность.

Обе эти программы служат сдерживающим фактором от мошенничества, растраты и злоупотреблений. Если какая-либо программа обнаруживает мошенничество, растрату или злоупотребление, АО уведомляет соответствующий орган.

Роль национальных образований

Судебный персонал в Вашингтоне, Д.C., предоставить комплекс услуг по оценке и поддержке. АО поддерживает интегрированную систему управления и финансового планирования со строгим финансовым контролем, регулирующим формирование и исполнение бюджета. Помимо координации аудитов и проведения обзоров программ, АО регулярно изучает работу судов и рабочую нагрузку судебных органов, а также оценивает операционную эффективность и экономичность. Национальные стандарты и руководящие принципы публикуются в официальном руководстве по административной политике, а АО готовит дополнительные руководящие материалы для судов.Каждые шесть месяцев АО отчитывается перед Комитетом судебной конференции по аудиту и подотчетности административных органов обо всех последних финансовых аудитах, обзорах программ, специальных расследованиях и направлениях обвинения. Федеральный судебный центр (FJC) и AO предлагают очное и онлайн-обучение для главных судей и руководителей подразделений по вопросам их управленческих и надзорных функций. Кроме того, по закону директор АО обязан «контролировать все административные вопросы» в судах.

Местный и региональный контроль

На региональном уровне каждый округ включает окружной судебный совет, который выполняет важнейшие надзорные функции. Каждый совет имеет широкие полномочия «отдавать все необходимые и надлежащие распоряжения для эффективного и быстрого отправления правосудия в пределах своего округа». 28 U.S.C. § 332 (d) (1). Функции совета охватывают процессы рассмотрения поведения судей и инвалидности, а советы рассматривают планы районных судов по ряду тем, таких как защита малоимущих и отбор присяжных.

Каждый федеральный суд несет ответственность за эффективное управление государственными ресурсами, находящимися под его контролем, а также за назначение и увольнение своих сотрудников по мере необходимости. Каждый суд должен иметь четко определенные процедуры для принятия финансовых управленческих решений и своевременного составления финансовых отчетов. Суды должны разработать планы управления для мониторинга различных судебных операций, включая план бюджетной организации, план бюджетных расходов, план внутреннего контроля, план разрешения трудовых споров, план присяжных, план управления судебным репортером, план Закона об уголовном правосудии и долгосрочный план учреждений.Данные о загруженности дел в каждом суде и времени обработки собираются и публикуются на общедоступном веб-сайте судебной системы.

Третья ветвь имеет внутреннюю структуру и оснащена множеством механизмов самокоррекции. Эта переплетенная многоуровневая система административных проверок и дублирующих друг друга органов обеспечивала эффективный оперативный надзор и подотчетность, а также обеспечивала быстрое выявление и устранение проблем. Работая вместе, эти компоненты зарекомендовали себя как эффективное средство сдерживания неправомерных действий и неправомерного использования государственных ресурсов, способствовали формированию культуры добросовестности и подотчетности и внесли свой вклад в установившуюся репутацию федеральной судебной системы в отношении надежного управления.

Пожалуйста, отправьте по электронной почте AO вопросы относительно административного надзора и подотчетности.

Новый закон устанавливает стандарты, ответственность за использование доверенностей

Закон, принятый на прошлой сессии законодательного собрания Мэриленда, предусматривает более четкие правила и строгую ответственность для лиц, действующих от имени других посредством доверенностей.

Известный как «Закон Лоретты», новый статут, регулирующий доверенности, был принят частично в ответ на новость о пожилой женщине, которая назначила свою племянницу своим агентом, также известным как фактический поверенный, чтобы контролировать ее активы по доверенности.Племянница якобы использовала эти способности, чтобы воровать у пожилой женщины, пока две внучатых племянницы, которые служили опекунами до возможной смерти женщины, не прижились. Агент была привлечена к ответственности, но только после того, как направила около 500000 долларов в личное пользование.

Суть нового закона состоит в том, чтобы установить процедуры регулярной отчетности агента перед лицом, предоставившим право, также известным как принципал, доверенности. В частности, закон уполномочивает определенных лиц, включая принципала или опекуна или другое лицо, действующее от имени принципала, требовать, чтобы агент раскрыл в течение 30 дней с момента запроса отчет о квитанциях, выплатах и ​​транзакциях, проведенных агентом от имени главный.Более широкая группа «заинтересованных лиц» может подать в окружной суд ходатайство с требованием от агента выполнить просьбу.

Аналогичным образом, любые заинтересованные лица могут обратиться в окружной суд с ходатайством о толковании доверенности, проверке поведения агента и предоставлении соответствующей защиты. В группу заинтересованных лиц входят принципал, агент, опекун или другое доверенное лицо принципала, лицо, уполномоченное принимать решения о медицинском обслуживании принципала, супруга, родитель или потомок принципала, а также лицо, которого агент просил. принять доверенность.

Новый закон предусматривает общие стандарты использования доверенностей. В качестве двух примеров: (i) за некоторыми исключениями, в уставе говорится, что фотокопия является такой же действительной и обязательной, как и первоначально подписанное полномочие; и (ii) в уставе перечисляются фидуциарные обязанности агента перед принципалом, включая общие и очевидные, такие как лояльное поведение и в интересах принципала, и подробные, такие как ведение учета всех поступлений, выплат и транзакций, совершенных от имени директора.

Хотя доверенности уже давно широко используются, закон Мэриленда ранее не требовал, чтобы кто-либо принимал доверенность. Новый закон меняет это, предоставляя две стандартные формы: одна дает общие полномочия, а другая — полномочия для ограниченной, определенной цели. Любой человек, которому представлена ​​любая из этих официальных форм, должным образом заполненная, должен принять ее, иначе он столкнется с перспективой судебного постановления, обязывающего принять и нести ответственность за разумные гонорары адвокатам и расходы, понесенные в ходе иска.

Новый статут должен помочь разъяснить порядок использования доверенностей и обязанности тех, кто действует в соответствии с ними.

Для получения дополнительной информации по этой теме, пожалуйста, свяжитесь с Джеем Мервином по телефону 410-583-2400 или [email protected]

Кодекс поведения сотрудников правоохранительных органов

Текст в формате PDF

Кодекс поведения сотрудников правоохранительных органов


Принят резолюцией 34/169 Генеральной Ассамблеи от 17 декабря 1979 г.

Артикул 1

Должностные лица правоохранительных органов должны всегда выполнять обязанности, возложенные на них законом, служа обществу и защищая всех людей от противоправных действий, в соответствии с высокой степенью ответственности, требуемой их профессией.

Комментарий:

(a) Термин «должностные лица правоохранительных органов» включает всех должностных лиц закона, независимо от того, назначены они или избранные, которые осуществляют полицейские полномочия, особенно полномочия на арест или задержание.

(b) В странах, где полицейские полномочия осуществляются военными властями, в форме или без нее, или силами государственной безопасности, определение должностных лиц правоохранительных органов должно рассматриваться как включающее офицеров таких служб.

(c) Служба сообществу предназначена, в частности, включать оказание услуг по оказанию помощи тем членам сообщества, которые в силу личных, экономических, социальных или других чрезвычайных ситуаций нуждаются в немедленной помощи.

(d) Это положение предназначено для охвата не только всех насильственных, грабительских и вредных действий, но распространяется на весь спектр запретов в соответствии с уголовными законами. Он распространяется на поведение лиц, не способных нести уголовную ответственность.

Статья 2

При исполнении своих обязанностей сотрудники правоохранительных органов должны уважать и защищать человеческое достоинство, а также поддерживать и защищать права человека всех людей.

Комментарий:

(a) Права человека, о которых идет речь, определены и защищены национальным и международным правом.Среди соответствующих международных документов — Всеобщая декларация прав человека, Международный пакт о гражданских и политических правах, Декларация о защите всех лиц от пыток и других жестоких, бесчеловечных или унижающих достоинство видов обращения и наказания, Декларация Организации Объединенных Наций. о ликвидации всех форм расовой дискриминации, Международной конвенции о ликвидации всех форм расовой дискриминации, Международной конвенции о пресечении преступления апартеида и наказании за него, Конвенции о предупреждении преступления геноцида и наказании за него, Минимальные стандартные правила обращения с заключенными и Венская конвенция о консульских сношениях.

(b) В национальных комментариях к этому положению должны быть указаны региональные или национальные положения, определяющие и защищающие эти права.

Статья 3

Сотрудники правоохранительных органов могут применять силу только в случае крайней необходимости и в той мере, в какой это требуется для выполнения ими своих обязанностей.

Комментарий:

(a) В этом положении подчеркивается, что применение силы сотрудниками правоохранительных органов должно быть исключительным; хотя это подразумевает, что должностным лицам правоохранительных органов может быть разрешено применять силу, если это разумно необходимо в данных обстоятельствах для предотвращения преступления или для осуществления или оказания помощи в законном аресте правонарушителей или подозреваемых в совершении преступления, никакая сила, превышающая указанную, не может быть использована.

(b) Национальное законодательство обычно ограничивает применение силы сотрудниками правоохранительных органов в соответствии с принципом соразмерности. Следует понимать, что такие национальные принципы соразмерности должны соблюдаться при толковании этого положения. Ни в коем случае это положение не должно толковаться как санкционирующее применение силы, которое несоразмерно законной цели, которую необходимо достичь.

(c) Применение огнестрельного оружия считается крайней мерой.Следует приложить все усилия, чтобы исключить применение огнестрельного оружия, особенно в отношении детей. В общем, огнестрельное оружие не должно использоваться, за исключением случаев, когда подозреваемый преступник оказывает вооруженное сопротивление или иным образом ставит под угрозу жизни других, и менее крайние меры недостаточны для сдерживания или задержания подозреваемого преступника. О каждом случае разряда огнестрельного оружия следует незамедлительно сообщать компетентным органам.

Статья 4

Вопросы конфиденциального характера, находящиеся в распоряжении сотрудников правоохранительных органов, должны оставаться конфиденциальными, если исполнение служебных обязанностей или потребности правосудия строго не требуют иного.

Комментарий:

По роду своих обязанностей сотрудники правоохранительных органов получают информацию, которая может относиться к частной жизни или потенциально вредить интересам и особенно репутации других лиц. Следует проявлять большую осторожность при сохранении и использовании такой информации, которая должна раскрываться только при исполнении служебных обязанностей или в интересах правосудия. Любое раскрытие такой информации для других целей является полностью неправомерным.

Статья 5

Ни одно должностное лицо правоохранительных органов не может применять, подстрекать или терпеть любые акты пыток или других жестоких, бесчеловечных или унижающих достоинство видов обращения или наказания, равно как и никакие должностные лица правоохранительных органов не могут ссылаться на приказы начальника или исключительные обстоятельства, такие как состояние войны или угроза войны, угроза национальной безопасности, внутренняя политическая нестабильность или любое другое чрезвычайное положение как оправдание пыток или других жестоких, бесчеловечных или унижающих достоинство видов обращения и наказания.

Комментарий:

(a) Этот запрет вытекает из Декларации о защите всех лиц от пыток и других жестоких, бесчеловечных или унижающих достоинство видов обращения и наказания, принятой Генеральной Ассамблеей, согласно которой:

«[Такой акт является] оскорблением человеческого достоинства и подлежит осуждению как отрицание целей Устава Организации Объединенных Наций и как нарушение прав человека и основных свобод, провозглашенных во Всеобщей декларации прав человека [ и другие международные документы по правам человека].«

(b) Декларация определяет пытки следующим образом:

«… пытка означает любое действие, при котором сильная боль или страдание, будь то физическое или моральное, преднамеренно причиняется государственным должностным лицом или по его подстрекательству к лицу в таких целях, как получение от него или третьего лица информации или признаний. наказание его за действие, которое он совершил или в котором он подозревается, или запугивание его или других лиц. Оно не включает боль или страдания, возникающие только в результате законных санкций, присущие им или связанные с ними, в той мере, в какой это соответствует Стандартному минимуму Правила обращения с заключенными.«

(c) Термин «жестокое, бесчеловечное или унижающее достоинство обращение или наказание» не был определен Генеральной Ассамблеей, но должен толковаться как обеспечивающий максимально широкую защиту от злоупотреблений, будь то физических или психических.

Статья 6

Должностные лица правоохранительных органов обеспечивают полную защиту здоровья лиц, находящихся под стражей, и, в частности, принимают немедленные меры по обеспечению медицинской помощи, когда это необходимо.

Комментарий:

(a) «Медицинское обслуживание», которое относится к услугам, оказываемым любым медицинским персоналом, включая сертифицированных практикующих врачей и парамедиков, должно быть обеспечено, когда это необходимо или запрошено.

(b) Хотя медицинский персонал, скорее всего, будет задействован в правоохранительной операции, сотрудники правоохранительных органов должны принимать во внимание суждение такого персонала, когда они рекомендуют предоставить заключенному под стражу соответствующее лечение с помощью или после консультации с медицинскими учреждениями. персонал, не участвующий в правоохранительной операции.

(c) Подразумевается, что сотрудники правоохранительных органов также должны обеспечивать медицинскую помощь жертвам нарушений закона или несчастных случаев, произошедших в ходе нарушений закона.

Статья 7

Должностные лица правоохранительных органов не должны совершать никаких коррупционных действий. Они также должны решительно противодействовать всем таким действиям и бороться с ними.

Комментарий:

(a) Любой акт коррупции, как и любое другое злоупотребление властью, несовместим с профессией сотрудников правоохранительных органов. Закон должен быть полностью соблюден в отношении любого должностного лица правоохранительных органов, которое совершает акт коррупции, поскольку правительства не могут рассчитывать на обеспечение соблюдения закона среди своих граждан, если они не могут или не будут применять закон против своих собственных агентов и внутри своих агентств. .

(b) Хотя определение коррупции должно регулироваться национальным законодательством, его следует понимать как включающее совершение или бездействие действия при исполнении своих обязанностей или в связи с ними в ответ на требуемые подарки, обещания или стимулы, или принято, или их неправомерное получение после того, как действие было совершено или пропущено.

(c) Выражение «акт коррупции», упомянутое выше, следует понимать как попытку коррупции.

Статья 8

Должностные лица правоохранительных органов обязаны уважать закон и настоящий Кодекс.Они также должны в меру своих возможностей предотвращать любые их нарушения и решительно противодействовать им.

Должностные лица правоохранительных органов, у которых есть основания полагать, что нарушение настоящего Кодекса имело место или вот-вот произойдет, должны сообщить об этом в свои вышестоящие органы и, при необходимости, в другие соответствующие органы или органы, наделенные полномочиями по надзору или исправлению.

Комментарий:

(a) Настоящий Кодекс должен соблюдаться всякий раз, когда он включен в национальное законодательство или практику.Если законодательство или практика содержат более строгие положения, чем положения настоящего Кодекса, эти более строгие положения должны соблюдаться.

(b) Статья направлена ​​на сохранение баланса между необходимостью внутренней дисциплины агентства, от которого в значительной степени зависит общественная безопасность, с одной стороны, и необходимостью борьбы с нарушениями основных прав человека, с другой. Должностные лица правоохранительных органов должны сообщать о нарушениях внутри подчинения и предпринимать другие законные действия вне подчинения только в том случае, если другие средства правовой защиты недоступны или эффективны.Подразумевается, что должностные лица правоохранительных органов не понесут административных или иных наказаний за то, что они сообщили о том, что нарушение настоящего Кодекса имело место или может произойти.

(c) Термин «соответствующие органы или органы, наделенные полномочиями по пересмотру или исправлению недостатков» относится к любому органу или органу, существующему в соответствии с национальным законодательством, будь то внутренний по отношению к правоохранительному органу или независимый от него, с установленными законом, обычными или другими полномочиями рассматривать жалобы. и жалобы, вытекающие из нарушений, предусмотренных настоящим Кодексом.

(d) В некоторых странах средства массовой информации могут рассматриваться как выполняющие функции рассмотрения жалоб, аналогичные тем, которые описаны в подпункте (c) выше. Следовательно, должностные лица правоохранительных органов могут быть оправданы, если в качестве крайней меры и в соответствии с законами и обычаями своих стран и с положениями статьи 4 настоящего Кодекса они доводят до сведения общественного мнения о нарушениях посредством СМИ.

(e) Должностные лица правоохранительных органов, соблюдающие положения настоящего Кодекса, заслуживают уважения, полной поддержки и сотрудничества со стороны общества и правоохранительных органов, в которых они работают, а также сотрудников правоохранительных органов.

Стеклянная копилка: прозрачность и подотчетность для фондов школьной деятельности

Представьте, что все ваши фонды на школьные мероприятия хранятся в копилке у вас на столе. Вы можете сказать, сколько денег в этом банке? Вы, вероятно, не сможете — если только он не сделан из стекла. Если бы банк был прозрачным, у вас была бы неплохая идея, как и у людей, которые собирают деньги.

Прозрачный учет фондов имеет два существенных преимущества: заинтересованные стороны могут легко контролировать свои фонды деятельности и быстро выявлять нарушения.Те, кто распоряжается школьными фондами, менее склонны «потерять» 20 долларов здесь или 100 долларов там, если они знают, что за ними наблюдают. Прозрачность не предотвращает нарушений, но ограничивает их масштабы и частоту.

В год школы генерируют транзакции на сумму более 140 000 долларов США; большинство этих транзакций осуществляются за наличный расчет. Немногие из людей, управляющих этими средствами — учителя, директора, финансовые служащие, студенты, члены PTA — были обучены надлежащим процессам и системам бухгалтерского учета, что означает, что они не следуют процессам и процедурам правильно или они не следуют им в все.Вот почему так важны простые автоматизированные системы бухгалтерского учета, обеспечивающие повышенную прозрачность и точную отчетность. Поддержание точной централизованной системы с надлежащим надзором помогает снизить вероятность мошенничества на всех уровнях школьного округа.

охватывать { цвет фона: прозрачный! важно; } .fusion-content-box-1 .fusion-content-box-hover .link-area-box-hover .heading .icon> span { цвет границы: # 336498! important; }]]>

Поддержание точной централизованной системы с надлежащим надзором помогает снизить вероятность мошенничества на всех уровнях школьного округа.

Округ несет фидуциарную ответственность за профессиональную отчетность и учет всех средств, собранных в пользу учащихся. Районы, в которых нет внутреннего контроля, ждут катастрофы. Устанавливая простые и прозрачные процедуры обращения с деньгами, следуйте этим простым правилам.

Дайте четкие инструкции по ролям и обязанностям каждого в вашем округе.
Проанализируйте свои текущие методы и ознакомьтесь с политиками, процедурами и обязанностями всех, кто имеет дело с деньгами.Как правило, это школьные финансовые служащие, учителя, члены PTA, директора, бухгалтеры и представители школьного бизнеса. Установите строгие правила подотчетности на каждом уровне и предложите учебные занятия для обучения сотрудников и других лиц приемлемым процессам и процедурам. Коммуникация и постоянный обзор имеют решающее значение для обеспечения жесткого внутреннего контроля.

Внедрите системы получения наличных на всех уровнях в рамках процесса управления денежными средствами (от учителя к ученику, от офисного персонала к учителю, от кассира к офисному персоналу) и убедитесь, что номера квитанций записаны в главной книге, так что есть контрольный журнал.

охватывать { цвет фона: прозрачный! важно; } .fusion-content-box-2 .fusion-content-box-hover .link-area-box-hover .heading .icon> span { цвет границы: # 336498! important; }]]>

Связь и постоянный контроль критически важны для обеспечения жесткого внутреннего контроля.

Запрос от директоров расчетной выручки и расходов клубов, команд и мероприятий за год.
Подобно тому, как директора и суперинтенданты планируют свои расходы на учебную программу, спонсоры школьных мероприятий должны прогнозировать свои расходы и доходы.Эта процедура создает среду прозрачности и подотчетности, поскольку у школьного персонала есть четко определенные финансовые цели и ожидания, план действий по их достижению и контрольные показатели для сравнения.

Используйте современные решения.
Многие люди ошибочно полагают, что при вводе данных в компьютерную программу автоматически раздается предупреждающий сигнал, если программа обнаруживает незаконное присвоение средств. Необходимо использовать инструменты, позволяющие «отловить» эти нарушения; они не встраиваются автоматически в программу.

Веб-приложение предоставляет районным чиновникам централизованный и широко открытый доступ, чтобы они могли запрашивать определенные поля или точки данных, позволяя им непрерывно отслеживать средства и выявлять проблемы на раннем этапе. Поскольку они легкодоступны, веб-приложения придают округам прозрачность, необходимую для мониторинга средств.

Представьте себе силу исследования «в реальном времени», которое позволяет районным чиновникам

  • запускать отчеты об изменениях в школьных книгах,
  • исследовать сумму наличных денег по сравнению с чеками, которые зачисляются на банковские счета,
  • запросить несколько выплат одному и тому же получателю,
  • генерирует стратификационные отчеты с подробным описанием всех выплат, выпущенных с банковского счета, в порядке убывания, а
  • контролирует вход в систему и доступ в целях безопасности.

Хотя у нас есть организационный климат в образовании, когда округа и штат ожидают строгого внутреннего контроля, природа школ и управление денежными средствами децентрализованы.

Решения

на базе Интернета могут позволить районам выйти за рамки стеклянной копилки. Они могут гарантировать, что их системы бухгалтерского учета и процессы эффективно и действенно генерируют точную информацию.


Ким Вивиан-Даунс и Эвелин Игл являются соучредителями KEV Software Inc., с офисами в Уилмингтоне, Северная Каролина, и Торонто, Онтарио. Чтобы получить бесплатную копию руководства «Лучшие практики: роли и обязанности на районном уровне», отправьте электронное письмо по адресу [email protected]

Правила использования подарочных карт

— Правила университета

ПОЛИТИКА РОВАНСКОГО УНИВЕРСИТЕТА

Заголовок:

Политика в отношении подарочных карт
Тема: Финансы
Номер политики: FIN: 2020: 01
Применимо: Общеуниверситетский
Орган выдачи: Президент
Ответственный сотрудник : Старший вице-президент по финансам и финансовому директору
Принято: 01.10.2020
Последняя редакция: 26.07.2021
Последняя редакция: 15.10.2021

I.ЦЕЛЬ

Установить руководящие принципы по закупке, распределению, учету и сверке подарочных карт для удовлетворения потребностей университетского сообщества, облегчая при этом составление университетом налоговой отчетности и требований внутреннего контроля денежных средств. Покупка и использование таких предметов требует строгой отчетности — подарочные карты могут использоваться только для получения призов и наград или для компенсации участникам исследований на людях.

II. ПОДОТЧЕТНОСТЬ

Под руководством Президента, Провоста-старшего.Вице-президенты, деканы, заведующие кафедрами и заведующие кафедрами несут ответственность за обеспечение реализации этой политики Университетом. Вице-президенты, деканы, руководители департаментов и супервайзеры должны обеспечивать соблюдение этой политики.

III. ПРИМЕНИМОСТЬ

Настоящая политика применяется ко всем сотрудникам, работающим полный, неполный рабочий день, постоянным и временным сотрудникам, преподавателям, персоналу, офицерам, волонтерам и студентам.

IV.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ
  1. Подарочные карты — считаются эквивалентом денежных средств.В рамках данной политики термин «подарочная карта» включает подарочные сертификаты, электронные подарочные карты, виртуальные карты, карту накопительной стоимости или предоплаченную кредитную карту, если не указано иное.
  2. Хранитель / Координатор исследования — лицо, ответственное за выплату, сбор, сверку и отправку подтверждающей документации подарочной карты в Отдел кредиторской задолженности.
  3. Institutional Review Board (IRB) — административный орган, ответственный за защиту прав и благополучия людей, участвующих в исследовательской деятельности, проводимой университетом.
  4. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — это идентификационный номер, используемый Налоговой службой (IRS) при администрировании налогового законодательства. Он выдается Администрацией социального обеспечения (SSA) или IRS. Номер социального страхования (SSN) выдает SSA, тогда как все остальные TIN выдает IRS.
  5. США Лицо — для целей данной политики является гражданином США (U.S.), юридическое лицо или иностранный резидент для целей налогообложения США.
  6. За пределами США. Лицо — для целей данной политики означает иностранное физическое лицо-нерезидент, юридическое лицо, не являющееся гражданином США, и любое другое лицо, не являющееся гражданином США. Законодательство США по-разному относится к гражданам США и иностранным лицам (лицам, не являющимся гражданами США) для целей налогообложения. Поэтому важно уметь различать человека из США и человека, не являющегося гражданином США.
  7. Главный исследователь — преподавательский состав или сотрудники Роуэна, указанные в контракте, соглашении или контракте, как главный исследователь, директор проекта или соруководитель исследования, который является распорядителем средств спонсируемого проекта и несет общую ответственность за финансово-технический аспект спонсируемых человеческих исследований.Этот человек может считаться координатором исследования в системе ClinCard.
  8. Форма запроса подарочной карты — Эта форма будет использоваться для запроса предварительного одобрения всех подарочных карт в соответствии с Политикой в ​​отношении подарочных карт. Покупка и использование таких предметов требует строгой отчетности — подарочные карты могут использоваться только для получения призов и наград или для компенсации участникам исследований на людях.
  9. Журнал получателей подарочных карт — Эта форма используется для отслеживания нескольких получателей подарочных карт хранителем / координатором исследования в соответствии с Политикой в ​​отношении подарочных карт.Эту форму необходимо использовать для всех получателей подарочных карт, за исключением исследований ClinCard. Форма должна быть отправлена ​​в отдел расчетов с поставщиками в течение 30 дней или раньше с даты окончания мероприятия / исследования / программы. Эта форма также используется для выдачи формы 1099 получателю, если это необходимо. Форма должна быть заполнена полностью.
  10. Подтверждение оплаты подарочной картой — Эта форма используется для подтверждения того, что хранитель / координатор исследования выдал подарочную карту получателю в соответствии с Политикой в ​​отношении подарочных карт.Эту форму необходимо использовать для всех остальных получателей подарочной карты. Исследования ClinCard могут использовать эту форму подтверждения для сертификации участников исследования. Форма должна быть отправлена ​​в отдел расчетов с поставщиками в течение 30 дней или раньше с даты окончания мероприятия / исследования / программы.

V. СПРАВОЧНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
  1. Управление контрактов и закупок Роуэнского университета — политики и процедуры
  2. Роуэнский университет Счета к оплате Политики университета
  3. Унифицированный этический кодекс штата Нью-Джерси
  4. IRS О 1099-MISC — Прочие доходы
  5. Налоговое руководство для работодателя IRS по дополнительным льготам — Публикация 15-B
  6. IRS De Minimis Fringe Benefits

VI.ПОЛИТИКА
  1. Общие требования:
    1. Университет оплачивает деловые расходы, используя соответствующие методы закупок (см. Политику закупок и кредиторской задолженности, перечисленную в разделе V. Ссылки ). Подарочные карты не могут быть использованы для оплаты продавцам или соавторам исследований за товары и / или услуги, полученные и / или оказанные, или для выплаты заработной платы любого типа за оказанные услуги. Например, подарочные карты нельзя использовать для оплаты университетских поставщиков, независимых подрядчиков, приглашенных докладчиков, консультантов, гонораров или стипендий в любое время.Таким образом, подарочные карты следует использовать только так, как указано в этой политике.
    2. Сотрудникам не могут быть возмещены расходы за покупку подарочных карт из кармана без предварительного согласования с формой запроса подарочной карты. Однако, если сотрудник совершает покупки подарочной карты из собственного кармана, необходимы следующие документы: форма запроса на оплату без заказа на поставку, журнал получателей подарочной карты, подтверждение платежа по подарочной карте, обоснование с указанием причины и подтверждение допустимых деловых расходов для срочных срочных действий в последнюю минуту. потребности, срочные покупки и т. д.Кроме того, для формы запроса на оплату без заказа на поставку потребуется дополнительный уровень утверждения одним из следующих: Провост, старший вице-президент и финансовый директор, старший вице-президент или соответствующий вице-президент подразделения, для рассмотрения вопроса о возможном возмещении.
    3. Университет налагает строгие ограничения на покупку и распространение подарочных карт. Таким образом, подарочные карты могут быть разрешены только в тех случаях, когда определено, что расходы соответствуют наилучшим интересам Университета и продвигают общую миссию Университета.Например, можно использовать подарочные карты:
      1. В качестве стимула для поощрения участия в исследовательских исследованиях Университета Роуэн с разрешения IRB.
      2. Призы или награды с предварительного одобрения декана запрашивающего или AVP.
    4. Определение того, является ли подарочная карта допустимым призом или наградой, зависит от выбора получателя, причины раздачи и принадлежности получателя к Университету Роуэн. Например:
      1. Подарочные карты / подарочные сертификаты нельзя приобретать на средства университета с целью предоставления сотруднику или студенту компенсации за работу или деятельность, связанную с образованием (например,грамм. подарок, бонус, поощрение, вознаграждение, выражение признательности, особый случай, социальное мероприятие или обед) за пределами участия в исследованиях, санкционированных IRB.
      2. Когда стимул для поощрения участия включает зачисленных студентов, факультет должен использовать систему RowanCard вместо подарочной карты, когда это возможно.
    5. Университет должен всегда соблюдать правила налоговой службы (IRS) в отношении подарочных карт и подарочных сертификатов.В соответствии с разделом 132 Налогового кодекса подарочная карта, подарочный сертификат, карта накопительной стоимости или предоплаченная кредитная карта, совместно именуемые подарочной картой, считаются наличными или их эквивалентами, которые подлежат налогообложению независимо от номинальной стоимости. . Стоимость подарочных карт, предоставленных лицам, не являющимся сотрудниками, является налогооблагаемым и отражаемым в отчетности доходом по форме 1099 IRS, если стоимость подарочных карт плюс любая другая не-W2 компенсация, полученная физическим лицом от Университета, в целом составляет 600 долларов.00 или более за календарный год. Если сотрудник или студент-работник участвует в исследовании, санкционированном IRB, стоимость выданной подарочной карты будет добавлена ​​к их W-2 для целей налоговой отчетности. Таким образом, соответствующая информация должна быть получена от получателя (полное имя получателя, ИНН, адрес) до распространения подарочной карты. Следующие формы должны быть заполнены и отправлены по адресу [email protected]:
      1. Форма запроса подарочной карты
      2. Журнал получателей подарочной карты
      3. Подтверждение оплаты подарочной картой
    6. Любой сбор личного номера социального страхования / ИНН хранитель / координатор исследования находится в безопасности.Физическая информация хранится в шкафу, доступ к которому имеет только хранитель / координатор исследования. Электронная информация хранится на защищенном сервере и не хранится и не поддерживается на локальном настольном компьютере, ноутбуке или другом электронном устройстве.
    7. Номинальная стоимость подарочных карт ограничена номиналами, утвержденными одобренным IRB исследованием, или 100 долларов США за карту для подарочных карт, приобретенных для подарков или наград вне процесса утверждения IRB. Для сумм, превышающих 100 долларов США, оплата должна быть произведена через Отдел расчетов с поставщиками через Banner.00 за участника.
    8. Главные исследователи несут ответственность за то, чтобы платежи участников исследования на людях обрабатывались через систему ClinCard и управлялись в соответствии с этой политикой.
    9. Подарочные карты, не входящие в систему ClinCard, хранящиеся у хранителя / координатора исследования, не должны превышать 2500,00 долларов США за один раз. Если в любой момент времени требуются подарочные карты на сумму более 2500 долларов США, Контроллер требует дополнительной авторизации.
    10. Авторизованная форма запроса подарочной карты должна быть отправлена ​​по адресу giftcards @ rowan.edu не менее чем за две недели до запрошенной даты доставки подарочной карты.
    11. Все подарочные карты должны быть распределены в разумные сроки после получения:
      1. Подарочные карты приобретены в соответствии с разрешенными исследованиями, санкционированными IRB, за исключением случаев предварительного разрешения со стороны Финансов.
      2. Один месяц для подарочных карт, приобретенных для подарков или наград вне процесса утверждения IRB.
    12. Несоблюдение этой политики и процедуры и ведение соответствующей подтверждающей документации может привести к приостановке права на приобретение и распространение подарочных карт.
    13. Университет Роуэна может прекратить использование подарочных карт в любое время. Прекращение использования подарочных карт может быть результатом, но не ограничивается: злоупотреблениями, несоблюдением политики и руководящих принципов, использованием средств подарочной карты в личных целях или недостатком финансирования.
  1. Налоговые ограничения для подарочных карт:
    Чтобы обеспечить соблюдение Университетом законов и постановлений, требующих налоговой отчетности для определенных платежей физическим лицам, при распространении подарочных карт необходимо соблюдать следующие правила:
    1. Если сотрудник или студент-работник участвует в исследованиях, санкционированных IRB, стоимость подарочной карты будет добавлена ​​к их W-2 для целей налоговой отчетности.
    2. Стоимость подарочных карт, выданных лицам, не являющимся сотрудниками, подлежит налогообложению и отражается в отчетности по форме 1099 IRS, если стоимость подарочных карт плюс любая другая компенсация, не связанная с W2, полученная физическим лицом от Университета в целом, составляет 600,00 долларов США. или более за календарный год.
    3. Подарочные карты, независимо от номинала, не могут быть переданы никому, считающимся неамериканским лицом, для целей налогообложения.
    4. Хранитель / координатор исследования отвечает за предоставление всей подтверждающей документации при использовании всех других подарочных карт.Подтверждающая документация должна включать, помимо прочего, журнал получателей подарочной карты и подтверждение оплаты подарочной картой. Эти формы должны быть отправлены в отдел расчетов с поставщиками в течение 30 дней с момента распространения подарочных карт (но не позднее 5 января для всех подарочных карт, выданных в декабре месяце, из-за сроков представления отчетности по форме 1099 IRS).
    5. Отказ от налоговых обязательств (сбор имен, TINS ​​и адресов) может быть предварительно разрешен генеральным юрисконсультом с официальным запросом, подаваемым только в отдел финансов, в редких случаях, когда исследование основано на группах населения, в которых нет разумной возможности взыскания этой необходимой информации — i.е., бездомные, иммигранты без документов, взрослые с тяжелыми умственными отклонениями. Это разрешение на отказ зависит от целевой группы исследования, ограниченной суммы компенсации в долларах, связанной с исследованием, возможности исключить сотрудников или студентов Университета, и его следует запрашивать за четыре недели, чтобы можно было провести несколько уровней проверки и авторизация. Этот отказ не будет предоставлен задним числом.
  2. Авторизованные способы покупки подарочных карт:
    После утверждения формы запроса подарочной карты доступны только следующие варианты покупки подарочной карты.ClinCard — это предпочитаемый университетом способ покупки подарочных карт. Мы рассмотрим все другие способы приобретения подарочных карт, чтобы определить, подходит ли вам ClinCard.
    1. ClinCard
      1. ClinCard — Университет заключил партнерское соглашение с ClinCard, чтобы обеспечить безопасный электронный метод сбора информации об участниках и распределения платежей. Платежный механизм ClinCard обеспечивает быструю и эффективную оплату физическим лицам после утверждения со стороны Финансов. Подтвержденный платеж может быть немедленно доступен получателю для использования в качестве предварительно загруженной электронной (виртуальной) карты Visa или карты Visa (физической).Централизуя платеж получателя через ClinCard, университет может оптимизировать свои процессы, чтобы действовать в соответствии с правилами отчетности налоговой службы (IRS). Кроме того, система ClinCard повысит безопасность и снизит ответственность как перед университетским сообществом, так и перед получателями, исключив использование бумажных документов. Кроме того, ClinCard является предпочтительным способом приобретения подарочных карт в университете.
        Примечание : Процедуры см. В Приложении 2.
    2. Прочие подарочные карты
      1. TD Bank — Университет заключил договор с TD Bank о предоставлении отделам другого решения для получения физических подарочных карт для распространения среди получателей. Если иное не одобрено Бухгалтерскими службами, подарочные карты TD Bank Visa являются предпочтительным методом для Университета за пределами ClinCard.
      2. Amazon — Университет заключил договор с нашей учетной записью Amazon, чтобы предоставить кафедрам гибкое решение для получения электронных подарочных карт.В первую очередь, когда необходимо провести дистанционное исследование и бухгалтерские службы определили, что ClinCard не подходит.
      3. Другие продавцы — Подарочные карты, которые необходимо приобретать у поставщика, отличного от TD Bank, потребуют подтверждающего обоснования и предварительного одобрения со стороны финансового отдела.
        Примечание : Процедуры см. В Приложении 3.
    3. Обратите внимание, что необходимое разрешение в форме запроса подарочной карты выглядит следующим образом:
      1. Исследования, санкционированные IRB, потребуют документации исследования, санкционированного IRB, с указанием утверждения исследования.
      2. Подарочные карты, приобретенные за счет внешних грантов, потребуют разрешения от Директора по бухгалтерскому учету грантов и контрактов с указанием допустимости расходов по отношению к средствам гранта.
      3. Подарочные карты, приобретенные вне рамок внешних грантов, требуют разрешения декана запрашивающего или AVP.
      4. Для заполнения формы запроса подарочной карты потребуется окончательное разрешение Финансового отдела.
  3. Недопустимые покупки подарочных карт:
    Следующие расходы на подарочные карты запрещены :
    1. Подарочные карты / подарочные сертификаты не могут быть приобретены на средства университета с целью предоставления сотруднику или студенту компенсации за деятельность, связанная с работой или образованием (например,грамм. подарок, бонус, поощрение, награда, выражение признательности, особый случай, социальное мероприятие или обед).
    2. Подарочные карты / подарочные сертификаты не могут превышать номинал, утвержденный утвержденным IRB исследованием, или 100 долларов США для подарочных карт, приобретенных для получения призов или наград вне процесса утверждения. Для сумм, превышающих 100,00 долларов США на участника, оплата должна быть произведена отделом Счета к оплате через Banner.
    3. Подарочные карты нельзя использовать для стимулирования участников исследований на людях без предварительного разрешения IRB.
    4. Подарочные карты нельзя приобрести через университетский счет Barnes and Noble.
    5. Подарочные карты нельзя приобрести с помощью системы закупочных карт Университета.
    6. Сотрудникам не могут быть возмещены расходы на покупку подарочных карт из кармана. В возмещении за покупки подарочной карты из собственного кармана может быть отказано, если надлежащее обоснование и одобрение одного из следующих: Провост, старший вице-президент и финансовый директор, старший вице-президент или соответствующий вице-президент подразделения не были получены заранее.
    7. Подарочные карты нельзя использовать для оплаты продавцам товаров и / или услуг, полученных и / или оказанных, или для выплаты заработной платы любого типа за оказанные услуги. Например, подарочные карты нельзя использовать для оплаты университетских поставщиков, независимых подрядчиков, приглашенных докладчиков, консультантов, гонораров или стипендий в любое время.
    8. Подарочные карты нельзя приобретать в качестве подарка выпускникам.
    9. Подарочные карты нельзя использовать для компенсации соавторов исследования.

VII.ПРИЛОЖЕНИЯ
  1. Требования и обязанности хранителя / координатора исследования
  2. Обзор и процедуры ClinCard
  3. Обзор и процедуры других подарочных карт
  4. Формы подарочных карт

Приложение 1
Обязанности хранителя / координатора исследования

После утверждения Формы запроса подарочной карты, карты будут выданы Хранителю / Координатору исследования, указанному в Форме запроса подарочной карты.Хранитель / координатор исследования несет ответственность за сохранность, выдачу и отслеживание распространения своих подарочных карт в соответствии с политиками и процедурами Университета. Хранители / координаторы исследования соглашаются выполнить следующее:

  1. Распределять подарочные карты в соответствии с целью, характером, способом и суммой в долларах, указанными в Форме запроса подарочной карты.
  2. Составление бюджета в рамках соответствующих затрат, связанных с платежами участников, включая любые сборы, связанные с механизмом оплаты, и сумму платежа, связанную с этапом исследования.Например, ClinCard взимает комиссию за каждую карту и комиссию за загрузку каждого платежа участника.
  3. Храните подарочные карты в безопасном и запертом месте — в отделе или на месте проведения соответствующей деятельности — доступном только назначенному Хранителю подарочных карт / Координатору исследования. Подарочные карты не разрешается хранить за пределами кампуса.
  4. Не допускайте смешивания подарочных карт, приобретенных для разных проектов или целей.
  5. Вести документацию по распространению подарочных карт в соответствии с разделом 132 Налогового кодекса.Таким образом, соответствующая информация должна быть получена от получателя до распространения подарочной карты. Следующие формы должны быть заполнены и отправлены по адресу [email protected]:
    1. Форма запроса подарочной карты
    2. Журнал получателя подарочной карты — не требуется для ClinCard
    3. Подтверждение оплаты подарочной картой — не требуется для ClinCard
  6. Убедитесь, что все подарочные карты сверяются не реже одного раза в месяц и в конце каждого мероприятия. Все подарочные карты подлежат периодическим необъявленным аудитам со стороны бухгалтерской службы для обеспечения надлежащего контроля.
  7. Сдавать невыданные подарочные карты Финансам для возврата на банковский счет Университета. Если для распространения требуется дополнительное время, требуется письменное разрешение Хранителя / Координатора исследования до окончания исследования.
  8. Сообщите на [email protected] статус отдела, т. Е. О переводе, отставке или увольнении, и укажите имя нового хранителя / координатора исследования, который продолжит мероприятие / исследование / программу.
  9. Сохраните все связанные документы в соответствии с действующими законами и постановлениями.
  10. Купите минимальное количество подарочных карт на одно мероприятие, чтобы предотвратить чрезмерное количество неиспользованных подарочных карт.
  11. Подтверждаю, что Университет может прекратить использование подарочных карт в любое время. Прекращение использования подарочных карт может быть результатом, но не ограничивается: злоупотреблениями, несоблюдением политики и руководящих принципов, использованием средств в личных целях или недостатком финансирования.
  12. Предоставить всю подтверждающую документацию о распределении в отдел кредиторской задолженности в течение 30 дней с момента распространения подарочных карт (но не позднее 5 января -го для всех подарочных карт, распространенных в декабре месяце, из-за сроков представления отчетности по форме 1099 IRS) .

Приложение 2
Обзор и процедура ClinCard

Университет заключил партнерское соглашение с Greenphire, ClinCard, чтобы обеспечить удобный способ выплаты призов и наград или компенсации участникам исследований на людях. ClinCard — это предварительно загруженная электронная (виртуальная) карта Visa или карта Visa (физическая), которая работает как любая кредитная / дебетовая карта. ClinCard можно использовать для покупок в Интернете или в магазинах, а также для получения наличных в банкомате или получения наличных в банке.ClinCard также можно использовать на международном уровне. Для вашего удобства журнал получателей подарочной карты и форма подтверждения оплаты подарочной картой могут использоваться для помощи в отслеживании, распространении, оплате и сертификации подарочных карт.

Преимущества:

  1. Централизация механизма субъектных платежей, чтобы университет мог соблюдать правила отчетности IRS и обеспечивать большую безопасность.
  2. ClinCard — это повторно загружаемые карты, когда участники участвуют в нескольких исследованиях под одним и тем же координатором исследования.
  3. Средства участника защищены от потери или кражи. В случае утери карты ClinCard ее можно заменить, а деньги, оставшиеся на момент замены, можно перевести на новую карту.
  4. Университет будет меньше подвержен убыткам, поскольку изначально в ClinCards не загружены доллары. Если карты утеряны или украдены, университет покроет только стоимость карты (ов).
  5. Система ClinCard позволяет участку исследования автоматически отправлять участникам сообщения (текстовые, электронные и голосовые), которые включают в себя напоминания об оплате, балансе и встрече.Эти инструменты продемонстрировали повышение удовлетворенности и удержания участников исследования.
  6. После утверждения платежа участник может сразу получить доступ к полной сумме платежа через портал ClinCard.

Шаги для предварительного утверждения, распространения и согласования ClinCard

  1. Форма запроса подарочной карты
    1. Координатор исследования заполняет форму запроса
    2. Одна форма должна быть заполнена для каждого исследования
    3. Все разделы формы должны быть заполнены
    4. Обеспечить финансирование доступна, и все комиссии ClinCard включены в стоимость.Например, ClinCard взимает комиссию за каждую карту и комиссию за загрузку каждого платежа участника.
    5. Требуются все разрешения. Каждый утверждающий удостоверяет, что он согласен с запросом, осведомлен и соблюдает правила и правила университета
    6. Прикрепите документацию IRB и разрешение к форме запроса
    7. Отправьте форму запроса и всю документацию по электронной почте на [email protected]
  2. Администратор ClinCard
    1. Администратор отвечает за управление порталом ClinCard, который будет включать управление доступом к системе ClinCard и создание всех новых исследований в системе ClinCard.Администратор также будет вести, отслеживать и охранять инвентарь карт Visa (ClinCards).
    2. Отслеживайте почтовый ящик подарочной карты и просматривайте запросы
    3. Проверяйте форму запроса подарочной карты, документацию и убедитесь, что вся документация соответствует политике и руководствам по подарочным картам
    4. Если запрос будет одобрен, администратор предоставит доступ к ClinCard посредством:
      1. Создание исследования
      2. Ведение графика промежуточных платежей
      3. Добавить пользователя (координатора исследования)
      4. Добавить координатора исследования в новое исследование
      5. Отправить логины пользователя (координатора исследования)
    5. Администратор связывается с координатором исследования по электронной почте для электронных или физическая раздача подарочных карт.
    6. Окончательная авторизация завершается после принятия Координатором исследования подарочных карт от Администратора.
  3. Координатор исследования
    1. Координатор исследования — это лицо, ответственное за сохранность, выдачу и отслеживание распространения своих подарочных карт в соответствии с политиками и процедурами Университета.
    2. После того, как администратор предоставит доступ к ClinCard и запрошенным подарочным картам, координатор исследования может начать исследование:
      1. Войдите в систему ClinCard с помощью SSO, вперед.rowan.edu/clincard
      2. Убедитесь, что одобренное исследование и дополнительный координатор исследования присутствует в системе.
      3. Найдите в системе существующих участников, если участник недоступен;
      4. Зарегистрируйте информацию об участнике исследования в системе
      5. Наблюдайте за исследованием
      6. Назначьте ClinCard участникам исследования
      7. Можно использовать форму подтверждения оплаты подарочной карты при распространении карт ClinCards
      8. Выплата платежей участнику путем запроса промежуточного платежа в соответствии с к графику исследования
      9. Продолжить выплату участнику исследования в соответствии с руководящими принципами исследования
      10. Информирование участника об использовании и доступе ClinCard и ее портала
    3. Координатор исследования сверит подарочные карты с результатами исследования.Журнал получателей подарочных карт может использоваться для облегчения сверки выданных и невыданных карт.
    4. Когда исследование будет завершено, координатор исследования должен уведомить администратора ClinCard по электронной почте [email protected] В уведомлении должен быть указан остаток ClinCards на руках к концу исследования и подтверждено, что дополнительные карты не будут выдаваться.
    5. Верните невыданные карты ClinCard администратору ClinCard по электронной почте [email protected], укажите количество невыданных карт, общий остаток и приложите копию утвержденной формы запроса подарочной карты.
  4. Администратор ClinCard
    1. Администратор будет координировать возврат невыданных карт.
    2. Предоставьте информацию для бухгалтерских служб, чтобы облегчить возврат кредита на счет финансирования, указанный в Форме запроса подарочной карты.
    3. Отвечает за загрузку данных о платежах с портала ClinCard, помощь в обеспечении соответствующих записей в бухгалтерской книге в Banner и поддержание достаточного баланса на счете предоплаченного баланса ClinCard для обеспечения коллективного оттока платежей участников.
    4. Отвечает за выдачу формы IRS 1099-MISC участникам, когда их общая сумма вознаграждения составляет 600,00 долларов США или более в календарный год.
    5. Сотрудники и студенты, которые участвовали в исследовании и получили право на подарочную карту, получат добавленную стоимость к их W-2 через отдел расчета заработной платы.

Приложение 3
Обзор и процедура других подарочных карт

В редких случаях использование системы ClinCard может быть неподходящим методом для покупки подарочных карт.В этих случаях запрос подарочной карты будет тщательно рассмотрен с целью оценки риска, конфиденциальности и необходимости подарочных карт. Поскольку подарочные карты эквивалентны наличным деньгам, важно, чтобы хранитель / координатор исследования правильно с ними обращался и отчитывался. Эта процедура устанавливает требования для использования, утверждения, покупки, бухгалтерского учета, налоговой отчетности и защиты подарочных карт. Этот метод покупки подарочных карт представляет собой бумажный процесс, который требует дополнительных шагов, чтобы соответствовать требованиям IRS и системы контроля наличности университета.

Этапы предварительного утверждения, распространения и согласования других подарочных карт

  1. Форма запроса подарочной карты
    1. Хранитель / координатор исследования заполняет форму запроса
    2. Одна форма должна быть заполнена для каждого исследования
    3. Все разделы формы должны быть заполнены
    4. Обеспечьте наличие достаточного финансирования
    5. Требуются все разрешения. Каждый утверждающий удостоверяет, что он согласен с запросом, осведомлен и соблюдает правила и нормы университета.
    6. Приложите подтверждающую документацию, обосновывающую необходимость подарочных карт, к форме запроса.
    7. Отправьте форму запроса и всю документацию по электронной почте на адрес giftcards @ rowan.edu
  2. Бухгалтерские услуги
    1. Отвечает за аудит Формы запроса подарочной карты, документацию и обеспечение соответствия всей документации политике и руководящим принципам подарочной карты
    2. Определение утверждения или отклонения запроса подарочной карты вне системы ClinCard
    3. Связь с Кастодиан / координатор исследования по электронной почте с решением и объяснением
    4. Если запрос будет одобрен, бухгалтерские службы предоставят подробное электронное письмо с дальнейшими инструкциями
    5. Заберите подарочные карты (банк TD), если применимо
    6. Связаться с хранителем / координатором исследования чтобы назначить время, когда они заберут карты из Bole Hall.
    7. Предоставить журнал получателей подарочных карт и формы подтверждения оплаты подарочными картами
    8. Отследить всех получателей подарочных карт / исследования, предоставив Счетам к оплате копию формы запроса подарочной карты
    9. Создайте запись в журнале, чтобы компенсировать расходы по подарочной карте на утвержденный FOAPAL
  3. Окончательная авторизация завершается после того, как хранитель / координатор исследования принимает подарочные карты от бухгалтерской службы.
  • Хранитель / координатор исследования
    1. Хранитель / координатор исследования — это лицо, ответственное за сохранность, выдачу и отслеживание распространения своих подарочных карт в соответствии с политиками и процедурами Университета
    2. После того, как бухгалтерские службы одобряют использование подарочных карт, хранитель / координатор исследования теперь может начать исследование, опрос и т. д.
      1. Выберите участников в соответствии с этой политикой и процедурой
      2. Получите заполненную копию W-9 (для U.S. налоговые резиденты, которые включают граждан США, постоянных резидентов и «резидентов США только для целей налогообложения») от лиц, не являющихся сотрудниками. Эта форма должна включать номер социального страхования человека (сотрудникам не нужно заполнять форму W-9).
      3. Найдите в системе баннеров существующих участников и укажите идентификационный номер баннера, если он доступен.
      4. Заполните журнал получателей подарочной карты, используя эту информацию. предоставляется в формах IRS
      5. Наблюдать за мероприятием, исследованием, опросом, программой
      6. Назначить подарочную карту участникам исследования
      7. Попросить участника подписать и поставить дату в форме подтверждения оплаты подарочной картой
      8. Выплата платежа участнику
      9. Объясните участнику что любые платежи и / или подарочные карты и / или предметы, превышающие 600 долларов США.00 долларов США, полученные от Университета Роуэн и всех его дочерних компаний, считаются облагаемыми им налогом.
    3. Хранитель / координатор исследования сверит подарочные карты с результатами исследования. Журнал получателей подарочных карт должен использоваться для облегчения сверки выданных и невыданных карт.
    4. Когда исследование будет завершено, хранитель / координатор исследования должен уведомить Администратора по электронной почте [email protected] В уведомлении должны быть указаны и включены:
      1. Копия ранее утвержденной формы запроса подарочной карты
      2. Остаток подарочных карт на руках в конце исследования и подтверждение того, что дополнительные карты не будут выданы
      3. Заполненный журнал получателей подарочных карт, включая имена и контактная информация каждого человека, получившего подарочную карту
      4. Заполненная форма подтверждения оплаты подарочной карты, включая последние четыре цифры подарочной карты, имя получателя, дату и подпись, подтверждающие оплату подарочной карты, и информацию о налоговой отчетности
    5. Возврат невыданные подарочные карты Администратору по электронной почте giftcards @ rowan.edu, укажите количество невыданных карт, остаток и приложите необходимые формы из раздела 3d выше.
    6. Если подарочные карты были приобретены за наличные деньги и сотруднику было разрешено возмещение затрат. Сотрудник несет ответственность за следующее:
      1. Заполнить форму запроса на оплату без заказа на поставку
      2. Приложить детализированную квитанцию ​​
      3. Предоставить подтверждение платежа
      4. Приложить записку с обоснованием причины экстренной покупки из кармана
      5. Дополнительный уровень утверждения одним из следующих: Провост, старшийВице-президент и финансовый директор, старший вице-президент или соответствующий вице-президент подразделения
      6. Полный журнал получателей подарочной карты, включая имена и контактную информацию каждого человека, получившего подарочную карту
      7. Полная форма подтверждения оплаты подарочной картой, включая последние четыре цифры подарочная карта, имя получателя, дата и подпись, подтверждающие оплату подарочной карты и информацию о налоговой отчетности
      8. Отправить в счет к оплате через 30 дней после выдачи подарочной карты
  • Бухгалтерские услуги
    1. Координирует возврат невыданных карт.Обратите внимание, что только подарочные карты TD Bank могут быть возвращены, если они не использовались.
    2. Проверьте документацию на полноту и обеспечьте возврат на счет (FOAPAL)
    3. Сверьте каждое исследование с соответствующими записями в бухгалтерской книге в баннере
    4. Получите от хранителя / координатора исследования соответствующую документацию для удержания налогов / отчетности, когда это применимо, и предоставьте ее по счетам к оплате
  • по счетам к оплате
    1. Отвечает за отслеживание всех подарочных карт, выпущенных за календарный год, независимо от метода покупки
    2. Наблюдать за всеми данными о платежах по распределению подарочных карт
    3. Помогать с внесением соответствующих записей в бухгалтерскую книгу в баннере
    4. Просматривать платеж комплектность документов, формы подарочных карт и подтверждающая документация, включая налоговые формы для физических лиц
    5. Примените соответствующий налоговый удержание, если это применимо.Запишите и отправьте платежную и налоговую информацию в IRS через формы 1099, если это применимо.
    6. Отвечает за выдачу формы IRS 1099-MISC участникам, когда их общая сумма вознаграждения составляет 600,00 долларов США или более в календарный год. Сотрудники и студенты, которые участвовали в исследовании и имели право на получение подарочной карты, получат добавленную стоимость к их W-2 через отдел расчета заработной платы
      Примечание: Хотя вышеупомянутые механизмы оплаты остаются альтернативными вариантами, доступными для использования в обстоятельствах, изложенных в настоящем документе. , Университет настоятельно рекомендует использовать ClinCard.
  • Приложение 4
    Формы подарочных карт

    Эти формы будут использоваться для запроса предварительного утверждения, регистрации получателей и подтверждения распространения для всех подарочных карт. Покупка и использование таких предметов требует строгой отчетности — подарочные карты могут использоваться только для получения призов и наград или для компенсации участникам исследований на людях.

    1. Форма запроса подарочной карты
      1. Эта форма будет использоваться для запроса предварительного одобрения всех подарочных карт в соответствии с Политикой в ​​отношении подарочных карт.Покупка и использование таких предметов требует строгой отчетности — подарочные карты могут использоваться только для получения призов и наград или для компенсации участникам исследований на людях. Эта форма должна использоваться для всех запросов на подарочные карты, включая запросы как ClinCard, так и других подарочных карт.
    2. Журнал получателей подарочных карт
      1. Эта форма будет использоваться для отслеживания нескольких получателей подарочных карт, получающих подарочные карты вне системы ClinCard, которая собирает данные в электронном виде в соответствии с этой политикой.Университет должен всегда соблюдать раздел 132 Налогового кодекса в отношении подарочных карт и подарочных сертификатов. Стоимость подарочных карт, предоставленных лицам, не являющимся сотрудниками, является налогооблагаемым и отражаемым в отчетности доходом по форме 1099 IRS, если стоимость подарочных карт плюс любая другая не-W2 компенсация, полученная физическим лицом от Университета в целом, составляет 600,00 долларов США или более. за календарный год. Форма должна быть отправлена ​​в отдел расчетов с поставщиками в течение 30 дней или раньше с даты окончания мероприятия / исследования / программы.Эта форма также используется для выдачи формы 1099 получателю, если применимо. Форма должна быть заполнена полностью.
    3. Подтверждение оплаты подарочной картой
      1. Эта форма используется для подтверждения того, что хранитель / координатор исследования выдал подарочную карту получателю в соответствии с Политикой в ​​отношении подарочных карт. Эта форма должна использоваться для всех остальных получателей подарочной карты, подтверждающих получение платежа. Исследования ClinCard могут использовать эту форму подтверждения для сертификации участников исследования.Форма должна быть отправлена ​​в отдел расчетов с поставщиками в течение 30 дней или раньше с даты окончания мероприятия / исследования / программы.

    Правило 10801: Политика прозрачности, подотчетности и доступа к информации

    1. Название

    Политика прозрачности, подотчетности и доступа к информации

    2. Правило и постановление

    сек. 1 Попечительский совет и администрация системы U.T. стремятся повысить прозрачность, подотчетность, а также доступ и раскрытие информации для общественности, средств массовой информации, избранных и назначенных государственных и федеральных должностных лиц, а также руководителей исполнительной власти.

    сек. 2 Чтобы помочь в достижении этих целей, Совет директоров желает обеспечить максимальную прозрачность для общественности и ее представителей в максимальной степени, разрешенной законом, обеспечивая при этом соблюдение передовых методов управления и надлежащую защиту конфиденциальной информации и личной жизни. Правление отмечает значительное лидерство U.T. в системе и прогресс в расширении доступа и прозрачности, поддерживает эти текущие усилия и признает, что эти усилия потребуют постоянной и долгосрочной приверженности.

    сек. 3 Важность общения. Чтобы помочь Попечительскому совету в выполнении его обязанностей и ответственности, Совет и канцлер ожидают, что они будут проинформированы о важных вопросах в Системной администрации США и в каждом учреждении США. Существенные вопросы включают в себя те вопросы, которые, исходя из личного суждения, отражают значительное достижение, представляют существенную озабоченность или интерес и / или могут существенно повлиять на репутацию учреждения.

    сек. 4 Расширение доступа к данным и информации и их анализа.

    4.1 Важность сбора, хранения и анализа данных. Система U.T. признает и поддерживает важность сбора, хранения и анализа данных для таких целей, как обзор операций и политик Системы, руководство принятием решений, повышение производительности и эффективности, а также оценка результатов деятельности.

    4.2 Увеличение количества доступных данных. У. Т.Система признает, что объем важных данных, накапливаемых учреждениями U. T. System и U. T. System, ежегодно увеличивается в геометрической прогрессии. Система также признает, что существующие системы сбора и управления данными недостаточны для эффективного управления и использования всех данных, которые становятся доступными.

    4.3 Возможности для дополнительных улучшений. Система U.T. постоянно ищет способы улучшить работу своих учебных заведений, поддержать доступ и успех для всех студентов, улучшить результаты обучения и оставаться национальным лидером в предоставлении доступа к данным.Таким образом, U.T. System стремится продолжить сбор дополнительных данных, а также поиск и использование новых, более совершенных и расширенных систем и программного обеспечения для управления этими данными и доступа к ним. Эти улучшенные системы и новое программное обеспечение значительно улучшат способность принимать более обоснованные решения для повышения успеваемости учащихся, повышения производительности и эффективности, а также для облегчения доступа к данным и их анализа.

    4.4 Рамки для достижения совершенства. Платформа, созданная в 2011 году, внедрила централизованное хранилище данных для оценки прогресса U.T. Системные институты в достижении целей, изложенных в Рамках. Хранилище данных является центральным источником информации для панели мониторинга системы U. T., которая, в частности, поддерживает цели прозрачности и эффективности, выраженные в Framework.

    (URL-адрес структуры: https://www.utsystem.edu/chancellor/speeches/a-framework-for-advancing-excellence-throughout-the-university-of-texas-system)

    4.5 Информация, доступная через панель данных. Панель инструментов U.T. System Dashboard предоставляет данные за 10 лет (если таковые имеются) о производительности всех U.T. Системные институты и доступны бесплатно для общественности. Панель инструментов предоставляет важные данные и показатели, касающиеся студентов, преподавателей, исследований и передачи технологий, здравоохранения, производительности и эффективности.

    (URL-адрес панели управления: http://data.utsystem.edu/)

    сек. 5 Обработка информационных запросов.

    5.1 Запросы представителей общественности. Для повышения прозрачности ожидается, что системные учреждения США и администрация системы США будут действовать в строгом соответствии с Законом Техаса об общественной информации (TPIA) и применимым законодательством штата и федеральным законодательством при предоставлении публичного доступа к правительственным документам.

    5.2 Обращения представителей СМИ. В дополнение к публичному праву доступа к информации через TPIA, представители СМИ могут использовать Системную администрацию U.T. и ведомственные отделы внешних связей в качестве дополнительных ресурсов для вопросов.

    5.3 Запросы членов Законодательного собрания Техаса. TPIA предоставляет членам Законодательного собрания Техаса особое право доступа к информации, необходимой для законодательных целей. У. Т. Системная администрация и ведомственные отделы по делам правительства служат дополнительными ресурсами для ответов на вопросы членов Законодательного собрания.

    5.4 Обращения членов Попечительского совета и канцлера.

    5.4.1 Этот процесс не предназначен и не будет реализован для предотвращения доступа члена Попечительского совета или канцлера к информации или данным, которые член совета или канцлер считает необходимыми для выполнения его или ее официальных обязанностей и ответственности. .

    5.4.2 За исключением запроса, обрабатываемого в соответствии с Подразделом 5.4.4, запросы отдельного Регента о предоставлении информации должны быть представлены Канцлеру в письменной форме запрашивающим Регентом с копией Председателю Правления и Главному юрисконсульту Правления.В письменном запросе отдельного регента о предоставлении информации указывается конкретная потребность в запрошенной информации и указывается запрошенный крайний срок для ответа, если запрос зависит от времени.

    5.4.3 Информационные запросы от или от имени отдельного члена Попечительского совета, стремящегося собрать значительный объем информации или данных от учреждения Системы UT, будут рассмотрены Председателем Правления и Канцлером и, при необходимости , обсуждается с запрашивающим Регентом для определения соответствующего объема запроса и сроков ответа, чтобы избежать неэффективности и дублирования усилий, но также обеспечивает своевременное выполнение запросов в соответствии с применимым законодательством и политикой.

    5.4.4 Небольшие запросы на существующую информацию или данные, которые не требуют значительного времени или усилий, могут обрабатываться через Офис Попечительского совета и Канцелярию Канцлера.

    5.4.5 В течение 5 рабочих дней с момента получения информационного запроса Регента канцелярия предоставит запрашивающему Регенту предполагаемую дату доставки или производства. Правление требует, чтобы все сотрудники U.T. System Administration и U. T. System без промедления тщательно и надлежащим образом отвечали на запросы о предоставлении информации от члена правления или канцлера.В тех редких случаях, когда у председателя или канцлера возникают опасения по поводу запроса регента, вопрос будет обсуждаться с регентом в течение 5 рабочих дней с момента получения запроса. Если сомнения по поводу запроса информации или данных остаются нерешенными после обсуждения с Регентом, вопрос будет представлен Правлению как можно быстрее, но ни в коем случае не позднее следующего очередного заседания Правления после даты получения запроса. . При голосовании Правления по этому вопросу, голосование большинства членов Правления в поддержку запроса является достаточным, чтобы дать указание о том, что запрос будет незамедлительно удовлетворен.

    5.4.6 После консультации с Председателем Правления Канцлер может принять разумные процедуры в отношении сроков, копирования и процесса проверки записей Регентом, включая запрет на копирование любых конфиденциальных материалов. Кроме того, канцлер после консультации с главным юрисконсультом U.T. System должен определить, ограничивает ли соблюдение запроса закон штата или федеральный закон. Соответственно, канцлер после консультации с главным юрисконсультом U.T. System определяет, может ли Регент просматривать информацию, защищенную Законом о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (20 U.S.C. §1232g; 34 Свода федеральных правил, часть 99), в соответствии с конституционной тайной или другим законом штата или федеральным законом.

    3. Определения

    Нет

    4. Соответствующие федеральные законы и законы штатов

    Кодекс правительства штата Техас Глава 552 — Общественная информация
    Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA): 20 U.S.C. Раздел 1232g
    34 Свода федеральных правил, часть 99 — Права семьи на образование и неприкосновенность частной жизни

    5. Соответствующие системные политики, процедуры и формы

    Регентов Правил и положений , Правило 10101 — Полномочия и обязанности Правления
    Регентов Правил и положений , Правило 10403 — Проведение заседаний Правления
    Регентов Правил и положений , Правило 10901 — Заявление U.T. Системные ценности и ожидания
    Общесистемная политика Техасского университета UTS 139 — Закон штата Техас об общественной информации
    Записка канцлера Сигарроа высшим должностным лицам от 22 сентября 2014 года относительно соблюдения Правила 10801

    6. Кто должен знать

    Попечительский совет
    Администраторы
    Сотрудники

    7. Офисы системного администрирования, отвечающие за Правило

    Управление Попечительского совета

    8. Утвержденные или измененные даты

    Редакционная поправка об исключении гл.6 о доступе к запросам на получение информации
    от 4 января 2018 г. в соответствии с решением Правления от
    24 августа 2017 г.
    9 ноября 2017 г.
    24 августа 2017 г.
    Редакционные поправки к разд. 4.4 и 4.5 внесены 28 сентября 2015 г.
    14 мая 2015 г.
    Редакционная поправка к № 5 внесена 14 октября 2014 г.
    Редакционная поправка к разд. 5.4.5 сделано 4 августа 2014 г.
    20 мая 2014 г.
    6 февраля 2014 г.

    9. Контактная информация

    Вопросы или комментарии относительно этого Правила следует направлять по адресу:
    • bor @ utsystem.edu

    .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *