Приходного кассового ордера: » «, -1 Ms Excel, Ms Word — Audit-it.ru

Содержание

Приходный кассовый ордер. Форма КО-1 | Образец — бланк — форма

Приходный кассовый ордер по форме КО-1 – это документ первичного бухгалтерского учета, с помощью которого оформляется поступление денежных средств в кассу. Используется унифицированая форма бланка ПКО, код по ОКУД 0310001. Структура документа включает две части: сам приходный ордер и квитанцию к нему. Ордер заполняется в одном экземпляре, после чего от него отрывается квитанция и передается лицу, которое вносит деньги в кассу в качестве подтверждения факта их поступления.

Перед тем как попасть в кассу, приходный ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3. Заполнение приходного ордера может осуществляться как от руки, так и  с использованием печатных носителей. Следует отметить, что квитанцию, прежде чем ее передадут лицу, вносящему деньги, следует подписать у главного бухгалтера или уполномоченного лица, кассира и заверить печатью. Подписи должны быть расшифрованными, а печать ставится так, чтобы ее краешек заходил на сам ордер.

Порядок заполнения приходного кассового ордера в 2020 году

В документе заполняются следующие реквизиты:

  • регистрационный номер и дата составления;
  • наименование предприятия, в кассу которого вносятся деньги, наименование его структурного подразделения, код ОКПО;
  • наименование плательщика, номер корреспондирующего счета и субсчета;
  • сумма денежных средств, поступивших в кассу (числом и прописью), а также основание, на котором они были зачислены;
  • перечень дополнительных первичных документов, прилагаемых к ордеру.

Если денежные средства принимаются от сотрудника организации, то в ордере указывается его фамилия, имя, отчество, если деньги поступаю от сторонней организации, то указывается наименование этой организации и фамилия, имя, отчество сотрудника, через которого осуществляется поступление. Заполнение приходного ордера может осуществляться как от руки, так и посредством использования печатных носителей. Помарки или исправления при заполнении ордера недопустимы, поэтому если имело место допущение ошибки, документ выписывается заново.

 

нужен ли в 2021 году, действителен ли ПКО без чекового документа?

В практике наличных расчетов предприятий с покупателями часто возникает вопрос о том, является ли квитанция от приходного кассового ордера (ПКО) полноценным заменителем обычного кассового чека (КЧ).

Некоторые хозяйствующие субъекты – индивидуальные предприниматели (ИП) / юридические лица (ЮЛ) – обоснованно сомневаются в легитимности приходного ордера как универсального расчетного документа и выдают своим клиентам кассовые чеки.

Другие продавцы, наоборот, вместо КЧ предоставляют покупателям квитанции ПКО или, как вариант, расходные накладные.

Необходимо разобраться, при каких обстоятельствах оформляется приходный кассовый ордер, а в каких случаях обязательно выдается чек.

Касса и контрольно-кассовая техника: есть ли различия?

Чтобы лучше понять специфику оформления ПКО и выдачи КЧ, необходимо разграничить контрольно-кассовую технику (ККТ) и кассу.

Как показывает практика, многие заблуждения в сфере применения расчетных документов отчасти связаны с тем, что ИП и организации нередко путают эти понятия.

Касса

Кассой принято считать систему осуществления и учета любых наличных операций, проводимых ИП или организацией. Соответственно, это могут быть как приходные процедуры (поступление денег), так и расходные транзакции (выплата денег).

Иными словами, по кассе обязательно отражаются все операции, связанные с движением наличных средств.

В бухучете организаций, например, имеется особый счет «Касса» с порядковым номером 50 (по плану счетов), используемый для учета денежной наличности.

Контрольно-кассовая техника

Контрольно-кассовой техникой называют специальные электронные устройства, предназначенные для выполнения следующих задач:

  • учет наличных средств, поступающих от покупателей (плательщиков) в качестве оплаты приобретаемых товаров/услуг;
  • запись, хранение и передача фискальных данных;
  • формирование и печать фискальных документов – кассовых чеков, предоставляемых покупателям в качестве подтверждения фактов приобретения и наличной оплаты товаров/услуг.

Резюме

Очевидно, что касса охватывает всю совокупность наличных операций хозяйствующего субъекта (как поступление, так и выплату наличных денег).

Контрольно-кассовая техника используется исключительно для принятия наличности у плательщика (покупателя, клиента) и выдачи ему подтверждающего кассового чека.

Однако между этими понятиями есть четкая связь: когда денежная наличность (выручка) к концу дня передается из ККТ торговой точки в кассу хозяйствующего субъекта, данная процедура оформляется составлением приходного кассового ордера (ПКО).

Нужен ли чек к ПКО?

Очевидно, что касса имеется у любых хозяйствующих субъектов, осуществляющих операции с денежной наличностью.

Это значит, что таким ИП/организациям следует составлять приходные и расходные кассовые ордера, а также вносить соответствующие записи в кассовую книгу.

Отвечая, однако, на вопрос о том, нужно ли выбивать чек к квитанции ПКО, следует отметить, что обязанность ведения кассовой книги и составления кассовых ордеров не имеет прямого отношения к обязательному применению ККТ в наличных расчетах с покупателями.

Будет ли ПКО действителен без чека?

Например, выполняя требования законодательства, ИП применяет ККТ при получении наличности от клиентов и обязательно выдает покупателям КЧ, но не оформляет свои кассовые транзакции составлением приходных и расходных ордеров и ведением кассовой книги, пользуясь правами, предусмотренными Налоговым Кодексом РФ.

Возможна и обратная ситуация – ИП не применяет ККТ на законных основаниях (к примеру, предоставляет физическим лицам бланки строгой отчетности), но оформляет транзакции с наличностью составлением приходных и расходных ордеров и внесением соответствующих записей в кассовую книгу, руководствуясь соображениями необходимого контроля.

Заменяют ли документы друг друга?

Кассовый чек (КЧ) представляет собой расчетный документ, формируемый посредством ККТ.

Для покупателя КЧ является документальным доказательством приобретения и оплаты товара, а для продавца – удостоверением принятия наличности от клиента и подтверждением формирования реализационной выручки.

ПКО является бухгалтерским документом первичного характера, посредством которого оформляется поступление (принятие) наличных денег в кассу хозяйствующего субъекта.

По сути, составлением ПКО учитывается движение денежной наличности внутри организации. Получается, что приходный ордер не является заменителем чека, так как с его помощью оформляется факт поступления наличности из разных источников, но не факт получения от клиента денег, учитываемых через ККТ.

Полезное видео

Для чего нужны приходные и расходные кассовые ордера и могут ли эти документы заменить кассовый чек, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Приходный кассовый ордер и чек используются в системе наличных операций хозяйствующего субъекта. Однако они не являются взаимозаменяемыми расчетными документами, так как сферы их применения на практике существенно различаются.

Чек, выданный продавцом, является основным документом, удостоверяющим факт оплаты клиентом купленного товара. Его замену квитанцией ПКО нельзя считать правомерной при наличных расчетах с покупателями.

Как финансовый документ, ПКО имеет конкретное назначение – оформление факта принятия денежной наличности в кассу хозяйствующего субъекта. Иными словами, посредством ПКО оформляются кассовые транзакции исключительно внутри предприятия.

Приходный кассовый ордер КО-1 (бланк и образец). Как правильно заполнять ПКО

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Приходный кассовый ордер (ПКО) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. ПКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии (как правило, кассиром) и подписывается главным бухгалтером. Ордер состоит из двух частей: самого ПКО и квитанции к нему.

Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Прием денег по приходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.
Унифицированная форма № КО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить форму КО-1

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и составляется на основании документа, подтверждающего факт оплаты (товарный или кассовый чек, авансовый отчёт, Z-отчет по ККМ).

ПКО регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов до передачи в кассу; нумерация ведётся с начала года.

После внесения наличных денег в кассу кассир подписывает приходный ордер и квитанцию, также на квитанцию ставится печать или штамп кассира. Далее квитанция выдаётся лицу, внёсшему денежные средства. После завершения кассовой операции кассир ставит на ПКО специальный штамп «Получено» с датой и личной подписью.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Приходный кассовый ордер в 1С

назад к базе знаний

Согласно бухгалтерскому учету, для отражения прихода наличных денежных средств в кассу, создается документ «Приходный кассовый ордер». Как правило, для подтверждения внесения денег, контрагенту выдается квитанция приходного кассового ордера с печатью и подписью кассира организации, чек, а сам приходник подшивается в кассовую книгу.

В 1С возможность создания приходного кассового ордера реализована во вкладке Банк-Касса. Находим ссылку Приходный кассовый ордер, нажимаем кнопку «Создать».

Указываем дату прихода денежных средств. Вид операций предоставляет нам возможность выбрать из нескольких.

Если у вас возврат от покупателя, то мы указываем соответствующую операцию. Далее указываем обязательно контрагента и договор. Именно на этот договор будет разнесена оплата.

Если у вас возврат денежных средств, вы можете выбрать вид операции: возврат от денежных средств работником, возврат денежных средств поставщиком, возврат денежных средств подотчетником.

Если вы хотите обналичить денежные средства с банковского счета и внести их в кассу, вы можете оформить приходник с видом операции «Получение наличных денежных средств в банке».

При поступлении наличных денежных средств по кредитам и займам, вы можете оформить приходный кассовый ордер «Расчета по кредитам и займам с контрагентами».

Во всех остальных случаях можно оформить приходник с видом операции «Прочий приход денежных средств».

Отдельно хотелось бы рассказать о нумерации документов. 1С запрограммирована сквозная нумерация, которая обновляется 1 раз в год. Если при создании документа, пользователь сам устанавливает номер приходника, в этом случае нумерация сбивается и при создании нового документа, 1с не сможет присвоить номер. Для решения данной проблемы:

  • 1.Не рекомендуем вмешиваться в процесс создания сквозного номера программой
  • 2.Если такая ситуация произошла, вам необходимо найти документ, в котором была присвоена нумерация вручную и восстановить последовательные номера документов
  • 3.Если документов много, можно воспользоваться услугой нашего сервиса – восстановление нумерации.

Мы надеемся, что данная статья окажется полезной для Вас!

Желаем удачи!

Автор: бухгалтер-консультант компании «ITSheff» Смирнова Е.А.


назад к базе знаний

образец заполнения — «Моё дело».

Оглавление Скрыть
  • Как заполнить приходный и расходный кассовые ордера?

Для учета документов и кассовых операций на предприятии используют приходные и расходные кассовые ордера.

  • ПКО (форма № КО-1, код формы по ОКУД 0402008) — документ, используемый для оформления поступления в кассу предприятия наличных денежных средств.
  • РКО (форма № КО-2, код формы по ОКУД 0310002) — документ, с помощью которого оформляют все перемещения денежных средств из кассы (выдача заработной платы, денег под отчет сотрудникам, сдача наличности в банк, выплаты поставщикам или учредителям и т. д.).
Скачать бланк РКО Скачать бланк ПКО

Указывая цели расхода, обычно используют следующие корреспондирующие счета:

  • 51-й — расчетный счет организации;
  • 60-й — расчеты с поставщиками, подрядчиками;
  • 70-й — оплата труда персонала;
  • 71-й — расчеты с подотчетными лицами.

Сервис «Моё дело» позволяет за пару кликов и без ошибок составлять расходные и приходные кассовые ордера.

Как заполнить приходный и расходный кассовые ордера?

В бланках приходно-кассовых ордеров, при заполнении вручную, разборчиво указывают следующее:

  • реквизиты предприятия, филиала, коды по ОКПО;
  • регистрационный номер, дата заполнения приходного или расходного кассового ордера;
  • номера корреспондирующего счета и субсчета;
  • сумма наличности, поступившая в кассу или изъятая из нее, в том числе НДС;
  • ФИО работника организации, который передал денежную наличность;
  • основание для выдачи кассового ордера;
  • номер и дата заполнения документов, которые прилагаются к ордеру.

Аналогичные сведения необходимо указать также в квитанциях к ПКО и к бланкам РКО. Исправления в документах не допускаются.

На квитанции к расходному или приходному кассовому ордеру предприниматель или кассир ставит свою подпись, печать (чтобы захватывала часть кассового ордера) и указывает дату приема наличных. «Приходники» (ПКО) и «расходники» (РКО) необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Как видим, заполнение ордеров отнимает немало времени. В сервисе «Моё дело» вы можете не только ознакомиться с образцами заполнения приходных и расходных кассовых ордеров, но и оптимизировать этот процесс. Сервис позволяет автоматически создать и оформить любые документы (см., например, образец заполнения РКО). Все, что вам нужно — просто скачать бланк расходного ордера или бланк приходно-кассового ордера, сохранить и распечатать готовые документы!

Получить бесплатный доступ

При возникновении сложностей вы можете бесплатно задать вопрос в консалтинговую службу сервиса.

Приходный кассовый ордер КО-1 2020 года: бесплатный шаблон и бланк

Что такое приходный кассовый ордер (ПКО) и для чего он нужен?

Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ кассовой дисциплины, который оформляется при каждом поступлении в кассу наличных денежных средств. Индивидуальные предприниматели с 1 июня 2014 года оформлять ордер, как и кассовую книгу и РКО, не обязаны.

Ордер оформляется в случае:

  • поступления в кассу денег от заказчика, покупателя;
  • поступления розничной выручки;
  • возврата наличности от подотчетных лиц;
  • внесения средств учредителей в уставной капитал;
  • внесения наличных денег для выдачи заработной платы и т. д.

Какие требования предъявляются к приходному кассовому ордеру?

Документ оформляется в одном экземпляре по форме КО-1 (код по ОКУД: 0310001). Его составляет работник бухгалтерии. На бланке проставляются подписи кассира и главного бухгалтера. Ордер остается в кассе, а квитанция к нему заверяется печатью кассира и передается лицу, сдавшему наличность.

Как заполнить форму ПКО?

При оформлении документа по форме КО-1 заполняются следующие поля:

  • Организация – правовая форма и название предприятия.
  • Код ОКПО по уведомлению из Росстата.
  • Наименование структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
  • Номер – порядковый номер ордера.
  • Дата составления – дата, когда в кассу были внесены наличные средства.
  • Дебет – номер бухгалтерского счета, по дебету которого оформляется приход денег.
  • Код структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
  • Корреспондирующий счет, субсчет – номер счета источника поступления наличности в кассу.
  • Код аналитического учета (при наличии).
  • Сумма – сумма переданных в кассу наличных денежных средств (цифрами).
  • Код целевого назначения (при наличии).
  • Принято от – ФИО частного лица или название организации, передавших денежные средства в кассу.
  • Основание – причина поступления наличных денег.
  • Сумма – сумма поступивших в кассу денег прописью.
  • В том числе – сумма и ставка НДС (цифрами) или надпись «Без НДС»/прочерк.
  • Приложение – реквизиты прилагаемой первичной документации (при наличии).

Все незаполненные графы должны содержать прочерк. В квитанции дублируются все внесенные в ордер сведения.

 

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Нормативно-правовая база

  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
  • Указание ЦБР от 11 марта 2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Образец приходного кассового ордера 2020 года: скачать онлайн бесплатный шаблон

 

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета

Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН

Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу

Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета

Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета

Выгоды

Подготовка счета за 20 секунд

Отсутствие ошибок в счетах

Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес

Увеличение скорости оплаты счетов

Автоматизация
отправки счета

Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет

Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет

Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании

Отправка счета на e-mail покупателя

Выгоды

Отправка счета в 2 клика

Красивые и профессиональные счета

Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона

Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

 

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

НАПИШИТЕ ЭКСПЕРТУ

Загрузка…

Создать кассовый ордер | СБИС Помощь

Создать кассовый ордер

Чтобы отразить движение денег в кассе, оформите приходный (ПКО) или расходный кассовый ордер (РКО).

Создание ордера доступно, если кассовая книга за этот день не закрыта от изменений.

Посмотреть проводки

Внесение наличности в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма КО-1).

  1. В разделе «Учет/Деньги/Касса» на вкладке «Платежи» нажмите «Приход».
  2. Выберите операцию, например «Оплата от покупателя».
  3. Выберите кассу организации.
  • В поле «От кого» укажите контрагента, от которого поступили денежные средства.
  • Свяжите оплату с документом-основанием: счетом на оплату или реализацией.

    Нажмите « По документам» и выберите одно или несколько оснований. СБИС укажет сумму платежа.

  • Если документ связан с реализацией, то сумма оплаты отразится в проводках как расчет с покупателем. Если со счетом или не связан — сумма отразится как аванс.

  • Дополнительно вы можете:
    • указать назначение платежа, вид дохода;
    • загрузить копии документов — нажмите « Прикрепить» и добавьте файлы;
    • посмотреть аналогичные платежи от этого контрагента или с тем же видом дохода — нажмите .
  • Введите сумму, если кассовый ордер не связан с документом-основанием.
  • Подпишите кассовый ордер электронной подписью, если она зарегистрирована в кабинете компании, или вручную на бумаге. Для этого распечатайте кассовый ордер и подпишите у бухгалтера или руководителя. Квитанцию отдайте лицу, от которого поступили денежные средства.
  • Если настроен бизнес-процесс, передайте кассовый ордер на следующий этап документооборота.

  • Кликните «Провести» — СБИС сформирует бухгалтерские проводки.
  • Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (форма КО-2).

    1. В разделе «Учет/Деньги/Касса» на вкладке «Платежи» нажмите «Расход».
    2. Выберите операцию, например «Оплата поставщику».
    3. Выберите кассу организации.
  • В поле «Кому» укажите получателя денежных средств и договор, если ведется учет по договорам.
  • Свяжите оплату с документом-основанием: счетом, поступлением или ведомостью. Это позволит правильно рассчитать налог УСН, сформировать проводки, отразить остатки на взаиморасчетных счетах.

    Нажмите « По документам» и выберите одно или несколько оснований. СБИС укажет сумму платежа.

    Если документ связан с поступлением, то сумма оплаты отразится в проводках как погашение задолженности поставщику. Если со счетом или не связан — сумма отразится как аванс.

  • Дополнительно вы можете:
    • указать назначение платежа, статью расхода;
    • загрузить копии документов — нажмите « Прикрепить» и добавьте файлы;
    • посмотреть аналогичные платежи этому контрагенту или с той же статьей расхода — нажмите .
  • Введите сумму, если кассовый ордер не связан с документом-основанием.
  • Подпишите кассовый ордер электронной подписью, если она зарегистрирована в кабинете компании, или вручную на бумаге. Для этого распечатайте кассовый ордер и подпишите у бухгалтера, руководителя и лица, которому выданы денежные средства.
  • Если настроен бизнес-процесс, передайте кассовый ордер на следующий этап документооборота.

  • Кликните «Провести» — СБИС сформирует бухгалтерские проводки.
  • Обратите внимание: создание ордера доступно, если кассовая книга за тот день не закрыта от изменений.

    По дебету счета 50 «Касса» отражаются поступления денежных средств в кассу организации, по кредиту — выдача наличных.

    В СБИС проводки по счету 50 можно посмотреть в расчетах по кассовым документам. Система покажет движение средств по счетам, а в аналитике укажет кассу.

    Для просмотра проводок перейдите в раздел «Учет/Деньги/Касса» на вкладку «Платежи».

    1. Наведите курсор на документ либо откройте его.
    2. Нажмите и ознакомьтесь с проводками.

    Кассовые документы должны заверить главный бухгалтер и кассир, а при их отсутствии — руководитель. Тем самым они подтверждают проведение кассовой операции. Подписать документы можно на бумаге или с помощью электронной подписи (ЭП).

    Если подписываете документы вручную, распечатайте их.

    1. В приходном или расходном кассовом ордере нажмите — сформируется печатная форма документа.
    2. Кликните «Распечатать».

    Если вы внесли изменения в кассовый ордер на вкладке «Документы», обновите данные кнопкой .

    Чтобы распечатать сразу несколько ордеров, например за год, используйте панель массовых операций в разделе «Учет/Деньги/Касса».

  • Подпишите документ. Чтобы фамилии кассира, главного бухгалтера или руководителя печатались в кассовом документе, добавьте их в карточку организации. Если в разных сменах работают разные кассиры, настройте кассовые ордера. СБИС будет печатать в документе ФИО кассира из смены.
  • Вы можете загрузить скан подписанного документа в СБИС. Для этого в карточке ордера на вкладке «Документы» нажмите « Прикрепить».

    Лицензия

    Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».

    Что такое заказ на получение наличных — определение O2C и его преимуществ

    Order to Cash, обычно сокращенно O2C, предоставляет пользователям процесс выполнения заказа на всем пути от получения первоначального заказа до оплаты.

    Полностью разработанный, O2C позволяет организации автоматически выполнять следующие шаги в процессе заказа:

    • Подключение клиентов / создание заказа на продажу
    • Деблокирование заказа на продажу и резервирование запасов
    • Упаковка и отпуск товаров
    • Доставка
    • Выставление счетов
    • Квитанция об оплате

    Более надежные системы 02C также будут запускать вспомогательные процессы создания добавленной стоимости за пределами потока O2C, включая сбор за просроченные платежи и последующие маркетинговые усилия.

    Порядок получения наличных имеет решающее значение для организаций во все более цифровой экономике, потому что чем эффективнее и точнее процессы, тем лучше финансовые показатели компании. Более эффективное управление выставлением счетов и сбором улучшает денежный поток, а улучшенное размещение и выполнение заказов помогает улучшить отношения с клиентами. Точно так же сбои в выставлении счетов или сборах негативно влияют на денежный поток компании. Плохая производительность при выполнении заказа — либо из-за задержек, либо из-за невыполнения заказа, ненадлежащего отказа в кредите или других сбоев, связанных с O2C, которые приводят к плохому клиентскому опыту, могут способствовать недовольству клиентов, вплоть до того, что клиенты уезжают навсегда.Невыполненный заказ или другое неудовлетворительное обслуживание клиентов также может иметь многократный эффект негативной молвы, если недовольный клиент поделится своим негативным опытом в социальных сетях.

    Данные, собранные на протяжении всего процесса O2C, в том числе сведения о клиенте, своевременность оплаты заказанного продукта и т. Д., Служат ключевыми триггерами для дальнейших маркетинговых усилий и, в некоторых отраслях, для принятия решения о предоставлении кредита (например, кредитной карты розничного продавца). ), а также размер кредита.

    Отслеживать весь процесс от начала до конца сложно. Если данные о клиентах не собираются правильно в начале процесса, ошибка может быть перенесена на выполнение заказов и выставление счетов до тех пор, пока неверные данные не будут удалены. Хотя имя клиента записывается как «Дайан», а не «Дайанна», возможно, его никогда не заметят и / или оно может лишь слегка раздражать клиента, рассмотрите возможность наличия и «Дайан Смит», и «Дайан Смит» с достаточным количеством других похожих атрибуты для смешивания заказов, счетов, сборов и т. д.Точно так же адрес, неправильно прочитанный как «159 th Street», а не «169 th Street», может означать, что доставка бумерангом возвращается или никогда не получена, что в конечном итоге приводит к потере клиента и пожизненной стоимости его бизнеса.

    Хотя такой убыток может быть незначительным для одного покупателя, умножьте этот убыток в тысячу раз или больше, и это влияние может оказать значительное финансовое воздействие сейчас и в будущем.

    Хотя точное подключение клиентов имеет решающее значение, это все же лишь первый шаг в процессе O2C.Даже если данные о клиентах собираются точно в начале процесса, если есть проблемы на любом другом этапе процесса — ввод заказа, выставление счетов или что-то еще, отсутствие чистой передачи на следующий этап — весь процесс будет прерываться . Это может помешать компаниям получить выгоду от повышения эффективности и снижения эксплуатационных расходов, а также вызвать неожиданные задержки в оформлении заказов, выставлении счетов, выполнении и т. Д., Практически не имея представления о том, где и почему произошла ошибка.

    Порядок достижения успеха с автоматизацией

    Эксперты сходятся во мнении, что чистая интегрированная автоматизация критически важна для эффективного процесса O2C, который дает огромные преимущества для бизнеса. В любое время автоматизация может передавать детали и автоматически запускать следующий шаг в процессе, она устраняет ошибки и задержки, связанные с вмешательством человека. Автоматизация также освобождает персонал от рутинных задач по вводу данных, позволяя выполнять дополнительную работу с добавленной стоимостью.

    Ведущие компании быстро внедряют автоматизацию в процесс, потому что видят преимущества, в том числе:

    • Сокращение количества дней невыплаты, необходимое для улучшения денежного потока компании
    • Сокращение времени цикла выполнения заказа
    • Большая видимость исключений для более быстрого вмешательства и разрешения, что приводит к меньшему количеству и менее эффективному порядку перебоев в выплате наличных

    Есть и другие важные, но не поддающиеся количественной оценке преимущества, в том числе:

    • Ускоренная конвертация дебиторской задолженности
    • Срочные сборы
    • Повышенная точность выставления счетов, сборов и отчетов о движении денежных средств
    • Сокращенные исключения
    • Улучшенная возможность разрешения споров с клиентами благодаря лучшей прозрачности всего процесса O2C

    Хотя настоящий процесс сквозной автоматизации может показаться простым в теории, на практике он может потерпеть неудачу, потому что некоторые элементы, такие как адаптация клиентов или коллекции, не были полностью оцифрованы, поэтому они не могут обрабатывать масштаб разные форматы или разные методы передачи и / или интеграция с серверными системами еще не завершена.

    Некоторые организации пытаются решить проблему разных форматов или разных методов передачи, используя множество рабочих процессов и процессов, но каждый будет иметь свои отличия и может плохо согласовываться с другими, поэтому такой подход может помешать достижению эффективности и других преимущества заказа на наличные.

    Хотя автоматизация — это инструмент передового опыта O2C, это не серебряная пуля. Автоматизация некачественных процессов только позволяет организации быстрее выполнять неэффективные методы.Однако решение об автоматизации дает хороший стимул для обеспечения правильного проектирования самих процессов, а затем для их корректировки по мере необходимости, чтобы организация получала ожидаемые выгоды от автоматизации O2C.

    Предостережение — начните с надежных, хорошо продуманных процессов и автоматизации O2C с необходимыми потоками процессов и преобразованиями форматов данных для ускорения обработки и минимизации ошибок при одновременном снижении необходимости вмешательства ИТ-специалистов.

    Чтобы правильно отобразить потоки процессов, компании должны внимательно изучить текущие рабочие процессы в каждом отделе (дебиторская задолженность и т. Д.), а также рабочих процессов между отделами, ища неэффективности в установленных процедурах, а также чистый, логичный переход от одного шага к другому.

    После подключения клиента система O2C должна завершить управление заказами с должным образом организованными заказами и уведомлением необходимых заинтересованных сторон в цепочке поставок для своевременного и точного выполнения заказа. Там, где это уместно, система управления заказами должна также инициировать любое необходимое одобрение кредита, автоматизировать утверждения, когда клиент соответствует установленным кредитным параметрам компании, выдавать автоматические отказы, где это необходимо, и отмечать эти области в середине для дальнейшего рассмотрения.

    После того, как компания разработает рабочие процессы, перевод форматов данных и автоматизирует процесс O2C, важно отслеживать производительность системы, чтобы увидеть, где она соответствует ожиданиям, а где можно внести улучшения для повышения эффективности. Эффект небольшой неэффективности в одной области может стать более значительным после процесса O2C.

    Среди ключевых KPI для мониторинга: количество дней невыполненных заказов, сборы, время цикла O2C и исключения. Достаточно сказать, что для поддержки усилий по постоянному совершенствованию убедитесь, что в системах O2C есть критический компонент — возможность легко извлекать данные для сравнительного анализа и отчетности.

    Для облегчения автоматизации O2C многие организации полагаются на Docstar ECM, который легко интегрируется с существующими ERP-решениями и / или системами бухгалтерского учета, обеспечивая быструю окупаемость инвестиций.

    При совместном использовании ERP / бухгалтерская система и Docstar оптимизируют повседневную передачу критически важных функций для преобразования операций AP путем извлечения данных из печатных / печатных документов, устранения дублирования ввода данных и упрощения извлечения данных, просматривать счета и автоматически продвигать их по рабочему процессу AP — это все жизненно важные требования для ведущей в отрасли системы O2C.

    Какая разница? Аудит входящих платежей

    Сегодняшний пост в блоге представляет три интересных показателя из области входящих платежей в процессах от заказа до оплаты.

    1. Оцифровка аудита процессов SAP от заказа до оплаты
    2. Как проводить аудит основных данных в процессах от заказа до оплаты
    3. Аудит процессов от заказа до оплаты: заказы на продажу и поставки
    4. Что не так с эти счета-фактуры?
    5. Какая разница? Аудит входящих платежей
    6.О том, как найти экзотические процессы
    7. Структура данных SAP в системе заказов до наличных: кого это волнует?
    8. Что делать: Аудит реальных SoD с целью получения наличных.
    9. Это конец оцифровки!

    Прежде чем вы продолжите чтение деталей индикаторов, я бы порекомендовал вам сначала прочитать концепцию индикаторов из части 2 этой серии.

    Три ТОП-индикатора входящих платежей

    Как уже упоминалось, каждый индикатор связан с одним процессом, одной областью процесса, одной целью аудита и одним риском соответственно. Далее будут представлены три показателя из области входящих платежей в процессах от заказа к оплате.

    В общей сложности я разработал и внедрил 40 индикаторов для процесса оплаты заказа. Вы можете скачать подробную информацию обо всех индикаторах от заказа до наличных здесь.

    Признаки дубликата оплаченных кредитовых нот

    Этот индикатор предназначен для выявления возможностей экономии.

    Существует риск того, что дублирующиеся кредитовые ноты были оплачены или погашены.

    Документ отмечен, потому что он содержит позицию кредитового авизо, которая была оплачена или выровнена, и есть другие оплаченные или выровненные позиции кредитной ноты (в отношении того же клиента) с той же суммой, которая также была оплачена или выровнена.

    Просроченная оплата покупателем

    Этот индикатор предназначен для выявления возможностей экономии.

    Существует риск того, что клиенты просрочат оплату и высокая дебиторская задолженность приведет к нехватке ликвидности или потере процентов.

    Документ отмечен, поскольку заказчик оплатил более чем в 1,5 раза больше среднего срока платежа в днях. В этом случае срок для чистого платежа не был поддержан в позиции (таблица BSEG, поле данных ZBD3T = 0).

    Обратные входящие платежи

    Этот индикатор направлен на определение соответствия и правильности.

    Есть риск, что входящий платеж был правильно распределен.

    Документ отмечен из-за сторнирования входящего платежа.

    Как управлять денежным потоком в малом бизнесе

    Когда дело доходит до финансового менеджмента любого бизнеса, часто говорят, что Cash Is King !
    Независимо от того, растет ли ваш бизнес или испытывает трудности, эффективное управление денежным потоком абсолютно необходимо, и для многих это ключ к выживанию бизнеса. Вы, наверное, слышали статистику, согласно которой более 60% справедливых предприятий все еще прибыльны, но у них просто закончились деньги.

    Если вы использовали много оборотных средств, вы можете столкнуться с нехваткой денежных средств, из-за которой вы не сможете платить поставщикам, покупать материалы и даже платить зарплату. Временная задержка между временем, когда вы должны заплатить своим поставщикам, и временем, когда вы получаете деньги от своих клиентов, является проблемой, и решением является управление денежным потоком.

    Вот почему так важно поддерживать уровень оборотного капитала, который позволит вам пережить кризисные времена и продолжить вести бизнес.Проще говоря, управление денежным потоком означает максимально возможную отсрочку выплаты денежных средств, побуждая ваших клиентов оплачивать их как можно быстрее.

    Прежде чем мы углубимся в стратегии улучшения и управления денежными потоками в вашем бизнесе, давайте сначала рассмотрим основы управления денежными потоками.

    Важные основы движения денежных средств

    Итак, что такое денежный поток? По сути, это движение средств в ваш бизнес и из него. Как правило, компании отслеживают денежный поток еженедельно, ежемесячно или ежеквартально.По сути, есть два типа денежных потоков:

    Положительный денежный поток: Это происходит, когда денежные средства, поступающие в ваш бизнес от продаж, дебиторской задолженности и т. Д., Превышают сумму денежных средств, уходящих из вашего бизнеса в виде кредиторской задолженности, ежемесячных расходов, заработной платы сотрудников и т. Д.

    Отрицательный денежный поток: Это происходит, когда ваш отток наличности превышает ваш поступающий. Обычно это означает проблемы для бизнеса, но есть шаги, которые вы можете предпринять, чтобы решить проблему с отрицательным денежным потоком и попасть в положительную зону.Сокращение коммерческих расходов — одно из быстрых решений, мы подробно обсудим другие стратегии в ближайшее время.

    Эти критические числа говорят вам, сколько поступает и сколько выходит из вашего бизнеса. Зарабатываете больше, чем тратите? Все хорошо. Денежный поток регулярно выходит в отрицательную зону? Не так хорошо, как хотелось бы.

    Прибыль не равна хорошему денежному потоку

    Вы не можете просто посмотреть свой отчет о прибылях и убытках (P&L) и получить представление о своем денежном потоке.Многие другие финансовые показатели влияют на ваш денежный поток, включая дебиторскую, товарно-материальную и кредиторскую задолженность, капитальные затраты и налогообложение.

    Эффективное управление денежными потоками требует особого внимания к каждому из этих факторов движения денежных средств в дополнение к вашей прибыли или убытку. Правила бухгалтерского учета определяют Прибыль просто как выручку за вычетом расходов. Однако умный владелец бизнеса понимает, что получили ли вы прибыль — это не то же самое, что знать, что случилось с вашими деньгами.

    Определите точку безубыточности

    Вы должны знать, когда ваш бизнес станет прибыльным, не потому, что это повлияет на ваш денежный поток — потому что это не так — а потому, что это дает вам раннюю цель, к которой нужно стремиться, и готовую цель для прогнозирования будущего денежного потока. Отрицательный денежный поток и отрицательная прибыль создают мрачную комбинацию. Сосредоточьте свои усилия на управлении своим денежным потоком, стремясь достичь того момента, когда вы получите первую прибыль.

    Итак, собираем данные о наших доходах и расходах и начинаем анализ безубыточности.

    Вы не можете контролировать то, что не измеряете
    Первым шагом является определение размера оборотного капитала, необходимого для ведения бизнеса. Вам нужно ответить на такие вопросы, как:

    • Сколько запасов мне нужно держать?
    • Сколько счетов-фактур просрочено?
    • Сколько денег потрачено на незавершенное производство?
    • Сколько времени проходит от оплаты нашим поставщикам материалов до получения денежных средств от клиентов?

    Ваш бухгалтер, бухгалтер, бухгалтерское программное обеспечение и даже электронные таблицы могут помочь вам предвидеть приток и отток денег в течение определенного периода времени. Важно начать измерение ключевых показателей прямо сейчас.

    Также прочтите — 6 важных показателей, которые должен отслеживать каждый владелец бизнеса.

    Как решить проблему с денежным потоком в вашем бизнесе — 5 советов

    Теперь, когда у вас есть четкое представление об основах движения денежных средств, давайте посмотрим, как вы находите решения проблем с движением денежных средств:

    1) Краткосрочное финансирование
    Краткосрочное финансирование, такое как кредитная линия, может быть использовано для совершения срочных покупок или для преодоления разрыва между кредиторской и дебиторской задолженностью.Многие банки выпускают бизнес-кредитные карты, которые вы можете использовать для расчетов с поставщиками.

    2) Долгосрочное финансирование
    Приобретение крупных активов, таких как оборудование и недвижимость, обычно следует финансировать за счет долгосрочных займов, а не за счет вашего оборотного капитала. Это позволяет распределять выплаты на средний срок службы активов. Вы будете платить проценты, но сохраните свой оборотный капитал для деловых операций.

    См. 10 вариантов финансирования для стартапов и малого бизнеса.

    3) Ускорение взыскания дебиторской задолженности
    Счет рано, взыскание быстро. Чтобы предотвратить просрочку платежей, выставляйте счета как можно раньше и делайте эти счета как можно более четкими и подробными. Также, возможно, стоит изменить другие методы выставления счетов, такие как периодичность выставления счетов. Вместо того, чтобы ждать до конца месяца, выставьте счет, как только товары или услуги будут доставлены.

    Для крупных заказов вы можете рассмотреть возможность прогрессивного выставления счетов при производстве товаров или предоставлении услуг.Например, вы можете запросить депозит вместе с заказом, а затем процент от оплаты на различных согласованных этапах.

    Легко потерять счет, а затем пренебречь просроченным счетом. Опыт показывает, что чем дольше вы не общаетесь с клиентом, тем меньше вероятность взыскания причитающейся суммы. Вы даже можете рассмотреть возможность предложения скидок клиентам, которые быстро оплачивают свои счета.

    Кроме того, сделайте так, чтобы ваши клиенты могли платить вам как можно проще.Например, вы можете добавить ссылку для оплаты в свой счет, чтобы ваши клиенты могли платить с помощью кредитной карты. Узнайте, как это сделать с помощью ProfitBooks.

    4) Ликвидация денежных средств, связанных с активами.

    У вас есть оборудование, которым вы больше не пользуетесь, или инвентарь, который устаревает? Подумайте о продаже этого, чтобы быстро заработать. Простаивающее, устаревшее и неработающее оборудование занимает место и связывает капитал, который можно было бы использовать более продуктивно. Оборудование, которое находилось в собственности в течение более длительного периода, обычно будет иметь балансовую стоимость, равную его ликвидационной стоимости или меньше, поэтому продажа может привести к налогооблагаемой прибыли. Эта прибыль должна быть указана в вашей налоговой декларации. Однако, если вам придется продать ниже балансовой стоимости, вы понесете налоговый убыток, который можно использовать для компенсации другой прибыли компании.

    Избыточные запасы могут быстро устареть и стать бесполезными по мере изменения требований клиентов и появления новых материалов. Рассмотрите возможность продажи любых запасов, которые вряд ли будут использоваться в течение следующих 12 месяцев, если только затраты на их содержание не будут минимальными, а выручка от продажи будет незначительной.

    5) Отсрочка платежа

    Это может показаться очевидным, но им часто пренебрегают. Если у вас нет веского стимула платить раньше, выясните, насколько поздно вы можете заплатить своим поставщикам, не рискуя пени за просрочку платежа и не навредив вашим отношениям. Таким образом, денежные средства остаются на вашем счете и вне счета вашего продавца до тех пор, пока они не появятся в полной мере.

    Лучшие практики для управления здоровым денежным потоком:

    Мы видели, как вы можете быстро решить проблемы с денежным потоком, используя упомянутые выше советы.Однако важно постоянно поддерживать здоровый денежный поток в вашем бизнесе или стартапе. Давайте посмотрим, как вы можете это сделать:

    1) Определите бизнес-риски и подготовьтесь заранее.
    Ведение бизнеса связано с множеством рисков, и в какой-то момент в будущем следует ожидать серьезных проблем. Вам необходимо рассмотреть ряд сценариев, таких как «Что, если вдруг поступит такой большой заказ?»; «Что делать, если большой заказ будет отменен?» или «Что, если этот важный клиент пропадет, но все еще должен мне деньги?» Такой анализ рисков может стать частью вашего процесса составления бюджета движения денежных средств.

    Попробуйте этот простой метод. Если вы используете электронную таблицу для ввода денежных потоков, просто отразите гипотетическую ситуацию, добавив или удалив притоки. Последствия в следующие недели и месяцы должны быть видны сразу, чтобы вы могли подумать, что бы вы сделали, если бы событие произошло. Вот шаблон Excel для управления денежным потоком на случай, если он вам понадобится.

    Неплатящий клиент — лишь одна из возможных угроз. Есть еще много таких аспектов, которые вы должны учитывать при прогнозировании денежных потоков.

    Это руководство может помочь вам начать работу — Как защитить свой бизнес в будущем.

    2) Создайте отдельный банковский счет для своего бизнеса
    Распространенной ошибкой, связанной с ведением бизнеса, особенно среди стартапов, является смешивание корпоративных и личных банковских счетов и кредитных карт. Поскольку первоначальное финансирование часто поступает из личных сбережений владельца, легко понять, как это может произойти.

    Настоятельно рекомендуется иметь отдельный банковский счет для вашего бизнеса.Вы можете попросить свой банк выпустить кредитную карту, совершать с ее помощью покупки для бизнеса и производить оплату с использованием учетной записи вашей компании. Большинство кредитных карт предоставляют управленческие отчеты, в которых подробно описываются типы покупок, совершенных за месяц и за последний год. Этот тип информации затем можно использовать в вашем бюджете движения денежных средств на следующий год.

    Наша бухгалтерская программа ProfitBooks позволяет импортировать банковские выписки для сверки. Это экономит много времени и исключает человеческие ошибки.

    Зарегистрируйтесь бесплатно и посмотрите, как это работает.

    3) Эффективно отслеживайте свои запасы
    Проанализируйте движение запасов, чтобы определить, какие товары продаются, а какие являются бесполезными и поглощают ваш оборотный капитал. Постарайтесь поддерживать запасы на низком уровне, чтобы ваш оборотный капитал не использовался непродуктивно и нерентабельно.

    Вот руководство по эффективным методам управления запасами.

    4) Всегда сохраняйте резервные деньги
    Как только вы определите точку безубыточности, как обсуждалось ранее, вы должны убедиться, что у вашего бизнеса достаточно денег для финансирования ваших потребностей в оборотном капитале. Рекомендуется хранить расходы на три месяца в банке на черный день. Это может быть в прошлом, но если это так, убедитесь, что у вас есть какой-то буфер, будь то личные средства, овердрафт или возобновляемая кредитная линия.

    5) Внедрите лучшую систему для управления денежным потоком
    Многие бизнесмены откладывают выставление счетов клиентам. Некоторые не выставляют счет сразу же после доставки продукта или услуги или делают это только в конце месяца.Многие даже не знают, сколько они должны им своих клиентов или сколько они должны поставщикам.

    Если вы один из них, пора приступить к внедрению эффективного процесса управления денежным потоком. Вы можете использовать простую электронную таблицу или бухгалтерскую программу. Но важно иметь некую систему.

    6) Индивидуальные затраты, контроль оттока денежных средств
    Лучший способ контролировать денежный поток — это контролировать свои расходы. Когда мы начинаем получать прибыль, мы часто склонны игнорировать возможности сокращения затрат.Неуправляемый отток может стать тихим убийцей бизнеса.

    Вот 30 идей, как сэкономить деньги и пережить кризис денежных потоков.

    7) Поддерживайте рост денежных средств
    Храните остатки денежных средств на счетах, приносящих проценты, которые доступны в большинстве банков. В некоторых случаях вы можете столкнуться с требованием минимального баланса. Однако, поскольку процентные ставки на этих счетах часто ниже, чем процентные ставки по сберегательным счетам, депозитным сертификатам (CD) или счетам денежного рынка, подумайте о том, чтобы хранить большую часть своих средств на счетах с более высокой оплатой, а затем переводить средства для покрытия минимального баланса. требование к вашему процентному текущему счету (плюс общая сумма платежей, причитающихся за эту неделю или месяц).

    Избегайте долгосрочных депозитных сертификатов, которые блокируют вас на определенный период времени, поскольку их досрочное погашение может стоить вам процентов. Либо инвестируйте в сертификаты без штрафных санкций, либо в ту часть средств, которая вам вряд ли понадобится в течение срока службы компакт-диска.

    8) Не сосредотачивайтесь на прибыли, сосредоточьтесь на движении денежных средств
    Агнес Черхати из AC Powercoaching оценивает, что 90% малых и средних предприятий, с которыми она работает, не имеют плана движения денежных средств с первого дня, несмотря на прогнозы рентабельности на годы вперед .Она говорит, что это частая причина ранних неудач в бизнесе.

    «Если ваш денежный поток в порядке, ваша прибыль будет в порядке», — говорит она. «Многие предприятия не успевают за шесть месяцев. В конечном итоге они могли бы стать прибыльным бизнесом, но для выживания им нужен хороший денежный поток ».

    Она также поощряет молодые компании работать с надежными, быстро платящими клиентами на начальном этапе, даже если это означает меньших клиентов и меньшую прибыль.

    Последние мысли

    Владельцы малого бизнеса обычно рано усваивают один принцип — «Деньги — это король». Создание и поддержание достаточного запаса денежных средств обеспечивает максимальные возможности и гибкость для любого бизнеса, позволяя его владельцам крепко спать по ночам.

    Без денег прибыль бессмысленна. Многие прибыльные компании на бумаге обанкротились, потому что количество поступающих денег не сравнивается с количеством денег, которые уходят. Фирмы, которые не осуществляют надлежащего управления денежными средствами, могут оказаться не в состоянии сделать инвестиции, необходимые для конкуренции, или им, возможно, придется платить больше, чтобы занимать деньги для работы.

    Были ли у вас проблемы с денежным потоком? Как вы решили дефицит? Пожалуйста, поделитесь своим опытом в разделе комментариев ниже.

    Также прочтите
    10 ошибок движения денежных средств, которые могут убить ваш бизнес
    20 советов по экономии налогов для стартапов
    Как использовать правило 80-20 в бизнесе
    9 Деловые операции, которые вы можете передать на аутсорсинг и сэкономить деньги

    Что такое кассовое приложение и почему оно важно?

    Для тех, кто ежедневно имеет дело с кассовым приложением, что такое кассовое приложение и почему оно важно, вероятно, довольно очевидно, но для тех, кто не знает, что такое кассовое приложение, может быть немного трудно полностью понять почему это так важно. Хотя на первый взгляд это может показаться простым, денежное приложение сопряжено с большими трудностями. Тем, у кого есть вопросы, мы постараемся ответить, что такое кассовое приложение, как вы это делаете, почему оно сложное и почему все это важно.

    Что такое кассовое приложение?

    Кассовое приложение — это часть процесса обработки дебиторской задолженности, которая применяет входящие платежи к правильным счетам клиентов и счетам-фактурам к получению. Для этого первым делом необходимо определить, куда применять платежи.Обычно это делается путем сопоставления платежа со связанными счетами. Если по какой-либо причине платеж не может быть правильно сопоставлен с соответствующим счетом-фактурой, тогда платеж сопоставляется с клиентом на уровне учетной записи клиента. Как только это будет сделано, платеж может быть применен для уменьшения дебиторской задолженности. Кажется довольно простым, поэтому давайте перейдем к тому, как выполняется расчет наличных.

    Как оформить кассовую заявку?

    Кассовое приложение — один из важнейших компонентов любого процесса расчета дебиторской задолженности. На самом высоком уровне есть два способа внесения наличных — вручную или автоматически. Ручной процесс включает в себя специалиста по кассовым операциям, который выполняет платежи и связанные с ними денежные переводы и сопоставляет суммы платежей со своими соответствующими счетами. Специалист по работе с денежными средствами изучит имя клиента или номер счета-фактуры на платеже, найдет связанный денежный перевод и проведет его в счете-фактуре неоплаченной дебиторской задолженности в ERP своей компании. Автоматизированный процесс подачи заявки на получение наличных проходит через тот же процесс, но может согласовывать платежи и переводы с гораздо большей скоростью.По мере того, как процесс подачи заявки на получение наличных становится все более и более сложным, многие компании перешли на автоматизированный процесс, поскольку снижение рабочей нагрузки на персонал для снижения затрат и выгорания, а также использование денежных средств становится все более важным.

    Что делает кассовое приложение сложным?

    Дело в том, что кассовое приложение не всегда было сложным. При оплате чеком расчет наличных был довольно простым для отделов дебиторской задолженности; приходили чеки с уведомлением о переводе, что позволяло простое сопоставление один к одному, которое в основном уже было выполнено.Многие группы по работе с кредиторской задолженностью внедрили электронные платежи для сокращения затрат. С появлением электронных платежей — ACH, телеграфных и карточных — денежные переводы теперь часто поступают раздельно: по почте, электронной почте, через веб-порталы или из других источников.

    Другая проблема возникает, когда отделы кредиторской задолженности отправляют один электронный платеж для нескольких счетов. Это значительно усложняет процесс сопоставления, поскольку вы не можете просто посмотреть суммы платежей в долларах, чтобы сопоставить правильные платежи со счетами. Денежный перевод теперь становится жизненно важным, поскольку это единственный способ связать платеж с правильными счетами.

    Более новой проблемой для отделов дебиторской задолженности является требование получения денежных переводов с веб-порталов. Заметный сдвиг произошел в 2014 году, когда Wal-Mart, Amazon и многие другие покупатели создали веб-порталы как более дешевый способ распределения денежных переводов между поставщиками. Эти крупные розничные торговцы обычно диктуют процесс, из-за чего их поставщикам сложно избежать бремени и затрат на получение денежных переводов с веб-порталов. Поставщики должны подчиняться, потому что они не могут позволить себе потерять бизнес!

    Когда эти проблемы объединяются, легко понять, почему группы по работе с дебиторской задолженностью испытывают стресс и перегружены.Вдобавок ко всему, получение наличных — это чувствительный ко времени процесс; его скорость и эффективность напрямую влияют на эффективность бизнеса. В ручном режиме специалист по работе с денежными средствами должен получить все денежные переводы из почты, электронной почты, веб-порталов и т. Д., Чтобы начать. Для компаний, которые работают с несколькими розничными торговцами и ежедневно получают денежные переводы, для простого получения денежных переводов с веб-порталов требуется несколько сотрудников, работающих полный рабочий день. Затем они должны использовать информацию о денежных переводах, чтобы сопоставить платежи со связанными счетами-фактурами, чтобы провести их в ERP.

    Автоматизация кассовых приложений позволила компаниям исключить рутинные задачи в процессе. Можно создать централизованный архив для хранения всех денежных переводов. Роботизированная автоматизация процессов (RPA), форма автоматизации, которую мы обсудим в следующем блоге, может извлекать денежные переводы с веб-порталов, получать электронные письма и извлекать информацию о денежных переводах. Отсюда денежные переводы из всех источников могут быть помещены в централизованный архив, что устраняет проблему, с которой сталкиваются группы обработки денежных переводов, которые работают с несколькими источниками информации о денежных переводах.RPA также может автоматизировать сопоставление. Независимо от того, решит ли компания автоматизировать одну часть процесса обработки наличных денег или весь процесс, ясно одно: автоматизация приводит к более быстрому применению денежных средств. Это подводит нас к следующему разделу.

    Почему так важна касса?

    Вы, наверное, слышали фразу «положите в книги!» Кассовое приложение — это то, как платежи применяются к книгам. Многие платежи производятся в точках продаж, где производится платеж, а затем поступают товары.Так работает много транзакций B2C. Однако в мире B2B что-то продается, и оплата обычно приходит позже. Когда продавец получает платеж, он должен использовать наличные для отслеживания денежного потока, чтобы максимально использовать наличные. Если вы не можете его использовать, его может и не быть!

    При эффективном процессе внесения наличных, более быстрое внесение денежных средств приводит к меньшему количеству дней невыплаченных продаж (DSO), времени между продажей и завершенной оплатой. Более низкий DSO означает, что у вас будет больше капитала для инвестирования в другие возможности или использования в повседневном бизнесе.Из-за плохого процесса подачи заявок на денежные средства компания не сможет точно отслеживать денежные потоки и капитал, что приведет к другим упущенным возможностям, таким как продажи и т. Д. Суть в том, что «деньги — это король», а применение денежных средств является ключевым фактором для любых успешных счетов. отдел дебиторской задолженности.

    Связанное содержимое

    Для более глубокого погружения в кассу, пожалуйста, посмотрите наш вебинар по кассовому приложению.

    Подробнее о кассовом приложении

    Проблемы применения денежных переводов с денежными переводами в цифровом мире

    Преимущества ускорения подачи наличных

    Денежное приложение для улучшения обслуживания клиентов

    Информация о проводке транзакции | Регионы

    Мы работаем в регионах, чтобы помочь вам управлять своими счетами с максимальной эффективностью, чтобы ваши средства были доступны, когда они вам понадобятся.Понимание того, как мы публикуем транзакции в вашей учетной записи, может позволить вам оставаться в курсе остатков на вашем счете и избежать потенциального овердрафта или комиссии за возвращенный товар.

    Как транзакции попадают в мой аккаунт?

    Товаров размещены в следующем порядке по категориям:

    1. Депозиты и другие кредитные операции разносятся первыми.
    2. Электронные переводы и некоторые коммерческие дебеты разносятся по дате и времени транзакции.
    3. Деньги, отправленные мгновенно через Zelle ® и электронные платежи в реальном времени, а также переводы на внутренние счета, осуществляемые через Интернет и мобильный банкинг и iTreasury (например, перевод с текущего счета в регионах на сберегательный счет в регионах), отправляются по дате транзакции и время.
    4. Проверяет почту в порядке номеров чеков.
    5. Другие электронные платежи (например, CheckCard, транзакции по электронной оплате счетов и повторяющиеся или будущие датированные платежи, запланированные через службу Zelle ) разносятся по дате и времени транзакции.

    В некоторых случаях элементы могут не иметь читаемого номера чека или идентифицируемой даты / времени. Эти элементы будут разнесены по сумме в долларах, от наименьшего к наибольшему, после других товаров в своей категории.Помните, что современные системы обработки банковских платежей и операции сложны, и что могут применяться исключения из общего описания заказа на разноски. Пожалуйста, следите за своим балансом, когда вы используете свою учетную запись.

    Что для меня означает порядок размещения?

    Наш заказ на размещение не окажет существенного влияния на вашу повседневную банковскую деятельность, если на вашем счете будет достаточно средств для покрытия всех ваших транзакций. Однако, если у вас недостаточно средств на вашем счете, распоряжение о разноске может повлиять на количество недостаточных средств и комиссию за овердрафт на вашем счете.

    Простой пример того, как работает заказ на разноску:

    Ваши ежедневные операции публикуются в следующем порядке:

    Если у вас есть какие-либо вопросы о размещении заказа, обратитесь к своему региональному банкиру или позвоните по телефону 1-800-REGIONS.

    Политика управления денежными средствами

    Целью данной политики является обеспечение процесса и руководства по сбору, учету и сохранности всех оборотных инструментов (наличные деньги, чеки и т. Д.) От имени Университета, как указано ниже.

    The Bursar является основным агентом по обработке наличных в университете. В идеале сбор наличных должен быть централизованным; однако, учитывая сложность NYU, это не всегда возможно или практично. Этот документ предназначен для руководства по правильному обращению с денежными средствами Университета.

    Требуемое разрешение — Перед тем, как приступить к какой-либо новой операции или деятельности по обработке наличности, контролер университета должен одобрить эту деятельность. Для необходимого утверждения отправьте заполненный бизнес-план в FinanceLink по электронной почте askfinancelink @ nyu.edu.

    Информацию о деятельности в области электронной торговли можно найти на сайте: http://www.nyu.edu/employees/resources-and-services/financelink/buying-paying/epayments.html

    После получения разрешения департамент / школа / подразделение, занимающееся сбором денежных средств, должно работать с государственным бюджетом, чтобы продемонстрировать, как эта новая операция или деятельность будет учитываться и как будут вноситься депозиты.

    Обязанности отдельных отделов

    (A) Соблюдение университетских политик и процедур Департаменты / школы / подразделения

    несут ответственность за соблюдение политик и процедур, изложенных в этом документе, а также за разработку и поддержание подробных письменных рабочих процедур департаментов.Бюджетная служба и Финансовый учет и отчетность доступны для консультации и анализа ведомственных процедур. Департаменты несут ответственность за обучение всех назначенных сотрудников соответствующим политикам и процедурам управления денежными средствами.

    (B) Разделение обязанностей

    Должно быть разделение обязанностей для защиты активов Университета. Обязанности по приему наличных денег, регистрации наличных денег, внесению наличных и сверке депозита должны быть разделены и выполняться разными лицами.Ни в коем случае лицо, принимающее наличные, не должно быть тем же лицом, которое отвечает за внесение депозита и / или выполнение сверки. Ответственность за поступления от транзакции должна быть четко разграничена и возложена на конкретного человека (лиц) для обеспечения подотчетности.

    Кассовые поступления следует сверять с подробным отчетом о бюджете UDW + департамента еженедельно (большой объем) или ежемесячно (небольшой объем). Выверка должна быть проверена кем-либо, не зависящим от функций обработки наличных или регистрации, и его одобрение должно подтверждаться их подписью и датой.

    Следующие обязанности должны быть распределены между персоналом таким образом, чтобы одно лицо не отвечало за все аспекты цикла сбора денежных средств:

    • Открытие почты
    • Подтверждающие чеки
    • Подготовка депозитов
    • Сверка с подробными отчетами о бюджете UDW +
    • Выставление счетов и сборы (при условии утверждения на местном уровне)
    • Проводка и запись платежей в системе (ах) записи

    Все подразделения по обработке наличности должны поддерживать в письменном виде политику и процедуры обработки, регистрации и сверки денежных средств. Эти политики должны включать процедуры для обеспечения разделения обязанностей.

    (C) Надлежащая приемка и документация

    При приеме наличных денег от имени Университета необходимо выполнить следующие задачи:

    • Запишите транзакцию в утвержденном университетом заявлении и предоставьте клиенту квитанцию ​​
    • Поместите все наличные в безопасное место (см. Раздел «Безопасность денежных средств» ниже)
    • Своевременно вносить наличные в Бурсар (см. Раздел Депозит ниже)
    • Сверка депозитов, отраженных в UDW +, с квитанциями отдела

    Департаменты несут ответственность за подготовку своего депозита (ов), включая заполнение формы Bursar Transmittal for Funds To Deployment Form («форма передачи»).Документация по процедурам депозита включена в эту политику. Все депозиты должны быть переданы в Bursar. Ценник выдает квитанцию ​​о депозите (ам), отправляет средства в депозитный банк Университета и кредитует соответствующие поля университетской диаграммы в Главной книге. Офисы Bursar, расположенные по адресу 383 Lafayette Street (Manhattan StudentLink) и 5 ​​MetroTech Center (Brooklyn StudentLink), доступны для оказания помощи всем департаментам с внесением денежных вкладов.

    (1) Обработка денежных поступлений вручную — Поступающие чеки и валюта должны регистрироваться в журнале, рабочем листе, бухгалтерской книге или заранее распечатанных квитанциях с цифровым управлением (в нескольких копиях) по каждой транзакции.Ответственность за ведение цифрового файла всех квитанций с указанием даты лежит на отделе. Поскольку все предварительно пронумерованные квитанции должны быть учтены, все оригинальные аннулированные квитанции должны быть скреплены вместе и должны храниться в отделе. Копии квитанций об операциях должны храниться в отделе и прилагаться к ведомственной копии формы Bursar Transmittal For Funds to Deposited Form .

    Департаменты должны вести учет включенных номеров квитанций или билетов и общей суммы, на которую были составлены квитанции или проданы билеты. Депозиты в Bursar должны отражать включенные номера квитанций или билетов и общую собранную сумму.

    Все наличные деньги должны всегда храниться в сейфе, запертом металлическом ящике или денежном ящике. (См. Раздел «Безопасность средств» ниже)

    Собранные денежные средства должны ежедневно сверяться с зарегистрированными продажами / доходами (в соответствии с журналом или копиями билетов). Ежедневно или как можно быстрее вся сумма депозита должна быть передана в Бюджетный фонд для депонирования в депозитарный банк Университета (если другие меры не были одобрены Контролером).После внесения в банк деятельность будет занесена в главную бухгалтерскую книгу университета. Уполномоченные лица могут получить доступ к подробным отчетам по бюджету отдела в UDW +, чтобы просмотреть и подтвердить действия по депонированию доходов. (См. Раздел «Сверка» ниже)

    (2) Использование кассового аппарата, кассового терминала, компьютера или другого электронного оборудования — Рекомендуется, чтобы покупка кассовых аппаратов или оборудования для производства чеков обсуждалась с государственным служащим до размещения заказа. Руководство департамента должно гарантировать, что установлены балансирующий лист, процедуры балансировки денежных средств и процедуры выборочного аудита. Подразделение должно заранее определить, как программа будет сбалансирована и как будет осуществляться процесс ведения документации. В «реестре» должно быть:

    • Журнальная лента для записи всех транзакций.
    • Ключ или пароль администратора, позволяющий снимать показания или итоги. Кассир не должен иметь доступа к этому ключу / паролю.
    • Общий итог, который нельзя сбросить до нуля или любого другого числа.Кассир не должен иметь возможность аннулировать и оформить возврат без одобрения надзорного органа.
    • Ключи транзакции аннулирования / возврата или используйте ввод / подтверждение пароля супервизора.

    (а) Порядок продажи через кассовый аппарат

    • Все начальные балансы кассовых ящиков должны быть подтверждены и подписаны как сотрудником, так и руководителем в начале дня (или при смене смены).
    • Все продажи должны регистрироваться через кассу.В кассовом аппарате необходимо предоставить:

    (1) заблокированная запись о сумме средств, внесенных в реестр

    (2) распечатанная квитанция для выдачи покупателю с видимой записью суммы, зарегистрированной для проверки покупателем

    (3) безопасное место для хранения разменной кассы и депонированных расписок

    • Денежный ящик в кассе нельзя оставлять открытым, когда транзакция не обрабатывается.
    • Все итоги регистров должны быть сбалансированы в конце дня (или при смене смены).
    • Ответственность за выручку от продаж и смену фондов должна быть возложена на конкретных лиц. Каждому сотруднику, который работает с одним и тем же кассовым аппаратом, должен быть назначен его / ее собственный фонд обмена и отдельный денежный ящик. Денежные средства не должны смешиваться между денежными ящиками.
    • Кассовый аппарат должен быть закрыт, а общие денежные поступления должны сверяться ежедневно (или при смене смены).
    • Следует полностью объяснить излишки и дефицит. Следует установить лимиты превышения и дефицита в долларах, а также частоту их возникновения, и при возникновении инцидента необходимо предпринять корректирующие действия.
    • Все исправления производить через кассу. Журнальная лента должна быть помечена для обозначения предпринятых действий. Руководство должно рассмотреть и одобрить все исправления.
    • Управленческое управление должно проводить периодические, необъявленные выверки кассовых аппаратов (внезапные проверки) кассовых аппаратов.

    (b) Образцы форм для баланса, учета и депонирования денежных поступлений — Bursar может предоставить образцы различных форм, чтобы помочь в балансировании денежных ящиков, учете пустот, подготовке журнала вручную, кассового аппарата, компьютера или другого электронного устройства сверка и зачисление средств.Эти примеры можно использовать и / или настраивать для использования отдельным отделом / подразделением.

    Подразделения

    должны хранить копии всех использованных отчетов, а также любых отчетов, генерируемых кассовым аппаратом, ПК или другим электронным оборудованием, вместе с ведомственной копией формы Bursar Transmittal For Funds To Deposited Form . Эти записи должны храниться в неприкосновенности и храниться в течение семи (7) лет в соответствии с политикой NYU по хранению и уничтожению записей.Все подразделения должны иметь возможность идентифицировать каждый чек, который был депонирован.

    • Счетчик денежного ящика — Используется только для наличных денег; пропустить, если вы получаете только чеки и / или начисляет
    • Аннулированная транзакция — Документация о недействительности, подготовленная во время работы или после нее во время балансировки
    • Журнал ручной обработки — Хронологический список транзакций
    • Консолидация доходов и депозитов — Объединение отдельных ящиков или реестров в один депозит; пропускать только в том случае, если Журнал ручной обработки очень простой и полный
    • Передача депозита для средств, подлежащих депонированию Формы — Депозитная квитанция в виде депозита должна использоваться для представления и записи депозита в Главную книгу (при переводе средств на депозит). Любая нестандартная форма, используемая для депозита наличных, должна быть рассмотрена и одобрена Bursar, чтобы убедиться, что она соответствует определенным критериям, до того, как департамент напечатает форму (ы).
    (D) Хранение средств

    (1) Защита денежных средств — Все формы наличных денег (валюта, чеки, денежные переводы и оборотные инструменты) должны быть физически защищены с помощью сейфов или хранилищ, запираемых денежных ящиков, запертых кассовых аппаратов, кассирских клеток металлические ящики и др.

    Каждый отдел несет ответственность за обеспечение наличия всех необходимых процессов для надлежащей защиты денежных поступлений в пределах своего района. Как правило, любое количество наличных денег, превышающее 1000 долларов, должно храниться в хранилище или тяжелом сейфе (который не может быть легко перемещен двумя людьми с помощью ручной тележки). Суммы до 1000 долларов должны храниться в картотеке или усиленном картотеке, в котором закрываются все ящики. Наличные деньги нельзя хранить в ящиках стола или стандартных картотечных шкафах, поскольку к ним легко получить доступ с минимальным усилием или легкодоступными ключами.

    Для районов с регулярными денежными поступлениями рекомендуется сейф, чтобы ограничить доступ к денежным средствам университета. Независимо от типа используемого сейфа доступ должен быть ограничен только контролирующим и уполномоченным персоналом. Сейф должен быть расположен там, где он постоянно виден сотрудникам отдела, но вне поля зрения общественности. Комбинацию сейфа необходимо менять на регулярной основе (например, ежегодно), и когда сотрудник, знающий комбинацию сейфа, покидает блок. Если используются денежные ящики, подразделения должны гарантировать, что ящики могут быть заперты, огнестойкие, их нелегко сдвинуть или скрыть, и доступ ограничен для лиц, собирающих наличные.Кассовые боксы не должны быть разделены между сотрудниками, так как ответственность за денежные средства будет уменьшена, и руководство не сможет легко возложить ответственность за дефицит / излишки на соответствующего сотрудника. Если собираются большие суммы денег и / или наличные деньги собираются в зоне с интенсивным движением, подразделение должно учитывать необходимость установки камер и системы сигнализации.

    Получение и перевод наличных денег сотрудниками Университета не должно соответствовать обычному графику времени или дня недели.Такие переводы должны быть нерегулярными, могут быть изменены без предварительного уведомления, а сроки должны быть известны только избранным. Проконсультируйтесь с Bursar относительно регулярных договоренностей по переводу крупных сумм наличных денег с помощью бронированных транспортных средств.

    (2) Поддельная валюта — Все уполномоченные кассовые единицы несут ответственность за проявление разумной осторожности при проверке операций с наличными деньгами на предмет поддельной валюты. Это может включать использование фломастеров и машин для обнаружения подделок, а также визуальную проверку индикаторов безопасности, таких как водяные знаки, защитные ленты и т. Д.Если получен сомнительный счет, департамент должен сохранить его и немедленно связаться с Управлением общественной безопасности Университета, не возвращая счет плательщику.

    (3) Передача ответственности — Передача ответственности должна быть зарегистрирована (имя, дата, время и сумма), если депозит не перевозится лицом, готовящим депозит. Все журналы переводов должны храниться за текущий финансовый год плюс 2 финансовых года. Все документы должны храниться таким образом, чтобы обеспечивать удобный контрольный журнал для всех транзакций.

    (4) Сообщить об убытках — В случае выявления несоответствия при хранении денежных средств, большинство различий можно отнести к опечаткам; однако о любых несоответствиях необходимо сообщать руководству. Фактические убытки также необходимо сообщать в Финансовый учет и отчетность и фиксировать в Главной книге Университета.

    В случае кражи или потери денежных средств Университета необходимо немедленно уведомить отдел общественной безопасности и внутреннего аудита Университета, и будет проведено расследование.

    (5) Ведомственные банковские счета — Ведомственные банковские счета — Использование ведомственных или личных чековых и / или других банковских счетов персоналом Университета для депонирования и / или защиты средств Университета строго запрещено. Только Управление казначея, действующее с одобрения старшего вице-президента по финансам и бюджету / финансового директора, имеет право утверждать, открывать и управлять такими счетами. Помощник казначея, глобальные банковские операции, управление денежными средствами и казначейские операции организует открытие всех авторизованных банковских счетов.(См. Соответствующую политику Политика банка и счетов ценных бумаг , указанная ниже.)

    (6) Облигации верности — Все сотрудники Университета имеют общую гарантию верности. За дополнительной информацией обращайтесь в Управление страхования и управления рисками предприятия.

    (E) Проверка приемки

    Все чеки должны быть выписаны на счет «Нью-Йоркского университета»; любая другая информация в строке получателя предназначена для удобства отдела и не является необходимой для надлежащего кредитования. При приеме чеков действуют следующие правила:

    • Все чеки должны быть выписаны на внутренний банк США в долларах США.
    • Если принимается иностранный чек, он должен превышать 150 долларов США. Он не должен включаться в обычный депозит и должен быть отправлен отдельно в Bursar. Он будет отправлен на инкассо, и по получении средств от банка Бюджетный ордер будет кредитовать поля диаграммы отделов. (См. Раздел «Иностранный чек» ниже)
    • Убедитесь, что чек действителен, просмотрев чек на наличие всех заранее напечатанных сообщений о чеке; я.е. «Недействителен через 90 дней» «недействителен на сумму более 500 долларов США» и т. Д.
    • Просмотрите дату чека. Не принимаются чеки с просроченным сроком годности (более 90 дней и т. Д.) Или чеки, датированные более поздней датой.
    • Чеки должны быть выплачены на счет «Нью-Йоркского университета». Если проверка проводится специально на имя отдела или человека, это также должно быть подтверждено как таковое.
    • Сумма, указанная в письменной форме (в юридической строке) и числовая сумма (в поле для подарков), должна совпадать.
    • Чек должен быть подписан плательщиком.
    • Немедленно одобрено вашим отделом.Все чеки должны быть выплачены Нью-Йоркскому университету или отделу, находящемуся под прямым контролем университета. Все чеки должны быть одобрены (только для депозита — см. Образец ниже) сразу после получения и должным образом зарегистрированы. Сюда входят подтверждения со стороны любых лиц, также указанных в качестве получателя платежа по чеку. Если чек выплачивается физическому лицу, это лицо должно сначала подписать обратную сторону чека надписью «К оплате в NYU», а затем поставить свою подпись, а затем на чеке должна быть проставлена ​​печать депозита NYU.

    Примечание: Департаменты могут заказывать собственные марки. При заказе печати подтверждения следует использовать следующий формат:

    Только для депозита
    JP Morgan Chase
    Нью-Йоркский университет
    Название факультета (поля диаграммы факультета необязательны)

    С любыми вопросами, касающимися индоссаментов, следует обращаться в Bursar Cashiering по телефону (212) 998-2711.

    (1) Обналичивание чеков — Обналичивание чеков отделами строго запрещено ни при каких обстоятельствах.Bursar — единственное уполномоченное учреждение по обналичиванию чеков в университете. Эта привилегия предоставляется только студентам Университета Нью-Йорка, обучающимся на курсах с выдачей кредитов. Эта услуга недоступна для студентов, не получающих кредитную программу SPS. Применяются следующие правила обналичивания чеков:

    • Персональные чеки на сумму до 50 долларов в день можно обналичить в офисах Bursar, расположенных по адресу: 383 Lafayette Street (Manhattan StudentLink) и 5 ​​MetroTech Center (Brooklyn StudentLink). Действительный Нью-Йоркский университет I.Карту D. необходимо предъявить в кассе. Если чек будет возвращен, с учащегося будет взиматься плата за возвращенный чек в размере 45 долларов США, и ему будет запрещено обналичивать личные чеки в будущем.
    • Чеки заработной платы студентов Нью-Йоркского университета на сумму до 1000 долларов можно обналичить в офисах Bursar, расположенных по адресу: 383 Lafayette Street (Manhattan StudentLink) и 5 ​​MetroTech Center (Brooklyn StudentLink). Комиссия за обналичивание чека из заработной платы Университета Нью-Йорка не взимается.

    (2) Возвращенные чеки — Любые чеки, возвращенные депозитарными банками Университета как непринятые, отправляются в Бурсар.Примеры возвращенных чеков: недостаточность средств (NSF), счет закрыт, подпись плательщика отсутствует, ссылка на изготовителя и просроченные или просроченные чеки.

    Бюджетный агент готовит корректировку депозита, дебетуя счет отправляющего отдела на сумму чека, и в то же время оценивает плату за обслуживание (в настоящее время 45 долларов за чек).

    Корректирующая запись и возвращенные чеки отправляются по электронной почте в отдел отправления для получения. Ответственность за отправку чеков лежит на отделении-отправителе чека и проявлении должной осмотрительности для получения суммы чека и платы за обслуживание с плательщика.Как правило, реституция должна осуществляться в виде валюты, денежного перевода, кассового чека или сертифицированного чека.

    После получения реституции департамент должен подготовить перевод Bursar для депонируемых средств Форма , зачисляющая тот же счет, который был дебетован Bursar.

    Если после выполнения надлежащей комплексной проверки возникнут проблемы со сбором, можно проконсультироваться с директором по кассам относительно возвращенных предметов, которые остаются не полученными по истечении 90 дней с даты списания, чтобы облегчить сбор.

    (3) Иностранные чеки — Любой чек, не выписанный в банке США или на котором не указан клиринговый банк США, считается иностранным чеком, даже если чек оплачивается средствами США. Примечание: депозитарный банк требует, чтобы стоимость иностранных чеков превышала сто пятьдесят долларов США (150 долларов США) или эквивалентную валюту, прежде чем они примут их для обработки конвертации. Любые отделы, принимающие чеки, должны иметь в своих публикациях (бумажных и электронных) заявление, в котором говорится: «Мы принимаем только чеки, выписанные на U. S. bank и к оплате в фондах США ».

    (a) Процедуры регистрации и сбора иностранных чеков

    • Отделите иностранные чеки от других вкладов и доставьте в Бурсар для получения банком. Кроме того, информация о поле диаграммы должна быть предоставлена ​​Bursar для обработки транзакции, когда выручка от чека (ов) поступает от банка.
    • Ценник отправляет чек (ы) в банк на инкассо и отправляет полученную сумму в поля диаграммы департамента только тогда, когда поступления (U.Долларов) переводятся обратно в университет. Процесс инкассации иностранных чеков может занять несколько недель.
    • Фактическая выручка (в долларах США) будет основана на комиссионных сборах банка и обменном курсе на момент предъявления чека к инкассо.

    (4) Входящие банковские переводы — Перед инициированием банковского перевода на банковские счета Университета необходимо связаться с Бюсаром по электронной почте на адрес [email protected], чтобы обеспечить надлежащую идентификацию / кредитование транзакции в отдел своевременно. Копию информации о телеграмме следует отправить по электронной почте на адрес [email protected] в Bursar и включить в нее следующее:

    • Источник перевода (отправитель или банк)
    • Любые идентификационные кодовые номера (справка и проверка)
    • Дата передачи ожидается
    • Сумма банковского перевода
    • Предоставить Bursar контактную информацию отдела и поля кредитной карты

    Инструкции о том, как регистрировать банковский перевод с помощью формы заявки на получение наличных (форма ServiceLink для заявки и признания доходов от средств, депонированных на счетах наличных в университете), доступны в Интернете по адресу http: // www.nyu.edu/employees/resources-and-services/financelink/news-and-resources/forms.html.

    Все входящие телеграммы следует направлять в Депозитарный банк Нью-Йоркского университета (JP Morgan Chase Bank) с указанием отправителю включить в него как можно больше соответствующей информации для целей идентификации; то есть для оплаты за обучение и гонорар — название и номер счета, для всех остальных — название и цель отдела.

    Свяжитесь с Bursar Cashiering по телефону (212) 998-2711 для получения текущих инструкций по переводу.

    Если какие-либо средства переводятся на банковский счет, отличный от банковского счета Университета, средства не будут идентифицированы Bursar и не будут зачислены на факультет / школу / подразделение. За банковские переводы взимается чрезвычайная комиссия банка, и их следует использовать только в особых случаях. Фактическая выручка будет отражать любые банковские сборы, понесенные в ходе перевода средств на банковский счет Университета. Неопознанные переводы могут быть зачислены на счет общих доходов Университета, если они не будут своевременно идентифицированы отделом или подразделением.

    (F) Депозиты

    (1) Своевременность вкладов — Депозиты должны производиться своевременно (см. Диаграмму ниже), чтобы обеспечить правильное размещение счетов и сохранность средств Университета. Несвоевременное внесение депозитов увеличивает риск ошибки и риск незаконного присвоения средств.

    Все депозиты должны быть внесены в офисы Bursar, расположенные по адресу: 383 Lafayette Street (Manhattan StudentLink) или 5 MetroTech Center (Brooklyn StudentLink), если не были приняты альтернативные меры совместно с Bursar для бронированных транспортных услуг.Депозиты могут быть сделаны в офисе Bursar с понедельника по пятницу с 9:00 до 16:00.

    Депозиты должны направляться напрямую из отдела в Bursar. Депозитные средства университета ни в коем случае нельзя снимать за пределы университетского городка. (См. Ниже раздел «Транспортировка денежных средств»)

    Выявление и устранение проблем с движением денежных средств

    Повседневная деятельность вашего бизнеса будет включать в себя получение денег и их расходование на расходы, которые поддерживают вашу деятельность. Этот входящий и исходящий денежный поток называется денежным потоком.Понимание и управление денежным потоком — два ключа к успеху вашей компании.

    Анализ денежных потоков

    Первый шаг к здоровому денежному потоку — это посмотреть на цифры, поэтому начните с анализа. В отчете по анализу денежных потоков перечислены все ваши входящие и исходящие денежные средства, все детали собраны в одном месте, чтобы вы знали, с чем имеете дело.

    Анализ охватывает три различных аспекта ваших финансов: операционная деятельность (деньги, полученные от ваших обычных деловых операций), инвестиционная деятельность (продажа акций, дивиденды и покупка оборудования или собственности) и финансовая деятельность (ссуды и кредитные линии). .

    Входящая категория включает, сколько вы получаете от продажи товаров или услуг, займов и имеющихся кредитных линий. Исходящая сторона включает деньги, потраченные на операционные расходы, покупки и выплаты по кредиту.

    Сумма наличных денег, которая у вас есть после подсчета всех доходов и исходящих платежей, называется вашим свободным денежным потоком. Многие эксперты считают, что объем свободного денежного потока, который у вас должен быть, даже лучше отражает ваше финансовое здоровье, чем отчет о прибылях и убытках. Если вы постоянно находитесь в минусе (уходит больше денег, чем приходит), это хороший признак того, что вы тратите слишком много и / или не приносите достаточно денег, чтобы покрыть свои расходы.

    Стратегии управления денежными потоками

    Начните с бюджета. Используя информацию из вашего анализа, составьте план. Месяц за месяцем составляйте график ожидаемых доходов и расходов. Видя это на бумаге, вы сможете определить периоды времени, когда у вас может быть излишек, а в другие периоды — дефицит.

    Знание того, что лето здесь медленное, например, поможет вам отложить деньги, чтобы вы могли рассчитывать заработную плату и платить за квартиру. Это также даст вам заблаговременное уведомление, если вам, возможно, потребуется занять деньги, чтобы помочь вам, давая вам время, чтобы принять меры, не прибегая к быстрой и очень дорогой ссуде.

    Ваши прогнозы могут быть не идеальными, но представление о том, чего ожидать, будет иметь большое значение для помощи в планировании и внесении корректировок, если это необходимо. Если вы заметили тревожную тенденцию, действуйте, чтобы исправить проблему. Поскольку денежный поток зависит от поступления и отъезда, на самом деле вы можете сделать только две вещи: брать больше или тратить меньше.

    Десять способов заработать больше денег

    1. Своевременно выставляйте счета. Если ваша компания принимает платежи по счетам, будьте в курсе последних событий. Деньги не поступят, пока не будут выставлены счета, так что не откладывайте. Возможно, вам даже придется нанять кого-то, кто сделает это за вас. Небольшие затраты могут принести большие дивиденды, поскольку деньги начинают поступать более регулярно.Вы также можете рассмотреть возможность предложения скидок для быстрых плательщиков в качестве стимула.

    Также не забывайте следить за своей дебиторской задолженностью. Собирайте то, что должно, когда оно должно, и не позволяйте этому скользить. Отправлять поздние уведомления; звоните и работайте, чтобы убедиться, что вам заплатят за проделанную работу или за поставленные товары. Вы можете быть дружелюбным, но твердым.

    2. Продавайте больше. Взгляните на свои усилия по продажам и свой маркетинговый план. Что вы можете настроить, чтобы увеличить продажи? Наем продавца может стоить денег в краткосрочной перспективе, но вы, вероятно, заработаете больше денег в долгосрочной перспективе, особенно если вы можете платить комиссионные.

    3. Продать актив. Не избавляйтесь от актива, необходимого для успеха вашего бизнеса, но не держитесь за то, что вам не нужно или не нужно. Однако имейте в виду, что это будет единовременное вливание денег, поэтому, если ваши проблемы продолжаются, это только поможет вам избавиться от них, не являясь долгосрочным решением.

    4. Поднимите цены. Поднимите цены, особенно если вы какое-то время работаете без повышения. Это страшно, но необходимо.Выясните, сколько клиентов вы можете позволить себе потерять. В зависимости от вашей бизнес-модели возможно, что, подняв цены, вы заработаете больше денег, сделав меньше работы.

    5. Обработайте фиксатор. Если вы работаете в сфере услуг, подумайте о том, чтобы установить гонорар для работы с клиентами. Вы будете получать одинаковую сумму каждый месяц, что упростит ваш денежный поток и упростит планирование. Просто убедитесь, что вы четко понимаете, чего вы ожидаете, чтобы ваше время и ресурсы не использовались.

    6. Получите оплату вперед. Это не сработает во всех сферах бизнеса, но попробовать стоит. По крайней мере, возможно, вам удастся заранее оплатить свой труд и материалы.

    7. Принимать к оплате кредитные и дебетовые карты. Они предназначены не только для розничных продавцов! Комиссия за транзакцию будет стоить вам несколько процентных пунктов, но деньги будут в банке в течение нескольких дней, а не ждать тридцать, шестьдесят или более дней между выставлением счета и внесением чека.Если клиенты будут платить вам во время обслуживания, вы также сократите расходы на выставление счетов. Не забудьте присмотреться к ценам на услуги продавца, поскольку они различаются.

    8. Продайте свою дебиторскую задолженность. Есть компании, которые купят ваши неоплаченные счета за наличные на месте. Рассматривайте возможность продажи своей дебиторской задолженности только в том случае, если вы боретесь с временной проблемой, которой уже виден очевидный конец. Вам придется продать свой доход со скидкой, но вы увидите краткосрочное увеличение денежного потока.Обязательно сбалансируйте свои нынешние потребности с тем, от чего вы откажетесь, получив меньше денег, чем получили бы в противном случае.

    9. Получите ссуду. Могут быть моменты, когда вам понадобится приток денег, чтобы помочь вам. Как малый бизнес, ваши возможности могут быть ограничены, но есть авторитетные организации, такие как Accion, которые специализируются на предоставлении небольших кредитов растущим предприятиям. В качестве альтернативы, местный кредитный союз может помочь вам организовать кредитную линию на те периоды, когда поступающих денег недостаточно для покрытия текущих расходов.

    10. Пригласите партнера или инвестора. Это может быть относительно дорогостоящим способом увеличения денежного потока, но для некоторых предприятий партнер или другие инвесторы могут принести пользу. Всегда работайте с адвокатом, чтобы помочь обсудить условия вашего соглашения.

    Три способа потратить меньше денег

    1. Снижение затрат. Ваш анализ будет здесь очень полезен. Просмотрите все, на что вы тратите деньги, и подумайте, где можно сэкономить.Вам нужно это престижное офисное помещение или вы можете сделать то же самое по менее изысканному адресу? Вы платите за льготы сверх того, чего можно было бы ожидать даже от щедрого работодателя? Можете ли вы найти другого поставщика с более низкими ценами? Подумайте, где вы можете сократить, не нанося ущерба качеству, производительности или моральному духу.

    2. Платите медленнее. Конечно, со временем вам придется заплатить, но один из способов сохранить больше денег, когда вы в затруднительном положении, — это потратить их медленнее. Не подвергайте опасности свои отношения, но в зависимости от специфики вашей ситуации, возможно, имеет смысл взять небольшой штраф по процентной ставке, если вы можете лучше использовать наличные прямо сейчас. НЕ используйте этот метод для выставления счетов по кредитным картам или любого типа ссуды, так как комиссия может перевесить преимущества; плюс просроченные платежи могут отрицательно повлиять на ваш кредитный рейтинг, что в конечном итоге может обойтись вам гораздо дороже.

    3. Сократите инвентарь. Управление запасами имеет решающее значение.Слишком мало под рукой может помешать вам продать столько, сколько вы могли бы, но наличие слишком большого количества влечет за собой свои проблемы. Все деньги, вложенные в товарные запасы, — это деньги, которые вам не подходят, поэтому подумайте о скидке на свои старые или менее продаваемые товары, чтобы получить некоторый оборотный капитал.

    Бывают случаи, когда вы платите больше денег, чем получаете, но при хорошем управлении денежными средствами вы можете спланировать и компенсировать это, чтобы ваш бизнес мог продолжать расти и процветать.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *