Сколько хранится кассовая книга: Порядок и сроки хранения банковских и кассовых документов

Содержание

Кассовая книга: сроки хранения и не только. Бухгалтер 911, № 14, Март, 2017

хранение и уничтожение документов, регистры бухучета Сколько хранить кассовую книгу, если проверки не было? В Перечне № 578/5** указано 3 года, но непонятна ссылка на ст. 186 .

О сроках хранения. В п. «г» ст. 352 Перечня № 578/5 срок хранения кассовых книг в общем случае определен как 3 года. Но с учетом примечаний к ст. 186 этого же Перечня.

Их два, и они следующие:

«1 — При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства .

2 — Документы, содержащие информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, — 5 лет. »

Первое примечание как раз таки и касается случаев, когда кассовые книги не были затронуты проверкой. То есть универсальная рекомендация — безопаснее хранить их до назначения и окончания проведения проверки.

При этом сами налоговики в категории 109.15 ЗІР указывают, что после окончания календарного года кассовая книга, которая велась на бумажных носителях, хранится на предприятии в течение 36 календарных месяцев. Причем безо всяких оговорок относительно проверок . Важно что сейчас в части проверок налоговики сами в общем случае находятся под 3-годичным ограничением (согласно обновленному п. 102.1 НКУ).

Так что после 3 лет можно и не ждать «у моря погоды».

С каждого года новые кассовые книги не заводили, а продолжали заполнять старые. Чем это чревато и как исправить? Может, купить новые книги и переписать все за каждый год?

При этом, если в кассовой книге остались незаполненные страницы (пустые), то на таких страницах проставляют прочерки или на первой пустой странице ставят дату окончания книги и заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

В то же время мы не считаем нарушением, если собственноручно продлить срок кассовой книги — дописать еще один год и вести ее дальше.

Хранение кассовых документов — z отчетов, кассовых лент

Что такое кассовые документы

Этот термин обозначает документы, используемые для учета проводимых кассовых операций по получению денежных средств или их выдаче.

Хранение кассовых документов – это комплексная услуга ДатаБокс по управлению и накоплению в Центре хранения ленты, кассовых конвертов, Z-отчетов и других подобных документов.

Кто-то складывает все чеки в прозрачный файл, и отправляет его пылиться на дальней полке, кто-то аккуратно подклеивает все чеки на лист офисной бумаги, а затем из этих листов формирует подшивку. Кто-то еще и предварительно копирует чеки, та как оригиналы очень скоро будут нечитаемыми.

Но однозначно хранить кассовые чеки и контрольно-кассовые ленты необходимо. Для вашего удобства их можно отдать на ответственное хранение в ДатаБокс.

Говоря о хранении контрольных лент рб или других кассовых документов, подразумевают такие их разновидности:

  1. приходный кассовый ордер, выписываемый при поступлении в кассу денег;
  2. расходный кассовый ордер, выписываемый при расходовании денег из кассы;
  3. кассовая книга, отражающая все приходы и расходы финансов;
  4. книга учета, формируемая при условии, что в компании есть несколько кассиров;
  5. платежная и расчетно-платежная ведомости, составляемые для выплаты денег сотрудникам (зарплата, стипендии и пр. ).

Главные первичные документы — акты, поручения, счета, накладные и т.д. Они подтверждают факт осуществления операции на предприятии и дату ее проведения, помогают контролировать работу и каждого работника, и структурного подразделения, а также осуществлять проверки.

Они отличается от аналогичных сроков, которые устанавливались для другой документации организации. Сколько хранить кассовые документы?

Если компания пользуется в своей работе кассовым оборудованием, то руководству надо знать о том, что в течение этого срока, установленного законодательством, плательщик обязан обеспечивать хранение чеков.

Срок хранения суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов) кассовых лент, приходных кассовых ордеров составляет 3 года после проверки соблюдения налоговых законов, при условии окончания проверки, которая проводилась в рамках ведомственного контроля (п. 177 Перечня).

При условии необеспечения должностными лицами компаний хранение кассовых чеков и других кассовых документов на протяжении указанного срока, плательщик понесет ответственность в виде штрафа размером в 4-35 базовых величин.

Это прописано в ч. 3 ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Потому что, согласно законодательству Республики, кассовые документы должны таким образом храниться, чтобы они оставались сохранными и целостными. А в случае нарушения установленных законом сроков хранения контрольной ленты и другой подобного рода документации, административные взыскания в виде штрафов накладываются на ответственных должностных лиц.

Наша архивная компания готова обеспечить качественное хранение актов уничтожения z отчетов лент гашений и других кассовых документов. Окажем содействие в любом вопросе, который будет касаться хранения и архивирования кассовых документов.

Кассовая книги | Ведение кассовой книги

Ведение кассовой книги

 

  • По российскому законодательству все организации должны хранить свободные деньги в банке, а большинство расчетов между юрлицами должно производиться в безналичном порядке. Для того, чтобы производить расчеты наличными, необходимо иметь кассу, кассира, вести кассовую книгу. ( ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, утв. Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г . N 40)
  • Если вы принимаете наличные деньги от населения, то должны иметь кассовый аппарат, поставленный на учет в налоговой инспекции и вести журнал кассира- операциониста ( ПОЛОЖЕНИЕ ПО ПРИМЕНЕНИЮ КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ, утв. Постановлением Совета Министров Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 г . N 745).

Кассовая книга

 

  • Кассовая книга ведется по утвержденной форме. Каждый год начинается новая кассовая книга. Заполняется за каждый день, когда совершались операции с наличными деньгами. Можно купить в магазине журнал установленной формы, тогда в начале года пронумеровываются страницы, прошиваются, все это скрепляется печатью и потом заполняется в хронологическом порядке вручную. Можно вести в электронном виде и распечатывать за каждый день, когда было движение, а в конце года прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью и подписью директора и главного бухгалтера (если он есть).
  • Кассовая книга состоит из двух частей: вкладного листа кассовой книги и отчета кассира. Если вы книгу купили, то все записи делаются шариковой ручкой под копировальную бумагу, второй экземпляр и есть отчет кассира, он отрывается и хранится отдельно.
  • Если вы ведете кассовую книгу в электронном виде, то распечатываете за каждый день приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист и отчет кассира, т.е. по сути у вас получается кассовая книга, состоящая из двух частей. Листы в них нумеруются в порядке возрастания с начала года, на последнем в месяце вкладном листе проставляется общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем за календарный год — общее количество листов за год.
  • Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, его отрывная часть — квитанция к приходному кассовому ордеру, подшивается к банковской выписке.
  • Расход денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером или несколькими. Когда вы сдаете деньги в банк, вам выдают ордер и квитанцию. Квитанцию подшиваете к кассе, ордер — к банковской выписке.

Касса

 

  • Касса — изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. В реальности, если вы только выдаете деньги на зарплату и хозрасходы, это может быть кабинет бухгалтера с сейфом в нем.

Кассир

 

  • Это может быть либо отдельный работник, либо обязанности кассира могут быть возложены на бухгалтера, или на директора. (Обычно издается приказ от имени директора с формулировкой: в связи с отсутствием в штатном расписании должности счетного работника, обязанности бухгалтера и кассира возлагаю на себя). С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
  • Чтобы получать деньги в банке, например, на выплату зарплаты, вам понадобится чековая книжка (пишется заявление на получение чековой книжки по форме банка). Перед поездкой в банк за деньгами вы заполняете чек (правила заполнения — на обложке чековой книжки), ставите подписи, печать. Обычно нужно заранее позвонить в банк и предупредить, какую сумму вы планируете снять по чеку.
  • В случае, если у вас постоянная денежная выручка, вы можете получить у банка разрешение использовать дневную выручку на выплату зарплаты и выдачу под отчет на хозрасходы (форму дает банк).
  • Также в начале года вы можете оговорить с банком лимит остатка кассы. Это сумма денег, которая может оставаться в кассе на конец дня. По умолчанию, лимит остатка кассы равен нулю, и это значит, что в конце дня все наличные деньги из кассы нужно сдать в банк. Исключение составляют только суммы, снятые на выплату зарплаты, они могут находиться в кассе в течение 3 рабочих дней.
Выдача денег под отчет

 

  • Если нужно купить что-либо за наличные, канцтовары, к примеру, можно выдать деньги работнику под отчет (либо директору — он тоже считается работником; возможен вариант, когда директор выдает деньги сам себе (если в штате больше никого нет)). Это значит, что тот, кому выдали деньги должен на них что-то купить, а потом отчитаться о покупке, заполнив авансовый отчет (есть унифицированная форма), и приложить к нему кассовый и товарный чеки. Естественно эта продукция должна быть принята к учету, а расходы экономически обоснованы. Обратите внимание, что если организация- продавец выписывает накладную и счет-фактуру, эти документы должны быть выписаны на организацию, а у вашего сотрудника должна быть доверенность на получение продукции. Только в этом случае вы сможете принять ее к учету.
  • Законодательно не установлен срок, на который деньги можно выдать подотчет, организация может сама его установить (издать об этом приказ)однако не стоит устанавливать слишком большой срок, чтобы не вызвать подозрения со стороны проверяющих. По окончании этого срока сотрудник должен отчитаться о покупке либо вернуть деньги в кассу. По командировочным расходам работник должен отчитаться в течение 3 дней после возвращения из командировки. Запрещается выдавать новые суммы под отчет, если работник не отчитался по старым.
Проверка кассовой дисциплины

 

  • Кассовую дисциплину имеет право проверить банк, в котором у вас открыт счет. Об этом вас известят в письменном виде. Нужно будет предоставить в банк на проверку полностью оформленные вкладные листы кассовой книги, отчеты кассира с прилагающимися документами и авансовые отчеты, если выдавались деньги под отчет. Если проверка затрагивает текущий год, кассовую книгу сшивать не нужно (сшивается в конце года). По окончании проверки вам вернут кассовую книгу и выдадут акт о проведении проверки кассовой дисциплины, возможно с замечаниями, в соответствии с которыми нужно будет кассовую книгу исправить.

сроки хранения наличности в кассе

Ежедневная работа специалистов бухгалтерии предприятий, проводящих наличные расчеты с применением регистраторов расчетных операций, вряд ли возможна без понимания как работать без ошибок. И поскольку в розничной торговле, сфере услуг движение наличности интенсивный, плательщикам необходимо соблюдать требования Положения о ведении кассовых операций, утвержденного постановлением НБУ от 29.12.2017 № 148 (с изменениями и дополнениями – далее Положение № 148).

Оприходованием наличности в кассах учреждений/предприятий и их обособленных подразделений, проводящих наличные расчеты с применением РРО и с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги, является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.

Оприходованием наличности в кассах обособленных подразделений учреждений/предприятий, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО без ведения кассовой книги, является обеспечение хранения ежедневных фискальных отчетных чеков (ежедневных Z-отчетов) в электронной форме в течение срока, определенного пунктом 44.3 статьи 44 Налогового кодекса Украины и занесения информации в соответствии с фискальными отчетными чеками в соответствующие книг учета (КУРО – в случае ее использования на период выхода из строя РРО или отключения электроэнергии). Учреждение/предприятие определяет и способ хранения обособленными подразделениями ежедневных фискальных отчетных чеков (ежедневных Z-отчетов) в электронной форме.

Оприходованием наличности в кассах субъектов хозяйствования, которые проводят наличные расчеты с применением КУРО без применения РРО, является занесение данных расчетных квитанций в КУРО.

Учреждения/предприятия имеют право хранить в своей кассе наличные, полученную в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода) сверх установленного лимита кассы в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банка.

Деньги для проведения таких выплат работникам отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов может храниться в кассах таких учреждений/предприятий сверх установленного лимита кассы в течение десяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке.

Наличные, полученные в банке на другие выплаты, кажется учреждением/предприятием своим работникам в тот же день. Суммы наличности, полученные в банке и не использованные по назначению в течение установленных пунктом 18 раздела II Положения № 148 стариков, возвращаются учреждением/предприятием в банк не позднее следующего рабочего дня банка или могут оставаться в его кассе (в пределах установленного лимита).

Учреждение/предприятие имеет право хранить в кассе наличные для выплат, относящихся к фонду оплаты труда и осуществляются за счет наличной выручки, сверх установленного лимита кассы в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков этих выплат в сумме, указанной в переданных в кассу ведомостях на выплату наличных.

Согласно требованиям п. 15 Положения № 148 учреждения/предприятия имеют право держать в нерабочее время в своих кассах наличную выручку (наличность) в пределах, не превышающих самостоятельно установленный ими лимит кассы. Наличная выручка (наличность), превышающей самостоятельно установленный лимит кассы, сдается в банки для ее зачисления на банковские счета.

Лимит остатка наличных денег в кассе (далее – лимит кассы) – предельный размер суммы наличности, который может оставаться в кассе во внерабочее время и обеспечить работу в начале следующего рабочего дня.

Предприятие имеет право осуществлять сбор наличной выручки (наличности), полученной от реализации продукции (товаров, работ, услуг), для дальнейшего ее сдачи в банк с использованием комплекса технических и программных средств, расположенных в месте осуществления наличных расчетов, обеспечивающих безопасное передачи средств с рабочих мест кассиров в специально оборудованного помещения для хранения и последующей сдачи наличности в кассы банков.

Обращаем внимание налогоплательщиков, что в соответствии со статьей 1644 Кодекса Украины об административных правонарушениях, сдачи выручки торговыми предприятиями всех форм собственности, осуществляющих реализацию товаров за наличный расчет, с нарушением сроков, установленных правилами расчетов и ведения кассовых операций, влечет за собой наложение штрафа на лиц , ответственных за сдачу выручки, от семнадцати до восьмидесяти восьми необлагаемых минимумов доходов граждан. Те же действия, совершенные лицом повторно в течение года после наложения административного взыскания за нарушение, предусмотренное частью первой настоящей статьи, влекут за собой наложение штрафа от сорока трех до ста семидесяти пяти необлагаемых минимумов доходов граждан.

officevp.tax.gov.ua

Где и в течение какого времени должны храниться Z-отчеты? Каков порядок

В соответствии с п.1 ст.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
В связи с принятием указанного Закона все ранее принятые и не отмененные нормативные правовые акты действуют в части, не противоречащей данному Закону.
В соответствии с п.11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30. 07.1993 N 745, на всех контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке применяется контрольная лента (Z-отчет) и по каждой контрольно-кассовой машине ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе. Контрольные ленты, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за обеспечение хранения указанных документов несет руководитель организации.
Таким образом, Z-отчеты по контрольно-кассовой технике должны храниться в организации не менее 5 лет.
Что касается порядка составления отчетности и сдачи наличных денежных средств кассиром-операционистом, то это происходит следующим образом.
Кассир-операционист должен вести Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 в составе Унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций с применением ККМ, по каждой контрольно-кассовой машине. Согласно этому Постановлению журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет Кассовый отчет (форма КМ-6, утвержденная приведенным выше Постановлением Госкомстата России) и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру. Сдача денег в банк отражается в отчете. В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка.
После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации. К отчету кассира-операциониста прилагаются Z-отчеты, на основании которых он заполнен. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма N КМ-7, утвержденная приведенным выше Постановлением Госкомстата России).
Сводный отчет о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату, он составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.
О.И.Ястребцева
ЗАО «Юринформ В»
29.06.2004

В предусмотренный договором подряда срок организация-заказчик не оплатила выполненные работы, в связи с чем подрядчик подает иск в суд о возмещении причиненных убытков.
в случае выигрыша в суде и получения денег по исполнительному листу в качестве возмещения причиненных убытков будут ли указанные денежные средства считаться доходом от реализации или внереализационным доходом?  »
Финансовые консультации »

База данных консультаций и рекомендаций по бухучету и налогам в Узбекистане.

16.07.21

13 июль куни Президент томонидан Баҳоловчи ташкилотлар ва баҳоловчилар тўғрисида низомга ўзгартиришлар киритилди (13.07.2021 йилдаги ПФ-6261-сон Фармон). Тафсилотлар — buxgalter.uz шарҳида:


16.07.21

Ягона интерактив давлат хизматлари порталида жисмоний шахслар учун онлайн режимида ўз кредит тарихини билиш имконини берадиган янги сервис ишга туширилди. Buxgalter.uz тафсилотларни аниқлаштирди.


16.07.21

Хорижий компания Қорақалпоғистонда амалга оширилаётган лойиҳа доирасида техник аудит бўйича хизматлар кўрсатиш учун тендерни ютиб олди. Компания ўзининг янги доимий муассасасини хизматлар кўрсатиш жойи бўйича эмас, балки бошқа ҳудудда — Тошкент вилоятида ҳисобга қўймоқчи. Буни амалга оширса бўладими ва бу ҳолда қандай ҳужатларни тақдим этиш зарурлигини buxgalter.uz илтимосига биноан ДСҚ Солиқ солиш методологияси департаменти бош мутахассисиси Рано АЛИШАЕВА тушунтирди:


16.07.21

СКнинг 337-моддаси 8-қисмига мувофиқ ноль даражали фоиз миқдоридаги солиқ ставкасини, агар товарларни (хизматларни) экспорт қилишдан олинадиган даромадлар жами даромаднинг камида 15%ини ташкил этса, қўллаш мумкин. Бироқ айрим солиқ тўловчиларнинг фикрига кўра, электрон ҳисоботлар дастури “0%” ставкадан фойдаланиш имкониятини бермаслик учун атайин экспортдан олинган дармадлар кўрсаткичларини камайтирмоқда. Вазиятни buxgalter.uz илтимосига биноан солиқ маслаҳатчиси Гульнара ЭРГАШЕВА тушунтирди:


16.07.21

13 июля Президент внес изменения в Положение об оценочных организациях и оценщиках (№УП-6261 от 13.07.2021 г.). Подробности – в обзоре buxgalter.uz:


16.07.21

На Едином портале интерактивных государственных услуг запущен новый сервис для физических лиц, позволяющий узнать свою кредитную историю в режиме онлайн. Buxgalter.uz разобрался в деталях.


16.07.21

Иностранная компания выиграла тендер на оказание услуг по техническому аудиту в рамках проекта, реализуемого в Каракалпакстане. Компания хочет поставить на учет свое постоянное учреждение не по месту оказания услуг, а в другом регионе – в Ташкентской области. Можно ли это сделать и какие документы в этом случае нужно представить, специально для buxgalter. uz разъяснила главный специалист Департамента методологии налогообложения ГНК Рано АЛИШАЕВА:


16.07.21

В соответствии с ч. 8 ст. 337 НК нулевую ставку налога на прибыль от реализации товаров (услуг) на экспорт можно применять, если доходы от экспорта товаров (услуг) превышают 15% совокупного дохода. Однако по мнению некоторых налогоплательщиков программа электронной отчетности специально занижает показатели доходов от экспорта, чтобы не давать возможность пользоваться ставкой «0%». Ситуацию по просьбе buxgalter.uz разъяснила налоговый консультант Гульнара ЭРГАШЕВА:


16.07.21

Ташкилотда “штат қисқартилиши” бўлади, ходимларнинг бир қисмини ишдан бўшатишга тўғри келади. Бундай вазиятда меҳнат шартномасини бекор қилиш тўғрисидаги огоҳлантиришни қандай қилиб тўғри тузиш мумкин? Бундай ҳужжатнинг бирхиллаштирилган шакли мавжудми? Мазкур масала бўйича ўзининг амалий тавсиялари билан “Норма”нинг меҳнат ҳуқуқи бўйича эксперти, юрист Ленара ХИКМАТОВА ўртоқлашди:


16. 07.21

Бозор глобализацияси ва бизнесларнинг бирлашиши даврида “гудвилл” номоддий актив ёки “манфий гудвилл” номли кечиктирилган даромад юзага келади. Бундай НМАни молиявий ҳисоботда БҲМС ва МҲҲСга мувофиқ қандай ҳисобга олишни Profi Training бизнес-мураббийи, МҲХС ва бошқарув ҳисоби бўйича эксперт Александра ТОЛМАЧЕВА тушунтирди:


Делопроизводство в СНТ: бюрократия или необходимость

Как только речь заходит о каких-либо внутренних документах СНТ — положениях, реестрах, журналах, протоколах и прочих бумажных носителях фактов жизнедеятельности товарищества — как тут же неминуемо раздаются гневные комментарии о том, что лишние бумажки в СНТ не нужны, зачем разводить бюрократию, никому этого не надо, мы некоммерческая организация…

Однако, не всё так просто. Не нужны эти “бумажки” обычно до первого конфликта, проверки или судебного разбирательства. А там выясняется, что без них мало что можно предпринять и доказать, причем как председателю СНТ, так и рядовому садоводу. Яркий пример — протокол общего собрания. Важность этого документа мало кто рискнет оспорить.

Так что, пора поговорить о том, какие документы — бумажками их не назовешь! — всё-таки желательно содержать в порядке любому товариществу.

Кстати, теперь за делопроизводство в СНТ по закону отвечает председатель (ст.21 п.1 ФЗ-217). А порядок ведения делопроизводства и приема-передачи документов товарищества при смене правления и/или председателя должен быть прописан в уставе (п.8 ст.21 ФЗ-217).

Какие документы должны быть в СНТ

Учредительные: устав (все редакции), свидетельство ИНН, свидетельство ОГРН, свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ (при внесении изменений в устав, смене юридического адреса товарищества, смене председателя), протокол о создании СНТ (2002 — 2004 годы, когда СТ реорганизовывались в СНТ), документы о создании СТ (до 2002 года).
Учредительные документы потребуются в судах, при открытиии счета в банке, у нотариуса при заверении форм о смене председателя и внесении изменений в устав.

Правоустанавливающие на землю (территория ведения садоводства, ЗОП): постановление/приказ/акт о выделении земли товариществу (как правило, со списками садоводов — своеобразный первый реестр членов товарищества), постановление об утверждении границ территории товарищества (генплан и т.п.), свидетельство на земельный участок (Сейчас свидетельства не выдаются, собственник и другая информация по земельному участку указывается в выписке из ЕГРН), проект планировки территории, межевания и т.п.
Всё это нужно для четкого понимания того, сколько индивидуальных участков входит в территорию ведения садоводства, сколько земель общего пользования имеется, где их границы. Случай из судебной практики: товарищество не смогло доказать задолженность по взносам одного из садоводов, потому что не было документов, подтверждающих, что участок должника входит в границы территории данного садоводства. А о случаях самозахвата земель общего пользования можно написать не одну статью.

Управляйте СНТ
и ведите бухгалтерию
в одной программе!

Ведите бухгалтерию, выгружайте данные на готовый сайт для СНТ, собирайте показания счетчиков через приложение!


Бухгалтерские, финансовые документы, отчетность: кассовая книга, банковские выписки, учетная политика с приказами о ее утверждении, договоры, акты, товарные накладные, авансовые отчеты (с подтверждающими документами), документы по учету основных средств и материальных ценностей; отчетность (с пометкой о принятии, с чеком и описью при отправке почтой — это поможет подтвердить своевременную сдачу отчетности) .

Кадровые документы: договоры трудовые/ГПХ, трудовые книжки, заявления о приеме и увольнении, документы по начислению зарплаты, оформлению отпусков, больничных и т.п., личные карточки работников.

Переписка с госорганами и садоводами: заявления членов и индивидуалов, ответы на них; запросы товарищества в органы и ответы на них; журнал регистрации входящих-исходящих. Именно такие обращения и ответы — официальные, направленные на юридический адрес, зарегистрированные по форме — будут считаться юридически значимыми.

Реестр членов, все экземпляры с изменениями и датой внесения поправок (особенно при приеме или исключении из членов товарищества). О важности реестра мы уже писали ранее в статье “Реестр членов СНТ”.

Протоколы общих собраний, заседаний правления, ревизионной комиссии — обязательно с приложениями к ним (сметы и другие документы, утверждаемые на собраниях, листы регистрации, доверенности, бюллетени).

Могут быть еще внутренние положения/акты, регламентирующие тот или иной аспект жизни товарищества. Например, положение о ревизионной комиссии, правила противопожарного режима и т.п.
Можно ли обойтись без них? Можно, если все нюансы прописаны в уставе СНТ. Дело в том, что новый закон ФЗ-217 во многом лишь намечает некие вехи деятельности СНТ, а конкретики не дает. Механически перенести нормы закона в устав — плохая идея. Например, в уставе не прописали крайний срок перечисления взносов (да, бывает и такое!). И когда дело доходит до взыскания долгов через суд, оказывается, что долгов-то и нет — крайнего срока уплаты взносов нет, и задолженность не возникает.
Или нет в СНТ положения о ревизионной комиссии, и в уставе порядок ее работы не прописан детально. Комиссия начинает работать, возникают сомнения в правомочности действий ревизора — а ответов не найти, закон напрямую отсылает к уставу или положению.

О важности устава рассказывал наш юрист в статьях “Составляем устав СНТ правильно: рекомендации юриста” и “Частые ошибки при составлении устава СНТ”.

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов организации устанавливаются законом №125-ФЗ “Об архивном деле в РФ” от 22. 10.2004, иными федеральными законами РФ и перечнями типовых документов. Например, для бухгалтерских документов — закон №402-ФЗ “О бухгалтерском учете” от 06.12.2011 в последней редакции (ст.29). Для управленческих документов — Перечень, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Общие правила таковы:

Первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение не менее пяти лет после отчетного года. А лучше дольше, как советуют опытные бухгалтеры.
Постоянно храним: книгу учета доходов и расходов, свидетельство о постановке на учет в налоговых органах, бухгалтерские балансы, отчет о прибылях и убытках, отчет о целевом использовании средств.

Кадровые документы — храним 75 лет. Это лицевые карточки, счета работников, реестры сведений о доходах физических лиц. Трудовые книжки сотрудников храним постоянно (если вдруг человек уволился, а книжку не забрал).

Протоколы общих собраний, заседаний правления, а также иные документы товарищества храним не менее 49 лет, согласно п. 6 ст.21 ФЗ-217. Это новая норма, в старом ФЗ-66 сроки хранения документов не указывались. Что подразумевает законодатель под “иными документами” — не совсем ясно. Например, по общим правилам обращения граждан и ответы на них хранятся от 3 до 5 лет. Но заявления садоводов, видимо, придется хранить подольше. Каким образом будет обеспечиваться столь длительное хранение документов в СНТ — тоже вопрос.

По истечении необходимого срока хранения от ненужных уже документов захочется избавиться. Ибо шкафы в СНТ не резиновые. Порядок их уничтожения не регламентирован для СНТ. Целесообразно оформить этот процесс актом и уничтожить документы в присутствии членов правления.

Сайт для СНТ

Голосования, онлайн оплата, форум.
Работайте с собственниками удалённо!

Узнать больше

Определение кассовой книги

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга — это финансовый журнал, который содержит все денежные поступления и выплаты, включая банковские депозиты и снятие средств. Записи в кассовой книге затем разносятся в главную книгу.

Ключевые выводы

  • Кассовая книга — это дочерняя компания главной книги, в которой регистрируются все операции с денежными средствами в течение периода.
  • Кассовая книга ведется в хронологическом порядке, а баланс постоянно обновляется и проверяется.
  • Более крупные организации обычно делят кассовую книгу на две части: журнал кассовых выплат и журнал кассовых поступлений.
  • Кассовая книга отличается от кассового счета тем, что это отдельная книга, в которой регистрируются кассовые операции, тогда как кассовый счет — это счет в главной книге.
  • Существует три распространенных типа кассовых книг: одинарный, двойной и тройной.

Общие сведения о кассовой книге

Кассовая книга является дочерней по отношению к главной книге, в которой все операции с денежными средствами, совершенные в течение отчетного периода, регистрируются в хронологическом порядке. Более крупные организации обычно делят кассовую книгу на две части: журнал денежных выплат, в котором регистрируются все денежные выплаты, и журнал денежных поступлений, в котором регистрируются все денежные средства, полученные в бизнес.

Журнал выплаты денежных средств будет включать такие элементы, как платежи поставщикам для уменьшения кредиторской задолженности, а журнал денежных поступлений будет включать такие элементы, как платежи, произведенные клиентами по непогашенной дебиторской задолженности или продажи за наличные.

Основная цель кассовой книги — эффективное управление денежными средствами, упрощение определения остатков денежных средств в любой момент времени, что позволяет менеджерам и бухгалтерам компании эффективно планировать свои денежные средства, когда это необходимо.Также гораздо быстрее получить доступ к информации о наличных деньгах в кассовой книге, чем при отслеживании кассовых операций через бухгалтерскую книгу.

Все операции в кассовой книге имеют две стороны: дебетовую и кредитную. Все денежные поступления регистрируются слева как дебет, а все денежные выплаты записываются по дате справа как кредит. Разница между левой и правой частями показывает остаток денежных средств в кассе, который должен быть чистым дебетовым сальдо, если денежный поток положительный.

Кассовая книга построена по столбцам.Существует три распространенных версии кассовой книги: одинарная, двойная и тройная. Кассовая книга, состоящая из одной колонки, показывает только поступления и выплаты наличными. Кассовая книга с двумя столбцами показывает денежные поступления и платежи, а также подробную информацию о банковских операциях. Кассовая книга с тремя столбцами отображает все вышеперечисленное, а также информацию о скидках на покупку или продажу.

Типичная кассовая книга с одним столбцом будет иметь эти четыре заголовка столбца: «дата», «описание», «ссылка» (или «номер фолио») и «сумма».Эти заголовки присутствуют как для левой стороны, показывающей квитанции, так и для правой стороны, показывающей платежи. Столбец даты — это дата транзакции.

Поскольку кассовая книга постоянно обновляется, она будет вестись в хронологическом порядке по транзакциям. В столбце описания бухгалтер записывает краткое описание или повествование о транзакции. В справочном столбце или столбце фолио бухгалтерской книги бухгалтер вводит номер счета для соответствующего счета главной книги. Сумма транзакции записывается в последнем столбце.

Кассовая книга против. Денежный счет

Кассовая книга и кассовый счет несколько различаются. Кассовая книга — это отдельный регистр, в котором регистрируются кассовые операции, тогда как кассовый счет — это счет в главной книге. Кассовая книга служит как журналу, так и бухгалтерской книге, тогда как кассовый счет устроен как бухгалтерская книга. Подробная информация или описание источника или использования средств требуются в кассовой книге, но не в кассовом счете.

Существует множество причин, по которым бизнес может регистрировать транзакции, используя кассовую книгу вместо кассового счета. Легко получить доступ и определить ежедневные остатки денежных средств. Ошибки можно легко обнаружить с помощью проверки, а записи поддерживаются в актуальном состоянии, так как баланс проверяется ежедневно. Остатки на счетах наличности обычно сверяются в конце месяца после выпуска ежемесячной банковской выписки.

Примеры формата кассовой книги

Кассовая книга с одной колонкой
Дата Описание Лист № Полученная сумма Дата Описание Лист № Выплаченная сумма
Кассовая книга с двумя столбцами
Дата Описание Лист № Полученная сумма Скидка Дата Описание Лист № Выплаченная сумма Скидка
Кассовая книга с тремя колонками
Дата Описание Лист № Полученная сумма Скидка Банк Дата Описание Лист № Выплаченная сумма Скидка Банк

Часто задаваемые вопросы

Для чего нужна кассовая книга?

Кассовая книга является дочерней по отношению к главной книге, в которой все операции с денежными средствами, совершенные в течение отчетного периода, регистрируются в хронологическом порядке. Основная цель кассовой книги — эффективное управление денежными средствами, упрощение определения остатков денежных средств в любой момент времени, что позволяет менеджерам и бухгалтерам компании эффективно планировать свои денежные средства, когда это необходимо. Также гораздо быстрее получить доступ к информации о наличных деньгах в кассовой книге, чем при отслеживании кассовых операций через бухгалтерскую книгу.

Каковы два компонента кассовой книги?

Более крупные организации обычно делят кассовую книгу на две части: журнал денежных выплат, в котором регистрируются все денежные выплаты, и журнал денежных поступлений, в котором регистрируются все денежные средства, полученные в бизнес.Журнал выплаты денежных средств будет включать такие элементы, как платежи поставщикам для уменьшения кредиторской задолженности, а журнал денежных поступлений будет включать такие элементы, как платежи, произведенные клиентами по непогашенной дебиторской задолженности или продажи за наличные.

В чем разница между кассовой книгой и кассовым счетом?

Кассовая книга и кассовый счет несколько различаются. Кассовая книга — это отдельный регистр, в котором регистрируются кассовые операции, тогда как кассовый счет — это счет в главной книге.Кассовая книга служит как журналу, так и бухгалтерской книге, тогда как кассовый счет устроен как бухгалтерская книга. Подробная информация или описание источника или использования средств требуются в кассовой книге, но не в кассовом счете.

Investopedia требует, чтобы писатели использовали первоисточники для поддержки своей работы. Сюда входят официальные документы, правительственные данные, оригинальные отчеты и интервью с отраслевыми экспертами. При необходимости мы также ссылаемся на оригинальные исследования других авторитетных издателей.Вы можете узнать больше о стандартах, которым мы следуем при создании точного и непредвзятого контента, в нашем редакционная политика.
  1. AccountingTools. com. «Определение кассовой книги». По состоянию на 27 апреля 2021 г.

  2. GoCardless.com. «Как использовать кассовую книгу в бухгалтерском учете». По состоянию на 27 апреля 2021 г.

  3. KeyDifferences.com. «Разница между кассовой книгой и кассовым счетом». По состоянию на 27 апреля 2021 г.

Сравнить счета

Раскрытие информации рекламодателя

×

Предложения, представленные в этой таблице, поступают от партнерств, от которых Investopedia получает компенсацию.Эта компенсация может повлиять на то, как и где появляются объявления. Investopedia не включает все предложения, доступные на торговой площадке.

Как использовать кассовую книгу в бухгалтерском учете

Ведение подробной кассовой книги — это жизненно важный бухгалтерский процесс, который должен понимать и выполнять каждый бизнес. Кассовые книги помогают предприятиям эффективно управлять своими финансами, помогая составить бюджет на будущее, точно отслеживая финансовые изменения по мере их изменения. Они также позволяют предприятиям получать доступ к своей информации о денежных средствах быстрее, чем при просмотре главной книги.

Главная книга содержит всю информацию, необходимую для подготовки финансовой отчетности, с указанием счетов по активам и обязательствам, собственному капиталу, расходам и доходам. «Счета» в этом смысле не обязательно являются отдельными банковскими счетами, они описывают различные категории финансов, такие как счета активов, счета обязательств, счета операционных расходов, счета доходов, счета денежных средств и т. Д.

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга в бухгалтерском учете подробно фиксирует все кассовые операции.Это отличается от кассового счета, который отображается в главной книге. Денежный счет структурирован больше как бухгалтерская книга, тогда как кассовая книга может работать и как журнал, и как бухгалтерская книга. Кассовая книга — это книга первичных записей и может быть отнесена к особому журналу. Кроме того, поскольку он записывает кредитовые и дебетовые записи в форме счета, он может выступать в качестве вспомогательной книги.

Это означает, что кассовая книга содержит больше деталей, чем кассовый счет.

Кассовая книга содержит подробные сведения обо всех операциях по получению и оплате наличных для компании в хронологическом порядке, но также может включать операции по банковскому счету, которые мы объясним ниже.

Здесь «наличные» обозначают любую немедленную оплату наличными за товар или услугу. Это не только транзакции с банкнотами и монетами, но и такие вещи, как рыночные операции с акциями, при условии, что платеж осуществляется немедленно. Дебетовые платежи считаются наличными, поскольку деньги сразу же удаляются со счета, в то время как транзакции, такие как покупка в кредит, чеки и денежные переводы, считаются транзакциями банковского счета.

Запись транзакций через кассовую книгу, а не через кассовый счет, означает, что легче отслеживать и контролировать остатки денежных средств, а также легче выявлять ошибки или ошибки, поскольку они предоставляют более подробную информацию. Кассовые книги обычно обновляются и проверяются на ходу, в отличие от кассовых счетов, которые обычно сверяются раз в месяц.

Типы кассовых книг в бухгалтерском учете

Существует ряд различных типов кассовых книг, которые может использовать бизнес. Самый простой — это кассовая книга в одну колонку.

В кассовой книге, состоящей из одного столбца, поступления будут регистрироваться слева, а платежи или выплаты наличных — справа. Квитанции называются «дебетовой записью», а платежи — «кредитной записью».’Дебет описывает бухгалтерскую проводку, которая приводит к увеличению активов или уменьшению обязательств по балансу компании, тогда как кредит описывает обратное.

Более крупные компании могут разделить свою кассовую книгу на два отдельных журнала — кассовую книгу и кассовую книгу. В книге денежных выплат подробно описываются все платежи, произведенные поставщикам, а в книге кассовых чеков отображаются все платежи, произведенные бизнесу.

В кассовой книге с двумя или двумя столбцами дополнительный столбец может использоваться для записи сведений о скидках, разрешенных на стороне денежных поступлений, и скидках, полученных на стороне денежных выплат. Второй столбец может также использоваться для записи операций по банковскому счету в дополнение к кассовым операциям, обычно регистрируемым в кассовой книге.

В кассовой книге с тремя столбцами записываются все три — кассовые операции, скидки на покупку и продажу и операции по банковскому счету.

Между тем, мелкая кассовая книга используется для регистрации незначительных повседневных денежных расходов. Вы можете использовать кассовую книжку для отслеживания небольших расходов, таких как чай и кофе в офисе, бумага для принтера или канцелярские товары.Многие организации используют систему авансовых платежей как кассу.

Шаблон кассовой книги

Есть много способов структурировать кассовую книгу, но вы можете использовать приведенный ниже пример кассовой книги в качестве руководства:

Дата

Описание

Ledger Folio Reference (LF)

наличные деньги

Банк

Скидка

Эта таблица представляет собой одну сторону трехколоночной кассовой книги, скажем, для дебетовых проводок / квитанций. Такая же структура таблицы будет отражена на другой стороне для кредитовых записей / платежей. Фолио главной книги показывает номер страницы, на которой запись отображается в главной книге. В разделах «Наличные», «Банк» и «Скидка» вы можете ввести суммы для каждой соответствующей транзакции. Кассовая книга с одним или двумя столбцами будет идентична, но без столбца для банка, скидки или того и другого.

Кассовые книги помогают обеспечить лучшую видимость и точность, когда речь идет о расходах компании, что помогает при финансовом планировании и составлении бюджета, а также помогает оптимизировать процессы бухгалтерского учета, такие как обязательные налоговые проверки.Особенно важно внимательно следить за расходами в столь многих организациях, работающих удаленно — не имея возможности физически видеть каждую транзакцию, кассовая книга помогает все контролировать.

Мы можем помочь

GoCardless поможет вам автоматизировать сбор платежей, сократив количество администраторов, с которыми ваша команда должна иметь дело при поиске счетов. Узнайте, как GoCardless может помочь вам со специальными или регулярными платежами.

GoCardless используется более чем 55 000 компаний по всему миру.Узнайте больше о том, как вы можете улучшить обработку платежей в своем бизнесе уже сегодня.

Узнать большеЗарегистрироваться

Как подготовить кассовую книжку | Small Business

Автор Chron Contributor Обновлено 27 октября 2020 г.

Мелкие наличные — это система, которая финансирует и отслеживает небольшие покупки, такие как плата за парковочные счетчики, которые не подходят для оплаты чеками или кредитными картами. Книга мелкой кассовой наличности — это бухгалтерская книга, которая ведется в фонде мелкой кассы для записи сумм, которые добавляются к его балансу или вычитаются из него.Мелкая наличность должна быть частью общей системы бухгалтерского учета, которая документирует, как ваш бизнес перемещает средства между одним счетом и другим и как он тратит свои деньги.

Информация о покупках

В магазинах и в Интернете есть множество примеров книжек для мелкой кассы и шаблонов книг для мелкой кассы. На каждом билете запрашивается основная информация. Ваша мелкая кассовая книга позволяет вам записывать соответствующую информацию о сделанных вами покупках. Выделите поле для описаний элементов и используйте это поле для ввода необходимой информации.Например, если вы купили винт в хозяйственном магазине на углу, вы можете отметить, использовалась ли эта покупка для ремонта части инфраструктурного оборудования или как часть продукта, который вы будете продавать напрямую покупателю. Также включите поля для даты и суммы покупки.

Информация о балансе

Мелкая кассовая книга используется для простой системы отслеживания того, сколько денег в настоящее время находится в фонде. Включите поля для расчета текущего баланса и для пересчета этого баланса каждый раз, когда вы снимаете или добавляете в фонд.Эти поля должны служить основой для простых уравнений, позволяющих вычитать суммы покупок из баланса и добавлять суммы дополнительных денежных вливаний, которые вы делаете для пополнения фонда.

Выверка мелкой кассы

Суммы, которые вы регистрируете в журнале регистрации мелкой кассы, и остаток, который вы рассчитываете каждый раз, когда вы добавляете или удаляете средства, должны соответствовать сумме, которая остается в поле после совершения транзакции. Протоколы вашей мелкой кассовой книги должны включать систему проверки того, что средства были добавлены и вычтены точно и честно.Например, запланируйте подсчет средств и сверку их с суммами в своей мелкой кассовой книге каждый раз, когда вы добавляете наличные.

