Поступление денежных средств в кассу оформляется: Поступление денег в кассу организации. Поступление денежных средств с расчетного, валютного, специального счетов в кассу организации. Кто должен соблюдать

Содержание

поступление денежных средств в кассу — Дайджесты новостей

Организация на УСН 15% . Оказываем услуги по газификации жилых домов для населения. При внесении денежных средств в кассу предприятия физ.лицу пробивается кассовый чек. Каким образом правильно оформлять поступление денежных средств в кассу предприятия от физического лица?

 

Сообщаю Вам следующее:

Документооборот следующий:

В начале смены бухгалтер выдает кассиру разменные деньги по РКО.

Кассир в течение дня принимает деньги от покупателей и выдает им чеки. Покупатель может попросить электронный чек. Его надо отправить дополнительно к бумажному.

В конце смены кассир формирует z-отчет и сдает его вместе со всеми наличными бухгалтеру.

Бухгалтер принимает деньги по двум ПКО — один на выручку, другой — на возврат суммы размена. А затем записывает все РКО и ПКО за день в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

По окончании смены (рабочего дня) организация может составить один ПКО на основании фискальных документов, оформленных в течение смены (на всю сумму полученных за смену наличных денег).

 

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

 

Документ 1

Готовое решение КонсультантПлюс, 16.06.2020

Какие документы надо оформлять при использовании кассового аппарата

При использовании ККТ формируют кассовые чеки или БСО. Передачу наличных денег между кассой организации и операционной кассой оформляют кассовыми документами (приходными и расходными кассовыми ордерами).

При работе с онлайн-ККТ нет обязанности использовать документы, которые ранее оформлялись по формам КМ (в частности, акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме N КМ-3, журнал кассира-операциониста по форме N КМ-4, справку-отчет кассира-операциониста по форме N КМ-6).

Перед началом рабочей смены кассира-операциониста его надо обеспечить разменной монетой и купюрами для расчетов с покупателями (клиентами) (п. 3.8 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Минфином России 30.08.1993 N 104).

Выдачу разменных денег из кассы организации в операционную кассу оформите расходным кассовым ордером (РКО) (п. 6 Указания N 3210-У). В строке «Основание» укажите: «Для размена».

Внесите в кассовую книгу расходную запись на основании РКО (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

Если разменные деньги из кассы организации выдаются напрямую кассиру-операционисту, то в строке «Выдать» РКО укажите фамилию, имя и отчество кассира-операциониста.

Если разменные деньги кассир-операционист получает не напрямую в кассе организации, а через старшего кассира (раздатчика), то в строке «Выдать» РКО укажите фамилию, имя и отчество старшего кассира (раздатчика).

Для оформления передачи наличных денег между старшим кассиром (раздатчиком) и кассиром-операционистом можно использовать книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

 

В течение смены кассир-операционист пробивает на ККТ кассовые чеки или выдает БСО при расчетах с покупателями (клиентами) (п. 2 ст. 1.2 Закона о применении ККТ).

 

При закрытии кассы кассир-операционист формирует на ККТ отчет о закрытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона о применении ККТ). Этот отчет можно распечатать для бухгалтерии, если в организации установлен такой порядок.

Полученные перед началом рабочей смены разменные деньги, а также наличную выручку за смену кассир-операционист сдает в кассу организации напрямую или через старшего кассира (раздатчика).

Если кассир-операционист сдает наличную выручку и разменные деньги старшему кассиру (раздатчику), то такую операцию оформляют аналогично операции по передаче размена старшим кассиром (раздатчиком) кассиру-операционисту перед началом работы операционной кассы. Например, используют книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

При поступлении в кассу организации наличной выручки и разменных денег оформите следующие приходные кассовые ордера (ПКО) (п. 5 Указания N 3210-У):

  • на возврат разменных денег. В строке «Основание» укажите: «Возврат размена»;
  • на выручку. В строке «Основание» укажите: «Выручка за смену».

Можно оформить ПКО на общую сумму (выручка за смену и возврат размена), сделав соответствующую запись в строке «Основание».

В строке ПКО «Принято от» укажите фамилию, имя и отчество работника, сдающего деньги (кассира-операциониста или старшего кассира (раздатчика)).

Внесите в кассовую книгу приходные записи на основании ПКО (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).


{Готовое решение: Какие документы надо оформлять при использовании кассового аппарата (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}}

Документ 2

 

Вопрос: ТСЖ принимает за оказанные собственникам помещений в МКД дополнительные услуги наличные деньги, поэтому применяет ККТ и формирует кассовые чеки. Предположим, в течение рабочего дня сформированы 10 кассовых чеков. Можно ли по кассе составить один общий приходный кассовый ордер, включив в него всю сумму полученных в течение дня наличных денег (по 10 чекам)?

 

Ответ: Да, можно.

 

Обоснование: Юридические лица должны вести кассовые операции с соблюдением порядка, закрепленного в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У. Этим документом предусмотрено, что кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (код формы по ОКУД 0310001), расходными кассовыми ордерами (код формы по ОКУД 0310002). Кассовые документы могут оформляться

по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 36 ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ <1>.

———————————

<1> «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».

 

Фискальный документ — это фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного документа, предусмотренного законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники, на бумажном носителе и (или) в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком.

Пунктом 2 ст. 4.3 Федерального закона N 54-ФЗ предусмотрено: перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом кассовый чек (бланк строгой отчетности) не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены.

В связи с этим считаем, что по окончании смены (рабочего дня) организация (ТСЖ) может составить один ПКО на основании фискальных документов, оформленных в течение смены (на всю сумму полученных за смену наличных денег).


{Вопрос: За дополнительные услуги ТСЖ принимает наличные деньги, поэтому применяет ККТ и формирует кассовые чеки. Предположим, в течение рабочего дня сформированы 10 кассовых чеков. Можно ли по кассе составить один общий приходный кассовый ордер, включив в него всю сумму полученных в течение дня наличных денег (по 10 чекам)? («Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, N 3) {КонсультантПлюс}}

 

Ответ подготовил Консультант

Регионального информационного центра сети КонсультантПлюс

Трясцына Оксана Вадимовна

Ответ актуален на 11.08.2020 г.

Поступление наличных денежных средств в 1С:Управление торговлей 8 ред.11.2

Поступление наличных денежных средств в 1С:Управление торговлей 8 ред.11.2

Учет наличных денежных средств (ДС) ведется для каждой кассы организации в справочнике Кассы. Одна касса используется только для одной организации, и для одного вида валюты. Если у нас в одной кассе учет в разных валютах, то создаем несколько видов одной кассы.

Для того чтобы включить использование нескольких касс на предприятии устанавливаем флажок Несколько касс в разделе НСИ и администрирование → Казначейство.

Поступление наличных ДС оформляется Приходным кассовым ордером (ПКО).

Создать данный документ можно как

вводом на основании (например на РТУ), так и из журнала Оформление приходных кассовых ордеров (Раздел Казначейство → Касса → Приходные кассовые ордера). Фактически этот журнал является рабочим местом кассира.

Документ Приходный кассовый ордер может создаваться для различных видов операций:

  • Поступление оплаты от клиента;
  • Поступление из банка;
  • Инкассацию из банка;
  • Поступление из другой кассы;
  • Поступление из кассы ККМ;
  • Прочее поступление;
  • Возврат от поставщика;
  • Возврат от подотчетника;

Для создания ПКО на основании документов, кассир выбирает кассу, переходит на закладку К поступлению и выбирает нужное ему основание для платежа. Основанием могут быть документы Реализации товаров и услуг, Отчеты комиссионеров о продажах и о списаниях, Счета на оплату, Возвраты и п.т. (Рис.1).


Рис.1

Кассир выбирает основание и нажимает Оформить поступление. В созданном документе ПКО все информация заполняется по документу основанию, кассир сверяет данные и проводит документ.

Кассиру только остается распечатать приходный кассовый ордер. (Рис.2).


Рис.2

Также в программе возможно создать ПКО по нескольким документам клиента.

Для этого создаем новый документ ПКО с видом операции Поступление оплаты от клиента. На закладке Основное сотрудник выбирает Клиента. Переходит на закладку Расшифровка платежа устанавливает значение Списком и далее возможно вручную внести нужные документы, а удобнее будет воспользоваться кнопкой

Подобрать по остаткам. Кассир выбирает нужные позиции и переносит их в документ. После чего проводит документ. (Рис.3).

Рис.3

Какими документами оформляется сдача в банк из кассы денежной суммы наличными для внесения на свой расчетный счет?


 

 

Напряженный график не позволяет посещать мероприятия по повышению квалификации?

 

Мы нашли выход!

 

 


Консультация предоставлена 21.05.2015 г.

 

Организация собирается сдать в банк из кассы денежную сумму наличными для внесения на свой расчетный счет.

Какими документами оформляется такая операция? Как следует заполнить расходный кассовый ордер (на чье имя)?

 

Указания Банка России  N 3210-У

В соответствии с п. 3 Указания N 3210-У Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У) уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее — организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

 

Документальное оформление выдачи денег из кассы

Выдача денежных средств из кассы для внесения на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером (форма N КО-2). Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром (п. 4.3 Указания N 3210-У). Выдача денег по расходному ордеру должна быть отражена в кассовой книге (форма N КО-4). Формы КО-2 и КО-4 утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

При сдаче наличных денег в банк расходный кассовый ордер следует заполнить следующим образом:

— по строке «Выдать» указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, сдающего средства в банк;

— по строке «Основание» — сдача наличных средств в банк;

— по строке «Сумма» — сумма сдаваемых средств;

— по строке «Приложение» — реквизиты квитанции банка;

— по строке «Получил» — также сумма сдаваемых средств;

— по строке «По» — наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денег.

Кроме того, в расходном кассовом ордере проставляются подписи соответствующих лиц (руководителя, главного бухгалтера, кассира).

Сдача денежной наличности организацией в кассу банка производится по объявлению на взнос наличными по форме 0402001 (Приложение 1 к Указанию Банка России от 30.07.2014 N 3352-У), представляющему собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции (пункты 2.4, 3.1 Положения Банка России от 24.04.2008 N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»; далее — Положение N 318-П).

Кассир банка, приняв от организации деньги по объявлению, ставит на квитанции оттиск штампа кассы и печать, затем выдает ее организации. Ордер с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к банковской выписке с расчетного счета организации. Объявление остается в банке (п. 2.9 Положения N 318-П). Квитанция подшивается к расходному кассовому ордеру, которым оформлялось выбытие денег из кассы.

 

 

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

  

Графкин Олег

  

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Барсегян Артем

 

Проводки кассы по бухучету в 2021 году

Бухгалтерские проводки по кассе — это операции для учета хранения и движения наличных денежных средств и денежных документов, для которых планом счетов предусмотрен балансовый счет 50.

Типы операций по счету 50

Проводки по кассе (счет 50) бывают двух типов: приходные и расходные.

Приходные кассовые операции отражают поступление денежных средств в кассу из различных источников и отражаются по дебету счета.

Расходные кассовые проводки по счету 50 оформляются при выдаче денег из кассы организации и отражаются по кредиту счета.

Наиболее распространенными источниками поступления денег в кассу являются такие формы денежных расчетов, как выручка от продаж товаров, работ, услуг и снятие наличных с расчетного счета. Все они отражаются на счете 50.

Помимо этого, могут поступать наличные деньги от работников предприятия, контрагентов, физических лиц и деятельности индивидуальных предпринимателей.

Денежные средства из кассы организации могут быть выданы на следующие цели:

  • заработная плата;
  • выплата пособий, больничных и прочих компенсаций;
  • в подотчет на хозяйственные и командировочные расходы;
  • компенсация расходов, произведенных сотрудником в период нахожения в разъездах в служебных целях;
  • займы, материальная помощь и денежные подарки работникам.

Счет 50. Касса: проводки по бухучуту при поступлении средств и документов

50.01 К 62.01 получена оплата от покупателей за отгруженную продукцию
Д 50.01 К 62.02 поступил аванс на счет от покупателей
Д 50.01 К 90.01 оприходована розничная выручка за день
Д 50.01 К 76.02 внесена сумма на счет предъявленных претензий по хозяйственному договору
Д 50.21 К 52 сняты наличные с валютного счета в банке
Д 51.01 К 51 получено в кассу с расчетного счета, проводка с рублевого счета
Д 50.01 К 55 поступление наличных денег в кассу со специального счета
Д 50.01 К 75.1 вклад в уставный капитал организации учредителем наличными
Д 50.01 К 50.02 поступили деньги из операционной кассы в кассу организации
Д 50.01 К 79.2 поступление наличных в кассу от обособленного подразделения
Д 50.01 К 70 возврат в кассу излишне выданной зарплаты работником
Д 50.01 К 71 возвращены сотрудником неизрасходованные подотчетные средства
Д 50.01 К 73.1 возврат работником ранее полученного займа
Д 50.01 К 73.2 взнос работником в счет погашения причиненного материального ущерба
Д 50.03 К 60.01 получены путевки для работников, талоны на бензин
Д 50.01 К 50.01 получена частичная оплата путевки от сотрудника

Счет 50. Учет денежных средств, проводки по выдаче денег из кассы

51 К 50.01 взнос на расчетный счет наличных
Д 70 К 50.01 выдана заработная плата работникам
Д 71 К 50.01 выдана сумма в подотчет
Д 71 К 50.21 выданы командировочные в валюте
Д 58-1 К 50.01 оплата наличными за приобретенные акции
Д 58-3 К 50.01 выдан займ наличными контрагенту
Д 60.01 К 50.01 оплата поставщику наличными за поставку товара, работы, услуги
Д 62.01 К 50.01 возврат денег покупателю при возврате товара
Д 66 К 50.01 погашение кредита (задолженности) и процентов по нему из кассы
Д 69-1 К 50.03 выданы рабочим путевки, оплаченные из средств ФСС
Д 73.03 К 50.03 выданы работникам приобретенная путевка и талоны на бензин
Д 91.02 К 50.03 списана часть путевки, оплаченная работодателем

Иллюстрированный самоучитель по «1С:Бухгалтерия 7.7» › Ведение бухгалтерского и налогового учета › Учет кассовых операций [страница — 139] | Самоучители по бухгалтерским программам

Учет кассовых операций

Кассовыми операциями являются операции, связанные с приемом, хранением и расходованием наличных денежных средств.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

Для учета кассовых операций с наличными денежными средствами в «1С:Бухгалтерии» используется счет 50 «Касса».

Приходный кассовый ордер

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам по форме №КО-1 (код по ОКУД 0310001), подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

Для автоматического оформления операций по поступлению наличных денежных средств в кассу организации в «1С:Бухгалтерии» предназначен документ «Приходный кассовый ордер».

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, приходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом «Приходный кассовый ордер» работают дважды: сначала его заполняют, сохраняют и распечатывают, а затем, в конце рабочего дня или начале следующего, после получения от кассира отчета, проводят (формируют проводки).

Для выписки приходного кассового ордера заполняется экранная форма документа.

Прежде всего, следует в реквизите «Касса» установить тип кассы: рублевая или валютная. Этот реквизит определяет дебетуемый счет (50.1 или 50.11).

Если выбран тип кассы «валютная», то следует также выбрать валюту, в которой будет сформирован кассовый ордер.

В группе реквизитов «Корреспондирующий счет, аналитика» выбором из Плана счетов следует указать счет и объекты аналитического учета (субконто), по кредиту которого будет корреспондировать счет 50.

Заполнение реквизита «Движение денежных средств» производится выбором из соответствующего справочника.

В реквизите «Принято от» указываются реквизиты лица, от которого принимаются денежные средства. Если денежные средства вносит сотрудник организации, то с помощью кнопки выбора «…» в правой части поля ввода его можно выбрать из справочника «Сотрудники».

В текстовом реквизите «Основание» указывается основание для внесения денежных средств в кассу, например «оплата за отгруженные товары по накладной №23».

Если к приходному кассовому ордеру прилагаются какие-либо документы, то они перечисляются в текстовом реквизите «Приложение».

В реквизите «Сумма» указывается сумма вносимых в кассу денежных средств.

Бухгалтерия предприятия 8 – Учет без забот

Опубликовано 26.09.2016 13:12
Просмотров: 95012

В этой статье мы рассмотрим, как отразить в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 движение наличных денежных средств между банковским счетом и кассой организации: снятие денежных средств в кассу и их внесение на расчетный счет. В большинстве организаций такие операции совершаются регулярно, поэтому вопросы по их отражению в программах 1С нам периодически задают. В первую очередь в данном случае необходимо сделать корректные настройки учетной политики в программе.  

Если в вашей организации операции по снятию или внесению наличных денежных средств не укладываются в один рабочий день, необходимо использовать счет 57 «Переводы в пути». С данной настройкой нужно определиться при заполнении учетной политики в программе, для этого открываем вкладку «Главное», «Учетная политика» и отмечаем флажком, используется или нет счет «Переводы в пути».

 


 

Рассмотрим различные варианты указанных операций

1. Снятие наличных денежных средств с расчетного счета (без использования счета 57)

Для отражения данной операции в 1С: Бухгалтерии 8 оформим документ «Поступление наличных». Открываем вкладку «Банк и касса», «Касса», «Кассовые документы» и по кнопке «Поступление» создаем и заполняем документ «Поступление наличных»
— вид операции «Получение наличных в банке»
— сумму
— статью ДДС «Получение наличных в банке»
По кнопке «Приходный кассовый орден» можем посмотреть и распечатать ПКО.

 

 

Теперь проводим документ и смотрим проводки

 

 

2. Снятие наличных денежных средств с расчетного счета (с использованием счета 57)

Если Вы используете 57 счет, то в этом случае, в первую очередь, оформляем документ «Списание с расчетного счета». Открываем вкладку «Банк и касса», «Банк», «Банковские выписки» и по кнопке «Списание» создаем документ «Списание с расчетного счета». Заполняем пустые поля
— вид операции «Снятие наличных»
— сумму
— дату
— назначение платежа

 

 

При проведении документ формирует следующие проводки

 

 

 


Теперь оформляем кассовый документ «Поступление наличных». Заполняется он аналогично ПКО в предыдущем примере, отличие только в том, что необходимо указать счет кредита 57.01.

 


 

Проводим и смотрим проводки

 

 

3. Поступление наличных денежных средств на расчетный счет (без использования счета 57)

В данном случае необходимо оформить документ «Выдача наличных». Открываем вкладку «Банк и касса», «Касса», «Кассовые документы» и по кнопке «Выдача» заполняем пустые поля созданного документа:
— вид операции «Взнос наличными в банк»
— сумму
— статью ДДС «Сдача наличных в банк»
По кнопке «Печать» можем посмотреть печатную форму РКО.

 

 

После того, как получаем выписку из банка о поступлении денежных средств, проводим документ и смотрим проводки.

 

 

4. Поступление наличных денежных средств на расчетный счет (с использованием счета 57)

При использовании 57 счета для внесения денежных средств на расчетный счет документ «Выдача наличных» заполняется аналогично, только добавляется счет дебета 57.01. Также по кнопке «Печать» можем посмотреть и распечатать РКО.

 


 

Проводим заполненный документ и смотрим проводки

 

 

Далее оформляем документ «Поступление на расчетный счет». Открываем вкладку «Банк и касса», «Банковские выписки», нажимаем кнопку «Поступление» и заполняем пустые поля документа:
— вид операции «Взнос наличными»
— сумму
— назначение платежа

 

 

Проводим и смотрим проводки

 

 

Обратите внимание, что в том случае, если вы используете 57 счет, необходимо контролировать обороты и сальдо по данному счету: после того, как перемещение денежных средств завершено, счет должен быть закрыть. Чтобы провести такую проверку сформируем ОСВ по 57 счету с детализацией по дням.

 


 

Как видно на картинке, сальдо на конец периода по 57 счету отсутствует, значит, операция проведена корректно.
И в заключении хочу еще раз вернуться к настройкам учетной политики и предупредить вас о том, что если вы решите включить (или отключить) использование 57 счета в середине года, то будьте готовыми к тому, что при перепроведении старых документов, данная настройка будет также действовать: появятся (или исчезнут) движения по 57 счету. Поэтому после изменения настройки и перепроведения документов необходимо проконтролировать корректность остатков по банковским счетам и кассе, а также обязательно сформировать ОСВ по 57 счету.

Автор статьи: Светлана Губина

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 


Добавить комментарий

Тесты по бухгалтерскому учету с ответами: Касса, денежные документы и переводы в пути

ЗАДАНИЕ ТЕСТА ВАРИАНТ 1

  1. Кто несет ответственность за сохранность денежных средств в кассе предприятия?

А) кассир;                   Б) главный бухгалтер;   В) руководитель;      

Г) руководитель и главный бухгалтер.

  1. Полученные денежные средства от учреждений банков организация может расходовать:

А) на любые цели, предусмотренные уставом организации;

Б) только на те цели, на которые они получены;

В) на любые собственные цели, не запрещенные законодательством РФ;

Г) только на покупку товара.

  1. На основании какого регистра аналитического учета производят записи по дебету счету 50 «Касса» в ведомости №1?

А) на основании кассовых отчетов; Б) на основании выписок банка с расчетного счета;

В) на основании кассовых ордеров; Г) на основании платежных поручений.

  1. В расходном кассовом ордере допущена ошибка при исчислении суммы. Какой способ исправления ошибки наиболее приемлем в данном случае

А) сторно;               Б) дополнительной записи;

В) корректурный;   Г) документ должен быть уничтожен и выписан новый документ.

  1. .Кто уполномочен подписывать приходные кассовые ордера?

А) руководитель и главный бухгалтер;       Б) только руководитель;

В) только главный бухгалтер;                         Г) финансовый директор и главный бухгалтер.

  1. Сдача наличных денежных средств на расчетный счет оформляется:

А) денежным чеком;                                           Б) объявлением на взнос наличными;

В) платежным поручением;

  1. Г) или чеком или объявлением на взнос наличными.
  2. Какой записью на счетах бухгалтерского учета отразится сумма недостача денежных

средств в кассе предприятия, обнаруженная в результате инвентаризации?

А) Дт 50 КТ 91/1;       Б) Дт 51 Кт 94;         В) Дт 94 Кт 50;         Г) Дт 50 Кт 94.

  1. Кассовая книга – это:

А) первичный документ;                       Б) регистр аналитического учета;

В) регистр синтетического учета;     Г)   нет правильного ответа.

10. Выберите правильную запись на счетах бухгалтерского учета: в кассу поступили

     денежные средства от покупателей в оплату готовой продукции:

А) Дт 51 Кт 62;                                   Б) Дт 50 Кт 51;

В) Дт 50 Кт 62;                                   Г) Дт 62 Кт 50.

10. Кто оформляет кассовые ордера?

А) бухгалтер;       Б) кассир;   В)   руководитель;                              

Г) лицо, вносящее денежные средства в кассу.


ЗАДАНИЕ ТЕСТА ВАРИАНТ 2

  1. Сколько кассовых книг может быть на предприятии?

А) только одна;                                   Б) две обязательно;

В) количество кассовых книг зависит от масштабов деятельности организации;

Г) нет правильного ответа.

  1. 2. Чьи подписи содержит       денежный чек?

А) руководителя, главного бухгалтера, работника, на чье имя выписан чек;

Б) руководителя и главного бухгалтера;

В) кассира организации;

Г) работников банка, так как чек — банковский документ.

  1. Кто производит записи в кассовой книге организации?

А) главный бухгалтер, так как он контролирует работу всех работников бухгалтерии;

Б) бухгалтер, который контролирует работу кассира;

В) кассир;                           Г) финансовый менеджер.

  1. На основании какого бухгалтерского регистра производятся записи в журнале –

ордере № 1 ?

А) на основании приходных и расходных кассовых ордеров;

Б) на основании денежных чеков;

В) на основании кассовых отчетов;            

Г) на основании расходных кассовых ордеров.

  1. Кто устанавливает лимит наличных денежных средств в кассе организации?

А) обслуживающий банк;                  Б) Центральный банк РФ;

В) организация самостоятельно, известив об этом обслуживающий банк;

Г) Сберегательный банк РФ, так как он – государственный банк РФ.

  1. В скольких экземплярах оформляется договор об индивидуальной материальной

ответственности кассира?

А) в одном – только для кассира;     Б) в одном – только для руководителя;

В) в двух – для руководителя и кассира;

Г) в трех – для руководителя, главного бухгалтера и кассира.

  1. Выберите правильную запись на счетах бухгалтерского учета: выдано из кассы подотчетному лицу в возмещение перерасхода по авансовому отчету:

А) Дт 50 Кт 71;             б) Дт 51 Кт 71;                   В) Дт 71 Кт 51;                 Г) Дт 71 Кт 50.

  1. Кто несет на предприятии ответственность за организацию работы кассы, как структурного подразделения бухгалтерии?

А) кассир;       б) главный бухгалтер;           В) руководитель;                

Г) руководитель и главный бухгалтер.

  1. На каком счете отражается выручка, сданная из кассы инкассатору?

А) 57;         Б) 50/2;           В) 51;             Г) 91.

  1. Допускаются ли исправления в кассовой книге?

А) допускаются корректурным способом;

Б) не допускаются;

В) допускаются только с разрешения обслуживающего банка;

Г) допускаются способом сторно.

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ТЕСТОВ

Процедура поступления денежных средств — AccountingTools

Как обрабатывать поступления денежных средств

Процесс получения денежных средств строго регламентирован, поскольку задача обработки чеков загружена элементами управления. Они необходимы для того, чтобы чеки регистрировались правильно, своевременно депонировались и не были украдены или изменены где-либо в процессе. Порядок обработки чеков описан ниже:

  1. Учет чеков и наличных . Когда придет ежедневная почта, занесите все полученные чеки и наличные в список чеков почтового отделения.Для каждого полученного чека укажите в форме имя плательщика, номер чека и уплаченную сумму. Если квитанция была наличной, укажите имя плательщика, проверьте «наличными?» поле и уплаченная сумма. После того, как все позиции будут заполнены, введите общую сумму в поле «Общие поступления» в нижней части формы. Подпишите форму и укажите дату получения чеков и наличных денег. Кроме того, на каждом полученном чеке ставьте штамп «только для депозита» и номер банковского счета компании; это затрудняет извлечение чека и внесение его на какой-либо другой банковский счет.

  2. Форвардные платежи . Поместите все чеки, наличные деньги и копию списка квитанций почтовых чеков в безопасную внутреннюю почтовую сумку. Доставьте его кассиру в бухгалтерии. Кассир сопоставляет все предметы в сумке со списком квитанций почтового чека, подписывает копию списка и возвращает копию по внутренней почте в почтовое отделение. Затем сотрудники почтового отделения отправляют заверенную копию по дате.

  3. Применять наличные к счетам .Получите доступ к бухгалтерскому программному обеспечению, вызовите неоплаченные счета для соответствующего клиента и примените наличные к счетам, указанным в уведомлении о переводе, которое сопровождает каждый платеж от клиента. Если нет указания на то, какой счет должен быть зачислен, запишите платеж либо на отдельный счет отсрочки платежа, либо как непримененный, но в рамках счета клиента, от которого он поступил. В последнем случае сделайте ксерокопию чека и сохраните ее для подачи заявки на более поздний срок, чтобы чек можно было депонировать в текущую дату.

  4. Учет прочих денежных средств (необязательно) . Иногда будут приходить наличные или чеки, не относящиеся к неоплаченной дебиторской задолженности. Например, это может быть предоплата покупателем или возврат депозита. В этих случаях запишите квитанцию ​​в системе бухгалтерского учета вместе с надлежащим документированием причины платежа.

  5. Депозит наличными . Запишите все чеки и наличные в депозитной квитанции. Сравните итоговую сумму в квитанции о депозите с суммой, указанной в списке квитанций по проверке почтового отделения, и сопоставьте любые расхождения.Затем храните чеки и наличные в закрытой сумке и отнесите их в банк.

  6. Соответствие банковской квитанции . При получении чеков и наличных денег банк выдает на них квитанцию. Кто-то, кроме кассира, должен сравнить эту квитанцию ​​с суммой в депозитной квитанции и согласовать любые расхождения. Может быть полезно прикрепить квитанцию ​​к копии депозитной квитанции и подать документы в качестве доказательства того, что этап сопоставления был завершен.

Сопутствующие курсы

Справочник по бухгалтерскому учету
Оптимальный учет наличных денег

Банковские депозиты и кассовые поступления — Обработка финансовых операций — Управление бюджетом департамента — Офис контролера

Денежные средства могут быть получены подотчетной единицей по многим причинам: выручка от продаж, прочие доходы, оплата семинара, гонорары за конференцию или возмещение расходов и т. Д.Все платежи должны быть получены, подготовлены к банковскому депозиту и отправлены в офис контролера для проверки и доставки в банк.

Примечание: Деньги, полученные в качестве подарков, должны быть доставлены в отдел развития университета, а не в офис контролера

  1. Депозиты должны быть надлежащим образом подготовлены подотчетным подразделением, прежде чем они будут доставлены в офис контролера для обработки. Неправильно оформленные депозиты будут возвращены без исключения.Если вы не знаете, как подготовить депозит, пожалуйста, свяжитесь с Контролером по телефону (206) 296-6292 до внесения депозита.
  2. Формы квитанции
  3. должны быть заполнены полностью и точно и должны включать следующее: номер фонда, номер отчетной единицы и номер счета (17-значные номера счетов авторизованной главной книги). Вы должны написать краткое описание платежа (не более 25 символов) (например, «междугородний») или имя получателя платежа в соседней строке в разделе «Источник платежа».В разделе «Только для подотчетной единицы» введите название подотчетной единицы, ваше имя + добавочный номер телефона и дату. Также установите соответствующий флажок для типа (ов) платежа, который вы готовите, то есть «чек, наличные или кредитная карта». Обязательно укажите общую сумму кассового чека. Для оформления всех депозитных документов используйте шариковые ручки, а не фломастеры / ручки с мягким наконечником.
  4. Депозиты должны быть доставлены кассиру в офисе контролера. Вы должны присутствовать во время обработки вашего депозита, за исключением депозитов с помощью кредитной карты (MasterCard и / или Visa).Залог по кредитной карте можно оставить в кассе и забрать в течение дня или двух. Для обеспечения безопасности вашего депозита, ПОЖАЛУЙСТА, НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ ВКЛАДЫ в «КОРЗИНЕ» на стойке регистрации.
  5. Депозиты должны производиться ЕЖЕДНЕВНО (внутренние депозиты) или, как минимум, ЕЖЕНЕДЕЛЬНО (внешние депозиты), чтобы гарантировать безопасность депозита, за который вы несете ответственность. Чеки, датированные 120 днями позже даты депозита и / или заполненные не полностью, не могут быть приняты для депозита.
  6. Депозиты должны быть представлены в офис контролера с 9:30 до 11:30 или 13:30. и 15:30 После 15:30 Персонал не сможет обработать ваш депозит. Если вы не внесли свой депозит в Офисе контролера до 15:30, чрезвычайно важно, чтобы у вас было безопасное место для хранения вашего депозита на ночь.
  7. Офис контролера настоятельно рекомендует, чтобы залог был доставлен работником Университета Сиэтла. (Bondable определяется как постоянный сотрудник FT).Если депозит вносит сотрудник, не имеющий обязательств, то эта подотчетная единица принимает на себя все риски, включая непоставку денежных средств.
  8. Если необычная ситуация требует процедурного исключения, запросите предварительное одобрение в офисе Контролера по телефону (206) 296-6292 или 5876

Процедуры

Эти процедуры были разработаны Управлением контролера для обеспечения своевременной обработки вашего депозита, а также для защиты целостности нашей системы бухгалтерского учета.В зависимости от размера вашего депозита существует два типа процедур:

  1. Внутренние депозиты (платежи по кредитным картам, менее десяти монет, менее десяти бумажных денег и менее десяти чеков) следует приносить в офис контролера ежедневно. Если залог представляет собой наличные и / или чеки, вы должны присутствовать при его обработке. Депозиты по кредитной карте должны указывать на одного отдельного клиента в кассовом чеке.
  2. Внешние депозиты (десять или более монет, десять или более бумажных денег и десять или более чеков) следует приносить в офис контролера, как минимум, еженедельно.Вы должны присутствовать во время обработки депозита.

Ознакомьтесь с ежемесячными бюджетными отчетами, предоставленными вам офисом контролера. Чтобы выявлять ошибки проводки в любой учетной записи (бюджетной, с ограничениями и т. Д.), Каждая подотчетная единица должна вести свои собственные записи и проверять исправления по ежемесячным бюджетным отчетам.

Внутренние депозиты для наличных денег и / или чеков

Менее 10 монет, 10 бумажных денег, 10 чеков.

Материалы, необходимые для обработки: Seattle U.Форма кассового чека, наличные деньги и / или чеки.
Подготовьте одну (или несколько) форм квитанции об оплате наличными от Университета Сиэтла. Эти депозиты могут включать наличные деньги и / или чеки в одном кассовом чеке. Заполните форму полностью. Перечислите 17-значные номера счетов авторизованной главной книги. Этот номер должен соответствовать номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета. Напишите имя клиента в верхней строке раздела формы «Источник платежа»; краткое описание платежа может быть указано под именем клиента (например,g., «Джон Доу» на верхней строке, «междугородние телефонные звонки» на второй линии).

Для внесения наличных и / или чеков вы должны явиться кассиром, обрабатывающим квитанции. Все чеки должны быть заверены печатью Университета Сиэтла, на которой указано название вашей подотчетной единицы. Если у вас нет штампа, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его в книжном магазине.

Внутренние депозиты для платежей по кредитной карте

(только MasterCard и Visa) .Материалы, необходимые для обработки: форма квитанции об оплате наличными в Сиэтле U., номер кредитной карты MasterCard или Visa, срок действия (месяц / год).
Подготовьте отдельную форму кассового чека Университета Сиэтла для каждого клиента. Заполните анкету полностью и аккуратно. Укажите соответствующий номер фонда, номер отчетной единицы и номер счета. Напишите имя клиента в верхней строке раздела «Источник платежа»; укажите полный номер кредитной карты и дату истечения срока действия (месяц / год) под именем клиента.Депозиты по кредитной карте могут быть оставлены у окна офиса контролера и получены в течение одного или двух дней.

Внешние депозиты наличными или чеками

10 или более чеков, 10 или более монет * или 10 или более бумажных денег.

Материалы, необходимые для обработки: форма квитанции об оплате наличными в Сиэтле, квитанция о банковском переводе, пластиковый пакет для банковских вкладов (и лента счетной машины для чековых вкладов).

Внешние депозиты могут состоять из монет, наличных денег или чеков. * Монеты в пластиковых пакетах не должны превышать пяти фунтов.Все чеки должны быть заверены печатью Университета Сиэтла, на которой указано название вашей подотчетной единицы. Если у вас нет штампа, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его.

На внешней стороне пластикового банковского депозитного мешка (как на верхней полосе, так и на основной части мешка) нанесите следующую информацию; не обращайте внимания на инструкции, напечатанные на пакете:

  • Дата оформления депозита.
  • Название отчетной единицы, делающей депозит.
  • Сумма депозита, будь то наличные или чеки.
  • Имя лица, готовящего депозит.

Подготовьте квитанцию ​​о банковском вкладе. Депозитная квитанция должна включать сумму депозита, дату, название вашей отчетной единицы, ваше имя и сказать «наличные» или «чеки». Если депозит представляет собой валюту, смешанную с монетами, укажите общие суммы в валюте и монетах отдельно в соответствующих строках вверху квитанции о банковском депозите. Положите белую копию в депозитный мешок банка.Желтая копия будет передана кассиру. Для внесения наличных не требуются магнитные ленты для счетных машин.

Если ваш депозит состоит из чеков, вы должны запустить две ленты счетной машины: одну, которая будет помещена в сумку банковского депозита с чеками, и белую копию банковского депозита; другую ленту счетной машины следует прикрепить к желтой копии квитанции о банковском переводе. Если у вас нет счетной машины, обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать ее. Снимите пластиковую полоску в верхней части банковского депозитного мешка и прикрепите ее к желтой копии банковского депозита.Перед упаковкой в ​​мешки удалите с валюты все скрепки и маленькие резинки.

Подготовьте форму кассового чека с 17-значным авторизованным номером счета в главной книге. Убедитесь, что это число соответствует номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета. Вы также должны включить краткое описание кассового чека (например, «Экуменический ретрит»). В разделе «Только для подотчетной единицы» введите название подотчетной единицы, ваше имя + добавочный номер телефона и дату депозита.Также отметьте соответствующие поля для типа (ов) платежей, которые вы вносите, то есть «чеки и / или наличные».

Вы можете использовать одну форму кассового чека для внесения депозита, который включает две сумки: одну сумку чеков и одну сумку наличных денег. Общая сумма кассового чека должна равняться сумме сумок. Не наполняйте депозитный мешок до такой степени, чтобы он мог сломаться. Если депозитные мешки заполнены ненадежно, вас попросят снова упаковать их.

Внешние депозиты на крупные суммы монет

Материалы, необходимые для обработки: Seattle U.Форма кассового чека, квитанция о банковском вкладе, счетчик наличных денег контролера и полиэтиленовый пакет (-ы).

Депозиты в мешках, подготовленные в соответствии с «Стандартами Федерального резерва», перечислены ниже:

  • Кварталы $ 500.00
  • Даймов $ 250.00
  • никелей $ 100.00
  • Пенни $ 25.00

Подготовьте форму кассового чека в Сиэтле, указав 17-значный номер авторизованного счета в главной бухгалтерской книге. Убедитесь, что этот номер соответствует номеру фонда, номеру отчетной единицы и номеру счета.Включите краткое описание депозита в разделе «Источник платежа» Квитанции. Отнесите депозит в кассу в офисе контролера. Посмотрите, как кассир сверяет сумму банковского депозита с кассовым чеком.

Подготовьте квитанции о банковском депозите с указанием даты, суммы депозита в монетах и ​​названия вашей отчетной единицы (ниже суммы вашего депозита в долларах). Белая копия (оригинал) депозитной квитанции должна оставаться внутри пакета. Желтая копия квитанции будет передана кассиру.Перед запечатыванием мешка (ов) убедитесь, что белая копия квитанции о банковском вкладе и счетчик наличных денег находятся в пластиковом (-ых) депозитном (-ых) пакете (-ах). Прикрепите пластиковую полоску депозитного мешка к желтой копии банковского депозита.

Как заказать расходные материалы

  • Сумматор и лента
    Обратитесь к своему финансовому менеджеру .
  • Банковские депозитные книжки (квитанции)
    Предоставляются Контролером
  • Счетная ведомость контролера
    Доступна в офисе контролера
  • Квитанции о продаже кредитной карты
    Предоставлены Контролером
  • Подтверждающий штамп
    Обратитесь к своему финансовому менеджеру, чтобы заказать его в книжном магазине.
  • Полиэтиленовые пакеты
    Предоставляются диспетчерской
  • Сиэтл U. Квитанция об оплате наличными
    Предоставляется Управлением контролера (распределяется блоками по 100 штук)

Если вам нужно больше пяти предметов снабжения, предоставленных Управлением контролера, позвоните по добавочному номеру 6292 за три-четыре дня вперед.

5-3 Получение и зачисление денежных средств

№5-3 Ред. 10-02-12 Дата 8-17-77

ПОЛИТИКА

A. Главный финансовый директор (вице-президент по административным службам) будет нести ответственность за ведение надлежащего учета всех средств, полученных Университетом, с указанием плательщика и цели, для которой средства были получены. Все полученные средства будут ежедневно депонироваться в назначенном депозитарии в соответствии с аннотированным кодексом штата Юта 51-4-2 (2) (a).Кроме того, отделы должны соответствовать Приложению «А» этой политики.

B. Средства, полученные из федеральных источников, будут учитываться отдельно и могут быть депонированы на банковский счет в других фондах Университета, за исключением случаев, когда условия контрактного соглашения требуют ведения отдельного депозитарного счета.

C. Множественные нарушения этой политики могут привести к потере права на прием и получение денежных средств университетским подразделением. Главный финансовый директор, основываясь на доказательствах, представленных персоналом финансового управления, примет окончательное решение.

PPM 5-3 Получение и зачисление денежных средств

График A
(10-02-12)

Следующие процедуры должны выполняться всем персоналом университета, если не получено предварительное письменное разрешение от контролера. Это разрешение должно храниться в ведомстве. В дополнение к следующим процедурам, отделы должны разработать и хранить в архиве письменные ведомственные процедуры для получения и депонирования средств, связанных с их отделом, чтобы поддерживать соответствующие процедуры, связанные с их областью.По возможности, отделы должны требовать от физических лиц производить платежи непосредственно сотруднику главной кассы университета (далее «Касса»).

Поступление о взыскании денежных средств

  • Если кассовый аппарат или другая электронная кассовая система не используется для регистрации транзакции и получения денежных средств, то для документирования каждой транзакции необходимо использовать рукописную заранее пронумерованную квитанцию ​​или другой метод.

  • Кассиры должны быть предоставлены и работать из отдельных ящиков кассового аппарата.

  • Каждый кассир должен балансировать и выверять свой ящик в конце своей смены.

  • Полученные чеки

    должны быть обязательно помечены надписью «Только для депозита в Государственный университет Вебера» сразу после получения. Марки ограничительного подтверждения можно получить по запросу в кассе.

  • Номер студента «W» или номер водительского удостоверения должен быть написан на полученных чеках, и, по возможности, удостоверение личности с фотографией должно быть проверено.

  • Чеки, полученные по почте, должны регистрироваться в журнале приема чеков и сопоставляться с кассовыми отчетами и внесенными депозитами, если только чеки не вводятся в систему электронных квитанций сразу после получения. Форма журнала чеков доступна на веб-сайте бухгалтерских служб [http://departments.weber.edu/accounting/accounting/forms.htm].

  • Если отдел регулярно получает чеки по почте, два человека должны открыть почту вместе.

  • Аннулированные транзакции и ручные исправления кассовых лент должны быть одобрены соответствующим надзорным органом. Это одобрение должно быть подтверждено письменно.

  • Департаменты не могут обналичивать личные чеки сотрудников, студентов или других лиц.

Сохранение средств и собранной информации

  • Средства, хранящиеся в отделении до внесения депозита, должны храниться в запираемом сейфе, запираемом картотеке или запертом ящике.

  • Безопасные комбинации и ключи от кассовых ящиков или файлов должны быть ограничены минимальным количеством сотрудников (обычно 2-3 человека).

  • Комбинации сейфов следует менять периодически, и когда персонал, знающий эту комбинацию, покидает отделение или когда их обязанности меняются, и им больше не нужно знать комбинацию.

  • Полученные средства и личную информацию не следует оставлять на рабочих столах или в других незащищенных местах.Федеральные законы и стандарты индустрии платежных карт (PCI) требуют, чтобы университет поддерживал надлежащие процедуры и меры контроля для предотвращения кражи личности человека и информации о кредитной карте. Информация, позволяющая установить личность, не должна храниться на жестком диске компьютера или внешнем запоминающем устройстве, если она не зашифрована и не защищена паролем, и эту информацию нельзя выбрасывать в корзину или в корзину.

Депозиты и сверка собранных средств

  • Все средства, полученные отделами, должны быть депонированы до конца следующего рабочего дня (e.грамм. средства, полученные в выходные, будут депонированы в понедельник) в кассу или другое место, одобренное контролером (например, офис декана), чтобы штат Вебер соответствовал законам штата [Кодекс Юты, аннотированный 51-4-2 (2) (а)]. Депозиты должны быть доставлены либо в закрытом депозитном мешке, либо в одобренном университетом депозитном мешке. Депозиты в нерабочее время должны быть помещены в депозитную ячейку университета «в нерабочее время».

  • Кассовый отчет должен быть подготовлен и использован для внесения полученных средств, если депозиты не обрабатываются в электронном виде.Кассовые отчеты должны указывать дату подготовки и уникальный порядковый номер отчета, чтобы облегчить сверку. Кроме того, необходимо приложить и / или хранить подтверждающую документацию для депозита.

  • В соответствии с политикой университета 5-11a, все излишки / недостачи должны регистрироваться в кассовом отчете. «Каждый фонд изменений должен балансироваться на ежедневной основе и поддерживаться на утвержденной сумме, зарегистрированной контролером. Все излишки и недостачи должны очищаться из каждого фонда изменений ежедневно и регистрироваться в ежедневном кассовом отчете, отправляемом в кассу.«

  • Депозиты на сумму более 1000 долларов должны быть получены университетской полицией и доставлены в кассу. Депозиты от 500 до 1000 долларов должны быть получены полицией университета или доставлены двумя сотрудниками отдела. Депозиты на сумму менее 500 долларов могут быть доставлены в кассу одним человеком, хотя по-прежнему желательно, чтобы эти депозиты сдавали два человека для безопасности средств и персонала.

  • Необходимо выполнить сверку депонированных средств, чтобы убедиться, что все средства, полученные отделом, были зачислены на соответствующий счет отдела в Banner.Например, должны быть выполнены сверки, подтверждающие, что суммы депозита, записанные в Banner, совпадают с соответствующими отчетами о депозитах наличными или другими отчетами электронной кассовой системы, а также совпадают с кассовыми лентами, рукописными квитанциями или другой подтверждающей документацией. Эта сверка должна выполняться кем-то, кто не готовил кассовый отчет, и, если возможно, кем-то, кто не отвечал за получение средств.

  • Когда это применимо и возможно, процесс выверки должен также включать сравнение полученных средств с количеством купленных, проданных товарно-материальных ценностей и имеющихся запасов.

  • Государственные требования к хранению документации обычно требуют, чтобы документация о кассовых поступлениях хранилась в течение трех лет. Для выполнения этого требования департаменты должны хранить документы за текущий год плюс документы за предыдущие три года.

Политика и процедуры обработки наличных денег — Политики и процедуры — Бизнес

Перед обработкой наличных денег все отделы должны:

Сначала получить одобрение Контролера.При необходимости отделы могут запросить начальную наличность в офисе Контролера в письменной форме.

Получите бланк чековой книжки в кассе, если не используется кассовый аппарат. КНИГИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПОЛУЧИТЬСЯ В КАССЕ. ДРУГИЕ КНИГИ ЗАПИСИ НЕ РАЗРЕШЕНЫ.

Получите запирающийся кассовый ящик, если нет подноса для наличных или другого защищенного устройства.

Иметь возможность хранить средства в сейфе или запирающемся картотеке, когда они не используются.

Имейте процедуру изменения комбинаций / ключей защищенных устройств при смене сотрудника.

Имейте хотя бы одну запирающуюся сумку для денег для перевозки денег. Денежные мешки доступны в кассе.

Назначьте одно лицо, ответственное за денежные средства.

Разработайте подробную политику отдела кассовых операций, которая соответствует политике университетского городка.

Расчетно-кассовое дело

Все транзакции должны быть подтверждены. Квитанцию ​​следует оформить сразу после совершения транзакции.

1. Плательщику выдается оригинал квитанции, если используется чековая книга.Копию следует оставить в книге. Если квитанция аннулирована, оригинал квитанции должен быть приложен в кассовой книге. Пропущенные чеки следует аннулировать, а оригинал хранить в чековой книге.

2. Кассовые аппараты должны быть размещены так, чтобы плательщик мог видеть, что ему звонят. Квитанция, распечатанная на машине, должна быть передана плательщику.

3. При продаже билетов предварительно пронумерованный билет, выдаваемый плательщику, является квитанцией, и никакой другой квитанции не требуется.

4.Концессионные торговые автоматы являются исключением из правил, и квитанции не требуются. В этом случае контроль наличных средств осуществляется посредством жесткого инвентарного контроля. Новые концессионные операции должны связаться с Офисом Контролера, чтобы установить надлежащие процедуры.

Проверенные чеки должны быть выписаны в университетский городок и отдел, принимающий оплату, то есть чеки, проведенные в книжном магазине, должны быть выписаны в книжный магазин UW-Superior.

Выполняемые чеки должны быть немедленно скреплены печатью отдела «только для депозита».На марке подтверждения должно быть указано название отдела, и она должна быть «только для депозита». Никакие другие штампы подтверждения не допускаются.

Чеки с датой поздней даты не принимаются к оплате. Долговые расписки, заимствованные под начальные денежные средства или необеспеченные расписки, запрещены.

Счета для обработки наличных денег предназначены для ведения бизнеса и не должны использоваться в качестве фонда для обналичивания чеков для студентов или сотрудников. У книжного магазина есть единственная авторизованная служба обналичивания чеков на территории кампуса.

Возврат не производится по квитанциям.Если требуется возврат, необходимо отправить запрос в Главную кассу с указанием номера квитанции, даты получения, суммы квитанции, суммы, подлежащей возврату, и объяснения, если необходимо. Единственное исключение из этого — если квитанция была только что написана, а оплата за эту квитанцию ​​еще не внесена. В этом случае квитанцию ​​необходимо аннулировать, а оригинал квитанции приложить к книге квитанций. Если вы не можете получить оригинал квитанции, возврат необходимо произвести через кассу.

Никакие расходы не могут быть произведены непосредственно за счет поступлений. Все расходы, связанные с операцией, должны быть инициированы в соответствии с установленными процедурами закупок. Любые вопросы по этому поводу следует направлять агенту по закупкам.

Вклады

Квитанции должны быть депонированы в течение пяти рабочих дней после мероприятия, а чеки на сумму более 1000 долларов должны быть депонированы до конца следующего рабочего дня после мероприятия.

Все отделы должны заполнить стандартную квитанцию ​​о депозите при внесении наличных в кассу.Бланк депозита доступен на веб-сайте бизнес-офиса.

Необходимо заполнить имя и описание учетной записи. Подразделения, у которых нет отклонений в информации, должны заполнить данные на бланке квитанции и сделать копии для будущего использования. Вопросы по названию и описанию учетной записи следует адресовать кассирам, которые также предоставят информацию о кодировании, счете и классе деталей.

Если общая сумма поступлений не равна общей сумме депозита, отклонение должно быть увеличено в строке «избыточное / короткое».Разница никогда не должна добавляться или вычитаться из начальных денежных средств в попытке уравновесить поступления и депозиты.

Департаменты, уполномоченные делать прямые депозиты в банк, по-прежнему должны отправлять депозитные квитанции в кассу.

Период, покрываемый вкладом, должен быть указан в поле для заметок депозитной квитанции.

Депозиты должны быть представлены кассирам с 9:00 до 14:30 с понедельника по четверг.

При использовании чековых книжек их следует отдавать кассирам вместе с депозитами для проверки.

При использовании кассового аппарата регистровую ленту следует датировать и хранить для проверки в отделении.

Когда используются билеты, в отделе должна храниться запись о количестве билетов, проданных для каждого депозита. Неиспользованные билеты следует хранить в надежном месте.

Концессионные отчеты о продажах / сокращении запасов по каждому событию должны храниться для аудита в отделе.

Бизнес-офис — единственный отдел, у которого есть банковский счет.Всем другим отделениям кампуса и студенческим организациям запрещается открывать какие-либо банковские счета для депонирования государственных средств. Все квитанции, собранные любым отделом при выполнении возложенных на него обязанностей, считаются государственными фондами и должны быть депонированы через кассу.

Все депозиты должны быть доставлены в закрытом денежном мешке. В кассе следует хранить ключ.

Архивирование

Заполненные квитанции или квитанции любой другой формы должны храниться не менее шести лет.Их можно хранить в отделении или отдать в кассу на хранение.

Убытки

О краже или исчезновении наличных денег следует немедленно сообщать в офис контролера.

Правила обращения с наличными деньгами | Счета учащихся и касса

Правила обращения с наличными деньгами


Следующая информация предназначена для предоставления руководства о том, как обращаться с денежными поступлениями (наличными) для защиты плательщика, получателя и Райса. Все преподаватели, сотрудники, студенты, организации и частные лица, которые обрабатывают денежные поступления в Rice, должны следовать процедурам, описанным ниже.Кассир университета готов ответить на вопросы или оказать помощь.

Определение: К денежным поступлениям относятся чеки (личные чеки, кассовые чеки, денежные переводы, дорожные чеки и другие подобные предметы) и валюта (банкноты и монеты), полученные в счет оплаты сумм, причитающихся Университету Райса.

Ответственность: Кассир университета несет основную ответственность за сбор и хранение всех денежных квитанций в Университете Райса и за предоставление рекомендаций по работе с кассовыми квитанциями.Письменное разрешение Контролера требуется, чтобы любой другой отдел депонировал денежные чеки для университета.

ИСКЛЮЧЕНИЕ: Пожертвования в университет (подарки) собираются и депонируются посредством Gift Processing. Эти процедуры применяются конкретно к подаркам:

  1. Отправляйте подарки в виде чеков напрямую в Gift Processing со всей соответствующей корреспонденцией доноров. Когда Университет вносит подарочный чек и незамедлительно принимает подарок, это демонстрирует дарителю как то, что Университет ценит и ценит пожертвование, так и то, что Университет работает эффективно.Сохраните копию чека и корреспонденции для своих записей.
  2. Доставить денежные подарки в кассу со всей корреспонденцией доноров. Сохраните копию корреспонденции для своих записей. Касса выдаст кассовый чек, внесет валюту и отправит донорскую документацию и копию депозита в Gift Processing. Документы обычно доступны для обработки подарков на следующий рабочий день.

Каждый отдел, получающий наличные деньги, несет ответственность за установление соответствующего контроля для обеспечения правильного и своевременного депонирования денежных средств.Эти обязанности включают мониторинг обработки наличных денег, сверку полученных сумм с внесенными суммами и эффективное разделение этих обязанностей.

Заведующий кафедрой или спонсор студенческой организации гарантирует, что:

  1. Устанавливаются процедуры обработки наличных денег в соответствии с этим руководством.
  2. Установленные процедуры продолжают эффективно функционировать посредством периодических проверок.
  3. Квитанции незамедлительно переводятся на правильные счета университета.
  4. Сумма, зарегистрированная в системе финансового учета университета, соответствует полученной сумме.
  5. Никто не должен получать наличные, вносить депозит и сверять фактическое получение с депозитом в системе финансового учета для данной транзакции.
  6. Новые сотрудники, работающие с наличными деньгами, прошли надлежащее обучение.

Подробные процедуры, применимые ко всем отделам (см. Прилагаемую блок-схему):

  1. Заполните онлайн-форму ведомственного депозита и незамедлительно отправьте или доставьте все денежные квитанции в кассу университета; быстро — , как правило, не позднее рабочего дня после получения наличных .Чеки, депонированные в кратчайшие сроки, с меньшей вероятностью будут возвращены из-за недостатка средств или закрытия банковского счета эмитента. Приложите копию формы веб-депозита департамента, чтобы зачислить квитанции на правильный фонд / организацию / счет. Если ваш депозит включает валюту (купюры или монеты), см. Пункт 6 ниже.
  2. Поощрять плательщиков выписывать чеки на счет Университета Райса; Университет / факультет Райса также приемлем. Не просите выписать чек на счет отдела или физического лица.Если чек по ошибке выписан на счет физического лица, либо верните его эмитенту и попросите перевыпустить его в Университет Райса, либо попросите получателя платежа передать его в Университет Райса. Примечание. Чеки, выпущенные Rice University, не могут быть депонированы на счетах Rice; свяжитесь с Группой по выплатам в Офисе Контролера для получения инструкций, если вас попросят внести чек, выданный Райс.
  3. Закрепите все чеки сразу же после получения в соответствующем месте на обратной стороне чека штампом подтверждения депозита вашего отдела ( Если в вашем отделе нет штампа, обратитесь в кассу, чтобы узнать, как его получить. ):

ТОЛЬКО ДЛЯ ДЕПОЗИТА
Университет Уильяма Марша Райса
Название вашего отдела Здесь
№ СЧЕТА (номер банковского счета можно узнать в кассе)

Примечание: номер банковского счета не входит в эти процедуры, так как он не должен публиковаться в Интернете.

  1. Сохраняйте копии всех чеков только для своих записей. НЕ отправляйте копии своих чеков в кассу.
  2. Доставьте все кассовые чеки с распечатанной формой веб-формы ведомственного депозита в кассу не позднее 16:00. Если вы получили крупный чек или крупную сумму валюты в конце дня, позвоните в кассу для получения инструкций. Если касса закрыта, закрепите квитанции, как описано в пункте 6, и положите их на следующий рабочий день.
  3. Если у вас есть чеки или валюта под рукой на ночь, вы должны настроить процедуры, чтобы убедиться, что средства надежно хранятся и доступны для депозита на следующий день. Назначьте одно физическое лицо хранителем денежных средств, которое будет:
  • Убрать все средства из кассы или лотка для денег;
  • Поместите деньги в запертую банковскую сумку или запертый металлический контейнер; и
  • Закрепите сумку или коробку в запертом шкафу, столе или сейфе, доступ к которым имеет только кассир.

Примечание. Если отдел получает валюту, хранителем денежных средств может быть не лицо, которое готовит депозит веб-отдела. В следующем пункте содержится более подробная информация о том, как обращаться с валютой.

  1. Принимайте валюту, а не чек, только в случае крайней необходимости, так как валюта требует особого обращения. Эти дополнительные требования включают:
  • Всегда предоставляйте получателю платежа заранее пронумерованную квитанцию ​​об оплате валюты. Пронумерованные дубликаты квитанций можно получить у поставщиков канцелярских товаров.Сохраняйте дубликаты квитанций в книге квитанций или в цифровом файле. Включите в файл оригиналы аннулированных или поврежденных квитанций. Если какие-либо дубликаты квитанций отсутствуют, включите в файл примечание, объясняющее, что с ними произошло.
  • Привлечь как минимум двух человек. В то время как одно лицо может выдать квитанцию ​​плательщику и сверить квитанции с суммами, указанными в качестве депозитов в Banner, второе лицо должно подготовить веб-ведомственный депозит и доставить его в кассу.
  • Когда валюта переводится от одного человека к другому, каждый человек должен считать валюту и указать, что сумма, указанная на веб-депозите отдела, верна. Это сделано для защиты каждого человека, а также Райса.
  • Доставьте валюту и распечатанную копию формы ведомственного депозита через Интернет в кассу вручную. НИКОГДА не отправляйте валюту кампусной почтой. НИКОГДА не копируйте валюту. Касса выдаст вам распечатанный чек, если залог включает валюту.Они НЕ дадут вам квитанцию ​​о внесении депозита, состоящего только из чеков.
  • Сохраните копию формы веб-депозита и отдайте ее лицу, которое сверяет квитанции с Banner. Это лицо должно немедленно убедиться, что внесенная сумма соответствует переданной сумме.
  • НИКОГДА не производите выплаты из полученных денежных средств. Внесите наличные в кассу и запросите выплату через обычные платежные процессы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Небольшим отделам может быть трудно установить последовательное разделение обязанностей, особенно при появлении вакансий или отсутствия.Если вы оказались в такой ситуации, обратитесь за помощью в офис контролера

Если ваш отдел получает наличные ежедневно:

  1. Установите крайний срок для обработки поступлений.
  2. Обработайте все квитанции, полученные до установленного времени, и доставьте их в кассу на первом этаже Центра Аллена до 16:00.
  3. Включите предметы, полученные после указанного срока, в депозиты на следующий день.
  4. Безопасные денежные квитанции, хранящиеся в ожидании депозита, как описано в разделе «Подробные процедуры, применимые ко всем отделам», пункт № 6 выше.

Если ваш отдел регулярно не получает наличные:

  1. Вы можете делать ежедневные вклады на небольшие суммы или накапливать небольшие суммы на короткое время.
  2. Вы должны внести залог, если общая сумма наличных денег и чеков достигает 200 долларов США или если у вас есть ЛЮБЫЕ кассовые чеки в течение более трех рабочих дней.
  3. После обработки квитанций доставьте их в кассу на первом этаже Аллен-центра.
  4. Безопасные денежные квитанции, хранящиеся в ожидании депозита, как описано в разделе «Подробные процедуры, применимые ко всем отделам», пункт № 6 выше.

Чеки, требующие особого обращения:

Если вы получили чек на имя Университета Райса, который не относится к вашему отделу, и вы не можете легко определить, куда он должен был быть, немедленно отправьте его в кассу. Включите примечание, содержащее ваше имя и добавочный номер, а также любую имеющуюся у вас информацию о чеке.Приложите всю корреспонденцию, приложенную к чеку, и конверт, в котором он был получен, если он имеется. Если касса не может определить правильного получателя, они внесут его и внесут чек на сайт «Неопознанный чековый платеж». В разделе «Неопознанный чековый платеж» ниже приведены инструкции о том, как запросить товар с помощью этого процесса.

Если вы получили чек, связанный с кредитным меморандумом поставщика или возмещением, обратитесь в Группу выплат в офисе контролера (disbmt @ ris.edu) для определения правильного номера счета для использования в Веб-депозите.

Если вы получили чек, который должен быть записан в фонд R либо как доход, либо как кредит на расходы, обратитесь за помощью в Research Accounting ([email protected]).

Особое примечание относительно процедур:

Проверки: Внутренние аудиторы могут включать проверку процедур и методов работы с денежными средствами в любой ведомственный аудит. Аналитики транзакций из Офиса Контролера могут также узнать о процедурах обработки наличных денег и методах проверки в ходе проверки своих транзакций.

Дополнительная помощь: Если у вас есть вопросы, проблемы или вам нужна помощь в разрешении нестандартной ситуации, обратитесь в кассу по доб. 4946, офис контролера по тел. 2478 или в Службу внутреннего аудита по доб. 6312.

Справочник по работе с наличными деньгами | Финансы и администрация

Введение

Целью данного справочника является определение и документирование движения денежных средств и денежных поступлений, а также рекомендации по надлежащему управлению денежными средствами для тех сотрудников, которые отвечают за получение, обработку и сохранность денежных средств и их эквивалентов.

Хранитель каждого денежного фонда несет ответственность за целостность денежного фонда. Сотрудники должны понимать свою ответственность за все денежные средства, являющиеся собственностью государства.

Эти правила и инструкции предназначены для защиты не только государственных денег, но и тех сотрудников, которым поручено работать с наличными деньгами.

Определение: «Деньги» — деньги в любой форме, включая валюту (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплату кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.Также называется наличными или кассовыми поступлениями.

Содержание

Общая политика кассового обращения

Цель: дать указания отделам университетского городка по сбору, хранению и отчетности о денежных средствах, а также наметить конкретные процедуры обработки наличности для использования отделом.

Затронутые лица / районы: все отделы университетского городка получают денежные выплаты и выплаты в их эквиваленте.

Политика:

  • Все поступающие денежные средства должны подтверждаться квитанцией при приеме или получении по почте и отправляться в кассу OSU для обработки в течение одного рабочего дня с использованием формы регистрации денежных поступлений OSU, чтобы указать, куда следует депонировать средства.
  • Деньги нельзя оставлять без присмотра. Это касается кассовых аппаратов, столешниц и денежных ящиков. Если сотрудник покидает свое рабочее место по какой-либо причине, независимо от того, насколько быстро, наличные деньги должны быть надлежащим образом защищены в запертом месте.
  • Посторонние лица не должны допускаться в зоны обработки наличных денег.
  • Двери всегда должны быть заперты в местах, где обрабатываются наличные деньги.
  • Большие суммы наличных денег следует считать и хранить вне поля зрения широкой публики.
  • Физические лица должны постоянно сводить оборотные денежные средства к минимуму. Излишки средств должны быть на заблокированном устройстве или депонированы в кассе.
  • Полученные денежные средства нельзя использовать для внесения сдачи, получения мелкой наличности и т.д.
  • Для хранения на ночь и в другие периоды, когда наличные деньги не используются, их следует хранить в специальном устройстве хранения — в сейфе или запертом контейнере.
  • Ни при каких обстоятельствах физическое лицо не должно хранить наличные деньги Университета в своих личных средствах, размещать средства Университета на личном банковском счете или брать средства Университета на хранение домой.

Ответственность отделов кампуса:

  • Обеспечение надлежащего использования государственных средств.
  • Защитите сотрудников от рисков, следуя политикам и процедурам.
  • Обеспечивает сохранность и своевременное, точное внесение денежных средств.

Артикул:

  • Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон См. «Внутренний контроль и денежные средства»
  • Стандарт финансового учета Операционное руководство, раздел 100, касающийся депонирования и регистрации
  • Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)
  • Руководство по управлению денежными средствами казначейства штата Орегон

Депозиты Общая политика

Цель: Давать указания отделам университетского городка по пересылке денег в кассу для записи в баннере и описывать конкретные процедуры для использования отделом.

Затронутые лица / районы: все отделы университетского городка получают депозиты и выплаты наличными.

Политика:

  • Департаменты должны внести денежные средства в течение одного рабочего дня после сбора или получения таких денежных средств.
  • Своевременное внесение полученных денежных средств обеспечивает улучшенный контроль над средствами, что снижает риск потери из-за ошибок, небрежности или кражи.
  • Деньги, хранящиеся на ночь, должны быть защищены каким-либо запорным устройством, например, сейфом или запирающимся шкафом для документов.
  • Все чеки должны быть надлежащим образом подтверждены при получении.
  • Расходы или возврат денежных средств невозможен.
  • Департаменты, депонирующие подарки, должны следовать изложенным процедурам бухгалтерского учета и не смешивать деньги с общими деньгами или деньгами на самообеспечение.

Обязанности: Ответственность за получение любых денежных средств лежит на отделах:

  • Выполните требования по внесению депозита на следующий рабочий день.
  • Предоставьте соответствующую и точную информацию при представлении депозитов.
  • Гарантийные депозиты.

Артикул:

  • Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон
  • Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)

Общая информация

  • Политика Университета штата Орегон состоит в том, что департаменты, работающие с наличными деньгами, должны соответствовать стандартам, установленным в Руководстве по бухгалтерскому учету штата, Руководстве по работе со стандартами финансового учета (FASOM) и пересмотренном законодательном акте штата Орегон (ORS).
  • Денежные средства включают валюту, монеты, чеки, отчеты о расчетах по кредитным картам и телеграфные переводы.Все поступающие денежные средства должны быть подтверждены, когда они приняты, и отправлены в кассу OSU для обработки с использованием формы записи денежных поступлений OSU. Чтобы получить справку по заполнению формы записи о кассовых поступлениях, обратитесь к разделу «Подготовка кассового чека» на веб-сайте кассы OSU.
  • Деньги могут представлять собой оплату различных сборов, скидок или возмещений. Полный список типов доходов см. В разделах 100 и 200 FIS (Руководство по политике и процедурам фискальных операций) FASOM.
  • Департаменты, проводящие семинары, конференции или выставляющие счета, которые не регистрируются как часть дебиторской задолженности, должны уведомлять кассу, чтобы входящие чеки и переводы можно было легко идентифицировать для внесения в соответствующий фонд / индекс / счет.

Прием денежных средств и платежей

Валютные платежи

Вся валюта, полученная от постоянных клиентов, должна быть получена немедленно на последовательно пронумерованных кассовых чеках или через кассовый аппарат. Валюту следует пересчитывать в присутствии лица, предъявляющего ее к оплате. Копия квитанции должна быть предоставлена ​​посетителю. Никакая иностранная валюта не принимается.

Платежные чеки

Чеки всех типов, полученные лично или по почте, должны быть одобрены немедленно.Посетители, которые не ходят, должны получить заранее пронумерованную письменную или кассовую квитанцию. Документы, прилагаемые к почтовым платежам, должны быть проставлены печатью сотрудника, открывающего почту. Все чеки, выписанные в OSU, должны быть депонированы в OSU. Информацию о чеках, выписанных в OSU, но предназначенных в качестве подарков или пожертвований, см. В разделе «Деньги в качестве подарка или пожертвования» ниже.

Каждый чек или денежный перевод необходимо проверять на полноту следующим образом:

  • Убедитесь, что имя, адрес и номер телефона владельца счета указаны в чеке.Дневной телефонный номер предпочтительнее.
  • Убедитесь, что на чеке указано название банка и что маршрутный номер, номер банковского счета клиента и номер чека закодированы на нижнем крае чека.
  • Обратите внимание на дату. Не принимайте почтовый чек с датой (чек с датой в будущем) и не соглашайтесь удерживать чек для будущего депозита.
  • Убедитесь, что сумма, записанная цифрами, соответствует сумме, написанной прописью. Если другое, сделайте специальную пометку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом.Как правило, банки уважают записанную сумму, а не числовую.
Условия приема чеков

Есть несколько различных категорий чеков. Все они должны рассматриваться как чеки.

  • Кассовый чек: чек, купленный в банке на любую сумму; банк дополняет всю информацию на лицевой стороне чека сотрудником банка, подписывающимся в качестве векселя.
  • Сертифицированный чек: личный чек, который выписывается владельцем счета, а затем проштампован и подписан служащим банка на лицевой стороне чека.
  • Денежный перевод: товар, приобретенный в банке, почтовом отделении или другом коммерческом учреждении на любую сумму до 1000 долларов США. Банк заполняет только информацию о сумме.
  • Дорожный чек: специальный чек, предоставляемый банками или другими компаниями для использования путешественниками; эти чеки уже имеют подпись покупателя и должны быть подписаны и датированы в присутствии кассира.
  • Персональный чек: письменное поручение, подлежащее оплате по требованию, выписанное в банк вкладчиком; личный чек выписывается против текущего счета физического лица, в отличие от кассового чека, сертифицированного чека, денежного перевода или дорожного чека, которые выписываются против банковских средств.
  • Стартовый чек: неперсонализированный закодированный чек, который человек получает от банка при открытии текущего счета. Они предназначены для использования лицом до получения кодированных чеков из банка. Однако они должны приниматься только в том случае, если банк закодировал номер маршрута и номер счета в нижней части чека.
  • Иностранный чек: Чек, выписанный в иностранном банке. Даже если после суммы чека написано «USD», он не может быть оплачен в U.S. валюта, если на лицевой стороне чека не указано, что он подлежит оплате через банк США. Если иностранный чек принимается, сделайте специальную отметку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом. (См. Также Иностранная валюта и чеки)
Иностранная валюта и чеки

Принимается только валюта США (монеты и купюры). Чеки, выписанные в иностранных банках или выпущенные в иностранной валюте, требуют специальной обработки в кассе OSU и Государственном казначействе.На получение средств по таким чекам может уйти несколько дней или недель. Первоначальный депозит в фонд отдела будет суммой, отраженной в чеке, даже если он находится в иностранной валюте. Казначейство обработает товар и обсудит обменный курс. Любые курсовые разницы будут взиматься в депозитарном отделе как уменьшение депозита (дебет на счет доходов, указанный в оригинальном кассовом чеке).

Внесение вкладов

Защита денег

Отделения, получающие денежные средства, несут ответственность за их сохранность и своевременное депонирование.Департаменты должны сделать следующее:

  • Немедленное подтверждение чеков с ограничительным подтверждением.
  • Внесите все деньги в кассу в течение одного рабочего дня.
  • Депозиты следует делать чаще, если в отделе отсутствует надежное хранение средств.
  • Все деньги, хранящиеся на ночь, должны храниться в безопасном месте.
  • Если отдел обнаруживает отдельные события, при которых он не может выполнить требование о внесении депозита на следующий рабочий день из-за необычных обстоятельств, не зависящих от него, рекомендуется, чтобы отдел задокументировал причины возникновения и сохранил документацию в файлах отдела, поскольку это может оказаться полезным для отдела в случае аудита.
Денежные средства с депозитами

Правила отправки валюты и монет в кассу для депозита:

  • Купюры должны быть «лицевой стороной» (лицевой стороной вверх и лицевой стороной вверх). Это позволяет производить более точный пересчет.
  • Купюры
  • следует отсортировать по номиналу, и, если количество купюр достаточно, вырезать или разделить на следующие суммы:
    • Единицы = 25 или 25 долларов
    • Пятерок = 20 или 100 долларов
    • Десяток = 20 или 200 $
    • Двадцатые годы = 25 или 500 долларов
    • Пятидесятые = 20 или 1000 долларов
    • сотен = 10 или 1000 долларов
  • Монета может быть принята свернутой в роликах типа «дробовик», обеспечивающих точный счет монеты.Рулоны, зажатые вручную, должны быть пересчитаны в кассу. Если вы отправляете в одном пакете с монетой, плотно свяжите его или конвертом.
  • При отправке нескольких мешков в качестве одного депозита в Журнале денежных поступлений должны быть указаны мешки отдельно и сумма в долларах, включенная в каждую сумку. Если вы используете пронумерованную сумку, обратите внимание на номер в Журнале кассовых чеков. Это гарантирует, что все наличные деньги могут быть учтены при каждом депозите.
Депонирование пакетов кредитных карт

Платежи по кредитной карте завершаются, когда передается пакетный расчет.Все платежи по кредитной карте должны производиться и вноситься на депозит ежедневно. Отчет о расчетах должен сопровождать заполненную запись о кассовых поступлениях. Отчет о расчетах (имеет разные названия в зависимости от устройства для чтения кредитных карт или машины, используемой для обработки), представляет собой сводку транзакций за определенную дату или диапазон дат, а также перечисляет общее количество транзакций и общую сумму в долларах. Большинство отчетов о расчетах содержат промежуточные итоги по типам используемых кредитных карт, а также по расходам и кредитам / возмещениям.

Депозиты, сделанные непосредственно в отделении банка

Есть несколько отделов, которым разрешено вносить депозиты напрямую в указанный банк. Эти отделы используют заранее закодированные депозитные квитанции. Копия депозитной квитанции (желтая, розовая или фактическая) отправляется в качестве резервной копии с заполненной отчетом о кассовых поступлениях в кассу для обработки и ввода в Banner.

Инструкция по заполнению банковского депозита:

  • Дайте квитанцию ​​о депозите.
  • Отметьте отдел или индекс на депозитной квитанции.
  • Укажите монеты и валюту отдельно в отведенном для этого месте.
  • Перечислите чеки и включите ленту счетной машины.
  • Сортировка всех наличных денег перед чеками, в открытую и в порядке номинала.
  • Подтвердите все чеки.
  • Включите дорожные чеки с чеками.

Учет по форме учета денежных поступлений

Денежные средства как доход

Деньги можно перевести на:

  • Операционный фонд с использованием индекса и кода счета
    • Учетный код должен быть выбран из серии 0xxxxx
  • Фонд главной бухгалтерской книги
    • Код счета главной книги должен быть выбран из серии Axxxx (Актив) или Bxxxx (Ответственность).
  • См. Стандартное руководство по эксплуатации финансового управления.
Деньги в виде подарков или пожертвований

Дар определяется как пожертвование, отличное от пожертвования, без возмещения ущерба со стороны дарителя, т. Е. От дарителя ничего не ожидается взамен подарка. Депозиты на подарочные счета отдела должны состоять из благотворительных пожертвований, сделанных отделу. Пожертвования, сделанные в пользу отдела, даже если они предназначены для общего использования, считаются ограниченными фондами.Эти деньги не следует смешивать с общими фондами или фондами самоподдержки. Эти средства расходуются в соответствии с правилами университета, и их нельзя перерасходовать.

Фонд ОГУ (OSUF) и Фонд сельскохозяйственных исследований (ARF)

  • Чеки, выданные OSUF в OSU, должны регистрироваться в указанных фондах (FSxxxx, FExxxx, 438xxx, 8xxxxx или 9xxxxx).
  • Only Research Accounting переводит средства в FAxxxx.
  • Депозиты из ARF в OSU должны регистрироваться в фондах FAxxxx.
  • Проверки, оформленные в OSU, предназначенные для OSUF или ARF
  • Депозиты в OSUF и ARF ограничиваются настоящими подарками или доходами от мероприятий по сбору средств, в которых донор намеревается передать дар фонду (фондам).
  • Подарки, переданные в фонды, должны подлежать оплате в фонды. Если чеки подлежат оплате в OSU, они должны быть депонированы непосредственно в OSU. Если есть доказательства от донора, что он намеревался передать деньги OSUF или ARF, пожалуйста, свяжитесь с этими фондами для получения инструкций.
  • Для получения дополнительной информации см. Руководство по политике и процедурам учета грантов, контрактов и подарков.
Деньги как уменьшение расходов

Денежные поступления, которые могут быть депонированы для уменьшения расходов, очень ограничены. Возврат средств продавцу может быть результатом переплаты, возврата предоплаты, возврата бракованного товара, кредита для досрочной оплаты и т. Д.

Депозиты, которые приводят к кредитам на коды счетов, начинающиеся с 2xxxx до 4xxxx, должны:

  • Зачислить на фонд и код счета, на который была начислена первоначальная покупка.
  • Покажите номер счета-фактуры и / или номер чека первоначального платежа или утверждения Счета к оплате для возврата, скидки или переплаты.
  • Если возмещение получено до того, как первоначальный платеж был записан в баннере, код счета должен быть 08001 или 08008.
  • Укажите в описании причину (возврат, переплата).
  • Возврат средств за регистрацию на семинар / конференцию:
    • Должен быть записан с использованием учетного кода 2xxxxx.
    • Приложите копию оригинальной платежной документации, как указано выше.

Возвращенные товары

Чеки о недостаточности денежных средств (NSF) — это чеки, которые возвращаются из банка в отдел управления делами из-за отсутствия средств на индивидуальном счете для покрытия позиции. Отдел отдела бизнеса направит чек обратно в банк во второй раз, чтобы попытаться вернуть сумму, как написано. Если чек возвращается в отдел по делам бизнеса во второй раз, чтобы зафиксировать нехватку средств для депозита отдела, будет обработано СП для отмены платежа (дебет на счет доходов отдела).Затем товар будет отправлен в депозитарный отдел, чтобы они могли продолжить работу по своему усмотрению.

Определения

Советы
Уведомление
о банковских переводах, переводах ACH и банковских исправлениях.
Автоматизированная клиринговая палата (ACH)
перевод ACH — это электронный элемент, который обрабатывается через Автоматическую клиринговую палату, созданную в качестве клирингового и расчетного механизма для финансовых учреждений. Переводы ACH достигают места назначения от 2 до 4 рабочих дней и могут быть отозваны или возвращены по разным причинам.
Наличные
валюта; монеты и купюры. Также используется для всех эквивалентов денежных средств, таких как чеки. Часто используется во множественном числе: денежные поступления или деньги.
Квитанции (используются в данном справочнике)
деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.
Электронный перевод денежных средств (EFT)
общий термин для любого движения средств не бумажными средствами; может быть автоматизированной клиринговой палатой (ACH) или банковским переводом.Все входящие электронные платежи для системы Университета Орегона обрабатываются через Отдел управления денежными средствами Казначейства штата Орегон.
Подтверждение / одобрение
акт написания или печати, обычно на оборотной стороне, а иногда и на лицевой стороне чека или другого оборотного инструмента, посредством которого переуступаются и передаются находящиеся в нем денежные средства или имущество.
Денежные средства (используются в данном справочнике)
деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы средств и т. Д.
Квитанция
существительное: Письменное подтверждение получения денежной суммы или указанного предмета; документ, который обеспечивает контрольный след денежных средств. Форма записи кассовых чеков ОГУ.
глагол: Подавать или выписывать квитанцию ​​об уплаченных деньгах или доставленных товарах или услугах; для учета перевода наличных денег.
Банковский перевод
средство отправлено через электронную сеть Федеральной резервной системы из одного финансового учреждения в другое.Их можно отозвать только с разрешения получателя. Электронные переводы обычно используются, когда требуются большие суммы вместе с возможностью подтверждения получения, а также при совершении международных платежей.

Дополнительные источники информации

Процедура — UNCSA

Назначение

Объясняет различные функции, выполняемые кассой при получении и внесение всех школьных средств.

Область применения

Применяется ко всем отделениям и направлениям деятельности университета. Для целей этой политики К денежным поступлениям относятся средства, полученные отделом или деятельностью в виде наличных денег, чеки и кредитные карты. В полис входит возмещение мелких сумм наличными из школьной кассы.

Политика

Функция кассовых услуг
Касса школы отвечает за получение и сдачу на хранение все средства, связанные со школой.Задача кассы — обеспечить получение и учет денежных средств, причитающихся государству или принадлежащих государству, таким образом, чтобы гарантировать полный и адекватный учет каждой транзакции и обеспечивает денежный контроль над функция приема. Работа этого офиса предназначена для помощи Школе в выдаче квитанций в качестве требуется по закону и предоставить необходимую информацию Государственному казначею и Государственная распределительная касса.Ниже приводится частичный список различных типов квитанций, обрабатываемых через касса:

  • Регистрация студентов Стоимость обучения и сборы
  • Поступления по студенческой дебиторской задолженности
  • Ведомственные расписки
  • Стипендиальные квитанции
  • Особые сборы
  • Штрафы и пени
  • Специальные счета
  • Поступления от межведомственных счетов

Касса является частью Контроллера и находится на втором этаже. приветственного центра.Окно кассира открыто с часов с 8:30 до 12:00 часов . Летнее время может отличаться, оно указывается в начале летнего семестра.

Любые вопросы, на которые нет ответа в этом разделе РУКОВОДСТВА ПО РЕСУРСАМ, можно направлять в кассу по телефону 336-770-1416.

Получение средств
Статут Северной Каролины 147-77, Ежедневный перевод средств в кредит казначея, является регулирующим положением относительно получения и депонирования средств Школой.Кратко сказано:

  • Залог государственного казначея Все доходы и другие поступления, собранные государственным агентством, принадлежащим государству Северной Каролины, должен быть депонирован на счет Государственного казначея в депозитарии банк, назначенный Государственным казначеем. Такие средства должны быть депонированы на следующий рабочий день после даты взыскания.
  • Депонировать все квитанции Чеки, полученные агентством, подлежат оплате в порядке получения агентство. Однако также принимаются чеки, выписанные на счет государственного казначея. Все наличные коллекции сдаются на хранение. Эти средства не подлежат выплате, так как все выплаты должны производиться в соответствии с с официальными бюджетными процедурами и чеками, выписанными на Государственного казначея.

Для целей данного заявления термины «Государственное агентство» или «агентство» должны быть истолковал «Школа».

Сбор наличных вне школьной кассы
Некоторые департаменты UNCSA отвечают за сбор квитанций, связанных со школой, от студенты, преподаватели, сотрудники и участники конференции / семинара.Надежная практика бухгалтерского учета требует точного учета всех таких квитанций. сохраняется на случай будущей проверки. В этом заявлении изложены правила получения наличных за пределами кассы. Офис.

  • Разрешение на взыскание наличных — Департаменты, которым необходимо получить наличные, должны получить одобрение от Контролера. Офис до сбора денег.После получения одобрения и соответствующего будет определен способ инкассации.
  • Определение наличных денег — В данном отчете под наличными деньгами понимаются валюта, монеты, кредитные карты. и чеки, полученные для любой программы или цели в UNCSA, независимо от источника финансирование программы или целевое использование собранных денег.

Не следует предполагать, что какие-либо денежные средства, подлежащие взысканию, не подпадают под сферу применения этого заявления о политике без предварительного обращения в офис Контролера.

Требования к получению
Департаменты должны выдавать квитанции лицам, у которых в данный момент собираются деньги средства получены.Получены официальные трехчастные предварительно пронумерованные квитанции UNCSA. из кассы в книгах по 200 квитанций на книгу. Департамент несет ответственность за все выданные ему квитанции.

Квитанции должны использоваться в строгом порядке нумерации, копии распределяются в следующих порядок.

  • Оригинал или первая копия квитанции выдается плательщику.
  • Второй экземпляр квитанции следует вести в порядке номеров и перевернуть в кассу с собранными денежными средствами.
  • Третий экземпляр квитанции хранится по порядку номеров в книге квитанций. в отделении, пока не будут использованы все квитанции.

Когда все квитанции в книге будут использованы, книга должна быть возвращена в Кассу и обменяю на новую книгу.В случае, если квитанция должна быть аннулирована, второй экземпляр квитанции (розовый) должен быть отправлено в кассу с внесением денежных средств на этот день. Оригинал и третья копия остаются в чековой книжке. НЕ УНИЧТОЖАЙТЕ НИКАКУЮ ЧАСТЬ АННУЛИРОВАННОГО ЧЕКА.

Для сбора квитанций отделением форма ведомственной депозитарной расписки должен быть использован.См. Инструкции в разделе «Процедуры получения и депонирования денежных средств».

Исключения для получения . Квитанции не требуются для денежных средств, полученных от продажи входных билетов (т. Е. Stevens Center и Alex Ewing Performance Place), которые либо предварительно пронумерованы, либо показаны секция, ряд и сиденье, для которых они были проданы. Однако отчеты о кассовых операциях должны составляться и депозиты вноситься ежедневно.В библиотеке используется автоматизированная система приема-передачи. Должны существовать адекватные механизмы внутреннего контроля и отчетности, чтобы гарантировать, что все полученные средства учтены. Кассовые отчеты должны составляться и депозиты вноситься ежедневно.

Любые другие исключения из этой политики должны быть одобрены Управлением контролера.

Депозитные правила

  1. Требуемая периодичность зачисления — 24-часовое ограничение .Все наличные деньги, собранные в отделении, должны быть депонированы в кассу UNCSA в течение 24 (двадцать четыре) часа с момента его получения или не позднее следующего рабочего дня. НАЛИЧНЫЕ ЗАПРЕЩАЕТСЯ НАКОПЛЕНИЕ ИЗ ЛЮБЫХ ИСТОЧНИКОВ.
  2. Транспортировка денежных средств. Все депозиты должны быть переданы в кассу полицией кампуса или школой. сотрудники.Никакая валюта, монеты или чеки не должны отправляться по почте университетского городка или по обычной почте в США. отправить по почте, как только отдел получит средства.
  3. Отделы, использующие квитанции. Любой отдел, использующий официальные трехкомпонентные заранее пронумерованные квитанции, должен внести залог с кассиром каждый день. Если отдел не соблюдает эти условия, касса должна вести письменную переписку с лицом, подписывающим квитанцию. книга с указанием нарушения и предупреждением о том, что их книга квитанций и квитанции о правах можно взять.
    При втором нарушении вышеуказанных условий касса должны написать этому человеку, что это их второе нарушение в этом финансовом году и что квитанция и возможность приема денежных средств будут взяты, если будет другой нарушение. Копию этой корреспонденции необходимо отправить начальнику отдела, курирующему несоответствующий департамент, декан, вице-канцлер по финансам и администрации, и Контроллер.
    При третьем нарушении условий, указанных выше, чековая книга будут возвращены в кассу. Письмо будет отправлено лицу, информирующему им чековая книжка должна быть возвращена из-за несоблюдения инкассации процедуры.
    Начальник отдела несоответствующего отдела должен запросить другую квитанцию книга из кассы.Копии этого письма следует направить в Начальник отдела, курирующий несоответствующий отдел, декан, вице-канцлер по финансам и администрации и контролер. Квитанционные книги нельзя передавать человеку или другому лицу. с программой или отделом до меморандума от начальника отдела, курирующего несоответствующий отдел был получен в обоснование лица и отделу разрешили продолжить сбор средств.
  4. Подготовка депозита. Все чеки должны быть проштампованы штампом «получен от» и подписаны лицом. получение их, как только они будут получены. Форма ведомственной квитанции о депозите должна быть заполнена и приложена к депозиту. Также необходимо приложить второй экземпляр квитанций из чековых книжек. Ответственность за обеспечение того, чтобы сумма поступлений была равна фактическая сумма в долларах, собранная и внесенная в кассу, или документально любой излишек или дефицит.Излишки наличности должны быть депонированы в кассе; обозначения, относящиеся к наличным деньгам избыточная или короткая сумма должна быть включена в депозит при его доставке в кассу. Школьный кассир должен заполнить и подтвердить квитанцию ​​UNCSA, состоящую из двух частей. Кассир выдаст лицу, вносящему депозит, вторую копию подтвержденной квитанции. Оригинал подтвержденной квитанции хранится в школьной кассе. и прилагается к форме ведомственной депозитарной расписки.Вторая копия подтвержденной квитанции является единственной документацией Департамента для внесенные депозиты.

Хранение и сохранность средств
Департаменты несут ответственность за обеспечение сохранности средств. При хранении средств необходимо соблюдать следующие правила:

  • Валюта, монеты и чеки должны храниться на ночь в надежном месте, предпочтительно в сейф или хранилище.
  • Сейфы и хранилища нельзя оставлять незапертыми или в «установленном» положении без присмотра.
  • Не оставляйте деньги в папках, на столах или шкафах; их можно открыть, даже если они заблокированы.
  • Никогда не оставляйте деньги в кассовых ящиках на ночь.
  • Несоблюдение положений настоящей политики в случае утери или кражи денежных средств и других ценностей может привести к тому, что отделу придется покрыть убыток из средств отдела.Такие убытки не могут быть отнесены на счет государственных средств.
  • Обо всех потерях или кражах необходимо немедленно сообщать в полицейское управление кампуса. и Контроллер.

Обналичивание чеков (внутренняя банковская служба)
Касса работает с 8:30 до 12:30. ежедневно для услуг, включая студентов обналичивание чеков.Летние часы могут отличаться, они публикуются в начале лета. Срок. Лимит обналичивания чеков в кассе составляет 50 долларов США на одного студента. день. Исключения из этого лимита будут на усмотрение ЦБ РФ и подлежат рассмотрению. к наличию средств.

Студенты должны явиться лично и предъявить свою карту UNCSA One Card для обналичивания чеков. Сервисы.

Чеки для возврата студентам
Студенты могут выбрать получение возмещения непосредственно на свой банковский счет. Все чеки на возмещение будут отправлены по почте на постоянный адрес студента.

Инкассация чеков, возвращенных без оплаты банком
Выдача «бесполезного чека» является правонарушением и карается в соответствии с Северной Каролиной. Общий статут 14-107.Чтобы предотвратить неудобства и расходы, связанные с потенциальными юридическими действия, чекодатель должен приложить все усилия для погашения долга, в том числе все связанные с этим сборы. В школу могут быть выданы личные чеки для оплаты обучения. или другие услуги и сборы кампуса. Офис по работе с клиентами получает все уведомления. неоплаченных чеков / пунктов ACH. Товары будут списаны и возвращены в отдел. изначально они были выданы для сбора средств, которые должны были быть предприняты этим отделом. Поскольку обработка возвращенных чеков — это трудоемкая и дорогостоящая операция. для Школы был установлен полис, гарантирующий, что средства, причитающиеся Школе собраны.

  1. Возвращенный чек, полученный на студенческий счет: Все возвращенные чеки (бумажные / ACH), которые были выданы UNCSA для любого студенческого счета счет будет возвращен на счет соответствующего Студента и будет включать 25 долларов.00 возвращенный чек.
  2. Возвращенные чеки, полученные в любой отдел UNCSA: Чеки, возвращенные неоплаченными финансовым учреждением производителя, будут возвращены. в депозитарный отдел для инкассации. Отдел уведомит производителя что сумма чека и комиссия в размере 25,00 долларов причитаются UNCSA. См. Проверка недостаточности средств Процедура для конкретных шагов.

Возмещение мелкой наличностью
Фонд мелкой кассы кассира используется для возмещения отделам расходов на мелкие покупки которые не требуются для прохождения обычных процедур закупки. Возмещение за счет наличных денежных средств НЕ допускается в следующих случаях:

  • Расходы, превышающие 30 долларов США.00 за расход. Для покупок на сумму более 30 долларов США, но менее 300 долларов США необходимо использовать Малый заказ на закупку, при покупке на месте. Покупки не могут быть разделены для обхода лимита в 30 долларов США.
  • Закупки по госконтракту. Запросы относительно политики закупок следует направлять в отдел закупок.
  • Платежи физическим лицам за личные услуги.

Все покупки за мелкую наличность должны выполняться в соответствии с инструкциями Департамента закупок и подлежат на рассмотрение отдела закупок. Чтобы получить возмещение за покупки наличными, физическое лицо должно заполнить бланк запроса на возмещение мелких денежных средств и приложите квитанции о покупках.

  1. Мелкий аванс наличными. В чрезвычайных ситуациях физическому лицу может быть выдан мелкий аванс в размере до 30 долларов США. Физическое лицо должно заполнить форму запроса на получение аванса мелкой наличностью. После совершения покупки физическое лицо вернет квитанцию ​​за покупка и любой оставшийся аванс в кассу в течение 24 часов после покупка. Любая сумма, превышающая максимум 30 долларов США, будет нести ответственность индивидуальный.
  2. Ведомственная мелкая касса. У различных отделов может быть собственный кассовый фонд. Департамент должен подготовить письменный запрос в Офис Контролера для создания Департамента мелкой кассовой наличности . Чек будет выплачен Основному физическому лицу, ответственному за мелкие выплаты. Денежный фонд.

После получения разрешения на кассовую кассу отдел или деятельность несет ответственность для сохранения фонда и следования школьной политике и процедурам в отношении мелких денежных расходов, сверки и возмещения Департаменты, имеющие собственные фонды мелкой наличности, должны будут следовать политике учреждено Финансовыми службами (Заявление о политике 9, Справочное руководство) для Petty Возмещение наличными.К ним относятся, помимо прочего, следующее:

  • Использование бланка запроса на возмещение мелких денежных средств, содержащего ту же информацию, что и в бланке финансовых услуг — необходимо приложить квитанции.
  • Использование формы запроса на получение аванса на мелкую сумму наличными при выдаче аванса (только в экстренных случаях) — необходимо иметь индивидуальную подпись для получения аванса и квитанции должны быть приложены.
  • Подготовьте лист сверки при подаче запроса на возмещение мелких денежных средств для фонда. Копии формы запроса на получение аванса на мелкую сумму должны прилагаться к листу сверки. и проверьте форму запроса.

Банковские счета
Ни одна школа, департамент или деятельность школы не должны открывать банковский счет без предварительное письменное одобрение проректора по финансам и администрации.

Подлежит проверке
Все денежные средства и процедуры поступления подлежат проверке Государственной контрольной службой. и уполномоченный школьный персонал.

Процедура

Разрешение на создание пункта приема чеков
Любой отдел, которому по какой-либо причине необходимо получить наличные, должен получить одобрение от Офис контролера перед сбором денег.Форма запроса на получение денежных средств должна быть подготовлена ​​и отправлена ​​контроллеру. Офис на согласование. После утверждения этот запрос предоставит отдел и Офис контролера с необходимой документацией для сбора средств по мере необходимости по Общему закону штата Северная Каролина 147-77, Ежедневное внесение средств в кредит казначея.

  1. Заявку необходимо заполнить в следующей форме:
    • Дата запроса: Дата подачи в офис контролера.
    • Запрашивающий отдел / подразделение: Название отдела, который будет отвечать за сбор наличных, получение и внесение средств.
    • Университетский городок Расположение пункта приема квитанций: Фактическое место, где будут собираться средства.
    • Имя и адрес в кампусе основного лица, ответственного за пункт выдачи: Лицо и адрес его или ее кампуса, которое будет в пункте выдачи и отвечает за сбор средств на месте сбора.
    • Имя и адрес физического лица, ответственного за сбор и хранение Квитанции: Имена и адреса университетских городков лиц, ответственных за сбор. и внесение средств в соответствии с изложенными политиками и процедурами. в разделе «Политика депозита» Ресурсного руководства.
  1. Укажите необходимость получения квитанций: опишите деятельность, которая требует сбора средств.
  2. Дайте оценку суммы ожидаемых сборов на ежедневной основе: Как можно точнее определите сумму средств, которые будут собираться каждый день.
  3. Счета / виды деятельности и общие источники собранных поступлений: если установлен номер счета, на который вносятся собранные деньги, укажите номер счета и имя учетной записи. Если учетная запись не была создана, обратитесь в офис Контролера для получения дополнительных инструкции. Если существующего номера счета достаточно, другой не нужен только потому, что точка сбора новая.
  4. После подготовки запроса лицо, отправившее запрос, должно подписать его или ее имя и должность, дата и номер телефона.
  5. После утверждения Контролер подпишет, поставит дату и вернет копию запроса по адресу: Ответственное лицо. Копия подписанной формы будет отправлена ​​в кассу. для включения с другими имеющимися точками сбора.
  6. Ответственное лицо назначит встречу с кассой. В это время касса:
    • Объясните процесс получения денежных средств.
    • Выдать кассовую книгу.
    • Объясните, что в пункте выдачи наличных будет проводиться подсчет наличных средств и проверка со стороны Государственные аудиторы и уполномоченный персонал школы
  1. Отправьте обновленную форму запроса на получение права на получение наличных средств контролеру, когда происходят кадровые перестановки или изменения в целях получения.

Прием и депонирование средств
Дополнительную информацию см. В различных положениях политики. Все отделы и офисы, получающие денежные средства, относящиеся к UNCSA, должны получать деньги при их получении, предоставить плательщику копию квитанции и внести все полученные деньги в кассу в течение 24 (двадцати четырех) часов.Для всех пунктов сбора, не использующих утвержденную UNCSA автоматизированную систему получения, можно использовать рукописные квитанции из кассовой книги UNCSA.

  1. Получите в кассе книжку школьных квитанций из 3 частей.
  2. Используйте квитанции в строгом порядке номеров.
  3. Если квитанция должна быть аннулирована, напишите «недействительно», отправьте первую (белую) и вторую копию (розовый) в кассу, а третий экземпляр (желтый) оставьте в книге чеков.
  4. После получения денег заполните квитанцию, указав следующую информацию в применимые промаркированные заготовки
    1. Дата: Дата получения денег.
    2. Получено от: Имя лица, производящего платеж.
    3. долларов $: Сумма полученной суммы
    4. Для: Назначение платежа.
    5. Счет, сумма счета, выплаченная сумма, остаток к оплате: Эти блоки используются только в том случае, если платеж поступает на непогашенный счет. Перечислите соответствующие суммы в соответствующих блоках.
    6. Способ оплаты, наличные, чек, денежный перевод: Укажите сумму, выплачиваемую каждым средством обмена.
    7. От: Подпись лица, получающего платеж (сторона должна иметь разрешение на получение от имени отдела приема платежа).
  1. Удалите оригинал или верхнюю копию квитанции и отдайте ее плательщику.
  2. Вынуть из книги вторые экземпляры квитанций и приложить к депозиту.
  3. Подготовьте депозит, как описано: Это необходимо делать ежедневно.
  4. Оберните большое количество монет в конверты для банковских монет и напишите название отдела. на обертках.
  5. Запустите ленту счетной машины для любых чеков или перечислите суммы чеков, если добавление машина недоступна. Убедитесь, что все чеки подписаны получателем.
  6. Определите общую сумму денег, представленную квитанциями, и общую сумму собранных денег. Примите любую разницу.
  7. Укажите следующую информацию в бланке ведомственной депозитарной расписки, которая должна сопровождать Депозит.
    • Название отдела внесения депозита
    • ФИО лица, подготовившего депозит
    • Дата депозита
    • Описание депозита
    • Начальные и конечные номера квитанций по депозиту
    • Номер аннулированной квитанции
    • Имя лица, которое должно получить копию квитанции кассира о сумме валюта, монеты, чеки и квитанции по кредитным картам (только Stevens Center)
    • Общая сумма депозита
    • Номер (а) счета и сумма (а) для зачисления депозита
  1. Отнесите деньги, копии квитанций и бланк ведомственного депозита в кассу. окно на первом этаже Административного корпуса.
  2. Кассир проверит форму ведомственной депозитной квитанции и подтвердит двухчастную Квитанцию ​​UNCSA и передать лицу, вносящему депозит (или по почте указанному лицу) второй экземпляр.

Чеки, возвращенные банком — Неоплаченные предметы
Дополнительную информацию см. В различных положениях политики.

  1. Чеки, возвращенные на недостаточность средств, автоматически предъявляются к оплате, Возврат по другим причинам сразу же включается в процесс инкассации. Если оплата получает отказ во второй раз из-за недостаточности средств, банк проинформирует Студента Бухгалтерия любых неоплаченных / возвращенных чеков (бумажные / автоматические расчетные палаты (ACH).В соответствующих случаях за отправку платежа отвечает Отдел по работе с клиентами. для возврата в финансовое учреждение UNCSA.
  2. Если чек был первоначально получен отделом, Счетная палата учащихся уведомит депозитарный отдел, предоставив всю необходимую информацию и юридические копия предмета, за который будет взиматься плата при возврате.
  3. Стандартное письмо отправляется депозитарным отделением лицу, выдавшему проверьте, что вернули. Это письмо информирует человека о том, что его чек был возвращен в UNCSA по соответствующей причине. В нем также говорится, что услуга за 25 долларов заряд был начислен. Человек должен принести наличные, денежный перевод или кассовый чек на сумму чека плюс плата за обслуживание.В случае ведомственного Возвращение, в письме указано, что человек ответит в течение (5) рабочих дней. Возврат списание средств со студенческой учетной записи осуществляется в соответствии с инструкциями, изложенными в Студенческой учетной записи. политики и процедуры.
  4. При отсутствии ответа на первое письмо к установленному сроку копия первое письмо с пометкой «ВТОРОЕ УВЕДОМЛЕНИЕ» отправляется человеку.Кроме того, копия этого уведомления будет отправлено родителю или опекуну, если это применимо. Секунда в уведомлении дается 2 (два) рабочих дня на то, чтобы он ответил наличными, деньгами заказ или кассовый чек на сумму чека плюс плата за обслуживание. Возврат списание средств со студенческой учетной записи осуществляется в соответствии с инструкциями, изложенными в Студенческой учетной записи. политики и процедуры.
  5. При отсутствии ответа на второе письмо к установленному сроку прием чек на оплату на территории кампуса приостановлен.
  6. Физическим лицам не будет разрешено регистрироваться на занятия, получать диплом или получать стенограммы до тех пор, пока не будут оплачены бесполезный чек (-и) и плата (-ы) за обслуживание.Любой вопросы, связанные с этой политикой, следует направлять контроллеру по телефону 336-770-3304.

Возмещение мелких денежных средств
Дополнительную информацию см. В различных положениях политики.

  1. Кассир будет производить возмещение за мелкие покупки наличными в окне Кассы. часы работы с 8:30 дом. –12: 30
  2. Максимальная сумма покупок, которая может быть возмещена через Фонд мелкой кассы, составляет 30,00 долларов США.
  3. Форма запроса на возмещение мелких денежных средств должна быть заполнена следующим образом:
    • Отдел: Название отдела
    • Купил: Имя лица, запрашивающего компенсацию
    • Дата: Дата запроса
    • Утверждение начальника отдела: Подпись начальника отдела, санкционирующая утверждение возмещения
    • Дата: Дата утверждается начальником отдела.
    • Объяснение покупки: Описание покупки
    • Общая запрошенная сумма: Общая сумма возмещения
    • Счета к списанию / Сумма: Счет (ы) отдела и сумма к списанию
  1. Кассир проверит информацию, подпишет форму и поставит дату.
  2. Лицо, получающее возмещение, укажет полученную сумму, подпишет и дату форма.
  3. ВСЕ ПРИМЕНИМЫЕ КВИТАНЦИИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПРИЛОЖЕНЫ К ФОРМЕ. Если квитанции отсутствуют, возмещение не производится.

Запрос на получение аванса мелкой наличностью

  1. Кассир будет выдавать мелкие денежные авансы за покупки во время открытия окна Кассы часов с 8:30 дом. –12: 30
  2. Максимальная сумма покупок, которая может быть авансирована через Мелкий кассовый фонд, составляет 30 долларов США.
  3. Форма запроса на получение аванса мелкой наличностью должна быть заполнена следующим образом:
    • Отдел: Название отдела
    • Предварительный запрос от: Имя лица, запрашивающего возмещение
    • Дата: Дата запроса
    • Утверждение начальника отдела: Подпись начальника отдела, санкционирующая утверждение возмещения
    • Дата: Дата утверждения начальником отдела
    • Мелкий аванс наличными до покупки: Описание покупки и причина
    • Общая сумма Авансовый: Общая запрошенная сумма
    • Счета к оплате / Сумма: Счет (а) отдела и сумма к оплате
  1. Кассир проверит информацию, подпишет форму и поставит дату.
  2. Лицо, получающее возмещение, укажет полученную сумму, подпишет и дату форма.
  3. После совершения покупки физическое лицо вернет квитанцию ​​о покупке. и любой оставшийся аванс в кассу в течение 24 часов с момента покупки.
  4. Кассир проверит получение и возврат аванса.Фактическая сумма покупки будет указана в форме. Если сумма покупки превысила сумму аванса, кассир возместит индивидуальный (максимум до 30 долларов США за покупку). Любая сумма, превышающая максимум 30 долларов США. станет ответственностью человека.
  5. Физическое лицо подпишет форму, указывающую, что квитанция и любые излишки денежных средств были возвращены в кассу.
  6. Кассир подпишет форму и поставит дату.

Создание ведомственного кассового фонда

  • Хранитель. Глава каждого отдела или вида деятельности должен назначить одного конкретного человека для выступать в качестве хранителя мелкого кассового фонда.Хранитель несет ответственность за приобретение доскональное знание этой политики и для поддержания фонда мелкой наличности в соответствии с с процедурами, содержащимися в данном документе. Доступ к мелкой кассу должен быть ограничен. только хранителю. Мелкие денежные средства не подлежат передаче. Если будет при смене попечителей, Контролер должен быть уведомлен в письменной форме, а мелкие денежные средства средства, выверенные до уровня утвержденного фонда до смены хранителей.
  • Ограничения. Мелкие денежные средства должны храниться отдельно и отдельно от всех других фондов. Они не смешиваться с личными средствами, разными денежными поступлениями или доходами от любых тип, который мог быть собран. Их также нельзя использовать для покупки личных услуги, авансы сотрудникам, обналичивание чеков, внесение сдачи, покупка марки, производя другие неоперационные выплаты или обходя процесс покупки.
  • Хранение фонда. Руководитель отдела или деятельности и хранитель мелкой кассы являются несет совместную ответственность за обеспечение надлежащей сохранности средств. Когда нет при использовании средства всегда должны храниться в закрытой таре. Если потеря этих средств, такие убытки (в зависимости от обстоятельств), возможно, придется оплатить из собственные средства отдела.С полицией кампуса можно связаться для получения совета о надлежащем методы защиты фонда. Обо всех кражах отдел должен сообщать в Полиция кампуса и контролер.
  • Расходы. Каждые мелкие денежные расходы должны подтверждаться как квитанцией продавца, так и мелкими денежными расходами. Форма запроса на возмещение денежных средств. Квитанции продавцов и запрос на возмещение мелких денежных средств формы должны храниться в фонде до тех пор, пока он не будет возмещен.Обратите внимание, что расходы оплата на несколько школьных учетных кодов может быть выплачена из одной мелкой наличности фонд.
  • Сверка мелкой кассы. Хранитель несет ответственность за периодическую выверку мелкой кассовой наличности. Перед запросом возмещения в фонд требуется сверка. Вообще раз, общая сумма наличных средств плюс невыплаченный запрос на возмещение мелких денежных средств формы с приложенными квитанциями продавца должны равняться общей сумме утвержденной кассовая касса.Форма выверки фонда мелкой наличности должна использоваться для выверки фонда. Любые наличные деньги переводятся в кассу при запросе возмещения расходов. от контроллера. Любые денежные средства, обнаруженные во время внутреннего аудита, будут переведены. Контролеру немедленно хранителем.
  • Cash Over. Сумма наличных средств должна быть указана в форме выверки мелкой кассы. отправлено Контролеру.Контроллер заберет сумму, превышающую сумму, от хранителю — вернуть сумму фонда мелкой кассы до уровня уставного фонда. Эти средства будут депонированы в кассу Контролером.
  • Cash Short. Сумма нехватки денежных средств должна быть указана в форме выверки мелких денежных средств. отправлено Контролеру. Контроллер зафиксирует короткую сумму наличных и скорректировать возмещение хранителю мелкой наличности, чтобы внести в фонд мелкой наличности сумма до уровня уставного фонда.Любая нехватка наличных средств в размере 10 долларов США или более должна быть одобренным Контролером до возмещения.
  • Возмещение. До того, как вся мелкая наличность будет израсходована, хранитель должен согласовать мелкую кассовый фонд и отправьте форму запроса на возмещение мелких денежных средств, Фонд мелкой денежной наличности Форма сверки и остаток денежных средств контролеру для возмещения.
  • Сроки подачи запроса на возмещение. Возмещение необходимо запросить в течение тридцати дней после понесения расходов. Запросы на возмещение расходов в конце финансового года следует подавать не позднее установленной даты. определяется графиком закрытия финансового года и Контролером. Если эти временные рамки истек срок действия, обратитесь к контроллеру за советом и / или консультацией.
  • Изменение размера мелкой кассы. Размер мелкой кассы может быть увеличен, если увеличение обосновано, отправив письменный запрос Контролеру. Фонд мелкой наличности должен быть уменьшен всякий раз, когда общая сумма фонда превышает фактические потребности отдела или деятельность. Та часть фонда, которая превышает потребности отдела, должна быть передана доставлен Контролеру с запиской, в которой указывается сумма, на которую был уменьшилось.Все мелкие денежные средства должны быть доставлены Контролеру, когда средства больше не нужны.
  • Аудит. Мелкие денежные средства подлежат периодической проверке Внутренним аудитором и государством. Аудитор. Такие проверки потребуют выверки суммы фонда мелкой наличности, а также включить обзор внутреннего контроля.
  1. Подготовьте письменный запрос в Управление контролера о создании ведомственного кассового фонда.
    • Название отдела, запрашивающего кассу в кассу
    • Дата запроса
    • Имя и адрес в офисе основного физического лица, ответственного за кассовый фонд
    • Причина запроса фонда мелкой наличности
    • Источник средств для фонда мелких денежных средств (номер и название счета)
  1. Копия будет храниться в кассе, а копия будет отправлена ​​в отдел.
  2. Департамент подготовит запрос на проверку суммы утвержденных денежных средств. и отправьте его в Счета к оплате. Чек будет выплачен Основному физическому лицу, ответственному за мелкие выплаты. Денежный фонд.
  3. Департаменты, имеющие собственные фонды мелкой наличности, должны будут соблюдать правила. учреждено Финансовыми службами (Заявление о политике 9, Справочное руководство) для Petty Возмещение наличными.К ним относятся, помимо прочего, следующее:
    • Использование формы запроса на возмещение, включающей ту же информацию, что и к бланку финансовых услуг должны быть приложены квитанции.
    • Использование формы запроса на получение аванса на мелкую сумму при выдаче аванса (в экстренных случаях только) — должна иметь индивидуальную подпись для аванса и быть приложенными квитанциями.
    • Подготовьте лист сверки при отправке запроса на возмещение в Фонд мелкой наличности. Копии запросов на аванс должны сопровождать рабочий лист сверки и проверьте форму запроса.

Мы рекомендуем вам включить Javascript, чтобы получить больше удовольствия от работы с нашим веб-сайтом.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *