Правила работы с денежной наличностью: 9. Работа с денежной наличностью / КонсультантПлюс

Содержание

2.6. Порядок работы с денежной наличностьюпо обслуживанию населения 

2.6.1. Прием и выдача денежной наличности физическим лицам по договорам банковского счета (вклада), а также сотрудникам кредитной организации производятся по приходным и расходным кассовым ордерам (приложения 23 и 24). В приходных, расходных кассовых ордерах указываются фамилия, имя, отчество (при его наличии) или другие персональные данные клиента, позволяющие его идентифицировать и отраженные в заключенном с ним договоре банковского счета (вклада). Для подтверждения приема, выдачи денежной наличности в сберегательной, вкладной книжке или другом документе, остающемся у клиента, делается соответствующая запись.

Прием кассовым работником от физического лица денежной наличности для осуществления операции по переводу денежных средств по поручению физического лица без открытия банковского счета, в том числе для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей, производится по документу, предназначенному для представления (заполнения) физическим лицом при перечислении денежных средств без открытия банковского счета. Форма документа устанавливается кредитной организацией либо соответствующими получателями денежных средств, в адрес которых направляются платежи, в соответствии с требованиями нормативных актов Банка России. Физическому лицу выдается подтверждающий документ о приеме наличных денег, на котором проставляются подпись кассового работника и оттиск печати кассы. Кассовый работник для отражения сумм принятой денежной наличности для осуществления перевода денежных средств ведет реестр, содержащий следующие реквизиты: наименование кредитной организации, филиала, внутреннего структурного подразделения, дату заполнения реестра, наименование операции, суммы принятой денежной наличности. По окончании совершения операций кассовый работник подписывает реестр и передает бухгалтерским работникам для оформления приходных кассовых ордеров.

(п. 2.6.1 в ред. Указания ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.6.2. Для осуществления операций по обслуживанию клиентов заведующий кассой выдает кассовому работнику под отчет необходимую сумму денег под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

(в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.6.3. При осуществлении операций по приему, выдаче денежной наличности физическому лицу, находящемуся на обслуживании, кредитная организация осуществляет его идентификацию в соответствии с требованиями Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 33 (часть I), ст. 3418; 2002, N 30, ст. 3029; N 44, ст. 4296).

(п. 2.6.3 в ред. Указания ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.6.4. В случае расхождения вносимой клиентом суммы денег с суммой, указанной в приходном кассовом документе, а также при обнаружении неплатежных или сомнительных денежных знаков кассовый работник предлагает ему довнести недостающую сумму денег или возвращает излишне внесенную сумму денег.

Если клиент отказался довнести недостающую сумму денег, кассовый работник предлагает вносителю денег заново заполнить приходный кассовый документ на фактически вносимую сумму денег. Совершение операций при выявлении недостачи, излишка осуществляется в порядке, изложенном в п. 2.1.5, работа с сомнительными, неплатежными и имеющими признаки подделки денежными знаками организуется в соответствии с разделом 10.

2.6.5. Полученные от клиента деньги пересчитываются таким образом, чтобы он мог наблюдать за действиями кассового работника.

Клиент пересчитывает полученные от кассового работника деньги, не отходя от кассы. В случае возникновения у клиента претензий по полученной и пересчитанной сумме денег указанная сумма повторно просчитывается под наблюдением заведующего кассой, который принимает решение о снятии остатка денег в кассе. При этом клиент в помещение кассы не допускается.

2.6.6. В конце дня кассовый работник сверяет сумму денег, выданную ему под отчет, с суммами, указанными в приходных и расходных документах, и суммой денег, имеющейся у него в наличии, составляет справку о суммах принятой и выданной денежной наличности и подписывает ее. Приведенные в справке кассовые обороты сверяются с записями в кассовых журналах бухгалтерских работников и оформляются подписями кассового и бухгалтерских работников.

(в ред. Указаний ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У, от 01.06.2004 N 1433-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Абзац утратил силу. — Указание ЦБ РФ от 01.06.2004 N 1433-У.

(см. текст в предыдущей редакции)

Остаток денег, справку о суммах принятой и выданной денежной наличности, реестр, приходные и расходные кассовые документы кассовый работник сдает заведующему кассой под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

(в ред. Указаний ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У, от 01.06.2004 N 1433-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.6.7. Утратил силу. — Указание ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У.

(см. текст в предыдущей редакции)

2.6.8. Необходимая для выплаты заработной платы сотрудникам кредитной организации сумма денег определяется согласно платежным ведомостям и выдается кассовому работнику под отчет под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей) или авансом на срок до трех рабочих дней по расходному кассовому ордеру.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

По окончании операционного дня фактический остаток наличных денег, полученных кассовым работником под отчет, сдается заведующему кассой под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

(в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Остаток аванса, полученный для выплаты заработной платы работникам кредитной организации, по окончании рабочего дня кассовый работник вкладывает в индивидуальное средство хранения, закрывающееся на ключ. На ярлыке указываются дата упаковки, сумма вложения и проставляются подпись и именной штамп кассового работника. Индивидуальное средство хранения принимается заведующим кассой на хранение в хранилище ценностей под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

(в ред. Указания ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

По истечении трех рабочих дней со дня выдачи аванса заведующий кассой принимает от кассового работника неиспользованный остаток аванса по приходному кассовому ордеру.

2.6.9. Для осуществления кассового обслуживания населения в послеоперационное время кредитной организации или в выходные, праздничные дни кассовому работнику выдается необходимая сумма денег авансом по расходному кассовому ордеру. По окончании рабочего дня кассовый работник составляет справку, предусмотренную п. 2.6.6. Остаток денег и ценностей во внерабочее время хранится в сейфе, который закрывается кассовым работником и сдается под охрану в порядке, установленном договором на охрану или распорядительным документом кредитной организации. На следующий или в первый рабочий день после выходных, праздничных дней кассовый работник сдает заведующему кассой неиспользованный остаток денег по приходному кассовому ордеру, а также справку, реестр, приходные и расходные кассовые документы.

(в ред. Указаний ЦБ РФ от 04.12.2003 N 1351-У, от 01.06.2004 N 1433-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Касса поликлиники: размен денежной наличности

Главная → Статьи → Касса поликлиники: размен денежной наличности

 

Поликлиника оказывает платные медицинские услуги с 8.00 до 20.00 и имеет несколько ККМ. Главная касса, которая выдает размен, работает с 12.00 до 20.00. Как правильно организовать размен денежной наличности?

 

Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104 (далее – Типовые правила)) регламентируют документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ.

В свою очередь, документооборот центральной (главной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств организации или ИП, регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание № 3210-У).

Вопрос обеспечения разменной монетой и купюрами (далее – размен) кассира операционной кассы, время работы которой не совпадает с временем работы главной кассы, не урегулирован.

С одной стороны, пунктом 6.1 Типовых правил определено, что при закрытии предприятия представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку (Z-отчет) или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту.

Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в “Книгу кассира-операциониста”.

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в “Книге кассира-операциониста” и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

Таким образом, из ККТ за смену (в конце дня общей суммой или в течение дня несколькими суммами) фактически должна быть изъята сумма денежных средств, совпадающая с величиной дневной выручки.

Кроме того, п. 4.7 Типовых правил устанавливает, что кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).

Из приведенных норм видно, что возможность оставлять в ККМ какой-либо остаток не допускается. То есть остаток денежных средств в ККМ на конец дня должен быть равен нулю.

С другой стороны, пунктом 3.8.1 Типовых правил определено, что директор (заведующий) предприятия либо его заместитель, дежурный администратор обязаны в том числе обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями.

Таким образом, перед началом работы кассир должен быть обеспечен разменом. Однако порядок действий в ситуации, когда в силу удаленности операционной кассы или расхождения во времени ее работы с главной кассой, ежедневная выдача размена невозможна, не определен.

На практике используются два варианта решения проблемы обеспечения разменом кассира в ситуациях, когда ежедневная выдача размена трудноосуществима:

1. Выдача разменной денежной наличности кассирам-операционистам на длительный срок (более чем один рабочий день, например на 1 год). Для чего издается приказ руководителя о выдаче кассиру разменной денежной наличности в определенной сумме на определенный срок с указанием причины такой необходимости.

Из письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 № 22-12/057947, представляющего собой ответ на вопрос о возможности выдачи размена на длительное время, можно сделать вывод, что специалисты налоговой службы не видят такой возможности. Однако и запрета данного действия в письме не содержится. При этом отметим, что в соответствии с ранее действовавшим Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России 22.09.1993 № 40 (документ утратил силу с 1 января 2012 года), каждая организация вела только одну кассовую книгу без отдельных разделов для обособленных подразделений, а помещение кассы должно было быть специальным образом оборудовано (что зачастую не могло быть выполнено в условиях торговой точки), вследствие чего формально выдача разменной монеты и купюр кассирам обособленных подразделений и их возврат в кассу головного подразделения должны были производиться ежедневно (смотрите также письмо УФНС России по Санкт-Петербургу от 20.12.2005 № 04-07/[email protected]).

При этом арбитражные суды, как правило, принимают сторону организаций в спорах с налоговыми органами по данному вопросу (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 № Ф07-1021/2010 по делу № А56-24004/2009, Тринадцатого ААС от 09.02.2012 № 13АП-23622/11, Восьмого ААС от 17.05.2011 № 08АП-1571/11). В постановлении Девятого ААС от 27.10.2011 № 09АП-25372/11 отмечено, что факт передачи разменных денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги.

2. Выдача разменной денежной наличности кассирам-операционистам в подотчет на длительный срок.

Согласно п. 6.3 Указания № 3210-У в общем случае выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Отметим, что в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 27.10.2009 № А56-12330/2009, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 № Ф04-881/2008(462-А70-43) приняты решения в пользу налогоплательщиков в ситуациях, в которых денежные средства в качестве разменного фонда выданы кассиру в подотчет.

То есть прямых оснований для нахождения подотчетных средств в операционной кассе (в качестве разменного фонда), на наш взгляд, не имеется. В то же время, как было отмечено выше, считаем, что денежные средства могут выдаваться в подотчет, но только для передачи их в кассу торговой точки. При этом в общем случае получение денежных средств в центральной кассе и передача их в кассу торговой точки оформляются, соответственно, расходным и приходным кассовыми ордерами (далее – РКО или ПКО).

По истечении срока, на который получены деньги, кассир должен будет заполнить авансовый отчет и вернуть размен по ПКО обратно в кассу. В авансовом отчете в графе “Назначение аванса” необходимо указать: “Разменный фонд”. Правомерность такого подхода подтверждает, в частности, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 № Ф04-881/2008(462-А70-43). В этом случае выданные кассиру суммы отражаются с использованием счета бухгалтерского учета, который предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Однако в этом случае остается нерешенной проблема хранения разменного фонда в операционной кассе. Ведь в этом случае они являются деньгами подотчетного лица. Дело в том, что полученные в подотчет денежные средства являются задолженностью физического лица (работника организации) перед организацией (смотрите также постановление ФАС Уральского округа от 20.05.2010 № Ф09-3619/10-С2 по делу № А07-13814/2009).

Кроме того, согласно п. 4.7 Типовых правил кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы) (смотрите также постановление Десятого ААС от 29.04.2011 № 10АП-2576/11).

Учитывая вышесказанное, полагаем, что выдача разменного фонда кассиру торговой точки в подотчет на длительный срок (то есть без ежедневного составления расходных и приходных кассовых ордеров в начале и по окончании смены) и, соответственно, нахождение таких денежных средств в кассовом ящике могут привести к спорам с налоговыми органами. В то же время, учитывая сложившуюся судебную практику, организация имеет шансы отстоять свою правоту в суде.

Отметим, что наличие в ККТ денежных средств в виде размена сверх суммы выручки не является административным нарушением, предусмотренным статьей 15.1 КоАП РФ.

Напомним, что согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ к нарушениям порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций относятся:
– осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
– неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
– несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
– накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

К ответственности за это нарушение организации привлекались за ненадлежащее оборудование помещения кассы в соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций, действовавшего до 1 января 2012 г. (постановления ФАС Поволжского округа от 18.11.2010 по делу № А57-7616/2010, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.06.2010 по делу № А53-23410/2009, разъяснения Арбитражного суда Пензенской области “О применении статьи 15.1 КоАП РФ”). Поскольку Указание № 3210-У вопросы оборудования кассы не регулирует, оставляя их на усмотрение самой организации (индивидуального предпринимателя), полагаем, что норма об ответственности за данное нарушение потеряла свою актуальность. Случаев привлечения к ответственности за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств после вступления в силу Указания № 3210-У и в период действия предшествовавшего ему Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П “О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации” нам не известно.

Как показывает судебная практика, наличие размена в ККТ после сдачи выручки в главную кассу квалифицируется налоговыми органами как неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности. Однако, по мнению судей, несвоевременная сдача в центральную кассу разменного фонда не является административным нарушением, указанным в статье 15.1 КоАП РФ.

Кроме того, исходя из письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 № 22-12/057947, представляющего собой ответ на вопрос о возможности выдачи размена на длительное время, неоприходование (неполное оприходование) в кассу предприятия наличных денежных средств, полученных с применением ККТ, является следствием неотражения или неполного отражения “в кассовой книге фактических сумм выручки, полученных с применением всех эксплуатируемых в проверяемом периоде ККТ, без документального подтверждения необходимости уменьшения выручки, полученной предприятием, вследствие ошибки кассира-операциониста или правомерно произведенного возврата денежных средств покупателям за возвращенный товар, оформленных надлежащим образом”.

Однако размен же не является выручкой либо денежными средствами, возвращенными покупателем. Таким образом, исходя из данного письма (как единственного примера разъяснения контролирующего органа по данному вопросу), можно прийти к выводу, что хранение размена в операционной кассе не является нарушением ст. 15.1 КоАП.

Нам не удалось обнаружить каких-либо актуальных (то есть учитывающих положения Указаний № 3210-У) разъяснений компетентных органов или судебной практики, рассматривающих аналогичные вопросы. В этой связи напоминаем, что Вы можете воспользоваться своим правом и обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту своего учета за получением разъяснений, адресованных именно Вашей организации (пп. 1 и пп. 2 п. 1 ст. 21 НК РФ).

 

Ответ подготовил: Ткач Ольга, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ответ прошел контроль качества

 

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС?
Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >>

 

Нужна электронная подпись для врача?
Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>

 

Организация работы с денежной наличностью

Организация работы с денежной наличностью осуществляется следующим образом:

Взаимоотношения учреждений Банка России с кредитными организациями строятся на основе законов и нормативных документов. При этом главным направлением такого взаимодействия является организация работы учреждений Банка России по выдаче подкреплений операционным кассам кредитных организаций, с одной стороны, и по принятию от них излишков денежной наличности — с другой.

Порядок кассового обслуживания кредитных организаций расчетно-кассовыми центрами устанавливается Положением Банка России «О порядке ведения кассовых операций в кредитных учреждениях на территории РФ».

В настоящее время разработано, но еще не вступило в силу Положение ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет банка России в кредитных организациях на территории РФ» от 24 апреля 2008 года N 318-П.

Банк является начальным и конечным пунктом движения денег, обеспечивающим товарообмен. Наличные деньги попадают в сферу обращения из банка в форме выплаты заработной платы или других расчетов наличными и возвращаются в банк в виде выручки.

Кассовое обслуживание кредитных организаций проводится расчетно-кассовыми центрами на основе договоров о корреспондентских отношениях, заключенных территориальными учреждениями Банка России и РКЦ с кредитными организациями. За кассовое обслуживание РКЦ плату с клиентов не взимает.

В договоре предусматривается применение кредитной организацией единого порядка обработки, формирования и упаковки денежных билетов и монеты, правил приема, выдачи денег, формы доставки, предусмотренных нормативными документами Банка России. Доставку денег банки могут осуществлять собственными силами или через инкассаторов ЦБ.

Для обеспечения своевременной выдачи наличных денег со счетов предприятий, а также со счетов по вкладам населения территориальные учреждения Банка России или по их поручению расчетно-кассовые центры устанавливают для каждой кредитной организации и их филиалов сумму минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня и осуществляют контроль за ее соблюдением.

Минимальный остаток наличных денег в операционной кассе устанавливается исходя из объема наличных денег, проходящих через кассу; графика поступлений денежной наличности от клиентов; порядка обработки денежной наличности и других особенностей организации налично-денежного оборота и кассовой работы.

Необходимым условием получения денег является наличие требуемой суммы на корреспондентском счете
банка в день выдачи.

Выдача денег может производиться по предварительной заявке кредитной организации на основании денежного чека, полученного операционным работником РКЦ от кредитной организации накануне дня выдачи. На практике может случиться так, что в момент составления заявки на получение денег средства на корреспондентском счете банка в РКЦ имеются, а в день получения их либо оказывается недостаточно, либо образуется дебетовое сальдо. В результате заявка не может быть удовлетворена. Тогда кредитная организация накануне или за несколько дней до получения наличности перечисляет необходимую сумму со своего корреспондентского счета на счет РКЦ платежным поручением.

Преимущества такого порядка операции состоят в следующем:

• гарантируется получение наличных денег;

• заранее точно определяется сумма выдаваемой денежной наличности;

• РКЦ имеет возможность заблаговременно подготовится к выдаче наличных денег, а кредитная организация — к их получению.

Другим важным направлением взаимоотношений ЦБ РФ с кредитными организациями в области совершения кассовых операций является обязанность учреждений Банка России принимать от кредитных организаций всю излишнюю денежную наличность, которая не нужна им для совершения текущих операций по обслуживанию своих клиентов.

Для определения объема, источников поступлений наличных денег в кассы банков и направлений их выдач составляется прогноз кассовых оборотов на квартал.

Содержание прогноза кассовых оборотов по символам прихода и расхода соответствует номенклатуре символов «Отчет о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций» (см. таблицу 1).

Таблица 1. Отчет о кассовых оборотах коммерческого банка.

Статьи прихода и расхода

Символы

Приход

 

Поступления торговой выручки от

продажи потребительских товаров

02

Поступления от реализации

платных услуг

11

Поступления налогов, сборов,

взносов и страховых платежей

12

Поступления от совершения операций

перевода денежных средств

по поручению физических лиц

13

Поступления в погашение кредитов,

предоставленных физическим лицам

14

Поступления от реализации

недвижимости

15

Поступления на счета по вкладам физических лиц

16

Поступления от организаций Министерства РФ

по связи и информатизации

17

Поступления на счета физических лиц,

осуществляющих предпринимательскую

деятельность без образования юридического лица

19

Поступления по операциям с государственными

и другими ценными бумагами

20

Поступления от продажи физическим

лицам иностранной валюты

30

Поступления на счета физических лиц

31

Прочие поступления

32

ПМ.05 «Выполнение работ по профессии кассир»

ПМ.05 «Выполнение работ по профессии кассир»

МДК.05.01Организация наличного и безналичного

Денежного обращения РФ

МДК.05.02 Порядок ведения кассовых операций и условия работы с денежной наличностью

Содержание

МДК.05.01Организация наличного и безналичного денежного обращения РФ

Тема 1 Правила организации наличного денежного и безналичного обращения в Российской Федерации.

1.1 Основы налично-денежного оборота.

1.2 Прием денежной наличности учреждениями банков.

1.3 Порядок и сроки сдачи наличных денег.

1.4 Документация по оформлению наличного денежного обращения.

1.5 Организация безналичных расчетов в РФ.

1.6 Пластиковые карты и работа с ними.

 

Тема 2 Прогнозирование наличного денежного оборота.

2.1. Объем, источники поступлений и направлений выдач наличных денег.

2.2. Прогноз кассовых оборотов по источникам поступлений и направлений выдач денежной наличности.

 

Тема 3 Правила составления и представления «Отчета о кассовых оборотах учреждения Банка и кредитных организаций». Организация анализа состояния наличного денежного оборота.

3.1. Сущность и понятие анализа состояния наличного и безналичного денежного оборота. Объект анализа.

3.2 Документация, используемая при анализе состояния наличного и безналичного денежного оборота.

3.3. Обеспечение сохранности денежных средств, при их хранении и транспортировке.

МДК.05.02 Порядок ведения кассовых операций и условия работы с денежной наличностью

Тема 4 Организация кассовой работы на предприятии.

4.1. Нормативная правовая база организации кассы на предприятии. Правила организации кассы на предприятии.

4.2. Понятие лимита. Выдача денежной наличности на определенные цели.

4.3. Понятие о материальной ответственности кассира, права и обязанности работодателя и кассира.

4.4. Документальное оформление материальной ответственности.

 

Тема 5 Порядок совершения операций с наличными деньгами и безналичными расчетами.

5.1 Правила приема, выдачи наличных денег и оформление кассовых документов.

5.2 Понятие денежных документов их виды.

5.3. Оформление выдачи и приема наличных денежных средств.

5.4. Требования к ведению кассовой книги и хранение денег и денежных документов.

 

Тема 6 Организация работы с неплатежными, сомнительными и имеющие признаки подделки денежной наличностью.

6.1. Признаки платежеспособности банкнот и монет Банка России.

6.2. Правила определения признаков подлинности и платежности денежных знаков российской валюты и других иностранных государств.

 

Тема 7 Организация работы на контрольно-кассовых машинах (ККМ).

7.1. Характеристика современной контрольно-кассовой техники.

7.3. Правила эксплуатации и порядок работы на ККТ.

 

Тема 8 Ревизия ценностей и проверка организации кассовой работы. Ответственность за нарушения кассовой дисциплины.

8.1 Понятие ревизии кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

8.2 Ответственность за соблюдением порядка ведения кассовых операций.

МДК.05.01Организация наличного и безналичного денежного обращения РФ

Тема 1. Правила организации наличного денежного и безналичного обращения в Российской Федерации

Организация безналичных расчетов в РФ.

 

Основным нормативным документом регулирующим осуществление безналичных расчетов является Положение ЦБ РФ №383-П от 19.06.2012 «О правилах осуществления перевода денежных средств»

 

Безналично в России можно рассчитаться следующим образом:

1. Через корреспондентские счета, открытые в Банке России.

2. Через корреспондентские счета, открываемые банками друг у друга.

3. Через небанковские организации, осуществляющие безналичный расчет.

Через корреспондентские счета Банка России – эта форма расчетов подходит для любого банка в России. Через корреспондентские счета, открываемые банками друг у друга – расчеты напрямую более быстрые. Через небанковские организации – быстрые расчеты и экономия на корреспондентских счетах.

 

В рамках этих трёх схем используются следующие формы безналичных расчетов:

1. Расчеты платежными поручениями.

2. Расчеты по аккредитиву.

3. Расчеты чеками.

4. Расчеты по инкассо – платежные требования и инкассовые поручения.

 

Тема 2. Прогнозирование наличного денежного оборота

Объем, источники поступлений и направлений выдач наличных денег

Для определения объема, источников поступлений наличных денег в кассы учреждений банков и направлений их выдач, а также выпуска или изъятия их из обращения в областях, краях, республиках и в целом по Российской Федерации составляется прогноз кассовых оборотов на квартал.

Прогноз кассовых оборотов составляется по следующим источникам поступлений и направлениям выдач наличных денег:

Таблица 1. Прогноз кассовых оборотов Банка

ПРИХОД

Поступления торговой выручки от продажи потребительских товаров независимо от каналов их реализации
Поступления выручки пассажирского транспорта
Поступления квартирной платы и коммунальных платежей
Поступления выручки зрелищных предприятий
Поступления выручки от предприятий, оказывающих прочие услуги
Поступления налогов и сборов
Поступления от реализации недвижимости
Поступления на счета по вкладам граждан (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)
Поступления от предприятий Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации
Поступления от учреждений Сберегательного банка Российской Федерации
Поступления на счета граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица
Поступления наличных денег от реализации государственных и других ценных бумаг (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)
Возврат заработной платы и других приравненных к ней выплат
Поступления наличных денег в кассы кредитных организаций от валютно — обменных операций с физическими лицами
Прочие поступления
Итого по приходу — символы 02 – 32  

РАСХОД

Выдачи на заработную плату
Выдачи на стипендии
Выдачи на расходы, не относящиеся к фонду заработной платы и выплатам социального характера
Выдачи на выплаты социального характера
Выдачи на закупку сельскохозяйственных продуктов
Выдачи на выплату пенсий, пособий и страховых возмещений
Выдачи на другие цели
Выдачи ссуд индивидуальным заемщикам и денег на операции ломбардов (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)
Выдачи со счетов по вкладам граждан (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)
Выдачи кредитными организациями наличных денег физическим лицам при совершении валютно — обменных операций
Выдачи со счетов граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица
Выдачи подкреплений предприятиям Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации
Выдачи наличных денег на выплату дохода, погашение и покупку государственных и других ценных бумаг (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)
Выдачи подкреплений учреждениям Сберегательного банка Российской Федерации
Итого по расходу – символы 40 — 61  

Содержание прогноза кассовых оборотов по символам прихода и расхода соответствует номенклатуре символов «Отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций» (форма N 202).

Кредитные организации для определения потребности в наличных деньгах составляют прогнозные расчеты ожидаемых поступлений в их кассы наличных денег и выдач наличных денег на основании динамических рядов «Отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций» (форма N 202) или на основе получаемых кассовых заявок от обслуживаемых предприятий по форме 0408027.

МДК.05.02 Порядок ведения кассовых операций и условия работы с денежной наличностью

Тема 4. Организация кассовой работы на предприятии.

Оформление выдачи и приема наличных денежных средств

Требования к ведению кассовой книги и хранение денег и денежных документов

Кассовая книга (ф.0310004) – это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны круглой печатью организации. На последней странице делается запись: «Всего прошито и пронумеровано ________ листов» и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Каждый лист соответствует одному дню.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, сверяет с данными кассовых документов, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Затем передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то записи в кассовую книгу не осуществляются.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

В соответствии с УКАЗАНИЕМ БАНКА № 3210, ИП освобождены от ведения кассовой книги.

Для ведения кассовых операций, хранения денег и денежных документов в организации оборудуется специальный участок бухгалтерии – касса. Специально оборудовать кассу в настоящее время не обязательно. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяется самим юридическим лицом, ИП.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Тема 8. Ревизия ценностей и проверка организации кассовой работы. Ответственность за нарушения кассовой дисциплины.

8.1. Понятие ревизии кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая проводит проверку и составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Результаты такой инвентаризации отражаются в описях, составленных по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

· ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;

· ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16)применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными.

Опись составляется в двух экземплярах, подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственным(и) лицом(ами). Один экземпляр описи передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного(ых) лица (лиц), который(е) принимает(ют) ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение.

При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем.

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.

При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; второй экземпляр – материально ответственному лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; третий экземпляр – бухгалтерии.

На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-16 выдается комиссии на бумажных и машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 10. В описи комиссия заполняет графы 11 и 12 о фактическом наличии ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

Кроме «внутренних» проверок, проверку соблюдения организацией лимита остатка наличных денежных средств в кассе осуществляют налоговые органы. В случае выявления правонарушения, предусмотренного ст. 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» КоАП РФ, налоговые органы, которые в силу ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ рассматривают указанные правонарушения.

Список используемой литературы

Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402 — ФЗ «О бухгалтерском учете»

План счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности организаций с инструкцией по применению. Ростов н/Д:Издательский центр «Март», 2002. — 112 с.

Федеральный закон от 3 июня 2009 г. N 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами» (с изменениями и дополнениями) Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998г. № 34н (в редакции приказа Министерства финансов РФ от 24. 03 2000 № 31н.)

Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4\99. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 6 июля 1999г. № 43н. Министерства финансов РФ от 09.06.2001г. №44н

Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (с изменениями и дополнениями)

Альбом новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а;

УКАЗАНИЕ БАНКА РОССИИ от 11 марта 2014 г. № 3210-У « О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

Указание ЦБР от 27 августа 2008 г. N 2060-У «О кассовом обслуживании в учреждениях Банка России кредитных организаций и иных юридических лиц.»

Гомола А. И., Кириллов В. Е. Теория бухгалтерского учета. – М.: ОИЦ «Академия», 2009.

Гомола А. И. Кириллов В. Е., Кириллов С. В. Бухгалтерский учет – М.: ОИЦ «Академия», 2008. Иванова Н. В. Бухгалтерский учет. – М.: ОИЦ «Академия», 2009.

Лебедева Е. М. Бухгалтерский учет: Практикум – М.: ОИЦ «Академия», 2010.

Дополнительная литература:

Журналы: «Бухгалтерский учет», «Главбух» Нормативные акты для бухгалтера. М., «Главбух». Бакаев А. С. Комментарий к Положению по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ. М. «Бухгалтерский учет», 2010. Козлова Е, П., Бабченко Т. Н., Галанина Е. Н. Сборник корреспонденции счетов бухгалтерского учета по новому счетному плану. — М., 2011. Интернет – ресурсы: Консультант плюс, Гарант

Список электронных источников информации

1. http://www1.minfm. ru- Министерство финансов Российской Федерации

2. http://mvf. klerk. ru/index. html- Клерк. В помощь бухгалтеру.

3. http://www. consultant. ru/- Консультант Плюс

4. http://www. garant. ru/-Система Гарант

5. http://www. ipbr. ru/- Институт профессиональных бухгалтеров России

 

ПМ.05 «Выполнение работ по профессии кассир»

Политики и процедуры обработки наличных денег с примером политики.

Несмотря на достижения в области карточных технологий, частные лица по-прежнему предпочитают платить монетами и банкнотами 52% своих транзакций (Источник: Платежный совет), а также полимерными банкнотами и новой монетой в 1 фунт, которая выйдет в ближайшем будущем. очень много в игре. Как вы распоряжаетесь своими наличными деньгами, теряя их? Вы вряд ли узнаете, подводит ли вас работа с наличными деньгами, так что это хорошее вложение вашего времени на реализацию политики обращения с наличными деньгами.В этой статье я познакомлю вас с лучшими политиками и процедурами обработки наличных денег. Я также сделал краткий обзор того, какие типы сейфов дополняют хороший процесс обработки наличных денег.

Новая монета номиналом 1 фунт стерлингов должна поступить в обращение в марте 2017 года.

Зачем нужно знать о работе с наличными деньгами?

Проще говоря, хорошее обращение с наличными деньгами может устранить денежные потери, сэкономить время и улучшить отчетность. Когда сотрудники воруют из кассы, это приводит к потере денежных средств и несоответствиям.Потеря денежных средств — большая проблема для малого бизнеса. По оценкам, 64% малых предприятий пострадали от краж сотрудников, и только 16% сообщили о преступлении. В 2013/14 году было зарегистрировано 10 315 случаев краж сотрудников. Хотя в последние годы эти цифры снизились, стоит отметить, что большинство краж сотрудников не регистрируется или даже остается незамеченным. Кража сотрудников и мошенничество обошлись британским предприятиям в 1 681 миллион фунтов стерлингов в 2012/13 году, и, вдобавок к этому, в том же году 995 миллионов фунтов стерлингов были потрачены на безопасность и предотвращение потерь.Скорее всего, в вашем бизнесе уже происходят кражи сотрудников.

Без политики обращения с наличными кассиры, особенно если они остались одни, могут срезать углы и применять плохие методы. Без какого-либо контроля кассир может делать все, что хочет. Это позволяет им легко тратить время, пропускать или частично выполнять задачи и совершать ошибки. В довершение всего, кассиры обычно избегают наказания на постоянной основе, поскольку отсутствие контроля означает отсутствие ответственности. Даже если вы доверяете своему кассиру, это не значит, что он выполняет свою работу правильно.

Дальнейшая неэффективность обработки наличности может быть связана с отсутствием (или отсутствием) оборудования для обработки наличных денег. В процентном отношении британский фунт стерлингов — одна из самых фальсифицируемых валют в мире. Поскольку только в 2015 году было обнаружено почти 5 миллионов фальшивых банкнот, важно иметь эффективные детекторы фальшивых банкнот в местах продажи. Как и воровство сотрудников, подделки снимаются непосредственно с вашей чистой прибыли. Еще один способ значительно повысить эффективность — использовать кассовый счетчик.Кассовые аппараты могут считать наличные быстрее и точнее, чем даже самый опытный кассир. Наконец, сейфы в торговых точках являются неотъемлемой частью безопасного процесса обработки наличных денег. Специалисты по обработке наличных, такие как ZZap Ltd, помогут вам выбрать правильное оборудование, чтобы исключить человеческий фактор, повысить эффективность и сократить денежные потери.

Политики и процедуры

Политика работы с наличными деньгами — это набор правил для управления способом передачи наличных денег. Политика обработки наличных денег обычно направлена ​​на сокращение денежных потерь, однако она также может помочь повысить эффективность и уменьшить человеческий фактор.Ключевые области, которые следует включить в политику обращения с наличными деньгами, перечислены ниже:

1. Проверка данных и надежность

Если вашему сотруднику будут доверять ваши деньги, вы должны убедиться, что они заслуживают доверия. Для новых сотрудников проверьте правильность их заявлений в их резюме или заявлении. Исследования показывают, что треть всех приложений содержит откровенную ложь. Если они поступают нечестно в своем заявлении, они, скорее всего, будут нечестно обращаться с вашими деньгами.Также неплохо провести проверку данных ваших сотрудников, чтобы узнать о прошлых судимостях. Для просмотра чьей-либо судимости вам необходимо подать заявку на проверку DBS. Вся информация размещена на сайте gov.uk.

2. Наличные деньги никогда не должны обрабатываться одним человеком

Если вы наблюдаете, как полиция, бронированные техники обслуживания и клерки кладут наличные в сейф, они часто работают парами. Для выполнения задач с высоким риском необходимо присутствие двух человек; один для выполнения работы, другой для наблюдения за безопасностью и надзора за выполнением задачи.Независимо от того, перевозятся ли деньги, кладутся в сейф или подсчитываются, присутствие двух человек значительно снижает риск ошибок и потери денежных средств.

3. Раздельные обязанности

Когда только одно лицо несет ответственность за весь процесс обработки наличных денег, вероятность кражи и неэффективности значительно возрастает. Разделение обязанностей, также известное как разделение обязанностей, разделяет процесс обработки наличных на более мелкие задачи. Каждую задачу выполняет другой человек.Это означает, что каждый участник процесса становится подотчетным другим.

4. Создание подотчетности

Разделение обязанностей идет рука об руку с созданием подотчетности. Вы должны всегда знать, где находятся ваши деньги и кто за них несет ответственность. Каждую задачу следует поручить конкретному лицу, и они должны быть полностью осведомлены о том, что они несут полную ответственность за эту часть процесса обработки наличных денег. Сотрудникам также необходимо регистрировать свою кассовую деятельность с помощью квитанций и записей.После установления подотчетности нарушения или несоответствия можно отследить до конкретных лиц.

5. Держите сумму наличных в кассе до минимума

Если грабитель задержал ваш магазин, было бы очень разумно передать деньги. Однако вам решать, сколько наличных находится в кассе. В течение дня количество наличных денег в вашем денежном ящике будет увеличиваться, поэтому потенциально вам есть что терять. Поэтому необходимо регулярно вносить наличные в сейф POS или в безопасное место, чтобы хранить наличные в кассе до минимума.Более того, сотрудники, скорее всего, подумают, что если они украдут из денежного ящика с большим количеством наличных денег, их кража останется незамеченной.

6. Не используйте резервный фонд

Фонд подкачки используется для компенсации излишка или дефицита наличности в кассе. Если в конце дня наблюдается избыток наличности, он добавляется в резервный фонд. Если есть нехватка денежных средств, они берутся из фонда подкупа, чтобы компенсировать разницу. Хотя это может показаться эффективным, это скрывает истинную картину вашего общего дефицита денежных средств, и вы можете быстро упустить из виду проблему.Фонды подтасовки по своей природе стирают грань между деньгами компании и «невостребованными» деньгами, заставляя даже самых честных сотрудников красть то, что они считают излишками. В конечном итоге это среда, в которой кражи сотрудников могут процветать незамеченными.

7. Регулярно и эффективно сообщайте о политике

Чтобы избежать путаницы, эффективная политика обращения с наличными деньгами должна быть ясной и понятной. О процедурах и политиках следует сообщать вашим сотрудникам посредством уведомлений на рабочем месте, регулярных электронных писем, содержимого в справочнике для сотрудников и т. Д.Эти контактные лица следят за тем, чтобы политика была свежа в их памяти. Также необходимо провести индивидуальную встречу с каждым сотрудником для объяснения политики, чтобы сотрудники могли задавать вопросы и, в конечном итоге, могли быть более ответственными за соблюдение правил. Чем чаще сообщается о политике, тем больше ваши сотрудники будут соблюдать правила. Если это по-прежнему не дает ясного представления, вам следует начать сообщать о последствиях, например о возможности привлечения к уголовной ответственности или тюремного заключения.Убедитесь, что вы неукоснительно соблюдаете правила, иначе ваши сотрудники не будут их соблюдать.

Пример политики обработки наличных денег

Ниже приведен пример политики обработки наличности для малого бизнеса. Ни один бизнес не является таким же, поэтому его следует адаптировать к вашим конкретным процессам обработки наличных денег. Вы также можете добавить имена сотрудников к некоторым задачам, чтобы обозначить ответственность каждого человека.

Политика обращения с наличными деньгами

Должен соблюдаться всегда.

Правила обработки наличных денег:

  • Только уполномоченные сотрудники могут обрабатывать денежные средства компании.
  • Фонды подкупа не допускаются ни при каких обстоятельствах. Положительное и отрицательное сальдо денежных средств следует регистрировать и учитывать.
  • Сейф следует использовать для хранения всех наличных денег в бэк-офисе.
  • Храните в денежном ящике только самое необходимое. Излишки наличных денег следует регулярно депонировать в сейфе POS.
  • Денежные ящики должны быть закрыты замком, когда они не используются.
  • Два уполномоченных сотрудника всегда должны присутствовать, когда деньги удаляются или возвращаются в сейф.
  • Два уполномоченных сотрудника всегда должны присутствовать при перевозке наличных.
  • При подсчете наличных всегда должны присутствовать два уполномоченных сотрудника.
  • Лицо, работающее с наличными в кассе, не должно класть деньги в сейф.
  • Лицо, хранящее наличные в сейфе, не должно вносить наличные в кассу.
  • Человек, у которого есть код в сейфе, не должен иметь дело с наличными в сейфе.
  • Должен быть лист кассовых операций, в котором указаны:
    • Имена людей, которые забирают и возвращают наличные в сейф и денежный ящик, с указанием даты и времени.
    • При извлечении или возврате наличных денег в сейф их должны пересчитывать два человека. Оба человека должны подписать ведомость кассовых операций, подтверждающую, что записанная сумма верна.
    • Распределение наличных денег, то есть количество монет, банкнот, чеков, квитанций по кредитным картам и т. Д.
    • Когда наличные деньги передаются следующему человеку в смене, лицо, принимающее наличные, должно пересчитать наличные и принять их, подписав их. лист активности.
  • Отчет о кассовых операциях следует хранить вместе с наличными деньгами и не брать в другое место.
  • Банковские депозитные квитанции должны соответствовать ведомости кассовых операций.
  • Следует вести учет всех денежных вкладов.

Штрафы:

  • Неучтенные кассовые дефициты будут регулярно расследоваться.
  • Лица, уличенные в воровстве, будут привлечены к ответственности независимо от суммы украденных денег.
  • Лица, уличенные в воровстве, будут уволены без предварительного предупреждения.

Сейфы для точек продаж

Сейфы являются важным оборудованием в вашем процессе обработки наличных денег. Без сейфов ваши деньги просто ненадежны. Почти в каждом учреждении, занимающемся наличными деньгами, есть сейф, будь то в служебном офисе, перед домом или в обоих местах. Сейф — это небольшое вложение, которое может сэкономить вам много денег в будущем. Стандартный сейф в бэк-офисе в сочетании с сейфом для точки продажи в передней части дома обеспечивает идеальную безопасность.

Сейфы для пунктов продажи (POS) специально предназначены для хранения лишних банкнот или ценных купюр, снятых с вашей кассы.Как упоминалось выше, вы всегда должны держать в денежном ящике минимальную сумму наличных, чтобы снизить риск ограбления и внутренней кражи. Сейфы для кассовых терминалов — это удобный способ быстрого и надежного хранения лишних наличных денег. Чтобы хранить наличные, просто бросьте банкноты или монеты в односторонний слот. После сохранения к нему можно получить доступ только с помощью ключа. Это означает, что сотрудники могут только вносить наличные, но не имеют к ним доступа.

Большинство сейфов для кассовых терминалов можно прикрепить к столешнице. Обычно производитель прилагает болты, которые позволяют надежно прикрепить сейф к нижней или нижней части прилавка.Сейфы POS должны располагаться так, чтобы они были вне поля зрения, но рядом с кассовым аппаратом. Сейфы POS, которые можно установить на нижней стороне столешницы, поставляются с двумя ключами. Один ключ используется для подключения / снятия сейфа со столешницы, которая используется персоналом для транспортировки сейфа в бэк-офис. Затем руководство использует другой ключ, чтобы получить доступ к деньгам в сейфе. Это идеальный дизайн, соответствующий хорошей политике обращения с наличными деньгами.

Сейфы POS имеют различные степени защиты.Обычно чем выше цена сейфа, тем он тяжелее. Обычно это означает, что замки будут более прочными, а корпус — толще. При покупке сейфа обязательно держитесь подальше от дешевых товаров. Часто они сделаны из некачественных материалов и легко поддаются взлому. Если вы считаете, сколько денег может содержать сейф, для спокойствия рекомендуется покупать его у авторитетных специалистов по обработке наличных, таких как zzap.com.

Ссылки

https: // www.gov.uk/disclosure-barring-service-check

http://www.alertcctvsys.co.uk/can-you-trust-your-staff-we-look-at-the-statistics/

http: / /www.investigate.uk/profile/articles/employee-theft-in-the-workplace-is-on-the-increase/

http://www.hiscoxbroker.com/shared-documents/2015%20Hiscox%20Embezzlement % 20Watchlist.pdf

http://thethrivingsmallbusiness.com/cash-handling-policy/

http://www.ehow.com/info_10052406_practices-handling-cash.html

https: // financial.ucsc.edu/Pages/Principles_CashControl.aspx

http://www.hireright.com/background-checks

Процедуры обработки денежных средств — операции финансового управления

Руководство по процедурам обращения с наличными деньгами

Financial Management Operations подготовила руководство, чтобы помочь департаментам в разработке процедур обработки наличности для обеспечения надлежащего внутреннего контроля, разделения обязанностей и надлежащей защиты активов университета. Департаменты несут ответственность за соблюдение изложенных политик и процедур обработки наличных денег, а также за разработку подробных письменных операционных процедур департаментов.Отдел финансового управления рассмотрит процедурные документы и даст любые соответствующие рекомендации по запросу отдела. Пожалуйста, ознакомьтесь с Положением системы 21.01.02 «Получение, хранение и депонирование доходов».

Внутренний контроль необходим для предотвращения нецелевого использования средств и защиты от потерь. Сильный внутренний контроль также защищает сотрудников от неуместных обвинений или обвинений в ненадлежащем обращении со средствами, определяя обязанности в процессе обработки наличных денег.

Разделение обязанностей необходимо для того, чтобы одно лицо не отвечало более чем за один компонент. Компоненты обработки наличных денег — это сбор, депонирование и сверка.

При разработке процедур обработки наличных денежных средств отделы всегда должны учитывать важность внутреннего контроля и разделения обязанностей и внедрять эти две концепции в процедуры.

Процедуры должны быть подробными шагами ведомственных процессов.Эти подробные шаги должны наметить план действий, чтобы люди, не знакомые с процессом, могли следовать им для выполнения своих обязанностей, когда это необходимо.

Ниже приводится краткое описание предлагаемой информации для включения в процедуры.

  • Цель и источник политики
    • Следует указать цель этих процедур
      • Пример: обеспечение того, чтобы принятые средства выполнялись каждый раз в одном и том же процессе, чтобы средства могли быть депонированы своевременно и легко отслеживались, сохраняя при этом средства и персонал, обслуживающий средства, в безопасности
    • Следует ссылаться на Системное правило 21.01.02 Получение, хранение и депонирование доходов
  • Разделение обязанностей
    • Должны быть указаны должности, ответственные за каждую роль в процессе
      • Должность по сбору средств
      • Должность ответственного за размещение денежных средств
      • Должность ответственного за сверку счета
  • Получение денежных средств
    • Должен включать информацию о генерировании денежных поступлений, включая метод, используемый отделом (iPayments, кассовые аппараты, ручные кассовые поступления)
    • Должен включать процесс обработки пустот
    • Должен включать процесс получения средств лично или по почте
    • Должен включать политику приемлемого метода оплаты.
      • Включите информацию, необходимую для проверки
      • Укажите, будете ли вы принимать временные чеки, и если да, то установите ли вы пороговую сумму
    • Должен включать политику одобрения
    • Должен включать информацию о налоге с продаж
    • Должен включать отображение сборов NSF
      • Пример: комиссия будет взиматься за все возвращенные чеки
  • Хранение денежных средств
    • Должен включать политику хранения отделов
      • Место хранения денежных средств после получения до депонирования
        • Комбинации замков и ключ хранения должны храниться «при себе» и никогда не храниться в ящике стола, если сумма средств превышает 100 долларов.00
        • Комбинации замков и ключи следует менять периодически и всегда, когда лицо переходит к другому владельцу.
      • Местоположение начальной точки продаж
        • Должен иметь соответствующую безопасность
    • Должен включать обязанности хранителя средств
    • Должен включать политику смены, если применимо
    • Должен включать перевод политики фонда
      • Выдача квитанций или регистрация денежных средств
    • Должен включать политику в отношении экстренных ситуаций в случае отсутствия.
      • Политика в отношении пожарных учений и т. Д.
  • Внесение средств
    • Должен включать процесс внесения средств через iPayments
    • Должен включать процесс подготовки депозита для банка
    • Должен включать в себя процесс внесения депозита в банк.
      • Доставить залог в кассу, ящик, курьерскую службу
      • Должен включать передачу депозита, если его доставил кто-то другой, а не лицо, готовящее депозит
    • Должен указывать сроки депонирования фонда
      • Фонды 200 долларов.00 или более необходимо вносить ежедневно
        • Следует указать, какой отдел считает рабочим днем ​​
      • Средства до 200 долларов США необходимо переводить каждые 3 рабочих дня независимо от суммы
      • Денежные средства, превышающие 2500 долларов США, должны сопровождаться охранником или забираться курьерской службой.
    • Должен включать политику депонирования иностранных чеков
    • Должен включать политику в отношении излишков и дефицита

Пример политики обработки наличных денег — процветающий малый бизнес

Любая организация, работающая с наличными деньгами, должна иметь четко определенные политики и процедуры обращения с наличными деньгами, чтобы защитить эти деньги.

Используйте этот пример политики обработки наличных денег, чтобы обеспечить сохранность ваших денежных средств.

Дело в том, что наличные деньги просто слишком соблазнительны для многих людей, особенно людей с финансовыми нуждами.

И ответственность за обеспечение безопасности своих денежных активов лежит на руководстве.

Люди, у которых есть стимул (потребность), рационализация (я это заслуживаю) и правильная возможность (легкий доступ), являются кандидатами на хищение средств.

Надлежащие процедуры обработки наличных денег могут защитить организацию, сотрудников и предотвратить мошенничество на рабочем месте.

Каждая организация индивидуальна, и у каждой организации есть свои специфические потребности, когда речь идет о наличных деньгах на рабочем месте.

Основная предпосылка должна заключаться в том, что наличными никогда не обрабатываются только одним человеком .

Полис для двух человек обеспечивает безопасное обращение с наличными и исключает соблазн украсть несколько долларов, когда никто не смотрит.

Вот почему так важно иметь политику и процедуры.

Ниже приведены некоторые общие рекомендации и вещи, о которых следует подумать, которые могут помочь вам разработать политику обращения с наличными деньгами, специфичную для вашей организации.

Пример политики обработки наличных денег

Назначение: Обеспечение контроля и хранения денежных средств предприятий.

  • Для хранения всех наличных денег следует использовать сейф. Даже небольшие суммы наличных денег (мелкая наличность) и ящики кассовых аппаратов должны быть надежно защищены и находиться под замком.
  • Сейфы разрешается открывать только в присутствии двух человек.
  • Человек, у которого есть комбинация сейфа, не должен быть одним из тех, кто занимается обращением с наличными в сейфе.
  • Требовать присутствия двух человек при транспортировке наличных денег из одного места в другое.
  • Предоставьте отчет о подсчете наличных денег, который документирует:
    Имена людей, извлекающих наличные из сейфа
    Дата / время извлечения наличных из сейфа
    Дата / время возврата наличных в сейф
    Разбивка наличных денег — монеты, банкноты, чеки, кредит бланки карт
    Две строчки для подписи для людей, подписывающих деньги
  • Когда сумки с наличными вынимаются из сейфа, их должны пересчитать два человека, и оба человека должны подписать лист подсчета наличных денег, подтверждая, что зарегистрированная сумма наличных была в сумка.
  • Когда наличные деньги передаются следующему лицу, лицо, принимающее наличные, должно пересчитать наличные, прежде чем принимать их, и сохранить подписанную копию кассовой книги вместе с наличными деньгами.
  • Когда наличные деньги возвращаются в сейф, их следует снова пересчитать дважды, а ведомость подсчета наличных денег должна быть подписана обеими сторонами.
  • Банковские депозитные квитанции должны соответствовать кассовым листам.

Необходимо вести записи по всем депозитам для обработки наличных денег.

Это очень упрощенные инструкции, которые следует расширить и адаптировать к вашей конкретной организации. Редактируемую копию этого документа можно найти, щелкнув здесь.

Еще о чем следует подумать при построении политики обработки наличных денег:
  • Где находится сейф? Сейф вне поля зрения общественности?
  • У кого есть ключи от комнаты, в которой находится сейф? Человек, у которого есть ключи от комнаты, не должен быть тем же человеком, у которого есть код от сейфа.
  • Проверки биографических данных сотрудников всегда должны выполняться. Некоторые организации проводят проверки кредитоспособности, чтобы выяснить, есть ли у сотрудников финансовые проблемы.
  • Безопасные комбинации следует менять всякий раз, когда лицо, владеющее комбинацией, увольняется с работы.
  • В сейфе должен быть прорезь для сброса, обеспечивающая односторонний доступ к сейфу, что устраняет необходимость открывать сейф каждый раз, когда возникает необходимость положить сумку с наличными в сейф.
  • Должна быть установлена ​​камера, контролирующая все сейфы и кассовые аппараты, особенно те, которые изолированы и находятся вне поля зрения менеджера.

Организации ежегодно теряют миллиарды долларов из-за хищений на рабочем месте. Надлежащая политика и надзор за обращением с наличностью — один из способов защиты от краж.

Что делает ваша организация для предотвращения хищений?

Правила и процедуры обработки депозитов

Заявление о политике

Необходимо установить строгий внутренний контроль за взысканием денежных средств, чтобы предотвратить ненадлежащее обращение со средствами и предотвратить потери.Надежный внутренний контроль также предназначен для защиты сотрудников от неуместных обвинений в ненадлежащем обращении со средствами путем определения его / ее обязанностей в процессе обработки денежных средств. В определение наличных денег входят следующие: монеты, валюта, чеки, денежные переводы, кредитные карты, сборы с дебиторской задолженности, электронные переводы денежных средств и все эквиваленты денежных средств (жетоны, подарочные карты, парковочные талоны и марки). Обработка наличных денег включает, помимо прочего, персонал со следующими ролями и обязанностями: руководство подразделением, пользователи электронного депозита, выставители счетов / счетчики, кассиры и контролеры пунктов приема наличных, составители депозитов и выверки.

Все подразделения и сотрудники Университета Айовы, работающие с наличными деньгами, должны пройти процесс сертификации департаментов и сотрудников.

Подразделения

должны знать, что в любое время внутренние или внешние аудиторы могут посещать подразделения по обработке наличности для проведения необъявленных наблюдений за наличностью или подсчета наличности.

Ответственность за аттестацию подразделений, работающих с наличными деньгами

  • Каждое подразделение должно ежегодно проходить курс ICON по работе с наличными деньгами Университета Айовы.Подразделения, которые не работают с наличными деньгами, должны просмотреть презентацию, как только они будут отвечать за эту функцию. Презентацию можно рассматривать как единое целое, так и индивидуально. Информацию о контроле за соблюдением требований по обучению работе с наличными средствами через систему соответствия и квалификации см. В памятке для кампуса.
  • Каждое подразделение должно разработать собственные локальные настольные процедуры своего подразделения, которые будут представлены на утверждение в отдел бухгалтерского учета и финансовой отчетности в рамках рабочего процесса. Подразделения, которые только начинают работать с наличными деньгами, должны представить свои процедуры на утверждение в течение одного месяца после принятия на себя этой функции.Бухгалтерский учет и финансовая отчетность будут контролировать подразделения на соответствие.
  • Как минимум, местные настольные процедуры должны ежегодно пересматриваться руководством отдела, чтобы определить, произошли ли какие-либо процедурные изменения. Если произошли изменения, каждое подразделение должно обновить свои процедуры и отправить их на повторное утверждение в Бухгалтерский учет и финансовую отчетность в рамках рабочего процесса. Изменения в персонале, специально назначенном для работы с денежными средствами, не требуют повторной подачи на утверждение.Пожалуйста, обновите институциональные роли — работа с денежными средствами, чтобы задокументировать кадровые изменения.
  • Каждое подразделение должно гарантировать, что текущий и новый персонал, работающий с денежными средствами, соответствует требованиям процесса аттестации персонала.

Ответственность персонала за аттестацию при работе с наличными деньгами

  • Персонал должен ежегодно проходить курс ICON по работе с наличными деньгами Университета Айовы. Персонал, плохо знакомый с наличными деньгами, должен пройти курс, как только он возьмет на себя эту функцию.Курс можно пересматривать как единое целое, так и индивидуально. Информацию о контроле за соблюдением требований по обучению работе с наличными средствами через систему соответствия и квалификации см. В памятке для кампуса.
  • Персонал должен ознакомиться с настоящими Правилами и процедурами работы с денежными средствами.
  • Новые сотрудники должны проверять утвержденные местные настольные процедуры своего подразделения в течение одного месяца с момента вступления в должность по работе с наличными деньгами и, по крайней мере, ежегодно после этого.
  • Каждый человек должен понимать свою роль в процессе работы с денежными средствами своего подразделения.
  • Персонал должен ежегодно пересматривать местные настольные процедуры для повышения квалификации. Кроме того, они должны своевременно проверять обновленные ведомственные процедуры, предоставленные руководством подразделения. Мы рекомендуем пересматривать политики и процедуры каждый январь.

Процедуры департамента должны включать принципы надлежащего обращения с наличными деньгами, которые включают следующее:

  • Правильное разделение обязанностей
  • Надлежащие меры безопасности при обращении, транспортировке и хранении наличных денег
  • Оперативное внесение наличных в банк или специальное место сдачи депозита на территории кампуса
  • Самостоятельная сверка депозитных документов с выпиской по счетам
  • Управленческий надзор и проверка
  • В целях защиты конфиденциальной информации настоятельно не рекомендуется копирование и хранение полученных чеков.
    • Если не существует другой альтернативы, кроме копирования и хранения полученных чеков для выполнения требования, должны быть реализованы следующие меры предосторожности. На копиях чеков должна быть закрашена подпись, банковские маршрутные номера, номера счетов и номера социального страхования, а копии должны храниться в безопасном месте с ограниченным доступом. Копии чеков не должны храниться дольше минимально необходимого времени, а затем уничтожаться путем измельчения.

Использование чековых или других банковских счетов сотрудниками Университета для депонирования университетских наличных средств запрещено. Периодические проверки процедур обработки наличности будут проводиться отделом бухгалтерского учета и финансовой отчетности и всегда подлежат проверке внутренним аудитом и внешними аудиторскими или обзорными фирмами. Департаменты, не соблюдающие утвержденные процедуры, могут потерять право обращения с наличными деньгами.

Департаменты, запрашивающие телеграфные переводы на банковский счет Университета, должны заранее уведомлять Казначея Университета Айовы о каждом ожидаемом переводе и предоставлять сумму и MFK для зачисления.

Кто должен знать эту политику

Любое должностное лицо или администратор, отвечающее за управление денежными поступлениями Университета, и те сотрудники, которым поручено выставление счетов / выставление счетов, получение, внесение и выверку денежных средств для деятельности, связанной с Университетом, должны следовать этой политике.

5 основных советов по работе с наличными деньгами для малого бизнеса

Энди Марджисон

Большинство малых предприятий имеют дело с наличными деньгами на ежедневной основе, фактически потребители по-прежнему платят наличными за 52% своих транзакций (Источник: Платежный совет).Подсчитано, что кражи сотрудников происходят в 64% малых предприятий! Что еще хуже, большинство дел остаются безнаказанными. Это связано с тем, что они либо остаются незамеченными, либо методы работы с наличными деньгами не подотчетны. Более того, большинство малых предприятий используют старые и неэффективные методы работы с наличными деньгами, в которых отсутствует автоматизация. Есть правильные и неправильные способы иметь дело с наличными деньгами. Надлежащая практика обработки наличных средств может снизить потери денежных средств, обеспечить подотчетность и сэкономить время. Вот 5 простых советов, которые помогут наладить работу с наличными деньгами:

Совет №1: Установите простую и эффективную политику обращения с наличными деньгами

Политика обработки наличных денег — это набор правил, которым должны следовать сотрудники.Хорошая идея — создать «распечатки» политики и разместить их в кассе и в служебном офисе, чтобы напомнить сотрудникам. Типичная политика обработки наличных денег изложена ниже:

  • Сведите к минимуму количество наличных в кассе. Положите излишки наличных денег в POS-сейф.
  • Только уполномоченный персонал может обращаться с наличными деньгами.
  • Когда денежные ящики не используются, они должны быть заперты.
  • Два уполномоченных сотрудника должны присутствовать при перевозке или подсчете наличных денег.
  • Обработка наличных денег в кассе и обработка наличных денег в сейфе должны выполняться разными людьми.
  • В ведомости кассовых операций должно регистрироваться движение наличных денег в течение дня. Подписи сотрудников требуются рядом с каждым мероприятием для обеспечения подотчетности.

Совет № 2: Создайте подотчетность

Политика работы с наличными деньгами неразрывно связана с созданием подотчетности. Однако стоит подчеркнуть, что большинство проблем с потерей денежных средств решаются с подотчетностью.Всеми этапами обработки наличных денег должны заниматься разные люди. Например, человек, который считает наличные, должен передать их ответственному за сейф, который затем проверяет сумму и кладет ее на хранение. Чем больше сотрудников вовлечено в процесс, тем легче понять стадию, на которой произошла потеря денежных средств. Проверка и подписание денежных сумм на каждом этапе также является сильным сдерживающим фактором.

Совет № 3: Внедрение процессов предотвращения подделки

Только в 2015 году было выпущено поддельных банкнот на сумму более 5 миллионов фунтов стерлингов.Однако в большинстве малых предприятий предотвращению подделок не уделяется должного внимания. Иногда проверка банкноты вручную позволяет обнаружить подделку. Для получения дополнительных советов о том, как обнаружить поддельную банкноту, обязательно посетите веб-сайт Банка Англии. В качестве альтернативы, если вы хотите полного спокойствия, возможно, стоит инвестировать в автоматизированную машину обнаружения подделок. Также доступны УФ-детекторы, которые обнаруживают большинство подделок. Какой бы метод вы ни выбрали, крайне важно, чтобы сотрудники активно искали подделки.В конце концов, поддельная банкнота совершенно бесполезна и связана с вашей чистой прибылью.

Совет № 4: Автоматизируйте подсчет наличных денег

Зачем считать наличные вручную, если автомат делает это быстрее и точнее? Счетчики банкнот, счетчики монет и денежные весы сделают вашу жизнь проще и повысят эффективность. У них также есть быстрая окупаемость инвестиций. Банкоматы могут отображать результаты подсчета на ПК или на распечатке, что улучшает отчетность. Счетчики банкнот также имеют встроенное 100% точное обнаружение подделок, поэтому вам не нужно вручную проверять банкноты самостоятельно.

Совет № 5: Надежно храните наличные деньги

Само собой разумеется, что наличные деньги нужно надежно хранить. В идеале у вас должен быть сейф для бэк-офиса и сейф для торговой точки. Сейфы POS используются для надежного хранения излишков наличных денег из кассы. Сейфы POS могут быть установлены под столешницей. Чтобы безопасно хранить банкноты, вам просто нужно вставить одну или несколько банкнот в слот. С помощью ключа сейф можно снять с кронштейна и перевезти в служебный офис. Затем у руководства есть отдельный ключ, который используется для открытия сейфа и доступа к наличным деньгам.Сейфы POS — это проверенный способ повышения эффективности и безопасности. Чтобы узнать больше об эффективном обращении с наличными деньгами, почему бы не взглянуть на мою статью «Политики и процедуры обработки наличных денег с примером политики».

Энди Марджисон — основатель и директор ZZap Ltd (www.zzaponline.com). .

Лучшие 10 лучших практик и процедур для работы с наличными деньгами (обновлено в 2020 г.)

Когда вы заняты повседневными задачами по ведению бизнеса, управление тем, как вы распоряжаетесь деньгами, может находиться в конце списка дел. .Процесс управления денежными средствами включает в себя несколько движущихся частей, каждая из которых важна для вашего общего успеха. Ритейлерам крайне важно защитить свой бизнес, жестко управляя денежными средствами.

Внедрение передовых методов управления денежными средствами улучшит вашу прибыль и повысит безопасность вашего бизнеса. Не знаете, с чего начать? Эти 10 лучших практик и процедур помогут вам правильно распоряжаться наличными деньгами для вашего бизнеса.

1.Организация — ключ к эффективному обращению с наличными деньгами

Вы знаете, что организация имеет решающее значение — от подсобной логистики до кассиров-кассиров. Тот же принцип применяется в вашем управлении денежными средствами. Вы всегда должны знать, где находятся ваши наличные, и иметь возможность отслеживать их движение по вашему бизнесу. Лучшая организация дает вам возможность предотвратить убытки и избежать общих проблем с наличными деньгами именно потому, что это упрощает отслеживание ваших денежных средств.

2.Следите за своими деньгами

Как уже упоминалось, важно всегда знать, где находятся ваши деньги. Использование технологии автоматизированного управления денежными средствами облегчит этот процесс. Устройства помогают обрабатывать транзакции и создавать точные отчеты. С правильной технологией вы всегда можете быть в курсе.

3. Обеспечение соблюдения политик и процедур

Нет смысла устанавливать правила и процедуры обработки наличных денег, если вы не собираетесь их придерживаться постфактум. Убедитесь, что ваши сотрудники прошли надлежащее обучение, чтобы им было комфортно и уверенно работать в рамках вашей политики.Это помогает регулярно проверять свой персонал. Таким образом, вы сможете освежить их знания и исправить любые недоразумения до того, как они перерастут в проблемы.

4. Держите меньше денег на сайте

Хранение больших сумм наличных на объекте может стать катализатором дезорганизации. Это также увеличивает возможности людей действовать нечестно. Установите ограничение на количество наличных денег, которое вам необходимо держать под рукой, и регулярно вносите вклады в банк. Еще один простой способ управлять наличными деньгами и устанавливать лимиты — использовать перерабатывающее устройство валюты.

5. Привлекайте сотрудников

Процесс обращения с наличными деньгами начинается с вашего непосредственного персонала. В результате важно вовлечь этих сотрудников в обучение и беседы о правильном управлении денежными средствами и предотвращении потерь.

6. Вести расписание

Работа с наличными лучше всего работает, когда есть график. Например, вы можете балансировать все свои кассовые аппараты в конце каждой смены и делать депозиты каждый понедельник и четверг. Соблюдение расписания поможет вам организовать работу и не увязнуть в переполненных кассах.

7. Имейте достаточно персонала

Когда у вас достаточно сотрудников в торговом зале, управление денежными средствами может осуществляться командой! Требуется много рук, чтобы контролировать вашу безопасность и внедрять передовые методы управления денежными средствами.

8. Обратиться за помощью

Консультации у поставщика решения для управления денежными средствами — отличный способ получить ответы на любой из ваших животрепещущих вопросов об обращении с наличными деньгами. Эти поставщики являются экспертами в своей области и могут предоставить вам поддержку по управлению проектами, а также техническую поддержку на месте для вашей технологии автоматизированного управления денежными средствами.

9. Инвестируйте в технологии

Инвестиции в технологии управления денежными средствами могут очень многое сделать для управления вашими денежными средствами. Это повысит вашу точность, безопасность и эффективность. Это также позволяет вам легко и уверенно распоряжаться наличными деньгами и дает вашему бизнесу долгосрочную экономию за счет сокращения затрат на рабочую силу и потенциальных убытков.

10. Продолжайте совершенствоваться

После того, как вы внесли положительные изменения в процесс управления денежными средствами, в ваших интересах продолжать оценивать свои процедуры.Вы можете обнаружить, что еще есть возможности для улучшения!

13 способов сделать вашу политику обработки наличных денег жесткой

По оценкам, 64% малых предприятий пострадали от воровства сотрудников, и британский фунт стерлингов пропорционально является одной из самых фальсифицированных валют в мире.

Первое, что рекомендует Энди Марджисон из Zzap для безопасного и подотчетного обращения с наличными деньгами, — это установить формальную «политику обращения с наличными деньгами».

Если вы думаете о внедрении политики обращения с наличными деньгами, вот его список из 13 рекомендуемых правил и положений, которые сделают вашу политику максимально надежной.Настройтесь на свой бизнес и убедитесь, что вы защищены.

Шаблон политики обработки наличных для малого бизнеса

  1. Только предварительно авторизованные сотрудники могут обрабатывать денежные средства компании.
  2. Фонд подкачки не допускается ни при каких обстоятельствах (узнайте, что такое фонд подкачки, здесь). Положительное и отрицательное сальдо денежных средств всегда следует регистрировать и учитывать.
  3. Все наличные деньги должны храниться в сейфе в служебном офисе или комнате, недоступной для всех сотрудников или любых представителей общественности.
  4. Храните в денежном ящике только самое необходимое. Излишки наличных денег следует регулярно депонировать в сейфе POS (кассовый терминал).
  5. Денежные ящики всегда должны быть закрыты замком, когда они не используются.
  6. Два уполномоченных сотрудника всегда должны присутствовать при извлечении или возврате наличных в сейф, при транспортировке наличных и при их подсчете.
  7. Человек, обслуживающий кассу, не должен класть деньги в сейф — и наоборот.
  8. Человек, у которого есть код в сейфе, не должен иметь дело с наличными в сейфе.
  9. Создайте ведомость кассовых операций, в которой указаны имена людей, забирающих и возвращающих наличные в сейф и денежный ящик, с указанием даты и времени. Его всегда следует хранить вместе с наличными и не брать с собой в другое место.
  10. При извлечении или возврате наличных денег в сейф их должны пересчитывать два человека. Оба человека должны подписать ведомость кассовых операций, подтверждающую, что записанная сумма верна.
  11. При учете пересчитанной наличности всегда включайте разбивку по наличным деньгам: количество монет, банкнот, чеков, квитанций по кредитным картам и т. Д.
  12. Если на вашем предприятии есть сменные рабочие или менеджеры, убедитесь, что существует процедура передачи их следующему человеку в смене. Лицо, принимающее наличные, должно пересчитать их и принять, подписав ведомость кассовых операций.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *