Сколько хранится кассовая книга: Порядок и сроки хранения банковских и кассовых документов

Содержание

Кассовая книга: сроки хранения и не только. Бухгалтер 911, № 14, Март, 2017

хранение и уничтожение документов, регистры бухучета Сколько хранить кассовую книгу, если проверки не было? В Перечне № 578/5** указано 3 года, но непонятна ссылка на ст. 186 .

О сроках хранения. В п. «г» ст. 352 Перечня № 578/5 срок хранения кассовых книг в общем случае определен как 3 года. Но с учетом примечаний к ст. 186 этого же Перечня.

Их два, и они следующие:

«1 — При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства .

2 — Документы, содержащие информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, — 5 лет.

»

Первое примечание как раз таки и касается случаев, когда кассовые книги не были затронуты проверкой. То есть универсальная рекомендация — безопаснее хранить их до назначения и окончания проведения проверки.

При этом сами налоговики в категории 109.15 ЗІР указывают, что после окончания календарного года кассовая книга, которая велась на бумажных носителях, хранится на предприятии в течение 36 календарных месяцев. Причем безо всяких оговорок относительно проверок . Важно что сейчас в части проверок налоговики сами в общем случае находятся под 3-годичным ограничением (согласно обновленному п. 102.1 НКУ).

Так что после 3 лет можно и не ждать «у моря погоды».

С каждого года новые кассовые книги не заводили, а продолжали заполнять старые. Чем это чревато и как исправить? Может, купить новые книги и переписать все за каждый год?

О порядке ведения. Вопрос более чем дискуссионный. В категории 109.15 ЗІР налоговики говорят, что нужно заводить новые кассовые книги с начала каждого года. Аргументируют они это тем, что в самой форме*** написано «Касова книга на 20____ р.».

При этом, если в кассовой книге остались незаполненные страницы (пустые), то на таких страницах проставляют прочерки или на первой пустой странице ставят дату окончания книги и заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

В то же время мы не считаем нарушением, если собственноручно продлить срок кассовой книги — дописать еще один год и вести ее дальше.

Виды и сроки хранения кассовых документов

Важнейшими задачами бухучета считаются не только корректное заполнение, но и строгое соблюдение сроков хранения кассовых документов.

Основные разновидности

К документации этого типа относятся:

  • Приходный кассовый ордер. Фиксирует каждый факт поступления денег в кассу. Состоит непосредственно из ПКО и отрывной части.
  • Расходный кассовый ордер. На основе этого документа осуществляется выдача наличных. Как и ПКО, составляется в единственном экземпляре. На руки лицам, получившим выплату, не выдается.
  • Кассовая книга. Учитывает все операции по выдаче и принятию денежных знаков кассой предприятия. Ведется в бумажной или электронной форме.
  • Расчетно-платежная ведомость. Этот документ отражает информацию об отработанном времени, денежных начислениях и удержаниях.
  • Платежная ведомость. Содержит информацию о выданной работникам зарплате и данные о выплатах иного рода.
  • Книга учета денежных средств. Заполняется и ведется кассиром, работающим в центральной кассе, которая обслуживает несколько подразделений предприятия. Отражает движение денежной наличности между ними.

Сроки хранения кассовых документов

Действующее законодательство устанавливает обязательный 5-летний срок хранения перечисленных выше кассовых документов (при отсутствии текущих ревизий). Отсчет надлежит вести с 1 января по истечении года создания ордера, книги или ведомости.

При судебных делах всю документацию необходимо сохранять до дня их завершения

Имеется оговорка и для сроков хранения ведомостей, отражающих расчет и выплату заработной платы и иных отчислений: если лицевые счета отсутствуют, эти документы запрещено уничтожать в течение 75 лет.

Как хранить документы

Закон предписывает хранить кассовые документы таким образом, который обеспечит их полную сохранность и целостность. При нарушении сроков хранения подобного рода документации на ответственных должностных лиц налагаются административные взыскания (штрафы).

Обращайтесь к профессионалам

Лучший способ организовать хранение документов на предприятии в полном соответствии с актуальными требованиями законодательства – обращение за помощью к профессионалам. Компания «Архивный Эксперт» окажет содействие в любых вопросах, касающихся хранения и архивирования документов.

Хранение кассовых документов — z отчетов, кассовых лент

Что такое кассовые документы

Этот термин обозначает документы, используемые для учета проводимых кассовых операций по получению денежных средств или их выдаче.

Хранение кассовых документов – это комплексная услуга ДатаБокс по управлению и накоплению в Центре хранения ленты, кассовых конвертов, Z-отчетов и других подобных документов.

Кто-то складывает все чеки в прозрачный файл, и отправляет его пылиться на дальней полке, кто-то аккуратно подклеивает все чеки на лист офисной бумаги, а затем из этих листов формирует подшивку. Кто-то еще и предварительно копирует чеки, та как оригиналы очень скоро будут нечитаемыми.

Но однозначно хранить кассовые чеки и контрольно-кассовые ленты необходимо. Для вашего удобства их можно отдать на ответственное хранение в ДатаБокс.

Говоря о хранении контрольных лент рб или других кассовых документов, подразумевают такие их разновидности:

  1. приходный кассовый ордер, выписываемый при поступлении в кассу денег;
  2. расходный кассовый ордер, выписываемый при расходовании денег из кассы;
  3. кассовая книга, отражающая все приходы и расходы финансов;
  4. книга учета, формируемая при условии, что в компании есть несколько кассиров;
  5. платежная и расчетно-платежная ведомости, составляемые для выплаты денег сотрудникам (зарплата, стипендии и пр.).

Главные первичные документы — акты, поручения, счета, накладные и т.д. Они подтверждают факт осуществления операции на предприятии и дату ее проведения, помогают контролировать работу и каждого работника, и структурного подразделения, а также осуществлять проверки.

Они отличается от аналогичных сроков, которые устанавливались для другой документации организации. Сколько хранить кассовые документы?

Если компания пользуется в своей работе кассовым оборудованием, то руководству надо знать о том, что в течение этого срока, установленного законодательством, плательщик обязан обеспечивать хранение чеков.

Срок хранения суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов) кассовых лент, приходных кассовых ордеров составляет 3 года после проверки соблюдения налоговых законов, при условии окончания проверки, которая проводилась в рамках ведомственного контроля (п. 177 Перечня).

При условии необеспечения должностными лицами компаний хранение кассовых чеков и других кассовых документов на протяжении указанного срока, плательщик понесет ответственность в виде штрафа размером в 4-35 базовых величин. Это прописано в ч. 3 ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Потому что, согласно законодательству Республики, кассовые документы должны таким образом храниться, чтобы они оставались сохранными и целостными. А в случае нарушения установленных законом сроков хранения контрольной ленты и другой подобного рода документации, административные взыскания в виде штрафов накладываются на ответственных должностных лиц.

Наша архивная компания готова обеспечить качественное хранение актов уничтожения z отчетов лент гашений и других кассовых документов. Окажем содействие в любом вопросе, который будет касаться хранения и архивирования кассовых документов.

Где и в течение какого времени должны храниться Z-отчеты? Каков порядок

В соответствии с п.1 ст.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
В связи с принятием указанного Закона все ранее принятые и не отмененные нормативные правовые акты действуют в части, не противоречащей данному Закону.

В соответствии с п.11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745, на всех контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке применяется контрольная лента (Z-отчет) и по каждой контрольно-кассовой машине ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе. Контрольные ленты, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за обеспечение хранения указанных документов несет руководитель организации.
Таким образом, Z-отчеты по контрольно-кассовой технике должны храниться в организации не менее 5 лет.
Что касается порядка составления отчетности и сдачи наличных денежных средств кассиром-операционистом, то это происходит следующим образом.
Кассир-операционист должен вести Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 в составе Унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций с применением ККМ, по каждой контрольно-кассовой машине. Согласно этому Постановлению журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет Кассовый отчет (форма КМ-6, утвержденная приведенным выше Постановлением Госкомстата России) и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру. Сдача денег в банк отражается в отчете. В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка.
После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации. К отчету кассира-операциониста прилагаются Z-отчеты, на основании которых он заполнен. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма N КМ-7, утвержденная приведенным выше Постановлением Госкомстата России).
Сводный отчет о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату, он составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.
О.И.Ястребцева
ЗАО «Юринформ В»
29.06.2004

В предусмотренный договором подряда срок организация-заказчик не оплатила выполненные работы, в связи с чем подрядчик подает иск в суд о возмещении причиненных убытков. в случае выигрыша в суде и получения денег по исполнительному листу в качестве возмещения причиненных убытков будут ли указанные денежные средства считаться доходом от реализации или внереализационным доходом?  »
Финансовые консультации »

База данных консультаций и рекомендаций по бухучету и налогам в Узбекистане.

19.07.21

С какой периодичностью сдается Расчет налога на прибыль юридических лиц с доходов нерезидентов, удерживаемых налоговым агентом у источника выплаты, по просьбе buxgalter.uz разъяснила директор организации налоговых консультантов «Assistance In Tax» Радмила КАРИМОВА:


19.07.21

ГНК разослал в персональные кабинеты налогоплательщиков уведомление со ссылкой на сравнительную таблицу ПИНФЛ сотрудников. В ней указаны ПИНФЛ (номер ИНПС), указанные в отчетах и документах организации, и реальные владельцы этих ПИНФЛ. Нужно все сверить и исправить у себя ошибки.


17.07.21

2018 йилда харидор қурувчи билан янги уйда квартира сотиб олиш учун шартнома тузди. Шартнома суммаси ҚҚСсиз бўлди, сабаби қурувчи ушбу солиқнинг тўловчиси бўлмаган. Ўша йилнинг ўзида харидор шартнома бўйича барча суммани тўлаган. Уй қурилиши якунлангандан кейин 2021 йилда қурувчи квартирани харидорга ўтказишни рад этди ва унга 2019 йилдан бошлаб у тўловчига айланганлиги муносабати билан ҚҚС суммасига шартнома қийматини оширилиши учун шартномага қўшимча келишув тузиш тўғрисида хабарнома йўллади. Қурувчининг бундай вазиятда қўшимча тўлов тўғрисидаги талаби қонунийми, буни buxgalter.uz илтимосига биноан Молия вазирлигининг Билвосита солиқлар ва божхона тўловлари методологияси бўлими бошлиғи Баҳодир БОЙҚОБИЛОВ тушунтирди:


17.07.21

2021 йил учун атроф табиий муҳит ифлослантирилганлиги учун компенсация тўловларини тўламаган ташкилотлар уларни оширилган миқдорлар бўйича тўлайдилар. Вазиятни buxgalter.uz илтимосига биноан Тошкент шаҳар экология ва атроф муҳитни муҳофаза қилиш бошқармаси бошлиғининг биринчи ўринбосари Фарҳод ДЕҲҚОНОВ тушунтирди:


17.07.21

Норезидентларга хизматлар кўрсатадиган маҳаллий компанияда қандай солиқ оқибатлари юзага келади: 1) агар мижозлар Ўзбекистонда жойлашган бўлса; 2) агар мижозлар хорижда турса, хизматлар эса интернет орқали тақдим этилса? Buxgalter.uz илтимосига биноан саволга “Assistance In Tax” солиқ маслаҳатчилари ташкилоти директори Радмила КАРИМОВА жавоб берди:


17.07.21

Организации, своевременно не оплатившие компенсационные выплаты за загрязнение окружающей среды за 2021 год, оплачивают их по повышенным размерам. Ситуацию по просьбе buxgalter.uz разъяснил первый заместитель начальника Ташкентского городского управления по экологии и охране окружающей среды Фарход ДЕХКАНОВ:


17.07.21

Покупатель в 2018 году заключил с застройщиком договор на приобретение квартиры в новом доме. Сумма договора была без НДС, т.к. застройщик не был плательщиком этого налога. В том же году покупатель оплатил всю сумму по договору. После завершения строительства дома в 2021 году застройщик отказался передавать квартиру покупателю, направив уведомление о заключении допсоглашения к договору на увеличение стоимости договора на сумму НДС в связи с тем, что он с 2019 года стал плательщиком. Правомерно ли требование застройщика о доплате в такой ситуации, по просьбе buxgalter.uz разъяснил начальник отдела методологии косвенных налогов Минфина Баходир БОЙКАБИЛОВ:


17.07.21

Какие налоговые последствия возникают у отечественной компании, которая оказывает услуги нерезидентам: 1) если клиенты находятся в Узбекистане; 2) если клиенты находятся за рубежом, а услуги предоставляются через интернет? По просьбе buxgalter.uz на вопрос ответила директор организации налоговых консультантов «Assistance In Tax» Радмила КАРИМОВА:


16.07.21

13 июль куни Президент томонидан Баҳоловчи ташкилотлар ва баҳоловчилар тўғрисида низомга ўзгартиришлар киритилди (13.07.2021 йилдаги ПФ-6261-сон Фармон). Тафсилотлар — buxgalter.uz шарҳида:


16.07.21

Ягона интерактив давлат хизматлари порталида жисмоний шахслар учун онлайн режимида ўз кредит тарихини билиш имконини берадиган янги сервис ишга туширилди. Buxgalter.uz тафсилотларни аниқлаштирди.


Делопроизводство в СНТ: бюрократия или необходимость

Как только речь заходит о каких-либо внутренних документах СНТ — положениях, реестрах, журналах, протоколах и прочих бумажных носителях фактов жизнедеятельности товарищества — как тут же неминуемо раздаются гневные комментарии о том, что лишние бумажки в СНТ не нужны, зачем разводить бюрократию, никому этого не надо, мы некоммерческая организация…

Однако, не всё так просто. Не нужны эти “бумажки” обычно до первого конфликта, проверки или судебного разбирательства. А там выясняется, что без них мало что можно предпринять и доказать, причем как председателю СНТ, так и рядовому садоводу. Яркий пример — протокол общего собрания. Важность этого документа мало кто рискнет оспорить.

Так что, пора поговорить о том, какие документы — бумажками их не назовешь! — всё-таки желательно содержать в порядке любому товариществу.

Кстати, теперь за делопроизводство в СНТ по закону отвечает председатель (ст.21 п.1 ФЗ-217). А порядок ведения делопроизводства и приема-передачи документов товарищества при смене правления и/или председателя должен быть прописан в уставе (п.8 ст.21 ФЗ-217).

Какие документы должны быть в СНТ

Учредительные: устав (все редакции), свидетельство ИНН, свидетельство ОГРН, свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ (при внесении изменений в устав, смене юридического адреса товарищества, смене председателя), протокол о создании СНТ (2002 — 2004 годы, когда СТ реорганизовывались в СНТ), документы о создании СТ (до 2002 года).
Учредительные документы потребуются в судах, при открытиии счета в банке, у нотариуса при заверении форм о смене председателя и внесении изменений в устав.

Правоустанавливающие на землю (территория ведения садоводства, ЗОП): постановление/приказ/акт о выделении земли товариществу (как правило, со списками садоводов — своеобразный первый реестр членов товарищества), постановление об утверждении границ территории товарищества (генплан и т.п.), свидетельство на земельный участок (Сейчас свидетельства не выдаются, собственник и другая информация по земельному участку указывается в выписке из ЕГРН), проект планировки территории, межевания и т.п.
Всё это нужно для четкого понимания того, сколько индивидуальных участков входит в территорию ведения садоводства, сколько земель общего пользования имеется, где их границы. Случай из судебной практики: товарищество не смогло доказать задолженность по взносам одного из садоводов, потому что не было документов, подтверждающих, что участок должника входит в границы территории данного садоводства. А о случаях самозахвата земель общего пользования можно написать не одну статью.

Управляйте СНТ
и ведите бухгалтерию
в одной программе!

Ведите бухгалтерию, выгружайте данные на готовый сайт для СНТ, собирайте показания счетчиков через приложение!


Бухгалтерские, финансовые документы, отчетность: кассовая книга, банковские выписки, учетная политика с приказами о ее утверждении, договоры, акты, товарные накладные, авансовые отчеты (с подтверждающими документами), документы по учету основных средств и материальных ценностей; отчетность (с пометкой о принятии, с чеком и описью при отправке почтой — это поможет подтвердить своевременную сдачу отчетности) .

Кадровые документы: договоры трудовые/ГПХ, трудовые книжки, заявления о приеме и увольнении, документы по начислению зарплаты, оформлению отпусков, больничных и т.п., личные карточки работников.

Переписка с госорганами и садоводами: заявления членов и индивидуалов, ответы на них; запросы товарищества в органы и ответы на них; журнал регистрации входящих-исходящих. Именно такие обращения и ответы — официальные, направленные на юридический адрес, зарегистрированные по форме — будут считаться юридически значимыми.

Реестр членов, все экземпляры с изменениями и датой внесения поправок (особенно при приеме или исключении из членов товарищества). О важности реестра мы уже писали ранее в статье “Реестр членов СНТ”.

Протоколы общих собраний, заседаний правления, ревизионной комиссии — обязательно с приложениями к ним (сметы и другие документы, утверждаемые на собраниях, листы регистрации, доверенности, бюллетени).

Могут быть еще внутренние положения/акты, регламентирующие тот или иной аспект жизни товарищества. Например, положение о ревизионной комиссии, правила противопожарного режима и т.п.
Можно ли обойтись без них? Можно, если все нюансы прописаны в уставе СНТ. Дело в том, что новый закон ФЗ-217 во многом лишь намечает некие вехи деятельности СНТ, а конкретики не дает. Механически перенести нормы закона в устав — плохая идея. Например, в уставе не прописали крайний срок перечисления взносов (да, бывает и такое!). И когда дело доходит до взыскания долгов через суд, оказывается, что долгов-то и нет — крайнего срока уплаты взносов нет, и задолженность не возникает.
Или нет в СНТ положения о ревизионной комиссии, и в уставе порядок ее работы не прописан детально. Комиссия начинает работать, возникают сомнения в правомочности действий ревизора — а ответов не найти, закон напрямую отсылает к уставу или положению.

О важности устава рассказывал наш юрист в статьях “Составляем устав СНТ правильно: рекомендации юриста” и “Частые ошибки при составлении устава СНТ”.

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов организации устанавливаются законом №125-ФЗ “Об архивном деле в РФ” от 22.10.2004, иными федеральными законами РФ и перечнями типовых документов. Например, для бухгалтерских документов — закон №402-ФЗ “О бухгалтерском учете” от 06.12.2011 в последней редакции (ст.29). Для управленческих документов — Перечень, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Общие правила таковы:

Первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение не менее пяти лет после отчетного года. А лучше дольше, как советуют опытные бухгалтеры.
Постоянно храним: книгу учета доходов и расходов, свидетельство о постановке на учет в налоговых органах, бухгалтерские балансы, отчет о прибылях и убытках, отчет о целевом использовании средств.

Кадровые документы — храним 75 лет. Это лицевые карточки, счета работников, реестры сведений о доходах физических лиц. Трудовые книжки сотрудников храним постоянно (если вдруг человек уволился, а книжку не забрал).

Протоколы общих собраний, заседаний правления, а также иные документы товарищества храним не менее 49 лет, согласно п.6 ст.21 ФЗ-217. Это новая норма, в старом ФЗ-66 сроки хранения документов не указывались. Что подразумевает законодатель под “иными документами” — не совсем ясно. Например, по общим правилам обращения граждан и ответы на них хранятся от 3 до 5 лет. Но заявления садоводов, видимо, придется хранить подольше. Каким образом будет обеспечиваться столь длительное хранение документов в СНТ — тоже вопрос.

По истечении необходимого срока хранения от ненужных уже документов захочется избавиться. Ибо шкафы в СНТ не резиновые. Порядок их уничтожения не регламентирован для СНТ. Целесообразно оформить этот процесс актом и уничтожить документы в присутствии членов правления.

Сайт для СНТ

Голосования, онлайн оплата, форум.
Работайте с собственниками удалённо!

Узнать больше

Касса в 1С Бухгалтерия 8.3

Работа с кассой и кассовыми документами — это неотъемлемая часть бухгалтерской деятельности. Она включает установку лимита кассы, учет поступления денежных средств через приходный кассовый ордер (ПКО) и учет расхода через расходный кассовый ордер (РКО). Рассмотрим каждый вид операций по порядку.

Лимит кассы

Каждая крупная организация, которая работает с наличными деньгами, должна устанавливать лимит кассы – это регламентируется Указанием Банка РФ. Исключение составляют малые компании и предприниматели. Установленный лимит кассы нельзя превышать, но можно ежемесячно менять, это должно быть подтверждено документально, подписанным приказом руководства. В противном случае можно получить штраф от налогового инспектора.

Лимит кассы или лимит остатка наличных денег в кассе это — максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.

Теперь выясним, как в программе 1С Бухгалтерия 8.3 установить лимит кассы. Для этого нужно перейти во вкладку меню «Справочники», раздел «Предприятие», справочник «Организация». Заходим в настройки организации и в верхней панели нажимаем «Еще», выбираем пункт «Лимиты остатка кассы»:

Попадаем в заполнение документа. Нажимаем клавишу «Создать». В открывшемся окошке вводим дату, с которой будет действовать данная настройка, и вводим размер лимита кассы, то есть указываем сумму наличных, которая может находиться в кассе.

Жмем «Записать и закрыть». Лимит указан. Это периодическая настройка. Если, допустим, хотим, чтобы через месяц действовал другой лимит, то создаем новый документ с нужной датой, указываем размер лимита и проводим. Все документы можно просмотреть в журнале:

Перейдем теперь во вкладку меню «Банк и касса» и посмотрим, какие журналы в себя включает раздел «Касса»:

  • Кассовые документы – это приходные и расходные кассовые ордера;
  • Оплаты платежными картами – это эквайринг;
  • Авансовые отчеты – позволяют отчитываться подотчетным лицам;
  • Управление фискальным регистратором – позволяет закрыть смену, сделать X-отчет и Z-отчет;
  • Управление эквайринговым терминалом – позволяет произвести настройку данного терминала.

Приходные кассовые ордера

Теперь рассмотрим подробно кассовые документы. Начнем с приходных кассовых ордеров. Они оформляются через кнопку «Поступление». С помощью ПКО можно сделать большое количество операций. Это определяется пунктом «Виды операций»:

  • Оплата от покупателя;
  • Розничная выручка;
  • Возврат от подотчетного лица;
  • Возврат от поставщика;
  • Получение наличных в банке;
  • Получение займа от контрагента;
  • Получение кредита в банке;
  • Возвращение займа контрагентом;
  • Возврат займа работником;
  • Прочий приход.

Теперь посмотрим заполнение приходного ордера по каждому виду подробно.

Вид операции «Оплата от покупателя»

Заполняются поля:

  • «Контрагент» — выбираем название организации, от которой поступила оплата наличными;
  • «Сумма» — указываем размер поступившей оплаты;
  • В табличной части необходимо заполнить;
  • «Договор»;
  • «Способ погашения».

По документу формируется проводка Дт50.01 — Кт62.01 – поступление от покупателя.

После проведения документа внизу появляется настройка «Реквизиты печатной формы». Здесь можно указать информацию, которая будет отображаться при печати ПКО:

  • Принято от — название организации;
  • Основание – наименование документа и номер;
  • Приложение;
  • Комментарий.

Печать осуществляется через клавишу вверху экрана «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Печатаем и отдаем на подпись.

Если подключен фискальный регистратор, то через кнопку «Напечатать чек», которая находится на верхней панели, можно распечатать чек. Обратите внимание, что в ПКО можно добавить неограниченное количество строк. Сделано это для того, чтобы можно было разделить оплату либо по договорам, либо по статьям движения средств. Для примера добавим еще одну строку, разделим сумму поступления и укажем статью ДДС – «Прочие поступления». А счет расчетов 62.01.

Проведем документ и посмотрим сформировавшиеся проводки. Единственное, что изменилось, эта сумма разбилась на две части:

  • Дт50.01 — Кт62.01 – оплата от покупателей;
  • Дт50.01 — Кт62.01 – прочие поступления.

Вид операции «Розничная выручка»

Заполняются поля:

  • Вид операции – розничная выручка;
  • Номер и дата формируются автоматически;
  • Склад – указываем розничный склад;
  • Сумма выручки;
  • Статья ДДС – розничная выручка.

Проверяем, проводим. При необходимости отправляем на печать и отдаем на подпись.

Вид операции «Возврат от подотчетного лица»

Здесь заполняем:

  • Вид операции – возврат от подотчетного лица;
  • Номер и дата – пропускаем;
  • Подотчетное лицо – вводим данные, от кого принимаем возврат денежных средств;
  • Сумма;
  • При необходимости заполняем пункт «Реквизиты печатной формы» — будет отображаться при печати ПКО.

Печатаем и отдаем на подпись.

Проводка по этому виду будет выглядеть так: Дт50.01 — Кт71.01.

Вид операции «Возврат от поставщика»

Заполняются:

  • Вид операции – возврат от подотчетного лица;
  • Контрагент – название организации, от которой принимаем возврат;
  • Сумма платежа;
  • Договор;
  • Все остальное заполняет программа самостоятельно;
  • При необходимости заполняем «Реквизиты печатной формы».
  • Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Формируется проводка Дт50.01 — Кт60.01

Вид операции «Получение наличных в банке»

В данном случае нужно проставить только вид операции и сумму, а все остальные параметры программа заполнит автоматически. Остается только проверить и провести документ. Печатаем и отдаем на подпись. Если посмотреть проводку, то отразится движения средств с расчетного счета в кассу: Дт50.01 — Кт51:

Вид операции «Получение займа от контрагента»

Заполняем:

  • Вид операции;
  • Контрагент – от кого получаем заем;
  • Сумма платежа;
  • Договор – должен быть прочим;
  • Статья ДДС – получение кредитов и займов;
  • Счета расчетов – 67.03.

Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Смотрим проводки: Дт50 — Кт67.03 – получение денежного займа/кредита.

Вид операции «Получение кредита в банке»

Заполняется аналогично предыдущему виду, только в поле «Контрагент» нужно указать название банка. Контрагента необходимо ввести заранее. Счет учета здесь проставляется по умолчанию.

Вид операции «Возврат займа контрагентом»

Заполняем:

  • Вид операции;
  • Контрагент
  • Сумма платежа;
  • Договор – в данном виде должен быть «Прочие»;
  • Счета расчетов – 58.03 (Предоставленные займы).

Проводим. Если нужно заполняем «Реквизиты печатной формы», отправляем на печать и отдаем на подпись.

Вид операции «Возврат займа работником»

Данный вид заполняется аналогично, только указываем не контрагента, а физическое лицо. Прописываем сумму. Проводим, заполняем если нужно настройки печатной формы. Печатаем, отдаем на подпись. В проводке будет отображаться Дт50.01 — Кт73.01 – поступление от погашения займов.

Вид операции «Прочий приход»

Здесь можно указать любой счет, любую аналитику. С помощью операции «Прочий приход» можно оформить все те операции, которые рассматривали ранее.

Если возникла необходимость оприходовать поступление денежных средств в валюте, то нужно проставить счет 50.21 (Касса организации в валюте). Становится доступным выбор валюты, которая нужна. По кассе, аналогично банковским документам, происходит переоценка валюты и расчет курсовых разниц.

Расходные кассовые ордера

Теперь рассмотрим расходные кассовые ордера (РКО). Оформляются они в журнале «Кассовые документы», через клавишу «Выдача». Заполнение аналогично ПКО, только операция обратная. С помощью РКО можно оформить документы:

  • Оплата поставщику;
  • Возврат покупателю;
  • Выдача подотчетному лицу;
  • Выплата заработной платы по ведомостям;
  • Выплата заработной платы работнику;
  • Выплата сотруднику по договору подряда;
  • Взнос наличных в банк;
  • Возврат займа контрагенту;
  • Возврат кредита банку;
  • Выдача займа контрагенту;
  • Инкассация;
  • Выплата депонированной заработной платы;
  • Выдача займа работнику;
  • Прочий расход.

РКО отличаются от ПКО некоторыми видами операций. Заострим на них внимание.

Вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям»

Здесь обязательно указывать ведомость на выплату заработной платы, которая должна быть заблаговременно заполнена и подготовлена в программе. В поле «Сумма» прописывается общая сумма из ведомости.

Вид операции «Выплата заработной платы сотруднику»

Отличается от предыдущей тем, что здесь указывается конкретный получатель (сотрудник). Также обязательно указать платежную ведомость.

Вид операции «Выплата сотруднику по договору подряда»

Заполняется аналогично на конкретного получателя. Статья ДДС будет указана – оплата поставщикам (подрядчикам):

В проводках будет отображаться Дт76.10 — Кт50.01:

Вид операции «Инкассация»

Используется для перемещения денежных средств между офисами, магазинами. Здесь используется счет – 57.01

Вид операции «Выплата депонированной заработной платы»

Депонированная заработная плата – это оплата труда, которую сотрудник по каким-то причинам не смог получить вовремя в течение срока, установленного в организации. Заполняется:

  • Получатель;
  • Сумма;
  • И обязательно указывается ведомость.

Вид операции «Прочие расходы»

Аналогичен прочим приходам. Через эту операцию можно провести все предыдущие. Распечатать РКО можно также прямо из документа через клавишу «Расходный кассовый ордер (КО-2)».

Через клавишу «Создать на основании», прямо из журнала «Кассовые документы», можно создать некоторые документы. На основании ПКО:

  • Выдача наличных;
  • Отражение начисления НДС;
  • Счет-фактура выданный.

На основании РКО:

  • Поступление на расчетный счет;
  • Счет-фактура выданный;
  • Счет-фактура полученный.

Отметим, что ввод кассового документа возможен практически из каждого документа покупки и продажи. Например, если зайти в журнал «Реализация», то через клавишу «Создать на основании» можно оформить поступление наличных:

А если пройти в журнал «Поступления», через эту же эту же клавишу «Создать на основании» можно оформить выдачу наличных:

В журнале «Кассовые документы» можно распечатать кассовую книгу. Нужно задать период в шапке и нажать «Сформировать». В печатной форме выглядит как отчет. Для этого нужно нажать на соответствующую кнопку в верхней панели «Кассовая книга».

Если нажать на клавишу «Показать настройки», то можно видоизменить печатную форму путем проставления галочек:

  • Формировать обложку и завершающий лист;
  • Выводить основания кассовых ордеров;
  • Нумерация листов кассовый книги с.

Будет выглядеть вот так:

Остатки в кассе можно узнать двумя способами: через кассовую книгу и оборотно-сальдовую ведомость по счету.

Кассовая книга. Данный отчет выводит информацию о наличии денежных средств на начало рабочего дня, на конец рабочего дня и оборот.

Оборотно-сальдовая ведомость. Здесь нужно задать период и указать счет кассы – 50.

Определение кассовой книги

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга — это финансовый журнал, который содержит все денежные поступления и выплаты, включая банковские депозиты и снятие средств. Записи в кассовой книге затем разносятся в главную книгу.

Ключевые выводы

  • Кассовая книга — это дочерняя компания главной книги, в которой регистрируются все операции с денежными средствами в течение периода.
  • Кассовая книга ведется в хронологическом порядке, а баланс постоянно обновляется и проверяется.
  • Более крупные организации обычно делят кассовую книгу на две части: журнал кассовых выплат и журнал кассовых поступлений.
  • Кассовая книга отличается от кассового счета тем, что это отдельная книга, в которой регистрируются кассовые операции, тогда как кассовый счет — это счет в главной книге.
  • Существует три распространенных типа кассовых книг: одинарная, двойная и тройная.

Общие сведения о кассовой книге

Кассовая книга является дочерней по отношению к главной книге, в которой все операции с денежными средствами, совершенные в течение отчетного периода, регистрируются в хронологическом порядке.Более крупные организации обычно делят кассовую книгу на две части: журнал денежных выплат, в котором регистрируются все денежные выплаты, и журнал денежных поступлений, в котором регистрируются все денежные средства, полученные в бизнес.

Журнал выплаты денежных средств будет включать такие элементы, как платежи поставщикам для уменьшения кредиторской задолженности, а журнал денежных поступлений будет включать такие элементы, как платежи клиентов по непогашенной дебиторской задолженности или продажи за наличные.

Основная цель кассовой книги — эффективное управление денежными средствами, упрощение определения остатков денежных средств в любой момент времени, что позволяет менеджерам и бухгалтерам компании эффективно планировать свои денежные средства, когда это необходимо.Также гораздо быстрее получить доступ к информации о наличных деньгах в кассовой книге, чем при отслеживании кассовых операций через бухгалтерскую книгу.

Все операции в кассовой книге имеют две стороны: дебетовую и кредитную. Все денежные поступления регистрируются слева как дебет, а все денежные выплаты записываются по дате справа как кредит. Разница между левой и правой частями показывает остаток денежных средств в кассе, который должен быть чистым дебетовым сальдо, если денежный поток положительный.

Кассовая книга построена по столбцам.Существует три распространенных версии кассовой книги: одинарная, двойная и тройная. Кассовая книга, состоящая из одной колонки, показывает только поступления и выплаты наличными. Кассовая книга с двумя столбцами показывает денежные поступления и платежи, а также подробную информацию о банковских операциях. Кассовая книга с тремя столбцами отображает все вышеперечисленное, а также информацию о скидках на покупку или продажу.

Типичная кассовая книга с одним столбцом будет иметь эти четыре заголовка столбца: «дата», «описание», «ссылка» (или «номер фолио») и «сумма».Эти заголовки присутствуют как для левой стороны, показывающей квитанции, так и для правой стороны, показывающей платежи. Столбец даты — это дата транзакции.

Поскольку кассовая книга постоянно обновляется, она будет вестись в хронологическом порядке по транзакциям. В столбце описания бухгалтер записывает краткое описание или повествование о транзакции. В справочном столбце или столбце фолио бухгалтерской книги бухгалтер вводит номер счета для соответствующего счета главной книги. Сумма транзакции записывается в последнем столбце.

Кассовая книга против. Денежный счет

Кассовая книга и кассовый счет несколько различаются. Кассовая книга — это отдельный регистр, в котором регистрируются кассовые операции, тогда как кассовый счет — это счет в главной книге. Кассовая книга служит как журналу, так и бухгалтерской книге, тогда как кассовый счет устроен как бухгалтерская книга. Подробные сведения или рассказ об источнике или использовании средств требуются в кассовой книге, но не в кассовом счете.

Существует множество причин, по которым бизнес может регистрировать транзакции, используя кассовую книгу вместо кассового счета.Легко получить доступ и определить ежедневные остатки денежных средств. Ошибки можно легко обнаружить с помощью проверки, а записи поддерживаются в актуальном состоянии, так как баланс проверяется ежедневно. Остатки на счетах наличности обычно сверяются в конце месяца после выпуска ежемесячной банковской выписки.

Примеры формата кассовой книги

Кассовая книга с одной колонкой
Дата Описание Лист № Полученная сумма Дата Описание Лист № Выплаченная сумма
Кассовая книга с двумя колонками
Дата Описание Лист № Полученная сумма Скидка Дата Описание Лист № Выплаченная сумма Скидка
Кассовая книга с тремя колонками
Дата Описание Лист № Полученная сумма Скидка Банк Дата Описание Лист № Выплаченная сумма Скидка Банк

Часто задаваемые вопросы

Для чего нужна кассовая книга?

Кассовая книга является дочерней по отношению к главной книге, в которой все операции с денежными средствами, совершенные в течение отчетного периода, регистрируются в хронологическом порядке.Основная цель кассовой книги — эффективное управление денежными средствами, упрощение определения остатков денежных средств в любой момент времени, что позволяет менеджерам и бухгалтерам компании эффективно планировать свои денежные средства, когда это необходимо. Также гораздо быстрее получить доступ к информации о наличных деньгах в кассовой книге, чем при отслеживании кассовых операций через бухгалтерскую книгу.

Каковы два компонента кассовой книги?

Более крупные организации обычно делят кассовую книгу на две части: журнал денежных выплат, в котором регистрируются все денежные выплаты, и журнал денежных поступлений, в котором регистрируются все денежные средства, полученные в бизнес.Журнал выплаты денежных средств будет включать такие элементы, как платежи поставщикам для уменьшения кредиторской задолженности, а журнал денежных поступлений будет включать такие элементы, как платежи клиентов по непогашенной дебиторской задолженности или продажи за наличные.

В чем разница между кассовой книгой и кассовым счетом?

Кассовая книга и кассовый счет несколько различаются. Кассовая книга — это отдельный регистр, в котором регистрируются кассовые операции, тогда как кассовый счет — это счет в главной книге.Кассовая книга служит как журналу, так и бухгалтерской книге, тогда как кассовый счет устроен как бухгалтерская книга. Подробные сведения или рассказ об источнике или использовании средств требуются в кассовой книге, но не в кассовом счете.

Investopedia требует, чтобы писатели использовали первоисточники для поддержки своей работы. Сюда входят официальные документы, правительственные данные, оригинальные отчеты и интервью с отраслевыми экспертами. При необходимости мы также ссылаемся на оригинальные исследования других авторитетных издателей.Вы можете узнать больше о стандартах, которым мы следуем при создании точного и непредвзятого контента, в нашем редакционная политика.
  1. AccountingTools.com. «Определение кассовой книги». По состоянию на 27 апреля 2021 г.

  2. GoCardless.com. «Как использовать кассовую книгу в бухгалтерском учете». По состоянию на 27 апреля 2021 г.

  3. KeyDifferences.com. «Разница между кассовой книгой и кассовым счетом». По состоянию на 27 апреля 2021 г.

Сравнить счета

Раскрытие информации рекламодателя

×

Предложения, представленные в этой таблице, поступают от партнерств, от которых Investopedia получает компенсацию.Эта компенсация может повлиять на то, как и где появляются объявления. Investopedia не включает все предложения, доступные на торговой площадке.

Как использовать кассовую книгу в бухгалтерском учете

Ведение подробной кассовой книги — это жизненно важный бухгалтерский процесс, который должен понимать и выполнять каждый бизнес. Кассовые книги помогают предприятиям эффективно управлять своими финансами, помогая составить бюджет на будущее, точно отслеживая финансовые изменения по мере их изменения. Они также позволяют предприятиям получать доступ к информации о своих денежных средствах быстрее, чем при просмотре главной книги.

Главная книга содержит всю информацию, необходимую для подготовки финансовой отчетности, с указанием счетов по активам и обязательствам, собственному капиталу, расходам и доходам. «Счета» в этом смысле не обязательно являются отдельными банковскими счетами, они описывают различные категории финансов, такие как счета активов, счета обязательств, счета операционных расходов, счета доходов, счета денежных средств и так далее.

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга в бухгалтерском учете подробно фиксирует все кассовые операции.Это отличается от кассового счета, который отображается в главной книге. Денежный счет больше похож на бухгалтерскую книгу, тогда как кассовая книга может работать как в качестве журнала, так и в качестве главной книги. Кассовая книга — это книга первичных записей и может быть отнесена к особому журналу. Кроме того, поскольку он записывает кредитовые и дебетовые записи в форме счета, он может выступать в качестве вспомогательной книги.

Это означает, что кассовая книга содержит больше деталей, чем кассовый счет.

Кассовая книга содержит подробные сведения обо всех операциях по получению и оплате наличных для компании в хронологическом порядке, но также может включать операции по банковскому счету, которые мы объясним ниже.

Здесь «наличные» обозначают любую немедленную оплату наличными за товар или услугу. Сюда входят не только операции с банкнотами и монетами, но и такие вещи, как рыночные операции с акциями, при условии, что платеж осуществляется незамедлительно. Дебетовые платежи считаются наличными, поскольку деньги сразу же удаляются со счета, в то время как транзакции, такие как покупка в кредит, чеки и денежные переводы, считаются транзакциями банковского счета.

Запись транзакций через кассовую книгу, а не через кассовый счет, означает, что легче отслеживать и контролировать остатки денежных средств, а также легче выявлять ошибки или ошибки, поскольку они предоставляют более подробную информацию.Кассовые книги обычно обновляются и проверяются на ходу, в отличие от кассовых счетов, которые обычно сверяются раз в месяц.

Типы кассовых книг в бухгалтерском учете

Существует ряд различных типов кассовых книг, которые может использовать бизнес. Самый простой — это кассовая книга в одну колонку.

В кассовой книге, состоящей из одного столбца, поступления будут регистрироваться слева, а платежи или выплаты наличных — справа. Квитанции называются «дебетовой записью», а платежи — «кредитной записью».’Дебет описывает бухгалтерскую проводку, которая приводит к увеличению активов или уменьшению обязательств по балансу компании, тогда как кредит описывает обратное.

Более крупные компании могут разделить свою кассовую книгу на два отдельных журнала — кассовую книгу и кассовую книгу. В книге денежных выплат подробно описываются все платежи, произведенные поставщикам, а в книге кассовых чеков отображаются все платежи, произведенные бизнесу.

В кассовой книге с двумя или двумя столбцами дополнительный столбец может использоваться для записи сведений о скидках, разрешенных на стороне денежных поступлений, и скидках, полученных на стороне денежных выплат.Второй столбец может также использоваться для записи операций по банковскому счету в дополнение к кассовым операциям, обычно регистрируемым в кассовой книге.

Кассовая книга с тремя столбцами записывает все три — кассовые операции, скидки на покупку и продажу и операции с банковскими счетами.

Между тем, мелкая кассовая книга используется для регистрации незначительных повседневных денежных расходов. Вы можете использовать кассовую книжку для отслеживания небольших расходов, таких как чай и кофе в офисе, бумага для принтера или канцелярские товары.Многие организации используют систему авансовых платежей как кассу.

Шаблон кассовой книги

Есть много способов структурировать кассовую книгу, но вы можете использовать приведенный ниже пример кассовой книги в качестве руководства:

Дата

Описание

Ledger Folio Reference (LF)

наличные деньги

Банк

Скидка

Эта таблица представляет собой одну сторону кассовой книги с тремя столбцами, скажем, для дебетовых проводок / квитанций.Та же структура таблицы будет отражена на другой стороне для кредитовых записей / платежей. Фолио главной книги показывает номер страницы, на которой запись отображается в главной книге. В разделах «Наличные», «Банк» и «Скидка» вы можете ввести суммы для каждой соответствующей транзакции. Кассовая книга с одним или двумя столбцами будет идентична, но без столбца для банка, скидки или того и другого.

Кассовые книги помогают обеспечить лучшую видимость и точность, когда речь идет о расходах компании, что помогает при финансовом планировании и составлении бюджета, а также помогает оптимизировать процессы бухгалтерского учета, такие как обязательные налоговые проверки.Особенно важно внимательно следить за расходами в столь многих организациях, работающих удаленно — не имея возможности физически видеть каждую транзакцию, кассовая книга помогает все контролировать.

Мы можем помочь

GoCardless поможет вам автоматизировать сбор платежей, сократив количество администраторов, с которыми ваша команда должна иметь дело при поиске счетов. Узнайте, как GoCardless может помочь вам со специальными или регулярными платежами.

GoCardless используется более чем 55 000 компаний по всему миру.Узнайте больше о том, как вы можете улучшить обработку платежей в своем бизнесе уже сегодня.

Узнать большеЗарегистрироваться

Кассовая книга: определение, типы, пример, формат

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга содержит кассовые операции, поступающие в бизнес и вне его. 2 типа кассовой книги: (1) общая кассовая книга и (2) мелкая кассовая книга. Общая кассовая книга подразделяется на кассовую книгу с одинарным, двойным и тройным столбцами.

Основная книга, в которой операции кассовых поступлений и платежей регистрируются в хронологическом порядке дат с пояснениями, а баланс составляется в конце дня или определенного периода, называется кассовой книгой.

Среди финансовых операций, вызывающих озабоченность, гораздо большее значение имеют операции с наличными деньгами.

Поэтому они записываются в отдельную бухгалтерскую книгу.

Поскольку все кассовые операции записываются в этой книге в формате счета главной книги, отдельный счет наличности в главной книге не требуется.

Пример кассовой книги

Владелец может узнать точную кассовую позицию своего бизнеса по кассовой книге. Кассовая книга Т-образной формы состоит из двух сторон: левая сторона означает дебетовую сторону, а правая часть означает кредитную сторону.

Дебетовая сторона означает денежные поступления, а кредитная сторона — денежные выплаты.

Все квитанции записываются на квитанциях, а все выплаты наличных записываются на платежной стороне кассовой книги.

В конце дня или определенного периода составляются итоги поступлений и платежей, а разница между этими двумя итогами отображается как баланс.

Этот остаток показывает количество наличных денег в руках организации.

Кассовая книга — это книга, в которой ведется учет поступлений и выплат денег.

Важность кассовой книги

Кассовая книга имеет следующие характеристики;

  1. Поскольку в кассовой книге регистрируются только кассовые операции, это специальный журнал.
  2. Кассовая книга служит журналу и главной книге.
  3. В кассовой книге всегда отображается дебетовое сальдо.
  4. Остаток кассовой книги всегда означает наличные деньги в кассе.Остаток кассовой книги и кассы кассы должен быть равным.
  5. Безналичные операции кассовых книг переводятся на соответствующий счет в главной книге.

Кассовая книга — это одновременно журнал и бухгалтерская книга

Некоторые бухгалтеры называют кассовую книгу журналом, а некоторые другие — бухгалтерской книгой. Современные бухгалтеры называют кассовую книгу одновременно журналом и бухгалтерской книгой.

Кассовая книга журнальная; потому что: —

  • После операций они записываются в кассовую книгу в хронологическом порядке дат с пояснениями, как в журнале.
  • Как проводки проводятся в регистр из журнала, отслеживается в случае разноски проводок в регистр из кассовой книги.
  • Поскольку отдельные специальные журналы ведутся для различных операций, кассовая книга ведется аналогично для кассовых операций.
  • Денежные операции учитываются в кассовой книге по дебету и кредиту.
  • Кроме кассовой книги, дочерний журнал для кассовых операций не ведется.

По всем этим характеристикам кассовая книга называется журналом.

Кассовая книга — бухгалтерская книга; потому что: —

  • Формат кассовой книги аналогичен формату счета главной книги.
  • Подобно счету главной книги, кассовая книга состоит из двух сторон — дебетовой и кредитной, если они подготовлены в формате «T».
  • Подобно счетам главной книги, остаток кассовой книги определяется и переносится на пробный баланс.
  • Кассовая книга служит для кассового счета. В таком случае кассовый счет не готовится в бухгалтерской книге.

Кассовая книга называется бухгалтерской книгой из-за ее вышеупомянутых характеристик. Это очень очевидно из приведенного выше обсуждения. Кассовая книга — это одновременно журнал и бухгалтерская книга, поскольку она содержит все функции журнала и главной книги и служит целям обоих.

Преимущества кассовой книги

  1. Кассовые поступления и денежные выплаты за определенный период можно легко проверить по кассовой книге.
  2. Поскольку кассовые операции регистрируются в кассовой книге, становится удобным находить любые кассовые операции для использования в будущем.
  3. Это позволяет избежать журналирования крупных кассовых операций.
  4. Сумму наличных денег можно узнать в любой момент, и ее можно сравнить с наличными в кассовом ящике. Это обеспечивает точность кассовой книги и обнаруживает »неправомерное использование или хищение наличных денег.
  5. Кассовая книга сводит к минимуму время и трудозатраты на подготовку книги, поскольку она выполняет функции журнала и книги.
  6. Правильное ведение кассовой книги влияет на нравственность кассира, которая удерживает его от кражи наличных денег.

Для надлежащего ведения кассовых книг принимаются превентивные меры во избежание мошенничества и подделки.

Например;

Должностные лица, которым поручено оформление кассовых книг, размещаются в отдельном помещении, и доступ посторонних сотрудников туда ограничен.

Типы кассовой книги

Обычно кассовая книга бывает двух типов:

  1. Общая кассовая книга.
  2. Мелкая кассовая книга.

Подробно описаны 3 вида общих кассовых книг.

  1. Кассовая книга с одной колонкой,
  2. Кассовая книга с двумя колонками,
  3. Кассовая книга с тройной колонкой.

1. Кассовая книга с двумя столбцами

Кассовая книга, содержащая две денежные колонки — кассовую колонку и банковскую колонку с обеих сторон для записи наличных денег и банковских операций, называется кассовой книгой с двумя колонками.

Все денежные поступления и все банковские депозиты регистрируются на дебетовой стороне, а все платежи наличными и все платежи через чеки регистрируются на кредитной стороне этой кассовой книги.

Денежные поступления регистрируются в денежном столбце дебетовой стороны, а денежные выплаты регистрируются в денежном столбце кредитной стороны. Наличные деньги и чеки, депонированные в банке, регистрируются в столбце банка стороны дебета, а оплата чеками регистрируется в столбце банка стороны кредита.

Дебетовое сальдо двойной колонки кассовой книги показывает наличные деньги в кассе и наличные деньги в банке на конкретную дату беспокойства.

В столбце банка может быть кредитовый баланс, указывающий на банковский овердрафт или превышение суммы, снятой с депозитов.

Метод подготовки двухколоночной кассовой книги

Подготовка двухколоночной кассовой книги почти аналогична подготовке кассовой книги с одной колонкой. Система двухколоночной кассовой книги была введена, чтобы избежать сложностей при разноске банковских операций в одной колонке кассовой книги.

Здесь все банковские операции записываются непосредственно в столбцы банка.

При составлении двухколоночной кассовой книги следует иметь в виду, что все виды денежных поступлений должны регистрироваться в денежной колонке дебетовой стороны, а все банковские депозиты должны регистрироваться в банковской колонке дебетовая сторона.

С другой стороны, платежи наличными регистрируются в столбце «Денежные средства» на стороне кредита, а платежи посредством чеков — на стороне дебета.

2. Кассовая книга тройного столбца

Кассовая книга, содержащая три денежные столбцы с обеих сторон, называется кассовой книгой тройного столбца. Столбцы: «Наличные», «Банк» и «Скидка».

В кассовой книге тройного столбца с обеих сторон есть три денежных столбца для записи операций, относящихся к наличным деньгам, банку и дисконту.

Как и в двойном столбце, кассовые поступления и банковские депозиты регистрируются в столбце «Дебетовая касса» и «Банк» соответственно в кассовой книге тройного столбца, а платежи наличными и оплата чеком регистрируются в столбце «Кредитовая касса» и в банке столбец соответственно.

Скидка, предоставляемая клиенту при дебетовании, записывается в столбце дебетовой скидки кассовой книги тройного столбца, а скидка, полученная от поставщиков или кредиторов при совершении платежа, записывается в столбце кредитных скидок кассовой книги тройного столбца.

При составлении кассовой книги тройного столбца необходимо внимательно учитывать, что балансировать столбцы скидок не требуется.

Столбцы дисконта общей суммы долга и столбца дисконта общей суммы кредита рассматриваются как отдельные сальдо.

Столбец дисконта по общей сумме долга означает расходы, а столбец общего дисконта по кредиту означает доход.

Преимущества кассовой книги тройной колонки

Преимущества кассовой книги тройной колонки указаны ниже:

  • Экономия времени и трудозатрат Значительная экономия времени и труда благодаря ведению кассовой книги тройной колонки , банковский счет и дисконтные счета не нужно готовить в бухгалтерской книге.
  • Знание кассовых остатков и банковских остатков Кассовые и банковские остатки при необходимости можно легко узнать из кассовой книги тройной колонки.
  • Зная доход от дисконтирования и расход по дисконту, доход от дисконтирования и расходы по дисконту можно легко узнать из столбца общей кредитной скидки и столбца дебетовой скидки кассовой книги тройного столбца.

3. Мелкая кассовая книга

Компании поддерживают два типа мелкой кассовой книги для всех кассовых операций предприятия.

  1. Колоночная кассовая книга
  2. Суммарная кассовая книга.

Книга, содержащая записи обо всех денежных поступлениях и вывозе из бизнеса, называется Кассовой книгой.

Кассовая книга — бухгалтерия

Определение и объяснение:

Почти на всех предприятиях необходимо хранить небольшие суммы наличных денег у кассира или мелкого кассира для покрытия небольших расходов, таких как почтовые расходы, телеграммы, канцелярские и офисные принадлежности и т. Д.Держащаяся таким образом денежная сумма, обычно называемая мелкой кассой и книгой, в которой регистрируются мелкие денежные расходы, называется книгой мелкой кассы .

В крупных коммерческих домах кассиру приходится ежедневно обрабатывать большое количество квитанций и платежей, и если в дополнение к этому он будет дополнительно обременен мелкими денежными выплатами, его положение станет затруднительным. Кроме того, в крупных коммерческих учреждениях чаще всего все поступления и платежи производятся через банк.Поскольку такие расходы, как почтовые расходы, телеграммы, поездки и т. Д., Не могут быть оплачены посредством чеков, поддержание небольшого остатка наличности для покрытия этих мелких платежей становится все более необходимым.

Книга мелкой кассы, как правило, ведется по столбцам — для каждого типа расходов выделяется отдельный столбец. На дебетовой стороне только одна денежная колонка, и в нее заносятся все суммы, время от времени получаемые кассиром от главного кассира. Кредитная сторона состоит из нескольких аналитических столбцов.Каждый платеж, произведенный кассиром, вводится на этой стороне дважды — сначала он записывается в столбце итогов, а затем в соответствующий столбец, к которому относятся расходы. Сумма «итогового столбца» естественно согласуется с итогом всех вспомогательных столбцов. Разница между общей суммой по дебетовым позициям и суммой в «итоговой колонке» на стороне кредита в любой момент будет представлять остаток наличных мелких денежных средств в кассе, и это должно совпадать с фактическим объемом наличных денег у кассира.

Проводка из кассовой книги по соответствующим счетам в главной книге производится непосредственно в целом в конце каждого месяца или любого другого фиксированного периода.

Система авансовых платежей:

Более научный метод поддержания мелкой наличности для внедрения в практику — это система авансовых платежей . В соответствии с этой системой мелкой кассе выдается фиксированная сумма денег для покрытия мелких расходов за месяц. В конце месяца кассир сдает главному кассиру отчет о мелких расходах.Главный кассир по получении такой выписки возвращает кассиру точную сумму, израсходованную им в течение месяца, таким образом делая авансовый платеж на следующий месяц таким же, как он был в начале текущего месяца.

Следует отметить, что сумма наличных денег на руках кассира является частью остатка денежных средств, поэтому она должна быть включена в остаток денежных средств, когда последний показан в пробном балансе и балансе. Также следует иметь в виду, что кассовая книга — это не кассовая книга.Это отделение кассовой книги.

Преимущества системы Imprest:

Основные преимущества авансовой системы оплаты наличными:

  1. Так как кассир должен предъявить старшему кассиру кассовую книгу для проверки, она действует как исправный чек на кассира.

  2. Так как мелкий кассир должен отчитаться о своих расходах, прежде чем он сможет снимать дополнительные суммы, кассовая книга остается актуальной.

  3. Поскольку мелкий кассир не может рисовать, когда и когда он хочет, это предотвращает ненужное скопление наличных денег в его руке, таким образом, шансы на хищение наличных денег сводятся к минимуму.

Формат мелкой кассовой книги:

Ниже приведен простой формат кассовой книги:

Полученная сумма Дата Сведения В. Всего Почтовая оплата Печатные и канцелярские товары гужевой Командировочные расходы Разное.

Пример:

Введите следующие операции в столбчатую кассовую книгу кассира, которому 1 марта 1991 г. в системе авансового платежа было выдано 100 долларов США: —

1991
2 марта Оплачено за почтовые марки 8
«2 Оплачен за стационарный 10
«3 Оплачено за перевозку 4
«3 Оплачено за почтовые марки 6
«8 Оплачено за бумагу 1
«12 Оплачено за перевозку 6
«18 Оплачиваются командировки в офисы 2
«23 Оплачено за чернила и перья 4
«25 Заплачено за Тиффин офисным работникам 6
«26 Плата за выставку поездов 5
«28 Заплачено за автобусную ярмарку 4
«29 Конверты и бланки 6
«30 Адрес печати выше 4
«31 Стоимость такси до менеджера 10

Решение:

Полученная сумма Дата Сведения В.№ Всего Почтовая оплата Печатные и канцелярские товары гужевой Командировочные расходы Разное.
$
$ 100
1991
2 марта
«2
» 2
«3
» 3
«3
» 12
«18
» 23
«25
» 26
«28
» 29
«30
» 31
«31

1 апреля
«1


Наличными
Почтовыми отправлениями
Стационарными
Гвоздями
Почтовыми
Бумажными
Гвоздями
Советом пеону
Чернилами и перьями
Тиффин Пиону
Поездом ярмарка
Автобусной ярмаркой
Envelop et.
Печать
Такси ярмарка
Баланс к / день

К балансу б / д
К наличному расчету

8
10
4
6
1
6
2
4
6
5
4
6
4
10
24

8

6

10

1

4

6
4

4

6

5
4

10

2

6

100 100 14 25 10 19 8

24
76

Разница между дневниками, журналами, бухгалтерскими книгами и другими записями-K

Следует ли записывать только что совершенную продажу в дебиторской задолженности, дневнике или главной бухгалтерской книге? Все? Никто? Вы можете документировать финансовые операции в различных записях.Читайте дальше, чтобы прояснить путаницу, что есть что.

Если вы следуете однократной системе бухгалтерского учета, вы будете использовать кассовую книгу, которая регистрирует операции точно так же, как регистр текущих счетов, но также назначает их соответствующим счетам. Помимо своей кассовой книги, вы будете вести отдельный учет дебиторской задолженности (AR), кредиторской задолженности (AP) и мелкой кассы, которая будет иметь свою собственную кассовую книгу.

В кассовую книжку обычно заранее заранее вносится заранее определенная сумма денег, которая возмещается по мере необходимости, чтобы покрыть мелкие расходы, покрываемые мелкой наличностью.Это называется авансовой системой. (Запомните этот термин, и ваши друзья получат аванс.)

Вы можете вести несколько дневников, которые действуют как ежедневные журналы транзакций в хронологическом порядке. Отдельные дневники ведутся по разным категориям финансовой деятельности; у вас могут быть дневники для дебетования покупок, кредитов продаж, наличных денег и т. д. Транзакция начинает свой путь в ваших записях с записи в дневник.

Журналы — это следующая остановка для ваших транзакций. Журналы также ведутся в хронологическом порядке и записывают кредитование и дебет в сбалансированных парах: каждая запись журнала кредитования сопоставляется записью журнала дебета в равной сумме для поддержания уравнения бухгалтерского учета.Эта запись помогает выявлять потенциальные ошибки на раннем этапе, прежде чем они нанесут ущерб вашим бухгалтерским книгам. Вы можете вести один общий журнал или несколько журналов для разных типов транзакций, как в дневниках.

После того, как транзакция была официально зарегистрирована в журнале, ее можно разнести в бухгалтерскую книгу. Бухгалтерские книги — это постоянная и официальная документация ваших транзакций. Они делают это, беря записи из журналов и отправляя их на правильный банковский счет. В бухгалтерских книгах отображается начальный и конечный баланс счета до и после каждой транзакции, а в журналах отображается только сумма транзакции.Таким образом, бухгалтерские книги можно использовать для создания балансовых отчетов и отчетов о прибылях и убытках. К основным типам относятся книга продаж, книга покупок, распределенная или общая книга и главная книга.

Хорошие бухгалтеры — приверженцы детализации и точности. Точное понимание названий этих различных записей и функций каждой из них в вашей более крупной системе бухгалтерского учета поможет обеспечить плавное переключение механизмов и хорошую работу всей системы.

Ведение кассовой книги — важные условия и юридические требования

Многие бухгалтеры недооценивают важность кассового учета.На практике кассовый учет часто напоминает сплошной хаос. И все же вести надлежащую кассовую книгу нетрудно.

С другой стороны, налоговая служба в последнее время все больше обращает внимание на проверку кассовых книг. Слишком часто государство теряет соответствующие налоговые поступления из-за скрытых продаж. Если аудитор отклонит кассовую книгу как неисправную, вы быстро окажетесь на дьявольской кухне в качестве предпринимателя. В следующей статье вы узнаете все, что стоит знать о кассовом учете.

Определение

В кассовом учете регистрируются поступления и расход внутренних денежных средств наличными. Все хозяйственные операции компании, оплачиваемые наличными, отражаются в кассовой книге. Как часть системы бухгалтерского учета, кассовая книга упрощает управление денежными средствами в виде справочной книги.

Зачем нужно вести кассовую книгу?

В некоторых отраслях бизнеса, например в гастрономии или розничной торговле, вы, будучи самозанятыми, должны иметь дело с огромными суммами платежей наличными.Законодатель принял здесь меры предосторожности. Чтобы предотвратить хищение продаж и, как следствие, массовое уклонение от уплаты налогов, предприниматели обязаны вести кассовые книги. Все платежи и снятие записываются в письменной или цифровой форме в кассовую книгу. В характерной форме счета сравниваются обе позиции, из которых окончательно формируется сальдо. Эта разница не только показывает, сколько денег находится в кассе, но и баланс является важным элементом при составлении годовой отчетности.Когда вы ведете кассовую книгу, вы включаете, помимо каждой операции, соответствующие бухгалтерские документы.

Налоговые органы требуют правильного учета!

Почему я как предприниматель должен вести кассовую книгу? Ответ очевиден. Ваша кассовая книга — это точная копия того, что находится в вашем денежном ящике. Он регистрирует ваши кассовые операции , а остаток представляет интерес не только для бухгалтерии и вашего налогового консультанта, но и для налоговой инспекции. Для того, чтобы ваша кассовая книга точно отражала ваши денежные средства, очень важен ежедневный кассовый учет.Причем хронологический порядок всех пунктов должен быть правильным. Кредиторы вашей компании и налоговые органы требуют правильного учета — и кассовая книга — одна из них.
Важно: За ведение бухгалтерского учета и, следовательно, за ведение кассового учета всегда отвечает бухгалтер, сам предприниматель. Другими словами, это означает, что вы как предприниматель несете ответственность за все ошибки и неточности в своей кассовой книге!

Кто должен вести кассовую книгу?

Не все самозанятые лица обязаны вести кассовую книгу.Вид бизнеса определяет обязанность вести кассовую книгу. Если вы фрилансер или ведете малый бизнес, вам нужно только создать отчет о прибылях и убытках (EÜR), и вам не нужно вести кассовую книгу.
В принципе, трудоустроены только те предприниматели, которые обязаны составлять бухгалтерский баланс. Компании, внесенные в торговый реестр, также должны вести кассовую книгу. Тем, кто не зарегистрирован в торговом реестре, необходимо составить кассовую книгу только в том случае, если характер и масштабы их бизнеса требуют коммерческой операции.

Почему все еще стоит

Если вам нужно только подготовить отчет о профиците выручки для налоговой инспекции, вам не нужно создавать кассовую книгу. Тем не менее, желательно вести бизнес-книгу, особенно в розничной торговле. Кассовый учет особенно выгоден малым и средним компаниям, которые в основном работают с наличными деньгами. С кассовой книгой вы получаете кристально четкий обзор всех кассовых позиций — даже если вы на самом деле не обязаны это делать. Компаниям, которым необходимо составлять баланс, приходится вести гораздо более сложный учет.Например, GmbH обязаны вести кассовую книгу в дополнение к двойной бухгалтерской отчетности.

Обзор всех компаний с кассовым обязательством

  • Компании с записью в коммерческом регистре
  • Общества, обязанные к ведению бухгалтерского учета и двойной записи
  • Предприятия, которым требуется коммерческий бизнес операция с точки зрения объема и типа
Вести кассовую книгу: малый бизнес и фрилансер
Малый бизнес

Если ваш годовой оборот не превышает 600 000 евро, а ваша прибыль не превышает 60 000 евро, вы относитесь к группе малых предприятий.Кроме того, вы не можете выбрать юридическую форму, к которой применяется обязанность по подготовке отчетности. Это включает уже упомянутую GmbH.

Фрилансер

Категория фрилансеров (https://sevdesk.de/lexikon/freiberufler/) включает, например, врачей, налоговых консультантов и юристов, а также представителей большинства художественных, научных, педагогических или образовательных профессий. Таким образом, консультанты, дизайнеры, журналисты и переводчики также относятся к так называемым свободным профессиям. Статус фрилансеров не зависит от их прибыли и оборота.

Внимание: Согласно § 146 AO каждый предприниматель обязан вести индивидуальный учет всех продаж. Обязанность вести кассовую книгу снова вытекает из § 146 AO в связи с § 22 UStG. Однако запись в кассовой книге необходима только в том случае, если предприниматель обязан платить налог с продаж в соответствии с § 22 UStG. Таким образом, хотя мелкие торговцы обязаны готовить каждый доход индивидуально, им не нужно вести кассовую книгу. Самостоятельно занятые лица свободных профессий вообще не попадают в эту категорию, и по этой причине от них не требуется вести кассовую книгу.

Важные термины в кассовом учете

Кассовый аппарат, кассовая книга или кассовый аппарат? В кассовом учете термины часто используются как синонимы, которые, строго говоря, не описывают один и тот же объект. Подробные объяснения отдельных терминов можно найти здесь:

  • Кассовая книга (Kassenbuch): В кассовой книге регистрируются все бизнес-операции компании, оплаченные наличными.
  • Кассовый аппарат (Registrierkasse): Регистрирующее устройство, которое вычитает оборот из наличных денег и создает для него чек.Кассовый аппарат используется для продажи товаров и услуг.
  • Кассовый аппарат (Баркасса): Кассовый аппарат — это бетонный объект. Например, с помощью остатка наличности ручной кассы можно оплачивать меньшие расходы.
  • Касса (Кассе): Внесение и снятие средств подпадают под абстрактный термин «кассовый аппарат». Термин «наличные» снова встречается в кассовой книге.

Как выглядит правильно хранимая кассовая книга?

Если вы обязаны вести кассовую книгу или хотите добровольно регистрировать свои операции с наличными, вам следует учесть следующие моменты.

Структура вашей кассовой книги

В письменной или цифровой форме: каждая запись в кассовой книге всегда включает следующую информацию:

  • Обозначение записи как Доход или расход
  • Дата
  • Уникальный номер документа , например номер счета
  • Пояснительный текст бронирования , например, «бизнес-ланч» или «конверты»
  • Чистая сумма и валюта c Квитанции или платежи по золе
  • Ставка налога с продаж в процентах (7 или 19%)
  • Сумма налога на добавленную стоимость
  • Окончательный остаток денежных средств или остаток
  • Квитанция

Как правило, вы должны вести кассовую книгу в форме счета.Это означает, что вы сравниваете свои доходы и расходы, чтобы на последнем этапе создать баланс. Баланс показывает, сколько денег у вас в кассе. Если вашей компании необходимо вести баланс, эта сумма будет включена в ваши годовые счета или в ваш баланс.
Кроме того, для каждой записи требуется квитанция. Кассовая книга должна всегда соответствовать фактическому остатку денежных средств. Недаром Кассовая книга считается вспомогательной книгой или вспомогательной книгой бухгалтерской .Поэтому на него распространяются все правовые нормы, которые уже применяются к вашей бухгалтерской отчетности. Окончательный баланс кассовой книги находится в балансе под заголовком Оборотные активы .

Поправки кассовой книги

Конечно, вы можете ошибаться при ведении кассовой книги и при вводе новых записей. В то время как исправления в аналоговых кассовых книгах более сложны, цифровые книги для мелких резчиков обычно обеспечивают отличные решения. Используя аналоговую кассовую книгу, вы должны прежде всего убедиться, что вы просто не затемняете или иным образом не делаете исходную неправильную запись неузнаваемой.Вы сразу же привлечете внимание налоговой инспекции на вашу сторону. Исправления в кассовой книге всегда вносятся следующим образом:

  1. отметить ошибочную запись и следить за тем, чтобы запись оставалась разборчивой
  2. создать новую запись. Изменение записи должно быть понятным для постороннего лица.

Те же правила, конечно, применяются не только к аналоговым, но и к цифровым кассовым книгам. Если вы работаете с программным обеспечением, вам также не разрешается просто удалять записи здесь.Исправления всегда должны быть видимыми и отслеживаемыми.

Типичные ошибки кассового учета

Имеется ряд ошибок, которые на первый взгляд кажутся несущественными, но которых не должно происходить при правильном кассовом учете.

  1. самая частая ошибка обнаруживается среди квитанций и выпусков, которые не были записаны как записи. Вы также должны записывать в кассовой книге любые платежи с корпоративного счета и частные снятия средств.
  2. , поскольку кассовая книга не может быть изменена впоследствии, нет необходимости в модифицируемых файлах, таких как Excel, для ведения кассовой книги.
  3. многие предприниматели предпочитают оставлять одну строку свободной между записями в своих бумажных кассах. Почему? Потому что выглядит аккуратнее и понятнее. Однако налоговая инспекция наказывает эту любовь к порядку как проступок, потому что пустые строки дают место для последующих записей. С помощью записей, добавленных позже, вы, наконец, можете попытаться улучшить свой баланс.
  4. еще одна ошибка — не хранить документы прямо в кассовой книге. Если вы все еще работаете с классическими аналоговыми книгами, вам следует собирать чеки прямо в кассовую книгу.Если вы используете цифровую программу, все ваучеры сканируются и сохраняются.
  5. Также запрещено вести бухгалтерские книги исключительно для бухгалтерских целей. Как лицо, ответственное за кассовую книгу, вы обязаны регулярно пересчитывать наличные деньги. Независимо от того, насколько точен ваш кассовый учет и насколько безошибочно работает большинство программ, вы должны отслеживать все записи.
  6. регулярно сравнивайте рассчитанный остаток с остатком денежных средств. Если есть какие-либо расхождения, вы должны как можно скорее найти и исправить ошибку.

Обязательство по хранению также составляет 10 лет для кассового учета. Так что храните кассовую книгу и все чеки в течение 10 лет.

Если вы не ведете свою кассовую книгу должным образом, это может иметь далеко идущие последствия . Обычно налоговая служба добавляет сумму заявленного дохода. Если вы намеренно неправильно ведете свою кассовую книгу, налоговая служба в худшем случае сочтет это уклонением от уплаты налогов . Интересно, что правила надлежащего кассового учета также распространяются на предпринимателей, которые добровольно ведут свою кассовую книгу, но не обязаны это делать.

Законодательные требования кассового учета

Чтобы ваша кассовая книга была классифицирована как соответствующая, она должна соответствовать нескольким требованиям:

  • Полнота и хронология: Согласно § 238 Abs. 2 HGB кассовая книга всегда должна вестись в хронологическом порядке. Все записи могут быть только в правильном хронологическом порядке.
  • Безопасность изменений: Цифровая или аналоговая — ваша кассовая книга должна храниться таким образом, чтобы ее нельзя было впоследствии изменить.По этой причине кассовые книги Excel вряд ли находятся в пределах допустимого диапазона. В бумажных книгах не должно быть пустых строк, записи нельзя вводить карандашом или аналогичными письменными принадлежностями.
  • Обязательство по хранению в течение 10 лет: Согласно § 257 Abs. 1 и 4 HGB, предприниматели обязаны хранить законный срок хранения 10 лет. В течение 10 лет вы должны архивировать не только кассовые книги, но и все документы, которые должны храниться в надлежащем порядке.
  • Оперативная обработка: Согласно § 146, абзацу 1 АО, законодатель регулирует период обработки вашего ежедневного денежного дохода. Если произошла операция с наличными, вы должны ввести записи не позднее следующего дня. Это единственный способ доказать, что вы не добавляли записи в какой-то момент, и таким образом впоследствии улучшить свой баланс.
  • Понятность: В соответствии с § 145 AO экспертная третья сторона должна иметь возможность получить обзор вашей кассовой книги, включенных в нее деловых операций и состояния вашей компании в разумные сроки.
  • На немецком языке: Согласно § 146 Abs. 3 AO кассовую книгу в принципе можно вести только на немецком языке. Если вы используете другой язык, налоговая служба запросит у вас перевод. Вы также должны уметь объяснять символы и сокращения по запросу.
  • Нет бронирования без квитанции: Согласно § 238 Abs. 2 HGB вам не разрешается делать запись, если соответствующие счета-фактуры, квитанции или кассовые чеки недоступны.
  • Обязанность индивидуального учета: Все записи должны регистрироваться отдельно в кассовой книге.Исключены из этого правила предприятия, которые ежедневно обрабатывают большое количество операций с наличными. В этом конкретном случае достаточно ввести дневной баланс. С помощью кассового аппарата все входящие и исходящие транзакции могут быть проверены надежным способом в виде кассового отчета.

Эти требования закона распространяются на всех, кто ведет кассовую книгу. Малые предприятия и фрилансеры, которые добровольно создают свою кассовую книгу, также должны соблюдать правила надлежащего кассового учета!

Ваша кассовая книга как статья баланса

Кассовая книга — важная часть баланса вашей компании.В отчет о прибылях и убытках, который вы представляете в налоговую инспекцию в конце года, также включены операции с наличными деньгами. Остаток вашей кассовой книги записывается как актив по статье «Текущие активы». В § 266 HGB (Торговый кодекс Германии) вы найдете точные правила классификации баланса.

Наказуем ли неправильный расчет наличности?

Как предприниматель, вы по закону обязаны вести надлежащий бухгалтерский учет. Ведь, помимо прочего, ваши кассовые книги являются базой для налогообложения.Государство в первую очередь обеспечивает свои налоговые поступления через законы. В этом отношении налоговая служба выступает в роли посредника. Поэтому ваши книги всегда должны отслеживаться третьей стороной-экспертом. Недаром все счета нужно хранить долгое время. Ни одна компания не может игнорировать требования закона. Следовательно, есть риск некорректного кассового учета:

    • Штрафы
    • Санкции по торговому праву
    • Дополнения
    • В случае оправданного уклонения от уплаты налогов даже лишение свободы

Ошибки в кассовом учете в связи с ненадлежащим ведением бухгалтерского учета в налоговой инспекции не принимаются.В случае отсутствия данных или последующих исправлений налоговая инспекция может вернуть представленные документы и потребовать от предпринимателя исправить недостающие или неверные данные. В серьезных случаях есть риск неблагоприятной оценки, отзыва налоговых льгот или даже уголовного налогового производства.

Как правильно вести кассовую книгу

Ведение кассовых книг вручную с помощью шаблонов Word и Excel

С помощью шаблона кассовой книги для Word или Excel можно быстро и легко создавать и распечатывать формы.Единственное требование для бесплатного использования документов здесь — наличие программного обеспечения на вашем собственном компьютере. Это ручное решение может оказаться полезным для небольших компаний с управляемым движением денежных средств. Здесь важна разница между работой с программой и печатью форм. Хранение кассовой книги с файлом Excel не соответствует правилам GoBD и, следовательно, не разрешено. В конце концов, записи в кассовой книге можно редактировать в любое время в таких программах, как Word или Excel.

Рукописная кассовая книга

Для тех, кто по-прежнему предпочитает работать с рукописными документами, есть возможность распечатать документ, созданный в Excel, и заполнить его вручную. В шаблоне кассовой книги еще не должно быть записей. Затем формы рассматриваются как аналоговая кассовая книга. Однако все, кто полагается на ручной труд, должны соблюдать постановления законодателя даже с этой формой кассовой книги. Таким образом, шаблон Excel или Word должен иметь следующие имена в строках заголовка:

  • начальное сальдо
  • Текущий остаток денежных средств
  • Доходы и расходы

Для каждой отдельной транзакции необходимо указать:

  • Порядковый номер
  • Дата
  • Сумма
  • Налог на добавленную стоимость по ставке
  • квитанция

В зависимости от количества записей отчет закрывается и подписывается ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

Электронный кассовый аппарат с онлайн-инструментами

В дополнение к бесплатным шаблонам кассовых отчетов и образцам кассовой книги, которые доступны в Интернете, для создания кассовой книги подходят различные онлайн-инструменты. На рынке доступно несколько программного обеспечения для кассовой книги. Главное преимущество: ваша бухгалтерия доступна из любого места в облаке. Как предприниматель, вы экономите много времени, создавая кассовую книгу, протокол подсчета наличных денег и кассовый отчет с помощью подходящего инструмента.Если вы ежедневно обрабатываете большое количество операций с наличными деньгами и слишком много времени уделяете бухгалтерскому учету, у вас вряд ли будет время на основной бизнес.
На данный момент кассовая книга онлайн — это поддерживаемый браузером инструмент, с помощью которого вы можете вести учет наличных денег онлайн. Это означает, что вы вводите свои кассовые чеки напрямую через Интернет. Пока вы вводите квитанции, онлайн-инструмент постоянно проверяет их на полноту. Соблюдать принципы правильного учета можно с легкостью с помощью онлайн-инструментов.

Кассовый учет с помощью бухгалтерской программы

Хранение кассовых книг в ручном режиме подвержено ошибкам и отнимает много времени. Простое изменение числа может испортить всю вашу работу. Если это произошло, необходимо исправить всю кассовую книгу. С помощью мощного программного обеспечения этих проблем можно легко избежать. Кроме того, бухгалтерская программа эффективна и экономит время . Еще одним преимуществом является то, что сложное финансовое программное обеспечение экономит вам много вычислительной работы, при этом постоянно следя за своим денежным балансом.

Молодые предприниматели, которые только начинают заниматься самостоятельно, часто задаются вопросом, могут ли они доверить ведение бухгалтерии налоговому консультанту. Нет противоречия между бухгалтерским учетом налогового консультанта и вашим собственным финансовым программным обеспечением. Эти два варианта не являются взаимоисключающими — наоборот: если вы постоянно следите за своим бухгалтерским учетом, вы также можете лучше общаться со своим налоговым консультантом. Действительно хорошее программное обеспечение для бухгалтерского учета не требует пояснений. Практически в качестве побочного эффекта он показывает, как правильно вести кассовую книгу.

Заключение

Правильное управление денежными средствами поможет вам не оставлять налоговой инспекции места для дополнений. Консультации поддержат вас в бухгалтерском учете и избавят вас от ручного учета. Единственное, что важно при рукописном кассовом учете, — это соблюдение принципов правильного кассового учета. Недаром во время налоговых проверок производятся регулярные оценки. Если аудиторы обнаружат неправильный учет наличности, можно поставить под сомнение всю отчетность.Небольшая халатность может иметь серьезные финансовые последствия. Последствия могут быть далеко идущими. Если весь бухгалтерский учет больше не является окончательным, налоговая служба может признать налоговую ответственность.

Почему мелкие деньги так важны для малого бизнеса

Мелкая наличность, , также известная как кассовая наличность, относится к небольшим суммам наличности, хранящимся в кассе предприятия. (Термин «мелкий» происходит от «мелкий» или «мелкий».) Есть две причины хранить мелкие деньги:

  • Для внесения изменений для клиентов или пациентов
  • Чтобы возместить сотрудникам товары, которые они купили для вашего бизнеса
  • Для оплаты небольших покупок, требующих наличных денег, таких как еда для офисного обеда или принадлежности для кофе, или за парковку.Большинство предприятий розничной торговли имеют денежный ящик, как и медицинские учреждения.

Мелкая наличность работает в системе авансовых платежей, в которой на счет поступает начальная сумма денег, которая используется для определенной цели (в данном случае мелкая наличность). Когда счет опускается ниже определенной указанной суммы, система пополняется.

На предприятиях, которые часто нуждаются в мелких деньгах, они часто устанавливаются во фронт-офисе с ящиком для мелкой наличности или ящиком, или в магазине с использованием кассового аппарата.(Да, в некоторых местах до сих пор используется кассовый аппарат.)

Поскольку денежная экономика становится все меньше, и люди все больше используют дебетовые и кредитные карты для небольших покупок, использование системы мелкой наличности (с «денежным ящиком») уменьшилось. Но для любого бизнеса по-прежнему важно убедиться, что вы учитываете все мелкие покупки, чтобы вы могли вычесть их как бизнес-расходы.

Как работает система мелкой кассы

Для создания системы мелкой кассы первоначальная сумма денег поступает с расчетного счета предприятия.

Сотрудники берут деньги со счета мелкой наличности, записывая каждую транзакцию с указанием даты, суммы, поставщика (которому заплатили) и бизнес-цели.

Каждая покупка за наличные должна быть документально подтверждена так же, как и другие коммерческие доходы и расходы. Использование журнала учета мелкой кассы или квитанций поможет зафиксировать эти расходы, чтобы их можно было использовать для компенсации дохода для целей налогообложения бизнеса.

Кто-то должен периодически проверять счет, чтобы баланс не становился слишком низким.Когда в ящике мелкой наличности становится меньше заранее установленной суммы, которую вы определяете, добавьте в ящик, выписав чек в «Мелкую наличность» и обналичив этот чек.

Если вы используете счет мелкой наличности для внесения сдачи для клиентов, вам нужно будет проводить мини-аудит в конце каждого дня. Начните с начального баланса, внесения наличных, снятия наличных по сравнению с транзакциями и конечной суммы.

Открытие счета мелкой наличности

Начните с определения того, сколько денег вам нужно каждый день, как для внесения сдачи для клиентов, так и для внесения небольших платежей наличными.

Держите в денежном ящике столько денег, сколько вам нужно, но не слишком много, чтобы это не было искушением для сотрудников или грабителей. Чтобы определить максимальную сумму для мелких денежных средств, ведите учет расходов за определенный период времени, используя, например, среднюю сумму за каждую неделю. Эти записи также понадобятся вам для налоговых целей.

Отслеживайте операции с мелкой наличностью

С самого начала отслеживайте, сколько денег находится в ящике для мелкой наличности в начале каждого дня.По мере совершения каждого платежа вам понадобятся квитанции о мелкой наличности или список транзакций. Для каждой транзакции запишите дату, сумму и цель.

Будьте как можно более конкретными, чтобы не было сомнений в том, что сделка была связана с коммерческой деятельностью. Вам не нужно каждый день отслеживать изменения. Но в конце каждого дня записывайте сумму в кассу. Разница должна соответствовать наличным платежам, произведенным клиентами, и общей сумме мелких денежных расходов, выплачиваемых из векселя.

Настройка политики мелкой наличности

Прежде чем вы начнете использовать мелкую наличность, добавьте раздел политики мелкой наличности в руководство по политикам и процедурам для сотрудников. Включите эти элементы в политику и подумайте, как снизить риск кражи со стороны сотрудника или клиента.

  • Сколько нужно держать на счете? Каков минимум (когда нужно добавлять деньги?) Какой счет использовать для пополнения счета?
  • Кто отвечает за регистрацию транзакций? Кто кладет деньги на счет?
  • Где хранится мелкая касса?
  • Как регистрируются операции с мелкой наличностью? Где хранятся записи? Кто отвечает за добавление записей мелкой кассы в вашу систему бухгалтерского учета?

Мелкие деньги легко украсть, поэтому убедитесь, что вы их защитили:

  • Обязанности разные, поэтому человек, регистрирующий транзакции, отличается от человека, вводящего транзакции в вашу систему бухгалтерского учета.
  • Храните ящик для мелкой наличности в безопасном месте, известном только одному или двум людям.
  • Периодически проводите аудит, чтобы убедиться, что транзакции законны.

Мелкая наличность и налоги

Самая важная часть системы мелкой кассы — это документирование каждой транзакции.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *