Прием сотрудника на работу: Прием на работу: порядок оформления документов приема на работу

Содержание

Как правильно ИП принять на работу сотрудника?

При найме первого работника предприниматель совершает такие действия:

  • Подписывает с сотрудником трудовой договор или один из вариантов гражданско-правового соглашения.
  • Оформляет работника и выпускает необходимые инструкции и приказ — если выбрали трудовой договор.
  • Регистрируется во внебюджетных фондах как работодатель.

Отличие гражданско-правового договора от трудового договора

Какой договор выгоднее заключить предпринимателю с работником? Это зависит от целей и продолжительности сотрудничества.

Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат предприятия и с этих пор выполняет конкретной работу, попадая под действие правил внутреннего распорядка. Работодатель фиксирует штатные перемещения работника в трудовой книжке, издает приказы и должностные инструкции для него. Переводит НДФЛ в бюджет, уплачиваются взносы в ФНС и ФСС. Работодатель гарантирует работнику  зарплату два раза в календарный месяц, больничные, отпускные и другие блага по ТК РФ.

По гражданско-правовому договору физлицо самостоятельно выполняет работу или услугу и не вступает в штат предприятия. Порядок выплаты гонорара определяется соглашением сторон. Договор нацелен на результат работы и заканчивает действие, когда работа выполнена и стороны подписали акт приемки. Регулирование отношений происходит в рамках Гражданского кодекса. ИП может заключить с работником договор:

  • подряда;
  • агентирования;
  • поручения;
  • комиссии;
  • возмездного оказания услуг.

Прием сотрудника и оформление документов

При зачислении сотрудника в штат выполните такие действия.

1. Запросите у работника список документов:

  • Паспорт.
  • Трудовую книжку. Если сотрудник прежде нигде не работал, трудовую книжку покупает и заполняет сам ИП.
  • Страховое свидетельство — СНИЛС.
  • Документы воинского учета.
  • Диплом, сертификат, лицензию или другое свидетельство об образовании и профподготовке.

2. Помогите сотруднику написать заявление о приеме на работу.

Заявление пишут от руки либо заполняют стандартную форму. 

3. Подпишите с работником трудовой договор

Правила заполнения трудового договора содержатся в ст. 57 ТК РФ. Составьте договор в двух экземплярах и зафиксируйте в нем условия оплаты труда. Сообщите обязанности сотрудника или предоставьте должностную инструкцию. Ознакомьте работника с нормативными актами предприятия: инструкцией по охране труда, штатным расписанием, положениями о коммерческой тайне — при её наличии. Затем работник письменно подтверждает, что ознакомился с этими материалами. 

Один экземпляр трудового договора предприниматель хранит у себя, другой забирает работник. Внизу договора, который предназначен ИП, перед подписью, работник пишет от руки: «Экземпляр трудового договора мною получен».

4. Оформите приказ о приеме сотрудника на работу

Приказ составляется по специальной форме, утвержденной ст. 57 ТК РФ. Согласуйте даты: сначала заключите договор и только затем издайте приказ. Работник должен поставить подпись в приказе. 

5. Заполните личную карточку работника по форме Т-2

Рекомендуется оформлять работнику личную карточку Т-2. Ведение карточки помогает разрешать возможные конфликты между сотрудником и ИП. В Контур.Бухгалтерии карточка заполняется в разделе «Сотрудники».

6. Сделайте запись в трудовой книжке

Внесите сведения о приеме на работу в трудовую книжку нового сотрудника в течение недели. Если сотрудник прежде нигде не оформлялся по трудовому договору, то предприниматель сам заводит и заполняет ему трудовую книжку.

Оформление завершено. Теперь учитывайте отработанные дни, начисляйте зарплату, рассчитывайте налоговые отчисления и взносы в фонды, и сдавайте отчеты по сотрудникам.

Регистрация нового работодателя в ФСС 

Когда ИП принимает сотрудника по трудовому договору, он автоматически становится работодателем и должен в течение 30 дней зарегистрироваться в ФСС. С работниками на ГПХ регистрация нужна только в случае, если вы платите за сотрудника взносы на травматизм. Важно уложиться в установленные законодательством сроки, чтобы избежать штрафов.

Для регистрации в ФСС понядобятся:

  • Заявление о постановке на учет.
  • Копия вашего паспорта.
  • Трудовые книжки сотрудников или договоры с ними.

Если ИП опоздает с регистрацией на 90 дней, ему грозит штраф 5 000 ₽, если больше трех месяцев — 10 000 ₽.

Теперь вы сделаете все правильно, и сотрудники помогут вывести бизнес на новый уровень!

Как оформить прием сотрудника на работу

Сведения о трудоустройстве бывших госслужащих

Когда нанимаете бывшего госслужащего, сообщите об этом на его последнее место службы. Сделать это необходимо в 10-дневный срок с момента подписания с ним трудового договора. Правда, поступать так нужно не всегда. Дело в том, что сообщать о трудоустройстве бывшего госслужащего нужно только при одновременном выполнении следующих условий:

  • с момента увольнения человека с государственной или муниципальной службы прошло менее двух лет;
  • сотрудник занимал должность, которая включена нормативными документами в специальный перечень. Для федеральных государственных служащих такой перечень утвержден Указом Президента РФ от 18 мая 2009 № 557. Для государственных служащих субъектов РФ (муниципальных служащих) соответствующие перечни должны разработать органы государственной власти субъектов РФ (органы местного самоуправления) (п. 1, 4 Указа Президента РФ от 21 июля 2010 № 925, ч. 4 ст. 12 Закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ).

Эти сведения выясните у самого бывшего госслужащего. Он обязан информировать работодателей об этом в течение двух лет после увольнения с госслужбы.

Все это следует из статьи 64.1 Трудового кодекса РФ и статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ.

Внимание: работодателя, который не сообщит о найме бывшего госслужащего или сделает это несвоевременно, оштрафуют.

Для того чтобы передать сведения на место, где сотрудник раньше служил, напишите письмо. Составьте его в произвольной форме. Главное, учесть требования из пунктов 3, 5 и 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21 января 2015 № 29. То есть в письме обязательно укажите:

  • фамилию, имя и отчество гражданина. Если после увольнения с госслужбы эти сведения менялись, указать надо те, что действовали на момент прекращения службы;
  • дату и место рождения бывшего госслужащего;
  • должность, которую замещал на службе человек;
  • полное и сокращенное наименование вашей организации;
  • дату и номер приказа, распоряжения о зачислении сотрудника в штат;
  • дату заключения трудового договора. Если он срочный, укажите также период, на который трудовой договор заключен;
  • должность, на которую приняли сотрудника, и подразделение, где он работает.

Согласие комиссии при конфликте интересов

Если бывший госслужащий устраивается на работу в организацию, отдельные функции государственного управления которой входили в должностные (служебные) обязанности государственного или муниципального служащего, сделать это он сможет только с согласия специальной комиссии. Получать его он должен в течение двух лет с момента увольнения с государственной или муниципальной службы (ч. 1 ст. 64.1 ТК РФ).

Решение комиссии гражданин обязан предоставить при трудоустройстве. Получает такое согласие он сам. Если будет выявлено, что гражданин этого не сделал, трудовой договор с ним будет прекращен. Такое требование есть в части 3 статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ.

Для того чтобы получить согласие комиссии, гражданин обращается в следующие инстанции:

  • подразделение кадровой службы государственного органа по профилактике коррупционных и иных правонарушений;
  • к должностному лицу кадровой службы государственного органа, ответственному за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений.

Сделать это он должен в письменной форме. Все это разъяснено в письме Минтруда России от 30 декабря 2013 № 18-2/4074.

Оформление на работу нового сотрудника (пошаговый алгоритм)

Предлагаем вашему вниманию пошаговую процедуру оформления работника на работу. Схема отражает общий порядок оформления на работу. Также представлены текстовые пояснения к шагам алгоритма (под схемой).

Пошаговый алгоритм приема на работу: схема

Обращаем внимание, что в некоторых случаях при трудоустройстве работника приходится отступать от общего алгоритма оформления: алгоритм либо упрощается, либо расширяется. Об особенностях оформления различных категорий сотрудников будут подготовлены отдельные материалы и схемы.

Скачать схему алгоритма приема на работу.

Комментарии к алгоритму приема сотрудника на работу

1. Проводим подготовительные мероприятия

Процесс трудоустройства начинается с выбора подходящего работника из соискателей. Когда кандидат определен, требуется провести целый ряд действий перед тем, как начинать процесс собственно оформления на работу.

1.1. Собеседование. Помогает определить наиболее предпочтительного кандидата из нескольких.

1.2. Получение документов и сведений, необходимых для оформления на работу. Важно помнить, что есть сведения, о которых может сообщить только сам работник. Например, информация о наличии права на вычеты по НДФЛ с будущей зарплаты или права на особые условия труда. Поэтому рекомендуется информировать нового работника о предоставлении таких данных уже на этом этапе.

1.3. Проверка полученных от работника документов и информации. Тоже важный этап, поскольку предоставление подложных сведений при трудоустройстве влечет за собой увольнение по ст. 81 ТК РФ, а также возможную уголовную ответственность для работника. Глубина и тщательность проверки обычно зависят от будущей должности, обязанностей и ответственности работника.

На этом же этапе анализируются специфические требования к работнику. Например, наличие медицинских заключений о пригодности к предлагаемой работе. И решается вопрос о необходимых мероприятиях. Например, о направлении работника на медосмотр.

1.4. Получение заявления о приеме на работу.

2. Ознакомляем работника с локальными нормативными актами

Рекомендуется делать это под роспись в Журнале ознакомления с ЛНА.

3. Заключаем трудовой договор

  • Заполняется шаблон трудового договора.
  • Работник знакомится с содержанием шаблона. Разъясняются и согласуются детали при необходимости. Например, испытательный срок и порядок его прохождения.
  • Подписывается трудовой договор работодателем и работником.
  • Регистрируется трудовой договор в Журнале регистрации трудовых договоров и соглашений к ним.
  • Вручается один экземпляр трудового договора работнику.
  • При необходимости на этом же этапе заключается и договор о материальной ответственности.

Отдельно заключается договор о полной матответственности или о коллективной. Если должность работника не требует такой ответственности, работают соответствующие пункты трудового договора. Это так называемая ограниченная материальная ответственность, заключения отдельного договора не требующая.

4. Готовим приказ о приеме на работу

  • Составляется по унифицированным формам Т-1 и Т-1а.
  • Подписывается у руководителя.
  • Работник знакомится с приказом под роспись (в 3-дневный срок со дня фактического начала работы).
  • Регистрируется приказ в Журнале регистрации приказов.

5. Оформляем личную карточку работника

Оформляется личная карточка работника (например, по унифицированной форме Т-2).

Данные о работнике и из карточки передаются в «заинтересованные» подразделения: учитывающие рабочее время, начисляющие зарплату, обеспечивающие работников предметами труда и СИЗ и т. п.

Если локальными НПА работодателя предусмотрено заведение личных дел работников, на данном этапе формируется и личное дело.

6. Оформляем трудовую книжку

А также вносим сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Если на момент трудоустройства трудовой книжки у нового работника нет, она заводится работодателем.

7. Направляем обязательную информацию

  • По последнему месту службы — в отношении граждан, которые за последние 2 года, предшествующие трудоустройству, замещали должности государственной или муниципальной службы — в 10-дневный срок с даты заключения трудового договора.
  • В военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления — в отношении граждан, подлежащих воинскому учету.

Скачать описание пошагового алгоритма приема на работу

Алгоритм, представленный выше, вы можете скачать на нашем сайте, держать его под рукой и использовать в своей работе.

Скачать алгоритм Прием на работу (пошаговое оформление).

основание, договор, формы документов, процедура

Содержание статьи

Трудовое законодательство довольно четко регламентирует порядок, согласно которому должно осуществляться заключение трудового договора и прием на работу новых сотрудников. Данные гарантии направлены на защиту прав, как работника, так и работодателя и не могут быть изменены по соглашению сторон. Исключения составляют лишь федеральные законы, которые согласно с ТК РФ могут определять правовое положение участников данных правовых отношений.

Предварительные действия, проводимые работодателем

С целью подбора необходимого персонала наниматель проводит ряд мероприятий, направленных на поиск и отбор нужных ему работников. Такие действия могут проводиться посредством  размещения рекламных объявлений в средствах массовой информации, использования посреднических услуг различных рекрутских компаний или же обращения в государственную службу занятости.

Работодатель имеет право самостоятельно выбирать нужных ему работников в зависимости от наличия у последнего необходимых деловых качеств. При этом, под деловыми качествами следует понимать профессиональный опыт, способности, состояние здоровья и возможности выполнять определенную работу. Свобода выбора работодателя также подтверждается существующей судебной практикой.

С юридической точки зрения исключено любое давление на работодателя во время принятия решения  о заполнении существующих вакантных должностей и заключении трудового соглашения.  Таким образом, прием работника на работу осуществляется в большей степени в интересах нанимателя.

Гарантии для соискателей

С целью обеспечения защиты прав нанимающихся работников, законодательством предусмотрен ряд обязанностей и ограничений для работодателей, во время проведения процедуры приема на работу новых сотрудников. Например, запрещено необоснованно отказывать соискателям в трудоустройстве, то есть отказ без учета деловых качеств кандидата, идущий в разрез с требованиями действующего законодательства будет неправомерным.

Любая дискриминация, по отношению к кандидатам,  при проведении процедуры приема на работу, будет незаконной.

Поскольку по требованию соискателя, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменном виде, любой отказ при наличии каких либо нарушений, может быть обжалован в судебном порядке.

Что касается обязанностей работодателя, то можно отметить отдельные случаи, при которых прием на работу отдельных сотрудников является обязательным. Например, в отдельных случаях устанавливается квота на принятие инвалидов, т.е. определяется минимальное количество рабочих мест для заполнения которых, должен быть заключен договор о приеме на работу с инвалидами.

Подготовительный этап  процедуры оформления принятия на работу

  1. Дополнительные процедуры. В определенных законом случаях, для того, чтобы возникли трудовые отношения между работодателем и нанимающимся, необходимо наличие совокупности определенных юридических фактов. В частности, когда трудоустройство обусловлено проведением дополнительных процедур: направление на работу, избрание по конкурсу; назначение или утверждение в должности,
  2. Предоставление документов. В соответствии нормами Трудового кодекса РФ соискатель, для подтверждения деловых качеств и надлежащего оформления трудового договора, должен предоставить работодателю ряд необходимых документов.   Формы документов для приема на работу нового сотрудника условно можно разделить на общие и специальные. Общие документы предоставляются всеми без исключения работниками и могут включать в себя паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство, документы воинского учета и др. К специализированным можно отнести документы, предусмотренные действующим законодательством, которые подтверждают определенные качества, необходимые для выполнения трудовых обязанностей. Никто не вправе требовать предоставление документов, подача которых не предусмотрена соответствующими нормативно-правовыми актами, в том числе не может устанавливаться обязанность подачи документов локальными нормативными актами работодателя.
  3. Трудовая книжка. Основным документом о трудовой деятельности гражданина является трудовая книжка. Здесь содержатся сведения о возрасте, профессии, квалификации физического лица, его предыдущих местах работы. На основании внесенной информации, в последующем будет определяться трудовой и страховой стаж, необходимый для проведения различных социальных выплат.  Трудовая книжка должна храниться у работодателя на протяжении всего времени действия трудового договора. Она выдается на руки работнику только в день его увольнения.
  4. Медицинские документы. Среди документов, которые может потребовать работодатель, могут быть только те которые предусмотрены ТК РФ и иными нормативно-правовыми актами. В частности, под данную категорию попадает требование о наличии санитарной книжки для персонала в сфере общественного питания и торговли, а также обязательный предварительный медицинский осмотр лиц, не достигших восемнадцатилетнего возраста (ст. 69 ТК РФ).
  5. Сообщение обязательных сведений. В соответствии со ст. 64.1 ТК РФ, граждане на протяжении двух лет после увольнения с должностей государственной (муниципальной) службы, перечень которых установлен НПА РФ, обязаны при трудоустройстве сообщить новому работодателю сведения о последнем месте службы.

Оформление трудоустройства

  1. Заявление о приеме на работу. По сложившейся практике, до заключения трудового соглашения, будущий работник письменно обращается к работодателю с заявлением о принятии. Однако ответ на вопрос о том, является ли заявление о приеме на работу обязательным в процедуре приема на работу, довольно однозначный. Это правило в большинстве случаев отголосок советского прошлого. На сегодняшний день, трудовое законодательство не содержит такой обязанности для большинства работодателей. Обязательная подача заявления о приеме на работу предусмотрена только при оформлении на государственную и муниципальную службу. Однако подобный документ может пригодиться при принятии на работу с установлением испытательного срока, поскольку в заявлении работник фиксирует свое согласие на такое условие принятия.
  2. Ознакомление с коллективным договором и локальными нормативными актами работодателя. Статья 68 ТК РФ, предусматривает обязанность работодателя провести ознакомление под роспись сотрудника со всеми документами, которые регламентируют его деятельность. Такое ознакомление должно проводиться до того как оформлен прием на работу по контракту и подписано трудовое соглашение. Перечень документов должен включать в себя: должностную инструкцию; правила внутреннего трудового распорядка; локальные нормативные акты, связанные с трудовыми обязанностями; коллективный договор.
  3. Заключение трудового договора. Законодатель предусмотрел соблюдение обязательной письменной формы при заключении трудовых договоров (ст. 67 ТК РФ).   Такой документ составляется в двух экземплярах, один из которых, после подписания, передается работнику, другой — работодателю. Рекомендуется, чтобы на экземпляре, который остается у работодателя, была проставлена отметка о получении работником второго экземпляра. Таким образом, будет подтверждено выполнение условий, предусмотренных  ст. 67 ТК РФ. Фактически, с момента заключения трудового соглашения, возникают правоотношения между работником и работодателем. Однако данное правило может быть изменено в случае, если сотрудник был реально допущен к выполнению своих служебных обязанностей с согласия работодателя, но их правоотношения не были оформлены надлежащим образом.
  4. Содержание трудового договора. Данное соглашение должно содержать обязательные сведения и условия, которые предусмотрены ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Если же по каким либо причинам требования указанной статьи не были выполнены, данное обстоятельство не является основанием для признания договора незаключенным. Соглашение должно быть дополнено соответствующими недостающими сведениями и условиями. При этом важно помнить, что сведения вносятся в текст договора, а условия оформляются в виде отдельного документа. Также, в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ в трудовой договор могут быть включены дополнительные условия. Здесь речь может идти об уточнении места работы, установлении испытательного срока и др.
  5. Регистрация.  После подписания договоров о полной материальной ответственности и трудового, они должны быть надлежащим образом зарегистрированы в контрольных журналах.
  6. Приказ о приеме на работу. После подписания трудового договора обеими сторонами, работодатель издает соответствующий приказ. Приказ не может отличаться от условий, предусмотренных в договоре, и должен содержать основание для приема на работу.
  7. Ознакомление с приказом. В соответствии с требованиями статьи 68 ТК РФ, работник должен быть ознакомлен с изданным приказом на протяжении трех дней со дня фактического выхода на работу.
  8. Оформление трудовой книжки. После того как проведены все вышеуказанные действия, кадровой службе можно приступить к оформлению трудовой книжки работника. В соответствии со ст. 66 ТК РФ, все надлежащие работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, который проработал у них, как на основном рабочем месте свыше пяти дней. При отсутствии трудовой книжки у работника, работодатель обязан оформить ее за свой счет. Данные обо всех трудовых книжках лиц, работающих на предприятии, должны быть внесены в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
  9. Личная карточка работника. Кадровая служба на предприятии оформляет на всех сотрудников личные карточки, в которые должны быть внесены все сведения о работнике. Также в данном документе работник ставит свою роспись о том, что ознакомлен с записью, сделанной в трудовой книжке. Личные карточки подлежат регистрации в установленном работодателем порядке.
  10. Личное дело. Трудовой кодекс Российской федерации не предусматривает обязанности ведения личных дел для большинства работодателей. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законом, оформление и ведение личных дел все-таки должно производиться. Это касается, например, оформления государственных и муниципальных служащих, работников прокуратуры, судов.

После окончания процедуры оформления нового работника, следует обратить внимание на его предыдущее место работы. Поскольку, если новый сотрудник ранее являлся государственным или муниципальным служащим, статья 64.1 ТК РФ предписывает на протяжении 10 дней  проинформировать о факте его трудоустройства бывшего работодателя.

Прием сотрудника на работу. На что обратить внимание?

Хороший персонал – это «лицо» фирмы. Прием добросовестных сотрудников на работу является делом нелегким и ответственным. В любой компании, даже совсем малой, каждый работник — ключевая персона. Поэтому кадровые постановления всегда нелегки и Ваша основная задача состоит в том, чтобы выработать вспомогательный механизм по приему людей в Ваш бизнес.

Многим кажется, что алгоритм приема на работу донельзя прост: знакомство, собеседование, испытательный срок… все ли так просто? К сожалению, даже такие, казалось бы, избитые правила приема сотрудника на работу не всегда дает 100% необходимого Вам результата. Задумывались ли Вы над тем, почему в небольших компаниях часто работают родственники или лучшие друзья?

Родственник лучший сотрудник?

Невозможно знать человека от и до, и потому бизнес с родственниками многим кажется лучше, чем бизнес с малознакомым человеком, который при всех его плюсах может в один момент нанести существенный вред Вашей компании.

Однако одними родными и близкими не обойтись – необходимы новые проверенные сотрудники. Особенно нельзя обойтись без надёжных людей тогда, когда Ваше дело стремительно идет вверх (не секрет, что в малой компании может работать от пятидесяти человек). Поэтому каждому бизнесмену рекомендуется знать основные условия при выборе сотрудников.

Внимание! Не стоит забывать давно известный факт, что работа с друзьями или родственниками в 99% случав в конечном счете приводит к плохим отношениям, ссорам, обидам и прочим проблемам личного характера.

На что стоит обратить внимание?

Любой человек может приукрашивать и преувеличивать свои способности в том или ином поприще, поэтому доверять резюме на все 100%, конечно же, не стоит. Конечно же, в процессе работы все недостатки Вашего нового работника (если они есть) покажут себя на деле, однако стоит ли тратить свое время, проверяя его способности?

1. Коллектив

Как известно, в любом, даже совсем небольшом коллективе царит своя особая атмосфера, своя погода, имеется свой собственный уклад. Поэтому важно узнать, есть ли у Вашего кандидата те качества, которые необходимы для того, чтобы компания приняла его как родного. Необходимо выяснить, соответствует ли новый человек условиям Вашего коллектива и сможет ли придерживаться новым для себя устоям? Вопрос, безусловно, очень важный.

2. Ценности компании

Определите, что является главными составляющими Вашей компании. Это может быть командный дух, доверие, готовность к преодолением сложный задач, упорство, открытость, партнерство и многие другие аспекты. Обратите внимание на ценности каждого из своих сотрудников и хорошо подумайте над тем, впишется ли вы эти условия новый работник со своим собственным мнением и сможет ли он эти ценности поддерживать в силу своего индивидуального характера.

Непременно обсудите кандидата с теми коллегами, которым Вы доверяете больше всего. Поверьте, их мнение может быть более объективным, нежели Ваше, основанное лишь на «первом впечатлении».

Собеседование в два этапа

Рекомендуется проводить собеседования в два этапа. Этап первый: один из Ваших опытных сотрудников проверяет возможности новичка и его умение работать в команде. Далее Вы сами проводите интервью. Затем, сверяя свои впечатления (с учетом всех плюсов и минусов) о кандидате, принимаете окончательное решение. Безусловно, этот процесс несколько сложен. Промахи бывают у каждого, а увольнять сотрудника всегда тяжело и неприятно.

Испытательный срок

Следующим непременным этапом при приеме на работу должен стать испытательный срок (не тот срок, который может быть дан, а обязательный испытательный срок для кандидата с целью подстраховки). Быть может, человек, претендующий на место в Вашей компании, и произвел на Вас неплохое впечатление, однако это лишь начало, и что будет дальше, не знает никто.

Все это говорит о том, что предоставить кандидату испытательный срок нужно в обязательно порядке. Не ставьте перед кандидатом невыполнимых задач – Ваш будущий сотрудник должен показать все, на что он способен. Если новому человеку Вашей команды не под силу решить простейшие задачи, то здесь и думать нечего – перед Вами не тот человек.

Опыт кандидата

Принимайте на работу талантливого кандидата, но не сильно полагайтесь на его опыт – это может быть опыт прошлого, опыт, который в наши дни не актуален и уже никем не используется. В таком случае придется обучить своего кандидата, а затем посмотреть, как он усвоил основы.

Не принимайте на должность людей, имеющих опыт работы в крупных компаниях – это обременительно для маленького бизнеса. Не назначайте с самого начала большой заработной платы – зарплата должна расти медленно, но стабильно.

Помните, что хорошая команда — это гарантия успеха любого бизнеса. Удачи вам в кадровой работе и выборе сотрудников!

Полезная информация? Поделись: Бесплатная On-line консультация

Как правильно принять на работу бывшего сотрудника в программе ЗУП 3.1

Пример подготовлен на демо-базе фирмы 1С релиз 3.1.15.96

При приеме на работу ранее уволенного сотрудника работодатель должен заключить новый трудовой договор с сотрудником, также необходимо завести новую личную карточку сотрудника и указать там все необходимые данные.

При регистрации приема на работу бывшего сотрудника необходимо обратить внимание на корректный ввод данных в справочники Физические лица и Сотрудники.

Для верного отражение всех операций в справочник Физические лица новый элемент вводить не нужно. Новый элемент необходимо создать только в справочнике Сотрудники. Дублирование физических лиц приведет к неверному расчету налогов и взносов, а также к неверному формированию отчетности.

В базу для начисления НДФЛ и страховых взносов по выплатам физическому лицу, которое было уволено и повторно принято в течении одного года в одну организацию, включаются все выплаты, которые были начислены в течении этого года в данной организации.

Рассмотрим на примере прием на работу бывшего сотрудника в программе 1С ЗУП 3.1

Для того, чтобы корректно принять на работу бывшего сотрудника, необходимо зайти в справочник Сотрудники (Кадры — Сотрудники) и создать новый элемент с помощью кнопки Создать.

Рисунок 1 — Справочник Сотрудники

Далее в появившейся карточке сотрудника указываем организацию (или ее обособленное подразделение), в которую принимается.

Также в поле Полное имя указываем фамилию, имя, отчество сотрудника. В нашем примере, так как это бывший сотрудник, в справочнике Физические лица (раздел Кадры – Физические лица) уже зарегистрировано физическое лицо с подобными данными (Ф.И.О.). Программа автоматически предложит использовать данные этого физического лица, в появившемся окне Найден человек с похожим именем, подтверждаем, что этот тот человек, который нам нужен нажав на кнопку Да, это тот, кто мне нужен.

Рисунок 2 — Окно для подтверждения «Найден человек с похожим именем»

После того, как мы подтвердили, что это нужное нам физическое лицо, карточка сотрудника будет заполнена основными данными сотрудника автоматически. При необходимости карточку сотрудника можно заполнить недостающими данными.

После этого, приступаем к оформлению Приема на работу сотрудника, для этого можно использовать два варианта:

  1. нажимаем на ссылку Принять на работу;
  2. Оформить документ — Прием на работу.

Рисунок 3 — Оформить документ «Прием на работу»

После этого, информационная система запросит подтверждение создания нового элемента в справочнике Сотрудники (Сотрудник еще не записан. Записать и продолжить?), необходимо нажать на кнопку Да.

Далее заполняем документ Прием на работу.

Рисунок 4 — Закладка Главное в документе Прием на работу

Рисунок 5 — Закладка Оплата труда в документе Прием на работу

После проведения документа Прием на работу в справочнике Сотрудники появятся два одинаковых сотрудника, но с различными состояниям (Работа и Увольнение).

Рисунок 6 — Справочник Сотрудники

Проверим справочник Физические лица и убедимся, что там останется одно физическое лицо (Кадры — Физические лица).

Рисунок 7 — Справочник Физические лица

порядок процедуры, какие нужны документы

Отношения с работниками оформляются по правилам, предусмотренным Трудовым Кодексом и гражданским законодательством. Предприятие может выбрать вариант, когда заключается трудовое соглашение, либо гражданско-правовое. В первом случае предметом будет трудовая функция, во втором — результат деятельности, то есть работа, услуга, материальная вещь. Таким образом, кадровый учет упростился. Пошаговая инструкция того, как оформляется прием сотрудника на работу (с образцами документов) будет описана в данной статье.

Законные варианты приема на работу

Как принять на работу сотрудника? В отечественном законодательстве есть всего три варианта:

  1. Гражданин лично заключает трудовой договор с организацией, где будет работать. Тогда Трудовой кодекс защищает его права в полной мере, гарантирует ему определенный уровень выплат в разных ситуациях. Проще говоря, сотруднику придется оплачивать больничный, сверхурочные, отпускные. Он, в свою очередь будет обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, подчиняться локальным актам организации, и ее корпоративным правилам.
  2. Отношения оформляются путем добровольного заключения соглашения по нормам гражданского законодательства. Предметом такого соглашения является не выполнение трудовой функции как процесс, а именно результат этой деятельности. Процедура принятия на работу нового сотрудника отличается, личное дело не заводится. Такой вариант выгоден для организаций, которые нацелены на оказание определенных услуг. Тогда в организационной структуре предприятия выделяют начальников отделов и сотрудников, которые будут субъектами простых трудовых соглашений, и исполнителей конкретных задач на основе подряда.
  3. Аутсорсинг сотрудников, правовым основанием которого является соглашение на юридическое, бухгалтерское либо иное обслуживание, тогда работники связаны трудовым договором с организацией, с которой подписывается договор аутсорсинга и не обязаны соблюдать правила внутреннего трудового распорядка той фирмы, в которой они фактически являются занятыми.

При поступлении работника в организацию оформляется трудовой договор

Порядок приема на работу по трудовому законодательству

Трудовое право России предусматривает порядок приема на работу и правила его документального оформления:

  • трудовой договор подписывается представителем организации и гражданином. Он считается заключенным как только подписан обоими контрагентами. В договоре всегда указывается точная дата;
  • приказ, проводящий прием на работу по документообороту предприятия выносится за определенным номером;
  • завершающим этапом является заполнение трудовой книжки сотрудником кадровой службы и оформления личного дела

Важно понимать, что взаимная правовая связь возникает, как только заключен договор, а не с той даты, когда был вынесен приказ. Работник вправе требовать начисления заработной платы и всех социальных выплат с даты заключения соглашения, поэтому целесообразно проводить трудовой договор и приказ одной датой.

Обратите внимание: отсутствие у гражданина свидетельства о присвоении ИНН, СНИЛС, а также общегражданского паспорта не может по закону быть основанием для отказа в приеме на работу.

Однако заключение договора по временным документам осложняет кадровый учет. На практике требуют все вышеперечисленные документы в подлинниках. Отсутствие сведений о воинском учете для военнообязанных может стать поводом для отказа в заключении только на должностях, где указанная информация является обязательной к предоставлению по закону (полиция, вневедомственная охрана, федеральная служба судебных приставов).

Какие документы нужны при приеме на работу

Для удобства заключение договора и последующие действия по делопроизводству разбиваются на несколько этапов:

  • у будущего сотрудника принимается собственноручно написанное заявление, предметом которого служит просьба о приеме на работу;
  • он предоставляет трудовую книжку, СНИЛС, общегражданский паспорт и свидетельство о присвоении ИНН. Лица, обязанные проходить службу в армии, предоставляют документ о постановке на воинский учет. Для должностей, требующих определенного уровня знаний — сертификаты, дипломы;
  • на основе этих документов происходит заполнение договора, формируется приказ, и делается запись в кадровом учете;
  • приказ служит документом для бухгалтерии (определяет дату начисления заработной платы)

Важно знать, что если лицо никогда не трудилось, заново оформляется трудовая книжка. Трудовое соглашение подписывается в двух экземплярах. Ведется реестр документов, они нумеруются. В конце документа делается запись о получении экземпляра сотрудником. Для приказа о приеме на работу и личной карточки сотрудника (оформляется после подписания), установлены формы бланков Т1 и Т2.

Особенности приема некоторых категорий сотрудников

Иностранцы

Гражданами иностранных государств предоставляется разрешение на работу установленной формы. Оно предоставляется до заключения трудового договора. Отсутствие в личном деле сотрудника этого документа является основанием для наложения штрафа за прием на работу иностранных граждан без разрешения .

Педагогические работники

Преподаватели ВУЗов принимаются на работу по результатам конкурса. Основанием для заключения является не только личное заявление сотрудника, но и решение конкурсной комиссии.

Государственные служащие

Принимаются на работу по результатам прохождения конкурса. Подтверждение результатов при заключении обязательно.

Обратите внимание: срочный и бессрочный трудовой договоры заключаются в едином порядке, список предоставляемых работником документов не меняется.

Как оформлять работников на основе гражданско-правового договора

Гражданско-правовой договор выгоден предприятию в следующих случаях:

  • сотрудник принимается на работу на короткий срок, для выполнения конкретного заказа или задания;
  • его присутствие на предприятии постоянно не требуется;
  • соблюдение сотрудником правил внутреннего трудового распорядка (начало и окончание работы, обеденный перерыв, нахождение на рабочем месте) не является обязательным условием эффективности данного сотрудника;
  • важно именно качество оказываемой услуги или выполнения работы;
  • работнику можно перечислить разовые выплаты, нет необходимости платить ему 2 раза в месяц.

Однако это условие является гибким, и работник вполне может получать платежи не один раз по приемке работ или факту оказания услуг, а в виде рассрочки несколько раз в месяц. На практике с такими сотрудниками заключается договор подряда или договор на оказание услуг. Первый договор более выгоден тем, кому необходим овеществленный результат труда — например, здание, сооружение, выполненный ремонт, реконструкция и т д. Отношения оформляются договорами комиссии, агентирования или поручения.

ГПД заключается в особых случаях, иначе его могут признать трудовым договором и работодатель понесет соответствующую ответственность

Какие документы должны оформляться при приёме на работу сотрудника:

  • паспорт гражданина, пенсионное свидетельство, ИНН;
  • документ об образовании, если заключается договор на проведение проектных и изыскательских работ, НИОКР, или другой договор, требующий квалификации у того, кто его исполняет.

Обратите внимание: стоит заметить, что гражданские договоры по структуре напоминают трудовой договор и обязательно содержат в своей структуре указание на права, обязанности и ответственность сторон.

Гражданско-правовой договор считается прекратившимся с момента, когда была исполнена работа или оказана услуга. Трудовые отношения носят длящийся характер и без особой процедуры расторжения договора считаются продолжающимися.

Правильный документооборот организации — залог того, что претензии контролирующих органов сведутся к минимуму.

Как нанять сотрудников: Контрольный список

Готовы к дополнительной помощи, но не знаете, как нанять сотрудников? Поздравляю, привлечение персонала — огромная веха.

Когда вы думаете о том, как нанять своего первого сотрудника, своего пятидесятилетия или какую-нибудь сезонную подработку, следует учесть несколько важных моментов. Вам нужно найти подходящих кандидатов и убедиться, что вы все настроили правильно (и законно).

Не волнуйтесь — мы здесь, чтобы помочь с основными этапами найма сотрудника.(Этот пост содержит общие рекомендации. Для получения совета, касающегося вашего бизнеса, обязательно проконсультируйтесь со специалистом.) Вот контрольный список того, как нанимать сотрудников, включая то, что вам нужно делать до и после найма.

Начните работу с Square Payroll

Обработке заработной платы доверяют тысячи.

Перед тем, как нанять сотрудников

1. Убедитесь, что у вас есть EIN (идентификационный номер работодателя).

Прежде чем нанимать сотрудников, вам необходимо зарегистрировать свой бизнес в федеральных органах власти и органах власти штата.IRS требует, чтобы у каждого предприятия с сотрудниками было так называемый идентификационный номер работодателя (EIN), уникальный девятизначный номер, используемый для целей налогового идентификатора.

EIN в основном похож на номер социального страхования для бизнеса. Если вы ведете свой бизнес как корпорация или партнерство, возможно, она у вас уже есть. Если нет, вы можете получить EIN, подав онлайн-заявку.

Кроме того, в каждом штате свой процесс регистрации для получения идентификационного номера работодателя штата.Посетите веб-сайт департамента труда вашего штата для получения дополнительной информации. В Калифорнии, например, у EDD (Департамента развития занятости) есть онлайн-служба, которая в большинстве случаев выдает номер налогового счета работодателя в течение нескольких минут после регистрации.

Узнайте больше о том, что такое идентификационный номер работодателя и как его получить.

2. Настройте записи для удержания налогов.

Когда вы думаете о том, как нанять своего первого сотрудника, вы должны учитывать налоги.Прежде чем вы начнете поиск подходящего сотрудника, вам необходимо заполнить документы для уплаты трех разных типов налогов.

  • Удержание федерального подоходного налога. Ваш новый сотрудник должен заполнить Форму W-4 (Свидетельство об удержании дохода сотрудника), в которой спрашивается, сколько федерального подоходного налога удерживать из его заработной платы. Затем вы отправляете форму в IRS.
  • Федеральный отчет о заработной плате и налогах. Вы несете ответственность за заполнение формы W-2 для каждого сотрудника с подробным описанием их доходов и налогов, удержанных за год.Вам необходимо отправить копию своим сотрудникам до 31 января за предыдущий год. Затем отправьте копию A формы W-2 в Управление социального обеспечения до последнего дня февраля. Вы можете узнать больше о W-2 и его отличиях от 1099-MISC (для независимых подрядчиков) здесь.
  • Государственные пошлины. Во многих штатах также есть форма штата для удержания налогов — найдите свой штат здесь, чтобы получить доступ к необходимой форме.

Компании должны хранить свои налоговые отчеты в течение шести лет (или дольше в некоторых случаях) для подтверждения своих налоговых деклараций.Правильная настройка системы поможет вам оставаться организованным, чтобы вы могли отслеживать состояние своего бизнеса с течением времени, готовить налоговые декларации и другие финансовые отчеты, отслеживать отчисления и т. Д.

3. Определите должность, на которую вы нанимаете.

Если вы не знаете, что ищете, как узнать, когда вы это найдете? Прежде чем начать процесс найма сотрудников, выясните, какая поддержка вам нужна. Составьте список самых важных задач, в которых вам нужна помощь. Кто-то может помочь с управлением запасами, электронным маркетингом или выпечкой хлеба?

Затем подумайте, какие обязанности вы бы хотели, чтобы человек, занимающий эту должность, взял на себя в будущем.Решение о том, сколько платить новому сотруднику, зависит от вида работы, которую вам нужно выполнить, стажа работы и вашего бюджета.

Наконец, подумайте, какой опыт и навыки лучше всего подходят для этой роли и сколько опыта требуется.

После того, как вы закончите эту беготню, вы готовы написать описание должности. Четкое и продуманное описание должности поможет вам нанять нужного человека. Запустите черновик через Textio, платформу машинного обучения, которая помечает слова и жаргон с гендерными предубеждениями, чтобы помочь вам написать более эффективное объявление о вакансии и найти лучших сотрудников.

Наем сотрудников

4. Найдите своих кандидатов.

Спросите своих лучших сотрудников, знают ли они кого-нибудь, кто мог бы хорошо подходить для этой роли. Рефералы экономят ваше время, потому что за них уже поручились, и избавят вас от необходимости разбирать горы резюме.

Однако, поскольку люди склонны общаться с такими же людьми, как они, полагаясь на рекомендации сотрудников, можно сделать рабочее место менее разнообразным. Дело не только в политкорректности. Для вашего бизнеса лучше иметь более разнообразную рабочую силу.Фактически, исследования показывают, что команды, разнородные по расовому признаку, превосходят по эффективности команды с разнородным составом на 35%. Кроме того, 57% сотрудников считают, что их компании должны быть более разнообразными.

Чтобы найти высококвалифицированных, разнообразных кандидатов, забросьте более широкую сеть. Разместите описание вакансии на таких сайтах, как Indeed, Craigslist или LinkedIn. Включите в нижней части сообщения заявление, в котором ваш бизнес определяется как работодатель с равными возможностями, а также о том, что квалифицированные кандидаты всех полов, национальностей, рас, сексуальной ориентации и т. Д.и лицам с ограниченными возможностями настоятельно рекомендуется подавать заявки.

Рассмотрите возможность приема на работу вслепую, сокрытия имен кандидатов — и, возможно, даже образования — и многолетнего опыта, чтобы преодолеть неосознанную предвзятость и способствовать большему разнообразию на рабочем месте.

5. Провести интервью.

По возможности, постарайтесь, чтобы хотя бы пара сотрудников проводила собеседование с кандидатами. Каждый человек, который работает в вашем бизнесе, будет подходить к собеседованию с разными целями, давая вам более взвешенную оценку.

Если вы управляете более крупным бизнесом, вы можете подумать о проведении панелей для собеседований, где каждому интервьюеру предлагается сосредоточиться на определенной области во время собеседования. В этой ситуации один человек может сосредоточиться на совместной работе, а другой ищет технические навыки. У этого подхода двоякое преимущество: вы получаете оценку очень конкретных навыков кандидата, и ваши сотрудники чувствуют себя частью процесса.

Как только вы узнаете, кто проводит собеседование с вашими кандидатами, вам нужно подумать о том, что все собираются спросить.Вы захотите изучить их историю работы, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям, но вы также захотите задать вопросы, которые дадут вам представление о том, как они будут взаимодействовать с остальными вашими сотрудниками и вашими клиентами.

Как они подходят к решению проблем? Каков конкретный пример того, как они решали рабочую проблему в прошлом? Насколько хорошо они справляются с давлением? Если клиент недоволен или зол, как бы он справился с этой ситуацией? (Прочтите наш полный учебник по вопросам интервью).

6.Выполните проверку биографических данных.

После того, как вы выбрали кандидата на роль и сделали предложение, вы можете выполнить проверку биографических данных. Эта проверка, также известная как проверка перед приемом на работу, является важным шагом в обеспечении безопасности вашего бизнеса, сотрудников и клиентов. (Вот как нанимать сотрудников, которые являются тем, кем они себя называют.) Кандидаты всегда должны разрешать вашей компании проводить проверку биографических данных.

Имейте в виду, что существуют сложные юридические требования и ограничения на проверку биографических данных, многие из которых различаются в зависимости от штата.Некоторые штаты ограничивают типы запросов о криминальном прошлом, которые вы можете запрашивать, и когда в процессе подачи заявки вы можете узнать о криминальном прошлом, в то время как другие требуют, чтобы роль соответствовала определенным требованиям, если вы собираетесь получить кредитную историю. (В некоторых штатах и ​​городах работодателям вообще запрещено задавать вопросы о криминальном прошлом при приеме на работу). Чтобы соответствовать всем этим требованиям, компании обычно используют стороннее агентство для проверки биографических данных.

Существуют также правила использования информации, полученной при проверке биографических данных. Для получения конкретных рекомендаций или рекомендаций по проверке биографических данных проконсультируйтесь с юристом.

7. Убедитесь, что они имеют право работать в США.

Вы несете ответственность за то, чтобы все ваши сотрудники имели законное право работать в США. Если вы нанимаете кого-то, кто не имеет надлежащих прав на трудоустройство, вам могут грозить штрафы и даже уголовное наказание.

Чтобы избежать этого, вот как нанять сотрудников, имеющих право работать в США.С .:

  • До или в первый день работы ваш новый сотрудник должен заполнить первый раздел формы I-9, который включает его контактную информацию, номер социального страхования и право на трудоустройство.
  • К третьему дню на работе они должны показать вам действующие документы с их удостоверением личности и разрешением на работу. Это может быть один документ из списка A (например, паспорт США или карта постоянного жителя) или один идентификатор из списка B (например, водительские права США) в сочетании с другим документом из списка C (например, карта социального обеспечения).
  • В большинстве случаев достаточно заполнить форму I-9 и просмотреть подтверждающие документы. Но если вы ведете бизнес в определенных штатах, вам может потребоваться зарегистрироваться в программе E-Verify. Узнайте больше здесь.
  • Работодателям не нужно отправлять форму I-9 в федеральное правительство, но вы должны хранить ее в течение трех лет после даты приема на работу или в течение года после того, как сотрудник перестанет работать на вас, в зависимости от того, что произойдет позже. Вы можете узнать больше о форме I-9 в Службе гражданства и иммиграции США.

После найма сотрудников

8. Сообщите о новых приемах на работу в ваше государственное агентство по трудоустройству.

Вам необходимо сообщать о вновь нанятых и повторно нанятых сотрудниках в агентство по трудоустройству вашего штата. Для получения дополнительной информации о требованиях вашего штата ознакомьтесь с требованиями SBA к отчетности о новых приемах на работу.

9. Получите компенсационное страхование работников.

Требования к страхованию компенсации работникам для работодателей различаются от штата к штату. Большинство штатов требует, чтобы работодатели получали страховой полис для работников, которые получили травмы или заболели в результате воздействия на рабочем месте.Обязательно ознакомьтесь с требованиями вашего штата и найдите политику, которая подходит вашему бизнесу. У Национальной федерации независимого бизнеса (NFIB) есть полезное руководство.

10. Выберите метод расчета заработной платы.

После того, как вы наняли своего первого сотрудника, вам необходимо настроить систему, чтобы платить им и заботиться о налогах на заработную плату. Вы можете рассчитывать заработную плату самостоятельно, через бухгалтера или через службу расчета заработной платы.

Многие люди выбирают услугу расчета заработной платы, чтобы сэкономить время и избежать всех сложностей, связанных с расчетом заработной платы (например, налогов).Некоторые услуги по расчету заработной платы также предлагают интеграцию с вашим страховщиком и заботятся об отчетности о новых сотрудниках, что помогает избавиться от этой головной боли.

Но даже если вы решите использовать услугу расчета заработной платы (или поручить расчет заработной платы бухгалтеру), полезно знать основы того, как это работает. Расчет заработной платы состоит из трех частей: выплаты сотрудникам, уплата налогов на заработную плату (в IRS и налоговое агентство вашего штата) и заполнение налоговых форм.

Платежи сотрудников включают в себя все, от отслеживания отработанных часов до расчета налоговых удержаний и отправки чеков.Налоги на заработную плату [и подача документов — это задачи, которые обычно необходимо выполнять ежемесячно или ежеквартально, в зависимости от размера вашего бизнеса.

11. Размещать плакаты на рабочем месте.

Министерство труда требует, чтобы работодатели размещали на своем рабочем месте определенные объявления, чтобы информировать сотрудников об их правах и ваших обязанностях как работодателя. Эти плакаты предоставляются бесплатно. В некоторых штатах есть требования к плакатам на рабочем месте, которым вы должны следовать в дополнение к федеральным требованиям.Посетите Плакаты SBA на рабочем месте, чтобы узнать, какие плакаты на федеральном уровне и уровне штата нужны вам для вашего бизнеса.

Привлечение новых сотрудников должно быть легким делом, когда вы прочитали этот контрольный список о том, как нанимать сотрудников. Чтобы получить дополнительную информацию о поддержании справедливого и безопасного рабочего места, требованиях к минимальной заработной плате, выплате вознаграждений сотрудникам и информированию сотрудников о политике на рабочем месте, ознакомьтесь с этими ресурсами.

Как и все наши статьи, этот контент содержит только общую информацию и рекомендации и не заменяет юридические или налоговые консультации.Обязательно проконсультируйтесь с квалифицированным специалистом для получения совета, касающегося вашего региона или бизнеса.

Наем первого сотрудника

Мнения, высказанные предпринимателями. участников являются их собственными.

В течение нескольких месяцев вы управляли своим новым бизнесом как можно более скудно и скупо и продолжаете носить каждую шляпу самостоятельно. Наконец, вы достигли точки — или своего предела — когда, чтобы оставаться конкурентоспособным и процветать, вам нужно будет приветствовать руку помощи на борту вашего плотного корабля.

Но прежде чем привлекать кого-либо на борт, вы должны понимать, что дополнительная рабочая сила влечет за собой совершенно новый ряд юридических обязательств, ответственности, расходов и, конечно же, бумажной работы. По одной оценке, средняя стоимость найма, найма и обучения нового сотрудника составляет около 4000 долларов.

Помимо бюрократии, несоответствие при приеме на работу может привести к высокой текучести кадров, прогулам, более высоким расходам на здравоохранение, насилию на рабочем месте и кражам — значительным потерям для чистой прибыли и репутации организации.

Чтобы помочь вам сориентироваться в юридических последствиях процесса приема на работу, мы изложили шаги и меры предосторожности, которым вы должны следовать, чтобы гарантировать, что вы принимаете обоснованные решения, оставаясь в рамках юридических и этических границ.

1. Не доверяйте своим инстинктам. Будет ли ваш новобранец составлять отчеты или настраивать компьютерные сети, осознайте, что преступные, недостаточно квалифицированные и эмоционально нестабильные умы скрываются за любой формой и названиями должностей. На самом деле почти 40 процентов всех заявлений о приеме на работу и резюме содержат ложные или завышенные факты.Кроме того, в этой стране растет количество судебных исков о халатности при приеме на работу — если действия вашего сотрудника причинят кому-то вред, вас могут привлечь к ответственности и подать в суд. А учитывая рост числа террористических актов, корпоративных скандалов и кражи личных данных, доверять своей интуиции в качестве основы для найма просто небезопасно.

Так что же нужно проверять при проверке биографических данных и какие вещи запрещены? Поиск обычно состоит из подтверждения предыдущих заявлений о приеме на работу, определения требований о компенсации работника и сведений о судимости и тюремном заключении, тестов на наркотики, кредитной истории и сведений о вождении.В некоторых случаях проводится проверка личности (социальное обеспечение).

Хотя большая часть этой информации задокументирована публично, некоторые личные записи, включая образовательные, военные и медицинские, являются конфиденциальными и требуют согласия заявителя, прежде чем откопать их. Если вы можете, вам следует попытаться получить оригинальные документы об образовании. С развитием технологий изготовить диплом или степень так же просто, как ввести несколько нажатий клавиш.

При изучении возможного криминального прошлого интервьюируемого обратите внимание: несмотря на то, что о судимости можно сообщать на неопределенный срок, записи об арестах, уплаченные налоговые залоги, счета, выставленные для взыскания, гражданские иски и судебные решения не могут быть включены в проверку данных о приеме на работу после семь лет.В некоторых штатах действуют более строгие правила отчетности. В Калифорнии, например, банкротства запрещены через десять лет.

Если вы планируете поручить поиск фактов третьей стороне, по федеральному закону вы должны письменно уведомить об этом человека, в отношении которого ведется расследование. Вы также должны уведомить заявителя, если ему отказывают в должности из-за уничижительной информации, которую вы раскрыли, и дать ему или ей возможность опровергнуть эту информацию.

Однако будьте осторожны: Интернет наполнен мошенниками и частными компаниями, которые составляют «виртуальные рэп-листы».«То, что предлагают такие онлайн-брокеры, не всегда является точным или актуальным, а низкие ставки, которые они рекламируют, могут быть обманчивыми.

Каждая из следующих фирм создана на этой арене и существует уже тридцать или более лет:

Поймите, что чем больше юрисдикций вы захотите провести, тем больше вы, вероятно, заплатите.

2. Тест на запрещенные вещества. С более чем 250 000 смертей, связанных с наркотиками и алкоголем в год по всей стране, наше общество ведет борьбу с наркотиками. злоупотребления еще далеко не окончены.Независимо от того, являются ли кокаин или снотворное предпочтительным наркотиком, наркоманы могут сильно истощить производительность и баланс организации. Знаете ли вы, что 65 процентов несчастных случаев на производстве связаны со злоупотреблением психоактивными веществами? А сотрудники, злоупотребляющие наркотиками, в шесть раз чаще подают иски о компенсации, чем другие сотрудники.

Чтобы отсеять такие слабые звенья в вашей рабочей среде, перед приемом на работу и выборочное тестирование на наркотики являются лучшими средствами защиты работодателя. Некоторые профессии фактически требуют таких проверок, включая операторов промышленных тракторов и грузовиков, грузчиков, работников по уходу за детьми, учителей, частных и корпоративных следователей, штатных и федеральных сотрудников и полицейских.

Прежде чем назначить экзамен на наркотики, имейте в виду, что во время собеседований перед приемом на работу спрашивать о приеме кандидатом лекарств, отпускаемых по рецепту, является незаконным. Однако, если заявитель отказывается от теста на наркотики, предложение о работе может быть отклонено или отозвано.

3. Экран для нежелательного поведения. В зависимости от должности, которую вы пытаетесь заполнить, доступны дополнительные параметры проверки. Психологическое тестирование, анализ почерка, тесты навыков и способностей и даже тесты на детекторе лжи — это дополнительные инструменты оценки, которые владельцы бизнеса используют сегодня, чтобы помочь им выбрать лучших кандидатов на работу.Такое профилирование позволяет выбрать людей, обладающих навыками и темпераментом, необходимыми для успеха в вашем бизнесе. Чтобы избежать каких-либо юридических проблем, перед проведением таких тестов будьте готовы продемонстрировать профессиональную принадлежность, недискриминацию и статистическую достоверность.

Время нанимать

После того, как вы завершите свою закулисную оценку и найдете многообещающих кандидатов, вам нужно будет знать, что можно и чего нельзя проводить при личном собеседовании.

1.Некоторые вопросы запрещены. Как в письменном заявлении о приеме на работу, так и лично, незаконно спрашивать о возрасте, сексуальной ориентации, семейном положении, религиозной принадлежности или расе заявителя. А вопросы, касающиеся характера физических, эмоциональных или умственных недостатков, можно задавать только в том случае, если соискателю потребуются специальные приспособления для выполнения определенной работы.

Во время диалога вы также должны помнить о других важных федеральных законах, включая:

  • Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 года, который охватывает тему дискриминации или домогательств по признаку расы, религии, пола или вероисповедания.
  • Закон о возрастной дискриминации в сфере занятости 1967 г.
  • Закон об американцах с ограниченными возможностями от 1990 г.
  • Закон о семейном отпуске по болезни 1993 г.

Дополнительную информацию о каждом из упомянутых выше федеральных законов можно найти на сайтах U.S. Министерство труда, Комиссия по равным возможностям трудоустройства и MyEmploymentLawyer.com.

2. Проверить ссылки. Прежде чем делать официальное предложение о работе, обязательно попросите соискателя дать как минимум три рекомендации. Две рекомендации должны быть профессиональными, а одна должна быть личной, чтобы помочь поддержать характер соискателя. Затем возьмите трубку и позвоните по этим рекомендациям — не пренебрегайте этим шагом! Вы были бы удивлены, какие рекомендации готовы рассказать вам о кандидате, если бы вы только спросили.

Старайтесь, чтобы ваши запросы были как можно более объективными, и, если вы обращаетесь к профессиональным консультантам, убедитесь, что они имеют прямое отношение к работе кандидата и его обязанностям, а также к информации, представленной в заявлении или резюме, или к информации. предоставлено во время интервью. Формы дискриминации, применимые к собеседованию и найму, также применимы к проверке рекомендаций, поэтому старайтесь избегать вопросов, касающихся расы, возраста, инвалидности, национального происхождения, религии или семейного положения.Чтобы получить личную справку, узнайте, как долго они знакомы с этим человеком, а затем спросите о его характере и трудовой этике; вы также можете спросить, будет ли человек сам нанимать соискателя, если у него есть подходящая вакансия, которую нужно заполнить.

3. Установите заработную плату и выберите классификацию сотрудника. Когда дело доходит до оплаты труда и классификации нового сотрудника, федеральные законы содержат четкие руководящие принципы, когда дело касается и того, и другого. Минимальная заработная плата в настоящее время составляет 5,15 доллара в час — это самый низкий уровень, который вы можете получить, когда речь идет о почасовой оплате труда.А если вы записываете на свой счет молодого человека, Закон о справедливых трудовых стандартах устанавливает минимальный возраст для приема на работу в несельскохозяйственном секторе на уровне 14 лет.

В зависимости от ваших потребностей в найме и финансовых средств вам необходимо определить статус вашего нового сотрудника как работающего неполный или полный рабочий день. По данным Министерства труда США, неполный рабочий день — это те, кто работает 20 часов или меньше в неделю, а полный рабочий день — 30 часов или больше. Поскольку штаты различаются по выплате пособий сотрудникам, работающим неполный рабочий день, вам следует уточнить соответствующие правила в местном отделе труда.

По налоговым причинам вы должны классифицировать своего работника как независимого подрядчика, штатного сотрудника, штатного сотрудника или штатного сотрудника, не являющегося сотрудником. Неправильная классификация может привести к штрафам в размере полутора процентов сомнительной заработной платы плюс удерживаемые налоги. Также могут применяться уголовные обвинения.

До тех пор, пока вы сохраняете за собой право контролировать их деятельность (например, когда и где работает человек, инструменты и оборудование, которое они используют, и где они покупают расходные материалы), ваши работники считаются штатными сотрудниками .

Штатный служащий — это тот, кто является служащим по закону и имеет право сообщать о доходах и расходах как о бизнесе. Наиболее распространенными сотрудниками в этой категории являются ее должностные лица, но в нее также входят такие сотрудники, как:

  • Коммивояжеры, работающие полный рабочий день, которые запрашивают заказы от оптовых торговцев, ресторанов или аналогичных заведений от имени компании. Продаваемые товары должны быть предназначены для перепродажи (например, еда, проданная в ресторан) или для расходных материалов, используемых в бизнесе покупателя.
  • Агент-водитель или комиссионер, занимающийся распространением мяса, овощей, хлебобулочных изделий, напитков (кроме молока) или услугами прачечной или химчистки
  • Надомный работник, выполняющий работу с материалами или товарами, предоставленными работодателем

Не работающий по закону , который включает прямых продавцов и лицензированных агентов по недвижимости, рассматривается как самозанятый для всех целей федерального налогообложения, включая подоходный налог и налог на занятость.

Независимый подрядчик работает на себя, часто более чем на одну компанию.Этот человек обычно работает вне офиса, получает оплату за каждую работу или комиссию и отправляет счета за свои услуги. Работодатели не обязаны удерживать налоги от их имени или предоставлять им те же льготы, которые они делают для обычных сотрудников. Это также относится к фрилансерам и консультантам. Для целей налогообложения рекомендуется составить соглашение с независимым подрядчиком, указав, что он или она не является сотрудником.

4. Сделайте свои записи прямо. Перед тем, как ваш новый член команды войдет в систему в течение одного часа работы, вам нужно заполнить и обработать целую папку с записями.По данным Министерства труда США, работодатель должен вести 12 записей о каждом сотруднике в течение всего срока их службы:

  1. Полное имя сотрудника и номер социального страхования
  2. Почтовый адрес, включая почтовый индекс
  3. Дата рождения дата, если сотрудник моложе 19 лет
  4. Пол и род занятий
  5. Время суток и день недели, когда начинается рабочая неделя сотрудника, количество отработанных часов каждый день и общее количество часов, отработанных каждую рабочую неделю
  6. Основа, на которой выплачивается заработная плата сотрудника ( еженедельно, раз в два месяца и т. д.)
  7. Регулярная почасовая оплата
  8. Общий дневной или еженедельный заработок «без перерыва» за каждую рабочую неделю
  9. Общий заработок за сверхурочную работу за каждую рабочую неделю
  10. Все прибавки к заработной плате или вычеты из нее
  11. Общая сумма заработной платы, выплаченной за каждый период выплаты
  12. Дата выплаты и период выплаты, покрываемый каждым платежом

Когда дело доходит до подачи налоговой декларации xes, вы также захотите убедиться, что ваши документы в порядке.Вот список налогов, которые вам нужно будет уплатить, и соответствующие документы, которые вам нужно будет подать в качестве работодателя, согласно Налоговой службе:

  • Форма W4 для удержания надлежащей суммы федерального подоходного налога из заработная плата сотрудника, занятого полный или неполный рабочий день, один раз в год правительству вашего штата и федеральному правительству
  • Форма W2 в Администрацию социального обеспечения и долю налогов на фонд социального обеспечения (FICA) сотрудника, работающего полный или неполный рабочий день, один раз год в правительство штата и федеральное правительство
  • Форма подтверждения права на трудоустройство I-9 для каждого нового найма
  • Налоги на 1099 рабочих (независимых подрядчиков) ежеквартально или раз в год в федеральное правительство
  • Те же формы также должны быть представлены в департамент труда или налогообложения вашего штата.
  • Подтверждение наличия страховки работника.Такая политика освобождает бизнес от его юридической ответственности за случайные или смертельные травмы, полученные сотрудниками в рабочее время. Хотя этого требует федеральный закон, управление этим пособием осуществляется на уровне штата.
  • Штатные и федеральные налоги по безработице, но только если (1) они выплачивают заработную плату сотрудникам на общую сумму 1500 долларов США или более в любой квартал календарного года, или (2) они наняли как минимум одного человека в любой день недели в течение любых 20 дней. недели в календарном году, независимо от того, были ли недели подряд.В некоторых штатах это связано со статусом работника, работающего неполный или полный рабочий день, но вам следует связаться с кадровым агентством штата, чтобы узнать точные требования.

5. Внимательно относитесь к своим иммиграционным вопросам. Очевидно, что с учетом того, что в Америке проживает около 10 миллионов иммигрантов без документов, этот сегмент населения стал основным фактором в нашей рабочей силе. Если вы спонсируете иностранного гражданина или подаете прошение о приеме на работу здесь, вы должны проверить и отправить документы, подтверждающие его или ее право на работу здесь.

Чтобы избежать гражданских и уголовных санкций и проверки платежной ведомости вашей компании, вы также должны подать форму I-140 (петиция иммигранта для иностранного работника) от его или ее имени в Службу гражданства и иммиграции США (USCIS). К таким учетным данным должен прилагаться документ о разрешении на работу, также известный как проверка I-9.

Существуют дополнительные специализированные классификационные формы, которые необходимо заполнить в зависимости от того, какой вид работы будет выполнять иностранный гражданин. Чтобы узнать больше об этом процессе и обязательствах работодателя, свяжитесь с USCIS.

6. Получите правильное страховое покрытие. В то время как только Пуэрто-Рико, Калифорния, Гавайи, Нью-Джерси, Нью-Йорк и Род-Айленд требуют, чтобы работодатели предоставляли доход работникам-инвалидам, получившим травмы на работе, многие эксперты советуют покупать страховку от инвалидности (или потери дохода) для себя и ключевых сотрудников. с самого начала идти.

Существует два основных типа страхования по инвалидности: краткосрочное (охватывающее от 12 недель до одного года) и долгосрочное (охватывающее все, что превышает год).Важным компонентом страхования по инвалидности является период ожидания перед выплатой пособия. В случае кратковременной нетрудоспособности сотруднику, как правило, придется ждать от семи до 14 дней. В случае длительной нетрудоспособности сотрудник будет ждать от 30 дней до одного года. Если увольнение сотрудника на ограниченный период времени не представляет серьезной опасности для вашего бизнеса, вы можете уменьшить свои страховые взносы, выбрав более длительный период ожидания.

Ну вот и все — основы легального становления чужим боссом.Хотя вас может напугать объем вашей новой роли, помните, почему вы вообще пошли в одиночку. За вклад в свою судьбу нужно платить. Надеюсь, ваши затраты превзойдут производительность и прибыль! Хорошей охоты!

Эрика Велц Прафдер — обозреватель на рабочем месте в газете The New York Post и автор книги «Держи зарплату, живи страстью: как осуществить свою мечту, не уходя с работы» (Adams Media).

Как нанять сотрудников: пошаговое руководство 2020

Вы построили свой бизнес с нуля.Но один человек может масштабироваться только на определенное время. В какой-то момент вам понадобится нанять сотрудников. Но нужно больше, чем просто найти нужного человека. Это руководство поможет вам определить, готовы ли вы нанимать сотрудников и как вести процесс найма.

Пошаговый процесс приема на работу

Когда вы готовы нанять сотрудников, возникает соблазн сразу же сразу же опубликовать описание вакансий и провести собеседование с кандидатами. Но прежде чем вы это сделаете, убедитесь, что вы понимаете юридические требования.Вести бизнес — одно дело. Но когда вы становитесь работодателем, ведение бизнеса — это совершенно другая игра. Здесь есть чем заняться, поэтому не бойтесь проконсультироваться со специалистом по персоналу или экспертом по трудовому праву относительно вашей ситуации.

Шаг 1. Примите во внимание требования законодательства

Существуют определенные числа, документы и положения, которые вам необходимо принять во внимание, чтобы подготовиться к найму сотрудников. И можно легко упустить из виду важные шаги из-за местных, государственных или федеральных требований.Чтобы нанять сотрудников, вам понадобится

  • Идентификационный номер работодателя (EIN)
  • Зарегистрироваться в вашем департаменте государственных доходов
  • Зарегистрироваться в вашем государственном департаменте труда
  • Чтобы понять ваш удерживаемый налог
  • Приобрести страхование компенсации работникам
  • I-9 за каждого нового найма
  • Плакаты на рабочем месте для информирования сотрудников об их правах

Подать заявку на получение идентификационного номера работодателя (EIN)

IRS должен будет выдать вам уникальный идентификационный номер работодателя (EIN) или налоговый идентификационный номер (TIN).Если вы подали налоговую декларацию, открыли счет в банке или подали заявку на получение лицензии на ведение бизнеса, у вас, вероятно, есть EIN.

Если у вас нет EIN, он понадобится вам, чтобы приступить к найму сотрудников. Сотрудники будут использовать ваш EIN при подаче налоговой декларации. И он понадобится вам для отчетности и подачи налогов, связанных с заработной платой. Вы можете подать заявку на получение EIN онлайн.

Зарегистрируйтесь в вашем департаменте государственных доходов

Помимо федерального EIN, вам, вероятно, также придется соответствовать требованиям штата.В конце концов, ваши сотрудники должны будут платить подоходный налог штата, а также федеральный. Хотя процессы регистрации и идентификационные номера налогоплательщиков штата различаются, во многих штатах для налоговых целей используется номер счета работодателя (EAN). Чтобы получить более подробную информацию о вашем штате, посетите налоговый или налоговый отдел вашего штата или проконсультируйтесь с налоговым специалистом.

Зарегистрируйтесь в вашем государственном департаменте труда

Чтобы нанять сотрудников, вам необходимо зарегистрировать свой бизнес в качестве работодателя в вашем государственном департаменте труда. Государственные департаменты труда различаются по своим взаимоотношениям с предприятиями.Некоторые действуют посредством серии законов, имитирующих федеральные законы о труде. Другие придерживаются более строгого подхода к отношениям с сотрудниками.

Независимо от подхода вашего штата, ознакомьтесь с юрисдикцией вашего государственного агентства по трудоустройству в отношении вашего бизнеса. Министерство труда США (DOL) опубликовало руководство для государственных департаментов труда. Заглянув в департамент труда штата, обратите внимание на государственные пособия по безработице и требования к сообщению о новых сотрудниках.

Рассчитать удерживаемый налог с каждого сотрудника

Правительство собирает федеральный подоходный налог и подоходный налог штата на распределительной основе.Работодатели вычитают применимые налоги из зарплаты каждого сотрудника и уплачивают этот налог в течение года. Это помогает сотрудникам избежать огромных налоговых счетов в налоговый сезон.

Точный размер удерживаемого налога зависит от нескольких факторов, в том числе от налоговой категории сотрудника, иждивенцев, семейного положения и т. Д. Для расчета удерживаемого налога сотрудникам необходимо заполнить форму W-4.

Расчет ставок подоходного налога для ваших сотрудников — это всего лишь один шаг. Удержание налогов и их уплата в соответствующие налоговые органы — гораздо более сложная задача.Программное обеспечение для автоматизированного расчета заработной платы может помочь вам упростить этот процесс по мере набора сотрудников.

Приобрести страхование компенсации работникам

Компенсация рабочим — это форма страхования, которая может помочь вам выплатить компенсацию работникам, получившим травмы во время вашей работы. Не каждому бизнесу необходимо иметь такую ​​страховку. Поэтому убедитесь, что вы понимаете требования к компенсации работникам и их применимость к вашему бизнесу. В конечном итоге требования вашего бизнеса будут зависеть от законов вашего штата о компенсации работникам.

Выдавать форму I-9 каждому новому сотруднику

Каждый нанимаемый вами сотрудник должен иметь право работать в США. И у вас есть юридическое обязательство доказать, что ваши сотрудники имеют право на участие в программе. Каждый сотрудник должен подтвердить свое право на участие в форме I-9. Департамент гражданства и иммиграции США публикует документ для этой цели. Они используют его для проверки личности и разрешения на работу сотрудников, нанятых в Соединенных Штатах. Вы должны предоставить форму I-9 для каждого нанятого вами сотрудника, включая U.С. и неамериканские граждане.

Показать плакаты на рабочем месте

Плакаты

на рабочем месте являются федеральным требованием. Министерство труда и Национальный совет по трудовым отношениям (NLRB) контролируют соблюдение законов о плакатах на рабочем месте. DOL выпускает обновленные плакаты на рабочих местах, посвященные трудовому законодательству. Но вы можете подписаться на сервис соответствия плакатов на рабочем месте, чтобы убедиться, что вы получите подходящие плакаты для вашего бизнеса.

Шаг 2: Определите роли и обязанности для каждой работы

Установив флажки в правовых полях, пора определить должностные роли и обязанности.При создании роли и описании должностных обязанностей спросите себя: какие проблемы я пытаюсь решить? Какие навыки и действия помогут решить эту проблему?

Как только вы ответите на эти вопросы, переведите их в описания должностей. Избегайте расплывчатых описаний или ролей, которые охватывают слишком много вопросов. Расставьте приоритеты в своих болевых точках и определите роли, которые будут привлекать кандидатов, которые могут удовлетворить потребности вашего бизнеса.

На этом этапе вы также можете провести исследование рынка и заработной платы для вашей работы.Если вы платите слишком мало за сложную работу, вы не сможете привлечь нужных кандидатов. Важно сформировать реалистичные ожидания относительно того, сколько вы можете заплатить за свою новую роль.

Шаг 3. Найдите своих идеальных кандидатов

Ваши будущие сотрудники повсюду: в социальных сетях, на выставках, на сайтах карьеры. Вы должны найти их там, где они есть, и побудить их присоединиться к вашему бизнесу. Это означает, что вам нужно размещать свои вакансии там, где их найдут ваши идеальные кандидаты. Вот три места, где можно найти кандидатов на работу:

  • Доски объявлений и сайты вакансий. В этих сайтах нет недостатка, и может быть сложно выделить вашу вакансию среди конкурентов. Однако сотрудники этих сайтов активно ищут работу. Если у вас нет присутствия на этих сайтах, возможно, вы упускаете самый простой способ найти кандидатов.
  • Ваша сеть. Независимо от того, насколько наш мир связан с Интернетом, ваша сеть может быть лучшим источником для квалифицированных кандидатов. Сильная сеть может помочь вам найти надежных рефералов.
  • LinkedIn. Независимо от того, публикуете ли вы новые вакансии или расширяете свою сеть, LinkedIn — это то место, где кандидаты и работодатели ожидают встречи в современном мире.

Шаг 4: Проведите собеседование с квалифицированными кандидатами

Не приходите на собеседование без плана. Вы должны подходить к собеседованию так же стратегически, как и к определению своих должностей и поиску кандидатов. Сохраняйте этот образ мыслей о решении проблем и составьте список вопросов, которые вы можете задать всем кандидатам.

Не существует идеального набора вопросов для собеседования. Но следующее поможет вам понять, насколько каждый кандидат может удовлетворить потребности вашего бизнеса.

  • Какие три основных навыка позволяют вам занять эту должность?
  • Какой первый проект или задача вы бы хотели решить?
  • Как вы можете помочь развитию бизнеса?
  • Что бы вы сделали, чтобы улучшить или изменить свой бизнес?

Эти вопросы помогут вам оценить, понимает ли кандидат ваш бизнес и как они могут повлиять на него.А теперь самое время обсудить ожидания каждого кандидата в отношении заработной платы, основанные на их опыте, образовании и навыках.

Сравните цифры, представленные вашими кандидатами, с данными вашего исследования рынка и заработной платы. И не забывайте сразу же не увольнять кандидата, если его ожидания по зарплате выше, чем вы ожидаете. Более высокое число может означать, что вам нужно изменить должностные обязанности или стимулировать идеального кандидата дополнительными льготами и льготами.

Шаг 5: Выберите кандидата

Не существует формулы для выбора лучшего кандидата.Квалификация и образование важны, но не менее важны характер и основные ценности кандидата. Иногда одной лишь квалификацией не обойтись. Правильный кандидат привнесет в бизнес правильную квалификацию и ценности. И они принесут уровень интеллекта и творчества, о котором вы еще не мечтали.

Шаг 6: Сообщите кандидату его предложение о работе и компенсации

Когда вы готовы сделать предложение о работе, оставайтесь позитивными и поздравляющими в своих сообщениях.Но убедитесь, что вы не даете кандидату неограниченный срок для принятия предложения. Вы можете сделать свое предложение зависимым от ответа к определенной дате и предложить или спросить их предпочтительную дату начала. Когда вы расширяете предложение о работе, будьте позитивны, но знайте, что это нормально — ставить потребности вашего бизнеса на первое место.

В письме с предложением о работе вы должны указать информацию о компенсационном пакете кандидата. Если компенсация, которую вы предлагаете, ниже, чем то, что кандидат выразил на собеседовании, расскажите о льготах и ​​преимуществах вашей компании.Вы также можете указать путь продвижения, чтобы кандидат мог оценить ваши ожидания в отношении улучшения и более высокой компенсации.

3 лучшие практики процесса найма от ведущих компаний

В Интернете нет недостатка в передовых методах найма. Но какие передовые практики заслуживают внимания? Вы можете посмотреть на некоторые ведущие компании и почерпнуть вдохновение из того, что они делают.

1. Создайте колоду культуры для кандидатов на работу

Netflix считает, что его успех зависит от культуры.С первых дней своего существования Netflix публиковал культуру, в которой излагается, чего он ожидает от сотрудников. Эта колода помогает кандидатам и сотрудникам понять ожидания и понять, что нужно для достижения успеха в компании. Возможно, вы не готовы посвятить веб-страницу ценностям вашей компании. Но включение их в профили вашей компании и описания должностей может показать кандидатам больше того, что для вас важно.

2. Прослушивание кандидатов вместо собеседования с ними

После некоторой базовой проверки Automattic — создатели WordPress, системы управления контентом — в значительной степени отказались от традиционных интервью.Вместо этого они платят потенциальным сотрудникам за работу на должностях, на которые они претендовали. Это больше похоже на прослушивание, чем на интервью. Подумайте, как прослушивание вакансий, а не собеседование, будет работать для вашего бизнеса.

3. Запустить рекрутинговую кампанию

Chipotle и McDonald’s — два примера компаний, которые успешно провели масштабные кампании по набору персонала. Возможно, вы не готовы нанять тысячи сотрудников одновременно, но эта концепция позволяет вам продвигать свой бизнес среди более широкой аудитории.Если вам нужно заполнить несколько вакансий, кампания по набору персонала может помочь вам привлечь больше кандидатов.

Принимайте оптимальные решения о приеме на работу для своего бизнеса

Независимо от того, нанимаете ли вы первого сотрудника или улучшаете способ найма следующего, не торопитесь. Не стоит торопиться нанимать кого-нибудь. Ваши решения о приеме на работу, особенно решения о приеме на работу на раннем этапе, являются одними из самых важных для вашего бизнеса. Будьте стратегическими и составьте план, который можно улучшать по мере роста.

Управляйте персоналом и начислением заработной платы в одном месте с помощью QuickBooks Online Payroll
Узнать больше

Это содержимое предназначено только для информационных целей и не должно рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, специфичной для вашего бизнеса. Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента.Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации. Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.

Мы предоставляем сторонние ссылки только для удобства и в информационных целях.Intuit не одобряет и не одобряет эти продукты и услуги, а также мнения этих корпораций, организаций или отдельных лиц. Intuit не несет ответственности за точность, законность или содержание этих сайтов.

Наем вашего первого сотрудника? Вот как это сделать

Благодаря технологиям стало проще, чем когда-либо, вести успешный бизнес самостоятельно. Но тем владельцам малого бизнеса, которые хотят развивать свои компании, в какой-то момент вам, вероятно, придется подумать о найме своего первого сотрудника.

Но как узнать, когда настало время, и как сделать это, когда оно придет? Вот вопросы, которые вам нужно задать себе, и шаги, которые необходимо предпринять для найма своего первого сотрудника.

Вопросы, которые следует задать перед наймом первого сотрудника

Достаточно ли вы заняты?

Если у вашего бизнеса много взлетов и падений с точки зрения денежного потока — например, если вы владеете сезонным бизнесом, — вероятно, бывают моменты, когда вы полностью зависаете, а в других случаях вы теряете руки.В напряженное время у вас может возникнуть соблазн нанять сотрудников. Не так быстро!

Перед тем, как нанять первого сотрудника, у вас должно быть достаточно стабильной работы, чтобы они были заняты даже в трудные времена. В противном случае придется уволить сотрудника, что неприятно для вас обоих. Кроме того, убедитесь, что стабильная работа — это то, что вы готовы делегировать и можете научить этому кого-то другого.

Если у вас нет подходящей работы для сотрудника на постоянной основе, найм временных сотрудников, привлечение сторонних ресурсов к независимому подрядчику или найм стажера — лучшее решение в тех случаях, когда вам нужна дополнительная помощь.

С другой стороны, если вы постоянно заняты и часто у вас больше работы, чем вы можете выполнить — например, если вам действительно приходилось отказываться от клиентов или перенаправлять их в другие компании — тогда вы, вероятно, готовы Наем.

Вам нужен сотрудник, чтобы вывести свой бизнес в новом направлении?

По мере того, как ваш бизнес выходит за пределы начальной стадии, вы захотите выйти в новые области — возможно, включая области, в которых вам не хватает опыта, времени или навыков для эффективного решения.

Например, дизайнер ювелирных изделий, продающий свои изделия через Интернет, может решить, что они также хотят продавать их в розничных магазинах по всей стране. Если они не очень хороши в продажах или не могут реально ездить по стране по торговым звонкам, сохраняя при этом остальную часть бизнеса, найм сотрудника, отвечающего за продажи, может быть лучшим способом достижения этих целей расширения.

Готовы ли вы финансово?

Наем первого сотрудника стоит недешево. Во-первых, это затраты на рекламу должности, возможно, на проверку биографических данных, а также на время, потраченное на просмотр резюме и собеседование с кандидатами.

Когда сотрудник приходит на работу, его почасовая оплата — не единственные расходы, с которыми вам придется иметь дело. Возможно, вам потребуется купить новое оборудование для человека, например, компьютер и рабочую станцию. Вы также должны будете платить налоги на социальное обеспечение, налоги на бесплатную медицинскую помощь, налоги на заработную плату и государственные налоги по безработице. Если вы планируете предлагать сотрудникам льготы, такие как медицинское страхование или план 401 (k), знайте, что льготы могут стоить 20% от заработной платы сотрудника и более. Наконец, вам может потребоваться страхование компенсации работникам.

Денежный поток вашего бизнеса является решающим фактором в том, готовы ли вы нанять сотрудников. У вас должно быть достаточно денег на вашем счету в день выплаты жалованья, чтобы покрыть платежную ведомость — вы не можете просить сотрудников подождать пару дополнительных дней, чтобы получить свою зарплату, потому что ваши клиенты еще не заплатили вам. (Если вы когда-нибудь окажетесь без достаточных денежных средств для выплаты заработной платы, краткосрочная ссуда может помочь вам преодолеть горб, но это не решение, к которому вам следует обращаться на постоянной основе.)

Готовы ли вы к разбираться с бюрократизмом?

Как только вы начнете процесс приема на работу, вы должны будете соблюдать законы штата и федеральные законы о борьбе с дискриминацией при рекламировании вакансии, проведении собеседований с кандидатами, их тестировании и внесении предложения.Бюрократия только усложняется, когда на работу приходит ваш первый сотрудник:

  • . Вам придется платить своим сотрудникам минимальную заработную плату (либо федеральную минимальную заработную плату, либо размер, установленный вашим штатом, в зависимости от того, что выше).

  • Вы должны вести учет отработанного времени сотрудников, выплаченной заработной платы и сверхурочных.

  • Вам необходимо соблюдать правила техники безопасности на рабочем месте и, возможно, потребуется приобрести страховку компенсации работникам.

  • Наконец, любые льготы для сотрудников, которые вы предлагаете, также должны соответствовать федеральным нормам.

Если вы предпочитаете более простое решение, отвечающее вашим потребностям в трудоустройстве, вы можете обратиться к независимым подрядчикам. Посетите веб-сайт департамента труда штата для получения дополнительной информации о законах штата о занятости; информацию о федеральных законах о труде см. на веб-сайте Министерства труда.

Наем первого сотрудника: шаги, которые необходимо предпринять

Перед тем, как нанять первого сотрудника, вам необходимо изучить некоторые основы. Вот шаги, которые вам необходимо предпринять:

1.Получите свой EIN

Возможно, у вас уже есть идентификационный номер работодателя, но если у вас его нет, это первый шаг, который вам нужно сделать перед наймом первого сотрудника.

2. Получите ваши налоги по порядку.

После того, как вы наняли своего первого сотрудника, вы будете обязаны удерживать часть его заработной платы или выплаты, налоговые платежи по программе Medicare и Social Security и отправлять ее в IRS.

Как работодатель, вы должны вести налоговый учет по найму не менее четырех лет.Вам также необходимо убедиться, что вы готовы платить правильные налоги после найма сотрудников. Вам нужно будет оформить федеральный налоговый сбор, федеральную декларацию о заработной плате и налогах, а также налоги штата.

3. Настройте свою страховку

Перед тем, как нанять первого сотрудника, убедитесь, что страхование вашего бизнеса включает страхование компенсации работникам. Это важно для всех предприятий, особенно для предприятий, где сотрудники будут выполнять ручной труд.

Наем первого сотрудника — нелегкое решение.Задав себе приведенные выше вопросы, вы можете сделать осознанный выбор, который поможет вам в развитии вашего бизнеса.

4. Напишите описание вакансии и опубликуйте вакансию.

После того, как вы соберете все налоговые и страховые выплаты подряд, пора приступить к захватывающей части найма вашего первого сотрудника: получить отличных кандидатов через дверь!

Ваш первый шаг — написать описание должности.

Вы, конечно, хотите, чтобы описание вашей должности было видно, поэтому ваш следующий шаг — разместить описание на известных сайтах с вакансиями.В наши дни доступно так много сайтов для найма. Важно убедиться, что тот, с которым вы работаете, скорее всего, получит пользователей с нужным вам опытом.

Также подумайте о том, чтобы поделиться описанием должности с вашей сетью, поскольку рекомендации могут быть отличным источником высококачественных кандидатов.

5. Собеседование и найм

Во время собеседования убедитесь, что вы получаете всестороннее представление о том, кто эти кандидаты. Убедитесь, что вы проводите честное собеседование, задавая всем кандидатам одни и те же вопросы — это поможет вам сравнить яблоки с яблоками, когда вам нужно будет сделать выбор.Вам также следует освежить в памяти вопросы, которые следует задать, и вопросы, которые нельзя задавать в целях дискриминации.

Эта статья изначально была опубликована на JustBusiness, дочерней компании NerdWallet.

Как нанять сотрудника

В любой экономике знать, как нанять сотрудника с необходимыми навыками и опытом, означает знать, как справиться с головной болью. Процесс найма обычно дорогостоящий, иногда разочаровывающий и зачастую отнимающий много времени. Даже когда последствия пандемии начинают постепенно уменьшаться, тот же процесс найма может быть совершенно устрашающим.

Даже при постепенном снижении безработицы, привлекательное объявление о вакансии, скорее всего, приведет к большому количеству резюме, которое нужно будет разобрать. После того, как вы определитесь с лучшими кандидатами — а это может занять часы или даже дни, — вам предстоит пройти серию телефонных проверок, видео-собеседований, проверки навыков и проверок рекомендаций. И все это в то время, когда вы уже заняты работой и справляетесь с проблемами управления удаленной командой.

И не для того, чтобы нагромождать, но вам действительно нужно сделать это правильно.Плохой найм означает больше сбоев для вашей команды, а также потерю еще более ценного времени и денег. В недавнем опросе Роберта Халфа почти две трети (64%) опрошенных старших менеджеров заявили, что негативные последствия найма не того кандидата сегодня сильнее, чем это было незадолго до начала пандемии.

Итак, как нанять сотрудника, если вы заняты, напряжены, отвлечены и просто хотите, чтобы кто-то хороший на этой должности прямо сейчас? Рад, что ты спросил. У нас есть пять полезных предложений и один совет «Лучшее из шоу», чтобы привлечь и нанять талантов, которые могут принести максимальную пользу вашей организации.

1. Сосредоточьтесь на описании должности

Распространение COVID-19 потрясло экономику, и его последствия в разных частях страны различны, даже когда пандемия начинает ослабевать. Вне зависимости от состояния вашего рынка найма и должности, на которую вы нанимаете, составление подробного и убедительного описания должности имеет решающее значение для вашего успеха в привлечении самых талантливых сотрудников.

Если это новая роль, которую вы пытаетесь укомплектовать, внимательно обдумайте задачи, которые должен выполнять сотрудник как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, а также уровень образования и опыта, которыми должен обладать ваш идеальный кандидат.Если вам нужно нанять сотрудника на освободившуюся должность, воспользуйтесь возможностью, чтобы оценить, хотите ли вы внести изменения в должность. Скорее всего, вы захотите добавить или перенести некоторые обязанности, особенно если описание должности недавно не обновлялось.

Когда вы будете писать описание своей должности, имейте в виду, что не все таланты будут самыми талантливыми. Включите достаточно информации, чтобы привлечь соискателей, которые хорошо подходят для этой должности, но не должны быть чрезмерно длинными или слишком конкретными.Но давайте также достаточно подробностей, чтобы отпугнуть тех, кто недостаточно квалифицирован. Перечислите навыки, опыт и сертификаты, которые вам абсолютно необходимы, и кратко расскажите, как будет оцениваться успех успешного найма. Вы не хотите тратить время на просмотр десятков резюме, которые не соответствуют вашим потребностям, и ни один соискатель не захочет тратить время на подачу заявки на должность, на которую он и близко не будет рассматриваться.

2. Забросить широкую сеть

Когда вы будете готовы приступить к набору кандидатов, закидывайте сеть шире и глубже.Конечно, вы хотите разместить вакансию на своем веб-сайте и на досках вакансий, которые подходят для отрасли вашей компании. Но вам также следует опубликовать объявление о вакансии в аккаунтах вашей компании в социальных сетях.

Вы также можете попросить членов вашей команды, а также доверенных лиц в вашей профессиональной сети, порекомендовать вам рекомендации. Они часто могут быть отличным источником многообещающих потенциальных клиентов, в том числе профессионалов, которые могут не активно искать новую работу, но могут быть открыты для рассмотрения новой возможности.

НАЙМ? МЫ МОЖЕМ ПОМОЧЬ!

3.Не игнорируйте обзор резюме

Оценка резюме и других материалов заявки — утомительная и трудоемкая часть процесса приема на работу. Но тщательный анализ — важный шаг в определении соответствия квалификации кандидата критериям для имеющейся должности.

Во время обзора ищите ключевые слова и фразы, которые соответствуют тем, что указаны в описании должности. Это покажет, изучил ли кандидат ваше сообщение и приложил ли усилия, чтобы напрямую отреагировать на ваши потребности.Тщательно проверяйте технические навыки кандидатов, но также ищите доказательства их навыков межличностного общения, будь то ясность их написания (как показано в их резюме и сопроводительном письме) или детали их профессиональной истории (опыт представления на собраниях команды) , например, или в межведомственном сотрудничестве).

Наконец, подумайте, насколько влиятельным был соискатель на своей нынешней или прошлой должности. Четко ли они объясняют добавленную стоимость, которую они принесли, и как они помогли достичь целей компании? Не обижайтесь здесь.Вы хотите нанять сотрудника, который сможет занять вашу открытую должность и изменить ситуацию с самого начала.

4. Углубляйтесь в интервью

Как и при просмотре резюме, сосредоточьтесь как на технических знаниях, так и на межличностных качествах во время собеседования. Открытые и гипотетические вопросы собеседования позволяют кандидату обсудить свой опыт и навыки, давая вам возможность оценить его аналитические и словесные навыки, такт (например, как они говорят о текущем или прошлом работодателе), дипломатичность (как они описывают взаимодействие с другими командами) и другие мягкие навыки.Оставайтесь дружелюбными, оставайтесь вовлеченными и задавайте уточняющие вопросы, когда вам нужно.

Обратите также внимание на то, насколько хорошо кандидат подготовился к собеседованию, проверив свои знания о вашей компании и отрасли. Вы не можете ожидать, что они прочитают ваш годовой отчет или знают всю историю вашей компании, но они должны понимать миссию и продукт фирмы и ценить ее. Стремитесь нанять сотрудника, который поддерживает компанию, а не только работу и зарплату.

Хотя ваши разговоры, естественно, будут проходить по-разному, обязательно задавайте всем кандидатам одни и те же общие вопросы, чтобы не нарушать правила игры.И объясните, что делает вашу компанию и ее корпоративную культуру особенной. Помните, что собеседование — это улица с двусторонним движением: вы хотите найти наиболее квалифицированного человека для работы, но кандидат также захочет быть в восторге от присоединения к команде.

5. Определите правильный диапазон заработной платы

В любой деловой среде предложение конкурентоспособного компенсационного пакета является ключом к привлечению лучших специалистов. Проконсультируясь с такими ресурсами, как «Ежегодное руководство по заработной плате» Роберта Пола, вы сможете убедиться, что ваши начальные диапазоны заработной платы находятся на уровне или выше, чем предлагают ваши конкуренты.Вы также можете использовать наш калькулятор заработной платы, чтобы легко настроить эти диапазоны средней заработной платы по стране для вашего рынка.

Даже в условиях экономического кризиса кандидат потратит день или два на то, чтобы обдумать предложение о работе. Также могут быть некоторые постоянные переговоры, особенно если вы пытаетесь найти высококвалифицированного и опытного специалиста или укомплектовать специализированную должность. Будьте терпеливы и справедливы: вы не хотите нанимать сотрудника, который не будет рад начать свой первый рабочий день.После того, как кандидат принял, проясните, что окончательное предложение зависит от любых рекомендаций или проверок биографических данных, которые вам необходимо выполнить.

6. Совет «Лучшее из шоу» о том, как нанять сотрудника

Процесс найма по-прежнему выглядит пугающим? Если вы думаете: «Ну да!», Знайте, что вы в хорошей компании.

Совершенно очевидно, что создание успешного найма требует много времени и энергии, особенно когда вы делаете это в одиночку. Вот почему многие менеджеры по найму обращаются за помощью в специализированную кадровую компанию.В Robert Half мы имеем многолетний опыт работы с клиентами по размещению кандидатов на финансовые, административные, ИТ, юридические, творческие и маркетинговые должности. Наши рекрутеры также помогают компаниям нанимать удаленных сотрудников, что является критически важной бизнес-потребностью, пока пандемия удерживает большую часть рабочей силы дома.

Процесс найма не должен быть еще одной проблемой. Позвольте нам помочь вам найти таланты, необходимые для работы вашей организации в этой напряженной деловой среде. Мы двигаемся быстро, потому что понимаем, что это срочно.

Если вам нужен один человек или целая команда проекта, и если ваши потребности краткосрочные или постоянные, мы можем помочь вам нанять квалифицированных специалистов уже сегодня!

Наймите своего первого сотрудника в Калифорнии за 11 шагов

Привет, новые работодатели в Калифорнии! Это большой шаг. Вы собираетесь нанять первого сотрудника для своего малого бизнеса. Вы, вероятно, знаете, что вам предстоит много бумажной работы, но вам не о чем беспокоиться. Мы разобрались с этим и подготовили для вас множество ресурсов.Серьезно, у вас есть это.

Давайте посмотрим, что вам нужно сделать:

Прежде чем нанимать сотрудников


1. Будьте организованы


Прежде чем что-либо делать, составьте план. Наем в Калифорнии — это незнакомый процесс (который, к сожалению, требует большого количества документов), и вам нужно убедиться, что вы понимаете систему, чтобы не разбираться во всем на лету.

Итак, сначала избавьтесь от логистики. Сделайте все свое исследование прямо сейчас.Расчистите ящик в картотеке и создайте организационную систему. Загрузите все формы приема на работу, требуемые законодательством штата Калифорния (ссылки на них можно найти в этой статье), и храните их все вместе.

Это также хорошее время, чтобы распечатать и опубликовать все документы, которые вам необходимо будет показать в своем офисе. Общие объявления о рабочих местах можно найти в Департаменте трудовых отношений Калифорнии. (Вот и их список отраслевых публикаций. Вы должны проверить его, чтобы узнать, есть ли у вашей отрасли дополнительные требования.)

2. Подайте заявку на получение идентификационного номера работодателя


Вам нужен идентификационный номер работодателя для подачи налоговой декларации (и для других деловых документов). Вы можете получить его здесь, заполнив эту форму IRS.

3. Будьте готовы к налогам на заработную плату


Краткая версия налогов на занятость? Получите номер налога на заработную плату, подавайте ежеквартальные отчеты, своевременно вносите депозиты по налогу на заработную плату и сообщайте обо всем в IRS. Кроме того, ведите учет всех налогов на трудоустройство не менее четырех лет.

Если это звучит устрашающе, наш лучший совет: бронируйте время с вашим бухгалтером. Вам нужно будет долго поговорить с экспертом, чтобы убедиться, что вы знаете, что вам нужно делать, чтобы соответствовать требованиям. Хороший бухгалтер поможет вам правильно настроить систему с самого начала, чтобы у вас не возникли проблемы позже. (К тому же они знают текущие требования по налогу на заработную плату лучше, чем любая статья в Интернете.)

Конечно, вы всегда можете узнать о федеральных налоговых требованиях в Руководстве по налогам для работодателя.А вот немного информации о ваших налоговых требованиях в Калифорнии. Но если серьезно, просто обратитесь за помощью к профессионалу. Это может быть сложно, и вам нужно все делать правильно.

4. При желании подготовьте справочник для сотрудников.


Конечно, это ваш первый сотрудник, но все же неплохо выразить свои ожидания в письменной форме. Руководства для сотрудников не требуются в штате Калифорния, но они могут помочь обучить сотрудников и избежать недоразумений. (Имейте в виду: если вы решите создать руководство для сотрудников, определенные разделы должны появиться в нем в соответствии с трудовым законодательством штата Калифорния.)

Вам также не нужно писать руководство для сотрудников с нуля. Чтобы сэкономить время, вы можете найти в Google образцы руководств для сотрудников из Калифорнии, а затем адаптировать их для своего бизнеса.

5. Получите расценки на страхование рабочих


Страхование компенсации рабочим требуется по закону в Калифорнии, даже если у вас всего один сотрудник. Компонент работника понадобится вам, как только ваш сотрудник приступит к работе, и за отказ от него предусмотрены серьезные штрафы, так что не игнорируйте этот шаг.

Традиционный способ получить расценки на оплату труда сотрудников может занять много времени, поэтому приступайте к делу, как только решите нанять. (Имейте в виду, что вы также можете использовать наш калькулятор для сотрудников и получить расценку на страхование бизнеса онлайн от Huckleberry примерно за пять минут.)

Процесс найма


6. Напишите и опубликуйте описание должности


Вот где вы получите конкретную информацию о том, кого вы действительно ищете. Изучите сайты о вакансиях, чтобы понять, что сделали другие, но не бойтесь проявлять творческий подход.Некоторая искра и индивидуальность действительно могут выделить описание должности.

Каким бы увлекательным ни было описание, обязательно включите конкретный, конкретный список ваших ожиданий и требований к должности.

Есть победитель? Разместите его в Интернете и начните читать приложения.

7. Выберите и собеседование с лучшими кандидатами


Об этом процессе написаны целые книги, поэтому мы просто скажем следующее: найдите человека, который (а) может выполнять эту работу и (б) с кем вам нравится находиться.Вы будете проводить много времени вместе. (Вот общий обзор процесса собеседования. Не забудьте проверить рекомендации и анкетные данные!)

8. Нанять и принять на работу вашего нового сотрудника


Вы нашли кого-то фантастического. Отлично! Приступим к оформлению документов.

Вот что вам понадобится, чтобы они подписали:

  • Официальное письмо с предложением. Они понадобятся вам, чтобы подписать его для ваших записей.
  • Форма персональных данных. Сюда входят основные сведения, такие как имя, дата рождения, контактная информация для экстренных случаев, номер социального страхования и т. Д.(Вы сделаете это сами, но шаблоны в Интернете легко найти.)
  • Форма I-9 Employment Eligibility Verification, подтверждающая их право на работу в Соединенных Штатах. Вам также необходимо собрать и физически изучить хотя бы один из документов из этого списка.
  • Налоговая форма W-2.
  • Налоговая форма W-4.
  • A DE 4 Налоговая форма для расчета заработной платы в Калифорнии.
  • Любые формы страхования. (Вы получите их у своей страховой компании или от государства. Подумайте о компенсациях работников, страховании здоровья и т. Д.)
  • Форма самоидентификации инвалидности, если применимо. (Имеет ли ваша компания какие-либо дела с правительством? Если да, попросите их заполнить эту форму.)
  • Любые другие контракты или соглашения, характерные для вашей компании. Например, если вы имеете дело с конфиденциальной информацией, вы можете попросить сотрудника подписать соглашение о неразглашении, чтобы ему было запрещено делиться информацией о компании.

Хорошо. Теперь, когда они все подписали, вам нужно предоставить им следующие документы.

  • Руководство для сотрудников, если применимо, и любые письменные стандарты поведения.
  • A DWC-1 Форма требования о компенсации рабочим для справок в будущем.
  • Плакат DE 1857A, информирующий вашего сотрудника о том, что вы платите ему налоги, чтобы они могли получать различные виды льгот.
  • DE 2515, который покрывает страхование по инвалидности.
  • DE 2511, который покрывает страхование оплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам.
  • DFEH-185, в котором разъясняются законы о сексуальных домогательствах и дается информация о том, как сообщать о нарушениях.
  • DFEH-188, охватывающий Закон штата Калифорния о правах семьи.
  • Информационный листок о компенсации работникам «Время найма», который вы также можете получить у комплиментарной страховой компании.
  • Форма DLSE-NTE в соответствии с Законом о предотвращении кражи заработной платы (если ваш сотрудник освобожден от уплаты налогов, вы можете пропустить эту форму).
  • «Права жертв домашнего насилия, сексуального насилия и преследований», еще один информационный листок о правах вашего сотрудника в случае домашнего насилия.
  • Копии всех сообщений о рабочих местах, которые вы исследовали на шаге № 1 (как общие, так и отраслевые).
  • Заявление о том, что вы следовали стандартам EEO по недискриминации при приеме на работу. (Это само собой разумеется, но дискриминация по возрасту, полу, национальному происхождению, сексуальной ориентации и т. Д. Незаконна.)
  • Любые другие документы, требуемые вашим городом и округом.

Это целый список. Обратите внимание, что он актуален и точен, насколько это возможно, но обязательно перепроверьте его на сайтах, посвященных законодательству штата или федерального правительства, чтобы убедиться, что вы получили самую свежую информацию.

9. Сообщите о своем найме с помощью Калифорнийской программы отчетности о новых наймах


Почти завершено. Теперь ваша очередь заполнить документы.

В течение двадцати дней с даты начала работы вашего сотрудника вам необходимо будет отправить отчет о новом сотруднике. (Вы можете сделать это онлайн на сайте Калифорнийских электронных услуг для бизнеса.)

Это довольно простая форма. Вам просто понадобится ваш номер налогоплательщика, ваш EIN и некоторая информация, которую ваш сотрудник должен предоставить в форме личных данных.


Отлично. Похоже, ты это сделал! Теперь все, что вам нужно сделать, это следить за своими налогами, оставаться организованным и быть отличным работодателем. Мы верим в вас.

Привет, спасибо за чтение. У вас должно быть все готово для найма сотрудников для вашего бизнеса в ЦА! Сообщите нам, было ли это полезно.

Кроме того, если вы владелец малого бизнеса и готов нанимать сотрудников, вот еще одно дружеское напоминание: сначала вам нужно получить счет работников! Если вы этого не сделаете, могут случиться очень неприятные вещи.(К счастью, получение информации о сотрудниках в режиме онлайн занимает около пяти минут.)

Контрольный список для найма сотрудников | Справочник по малому бизнесу

Наймите подходящего человека для работы

Чтобы облегчить жизнь, вот 12 шагов, которые помогут убедиться, что вы соблюдаете федеральные нормы и правила штата до и после найма сотрудников.

1. Составьте четкое описание должности.

Убедитесь, что вы четко представляете тип человека, которого хотите нанять, требуемые навыки и сумму (или диапазон), которую вы готовы заплатить.На протяжении всего процесса приема на работу ведите точный учет каждого кандидата, включая его сильные и слабые стороны, ожидания и записи собеседований. Вам нужно будет снова обратиться к этому при выборе предпочтительного кандидата.

2. Определите, кто занимается набором персонала.

Сколько времени потребуется на набор каждого нового сотрудника? Подумайте обо всех задействованных задачах, включая:

  • написание должностной инструкции
  • реклама вакансии (онлайн и офлайн)
  • общение с потенциальными кандидатами
  • отвечаем на вопросы о работе и вашем бизнесе
  • собеседование и отбор соискателей
  • общается с неудачными кандидатами.

У вас может не хватить времени на все это. Возможно, будет более эффективно передать это кому-нибудь из вашей команды или рекрутеру.

3. Подайте заявку на получение идентификационного номера сотрудника.

Получите свой идентификационный номер работодателя (EIN) в налоговой службе (IRS). Он также известен как налоговый идентификатор работодателя или форма SS-4. Это необходимо для уплаты налогов и отправки других документов в IRS. Вы можете подать заявку на получение EIN онлайн. Это налоговый номер, который вы, как работодатель, должны установить для ведения бизнеса — это не то, что вам нужно получать для каждого сотрудника.

4. Ведите точный налоговый учет.

По закону вы обязаны вести надлежащий налоговый учет в течение четырех лет. Важно, чтобы они были в безопасности, надежны и легкодоступны. Ваша бухгалтерская программа должна сделать это за вас.

Правильное программное обеспечение для бухгалтерского учета также поможет вам отслеживать финансовое и налоговое состояние вашего бизнеса в режиме реального времени — например, путем отслеживания вычитаемых расходов. Расходы, подлежащие вычету, — это коммерческие расходы, которые могут быть востребованы для уменьшения вашего общего налогового счета.

5. Следите за удержанием налогов.

IRS необходимо знать годовой доход каждого из ваших сотрудников. Таким образом, ваша компания должна удерживать деньги из зарплаты каждого сотрудника (удерживаемый налог), чтобы ваши сотрудники могли платить налоги в конце финансового года.

Необходимо заполнить следующие формы:

  • Форма W-4
    Каждый сотрудник должен заполнить форму W-4 перед тем, как приступить к работе. Эта информация используется вами, чтобы определить размер удерживаемого налога для каждого из ваших сотрудников.
  • W-2 form
    Как работодатель, вы должны сообщать о доходах своего сотрудника как своему сотруднику, так и в IRS. Это делается с помощью W-2 для штатных сотрудников. Он включает их налогооблагаемый доход, пенсионные взносы и пособия.

В каждом штате есть отдельная налоговая форма, поэтому убедитесь, что вы выбрали подходящую для вашего штата.

6. Помните ключевые даты и задачи.

Вот важные даты и задачи, связанные с IRS, которые вам нужно запомнить:

У IRS есть удобный онлайн-календарь для предприятий, который можно использовать для напоминаний.

7. Получите и разместите плакаты о правах сотрудников.

Все сотрудники имеют определенные минимальные права в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством. Однако многие сотрудники могут не знать о своих правах или не понимать их. Чтобы помочь своим сотрудникам, вы должны развешивать плакаты о правах сотрудников на своем рабочем месте.

Вы можете узнать больше о требованиях Министерства труда к плакатам на рабочих местах для малых предприятий, а также загрузить необходимые плакаты.

8. Получите компенсационное страхование работников.

Все предприятия должны иметь страхование компенсации работникам. Это можно получить:

  • у частного провайдера.
  • через самострахование. Это когда вы решаете откладывать деньги от бизнеса на компенсационные выплаты вашим сотрудникам.
  • через программу страхования компенсации работникам вашего штата. Узнайте больше об этих программах в Управлении программ компенсации работникам (OWCP) Министерства труда.

О страховании легко забыть — до тех пор, пока оно вам не понадобится. Когда вы ведете бизнес, дела не всегда идут по плану. Думайте об этом как о защите сейчас, если что-то пойдет не так в будущем.

9. Настройте систему расчета заработной платы.

Ваши варианты при настройке платежной ведомости включают:

  • все делаю сам.
  • передает настройку вашему бухгалтеру или бухгалтеру.

Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение может удовлетворить все ваши потребности в заработной плате.Добавление платежной ведомости в вашу бухгалтерскую программу должно сделать выплату сотрудникам безболезненной.

Найдите программное обеспечение, которое:

  • упрощает соблюдение требований
  • может эффективно платить вашим сотрудникам
  • подает отчеты в налоговую службу (IRS)

10. Ведите дело на каждого сотрудника.

Важно вести актуальные и точные записи для всех ваших сотрудников, чтобы вы могли использовать их для расчета их заработной платы и прав.Вам также потребуются записи, которые вы можете передать своему сотруднику или его профсоюзу / представителю, если потребуется.

В досье каждого сотрудника должны быть указаны:

  • ФИО, адрес и контактные данные
  • Контактная информация для экстренных случаев
  • подписанная копия трудового договора (полный или неполный рабочий день)
  • налоговые реквизиты
  • предпочтительный способ оплаты и реквизиты, например интернет-банкинг
  • любая другая важная информация о них.

Создайте электронную версию этих сведений и сделайте резервную копию в облаке с помощью таких сервисов, как Box, Dropbox или Google Drive. Эти записи должны храниться не менее семи лет.

Если вы не уверены, какую информацию вы можете и должны собирать для каждого сотрудника, обратитесь к своему консультанту.

11. Упростите доступ ваших сотрудников ко всем вашим облачным программам.

В зависимости от вашего типа бизнеса вашим сотрудникам может потребоваться доступ к неконфиденциальной информации компании, такой как политики, учебные руководства, процедуры или инструкции для конкретной работы.Рассмотрите возможность использования службы единого входа, например OneLogin, Okta или Google Cloud. Вы можете настроить каждого сотрудника с доступом к персонализированной информации. А если вы настроили себя как администратор, вы также можете ограничить их доступ, если вам нужно. Не забудьте убедиться, что вы можете изменить пароли к любым сторонним веб-сайтам — могут быть случаи, когда вашим сотрудникам больше не нужен доступ к этим веб-сайтам.

12. Четко сформулируйте цели и ожидания.

Даже если у вас всего один сотрудник, важно определить и согласовать, что от него ожидается с первого дня.У них уже должно быть хорошее представление об этом из процесса собеседования.

Верно и обратное. Сообщите им, что вы дадите взамен. Это профессиональные отношения, и они должны основываться на взаимном доверии, уважении и честности. Чем лучше вы относитесь к своим сотрудникам, тем усерднее они будут работать для вашего бизнеса.

Ваш персонал — ваш самый ценный актив — выбирайте с умом

Независимо от того, нанимаете ли вы одного или нескольких сотрудников, важно выполнить указанные выше действия.И не забывайте думать о том, как вы сохраните и вознаградите за отличную работу. Есть много способов сделать это, помимо заработной платы и заработной платы, например, стимулы и нефинансовые вознаграждения.

Помните, что ваши сотрудники — самый ценный актив вашей компании. Хороших людей найти сложно. А наем может занять много времени и дорого.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *