Нумерация протоколов общего собрания участников ооо: Правильная процедура оформления протокола общего собрания участников ООО

Правильная процедура оформления протокола общего собрания участников ООО

Протокол общего собрания участников ООО – это документ, которым фиксируются договоренности участников организации по вопросам повестки дня. Изучив статью, читатель узнает, что представляет собой данный документ, как он составляется, какова его форма и содержание, подлежит ли протокол нотариальному заверению, в каком порядке подписывается. Скачать образец рассматриваемого документа можно по ссылке в конце статьи.

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

Содержание

Общие положения о собраниях участников ООО

Вопросы деятельности ООО урегулированы ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 № 14 и ГК РФ. В данных нормативных актах содержатся и требования к протоколам собраний, но обо всем по порядку.

Главным органом общества с ограниченной ответственностью, в котором состоят несколько участников, является общее собрание (ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14). В его юрисдикцию входит разрешение различных вопросов, которые можно условно разделить на две большие группы:

  1. Вопросы, которые отнесены к компетенции собрания на основании требований закона, в частности ФЗ № 14 и ГК РФ.
  2. Вопросы, которые общее собрание разрешает на основании Устава.

Для того, чтобы решать вопросы, в организациях проводятся собрания. Они, в силу требований ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 могут проходить как в очередном порядке, так и во внеочередном. Все темы для повестки будущего собрания ставятся заранее, и лишь такие заранее поставленные темы обсуждаются и разрешаются.

Документом, который составляется по итогам собрания является протокол. Ведение протокола общего собрания участников ООО осуществляют председатель или секретарь собрания.

Какие требования предъявляет закон к содержанию протокола?

Требования к протоколу общего собрания участников ООО закреплены в ст. 181.2 ГК РФ. Для протокола и решения одного участника они общие, однако по факту – это разные документы, и необходимо это понимать.

В протоколе указываются различные сведения, а именно:

  1. Дата, время собрания.
  2. Место, в котором оно проведено.
  3. Информация об участниках фирмы, которые приняли участие в собрании.
  4. Информация о результатах голосования по всем вопросам, которые обсуждались.
  5. Информация о проводивших подсчет голосов по итогам голосования лицах.
  6. Данные о том, кто проголосовал против по какому-либо поставленному на повестку дня вопросу, если такие лица попросили внести эти данные в протокол.

Это обязательные требования, без их соблюдения протокол не может признаваться действительным, а заседание состоявшимся. В то же время, целесообразно отразить в документе дополнительную информацию, которая хотя и не является обязательной, но позволяет индивидуализировать документ и избежать возможных споров относительно хода собрания и порядка голосования.

К необязательным сведениям относятся:

  1. Порядковый номер протокола (для целей делопроизводства).
  2. Информация о том, кто выступал при обсуждении каждого вопроса, какие доводы приводил (для фиксации отношения участников к существу определенных вопросов).
  3. Данные о том, каким образом производилось голосование и какой голос отдал каждый участник (за, против, воздержался).

В какой форме составляется протокол и требуется ли его нотариальное заверение?

Форма протокола общего собрания участников ООО является письменной, что прямо указано в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Законодательство также требует нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО.

Однако удостоверение протоколов собраний ООО нотариусом может не производиться, если иной способ удостоверения указан в Уставе, либо абсолютно все участники собрания проголосовали за то, что протокол будет заверен не нотариально, а иным образом.

Но как удостоверять протоколы общего собрания участников ООО другим способом? Ответ на этот вопрос содержится в п. 3 ст. 67.1 ГК РФ. Допускается использование технических средств, в частности, видеозаписи. Кроме того, возможно подписание протокола как всеми участниками, так и частью участников, в подтверждение факта его составления.

Не исключаются и иные способы, но их целесообразно оговорить в Уставе фирмы. Если единогласного решения о том, что протокол не будет заверяться нотариально, либо соответствующих положений в Уставе нет, придется пригласить нотариуса.

Разумеется, если в организации только один участник, то нотариального заверения его решения не требуется.

Нумерация протоколов общего собрания участников ООО и присвоение ему индивидуального номера

Чтобы облегчить документооборот в организации, рекомендуется каждому протоколу присвоить индивидуальный номер. Порядок присвоения номеров законом не оговаривается, соответственно можно разработать и принять свою систему нумерации.

На практике достаточно последовательной нумерации, например — протокол общего собрания № 1, 2, 3, и т.д. Не стоит забывать и о дате составления документа. Ее проставление – отличный способ индивидуализировать документ. Кроме того, указание даты является обязательным в силу закона.

Согласно требованиям ч. 6 ст. 37 ФЗ № 44 протоколы подшиваются в общую книгу. Участники компании могут в любой момент времени истребовать данные из такой книги. Иных требований закон не содержит, соответственно разрешение вопроса о нумерации протоколов и их идентификации лежит на плечах участников организации, председателя и секретаря собрания.

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Согласно требованиям п. 3 ст. 181.2 ГК РФ в протоколе должны быть отражены подписи:

  1. Председателя собрания.
  2. Секратаря.

Председателем собрания может быть любой участник ООО. Перед каждым собранием производятся выборы, что прописано в п. 5 ст. 37 ФЗ № 14. Решение о выборе принимается большинством голосов.

Перечень лиц, которые имеют право открывать собрание и начинать процедуру выбора председателя установлен п. 4 ст. 37 ФЗ № 14.

Это может быть единоличный исполнительный орган; председатель коллегиального органа, совета директоров; ревизор или аудитор; инициатор проведения собрания из числа участников ООО.

Как направить протокол участникам собрания, и требуется ли это делать?

Согласно требованиям п. 6 ст. 37 ФЗ № 14 протокол должен быть направлен участникам организации. Направление осуществляет лицо, ведущее протокол собрания. Действие должно быть осуществлено в течение 10 дней после того, как собрание состоялось.

Можно направить протокол по почте, но делать это следует заказным письмом. Такой способ позволит подтвердить, что документ действительно направлялся.

Необходимо отметить, что Устав организации может содержать дополнительные требования к порядку направления документа. Например, в нем может быть указано, что копии протокола должны быть получены нарочно, в адресе места нахождения организации, либо доставлены курьерской службой. В связи с возможностью указания порядка направления протокола в Уставе, рекомендуется ознакомиться с его положениями и понять, содержатся такие требования, либо нет.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что протокол собрания ООО – это обязательный для составления документ, который подтверждает проведение собрания, отражает результаты голосования по каждому поставленному на повестку дня вопросу. Он составляется в письменном виде, заверяется нотариально, либо иным способом, оговоренным в Уставе организации. Рекомендуется отразить в протоколе дату и номер документа. Он подлежит подписанию председателем и секретарем собрания и должен быть направлен участникам собрания в течение 10 дней с момента его составления.

Документы для скачивания

Скачать образец протокола

Какие решения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью должны быть нотариально удостоверены | ФНС России
Какие решения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью должны быть нотариально удостоверены | ФНС России | 54 Новосибирская область
Протокол внеочередного общего собрания участников ООО: совет

Любое предприятие имеет высший орган управления в виде общего собрания, куда входят все собственники. Чем активнее ведется хозяйственная деятельность, тем больше требуется от него решений. Для оформления таких решений применяется только письменная форма. Протоколы нужно оформлять грамотно, с соблюдением всех требований закона.

Основные правила

Протокол общего собрания собственников и протокол общего собрания учредителей – это немного разные документы. Учредители – это те, кто создают юридическое лицо. Это не действующий орган управления. А вот участники имеют право не только принимать важные решения, но и воплощать их в жизнь.

Собрание участников

Собрание участников

Большинство требований к протоколу прописано в нормах гражданского законодательства. Там написано, что необходимо проводить собрания минимум раз в год для того, чтобы рассмотреть результаты работы предприятия по прошедшему году. Мероприятия нужно организовать минимум спустя два месяца после того, как заканчивается отчетный период по финансам. И максимум – спустя четыре месяца.

