Лицевые счета по заработной плате: Лицевой счет работника (форма Т-54, Т-54а). Скачать бланк и пример заполнения

Содержание

Что это — лицевые счета сотрудников по заработной плате?

Лицевые счета работников по заработной плате — об этом виде учетной документации мы поговорим в представленной статье. Расскажем, для каких целей предназначается этот документ, какие сведения должен содержать и как его следует оформлять.

Лицевые счета работников по заработной плате 

Названная документация предназначается для фиксации всех видов начисленных и удержанных сумм на ежемесячной основе, а также выплат, производимых в течение года в отношении конкретного сотрудника.

Лицевой счет относится к первичной документации и заполняется бухгалтером в отношении каждого сотрудника отдельно.

Основаниями для его заполнения являются первичные документы, в которых учтены выработка и исполненные работы, отработанное время и документация на конкретные виды работ. 

Обратите внимание! В настоящей статье мы говорим о лицевом счете работника как о специальном бухгалтерском документе. Вместе с тем аналогичное понятие имеется и в банковской сфере. Об этом подробно рассказано в нашей статье

Что такое лицевой счет в банке — понятие и структура 

Как заполнить форму Т-54

Форму Т-54 можно условно разделить на два раздела – титульный лист и основная (табличная) часть документа. Рассмотрим заполнение каждого из них отдельно.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Титульный лист Т-54

В верхней части титульного листа указываются реквизиты компании-работодателя – наименование, код ОКПО и структурное подразделение, в котором трудится сотрудник, например, отдел логистики, бухгалтерия, отдел продаж и так далее.

В табличной части необходимо заполнить следующие сведения:

  • номер документа, который присваивается при его создании;
  • расчетный период, который обычно начинается с даты приема сотрудника на работу, при этом конечную дату можно оставить открытой, если документ будет вестись от приема до увольнения человека;
  • категория персонала, например, ведущий специалист, руководитель;
  • личные данные работника – Ф.И.О., табельный номер, дата рождения, ИНН, СНИЛС, код места жительства, семейное положение, количество детей, дата поступления на работу.

Табличная часть Т-54

Основная часть формы Т-54 включает в себя несколько таблиц со сквозной нумерацией колонок. Рассмотрим заполнение по колонкам.

Колонки 1-8. Они заполняются при трудоустройстве и содержат официальную информацию, которую можно перенести из приказа о приеме на работу. В пятой колонке «Условия труда» необходимо указать количество часов и дней в рабочей неделе, а не нормальные/опасные/вредные условия труда.

Колонки 9-16. В них делаются «отпускные» отметки. Информацию для заполнения можно также взять из соответствующих приказов.

Колонки 17-21 касаются удержаний из зарплаты сотрудника:

  • вид удержания – чаще всего это удержания по исполнительным листам;
  • период удержания – как долго будет взыскиваться необходимая сумма, например, с 01.02.2021 по 31.08.2021;
  • сумма удержания – указывается общая сумма (задолженность) по исполнительному листу;
  • размер удержания – сумма, которая удержана в конкретном месяце.

В колонке 22 проставляется сумма стандартных налоговых вычетов, на которые имеет право сотрудник.

Колонки 23-37 предназначены для учета отработанного времени и соответствующих начислений. Здесь идет разбивка по месяцам. То же самое касается и колонок 39-46 и 47-49. В них проставляются удержанные налоги и подводятся итоги по суммам к оплате.

В колонке 38 указывается выданная работнику зарплата за первую половину месяца (аванс).

Форма и срок хранения лицевого счета по заработной плате (скачать бланк) 

Существуют 2 типовые формы данного документа, утвержденные постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении…» от 05.01.2004 № 1:

  • Т-54 — для фиксации всех видов начислений, удержаний и выплат на бумажном носителе вручную.
  • Т-54а — для использования при автоматизированной обработке сведений с помощью специальных программ. В структуру формы включены т. н. условно-постоянные реквизиты (например, Ф. И. О. работника, табельный номер, наименование работодателя и т. д.), которые заполняются автоматически, а различные категории выплат и удержаний обозначены с помощью специальных кодов. 

Поскольку с 01.01.2013 применение унифицированных форм для частных организаций не является обязательным (см. информацию Минфина России «О вступлении в силу…» от 04.12.12 № ПЗ-10/2012), частные организации могут применять свои формы лицевого счета.

Унифицированные формы можно скачать по данным ссылкам: Форма Т-54 — образец. Форма Т-54а — образец. 

Важно! Форма лицевого счета может быть и произвольной, однако в ней так или иначе должны отражаться обязательные реквизиты первичного учетного документа (см. п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). 

Срок хранения рассматриваемого в настоящей статье вида документа в общем случае составляет 75 лет для документов, законченных до 01.01.2003 и 50 лет для документов, законченных позднее (п. 296 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Однако часть документов может быть отнесена к категории постоянного хранения. 

***

Итак, лицевой счет сотрудника — это учетный бухгалтерский документ, предназначенный для отражения на ежемесячной основе всех начислений, выплат и удержаний в отношении конкретного работника за год.

Может вестись в произвольной форме, содержащей, тем не менее, необходимые атрибуты первичного учетного документа.

Лицевой счет. Форма Т-54. Бланк и образец заполнения

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Лицевой счёт работника по форме Т-54 — это документ, в котором подтверждается трудовая деятельность работника. Он необходим для отражения сведений о зарплате и пенсии. На практике лицевые счета применяются для фиксирования сведений о заработной плате, которая выплачивалась сотруднику в течение календарного года.
В лицевом счете прописываются все виды начислений и удержаний из зарплаты сотрудника предприятия. На основе лицевого счёта составляется в дальнейшем расчётно-платёжная ведомость установленной формы Т-49.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить форму Т-54

В каких случаях оформляется лицевой счёт работника формы Т-54?
Этот документ открывается бухгалтерией при приёме нового сотрудника на работу на основании приказа.

Кто оформляет лицевой счёт работника по форме Т-54?
Лицевой счёт сотрудника заполняет работник бухгалтерии на основе первичных учетных регистров, которые занесена информация об отработанном времени, выполненных работах и выработке на разные виды выплат. Сюда входят также следующие документы: путевые и маршрутные листы, рапорты о выработке, наряды на сдельную работу, табель учёта использования рабочего времени и табель расчёта зарплаты и так далее.

Что отражается в лицевом счёте работника формы Т-54 и как он заполняется?
В первой графе указывается наименование предприятия, в которой заведён лицевой счёт по форме Т-54. Далее, в следующей графе, проставляется код предприятия по ОКУД. Затем указывается дата заведения лицевого счёта. После прописываются сведения о сотруднике, на которого заводится лицевой счёт: его полное имя и дата рождения. Прописывается место работы и должность, присваивается табельный номер. Далее в документе указывается семейное положение сотрудника, количество детей и иждивенцев и дата поступления на работу. Далее идут графы, напрямую связанные с выплатами: пенсия (вид, месячная сумма, окончание выплаты), условия начисления заработной платы (должность, номер приказа, цех или отдел, разряд, условия труда и другие), вид отпуска (приказ: номер и дата, количество дней, период) и суммы удержания из заработной платы (сумма и период удержания, размер удержания за месяц и так далее).

На основании лицевого счёта могут быть внесены изменения и исправления в сведения, которые содержатся в трудовой книжке.
Также существует форма Т-54а, которая применяется для обработки данных посредством вычислительной техники.

Лицевые счета сотрудников по заработной плате

При использовании предприятием наемного труда возникают обязательства по выплате персоналу заработной платы. Для учета отработанного времени и начисленных доходов предусмотрены унифицированные бланки документов. В их числе лицевые счета сотрудников по заработной плате. Эта форма относится к категории первичной документации.

Для чего нужен

Сразу скажем, что бланк нужен для систематизации сведений о начисляемых в пользу сотрудника доходах. Поэтому для каждого работника заводится отдельный лицевой счет. Его заполнение должно происходить на ежемесячной основе с учетом всех производимых начислений в пользу конкретного лица. Лицевой счет – форма Т – 54, ведется на протяжении всего календарного года.

Основанием для внесения записей в бланк являются:

  • первичные документы, отражающие выработку за текущий период, объем выполненных работ и отработанного времени;
  • документы на оплату.

Лицевые счета содержат полный набор информации о состоянии расчетов с сотрудником. Бланк Т-54 (лицевой счет) содержит данные обо всех видах начислений в пользу отдельного работника, произведенных из них удержаний налогового и неналогового характера, осуществленных фактических выплатах. Шаблон документа утвержден постановлением Госкомстат от 05.01.2004 г. № 1.

Действующее законодательство предусматривает две разновидности данного бланка:

Название бланка Решаемые задачи
Форма Т-54 Для ручной или полуавтоматической системы ввода информации.
Форма Т-54а Для автоматического заполнения программами автоматизированной обработки данных. В шаблоне Т-54а условно-постоянные сведения заполняются сразу в автоматическом режиме. К этому набору информации относятся название предприятия, данные, идентифицирующие сотрудника. Выплаты и все виды удержаний из доходов представлены в форме кодовыми обозначениями.

Особенности заполнения

Понятно, что применять утвержденные формы все компании не обязаны (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Это удел исключительно бюджетных организаций. Поэтому коммерческие организации могут корректировать образец формы Т-54 (лицевой счет) по своему усмотрению.

Напомним, что фирмам предоставлено право изменять рекомендованные органами статистики первичные документы по учету заработной платы и разрешено разрабатывать на их основе собственные шаблоны. Главное условие – в документе должны присутствовать все обязательные для первички реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).

Подробнее об этом см. «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты».

Если лицевой счет заполняется при помощи программных продуктов, документ должен храниться на предприятии не только в электронном формате, но и в бумажном. Заполненные бланки подлежат ежемесячной распечатке. Каждый экземпляр документа заверяется собственноручной подписью ответственного должностного лица. На бланках проставляется дата оформления.

Дата открытия лицевого счета совпадает с днем приема на работу (если сотрудник принят в текущем году) или с началом отчетного периода. Закрытие документа должно происходить с окончанием года или одновременно с датой увольнения (если увольнение произошло в текущем периоде). Так как форма является одним из документов для начисления сумм пенсионного обеспечения, работодатели должны обеспечить хранение этого вида документов на протяжении 75 лет.

Теперь несколько слов о структуре бланка:

  • шапка, состоящая из общих сведений о работодателе и наемном сотруднике;
  • таблица с общей информацией о работнике;
  • раздел, в котором фиксируются ежемесячные расчетные данные по начисляемым доходам, произведенным удержаниям и выплатам.

Специально для читателей мы подготовили образец лицевого счета по форме Т-54.

 

Лицевой счет. Форма Т-54 | Образец — бланк — форма

Лицевой счет — это бухгалтерский документ, отражающий все сведения о начислении заработной платы работнику компании. Открывается он при приеме сотрудника на работу. Открытием и ведением лицевых счетов занимается специалист бухгалтерии. В документе ведется запись о всех видах начислений и удержаний из заработной платы работника в течении календарного года. К начислениям относится оплата труда, материальные поощрения и различные социальные выплаты. К удержаниям — подоходный налог и страховые взносы, алименты и штрафы, профсоюзные взносы, кредитные платежи и пр.

Бланк лицевого счета (форма Т-54) состоит из титульной части и таблицы. В начале заполняется называние предприятия, его код ОКПО и дата открытия счета. Заполняются сведения о работнике: его ФИО, дата рождения, табельный номер, должность, семейное положение, и др. сведения из личной карточки (форма Т-2).

Таблица лицевого счета состоит из 49 граф, которые отражают все сведения о трудовой деятельности работника, отработанном времени по месяцам, о заработной плате (начислениях и удержаниях). В графах 1-8 указываются сведения о приеме на работу, переводах и увольнении, месте работы, должности, окладе, надбавках со ссылками на даты и номера приказов. В 9-16 графах заполняются данные об отпусках работника, их продолжительности и регламентирующих это событие документах. Графы с 17 по 21 заполняются в тех случаях, если к сотруднику  применяются взыскания по исполнительным листам, приказам, удержания по кредитным договорам и др. В 22 графу вносятся сведения об удержаниях на детей, по инвалидности и пр.

Во второй половине таблицы отражаются данные о начислениях и удержаниях по месяцам. В 24-27  графы вносятся данные на основании табеля рабочего времени. Все произведенные начисления работнику записываются в 28-37 графы таблицы, а удержания — в 38-46. Если за предыдущие месяцы имеется задолженность у работника или предприятия, то она отражается в 47 и 48 графах. В итоге подбивается и проставляется сумма для каждого месяца, которая подлежит выплате сотруднику. 

На основании лицевых счетов составляется расчетно-платежная ведомость (форма Т-49). Срок хранения счетов на предприятии — 75 лет. За ненадлежащее хранение данного вида документации предусмотрены штрафные санкции законодательством РФ.

Как внести лицевой счет сотрудника в 1с зуп


Как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) сформировать отчет со списком лицевых счетов сотрудников (+ видео)?

Видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» релиз 3.0.23.143.

В информационной системе 1С:ИТС в обзоре изменений версии 3.0.23 «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» редакции 3.0 говорится о том, что В аналитический отчет по сотрудникам Личные данные сотрудников добавлена возможность использования новых полей. Среди них — номер лицевого счета.

Поэтому, в программе можно сформировать требуемый отчет на базе стандартного отчета Личные данные сотрудников.

Для этого в меню Кадры — Кадровые отчеты – Личные данные сотрудников по кнопке Настройки… следует перейти к Расширенному виду и на закладке Поля и сортировки удалить все лишние поля. Оставить следует только поле Сотрудник. Затем Добавить поле, Выбрать его в разделе Работа — Обмен с банками — Номер лицевого счета.

Можно добавить и поле Зарплатный проект.

Теперь готовый отчет следует Закрыть и сформировать.

Если отчет о лицевых счетах предназначен для неоднократного использования, то настройку нужно сохранить в меню Варианты отчета – Сохранить вариант отчета и задать имя, к примеру, «Зарплатный проект».

Отчет Зарплатный проект готов к использованию.

buh.ru

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0). Как изменить сотруднику счет для перечисления зарплаты в том же банке (+ видео)?

Видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» релиз 3.0.25.

В соответствии со статьей 136 ТК РФ работник вправе выбирать, куда должна быть переведена заработная плата, сообщив в письменной форме работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы не позднее, чем за пять рабочих дней до дня ее выплаты. Когда сотрудник меняет тип карты (например, VISA на MASTER CARD) для перечисления зарплаты в том же отделении банка, то меняется лицевой счет. После того как сотрудник известил работодателя об изменениях реквизитов перечисления денег, бухгалтеру нужно внести изменения в данные сотрудника в программе.

Если коллективным (или трудовым) договором обусловлено перечисление зарплаты в рамках зарплатного проекта, то к информации о счете сотрудника можно перейти в карточке сотрудника в меню Выплаты, учет затрат. Флаг Зачислением на карточку предоставляет выбор зарплатного проекта. В поле Номер лицевого счета виден последний действующий номер лицевого счета сотрудника, при этом в поле Действует с указывается период, с которого деньги нужно перечислять на этот счет. Историю изменения номера лицевого счета по зарплатным проектам можно увидеть, перейдя по одноименной ссылке.

Таким образом, для смены лицевого счета сотрудника при перечислении зарплаты в рамках зарплатного проекта нужно просто внести новый счет и дату, с которой он действует.

Если работодателем не заключены договоры на перечисление денежных средств сотрудникам по зарплатным проектам, то заработная плата может быть перечислена каждому сотруднику в выбранный им банк. При этом в программе сотрудник считается контрагентом для перечисления денежных средств. Флаг Перечислением на счет в банке предоставляет возможность выбрать Банковский счет контрагента. Одному сотруднику может соответствовать только один Контрагент, он выбирается из справочника Физические лица. Контрагенту может быть задан только один банковский счет.

Значит, для смены лицевого счета сотрудника при перечислении зарплаты не в рамках зарплатного проекта нужно внести изменения в справочник Банковский счет контрагента, просто изменив Номер счета.

buh.ru

Зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия (3.0)

Работодатели часто выплачивают зарплату безналичным способом, с помощью перевода на банковские карты. Чтобы упростить себе задачу, предприятие может заключить с банком договор о перечислении зарплаты. В этом случае предприятию нужно перечислить в банк общую сумму и передать зарплатные ведомости, а банк уже сам переводит средства на карточки работников.

«1С: Бухгалтерия 8.3» поддерживает расчеты по таким договорам, которые здесь называются зарплатными проектами. Непосредственно из программы возможен и электронный обмен с банком документами по этим проектам.

Настройка зарплатных проектов в 1С

Зарплата и кадры/ Справочники и настройки/ Зарплатные проекты

При заключении договора с банком нужно создать в справочнике 1С 8.3 новую позицию — зарплатный проект. В нем следует указать банк, выбрав его из встроенного в 1С банковского классификатора. В поле «Название проекта» (внизу формы) автоматически появится наименование банка, при необходимости название можно изменить вручную.

Если по данному проекту не предусматривается электронного обмена с банком, то не нужно ставить отметку «Использовать обмен электронными документами». Тогда остальные реквизиты будут недоступны.

Если же по проекту планируется электронный обмен, следует поставить отметку и заполнить необходимые реквизиты: номер и дату заключенного договора, сведения об отделении банка, расчетный счет, применяемые системы расчетов.

Формат и кодировка файла устанавливаются по умолчанию, возможен выбор других значений из предлагаемого программой списка.

Лицевые счета и расчеты по зарплатному проекту без электронного обмена

Чтобы банк мог перевести средства на карты сотрудников, для них должны быть заведены лицевые счета.

Если по зарплатному проекту не будет выполняться электронный обмен документами, то в систему нужно вручную занести номера лицевых счетов, уже открытых в банке. Это можно сделать, например, в форме сотрудника (см. справочник «Сотрудники»), нажав «Выплаты и учет зарплат»:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Однако заносить счет в форму каждого работника не очень удобно. Программа позволяет ввести лицевые счета пакетным способом. Для этого служит функция «Ввод лицевых счетов».

Зарплата и кадры/ Зарплатные проекты/ Ввод лицевых счетов

Здесь нужно выбрать зарплатный проект и месяц открытия счетов, добавить сотрудников и указать лицевые счета, затем сохранить и закрыть сведения.

Теперь, чтобы перечислить сотрудникам начисленную зарплату, следует создать «Ведомость на выплату зарплаты через банк«, выбрать зарплатный проект и нажать «Заполнить». В документе появятся сотрудники, у которых введены лицевые счета по этому проекту и имеется невыплаченная зарплата.

Затем на основании «Ведомости» создают платежное поручение и выполняют перевод средств в банк обычным способом. Кроме того, в банк нужно будет передать зарплатную ведомость на сотрудников.

Лицевые счета по зарплатному проекту в 1С с использованием электронного обмена

Если в зарплатном проекте 1С 8.3 Бухгалтерия включен обмен электронными документами, то в программе становится возможным создание заявок на открытие лицевых счетов.

Зарплата и кадры/ Зарплатные проекты/ Заявки на открытие лицевых счетов

В документе следует выбрать зарплатный проект и дату открытия. Список сотрудников заполняется по кнопке «Заполнить» либо путем ручного добавления. Программа автоматически заполняет сведения по каждому сотруднику, которые отображаются в разделе справа, в том числе фамилию и имя латинскими буквами.

На вкладке «Пластиковая карта» заносят данные карты сотрудника. Документ нужно провести, после чего по нажатию «Выгрузить файл» можно произвести выгрузку для банка. Однако удобнее делать выгрузку из специального рабочего места (см. ниже). Из документа возможна печать списка сотрудников для открытия лицевых счетов.

Электронный обмен с банком по зарплатному проекту

Если в настройках зарплатного проекта установлен электронный обмен с банком, в программе 1С 8.3 будет доступным рабочее место «Обмен с банками по зарплатным проектам».

Зарплата и кадры/ Зарплатные проекты/ Обмен с банками (зарплата)

Здесь можно выполнить следующие операции: зачислить зарплату сотрудникам, открыть лицевые счета, а также закрыть лицевые счета уволенных. В форме нужно выбрать зарплатный проект, после этого программа сама определит текущие задачи, которые ждут выполнения. – неоплаченные ведомости или готовые к выгрузке заявки на открытие лицевых счетов.

В поле «Каталог обмена» нужно выбрать папку на диске, в которую будет выгружаться информация из программы и загружаться из банка. Выгрузка документов выполняется по кнопке «Выгрузить файл». Для загрузки подтверждающих документов из банка служит кнопка «Загрузить подтверждения». Если лицевые счета почему-то не загружаются из банка, их можно ввести вручную по кнопке «Ввести лицевые счета».

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

programmist1s.ru

Лицевые счета сотрудников по заработной плате в 1С ЗУП 3.1

Курсы 1С 8.3 и 8.2 » Вопросы из Профклубов » Вопросы Профклуба по 1С:ЗУП 8 » Лицевые счета сотрудников по заработной плате в 1С ЗУП 3.1

Подскажите как ввести в 1С ЗУП 3.1 лицевые счета сотрудникам для выплаты зарплаты., В 1С ЗУП 2.5 можно было ввести через загрузку данных из табличного документа.

А как это сделать в 1С ЗУП 3.1?

Оцените, пожалуйста, данный вопрос: (Пока оценок нет) Загрузка…

profbuh8.ru

Работник организации принимает участие в судебном разбирательстве с Пенсионным фондом РФ на предмет назначения ему пенсии

В ходе судебного разбирательства у организации-работодателя были запрошены сведения лицевого счета этого работника по форме N Т-54 за период с 1993 года по 2016 год.
Обязана ли организация применять форму N Т-54?

Работник организации принимает участие в судебном разбирательстве с Пенсионным фондом РФ на предмет назначения ему пенсии. В ходе судебного разбирательства у организации-работодателя были запрошены сведения лицевого счета этого работника по форме N Т-54 за период с 1993 года по 2016 год.
Обязана ли организация применять форму N Т-54?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
До 2013 года унифицированная форма N Т-54 «Лицевой счет» являлась первичным учетным документом по оплате труда, обязательным к применению для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, начисленной и выплаченной работнику в течение календарного года, и соответствующих удержаниях.
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Соответственно, с 2013 года законодательством не установлено обязательное требование по ведению лицевого счета работника именно по форме N Т-54. Вместе с тем установлено требование о том, что работодатель обязан при каждой выплате зарплаты выдавать работнику расчетный листок, форма которого может быть утверждена работодателем самостоятельно (ст. 136 ТК РФ), а также требование по представлению работнику документов, указанных в ст. 62 ТК РФ.
Следовательно, решение о применении или неприменении формы N Т-54 работодатель принимает самостоятельно, с учетом того, что информация, обязательность представления которой определена трудовым законодательством, может быть получена и из иных форм, применяемых для учета труда и заработной платы.
Лицевые счета унифицированных форм N Т-54 организация обязана хранить в течение 75 лет. При отсутствии лицевых счетов в течение 75 лет подлежат хранению иные документы по учету труда и заработной платы, которые могут быть представлены по запросу суда.

Обоснование вывода:
В соответствии с нормами ст. 136 ТК РФ работодатель обязан при каждой выплате заработной платы выдавать работнику расчетный листок, в котором должны быть указаны:
— составные части заработной платы за соответствующий период;
— размеры иных начисленных сумм. К ним, в частности, относится денежная компенсация за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат;
— размеры и основания произведенных удержаний;
— общая денежная сумма, подлежащая выплате.
Согласно ч. 2 ст. 136, ст. 372 ТК РФ форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем. Применение в организации формы расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (постановление заместителя Председателя Верховного Суда РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3).
В рассматриваемой ситуации у организации-работодателя были запрошены сведения лицевого счета работника по форме N Т-54 за период с 1993 по 2016 гг.
В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику, в частности, копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Примером запроса у организации документов по учету труда и заработной платы в связи с назначением пенсии, в том числе по форме N Т-54, служит Определение СК по гражданским делам Ивановского областного суда от 08.02.2016 по делу N 33-302/2016.
Согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) на основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а).
Форма N Т-54 «Лицевой счет» применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. Форма заполняется работником бухгалтерии (смотрите Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением N 1).
До 1 января 2013 года действовал Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ). В п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ было сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать определенные этой нормой обязательные реквизиты. В письмах Роструда от 22.05.2008 N 1168-6-1, Минздравсоцразвития России от 02.04.2008 N 835-17 разъяснялось, что утвержденные Постановлением N 1 унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты обязательны для применения всеми работодателями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Получается, что до 2013 года унифицированная форма N Т-54 «Лицевой счет» являлась первичным учетным документом по оплате труда, утвержденным Постановлением N 1, обязательным к применению для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, начисленной и выплаченной работнику в течение календарного года, и соответствующих удержаниях.
Вместе с тем с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», за исключением организаций государственного сектора (далее — Закон N 402-ФЗ). Так, согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (смотрите также письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). В письме Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 также сказано о необязательности применения с 01.01.2013 г. форм, установленных Постановлением N 1.
Таким образом, с 2013 года законодательством не установлено обязательное требование по ведению лицевого счета работника именно по форме N Т-54. Вместе с тем установлено требование о том, что работодатель обязан при каждой выплате зарплаты выдавать работнику расчетный листок, форма которого может быть утверждена работодателем самостоятельно (ст. 136 ТК РФ), а также требование по представлению работнику документов, указанных в ст. 62 ТК РФ. Поэтому решение о применении/неприменении формы N Т-54, утвержденной Постановлением N 1, работодатель принимает самостоятельно с учетом того, что информация, обязательность которой определена ст. 136 и ст. 62 ТК РФ, может быть получена и из иных форм, применяемых для учета труда и заработной платы.
С точки зрения бухгалтерского учета первичным учетным документом следует оформлять каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). При этом согласно п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ факт хозяйственной жизни — сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и/или движение денежных средств. В этом смысле форма N Т-54 первичным учетным документом не является, поскольку в ней лишь собирается информация о фактах хозяйственной жизни, имевших место в организации, в частности, о начислении зарплаты, о произведенных удержаниях и пр. Эта форма не относится к документам, содержащим сведения о финансовом положении фирмы, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств, в отличие от таких документов, как, например, расчетно-платежная, расчетная и платежная ведомости. Поэтому можно смело утверждать, что после 1 января 2013 года применять ее организация не обязана, но вправе, если сочтет необходимым использовать ее для сбора информации.
Сроки хранения первичных учетных документов регламентированы Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В соответствии с ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Согласно ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Однако, по нашему мнению, требования о сроках хранения первичных учетных документов, установленные Законом N 402-ФЗ, распространяются только на те формы, утвержденные Постановлением N 1, которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств. Соответственно, на прочие формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1, в том числе на формы N Т-54 «Лицевой счет», требования ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ не распространяются.
В силу п. 2 ч. 1 ст. 4 и ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (далее — Закон N 125-ФЗ), пп. 5.2.9 Положения о Министерстве культуры РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 29.05.2008 N 406 (утратило силу), единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов на территории России, а также контроль за их соблюдением отнесены к полномочиям Министерства Культуры РФ. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень) утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558.
Согласно ст. 413 Перечня лицевые карточки и счета работников должны храниться в течение 75 лет (смотрите также материал: Вопрос: В организации работают 1700 сотрудников, ежемесячно бухгалтерия в их лицевых счетах (формы Т-54 и Т-54 (свт)) отражает сведения о заработной плате. Обязана ли организация хранить лицевые счета работников в течение 75 лет при том, что в настоящее время ежегодно подается информация в Пенсионный фонд РФ, где и хранится? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2013 г.)).
Вместе с тем в ст. 412 Перечня сказано, что в течение 5 лет должны храниться документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат). Здесь же указано, что при отсутствии лицевых счетов они хранятся 75 лет.
Согласно ст. 393 Перечня налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу должны храниться 5 лет. Но при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет.
Статьей 394 Перечня определен аналогичный порядок для налоговых карточек по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма N 1-НДФЛ). Они хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.
Статьями 395, 396 Перечня подобные положения предусмотрены для деклараций и расчетов авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и для сведений о доходах физических лиц (смотрите также ст.ст. 456, 685, 726).
Получается, что ситуация отсутствия лицевых счетов (форм N Т-54) предусмотрена законодателем (указанные в приведенных нами статьях Перечня документы могут продублировать сведения формы N Т-54), и если в организации формы N Т-54 отсутствуют, свои обязанности по информированию работника и по выдаче по его запросу документов организация может выполнить и на основании иных применяемых ею форм, не нарушив нормы трудового права (ведь ни в ст. 136 ТК РФ, ни в ст. 62 ТК РФ не говорится об обязанности предоставления работодателем работнику именно формы N Т-54).
Подобный подход просматривается в арбитражной практике. Например, в постановлении Шестого арбитражного апелляционного суда от 24.07.2014 N 06АП-1958/14 по требованию налогового органа при проведении проверки начисления НДФЛ работодателем не были представлены документы за 2008-2010 гг., в частности лицевые счета по форме N Т-54. Суд указал, что ведение спорных документов не является для налоговых агентов обязательным (учет НДФЛ велся по ведомости начисления заработной платы, бухгалтерский учет выплат в пользу работников осуществлялся с использованием компьютерных программ с распечаткой на бумажные носители, из чего были установлены полученные доходы и произведенные расходы по конкретным договорам и контрагентам, нарушений в расчете заработной платы и удержанного при ее выплате НДФЛ инспекцией установлено не было).
О представлении работнику формы N Т-54 при решении вопроса оплаты периода временной нетрудоспособности в Кассационном определении Санкт-Петербургского городского суда от 25.07.2011 N 33-11164/2011 было сказано следующее. Требования истца о выдаче копии личной карточки по форме Т-2 и лицевого счета по формам N Т-54 и N Т-54а также не основаны на законе, поскольку данные формы являются формами первичного учета документации по учету труда и его оплаты. Всеми сведениями, содержащимися в карточке Т-2 (фамилия, имя, отчество, социальные льготы и т.п.), истец обладает. Формы N Т-54 и N Т-54а содержат сведения об учете рабочего времени и расчеты с персоналом по оплате труда, истцу данные сведения были выданы в форме справки 2-НДФЛ.
То есть мы видим, что в качестве альтернативы форме N Т-54 по запросу проверяющих (или работника) могут быть представлены и иные документы с необходимой информацией. И полагаем, что в Вашем случае при отсутствии в организации форм N Т-54 следует представить фонду документы, из которых могут быть получены соответствующие сведения.
Вместе с тем в Определении СК по гражданским делам Московского городского суда от 22.12.2010 N 33-40113 при решении трудового спора, связанного с увольнением, суд признал обоснованным требования бывшей работницы о представлении ей работодателем справок о периоде работы у данного работодателя (с 1997 года), личной карточки по форме N Т-2, лицевого счета по форме N Т-54, записки-расчета при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником по форме N Т-61, поскольку эти документы, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, должны представляться работнику по его просьбе.
О том, что ведение формы N Т-54 «Лицевой счет» является обязательным для организаций любых организационно-правовых форм, поэтому истребование указанных документов является обоснованным, было сказано также в решении Арбитражного суда Рязанской области от 28.04.2006 N А54-961/2006С22.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

сроки хранения документов по зарплате

Лицевые счета сотрудников по заработной плате

Актуально на: 20 сентября 2016 г.

Для учета труда и его оплаты законодательством предусмотрены унифицированные формы первичной учетной документации. О лицевом счете расскажем в нашей консультации.

Для чего нужен лицевой счет

Лицевой счет работника применяется для ежемесячного отражения всех видов начислений работнику, удержаний из сумм заработной платы и выплат в течение календарного года. По сути это единственный первичный документ, который заполняется отдельно на каждого работника и содержит полную информацию о производимых с ним расчетах по заработной плате. Ведется лицевой счет на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Формы № Т-54 и Т-54а

Форма № Т-54 «Лицевой счет» утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. При автоматизированной обработке данных по заработной плате указанным Постановлением предлагается форма № Т-54а Лицевой счет (свт), в которой уже заполнены условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы (наименование организации, Ф.И.О. работника, его табельный номер и другие), а различные виды выплат и удержаний обозначены в виде кодов.

Обязательно ли применение форм Т-54 и Т-54а

Ведение лицевых счетов по указанным формам не является обязательным (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Работодатель может самостоятельно разработать форму первички для отражения сведений о выплаченной в течение календарного года заработной плате. Необходимо лишь, чтобы в самостоятельно разработанных формах присутствовали обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Если лицевой счет ведется на компьютере

В настоящее время редкий бухгалтер рассчитывает заработную плату вручную. Гораздо чаще он использует специализированные бухгалтерские программы, в которых предусмотрено ведение в числе прочего и лицевых счетов работников. В таком случае лицевой счет работника должен ежемесячно распечатываться, заверяться подписью ответственного лица с указанием даты составления и вкладываться или вклеиваться в бумажный лицевой счет.

Форма Т-54 «Лицевой счет»: образец

Приведем пример формы лицевого счета Т-54, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Т-54: образец.

Изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов

Буквально вчера начали действовать новые правила делопроизводства и архивного хранения документов – об этом мы рассказывали накануне (приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 (зарегистрирован в Минюсте России 6 февраля 2020 г.)).

А 18 февраля текущего года вступает в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и формы собственности. То есть обязателен он для применения как организациями бюджетной сферы, так и иными юридическими лицами.

Документ пришел на смену Перечню № 558, утвержденному Минкультуры России в 2010 году и включающему в себя 1003 наименования. В 2016 году полномочия по утверждению перечней типовых архивных документов были возложены на Росархив.

Составленный Росархивом перечень значительно сокращен и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Основная причина уменьшения количества позиций в Перечне – формирование различных видов переписки в единое дело.

Но, пожалуй, самое главное – это изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов.Какие документы началом применения нового Перечня придется хранить дольше, а по каким срок хранения сократится? Основные изменения – в сравнительной таблице:

Вид документации

Прежний Перечень № 558

Новый Перечень № 236

Счета-фактуры

4 года

5 лет

Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов

5 лет

6 лет

Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения

5 лет

6 лет

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

75 лет

5 лет

Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные и платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) – при наличии лицевых счетов

5 лет

6 лет

Книги учета доходов и расходов при применении УСН

постоянно

5 лет

График отпусков

1 год

3 года

Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков

3 года

5 лет

Образцы подписей материально ответственных лиц

Срок устанавливался учетной политикой, но не менее 5 лет

5 лет с момента смены МОЛ

Согласие на обработку персональных данных

75 лет

3 года

Кроме того, ряд документов, которые ранее было предусмотрено хранить 75 лет, потребуется еще раз перепроверить. Дело в том, что срок их хранения теперь будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: завершенные до 1 января 2003 по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после указанной даты, хранятся 50 лет. В частности, это касается трудовых договоров, документов о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, а также документов о получении зарплаты и других выплат – в случае отсутствия лицевых счетов.

Вступление в силу нового Перечня, безусловно, ведет к необходимости корректировки номенклатуры дел в учреждении. Отнестись к этой процедуре стоит очень внимательно хотя бы потому, что за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица организации госсектора могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП. Кроме тог о, отсутствие документации может стать основанием для привлечения к налоговой ответственности по ст. 120, ст. 122, ст. 126 НК РФ.

Сроки хранения отдельных документов по оплате труда

Добрый день!
На «клерке» я нашла очень хорошую шпаргалку по кадровой «первичке».
Предлагаю вам полный перечень, очень понятный, надеюсь пригодится:
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».
Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:
1. По учету кадров:
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.
№Т-2 «Личная карточка работника»,
№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.
№Т-3 «Штатное расписание».
Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.
№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».
Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.
№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.
№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.
№Т-7 «График отпусков».
Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).
№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.
№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
№Т-10 «Командировочное удостоверение»,
служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).
№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,
оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.
2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,
Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).
№Т-13 «Табель учета рабочего времени»,
используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).
№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
№Т-51 «Расчетная ведомость»,
№Т-53 «Платежная ведомость»,
применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
№Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,
применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.
№Т-54 «Лицевой счет»,
№Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),
применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.
№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,
используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
№Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
№Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
25.04.12 12:06
Екатерина Анненкова
аттестованный аудитор Минфина РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру»
Специально для Клерк.Ру

Изменились сроки хранения кадровых документов

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 касается государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм и от формы собственности. До этого времени все организации пользовались перечнем, который был утвержден в 2010 году. Он включал более 1 000 наименований типовых управленческих документов, тогда как новый — всего 657. Сокращение произошло за счет объединения некоторых видов переписки в один документ.

Для каждого документа в перечне указаны сроки хранения. По некоторым видам они отличаются от тех, что были в предыдущем варианте.

Новые сроки хранения кадровых документов:

Вид документации Перечень № 236
Документы, касающиеся зарплатных выплат: сводные расчетные и платежные ведомости, расчетные листы по зарплате, пособиям, социальной помощи и пр. 6 лет (если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет)*
График отпусков 3 года
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков 5 лет
Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50/75 лет)
Согласие на обработку персональных данных 3 года
Документы о командировках 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50/75 лет)

* Правило 50/75 регулирует срок хранения документа в зависимости от даты окончания делопроизводства: документы, завершенные до 2003 года, по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Под действие принципа 50/75 подпадают также трудовые договоры, документы о приеме, увольнении или переводе, личные карточки работников.

Стоит обратить внимание, что по новым правилам ответственность за организацию делопроизводства, сроков хранения документов ложится на плечи руководителя органа власти или сотрудника, исполняющего обязанности руководителя.

LO3: Журналирование и учет заработной платы и налогов.

В соответствии с федеральным законом вы можете платить прямым залогом при условии, что вы даете своим сотрудникам возможность получать оплату чеком или наличными. Вы также должны разрешить своим сотрудникам выбирать свои собственные финансовые учреждения, если они выбирают прямой вклад. На уровне штатов законы о прямых депозитах очень специфичны. Государство может сказать, что вы должны получить письменное согласие сотрудника на выплату ей прямого депозита. У него могут быть особые законы относительно того, можете ли вы сделать прямой депозит обязательным.Кроме того, вам, возможно, придется предложить альтернативные платежи, такие как наличные, чек или дебетовая карта для заработной платы, если сотрудник не хочет прямого депозита или у него нет банковского счета. Чтобы включить прямой депозит, вы должны использовать программное обеспечение для расчета заработной платы, которое генерирует квитанции о выплате прямого депозита.

Соображения

Письменный платежный инструмент включает другие формы письменных платежей, помимо чека, такие как кассовый чек или денежный перевод. Государство может разрешить вам использовать другие формы платежей, помимо разрешенных государством методов, при условии, что сотрудник дает свое письменное согласие.

Денежные средства

Наличные — приемлемая форма оплаты, но при ее использовании необходимо соблюдать осторожность. Письменные платежные инструменты автоматически оставляют бумажный след, а наличные — нет. Вы должны создать собственный документальный след, чтобы доказать, что вы заплатили сотруднику наличными. Готовьте письменное заявление каждый раз, когда вы платите ей. Попросите ее подписать заявление, подтверждающее получение, и сделать копию для ваших записей. Убедитесь, что вы соблюдаете налоговое законодательство, применимое к другим формам платежей.Это включает удержание федеральных налогов и налогов штата из денежных выплат и их представление правительству, а также предоставление сотрудникам годовой формы W-2.

Дебетовая карта

Дебетовые карты

для расчета заработной платы позволяют сотрудникам совершать покупки в розничных магазинах и получать наличные в банкоматах до суммы своей зарплаты. Это удобный способ для сотрудников, у которых нет банковских счетов, получить доступ к своей зарплате на дом. В зависимости от сторонней компании у сотрудников может быть возможность получить свою зарплату бесплатно или им, возможно, придется заплатить определенную комиссию за снятие средств.Программа может быть бесплатной для работодателей. Возможность платить своим сотрудникам дебетовой картой зависит от законодательства штата. Например, в Техасе вы можете платить дебетовой картой, если сотрудник дает на это письменное согласие. Однако остерегайтесь платежных карт, за которые каждый раз, когда сотрудник их использует, взимается комиссия. Такие вычеты могут вызвать проблемы в соответствии с законодательством штата.

Окончательная оплата

Федеральный закон, регулирующий окончательные платежи

Последняя зарплата должна включать компенсацию за все отработанное время.Передовой опыт не поощряет чрезвычайные вычеты из окончательной зарплаты, в то время как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) запрещает такие вычеты из сверхурочной работы. Кроме того, работникам, не освобожденным от налогов, должна выплачиваться по крайней мере минимальная заработная плата за все обычные часы работы.

Окончательная зарплата освобожденных от уплаты налогов сотрудников не должна отражать дополнительных удержаний за нарушение дисциплины или собственности. Однако, если последняя неделя сотрудника меньше, чем полная рабочая неделя, FLSA позволяет организациям пропорционально распределять окончательную зарплату и покрывать только отработанные дни.

Независимо от того, освобожден ли сотрудник от уплаты налогов или нет, FLSA не требует, чтобы работодатели немедленно выписывали окончательную зарплату; скорее, они могут подождать до следующей регулярной выплаты заработной платы.

Важность государственного закона

Обычно федеральный закон имеет приоритет перед законом штата. Даже в этом случае с законом о часах заработной платы, когда закон штата более щедр по отношению к служащим, как правило, действует закон штата. Таким образом, в некоторых штатах требуется немедленная оплата. В Калифорнии — одном из самых строгих штатов страны, когда речь идет о правилах окончательного платежа, — окончательные чеки должны быть предоставлены при увольнении или в течение 72 часов, если работник уволился.Если сотрудник уведомил его более чем за 72 часа, чек должен быть предъявлен в последний день работы.

Напротив, в таких благоприятных для работодателей штатах, как Джорджия, Флорида, Алабама и Миссисипи, нет законов, регулирующих окончательные выплаты при увольнении или увольнении человека. Соответственно, предприятия в этих штатах могут дождаться следующей регулярной выплаты заработной платы после увольнения сотрудника, чтобы выпустить окончательную зарплату.

Нарушение государственных законов об окончательных выплатах даже по незнанию может дорого обойтись работодателям.В некоторых штатах, если работодатель не платит увольняющемуся работнику в установленные законом сроки, ему, возможно, придется уплатить дополнительные штрафы и проценты, а также гонорары адвокатам и судебные издержки, понесенные работником в связи с требованием оплаты.

Невостребованная зарплата (Источник)

Невостребованная зарплата — это особый вид невостребованной собственности. Если вы сидите на невостребованной зарплате, вы (работодатель) обязаны по закону штата вернуть все не обналиченные чеки в штат, где последний работал человек.Если вы не вернете чек, вас могут оштрафовать или оштрафовать, даже если человека невозможно найти.

Почему невостребованные чеки должны передаваться государству?

Принцип, лежащий в основе этого закона, называется «выкуп». Escheat означает «сдача», и он основан на доктрине общего права, согласно которой невостребованная собственность должна быть возвращена (сдана) государству, а не сохранена лицом, у которого она есть.

Каковы правила возврата зарплаты сотрудникам?

Законы о выкупе различаются в зависимости от штата, но большинство из них требует, чтобы компания, выплачивающая зарплату, приложила усилия, чтобы найти бывшего сотрудника и вернуть сумму (а) зарплаты (ов) в течение определенного периода времени (лимит в один год с время выписки чека является обычным).

Как уведомить бывшего сотрудника?

Во-первых, отправьте заказное письмо на последний известный адрес человека (именно поэтому вы ведете хорошую ведомость заработной платы, верно?). Время между уведомлением и подачей заявки зависит от штата, но обычно не превышает 180 дней (примерно 6 месяцев). То есть вы должны уведомить человека, а затем ждать не дольше указанного времени, прежде чем передать зарплату государству.

Отправка заказного письма означает, что у вас есть запись, если письмо невозможно доставить; это поможет вам продемонстрировать состояние, в котором вы проявили должную осмотрительность, пытаясь найти бывшего сотрудника.

Как мне отправить не обналиченную зарплату?

В каждом штате свои требования. Например, в Айове вы должны попытаться найти бывших сотрудников с июля по сентябрь и отправить отчет не позднее 1 ноября.

Как мне узнать о законах о вымогательстве в моем штате?

Начните с поиска по запросу «escheat» и названию вашего штата. Или вы можете найти информацию на веб-сайтах государственного казначея, налогового департамента, налогового агентства.Bizfilings имеет список законов штата о невостребованной собственности. Помните, что в каждом штате свои требования.

Установление порядка работы с невостребованными чеками заработной платы

Сделайте заметку в календаре расчета заработной платы на конец каждого года и запустите отчет, в котором будет показана информация для каждой зарплаты.

Затем разошлите заказные письма.

Наконец, следуйте требованиям вашего штата по возврату невостребованных зарплат тех бывших сотрудников, которые не обналичивали чеки.

Страхование компенсации работникам

Страхование компенсации работникам обеспечивает страхование работников, получивших травмы на работе. Закон штата обычно требует, чтобы работодатели имели такую ​​страховку. Страхование компенсации работникам Ставки зависят как минимум от трех переменных: (1) тип бизнеса или отрасли, (2) тип выполняемой работы и (3) история требований работодателя.

Например, статистика показывает, что у рабочего мясокомбината выше среднего шанс получить порезы на работе или травмы спины.Из-за этого страховые ставки компенсации работникам для этих работников могут достигать 15% от заработной платы. С другой стороны, офисный персонал мясокомбината — при условии, что они не выходят на производственную площадку — может иметь ставку менее 1% от заработной платы.

Детали расчета компенсации рабочим

Брутто-заработная плата — Без учета заработной платы — Без учета сверхурочной премии = Субъектная заработная плата

Ставка компенсации рабочих * Рейтинг опыта = Скорректированная ставка компенсации рабочих

Заработная плата субъектов * Скорректированная ставка компенсации работникам = Скорректированная сумма страховых взносов

Пример

Заработная плата брутто = 1500 долларов США.00

Без учета заработной платы = 500 долларов США

Без учета сверхурочной работы = 250,00 $

Рейтинг опыта = 75,00%

Ставка оплаты труда рабочих = 1,0%

1500,00 $ — 500,00 $ — 250,00 $ = 750,00 $ Субъектная заработная плата

1,0% * 75,00% = 0,75% Скорректированная ставка компенсации работникам

750,00 долл. США * 0,75% = 5,625 Скорректированная сумма страхового взноса

Определение терминов

  • Заработная плата брутто. Общие суммы заработной платы по всем статьям оплаты в чеке заработной платы (за вычетом любых статей, которые настроены на исключение из заработной платы брутто).
  • Без учета заработной платы. Любая статья оплаты, которая была настроена на экране «Настройка»> «Элементы расчета» для исключения из компенсации работникам для определенного штата или для всех состояний.
  • Надбавка за сверхурочную работу. Часть страхового взноса (в большинстве случаев — неполный рабочий день) для всех сумм сверхурочной работы. Большинство штатов исключают это, хотя в некоторых нет (см. Раздел об исключениях для конкретных штатов).
  • Предмет заработной платы. Размер базовой заработной платы, из которой рассчитывается компенсация работникам.
  • Сумма премии. Полная сумма страхового взноса до умножения на рейтинг опыта.
  • Рейтинг опыта. Рейтинговая система использовала работодателей, которые могли повышать или понижать размер причитающихся премий в зависимости от истории политики клиента и рисков.
  • Скорректированная сумма премии. Сумма премии после того, как она была скорректирована с учетом рейтинга опыта.

Пределы компенсации государственных служащих

Сумма лимита компенсации работникам, дата вступления в силу лимита и любая дополнительная информация, касающаяся лимита.

Калифорния

Лимит. 117 000,00 долл. США

Дата вступления в силу. 01.01.2016

Дополнительная информация. Влияет на коды 7610, 9151, 9156, 9181 и 9610 и на офицеров.

Личный доход (PI) | FRED

Источник: Бюро экономического анализа США