Лицевые счета сотрудников по заработной плате: Что такое лицевые счета по заработной плате 2021

Содержание

Зарплатный проект (Бухгалтерия предприятия) — Самоучитель 1С от компании SCLOUD

В случае выплаты зарплаты через банк в рамках зарплатного проекта централизованно для всех сотрудников открываются лицевые счета и выпускаются банковские карты. Т.к. все счета открыты в одном банке (реквизиты которого известны), то для каждого сотрудника указывается только номер лицевого счета, по которому будет осуществляться выплата зарплаты. В программе зарплатный проект указывается в соответствующем справочнике Зарплатные проекты. Для выплаты зарплаты в рамках использования зарплатного проекта при оформлении документа Ведомость в банк необходимо указать зарплатный проект. Нажав на кнопку Заполнить, в документ будут добавлены строки, соответствующие только сотрудникам, у которых указан лицевой счет в рамках данного зарплатного проекта.

Документооборот с банком в рамках зарплатного проекта может осуществляться в бумажном виде (или с использованием программного обеспечения банка, не соответствующего поддерживаемому стандарту обмена) или с использованием электронного обмена документами.

В случае если обмен электронными документами с банком не используется, то ведомость распечатывается, нажав на кнопку Печать. На основании ведомости создается Платежное поручение на всю сумму ведомости для перечисления средств на специальный (транзитный) счет банка, в котором открыт зарплатный проект. По факту получения банковской выписки регистрируется документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление заработной платы по ведомостям.

В случае если с банком осуществляется документооборот с использованием электронного обмена документами, то ведомость выгружается в файл, нажав на кнопку

Выгрузить файл, для обмена с банком. В ответ на переданную ведомость банк присылает внешний файл подтверждения о зачислении заработной платы сотрудников на лицевые счета, в результате загрузки которого будет автоматически создан документ Подтверждение зачисления зарплаты.

Для облегчения работы пользователей при взаимодействии с банками фирмой 1С разработана технология DirectBank. Она позволяет отправлять документы в банк и получать ответы из банка непосредственно из программы буквально нажатием одной кнопки, также позволяет избежать выгрузки документов в промежуточные файлы. В отличие от технологии Клиент-банк не требуется установка и запуск дополнительных программ. Для организации прямого обмена нужно, чтобы банк поддерживал стандарт взаимодействия с системами 1С:Предприятия.

Выплата заработной платы через банк в рамках зарплатного проекта (без использования обработки)

Ввод данных, необходимых для перечисления зарплаты на пластиковые карточки сотрудников

Для оформления выплаты зарплаты сотрудникам перечислением на пластиковые карточки в рамках зарплатного проекта должна быть предварительно введена следующая информация:

1. Контрагент — банк, с которым заключен договор на перечисление средств на пластиковые карточки сотрудников

Справочники — Контрагенты

нажмите на кнопку Создать

на закладке Основное:

o в поле Вид контрагента выберите Юридическое лицо

o в поле Наименование укажите наименование банка

o в поле Полное наименование укажите полное наименование банка

o в полях ИНН и КПП укажите ИНН и КПП банка

o в разделе Основной банковский счет укажите основной зарплатный счет организации (поле Номер счета) в банке (поле

Банк)

на закладке Договоры укажите (по кнопке Создать) договор на перечисление зарплаты на пластиковые карточки сотрудников (в справочнике Договоры)

далее нажмите на кнопку Записать и закрыть.

2. Банковский счет — зарплатный счет организации в банке (Главное — Организации — закладка Банковские счета). Если в организации используется электронный обмен с банком, который поддерживает технологию прямого обмена, по ссылке Подключить 1С:ДиректБанк можно начать процесс настройки.

3. Зарплатный проект — договор организации с банком о перечислении денежных средств организации на лицевые счета сотрудников, открытые в этом банке. Добавление зарплатного проекта в информационной базе и описание его параметров может потребоваться, если планируется использовать электронный обмен с банком документами по зарплатному проекту, или если в организации действуют два и более зарплатных проекта, даже если ни по одному из них обмен электронными документами использоваться не планируется. Если в организации действует один зарплатный проект, и использовать обмен электронными документами в рамках него не планируется, то добавлять его в справочник необходимости нет. Если по проекту планируется использовать электронный обмен, то следует установить соответствующий флаг и заполнить информацию о параметрах проекта. В нашем примере организация использует электронный обмен с банком, поэтому необходимо создать зарплатный проект:

Зарплата и кадры — Зарплатные проекты

нажмите на кнопку Создать

в поле Организация выберите организацию из справочника Организации (ГлавноеОрганизации), по которой создается зарплатный проект

в поле Банк выберите банк из справочника Классификатор банков РФ, с которым организация заключила договор о перечислении денежных средств организации на лицевые счета сотрудников

установите флаг

Использовать обмен электронными документами, если организация планирует использовать электронный обмен с банком документами по зарплатному проекту. В нашем примере организация использует электронный обмен с банком, поэтому флаг необходимо установить. В результате становится доступным для заполнения информация о параметрах проекта. А также становятся доступны для использования: обработка Обмен с банками по зарплатным проектам и документ Заявка на открытие лицевых счетов в разделе Зарплата и кадры

в поле Формат файла укажите версию формата файлов обмена данными с банком (необходимую версию следует уточнить в банке). В программе реализован обмен по открытому универсальному стандарту электронного обмена информацией. Стандарт развивается, в связи с чем появляются его новые версии. Как правило, если банк поддерживает этот стандарт, то используется последняя его версия. Если банк не поддерживает обмен по стандарту, то для осуществления электронного обмена с этим банком непосредственно из программы может потребоваться его доработка

в поле Кодировка файла выберите кодировку файла (следует уточнить в банке)

в разделе Сведения о договоре: в полях Номер и Дата укажите сведения о договоре организации с банком по зарплатному проекту, в поле

Валюта укажите вид валюты, в которой зачисляется зарплата сотрудников на лицевые счета

в разделе Сведения о банке: в полях Отделение и Филиал отделения укажите сведения о банке, в поле Расчетный счет укажите зарплатный счет организации в банке

в поле Название проекта автоматически формируется наименование зарплатного проекта, которое содержит в себе: наименование банка, номер и дату договора по зарплатному проекту. При необходимости наименование можно изменить

в табличной части Системы расчетов по банковским картам укажите вручную виды систем расчетов, поддерживаемые банком в рамках зарплатного проекта (по кнопке

Добавить, вызываемой при нажатии правой кнопки мыши). Указанные в табличной части системы будут после доступны для выбора при оформлении заявки на открытие лицевых счетов. Если системы расчетов не указать, то их придется вводить каждый раз вручную непосредственно в заявке на открытие лицевых счетов.

далее нажмите на кнопку Записать и закрыть.

Лицевые счета сотрудников по зарплатному проекту, открытые в банке.

В случае если обмен данными об открытии лицевых счетов с банком в электронном виде организация не осуществляет или необходимо ввести начальные сведения об уже отрытых лицевых счетах, то информацию по лицевым счетам сотрудников можно ввести вручную:

в карточке каждого сотрудника

с помощью специальной формы Ввод лицевых счетов (для ввода лицевых счетов одновременно многим сотрудникам)

Ввод сведений о лицевом счете в карточке сотрудника:

Зарплата и кадры — Сотрудники

  1. в форме элемента справочника Сотрудники в поле Выплата зарплаты укажите способ По зарплатному проекту и по ссылке Заполнить лицевой счет введите данные:

  2. в поле Номер лицевого счета укажите номер лицевого счета

  3. в поле Зарплатный проект выберите договор организации с банком о перечислении денежных средств на лицевые счета сотрудников, открытые в этом банке, который выбирается из справочника

    Зарплатные проекты (Зарплата и кадры — Зарплатные проекты)

  4. нажав на ссылку История, можно просмотреть историю изменения лицевых счетов сотрудника

  5. далее нажмите на кнопку Записать и закрыть.

Ввод сведений о лицевых счетах сотрудников с помощью формы Ввод лицевых счетов

Зарплата и кадры — Ввод лицевых счетов

  1. в поле Организация укажите организацию, по сотрудникам которой необходимо ввести лицевые счета

  2. поле Подразделение заполните, если необходимо ввести лицевые счета сотрудникам конкретного подразделения. В противном случае данное поле не заполняется

  3. в поле Зарплатный проект укажите договор организации с банком о перечислении денежных средств на лицевые счета сотрудников, открытые в этом банке, который выбирается из справочника Зарплатные проекты (Зарплата и кадры — Зарплатные проекты)

  4. в поле Месяц открытия укажите период, с которого будут действовать введенные лицевые счета сотрудников. Указание месяца открытия позволяет хранить историю изменения лицевого счета сотрудника. Это может оказаться полезным, например, когда сотруднику открывается новый лицевой счет, но требуется, чтобы перечисление на него выполнялось не сразу. Обратите внимание, в программе нет возможности указать, что в одном и том же месяце у сотрудника организации открыто несколько лицевых счетов одновременно, например, по разным зарплатным проектам этой организации

  5. табличная часть при нажатии на кнопку Заполнить автоматически заполняется сотрудниками, у которых на указанный месяц не введены сведения о лицевом счете в выбранной организации ни по одному зарплатному проекту. Добавить сотрудников в табличную часть можно и вручную, нажав на кнопку Добавить

  6. в колонку Номер лицевого счета введите номер счета сотрудника, который должен состоять ровно из 20 цифр. Кроме того, при вводе лицевого счета контролируется его корректность с помощью вычисления контрольного числа (из цифр самого номера и БИК банка, указанного в зарплатном проекте), которое сравнивается с контрольным числом в номере. Таким образом, обработка просто подсказывает, что лицевой счет, возможно, введен некорректно, тем не менее, не запрещает его дальнейшее использование. В случае возникновения такой подсказки следует проверить, правильно ли введен номер счета. Если номер действительно состоит не из 20, а из другого количества цифр или в нем присутствуют другие символы, то следует уточнить корректность номера в банке. Типовой стандарт обмена не предусматривает таких номеров и в последующем денежные средства на такой счет могут быть не зачислены

После ввода счетов необходимо в карточке сотрудников в поле Выплата зарплаты указать способ выплаты По зарплатному проекту. Счет подтянется автоматически.

Чтобы быстро поменять способ выплаты, не открывая личную карточку каждого сотрудника, воспользуйтесь регистром сведений Места выплаты зарплаты сотрудников. Для доступа к нему можно включить режим Функции для технического специалиста:

Откроем Главное меню — Настройки — Параметры - установим соответствующий флаг.

Через Главное меню запустим появившийся в нем режим Функции для технического специалиста. В поле поиска введем ключевые слова и найдем по ним интересующий нас регистр Места выплаты зарплаты сотрудников.

Как видите, в регистре данные собраны очень компактно и удобно для анализа и редактирования. Для сотрудников, которым не присвоены лицевые счета по зарплатным проектам выбор также сработает, но в личной карточке либо через форму Ввод лицевых счетов потребуется их затем назначить. Для сотрудников, которым лицевые счета назначены документом Ввод лицевых счетов, произойдет изменение способа выплаты и у всех в личных карточках появится способы выплаты, а также лицевой счет, назначенный для конкретного зарплатного проекта.

Ввод заявок на открытие лицевых счетов с помощью обработки

Ввод сведений об уже открытых лицевых счетах одновременно многим сотрудникам также возможно осуществить с помощью специальной обработки Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры — Обмен с банками (зарплата)).

В случае если организация осуществляет обмен данными об открытии лицевых счетов с банком в электронном виде, то необходимо подготовить заявки на открытие лицевых счетов сотрудникам в банке в рамках зарплатного проекта для последующего перечисления зарплаты на пластиковые карточки. Для этого предназначен документ Заявка на открытие лицевых счетов:

Зарплата и кадры — Заявки на открытие лицевых счетов

  1. нажмите на кнопку Создать

  2. поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, по которой формируется заявка

  3. в поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе

  4. в поле Зарплатный проект укажите договор организации с банком о перечислении денежных средств на лицевые счета сотрудников, открытые в этом банке, который выбирается из справочника Зарплатные проекты (Зарплата и кадры — Зарплатные проекты)

  5. поле Подразделение заполните, если необходимо ввести заявку по сотрудникам конкретного подразделения. В противном случае данное поле не заполняется

  6. в поле Номер реестра автоматически устанавливается порядковый номер реестра после записи документа

  7. для автоматического заполнения табличной части документа нажмите на кнопку Заполнить. В результате табличная часть заполняется списком сотрудников, по которым на дату заполнения документа в информационной базе отсутствуют сведения о лицевых счетах (т.е. на дату заполнения документа в указанной организации ни по одному зарплатному проекту нет сведений о лицевых счетах). Табличную часть документа также можно заполнить вручную списком сотрудников, для которых необходимо открыть лицевые счета, нажав на кнопку Добавить

  8. на закладке Основные сведения поля Титул (лат.), Фамилия (лат.), Имя (лат.) заполняются автоматически. Остальные данные на закладках Основные данные, Адреса, телефоны, Документы также заполняются автоматически из личных данных сотрудника. На закладке Пластиковая карта заполняется дополнительная информация по пластиковой карточке сотрудника (тарифы за обслуживание пластиковой карточки, сумма пополнения лицевого счета, вид вклада и др.). Если какие-то личные данные сотрудника, необходимые для формирования заявки, не заполнены в обязательных для заполнения полях, то при проведении документа появится сообщение об ошибке и документ не будет проведен. Непосредственно из документа существует возможность перехода к редактированию данных сотрудника, нажав на ссылку Редактировать карточку сотрудника. Данные в полях, не являющихся обязательными для заполнения, заполняются в случае требования банка

  9. далее нажмите на кнопку Провести

для формирования заявки для отправки в банк в электронном виде нажмите на кнопку Выгрузить файл. В открывшейся форме укажите каталог, куда должен быть помещен созданный файл с данными. В результате будет сформирован файл в формате XML, разработанный фирмой 1С совместно со Сбербанком РФ. Имя файлу присваивается автоматически.

Сформированная в электронном виде заявка на открытие лицевых счетов отправляется в банк.

Обратите внимание. При проведении вы можете получить вот такую ошибку.

В этом случае зайдите в созданный вами зарплатный проект и измените заданный там по умолчанию лимит знаков:

Если организация осуществляет электронный обмен данными об открытии лицевых счетов с банком, то банк должен выслать подтверждение в виде внешнего файла, который необходимо загрузить, нажав на ссылку Загрузить подтверждение из банка в нижней части формы документа Заявка на открытие лицевых счетов. В результате загрузки присланного банком файла в ответ на переданную в банк заявку на открытие лицевых счетов будет автоматически создан документ Подтверждение открытия лицевых счетов сотрудников (Зарплата и кадры — Документы обмена с банками). Подтверждение содержит информацию о том, открыт ли лицевой счет по каждому сотруднику или нет, а также номер счета, если он открыт. В документе можно уточнить месяц, с которого лицевые счета будут считаться открытыми и использоваться при заполнении ведомостей. По сотрудникам, счет которым успешно открыт, в программе автоматически будут сформированы записи с информацией об открытых лицевых счетах.

Подготовка заявок на открытие лицевых счетов, выгрузка их в файл для передачи в банк, загрузка подтверждения из банка о результатах открытия лицевых счетов также предусмотрено специальной обработкой Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры — Обмен с банками (зарплата)), которая предназначена для повышения удобства работы по обмену с банком.

Создание документа Ведомость в банк

Если в информационной базе есть вся необходимая информация для перечисления зарплаты на пластиковые карточки сотрудников, то выплата зарплаты оформляется с помощью документа Ведомость в банк.

1. Зарплата и кадры — Ведомости в банк.

2. Нажмите на кнопку Ведомость — По зарплатному проекту.

3. В поле от укажите дату составления ведомости. По умолчанию автоматически устанавливается текущая дата.

4. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, по сотрудникам которой формируется ведомость на выплату зарплаты.

5. Поле Подразделение заполните, если необходимо сформировать ведомость по сотрудникам конкретного подразделения. В противном случае данное поле не заполняется.

6. В поле Вид выплаты переключатель по умолчанию установлен в положение Зарплата. Если документ формируется для выплаты аванса, то установите переключатель в положение Аванс.

7. В поле Месяц укажите месяц, за который производится выплата на пластиковые карточки сотрудников.

8. В поле Зарплатный проект укажите договор организации с банком о перечислении денежных средств на лицевые счета сотрудников, открытые в этом банке, который выбирается из справочника Зарплатные проекты (Зарплата и кадрыЗарплатные проекты).

9. В поле Номер реестра автоматически устанавливается порядковый номер реестра после записи документа.

10. Для автоматического заполнения табличной части документа и расчета сумм к выплате зарплаты за месяц нажмите на кнопку Заполнить. Заполнение производится списком сотрудников, по которым введены лицевые счета в указанном зарплатном проекте и перед которыми у организации имеется задолженность. При этом сумма к выплате проставляется с учетом выплаченного в текущем месяце аванса. Табличная часть документа в случае выплаты зарплаты за месяц также может быть заполнена вручную по кнопке Добавить. Двойным нажатием левой кнопки мыши по строке табличной части в колонке К выплате можно посмотреть подробную информацию о сумме к выплате сотруднику: за какой месяц она выплачивается, по какому подразделению (например, в случае работы сотрудника на двух местах работы).