Допустимо проведение так называемых внеочередных собраний. Когда решение определенного вопроса необходимо именно сейчас, и если данный вопрос входит в компетенцию управляющего органа. Роль инициаторов таких собраний берут на себя:

  • аудиторы или ревизоры
  • участники, которые владеют долей от уставного капитала в размере больше 10%
  • исполнительные органы, обычно это директор либо совет директоров

Если возникает необходимость, то корректировке подвергаются повестки дня для предыдущих мероприятий. К рассмотрению можно выдвигать ряд дополнительных вопросов. Но не позднее, чем за две недели до того, как организовано следующее мероприятие. Решения становятся единоличными, если компанией руководит только один человек.

Оформление заголовка в протоколе

В начале протокола стоит информация о присвоенном номере. Указывается дата, когда собрание было проведено. После этого переходят к внесению:

  • полного адреса проведения вместе с индексом
  • формы проведения, например, совместное присутствие
  • вида собрания с указанием на внеочередность
  • адреса местонахождения
  • полного наименования ООО

Какие требования предъявляются к основной части?

Внесение в протокол повестки дня должно стать первым шагом в данном случае. Здесь необходимо написать об участниках, которые заранее получили уведомления. И о вопросах, которые рассматриваются на протяжении всего мероприятия.

Следующие пункты посвящены времени:

  1. Открытия и закрытия собрания.
  2. Окончания и начала регистрации для участников.

В полном объеме приводится информация, касающаяся участников. Это связано с долей в уставном капитале, ФИО.

Протокол собрания

Протокол собрания

После этого поочередно рассматриваются вопросы, которые были приняты в повестке дня. Обязательно вписывать лиц, которые выступают с предложениями, и описывать суть их предложений. При наличии возражений их детально описывают. Как и решения, принятые в результате рассмотрения вопроса.

Отмечаются все участники, которые возражают против решения, либо вообще воздержались от голосования. Отдельно пишут о тех, кто настаивает на внесении мотивов отказа. Необходимо указать на время, когда было проведено голосование вместе с подсчетом голосов.

Если выступает несколько человек, то в документе находит отражение информация о каждом из них. Отдельно по каждому предложению оформляются результаты голосования. Фиксируются доклады, если в этом возникает необходимость.

Уведомления о проведении собраний

В законе об ООО, в тексте статьи 36 подробно описан порядок, в котором действуют при созыве собрания. К числу основных действий относят следующие:

  1. Отправление сообщений о мероприятиях, запланированных на ближайшее время каждому участнику. Для этого создается специальное уведомление. Максимальный срок отправления – месяц до проведения самих мероприятий.
  2. Отдельные оповещения для каждого участника создаются, если в повестку дня вносятся изменения. Их отправляют минимум за десять дней до мероприятия.
  3. Участники должны получить все необходимые материалы для того или иного собрания.

В Уставе можно предусмотреть другие сроки для сообщения о собрании, сокращенные.

Есть требования, которые должны выполняться при отправке, оформлении сообщений:

Тонкости документации

Тонкости документации

  • При заверении у нотариуса возникает необходимость в создании еще одного документа, чтобы потом осуществить его передачу юристу.
  • Вручаются документы только тем способом, который описан Уставом в обществе. В случае, когда способ не определен, организуют применение заказных писем. Рассылают их на адреса, присутствующие в списке.
  • Время проведения, как и место, определяется отдельно. Также идет дело с определением вопросов в повестке дня.

Книга протоколов, нумерация

Собрания требуют одновременного проведения мероприятия и составления протоколов. Когда мероприятие заканчивается, их подшивают с использованием специальных журналов. У каждого участника сообщества есть право потребовать выписку из протокола. За ее подготовку в этом случае отвечает исполнительный орган.
Документы регистрируются с целью упрощения идентификации. Для этого же проводят нумерацию всех протоколов после собраний ООО.

В законодательстве нет точных указаний насчет того, является ли нумерация обязательной.

У любых документов есть индексы вместе с датой – они и принимают на себя роль главных признаков при идентификации бумаг. Их целесообразно проставлять на каждом из протоколов.

Протоколы и их удостоверение

Требуется отдельное нотариальное удостоверение для фактов принятия решения, после каждого из собраний. Для чего также юристу предоставляется протокол. Такой шаг может отсутствовать только, если информация о других способах заверения документов присутствует в Уставе предприятия.

Протоколы заверяются следующими допустимыми способами:

На повестке дня

На повестке дня

  1. Видеозапись, которая прикладывается к документу.
  2. Проставление подписей ото всех учредителей лично присутствующих на мероприятии.

Учредители могут рассмотреть способ ненотариального заверения, если изначально этот вопрос в Уставе отсутствует. Решение будет легитимным только в случае соблюдения нескольких условий сразу:

  • Единогласное принятие всеми участниками. То есть, каждый из них отмечается не только личным присутствием, но и голосованием за более подходящее решение.
  • Рассмотрение вопросов в тексте повестки.

Протокол и его отличительные особенности

Если главным вопросом становится само создание юридического лица, то в документе должна найти отражение информация о:

  • местонахождении компании вместе с юридическим адресом
  • размере уставного капитала и порядке, в котором он распределяется между участниками
  • создании ревизионной комиссии, если участников больше 15 человек
  • назначении необходимых органов для управления ООО
  • издании и утверждении приказа
  • постановлении по учреждению общества

Общее собрание становится обязательным и в том случае, если предприятие проходит процедуру ликвидацию. Если же в состав вводится новый участник, то должны присутствовать его полные ФИО. И размер доли, который ему причитается. Нужно описать и процентное соотношение между долей, а также уставным капиталом в среднем. Только после этого переходят к дальнейшим действиям, включающим расчеты со всеми, кто вносил вклад.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Протокол общего собрания участников ООО. Требования к содержанию и оформлению

Правила проведения собрания

Для того, чтобы открыть ООО, необходимо провести общее собрание учредителей. На нем должно быть единогласно принято решение об учреждении организации.

Протокол подписывают председатель собрания и секретарь. Их нужно выбрать из числа участников собрания. Готовый протокол прошивать не нужно. Достаточно скрепить его и пронумеровать листы.

Составляется протокол по числу участников собрания. Два экземпляра делают дополнительно: для ФНС и для внутренней документации фирмы.

Закон требует, чтобы протокол был заверен нотариусом. Для этого он должен присутствовать на собрании. Это требование можно обойти. Пропишите в уставе другой способ для заверения протоколов собраний:

  • видеофиксация
  • аудиозапись
  • подписание протокола всеми участниками собрания

Для хранения протоколов, видео и аудиозаписей у общества должна быть специальная папка. В нее вы будете вшивать эти документы.

Во время проведения собрания по поводу учреждения общества с ограниченной ответственностью нужно рассмотреть следующие вопросы:

  • фирменное наименование организации
  • ее местонахождение
  • размер уставного капитала и доли учредителей
  • утверждение устава
  • избрание органа управления
  • подписание договора об учреждении ООО

В течение 10 дней после проведения собрания председатель должен направить каждому участнику его копию подписанного протокола. Способ направления документов прописывают в уставе.

Что нужно указать в протоколе

Очень важно составить протокол грамотно. Он входит в комплект документов для регистрации ООО. Протокол должен быть в письменном виде, его заверяют подписями председатель и секретарь. Их необходимо выбрать из числа присутствующих.

Сведения, которые необходимо включить в протокол обязательно:

  • название документа
  • наименование организации
  • паспортные данные учредителей, ФИО, прописка, указание, кто будет председателем заседания, а кто — секретарем
  • повестка дня — перечень вопросов, которые необходимо рассмотреть на собрании
  • по каждому вопросу пишется описание принятого решения и подсчет голосов «за» и «против», в протоколе о создании ООО не должно быть отрицательных голосов
  • подписи сторон. Лучше, если распишутся все участники общества, а не толкьо секретарь и председатель собрания;

На нашем сайте вы можете бесплатно сформировать верный протокол автоматически

Наш сервис подготовит все регистрационные документы быстро, без ошибок и по всем правилам ФНС. От вас требуется только вписать нужную информацию в поля формы. После чего вы сможете бесплатно скачать готовые документы и распечатать их для налоговой.

Нумерация протоколов общего собрания участников ООО

Основные правила

Протокол общего собрания собственников и протокол общего собрания учредителей – это немного разные документы. Учредители – это те, кто создают юридическое лицо. Это не действующий орган управления. А вот участники имеют право не только принимать важные решения, но и воплощать их в жизнь.

Собрание участников

Большинство требований к протоколу прописано в нормах гражданского законодательства. Там написано, что необходимо проводить собрания минимум раз в год для того, чтобы рассмотреть результаты работы предприятия по прошедшему году. Мероприятия нужно организовать минимум спустя два месяца после того, как заканчивается отчетный период по финансам. И максимум – спустя четыре месяца.

Допустимо проведение так называемых внеочередных собраний. Когда решение определенного вопроса необходимо именно сейчас, и если данный вопрос входит в компетенцию управляющего органа. Роль инициаторов таких собраний берут на себя:

  • аудиторы или ревизоры
  • участники, которые владеют долей от уставного капитала в размере больше 10%
  • исполнительные органы, обычно это директор либо совет директоров

Если возникает необходимость, то корректировке подвергаются повестки дня для предыдущих мероприятий. К рассмотрению можно выдвигать ряд дополнительных вопросов. Но не позднее, чем за две недели до того, как организовано следующее мероприятие. Решения становятся единоличными, если компанией руководит только один человек.

Какие требования предъявляются к основной части?

Внесение в протокол повестки дня должно стать первым шагом в данном случае. Здесь необходимо написать об участниках, которые заранее получили уведомления. И о вопросах, которые рассматриваются на протяжении всего мероприятия.

Следующие пункты посвящены времени:

  1. Открытия и закрытия собрания.
  2. Окончания и начала регистрации для участников.

В полном объеме приводится информация, касающаяся участников. Это связано с долей в уставном капитале, ФИО.

Протокол собрания

После этого поочередно рассматриваются вопросы, которые были приняты в повестке дня. Обязательно вписывать лиц, которые выступают с предложениями, и описывать суть их предложений. При наличии возражений их детально описывают. Как и решения, принятые в результате рассмотрения вопроса.

Отмечаются все участники, которые возражают против решения, либо вообще воздержались от голосования. Отдельно пишут о тех, кто настаивает на внесении мотивов отказа. Необходимо указать на время, когда было проведено голосование вместе с подсчетом голосов.

Если выступает несколько человек, то в документе находит отражение информация о каждом из них. Отдельно по каждому предложению оформляются результаты голосования. Фиксируются доклады, если в этом возникает необходимость.

Уведомления о проведении собраний

В законе об ООО, в тексте статьи 36 подробно описан порядок, в котором действуют при созыве собрания. К числу основных действий относят следующие:

  1. Отправление сообщений о мероприятиях, запланированных на ближайшее время каждому участнику. Для этого создается специальное уведомление. Максимальный срок отправления – месяц до проведения самих мероприятий.
  2. Отдельные оповещения для каждого участника создаются, если в повестку дня вносятся изменения. Их отправляют минимум за десять дней до мероприятия.
  3. Участники должны получить все необходимые материалы для того или иного собрания.

В Уставе можно предусмотреть другие сроки для сообщения о собрании, сокращенные.

Есть требования, которые должны выполняться при отправке, оформлении сообщений:

Тонкости документации

  • При заверении у нотариуса возникает необходимость в создании еще одного документа, чтобы потом осуществить его передачу юристу.
  • Вручаются документы только тем способом, который описан Уставом в обществе. В случае, когда способ не определен, организуют применение заказных писем. Рассылают их на адреса, присутствующие в списке.
  • Время проведения, как и место, определяется отдельно. Также идет дело с определением вопросов в повестке дня.

Как нумеровать решения единственного учредителя ООО?

Организационные основы деятельности обществ с ограниченной ответственностью (ООО) и процедуры принятия решений регламентируются не так подробно, как деятельность акционерных обществ (АО). Статья 39 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» устанавливает только, что «решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, принимаются единственным участником общества единолично и оформляются письменно». Закон предусматривает также, что общее собрание участников ООО проводится не реже 1 раза в год, не ранее чем через 2 месяца и не позднее 4 месяцев после окончания финансового года, т.е. в период с 01 марта по 30 апреля следующего календарного года.

Таким образом, решение единственного участника ООО можно рассматривать как вид документа, в котором фиксируются решения по вопросам, относящимся к компетенции общих собраний участников ООО (когда владельцев ООО несколько, они документируются протоколом). И в год должно быть оформлено как минимум 1 решение единственного участника ООО, но обычно их несколько.

Ответ на заданный вопрос может быть дан на основе общих правил делопроизводства. Нумерация документов является частью делопроизводственной операции регистрации. Регистрация документа – это присвоение ему регистрационного номера и внесение данных о нем в регистрационно-учетную форму (по ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В процессе регистрации обычно из книги / журнала или иной регистрационной формы на документ переносится следующий порядковый номер документа, а из документа в регистрационную форму переносятся сведения об основном его содержании, наименовании вида, авторе и т.п. Дата осуществления этой операции является датой регистрации документа, которая фиксируется и на самом документе, и в записи о нем в регистрационной форме.

Рекомендуем в обществе вести журнал регистрации решений единственного участника общества (Пример 3), листы которого в обычном порядке нумеруются, журнал прошивается и удостоверяется соответствующей удостоверительной надписью или службы делопроизводства или даже самого единственного участника и печатью общества (при ее наличии).

Поскольку законодательством установлен минимальный годовой цикл принятия решений, то регистрационные записи в журнал можно вносить по годовым разделам, а в пределах каждого года нумеровать в валовом порядке с № 01 (для однозначных номеров впереди лучше проставлять цифру «0»). Порядковый номер из журнала будет регистрационным номером (индексом), который должен быть оформлен на решении. См. Пример 1.

Для более точной идентификации решения как документа на практике могут применяться сложные индексы, в состав которых входит и цифра года принятия решения (см. Пример 2).

Пример 1

«Шапка» решения единственного участника ООО с простым номером

СвернутьПоказатьПример 2

«Шапка» решения единственного участника ООО со сложным индексом

СвернутьПоказатьПример 3

Журнал регистрации решений единственного участника ООО

СвернутьПоказатьПолистать демо-версию печатного журнала

Решения единственных участников ООО теперь надо заверять нотариально. Как этого избежать?

В конце прошлого года Президиум Верховного Суда опубликовал Обзор судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах, в котором помимо прочего содержалась свежая и довольно неожиданная трактовка подпункта 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ.

Часть первая. Практическая. Что изменил Обзор

По мнению Президиума Верховного Суда, после 25 декабря 2019 года:
1. Нельзя принимать решение о ненотариальном способе подтверждения на самом собрании даже при 100% явке. Такой способ должен быть указан или в уставе, или в отдельном решении, удостоверенном нотариусом ранее;

2. Правила о подтверждении решений собраний участников в полной мере распространяются и на решения единственного участника.

Как восприняли Обзор нотариусы, налоговая, банки

Мнение было поддержано Федеральной нотариальной палатой в Письме от 15.01.2020 № 121/03-16-3. Большинство нотариусов разделяет позицию палаты.

Федеральная налоговая служба на сегодняшний день официальных рекомендаций не дала. Есть примеры отказов в регистрации в связи с ненадлежащим подтверждением решений. Однако, по моим ощущениям, инспекторы чаще регистрируют изменения, чем отказывают. В регистрирующих налоговых Москвы и Петербурга нотариального удостоверения не требуют.

Но тут нужно сделать небольшую оговорку. Даже три.

Во-первых, есть много регистрационных действий, не требующих подачи в регорган протокола ОСУ или решения ЕУ (изменение кодов ОКВЭД, руководителя, адреса в пределах муниципального образования и т. д.). Во всех этих случаях документ подается факультативно, поэтому инспектор не имеет права отказывать в регистрации из-за огрехов в оформлении таких протоколов и решений.

Во-вторых, закон не требует указывать в протоколе или решении причины отсутствия нотариального удостоверения. Поэтому если бы инспектор захотел вынести решение об отказе, то ему для начала нужно было бы ознакомиться с уставом общества и убедиться, что там не указан альтернативный способ подтверждения. Многие ли инспекторы захотят листать уставы по каждой компании, поступающей на регистрацию? А если у общества было принято нотариальное решение об альтернативном подтверждении будущих решений, то как инспектору это вообще проверить?

В-третьих, в значительной части уставов есть положения об альтернативном способе подтверждения решений ОСУ. Президиум Верховного Суда не видит разницы между решением общего собрания и решением единственного участника? Отлично, значит и положения устава о подтверждении ОСУ должны в полной мере распространяться на РЕУ.

Но в любом случае сейчас лучше уточнять мнение вашей регистрирующей инспекции перед подачей документов. Как мы с вами знаем, это мнение может измениться внезапно.

Банки на текущий момент не пришли к единому мнению. Насколько мне известно, Сбербанк и Альфа-Банк готовы принимать документы без нотариального удостоверения. Райффайзенбанк и некоторые другие приняли правила игры, установленные Обзором. Причем даже слишком рьяно.
И ещё. На мой взгляд, проблема не столько в том, как относятся к Обзору налоговая, банки и нотариусы сегодня. Проблема в том, что все неудостоверенные решения, принятые после 25 декабря, могут оказаться ничтожными завтра. Особенно болезненно это будет в отношении решений о смене руководителей и решений, связанных с изменениями в составе участников. И как с этим быть — непонятно.

На кого 2 и 3 пункты Обзора не распространяются

Во-первых, подпункт 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ распространяется только на общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества. Поэтому новые правила никак не касаются организаций любых других организационно-правовых форм.

Во-вторых, в самом Обзоре говорится только про общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества не упоминаются. Из этого мы можем сделать вывод, что решения единственных акционеров всё ещё не требуют нотариального удостоверения. Со стороны Центробанка каких-то комментариев пока не было, поэтому продолжаем ориентироваться на Письма Банка России от 18 августа 2014 года № 06-52/6680 и от 11 января 2016 года № 03-31-2/28.

В-третьих, и подпункт 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ, и Обзор говорят только о решениях участников, но не учредителей. Статья 67.1 озаглавлена «Особенности управления и контроля в хозяйственных товариществах и обществах», а на момент принятия решения о создании никакого общества ещё нет, есть только граждане и юридические лица, которые планируют что-то учредить. На них не могут распространяться положения ГК и ФЗ «Об ООО», касающиеся органов юридического лица.

Что добавить в устав

Начнем c решений собраний участников ООО. Предлагаю такие варианты формулировок положений устава об альтернативных способах подтверждения принятых решений и состава участников:
Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем общего собрания, являющимися участниками Общества или представителями участников Общества, наделенными соответствующими полномочиями, и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством.

Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола всеми участниками собрания и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством.

Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола всеми участниками Общества и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством.

Предыдущий вариант стоит использовать крайне осторожно и только если уверены, что на каждом собрании будут присутствовать все участники общества. Это будет уместно, например, если у компании 2 участника и устав требует единогласия по всем вопросам. В остальных случаях лучше обойтись подписанием протокола всеми участниками собрания или председателем и секретарем.

Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются посредствам видеозаписи общего собрания участников Общества, осуществляемой в соответствии правилами, установленными настоящим Уставом, локальными нормативными актами Общества и действующим законодательством. Нотариальное удостоверение принятия общим собранием участников Общества решения и состава участников Общества не требуются, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством.

Если выбирать такой способ подтверждения, то желательно подробно расписать требования к ведению видеозаписи: качество видео, что должно попадать в кадр, кто ведет видеозапись, как она хранится и так далее. Разумнее это всё указать в локальном нормативном акте общества, а не в уставе.

Также можно дополнить устав пунктом, касающимся решений, принятых в порядке заочного голосования. С 1 октября 2019 года, когда вступили в силу изменения в статью 67.1 ГК РФ, на мой взгляд, этот пункт стал совсем необязательным. Но кто знает, как будет развиваться практика? Раньше я и пункт про решения единственного участника считала декоративным.

Нотариальное удостоверение принятия общим собранием участников Общества решения в порядке заочного голосования и состава участников Общества, участвовавших в принятии решения в порядке заочного голосования, не требуется.
По мнению Президиума Верховного Суда, закон не содержит исключения в отношении решений единственного участника в части требования о нотариальном удостоверении, установленного подпунктом 3 пункта 3 статьи 671 ГК РФ. Как я писала выше, теоретически это значит, что и пункты устава, относящиеся к подтверждению решений общих собраний, можно распространять на решения единственных участников. Но что-то мне подсказывает, что такой подход будет трудно реализовать на практике.

Поэтому предлагаю добавить в устав положения об альтернативном способе удостоверения решений единственного участника.

Решение единственного участника Общества подтверждается его подписью. Решение юридического лица, являющегося единственным участником Общества (осуществляющим права единственного участника Общества), подтверждается подписью лица, которое уполномочено выступать от его имени, и заверяется оттиском печати, если соответствующее юридическое лицо имеет печать. Нотариальное удостоверение принятия решения единственным участником Общества не требуется, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством.
Фразу «и заверяется оттиском печати, если соответствующие юридическое лицо имеет печать» в большинстве случаев можно убрать. По действующему российскому праву использование печати в данном случае не обязательно, даже если печать у компании есть.

Что добавить в протокол

Президиум Верховного Суда считает, что общество может принять решение единственного участника или общего собрания, которое будет устанавливать способ подтверждения решений на всех последующих собраниях. Мне эта конструкция кажется несколько странной, но раз уж Верховный Суд её одобряет, то попробуем сформулировать образец такого решения:
В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации, в отношении решений, которые будут приниматься в будущем на общих собраниях участников Общества, проводимых посредством очного голосования, избрать следующий способ подтверждения — принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола всеми участниками собрания и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено уставом Общества или действующим законодательством.
Желательно сразу же утвердить и способ подтверждения будущих решений единственных участников:
В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации, в отношении решений единственного участника Общества, которые будут приниматься в будущем, избрать следующий способ подтверждения — решение единственного участника Общества подтверждается его подписью, и не требует нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено уставом Общества или действующим законодательством.
Способ подтверждения не обязательно указывать в протоколе собрания, но в текущей ситуации лучше это делать.
В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации и пунктом 0.0 устава Общества принятые общим собранием решения и состав участников Общества, присутствовавших при их принятии, подтверждаются путем подписания протокола общего собрания участников частью участников Общества, избранными данным собранием председательствующим и секретарем, и не требуют нотариального удостоверения.
В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации и решением внеочередного общего собрания участников Общества (Протокол от 00 месяца 2020 года № 0-2020) принятые общим собранием решения и состав участников Общества, присутствовавших при их принятии, подтверждаются путем подписания протокола общего собрания участников всеми участниками собрания, и не требуют нотариального удостоверения.

Если решения собрания и состав участников, присутствующих при их принятии, подтверждаются нотариусом, то можно это упомянуть в протоколе, так как нотариус выдает отдельное свидетельство, которое не является частью протокола.

В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации принятые общим собранием решения и состав участников Общества, присутствовавших при их принятии, подтверждаются путем нотариального удостоверения.

Что добавить в решение

Решением единственного участника также можно установить способы подтверждения будущих решений. Формулировки решений будут идентичны формулировкам из предыдущего пункта, но для удобства продублирую их сюда:
В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации, в отношении решений, которые будут приниматься в будущем на общих собраниях участников Общества, проводимых посредством очного голосования, избрать следующий способ подтверждения — принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола всеми участниками собрания и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено уставом Общества или действующим законодательством.

В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации, в отношении решений единственного участника Общества, которые будут приниматься в будущем, избрать следующий способ подтверждения — решение единственного участника Общества подтверждается его подписью, и не требует нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено уставом Общества или действующим законодательством.

Если в уставе общества или решении, принятом ранее, указан способ подтверждения, то в самих принимаемых решениях желательно это указать. Это не обязательно, но сильно упрощает взаимодействие с нотариусами, налоговой и банками.
В соответствии с пунктом 0.0 статьи 0 устава Общества и пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации решение единственного участника Общества подтверждается его подписью и не требует нотариального удостоверения.

В соответствии с пунктом 0.0 статьи 0 устава Общества и пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации решение единственного участника Общества подтверждается подписью генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Лютик», заверенной оттиском печати организации, и не требует нотариального удостоверения.

В соответствии с решением единственного участника Общества от 00 месяца 2020 года № 0-2020 и пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации решение единственного участника Общества подтверждается его подписью и не требует нотариального удостоверения.

Если подпись участника под решением заверяет нотариус, то добавлять в решение информацию о способе подтверждения не нужно.

Часть вторая. Лирическая

Обычно я стараюсь писать статьи, которые будут полезны практикующим юристам и тем, кто так или иначе сталкивается с регистрацией. Но дальше последует абсолютно бесполезный текст. Зато от души.

Давно изменение правоприменительной практики не вызывало такого бурного негодования у нашей братии. И это не случайно.

Обзор получился смелым, я бы даже сказала, опережающим свое время. По крайней мере опирается он явно на судебную практику из будущего.

Как мне подсказывают логика и статья 2 Федерального конституционного закона «О Верховном Суде Российской Федерации», Верховный Суд дает разъяснения по вопросам судебной практики, изучив и обобщив уже сложившуюся практику. За последние пять лет практика сложилась более чем однозначная — решения единственных участников не заверяются, а способ подтверждения можно утвердить на самом собрании.

Эта практика основана на буквальном прочтении статей ГК и ФЗ «Об ООО». И эта практика соответствует здравому смыслу.

Но кто-то решил, что эта практика недостаточно надежно оберегает участников обществ от рейдерских захватов и прочих непотребств. Я бы не сказала, что сейчас имеет место какой-то особый разгул рейдерских захватов. Скорее наоборот. Но, возможно, этот разгул ждет нас в ближайшем будущем? Что ж, решившему виднее.
Тем не менее в нашем настоящем есть закон. И согласно действующему закону, если какие-то нормы права не соответствуют текущим потребностям общества, то эти нормы права можно и нужно менять. Меняются нормы права по определенным процедурам. Например, изменения в ГК или ФЗ «Об ООО» требуют трех чтений в Государственной Думе, утверждения Советом Федерации, подписания Президентом и какого-то срока на вступление в силу. Всё это позволяет участникам правоприменительной практики сначала узнать о предстоящих изменениях, разобраться в том, что показалось непонятным, понять, как выстраивать свою деятельность дальше, и только после — начать работать по новым правилам.

Соответствующие изменения в законодательство приняты не были.

А что мы видим в реальности?

Президиум Верховного Суда опубликовал «обзор практики», противоречащий не только сложившейся практике, но даже закону.

Например, Верховный Суд утверждает, что закон не содержит исключения в отношении решений единственного участника в части требования о нотариальном удостоверении, установленного подпунктом 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ. Но как же статья 39 ФЗ «Об ООО», которая прямо говорит, что в обществах, состоящих из одного участника, к решениям единственного участника не применяются требования, касающиеся подготовки и проведения собраний. Или, например, статья 17 ФЗ «Об ООО», которая видит разницу между решениями и собраниями, отдельно устанавливая обязанность удостоверять решения единственных участников.

И в конце концов, почему мы деликатно забываем про состав участников общества, присутствующих при принятии решений? Поскольку закон не содержит исключений, значит и это нужно подтверждать одновременно с удостоверением решений (или всё-таки заверением подписи?).

Но если в примерах выше судебный орган не видит то, что есть, то применительно к выбору способа подтверждения он видит то, чего нет. Закон не требует нотариального подтверждения решения о выборе способа подтверждения. Он говорит только о том, что решение принимается единогласно всеми участниками общества. Верховный Суд считает иначе.

Отдельно хочется обратить внимание на то, что Обзор начинает действовать со дня его опубликования. То есть Верховный Суд отменил решения нижестоящих судов по двум отдельно взятым делам, которые и легли в основу пунктов 2 и 3 Обзора, а остальным в обжаловании отказал? Похоже, у нас с Верховным Судом очень разное понимание слов «единообразное применение судами законодательства Российской Федерации, а также устранение противоречивых подходов при рассмотрении сходных юридических дел».

И ещё про «единообразие». Прелесть закона в том, что он должен быть более или менее внятно и однозначно сформулирован. Про обзор этого не скажешь. Если в Обзоре говорится только про ООО, значит ли это, что он не распространяется на АО? Если Обзор распространяет требования к собраниям участников на решения единственных участников, значит ли это, что их можно распространить и на решения учредителей? Если закон не видит разницы между решениями собраний и решениями участников, то можно ли принимать решения единственных участников заочно? И прочая, и прочая…

Если подытожить, то ситуация выглядит так — судебный орган взял на себя функции законодательного, а исполнительный не спешит работать по установленным им правилам. И это всё не слишком похоже на устойчивую конструкцию.
Протокол общего собрания учредителей ООО в 2020 году – образец, требования

Протокол общего собрания учредителей ООО создаётся всего один раз, и, крайне важно придерживаться определённых правил и механизмов при его изготовлении.

В данной статье мы ответим на вопрос «как оформить протокол собрания учредителей», чтобы его нельзя было оспорить или получить отказ при регистрации ООО.

Отличия участников от учредителей

С юридической точки зрения есть отличия:

  • Протокол общего собрания учредителей (иногда говорят: «учредительного собрания») готовится при учреждении фирмы.
  • Протокол внеочередного общего собрания участников ООО создаётся, если организация созывает участников, например, для смены генерального директора, продажи долей учредителя, смены места нахождения, либо внесения других изменений.
  • Протокол очередного общего собрания участников разрабатывается для годового собрания, которое по новому закону проводится ежегодно.

Требования к содержанию протокола собрания учредителей

Заголовок протокола собрания учредителей

Чтобы документ имел полную юридическую силу, заголовок должен начинаться со слов «Протокол N 1 общего собрания учредителей «Общество с ограниченной ответственностью»» и далее должно следовать полное наименование компании.

Дата документа проставляется исходя из времени проведения собрания, а не в тот момент, когда был оформлен сам протокол. Её обычно располагают на следующей строке после слова «ПРОТОКОЛ» или перед специальной линией-ограничителем.

После даты и номера необходимо указать место, где произошло собрание. При указании населённого пункта можно использовать сокращения: город — г., область — обл. и так далее.

В соответствии с ст. 181.2. ГК РФ в протоколе общего собрания должны обязательно быть указаны:

  • дата, время и место проведения собрания;
  • сведения о лицах, принявших участие в собрании;
  • результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
  • сведения о лицах, проводивших подсчёт голосов;
  • сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

Вводная часть содержания протокола

Основной текст протокола состоит из двух частей. Первая – вводная, заполняется строго по образцу. Вторая — основная оформляется в свободной форме.

Во вводной части текста необходимо указать данные о составе учредителей, которые принимали участие в собрании, а также повестку дня. Сначала указываются сведения о председательствующем на общем собрании и секретаре собрания, а также отдельно о лице, проводившем подсчёт голосов, после этого через слово «Присутствовали» указываются все учредители. Нужно написать: их фамилии, имена, отчества, данные паспорта и адреса регистрации. Если речь идёт о юридическом лице, то указываются: название организации, ИНН, ОГРН, а также данные представителя компании.

Повестка дня

Повестка дня также прописывается в документе, а после этих слов идёт нумерованное перечисление вопросов, которые были рассмотрены на собрании. Здесь есть определённые правила:

  • Если на собрании предлагается какой-то доклад, то указываются фамилия, инициалы и должность докладчика.
  • Все вопросы нумеруются в зависимости от их важности. Сначала идут главные, затем — второстепенные.
  • Каждый вопрос должен быть чётко и лаконично сформулирован.
  • Если доклады или речь участников собрания содержит эмоциональные фразы, то секретарь должен сделать формулировки максимально чёткими и деловыми.

Главная часть текста состоит из нескольких блоков, которые идут в определённом порядке: «Слушали», «Выступили», «Постановили», «Голосовали».

  • В блоке «Слушали» нужно указать должность, фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже. Затем можно кратко изложить суть самого доклада. Если речь большая и объёмная, то её можно оформить отдельно.
  • В блоке «Выступили» указываются фамилии и инициалы выступавших. Их доклады можно тезисно сформулировать через тире.
  • В блоке «Постановили» указываются принятые решения.

В протоколе собрания учредителей ООО, главными пунктами являются:

  • Избрание председательствующего и секретаря собрания. Они выбираются из состава учредителей.
  • Об учреждении общества, при этом нужно утвердить его фирменное наименование и местонахождение общества.
  • Об утверждении устава общества.
  • О размере, способе, порядке и сроках оплаты уставного капитала.
  • Размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей.
  • При оплате имуществом нужно принять решение об утверждении денежной оценки ценных бумаг, других вещей или имущественных прав либо иных имеющих денежную оценку прав, вносимых учредителями общества для оплаты долей в уставном капитале общества.
  • Об избрании органов управления общества (в основном – избрание только Генерального директора).
  • Если в уставе ООО будет указан контрольный орган, необходимо сразу сформировать ревизионную комиссию (ревизора) Общества.
  • Если в уставе будет указан обязательный ежегодный аудит общества, или он предусмотрен законодательством, то сразу нужно утвердить аудитора общества.
  • Определить, кто из учредителей будет оплачивать государственную пошлину за государственную регистрацию общества и осуществлять все иные действия необходимые для регистрации общества.

В каждом пункте данного списка должны быть указаны конкретные действия. Если в вопросе существует несколько постановлений, то они должны быть разделены на подпункты: «1.1», «1.2» и другие.

Все решения принимаются единогласно, за исключением решений об избрании органов управления общества, образовании ревизионной комиссии или избрании ревизора общества и утверждении аудитора общества, которые осуществляются большинством не менее трёх четвертей голосов от общего числа голосов учредителей общества.

Заключительная часть

  • Исходя из требований законодательства, в протоколе достаточно подписей председательствующего и секретаря, но лучше, если ниже протокол подпишут все учредители общества.
  • Если протокол больше, чем на одном листе, его необходимо прошить, пронумеровать страницы и на обороте заверить подписями председательствующего, секретаря и участников.

Все правила, когда вы заполняете протокол общего собрания учредителей ООО можно посчитать чересчур формализированными однако их необходимо соблюдать, чтобы документ нельзя было оспорить.

Право оспорить правильно оформленный протокол имеет только тот участник собрания, который голосовал «против» по какому-то вопросу или не присутствовал на собрании. Участник собрания, голосовавший за принятие решения или воздержавшийся от голосования, вправе оспорить в суде решение собрания в случаях, если его волеизъявление при голосовании было нарушено.

Очень важно, чтобы протокол был обязательно подписан председательствующим и секретарём. Так как теперь это обязательное требование законодательства.

Рекомендуем сделать несколько экземпляров протокола о создании, так как в будущем при смене состава участников, в случае потери протокола, восстановить этот документ очень сложно.

90000 How To Write Effective Meeting Minutes with Templates and Examples 90001 90002 90003 New to writing meeting minutes? 90004 90005 Whether you’ve been tasked with taking notes for a committee or you’ve been appointed Secretary to the Board of your organization, preparing meeting minutes does not have to be an arduous task. Here are some tips and ideas that will help you get started with writing and preparing effective meeting minutes, as well as a meeting minutes sample and a meeting minutes template that you can follow.90006 90005 This guide on how to write meeting minutes was prepared by Wild Apricot to help the volunteers and / or staff of small non-profits and membership organizations who may be new to the task of taking and preparing minutes of meeting for committees or Boards of Directors . 90006 90005 Please note that since the format, style and content requirements for meeting minutes varies depending on the organization and the type of committee or Board, this article offers only general guidelines to help get you started.90006 90002 90003 What is the purpose of meeting minutes? 90004 90005 You should not be intimidated by the term «minutes» since it’s actually a little misleading. After all, your committee or Board does not want or need a record of its meeting proceedings minute by minute! But it is important to capture the essence of the meeting, including details such as: 90006 90016 90017 decisions made (motions made, votes, etc.) 90018 90017 next steps planned 90018 90017 identification and tracking of action items 90018 90023 90005 Minutes are a tangible record of the meeting for its participants and a source of information for members who were unable to attend.In some cases, meeting minutes can act as a reference point, for example: 90006 90016 90017 when a meeting’s outcomes impact other collaborative activities or projects within the organization 90018 90017 minutes can serve to notify (or remind) individuals of tasks assigned to them and / or timelines 90018 90023 90005 Download our Meeting Minute Checklist for Associations and Nonprofits with examples and learn how to take better minutes. 90006 90003 Why are they called minutes of a meeting? 90004 90005 According to Today I Found Out, the «minutes» of «meeting minutes» do not refer to the minute measurement of time, but to the «minute» (my-newt) notes taken during meetings.90006 90003 What’s involved with meeting minutes? 90004 90005 As mentioned above, there are essentially five steps involved with meeting minutes: 90006 90042 90017 Pre-Planning 90018 90017 Record taking — at the meeting 90018 90017 Minutes writing or transcribing 90018 90017 Distributing or sharing of meeting minutes 90018 90017 Filing or storage of minutes for future reference 90018 90053 90054 1. Pre-planning meeting minutes: 90055 90005 A well-planned meeting helps ensure effective meeting minutes.If the Chair and the Secretary or minutes-taker work together to ensure the agenda and meeting are well thought out, it makes minute taking much easier. For example, depending on the meeting structure and the tools you use, the minutes-taker could work with the Chair to create a document format that works as an agenda and minutes outline as well. 90006 90054 What is the agenda of a meeting? 90055 90005 90061 Meeting agenda = outline: 90062 90006 90005 At the very least, it’s important to get a copy of the meeting agenda and use it as a guide or outline for taking notes and preparing the minutes — with the order and numbering of items on the minutes of meeting matching those of the agenda.90006 90005 In addition, the agenda and / or meeting notice also provides information that will need to be included in the minutes, such as: 90006 90016 90017 the names of all the meeting attendees, including guests or speakers 90018 90017 documents that are sent out with the agenda or handed out in the meeting — copies (digital or hard copy) of handouts should be stored with the meeting minutes for future reference and for sharing with those who were unable to attend the meeting (and others as determined by the meeting’s Chair).90018 90023 90074 Clarifying Expectations: 90075 90005 When you take on a new role as minutes-taker or Secretary, be sure to ask the Chair of the committee or Board what their expectations are of your role during the meeting, as well as the type of detail he / she expects in the minutes. For example, if your Board or committee will be dealing with motions, or voting on items / issues, be clear on whether you need to offer names of those making motions, seconding, etc. If you will be dealing with this type of procedures, you (and your Chair) may want to refer to Robert’s Rules of Order.90006 90054 2. What should be included in meeting minutes? 90055 90005 Before you start taking notes, it’s important to understand the type of information you need to record at the meeting. As noted earlier, your organization may have required content and a specific format that you’ll need to follow, but generally, meeting minutes usually include the following: 90006 90016 90017 Date and time of the meeting 90018 90017 Names of the meeting participants and those unable to attend (e.g., «regrets») 90018 90017 Acceptance or corrections / amendments to previous meeting minutes 90018 90017 Decisions made about each agenda item, for example: 90016 90017 Actions taken or agreed to be taken 90018 90017 Next steps 90018 90017 Voting outcomes — e.g., (if necessary, details regarding who made motions; who seconded and approved or via show of hands, etc.) 90018 90017 Motions taken or rejected 90018 90017 Items to be held over 90018 90017 New business 90018 90017 Next meeting date and time 90018 90023 90018 90023 90005 You can find more templates and details on formatting meeting minutes here.90006 90005 90061 Tips that might help your note taking: 90062 90006 90016 90017 90061 Create an outline 90062 — as discussed earlier, having an outline (or template) based on the agenda makes it easy for you to simply jot down notes, decisions, etc. under each item as you go along. If you are taking notes by hand, consider including space below each item on your outline for your hand-written notes, then print these out and use this to capture minutes. 90018 90017 90061 Check-off attendees as they enter the room 90062 — if you know the meeting attendees, you can check them off as they arrive, if not have folks introduce themselves at the start of the meeting or circulate an attendance list they can check- off themselves.90018 90017 90061 Record decisions or notes on action items 90062 in your outline as soon as they occur to be sure they are recorded accurately 90018 90017 90061 Ask for clarification if necessary 90062 — for example, if the group moves on without making a decision or an obvious conclusion, ask for clarification of the decision and / or next steps involved. 90018 90017 90061 Do not try to capture it all 90062 — you can not keep up if you try to write down the conversation verbatim, so be sure to simply (and clearly) write (or type) just the decisions, assignments, action steps , etc.90018 90017 90061 Record it 90062 — literally, if you are concerned about being able to keep up with note taking, consider recording the meeting (eg, on your smart phone, iPad, recording device, etc.) but be sure to let participants know they are being recording. While you do not want to use the recording to create a word-for-word transcript of the meeting, the recording can come in handy if you need clarification. 90018 90023 90005 Download our Meeting Minute Checklist for Associations and Nonprofits with sample minutes taken at a meeting and learn how to take better minutes.90006 90054 Meeting Minutes Template: 90055 90005 Here’s a simple template you can refer to next time you need to take meeting minutes. 90006 90054 90055 90005 You can also find more meeting minutes templates made for Microsoft Word here. 90006 90054 Meeting Minutes Sample: 90055 90005 Still wondering if you’re taking notes correctly? Here’s a sample of what meeting minutes at a board meeting might look like. 90006 90054 3. The Minutes Writing Process 90055 90005 Once the meeting is over, it’s time to pull together your notes and write the minutes.Here are some tips that might help: 90006 90054 4. Do meeting minutes have to be approved? 90055 90005 Before you share your meeting minutes, make sure that the Chair has reviewed and either revised and / or approved the minutes for circulation. They are not an official record of a meeting unless this has taken place. Depending on your Board, minutes may also be formally approved at the beginning of the next meeting. 90006 90054 5. Distributing or Sharing Meeting Minutes 90055 90005 As the official «minutes-taker» or Secretary, your role may include dissemination of the minutes.90006 90074 Online sharing 90075 90005 The method of sharing or distribution will depend on the tools that you and your organization use. Since minutes and other documentation can create a pile of paper, it’s great if you can use a paperless sharing process. For example, if you are using a word processing tool (e.g., Microsoft Word) that does not offer online sharing, you might want to create a PDF of the document and send this and the other attachments or meeting documentation via email. Alternately, if you are all using Google docs — for meeting invitations, agenda and additional document sharing — you can simply «share» the document with that group once it has been finalized.Committee or Board members can simply read the documents online and save a few trees! 90006 90074 Sharing in the Cloud? 90075 90005 If your organization is using a cloud-based membership management system (like Wild Apricot), you can publish the minutes as a web page and give access only to the committee or Board members, depending on your organization’s needs. Through members-only webpages, you can create a secure online Intranet for your Board and committees. 90006 90074 90061 Tools Specifically For Meeting Minutes: 90062 90075 90005 If you are wondering about the types of tools you might use specifically for meeting minutes, here are some tools that organizations we’ve worked with have found helpful: 90006 90016 90017 90061 Google Docs: 90062 Also supports collaborative note taking.[Here are some meeting minute sample templates in Google docs. If you send out a meeting request using Google Calendar, you can attach a Google doc agenda outline. Once minutes are crafted (using the outline), you can simply share the document with the group using their email addresses.] 90018 90017 90061 OneNote: 90062 (if you are a Microsoft user) — Very fast and allows for organization of notes. Also support audio recording with corresponding note time-stamping. 90018 90017 90061 Lucid Meetings: 90062 Fantastic meeting-tool to automate your meeting processes like notes, attendance, and organization.90018 90017 90061 Evernote: 90062 Great note taking tool. 90018 90017 90061 Agreedo 90062: supports creation of meeting minutes and tracking the results. 90018 90017 90061 minutes.io: 90062 allows you to quickly take meeting minutes with hotkey shortcuts and the ability to work online or offline. 90018 90023 90054 6. Filing / Storage of Meeting Minutes 90055 90005 Most committees and Boards review and either approve or amend the minutes at the beginning of the subsequent meeting.Once you’ve made any required revisions, the minutes will then need to be stored for future reference. Some organizations may store these online (e.g., in Google docs or SkyDrive) and also back these up on an external hard drive. You may also need to print and store hard copies as well or provide these to a staff member or Chair for filing. 90006 90054 And … If You’re a Nonprofit with Regular Board and Member Meetings 90055 90005 If you’re a nonprofit with regular board and member meetings and you want to save time and money managing your organization, get a free trial of Wild Apricot, an all-in-one membership management software which allows you to: 90006 90016 90017 Easily schedule online events with instant online payment processing and automated invoices.90018 90017 Create a stunning website with online member applications. 90018 90017 Access an easy-to-search and filter contact database. 90018 90017 Send out professionally-designed newsletters and emails. 90018 90017 and much more. 90018 90023 90005 Find out all the features of Wild Apricot’s free membership management software here. 90006 90005 90006 90005 Wild Apricot is also the the # 1 rated membership management software used by over 20,000 organizations every day.Get your free trial now. 90006 90005 90006 90054 90055 90005 Additional Resources on How to Write Meeting Minutes: 90006 90054 In closing … enjoy your new role 90055 90005 Meeting minutes are important — after all, they capture the essential information of a meeting. But taking and preparing minutes does not have to be a daunting task. We hope this article helps meeting minutes newbies in getting started in creating effective meeting minutes for your organization. 90006 90005 Thank you for reading our guide on how to write meeting minutes! 90006 .90000 Managing participants in a meeting — Zoom Help Center 90001 90002 90003 90004 90005 90006 Overview 90007 90002 As the host in a meeting, you can manage the participants. By default, any participant in a meeting can share their video, screen, and audio. If you want to limit who can share their screen, video, and audio, we recommend using the webinar platform. For a full comparison of these options, see our meeting and webinar comparison. 90005 90002 This article covers: 90005 90006 Prerequisites 90007 90014 90015 Host permissions in the meeting, or co-host permission (set by the host) 90016 90015 Join by Zoom desktop client, mobile app, or web * 90016 90019 90002 Some options have additional prerequisites and must be enabled on the web portal or require a specific version of Zoom for full functionality.These features include giving a participant the ability to record locally, assigning a co-host, putting a participant on-hold and using the waiting room. 90005 90002 * Limited controls are available when joining by web. 90005 90006 Order of participants 90007 90002 Names in the participants list appear in the following order: 90005 90028 90015 You 90016 90015 The host (If you’re not the host) 90016 90015 Phone numbers with no names 90016 90015 Unmuted participants (sorted alphabetically) 90016 90015 Muted participants (sorted alphabetically) 90016 90039 90006 Controls for hosts and co-hosts 90007 90002 With meetings, hosts and co-hosts can control the following features: 90005 90014 90015 Mute participants 90016 90015 Request that a participant unmutes 90016 90015 Stop a participant’s video 90016 90015 Request that a participant starts their video 90016 90015 Prevent participants from screen sharing 90016 90015 Rename a participant 90016 90015 Put a participant on hold if enabled 90016 90015 Choose to play an enter or exit chime 90016 90015 Lock the meeting to prevent anyone new from joining 90016 90015 Place participants in waiting room or admit / remove participants from the waiting room (waiting room can only be enabled by the host) 90016 90019 90002 Only hosts have access to these features: 90005 90006 Controls for managing participants 90007 90028 90015 Click 90072 Manage Participants 90073 in the host controls to display the participants list: 90074 90016 90015 Click the drop-down menu located at the top-left corner to close the participants list or click 90072 Pop Out 90073 to separate the participants list from the meeting window: 90074 90016 90015 Hover over a participant and click 90072 More 90073 for these options: 90074 90016 90039 90014 90015 90072 Chat 90073: Open the chat window to send messages directly to the panelist.90016 90015 90072 Stop Video 90073: Stop the participant’s video stream so they are unable to start their video. If the participant has not star 90016 90019.90000 Meeting Minutes Templates and Examples — Notejoy 90001 90002 90003 Whether for business, club, or sports events, meeting minutes can be a key part of keeping the entire team up-to-date on what happened. And it does not have to be an arduous task. 90004 90003 Below are some example templates as well as tips and ideas to help you get started with writing and preparing effective meeting minutes. 90004 90007 What are meeting minutes for? 90008 90003 Meeting minutes are the notes that capture what happened at a meeting! Different than a meeting agenda, it records the decisions made and actions requested by the group.Despite the team, they are not a minute-by-minute record but include the key details that the team will want to know. It’s important in meeting minutes to capture information such as: 90004 90011 90012 decisions made 90013 90012 next steps 90013 90012 action items and who is responsible 90013 90018 90003 Minutes are the record of who was there and what happened. They are an important source of information for people who were unable to attend or looking back to reflect on what happened.They’re also an incredibly effective tool to notify or remind people of tasks assigned to them or timelines to keep everyone on track. 90004 90007 What should go into meeting minutes? 90008 90003 Here are some of the details that you should into the meeting minutes. 90004 90011 90012 Date and time of meeting 90013 90012 Names of the participants 90013 90012 Agenda items and topics discussed 90013 90012 Action items 90013 90018 90003 Related Content: Writing Effective Meeting Agendas with Examples and 5 Meeting Agenda Templates 90004 90007 Example of meeting minutes 90008 90003 Below is an example from an informal meeting which captures only the most relevant facts.90004 90003 Sign up for a free Notejoy account so you can start taking notes with your entire team. 90004 90043 Informal team meeting minutes template 90044 90003 Date: Today’s date 90004 90003 Attendees 90004 90003 Agenda 90004 90011 90012 Item 1 including key discussions, decisions made, next steps 90013 90012 Item 2 90013 90012 Item 3 90013 90018 90003 Next steps 90004 90011 90012 List goes here in format: action item, responsible person, date 90013 90012 Example: Brian to follow up to this group with a list of target companies by end of week 90013 90018 90003 Below is an example from a more formal board meeting.90004 90003 Sign up for a free Notejoy account so you can start taking notes with your entire team. 90004 90043 Formal board meeting minutes template 90044 90003 DATE: Date of the meeting 90004 90003 PRESENT: First and last names of all those present at the meeting 90004 90003 ABSENT: First and last names of Committee members who are unable to attend the meeting. 90004 90003 1. CALL TO ORDER / OPENING REMARKS 90004 90011 90012 The time that the meeting was called to order and by whom.90013 90012 Any opening remarks summarized here. 90013 90018 90003 2. APPROVAL OF THE MINUTES FROM (DATE) 90004 90011 90012 You need a motion to approve the prior meeting’s minutes. 90013 90012 Motion: To approve the minutes of (DATE) as circulated (or AMENDED) Motion By: Name of person (FIRST & LAST) who made the motion 90013 90012 Seconded By: Name of the person (FIRST & LAST)) who seconded the motion Carried or Defeated 90013 90018 90003 3. ADDITIONS TO THE AGENDA 90004 90011 90012 If there are additions to the agenda or requests for the next meeting’s agenda, these would be bulleted here.90013 90018 90003 4. APPROVAL OF THE AGENDA 90004 90011 90012 Motion: to approve the agenda as circulated (or AMENDED) 90013 90012 Motion By: name of person (FIRST & LAST) who made the motion 90013 90012 Seconded By: name of person (FIRST & LAST) who made the motion Carried or Defeated 90013 90018 90003 5. BUSINESS FROM THE PREVIOUS MEETING 90004 90011 90012 Any items from the previous meeting that need to be discussed further 90013 90018 90003 6. ITEM # 1 TO BE DISCUSSED 90004 90011 90012 Put a summary of the discussion around the topic 90013 90012 If any motions were made, put the information here 90013 90012 If further information is needed, put follow-ups, names, and a target date here 90013 90018 90003 7.ITEM # 2 TO BE DISCUSSED 90004 90003 8. ADDITIONS TO THE AGENDA 90004 90011 90012 Any added agenda Item, including a summary of the discussions around this item 90013 90012 If any motions were made, put information here 90013 90012 If further information is needed, put follow-ups, names, and a target date here 90013 90018 9. ADJOURNMENT 90011 90012 Record the time the meeting was adjourned 90013 90018 10. NEXT MEETING (DATE) 90011 90012 The next meeting date should be decided at the end of the meeting before everyone leaves.It’s a handy reminder to include it at the bottom of the minutes template so it is not missed. 90013 90018 90007 Notejoy is a more effective way to manage your meetings 90008 90003 Running effective and productive meetings is more than just establishing a great template — it’s about managing the communication of information around the meeting. Is everyone on the same page about what the meeting’s topics and goals are? Have decisions been shared with everyone who needs to know? If you missed the meeting, how can you catch up on the details? Ensuring that the right people have access to information both in the meeting room and after is vital to operating a successful organization.90004 90003 Notejoy is an effective solution for teams that want to manage their meeting agendas and notes to get and stay on the same page. It fundamentally changes the way that work is done. 90004 90155 90007 Managing meetings in Notejoy is different for three reasons: 90008 90003 90159 Real-Time Collaboration 90160 — As a cloud-based solution, Notejoy allows you to share your meeting agenda in advance with internal and external collaborators. These collaborators can view, discuss, and comment on meeting agendas as well as view the latest version.90004 90003 90159 Always in Sync 90160 — Rather than managing different versions of agendas or multiple threads of conversation, Notejoy allows the entire team to always see agendas including changes and discussions at the same time. 90004 90003 90159 Improved Search and Visibility 90160 — With meeting notes and discussion comments documented directly in the agenda, teams can keep details in context and maintain one system of record for everything that happened. Manage who has access to what information, and enable team members old and new to search across past and current meeting content.90004 90159 Get started free with Notejoy 90160 90007 Related Resources 90008 .90000 Annual General Meeting Agenda Sample Free Download 90001 90002 MINUTES [COMPANY] PLC 90003 90002 No. [] / 20 [] ANNUAL GENERAL MEETING 90003 90002 []. [] .20 [] 90003 90002 Note: This template is made for information purposes only and prior to using the template relevant legislation, articles of association, 90003 90002 and other regulation should be examined. Use of the template without any crosschecks does not guarantee that the minutes of the 90003 90002 meeting would comply with relevant legislation, articles of association and other regulations.Anyone using the is responsible for 90003 90002 compliance of the minutes of the meeting with the relevant legislation, articles of association and other regulations. 90003 90002 1 90003 90002 ANNUAL GENERAL MEETING OF [COMPANY] PLC 90003 90002 Time: [date] at [time] 90003 90002 Place: [place] 90003 90002 Present: Shareholders were present at the meeting, in person or represented by 90003 90002 proxy , in accordance with the list of votes adopted at the meeting. 90003 90002 [In addition, all members of the board of directors, the CEO, the 90003 90002 company’s auditor, members of the company’s senior management, media 90003 90002 representatives and technical personnel were present at the meeting.] 90003 90002 1 § 90003 90002 OPENING OF THE MEETING 90003 90002 The chairman of the board of directors [name] opened the meeting [and presented 90003 90002 a brief overview of the activities of the board of directors (Appendix [])]. 90003 90002 [Other speeches to be attached at relevant agenda items where appropriate.] 90003 90002 2 § 90003 90002 CALLING THE MEETING TO ORDER 90003 90002 [name] was elected as chairman of the general meeting and he / she called [name] 90003 90002 to act as secretary.90003 90002 [The chairman explained the procedures fo r handling matters on the agenda of the 90003 90002 meeting. 90003 90002 It was noted that the meeting was conducted in [language] and translated 90003 90002 simultaneously for the participants into [language (s)]. Furthermore, the meeting 90003 90002 was recorded on audio and video tape.] 90003 90002 The chairman gave a description of the voting instructions that had been provided 90003 90002 in advance by nominee registered shareholders.90003 90002 [name] stated that he / she represented multiple nominee registered shareholders 90003 90002 and that he / she had provided the chairman with the information concerning the 90003.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о