Ответственный за ведение кассовых операций: Ответственность за ведение кассовых операций

Содержание

Ответственность за ведение кассовых операций

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Ответственность за ведение кассовых операций (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Ответственность за ведение кассовых операций

Судебная практика: Ответственность за ведение кассовых операций Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 4 «Условия осуществления приема платежей» Федерального закона «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами»
(ООО юридическая фирма «ЮРИНФОРМ ВМ»)Отменяя постановление о привлечении к административной ответственности за нарушение порядка работы с денежной наличностью, ведения кассовых операций, использования специальных банковских счетов и прекращая производство по делу, суд в порядке части 18 статьи 4 ФЗ от 03.06.2009 N 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами» установил, что данное нарушение требований законодательства об использовании специальных банковских счетов, выразившееся в получении товариществом, являющимся поставщиком услуг, денежных средств, принятых платежным агентом от физических лиц, проживающих в ТСЖ, в качестве платежей, на банковский счет, не являющийся специальным банковским счетом, не несет существенной угрозы для общества, государства и охраняемых государством общественных отношений, вредных последствий не повлекло.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Ответственность за ведение кассовых операций

Нормативные акты: Ответственность за ведение кассовых операций «ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий»
(принят и введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2020-ст)Служащие в сфере обработки числовой информации и учета материальных ценностей получают, собирают и производят расчеты по бухгалтерскому учету, обработке бухгалтерской, статистической, финансовой и другой цифровой информации, а также берут на себя ответственность за кассовые операции, связанные с ведением бизнеса. Некоторые занятия, которые учитываются в данной подгруппе, связаны с ведением учета произведенных, приобретенных, складированных, отгруженных товаров и материалов, необходимых на указанные даты производственного цикла, или с ведением учета управленческих аспектов и согласованием сроков осуществления пассажирских и грузовых перевозок. Уровень компетенций большинства занятий, включенных в данную подгруппу, требует квалификации, соответствующей второму квалификационному уровню.

Рекомендации бухгалтеру по учету и ведению кассовых операций

Общие требования учета кассовых операций

Кассовые операции, как правило, берут на себя штатные сотрудники предприятия, которому наша аудиторская фирма оказывает бухгалтерские услуги. Наши специалисты полностью берут на себя составление бухгалтерского баланса, налоговую отчетность. Читайте, например, отзыв на аутсорсинг бухгалтерского учета. Как видно из отзыва, за рутинными операциями, к которым можно отнести ведение кассы, наш главный бухгалтер лишь осуществлял надзор и контроль. Существуют общие требования учета кассовых операций. Статьей 6 Закона о бухгалтерском учете установлено, что ответственность за ведение бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении кассовых операций несут руководители организаций.
Порядок контроля за кассовыми операциями и другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета, определяются в учетной политике организации, которая также утверждается приказом руководителя или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок). В соответствии с этим Порядком для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Бухгалтерский учет и ведение кассы в филиалах

Особого порядка по ведению кассовой книги Порядком ведения кассовых операций для организаций, имеющих

филиалы и иные обособленные подразделения не установлено.
Поскольку бухгалтерии обособленных подразделений являются неотъемлемой составной частью бухгалтерской службы организаций в целом, отражаемые ими в своих учетных регистрах финансово-хозяйственные операции следует считать отраженными в бухгалтерском учете организации в целом. Головной офис в данном случае ведет бухгалтерский учет только непосредственно осуществляемых им финансово-хозяйственных операций, а бухгалтерскую отчетность оформляет путем суммирования показателей, как собственных учетных регистров, так и внутренней бухгалтерской отчетности филиалов.

Единство кассовых операций в бухгалтерии

Обеспечение единства кассовых операций в бухгалтерии организаций, имеющих обособленные подразделения, базируется на соответствии кассовой дисциплины организации требованиям Порядка, согласно которому организация должна ежедневно сдавать в единую кассу все полученные наличные денежные средства и вести только одну кассовую книгу (п.23). Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления бухгалтером кассовой книги не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и оформляет в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Таким образом, организации должны иметь только одну кассовую книгу, что и обеспечивает единство кассовых операций. Данные о произведенных обособленным подразделением расчетов через кассу, должны оперативно (в конце рабочего дня) поступать в головную организацию, для их отражения в кассовой книге организации. Для этого многие организации применяют специальные программы, которые дают возможность оперативно получать данные по электронным системам связи.

Все эти аспекты необходимо отразить в порядке ведения бухгалтерского и налогового учета предприятия (читайте, что отражает учетная политика для бухгалтерии). Однако нужно учитывать, что при наличии удаленных обособленных подразделений фактически невозможно в полной мере выполнить требования Банка России и остаются риски применения к организации санкций, установленных ст.15.1 КоАП РФ.

Рекомендации бухгалтеру по учет и ведение кассовых операций

Рекомендации бухгалтеру по учету и ведению кассовых операций до законодательного решения указанной проблемы:

— учитывая, что в Решении Совета директоров Банка России статус кассы организации для сдачи наличных денег определен недостаточно четко (однозначно лишь требование единства кассовой книги), а в Инструкции по применению бухгалтерами Плана счетов предусмотрена возможность кроме основной иметь в организации и так называемую операционную кассу, можно регламентировать в учетной политике открытие кроме основной кассы организации по месту расположения головного офиса операционных касс по местам расположения обособленных подразделений. При этом в операционных кассах обособленных подразделений ведутся так называемые

операционные кассовые книги;

— для обеспечения требований кассовой дисциплины организации рекомендуем согласовать с учреждением банка, обслуживающего операции головного офиса, единый для всей организации норматив остатка наличных денег в кассе и утвердить в учетной политике квоты каждого обособленного подразделения в общем объеме этого норматива;

— обосновав невозможность ежедневной сдачи остатков наличных денег из операционных касс филиалов и представительств в единую кассу организации, в учетной политике организации целесообразно предусмотреть периодичность и сроки осуществления такой сдачи в банк по месту нахождения подразделения;

Таким образом, организация может контролировать соблюдение общего лимита остатков наличных денег в кассе, как в головном офисе, так и в обособленных структурных подразделениях и снизить риск применения штрафных санкций за превышение данного лимита.

Кроме того, приходно-кассовые ордера, как и все документы в бухгалтерии, должны нумероваться в хронологическом порядке. Так как проконтролировать нумерацию в обособленных подразделениях невозможно, то поступающие в головную кассу ПКО и РКО могут иметь двойную нумерацию (первый номер – присвоенный в подразделении, второй – в головной кассе).

Для предприятий, которые рассматривают возможность аутсорсинга бухучета в специализированной аудиторской фирме мы предлагаем рассмотреть наше предложение на ведение бухгалтерского учета организаций бухгалтерами «Аудит ITG».

Обращайтесь к нам за консультациями по вопросам учета кассовых операций и за прочими бухгалтерскими услугами.

Материальная ответственность работников связанных с ведением кассовых операций (стр. 1 из 4)

Оглавление

1.Введение____________________________________________2

2.Учет кассовых операций______________________________2

3.Наиболее распространенные нарушения_________________10

4. Материальная ответственность работников, связанных с ведением кассовых операций____________________________13

5. Экспертиза нарушений кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами___________________________________16

6.Заключение__________________________________________20

7.Приложение__________________________________________21

8.Список использованной литературы____________________25

Введение

В своей деятельности любое предприятие сталкивается с выдачей и получением наличных денежных средств. Для этого на предприятии должна быть организована работа кассы в соответствии с письмом Банка России от 22.09.93 N 40, который является основным нормативным актом по регулированию кассовых операций в Российской Федерации и применяется всеми предприятиями, объединениями, организациями и учреждениями (включая общественные организации).

Этим письмом введен «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» В соответствии с п. 39 Порядка ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Учет кассовых операций

Для осуществления расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные расходы и т.п.) предприятие должно иметь кассу .

Помещение кассы должно быть специально оборудовано дляо беспечения сохранности денежных средств в соответствии с»Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий» (Приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Кассовые операции выполняет отдельный работник предприятия -кассир .

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

При небольшом объеме движения денежных средств в кассе обязанности кассира целесообразно возложить на одного из работников в порядке совмещения.

Предприятие может иметь наличные деньги в кассе в пределах, устанавливаемых банком, обслуживающим это предприятие по согласованию с его руководителем в соответствии с банковскими правилами.

Наличные деньги в размерах, превышающих, установленные банком пределы могут храниться только во время выплаты заработной платы, но не свыше трех дней.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

· оформление первичных документов по приходу и расходу

· регистрация первичных документов в журнале регистрации

· записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах),ежедневное подведение остатка по кассовой книге

· сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег — по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.

Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные ордера — руководитель организации и главный бухгалтер или лица ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей вычислительной) машине.

Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может

осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей

в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Ниже приведен пример ведения кассовой книги.

Кассовая книга (в рублях)

Касса за 06 марта 2001 г.

Номер От кого получено Корреспондирующий

документа или кому выдано счет Приход Расход

———————————————————————

Остаток на начало дня 1000

———————————————————————

100 От банка по чеку 51 50000

№181

Иванову С.А. — на

125 командировочные 71 3000

 565-сон 17.12.1998. Ведения кассовых операций юридическими лицами


Материально-ответственное лицо


_________________________
(должность)


__________________
(подпись)


________________
(Ф. И. О.)


На основании приказа (распоряжения) от «____»_________________199__ г. №_________ проведена
инвентаризация денежных средств по состоянию на«____» __________199__ г.

При инвентаризации установлено следующее:
1) наличных денег_____________сумов______ тийинов
2) почтовых марок_____________сумов______ тийинов
3) _____________________________________сумов______ тийинов
4) _____________________________________сумов______ тийинов

Итого фактическое наличие ________сумов ______ тийинов
_______________________________________________________________________
прописью
По учетным данным_____________сумов______ тийинов

Результаты инвентаризации:
излишек__________________________________________________
недостача_________________________________________________
Последние номера кассовых ордеров:
приходного № _________ расходного №_______________________

Председатель комиссии:
______________________
(должность)

_________________
(подпись)

__________________
(Ф.И.О.)


Члены комиссии:
______________________
(должность)

_________________
(подпись)

__________________
(Ф.И.О.)

______________________
(должность)

_________________
(подпись)

__________________
(Ф.И.О.)

______________________
(должность)

_________________
(подпись)

__________________
(Ф.И.О.)


Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении.

Оборотная сторона акта

Объяснение причин излишков или недостач_______________________________________________

___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
Материально — ответственное лицо

Решение руководителя предприятия ______________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
________________________________

___________________
(подпись)

«___» _____________________199_г.

Учет кассовых операций | СБИС Помощь

Учет кассовых операций

Юридические лица, которые используют в расчетах наличные деньги, должны вести учет кассовых операций. Для индивидуальных предпринимателей порядок ведения кассовых операций упрощен.

Схема работы

  1. Материально ответственное лицо — кассир или бухгалтер — при получении (выдаче) наличных денежных средств оформляют приходный (расходный) кассовый ордер.
  2. Ответственные за ведение кассового учета — кассир и главный бухгалтер — печатают и подписывают документ вручную либо визируют ордер электронно. Расходный кассовый ордер также подписывает получатель денежных средств.
  3. СБИС автоматически формирует кассовую книгу на основании всех операций по приему и выдаче наличных.
  4. Главный бухгалтер фиксирует кассовую книгу, после чего документы будут защищены от изменений.

Дополнительно кассир оформляет прочие документы: Акт о возврате (КМ-3), Справку кассира (КМ-6), Сведения о показаниях счетчика ККМ (КМ-7).

Предварительная настройка

Чтобы начать вести кассовый учет в СБИС, не нужно ничего настраивать — у головной организации аккаунта уже есть своя касса.

Дополнительно можно:

  • добавить операционную кассу, если у вас имеется точка продаж или филиал;
  • ввести начальные остатки по участку «Касса», если организация вела учет в других системах;
  • настроить учет кассовых операций с применением электронной подписи — это избавит вас от тонны первичных документов на бумаге;
  • в блоке «Официальные лица» указать ответственных лиц для печатной формы кассовых документов;
  • установить лимит остатка денежных средств в кассе, если в компании много операций с наличностью. При его превышении СБИС оповестит о том, что пора сдать деньги в банк.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter или свяжитесь с нами.

«Порядок ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике» Утвержден постановлением Правительства Кыргызской Республики от 12 июня 2018 года № 281

Приложение

 

 

 

Утвержден
постановлением Правительства Кыргызской Республики
от 12 июня 2018 года № 281

ПОРЯДОК
ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Глава 1. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает требования к ведению кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике.

2. Действие настоящего Порядка не распространяется на банки и иные финансово-кредитные организации, лицензируемые Национальным банком Кыргызской Республики.

3. Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег, оформлению кассовых документов осуществляются с использованием типовых документов, утверждаемых Национальным статистическим комитетом Кыргызской Республики.

4. В настоящем Порядке используются следующие термины и определения:

банкноты, монеты — денежные знаки разного достоинства и вида, выпускаемые и находящиеся в обращении согласно законодательству Кыргызской Республики;

бюджетное учреждение — государственный орган, орган местного самоуправления или учреждение, созданное государственным органом или органом местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических или иных функций некоммерческого характера, деятельность которого финансируется за счет средств соответствующего бюджета;

бухгалтер — лицо, уполномоченное руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, обеспечивающее ведение, организацию бухгалтерского учета и несущее ответственность за бухгалтерские операции;

касса — помещение, предназначенное для хранения, приема и выдачи денег и других ценностей;

кассовая книга — учетные ведомости, в которых отражаются операции с ценностями, учитываются поступления и их выдача, заполненные в письменной или электронной форме;

кассовый документ — денежный документ (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, квитанция и другие документы, служащие основанием для проведения операций), по которому осуществляется и которым оформляется кассовая операция по приему и выдаче ценностей;

кассовые операции — прием, выдача и хранение ценностей;

кассир — лицо, уполномоченное руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, осуществляющее прием, хранение, выдачу и учет наличных денег;

наличные деньги — денежные знаки в виде банкнот и монет, находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством, а также изъятые или изымаемые из обращения, но подлежащие обмену денежные знаки;

хозяйствующие субъекты — коммерческая организация, некоммерческая организация, осуществляющая деятельность, приносящую ей доход, индивидуальный предприниматель, чья профессиональная, приносящая доход деятельность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию;

ценности — валютные ценности, банкноты и монеты, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Глава 2. Прием наличных денег

5. Прием наличных денег в кассы хозяйствующих субъектов или бюджетного учреждения производится по приходным кассовым ордерам (форма КО-1) согласно приложению 1 к настоящему Порядку, подписанным бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем).

Документом, подтверждающим прием наличных денег, является квитанция (форма КО-1) согласно приложению 1 к настоящему Порядку, выдаваемая за подписями бухгалтера и кассира (в их отсутствие — руководителем), заверенная печатью хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

6. При заполнении приходных кассовых ордеров кассир должен проверить наличие и правильность заполнения всех реквизитов на соответствие Правилам заполнения кассовых документов по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку.

В случае несоблюдения требований, указанных в пунктах 5-6 настоящего Порядка, документы возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.

7. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть заполнены бухгалтером четко и ясно в письменной или электронной форме. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных кассовых ордерах указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Лицам, вносящим деньги, выдаются отрывные квитанции к приходному кассовому ордеру, с подписями бухгалтера и кассира (в их отсутствие — руководителя), заверенные печатью хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

Прием денег по приходным кассовым ордерам производится только в день их составления.

8. Приходные кассовые ордера или платежные ведомости после получения по ним денег немедленно подписываются бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем), с проставлением печати, с указанием даты (число, месяц, год).

Глава 3. Выдача наличных денег

9. Выдача наличных денег из кассы хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения производится по расходному кассовому ордеру (форма КО-2) согласно приложению 2 к настоящему Порядку или по платежным ведомостям, подписанным бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем).

При наличии на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах разрешительной надписи руководителя, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

10. При заполнении расходных кассовых ордеров кассир должен проверить наличие и правильность заполнения всех реквизитов.

В случае несоблюдения требований, предусмотренных настоящим пунктом, документы возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.

11. Расходные кассовые ордера и платежные ведомости составляются бухгалтером четко и ясно в письменной или электронной форме. Подчистка, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В расходных кассовых ордерах указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача на руки расходных кассовых ордеров или платежной ведомости лицам, получающим деньги, не допускается.

Выдача денег по расходным кассовым ордерам производится только в день их составления.

Расходные кассовые ордера или платежные ведомости после выдачи по ним денег немедленно подписываются бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем), с проставлением печати, с указанием даты (число, месяц, год).

12. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или по платежной ведомости, получателем денежных средств собственноручно в платежных документах указывается полученная сумма: сомы — прописью, тыйыны — цифрами. При получении денежных средств по платежной ведомости сумма прописью не указывается.

В случае составления платежной ведомости на выдачу денег нескольким лицам, получатели предъявляют документы, подтверждающие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Выдача денег производится при предъявлении документа, удостоверяющего личность, при наличии фотографии и личной подписи владельца.

13. Выдача наличных денег производится кассиром только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или платежной ведомости. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В случае выдачи денег по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или ведомости.

14. Оплата труда производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

На платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег, за подписями руководителя и бухгалтера хозяйствующего субъекта, бюджетного учреждения или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы (прописью).

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Глава 4. Ведение кассовой книги

15. Поступления и выдача наличных денег учитываются в кассовой книге по форме согласно приложению 4 к настоящему Порядку.

16. Каждый хозяйствующий субъект или бюджетное учреждение ведет только одну кассовую книгу (для каждого вида валюты и источнику финансирования), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя данного хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

Записи в кассовой книге ведутся в письменной форме, в двух экземплярах через копировальную бумагу. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Если экземпляры листов отпечатаны с помощью компьютерной техники, то один экземпляр служит отчетом кассира.

Подчистки и неоговоренные исправления заверяются подписями кассира, а также бухгалтера хозяйствующего субъекта, бюджетного учреждения или лица, его заменяющего.

17. Записи в кассовую книгу производятся кассиром или лицом, его замещающим, сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир или лицо, его замещающее, подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не производятся.

В случае совершения хозяйствующими субъектами или бюджетными учреждениями ежедневно не более 20-ти операций, допускается составление кассовых отчетов один раз в 3-5 рабочих дней.

18. В хозяйствующих субъектах и бюджетных учреждениях, с согласия руководителя организации и кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись в электронной форме. Ведение кассовой книги в электронном формате указывается в договоре о материальной ответственности кассира.

19. Контроль за надлежащим ведением кассовой книги возлагается на бухгалтера хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения (в его отсутствие — на руководителя).

20. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или в другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира или лица, его замещающего. Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком денежных средств в кассе и зачисляются в доход хозяйствующего субъекта или доходы соответствующего бюджета.

Глава 5. Хранение денег

21. Все наличные деньги и ценные бумаги хозяйствующих субъектов и бюджетных учреждений хранятся в несгораемых металлических шкафах, а в случае наличия охранной сигнализации — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом.

22. Ключи от металлических шкафов хранятся у кассира или лица, его замещающего. Запрещается оставлять ключи в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

23. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром или лицом, его замещающим, пакетах, шкатулках хранятся у руководителя хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

24. При обнаружении утраты ключа от металлического шкафа руководитель хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения сообщает о происшествии в правоохранительные органы и принимает меры к незамедлительной замене замка металлического шкафа.

25. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному хозяйствующему субъекту или бюджетному учреждению, запрещается.

Глава 6. Инвентаризация кассы и контроль соблюдения кассовой дисциплины

26. На каждом хозяйствующем субъекте или бюджетном учреждении проводится инвентаризация кассы в сроки, установленные руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, с полным полистным пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения назначается комиссия, которая составляет акт проверки. При обнаружении комиссией недостачи или излишка ценностей в кассе, в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

Результаты инвентаризации оформляются актом по форме ИНВ-15 согласно приложению 5 к настоящему Порядку.

27. Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителя хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

 

 

 

Приложение 1
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма КО-1

 

Код

Л

и

н

и

я

 

о

т

р

е

з

а

____________________________

Наименование субъекта/бюджетного учреждения

 

КВИТАНЦИЯ

к приходному кассовому ордеру

№ _________________________

от «___» __________________ г.

Принято от _________________

____________________________

Основание: _________________

____________________________

Сумма: _______ сом. __ тыйын

          цифрами

____________________________

прописью

____________ сом. ____ тыйын

В том числе ________________

«___» _______________ _____ г.

 

М.П.

 

Главный бухгалтер

_______  ____________________

подпись расшифровка подписи

 

Кассир

_______  ____________________

подпись расшифровка подписи

Форма по ОКУД
по ОКПО

______________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310001

 

_____________________________________________________________________

структурное подразделение

 

 

 

Номер документа

Дата составления

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

 

 

 

 

 

Дебет

Кредит

Сумма, сом., тыйын

Код целевого назначения

 

 

 

код структурного подразделения

корреспондирующий счет

код аналитического учета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Принято от ______________________________________________________________________________

  Основание: _____________________________________________________________________________

  ________________________________________________________________________________________

  Сумма: _________________________________________________________________________________

прописью

 ________________________________________________________ сом. _____________________ тыйын

  В том числе: ____________________________________________________________________________

  Приложение: ____________________________________________________________________________

  Главный бухгалтер: _____________________________   ________________________________________

                                                      подпись                                           расшифровка подписи

  Получил кассир: _________________________________   _______________________________________

                                                      подпись                                           расшифровка подписи

 

 

 

Приложение 2
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма КО-2

 

Код

Форма по ОКУД
по ОКПО

_____________________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310002

 

_____________________________________________________________________________

структурное подразделение

 

 

 

Номер документа

Дата составления

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

 

 

 

Дебет

Кредит

Сумма, сом., тыйын

Код целевого назначения

 

 

код структурного подразделения

корреспондирующий счет

код аналитического учета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выдать: __________________________________________________________________

                                                     фамилия, имя, отчество

Основание: _______________________________________________________________

Сумма: ___________________________________________________________________

                                                                        прописью

_________________________________________________ сом. ______________ тыйын

Приложение ______________________________________________________________

__________________________________________________________________________

 

Руководитель: _______________   ______________   _____________________________

                              должность               подпись                расшифровка подписи

 

Главный бухгалтер: _____________________   __________________________________

                                              подпись                               расшифровка подписи

 

Получил: __________________________________________________________________

                                                           сумма прописью

_________________________________________________ сом. ______________ тыйын

 

«___» ________________________ 20__ г.     Подпись ____________________________

 

По _______________________________________________________________________

                      наименование, номер, дата и место выдачи документа,

__________________________________________________________________________

                                      удостоверяющего личность получателя

 

Выдал кассир: _______________________   ____________________________________

                                        подпись                             расшифровка подписи

 

 

 

Приложение 3
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

ПРАВИЛА
заполнения кассовых документов

1. Порядок заполнения приходного кассового ордера

1. Настоящая глава определяет порядок заполнения унифицированного бланка приходного кассового ордера (форма КО-1).

2. В реквизите «Наименование субъекта/бюджетного учреждения» указывается полное или сокращенное название хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, в кассу которого поступают наличные средства.

3. В реквизите «Номер документа» указывается порядковый номер кассового документа. Кассовые документы в хозяйствующих субъектах нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года, в бюджетных учреждениях — в хронологическом порядке (по источникам финансирования) с начала календарного года.

4. В реквизите «Дата составления» данные заполняются арабскими цифрами в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится цифра 0. Приходный кассовый ордер составляется в день поступления денег в кассу. Это означает, что дата, указанная в нем, является датой оприходования денег.

5. В реквизите «Принято от ________________» — если деньги принимаются от штатного работника хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, то в этой графе приходного кассового ордера указываются фамилия, имя и отчество данного работника; если деньги принимаются от работника стороннего хозяйствующего субъекта или физического лица, то в этой графе вначале указывается наименование хозяйствующего субъекта, а затем слово «через» и фамилия, имя, отчество данного лица.

6. В реквизите «Основание» указывается источник поступления наличных денег, т.е. отражается содержание финансовой операции.

7. В реквизите «Сумма» указывается сумма денежных средств, которая поступает в кассу. При этом сумму, выраженную в сомах, следует указывать прописью с заглавной буквы и в начале строки, а тыйыны — цифрами.

8. Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично образцу приходного кассового ордера.

2. Порядок заполнения расходного кассового ордера

9. Настоящая глава определяет порядок заполнения унифицированного бланка расходного кассового ордера (форма КО-2).

10. В реквизите «Наименование субъекта/бюджетного учреждения» указывается полное или сокращенное название хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, из кассы которого выдаются наличные средства.

11. В реквизите «Номер документа» указывается порядковый номер кассового документа. Кассовые документы в хозяйствующих субъектах нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года, в бюджетных учреждениях — в хронологическом порядке (по источникам финансирования) с начала календарного года.

12. В реквизите «Дата составления» указывается дата выдачи из кассы наличных денежных средств. День (число) месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится цифра 0.

13. В реквизите «Сумма, сом., тыйын» указывается размер подлежащей выдаче из кассы суммы в цифровом формате, через запятую (точку, дефис).

14. В реквизите «Выдать» указываются фамилия, имя и отчество физического лица, которому выдаются деньги. Указание инициалов любого физического лица в расходных кассовых ордерах не допускается. В отдельных случаях, когда деньги передаются через посредника, имя доверенного лица, то есть фактического получателя, указывается после имени того, кому адресованы деньги.

15. В случае выдачи наличных денежных средств юридическому лицу кассир проверяет полноту заполнения всех требуемых реквизитов расходного кассового ордера (полное наименование организации, которой необходимо выдать деньги; фамилия, имя, отчество уполномоченного доверенностью представителя организации на получение денежных средств). Затем, при выдаче денежных средств физическому лицу, указанному в доверенности, кассир в обязательном порядке должен сверить паспортные данные и подпись лица с данными, указанными в паспорте и в доверенности.

16. В случае выдачи наличных денежных средств физическому лицу кассир проверяет полноту заполнения всех требуемых реквизитов расходного кассового ордера (фамилия, имя, отчество физического лица). Затем, при выдаче денежных средств физическому лицу, кассир в обязательном порядке должен сверить паспортные данные и подпись этого лица с данными, указанными в его паспорте.

17. В реквизите «Основание» указывается основание для выдачи денежных средств (вид расхода). Например, аванс, под отчет, зарплата, заем и другое.

18. В реквизите «Сумма» указывается сумма денежных средств, подлежащая выдаче. При этом количество сомов пишется прописью, а тыйыны указываются цифрами.

19. В реквизите «Приложение» — в случае, если к расходному кассовому ордеру прилагаются какие-либо документы (заявления, выписки из приказов руководителя, квитанции, доверенности и т.д.), то данная графа расходного кассового ордера должна содержать перечень этих прилагаемых первичных документов, с указанием их номеров и дат.

20. Реквизит «Руководитель» подписывается руководителем исполнительного органа хозяйствующего субъекта либо лицом, уполномоченным учредителем(ями) хозяйствующего субъекта и наделенным правом первой (распорядительной) подписи, или руководителем бюджетного учреждения.

21. Реквизит «Главный бухгалтер» подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения. В случае отсутствия такого лица, в данной графе делается запись «не предусмотрено».

22. Реквизит «Получил» заполняется непосредственно получателем наличных денежных средств. Сумму в этой графе необходимо написать прописью с начала графы, с заглавной буквы, при этом сумма (в сомах) должна быть написана прописью, а тыйыны — цифрами. Под суммой получатель должен указать дату получения средств и поставить свою подпись.

23. В реквизите «По» — указываются наименование предъявленного получателем документа, удостоверяющего его личность, и реквизиты данного документа (номер, дата и место выдачи). Данная строка заполняется кассиром.

24. В реквизите «Выдал кассир» — кассир расписывается и указывает свои данные: фамилию (полностью), имя, отчество (инициалы). Графа заполняется после выдачи наличных денежных средств.

 

 

 

Приложение 4
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма КО-4

Образец обложки

 

Код

Форма по ОКУД
по ОКПО

_____________________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310004

 

_____________________________________________________________________________

структурное подразделение

 

КАССОВАЯ КНИГА
на ________________________________ г.

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Образец титула. Стр. 2 — чистая

 

Код

Форма по ОКУД
по ОКПО

_____________________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310004

 

_____________________________________________________________________________

структурное подразделение

 

КАССОВАЯ КНИГА
на ________________________________ г.

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Печатать на последней странице:

В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____________________ листов.

 

М.П.

 

Руководитель: _________________   ________________   ____________________________

                                 должность                    подпись                  расшифровка подписи

 

Главный бухгалтер: _____________________   _____________________________________

                                               подпись                               расшифровка подписи

 

«___» _____________________ г.

 

 

 

Приложение 5
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма ИНВ-15

 

Код

Форма по ОКУД
по ОКПО

_____________________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0317013

 

_____________________________________________________________________________

структурное подразделение

 

Вид деятельности

 

Приказ, постановление, распоряжение

номер

 

Основание для проведения инвентаризации: _________________________________________

                                                                                              ненужное зачеркнуть

дата

 

Вид операции

 

 

 

Номер документа

Дата составления

 

 

 

 

 

Акт
инвентаризации наличных денежных средств

Расписка

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо: ______________   ________   ____________________

                                                               должность         подпись    расшифровка подписи

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

1) наличных денег ______________________________________ сом. __________ тыйын

2) долларов США ____________________________________________________________

3) ценных бумаг _____________________________________________________________

4) евро _____________________________________________________________________

5) др. _______________________________________________________________________

Итого фактическое наличие на сумму: _______________________ сом. _______ тыйын

                                                                          цифрами

____________________________________________________________________________

                                                                     прописью

_________________________________________________ сом. ________________ тыйын

По учетным данным на сумму: _____________________________ сом. ________ тыйын

                                                                      цифрами

____________________________________________________________________________

                                                                     прописью

_________________________________________________ сом. ________________ тыйын

Результаты инвентаризации: излишек _____________________ сом. _________ тыйын

недостача: _____________________________________________ сом. _________ тыйын

Последние номера кассовых ордеров: приходного № ____________________________,

расходного № _______________________________________________________________

 

Председатель комиссии: _______________   ____________   _______________________

                                              должность             подпись         расшифровка подписи

Члены комиссии: _________________   _____________   ___________________________

                                   должность                подпись              расшифровка подписи

                            _________________   _____________   ___________________________

                                   должность                подпись              расшифровка подписи

                            _________________   _____________   ___________________________

                                   должность                подпись              расшифровка подписи

 

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем

ответственном хранении.

Материально ответственное лицо:

_______________________   _______________   ___________________________________

               должность                    подпись                          расшифровка подписи

 

«___» ____________________ ____ г.

Оборотная сторона формы ИНВ-15

Объяснение причин излишков или недостач: ____________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

 

Материально ответственное лицо:

_______________________   _______________   ___________________________________

               должность                    подпись                          расшифровка подписи

 

Решение руководителя: ______________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

 

_______________________   _______________   ___________________________________

               должность                    подпись                          расшифровка подписи

 

«___» ____________________ ____ г.

 

Частые ошибки в кассовых операциях

При выполнении аудита кассовых операций нередко выявляются ситуации, когда бухгалтеры ведут кассу, мягко скажем, без должного внимания. Тогда как Кодекс РФ «Об административных правонарушениях» предусматривает ответственность за подобные правонарушения. В частности:

  • статья 15.1. предусматривает ответственность за несоблюдение установленного порядка по работе с денежной наличностью и ведению кассовых операций. При нарушении установленного порядка по работе с денежной наличностью и ведению кассовых операций, когда расчеты наличными средствами с другими организациями велись сверх учрежденных лимитов, денежная наличность не оприходовалась или оприходовалась частично в кассе, не соблюдался порядок хранения свободных денежных средств, а также в кассе скапливались наличные деньги сверх установленного лимита, — предусматривается административный штраф для должностных лиц в размере 40-50 МРОТ; для юридических лиц — 400-500 МРОТ;
  • статья 14.5. предусматривает ответственность за продажу товаров, исполнение работ или предоставление услуг без использования контрольно-кассовых машин либо при отсутствии определенной информации. При продаже товаров, производстве работ или предоставлении услуг на предприятиях торговли или в иных организациях, производящих реализацию товаров, осуществляющих работы либо оказывающих услуги, а также лицами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, при неимении необходимой информации о производителе или о продавце, либо без использования в установленных законодательством случаях контрольно-кассовых машин — предусматривается административный штраф для граждан в размере 15-20 МРОТ; для должностных лиц — 30-40 МРОТ; для юридических лиц — 300-400 МРОТ;

Рассмотрим те нарушения по ведению кассовых операций. которые наиболее часто встречаются. Итак:

  1. Касса для выдачи денежных средств оборудована не надлежащим образом и не соответствует пункту 29 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации». В соответствии с пунктом 3 этого же документа, обязанность по оборудованию кассы (выделению изолированного помещения, предназначенного для приема, выдачи и временного хранения денег) и обеспечению сохранности наличных средств в помещении кассы, а также при их доставке из банка и сдаче в банк возлагается на руководителей предприятий. Если же надлежащие условия, гарантирующие сохранность финансовых средств при их хранении и транспортировке не были обеспечены по вине руководителей предприятий, то в этом случае законодательство предусматривает ответственность для таких лиц.

    Приложение № 2 содержит рекомендации по обеспечиванию целостности денежных средств при их хранении и транспортировке. Согласно которым, касса должна располагаться в изолированном помещении, а двери в это помещение в период совершения операций — закрыты на замок изнутри. Лица, не имеющие отношения к деятельности кассы, не в праве находиться в этом помещение.

    Приложение № 3 отражает единые требования к техническому укреплению и оснащению сигнализацией помещений касс на предприятиях. Кроме того, действующее законодательство позволяет страховать кассы предприятий.

  2. Оформление кассовых операций производится не по унифицированным формам, либо используются формы, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации, которые уже устарели.

    В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» за № 129-ФЗ от 21.11.96 (в редакции от 30.06.03), к учету принимаются только те первичные учетные документы, которые сформированы по форме, входящей в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

    Помимо этого, пункт 12 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» предусматривает оформление кассовых операций по типовым межведомственным формам первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденным Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ.

  3. Наличие исправлений в кассовых документах. Тогда как пункт 19 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» не допускает подчисток, помарок или исправлений в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также расходных кассовых ордерах и заменяющих их документов. Указанные документы должны быть заполнены ясно и четко чернилами, шариковой ручкой или оформлены с помощью пишущей машины или на компьютере. Не допущение в приходных и кассовых ордерах исправлений предусматривает и пункт 4.4. «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», а также статья 9 пункта 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Отсутствие отметки о погашении документов, прилагаемых к расходным и приходным кассовым ордерам. Пункт 20 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» предусматривает немедленное погашение штампом или надписью «Оплачено» с отметкой о дате погашения и подписью кассира приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов сразу после того, как по ним были получены или выданы деньги. Не формируется реестр депонированных сумм, не производится сдача в банк депонированных сумм. Пункт 18 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» обязывает кассира сформировать реестр депонированных сумм после того как выйдут сроки по оплате труда, выплатам пособий по социальному страхованию и стипендий, предусмотренные пунктом 9. Депонированные суммы должны быть сданы в банк, а на сданные суммы составлен один общий расходный кассовый ордер. Кассир или работник, временно заменяющий его, не ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций. Пункт 32 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» обязывает руководителя предприятия ознакомить под расписку кассира с Порядком ведения кассовых операций после его назначения на эту работу. В случаях временной замены кассира нет приказа руководителя на заменяющего его работника и договора о пол-ной материальной ответственности с этим работником. Отстутсвует акт по итогам пересчета ценностей. Пункт 35 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» предусматривает на предприятиях с одним кассиром на период его временной замены письменным приказом руководителя предприятия возлагать исполнение обязанностей кассира на другого работника. С заключением договора, предусмотренного пунктом 32, с данным работником. Если кассир оставляет место работы внезапно (по болезни иили иной причине), то подотчетные ценности в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия, пересчитываются назначенным кассиром. по результатам пересчета и передачи ценностей составляется акт, который подписывают указанные лица. На предприятии, не попадающем под статью 3 ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации», обязанности кассира выполняет главный бухгалтер. Пункт 36 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» позволяет на малых предприятиях, в штате которых кассир не предусмотрен, его обязанности выполнять главному бухгалтеру или другому работнику с письменного распоряжения руководителя предприятия при условии заключения договора, предусмотренного пунктом 32. В платежных ведомостях или расходных кассовых ордерах сумма прописью к получению прописана кассиром, либо выполнена машинописным способом, либо в расходных кассовых ордерах нет расписки в получении денег. Согласно пункту 15. «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», расписаться в получении денег может только получатель чернилами или шариковой ручкой с обозначением полученной суммы: рубли — прописью, копейки — цифрами.

Роли и обязанности по работе с денежными средствами

Уровень отдела

Отдел расчетно-кассового обслуживания Ro le Administrator

Политика: Требуемая роль
Это лицо может быть администратором отдела (DA) или любым другим лицом, которое коммерческий директор сочтет подходящим. Мы рекомендуем, чтобы этим человеком был кто-то другой, чем кто-либо из лиц, исполняющих другие роли.Однако, если другой вариант недоступен, мы настоятельно рекомендуем ограничить дублирование ролей только местным диспетчером управления обработкой наличных или супервайзером пункта инкассации. При необходимости будет разрешено перекрытие с другими ролями при условии, что назначения соответствуют ограничениям на перекрытие ролей, описанным ниже.

Описание роли

  • Поддерживайте своевременную, точную и эффективную связь со всеми местными менеджерами по контролю за обработкой наличных в отделе.
  • Своевременное и точное обновление ролей по обработке наличности для всех пунктов приема платежей на уровне подотделов.

Аудиторский контроль: Нет. Если необходимо совпадение ролей, мы настоятельно рекомендуем ограничиться только Local Cash Handling Control Manager и Cash Insight Supervisor .

Подотдел Уровень

I. Местный менеджер по управлению наличностью

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от любого из лиц, исполняющих роли.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и инспектор пункта выдачи наличных .

Описание роли

  • Поддерживайте строгий внутренний контроль за получением платежей на уровне местоположения платежных квитанций и защиты от потерь.
  • Ежегодно пересматривайте местные процедуры обработки наличных денег и обновляйте их по мере необходимости. Как минимум, каждые 3 года повторно представляет процедуры в AFR для утверждения.
  • Уведомить администратора ролей по работе с денежными средствами в отделе об изменении ролей персонала, чтобы можно было обновить институциональные роли и работу с денежными средствами.

Аудиторский контроль: Роли не совпадают, за исключением роли администратора по работе с денежными средствами в отделе и руководителя пункта инкассо .

II. Биллер

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Reconciler.

Описание роли

  • Создание и отправка счетов-фактур.
  • Запишите соответствующие продажи.
  • Обновите систему дебиторской задолженности.

Контроль аудита: Нет дублирования ролей, кроме Reconciler.

III. Касса пункта выдачи наличных

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и составитель депозитов .

Описание роли

  • Проведение кассовых операций с клиентами
  • Предоставить клиенту квитанцию ​​об оплате лично.
  • Подтвердите все чеки сразу после получения с ограничительным одобрением Университета Айовы.
  • Ввод операций в систему дебиторской задолженности, кассовый аппарат или журнал / журнал кассовых чеков.
  • Подсчитайте наличные и отправьте кассовую и подтверждающую документацию начальнику пункта выдачи наличных в конце их смены.

Аудиторский контроль: Нет дублирования ролей, кроме Составителя депозитов.

IV. Наблюдатель пункта выдачи наличных

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и менеджер по контролю за обработкой местных денежных средств .

Описание роли

  • Монитор кассовых приемов.
  • Разрешать различные транзакции, такие как возврат средств, аннулирование и выверка денежных ящиков.

Контроль аудита: Роли не совпадают, за исключением Администратор ролей отдела обработки наличности и Менеджер местного контроля обработки наличности.

В. Депозитарий

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от любой из 5 других ролей.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и кассир пункта выдачи наличных .

Описание роли

  • Получение и подсчет кассовых чеков за рабочий день.
  • Подготовьте депозит.
  • Храните наличные деньги в надежном месте до их внесения.
  • Доставить депозит в банк или в указанное место приема депозитов.
  • Предоставить бухгалтерскую информацию через систему eDeposit в течение 3 рабочих дней с момента внесения банковского депозита.
  • Доставить проверяющему лицу все подтвержденные депозитные квитанции / формы электронного депозита.

Контроль аудита: Отсутствие дублирования ролей, за исключением Кассир пункта выдачи наличных.

VI. Реконцилятор

Политика: обязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и Биллер .

Описание роли

  • Убедитесь, что Составитель депозита депонировал все полученные денежные средства.
  • Сопоставьте формы электронного депозита с сопроводительной документацией и с подробным отчетом о транзакциях (TDR).
  • Нет доступа к наличным деньгам в любой точке, например, к денежному ящику или сейфу.

Контроль аудита: Нет дублирования ролей, кроме Биллер.

Отчетность о кассовых операциях — Определение | Это ваш Йельский университет

ОТЧЕТЫ ОБ ОПЕРАЦИЯХ С ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ НА СУММУ СВЫШЕ 10 000 долл. США

Общее правило отчетности о денежных поступлениях
Налоговый кодекс (IRC) предусматривает, что любое лицо, которое в ходе своей коммерческой деятельности или бизнеса, получает более 10000 долларов наличными в одной транзакции (или в двух или более связанных транзакциях). транзакции) должен сообщить о транзакции в IRS и предоставить отчет плательщику.

Определения
Наличные — «Наличные» обычно означает монету и валюту США или любой другой страны. Для целей этого требования к отчетности «наличные» также включают в себя кассовый чек, банковский чек 1 , дорожный чек или денежный перевод на сумму не более 10 000 долларов США, если инструмент равен

.
  1. получено в любой транзакции, в которой получатель знает, что такой инструмент используется, чтобы избежать сообщения о транзакции, или
  2. получено в рамках «назначенной отчетной операции», которая определяется как розничная продажа потребительских товаров длительного пользования, 2 предметов коллекционирования, 3 или путешествия или развлекательной деятельности.

Примечание. Согласно этим правилам, термин «наличные» не включает личных чеков, выписанных физическим лицом. Кроме того, кассовый чек, банковский тратт, дорожный чек или денежный перевод не считается полученным в рамках назначенной отчетной операции, если он представляет собой поступления по ссуде от банка, сберегательного учреждения или кредитного союза 4 или если он получен в качестве платежа по определенным векселям, договорам купли-продажи в рассрочку или планам авансовых платежей, и получатель не знает, что инструмент используется, чтобы избежать сообщения о транзакции.
Следующие два примера основаны на примерах, иллюстрирующих определение «наличные деньги», содержащееся в Положениях Казначейства США:

Пример 1 D, физическое лицо, покупает автомобиль у M, автомобильного дилера, за 11 500 долларов. D предлагает M платеж в валюте США на сумму 2000 долларов США и кассовый чек, подлежащий оплате M, на сумму 9500 долларов США. Продажа является розничной продажей потребительского товара длительного пользования и, следовательно, представляет собой определенную отчетную операцию.Поскольку он получен в рамках назначенной отчетной транзакции, кассовый чек считается наличными в соответствии с правилами отчетности по кассовым операциям IRC. Таким образом, M получила более 10 000 долларов «наличными» в связи с продажей автомобиля и должна сообщить о 11 500 долларов «наличными», полученными в результате сделки.

Пример 2 E, физическое лицо, покупает автомобиль у S, автомобильного дилера, за 11 500 долларов. E предлагает S в качестве платежа личный чек на сумму 2000 долларов и кассовый чек, подлежащий оплате S, на сумму 9 500 долларов.Продажа является розничной продажей потребительского товара длительного пользования и, следовательно, представляет собой определенную отчетную операцию. Поскольку он получен в рамках специальной отчетной операции, кассовый чек считается наличными для целей

.

1 «Кассовый чек» также включает термины «казначейский чек», «банковский чек» и любые другие термины для инструмента
того же типа.
2 Потребительские товары длительного пользования определяются Правилами как предмет материальной личной собственности такого типа, который (1) подходит
при обычном использовании для личного потребления или использования, (2) можно разумно ожидать, что он будет полезен для По крайней мере, один год,
и (3) имеет продажную цену более 10 000 долларов.
3 Под предметом коллекционирования понимается любое произведение искусства, любой ковер или антиквариат, любой металл или драгоценный камень, любая марка или монета.
4 Получатель может полагаться на копию кредитного документа, письменное заявление из банка или аналогичную документацию
(например, письменное распоряжение о залоге от эмитента инструмента), чтобы подтвердить, что инструмент представляет собой кредитные поступления.

правила отчетности по кассовым операциям IRC. Однако, поскольку личный чек не рассматривается как наличные, S не получил более 10 000 долларов «наличными» по транзакции и не обязан сообщать о какой-либо части полученных 11 500 долларов.

Транзакция — «Транзакция» означает «основное событие, ускоряющее перевод денежных средств плательщиком получателю» и включает (но не ограничивается) продажу товаров или услуг (включая оплату обучения), погашение долга, продажу реальных имущество или обмен наличных денег на другие наличные. (Примечание: благотворительные взносы не считаются полученными в ходе коммерческой деятельности освобожденной от налогообложения организации и, следовательно, не подпадают под действие этих требований к отчетности о денежных поступлениях.) В правилах, определяющих «транзакцию», говорится, что одна транзакция не может быть разделена на несколько транзакций. чтобы не сообщать о получении наличных.

Связанные операции — «Связанные операции» означает

1. транзакции, проводимые между плательщиком (или его агентом) и получателем денежных средств в течение 24 часов, или
2. транзакции, проводимые между плательщиком (или его агентом) и получателем денежных средств в течение периода, превышающего чем 24 часа, если получатель знает (или имеет основания знать), что каждая отдельная транзакция является одной из серии связанных транзакций.

Правила включают следующий пример в отношении определений «операции» и «связанных операций»:

Лицо намеревается внести в трастовый фонд в общей сложности 45 000 долларов, и попечитель фонда знает или имеет основания знать об этом намерении.Взнос в размере 45 000 долларов является единственной транзакцией … и требования к отчетности [Форма 8300] … нельзя избежать, если концедент внесет пять отдельных взносов наличными в размере 9 000 долларов США в один фонд или внесет пять взносов наличными в размере 9 000 долларов США в пять отдельных фондов, управляемых общим попечителем.

Получатель — «Получатель» означает лицо (включая, помимо прочего, физическое лицо, корпорацию, товарищество, траст, имущество, ассоциацию или компанию), получающее денежные средства. Правила IRS в том виде, в каком они применяются к университету, похоже, определяют каждый факультет или офис университета как отдельного «получателя».Однако факультет или офис Университета не будет отдельным получателем, если он (или центральный департамент или офис, связывающий такого получателя с другими департаментами или офисами) имеет основание знать личности плательщиков, осуществляющих денежные выплаты другим департаментам или офисам.
Исходя из этого определения «получателя», создается впечатление, что, например, Управление государственного служащего и сувенирный магазин музея Пибоди будут отдельными получателями. Каждый из этих отделов будет отслеживать и сообщать по форме 8300 о любых отчетных денежных поступлениях отдельно.
Однако, если, например, в различных учреждениях в рамках департамента легкой атлетики есть офисы, в которые принимаются наличные, а центральное административное / финансовое управление по легкой атлетике имеет основания знать личности плательщиков, производящих денежные выплаты различным учреждениям, тогда получателем будет считаться отдел легкой атлетики
. То есть, отдел легкой атлетики будет агрегировать денежные поступления от физических лиц, выплаченных отдельным объектам, и подавать форму 8300 на основе этих совокупных сумм (а не форму 8300 для подачи каждого отдельного учреждения на основе сумм, полученных им
, без учета поступлений от других учреждений легкой атлетики. отделение).

Информация, которую необходимо сообщать в IRS.
О поступлениях денежных средств на сумму, превышающую 10 000 долларов США, необходимо сообщать в IRS в форме 8300 «Отчет о денежных выплатах на сумму более 10 000 долларов США, полученных в результате торговли или бизнеса». Форма 8300 требует, чтобы университет сообщал следующую информацию по каждой отчетной транзакции:

Имя плательщика
Адрес плательщика
Дата рождения плательщика
Номер социального страхования плательщика или индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика
Род занятий плательщика
Тип документа, используемый Университетом для проверки личности плательщика (например,g., водительские права)
Издатель документа, удостоверяющего личность (например, штат Коннектикут)
Номер документа, удостоверяющего личность (например, номер водительского удостоверения)
Дата получения «наличных»
Всего «полученных наличных»
Общая стоимость имущество, услуги и т. д., обмениваемые, если общая цена отличается от «общей суммы полученных денежных средств»
Были ли «денежные средства» получены более чем одним платежом?
Форма, в которой были получены «наличные» (например, валюта США, 5 иностранная валюта, кассовый чек, дорожные чеки и т. Д.))
Описание сделки

Если транзакция была проведена от имени физического лица или организации, следующая информация
должна быть предоставлена ​​в форме 8300 для этого лица или организации:

Имя
Адрес
Номер социального страхования, идентификационный номер работодателя или индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика (или описание документа, удостоверяющего личность, такого как паспорт, если физическое лицо является иностранцем-нерезидентом)

Когда сообщать о получении денежных средств
Как правило, форму 8300 необходимо подавать в IRS до 15-го дня после даты получения денежных средств.В случае связанных транзакций или нескольких платежей наличными, которые относятся к одной транзакции, применяются следующие правила:

  1. Первоначальный платеж превышает 10 000 долларов США — Сообщите о первоначальном платеже в течение 15 дней.
  2. Первоначальный платеж не превышает 10 000 долларов. — Суммируйте первоначальные и последующие платежи (сделанные в течение одного года) до тех пор, пока общая сумма не превысит 10 000 долларов. Сообщите общую сумму в течение 15 дней после получения платежа, в результате которого общая сумма превышает 10 000 долларов США.
  3. Последующие платежи — отчет должен составляться каждый раз, когда сумма ранее незарегистрированных платежей (произведенных в течение двенадцатимесячного периода) в совокупности превышает 10 000 долларов. Отчет должен быть предоставлен в течение 15 дней после получения платежа, в результате которого общая сумма превышает 10 000 долларов США.

Правила предлагают пример, иллюстрирующий это правило:
10 января 1991 г. M получает первоначальный платеж наличными в размере 11 000 долларов США в отношении транзакции
. М получает последующие денежные выплаты по той же транзакции в размере
долларов США, 4000 долларов США 15 февраля 1991 года, 6000 долларов США 20 марта 1991 года и 12000 долларов США 15 мая 1991 года.M
должен составить отчет в отношении платежа, полученного 10 января 1991 г., до 25 января
1991 г. M должен составить отчет в отношении платежей на общую сумму 22 000 долларов, полученных с
15 февраля 1991 г. по 15 мая 1991 г. Это отчет должен быть представлен к 30 мая 1991 г., что
— это в течение 15 дней с даты, когда последующие платежи, все из которых были получены
в течение двенадцатимесячного периода, превысили 10 000 долларов.


5 Если форма оплаты «наличными» была U.S. валюты, получатель также должен сообщить полученную сумму купюрами в 100 долларов или более.

Куда подавать форму 8300
Согласно правилам, форма 8300 должна быть отправлена ​​по адресу, указанному в инструкциях к форме 8300
. В настоящее время этот адрес:

.

Internal Revenue Service
Detroit Computing Center
P.O. Box 32621
Detroit, MI 48232

Вам следует периодически проверять инструкции формы 8300 на предмет каких-либо изменений в этом адресе.

Предоставление выписок плательщикам
Получатель денежных средств, который должен подавать форму 8300 в IRS, должен ежегодно предоставлять одно письменное заявление
каждому лицу, имя которого указано в форме 8300, поданной получателем. Отчет
должен содержать название, адрес и номер телефона факультета или офиса
Университета, который подал форму 8300, а также общую сумму денежных средств, сообщенную в течение календарного года по
в отношении плательщика.Кроме того, в заявлении должно быть указано, что информация, содержащаяся в заявлении
, передается в IRS. Эти отчеты должны быть предоставлены каждому плательщику не позднее
или до 31 января года, следующего за календарным годом, в котором были получены денежные средства.

Сохранение форм 8300
Как правило, Университет должен хранить копию каждой поданной формы 8300 в течение пяти лет с даты подачи
. Кроме того, Университет должен сохранять копию выписки, предоставленную плательщику.
Эти формы и отчеты должны храниться централизованно в налоговом департаменте университета.

Штрафы за несообщение

IRS налагает штраф в размере 50 долларов за

  1. несвоевременное заполнение формы 8300,
  2. , если не указана вся информация, необходимая для отображения в декларации, или
  3. Неспособность предоставить верную информацию о возврате. 6

Штраф в размере 50 долларов применяется к за каждую Форма 8300, поданная с опозданием или поданная с неполной или неверной информацией
.Штраф в размере 50 долларов также налагается за каждый непредставление годового отчета плательщику
или за предоставление неполного или неправильного отчета. Уголовные и существенные гражданские санкции могут быть наложены, если IRS определит, что непредставление правильной и полной формы 8300 или выписки плательщику произошло из-за преднамеренного игнорирования требований к отчетности о денежных средствах.


6 Этот штраф уменьшается до 15 долларов, если неисправность исправлена ​​не позднее 30-го дня после требуемой даты подачи заявки.Этот штраф уменьшается до 30 долларов, если неисправность устраняется после 30-го дня, но не ранее 1 августа календарного года, в котором наступает требуемая дата подачи.

Кассовый и внутренний контроль | Финансовый учет

Поскольку наличные деньги являются наиболее ликвидным из всех активов, бизнес не может выжить и процветать, если он не имеет адекватного контроля над своими денежными средствами. Денежные средства — это актив, который имеет наибольшие шансы «пропасть без вести», и поэтому мы должны убедиться, что у нас есть строгий внутренний контроль, построенный вокруг процесса обработки наличных.Поскольку во многих деловых операциях используются наличные деньги, они являются жизненно важным фактором в работе бизнеса. Из всех активов компании с денежными средствами легче всего обращаться не по назначению — в результате кражи или по неосторожности. Для контроля и управления своими денежными средствами компания должна:

  • Точно учитывайте все операции с денежными средствами, чтобы была доступна верная информация о денежных потоках и остатках.
  • Убедитесь, что имеется достаточно наличных денег для оплаты счетов в срок.
  • Избегайте держать слишком много свободных денежных средств, потому что излишки денежных средств могут быть инвестированы для получения дохода, например, процентов.
  • Предотвратите потерю денежных средств из-за кражи или мошенничества.

Необходимость контролировать наличные деньги очевидна и имеет много аспектов. Без правильного распределения денежных потоков и защиты свободных денежных средств бизнес не может выжить.

Компании защищают свои активы с помощью (1) разделения обязанностей сотрудников, (2) распределения конкретных обязанностей для каждого сотрудника, (3) смены должностных обязанностей сотрудников и (4) использования механических устройств. В этом видео освещаются проблемы и меры контроля, необходимые при работе с наличными деньгами:

Когда мерчандайзинговая компания продает свои товарные запасы, она может получить наличные сразу или через несколько дней или недель.Клерк принимает наличные сразу через прилавок, записывает их и помещает в кассовый аппарат. Присутствие покупателя во время продажи обычно гарантирует, что кассир внесет правильную сумму продажи в кассовый аппарат. В конце каждого дня магазины сверяют наличные деньги в каждом кассовом аппарате с кассетной лентой или компьютерной распечаткой для этого регистра.

Знаете ли вы? Самый дешевый и простой тест внутреннего контроля — это вовлечение общественности.Если компания требует, чтобы все транзакции регистрировались в кассовом аппарате, компания может провести «продвижение», которое подтвердит, что сотрудники следуют этому. Рекламные акции будут выглядеть примерно так: «Если у квитанции есть красная звездочка на обратной стороне, получите бесплатное печенье» или «Если вы не получите квитанцию, получите бесплатный напиток». Звучит знакомо? Теперь публика ищет квитанцию ​​для каждой транзакции и будет спрашивать, не получили ли они ее. Выгода от обнаружения кражи перевесит затраты на раздачу небольшого количества бесплатной еды.

Платежи, полученные позже, почти всегда производятся в виде чеков. Магазины готовят учет полученных чеков сразу после их получения. У некоторых мерчандайзинговых компаний клиенты отправляют платежи непосредственно в банк, а не в саму компанию. Хотя предприятия варьируют свои конкретные процедуры контроля денежных поступлений, они обычно соблюдают следующие принципы:

  • Подготовьте запись всех денежных поступлений, как только они будут получены. Большинство краж наличных денег происходит до того, как в квитанции сделана запись.После регистрации кражи легче отследить.
  • Депонируйте все денежные квитанции в неизменном виде как можно скорее, предпочтительно в день их получения или на следующий рабочий день. Незаполненные денежные средства более уязвимы для незаконного присвоения.
  • Распределите обязанности таким образом, чтобы сотрудник, занимающийся кассовыми поступлениями, не записывал поступления в бухгалтерские записи. Эта функция управления соответствует общему принципу разделения обязанностей, приведенному ранее в этой главе, как и следующий принцип.
  • Распределите обязанности таким образом, чтобы сотрудник, получающий наличные, не выплачивал их. Эта мера контроля возможна во всех компаниях, кроме самых маленьких.

Компании также нуждаются в контроле за выплатой денежных средств. Поскольку компания тратит большую часть своих наличных денег по чекам, многие механизмы внутреннего контроля за выплатой наличных связаны с чеками и разрешениями на оплату наличными. Основной принцип разделения обязанностей также применяется при контроле за выплатой денежных средств. Ниже приведены некоторые основные процедуры контроля денежных выплат:

  • Все выплаты производите чеком или наличными.Получите надлежащее одобрение для всех выплат и создайте постоянный учет каждой выплаты. Многие розничные магазины возвращают деньги за возвращенные товары через кассу. При соблюдении этой практики клерки должны иметь билеты на возмещение, утвержденные руководителем, прежде чем возмещать наличные.
  • Требовать, чтобы все чеки были пронумерованы, и ограничить доступ к чекам для сотрудников, имеющих право выписывать чеки.
  • Требовать две подписи на каждом чеке на существенную сумму, чтобы одно лицо не могло снять средства с банковского счета.
  • Организуйте обязанности таким образом, чтобы сотрудник, санкционирующий оплату счета, не подписывал чеки. В противном случае чеки могут быть выписаны друзьям для оплаты фиктивных счетов.
  • • Требовать утвержденных документов для подтверждения всех выпущенных чеков.

Щелкните изображение, чтобы увеличить

  • Дайте указание сотруднику, разрешающему выплату наличных, убедиться, что платеж для законной цели произведен на точную сумму и надлежащему лицу.
  • Поставьте отметку на подтверждающих документах, оплаченных при оплате обязательств, и укажите дату и номер выписанного чека.Эти процедуры уменьшают вероятность выплаты одного и того же долга более одного раза.
  • Организуйте обязанности таким образом, чтобы сотрудники, подписывающие чеки, не имели доступа к аннулированным чекам и не готовили банковскую выверку. Эта политика затрудняет сокрытие кражи сотрудником.
  • Попросите сотрудника, у которого нет других кассовых обязанностей, ежемесячно готовить банковскую выверку, чтобы ошибки и недостачи можно было быстро обнаружить.
  • Аннулировать все неправильно подготовленные проверки.Отметьте эти чеки как недействительные и сохраните их во избежание несанкционированного использования.

В следующем разделе мы обсудим текущий банковский счет. Если у вас есть личный текущий счет, часть этой информации будет вам знакома.

Щелкните изображение, чтобы увеличить

Практики внутреннего контроля: наличные деньги

Последнее обновление: 3 февраля 2017 г., 8:04:22 PST

Прочтите о передовых методах работы с наличными в вашем отделе.

Фон

UCSD ежедневно проводит внебиржевые операции на тысячи долларов. Чтобы обеспечить защиту, точную обработку и надлежащую отчетность об активах Университета, соблюдайте правила внутреннего контроля, предусматривающие разделение обязанностей, получение соответствующих разрешений и согласований, обеспечение безопасности активов и сверку денежных средств.

Определение: Университет определяет наличные деньги как валюту, монеты, чеки, денежные переводы и транзакции электронной коммерции, такие как транзакции по кредитным картам.

Разделение обязанностей

Один из наиболее важных шагов, которые ваше подразделение может предпринять для защиты наличных денег — и вас — — разделить обязанности по обработке наличных между разными людьми. При правильном разделении обязанностей ни один человек не может контролировать весь процесс обработки наличных.

  • Возможные последствия, если обязанности не разделены:
    • Скрытые ошибки или неисправности, которые не проверяются
    • Квитанция об утере или краже
    • Неточное зачисление кассовых чеков на счета отдела

Подотчетность, авторизация и одобрение

Кассовая отчетность гарантирует, что денежные средства будут учтены, должным образом задокументированы и обеспечены, а также прослеживаются до конкретных операторов.

  • Когда существует надлежащая денежная отчетность, вы можете ответить на четыре W во время процесса:
    • У кого есть доступ к наличным деньгам
    • Почему у них есть доступ к наличным деньгам
    • Где всегда есть наличные
    • Что произошло с начала до конца сделки
  • Лучшие практики:
    • Записывать кассовые чеки при получении.
    • Держите средства в безопасности.
    • Перевод документов.
    • Выдайте чеки каждому покупателю.
    • Не сообщайте пароли.
    • Выдайте каждому кассиру отдельный денежный ящик.
    • Надзорные органы проверяют денежные вклады.
    • Органы надзора одобряют все аннулированные операции с возвратом средств.
  • Возможные последствия отсутствия отчетности:
    • Квитанция об утере или краже
    • Неточное зачисление кассовых расписок на ведомственные счета
    • Неправильное использование имущества университета

Безопасность активов

Убедитесь, что все ваши ресурсы физически защищены, включая кассовых аппаратов.Следуйте этим правилам, чтобы создать безопасную рабочую среду при работе с наличными деньгами.

  • Лучшие практики:
    • Проведите надлежащую проверку биографических данных потенциальных кассиров.
    • Соблюдайте стандарты физической компоновки, предписанные политикой.
    • Ограничьте доступ к наличным деньгам как можно меньшему количеству людей.
    • Заблокируйте наличные деньги в надежном месте, например, в сейфе или запертом хранилище.
    • Предоставляйте комбинации и пароли только уполномоченному персоналу.
    • Меняйте комбинации, пароли ежегодно или когда кто-то уходит.
    • Минимизируйте количество средств, удерживаемых на ночь.
    • Используйте партнерскую систему при переводе средств из одного места в другое.
    • Считайте наличные в закрытых местах, которые не видны другим.
  • Возможные последствия без обеспечения наличными:
    • Небезопасная рабочая среда
    • Квитанция об утере или краже
    • Утрата страхового покрытия ответственности университетских страховых компаний

Проверка и сверка

Ваши действия по сверке подтверждают, что вы правильно записали транзакции.Выполняйте ежемесячную выверку денежных поступлений и выписок по банковскому счету, чтобы обеспечить надежную проверку и баланс.

  • Лучшие практики:
    • Сравните квитанции с депозитными записями.
    • Записывать кассовые чеки при получении.
    • Ежедневно считайте и балансируйте кассовые поступления.
    • Периодически проводить неожиданный подсчет наличных денег.
  • Возможные последствия невыполнения проверок и сверки:
    • Ошибки, несоответствия или отклонения не обнаружены
    • Квитанция об утере или краже
    • Неточное зачисление кассовых чеков на счета отдела
Для получения информации об обязанностях по обработке наличных денег обращайтесь в кассу по телефону (858) 534-3725.За информацией о методах внутреннего контроля обращайтесь к Арлин Ренслоу, (858) 822-2968. Руководство и передовая практика по получению денежных средств

— Контроллер

Октябрь 2011 г.

Область применения

Эти правила распространяются на все факультеты Ричмондского университета, которые принимают наличные или чеки от студентов, преподавателей или сотрудников на различные расходы. Эти правила не распространяются на следующие транзакции: (1) благотворительные подарочные платежи, которые должны быть отправлены в службы поддержки для надлежащего учета, и (2) отделы, которые создают свои собственные сеансы кассира Banner и депозиты, исключены из этой политики.

Назначение

Установить и поддерживать единообразные правила и процедуры получения денежных средств в кампусе Университета Ричмонда.

Руководящие принципы

Отделения университетов, занимающиеся обработкой средств, должны стремиться к созданию и поддержанию строгого внутреннего контроля за процессом поступления денежных средств, чтобы предотвратить ненадлежащее обращение со средствами и принять меры для защиты от потерь. Сильный внутренний контроль также защищает сотрудников, определяя перекрестные проверки для обязанностей по работе с фондами.Департаменты, ответственные за обработку чеков и наличных денег, должны поддерживать письменные процедуры, описывающие каждый этап процесса обработки денежных средств. Эти процедуры следует пересматривать не реже одного раза в год, чтобы гарантировать их актуальность. Для тех отделов, у которых нет соответствующего персонала для поддержки надлежащего разделения обязанностей, необходимо установить компенсационный контроль, чтобы гарантировать соблюдение процедур. Компенсационные меры — это дополнительные процедуры, помогающие снизить риск ошибки или потери. В ведомственных процедурах также следует учитывать безопасность средств (т.е., запирающийся картотечный шкаф, сейф) в течение рабочего дня и хранилище для хранения на ночь. Офис Bursar в консультации со Службой внутреннего аудита будет проводить ежегодные проверки случайно выбранных офисов, чтобы убедиться в следующем:

  1. Были установлены письменные процедуры для обработки кассовых чеков, и их копия была отправлена ​​в Ассоциированный бурсар. В процедурах также должно быть указано, кто несет ответственность за выполнение каждой обязанности.
  2. Персонал должным образом обучен этим процедурам.
  3. Письменные процедуры действительно соблюдаются.
  4. Доходы, полученные отделами , не используются для обналичивания личных чеков, чеков третьих лиц или внесения сдачи.
  1. Фонды и квитанции хранятся в надежных местах.

Процедуры

Департаменты должны регистрировать все валютные операции в журнале операций (см. Приложение). Валютные операции включают наличные деньги, чек, денежный перевод, дорожный чек, кассовый чек или кассовый чек.Департаменты должны приобретать многокомпонентные пронумерованные книги квитанций и выдавать квитанции по всем кассовым операциям. Все квитанции должны включать, помимо прочего, следующую информацию: дату получения, сумму в долларах, номер квитанции, имя лица, оплачивающего транзакцию, описание услуги или продукта, название отдела или области сбора. денежные средства и подпись кассира. Неиспользованные чеки должны храниться в надежном месте. Квитанции можно приобрести в любом магазине канцелярских товаров.Вот некоторые ключевые моменты, о которых следует помнить при написании процедур:

  1. Вкладчик несет ответственность за доставку денежных средств и университетского билета в кассу для внесения депозита.
  2. Все депозиты необходимо делать до полудня каждой пятницы или как только совокупные средства достигают 500 долларов США. Все накопительные денежные поступления на общую сумму 500,00 долларов США или более должны быть депонированы в течение 24 часов с момента достижения этого лимита.
  3. Поставьте на оборотной стороне каждого чека ограничительную отметку (например, «Университет Ричмонда только для депозита»).На штампе подтверждения также должно быть указано название отдела. Марки можно заказать в Office Depot.
  4. Фонды, журнал и квитанции должны храниться в надежных местах. Для защиты денежных средств их следует хранить в закрывающемся контейнере, таком как кассовый ящик, и хранить в месте, недоступном для посторонних лиц. Емкость нельзя оставлять без присмотра в течение рабочего дня. В ночное время или в нерабочее время все средства должны храниться в охраняемом (запертом) месте для хранения, например, в запирающемся картотеке или в сейфе.Журнал транзакций / квитанции следует хранить отдельно от денежных средств, чтобы обеспечить учет убытков в случае кражи.
  5. Все транзакции должны регистрироваться в журнале транзакций. Если допущена ошибка, проведите одну линию через неверную информацию, введите исправление и начальное значение. Это должно быть утверждено и датировано руководителем или менеджером во время транзакции.
  6. Квитанция должна выдаваться для всех операций с наличными деньгами.

Как соблюдать обязательства по операциям с наличными?

Поощрение цифрового банкинга и транзакций на основе UPI было важной повесткой дня нашего правительства.С этой целью на предприятия, осуществляющие операции с наличными деньгами, были возложены несколько сдержек и противовесов и обязательств по отчетности. Физические лица, а также предприятия должны осознавать эти обязательства.

Отчетность по указанным крупным операциям

Чтобы гарантировать, что крупные транзакции не останутся незамеченными, некоторые финансовые учреждения обязаны отчитываться по ним. Операции с депозитами наличными в размере 10 лакхов и более на всех счетах, открытых в банке, за исключением текущих и срочных депозитных счетов, подлежат отчетности в банке.Платежи наличными в размере 100 фунтов стерлингов или более в счет совокупных счетов по кредитным картам также подлежат отчетности в банке.

Кроме того, квитанции об оплате наличными на сумму свыше 2 лакхов от продажи любых товаров или услуг (кроме тех, которые подлежат отчету в ином случае) должны регистрироваться представителями бизнеса или профессии, которые необходимы для проведения налоговой проверки. Все такие указанные операции должны быть представлены отчитывающейся организацией в годовом отчете по форме 61A.

Департамент подоходного налога собирает информацию из документов, поданных отчитывающимися организациями, в которых упоминаются операции на большие суммы, и сравнивает их с РМЭ, поданным налогоплательщиком, против которого была представлена ​​информация.Сравнение показывает, была ли подана РМЭ в первую очередь и есть ли какие-либо несоответствия в годовых доходах и расходах.

В таких случаях Департамент рассылает уведомления с запросом информации или просьбой к налогоплательщику подать налоговые декларации. Следовательно, физическое лицо, осуществляющее такие операции, должно гарантировать, что они отчитываются обо всех своих доходах в ITR. Они также должны вести подробные сведения о своих доходах и расходах, которые помогут им с деталями, необходимыми для подачи ITR и других требований по подоходному налогу.

Обязаны ли физические лица сообщать о кассовых операциях?

Физические лица не обязаны сообщать о кассовых операциях при подаче налоговой декларации, если только они не занимаются предпринимательской или профессиональной деятельностью, подлежащей налоговой проверке. Налоговый аудитор, проводящий налоговую проверку, должен указать в отчете налоговой проверки соблюдение или иное соблюдение кассовых ограничений. В других случаях организации, получающие денежные платежи сверх установленного лимита, или банки, которые получают денежные депозиты или платежи сверх установленного лимита, сообщают об операциях в годовом отчете в форме 61A.

Отчетность о кассовых операциях по бизнесу или профессии

С точки зрения бизнеса, существуют различные запреты на денежные операции сверх установленного лимита, такие как лимит в 10 000 фунтов стерлингов на денежные расходы в день. Кроме того, компания не может взять ссуду или депозит наличными или выплатить ссуду или депозит наличными, если непогашенная сумма составляет 20 000 фунтов стерлингов или более. Кроме того, в целом, каждому человеку запрещено получать наличные в размере 2 лакха или более от одного человека для одной или нескольких транзакций.

Денежные операции отражаются в отчете о налоговой проверке, если предприятие или профессия подлежат налоговой проверке. Также существуют штрафы и запрет на расходы за несоблюдение этих денежных ограничений.

TDS по снятию наличных

Объем покрытия кассовых операций также увеличился с введением TDS по снятию наличных. Лица, снимающие наличные, теперь будут сталкиваться с TDS, где ставки выше для тех, кто не подал свои налоговые декларации.В случае лица, которое не подавало налоговую декларацию в течение последних трех лет, ставка TDS составляет 2% при снятии наличных свыше 20 лакхов и до 1 крор, а ставка TDS составляет 5% при снятии выше. ₹ 1 крор. В других случаях применяется ставка TDS в размере 2% при снятии наличных свыше 1 крор фунта стерлингов. Положения TDS применяются после рассмотрения совокупности всех снятий со всех счетов, открытых в банке.

Расширенный объем подачи ITR

Помимо обеспечения соблюдения требований посредством отстранения от расходов, штрафов, TDS, отчетности по налоговым проверкам и отчетности по определенным финансовым операциям в форме 61A, правительство также увеличило объем подачи ITR с 2020-21 AY.Расширенная сфера охвата охватывает тех, чей доход ниже базового лимита освобождения, но у кого были транзакции ниже:

  • Депозит в сумме или если совокупные депозиты превышают 1 крор фунта стерлингов на одном или нескольких текущих счетах в течение финансового года. Счет может быть в банке или в кооперативном банке.
  • Расходы в сумме или совокупные расходы свыше 2 лакхов на поездки в зарубежную страну для себя или любого другого лица.
  • Расходы свыше 1 лакха на потребление электроэнергии определенного количества или совокупных сумм в течение года.

Следовательно, физическое или юридическое лицо должно помнить о налоговых нормах, связанных с их расходными операциями, и требованиями к отчетности. Правительство также расширило сферу признанных платежей, включив в них определенные электронные платежи, такие как дебетовые карты, поддерживаемые Rupay, платежи UPI, такие как платежи BHIM-UPI и UPI с помощью QR-кодов. Все это поможет упростить учет операций, оставляя меньше возможностей для операций с наличными деньгами.

Котировка PAN в определенных финансовых операциях

PAN следует указывать для определенных финансовых операций, которые включают операции с наличными деньгами, такие как платежи наличными на сумму более 50 000 фунтов стерлингов в счет оплаты гостиничных счетов, поездки за границу, включая оплату покупки иностранной валюты и наличные депозиты на сумму более 50 000 фунтов стерлингов в день на счет вкладчика.

Помимо операций с наличными, PAN следует указывать для других операций, таких как открытие счета Demat, подписка на облигации или долговые обязательства, а также продажа или покупка транспортного средства, кроме двухколесных транспортных средств.

Следовательно, следует знать о полномочиях указывать PAN и, соответственно, полностью учитывать свои доходы и расходы в декларации по подоходному налогу.

(Автор является основателем и генеральным директором ClearTax. Мнения автора.)

Подпишитесь на информационный бюллетень Mint

* Введите действующий адрес электронной почты

* Спасибо за подписку на нашу рассылку.

Не пропустите ни одной истории! Оставайтесь на связи и в курсе с Mint. Скачать наше приложение сейчас !!

Темы

Часто задаваемые вопросы по отчету FinCEN о валютных операциях (CTR)

Податели документов должны установить флажок 24e «Агрегированные операции» (вместе с любым другим полем, применимым в пункте 24) только в следующих обстоятельствах: 1) финансовое учреждение не обнаружило никаких лиц, проводивших соответствующие транзакции, 2) все транзакции были ниже требований к отчетности, и 3) по крайней мере одна из агрегированных транзакций была транзакцией кассира.Если агрегированные транзакции, о которых сообщается, включают только депозиты, сделанные через ночное хранилище, финансовое учреждение не будет проверять «Агрегированные транзакции», поскольку ни одна из агрегированных транзакций не была транзакцией кассира; вместо этого финансовое учреждение проверит Пункт 24 «Ночной депозит». «Операция в кассе» будет включать, но не ограничивается: внесение или снятие валюты физическим лицом в кассе, физическое лицо, производящее платеж по ссуде валютой в кассе, или физическое лицо, обменивающее валюту у кассира. окно.Вариант «Агрегированные транзакции» отличается от пункта 3 «Множественные транзакции», который может включать транзакции, превышающие требования к отчетности.

Например, если на бизнес-счет ресторана ABC было внесено четыре депозита в размере 3000 долларов США за один рабочий день, и учреждение, подающее документы, не идентифицировало ни одного из отдельных участников операции, и по крайней мере один из этих депозитов был внесен через кассовую транзакцию, учреждение должно заполнить Часть I по ABC Restaurant, отметив пункт 3 «Множественные транзакции» и отметив «Агрегированные транзакции» в пункте 24.

Однако, если подающее учреждение идентифицировало четвертого отдельного участника транзакции, зная, что транзакция превышает пороговое значение в 10 000 долларов в ресторане ABC, то подающее учреждение должно заполнить Часть I по ресторану ABC, проверяющую пункт 3 «Множественные транзакции», и отдельную Часть I о четвертом индивидуальном исполнителе. Заполняющее учреждение НЕ будет проверять «Агрегированные транзакции» в Пункте 24 из-за того, что оно идентифицировало одного из участников транзакции.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *