Отчет о численности работников: Отчет о среднесписочной численности сотрудников за 2021

Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований

2021
I кв 2021		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 1-ий квартал 2021 года
2020
IV кв 2020		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 4-ий квартал 2020 года
III кв 2020		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 3-ий квартал 2020 года
II кв 2020		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 2-ий квартал 2020 года
I кв 2020		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 1-ий квартал 2020 года
2019
IV кв 2019		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 4-ий квартал 2019 года
III кв 2019		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 3-ий квартал 2019 года
II кв 2019		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 2-ий квартал 2019 года
I кв 2019		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 1-ий квартал 2019 года
2018		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 2018 года
III кв 2018		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 3-ий квартал 2018 года
II кв 2018		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 2-ий квартал 2018 года
I кв 2018		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 1-ий квартал 2018 года
2017		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 2017 года
III кв 2017		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 3-ий квартал 2017 года
II кв 2017		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 2-ий квартал 2017 года
I кв 2017		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 1-ий квартал 2017 года
2016		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 2016 года
III кв. 2016		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 3-ий квартал 2016 года
II кв. 2016		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 2-ый квартал 2016 года
I кв. 2016		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 1-ый квартал 2016 года
2015		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 2015 год
III кв. 2015		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 3-ий квартал 2015 года
II кв. 2015		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 2-ой квартал 2015 года
I кв. 2015		Отчет о расходах и численности работников органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований за 1-ый квартал 2015 год

Характеристики персонала – Наши работники – Отчет группы «ЛУКОЙЛ» о деятельности в области устойчивого развития за 2019 г.

На 31 декабря 2019 года в организациях Группы «ЛУКОЙЛ» были заняты более

105

 тыс. человекВ данном случае показатель отражает списочную численность работников; при этом среднесписочная численность составила более 101 тыс. работников..

Абсолютное большинство работников трудились на условиях постоянного трудового договора и полной занятости. Структура персонала остается стабильной на протяжении последних трех лет по категориям работников и по возрастуЗдесь и далее по разделу расчетные данные приведены исходя из списочной численности работников по состоянию на 31 декабря отчетного года (если не указано иное)..

В Компании исключена любая дискриминация по гендерным основаниям. Несмотря на отраслевую специфику и традиционное преобладание мужчин в компаниях нефтегазовой отрасли, в ЛУКОЙЛе сохраняется сбалансированная гендерная структура на протяжении многих лет. При приеме на работу применяется подход предоставления равных возможностей мужчинам и женщинам: структура вновь нанятых в 2019 году работников отражает паритетность результатов.

Более половины работников (около 60%) заняты в бизнес-сегменте «Переработка, торговля и сбыт», более трети (35,6%) – ​в организациях геологоразведки и добычи; 13,7% работников трудятся вахтовым методом.

Показатель текучести кадров по Группе «ЛУКОЙЛ» снизился в 2019 году на 0,3 процентного пункта  по отношению к 2018 году. В зарубежных организациях уровень текучести оставался относительно стабильным в период 2017–2019 годов (в 2019 году – 11,7%). В российских организациях некоторый рост показателя в 2018 году был обусловлен реорганизацией бизнес-сектора «Нефтепродуктообеспечение в России», после чего он начал снижаться (в 2019 году – 6,6%).

Характеристика персонала в 2017–2019 годах

Распределение работников по категориям по Группе «ЛУКОЙЛ», %

Примечание. Соотношение долей категорий работников не изменялось за период 2017–2019 годов.

Распределение работников по регионам по Группе «ЛУКОЙЛ», %

Примечание. Данные приведены на основе списочной численности работников на 31 декабря 2019 года.

Распределение работников по возрасту по Группе «ЛУКОЙЛ», % Распределение работников по видам деятельности по Группе «ЛУКОЙЛ», %

Примечание. В категорию «НПО, транспортировка» включены также иные организации, относящиеся к бизнес-сегменту «Переработка, торговля и сбыт».

Численность работников и движение персонала по Группе «ЛУКОЙЛ»

	2017	2018	2019
Списочная численность персонала по состоянию на 31 декабря каждого года, человек	107 405	105 991	105 624
Среднесписочная численность персонала, человек	103 647	102 508	101 374
Текучесть кадров, %	6,7	7,8	7,5
Численность вновь нанятых работников, человек	20 101	26 358	16 624

Примечание. Формула расчета коэффициента текучести кадров приведена в Приложении 7.

Отчет о среднесписочной численности за год

В 2016 году отчет о среднесписочной численности работников компании или предприятия за предыдущий год следует подать не позднее 20 января. Подавать такой отчет в налоговую инспекцию должны все. Даже если в компании нет сотрудников, в декларации по форме КНД 1110018 просто ставится 0.

 

Если компания только что создана, отчет о среднесписочной численности полагается сдавать не позднее 20 числа месяца, следующего за тем, в котором образована компания.

 

Эту отчетность должны подавать все компании без исключения, вне зависимости от организационно-правовой формы и количества персонала. Для тех фирм, где работает менее 100 человек, установлен порядок подачи отчетности на бумажных носителях. Более крупные компании подают декларации по среднесписочной численности через Интернет.

 

Для этого надо рассчитывать ежемесячную среднесписочную численность, а сумму за все месяцы поделить на 12. Это касается и компаний, отработавших неполный календарный год.

 

Ежемесячная среднесписочная численность представляет собой сумму данных показателей по работникам на полном дне и по сотрудникам, работающим неполный день. При этом показатель вычисляется на определенную дату. Чаще всего это – последний день отчетного периода.

 

Об этом подробно сказано в Указаниях, утвержденных приказом Росстата от 28.10.2013 №428:

• сотрудники, проходящие испытательный срок;
• сотрудники, бывшие на больничном на отчетную дату;
• находящиеся на отчетную дату в командировках и отпусках, в том числе за свой счет, учебных отпусках с сохранением зарплаты;
• бывшие в этот день выходными или получившие отгул за работу в праздники и выходные;
• инвалиды и другие лица, которым установлен неполный рабочий день по закону;
• работники, переведенные на неполный день по инициативе работодателя;
• работающие по трудовому договору или на дому.

 

В среднесписочную численность не включают:

• внешних совместителей;
• военнослужащих и адвокатов;
• сотрудников, направленных на работу за рубеж;
• владельцев данной организации, не получающих зарплату;
• лиц, проходящих в компании профессиональное обучение;
• женщин, находящихся в декретном отпуске;
• абитуриентов или студентов, находящихся в дополнительных отпусках;
• работающих по договорам гражданско-правового характера, а также некоторые другие категории работников.

 

Для каждого вида расчета по полному или неполному рабочему дню существует своя формула.

 

Годовая отчетность по среднесписочной численности используется:

• для расчета и уплаты страховых взносов;
• для получения налоговых льгот юридическому лицу;
• для информации о деятельности малых предприятий, предоставляемой в ФНС и органы статистики.

 

Сейчас никто уже не рассчитывает среднесписочную численность вручную. Для этого существуют разнообразные программы, чаще всего это 1С «Кадры» или другое ПО. Тем не менее подобные расчеты отнимают много времени, и, даже используя компьютер, легко ошибиться в цифрах.

Поэтому многие предприятия сейчас отдают функцию расчета среднесписочной численности работников за год и ежемесячно сторонним организациям, что значительно удобнее и высвобождает кадровые и временные ресурсы для решения стратегических задач.

Сведения об организации и численности работников организации (мужчины 1959 г.р. , женщины 1964 г.р.), не являющихся пенсионерами.

С 1 октября работодатели должны ежеквартально предоставлять в Центры занятости населения новые отчеты о работниках. Форма называется «Сведения об организации и численности работников организации, не являющихся пенсионерами». В ней нужно будет указывать сведения о численности работников: мужчин 1959 года рождения; женщин 1964 года рождения. Причем, указывать нужно будет как работающих на отчетную дату, так и прекративших свою трудовую деятельность в течение отчетного периода.

         Примечание: Обратите внимание: в отчете указываются сведения только о тех женщинах 1964 г.р. и мужчинах 1959 г.р., которые не являются пенсионерами. Если сотрудник уже является пенсионером в связи с досрочным выходом на пенсию (например, по инвалидности), то информация о нем не указывается.

         Сдавать отчет должны все организации, независимо от формы собственности и применяемого режима налогообложения. Центры занятости населения  ждут сведения только от тех работодателей, в которых работают или работали в этом году мужчины 1959 и женщины 1964 года рождения. Списки таких организаций ЦЗН получили из ПФР и разослали указанным работодателям уведомления о том, что надо сдать отчеты.

         Если на предприятии нет сотрудников предпенсионного возраста, то отчет не представляется.

         Унифицированной формы данного нового отчета в центр занятости пока не разработано. Поэтому пока его следует подавать по рекомендуемой форме в казенные учреждения Республики Калмыкия «Центр занятости населения» (в соответствии с юридическим адресом организации) начиная с данных на 01 октября 2018 года, ежеквартально в срок до 05 числа месяца, следующего за отчетным.

         В каждом центре занятости населения республики созданы консультационные пункты для граждан предпенсионного возраста по вопросам трудоустройства, по вопросам соблюдения предусмотренного трудовым законодательством запрета на ограничение трудовых прав и свобод граждан в зависимости от возраста.

Ответственные лица для консультаций работодателей

по Республике Калмыкия:

Министерство социального развития, труда и занятости Республики Калмыкия	8(84722)4-01-66	Мангутова Инна Егоровна
КУ РК «ЦЗН Городовиковского района»	8(84731)9-17-34	Пшеничная Елена Ивановна
КУ РК «ЦЗН Ики-Бурульского района»	8(84732)9-11-49	Мухлаева Марина Сергеевна
КУ РК «ЦЗН Кетченеровского района»	8(84735) 9-19-44	Баркуева Баина Николаевна,  Мечинова Наталья Борисовна
КУ РК «ЦЗН Лаганского района»	8(84733)9-18-87	Чудаева Надежда Валерьевна
КУ РК «ЦЗН Малодербетовского района»	8(84734)9-10-76	Оконова Бальзира Владимировна
КУ РК «ЦЗН Октябрьского района»	8(84747)9-17-46	Мацакова Гиляна Геннадьевна
КУ РК «ЦЗН Приютненского района»	8(84736)9-15-87	Соляная Надежда Николаевна
КУ РК «ЦЗН Сарпинского района»	8(84741)2-13-68	Никитенко Дмитрий Александрович
КУ РК «ЦЗН Целинного района»	8(84742)9-12-30	Бадмаева Кермен Эрдниевна
КУ РК «ЦЗН Черноземельского района»	8(87443)9-18-16	Бекнеева Цагана Владимировна
КУ РК «ЦЗН Юстинского района»	8(84744)9-12-97	Горяева Оксана Ивановна
КУ РК «ЦЗН Яшалтинского района»	8(84745)9-11-64	Ефименко Анастасия Сергеевна
КУ РК «ЦЗН Яшкульского района»	8(84746)9-16-79	Пушкаева Кермен Сангаджиевна, Гиджиева Эльза  Батыровна, Андрюшкина Валентина Эрдниевна
КУ РК «ЦЗН г. Элиста»	8(84722)4-02-91	Бурлакова Анна Убушаевна

  Форма «Сведения об организации и численности работников организации, не являющихся пенсионерами».

Сведения о среднесписочной численности сотрудников за 2018 год

Автор: Татьяна Суфиянова (консультант по налогам и сборам)

Сразу обращаем ваше внимание на то, что индивидуальные предприниматели, которые не привлекали наемных работников, не сдают Сведения о ССЧ.

Что представляет собой такая форма отчетности, как Сведения о среднесписочной численности работников (далее по тексту Сведения о ССЧ)? Казалось бы, форма отчетности очень простая, на одном листе, но при ее заполнении допускается много ошибок. Скачать форму отчета.

Кто сдает Сведения о ССЧ?

Форма отчетности применяется с 18 мая 2007 года. Форма документа была утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 г. № ММ-3-25/174@.

Срок сдачи Сведений о ССЧ:

1) Если компания или предприниматель отчитывается за предшествующий календарный год – не позднее 20 января текущего года за прошлый год. Например, за 2018 год мы будем отчитываться в срок до 21 января 2018 года (20-ое число выпало на воскресенье в 2019 году).

2) В случае создания (реорганизации) организации – не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором ваша компания была создана (реорганизована).

Сдавать этот отчет следует всем организациям и индивидуальным предпринимателям. Но, обратите внимание – ИП представляют Сведения о ССЧ в том случае, если у них в прошлом году были наемные работники. Если предприниматель работал сам на себя – сдавать отчет не надо.

Согласно рекомендациям по порядку заполнения данной формы (которые были утверждены письмом ФНС РФ от 26.04.2007 г. № ЧД-6-25/353@), при заполнении строки «Среднесписочная численность по состоянию на» отражается среднесписочная численность работников организации (индивидуального предпринимателя) по состоянию на 1 января текущего года, за предшествующий календарный год.

Посмотрите на рисунок, представленный ниже. Если работодатель отчитывается за 2018 год, например, тогда дату мы ставим не «31.12.2018», а «01.01.2019».

При заполнении Сведений о ССЧ предприятием ставится фамилия, имя, отчество руководителя организации полностью, а также ставится его подпись, которая заверяется печатью организации, и проставляется дата подписания.

При заполнении Сведений индивидуальным предпринимателем ставится подпись предпринимателя и проставляется дата подписания.

Сведения о ССЧ можно сдавать по доверенности. При подтверждении достоверности и полноты показателей, указанных в Сведениях, физическим лицом – представителем налогоплательщика ставится подпись физического лица и проставляется дата подписания. Также указывается наименование документа, подтверждающего полномочия представителя. При этом к Сведениям прилагается копия указанного документа.

Поле «Заполняется налоговым органом» сам налогоплательщик не заполняет.

Файлы для скачивания

Сведения о среднесписочной численности — сервис проверки контрагентов XFirm

Среди отчетов, сдаваемых юрлицами и бизнесменами, находится подача сведений о среднесписочной численности работников. Форма отчета проста, но иногда ее заполнение вызывает вопросы. На них мы ответим в нашем материале.

Кто подает сведения и куда

Сведения о среднесписочной численности работников передавать следует до 20 января. Согласно распоряжению Минфина РФ от 4 февраля 2014 года, подавать данные обязаны все действующие организации, даже если они начали свою работу накануне периода отчетности. Также не освобождаются от сдачи сведений компании, не имеющие в своем штате сотрудников. Предприниматели, работающие в одиночку, имеют право подавать сведения с нулевым показателем. В этом случае в каждой ячейке для внесения числа среднесписочного показателя следует поставить прочерки. 

Очень важно подавать сведения в органы налоговой службы именно по месту регистрации, даже если деятельность ведется на другой территории. Если организация имеет филиалы в разных городах, то формируется и рассчитывается один общий отчет, куда включаются сведения каждого филиала. Зарубежные компании, имеющие филиалы и ведущие деятельности на территории Российской Федерации, также не освобождаются от подачи налоговой отчетности. Если филиалов несколько, то сведения подаются аналогично с отечественными компаниями – одним большим отчетом от представителя компании в России. 

Назначение отчета

Помимо распоряжения Министерства финансов России, сдачу отчета о численности работников компаний, действующих на территории страны, юрлица и ИП обязывает Налоговый кодекс РФ (пункт 3 статьи 80). Полученный в результате расчетов показатель определяет дальнейший способ сдачи налоговой отчетности. Так, если среднесписочная численность сотрудников компании за прошедший год составила более 100 работников, то сдавать отчет допустимо только в электронном виде. Если же численность сотрудников составляет менее 100 человек на организацию, то предоставляется выбор – бумажный вид отчета или электронный.

Кроме того, предоставление налоговой среднесписочной численности позволяет определить, нуждается ли организация или предприниматель в налоговых льготах или применении спецрежимов. Так, к примеру, если организация имеет в штате более 100 работников, то она не сможет использовать такие упрощенные налоговые режимы, как ЕНВД и УСН. Или при патентной системе налогообложения под руководством индивидуального предпринимателя не может работать более 15 человек. 

Форма отчета и расчет численности

Для того, чтобы сдать отчет по численности, необходимо заполнить так называемую форму КНД 1110018, утвержденную ФНС приказом от 29 марта 2007 года. Также можно воспользоваться рекомендациями и разъяснениями, которые дала налоговая в своем письме № ЧД 6-25/[email protected] от 26 апреля 2007 года.

Заполнение бланка, как правило, не вызывает затруднений. Здесь важно запомнить несколько моментов. Во-первых, наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя следует писать полностью. Например, «Открытое акционерное общество «Магнитогорский металлургический комбинат». Во-вторых, для заполнения формы потребуются реквизиты организаций – ИНН и КПП. Кроме того, наименование, номер и код налоговой службы по месту регистрации, куда будут подаваться сведения, юрлица и предприниматели заполняют самостоятельно. Сведения подписывает руководитель организации или доверенное лицо, имеющее соответствующие полномочия. В этом случае, реквизиты доверенности необходимо вписать в бланк отчета, к нему же приложить копию. 

Подводим итоги

Сведения о среднесписочной численности сотрудников – главный показатель на арене налоговой отчетности по форме КНД 1110018. О его расчете мы уже говорили ранее. Если сделать обзор предыдущей статьи, можно выделить тезисы:

• Приказ Росстата № 772 от 22 ноября 2017 года дает рекомендации по расчету среднесписочной численности работников.
• В отчете следует указать среднее число сотрудников, взяв за отчетный период весь календарный год. То есть, сведения подаются на момент 1 января текущего года. Если организация или ИП были зарегистрированы уже в текущем году, то среднесписочная численность указывается на 1 число месяца, следующего за месяцем регистрации или реорганизации компании. Так, если компания была создана в июне, то отчет должен быть сформирован и предоставлен в ИФНС до 20 июля. Если фирма ликвидируется, то сведения о численности сотрудников подаются не позднее исключения из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
• Среднесписочная численность указывается в виде целого числа, округленная (при необходимости) по законам арифметики.
• Расчет ССЧ можно производить с помощью специализированных программ, одна из которых – «1С: Зарплата и управление персоналом 8.3». Риск ошибиться при расчетах снижается, но для этого требуется брать информацию из проверенных достоверных источников. Руководствоваться следует кадровыми документами и распоряжениями о приеме на работу, отпуске и увольнении.
• Сведения подаются в обязательном порядке. За невыполнение требования нарушителям грозит штраф. За повторное нарушение штраф будет назначен в двойном размере.
• Сотрудники, с которыми не заключен трудовой договор, не учитываются при расчете. Это касается и руководителей, не получающих зарплату в организации. Но в расчете ССЧ участвуют сотрудники, работающие сезонно или временно, но при этом по договору.

Как видим, сведения о численности работников не являются просто статистическими данными. На основании них налоговые органы могут оценить потенциал предприятия в качестве налогового агента. Соответственно, и мы, заключая договор с потенциальным контрагентом, можем делать выводы о его благонадежности, исходя из его отношений с ФНС. 

Узнайте больше о потенциальном партнере вместе с XFIRM. Воспользуйтесь проверкой сведений и будьте уверены в том, что ваше сотрудничество будет безопасным и с финансовой стороны, и с репутационной.

Отчетность о численности персонала: зачем это нужно

Численность персонала — это общее количество людей, занятых в организации, включая сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день.

Отчет о численности персонала, созданный с помощью системы информации о людских ресурсах (HRIS), позволяет сортировать и классифицировать сотрудников на основе различных переменных — например, активных или неактивных, работающих полный или неполный рабочий день, освобожденных от налогов или без налогов, возраста, расы, заработной платы. и так далее. Эти отчеты играют важную роль в соблюдении требований.

Волшебное число 50

Когда ваша численность превысит 50, ваши требования к отчетности и соблюдению требований поднимутся на другой юридический и нормативный уровень.

Закон о доступном медицинском обслуживании (ACA) гласит, что работодатели с более чем 50 штатными сотрудниками должны предлагать медицинскую страховку или платить штраф. «Полный рабочий день» относится к любому, кто работает в компании минимум 30 часов в неделю или 130 часов в месяц.

Закон о семейном отпуске по болезни (FMLA) требует, чтобы частные работодатели с 50 или более сотрудниками предоставляли неоплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни с сохранением рабочих мест работникам, имеющим на это право. Государственные и частные школы должны предлагать FMLA, независимо от их численности.

Государственные и местные законы о занятости применяются к предприятиям в соответствии с различными критериями, одним из которых может быть размер компании. Например, работодатели с 50 или более сотрудниками в Калифорнии должны соблюдать Закон штата о правах семьи и каждые два года проводить тренинги по вопросам сексуальных домогательств.

50 — не единственное магическое число

Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) требует, чтобы частные работодатели со 100 или более сотрудниками составляли демографические отчеты с помощью ежегодных отчетов EEO-1, которые должны классифицировать данные о занятости по категории работы, расе / этнической принадлежности и полу.

Закон о пенсионном обеспечении сотрудников (ERISA) гласит, что планы социального обеспечения с участием 100 или более участников должны ежегодно подавать форму 5500. Планы с менее чем 100 участниками можно подавать с помощью краткой версии формы, известной как Форма 5500-SF.

На основе цели

Если вы хотите знать свою численность — то есть, сколько человек работает в вашей организации — просто подсчитайте количество сотрудников, работающих полный, временный, сезонный или неполный рабочий день.

Однако составление отчетов о численности персонала — более сложный процесс, поскольку он преследует конкретную цель. Отчет о численности персонала для целей ACA будет отличаться от отчета о численности персонала для целей FMLA, потому что, в то время как сотрудник должен проработать не менее 1250 часов за последние 12 месяцев, чтобы иметь право на FMLA, часы для соответствия требованиям ACA полностью отличаются.

Отчеты о численности персонала

могут использоваться в других целях, помимо соблюдения нормативных требований, в том числе для оценки окладов и заработной платы, чтобы определить увеличение заработной платы и подсчитать количество сотрудников по отделам или местоположениям, чтобы оценить потребности в персонале.

В зависимости от цели отчета вам может потребоваться включить лиц, не являющихся сотрудниками. Например, многие законы о взаимоотношениях с сотрудниками (например, законы, касающиеся сексуальных домогательств) применяются не только к сотрудникам, но и к лицам, не являющимся сотрудниками. В этих сценариях термин «численность персонала» вместо «численность персонала» был бы более подходящим.

Сообщите нам, как мы можем помочь вам справиться с вашей численностью.

© 2018

Отчет о численности сотрудников и отслеживание

Численность, в самом простом смысле, — это просто количество людей, занятых в компании в данный момент времени.Также известная как перепись персонала, понимание того, кто работает на вас и где они находятся в вашей компании, позволяет получить критическое представление о состоянии и операционной мощи вашей организации.

Подсчет ваших сотрудников кажется достаточно простой задачей, не так ли? Каким бы простым ни был этот показатель HR, он также очень сложен, и итоговые числа переписи могут отличаться в зависимости от стандартов, применяемых при составлении таблиц. Чтобы правильно спланировать свой бюджет, соответствовать определенным правилам на рабочем месте и выработать стратегию для своих сотрудников, вам необходимо правильно определить эту метрику.

Что такое отчет о численности сотрудников?

Как указано во введении, численность сотрудников — это, по сути, учет всей кадровой базы организации. Сложный отчет переписи будет содержать информацию об отдельном сотруднике, которая может иметь отношение к его статусу занятости, праву на получение определенных льгот и привилегий или освобождению от них, а также другим классифицирующим переменным, которые могут повлиять на бизнес-планирование и прогнозы.

Обычно индивидуальный отчет о численности персонала содержит следующую информацию:

• Статус работы — активен сотрудник или неактивен по разным причинам.
• Статус расписания — независимо от того, работает ли сотрудник неполный или полный рабочий день.
• Статус освобождения — освобожден ли сотрудник от оплаты сверхурочной работы или не освобожден от нее.
• Должность и должность
• Заработная плата
• Секс
• Гонка
• Статус ветерана

Сгенерированные отчеты о сотрудниках, которые содержат вышеуказанные сведения об отдельных сотрудниках, позволяют организации отслеживать и сортировать базу сотрудников по определенным классификациям, обеспечивая соблюдение определенных юридических обязательств в отношении практики найма, льгот сотрудникам и других факторов.

Кроме того, если у компании есть кадровые цели, будь то рост, диверсификация, перераспределение рабочей силы, внутреннее продвижение по службе или внешний найм, компании могут использовать информацию, полученную в этих отчетах, для принятия решений по планированию кадров и выработке стратегии.

Почему важно отслеживать численность сотрудников

Существует четыре основных причины, по которым отслеживание численности сотрудников и составление отчетов являются критически важными для любого бизнеса, и все они кратко изложены в предыдущих параграфах.

1. Сотрудники могут быть классифицированы как освобожденные или не освобожденные от уплаты налогов, что означает, что они либо имеют, либо не имеют права на сверхурочную работу в зависимости от их должностных инструкций, графика и ставки оплаты. Работник, не подлежащий освобождению от налогов, определяется как работник, которому платят менее 23 600 долларов США в год, оплачивают почасовую оплату и занимают неконтролирующую должность. Освобожденные от налогообложения сотрудники получают зарплату, занимают руководящие должности и зарабатывают более 100 000 долларов в год. Определения могут меняться в зависимости от отрасли и региона.
2. Обязательства по вознаграждению и льготам сотрудников со стороны организации могут изменяться в зависимости от количества работников в штате в любой момент времени.Если в компании работает более 50 штатных сотрудников, необходимо предоставить работникам медицинские льготы, а также медицинские и семейные отпуска с сохранением работы.

   Помимо юридических соображений, количество сотрудников может потребоваться, когда компания вносит изменения в бюджет, и необходимо учитывать, как изменения в финансовом планировании повлияют на повышение заработной платы, страховые взносы и другие финансовые решения в масштабах компании или департамента.

3. Организационное соблюдение законов о равных возможностях также зависит от количества людей, работающих в данный момент.Компании, в которых работает более 100 человек, обязаны составлять демографические отчеты, касающиеся пола и расы, которые демонстрируют согласованные усилия по диверсификации рабочей силы и обеспечению справедливой занятости недостаточно представленных членов населения.
4. Планирование трудовых ресурсов в значительной степени зависит от численности персонала. Это включает в себя общее планирование отдела, а также планирование человеческих ресурсов.

   Лучшие практики для HR демонстрируют необходимость иметь одного сотрудника отдела кадров на каждые 100 сотрудников, чтобы обеспечить адекватный доступ к услугам для базы сотрудников.А понимание статуса персонала может помочь руководству разработать стратегию человеческого планирования для достижения бизнес-целей организации.

Лучшие практики для отчета и отслеживания численности сотрудников

Количество сотрудников иногда измеряется разными отделами по-разному в соответствии с их собственными потребностями и стандартами того, кто квалифицируется как «работник». Это, очевидно, может привести к некоторой путанице и, в конечном итоге, создать больше работы для всех участников. В этом разделе вы найдете несколько рекомендаций, которым нужно следовать, чтобы отчет о численности персонала работал на вас.

1. Определите универсального работника. Если в отчетах по межбизнесу, финансам и персоналу представлены разные числа, что-то не совпадает. Решение состоит в том, чтобы определить универсального сотрудника для всех отделов, чтобы получить точный и всеобъемлющий обзор вашей базы сотрудников.
2. Определите универсальную численность персонала. То, как вы подсчитываете свою рабочую силу, имеет такое же значение, как и то, кто из них считается. Итоговый отчет по отслеживанию численности персонала должен быть доступен для всех отделов.
3. Сделайте отчет о численности персонала динамической записью. Часто отчеты о численности персонала составляются на годовой или полугодовой основе. Но чтобы действовать стратегически и максимально эффективно использовать свои методы отслеживания численности персонала, отчеты должны обновляться в режиме реального времени, что позволит оперативно реагировать на ваш кадровый план по мере возникновения потребностей.

Последние мысли: отчет о численности сотрудников и отслеживание

Знание того, кто работает на вас в данный момент, может быть важным тактическим преимуществом при планировании вашей рабочей силы, бюджета и т. Д.Эта сложная, но важная операция позволит вам соблюдать нормативные требования и сохранять стратегию при принятии решений сотрудниками.

По мере того, как вы нанимаете сотрудников в более крупном масштабе, вам нужно будет найти способы автоматизировать и упростить процессы. Те же ручные процессы просто не помогут, когда ваши потребности в найме растут. Например, проверка рекомендаций — один из наиболее важных аспектов приема на работу. Когда ваши потребности в найме действительно небольшие, проверки можно проводить вручную (по телефону). Но как только ваша численность вырастет, выполнение проверок вручную приведет к задержке ваших важных показателей успеха, включая время, затрачиваемое рекрутером на звонки, общее время найма и даже качество найма.Если вы не автоматизировали процессы приема на работу, ваша команда легко не достигнет поставленных целей. Начните с автоматизации проверки ссылок. Узнайте больше здесь.

Кроме того, вы заинтересованы в том, чтобы узнать, какие еще показатели вы должны отслеживать и сообщать, чтобы сообщать об успехе команде руководителей? Сделайте копию нашей информационной панели показателей TA, чтобы быстро создавать отчеты по наиболее важным показателям для измерения успеха.

Три способа сделать отчеты о численности персонала мощным инструментом — TLNT

Простым подсчетом сотрудников следует делиться без споров, но когда руководитель отдела кадров представляет отчет о численности персонала во время ежемесячного совещания о прибылях и убытках с генеральным директором и финансовым директором, это может стать самым спорным вопросом в повестке дня.

Благодаря своему прошлому опыту консультирования с крупными предприятиями по вопросам талантов и кадровой стратегии я слышал бесчисленное количество историй о том, что финансовый директор и главный операционный директор показывают несоответствующие данные о численности персонала. Обычно следует 20-минутное обсуждение того, какое число правильное и почему. Это бесполезная дискуссия, которая задает неправильный тон между двумя партнерами, которые должны заключить стратегический союз.

А вы можете угадать, кто несет бремя объяснения их количества? Это не финансовый директор.

В большинстве случаев это технически не ошибка HR.Фактически, HR и финансы могут сообщать разные цифры, и оба они являются арифметически правильными. В этом более старом (но все еще актуальном сообщении в блоге) ученые Дональд М. Этуотер и Брэд Йоргенсен объясняют, как может происходить такое несоответствие, особенно когда каждый отдел использует разные определения того, кто является работником.

Этуотер и Йоргенсен точно суммируют загадку численности персонала следующим образом: «Объективный наблюдатель может сказать, что технически все эти подсчеты верны. Расстроенный руководитель скажет, что должен быть один и только один ответ.”

Определите так же численность персонала

Хотя согласование численности персонала остается сложной проблемой для многих руководителей отдела кадров, некоторые продвинутые организации успешно справились с этой проблемой по сути.

Наиболее активные группы начинают с более тесного сотрудничества, обеспечивая единообразие определений данных о численности персонала и бюджетном воздействии для HR и финансов. У них также есть дисциплина, чтобы не создавать теневые системы и избегать использования электронной таблицы «согласования», которая хранится в том или ином отделе, в качестве предлога не исправлять процессы в основной причине.

На технологическом уровне, когда доступ ко всем релевантным данным осуществляется с одной виртуальной платформы, отдел кадров избавляется от необходимости иметь теневую систему для финансирования. После этого руководители отдела кадров могут избавиться от времени, которое их команды тратят на то, чтобы привести свои цифры в соответствие с представленными финансовыми данными.

Это определенно умный ход с точки зрения предотвращения споров о численности персонала, но вот в чем дело: когда драма разрешается, остается другая проблема.

Отчеты о численности скучные

Для большинства руководителей отдела кадров большой проблемой является то, что отчеты о численности персонала — из-за отсутствия лучшего термина — скучны.

Скучные отчеты о численности персонала не помогают отделу кадров четко сформулировать, что необходимо для достижения бизнес-цели или потребностей. Они не раскрывают, как нехватка персонала повлияет на цели по выручке или чистые баллы промоутера. Они не раскрывают, как инвестиции (или их отсутствие) повлияют на такие тенденции, как нерешенная нехватка талантов. В результате традиционные отчеты о численности персонала не помогают HR получить такую ​​же стратегическую основу, что и финансы.

Смещая акцент с отдельных показателей численности персонала на динамические тенденции, имеющие значение для бизнеса, стратегические руководители отдела кадров привлекают к себе внимание и завоевывают доверие высшего руководства.Одна HR-команда компании-разработчика программного обеспечения для социальных сетей задает вопросы «что, если» во время встреч с руководителями, чтобы проверить, насколько они эффективны в сравнении с целевыми показателями найма, получая ответы на основе данных своих сотрудников, чтобы определить, нужно ли им менять механизмы в ответ на новые события.

Исследование

RBL Group показало, что эффективные специалисты в области управления персоналом являются «одновременно стратегическими позиционерами, которые понимают бизнес-контекст … и заслуживающими доверия активистами, которые влияют на них через доверительные отношения». Установление единого источника достоверной информации о численности персонала важно, но это не отменяет необходимости в повествовании, основанном на более целостном и динамичном представлении данных о людях.

Если вы руководитель отдела кадров, который хочет повысить свою стратегическую роль во время встреч с генеральным директором, подумайте о том, чтобы сделать следующие три обновления:

Обновление №1: Избегайте представления людей как инвентаря

Ваш инвестиционный консультант не сообщает о количестве ваших акций. Она расскажет вам, как они работают по отношению к рынку и куда они направляются. Другими словами, она дает вам оценку ваших активов.

Таким же образом вы должны предоставить своему генеральному директору оценку ваших кадровых активов.Но в большинстве отчетов о численности персонала связь между эффективностью талантов и бизнес-результатами не проводится, и люди представлены в виде перечня позиций.

Например, очень часто смотрят на чистое изменение численности персонала за определенный период времени. Однако это не дает организациям увидеть, сколько людей не знакомо со своими ролями, что может создать ложное чувство безопасности. (Подсказка — попробуйте использовать диаграмму водопада, чтобы представить изменения в численности персонала). Затем организации используют этот показатель в качестве основы для принятия решений о том, сколько людей следует нанять, перевести, продвинуть по службе или уволить.

Продолжение статьи ниже

Вместо того, чтобы смотреть исключительно на общие чистые изменения, сосредоточьтесь на перемещении людей внутри вашей организации, а также внутри и вне ее. Помещая численность персонала в правильный контекст, вы можете ответить на актуальный вопрос: есть ли у вас дефицит или избыток людей, готовых работать продуктивно.

Обновление №2: Сосредоточьтесь на будущем

Sales будет сообщать не только о количестве сделанных бронирований, но и о воронке продаж.Как объясняет в своем посте эксперт по персоналу доктор Джон Салливан о влиянии на генеральных директоров: «Руководители хотят услышать о том, что произойдет в« следующем году », когда появится время что-то с этим сделать». Тенденции, привлекающие внимание генерального директора, будут отражать продажи с точки зрения ориентации на будущее. Лучшее время, чтобы узнать, есть ли нехватка ключевых ролей, — задолго до того, как будут пропущены производственные этапы или клиенты перестанут совершать повторные посещения из-за плохого обслуживания.

Однако большинство отчетов о численности персонала являются историческими и реактивными.Когда HR может предоставить прогнозы численности персонала, которые связаны с будущим воздействием на такие области, как выручка, удовлетворенность клиентов или производительность, соответствующие заинтересованные стороны могут принять меры.

Обновление № 3: Перевести численность персонала в доллары

Руководители

хотят видеть, как изменения повлияют на чистую прибыль. Но это сложно определить и сообщить о численности персонала. «Количество голов» действительно необходимо преобразовать в то, сколько организация тратит на людей.

Предоставление полной стоимости рабочей силы (TCOW) — полной стоимости людей, которые вносят свой вклад в работу организации, включая все затраты на рабочую силу и накладные расходы на рабочую силу — поможет вам понять и сообщить, как потенциальные решения повлияют на вашу организацию в будущее.

И при представлении TCOW убедитесь, что вы показываете общую сумму. Это означает включение заемного труда и любого другого труда, который считается увеличением штата. Принято избегать традиционных процессов утверждения, привлекая «неконтролируемых» сотрудников в виде контингента или временного персонала. Обязательно дайте целостное описание затрат на рабочую силу.

Один крупный многонациональный производитель использовал нашу платформу кадровой стратегии для анализа своей рабочей силы по местоположению — с точки зрения получения дохода, затрат и рисков — чтобы ответить на такие стратегические вопросы, как: «Находимся ли мы в правильных регионах с точки зрения затрат и производительности труда» ? »

Те руководители отдела кадров, которые могут пролить свет на потенциальные финансовые последствия для талантов, как правило, имеют большее влияние в организации и могут предоставить информированную точку зрения по наиболее приоритетным вопросам бизнеса.

Помимо штатного расписания

Когда финансы и HR говорят на одном языке данных, численность персонала становится тем, чем должна быть: чем-то, что можно быстро решить, не вызывая споров.

Тем не менее, разговор должен также переключиться на то, как талант влияет на бизнес-результаты, как талант влияет на бизнес-результаты и планы на будущее. Таким образом, руководители отдела кадров могут перестать быть центром разочаровывающих дебатов и стать привлекательным и надежным источником критически важной для бизнеса информации.

Эта статья изначально появилась в блоге Visier.

Отчет о численности персонала

Вернуться к

Обзор модели управления персоналом

В этом отчете показаны данные и информация о записях и увольнениях сотрудников, которые хранятся в кубе Затраты на персонал . Он фокусируется на планировании численности персонала и информации об эквиваленте полной занятости (FTE) для нескольких версий планирования, включая бюджет и прогноз.

Записи о сотрудниках, которые не хранятся в исходной системе, могут быть добавлены с помощью отчета отдела кадров Добавить сотрудника, щелкнув значок, как показано на снимке экрана ниже:

Для ввода данных требуется существующий сотрудник в измерении Сотрудник и выбор одного юридического лица и единого центра затрат.Если изменение вводится для одного месяца, оно повлияет на остальные месяцы того же года.

Заголовок отчета

На снимке экрана ниже показана область заголовка отчета о численности персонала. Заголовок отчета обновляется динамически по мере выбора различных параметров отчета. Логотип можно изменить в Администрации; см. Настройка элементов дизайна для получения дополнительной информации о дизайне отчетов.

В области заголовка отчета отображаются следующие поля:

Поле	Описание	Реализация
Название	Название отчета	Имя отчета в дизайнере отчетов
Субтитры	Выбор текущего PoV	Локализованные субтитры будут обновляться по мере выбора PoV
Стрелка	Показать / скрыть виджет PoV ​​	Щелкните стрелку, чтобы отобразить или скрыть выбор точки обзора

Опции точки обзора (PoV)

Содержимое отчета можно настроить с помощью параметров PoV, которые можно просмотреть, щелкнув синюю стрелку в верхней части отчета.

В этом отчете используется каскадная логика: выбор, сделанный в выпадающем списке «Юридическое лицо», влияет на результат выпадающего списка «Центр затрат».

Доступные опции описаны ниже:

Опция PoV	Описание	Реализация
Версия (поле со списком)	Выберите версию планирования.	Размер Версия , фильтр для атрибута Таблица стилей равен BU или FC
Год (поле со списком)	Выберите отчетный период.	Элементы, соответствующие шаблону yyyy или FYyyyy из Месяц размер
Юридическое лицо (поле со списком)	Выберите одно юридическое лицо или любой консолидированный элемент.	Юридическое лицо размер
МВЗ (поле со списком)	Выберите одно МВЗ или любой консолидированный элемент.	Измерение МВЗ . Фильтр данных учитывает следующие элементы: Элемент размера Версия , связанный с настройками в поле со списком Версия Элемент из измерения Месяц , связанный с настройками в выпадающем списке Год элементов измерения Юридическое лицо , связанного с выбранным значением в поле со списком Юридическое лицо элементов измерения «Расходы на персонал» Измерение : FTE (Изменение) , FTE , Штат (изменение) и Штат элемента Значение для оператора среза <> 0

Столбцы и строки отчета

Столбцы и строки, отображаемые в отчете, зависят от выбора, сделанного в области обзора.На снимке экрана ниже показан отчет с прогнозом 3 + 9.

Ниже приведены описания строк и столбцов в отчете о численности персонала.

Поле	Описание	Реализация
Метка строки (сотрудник)	Сотрудники показаны как имя элемента и локализованный атрибут ID_Name атрибут	Измерение «Сотрудник » отображает все элементы, имеющие любое значение в текущем выборе, и скрывает сотрудников, не имеющих никакого значения в текущем выборе.Фильтр данных учитывает следующие элементы: Элемент измерения Версия , связанный с настройками в поле со списком Версия Элемент измерения Месяц , связанный с настройками в выпадающем списке Год, а также элементы с суффиксом -00 и диапазоном 12 месяцев (т. Е. гггг-00 , гггг-МММ ) Элементы измерения Юридическое лицо , связанные с выбранным значением в поле со списком Юридическое лицо Элементы измерения МВЗ , связанные с выбранным значением в поле со списком МВЗ Значение для оператора среза <> 0
ComboBox со всеми другими сотрудниками	Добавить существующего сотрудника в текущее МВЗ	Проверка данных с помощью параметра Сотрудник
Добавить сотрудника	Добавить нового сотрудника	См. Отчет о кадровых ресурсах Добавить сотрудника
Все сотрудники	Сумма всех значений численности персонала и эквивалента полной занятости (FTE)	Имя атрибут Сотрудник измерение
Область визуализации версии	Стиль заливки и границы для версии	Таблица стилей , атрибут Версия , размер
Категория сотрудников	Категория трудовых отношений	Категория сотрудника атрибут Измерение сотрудника
Регион	Рабочий регион сотрудника	Область атрибут Сотрудник измерение
гггг (OB)	Отображает значения численности персонала и эквивалента полной занятости (FTE) при начальном балансе (OB)	yyyy-00 элемент измерения Месяц , связанный с настройками в выпадающем списке Год с суффиксом -00
МММ	Отображает изменения в численности персонала и эквиваленте полной занятости (FTE) для каждого месяца в течение выбранного года	Элемент измерения Месяц , связанный с настройками в выпадающем списке Год
гггг	Отображает значения численности персонала и эквивалента полной занятости (ЭПЗ) на конец выбранного года.	Элемент измерения Месяц , связанный с настройками в выпадающем списке Год

Отдел кадров Добавить отчет сотрудника

С помощью этого отчета новые сотрудники могут быть добавлены в измерение Сотрудник .Значения численности персонала и эквивалента полной занятости (ЭПЗ) будут записаны в куб «Затраты на персонал» . В зависимости от выбранной плановой версии значение будет записано в первый плановый месяц; например, версия Budget начинается с первого месяца года, а версия Forecast 3 + 9 начинается с четвертого месяца года.

Настройки такие же, как и для полей со списком в «Численность персонала», описанных выше в разделе «Параметры точки обзора» (PoV).Сотрудников можно добавлять только в том случае, если значение записано в поле ввода № сотрудника.

Компоненты отчета о добавлении сотрудника отдела кадров описаны ниже.

Поле	Описание	Реализация
Сотрудник No.	Номер для нового сотрудника	Номер сотрудника будет добавлен к измерению Сотрудник как элемент
Имя	Имя нового сотрудника	Имя сотрудника будет записано в атрибут Имя измерения Сотрудник
Численность	Значение по численности	Показатель численности будет записан в куб Расходы на персонал для Месяц , Версия , Юридическое лицо , МВЗ и Численность (изменение) элементы измерения Измерение затрат на персонал
ЭПЗ	Значение для FTE	Показатель FTE будет записан в куб затрат на персонал для месяц , Версия , Юридическое лицо , МВЗ и FTE (изменение) элементы измерения Измерение затрат на персонал
Сгруппировать в (поле со списком)	Выберите родителя, с которым должен быть интегрирован новый сотрудник.	Родители Сотрудник измерение

Блокировка ячеек

Для всех отчетов по планированию ввод данных возможен только в том случае, если выбрано одно юридическое лицо и одно МВЗ.Блокировка ячеек предотвращает ввод данных в поля, использующие несколько источников.

Обновлено 7 августа 2020 г.

Что такое отчет о численности сотрудников?

Отчет о численности сотрудников, иногда называемый переписью сотрудников, содержит информацию о сотрудниках для одного работодателя. Информацию можно отсортировать по статусу работы, то есть по активным или неактивным сотрудникам, или по таким характеристикам, как раса, пол, возраст, зарплата или статус ветерана.Информационные системы по персоналу, или HRIS, обычно содержат приложения, которые позволяют работодателям создавать отчеты на основе любого количества переменных. Возможность работодателя создавать отчеты упрощает функции и задачи планирования человеческих ресурсов.

Классификация сотрудников

Отчеты о численности сотрудников особенно полезны при проверке классификации сотрудников. Классификация сотрудников относится к тому, считаются ли работники освобожденными или не освобожденными от налогов. Освобожденные работники соответствуют определенным критериям в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах для освобождения от оплаты сверхурочных.Работники, не освобожденные от уплаты налогов, — это рабочие, которые обычно выполняют ручную или рутинную работу; они имеют право на компенсацию сверхурочной работы за работу более 40 часов в каждую рабочую неделю. Отчет о численности сотрудников полезен для анализа названий должностей и должностей, подпадающих под федеральные и государственные правила, освобожденные или не освобожденные от уплаты налогов.

Равные возможности для сотрудников

Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы определенные работодатели заполняли и отправляли в режиме онлайн годовой отчет EEO-1.Федеральное правительство использует статистику EEO-1 для исследования и идентификации рабочей силы США; EEO-1 не использует эту информацию для идентификации конкретных сотрудников. Вместо этого информация о сотрудниках в отчете о численности персонала работодателя становится агрегированными данными, сообщаемыми в опросе EEO-1. Работодатели сообщают данные о своей рабочей силе в соответствии с общим числом сотрудников для каждой работы или должности, расы и пола. Отчет о численности сотрудников позволяет работодателям легко выполнять свои обязательства перед федеральным правительством по представлению данных EEO-1.

Компенсация и льготы

Отчеты о численности сотрудников требуются как часть обследования компенсаций или когда работодатель намеревается внести изменения в структуру компенсаций и льгот организации. Специалисты по компенсациям создают отчеты о численности сотрудников на основе фактических окладов и заработной платы, или они готовят отчеты на основе гипотетических сценариев для определения соответствующего увеличения заработной платы и заработной платы. Еще одно применение отчетов о численности сотрудников — это прогнозирование влияния роста затрат на льготы на бюджет организации.Продольные изменения взносов на медицинское страхование и расходов, связанных с выплатами сотрудникам, могут быть зафиксированы путем создания различных версий отчета о численности сотрудников.

Планирование персонала

Планирование человеческих ресурсов включает определение уровня кадровой поддержки, необходимой для базы сотрудников. База сотрудников — это количество активных сотрудников в организации, обычно перечисленных по местоположению, месту работы, отделу или другим подобным идентификаторам. В соответствии с передовой практикой в ​​области управления персоналом на каждые 100 сотрудников приходится один специалист по персоналу.Таким образом, отчет о численности сотрудников помогает менеджерам по персоналу оценить кадровые потребности для обеспечения адекватного уровня обслуживания сотрудников организации. Кроме того, отчеты о численности сотрудников определяют кадровые потребности отдела. Сравнение показателей производительности с данными о численности сотрудников позволяет определить, сможет ли персонал компании удовлетворить потребности бизнеса.

Какова численность персонала в HR?

Штат — это количество людей, работающих в компании или отделе в любой момент времени.Численность персонала, если не указано иное, включает каждого: сотрудников, работающих полный, неполный рабочий день, временных и контрактных работников. Показатель численности персонала позволяет специалистам по персоналу:

Почему руководители отдела кадров должны заботиться о численности персонала?

Штат

обычно не требуется для небольших компаний с небольшим количеством сотрудников. Тем не менее, фирмам с сотнями или тысячами сотрудников следует серьезно относиться к количеству персонала. Измерение численности персонала в разные периоды позволяет руководителям отдела кадров всегда быть в курсе количества сотрудников и их ролей, чтобы поддерживать хорошо функционирующий и гибкий персонал.Количество сотрудников может помочь в таких областях, как:

• Оценка роста персонала
• Как избежать избытка кадров
• Обеспечение достаточности ресурсов для сотрудников
• Обеспечение соответствующего технологического стека для количества сотрудников
• Принятие обоснованных решений о найме, найме и составлении бюджета

Что могут сделать руководители отдела кадров, чтобы обеспечить оперативную численность персонала?

Руководители отдела кадров могут предпринять следующие шаги для внедрения численности персонала, обеспечивающего надежную рабочую силу:

• А кто вообще рабочий? Чтобы избежать путаницы, лидеры должны придерживаться единого определения того, кто является работником.Например, отдел кадров может определять подрядчиков, работающих полный, неполный рабочий день, временных и независимых подрядчиков, как работников, в то время как финансовый отдел может рассматривать сотрудников, работающих полный рабочий день, как рабочих. Между отделами должно быть сотрудничество, чтобы обеспечить всеобщее понимание численности персонала.
• Наброски целей. Определите краткосрочные и долгосрочные цели, чтобы дать объем проекта и руководство. Возможно, компания хочет оценить текущие зарплаты в отделе продаж. Подсчет сотрудников по продажам может предоставить менеджерам и персоналу контекст для понимания бюджета и состава персонала.Согласование целей по численности персонала с общей бизнес-стратегией может поддержать реалистичный план, учитывающий структуру оплаты труда и преобладающие тенденции в сфере труда.
• Создание и ведение централизованного документа о численности персонала. Обновленный и доступный документ о численности персонала может предоставить факты и цифры, которые необходимы руководству и персоналу для принятия решений, основанных на фактах, и предотвращения споров. С консолидированными числами и документально подтвержденными сведениями о доступности руководители могут обратиться к ним в случае необходимости.
• Определите другие метрики для реализации. HR должен спросить: какие еще показатели могут помочь стратегически использовать показатель численности персонала? Возможно, анализ выбытия персонала и численности персонала, например, в дополнение к численности персонала, может дать более полную картину динамики кадровых ресурсов для отдела кадров и управления.
• О численности персонала в увлекательную историю. Само по себе количество сотрудников — это просто число. Однако, когда HR включает численность персонала в соответствующие бизнес-процессы, это становится незаменимым.

Рекомендуется для дальнейшего чтения

Как мониторинг численности персонала может улучшить культуру компании?

Расчет численности персонала является основополагающим для принятия разумных решений по планированию персонала. Знание количества людей в конкретном подразделении позволяет руководителям отдела кадров создавать и развивать персонал, состоящий из талантливых и увлеченных сотрудников. Обеспечение того, чтобы все были учтены, помогает команде сотрудников создать прочную корпоративную культуру, состоящую из нужных людей на соответствующих должностях.

Уравновешивание численности персонала и внутренних чистых движений

Одна из наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются компании при составлении отчетов, — это балансировка численности персонала с течением времени путем добавления и вычитания числа наймов и увольнений.

Кажется, что процесс должен быть простым, особенно когда кто-то с опытом работы в области финансов или бухгалтерского учета впервые смотрит на проблему. Заблуждение состоит в том, что численность персонала компании будет уравновешиваться примерно так же, как деньги в финансовой отчетности, где аналитик берет начальную сумму денег, которая есть у компании, добавляет деньги, поступившие за месяц (например,грамм. продажи клиентов, счета-фактуры) и вычитает деньги, которые были потрачены за месяц (например, расходы на транспортировку, заработную плату, аренду), и дает окончательную сумму за месяц, которая затем начинается в течение следующего месяца.

Если финансовый отчет сбалансирован таким образом, кажется, что та же концепция должна быть легко применена к балансированию численности персонала. Может показаться, что компания должна уметь использовать следующую формулу:

Начальная численность + Наем — Окончание = Конечная численность

И все уравновесится и выйдет.

К сожалению, бухгалтерский учет в отделе кадров не работает так же, как в финансах. Эта простая формула редко (если вообще когда-либо) работает при подсчете людей вместо денег.

Существует ряд общих причин, по которым эта формула не работает при ее применении для сверки численности персонала с течением времени:

1. Люди, начинающие работу в начале месяца, включаются как в начальную численность персонала, так и в набор на определенный период времени, в результате чего некоторые из одних и тех же людей учитываются дважды.
2. Люди, уходящие в конце месяца, включаются как в окончательную численность персонала, так и в число уволенных за период времени, что опять же приводит к двойному учету.
3. Люди, находящиеся в отпуске, могут внезапно войти в штат или выйти из него без найма или увольнения.
4. Компания может иметь ограничения на определенные типы работников (например, стажеры, подрядчики) и исключать их из числа сотрудников, если они относятся к этой категории. Если эти работники переходят из исключенной категории в категорию, включенную в штатную численность, или наоборот, они могут внезапно появиться или исчезнуть из нее без найма или увольнения.
5. Компания может пожелать исключить определенные действия по найму и увольнению, такие как приобретения или продажи, которые снова приведут к несбалансированной численности персонала и внезапному появлению или исчезновению работника из числа сотрудников.

К счастью, One Model может относительно легко решить все эти проблемы при балансировке численности персонала путем создания нового набора показателей, специфичных для данных компании, которые включают группы населения, которые обычно не учитываются, и исключают или включают наймы и увольнения в начале и конец периода времени.

Новый показатель: численность персонала для согласования

Эта метрика выверки численности персонала представляет собой более точное математическое уравнение, которое уравновешивает численность персонала, чтобы отразить эти особенности в данных о людях, чтобы соответствовать подходу финансовой отчетности к выверке. У каждого клиента, работающего с One Model, будет немного другая версия метрики Reconciliation Headcount, основанная на методологии, которую они используют для подсчета найма или увольнения. Пример формулы для этого показателя может выглядеть так:

(Конечная численность + увольнения в последний день предыдущего времени — увольнения в последний день текущего временного периода) — (начальная численность + наймы — увольнения — продажи)

При правильном построении новая метрика будет правильно суммировать до 0, что устраняет проблему, с которой HR иногда сталкивается при обосновании очевидных нарушений при согласовании численности персонала.Если показатель не равен 0, это означает, что в данных есть как минимум одно лицо или событие, у которых нет необходимого найма или увольнения, чтобы сбалансировать его, и что компания должна изучить запись.

One Model также может предоставить компании набор показателей, которые объясняют разницу между событиями и совокупностями, которые включены во входные данные для расчета новой метрики, и тем, что компания в противном случае использовала бы для стандартной отчетности по численности персонала, найму и увольнениям.

Приложение для одной модели: использование показателя численности персонала для выверки

После создания показателя численности персонала для согласования его можно использовать для отслеживания и понимания изменений данных с течением времени, которые могут не быть очевидными при менее совершенном подходе к согласованию.

Ниже приведен пример метрики согласования численности персонала для компании А за 4 месяца. Если все факторы, влияющие на численность персонала, включены в расчет сверки, то каждый месяц метрика сверки численности будет отображаться как 0.В этом примере видно, что численность персонала за ноябрь и февраль не имеет отклонений, но для декабря и января вместо ожидаемого 0 результаты показывают 1 в декабре и 2 в январе.

Выявление несоответствия: возможно ли это?

Без метрики выверки численности персонала и единой модели было бы трудно определить источник этих расхождений. Фактически, это могло быть вообще невозможно, в зависимости от того, как были представлены данные.

Если аналитику посчастливилось использовать списки лиц для выполнения сверки и иметь фактические записи для всех соответствующих моментов времени (начало и конец каждого месяца), он мог бы определить конкретных людей, которые ведут учет. для различий в декабре и январе, используя формулы vlookup в Excel, чтобы найти каждую разницу.Конечно, при этом весь процесс сверки займет очень много времени.

Согласование численности персонала может оказаться невозможным даже во всех ситуациях. В некоторых случаях аналитик может добавлять или вычитать данные из отчетов за прошлые месяцы, которые уже были агрегированы. Использование агрегированных данных сделало бы процесс согласования практически невозможным, поскольку данные в исходной системе могли измениться с момента создания отчетов, и аналитик не сможет точно определить конкретных людей, ситуации которых создают расхождения.

Отчет со списком одной модели Характеристика: простое определение несоответствия

Платформа One Model обладает уникальной функцией, которая устраняет все эти проблемы и упрощает процесс согласования. Эта функция называется «Список отчетов». В One Model пользователь может взять метрику, а затем заглянуть в нее, чтобы найти точки данных, которые вызывают расхождения.

В примере компании A, где выяснилось, что существуют расхождения в численности персонала за декабрь и январь, аналитик создает отчет со списком, который включает метрику согласования численности, номер рабочего и имя каждого человека, учтенного в этот период.Любой человек, статус которого изменился в течение периода времени, но не был должным образом учтен в процессе согласования, будет отмечен знаком + или — в столбце согласования численности. Затем список отчетов можно отфильтровать, чтобы отобразить только тех лиц, записи которых являются причиной явной ошибки учета.

В приведенном выше примере компании A чистое расхождение за декабрь составило единицу. После экспорта данных и фильтрации нулей только одна запись имела +1 в декабре:

.

Всего за пару простых шагов было легко определить, что данные Джо Уильямса являются источником расхождений в численности персонала за декабрь.

Определение причины несоответствия и перебалансировка численности персонала

После установления личности Джо Уильямса возникает следующий вопрос: почему его данные вызвали такое несоответствие. Поскольку похоже, что его запись привела к увеличению численности персонала, может иметь смысл сначала взглянуть на данные по найму и посмотреть, был ли добавлен новый код в HRIS компании А, который не был включен изначально.

В примере для компании A Джо вошел в компанию A посредством приобретения, которое не было закодировано как наем.

В результате теперь очевидно, что показатель согласования численности персонала следует пересмотреть, чтобы включить в него лиц, которые присоединились к компании А посредством приобретения.

Что дальше после баланса численности? Чистое внутреннее изменение

Этот показатель согласования численности теперь можно использовать для лучшего понимания чистых внутренних изменений в компании A.

В приведенном ниже примере метрика сверки численности персонала компании А разбита по отделам. В дезагрегированной форме легко увидеть, что в декабре компания совершила 1 чистый переход в коммерческий сектор и 1 чистый выход из отдела кадров.Еще более полезно то, что можно увидеть, что, хотя на общем уровне в ноябре и феврале численность персонала была сбалансирована, в те месяцы на самом деле были перемещения между отделами. Тот факт, что эти движения были сведены к нулю, заставил их исчезнуть из метрики согласования, но Единая модель по-прежнему позволяет идентифицировать это движение.

Еще раз взглянув на декабрь, добавив поле «Отдел» в список отчета, вы обнаружите, что отдел перешел к другому работнику.В этой ситуации мы видим, что Крис Джонс перешел из отдела кадров в коммерческий сектор в декабре.

Использование метрики выверки численности персонала позволяет проанализировать внутренние движения и понять, как численность персонала внутри компании изменилась с течением времени.

Хотя клиенты традиционно могут использовать такие события, как «Переводы», «Повышение в должности», «Понижение» для определения внутренних перемещений, эти методы часто могут быть обманчивыми. Очень часто у клиентов нет строгих бизнес-процессов в отношении того, что учитывается в этих перемещениях, и события в HRIS кодируются как передачи, когда они технически корректируют данные.Повышение может быть закодировано как таковое, когда это действительно переход или боковой ход, потому что менеджер хочет отправить положительное сообщение сотруднику. Хотя чистая разница, полученная с помощью метрики согласования численности персонала, не обязательно решает все эти проблемы, она позволяет аналитику видеть конкретное внутреннее чистое изменение во времени.

В приведенных выше примерах использовались месяцы, но период времени мог быть любым (например, год, квартал, неделя).