Перемещение денежных средств между кассами: 1С:Профессионал по 1C:УТ – вопрос 10.11, Курсы по 1С

Содержание

Упрощение операции перемещения денег в 1С:УНФ

В программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) начиная с версии 1.6.9 появились новые виды операций для учета перемещения денежных средств. Теперь для перемещения денежных средств между счетами, из кассы на счет, со счета в кассу требуется использовать и кассовые и банковские документы.

Важно! Для документа Перемещение денежных средств сохранилась возможность перемещать деньги только между кассами.

Расширение видов операций поможет решить проблему с нарушением нумерации банковских и кассовых документов при применении документа Перемещение денежных средств и последующей синхронизацией с 1С:Бухгалтерия.

Для облегчения создания документов перемещения используйте список Перемещения денег (в разделе Деньги) или кнопку Перемещение в форме Банк и касса. В выпадающем меню выберите одну из предложенных операций перемещения денег.

Рассмотрим на примере последовательность отражения операций перемещения денежных средств:

Перемещение из кассы на счет

В данной ситуации рекомендуется использовать документ Расход из кассы с видом операции Взнос наличными в банк.

При проведении документа Расход из кассы формируются следующие проводки: расход денежных средств из кассы, приход денежных средств на банковский счет организации. Документ Поступление на счет в данном случае вводить не требуется, так как он не формирует движений по регистрам учета. Можно его создать (особенно при загрузке выписки из банк-клиента) с видом операции Взнос наличными для присутствия документа в списке банковских операций

Перемещение со счета в кассу

Для отражения перемещения денег из банка в кассу применяется документ Поступление в кассу с видом операции Получение наличных в банке.

Документ также формирует движения расхода денежных средств из кассы и прихода денежных средств на банковский счет организации. Документ Расход со счета в данном случае вводить не обязательно, так как он не делает движений по регистрам учета.

В результате, операции перемещения денежных средств из кассы и в кассу будут отражены кассовыми документами, что необходимо для правильного формирования Кассовой книги при обмене с 1С:Бухгалтерия.

Перемещение со счета на счет

Для перемещения денежных средств между счетами применяется документ

Расход со счета с видом операции Перевод на другой счет организации. Второй документ по другому счету также создавать не обязательно.

Варианты отражения перемещений, описанные выше, применяются если операции перемещения денежных средств происходят в один день.

Денежные переводы «в пути»

Для ситуации, когда требуется учесть временные задержки при перемещении денежных средств, в программе используется дополнительная настройка Переводы в пути. Активировать опцию можно в разделе Компания — Еще больше возможностей — Деньги.

Данная настройка для каждой организации позволит учитывать перемещения денежных средств через 57 счет

Переводы в пути, что позволит учесть разность дат расхода и поступления денежных средств.

В этом случае, для правильного учета операций перемещения денежных средств требуется создавать два документа перемещения.

Применяют следующие пары документов:

  • Перемещение из кассы на банковский счет отражается документом Расход из кассы и документом Поступление на счет.
  • Перемещение с банковского счета в кассу отражается документом Поступление в кассу и документом Расход со счета.
  • Перемещение между банковскими счетами организации отражается документом
    Расход со счета
    и документом Поступление на счет.

Как перемещать деньги внутри компании – Служба поддержки МоегоСклада

В МоемСкладе можно учитывать перемещения денег между расчетными счетами одной компании. Разберем основные способы.

Внести наличные на счет

Чтобы списать деньги из кассы компании и внести их на счет в банке:

  1. Зайдите в раздел Деньги → Платежи и нажмите на кнопку +Расход.
  2. В выпадающем списке выберите Расходный ордер. Откроется новое окно.
  3. Укажите сумму, которую списываете из кассы и вносите на счет. В Статье расходов выберите Перемещение, в полях Организация и Контрагент укажите название вашей компании.
  4. Нажмите Сохранить и Закрыть.
  5. Вернитесь в раздел Деньги → Платежи и нажмите на кнопку +Приход. В выпадающем списке выберите Входящий платеж и укажите те же данные, что и в Расходном ордере.

Перевести деньги со счета в кассу компании

Чтобы списать деньги со счета в банке и внести в кассу компании:

  1. Зайдите в раздел Деньги → Платежи и нажмите на кнопку +Расход.
  2. В выпадающем списке выберите Исходящий платеж. Откроется новое окно.
  3. Укажите сумму, которую списываете со счета и вносите в кассу. В Статье расходов выберите
    Перемещение,
    в полях Организация и Контрагент укажите название вашей компании.
  4. Нажмите Сохранить и Закрыть.
  5. Вернитесь в раздел Деньги → Платежи и нажмите на кнопку +Приход. В выпадающем списке выберите Приходный ордер и укажите те же данные, что и в Исходящем платеже.

Перевести деньги с одного счета на другой

Чтобы перевести деньги с одного счета компании на другой счет:

  1. Зайдите в раздел Деньги → Платежи и нажмите на кнопку +Расход.
  2. В выпадающем списке выберите Исходящий платеж.
    Откроется новое окно.
  3. Укажите сумму, которую переводите с одного счета на другой. В Статье расходов выберите Перемещение; под названием организации — счет, с которого переводите; под именем контрагента — счет, на который должны поступить деньги.
  4. Нажмите Сохранить и Закрыть.
  5. Вернитесь в раздел Деньги → Платежи и нажмите на кнопку +Приход. В выпадающем списке выберите Входящий платеж и укажите ту же сумму, контрагента и организацию. При этом под названием организации укажите счет, на который поступают деньги, а под именем контрагента — номер, с которого они поступают.

Перевести денежные средства внутри организации

Перевести денежные средства внутри организации

Организации могут перемещать денежные средства между кассами и расчетными счетами, например сдавать деньги на расчетный счет. Чтобы отразить в СБИС эти движения, создайте две операции: выбытие и поступление. Каждый документ формирует свои проводки.

Деньги, которые отправлены, но еще не зачислены, отражаются на счете 57 «Переводы в пути». Чтобы посмотреть сумму еще не поступивших денежных средств, перейдите в раздел «Деньги» или постройте отчет «Журнал ордер» по счету 57.

Между кассами

Между расчетными счетами

С расчетного счета в кассу

Из кассы на расчетный счет

В организации есть несколько касс, и вам требуется оформить перевод денежных средств между ними. Например, сдать деньги из операционной кассы в основную. Для этого оформите перевод и поступление.

Оформить перевод в другую кассу

  1. Перейдите в раздел «Деньги/Касса».
  2. Нажмите «Расход». В блоке «Переводы собственных средств» выберите «Перевод денег в другую кассу».
  3. На верхней панели выберите кассу, из которой переведены деньги.
  4. В поле «Кому» добавьте ответственного, например кассира смены.
  5. Укажите сумму и основание платежа.
  6. Нажмите «Провести» — документ будет принят к учету, сформируются проводки по операции.

Если вы работаете в СБИС «Для магазинов», настройте автоматическое формирование документов по изъятию денежных средств при закрытии смены.

Оформить переход из другой кассы

  1. Перейдите в раздел «Деньги/Касса».
  2. Нажмите «Приход». В блоке «Зачисление собственных средств» выберите «Приход из другой кассы».
  3. На верхней панели выберите кассу, в которую поступили деньги.
  4. В поле «От кого» добавьте ответственного за сдачу денег.
  5. В поле «Откуда» выберите кассу, из которой изъяты деньги.
  6. Укажите сумму и основание платежа.
  7. Нажмите «Провести» — документ будет принят к учету, сформируются проводки по операции.

Если вы работаете в СБИС «Для магазинов», настройте автоматическое формирование документов по внесению денежных средств при закрытии смены.

В системе оформлено перемещение денег между кассами организации.

У организации может быть несколько расчетных счетов в банке. Чтобы отразить перевод между ними, оформите в СБИС два платежных поручения. Если вы загружаете выписки из клиент-банка, то платежные поручения сформируются автоматически.

Оформить перечиление на другой расчетный счет

  1. Перейдите в раздел «Деньги/Банк».
  2. Нажмите «Расход». В блоке «Перевод собственных средств» выберите «Перечисление денег на другой расчетный счет».
  3. На верхней панели выберите расчетный счет, с которого списаны деньги.
  4. В поле «Кому» добавьте свою организацию и выберите расчетный счет, на который зачислены деньги.
  5. Укажите сумму перевода и назначение платежа.
  6. Привяжите платеж к выписке: нажмите «Без выписки» и введите ее дату. СБИС свяжет документы автоматически, если выписки загружаются из клиент-банка.
  7. Нажмите «Провести» — документ будет принят к учету, сформируются проводки по операции.

Оформить поступление с расчетного счета

  1. Перейдите в раздел «Деньги/Банк».
  2. Нажмите «Приход». В блоке «Зачисление собственных средств» выберите «Поступление денег с расчетного счета».
  3. На верхней панели выберите расчетный счет, на который поступили деньги.
  4. В поле «От кого» добавьте свою организацию и выберите расчетный счет, с которого списаны деньги.
  5. Укажите сумму перевода и назначение платежа.
  6. Привяжите платеж к выписке: нажмите «Без выписки» и введите ее дату. СБИС свяжет документы автоматически, если выписки загружаются из клиент-банка.
  7. Нажмите «Провести» — документ будет принят к учету, сформируются проводки по операции.

В системе оформлен перевод денег между расчетными счетами организации.

Организация может снимать наличные деньги с расчетного счета, например для выдачи под отчет. Чтобы отразить снятие наличных, оформите две операции — в разделах «Деньги/Банк» и «Деньги/Касса». Если вы загружаете выписки из клиент-банка, то платежное поручение сформируется автоматически.

Оформить снятие денег с расчетного счета

  1. Перейдите в раздел «Деньги/Банк».
  2. Нажмите «Расход». В блоке «Перевод собственных средств» выберите «Снятие денег с расчетного счета».
  3. На верхней панели выберите расчетный счет, с которого списаны деньги.
  4. В поле «Кому» добавьте свою организацию.
  5. Укажите сумму перевода и назначение платежа.
  6. Привяжите платеж к выписке: нажмите «Без выписки» и введите ее дату. СБИС свяжет документы автоматически, если выписки загружаются из клиент-банка.
  7. Нажмите «Провести» — документ будет принят к учету, сформируются проводки по операции.

Оформить поступление денег в кассу

  1. Перейдите в раздел «Деньги/Касса».
  2. Нажмите «Приход». В блоке «Зачисление собственных средств» выберите «Снятие денег с расчетного счета».
  3. На верхней панели выберите кассу, в которую поступили деньги.
  4. В поле «От кого» добавьте ответственного за прием денег.
  5. В поле «Откуда» выберите расчетный счет, с которого списаны деньги.
  6. Укажите сумму и основание платежа.
  7. Нажмите «Провести» — документ будет принят к учету, сформируются проводки по операции.

В системе оформлен перевод денег с расчетного счета в кассу.

Организация может сдавать наличные из кассы на свой расчетный счет, например выручку за день. Для этого оформите две операции — в разделах «Деньги/Банк» и «Деньги/Касса». Если вы загружаете выписки из клиент-банка, то платежное поручение сформируется автоматически.

Оформить изъятие из кассы

  1. Перейдите в раздел «Деньги/Касса».
  2. Нажмите «Расход». В блоке «Перевод собственных средств» выберите «Сдача денег на расчетный счет».
  3. На верхней панели выберите кассу, из которой переведены деньги.
  4. В поле «Кому» добавьте ответственного за перемещение денег, например кассира смены.
  5. Укажите сумму и основание платежа.
  6. Нажмите «Провести» — документ будет принят к учету, сформируются проводки по операции.

Оформить поступление на расчетный счет

  1. Перейдите в раздел «Деньги/Банк».
  2. Нажмите «Приход». В блоке «Зачисление собственных средств» выберите «Поступление денег из кассы».
  3. На верхней панели выберите расчетный счет, на который поступили деньги.
  4. В поле «От кого» добавьте свою организацию.
  5. В поле «Откуда» выберите кассу, из которой сданы деньги.
  6. Укажите сумму перевода и назначение платежа.
  7. Привяжите платеж к выписке: нажмите «Без выписки» и введите ее дату. СБИС свяжет документы автоматически, если выписки загружаются из клиент-банка.
  8. Нажмите «Провести» — документ будет принят к учету, сформируются проводки по операции.

В системе оформлен перевод денег из кассы на расчетный счет.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Как правильно отразить перемещение выручки из кассы обособленного подразделения в кассу головной организации для последующей сдачи в банк?

В соответствии с п.5.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указания) прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру 0310001. Аналогично, выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру 0310002 (п.6.4 Указаний). Это в свою очередь дает основания считать, что расходные операции по кассе обособленного подразделения в адрес юридического лица также должны оформляться расходными кассовыми ордерами.

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.
Из вышесказанного можно сделать вывод, что порядок передачи денежных средств из кассы обособленного подразделения определяется юридическим лицом, выдача-прием денежных средств должны оформляться с применением приходных и расходных кассовых ордеров. При этом возникает вопросы, какой бухгалтерской записью должна быть отражена указанная операция, включаются ли в остатки по кассе обособленного подразделения или головной организации суммы, фактически находящиеся в пути.
В соответствии со ст.9 Федерального закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011г. № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной деятельности оформляется первичным документом, составляемым при совершении факта хозяйственной деятельности или непосредственно после его окончания. Как мы уже отметили, в соответствии с Указаниями физическая выдача денежных средств из кассы осуществляется с оформлением расходного кассового ордера. Т.е. при выдаче денег из кассы обособленного подразделения указанные денежные средства перестают учитываться в кассе обособленного подразделения. Не могут они учитываться до фактической сдачи и в кассе юридического лица, так как приходная операция по кассе должна быть оформлена приходным кассовым ордером, оснований для оформления которого до физического поступления денег (учитывая в совокупности положения Указаний и Закона 402-ФЗ) не имеется.
Денежные средства, переданные для сдачи в кассу юридического лица, находящуюся в другом городе, не могут считаться выданными под отчет, так как подотчетными признаются суммы, выданные для осуществления расходов, связанных с осуществлением деятельности юридического лица.
Скорее речь идет о ситуации, аналогичной той, что указана в Приказе Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета…» в отношении бухгалтерского счета «Переводы в пути». Вместе с тем, в Приказе 94н речь идет о наличных средствах, сданных для в кредитную организацию, на почту, но не зачисленных по назначению, хотя ситуация, безусловно, по существу похожая. Исходя из вышесказанного, считаем, что сдача наличных денежных средств из кассы обособленного подразделения уполномоченным лицам для перевозки в кассу юридического лица должна быть оформлена расходным кассовым ордером с осуществлением бухгалтерской записи Дт 57 Кт 50 «Касса ОП» (соответственно при фактической сдаче в кассу юридического лица оформляется приходный кассовый ордер с осуществлением бухгалтерской записи Дт 50 «Касса ЮЛ» Кт 57). Из прямого прочтения ФЗ-402 и Указаний следует, что суммы, выданные из кассы обособленного подразделения и не поступившие в кассу юридического лица не могут быть признаны находящимися в кассе предприятия и подлежат отражению как «переводы в пути», аналогично, указанные суммы не должны учитываться при определении остатков по кассе. Вместе с тем, подобный порядок прямо не закреплен законодательно, поэтому в целях снижения рисков рекомендуется осуществлять перемещения денежных сумм в течение кассового дня, либо осуществлять контроль соблюдения лимитов с учетом сумм в пути.
Необходимо обратить внимание, что порядок сдачи наличных средств из обособленного подразделения в юридическое лицо должно устанавливать юридическое лицо, как и порядок транспортировки.
Это значит, что такой порядок должен быть установлен в юридическом лице. При этом формулировка закона, на наш взгляд, достаточно размытая. Таким образом, в отсутствие четких требований закона в отношения правил транспортировки денежных средств (как это, например, сделано в отношении кредитных организаций) в случае неправомерных действий третьих лиц и нанесения вреда здоровью лицам, перевозящим денежные средства юридического лица, существует риск административной или уголовной ответственности (например, по квалификации ст. 293 УК РФ «Халатность») руководящих работников юридического лица, не обеспечивших надлежащие меры безопасности для сотрудников перевозящих ценности.

Инструкция по выемке денежных средств из кассы в 1С ERP, 1С КА 8.3

Содержание:

1.       Способы перемещение денежных средств между операционной кассой в 1С 8.3 ERP и 1С КА 8.3

2.       Поступление розничной выручки в кассу организации из кассы ККМ  

 

1.   Способы перемещение денежных средств между операционной кассой в 1С 8.3 ERP и 1С КА 8.3


Перемещать денежных средств (далее ДС) между операционной кассой (кассой ККМ) и кассой организации можно двумя способами:

1.       В течение дня перемещать ДС «напрямую» из одной кассы в другую с помощью документов «Расходный кассовый ордер 1С» (с видом операции «Выдача в кассу ККМ») и «Приходный кассовый ордер 1С» (с видом операции «Поступление из кассы ККМ»). В результате у нас будут сформированы проводка в программе 1С по счетам Дт 50.02 Кт 50.01, Дт 50.01 Кт 50.02

2.       Если поступление и выдача ДС из кассы осуществляется в разные даты, то кроме документов приходных и расходных кассовых ордеров в 1С нужно оформить дополнительные документы внесения и выемки из кассы ККМ. В этом случае перемещение ДС будет оформляться с использованием счета 57.01 «Переводы в пути». 

2.   Поступление розничной выручки в кассу организации из кассы ККМ


Рассмотрим поступление розничной выручки в кассу организации из кассы ККМ с предварительной выемкой Денежных Средств из кассы ККМ.

Есть два варианта приема розничной выручки:

·         С использованием автоматической инкассации при закрытии кассовой смены

·         Без автоматической инкассации

Какой из вариантов настроен в информационной базе можно увидеть, зайдя в Настройки РМК (НСИ и администрирование- Администрирование- РМК и оборудование-Настройки РМК для текущего рабочего места).


Если установлен флажок «Автоматическая инкассация», то в этом случае при закрытии кассовой смены автоматически создается документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ», причем на всю сумму наличных денежных средств, которая находится в кассе ККМ. В результате проведения этого документа создается проводка в программе 1С Дт 57.01. Кт 50.02. Далее необходимо перечислить эти ДС в кассу организации. Для этого необходимо сформировать документ «Приходный кассовый ордер 1С» с видом операции «Поступление из другой кассы». В результате проведения этого документа сформируется проводка в программе 1С Дт 50.01 Кт 57.01.

Иначе после закрытия кассовой смены нужно будет вручную создать документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ». Для этого нужно зайти в Рабочее место кассира (Продажи- Розничные продажи), нажать на кнопку «Операции с ККМ» и выбрать команду «Выемка». Далее нужно указать сумму, которую необходимо изъять из кассы. Здесь же видно, сколько ДС есть на данный момент в кассе. 


В результате завершения данной команды у нас сформируется документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ» (Продажи- Розничные продажи).



Для того чтобы отразить эти ДС в кассе организации, необходимо создать документ «Приходный кассовый ордер 1С» с видом операции «Поступление из другой кассы». Создать его можно на основании документа «Выемка денежных средств из кассы ККМ».


Здесь необходимо указать кассу, куда будут оприходованы ДС.

В результате проведения сформируется проводка в программе 1С


Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Сергеева Алсу

Блог | Компания Портал-Юг

0

Не задан ID пользователя.

15.09.201408:3715.09.2014 08:37:34

Автор: Оксана Свириденкова

Именно денежные средства составляют самые высоколиквидные активы, которые способны обеспечить выполнение обязательств любого вида и уровня. И именно поток денежных средств одно из тех ключевых понятий, которые определяют стоимость бизнеса, а также не дают спокойно спать руководителям и финансистам организации.  

Эффективное управление денежными средствами – один из важнейших аспектов управления ликвидностью предприятия и основа грамотного финансового менеджмента. Поэтому необходимо постараться обеспечить свой бизнес надежными, точными, быстрыми и удобными инструментами для контроля корректности и повышения эффективности управления денежными средствами.
В этой статье мы рассмотрим механизмы, при помощи которых «1С:Управление предприятием (ERP) 2.0» успешно справляется с обозначенной проблемой.

Основное назначение конфигурации можно описать следующим перечнем:

  • планирование поступлений и расходов денежных средств;
  • отражение операций с наличными и безналичными средствами;
  • контроль остатков денежных средств;
  • контроль их целевого использования;
  • ведение денежных расчетов в иностранных валютах.

В качестве основного классификатора операций по движению денежных средств используется справочник «Статьи движения денежных средств». Он позволяет каталогизировать и провести анализ источников и получателей денежных средств. Особенно удобно осмысленное составление иерархии статей тем, что это упорядочивание после будет использоваться при формировании отчетов по движению денежных средств в дальнейшей работе.

Удобный и функциональный инструмент планирования движений денежных средств – платежный календарь, главное назначение которого в распределении обязательств по платежам во времени и источникам (кассы, расчетные счета). В программе существует возможность сформировать два платежных календаря: по местам хранения (счетам и кассам), а также по типам денежных средств.

Основные возможности отчета:

1. Контроль текущих остатков денежных средств.
2. Остатки с учетом просроченных платежей:

  • Запланировали и не исполнили вовремя;
  • Не запланировали вовремя в соответствии с графиками платежей.

3. Расчет сумм остатков ДС:
  • С учетом всех ожидаемых платежей;
    «А что если оплатим все и пройдут все поступления?»
  • С учетом только утвержденных заявок.

4. Ввод документов планирования и перемещения денежных средств.

Помним, что для обретения возможности задавать и отслеживать лимиты, а также планировать операции с денежными средствами, необходимо предварительно включить функционал в разделе настроек. После чего доступными становятся инструменты, предусмотренные программой для осуществления всех этих действий.

Заявки на расходование денежных средств (назначение которых в планировании и согласовании потребностей в финансовом обеспечении с возможностью определения приоритета для каждой операции) позволяют отслеживать спрос на денежные ресурсы со стороны подразделений, предотвращают нецелевое использование выделенных средств.  В качестве особенности можно выделить контроль на достаточность лимита расхода при включенной опции «Контролировать превышение лимитов», а также возможность провести заявку с пометкой «Сверх лимита».

Контроль целевого использования денежных средств реализован с помощью механизма обозначения лимитов. Вводятся они с помощью документа «Лимиты расхода денежных средств» и, в зависимости от установленных настроек, могут заноситься как для всего предприятия, так и с детализацией по организациям (юридической структуре) или подразделениям. При попытки проведения (или присвоения статусов «Согласована», «Утверждена») заявки на расходование денежных средств, сверх обозначенной по статье расхода сумме, программа выдаст предупреждение и прервет операцию.

Для планирования перемещения денежных средств между местами их хранения (счетами, кассами) предназначен документ «Распоряжение на перемещение денежных средств», который позволяет отразить данную операцию в платежном календаре. Что касается оформления фактических операций по оплате заявок и перемещении, то для этих процедур используются знакомые объекты:

  • расходный кассовый ордер;
  • списание безналичных денежных средств;
  • эквайринговая операция.

Также в программе «1С:Управление предприятием (ERP) 2.0» успешно реализован функционал по работе с кредитами, займами и депозитами. Он также требует отдельного включения в настройках программы. Приоритетное назначение функционала заключается в следующем:
  • хранение условий договоров займов, кредитов и депозитов;
  • ведение и актуализация графиков оплат и начислений;
  • планирование движений денежных средств в платежном календаре по кредитным операциям;
  • пакетное создание заявок на оплату по графикам;
  • автоматизация ежемесячных начислений процентов и комиссии;
  • план-фактный анализ.

С помощью описанных механизмов можно укротить, упорядочить и оптимизировать денежный поток предприятия. Ведь кто как ни мы с вами знаем – деньги любят счет и правильный учет!
Остальные статьи по работе с этой программой можно найти по тегу «ERP 2.0» Если у вас возникают какие-то вопросы или вы хотите увидеть статью на интересующую тему – оставляйте комментарии.

Счет 57 «Переводы в пути» – новые возможности «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) начиная с версии 3.0.42 при перемещении денежных средств между счетами организации и кассой можно использовать счет 57 «Переводы в пути». Теперь с помощью настроек учетной политики, в зависимости от существующих в организации требований к учету и особенностей бизнес-процесса, пользователь может включать или отключать использование счета 57 в банковских выписках и кассовых документах.

Содержание


Ранее в программе был возможен только один вариант транзита денежных средств между банком и кассой организации, и он не предусматривал использование счета 57. Сдача наличной выручки в банк регистрировалось проводкой Дебет 51 Кредит 50.

На деле передача налички в банк состоит из двух этапов: выдача денег сотруднику из кассы и зачисление их на счет организации. И две эти операции хоть и совершаются, как правило, в течение одного дня, но разорваны во времени. Возможны и непредвиденные ситуации — ограбление, несчастный случай или банальное опоздание. В результате деньги, выданные вечером одного дня, могут оказаться в банке только утром следующего. Здесь по правилам бухучета необходимо использовать счет 57 «Переводы в пути». И теперь такая возможность есть!

Чтобы операции по перемещению денежных средств отражались двумя проводками в корреспонденции со счетом 57, в регистре сведений Учетная политика на закладке Банк и касса необходимо установить флагИспользовать счет 57 «Переводы в пути» при перемещении денежных средств (далее — Использовать счет 57 «Переводы в пути») (рис. 1). Если флаг снят, то счет 57 не используется.


Рис. 1. Настройки учетной политики

Перевод денег между счетами организации

При загрузке банковской выписки, содержащей операции по переводу средств с одного счета организации на другой счет, автоматически создаются документы:

  • Списание с расчетного счета с видом операции Перевод на другой счет организации;
  • Поступление на расчетный счет с видом операции Перевод с другого счета.

Проводки, сформированные этими документами, зависят от настроек учетной политики. При установленном флаге Использовать счет 57 «Переводы в пути» проводки будут выглядеть следующим образом:

Дебет 57 Кредит 51
— на сумму, списанную с расчетного счета;
Дебет 51 Кредит 57
— на сумму, зачисленную на расчетный счет.

Если флаг отключен, то при проведении документа Списание с расчетного счета формируется проводка:

Дебет 51 Кредит 51
— на сумму, списанную с расчетного счета.

Документ Поступление на расчетный счет в этом случае проводок не формирует.

Внесение денег на расчетный счет

Доступ к списку всех кассовых документов в программе осуществляется по гиперссылке Кассовые документы из раздела Банк и касса.

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия регистрируется с помощью документа учетной системы Выдача наличных с видом операции Взнос наличными в банк. При загрузке в программу выписки банка, содержащей операцию по взносу наличными на расчетный счет, автоматически создается документ Поступление на расчетный счет с видом операции Взнос наличными.  Проводки, сформированные документами Поступление на расчетный счет и Выдача наличных, зависят от настроек учетной политики. При установленном флаге Использовать счет 57 «Переводы в пути» проводки будут следующими (рис. 2):

Дебет 57 Кредит 50
— на сумму, выданную из кассы;
Дебет 51 Кредит 57
— на сумму, зачисленную на расчетный счет.

Рис. 2. Внесение наличных на расчетный счет с использованием счета 57 «Переводы в пути»

Если флаг отключен, то при проведении документа Выдача наличных формируется проводка:

Дебет 51 Кредит 50
— на сумму выданных из кассы денег.

Документ Поступление на расчетный счет в этом случае проводок не формирует.

Снятие налички со счета

Поступление денег в кассу предприятия регистрируется документом Поступление наличных с видом операции Получение наличных в банке.

При загрузке в программу выписки банка, содержащей операцию по снятию наличных денежных средств с расчетного счета, автоматически создается документ Списание с расчетного счета с видом операции Снятие наличных. Проводки, сформированные документами Списание с расчетного счета и Поступление наличных, зависят от настроек учетной политики. При установленном флаге Использовать счет 57 «Переводы в пути» проводки будут выглядеть так:

Дебет 57 Кредит 51
— на сумму, списанную с расчетного счета;
Дебет 50 Кредит 57
— на сумму, внесенную в кассу.

При отключенном флаге проведенный документ Поступление наличных формирует следующую проводку:

Дебет 50 Кредит 51

— на сумму денежных средств, внесенных в кассу.

Документ Списание с расчетного счета проводок в этом случае не формирует. Если организация пользуется услугами инкассаторов, то в настройках функциональности (раздел Главное -> Функциональность) на закладке Банк и касса необходимо установить флаг Инкассация (рис. 3). В документах Поступление на расчетный счет и Выдача наличных добавляется вид операции Инкассация, где автоматически задействуется счет 57.


Рис. 3. Включение функционала инкассации

Сколько денег я должен держать в кассовом аппарате?

Розничным торговцам, которые принимают больше платежей по кредитным картам или чекам, чем наличными, обычно не нужно много сдачи. Но всегда разумно иметь в наличии немного больше мелких денег, чем вы думаете, что вам нужно.

Вопрос об имеющихся денежных средствах следует решать на этапе бизнес-планирования при установлении процедур для магазина. Решая, сколько сдачи оставить в магазине, владельцы бизнеса должны учитывать множество факторов.

Сколько денег держать в кассовом аппарате

На общение с общественностью может потребоваться несколько недель, прежде чем вы сможете точно определить, сколько денег иметь под рукой и в денежном ящике. Сумма денег, которую розничный продавец должен держать в магазине, будет варьироваться в зависимости от:

  • Прогнозируемый или типовой объем продаж.
  • Как безопасно хранить деньги.
  • Тип платежей, которые обычно производят клиенты.

В рамках процедур вашего магазина установите сумму наличных в долларах, которая будет в каждом кассовом аппарате или денежном ящике в начале дня.Например, если ваш средний билет меньше 200 долларов, вы можете начать с 200 долларов за ящик или регистрацию. Эта сумма должна быть равномерно распределена между купюрами разного достоинства. Свернутые монеты поступают в фиксированном количестве; у вас должно быть равномерное распределение каждого, включая гроши.

Поскольку клиенты часто используют кредитные карты, дебетовые карты или мобильные способы оплаты, большинство розничных продавцов могут иметь в наличии относительно небольшую сумму наличных денег.

Ежедневно проверяйте количество и сумму в долларах обеих купюр и разменной монеты, чтобы убедиться, что в вашем магазине никогда не бывает дефицита.Если вы обнаружите, что у вас постоянно заканчивается определенная монета или банкнота, попробуйте увеличить суммы каждого номинала в своей ежедневной стартовой сумме,

Сведение кассового аппарата

Помимо определения начальной суммы наличных денег в кассе, вам также потребуется установить максимальную сумму. Когда сумма наличных денег в кассе превышает эту максимальную сумму, дополнительную сумму необходимо будет положить в безопасное место.

Вытаскивание денег из кассы и отнесение их в сейф иногда называют «сдачей наличных».«

Извлечение лишних денег из кассового ящика во время смены — это часть балансировки кассового аппарата и хорошее управление денежными средствами. Это уменьшает количество денег в торговом зале и особенно полезно в периоды интенсивных продаж, таких как сезон рождественских покупок. Хотя каждому бизнесу нужны большие суммы наличных денег, лучше не делать их слишком заметными из соображений безопасности.

В дополнение к максимальной сумме для каждого регистра розничные продавцы могут захотеть хранить дополнительную сумму наличных денег и свернутых монет в сейфе, чтобы служить банком в магазине.Мелкие деньги, которые будут доступны в начале каждого дня, также должны быть установлены в рамках процедур вашего магазина и могут использоваться для:

  • Непредвиденные ситуации, например, нехватка бумажной продукции в туалете.
  • Случайные расходы, например угощение персонала кофе.
  • Балансировка кассы в дни с большим объемом продаж или неожиданным количеством кассовых операций.

Доступ к сейфу магазина должен быть ограничен доверенным персоналом.

Вам также необходимо будет сбалансировать кассу в конце дня.При выводе всей наличности сверх лимита ящика попытайтесь согласовать распределение счетов с вашей отправной точкой.

Вытаскивание наличных денег, превышающих максимальную сумму в конце дня, иногда называется «вырезанием кассы».

Большинство розничных продавцов не учитывают сдачу для этой цели, а учитывают только счета. Если ваша стандартная сумма в ящике составляет 200 долларов, вы оставите 200 долларов в виде банкнот в ящике, и сдача вынимает только тогда, когда ящики становятся слишком полными.Тем не менее, некоторые розничные торговцы также тянут за собой изменения для преемственности.

Если вы оставите сдачу в кассе, вам все равно придется пересчитывать ее ночью, чтобы сбалансировать ящик. Это обеспечивает систему проверки и балансировки, которая поможет предотвратить внутреннюю кражу.

Ежедневные депозиты

Каждую ночь при закрытии счета возвращайте начальную сумму в денежном ящике. Сумма наличных денег сверх начальной суммы является вашим ежедневным депозитом и должна быть подготовлена ​​в соответствии с вашими операционными процедурами.Если возможно, два человека должны участвовать в подсчете денежных ящиков и подготовке депозита, чтобы свести к минимуму ошибки или мошенничество.

Многие розничные торговцы принимают депозиты в ночное время, но это может привести к проблемам с безопасностью. Вы не хотите подвергать опасности себя или своих сотрудников, делая их потенциальной целью ограбления. Это еще один случай, когда полезно иметь сейф в магазине: многие розничные торговцы предпочитают хранить деньги в сейфе на ночь и вносить депозит в банке в течение дня.Если возможно, каждый депозит также должны вносить два человека.

Мелкие наличные и денежные ящики

Контроль и процедуры кассового фонда мелкой кассы и кассы гарантируют, что фонды мелкой кассы / денежного ящика должным образом созданы, поддерживаются и что активы университета надлежащим образом защищены.

Мелкие денежные средства могут быть созданы для оплаты мелких или нечастых расходов, если получение университетского чека или использование карты закупок по иным причинам нецелесообразно.

См. Также: Политика университета 3.21 Авансы (включая мелкие денежные средства и дебиторскую задолженность)

Определение мелких денежных средств

Минимальная сумма наличных денег для оплаты мелких расходов (25 долларов и меньше), когда нельзя использовать карту закупок. Выверку средств следует проводить не реже одного раза в месяц и каждый раз, когда запрашивается ваучер на выплату (DV) для пополнения фонда.

Управление счетами мелкой кассы и кассовых ящиков

  1. Все небольшие суммы наличных денег следует запереть в сейфе и хранить в надежном месте.
  2. Крупные денежные суммы наличных денег должны находиться в сейфе.
  3. На все платежи из наличности должны быть выданы квитанции. Квитанции должны содержать дату, имя лица, получающего денежные средства, сумму денежных средств и коммерческую цель.
  4. Денежные средства нельзя использовать на личные расходы.
  5. Выверка фонда мелкой наличности / денежного ящика должна выполняться и периодически проверяться надзорным органом хранителя.
  6. Надзорный орган должен проводить периодические необъявленные проверки фонда мелкой наличности / денежного ящика.
Обязанности хранителя и контролера

Кастодианы (роль менеджера по работе с клиентами) несут ответственность за:

  1. Хранение средств.
  2. Ведение квитанций и подробных записей для поддержки всех транзакций.
  3. Поддержание надлежащего остатка денежных средств в кассе.
  4. Обеспечение того, чтобы денежный ящик / кассовый ящик всегда оставался на балансе (кассовая наличность и поступления равны общей сумме мелкой наличности).
  5. Завершение ежемесячной сверки.См. Формы ниже для шаблона сверки.
  6. Ежегодное подтверждение в бухгалтерском учете того, что остаток средств равен остатку на счете, что они по-прежнему являются хранителем и что выверка фонда проводится не реже одного раза в месяц.

Супервизоры (роль супервизора) отвечает за:

  1. Периодическая проверка сверки.
  2. Проведение внеплановых проверок фонда (поступления и касса).
  3. Ежегодное подтверждение с помощью Бухгалтерии баланса мелкой наличности / денежного ящика, а также периодического аудита баланса и сверки.Бухгалтерия будет отправлять напоминания в мае каждого года.

Верх

Создание нового кассового / кассового фонда

  1. Заполните форму создания новой мелкой наличности / наличности в кассовом фонде или изменения начальной суммы. Заполнение формы отправит запрос в Бухгалтерию, где запрос будет одобрен или отклонен.
  2. После получения одобрения от отдела бухгалтерского учета запросите новый счет мелкой кассы / денежного ящика. См. Инструкции в разделе Настройка учетных записей и управление ими.
    1. Приложите к запросу электронное письмо с подтверждением, полученным от Бухгалтерии.
    2. Используйте следующую информацию для завершения вашего запроса:
      1. Субфонд — BALSHT
      2. HEFC — PCSH для мелкой наличности и CDRW для кассовых ящиков
      3. Менеджер по работе с клиентами — Хранитель (см. Обязанности ниже)
      4. Управляющий счетом — Супервайзер Кастодиана (см. Обязанности ниже)
      5. Текст расхода — «Расходы не допускаются»
      6. Текст доходов — «Доходы не разрешены»
      7. Целевой текст — разрешенная сумма и цель i.е. «Фонд мелкой наличности в размере 200 долларов США для… компенсации небольших покупок».
  3. Настройте хранителя мелких денежных средств в качестве типа поставщика хранителя мелких денежных средств (RF).
    1. Позволяет использовать причину платежа «Пополнение счета мелкой наличности», для которой доступно больше кодов объектов, чем для причины платежа «Возмещение наличных расходов».
    2. Изоляция хранителей мелкой наличности в качестве отдельных типов поставщиков не позволяет нам отправлять налоговую форму 1099.
  4. Заполните DV, указав причину платежа «Z» хранителю (используя запись его сотрудника вместо записи поставщика) для счета мелкой наличности / денежного ящика. Сумма равна первоначальной сумме мелкой кассы / кассового фонда.
    1. Для этой транзакции используйте код объекта 1100-мелкая наличность или 1101-кассовый ящик
    2. Номер счета — это новый счет мелкой кассы / денежного ящика.
    3. Используйте имя хранителя для оплаты в качестве сотрудника (это отличается от возмещения, описанного ниже).
  5. Обналичьте чек при его получении. Наличные деньги становятся мелкой наличностью или денежным ящиком.
Бухгалтерские записи

Используется для записи первоначальной стоимости мелкой наличности / денежного ящика. Этот счет не изменяется, если не изменится стоимость мелкой наличности / денежного ящика. Все записи о возмещении мелкой наличности относятся на текущий счет , а не на исходный счет мелкой наличности .

На DV используйте причину платежа «Z» и произведите выплату хранителю счета мелкой наличности / денежного ящика.Приложите копию разрешения.

Счет наличности

1100

$ 100

ИЛИ

Счет денежного ящика

1101

$ 100

Верх

Увеличение / уменьшение суммы наличных денег / денежных средств или закрытие счета

Увеличение средств
  1. Заполните форму создания новой мелкой наличности / наличности в кассовом фонде или изменения начальной суммы.Заполнение формы отправит запрос в Бухгалтерию, где запрос будет одобрен или отклонен.
  2. После получения разрешения на увеличьте ваш кассовый ящик для мелкой наличности, заполните DV, причину платежа «Z» для дополнительных средств, используя запись сотрудника вместо записи продавца мелкой наличности. Код объекта для этой транзакции — 1100- мелкая наличность или 1101- кассовый ящик.
  3. Если есть квитанции, которые необходимо зачислить на счет, подготовьте электронный документ о распределении доходов и расходов (DI) и прикрепите квитанции в качестве резервной копии.
Бухгалтерские записи

Используется для регистрации увеличения утвержденного баланса мелкой наличности / денежного ящика. Этот счет не изменяется, если не изменится стоимость мелкой наличности / денежного ящика. Все записи о возмещении мелкой наличности относятся на текущий счет , а не на исходный счет мелкой наличности .

На DV используйте причину платежа «Z» и произведите выплату хранителю счета мелкой наличности / денежного ящика.Приложите копию разрешения.

Счет наличности

1100

150 долларов США

ИЛИ

Счет денежного ящика

1101

150 долларов США


Уменьшение средств
  1. Заполните форму создания новой мелкой наличности / наличности в кассовом фонде или изменения начальной суммы.Заполнение формы отправит запрос в Бухгалтерию, где запрос будет одобрен или отклонен.
  2. После получения разрешения на уменьшите ваш мелкий денежный ящик / денежный ящик, заполните электронный документ о предварительном депозите (AD) и внесите наличные деньги в кассе. Код объекта для этой транзакции — 1100- мелкая наличность или 1101- кассовый ящик.
  3. Если есть квитанции, которые необходимо зачислить на счет, подготовьте электронный документ о распределении доходов и расходов (DI) и прикрепите квитанции в качестве резервной копии.
Бухгалтерские записи

Используется для уменьшения наличного денежного ящика. Этот счет не изменяется, если не изменится стоимость мелкой наличности / денежного ящика. Все записи о возмещении мелкой наличности относятся на текущий счет , а не на исходный счет мелкой наличности .

В электронном документе AD пополните счет мелкой наличности / денежного ящика.

Счет наличности

1100

$ 100

ИЛИ

Счет денежного ящика

1101

$ 100


Закрытие счета
  1. Завершите редактирование счета в KFS, чтобы закрыть счет мелкой кассы / денежного ящика.См. Инструкции в разделе «Настройка учетных записей и управление ими».

Верх

Изменение имен хранителей

Заполните форму отчетности о переводе мелкой наличности / наличных денег в кассовый фонд. Нового хранителя также необходимо настроить в качестве продавца в KFS.

Верх

Пополнение мелких денежных средств

По завершении каждого дня продажи кассу необходимо провести сверку. Сумма в денежном ящике должна равняться остатку, на который он был установлен.Если оставшиеся средства не равны точной сумме дневных продаж, для этого может быть добавлена ​​дополнительная строка к депозиту за продажу. Сумма продаж будет либо увеличена (излишек, + сумма), либо уменьшена (дефицит, -количество) за этот день с использованием объектного кода 6400 Over / Short — Cash.

Бухгалтерская запись

Используется для пополнения счета мелкой наличности. Этот счет не изменяется, если не изменится стоимость мелкой наличности / денежного ящика.Все записи о возмещении мелкой наличности относятся на текущий счет , а не на исходный счет мелкой наличности .

На DV используйте причину платежа «K», подлежащую выплате хранителю счета мелкой наличности, используя тип поставщика «Хранитель мелкой наличности». Вы должны приложить копии квитанций к DV.

Расчетный счет

6XXX

42,13 $

Верх

О мелких денежных средствах в финансовой системе Куали (KFS)

В KFS счет мелких денежных средств представлен балансом объектного кода в аккаунте KFS.

  • КФС объект 1100 — Мелкая наличность
  • КФС объект 1101 — Денежный ящик

В KFS проводится различие между счетами мелкой наличности и счетами денежной наличности в выдвижном ящике. До KFS как мелкая наличность, так и наличные в кассе считались мелкой наличностью.

Верх

Формы

Верх

Обработка наличных и депозиты Как

Обзор | Как | Политика | Ресурсы | Fo rms | Контакты

Пошаговые инструкции для задач, связанных с наличными деньгами и депозитами.

Каков порядок создания фонда изменений?

  1. Опекунство по изменению фонда устанавливается через форму заявления CSU Stanislaus Cash Fund с подписями лица, подавшего запрос, хранителя и утверждающего вице-президента или декана. ссылка на приложение
  2. Затем форма будет рассмотрена и утверждена Контролером и AVP финансовых услуг.
  3. Форма прямой оплаты — продавец для суммы создаваемого фонда изменений должна сопровождать форму заявки.Чек будет выдан хранителю по счетам к оплате после утверждения.
  4. Хранитель берет на себя ответственность за сохранность и надлежащее использование средств.

Как я могу передать опекунство по изменению фонда?

  1. Уполномоченный орган, санкционировавший заявку на кассовый фонд, отвечает за информирование финансовых служб о любых изменениях в хранении средств фонда.
  2. Чтобы сменить основного хранителя фонда изменений, заполните форму заявки CSU Stanislaus Cash Fund.Укажите цель как «перевести депозитного управляющего с XXXX на XXXX». Никакой проверки не требуется.
  3. Статус фонда проверяется в форме как исходящим, так и входящим хранителем и регистрируется надзорным органом.
  4. Форма заявки / акцепта передается в Финансовые службы для утверждения Контролером и AVP Финансовых услуг.

Как я могу увеличить или уменьшить размер нашего фонда изменений?

Увеличение: Когда требуются дополнительные средства для внесения изменений, необходимо подать в Финансовую службу новую форму заявки CSU Stanislaus Cash Fund вместе с формой прямой оплаты — поставщику для дополнительной суммы.В заявлении должно быть указано обоснование увеличенной суммы.

Уменьшение: Фонд изменений должен быть уменьшен, если размер фонда превышает фактические потребности отдела. Сумма, которая больше не нужна, должна быть переведена на расчетный счет RF499 кассы. Квитанцию ​​необходимо предоставить аудитору отдела по оказанию мелкой наличности / сдачи наличных в отделе финансовых услуг кампуса. Копию оригинала Заявления на покупку наличных средств в Фонд необходимо отправить в Финансовые службы с указанием суммы скидки.

Закрытие фонда сдачи: Когда фонд сдачи больше не нужен, первоначальная сумма должна быть возвращена на кредитный счет кассы RF499. Квитанцию ​​необходимо предоставить в Финансовую службу вместе с копией оригинала Заявления на покупку наличных средств в фонде, в котором указано, что фонд «Закрыт».

Что мне делать, если наш фонд сдачи украден?

В случае кражи обменного фонда или его части выполните следующие действия:

  1. Немедленно проинформируйте полицейское управление университета.
  2. Получить копию полицейского протокола.
  3. Новый запрос должен быть представлен в заявлении CSU Stanislaus Cash Fund с просьбой о возмещении фонда, который включает следующее:
    • Дата и время кражи
    • Сумма хищения
    • Обстоятельства дела
    • Копия рапорта
    • Профилактика подобных происшествий

Какие процедуры применимы к вспомогательной кассе?

  1. Университет может принимать только валюту и монеты США, чеки, выплачиваемые на счет «Калифорнийского государственного университета», «Попечительским попечителям Калифорнийского государственного университета», название кампуса или его разумные варианты.
  2. Чеки, принимаемые Университетом, должны содержать все требуемые по закону элементы, в том числе:
  • Датировка не ранее, чем за 180 дней до дня акцепта (если на лицевой стороне чека четко не указан более короткий срок) и не позднее дня акцепта.
  • Разборчивые и последовательные суммы, как числовые, так и письменные.
  • Действительная подпись владельца счета.
  1. Чеки с надписью «К оплате / Оплата полностью» не принимаются.
  2. Ни при каких обстоятельствах чеки не будут направляться в кассовые отделения для получения информации о регистрации. Когда надлежащий счет (-а), на который должен быть зачислен чек, не может быть легко определен, он будет депонирован и записан как «неотчищенные коллекции», а копии будут отправлены в отделы для исследования правильных инструкций по регистрации.
  3. Сокращение зарегистрированной кассовой отчетности должно быть подтверждено всеми копиями соответствующего документа, объяснено и одобрено в письменной форме инспектором кассира во время происшествия, а также должно храниться в соответствии с политикой хранения налоговой документации университетского городка.
  4. Официальный университетский кассовый чек должен регистрироваться для каждого сбора. Инкассация, не зарегистрированная на кассовом аппарате или в оборудовании торговой точки, включая отправленные по почте платежи, должна быть записана в действующей заранее пронумерованной, состоящей из нескольких частей кассовой квитанции. Квитанции необходимо использовать последовательно. Запас поступлений должен храниться в безопасности, инвентаризоваться и регулярно проверяться для предотвращения и обнаружения изменений.
  5. Оборудование для торговых точек с электронной кассой
  6. должно соответствовать университетским стандартам безопасности и эксплуатации, а именно:
  • Все кассовые аппараты и оборудование точек продаж должны выдавать кассовый чек с уникальным идентификатором университетского городка, присваиваемым каждому покупателю.
  • Регистрирующее кассовое оборудование должно управляться уникальными последовательными номерами, автоматически генерируемыми и записываемыми при каждой транзакции, а также отпечатанными в чеке клиента.
  • Механизм нумерации, обеспечивающий управление последовательным номером транзакции, должен быть доступен только представителю производителя по обслуживанию или соответствующему персоналу, который не зависит от этой кассовой станции.
  • Каждому кассиру должен быть назначен уникальный идентификатор пользователя, логин, пароль и денежный фонд, к которому другие лица не могут получить доступ и которые не могут быть переданы другим лицам.
  • Все кассовые аппараты и торговое оборудование должны производить итоги аудита закрытия сеанса для проверки на квитанции.
  • Все кассовые аппараты и торговое оборудование должны требовать одобрения надзорного органа, чтобы обрабатывать пустоты после завершенной продажи и / или получения денежных средств.

Обменный фонд:

  1. Суб-кассы несут ответственность за сохранность своих обменных фондов, если такие средства разрешены финансовым директором.
  2. Фонды сдачи не должны смешиваться с другими фондами.Опекунство в данном фонде изменений должно быть закреплено за одним физическим лицом и не может быть независимо передано другому лицу.
  3. Когда сдача больше не нужна, сдача будет переведена в кассу.
  4. Целостность фонда изменений должна поддерживаться постоянно. Необъявленный подсчет наличности и выверка сменных фондов, за которые несут ответственность кассиры и сотрудники по работе с наличными деньгами, будут периодически выполняться кем-то, кроме хранителя фонда.Частота такой сверки может быть определена финансовым директором университетского городка на основе суммы средств, подверженных риску. Сверка остатков денежных средств должна производиться в присутствии хранителя денежных средств и должна быть оформлена документально

Депозиты и переводы в банк:

  1. Инкассо в пунктах вспомогательной кассы и отделениях депонируется на назначенную главную кассу не позднее начала следующего рабочего дня. См. Раздел «Физическая защита денежных средств и их эквивалентов» для получения рекомендаций по политике в отношении требований безопасности при физической транспортировке денежных средств и их эквивалентов.
  2. Все банковские депозиты сопровождаются соответствующей документацией, такой как пронумерованные депозитные квитанции, счета, генерируемые системой, или другие банковские требования.
  3. Депозиты проверяются и готовятся при двойном хранении, поэтому все подсчеты наличности подтверждаются вторым подсчетом, выполняемым другим сотрудником. Проверка и подготовка денежных вкладов осуществляется дискретно в надежном и безопасном месте.
  4. Перед завершением ежедневного банковского депозита кассиры сверяют поступления с депозитами.
  5. Документация, подписанная составителем и получателем, ведется для каждого депозита, поступающего на главную кассовую станцию ​​из кассового отдела или вспомогательного кассового пункта.
  6. Если необходимы переводы наличных в нерабочее время, главный кассовый пункт предоставляет надежную запирающуюся емкость для пассивного приема депозитов. Документация возвращается на спутниковые станции, подтверждая сумму депозита, полученного после проведения двойного контроля.
  7. Главная кассовая станция фиксирует каждый депозит из кассы или вспомогательной кассы. Записи о зарегистрированных денежных средствах, а также о любых излишках или нехватке денежных средств ежедневно сообщаются в специальное подразделение по выверке денежных средств на территории кампуса. Персонал по выверке кассовых операций не должен быть кем-либо из кассового узла. Поддерживается подтверждающая документация (например, ленты аудита кассовых аппаратов).
  8. Если электронно-механические или электронные кассовые аппараты не используются, отчет о распределении денежных поступлений по счетам отправляется ежедневно в отдел выверки наличных на территории кампуса.

Физическая защита денежных средств и их эквивалентов:

  1. Денежные средства и их эквиваленты должны быть заперты в надежном приемнике или сейфе всегда, за исключением случаев, когда кассир выписывает наличные деньги. Если кассиру по какой-либо причине необходимо покинуть рабочее место, кассовый ящик должен быть закреплен.
  2. Каждому кассиру должна быть предоставлена ​​отдельная запираемая розетка, доступ к которой имеет только кассир. Повторяющиеся ключи должны храниться отдельно от сейфа и извлекаться только под двойным контролем.
  3. Излишки наличных денег должны быть удалены из ящика кассового аппарата в течение рабочего дня и переведены в безопасную зону обработки наличных / хранилище. Избыток наличных средств может быть определен практикой местного кампуса.
  4. По окончании рабочего дня все наличные деньги должны быть обеспечены. Для хранения денежных средств и их эквивалентов необходимо использовать запираемые сосуды или противовзломные / огнестойкие сейфы. Если руководство является менее строгим, чем то, что требуется в качестве условия покрытия ответственности страховыми компаниями CSU, CSU будет соответствовать требованиям, предъявляемым страховой компанией.
  5. Финансовый директор университетского городка отвечает за установление общекорпоративных процедур по обеспечению безопасности и сохранности вкладов и персонала во время транзита между локациями университетского городка. Как минимум, транспортировка должна выполняться не менее чем двумя сотрудниками. Когда вклады превышают 2500 долларов, сотрудников сопровождает полиция кампуса. В случае необходимости будет использоваться служба бронированных автомобилей или полицейское сопровождение. Транспортировка вкладов между кассами или в банк будет осуществляться безопасным способом, чтобы защитить финансовые активы и физических лиц, вовлеченных в транспорт.

Ежедневные процедуры:

  1. В начале рабочего дня (или события) извлеките ящик / ящик для денежных средств из безопасного хранилища. Убедитесь, что начальное сальдо денежных средств совпадает с суммой, назначенной этому кассиру и денежному ящику / ящику.
    • Если сумма не согласовывается, немедленно уведомить надзорный орган и устранить несоответствие.
    • Если несоответствие не может быть устранено, немедленно сообщите в полицию университета о потенциальной потере и необходимости возможного дополнительного расследования.Если сумма совпадает, поместите денежный ящик на стойку обслуживания, заблокировав его. Ящик / ящик должен быть заперт в любое время, когда кассир находится вне стойки обслуживания и не может должным образом защитить наличные.
  2. Войти в кассу CASHNet. Пароли индивидуальных кассирских систем должны всегда оставаться конфиденциальными и не подлежат разглашению. Если пароль скомпрометирован и станет известен неавторизованному лицу, немедленно сообщите об этом программисту-аналитику Financial Services для сброса пароля.
  3. Запись ежедневных кассовых операций в системе CASHNet. Денежные ящики нельзя делить между кассирами. Выплаты чеком должны быть немедленно и строго подтверждены для оплаты университету. Квитанции по всем полученным платежам, например оплата наличными, чеками и кредитной картой. Если невозможно записать транзакцию в CASHNet или распечатать квитанцию, необходимо выписать временную квитанцию ​​с предварительно пронумерованным вручную ручным способом.
  4. Если билеты доступны для продажи, они будут пронумерованы, и цена билета будет напечатана на билете, чтобы облегчить сверку доходов от продаж в конце мероприятия.Если цена билета варьируется для отдельных участников (например, взрослого, ребенка, пенсионера, студента, выпускника и т. Д.), Соответствующая стоимость будет указана в билете. По завершении мероприятия кассир подготовит бухгалтерскую выверку продаж билетов и связанных доходов.
  5. В конце расчетного дня сверьте платежи наличными, чеками и кредитной картой с итогами сеанса CASHNet на экране кассы. Сверьте денежный ящик с начальным балансом. Если требуется помощь, обратитесь к директору студенческих финансовых услуг или к уполномоченному лицу.
  6. Закройте сессию кассира CASHNet. Заполните поле депозита первым и последним инициалами кассира и текущей датой, чтобы упростить отслеживание в CASHNet Finance
  7. В конце рабочего дня кассир сверяет денежный ящик / ящик с начальным балансом.

Что входит в аудит кассового фонда?

Цель аудита — подтвердить, что общая сумма денежных средств и поступлений, хранящихся в кассовом фонде, равна первоначальной сумме, выделенной в кассовый фонд.

  1. Хранитель денежного фонда получит уведомление о том, что его денежный фонд будет проверяться в течение этого месяца.
  2. Аудитор из CSU Stanislaus Financial Services отправится в отдел хранителя денежных средств для проведения аудита.
  3. Аудитор подготовит отчет с указанием суммы всей валюты и поступлений. Отчет подписывается аудитором и хранителем.
  4. Если есть расхождение, избыток или недостаток по сравнению с первоначальным распределением денежных средств, Хранитель должен будет завершить сверку, чтобы определить причину расхождения и устранить ее.Любая излишек будет отправлена ​​в кассу для депонирования. Дефицит потребует внесения депозита в кассовый фонд.
  5. Аудиторская документация кассового фонда будет рассмотрена и утверждена Контролером.

Какова процедура получения и принятия денежного пожертвования на мероприятии отделом или организацией?

  1. Наличные деньги следует собирать в запираемых контейнерах, если это возможно, доступ к ним может получить только уполномоченный персонал университетского городка.
  2. Полученные наличные деньги должны быть незамедлительно подсчитаны и проверены по крайней мере двумя уполномоченными сотрудниками, предпочтительно сотрудниками кампуса (не студентами или внештатными сотрудниками).Необходимо вести журнал, подписанный физическими лицами, подтверждающий получение наличных денег, с указанием собранной суммы, дня и времени, события и даты передачи денежных средств в главные кассы.
  3. Собранные наличные деньги должны храниться в сейфе или другом надежном запираемом хранилище до тех пор, пока не будут доставлены в главные кассы. Доступ к безопасному или другому запертому хранилищу должен быть ограничен уполномоченным персоналом и ограничиваться как можно меньшим числом людей.
  4. Наличные деньги должны быть переданы в главные кассы в тот же день или на следующий рабочий день с использованием надежно запирающихся сумок.
  5. Если передаются наличные, превышающие 500 долларов, обратитесь в полицию университета для сопровождения. 209-667-3114
  6. Перечисленные наличные деньги должны сопровождаться Квитанцией о переводе денежных средств для STD 440 (в трех экземплярах), когда депозит доставляется в главные кассы.
    • Одна копия остается в отделении (передающей стороне)
    • Один экземпляр остается у кассиров (получателя)
    • Один экземпляр должен быть предоставлен кассирам финансового отдела
  7. В бланке квитанции о переводе денежных средств должен быть указан код кассира (или строка бухгалтерской диаграммы), которая будет использоваться для получения депозита.
  8. Главные кассиры выдают квитанцию, которая будет использоваться отделом для проверки переведенной суммы, как показано в журнале инкассо отдела и как указано в их счете доходов в PeopleSoft Finance.

Что требуется для управления денежными средствами и их эквивалентами после того, как факультет или организация университета получили соответствующее разрешение на продажу товаров на территории кампуса?

Департамент или организация должны создать кассовый фонд / кассовый фонд, подав заявление об утвержденном кассовом фонде.См. Процедуру создания фонда изменений и процедуры, применимые к вспомогательным кассирам.

Определение мелкой наличности

Что такое мелкие деньги?

Фонд мелкой наличности — это небольшая сумма денежных средств компании, которая часто хранится под рукой (например, в запертом ящике или ящике) для оплаты мелких или непредвиденных расходов, таких как канцелярские товары или возмещение расходов сотрудникам.

Фонд мелкой наличности будет периодически сверяться, и операции также будут регистрироваться в финансовых отчетах.В более крупных корпорациях каждый отдел может иметь свой собственный фонд мелкой наличности.

Ключевые выводы

  • Мелкие наличные — это номинальная сумма денег, доступная для оплаты расходов, слишком малых для выписки чека или использования кредитной карты.
  • В более крупных корпорациях каждый отдел может иметь свой собственный фонд мелкой наличности.
  • Мелкую кассу можно использовать для покупки канцелярских товаров, карточек для клиентов, цветов, оплаты обедов с обслуживанием для сотрудников или компенсации расходов сотрудников.
  • Основные преимущества
  • Petty cash заключаются в том, что они быстрые, удобные, простые для понимания и использования.
  • Недостатки мелких денежных средств включают их уязвимость к воровству и неправомерному использованию, а также необходимость их периодического контроля и уравновешивания.

Общие сведения о мелких денежных средствах

Мелкая наличность обеспечивает удобство для небольших транзакций, для которых выдача чека или корпоративной кредитной карты неоправданна или неприемлема. Небольшая сумма наличных денег, которую компания считает мелкой, будет варьироваться: многие компании хранят от 100 до 500 долларов в качестве фонда мелких денежных средств.Примеры операций, для которых используется фонд мелкой наличности, включают:

  • Канцелярские товары
  • Карты для клиентов
  • Цветы
  • Оплата обеда с обслуживанием для небольшой группы сотрудников
  • Возмещение работнику мелких рабочих расходов

Кастодианы фонда мелких денежных средств назначаются для наблюдения за фондом. В обязанности хранителя обычно входит обеспечение соблюдения правил и положений о мелкой наличности, запрос пополнения и выдача средств.

Требования к наличным деньгам

Использование фонда мелкой наличности может обойти определенные механизмы внутреннего контроля. Однако наличие мелкой наличности не означает, что она может быть доступна для любых целей любому человеку. Многие компании применяют строгий внутренний контроль для управления фондом. Часто несколько лиц имеют право утверждать выплаты и могут делать это только для покрытия расходов, связанных с законной деятельностью или операциями компании.

Мелкому кассиру может быть поручено выписывать чек для пополнения счета мелкой кассы и делать соответствующие бухгалтерские проводки.Хранитель мелкой наличности отвечает за распределение наличных и сбор квитанций по всем покупкам или любому использованию средств. По мере того, как общая сумма наличных денег уменьшается, поступления должны увеличиваться и составлять общую сумму снятия.

Благодаря наличию мелкой кассы и хранителя мелкой наличности двойной процесс помогает сохранить средства в безопасности и гарантировать, что только уполномоченные лица имеют к ним доступ.

Учет мелкой наличности

Когда используется фонд мелкой наличности, операции с мелкой наличностью по-прежнему отражаются в финансовой отчетности.Записи в бухгалтерском журнале не производятся, когда покупки совершаются за наличные, и только тогда, когда хранителю требуется больше наличных — и в обмен на квитанции, он получает новые средства, — записи в журнале регистрируются. Запись в журнале о предоставлении хранителю дополнительных денежных средств является дебетованием фонда мелкой наличности и кредитованием наличных денег.

Если есть дефицит или избыток, запись строки журнала записывается на счет избыточного / короткого. Если фонд мелкой наличности закончился, зачисляется кредит, отражающий прибыль.Если у фонда мелкой наличности не хватает, дебет вводится для отражения убытков. Избыточный или короткий счет используется для принудительного балансирования фонда после сверки.

Налоговая служба (IRS) рекомендует заполнять квитанции о мелких денежных выплатах и ​​прикреплять их к квитанциям для регистрации и документирования мелких денежных расходов.

Выверка мелких денежных средств

Фонд мелкой кассы периодически сверяется для проверки правильности баланса фонда. Обычно, когда остаток мелкой наличности падает до заранее установленного уровня, хранитель обращается за дополнительной наличностью у кассира.В это время рассчитывается общая сумма всех поступлений, чтобы убедиться, что она соответствует выплаченным средствам из кассы мелкой кассы. Если требуются новые средства, кассир выписывает новый чек для пополнения счета мелкой наличности и берет взамен квитанции от покупок, израсходовавших наличные.

Процесс выверки гарантирует, что остаток фонда равен разнице между исходным балансом за вычетом расходов, указанных в квитанциях и счетах. Если остаток меньше, чем должен быть, значит дефицит.Если остаток больше, чем должен быть, значит перерасход. Хотя могут быть незначительные отклонения, в случае несбалансированности источник несоответствия должен быть идентифицирован и исправлен.

Мелкие наличные и наличные деньги

«Мелкая наличность» и «наличные деньги» звучат очень похоже, и они действительно частично совпадают. Из этих двух более общий термин — «наличные деньги».

Мелкие наличные относятся конкретно к деньгам — буквально монетам и банкнотам, — которые компания держит под рукой для небольших расходов, обычно потому, что использовать наличные деньги проще, чем использовать чек или кредитную карту.

Наличные деньги — это любых доступных денежных средств, имеющихся у предприятия или ликвидных средств. Это могут быть реальные деньги, такие как суммы, которые вы еще не положили в банк, или более мелкие купюры и монеты, которые вы храните в кассовом аппарате, чтобы вносить сдачу для клиентов. В этом смысле отличие от мелкой наличности относится к тому, где вы храните деньги и как вы их используете. или возмещаются клиентам.

Но наличные деньги как бухгалтерский термин имеют большее значение. В финансовом мире это также относится к высоколиквидным активам компании — средствам на текущих или других банковских счетах, фондам денежного рынка, краткосрочным долговым инструментам или другим эквивалентам денежных средств. Хотя это не буквально наличные, это деньги, к которым можно легко и быстро получить доступ, поэтому они «под рукой».

Вкратце: вся мелкая наличность — это форма наличных денег, но не наличные деньги — это мелкие деньги.

Преимущества и недостатки мелкой наличности

У мелкой наличности есть свои плюсы.Наличные во многих случаях остаются самым быстрым, простым и легким способом расплатиться за вещи. Это хорошо работает, чтобы покрыть небольшие импровизированные расходы — например, чаевые ребенку, доставляющему пиццу на встречу за обедом, или проезд на такси домой для сотрудников, работающих допоздна. Это избавляет от необходимости возмещать людям расходы или ожидать, что они будут платить из своего кармана за предметы, связанные с работой.

Мелкие деньги также могут помочь на частые, но повседневные расходы, такие как молоко для офисного холодильника, марки или чистящие средства.

Хотя это не должно быть привычной практикой, в крайнем случае мелкие деньги можно использовать для внесения сдачи для клиентов, если касса заканчивается.

С другой стороны, удобство мелкой наличности также может сделать это проблемой и риском. Наличные деньги трудно получить, и их невозможно отследить; Счета очень легко исчезают без следа, даже если вы установили тщательную систему квитанций или ваучеров.

Это подводит нас к другому недостатку мелких денежных средств: их поддержание, ведение записей и их регулярная сверка — все это требует для кого-то дополнительной работы. Это может быть незначительной неприятностью в крупных фирмах с офис-менеджером или бухгалтерией; для малого бизнеса это может стать бременем.

Коммерческие операции становятся все более безналичными — даже в небольших магазинах и ресторанах, где покупки традиционно в значительной степени зависят от монет. Некоторые критики говорят, что мелкие деньги стали устаревшим понятием. Между кредитными и дебетовыми картами, платежными сервисами, такими как Venmo или Paypal, электронными кошельками и другими бесконтактными способами покупки, существует множество альтернатив, таких как наличные, с дополнительными преимуществами, заключающимися в отслеживаемости, безопасности и меньшей подверженности кражам.

Аспект безопасности часто важен для небольших компаний, которые давно опасаются, что хранение наличных — это приглашение к преступлению.

Плюсы
  • Удобно, понятно

  • Сразу доступен; предварительное планирование / разрешение не требуется

  • Подходит для экстренных случаев / импровизированных нужд

Минусы
  • Угроза безопасности: трудно отследить и подвержена мошенничеству, воровству, неправомерному использованию

  • Требуется ручной контроль, учет

  • Старомодный / устаревший

Часто задаваемые вопросы о мелких деньгах

Что такое мелкие деньги и для чего они используются?

Мелкая наличность — это деньги, которые бизнес или компания держит под рукой для осуществления небольших платежей, покупок и возмещения расходов.Будь то рутинные или неожиданные, это транзакции, для которых выписание чека или использование кредитной карты нецелесообразно или неудобно.

Почему это называется мелкой наличностью?

Английское слово «мелкий» происходит от французского petit , что означает «маленький» или «маленький». Точно так же «мелкий» означает незначительный или незначительный. Итак, мелкие деньги относятся к небольшой сумме денег, отложенной на пустяковые или небольшие покупки, в отличие от крупных расходов или счетов.

Одно из самых ранних употреблений этой фразы происходит из просветительской работы по ведению домашнего хозяйства Бенджамина Биллингсли, Совет женщинам и девицам Лондона , которая датируется 1678 годом.

Какой пример мелкой наличности?

Мелкие деньги обычно хранятся в ящике, сейфе или большом конверте. Типичные покупки за мелкую наличность включают:

  • Кофе, конфеты или закуски
  • Цветы, поздравительные открытки или другие небольшие подарки
  • Стоимость проезда на такси или на автомобиле
  • Мелкие канцелярские товары — ручки, ластики, степлеры и т. Д.
  • Питание

Является ли мелкая наличность эквивалентом наличности?

Нет. Мелкие деньги — это настоящие наличные деньги: банкноты и монеты.Эквиваленты денежных средств — это высоколиквидные ценные бумаги и другие активы, которые можно легко конвертировать в наличные: фонды денежного рынка, коммерческие ценные бумаги или краткосрочные долговые обязательства, например казначейские векселя.

Однако в корпоративной финансовой отчетности мелкие денежные средства указаны в разделе баланса «Денежные средства и их эквиваленты». Таким образом, в этом смысле их можно объединить.

Как сбалансировать мелкую денежную наличность в бухгалтерском учете?

Каждый раз, когда вы обращаетесь в фонд мелкой наличности, то есть снимаете деньги, необходимо заполнить бланк или ваучер.Он действует как квитанция, регистрируя сумму вывода, дату, цель и другие детали. Все чаще эти квитанции делаются в электронном виде, их вводят в электронную таблицу или бухгалтерскую книгу. Но также может быть полезно хранить бумажные квитанции вместе с квитанциями о покупках или платежах (если возможно).

После установленного интервала — обычно в одно и то же время каждый месяц или неделю — пора выверять или балансировать счет мелкого фонда. Сначала отметьте текущую сумму в фонде. Затем вычтите эту сумму из начального баланса.Эта сумма является общей суммой, снятой со счета за этот период времени.

Затем просуммируйте сумму всех неоплаченных квитанций (плюс приложенные квитанции). Эта цифра должна быть такой же, как снятая сумма, которую вы рассчитали на основе начального и конечного остатков на счете. И количество денег, которое у вас есть в вашем ящике для хранения или ящике, должно быть таким же, как текущий баланс счета.

Если они не совпадают, вам нужно выяснить, почему: была ли математическая ошибка? квитанция отсутствует или неверна?

Балансирование счета мелкой наличности обычно происходит, когда необходимо пополнить фонд.Хранитель мелкой наличности передает все квитанции или ваучеры бухгалтеру, кассиру или бухгалтеру предприятия. Поступления мелкой наличности регистрируются в Главной книге компании как кредиты на счет мелкой наличности и, вероятно, дебетуются на нескольких различных расходных счетах. Когда мелкий фонд пополняется, обычно путем использования чека, выпущенного компанией, он записывается как дебет счета мелкой наличности и кредит на счет наличности.

Итог

Мелкие наличные — это небольшая сумма наличных, которая хранится на территории предприятия или компании для оплаты мелких расходов и нужд — обычно не более нескольких сотен долларов.Несмотря на то, что это легко понять и просто использовать, мелкие деньги подвержены злоупотреблениям, их легко потерять и они уязвимы для краж. Некоторые считают, что в современном обществе фонд мелкой наличности устарел: существует множество альтернатив для небольших покупок, которые более безопасны и столь же удобны.

Учет наличных денег — Справочный центр

Учет мелкой наличности ( 1 из 1)

Если вы храните наличные в своем офисе для сдачи или покупок, вам следует отслеживать их в Wave.

Настройка счетов для флота или кэш-бокса

Если вы управляете стандартной суммой наличных денег, например, кассовым аппаратом или другим фондом, вам необходимо создать два пользовательских счета в Плане счетов , чтобы отслеживать эти денежные средства.

  1. Создайте индивидуальный счет в своем Плане счетов в разделе Касса и банк для учета наличных денег.
  2. Создайте настраиваемый счет расходов в своем Плане счетов в разделе Операционные расходы , который называется Cash Over / Short .Эта учетная запись будет отслеживать любые различия между ожидаемой суммой наличных и подсчитанной при внесении депозита.
  3. На странице «Сверка счетов » вы увидите вновь созданный денежный счет, указанный в разделе « Другие счета » внизу страницы.

Подсчет наличных и внесение депозита

  1. Подсчитайте общую сумму наличных денег в кассовом ящике. Он должен включать первоначальную сумму в обращении плюс любые продажи, которые вам необходимо внести, за вычетом любых покупок, которые вы совершили с использованием наличных денег.
  2. Щелкните Приступить к работе в списке Сверка счетов для вашего денежного счета. Введите сумму наличных денег, которую вы подсчитали, и дату.

Если сумма совпадает с записью на денежном счете, это Выверенная !

  1. Когда вы вносите наличные в банк, обязательно классифицируйте банковский депозит как перевод со счета Cash Box в Wave.

Учет овер или шорт

При работе с наличными деньгами обычно возникают небольшие расхождения в внесенных изменениях.Использование учетной записи Over / Short позволяет вам следить за тем, во сколько эти ошибки в расчетах обходятся вашему бизнесу.

Допустим, вы храните 100 долларов в кассовом ящике в своем офисе, и с тех пор, как вы последний раз пересчитали кассовый ящик, вы получили долларов 205 зарегистрированных продаж. Однако, когда вы считаете наличные, у вас есть только 302 долларов наличными. Когда вы введете сверочный баланс, вы увидите разницу в долларов США и долларов США.

  1. Просмотрите записанные транзакции в аккаунте, чтобы проверить их точность.Сопоставьте транзакции в Wave с записью, которую вы используете для записи денежных транзакций для вашего бизнеса, например квитанций, счетов-фактур или кассовых чеков.

Основываясь на зарегистрированных вами продажах, вы ожидали внести в банк 205 долларов США , но в итоге внесете только долларов США 202 долларов США. Вам необходимо учесть недостающие $ 3 как расходы на счет Over / Short .

  1. На странице «Транзакции» добавьте транзакцию, чтобы учесть расхождение.Создайте транзакцию вывода , если сумма, которую вы подсчитали, слишком мала (короткая), и транзакцию депозита , если сумма, которую вы подсчитали, слишком велика (больше). Убедитесь, что эта транзакция записана в день, когда вы подсчитали Cash Box.
  2. Отнесите новую транзакцию к счету Over / Short . Чтобы отнести сумму к ожидаемой сумме, отнесите транзакцию к категории «Возврат с превышенного / короткого счета ».
  3. Когда депозит на сумму 202 импортируется через подключение к вашему банку или загрузку выписки, классифицируйте это как перевод со счета Cash Box.

Следует ли платить дебетом или кредитом в регистре?

Финансовая проницательность, Управление деньгами

Следует ли платить дебетом или кредитом в кассовом аппарате?

Бриттни Монтейт | 15 ноября 2017 г.

Когда вы тратите с трудом заработанные деньги, у вас есть несколько вариантов выполнения этих транзакций.Вы можете заплатить наличными, использовать дебетовую карту или кредитную карту. В чем разница между дебетовой и кредитной, стоит ли вам когда-либо использовать наличные и почему ваша дебетовая карта дает вам возможность оплачивать как кредит? Получите ответы на все эти вопросы ниже

Различия между дебетом и кредитом

Дебетовая транзакция выполняется с помощью дебетовой карты и происходит, когда вы вводите свой пин-код после считывания или вставки карты. Деньги сразу же снимаются с вашего текущего счета посредством электронного перевода.Это наиболее приближенный к способу оплаты наличными картой.

Кредитная транзакция выполняется с помощью дебетовой или кредитной карты. Вы должны подписаться, чтобы завершить транзакцию. Затем транзакция отправляется на обработку через крупную компанию, выпускающую кредитные карты, например VISA. Деньги не снимаются с вашего текущего счета и не добавляются к счету по кредитной карте сразу, это часто занимает день или два.

Когда использовать дебетовую карту в качестве дебетовой
ПРОДАВЦУ НУЖНА СДЕЛКА НЕМЕДЛЕННО ЗАВЕРШЕНА.

Так как при использовании дебетовой обработки средства не задерживаются, другая сторона может получить ваш платеж быстрее.

ВЫ ХОТИТЕ ПОМОЧЬ МЕНЬШЕ ВОЗНАГРАЖДЕНИЙ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА.

Продавцы платят дополнительные сборы за обработку платежей крупной компанией, выпускающей кредитные карты. Вот почему некоторые малые предприятия могут не принимать кредиты, и почему у них часто есть минимальные суммы покупки, если они это делают. Вы можете уменьшить комиссию, которую они платят, если вы завершите дебетовую транзакцию, а не кредитную транзакцию.

ВЫ ХОТИТЕ ЛУЧШИЙ ОБМЕННЫЙ КУРС ПО ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ.

Вы получите больше валюты по отношению к доллару США, если решите использовать дебетовую карту для доступа к деньгам за рубежом. Если вам нужно получить иностранную валюту для поездки, дождитесь прибытия в страну, а затем используйте свою дебетовую карту в банкомате для снятия необходимых средств.

ВЫ БОРЬТЕ С УПРАВЛЕНИЕМ ДЕНЬГАМИ ИЛИ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ ПО КРЕДИТНОЙ КАРТЕ.

Если вы выбираете между дебетовой или кредитной картой, было бы разумно использовать дебетовую, если вы испытываете финансовые затруднения.Вам необходимо погашать кредитную карту каждый месяц, чтобы не увеличивать свой баланс за счет высоких процентных ставок. Используйте дебетовую карту, если вы пытаетесь избавиться от этих вредных привычек.

КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЕБЕТОВУЮ КАРТУ В КАЧЕСТВЕ КРЕДИТА

Во многих ситуациях разумнее выбрать кредит при оформлении заказа, чем дебет. Вот такие ситуации.

ВАМ НУЖНА ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЗАЩИТА ОТ МОШЕННИЧЕСТВА.

Выбор кредита не только означает, что транзакция будет отложена, но и означает, что вы будете защищены от мошенничества не только со стороны вашего финансового учреждения, но и эмитента кредитной карты.

ВЫ ХОТИТЕ КУПИТЬ ЧТО-ТО ОНЛАЙН.

Мы рекомендуем использовать ТОЛЬКО кредит при совершении покупок в Интернете, и вы получите еще лучшую защиту, используя кредитную карту. Допустим, вы покупаете купальник на Amazon, но когда он попадает к вам, он совсем не похож на картинку. Если вы купили его по дебету, вы зависите от того, решит ли продавец вернуть вам деньги. Если вы купили его в кредит, вы можете оспорить комиссию с кредитной компанией и не платить ни цента со своего банковского счета, пока они решат проблему.

ВЫ ПУТЕШЕСТВУЕТЕ ЗА РУБЕЖ.

Мы рекомендуем использовать кредитную карту во время заграничных поездок, если вы хотите совершить базовую транзакцию в магазине, а не в банкомате. Защита от компании-эмитента кредитной карты сделает транзакцию более безопасной. Просто не забудьте уведомить свое финансовое учреждение и / или компанию, обслуживающую кредитную карту, чтобы сообщить им, что вы собираетесь путешествовать.

ВЫ ХОТИТЕ СДЕЛАТЬ КРУПНУЮ ПОКУПКУ.

Проведение в качестве кредита обеспечивает лучшую защиту от мошенничества, и оно понадобится вам при крупной покупке.

ВЫ ХОТИТЕ УЛУЧШИТЬ КРЕДИТНЫЙ СЧЕТ.

Если использование дебетовой карты в качестве кредитной не обязательно улучшит вашу оценку, то использование реальной кредитной карты улучшит. Прочтите наше руководство «Как использовать кредитную карту для улучшения кредитного рейтинга» здесь.

ВЫ ИЩЕТЕ ПРЕИМУЩЕСТВА, КАК ПУНКТЫ ИЛИ ВОЗВРАТ НАЛИЧНЫХ.

Финансовые учреждения и компании, выпускающие кредитные карты, часто предлагают дополнительные преимущества, такие как баллы или возврат наличных за транзакции по кредитным картам. Они могут себе это позволить, потому что они зарабатывают больше денег на транзакциях по кредитным картам, чем по дебетовым картам.

Business Insider создал эту полезную таблицу, чтобы показать, когда уместно использовать наличные, дебетовые или кредитные.

Кредит против дебетовой транзакции

Источник: Business Insider | Анаэль Пелиссон

Что мы рекомендуем? В большинстве случаев мы рекомендуем выбрать кредитную карту или использовать кредитную карту. По нашему мнению, дополнительная защита от мошенничества перевешивает большинство преимуществ по дебету. Лучше всего держать в кошельке как дебетовую, так и кредитную карту, чтобы в вашем распоряжении были все варианты оплаты.А теперь тратьте с трудом заработанные деньги!

Выучите все то, чему вас не научили в школе

Что вы знаете о финансах? Если вы не все ответили, подпишитесь на наш блог, чтобы увидеть больше подобных статей. Обещаем, что никакого спама! Подпишитесь сейчас.

Политика и процедуры обработки наличных

Преамбула: Настоящая политика применяется ко всем преподавателям, сотрудникам, студентам, организациям и частным лицам Университета Айдахо, которые обрабатывают денежные поступления или принимают платежи в любой форме от имени Университета.Объем включает деятельность во всех местах, где ведется деятельность Университета. Эта политика не распространяется на платежные карты, такие как кредитные или дебетовые карты, адреса которых обрабатываются с помощью APM 20.23. Эта политика не распространяется на студенческие организации (группы ASO и RSO), которые управляют своими собственными средствами. Обратитесь к Справочнику студенческой организации для получения информации об организациях, управляемых студентами.

Состав:

A. Определения
B. Политика
C.Процесс / процедура
D. Контактная информация
E. Формы

A. Определения.

А-1. Наличные: Включает валюту, монеты, чеки, денежные переводы, дорожные чеки, кассовые чеки, банковские тратты и другие аналогичные инструменты.

А-2. Официальный отчет: Официальный отчет университета — Banner.

А-3. Единица: Относится к первичным управленческим единицам в Университете Айдахо (Университета), включая признанные колледжи и административные единицы, а также признанные университетские центры и офисы расширения, расположенные удаленно от главного московского кампуса.

А-4. Касса: Окно кассира, обслуживаемое контролером университета для поддержки кассовых операций в Университете Айдахо. [См. APM 20.02]

А-5. Отделение банка: Физическое местонахождение поставщика банковских услуг Университета, который будет принимать депозиты или предоставлять другие банковские услуги.

А-6. Удаленный депозит: Функция, доступная через университетского поставщика банковских услуг, позволяет удаленно вносить чеки, не требуя физической доставки в отделение банка (или в кассу через службу бронированных автомобилей).

B. Политика. Все сотрудники Университета, участвующие в приеме, хранении, регистрации, сверке, проверке или иной обработке денежных операций Университета, обязаны соблюдать эти процедуры. Целью этих процедур является защита активов Университета путем обеспечения надлежащей безопасности и рационального использования средств, а также обеспечения точной финансовой отчетности. Ожидается, что сотрудники UI в отделениях расширения будут соблюдать эти процедуры и любые политики, относящиеся к фондам, находящимся в собственности округа, которыми они могут управлять.

Б-1. Обязанности контролера университета:

  1. Касса отвечает за получение платежей от студентов, а также за обеспечение безопасности платежей и кредитов и своевременное их точное внесение на счет каждого студента.
  2. Касса отвечает за получение и прием паевых фондов, а также за точную и своевременную регистрацию этих депозитов в Официальном отчете.
  3. Контролер университета может лишить подразделение права обрабатывать наличные деньги за нарушение этой политики.

Б-2. Обязанности подразделения:

  1. Подразделения, работающие с денежными средствами, несут ответственность за выполнение процедур обращения с наличными деньгами, изложенных в этой политике, и за принятие всех разумных мер для защиты денежных средств Университета от потери, кражи или незаконного присвоения.
  2. Подразделения, работающие с наличными деньгами, несут ответственность за надлежащий учет денежных поступлений.
  3. Подразделения, работающие с наличными деньгами, должны иметь письменные процедуры, соответствующие политике и требованиям Университета.Весь персонал, отвечающий за работу с денежными средствами, должен быть обучен процедурам работы с подразделением.
  4. Персонал Управления контролера и внутреннего аудита университета может в любое время проводить произвольный необъявленный подсчет наличности и проверку записей в подразделениях. Подразделения должны полностью сотрудничать при таких подсчетах и ​​проверках.

C. Процедуры / требования. Следующие требования применяются ко всем лицам, работающим с наличными деньгами, связанными с университетским бизнесом.

С-1.Требования к наличным деньгам

  1. Банковские счета. Все банковские счета университета должны быть утверждены контролером университета. Подразделения не могут создавать или вести ведомственные банковские счета. Сотрудникам, собирающим наличные деньги от имени Университета, запрещается вносить такие наличные деньги на неуниверситетские банковские счета. Только касса, вспомогательные службы, магазин VandalStore и признанные подразделения, расположенные удаленно от главного московского кампуса, имеют право вносить наличные деньги непосредственно на банковские счета Университета через бронированный автомобиль или местные отделения банка.Любые другие подразделения должны получить письменное разрешение от контролера университета для внесения депозита непосредственно в отделения банка.
  2. Кассовые аппараты. Подразделения, принимающие большие объемы кассовых операций, должны использовать кассовый аппарат или кассовый терминал. Если к одному и тому же регистру обращаются более одного человека, следуйте приведенной ниже процедуре кассового ящика. Кассовые аппараты и денежные ящики должны быть всегда надежно закреплены. См. C.2.
  3. Денежные ящики. По возможности, у каждого кассира должен быть отдельный денежный ящик.Остаток денежных средств должен быть подтвержден до начала кассовой смены и должен быть сбалансирован в конце смены кассира. По возможности, при подсчете и балансировке денежных ящиков должны присутствовать два сотрудника. Результаты каждого из этих подсчетов денежных средств должны быть задокументированы в письменной форме и подписаны ответственным (ыми) сотрудником (ами).
  4. Ежедневное сальдирование поступлений денежных средств. Поступления наличных должны быть сбалансированы на ежедневной основе.
  5. Получены чеки. Полученные чеки должны быть переведены на счет Университета Айдахо и должны быть одобрены принимающим подразделением сразу после получения. Если печать подтверждения недоступна, на обратной стороне чека должно быть написано подтверждение, которое гласит: «Для депозита на счет Университета Айдахо». Дорожные чеки, кассовые чеки и денежные переводы рассматриваются как обычные чеки. Подразделения могут обращаться в кассу за помощью в получении подтверждающих марок.
  6. Возвращенные чеки. Чеки, возвращенные депозитарным банком Университета как неоплаченные, будут переданы контролеру или уполномоченному лицу для инкассирования. С подразделения, принявшего чек, может быть снята сумма, которая не взыскана после того, как будут исчерпаны все разумные процедуры взыскания. См. APM 20.05.
  7. Копии чеков. Чеки не следует копировать, если для этого нет действительной деловой цели. При необходимости копии чеков должны храниться в защищенном месте с ограниченным доступом и уничтожаться путем измельчения по истечении срока действия действующей бизнес-цели (обычно после одного цикла выписки по счету).
  8. Чеков, полученных по почте. По возможности, при вскрытии почты, потенциально содержащей чеки, должны присутствовать два человека. Чеки должны быть подписаны сразу после получения. (См. 5. выше)
  9. Проверки получены с ошибкой. Подразделениям, получающим чеки по ошибке, предлагается связаться с эмитентом чеков, чтобы попытаться определить надлежащее место назначения в университетском городке. Если чек не может быть доставлен вручную в это место назначения, то подразделение должно доставить эти чеки в кассу вместе со всеми документами, полученными вместе с чеком, включая конверт.
  10. Обналичивание чеков. Обналичивание чеков паями строго запрещено.
  11. Требования к квитанции. Все подразделения должны использовать утвержденные квитанции для транзакций. Квитанция должна выдаваться на все транзакции независимо от типа оплаты. Поступления должны быть предварительно пронумерованы в последовательном порядке, при этом аннулированные поступления должны вестись и учитываться вместе с кассовыми поступлениями. Квитанция должна состоять как минимум из двух частей: одна копия должна быть передана заказчику, а вторая остается в отделении.В квитанциях не должны быть указаны номера социального страхования, даты рождения или другая защищенная личная информация, которая может сделать возможной кражу личных данных. Типы квитанций, утверждаемых Университетом:
    a. Кассовые чеки
    б. Компьютерные квитанции от утвержденного кассового устройства или терминала
    c. Пронумерованные книги квитанций из трех частей (доступны в кассе)
  12. Возврат. Если требуется возврат денежных средств из полученных наличных средств, сначала необходимо внести наличные в кассу, а затем запросить чек на возмещение через Счета к оплате.Как получение наличных, так и последующее возмещение должны быть зарегистрированы в Официальном отчете для обеспечения контрольного следа.
  13. Разделение обязанностей. Подразделения должны разделять обязанности, связанные с получением, хранением, депонированием, регистрацией и сверкой денежных средств, насколько это возможно с имеющимися ресурсами. Как минимум, эти задачи должны быть распределены по крайней мере между двумя сотрудниками одновременно, обеспечивая наличие надлежащих сдержек и противовесов для подтверждения того, что все полученные денежные средства депонированы и точно учтены.Физический доступ к наличным деньгам должен быть ограничен минимальным количеством сотрудников и только теми сотрудниками, у которых есть соответствующие деловые причины для получения такого доступа.

С-2. Требования к физической безопасности наличных денег

  1. Безопасность наличных денег. Должны быть приняты разумные меры для обеспечения постоянного поддержания надлежащей безопасности в отношении любых денежных средств, хранящихся в подразделениях. Наличные деньги должны быть всегда обеспечены. Наличные деньги нельзя оставлять без присмотра. Если подразделение не может обслуживать наличные в рабочее время, деньги следует хранить в запираемом ящике, сейфе или хранилище.Все средства, хранящиеся на ночь, должны быть заблокированы аналогичным образом. Контролируемый доступ к зонам хранения наличных денег (кассовые боксы, ящики, сейфы, хранилища и т. Д.) Должен поддерживаться, а выдача ключей или кодов доступа должна быть минимальной.
  2. Недостающие средства. Об обнаружении утери или кражи денежных средств необходимо незамедлительно сообщить контролеру университета и отделу внутреннего аудита.
  3. Использование сейфа. Сейф должен использоваться, когда остатков наличности достаточно, чтобы гарантировать такую ​​меру безопасности.Безопасные комбинации должны быть защищены и доведены до сведения ограниченного числа сотрудников. Конфигурация безопасных комбинаций должна изменяться каждые пять лет или при смене персонала, в зависимости от того, что произойдет раньше. Сейф должен находиться в безопасном месте.

С-3. Требования к депозиту

  1. Сроки депозита. Подразделения или физические лица, получающие наличные от имени Университета, должны вносить такие средства ежедневно в кассу или в службу бронированных автомобилей или напрямую в отделение банка для подразделений с разрешением на внесение средств таким образом.Единственным исключением из этого требования является то, что средства могут накапливаться до недели, если задействовано менее 100 долларов. Ни в коем случае средства UI не должны удерживаться более пяти рабочих дней.
  2. Денежный перевод / Общая квитанция (GRT). Подразделения должны использовать форму пересылки наличных / общей квитанции для всех депозитов. Подразделения несут ответственность за определение того, освобождены ли продажи от налога с продаж, и за регистрацию депозитов как таковых в GRT. Формы и инструкции доступны в кассе.
  3. Подготовка депозита. Единицы необходимы для подтверждения чеков при подготовке к депозиту (см. C-1.5. Выше) и предоставления двух калькуляционных лент для подтверждения общей суммы чеков. Валюта должна быть объединена по номиналу, а монеты следует катить, если их достаточно.
  4. Удержание наличных. Удержание наличных из депозитов с целью создания мелкой кассы или разменного фонда строго запрещено. См. APM 20.03 и 20.04 для получения инструкций по получению возмещения мелкой наличностью и созданию фондов сдачи.
  5. Транспорт. Валюта и монеты никогда не должны пересылаться по почте, включая почту университетского городка. Валюту и монету необходимо отнести в кассу для внесения депозита. Подразделения, перевозящие большие суммы валюты и монет, могут запросить сопровождение у Службы безопасности кампуса. Подтвержденные чеки также необходимо доставить вручную в кассу или в отделение местного банка для внесения депозита. Места за пределами университетского городка, не имеющие доступа к местному отделению банка или удаленному депозиту через банковские услуги Университета, должны связаться с контролером Университета для надлежащих процедур и поддерживать эти процедуры в письменном виде.

С-4. Требования к выверке и учету

  1. Сверка депозитов. Касса должна подтвердить, что подготовленные паевые депозиты равны денежным средствам, полученным до регистрации депозитов в Официальном отчете. Подразделения должны сверять депозиты, внесенные в Официальный отчет, с их копией GRT не реже одного раза в месяц. О несоответствиях следует сообщать в Главную бухгалтерию для исправления.
  2. Записи. Подразделения, участвующие в сборе наличных денег, должны вести надлежащие записи, подтверждающие происхождение и цель полученных денежных средств, включая, помимо прочего, записи о получении и депонировании, инвентарные запасы товаров для продажи и выверку денежных средств. Эти записи должны храниться Подразделением в течение трех (3) лет после окончания финансового года, в котором произошла транзакция, а затем уничтожаться в соответствии с политикой Университета.
  3. Сверка кассовых поступлений.Подразделения должны проводить сверку зарегистрированных денежных поступлений с полученными кассовыми поступлениями для обеспечения точности и полноты Официального отчета.

D. Контактная информация. Контролер университета или его назначенное лицо может помочь сотрудникам с вопросами, касающимися этой политики, и с установлением надлежащих процедур обработки наличных денег в подразделении.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *