Личная карточка работника это: Личная карточка работника (Т-2) 50 шт

Содержание

Как оформлять личную карточку сотрудника и автоматизировать этот процесс

В этой статье мы расскажем, как заполнять личную карточку сотрудника и как HR-менеджеры могут упростить ведение личных дел сотрудников.

Оформление личной карточки сотрудника – это обязанность специалистов отдела кадров. Способы ведения базы данных личных карточек могут отличаться, но очень важно понимать, как заполнять этот документ в соответствии с нормативами.

Определение личной карточки и обязательность ее ведения

Форма №П-2 “Личная карточка работника”, является типичной формой первичной учетной документации. Этот приказ, которым утверждена типовая форма, в Минюсте не зарегистрирован (типовые формы не подлежат государственной регистрации), а следовательно, не является обязательным к исполнению.

Поэтому предприятие может разработать свою форму личной карточки на основании утвержденной Госкомстатом формы. Личную карточку нужно заводить и заполнять на каждого работника (в том числе на совместителей) в одном экземпляре.  

Содержание личной карты и порядок заполнения в 2019 году

Форма личной карточки помимо заглавной части содержит пять разделов:

  1. Общие сведения
  2. Сведения о воинском учете (для мужчин)
  3. Профессиональное образование на производстве (за счет работодателя)
  4. Назначение и перевод
  5. Отпуска

Общие сведения

Общие сведения о работнике заполнить очень просто на основании документов, которые предоставляет сотрудник при приеме на работу: паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, а в случаях, предусмотренных законодательством, – документ об образовании (специальность, квалификацию), о состоянии здоровья и другие документы. При заведении личной карточки на нового работника еще нужна его фотография, поскольку в форме отведено для нее место.

Таким образом, общие сведения включают в себя:

  • Фамилия, имя и отчество.
  • Дата рождения.
  • Адрес.
  • Гражданство.
  • Семейное положение, согласно сведениям из паспорта работника (или документа, что его заменяет).
  • Сведения об образовании, в соответствии с поданным работником документом об образовании.
  • Сведения о предыдущих местах работы, трудовой стаж и причину увольнения с последнего места работы на основании трудовой книжки.

Воинский учет

В части «Название райвоенкомата по месту регистрации» раздела данные приводятся на основании представления военно-учетных документов. В части «Название райвоенкомата по месту фактического проживания» – согласно информации, полученной в военном комиссариате после проведения проверки государственными органами.

Обратите внимание, организации, в которых работают призывники и военнообязанные, должны в 5-дневный срок со дня представления соответствующих документов, вносить в личные карточки призывников и военнообязанных изменения относительно их семейного положения, места жительства (пребывания), образования, места работы и должности и отправлять ежемесячно до 5 числа сообщение об изменении учетных данных в районные (городские военные комиссариаты по месту регистрации, о чем указано в военно-учетном документе.

 

Профессиональное образование

Раздел заполняется только в случае, если работодатель обучает своих сотрудников за собственный счет – или непосредственно в компании, или в учебных заведениях. 

Обратите внимание, в этом разделе указывается название документа, удостоверяющего профессиональное образование и кем он выдан. Так, например, участие работников в семинарах бухгалтерского учета, может и научит ваших сотрудников новому, но в их личной карточке не указывается (ведь дипломов об образовании не дает).  

Карьера 

Следующий раздел содержит информацию о служебной карьере работника у определенного работодателя и заполняется на основании соответствующих приказов о назначении и переводе. Конечно, первая запись в этом разделе делается при приеме работника на работу, ведь тогда его впервые назначают на определенную должность. 

Отпуск

В данном разделе отражается информация о предоставленных работнику отпусках. С указанием их видов, дат начала и окончания и за какой период отпуск предоставлялся, а также номера приказа о его предоставлении.

Обратите внимание: больше ни в одном типовом кадровом документе такой сводной информации об использованных работником отпусках вы не найдете. Поэтому составлять этот раздел личной карточки следует наиболее внимательно. Именно по нему при увольнении работника будет определяться количество дней неиспользованных работником отпусков, подлежащих компенсации.

Подпись

Исходя из формы личной карточки можно сделать вывод, что именно подпись в конце формы проставляется при приеме работника на работу, после заполнения в личной карточке тех данных, которые имелись на тот момент. Такой подписью работник подтверждает согласие с данными, приведенными в его личной карточке. Что касается сведений, указываемых в личной карточке позже, то подпись работника нужна лишь относительно случаев перевода или назначения работника на определенную должность.

Как Hurma System помогает просто вести личные карточки сотрудников

Hurma System помогает HR-менеджерам и рекрутерам оптимизировать свои задачи и работать эффективнее. Личные карточки сотрудников в системе заполняются очень просто и отображают всю необходимую информацию:

  • Личные данные
  • Фотография
  • Должность
  • Уровень сотрудника
  • Тип трудоустройства
  • Контактные данные
  • Дата принятия на работу
  • Дата начала начисления отпуска
  • Семейное положение
  • Количество неиспользованных дней отпуска и больничных
  • Дополнительная информация

Помимо этого, прямо в личной карточке можно посмотреть все запросы на отпуск, назначенные встречи с менеджером, дополнительные файлы и отчеты. Также в системе есть возможность загрузить личные данные в профиль прямо из резюме, что значительно уменьшает время заполнения.

Сотрудник может сам заполнить информацию в поле “О себе” и рассказать про свои увлечения, хобби и интересы. Это позволяет новым сотрудникам быстрее адаптироваться и больше узнать о своем коллективе. Благодаря полному списку контактных данных, сотрудникам просто связываться друг с другом, ведь они без труда могут найти номер телефона и электронную почту нужного коллеги.

Личные карточки сотрудников в Hurma System отображают всю необходимую информацию и дают возможность управления встречами, отпусками и больничными каждого сотрудника в несколько кликов прямо в системе.

Автоматизация HR-процессов, в том числе создания личных карточек и управления отпусками, просто необходима сегодняшним компаниям. Ведь HR-менеджеры и рекрутеры выполняют десятки задач ежедневно. Hurma – это способ сделать менеджеров по персоналу гораздо менее загруженными и позволить им более качественно подбирать кандидатов и руководить персоналом без дополнительной бумажной работы.

Личная карточка сотрудника позволяет собрать всю важную информацию о каждом работнике в одном документе. Государственным организациям предпочтительно вести бумажные документы на специальных бланках. А коммерческие компании все чаще используют более современные способы ведения базы сотрудников и значительно экономят себе время.

1С ЗУП 3 – личная карточка работника, форма.

Оглавление

1.       Форма личной карточки работника

2.       Справочник «Сотрудники»

3.       Доступ к личной информации  

 

1.   Форма личной карточки работника


Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, на основании приказа (распоряжения), работодателем вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке работника.

Рассмотрим, что из себя представляет форма Личной карточки работника и как с ней работать в 1С. В статье пример рассматривается в функционале конфигурации 1С:ERP 2. Приблизительно так же это выглядит и в 1С:ЗУП 3 и в 1С:КА 2.

Карточка состоит из титульной части и 11 разделов: «I.Общие сведения», «II.Сведения о воинском учете», «III.Прием на работу и переводы на другую работу», «IV.Аттестация», «V.Повышение квалификации», «VI.

Профессиональная переподготовка», «VII.Награды/поощрения, почетные звания», «VIII.Отпуск», «IX.Социальные льготы», «X.Дополнительные сведения», «XI.Основание прекращения трудового договора (увольнение)».

Для государственных (муниципальных) служащих дополнительно присутствует раздел «Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания».

Заполнение данных работником кадровой службы должно производиться по предоставлению физическим лицом паспорта, трудовой книжки, ИНН, СНИЛС, военного билета и документа об окончании учебного заведения.

Заполнение карточки работника производиться сотрудником кадровой службы на всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору.

Работник должен заверить корректность данных в разделах I — III Личной карточки своей подписью.

На протяжении периода работы, при изменениях в разделе III, работника следует ознакомить с каждой новой записью (под расписку в его личной карточке).

В 1С: ERP 2 источником данных для заполнения карточки работника является как сам справочник «Сотрудники», так и наборы данных к которым можно перейти из него.  

2.   Справочник «Сотрудники»


В справочнике «Сотрудники» указывается Организация, фамилия, имя, отчество, дата рождения, ИНН, пол, СНИЛС и табельный номер.


Для заполнения других данных Личной карточки работника предназначены закладки «Личные данные», «Образование, квалификация», «Семья», «Трудовая деятельность», «Кадровые документы», «Воинский учет» и «Отсутствия».

На практике форма Личной карточки работника печатается после заполнения информации о сотруднике в программе учета 1С. Далее возможно ручное ведение Личной карточки работника при поступлении дополнительных данных о работнике. Допускается и полное ведение Личной карточки работника вручную на бланке Т-2.

Место рождения, гражданство, данные документа, удостоверяющего личность, адреса по прописке и проживанию, контактные данные указываются на закладке «Личные данные».


Сведения об образовании указываются на закладке «Образование, квалификация».


Сведения о стаже и наградах указываются на закладке «Трудовая деятельность». Причем значения стажей может быть разным. Для больничных – один стаж, для выслуги лет (если она установлена на предприятии) – другой.


Сведения и семейном положении и членах семьи указываются на закладке «Семья». У членов семьи указываются степень родства, фамилия, имя, отчество, и дата рождения.

Сведения о воинском учете указываются на закладке «Воинский учет» (опция доступна, если в настройке программы установлено «Ведется воинский учет»). Информация выбирается из справочников, которые являются предустановленными, кроме воинского звания и военкомата.


Сведения о приеме на работу и кадровых перемещениях указываются на Закладке «Кадровые документы». В личной карточке помимо даты приема, должности и подразделения отображаются также № приказа, его дата, характер работы (по умолчанию принимается «постоянно», но если на закладке «Трудовой договор» указан признак «Срочный трудовой договор» – «временно»). Также при выборе значений вида занятости («Основное место работы», «По внешнему совместительству», «По внутреннему совместительству») в 1С в личной карточке заполняется «Вид работы».


Сведения об отпусках указываются на закладке «Отсутствия».


Получить форму «Личная карточка работника» можно из справочника «Сотрудники».



Рассматриваемый документ является документом, срок хранения которого определен как семьдесят пять лет с момента увольнения работника согласно нормативам.

    

 

На этой странице работник должен проверить информацию о себе и поставить подпись.

 

    

   

При переводе сотрудника на другую должность (раздел III), сотрудника следует ознакомить с записью под роспись.

 

 

    

При увольнении на этой странице работник должен проверить информацию о себе и поставить подпись.

 

Также обращаю внимание, что возможно получение «Личных карточек работников» на несколько сотрудников через Кадровые отчеты, отчет «Личные карточки (Т-2)».

По кнопке «Настроить» можно подобрать несколько сотрудников (существуют также отборы по подразделениям и должностям) и распечатать несколько личных карточек.


Через расширенную настройку можно получить бланк Т-2 по принятым сотрудникам.  


3.   Доступ к личной информации


ВАЖНО! Информация о лице, указанная в Личной карточке работника является персональными данными.

В Федеральном законе «О персональных данных» № 152-ФЗ и в Постановлении правительства № 1119 («Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных») указаны обязанности и требования по обработке персональных данных, а также ответственность за их невыполнение.

Поэтому при получении от физического лица персональных данных, необходимо получить письменное согласие на их обработку.

В 1С: ERP это можно выполнить следующим образом: по кнопке «Печать» в справочнике «Сотрудники» создать и заполнить документ «Согласие на обработку ПДн», после чего распечатать типовую письменную форму согласия для подписания этого документа владельцем персональных данных.


Согласно политики организации с сотрудников отдела кадров может быть взята подписка о неразглашении информации (Обязательство о неразглашении ПДн).

Для организации доступа к личной информации, хранимой в 1С: ERP, существуют типовые механизмы в виде «Настройки пользователей и прав». С помощью групп доступа, профилей и разрешений на роли следует ограничивать права пользователей на эту информацию.

Консультант компании ООО «Кодерлайн» 

Владимир Симин.

Личная карточка — Правовед.RU

Добрый день, Ольга.

Все зависит от конкретной ситуации.

Если работник был уволен и в последний рабочий день отсутствовал на работе — соответственно и подписать личную карточку он не мог просто физически. И соответственно за отсутствие подписи уволенного работника в личной карточку никаких претензий к работодателю быть не может.

Согласен с Сергеевой Натальей, при обнаружении данного нарушения по оформлению карточки скорее всего выдадут предписание о нарушении, либо могут внести в протокол об административном правонарушении просто в «довесок». 

Как самостоятельное нарушение на административную ответственность тянет очень очень слабо.

Как уже было отмечено, диспозиция ст.  5.27 КоАП РФ звучит как нарушение законодательства о труде и об охране труда. Т.е. объективной стороной данного правонарушения являются нарушение непосредственные направленные на регулирование трудовых отношений и охраны труда.

При этом, согласно ст. 5 ТК РФ регулирование трудовых отношений осуществляется правовыми актами содержащими нормы трудового права, в том числе и Постановлениями правительства.

При этом, нормативные акты направленные на установление процесса оформления документов первичной отчетности (личная карточка), на мой взгляд, не является нормами трудового права — т.к. непосредственно трудовые отношения они не регулируют.

Согласно ст. 15 ТК РФ трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.  

Таким образом, на мой взгляд привлечение работодателя по ст.5.27 КоАП РФ за отсутствие подписи работника является очень очень спорным, т.к. фактически никаких прав работника при этом не нарушаются и общественно-опасные последствия отсутствуют.

С уважением,

Командировочные расходы | Личная и коммерческая карта

Практика оплаты командировочных расходов личной картой не ограничивается штатными сотрудниками компании. Есть также временные работники — стажеры, подрядчики / фрилансеры, консультанты, приглашенные докладчики и новобранцы. Для временных работников не существует целевых карточных продуктов, поэтому у них нет другого выбора, кроме как использовать свою личную карточку для командировочных расходов.

Влияние использования личных карт для деловых поездок

Когда сотрудник оплачивает рабочие расходы своей личной кредитной картой, он ссужает деньги своей компании.Хотя компании часто просят сотрудников оплачивать эти расходы своей личной кредитной картой, справедливо ли это? Учтите эти пункты:

  • Для сотрудника с ограниченным доступом к кредитным ресурсам или с плохим кредитованием оплата деловых расходов личной картой может быть как стрессом, так и неудобством. Сотрудник может столкнуться с отклонением карты, ему нужно попросить менеджера забронировать деловую поездку по его карте или попросить коллег помочь покрыть личные расходы, такие как ужин, во время путешествия.
  • В сочетании со временем, которое требуется организации для обработки возмещения, оплата деловых расходов с помощью личной карты может стать финансовым затруднением для некоторых сотрудников. Медленное возмещение может привести к тому, что сотрудник понесет финансовые расходы. Остатки, оставшиеся неоплаченными до возмещения, могут отрицательно повлиять на их кредитный рейтинг.
  • У некоторых сотрудников нет кредитных карт. Если они используют свою дебетовую карту для бронирования поездок, это может иметь более серьезные последствия для сотрудника.Часто на их счету будет заблокирована или отложена оплата стоимости номера плюс налоги, а иногда и дополнительная плата в размере от 50 до 500 долларов в день. В отличие от корпоративной карты, где удерживается кредитный лимит, удержание дебетовой карты является фактическим списанием и может заблокировать личные средства сотрудника.
  • Для некоторых кредитная карта — это подушка безопасности на случай непредвиденных ситуаций. Деловая поездка, особенно если она в последний момент или дорога, может стереть эту подушку, в результате чего сотрудник окажется не в состоянии оплатить непредвиденную чрезвычайную ситуацию.

Аналогичным образом рассмотрим случай, когда у сотрудника нет корпоративной карты, и он обращается к своему руководителю за помощью в бронировании деловой поездки. Менеджер, использующий корпоративную карту для бронирования командировок сотрудников, может легко и быстро пополнить свой счет. При использовании общей карты менеджеру сложно дифференцировать расходы в зависимости от того, кто ее использует. Это также означает меньший контроль для менеджера.

Почему в компаниях сотрудники используют личные карты для бизнеса?

Несмотря на изложенное выше, многие компании с готовностью позволяют сотрудникам оплачивать командировки с помощью своей личной карты.

Используя свою личную карту, сотрудники могут воспользоваться преимуществами программы вознаграждений своей личной карты — накапливая баллы и авиамили на деловые расходы, которые они будут возмещены позже. Следовательно, многие сотрудники, особенно те, которые часто путешествуют, видят в этой практике ключевое преимущество.

В результате многие из этих компаний с осторожностью относятся к принятию программы корпоративных карт. Опасаясь того воздействия, которое низкая вовлеченность и моральный дух сотрудников может оказать на их компанию, многие не хотят бросать вызов статус-кво.

Некоторые профессионалы в области финансов считают, что программа корпоративных карт слишком дорогая. Если счет оплачивается организацией, есть мнение, что это создает больше работы для финансового отдела. Корпоративные карты подвержены риску мошенничества и сомнительных расходов, потому что у сотрудников нет «шкуры в игре».

Проверенная ценность коммерческих карт

При внедрении с хорошо задокументированными и известными политиками управления расходами корпоративные карты могут предложить значительные финансовые, операционные преимущества и преимущества безопасности.

Программы вознаграждений

Лучшие корпоративные карты имеют дополнительный компонент бонусной программы. Баллы, накопленные в рамках этих программ, можно объединить и использовать для компенсации будущих расходов на T&E, или сотрудники могут сохранить заработанные баллы в качестве вознаграждения. Независимо от того, как используются баллы, вознаграждения являются важным фактором при оценке ценности, которую программа корпоративных карт обеспечивает вашему бизнесу.

Финансовые выгоды

Ваша организация может получить дополнительный доход за счет возврата денежных средств при использовании корпоративной карты для оплаты расходов на оплату услуг и оплаты труда.Чем больше T&E будет потрачено на коммерческую карту, тем больше будет потенциальная скидка.

Улучшенный надзор

Корпоративные карты содержат инструменты, позволяющие отслеживать отдельные платежные операции, чтобы вы могли легко понять, кто, что и где тратит, а также средства контроля, определяющие тип расходов, на которые используется карта. Эти инструменты также могут помочь вам быстро распознать модели мошенничества и несоблюдения политик в отношении командировок и расходов, которые, как правило, трудно выявить с помощью ручного процесса и практически невозможно определить, когда сотрудники используют свою личную карту для деловых расходов.

Мошенничество с уменьшенными расходами

Бумажные способы оплаты неэффективны и подвержены мошенничеству, что затрудняет выявление и контроль мошенничества с отчетами о расходах. Путем прямого импорта сборов, произведенных с корпоративной карты, организация знает точную сумму расходов. Сложнее завышать расходы или иным образом манипулировать поступлениями.

Виртуальные платежные счета

Виртуальные счета могут увеличить ценность вашей корпоративной карточной программы.Нечастые путешественники — сотрудники, подрядчики, консультанты, новобранцы — создают проблемы ручного управления расходами, которые могут решить виртуальные счета. Кроме того, риск мошенничества / неправомерного использования можно снизить, отключив карты нечастых путешественников и вместо этого заплатив виртуальными счетами.

Повышенная эффективность

Замена бумажных процессов на интегрированную корпоративную карточную программу и автоматизированное решение для управления расходами, такое как U. Приложение S. Bank Expense Wizard TM устраняет ручные процессы отслеживания и анализа платежей. Это, в свою очередь, может снизить административные расходы, ускорить платежи и улучшить соблюдение внутренней политики, согласование и анализ расходов. Преимущество такого приложения, как Expense Wizard, заключается в том, что его могут использовать как FTE, так и временные сотрудники.

Деловые поездки могут быть утомительными и утомительными. Интегрированная коммерческая карта и автоматическая программа управления расходами могут открыть значительные преимущества для вашей компании и сделать деловые поездки менее стрессовыми для всех.


Скачать PDF

CAT-17110467 (3/19)

Что делать, если сотрудник злоупотребляет корпоративной картой

Содержание этой страницы актуально на дату публикации; однако срок действия некоторых предложений наших партнеров может истек. Просмотрите наш список лучших кредитных карт или воспользуйтесь нашим инструментом CardMatch ™, чтобы найти карты, соответствующие вашим потребностям.

Dear Your Business Credit,

У меня есть несколько сотрудников, у которых есть корпоративные кредитные карты. Эти карточки представляют собой визитные карточки Чейза, и каждая из них написана на имя каждого человека вместе с названием компании.

Важнейшие чтения, доставляются еженедельно

Подпишитесь, чтобы каждую неделю получать самые важные новости недели в свой почтовый ящик.

Ваш путь по кредитным картам официально начался.

Следите за своим почтовым ящиком — мы скоро отправим ваше первое сообщение.

У нас есть кто-то, кто оплачивает все счета и должен сверять карты и квитанции. Однако она этого не делала, а только ежемесячно оплачивала счета.

Около двух месяцев назад мы обнаружили, что за последний год один из наших сотрудников использовал карту в личных целях, для покупок в продуктовых магазинах, бензина и тому подобного.Однако мы не можем найти все квитанции, чтобы просмотреть их, и при этом мы действительно не знаем, что они были или не должны были там размещать.

Их лимит составлял 2500 долларов в месяц, и мы знаем, что там есть вещи, связанные с бизнесом, и прочее, чего нет. Мы никогда не видели, чтобы кто-нибудь что-нибудь подписывал, говоря, для чего они могут или не могут использовать карты.

Можем ли мы что-нибудь юридически сделать в этой ситуации?

Мы не уволили человека и только начали снимать деньги с каждой зарплаты, но если сотрудник увольняется, что мы можем сделать? — Джеймс

Уважаемый Джеймс,

Я вижу здесь две проблемы.Во-первых, у вас есть сотрудник, который, по сути, воровал у компании, используя ее кредитную карту для личных расходов. Во-вторых, человек, на которого вы рассчитывали найти такие проблемы, не смог этого сделать — убрав единственную защиту, которая у вас есть, чтобы предотвратить неправильное использование карты сотрудника.

Судя по вашей заметке, это звучит так, как будто вы уже столкнулись с этим сотрудником и решили, что этот сотрудник должен вам возмещение. Также выясняется, что сотрудник согласился вернуть вам часть денег.В противном случае я не понимаю, как вы вычитали бы деньги из зарплаты этого человека.

Ознакомьтесь со всеми ответами наших экспертов по кредитным картам.

Задайте вопрос Элейн.

См. По теме: Управление картами сотрудников на вашем счете кредитной карты

Определите, что ваша компания должна

Я не понимаю, как вы определили сумму долга, учитывая, что вы говорите, что можете ‘ не найти все чеки.

Я также не понимаю, почему вы не знаете, что сотрудник должен был или не должен был писать на карточке. Если вы являетесь владельцем или менеджером бизнеса, вы должны иметь некоторое представление о том, какой коммерческий тариф будет взиматься с вашей отрасли.

Например, если вы управляете магазином автозапчастей, для сотрудника будет крайне необычно совершать деловые покупки в продуктовом магазине на регулярной основе.

Если сотрудник не может предъявить квитанции, показывающие, что было совершено на самом деле, я предлагаю вам связаться с эмитентом кредитной карты, чтобы узнать, можете ли вы получить более подробную информацию о любых деловых расходах, по которым сотрудник не может предоставить квитанции.Если вы являетесь гарантом карты, это возможно.

Это поможет вам определить более точную сумму, которую сотрудник должен выплатить. Если сумма значительная, я бы поговорил с юристом, имеющим опыт в вопросах, связанных с кредитом, чтобы узнать, что вы можете сделать.

Может быть трудно доказать, что сотрудник неправильно использовал карту, если вы никогда не предлагали никаких указаний о том, как правильно использовать карту, но у адвоката могут появиться творческие идеи после того, как вы вникнете в подробности вашей ситуации.

См. По теме: Какая корпоративная кредитная карта подходит для вашей компании?

Получите совет эксперта

А пока я бы пригласил опытного консультанта по персоналу, чтобы он помог вам составить письменную политику, регулирующую использование сотрудниками кредитных карт компании, и раздать ее всем, у кого есть карта, выпущенная компанией.

Эта политика должна определять, каким сотрудникам разрешено и не разрешено производить оплату с карты.

На вашем месте я бы серьезно рассмотрел вопрос об отзыве кредитной карты сотрудника-нарушителя, но прежде чем вы это сделаете, попросите совета у своего HR-профессионала, как лучше с этим справиться.

См. По теме: 5 вариантов бизнес-карт для работодателей

Назначьте кого-нибудь, кто будет проверять счета по карте компании

Что касается человека, который должен проверять покупки по кредитной карте вашей команды и сравнивать их с квитанциями сотрудников отправили, не похоже, что вы назначили правильного человека, ответственного за эту работу.

Если у человека, которому вы поручили сопоставить квитанции с расходами, нет времени или темперамента, чтобы тщательно все проверить, поручите эту работу тому, кто это сделает.Потенциал финансового ущерба для вашего бизнеса слишком велик, чтобы это продолжалось.

Удачи!

Отказ от ответственности редакции

Редакционное содержание этой страницы основано исключительно на объективной оценке наших авторов и не связано с рекламными деньгами. Он не был предоставлен или заказан эмитентами кредитных карт. Однако мы можем получить компенсацию, если вы переходите по ссылкам на продукты наших партнеров.

Элейн Пофельдт пишет столбец «Кредит вашего бизнеса» для кредитных карт.com, каждую неделю отвечая на вопрос о малом бизнесе и кредите. Пофельдт — журналист, специализирующийся на предпринимательстве и карьере, участвующий в таких публикациях, как CNBC, Forbes, Money и многих других. Она является автором книги «Бизнес одного человека на миллион долларов», в которой рассказывается, как индивидуальные предприниматели достигают семизначного дохода, не нанимая сотрудников. Она — бывший старший редактор журнала Fortune Small Business и соучредитель www.200kfreelancer.com, веб-сайта для независимых профессионалов.

Корпоративные кредитные карты для сотрудников

Если вы являетесь работодателем, у которого есть сотрудники, которые несут расходы в процессе ведения бизнеса, отличный способ отслеживать эти расходы и контролировать расходы — это корпоративные кредитные карты для сотрудников. При правильном использовании корпоративные кредитные карты могут помочь вам в достижении многих бизнес-целей. К сожалению, они также могут стать причиной гибели и вас, и ваших сотрудников, прокладывая путь к свободному падению компании или, по крайней мере, на несколько ступенек вниз по лестнице.

Что такое корпоративная кредитная карта?

Корпоративные кредитные карты — это группа соглашений, которые отличаются от личных кредитов и кредитов для малого бизнеса. Компания может предоставить своим сотрудникам корпоративные кредитные карты для списания утвержденных деловых расходов, обычно связанных с поездками. Корпоративная кредитная карта обычно выпускается на имя компании и имя сотрудника на ней. В отличие от личных кредитных карт и кредитных карт для малого бизнеса, корпоративные кредитные карты выпускаются всего несколькими организациями.Они также выдаются напрямую между компанией и эмитентом.

Знание правил

Независимо от того, откуда взята корпоративная кредитная карта, ее следует принимать с полным пониманием того, как она работает. Это касается не только человека, использующего карту, но и компании. Это предотвращает множество недоразумений, которые могут стоить каждому. Первый среди них — это то, кто несет ответственность за оплату. Некоторые карты содержат положение о том, что, несмотря на то, что они являются бизнес-кредитной картой, сотрудник несет ответственность за обеспечение оплаты.Для других ответственность за оплату несет компания, в которой работает сотрудник.

Реализация правил

Одним из основных преимуществ использования корпоративных кредитных карт является то, что они позволяют работодателям более внимательно следить за расходами своих сотрудников, особенно когда они находятся вне офиса в командировках. Любая компания, выпускающая корпоративную кредитную карту, должна убедиться, что ее политика в отношении процедур, лимитов расходов и ограничений понятна и соблюдается сотрудниками.Например, некоторые расходы, такие как авиабилеты и аренда автомобиля, могут быть помещены на кредитную карту, в то время как расходы на топливо и дорожные сборы должны покрываться из кармана сотрудника.

Сотрудники также должны понимать, что даже если утверждены платежи определенного характера, на них все равно могут быть наложены ограничения. Подобные правила могут применяться широкой кистью или в соответствии с определенными категориями торговцев. Например, компания может утвердить определенный лимит расходов на обеды, особенно когда клиентов развлекают, но если тот же представитель решит, что он хочет отправить цветы клиенту, это может быть запрещено.Предыдущие ограничения на расходы по карте могут ограничить этот тип расходов.

Как избежать ловушек

Всякий раз, когда выдается корпоративная кредитная карта, сотрудник должен понимать, как эту карту можно использовать. Некоторые компании даже проводят учебные курсы по использованию корпоративных кредитных карт, чтобы общая информация об их использовании была общей для всех, и никто не мог сказать, что они не знали о правилах выдачи.

Основная опасность корпоративных кредитных карт заключается в том, что сотрудники используют одновременно личные и деловые возможности.Очевидно, что личные расходы ни в коем случае нельзя списывать с корпоративной кредитной карты. К счастью, с помощью правильных элементов управления на этой карте такие проблемы с расходами можно контролировать и устранять. В большинстве случаев эти проблемы возникают, когда сотрудник хочет избавиться от хлопот по одновременному совершению двух разных транзакций, думая: «Я могу возместить компании позже». С другой стороны, во многих случаях такой подсчет никогда не происходит, и он ставит сотрудника на путь столкновения с руководством компании.

Свободное применение здравого смысла

Если у использования корпоративных кредитных карт есть положительный момент, то это способность компании держать сотрудников в курсе, что за ними наблюдают. Однако это не должно вызывать беспокойства. Он должен привлечь внимание сотрудников к тому, что их траты во имя бизнеса важны и что они должны руководствоваться здравым смыслом в том, как тратить казну компании. Все остальное только отрицательно влияет на прибыль компании, что также влияет на сотрудников.

Определение корпоративной кредитной карты

Что такое корпоративная кредитная карта?

Корпоративные кредитные карты — это кредитные карты, выдаваемые сотрудникам известных компаний, которые позволяют им оплачивать свои санкционированные деловые расходы, такие как проживание в отелях и билеты на самолет, без необходимости использовать собственную карту или наличные. Эти карты, которые также известны как коммерческие кредитные карты, могут облегчить сотрудникам (и работодателям) управление расходами, и многие из них предлагают льготы, такие как мили для часто летающих пассажиров и доступ в залы ожидания в аэропорту.

Как работает корпоративная кредитная карта

Корпоративные кредитные карты предназначены для удовлетворения потребностей устоявшихся компаний — обычно тех, у которых годовой доход составляет не менее 4 миллионов долларов, количество пользователей карт составляет более 15 человек, а прогнозируемые расходы составляют 250 000 долларов или более в год. В то время как большинство предприятий, включая индивидуальные предприниматели и администраторы баз данных, могут получить кредитную карту для малого бизнеса, корпоративные карты (как следует из названия) зарезервированы для корпораций. Это означает, что компания должна быть структурирована и зарегистрирована как корпорация S или C.

Основные эмитенты кредитных карт, такие как American Express, Capital One, Citibank, Chase и Wells Fargo, предлагают корпоративные кредитные карты. Карты выпускаются на основании финансового состояния компании, а не личных финансов владельцев. Эмитенты карт могут, например, потребовать от компании иметь сильные финансовые результаты, а также хорошую ликвидность и денежный поток.

Эмитенты корпоративных кредитных карт обычно хотят видеть последние проверенные финансовые отчеты компании, подробную информацию о структуре и организации компании, налоговую информацию (включая федеральный налоговый идентификатор) и контактную информацию должностного лица компании, уполномоченного вести дела от имени компания — например, владелец, президент или казначей.

Ключевые выводы

  • Корпоративные кредитные карты облегчают работодателям и работникам управление расходами.
  • Корпоративные карты выпускаются для более крупных, солидных компаний и отличаются от визитных карточек, доступных для индивидуальных предпринимателей и администраторов баз данных.
  • Прежде чем совершать какие-либо платежи, сотрудники должны изучить корпоративную политику своей компании в отношении кредитных карт и соблюдать их.
  • В зависимости от карты, сотрудник или работодатель будут нести ответственность за оплату счета по кредитной карте.

Работодатель может предоставить определенным сотрудникам корпоративную карту, чтобы они могли оплачивать утвержденные деловые расходы, такие как отели, питание, аренда автомобилей и авиабилеты, а также получать наличные в банкоматах — и все это без использования собственных средств или аванса компании. Название компании будет указано на карте вместе с именем сотрудника как назначенного держателя карты. Подпись сотрудника идет на обратной стороне карты, как и на личной кредитной карте.

Типы корпоративных кредитных карт

В зависимости от типа корпоративной кредитной карты сотрудник или работодатель будет нести ответственность за оплату счета по кредитной карте.При использовании карты индивидуальной ответственности сотрудник несет ответственность за оплату любых расходов напрямую эмитенту кредитной карты, а также за заполнение отчета о расходах и получение возмещения от работодателя. Эмитент кредитной карты проверяет кредит сотрудника перед тем, как предоставить ему карту, но это «мягкое извлечение», которое не повлияет на его кредитный рейтинг.

Если это карта корпоративной ответственности, работодатель оплачивает счет за любые утвержденные платежи (хотя сотрудник может быть на крючке, чтобы заплатить эмитенту напрямую за любые несанкционированные или личные расходы).Поскольку компания несет ответственность за оплату счета, эмитент кредитной карты обычно не проверяет кредитоспособность сотрудника, но это лицо, вероятно, будет отвечать за регулярную подачу отчетов о расходах, чтобы компания могла сверять выписки по карте каждый месяц.

Прежде чем сотрудник использует корпоративную кредитную карту, он должен выяснить, кто несет ответственность за ежемесячную оплату счета. Если они несут ответственность, им следует создать систему, обеспечивающую своевременность платежей и наличие средств для покрытия остатка.

Преимущества корпоративной кредитной карты

Ключевым преимуществом корпоративной кредитной карты является то, что она упрощает управление расходами как для сотрудников, так и для работодателей. С точки зрения бизнеса корпоративная карта позволяет работодателям устанавливать ограничения на то, сколько держатели карт могут потратить на транзакцию, на категорию расходов или в целом. Компания также может контролировать, где можно использовать карту, ограничивая покупки определенными продавцами, типами продавцов и местоположениями.

С точки зрения сотрудника, карта корпоративной ответственности может означать финансовое облегчение, поскольку она устраняет необходимость вносить аванс на коммерческие расходы и затем ждать возмещения. Еще одним преимуществом является то, что некоторые корпоративные кредитные карты предлагают электронную отчетность о расходах, которая автоматически заполняет отчеты о расходах компании информацией о покупках — функция, которая упрощает (т. Е. Меньше хлопот) подачу своевременных и точных отчетов.

Еще одним важным преимуществом является то, что, в зависимости от работодателя, держатели карт могут иметь возможность сохранять любые вознаграждения, которые они зарабатывают при использовании корпоративной кредитной карты. Они могут, например, иметь возможность получать и обменивать вознаграждения по программе для часто летающих пассажиров или программе для постоянных гостей отеля.Конечно, работодатель может принять решение сохранить вознаграждение, чтобы компенсировать годовые корпоративные затраты или предложить стимулы для наиболее эффективных сотрудников. Тем не менее, многие более крупные компании позволяют сотрудникам пользоваться преимуществами программ вознаграждения, поскольку это может улучшить моральный дух сотрудников.

В дополнение к программам вознаграждений многие корпоративные кредитные карты предлагают преимущества, которые оценят частые путешественники, такие как доступ в залы ожидания в аэропорту (огромный плюс, если у путешественника длительная остановка), поездки и услуги экстренной помощи, экстренная замена карты и выплата наличных, и отказ от возмещения ущерба в случае аварии при аренде автомобиля.Прочтите мелкий шрифт в соглашении о кредитной карте, чтобы понять, как работают эти льготы. Например, чтобы активировать автопокрытие при аренде автомобиля, вам, вероятно, придется завершить всю транзакцию с покрытой кредитной картой и отклонить отказ компании по аренде в случае аварии. В случае сомнений позвоните по номеру, указанному на обратной стороне карты.

Политика компании в отношении корпоративных кредитных карт

Сотрудники должны с самого начала знать политику своей компании в отношении корпоративных карт, чтобы не допускать ошибок, которые могут привести к кошмарам бухгалтерского учета — или даже к худшим. Держатели карт должны ознакомиться с общими требованиями к расходам и отчетности своей компании, а также выяснить, есть ли у них лимиты расходов, применимые к определенным категориям. Также важно узнать о правилах, связанных с отделом или должностью. Например, руководители компаний, вероятно, будут иметь другие профили расходов, чем, скажем, менеджеры среднего звена.

Узнав политику своей компании, владелец карты должен ее придерживаться. Если они используют свою карту, чтобы купить что-то, что не является утвержденным бизнес-расходом, это может заставить их плохо выглядеть в глазах своего работодателя, даже если это честная ошибка.Более того, во многих крупных компаниях в штате есть менеджер по туристическим и развлекательным картам, который может в любое время проверить расходы сотрудников. Держателям карт важно руководствоваться здравым смыслом, чтобы решить, на 100% ли плата, которую они собираются внести, связана с работой. Если нет, им следует записать это в свою личную карту и разобраться позже, если они считают, что имеют право на полное или частичное возмещение.

Чтобы избежать кошмаров бухгалтерского учета — или того хуже — не смешивайте личные расходы с расходами на бизнес.

Перед активацией корпоративной кредитной карты работодатель может предложить (или потребовать) личные или онлайн-тренинги по корпоративной кредитной карте, призванные помочь сотрудникам изучить правила.Кроме того, работодатель может публиковать и обновлять политики на своем сайте во внутренней сети. Всегда полезно оставаться в курсе, соблюдать правила и избегать любых действий, которые могут привести к лишним документам или быть истолкованными как мошенничество. Держатели карт, у которых есть вопросы о политике своего работодателя, должны связаться с лицом (или отделом), которое управляет программой.

Особенности корпоративных кредитных карт

Помимо понимания и соблюдения политик компании в отношении лимитов расходов, типов разрешенных расходов и того, как обрабатываются отчеты о расходах, важно, чтобы сотрудники знали, что если они — а не их работодатель — несут ответственность за оплату счета по кредитной карте, их кредитный рейтинг может упасть, если они задержат выплаты. AmEx, например, сообщает о счетах в кредитное бюро, если счет просрочен на 180 дней. Рекомендуется настроить оповещение по электронной почте в качестве напоминания о сроке платежа.

Как и любая кредитная карта, сотрудники должны бережно обращаться со своей корпоративной кредитной картой и хранить ее в надежном месте, чтобы предотвратить кражу или потерю. Если карта утеряна или украдена, необходимо как можно скорее сообщить об этом, чтобы карту можно было аннулировать и заменить.

Кто несет ответственность за корпоративную кредитную карту?

© 2020 Brex Inc.«Brex» и логотип Brex являются зарегистрированными товарными знаками.

Корпоративная кредитная карта Brex Mastercard® выпущена банком-эмигрантом, членом FDIC. Принять условия. Подробнее см. Соглашение о платформе Brex.

Brex Inc. предоставляет корпоративную карту. Brex Treasury LLC является аффилированным брокером-дилером, зарегистрированным SEC, и членом FINRA и SIPC, который предоставляет Brex Cash, программу, которая позволяет клиентам переводить неинвестированные остатки денежных средств в определенные паевые инвестиционные фонды денежного рынка или банковские счета программы, застрахованные FDIC. Инвестирование в ценные бумаги сопряжено с риском, включая возможную потерю основной суммы долга. Ни Brex Inc., ни какие-либо из ее дочерних компаний не являются банками. Пожалуйста, посетите brex.com/cash для раскрытия важной юридической информации.

Условия могут быть изменены. Brex Inc. предоставляет корпоративную карту. Корпоративная кредитная карта Brex Mastercard® выпускается банком-эмигрантом, членом FDIC.

Вы можете потерять деньги, инвестируя во взаимный фонд денежного рынка. Хотя фонд стремится сохранить стоимость ваших инвестиций на уровне 1 доллара за акцию, он не может гарантировать, что это будет сделано.Инвестиции в фонд не застрахованы и не гарантированы Федеральной корпорацией страхования депозитов (FDIC) или любым другим государственным учреждением. Спонсор фонда не имеет юридических обязательств по оказанию финансовой поддержки фонду, и вы не должны ожидать, что спонсор окажет финансовую поддержку фонду в любое время. Хотя в настоящее время правление фонда не имеет намерения взимать комиссию за продажу акций или временно приостанавливать погашение, если ликвидность фонда упадет ниже определенного уровня, правление оставляет за собой возможность сделать это после предоставления акционерам письменного уведомления не менее чем за 60 дней. .

Эти паевые инвестиционные фонды денежного рынка подходят для инвесторов, которые стремятся к такому высокому уровню текущего дохода, который совместим с сохранением капитала и поддержанием ликвидности.

Неинвестированные остатки на вашем счете Brex Cash первоначально будут объединены с неинвестированными остатками от других клиентов Treasury Brex и депонированы на едином счете в LendingClub Bank, N.A. («Клиринговый банк»), национальном банке, застрахованном FDIC. В течение двух рабочих дней средства переводятся на счет выплаты у стороннего поставщика услуг казначейства Brex («Расчетный счет»), а затем автоматически переводятся на комплексные депозитные счета, открытые Treasury Brex от его имени от имени клиентов Treasury Brex в обозначены как «Программные банки».Только первые 250 000 долларов США в совокупных депозитах в Клиринговом банке будут подпадать под покрытие FDIC. Страхование FDIC не распространяется на депозиты, находящиеся в Клиринговом банке или на любом счете в промежуточном депозитном учреждении. Депозиты, которые находятся на Расчетном счете в процессе их перевода в Банк программы или из него, будут подпадать под страховое покрытие FDIC в размере до 250 000 долларов США на одного Клиента (в совокупности с другими депозитами Клиента, если таковые имеются, в банке, в котором находится Расчетный счет).

Brex Treasury не является консультантом по инвестициям, поэтому инвесторы должны тщательно рассмотреть инвестиционные цели, риски, а также сборы и расходы перед инвестированием. Brex Treasury LLC не взимает комиссию за транзакцию или счет. Однако фонды денежного рынка несут расходы и комиссии. См. Раскрытие информации о программе и соответствующий проспект фонда для получения более подробной и другой информации о фонде. Свяжитесь с нами, чтобы получить копию проспекта фонда и последние данные об эффективности. Вы должны внимательно прочитать проспект эмиссии перед инвестированием.

Член SIPC, который защищает клиентов своих членов по ценным бумагам на сумму до 500 000 долларов (включая 250 000 долларов в случае требований о выплате денежных средств). Пояснительная брошюра доступна по запросу или на сайте www.sipc.org.

Brex Cash доступен не всем инвесторам. Это не предложение, не ходатайство о предложении или не совет покупать или продавать ценные бумаги или открывать брокерский счет в любой юрисдикции, где Brex Treasury LLC не зарегистрирована.

Программа мгновенных выплат предлагается компанией Brex Finance I LLC, аффилированной компанией Brex Inc.и Brex Treasury LLC. Программа представляет собой факторинговую схему, а не кредит. У вас должен быть действующий счет Brex Cash с хорошей репутацией, чтобы претендовать на доступ после пробного доступа. За мгновенные выплаты взимается комиссия в размере 1,5%. Только квалифицированные клиенты, при соблюдении дополнительных условий. Brex Treasury LLC является аффилированным брокером-дилером, зарегистрированным в SEC, и членом FINRA и SIPC.

сотрудников, использующих личные кредитные карты для коммерческих расходов

Том
(Монтана, США)

Серая зона бонусных баллов

У меня есть клиент, который недавно разрешил сотруднику использовать свою личную кредитную карту для совершения покупок компании, а затем получить возмещение посредством чека. (чтобы она могла собрать награды).

Проблема, с которой я сталкиваюсь, заключается в том, что в этом случае трудно отслеживать вещи в Quickbooks, поскольку все счета затем прикрепляются к чеку сотрудника вместо отдельных записей для каждой компании, выходящих из учетной записи компании по дебету компании карта.

Мне это кажется беспорядочным, но я не знаю, как объяснить это работодателю, чтобы он не подумал, что я просто придирчив. Есть ли здесь какие-нибудь подводные камни, которые я мог бы использовать в своих аргументах?

Я чувствую твою боль Том, но для меня проблема не в оплате деловых расходов с помощью личной кредитной карты, потому что это дает преимущество работодателю… он / она дольше держит свои деньги в кармане. Сотрудник в основном предоставляет ссуду без процентов работодателю.

Давайте рассмотрим вашу проблему, прежде чем я буду обсуждать мою.

Я надеюсь, что сотрудник отправляет официальный отчет о расходах со всеми приложенными квитанциями, который требует одобрения начальника перед возмещением. Если вы перейдете по моей ссылке, я расскажу о своих предпочтениях относительно того, как вводить отчеты о расходах в QuickBooks , что дает вам и вашему боссу отличный контрольный журнал.В этом нет ничего «грязного». Хотя мое обсуждение касалось индивидуального предпринимателя, вы также можете использовать этот метод для возмещения расходов сотруднику.

Теперь давайте обсудим мою проблему … есть ли налоговые последствия, когда сотрудник использует свою личную кредитную карту с вознаграждением для оплаты деловых расходов? Может быть.

В Канаде у CRA есть отличная веб-страница с изложением их позиции по этому поводу. Канадские бухгалтеры могут найти его, заглянув в раздел «Бизнес»> «Расчет заработной платы»> «Льготы и надбавки»> «Программа лояльности» и «другие программы баллов».

У IRS не такая четкая позиция, как у CRA. Бухгалтерский учет сегодня для WebCPA имеет хорошую статью по теме, затрагивающую все серые области. Он называется «Налоговая стратегия: облагаются ли теперь налогом вознаграждения в виде баллов / миль?»

Я понимаю, что проблема заключается в том, что IRS рассматривает вознаграждения в большей степени как скидки / скидки, чем доход, когда они связаны с бизнес-покупками по личной кредитной карте сотрудника. Ваш начальник может спросить своего бухгалтера, следует ли вам бронировать премиальную скидку на деловые расходы (I.E. снижение закупочной цены приобретенных продуктов).

«Налоговый консультант» AICPA содержит статью, в которой рассматривается проблема, возникающая при наличии у работодателя программы вознаграждения сотрудников. Он называется «Налоговые последствия программ начисления баллов для сотрудников».

Надеюсь, это поможет Тому.

Образец политики компании в отношении кредитной карты [Готово к использованию]

Какова политика корпоративной кредитной карты?

Политика кредитной карты является частью учетной политики компании.В нем разъясняются условия использования карты компании, выданной на имя сотрудников. Эти политики также направлены на защиту компании от ненадлежащего использования и на то, чтобы убедиться, что последствия очевидны.

Как написать политику кредитной карты компании

Прежде чем приступить к разработке политики и процедур корпоративной кредитной карты, убедитесь, что вы знаете, какие кредитные карты вы хотите использовать, требования поставщика кредитной карты и потребности вашей компании. Когда у вас будет вся необходимая информация, начните выделять наиболее важные факторы.Большинство политик компании в отношении кредитных карт для сотрудников включает следующие пункты:

  • Какие сотрудники имеют право иметь карточку компании
  • Каковы обязанности держателя карты
  • Лимиты и ограничения кредитных карт
  • Процесс представления расходов
  • Последствия ненадлежащего использования

Чтобы начать работу, воспользуйтесь шаблоном политики кредитной карты нашей компании, чтобы определить свои правила. Для дальнейшего уточнения политики в соответствии с вашими требованиями обратитесь к этому руководству.

Отказ от ответственности: эта политика является образцом и предназначена для предоставления общих рекомендаций. Его следует использовать только для справки, и он не учитывает все национальные, федеральные или местные законы. Кроме того, этот образец не является юридическим документом. Ни автор, ни Workable не несут никакой юридической ответственности, которая может возникнуть в результате использования этой политики. Всегда консультируйтесь с юристом или юрисконсультом, прежде чем окончательно оформить свою политику.

Образец политики компании по кредитной карте

Эта политика компании в отношении кредитных карт помогает вам установить правила для сотрудников, которые имеют право владеть картой компании.Не стесняйтесь изменять эту политику в зависимости от конкретных потребностей вашей организации.

Краткое изложение политики и цель

Наша компания может предоставить сотрудникам кредитные карты, которые можно использовать для коммерческих расходов. Наличие этих карт помогает нам отслеживать и обрабатывать наши расходы, предотвращать мошенничество и более эффективно осуществлять платежи. Мы хотим убедиться, что сотрудники, владеющие кредитными картами компании, будут использовать их должным образом и будут знать свои ограничения и обязанности.

Область применения

Эта политика применяется ко всем сотрудникам, имеющим право использовать карту компании.Это также относится к сотрудникам, которые имеют право одобрять использование карты компании для членов своей команды.

Элементы политики

Здесь мы изложим наши общие правила в отношении корпоративных кредитных карт.

Как работает кредитная карта компании?

Обычно наша компания принимает кредитную карту на ваше имя. Вы сможете использовать ее для коммерческих расходов, а наша компания будет оплачивать счета по карте.

Договор о кредитной карте сотрудника

Когда наша компания предоставляет вам кредитную карту, вам необходимо подписать договор о предоставлении кредитной карты и соблюдать его.Это означает признание того, что кредитная карта принадлежит нашей компании, и что мы можем обрабатывать и расследовать платежи по своему усмотрению. В нем также будут указаны ваши обязанности и последствия неправильного использования.

Помимо соглашения, вы можете ознакомиться с этой политикой каждый раз, когда вам потребуется дополнительная информация об использовании кредитной карты вашей компании.

Кто может иметь кредитную карту компании?

Кредитные карты компании можно передать на:

  • [ Руководители уровня ВП и выше ]
  • [ Продавцы, которые регулярно встречаются с клиентами за ужинами ]
  • [ Продавцы на местах ]
  • []

Иногда сотрудникам, у которых нет кредитной карты компании, необходимо оплачивать крупные бизнес-расходы (например,г. билеты на самолет для рабочих поездок). В таких случаях попросите вашего менеджера одобрить и попросите [ financial или ваш офис-менеджер ] произвести оплату кредитной картой компании от вашего имени. В качестве альтернативы вы можете оплатить расходы самостоятельно и списать их с помощью нашего [расходного программного обеспечения , отправив квитанцию ​​. ] Если это соответствует нашим требованиям, расходы будут возмещены к [ до конца следующего периода оплаты ].

Мы имеем право в любой момент отозвать кредитную карту компании у сотрудника.

Какие расходы разрешены по кредитной карте компании?

Карточкой компании можно оплачивать только рабочие расходы. Сюда входят:

  • [ Расходы, связанные с встречами с клиентами (например, обед, печатные материалы) ]
  • [ Размещение во время служебных поездок ]
  • [ Расходы на юридические документы (например, виза) ]
  • [ Тарифы на самолет, поезд, корабль или другой транспорт, включая служебный автомобиль ]
  • [ Необходимые медицинские расходы (эл.г. прививки) ]
  • [ Местный транспорт во время поездок (такси, аренда автомобилей и т. Д.) ]
  • [ Другие мелкие или суточные расходы, одобренные вашим руководителем (например, питание, деловые материалы) ]
  • [ Учебно-воспитательный материал утвержден вашим руководителем ]

Иногда мы можем выпускать кредитные карты, которые можно использовать только для определенных целей (например, для оплаты газа).

Вы не должны использовать кредитную карту компании для несанкционированных или личных расходов.Никогда не снимайте наличные с кредитной карты компании. Вы также не разрешается приобретать большое количество алкоголя или каких-либо наркотиков, оружия, порнографии или взимать плату для других развлечений для взрослых.

Исключения

Вы можете подать заявление об исключении, если это абсолютно необходимо. Сообщите в нашу бухгалтерию и своему руководителю о расходах, которые вы хотите произвести — в особых случаях вы можете получить разрешение.

Лимиты кредитной карты компании

Лимиты по карте зависят от вашего трудового стажа, вашего отдела и частоты или типа расходов, которые вы несете.Обычно вы видите лимиты вашей карты в соглашении с сотрудником, но, как правило, ежемесячные лимиты составляют:

  • [ $ 500 ] в карточках, используемых для покрытия обычных рабочих расходов (например, расходов домашнего офиса для удаленных сотрудников).
  • [ $ 600 ] в виде карт, используемых для оплаты расходов, связанных с клиентом (например, обедов).
  • [ $ 500 ] в карточках, используемых руководителями.

Для большинства наших кредитных карт также существует лимит транзакции [ $ 150 ].В исключительных случаях обратитесь к [ вашему менеджеру / финансовому директору / начальнику отдела и т. Д. ]

Мы можем изменять эти ограничения в зависимости от конкретных потребностей вашей работы. Если вы не уверены в пределах кредитной карты вашей компании, обратитесь в нашу бухгалтерию.

Ваши обязанности

Если у вас есть кредитная карта компании, мы ожидаем, что вы получите:

  • Защитите его как можно лучше . Не оставляйте его без присмотра и не передавайте посторонним лицам (например,г. друзья, семья, коллеги) даже просто подержать.
  • Сообщите о краже или утере как можно скорее . Если, например, в ваш дом взломали и у вас украли карточку компании, вам необходимо подать заявление в полицию и немедленно позвонить в нашу бухгалтерию.
  • Используйте только по утвержденным причинам . Следуйте инструкциям в этой политике и в соглашении о карте сотрудника и не используйте карту для личных или несанкционированных расходов, даже если вы намерены компенсировать расходы позже.
  • Документируйте все расходы выше [ $ 30 ] и отправляйте ежемесячные отчеты по кредитной карте . Сохраните квитанции и предоставьте документацию с указанием даты и цели расходов. [ Вы можете написать это на обратной стороне квитанции или в нашей программе для расчетов. ]

Если вы отвечаете за авторизацию и утверждение счетов по кредитным картам, пожалуйста, сделайте это в установленные сроки, чтобы избежать штрафов за просрочку платежа. Если вы постоянно несете ответственность за штрафы за просрочку платежа, возможно, нам придется вычесть их из вашей зарплаты.

Использование политики кредитной карты компании

Если вы используете кредитную карту компании, вам необходимо:

  • Подтвердите, что данный расход разрешен данной политикой.
  • Обратите внимание на лимит кредитной карты и лимит транзакции, чтобы вы могли правильно спланировать бизнес-расходы.
  • Храните номер кредитной карты и физическую карту в безопасности.
  • Используйте карту разумно и избегайте ненужных расходов, даже если они разрешены данной политикой.

Нарушение этой политики

Мы ожидаем, что вы будете соблюдать эту политику компании в отношении кредитных карт и соглашение с сотрудниками, и нам может потребоваться принять меры, если вы их нарушите.Например:

  • Если вы понесли личные или несанкционированные расходы, вам придется оплатить их самостоятельно. Если вы будете делать это постоянно, вы можете столкнуться с дисциплинарными взысканиями, которые могут включать потерю права на получение кредитной карты или даже прекращение действия в зависимости от суммы и типа расходов.
  • Если вы потеряете квитанцию, вам необходимо немедленно сообщить об этом в бухгалтерию. Мы можем найти решение, если это случается редко, но если вы не будете регулярно отправлять квитанции, вы можете потерять право владеть карточкой компании.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *