Приходного кассового ордера: Приходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-1) (ОКУД 0310001) 

Содержание

График документооборота | Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары

Наименование документа

Создание документа

Проверка и обработка документа

Передача документа в архив

Ответственный за выписку (должность, ФИО)

Срок исполнения

Ответственный за проверку (должность, ФИО)

Срок исполнения

Ответственное лицо

Форма передачи

По учету материалов

1

Доверенность (М-2а)

Бухгалтер, ведущий бухгалтер

В день получения

Главный бухгалтер

По мере выписки

 

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

2

Приходный ордер (М-4)

 

Бухгалтер, ведущий бухгалтер

В день получения материальных ценностей

Ведущий бухгалтер на участке учета

до 10 числа следующего месяца

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

3

Журнал по выбытию и перемещению нефинансовых активов

Материально-ответственные лица

В день перемещения

Ведущий бухгалтер

15 числа, следующего месяца  за отчетным кварталом

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Материально-ответственное лицо

День выдачи материалов

Ведущий бухгалтер

Ежемесячно не позднее 30-го числа месяца

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Акт о списании материальных запасов

Материально-ответственное лицо

День списания материалов

Ведущий бухгалтер

Ежемесячно не позднее 30-го числа месяца

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

По учету кассовых операций

 

Приходные кассовые ордера (КО-1)

Бухгалтер

В день получения средств

Главный бухгалтер

В конце рабочего дня

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Расходные кассовые ордера (КО-2)

Бухгалтер

Не позднее дня получения средств с л/сч учреждения

Главный бухгалтер

Не позднее дня выдачи денежных средств

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Отчет кассира

Бухгалтер

Ежедневно, не позднее следующего дня

Главный бухгалтер

Ежедневно, не позднее следующего дня

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Объявление на взнос наличными (форма 0402001)

Бухгалтер

При внесении денежных средств на л/счет

Главный бухгалтер

При внесении денежных средств на л/счет

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15)

Бухгалтер

По мере осуществлении проверок, не реже 1 раза в месяц

Главный бухгалтер

По мере осуществлении проверок, не реже 1 раза в месяц

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

По учету расчетов с подотчетными лицами

 

 

Авансовые отчеты (со всеми оправдательными документами: товарные чеки, кассовые чеки, акты вполненных работ и т.д.)

 

Подотчетное лицо

Не позднее 3-х рабочих дней после получения аванса

Главный бухгалтер

Не позднее 3-х рабочих дней после составления авансового отчета

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Заявление на получение денежных средств под отчет

Подотчетное лицо

За 5 рабочих дней до получения денег на хозяйственные расходы, выезда в командировку (при условии сдачи отчета по предыдущему авансу)

 

Ведущий бухгалтер

За 5 рабочих дней до получения денег на хозяйственные расходы, выезда в командировку

 

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

По учету операций на лицевом (расчетном) счете

 

 

Платежные поручения, заявки на кассовый расход, заявка на получение наличных денежных средств

Бухгалтер

В день передачи первичных документов для оплаты, не позднее следующего рабочего дня

Главный бухгалтер

В день создания платежного документа

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Выписки ФО с л/счета

Бухгалтер

Ежедневно по системе ЭДО и по мере получения

Главный бухгалтер

5-е число следующего месяца

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

Общие документы

 

Договоры с контрагентами учреждения

Руководитель учреждения

В день возникновения договорных отношений

Юрисконсульт, заместитель директора по экономике, главный бухгалтер

В день возникновения договорных отношений, но не позднее 3-х рабочих дней

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Приказы по учреждению

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

В день издания приказа

Главный бухгалтер в рамках полномочий

Не позднее 1 дня после подписания приказа

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

По окончании отчетного периода

 

Входящая корреспонденция

Специалисты учреждения

В день поступления

По назначению

В день поступления

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

По окончании отчетного периода

 

Исходящая корреспонденция

Секретарь руководителя, инспектор по контролю за исполнением поручений

В день поступления

Главный бухгалтер в рамках полномочий

В день передачи на исполнение

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

По окончании отчетного периода

По учету кадров

 

Приказ о приеме работника на работу (Т-1)

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

В день приема

Главный бухгалтер

В день поступления приказа на исполнение

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

По окончании отчетного периода

 

Личная карточка работника (Т-2)

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

В день приема

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

В день приема

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

По окончании отчетного периода

 

Штатное расписание (Т-3)

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

На 01 января ежегодно и по мере внесения изменений

Заместитель директора по экономике

Не позднее 3-х рабочих дней после поступления

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Приказ о переводе на другую работу (Т-5)

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

В день перевода

Заместитель директора по экономике

В день поступления приказа на исполнение

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

По окончании отчетного периода

 

Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

Не позднее чем за 4 дня до начало отпуска

Главный бухгалтер

В день поступления приказа на исполнение

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

По окончании отчетного периода

 

Договор о полной материальной ответственности

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

День заключения

Ведущий бухгалтер

День заключения

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

График отпусков (Т-7)

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

Не позднее 15 декабря ежегодно

Главный бухгалтер

В день поступления на исполнение

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

По окончании отчетного периода

 

Приказ об увольнении (Т-8)

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

Не позднее 3-х дней до дня увольнения

Главный бухгалтер

В день поступления приказа на исполнение

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

По окончании отчетного периода

 

Приказ о направлении в командировку (Т-9)

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

За 3 дня до начала командировки

Руководитель учреждения

За 3 дня до начала командировки

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

По окончании отчетного периода

 

Командировочное удостоверение (Т-10)

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

За 3 дня до начала командировки

Руководитель учреждения

За 3 дня до начала командировки

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

По окончании отчетного периода

 

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Т-10а)

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

За 3 дня до начала командировки

Руководитель учреждения

В течение 3-х дней по окончании командировки

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

По окончании отчетного периода

По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

 

 

Табель учета рабочего времени (Т-13)

Руководитель структурного подразделения

Последнее число месяца

Главный бухгалтер

10-е число следующего месяца

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Свод начислений, удержаний, выплат

Ведущий бухгалтер

За 4 дня до выплаты з/платы

Главный бухгалтер

15-е число следующего месяца

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Платежная ведомость (Т-53)

Ведущий бухгалтер

За 1 день до выплаты

Главный бухгалтер

В день представления

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Записка-расчет о предоставлении отпуска (Т-60)

Ведущий бухгалтер

За 3 дня до начала отпуска

Главный бухгалтер

В день расчета

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Записка-расчет при увольнении (Т-61)

Ведущий бухгалтер

В день увольнения

Главный бухгалтер

В день окончательного расчета

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Листки нетрудоспособности

Ведущий бухгалтер

День выхода сотрудника на работу

Ведущий бухгалтер

День выхода сотрудника на работу

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

По учету расчетов

 

Акты сверок

 

Ведущий бухгалтер

По состоянию на 1-ое число каждого квартала

Главный бухгалтер

В день представления

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

По учету ГСМ

 

Путевой лист

Главный специалист производственного отдела, водитель

По мере выезда, 1 лист на 1 день

Ведущий бухгалтер по учету ГСМ

В каждые 10 дней

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Журнал учета показаний спидометра

Ведущий бухгалтер

По мере выезда, 1 запись на 1 путевой лист

Комиссия

Не реже 1 раза в месяц

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

По учету основных средств

 

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (ОС-1)

Ведущий бухгалтер

В день получения объекта

Главный бухгалтер

В день получения объекта

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ОС-2)

Ведущий бухгалтер

В день перемещения объекта

Главный бухгалтер

В день перемещения объекта

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Акт о списании объекта основных средств (ОС-4)

Ведущий бухгалтер

В течение одного календарного месяца со дня подписания постановления администрации города

Главный бухгалтер

В день представления

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

Другие первичные документы бухгалтерского учета

 

Бухгалтерские справки

Ведущий бухгалтер, бухгалтер

По мере необходимости

Главный бухгалтер

В день создания

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Справки к отчетам

Главный бухгалтер

Ежемесячно в сроки, установленные для сдачи отчетности

Руководитель учреждения

В день создания

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

Регистры бухгалтерского учета

 

Оборотно-сальдовые ведомости по счетам

Ведущий бухгалтер

Не позднее 10 числа следующего месяца

Главный бухгалтер

Не позднее 10 числа следующего месяца

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Журналы операций

Ведущий бухгалтер

Не позднее 10 числа следующего месяца

Главный бухгалтер

Не позднее 10 числа следующего месяца

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Главная книга

Главный бухгалтер

Не позднее 10 числа за отчетным годом

Главный бухгалтер

В день создания

Главный бухгалтер

По окончании отчетного периода

Документы налогового учета

 

Налоговые регистры

Ведущий бухгалтер

Не позднее 20 число следующего месяца

Главный бухгалтер

В день создания

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Счета-фактуры на возмещение коммунальных услуг арендаторам

Ведущий бухгалтер

Не позднее 20 число следующего месяца

Главный бухгалтер

В день создания

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Акт  оказанных услугах

Ведущий бухгалтер

Не позднее 20 число следующего месяца

Главный бухгалтер

В день создания

Бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

Книга покупок, книга продаж

Ведущий бухгалтер

Не позднее 20 число следующего месяца

Главный бухгалтер

В день создания

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

Бухгалтерская  и налоговая отчетность

 

ФСС (4-ФСС),  ПФ, Карточки по учету страховых взносов, Карточки по ф. 1-НДФЛ, Сведения по ф. 2-НДФЛ, Инд.сведения в ПФ

Ведущий бухгалтер

В установленный для сдачи отчетности срок

Руководитель учреждения, главный бухгалтер

За 1 день до установленного для сдачи отчетности срока

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

 

НДС, ЕНВД, налог на имущество, прибыль, земельный налог, бухгалтерская отчетность

Ведущий бухгалтер

Руководитель учреждения, главный бухгалтер

Ведущий бухгалтер

По окончании отчетного периода

Приходный кассовый ордер в 1С 8.3

Содержание:

1.    Операция «Поступление оплаты от клиента»

1.1.   Вкладка «Основное»

1.2.   Вкладка «Расшифровка платежа» в 1С

1.3.   Вкладка «Печать»

2.    Операция «Прочее поступление» в 1С

             Для оформления приходного кассового ордера (ПКО) в 1С 8.3 заходим в раздел «Казначейство», выбираем пункт «Приходные кассовые ордера».


В зависимости от версии программы настройки меню могут немного отличаться. Но в любом случае в разделе «Кассовые документы» вам будут доступны приходные и/или расходные ордера.  

1.    Операция «Поступление оплаты от клиента»


Для отражения хозяйственной операции организации предлагается на выбор несколько видов ПКО в 1С 8.3:


В зависимости от выбранной операции форма документа будет отличаться. А также будут отличаться бухгалтерские проводки документа. Например, операция «Поступление оплаты от клиента» будет выглядеть так: 


1.1 Вкладка «Основное»


Операцию можно изменить также из формы документа. Еще нужно заполнить обязательные реквизиты «Касса» и «Плательщик». Поле «Сумма» заполнится автоматически при записи и/или проведении. Поле «В т.ч. НДС» заполняется по кнопке «Вставить». 

1.2 Вкладка «Расшифровка платежа» в 1С


После заполнения вкладки «Основное», переходим на вкладку «Расшифровка платежа».


Табличную часть можно заполнить автоматически, нажав на кнопку «Подобрать по остаткам», либо вручную по кнопке «Добавить». Здесь также необходимо заполнить обязательные реквизиты (подчеркнуты красным). В основании платежа указать документ, который образовал задолженность контрагента, либо договор, если приходный кассовый ордер в 1С авансовое. Если установить переключатель в положение «Без разбиения» форма примет вид:


Данный вид формы можно использовать (включен по умолчанию), когда следует указать одно «Основание платежа», но можно использовать и табличную часть (описана выше) с одной строкой. 

1.3.Вкладка «Печать»


На последней вкладке «Печать» вручную заполняются данные для печатной формы.


Остальные виды операций очень схожи между собой, поэтому рассматривать отдельно их не будем. Некоторые из них не имеют табличной части, в некоторых вместо выбора контрагента требуется указать подотчетное лицо, банк или сотрудника.  

2.    Операция «Прочее поступление» в 1С

 

Операция «Прочее поступление» отражает любые другие поступления в кассу предприятия, которые не подпадают ни под одну из выделенных фирмой 1С операций. Эта операция ормирует собственные проводки. Счет учета в таком случае определяется выбранной статьей дохода.

Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Дмитрий Панов.

 

Как заполнять приходный кассовый ордер в 2018 году

Строка  «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если ПКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер ПКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». ПКО составляется в день поступления денег в кассу! И никак иначе.  Дата указывается в формате —  ДД.ММ.ГГГГ.  Например, 02.06.2017.

Графа «Дебет». Указывается номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства.  Обычно это счет 50 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «КРЕДИТ». ИП его не заполняют.

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается ПКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета (субсчёта)  источника поступления денежных средств согласно плану счетов бухучёта, например:

• 51 – поступление денежных средств с расчётных счетов организации

• 62 – поступление денежных средств от покупателей и заказчиков

• 71 – возврат денег от подотчётных лиц

• 75-1 – внесение учредителями денежных средств в уставной капитал

• 90-1 — выручка

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, поступивших в кассу.

Графа «Код целевого назначения». Указывается код назначения использования поступивших денежных средств (обычно при целевом финансировании). Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Принято от». Указывается:

— ФИО физлица в родительном падеже – если деньги принимаются от работника организации.

— «Наименование организации» через «ФИО» (см. образец ниже) — если деньги принимаются от работника сторонней организации.

Строка «Основание». Прописывается основание поступления денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Оплата по договору №31 от 22.10.2015»; «Возврат остатка подотчётных сумм».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые поступают в кассу. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «В том числе». Указывается сумма и ставка НДС. Если в финансовой операции не предусмотрен налог на добавленную стоимость, то ставим прочерк, либо делаем запись «Без НДС».

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы (при наличии).

Отрывная квитанция. В ней дублируются данные из ПКО.

Ордер Приходный — это… Что такое Ордер Приходный?

Ордер Приходный
ордер, используемый для первичного оформления поступления и учета материальных ценностей. О.п. выписывается в случае, если расчетные документы поставщика не могут быть использованы в качестве приходных документов.

Словарь бизнес-терминов. Академик.ру. 2001.

  • Ордер Погрузочный
  • Ордер Приходный Кассовый

Смотреть что такое «Ордер Приходный» в других словарях:

  • ОРДЕР, ПРИХОДНЫЙ — специализированная форма первичного учета товарно материальных ценностей, применяемая для документального оформления и учета поступающих товарно материальных ценностей. Выписывается в том случае, когда расчетные документы поставщика или их копии… …   Большой бухгалтерский словарь

  • ОРДЕР, ПРИХОДНЫЙ — специализированная форма первичного учета товарно материальных ценностей, применяемая для документального оформления и учета поступающих товарно материальных ценностей. Выписывается в том случае, когда расчетные документы поставщика или их копии… …   Большой экономический словарь

  • Ордер Приходный Кассовый — ордер, фиксирующий поступление денег в кассу. Состоит из самого ордера и квитанции. Ордер после оформления остается у кассира, а квитанция остается у лица, сдавшего деньги в кассу. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 …   Словарь бизнес-терминов

  • ОРДЕР ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ — денежный документ, которым оформляется кассовая операция по приему наличных денег предприятиями, организациями, учреждениями. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд., испр. М.: ИНФРА М. 479 с …   Экономический словарь

  • ОРДЕР ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ — (см. ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР) …   Энциклопедический словарь экономики и права

  • ОРДЕР, ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ — первичный документ, подтверждающий поступление денег в кассу. Состоит из двух частей непосредственно из ПКО и квитанции к ПКО. Первая часть после оформления остается у кассира, а квитанция вручается лицу, сдавшему в кассу деньги. ПКО… …   Большой бухгалтерский словарь

  • ОРДЕР, ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ — первичный документ, подтверждающий поступление денег в кассу. Состоит из двух частей – непосредственно из П.к.о. и квитанции к П.к.о. Первая часть после оформления остается у кассира, а квитанция вручается лицу, сдавшему в кассу деньги. П.к.о.… …   Большой экономический словарь

  • ордер приходный кассовый —    денежный документ, которым оформляется кассовая операция по приему комиссионных денег предприятиями, организациями, учреждениями …   Словарь экономических терминов

  • Приходный кассовый ордер — документ, по которому касса предприятия принимает деньги. Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером. См. также: Кассовые операции Финансовый словарь Финам. Приходный кассовый ордер Первичный документ, подтверждающий… …   Финансовый словарь

  • ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР — документ, по которому деньги приходуются в кассу. Экономический словарь. 2010 …   Экономический словарь

Нужно ли распечатывать, брошюровать и хранить приходный кассовый ордер

Кассовые документы формируются применяемой бухгалтерской программой и не подписываются ЭЦП. Возможно ли приложить к отчету не сами кассовые документы, а их реестр? Нужно ли распечатывать, брошюровать и хранить приходный кассовый ордер (ПКО)? Разбираемся с экспертом службы правового консалтинга ГАРАНТ Ольгой Волковой.

Как сделать правильно

В кассовую книгу построчно вносятся записи о каждой приходной и расходной операции в режиме: одна запись, один кассовый документ. Включение сведений на основании реестра кассовых документов не предусмотрено.

Сформированные программным средством кассовые документы не подписаны ЭЦП, поэтому их нужно вывести на печать и нанести собственноручные подписи: на каждый прием наличных распечатывается приходный кассовый ордер, заполненная за день кассовая книга также удостоверяется собственноручной подписью.

Организация вправе самостоятельно решить, как будут подшиты вторые экземпляры кассовой книги и как будет организовано хранение кассовых документов.

Обоснование 

Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание N 3210-У) определен порядок ведения кассовых операций на территории РФ юридическими лицами (за рядом исключений), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

В соответствии с подп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У, записи в кассовой книге 0310004 осуществляются по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги. В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге подписью.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

Напомним, что каждый лист кассовой книги (N КО-4) состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

То есть в кассовую книгу построчно вносятся записи о каждой приходной и расходной операции в режиме: одна запись, один ПКО (РКО). Включить сведения на основании реестра кассовых документов не получится.

Что касается распечатывания сформированных программой документов и возможности приложить к отчету не сами кассовые документы, а их реестр, отметим: Указание N 3210-У отменило ранее применяемый НПА, в котором указывалось на необходимость распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги 0310004 (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005) подбирать в хронологической последовательности, брошюровать по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

С 01.06.2014 документы, предусмотренные Указанием N 3210-У (а это, в частности, сама кассовая книга и приходные кассовые ордера), могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде (подп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее — технические средства), и подписываются собственноручными подписями.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Прием наличных предполагает, что кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру (подп. 5.1 п. 5 Указания N 3210-У).

Для данной ситуации это значит, что вывести на печать документы все равно нужно; они не подписаны ЭЦП и на них следует нанести собственноручные подписи. Буквальное прочтение Указания N 3210-У, на наш взгляд, требует распечатывания на каждый прием наличных отдельного ПКО и ежедневного заверения кассового отчета подписью (при наличии операций).

При этом организация вправе самостоятельно решить, как будут подшиты вторые экземпляры кассовой книги и как будет организовано хранение кассовых документов (косвенно об этом смотрите в материале.

Хранение кассовых документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

В общем случае порядок хранения документов определяет руководитель, зафиксировав это в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», п. 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (включая кассовые документы и книги, ордера, авансовые отчеты) подлежат хранению в течение пяти лет. Аналогичный срок их хранения указан в ст. 277 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Приходный ордер

/Работа с документами /Приходный ордер

Для того чтобы сформировать приходный кассовый ордер, активизируйте закладку Приходный ордер и заполните следующие поля:

Можете ввести номер приходного ордера с клавиатуры или, нажав на кнопку [Поменять на следующий], увеличить номер документа на единицу (рис. 1). При двойном нажатии на кнопку, дата документа поменяется на текущую.


Рис. 1. Ввод номера

Поле для ввода даты документа (рис. 2). Дату составления документа можете ввести с клавиатуры, поставив курсор в окно и набрав нужную дату, например, 01.01.2008. Можете установить текущую дату, нажав на кнопку с изображением сегодняшнего числа. Есть возможность воспользоваться календарем и выбрать из него нужную дату.


Рис. 2. Ввод даты

Эти поля заполняются при необходимости путем ввода данных с клавиатуры.

Поле содержит реквизиты фирмы, которая получает деньги (обычно — Ваше предприятие) (рис. 3). Вы можете выбрать название организации в списке, который откроется при нажатии кнопки со стрелкой вниз. Более быстрый способ — начать набирать на клавиатуре нужное наименование. Если такое наименование уже есть в списке, то курсор автоматически перейдет на него. Если эта фирма не обнаружилась, то читайте в разделе «Элемент работы со справочником», как внести ее в список организаций.


Рис. 3. Ввод названия фирмыСмотрите также раздел «Фирмы»

В этом поле указывается, от кого принята сумма. Заполняется так же, как поле Организация.

Поле содержит информацию о представителе получателя (ФИО и т.д.). У каждого получателя может быть несколько представителей, поэтому здесь предусмотрены те же функциональные элементы, что и в предыдущих полях.

В это поле заносится информация о документе, на основании которого составляется данный приходный кассовый ордер. Вы можете заполнить это поле вручную или воспользоваться кнопкой [Шаблоны] (рис. 4).


Рис. 4. Ввод основания

Поставьте курсор в поле и введите с клавиатуры нужную сумму.

Установите курсор в поле и укажите ставку налога на добавленную стоимость в процентах.

В этом поле автоматически указывается процент и сумма налогов, входящих в сумму документа. При желании Вы можете подредактировать эти данные. Установите курсор в это поле и с клавиатуры внесите изменения.

Если Вам требуется указать дополнительную информацию, то можете заполнить это поле вручную с клавиатуры или воспользоваться кнопкой [Шаблоны] (рис. 4).

Создание документа, Архив документов, Печать документов и отчетов, Элементы управления.

порядок оформления, правила заполнения и образец

Входящие и исходящие кассовые ордера выступают в качестве первичных документов. Они подтверждают финансовые операции, связанные с выдачей и получением средств. Оформление входящих и исходящих кассовых ордеров производится по определенным правилам. Рассмотрим основные инструкции.

Расходный и входящий кассовый ордер: форма

При получении наличных денег оператор добавляет соответствующую информацию в форму КО-1, а при выдаче — КО-2.Заполнение входящих и исходящих кассовых ордеров Осуществляется для того, чтобы специалисты, проверяющие документы, могли четко понимать их содержание. В бумагу вносятся все обязательные реквизиты. Во входящих и исходящих кассовых ордерах записывается основа, на которой они составлены. В них также перечислены прилагаемые (сопроводительные) документы.

Нюансы

Входящие и исходящие кассовые ордера подписываются ответственным сотрудником сразу после операции. Прилагаемые к ним документы необходимо вернуть с печатью или отметкой «Оплачено.«При этом дата должна быть обязательно проставлена ​​во избежание повторного использования ценных бумаг. Согласно действующим правилам во входящих и исходящих кассовых ордерах не допускается внесение каких-либо исправлений, даже если они предусмотрены.

Форма KO-1

Заполните заказ в одном экземпляре. Форма состоит из 2-х разделов. Первый — это прямая квитанция, а второй — ваучер — квитанция. Последний выдается лицу, сделавшему деньги. «Основа» обозначает содержание выполненной операции.Например, «платеж по счету № 321 от 1 февраля 2017 года». В поле «В том числе» указано значение НДС. Сумма указана цифрами. Если налог не предусмотрен, то следует написать «Без НДС». В поле «Заявка» перечислены документы, сопровождающие заказ. Корреспондентский счет открывается в зависимости от источника средств. Код подразделения указывают операторы отдельных структурных подразделений предприятия. Ячейка «Дебет» должна содержать кассовый счет по плану.Нумерация документов сквозная, устанавливается на один год. В бланке не должно быть номеров, записанных по порядку, или обратных кодов. Обязательный реквизит — ОКПО. Информация указывается в соответствии со справкой, выданной органом государственной статистики. Название организации указывается в той же форме, что и в учредительных документах. Если в компании утверждены коды аналитики, в заказе они должны быть указаны. В документе есть «целевая» ячейка. Его заполняют только некоммерческие предприятия с соответствующим финансированием.

Особенности аттестации

Квитанция оформляется в бухгалтерию. Если нет специалистов, уполномоченных посещать документ, то это делает руководитель предприятия. Директор организации своим распоряжением может наложить обязательство подписывать приказы на другого работника. При этом руководитель должен согласовать свою кандидатуру с главным бухгалтером. Если директор предприятия самостоятельно ведет финансовые операции, то кассовые чеки, кассовая книга составляются и подписываются им.

Пломбирование пломбы

Оттиск ставится на часть бланка с отметкой «MP» и снимается чек. Законодательство не предусматривает особых правил печати. На практике принято 60% его на основной части, а 40% — на расписках. Некоторые рекомендации даны в постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88. Законодательством также не установлен конкретный перечень реквизитов, которые должны быть проставлены на печати оператора.Желательно указать в штампе реквизиты, которые ранее считались обязательными:

  1. Наименование предприятия (полное на русском языке), организационно-правовой вид.
  2. Расположение.
  3. Регистрационный номер.

Эмиссионный документ

Распоряжение также оформляется в одном экземпляре. При выдаче средств сотруднику на отчет форма должна быть оформлена в соответствии с его письменным заявлением. Может быть в произвольной форме. Заявление должно быть подписано руководителем предприятия.В нем указано:

  1. Сумма к выпуску.
  2. Срок сдачи.
  3. Дата.

Содержание документа

Поле «Земля» указывает на завершенную операцию. Например, это может быть «возврат перерасхода по отчету № 123 от 02.03.2017». В поле «Заявление» указываются первичные и прочие документы. Здесь указаны их номера и даты составления. Заявлениями могут быть заявки на выдачу денежных средств, векселей и так далее. Правила регистрации.КО-2 предусмотрена Методическими рекомендациями, утвержденными постановлением Госкомстата № 88. Вносить какие-либо корректировки в расходную часть не допускается. Документ также подписывается главным бухгалтером, руководителем или другим уполномоченным им лицом. Предприниматели, которые в соответствии с налоговым законодательством ведут учет затрат и доходов или физических показателей, не могут составлять распоряжения о расходах.

Действия оператора

При выдаче денежных средств по расходным документам кассир должен проверить:

  1. Наличие обязательных подписей и их соответствие образцам.
  2. Равенство сумм указано прописью и цифрами.
  3. Наличие документов по форме.
  4. Соответствие Имя в информации о варранте, предоставленной получателем.

После этого оператор готовит необходимую сумму, передает платежный документ получателю. В заказе получателю необходимо указать количество рублей (прописью) и копеек (цифрами). Человек также ставит свою подпись и дату. Оператор должен пересчитать приготовленные деньги.В этом случае получатель должен видеть, как это делает кассир. Принимающая организация также пересчитывает их под контролем оператора. Если этого не сделать, получатель не сможет впоследствии предъявить претензию кассиру на выданную сумму. После этого оператор должен подписать платежный документ.

Важные моменты

Кассир выдает денежные средства исключительно тому лицу, реквизиты которого указаны в ордере. Последний представляет документ, удостоверяющий его личность.Если выдача осуществляется по доверенности, необходимо проверить соответствие имени. получатель, указанный в ордере, информация о представляемом лице. К платежной форме прилагается документ, подтверждающий полномочия фактического получателя. Если несколько платежей производятся по доверенности или в разных организациях, копия прилагается к доверенности. Оригинал должен оставаться у оператора, совершившего последний выпуск.

Учет поступающих и исходящих кассовых ордеров

На предприятиях, составляющих рассмотренные выше документы, должен быть обеспечен контроль за операциями с наличными деньгами.Для этого необходимо вести реестр кассовых чеков. Он фиксирует детали платежных форм до их передачи оператору. Распоряжения, оформленные на выписки о выдаче заработной платы и другие подобные суммы, заносятся в книгу после передачи средств получателям. Соответствующее правило закреплено в Директивах, утвержденных Постановлением Госкомстата № 88.

На практике часто возникает вопрос: на какой срок необходимо открывать реестр входящих и исходящих кассовых ордеров? Следует отметить, что законодательство не предусматривает каких-либо сроков.В связи с этим вопросы срока использования журнала решает бухгалтер самостоятельно. Книгу можно открыть на год, месяц, квартал. При принятии соответствующего решения следует учитывать количество транзакций.

Ответственность за нарушение правил

К предприятиям, не соблюдающим требования по ведению кассовых операций, применяются меры, предусмотренные законодательством. Ответственность устанавливается различными нормативными актами.Среди них — Указ Президента РФ № 840 от 25.07.2003 г. Статья 15.1 15 главы Кодекса об административных правонарушениях предусматривает. В нем закреплены меры ответственности за нарушение правил обращения с наличными деньгами и порядка проведения кассовых операций. В случае превышения сумм, предназначенных для расчетов с контрагентами, недопущения (частичного или полного) полученных средств, несоблюдения инструкции по хранению свободных денежных средств сверх лимитов предусмотрен административный штраф: 40-50 минимальных размеров оплаты труда. для чиновников 400-500 МРОТ для организаций.

Заключение

Заказы — очень важная задача. Как было сказано выше, в документах не допускаются исправления, ошибки и помарки. Оператор, ответственный за их составление, должен помнить, что ордер — это форма строгой отчетности. Поэтому не портите документы. При отсутствии каких-либо обязательных реквизитов заполненный заказ будет считаться недействительным.

Приложение

Cash в O2C и как его улучшить

В большинстве организаций приложение A / R Cash требует большого количества ручного труда.Аналитики сильно зависят от таблиц Excel для выполнения повседневного ввода кассовых приложений. Операции по внесению наличных вручную приводят к снижению производительности и влияют на общий аспект затрат в A / R.

Теперь, когда мы разобрались с обзором кассового приложения, давайте проанализируем проблемы, возникающие в этом процессе:

  • Сборы за сейфы, ведущие к увеличению затрат на ведение бизнеса

Услуги банковского сейфа сопоставляют все чеки от клиента в одном месте, сокращая время обращения чеков.Команды Lockbox обрабатывают каждый чек и вводят информацию в электронный файл, доступный для группы обработки кассовых операций. Плата за услуги по вводу ключа в сейф взимается за нажатие клавиш. Однако, учитывая, что они берут 1–3 доллара за чек, получение наличных становится дорогостоящим процессом. Более того, иногда данные ввода с клавиатуры в сейфе являются неполными, и аналитики заполняют недостающую информацию вручную, просматривая отсканированные изображения чеков. Помимо высоких сборов за ввод сейфа, для повторной обработки чека, обработанного службами сейфа, требуется несколько человеко-часов.

  • Привязка ручного платежа к переводу

Для электронных платежей клиенты отправляют денежные переводы по электронной почте, через EDI или даже загружают их на свои порталы A / P. Командам по работе с наличными деньгами приходится вручную извлекать или загружать эти денежные переводы и сопоставлять их с входящими платежами. Ручная загрузка денежных переводов из источников в файлы различных форматов — это трудоемкая задача, которая снижает эффективность аналитиков кассовых приложений.

  • Сопоставление счетов вручную и обработка исключений

Аналитики кассового приложения сопоставляют счета-фактуры с платежами на основе данных, представленных в переводе, таких как номера счетов-фактур, заказы на покупку или детали отгрузки.Иногда денежные переводы могут содержать неправильные или усеченные номера счетов-фактур, из-за чего аналитики не могут сопоставить счета-фактуры с платежами. В таких сценариях входящие платежи применяются на уровне счета. В некоторых случаях клиент пропускает отправку извещения о переводе, и аналитику кассового приложения приходится обращаться к клиенту и запрашивать недостающий перевод. Аналогично этому, тысячи других исключений задерживают проводку наличных.

  • Краткосрочные платежи и проводка ERP

Клиенты, как правило, делают короткие платежи по нескольким причинам, например по торговым акциям, скидкам за досрочную оплату или спорным товарам.Отправляя денежный перевод, клиенты обычно указывают на причину короткого платежа. Аналитики кассовых приложений должны вручную идентифицировать короткие платежи и сопоставлять коды причин, специфичные для клиента, со своими кодами причин, специфичными для ERP. После этого они смогут разносить наличные в систему ERP. Компании используют несколько систем ERP, будь то SAP, JD Edwards, Microsoft или устаревшие системы, каждая из которых имеет уникальную конфигурацию. Аналитикам необходимо обработать исключения или перенастроить файл перед его отправкой в ​​систему ERP.

  • Влияние кассового приложения на переработку

Одной из важных проблем медленного использования наличных денег является влияние на другие процессы A / R, такие как кредитование и взыскание. Например, если платежи не применяются в тот же день, сборщик, не зная, что клиент уже заплатил, может снова обратиться к клиенту с ошибочным уведомлением о напоминании. Это приводит к ухудшению качества обслуживания клиентов.

Пошаговое руководство по продажам

Когда у меня заканчивается один из моих любимых товаров для дома, я захожу на сайт Amazon.Там я ищу нужный товар, добавляю его в корзину и направляюсь в раздел «Оформить заказ».

Затем мне будет предложено начать обработку моего заказа, указав данные о доставке, выставлении счетов и оплате. После выполнения заказ продолжает обработку или прохождение цикла от заказа до кассы, в то время как я занимаюсь своими повседневными делами.

От поручения к циклу наличности

Цикл от заказа к оплате, часто сокращенно O2C или OTC, — это то, как ваш бизнес получает, обрабатывает, управляет и выполняет заказы клиентов.Это означает обработку всех аспектов продажи, включая доставку товаров, сбор платежей, создание счетов-фактур и создание отчетов о сквозном процессе. OTC влияет на вашу прибыль и отношения с клиентами, поэтому процесс должен быть хорошо оптимизирован.

Почему так важен цикл получения наличных?

Цикл от заказа к оплате — критически важная часть функционирования вашего бизнеса: он влияет на ваш доход, взаимодействие с клиентами, уровень удержания клиентов и общий рост.Вот несколько конкретных примеров, которые объясняют важность заказа для денежного цикла.

Оптимизируя цикл от заказа до кассы, вы можете:

  • Оптимизируйте процесс покупки для ваших клиентов
  • Сократите время выполнения заказа для ваших клиентов
  • Свести к минимуму необходимость вмешательства представителя службы поддержки клиентов
  • Точное выполнение заказов при первом размещении
  • Своевременно выполнять заказы для клиентов
  • Обеспечьте быструю конвертацию дебиторской задолженности и инкассо для клиентов
  • Избегайте повторного ввода информации о заказе и форме
  • Докажите клиентам, что ваш бизнес профессионален и вы цените их время
  • Избегайте задержек и убедитесь, что у вас достаточно товара
  • Улучшение отчетности и точности записей с течением времени

Теперь, когда вы лучше понимаете причины, по которым вы должны отдавать приоритет своему внебиржевому циклу, давайте рассмотрим семь этапов этого процесса и то, что каждый влечет за собой.

Шаги цикла от заказа до кассы

Прежде чем мы углубимся в то, что представляют собой семь шагов в цикле от заказа до получения наличных, взгляните на этот визуальный элемент, чтобы лучше понять, как выглядит этот процесс:

1. Получение заказа

В момент размещения заказа ваша онлайн-система управления заказами (OMS), такая как Shopify или WooCommerce, уведомит вас. В зависимости от вашей OMS определенные люди, команды и системы будут уведомлены о заказе, как только он будет отправлен клиентом.Затем можно начинать обработку оставшейся части заказа на получение наличных.

Примечание : ваша OMS может подключаться к вашей CRM (аналогично интеграции Shopify и WooCommerce с HubSpot CRM). Это позволяет вам управлять всеми аспектами вашего бизнеса, связанными с клиентами, из центра.

2. Управление платежами клиентов

Затем управляйте платежами вашего клиента в зависимости от выбранного им метода (например, кредитный, дебетовый, PayPal). Ваша система электронной торговли поможет вам управлять и этой частью процесса — когда клиент размещает заказ, система автоматически отправляет платеж через процесс утверждения.Система примет или отклонит платеж, а затем перейдет к выполнению, если и когда он будет одобрен.

Примечание : Как правило, новые клиенты проходят процесс утверждения или отказа в оплате, в то время как возвращающиеся клиенты сразу переходят к выполнению, поскольку их данные уже хранятся в системе. Если по какой-либо причине новому или постоянному клиенту будет отказано, член вашей команды, вероятно, должен будет обратиться к клиенту, чтобы исправить проблему. Ваша система также может автоматически отправлять заказчику запрос, чтобы он мог снова ввести свою информацию (если проблема столь же проста, как необходимость повторно ввести данные, такие как номер кредитной карты).

3. Выполнить заказ

Затем пришло время выполнить заказ, то есть найти и подготовить товар для покупателя, который его приобрел. Это должно быть сделано с помощью вашей системы управления запасами. (В большинстве программ для управления заказами в систему включено управление запасами, аналогично тому, как это делают Shopify и WooCommerce.) Это позволяет вам отслеживать свои запасы в режиме реального времени без необходимости подсчета или сортировки вручную.

Системы управления запасами

помогают вам точно выполнять заказы клиентов, а также отслеживать ваши учетные записи и данные.Например, этот тип системы поможет вам узнать, когда у вас заканчиваются определенные товары, чтобы вы могли избежать задержки заказов на товары.

4. Отправьте заказ клиенту

Своевременно отправьте заказ вашему клиенту, чтобы он получил его в срок, который вы обещали. Независимо от того, делаете ли вы это вручную или автоматически, убедитесь, что ваша посылка подготовлена ​​к отправке, используя ваши данные о выполнении, чтобы гарантировать, что нужный товар будет доставлен по правильному адресу. Таким образом, посылка будет отправлена ​​профессионально и качественно.Ваша система управления заказами и запасами сделает запись отгрузки для дальнейшего использования и отчетности.

5. Создайте счет-фактуру

Выставление счетов клиентам — важная часть этого цикла. Счет-фактура клиента — это документ, в котором указаны приобретенные товары и цена, по которой эти товары были проданы клиенту. Создание счета-фактуры для каждой покупки и заказа — это то, как вы отслеживаете, что оплачено и отгружено, чтобы избежать денежных расхождений.

Программное обеспечение для выставления счетов

поможет вам на этом этапе — в ваше программное обеспечение для управления заказами может быть включена система, такая как QuickBooks, в зависимости от того, какая у вас есть (например, Shopify поставляется с собственной системой выставления счетов).

Таким образом, ваши счета будут включать всю необходимую информацию, такую ​​как приобретенные товары, реквизиты платежа, дату заказа и адрес доставки. Счета также важны для отдела дебиторской задолженности вашего бизнеса. Эти сотрудники могут просматривать счета и отмечать все, что кажется проблемным. Примером может быть задержка платежа — после ее выявления представитель может связаться с соответствующим клиентом и предпринять необходимые шаги для устранения проблемы.

6. Получение платежа

Теперь пора обеспечить беспрепятственный сбор платежа вашим клиентам.Предполагая, что все идет соответствующим образом, этот этап цикла должен быть автоматизирован вашими системами управления заказами и выставления счетов, то есть форма оплаты клиента должна обрабатываться автоматически, как указано в счете. Затем ваш бизнес может подтвердить продажу (и получение денег, полученных от этой продажи) через вашу систему управления заказами.

Если есть какие-либо проблемы со сбором платежа — например, задержка платежа или полное отсутствие платежа из-за ошибки, которая произошла после выставления счета — ваша группа по работе с дебиторской задолженностью должна связаться с клиентом.В зависимости от ситуации они могут объяснить необходимые процедуры для решения проблемы с оплатой. В зависимости от серьезности ситуации они могут также пересмотреть штрафы, которые клиент может понести в будущем.

7. Отчет по данным

Наконец, вы хотите сообщить обо всех данных, касающихся вашего внебиржевого рынка. Ваши автоматизированные системы заказов и выставления счетов упрощают это, потому что они уже управляют всеми данными о ваших продажах, заказах и клиентах. Анализируя данные внебиржевого процесса, ваш бизнес может определить, насколько хорошо ваш цикл оптимизирован, а также его влияние на выручку и клиентов.

Кроме того, если вы часто просматриваете эту информацию, вы можете определить неэффективность вашего процесса до того, как они начнут расти. Вы сможете определить и извлечь выгоду из успешных частей своего цикла. Таким образом, вы убедитесь, что вы неизменно точно выполняете и отправляете заказы своих клиентов вовремя и максимизируете свою прибыль.

Оптимизируйте свой заказ до денежного цикла

Без оптимизированного внебиржевого цикла вы подвергаете опасности свою способность удовлетворять потребности своих клиентов.Это может отрицательно сказаться на росте и доходе вашего бизнеса — и кому это нужно?

Итак, рассмотрите различные этапы этого процесса и работайте над их оптимизацией таким образом, чтобы это работало для вашего конкретного бизнеса, продукта или услуги и базы клиентов.

Что такое финансирование заказа на поставку и как оно работает

Финансирование заказа на закупку (PO) — это аванс от кредитора, который платит вашим поставщикам за товары, которые вы перепродаете или распространяете. PO-финансирование — это эффективный способ стимулировать рост бизнеса без привлечения банковских долгов или продажи акций вашей компании.Вы можете профинансировать до 100% стоимости письменного заказа на поставку, при этом типичные ставки составляют от 1,15% до 6% в месяц. Если продажи опережают входящий денежный поток, то финансирование заказа на поставку может быть хорошим подходом для выполнения нового заказа клиента.

Чтобы получить право на финансирование заказа на поставку, компания должна продавать готовую продукцию коммерческим (B2B) или государственным (B2G) клиентам и иметь маржу прибыли не менее 15%. Новые предприятия могут претендовать на финансирование заказа на покупку, потому что утверждение основывается в первую очередь на кредитоспособности и вашей истории отношений с вашими клиентами и поставщиками.Ваши шансы на одобрение выше, если ваши клиенты и поставщики являются хорошо зарекомендовавшими себя компаниями с хорошей репутацией.

Использование финансирования заказа на поставку позволяет финансировать платежи поставщикам за производство и транспортировку до получения оплаты от клиентов. Вы не можете использовать средства ни для чего, кроме покупки определенных товаров для выполнения заказа вашего клиента, в отличие от других кредитов на пополнение оборотного капитала.

Финансирование заказа на покупку предшествует выставлению счета: Финансирование заказа на покупку — это финансирование, которое вы получаете до того, как вы доставите товары своим клиентам и до того, как вы им выставите счет.Если вы уже доставили товары или услуги клиенту B2B или B2G и выставили счет этому клиенту, факторинг счетов является правильным вариантом.

Как работает финансирование заказа на закупку

В финансировании заказа на поставку участвуют как минимум четыре стороны на разных этапах процесса:

  • Заемщик: Это малый бизнес, ищущий финансирование.
  • Компания по финансированию заказов на закупку: Это компания, предоставляющая финансирование. Финансирующая компания PO оценивает заказ на поставку и предоставляет финансирование поставщику.
  • Поставщик: Поставщик — это компания, поставляющая товары, которые заемщик перепродает или распространяет. Поставщик получает оплату за товары напрямую от компании, финансирующей заказы на закупку.
  • Клиент: Это клиент заемщика и конечный получатель заказа. Когда используется финансирование заказа на поставку, клиенты обычно переводят свои платежи непосредственно в компанию, финансирующую заказы на закупку.

Поскольку вовлечено так много сторон, может быть труднее завершить процесс финансирования и снизить затраты.Например, если ваши поставщики не спешат производить товары, ваши затраты возрастут. Чем больше времени требуется финансовой компании для получения оплаты, тем дороже финансирование, поскольку ставки взимаются ежемесячно или даже ежедневно. Кроме того, у вас возникнут дополнительные расходы, связанные с любыми условиями, которые вы предложили своим клиентам.

Процесс финансирования заказа на закупку в 8 этапов

Финансирование заказа на поставку будет легче понять, если оно будет разбито по шагам. Восемь этапов транзакции финансирования заказа на поставку:

  1. Вы получили заказ на поставку: Ваша компания получила крупный заказ на поставку от клиента.
  2. Вы получаете письменное предложение по стоимости: Поставщик представляет письменное предложение с подробным описанием затрат на закупку товаров, необходимых для выполнения заказа. На этом этапе вы можете с уверенностью определить, необходимо ли финансирование.
  3. Вы подаете заявку и получаете одобрение на финансирование заказа на поставку: После того, как вы определили, что финансирование заказа на закупку необходимо, вам нужно будет найти подходящую компанию по финансированию заказа на покупку, подать заявку на необходимое финансирование и получить одобрение.Чтобы подать заявку, вам необходимо предоставить как заказ на покупку, так и предложение поставщика по стоимости.
  4. Компания, финансирующая заказы на закупку, платит поставщику: После утверждения вашей заявки компания, финансирующая заказы на закупку, платит поставщику за производство и доставку товаров для выполнения заказа на поставку. Оплата обычно осуществляется в форме аккредитива.
  5. Поставщик доставляет товар покупателю: Поставщик обычно доставляет товары покупателю напрямую.Однако вместо этого вы можете выбрать доставку товаров на место вашего предприятия. После получения товара покупателем заказ считается принятым.
  6. Вы продлеваете условия клиенту: Вы выставляете клиенту счет за товары и продлеваете условия вашему клиенту. Чем больше времени требуется для получения платежа от клиента, тем дороже становится финансирование заказа на поставку.
  7. Клиент платит компании, финансирующей заказы на поставку: Клиент оплачивает компании, финансирующей заказ на поставку, непосредственно полную стоимость, указанную в счете.
  8. Компания, финансирующая заказы на поставку, платит вашему бизнесу после вычета комиссионных: Финансовая компания на закупку вычитает свои комиссионные из средств, а затем выплачивает оставшуюся сумму вашему бизнесу.

Кто подходит для финансирования заказа на закупку

Большинство предприятий, которые полагаются на внешних поставщиков в отношении продуктов, которые они перепродают, могут получить выгоду от финансирования заказа на поставку. Это потому, что вы сможете развивать бизнес и привлекать новых клиентов, не вкладывая свои деньги в ожидающие заказы.Некоторые примеры включают:

  • Дистрибьюторы: Дистрибьюторы могут сократить свои первоначальные затраты, одновременно удовлетворяя спрос покупателей на продукцию с высокой маржой, особенно в пиковые сезоны. Финансирование на поставку помогает дистрибьюторам поддерживать больший объем товарных запасов и снимать некоторые транспортные расходы, которые часто сокращают оборотный капитал, доступный для инвестиций.
  • Оптовики: Оптовики могут воспользоваться растущим потребительским спросом, не истощая свой капитал или не имея непроданных запасов.Финансируя покупку и доставку этих продуктов, когда у них уже есть покупатель, оптовые торговцы могут снизить некоторые риски, связанные с хранением продуктов на складе.
  • Торговые посредники: Торговые посредники могут уменьшить количество имеющихся у них запасов, особенно при первом открытии, чтобы потратить свой оборотный капитал на покрытие деловых расходов, таких как аренда и начисление заработной платы. Финансирование заказа на покупку может высвободить дополнительный денежный поток и позволить торговому посреднику привлечь больше клиентов, а не инвестировать средства в запасы.
  • Импортеры или экспортеры готовой продукции: Импортеры и экспортеры сталкиваются с высокими транспортными расходами на свою продукцию. Финансируя заказ на покупку, они могут избежать блокировки своих денег в ожидании прибытия товаров.
  • Внештатные производители: Внешние производители могут использовать финансирование заказа на закупку для продолжения роста, если им не хватает капитала, но спрос на их продукцию высок. Вместо того, чтобы связывать средства в производственном процессе, ваш бизнес может реинвестировать в компанию и финансировать поставку и доставку товаров.

При правильном финансировании заказа на поставку

Финансирование заказа на поставку — один из лучших способов финансирования роста вашего бизнеса, особенно в таких ситуациях:

  • Когда у вашего бизнеса всплеск спроса: Если ваш бизнес подписал нового дистрибьютора и спрос на ваш продукт резко вырос, финансирование заказа на поставку имеет большой смысл.
  • Постоянно ограниченный денежный поток: Многие малые предприятия постоянно испытывают проблемы с денежным потоком в определенные моменты месяца.Использование финансирования заказа на поставку может помочь сгладить ограниченный денежный поток и предоставить владельцам бизнеса средства для инвестирования в свой бизнес.
  • Стартапы, стремящиеся стимулировать рост: Использование финансирования заказов на поставку может быть более дешевым способом стимулировать рост при одновременном удовлетворении потребительского спроса.
  • Компании, желающие сократить капитал на транспортировку: Компании, использующие зарубежных поставщиков, часто оплачивают товары задолго до того, как они смогут выставить счет покупателю. Финансируя свои заказы на покупку, вы можете использовать свой капитал для инвестирования в другие части вашего бизнеса, вместо того, чтобы связывать его с заказом.

Если финансирование заказа на поставку кажется жизнеспособным вариантом, eCapital — это компания, финансирующая заказы на закупку, которая работает с малыми предприятиями, финансируя заказы на покупку от 50 000 до 10 миллионов долларов. Утверждение и финансирование могут произойти в течение двух недель.

Посетите eCapital

Ставки, условия и требования к финансированию заказа на закупку

PO финансирует до 100% стоимости проданных товаров, через две недели после того, как вы подадите заявку на выполнение заказа на покупку.Вашему бизнесу B2B или B2G необходимо продать материальные товары на сумму не менее 15 000 долларов с прибылью не менее 15%, чтобы соответствовать требованиям. Стоимость такого финансирования колеблется от 1,15% до 6% в месяц, при этом финансовая компания ожидает выплаты в течение 90 дней или меньше.

Краткий обзор условий, затрат и квалификаций

Типичные затраты, сроки и квалификационные требования, которые вы можете ожидать от компании, финансирующей заказы на закупку, составляют:

Условия финансирования заказа на поставку

При финансировании заказа на поставку вы можете профинансировать до 100% общей стоимости товаров, необходимых для выполнения письменного заказа клиента.Финансирующая компания на поставку обычно осуществляет платеж вашим поставщикам через две-четыре недели через аккредитив, хотя платеж может производиться наличными в каждом конкретном случае. Большинство компаний, финансирующих заказы на закупку, хотят получить погашение в течение не более 90 дней.

При подаче заявки вам необходимо предоставить финансирующей компании копию заказа на поставку, представленного вашим клиентом, и документацию от вашего поставщика о стоимости выполнения заказа. Важно учитывать, сколько времени потребуется вашему поставщику на производство или поставку товаров после получения оплаты, поскольку чем дольше это занимает, тем дороже затраты на финансирование.

Затраты на финансирование заказа на поставку

Комиссия за финансирование заказа на закупку зависит от объема и риска сделки для финансирующей компании. Большинство лучших компаний, финансирующих заказы на закупку, взимают процент от профинансированной суммы в течение первых 30 дней погашения. Затраты варьируются в зависимости от отрасли от 1,25% до 6% в месяц.

Затраты после первого месяца не являются ясными для отдельных компаний, финансирующих ЗП, но в среднем по отрасли эти дополнительные затраты составляют около 1.00% за 10 дней. Чем быстрее ваш клиент оплачивает ваш счет, тем дешевле становится финансирование заказа на покупку.

Согласно данным компании, финансирующей заказы на закупку, Commercial Capital, следующие примеры затрат являются обычными, если вам утверждена ставка финансирования 3%:

  • Модель 1: 3% в течение первых 30 дней; 1% каждые 10 дней после этого
  • Модель 2: 3% в течение первых 30 дней; 0,1% в сутки, далее
  • Модель 3: 2% в течение первых 20 дней; 1% через каждые 10 дней после этого

В таблице ниже показан пример того, сколько может вам стоить финансирование заказа на поставку.Мы предполагаем, что ссуда в таблице выплачивается вашим клиентом ровно через 50 дней, и вы имеете право на процентную ставку 3%, используя первую модель.

Пример стоимости финансирования заказа на поставку

Срок кредита начинается, когда вашему поставщику предоставляются средства. Если ваш поставщик медленно производит или доставляет товары, или если вы обещали своему клиенту сроки оплаты более 30 дней, то финансирование заказа на поставку может стать довольно дорогим.

Квалификация финансирования заказа на закупку

Относительно легко получить право на финансирование заказа на поставку, если вы имеете дело с постоянными и уважаемыми клиентами и поставщиками.Даже новые компании могут претендовать на это, если их владельцы имеют достоверный опыт работы в отрасли. Типичные квалификационные требования при подаче заявки на финансирование заказа на поставку:

  • Тип бизнеса: B2B или B2G
  • Вид продукции: Материальная готовая продукция, предназначенная для прямой перепродажи
  • Минимальный размер заказа: Зависит от кредитора от 15 000 до 100 000 долларов США
  • Минимальная маржа прибыли: Зависит от кредитора от 15% до 30%
  • Заказчик и поставщик: Должен быть кредитоспособным, что обычно означает хорошую кредитную историю, сообщенную Dun & Bradstreet (D&B)

Точное значение термина «кредитоспособность» варьируется и зависит от выбранного вами поставщика ссуды.Многие кредиторы проводят коммерческую проверку кредитоспособности ваших клиентов через такую ​​компанию, как Dun & Bradstreet. Как минимум, ваши клиенты и поставщики должны иметь историю своевременных платежей, недавних банкротств и серьезных судебных разбирательств.

Где получить финансирование заказа на закупку

Обычно есть два типа финансовых организаций, которые предлагают финансирование заказа на закупку. Традиционные кредиторы, такие как банки, обычно не рекламируют финансирование заказа на покупку, но могут предложить его в качестве дополнения для давних клиентов.Если у вас уже есть банковские отношения, сначала обратитесь в свой банк, так как он может предлагать более выгодные ставки, чем другие поставщики. Кроме того, существуют онлайн-финансовые учреждения, которые сосредоточены на финансировании дебиторской задолженности или других кредитных решениях, которые предлагают финансирование на основе заказа.

На что обращать внимание в компании, финансирующей заказы на закупку

Если вы ищете подходящего партнера по финансированию заказа на покупку, то вам нужно знать некоторые конкретные подробности об истории кредитора в области финансирования заказа на покупку и о том, как выглядят его типичные затраты.Если вы зададите вопросы об опыте поставщика и определите степень его взаимодействия с вашими клиентами, это поможет вам выбрать кредитора.

Вот некоторые из вопросов, которые вы можете задать потенциальным поставщикам финансирования заказа на покупку:

  • Сколько транзакций они обработали в вашей отрасли?
  • Как долго они в бизнесе?
  • Какие кредитные продукты они предлагают? Если финансирование заказа на закупку — один из многих продуктов, есть ли у них команда специалистов, которая занимается исключительно кредитованием заказов на поставку?
  • Как они платят поставщикам и когда? Через аккредитив или наличными? Платят ли они авансом или после того, как платит покупатель?
  • Каковы их типичные затраты и какова их разбивка?
  • Какую информацию или проверку кредитоспособности они проводят в отношении ваших клиентов или поставщиков?
  • Как они получают оплату от ваших клиентов?
  • Общаются ли они напрямую с вашими клиентами?

Ответы на эти вопросы дадут вам лучшее представление о том, будет ли продукт, предлагаемый какой-либо потенциальной компанией по финансированию заказов на закупку, соответствовать потребностям вашего бизнеса.

Альтернативы финансированию заказа на закупку

Финансирование заказа на поставку — дорогостоящий вариант финансирования для малого бизнеса. Существует множество альтернатив, которые могут лучше соответствовать вашей ситуации. Некоторыми хорошими альтернативами финансированию заказа на поставку являются краткосрочные бизнес-ссуды, факторинг счетов и бизнес-кредитные карты.

Краткосрочные бизнес-займы

Краткосрочные бизнес-ссуды могут быть отличным вариантом финансирования разовых расходов, таких как покупка инвентаря или оборудования.Лучшие краткосрочные кредиты имеют онлайн-заявку, и вы можете получить финансирование на сумму до 500 000 долларов за один рабочий день.

Факторинг счетов

Имея неоплаченные счета B2B или B2G, предприятия могут воспользоваться факторингом счетов. Лучшие факторинговые компании, выставляющие счета-фактуры, продвигаются более чем на 90% и иногда получают счета напрямую от ваших клиентов.

Кредитные карты для бизнеса

Кредитные карты

Business — отличный инструмент для финансирования, независимо от других вариантов финансирования.Лучшие бизнес-кредитные карты предлагают малому бизнесу вознаграждения, льготы и низкие начальные ставки при покупках.

Итог

Финансирование заказа на закупку — хороший выбор, если рост ваших продаж опережает денежный поток, но он может быть дорогостоящим и может быть не лучшим вариантом финансирования бизнеса, если у вас есть хорошая кредитная история. Для получения наилучших ставок мы предлагаем вам иметь маржу выше 20% при длительном опыте работы с клиентами и поставщиками. Если вы решите, что финансирование заказа на покупку необходимо, рассмотрите возможность использования eCapital, поскольку они могут финансировать заказы на закупку в размере от 50 000 до 10 миллионов долларов США по конкурентоспособным в отрасли ставкам.

Посетите eCapital

Формы обслуживания FedCash

CASH-01 Форма запроса на услуги FedCash
Форму запроса услуг FedCash можно использовать для настройки новых конечных точек, изменения существующей информации о конечных точках или отмены кассовых услуг, а также для внесения изменений, связанных с услугами по транспортировке бронетранспортеров в док-станцию ​​Федеральной резервной системы и обратно. Чтобы использовать эту форму для настройки кассовых услуг, в вашем учреждении уже должно быть зарегистрировано Соглашение об основном счете или форма авторизации транзакции и оплаты услуг.
Форма (PDF)
Инструкции (PDF)
НАЛИЧНЫЕ-02 Форма запроса на возмещение разницы
Эту форму можно использовать для подачи претензий в отношении разницы в единицах измерения, обнаруженной в поставках валюты и монет, полученных от Федеральной резервной системы.
Форма (PDF)
Инструкции (PDF)
НАЛИЧНЫЕ-03 Форма спора о корректировке депозита
Эту форму можно использовать для оспаривания корректировки, внесенной Федеральной резервной системой в депозит вашего учреждения.
Форма (PDF)
Инструкции (PDF)
НАЛИЧНЫЕ-04 Форма для зараженной валюты FedCash Services
Форма зараженной валюты FedCash Services должна использоваться для предварительного письменного уведомления вашего местного Федерального резервного банка о поступлении депозита, содержащего зараженную валюту.

Для получения дополнительной информации и подробностей ознакомьтесь с Процедурами обращения с загрязненной валютой.

Форма (PDF)
НАЛИЧНЫЕ-05 Форма запроса отказа от перекрестной доставки
Эту форму можно использовать для запроса освобождения от платы за перекрестную доставку из-за очень серьезного нарушения денежных потоков, например, вызванного неблагоприятными погодными условиями или событием сбоя автоматизации. Клиенты, которые сталкиваются с особыми обстоятельствами, которые, по их мнению, имеют право на отказ, должны отправить форму запроса об отказе в Центр обслуживания клиентов в течение 5 рабочих дней с момента возникновения ситуации.Ваша обслуживающая касса Федеральной резервной системы примет решение, оправдывают ли обстоятельства облегчение перекрестной доставки.
Форма (PDF)
НАЛИЧНЫЕ-06 Форма запроса на корректировку перекрестной отгрузки
Эту форму можно использовать для запроса корректировки неправильных сборов для зоны обслуживания 6303. Все запросы должны подаваться в течение квартала, следующего за датой расчета. (Например, счет за 3-й квартал будет урегулирован 15 ноября и может быть оспорен до конца марта следующего года) и должен быть подписан лицом, включенным в список официальных уполномоченных подписывающих лиц вашей организации.Заполненную форму следует отправить по электронной почте в Центр обслуживания клиентов.

Если электронная почта или факс не подходят, подписанную бумажную копию можно отправить по почте в Центр обслуживания клиентов, P.O. Box 219416, Канзас-Сити, MO 64121-9416. Корректировки не отображаются в отчетах о перекрестной доставке, только в выписках по счетам за месяц после отправки запроса.

Форма (PDF)
НАЛИЧНЫЕ-07 Форма заявки и соглашение о кастодиальной инвентаризации (КИ)
Эту форму можно использовать для подачи заявки на кастодиальную инвентаризацию (CI).Кастодиальная инвентаризация позволяет учреждению переводить валюту в бухгалтерские книги Федерального резервного банка, но физически хранить валюту в своем защищенном объекте, тем самым снижая инвестиционные затраты на хранение валюты достаточно долго, чтобы ее можно было рециркулировать среди клиентов. Программа кастодиальной инвентаризации применима только к банкнотам 10 и 20 долларов. Обратите внимание, подача заявки не означает автоматического принятия в программу. Учреждение и сайт должны сначала пройти процесс проверки. Для получения дополнительной информации о программе кастодиальной инвентаризации посетите веб-страницу кастодиальной инвентаризации.
Форма (PDF)
НАЛИЧНЫЕ-08 Форма запроса на изменение обозначения подзоны
Эта форма может использоваться для изменения обозначения зоны или подзоны конечной точки.
Форма (PDF)
НАЛИЧНЫЕ-09 Форма запроса на изменение обозначения UCAP
Форма запроса на изменение унифицированной политики доступа к наличным деньгам (UCAP) кассовых служб может использоваться для обозначения конечных точек как бесплатных или платных.UCAP предоставляет финансовым учреждениям базовый уровень бесплатного доступа к денежным переводам и депозитам. За обслуживание сверх базового уровня может взиматься плата за доступ в зависимости от объема и частоты обслуживания.
Форма (PDF)
Инструкции (PDF)
НАЛИЧНЫЕ-10 Форма перекрестной веб-зоны FedLine
Эта форма используется для информирования Федерального резервного банка о намерении использовать веб-кассовые услуги FedLine для филиалов, указанных в форме.Они представляют собой филиалы или конечные точки учреждения или учреждений, для которых запрашивающий уполномочен вести кассовый бизнес. Запросы на изменение идентификатора филиала следует указывать в последних двух столбцах, если это применимо, и изменения должны вступать в силу с даты вступления в силу, указанной выше.
Форма (PDF)
Инструкции (PDF)

Все, что вам нужно знать о денежных переводах и принципах их работы

Вы когда-нибудь хотели отправить деньги, но беспокоились об отправке чека, привязанного к вашему банковскому счету? Или, может быть, у вас есть немного денег, которые вы пытаетесь отправить родственнику через страну или за границу, и вы не хотите иметь дело с хлопотами, связанными с внесением и переводом средств.Для этих и подобных им ситуаций есть отличное решение: денежные переводы. Денежный перевод похож на чек . По сути, это заметка о том, что вы кому-то переводите деньги.

Это также может быть простой способ получить оплату за товары или услуги, если наличные деньги неудобны, и вы беспокоитесь о том, чтобы принять кредитную карту или получить чек. Денежные переводы выдаются в почтовых отделениях США, некоторых продуктовых магазинах и магазинах шаговой доступности. Ознакомьтесь с нашим руководством о том, как работают денежные переводы, или нажмите на ссылку, чтобы сразу перейти к своему вопросу!

Зачем нужны денежные переводы?

Есть много разных способов перевода или отправки денег.Почему вы можете выбрать денежный перевод? Давайте разберемся.

  • Денежные переводы на безопаснее, чем чеки , потому что они обычно не возвращаются. Сообщение о том, что чек отклонен, означает, что на счете, с которого он должен вам платить, на самом деле нет средств, необходимых для этого. Допустим, вам дали чек на 300 долларов за велосипед, который вы продали в Интернете. Вы идете, чтобы обналичить его, и банк сообщает вам, что он возвращен. Теперь вы оказались в сложной ситуации, когда вам нужно связаться с покупателем и попросить его перевыпустить чек после того, как на счету будет больше средств.
  • Денежные переводы
  • позволяют избежать этой проблемы, поскольку оплачиваются авансом . Когда ваш покупатель идет за денежным переводом в почтовое отделение или продуктовый магазин, у него должны быть деньги на руках. Это означает, что в магазине, предлагающем денежный перевод, уже есть деньги, необходимые для оплаты, — не беспокойтесь о том, что денежный перевод может отскочить. Они похожи на предоплаченные дебетовые карты тем, что для них установлена ​​фиксированная сумма.
  • Еще одним преимуществом является то, что вам не нужен банковский счет для отправки или получения денежного перевода.Возможно, у вас нет банковского счета (хотя вы, возможно, захотите его рассмотреть!), Или, возможно, ваш банк взимает комиссию за снятие средств, с которыми вы не хотите иметь дело. Возможно, вы не полностью доверяете своему покупателю или продавцу и хотите избежать ненужного риска. Какой бы ни была причина, денежные переводы позволяют избежать хлопот, позволяя потребителям совершать покупки полностью за наличные. (Хотя вы можете фактически положить денежный перевод на банковский счет, если хотите.)
  • Наконец, еще одна причина, по которой денежные переводы считаются более безопасными, чем чеки, заключается в том, что они не содержат личной финансовой информации. Редко, но опытные мошенники могут приблизиться к краже вашей личности или другой информации, если у них есть доступ к номеру вашего банковского счета и маршрутному номеру: два элемента включены в чек.

Убедиться, что эта информация недоступна тем, кому вы платите, — простой способ избежать этого риска. По этой причине вы можете рассмотреть возможность денежных переводов, если вы покупаете товары в Интернете у поставщиков, в отношении которых вы не уверены.

Так как же работают денежные переводы?

Вот денежные переводы в действии:

  1. Лицо А оплачивает, скажем, почтовое отделение авансом за денежный перевод.Они гарантируют, что предполагаемый получатель (человек B) — это лицо, которому оно адресовано, а затем лицо A подписывает его.
  2. В почтовом отделении есть деньги.
  3. Лицо А отправляет денежный перевод лицу Б.
  4. Затем человек B может отнести свой денежный перевод в почтовое отделение и обналичить или положить его на хранение.

Помимо почты, многие компании выдают денежные переводы, как правило, через продуктовые магазины или мини-маркеты.

Вы также должны знать, что в большинстве мест имеет ограничение на сумму, которую вы отправляете в денежном переводе, а денежных переводов стоят комиссии в зависимости от того, сколько вы отправляете.Например, почтовое отделение разрешает денежные переводы на сумму до 1000 долларов. Вы можете отправить несколько денежных переводов, но если вы отправляете более 3000 долларов в день, вам нужно будет заполнить специальные налоговые формы.

Отправка денежного перевода

Если вам интересно, как получить денежный перевод, вы можете получить его в почтовом отделении США, банке, продуктовом магазине или в крупных магазинах, таких как Walmart. Не забудьте взять с собой наличными. — это самый надежный способ купить денежный перевод — хотя в некоторых местах, например, в почтовом отделении, также можно взять с собой дебетовую карту.

Во-первых, вы платите авансом. Затем, как и в случае с традиционным чеком, вы подписываете его и указываете получателя, свой адрес и его адрес, а также записку, если хотите. Одна важная вещь, о которой нужно знать, — это быть осторожными в магазинах шаговой доступности или в магазинах ссуд до зарплаты .

Эти места, хотя и более доступны в некоторых общинах, могут взимать гораздо более высокие сборы , чем государственная почта или действующий продуктовый магазин. Если вас беспокоит стоимость денежного перевода, возможно, вам стоит поискать в других местах, чтобы купить его.

Обналичивание денежного перевода

Вы можете обналичить денежный перевод в USPS, в банке, продуктовом магазине или магазине ссуд до зарплаты . Просто войдите с вашим денежным переводом и действительным государственным удостоверением личности .

Имейте в виду, что продуктовые магазины, магазины товаров повседневного спроса и магазины ссуды могут взимать с вас комиссию за обналичивание вашего денежного перевода — а ссудный магазин может взимать особенно большую комиссию — поэтому вы можете избежать этого, если есть доступные варианты получше. тебе.

Существуют также варианты, когда дело доходит до выплаты денежного перевода. Вы можете полностью обналичить свой денежный перевод, если вам нужны наличные как можно скорее, или вы можете положить денежный перевод на свой банковский счет, если вы обналичите его в своем банке. Если вам сейчас нужно немного наличных, но вы хотите внести оставшуюся часть денежного перевода, большинство банков также разрешат это.

Как избежать мошенничества

Последнее, что нужно знать о денежных переводах, — это то, что, хотя они, как правило, более безопасны, чем чек, их все же можно использовать в мошенничестве .Вот несколько ключевых моментов, о которых следует знать, чтобы вас не ограбили.

  • Убедитесь, что вы принимаете денежные переводы только на запрошенную сумму.
    • Если кто-то платит вам намного больше, чем вы выставили ему счет-фактуру или взимали с него плату за предоставленную вами услугу, это может быть признаком мошенничества.
    • Вам также следует с подозрением относиться к денежным переводам, которые вы, , вообще не запрашивали. В этом случае немедленно обратитесь в компанию, выписавшую денежный перевод.
  • Не отправляйте денежные переводы ненадежным поставщикам.
    • Поскольку денежные переводы — это в основном просто оплата наличными, если вы отправляете кому-то, кому не доверяете, денежный перевод заранее, и они не могут предоставить вам товары или услуги, за которые вы им платили, мало что можно сделать . Желательно иметь письменное согласие и платить только надежным поставщикам.
  • Денежные переводы Почтовой службы не могут превышать 1000 долларов США, а иностранные — 700 долларов США.
    • Если вы получите денежный перевод на сумму, превышающую эти суммы, вы можете быть уверены, что это мошенничество. При получении денежного перевода на крупную сумму обязательно выясните, какой лимит на перевод имеет компания, выдавшая денежный перевод. Обычно лимит составляет около 1000 долларов.
  • Проверить наличие признаков фальсификации на любой из написанных строк.
    • Подобно чеку, денежные переводы заполняются информацией, относящейся к отправителю и получателю.Если какая-либо из этих строк выглядит нечеткой или как будто кто-то пытался изменить информацию, вы можете подумать о том, чтобы связаться с компанией, занимающейся денежными переводами.
    • Используйте ручку при заполнении денежного перевода и обязательно пишите четко и разборчиво, чтобы избежать любой возможности ошибки при обналичивании его.

Не подвергайте свое финансовое положение риску мошенничеством. Если вы беспокоитесь о своем финансовом положении, вы можете попробовать инструмент для финансового оздоровления, чтобы убедиться, что вы в курсе всего.

Подведение итогов

Понимание рисков и преимуществ — важный первый шаг в ответственном использовании денежных переводов. Они могут быть полезной альтернативой чекам в ситуациях, когда вы беспокоитесь о возможности возврата чека, или в ситуации, когда вам нужно отправить наличные кому-то далеко.

Подумайте, подходят ли денежные переводы для ваших нужд, учитывая приведенную выше информацию!

Связанные

Зарегистрируйтесь на Mint сегодня

От бюджетов и счетов до бесплатного кредитного рейтинга и т. Д. —
откроете для себя простой способ оставаться на вершине.

Подробнее о безопасности

Работа с наличными, чеками и входящими EFT

Содержание статьи

Создание новых банкоматов

  1. Кассовые операции должны иметь архивную справку. Доказательство завершения проверки биографических данных должно храниться в файле в отделе, а также в соответствующем центре обслуживания кадров.
    • Сотрудники, нанятые до 13 марта 2017 г. и не прошедшие проверку биографических данных, должны пройти проверку в полицейском управлении UCSF.
    • Сотрудники, нанятые 13 марта 2017 г. или позднее, уже прошли проверку биографических данных в рамках процесса перед приемом на работу, и поэтому им не нужно проходить новую проверку.
  2. Кассовые операторы должны пройти онлайн-курс «Обучение работе с денежными средствами UCSF» в Учебном центре UC при приеме на работу, а затем ежегодно.
    • Департаменты должны обеспечить выполнение сотрудниками этого обязательства.
      • Супервизоры и менеджеры должны иметь возможность назначать это обучение с помощью панели управления своего менеджера в Центре обучения UC, щелкнув логотип My Team, а затем нажав Панель управления менеджером :
    • Супервизоры и менеджеры, которые не могут назначить этот курс сотруднику в UC Learning Center, должны отправить запрос по электронной почте на [адрес электронной почты защищен].Включают:
      • ФИО сотрудника
      • Электронный адрес сотрудника
      • Сотрудник ID сотрудника UCSF
      • Запросить назначение нового кассира для участия в тренинге по основным аспектам денежной политики UCSF
  3. Отделы
  4. должны отправить по электронной почте следующую информацию о любых новых обработчиках наличных в Отдел кассовых операций и контроля Контролера:
    • Имя
    • Номер телефона
    • Адрес электронной почты
    • Номер депозита
    • Название отдела
    • Номер ящика отдела
    • Физический адрес отдела
    • Имя руководителя / менеджера

Обработка чеков в иностранной валюте

Для всех полученных чеков, подлежащих оплате в иностранной валюте, выполните следующие действия:

  1. Подтвердите чек сразу после получения
  2. Отправьте чек, квитанцию ​​о депозите отдела (включая копии) и адрес электронной почты контактного лица отдела по следующему адресу:
    • Офис диспетчера
    • Attn: Отдел денежных средств и контроля
    • Ящик № 0815

Группа по наличным расчетам и контролю отправит чек в Bank of American для внесения депозита через ночную службу доставки для отслеживания.После подтверждения депозита (это может занять от 7 до 10 рабочих дней) команда по наличию и контролю отправит электронное письмо контакту отдела с указанием конвертированной суммы депозита в долларах США и даты депозита. Затем отдел должен обработать запись в журнале.

Обработка чеков, отличных от подарков и спонсируемых проектов

Эта процедура применяется к чекам, денежным переводам, дорожным чекам и сертифицированным чекам. Депозиты необходимо вносить один раз в неделю или всякий раз, когда сумма наличных денег и чека составляет 500 долларов или более, в зависимости от того, что наступит раньше.Информация о клиенте и пациенте должна оставаться конфиденциальной.

  • Ксерокопии всех чеков для ведомости
  • Подтверждать чеки:
    • «Только для депозита» сразу при получении
    • В надлежащем месте на чеке, чтобы не скрывать важную информацию
    • С четкой печатью с правильным номером телефона во избежание задержек с уведомлением отдела о возвращенном чеке
  • Заполнить депозитную квитанцию
    • Убедитесь, что общая сумма депозита верна
    • Включите распечатку чеков на магнитной ленте
    • Напишите имя вкладчика и номер сумки на депозитной квитанции
  • Напишите номер места депозита на сумке для депозита
  • Поместите чеки с депозитной квитанцией внутрь пронумерованной безопасной банковской депозитной сумки
  • Положите сумку в одно из следующих мест падения.
    • Кампус Парнаса — Миллберри Юнион: уровень G, комната G3
    • Laurel Heights — Главный вестибюль: возле поста охраны
    • Mission Bay — Genentech Hall: рядом со станцией охраны
    • Здание Миссионерского центра — Главный вестибюль: возле поста охраны
    • Больница общего профиля Сан-Франциско — корп.20, 4 th Этаж: рядом с комнатой 2403, палата 24 — ВРЕМЕННОЕ ЗАКРЫТИЕ: Без депозита и трансфера
    • Mt. Zion Hospital — 1 st Этаж: рядом с офисом безопасности
    • Депозит прямо в Bank of America или забронированный автомобиль

Обработка чеков, полученных в качестве подарков

Все подарки Калифорнийскому университету в Сан-Франциско или Фонду Калифорнийского университета в Сан-Франциско должны быть отправлены в сейф Union Bank of California Foundation UCSF вместе с копиями соответствующей резервной документации для депозита и обработаны Администрацией подарков. Департаменты не должны класть подарки в банкоматы кампуса.

Отправьте заполненную форму передачи подарка и всю резервную документацию по адресу:

Почтовый адрес

Фонд UCSF
P.O. Box 45339
Сан-Франциско, Калифорния 94145-0339

Для подарков, отправленных курьером с указанием почтового адреса:

Улица почтовый адрес

Сейф / Операции по обработке предметов
MUFG Union Bank, N.А.
Бульвар Канал 501, Люкс E
Ричмонд, Калифорния 94804
Attn: Сейф фонда UCSF 45339

Если у вас есть вопросы об обращении с подарочными чеками, обратитесь в службу поддержки подарков Администрации подарков.

Обработка наличных денег или валюты, полученных в качестве подарков

Существует особая процедура для подарков, полученных в виде наличных денег или валюты :

  1. Заполните форму передачи подарка
  2. Отправьте заполненную форму передачи подарка по электронной почте в службу поддержки клиентов службы поддержки подарков
  3. ЗАЩИТИТЕ ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА / ВАЛЮТУ в вашем отделе и Ожидайте дальнейших инструкций от Администрации подарков!

НЕ ОТПРАВЛЯЙТЕ наличные деньги / валюту Администрации подарков!

Обработка проверок, полученных для спонсируемых проектов

Платежи по всем спонсируемым проектам должны быть отправлены в сейфовую ячейку Контролера для учета контрактов и грантов (CGA).CGA выставляет счета спонсорам, регистрирует каждый депозит в Системе управления исследованиями UCSF (RAS / PeopleSoft) и работает в сотрудничестве с ведущими исследователями и их административными отделами для обеспечения точного и своевременного выставления счетов и регистрации платежей спонсируемых проектов. Департамент должен НЕ подготовить журнал для записи платежей спонсируемых проектов в Главную книгу .

Только для клинических испытаний , отделы, составляющие и отправляющие счета спонсорам, должны одновременно отправлять копию в службу поддержки CGA, [электронная почта защищена], для входа в систему счетов к получению RAS.

Департаменты должны предпринять следующие шаги, если оплата получена напрямую от спонсора для спонсируемого гранта / контракта.

  1. Поместите чек и всю сопроводительную документацию, прилагаемую к чеку, в конверт.
  2. По почте (предпочтительный способ; используйте для обычных депозитов):

    Главный депозитарий UCSF
    P.O. Box 748872
    Los Angeles, CA

    -4872

  3. Для ночной доставки, когда необходима быстрая доставка курьером, запрашивающим почтовый адрес:

    Bank of America Lockbox Services
    Lockbox 748872
    2706 Media Center Drive
    Los Angeles, CA -1733

    Телефон : 800-376-2703

  4. Сообщите спонсору как можно скорее, и пусть будущие платежи будут отправлены непосредственно на адрес почтового ящика CGA, указанный выше.

Входящий электронный перевод средств (EFT)

Департаменты

могут принимать электронный перевод в качестве депозитарного варианта либо в форме банковского перевода, либо в виде автоматизированной клиринговой палаты.

  • Автоматизированная клиринговая палата (ACH) — это электронная сеть для финансовых транзакций в США. ACH обрабатывает большие объемы кредитных и дебетовых транзакций в пакетном режиме. Перевод денег может занять несколько дней. Переводы через ACH дешевле, чем банковские переводы.Многие транзакции ACH имеют небольшую комиссию или вообще не взимаются.
  • Банковский перевод — это метод электронных денежных переводов, при котором денежные средства перемещаются с одного банковского счета на другой с помощью бухгалтерских проводок, которые обычно обрабатываются через электронную сеть Федерального резервного банка. Банковские переводы могут осуществляться практически в реальном времени. Из-за доступности средств и скорости транзакции комиссия за банковский перевод обычно дороже, чем переводы через ACH.
    • Электронные переводы дороги.
    • Банк плательщика взимает банковский сбор, связанный с этой услугой, и, если плательщик не уплатит комиссию заранее, его банк вычтет комиссию из платежа перед переводом платежа на банковский счет нашего Университета. В свете этой платы департаменты могут захотеть включить ее в выставление счетов. Комиссия варьируется от банка к банку и для внутренних и международных переводов. Поэтому заранее определить точную сумму невозможно. Однако в среднем это примерно 25 долларов.00.

Чтобы обеспечить точный и оперативный учет электронных переводов, выполните следующие действия:

  1. Агентство или физическое лицо-отправитель должно предоставить банковскую информацию банку-отправителю:

    Для проводов

    • Банк и адрес банка
      Bank of America
      100 West 33 rd Street
      New York, NY 10001
    • Маршрутный номер ABA — 026009593
    • Имя банковского счета — Риджентс Калифорнийского университета, Сан-Франциско
    • Банковский счет №–12335–23601
    • Код SWIFT (только международный) — BOFAUS3N для входящего банковского перевода в долларах США; BOFAUS6S для входящего банковского перевода в иностранной валюте

    для ACH

    • Банк и адрес банка
      Bank of America
      2000 Clayton Road
      Concord, CA 94520
    • Маршрутный номер ABA — 121000358
    • Имя банковского счета — Риджентс Калифорнийского университета, Сан-Франциско
    • Банковский счет №–12335–23601
    • Код SWIFT — Не применимо
  2. Плательщик должен предоставить своему банку следующую дополнительную информацию:
    • Имя и номер телефона лица в отделении, с которым можно связаться
    • Название агентства, переводящего платеж
    • Назначение электронного платежа и идентификационные номера (счет, студенческий билет и т. Д.). Для спонсируемых проектов это должно включать одно или несколько из следующего:
      • Номер заявки или номер награды UCSF
      • Название награды
      • Имя ИП
      • Подробная информация о любых платежах, если применимо
  3. Bank of America Account / Routing Number Confirmation Letter, если требуется банковское сертификационное письмо.

Ежедневно UCSF получает как международные, так и внутренние средства в форме кредитов Автоматизированной клиринговой палаты (ACH) и электронных переводов. Эти средства переводятся на счет UCSF Bank of America № XXXXX23601 в соответствии с описанными выше шагами и регистрируются в Главной книге UCSF (GL) на счете 10110 (Cash-BofA). Средства часто предназначены для отделов университетского городка, а отделы-получатели часто не знают, когда их средства могут быть переведены на банковский счет университетского городка. См. Раздел Нераспределенные платежи ACH / Wire Payments для получения дополнительной информации о том, как идентифицировать и требовать входящие платежи.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *