Расчет списочной численности работников: Списочная численность работников: как рассчитать

Содержание

Списочная и среднесписочная численность работников — Контур.Персонал — СКБ Контур

Среднесписочная численность рассчитывается за определенный период времени. Исходными данными для нее являются значения списочной численности, которые определяются на даты, входящие в этот период.

Единая методология подсчета показателей численности утверждена приказом Росстата № 278 от 12 ноября 2008 г.

Расчет списочной численности

В списочной численности каждый сотрудник учитывается один раз (как 1), при этом за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.

Исключение составляют работники, не включаемые в списочную численность. Категории таких работников перечислены в приказе Росстата № 278 от 12 ноября 2008 г.

Расчет среднесписочной численности

Среднесписочная численность сотрудников за месяц определяется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

При подсчете среднесписочной численности следует помнить, что:

  • Некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную, например, работники, находившиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком и т д.
  • Сотрудники, работавшие неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности учитываются не целыми единицами за день работы, а пропорционально отработанному времени (исключение составляют категории работников, которым согласно законодательству РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, например, инвалиды).
  • Работники, привлеченные для работы по специальным договорам (например, военнослужащие), учитываются в списочной численности как целые единицы по дням явок на работу.

Подсчет средней численности внешних совместителей

Средняя численность внешних совместителей исчисляется в соответствии с порядком определения среднесписочной численности лиц, работавших неполное рабочее время.

Подсчет средней численности лиц, работавших по договорам гражданско-правового характера

Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за месяц исчисляется по методологии определения среднесписочной численности. Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия этого договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день.

Более подробные указания по подсчету данных показателей численности даны в приказе Росстата № 278 от 12 ноября 2008 г.

Не знаете, как заполнить кадровый отчет?

Подпишитесь бесплатно на журнал «Я кадровик».
О заполнении отчетов расскажут эксперты в статьях и вебинарах.

Узнать больше

расчёт по формуле, учёт данных, отчёт.

Чем отличается среднесписочная и списочная численность?

Списочная численность – это показатель, на основании которого определяется среднесписочная численность работников.

Расчёт среднесписочной численности работников за месяц осуществляется следующим образом:

  1. необходимо сделать расчёт списочной численности работников за каждый день месяца (с 1 по 30 или 31 число, а для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни;
  2. суммировать полученные значения;
  3. разделить эту сумму на число календарных дней месяца.

Так выглядит формула расчёта среднесписочной численности. При этом данные о численности работников за каждый день берутся из табеля учёта рабочего времени.

Аналогичным образом рассчитывается и среднесписочная численность за неполный месяц, но суммированная списочная численность работников за каждый календарный день работы организации при этом все равно делится на общее число календарных дней в отчетном месяце. Среднесписочная численность работников за отчетный период (год) определяется путем суммирования среднесписочной численности за каждый месяц работы в отчетном периоде (году) и деления полученной суммы на число месяцев в нем (т.е. 12 мес.).

Сдать отчет ССЧ за 1400р

При этом отдельные категории работников не включаются в списочную численность, например, работники, выполняющие работы по гражданско-правовым договорам.

Вместе с тем некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность, в частности, женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам, лица, находившиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком.

С интернет-бухгалтерией «Моё дело» вам не нужно самостоятельно считать списочную численность работников – отчёт о среднесписочной численности будет сформирован автоматически, вам необходимо лишь проверить точность указанных данных.
Вы всё сдадите вовремя – налоговый календарь напомнит о сроках представления сведений.

Среднесписочная численность работников: определение, примеры расчета

Среднесписочная численность работников (ССЧ) — это среднее число работников, которые работали у вас в течение квартала, полугодия, 9 месяцев или года. ССЧ указывают в отчёте 4-ФСС и в расчёте страховых взносов (РСВ).

До 2020 года все работодатели сдавали отдельный отчет ССЧ по итогам года, а все новые ООО — после регистрации в налоговой. С 2020 года отдельный отчет ССЧ сдавать не нужно. Среднесписочную численность налоговая узнает из РСВ.

Средняя и среднесписочная численность: в чём отличие

В среднесписочной численности учитываются сотрудники по трудовым договорам. В расчёт не включаются:

  • внешние совместители,
  • неработающие сотрудники в декрете,
  • сотрудники в учебном отпуске.

Средняя численность шире среднесписочной. Она включает как сотрудников по трудовым договорам, так и внешних совместителей и работников по договору ГПХ.

В отчётности чаще всего используется среднесписочная численность.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.

Пошаговая инструкция по расчёту среднесписочной численности работников

Среднесписочная численность рассчитывается для квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Принцип такой: посчитайте количество работников за каждый месяц периода и разделите на количество месяцев в этом периоде. Например, если в первом квартале на вас работали 6 человек, а во втором — 4, среднесписочная численность за полугодие — 5 сотрудников

Если за период расчёта ничего не менялось — сотрудники не увольнялись и не приходили, работали на полной ставке, просто посчитайте их по головам.

Бывают ситуации посложнее. Появляются новые сотрудники и уходят старые, кто-то берёт декретный отпуск, а кто-то работает неполный день. Чтобы всё правильно посчитать, используйте пошаговую инструкцию. 

Шаг 1. Посчитайте ССЧ сотрудников с полным рабочим днём

Сложите работников за каждый день месяца — даже тех, кто болел или был в отпуске — и разделите на общее число дней в месяце. 

Таким же способом посчитайте сотрудников за остальные месяцы. 

Шаг 2. Посчитайте ССЧ сотрудников с неполной ставкой

Если у вас нет сотрудников с неполным рабочим днём, переходите к следующему шагу.

Сначала посчитайте, сколько часов отработали все сотрудники с неполной ставкой за каждый месяц.

Отработанные часы сотрудников разделите на дневную норму рабочих часов, умноженную на число рабочих дней в месяце.

Шаг 3. Посчитайте ССЧ всех сотрудников

  1. Сложите ССЧ сотрудников с полным рабочим днём и неполной ставкой за каждый месяц. Результат округлите до целого числа.
  2. Разделите количество работников на полной и неполной ставке на количество месяцев в периоде. Снова округлите до целого числа.

Численность рассчитывается за периоды:

  • квартал – посчитайте ССЧ сотрудников с января по март и разделите на 3;
  • полугодие – посчитайте ССЧ сотрудников с января по июнь и разделите на 6;
  • 9 месяцев – посчитайте ССЧ сотрудников с января по сентябрь и разделите на 9;
  • год – посчитайте ССЧ сотрудников с января по декабрь и разделите на 12.

Итоговый результат среднесписочной численности работников нужен для РСВ и 4-ФСС. 

От ССЧ зависит, как работодатель будет отчитываться по сотрудникам: на бумаге или электронно. Например, РСВ можно сдавать на бумаге, только если сотрудников не больше 10. Еще ССЧ влияет на ограничения для УСН и патента. На патенте численность не должна превышать 15 человек, а на УСН — 130.

Если сотрудников станет больше, придется сменить систему налогообложения.

Зарегистрируйтесь в Эльбе и сформируйте отчётность в налоговую.

Считаем численность работников: среднюю, списочную

Порядок расчета численности работников определен законодательно и установлен в Постановлении Росстата от 20.11.2006 N 69 (далее — Постановление).

Списочная численность

Полный перечень работников, которые учитываются в списочном составе, содержит п. 88 Постановления. Представим его ниже, а пока предложим запомнить несколько правил расчета списочной численности:

1. В списочную численность включаются все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Проще говоря, те, с которыми заключен трудовой договор (как срочный, так и бессрочный) и которые выполняли постоянную, временную или сезонную работу один день и более.

2. При расчете показателя учитываются собственники организаций, работавшие и получавшие заработную плату в своей фирме.

3. В списочной численности работников за каждый календарный месяц учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на рабочем месте по каким-либо причинам (например, заболевшие или совершившие прогул).

4. Списочная численность за каждый день должна совпадать с данными табеля учета рабочего времени работников.

Фрагмент документа. Пункт 88 Постановления Росстата от 20.11.2006 N 69.

Работники, которые не включаются в списочный состав, перечислены в п. 89 Постановления. Их не так много, поэтому советуем всех запомнить:

  • внешние совместители;
  • выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
  • работающие по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;
  • переведенные на работу в другую организацию без сохранения заработной платы, а также направленные на работу за границу;
  • направленные на обучение с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций;
  • подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации. Такие работники исключаются из списочной численности с первого дня невыхода на работу;
  • собственники организации, не получающие заработную плату;
  • адвокаты;
  • военнослужащие.

Справка. Следующие категории работников учитываются в списочной численности: единицы за каждый календарный день:

  • надомники,
  • внутренние совместители,
  • работники, оформленные в одной организации на две, полторы или менее одной ставки,
  • лица, принятые на работу на неполный рабочий день, неполную рабочую неделю или на половину ставки.

Среднесписочная численность

Само название показателя говорит нам о том, что среднесписочная численность — это средняя списочная численность работников за какой-то период времени. Как правило, за месяц, квартал и год. Квартальный и годовой расчет будет опираться на месячный. Далее мы на примерах покажем все расчеты. Но прежде обращаем ваше внимание на важный момент. В среднесписочную численность включают не всех работников из списочного состава (п. 89 Постановления). В нее не войдут:

  • женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам;
  • лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родительного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
  • работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы;
  • работники, поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.

Справка. Рассчитать списочную и среднесписочную численности помогут следующие документы:

  • Приказ о приеме на работу (форма N Т-1),
  • Приказ о переводе работников на другую работу (форма N Т-5),
  • Приказ о предоставлении отпуска (форма N Т-6),
  • Приказ о расторжении трудового договора (форма N Т-8),
  • Приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9),
  • Личная карточка работника (форма N Т-2),
  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12),
  • Табель учета рабочего времени (форма N Т-13),
  • Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49).

Перейдем к расчетам

Среднесписочная численность работников за месяц равна сумме списочной численности за каждый календарный день месяца, деленной на количество календарных дней в месяце.

Имейте в виду: в расчете учитываются праздничные (нерабочие) и выходные дни. Численность работников за эти дни равна списочной численности за предыдущий рабочий день. Причем если выходные или праздничные дни составляют несколько дней, то списочная численность работников за каждый этот день будет одинаковой и равной численности списочного состава за рабочий день, предшествующий выходным или праздникам. Такое условие содержится в п. 87 Постановления.

Пример 1. В ООО «Кадры плюс» по трудовым договорам работают 25 человек. Установленный график работы — 40-часовая пятидневная рабочая неделя. Списочная численность на 30 ноября — 25 человек.

С 3 по 16 декабря включительно работник Иванов ушел в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск.

5 декабря бухгалтер Петрова ушла в отпуск по беременности и родам. Для замещения этой должности с 10 декабря на основании срочного трудового договора был принят работник Сидоров.

С 10 по 14 декабря включительно в компанию для прохождения производственной практики был направлен студент Кузнецов. Трудовой договор с ним не заключали.

18, 19 и 20 декабря на работу по трудовому договору были приняты 3 человека (Алексеева, Бортякова и Викулов) с испытательным сроком два месяца.

24 декабря водитель Горбачев подал заявление об уходе и со следующего дня не вышел на работу.

Необходимо рассчитать среднесписочную численность работников за декабрь.

Выходными и праздничными днями в декабре были 1, 2, 8, 9, 15, 16, 22, 23, 30, 31 числа. Поэтому в эти дни списочная численность работников будет равна списочному составу за предыдущие рабочие дни. То есть этот показатель на 1 и 2 декабря будет равен списочной численности за 30 ноября, 8 и 9 декабря — за 7 декабря и так далее.

Из перечисленных выше работников в списочный состав за декабрь войдут:

  • Иванов — с 1 по 31 декабря,
  • Петрова — с 1 по 31 декабря,
  • Сидоров — с 10 по 31 декабря,
  • Алексеева — с 18 по 31 декабря,
  • Бортякова — с 19 по 31 декабря,
  • Викулов — с 20 по 31 декабря,
  • Горбачев — с 1 по 24 декабря.

В среднесписочной численности не учитывается бухгалтер Петрова (с 5 декабря). А студент Кузнецов вообще не включается в списочную численность, так как он не занимает никакой должности в фирме.

Для наглядности составим таблицу, в которой определен списочный состав работников за декабрь 2007 г.:

Списочная численность работников ООО «Кадры плюс» в декабре 2007 года

Число месяца

Списочная
численность,
чел.

Из них не включаются
в среднесписочную
численность, чел.

Включаются
в среднесписочную
численность, чел.
(гр. 2 — гр. 3)

1

2

3

4

1 декабря
(выходной день)

25

0

25

2 декабря
(выходной день)

25

0

25

3 декабря

25

0

25

4 декабря

25

0

25

5 декабря

25

1

24

6 декабря

25

1

24

7 декабря

25

1

24

8 декабря
(выходной день)

25

1

24

9 декабря
(выходной день)

25

1

24

10 декабря

26

1

25

11 декабря

26

1

25

12 декабря

26

1

25

13 декабря

26

1

25

14 декабря

26

1

25

15 декабря
(выходной день)

26

1

25

16 декабря
(выходной день)

26

1

25

17 декабря

26

1

25

18 декабря

27

1

26

19 декабря

28

1

27

20 декабря

29

1

28

21 декабря

29

1

28

22 декабря
(выходной день)

29

1

28

23 декабря
(выходной день)

29

1

28

24 декабря

29

1

28

25 декабря

28

1

27

26 сентября

28

1

27

27 декабря

28

1

27

28 декабря

28

1

27

29 декабря

28

1

27

30 декабря
(выходной день)

28

1

27

31 декабря
(выходной день)

28

1

27

Итого

802

 

Рассчитаем среднесписочную численность за декабрь:

802 чел. -дн. : 31 дн. = 25,87 чел.

В целых единицах она составит 26 человек.

Правила расчета среднесписочной численности за квартал, год или другой период таковы: необходимо сложить среднесписочную численность работников за каждый месяц периода и разделить на количество месяцев. Допустим, если требуется узнать показатель за квартал, то делить нужно на 3, если за год, — на 12. При этом показатель, полученный за месяц, не следует округлять до целых единиц. Округлению подлежит только конечный результат среднесписочной численности за расчетный период.

Четыре нюанса при расчете среднесписочной численности работников

Нюанс 1. Если организация неполный месяц осуществляла предпринимательскую деятельность, то рассчитывать среднесписочную численность работников за этот период она должна следующим образом. Сумму работников списочного состава за все дни работы нужно поделить (как ни странно) на общее количество календарных дней в месяце (п. 90.8 Постановления). Подобная ситуация может возникнуть у вновь образованной фирмы (не с начала месяца) или у организации с сезонным характером работы. Если такой организации требуется рассчитать показатель за квартал или за год, то независимо от продолжительности работы в периоде необходимо складывать среднесписочную численность за месяцы работы и делить на полное количество месяцев в периоде. Например, если фирма, образованная в ноябре 2007 г., хочет рассчитать показатель за весь 2007 г., то она должна сложить среднесписочную численность работников за ноябрь и декабрь и полученное значение разделить на 12.

Пример 2. Вновь образованное ООО «Любава» начало осуществлять деятельность с 25 октября 2007 г. На эту дату списочная численность работников составляла 4 человека. 30 октября еще с тремя людьми были заключены трудовые договора. До конца 2007 г. никакого движения кадров не происходило.

График работы — 40-часовая пятидневная рабочая неделя.

Рассчитаем среднесписочную численность работников компании за 2007 г.

1. Списочный состав работников за октябрь приведен в таблице 2:

Списочная численность работников ООО «Любава» в октябре 2007 года

Число месяца

Списочная численность,
чел.

В том числе включаются в
среднесписочную численность, чел.

25 октября

4

4

26 октября

4

4

27 октября
(выходной день)

4

4

28 октября
(выходной день)

4

4

29 октября

4

4

30 октября

7

7

31 октября

7

7

Итого

34

34

 

2. Определим среднесписочную численность работников по месяцам.

За октябрь она равна 1,1 чел. (34 чел.-дн. : 31 дн.).

Поскольку в последующих месяцах списочный состав работников за каждый день не менялся, то среднесписочная численность за ноябрь составит 7 чел. (210 чел.-дн. : 30 дн.) и за декабрь также 7 чел. (217 чел.-дн. : 31 дн.).

3. Рассчитаем среднесписочную численность работников за 2007 г.:

(1,1 чел. + 7 чел. + 7 чел.) : 12 мес. = 1,26 чел.

В целых единицах она составит 1 чел.

Нюанс 2. Если организация образовалась в результате реорганизации или ликвидации компании либо на базе обособленных или несамостоятельных подразделений, то при расчете среднесписочной численности работников она должна учитывать данные своих предшественников.

Нюанс 3. Организации, которые временно приостановили работу по причинам производственно-экономического характера, определяют среднесписочную численность по общим правилам.

Нюанс 4. Если работники организации по собственной инициативе переведены на неполный рабочий день (неполную рабочую неделю) или работают на половину ставки (оклада), нужно помнить следующее. В списочной численности такие лица учитываются за каждый календарный день как целые единицы, в то время как в среднесписочной — пропорционально отработанному времени (п. п. 88 и 90.3 Постановления). Алгоритм расчета приведен в примере 3.

Учтите: если сокращенный (неполный) рабочий день (рабочая неделя) предоставлен работникам в соответствии с законодательством или по инициативе работодателя, то их следует учитывать как целые единицы за каждый день. К таким категориям работников относят несовершеннолетних, лиц, занятых на работах с вредными условиями труда, женщин, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка или которые работают в сельской местности, инвалидов I и II групп.

Пример 3. В компании «Люкс» установлена 5-дневная 40-часовая рабочая неделя. Списочный состав — 2 человека, которые по собственной инициативе трудятся неполное рабочее время. Так, в декабре Лебедева работала 13 дней по 5 часов в день, Санина — 17 дней по 7 часов. В декабре 2007 г. 21 рабочий день.

Необходимо определить среднесписочную численность работников за декабрь.

1. Определяем общее количество человеко-дней, отработанных данными лицами (в нашем случае — Лебедевой и Саниной).

Для этого общее число отработанных человеко-часов в нужном месяце (в декабре) делим на продолжительность рабочего дня. Количество отработанных человеко-часов Лебедевой составляет 65 чел.-ч (13 дн. x 5 ч), а Саниной — 119 чел.-ч (17 дн. x 7 ч). Чтобы определить продолжительность рабочего дня, нужно количество рабочих часов в неделю разделить на число рабочих часов в день. В нашем случае она будет равна 8 часам (40 ч : 5 ч). Общее количество человеко-дней составит 23 чел.-дн. ((65 чел.-ч + 119 чел.-ч) : 8 ч).

2. Следующим действием мы рассчитываем среднюю численность не полностью занятых работников за месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делим полученный результат на число рабочих дней в месяце (в декабре их 21). Получаем 1,1 чел. (23 чел.-дн. : 21 дн.).

3. Для определения среднесписочной численности работников за месяц следует сложить предыдущий показатель и среднесписочную численность остальных работников. То есть необходимо вести раздельный учет таких сотрудников.

В нашем случае в компании числится всего 2 работника с неполным рабочим временем, поэтому среднесписочная численность за декабрь будет равна 1,1 чел. В целых единицах — 1 чел.

Средняя численность

Для расчета этого показателя нам осталось определить среднюю численность внешних совместителей и лиц, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера.

Алгоритм расчета средней численности внешних совместителей такой же, как и при расчете среднесписочной численности работников, трудящихся неполное рабочее время.

А средняя численность лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, определяется по общим правилам расчета среднесписочной численности работников. Но свои особенности все же существуют. Так, если сотрудник, состоящий в списочном составе фирмы, заключил с ней договор гражданско-правового характера, он учитывается только в списочной численности и только один раз (как целая единица). Также в среднюю численность работающих по гражданско-правовым договорам не включаются индивидуальные предприниматели.

Таким образом, сложив все три показателя, мы сможем определить среднюю численность работников. Заметим: ее нужно округлять до целых единиц.

как рассчитать среднесписочную численность

Средняя численность работников (СЧ): среднесписочная численности (ССЧ)

Значения среднесписочной численности необходимы в расчетах налогов. От нее зависит, каким способом компания представит отчетность в налоговую. Например, если вы индивидуальный предприниматель или организация, в которой средняя численность сотрудников больше 130 человек, вы не можете применять «упрощенку». Если у вас среднесписочная численность больше 25 человек, то вы не можете сдавать на бумаге 4-ФСС. А если получателей дохода больше 10 человек — то РСВ надо сдавать в электронной форме.

Как мы видим из этих примеров, бухгалтеры сталкиваются с терминами «среднесписочная численность», «средняя численность», «количество застрахованных лиц» в отчетах по сотрудникам. Давайте разберемся с основными понятиями, затем рассмотрим особенности указания численности в различных отчетах.

Среднесписочная и средняя численность — в чем разница

Итак, среднесписочную численность (ССЧ) и среднюю численность (СЧ) можно рассчитать по правилам, отраженным в Указаниях, утвержденных Приказом Росстата от 27 ноября 2019 г. № 711.

Средняя численность — более широкое понятие. Она включает в себя:

  • среднесписочную численность работников по трудовым договорам;
  • среднюю численность тех, кто работает по внешнему совместительству;
  • среднюю численность людей, работавших по договорам ГПХ.

Чтобы посчитать среднюю численность за год или квартал, нужно знать этот показатель за каждый месяц периода. Так, средняя численность за первый квартал 2021 года будет равна сумме средней численности в январе, феврале и марте, деленной на три.

Средняя численность за месяц равна сумме среднесписочной численности работников за месяц, средней численности внешних совместителей и работников по ГПД.

СЧ работников по договорам ГПХ за месяц (включая граждан иных государств) исчисляется по методу определения ССЧ работников на трудовых договорах. Работники с договорами ГПХ  учитываются как целые единицы за каждый календарный день, пока действует договор, вне зависимости от сроков выплаты им зарплаты (вознаграждения). Для выходного или праздничного (нерабочего) дня принимается численность работников за последний предшествующий ему рабочий день.

Для внешних совместителей формула другая: СЧ внешних совместителей = кол-во отработанных за месяц часов / кол-во рабочих часов в месяце.

Пример расчета СЧ за месяц

В апреле 2021 года:

  • среднесписочная численность работников по ТД — 22 человека;
  • средняя численность внешних совместителей — 1,3 человека;
  • средняя численность работников по ГПД — 4 человека.

СЧ в апреле — 27,8 человек (22 чел. + 1,8 чел. + 4 чел.). По правилам округляем — 28 человек.

Среднесписочная численность включает только сотрудников, которые работают по трудовым договорам, внешние совместители и работники на ГПД сюда не входят. Именно показатель ССЧ используется чаще. Большое количество вопросов вызывает его расчет за конкретный период времени.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность за несколько месяцев, сначала считается среднее арифметическое от суммы ежемесячных ССЧ. Чтобы рассчитать среднесписочную численность за конкретный месяц, нужно:

Шаг 1. Посчитать за все календарные дни месяца в отдельности количество работников на «полном рабочем дне».

В это количество не входят лица, не подлежащие включению в среднесписочную численность (п. 78 Указаний), и внешние совместители. Также для расчета ССЧ не считаются работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам, а также по уходу за ребенком, и работники, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы в связи с обучением в образовательных учреждениях или поступлением в них, в тех случаях, когда такой отпуск предоставлен в соответствии с законом (п.  79.1 Указаний).

Зато здесь учитываются как фактически находящиеся на работе сотрудники, так и отсутствующие на работе по различным причинам (отпускники, командированные, находящиеся на больничном).

В выходные и праздничные дни численность работников такая же, как и в последний рабочий день до этого. Но если работник уволился в пятницу, включать его в списочную численность на субботу и воскресенье не нужно. Если предприятие не проработало полный месяц, за который рассчитывается ССЧ, то суммируется количество работников только за рабочие дни, и эта сумма делится на общее количество дней в этом месяце.Шаг 2. Сложить результат за каждый отдельный день месяца и поделить на количество дней в месяце.

Шаг 3. Добавить среднюю численность работников, работающих согласно договору по неполному графику. Расчет выполняется так:

Сначала определите сумму отработанных дней по каждому работнику отдельно: Сумма = Кол-во отработанных человеко-часов в месяце / Длительность рабочего дня.  При этом за дни отпуска, болезни, неявок,приходящихся на рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включены часы по предыдущему рабочему дню.

Затем определите среднюю численность неполностью занятых работников за отчетный месяц:  ССЧнеполн = Кол-во отработанных человеко-дней / Кол-во рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Полученный результат участвует в расчете ССЧ за месяц: суммируется со средней численностью работающих полный рабочий день, затем округляется до целого числа.

Шаг 4. Полученный результат округлить до целых.

Пример расчета ССЧ за месяц

На 1 апреля 2021 года в организации числится 12 работников. Из них 10 с полным рабочим днем, один внешний совместитель, и один сотрудник с неполным рабочим временем (отработано 110 часов). С 19 апреля одна сотрудница ушла в декрет, а 24 апреля на ее место приняли другого человека.

Всего в апреле 2021 года — 175 рабочих часов.

Считаем списочную численность работников с полным рабочим днем:

  • с 1 по 18 апреля и с 24 по 30 апреля (25 дней) — 10 человек;
  • с 19 по 23 апреля (5 дней) — 9 человек.

ССЧ полностью занятых работников в апреле — 9,83 человек = (10 чел. × 25 дн. + 5 дн. × 9 чел.) / 30 дн.

Внешние совместители в расчете не участвуют.

СЧ работников с неполным рабочим днем — 0,57 чел. = (100 ч. / 175 ч.)

ССЧ всех работников в апреле с учетом округления — 10 чел. = (9,83 чел. + 0,57 чел.)

Где и какой показатель использовать

Мы перечислили случаи, когда бухгалтеры встречаются со средней и среднесписочной численностью. Расскажем, где и какой показатель использовать.

Ограничение по численности сотрудников на спецрежимах — СЧ

Для перехода на спецрежим или его применения нужно выполнить ограничения по численности сотрудников. Так, перейти на УСН можно, если средняя численность за год не превысила 100 человек, а применять этот режим — если средняя численность не превышает 130 человек. Для предпринимателей на патенте тоже есть ограничение — средняя численность не должна быть больше 15 человек.

Получается, что для сохранения права на применение спецрежима надо следить не только за числом сотрудников на трудовых договорах, но и за внешними совместителями, и за работниками на гражданско-правовых договорах.

Применение льгот — СЧ или ССЧ

Тут нужный показатель зависит от конкретной льготы. Например, среднюю численность должны контролировать организации, которые ведут деятельность в сфере IT и хотят применять пониженные тарифы по страховым взносам — она ограничена 7 человек за 9 месяцев прошлого года. А вот вновь созданные организации, чтобы получить ту же льготу, должны проследить, чтобы среднесписочная численность не превышала 7 человек.

Организации инвалидов, чтобы получить льготы по налогу на имущество или освобождение от НДС, смотрят среднесписочную численность инвалидов среди работников — она должна быть не менее 50 %.

Способ сдачи деклараций и расчётов — ССЧ

Среднесписочную численность надо знать, чтобы понять, в какой форме сдавать отчетность. Налоговые декларации плательщики обязаны сдавать в электронном виде, если ССЧ за предыдущий год у них превысила 100 человек. Помните, что декларации по НДС сдаются электронно всегда.

РСВ и 6-НДФЛ сдают электронно те, у кого число получателей дохода больше 10 человек. Обратите внимание, тут речь идет не о среднесписочной или средней численности, а просто о тех, кто получал доходы и является застрахованным лицом.

Форму 4-ФСС в электронной форме подают работодатели, у которых среднесписочная численность получателей выплат 25 человек или больше. Персонифицированную отчетность в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) в электронном виде сдают те, у кого среднесписочная численность 25 или больше.

Расчет по страховым взносам — количество застрахованных и ССЧ

В отчете РСВ на титульном листе есть два поля, касающиеся численности сотрудников:

  1. Количество застрахованных лиц, на которых представлены сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и/или страховом стаже. Тут нужно указать общее количество застрахованных лиц в соответствии с количеством работников, указанных в разделе №6 (он заполняется на каждого).
  2. Среднесписочная численность. Здесь указывается ССЧ работников компании или ИП за отчетный и расчетные периоды. Расчет производится по общим правилам, в соответствии с Указаниями. Отдельный отчет по ССЧ с 2021 года отменен.

4-ФСС — ССЧ и СЧ

В форме 4-ФСС на титульном листе в поле «Среднесписочная численность работников» указывается ССЧ, которую нужно рассчитывать согласно вышеупомянутым Указаниям. Этот показатель отражается за период с начала года. При этом поля «Численность работающих инвалидов» и «Численность работников, занятых на работах с вредными/опасными производственными факторами» заполняются исходя из списочной численности на отчетную дату.

Отчетность в Росстат — ССЧ

В отчетах по формам П-4, П-5 и некоторых других статистических отчетах показатели численности заполняются одинаково, в соответствии с данными Указаниями. Собственно, эти указания и предназначались изначально для заполнения этих форм.

Расчет СЧ или ССЧ — не единственное, что нужно для правильной отчетности. С онлайн-сервисом Контур.Бухгалтерия отчитаться будет намного проще. Ведите учет в Бухгалтерии, рассчитывайте зарплату, отправляйте отчетность и избавьтесь от рутины. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно на 5 дней

Как рассчитать численность работников

При расчете численности работников следует руководствоваться постановлением Росстата от 20.11.2006 № 69 (далее — постановление № 69). В нем подробно изложен порядок определения списочной численности состава организации и общей численности всех сотрудников, включая внешних совместителей и тех, кто трудится по гражданско-правовым договорам.

Среднесписочная численность

В основном бухгалтер рассчитывает среднесписочную численность работников. Например, в одном из вариантов расчета доли прибыли, приходящейся на обособленные подразделения, нужно определить удельный вес среднесписочной численности работников (ст. 288 НК РФ). Этот показатель используется также в главах 21 «Налог на добавленную стоимость» (ст. 149 НК РФ), 24 «Единый социальный налог» (ст. 239 НК РФ) и т. д.

Кроме того, возможность сдавать налоговую отчетность в бумажном виде предоставляется исходя из данного критерия. Это определено в статье 80 Кодекса. Напомним, что в 2007 году такое право имеют налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за 2006 год не превышала 250 человек. Это установлено в пункте 6 Федерального закона от 30.12.2006 № 268-ФЗ. С 1 января 2008 года ограничение составит 100 человек. Остальные налогоплательщики должны сдавать налоговые декларации в электронном виде, если иной порядок представления информации, составляющей государственную тайну, не предусмотрен законодательством Российской Федерации.

Ежедневный подсчет работников

Среднесписочная численность работников за период рассчитывается исходя из списочной численности за каждый календарный день по данным табеля учета рабочего времени. (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени».)

В списочную численность работников за каждый календарный день включаются работники, с которыми заключен трудовой договор и которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу один день и более, в частности работающие собственники организации. В списочной численности работников за каждый день учитываются фактически работающие и отсутствующие на работе по какой-либо причине. Это предусмотрено в пункте 88 постановления № 69. Иначе говоря, работник, находящийся в отпуске или командировке, включается в состав списочной численности за эти дни. Работники, в том числе занятые неполный рабочий день, включаются в списочную численность как целая единица. Те, кто в одной организации получают более одной ставки или оформлены как внутренние совместители, также учитываются в списочной численности как один человек (целая единица).

Работники, которые не принимаются во внимание при расчете, перечислены в пункте 89 постановления № 69. Это внешние совместители, сотрудники, выполняющие работу по договору подряда, и т. д.

Работник, состоящий в списочном составе организации и заключивший с ней договор гражданско-правового характера, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы.

ПРИМЕР 1

На 31 октября 2007 года в организации числятся работники, с которыми заключен трудовой договор:

— на полный рабочий день — 150 человек. Из них на данный момент 10 человек находятся на больничном, 3 человека направлены в образовательные учреждения для повышения квалификации с отрывом от производства и получают стипендию за счет средств организации, 1 человек совершил прогул;
— на неполный рабочий день — 40 человек;
— надомники — 2 человека.

По договорам подряда трудятся 14 человек. В организации имеется единственный собственник (учредитель), не являющийся ее работником.

Списочная численность на 31 октября 2007 года составит 189 чел. (150 чел. – 3 чел. + 40 чел. + 2 чел.). Работники, направленные на обучение, в данном случае не учитываются (подп. «д» п. 89 постановления № 69).

Обратите внимание: списочная численность работников определяется за каждый календарный день месяца, включая нерабочие праздничные и выходные дни.

Расчет за период

Среднесписочная численность рассчитывается за период. Чтобы определить среднесписочную численность работников за месяц, нужно сначала сложить данные списочной численности за каждый календарный день месяца, а затем полученную сумму разделить на число календарных дней месяца. Например, за октябрь суммируется списочная численность с 1-го по 31-е число, включая выходные дни. Результат делится на 31. Численность показывается в целых единицах.

Некоторые категории работников, учитываемые в списочном составе как целые единицы, не участвуют в расчете среднесписочной численности. Это:

— женщины, которые находились в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
— работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

Кроме того, некоторые категории работников учитываются в расчете среднесписочной численности в особом порядке.

Так, лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу.

Сотрудники списочного состава, которые работают по трудовым договорам неполный рабочий день, на неполной ставке включаются в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени. Расчет может осуществляться двумя способами.

Способ 1. Сначала исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных такими сотрудниками. Для этого число отработанных человеко-часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели (табл. 1).

Затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Отработанные человеко-дни следует разделить на число рабочих дней в данном месяце.

Способ 2 (упрощенный). Работники учитываются за каждый рабочий день пропорционально отработанному времени. Полученная величина умножается на число отработанных ими дней и делится на количество рабочих дней в месяце.

ПРИМЕР 2

В организации, где установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя, числится три сотрудника, занятых неполное рабочее время (табл. 2.).

Таблица 1. Продолжительность рабочего дня 

Продолжительность рабочей недели, ч

Продолжительность рабочего дня, ч

пятидневная рабочая неделя

шестидневная рабочая неделя

40

8

6,67

36

7,2

6

24

4,8

4

Таблица 2. Время, отработанное сотрудниками в неполные рабочие дни в октябре 2007 года 

Работник

Количество отработанных часов в день

Количество отработанных дней в месяце

Отработанные человеко-часы в месяц (гр. 2 х гр. 3)

1

2

3

4

Иванов А.Н.

2

8

16

Петров
В.И.

4

19

76

Сидоров К.Б.

6

23

138


Рассчитаем среднесписочную численность работников за месяц двумя способами.

Способ 1. За месяц сотрудники отработали в сумме 230 чел.-ч (16 чел. -ч + 76 чел.-ч + 138 чел.-ч). Общее количество — 28,75 чел.-дн. (230 чел.-ч : 8 ч). Средняя численность работников за октябрь равна 1,25 чел. (28,75 чел.-дн. : 23 дн.), где 23 дня — количество рабочих дней в октябре. В целых единицах — 1 человек.

Способ 2. За каждый рабочий день данные сотрудники учитываются следующим образом: А.Н. Иванов как 0,25 чел. (2 ч : 8 ч), В.И. Петров — 0,5 чел. (4 ч : 8 ч), К.Б. Сидоров — 0,75 чел. (6 ч : 8 ч). Затем рассчитываются человеко-дни за месяц: А.Н. Иванов — 2 чел.-дн. (0,25 чел. х 8 дн.), В.И. Петров — 9,5 чел.-дн. (0,5 чел. х 19 дн.), К.Б. Сидоров — 17,25 чел.-дн. (0,75 чел. х 23 дн.).

Средняя численность в целых единицах составит 1 чел. [(2 чел. + 9,5 чел. + 17,25 чел.) : 23 дн.].

Как видим, результат при расчете любым способом одинаков.

Если сотрудники с неполной занятостью отсутствовали на работе (из-за болезни, были в отпуске и т. д.) в рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Обратите внимание: к рассматриваемой группе не относятся отдельные категории работников, которым по законодательству положена сокращенная продолжительность рабочего времени. Это, например, работники в возрасте до 18 лет, работники, занятые на работах с вредными условиями труда, женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка, женщины, работающие в сельской местности, инвалиды I и II групп, а также лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия работников). Такие работники учитываются как целая единица.

ПРИМЕР 3

В ООО «Гамма» по трудовым договорам работают следующие сотрудники:

— полный рабочий день (при 40-часовой пятидневной рабочей неделе) — 10 человек, из них 1 человек с 1 по 14 октября в соответствии с законодательством находился в учебном отпуске без сохранения заработной платы;
— на 0,5 оклада (по 4 часа в день) — 1 человек;
— с сокращенной продолжительностью рабочего времени — инвалид I группы (35 часов в неделю).

Всего в организации числится 12 человек.

В списочную численность за каждый календарный день включаются все сотрудники. При расчете среднесписочной численности с 1 по 14 октября исключается работник, находившийся в учебном отпуске. Сотрудник, которому по законодательству положена сокращенная продолжительность рабочего дня, учитывается для данного показателя как целая единица. Для работника, занятого неполный рабочий день, расчет производится отдельно: 4 ч х 23 дн. : 8 дн. : 23 дн. = = 0,5 чел., где 23 дня — количество рабочих дней в месяце. Учет численности за октябрь 2007 года приведен в табл. 3.

Таким образом, с 1 по 14 октября включительно в среднесписочную численность включается по 10,5 человека, а с 15 по 31 октября — 11,5 человека. Общая сумма составляет 342,5 чел. (10,5 чел. х 14 дн. + 11,5 чел. х 17 дн.). Среднесписочная численность за месяц в целых единицах — 11 чел. (342,5 чел. : 31 дн.), где 31 день — количество календарных дней в октябре.

Таблица 3. Среднесписочная численность работников за октябрь 2007 года 

Дата

Списочная численность

В том числе работники

Численность работников с неполной занятостью для расчета среднесписочной

численности

Подлежит включению в среднесписочную численность

(гр. 2 — гр. 3 — гр. 4 + гр. 5)

с неполной занятостью

не включаемые в среднесписочную численность

1

2

3

4

5

6

01. 10

12

1

1

0,5

10,5

15.10

12

1

0,5

11,5

. ..

Сумма

    

342,5

Среднесписочная численность за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на 3. Аналогично производится расчет за любой период в году.

ПРИМЕР 4

Допустим, в организации необходимо определить среднесписочную численность работников за 9 месяцев 2007 года. Среднесписочная численность за каждый месяц этого периода приведена в табл. 4.

Среднесписочная численность работников данной организации за 9 месяцев 2007 года составит 177 чел. (1594 чел. : 9 мес. ).

Таблица 4. Среднесписочная численность работников по месяцам 

Месяц

Среднесписочная численность, чел.

Январь

230

Февраль

126

Март

150

Апрель

180

Май

168

Июнь

140

Июль

174

Август

201

Сентябрь

225

Сумма

1594

Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы этого года и деления полученной суммы на 12.

Организация работает неполный период

Расчет среднесписочной численности работников в организациях, вновь созданных или имеющих сезонный характер работы, производится в аналогичном порядке.

ПРИМЕР 5

ООО «Альфа» зарегистрировано 25 сентября 2007 года. В табл. 5 приведены данные списочной численности работников с 25 по 30 сентября. Допустим, все работники списочной численности включаются в расчет среднесписочной численности.

При определении среднесписочной численности за сентябрь необходимо полученную сумму разделить на общее число календарных дней в месяце, то есть на 30, независимо от того, сколько дней работала фирма. Среднесписочная численность работников за сентябрь составит 5 чел. (148 чел. : 30 дн.).

Среднесписочная численность за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за месяцы работы в отчетном квартале и деления полученной суммы на 3.

Дата

Списочная численность, чел.

25.09

3

26.09

5

27.09

10

28.09

25

29.09

45

30.09

60

Сумма

148

ПРИМЕР 6

Воспользуемся условием предыдущего примера и рассчитаем среднесписочную численность за III квартал 2007 года. Она составит 2 чел. (5 чел. : 3 мес.).

Чтобы определить показатель за 2007 год, следует сложить данные за все месяцы работы организации и разделить полученную сумму на 12. Предположим, среднесписочная численность работников ООО «Альфа» составляла в октябре 52 человека, в ноябре — 60 человек, в декабре — 66 человек. Таким образом, среднесписочная численность за год равна 15 чел. [(5 чел. + 52 чел. + 60 чел. + 66 чел.) : 12 мес.].

Средняя численность работников

В некоторых случаях необходимо рассчитать не среднесписочную, а среднюю численность работников. Ограничение по данному показателю установлено для организаций, имеющих право применять упрощенную систему налогообложения (п. 3 ст. 346.12 НК РФ). При расчете единого налога на вмененный доход для некоторых видов деятельности в качестве физического показателя используется количество работников, которое определяется как средняя за каждый календарный месяц численность работающих в организации или у индивидуального предпринимателя (ст. 346.27 НК РФ). Кроме того, одним из критериев отнесения к субъектам малого и среднего предпринимательства является именно средняя численность работников. Ограничения по данному показателю установлены статьей 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В среднюю численность работников включается (п. 86 постановления № 69):

— среднесписочная численность работников;
— средняя численность внешних совместителей;
— средняя численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Напомним, что внешнее совместительство — это выполнение работником регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время у другого работодателя. В трудовом договоре обязательно указывается, что сотрудник работает по совместительству (ст. 282 ТК РФ).

Продолжительность рабочего времени при совместительстве не превышает 4 часов в день. В те дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (или другого учетного периода) продолжительность рабочего времени не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников. Так сказано в статье 284 Трудового кодекса.

Средняя численность внешних совместителей определяется в том же порядке, что и численность работников, занятых неполное рабочее время.

Расчет средней численности лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, аналогичен расчету среднесписочной численности. Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день. В расчете не учитываются:

— индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, которые заключили с организацией гражданско-правовой договор и получили вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги;
— лица несписочного состава, не заключившие с организацией договоров гражданско-правового характера.

ПРИМЕР 7

ЗАО «Омега» заключило следующие договоры подряда:

— с работником организации с 8 по 12 октября 2007 года;
— двумя гражданами, не являющимися работниками организации, с 1 по 12 октября и с 8 по 25 октября;
— индивидуальным предпринимателем с 1 по 31 октября.

Работник организации учитывается только в составе среднесписочной численности, индивидуальный предприниматель также не включается в расчет средней численности по договорам гражданско-правового характера.

Таблица 6. Средняя численность работников организации за каждый месяц 2007 года 

Месяц

Среднесписочная численность, чел.

Средняя численность, чел.

внешних совместителей

работающих по гражданско-правовым договорам

Январь

            83

            5

            0

Февраль

            87

            4

            0

Март

            92

            4

            0

За I квартал

            262

            13

            0

Апрель

            85

            4

            10

Май

            84

            3

            15

Июнь

            86

            0

            25

За II квартал

            255

            7

            50

За полугодие

            517

            20

            50

Июль

            80

            0

            10

Август

            89

            0

            14

Сентябрь

            90

            2

            7

За III квартал

            259

            2

            31

За 9 месяцев

            776

            22

            81

Октябрь

            95

            7

            12

Ноябрь

            98

            6

            10

Декабрь

            96

            9

            3

За IV квартал

            289

            22

            25

За год

            1065

            44

                106

Таким образом, с 1 по 7 октября и с 15 по 25 октября численность за каждый календарный день составляла 1 человек, с 8 по 12 октября — 2 человека, 13 и 14 октября — 2 человека (в выходные дни численность принимается равной предыдущему рабочему дню), с 26 по 31 октября — 0.

Суммарная численность за месяц — 32 человека.
Средняя численность за месяц составляет 1 чел. (32 чел. : 31 дн.).

Чтобы определить среднюю численность за период, необходимо просуммировать данные по каждому месяцу этого периода и разделить полученную сумму на количество месяцев.

В заключение рассчитаем среднюю численность всех работников организации за период и заполним отчетную форму, которую нужно представить в налоговую инспекцию.

ПРИМЕР 8

ООО «Дельта» с 2007 года перешло на упрощенную систему налогообложения. В период применения этого спецрежима средняя численность работников фирмы за налоговый (отчетный) период не должна превышать 100 человек.

Данные о численности работников организации приведены в табл. 6.

По итогам I квартала 2007 года средняя численность составила 92 чел. [(262 чел. + 13 чел. ) : 3мес.], за полугодие — 98 чел. [(517 чел. + 20 чел. + 50 чел.) : : 6 мес.], за 9 месяцев — 98 чел. [(776 чел. + 22 чел. + + 81 чел.) : 9мес.], за год — 101 чел. [(1065 чел. + 44 чел. + 106 чел.) : 12 мес.]. Фирма утрачивает право применять упрощенную систему налогообложения с октября 2007 года и с IV квартала обязана рассчитывать налоги по общей системе.

Организации до 20 января 2008 года необходимо подать сведения о среднесписочной численности за 2007 год по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/[email protected] Данный показатель составляет 89 чел. (1065 чел. : 12 мес.). Следовательно, в 2008 году организация вправе сдавать отчетность в налоговые органы на бумажных носителях. Основание — пункт 3 статьи 80 НК РФ.

Сведения, необходимые для заполнения формы, приведены в табл. 7.

Таблица 7. Данные для заполнения формы

Полное наименование организации

Общество с ограниченной ответственностью «Дельта»

ИНН

7727124500

КПП

772701001

Наименование налогового органа, его код

ИФНС России № 27 по г. Москве, код 7727

Руководитель

Попов Александр Петрович

Онлайн-калькулятор ССЧ и вывод отчета для налоговой. Новые формулы расчета с 2019 года

Формулы расчета сведений о среднесписочной численности работников за год

Среднесписочная численность работников (ССЧ) за произвольный промежуток времени (квартал, год, полугодие, несколько месяцев) высчитывается на базе месячной среднесписочной численности работников, входящий в этот промежуток.

До 21 января 2019 года организации и ИП должны подать сведения о среднесписочной численности работников. Изменились формулы, по которым определяется этот показатель за 2018 год.

Статистическая отчетность, и показатели в форме 4-ФСС считаются по одинаковым формулам, они указаны в приказе Росстата № 772  от 22.11.2017. Ранее численность считали, ориентируясь на приказ Росстата от 26.10.2015 № 498, который действовал до 2018 года.

Считаем среднесписочную численность работников по новым правилам

Расчет среднесписочной численности работников, по правилам, действующим с 2019 года для отчетности за предыдущий год удобнее проводить в 4 шага.

Шаг 1. Считаем списочную численность за каждый день месяца

Учитываем только тех работников, с кем заключены трудовые договоры (Приказ Росстата № 772, п. 76 Указаний). Если сотрудник на больничном, в отпуске или в командировке то из необходимо все равно учитывать.

Сотрудников, которых не нужно учитывать, перечислили в пункте 78 Приказа Росстата № 772:

  • работники, заключившие договор ГПХ;
  • внешние совместители;
  • учредители организации, не имеющие должности и не получающие зарплату;
  • адвокаты и др.

Пример 1. Расчет списочной численности работников 

В ООО «Фортуна» на 30 сентября 2018 года числятся 15 работников. Трое из них – внешние совместители, а два сотрудника работают по договору подряда.

Считаем списочную численность на 30 сентября:

15 чел. – 3 чел. – 2 чел. = 10 чел.

Шаг 2. Рассчитываем месячную численность работников с полным рабочим днем

Для получения среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем применяем формулу:

В показателе ССЧ с полным рабочим днем на каждое число месяца учитывают праздничные и выходные дни.

Не учитывают в расчете сотрудников с неполным рабочим временем, сотрудниц в декретном отпуске, в отпуске по уходу за ребенком. Еще не берутся в расчет сотрудники, взявшие отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз (п.79 Приказа Росстата № 772).

Внимание: если находясь в отпуске по уходу за ребенком, сотрудница работает неполный день, из среднесписочной численности ее исключать не нужно. Новые правила указаны в Приказе Росстата № 772 и начали действовать с 2018 года. Такое правило отсутствовало в старом порядке расчета ССЧ.

Пример 2. Расчет месячной численности сотрудников с полным рабочим днем

Вернемся к Примеру 1. Списочная численность работников в ООО «Фортуна» на 30 сентября составляет 10 человек. Восемь работают полный рабочий день. Две работницы 6 и 17 сентября ушли в отпуск по уходу за ребенком.

Рассчитываем списочную численность сотрудников за все дни сентября:

(10 чел. х 5 дн.) + (9 чел. х 12 дн.) + (8 чел. х 13 дн.) = 262 чел.

Узнаем ССЧ с полным рабочим днем:

262 чел./ 30 дн. = 8.73 чел. (пока не округляем).

Шаг 3. Считаем месячную численность работников с неполным рабочим днем

Считаем сотрудников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Вычисляем численность в два этапа (Приказ Росстата № 772, п.79.3):

  1. Узнаем количество человеко-дней, отработанных сотрудниками с неполным рабочим днем. Чтобы получить это число делим месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
  2. Считаем месячную численность. Число человеко-дней за месяц делим на число рабочих календарных дней в месяце.

Пример 3. Вычисляем месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем

Списочная численность работников в ООО «Фортуна» на 30 сентября составляет 10 человек. Трое работников работают на неполную ставку: по 2, 6 и 4 часов в день соответственно. 

Считаем количество человеко-дней за сентябрь:

2 чел.-час х 21 день / 8 ч + 6 чел.-час х 21 день / 8 ч + 4 чел.-час х 21 день / 8 ч = 5.25 + 15.75 + 10.5 = 31.5 чел.-день

Посчитаем среднесписочную численность работников за месяц:

31.5 чел.-день / 21 день = 1.5 чел. (пока не округляем).

Шаг 4. Вычисляем среднесписочную численность сотрудников за месяц

Чтобы узнать среднесписочную численность за месяц складываем численность рабочих с полным и неполным рабочим днем за этот период. При получении дробного числа округляем его до целого значения (Приказ Росстата № 772, п. 79.4).

Рассчитываем этот показатель за сентябрь, используя данные из предыдущих расчетов:

8.73 чел. + 1.5 чел. = 10.23 чел. (округляем до 10 человек).

Шаг 5. Рассчитываем среднесписочную численность работников за год

Вычисляем среднесписочную численность сотрудников за год по следующей формуле:

Внимание! Если нужно посчитать численность рабочих за первый квартал, складываем показатели за январь, февраль и март и делим на 3. Точно также вычисляется численность за полугодие и 9 месяцев.

Пример 4. Итоговые вычисления среднесписочной численности за год

На протяжении 2018 года в ООО «Фортуна» среднесписочная численность рабочих составляла:

Месяц Среднесписочная численность, чел.
Январь 11
Февраль 11
Март 10
Апрель 10
Май 12
Июнь 13
Июль 13
Август 13
Сентябрь 10
Октябрь 10
Ноябрь 11
Декабрь 11

Рассчитываем показатель за год:

(11 чел. + 11 чел. + 10 чел. + 10 чел. + 12 чел. + 13 чел. + 13 чел. + 13 чел. + 10 чел. + 10 чел. + 11 чел. + 11 чел.) / 12 мес. = 11.25 чел. (округляем до 11 человек)

Пример заполнения Сведений о ССЧ на основе рассчитанных данных. Для формирования документа использован онлайн-сервис в конце страницы:

Расчет среднесписочной численности работников с помощью онлайн-калькулятора

С помощью данного онлайн-инструмента можно значительно упростить расчет среднесписочной численности сотрудников. Для выполнения вычислений необходимо указать период, за который подаются сведения (год и граничные месяца периода). Например при подсчете ССЧ за 2018 год указываем:

2018 год с января по декабрь включительно

При подсчете ССЧ за сентябрь 2018 ставим:

2018 год с сентября по сентябрь включительно

Затем необходимо построчно ввести данные о сотрудниках. Обязательными являются 3 значения: «Дата начала деятельности», «Дата окончания деятельности», «Ставка». Значения разделяются одним или несколькими пробелами. В четвертой колонке можно персонифицировать запись, написав фамилию или должность. Это значение не является обязательным, не участвует в расчетах, но придает строкам наглядность.

01.01.2018     31.12.2018     1     Директор

1. Дата начала деятельности. Указывается либо дата поступления на работу, либо первое число первого месяца, участвующего в расчетах. Т.е. при подсчете ССЧ за 2018 год с января по декабрь включительно данные строки будет идентичными при подсчете:

01.01.2018     31.12.2018     0.5     Бухгалтер

10.07.2016     31.12.2018     0.5     Бухгалтер

2. Дата окончания деятельности. Если сотрудник работает в организации, то указывается последнее число последнего месяца участвующего в расчетах. Но указав более позднюю дату, вы не ошибетесь, так как в расчет будут браться дни за указанный временной период. Например при подсчете численности за 2018 год с октября по октябрь включительно, можно записать и так и так:

01.10.2018     31.10.2018     1     Сидоров

10.07.2016     31.12.2018     1     Сидоров

Если сотрудник во время расчетного периода уволился, то вторым значением будет дата увольнения. Например, если подсчитывается численность за год (за 2018 год с января по декабрь), а сотрудник Григорьев уволился 19.12.2018 то запись будет следующая:

01.01.2018     19.12.2018     1     Григорьев

Внимание! В том случае, если сотрудник уволился перед выходным или праздничным днем, то в нерабочие дни он тоже участвует в расчетах. Поэтому если Григорьев уволился в пятницу 14.12.2018 года, то «Датой окончания деятельности» указываем воскресенье 16.12.2018 года.

3. Ставка. Это значение идет после «Даты окончания деятельности» и переставляет собой целое или дробное число, в качестве десятичного разделителя можно использовать точку или запятую. Данное значение вычисляется исходя из длительности трудовой недели. Чаще всего это 40 часов. Считаем количество рабочих часов в месяц следующим образом:

Допустим, что в декабре 22 рабочих дня. Определяем нормативы, по которым будет работать персонал. Для этого норма времени будет рассчитываться по следующей формуле: 22*8=176 часов. Именно столько в среднем должен отработать каждый сотрудник на 1 ставку. Если Васечкин работал по 4 часа в день (88 часов в месяц) то в калькуляторе указываем 0.5 ставки. Если Савельев работал 120 часов из 176, то ставка вычисляется так: 120:176≈0.682 ставки.

Если у сотрудника менялась рабочая нагрузка, то в калькуляторе будет присутствовать несколько записей по одному сотруднику. Допустим Сергеев работал весь год на 1 ставку, но в период 02.07.2018 по 17.07.2018, подменяя заболевшего сотрудника, работал на 1.5 ставки. Значит при подсчете ССЧ за 2018 год с января по декабрь на Сергеева будут 3 записи:

01.01.2018     01.07.2018     1     Сергеев

02.07.2018     17.07.2018     1.5  Сергеев

18.07.2018     31.12.2018     1     Сергеев

Онлайн расчет среднесписочной численности работников

Онлайн заполнение Сведений о среднесписочной численности работников

В справке о среднесписочной численности работников организация или ИП должен указать сведения о составе штата работников, принятых по трудовому договору. Данную Справку необходимо подать в налоговую инспекцию в определенные сроки. Если подаются сведения для существующей организации, то их необходимо предоставить не позднее 20-го января года, следующего за отчетным.

Если организация была открыта в течение года, в налоговую подать сведения она обязана не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации. Такое-же требование действует по отношению к реорганизованным организациям. Они подают в ИФНС сведения о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.

Только что зарегистрированным ИП подавать сведения в году регистрации не нужно. Также не заполняют справку «Сведения о ССЧ» ИП без наемных работников.

При попадании любого из указанных сроков на праздники или выходные они в переносятся на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

При наведении указателя на красную звездочку можно получить подсказку, объясняющую какое значение необходимо вводить в поле.

Онлайн заполнение Сведений о ССЧ за предшествующий календарный год

Как рассчитать заработную плату сотрудников | Малый бизнес

Автор Chron Contributor Обновлено 2 июля 2020 г.

Сотрудники должны получать оплату за свою работу, и работодатель несет ответственность за обеспечение этого. Вы можете вести расчет заработной платы сотрудников по-разному, например вручную, с помощью собственной компьютеризированной системы или передать ее на внешний подряд в службу расчета заработной платы. Каждая система требует разных задач. Например, расчет заработной платы вручную не требует прямого депозита, но внутренняя компьютеризированная система имеет такую ​​возможность.

Независимо от используемой системы, при расчете заработной платы сотрудников применяются некоторые общие принципы.

Расчет заработной платы для почасовых работников

Как правило, почасовые работники получают зарплату на основе данных их табелей учета рабочего времени, которые включают количество отработанных часов каждую неделю. Оплачивайте часы в соответствии с частотой оплаты. Предположим, сотрудник зарабатывает $ 11 в час с оплатой раз в две недели. Его табель учета рабочего времени за две недели подряд отражает 40 отработанных часов.

Обычный расчет: 40 часов x 2 недели = 80 часов x $ 11 / час = 880 долларов США (обычная оплата брутто).

Оплата сверхурочных, если применимо, за часы, отработанные более 40 часов в рабочую неделю. Оплачивайте сверхурочные в 1,5 раза больше обычной заработной платы рабочего. Предположим, что в табеле рабочего времени сотрудника за две недели указано, что каждую неделю он отработал 50 часов. Платите 80 часов по обычной ставке. Затем произведите расчет сверхурочных: 10 часов x 2 недели = 20 часов x 16,50 долларов США ( 11 долларов США x 1,5) = 330 долларов США (брутто).

Расчет заработной платы для наемных работников

Министерство труда США (DOL) отмечает, что наемным работникам обычно выплачивается фиксированная заработная плата в каждый платежный период.Более того, большинство наемных рабочих не имеют права на сверхурочную работу. Примечательно, что у DOL есть особые критерии в отношении сверхурочной работы для наемных сотрудников, поэтому узнайте в совете штата по труду, какие наемные работники освобождены от законов о защите сверхурочной работы. Если наемный работник не освобожден от уплаты налогов, платите ему сверхурочную работу, если она работает.

Для определения заработной платы работника за период оплаты разделите годовую заработную плату на общие годовые периоды оплаты. Например, предположим, что она зарабатывает 64 000 долларов, выплачиваемых раз в полгода.

Расчет: 64000 долларов /24 полумесячных периода оплаты = 2666,67 долларов (полумесячная заработная плата).

Вычесть установленные законом вычеты

Вычесть установленные законом вычеты из валового дохода. Сюда входят налоги на заработную плату, такие как федеральный подоходный налог, налог на социальное обеспечение и налог на медицинское обслуживание. Если штат взимает подоходный налог, удерживайте и его. Вы можете использовать программное обеспечение для расчета заработной платы, чтобы рассчитать налог для вас, или вы можете сделать это вручную.

Если вы сделаете последнее, обратитесь к циркуляру Е налоговой службы (Руководство по налогообложению работодателя) за соответствующий налоговый год и используйте форму W-4 сотрудника для определения суммы федерального подоходного налога, которая зависит от сотрудника.Точно так же подоходный налог штата (если применимо) зависит от формы подоходного налога штата и таблиц подоходного налога штата.

Рассчитайте налог на Medicare в размере 1,45 процента от всей валовой прибыли. Установите налог на социальное обеспечение в размере 6,2 процента от валового дохода до тех пор, пока работник не достигнет годового предела заработной платы.

Вычесть добровольные вычеты

Добровольные вычеты включают плату за парковку; медицинское, стоматологическое страхование, страхование жизни и инвалидности; и пенсионные выплаты. Сумма зависит от типа удержания и плана компании.Возможно, вам также придется вычесть установленные законом вычеты, такие как алименты и дополнительные выплаты из заработной платы. Инструкции по вычету см. В документации на гарнир. Примечательно, что работодатель не может удержать более 25 процентов располагаемой компенсации за украшения.

Вычеты должны быть депонированы на счета соответствующих государственных учреждений и переведены администраторам пособий. В Соединенных Штатах работодатели должны депонировать удержанные налоги на счета в IRS и налоговом агентстве своего штата.Вычеты передаются администраторам льгот в отдельном процессе.

При особых обстоятельствах, таких как удержания алиментов или выплаты компенсации из заработной платы, ваш бизнес будет проинформирован о процессе подачи этих выплат агентством, ответственным за их сбор, например, местным шерифом (для большинства случаев увеличения заработной платы) или Департамент опеки над детьми (для выплаты алиментов).

Выдача чеков или прямой депозит

Заработная плата сотрудников выплачивается посредством бумажного чека или прямого депозита.Выдача бумажных чеков, как правило, несложна, хотя важно обеспечить точность информации на чеке. Другой вариант — прямой депозит: вы можете предоставить сотрудникам форму, в которой они предоставляют информацию о банковском счете. Ваш обработчик заработной платы или ваш банк могут упростить перевод средств с вашего счета заработной платы на личные счета сотрудников.

Как рассчитать размер заработной платы? | Small Business

Расчет заработной платы ваших сотрудников — относительно простая задача.Вы определяете валовую заработную плату каждого сотрудника, вычитаете федеральные вычеты и вычеты штата, чтобы получить чистую заработную плату. Вы можете произвести расчеты вручную или использовать программу расчета заработной платы. Если вы не хотите самостоятельно составлять платежную ведомость, профессиональная служба расчета заработной платы сделает эту работу за вас. Однако, независимо от того, кто составляет платежную ведомость, налоговая служба (IRS) возложит на вас ответственность за любые ошибки.

Определите обычную и сверхурочную работу каждого сотрудника. Сотрудникам, которые работают 40 часов в неделю или меньше, выплачивается обычная почасовая оплата.Все, что превышает 40 часов, оплачивается по их полуторной ставке. Например, один из ваших сотрудников работал 40 часов по 10 долларов в час. Вычислите ее обычную зарплату, умножив 40 часов на 10 долларов, или 400 долларов.

Рассчитайте оплату сверхурочной работы вашего сотрудника. Его сверхурочная ставка — это обычная ставка плюс дополнительная половина этой ставки, которая составляет 10 долларов, разделенных на половину, или 5 долларов. Его сверхурочная работа составляет 10 долларов плюс 5 долларов, или 15 долларов. Он работал сверхурочно пять часов. Рассчитайте его сверхурочную оплату, умножив 5 часов (45 часов минус 40 часов) на 15 долларов, или 75 долларов.Добавьте 400 долларов плюс 75 долларов, чтобы получить его зарплату брутто в 475 долларов.

Используйте форму W-4 вашего сотрудника, чтобы указать, на скольких иждивенцев они претендуют для целей федерального удержания. Чтобы узнать точную сумму удержания, вам понадобится публикация 15 IRS, циркуляр E, Руководство работодателя по налогам. Во-первых, найдите таблицу удержания, которая соответствует статусу подачи документов и частоте выплат вашего сотрудника. Затем найдите валовую заработную плату вашего сотрудника в левом столбце. Теперь посмотрите вверху страницы и найдите количество иждивенцев, на которые претендует ваш сотрудник.Двигайтесь вниз по столбцу суммы, пока не дойдете до строки заработной платы брутто сотрудника. Это сумма, которую вы должны удержать для выплаты заработной платы своему сотруднику.

Определите, должны ли вы удерживать подоходный налог штата из заработной платы ваших сотрудников. Используйте информацию, доступную на веб-сайте налогового управления вашего штата, для расчета суммы удержания. В большинстве штатов есть собственная версия W-4 для определения количества иждивенцев, на которых претендует сотрудник. После расчета правильной суммы вычтите ее из валовой заработной платы вашего сотрудника.Удержанные вами деньги должны быть выплачены налоговому агентству вашего штата в соответствии с законодательством штата.

Рассчитайте удержание вашего сотрудника по социальному обеспечению и программе Medicare в процентах от их валовой заработной платы. В 2013 году ставка удержания социального обеспечения составляет 6,2 процента от дохода до 113 700 долларов. Ставка удержания Medicare составляет 1,45 процента от всех доходов. Например, валовая заработная плата вашего сотрудника составляет 500 долларов. Умножьте 500 долларов на 6,2 процента, чтобы получить ее удерживаемую сумму социального обеспечения в 31 доллар. Умножьте 500 долларов на 1.45 процентов, чтобы получить ее удерживаемую сумму по программе Medicare в размере 7,25 доллара.

Определите чистую заработную плату каждого сотрудника для расчета общей суммы заработной платы. Например, если валовая заработная плата сотрудника составляет 500 долларов, вычтите федеральные удержания в размере 100 долларов, удержания штата в размере 50 долларов, удержания по социальному обеспечению в размере 31 долларов и удерживаемые суммы по программе Medicare в размере 7,25 доллара, чтобы получить ее чистую зарплату в размере 311,75 долларов. После расчета чистой заработной платы для каждого сотрудника сложите валовую заработную плату, индивидуальные удержания и чистую заработную плату для каждого сотрудника, чтобы получить общую рассчитанную сумму заработной платы.

Ссылки

Советы

  • Поручите своим сотрудникам обновлять W-4, когда их семейное положение меняется.

Предупреждения

  • Если суммы вашей заработной платы неверны, депозит налога на заработную плату, который вы вносите в IRS, может быть неправильным. Перед внесением депозита проверьте данные по заработной плате, чтобы убедиться, что они верны.

Писатель Биография

Карен Роджерс из Санкт-Петербурга, Флорида, освещает финансовые рынки для нескольких онлайн-изданий.Она получила степень бакалавра делового администрирования в Университете Южной Флориды.

Как рассчитать заработную плату — AccountingTools

Расчет заработной платы включает определение заработной платы брутто с последующим вычитанием вычетов и налогов на заработную плату для получения чистой заработной платы. Расчет заработной платы — это строго регламентированный процесс. Этот расчет следует тщательно выполнять, чтобы не допустить ошибок в сумме чистой заработной платы, выплачиваемой сотрудникам, или налогов, уплачиваемых государству.Шаги расчета для расчета заработной платы следующие:

  1. Уведомить сотрудников . Попросите сотрудников заполнить табели учета рабочего времени до закрытия рабочего дня в последний день расчетного периода. В противном случае преследование сотрудников за заполнение расписаний приведет к задержке выплаты заработной платы.

  2. Собирать табели учета рабочего времени . Получите табели учета рабочего времени у всех сотрудников. Эта информация может находиться в онлайн-системе хронометража.

  3. R Просмотр и утверждение табелей учета рабочего времени .Просмотрите все табели учета рабочего времени на предмет полноты, а затем отправьте их на утверждение соответствующим руководителям. В частности, следует одобрить сверхурочную работу, поскольку она на 50% дороже обычной оплаты.

  4. Введите отработанные часы . Введите эту информацию, если информация об отработанном времени собирается вручную. В противном случае он может уже быть в системе.

  5. Введите изменения ставки заработной платы . Внесите все санкционированные изменения в систему заработной платы для изменения ставок заработной платы, удержаний и удержаний.В частности, убедитесь, что все вычеты были введены для корректировок валовой заработной платы для целей налогообложения, поскольку они влияют на сумму уплаченного налога на заработную плату.

  6. Рассчитать заработную плату брутто . Умножьте ставки заработной платы на количество отработанных часов, чтобы получить заработную плату брутто.

  7. Рассчитать зарплату нетто . Вычтите все санкционированные удержания и уплатите удержания из валовой заработной платы, чтобы получить чистую заработную плату.

  8. Обзор . Распечатайте предварительную ведомость заработной платы и проверьте валовую заработную плату, удержания и чистую заработную плату для каждого сотрудника, чтобы убедиться, что она верна.Если это неверно, проверьте предыдущие записи и запустите еще один предварительный регистр заработной платы.

  9. Наемным работникам . Сократите зарплату и советы по переводу денег. Также распечатайте итоговую ведомость заработной платы и заархивируйте ее. Попросите уполномоченное лицо подписать чеки. Как вариант, оформляйте электронные платежи сотрудникам.

  10. Уплатить налоги . Направьте все применимые налоги на заработную плату в правительство в установленный срок.

  11. Распределить зарплату .Если чеки были урезаны, сохраните их в сейфе компании и распределите в день выплаты жалованья. Дополнительный контроль заключается в том, чтобы потребовать подтверждение личности перед вручением чека сотруднику.

Связанные курсы

Как проводить аудит заработной платы
Оптимальный учет для расчета заработной платы
Управление заработной платой

Как рассчитать налоги на заработную плату: пошаговые инструкции

Если вы владелец малого бизнеса, пытаясь выяснить, как посчитайте зарплату, вы не одиноки.Более шести миллионов малых предприятий в США находятся в одной лодке с вами. У всех есть пожары, которые нужно потушить, сотрудники должны платить, фьючерсы, которые нужно планировать, и практически нет времени, чтобы бороться с налоговым кодексом IRS.

Хорошая новость заключается в том, что, хотя налоговый кодекс может показаться сложным, как только вы выясните, какие налоговые декларации требуются, и научитесь проводить математические вычисления, процесс станет довольно простым. При этом правильный расчет налогов на заработную плату имеет решающее значение не только для ваших сотрудников, но и для вашего бухгалтера и дяди Сэма.Вот почему мы решили написать это подробное руководство по пошаговому расчету налога на заработную плату.

Здесь вы сможете найти все ответы на свои вопросы о заработной плате, но если вы наткнетесь на стену или просто захотите убрать налоги с заработной платы из своего списка дел, мы также предлагаем простую услугу расчета заработной платы, которая делает тяжелую работу для тебя.

Перед запуском расчета заработной платы

Прежде чем вы начнете рассчитывать налоги на заработную плату, вашим сотрудникам необходимо будет заполнить эти новые документы сотрудников, которые включают:

  • Форма W-4: Свидетельство сотрудника об удержании налогов
  • State W-4 (если применимо)
  • Форма авторизации прямого депозита
  • Форма I-9: Подтверждение права на трудоустройство

Форма W-4: Свидетельство сотрудника об удержании налогов

Каждый новый сотрудник должен заполнить форму IRS W-4, в которой содержится основная информация о том, какую сумму федерального подоходного налога (FIT) вам необходимо удержать из их заработной платы.Сотрудник укажет свое имя, адрес и номер социального страхования.

Форма W-4 была пересмотрена в 2020 году. Новая форма включает пятиэтапный процесс и новую Публикацию 15-T (Федеральные методы удержания подоходного налога) для определения удержания сотрудников. Он больше не использует удержания.

Для сотрудников, нанятых в 2019 году или ранее, вы можете продолжать использовать информацию, которую они предоставили в старой форме W-4. Он включает в себя рабочий лист, который позволяет вашим сотрудникам рассчитывать удерживаемые пособия на иждивенцев и детей.Некоторые сотрудники могут захотеть заполнить новую форму W-4, если они работают на второй работе, женятся, заводят детей или разводятся, но вы не можете требовать от существующих сотрудников заполнить новую.

Сотрудники также могут выбрать удержание дополнительного налога или запросить освобождение от удержания федерального подоходного налога. В новой форме W-4 представлены подробные инструкции.

Убедитесь, что сотрудник подписывает W-4, но не отправляйте его в IRS, если это не требуется. Храните его в личном деле вашего сотрудника в течение как минимум 4 лет после даты последней налоговой декларации сотрудника.

State W-4 (если применимо)

В некоторых штатах есть свои собственные формы удержания. Для штатов, которые этого не делают, форма W-4 часто используется в качестве основы для расчета удерживаемого государственного и / или местного подоходного налога. Полный список применимых государственных налоговых форм можно найти на сайте Федерации налоговых администраторов.

Форма авторизации прямого депозита

Как работодатель, вы можете платить своим сотрудникам несколькими способами: бумажным чеком, прямым депозитом, предоплаченной дебетовой картой или наличными.Прямой депозит часто является самым простым и безопасным способом получения зарплаты, поэтому он, безусловно, самый популярный. Фактически, более 82% рабочих в США сейчас получают оплату прямым депозитом.

Сотрудник, который предпочитает получать оплату прямым переводом, должен заполнить форму авторизации прямого депозита с указанием банковских маршрутных номеров и номеров счетов. Форма действует как бланк разрешения на перевод чистой заработной платы сотрудника в электронном виде на его банковский счет.

В рамках процесса проверки многие работодатели запрашивают аннулированный бланк, чтобы подтвердить точность информации о банковском счете, предоставленной сотрудником.

Форма I-9: Подтверждение права на трудоустройство

Новые сотрудники заполняют форму I-9, чтобы подтвердить, что им законно разрешено работать в Соединенных Штатах (то есть в качестве гражданина, постоянного жителя, владельца рабочей визы и т. Д.). Они могут подтвердить свой рабочий статус, предоставив вам либо паспорт США, либо водительские права и карту социального обеспечения.

По закону вы должны получить от своего сотрудника подписанную форму I-9 до начала работы. Вы должны сохранить заполненную форму и любые подтверждающие документы в личном деле вашего сотрудника.

Передовая практика

Вы также можете попросить новых сотрудников подтвердить получение ими руководства компании, кодекса поведения и любых других официальных политик в это время. Хотя подтверждение не требуется для расчета заработной платы, рекомендуется, чтобы ваши новые сотрудники заполняли все необходимые формы компании одновременно.Программное обеспечение HR может упростить управление всеми этими задачами.

Расчет налогов на заработную плату за 5 этапов

После того, как ваши сотрудники настроены (и ваш бизнес также открыт), вы готовы выяснить размер заработной платы, полученной сотрудником, и сумму налогов, которые необходимо удержать. И, при необходимости, вычеты по таким вещам, как медицинское страхование, пенсионные пособия или украшения, а также добавление возмещения расходов.

Технически это называется переходом от заработной платы брутто к заработной плате нетто.

Если вы пытаетесь определить конкретный шаг, не стесняйтесь переходить к тому, что ищете:

  • Шаг 1. Расчет заработной платы брутто
  • Шаг 2: Расчет налоговых удержаний сотрудников
    • 2019 или ранее
    • 2020 или новее
  • Шаг 3. Позаботьтесь о вычетах
  • Шаг 4: Добавьте к сумме возмещения расходов
  • Шаг 5. Итого

Этап 1. Расчет валовой заработной платы

Заработная плата брутто — это первоначальная сумма заработка сотрудника до удержания налогов.

Для почасовых сотрудников заработная плата брутто — это количество часов, отработанных в течение периода оплаты, умноженное на почасовую ставку. Например, если ваш регистратор работал 40 часов в неделю по ставке 20 долларов в час, его валовая заработная плата за неделю составила бы 40 x 20 долларов, или 800 долларов.

Не забудьте включить любую сверхурочную оплату, которая обычно в 1,5 раза превышает обычную ставку заработной платы, когда почасовой служащий работает более 8 часов в день или 40 часов в неделю. В этом примере ваш администратор будет зарабатывать 20 долларов за каждый из первых 40 отработанных часов, плюс 30 долларов за 41-й и любые дополнительные часы в течение недели.

Для наемных сотрудников, , которые освобождены от правил сверхурочной работы, валовая заработная плата, как правило, остается неизменной в каждый платежный период. Просто разделите их зарплату на количество периодов заработной платы в году. Например, если менеджер получает годовую зарплату в размере 50 000 долларов США и получает зарплату дважды в месяц, валовая заработная плата за каждый период оплаты составляет 2083,33 доллара США (50 000 долларов США / 12 месяцев / 2 ежемесячных периода оплаты).

Помимо заработной платы, валовая заработная плата включает любые комиссионные, чаевые и бонусы, которые зарабатывает сотрудник.

Шаг 2: Расчет налоговых удержаний сотрудников

После того, как вы узнаете общую заработную плату сотрудника и количество надбавок из его W-4, вы можете начать выяснять, сколько вам нужно удержать, чтобы покрыть их налоги. В большинстве штатов вам нужно будет удерживать как федеральные налоги, так и налоги штата, а также налоги FICA с каждой зарплаты.

В нашем примере мы рассмотрим сотрудника из Флориды, который заявляет о не состоящем в браке и двух иждивенцах по W-4.Работник получает 50 000 долларов в год и получает зарплату дважды в месяц (раз в полгода). Ее валовая заработная плата за период составляет 2083,33 доллара.

Федеральный подоходный налог (FIT): 2019 или ранее

Федеральный подоходный налог (FIT) рассчитывается с использованием информации из заполненной сотрудником формы W-4, его налогооблагаемой заработной платы и периодичности выплаты. На основании Публикации 15-T (2021 г.) «Методы удержания федерального подоходного налога» для расчета FIT вы можете использовать либо метод шкалы заработной платы , либо метод процентной ставки .

Мы будем использовать процентный метод в нашем примере, просматривая таблицы в PDF-файле 2021 IRS Publication 15-T. Вы можете открыть файл, чтобы следить за нашими расчетами ниже.

Используя Рабочий лист 1 на странице 5, мы определим, какую сумму федерального подоходного налога удерживать за период выплаты.

Шаг 1. Скорректировать размер заработной платы сотруднику

1а) То же, что и валовая заработная плата: 2083 доллара.33 .

1b) Нашему сотруднику платят раз в месяц или 24 раз в год.

1c) Это должно равняться годовой зарплате вашего сотрудника: 2083,33 доллара x 24 = 50 000 долларов

Поскольку мы используем форму W-4 2019, мы переходим к шагу 1j:

1j) Наш сотрудник запросил 2 надбавок

1k) 4300 долларов x 2 = 8600 долларов

1l) 50 000 — 8600 долларов = 41 400 долларов

Чтобы продолжить, обратитесь к таблицам налогов на странице 6:

Шаг 2. Определите предварительную сумму удержания

2a) Эта сумма из строки 1l, 41 400 долларов США

2b) Мы имеем в виду таблицу с надписью «Отдельная подача документов, состоящих в браке или не состоящих в браке» (форма с 2019 года или ранее).Скорректированная годовая заработная плата нашего сотрудника (41 400 долларов США) превышает 13 900 долларов США и меньше 44 475 долларов США. Итак, мы должны ввести сумму в размере 13 900 долларов США (сумма из столбца A).

2c) Сумма в столбце C составляет 995 долларов.

2d) Процент из столбца D составляет 12% .

2e) 41 400 — 13 900 долларов = 27 500 долларов

2f) 27 500 долл. США x 12% = 3 300 долл. США

2g) 995 долларов + 3300 долларов = 4295 долларов

2ч) 4295 $ / 24 = 178 $.96

Шаг 3. Учет налоговых вычетов

3а) $ 0

3б) $ 0

3c) 178,96 долларов — 0 долларов = 178,96 долларов

Шаг 4: Определите окончательную сумму удержания

4a) $ 0 (в данном случае дополнительных удержаний нет)

4b) 178,96 долларов + 0 = 178,96 долларов

Вот и все.Вы будете удерживать 178,96 долларов США федерального подоходного налога для этого сотрудника, использующего W-4 с 2019 года и ранее.

Федеральный подоходный налог (FIT): 2020 или новее

Федеральный подоходный налог (FIT) по-прежнему рассчитывается с использованием информации из заполненной сотрудником формы W-4, его налогооблагаемой заработной платы и частоты выплаты. На самом деле, мало что изменилось, пока вы не перешли к математике удержания. Глядя на Публикацию 15-T (2021 г.) «Методы удержания федерального подоходного налога», вы можете использовать для расчета FIT либо метод шкалы заработной платы , либо метод процентного соотношения .

Мы будем использовать процентный метод в нашем примере, ссылаясь на таблицы, которые находятся в PDF-файле 2021 IRS Publication 15-T. Вы можете открыть файл, чтобы следить за нашими расчетами ниже.

Используя Рабочий лист 1 на странице 5, мы определим, какую сумму федерального подоходного налога удерживать за период выплаты.

Шаг 1. Скорректировать размер заработной платы сотруднику

1а) Это то же самое, что и валовая заработная плата, поэтому, как мы рассчитали ранее, сумма составляет 2083 доллара.33 .

1b) Нашему сотруднику платят раз в месяц или 24 раз в год.

1c) Это должно равняться годовой зарплате вашего сотрудника: 2083,33 доллара x 24 = 50 000 долларов

Поскольку мы используем форму 2020 W-4, мы перейдем к шагу 1d:

1г) У нашего сотрудника нет дополнительного дохода, поэтому эта сумма составляет $ 0 .

1e) 50 000 долл. США + 0 долл. США = 50 000 долл. США

1f) Мы удерживаем только стандартные вычеты, поэтому это составляет 0 долларов.

1g) Мы не устанавливаем этот флажок, потому что у нашей сотрудницы не более одной работы, и поскольку она заявляет о единственном семейном положении, эта сумма составляет 8 600 долларов США .

1ч) 8600 долларов + 0 = 8600 долларов

1i) 50 000 — 8600 долларов = 41 400 долларов

Чтобы продолжить, обратитесь к таблицам налогов на странице 6:

Шаг 2. Определите предварительную сумму удержания

2a) Эта сумма из строки 1i, 41 400 долларов США

2b) Мы имеем в виду таблицу с надписью «Отдельная подача документов, состоящих в браке или не состоящих в браке» слева (используется форма 2020 W-4, и поле на шаге 2 не отмечено).Скорректированная сумма годовой заработной платы нашего сотрудника (41 400 долларов США) превышает 13 900 долларов США и меньше 44 475 долларов США, поэтому мы должны ввести сумму в размере 90 179 13 900 долларов США (сумма из столбца A).

2c) Сумма в столбце C составляет 995 долларов.

2d) Процент из столбца D составляет 12% .

2e) 41 400 — 13 900 долларов = 27 500 долларов

2f) 27 500 долл. США x 12% = 3 300 долл. США

2g) 995 долларов + 3300 долларов = 4295 долларов

2ч) 4295 $ / 24 = 178 $.96

Шаг 3. Учет налоговых вычетов

3a) Наш сотрудник требует двух иждивенцев на сумму 2000 долларов каждый. 2000 долларов x 2 = 4000 долларов

3b) 4000 долларов США / 24 = 166,67 долларов США

3c) 178,96 $ — 166,67 $ = 12,29 $

Шаг 4: Определите окончательную сумму удержания

4a) $ 0 (в данном случае дополнительных удержаний нет)

4б) $ 12.29 + 0 долларов = 12,29 доллара

Вот и все. Вы будете удерживать долларов США из федерального подоходного налога для этого сотрудника на основании новой формы W-4.

Это существенное отличие от удерживаемой суммы налога W-4 2019 года в размере $ 178,96 , но призвано помочь вашим сотрудникам получить более точную сумму налога, удерживаемого с каждой зарплаты.

Налоги FICA

Федеральный закон о страховых взносах (FICA) — это налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание, которые должны удерживаться со всех сотрудников, если иное не исключено.

  • Социальное обеспечение — это фиксированный удерживаемый налог в размере 6,2% для заработной платы до 142 800 долларов США за 2021 налоговый год. Любая годовая заработная плата, превышающая 142 800 долларов, не облагается налогом, что означает, что совокупные годовые удержания по социальному обеспечению не могут превышать 8 853,60 долларов (142 800 долларов x 6,2%). Для нашего примерного сотрудника мы возьмем его брутто-зарплату в размере 2083,33 доллара, умножим ее на 6,2% и удержим 129,17 доллара из его зарплаты.
  • Medicare также является фиксированным налогом по ставке 1.45%. Ежегодного предела для налогов на Medicare нет, но сотрудники, которые зарабатывают более 200 000 долларов в год, облагаются так называемым дополнительным налогом на Medicare в размере 0,9%. Мы умножаем брутто-зарплату нашего сотрудника в размере 2083,33 доллара на 1,45% и получаем 30,21 доллара в качестве налога на Medicare.

Налог FICA нашего сотрудника за расчетный период, таким образом, составляет 129,17 долларов США + 30,21 доллара США = 159,38 долларов США долларов США.

Государственные и местные налоги

В некоторых штатах (например, во Флориде) нет подоходного налога штата, так что вы можете быть не на крючке.Но если вы обязаны платить государственные налоги (см. Информацию о налогах по штатам здесь), вам следует убедиться, что ваши расчеты произведены правильно.

В разных штатах налоги на заработную плату применяются по-разному, но если вы знаете, как рассчитывать налоги FIT и FICA, расчет налогов штата становится аналогичным занятием.

Также не забудьте проверить, взимает ли ваш штат местные налоги, которые уплачиваются сверх федеральных налогов и налогов штата.

Шаг 3. Позаботьтесь о вычетах

Помимо удержания налогов с заработной платы, расчет зарплаты ваших сотрудников также означает вычет любых применимых вычетов.

Существуют добровольные отчисления до и после налогообложения, такие как взносы на медицинское страхование, планы 401 (k) или взносы на сберегательный счет здоровья. У некоторых сотрудников также есть принудительные удержания, которые, возможно, необходимо будет учитывать для таких вещей, как алименты на детей или увеличение заработной платы (вы будете знать, нужно ли вам удерживать эти вещи, потому что вы получите приказ от судьи, IRS или штата) .

Будьте осторожны, потому что вычеты до налогообложения, такие как 401 (k), вычитаются из валового дохода на этапе 1, что означает, что расчет удерживаемого налога на этапе 2 будет меньше.После этапа 2 удержания после уплаты налогов снимаются. Отчеты до налогообложения сэкономят сотруднику больше налогов.

Шаг 4: Добавьте любые возмещения расходов

Если ваш сотрудник оплатил какие-либо расходы компании из собственного кармана, он рассчитывает на возмещение. Работодатели могут выплачивать компенсацию отдельно от платежной ведомости или комбинировать ее с платежной ведомостью.

Помните, что возмещение расходов не является частью валовой заработной платы и, следовательно, не подлежит удержанию налога.Любые расходы, которые вы возмещаете сотрудникам, должны быть полностью оплачены и добавлены к чистой заработной плате в конце вашего расчета.

Шаг 5: Итого все

После того, как вы выполнили все вычисления для расчета заработной платы брутто, налоговых удержаний, удержаний и возмещений, у вас будет то, что вам нужно для расчета зарплаты:

  • Начало с заработной платой брутто
  • Вычесть налоговые удержания сотрудников
  • Вычесть вычеты
  • Добавьте к сумме возмещения расходов
  • И вы получаете чистую зарплату!

Теперь вы точно знаете, сколько денег вы отправите своему сотруднику в день выплаты жалованья!

Давайте рассмотрим наш пример, используя W-4 2019 или более ранние версии:

  • Наш сотрудник зарабатывает 50 000 долларов в год, или 2083 доллара.33 брутто-зарплаты за полумесячный платежный период.
  • Федеральный подоходный налог, удерживаемый нашим сотрудником, составляет 178,96 доллара США по старому W-4.
  • Налог на социальное обеспечение составляет 129,17 доллара, а налог на медицинское обслуживание — 30,21 доллара. Общий комбинированный налог FICA составляет 159,38 долларов.
  • Поскольку наш сотрудник проживает во Флориде, подоходный налог штата не удерживается.
  • Не было никаких удержаний или возмещения расходов.
  • Таким образом, чистая заработная плата нашего сотрудника составляет 1 744,18 долларов США.

Давайте рассмотрим наш пример с использованием 2020 W-4 или более поздних версий:

  • Наш сотрудник зарабатывает 50 000 долларов в год, или 2083 доллара.33 брутто-зарплаты за полумесячный платежный период.
  • Федеральный подоходный налог, удерживаемый нашим сотрудником, составляет 12,29 доллара США при использовании новой формы W-4.
  • Налог на социальное обеспечение составляет 129,17 доллара, а налог на медицинское обслуживание — 30,21 доллара. Общий комбинированный налог FICA составляет 159,38 долларов.
  • Поскольку наш сотрудник проживает во Флориде, подоходный налог штата не удерживается.
  • Не было никаких удержаний или возмещения расходов.
  • Таким образом, чистая заработная плата нашего сотрудника составляет 1 911,66 долларов.

Время от времени вам могут потребоваться другие вещи, которые вам нужно будет добавлять (например, бонусы) или вычитать (например, украшения и сборы) из зарплаты ваших сотрудников.Когда эти элементы складываются и вычитаются, остальная часть основной математики, описанной выше, остается неизменной.

Удачи в расчете налогов на заработную плату (и создании вашей команды)! Если у вас возникнут какие-либо вопросы или вы захотите передать эту конкретную задачу кому-то другому, мы упростим расчет заработной платы. Взглянуть.

Как рассчитать сумму займа по программе защиты зарплаты

Программа защиты зарплаты (PPP) оказалась самой популярной мерой помощи от коронавируса для малого бизнеса: простительная ссуда на сумму до 2 миллионов долларов, предназначенная для удержания сотрудников на заработной плате.

Ознакомьтесь с полным обзором второго раунда финансирования ГЧП.

Как рассчитываются ссуды ГЧП

кредитов ГЧП рассчитываются на основе среднемесячной стоимости заработной платы вас и ваших сотрудников. Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем или работаете не по найму и подаете Приложение C, ваш заем в рамках ГЧП рассчитывается на основе валовой прибыли (или валового дохода) вашего бизнеса.

Ваша зарплата как собственника зависит от налогообложения вашего бизнеса. Если вы облагаетесь налогом как ООО, ваша зарплата напрямую связана с прибылью вашего бизнеса и представляет собой сумму, которую вы уплатили налогом на самозанятость в 2019 или 2020 годах.Если вы облагаетесь налогом как корпорация, ваша зарплата зависит от вашей платежной ведомости — это означает, что вы должны переводить федеральный налог и налог на заработную плату штата. Корпорации, производящие выплаты владельцам через розыгрыши собственников, не имеют права на участие в ГЧП.

Сам расчет ссуды требует, чтобы вы использовали свой годовой оклад и годовой оклад любого сотрудника W2, основным местом жительства которого является США.

PPP устанавливает ограничение на заработную плату в размере 100 000 долларов — если вы или кто-либо из ваших сотрудников зарабатываете больше, вы можете указать только 100 000 долларов в своем заявлении.Помимо зарплаты в 100 000 долларов США, вы также можете включить соответствующие расходы на заработную плату, такие как медицинское страхование, пенсионные взносы, оплачиваемый отпуск по болезни, отпускные и выходное пособие.

В 2020 году ссуды ГЧП были рассчитаны с использованием ваших затрат на заработную плату и чистой прибыли за 2019 год. Но для кредитов ГЧП после 3 марта 2021 года у вас есть возможность использовать ваши расходы на заработную плату и валовую прибыль 2019 или 2020. Для займов, утвержденных до 3 марта 2021 года, заявители должны были использовать свой чистый доход за 2019 или 2020 год (как указано в строке 31 их Приложения C)

Самый простой способ получить эти номера

Если у вас есть сотрудники (и вы тоже платите себе зарплату), вы сможете загрузить отчет о заработной плате через своего поставщика платежных ведомостей.Многие провайдеры начисления заработной платы даже предлагают «отчеты о ГЧП», в которых содержится все, что вам нужно знать для подачи заявки на кредит.

Если вы работаете не по найму и заполнили налоговую декларацию за 2019 или 2020 год, в Таблице C будет указана ваша чистая прибыль. Приложение C, которое вы предоставляете, не нужно подавать, но его все равно должен проверить специалист по налогам.

Наличие правильных финансовых показателей для вашего приложения ГЧП имеет решающее значение

Правильная отчетность о вашей прибыли увеличит сумму кредита, на которую вы имеете право.Кроме того, если числа, которые вы предоставите своему кредитору и SBA, неверны, вы столкнетесь с проблемами при прощении ссуды. Если вы предоставляете финансовую информацию, в которой не уверены, вы навлекаете на свой бизнес штрафы, включая аудит, или возможные штрафы и тюремное заключение.

Чтобы вы были уверены, что номера ваших заявлений верны, вам необходимо вести строгую бухгалтерию. Точные и актуальные книги позволят вам правильно заполнить Таблицу C на 2019 или 2020 год.Нужна историческая бухгалтерия на 2019 или 2020 год? Скамейка может помочь.

Расчет ссуды ГЧП по типу организации
Если вы: Ваша зарплата составит: Вы можете включить другие расходы на заработную плату:
1099 подрядчик Ваша валовая прибыль за 2019 или 2020 год (макс. 100 000 долларов США), как указано в вашем Приложении C (строка 7). Нет.
ИП Без платежной ведомости: Ваша валовая прибыль за 2019 или 2020 год (максимум 100 000 долларов США), указанная в вашем Графике C (строка 7).

С платежной ведомостью: ваша валовая прибыль за 2019 или 2020 год, указанная в Таблице C (строка 7), за вычетом затрат на заработную плату, указанную в строках 14, 19 и 26 (макс. 100 000 долларов США)

Годовая заработная плата сотрудников в США, включая заработную плату, комиссионные, чаевые, а также государственные и местные налоги на заработную плату. Максимальный размер каждого сотрудника составляет 100 000 долларов в год.
Партнерство Ваш заработок от самозанятости в 2019 или 2020 году, указанный в Таблице K-1 (строка 14), умноженный на 0,9235. Вы можете включить заработок K-1 в качестве заработной платы для каждого партнера, до 100 000 долларов США. Годовая заработная плата сотрудников в США, включая заработную плату, комиссионные, чаевые, а также государственные и местные налоги на заработную плату. Максимальный размер каждого сотрудника составляет 100 000 долларов в год.
S корп Ваша зарплата, указанная в службе расчета заработной платы (не более 100 000 долларов США). Ваша заработная плата может учитываться только в том случае, если она была выплачена из фонда заработной платы при перечислении налога на заработную плату. Годовая заработная плата сотрудников в США, включая заработную плату, комиссионные, чаевые, а также государственные и местные налоги на заработную плату. Максимальный размер каждого сотрудника составляет 100 000 долларов в год.
C корп Ваша зарплата, указанная в службе расчета заработной платы (не более 100 000 долларов США). Ваша зарплата в качестве компании C может учитываться только в том случае, если она была выплачена из фонда заработной платы при перечислении налога на заработную плату. Годовая заработная плата сотрудников в США, включая заработную плату, комиссионные, чаевые, а также государственные и местные налоги на заработную плату. Максимальный размер каждого сотрудника составляет 100 000 долларов в год.

Расчет суммы кредита ГЧП в качестве независимого подрядчика

Как независимый подрядчик ваш валовой доход за 2019 или 2020 год отражен в строке 7 вашего приложения C.При подаче заявления необходимо предоставить формы Schedule C и 1099-MISC на год.

Вы имеете право на PPP, даже если вы водитель Uber или берете задания на TaskRabbit.

Вот подробный пример

Допустим, вы работали внештатным фотографом в 2020 году. Вы получили формы 1099-MISC по 15 мероприятиям, с которыми вы работали, и обновили свою бухгалтерию, что означает, что вы можете заполнить свое расписание C. Вот что вы делаете:

Step One : Bench поможет вам заполнить график C, используя формы 1099-MISC и отчет о доходах.Допустим, ваш валовой доход в строке 7 вашего приложения C составляет 16 000 долларов.

Шаг второй : разделите 16 000 долларов на 12 месяцев. Это дает нам 1333,33 доллара. Введите это в поле «Среднемесячная заработная плата» в своем заявлении.

Шаг третий : Умножьте вашу среднемесячную сумму заработной платы на 2,5, и вы получите 3 333,33 доллара. Введите это в поле «Запрос на ссуду».

Расчет суммы кредита ГЧП для ИП

Ваша валовая прибыль за 2019 или 2020 год указана либо в годовом отчете о доходах, либо в строке 7 вашего приложения C, если у вас есть заполненная налоговая декларация.

Если у вас нет сотрудников W2, вы используете только свою валовую прибыль для расчета среднемесячных затрат на заработную плату. Если у вас есть сотрудники W2, которым вы переводите налоги на заработную плату, вы также можете включить годовые зарплаты любых сотрудников, основным местом проживания которых является США. Имейте в виду, что ваши сотрудники, как и вы, подпадают под ограничение зарплаты в размере 100 000 долларов. Если зарплата сотрудника или ваша валовая прибыль превышает 100 000 долларов, вы можете рассчитать только с использованием 100 000 долларов.

Помните, что ООО с одним участником будут считаться здесь индивидуальными предпринимателями, как и при подаче налоговой декларации.Также стоит отметить, что если вы разделяете индивидуальное предприятие с супругом, вы не можете указать своего супруга в этом заявлении, если он не является сотрудником W2. Без сотрудников W2 вы подаете заявку только от имени законного владельца единоличного предприятия.

Дополнительная литература: Как рассчитать валовой доход для ППС

Вот подробный пример

Вы являетесь индивидуальным предпринимателем, который начал свою деятельность в октябре 2019 года, но на самом деле начал получать доход только в конце 2019 — начале 2020 года.У вас нет сотрудников, всего несколько 1099 подрядчиков. Вы получали неофициальную зарплату в размере 1500 долларов в месяц через розыгрыши участников. Вот что бы вы сделали:

Step One : Поскольку вы не получали стабильный доход до 2020 года, вы будете использовать свой валовой доход за 2020 год. С помощью Bench вы заполните свой график C на 2020 год, используя отчет о доходах, который вам предоставит бухгалтер Bench. После завершения чистая прибыль, указанная в строке 7 вашего Графика C, составит 60 000 долларов.Вы не включаете в зарплату какие-либо суммы, полученные вами как членские взносы.

Шаг второй : У вас нет сотрудников, поэтому вы не можете добавить дополнительные расходы к этой сумме. Ваши 1099 подрядчиков не могут быть включены, потому что они имеют право самостоятельно подавать заявку на получение ссуды ГЧП.

Шаг третий: Разделите чистую прибыль в размере 60 000 долларов на 12. Это даст вам 5 000 долларов. Вы указываете 5000 долларов в поле «Средняя ежемесячная заработная плата» в вашем заявлении о ГЧП.

Шаг четвертый : Умножьте свою среднемесячную сумму заработной платы на 2.5, что дает вам 12500 долларов. Сообщите об этом в поле «Запрос на ссуду».

Важные моменты для ИП
  • Хотя ваша арендная плата и коммунальные платежи могут быть покрыты этим ссудой и помогут получить право на прощение ссуды, они не являются частью первоначального расчета.

  • Если ваша валовая прибыль за 2019 или 2020 год превышает 100 000 долларов, максимальная сумма, которую вы можете включить в свой расчет, составляет 100 000 долларов. Это даст вам среднемесячный фонд заработной платы в размере 8 333 долларов.33, если у вас нет сотрудников W2.

  • Привлечение членов вообще не учитывается в этом расчете.

  • Если ваша чистая прибыль за 2019 и 2020 годы была равна нулю, то есть вы получали предварительный доход, вы имеете право на ссуду ГЧП только в том случае, если в настоящее время у вас есть заработная плата. Возможно, вам лучше подать заявление на участие в программе EIDL или зарегистрироваться для получения пособия по безработице через ваш штат.

  • Самозанятым фермерам следует использовать Таблицу F вместо Таблицы C.Используйте чистую прибыль, указанную в строке 34 вашего приложения F.

Расчет суммы кредита ГЧП в рамках партнерства

Если вы управляете LLC с одним или несколькими другими людьми и имеете официальное операционное соглашение, в котором вы указали процент владения, вы подаете заявку на ГЧП в качестве партнерства. Получение зарплаты в 2019 или 2020 году как владельца этого бизнеса будет очень тесно связано с чистой прибылью бизнеса. Не пытайтесь делать этот расчет, используя розыгрыши своих членов.

Вашу зарплату за 2019 или 2020 год легче всего определить с помощью налоговой декларации за этот год, то есть вашей формы 1065.

Для каждого партнера используйте строку 14 «Доход от самозанятости» в Таблице K-1 в качестве индивидуальной заработной платы. Не забудьте при необходимости ограничить 100 000 долларов для каждого участника. Затем умножьте эту сумму на 0,9235 . Это сделано для того, чтобы снять долю налога на самозанятость с партнерского общества.

Если у вас также есть сотрудники W2, включите стоимость их заработной платы, государственные и местные налоги на заработную плату, взносы работодателя в выплаты по страхованию здоровья, выплаты по болезни, отпускные и выходное пособие.Имейте в виду, что все зарплаты не превышают 100 000 долларов США. Вы не можете включать 1099 подрядчиков, а также любых удаленных сотрудников, основное место жительства которых находится за пределами США. Вам также необходимо указать количество сотрудников, и это также должно отражать ваше среднемесячное значение.

Вот подробный пример

Вы и ваш партнер ведете бизнес вместе, и этот бизнес существует уже несколько лет. У вас есть сотрудники W2. Ни вам, ни вашему партнеру не платят через платежную ведомость, и вместо этого вы берете средства от компании.Вот что бы вы сделали:

Step One : Вам понадобится форма 1065 на 2019 или 2020 год. Взгляните на строку 14 (Доход от самозанятости) в Таблицах К-1 обоих партнеров. Предположим, что строка 14 в вашем графике K-1 составляет 130 000 долларов, а у вашего партнера — 115 000 долларов. Из-за ограничения в 100 000 долларов вы можете включить только 100 000 долларов для каждого из вас. На данный момент это дает вам 200000 долларов. Здесь учитывается не ваш доход, а только ваш доход от самозанятости, указанный в вашей налоговой декларации.

Шаг второй : Получите годовой отчет за 2019 или 2020 год от поставщика платежных ведомостей.Ни у кого из ваших сотрудников зарплата не превышает 100 000 долларов, поэтому их не нужно ограничивать. Вы также можете включить налоги на заработную плату штата, расходы на медицинское страхование, пенсионные взносы, выплаты по болезни и отпускам, а также выходное пособие. Допустим, все это в сумме составляет 120 000 долларов. Добавьте это к 200 000 долларов, и вы получите 320 000 долларов.

Шаг третий : разделите 320 000 долларов на 12. Получится 26 666,67 долларов. Введите это в поле «Среднемесячная заработная плата» в вашем заявлении о ГЧП.

Шаг четвертый : умножьте 26 666 долларов.67 на 2,5, чтобы получить 66 666,67 доллара. Введите это в поле «Запрос на ссуду».

Шаг пятый : Предположим, ваш бизнес наиболее загружен в течение трех месяцев летом, когда у вас в штате шесть сотрудников. В остальное время у вас их всего три. Вы можете выбрать здесь среднее значение, которое охватывает все двенадцать месяцев, которое в данном случае будет округлено до четырех. Введите это в поле «Количество сотрудников».

Некоторые важные моменты для партнерства
  • Хотя ваша арендная плата и коммунальные платежи могут быть покрыты этим ссудой и помогут получить право на прощение ссуды, они не являются частью первоначального расчета.

  • Если ваш доход от самозанятости в 2019 или 2020 году превышает 100 000 долларов, максимальная сумма, которую вы можете включить для себя, составляет 100 000 долларов. Это даст вам среднемесячную заработную плату в размере 8 333,33 доллара, если у вас нет сотрудников W2.

  • Привлечение членов вообще не учитывается в этом расчете.

  • Если ваша чистая прибыль за 2019 и 2020 годы была отрицательной, что означает, что вы понесли убыток, вы имеете право на ссуду ГЧП только в том случае, если в настоящее время у вас есть заработная плата.Возможно, вам лучше подать заявление на участие в программе EIDL или зарегистрироваться для получения пособия по безработице через ваш штат.

  • Самозанятым фермерам следует использовать График F вместо Графика C. Используйте чистую прибыль, указанную в строке 34 вашего Приложения F.

Расчет суммы кредита ГЧП как S-корп.

Как S-корпорация, важно отметить, что распределение ваших акционеров не считается заработной платой. Если вы владеете корпорацией S и не платите себе зарплату через платежную ведомость, то есть вы не переводите налоги на заработную плату на свою заработную плату, вы не имеете права на получение заработной платы, покрываемой через PPP.

Почему? Все сводится к тому, как вас облагают налогом. Приемлемые расходы на заработную плату для ГЧП — это заработная плата, на которую работодатель переводит налоги на заработную плату. Как компания S, ваш единственный способ перечислить налоги на заработную плату — это оплатить саму зарплату; вы не платите налоги на заработную плату или самозанятость со своих распределений.

Если вы использовали службу расчета заработной платы для выплаты заработной платы, вы можете включить себя в свои расчеты в качестве сотрудника. Помните, что ни один сотрудник не может иметь заработную плату выше 100 000 долларов США для целей этого расчета.Вы должны ограничить всех сотрудников, превышающих эту сумму, ровно 100 000 долларов США, включая вас самих. Отсюда вы можете включить связанные с этим расходы на заработную плату, такие как взносы на групповое медицинское страхование, пенсионные взносы, государственные и местные налоги на заработную плату, отпускные, оплачиваемый отпуск по болезни и выходное пособие.

Вот подробный пример

Вы являетесь единственным владельцем корпорации S, и вы работали в течение всего 2020 года. В начале 2020 года у вас был только один сотрудник — вы сами, но вы выросли, чтобы добавить еще трех сотрудников в год.Вот что вы сделаете:

Шаг первый : Получите годовой отчет за 2020 год от своего поставщика платежных ведомостей. Поскольку ни у кого из ваших сотрудников зарплата не превышает 100 000 долларов, им не нужно ограничивать их зарплату. Вы также можете включить налоги на заработную плату штата, расходы на медицинское страхование, пенсионные взносы, выплаты по болезни и отпускам, а также выходное пособие. Допустим, ваши общие расходы на заработную плату в 2019 году, включая вашу зарплату, составляют 150 000 долларов.

Шаг второй : разделите 150 000 долларов на 12.Это дает вам 12 500 долларов, которые вы вводите в поле «Среднемесячная заработная плата» в своем заявлении о ГЧП.

Шаг третий: Умножьте 12 500 долларов на 2,5, чтобы найти сумму «Заявки на ссуду». В данном случае это 31 250 долларов.

Шаг четвертый : Чтобы определить количество сотрудников, вы используете среднее количество сотрудников, которых вы занимали в течение 2019 или 2020 года. Используйте тот же год, который вы использовали для расчета своих среднемесячных расходов на заработную плату. Самый простой способ найти среднее — сложить общее количество сотрудников, которых у вас было в течение каждого месяца в году, и разделить на 12.Скажем, в этом случае получается 2,75 — вам следует округлить до целого числа, трех, и включить это в свое приложение PPP.

Некоторые важные моменты для корпуса S
  • Хотя ваша арендная плата и коммунальные платежи могут быть покрыты этим ссудой и помогут получить право на прощение ссуды, они не являются частью первоначального расчета.

  • Распределение акционеров вообще не должно включаться в этот расчет.

  • Если вы являетесь владельцем корпорации S и не платили себе заработную плату с перечисленным налогом на заработную плату, считается, что вы не имеете заработной платы.Если у вас нет сотрудников W2, вы не имеете права подавать заявку на участие в программе PPP. Возможно, вам лучше подать заявку на участие в программе EIDL.

Расчет суммы кредита по системе C

Владелец корпорации C считается имеющим зарплату только в том случае, если с вашей заработной платы уплачен налог на заработную плату. Дивиденды, ссуды акционерам или выплаты другим владельцам не применяются в качестве заработной платы. Почему? Потому что ГЧП в значительной степени полагается на налоги на заработную плату при определении затрат на заработную плату.

Как корпорация C существует разделение между владельцем и бизнесом. Бизнес облагается налогом на прибыль как юридическое лицо, а владельцы затем облагаются налогом на основе своих дивидендов, которые отражают их долю в этой прибыли. Ни один из этих налогов не является налогом на заработную плату. Если вы являетесь владельцем корпорации C, IRS требует от вас выплачивать себе разумную зарплату через платежную ведомость.

Если вы использовали службу расчета заработной платы для выплаты заработной платы, вы можете включить себя в свои расчеты в качестве сотрудника.Ни одному сотруднику не разрешается иметь зарплату выше 100 000 долларов США для целей этого расчета, поэтому вы должны ограничить всех сотрудников, превышающих эту сумму, 100 000 долларов США, включая вас. Оттуда вы можете включить связанные с этим расходы на заработную плату, такие как взносы на групповое медицинское страхование, пенсионные взносы, отпускные, оплачиваемый отпуск по болезни и выходное пособие.

Вот подробный пример

У вас есть корпорация C, и вы единственный сотрудник. Ваш бизнес стартовал в сентябре 2019 года.

Step One : Давайте начнем с того, какой год вам следует использовать. Поскольку ваш бизнес проработал весь 2020 год, лучше всего использовать данные платежной ведомости за 2020 год.

Шаг второй : Как единственный сотрудник, вам нужно включить только свою зарплату. Допустим, ваша зарплата в 2020 году составляла 120 000 долларов. Вам нужно будет ограничить эту зарплату всего до 100 000 долларов. Разделите 100 000 долларов на 12, и вы получите «Среднюю ежемесячную зарплату» в размере 8,333,33 доллара, которую нужно ввести в ваше приложение ГЧП.

Шаг третий : Умножьте 8,333,33 доллара на 2,5, чтобы найти сумму «Заявки на ссуду», которая составит 20 833,33 доллара.

Некоторые важные моменты для корпуса C
  • Хотя ваша арендная плата и коммунальные платежи могут быть покрыты этим ссудой и помогут получить право на прощение ссуды, они не являются частью первоначального расчета.

  • Дивиденды, ссуды акционерам или другие выплаты собственникам вообще не должны включаться в этот расчет.

  • Если вы являетесь владельцем корпорации C и не платили себе заработную плату с перечисленным налогом на заработную плату, считается, что вы не имеете заработной платы. Если у вас нет сотрудников W2, вы не имеете права подавать заявку на участие в программе PPP. Вам следует подумать о подаче заявки на участие в программе EIDL.

Сезонные работодатели

Сезонные работодатели, которые работают только часть года, могут использовать любой 12-недельный период с 15 февраля 2019 года по 15 февраля 2020 года для расчета кредита.Чтобы считаться сезонным бизнесом, вы должны соответствовать одному из следующих критериев:

  • Вы не работаете более семи месяцев в любом календарном году

  • В течение предыдущего календарного года ваша валовая выручка за шесть из 12 месяцев составляла не более 33,33% от вашей валовой выручки за оставшиеся шесть месяцев (например, если вы заработали 100 000 долларов с января по июнь, вы заработаете не более 33 330,00 долларов США с июля по декабрь)

  • У вас должны быть сотрудники на заработной плате

Разделите ваши общие расходы на заработную плату на три, чтобы получить среднюю ежемесячную стоимость заработной платы, которую вы можете сообщить.

Записка о прощении ссуды

Чтобы получить прощение по кредиту ГЧП, вам необходимо:

  1. Израсходовать не менее 60% средств на заработную плату

  2. Израсходовать оставшиеся 40% на соответствующие расходы

  3. Докажите свои расходы, на которые вы потратили сумму кредита.

Самый простой способ подтвердить свои расходы — это вести бухгалтерию в течение того периода, когда вы расходуете ссудные средства.

Чем может помочь Bench

С Bench вы получаете команду, которая поможет вам принимать решения в интересах вашего бизнеса.Мы помогли тысячам владельцев малого бизнеса получить доступ к кредитам в рамках ГЧП и с помощью наших точных отчетов упростили процесс прощения. С Bench в вашей команде у вас будут должным образом заполненные книги, которые помогут вам:

  1. Определите правильную сумму кредита
  2. Отслеживайте свои расходы по кредиту, чтобы доказать, что вы использовали их на приемлемые расходы
  3. Используйте бухгалтерские записи для подачи заявления о прощении ссуды
  4. Правильно учитывайте ГЧП при заполнении налоговой декларации и правильно вычитайте

Плюс, если у вас когда-нибудь возникнут вопросы, ваша преданная команда экспертов будет на расстоянии короткой прогулки в приложении Bench.

Если у вас нет надежного решения для бухгалтерского учета, попробуйте Bench. Мы сделаем вашу бухгалтерию за вас.

Дополнительные ресурсы по программе защиты зарплаты

Что такое скамья?

Мы — бухгалтерская онлайн-служба, в которой работают настоящие люди. С Bench вы получаете специализированного бухгалтера и мощное программное обеспечение для составления отчетов для кристально четкого представления о вашем финансовом состоянии. Все наши услуги являются приемлемыми расходами для прощения ГЧП, и мы даже окажем поддержку в подаче заявки на ГЧП (или в получении прощения ссуды).Что бы ни случилось дальше, мы с вами. Начните пользоваться бесплатной пробной версией сегодня.

Как рассчитать штатного сотрудника, эквивалентного полной занятости

Как работодатель, в какой-то момент вы могли наткнуться на термин «эквивалентный сотрудник на полную ставку». Возможно, вы заметили это, когда искали информацию о ссуде по программе защиты зарплаты. Или, может быть, вы натолкнулись на него, когда смотрели на КОБРУ. Как бы то ни было, вы должны знать, как рассчитать эквивалент штатного сотрудника для ряда ситуаций.

Что такое эквивалент полной занятости?

Сотрудник, эквивалентный полной занятости, — это совокупность ваших сотрудников, работающих неполный рабочий день. Каждый сотрудник, занятый неполный рабочий день, считается частью штатного сотрудника. Когда вы складываете нескольких сотрудников, работающих неполный рабочий день, вы можете создать сотрудников, эквивалентных полным рабочим дням.

Как работодатель вы должны соблюдать определенные законы о найме. Не все законы применимы к вашему бизнесу. Законы, относящиеся к вашей компании, зависят от того, сколько у вас сотрудников.Иногда количество сотрудников (также называемое пороговым значением) определяется количеством сотрудников FTE в вашей компании.

Вам необходимо знать, сколько эквивалентов полной занятости имеется у вашего предприятия, чтобы определить, каким законам о занятости вы должны следовать. В дополнение к законам о занятости вам может потребоваться рассчитать сотрудников FTE для бизнес-кредитов и других программ (например, программ, связанных с коронавирусом). Ознакомьтесь с некоторыми законами и программами, которые могут вам понадобиться для расчета FTE:

  • Закон о доступном медицинском обслуживании (ACA)
  • Закон о согласовании консолидированного общего бюджета (COBRA)
  • Программа защиты зарплаты (PPP)
  • Кредит удержания сотрудников (ERC)

ACA

Миссия ACA — снизить стоимость медицинского страхования для лиц, имеющих на это право.Закон включает сокращение совместного несения расходов и налоговые льготы, чтобы помочь снизить расходы для семей и частных лиц с низкими доходами. Это требует, чтобы планы медицинского обслуживания для небольших групп отвечали определенным требованиям, таким как покрытие основных медицинских услуг (например, профилактические услуги).

Согласно ACA, некоторые работодатели могут подпадать под действие положений IRS о совместной ответственности работодателя. Положения гласят, что применимые крупные работодатели (ALE) должны выполнить один из следующего:

  • Предлагать минимальное необходимое покрытие, которое является «доступным» и обеспечивает «минимальную ценность» штатным сотрудникам и их иждивенцам
  • Возможна оплата совместной ответственности работодателя в IRS

Вы несете совместную ответственность работодателя, если в течение предыдущего календарного года у вас в среднем было не менее 50 сотрудников на условиях полной занятости.Согласно правилам Закона о доступном медицинском обслуживании, штатные сотрудники — это сотрудники, которые работают не менее 30 часов в неделю или 130 часов в календарный месяц.

КОБРА

COBRA — еще один акт, основанный на эквиваленте полной занятости. COBRA позволяет сотрудникам, застрахованным супругам и иждивенцам временно продолжать свое групповое медицинское страхование, если они не имеют права на план, предоставляемый вашим бизнесом. В законе указывается, когда кто-либо имеет право на страховое покрытие COBRA, как долго действует страховое покрытие, а также когда и как работодатели должны предоставлять страховое покрытие.

Работодатели должны предоставить сотрудникам дополнительное покрытие COBRA, если они соответствуют обоим следующим критериям:

  1. Предложить работникам групповой план медицинского страхования в частном секторе
  2. Нанять не менее 20 сотрудников, эквивалентных полной занятости, более чем на 50% обычных рабочих дней в прошлом календарном году

ППС

Закон о помощи, чрезвычайной помощи и экономической безопасности в связи с коронавирусом (Закон CARES) учредил Программу защиты зарплаты. Программа предоставляет малому бизнесу беспроигрышные ссуды, чтобы покрыть до 24 недель расходов на заработную плату, процентов по ипотеке, арендной платы и коммунальных услуг.

Владельцы бизнеса могут использовать 60% ссуды для покрытия расходов на заработную плату и 40% на расходы, не связанные с заработной платой (например, проценты по ипотеке, арендной плате и коммунальным услугам). ГЧП стимулирует малый бизнес удерживать сотрудников на заработной плате во время пандемии коронавируса.

Если вы берете ссуду в рамках ГЧП, ваш кредитор проверяет численность вашего сотрудника FTE (а также то, на что вы потратили деньги и заработную плату сотрудников) в течение периода покрытия, чтобы определить прощение ссуды.

Итак, как вы рассчитываете эквиваленты полной занятости для ГЧП? Существует два метода расчета вашей полной занятости для PPP в течение охваченного периода:

  • Введите среднее количество часов, за которые каждый сотрудник получил зарплату в неделю, разделите на 40 и округлите до ближайшей десятой (максимум, 1.0)
  • Назначьте 1,0 для сотрудников, которые работают 40 или более часов в неделю, и 0,5 для сотрудников, которые работают менее 40 часов

SBA (Управление малого бизнеса) снижает размер прощения ссуды в рамках ГЧП на основе сокращения среднего сотрудника FTE (упоминается ниже).

ERC

Кредит удержания сотрудников — еще одна мера помощи для предприятий в соответствии с Законом CARES. ERC — это полностью возвращаемый налоговый кредит, на который могут претендовать правомочные работодатели, которые удерживают сотрудников на заработной плате.Кредит равен 50% от суммы квалифицированной заработной платы, которую правомочные работодатели выплачивают работникам в период с 13 марта 2020 г. по 31 декабря 2020 г.

Квалифицируемая заработная плата — это заработная плата и компенсации, выплачиваемые работодателем работникам в течение охваченного периода времени. Сюда входят квалифицированные расходы по плану медицинского страхования, связанные с указанной заработной платой. Еще один фактор, влияющий на заработную плату квалифицированных специалистов, — это количество сотрудников, работающих на полную ставку в вашем бизнесе в 2019 году.

Для работодателей, у которых в 2019 году в среднем было менее 100 человек, работающих на полную ставку, ERC основан на заработной плате, выплачиваемой всем сотрудникам.Если в вашем бизнесе в среднем более 100 сотрудников FTE, ваш налоговый кредит основан на заработной плате, выплаченной сотрудникам, которые не работали в течение периода.

Как рассчитать эквивалент полной занятости сотрудника

FTE рассчитываются по-разному для каждого закона или программы. Расчет эквивалента полной занятости сотрудников зависит от того, для чего вы рассчитываете FTE.

При расчете эквивалента полной занятости сотрудников, вы обычно находите среднее количество часов, отработанных вашими сотрудниками, работающими неполный рабочий день, в течение определенного периода времени.Затем вы разделите это число, чтобы определить, сколько сотрудников FTE составляют ваши сотрудники, работающие неполный рабочий день, и добавьте их к общей сумме сотрудников, работающих полный рабочий день. Но, как уже упоминалось, расчет эквивалента полной занятости для сотрудников может варьироваться в зависимости от того, для чего вы рассчитываете FTE.

Как правило, вы можете использовать следующую формулу для расчета FTE для вашего бизнеса:

[(количество сотрудников, работающих неполный рабочий день X общее количество часов неполного рабочего дня, отработанного периода) / (количество часов полной занятости за период)] + количество сотрудников, занятых полный рабочий день = FTE

Давайте посмотрим, как может варьироваться расчет FTE.Ознакомьтесь с приведенными ниже примерами, как рассчитать сотрудников, эквивалентных полной занятости.

Пример: ACA

Давайте посмотрим на пример расчета FTE для Закона о доступном медицинском обслуживании. Напоминаем, что вы несете совместную ответственность работодателя со стороны ACA, если в течение предыдущего календарного года у вас в среднем было не менее 50 сотрудников FTE. И правила ACA гласят, что штатные сотрудники работают не менее 30 часов в неделю или 130 часов в календарный месяц.

Допустим, у вас 40 штатных сотрудников.У вас также есть 20 сотрудников, работающих неполный рабочий день, каждый из которых работает примерно по 60 часов в месяц.

Чтобы узнать, сколько у вас сотрудников с полной занятостью, умножьте количество сотрудников, работающих неполный рабочий день (20 сотрудников), на количество часов, которые они работают в месяц (60 часов).

20 сотрудников, работающих неполный рабочий день X 60 часов = 1200 часов

Затем разделите общее количество часов, отработанных сотрудниками, занятыми неполный рабочий день (1200 часов), на 120 часов (30 часов для полного рабочего дня X 4 недели), чтобы определить, сколько сотрудников, работающих полный рабочий день, составляют ваши сотрудники, работающие неполный рабочий день.

1200 часов / 120 часов = 10 сотрудников

Сложите вместе своих сотрудников, работающих полный рабочий день (40), и сотрудников, работающих неполный рабочий день (10), чтобы получить общее количество сотрудников, эквивалентных полной занятости.

40 штатных сотрудников + 10 сотрудников, занятых неполный рабочий день = 50 штатных сотрудников

В месяц у вас 50 сотрудников, эквивалентных полной занятости. Чтобы узнать, есть ли у вас в среднем 50 эквивалентов полной занятости за календарный год, просто сложите общее количество сотрудников, занятых полный рабочий день в месяц, и разделите полученное количество на 12.

Пример: COBRA

Давайте посмотрим, как рассчитать FTE для COBRA.Скажем, сотрудники должны работать 40 часов в неделю, чтобы считаться полностью занятыми. У вас есть 20 штатных сотрудников и 16 сотрудников, занятых неполный рабочий день, которые работают около 25 часов в неделю.

Умножьте количество работающих неполный рабочий день (16 сотрудников) на среднее количество часов, которые они работают в неделю (25 часов).

16 сотрудников X 25 часов в неделю = 400 часов

Разделите общее количество часов сотрудников, занятых неполный рабочий день (400), на общее количество часов, которые сотрудник должен работать, чтобы работать полный рабочий день (40 часов в неделю).

400 часов / 40 часов = 10 сотрудников

Ваши сотрудники, занятые неполный рабочий день, составляют 10 сотрудников, работающих полный рабочий день.Сложите вместе своих штатных сотрудников (20) и сотрудников, работающих неполный рабочий день (10), чтобы получить сотрудников, эквивалентных полной занятости.

Штат вашего предприятия составляет 30 человек (10 + 20).

Чтобы найти эквивалент полной занятости за календарный год, сложите общую сумму FTE в неделю и разделите ее на 52 (недели в году).

Если вы наняли не менее 20 сотрудников с полной оплатой труда на более чем 50% ваших обычных рабочих дней в прошлом календарном году и предлагает своим сотрудникам групповой план медицинского страхования для частного сектора, вы должны предложить дополнительное покрытие COBRA.

Пример: PPP

Для прощения ссуды в рамках ГЧП ваш кредитор рассмотрит количество ваших средних сотрудников, работающих на ЭПЗ, в течение периода покрытия (периода выплаты ссуды). Опять же, чтобы найти количество штатных сотрудников, эквивалентное ГЧП, вы можете выполнить одно из следующих действий:

  • Введите среднее количество часов, за которые каждый сотрудник получил зарплату в неделю, разделите на 40 и округлите до ближайшей десятой (максимум, 1,0)
  • Присвойте 1,0 сотрудникам, которые работают 40 и более часов в неделю, и 0.5 для сотрудников, которые работают меньше часов

В этом примере давайте посмотрим на использование первого метода сверху. Допустим, в вашем бизнесе семь сотрудников. Некоторые из них работают неполный рабочий день (работают менее 40 часов в неделю), а некоторые — полный рабочий день (работают 40 часов в неделю). Среднее количество сотрудников, эквивалентных полной ставке, в течение отчетного периода (количество работающих на полной ставке, указанное в вашей заявке на получение кредита ГЧП) составляло 5.

Среднее количество часов в неделю каждого сотрудника:

  • Сотрудник 1:40 часов
  • Сотрудник 2:25 часов
  • Сотрудник 3:30 часов
  • Сотрудник 4:20 часов
  • Сотрудник 5:40 часов
  • Сотрудник 6:25 часов
  • Сотрудник 7:20 часов

В общей сложности ваши сотрудники работают 200 часов (в среднем) в неделю.Разделите ваше общее количество часов (200) на 40 часов, чтобы получить количество сотрудников, эквивалентных полной занятости за неделю.

200 часов / 40 часов = 5 сотрудников FTE

Среднее количество сотрудников, занятых в течение недели, составляло 5.

Другая часть расчета прощения по ГЧП — это определение суммы уменьшения прощения по ссуде в рамках ГЧП (также называемой процентной долей FTE, которую вы сократили за период).

Чтобы получить процент сокращения FTE, используйте следующую формулу:

Среднее количество FTE за отчетный период / Среднее количество FTE за отчетный период

Поскольку вы не сокращали штатных сотрудников, ваш коэффициент равен 1.0 (5 FTE / 5 FTE). Вы будете использовать свой коэффициент уменьшения, чтобы определить, какая часть вашей ссуды ГЧП подлежит прощению.

Чтобы узнать больше о расчете прощения PPP, ознакомьтесь с нашей статьей «Расчет прощения PPP: процесс и пример».

Пример: ERC

Теперь давайте взглянем на пример расчета FTE для ERC. Напомним, что для работодателей, у которых в 2019 году в среднем было на меньше, чем 100 FTE , ERC основан на заработной плате, выплачиваемой всем сотрудникам.Ваш налоговый кредит основан на заработной плате, выплаченной сотрудникам, которые не работали в течение периода, если ваш бизнес в 2019 году в среднем составлял больше, чем 100 FTE .

Чтобы найти среднее количество сотрудников, работающих на полную ставку за год, сложите общее количество сотрудников на рабочем месте в месяц и разделите полученное количество на 12.

Для этого примера, количество сотрудников вашей компании в месяц составляет:

.
  • Январь: 80 ЭПЗ
  • Февраль: 90 ЭПЗ
  • Март: 100 ЭПЗ
  • Апрель: 90 ЭПЗ
  • Май: 90 ЭПЗ
  • Июнь: 90 ЭПЗ
  • Июль: 100 ЭПЗ
  • Август: 90 ЭПЗ
  • Сентябрь: 90 ЭПЗ
  • Октябрь: 90 ЭПЗ
  • Ноябрь: 85 ЭПЗ
  • Декабрь: 85 ЭПЗ

Исходя из приведенной выше ежемесячной разбивки, ваша общая сумма за 2019 календарный год составила 1080 FTE.Разделите полученную сумму на 12, чтобы получить среднюю ставку FTE за год.

1080 FTE / 12 месяцев = 90 FTE

Ваше среднее количество сотрудников FTE в 2019 календарном году составляет 90. Поскольку ваше среднее количество сотрудников в 2019 году составляет менее 100 FTE, ваш кредит удержания сотрудников основан на заработной плате, выплаченной всем сотрудникам.

Ищете способ упростить процесс расчета заработной платы? Благодаря простому трехэтапному процессу, программа расчета заработной платы Patriot упрощает процесс расчета заработной платы. И мы предлагаем бесплатную поддержку в США.Начните бесплатную пробную версию сегодня!

Хотите узнать больше? Зайдите на наш Facebook и поставьте нам лайк. Нам всегда нравится заводить новых друзей!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 26 мая 2017 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Расчет заработной платы вручную: знание математики расчета заработной платы

Главная »Блог» Расчет заработной платы вручную: знаете ли вы свою математику расчета заработной платы?

Расчет заработной платы вручную: знаете ли вы свой расчет заработной платы?

Как работодатель, вы несете ответственность за то, чтобы вашим сотрудникам платили за их работу.Вы также должны убедиться, что заработная плата вашего сотрудника соответствует всем требованиям для правильных расчетов, включая точные вычеты, соответствующую оплату отработанных часов и другие соображения, такие как добровольные вычеты, когда это применимо. Это много информации, которую нужно отслеживать при ручном начислении заработной платы. Вот все, что вам нужно знать для расчета заработной платы.

Почасовая оплата

Надеюсь, у вас есть эффективный процесс учета почасового рабочего времени.Автоматизированные часы — лучший способ убедиться, что вы точно фиксируете количество отработанных часов каждую неделю для каждого почасового графика каждого работника. Ваши расчеты заработной платы вручную основаны на частоте оплаты и их почасовой оплате. Итак, для человека, который работает полный рабочий день и зарабатывает 11 долларов в час при двухнедельном графике оплаты, расчет будет выглядеть следующим образом: 40 часов x 2 недели = 80 часов x 11 долларов в час = 880 долларов (обычная валовая заработная плата).

Сверхурочная работа для почасовых рабочих

Если сверхурочная работа включена в ручной расчет заработной платы, она оплачивается по ставке 1.5-кратная ставка заработной платы рабочего. В этом случае расчет будет выглядеть следующим образом: 80 часов при обычной ставке оплаты, как показано выше, плюс расчет сверхурочных: 10 часов x 2 недели = 20 часов x 16,50 долларов (11 долларов x 1,5) = 330 долларов (брутто).

Наемные рабочие

Наемным работникам выплачивается одинаковая сумма за каждый период оплаты. Большинство наемных работников не имеют права на сверхурочную работу, что упрощает расчет вашей ручной заработной платы. Узнайте в своем штате, не связаны ли сверхурочные часы с вашими наемными работниками.Наемные работники получают годовую зарплату, деленную на количество периодов оплаты в вашем году. Таким образом, кто-то, кто зарабатывает 80 000 долларов в год при полумесячном графике оплаты, будет рассчитан как 80 000 долларов / 24 полумесячных периода оплаты = 3 333,33 доллара (полумесячная заработная плата).

Установленные законом отчисления в сравнении с добровольными отчислениями

В расчет заработной платы вручную включены как обязательные, так и добровольные вычеты:

Законодательный

Установленные законом вычеты включают все вычеты, предусмотренные законом:

  • Федеральный подоходный налог рассчитывается с использованием действующего Циркуляра E Налоговой службы США (Руководство по налогообложению работодателя) и формы W-4 сотрудника для определения суммы федерального подоходного налога.
  • Государственные налоги рассчитываются с использованием формы государственного подоходного налога и таблиц государственного подоходного налога.
  • Налог на Medicare рассчитывается в размере 1,45 процента от всей валовой прибыли.
  • Налог на социальное обеспечение рассчитывается в размере 6,2 процента от валового дохода до годового лимита заработной платы.
  • Другие предусмотренные законом вычеты, которые не распространяются на всех сотрудников, могут включать алименты на ребенка или дополнительные выплаты из заработной платы.

Добровольное

Добровольные удержания зависят от сотрудника и вашей компании.Некоторые примеры добровольных отчислений включают пособия, страхование, пенсионные взносы или плату за парковку. Расчеты будут основываться на согласованных суммах этих вычетов.

Депозиты к вычету

Все установленные законом налоговые вычеты зачисляются непосредственно на счета государственного учреждения. Вычеты из пособий переводятся администраторам пособий отдельно.

На процесс депозита могут влиять особые обстоятельства. Сюда могут входить вычеты из алиментов или выплаты удержания заработной платы.Соответствующие стороны сообщат вам, когда потребуются такие вычеты, с инструкциями о том, как платеж будет направлен соответствующему агентству.

Выплаты работникам

Последним этапом начисления заработной платы сотрудникам является доставка оплаты вашим сотрудникам. Это можно сделать в электронном виде посредством прямого депозита или бумажного чека. Точность очень важна для расчета заработной платы, поскольку она может вызвать административные проблемы, которые создают дополнительную нагрузку на вашу команду по персоналу / расчету заработной платы. Это также вызывает разочарование и недоверие у сотрудников.

Для прямого депозита вам потребуется банковская информация от ваших сотрудников. Затем оплата производится через вашу платежную ведомость / банк, при этом платеж поступает непосредственно на банковский счет сотрудника.

Безбумажный расчет заработной платы

Как видите, расчет заработной платы вручную довольно трудоемок. Чтобы сократить время и риск ошибки, вы можете упростить процесс, перейдя на безбумажный расчет заработной платы. Преимущества отказа от бумаги:

  • Электронные квартальные налоговые декларации по заработной плате.
  • Быстрый доступ к данным о заработной плате в режиме реального времени для правильной обработки заработной платы.
  • У сотрудников есть возможность самообслуживания для управления настройками оплаты и просмотра отчетов о заработной плате.
  • Настраиваемые уровни безопасности для защиты данных.
  • Возможности настраиваемой отчетности.
  • Полная интеграция с администрацией льгот и другими добровольными отчислениями.

Математика, используемая при расчете заработной платы вручную, требует очень много времени. Это требует постоянного внимания, а также увеличивает риск ошибок и несвоевременных выплат государственным органам.Внедрение безбумажного процесса расчета заработной платы упростит расчет заработной платы, высвободив время и предоставив сотрудникам возможности самообслуживания, когда им нужна информация.

Об авторе

Кайла — менеджер по маркетингу в Paypro Corporation, курирующая весь входящий и исходящий маркетинг и продажи. Она имеет более 7 лет опыта работы в сфере решений на основе B2B и SaaS и преуспевает в создании сообщений и кампаний, которые знакомят с продуктами и услугами тех, кто в них больше всего нуждается.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *