Сколько листов в трудовой книжке: Сколько страниц в трудовой книжке?

Содержание

Трудовая книжка нового образца | Современный предприниматель

Трудовая книжка – один из основных документов каждого работающего гражданина нашей страны. В этой небольшой брошюре хранится самая важная информация о трудовой деятельности человека за всю его жизнь.

Трудовая книжка нового образца

Трудовая книжка нового образца введена c начала 2004 года.

Основные отличия новой формы трудовой книжки от старой:

  • Уменьшились размеры. Теперь формат трудовой совпадает с форматом паспорта;
  • Увеличилось количество страниц. Было 40 – стало 46;
  • Цвет обложки. Серый вместо голубого или зеленого для основного документа, для вкладыша обложка осталась голубой;
  • Качество материала. Повысилось качество как обложечной бумаги, так и внутренних листов;
  • Изменились способы печати и увеличилось число используемых красок;
  • Усовершенствовались способы защиты. Технологическая, полиграфическая и физико-химическая, плюс использование специальных красок.

Как трудовая книжка нового образца, так и трудовая старого имеют неявные свойства зашиты, известные только сотрудникам Гознака. Так они отличают оригинальные документы от подделок.

Голограмма на трудовой книжке

В 2008 году Гознак опубликовал разъяснительное письмо о введении и способах применения вспомогательного средства защиты трудовой книжки от подделок. Оно не является обязательным. Это полупрозрачный серебристый кружок с изображением герба нашей страны. Голографический элемент наклеивается работодателем на страницу с наиболее важной, на его взгляд, информацией, которая не подлежит исправлению. Чаще всего это место документа с печатями или подписями. При попытке отклеить голографическую защиту, наклейка вместе с кусочком страницы самоуничтожается.

Трудовая книжка старого образца

То, что трудовая книжка установленного образца является законодательно утвержденным документом не означает, что старые трудовые подлежат обязательной замене. Если у работника имеется трудовая книжка старого образца, оформленная до 2004 года, сотрудники отдела кадров обязаны продолжить вести ее. Если страницы в трудовой закончились, можно вложить вкладыш, но уже только нового формата.

С момента появления трудовой книжки в жизни работающих граждан нашей страны, этот документ претерпел немало изменений. В некоторый период отечественной истории книжка была упразднена и заменена на трудовые списки. Но вскоре вновь реабилитировалась и осталась с нами до настоящего времени.

Как появилась трудовая книжка

Чтобы узнать о том, с какого года трудовая книжка нового образца приняла привычный сегодняшний вид, можно проследить за её историей.

Основные этапы становления трудовой:

  • В восьмидесятые годы восемнадцатого века во Франции впервые появились трудовые книжки в целях борьбы с бродяжничеством;
  • В России трудовые книжки появились в первый раз сразу после Революции;
  • В июне 1974 года узаконена инструкция по заполнению трудовых книжек;
  • В 2006, 2012, а теперь и в 2017 государственные органы власти предпринимают попытки упразднить трудовые книжки.

Как трудовая книжка старого образца, так и трудовая нового формата требуют не только точного и правильного заполнения, но и ответственности за хранение от сотрудников кадрового делопроизводства. 

Заполнение вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку

   В течение трудовой деятельности некоторых работников наступает период, когда становится некуда вносить изменения в разделе «Сведения о работе». Что делать, когда страницы трудовой книжки заполнены полностью?
В этом случае для избежания в будущем проблем с оформлением пенсии запрещается:
     • зачеркивать в наименование раздела «Сведения о награждении» на «о работе» и продолжать вносить в переименованный раздел сведения о работе;
     • вклеивать и вшивать чистые листы;

     • использовать бланки пустых трудовых книжек в качестве вкладышей.
   Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, утвержденной формы.
   Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
   Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.
При окончании одного из разделов трудовой книжки специалист кадровой службы организации-работодателя обязан оформить вкладыш в трудовую книжку по установленной Правилами ведения и хранения трудовых книжек форме.
   При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Допускается также о каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу ставить штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера (п. 3.2 Инструкции).
   Работник предъявляет паспорт и документ об образовании, на основании которых и заполняется титульный лист вкладыша в трудовую книжку.
   В качестве даты ставится фактическая дата заполнения вкладыша.
   Следует заполнить сам вкладыш прежде чем ставить штамп на титульном листе трудовой книжки, например: «Выдан вкладыш ВТ № 0595527».
Бывает, что при заполнении вкладыша случается ошибка, тогда неправильно заполненный бланк вкладыша придется уничтожить по акту. Испорченный вкладыш не подлежит дальнейшему заполнению, а его серия и номер уже внесены на титул трудовой книжки.
Приходится вновь ставить новый штамп, а на титуле трудовой книжки не так уж много места.
   Заполненный вкладыш подшивается в обложку трудовой книжки в самом конце. Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титульном листе трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. При этом вкладыш без трудовой книжки недействителен.
За бланк вкладыша работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на его приобретение.
   В случае неправильного первичного заполнения вкладыша в трудовую книжку, а также в случае его порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
   Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, к которому целесообразно прилагать подлинные номера из испорченных трудовых книжек (вкладышей), которые необходимо вырезать и вклеить в акт или на отдельный лист бумаги.
   Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации. Это является неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Вкладыш оформляется и ведется работодателем по основному месту работы по тем же правилам и в том же порядке, что и трудовая книжка.
Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.
Пункт 27 Правил предусматривает, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке или вкладыше исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
   Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, о награждениях (поощрениях) должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения.
В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
   Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.
В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)», и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
Таким образом может быть исправлена любая имеющаяся в трудовой книжке или вкладыше запись независимо от ее порядкового номера и давности внесения.
Бланк вкладыша в трудовую книжку:
Формат 88х125 мм. Обложка — картон. Объем 46 внутренних страниц. Имеют элементы защиты.

Рекомендуется для хранения трудовых книжек «Лоток для трудовых книжек» (горизонт.)


Размер — 177х360х140 мм.
Изготовлен из жесткого пластика серого цвета.
В комплекте:
— 2 пластиковых разделителя
— 2 прозрачных индексных окна
Вместимость: около 70 трудовых книжек>

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить

В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок вкладыш, который подшивается в трудовую книжку. Правила заполнения вкладыша (далее Правила), регламентированы постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

При внесении записей во вкладыши трудовых книжек, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется аналогично заполнению трудовой книжки. Однако рассмотрим вопросы оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков:

  1. Вкладыш заполняется тем работодателем во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов (чаще всего это раздел сведений о работе).
  2. На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а не дата заведения трудовой книжки.
  3. Во вкладыш вносятся те данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени (например, с момента заведения трудовой книжки у трудящегося могли измениться уровень образования, фамилия, возможно имя и т.д.).
  4. Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
  5. Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено. 

После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия). 

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

  • штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем
  • вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп
  • подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша. 
Что недопустимо при ведении вкладышей в  трудовых книжках? 

Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша). 

Поэтому, рекомендуется, сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку; иначе данные в трудовой придется исправлять.

Категорически запрещается:

  • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой
  • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы
  • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на  слово «работе» 

Вкладыш в трудовую книжку | Оформление 2021

Если в трудовой книжке работника в любом из разделов (титульный лист, сведения о работе, сведения о награждениях) закончились пустые поля и внести новые данные не представляется возможным, кадровая служба работодателя должна оформить вкладыш.

Правильно заполненный вкладыш в трудовую книжку становится ее неотъемлемой частью, как самостоятельный документ он недействителен.

После оформления вкладыша все последующие записи заносятся уже только в него, заполнять далее саму трудовую не следует, даже если в ней остались чистые страницы.

Количество вкладышей, которое может быть заведено в качестве продолжения труд. книжки работника, законодательно не регламентируется. Главное, чтобы они были оформлены и вшиты в установленном порядке, а на первом развороте трудовой книжки стояли соответствующие штампы (записи, содержащие реквизиты вклад.).

Обратите внимание:

1) Если в трудовой не осталось свободного места в разделе «Сведения о работе», категорически запрещается исправлять наименование следующего раздела «Сведения о награждениях» и вести в нем записи о трудоустройстве, переводе и увольнении.

2) Если в каком-либо разделе трудовой книжки закончились страницы, не допускается:

  • заводить вместо вкладыша новый бланк трудовой;
  • вшивать или вклеивать в документ обычные разлинованные листы бумаги или отдельные листы из чистого формуляра трудовой книжки.

Приобретение бланков вкладышей

Порядок обеспечения работодателей бланками вкладышей в трудовую книжку утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н.

Покупка бланков является обязанностью работодателя, заставлять работника приобретать чистый формуляр вкладыша самостоятельно запрещено.

При этом работодатель имеет право при оформлении вкладыша потребовать с сотрудника возмещения затрат на его приобретение. На основании письменного заявления сотрудника стоимость бланка можно удержать из заработной платы.

Обратите внимание: внести запись о вступлении работника в должность работодатель обязан в течение 5 дней, поэтому, чтобы не нарушать установленные сроки, организациям (ИП) рекомендуется иметь в запасе хотя бы один чистый формуляр вкладыша к трудовой книжке.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Обратите внимание: вкладыш является унифицированным бланком строгой отчетности, поэтому категорически не допускается при вшивке документа в трудовую удалять фабричную картонную обложку.

Вкладыш заполняется в том же порядке, который предусмотрен для оформления трудовых книжек, поэтому рассмотрим только отдельные нюансы, возникающие в процессе заполнения:

1) Для начала кадровый сотрудник должен заполнить титульный лист вкладыша.

Информация на титульном листе должна соответствовать сведениям о работнике, указанным в трудовой книжке, но при этом содержать только актуальные данные.

Таким образом, если у сотрудника менялась фамилия, и на титульном листе труд. книжки внесены соответствующие изменения, подкрепленные сведениями о подтверждающем документе, то во вкладыш записывается только новая фамилия.

Примечание: если впоследствии после вшивки вкладыша фамилия сотрудника поменяется, изменения нужно будет отразить и на титульном листе трудовой, и на титульном листе вклад.

В таком же порядке заполняются сведения об образовании и специальности.

Затем ставится дата заполнения вкладыша. Записывается именно та дата, на которую был заведен вкладыш, а не дата заполнения трудовой книжки.

Ниже в общем порядке проставляются подписи самого работника и ответственного должностного лица, а также печать работодателя (при наличии).

2) Затем на первом развороте самой трудовой книжки ставится специальный штамп (при наличии) или делается запись от руки: «Выдан вкладыш серия ___ № ____».

Законодательство не регламентирует, в каком месте первого разворота трудовой нужно делать данную пометку (ставить штамп), чаще всего запись указывается в правом верхнем углу титульного листа, но вполне допустимо разместить данную пометку и на обороте обложки.

Обратите внимание: если при заполнении титульного листа вкладыша допущена ошибка (например: неправильно записано имя работника), испорченный бланк аннулируется и заводится новый.

Именно поэтому рекомендуется сначала полностью оформить титульный лист, а уже потом проставить реквизиты вкладыша в трудовой книжке.

3) Далее в обычном порядке вносятся сведения о работе и награждениях. При этом нужно продолжать сквозную нумерацию записей из соответствующих разделов трудовой.

Примечание: если кадровый работник видит, что новая запись на последней странице раздела труд. книжки уже не поместится, допускается два варианта действий:

  • оставить строки пустыми и внести новую запись уже в соответствующий раздел вкладыша;
  • начать вносить запись в трудовой книжке, а закончить уже во вкладыше.

4) Реквизиты оформленного вкладыша в общем порядке заносятся в книгу учета движения трудовых книжек.

Как правильно вшить вкладыш

Нормативные акты не регламентируют, в какое место должен быть вшит вкладыш: в начало, середину или в конец трудовой книжки. Чаще всего вкладыш крепится либо в самом конце книжки, либо перед разделом «Сведения о награждениях», если в нем отсутствуют какие-либо записи.

Процедура проводится следующим образом:

  1. В самом вкладыше (на центральном развороте) и в трудовой книжке (на развороте, где планируется закрепить вклад.) по месту сгиба прокалывается шилом несколько отверстий.
  2. Документы сшиваются с помощью иглы суровыми нитками (на некоторых предприятиях используются специальные швейные машинки для документов, применение таких устройств в данном случае разрешено).

Не допускается:

  • прикалывать вкладыш при помощи степлера;
  • использовать клей;
  • просто вкладывать документ в трудовую книжку без прошивки.

Примечание: вкладыш должен составлять с трудовой книжкой единое целое. Если документ просто вложен в книжку или прикреплен к ней обычной скрепкой, он считается недействительным.

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях:

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2021

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о занятости человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка (ТК) содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о работе ее владельца. Иногда этого объема недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятости используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку в 2021 году, прописано в постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как выглядит

Если разбираться, что такое вкладыш в трудовую книжку, то это дополнительный бланк для занесения сведений о работе, который используют, когда заканчиваются чистые страницы в основной части ТК. Хотя фактически это продолжение ТК, бланк вкладыша в трудовую книжку имеет отдельные серию и номер, является документом строгой отчетности и недействителен без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то используют еще один.

Приобрести, учесть и заполнить новый документ обязан работодатель, у которого сейчас хранится ТК работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о выданных приложениях регистрируют в книге учета движения трудовых книжек, указав их серии и номера.

Образец оформления титульного листа

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша содержат одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит ТК. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Здесь же уточняют информацию о месте учебы сотрудника либо указывается полученное образование, поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность.

Покажем конкретный пример — образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку в 2021 году с соблюдением действующих правил.

Заполнять титульный лист следует аккуратно. Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считают испорченным и уничтожают. Поскольку речь идет о документах строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета.

Запись о наличии вложения, его серию и номер в ТК рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись все-таки сделали заранее и она ошибочна, необходимо исправить сведения.

Обязательно ставится дата заполнения титульного листа и печать организации-работодателя (при наличии).

Общий порядок заполнения

Отдельно утвержденных правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку, нет: основной и дополнительный документы выглядят одинаково и заполняются по единым требованиям.

Записи на листах продолжают общую текущую нумерацию, а не начинаются с номера 1. С того момента, как у ТК появилась вкладка, записи делают только на ее листах.

Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя, если она имеется. Исправления вносятся по тем же правилам, что и в основном документе.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна, а получить новую или другую взамен закончившейся законодательство не позволяет. Для продолжения ведения записей следует использовать исключительно утвержденный бланк вложения.

Не разрешается подшивать или приклеивать в ТК отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк вкладки, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкое дополнение, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его словом «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника нет, то в бланке ТК остаются десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе продолжают вносить на листах вложенной книжицы.

Для удобства владельцев и кадровиков порядок заполнения вкладыша в ТК и хранения обоих документов содержится на двух последних листах ТК.

Образец записи о наличии вкладыша в трудовой книжке

В ТК указывают наличие вложения. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись заметна и понятна, информация с оттиска читаемая.

Инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной ТК недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Для расположения вкладки специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

ТК дополняется любым количеством вкладышей, их столько, сколько нужно для внесения актуальных сведений. Важное замечание: все они вшиваются в том виде, в каком выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Краткая памятка

После подробного рассмотрения всех правил повторим основное.

Не допускается:

  1. Отрывать обложку вкладыша.
  2. Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа.
  3. Вклеивать новый бланк ТК в закончившуюся старую книжку.
  4. Дополнять актуальную ТК отдельными чистыми листами.
  5. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно хранится вместе с вложением. Без нее вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе узнают о работе и навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладки не начинается заново, а продолжает уже начатую в основном документе. Разрешено делать переносы для записей со страниц ТК на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается.

Электронная трудовая книжка | Министерство здравоохранения Республики Крым

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. Изменения в законодательство внесены Федеральным законом «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», Федеральным законом «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Кроме того, 1 апреля 2020 года Президентом Российской Федерации подписан закон, которым  вносятся изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливается административная ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

Работодателям  в течение 2020 года необходимо принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии), подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР, уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия. Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Работники, выбравшие «электронную трудовую книжку», получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с «электронной книжкой» продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся работники, которые по состоянию                           на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Граждане, имеющие стаж работы по трудовому договору, могут получать сведения о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

 

Вопросы-ответы, связанные с переходом на «электронные трудовые книжки» (по информации Федеральной службы по труду и занятости (https://www.rostrud.ru/press_center/novosti/884245/)).

Как правильно оформлять работников, принятых в этом году? Как в электронных формах отразить переименование должности? Как рассчитывать больничные, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки? На эти и другие вопросы читателей «Российской газеты»  ответил заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец на горячей линии, прошедшей в редакции.

 

— Если работник трудоустраивается в этом году, он имеет право сразу же выбрать электронный вариант трудовой книжки?

Иван Шкловец: Прежде чем сделать выбор работнику, работодатель должен выполнить ряд действий. Так, нужно оформить с сотрудником трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, не позднее недельного срока после издания приказа внести запись в трудовую книжку, а потом письменно уведомить его об изменениях, которые произошли в законодательстве, о его праве подать заявление о выборе.
Также вы должны внести изменения в свои локальные нормативные акты в компании, в которых наверняка прописано только бумажное ведение трудовых книжек, и только после этого нужно будет получать от работника заявление. Вы должны обязательно у себя зафиксировать то, что работнику уведомление выдали, зарегистрировать заявление в журнале приема заявлений, чтобы подтвердить выбор работника.

 

— Мы новых работников устно уведомляем о новом законе и праве выбора. И после подписания трудового договора и приказа о приеме на работу он пишет заявление о выборе. Так неправильно?

Иван Шкловец: Закон требует именно письменного уведомления работников. И после 30 июня инспекции труда будут проверять, выполнил ли работодатель это требование. Это обязательное условие. Поэтому поменяйте свое устное уведомление на письменное. Это несколько усложнит процедуру оформления, но это требование закона. Если вы это не сделаете, возникают риски претензий со стороны инспекции труда.

 

— Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса, в сведения о трудовой деятельности работника (СТД-Р) включается такая информация, как место работы, трудовая функция, переводы, увольнение. При этом по недавно принятому порядку заполнения формы СТД-Р мы включаем еще и дополнительные события, такие, как переименование организации работодателя, присвоение второй квалификации, и данные о том, что работнику запрещено занимать какую-то должность или заниматься некой деятельностью. То есть наблюдается противоречие между Трудовым кодексом и порядком заполнения. Чем все-таки руководствоваться и какие данные включать в эти формы?

Иван Шкловец: Никакого противоречия нет. В законе указаны только основные кадровые мероприятия, это прием, перевод и увольнение. Но в этом же законе указано, что форму сведений о передаче такой информации в ПФР и форму сведений, которые передаются работнику, утверждают соответствующие органы власти.

В первом случае это Пенсионный фонд, который в форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. № 730п установил шесть кадровых мероприятий, которые вы назвали. Своим приказом Минтруд России от 20 января 2020 года № 23н, утвердил сведения, которые должны предоставляться работникам. Так называемая форма СТД-Р. И там уже не шесть кадровых мероприятий, а пять.

Там отсутствует запрет занимать определенные должности. Поэтому при предоставлении сведений и в ПФР, и работнику на основании его заявления или при увольнении вы руководствуетесь теми формами, которые утверждены ПФР и Минтрудом. Ориентируйтесь на эти приказы и постановления.

 

— Что делать, если должность просто переименована, а перевода на другую должность не было. Как это отразить в электронной трудовой книжке?

Иван Шкловец: Трудовое законодательство не содержит понятия «переименование должности». Любое изменение наименования должности — это перевод, изменение трудовой функции. И как только вы «переименовали» должность, это означает, что вы должны издать приказ о переводе работника на другую должность. А это уже кадровое мероприятие, которое должно попасть в отчет ПФР.

Если был приказ не о переводе работника на другую должность, а о переименовании должности, и это именно так отражено в трудовой книжке, значит, нужно признать эту запись недействительной и внести правильную запись в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Работник, выбравший «электронную трудовую книжку» у предыдущего работодателя, должен представить при приеме на работу форму СТД-Р.

 

— При составлении отчета необходимо указать кадровое мероприятие — переименование. В отведенной графе умещается 150 символов. А в переименовании больше двухсот. Как быть?

Иван Шкловец: В отчете наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции). В случае переименования указывается как прежнее наименование организации, так и новое, что существенно увеличивает количество знаков. Если такая запись не помещается в графе, следует заранее связаться с ПФР и проконсультироваться. При этом такое кадровое мероприятие, как переименование, само по себе не является основанием для направления отчета, у вас есть время выяснить данный вопрос.

 

— Мы 28 февраля издали приказ о найме работника со 2 марта. Сведения об этом включаем в СЗВ-ТД за февраль или март?

Иван Шкловец: Когда вы издаете приказ о приеме работника на работу, который является обязательным, в нем значатся две даты. Первая — дата издания приказа, вторая — дата начала работы. Поскольку у нас кадровое мероприятие называется «прием на работу», вы ориентируетесь на ту дату, которая связана с началом работы работника. Следовательно, важной будет дата именно 2 марта, когда работник принят на работу, и отчет об этом вы будете направлять в ПФР уже в апреле. Такая же процедура с увольнением. Увольнением является последний рабочий день работника, когда вы выдаете ему трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если он выбрал электронный вариант.

 

— В нашей компании все работники получили уведомления о переходе на электронные трудовые книжки. Все написали заявления до 31.12.2019  о продолжении ведения трудовых книжек в бумажном виде. Если закон вступил в силу с 01.01.2020, то получается, что заявления работников недействительны?

Иван Шкловец: В законе указаны мероприятия, которые работодатели обязаны осуществить в 2020 году: внести изменения в локальные нормативные акты, письменно уведомить работников и принимать от них заявления. При этом должна соблюдаться последовательность.

Вы несколько поторопились, и это создает риски того, что требования закона не были выполнены. Для полной уверенности следует повторить процедуры.

 

— Если на работу устраивается сотрудник, который уже отказался от ведения бумажной трудовой книжки, он приносит только сведения по форме СТД-Р. Но они содержат информацию только с последнего места работы. Новому работодателю нужно подсчитать общий трудовой стаж для установления надбавки к окладу для оплаты больничных. Раньше мы это делали по бумажной трудовой книжке. Как сейчас узнать всю подноготную работника?

Иван Шкловец: Во-первых, закон не запрещает работнику при трудоустройстве, даже если он выбрал электронную трудовую книжку, предъявлять новому работодателю бумажную, которая была выдана ему на руки. Бумажная трудовая книжка не перестает быть юридически значимым документом.

Во-вторых, работник при увольнении получает от работодателя справку о средней зарплате за последние два года — это требование закона. И вы в этой справке увидите стаж и зарплату работника для оплаты больничных листов.

 

— Если специалист работает на 0,5 ставки, в бумажном варианте трудовой книжки для медицинского персонала мы обязательно это указываем. А как эта информация отразится в отчете для ПФР? Можно это указывать в разделе «Трудовая функция»? Речь идет о внутреннем совместителе.

Иван Шкловец: Сведения в ПФР подаются как по основным работникам, так и по всем совместителям, и внутренним, и внешним. Если какие-то кадровые мероприятия у вас случились в отношении совместителя, точно так же заполняете форму СЗВ-ТД, и в графе «Трудовая функция» указываете слово «совместитель». Если у вас основной работник, слово «совместитель» вы не ставите.

 

— Но здесь речь идет именно о 0,5 ставки. Мы же в трудовой книжке это не пишем, а вообще это подразумевается.

Иван Шкловец: По закону совместители не могут работать больше половины месячной нормы рабочего времени. Продолжительность рабочего времени вы отражаете в трудовом договоре с работником и в приказе. В трудовой книжке продолжительность рабочего времени не указывается. Соответственно, и в форму СЗВ-ТД вы продолжительность не вносите. Но форма СЗВ-ТД подается на всех работников, включая совместителей.

 

— Если работник написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и при этом подал заявление, чтобы мы выдали ему СТД-Р, мы обязаны ему выдавать? Или мы можем отказать, так как мы ведем бумажный документ?

Иван Шкловец: Нет, работник может подать только одно из двух заявлений. Если он подал вам заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, у него нет права на получение сведений в электронном виде. До тех пор, пока не откажется от бумажной.

Сведения в ПФР работодатели подают как по основным работникам, так и по всем совместителям, и внутренним, и внешним.

 

— А если работник отказался от бумажной трудовой книжки, в СТД-Р мы должны учитывать сведения с момента приема на работу или с момента, как он написал заявление?

Иван Шкловец: Сведения по форме СТД-Р вы выдаете в той форме, в которой попросил работник в своем заявлении. Но в этих сведениях вы указываете всю трудовую деятельность работника в организации. Вы вносите первую запись о приеме на работу, все записи, которые касаются кадровых мероприятий, и завершающую запись — последнее кадровое мероприятие в отношении него.

 

— Если код выполняемой функции берется из профессионального стандарта, а в стандарте, допустим, определенной профессии или должности, нет, то графа остается незаполненной?

Иван Шкловец: Да. До 2021 года эта графа остается незаполненной. Если и в 2021 году профстандарта нет, вы также оставляете эту графу незаполненной. До тех пор, пока профстандарт не станет обязательным для применения в вашей организации.

 

— Если работник пришел с формой СТД-Р, мы ее должны где-то хранить? Или мы данные вносим и ему отдаем эту форму?

Иван Шкловец: Работник, выбравший «электронную трудовую книжку» у предыдущего работодателя, должен представить при приеме на работу форму СТД-Р. Вы начинаете формировать сведения только за период работы работника в вашей компании. Обязанности хранить такие сведения новому работодателю законом не предусмотрены, но и запрета нет.

 

— В бумажной трудовой книжке в записи об увольнении мы пишем: «В связи с выходом на пенсию». Есть ли такая необходимость делать это в отчете СТД-Р?

Иван Шкловец: При расторжении трудового договора по инициативе работника в отдельных случаях запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием конкретных причин, в том числе при увольнении в связи с выходом на пенсию. Если работник в заявлении на увольнение такие причины указывает, они указываются также в приказе об увольнении и в трудовой книжке.

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД такого требования не содержит. В обязательном порядке указывается пункт, часть и статья Трудового кодекса.

 

— Обязательно ли готовить уведомление о праве выбора бумажной или электронной трудовой книжки на каждого сотрудника? Или можно издать общее письмо для всех, а далее собрать листы ознакомления с указанием ФИО, должности?

Иван Шкловец: Уведомление вручается в письменном виде каждому работнику под роспись. Не допускается вывешивать какой-либо общий список.

— Нужно ли все эти заявления о выборе приобщать к личному делу? Если нет, то как хранить?

Иван Шкловец: Закон не содержит требований ведения личных дел, за исключением государственных служащих. Поэтому, если вы приняли для себя решение, формировать и вести личные дела, можете это делать. Однако если вы ведете личные дела на работников, то обязаны соблюдать требования в отношении ведения личных дел и хранения в них документов. В этом случае заявления работников включаются в состав личных дел и хранятся в течение 75 лет.

Если вы личные дела не ведете, срок хранения таких заявлений может устанавливаться локальным нормативным актом. При этом следует иметь в виду, что работодатель в отдельных случаях должен будет доказать наличие такого заявления.

 

— Как отражать в отчетности такую ситуацию: человек принят по срочному трудовому договору на время, допустим, на место декретницы. Нам надо перевести его на другое место, тоже по срочному трудовому договору, но не оформлять это через прием и увольнение. Возможно закрепить этого работника постоянным договором? А в допсоглашении мы пропишем новые условия для него?

Иван Шкловец: Конечно, это возможно. Вы принимаете на работу работника по срочному трудовому договору. А потом начинаете его переводить с одной должности на другую. Но только речь может идти о постоянном переводе. При временном переводе в отчет эти сведения не попадают. Вот вы перевели постоянно, сформировали новый отчет, отправили в Пенсионный фонд. Еще раз перевели на другую должность, еще раз сформировали отчет, и так до тех пор, пока не истечет срок трудового договора. И в трудовой книжке работника все эти шаги должны быть отражены.

 

— В 2021 году нужно будет подавать отчет, не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме или увольнении сотрудника. Приказ об увольнении издается заранее, чтобы бухгалтерия успела рассчитать сотрудника. Но до даты наступления события может многое поменяться. К примеру, заявление может быть отозвано. Так же бывает и с приемом на работу. Приказ издается заранее. А к работе человек приступит на несколько дней позже. К примеру, моряк, судно которого находится в море, будет добираться до судна долго, на вертолете, катере. Будет ли как-то скорректирована норма, что делать в ситуациях, когда все меняется на ходу? Можно ли все-таки подавать не на следующий день, а позже?

Иван Шкловец: Форма не изменится в 2021 году. Изменятся только сроки ее представления. С 2021 года в случае приема на работу работника отчет в ПФР направляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Таким образом, кадровую работу следует выстроить так, чтобы выполнять требование закона.
 

— Если в компании есть высококвалифицированные иностранные специалисты (ВКС), которые не должны иметь и не имеют СНИЛСа, ПФР будет принимать отчет СЗВ-ТД? Что работодатели должны написать в столбце, где указывается СНИЛС?

Иван Шкловец: С 1 апреля 2019 года получение СНИЛС заменено понятием регистрация в системе индивидуального персонифицированного учета. ВКС у нас СНИЛС не получали. Но они все равно регистрируются в системе индивидуального персонифицированного учета. И именно номера регистрации должны отражаться в отчете СЗВ-ТД. И на высококвалифицированных специалистов тоже надо формировать отчеты для ПФР.

 

— Иностранные работники тоже должны выбирать между бумажной трудовой книжкой и электронной? И если да, то все — и ВКС, и банальные дворники?

Иван Шкловец: На иностранцев, работающих в России, распространяются те же нормы трудового законодательства, что и на россиян. В отношении них ведутся трудовые книжки, их тоже нужно уведомить о выборе, ждать заявления.

 

— Если у организации нет возможности выдавать работнику сведения об его трудовой деятельности в электронном виде, а только в бумажном, насколько это критично?

Иван Шкловец: Это весьма критично, потому что, если работник напишет в заявлении, что хочет получить такие сведения в электронном виде, а вы ему откажете, вас может наказать инспекция труда.

Уже многие работодатели перешли на электронный кадровый документооборот. Они используют различные программы, базы данных. Сейчас, когда мы вводим сведения в электронном виде, все работодатели просто обязаны обзавестись программными продуктами. И подписывать эти сведения усиленной квалифицированной электронной подписью. Не забудьте оформить на ответственного сотрудника вашей компании такую подпись.

Вы можете использовать свои программные продукты, а можете воспользоваться программой, которую предлагает бесплатно ПФР — ее можно скачать на сайте фонда. Ваша программа должна быть интегрирована в систему и предоставлять вам возможность передавать сведения в ПФР.

Данные, которые запрашивает работник, можно будет направить ему, к примеру, на электронный адрес. Вы ему должны будете направить сведения о трудовой деятельности в том формате, в каком он сможет их прочитать. Предусмотрите в своем локальном нормативном акте формат предоставления сведений работнику в электронном виде и ознакомьте с ним всех работников.

 

— Сотрудника по личному заявлению переводят с полной ставки на неполный рабочий день. Должность остается прежняя. Надо ли заполнять изменение в трудовой книжке и, соответственно, вносить в отчет СЗВ-ТД?

Иван Шкловец: Нет, ни в трудовую книжку, ни в отчет эту информацию не вносят.

 

— Где можно найти формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку и уведомления сотрудников? На официальном сайте ПФР и Минтруда нет.

Иван Шкловец: Закон эту форму не утверждает. Сейчас эксперты уже рекомендуют правильные формы заявлений. Заявление простое: прошу вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса. Второе заявление: прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66-1 Трудового кодекса.

 

— Как отразить в СЗВ-ТД временный перевод, который стал постоянным?

Иван Шкловец: Если вы временно перевели работника на другую должность, а через год она стала для него постоянной, или до истечения года вы приняли решение о постоянном характере, вы издаете два приказа. Сначала о временном переводе, а потом — о том, что данная должность уже стала постоянной. И в трудовой книжке в четвертой графе всегда делается ссылка на два приказа.

То же самое мы рекомендуем делать и в СЗВ-ТД — указывать два приказа. Если при подаче сведений система вам выдаст ошибку, нужно будет обратиться за консультацией в ПФР.

 

— Если вести трудовую книжку в электронном виде, мы можем подавать в ПФР сведения о работе человека именно в нашем учреждении? А если у него до этого был богатый стаж?

Иван Шкловец: В Пенсионный фонд не надо дублировать «старые» сведения работника. Они уже сформированы. В отчет СЗВ-ТД вы погружаете только кадровые мероприятия, которые произошли после 1 января 2020 года. Допустим, вы 16 марта 2020 года уволили работника. Вы подаете в ПФР форму, в которой первой записью вносите последнюю кадровую запись по состоянию на 1 января 2020 года. Допустим, вы его приняли на работу в 2016 году и с должности на должность не переводили. Вы первой строкой пишете: принят на работу тогда-то. Вторая запись: уволен 16 марта 2020 года. Все, в апреле предоставляете отчет.

Аудит трудовых книжек: вносим исправления правильно

Правильное оформление трудовых книжек и достоверность содержащихся в них сведений – критерии, по которым оценивают работу специалиста по кадрам сотрудники органов соцобеспечения при оформлении пенсии гражданам. К сожалению, большое количество трудовых книжек заполняется не просто с погрешностями, а с серьезными нарушениями, которые влияют и на размер пенсии, и на сроки ее назначения. Как избежать таких проблем, вы узнаете, прочитав статью, оформленную в виде вопросов и ответов.

У работника на прежнем месте работы закончились трудовая книжка и вкладыш в нее на записи об увольнении.

Как сделать запись о его приеме на работу?

Нужно оформить новый вкладыш в трудовую книжку.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера (либо в правом верхнем углу ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера).

Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей, а вот вкладыш без трудовой книжки недействителен (Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30; далее – Инструкция).

Можно ли поставить в трудовой книжке работника печать отдела кадров?

Нет.

В соответствии с Инструкцией в трудовой книжке должна стоять печать организации. В трудовой книжке работников филиала также необходимо поставить печать организации, если филиал не является обособленным юридическим лицом.

Увольнение сотрудника в трудовой книжке подписал специалист по кадрам.

Правильно ли это?

Это неправильно.

апись об увольнении в трудовой книжке работника заверяет своей подписью руководитель организации, и ставится печать организации.

В трудовой книжке работника, который пришел устраиваться на работу, есть запись только о совместительстве.

Будет ли такая запись считаться действительной?

Не будет.

В трудовой книжке нового работника должна быть внесена запись о приеме на работу и об увольнении в установленном порядке. Записи о работе по совместительству вносят в трудовую книжку, если у работника не было в этот период основного места работы. Попросите его оформить трудовую книжку правильно по последнему месту работы.

Кто ставит подпись на титульном листе трудовой книжки?

На титульном листе трудовой книжки ставятся 2 подписи – работника (владельца трудовой книжки) и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек в организации. Фамилию ответственного лица необходимо написать четко и разборчиво. После этого ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 18 Инструкции).

Кадровик внес сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях», объясняя это тем, что на момент внесения очередной записи в отделе кадров не оказалось вкладышей в трудовую книжку.

Будет ли это считаться нарушением?

Да, это очень часто встречающееся нарушение.

Все записи, которые не соответствуют заполняемому разделу, проверяющие органы могут признать недействительными. В свою очередь это грозит работнику уменьшением страхового стажа и существенным снижением размера пенсии при ее оформлении. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который надо оформлять и вести в том же порядке, что и трудовую книжку.

Если такую запись внес предыдущий наниматель, работник должен обратиться к нему за исправлением. Если ошибка допущена по последнему месту работы, то во вкладыше в трудовую книжку (если его нет, заведите) и в разделе «Сведения о работе» вкладыша под порядковым номером, следующим за номером последней записи, повторите ту запись, которая ошибочно попала в раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки. Затем откройте раздел «Сведения о награждениях» и внесите туда запись. Для этого под порядковым номером, следующим за номером последней записи, следует писать: «Запись под номером таким-то недействительна» (пп. 35, 36 Инструкции).

При внесении записи о приеме на работу указано неполное наименование организации. Кадровик, заметив ошибку, приписал сверху недостающие сведения. В итоге наименование организации в разделе «Сведения о работе» написано разными авторучками и с видимой разницей в почерке.

Допустимо ли такое исправление?

Данное исправление недопустимо.

Наименование организации указывают полностью и сокращенно, если сокращенное название предусмотрено учредительными документами этой организации (п. 19 Инструкции). Дописки, подчистки и прочие, не предусмотренные законом, методы коррекции могут расцениваться как признаки подлога или подделки документа. Органы соцобеспечения могут не зачесть гражданину срок работы в данной организации в стаж для назначения пенсии, что опять же уменьшит ее размер. Ошибочную запись следует признать недействительной и сделать правильную запись.

ЭТО ВАЖНО! Исправляя такую ошибку, не допускается отменять все записи, относящиеся к данному нанимателю, поскольку ошибочно написано только наименование организации, а остальные записи верны.

Эта запись не нумеруется. Следовательно, при признании ее недействительной номер ставить не нужно. После последней записи в разделе «Сведения о работе» необходимо внести отметку: «В наименовании организации допущена ошибка» и далее написать правильное наименование организации.

Работник имел единственное место работы, но после увольнения потерял трудовую книжку. Кадровик хочет оформить новую трудовую книжку и датой ее заполнения указать дату первичного приема на работу.

Правильно ли это?

Неправильно.

Если сотрудник заявляет о том, что потерял трудовую книжку, необходимо оформить ему дубликат (гл. 7 Инструкции).

При исправлении ошибочной записи кадровик зачеркнул эту запись и использовал пометку «Исправленному верить».

Имеет ли он на это право?

Многие кадровики, обнаружив подобные правки, уверены, что они не правомочны исправлять уже исправленное, что неверно.

Для владельцев таких трудовых книжек есть риск, что отработанный период, относящийся к неверно исправленной записи, не зачтется в стаж для начисления пенсионных выплат.

Возможно, потребуются дополнительные подтверждающие данный стаж документы. Зачеркнутую запись нужно признать недействительной и внести правильную запись, как предусмотрено пп. 35–37 Инструкции. При необходимости окажите помощь сотруднику в отправке запроса в архив, в котором могут находиться нужные документы.

4. Управление рабочими листами и рабочими тетрадями

Пока вы узнали, как создать базовый рабочий лист с таблица данных. Это здорово для начала, но как опытные пользователи, профессиональные бухгалтеры и другие жокеи Excel быстро учатся, некоторые из наиболее веские причины использовать Excel включают несколько таблиц, которые разделяют информации и взаимодействовать друг с другом.

Например, вы хотите отслеживать производительность вашей компании: вы создаете одну таблицу подводя итоги годовых продаж вашей фирмы, еще один перечисляя расходы, а третий анализирует прибыльность и прогнозирование наступающий год. Если вы создадите эти таблицы в разные файлы электронных таблиц, тогда вам нужно скопировать обмен информацией из одного места в другое, все, не пропуская номер или не делая ошибка.И что еще хуже, когда данные разбросаны по несколько мест, вы упускаете шанс использовать одни из лучших графических и аналитических инструментов Excel инструменты. Точно так же, если вы попробуете набить кучу таблицы на ту же страницу рабочего листа, тогда вы можете быстро создавать форматирование и управление ячейками проблемы.

К счастью, существует лучшее решение. Excel позволяет создавать таблицы с несколькими страницами данных, каждая из которых может удобно обмениваться информацией с другими страниц. Каждая страница называется рабочим листом, а набор из одного или нескольких рабочих листов называется рабочая тетрадь (которая также иногда называется таблицей файл ).В этой главе вы узнаете как работать с листами в книге. Вы будете также взгляните на еще два универсальных Excel особенности: Найти и заменить (инструмент для рытья через рабочие листы в поисках конкретных данных) и проверка орфографии.

Многие рабочие тетради содержат более одной таблицы информации.За например, у вас может быть список вашего банка остатки на счетах и ​​список возвращенных вещей из вашего дома в том же финансовом планировании электронная таблица. Вам может показаться немного сложным чтобы расположить эти разные таблицы. Вы можете складывать их (Рисунок 4-1) или поместите их рядом (Фигура 4-2), но ни одно из решений не идеально.

Рисунок 4-1. Ставить столы друг на друга — это обычно плохая идея. Если вам нужно добавить больше данных к первой таблице, то вам нужно переместить вторая таблица. У тебя тоже будут проблемы изменение размера или форматирования столбцов, потому что каждый столбец содержит данные из двух разных таблиц.

Рисунок 4-2. Тебе несколько лучше столы ставить рядом, разделенные пустым столбцом, чем вы складываете их, но этот метод может создать проблемы, если вам нужно добавить больше столбцов в первая таблица. Это также делает много боковая прокрутка.

Большинство мастеров Excel согласны с тем, что лучший способ оформить отдельные информационные таблицы — значит используйте отдельные рабочие листы для каждой таблицы. Когда ты создать новую книгу, Excel автоматически заполнит это с тремя пустыми листами с именем Sheet1, Лист2 и Лист3.Часто вы будете работать исключительно с первым листом (Sheet1), и даже не поймите, что у вас есть еще два пустых листа для играть с… не говоря уже о возможности добавить много более.

Чтобы перейти от одного рабочего листа к другому, вы есть несколько вариантов:

  • Щелкните вкладки рабочего листа в нижней части Окно сетки Excel (прямо над строкой состояния), как показано на рисунке 4-3.

  • Нажмите Ctrl + Page Down, чтобы перейти к следующему рабочий лист. Например, если вы сейчас в Sheet1, эта последовательность клавиш переместит вас к Лист2.

  • Нажмите Ctrl + Page Up, чтобы перейти к предыдущему рабочий лист. Например, если вы сейчас в Sheet2, эта последовательность клавиш возвращает вас к Лист1.

Рисунок 4-3. Рабочие листы — хороший способ организовать несколько таблиц данных. Чтобы перейти от одного лист на другой, щелкните соответствующий Вкладка рабочего листа внизу сетки. Каждый рабочий лист содержит новую сетку ячеек — от A1 вплоть до XFD1048576.

Excel отслеживает активные ячейку на каждом листе. Это означает, что если вы в ячейку B9 на листе Sheet1, а затем перейдите на Sheet2, когда вы вернетесь к Sheet1, вы автоматически вернитесь в ячейку B9.

Наконечник

Excel включает в себя интересный просмотр функции, позволяющие взглянуть на два разных рабочие листы одновременно, даже если эти рабочие листы находятся в одной книге.Вы узнаете подробнее о пользовательских представлениях в главе 7.

Добавление, удаление и скрытие Рабочие листы

Когда вы открываете новую книгу в Excel, вы автоматически получить в нем три пустых листа.Вы можете легко добавить больше листов. Просто нажмите на Кнопка «Вставить лист», которая появляется сразу справа от последней вкладки рабочего листа (рис. 4-4). Вы также можете использовать Главная → Ячейки → Команда Вставить → Вставить лист, которая работает таким же образом, но сразу же вставляет новый лист до осталось текущего рабочий лист.(Не паникуйте; Раздел 4.1.2 показывает, как можно переставить листы постфактум.)

Рисунок 4-4. Каждый раз, когда вы нажимаете на лист вставки кнопка, Excel вставит новый лист после вашего существующие рабочие листы и присваивает им новое имя. За Например, если вы начнете со стандартного Sheet1, Sheet2 и Sheet3 и щелкните Вставить лист кнопку, затем Excel добавит новый рабочий лист с именем — вы догадались — Sheet4.

Если вы продолжите добавлять рабочие листы, в конечном итоге вы обнаружите, что все вкладки листа не помещается в нижней части окна книги. Если вам не хватает места, вам нужно использовать кнопки прокрутки (которые находятся сразу слева от вкладок рабочего листа) для прокрутки списка листов.Фигура 4-5 показаны кнопки прокрутки.

Рисунок 4-5. Используя кнопки прокрутки, вы можете перемещаться между листами по одному или прыгать прямо к первой или последней вкладке. Эти свитки кнопки управляют только тем, какие вкладки вы видите — вы по-прежнему необходимо щелкнуть соответствующую вкладку, чтобы перейти к лист, над которым вы хотите работать.

Совет

Если у вас огромное количество рабочих листов и они не все помещаются в полосу рабочего листа вкладки, есть более простой способ перемещаться. Щелкните правой кнопкой мыши кнопки прокрутки, чтобы открыть список. со всеми вашими листами. Затем вы можете перейти к нужному листу, щелкнув по нему в списке.

Удаление рабочий лист так же просто, как добавить его. Просто перейдите к листу, от которого хотите избавиться, и затем выберите Главная → Ячейки → Удалить → Удалить лист. (вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа и выберите Удалить).Excel не будет жаловаться, если вы его спросите чтобы удалить пустой лист, но если вы попытаетесь удалить лист, содержащий какие-либо данные, он представляет предупреждающее сообщение с запросом вашего подтверждения. Кроме того, если у вас остался последний рабочий лист, Excel не позволю вам удалить его.Это создаст трудная экзистенциальная дилемма для Excel — рабочая тетрадь не содержит рабочих листов, поэтому программа предотвращает вы не сделали этот шаг.

Предупреждение

Будьте осторожны при удалении рабочих листов, так как вы не можете использовать Отменить (Ctrl + Z), чтобы отменить это изменение! Отменить также не удается перевернуть только что вставленный лист.

Excel начинает вас с трех рабочих листов для каждой книги, но изменив этот параметр легко. Вы можете настроить Excel, чтобы начать с меньшего количества рабочие листы (всего один) или многие другие (до 255). Выберите кнопку Office → Параметры Excel и затем выберите раздел «Популярные».Под заголовком «При создании новых книг» измените номер в поле «Включить столько листов» и нажмите OK. Этот параметр вступит в силу в следующий раз, когда вы создать новую книгу.

Примечание

Хотя вы ограничены 255 листами в новая книга, Excel не ограничивает количество рабочие листы вы можете добавить после вы создали книгу.Единственный фактор, который в конечном итоге ограничивает количество рабочих листов, которые вы книга может вместить память вашего компьютера. Однако современные ПК могут легко справиться даже с самый смехотворно большой, забитый листами рабочая тетрадь.

Удаление листов — не единственный способ привести в порядок рабочую тетрадь или избавиться от информации, которую вы не хочу.Вы также можете выбрать скрыть лист временно.

Когда вы скрываете рабочий лист, его вкладка исчезает, но сам рабочий лист остается частью вашей электронной таблицы, доступной всякий раз, когда вы решите показать это. Скрытый рабочие листы также не появляются на распечатках.Чтобы скрыть рабочий лист, щелкните правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа и выберите Скрыть. (Или, для более длинного подхода, выберите Главная → Ячейки → Формат → Скрыть и показать → Скрыть лист.)

Чтобы повторно отобразить скрытый рабочий лист, щелкните правой кнопкой мыши любую вкладку рабочего листа и выберите Показать.Unhide диалоговое окно появляется вместе со списком всех скрытых листы, как показано на рисунке 4-6. Затем вы можете выбрать лист из список и нажмите ОК, чтобы отобразить его. (И снова лента может открыть вам такое же окно — просто укажите на главную → Ячейки → Форматировать → Скрыть & Показать → Показать лист.)

Рисунок 4-6. Эта книга содержит два скрытых рабочие листы. Чтобы восстановить один, просто выберите его из список, а затем нажмите ОК. К сожалению, если вы хотите показать несколько скрытых листов, вы должны используйте команду «Показать лист» несколько раз. Excel не имеет ярлыка для отображения нескольких листов на однажды.

Присвоение имен и перестановка листов

Стандартные имена Excel назначает новые листы — Sheet1, Sheet2, Sheet3 и т. Д. Не очень полезны для определение того, что они содержат. И они становятся еще менее полезно, если вы начнете добавлять новые рабочие листы, поскольку новые номера листов не обязательно указать положение листов, просто порядок, в котором вы их создали.

Например, если вы находитесь на Листе 3 и вы добавить новый рабочий лист (выбрав Главная → Ячейки → Вставить → Вставить лист), затем вкладки рабочего листа читать: Sheet1, Sheet2, Sheet4, Sheet3. (Это потому что команда «Вставить лист» вставляет новый лист непосредственно перед текущим листом.) Excel не ожидает, что вы будете придерживаться этих автоматически сгенерированные имена. Вместо этого вы можете переименовать их щелкнув правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа и выбрав Переименуйте или просто дважды щелкните имя листа. В любом случае Excel выделяет вкладку рабочего листа, и вы можете ввести новое имя прямо на вкладке.Фигура 4-7 показаны вкладки рабочего листа с лучшими имена.

Note

Excel имеет небольшой набор зарезервированных имен, которые вы никогда не сможете использовать. Чтобы увидеть эту проблему, попробуйте создайте рабочий лист с именем History. Excel не позволить вам, потому что он использует лист истории как часть его функций отслеживания изменений (раздел 23.3). Используйте эту странность Excel, чтобы произвести впечатление твои друзья.

Иногда Excel отказывается вставлять новые рабочие листы именно там, где они вам нужны. К счастью, вы можете легко переставить любой из своих листы, просто перетаскивая их вкладки с одного переместите в другое, как показано на рисунке 4-8.

Рисунок 4-7. Имена рабочих листов могут быть до 31. длинные символы и могут включать буквы, цифры, некоторые символы и пробелы. Однако помните, что чем длиннее имя листа, тем меньше листа вкладки, которые вы сможете увидеть сразу, и тем более вам нужно будет полагаться на кнопки прокрутки до слева от вкладок рабочего листа.Для удобства ради, постарайтесь, чтобы ваши имена были краткими, используя заголовки например, «Продажи04», «Покупки» и «Пробег на самолетах».

Рисунок 4-8. Когда вы перетаскиваете вкладку рабочего листа, крошечная страница появляется под курсором со стрелкой. Когда вы перемещаете наведите указатель мыши на черный треугольник, указав, где окажется лист, когда вы отпустить кнопку мыши.

Наконечник

Вы можете использовать аналогичную технику для создания копий рабочего листа. Нажмите вкладку рабочего листа и начните перетаскивать, как вы переместить лист. Однако раньше отпуская кнопку мыши, нажмите клавишу Ctrl (появится знак плюса [+]).Когда ты позволишь go, Excel создает копию рабочего листа в Новое место. Исходный лист остается в его первоначальное местоположение. Excel дает новый на листе имя с числом в скобках. За Например, копия Sheet1 называется Sheet1 (2).В качестве с любой другой вкладкой рабочего листа, вы можете изменить это имя.

Как ты мы видели в предыдущих главах, Excel позволяет вам работать с более чем одним столбцом, строкой или ячейкой одновременно. То же самое и с листами.Вы можете выбрать несколько листов и выполнить операция на всех сразу. Этот процесс выбор нескольких листов называется группировка , и это полезно, если вам нужно скрыть или отформатировать несколько листов (например, если вы хотите убедитесь, что все ваши рабочие листы начинаются с яркого желтый первый ряд), и вам не нужно беспокоиться выбора их по одному.Группировка листы не позволяют вам делать то, что вы не могли сделать обычно — это просто отличная экономия времени.

Вот некоторые операции — все они подробно объяснено ниже, что вы можете одновременно выполнять на листах которые сгруппированы вместе:

  • Перемещение, копирование, удаление или скрытие рабочих листов.

  • Применить форматирование к отдельным ячейкам, столбцы, строки или даже целые листы.

  • Введите новый текст, измените текст или очистите клетки.

  • Вырезайте, копируйте и вставляйте ячейки.

  • Настройте некоторые параметры макета страницы, например, бумагу. ориентация (на вкладке «Макет страницы»).

  • Настройте некоторые параметры просмотра, например линии сетки и уровень масштабирования (на вкладке «Просмотр»).

Чтобы сгруппировать листы, удерживайте нажатой клавишу Ctrl, пока щелкнув несколько вкладок рабочего листа. Когда ты завершив выбор, отпустите Ctrl ключ. На рис. 4-9 показан пример.

Рисунок 4-9. В этом примере Sheet2 и Sheet3 сгруппированы. Когда листы сгруппированы, их вкладка цвета меняются с серого на белый.Также в книги с группами, заголовок Excel окно включает слово [Группа] в конце имя файла.

Совет

В качестве ярлыка вы можете выбрать все листы в книге, щелкнув правой кнопкой мыши любую вкладку и выбрав Выбрать все листы.

Чтобы разгруппировать листы, щелкните правой кнопкой мыши один из вкладки рабочего листа и выберите Разгруппировать листы или просто нажмите на одну из вкладок рабочего листа, которой нет в ваша группа. Вы также можете удалить один лист из группы, щелкнув ее, удерживая Ctrl.Однако этот метод работает только в том случае, если лист, который вы хотите удалить из группы, не активный в данный момент рабочий лист.

Перемещение, копирование, удаление или скрытие сгруппированных листов

Как ваша рабочая тетрадь растет, вам часто понадобятся более эффективные способы управления сборник рабочих листов вы накопили.Например, вы можете захотеть временно скрыть несколько листов, или переместите менее важную партию листов спереди (то есть с левой стороны) лист держателя табулятора до конца (правая сторона). А если в книге слишком много листов, вы даже можете захотеть переместить несколько листов в новую рабочую тетрадь.

Легко выполнить действие над группой листов. За Например, когда у вас есть группа листов выбраны, вы можете перетащить их скопом из одного расположение к другому в держателе вкладки рабочего листа. Чтобы удалить или скрыть группу листов, просто щелкните правой кнопкой мыши одну из вкладок рабочего листа в вашем группу, а затем выберите Удалить или Скрыть.Тогда Excel удаляет или скрывает все выбранные листы (при условии, что действие будет оставьте хотя бы один видимый лист в вашем рабочая тетрадь).

Форматирование ячеек, столбцы и строки на сгруппированных листах

Когда вы форматируете ячейки внутри одна сгруппированы лист, он вызывает те же изменения в ячейки в другие сгруппированы рабочие листы.Итак, у вас есть еще один инструмент, который вы можете использовать применять согласованное форматирование над пакетом листов. В основном это полезно когда все ваши рабочие листы структурированы в так же.

Например, представьте, что вы создал рабочую тетрадь с 10 листами, каждый представляющий другой заказ клиента.если ты сгруппируйте все 10 листов вместе, а затем отформатируйте только первый, Excel форматирует все рабочие листы точно так же. Или скажи ты сгруппируйте Sheet1 и Sheet2, а затем измените шрифт столбца B на Листе 2 — Excel автоматически изменяет шрифт в столбце B на листе Sheet1 тоже.То же самое истина, если вы измените форматирование отдельных ячеек или всего листа — Excel реплицирует эти изменения по всей группе. (К изменить шрифт в выбранных в данный момент ячейках, просто выберите столбец и в Home → Font в разделе ленты выберите новый шрифт из список шрифтов.Вы узнаете гораздо больше о разные типы форматирования вы можете применить к ячейкам в главе 5.)

Примечание

Не имеет значения, какой лист вы изменяете. в группе. Например, если Sheet1 и Sheet2 сгруппированы, вы можете изменить форматирование в любом рабочий лист.Excel автоматически применяет изменения на другой лист.

Ввод данных или изменение ячеек в сгруппированных рабочие листы

С сгруппированные рабочие листы, вы также можете изменить содержимое отдельных ячеек, в том числе входящие или изменение текста и очистка содержимого ячеек.За Например, если вы введете новое значение в ячейку B4 в Sheet2, Excel вводит то же значение в ячейку B4 в сгруппированном Sheet1. Еще интереснее, если вы изменяете значение в ячейке Sheet2, то же самое значение отображается в той же ячейке на листе Sheet1, даже если Sheet1 ранее не имел значения в этом клетка.Аналогичное поведение происходит при удалении клетки.

Редактирование группы рабочих листов сразу не так полезно, как перемещение и форматирование их, но в нем есть свои моменты. Еще раз, это имеет смысл, когда все листы имеют такую ​​же структуру.Например, вы могли используйте эту технику, чтобы поставить то же авторское право сообщение в ячейке A1 на каждом листе; или добавить одинаковые заголовки столбцов для нескольких таблиц (при условии, что они устроены в точно так же ).

Предупреждение

Будьте осторожны, помните увеличенную силу ваши нажатия клавиш сохраняются, когда вы работаете сгруппированы рабочие листы.Например, представьте, что вы переезжаете в ячейка A3 на Sheet1, которая оказывается пустой. Если вы нажимаете Удалить, вы не видите изменений. Однако если ячейка A3 содержит данные о других листах, которые сгруппированы, эти ячейки теперь пусты. Морской окунь остерегаться.

Резка, копирование, и вставка ячеек в сгруппированные листы

Вырезать и вставить операции работают так же, как ввод или изменение сгруппированных ячеек.Какое бы действие вы ни делали выполнять на одном сгруппированном листе, Excel также выполняет на других сгруппированных листах. Например, рассмотрим что произойдет, если вы сгруппировали Sheet1 и Sheet2, и вы скопируете ячейку A1 в A2 на Sheet1. В то же действие происходит в Sheet2 — другими словами, содержимое ячейки A1 (в Sheet2) копируется в ячейка A2 (также в Sheet2).Очевидно, Sheet1 и Sheet2 может иметь разное содержимое в ячейке A1 и А2 — группировка просто означает, что все, что было в ячейке A1, теперь будет также находиться в ячейке A2.

Настройка параметров печати и отображения в сгруппированные листы

Excel сохраняет отслеживание настроек печати и отображения на на основе листа.Другими словами, когда вы устанавливаете процент масштабирования (Раздел 7.1.1) до 50% на одном листе, чтобы вы могли увидеть больше данных, это не влияет на увеличение другой лист. Однако когда вы делаете сдача для группы из рабочие листы, они все затронуты одним и тем же путь.

Перенос листов из одной книги в Другой

Однажды ты научитесь создавать разные рабочие листы для различные типы информации, ваши файлы Excel может быстро заполниться большим количеством простыней, чем постельное белье хранить.Что произойдет, если вы захотите переместить часть эти листы вокруг? Например, вы можете хотите переместить (или скопировать) лист из одного Excel файл в другой. Вот как это сделать:

  1. Открыть обе таблицы файлы в Excel .

    Файл, содержащий рабочий лист, который вы хотите переместить или скопировать называется исходный файл; другой файл (куда вы хотите переместить или скопировать лист) известен как пункт назначения файл.

  2. Перейти к источнику рабочая тетрадь .

    Помните, вы можете переходить из одного окна в другое. другой с помощью панели задач Windows или выбрав имя файла на ленте в меню «Просмотр» → «Окна» → Переключить список Windows.

  3. Щелкните лист правой кнопкой мыши вы хотите перенести, а затем из ярлыка в появившемся меню выберите Переместить или Скопируйте .

    При желании можно передать несколько рабочие листы сразу. Просто удерживайте клавишу Ctrl, и выберите все листы, которые хотите переместить, или копировать. Excel выделяет все листы, которые вы выберите (и сгруппируйте их вместе). Щелкните правой кнопкой мыши выделение, а затем выберите «Переместить» или «Копировать».

    При выборе «Переместить» или «Копировать» появляется сообщение «Переместить или Откроется диалоговое окно «Копировать» (как показано на рис. 4-10).

    Рисунок 4-10. Здесь выбранный рабочий лист будет перемещен в книгу SimpleExpenses.xlsx. (В исходная книга не отображается.) рабочая книга уже содержит три листа (названные Лист1, Лист2 и Лист3).Excel вставляет новый рабочий лист непосредственно перед первым листом. Поскольку Флажок «Создать копию» не включен, Excel удаляет лист из исходной книги когда он завершит передачу.

  4. Выберите пункт назначения файл из списка «В книгу» .

    В раскрывающемся списке «Для бронирования» отображаются все открытые в настоящее время книги (включая исходный рабочая тетрадь).

    Совет

    Excel также позволяет перемещать рабочие листы в новую книгу, которую он автоматически создает для ты. Чтобы переместить их, выберите пункт «(новая книга)» в список «Для бронирования».В новой книге не будет стандартные три листа. Вместо этого у него будет только листы, которые вы передали.

  5. Укажите позицию, где вы хотите вставить лист .

    Выберите целевой рабочий лист из Список «Перед листом».Excel помещает скопированный рабочие листы только до лист, который вы выбираете. Если вы хотите разместить рабочие листы в конце целевой книги, выберите «(перейти в конец)». Конечно вы всегда можете переупорядочивайте листы после их передачи, так что вам не нужно слишком беспокоиться о том, чтобы получить идеальное размещение.

  6. Если вы хотите скопировать лист, установите флажок «Создать копию» на нижняя часть окна .

    Если этот параметр не включен, Excel копирует лист в целевую книгу и удалите его из текущей книги.если ты сделать включить эту опцию, вы получите копию книги в обоих места.

  7. Нажмите ОК .

    Этот последний шаг закрывает «Переместить или скопировать» диалоговое окно и передает рабочий лист (или рабочие листы).

Примечание

Если есть конфликты имен рабочих листов, Excel добавляет число в скобках после перемещенного имя листа. Например, если вы попытаетесь скопировать лист с именем Sheet1 в книгу, которая уже имеет Sheet1, Excel называет скопированный рабочий лист Лист1 (2).

Когда вы имеете дело с огромным количеством информации, вы можете трудное время выискивать крупицы данных, которые вы необходимость. К счастью, в Excel есть отличная функция поиска. для помощи в поиске чисел или текста, даже если они похоронены в огромных тетрадях десятки листов.И если вам нужно сделать меняется на кучу идентичных предметов, вариант поиска и замены может быть настоящим экономит время.

Функция «Найти и заменить» включает в себя как простые и расширенные варианты. В базовой версии Вы находитесь на расстоянии всего нескольких нажатий клавиш от слово или число, которое вы знаете , — это скрывается где-то в вашей куче данных.С включены расширенные параметры, вы можете делать такие вещи, как поиск ячеек с определенным форматированием характеристики и применить изменения автоматически. В следующих нескольких разделах мы рассмотрим эти Особенности.

Функция поиска Excel — это немного похож на инструмент «Перейти к», описанный в главе 1, что позволяет вам перемещаться по большому пространству ячеек в одну границу.Разница в том, что Go Чтобы переехать в известное местоположение , используя указанный вами адрес ячейки. Находка функция, с другой стороны, ищет каждую ячейку пока он не найдет контент, который вы просили Excel Ищу. Поиск в Excel работает аналогично функция поиска в Microsoft Word, но она того стоит Имея в виду несколько дополнительных деталей:

  • Поиск в Excel путем сравнения содержимого, которое вы введите содержимое каждой ячейки.Например, если вы искали слово Дата , Excel идентифицирует как сопоставить ячейку, содержащую фразу Дата Куплен .

  • При поиске ячеек, содержащих числовые или информация о дате, Excel всегда ищет отображать текст .(Для получения дополнительной информации о различиях между способ отображения числового значения в Excel — базовое значение Excel на самом деле магазина — см. Раздел 2.1.)

    Например, в ячейке отображаются даты с использованием формат день-месяц-год, например 2 декабря 2005 г. .Вы можете найти это конкретную ячейку, выполнив поиск любой части отображаемая дата (с использованием таких строк поиска, как декабря или 2 декабря 2005 г. ). Но если ты используйте строку поиска 12/2/2005 , вы не найдете совпадают, потому что строка поиска и отображение текст разные.Аналогичное поведение происходит с числа. Например, поисковые строки $ 3 и 3.00 соответствует стоимости валюты 3,00 $ . Однако поиск строка 3.000 не появится ничего, потому что Excel не сможет полное текстовое совпадение.

  • Excel выполняет поиск по одной ячейке за раз, начиная с слева направо. Когда доходит до конца ряда, он перемещается в первый столбец следующего ряд.

Для поиска операции, выполните следующие действия:

  1. Переместитесь в ячейку, в которой вы хочу начать поиск .

    Если вы начнете с середины листа, например, поиск охватывает ячейки из до конца рабочего листа, а затем «петли больше »и начинается с ячейки A1. Если вы выберете группу ячеек, Excel ограничивает поиск только теми клетки.Вы можете искать по набору столбцов, строк или даже несмежной группы клетки.

  2. Выберите «Домой» → «Редактирование» → Найти и выбрать → Найти или нажмите Ctrl + F .

    «Найти и заменить» появится окно с выбранной вкладкой «Найти».

    Примечание

    Чтобы облегчить частый поиск, Excel позволяет вам держать окно «Найти и заменить» (вместо того, чтобы заставлять вас использовать его или закрывать, как так обстоит дело со многими другими диалоговыми окнами). Вы можете продолжать переходить от ячейки к ячейке и редактировать свой данные на листе, даже если функция «Найти и заменить» окно остается видимым.

  3. В комбо «Найди что» поле введите слово, фразу или число, которое вы ищу .

    Если вы недавно выполняли другие поисковые запросы, вы можете повторно использовать эти условия поиска. Просто выберите соответствующий поисковый текст из раздела «Найди что» выпадающий список.

  4. Нажмите «Найти» Далее .

    Excel переходит к следующей совпадающей ячейке, которая становится активной ячейкой. Однако Excel не выделить совпавший текст или каким-либо образом указать , почему было решено, что ячейка матч.(Это облом, если у вас, скажем, 200 слова забиты в ячейку.) Если он не находит соответствующая ячейка, Excel отображает окно сообщения говорит вам, что не смог найти запрошенный содержание.

    Если первое совпадение не то, что вы ищете для, вы можете продолжить поиск, нажав кнопку «Найти далее» снова, чтобы перейти к следующему матчу.Продолжайте нажимать Найдите «Далее», чтобы перемещаться по листу. Когда ты до конца, Excel возобновляет поиск с начало вашего рабочего листа, потенциально принося вы вернетесь к уже просмотренному матчу. Когда вы закончили поиск, нажмите «Закрыть», чтобы избавиться от окна «Найти и заменить».

Одна из проблем с поиском в Excel вы никогда не будете убедитесь, сколько совпадений на листе. Конечно, нажав «Найти далее», вы перейдете из одной ячейки в следующий, но разве Excel не будет проще дайте вам знать сразу, сколько совпадает найденный?

Войдите в функцию «Найти все».С помощью функции «Найти все» Excel выполняет поиск по всему листу за один раз и составляет список совпадений, как показано на рисунке 4-11.

Рисунок 4-11. В показанном здесь примере поиск «Цена» соответствует трем ячейкам на листе. В список показывает вам полный текст в соответствующем ячейка и ссылка на ячейку (например, $ C $ 1, которая является ссылкой на ячейку C1).

Кнопка «Найти все» не позволяет пройти через лист, как функция поиска. Работает вам выбрать один из результатов в списке, в этот момент Excel автоматически переместит вас в соответствующую ячейку.

Список «Найти все» не отображается автоматически само обновление: после того, как вы запустите Найти все поиск, если вы добавляете новых данных на свой рабочий лист, вам нужно запустить новый поиск, чтобы найти новые добавленные термины.Однако Excel делает сохраните текст и числа в списке найденных предметов синхронизируется с любыми изменениями, внесенными вами в рабочий лист. Например, если вы измените ячейку D5 на Общая цена, изменение отображается в значении столбец в списке найденных предметов автоматически .Этот инструмент отлично подходит для редактирования рабочего листа, потому что вы можете сохранить отслеживать несколько изменений за один взглянуть мельком.

Наконец, функция «Найти все» — это самое главное. еще один замечательный трюк гуру Excel: он дает вам еще один способ изменить сразу несколько ячеек.Выполнив поиск «Найти все», выберите все записи из списка, которые вы хотите изменить щелкая по ним, удерживая Ctrl (это трюк позволяет выбрать сразу несколько). Нажмите в строке формул, а затем начните вводить новый ценить.Когда вы закончите, нажмите Ctrl + Enter, чтобы применить ваши изменения к каждой выбранной ячейке. Вуаля — это как «Найти и заменить», но все под контролем!

Обычный поиск подойдет, если все, что вам нужно находка бросается в глаза уникальная фраза или число ( Pet Snail Имена или 10 987 654 321 ).Но Excel функция расширенного поиска дает вам множество способов точнее настроить поиск или даже искать больше, чем один рабочий лист. Чтобы провести расширенный поиск, начните с нажатия кнопки «Найти и заменить» Параметры окна кнопку, как показано на рисунке 4-12.

Рисунок 4-12. В стандартном окне «Найти и заменить» (вверху), когда вы нажимаете «Параметры», Excel дает вам множество дополнительных настроек (внизу), чтобы вы могли настроить такие вещи, как направление поиска, регистр чувствительность и соответствие формата.

Вы можете установить любое или все из следующих варианты:

  • Если вы хотите, чтобы ваш поиск охватывал несколько листы, перейдите в поле Внутри и выберите Рабочая тетрадь.Стандартный вариант «Лист» выполняет поиск по всем ячейки на текущем активном листе. Если вы хотите продолжить поиск в другом рабочие листы в своей книге, выберите Рабочая книга. Excel проверяет листы слева направо. Когда он закончит поиск последнего лист, он возвращается и начинает исследовать первый рабочий лист.

  • Во всплывающем меню поиска можно выбрать направление, в котором вы хотите искать. Стандартный вариант, По строкам, полный поиск каждой строки перед переходя к следующему. Это означает, что если вы начать с ячейки B2, Excel ищет C2, D2, E2 и скоро.Как только он пройдет через все столбцы в второй ряд, он переходит на третий ряд и поиск слева направо.

    С другой стороны, если вы выберете По столбцам, Excel ищет все строки в текущем столбце перед переходом к следующему столбцу. Это означает, что если вы начнете с ячейки B2, Excel выполнит поиск B3, B4, и так далее, пока не достигнет нижней части столбец, а затем начинается сверху следующего столбец (столбец C).

    Примечание

    Направление поиска определяет, какой путь Excel следует за поиском. Тем не менее поиск по-прежнему будет проходить каждую ячейку на вашем листе (или текущем выбор).

  • Опция «Match case» позволяет указать, нужно ли использовать заглавные буквы важный.Если вы выберете «Учитывать регистр», Excel находит только слова или фразы, заглавные буквы которых совпадают. Таким образом, поиск Дата совпадений значение ячейки Дата , но не дата .

  • Опция «Соответствовать всему содержимому ячейки» позволяет вы ограничиваете поиск по всему содержанию ячейки.Обычно Excel проверяет, есть ли у вас поисковый запрос содержится в любом месте внутри ячейки. Так, если вы укажете слово Цена , Excel находит ячейки содержащий текст типа Current Цена и даже Переоценка Пункты .Точно так же числа вроде 32 соответствуют значения ячеек, такие как 3253, 10032 и 1,321. Превращение на опции «Соответствовать всему содержимому ячейки» заставляет Excel, если быть точным.

Примечание

Помните, Excel ищет числа как они отображаются (в отличие от посмотреть на базовые значения, которые Excel используется для внутреннего хранения чисел).Это означает, что если вы ищете число, отформатированное с помощью формат валюты доллар (например, 32 доллара США), и вы включили параметр «Сопоставить всю ячейку содержимое », вам нужно будет ввести номер точно такой, как он отображается на листе.Таким образом, 32 доллара будут работать, но 32 сами по себе не помогут. ты.

«Найти и заменить» Excel — это инструмент поиска равных возможностей: ему все равно как выглядит содержимое ячейки. Но что, если вы знаете, например, что данные, которые вы поиск выделен полужирным шрифтом или что это число, использующее формат валюты? Вы можете использовать эти детали форматирования для помочь Excel найти нужные данные и игнорировать ячейки которые не имеют отношения к делу.

Чтобы использовать детали форматирования как часть вашего критерии поиска, выполните следующие действия:

  1. Запуск поиска инструмент .

    Выберите «Домой» → «Редактирование» → «Найти и выделить» → Найдите или нажмите Ctrl + F. Убедитесь, что «Найти и заменить» окно показывает расширенные параметры (по нажав кнопку Параметры).

  2. Нажмите кнопку «Формат». рядом с поиском «Найди что» ящик .

    Появится диалоговое окно «Найти формат» (рис. 4-13). Он содержит те же параметры, что и Диалоговое окно «Формат ячеек» обсуждается в разделе 5.1.

    Рисунок 4-13. В диалоговом окне «Найти формат» Excel не используйте любой вариант форматирования, пустой или серый как часть критериев поиска. Например, здесь Excel не выполняет поиск по выравниванию. Флажки немного сложнее. В некоторых версиях Windows, похоже, что чекбокс заполнен со сплошным квадратом (как в случае с «Объединением ячеек») настройки в этом примере).В других версиях Windows, похоже, что флажок недоступен и проверил заодно. В любом случае, этот визуальный cue указывает, что Excel не будет использовать этот параметр как часть его поиска.

  3. Укажите формат настройки, которые вы хотите найти .

    Используя диалоговое окно «Найти формат», вы можете укажите любую комбинацию числового формата, выравнивание, шрифт, образец заливки, границы и форматирование. Глава 5 объясняет все это форматирование настройки подробно. Вы также можете искать защищенные и запертые камеры, которые описаны в Глава 16.

  4. Когда вы закончите, нажмите ОК, чтобы вернуться к «Найти и заменить» окно .

    Рядом с полем поиска «Найти» появится предварительный просмотр, указывающий на форматирование ячейку, которую вы будете искать, как показано на Фигура 4-14.

    Чтобы снять эти ограничения форматирования, щелкните всплывающее меню справа от формата кнопку, а затем выберите Очистить поиск.

Наконечник

Вместо того, чтобы указывать весь формат настройки вручную, вы можете скопировать их из другого клетка. Просто нажмите Выбрать формат из ячейки кнопка в нижней части диалогового окна «Найти формат» коробка.Указатель изменится на знак плюса с пипетка рядом с ней. Затем щелкните любую ячейку, имеет форматирование, которое вы хотите сопоставить. Иметь ввиду что при использовании этого подхода вы копируете все формат настройки.

Рисунок 4-14.Формат поиска диалоговое окно показывает базовый предварительный просмотр вашего варианты форматирования. В этом примере поиск найдет ячейки, содержащие слово «цена», которое также используйте белые буквы, черный фон и шрифт Баухаус.

Поиск и замена значений

Вы можете использовать поисковые мускулы Excel, чтобы найти не только интересующая вас информация, но и также для быстрой и простой модификации ячеек.Excel позволяет вносить два типа изменений, используя свой заменить инструмент:

  • Вы можете автоматически изменить содержимое ячейки . Например, вы можно заменить слово Цвет с Цвет или номер 400 $ с 40 долларов США .

  • Вы можете автоматически изменить форматирование ячеек . Например, вы можете искать каждую ячейку, содержащую слово Цена или номер 400 $ и поменять заливку цвет.Или вы можете найти каждую ячейку, которая использует конкретный шрифт и измените эти ячейки, чтобы они используйте новый шрифт.

Вот как выполнить операцию замены. В поле ниже приведены некоторые сверхудобные приемы, которые вы можете делать с этим процессом.

  1. Переместитесь в ячейку, в которой поиск должен начаться .

    Помните, если вы не хотите искать вся таблица, просто выберите диапазон ячеек вы хотите искать.

  2. Выберите «Домой» → «Редактирование» → Найти и выбрать → Заменить или нажать Ctrl + H .

    Появится окно «Найти и заменить» с выбрана вкладка «Заменить», как показано на рисунке. 4-15.

    Рисунок 4-15. Вкладка «Заменить» очень похожа на Найдите вкладку. Даже расширенные параметры такие же. Единственная разница в том, что вам также нужно укажите текст, который хотите использовать в качестве замены по поисковым запросам, которые вы найдете.

  3. В поле «Найти» введите свой поисковый запрос.В поле «Заменить на» введите текст замены .

    Введите текст для замены точно так же, как вы хочу, чтобы это появилось. Если вы хотите установить какие-либо дополнительные параметры, нажмите кнопку Параметры (см. ранее разделы «Расширенный поиск» и «Поиск Форматированные ячейки »для получения дополнительных сведений о вашем выборе).

  4. Выполните поиск .

    У вас есть четыре различных варианта. Заменить Все немедленно изменяет все совпадения, которые определяет ваш поиск. Replace меняет только первый совпавший элемент (затем можно нажать «Заменить» снова, чтобы перейти к последующим матчам или выберите любой из трех других вариантов). Найти все работает так же, как та же функция, что описана в поле в разделе 4.2.5. Найти следующие ходов к следующему совпадению, где вы можете нажать Заменить, чтобы примените указанное изменение или щелкните любой из другие три кнопки.Варианты замены хороши если вы уверены, что хотите что-то изменить; в варианты поиска работают хорошо, если вы сначала хотите увидеть какие изменения вы собираетесь внести (хотя вы можно отменить любой вариант, используя Ctrl + Z, чтобы выключить команду Отменить).

Примечание

Одна ячейка может содержать более одного матча.В этом случае нажатие Заменить заменяет все вхождения этого текста в вся ячейка.

Заклинание чекер в Excel? Это должно быть для люди, которые не могут правильно написать 138? Дело в том что все больше и больше людей набивают текст — столбец заголовки, блоки комментариев, списки избранных комбинации злаков — в их электронные таблицы.И Дизайнеры Excel любезно ответили предоставляя ту же самую проверку правописания, что и вы вероятно, используется с Microsoft Word. Как вы могли бы ожидайте, проверка орфографии Excel проверяет только текст пока он пробирается через электронную таблицу.

Примечание

Одна и та же проверка орфографии работает почти во всех Офисное приложение, включая Word, PowerPoint, и Outlook.

Чтобы запустить проверку орфографии, выполните следующие действия. простые шаги:

  1. Двигайтесь туда, куда хотите запустить проверку орфографии .

    Если вы хотите проверить весь рабочий лист от начала до конца перейти к первой ячейке. В противном случае перейдите в то место, где вы хотите начать проверку.Или, если вы хотите проверить порцию листа, выберите ячейки, которые вы хотите проверить.

    В отличие от функции «Найти и заменить», Проверка орфографии Excel может проверить только один лист вовремя.

  2. Выберите «Просмотр» → «Проверка» → Правописание или нажмите F7 .

    Программа проверки орфографии Excel начинает работать сразу, начиная с текущей ячейки и двигаясь вправо, переходя от столбца к столбцу. После того, как он закончит последний столбец текущего строка, проверка продолжается с первого столбца следующий ряд.

    Если вы не начинаете с первой ячейки (A1) в ваш рабочий лист, Excel спросит вас, когда он достигнет конец рабочего листа, следует ли продолжать проверка с начала листа. если ты сказать да, он проверяет оставшиеся ячейки и останавливается когда он достигнет вашей отправной точки (сделав пройти через все ваши клетки).

Когда проверка орфографии завершится, появится диалоговое окно сообщает вам, что все ячейки были проверены. Если ваши ячейки проходят проверку орфографии, это диалоговое окно это единственный отзыв, который вы получите. С другой рука, если Excel обнаружит какое-либо возможное правописание ошибок во время его проверки, он отображает орфографию окно, как показано на рисунке 4-16, показывая оскорбительное слово и список предложений.

Окно проверки орфографии предлагает широкий выбор выбор. Если вы хотите использовать список предложения по исправлению, у вас есть три варианта:

  • Щелкните одно из слов в списке предложения, а затем нажмите «Изменить», чтобы заменить ваш текст с правильным написанием.Дважды щелкнув значок слово имеет тот же эффект.

    Рисунок 4-16. Когда Excel встречает слово, которое, по его мнению, написано с ошибкой, отображает окно проверки орфографии. Ячейка, содержащая слово — но не само слово — получает выделен черной рамкой.Excel не позволяет вы редактируете файл, пока открыто окно проверки орфографии. активный. Вам нужно либо щелкнуть одну из варианты в окне Правописание или отменить заклинание проверить.

  • Щелкните одно из слов в списке предложения и нажмите «Заменить все», чтобы заменить текст с правильным написанием.Если Excel найдет та же ошибка в другом месте на листе, это автоматически повторяет изменение.

  • Щелкните одно из слов в списке предложения и нажмите Автозамена. Excel делает изменение для этой ячейки, и для любой другой слова с похожими ошибками.Кроме того, Excel добавляет исправление в свой список автозамены (описано в разделе 2.2.2). Это означает, что если вы наберете то же самое нераспознанное слово в другую ячейку (или даже другая книга) Excel автоматически исправляет ваша запись.Эта опция полезна, если вы обнаружил ошибку, которую вы часто делать.

Наконечник

Если Excel обнаруживает ошибку, но не выдает вы правильное написание в своем списке предложения, просто введите исправление в «Не в словаре» и нажмите Enter.Excel вставляет ваше исправление в соответствующий клетка.

С другой стороны, если Excel предупреждает вас о слове, которое не означает ошибки (например, название вашей компании или какой-либо специальный термин), вы можете нажать одну из следующих кнопок:

  • Игнорировать Как только пропускает слово и продолжает проверка орфографии.Если то же слово встречается в другом месте вашу электронную таблицу, Excel снова предложит вам сделать исправление.

  • Игнорировать все пропускает текущее слово и все другие экземпляры это слово по всей вашей таблице. Ты можешь используйте «Игнорировать все», чтобы заставить Excel игнорировать что-то, что вы не хотите исправлять, например имя человека.Самое приятное в «Игнорировать все» — что Excel больше не будет запрашивать вас, если обнаружит то же имя, но он снова спросит вас, если он находит другое написание (например, если вы неправильно написала имя).

  • Добавлять в словарь добавляет слово в Excel собственный словарь.Добавление слова — отличный вариант, если вы планируете продолжать использовать слово, которого нет в словаре Excel. (За Например, название компании является хорошим дополнением к пользовательский словарь.) Не только Excel игнорирует любые вхождения этого слова, но если он найдет похожий, но немного другой вариант этого слово, он предоставляет настраиваемое слово в своем списке предложения.Более того, Excel использует настраиваемый словарь в каждой книге, которую вы пишете проверить.

  • Отмена остановки операция в целом. Затем вы можете исправить ячейку вручную (или ничего не делать) и возобновить заклинание проверю позже.

Excel позволяет настроить работу проверки орфографии позволив вам изменить несколько основных параметров, которые контролировать такие вещи, как используемый язык и какие, если есть, пользовательские словари проверяет Excel. Устанавливать эти варианты (или просто взглянуть на них), выберите кнопку Office → Параметры Excel, а затем выберите раздел Proofing (рис. 4-17).

Вы также можете получить доступ к этим параметрам, нажав кнопка «Параметры» в окне «Правописание» во время произнесения заклинания проверка ведется.

Рисунок 4-17. Проверка орфографии параметры позволяют указать язык и несколько других разных настроек. Эта фигура показывает стандартные настройки, которые Excel использует при вы сначала устанавливаете его.

Самая важная настройка проверки орфографии — язык (внизу окна), на котором определяет какой словарь Excel использует файлы. В зависимости от версии Excel, которая вы используете и выбор, который вы сделали во время устанавливая программное обеспечение, вы можете использовать один или больше языков во время проверки орфографии операция.

Некоторые другие варианты написания, которые вы можете набор включает:

  • Игнорировать слова в ПЕРВЫЙ регистр . Если вы выберете этот вариант, Excel не будет проверять ни одно слово, написанное на все заглавные буквы (что полезно, когда ваш текст содержит много сокращений).

  • Игнорировать слова, содержащие номера . Если вы выберете этот вариант, Excel не проверяет слова, содержащие числа символы, например Sales43 или h4ll0 . Если ты не выберешь этот параметр, тогда Excel помечает эти записи как ошибки, если вы специально не добавили их в собственный словарь.

  • Игнорировать Интернет и файл адреса . Если вы выберете этот вариант, Excel игнорирует слова, которые кажутся путями к файлам (например, C: \ Documents и Настройки ) или адреса веб-сайтов (например, http: // FreeSweatSocks.com).

  • Флаг повторяется слова . Если вы выберете этот вариант, Excel обрабатывает слова, которые появляются последовательно («the») как ошибка.

  • Предлагать с главной словарь только .Если вы выберете это вариант, заклинание чекер не предлагает слова из пользовательского толковый словарь. Тем не менее, это все еще принимает слово, которое соответствует одна из настраиваемых словарных статей.

Вы также можете выбрать файл, который Excel будет использовать для хранить собственные слова — нераспознанные слова, которые вы добавить в словарь при проверке орфографии в процессе.Excel автоматически создает файл с именем custom.dic для вас, но вы можете захотеть использовать другой файл, если вы делитесь чужим толковый словарь. (Вы можете использовать более одного пользовательского словарь за раз. Если вы это сделаете, Excel объединит их всех, чтобы получить один список пользовательских слов.) Или ты может захотеть отредактировать список слов, если вы по ошибке добавил то, чего не должно быть там.

Для выполнения любой из этих задач щелкните значок Кнопка «Пользовательские словари», открывающая Диалоговое окно «Словари» (рис. 4-18).В этом диалоговом окне вы можете удалить свой собственный словарь, измените его или добавьте новый один.

Рисунок 4-18. Excel начинает вас с индивидуального словарь с именем custom.dic (показан здесь). Добавить существующий пользовательский словарь, нажмите Добавить и перейдите к файлу.Или нажмите «Создать», чтобы создать новый, пустой настраиваемый словарь. Вы также можете редактировать список слов, содержащихся в словаре (выберите его и щелкните Изменить список слов). Фигура 4-19 показан пример словаря редактирование.

Рисунок 4-19. Этот нестандартный словарь довольно скромен.Это содержит три имени и необычное слово. Excel перечисляет слова в алфавитном порядке. Можете добавить новое слово прямо из этого окна (введите текст и нажмите Добавить), удалите один (выделите его и нажмите Удалить), или пойти ядерным путем и удалить их все (нажмите Удалить все).

Примечание

Все пользовательские словари являются обычными текстовыми файлы с расширением .dic. Если ты не скажешь это в противном случае Excel предполагает, что пользовательские словари находятся в приложении Папка Data \ Microsoft \ UProof в папке папка, которую Windows использует для пользовательских настроек.Например, если вы вошли в систему под пользователем аккаунт Brad_Pitt, вы найдете пользовательский словарь в C: \ Documents и Настройки \ Brad_Pitt \ Application Папка Data \ Microsoft \ UProof .

Спецификации и ограничения Excel — Excel

Технические характеристики и ограничения рабочего листа и рабочего журнала

Функция

Максимальный лимит

Открытые рабочие тетради

Ограничено доступной памятью и системными ресурсами

Общее количество строк и столбцов на листе

1 048 576 строк по 16 384 столбца

Ширина колонны

255 символов

Высота ряда

409 баллов

Разрывы страниц

1026 по горизонтали и вертикали

Общее количество символов, которое может содержать ячейка

32 767 знаков

Символы в верхнем или нижнем колонтитуле

255

Максимальное количество переводов строки на ячейку

253

листов в трудовой книжке

Ограничено доступной памятью (по умолчанию 1 лист)

Цвета в тетради

16 миллионов цветов (32 бита с полным доступом к 24-битному цветовому спектру)

Именованные представления в книге

Ограничено доступной памятью

Уникальные форматы ячеек / стили ячеек

65 490

Стили заливки

256

Толщина лески и стили

256

Уникальные типы шрифтов

1024 глобальных шрифта доступны для использования; 512 на книгу

Числовые форматы в книге

От 200 до 250, в зависимости от установленной языковой версии Excel

Имена в трудовой книжке

Ограничено доступной памятью

Окна в книге

Ограничено доступной памятью

Гиперссылки на листе

65 530

Панели в окне

4

Связанные листы

Ограничено доступной памятью

Сценарии

Ограничено доступной памятью; сводный отчет показывает только первые 251 сценарий

Замена ячеек в сценарии

32

Регулируемые ячейки в Solver

200

Пользовательские функции

Ограничено доступной памятью

Диапазон масштабирования

от 10 до 400 процентов

Отчеты

Ограничено доступной памятью

Сортировать ссылки

64 в одном виде; неограничен при использовании последовательных сортировок

Уровни отмены

100

Поля в форме данных

32

Параметры рабочей книги

255 параметров на книгу

Элементы, отображаемые в раскрывающихся списках фильтров

10 000

Несмежные ячейки, которые можно выбрать

2147483648 ячеек

Максимальные ограничения объема памяти и размера файла для книг модели данных

Для 32-разрядной среды

требуется 2 гигабайта (ГБ) виртуального адресного пространства, совместно используемого Excel, книгой и надстройками, выполняемыми в одном процессе.Доля модели данных в адресном пространстве может достигать 500–700 мегабайт (МБ), но может быть меньше, если загружены другие модели данных и надстройки.

64-разрядная среда не накладывает жестких ограничений на размер файла. Размер книги ограничен только доступной памятью и системными ресурсами.

Начиная с Excel 2016, функция с учетом больших адресов позволяет 32-разрядной версии Excel потреблять вдвое больше памяти, когда пользователи работают в 64-разрядной операционной системе Windows.Дополнительные сведения см. В разделе Изменение возможности распознавания больших адресов для Excel.

Примечание: Добавление таблиц в модель данных увеличивает размер файла. Если вы не планируете создавать сложные отношения модели данных с использованием множества источников данных и типов данных в книге, снимите флажок Добавить эти данные в модель данных при импорте или создании таблиц, сводных таблиц или подключений к данным.

Для получения дополнительной информации см. Спецификации и ограничения модели данных.

Ядра процессора

64

Длина имени файла

218 символов — включая путь к файлу.Например, C: \ Username \ Documents \ FileName.xlsx.

Расчетные параметры и пределы

8623158e + 308

8623158e + 308

Функция

Максимальный лимит

Точность числа

15 цифр

Наименьшее допустимое отрицательное число

-2.2251E-308

Наименьшее допустимое положительное число

2.2251E-308

Наибольшее допустимое положительное число

9.99999999999999E + 307

Наибольшее допустимое отрицательное число

-9.99999999999999E + 307

Максимально допустимое положительное число по формуле

1.7976

Максимально допустимое отрицательное число по формуле

-1.7976

Длина содержания формулы

8192 символа

Внутренняя длина формулы

16 384 байта

Итерации

32 767

Массивы листов

Ограничено доступной памятью

Выбранные диапазоны

2 048

Аргументы в функции

255

Вложенные уровни функций

64

Категории функций, определяемые пользователем

255

Количество доступных функций рабочего листа

341

Размер стека операндов

1,024

Зависимость между листами

64000 листов, которые могут ссылаться на другие листы

Зависимость формулы массива между листами

Ограничено доступной памятью

Зависимость

Ограничено доступной памятью

Зависимость площади на листе

Ограничено доступной памятью

Зависимость от отдельной ячейки

4 миллиарда формул, которые могут зависеть от одной ячейки

Длина содержимого связанной ячейки из закрытых книг

32 767

Самая ранняя дата, разрешенная для расчета

1 января 1900 г. (1 января 1904 г., если используется система дат 1904 г.)

Последняя дата, разрешенная для расчета

31 декабря 9999

Максимальное количество времени, которое можно ввести

9999: 59: 59

Технические характеристики и ограничения для графиков

Функция

Максимальный лимит

Диаграммы, связанные с рабочим листом

Ограничено доступной памятью

Рабочие листы, на которые ссылается диаграмма

255

Ряд данных в одной диаграмме

255

Точки данных в серии данных для двумерных диаграмм

Ограничено доступной памятью

Точки данных в серии данных для трехмерных диаграмм

Ограничено доступной памятью

Точки данных для всех серий данных на одной диаграмме

Ограничено доступной памятью

Спецификации и ограничения сводных таблиц и сводных диаграмм

Функция

Максимальный лимит

Сводная таблица отчетов на листе

Ограничено доступной памятью

Уникальных предметов в поле

1 048 576

Поля строк или столбцов в отчете сводной таблицы

Ограничено доступной памятью

Фильтры отчетов в отчете сводной таблицы

256 (может быть ограничено объемом доступной памяти)

Поля значений в отчете сводной таблицы

256

Формулы вычисляемых элементов в отчете сводной таблицы

Ограничено доступной памятью

Фильтры отчетов в отчете сводной диаграммы

256 (может быть ограничено объемом доступной памяти)

Поля значений в отчете сводной диаграммы

256

Формулы вычисляемых элементов в отчете сводной диаграммы

Ограничено доступной памятью

Длина имени многомерных выражений для элемента сводной таблицы

32 767

Длина строки реляционной сводной таблицы

32 767

Элементы, отображаемые в раскрывающихся списках фильтров

10 000

Книги с «Разрешить изменения более чем одним пользователем… «настройка включена

Если параметр Разрешить изменения более чем одним пользователем … включен для книги, применяется следующая информация. Этот параметр доступен, щелкнув вкладку Review > Share Workbook . Обратите внимание, что в более новых версиях Excel кнопка Поделиться книгой была скрыта. Чтобы отобразить его, нажмите Файл > Параметры > Панель быстрого доступа . Откройте список под Выберите команды из и выберите Все команды .Прокрутите этот список вниз, пока не увидите Поделиться книгой (устаревшая версия) . Выберите этот элемент и нажмите Добавить . Нажмите ОК . Кнопка Поделиться книгой Кнопка теперь находится в верхней части окна Excel.

Функция

Максимальный лимит

Пользователи, которые могут открывать файл одновременно

256

Персональные просмотры в книге

Ограничено доступной памятью

Дней, в которых хранится история изменений

32 767 (по умолчанию 30 дней)

Книги, которые можно объединить за один раз

Ограничено доступной памятью

Ячейки, которые можно выделить

32 767

Цвета, используемые для обозначения изменений, внесенных разными пользователями, когда выделение изменений включено

32 (каждый пользователь обозначается отдельным цветом; изменения, внесенные текущим пользователем, выделяются темно-синим цветом)

Таблицы Excel в книге

0 (ноль)

Примечание: Книга, содержащая одну или несколько таблиц Excel, не может иметь Разрешить изменения более чем одним пользователем… настройка включена.

Технические характеристики и ограничения рабочего листа и рабочего журнала

Функция

Максимальный лимит

Открытые рабочие тетради

Ограничено доступной памятью и системными ресурсами

Общее количество строк и столбцов на листе

1 048 576 строк по 16 384 столбца

Ширина колонны

255 символов

Высота ряда

409 баллов

Разрывы страниц

1026 по горизонтали и вертикали

Общее количество символов, которое может содержать ячейка

32 767 знаков

Символы в верхнем или нижнем колонтитуле

255

Максимальное количество переводов строки на ячейку

253

листов в трудовой книжке

Ограничено доступной памятью (по умолчанию 3 листа)

Цвета в тетради

16 миллионов цветов (32 бита с полным доступом к 24-битному цветовому спектру)

Именованные представления в книге

Ограничено доступной памятью

Уникальные форматы ячеек / стили ячеек

65 490

Стили заливки

256

Толщина лески и стили

256

Уникальные типы шрифтов

1024 глобальных шрифта доступны для использования; 512 на книгу

Числовые форматы в книге

От 200 до 250, в зависимости от установленной языковой версии Excel

Имена в трудовой книжке

Ограничено доступной памятью

Окна в книге

Ограничено доступной памятью

Гиперссылки на листе

65 530 гиперссылок

Панели в окне

4

Связанные листы

Ограничено доступной памятью

Сценарии

Ограничено доступной памятью; сводный отчет показывает только первые 251 сценарий

Замена ячеек в сценарии

32

Регулируемые ячейки в Solver

200

Пользовательские функции

Ограничено доступной памятью

Диапазон масштабирования

от 10 до 400 процентов

Отчеты

Ограничено доступной памятью

Сортировать ссылки

64 в одном виде; неограничен при использовании последовательных сортировок

Уровни отмены

100

Поля в форме данных

32

Параметры рабочей книги

255 параметров на книгу

Элементы, отображаемые в раскрывающихся списках фильтров

10 000

Несмежные ячейки, которые можно выбрать

2147483648 ячеек

Ядра процессора

64

Расчетные параметры и пределы

8623158e + 308

8623158e + 308

Функция

Максимальный лимит

Точность числа

15 цифр

Наименьшее допустимое отрицательное число

-2.2251E-308

Наименьшее допустимое положительное число

2.2251E-308

Наибольшее допустимое положительное число

9.99999999999999E + 307

Наибольшее допустимое отрицательное число

-9.99999999999999E + 307

Максимально допустимое положительное число по формуле

1.7976

Максимально допустимое отрицательное число по формуле

-1.7976

Длина содержания формулы

8192 символа

Внутренняя длина формулы

16 384 байта

Итерации

32 767

Массивы листов

Ограничено доступной памятью

Выбранные диапазоны

2 048

Аргументы в функции

255

Вложенные уровни функций

64

Категории функций, определяемые пользователем

255

Количество доступных функций рабочего листа

341

Размер стека операндов

1,024

Зависимость между листами

64000 листов, которые могут ссылаться на другие листы

Зависимость формулы массива между листами

Ограничено доступной памятью

Зависимость

Ограничено доступной памятью

Зависимость площади на листе

Ограничено доступной памятью

Зависимость от отдельной ячейки

4 миллиарда формул, которые могут зависеть от одной ячейки

Длина содержимого связанной ячейки из закрытых книг

32 767

Самая ранняя дата, разрешенная для расчета

1 января 1900 г. (1 января 1904 г., если используется система дат 1904 г.)

Последняя дата, разрешенная для расчета

31 декабря 9999

Максимальное количество времени, которое можно ввести

9999: 59: 59

Технические характеристики и ограничения для графиков

Функция

Максимальный лимит

Диаграммы, связанные с рабочим листом

Ограничено доступной памятью

Рабочие листы, на которые ссылается диаграмма

255

Ряд данных в одной диаграмме

255

Точки данных в серии данных для двумерных диаграмм

Ограничено доступной памятью

Точки данных в серии данных для трехмерных диаграмм

Ограничено доступной памятью

Точки данных для всех серий данных на одной диаграмме

Ограничено доступной памятью

Спецификации и ограничения сводных таблиц и сводных диаграмм

Функция

Максимальный лимит

Сводная таблица отчетов на листе

Ограничено доступной памятью

Уникальных предметов в поле

1 048 576

Поля строк или столбцов в отчете сводной таблицы

Ограничено доступной памятью

Фильтры отчетов в отчете сводной таблицы

256 (может быть ограничено объемом доступной памяти)

Поля значений в отчете сводной таблицы

256

Формулы вычисляемых элементов в отчете сводной таблицы

Ограничено доступной памятью

Фильтры отчетов в отчете сводной диаграммы

256 (может быть ограничено объемом доступной памяти)

Поля значений в отчете сводной диаграммы

256

Формулы вычисляемых элементов в отчете сводной диаграммы

Ограничено доступной памятью

Длина имени многомерных выражений для элемента сводной таблицы

32 767

Длина строки реляционной сводной таблицы

32 767

Элементы, отображаемые в раскрывающихся списках фильтров

10 000

Книги с «Разрешить изменения более чем одним пользователем… «настройка включена

Если параметр Разрешить изменения более чем одним пользователем … включен для книги, применяется следующая информация. Этот параметр доступен, щелкнув вкладку Review > Share Workbook .

Функция

Максимальный лимит

Пользователи, которые могут одновременно открывать и делиться файлом

256

Персональные просмотры в книге

Ограничено доступной памятью

Дней, в которых хранится история изменений

32 767 (по умолчанию 30 дней)

Книги, которые можно объединить за один раз

Ограничено доступной памятью

Ячейки, которые можно выделить в книге

32 767

Цвета, используемые для обозначения изменений, внесенных разными пользователями, когда выделение изменений включено

32 (каждый пользователь обозначается отдельным цветом; изменения, внесенные текущим пользователем, выделяются темно-синим цветом)

Таблицы Excel в книге

0 (ноль)

Примечание: Книга, содержащая одну или несколько таблиц Excel, не может иметь Разрешить изменения более чем одним пользователем… настройка включена.

Технические характеристики и ограничения рабочего листа и рабочего журнала

Функция

Максимальный лимит

Открытые рабочие тетради

Ограничено доступной памятью и системными ресурсами

Общее количество строк и столбцов на листе

1 048 576 строк по 16 384 столбца

Ширина колонны

255 символов

Высота ряда

409 баллов

Разрывы страниц

1026 по горизонтали и вертикали

Общее количество символов, которое может содержать ячейка

32 767 знаков

Символы в верхнем или нижнем колонтитуле

255

Максимальное количество переводов строки на ячейку

253

листов в трудовой книжке

Ограничено доступной памятью (по умолчанию 3 листа)

Цвета в тетради

16 миллионов цветов (32 бита с полным доступом к 24-битному цветовому спектру)

Именованные представления в книге

Ограничено доступной памятью

Уникальные форматы ячеек / стили ячеек

65 490

Стили заливки

256

Толщина лески и стили

256

Уникальные типы шрифтов

1024 глобальных шрифта доступны для использования; 512 на книгу

Числовые форматы в книге

От 200 до 250, в зависимости от установленной языковой версии Excel

Имена в трудовой книжке

Ограничено доступной памятью

Окна в книге

Ограничено доступной памятью

Гиперссылки на листе

65 530 гиперссылок

Панели в окне

4

Связанные листы

Ограничено доступной памятью

Сценарии

Ограничено доступной памятью; сводный отчет показывает только первые 251 сценарий

Замена ячеек в сценарии

32

Регулируемые ячейки в Solver

200

Пользовательские функции

Ограничено доступной памятью

Диапазон масштабирования

от 10 до 400 процентов

Отчеты

Ограничено доступной памятью

Сортировать ссылки

64 в одном виде; неограничен при использовании последовательных сортировок

Уровни отмены

100

Поля в форме данных

32

Параметры рабочей книги

255 параметров на книгу

Раскрывающиеся списки фильтров

10 000

Расчетные параметры и пределы

8623158e + 308

8623158e + 308

Функция

Максимальный лимит

Точность числа

15 цифр

Наименьшее допустимое отрицательное число

-2.2251E-308

Наименьшее допустимое положительное число

2.2251E-308

Наибольшее допустимое положительное число

9.99999999999999E + 307

Наибольшее допустимое отрицательное число

-9.99999999999999E + 307

Максимально допустимое положительное число по формуле

1.7976

Максимально допустимое отрицательное число по формуле

-1.7976

Длина содержания формулы

8192 символа

Внутренняя длина формулы

16 384 байта

Итерации

32 767

Массивы листов

Ограничено доступной памятью

Выбранные диапазоны

2 048

Аргументы в функции

255

Вложенные уровни функций

64

Категории функций, определяемые пользователем

255

Количество доступных функций рабочего листа

341

Размер стека операндов

1,024

Зависимость между листами

64000 листов, которые могут ссылаться на другие листы

Зависимость формулы массива между листами

Ограничено доступной памятью

Зависимость

Ограничено доступной памятью

Зависимость площади на листе

Ограничено доступной памятью

Зависимость от отдельной ячейки

4 миллиарда формул, которые могут зависеть от одной ячейки

Длина содержимого связанной ячейки из закрытых книг

32 767

Самая ранняя дата, разрешенная для расчета

1 января 1900 г. (1 января 1904 г., если используется система дат 1904 г.)

Последняя дата, разрешенная для расчета

31 декабря 9999

Максимальное количество времени, которое можно ввести

9999: 59: 59

Технические характеристики и ограничения для графиков

Функция

Максимальный лимит

Диаграммы, связанные с рабочим листом

Ограничено доступной памятью

Рабочие листы, на которые ссылается диаграмма

255

Ряд данных в одной диаграмме

255

Точки данных в серии данных для двумерных диаграмм

32 000

Точки данных в серии данных для трехмерных диаграмм

4 000

Точки данных для всех серий данных на одной диаграмме

256 000

Спецификации и ограничения сводных таблиц и сводных диаграмм

Функция

Максимальный лимит

Сводная таблица отчетов на листе

Ограничено доступной памятью

Уникальных предметов в поле

1 048 576

Поля строк или столбцов в отчете сводной таблицы

Ограничено доступной памятью

Фильтры отчетов в отчете сводной таблицы

256 (может быть ограничено объемом доступной памяти)

Поля значений в отчете сводной таблицы

256

Формулы вычисляемых элементов в отчете сводной таблицы

Ограничено доступной памятью

Фильтры отчетов в отчете сводной диаграммы

256 (может быть ограничено объемом доступной памяти)

Поля значений в отчете сводной диаграммы

256

Формулы вычисляемых элементов в отчете сводной диаграммы

Ограничено доступной памятью

Длина имени многомерных выражений для элемента сводной таблицы

32 767

Длина строки реляционной сводной таблицы

32 767

Книги с «Разрешить изменения более чем одним пользователем… «настройка включена

Если параметр Разрешить изменения более чем одним пользователем … включен для книги, применяется следующая информация. Этот параметр включен при использовании общих книг.

Функция

Максимальный лимит

Пользователи, которые могут одновременно открывать книгу и предоставлять к ней общий доступ

256

Персональные просмотры в книге

Ограничено доступной памятью

Дней, в которых хранится история изменений

32 767 (по умолчанию 30 дней)

Книги, которые можно объединить за один раз

Ограничено доступной памятью

Ячейки, которые можно выделить

32 767

Цвета, используемые для обозначения изменений, внесенных разными пользователями, когда выделение изменений включено

32 (каждый пользователь обозначается отдельным цветом; изменения, внесенные текущим пользователем, выделяются темно-синим цветом)

Таблицы Excel в книге

0 (ноль)

Примечание: Книга, содержащая одну или несколько таблиц Excel, не может иметь Разрешить изменения более чем одним пользователем… настройка включена.

Excel 2007: работа с листами

Урок 13: Работа с листами

/ ru / excel2007 / aligning-text / content /

Введение

Важно, чтобы вы знали, как эффективно управлять своими листами . По умолчанию в каждой новой книге появляется три листа. В этом уроке вы узнаете, как давать имена, добавлять, удалять, группировать и разгруппировывать листы.Кроме того, вы узнаете, как закрепить определенные части рабочего листа, чтобы они всегда были видны.

Рабочие листы

Загрузите пример, чтобы работать вместе с видео.

Именование листов

Когда вы открываете книгу Excel, содержит три листа, по умолчанию , а имя по умолчанию на вкладках — Лист1, Лист2 и Лист3. Это не очень информативные имена. Excel 2007 позволяет создать осмысленное имя для каждого листа в книге, чтобы вы могли быстро найти информацию.

Чтобы назвать рабочий лист:
  • Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа , чтобы выбрать ее.
  • Выберите Переименовать в появившемся меню. Текст выделен черным прямоугольником.
  • Введите новое имя для рабочего листа.
  • Щелкните вне вкладки. Рабочий лист теперь принимает определенное описательное имя.
    ИЛИ
  • Щелкните команду Формат в группе Ячейки на вкладке Главная.
  • Выберите Переименовать лист .Текст выделен черным прямоугольником.
  • Введите новое имя для рабочего листа.
  • Щелкните вне вкладки. Рабочий лист теперь принимает определенное описательное имя.

Вставка рабочих листов

Вы можете изменить количество отображаемых листов по умолчанию, нажав кнопку Microsoft Office и выбрав Параметры Excel . У вас также есть возможность вставлять новые рабочие листы , если это необходимо, во время работы.

Чтобы вставить новый лист:
  • Щелкните левой кнопкой мыши значок Вставить лист .Появится новый лист. Он будет называться Sheet4, Sheet5 или любой другой номер следующего последовательного листа, который может быть в книге.
  • Нажмите клавиши Shift и F11 на клавиатуре.

Удаление рабочих листов

Любой рабочий лист может быть удален из книги, включая те, в которых есть данные. Помните, что книга должна содержать хотя бы один рабочий лист.

Чтобы удалить один или несколько листов:
  • Щелкните лист (ы), которые хотите удалить.
  • Щелкните лист (ы) правой кнопкой мыши, появится меню.
  • Выбрать Удалить .
  • Выберите лист, который нужно удалить.
  • Щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с Удалить в группе «Ячейки» на вкладке «Главная».
  • В появившемся меню выберите «Удалить лист».

Группировка и разгруппировка рабочих листов

Книга — это многостраничный документ Excel, содержащий несколько листов .Иногда вам может понадобиться работать с листами по одному за раз, как если бы каждый был единым целым. В других случаях может потребоваться добавить ту же информацию или форматирование на каждый рабочий лист.

Рабочие листы можно объединить в группу. Группирование рабочих листов позволяет применять идентичные формулы и / или форматирование для всех рабочих листов в группе. Когда вы группируете рабочие листы, любые изменения, внесенные в один рабочий лист, будут изменены в любых других рабочих листах в группе .

Для группировки смежных листов:
  • Выберите первый лист , который вы хотите сгруппировать.
  • Нажмите и удерживайте клавишу Shift на клавиатуре.
  • Щелкните последний лист , который вы хотите сгруппировать.
  • Отпустите клавишу Shift.
  • Теперь листов сгруппированы по . Все листы между первым и последним выбранными листами являются частью группы. Вкладки листов станут белыми для сгруппированных листов.
  • Внесите любые изменения на один лист, и изменения появятся на всех сгруппированных листах.
Для группировки несмежных листов:
  • Выберите первый лист , который вы хотите сгруппировать.
  • Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl на клавиатуре.
  • Щелкните следующий лист , который вы хотите сгруппировать.
  • Продолжая щелкать листы, которые хотите сгруппировать.
  • Отпустите клавишу Control.
  • Теперь листы сгруппированы.Вкладки листов станут белыми для сгруппированных листов. Только выбранные листы являются частью группы.
  • Внесите любые изменения на один лист, и изменения появятся на всех сгруппированных листах.
Чтобы разгруппировать листы:
  • Щелкните правой кнопкой мыши один из листов.
  • Выберите Разгруппировать из списка.

Замораживание окон рабочего листа

Возможность закрепить или заблокировать , определенные строки или столбцы в вашей электронной таблице — полезная функция в Excel.Он называется морозильные стекла . Когда вы фиксируете панели, вы выбираете строки или столбцы, которые будут оставаться видимыми все время, даже при прокрутке. Это особенно полезно при работе с большими электронными таблицами.

Чтобы заморозить строку:
  • Выберите строку под строкой , которую вы хотите зафиксировать. Например, если вы хотите, чтобы строки 1 и 2 отображались вверху даже при прокрутке, выберите строку 3.
  • Щелкните вкладку Просмотр .
  • Щелкните команду Freeze Pane в группе Window.
  • Выберите Freeze Panes . Тонкая черная линия появляется под всего, что застыло на месте.
  • Прокрутите лист вниз, чтобы увидеть закрепленные строки.
Чтобы разморозить панель:
  • Щелкните команду Freeze Pane .
  • Выберите команду Разморозить .
Чтобы заморозить столбец:
  • Выберите столбец справа столбца (столбцов), который необходимо закрепить.Например, если вы хотите, чтобы столбцы A и B всегда отображались слева, выберите столбец C.
  • Щелкните вкладку View .
  • Щелкните команду Freeze Pane в группе Window.
  • Выберите Freeze Pane . Тонкая черная линия появляется возле справа замороженной области.
  • Прокрутите лист, чтобы увидеть закрепленные столбцы.

Вызов!

Используйте рабочую книгу инвентаризации или любую рабочую книгу по вашему выбору, чтобы выполнить это задание.

  • Переименуйте Sheet1 в «Январь», «Sheet2» в «Февраль» и «Sheet3» в «Март».
  • Вставьте два рабочих листа и назовите их апрель и май.
  • При необходимости переместите рабочие листы за апрель и май так, чтобы они следовали сразу за мартовским листом.
  • Используйте функцию Группировка , чтобы все листы содержали ту же информацию, что и январский лист.
  • Исключить майский лист.
  • Закрепите строки 1 и 2 на январском листе.

/ ru / excel2007 / using-templates / content /

Как использовать функции ЛИСТОВ и ЛИСТОВ Excel

Функции ЛИСТ и ЛИСТЫ были добавлены в Excel 2013. Функция ЛИСТЫ подсчитывает все листы в ссылке, а Функция ЛИСТ возвращает номер листа для ссылки.

Введение в SHEET и ЛИСТЫ Функции

Среди новых функций в Excel 2013 — ЛИСТ и ЛИСТЫ.

  • ЛИСТОВ функция подсчитывает все листы в ссылке
  • Функция
  • ЛИСТ возвращает номер листа для ссылки

Чтобы узнать, как можно использовать новые функции ЛИСТ и ЛИСТЫ в Excel 2013, пожалуйста, посмотрите этот короткий видеоурок.

Или смотрите на ютубе

Использование функций

Вы можете использовать формулы ЛИСТ и ЛИСТЫ для устранения неполадок. в рабочей тетради.

ЛИСТОВ
  • Проверить отсутствующие значения
  • Обратите внимание, что листы скрыты
ЛИСТ
  • Показать номер листа в списке листов, чтобы найти недостающие номера
  • Рассчитайте номер листа вверху каждого листа, чтобы определить пробелы. для скрытых листов

ЛИСТЫ Функция

Получить количество листов

Функция ЛИСТЫ сообщает вам, сколько листов находится в ссылке.На снимке экрана ниже эта формула:

= ЛИСТЫ (Dept01: Dept03! I $ 4)

вернет 3 в качестве количества листов в этой трехмерной ссылке.

Проверить отсутствие значений

В приведенной выше формуле функция ЛИСТЫ сообщила нам, сколько листов были в ссылке. Мы могли бы использовать функцию СЧЁТ или СЧЁТ, чтобы посмотрите, есть ли значение на каждом листе.

= COUNTA (Dept01: Dept03! I $ 4)

Затем вычтите счетчик из количества листов, чтобы увидеть, есть ли любые отсутствующие значения.

На листе, показанном выше, есть ссылка на 3 листа, но всего 2 записи. Вы можете проверить листы, чтобы найти недостающие ценить.

Уведомление о скрытых листах

В функции ЛИСТЫ, если вы опустите ссылку, она расскажет вам, как в книге много листов — видимых, скрытых или очень скрытых листы.

= ЛИСТЫ ()

На снимке экрана ниже результат 8, но вы видите только 4 вкладки листа.

Если результат ЛИСТЫ не совпадает с количеством видимых вкладок, вы узнаете, что пора искать скрытые листы.

ЛИСТЫ Ограничения

К сожалению, функция ЛИСТ не работает с несколькими ссылками, например:

= ЛИСТЫ (Лист1! B3, Лист2! B3, Лист4! B3)

И вы не можете использовать КОСВЕННЫЙ для создания ссылки на основе имен листов в ячейке, потому что КОСВЕННО не поддерживает 3D-ссылки.

ЛИСТ Функция

Проверьте номер листа

Функция ЛИСТ сообщает вам номер листа для справки. В на снимке экрана ниже эта формула:

= ЛИСТ (Dept02! I6)

возвращает 3 в качестве числа для листа Dept02.

Это вкладка 3-го листа, поэтому вы можете сказать, что ни один из листов до это скрыто.

Функция ЛИСТ может также возвращать номер листа для именованного диапазона. или именованная таблица Excel

См. Номер активного листа

В функции ЛИСТ, если вы опустите ссылку, она сообщит вам номер активного листа.

= ЛИСТ ()

На снимке экрана ниже результат 5, но вкладка 3-го листа активен. Это означает, что есть 2 скрытых листа перед активным простынь.

Показать номера листов в списке

Функция ЛИСТ принимает обычную ссылку, а не 3D-ссылку. как функция ЛИСТЫ. Итак, вы можете использовать INDIRECT с SHEET, чтобы показать номера листов в списке имен листов.

На снимке экрана ниже показан лист меню со всеми именами листов. в трудовой книжке. В соседнем столбце эта формула вычисляет имя листа.

= ЛИСТ (КОСВЕННЫЙ («‘» & $ B3 & «‘! A1»))

Теперь я могу отсортировать список в алфавитном или числовом порядке, и проверьте наличие скрытых листов.

ЛИСТ Ограничения

Функция ЛИСТ, как и было обещано, но было бы неплохо иметь функцию который позволяет получить информацию о листе по его номеру. Или, возможно, мы могли бы использовать номер листа для создания ссылки, просто так как мы можем использовать номер строки и номер столбца.

Таким образом, мы могли бы ссылаться на лист, который находится на -1 или +1 от активный лист.

Загрузить образец файла

Скачать заархивированный образец Файл функций SHEET и SHEETS. В книге также используется FORMULATEXT функция, чтобы показать формулы в примерах ячеек. Эти функции работает только в Excel 2013 или более поздней версии, поэтому вы увидите ошибки, если откроете файл в более ранней версии.

рабочих тетрадей и листов — таблица

Tableau использует структуру файла книги и листа, как Microsoft Excel. Книга содержит листы. Лист может быть рабочим листом, информационной панелью или историей.

  • Рабочий лист содержит единое представление вместе с полками, карточками, легендами и панелями данных и аналитики на боковой панели. Дополнительные сведения о рабочей области рабочего листа см. В разделе «Рабочая область таблицы».

  • Панель мониторинга — это набор представлений из нескольких листов. Панели Dashboard и Layout доступны на его боковой панели. Дополнительные сведения о создании панелей мониторинга см. В разделе Панели мониторинга.

  • История содержит последовательность рабочих листов или информационных панелей, которые работают вместе для передачи информации.Панели Story и Layout доступны на его боковой панели. Для получения дополнительной информации о создании историй см. Истории.

Подробные сведения о скрытии или отображении листов в книге или визуализации в подсказке см. В разделах «Управление таблицами на панелях мониторинга и в историях» (ссылка открывается в новом окне) и «Скрыть или отобразить визуализацию на листе всплывающей подсказки» (ссылка открывается в новом окне). Дополнительные сведения об организации листов см. В разделе «Навигация и организация листов». Дополнительные сведения о создании и открытии книг см. В разделе Создание или открытие книг.

О листах

Каждая книга может содержать разные типы листов: представления (также известные как рабочие листы), панели мониторинга и истории.

  • Рабочий лист — это место, где вы строите представления своих данных, перетаскивая поля на полки.

  • Панель мониторинга — это комбинация нескольких представлений, которые можно упорядочить для презентации или наблюдения.

  • История — это последовательность представлений или информационных панелей, которые работают вместе для передачи информации.

Листы отображаются в нижней части книги в виде вкладок. В этом разделе вы узнаете, как создавать, открывать, дублировать, скрывать и удалять листы. Вы также узнаете, как организовать листы в книге.

В книге вы можете создавать новые листы, очищать весь рабочий лист, дублировать листы, скрывать или отображать рабочий лист и удалять лист.В Tableau есть несколько способов просмотра и организации листов в вашей книге.

Создание новых листов, информационных панелей или историй

Есть несколько способов создать новые листы в книге, информационной панели или истории. Вы можете создать столько листов в книге, сколько захотите.

Чтобы создать новый рабочий лист, информационную панель или историю, нажмите кнопку «Новый рабочий лист», «Новая информационная панель» или «Новая история» в нижней части книги.

Кнопка New Worksheet .

Чтобы переименовать новый лист, информационную панель или историю , щелкните вкладку правой кнопкой мыши (удерживая нажатой клавишу Ctrl на Mac) и выберите команду «Переименовать».

Дополнительные способы создания новых листов

Создайте новый рабочий лист, выполнив одно из следующих действий:

  • Выберите Рабочий лист> Новый рабочий лист.

  • Щелкните правой кнопкой мыши любую открытую вкладку в книге и выберите в меню «Новый лист».

  • На панели инструментов щелкните стрелку раскрывающегося списка на кнопке «Новый рабочий лист» и выберите «Новый рабочий лист».
  • Пресс Ctrl + M на клавиатуре (Command-M на Mac).

Дополнительные способы создания новых информационных панелей

Создайте новую панель мониторинга, выполнив одно из следующих действий:

  • Выберите «Панель мониторинга»> «Новая панель управления».

  • Нажмите кнопку «Новая панель мониторинга» в нижней части книги.

  • Щелкните правой кнопкой мыши любую открытую вкладку в книге и выберите в меню «Новая панель мониторинга».

  • На панели инструментов щелкните стрелку раскрывающегося списка на кнопке «Новый лист» и выберите «Новая панель мониторинга».

Дополнительные способы создания новых историй

Создайте новую историю, выполнив одно из следующих действий:

  • Выберите История> Новая история.

  • Нажмите кнопку «Новая история» в нижней части книги.

  • Щелкните правой кнопкой мыши любую открытую вкладку в книге и выберите в меню «Новая история».

  • На панели инструментов щелкните стрелку раскрывающегося списка на кнопке «Новый лист» и выберите «Новая история».

Отменить, повторить или очистить листы

Каждая рабочая тетрадь Tableau содержит историю шагов, которые вы выполнили рабочие листы, информационные панели и истории в этой книге за текущий сеанс работы.

Движение назад через историю нажмите Отменить на панели инструментов или нажмите Ctrl + Z на клавиатуре (Command-Z на Mac).

Чтобы двигаться вперед по истории , нажмите «Вернуть» на панели инструментов или нажмите Ctrl + Y (Command-Y на Mac) на клавиатуре.

Чтобы удалить все поля, форматирование, размер, диапазоны осей, фильтры, сортировки и контекстные фильтры на листе , щелкните Очистить лист на панель инструментов.

Чтобы очистить определенные аспекты представления, используйте раскрывающееся меню «Очистить лист».

Примечание. Использование команд очистки на панели инструментов не приводит к удалению история. Если вы решите, что не хотите очищать лист, нажмите кнопку «Отменить».

Дубликат листа

Если вы хотите использовать существующий лист в качестве отправной точки для дальнейшего исследования, вы можете продублировать этот лист. Дублированный лист содержит все те же поля и настройки, что и отправная точка для нового анализа.

Дублировать создает новую версию листа, информационной панели или истории, которые вы можете изменить, не влияя на исходный лист.

Чтобы дублировать активный лист, щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа (на Mac щелкните, удерживая клавишу Control) и выберите «Дублировать».

Примечание : Когда вы дублируете информационную панель, создается новая версия информационной панели, но она по-прежнему ссылается на исходные рабочие листы, которые использовались для создания информационной панели.

Дублировать как кросс-таблицу

Перекрестная таблица (иногда называемая сводной таблицей) — это таблица который суммирует данные в строках и столбцах текста. Это удобный способ отображения чисел, связанных с просмотром данных.

Чтобы создать новый лист кросс-таблицы на основе данных текущего листа, щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа (удерживая клавишу Control на Mac) и выберите Дублировать. как Crosstab. Или выберите Рабочий лист> Дублировать как перекрестную таблицу.

Это команда вставляет новый лист в вашу книгу и заполняет лист с кросс-таблицей данных из исходного листа. Панели мониторинга и истории нельзя дублировать в виде перекрестных таблиц.

Переименовать листы

Чтобы переименовать активный лист, щелкните правой кнопкой мыши (удерживая нажатой клавишу Control на Mac) лист на вкладке листа в нижней части книги, а затем выберите «Переименовать лист». .

Или дважды щелкните имя листа на вкладке листа, введите новое имя и нажмите Enter.

См. Основные данные на листе

Чтобы увидеть числа за метками на вашем экране

Наведите указатель мыши на значок или щелкните его, чтобы отобразить связанный данные во всплывающей подсказке. При открытой всплывающей подсказке щелкните команду Просмотр данных. вверху всплывающей подсказки для просмотра базовых данных.

Щелкните вид правой кнопкой мыши (без выбранных меток) и выберите команду Просмотреть данные.

Вы можете копировать и вставьте данные в Excel или другое приложение. Чтобы экспортировать базовые данные, нажмите «Экспортировать все».

Удалить листы

При удалении листа он удаляется из книги. В книге всегда должен быть хотя бы один рабочий лист.

Чтобы удалить активный лист, щелкните правой кнопкой мыши (удерживая нажатой клавишу «Control» на Mac) лист на вкладке листа в нижней части книги, а затем нажмите «Удалить». .

Таблицы, используемые на панели управления или истории, не могут быть удалены, но их можно скрыть.

Рабочий лист, используемый в качестве визуализации во всплывающей подсказке, можно скрыть или удалить.

Как быстро перемещать или копировать листы между книгами в Excel

Итог: Узнайте, как быстро перемещать или копировать листы между книгами.

Уровень квалификации: Начинающий

Видеоуроки


Перемещение листов между книгами

Если вы когда-либо перемещали лист из одной книги в другую, возможно, вы использовали контекстное меню, чтобы выбрать Переместить или Копировать .Но на самом деле вы можете перетащить лист прямо из одной открытой книги в другую.

  1. Просто щелкните вкладку с названием листа.
  2. Затем, удерживая кнопку мыши, перетащите ее.
  3. А затем отпустите его, где хотите, в новой книге.

Этот процесс полностью перемещает лист и не оставляет копию в книге «от». Однако, если вы хотите оставить лист там, а сделать копию на новый лист, процесс будет таким же простым.

Копирование листа в новую книгу

Чтобы создать копию , процесс идентичен описанному выше, за исключением того, что перед тем, как отпустить кнопку мыши на новом листе, вы собираетесь , удерживая клавишу Ctrl .

Это оставляет дубликатов листа в обеих книгах.

При копировании листа на значке курсора мыши по-прежнему отображается символ «плюс» (+).

Перемещение или копирование нескольких листов

Эти методы работают для перемещения или копирования нескольких листов одновременно.Просто выберите листы , которые вы хотите переместить или скопировать, прежде чем перетаскивать их. Вы можете выбрать несколько листов, удерживая нажатой клавишу Shift или Ctrl , щелкая листы, с которыми хотите работать.

К сожалению, вы не можете перемещать или копировать несколько листов, если один из выбранных листов содержит таблицу Excel . Это ограничение Excel. Листы со столиками нужно перемещать по одному.

Похожие сообщения

Если вам интересно, как я настроил параллельные книги в моем видео, я объясню этот процесс в этом посте: Советы по разделению экрана в Windows и Mac

И если вы хотите, чтобы создал информационную панель , подобную той, которую вы видели в видео, вы можете получить пошаговые инструкции здесь: Введение в сводные таблицы и информационные панели

Заключение

Просто быстрый совет, который упростит вам жизнь, перемещая листы между книгами ! Я надеюсь, что это помогает.

Какие ваши любимые советы и ярлыки в Excel? Очень хотелось бы услышать их в комментариях.

Редактирование одной и той же ячейки на нескольких листах (Microsoft Excel)

Обратите внимание: Эта статья написана для пользователей следующих версий Microsoft Excel: 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Excel в Office 365. Если вы используете более раннюю версию (Excel 2003 или более раннюю), этот совет может не работать для ты .Чтобы ознакомиться с версией этого совета, написанного специально для более ранних версий Excel, щелкните здесь: Редактирование одной и той же ячейки на нескольких листах.

Нет ничего необычного в том, что все рабочие листы в конкретной книге очень похожи друг на друга.Например, у вас может быть рабочая книга, содержащая данные вашего годового бюджета. Каждый рабочий лист в учебном пособии посвящен разному месяцу в году. Каждый рабочий лист содержит одинаковые строки, одинаковые столбцы и одинаковые формулы. Единственное, что может отличаться, — это заголовок на каждом листе — конечно, вместе с необработанными данными за каждый месяц.

Если ваши рабочие листы очень похожи друг на друга, Excel предоставляет очень простой способ изменить содержимое определенной ячейки на каждом листе одновременно.Просто выполните следующие действия:

  1. Выберите первый рабочий лист в серии, которую вы хотите отредактировать.
  2. Удерживая нажатой клавишу Shift , вы щелкаете вкладку последнего рабочего листа в серии, которую хотите отредактировать. Теперь должен быть выбран ряд листов. Excel также добавляет слово [Группа] в строку заголовка, чтобы указать, что у вас выбрана группа листов.
  3. Внесите изменения в рабочий лист, показанный на экране. Ваши изменения автоматически вносятся и на все остальные листы диапазона.
  4. Когда закончите, выберите один рабочий лист, щелкнув его вкладку. (Щелкните вкладку листа, кроме первой в диапазоне.)

Шаг 3 может показаться немного запутанным, но на самом деле это не так. Если у вас выбран диапазон листов и вы вводите формулу в ячейку D4, то та же формула вводится в ячейку D4 на каждом из выбранных листов. Это очень мощный инструмент, и Excel не будет уведомлять вас, если вы собираетесь перезаписать существующую формулу на одном из листов.Вот почему шаг 4 — отмена выбора рабочих листов — так важен. Если вы забудете это сделать, вы легко можете испортить все свои рабочие листы, даже не собираясь этого делать.

ExcelTips — ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel. Этот совет (10653) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Excel в Office 365. Вы можете найти версию этого совета для старого интерфейса меню Excel здесь: Редактирование одной и той же ячейки в нескольких листах .

Автор Биография

Аллен Вятт

Аллен Вятт — всемирно признанный автор, автор более чем 50 научно-популярных книг и многочисленных журнальных статей. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнать больше о Allen …

Переключение места редактирования

Excel позволяет редактировать содержимое ячейки в двух местах — «в самой ячейке» или в строке формул.Если вы хотите …

Открой для себя больше

Использование информации заголовка в качестве имени файла

Сохраните документ в первый раз, и Word услужливо предложит имя файла, которое вы можете использовать или изменить.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *