Прием на работу в ооо сотрудников: Оформление сотрудника на работу — пошаговая инструкция

Содержание

Как оформить сотрудника на работу в ООО

Большая часть населения нашей страны трудится в той или иной сфере экономики. Ни одна уважающая себя организация не может обойтись без наемных работников. Ведь для того, чтобы выполнять свои обязанности перед заказчиками, необходима рабочая сила. Квалифицированные сотрудники нарасхват и помогают вывести компанию на новый уровень развития, тем самым приумножая прибыль. Для того чтобы принять сотрудника в штат, нужно проделать несколько шагов. Какие именно, рассмотрим в статье.

Что предшествует принятию на работу

Представим себе ситуацию. В компании освободилось вакантное место, должность хорошая, не самая маленькая заработная плата. Конечно же, каждый работодатель желает иметь в своем штате сотрудников, которые будут квалифицированно и качественно выполнять свою работу. Поэтому с момента появления вакансии, а то и раньше, если обстоятельства позволяют, начинается подбор нового сотрудника. Информация о наборе размещается во всех доступных соискателям местах, отдел кадров просматривает резюме возможных кандидатов и приглашает потенциальных работников на собеседование.

Такой подготовительный этап очень важен, поскольку позволяет отобрать из массы претендентов самого достойного, именно того, кто будет не только зарабатывать себе на жизнь, но и принесет пользу для организации.

Документы, необходимые при принятии на работу

После того, как счастливому соискателю сообщили, что он принят на работу, можно начинать процесс трудоустройства. Конечно же, к этому нужно подготовиться. Будущий работник должен предоставить в компанию следующий пакет документов на трудоустройство:

  1. Паспорт
  2. СНИЛС. В настоящее время этот документ на бумажном носителе отменен, но у подавляющего большинства жителей нашей страны он есть
  3. Нужно принести свидетельство ИНН или сообщить его при приеме. Это упрощает работу бухгалтера
  4. Если у работника есть несовершеннолетние дети, нужно принести их свидетельства о рождении
  5. Документ об образовании. Сюда относятся в первую очередь дипломы, но можно предоставить удостоверения, сертификаты или иные документы об образовании
  6. Документы, касающиеся воинского учета. В подавляющем большинстве случаев это военный билет
  7. Трудовая книжка. Куда ж без неё? Это основной документ работающего человека. Если трудоустройство происходит впервые, трудовая книжка оформляется на предприятии

Заявление о приеме на работу

Первым шагом к трудоустройству в компанию является написание заявления о приеме на работу. Таким образом будущий сотрудник изъявляет желание работать именно у этого работодателя на предложенной в вакансии должности.

Заявление пишется собственноручно, на имя директора. Руководитель ставит на заявлении отметку о согласии на трудоустройство.

Заявление можно написать как заранее, так и в первый день работы в компании.

Трудовой или гражданско – правовой договор?

Согласно ныне действующему законодательству, организация может заключить с работником один из двух видов договоров:

  • Трудовой договор
  • Договор гражданско – правового характера

Договор гражданско – правового характера заключается только в том случае, если необходимо выполнить какую – то разовую работу, если заранее известен какой конечный результат нужно получить. Заключение такого договора на одну и ту же работу с одинаковой оплатой, по одному и тому же человеку будет расцениваться контролирующими органами как подмена трудовых отношений.

Рассмотрим различия между трудовым договором и гражданско – правовым в таблице.

ПоказательДоговор гражданско – правового характераТрудовой договор
Когда заключаетсяДоговор заключается с работником для выполнения определенной работы, которая ограничена временными рамкамиСотрудник, работая по трудовому договору, выполняет одну и ту же работу изо дня в день и получает за это заработную плату на постоянной основе
Чем регулируются отношения в рамках договораГражданский кодексТрудовой кодекс
Оформление трудовой книжкиНе оформляетсяОбязательно вносится запись о работе, если это основное место
На основе каких документов осуществляется работаДоговорЗаявление и приказ о приеме на работу
Страховые взносыПлатятся только если это оговорено с заказчиком и прописано в договореНаравне с НДФЛ являются обязательными платежами
Гарантии для работникаВсе, что оговорено с заказчиком и закреплено в договореü Регулярная зарплата

ü Ежегодный оплачиваемый отпуск

ü Социальные гарантии

ü Предоставление работнику рабочего места и условий для работы

Как видим, два договора разительно отличаются друг от друга. Рассмотрим подробнее трудовой договор.

Оформление трудового договора для работника

Одним из первых документов, который составляется при оформлении нового работника, является трудовой договор. Такой договор – это документ, в котором закрепляется порядок отношений между работником и работодателем, указываются все необходимые нюансы. Все обязательные положения, которые должен содержать трудовой договор, содержатся в статье 57 ТК РФ.

Обычно договор содержит:

  • название работодателя
  • ФИО и ИНН сотрудника
  • На какую должность принимается работник
  • дату начала работы
  • на какой срок заключается договор
  • место выполнения трудовых обязанностей
  • режим работы и отдыха
  • прописываются гарантии

Трудовой договор заключается в письменной форме. Если договора нет, а сотрудник начал работать, то договор считается заключенным. Однако, чтобы у контролирующих органов не возникло претензий, договор лучше все же составить.

Сотрудник читает договор, проверяет, все ли обговоренные условия включены в текст документа и ставит свою подпись. Со стороны организации договор обычно подписывает руководитель.

Один экземпляр договора остается в деле сотрудника в компании, второй работник забирает себе. При этом на экземпляре работодателя делается надпись о получении экземпляра на руки.

Оформление приказа и личной карточки сотрудника

После составления договора, можно переходить к изданию приказа. Заметим, что приказ создается именно на основании трудового договора, а не заявления на прием.

Приказ обобщает информацию из договора. В нем отражается кто на какую должность принят, на какой ставке работает и какова величина оклада и надбавок сотрудника. Сотрудник также знакомится с содержанием приказа и ставит на нем свою подпись.

Кроме того, на каждого работника заводится личная карточка по форме Т-2. В ней подробно указываются все данные сотрудника, от фамилии и семейного положения до периодов ежегодного отпуска. Записи в нее будут вноситься на протяжении всего периода работы в компании. Карточка является кадровым документом и должна вестись в каждой организации.

Оформление трудовой книжки и знакомство работника с внутренними документами компании

Ну и наконец, после составления всех основных документов, вносится запись в трудовую книжку работника. Запись может быть внесена в течение недели с момента трудоустройства. Документ фиксируется в книге учета трудовых книжек.

Кроме оформления всех обязательных документов, сотрудник должен ознакомиться с некоторыми внутренними документами организации.

Для начала он должен изучить должностную инструкцию по своей профессии. Этот момент обязателен, чтобы потом не было недоразумений и непонимания по объему выполняемой работы. Обычно после прочтения инструкции работник ставит свою подпись в знак того, что с инструкцией ознакомлен. Также сотрудник должен прочесть правила внутреннего распорядка, принятые в организации.

Работнику проводятся инструктажи, предусмотренные в компании. За каждый проведенный инструктаж нужно расписаться.

И еще один важный момент. С некоторых пор работник в письменной форме дает согласие на обработку персональных данных. Это обязательно.

Трудоустроить работника в организацию не трудно. Найти подходящего специалиста намного сложнее. Если следовать установленному порядку приема на работу и ответственно подойти к этому, сложностей не возникнет. На каждого работника заводится кадровое дело, где хранятся все документы по сотруднику.

Оформление сотрудника на работу: пошаговая инструкция

Автор Сергей На чтение 11 мин. Опубликовано

Часто бухгалтеры, работающие в небольших компаниях, помимо своих основных обязанностей выполняют функции специалистов по кадрам. А значит, они отвечают за оформление всей кадровой документации, что является довольно сложным делом. Если специалист не прошел дополнительную подготовку, он легко может совершить ошибку, которая повлечет за собой штраф либо дисквалификацию руководителя фирмы. Поэтому сегодня обсудим, как грамотно осуществить оформление сотрудника на работу.

Виды оформления сотрудников на работу

Всего есть несколько вариантов оформления отношений между руководством компании и специалистом, принимаемым на работу. От способа трудоустройства зависят правила оформления сотрудника на работу, права, обязанности сторон, ответственность, а также порядок уплаты налогов, обязательных взносов и пр.

В России законодательство предусматривает такие варианты оформления отношений между работником и работодателем:

  • трудовой договор;
  • гражданско-правовой договор;
  • удаленная работа;
  • заемный труд.

Обсудим более подробно все перечисленные варианты.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, по которому вторая сторона обязуется на постоянной основе выполнять функции, возложенные на нее данным документом, следовать трудовому распорядку. Тогда как работодатель в свою очередь возлагает на себя обязанность после оформления сотрудника на работу в ООО или в организацию другой правовой формы предоставить работу, обеспечить необходимые для ее выполнения условия и далее в срок и в полном размере выплачивать зарплату. При этом Трудовой кодекс и соответствующие ФЗ устанавливают отношения в рамках данного соглашения.

Основные положения трудового договора:

  • включение работника в штат предприятия, присвоение ему определенной должности, требующей выполнения конкретных трудовых функций;
  • соблюдение принятым на работу специалистом правил внутреннего трудового распорядка, режима работы;
  • отсутствие возможности выполнения третьими лицами работы специалиста;
  • обязательство работодателя выплачивать зарплату с установленной периодичностью, при этом обеспечивая достойные условия труда.

После оформления сотрудника на работу в обязанности работодателя входит уплата за него НДФЛ и страховых взносов, предоставление налоговой, статистической, а также прочих видов отчетности в соответствии с законами России. Кроме того, он должен соблюдать права и интересы специалиста.

Гражданско-правовой договор – соглашение двух и более лиц, подписываемое с целью выполнения работ или услуг, названных в данном документе. Этот вид соглашения обычно используется в ряде ситуаций: заказывается разовая услуга либо их небольшой объем на непродолжительный период, незначительный для приема на постоянную работу.

Гражданско-правовой договор бывает нескольких типов:

  • подряда;
  • возмездного оказания услуг;
  • комиссии;
  • перевозки;
  • транспортной экспедиции;
  • доверительного управления имуществом;
  • поручения.

При оформлении сотрудника на работу в ИП или организацию по этому договору работодатель уплачивает за нанятого гражданина подоходный налог и страховые взносы в ПФР и ФОМС (средства вносятся в ФСС только, когда это положение оговаривается договором).

Теперь давайте сопоставим два описанных вида договоров:

Признак

Трудовой договор

Гражданско-правовой договор

Предмет договора

Выполнение трудовой функции

Результат выполнения работы/предоставления услуг

Возможность привлечения к работе третьих лиц

Невозможно

Возможно

Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка

Обязательно

Необязательно

Условия для выполнения работы

Работодатель обязан предоставить специалисту необходимые условия труда

Работодатель не обязан предоставлять специалисту какие-либо условия для выполнения работы

Документация

За подписанием договора следует подготовка документов на сотрудника: приказа о приеме на работу, штатного расписания, графика отпусков, личной карточки, трудовой книжки, СНИЛС, пр.

За подписанием договора следует составление акта приемки работ или оказания услуг

Размер зарплаты

За месяц не может быть ниже МРОТ. При отсутствии указания конкретной зарплаты договор признается недействительным

Договор определяет размер оплаты, который не привязывается к МРОТ и может не вноситься в договор

Порядок выплаты зарплаты

Минимум дважды в месяц

Фиксируется договором

Срок действия договора

По общему правилу он является бессрочным, но в некоторых ситуациях может заключаться срочный договор

Только срочный, при отсутствии указания срока договор считается недействительным

Возможность продления срока действия договора

Возможно

Невозможно

Средства для выполнения работы

Предоставляются работодателем либо работник имеет право по согласованию с работодателем пользоваться личным имуществом. При этом износ данного имущества должен быть ему возмещен

Работник выполняет работы (оказывает услуги) посредством собственных средств

Порядок расторжения договора

Чтобы уволить работника, необходимы определенные основания. Также работник может по собственному желанию расторгнуть трудовой договор

Сам договор предусматривает порядок расторжения договора, то есть закон не устанавливает особых условий его расторжения

Ответственность за неисполнение обязанностей, предусмотренных договором

Для работодателя законом предусматривается административная ответственность, для работника – дисциплинарная. То есть взыскание, выговор, увольнение, но без штрафных санкций

Договор может предусматривать наложение штрафных санкций на работника. Работодатель со своей стороны обязан выплатить работнику проценты за пользование его денежными средствами, если он вовремя не оплачивает и не принимает работу

Налогообложение

Работодатель уплачивает подоходный налог, страховые взносы во внебюджетные фонды за работника

Если договор заключается с ИП, НДФЛ, взносы он уплачивает самостоятельно

Удаленной работой считается такая деятельность, которая ведется за пределами стационарного места работы, иначе говоря, дома, в транспорте, кафе, за границей, пр. При этом работодатель направляет задание специалисту удаленно: по почте, через Интернет либо другими способами.

Существует две разновидности удаленной работы:

  • надомная;
  • дистанционная.

Первый вариант связан с изготовлением определенных материальных предметов. Так, это может быть сборка ручек, выращивание грибов, вышивка, вязание, пр. Тогда как по итогам дистанционной работы заказчик получает информацию, сведения, то есть разного рода объекты интеллектуальной собственности.

Примечание: обязательные платежи и взносы уплачиваются или не уплачиваются в зависимости от того, каким способом оформлен работник, есть ли у него статус ИП.

Заемным трудом называется труд работника, осуществляемый по распоряжению работодателя в интересах, под управлением и контролем лиц, с которыми у него нет трудовых отношений. С 2016 года в России этот вид труда преимущественно запрещен.

Заемный труд также может быть двух видов:

  • аутсорсинг;
  • аутстаффинг.

Первым называется передача стороннему исполнителю (организации, ИП, гражданину) некоторых функций либо задач. Обычно для оформления сотрудника на работу в этом случае используется договор возмездного оказания услуг. Преимущественно на аутсорсинг передают ведение бухгалтерского, налогового, кадрового учета (подготовка, подача деклараций, ведение отчетности, пр.), юридическое сопровождение. Поскольку этот вид трудовых отношений не предполагает передачи работников исполнителя заказчику, такой тип заемного труда остается разрешенным. Обычно он выбирается управленцами для сокращения затрат на содержание штатных специалистов.

Аутстаффинг – это вид труда, при котором исполнитель передает персонал заказчику. То есть работники, продолжая находиться в штате исполнителя, действуют в интересах и подчиняются третьему лицу. Как мы уже упоминали, с 2016 года этот вид вошел в число запрещенных, поэтому за его применение работодатель может привлекаться к административной ответственности.

Единственное исключение в этом случае составляют частные агентства занятости, подходящие под определенные условия: наличие аккредитации, работа по ОСНО. Это могут быть юридические лица, направляющие персонал к своим аффилированным лицам при соблюдении условий и порядка предоставления работников, утвержденных соответствующим ФЗ. Правда, стоит отметить, что необходимый для этого закон пока не принят.

Порядок оформления сотрудника на работу

Есть ряд этапов, предусмотренных законом, предшествующих приему и оформлению сотрудника на работу. К этому списку относятся медицинское обследование, избрание на должность или выбор претендента на конкурсной основе, пр.

Шаг 1. Медицинское обследование

Сотрудник должен пройти медицинское обследование прежде, чем начать выполнять свои должностные обязанности. Однако это правило распространяется лишь на такие группы лиц, как:

  1. Граждане, не достигшие 18 лет.
  2. Лица, приступающие к работе в торговле, в сфере общественного питания, работники пищевой промышленности. Причем в этом случае медицинское обследование проводится перед приемом на должность и далее периодически. Например, для работников, не достигших 21 года, оно производится ежегодно.

Шаг 2. Ознакомление сотрудника с должностными инструкциями и иными нормами компании

Должностные инструкции представляют собой список обязанностей сотрудника. Работодатель может не предоставлять их при оформлении сотрудника на работу, но, благодаря этому документу, ему удастся избежать многих проблем, недоразумений, способных появиться в процессе трудовой деятельности.

При этом данный документ подготавливается и подписывается в двух экземплярах. То есть одна копия передается сотруднику, а вторая остается у работодателя.

Шаг 3. Заключение трудового договора согласно штатному расписанию

По закону оформление физического лица на работу в качестве сотрудника может происходить исключительно по гражданско-правовому или трудовому договору. Благодаря первому, работодателю удается получить такие преимущества: отчисление средств в ФСС является необязательным, это же правило распространяется на отпускные, больничные. Правда, этот вид договора используется только при учете итогового результата деятельности специалиста, в других ситуациях используется трудовой договор.

Как устанавливает ст. 67 ТК РФ, договор имеет силу лишь в том случае, если он составлен в письменной форме и подписан сторонами в двух экземплярах.

Не секрет, что есть ряд категорий данных, которые включаются в трудовой договор, – это обязательные (ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ) и дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

При составлении данного документа для оформления сотрудника на работу обязательно прописываются такие пункты:

  1. Испытательный срок, благодаря которому руководство сможет уволить сотрудника при неудовлетворительном качестве работы.
  2. Место работы сотрудника и структурное подразделение, к которому он относится.
  3. Обязанности сотрудника – они прописываются конкретно, четко либо их должны содержать должностные инструкции;
  4. Размер зарплаты.
  5. Отдых специалиста, режим труда.

Шаг 4. Заключение договора о материальной ответственности (МО)

Договор о полной индивидуальной МО не является обязательным документом для оформления сотрудника на работу, однако мы рекомендуем его подписывать. Для него на данный момент нет установленной формы, зато есть общепринятые пункты.

Чаще всего эта разновидность договора используется для работников магазинов, складов, производственных точек и даже для рядовых офисных сотрудников, когда речь идет об офисной технике. Кроме того, данный договор полезен при оформлении сотрудника на работу, если тот будет иметь дело с деньгами, прочими ценностями. Этот документ также подписывается в двух экземплярах, где один передается сотруднику, а второй – руководителю.

Шаг 5. Сотрудник пишет заявление на работу

Любой специалист должен составить и подписать заявление при приеме на работу. Далее этот документ согласовывается с руководителем структурного подразделения компании, который, в свою очередь, ставит на заявлении соответствующую отметку, то есть визу.

Такое заявление обязательно включает в себя резолюцию, отметку об исполнении. Если директор компании выносит по нему положительное решение, приступают к дальнейшей работе с документами, необходимыми при оформлении сотрудника на работу.

Шаг 6. Регистрация трудового договора и договора о МО в книге

Специалист, получивший на руки оба вышеназванных договора, ставит подпись в книге регистрации. Так у работодателя всегда будет возможность подтвердить тот факт, что человек бумаги получил.

Шаг 7. Публикация приказа о приеме на работу

Когда трудовой договор с работником заключен, подписывается соответствующий приказ. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г. утверждены формы приказа о приеме на работу, а именно: форма № Т-1 «Приказ либо распоряжение о приеме на работу» и утвержденная форма № Т-1а «О приеме работников». Этот документ используется при оформлении сотрудников на работу по трудовому договору, их учете, поэтому его содержание должно отражать все условия, содержащиеся в трудовом договоре. Прекрасно, если бумаги не только не противоречат друг другу, но и полностью совпадают.

Шаг 8. Отражение записи о приеме на работу в трудовой книжке

Необходимо также поставить отметку и в трудовой книжке при оформлении сотрудника на работу. Правда, изначально допускается просто принять этот документ и сделать запись уже в процессе работы. Как устанавливает ст. 66 ТК РФ, работодатель (кроме работодателей, являющихся физическими лицами, но при этом они не числятся как ИП) обязан вести трудовые книжки отдельно по каждому сотруднику, работающему в компании более пяти дней, если данная работа представляет собой основной заработок гражданина.

Шаг 9. Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек

Кроме того, требуется внести информацию в Книгу учета движения трудовых книжек, вкладышей к ним. Помимо этого заполняется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и их вкладышей.

Шаг 10. Оформление личной карточки на служащего

Вне зависимости от срока оформления сотрудника на работу, на каждого специалиста заводят личную карточку. После чего работник должен быть ознакомлен с записями, отраженными в данном документе и внесенными в трудовую книжку. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит свою подпись. Подчеркнем, что именно по этой причине карточки ведутся на бумажном носителе, ведь подпись ставится после записи о приеме на работу, переводах, пр.

Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием

Большинство хозяйствующих субъектов при осуществлении своей деятельности нуждаются в привлечении наемного труда. Прием работников на предприятие возлагается на кадровую службу организации, а при ее отсутствии – на определенных должностных лиц. Кто бы ни производил оформление новых людей в компании, важно знать как правильно принимать на работу сотрудника.

Испытательный срок при приеме на работу

Прием сотрудника на основную работу: подробная пошаговая инструкцияВсе данные, которые работник предоставляет в компании во время приема, не позволяют полностью сложить впечатление о фактических навыках и способностях этого сотрудника.

Испытательным сроком называется период, в течении которого за работой сотрудника производится наблюдение с целью определения его знаний, навыков, способностей.

По соглашению сторон может устанавливаться испытательный срок при приеме на работу. Законодательство требует, чтобы трудовой договор, составленный с сотрудником компании, в обязательном порядке при установлении испытания содержал информацию о нем.

Если условие об этом не отражено в контракте, то до того как работник начнет работать, это условие можно ввести дополнительно специальным соглашением. Если это не сделать, то ни о каком испытательном сроке для работника не может идти речи вообще.

Испытание должно быть прописано также в распоряжении, которое составляется, когда осуществляется оформление сотрудника на работу.

Во время действия такого периода каждая сторона получает право расторгнуть действующие трудовые отношения по упрощенной процедуре. Срок испытания, который устанавливается поступившему на работу человеку, по общим правилам, не может быть более трех месяцев.

Для руководящего персонала в соответствии с законодательством он может быть определен на период до шести месяцев. Если работник принят в компанию по контракту с определенным сроком действия от двух месяцев до полугодия, то испытание может быть ему установлено на период до двух недель.

Внимание! Кроме этого, у некоторых категорий граждан условие о проведении испытания не может вноситься в их трудовой контракт.

К таким работникам относятся:

  • Сотрудницы в положении.
  • Работники, не достигшие 18 лет.
  • молодые специалисты пришедшие сразу после учебы.
  • Поступившие по срочному трудовому договору на период до двух месяцев,
  • Выбранные по конкурсу
  • И т. д.

Можно ли принять сотрудника в выходные дни

Законодательство при регулировании трудовых отношений не устанавливает запрет на оформленных людей в компанию в нерабочие дни. Поэтому на вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный, существует положительный ответ.

Надо учитывать, что приемным на работу днем является день, с которого сотрудник числится в штате компании. Он указывается в трудовом контракте и приказе на прием. Работник может начать выполнять обязанности в ближайший рабочий день.

Не стоит забывать про сменные графики, при которых работник может выходить на работу в выходные и праздничные дни. В этом случае день приема на работу и фактическое ее начало будут совпадать.

Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием

Кадровому работнику нужно точно знать, как принять на работу сотрудника. Пропуск одного из этапов может в дальнейшем повлечь наложение на организацию штрафов.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

После того, как будущему работнику сообщили о желании принять его, ему нужно составить заявление о приеме на работу. В обычных компаниях это не является обязательным условием, но требуется для организаций бюджетного сектора.

Для документа нет специальной формы. Но обычно в кадровом отделе предоставляют шаблон, в который нужно внести данные о себе. Вместе с заявлением обычно требуется предоставить в организацию обязательный набор документов.

Прием сотрудника на основную работу: подробная пошаговая инструкция

Скачать образец заявления о приеме на работу

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Перед тем, как оформлять с будущим работником трудовое соглашение, его необходимо познакомить со всеми нормативными актами фирмы.

Для этого можно завести специальный опросный лист, на котором гражданин будет ставить свою подпись после того, как прочитает очередной документ. Также, отметку можно делать путем проставления подписи в специальном журнале.

Эта процедура проводится для того, чтобы в случае необходимости доказать, что работник был ознакомлен со внутренними локальными актами компании.

Шаг 3. Оформить трудовой договор

ТК устанавливает, что необходимо заключить с работником трудовое соглашение в течение первых трех дней с начала выполнения им трудовых обязанностей. Но даже если администрация этого не сделает, а сотрудник все равно продолжит трудиться, то будет считаться, что договор все равно заключен, только в ненадлежащей для этого форме.

Внимание! Правила требуют, чтобы при составлении договора у каждой из сторон была своя подписанная копия. В договоре может быть указан день, когда новому сотруднику необходимо приступить к обязанностям. Если это не сделано, то началом деятельности будет считаться следующий рабочий день.

Шаг 4. Зарегистрировать трудовой договор

После того, как на договоре поставили подписи обе стороны, его регистрируют в специальном журнале, присваивая следующий номер.

Если в качестве работодателя выступает физическое лицо, не оформленное как предприниматель, договор необходимо регистрировать в местных органах управления.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

Основным документом, регистрирующим прием нового человека на работу, является приказ о его приеме. В дальнейшем на его основании вносятся записи в остальные обязательные документы.

В приказ переносятся все данные, указанные в трудовом соглашении. Работник должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись.

Для оформления приказа можно применять стандартную форму Т-1, или Т-1а, если оформляется сразу несколько человек. Можно также составить приказ произвольно на фирменном бланке.

Прием сотрудника на основную работу: подробная пошаговая инструкция

Скачать бланк приказа о приеме на работу

Внимание! В приказе должна стоять дата, с которой работнику нужно приступить к работе. Если он не вышел в этот день, то компания имеет право в одностороннем виде отменить это распоряжение.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

После того, как приказ сформирован, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов. В компании может формироваться единый журнал для всех типов оформляемых приказов, или же могут вестись отдельные регистры для приказов по персоналу, по основной деятельности и т. д.

Ведение такого журнала является обязательным и это закреплено законом. Однако четко не регулируется, в каком виде он должен оформляться. Поэтому, наряду с бумажным можно формировать и электронный документ.

Единой формы для журнала регистрации не существует — каждая компания разрабатывает ее исходя из собственных потребностей.

При регистрации в журнал переносится основная информация из распоряжения — дата, номер, вид, затрагиваемый сотрудник и т. д. Знакомить работника с этой записью не нужно.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

По закону ответственное лицо должно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в том случае, если нанятый сотрудник проработал на новом месте более пяти дней.

Запись производится пастой темного цвета, четко и разборчиво. Никакие сокращения использоваться не должны.

Если данное место работы у гражданина первое, то работодатель должен сам открыть ему книжку. В этом случае у нового бланка сначала заполняется титульный лист, куда записываются все необходимые сведения.

Первая запись о приеме производится в присутствии самого работника. Внесенная информация заверяется подписью кадровика, и при наличии — печатью.

Внимание! Иногда неопытный кадровик допускает ошибку и включает в запись лишнюю информацию — наличии испытательного срока, периоде действия срочного договора, характере работ и т. д.

Внесенная запись должна содержать только информацию о должности и структурном подразделении. Эти сведения можно взять из приказа о приеме.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

После того, как книжка передана работником своему работодателю, на последнего возлагается ответственность по ее сохранности. Для учета книжек в компании должен использоваться специальный журнал.

Закон устанавливает обязательность его применения, а форма документа разработана Минтрудом.

По записям, внесенным в книгу, можно проследить приход и выдачу документа. Для каждой книжки должна быть использована одна строка.

Внимание! Запись в книгу вносится черной или синей пастой без сокращений. Нежелательно при заполнении пропускать пустые сроки. Однако сделать это можно, если сохраняется их сквозная нумерация.

Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника

На каждого нового работника должна быть открыта личная карточка сотрудника по форме Т-2. Это является обязательным, и часто при проверке контролирующие органы запрашивают эти документы. Форма карточки может быть изменена с учетом особенностей работы компании, но обязательные реквизиты все равно должны в ней присутствовать.

Заполнять карточку можно на компьютере, либо распечатанный бланк ручкой от руки. В связи с тем, что сведения, указанные в карточке, относятся к персональным данным, то их необходимо хранить в специальных шкафах, которые запираются на ключ, либо на компьютере с парольной защитой.

Для карточки не установлен точный срок, когда ее необходимо составить. Обычно кадровик это делает сразу после составления приказа на прием.

Прием сотрудника на основную работу: подробная пошаговая инструкция

Как правильно оформить личную карточку. Скачать бланк

Для внесения данных в карточку используются следующие источники:

  • Приказ о приеме на работу;
  • Документ, определяющий личность;
  • Трудовая книжка;
  • Бланки ИНН и СНИЛС;
  • Документ воинского учета;
  • Документ подтверждающий образование;
  • Другие документы, предоставленные работником.

Внимание! При внесении определенных сведений работник должен знакомиться с ними под роспись.

Шаг 10. Оформить личное дело

В срок семь дней с момента приема сотрудника на работу, на него нужно открыть личное дело. Для того, чтобы это сделать, на обложке отдельной папки записываются полные Ф.И.О. работника, дата открытия дела, порядковый номер. В течение всего периода работы сюда прикрепляют документы, относящиеся к нему.

Личное дело должно содержать:

  • Личную карточку с фотографией;
  • Автобиографию;
  • Копию документа об образовании;
  • Заявления за все время работы;
  • Копии приказов по работнику;
  • Трудовой контракт с работником;
  • Должностную инструкцию;
  • Отзывы, рекомендации, характеристики;
  • Иные другие документы.

бухпроффи

Важно! Личное дело обязательно должно содержать опись всех находящихся в нем документов. Изъять какой-либо из них можно только с разрешения руководителя компании либо начальника кадровой службы.

Документы при приеме на работу – что можно запрашивать, а что нет

Обязательные документы

Документы при приеме на работу, которые нужно обязательно предъявлять, включают в себя:

  • Паспорт, или другой документ, которым можно удостоверить личность. Несовершеннолетние без паспорта могут предъявлять свидетельство о рождении. Если паспорт на замене, используется временное удостоверение.
  • Трудовая книжка. Это основной документ, фиксирующий стаж работника. Книжку можно не приносить, если идет трудоустройство по совместительству, либо если это первое место работы. В последнем случае обязанность открыть книжку возлагается на работодателя.
  • Свидетельство СНИЛС. Не предъявляется, если это первое место работы — работодатель также оформляет его самостоятельно.
  • Документ воинского учета. В зависимости от статуса, предъявляется военный билет либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
  • Документ об образовании, квалификации и т. д. Может предъявляться диплом среднего или высшего образования, аттестат, свидетельство о получении квалификации и другие аналогичные документы.
  • Справка об отсутствии судимости. Предъявляется при трудоустройстве на должности, которые не опускаются граждане с судимостью.

Дополнительные документы

При трудоустройстве в определенные отрасли, либо на определенные должности, работодатель может попросить предоставить дополнительные документы. Он это делает во исполнение требований федеральных законов, указов Президента и других нормативных государственных актов.

К ним относят:

  • Справка об условиях труда на основном месте — если работник устраивается по совместительству на место со вредными и опасными условиями трудовой деятельности;
  • Медицинское заключение о состоянии здоровья — нужно предоставлять, если гражданин устраивается в Наркологический контроль, на гражданскую службу либо будущий работник является несовершеннолетним.
  • Справка о размере доходов и имеющемся имуществе — если гражданин устраивается на гражданскую службу или замещение должности в муниципальной службе, и данная должность включена в отдельный перечень.

Следующие документы не являются обязательными, но их предоставление даст возможность работнику получить некоторые льготы:

  • Справка об имеющейся беременности для женщин;
  • Справка о составе семьи;
  • Копии свидетельств о рождении детей;
  • Справки о полученных доходах с предыдущего места работы по форме 182-Н.

Какие документы работодатель не вправе требовать

Некоторые документы работник кадрового отдела может потребовать предоставить при приеме, а в случае отказа это сделать — не принимает на работу. Однако это незаконно, и легко может оспариваться в суде.

К таким документам относят:

  • Документ, подтверждающий регистрацию. ТК не устанавливает правило, по которому организация обязана следить за регистрацией своего работника по месту его пребывания. Точно также, как компания не может устанавливать преимущества в оформлении для тех граждан, которые проживают в определенной местности, либо имеют там официальную регистрацию. Компания не имеет права отказывать в приеме тем работникам, у которых нет регистрации по адресу проживания, нахождения, либо по месту нахождения фирмы.
  • ИНН. Фирма не имеет права требовать предоставления ИНН, поскольку он не устанавливается трудовым законодательством как обязательный.
Прием нового сотрудника на работу: пошаговая инструкция в 2020

Оформлением приема новых сотрудников занимается, как правило, специально выделенный отдел, называемый кадровый. Кадровые работники проводят отбор соискателей, выбирают подходящих кандидатов, проводят собеседования, оформляют прием новых сотрудников в должность, оформляют их отпуск, переводы, увольнение и решают прочие моменты, связанные с кадрами. Как происходит прием новых работников в 2020 году?

Если кадровой службы на предприятии нет, то занимается приемом новых сотрудников любой уполномоченный на то работник.

Прием нового сотрудника на работу: основные моменты

Прохождение медосмотров новым сотрудником

Для определенных категорий работников обязательным является прохождение медицинских осмотров перед началом трудовой деятельности. Медосмотры проходят за счет средств работодателя.

Первичные медосмотры обязательны далеко не для всех должностей. Перечень категорий работников, для которых необходимо пройти медицинское обследование перед началом работы, приведен в ст.213 ТК РФ:

  • Работающие во вредных и опасных условиях труда;
  • Работа которых связана с движением транспорта;
  • Работники пищевой промышленности, общественного питания и торговли;
  • Работники  водопроводных сооружений;
  • Медицинский персонал;
  • Работающие в детских учреждениях;
  • В возрасте до 18 лет.

Указанных выше работников нужно предварительно отправить проходить медкомиссию перед оформлением в штат предприятия. Подробнее о прохождении медосмотров, налоговом и бухгалтерском учете расходов на медосмотры можно почитать здесь.

Должностные обязанности нового сотрудника

Далее человека необходимо ознакомить с его должностными обязанностями, особенностями трудового распорядка в организации, а также с другими нормативными документами предприятия.

Должностные обязанности прописываются в должностной инструкции, которую человек должен внимательно изучить. Для каждой должности разрабатывается своя должностная инструкция.

На заметку! Скачайте должностные инструкции: → главного бухгалтера, → кассира, → специалиста по кадрам, → кладовщика, → уборщика, → секретаря, → офис-менеджера, → заведующего складом, → водителя, → менеджера по продажам, → экономиста, → менеджер по персоналу.

Помимо данного документа работника также нужно познакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, образец которых можно найти здесь.

Кроме того, в организации может иметься коллективный договор и другие внутренние локальные акты, регулирующие вопросы, связанные с персоналом. Работник также должен ознакомиться с этими документами, чтобы знать свои права и обязанности.

Прием работника на работу: пошаговая инструкция

Прием работника на работу: пошаговая инструкция

Трудовой договор с работником

Следующий шаг, который необходимо выполнить при приеме нового человека на работу – это заключить с ним трудовой договор. Он может быть срочный или бессрочный. Первый заключается на определенный срок, что актуально при разовых работах, при замещении другого сотрудника, например, на время его нахождения в отпуске по уходу за ребенком, а также в других случаях. Бессрочный трудовой договор не имеет срока окончания его действия, то есть заключается на неопределенный срок.

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, содержащее права и обязанности сторон. Составляется в двух экземпляра: для работника и работодателя, подписывается обеими сторонами.

С работником также может быть заключен гражданско-правовой договор. Для работодателя это очень удобно, нет необходимости оформлять отпуск сотрудникам, платить больничные, отчисления в фонды. Но заключить его можно не всегда, должны соблюдаться определенные условия, в частности он должен предполагать конечный результат. Подробнее об этом виде договора поговорим в другой статье.

Договор о материальной ответственности

Если человек принимается на должность, предполагающую материальную ответственность, то необходимо с ним заключить договор о полной или частичной материальной ответственности.

Примерами таких работников можно назвать сотрудников бухгалтерии, склада, продавцов и прочего персоналом, имеющего доступ к материальным или денежным ценностям.

О материальной ответственности работников можно почитать здесь (см. → скачать договор о полной материальной ответственности).

Договор коммерческой тайны

При необходимости при приеме нового сотрудника с ним заключается договор, гарантирующий неразглашение коммерческой тайны, скачать образец такого договора можно по ссылке.

После того как необходимые договора оформлены и подписаны, они регистрируются в специальной регистрационной книге, в которой работник ставит свою подпись. Данная запись поможет в дальнейшем работодателю доказать, что договора с работником были заключены (трудовой, о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны).

Заявление на прием на работу

После выполнения действий, указанных выше, работник пишет заявление о приеме на работу. Данный документ не является обязательным, но, тем не менее, большинство работодателей его все же требуют.

Пишется он работником на листе формата А4 в произвольной форме на имя руководителя организации.

Образец написания заявления о приеме на работу можно скачать здесь.

Приказ о приеме на работу

На основании заявления работника составляется приказ о приеме на работу. Для оформления можно воспользоваться унифицированной формой Т-1 или Т-1а. Первая используется при приеме на работу одного человека, вторая – при приеме группы сотрудников.

Порядок оформления приказа можно посмотреть здесь, где представлены бланки унифицированных форм приказов для скачивания, а также образец заполнения приказа.

Заполнение трудовой книжки

На основании утвержденного приказа о приеме на работу кадровый работник или другой ответственный специалист делает запись в трудовой книжке. При этом указывается, какого числа принят новый сотрудник, в какую должность, в какую организацию. Данные для заполнения берутся из приказа. Как заполнить трудовую книжку?

Иногда этот шаг можно выполнить позже, но трудовую книжку все равно нужно получить от работника.

Сведения о внесенной записи в трудовой книжке подлежат отражению в книге учета движения трудовых книжек.

После этого работник может приступить к своим обязанностям, а кадровый работник оформляет на него личную карточку по форме Т-2, при необходимости заводит личное дело и лицевой счет.

Для оформления этих документов от работника требуется получить паспорт, документы об образовании, военный билет, заявление о приеме на работу, анкету с биографическими данными.

Далее трудовая деятельность нового работника подлежит отражению в табеле учета рабочего времени, оформленного по форме Т-12 или Т-13. В табеле фиксируются все явки и неявки работника с указанием причины отсутствия.

На нового сотрудника также нужно оформить медицинский полис на обязательное медицинское страхование, а также пластиковую зарплатную карту (если зарплата на предприятии выдается безналичными средствами).

Прием на работу сотрудников в РФ

Прием на работу сотрудника — это процедура, во время которой предприятие официально заключает с ним трудовой договор и подготавливает все необходимые для дальнейшей работы документы.

Наиболее распространенной процедурой кадровых служб большинства современных предприятий является прием на работу сотрудников. И это неудивительно, поскольку официальное трудоустройство является важным условием законной и эффективной деятельности как самого работника, так и его работодателя.

Поэтому стоит более подробно рассмотреть сущность и историю возникновения процедуры приема на работу, а также порядок ее проведения и права будущих сотрудников.

Понятие и история трудоустройства

Прием на работу сотрудника представляет собой процедуру, во время которой предприятие официально заключает с ним трудовой договор и подготавливает все необходимые для дальнейшей работы документы.

Проводится эта процедура по взаимному согласию обеих сторон, то есть работодателя и наемного работника.

Исторически использование наемного труда является очень давней процедурой, которая существовала еще во времена рабовладельческого строя. Однако официальные права и юридические гарантии у работников возникли совсем недавно, ближе к концу 19 века.

Что касается именно процедуры приема на работу, то как таковым моментом ее возникновения можно считать год принятия КзОТа советского образца 1918 года. В данном документе право наниматься на работу гражданам не предоставлялось, вместо них это могла делать только биржа труда. Также в нем отмечалась обязанность каждого работника иметь трудовую книжку.история возникновения понятия трудоустройстваистория возникновения понятия трудоустройства

Внесенные в 1922 году поправки и изменения в этот законодательный акт значительно расширили права рабочих, в том числе предоставили им право заключать как индивидуальные трудовые, так и коллективные договоры. При этом обязательной письменной формы этих документов не устанавливается, по желанию сторон они могут быть и устными.

Следующая редакция КзОТа приходится уже на 1971 год. В ней приводится более расширенное понятие трудового договора, а также право работника самому выбирать некоторые условия работы. В 1992 году вводится обязательная письменная форма этого документа.

Современный Трудовой кодекс был принят в 2001 году с учетом всех международных стандартов и правил трудовой деятельности. Именно в этой последней версии документа была наиболее четко регламентирована процедура приема на работу сотрудников и необходимые для ее проведения документы.

Права работников

Одной из юридических гарантий, при помощи которой защищаются интересы наемных работников, является предоставление им на законодательном уровне определенных прав при трудоустройстве.

К примеру, работник имеет право:права работниковправа работников

  • самостоятельно выбирать будущее место работы;
  • получать от работодателя достоверную и полную информацию обо всех существенных условиях труда;
  • заключать официальный трудовой договор, закрепляющий эти условия, оформленный в письменном виде;
  • требовать от работодателя включения в договор таких условий, которые не противоречат нормам действующего трудового законодательства и не ухудшают его положение;
  • перед подписанием договора ознакомиться с ним, а также получить одну копию документа для личного хранения.
права работниковправа работниковТакже стоит учесть, что будущий руководитель не вправе требовать от соискателя предоставления тех документов, которые не обозначены в Трудовом кодексе.

Исключением могут быть только ситуации, при которых для трудоустройства требуется прохождение специальных процедур (например, медицинского осмотра).

Кроме этого, существуют и некоторые другие гарантии:юридические гарантии при трудоустройствеюридические гарантии при трудоустройстве

  1. Ограниченный срок испытания. Он может составлять максимум 3 месяца. Для некоторых категорий работников данное условие в трудовой договор вообще нельзя включать.
  2. Равные права всех граждан при трудоустройстве. Значение имеют лишь его профессиональные качества и навыки. Работодатель не должен обращать внимания на такие детали, как раса, цвет кожи, возраст, половая принадлежность и т. п. Отказывать в заключении трудового договора по этим основаниям он также не имеет права. Исключение составляют лишь некоторые виды работ, выполнять которые могут не все работники.
  3. Право получить обоснование отказа в приеме на работу и обжаловать его в судебном порядке. При наличии нарушений со стороны нанимателя его могут оштрафовать и даже принудить к заключению трудового договора с соискателем.

Кроме этого, некоторыми правами наделяются и отдельные категории граждан. Например, инвалиды могут быть трудоустроены на предприятие при наличии на нем квотируемых рабочих мест. Более подробно подобные льготы регулируются уже некоторыми положениями ТК РФ или отдельными законодательными актами.

Порядок трудоустройства

Порядок приема на работу нового сотрудника регулируется ст. 68 ТК РФ. Кратко данную процедуру можно представить следующим образом:порядок трудоустройствапорядок трудоустройства

  1. Обращение работника и предоставление им необходимых документов. Их перечень приведен в ст. 65 ТК РФ.
  2. Получение от работника заявления о приеме на работу. Этот документ не является обязательным, однако на большинстве предприятий все же предусмотрен.
  3. Ознакомление нового сотрудника с локальными актами компании, в том числе и с коллективным договором. Перечень этих документов приведен в законодательстве.
  4. Заключение трудового договора путем подписания его сторонами. При этом один экземпляр документа необходимо отдать подчиненному.
  5. Издание приказа о приеме на работу. Содержимое данного документа должно соответствовать условиям заключенного договора.
  6. Внесение в трудовую книжку соответствующей записи о приеме на работу сотрудника. Запись должна вноситься согласно установленным правилам.
  7. Оформление личной карточки работника и внесение данных о нем в другие документы компании.

После этого процедура трудоустройства считается завершенной, а работник может на законных основаниях приступать к работе.

Важные моменты трудоустройства

Порядок приема на работу (ИП и ООО)

Как правильно осуществить прием на работу, какие шаги предпринять и в какой последовательности, составление какой документации потребуется? Все эти вопросы мы рассмотрим в данной статье.

Осуществление фактически любой коммерческой деятельности, как правило, подразумевает привлечение наемных работников. Что касается такой организационной формы, как ООО, то такие обстоятельства возникают со 100% вероятностью, ведь, как минимум, в штате состоит один сотрудник – директор. ИП не всегда прибегает к наемному труду, по специфике свой деятельности, он может справляться со всем кругом обязанностей единолично. Но, при укрупнении бизнеса и его развитии, обычно логическим продолжением становится прием на работу сотрудников.

Важно: в нашей статье мы рассмотрим идеальный порядок приема на работу, как для ИП так и для ООО. Пусть для ИП в этой структуре не все действия и документы являются обязательными, с точки зрения законодательства, но они далеко не излишни, ведь позволят вам наладить полный учет и контроль в кадровом делопроизводстве.

Формы приема на работу

Принимая решения о привлечение наемных работников – физических лиц, на ваш выбор законодательство предусматривает две формы оформления договорных отношений: гражданско-правовой договор или же трудовой договор.

К гражданско-правовому договору относится договор подряда, и требования к его условиям регулируются ГК РФ. Этому договору посвящена глава 37 ГК РФ, в которой рассмотрены все условия в рамках подобного договора.

Если вы решили прибегнуть при приеме на работу к трудовому договору, то тогда следует ознакомиться с положениями ТК РФ, в котором со статьи 56 и по 84 оговариваются все условия по заключению, оформлению и прекращению трудового договора.

Локальные нормативные акты работодателя

В соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ, приему на работу сотрудника должно предшествовать ознакомление под роспись с локальными нормативными актами. К таким документам относятся:

  • Правила трудового внутреннего распорядка.
  • Должностные инструкции.
  • Коллективный договор (если на предприятии существует профсоюз). Как правило, в рамках ООО и ИП такой документ отсутствует ввиду отсутствия профсоюза.

Право на утверждение работодателем локальных нормативных актов предусмотрено статьей 8 ТК РФ.

Все указанные документы должны быть разработаны нанимателем и утверждены приказами по предприятию.

При разработке правил внутреннего трудового распорядка, вы можете обратиться к статье 189 ТК РФ, в которой перечислен перечень вопросов и положений, включаемых в данный документ. Основное его условие состоит в том, что он не должен ухудшать правовое положение работника, которое обеспечено ему действующим трудовым законодательством.

Помощь в подготовке должностных инструкций вам окажут квалификационные справочники, утвержденные Минтрудом для разных отраслей промышленности и специальностей. Наличие должностных инструкций поможет вам четко сформулировать перечень обязанностей каждого работника.

Важный момент: разработка и утверждение локальных нормативных актов не является обязательство для ИП, а в части должностных инструкций и для ООО, но их наличие несет в себе лишь положительные моменты, заключающиеся в более детальном учете и планировании трудовых отношений с работниками.

Порядок приема на работу и оформление документации

Все предэтапы мы рассмотрели, теперь самое время перейти к непосредственной сути нашей статьи.

Шаг 1

Работник должен написать заявление о приеме на работу на имя руководителя (ИП), с указанием должности в нем. После рассмотрения заявления, руководитель должен поставить на нем резолюцию, в которой отражает свое решение, например, принять и оформить приказ.

Далее к своему заявлению работнику необходимо предоставить копии документов:

  • Всех страниц паспорта;
  • Страхового свидетельства;
  • Документа об образовании;
  • Военного билета (для военнообязанных).

Если это не первое место работы, то предоставляется и трудовая книжка. В том случае, если это первая работа, то завести трудовую книжку предстоит вам на этого сотрудника. При отсутствии страхового свидетельства вам также предстоит его оформить в ПФР на сотрудника.

Шаг 2

Заключение трудового договора с работником должно быть осуществлено в письменной форме, и данный документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику.

Шаг 3

На основании полученных документов и заявления подписывается приказ о приеме на работу. Форма приказа Т-1 утверждена ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомстата РФ №1, датированным от 05.01.2004 г. Приказ регистрируется в журнале приказов по кадровым вопросам. Его можно приобрести в любом книжном магазине или торгующем канцелярскими принадлежностями.

В соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ в трехдневный срок вы должны ознакомить работника с изданным приказом под роспись.

Шаг 4

Далее следует внести запись в трудовую книжку о приеме на работу. Это правило предусмотрено статьей 66 ТК РФ.

Сведения о поступившей трудовой книжке вы должны занести в журнал регистрации, форма которого утверждена Постановлением Минтруда России №69, датированным от 10.10.2003 г.

Шаг 5

Теперь заполняете личную карточку сотрудника формы Т-2, утвержденной ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомстата РФ №1, датированным от 05.01.2004 г.

Работник должен поставить свою подпись в заполненной карточке, тем самым подтвердит ознакомление со всеми внесенными туда сведениями и их утверждение.

Рекомендация: дополнительно вы можете формировать личное дело по каждому сотруднику, в котором будут храниться все документы, относящиеся к определенному сотруднику, начиная с заявления о приеме на работу и предоставленных копий документов, и продолжая потом подшивать все заявления и приказы по данному сотруднику в процессе работы его. Такой документооборот значительно упростит для вас в будущем поиск нужной информации по сотруднику.

ШАГ 6

Если принятый работник военнообязанный, то в соответствии с Постановлением Правительства РФ №719 от 27.11.2006 г., вы должны сообщить о его поступлении на работу в территориальный комиссариат или орган местного самоуправления.

Обязательно для ИП

При приеме наемных работников ИП должен встать на учет во внебюджетных фондах в качестве работодателя в сроки:

  • В ПФР в течение 30 дней;
  • В ФСС в течение 10 дней.

Причем, обязанность возникает такая при заключении каждого нового трудового договора, его нужно регистрировать в указанных органах. О том, как выглядит эта процедура и какие нужны документы, вы прочтете в статье: Постановка организаций и предпринимателей на учет в ПФР и ФСС.

Теперь вы точно знаете всю последовательность действий, которую надо соблюдать при приеме на работу сотрудников.

Прием на работу — Институт Профессионального Кадровика

Узнайте больше о документальном сопровождении трудоустройства и правилах, которые не должен нарушать ни один работодатель. Расскажем, как установить испытательный срок, можно ли принять в штат подростка и что делать с совместителями.


Порядок приема на работу: общие правила

Прием на работу — стандартная процедура, через которую проходит каждый штатный сотрудник любой организации. Общие правила приема на работу в России установлены кодексом законов о труде. Этой теме посвящена вся 11 глава ТК РФ.

Вопрос

Где найти ответ

Возраст, с которого разрешен прием на работу по трудовому договору

ст. 63 ТК РФ

Гарантии сторон при заключении трудового договора

ст. 64 ТК РФ

Заключение трудового договора с бывшими муниципальными и государственными служащими

ст. 64.1 ТК РФ

Документы, предъявляемые при приеме на работу

ст. 65 ТК РФ

Оформление трудовой книжки

ст. 66 ТК РФ

Оформление трудового договора

ст. 67 ТК РФ

Фактический допуск к работе не уполномоченным на это лицом и последствия такого решения

ст. 67.1 ТК РФ

Оформление приема на работу

ст. 68 ТК РФ

Предварительный медицинский осмотр при приеме на работу

ст. 69 ТК РФ

Испытание при трудоустройстве

ст. 70 ТК РФ

Оценка результата испытания, установленного при трудоустройстве

ст. 71 ТК РФ

Стандартный алгоритм приема на работу: 5 этапов

Этап 1. Ознакомление с документами, предъявленными сотрудником
Статья 65 ТК РФ дает работодателю право запрашивать паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, аттестаты и дипломы о полученной профессиональной подготовке, трудовую книжку и СНИЛС (если работник трудоустраивается впервые, трудовая книжка и СНИЛС заводятся кадровиком при приеме на работу). Для военнообязанных к этому списку добавляются еще и документы воинского учета, а для претендентов на отдельные специфические должности — дополнительные справки, лицензии, разрешения и т.д. в соответствии с актуальным законодательством.

Этап 2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к его работе
Речь идет о правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, должностной инструкции, положении об оплате труда и других ЛНА на усмотрение работодателя. Сделать это нужно до, а не после заключения трудового договора. Убедитесь, что работник поставил подпись на каждом листе ознакомления, и выдайте ему распечатанный экземпляр должностной инструкции для хранения на рабочем месте.

Этап 3. Заключение трудового договора
Один экземпляр, заверенный подписями сторон, остается у работодателя, другой выдается на руки работнику. Если принимаете на работу бывшего государственного или муниципального служащего, оставившего службу менее двух лет назад, отправьте об этом письменное уведомление по последнему месту его занятости.

Этап 4. Оформление сопутствующих документов
Какие-то заполняются в обязательном порядке (например, приказ о приеме на работу или личная карточка), остальные — по ситуации. Учите, что закон обязывает государственные структуры оформлять ряд документов, необязательных для частных предприятий, например, личное дело или заявление о приеме на работу.

Этап 5. Проводится вводный и предварительный инструктаж по охране труда
Только после этого сотрудника можно допустить к выполнению должностных обязанностей.

Каждая компания вправе установить свой порядок оформления приема на работу, расширив этот список за счет дополнительных процедур и условий. Одни работодатели проводят анкетирование соискателей или проверку на полиграфе, другие — запрашивают подробную автобиографию. А для замещения некоторых должностей приходится проходить медосмотр или психиатрическое освидетельствование. Но законодательно установленный минимум действий приходится выполнять всем. Иначе процедура трудоустройства считается оформленной с ошибками, а работодателю грозит крупный штраф.

Оформление документов при приеме на работу

Заключить трудовой договор — всего лишь половина дела. Прежде чем допустить нового сотрудника к работе, следует внести его в учетные документы предприятия, завести личную карточку, заполнить трудовую книжку.

6 документов, которые оформляют при приеме на работу

Заявление на трудоустройство. Требуется не всегда, поскольку с позиции закона этот этап не считается обязательным и многие работодатели его игнорируют. Но если данная норма закреплена локальными актами и инструкциями компании, попросите соискателя написать заявление о приеме на работу. Документ составляется в свободной форме или по предложенному работодателем образцу.

Трудовой договор. Срочное или бессрочное соглашение между работником и работодателем, дающее официальный старт трудовым отношениям. Оформляйте каждый раз, когда принимаете новичка на работу (даже если она временная, сезонная или удаленная). Прежде чем заверить договор, убедитесь, что он содержит все обязательные условия и сведения о сторонах.

Внимание!

Если забыли включить в трудовой договор одно или несколько обязательных условий, как можно скорее заключите с работником дополнительное соглашение и пропишите в нем недостающие пункты. 

Приказ о приеме на работу. Обязательный документ, издается на основании трудового договора. Заполните бланк №Т-1 или разработанную работодателем форму. Убедитесь, что содержание приказа — наименование должности, размер зарплаты, характер работы, сведения о сотруднике — в точности соответствует условиям трудового договора, и передайте на подпись руководителю организации. Ознакомьте новичка с заверенным приказом под подпись в течение трех дней после фактического допуска к работе, а если нужно — выдайте копию на руки.

Трудовая книжка. Поступая на работу, соискатель приносит ее в отдел кадров, где она в дальнейшем заполняется и хранится. Внесите запись о трудоустройстве в течение недели после выхода приказа. Чтобы избежать ошибок, придерживайтесь инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Личная карточка. Заводится в обязательном порядке на каждого нового сотрудника и ведется вплоть до его увольнения. За основу возьмите унифицированный бланк №Т-2, содержащий 11 разделов, или локально утвержденный аналог. Заполняйте его не со слов работника, а только исходя из официальных документов:

  • паспорта;
  • трудовой книжки;
  • приказа о приеме на работу;
  • СНИЛС;
  • военного билета; дипломов, аттестатов и т.д.

Учтите, что работник должен заверить сведения, внесенные в разделы I-III, личной подписью. Поэтому вести карточки исключительно в электронном виде невозможно. Но никто не запрещает дублировать данные, хранящиеся на бумажных носителях, в цифровом виде и распечатывать в случае необходимости.

Внимание!

Правила приема на работу государственных служащих требуют, чтобы в дополнение к личной карточке на сотрудника заводилось личное дело. Коммерческие организации ведут личные дела в добровольном порядке — например, чтобы систематизировать данные о трудовой деятельности персонала.

Табель учета рабочего времени. Отражает количество фактически отработанного персоналом времени. Внесите данные новичка в табель (унифицированная форма №Т-12 или №Т-13). Не учитывайте только сотрудников, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам, и внешних совместителей.

Порядок приема на работу несовершеннолетних

Совершеннолетие в России по закону наступает с 18 лет. Но право работать появляется гораздо раньше — с 14 лет, а в исключительных случаях, например, для участия в съемках фильма, и с младшего возраста. Если соискателю еще не исполнилось 18 лет, прием на работу оформляется по особым правилам, установленным статьей 63 ТК РФ.

Принимать на работу несовершеннолетних можно:

  • с 16 лет — на общих основаниях, но только для выполнения работ, не способных причинить физический или психический вред, и с обязательным медосмотром;
  • с 15 лет — с теми же ограничениями + при условии получения общего образования и только на легкий труд в свободное от учебы время;
  • с 14 лет — с теми же ограничениями, что и с 15 лет, и при наличии письменного согласия одного из родителей (попечителей) и органов опеки и попечительства.

Детей младшего возраста и подростков до 14 лет могут привлекать к работе только отдельные организации: концертные, кинематографические, театральные, цирковые, спортивные (ст. 63, 348.8 ТК РФ). Поскольку у такого юного работника еще нет законного права подписывать трудовой договор самостоятельно, все документы за него оформляют родители или опекуны. Предварительно запрашивается согласие органов опеки, которые должны убедиться, что условия труда соответствуют норме, а порученная работа не нанесет ущерб нравственному и физическому здоровью ребенка.

Регламент приема на работу совместителей

Процедура приема на работу совместителей определяется типом совместительства — внешним или внутренним. Если совместительство внешнее, работник не обязан предъявлять трудовую книжку, поскольку она уже хранится по месту основной работы. Запись о дополнительной занятости можно не вносить. Но если об этом просит сам работник, выдайте ему заверенную справку, выписку или копию приказа о приеме на работу, чтобы он смог передать ее по месту основной занятости. СНИЛС и военный билет тоже не требуйте: достаточно паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (ст. 283 ТК РФ).

У внутреннего совместителя никакие документы, как правило, не запрашивают — нет необходимости. Работник уже числится в штате предприятия, а значит, предоставил все необходимые сведения еще на этапе первого трудоустройства. Но если должность по совместительству требует определенных знаний, навыков или допусков, смело запрашивайте дипломы, сертификаты и другие документы, подтверждающие их наличие.

В остальном порядок действий не меняется. Заключается письменный трудовой договор (главное основание для приема на работу) с условием о совместительстве, издается приказ, сотрудника знакомят с нормативными документами и проводят инструктаж по охране труда на новом, хоть и не основном, рабочем месте.

Внимание!

Нельзя принимать лиц до 18 лет на работу по совместительству, даже если речь идет о нескольких рабочих часах в неделю.

Оформление приема на работу с испытательным сроком

Бывает, что работник подходит по всем показателям — образование, опыт, личностные качества — но работодатель даже после нескольких собеседований не уверен, что новичок успешно справится с порученной работой. А если речь идет об ответственной должности, избавиться от сомнений вдвойне сложнее. К счастью, как раз для таких случаев Трудовым кодексом предусмотрена специальная опция — испытательный срок.

Чтобы назначить испытание при приеме на работу:

  1. Убедитесь, что это не запрещено законом. Нельзя устанавливать испытательный срок беременным женщинам и матерям детей до 1,5 лет, подросткам до 18 лет, вчерашним студентам, впервые поступающим на работу по специальности, лицам, принятым по конкурсу, и некоторым другим категориям работников.
  2. Определите продолжительность испытательного срока. На этот показатель влияет срок действия трудового договора и характер должности, занимаемой работником. Например, при приеме на работу по договору сроком действия от 2 до 6 месяцев продолжительность испытания не должна превышать 2 недель. Если договор бессрочный, испытание может длиться до трех месяцев, но для руководящих работников — директоров организаций и филиалов, их заместителей и главных бухгалтеров — максимальный срок увеличен до полугода.
  3. Включите условие об испытании в трудовой договор. Сделать это нужно в момент составления документа: как только он будет подписан, установить испытательный срок задним числом или увеличить его продолжительность уже не получится. Если стороны заранее не обсудили и не включили в трудовой договор соответствующее условие, работник считается принятым на должность без испытания.

ВЫВОДЫ

Документы. Прием работника на работу оформляется трудовым договором, приказом и другими документами.

 

Что должен сделать кадровик. Кадровик должен принять заявление на трудоустройство, если это предусмотрено внутренними нормами компании, ознакомить новичка с локальными нормативными актами и должностной инструкцией, заполнить его трудовую книжку и личную карточку.

 

Возможные проблемы. Процедура может усложняться, если сотрудник принадлежит к особой категории или принимается в штат на специальных условиях.

 

➢ Если вы хотите научиться управлять кадровой службой и вырасти до руководителя, приходите на курс.

Контрольный список найма сотрудников | Руководство по малому бизнесу
  • Создать четкое описание вакансии

    Убедитесь, что вы точно знаете, какого типа человек вы хотите нанять, какие навыки ему требуются, а также какую сумму (или диапазон) вы готовы заплатить. На протяжении всего процесса приема на работу ведите точный учет каждого кандидата, включая его сильные и слабые стороны, ожидания и записи об интервью. Вам нужно будет снова обратиться к этому при выборе предпочтительного кандидата.

  • Определите, кто делает набор

    Сколько времени потребуется, чтобы нанять каждого нового сотрудника? Подумайте обо всех задачах, включая:

    • написание должностной инструкции
    • , рекламируя работу (онлайн и офлайн)
    • общение с потенциальными кандидатами
    • отвечая на вопросы о работе и вашем бизнесе
    • собеседование и отбор кандидатов
    • общение с неудачными кандидатами.

    У вас может не быть времени, чтобы сделать все это. Возможно, было бы более эффективно передать это кому-то из вашей команды или рекрутеру.

  • Подать заявку на идентификационный номер сотрудника

    Получите свой идентификационный номер работодателя (EIN) в Службе внутренних доходов (IRS). Это также называется налоговым идентификатором работодателя или формой SS-4. Это необходимо для уплаты налогов и отправки других документов в IRS. Вы можете подать заявку на EIN онлайн.Это налоговый номер, который вы, как работодатель, должны установить для ведения бизнеса — это не то, что вам нужно для каждого сотрудника.

  • Вести точный налоговый учет

    Вы обязаны по закону вести надлежащий налоговый учет в течение четырех лет. Важно, чтобы вы держали их в безопасности, надежно и легко доступны. Ваша бухгалтерская программа должна сделать это за вас.

    Правильное бухгалтерское программное обеспечение также поможет вам отслеживать финансовый и налоговый статус вашего бизнеса в режиме реального времени — например, отслеживая вычитаемые расходы.Вычитаемые расходы — это коммерческие расходы, которые могут потребоваться для уменьшения общего налогового счета.

  • Следите за удержанием налогов

    IRS должен знать годовой доход для каждого из ваших сотрудников. Таким образом, ваша компания обязана удерживать деньги из зарплаты каждого сотрудника (подоходный налог), чтобы ваши сотрудники могли платить налоги в конце финансового года.

    Эти формы должны быть заполнены:

    • Форма W-4
      Каждый сотрудник должен заполнить форму W-4, прежде чем приступить к работе.Эта информация используется вами для определения суммы подоходного налога для каждого из ваших сотрудников.
    • W-2 форма
      Как работодатель, вы должны сообщать о доходах своего сотрудника как своему сотруднику, так и IRS. Это делается с помощью W-2 для штатных сотрудников. Он включает их налогооблагаемый доход, пенсионные взносы и льготы.

    В каждом штате есть отдельная налоговая форма, поэтому убедитесь, что вы выбрали подходящую для своего штата.

  • Помните ключевые даты и задачи

    Вот важные даты и задачи, связанные с IRS, которые вы должны запомнить:

    IRS имеет удобный онлайн-календарь для предприятий, который вы можете использовать для напоминаний.

  • Получите и покажите плакаты о правах работника

    Все работники имеют право на определенные минимальные права в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством. Однако многие сотрудники могут не знать о своих правах или не понимать их. Чтобы помочь своим сотрудникам, вам необходимо вывесить плакаты о правах сотрудников на вашем рабочем месте.

    Вы можете узнать больше о требованиях плакатов Министерства труда для малых предприятий, а также загрузить необходимые плакаты.

  • Получить страховое возмещение работникам

    Все компании должны иметь страховку компенсации работникам. Это может быть получено:

    • с частным провайдером.
    • через самострахование. Это когда вы решаете отложить деньги от бизнеса для покрытия компенсационных выплат вашим сотрудникам.
    • в рамках программы медицинского страхования работников вашего штата. Узнайте больше об этих программах в Управлении компенсационных программ работников (OWCP) при Министерстве труда.

    Страхование легко забыть — пока оно тебе не понадобится. Когда вы занимаетесь бизнесом, вещи не всегда идут по плану. Думайте об этом как о защите сейчас, если что-то пойдет не так в будущем.

  • Настройка системы начисления заработной платы

    Ваши варианты при настройке заработной платы включают в себя:

    • делаю все сам.
    • Аутсорсинг установки
    • вашему бухгалтеру или бухгалтеру.

    Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение может удовлетворить все ваши потребности в заработной плате.Добавление заработной платы к вашему бухгалтерскому программному обеспечению должно сделать оплату труда сотрудников безболезненной.

    Ищите программное обеспечение, которое:

    • упрощает соблюдение
    • может эффективно платить вашим сотрудникам
    • подает отчеты в Службу внутренних доходов (IRS).

    Прочтите этот контрольный список для настройки платежной ведомости малого бизнеса, если вы хотите узнать больше о том, как настроить идеальную систему для вашего бизнеса.

  • Храните файл для каждого сотрудника

    Важно вести актуальный и точный учет всех своих сотрудников, чтобы вы могли использовать их для определения их оплаты и пособий.Вам также понадобятся записи, которые вы можете предоставить своему сотруднику или его профсоюзу / представителю, если потребуется.

    Файл каждого сотрудника должен включать их:

    • полное имя, адрес и контактные данные
    • экстренные контактные данные
    • подписанная копия их трудового договора (полный или неполный рабочий день)
    • налоговая информация
    • предпочтительный способ оплаты и детали, например, интернет-банкинг
    • любая другая важная информация о них.

    Создайте электронную версию этих данных и создайте резервную копию в облаке с помощью таких служб, как Box, Dropbox или Google Drive. Эти записи должны храниться не менее семи лет.

    Если вы не уверены, какую информацию вы можете и должны собирать для каждого сотрудника, обратитесь к своему консультанту.

  • Облегчите своим сотрудникам доступ ко всем вашим облачным программам

    В зависимости от типа вашего бизнеса вашим сотрудникам может потребоваться доступ к неконфиденциальной информации компании, такой как политики, учебные пособия, процедуры или инструкции по конкретной работе.Подумайте об использовании службы единого входа, такого как OneLogin, Okta или Google for Work. Вы можете настроить каждого сотрудника с доступом к персонализированной информации. И если вы настроите себя как администратор, вы также можете ограничить их доступ, если это необходимо. Не забудьте убедиться, что вы можете изменить пароли к сторонним веб-сайтам — могут быть случаи, когда вашим сотрудникам больше не нужен доступ к этим веб-сайтам.

  • Будьте ясны в отношении целей и ожиданий

    Даже если у вас есть только один сотрудник, важно, чтобы вы определили и согласовали то, что ожидается от них с первого дня.Они уже должны иметь хорошее представление об этом из процесса собеседования.

    Обратное также верно. Дайте им знать, что вы предоставите взамен. Это профессиональные отношения, и они должны основываться на взаимном доверии, уважении и честности. Чем лучше вы относитесь к своим сотрудникам, тем больше они будут работать для вашего бизнеса.

  • ,

    Как нанимать сотрудников: пошаговое руководство

    Insights, чтобы помочь вам вырастить вашу команду

    Создание нового найма может изменить ваш бизнес. Нанимаете ли вы своего первого сотрудника или добавляете нового члена в существующую команду, очень важно найти правильное соответствие для вашей должности и компании и разработать официальный процесс найма, который будет быстрым, эффективным и законным. Но создание и управление собственным процессом найма с нуля может быть пугающим, особенно без помощи специальной команды HR.

    Вот почему мы собрали это всеобъемлющее руководство, чтобы научить вас, как нанимать сотрудников, от набора персонала и проведения собеседований до расширения предложения и получения правильного нового найма для вашего бизнеса за 13 простых шагов.

    Признаки того, что может быть пора нанять

    В небольших компаниях сотрудники часто выполняют много ролей, часто переходя от задачи к задаче и работая вне описания своей работы, чтобы идти в ногу с ростом бизнеса.Хотя эта способность работать в разных отделах является признаком гибкости, находчивости и стремления, она также может указывать на то, что ваши сотрудники слишком растянуты. Это чрезмерное расширение может в конечном итоге привести к истощению, низкой производительности и неэффективности вашего бизнеса.

    Чтобы поддерживать рост вашего бизнеса и поддерживать высокий моральный дух сотрудников, следите за следующими признаками того, что пришло время развивать вашу команду:

    • Высокая текучесть кадров
    • Необычные всплески жалоб клиентов
    • Рост сверхурочных стоит
    • Часто не достигают цели
    • Регулярно необходимо продлить сроки
    • Неспособность взять на себя новые проекты или клиентов
    • Потребность в специализированных навыках
    • Вы не отдыхали в месяцах

    Преимущества расширения вашей команды

    Найм сотрудников предлагает непревзойденные возможности для увеличения доходов вашей компании, потенциала и узнаваемости бренда.Право нового проката также может:

    Поднимите свой бизнес на новый уровень

    Новый сотрудник может принести навыки, на развитие которых уйдут годы, что позволит вам искать новые источники дохода, восполнить пробелы в навыках вашей компании и обеспечить быстрый рост всего одним наймом.

    Освободите время, чтобы сосредоточиться на ключевых задачах

    Наем нового сотрудника дает вам возможность выполнять задачи и увеличивать пропускную способность, повышая производительность и высвобождая время для вас и членов вашей команды, чтобы сосредоточиться на том, что важно.

    Принесите вдохновение и перспективу

    Сотрудники, которые привносят новые идеи и дальновидный подход, могут привнести креативность и инновации в ваш бизнес, помогая вам вносить критические улучшения в процессы, распознавать новые возможности и помогать команде смотреть на вещи с новой точки зрения, чтобы стимулировать прогресс и рост.

    Как сделать идеальный прокат за 13 простых шагов

    1. Проведите исследование

    Подготовьтесь к приему на работу, посмотрев аналогичные должностные инструкции и отсканировав резюме квалифицированных кандидатов, чтобы понять, какие навыки и опыт необходимы для таких ролей, как ваша.Следите за тенденциями работы в вашем регионе и отрасли, чтобы определить наиболее популярные должности и ключевые слова, которые ищут кандидаты на работу, и сравните заработную плату, чтобы определить правильный уровень вознаграждения для вашей роли. Чтобы помочь заложить основу для написания конкурсной работы, составьте список ключевых должностных обязанностей, за которые будет отвечать ваш новый сотрудник, и подумайте о характеристиках, которые будут иметь ваш идеальный кандидат.

    2. Выберите высоко-кликабельное название должности

    Разместите бесплатную вакансию на самом деле, используя четкое и краткое название работы, которое будет занимать высокое место в результатах поиска и привлекает квалифицированных кандидатов *.Избегайте модных слов, таких как «волшебник», «рок-звезда» или «ниндзя», поскольку кандидаты вряд ли будут искать работу, используя эти термины. Вместо этого выберите стандартную должность, которую ищут соискатели. Например, описательный заголовок, такой как «Разработчик программного обеспечения полного стека», появится в большем количестве результатов поиска, чем «Гуру программного обеспечения» или «Мастер полного стека».

    Pro-tip: Названия должностей с 80 символами или меньше получают больше кликов на самом деле.

    3. Создать выдающееся описание работы

    Чтобы конкурировать с более крупными компаниями, следуйте передовым практикам для получения четких и значимых описаний работы.Подумайте о том, что ваш идеальный кандидат может искать, и добавьте эти популярные ключевые слова в ваше описание для максимальной наглядности. Включите точные описания обязанностей, требований и вознаграждений за работу, чтобы поощрить подходящих кандидатов подать заявку, и сохранить тон разговорный, информационный и дружелюбный. Ознакомьтесь с нашими примерами описания работы, чтобы помочь вам создать собственную привлекательную вакансию.

    Pro-tip

    : рассмотрите возможность размещения рекламной работы, чтобы в 5 раз больше кликов **

    4.Отзыв соискателя резюме

    Когда у вас есть несколько кандидатов, пришло время начать сужать ваш список кандидатов на основе их резюме. Отфильтруйте кандидатов, которые не соответствуют основным требованиям к работе, отправив им электронное письмо об отказе (действительно, имеется встроенное сообщение об отказе, которое можно отправить одним нажатием кнопки!). Чтобы определить, какие резюме следует добавить в ваши сваи «да» или «возможно», поищите следующие подсказки, рассказывающие историю о мотивации кандидата, его опыте и стиле работы:

    • Количественные доказательства прошлых достижений кандидата
    • Долговечность на прошлых должностях (пробелы в занятости могут быть красным флагом)
    • Чистая карьера
    • Внимание к деталям (резюме изобилует грамматическими и орфографическими ошибками?)
    • Навыки и опыт, адаптированные к должностной инструкции


    После просмотра резюме, свяжитесь с вашими лучшими кандидатами, чтобы узнать больше об их квалификации.Это поможет вам составить краткий список лучших кандидатов и решить, кто должен двигаться вперед в процессе найма. Вы можете отправлять электронные письма, чтобы узнать больше об опыте своих кандидатов, или начать планировать экраны телефонов и интервью.

    5. Опрос ваших лучших кандидатов

    При проведении собеседования с кандидатами начните с быстрого 15–30-минутного экрана телефона, чтобы выяснить, соответствуют ли они основному описанию работы, и определить, есть ли взаимное соответствие.Затем пригласите не менее трех наиболее перспективных кандидатов на собеседование. Задайте стратегические вопросы, которые раскрывают их навыки и квалификацию, важные личностные качества и уровень энтузиазма для роли и компании.

    Лучшие практики Комиссии по равным возможностям в сфере занятости для работодателей подробно описывают, как предотвратить дискриминацию в процессе собеседования, избегая определенных тем, таких как возраст, раса, семейное положение и т. Д. Вот некоторые общие вопросы, которые уместно задать для любой должности:

    • Расскажи мне о себе.
    • Почему вы заинтересованы в этой должности / компании?
    • Каковы ваши сильные / слабые стороны?
    • Каким профессиональным достижением вы больше всего гордитесь?
    • Опишите свою идеальную рабочую среду.


    Для получения справки по адаптации ваших вопросов к должности, которую вы нанимаете, изучите наш список примеров вопросов для собеседования, а также конкретные вопросы, касающиеся работы и отрасли, которые вы можете задать, чтобы найти подходящую аренду для вашего бизнеса.

    Pro-tip: Делайте заметки сразу после каждого собеседования, чтобы вы лучше помнили сильные и слабые стороны каждого кандидата, когда пришло время принять окончательное решение о найме.

    6. Проверьте ссылки

    Проверка рекомендаций — это отличный способ получить дополнительную информацию, проверить навыки и убедиться, что вы нанимаете сотрудников, которые честны в своем опыте работы и квалификации. Запросите по крайней мере три рекомендации от ваших лучших кандидатов и позвоните им быстро.

    Подумайте над тем, чтобы задать кандидатам от трех до пяти следующих вопросов:

    • Можете ли вы подтвердить должность кандидата, его обязанности, даты начала и окончания и т. Д.?
    • Как давно вы знаете / работали с кандидатом?
    • Расскажите, каково это работать с кандидатом.
    • Почему они покинули должность?
    • Каковы их самые сильные и слабые стороны?
    • Почему я должен нанять этого кандидата?

    7.Держите ваши усилия по набору персонала организованными

    Когда вы нанимаете на несколько ролей или у вас десятки кандидатов, претендующих на одну должность в вашей компании, все может быстро обернуться. Организуйте свои усилия по подбору персонала и отслеживайте интересных кандидатов по мере того, как они будут проходить через ваш процесс приема на работу, используя статусы кандидатов («Новый», «Рассмотренный», «Отобранный по телефону», «Отклонено» и т. Д.) И сохраняя точные подробные записи о сильных и слабых сторонах каждого кандидата.

    8. Выберите идеального кандидата

    Если у вас есть несколько кандидатов, которые, по вашему мнению, подойдут, выбор правильного человека может оказаться затруднительным. Чтобы принять решение, подумайте о том, что вы узнали о навыках, личности и опыте ваших кандидатов из их резюме, интервью и рекомендаций. Подумайте, как ваши кандидаты будут соответствовать вашей команде и культуре компании, и сравните записи со всеми, кто принимал участие в процессе найма.Важно подумать о том, что нужно вашему бизнесу, и выбрать кандидата, который поможет вам достичь ваших целей.

    9. Сделать предложение о работе

    Когда вы выбрали своего лучшего кандидата, пришло время продлить предложение о работе. Перед отправкой официального письма с предложением напишите кандидату, чтобы назначить время для разговора по телефону. Во время разговора выразите радость, пригласив их присоединиться к вашей команде и представив условия вашего предложения, включая зарплату, льготы, дату начала и т. Д.Если кандидат принимает ваше устное предложение, отправьте официальное письменное письмо. Ваше письмо с предложением должно охватывать все, о чем вы говорили во время телефонного звонка.

    Ознакомьтесь с нашими ресурсами для написания привлекательного, информативного письма с предложением о работе:


    Важно: перед тем, как отправлять письмо, рассмотрите возможность ознакомления вашего письма-предложения с юристом.

    10. Как можно скорее уведомить отклоненных кандидатов

    Чтобы избежать поджогов мостов, уведомите своих отклоненных кандидатов, как только вы узнаете, что они не подходят.Для кандидатов, которые достигли такого уровня в процессе, обеспечьте быстрый персональный отказ по телефону. Будьте честными, но поддерживающими, предоставляя конструктивную обратную связь, чтобы помочь им понять, почему они были отклонены, и пожелать им удачи в поиске работы.

    11. Выполните свои юридические обязательства

    При приеме на работу сотрудника существует ряд юридических требований, которые необходимо соблюдать для соблюдения федеральных законов и законов штата о труде, особенно если это ваш первый наем.Несмотря на то, что всегда лучше связаться с юристом для получения более подробной помощи в навигации по юридическим аспектам процесса найма, вот краткое изложение того, что вам нужно сделать.

    Если это ваш первый прокат:

    • Получите идентификационный номер работодателя (EIN), обратившись на веб-сайт IRS (вы получите свой номер сразу после подачи заявления!).
    • Зарегистрируйтесь в отделе труда вашего штата.
    • Заполните документы, чтобы удержать федеральные налоги с заработной платы вашего сотрудника.
    • Установите компенсационное страхование работников, если это требуется в вашем штате.


    За каждый занятый полный рабочий день вы делаете:

    • Запустите проверку данных, как только ваш кандидат принял ваше предложение.
    • Попросите вашего нового сотрудника заполнить форму I-9, чтобы подтвердить его право на работу в Соединенных Штатах.
    • Пусть они подпишут форму W-4, чтобы удержать с зарплаты нужную сумму подоходного налога.
    • Сообщите о своем новом найме в агентство отчетности вашего штата в течение 20 дней.

    12. Уточните свой новый процесс приема на работу

    Отличный процесс адаптации не только позволяет вашему новому сотруднику чувствовать себя желанным, но и помогает заложить основу для лояльного и продуктивного сотрудника и обеспечивает им успех в новой должности. В первый день работы вашего сотрудника проведите экскурсию по зданию, покажите им специальное рабочее место и предоставьте подробную информацию о доступе к зданию, информации для входа в систему по электронной почте, необходимых инструментах и ​​т. Д.

    При создании запоминающегося процесса адаптации обратите внимание на следующие советы:

    • Настройте командный обед на первый день (или первую неделю), чтобы все в команде могли познакомиться друг с другом.
    • Предоставьте новому сотруднику бесплатную сумку фирменных предметов, таких как ручка, футболка, кружка и т. Д., Чтобы помочь им почувствовать связь с вашим брендом.
    • Свяжите нового сотрудника с наставником, который может помочь им перейти на новую должность.

    13. Измерь свой успех

    Отслеживайте свои результаты, чтобы привлечь к ответственности ваши инструменты найма и убедиться, что ваши инвестиции в найм окупаются. Чтобы узнать, как работают ваши объявления о вакансиях, создайте отчет о производительности на своей панели инструментов Действительно. Этот отчет включает в себя количество просмотров, кликов и применений, которые получают ваши вакансии, и может помочь вам улучшить списки вакансий в будущем, определить наиболее кликабельные ключевые слова для ваших должностных инструкций и добавить ваши вакансии в дополнительные результаты поиска.

    * Предложение о бесплатной публикации вакансий не распространяется на рабочие места, все кадровые агентства или некоторые другие виды работ по усмотрению Действительно. Сроки, условия, стандарты качества и ограничения использования применяются.
    ** Источник: Действительно данные (по всему миру)

    ,

    Как нанимать сотрудников: контрольный список

    Готовы к дополнительной помощи, но не знаете, как нанять сотрудников? Поздравляю, привлечение персонала является огромной вехой.

    Размышляя о том, как нанять своего первого сотрудника, свою пятидесятую или какую-то сезонную помощь, нужно учитывать несколько важных моментов. Вам нужно найти подходящих кандидатов и убедиться, что вы все настроили правильно (и юридически).

    Чтобы не беспокоиться — мы здесь, чтобы помочь с основными шагами найма сотрудника.(Этот пост содержит общие рекомендации. Для получения рекомендаций, касающихся вашего бизнеса, обязательно проконсультируйтесь с профессионалом.) Вот контрольный список того, как нанять сотрудников, включая то, что вам нужно сделать до и после найма.

    Начало работы с Square Payroll

    Обработка заработной платы, которой доверяют тысячи.

    Прежде чем нанять сотрудников

    1. Убедитесь, что у вас есть EIN (идентификационный номер работодателя).

    Прежде чем нанимать сотрудников, вам необходимо зарегистрировать свой бизнес в федеральных и государственных органах.IRS требует, чтобы в каждом бизнесе с сотрудниками имелся так называемый идентификационный номер работодателя (EIN), уникальный девятизначный номер, используемый для целей идентификации налога.

    EIN — это в основном номер социального страхования для бизнеса. Если вы ведете свой бизнес как корпорация или партнерство, возможно, у вас уже есть такой. Если нет, вы можете получить EIN, подав заявку через Square с помощью нашего бесплатного помощника EIN.

    Кроме того, в каждом штате есть свой процесс регистрации для получения идентификационного номера работодателя штата.Посетите веб-сайт департамента труда вашего штата для получения дополнительной информации. Например, в Калифорнии EDD (Департамент развития занятости) имеет онлайн-сервис, который в большинстве случаев выдает номер налогового счета работодателя в течение нескольких минут после регистрации.

    Узнайте больше о том, что такое идентификационный номер работодателя и как его получить.

    2. Установите записи для удерживаемых налогов.

    Когда вы думаете о том, как нанять своего первого сотрудника, вам необходимо учитывать налоги.Прежде чем вы начнете искать подходящего сотрудника, вам необходимо заполнить документы, чтобы уплатить три различных вида удерживаемых налогов.

    • Удержание федерального подоходного налога. Вашему новому сотруднику необходимо заполнить форму W-4 (Сертификат об удержании сотрудника), в котором спрашивается, сколько федерального подоходного налога удерживать с их зарплаты. Затем вы отправляете форму в IRS.
    • Федеральная ведомость по заработной плате и налогам. Вы несете ответственность за заполнение формы W-2 для каждого сотрудника, с указанием их доходов и налогов, удерживаемых за год.Вы должны отправить копию своим сотрудникам до 31 января, охватывающих предыдущий год. Затем отправьте копию А форм W-2 в Управление социального обеспечения не позднее последнего февраля. Вы можете узнать больше о W-2 и его отличиях от 1099-MISC (для независимых подрядчиков) здесь.
    • Государственные налоги. Во многих штатах также есть форма удержания штатов — найдите свой штат здесь, чтобы получить доступ к необходимой форме.

    Предприятия должны хранить свои налоговые декларации в течение шести лет (или дольше в некоторых случаях) для подтверждения своих налоговых деклараций.Хорошая система настройки поможет вам оставаться организованным, чтобы вы могли со временем отслеживать состояние вашего бизнеса, составлять налоговые декларации и другие финансовые отчеты, отслеживать франшизы и т. Д.

    3. Определите роль, которую вы нанимаете.

    Если вы не знаете, что ищете, как вы узнаете, когда найдете это? Прежде чем начать процесс найма сотрудников, выясните, какая поддержка вам нужна. Составьте список наиболее важных задач, с которыми вам нужна помощь. Кто-то может помочь с управлением запасами, маркетингом по электронной почте или выпечкой хлеба?

    Затем подумайте, какие обязанности вы бы хотели, чтобы человек в этой должности взял на себя в будущем.Решение о том, сколько платить вашему новому сотруднику, зависит от того, какую работу вам нужно выполнить, стажа работы и вашего бюджета.

    Наконец, подумайте о том, какой опыт и навыки лучше всего подходят для этой роли и какой опыт требуется.

    После того, как вы выполнили эту работу, вы готовы написать описание работы. Четкое, продуманное описание работы поможет вам нанять нужного человека. Проведите свой черновик через Textio, платформу для машинного обучения, которая помечает слова и жаргон на гендерных предубеждениях, чтобы помочь вам написать более эффективную работу и найти лучших сотрудников.

    Найм работников

    4. Найдите своих кандидатов.

    Спросите своих лучших сотрудников, знают ли они кого-нибудь, кто подходит для этой роли. Рефералы экономят ваше время, потому что на них уже выданы поручительства, и могут удержать вас от необходимости разбираться со множеством резюме.

    Однако, поскольку люди, как правило, общаются с такими же людьми, как и они, полагаться на рекомендации сотрудников можно сделать работу менее разнообразной. Это не просто политкорректно. Наличие более разнообразной рабочей силы лучше для вашего бизнеса.Фактически, исследования показывают, что расово разнородные команды превосходят не разнообразные команды на 35%. Кроме того, 57 процентов сотрудников считают, что их компании должны быть более разнообразными.

    Чтобы найти высококвалифицированных, разнообразных кандидатов, создайте более широкую сеть. Опубликуйте описание своей работы на таких сайтах, как Действительно, Craigslist или LinkedIn. В конце поста включите заявление, в котором указан ваш бизнес как работодателя равных возможностей, в котором говорится, что квалифицированные кандидаты всех полов, этнических групп, рас, сексуальной ориентации и т. Д.и людям с ограниченными возможностями настоятельно рекомендуется подать заявку.

    Рассмотрите возможность слепого найма, сокрытия имен заявителей — и, возможно, даже образования — и многолетний опыт преодоления неосознанной предвзятости и содействия большему разнообразию рабочих мест.

    5. Провести интервью.

    Если возможно, постарайтесь провести собеседование с кандидатами хотя бы парой сотрудников. Каждый человек, который работает в вашем бизнесе, будет подходить к собеседованию с разными целями, давая вам более сбалансированную оценку.

    Если вы ведете более крупный бизнес, вы можете подумать о том, чтобы организовать группы интервью, на которых каждому интервьюеру предлагается сосредоточиться на определенной области во время интервью. В такой ситуации один человек может сосредоточиться на командной работе, а другой — на технических навыках. Преимущество этого подхода двоякое — вы получаете оценку специфических навыков кандидата, и ваши сотрудники чувствуют, что они являются частью процесса.

    После того, как вы узнаете, кто проводит собеседование с вашими кандидатами, вам нужно подумать о том, что все будут спрашивать.Вы хотите просмотреть историю их работы, чтобы убедиться, что они квалифицированы, но вы также захотите задать вопросы, которые дадут вам представление о том, как они взаимодействуют с остальными вашими сотрудниками и вашими клиентами.

    Как они подходят к решению проблем? Каков конкретный пример того, как они решили проблему работы в прошлом? Насколько они хороши под давлением? Если клиент недоволен или рассержен, как он справится с этой ситуацией? (Читайте наш полный учебник по вопросам интервью).

    6.Запустите проверку фона.

    После того, как вы выбрали кандидата на роль и сделали предложение, вы можете запустить проверку данных. Эта проверка, также известная как проверка перед приемом на работу, является важным шагом для обеспечения безопасности вашего бизнеса, сотрудников и клиентов. (Это способ найма сотрудников, которые, как они говорят, являются.) Кандидаты должны всегда разрешать вашей компании проводить проверку данных.

    Имейте в виду, что существуют сложные правовые требования и ограничения на проверку данных, многие из которых зависят от штата.Некоторые штаты ограничивают типы запросов о криминальной истории, которые вы можете выполнять, и когда в процессе подачи заявления вы можете узнать о криминальной истории, в то время как другие требуют, чтобы роль соответствовала определенным требованиям, если вы собираетесь получать кредитную историю. (Некоторые штаты и города вообще запрещают работодателям расспрашивать о криминальной истории при приеме на работу). Чтобы соответствовать всем этим требованиям, компании обычно используют сторонние агентства для проверки данных.

    Существуют также правила использования информации, полученной при проверке данных. За конкретными рекомендациями или советами по проверке биографических данных обращайтесь к юристу.

    7. Убедитесь, что они имеют право работать в США

    Вы несете ответственность за то, чтобы по закону всем вашим сотрудникам было разрешено работать в США. Если вы нанимаете кого-то, кто не имеет надлежащего права на трудоустройство, вы можете быть оштрафованы и даже подвергнуты уголовному наказанию.

    Чтобы избежать этого, вот как нанять сотрудников, которые имеют право работать в США.S .:

    • До или в первый день работы ваш новый сотрудник должен заполнить первый раздел формы I-9, в котором указаны его контактная информация, номер социального страхования и право на работу.
    • К третьему дню работы они должны показать вам действительную документацию с удостоверением личности и разрешением на работу. Это может быть один документ из списка A (например, паспорт США или карта постоянного жителя) или один идентификатор из списка B (например, водительские права США) в сочетании с другим из списка C (например, карта социального обеспечения).
    • В большинстве случаев достаточно заполнить Форму I-9 и просмотреть подтверждающие документы. Но если вы ведете бизнес в определенных штатах, вам может потребоваться зарегистрироваться в программе E-Verify. Узнайте больше здесь.
    • Работодателям не нужно отправлять форму I-9 в федеральное правительство, но вам необходимо хранить ее в течение трех лет после даты найма или в течение года после того, как сотрудник перестанет работать на вас, в зависимости от того, что произойдет позже. Вы можете узнать больше о форме I-9 в Службе гражданства и иммиграции США.

    После найма сотрудников

    8. Сообщите о своем новом найме в государственное агентство по трудоустройству.

    Вам необходимо сообщить о вновь принятых и вновь принятых сотрудниках в агентство по трудоустройству вашего штата. Для получения дополнительной информации о требованиях вашего штата ознакомьтесь с новыми требованиями SBA к отчетности по найму.

    9. Получить компенсационное страхование работников.

    Требования по страхованию компенсаций работникам варьируются от штата к штату. Большинство штатов требуют, чтобы работодатели получали страховой полис для работников, которые получили травмы или заболели из-за воздействия на рабочем месте.Обязательно ознакомьтесь с требованиями вашего штата и найдите политику, которая подходит вашему бизнесу. У Национальной Федерации Независимого Бизнеса (NFIB) есть полезное руководство.

    10. Выберите метод начисления заработной платы.

    После того, как вы нанимаете своего первого сотрудника, вам нужно настроить систему для его выплаты и заботиться о налогах на заработную плату. Вы можете сделать начисление заработной платы самостоятельно, через бухгалтера или через систему начисления заработной платы.

    Многие люди выбирают услугу начисления заработной платы, чтобы сэкономить время и избежать работы со всеми сложностями, связанными с начислением заработной платы (такими как налоги).Некоторые сервисы по расчету заработной платы также предлагают интеграцию с вашим страховым провайдером и заботятся о новых поступлениях, что помогает устранить эти головные боли.

    Но даже если вы решите использовать услугу по начислению заработной платы (или оплату услуг аутсорсинга для бухгалтера), полезно ознакомиться с основами ее работы. Платежная ведомость состоит из трех частей: оплата труда сотрудников, оплата налогов на заработную плату (в IRS и налоговую инспекцию вашего штата) и подача налоговых форм.

    Оплата труда сотрудников включает в себя все, от отслеживания отработанных часов до расчета налоговых удержаний и отправки чеков.Налоги на заработную плату [и регистрация — это задачи, которые обычно должны выполняться каждый месяц и квартал, в зависимости от размера вашего бизнеса.

    11. Вывести плакаты на рабочем месте.

    Министерство труда требует, чтобы работодатели размещали определенные уведомления на своем рабочем месте, чтобы информировать работников об их правах и ваших обязанностях в качестве работодателя. Эти плакаты предоставляются бесплатно. В некоторых штатах есть требования к плакатам на рабочем месте, которым вы должны следовать в дополнение к федеральным требованиям.Посетите «Рабочие плакаты SBA», чтобы найти специальные федеральные и государственные плакаты, необходимые для вашего бизнеса.

    Привлечение новых работников должно быть непростым делом, так как прочитайте этот контрольный список о том, как нанимать сотрудников. Для получения дополнительной информации о поддержании справедливого и безопасного рабочего места, требованиях минимальной заработной платы, предоставлении льгот сотрудникам и информировании сотрудников о политике на рабочем месте, ознакомьтесь с этими ресурсами.

    Как и все наши статьи, этот контент содержит только общую информацию и рекомендации и не заменяет юридические или налоговые консультации.Для консультации, специфичной для вашей области или бизнеса, обязательно проконсультируйтесь с квалифицированным специалистом.

    .

    наемных работников

    Найм работников

    Когда вы нанимаете сотрудников или покупаете компанию, в которой уже есть сотрудники, которые теперь будут работать на вас, выполните следующие действия:

    1. Вы должны получить федеральный идентификационный номер работодателя ( EIN ) в Службе внутренних доходов (IRS). Вам понадобится ваш EIN для идентификации вашего бизнеса в IRS и штате Нью-Йорк. Вы можете получить свой EIN по:

    2. После того, как вы получите свой EIN, вы должны зарегистрироваться в штате Нью-Йорк.Вы можете зарегистрироваться по:
      1. подача заявления в режиме онлайн через New York Business Express (см. «Регистрация работодателя для получения страховки по безработице, удержания налогов и отчетности по заработной плате для работодателя бизнеса» (NYS 100) или
      2. , позвонив в Министерство труда по номеру 1 888 899-8810 или (518) 457-4179.

    Вы, , должны сообщить информации о каждом из ваших вновь принятых или вновь принятых сотрудников, которые будут работать в штате Нью-Йорк. У вас есть 20 дней с даты приема на работу сотрудника, чтобы сообщить определенную идентификационную информацию в налоговый отдел.Дата приема на работу — это первая дата, когда выполняются любые услуги, за которую вы будете выплачивать заработную плату сотруднику или другое вознаграждение, или первый день, когда работник, работающий за комиссионные, имеет право на получение комиссионных. Для получения дополнительной информации см .:

    1. New Hire Reporting
    2. Публикация NYS-50, Руководство работодателя по страхованию на случай безработицы, отчетности по заработной плате и подоходному налогу

    Вам может потребоваться , чтобы удержать штатов Нью-Йорк, Нью-Йорк или подоходный налог Yonkers с зарплаты ваших сотрудников.Вы должны периодически отправлять эти подоходных налогов и налоговых деклараций в налоговый департамент. Ваши сотрудники используют налог, который вы удерживаете, для выполнения своих обязательств по подоходному налогу. Для получения дополнительной информации:

    Возможно, вам придется заплатить взносов по страхованию на случай безработицы в штате Нью-Йорк. Страхование по безработице обеспечивает временный доход для имеющих право работников, которые теряют работу не по своей вине. Для получения дополнительной информации:

    Если вы должны платить страховые взносы по безработице, вы также должны подавать в налоговый департамент квартальный отчет о заработной плате.Министерство труда использует эту информацию для определения пособий работникам. Для получения дополнительной информации:

    Вам, вероятно, придется нести компенсаций работникам и государственного страхования по инвалидности (SDI) для ваших сотрудников. Эта страховка предоставляет льготы работникам, которые получают травмы или болеют на работе и вне ее. Посетите Компенсационный совет работников или позвоните по телефону 877-632-4996, чтобы узнать требования.

    Узнайте больше о начале или покупке малого бизнеса

    Обновлено:

    ,

    Отправить ответ

    avatar
      Подписаться  
    Уведомление о