Приказ по личному составу образец заполнения: Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Содержание

Журнал регистрации приказов по личному составу. Образец и бланк 2021 года

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации приказов по личному составу .docСкачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу .doc

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  • трудоустройстве,
  • сокращении,
  • отпуске,
  • материальном поощрении,
  • дисциплинарном взыскании,
  • дежурствах,
  • переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  • наименование предприятия;
  • дата открытия журнала, дата его окончания;
  • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  • срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  • порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  • номер документа, его вид, содержание;
  • ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  • основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу 2020 и 2021

Что такое приказ по личному составу

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  • о приеме на работу;
  • переводе на другую должность;
  • увольнении;
  • изменении персональных данных;
  • изменении заработной платы или премировании;
  • об отпуске;
  • о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

  • учет;
  • контроль исполнения;
  • возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

  • журнал или книга;
  • база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены.

Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  • регистрация изданных компанией кадровых документов;
  • быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  • хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами.

Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

  1. Дата издания.
  2. Уникальный номер регистрации в программе.
  3. Краткое описание.
  4. Исполнитель.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу в электронной форме

Скачать

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец журнала учета приказов по личному составу на бумажном носителе

Скачать

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Скачать

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об учебных отпусках;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Как правильно оформить приказы по личному составу

Приказ по личному составу входит в группу распорядительных актов руководства предприятия. Это один из основных документов при формировании взаимоотношений работодателя и работника; приказ фиксирует их возникновение или прекращение, изменение. Такие приказы составляют большую часть кадрового делопроизводства компании. При их оформлении необходимо следовать определенным правилам, соблюдать установленный законом порядок.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Оформление приказов по личному составу предприятия

Особенности тарификации специалистов среднего и высшего уровня квалификации. Как правильно заполнить личный листок по учету кадров. Все приказы, издаваемые в организации, относятся к распорядительным документам, и их можно разделить на 3 основные группы:.

Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Какие новые возможности предоставлены нанимателям? Особенности тарификации специалистов среднего и высшего уровня квалификации Как правильно заполнить личный листок по учету кадров Все кадровые статьи в гостевом доступе. Предыдущая статья. Следующая статья. Делопроизводство Персональные данные работника. Теги: Делопроизводство , Персональные данные работника , личное дело , приказ. Наталья Новик, специалист по кадрам, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.

Все приказы, издаваемые в организации, относятся к распорядительным документам, и их можно разделить на 3 основные группы: — приказы по основной деятельности;. К приказам по личному составу относят приказы о приеме на работу, переводе перемещении на другую работу, увольнении, поощрении, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др.

Законодательством установлены единые требования к составлению и оформлению приказов всех видов. Они закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от Система организационно-распорядительной документации.

Пунктом 23 Инструкции предусмотрено 2 вида бланков для использования. Это бланк для письма и общий бланк для всех видов организационно-распорядительных документов. На общий бланк при изготовлении конкретного документа приказ, распоряжение, указание, протокол и др. При оформлении приказа по устоявшейся делопроизводственной практике используют бланк на стандартном листе бумаги формата А4 х мм п. Наименование организации. Форма бланка приказа с угловым расположением реквизитов флаговым способом на одном языке.

Негосударственным органам и организациям негосударственной формы собственности право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов может быть предоставлено Президентом или в установленном им порядке.

При составлении приказа в обязательном порядке необходимо указать краткий и емкий заголовок, точно передающий смысл приказа, который не берется в кавычки и не закрывается точкой п. Текст распорядительного документа приказа , как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей п. В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. В приказах по личному составу основание издания документа указывают в конце каждого пункта.

Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, его указывают в конце текста. Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагают в следующей последовательности: прием на работу, перевод перемещение , увольнение и т.

После распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника п. Каждый приказ по личному составу должен иметь основание.

При приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу и трудовой договор контракт , в других случаях — соответствующие документы заявления, докладные записки, документы аттестационной комиссии и др. Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Их указывают после этого пункта и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.

При подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляет должностное лицо, подписывающее документ, собственноручно. Дата подписания приказа, даты в тексте, в других его реквизитах виза согласования, ознакомления оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Наименование должности следует печатать от нулевого положения табулятора без абзаца. При этом к наименованию должности директор, ректор и др. Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись — руководителя или другого лица, имеющего право издания приказов как правило, заместителя руководителя. Внутренне согласование приказа оформляют путем визирования его проекта. Несколько иначе оформляется виза ознакомления работника с приказом по личному составу. Указывать должность работника в визе ознакомления не нужно, так как она обозначена в тексте приказа.

При подготовке приказа по личному составу возможно заранее впечатать необходимый шаблон виз согласования и ознакомления необходимые наименование должности и инициалы, фамилию работника, согласующего приказ; инициалы и фамилию работника, которого необходимо с этим приказом ознакомить.

И работникам останется лишь собственноручно расписаться в установленном месте и проставить дату. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования: сначала визы согласования, а затем ознакомления. При отсутствии свободного места визы оформляют на обороте последнего листа документа или на отдельном листе. Возникает вопрос: почему у приказов одной группы документов регистрационные индексы различаются?

В подп. Предыдущая статья Заполняем в году статистическую отчетность правильно. Следующая статья Совмещение профессий должностей , совместительство и замещение. Панель инструментов. Что следует знать о порядке выдачи и оформления листков временной нетрудоспособности 4. Заполняем в году статистическую отчетность правильно 6. Правильно составляем приказы по личному составу 9. Совмещение профессий должностей , совместительство и замещение Специалисту по кадрам о персонифицированном учете Образец приказа о приеме на работу одного работника Образец приказа о предоставлении отпуска нескольким работникам Образец приказа, содержащего несколько предписываемых действий по разным вопросам Образец заполнения формы ПУ-1 — регистрация Образец заполнения формы ПУ-1 — изменение анкетных данных Образец заполнения формы ПУ-2 — исходная Образец заполнения формы ПУ—2 корректирующая Образец приказа о допуске к работе после отстранения Предварительное испытание при переводе Работник не приступил к работе после оформления трудовых отношений Увольнение в связи со сменой места жительства Запись в трудовую книжку о социальном отпуске У работника выявлено заболевание, препятствующее работе Сотрудник изменил фамилию Выплата пособия по нетрудоспособности во время ликвидации Предоставление социального отпуска Увольнение внешнего совместителя Свидетельство пострадавшего от катастрофы на Чернобыльской АЭС Максимальный срок для исполняющего обязанности Окончание контракта во время отпуска по уходу за ребенком Социальный отпуск для ухода за племянником Увольнение сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком Наниматель не предупредил сотрудника о намерении уволить его по истечению контракта Возможен ли заемный труд между белорусскими организациями и нерезидентами РБ?

Административная ответственность за нарушение законодательства в сфере коллективных трудовых отношений ст. Допуск к работе после отстранени Поиск по сайту. Сохранить в MS Word. Как нанимателю реализовать предоставленные возможности? Кадровые новости: Лобович: в году планируем развивать в стране дистанционную форму занятости. Информационную систему поиска работы в ЕАЭС планируется запустить в ближайшее время. Изменения в ТК в части удаленной работы планируют разработать в этом году.

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser. BY приветствует вас! Забыли пароль? Вы можете войти через. Популярные статьи на портале в феврале г. Особенности тарификации специалистов среднего и высшего уровня квалификации Как правильно заполнить личный листок по учету кадров.

Все кадровые статьи в гостевом доступе.

Приказы по личному составу. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Кадровая документация на предприятии играет очень важную роль. Значительный массив кадровой документации составляют приказы по личному составу. На практике кажущаяся простота ведения кадровых приказов вызывает множество вопросов, связанных с правильностью их оформления. Какой общий порядок оформления приказов по личному составу, как их нумеровать и регистрировать, и какие сроки их хранения?

Приказы по личному составу: образцы 2021 года

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы и распоряжения по личному составу — это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании. Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения. Каждый такой приказ — официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т. Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул — докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, так как это удобно.

Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию отличную от приказов по основной деятельности. Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания. Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности. Например, приказы о приеме, увольнении и др.

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Особенности тарификации специалистов среднего и высшего уровня квалификации. Как правильно заполнить личный листок по учету кадров. Все приказы, издаваемые в организации, относятся к распорядительным документам, и их можно разделить на 3 основные группы:.

.

Оформление приказов по личному составу; Срок хранения приказов по личному составу; Как хранить приказы по личному составу;

Как оформить приказ по личному составу

.

Правильно составляем приказы по личному составу

.

Приказы по личному составу: перечень и сроки хранения

.

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

.

.

.

электронная версия и особенности заполнения

Оглавление:

  1. Содержание журнала регистрации
  2. Требование к оформлению регистрационного журнала
  3. Правила заполнения журнала регистрации приказов
  4. Ведение журнала по кадровым приказам

Постановление Росархива от 6 сентября 2000 года устанавливает порядок учета приказов в организациях. Согласно ст. 358 кадровые приказы учитываются отдельно от остальной документации, для чего на каждом предприятии ведется журнал регистрации приказов по личному составу.

Учет персонала отделен от бухгалтерского и управленческого: вопросы, касающиеся внешнего и внутреннего движения кадров, вынесены за рамки основной деятельности фирмы, поэтому приказы по личному составу не могут регистрироваться вместе с производственными документами. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется внутренними локальными актами организации.

Содержание журнала регистрации

Специального бланка журнала регистрации приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя форму данного документа. Как правило, она включает стандартные для учетной книги по кадрам графы:

  1. Порядковый номер приказа.
  2. Дата документа.
  3. Номер, присвоенный приказу.
  4. Вид приказа.
  5. ФИО работника.
  6. Основание для распоряжения.
  7. Подпись работника об ознакомлении.
  8. Должность и ФИО ответственного работника службы персонала, обработавшего документ.
  9. Подпись кадровика.
  10. Примечания.

Целесообразно не «сваливать» все приказы по персоналу в один журнал, а разделить их по группам, присвоив каждой из них свой индекс и создав на каждую свою регистрационную форму, например, отдельная тетрадь по командировкам, по аттестациям и т.д. В кадровом делопроизводстве рекомендуется для регистрации документов применять индексирование: номер приказа по движению личного состава начинается с индекса ЛС, по отпускам – О, учет больничных маркируется индексом Б, по командировкам – КМ. Соответствующим образом обозначается каждый журнал регистрации.

Требование к оформлению регистрационного журнала

Книга, в которой ведется регистрация, должна иметь твердую обложку. На обложке располагается наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса.

Титульный лист содержит:

  • наименование организации без указания реквизитов;
  • продублированное с обложки название документа;
  • даты начала и окончания журнала.

Первая страница предназначена для перечня сотрудников, ответственных за ведение журнала:

  • должность и подразделение;
  • фамилия;
  • подпись работника;
  • календарный период, на который данное лицо было назначено ответственным;
  • реквизиты приказа о назначении.

Страницы должны иметь сплошную нумерацию (проставляется порядковый номер и индекс на каждой странице, начиная с первой после титульного листа). Журнал сшивается и пломбируется – на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, с подписью руководителя компании / начальника кадровой службы и печатью организации.

Закрытие журнала отмечается также на последнем листе:

  • дата окончания записей и передачи в архив;
  • на каком основании журнал закрыт (должность, ФИО лица, отдавшего соответствующее распоряжение, дата и номер документа).

Правила заполнения журнала регистрации приказов

Приказы по личному составу являются юридически значимыми документами, поэтому к их регистрации предъявляются строгие требования: при заполнении не допускаются ошибки, помарки, а также сокращения, если они не позволяют однозначно трактовать запись.

  1. Имя и отчество работников разрешается вносить в виде инициалов, но если в организации трудятся 2 однофамильца с идентичными инициалами, имя-отчество нужно вписать полностью или сокращенно, так, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого именно сотрудника касается приказ.
  2. Номера записей проставляются сплошной нумерацией по всей книге, номера распоряжений присваиваются по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер).
  3. Формат даты – стандартный: «дд. мм.гггг».
  4. В графе «вид приказа» указывается действие, предусмотренное документом в отношении работника: прием, перевод, увольнение, поощрение, взыскание, изменение фамилии, отпуск по уходу за ребенком и прочее.
  5. В качестве основания указывается документ, ставший причиной для издания распоряжения: заявление работника, трудовой договор (ТД), дополнительной соглашение к трудовому договору (Доп.) и т.д.
Образец заполнения журнала регистрации приказов  по личному составу можно посмотреть на нашем сайте.

Ведение журнала по кадровым приказам

Журнал регистрации кадровых приказов заводится с начала деятельности организации и ведется на протяжении всего существования фирмы. Основанием для открытия нового является окончание места для записей в предыдущей книге регистрации – желательно заводить журнал в тетради с большим количеством листов. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено.

Закрытая книга передается в архив. Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет 75 лет, что необходимо учитывать, оформляя документ. Типографская книга для журнала должна быть качественной: с твердой износостойкой обложкой, плотной бумагой, хорошо проклеенными и прошитыми листами. Наклейка с названием журнала должна хорошо держаться и исключать вероятность отклеивания – во избежание этого можно заламинировать обложку.

Исправление ошибочных записей допускается в соответствии с правилами делопроизводства. Нельзя удалять, подчищать ошибки, использовать корректирующие средства. Для внесения правки неверную запись аккуратно зачеркивают одной линией и рядом вписывают правильные данные. Если в бланке есть графа для примечаний, факты исправлений можно фиксировать в ней.

Журнал регистрации приказов разрешено вести как в традиционном бумажном, так и в электронном варианте. Во втором случае компьютерный файл с регистрационной таблицей необходимо защитить от несанкционированного доступа и правок. Правила ведения, предусмотренные для бумажной книги, справедливы и для электронной формы.

Электронный бланк журнала регистрации приказов по личному составу скачать можно здесь .

При необходимости электронный журнал можно распечатать с соблюдением всех требований к оформлению: обложка, титульный лист, нумерация, сшив, заверка и опечатывание. При передаче журнала в архив следует обеспечить читаемость и сохранность данных: хорошая бумага, качественная четкая печать.

Приказы по личному составу, относящиеся к документам по внешнему движению рабочей силы, рекомендуется отделять от распоряжений по внутреннему перемещению. Эти данные используются при анализе текучести кадров: количеству и частоте поступлений на работу, увольнений, переводов, которые в целях статистики рассматриваются как увольнение с одной должности и прием на другую. Внутренние кадровые документы – командировки, приказы по отпускам, регистрация больничных листов – учитываются в других журналах.

Журнал регистрации приказов по личному составу — Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле

Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25. 08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет.

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодно оплачиваемых отпусках;
  • об отпусках в связи с обучением;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу


Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

(наименование организации)

ОТДЕЛ КАДРОВ

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ___________________________________

Начат «___»____________________20____г.

Окончен «___»___________________20____г.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________                 __________________________
                 должность                                       фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

или

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

 ______________________        _____________________
                 (подпись)                       (расшифровка подписи)

«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе  ____

__________________    ______________________
       (подпись)              (расшифровка подписи)

«___» ______________20___г.

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец и правила заполнения

В каждом предприятии или организации происходит постоянное движение рабочих и служащих. Люди принимаются на работу и увольняются, уходят в отпуск и болеют. Существуют другие нюансы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Для учета передвижения работников кадровой службой ведется журнал регистрации приказов по личному составу.

Предназначение журнала регистрации приказов по личному составу


При приеме на работу на каждого нового сотрудника заводятся личные документы: лицевой счет, финансовые документы и трудовая книжка, в которой происходит учет трудового стажа сотрудников. При любом передвижении работника, специалистом по кадрам составляется приказ о соответствующем передвижении, который подписывает руководитель предприятия.

Приказ по личному составу представляет собой главный документ, определяющий служебное положение сотрудника организации. Приказ является основанием для внесения данных в личную карточку работника.

Нумерация приказов производится в рамках одного года, начиная с первого рабочего дня в календарном году. Все распоряжения, подписанные и утвержденные руководителем предприятия, регистрируются в журнал установленного образца.

Регистрация в журнале – это засвидетельствование того, что приказ состоялся и подписан, и занесен в соответствующую книгу. Это придает значимость документу с юридической точки зрения. Пока приказ не зарегистрирован, он не может считаться официальным документом.


Журнал регистрации приказов по личному составу – это книга, куда заносятся указания, касающиеся передвижения сотрудников на предприятии, в хронологическом порядке. Ведение журнала возлагается на специалиста по кадрам.

Существуют определенные нормы и правила по ведению журнала регистрации, установленные действующим законодательством.

Важно! Перед началом работы новый журнал нумеруется, прошнуровывается и скрепляется печатью во избежание утери и исправлении данных, зарегистрированных в книге! Журнал хранится на предприятии в течение семидесяти пяти лет, поскольку в нем отражается учет трудового стажа сотрудника.


На лицевой стороне обязательно прописывается наименование организации, дата начала и окончания. На разных предприятиях форма журнала может немного отличаться. Заказать такую книгу можно в типографии или купить в магазинах по продаже офисной документации.

Какие приказы подлежат регистрации в журнале


В журнале регистрации учитываются все без исключения приказы, созданные и подписанные руководством организации, связанные с передвижением сотрудников. Специалист по кадрам на основании текста, прописанного в приказах, делает соответствующие записи в журнал.

Основные приказы, подлежащие регистрации:

  • о приеме на работу сотрудника;
  • о назначении оклада и надбавок;
  • о премировании и поощрениях сотрудника;
  • о направлении в командировку;
  • о переводе на другую работу или должность;
  • о совмещении с основной работой;
  • об уходе работника в основной отпуск или по уходу за детьми;
  • об уходе в отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения оплаты труда;
  • дополнительный отпуск, связанный с тяжелыми и вредными условиями труда;
  • учебный отпуск;
  • об изменении личных данных: фамилии, имени или отчества;
  • о повышении квалификации и присвоении категории или разряда;
  • об изменении штатного расписания на предприятии;
  • об увольнении с работы и расторжении трудового договора.

На самом деле, этот список может быть более обширным. Все зависит от специализации предприятия и от условий, прописанных в трудовом договоре организации. Все эти документы в обязательном порядке проходят через бухгалтерию для начисления заработной платы и других выплат, причитающихся сотрудникам, и предоставления данных в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд.

Важно! Специалисты организации, осуществляющие функции управления на предприятии: директор предприятия, главный бухгалтер, руководитель подразделения, при назначении или переводе их на должность, оформляются на основании приказа по основной деятельности.


Если главный бухгалтер ведет несколько учреждений одного ведомства, например, в отделах образования в пределах одного района, то рациональнее всего, журналы регистрации бухгалтера и руководителя вести отдельно.

Структура документа


По своей структуре каждая страница книги содержит семь столбцов разных размеров:
  • Номер по порядку. Здесь фиксируется номер приказа, подписанного и утвержденного руководством организации, подлежащий регистрации.
  • Дата. Прописывается дата составления данного распоряжения по календарю. Предполагается, что номер и дата должны стоять рядом.
  • Номер приказа. Обозначение, присвоенное документу при его регистрации.
  • Вид. Здесь может быть всего три варианта: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение сотрудника.
  • ФИО работника. Данные записываются полностью на основании паспорта, в именительном падеже. Сокращения здесь не предусматриваются.
  • Табельный номер. Присваивается каждому работнику при приеме на основную работу.
  • Основание. Основанием для приема на работу, перевода и увольнения может быть трудовой договор либо дополнительное соглашение, на основании действующего трудового законодательства.

Есть определенные требования по заполнению журнала регистрации.

Требования к заполнению


После того как новый журнал был пронумерован, прошнурован и скреплен печатью, заполняется лицевая сторона. О том, как правильно прошить журнал, у нас есть отдельная статья: Как прошивать документы нитками.

На титульном листе прописывается наименование организации согласно учредительному документу полностью и в сокращенной форме. Обязательно должна быть указана дата начала заполнения книги. В день, когда исписана последняя страница, проставляется дата окончания. На оборотной стороне, где записано количество пронумерованных страниц и стоит печать, ответственный специалист ставит свои ФИО и расписывается. Для дальнейшей работы заводится новая книга, а старая сдается на хранение в архив.

В течение года может быть заведено несколько журналов, в зависимости от количества распоряжений. Каждой книге присваивается индекс – порядковый номер, если в организации предусмотрен учет журналов по номенклатуре.


Ведение журнала, как правило, возлагается на одно лицо, назначенное руководителем организации. Во-первых, с одного человека легче спросить, если возникнут претензии от сотрудников предприятия. Во-вторых, легче найти нужную информацию. Ответственным исполнителем может быть специалист по кадрам, делопроизводитель или секретарь, находящийся в прямом подчинении у руководства. В случае отсутствия специалиста, который вносит приказы в книгу, назначается другое лицо на основании отдельного распоряжения.

Для удобства при поиске нужных документов, все записи в книге нумеруются по порядку последовательно. Внесение изменений, исправлений в записях не допускается! Если ошибка все же допущена, делается пометка с пояснением в новой строке с указанием номера записи, которую нужно считать недействительной. Ниже ставим должность, инициалы лица, допустившего ошибку и роспись.

Важно! При исправлении не допускается использование корректора и канцелярской резинки.


Все фактические данные вносятся согласно датам по порядку. Если, например, документ за прошедшее время остался без регистрации, то его лучше перепечатать другим числом.

На лицевой стороне журнала прописывают сведения о работнике, ответственном за его оформление и ведение. По усмотрению руководителя, эти данные могут быть записаны на оборотной стороне или на каждой странице.

Удалять или подчищать записи не разрешается. Следует зачеркнуть тонкой линией, чтобы было видно текст, подлежащий исправлению. Верную запись следует занести в ту же строку. В некоторых книгах предусмотрена строка «Примечание». В таком случае исправление заносится именно в нее.

Пример правильного заполнения:


Дополнительная информация. Все строки, заполненные в книге регистраций, должны точно соответствовать и совпадать с текстом и номером по приказу. При проведении проверок иногда находят несоответствие номера приказа, должности, фамилии и других показателей. Рекомендуется быть предельно внимательным при заполнении книги.


Защита от внесения неправомерных изменений


При выявлении ошибок, занесенных в журнал в течение года, может возникнуть необходимость что-то заменить. Нужно сразу усвоить, что это недопустимо категорически! Защитой от таких действий является изначально правильное оформление книги. Ответственное за журнал лицо, в самом начале производит нумерацию, прошивку, расписывается и отдает руководителю, который в свою очередь, ставит подпись и печать.

Обратите внимание! Если ошибка обнаружена своевременно, исправления можно сделать так, как было изложено в разделе «Требования к заполнению».


Одной из задач кадровых служб является сохранность документов по личному составу. Хранить их лучше отдельно от других приказов. Чтобы не нарушать социальные права работников, документы сдаются в архив и хранятся на протяжении 75 лет со дня увольнения. За халатное отношение к сохранности документов предусмотрена уголовная ответственность.

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец, бланк, заполнение

Журнал регистрации приказов по личному составу существует для систематизации кадровых приказов по принципу хронологического каталога. Непосредственно приказы по кадрам подшиваются в личные дела сотрудников.

Несмотря на то, что нормативно требование и форма ведение журнала регистрации приказов по кадрам не закреплены, некоторые задачи, которые ставятся перед кадровой или делопроизводственной службой не могут быть решены без систематического ведения учета приказов. Без журнала регистрации найти, например, приказы за определенное число не представляется возможным.

Форма журнала регистрации по личному составу

Несмотря на то, что стандартной формы журнала регистрации кадровых приказов не существует, в делопроизводственной практике сложилась определенная форма его ведения.

  • В первом столбце указывается порядковый номер фиксируемого приказа.
  • Во втором столбце заносится дата приказа.
  • В третьем столбце указывается номер приказа.
  • В четвертом столбце обозначается вид приказа: прием на работу, увольнение, перевод и т.д.
  • В пятый столбец заносятся фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
  • В шестом столбце фиксируется табельный номер сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
  • В седьмом столбце вносится основание подписания приказа: заявление сотрудника, трудовой договор, дополнительное соглашение и т.д. с номером и датой регистрации.
  • В журнале может быть предусмотрен дополнительный столбец для внесения примечаний по записи.

Форма журнала может незначительно меняться в каждой организации. Например, в некоторых организациях в журнале регистрации приказов по личному составу предусматривается запись о должности сотрудника и кратном содержании регистрируемого приказа.

В целом порядок оформления журнала определяется локальным нормативным актом.

Что подлежит регистрации

В журнале регистрации кадровых приказов подлежат фиксации все приказы по личному составу, за исключением касающихся должностных лиц, упомянутых в учредительных документах, к которым относятся:

  • Директора и руководители.
  • Главный бухгалтер.

Приказы по ним относятся к основной деятельности и регистрируются в соответствующем журнале.

Если говорить о содержании, то следует исходить из сроков хранения журнала регистрации распорядительной документации по личному составу, которые регламентируются специальным перечнем типовых документов Архивной службы. В соответствии с перечнем установлены 2 вида срока хранения журналов фиксации распорядительной документации:

  • Длительный – 75 лет.
  • Краткосрочный – 5 лет.

Исходя из этого, процесс регистрации целесообразно дифференцировать и проводить одновременно в двух журналах. В первом, предназначенном для длительного хранения, регистрируются приказы следующего содержания:

  • Прием/перевод/увольнение/перемещение с/на работу.
  • Аттестация, вопросы квалификации, присвоения разрядов, чинов и т.п.
  • Оплата труда и премирование.
  • Поощрения, награждения.
  • Отпуска: без содержания, по уходу за ребенком, с тяжелыми (вредными/опасными) условиями производства.
  • Длительные командировки.
  • Дежурства, связанные с основной деятельностью.

Во втором журнале регистрируются приказы кратковременного срока хранения, имеющие следующее содержание:

  • Отпуска: положенные ежегодные и в связи с обучением.
  • Дисциплинарные взыскания.
  • Краткосрочные командировки.
  • Дежурства.

Требования к журналу регистрации приказов

К журналу предъявляются следующие требования:

  • Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации, наименования отдела (в данном случае это – отдел кадров), название журнала, дата начала заполнения журнала и дата окончания журнала, заполняемая, соответственно, перед сдачей журнала в архив.
  • Задача ведения журнала регистрации приказов по личному составу возлагается на одного человека, должность, фамилия, имя и отчество которого указывается на обороте титульной страницы в качестве лица, ответственного за ведение журнала.
  • Нумерация записей в журнале ведется последовательно: 1, 2, 3 … 128, 129 и т.д.
  • Приказы в журнал должны заноситься в хронологическом порядке: каждый последующий должен иметь дату более позднюю, чем предыдущий.
  • Фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого был подписан приказ, должны быть заполнены полностью, без сокращения инициалов.
  • Вся вносимая в журнал информация должна соответствовать содержанию приказов.

Защита от внесения неправомерных изменений

Общим требованиям для всех делопроизводственных и иных журналов в организациях является их защита от изъятия листов, от вложения листов, а также от неправомерных исправлений и корректировок.

Защита от изъятия и вложения осуществляется путем:

  • Нумерации страниц.
  • Прошнуровки всего журнала насквозь.
  • Фиксации концов шнура на последнем листе журнала при помощи сургучной печати или наклеивания специального стикера с печатью организации.
  • Записи на последней странице о количестве листов в журнале, которая визируется начальником отдела и печатью учреждения.

На сегодняшний день в продаже имеются типографские журналы регистрации приказов по личному составу, прошитые, пронумерованные и даже опломбированные. Так называемая «пломба» представляет собой голографический стикер, который фиксирует концы прошивающего шнура на последней странице журнала и выполняет функции стикера с печатью организации (или сургучной печати).

На пломбе присутствует голографическая надпись «ОПЛОМБИРОВАНО», которая при вскрытии меняется на надпись «ВСКРЫТО». Так полезное технологическое нововведение приходит в работу кадровых и делопроизводственных служб.

Защита от неправомерных исправлений и корректировок записей журнала осуществляется установлением правила исправлений в журнале.

Вынужденная корректировка ошибочно сделанной записи должна осуществляться путем зачеркивания одной линией, внесения новой записи и удостоверяющей записи об исправлении с датой и подписью ответственного лица.

Пользоваться корректирующими средствами, физически устранять запись при помощи ластика или острого предмета, а также сплошное зачеркивание без возможности прочтения зачеркнутого текста не позволяется.

( Пока оценок нет )

Sf 50 — Заполнить онлайн, для печати, заполняемый, пустой

Кому нужна форма SF-50?

Стандартная форма (SF) 50 — это форма уведомления о действиях персонала, созданная Управлением управления персоналом (OPM). Эта форма должна быть заполнена сотрудником отдела кадров и направлена ​​сотруднику, на должность, заработную плату и т. Д. Которого повлияли действия персонала. Таким образом, форма служит официальным уведомлением сотрудника о кадровых действиях, которое может использоваться при принятии решений о приеме на работу, заработной плате и квалификации.

Для чего нужно уведомление о действиях персонала?

Стандартная форма 50 необходима для официальной регистрации изменений, которые были сделаны в сфере занятости работника, и для объяснения такого действия. Завершение SF-50 помогает отслеживать тенденции и прогресс в работе рабочего, а также принимать дальнейшие решения. Действия, которые также должны быть записаны в форме, включают следующее: присоединения, преобразования, разделения, награды, а также исправления и отмены этих действий.

Сопровождается ли SF-50 другими формами?

Форма уведомления о действиях персонала не требуется сопровождать какими-либо другими формами, когда она направляется нанятому сотруднику. Тем не менее, настоятельно рекомендуется, чтобы сотрудник ознакомился с содержанием заполненной формы перед сотрудником отдела кадров, чтобы ошибки или ошибки могли быть исправлены сразу же, если таковые имеются.

Как правило, Стандартная форма 50 включается в официальную документацию о найме на федеральном уровне, поэтому департамент HM должен хранить ее в личном деле сотрудника вместе с другими документами.

Как мне заполнить форму уведомления о действиях персонала?

Заполненная форма должна содержать следующие данные:

  • Личная информация сотрудника (имя, SSN, дата рождения, дата вступления в силу)
  • Первое действие (включая позиции «От» и «До»)

  • Прочие данные о сотрудниках (предпочтения ветерана, срок пребывания в должности, график работы и т. Д.)

  • Данные о местоположении

  • Данные агентства

  • Ответственный сотрудник по кадрам и т. Д.

Формы новых сотрудников | Какие формы нужно заполнять новым сотрудникам?

Формы для новых сотрудников являются одним из основных элементов процесса адаптации. Прежде чем сотрудник сможет легально начать работать в вашем бизнесе, ему необходимо заполнить необходимые формы. Какие формы нужно заполнять новым сотрудникам?

Какие формы нужно заполнять новым сотрудникам? Обзор

Правительство требует новых форм найма. Остальные — необходимые документы для вашего бизнеса.

Взгляните на федеральную форму определения права на трудоустройство, которую должны заполнить сотрудники:

Сотрудникам также необходимо заполнить формы подоходного налога, чтобы вы могли точно вести расчет заработной платы:

И вот список потенциальных бизнес-форм, которые могут потребоваться заполнить новые сотрудники:

  • Форма для связи в экстренных случаях
  • Форма благодарности из справочника сотрудника
  • Форма информации о банковском счете
  • Формы льгот

Используйте следующую таблицу для краткого обзора форм, которые необходимо заполнить всем сотрудникам, форм, которые могут потребоваться вашим сотрудникам, и их целей:

Формы новых сотрудников по категориям

Опять же, мы можем разбить документы о новых сотрудниках на следующие категории:

  1. Форма определения права на трудоустройство
  2. Новые налоговые формы по найму
  3. Формы для бизнеса

Чтобы узнать больше о документах, которые могут потребоваться вам для предоставления сотрудникам в рамках их нового пакета найма, читайте дальше.

1. Право на трудоустройство

Прежде чем вы сможете добавить сотрудника в свою команду, вы несете юридическую ответственность за подтверждение права сотрудника на работу в США.

Форма I-9

Среди форм для заполнения новыми сотрудниками — Форма I-9. Форма I-9 «Проверка права на трудоустройство» используется для подтверждения того, что вашим сотрудникам разрешено работать в США по закону. Используйте форму I-9 за октябрь 2019 г., чтобы соответствовать требованиям.

Форма I-9 разделена на три части.Сотрудник заполняет первый раздел, а вы — второй. Третий раздел предназначен только для подтверждения права на трудоустройство или повторного найма.

В форме задаются такие вопросы, как имя сотрудника, адрес, номер социального страхования и статус гражданства. Также есть раздел на случай, если сотрудник использует составителя или переводчика, чтобы помочь им заполнить форму.

Имейте в виду, что если у нового сотрудника нет номера социального страхования, он должен заполнить форму SS-5 «Заявление на получение карты социального страхования».У вас должен быть номер социального страхования для каждого зарегистрированного сотрудника, чтобы вы могли указать его в форме W-2.

Сотрудник должен принести оригиналы документов, подтверждающих его личность и право на трудоустройство. Эти документы необходимы вам для заполнения раздела о работодателе формы I-9. В форме I-9 есть три списка приемлемых документов: списки A, B и C.

Сотрудники приносят один документ из списка А, подтверждающий их личность и разрешение на работу (например, паспорт США). Или они могут предоставить один документ из Списка B, подтверждающий их личность (например,g., водительские права) и один документ из списка C, подтверждающий их разрешение на работу (например, удостоверение личности гражданина США).

В разделе «Работодатель» укажите информацию о документах, которые приносит сотрудник. Затем подтвердите, что документы являются подлинными, насколько вам известно. Включите такую ​​информацию, как ваше имя, название компании и адрес компании, и подпишите форму I-9.

2. Новые налоговые формы наемного найма

Прежде чем вы сможете добавить нового сотрудника к своей заработной плате, вам необходимо знать, какую сумму удерживать из его заработной платы по федеральному налогу и, если применимо, налогу на прибыль штата.

Чтобы узнать это, вам необходимо собрать две новые налоговые формы найма: федеральную форму и форму W-4 штата.

Форма W-4

Форма W-4, Свидетельство об удержании у сотрудника, требуется IRS. Работодатели используют форму W-4 для определения суммы федерального подоходного налога, удерживаемого из заработной платы работника.

Сотрудники могут добавлять информацию в форму W-4, чтобы увеличить или уменьшить размер удерживаемого ими федерального подоходного налога.

Форма 2020 W-4 запрашивает информацию о сотруднике (например,g., имя, номер социального страхования, адрес, семейное положение) и корректировки налоговых удержаний. Сотрудники могут изменить свою информацию в форме W-4 в любое время в течение года.

В редких случаях у вас может даже быть сотрудник, который требует освобождения от федерального подоходного налога. Если сотрудник требует освобождения от налога, не удерживайте федеральный подоходный налог из его заработной платы.

После получения формы W-4 воспользуйтесь таблицами налогов в Публикации 15 IRS, чтобы определить сумму налогов, подлежащих удержанию.

Государственный W-4

Какие формы необходимо заполнить сотрудникам помимо обязательных форм W-4 и I-9? Если в штате, где расположена ваша компания, существует подоходный налог штата, соберите с сотрудников формы удержания налога штата.

Не во всех штатах есть подоходный налог. Подоходный налог штата не взимается с Аляски, Флориды, Невады, Нью-Гэмпшира, Южной Дакоты, Теннесси, Техаса, Вашингтона и Вайоминга. Если ваша компания не находится в одном из этих штатов, ваш сотрудник должен заполнить форму удержания налогов штата.

Как и в федеральной форме W-4, в формах удержания налогов штата у сотрудников запрашивается их личная информация. Многие штаты используют налоговые льготы для определения удержания подоходного налога штата.

Например, если ваша компания находится в Калифорнии, ваш сотрудник должен заполнить свидетельство об удержании налогов DE-4.

Имейте в виду, что вам также может потребоваться удержать местный подоходный налог из заработной платы сотрудников. Обычно местные подоходные налоги представляют собой процент от заработной платы сотрудников и не определяются формой удержания.

3. Бизнес-формы для заполнения новыми сотрудниками

В дополнение к формам о праве на трудоустройство и налоговым формам вы можете потребовать от новых сотрудников заполнить дополнительные формы для вашего бизнеса.

Форма для связи в чрезвычайных ситуациях

Очень важно попросить сотрудников предоставить контактную информацию для экстренных случаев.В экстренных случаях нужно знать, к кому обращаться от имени сотрудника.

Форма для связи в экстренных случаях может быть такой же простой, как предоставление сотрудником своей информации и информации о двух-трех контактах. Спросите у сотрудников имя каждого контакта, родство с ним, адрес, домашний и рабочий телефоны.

Сотрудникам рекомендуется выбирать контактных лиц для экстренных случаев, которые находятся недалеко от места работы. При необходимости сотрудники должны обновлять информацию в своей форме.

Форма благодарности из справочника сотрудника

Если вы не задумывались о том, чтобы иметь справочник для сотрудников на своем предприятии, сейчас самое время создать его.

В справочнике для сотрудников содержится подробная информация, например, о трудовом законодательстве, поведении сотрудников, начислении заработной платы и другой важной деловой политике. Работники могут обратиться к справочнику для сотрудников, если у них возникнут вопросы.

Предоставьте сотруднику форму подтверждения справочника сотрудника, чтобы он мог заполнить его, убедившись, что он прочитал справочник и понимает политику вашего бизнеса.

Форма информации о банковском счете

Соберите информацию о банковском счете сотрудника, если он решит получать свою заработную плату посредством прямого депозита или если вы находитесь в штате, который разрешает обязательный прямой депозит.

В форме информации о банковском счете необходимо указать следующую информацию:

  • Имя сотрудника
  • Тип счета (текущий или сберегательный)
  • Название и маршрутный номер банка
  • Номер банковского счета сотрудника

Сотрудник также должен подписать и подтвердить, что он хочет получать свою заработную плату посредством прямого депозита.

После настройки прямого депозита для вашего бизнеса и получения информации о банковском счете сотрудника вы можете начать расчет заработной платы.

Формы льгот

Вы можете предложить льготы работникам малого бизнеса. Если да, соберите формы, указывающие на их участие в программах. Сотрудники должны предоставить вам формы, даже если они не хотят участвовать в программах льгот.

Вот некоторые преимущества, которые вы можете предложить своему малому бизнесу:

  • Медицинское страхование
  • Страхование жизни
  • Страхование инвалидности
  • Пенсионные планы

Предоставьте информацию о предлагаемых вами преимуществах.В пакете льгот ваши сотрудники должны принять или отказать в участии в программе (программах). Соберите эти формы у сотрудников перед их зачислением.

Когда новые сотрудники должны заполнять формы?

Сотрудники должны заполнить формы новых сотрудников, прежде чем они начнут работать в вашем бизнесе. У вас может быть сотрудник:

  • Заполните формы на вашем предприятии в первый день работы
  • Самостоятельное заполнение форм до первого дня работы

Убедитесь, что сотрудник заранее знает, какие документы ему нужно принести, чтобы заполнить форму I-9.

После того, как новый сотрудник заполнит формы, сохраните их в своих записях. После этого ваш сотрудник может приступить к работе в вашем бизнесе.

Храните все формы сотрудников в одном месте. Программа управления персоналом для малого бизнеса компании Patriot является отличным дополнением к нашей онлайн-программе расчета заработной платы. С помощью программного обеспечения HR вы можете хранить файлы сотрудников в сети и предоставлять сотрудникам доступ к их документам. Попробуйте оба варианта бесплатно сегодня!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 12 мая 2017 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Заявления о приеме на работу: виды, формы и образцы

Многие работодатели требуют от всех претендентов на трудоустройство, независимо от того, на какую работу они претендуют, заполнить форму заявления о приеме на работу. В зависимости от работодателя и должности от вас могут потребовать заполнить онлайн-заявку, бумажную заявку, заявку в киоске магазина или вас могут попросить подать заявку по электронной почте.

Работодатель может попросить вас подать заявление о приеме на работу, даже если вы подали заявку на вакансию с резюме и сопроводительным письмом.Таким образом, у работодателя будут согласованные данные для всех соискателей. Работодатели хотят быть уверены в том, что они соблюдают трудовое законодательство и избегают дискриминации.

Политика компании, особенно в крупных организациях, может требовать наличия заявления о приеме на работу для каждого кандидата и сохранения копии заявления в личном деле сотрудника.

Подписанное (бумажное или электронное) заявление о приеме на работу также служит вашей проверкой того, что информация, указанная вами в заявлении, соответствует действительности.

Предоставление недостоверной информации может быть основанием для прекращения рассмотрения вопроса о приеме на работу или увольнения, если ошибочная информация обнаружена после приема на работу лица.

Цель заявления о приеме на работу

Что такое бланк заявления о приеме на работу и когда его используют? Бланки заявления о приеме на работу (также называемые «бланками трудоустройства») являются частью формального процесса приема на работу, который иногда используют компании, чтобы гарантировать, что они собрали исчерпывающие и точные данные от всех соискателей.

Эти формы часто запрашивают определенную информацию, которая не всегда включается в резюме и резюме, например профессиональные или личные рекомендации, имена бывших руководителей и / или полное образование. Если вы решите подать свое резюме в качестве дополнения к форме заявления о приеме на работу, сверьте его со своим заявлением, чтобы убедиться в отсутствии расхождений.

Типы заявлений о приеме на работу

Если вы ищете работу, как вы подадите заявку? Это зависит от работодателя.Заявление о приеме на работу можно заполнить несколькими способами.

Существуют онлайн-заявки на вакансии, которые обычно заполняются на веб-сайте работодателя, в киоске приема на работу в магазине или на предприятии или на мобильном устройстве с помощью приложения. В некоторых случаях просто отправить резюме и сопроводительное письмо онлайн будет рассмотрели вашу заявку; Вам не всегда нужно будет заполнять цифровую форму заявки.

Тем не менее, во многих случаях цифровые приложения потребуют от вас ввода данных непосредственно в их систему (при этом часто предоставляется возможность прикрепить копии вашего резюме и сопроводительного письма).

Заявления о приеме на работу онлайн. Существуют тысячи сайтов, где вы можете опубликовать свое резюме в Интернете и заполнить онлайн-заявку на работу. Иногда вы можете подать заявку онлайн на сайтах вакансий, таких как Monster.com или Indeed.com. В других случаях вы можете подать заявку прямо на сайте компании.

Заявления о приеме на работу лично. Многие компании, особенно работодатели в сфере розничной торговли и гостиничного бизнеса, ожидают, что соискатели подадут заявку лично или через киоск в офисе. Это не так сложно, как онлайн-подача заявки, но вы должны быть готовы подать заявку и, возможно, даже пройти собеседование на месте.

Отправить заявку на вакансию по электронной почте. Когда вы используете электронную почту для подачи заявления о приеме на работу, важно, чтобы все ваше общение было таким же профессиональным, как если бы вы отправляли по почте бумажное заявление. Вот совет, как подавать заявления о приеме на работу по электронной почте.

Приложения для работы с бумагой. Существуют бумажные формы заявления о приеме на работу, которые вы заполняете, если подаете заявление на вакансию лично. Ниже приведен образец формы заявления о приеме на работу.

Информация, необходимая для подачи заявления о приеме на работу

Как правило, от вас требуется предоставить свою контактную информацию, историю вашей работы (включая компании, в которых вы работали, занимаемые должности, заработную плату и стаж работы) и ваше образование.Взаимодействие с другими людьми

Некоторые компании также попросят вас предоставить рекомендации к вашему заявлению о приеме на работу. Вас также могут спросить о вашей готовности к работе.

Личная информация

Ниже приводится список информации, которую вас могут попросить предоставить при подаче заявления о приеме на работу.

  • Имя
  • Адрес, город, штат, почтовый индекс
  • Телефон
  • Адрес электронной почты
  • Номер социального страхования ( законы штата относительно предоставления номеров социального страхования различаются: )
  • Имеете ли вы право работать в США?
  • Если вам еще нет восемнадцати лет, есть ли у вас справка с места работы?
  • Были ли вы осуждены за уголовное преступление в течение последних пяти лет? (информация об обвинительных приговорах зависит от законодательства штата и может быть незаконно запрашивать в вашем регионе)

Образование и опыт

  • Посещаемые школы, степени, дата окончания
  • Сертификаты
  • Навыки и квалификация
  • средний балл (G.П.А.)
  • Внешкольные мероприятия, в которых вы занимали руководящую должность
  • Общества чести

История занятости

  • Работодатель
  • Адрес, телефон, электронная почта
  • Руководитель
  • Должность и обязанности
  • Заработная плата
  • Даты начала и окончания приема на работу (месяц, день, год)
  • Причина ухода
  • Разрешение на связь с предыдущим работодателем

Ссылки

  • Имя
  • Должность
  • Компания
  • Адрес, телефон, электронная почта

Образец анкеты

Ниже приводится пример бумажного заявления о приеме на работу. Он также включает информацию, которую вам необходимо будет ввести, если вы подадите заявку на работу в Интернете.

Инструкции: Четкая печать черными или синими чернилами. Отвечаю на все вопросы. Подпишите форму и поставьте дату.

Личная информация

Имя: _____________________________

Второе имя: ___________________________

Фамилия: _____________________________

Адрес улицы: __________________________

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс: _____________________

Телефонный номер: (___)_____________________

Адрес электронной почты: __________________________

Вы когда-нибудь обращались / работали в [Нашей компании]? [] Да или [] N
Если да, поясните (укажите дату): ________________________

Есть ли у вас друзья, родственники или знакомые, работающие в [нашей компании]? [] Да или [] Нет
Если да, укажите имя и родство: ________________________________

В случае найма у вас будет транспорт на работу и обратно? [] Y или [] N

Вам больше 18 лет? [] Y или [] N

Если вам меньше 18 лет, есть ли у вас справка о трудоустройстве / возрасте? [] Y или [] N

Если вы будете наняты, сможете ли вы представить доказательства своего U.S. гражданство или подтверждение вашего законного права на работу в США? [] Y или [] N

Были ли вы осуждены за совершение уголовного преступления или не заявляли о нем в течение последних пяти лет? [] Y или [] N

Если да, опишите преступление — укажите характер преступления, дату и место осуждения, а также решение (окончательное урегулирование) дела: ________________________________________________________________

Если вы будете приняты на работу, готовы ли вы пройти тест на запрещенные вещества? [] Y или [] N

Позиция и доступность

Подача заявки на: ___________________________

Желаемая зарплата: $ ________

Вы подаете заявление на:

  • Временная работа — например, работа на лето или в отпуск? [] Y или [] N
  • Регулярная подработка? [] Y или [] N
  • Регулярная работа на полную ставку? [] Y или [] N

При подаче заявления на временную работу укажите желаемый стаж работы ниже:

Дата начала: ___ / ___ / ___ Дата окончания: ____ / ____ / ____

Доступно дней / часов

Понедельник ____
Вторник ____
Среда ____
Четверг ____
Пятница ____
Суббота ____
Воскресенье ____

Часы работы: с _______ до ______

Вы можете работать сверхурочно? [] Y или [] N

Если вас возьмут на работу, с какого числа вы сможете начать работать? ___ / ___ / ___

Сможете ли вы выполнять основные функции работы, на которую претендуете, с разумными приспособлениями или без них? [] Y или [] N

Если нет, опишите функции, которые не могут быть выполнены:
_____________________________________________________________

Образование, обучение и опыт

Средняя школа:
Название школы: ________________________
Адрес школы: ________________________
Школьный город, штат, почтовый индекс: ________________________________

Количество пройденных лет: _______________
Вы закончили учебу? [] Y или [] N
Полученная степень / диплом: _______________

Колледж / университет:
Название школы: __________________________
Адрес школы: ________________________
Школьный город, штат, почтовый индекс: ________________________________

Количество пройденных лет: ________
Вы закончили учебу? [] Y или [] N
Полученная степень / диплом: __________________

Профессиональное училище:
Название школы: ________________________
Адрес школы: ______________________
Школьный город, штат, почтовый индекс: ________________________________

Количество пройденных лет: ________
Вы закончили учебу? [] Y или [] N
Полученная степень / диплом: __________________

Военный:
Отделение: ______________________________
Звание в армии: ________________________
Общее количество лет службы: ________
Навыки / обязанности: __________________________________
Соответствующая информация: ________________________________

Навыки и квалификации: лицензии, навыки, обучение, награды

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Вы говорите, пишете или понимаете какие-либо иностранные языки? [] Y или [] N

Если да, укажите, какими языками и насколько свободно вы считаете себя: ____________________

История занятости

Вы должны быть готовы подробно описать каждую должность за последние пять лет и учесть любые пробелы в занятости в течение этого периода.

Ты трудоустроен в данный момент? [] Y или [] N

Если вы в настоящее время работаете, можем ли мы связаться с вашим нынешним работодателем? [] Y или [] N

Имя работодателя: _____________________________________
Имя руководителя: ____________________________________ Номер телефона
: _____________________________________
Тип бизнеса: ________________________________________
Адрес: _____________________________________________
Город, штат, почтовый индекс: ________________________________________

Продолжительность работы (включая даты): _____________

Заработная плата / почасовая оплата: ____________
Должность и обязанности: _______________________________________________________
Причина увольнения: _____________________________________________________

Имя работодателя: _____________________________________
Имя руководителя: ____________________________________

Номер телефона: _____________________________________
Тип бизнеса: ________________________________________
Адрес: _____________________________________________
Город, штат, почтовый индекс: ________________________________________

Продолжительность работы (включая даты): _____________

Заработная плата / почасовая оплата: ____________
Должность и обязанности: _______________________________________________________
Причина увольнения: _____________________________________________________

Можем ли мы связаться с этим работодателем для получения рекомендаций? [] Y или [] N

Имя работодателя: _____________________________________
Имя руководителя: ____________________________________ Номер телефона
: _____________________________________
Тип бизнеса: ________________________________________
Адрес: _____________________________________________
Город, штат, почтовый индекс: ________________________________________

Продолжительность работы (включая даты): _____________

Заработная плата / почасовая оплата: ____________
Должность и обязанности: _______________________________________________________
Причина увольнения: _____________________________________________________

Можем ли мы связаться с этим работодателем для получения рекомендаций? [] Y или [] N

Список литературы

Перечислите ниже трех человек, которые знали о вашей работе за последние четыре года. Пожалуйста, включайте только профессиональные ссылки.

Имя и фамилия: _____________________________________
Номер телефона: ______________________________________
Адрес электронной почты: __________________________________________
Адрес: _______________________________________________
Город, штат, почтовый индекс: __________________________________________
Профессия: ____________________________________________
Количество лет знакомства: ______________________________

Имя и фамилия: _____________________________________
Номер телефона: ______________________________________
Адрес электронной почты: __________________________________________
Адрес: _______________________________________________
Город, штат, почтовый индекс: __________________________________________
Профессия: ____________________________________________
Количество лет знакомства: ______________________________

Имя и фамилия: _____________________________________
Номер телефона: ______________________________________
Адрес электронной почты: __________________________________________
Адрес: _______________________________________________
Город, штат, почтовый индекс: __________________________________________
Профессия: ____________________________________________
Количество лет знакомства: ______________________________

Сертификация

Я подтверждаю, что информация, содержащаяся в этом заявлении, верна и полна.Я понимаю, что ложная информация может быть основанием для отказа от приема на работу или для немедленного увольнения с работы, если я буду принят на работу. Я разрешаю проверку любой информации, перечисленной выше.

Дата подписания: ______________

Составьте список информации, необходимой для подачи заявления

Прежде чем приступить к заполнению заявки, составьте список всей информации, которая вам понадобится для подачи заявки. Имейте под рукой историю своей работы и другую информацию, чтобы упростить процесс.Для начала ознакомьтесь с этими советами о том, как заполнить заявление о приеме на работу.

Тестирование перед приемом на работу и заявления о приеме на работу

Некоторые работодатели могут попросить вас пройти оценку талантов, чтобы убедиться, что вы подходите для их организации. Если онлайн-тест является частью заявки, они предоставят инструкции по его заполнению.

Важно знать: Законодательство при подаче заявления

Важно знать, что предоставление неточной информации в заявке может привести к прекращению рассмотрения вопроса о приеме на работу.Если работодатель обнаруживает ошибочные данные после приема на работу физического лица, это является основанием для увольнения.

Фактически, кандидаты должны подписать бумажное или электронное заявление, чтобы убедиться, что предоставленная ими информация является точной. Поэтому не забудьте трижды проверить свое приложение после завершения, чтобы убедиться, что все правильно.

Ключевые выводы

Составьте список: Создание списка информации, необходимой для заполнения заявки, упростит подачу заявки.

Подобрать: Убедитесь, что данные, включая названия компаний и даты работы, которые вы указываете в заявке, соответствуют вашему резюме.

Распечатайте копию: Если вы подаете заявление лично, распечатайте заявление о приеме на работу и заполните его. Таким образом, вы можете использовать свою копию в качестве руководства для заполнения заявления работодателя.

Форма действий персонала (PAF) | Управление человеческими ресурсами

Предупреждающее сообщение

У вас нет разрешения на модерацию Personnel Action Form (PAF)

Чтобы упростить процесс представления транзакций по персоналу, была реализована форма действий по персоналу (PAF), которая заменила предыдущие традиционные методы передачи транзакций. Эта электронная форма позволит пользователям отправлять все кадровые операции в электронном формате, предлагая пользователю ввести конкретную информацию.

Доступ к PAF

Персонал получает доступ к PAF через следующие защищенные паролем страницы на главной странице управления персоналом (HRM):

После входа в систему вы можете найти ссылку PAF в поле под названием «Действия персонала», как показано на изображении ниже:

Завершение PAF

Обратитесь к следующим руководствам и вспомогательным материалам ниже для получения подробных инструкций о том, как успешно заполнить PAF:

Практическое руководство
  • Руководство по PAF — В этом руководстве объясняется, как заполнить PAF.PAF — это электронная форма, содержащая поля, для которых требуется конкретная информация в зависимости от типа отправляемой кадровой транзакции. В этом руководстве указывается, какой тип информации должно включать каждое поле, в каком формате следует вводить эту информацию, а также любые советы о том, как вводить эту информацию.
  • Прикрепите документы к PAF — этот документ предоставляет пошаговые инструкции для пользователей PAF о том, как прикрепить дополнительную документацию к PAF. Прикрепление электронных копий дополнительных документов позволяет оставить процесс подачи PAF полностью электронным.
  • Запросить RFA через PAF — этот документ содержит пошаговые инструкции для пользователей PAF о том, как отправить запрос RFA через PAF.
  • Отслеживание прогресса PAF — В этом документе объясняется, как сотрудники университета могут использовать ImageNow / WebNow для отслеживания прогресса своего PAF после его отправки.
Дополнительные материалы PAF
  • PAF и Contract Pay — здесь приведены примеры того, как подать PAF для любого преподавателя, имеющего право на Contract Pay.В этом документе приведены три примера того, как отдел может вносить изменения в оплату контракта для правомочных преподавателей.
  • Расчет ретроактивного финансирования (RFA) — В этой презентации объясняется, что такое RFA, как узнать, когда RFA необходимо, и как предотвратить RFA.
  • HR / Pay Calendar с подачей PAF и сроками и сроками работы.

Дополнительная информация

Если вам нужна помощь в заполнении PAF или у вас есть дополнительные вопросы, обращайтесь в HRM по адресу hrdept @ ku.edu или позвоните по телефону 785-864-4946.


Заполнение бланков отпуска по семейным обстоятельствам и отпуска по болезни

Если вы берете защищенный отпуск на работе в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), вам может потребоваться заполнить формы FMLA, чтобы удовлетворить требования вашего работодателя. Закон был подписан президентом Клинтоном в феврале 1993 года. Он требует, чтобы определенные работодатели предоставляли имеющим на это право работникам неоплачиваемый отпуск по определенным семейным и медицинским причинам.Вам необходимо просмотреть контрольный список соответствия требованиям FMLA и заполнить заявление FMLA, состоящее из форм Закона о семейном медицинском отпуске.

Ключевые выводы

  • FMLA предоставляет неоплачиваемый отпуск, гарантирующий вашу работу.
  • Вы и ваш работодатель должны заполнить соответствующие документы, чтобы их принять.
  • Отдел заработной платы и рабочего времени Министерства труда США (DOL-WHD) отвечает за программу FMLA.
  • Некоторые из квалификационных причин для использования отпуска по ЗОСПСО — беременность, усыновление, личная болезнь и военный отпуск.

Как работает Закон о семейном отпуске по болезни

Закон FMLA применяется к государственным и частным служащим, проработавшим у одного работодателя более 1250 часов за последний год. Закон ограничивает сферу его действия работодателями с более чем 50 сотрудниками, а также исключает — или ограничивает — определенные категории сотрудников высшего звена.

Это дает имеющим на это право сотрудникам возможность не работать до 12 недель без оплаты, когда они испытывают потребность в соответствующей квалификации.Потребности включают уход за больным членом семьи, уход за новым ребенком — как при рождении, так и при усыновлении — и восстановление после серьезной травмы или болезни. Типы квалифицированных медицинских и семейных целей также включают усыновление, беременность, прием на воспитание, семейное или личное заболевание или военный отпуск.

FMLA дает правомочным сотрудникам возможность не работать до 12 недель, но без оплаты, и кандидат должен соответствовать строгим критериям.

U.S. Отдел заработной платы и рабочего времени Министерства труда (DOL-WHD) наблюдает за программой FMLA. Они выделили семь различных форм заявлений FMLA, связанных с причиной квалифицированного отпуска и объемом информации, который требуется вашему работодателю для утверждения или отклонения запроса. Вы можете скачать форму с сайта DOL-WHD или по телефону 1-866-487-9243. Кроме того, ваш сотрудник отдела кадров может помочь вам найти подходящее приложение-запрос для вашей ситуации.

Ниже приведены описания различных форм и информация, запрашиваемая для каждого типа отпуска и того, как подать заявление на FMLA.

Форма FMLA WH-380-E для состояния здоровья сотрудников

Ваш работодатель может использовать форму 380-E (Сертификат поставщика медицинских услуг о серьезном состоянии здоровья сотрудника), чтобы получить медицинское свидетельство о вашей необходимости взять отпуск на работе. Эта форма состоит из трех разделов: один заполняет ваш работодатель, один — вам нужно заполнить, а последний раздел должен заполнить ваш врач или поставщик медицинских услуг.

Ваш отдел кадров обычно дает вам частично заполненную форму для заполнения.

В нем содержится информация о вашем состоянии, в том числе:

  • Когда это началось
  • Как долго это может длиться
  • Требует ли ваше состояние ночевки в медицинском учреждении, и если да, то когда
  • Какие должностные обязанности, по вашему состоянию, не позволяют вам выполнять
  • Ваши симптомы, диагноз и схема лечения
  • Сколько вам нужно перерыва, и будет ли он постоянным или спорадическим
  • Потребует ли ваше состояние последующего лечения, которое потребует пропуска работы

Форма FMLA WH-380-F для состояния здоровья семьи

Вы можете использовать форму 380-F (Сертификат поставщика медицинских услуг о серьезном состоянии здоровья члена семьи), чтобы сообщить своему работодателю, что вам необходимо взять отпуск для ухода за серьезно больным или травмированным членом семьи. Вам нужно будет указать имя члена вашей семьи и ваше родство с ним (только некоторые родственники имеют право на участие).

Вам также нужно будет описать тип ухода, который вы должны предоставить, и сколько времени вам потребуется. Эта форма, как и 380-E, требует от работодателя, работника и практикующего врача заполнить конкретную информацию.

Лечащий врач вашего родственника должен заполнить оставшуюся часть формы информацией, аналогичной той, которая требуется в форме 380-E, например:

  • Когда началось состояние
  • Как долго это может длиться
  • В каком уходе нуждается ваш родственник и другая важная медицинская информация, такая как график лечения

Идея состоит в том, чтобы объяснить, почему ваше отсутствие на работе необходимо.

Форма FMLA WH-381 Право на участие и права

Форма 381 (Уведомление о праве на льготы, правах и обязанностях) — это уведомительный документ, который ваш работодатель может предоставить вам в течение пяти рабочих дней после получения уведомления о вашем намерении взять отпуск по закону FMLA. Эта форма подтверждает информацию, которую вы предоставили своему работодателю, включая даты и причину вашего отпуска. Вам не нужно заполнять какую-либо часть этой формы.

Однако, в зависимости от того, как ваш работодатель заполняет эту форму, вам могут потребоваться дополнительные шаги.Если ваш работодатель использует эту форму для подтверждения и утверждения вашего отпуска, делать больше нечего. Но ваш работодатель может использовать эту форму, чтобы попросить вас отправить один из других отчетов, описанных в этой статье, по адресу:

  • Подтвердите необходимость отпуска
  • Запросить подтверждение вашего родства с членом семьи, за которым вы запрашиваете отпуск по уходу
  • Документ об отпуске по семейным военнослужащим

В нем также может быть сказано, что вам необходимо предпринять шаги, необходимые для сохранения вашей медицинской страховки во время вашего отпуска. В нем также может быть указано, что вы должны периодически отчитываться перед своим работодателем во время отпуска, чтобы сообщить ему, когда и планируете ли вы вернуться к работе.

FMLA защищает вашу работу, пока вы находитесь в отпуске, но поскольку это неоплачиваемый выходной (до 12 недель), многие семьи просто не могут себе позволить его взять.

Форма FMLA WH-382 Уведомление об обозначении

Есть несколько причин, по которым ваш работодатель может передать вам форму 382 (уведомление о назначении).Вам нечего заполнять самостоятельно, но если ваш работодатель использует эту форму, чтобы запросить дополнительную информацию, чтобы определить, действителен ли ваш запрос на отпуск, вам нужно будет предпринять шаги, чтобы предоставить эту информацию.

Если ваш работодатель использует эту форму, чтобы сообщить вам, что он запрашивает второе или третье медицинское заключение о вашей трудоспособности, вам нужно будет договориться о назначении этого медицинского приема. Ваш работодатель обязан оплатить эти мнения.

Форма FMLA WH-384 для семейного отпуска военнослужащих

Ваш работодатель может попросить вас заполнить форму 384 (Подтверждение соответствия требованиям для семейного отпуска военнослужащим), чтобы доказать, что вам необходимо взять отпуск в соответствии со специальными положениями FMLA для военнослужащих и их семей.Например, вам может потребоваться свободное время, чтобы договориться о финансах и уходе за детьми в ожидании распределения вашего супруга.

Эта форма запрашивает у вас информацию о том, как долго и как часто вам нужно будет пропускать работу, имя военнослужащего, к которому относится этот запрос, ваше отношение к ним и даты их активной службы. Вам нужно будет конкретно указать, почему вы запрашиваете отпуск, и предоставить доказательства в виде распоряжений военнослужащего о действительной военной службе или другой приемлемой документации.

Форма FMLA WH-385 для обслуживания военнослужащих

Используйте форму 385 (Справка о серьезной травме или болезни обслуживаемого военнослужащего для семейного отпуска военнослужащего), чтобы запросить отпуск для ухода за больным или раненым военнослужащим. Вы будете использовать 385, чтобы предоставить подробную информацию о человеке, о котором вы будете заботиться, включая ваши отношения с этим человеком и количество свободного времени, которое вам понадобится.

После этого вам нужно будет передать форму квалифицированному поставщику медицинских услуг сотрудника службы поддержки (например, врачу Министерства обороны), чтобы заполнить разделы формы о состоянии и лечении сотрудника службы поддержки.

Форма FMLA WH-385-V для отпуска для ветеранов по уходу

Если вы хотите взять отпуск по уходу за ветераном, который серьезно болен или травмирован и требует вашего ухода, ваш работодатель может предоставить вам форму 385-V (справка о серьезной травме или болезни ветерана для отпуска по уходу за военным). Вы должны сообщить имя ветерана и свое отношение к нему — отпуск может быть предоставлен только в том случае, если вы его супруг (а), ребенок, родитель или ближайший родственник.

Вам также необходимо указать дату увольнения ветерана, указать, был ли ветеран уволен с позором, указать звание и ветвь ветерана на момент увольнения и установить флажок, указывающий, получают ли они лечение от травмы или болезнь.Затем вы должны описать тип ухода, который вам необходимо предоставить, и количество времени, которое вам потребуется для оказания этого ухода. После этого вы передадите форму квалифицированному медицинскому работнику ветерана (например, врачу Министерства обороны США) и попросите его заполнить разделы формы о состоянии и лечении ветерана.

Если вы запрашиваете отпуск по закону FMLA для ветерана, вы должны быть прямым членом семьи, чтобы получить разрешение.

Часто задаваемые вопросы о приложении FMLA

Как я могу получить документы FMLA?

Вы можете скачать документы или попросить их предоставить в отдел кадров, но обычно большинство связанных форм заполняются (по большей части) вашим работодателем, врачом или акушеркой в ​​случае родов.

Когда я могу подать заявление на FMLA?

Для того, чтобы иметь право на отпуск по FMLA, сотрудник должен быть нанят покрытым работодателем и проработал 1250 часов в течение 12 месяцев до начала запрошенного времени отпуска. У вашего работодателя должно быть 50 или более сотрудников, и вы не можете претендовать на отпуск, если не проработали на своего работодателя не менее одного года, хотя 12 месяцев не обязательно должны быть последовательными.

От сотрудника часто требуется предоставить необходимые документы для подачи заявления на FMLA перед отпуском.Например, если вы просите отпуск в связи с рождением ребенка, вы должны заполнить документы как минимум за 30 дней до начала отпуска.

Каковы шаги для FMLA?

Во-первых, поговорите со своим отделом кадров о требованиях к отпуску по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни, и, если вы соответствуете требованиям, попросите документы и убедитесь, что все соответствующие стороны заполнили их. Скорее всего, вас попросят заполнить часть документов. , в зависимости от формы.

Какой самый простой способ получить FMLA

Если вы имеете право на отпуск Зайдите в свой отдел кадров и объясните им, почему и когда вы хотите получить FMLA, и узнайте, как и можете ли вы претендовать на него.

Врачи должны заполнять документы FMLA

Да. Почти все формы должны быть заполнены практикующим врачом или специалистом в области здравоохранения, например врачом или специалистом.

Итог

Большинство форм FMLA не требуют, чтобы вы заполняли форму самостоятельно — они требуют, чтобы вы предприняли определенные шаги, чтобы доказать, что вам нужен отпуск, или предоставить информацию о том, как долго вы будете пропускать работу. Обычно большую часть формы заполняет работодатель или врач.

Использование этих форм вашим работодателем не является обязательным, но они могут помочь формализовать договоренности между работодателем и сотрудниками, чтобы обе стороны выполняли свои права и обязанности. И стоит отметить, что отпуск по FMLA не оплачивается, если только ваша компания (а не многие из них) предоставляет оплачиваемый отпуск в течение 12 недель.

Общие инструкции по заполнению формы PAR

Приложение 11

Введение

Отчет о служебной аттестации является важным документом.Он обеспечивает основной и жизненно важный вклад для дальнейшего развития офицера. Таким образом, оценщик, отчетный орган и проверяющий орган должны взять на себя обязанность по заполнению формы с высоким чувством ответственности.

Аттестацию следует использовать как инструмент развития человеческих ресурсов. Должностные лица, составляющие отчеты, должны понимать, что цель состоит в том, чтобы подготовить сотрудника так, чтобы он / она реализовал свой истинный потенциал. Это не процесс поиска неисправностей, а инструмент разработки.Сотрудник по отчетности и сотрудник по проверке не должны уклоняться от сообщения о недостатках в работе, отношении или общей личности сотрудника, о котором сообщается.

Столбцы следует заполнять с должной тщательностью и вниманием и по прошествии достаточного времени. Любая попытка заполнить отчет случайным или поверхностным образом будет легко замечена вышестоящими инстанциями.

Хотя фактическая документация служебной аттестации представляет собой мероприятие на конец года, чтобы она могла использоваться в качестве инструмента для развития человеческих ресурсов, сотрудник по отчетности и оценщик должны встречаться в течение года через регулярные промежутки времени для проверки результатов и предпринять необходимые корректирующие действия.

Проформа

Пересмотренная проформа годовой служебной аттестации состоит из 4 разделов.Требования по каждому разделу и орган, ответственный за заполнение этих разделов, указаны в таблице ниже.

III
Раздел № Требуемая информация Орган, ответственный за заполнение
I Основная информация Административный отдел / Отдел кадров
II Самооценка41 Аттестация Сотрудник по отчетности / Сотрудник по проверке, при необходимости
IV Проверка Сотрудник по проверке

Таким образом, каждый орган должен заполнить следующие части: —

908 Административный отдел / отдел кадров
Раздел I
Оценщик Раздел II
Сотрудник по отчетности Раздел III
Сотрудник по проверке Разделы IV и Раздел III (часть) 908, если требуется

Руководство Инструкции по заполнению различных компонентов 4 разделов приведены в оставшейся части этой заметки. Было бы наиболее удобно, если бы оценщик заполнил анкету «он-лайн», скачав ее с веб-сайта Министерства кадров «persmin.nic.in». После заполнения его можно распечатать и отправить в органы отчетности и проверки, добавив раздел I, который должен был быть заполнен административным отделом / отделом кадров.

Инструкции по заполнению различных разделов

Раздел-I

Этот раздел необходимо заполнить в административном отделе / ​​отделе кадров.Отчетным периодом может быть либо весь отчетный год, а именно с 1 апреля по 31 марта, либо часть года (более 3 месяцев). В случае, если отчетный период составляет полный год, его следует указать соответственно, например, 2003-2004 гг. В случае, если отчетный период меньше всего года, должны быть указаны конкретные даты начала и окончания, например, 10 сентября 2003 г. — 31 март 2004 г.

Информация о текущем разряде (шкала заработной платы) ), а также нынешнюю должность (фактическое назначение и организацию).Кроме того, необходимо указать дату, с которой он / она занял свою нынешнюю должность.

В таблице, касающейся органов отчетности и проверки, следует указать название и назначение органов отчетности и проверки, чтобы оценщику было ясно, кому он / она должен отправить отчет.

Период отсутствия на работе, в отпуске, на учебе или по другим причинам также должен быть указан в этом разделе в таблице, предусмотренной для этой цели.Подробная информация о посещенном тренинге должна быть указана в колонке примечаний таблицы.

Раздел II

В Разделе II оценщик сначала должен дать краткое описание своих обязанностей и ответственности. Это не обязательно должно быть очень длинным и обычно не превышает 100 слов. В идеале это должно быть в форме маркера.

Согласно пересмотренной системе служебной аттестации, все сотрудники должны разработать план работы на год и согласовать его с ответственным за отчетность.Это упражнение следует проводить в начале года, обычно в течение первых 15 дней. В случае смены сотрудника по отчетности в течение года план работы, согласованный с предыдущим сотрудником по отчетности, будет продолжать применяться. План работы, согласованный в начале года, должен быть снова пересмотрен в сентябре / октябре в середине года. На основании этого обзора рабочий план может претерпеть некоторые изменения по сравнению с первоначально подготовленным.

Рабочие планы, должным образом подписанные оценщиком и ответственным за составление отчетов, должны быть представлены инспектору для ознакомления и хранения.Форма служебной аттестации в конце года предусматривает оценку достижений в соответствии с планом работы, согласованным в начале года и пересмотренным в середине года. Оценщик должен заполнить таблицу, указанную в целях в Разделе-II.

Нет необходимости, чтобы план работы был полностью количественным по своей природе. В то время как некоторые задания позволяют фиксировать количественные цели работы, другие — нет. Если количественные цели невозможны, будет достаточно указать конкретную работу, которую предлагается выполнить.

Образец возможных планов работы для разных должностей разработан и находится в Приложении-11-А. Это может быть использовано в качестве руководства для сотрудников при разработке своих собственных годовых планов работы. В идеале индивидуальные планы работы следует составлять из годового плана действий министерства / департамента / организации. Агрегация индивидуальных планов работы действительно должна быть планом работы министерства / департамента / организации.

Возможно, что офицер выполнил некоторые важные задачи, которые не были предусмотрены ни в начале года, ни даже во время проверки в середине года.Примерами этого могут быть работы по оказанию помощи и спасательные работы после стихийного бедствия или действия в чрезвычайных ситуациях другого типа. Раздел II предусматривает, что такая непредвиденная выполненная / незавершенная работа также должна регистрироваться оценщиком для прогнозирования его / ее полных достижений в течение года.

Раздел II также дает возможность офицеру поразмышлять о своей работе в течение года и указать один пункт, который, по его мнению, внес значительный вклад, внесенный им / ею в течение года.Ни один офицер не может вносить такой значительный вклад каждый год, и, следовательно, нет необходимости делать это за каждый год его / ее службы. Примерами такого вклада могут быть успешная организация крупного мероприятия, такого как Кумбха Мела, или успешное завершение деятельности, которая продолжалась в течение длительного времени, или даже успешное урегулирование чрезвычайной ситуации (например, сильное землетрясение / наводнение).

Во всех таких случаях должностное лицо должно поразмыслить и записать факторы, которые помогли в его / ее работе или помешали его / ее работе.Его / ее отражение также должно позволять ему / ей записывать его / ее конкретные знания из опыта и возможные системные изменения, которые могут быть сделаны. Раздел II дает возможность офицеру упомянуть все это.

Этот раздел также требует от аттестуемого указать конкретные области, в которых он / она чувствует потребность в повышении квалификации и посещении программ обучения. Он / она также должен упомянуть конкретные шаги, которые он / она предпринял или предлагает предпринять, чтобы повысить свои навыки в определенной области.

В новой системе служебной аттестации и карьерного роста повышенное внимание уделяется повышению квалификации. Будет надбавка к повышению квалификации и навыков. Таким образом, всем офицерам рекомендуется, посредством примечания в Разделе II, информировать контролирующий кадровый орган, по крайней мере, один раз в пять лет, обо всех посещенных образовательных и учебных программах, включая подробные сведения об оценках / оценках, полученных в таких программах. Точно так же всем офицерам рекомендуется подробно описывать публикуемые профессиональные документы со всеми соответствующими деталями.Они будут приняты во внимание в будущем карьерном росте и, следовательно, будут актуализированы записи органов управления кадрами.

В этом контексте следует отметить, что обычно не ожидается, что от офицеров будут публиковать документы в течение первых 12 лет службы, когда они будут находиться в своих полевых командировках. Даже на последующих уровнях публикация документов в лучшем случае была бы вспомогательной деятельностью, а не чем-то, что отнимало бы значительную часть времени офицера, который, очевидно, несет ответственность за увольнение.Эта информация в первую очередь нужна для того, чтобы оценить способность и готовность офицера мыслить и исследовать независимо, а также структурировать свои мысли в содержательный документ.

Раздел II также требует, чтобы оценщик записывал определенные сертификаты. Помимо подтверждения подачи деклараций о собственности, этот раздел требует, чтобы чиновник подтвердил, что он / она проходил медицинский осмотр в течение последних двух лет. Такая медицинская справка требуется в больших интересах офицера и организации.Оценщик также должен подтвердить, что он / она согласовал годовой план работы со всеми его / ее непосредственными подчиненными должностными лицами, для которых он / она будет представлять информацию.

Еще одна справка касается представления годового отчета о работе всех подчиненных ему сотрудников за отчетный период. В случае, если годовой отчет о работе подчиненного должностного лица не может быть предоставлен, причины этого должны быть указаны в представленной таблице.Это могло быть связано с тем, что соответствующий оценщик не представил свою самооценку или произошла некоторая задержка из-за срочной работы. В связи с этим уточняется, что данный сертификат требуется только в отношении тех должностных лиц, для которых оценщик является органом, подающим отчет.

Раздел III

Этот раздел относится к фактической оценке и должен быть зарегистрирован органом, представляющим отчетность. Отчитывающийся орган должен сначала указать фактический период, за исключением отчетного года, в течение которого оценщик работал под его / ее.Вводя эту информацию, отчитывающийся орган может увидеть информацию в Разделе I, где будет доступна дата, с которой оценщик занимал свою нынешнюю должность.

Раздел III требует, чтобы отчитывающийся орган прокомментировал раздел II, заполненный оценщиком, и конкретно указал, согласен ли он / она с ответами, касающимися достижений. В случае разногласий отчетный орган должен выделить конкретные части, с которыми он / она не может согласиться, и причины такого разногласия.

Этот раздел требует, чтобы подчиненный прокомментировал потребности в повышении квалификации, определенные им. В случае, если ответственный сотрудник согласен с потребностями в обучении, указанными оценщиком, он / она должен указать конкретные шаги, предпринятые / предложенные им / ею, чтобы позволить оценщику повысить квалификацию. В случае, если он не согласен с аттестуемым, он должен указать причины такого несогласия.

Далее, этот раздел требует, чтобы отчитывающийся орган регистрировал числовую оценку в отношении тренировок оцениваемого как в отношении запланированной работы, так и в отношении непредвиденных задач.Цифровая оценка также требуется в отношении «качества» продукции. При этом орган, подающий отчет, должен учитывать понесенные затраты (осознавал ли оценщик затраты), затраченное время и соблюдение установленных правил / процедур при выполнении задач.

Отчитывающийся орган также должен записывать числовую оценку в отношении определенных личных качеств и функциональных способностей. Как упоминалось в проформе, некоторые атрибуты относятся только к некоторым должностям и не должны указываться в отношении офицеров, занимающих разные должности.

Раздел III требует, чтобы сотрудник, составляющий отчеты, прокомментировал честность оценщика. При записи замечаний, касающихся честности, ему / ей не нужно ограничивать себя только вопросами, касающимися финансовой безупречности, но он может также принимать во внимание моральную и интеллектуальную честность оценщика. При заполнении столбца, касающегося честности, необходимо соблюдать следующую процедуру:

  1. Если добросовестность Офицеров не вызывает сомнений, это можно указать.
  2. Если есть какие-либо сомнения или подозрения, столбец следует оставить пустым и принять меры в соответствии с
  1. Отдельная секретная запись должна быть записана и обработана.Копию записки следует также отправить вместе с конфиденциальным отчетом следующему вышестоящему руководителю, который обеспечит оперативное принятие последующих мер. Если невозможно ни удостоверить целостность, ни записать секретную запись, докладчик должен заявить, что либо он / она не наблюдал за работой сотрудника достаточно времени, чтобы сформировать определенное суждение, либо что он / она ничего не слышали против офицер, в зависимости от обстоятельств.
  2. Если в результате последующих действий сомнения или подозрения будут устранены, честность сотрудника должна быть подтверждена и соответствующий режим входа в конфиденциальный отчет
  3. Если сомнения или подозрения подтвердятся, этот факт также должен быть подтвержден. зарегистрированы и должным образом переданы соответствующему офицеру.
  4. Если в результате последующих действий сомнения или подозрения не устранены и не подтверждены, за поведением сотрудников следует наблюдать в течение дальнейшего периода, а затем следует принять меры, указанные в пунктах (b) и (c) выше.

(Министерство внутренних дел № 51/4/64-Estt (A) от 21.6.1965.)

Отчитывающийся орган затем должен прокомментировать отношение оцениваемого к зарегистрированным кастам и зарегистрированным племенам. .

Сотрудник, составляющий отчеты, также должен сделать карандашный рисунок с описанием общих качеств оцениваемого и его / ее работы.Это не должно превышать примерно 100 слов и должно пытаться охватить качества, которые, по мнению ответственного, не были адекватно отражены с помощью конкретных атрибутов и оценки работы. Рисунок пером также предназначен для качественного дополнения количественных оценок, сделанных ранее в этом разделе.

Наконец, от ответственного лица требуется записать общую оценку. Это также следует делать по шкале от 1 до 10, где 1 соответствует самой низкой оценке, а 10 — самой высокой.

Этот раздел заполняется специалистом по проверке, и он не требует пояснений. Опять же, как и в случае отчитывающегося органа, от проверяющего органа сначала требуется указать время, в течение которого оценщик работал под его / ее.

После этого он / она должен указать, согласен ли он / она с оценками, сделанными ответственным за отчетность. В случае, если он / она не делает, он / она может записать свою собственную оценку по результатам работы или любому из атрибутов в столбце, специально предназначенном для этой цели в таблице в Разделе II.Если он согласен с оценкой, ему не нужно заполнять предназначенную для него графу в таблицах атрибутов / результатов работы.

Специалист по проверке должен сделать рисунок ручкой, не превышающий 100 слов. Наконец, он / она должен выставить общую оценку по шкале от 1 до 10.

Числовые оценки

В некоторых местах числовые оценки присуждаются органами отчетности и проверки. Они должны быть по шкале от 1 до 10, где 1 означает самую низкую оценку, а 10 — самую высокую.Ожидается, что любая оценка на 1 или 2 (по результатам работы, характеристикам или общей оценке) будет адекватно обоснована в рисованной картинке конкретными неудачами, и, аналогично, любая оценка 9 или 10 будет оправдана в отношении конкретных достижения. Ожидается, что оценки 1-2 или 9-10 будут редкими случаями и, следовательно, необходимо их обосновать. При присвоении числовой оценки органы, отвечающие за отчетность и надзор, должны оценивать сотрудника по сравнению с большей группой его / ее коллег, которые могут в настоящее время работать под их руководством или работали бы под их руководством в прошлом.

Раскрытие информации

Новая система служебной аттестации больше не является конфиденциальным процессом, и теперь требуется раскрыть всю оценку оценщику. Это соответствует основной цели служебной аттестации как инструмента развития офицера. Таким образом, окончательный отчет после проверки должен быть передан офицеру. Для этого копия отчета должна быть отправлена ​​аттестуемому после того, как инспектор зафиксирует свои замечания и общую оценку.Запись об отправке копии отчета должна быть сохранена для записи.

Представительство

Оценщик может представить заявление против любого наблюдения в его / ее служебной аттестации. Ожидается, что такое представление будет противоречить только фактическим наблюдениям, а не какой-либо субъективной оценке органа, ответственного за отчетность и проверку. В случае подачи заявления, оно должно быть направлено через сотрудников, ответственных за отчетность и проверку, в орган, контролирующий кадры.В случае, если сотрудники, составляющие отчеты или проверяющие, удовлетворенные утверждениями, сделанными оценщиком, желают изменить какие-либо замечания или оценки, они могут это сделать. В случае, если они не удовлетворены, они могут высказать свои замечания, если таковые имеются, относительно представления оценщика. Орган по кадровому контролю должен направить представительство вместе с любыми замечаниями, сделанными органами отчетности и надзора, в отношении представительства в «Совет по направлениям», который должен быть специально создан для принятия решения по таким заявлениям.Решение Совета по направлениям будет окончательным и может привести к изменению оценок в свете любых представлений, которые Совет может принять.

В случае, если оценщик заявил о недобросовестном обращении с сотрудниками по отчетности и / или проверке, Совет по направлениям рассмотрит претензию. В случае, если будет установлено, что обвинение не имеет фактических оснований, Совет по направлениям внесет это заключение и, при необходимости, внесет соответствующее ограничение в PAR за этот год. В то же время, если утверждения подтвердятся, это может быть соответствующим образом отражено в отчете ответственного за отчетность / проверку.

Руководящие должности и ключевые кадры в бизнесе

Руководящие должности и ключевые должности персонала в бизнесе

По мере того, как вы разрабатываете свой бизнес-план, необходимо сплотить «управленческую команду», серьезно подумать о ключевых должностях, которые необходимо заполнить, и о том, кто должен их заполнять.
Следует избегать пути наименьшего сопротивления, то есть ставить близких друзей и родственников на ключевые должности просто из-за того, кем они являются.Есть два критерия, оправдывающих назначение кого-либо на должность в вашей управленческой команде. Во-первых, есть ли у человека подготовка и навыки для выполнения работы? Во-вторых, есть ли у человека послужной список, чтобы доказать свои таланты?

Часто команда менеджеров со временем развивается. Члены вашей команды могут носить несколько головных уборов, пока компания не вырастет и компания не сможет позволить себе дополнительных членов команды. В крупном бизнесе могут быть некоторые или все следующие должности.

Руководящие должности

  • Главный исполнительный директор (CEO) или президент — Этот человек будет движущей силой компании; он или она будет делать вещи, собирать ресурсы для поддержки компании и выводить продукт на рынок.
  • Главный операционный директор (COO), вице-президент по операциям или генеральный директор — Независимо от того, называется ли он организатором, внутренним менеджером или операционным лицом, этот человек — тот, кто будет обеспечивать бесперебойную и экономичную работу компании. Он или она несет ответственность за то, чтобы необходимая работа была сделана правильно и в срок. Необходимо понимание деталей бизнеса и удовольствие от работы с деталями.
  • Вице-президент по маркетингу или менеджер по маркетингу — Немногие компании могут добиться успеха без маркетинга своей продукции потребителю.Человек в этом слоте должен иметь опыт как в маркетинге, так и в отрасли.
  • Главный финансовый директор (CFO) или контролер — Вы можете создать две должности или объединить обе роли в одну. Ответственность одной роли — искать деньги; то есть искать инвесторов и иметь дело с банками, кредиторами и т. д. Эту функцию также можно поручить другому члену команды, например генеральному директору или генеральному директору. В обязанности контролера входит управление деньгами и наблюдение за активами компании.Нередко один и тот же человек ищет деньги и управляет деньгами.
  • Вице-президент по производству или менеджер по производству — Иногда трудно найти хороших менеджеров по производству со специальными отраслевыми знаниями и опытом. Вначале вы можете передать часть производства на субподряд.

Ключевой персонал

В малом бизнесе часто бывает мало сотрудников с множеством обязанностей. Поскольку некоторые люди должны носить «несколько шляп», важно четко определить обязанности и ответственность каждой из «шляп».Ниже приведен примерный план некоторых ключевых сотрудников в бизнесе. Поскольку сфера деятельности предприятий сильно различается, количество ключевого персонала и организационная структура также могут существенно различаться. Однако на большинстве предприятий будет много ключевого персонала, указанного ниже.

Ключевой персонал в бизнесе с добавленной стоимостью и их обязанности включают:

  • Операционный менеджер. Это лицо является руководителем операции и несет общую ответственность за финансовый успех бизнеса.Операционный менеджер поддерживает внешние отношения с кредиторами, лидерами сообществ и поставщиками. Часто этот человек также отвечает либо за производство, либо за маркетинг для бизнеса. Этот человек приведет в движение видение, стратегический план и цели для бизнеса.
  • Менеджер по контролю качества, безопасности, экологии. Это ключевая функция в любой отрасли, в частности, в сфере пищевых продуктов. В малом бизнесе один человек обычно отвечает за соблюдение требований OSHA, EPA, мониторинг качества воздуха и воды, качество продукции, обучение сотрудников в каждой из этих областей и заполнение всех необходимых ежемесячных, квартальных и годовых отчетов.
  • Бухгалтер, бухгалтер, контролер. Это еще одна ключевая функция. Лицо, выполняющее эту роль, несет ответственность за ежемесячные отчеты о доходах и балансовые отчеты, сбор дебиторской задолженности, расчет заработной платы и управление денежными средствами. Ключевым аспектом здесь является управление наличными деньгами.
  • Офис-менеджер. Человек в этом слоте также может выполнять функции директора отдела кадров, агента по закупкам и «гаишника» с продавцами и продавцами.Этот сотрудник, как правило, будет контролировать все, что не связано с производством, а также может выполнять некоторые маркетинговые обязанности.
  • Регистратор. Иногда называемый «лицом на передовой», регистратор обрабатывает телефонные звонки, встречает посетителей, обрабатывает почту, выставляет счета и выполняет многие другие задачи, которые требует менеджер офиса.
  • Бригадир, руководитель, руководитель. Это лицо является заместителем командира в цехе и будет контролировать производство в отсутствие владельца, генерального директора или президента.Эта должность обычно будет иметь общее представление обо всех аспектах бизнеса, а также будет заниматься работой с новыми сотрудниками, включая настройку обучения и расписания.
  • Менеджер по маркетингу. Если позволяют финансы, в штате может быть менеджер по маркетингу, который будет заниматься всеми аспектами, связанными с продвижением и продажей продукта. В малом бизнесе эту обязанность часто выполняет высшее руководство.
  • Менеджер по закупкам. Обязанности на этой должности могут исполнять как генеральный менеджер / высшее руководство, так и офис-менеджер.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    OrbitalWars Copyright © 2019. Наши партнеры GoldPride | Free-kassa

    Карта сайта