Личная карточка работника это – ,

Содержание

Личная карточка работника форма Т-2: образец заполнения и бланк

Личная карточка работника – важная деловая бумага в документообороте любой организации, ее оформление обыкновенно поручается службе кадров. Используется она с целью досконального учета сотрудников и содержит все значимые сведения о нем: данные паспорта, ИНН, СНИЛС, сведения о месте жительства, прописке, трудовой деятельности, образовании, а также краткая информация о семье.

Заключительная версия унифицированной формы Т-2 утверждена законодательством по труду. Всем организациям вменяется в обязанность формировать личные карточки на всех без исключения сотрудников, а на некоторых даже и не одну. Индивидуальные предприниматели освобождены от такой необходимости, но они также имеют возможность оформлять их.

Ведение личных карточек – это не только обязанность, данное мероприятие может принести существенную пользу организации. Работодатель зачастую может, используя личные карточки защитить свои интересы, применяя их для подтверждения правомерности вычетов из зарплаты сотрудников, верной калькуляции среднесписочной численности работников, для начисления налогов и т.д., судебная арбитражная практика описывает массу подобных примеров.

Работодателю дозволено для удобства вести в электронном виде оборот личных карточек по форме Т-2, почти все современные фирмы используют такую возможность: это практично, в случае надобности, позволяет легко найти требуемые материалы. Но он обязан иметь их в распечатанном виде на бумажных носителях. Это аргументировано содержанием в личной карточке полей, предназначенных для подписи работника, а также отвечающего за ее ведение сотрудника кадровой службы. Поскольку личная карточка – документ долгого использования и хранения, при ее распечатке надлежит пускать в ход плотную бумагу формата А 4.

Важно помнить, что единого руководства по работе с личными карточками, кроме вышеуказанного постановления, не существует, посему, статья имеет прежде всего рекомендательный характер.

Общие сведения о форме Т-2 и тонкостях ее заполнения

На вопрос, кто заполняет и ведет формы Т-2, ответят Указания Госкомстата. Согласно им, личные карточки оформляет сотрудник кадровой службы, а когда штатное расписание подобную должность не включает, лицо, уполномоченное вести кадровое делопроизводство либо руководитель предприятия. Самому работнику запрещается вносить в свою личную карточку любые записи, исключение составляет личная подпись при трудоустройстве, кадровых перестановках или увольнении.

Форма Т-2 вмещает 11 блоков, разбитых по тематике и размещенных на 4 страницах. Для более наглядного осмысления структуры и понимания особенностей заполнения, предлагаем ознакомиться с бланком. (ссылка на скачивание бланка)

Законом не регламентированы сроки формирования карточки Т-2 и наилучшим вариантом будет включить этот пункт в набор стандартных операций по оформлению нового сотрудника. Это обусловлено правилом: запись в трудовой книжке работника непременно дублируется аналогичной записью в его личной карточке. Материалы в форму Т-2 вносят, основываясь на типичном перечне документов:

  • приказ о приеме на работу
  • трудовой договор
  • трудовая книжка
  • СНИЛС
  • документы об образовании, повышении квалификации
  • документы воинского учета (для военнообязанных лиц)

Некоторые профессии и виды работ имеют своеобразную специфику, в подобных ситуациях могут пригодиться дополнительные бумаги. Работодатель вправе затребовать их у кандидата, если это не противоречит действующему законодательству.

Ультимативный запрос предоставить свидетельство о присвоении ИНН, характеристику с прежнего места работы или справку о составе семьи может быть признан незаконным. Требовать сторонние документы, вопреки действующему трудовому законодательству РФ запрещается.

Заполняем личную карточку правильно по разделам

На первых двух страницах формы Т-2 расположен ряд полей для различных кодов, которые подлежат заполнению. Что писать? Необходимая информация содержится в ряде классификаторов. Подчеркнем, что специалист кадровой сферы обязан иметь доступ к ним, нельзя требовать никакие коды с человека, оформляющегося на работу. Учет кадров в организации строится преимущественно на использовании специализированных компьютерных программ, например, 1С, в которые встроены все эти классификаторы и, конечно, это существенно упрощает кадровику задачу, ему остается лишь внести данные, предназначенные для кодирования, в соответствующие поля и выбрать из предложенного списка подходящий код.

Наименование организации записывается в шапке формы без сокращений, дату составления личной карточки принято записывать в стандартизированном виде (например, 13.01.2014).

Табельный номер обязательно закрепляется за каждым принимаемым сотрудником, это полезно для организации табельного учета и идентификации.

Принимая работника по внутреннему совместительству, не забываем присвоить ему уникальный табельный номер и обязательно формируем другую личную карточку. Такой сотрудник в итоге обладает двумя уникальными табельными номерами и карточками одновременно.

Информация об индивидуальном номере налогоплательщика вписывается, основываясь на свидетельстве о присвоении ИНН, которое предоставляет принимаемый работник. Если свидетельства нет на руках, соответствующее поле остается пустым.

Законодательство обязует, работника при подписании трудового договора предоставить свидетельство государственного пенсионного страхования, по аналогии с ИНН заносим в форму номер СНИЛС. Если работник оформляется впервые, свидетельства у него на руках не будет и работодателю вменяется в обязанность оформить ему СНИЛС, в этом случае поле оставляем пустым, запись будет внесена после получения свидетельства.

Наличие графы «Алфавит» удобно для хранения и учета личных карточек. Здесь фиксируется первая буква фамилии принимаемого работника

Следующее поле – «Характер работы», здесь указывается, принят работник постоянно или временно. Соответственно графа «Вид работы» предназначена для сведений о том, является ли работа основной или сотрудник совмещает ее.

В последнюю графу вписываем «мужской» или «женский» соответственно.

Раздел 1 Общие сведения

Заполнение этого блока карточки начинаем с указания реквизитов трудового договора, пишем его номер и дату заключения в привычном уже формате, как в примере выше.

ФИО работника должны быть записаны разборчиво и без сокращений, при этом рекомендуется начинать вести запись максимально левее, на случай внесения изменений. Так, если работница в дальнейшем выйдет замуж и возьмет фамилию супруга, этот факт непременно отразится в ее личной карточке.

В пункте «Дата рождения» число и год рождения обозначаем арабскими цифрами, месяц записывается словом без сокращений (23 апреля 1985 г). Дата дублируется в кодовом поле в традиционном формате дд/мм/гггг.

«Место рождения» переписываем из документа, удостоверяющего личность, указывая тип административно-территориальной единицы разрешено пользоваться общепринятыми сокращениями.

Поле «гражданство» кадровик заполняет также, основываясь на данных из паспорта.

Сведения о знании иностранных языков обычно записываются непосредственно со слов работника или же на основании результатов тестирования, если оно предусмотрено для приема на должность. Здесь же уточняется степень владения языком с использованием стандартных формулировок.

В личной карточке отражают знание языков иностранных лишь по отношению к русскому. Например, знание языков татарских, удмуртских и иных народностей не указывается.

Уровень своего образования работник подтверждает предоставлением соответствующих документов, дипломов и аттестатов. Основные параметры переносятся в следующий пункт карточки.

Записи о неполном (незаконченном) образовании нельзя вносить, основываясь на студенческом билете, зачетной книжке или честном слове работника. Такая запись производятся только при предоставлении им справки или диплома образовательного учреждения.

Запись «неполное высшее» вносится, если работник прошел большую часть курса обучения в ВУЗе или прошел полностью, но не защитил диплом или не был сдан государственный экзамен.

Если работник, обучаясь в ВУЗе, не окончил и половины курса обучения, в пункте 6 будет значиться «среднее (полное) общее».

Наименование образовательного учреждения желательно указывать полностью, но, если оно слишком длинное, допустимо использовать сокращения. В этом поле также указывается наименование предоставленного документа об образовании, его серия и номер, год завершения образования, квалификация и специальность. В пункте 6 содержится и информация о послевузовской подготовке.

Записи о профессии принято вносить, исходя из опыта работы, отраженного в трудовой книжке, штатного расписания и слов работника.

Сведения о стаже рассчитываются прежде всего основываясь на записях в трудовой книжке. Когда сотрудник принимается на первую свою работу, в приведенных строках прописываются нули.

Запись о так называемом семейном положении делается на основании штампа в паспорте, свидетельства о браке, разводе, предоставленных работником.

Важно! Поле «состояние в браке» заполняем только с использованием формулировок ОКИН, формулировки «холост», «замужем», «женат», «в разводе» и пр. шедевры народной словесности недопустимы.

Следующий пункт первого раздела – «Состав семьи», перечислять здесь всех известных родственников, нет необходимости, достаточно указать ближайших: мать, отца, жену, мужа, дочь, сына, родных братьев, сестер. Работник сообщает эти данные, основываясь на том, кто из родственников проживает с ним вместе или находится на иждивении.

Паспортные данные переносим внимательно, строго в соответствии с документом работника. Адрес места жительства по паспорту переносится из штампа о регистрации. Фактический адрес необходимо указывать, только когда он не идентичен прописке, эти данные могут понадобиться работодателю в случае, например, прогула или если работник не придет в день увольнения за трудовой книжкой. Не забываем записывать номера телефонов.

Раздел 2 Сведения о воинском учете

При оформлении блока о ВУ используется одна из двух разновидностей документов: лица в запасе предоставляют военный билет, а призывники приносят удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Всю необходимую информацию можно обнаружить в соответствующих пунктах вышеуказанных документов.

Бывает, что категория годности вообще не прописана, не пугаемся, по умолчанию ставим «А». Пункт 7 не забываем заполнять простым карандашом, это понадобится в дальнейшем. А при занесении отметки в 8 пункт помним, что гражданин подлежит снятию с учета как по достижению максимального возраста, так и по состоянию здоровья.

На второй странице внизу формы работник расписывается, проверив предварительно правильность записанных данных, там же предусмотрено поле, где расписывается после проверки внесенного кадровик.

Раздел 3 Прием на работу и переводы на другую работу

Этот блок традиционно повторяет написанное в трудовой книжке, открываться таблица будет записью о приеме, тут вписываем должность, размер оклада, реквизиты приказа. Далее вносим последовательно переводы, если были таковые. Важный момент – знакомим сотрудника с отображенными здесь записями, ведь под каждой из них ему необходимо расписаться.

Раздел 4 «Аттестация»

Многие предприятия проводят для своих работников аттестацию, для этого собирают комиссию, результатом работы которой является некий протокол. Сведения о таком протоколе и пишут в этой части формы Т-2.

Нет нужды расписывать здесь рекомендации аттестационной комиссии вроде перевода на более подходящую должность или необходимости повысить квалификацию. Пишем только непосредственно ее решение.

Разделы 5 — 6 «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка»

Здесь возможно два варианта:

  1. сотрудник проходит повышение квалификации до трудоустройства и приносит соответствующие документы;
  2. сотрудник проходит курсы непосредственно в своей фирме, тогда кадровый работник воспользуется данными отдела подготовки кадров.

Все даты указываются в типичном формате, характерном для предыдущих разделов. Особых вопросов при заполнении этих блоков обычно не возникает. Если работник не повышал квалификацию и переподготовку не проходил, то соответственно, разделы остаются незаполненными.

Раздел 7 «Награды»

Как видно из названия, сюда вписываются все виды поощрений, которых удостоился работник в процессе своего труда в рамках организации. В целом информация этого раздела идентична аналогичному разделу трудовой книжки. Можно пользоваться общепринятыми сокращениями, если это не искажает общей сути.

Раздел 8 «Отпуск»

Этот блок отражает все виды отпуска, какие работник использовал когда-либо: ежегодный, учебный, без содержания, по уходу за ребенком. Следует записывать сведения о длительности отпуска, начальные и конечные его даты, период, за который отпуск предоставляли и, разумеется, реквизиты соответствующего приказа.

На своем карьерном пути, уходит в отпуск сотрудник неоднократно. Закономерно, что свободные поля однажды закончатся. Не теряемся, а просто распечатываем дополнительную страничку, содержащую продолжение таблицы.

Раздел 9 «Социальные льготы»

Здесь работодатель указывает информацию о льготах, которые предоставляет конкретному работнику, а также данные о документах, дающих возможность получить ту или иную привилегию.

Раздел 10 «Дополнительные сведения»

Практика показывает, что этот раздел редко заполняется, но при желании и их наличии сюда вписывают данные об:

  • инвалидности
  • обучении работника
  • загранпаспорте
  • если работник имеет детей инвалидов, можно отобразить здесь и этот факт.

Раздел 11 Основание прекращения трудового договора (увольнения)

Заключительный пункт формы Т-2 краток и лаконичен, здесь располагается место записи об увольнении, формулировка притом в точности переписывается из приказа об увольнении, та же запись будет обозначена в трудовой книжке. По аналогии со второй страницей формы в этом пункте расписывается кадровый работник и сам сотрудник

 

Хранение и учет личных карточек по форме Т-2

Форма Т-2 – бумага длительного «срока годности», карточки предписано хранить 75 лет, а значит стоит заранее позаботиться об их целостности, в частности, использовать для печати плотную бумагу надлежащего качества. Строгих норм учета не существует, карточки в своем обыкновении хранят в запираемых шкафах в отеле кадров либо в кабинете у руководителя организации, будучи расставленными в алфавитном порядке. Подробнее этот вопрос рассмотрен в следующем видео

Личные карточки уже уволенных сотрудников по прошествии определенного времени отправляются в архивы.

Частые вопросы

Как мы убедились, личная карточка Т-2 хоть и объемный, но довольно простой в заполнении документ. Однако вопросы все равно возникают, о них и поговорим в заключение.

Частенько возникают ситуации, когда некоторые поля остаются пустыми по разным причинам. Не стоит в этом случае ставить в них прочерки и тем более удалять. Форма Т-2 регламентирована законодательством, поэтому никакие разделы из нее удалять нельзя. А вот новые реквизиты внести при необходимости можно.

Любое изменение унифицированной формы следует сопроводить соответствующим приказом, подписанным руководством

Работники кадрового дела тоже люди и допускают ошибки. Обнаружив в личной карточке неточность или ошибку, рекомендуется аккуратно одной чертой зачеркнуть, а сверху вписать информацию верную. При этом работник отдела кадров должен заверить исправленное своей подписью и ознакомить под подпись же сотрудника, чтобы в будущем у него не возникло вопросов.

Аналогично поступаем, когда сотрудник меняет фамилию, например. Старые данные аккуратно зачеркиваются, записывается актуальная информация, обязательно упоминаем здесь документ, являющий собой основание для такого исправления.

 

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в:

www.finanbi.ru

Личная карточка работника форма Т-2: образец заполнения бланка

Процесс оформления нового специалиста – процесс кропотливый и требующий подготовки. Со стороны нанимателя этим занимается отдел кадров. В его компетенцию входит проверка всех поступающих от потенциального сотрудника документов: паспорта, диплома, СНИЛСа, ИНН, справок и пр. После того, как решение о найме принято, отдел кадров готовит приказ, договор, оформляет личное дело и заводит специальную карточку по форме Т-2.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону

+7 (499) 450-39-61

8 (800) 302-33-28

 
Это быстро и бесплатно!

Что это такое

Личная карточка – это унифицированный документ, призванный систематизировать сведения в кадровом отделе о каждом служащем фирмы.

В ней фиксируются доступные данные о работнике, его дипломе, стаже и пр. Карточка составляется один раз и хранится затем на протяжении всего срока пребывания человека в компании. Кадровик фиксирует в ней изменения, касающиеся человека: отпуск, больничный, повышение и т.д.

Форма

Карточка относится к категории первичных документов. Ее необходимо создавать при оформлении и вносить в нее изменения под роспись сотрудника при любых кадровых изменениях.

Работодатель обязан вносить в нее сведения об увольнении, переводах, о воинской обязанности.

Вместе с тем, трудовым кодексом регламентируется ее форма: Т-2 подходит только при приеме на работу работников. Для госслужащих заполняется другая – Т-2ГС, для научных сотрудников Т-4.

Существует спорная ситуация относительно того, как именно должна выглядеть карточка. Несмотря на наличие унифицированной версии, некоторые бухгалтеры считают, что компания вправе выбрать самостоятельно форму. Однако такие действия противоречат требованиям закона.

При увольнении сотрудник обязан подписать факт внесения соответствующей записи собственноручно.

Оформление

Личная карточка оформляется после подписания приказа о найме, подписанным руководящим составом компании. После этого кадры готовят все, что требуется, уже для росписи непосредственно сотрудником: должностные инструкции, договор, собственную карточку и пр.

Чтобы заполнить ее, отделу кадров необходимо получить следующие документы:

  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • военный билет;
  • диплом и пр.

Специалист отдела кадров использует эти сведения для составления максимально полной и достоверной карточки. При необходимости он может задать любые уточняющие вопросы. Работник имеет право ознакомиться с ней, прежде чем подписать. Решать, вести ее в электронном или бумажном виде, должен руководитель компании.

Как вносить коды

Карточка – название условное, на самом деле этот документ представляет собой несколько страниц, скрепленных между собой. На первых двух находятся классифицирующие коды, без знания которых заполнить ее невозможно.

ОКАТО, ОКИН, ОКСО и ОКПДТР – это общероссийские классификаторы на различных уровнях. Коды стандартные, и их легко можно найти в любом справочнике. Если она заполняется с помощью программы типа 1С, то коды будут проставлены автоматически.

Важно знать: если работник занимает сразу две должности в компании (то есть работает по совмещению), на него должно быть заведено две карты.

Табельный номер присваивается в день поступления на службу и остается неизменным. Графа «алфавит» заполняется с целью систематизировать карточки в общем каталоге. В характере отмечается, на определенный период времени она или постоянная. В типе фиксируется, основная она или по совмещению.

Как заполнить личную карточку работника: образец

Для корректной работы каждый сотрудник кадров должен знать, как заполняется личная карточка работника, форма Т-2. Образец заполнения бланка можно найти ниже.

В отличие от личного дела, она позволяет в упрощенном виде консолидировать всю информацию, касающуюся нового сотрудника. В дальнейшем кадровики должны вносить в нее все изменения: новую фамилию, изменения адреса, семейного положения и пр.

В отличие от личных дел, которые обычно не заводятся для младшего персонала (для рабочих), карточки должны быть у каждого сотрудника, независимо от его ранга. Заполняются они вручную, чтобы работник мог лично ознакомиться и поставить подтверждающую подпись.

Раздел №1

Первый раздел предназначен для общих сведений о человеке: его паспортных данных, прописке, дате рождения, образовании и пр. Сюда же вносится номер и дата договора с сотрудником. Вносить информацию можно с сокращениями, в таком случае нужно использовать общепринятую систему.

В графе образование вносятся необходимые данные на основании диплома. Если у специалиста нет диплома о высшем образовании, указывается «среднее» или «средне-специальное». Если дипломов слишком много, можно добавить дополнительный лист, описать опыт на нем и вложить в карточку.

В этом документе также подробно фиксируется информация о стаже: общем и непрерывном. Для этого используются сведения из трудовой книжки.

Раздел №2

Второй раздел предназначен для мужчин и содержит сведения о воинском учете. Он заполняется на основании предоставления воинского билета. Для тех, кто находится в запасе, существует несколько особенностей заполнения.

Для сотрудников с офицерским званием не нужно заполнять графу «категория запаса», сокращать названия, описания и обозначения нельзя.

Если сотрудник не годится для военной службы – об этом также необходимо сделать соответствующие записи. В таком случае пишется, что он снят с учета по возрасту или по состоянию здоровья.

Категории годности к службе обозначаются буквами – А – годен, Д – негоден, и другими промежуточными.

Раздел №3

Другой пример унифицированной формы Т-2, образец заполнения которой мы сейчас рассматриваем, — раздел 3. Он не заполняется в день поступления работника на службу и становится актуален только тогда, когда наниматель проводит аттестацию сотрудников.

Основанием для внесений изменений в личную карточку становится приказ, на основании которого и была проведена аттестация сотрудников.

Также обязательно должно быть указано решение аттестационной комиссии. После того, как процесс завершен, изменения зафиксированы, сотрудник может лично ознакомиться и поставить свою подпись.

Если в ходе аттестации работнику был предложен новый статус, сведения об этом должны быть отражены и в этом разделе.

Раздел №4 и №5

Пятый раздел является продолжением предыдущего и содержит правила заполнения карточки Т-2 в рамках повышения квалификации. Сюда вносится полная информация о сроках обучения, полученной специальности и пр. Сведения берутся с диплома или сертификата, полученных на обучении.

Также можно указать, является ли обучение инициативой предприятия. Если это так, то в карточке делается пометка о номере и дате приказа, подтверждающим это решение. Если нет, достаточно будет указать вид (диплом, сертификат, свидетельство и пр.) и номер выдачи.

Раздел№7

Сюда входят награды, присуждаемые работнику в течение его работы на этой должности. Кроме самого названия, необходимо указать номер и дату приказа. Информация о финансовых ежемесячных премиях, входящих в систему оплаты рабочих часов, в эту категорию не входит.

Раздел №8

В восьмом разделе фиксируются сведения о том, когда и как часто сотрудник ходит в отпуск. Он заполняется в процессе работы по мере необходимости. Сначала кадровик на основании приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой он начинается, а уже затем, после того, как работник вышел из отпуска, он вносит запись о его завершении.

Это необходимо для избегания правок в этом документе: сотрудник может заболеть в отпуске, продлить его, уйти на больничный, написать заявление об уходе. Информация об отпуске за свой счет также фиксируется в личной карточке, как и остальные.

В разделе №6 отображаются аналогичные сведения, касающиеся повышения квалификации с помощью переподготовки или перепрофилирования.

Другие разделы

Следующие два раздела содержат информацию о льготах, порядке их предоставления, сюда же вносятся дополнительные сведения, которые невозможно квалифицировать в другие разделы.

Завершающий раздел содержит сведения об увольнении. В него вносится последняя запись об истории работы сотрудника в компании. Кадровик вписывает информацию об увольнении в последний рабочий день сотрудника и приглашает его для ознакомления. Увольняющийся должен поставить свою подпись в личной карточке и в своей трудовой.

Бланк для скачивания

Скачать бланк форма Т-2 можно на тематических ресурсах или воспользовавшись специальными официальными порталами, также бланк доступен в формате документа Word здесь. Она унифицирована и предназначена для использования в коммерческих организациях.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

 

+7 (499) 450-39-61

8 (800) 302-33-28

 
Это быстро и бесплатно!

vashbiznesplan.ru

Раздел I. Общие сведения

Личная
карточка (форма Т-2) – это один из основных
учетных документов. Она имеет типовую
межотраслевую форму, утвержденную
постановлением Госкомстата России от
05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты», и
обязательна для применения всеми
организациями, учреждениями и
предприятиями, независимо от формы
собственности и организационно-правовой
формы, осуществляющими свою деятельностью
на территории Российской Федерации.

Личная
карточка заполняется на работников
всех категорий, принятых на работу на
основании трудового договора. Исключение
составляют государственные служащие
– для них существует форма Т-2ГС. Кроме
этого, при приеме на работу
научно-педагогических работников на
них дополнительно к форме Т-2 оформляется
форма Т-4 («Учетная карточка научного,
научно-педагогического работника»).

В
этой статье мы рассмотрим основные
правила оформления личной карточки по
форме Т-2.

Личная
карточка заполняется работником кадровой
службы на основании следующих документов
работника:

  1.  Приказ
    (распоряжение) о приеме работника
    (работников) на работу (ф. Т-1 или Т-1а).

  2.  Паспорт.

  3.  Трудовая
    книжка.

  4.  Военный
    билет или удостоверение гражданина,
    подлежащего призыву на военную службу.

  5.  Документ
    об образовании (диплом, свидетельство).

  6.  Страховое
    свидетельство государственного
    пенсионного страхования

  7.  Свидетельство
    о постановке на учет в налоговом органе
    или Уведомление о постановке на учет
    в налоговом органе физического лица
    по месту его жительства (с указанием
    ИНН).

  8.  Другие
    документы, предусмотренные законодательством
    (в частности, Индивидуальная программа
    реабилитации инвалида (ИПР), удостоверения
    и справки, подтверждающие право на
    льготы и др.).

По
желанию работника в раздел X формы Т-2
могут вноситься и другие сведения,
сообщенные о себе работником.

Личная
карточка состоит из десяти разделов:

  1. Общие
    сведения

В
этом разделе приводятся персональные
данные работника, в том числе сведения
об образовании, профессии, стаже работы,
семейном положении и др.

  1. Сведения
    о воинском учете

  2. Прием
    на работу и переводы на другую работу

  3. Аттестация

  4. Повышение
    квалификации

  5. Профессиональная
    переподготовка

  6. Награды
    (поощрения), почетные звания

VIII. 
Отпуск

  1. Социальные
    льготы, на которые работник имеет право
    в соответствии с законодательством

  2. Дополнительные
    сведения

В
заключение приводятся сведения об
увольнении.

В
каждом пункте формы предусмотрено поле
для описательной части, ряд пунктов
первого раздела содержит поля для
кодирования реквизитов.

В
системе действующего законодательства
нет ни одного нормативного документа,
который предписывал бы в обязательном
порядке проставлять коды. Порядок
обработки кадровых документов каждая
организация определяет самостоятельно.
Там, где используются специальные
компьютерные программы для кадровиков,
заполнение полей кодирования заложено
в программу и выполняется автоматически.
При заполнении личной карточки вручную
(от руки, на компьютере) проставление
кодов не имеет практического значения.
Поэтому вопрос кодирования информации
решается в каждой организации индивидуально
по усмотрению руководителя кадровой
службы. Именно так к этому вопросу
относится и государственная инспекция
труда.

Если
все-таки принято решение о проставлении
кодов, следует соблюдать определенные
правила, предусмотренные ОСТом
4.071.034-82 «Автоматизированные системы
управления. Управление кадровой
деятельностью. Система первичных
документов учета кадров». В частности,
при заполнении формы текст записей-описаний
не должен заходить на поле кодирования.

Правила
заполнения формы Т-2 определены Указаниями
по применению и заполнению форм первичной
учетной документации по учету труда и
его оплаты, содержащимися в Постановлении
Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Помимо этого, действует утвержденный
Госкомстатом (постановление от 24 марта
1999 г. № 20) общий для всех видов
унифицированных форм Порядок применения
унифицированных форм первичной учетной
документации.

Рассмотрим
правила заполнения полей формы Т-2.

Наименование
организации
 указывается
в соответствии со Свидетельством о
регистрации в ЕГРЮЛ (поскольку личная
карточка является внутренним документом,
можно указать только краткое название
фирмы). Справа указывается код организации
по ОКПО[1] (восемь арабских цифр).

Дата
составления
 указывается
восемью арабскими цифрами, разделенными
точками.

Табельный
номер
 может
присваиваться каждому вновь принятому
работнику и не должен изменяться при
любых перемещениях работника внутри
организации вплоть до его увольнения.
Количество знаков в табельном номере
зависит от численности работников
организации.

Во
многих организациях из-за отсутствия
у кадровиков опыта работы с табельными
номерами используется чрезвычайно
неудачная система кодирования, при
которой в табельный номер может быть
заложена первая буква фамилии работника
(которая может измениться), а в некоторых
организациях табельный номер превратился
в буквенный код, состоящий из первых
букв фамилии или инициалов работника.
Иногда первые цифры табельного номера
обозначают код подразделения по штатному
расписанию (а работник может быть
переведен в другой отдел…). Поэтому
наиболее удобным с практической точки
зрения можно считать простые цифровые
табельные номера, не содержащие никакой
дополнительной закодированной информации.

После
увольнения работника освободившийся
табельный номер может быть присвоен
вновь принятому работнику, но не ранее,
чем через три года. Для этого кадровики
ведут учет использованных и освободившихся
табельных номеров.

Учитывая,
что табельный номер – для целей
автоматизированного учета – не должен
превышать шести цифр (что дает максимальное
число 999 тысяч 999 работников!), мелкие и
средние фирмы вполне могут позволить
себе не использовать табельные номер
повторно.

Внимание! Работникам,
с которыми заключается трудовой договор
на работу на условиях внутреннего
совместительства (второй трудовой
договор), присваивается второй табельный
номер (и бухгалтерия открывает для него
второй лицевой счет).

Идентификационный
номер налогоплательщика
 указывается
в соответствии со свидетельством или
извещением о присвоении ИНН. В соответствии
с Трудовым кодексом РФ свидетельство
о присвоении ИНН не является обязательным
документом, предъявляемым работником
для заключения трудового договора. То
есть отсутствие этого свидетельства
не может служить причиной для отказа в
приеме на работу. Однако, как показывает
практика, бухгалтерии организаций
настоятельно просят оформить данное
свидетельство, поскольку это упрощает
их отчетность перед налоговыми органами.

Номер
страхового свидетельства государственного
пенсионного страхования
 указывается
в соответствии с этим свидетельством.

Статьей
65 Трудового кодекса РФ предусмотрено
обязательное представление работником
при трудоустройстве страхового
свидетельства ПФР. Свидетельство должно
храниться на руках у работника.

Если
свидетельство работником утеряно,
работодатель заказывает в Пенсионном
фонде дубликат. Если же соискатель
впервые поступает на работу по трудовому
договору и при этом не работал ранее по
договорам гражданско-правового характера,
работодатель должен заказать для него
свидетельство в ПФР. В этих случаях
номер проставляется в личной карточке
после получения свидетельства или его
дубликата.

В
графе «Алфавит» указывается
первая буква (при большом количестве
работников 2-3 первых буквы) фамилии
работника. Это делается для облегчения
поиска карточки работника – формы Т-2
хранятся в алфавитном порядке.

В
графе «Характер
работы»
 указывается
один из вариантов: «постоянная»,
«временная» или «сезонная».

В
графе «Вид
работы»
 могут
быть два варианта записи: «основная»
или «по совместительству».
Формулировка этой графы разрешает
сомнения кадровиков по поводу того,
надо ли заводить личную карточку на
совместителей. На внешних совместителей,
безусловно, нужно. Не столько очевидна
необходимость заведения второй личной
карточки на внутренних совместителей,
но, тем не менее, это делать необходимо:
поскольку с работником – внутренним
совместителем заключается отдельный
трудовой договор[2], и в личной карточке
указывается:

  • §        
    номер этого трудового договора,

  • §        
    второй табельный номер,

  • §        
    должность (профессия), по которой
    работник принят,

  • §        
    переводы по совмещаемой работе,

  • §        
    аттестации,

  • §        
    повышение квалификации и профессиональная
    переподготовка по этой работе,

  • §        
    поощрения;

  • §        
    отпуска, которые оформляются отдельными
    приказами по основной и совмещаемой
    работе,

  • §        
    основание увольнения с этой работы,

необходимо
оформлять для него вторую личную
карточку. В этом случае мы имеем
двух работников в
лице одного человека.

При
заполнении графы «Пол» возможны
варианты: прописная буква М или Ж.
либо сокращение Муж илиЖен,
либо слово без сокращения.

Пример
заполнения заголовочной части личной
карточки:

Дата
составления

Табель­ный
номер

Идентификационный
номер налогоплательщика

Номер
страхового свидетельства государственного
пенсионного страхования

Алфавит

Характер
работы

Вид
работы (основная, по совместительству)

Пол
(мужской, женский)

00.00.0000

000

000000000

000-000-000-00

Х

посто­янная 

по совмести­тельству

Ж

Реквизиты
трудового договора
 указываются
в специально отведенных для них полях:

Трудовой
договор

номер

56-2004

 

дата

02.08.2004

1.
Фамилия, имя, отчество
 записываются
полностью. В случае изменения фамилии
прежняя фамилия зачеркивается одной
сплошной линией, и сверху пишется новая
фамилия (в соответствии с представленным
документом), например:

 

 

Егорова 

 

 

 

 

1.

Фамилия

Серебрякова 

Имя

Екатерина

Отчество

Петровна

Изменения
вносятся на основании приказа «О
внесении изменений в персональные
данные работника». Все внесенные
изменения заверяются подписью работника
кадровой службы.

2.
Дата рождения
 указывается
на основании паспорта, при этом месяц
принято указывать словом, например: 08
июля 1964 года
.
В зоне кодирования указывают: 08.07.1964 .

3. При
заполнении графы «Место
рождения»
 нужно
учитывать следующее:

кр.
— край

обл.
— область

окр.
— округ

р-н
— район;

г.
— город;

пгт
— поселок городского типа;

п.
— поселок сельского типа;

рп
— рабочий поселок;

кп
— курортный поселок;

к.
— кишлак;

с.
— село;

д.
— деревня;

ст-ца
— станица;

у
— улус;

смн
— сомон;

аул
– пишется полностью

  • Ø      
    Названия районов и областей указываются
    в родительном падеже.

  • Ø      
    Коды проставляются в соответствии с
    ОКАТО[4], например:

3.

Место
рождения

г.
Москва

по
ОКАТО

45

4.
Гражданство
 указывается
без сокращений. В текстовом поле и в
поле кодирования гражданство следует
указывать в соответствии с ОКИН[5]:

1

Российская
Федерация

2

Российская
Федерация и иностранное государство
(двойное гражданство)[6]

3

Иностранный
гражданин

4

Лицо
без гражданства

Пример
заполнения рубрики:

4.

Гражданство

Российская
Федерация и Великобритания

по
ОКИН

2

5. При
заполнении графы «Знание
иностранного языка»
 название
языка указывается без сокращений.
Название языка, степень его знания и
кодирование этих сведений производится
по ОКИН, в частности:

04.
ЯЗЫКИ НАРОДОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И ИНОСТРАННЫЕ ЯЗЫКИ

05.
СТЕПЕНЬ ЗНАНИЯ ИНОСТРАННЫХ ЯЗЫКОВ И
ЯЗЫКОВ НАРОДОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

014

Английский

1

Читает
и переводит со словарем

061

Еврейский

2

Читает
и может объясняться

069

Испанский

3

Владеет
свободно

070

Итальянский

 

092

Китайский

098

Корейский

135

Немецкий

181

Татарский

197

Турецкий

213

Французский

276

Японский

При
заполнении текстового поля степень
знания языка формулируется от первого
лица единственного числа: читаю
и перевожу со словарем
читаю
и могу объясняться
 или владею
свободно
.
Такая форма записи объясняется тем, что
работник подписывает сообщенные о себе
от первого лица сведения (после второго
раздела личной карточки).

В
поле кодирования записываются оба кода,
например:

5.

Знание
иностранного языка

немецкий 

 

читаю
и могу объясняться
 

по
ОКИН

135  
2

 

 

наименование

 

степень
знания

 

 

6. Согласно
ОКИН образование (п. 6
формы Т-2) записывается и кодируется
следующим образом:

 

30.
ОБРАЗОВАНИЕ

02  
Начальное (общее) образование

03  
Основное общее образование

07  
Среднее (полное) общее образование

10  
Начальное профессиональное образование

11  
Среднее профессиональное образование

15  
Неполное высшее образование

18  
Высшее образование

19  
Послевузовское образование

Для
того чтобы правильно указать код
образования по ОКИН, нужно знать, кто
относится к той или иной категории. В
таблице приводятся примеры, которые
помогут вам правильно указать код:

Образование
на момент

поступления
на работу

Категория,
к которой

относятся
работники

Код
по ОКИН

Работники,
окончившие интернатуру, ординатуру,
аспирантуру, адъюнктуру, докторантуру
и имеющие диплом

Послевузовское
образование

19

Работники,
окончившие высшие учебные заведения
(институты, университеты, академии)
и имеющие диплом

Высшее
образование 

18

Работники,
обучавшиеся в высших учебных заведениях,
но не окончившие третьего курса

Среднее
(полное) общее
 или среднее
профессиональное образование
 (в
зависимости от того, какое образование
они имели на момент поступления в
высшее учебное заведение)

03 или 11

Работник,
который окончил три и более курсов
высшего учебного заведения и продолжает
обучение или по каким-либо причинам
прервал обучение

Неполное
высшее образование
[7]

15

Работники,
окончившие средние специальные
учебные заведения (техникумы, колледжи,
училища) и имеющие диплом

Среднее
профессиональное образование

11

Работники,
обучающиеся в средних специальных
учебных заведениях (техникумах,
колледжах, училищах), но не окончившие
их

Основное
общее
 или среднее
(полное) общее
 (в
зависимости от того, какое они имели
образование на момент поступления в
среднее специальное учебное заведение)

03 или 07

Работники,
окончившие профессионально-технические
училища или приравненные к ним учебные
заведения и имеющие свидетельство

Начальное
профессиональное образование

10

Работники,
окончившие среднюю школу или школу
с углубленным изучением какого-либо
предмета, лицеи, гимназии и имеющие
свидетельство

Среднее
(полное) общее образование

07

Работники,
окончившие 9 классов средней школы
при 11-летней системе школьного
образования или 8 классов – при
10-летней системе и имеющие свидетельство

Основное
общее образование

03

Работники,
окончившие 10 классов средней школы
при 11-летней системе школьного
образования или 9 классов – при
10-летней системе и имеющие свидетельство
об окончании 9 (8) классов и справку о
том, что ими прослушан курс 10-го (9-го)
класса

Работники,
окончившие начальную школу – 4 (3)
класса, а также не получившие основного
общего образования

Начальное
(общее) образование 

02

Основанием
для внесения записи об образовании
могут служить:

– дипломы
о высшем профессиональном и послевузовском
образовании;

– дипломы
о неполном высшем профессиональном
образовании;

– справки
высших учебных заведений о незаконченном
высшем профессиональном образовании;

– дипломы
о среднем профессиональном образовании;

– справки
средних специальных учебных заведений
о незаконченном среднем профессиональном
образовании;

– свидетельства
о начальном профессиональном образовании;

– свидетельства
средней (вечерней) школы о среднем
(полном) образовании;

– свидетельства
средней (вечерней) школы об основном
общем образовании;

– справка
средней (вечерней) школы о том, что
прослушан курс за такое-то количество
классов.

Так
же, как и в трудовой книжке, в личной
карточке по форме Т-2 запись о незаконченном
образовании соответствующего уровня
может быть произведена на основании
представленных надлежаще заверенных
подписью должностного лица и печатью
образовательного учреждения документов:
студенческого билета, зачетной книжки,
справки образовательного учреждения
и др.[8]

При
указании наименования образовательного
учреждения его название указывается в
соответствии с представленным документом
об образовании. Если работник кадровой
службы считает нужным, он может со слов
работника в скобках указать современное
название образовательного учреждения.
Названия сокращать можно, если сокращение
является общеупотребительным и понятным,
например, МГУ.

Если
в наименование образовательного
учреждения входит слово «имени»,
следует писать «им.«.
Например: «МГТУ
им. Н.Э. Баумана
«.
Если в наименование учебного заведения
входит неотъемлемой частью название
ордена, его следует указывать, например:
ВКИМО (Военный Краснознаменный институт
Министерства обороны). Сведения такого
рода как «Ордена Красного Знамени»,
«Ордена Ленина» и т.п., указывать
не следует.

Все
сведения об образовании указываются
только на основании документа об
образовании
,
наименование, серия и номер которого
приводятся в соответствующих полях
формы. Кроме того, указывается год
окончания образовательного учреждения.

Квалификация
по документу об образовании
 указывается
следующим образом:

Для
работников, получивших высшее
профессиональное образование:

«бакалавр»
«магистр»
или

указать
направление

«инженер»

«специалист»

указать
специальность

Для
работников, получивших среднее
профессиональное образование:

«техник»
«товаровед»
«бухгалтер»
«менеджер»
и
др.

указать
специальность

Направление
или специальность по документу об
образовании
 кодируется
по ОКСО[9].

Приведем
несколько примеров кодирования сведений
об образовании по ОКСО:

Код 

Наименование 

Квалификация 

Код 

Наименование 

010501

Прикладная
математика и информатика

65

Математик,
системный программист

030500

Юриспруденция

62

Бакалавр
юриспруденции

68

Магистр
юриспруденции

030501

Юриспруденция

65

Юрист

040101

Социальная
работа

65

Специалист
по социальной работе

52

Специалист
по социальной работе

060105

Стоматология

65

Врач

51

Зубной
врач

52

Зубной
врач с углубленной подготовкой

070701

Реклама

65

Специалист
по рекламе

51

Специалист
по рекламе

52

Специалист
по рекламе с углубленной подготовкой

080110

Экономика
и бухгалтерский учет (по отраслям)

51

Бухгалтер

52

Бухгалтер
с углубленной подготовкой

080505

Управление
персоналом

65

Менеджер

090103

Организация
и технология защиты информации

65

Специалист
по защите информации

Пояснение: В
графе «Код» указано шестизначное
число, в котором:

1,
2-й знаки соответствуют укрупненным
группам специальностей и направлений
подготовки;

3,
4-й знаки соответствуют направлениям
подготовки;

5,
6-й знаки соответствуют специальностям.

Например: 08050508 –
«Экономика и управление»; 05 –
«Менеджмент»; 05 –
специальность «Управление персоналом».
Название специальности указывается во
втором столбце Классификатора.

Для
1-го разряда кода
квалификации
,
характеризующего уровень образования
с учетом принятых в Российской Федерации
уровней образования, используются
следующие значения:

5 –
среднее профессиональное образование;

6 –
высшее профессиональное образование.

Для
2-го разряда кода квалификации,
характеризующего уровень квалификации,
используются следующие значения:

– для
среднего профессионального образования:

1 –
базовый уровень подготовки,

2 –
повышенный уровень подготовки;

– для
высшего профессионального образования:

2 –
бакалавр,

5 –
дипломированный специалист,

8 –
магистр.

Таким
образом, код 65 означает высшее
профессиональное образование,
дипломированный специалист
;
код 52 означает среднее
профессиональное образование, повышенный
уровень подготовки
;
код 68 означает высшее
профессиональное образование, магистр
.

В
разделе «Образование» формы
Т-2 есть возможность указать название
и дату окончания второго образовательного
учреждения высшего или среднего
профессионального образования, если
работник окончил два средних или два
высших учебных заведения по различным
специальностям или имеет два образования
разного уровня по одной специальности
(начальное профессиональное и среднее
профессиональное или:
среднее профессиональное и высшее
профессиональное). Информацию о третьем
и последующем профессиональном
образовании следует указать в разделе
Х «Дополнительные сведения».

В п. 6.1. указывание послевузовское
профессиональное образование
 и
его код по ОКИН:

studfiles.net

образец и правила заполнения :: BusinessMan.ru

При приеме на работу любого специалиста работодателем заводится специальная личная карточка. Она формируется по форме Т-2. В нее вносятся разные сведения о работнике, а также указывается дата приема на работу. Занимается оформлением данного документа работник кадровой службы. Для внесения данных используется образец личной карточки работника, позволяющий разобраться в том, какие обязательно сведения должны содержаться в этом документе. Данные карточки должны формироваться как разными компаниями, так и индивидуальными предпринимателями, которые официально нанимают на работу граждан.

Обязательны ли личные карточки работников?

Личные карточки представлены важным учетным документом, содержащим личную информацию о конкретном сотруднике компании. К особенностям ее составления относится:

  • она непременно формируется для каждого специалиста работодателем, представленным руководителем фирмы или частным предпринимателем;
  • для создания данного документа используется утвержденная форма Т-2;
  • составляется карточка для абсолютно любого сотрудника фирмы, который может работать на основании срочного или бессрочного договора;
  • создается данный документ сразу после официального устройства конкретного специалиста, причем в него вносятся сведения до момента расторжения трудовых отношений;
  • закрывается личная карточка в тот момент, когда увольняется гражданин, но при этом она обязательно хранится в компании не меньше 10 лет.

Находятся данные карточки в отделе кадров любой компании.

Можно ли отказаться от оформления личных карточек?

Работодатели обязаны заниматься составлением и заполнением данного документа. Не допускается заменять карточки личными делами. Поэтому личная карточка Т-2 является обязательным документом для каждого работодателя.

В этом документе должны дублироваться сведения, вносимые в трудовую книжку. Поэтому указывается информация не только о приеме на работу, но и о получении гражданином разных наград, о переводах, увольнении или иных событиях. С каждой записью, вносимой в карточку, работодатель должен знакомить непосредственного специалиста под роспись.

Какие нужны документы?

Унифицированная форма личной карточки работника должна иметься у каждого работодателя. Для внесения разных сведений в этот документ руководитель компании должен запросить у гражданина определенную документацию, к которой относится:

  • паспорт гражданина;
  • трудовая книжка;
  • военнообязанные сотрудники предъявляют военный билет;
  • документы о полученном образовании;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • другие документы, причем они зависят от того, какую именно должность будет занимать гражданин в компании, поэтому нередко требуются медицинские справки, водительские права, свидетельство о повышении квалификации, а также разные бумаги, подтверждающие, что сотрудник получал ранее разные награды от государства.

Дополнительно вносятся сведения из распорядительных документов, которые издаются руководителем компании. Другие данные передаются гражданином устно, так как их невозможно получить из официальных документов. К ним относится информация о составе семьи, контактные сведения, даты рождения детей, уровень владения каким-либо иностранным языком или другие данные. Все эти сведения передаются в устном виде. Поэтому при первичном заполнении образца личной карточки работника требуется, чтобы специалист присутствовал во время данного процесса.

Какие имеются разделы?

В личной карточке имеется множество разных разделов, каждый из которых обладает своим уникальным предназначением. Сведения вносятся только при наличии официальных документов, из которых переносятся данные. Разделы личной карточки работника представлены следующими пунктами:

  • общие сведения о гражданине;
  • информация о воинском учете;
  • дата, когда гражданин был принят на работу или переведен на другую должность в компании;
  • информация о пройденной аттестации;
  • сведения о курсах, на основании которых была повышена квалификация гражданина;
  • данные о переподготовке;
  • перечисляются все награды, поощрения и почетные звания, полученные специалистом;
  • сведения об отпуске;
  • приводятся данные о разных социальных льготах, которыми может пользоваться сотрудник на основании требований законодательства;
  • дополнительные сведения;
  • информация о прекращении трудовых отношений с работником, причем сюда включаются сведения о приказе, на основании которого был расторгнут трудовой договор.

Каждый раздел должен включать только достоверную информацию, для чего важно пользоваться бумагами, полученными от работника, а также разными распоряжениями, составляемыми работодателем.

Правила составления

При внесении сведений в документ рекомендуется пользоваться образцом личной карточки работника, чтобы не допустить ошибок. При ведении этого документа учитываются правила:

  • распечатывается форма исключительно на картоне;
  • используется двусторонняя печать;
  • если создается карточка для научно-педагогических сотрудников, то используется форма Т-4;
  • хранится в архиве данная документация в течение 75 лет;
  • если закрывается компания или прекращает деятельность ИП, то предается документ в архив региона, так как он выступает доказательством трудоустройства конкретного гражданина.

Не заводится личная карточка Т-2 для граждан, работающих по совместительству, поэтому они создаются исключительно для штатных сотрудников.

Нюансы заполнения

При внесении любой информации в бланк личной карточки, необходимо работнику кадровой службы придерживаться определенных правил. К ним относится:

  • первые две страницы необходимо заполнить непосредственно после того, как новый специалист будет принят на работу;
  • все остальные страницы заполняются уже в процессе работы гражданина в компании, например, при получении награды или переводе на другую должность;
  • все сведения переносятся исключительно из официальных документов;
  • каждая внесенная информация комплектуется ссылкой на первоисточник, представленный обычно распоряжением руководства.

В компании может использоваться электронная система, позволяющая заниматься ведением личных карточек работников в электронной форме. Но в любом случае правильно заполненная документация распечатывается на картоне.

Образец личной карточки работника можно изучить ниже.

Все данные вносятся в соответствующие поля. Продолжение документа ниже.

Какие вносятся персональные сведения?

На первой странице личной карточки должны иметься личные сведения о наемном специалисте. Для этого используются данные из паспорта, диплома и других аналогичных документов, имеющихся у наемного специалиста.

К правилам внесения личной информации относится:

  • указывается Ф. И. О. гражданина;
  • указывается, какими иностранными языками владеет сотрудник;
  • сведения из стажа можно взять из трудовой книжки или других документов, передаваемых работником;
  • прописывается дата и место рождения гражданина, причем не желательно пользоваться сокращениями;
  • если у человека имеется второе гражданство, то прописывается наименование государства;
  • информация о членах семьи гражданина;
  • указывается место прописки и проживания.

Заполняются основные пункты документа именно при приеме на работу. Личная карточка работника далее хранится в кадровой службе компании. Как только будут внесены все необходимые сведения, работник должен убедиться в их достоверности, после чего расписывается в документе.

Данные о воинском учете

Эти сведения вносятся во второй раздел. Для этого указывается, является ли новый работник военнообязанным, а также приводятся сведения о том, годен ли он для воинской службы.

Информацию работник отдела кадров должен брать исключительно из военного билета работника. Если сотрудник подлежит призыву, то этот факт указывается в личной карточке.

Информация об образовании

У каждого работника может иметься свой уровень образования, для чего во время использования карточки применяются соответствующие коды.

Например, если у работника имеется только основное общее образование, то ставится цифра 03, а если он закончил вуз, то ставится код 18. Если на работу устроился студент, обучающийся на последних курсах института, то делается запись о наличии неоконченного высшего образования. Для этого запрашивается у гражданина специальная справка, получить которую он может в учебном заведении.

Профессия

Сведения о профессии вносятся в 7 пункт документа. Здесь отражается, какой профессией владеет новый сотрудник.

Указывать требуется не только основную профессию, но и дополнительные, при их наличии. Основной должна выступать специальность, являющаяся наиболее значимой для непосредственной компании.

Стаж работы

Он рассчитывается на основании сведений, имеющихся в трудовой книжке или другой документации работника. С помощью этой информации можно понять, имеет ли работник право на разные льготы.

Важно учитывать не только общий стаж, но и непрерывный. Для этого оценивается, сколько времени проходило между датами увольнения и приема на работу. Если имеется период, превышающий один месяц, то в этом случае стаж прерывается.

Информация о семье

Из паспорта берется информация о том, находится ли гражданин в официальном браке. Если работник никогда не состоял в барке, то указывается код 1, а если у него имеется официальная супруга, то ставится цифра 2.

Для вдовцов используется код 4, а если мужчина разведен, то применяется код 5. Дополнительно в личную карточку вносится информация о составе семьи. Сведения содержатся в 10 пункте. Здесь важно указать данные о том, кто является близким родственником гражданина. Включаются родители, родные братья или сестры, супруги и дети. Дополнительно следует указать сведения обо всех воспитанниках, над которыми оформлена официальная опека.

В 11 пункте приводятся паспортные данные работника.

Адрес места жительства

Эта информация считается важной, так как она позволит найти работника, если он внезапно не придет на работу. Дополнительно на основании этого адреса можно отправлять по почте разные уведомления.

Вносится в 12 пункт как можно больше контактной информации о работнике.

Прием на работу и переводы

Данный раздел обязательно начинается с записи, на основании которой принимается специалист в компанию. В дополнение к личной карточке работника заполняется и трудовая книжка. Для этого учитываются сведения из приказа, изданного работодателем. Обязательно указываются следующие данные:

  • дата приема или перевода;
  • название отдела, в котором будет работать специалист;
  • занимаемая должность, квалификация и разряд;
  • размер оклада, надбавки и тарифная ставка.

В конце работник должен расписаться в документе.

Аттестация и повышение квалификации

Данный раздел заполняется, если на работе проводится аттестация работников. Для этого указывается дата данного события и принятое комиссией решение.

Если гражданин проходит длительное обучение, на основании которого повышает свою квалификацию, то данные сведения вносятся в личную карточку. При этом учитывается только обучение, которое по длительности превышает 100 часов.

Дополнительно вносится информация о переподготовке кадров. В этом случае работник приобретает еще оную профессию. Но обучение должно по времени занимать больше 500 академических часов.

Отпуск и социальные льготы

В разделе, предназначенном для отпуска, фиксируются все дни отдыха. Указываются сведения о ежегодном или учебном отпуске, а также о днях, оформленных без сохранения зарплаты.

В качестве основания может использоваться приказ руководства или график отпусков.

Увольнение

Заполняется данный раздел только после прекращения трудовых отношений с работником. Здесь указывается дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа.

После внесения данной записи происходит закрытие личной карточки. В ней расписывается работник кадровой службы и сотрудник.

Правила хранения

Хранение личной карточки работника осуществляется с помощью сейфа или закрывающегося шкафа. Не допускается, чтобы к этим документам имелся допуск у всего персонала компании.

Систематизируются документы с помощью обычных разделителей по алфавиту и отделам в компании. Хранятся они в течение 75 лет.

Заключение

Личная карточка является обязательным и важным документом на каждого работника. Она заполняется в любой компании. В нее вносятся разные сведения о сотруднике, представленные датами его трудоустройства и увольнения, а также личными данными.

Хранится документ только в сейфе или закрытом шкафу, так как не допускается, чтобы к нему имели доступ все работники фирмы. Заполнением его занимается назначенный работник кадровой службы.

businessman.ru

Личная карточка работника: заполнение, образец формы т2

Зачем ведется личная карточка работника?

Личная карточка заводится на каждого работника нанимателем. Она удобна тем, что содержит необходимые сведения о работнике.

Эти сведения нужны для кадрового учета. Такими сведениями являются:

  • дата и место рождения
  • образование
  • состав семьи
  • предоставленные отпуска
  • переводы по работе
  • и т.д.

Ведение такой карточки не является обязательным, однако наниматель может утвердить ее форму и определить порядок ее заполнения в локальном нормативном правовом акте организации.

Существуют случаи, когда ведение личной карточки работника является обязательным, а именно:

  • на военнообязанных лиц
  • на призывников

То есть, если в организации работает военнообязанный или призывник, то наниматель обязан завести личную карточку на данного работника.

Форма личной карточки т2

Здесь мы рассмотрим, как должна выглядеть карточка.

Интересно!

Форма личной карточки одинакова как для военнообязанного, так и для призывника

Образец заполнения личной карточки работника:

Ниже идет пункт «Назначения и переводы«:

Также рассмотрим как заполняется «Отпуска«:

После пункта «Отпуска» идет пункт дополнительные сведения, где указывается имеете ли вы право на управление транспортным средством и категория такого транспортного средства. Затем идет строчка «Основание прекращения трудового договора», дата и номер приказа.

В конце ставится подписи работника отдела кадров и работника.

Требования к личной карточке

Существуют требования к личной карточке работника определенные законодательством:

  • необходимо использовать установленный формат карточки, и ее форму
  • вносить записи строго в поля, которые должны быть заполнены и содержать полную информацию
  • изменять (дополнять) карточку только при необходимости

После внесения таких изменений и (или) дополнений, работник кадровой службы ставит свою подпись, а также дату таких изменений и (или) дополнений, ссылаясь на документы, которые являются основаниями этих записей.

К документам-основаниям для внесения каких-либо изменений в личную карточку работника являются:

  • паспорт
  • трудовая книжка
  • документ об образовании
  • военный билет
  • удостоверение призывника

Личные карточки должны храниться в опечатываемых хранилищах. Доступ к таким хранилищам должен быть только у руководителя организации или у работника, который назначен ответственным за воинский учет.

Как уже говорилось ранее, ведение карточки не является обязательной в остальных случаях. По усмотрению нанимателя он может ее завести на работников для удобства организации и учета данных работников. Главное-отразить ведение личных карточек работников в локальном нормативном правовом акте организации.

pravovsem.by

Личная карточка работника — образец 2019

На странице представлен образец документа «Личная карточка работника» с возможностью скачать его в формате doc.

Тип документа: Карточка

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 125,0 кб

Кадровая служба предприятия в обязательном порядке заводит личную карточку на каждого сотрудника. Она содержит информацию о приказе приема на работу, паспортных данных, образовании, трудового стажа, воинском учете и пенсионном страховании.

Как правильно заполняется карточка?

Бланк такой карточки имеет утвержденную форму и структурирован на 11 частей:

  • название предприятия и его код ОКПО;
  • день, месяц и год, когда карточка составлена, а также идентификационный номер сотрудника, его табельный номер, страховое пенсионное свидетельство, фамилия сотрудника (первая буква), должность и пол;
  • порядковый номер договора и дата его составления;
  • Ф. И. О. сотрудника, паспортные данные, место рождения и дата, владение иностранными языками, образование, семейное положение, общий трудовой стаж, контактный телефонный номер;
  • данные о воинском учете;
  • трудовая деятельность;
  • результаты работы аттестационной комиссии по персоналу;
  • курсы повышения квалификации в специализированных учреждениях;
  • профессиональная переподготовка;
  • наличие наград, премий, благодарностей;
  • отпуска;
  • наличие социальных льгот;
  • наличие водительских прав, инвалидности и прочие дополнительные сведения;
  • при увольнении указываются основания расторжения трудовых отношений;
  • подпись сотрудника кадрового отдела и непосредственно работника, на которого заведена карта.

Если в карту вносятся исправления, то в обязательном порядке ставится дата внесения исправления и указание «исправлено».

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

dogovor-obrazets.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о