11. Если документ не оплачен, то в поле Выплата будет доступна кнопка Оплатить ведомость, при нажатии на которую автоматически сформируется документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление заработной платы по ведомостям.

12. Для проведения документа нажмите на кнопку Провести.

13. Для получения печатной формы списка перечисляемой в банк на лицевые счета сотрудников заработной платы нажмите на кнопку Список перечислений.

Создание документа Платежное поручение на выплату зарплаты

В случае если обмен данными с банком в электронном виде организация не осуществляет, необходимо создать платежное поручение на перечисление аванса или заработной платы за месяц на лицевые счета сотрудников в банке, которое оформляется с помощью документа Платежное поручение (Банк и касса — Платежные поручения). Создать документ Платежное поручение удобнее на основании подготовленного документа Ведомость в банк. Для этого нажмите на кнопку Создать на основании - Платежное поручение.

В этом случае некоторые поля формы документа Платежное поручение заполнятся автоматически данными из документа-основания, за исключением:

в поле от уточните дату платежного поручения

в поле Получатель укажите банк из справочника Контрагенты (Справочники — Контрагенты), в котором для сотрудников открыты лицевые счета для перечисления на них заработной платы

в поле Счет получателя укажите зарплатный счет организации, на который должна быть перечислена сумма данным платежным поручением, для ее последующего распределения по лицевым счетам сотрудников. Данное поле заполняется автоматически (как в нашем примере), если счет указан для получателя в разделе Основной банковский счет

в поле Статья расходов уточните статью движения денежных средств из справочника Статьи движения денежных средств (Справочники — Статьи движения денежных средств) — автоматически устанавливается статья Оплата труда

в поле Назначение платежа уточните содержание операции, проводимой данным платежным поручением.

Далее нажмите на кнопку Провести и закрыть.

Формирование файла для передачи в банк в электронном виде

В случае если организация с банком осуществляет документооборот с использованием электронного обмена документами, формирование файла производится в подготовленном документе Ведомость в банк (Зарплата и кадры — Ведомости в банк). Нажмите на кнопку Выгрузить файл. В открывшейся форме укажите каталог, куда должен быть помещен созданный файл с данными. Файл формируется в формате XML, разработанном фирмой 1С совместно со Сбербанком РФ.

Сформированный файл необходимо передать в банк.

Формирование файла для передачи в банк также возможно осуществить с помощью специальной обработки Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры — Обмен с банками (зарплата)).

Регистрация факта зачисления денежных средств на лицевые счета сотрудников

В случае если обмен данными о зачислении денежных средств на лицевые счета сотрудников с банком в электронном виде организация не осуществляет, по факту получения выписки банка регистрация зачисления денежных средств на лицевые счета сотрудников производится с помощью документа Списание с расчетного счета (Банк и касса — Банковские выписки - кнопка Списание) с видом операции Перечисление заработной платы по ведомостям. Его удобнее ввести из документа Ведомость в банк, нажав в поле Выплата на кнопку Оплатить ведомость, в результате чего документ Списание с расчетного счета будет автоматически сформирован и отразится в виде ссылки в поле Выплата, или нажав на кнопку Создать на основании — Списание с расчетного счета. Поля формы документа Списание с расчетного счета заполнятся автоматически данными из документа-основания. В поле от уточните дату списания денежных средств с расчетного счета. Обратите внимание, поле Банковский счет в форме документа Списание с расчетного счета отображается в том случае, если у организации несколько счетов. По умолчанию устанавливается основной счет организации. Если основной счет организации не указан, то счет, с которого будет произведено списание денежных средств организации, необходимо выбрать непосредственно в форме документа.

Оплаченная ведомость (документ Ведомость в банк) не закрыта для редактирования. При изменении в ведомости суммы выплаты автоматически изменяется сумма в связанном с ней документе Списание с расчетного счета.

В случае электронного обмена документами между банком и организацией документ Списание с расчетного счета создавать не нужно. Банк должен прислать внешний файл подтверждения о зачислении заработной платы сотрудников на лицевые счета. Без подтверждения ведомость не считается до конца оплаченной, т.е. проводки по зачислению зарплаты (движения в соответствующих регистрах) сформированы не будут. Загрузка файла подтверждения из банка производится, нажав на ссылку Загрузить подтверждение из банка в форме документа Ведомость в банк (Зарплата и кадры - Ведомости в банк), — указывается полученный из банка файл. В результате загрузки присланного банком файла в ответ на переданную в банк ведомость автоматически будет создан документ Подтверждение зачисления зарплаты (Зарплата и кадры — Документы обмена с банками).

При благоприятном исходе подтверждение будет содержать информацию о том, что всем сотрудникам денежные средства зачислены — в табличной части документа Подтверждение зачисления зарплаты в колонке Результат зачисления сообщается Зачислено. Тогда соответствующая ведомость считается оплаченной, и с помощью документа Подтверждение зачисления зарплаты будут сформированы проводки и движения в соответствующих регистрах.

Суммы по ведомости могут быть не зачислены ни одному сотруднику. В этом случае в колонке Результат зачисления сообщается Не зачислено. По всем сотрудникам задолженность вновь считается невыплаченной — как если бы ведомость не оформлялась. В этом случае ведомость становится доступной для повторной выгрузки файла.

Если части сотрудников зачисление подтверждено, а части — нет, то в колонке Результат зачисления сообщается: Ошибка ФИО или Счет закрыт, или Счет отсутствует. По всем сотрудникам, которым зачисление подтверждено не было, задолженность вновь считается невыплаченной — как если бы ведомость на них и не оформлялась. В этом случае необходимо создать новую ведомость, в которой будут включены сотрудники, которым зачисление не было подтверждено.

Загрузку подтверждения из банка о зачислении или незачислении сумм также возможно осуществить с помощью специальной обработки Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры — Обмен с банками (зарплата)).

Обратите внимание! Сформировать комплект документов на выплату начисленной зарплаты или отпуска можно из одноименных документов по кнопке Выплатить.

Обмен с банком с использованием обработки Обмен с банками по зарплатным проектам

Для выполнения всей работы по обмену с банком в программе предусмотрена специальная обработка Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры — Обмен с банками (зарплата)), которая позволяет:

подготовить заявки на открытие/закрытие лицевых счетов и выгрузить их в файл (для передачи его в банк), вести работу по этим заявкам

загрузить подтверждение из банка о результатах открытия лицевых счетов (из переданного банком файла)

ввести вручную номера лицевых счетов, например, при первоначальном заполнении, если работа с банком уже ведется, а программа только начинает использоваться

выгрузить ведомости, которые требуется оплатить, в файл (для передачи его в банк)

сформировать печатную форму — список перечислений (для передачи его в банк)

загрузить подтверждение из банка о зачислении или незачислении сумм по этой ведомости на счета сотрудников (из переданного банком файла)

если суммы были зачислены не всем сотрудникам, то по незачисленным суммам сформировать новую ведомость.

В процессе работы с обработкой автоматически создаются специальные документы, которые можно при необходимости найти, просмотреть, отредактировать в соответствующих списках документов (Зарплата и кадры - Документы обмена с банками):

  • Заявка на закрытие лицевых счетов

  • Заявка на открытие лицевых счетов

  • Подтверждение открытия лицевых счетов сотрудников

  • Подтверждение зачисления зарплаты

Обработка Обмен с банками по зарплатным проектам предназначена для повышения удобства работы по обмену с банком.

1. Зарплата и кадры — Обмен с банками (зарплата).

2. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, по сотрудникам которой необходимо произвести обмен данными с банком.

3. В поле Зарплатный проект укажите договор организации с банком о перечислении денежных средств организации на лицевые счета сотрудников, открытые в этом банке, который выбирается из справочника Зарплатные проекты (Зарплата и кадрыЗарплатные проекты).

4. Поле Подразделение заполните, если необходимо произвести обмен с банком данными по сотрудникам конкретного подразделения.

5. В поле Каталог файлов обмена укажите каталог обмена данными с банком, в который будут записываться файлы.

1. Ввод сведений о лицевых счетах сотрудников

В рамках электронного обмена предполагается как предварительная, так и постоянная работа с лицевыми счетами сотрудников, такая как:

массовый ввод номеров лицевых счетов всех сотрудников, у которых счета уже были открыты на момент начала использования электронного обмена в программе

открытие лицевых счетов вновь принятым сотрудникам, или сотрудникам, которые решили получать зарплату на карточки

массовое открытие новых лицевых счетов всем сотрудникам, например, при переходе на новый зарплатный проект

смена карточки в связи с истечение срока ее действия, как правило, не приводит к изменению номера лицевого счета сотрудника. Однако в некоторых случаях может потребоваться изменить (открыть новый) лицевой счет отдельному сотруднику, даже в том же самом зарплатном проекте.

С помощью обработки Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры — Обмен с банками (зарплата)) возможность работы с лицевыми счетами сотрудников реализована в разделе Открытие лицевых счетов.

В табличной части раздела Открытие лицевых счетов отображаются сотрудники выбранной организации (список можно дополнительно ограничить подразделением) на текущую дату компьютера, для которых не введены сведения о лицевом счете в указанной организации ни по одному зарплатному проекту.

Ввод сведений об уже открытых лицевых счетах.

Ввод номеров сразу многим сотрудникам возможен при нажатии на кнопку Ввести лицевые счета. В результате будет открыта специальная форма Ввод лицевых счетов, в которой необходимо заполнить номера лицевых счетов сотрудников, которые начнут действовать с указанного в форме Месяца открытия.

Номер лицевого счета должен состоять ровно из 20 цифр. Кроме того, при вводе лицевого счета контролируется его корректность с помощью вычисления контрольного числа (из цифр самого номера и БИК банка, указанного в зарплатном проекте), которое сравнивается с контрольным числом в номере. Программа подсказывает, что лицевой счет, возможно, введен некорректно, тем не менее, не запрещает его дальнейшее использование. В случае возникновения такой подсказки следует проверить, правильно ли введен номер счета. Если номер действительно состоит не из 20, а из другого количества цифр или в нем присутствуют другие символы, то следует уточнить корректность номера в банке - типовой стандарт обмена не предусматривает таких номеров и в последующем средства на такой счет могут быть не зачислены.

Далее нажмите на кнопку Сохранить и закрыть.

Открытие новых лицевых счетов.

Если кому-то из сотрудников, отображенных в табличной части, не планируется открывать лицевые счета пока (например, не полностью заполнена анкета) или совсем (например, сотрудник получает зарплату через кассу), то заполнение заявки по ним можно отложить, нажав на ссылку Отложить.

Отложенные сотрудники по умолчанию не отображаются в табличной части, и по ним заявка на открытие счетов не заполняется, в файл они не выгружаются. Если впоследствии потребуется оформить на них заявку, то необходимо нажать на кнопку Показывать отложенное открытие лицевых счетов (повторное нажатие на кнопку отключает отображение отложенных сотрудников). Тогда они будут показываться в табличной части. Для получения возможности включения их в заявку следует нажать на ссылку Возобновить.

После того как состав сотрудников, по которым планируется формировать заявку на открытие лицевых счетов, подобран, необходимо заполнить сведения, которые будут передаваться в банк. Нажмите на кнопку Редактировать анкету, если необходимо изменить или дополнить документ Заявка на открытие лицевых счетов. Сведения по сотруднику вводятся на нескольких закладках. Все основные сведения (обязательные для заполнения) заполняются автоматически по данным сотрудника, которые уже есть в программе. При необходимости можно открыть карточку сотрудника, нажав на ссылку Редактировать карточку сотрудника, и дозаполнить ее. В этом случае данные обновятся и в заявке. Либо внести данные непосредственно в заявку (в карточке сотрудника в этом случае они не изменятся). Пока все обязательные поля не заполнены (остаются пустые поля, подчеркнутые красной линией), в строке сотрудника указывается, что Заявка не заполнена. В этом случае нет возможности выгрузить заявку. Для выгрузки необходимо заполнить все обязательные поля. Помимо обязательных полей, в заявке имеется возможность заполнить еще и дополнительные поля. Их следует заполнять в соответствии с анкетой банка, заполненной сотрудником. По вопросам заполнения таких полей следует проконсультироваться в банке.

Когда все обязательные поля заполнены, то в строке табличной части указывается, что сотрудник Готов к выгрузке. Документ Заявка на открытие лицевых счетов (Зарплата и кадры — Заявки на открытие лицевых счетов) открыть можно непосредственно из обработки двойным щелчком левой кнопки мыши в любой строке Готов к выгрузке. Для проведения документа нажмите на кнопку Провести и закрыть.

Если же какому-то сотруднику, у которого уже есть счет, необходимо открыть новый счет (по этому же зарплатному проекту или по другому), то вводить сотрудника следует непосредственно в документ Заявка на открытие лицевых счетов (Зарплата и кадры — Заявки на открытие лицевых счетов), при необходимости создав его, т.к. в табличной части раздела Открытие лицевых счетов обработки этот сотрудник не отображается.

Документ Заявка на открытие лицевых счетов (Зарплата и кадры — Заявки на открытие лицевых счетов) предварительно можно и не создавать. Документ может автоматически быть создан и проведен по готовым к выгрузке сотрудникам (не считая тех, по которым открытие лицевого счета отложено — они не попадут в заявку) на текущую дату компьютера при нажатии на кнопку Выгрузить файл. По сотрудникам, заявка которых не заполнена (остаются пустые поля, подчеркнутые красной линией), выгрузить ее в файл возможности нет. Нажав на кнопку Выгрузить файл, файл выгружается в каталог, указанный в поле Каталог файлов обмена в верхней части формы обработки. Если каталог не указан, его потребуется выбрать отдельно. При успешной выгрузке файла об этом сообщается, а в строках сотрудников отображается Выгружен в банк. Если файл по какой-то причине выгрузить не удалось, то следует исправить эту причину и повторить выгрузку. После выгрузки файла его следует передать в банк и ожидать подтверждения.

При получении файла подтверждения его загрузка производится, нажав на кнопку Загрузить подтверждения - указывается полученный из банка файл. В результате автоматически создается документ Подтверждение открытия лицевых счетов сотрудников (Зарплата и кадры — Документы обмена с банками). Подтверждение содержит информацию о том, открыт ли лицевой счет по каждому сотруднику или нет, а также номер счета, если он открыт. Тем сотрудникам, которым счет успешно открыт, в программу записывается его номер — теперь по сотруднику можно формировать ведомости и перечислять на этот счет зарплату. Месяц открытия счета устанавливается в соответствии с датой подтверждения. При необходимости месяц открытия может быть изменен в документе подтверждения. Если по кому-то из сотрудников счета не были открыты, то они остаются в табличной части и для них имеется возможность оформить новую заявку, нажав на ссылку Оформить повторно. Имеется возможность повторно оформить заявку и на этапе ожидания ответа из банка, т.е. когда заявка уже выгружена, но подтверждение не получено и по какой-то причине не планируется его получение и заявку требуется сформировать заново. Работа с повторно оформленной заявкой в целом не отличается от работы с первичной заявкой. Единственное отличие — пока повторная заявка еще не выгружена, ее можно отменить по соответствующей ссылке в табличной части.

Формирование файла для передачи в банк в электронном виде

Сформированные ведомости отражаются в разделе Зачисление зарплаты обработки Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры — Обмен с банками (зарплата)) — в таких строках указано, что они готовы к выгрузке — Готов к выгрузке. Каждая ведомость выгружается в отдельный файл при нажатии на кнопку Выгрузить файл. Ведомости выгружаются либо в каталог, указанный в поле Каталог файлов обмена в верхней части формы обработки, либо, если он не указан, в выбранный каталог непосредственно при выгрузке.

Выгруженные файлы необходимо передать в банк и ожидать получения подтверждения — без подтверждения ведомость не считается до конца оплаченной, т.е. проводки по зачислению зарплаты (движения в соответствующих регистрах) сформированы не будут.

Зачисление денежных средств на лицевые счета сотрудников

После получения файлов подтверждения из банка их следует загрузить в программу. Загрузка подтверждений производится по нажатию на кнопку Загрузить подтверждения — указывается полученный из банка файл. В результате в программе создается документ Подтверждение зачисления зарплаты (Зарплата и кадры — Документы обмена с банками). При благоприятном исходе подтверждение будет содержать информацию о том, что всем сотрудникам деньги зачислены (в строке ведомости формы обработки будет сообщаться Зачислено полностью). Тогда соответствующая ведомость считается оплаченной, по этому подтверждению автоматически будут сформированы проводки по зачислению зарплаты (движения в соответствующих регистрах).

Суммы по ведомости могут быть не зачислены ни одному сотруднику. В этом случае в строке ведомости сообщается Не зачислено (все строки ошибки). По всем сотрудникам задолженность вновь считается невыплаченной — как если бы ведомость не оформлялась. В этом случае появляется возможность повторно оформить ведомость. По ссылке Оформить повторно подтверждение о зачислении отменяется, ведомость становится доступной для повторной выгрузки файла и по ней снова ожидается подтверждение. Если части сотрудников зачисление подтверждено, а части – нет, то в строке ведомости сообщается Зачислено с ошибками (частично). По всем сотрудникам, которым зачисление подтверждено не было, задолженность вновь считается невыплаченной — как если бы ведомость на них и не оформлялась. По ссылке Оформить повторно можно создать новую ведомость в банк — в нее включаются сотрудники, которым зачисление не было подтверждено. Работа с этой ведомостью ведется как с созданной первоначально — выгружается файл, ожидается и загружается подтверждение и т.п. В поле Показывать формы обработки можно настроить отображение ведомостей: не подтвержденных, не выгруженных, всех.

Для формирования печатной формы списка перечисляемой на лицевые счета сотрудников в банк заработной платы нажмите на кнопку Печать — Список перечислений.

Закрытие лицевых счетов

Если в зарплатном проекте указан формат файла не ниже
версии 3.3, то в форме обработки становится доступным Закрытие лицевых
счетов
для проведения работ по закрытию лицевых счетов. Табличная
часть раздела заполняется уволенными сотрудниками, у которых есть открытые
лицевые счета по выбранному проекту. При заполнении табличной части сотрудник
считается уволенным, если у него не осталось ни одного рабочего места в
организации. Выгрузка файла (заявки на закрытие лицевых счетов) производится
при нажатии на кнопку Выгрузить файл. Дальнейшая работа с закрытыми
лицевыми счетами не производится.


Есть ли в программе возможность выгрузки списков сотрудников на зачисление на счета «зарплатных карт» через клиент-банк?

Для выплаты зарплаты через банк: 
1. Вводим лицевые счета сотрудников в справочнике «Лицевые счета», подчиненном справочнику «Сотрудники». Вызов справочника «Лицевые счета» осуществляется из формы списка справочника «Сотрудники» по кнопке «Перейти». В форме элемента справочника «Лицевые счета» вводим номер лицевого счета, банк и дату окончания действия пластиковой карты. Флажок «перечислять всю сумму» ставится, если на заданный лицевой счет будет перечисляться вся выплачиваемая сумма, независимо от вида выплаты. Если этот флажок снять, то появится таблица видов выплат, куда следует выбрать виды выплат, которые будут перечисляться на лицевой счет сотрудника в банке. Для каждого вида выплаты нужно задать либо значение процента от выплачиваемой суммы, перечисляемой на лицевой счет, либо максимальный размер перечисляемой суммы;
Для каждого сотрудника может быть открыто несколько лицевых счетов. При задании вида выплат для лицевых счетов контролируется их уникальность. То есть, для разных счетов не может быть задан один и тот же вид выплаты. Лицевой счет с заполненной табличной частью видов выплат имеет больший приоритет, чем лицевой счет для всех видов выплат. Таким образом, можно ввести один лицевой счет, на который перечисляется заработная плата (вид выплаты = «заработная плата»), второй лицевой счет для перечисления дивидендов (вид выплаты = «дивиденды»), а на третий лицевой счет перечислять все остальные выплаты (в этом случае флажок «перечислять всю сумму» следует поставить). Для открытия лицевых счетов в банке можно оформить «Заявку на открытие лицевых счетов» в виде файла в формате XML. Файл формируется с помощью обработки «Электронный обмен с банком».
2. В справочнике «Организации» на закладке «Прочее» заполняем реквизиты, которые будут использованы для обмена информацией с банком: банк организации, отделение банка, номер договора с банком, номер расчетного счета организации.

Для банка организации (справочник «Организации», закладка «Прочие», таблица «Расчетные счета организации»)
добавлена табличная часть, в которой можно выбрать реквизиты, которые должны выводиться в файл.
3. Расчет сумм выплат с последующим зачислением на лицевые счета производится в документе «Выплата» с использованием помощников расчетов: «Выплата аванса», «Выплата зарплаты», «Межрасчетные выплаты» с проставленным флажком «Выплатить через банк», а также в документе «Выплата дивидендов». Если флажок проставлен после заполнения табличной части помощника (документа), то следует нажать кнопку «Рассчитать» или «Обновить» для перерасчета перечисляемых сумм. Размер суммы, выплачиваемой через банк, рассчитывается исходя из параметров лицевого счета. Можно выплатить сотруднику 70% заработной платы через банк, а 30% выдать наличными. Для этого в параметрах лицевого счета следует задать вид выплаты — «Выплата зарплаты», 70%. В этом случае помощник расчета рассчитает сумму к выплате, найдет лицевой счет сотрудника с заданным видом выплаты, посчитает от этой суммы 70% и запишет полученную сумму в столбец «Сумма» табличной части помощника. В столбец «Номер лицевого счета» запишется номер лицевого счета, для которого была рассчитана выплачиваемая сумма. Для выплаты 30% заработной платы наличными следует сформировать новый документ «Выплата» со снятым в помощнике расчета флажком «Выплатить через банк».
Если в параметрах лицевого счета указан не процент, а сумма, то на данный лицевой счет будет перечислена сумма не более заданной.
Если вид выплаты не найден ни в одном из лицевых счетов со снятым флажком «перечислять всю сумму», то будет произведен поиск лицевого счета с поставленным флажком.
После расчета выплачиваемых сумм можно сформировать файл с заявкой на зачисление денег, который может быть передан в банк. Можно сформировать печатную форму «Зачисление денег в банк».
Формирование файла с заявкой на зачисление денег в банк можно осуществить с помощью обработки «Электронный обмен с банком» (см. ниже).
4. Обработка «Электронный обмен с банком» используется для формирования заявки на открытие лицевых счетов и для заявки на перечисление денег в банк на лицевые счета сотрудников.
В режиме операции «Заявка на открытие лицевых счетов» табличную часть настоящей обработки нужно заполнить списком сотрудников, которым необходимо открыть лицевые счета. В графах «Имя», «Фамилия», «Титул» нужно ввести так называемые «эмбоссированные тексты», которые будут выдавливаться на пластиковых карточках при изготовлении. По кнопке <Сформировать файл>, будет сформирован файл с заявкой в выбранном каталоге. Имя файла формируется в формате банка. Например, по формату Сбербанка имя файла будет сформировано по шаблону ООООНННх.xml, где ОООО — отделение банка, ННН — номер отправки файла, х=»o», если формируется заявка на открытие счетов, и х=»z», если формируется файл на зачисление денег на зарплатные счета.

В режиме операции «Заявка на зачисление денег в банк» табличная часть обработки будет содержать список документов «Выплата» и «Выплата дивидендов», сформированных в режиме выплаты через банк. Для формирования файла следует отметить те документы, для которых будет сформирован файл. В этом случае, в имени файла признак вида операции будет «z».

В режиме операции «Заявка на закрытие счетов» табличную часть настоящей обработки нужно заполнить списком сотрудников, которым необходимо закрыть лицевые счета. В этом случае, в имени файла признак вида операции будет «u».
5. Отчет «Выплаты через банк» используется для формирования отчета по всем выплатам, произведенным через банк. На закладке «Настройка» в группе элемента «Сотрудники» нужно указать способ выбора сотрудников для отчета, а в группе элемента «Группировки» задать группировки и их порядок. Если поставить флажок «период-месяц», то отчет будет выведен за месяц. Если очистить поле «Организация», то отчет сформируется по всем сотрудникам. При этом в список группировок будет добавлена организация и отчет может быть сформирован в разрезе организаций.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника заполняется в обязательном порядке на каждом предприятии. Все организации обязаны правильно и законно вести регистры бухгалтерского учета. Правила начисления заработной платы сотруднику, утвержденные государством, включают ряд документов и форм, которые необходимо заполнять бухгалтерам при начислении оплаты труда.

Особенности документа

Лицевой счет – это документ или регистр, используемый в бухгалтерской и кадровой работе. В России утверждена форма бланка сотрудника Т-54.

Личной документацией принято считать бумажный и электронный носитель информации о сотруднике. Сотрудник, устроившись на рабочее место, обязательно в бухгалтерии открывает лицевой счет, основанием для этого является приказ или копия приказа о вступлении в должность.

На каждого работника обязательно заполняется регистр, независимо от того, постоянная должность или временная. Форма Т-54 является накопительной ведомостью и содержит в себе информацию о начислениях заработной платы с начала года и до окончания. Работу по внесению данных в лицевые счета выполняет бухгалтер по заработной плате.

Функции лицевого счета

Лицевые счета работников отражают начисления и удержания заработной платы сотрудника. Ввод данных осуществляется на основе первичной документации или отчетности по выполнению услуг. К таким документам можно отнести табеля и графики рабочего времени, приказы или распоряжения, график отпусков, книгу учета отработанного времени, протоколы больничных листов, акты о выполненных работах или услугах, приказы о надбавках и премиях. Лицевые регистры отражают и удержания средств заработной платы с полной расшифровкой налогов и взносов. Как и расчетная ведомость, срок хранения счетов в архиве бухгалтерии – 75 лет. Бланк регистра следует заполнять на каждого сотрудника отдельно и вести учет на протяжении календарного года.

Крупные производственные фирмы, имея большой штат сотрудников, в обязательном порядке ведут личные счета, и такой документ очень удобен для выборок заработной платы конкретно для отдельных сотрудников. Ведь, ежемесячно начисляя заработную плату, бухгалтеру требуется произвести много дополнительных расчетов, например расчет отпуска, больничного листа, среднемесячной премии или материальной помощи. Для этого лучшим помощником является готовая выборка зарплаты в лицевых счетах. Еще дополнительную помощь оказывает регистр с выборкой при выдаче справок о заработной плате. Ведь ежемесячно требуется выбирать и делать около 20 справок. Как известно, бланк содержит выборку по оплате труда от 6 месяцев до целого года, и очень непросто приходится бухгалтеру выбирать ведомости и из каждой переписывать цифры в документ.

Предприятия маленьких масштабов, например индивидуальные фирмы, не ведут отдельной документации по лицевым счетам, а вставляют записи в расчетно-платежную ведомость. Формы расчетной ведомости Т-49 и Т-54 выполняются как одна.

В практике бухгалтерии ведется еще форма Т-54а, она используется для учета данных с помощью компьютера или другой вычислительной техники. Также очень часто при заполнении Т-54а выполняются расчеты или копирование данных с помощью разных программ, такая постановка облегчает работу бухгалтера. Расчет заработной платы в компьютере ежемесячно распечатывается на бумажных носителях и вкладывается к бланкам лицевого счета сотрудника, а если программное обеспечение при работе допускает использование кодов или сокращенных символов, то прилагается распечатанная расшифровка.

Оформление и дополнение счетов

Лицевые счета работников занимают одно из главных мест в документации по бухгалтерскому учету, и каждый бухгалтер должен уделять им особое внимание. Ежемесячное перенесение информации с расчетных ведомостей должно выполняться синей или черной пастой без помарок. Нельзя в работе допускать исправлений или использования корректирующих средств. Если в заполнении будет допущена ошибка, ее нельзя стирать или пытаться подправить цифры. Для этого следует перечеркнуть всю запись ровной чертой с правого верхнего угла в левый нижний и написать рядом правильную цифру. При заполнении лицевых счетов необходимо сверять все расчеты с ведомостями начислений и удержаний. Достоверность данных по удержаниям очень важна для страховых организаций.

Внося данные в счет, следует помнить, что через 10-20 лет такой документ будет нести много важной информации.

Примеры оформления

Бывают случаи, когда лицевые счета не ведутся в организациях, тогда данные следует точно отражать в расчетной ведомости по начислению заработной платы. Рассмотрим пример формы Т-54 для сотрудника учреждения. Бланк печатается на листах формата А4 в печатной форме или заполняется от руки. Лицевому счету каждого сотрудника присуждается цифровое число. Рассмотрим образец заполнения на примере одного месяца.

ООО «Авантаж»
Лицевой счет № 596 за 2016 год.
Сотрудник Сычева Наталья Валерьевна 21.07.1985 г.р. ИНН 256987400356
Москва, г. Люберцы, д. Попова, 34а, квартира 26.
Замужем, двое детей. Дом. тел.: 54-89-56.
Принята на должность 18.08.2011, приказ №118 от 18.08.2011.
Отдел: централизованная бухгалтерия.
Должность: кассир.
Состояние: основное место работы.
Ставка 1.
Налоговая льгота – 1000,00 на первого и второго ребенка до 18 лет, очная форма обучения студента, курсанта с 01.08.2012 по 30.05.2018.

Виды расчета за январь 2016 г.
Оплата по окладу – 8500,00
– индексация – 0,00
– очередной отпуск – 0,00
– оплата больничного листа – 0,00
– оплата больничного за счет предприятия – 0,00
– налог с дохода – 750,00

http:


Удержания по больничном листу – 0,00
Оплата алиментов – 0,00
Всего начислено – 8500,00
Всего удержано – 750,00
Выплата зарплаты – 7750,00
Отработано дней – 20
Отработано часов – 160

Таким образом ежемесячно заполняются формы Т-54, после – каждый месяц по нарастающей.
Обязательно для составления документов лицевого счета необходимо использовать данные документации предприятия: личное дело сотрудника, табель отработанного времени, расчетную ведомость по заработной плате.

Также в обязательном порядке в форме должны быть прописаны следующие пункты:

  1. Название организации предприятия.
  2. Отдел или структурное подразделение работника.
  3. Лицевой счет сотрудника.
  4. Период расчета, обычно это календарный год с января по декабрь. Если сотрудник только устроился на занимаемую должность, то это обязательно необходимо учесть при составлении, записать номер и дату приказа о принятии.
  5. Персональные данные работника – фамилия, имя, отчество, идентификационный код, адрес прописки, семейный статус, количество детей, дата принятия на работу, дата рождения. Такая информация берется из кадровых документов или личной карточки сотрудника по форме Т-2.
  6. В таблице должны быть отведены графы под информацию об отпусках. Обязательно при выплате отпускных указывается вид отпуска: декретный, бесплатный, очередной оплачиваемый, социальный оплачиваемый, учебный на период сессии. Рядом с суммой оплаты отпуска или его неоплаты нужно проставить номер приказа и дату его вступления в силу.
  7. Лицевой счет обязательно должен содержать информацию об удержаниях и взносах. В регистре должно быть название удержания и его процентная ставка, также должны быть прописаны льготы по удержаниям. Если из заработной платы производятся выплаты алиментов, профсоюзных взносов, удержания по судебным актам или добровольная оплата услуг, то напротив каждого удержания должно быть прописано основание или приказ.
  8. Возле каждого месяца проставляется количество отработанных часов и дней. Если человек находился на больничном листе, то норма его дней будет меньше, и заработная плата будет уже зависеть от них.

http:

Обязательно после отражения каждого месяца проставляются итоговые суммы начисления и удержания и выплат. Если по оплате труда будет задержка, то и эти данные следует отражать в документе. Обязательно бухгалтеру ежемесячно следует переносить информацию по начислению и удержаниям заработной платы. Исполнитель ставит свою подпись.

Автор:

Иван Иванов

Поделись статьей:

Оцените статью:

Загрузка…

Настройка зарплатного проекта в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово👨‍💻

Все процессы распределения денег по заранее открытым банковским картам сотрудников отражаются в учетной программе 1С. Рассмотрим подробнее, как по шагам настроить зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Шаг 1. Настройка справочников

Как известно, работать без справочников невозможно – система выбирает контрагента, если он предварительно введен. Так что добавляем данные и вносим изменения в следующие справочники:

  • банк, с которым заключен договор на реализацию зарплатного проекта (справочник «Контрагенты»), обязательным является указание расчетного счета и договора;
  • расчетный счет– в карточке организации;
  • зарплатный проект – в разделе «Зарплата и кадры», в подразделе «Справочники и настройки»;

Обратите внимание на галочку «Электронный обмен с банками» в последнем действии. Если предполагается, что будет налажен электронный обмен с банками, то нужно поставить соответствующую галочку, указать, в каком формате будут передавать данные и какой тип кодировки файла будет использоваться.

Такая практика существует обычно на крупных предприятиях, где работают десятки, сотни и даже тысячи сотрудников. Это дает возможность загружать зарплатные ведомости в банк и получать от финансового учреждения подтверждение о переводе денег.

После того, как создан хотя бы один зарплатный проект, в разделе «Зарплата и кадры» появится соответствующий блок.

Шаг 2. Открытие лицевых счетов сотрудников

Для того, чтобы каждый сотрудник мог получать зарплату на свою карту, на него должен быть открыт лицевой счет. В процессе внедрения 1с 8.3 это делается на всех сотрудников, которые уже оформлены на предприятии, впоследствии заявку на открытие нужно будет отправлять в банк в случае появления каждого нового сотрудника, устраивающегося на работу.

Сотрудничество с банками по зарплатным проектам включает в том числе в вводе сотрудникам лицевых счетов. Процедура открытия лицевых счетов сотрудников в 1С 8.3 Бухгалтерия зависит от того, будет ли использоваться электронный обмен с банком. Поэтому рассмотрим два варианта.

Вариант 1. Без использования электронного обмена

В этом случае информация вводится вручную, в карточке каждого сотрудника. Заходим в карточку, раздел «Выдача», в блоке «Выдача» выбираем «По зарплатному проекту», выбираем введенный ранее зарплатный проект и заполняем данные его лицевого счета.

В случае, если сотрудников на предприятии много, даже без использования электронного обмена, можно воспользоваться специальной обработкой. Для этого нужно открыть форму «Ввод лицевых счетов» добавить сотрудников (вручную или через кнопку «Заполнить» и ввести номера лицевых счетов непосредственно в нужном поле.

Вариант 2. С использованием электронного обмена

В этом случае создается документ «Заявка на открытие лицевых счетов». Когда заполнены все нужные поля (дата создания, название организации, номер зарплатного проекта), следует нажать кнопку «Заполнить» – тогда добавятся все сотрудники, у которых в программе еще нет лицевых счетов. После этого вносим все данные, выгружаем данные (используем одноименную кнопку вверху панели) и созданный файл отправляем в банк. В ответ получаем подтверждение загрузки.

Шаг 3. Выплата зарплаты

Чтобы передать в банк деньги для списания зарплаты с расчетного счета, используется документ «Ведомость в банк». Для начала нужно выбрать вид ведомости «По зарплатному проекту», потому что второй вариант – «На счета сотрудников» – не подходит. Потом выбираем, какой именно зарплатный проект нужно использовать, список сотрудников добавляется автоматически. Главное, чтобы у сотрудника был лицевой счет, а у организации – долги перед ним в плане заработной платы- тогда он попадет в этот список автоматически.

Следующие действия зависят от того, налажен ли электронный обмен с банком. А потому возвращаемся к имеющимся вариантам.

Вариант 1. Без использования электронного обмена

В этом случае используется файл «Платежное поручение». Создается оно на основе предыдущей «Ведомости в банк» по всей организации в целом. В этот документ автоматически перенесутся следующие сведения: списки сотрудников, ФИО каждого, номер его лицевого счета, сумма к выплате и даже суммы налогов. Этот документ передается в банк.

Затем следует вернуться к документу «Ведомость в банк» и нажать кнопку «Оплатить ведомость», расположенную в нижней части экрана. Откроется документ «Списание с расчетного счета». Тут важно правильно указать вид операции – «Перечисление заработной платы по ведомостям».

Вариант 2. С использованием электронного обмена

В документе «Ведомость в банк» нажимаем кнопку «Выгрузить файл» (расположена в правом верхнем углу экрана), формируем файл и отправляем в банк. В ответ ожидаем от банка подтверждения перечисления денег на зарплату. В этом случае документ «Списание с расчетного счета» можно уже не создавать, а в самой «Ведомости по зарплате» нажать кнопку внизу экрана «Загрузить подтверждение из банка». Как результат, автоматически будет сформирован документ «Подтверждение зачисления зарплаты».

Как использовать обработку «Обмен с банками по зарплатным проектам»?

Если во взаимоотношениях с банком используется обмен электронными документами, то многие решения заметно упрощаются, да и работы по вводу информации в учетную программу требуется не так много. Например, все операции можно выполнять в едином окне обработки «Обмен с банками по зарплатным проектам». Найти ее можно в разделе «Зарплата и кадры», в подразделе «Зарплатные проекты» – именно там нужно выбрать строку меню «Обмен с банками (зарплата)». Рассмотрим подробнее, что там можно сделать.

Во-первых, тут есть возможность создать заявки на открытие новых лицевых счетов (если на работу устраивается новый сотрудник) либо закрытие существующих (если, к примеру, сотрудник увольняется). В результате, когда банк провел все необходимые операции, можно выгрузить автоматически подтверждения о выполненных операциях.

Во-вторых, легче решается вопрос с передачей в банк форм ведомостей. В-третьих, подтверждение зачисления денег также происходит автоматически.

Надеемся, наша пошаговая инструкция будет Вам полезна при работе с зарплатными проектами в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Отзывы клиентов:

По данным лицевого счета заполняется

При использовании предприятием наемного труда возникают обязательства по выплате персоналу заработной платы. Для учета отработанного времени и начисленных доходов предусмотрены унифицированные бланки документов. В их числе лицевые счета сотрудников по заработной плате. Эта форма относится к категории первичной документации.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Заполнение карточки лицевого счета физ. лица

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Лицевой счет работников по форме т-54

Форма Т является унифицированным бланком для лицевого счета работников предприятий и организаций. Он оформляется на каждого сотрудника при приеме на работу и чаще всего применяется в больших компаниях маленькие фирмы предпочитают использовать другие, более удобные для них бланки. Лицевой счет по форме Т является одним из самых важных документов на предприятиях, поскольку в нем указываются подробные личные сведения о сотруднике, количество отработанных часов по каждому конкретному месяцу, зарплатные начисления и удержания.

Учет лицевых счетов по заработной плате по форме Т ведет специалист бухгалтерского отдела, он же ежемесячно занимается их заполнением. Для заполнения личного счета сотрудника по форме Т необходимо пользоваться сразу несколькими документами.

Сведения сюда вписываются на основании личной карточки работника, табеля учета рабочего времени как в расчетно-платежную и расчетную ведомость , различного рода приказов — о трудоустройстве, увольнении, переводе, отпуске, взысканиях и поощрениях. Практически все данные, вписываемые в данный бланк, должны быть подтверждены документально. Как и любые другие учетные документы, бланк формы Т включает в себя обязательную часть с реквизитами организации.

Здесь в соответствующих графах нужно вписать полное наименование предприятия с указанием организационно-правового статуса , код ОКПО из регистрационных документов , а также структурное подразделение или отдел, к которому относится сотрудник, на которого оформляется данный лицевой счет.

Ниже вписывается номер документа, расчетный период тут указывается дата приема на работу нового сотрудника, а в случае, если работник уже давно числится на предприятии, то первый месяц текущего года , а также категория персонала руководитель, служащий и т. Далее нужно указать личные данные работника, на которого оформляется Т его ФИО полностью , табельный номер, присвоенный при трудоустройстве, номер ИНН, СНИЛС, код местожительства узнать можно в территориальной налоговой службе , семейный статус, количество детей если есть, если нет — прочерк , дату на момент трудоустройства и дату рождения.

Вторая и третья часть документа являются основными и включают в себя большую таблицу, содержащую 49 столбцов, в которые подробнейшим образом вписаны все сведения о работе сотрудника в т.

Рассмотрим столбцы с Последняя, заключительная часть формы Т содержит информацию о начисления и удержаниях, произведенных в отношении сотрудника. При этом следует обратить внимание на то, что данные вносятся помесячно то есть построчно. Месяцы обозначаются порядковыми числами от 01 до 12 столбец После тщательного внесения информации во все столбцы, бухгалтер, ответственный за оформление лицевых счетов, должен поставить под данным документом свою подпись с обязательной расшифровкой и датой окончательного заполнения.

Лицевой счет работника является внутренним документом работодателя, содержащим сведения обо всех видах выплат и удержаний из заработной платы сотрудника. Лицевой счет открывается бухгалтером после приема сотрудника на работу и ведется им на протяжении всей трудовой деятельности работника.

Данные вносятся на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. На основании данных личного счета впоследствии заполняется платежно-расчетная ведомость по форме Т Примечание : если работодатель для расчета заработной платы применяет ведомость по форме Т, то лицевой счет по форме Т не составляется.

Затем вносятся сведения о дате открытия счета, расчетном периоде и самом работнике. Графы Содержат данные о приёме на работу, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда. В указанных графах отражаются сведения о приказе о приеме на работу увольнении, переводе и т.

Содержат сведения об отпусках работника: период за который предоставлен отпуск, длительность, дата и номер приказа, утвердившего отпуск. В указанных графах отражаются сведения об удержаниях в отношении сотрудника по исполнительным листам, приказным документам и др. В указанных графах отражаются отработанные сотрудником дни часы в отчетном месяце. Данные берутся из табеля учёта рабочего времени. Указываются все начисления, произведенные сотруднику за отчетный месяц: заработная плата, премии, больничные, отпускные и иные выплаты.

В указанных графах отражается задолженность организации перед работником и наоборот: сотрудника перед организацией. Унифицированная форма Т — документ, объединяющий в себе всю информацию по работающему в организации сотруднику. Рассмотрим, когда он используется и где можно найти такой бланк.

Унифицированная форма Т представляет собой документ, составляемый на текущий год по каждому работающему сотруднику. Дата первичного оформления этой формы начало расчетного периода соответствует дате приема на работу, дата завершения окончание расчетного периода — дате увольнения.

За полный год, отработанный сотрудником в организации, даты начала и окончания расчетного периода соответствуют датам первого и последнего дней этого года. Бланк формы Т, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от Форма Т не является обязательной к применению. Обычно ее используют в крупных организациях, а небольшие фирмы и ИП считают достаточным ведение личной карточки работника форма Т-2 и расчетно-платежных или расчетных ведомостей формы Т и Т Информация, попадающая в личную карточку и в расчетную ведомость, объединена в форме Т Данные, внесенные в форму Т, являются основанием для расчета пенсии и должны храниться в течение 75 лет.

В форме Т ежегодно отражаются все сведения, необходимые для начисления производимых выплат, основания для удержаний и ежемесячный расчет выплачиваемых сумм. В заголовочную часть документа заносятся сведения о работодателе наименование, ОКПО, название подразделения и о работнике Ф.

Табличная часть документа представляет собой 2 таблицы, в одной из которых отражены сведения, нужные для расчета ежемесячных выплат по заработной плате:. Вторая таблица содержит помесячный расчет начисленных доходов, удержаний и итоговой суммы зарплаты к выплате.

Заработная плата и иные выплаты работника, официально трудоустроенного у своего работодателя подлежат обязательному учету. Для этого используются лицевые счета сотрудников по заработной плате. Таковые являются обязательными на всех предприятиях Российской Федерации. Обычно лицевые счета сотрудников по заработной плате ведутся бухгалтером компании. Чтобы упорядочить их ведение, была разработана унифицированная форма Т на законодательном уровне.

Благодаря ей, лицевой счет работника показывает все возможные выплаты ему на протяжении всей трудовой деятельности у конкретного работодателя. Данные, которые подлежат занесению в форму Т и форму Та, вносятся на основании таких первичных сведений, подтвержденных документально:.

Основанием для оформления формы Т является факт приема сотрудника в организацию. А окончанием будет являться увольнение. Только после этого лицевой счет работника на предприятии закрывается. Таким образом, форма Т и лицевой счет — это важнейшие составляющие правильного и полноценного функционирования предприятия в Российской Федерации. В настоящее время законодатель нашего государства разработал 2 основные формы Т- 54 для лицевого счета:.

Бывает и так, что лицевые карточки по заработной плате не ведутся у работодателя. Такое может случиться, если применению подлежит ведомость Т Кроме этого, лицевая карточка сотрудник, а именно бланк по зарплате, имеет инструкцию по заполнению, обязательную для всех уполномоченных сотрудников предприятия по их ведению и учету.

В самом начале заполняется титульная страница. В данном разделе подлежат внесению такие сведения:. Форма Т является очень удобным документом для предприятия, по которой можно проследить доход сотрудника за весь период трудоустройства.

Для учета труда и его оплаты законодательством предусмотрены унифицированные формы первичной учетной документации. О лицевом счете расскажем в нашей консультации. Лицевой счет работника применяется для ежемесячного отражения всех видов начислений работнику, удержаний из сумм заработной платы и выплат в течение календарного года. По сути это единственный первичный документ, который заполняется отдельно на каждого работника и содержит полную информацию о производимых с ним расчетах по заработной плате.

Ведется лицевой счет на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. Ведение лицевых счетов по указанным формам не является обязательным п.

Работодатель может самостоятельно разработать форму первички для отражения сведений о выплаченной в течение календарного года заработной плате.

Необходимо лишь, чтобы в самостоятельно разработанных формах присутствовали обязательные реквизиты первичного учетного документа п. В настоящее время редкий бухгалтер рассчитывает заработную плату вручную. Гораздо чаще он использует специализированные бухгалтерские программы, в которых предусмотрено ведение в числе прочего и лицевых счетов работников. В таком случае лицевой счет работника должен ежемесячно распечатываться, заверяться подписью ответственного лица с указанием даты составления и вкладываться или вклеиваться в бумажный лицевой счет.

Данный вид документации является одним из необходимых в компании, он используется для предоставления данных о рабочем, его рабочем времени, о перечислениях и задержка ежемесячно. Такое происходит тогда, когда рабочий устраивается на работу. Документация Т используется на больших производствах. Маленькие организации чаще всего используют другой вид документации — расчетная ведомость Т51 или Т Данный бланки Вы также можете скачать у нас на сайте.

Другая табличная часть данного вида документации содержит в себе данные о начислениях и удержаниях:. Любой труд должен быть оплачиваемым, поэтому, вполне логично, что трудящимся работникам начисляется регулярная заработная плата. Во избежание путаницы с начислением заработной платы был разработан ряд ведомостей, облегчающих и систематизирующих процесс. Лицевой счет необходим для систематизации данных по отдельно взятому работнику организации.

По лицевому счету можно отследить все произведенные начисления, либо удержания в отношении определенного сотрудника. Кроме прочего, на основании лицевого счета в дальнейшем происходит формирование расчетно-платежной ведомости по форме Т, которая в свою очередь будет использована при расчете пенсии.

Именно поэтому срок хранения формы Т составляет 75 лет. В связи с нарушением правил надлежащего хранения данной документации, на организацию, предприятие могут быть наложены штрафы на основании норм законодательства РФ. Ведомость состоит из трех основных частей, в которых содержится следующая информация о лице, осуществляющем трудовую деятельность:.

Форма Т не является обязательной и не используется на мелких предприятиях и у ИП, которые, как правило, ограничиваются заведением личной карточки трудоустроенных лиц по форме с кодировкой Т-2 или иных ведомостей расчетного характера, таких как Т или Т Крупные организации, имеющие в штате большое количество сотрудников, чаще всего используют ведение лицевого счета работников по форме Т Именно в данной графе кроется загвоздка для большинства бухгалтеров.

В данную строку вписывается код места жительства трудоустраиваемого гражданина, на которого заводится ведомость, в соответствии с классификатором. Найти требуемый код можно при помощи официального сайта налоговой инспекции, где имеется соответствующий раздел поиска. Для осуществления поиска необходимого кода места жительства определенного работника, бухгалтеру, заполняющему форму Т, необходимо зайти на сайт налоговой инспекции, выбрав раздел поиска ОКТМО, и ввести данные места проживания работника в следующем порядке:.

Первоначально бухгалтером заполняется титульная часть ведомости, куда вносится такая информация как полное название организации, соответствующее уставным документам, либо ФИО, если речь идет о работе у индивидуального предпринимателя. Следующим шагом заполняется строка наименования структурного подразделения, после чего в таблицу вносятся основные сведения о лице, осуществляющем трудовую деятельность.

Бухгалтеру надлежит указать табельный номер гражданина из его личной карточки в организации, указать категорию персонала для данного сотрудника, вписать номера ИНН и СНИЛСа в отведенные для этого графы.

Далее, в той же строке, в следующих столбцах, бухгалтером заполняются такие данные, как код ОКТМО, состояние в браке, количество детей при их наличии.

Лицевой счёт работника по форме Т-54. Инструкция по заполнению

Форма Т является унифицированным бланком для лицевого счета работников предприятий и организаций. Он оформляется на каждого сотрудника при приеме на работу и чаще всего применяется в больших компаниях маленькие фирмы предпочитают использовать другие, более удобные для них бланки. Лицевой счет по форме Т является одним из самых важных документов на предприятиях, поскольку в нем указываются подробные личные сведения о сотруднике, количество отработанных часов по каждому конкретному месяцу, зарплатные начисления и удержания. Заполненная форма Т заверяется подписью с расшифровкой к ней лица, ответственного за ведение ведомостей, с проставлением текущей даты. Графы Представляют суммы вычетов и удержаний, включая выданные авансы и налоги на доходы физических лиц.

Лицевой счет работника является внутренним документом работодателя, содержащим сведения обо всех видах выплат и удержаний из заработной платы сотрудника. Лицевой счет открывается бухгалтером после приема сотрудника на работу и ведется им на протяжении всей трудовой деятельности работника. Данные вносятся на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Форма Т является унифицированным бланком для лицевого счета работников предприятий и организаций. Он оформляется на каждого сотрудника при приеме на работу и чаще всего применяется в больших компаниях маленькие фирмы предпочитают использовать другие, более удобные для них бланки. Лицевой счет по форме Т является одним из самых важных документов на предприятиях, поскольку в нем указываются подробные личные сведения о сотруднике, количество отработанных часов по каждому конкретному месяцу, зарплатные начисления и удержания. Учет лицевых счетов по заработной плате по форме Т ведет специалист бухгалтерского отдела, он же ежемесячно занимается их заполнением.

Лицевой счет Т-54а: образец заполнения

Смотреть образец заполнения Т Лицевой счет — документ объединяющий информацию о всех видах выплат и удержаний по конкретному работнику организации, занимаемых должностях, отработанном времени, видах и длительности предоставленных отпусков, реквизитах приказов о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении. В связи с тем, что данные лицевых счетов могут понадобиться для будущего начисления пенсий, необходимо обеспечить сохранность документов на следующие 75 лет. Данные по месяцам распечатываются отдельно как правило, в форме расчетного листка и вкладываются в лицевой счет. Ввиду своей громоздкости лицевые счета, как правило, ведутся учетными службами крупных организаций. Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от Также в нем сделано уточнение, что если в учредительных документах есть сокращенное название компании, то оно может быть указано ниже полного наименования или рядом в скобках.

Что такое лицевой счет работника

Лицевой счет работника заполняется в обязательном порядке на каждом предприятии. Все организации обязаны правильно и законно вести регистры бухгалтерского учета. Правила начисления заработной платы сотруднику, утвержденные государством, включают ряд документов и форм, которые необходимо заполнять бухгалтерам при начислении оплаты труда. Лицевой счет — это документ или регистр, используемый в бухгалтерской и кадровой работе. В России утверждена форма бланка сотрудника Т

Узнаем для чего используется форма.

Форма Т является унифицированным бланком для лицевого счета работников предприятий и организаций. Он оформляется на каждого сотрудника при приеме на работу и чаще всего применяется в больших компаниях маленькие фирмы предпочитают использовать другие, более удобные для них бланки. Лицевой счет по форме Т является одним из самых важных документов на предприятиях, поскольку в нем указываются подробные личные сведения о сотруднике, количество отработанных часов по каждому конкретному месяцу, зарплатные начисления и удержания. Открыть и скачать онлайн.

Лицевой счет. Форма Т-54. Правила заполнения

Компенсации приобретателям жилья г. Выплаты на детей до 3 лет с года 3. Льготы на имущество для многодетных семей в г. Повышение пенсий сверх прожиточного минимума с года 5.

.

Лицевой счет сотрудника (формы Т-54 и Т-54а)

.

о приеме на работу/переводе/увольнении — данные.

.

Лицевой счёт работника (форма Т-54)

.

Образец лицевого счета сотрудника по зарплате

.

.

.

.

Инструкция по зарплатному проекту в 1С: Бухгалтерия предприятия

Оплату заработной платы персону можно осущеститвлять как через кассу — наличным расчет, так и через банк — безналичный расчет. Для удобства и правильности ведения учета в программе, организации постепенно переходят на безналичный расчет, так как при использовании кассы требуется кассовое и инкассаторское обслуживание.

Чтобы избежать лишних затрат используют такой функционал как — зарплатный проект.

Для использования этой функции в первую очередь руководство компании должно подписать договор с банком по выплате зарплаты персоналу посредством расчетов по зарплатному проекту. Работником компании открываются лицевые счета, на которые будут перечисляться деньги.

Создание зарплатного проекта в базе 1С

Первым шагом для создания зарплатного проекта является создание контрагента, а именно банк с которым организация заключила договор.

Для этого используем пункт меню “Справочники” — “Контрагенты”. Нажимаем на кнопку “Создать”. Если же в программе уже создан контрагент — банк, то заново создавать его не надо, достаточно просто открыть карточку и перейти на вкладку “Договора” и “Банковские счета”.


На вкладке “Договора” создаем новый и заполняем поля.


На вкладке “Банковские счета” так же нажимаем на кнопку “Создать” и заполняем поля


После всех заполнений переходим в пункт меню “Зарплата и кадры” и открываем “Зарплатные проекты”


В форме выбираем организацию, если в базе 1С заведена одна организация, она будет отображаться по умолчанию. Нажимаем на кнопку “Создать”.

В форме создания новой записи заполняем поля


Поле “Банк” — указываем банк, с которым был заключен договор.

Если при выборе банка, программа отображает список банков нужно воспользоваться кнопкой “Загрузить классификатор”


Однако при загрузке данного классификатора может появится сообщения


Чтобы убрать данное сообщение нужно воспользоваться “Меню” — “Режим “Все функции”


раскрыть список “Константы”


и найти “Использовать альтернативный сервер для загрузки классификатора банков”. Открыв данную константу нужно проставить флажок


и нажать на “Записать и закрыть” и повторно попробовать загрузить классификатор банков.

Галочка “ Использовать обмен электронными документам” — использывается для обмена данными с банком. (Обязательно нужно активировать)

Поля “Формат файла” и “Кодировка файла” — устанавливается автоматически, однако лучше уточнить в банке данные значения, так как они могут отличаться.

Пункты формы “Сведения о договоре”:

  • Поле “Номер” — указывается номер договора с банком.
  • Поле “Дата” — указывается дата.
  • Поле “ Валюта” — указывается валюта, в которой будет начисляться зарплата персоналу

Пункты формы “Сведения о банке:

  • Пункт “Отделение” — указывается номер отделения или филиала банка.
  • Пункт “Расчетный счет” — указывается расчетный счет организации для выплаты зарплаты.

В табличной части “системы расчетов по банковским картам” заполняется в ручном режиме. Данные значения понадобятся, когда будут подаваться заявки в банк на открытие лицевых счетов работников.

Заполнив все поля нажимаем на кнопку “Записать и закрыть”

Создание лицевых счетов сотрудников

Для удобства ввода лицевых счетов можно воспользоваться функцией “Ввод лицевых счетов” (“Зарплата и кадры” — “Зарплатные проекты” — “Ввод лицевых счетов”).


В форме заполняем поля “Организация”, “Зарплатный проект”, “Подразделение” и “Месяц открытия”.


В табличной части заполнение сотрудников можно использовать как кнопку “Добавить” так и кнопку “Заполнить”.

Кнопка “Добавить” можно использовать если в организации небольшое количество сотрудников или добавить нового сотрудника.

Кнопка “Заполнить” служит для автоматического заполнения табличной части.


Прописываем номера лицевых счетов


После заполнения нажимаем на кнопку “Сохранить и закрыть”.

Проверить, записался ли лицевой счет можно воспользоваться справочником “Физические лица”. Открыв нужное физическое лицо


и перейдя по ссылке “Лицевые счета”


В данной форме можно увидеть, что появилась запись в регистре.

Заявки на открытие лицевых счетов

При использовании электронного обмена информацией с банком , заявки на открытие лицевых счетов сотрудников нужно сформировать документ “Заявление на открытие лицевых счетов”.


Нажав на кнопку “Создать” откроется форма документа, в котором нужно указать организацию и автоматически подтянется поле “Зарплатный проект”.


Данный документ разделен на две части.


В табличной части “Сотрудники” выбираем сотрудников на которых делаем заявку. Их можно добавить с помощью кнопки “Заполнить” или в ручном режиме нажав на кнопку “Добавить новый элемент”


При выборе сотрудника в другой части документа отображается его данные, которые заведены в справочнике “Сотрудник”. За исключением группы полей “Эмбоссированный текст”. Данные поля заполняются автоматически и прописываются латиницей


Перейдя на вкладку “Пластиковые карты” открывается форма, в которой нужно установить галочку “является зарплатной картой” и выбрать кто платит за обслуживание, систему расчетов и тариф.


После формирования документу, чтобы отправить нужное заявление нажимаем на кнопку “Выгрузить файл” и выбрать нужный каталог.

После подтверждения с данными лицевых счетов нужно ввести в программу. Чтобы это сделать нужно нажать воспользоватся “Документы обмена с банком” (Зарплата и кадры” — “Зарплатные проекты” — “Документа обмена с банком”).


В форме списка можно использовать кнопку “Загрузить подтверждение банка”. При нажатии на эту кнопку откроется каталог куда был сохранен соответствующий документ.

Электронный обмен документами

Для работы используется обработка “Обмен с банками (зарплата)” (меню «Зарплата и кадры – Зарплатные проекты – Обмен с банками (зарплата)»).


В данной обработке три раздела : “ Зачисление зарплаты”, “Открытие лицевых счетов”, “Закрытие лицевых счетов”.

Также с помощью данной обработки можно:

  • Отправлять ведомости в банк и получать подтверждение или отказ по проведенным операциям.
  • Автоматически делать заявки на открытие или закрытие счетов и отправлять их в банк. Получать подтверждение или отказ из банка.
  • Автоматически вносить данные по открытию счетов в карточках сотрудников.
  • Возможность печатать списки сотрудников на получение лицевых счетов.
  • Управление списками сотрудников на получение лицевых счетов.

При открытии обработки необходимо заполнить поля.


В “Зачисление зарплаты” будет отображаться список всех ведомостей. Ведомости в банк можно выгружать или загружать из файла.

Так же с помощью данной обработки можно автоматически формировать открытие и закрытие лицевых счетов сотрудников, у которых не открыты они. Отправлять заявление в банк на открытие или закрытие счетов сотрудников. Получать подтверждение или отказ из банка.

Таким образом данная обработка позволяет просматривать данные по выплате зарплаты и обмениваться с банком документами по расчету зарплаты персоналу.

Лицевой счет это регистр

Лицевой счет работника заполняется в обязательном порядке на каждом предприятии. Все организации обязаны правильно и законно вести регистры бухгалтерского учета. Правила начисления заработной платы сотруднику, утвержденные государством, включают ряд документов и форм, которые необходимо заполнять бухгалтерам при начислении оплаты труда.

Особенности документа

Лицевой счет – это документ или регистр, используемый в бухгалтерской и кадровой работе. В России утверждена форма бланка сотрудника Т-54.

Личной документацией принято считать бумажный и электронный носитель информации о сотруднике. Сотрудник, устроившись на рабочее место, обязательно в бухгалтерии открывает лицевой счет, основанием для этого является приказ или копия приказа о вступлении в должность.

На каждого работника обязательно заполняется регистр, независимо от того, постоянная должность или временная. Форма Т-54 является накопительной ведомостью и содержит в себе информацию о начислениях заработной платы с начала года и до окончания. Работу по внесению данных в лицевые счета выполняет бухгалтер по заработной плате.

Функции лицевого счета

Лицевые счета работников отражают начисления и удержания заработной платы сотрудника. Ввод данных осуществляется на основе первичной документации или отчетности по выполнению услуг. К таким документам можно отнести табеля и графики рабочего времени, приказы или распоряжения, график отпусков, книгу учета отработанного времени, протоколы больничных листов, акты о выполненных работах или услугах, приказы о надбавках и премиях. Лицевые регистры отражают и удержания средств заработной платы с полной расшифровкой налогов и взносов. Как и расчетная ведомость, срок хранения счетов в архиве бухгалтерии – 75 лет. Бланк регистра следует заполнять на каждого сотрудника отдельно и вести учет на протяжении календарного года.

Крупные производственные фирмы, имея большой штат сотрудников, в обязательном порядке ведут личные счета, и такой документ очень удобен для выборок заработной платы конкретно для отдельных сотрудников. Ведь, ежемесячно начисляя заработную плату, бухгалтеру требуется произвести много дополнительных расчетов, например расчет отпуска, больничного листа, среднемесячной премии или материальной помощи. Для этого лучшим помощником является готовая выборка зарплаты в лицевых счетах. Еще дополнительную помощь оказывает регистр с выборкой при выдаче справок о заработной плате. Ведь ежемесячно требуется выбирать и делать около 20 справок. Как известно, бланк содержит выборку по оплате труда от 6 месяцев до целого года, и очень непросто приходится бухгалтеру выбирать ведомости и из каждой переписывать цифры в документ.

Предприятия маленьких масштабов, например индивидуальные фирмы, не ведут отдельной документации по лицевым счетам, а вставляют записи в расчетно-платежную ведомость. Формы расчетной ведомости Т-49 и Т-54 выполняются как одна.

В практике бухгалтерии ведется еще форма Т-54а, она используется для учета данных с помощью компьютера или другой вычислительной техники. Также очень часто при заполнении Т-54а выполняются расчеты или копирование данных с помощью разных программ, такая постановка облегчает работу бухгалтера. Расчет заработной платы в компьютере ежемесячно распечатывается на бумажных носителях и вкладывается к бланкам лицевого счета сотрудника, а если программное обеспечение при работе допускает использование кодов или сокращенных символов, то прилагается распечатанная расшифровка.

Оформление и дополнение счетов

Лицевые счета работников занимают одно из главных мест в документации по бухгалтерскому учету, и каждый бухгалтер должен уделять им особое внимание. Ежемесячное перенесение информации с расчетных ведомостей должно выполняться синей или черной пастой без помарок. Нельзя в работе допускать исправлений или использования корректирующих средств. Если в заполнении будет допущена ошибка, ее нельзя стирать или пытаться подправить цифры. Для этого следует перечеркнуть всю запись ровной чертой с правого верхнего угла в левый нижний и написать рядом правильную цифру. При заполнении лицевых счетов необходимо сверять все расчеты с ведомостями начислений и удержаний. Достоверность данных по удержаниям очень важна для страховых организаций.

Внося данные в счет, следует помнить, что через 10-20 лет такой документ будет нести много важной информации.

Примеры оформления

Бывают случаи, когда лицевые счета не ведутся в организациях, тогда данные следует точно отражать в расчетной ведомости по начислению заработной платы. Рассмотрим пример формы Т-54 для сотрудника учреждения. Бланк печатается на листах формата А4 в печатной форме или заполняется от руки. Лицевому счету каждого сотрудника присуждается цифровое число. Рассмотрим образец заполнения на примере одного месяца.

ООО «Авантаж»
Лицевой счет № 596 за 2016 год.
Сотрудник Сычева Наталья Валерьевна 21.07.1985 г.р. ИНН 256987400356
Москва, г. Люберцы, д. Попова, 34а, квартира 26.
Замужем, двое детей. Дом. тел.: 54-89-56.
Принята на должность 18.08.2011, приказ №118 от 18.08.2011.
Отдел: централизованная бухгалтерия.
Должность: кассир.
Состояние: основное место работы.
Ставка 1.
Налоговая льгота – 1000,00 на первого и второго ребенка до 18 лет, очная форма обучения студента, курсанта с 01.08.2012 по 30.05.2018.

Виды расчета за январь 2016 г.
Оплата по окладу – 8500,00
– индексация – 0,00
– очередной отпуск – 0,00
– оплата больничного листа – 0,00
– оплата больничного за счет предприятия – 0,00
– налог с дохода – 750,00

Таким образом ежемесячно заполняются формы Т-54, после – каждый месяц по нарастающей.
Обязательно для составления документов лицевого счета необходимо использовать данные документации предприятия: личное дело сотрудника, табель отработанного времени, расчетную ведомость по заработной плате.

Также в обязательном порядке в форме должны быть прописаны следующие пункты:

  1. Название организации предприятия.
  2. Отдел или структурное подразделение работника.
  3. Лицевой счет сотрудника.
  4. Период расчета, обычно это календарный год с января по декабрь. Если сотрудник только устроился на занимаемую должность, то это обязательно необходимо учесть при составлении, записать номер и дату приказа о принятии.
  5. Персональные данные работника – фамилия, имя, отчество, идентификационный код, адрес прописки, семейный статус, количество детей, дата принятия на работу, дата рождения. Такая информация берется из кадровых документов или личной карточки сотрудника по форме Т-2.
  6. В таблице должны быть отведены графы под информацию об отпусках. Обязательно при выплате отпускных указывается вид отпуска: декретный, бесплатный, очередной оплачиваемый, социальный оплачиваемый, учебный на период сессии. Рядом с суммой оплаты отпуска или его неоплаты нужно проставить номер приказа и дату его вступления в силу.
  7. Лицевой счет обязательно должен содержать информацию об удержаниях и взносах. В регистре должно быть название удержания и его процентная ставка, также должны быть прописаны льготы по удержаниям. Если из заработной платы производятся выплаты алиментов, профсоюзных взносов, удержания по судебным актам или добровольная оплата услуг, то напротив каждого удержания должно быть прописано основание или приказ.
  8. Возле каждого месяца проставляется количество отработанных часов и дней. Если человек находился на больничном листе, то норма его дней будет меньше, и заработная плата будет уже зависеть от них.

Обязательно после отражения каждого месяца проставляются итоговые суммы начисления и удержания и выплат. Если по оплате труда будет задержка, то и эти данные следует отражать в документе. Обязательно бухгалтеру ежемесячно следует переносить информацию по начислению и удержаниям заработной платы. Исполнитель ставит свою подпись.

Лицевой счет присваивается каждому лицу при его регистрации в реестре учреждения. Это могут быть финансовые, социальные, налоговые другие государственные структуры. Л/с отражает личную информацию согласно требованиям конкретной организации.

Что такое номер лицевого счета

Идентификационный номер включает в себя несколько областей применения. Рассмотрим их подробнее:

  1. У налогоплательщика л/с содержит учет по зарплатным начислениям, оплатам и все операции по нему идут по специальной классификации банка. Каждая статья проведенной операции обозначена уникальным кодом.
  2. Для налогового органа л/с — это регистр аналитики и учета производимых налоговых сборов.
  3. Для Пенсионного Фонда л/с – это обобщение сведений о поступлении пенсионных взносов и прочая идентификационная информация о застрахованном лице. Каждый отдельный номер л/с имеет особую часть — раздел о поступлениях страховых вложений для накопления трудовой пенсии.

Как выглядит лицевой счет

Это уникальная комбинация цифр, порядок которых строго индивидуален для каждого лица и не повторяется больше нигде. Номер л/с или код плательщика, тот самый, откуда будут списаны или начислены средства.

В общем определении, что такое лицевой счет, – это учетный регистр для каждого конкретного его носителя с учетом основных функций юридических, физических лиц и организаций. Счет отражает все действия финансового характера его обладателя. Открывает л/с банковское учреждение либо бухгалтерия, чтобы учитывать фин. расчеты в индивидуальном порядке с разными лицами или компаниями. На нем фиксируется движение средств по приходно-расходным ордерам, поступление вкладов, начисление процентов и пр. Другими словами, отражается статистика любых финансово-кредитных отношений.

Открытие и ведение л/с

Следует отметить, что первоочередная задача при присвоении кому-либо идентификационного номера – контролирующая и учитывающая исполнение налогоплательщиками финансовых обременений:

  • налогоотчисления и другие обязательные бюджетные выплаты;
  • пенсионные вычеты;
  • обязательные платежи социального значения;
  • кредитные обязательства;
  • штрафные и иные санкции.

Основанием открытия л/с являются регистрационные данные лица или идентификационный номер, если он был присвоен клиенту. В случае совершения любых операций указываются следующие данные в учетной записи:

  • дата;
  • тип операции;
  • основательный документ.

Примечание: открытие и ведение л/с доступно только в государственной валюте страны (т. е. в РФ это будет рублевый счет).

Примеры лицевых счетов

Тип и предназначение определяют информацию, что будет отражаться на л/с клиента.

Типовой л/с сотрудника

Оформляется бухгалтерским работником и служит для учета зарплаты во всех ее видах. Для заполнения потребуются первичные документы:

  • данные о выработке;
  • сведения об отработанном времени;
  • оценка объема выполненной работы.

В реальности, практическое значение л/с – это отражение ежемесячного заработка сотрудника, полученного им за календарный год. Туда же входит информация об удержаниях, компенсациях и налогах, премиальных, пособиях и мат. помощи.

Банковский л/с

Лицевой счет в банке – это комбинация из 20 цифр, которая открывает доступ к информации о клиенте, его кредитных обязательствах, проведенных операциях, начислении процентов, количестве банковских продуктов в личном пользовании и так далее. Все, что делает и чем пользуется клиент, имеющее какое-либо отношение к конкретной финансовой организации.

Вся информация на лицевом счету строго конфиденциальна, и банк несет за это ответственность. Предоставлять сведения со счета сотрудники имеют право только держателю л/с. Однако законодательство РФ предусматривает случаи разглашения сведений по запросу уполномоченных органов. Лицевые банковские счета бывают разных типов:

  • операционные;
  • расчетные;
  • сберегательные;
  • инвестиционные.

При открытии л/с данные об обладателе помещаются в базу банка и хранятся там навсегда.

Существуют и лицевые номера. Перечислим их:

  1. Л/н налогоплательщика. Открывается при регистрации плательщика в налоговой стфруктуре в качестве агента (плательщика).
  2. Л/н застрахованного лица. Открывается при выдаче СНИЛС и присвоении уникального номера для застрахованного гражданина. Содержит сведения, обязательные в будущем для расчета пенсии.
  3. Л/н в ЖКХ. Присваивается собственнику жилья для отражения коммунальных платежей (энергия, вода, отопление, телефония, интернет и пр.).
  4. Л/н акционера. Для фиксации о выпуске, стоимости, количестве, категории и т. д. ценных бумаг и операций с ними.
  5. Л/н распорядителя. Отражение действий, касающихся распределения бюджетных средств.

Запомните! Номер лицевого счета – это основной объект учета, контроля, услуг, движения финансов и прочей индивидуальной информации.

Конфиденциальность информации о заработной плате | Малый бизнес

Грейс Фергюсон Обновлено 9 марта 2019 г.

Заработная плата и конфиденциальность идут рука об руку. Первый предполагает выполнение задач, необходимых для оплаты труда сотрудников и ведения бизнеса на законных основаниях; последнее включает защиту финансовых данных, используемых в процессе расчета заработной платы. Как владелец малого бизнеса вы должны принять меры для обеспечения конфиденциальности информации о заработной плате.

Типы данных

Расчет заработной платы обычно включает данные о сотрудниках и работодателях.Информация о сотруднике включает имя сотрудника, адрес, номер социального страхования, дату рождения, обязательные вычеты, такие как налоги на заработную плату и удержание заработной платы, ставку заработной платы, частоту выплаты, заработки, такие как регулярная и сверхурочная заработная плата, заработная плата, бонусы и комиссионные, льготы для сотрудников, такие как пенсионные взносы и взносы на медицинское страхование, а также информацию о банковских счетах для целей прямого депозита.

Информация о работодателе включает в себя обязательства работодателя по заработной плате, такие как федеральные налоги и налоги штата и налоги на безработицу, налоги на медицинское обслуживание и социальное обеспечение, сумму, которую работодатель платит за пособия работникам, такие как 401000 спички и медицинское страхование, а также в некоторых случаях информацию о банковском счете работодателя. .

Конфиденциальность данных о заработной плате сотрудников

Конфиденциальность данных о заработной плате сотрудников имеет решающее значение, поскольку утечка информации может привести к разногласиям между сотрудниками и поставить под угрозу финансовое положение работодателя или сотрудника. Например, два сотрудника выполняют одну и ту же работу; однако вы решили заплатить одному из них по несколько более высокой ставке, потому что у нее больше опыта, чем у другого работника. Если более низкооплачиваемый сотрудник обнаруживает, что ему платят меньше, это может вызвать у нее чувство обиды.В такой ситуации сотрудник мало что может сделать при условии, что ей платят, по крайней мере, минимальную заработную плату, равную федеральной или государственной.

Тем не менее, она, вероятно, будет чувствовать себя недооцененной. Кроме того, утечка информации о прямом депозите сотрудника или финансовых данных работодателя может стать причиной взлома соответствующего банковского счета в результате мошенничества.

Обсуждение заработной платы и окладов

Может быть сложно обеспечить безопасность определенной информации о заработной плате, особенно если сотрудник решает поделиться своими данными с другими работниками.Тем не менее, вы можете предпринять определенные меры. Например, чтобы сотрудники знали свое положение, включите в справочник компании, что ваши пакеты вознаграждения и льгот являются конкурентоспособными, но также зависят от результатов работы и опыта. Обратите внимание, что, хотя практика обсуждения сотрудниками зарплаты друг с другом обычно не одобряется, вы не можете запретить такие обсуждения политикой компании.

В федеральном законодательстве о труде и некоторых штатах есть положения, в которых говорится, что работодатели не могут запрещать сотрудникам обсуждать их заработную плату и льготы.

Безопасность системы расчета заработной платы

Повысьте конфиденциальность расчета заработной платы, назначив необходимые задачи расчета заработной платы конкретному персоналу. Например, если сотрудник обрабатывает только табели учета рабочего времени и формы удержания налогов, его доступ к системе должен позволять ему выполнять только эти задачи. В частности, не предоставляйте ему доступ к данным о заработной плате и удержаниях, если его работа не требует от него доступа к этой информации. Некоторые работодатели используют программное обеспечение для расчета заработной платы для внутренней обработки своих расчетов, и к этому программному обеспечению иногда прилагаются функции бухгалтерского учета или управления персоналом.

Всегда предоставляйте сотруднику только тот доступ, который ему нужен. Если в вашем малом бизнесе нет специалиста по информационным технологиям, обратитесь к ИТ-консультанту, чтобы настроить компьютерную систему так, чтобы был обеспечен необходимый доступ.

Ведение учета заработной платы

Программное обеспечение расчета заработной платы хранит информацию о заработной плате в компьютерной системе; однако хранение бумажных копий повышает надежность файловой системы и служит полезным резервным копированием. Храните бумажные копии в надежном запертом месте.Некоторые работодатели, у которых всего несколько сотрудников, хранят копии электронных таблиц с данными о заработной плате. В этом случае убедитесь, что только обслуживающий персонал имеет доступ к диску компьютера с данными.

Заработная плата Персонал Безопасность

Даже если у вас есть только один сотрудник по расчету заработной платы, убедитесь, что он работает в конфиденциальном месте, отдельно от других сотрудников. Прежде чем нанимать персонал для расчета заработной платы, подчеркните важность сохранения конфиденциальности данных о заработной плате, например, выйдите из программы расчета заработной платы перед тем, как покинуть компьютер, и не раскрывать информацию о заработной плате персоналу, не занимающемуся расчетом заработной платы.Чтобы защитить конфиденциальную информацию, вы можете поручить сотрудникам по начислению заработной платы подписать соглашение о конфиденциальности при приеме на работу.

Некоторые работодатели незамедлительно увольняют сотрудников по расчету заработной платы, а не заранее уведомляют об утечке конфиденциальной информации. Перед тем, как объявить политику компании, узнайте в министерстве труда своего штата о правилах увольнения.

Практические рекомендации по обмену информацией

Только персонал по начислению заработной платы и ограниченное количество сотрудников высшего руководства должны иметь код доступа или ключ к отделу расчета заработной платы.Если вы передаете свои обязанности по расчету заработной платы поставщику услуг по расчету заработной платы, убедитесь, что поставщик отправляет платежную ведомость в конфиденциальных конвертах назначенному на месте сотруднику.

Контроль раскрытия информации

Персонал по начислению заработной платы должен знать, кто имеет доступ к конфиденциальной информации, а кто исключен из нее. Например, составьте политику, в которой перечислены документы о заработной плате, которые имеют право просматривать внутренние и внешние аудиторы. Это ограничивает недопонимание, если аудитор хочет удалить или сделать ксерокопию закрытых данных из отдела.Кроме того, укажите, что супруга сотрудника не может получать данные о заработной плате сотрудника без его согласия.

Обычно, если запрос поступает от государственного учреждения, вы должны его удовлетворить при условии, что он представлен в письменной форме; запросы такого типа обычно отправляются по факсу, электронной или обычной почте. Если сотрудник просит показать его ведомость заработной платы, закон штата может потребовать, чтобы вы сделали эти записи доступными для работника в разумные сроки.

Что такое счет заработной платы?

Следить за своими расходами — это часть работы владельца бизнеса.Вы, наверное, слышали, что вам нужен отдельный банковский счет для бизнеса в дополнение к вашему личному банковскому счету. Но вы, возможно, не знакомы со счетом заработной платы. Что такое счет заработной платы и стоит ли вам рассмотреть возможность его открытия для своего малого бизнеса?

Что такое счет заработной платы?

Расчетный счет — это отдельный банковский счет для вашего бизнеса, который используется исключительно для расчета заработной платы. Вместо того, чтобы объединять все свои бизнес-расходы на один счет, вы будете платить зарплату сотрудникам со своего банковского счета для расчета заработной платы.

Деньги, поступающие на счет заработной платы, будут использоваться только для расчета заработной платы. Например, вы не будете выписывать чеки поставщикам со своего счета заработной платы. Вы должны делать чеки со своего основного банковского счета.

Компании могут разделить коммерческие доходы и расходы по счетам. В некоторых случаях счет заработной платы покрывает заработную плату сотрудников, налоговые обязательства по заработной плате и взносы работодателя. Однако компании могут захотеть отделить заработную плату сотрудников от налогов на заработную плату.

Если счет заработной платы используется только для заработной платы сотрудников, вы должны удерживать налоги и вносить депозит на отдельный счет.Затем вы вносите на счет заработной платы только чистую заработную плату сотрудника.

Преимущества расчетного счета

Многие владельцы бизнеса по разным причинам предпочитают отделить свои расходы на заработную плату от других видов коммерческих расходов.

Организовано

С банковским счетом для заработной платы расходы вашего бизнеса будут более организованными. Вместо того, чтобы постоянно тратить деньги с одного банковского счета, вы делегируете отдельный банковский счет только для расчета заработной платы.

Заработная плата может стать самым большим расходом для владельца малого бизнеса, поэтому имеет смысл открыть собственный счет.

Безопасный

Некоторым сотрудникам вы можете платить чеками. В этом случае ваш банковский счет и маршрутный номер отображаются внизу чека. Если вы не разделяете счета заработной платы и основные банковские счета предприятия, вы подвергаете риску мошенничества с заработной платой весь свой доход от бизнеса.

Если сотрудник потерял чек, и он попал в чужие руки, этот человек мог бы получить доступ ко всем средствам на вашем банковском счете.

Разделив свои счета, вы можете ограничить доступные средства только счетом заработной платы. Это обеспечит безопасность остальных средств вашего бизнеса.

Последовательный

Имея счет заработной платы, вам нужно только внести достаточно денег, чтобы покрыть фонд заработной платы. Вам не нужно беспокоиться об овердрафте, так как вы можете спрогнозировать расходы на заработную плату.

Поскольку расходы по заработной плате постоянны, вы можете регулярно вносить ту же сумму на счет, чтобы оставаться в верхней части платежной ведомости.И вы можете ожидать, что такая же сумма будет снята в день выплаты жалованья.

Точный

При сверке вашей банковской выписки счет сравнивается с вашими бухгалтерскими книгами, чтобы убедиться, что записи совпадают. Наличие заработной платы на вашем основном банковском счете может испортить ваши записи.

Например, вы можете платить своим сотрудникам чеками. Если сотрудник не обналичит свой чек к тому моменту, когда вы сверяете свою банковскую выписку, это покажет, что у вас больше денег, чем на самом деле. Это может сделать ваши записи неточными.

Разделив счета заработной платы и основной бизнес, вам не нужно беспокоиться о том, что ваши расходы на заработную плату испортят ваши бухгалтерские книги.

Допустим, у вас есть один банковский счет для всех ваших деловых расходов. У вас есть один сотрудник, который зарабатывает 3000 долларов за период оплаты. 28 апреля вы даете им зарплату. Они не обналичивают его еще неделю.

В вашей банковской выписке на конец месяца указано, что у вас есть 33 000 долларов, но в бухгалтерских книгах указано, что у вас есть 30 000 долларов. Выписка из вашего банковского счета дает искаженное представление о вашем остатке денежных средств, потому что ваш сотрудник еще не обналичил свой чек.

Разделяя свои счета, вам нужно только просмотреть свой банковский счет заработной платы, чтобы найти, где необходимо внести корректировку, в отличие от сортировки по другим транзакциям.

Имейте в виду

Перед тем, как открыть счет для заработной платы, вам следует учесть несколько вещей. Во-первых, несколько счетов означают множественные банковские комиссии. Скорее всего, вам нужно будет платить больше ежемесячных сборов, чтобы иметь дополнительный счет для расчета заработной платы.

Во-вторых, вам нужно будет тщательно отслеживать оба счета (основной бизнес-счет и счет заработной платы).Добавление еще одной учетной записи для отслеживания может рассматриваться как бремя для владельцев малого бизнеса.

От вас не требуется открывать отдельный счет для заработной платы. Но это отличный способ для многих владельцев малого бизнеса оставаться организованными, хранить свои бизнес-средства в безопасности и вести точный учет.

Ищете простой способ платить своим сотрудникам? Попробуйте онлайн-программу для расчета заработной платы Patriot. Вы можете платить сотрудникам с помощью бесплатного прямого депозита или распечатанных чеков. Выполняйте расчет заработной платы с помощью нашего простого трехэтапного процесса.Получите бесплатную пробную версию сегодня!

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Определение расходов на заработную плату

Что такое расходы на заработную плату?

Расходы на заработную плату — это затраты, которые компании несут на почасовую оплату труда сотрудников. Эта статья может также включать налоги на заработную плату и льготы, выплачиваемые сотрудникам. Расходы по заработной плате могут быть отражены как отдельная статья в расходной части отчета о прибылях и убытках. Это разновидность переменных затрат.

Ключевые выводы

  • Расходы на заработную плату — это затраты, которые компании несут на оплату почасовой оплаты труда сотрудников.
  • Статья расходов по заработной плате может также включать налоги на заработную плату и льготы, выплачиваемые работнику.
  • Расходы на заработную плату являются переменными расходами и отражаются в отчете о прибылях и убытках.
  • Согласно методу начисления расходы на заработную плату регистрируются, когда работа была выполнена, а не когда работнику платят. При кассовом учете расходы на заработную плату сообщаются только тогда, когда работнику платят.
  • Расходы по заработной плате, которые еще не выплачены, отражаются как подлежащая выплате заработная плата в балансе, который является счетом обязательств.
  • Расходы на заработную плату отличаются от расходов на заработную плату, поскольку они не почасовые, а рассчитываются ежегодно. Расходы на заработную плату могут включать сверхурочные, тогда как оплачиваемые работы не включают оплату сверхурочных.

Общие сведения о расходах на заработную плату

Расходы на заработную плату иногда сообщаются отделами, и они, скорее всего, будут сообщаться отдельно для производственного отдела.В этом отделе часто больше всего почасовых сотрудников. С другой стороны, расходы на заработную плату производственных рабочих могут быть включены в статью себестоимости проданных товаров (COGS) в отчете о прибылях и убытках.

Расходы на заработную плату варьируются от одного периода к другому, в зависимости от количества рабочих дней в периоде и суммы сверхурочных, подлежащих оплате. Рабочие дни меняются от месяца к месяцу и могут зависеть от количества выходных в течение периода.

Кроме того, расходы на заработную плату в период Рождества / праздников могут быть выше, поскольку компании нанимают больше рабочих для удовлетворения возросшего спроса на покупки.После курортного сезона компании могут сократить количество сотрудников, когда бизнес не так загружен и потребность в дополнительных сотрудниках отпала.

Учет расходов на заработную плату

По методу начисления расходы по заработной плате учитываются в зависимости от того, когда работа была выполнена. Напротив, при кассовом методе учета расходы по заработной плате регистрируются в момент осуществления выплат.

Заработная плата к выплате — это строка, в которой указывается, какая сумма заработной платы причитается работникам, но еще не выплачена.Это пассивный счет. Когда регистрируются расходы по заработной плате, они дебетуются по счету расходов по заработной плате, для чего требуется кредит на счет заработной платы на ту же сумму до тех пор, пока заработная плата не будет выплачена работнику.

Заработная плата обычно выплачивается работнику в период выплаты заработной платы, следующий за периодом, в котором выполнялась работа, поэтому всегда есть задержка, которая отражается в счете заработной платы к выплате. Расходы по заработной плате — это счет расходов, который отображается в отчете о прибылях и убытках, в то время как счет по заработной плате — это счет обязательств, который отображается в балансе.

Минимальная заработная плата

Расходы на заработную плату должны быть по крайней мере равны минимальной заработной плате, установленной федеральным правительством или правительством штата. Текущая минимальная заработная плата в США составляет 7,25 доллара в час и не повышалась с 2009 года. Многие штаты ввели минимальную заработную плату, которая выше федеральной заработной платы, и работодатели в этих штатах должны платить более высокую минимальную заработную плату штата.

Многие компании платят более высокую минимальную заработную плату, чем минимальная заработная плата на федеральном уровне или уровне штата.Примеры включают Walmart, Kroger, Target, Costco и Amazon.

Расходы на заработную плату в сравнении с расходами на заработную плату

Заработная плата и зарплата часто используются как синонимы, но они относятся к разным видам оплаты труда. Заработная плата чаще всего относится к почасовой оплате. Работник получает почасовую оплату за установленное количество часов в неделю. Если они превышают установленное количество часов, им обычно платят сверхурочные. Оплата сверхурочных иногда может быть выше, чем обычная почасовая оплата; иногда в 1,5 раза больше почасовой оплаты.

Заработная плата — это установленная сумма оплаты, которая не меняется в течение года и обычно указывается в виде годовой суммы, а не почасовой оплаты. На оплачиваемой работе нет установленного количества часов, которое человек работает, поэтому, если человек работает 40 часов в неделю или 60 часов в неделю, нет никакой разницы в оплате.

Наемные рабочие места обычно также имеют более высокие льготы, такие как планы 401 (k), лучшее медицинское страхование, страхование жизни и гибкие счета расходов (FSA).

Кому принадлежат аккаунты в социальных сетях?

Это третья из трех статей о том, что делать, когда сотрудники уходят из бизнеса.В сегодняшней статье исследуется, как компании могут защитить свои учетные записи в социальных сетях, когда сотрудники, которые ими управляют, уходят. Читайте первую часть на проведение выходных интервью и вторая часть на защита коммерческой тайны .

Продолжение активного присутствия в социальных сетях больше не является необязательным для многих работодателей. Регулярные обновления для клиентов и других деловых партнеров в Twitter, Facebook и т.п. теперь являются частью повседневной работы.Так что же происходит, когда сотрудники, которые ведут учетные записи в социальных сетях, покидают бизнес? Придется ли им передавать пароли или они могут передать эти учетные записи конкурентам? Вот что сказали адвокаты по трудовому праву.

Способность работодателя успешно претендовать на право владения учетной записью в социальной сети может зависеть от его политики и соглашений, которые он заключил с сотрудниками во время их пребывания в должности, сказал Джон Меррелл, поверенный компании Ogletree Deakins в Гринвилле, Южная Каролина

«Лучшая практика заключается в том, чтобы проактивно формировать ожидания с самого начала », — сказала Анна Сух, адвокат Fenwick & West в Маунтин-Вью, Калифорния.По ее словам, работодатели должны уточнить, что является конфиденциальной и частной деловой информацией, отметив, что использование учетной записи в социальных сетях и создание онлайн-контента можно включить в это определение.

Рабочие обычно рады присоединению к компании во время процесса адаптации, и поэтому они могут быть более склонны пересматривать и принимать правила, добавила она. «Становится более сложной задачей управлять процессом на конечной стадии».

Сделайте право собственности ясным

Не каждый сотрудник будет иметь доступ к учетным записям работодателя в социальных сетях, сказал Адам Кемпер, поверенный Greenspoon Marder в Бока-Ратон, штат Флорида.Скорее, доступ обычно предоставляется сотрудникам по маркетингу или связям с общественностью.

Работодатели должны идентифицировать этих сотрудников и с самого начала заключать соглашения, устанавливающие, что работники могут использовать счета только в деловых целях, сказал он.

Кемпер отметил, что должен существовать внутренний процесс проверки сообщений в социальных сетях, чтобы сообщения соответствовали бренду работодателя и другим коммуникациям.

Работодатели могут захотеть иметь общую политику, регулирующую, что сотрудники могут и что не могут делать в социальных сетях, и отдельную политику для сотрудников, которые несут особую ответственность за управление социальными сетями компании, — предположил Сух.

Помимо защиты информации работодателя, политики должны запрещать работникам раскрывать конфиденциальную информацию клиентов, поставщиков или продавцов в социальных сетях, сказал Роберт Йоновиц, поверенный Fisher Phillips в Ирвине, Калифорния. Политики также должны запрещать публикации, которые непристойные, угрожающие или нарушающие политику предотвращения домогательств на рабочем месте.

Йоновиц, однако, предупредил, что политика не должна препятствовать служащим говорить о заработной плате и условиях труда, потому что это может противоречить служебному положению рабочих. право заниматься согласованной деятельностью в соответствии с Законом о национальных трудовых отношениях.Это право защищено как в профсоюзах, так и в других странах.

[Только для членов SHRM, HR Q&A: Какова функция NLRA? ]

Нет шаблонной политики, которая будет работать для каждого работодателя, сказал Меррелл. Работодатели захотят настроить свою политику в соответствии с действующим законодательством, объемом деятельности в социальных сетях, в которой будут участвовать сотрудники, и типами учетных записей, которые сотрудникам разрешено использовать в деловых целях. Как минимум, Merrell рекомендует работодателям иметь политику или письменное соглашение, устанавливающее следующее:

  • Кто владеет учетной записью.
  • Какие правила применяются к использованию учетной записи сотрудником.
  • Что происходит со счетом, когда сотрудник увольняется из компании.

Получить информацию

Хотя ожидания следует устанавливать с самого начала работы, выходное собеседование — хорошее время, чтобы напомнить работникам об их обязанностях.

Перед тем, как работник уйдет, представитель компании должен собрать всю информацию об учетной записи, включая пароли, и убедиться, что уходящему сотруднику заблокированы все учетные записи компании, сказал Сух.

Если сотрудник получает выходное пособие, соглашение о прекращении службы должно включать — если это уместно и в зависимости от должностных требований сотрудника — ожидания в отношении возврата учетных записей в социальных сетях, в дополнение к общему освобождению и другим обязательствам по окончании трудовой деятельности, добавила она. .

«Смените логин и пароль в день разлучения», — сказал Кемпер. Работодателям также следует рассмотреть возможность отправки увольняющимся сотрудникам уведомления о том, что у них больше нет разрешения на использование учетных записей компании в социальных сетях или публикацию сообщений от имени компании.

Не смешивайте

По разным причинам поверенные рекомендуют использовать учетные записи только для деловых целей и не должны смешивать личную и деловую активность. Одна из причин заключается в том, что при завершении работы может быть сложнее получить пароли, если учетная запись является личной. В некоторых штатах действуют законы, запрещающие работодателям запрашивать имена пользователей или пароли к личным счетам сотрудников. Таким образом, есть вероятность, что сотрудники, которые используют свой личный счет в деловых целях, могут попытаться требовать защиты этих законов, что, очевидно, может значительно усложнить работодателю контроль над счетами, сказал Меррелл.

Кроме того, когда сотрудникам разрешено использовать личные социальные сети для трудоустройства, менеджеры могут непреднамеренно узнать о конфиденциальной информации, например о медицинских проблемах сотрудника, сказал Йоновиц. «Социальные сети — это абсолютно необходимый бизнес-инструмент, но мы не хотим знать о сотрудниках то, что не является нашим бизнесом», — сказал он.

Как только политика введена в действие, для работодателей важно обеспечить ее справедливое и последовательное соблюдение, — сказал Кемпер. «Возьмите сторону и придерживайтесь ее.Если вы относитесь ко всем одинаково, то у вас меньше шансов предъявить обвинения в дискриминации или фаворитизме ».

8 шагов к оплате труда сотрудников малого бизнеса 💵

Если вы новый владелец бизнеса, узнайте, как платить своим сотрудники могут показаться хитрыми. В конце концов, вы не можете просто передать им пачку наличных со своего банковского счета. Вам необходимо легально документировать каждый доллар, который проходит через ваши руки в их руки.

К счастью, процесс не так сложен, как кажется.

В этом руководстве вы узнаете:


  • Различные типы компенсаций
  • Как определить, сколько платить сотруднику
  • Как платить сотруднику в малом бизнесе
  • Как платить работник с 1099

Различные виды компенсации

Существует три основных способа, которыми предприятия компенсируют своих сотрудников:

  • Почасовая оплата
  • Фиксированная годовая заработная плата
  • Комиссия

Почасовая компенсация

Почасовая оплата заработная плата основана на почасовой ставке.Заработная плата сотрудника определяется тем, сколько времени он проработал в течение периода оплаты труда.

Например, вы можете платить сотруднику 20 долларов в час за его работу. Если они отработают 80 часов в оплачиваемый период, им причитается 1600 долларов.

Почасовая оплата идеальна для сотрудника, работающего неполный рабочий день, или для человека, у которого нет постоянного графика, например для официанта в ресторане. Обычно почасовые работники «не освобождены», что означает, что они имеют право на сверхурочную оплату. Вы можете решить платить новому сотруднику почасовую оплату, если вы все еще налаживаете свой бизнес и выясняете, сколько сотрудников вам нужно и как часто они вам нужны.

Заработная плата

Наемным работникам выплачивается фиксированная годовая ставка. Каждый день зарплаты им выплачивается постоянная сумма, которая определяется путем деления их годовой зарплаты на количество периодов выплаты заработной платы.

Например, при годовой зарплате 60 000 долларов и двухнедельном периоде выплаты заработной платы сотрудник будет получать 2 307 долларов до налогообложения каждый день выплаты жалованья.

Заработная плата лучше всего подходит для корпоративных ролей, в которых время, затрачиваемое сотрудником, предсказуемо. Наемные работники обычно освобождаются от оплаты сверхурочных.

Комиссионное вознаграждение

Вы также можете платить сотрудникам комиссионные. Они потенциально могли бы получать низкую базовую ставку — которая может быть почасовой или с окладом — плюс дополнительную оплату, основанную на заранее определенных целях продаж.

Например, штатный продавец в вашей компании может иметь базовый годовой оклад 35 000 долларов. Вдобавок ко всему, они также получают комиссию в зависимости от процента от всех закрытых ими сделок.

Комиссионное вознаграждение идеально подходит для сотрудников отдела продаж, поскольку оно стимулирует сотрудников к достижению определенных целей.

Обратитесь к Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), чтобы убедиться, что вы надлежащим образом выплачиваете компенсацию своим сотрудникам, соблюдая законы о минимальной заработной плате и сверхурочной работе.

Сколько платить сотруднику

Сколько вы должны платить своим сотрудникам, зависит от того, сколько ваши конкуренты платят за аналогичные должности, а также от типа компании, которой вы руководите.

Проведите исследование рынка, чтобы узнать, сколько другие компании в вашей области и в вашем регионе платят за должность, на которую вы нанимаете, или за тип работы, которую вы должны выполнить.

Онлайн-инструменты, такие как PayScale и краудсорсинговые ставки заработной платы со всей страны.

Как платить сотруднику как малому бизнесу

Чтобы начать платить сотрудникам, вам нужно настроить расчет заработной платы и обязательно использовать ту систему расчета заработной платы, которая вам подходит.

Во-первых, давайте выясним, что включает в себя обработка платежной ведомости. Затем мы сможем изучить лучшие варианты расчета заработной платы для владельцев малого бизнеса.

1. Сбор документов от ваших сотрудников

Попросите новых и действующих сотрудников заполнить и отправить эти налоговые формы:

Если вы планируете платить своим сотрудникам посредством прямого депозита, вам также нужно будет запросить их банковскую информацию.

2. Рассчитайте платежи до налогообложения

Определите, как часто вы будете платить своим сотрудникам — еженедельно, раз в две недели, раз в полмесяца, ежемесячно или в любой другой периодичности вместе. Затем вычислите валовую заработную плату ваших сотрудников за период оплаты:

  • Почасовые сотрудники : Умножьте их почасовую ставку на количество часов, которые они проработали в течение периода оплаты. Помните, что если они взяли какой-либо внеплановый отпуск, обязательно вычтите эти часы из своих расчетов.
  • Наемные работники : Разделите их годовую зарплату на количество периодов оплаты в вашем годовом графике заработной платы.
  • Комиссионные служащие : Определите их почасовую или основную заработную плату. Затем добавьте их комиссионные доходы за этот платежный период в соответствии со структурой комиссионных вашей компании.

3. Определение налогового удержания

Обратитесь к документам, полученным от сотрудников, чтобы рассчитать, какую часть их заработка вам необходимо удерживать (до налогообложения и после уплаты налогов):

  • Федеральные подоходные налоги
  • Доход штата налоги
  • Местные налоги
  • FICA (Федеральный закон о страховых взносах), который включает налоги на социальное обеспечение и налоги на медицинское обслуживание, a.к.а. налоги на заработную плату.
  • Отчисления на такие льготы, как здравоохранение, пенсионные накопительные планы, гибкие счета расходов и пособия на пригородные перевозки

Если применимо, вы также захотите рассмотреть стоимость страхования от безработицы, включая SUTA (Закон о государственном налоге на безработицу) и FUTA ( Федеральный закон о налоге на безработицу). Как правило, это не вычитается из числа сотрудников, а оплачивается работодателем.

4. Как платить сотруднику: рассчитать чистую зарплату

Вы определили валовую заработную плату своих сотрудников и размер налогов, удерживаемых из их зарплаты.Рассчитайте их чистую заработную плату, вычтя удержанную сумму из их валовой заработной платы.


Например, если валовая заработная плата сотрудника за период оплаты составляет 2500 долларов, а 680 долларов необходимо удержать для уплаты налогов, сотрудник получает выплату в размере 1820 долларов в день выплаты жалованья.

5. Распределите зарплаты среди ваших сотрудников

Теперь пришло время выплатить вашим сотрудникам чистую заработную плату, которую они должны. Чеки и прямые депозиты — самые популярные способы оплаты работнику.

Если вы используете прямой депозит, обратитесь к банковской информации, которую вам предоставили ваши сотрудники.В качестве альтернативы вы можете попросить свой банк или платежную ведомость сократить чеки для сотрудников. Такие приложения, как Hourly, будут автоматически платить вашим сотрудникам и предоставлять им квитанции о заработной плате, которые они могут просматривать со своих телефонов, устраняя необходимость бумажных чеков и хлопот с вашей стороны.

6. Подать налоговую декларацию

Вы несете ответственность за уплату налогов от имени своих сотрудников W-2. При подаче налоговой декларации возьмите часть удержанной зарплаты сотрудника (определенную на третьем шаге) и распределите эти средства по назначенным местам.В частности, подайте налоговую декларацию в IRS, налоговое агентство вашего штата и (если применимо) в налоговое агентство вашего муниципалитета. Обратите внимание, что некоторые налоги оплачивает только работодатель.

7. Выплата пособий

Не вся удержанная зарплата пойдет в правительство. В зависимости от вашей компании часть может пойти на выплаты сотрудникам.

Сюда могут входить взносы в:

  • Медицинское страхование
  • Пенсионный
  • Коммунальные льготы
  • Счета сбережений здоровья
  • Счета гибких расходов

Если вы предлагаете какую-либо программу льгот, сделайте платеж от имени своих сотрудников в соответствующие аккаунты.

8. Обновите данные о заработной плате.

Вам нужно будет хранить данные о заработной плате в течение нескольких лет на случай аудита. Держите свою регистрацию заработной платы в актуальном состоянии, организованной и доступной. Включите информацию о том, кому платили, сколько они работали, сколько им платили и какие налоги удерживались.

Как платить сотруднику: лучшее решение для расчета заработной платы для малого бизнеса

Расчет заработной платы звучит сложно, не так ли? Как с этим справляются владельцы малого бизнеса?

В компаниях корпоративного уровня есть собственные команды, которые платят сотрудникам.Малые предприятия могут быть не в состоянии позволить себе специалиста по начислению заработной платы или даже иметь достаточно людей в платежной ведомости, чтобы оправдать расходы.

Тем не менее, даже компании с одним лицом несут ответственность за соблюдение трудового законодательства и удержание налогов в большинстве случаев.

Использование программного обеспечения для расчета заработной платы — лучший способ платить сотрудникам в малом бизнесе. Это эффективно с точки зрения затрат и времени. Фактически, программное обеспечение для расчета заработной платы автоматизирует каждый шаг детального процесса расчета заработной платы, который мы только что рассмотрели, включая распределение платежей.

Как заплатить рабочему с 1099

Чтобы заплатить 1099 рабочему, просто выплатите ему заработную плату брутто. Другими словами, следуйте обычному процессу расчета заработной платы, но не удерживайте налоги.

1099 рабочих технически не являются работниками. Они считаются независимыми подрядчиками.

Независимые подрядчики несут ответственность за уплату собственных налогов на заработную плату. Они сами подадут все налоги штата, а также федеральные налоги. Независимый подрядчик может быть классифицирован как таковой, если лицо, оплачивающее работу (клиент), контролирует конечный продукт или результат, но не , как выполняется работа.

Итак, можно ли платить 1099 рабочих почасово? да. Вы можете платить своим 1099 подрядчикам почасовую ставку или фиксированную плату за результаты.

Если подрядчик 1099 работает 60 часов по 20 долларов в час, его валовая заработная плата или вознаграждение составит 1200 долларов. Вы заплатите подрядчику полные 1200 долларов. Ежеквартальные налоговые платежи в IRS и государственные и местные казначейства будут обрабатываться подрядчиком, а не вашей компанией.

Хотя вы можете платить независимым подрядчикам фиксированную плату, вы можете , а не , выплачивать им зарплату — в противном случае они будут считаться сотрудниками, не освобожденными от уплаты налогов, и им потребуется получить от вас W-2.

Можете ли вы заплатить сотруднику как W-2, так и 1099? да. Например, предположим, что у вас есть ресторан. Ваш сотрудник Эми является для вас сотрудником W-2 и 1099.

Она работает в вашем ресторане менеджером на полную ставку, за что получает W-2. Ожидается, что в качестве менеджера она будет работать в ресторане и следовать установленному вами протоколу.

Помимо роли менеджера в ресторане, Эми также предоставляет услуги графического дизайна для меню и рекламы.Эта работа будет классифицироваться как работа независимого подрядчика.

Вы, владелец ресторана, вносите свой вклад в то, как вы хотите, чтобы результаты выглядели, но Эми отвечает за решение, как выполнить ваш вклад. Она решает, когда, где и как создавать графику.

Если вы не уверены, является ли кто-то сотрудником или независимым подрядчиком, лучше всего проконсультироваться с юрисконсультом, который может разъяснить, как федеральные законы Министерства труда применяются к вашей компании. Чтобы избежать любых потенциальных судебных исков или юридических проблем, вы должны быть уверены, что соблюдаете FLSA при оплате своим сотрудникам.

Последние мысли: как платить сотруднику в малом бизнесе

Когда дело доходит до оплаты вашего персонала, нужно многое знать.

Во-первых, вы должны определить, сколько они будут зарабатывать и как вы им будете платить. Затем вы должны определить, являются ли ваши сотрудники сотрудниками W-2 или 1099 подрядчиками, чтобы выяснить, несете ли вы ответственность за удержание их налогов. Наконец, вы должны правильно (и регулярно) вести расчет заработной платы, чтобы все были довольны днем ​​выплаты жалованья.

Процесс кажется сложным. К счастью, существуют службы расчета заработной платы, такие как Hourly, которые снимают с вас нагрузку, связанную с расчетом заработной платы, путем ее автоматизации. Они могут помочь в ведении учета заработной платы, поскольку все хранится в приложении, а также ваши налоговые декларации, которые они будут автоматически заполнять для вас. Hourly также предлагает учет рабочего времени и страхование компенсации работникам, чтобы вы могли все упорядочить. Узнайте, как можно освободиться от зарплаты с помощью Hourly.

Варианты оплаты труда сотрудников | Вольтерс Клувер

После того, как вы настроили систему начисления заработной платы и рассчитали заработную плату своих сотрудников, вы готовы фактически платить им.Вы можете оплатить их прямым переводом, но какой бы метод вы ни выбрали, закон штата, скорее всего, потребует от вас предоставить некоторую информацию при оплате. Если вы решите распределить заработную плату сотрудников, вы должны соблюдать определенные правила, чтобы избежать юридических и моральных проблем. Наконец, при оплате уволенных сотрудников могут применяться особые правила.

Весь смысл создания системы начисления заработной платы состоит в том, чтобы получить зарплату ваших сотрудников, будь то чеком, электронными средствами или даже наличными.Помимо решения о том, как вы действительно хотите платить сотрудникам их заработную плату, вам также необходимо будет предоставить другую информацию, которая требуется по закону для сопровождения платежа, и рассмотреть некоторые рекомендации, которым следует следовать, если вы распределяете информацию о заработной плате или оплате среди сотрудников.

После того, как вы настроили программу, подсчитали количество часов и регулярные ставки ваших сотрудников и сделали необходимые вычеты, вы почти подошли к завершению процесса расчета заработной платы. Сейчас подходящее время, чтобы решить, хотите ли вы придерживаться традиционных бумажных чеков при выплатах своим сотрудникам или прямой депозит является лучшим выбором для вас и ваших сотрудников.

Прямой депозит заработной платы

Прямой депозит заработной платы — это метод выплаты заработной платы служащим, при котором заработная плата служащего электронным способом «доставляется» в указанный банк в день или перед каждым днем ​​выплаты жалованья. Сотрудник получает квитанцию ​​с указанием общей суммы заработной платы, любых удержаний или удержаний, а также чистой суммы чека. Многие предприятия предлагают сотрудникам возможность прямого платежного депозита, который автоматически переводит зарплату на текущий и / или сберегательный счет сотрудника в участвующих банках.

Инструменты для использования

Образец формы регистрации прямого платежного депозита, который позволяет осуществлять электронный перевод заработной платы на банковские счета сотрудников, включен в раздел Инструменты и формы на сайте. Электронные переводы денежных средств — это удобство, которое дает преимущества как работникам, так и работодателям.

Зачем нужен прямой депозит? Автоматический перевод заработной платы сотрудников непосредственно на их банковские счета может упростить расчет заработной платы, повысить производительность и сэкономить деньги для вашего бизнеса.Транзакция прямого депозита может стоить всего четыре или пять центов для обработки по сравнению с 30-50 центами для чека. В программе прямого депозита заработная плата сотрудников переводится прямо на личные счета сотрудников, что исключает дорогостоящие шаги в процессе расчета заработной платы, в том числе необходимость прекращения выплаты и повторной выписки утерянных или украденных чеков. Прямой депозит означает меньшую плату за обработку чеков и плату за обслуживание выверки со стороны финансового учреждения работодателя.

Настройка прямого депозита. Во-первых, определите, каковы законы штата, в котором вы нанимаете людей. Большинство штатов требует, чтобы прямой депозит был добровольным, и запрещают отдельным сотрудникам участвовать в программах прямого депозита. Некоторые также требуют, чтобы вы предоставили отчет о заработной плате, чтобы сотрудники могли видеть, что было внесено на их счета и какие вычеты были сделаны.

Вы можете установить отношения прямого депозита с банком по вашему выбору или по выбору сотрудника. Свяжитесь с теми учреждениями, с которыми вы заинтересованы, и попросите их рассказать вам о своей программе.Некоторым может потребоваться определенное количество участников, а некоторым может потребоваться, чтобы у вас были электронные возможности с Автоматизированной клиринговой палатой (ACH).

Умная работа

Если у вас нет доступа к ACH, некоторые учреждения позволят вам отправить один депозитный чек, а затем они будут вносить различные суммы оплаты на различные счета, как вы укажете. Обязательно спросите об этом варианте, если он вас интересует.

Когда вы сообщаете своим сотрудникам о своей программе прямого депозита, не забудьте выделить для них преимущества прямого депозита и иметь форму, позволяющую сотрудникам выбрать прямой депозит или изменить свой выбор.

Информация для оплаты

Если вашим сотрудникам платят чеком или они участвуют в программе прямого депозита, вы должны предоставить им выписку (в бумажном или электронном виде) с подробным описанием их заработной платы брутто, вычетов и их чистой заработной платы.

Фактически, в некоторых штатах требуется, чтобы сотрудникам предоставлялась какая-либо справка при получении заработной платы. Для получения конкретной информации в вашем штате, пожалуйста, свяжитесь с веб-сайтом государственного секретаря.

Правила, которым необходимо следовать при распределении заработной платы

Если вашим сотрудникам не платят через программу прямого депозита, на всякий случай существует ряд правил, которым вы должны следовать при распределении заработной платы:

  • Выплачивайте зарплату каждому сотруднику индивидуально и незаметно.
  • Поощряйте сотрудников не оставлять чеки или деньги в незащищенном месте.
  • Не оставляйте зарплату одного сотрудника другому сотруднику (если это не руководитель) для выполнения.
  • Не позволяйте родственникам сотрудника получать зарплату сотрудника, если он находится в отпуске по болезни или в отпуске, если у вас нет явного разрешения сотрудника (желательно в письменной форме).
  • Если у вас есть регулярный график выплаты заработной платы, например, каждые две недели, постарайтесь распределять зарплату в одно и то же время дня в день выплаты жалованья, чтобы сотрудники знали, когда ожидать выплаты.
  • Если вы платите сотрудникам чеками, в интересах конфиденциальности вы можете вложить чеки в отдельные конверты.
  • Если вам необходимо отправить чек сотрудника по почте из-за того, что этот сотрудник ушел в отпуск по болезни или в отпуске, используйте заказное, застрахованное письмо.
  • Никогда не унижайте сотрудников, не требуйте от них выполнения задач или заявлений, чтобы получить их чеки, даже если вы просто шутите над ними.

Особые правила оплаты уволенных сотрудников

После увольнения с работы вам нужно будет позаботиться о некоторых вещах, в том числе о выдаче последней зарплаты сотруднику.Законы конкретных штатов могут определять, как и когда вы должны платить уволенным сотрудникам.

По возможности лучше отдавать чек работнику в последний день приема на работу. В некоторых случаях (например, когда вы увольняете сотрудника) у вас может не хватить времени на подготовку зарплаты до его увольнения. В этом случае вы должны как можно скорее передать чек сотруднику.

Умная работа

При подготовке окончательной проверки сотрудника убедитесь, что вы сделали все соответствующие вычеты и сократите заработную плату на количество времени, не отработанное в эту неделю, за исключением случаев, когда сотрудник освобожден от налогов в соответствии с федеральным законом о заработной плате и почасовом режиме, а отсутствие на работе составляет менее одного дня. длина по продолжительности.

Также убедитесь, что вы не вычитаете страховые взносы для пособий, если страховые взносы выплачиваются заранее. Если сотрудник хочет продолжить выплату пособий, он или она могут сделать это в соответствии с КОБРой.

Законы штата об оплате уволенных сотрудников. Законы некоторых штатов требуют, чтобы вы получали последнюю зарплату сотрудника в течение определенного количества дней. обратитесь к своему секретарю штата на веб-сайт или в департамент труда для получения информации, относящейся к вашей юрисдикции.

Удержания из заработной платы

1. Кв. Что мой работодатель может законным образом удержать из моей заработной платы?
А. В соответствии с законодательством штата Калифорния работодатель может на законных основаниях вычесть из заработной платы работника следующее:
  • Удержания, которые требуются от работодателя в соответствии с федеральным законодательством или законодательством штата, например, подоходный налог или дополнительные расходы.
  • Удержания, прямо разрешенные сотрудником в письменной форме для покрытия страховых взносов, больничных или медицинских взносов или других удержаний, не являющихся скидкой или удержанием из заработной платы, выплачиваемой сотруднику.
  • Вычеты, разрешенные коллективным договором или соглашением о заработной плате, в частности, для покрытия медицинских и социальных выплат или пенсионных выплат.
2. Q. Если я сломаю или нанесу ущерб собственности компании или потеряю деньги компании во время выполнения своей работы, может ли мой работодатель вычесть расходы / убытки из моей заработной платы?
A. Нет, ваш работодатель не может по закону произвести такой вычет из вашей заработной платы, если по причине ошибки или несчастного случая произошла нехватка денежных средств, поломка или потеря имущества / оборудования компании.Суды Калифорнии постановили, что убытки, возникшие без какой-либо вины со стороны работника или являющиеся результатом простой небрежности, неизбежны практически в любой деловой операции, и, таким образом, работодатель должен нести такие убытки, как расходы на ведение бизнеса. Например, если вы случайно уроните поднос с посудой, получите неверный чек или уйдете с клиента, не заплатив чек, ваш работодатель не сможет вычесть убыток из вашей зарплаты.

Существует исключение из вышеизложенного, содержащееся в приказах о заработной плате Комиссии по промышленному благосостоянию, которые имеют целью предоставить работодателю право вычитать из заработной платы работника любую нехватку денежных средств, поломку или потерю оборудования, если работодатель может доказать, что нехватка, поломка или убыток вызван нечестным или умышленным действием или грубой халатностью сотрудника.Это означает, что удержание может быть законным, если работодатель докажет, что убыток явился результатом нечестности, умышленности или грубой небрежности работника. Согласно этому постановлению, простое обвинение не дает работодателю права производить вычет. DLSE предупредил, что использование этого вычета, содержащегося в правилах IWC, на самом деле может не соответствовать положениям Трудового кодекса Калифорнии и различным решениям Калифорнийского суда. Кроме того, DLSE не предполагает автоматически, что сотрудник был нечестным, умышленным или грубо небрежным, когда работодатель утверждает, например, оправдание вычета из заработной платы сотрудника для покрытия нехватки, поломки или потери имущества или оборудования.

Раздел 224 Трудового кодекса

четко запрещает любые удержания из заработной платы работника, которые не разрешены работником в письменной форме или не разрешены законом, и любой работодатель, прибегающий к самопомощи, делает это на свой страх и риск, поскольку применяется объективный тест. чтобы определить, произошла ли потеря по причине нечестности, умышленности или грубой небрежности. Если ваш работодатель произведет такой вычет и позже будет установлено, что вы не виновны в нечестном или умышленном действии или грубой небрежности, вы имеете право на взыскание суммы удержанной заработной платы.Кроме того, если вы больше не работаете на работодателя, который произвел вычет, и было решено, что вычет был неправомерным, вы также можете получить взыскание штрафа за время ожидания в соответствии с разделом 203 Трудового кодекса.

3. Q. Что, если что-то еще, может сделать мой работодатель, если у меня возникнет нехватка в денежном ящике?
A. Ваш работодатель может применить к вам дисциплинарные меры, вплоть до увольнения.Кроме того, ваш работодатель может подать иск в суд, чтобы попытаться взыскать любые убытки и / или убытки, которые он понес.
4. Q. Мой работодатель одолжил мне 500 долларов США, и в соответствии с нашим письменным соглашением брал 50 долларов США с каждой зарплаты в качестве частичного платежа по кредиту. Когда я уволился на прошлой неделе, мой работодатель вычел непогашенный остаток по ссуде в размере 250 долларов США из моей последней зарплаты. Это законно?
A. Нет. Хотя суд Калифорнии постановил, что вычеты из периодических платежей в рассрочку по ссуде, предоставленной работнику работодателем, допустимы при письменном разрешении работника, суд также пришел к выводу, что воздушный шар (единовременная выплата) непогашенного остатка, подлежащего выплате на момент прекращения трудовых отношений, не допускается, несмотря на то, что работник дал свое письменное согласие на такую ​​выплату. Когда трудовые отношения прекращаются, ваш работодатель может вычесть только сумму одного взноса из вашей последней зарплаты.
5. Q. Может ли мой работодатель вычесть что-нибудь из моей зарплаты, если я приду на работу поздно?
A. Да, ваш работодатель может удержать деньги из вашей зарплаты за опоздание на работу. Однако удержание не должно превышать пропорциональную заработную плату, которая была бы получена за фактически потерянное время, но за потерю времени менее 30 минут может быть удержана получасовая заработная плата.Раздел 2928 Трудового кодекса. Например, если вы зарабатываете 12 долларов в час и приходите на работу с опозданием на 40 минут, ваш работодатель может вычесть 8 долларов из вашей зарплаты. А если вы опоздали на работу на пять минут, ваш работодатель может вычесть 6 долларов США.
6. Q. Что я могу сделать, если мой работодатель незаконно удерживает мою зарплату?
A. Вы можете подать иск о заработной плате в Отдел по соблюдению трудовых норм (Офис комиссара по вопросам труда) или подать иск в суд против вашего работодателя, чтобы вернуть потерянную заработную плату.Кроме того, если вы больше не работаете у этого работодателя, вы можете подать иск о штрафе за время ожидания в соответствии с разделом 203 Трудового кодекса.
7. Q. Какая процедура происходит после того, как я подам заявление о заработной плате?
A. После того, как ваша претензия будет заполнена и подана в местное отделение Управления по соблюдению трудовых норм (DLSE), она будет передана заместителю комиссара по вопросам труда, который определит, на основании обстоятельства претензии и представленная информация, как лучше действовать.Первоначальным действием, предпринятым в отношении претензии, может быть направление на конференцию или слушание или отклонение претензии.

Если будет принято решение о проведении конференции, стороны будут уведомлены по почте о дате, времени и месте конференции. Цель конференции — определить обоснованность претензии и посмотреть, можно ли разрешить претензию без слушания. Если претензия не решается на конференции, следующим шагом обычно является передача дела на слушание или прекращение его рассмотрения из-за отсутствия доказательств.

В судебном заседании стороны и свидетели дают показания под присягой, и ход заседания протоколируется. После слушания сторонам будет вручено приказ, решение или решение (ODA) Уполномоченного по вопросам труда.

Любая из сторон может обжаловать ОПР в гражданском суде соответствующей юрисдикции. Суд передаст дело в суд, и каждая сторона будет иметь возможность представить доказательства и свидетелей. Доказательства и доказательства, представленные на слушании Уполномоченного по труду, не будут основанием для решения суда.В случае апелляции работодателя DLSE может представлять сотрудника, который финансово не может позволить себе адвоката в судебном разбирательстве.

См. Брошюру «Политика и процедуры обработки заявлений о заработной плате» для получения более подробной информации о процедуре подачи заявлений о заработной плате.

8. Q. Что я могу сделать, если я выиграю слушание, а работодатель не оплачивает или не обжалует приказ, решение или решение?
A. Когда приказ, решение или награда (ODA) вынесены в пользу работника и нет апелляции, и работодатель не выплачивает ODA, Отдел по соблюдению трудовых стандартов (DLSE) будет требовать от суда включения в ODA в качестве судебного решения против работодателя.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

OrbitalWars Copyright © 2019. Наши партнеры GoldPride | Free-kassa

Карта сайта