Важно иметь внутренний контроль для вашей системы мелкой кассы, чтобы предотвратить злоупотребление системой или воровство. По словам Signature Analytics, храните мелкие деньги в безопасности и предоставляйте доступ только доверенным людям. Прежде чем предоставлять кому-либо доступ, убедитесь, что у вас есть надлежащее обучение системе и использованию мелкой наличности.

Интеграция счетов

Информация в вашей мелкой кассовой книге является частью более крупной системы бухгалтерского учета, которая объясняет финансовую деятельность вашей компании для целей налогообложения, а также дает отзывы об эффективности и прибыльности. Периодически объединяйте информацию в своей мелкой кассовой книге с записями в вашей общей системе бухгалтерского учета, перечисляя суммы покупок в соответствующих категориях и используя эти цифры для компенсации прибыли.

Мичиганский технический университет рекомендует хранить и отправлять все оригиналы квитанций / чеков, особенно если ваш бизнес достаточно велик, и над счетами работают несколько человек. Также ведите записи о том, как вы получили средства, которые вы использовали для начала, и пополните свои мелкие денежные средства, например, сняв наличные в банке.

Учет кассовых операций | Вольтерс Клувер

Ведение книги дебиторской задолженности

Вы должны вести счет ГК дебиторской задолженности для каждого клиента, которому вы предоставляете кредит. Разносите расходы по счетам-фактурам из журнала продаж и денежных поступлений в бухгалтерские книги клиентов в конце каждого дня. Кроме того, независимо от того, используете ли вы кассовый аппарат или отдельную книгу кассовых чеков, обязательно проводите кассовые чеки на счете в соответствующие бухгалтерские книги в конце дня. Конечно, ваше программное обеспечение должно уметь заботиться об этом автоматически.

Если вам нравится бумажный след, храните все бухгалтерские книги дебиторской задолженности в одном подшивке и пусть копии книг дебиторской задолженности также служат в качестве выписок, которые вы отправляете своим клиентам по почте с просьбой об оплате. Если вы рассылаете их по почте в виде выписок, каждый месяц начинайте составлять новый лист бухгалтерской книги.

Ежемесячный лист бухгалтерской книги должен начинаться с форвардного сальдо, которое является конечным сальдо за предыдущий месяц.Если ваши бухгалтерские листы не будут дублироваться, как ваши клиентские отчеты, вам не нужно начинать новый лист каждый месяц. Просто ведите постоянную бухгалтерскую книгу для каждого клиента, которая поддерживает текущую сумму баланса клиента.

Для большинства предприятий выписки следует отправлять раз в месяц всем клиентам, имеющим остаток на счете, и включать:

  • начальное сальдо (конечное сальдо предыдущего месяца)
  • все счета, выставленные в течение месяца
  • платежей на счету в течение месяца
  • любые дебетовые или кредитовые авизо
  • конечное сальдо
  • срок оплаты

Отслеживание вашего контрольного счета

Когда вы ежемесячно отправляете по почте выписки своим клиентам, вы должны сверять бухгалтерские книги дебиторской задолженности с контрольным счетом дебиторской задолженности. Контрольный счет — это общий остаток дебиторской задолженности из вашей главной книги.

Начальная сумма дебиторской задолженности плюс начисленные продажи за месяц минус платежи по счету за месяц должна равняться конечной сумме дебиторской задолженности. Сравните эту сумму с суммой регистров дебиторской задолженности отдельных клиентов. Это поможет вам обнаружить любые ошибки в выписках клиентов, прежде чем отправлять их по почте. Ваша бухгалтерская программа должна автоматически уведомлять вас о расхождениях.

Работа с кредиторской задолженностью

Дебиторская задолженность может быть немного забавной — в конце концов, все дело в том, чтобы загребать с трудом заработанное вами бабло. С другой стороны, кредиторская задолженность (часто называемая A / P) сосредоточена на неоплаченных счетах бизнеса, то есть деньгах, которые вы должны своим поставщикам и другим кредиторам. Сумма вашей задолженности перед поставщиками указана в качестве текущего обязательства в вашем балансе.

Подготовка документов о кредиторской задолженности

Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, расходы регистрируются в журнале денежных выплат в момент оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит.Если вы имеете дело с определенным поставщиком много раз в течение месяца, вам не нужно регистрировать каждую покупку. Вы можете накапливать все счета за месяц от этого поставщика, а затем записывать одну транзакцию в журнал покупок в конце месяца.

Вы должны вести бухгалтерский учет кредиторской задолженности для каждого поставщика. Расходы из журнала выплат денежных средств в конце каждого дня проводятся в соответствующий регистр кредиторской задолженности. Книга счетов к оплате — это запись того, что вы должны каждому поставщику.Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически ведет отдельные бухгалтерские книги, а также главную книгу.

Главная книга содержит счет кредиторской задолженности, который является вашим контрольным счетом кредиторской задолженности. Журнал выплат денежных средств имеет столбцы кредиторской и дебетовой задолженности. Покупки в кредит и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно. В конце месяца они суммируются и проводятся на контрольный счет в главной книге.

Ведение кассовой книги — важные условия и юридические требования

Многие бухгалтеры недооценивают важность кассового учета.На практике кассовый учет часто напоминает сплошной хаос. И все же вести надлежащую кассовую книгу нетрудно.

С другой стороны, налоговая служба в последнее время все больше обращает внимание на проверку кассовых книг. Слишком часто государство теряет соответствующие налоговые поступления из-за скрытых продаж. Если аудитор отклонит кассовую книгу как неисправную, вы быстро окажетесь на дьявольской кухне в качестве предпринимателя. В следующей статье вы узнаете все, что стоит знать о кассовом учете.

Определение

В кассовом учете регистрируются поступления и расход внутренних денежных средств наличными. Все хозяйственные операции компании, оплачиваемые наличными, отражаются в кассовой книге. Как часть системы бухгалтерского учета, кассовая книга упрощает управление денежными средствами в виде справочной книги.

Зачем нужно вести кассовую книгу?

В некоторых отраслях бизнеса, например, в гастрономии или розничной торговле, вы, будучи самозанятыми, должны иметь дело с огромными суммами денежных выплат.Законодатель принял здесь меры предосторожности. Чтобы предотвратить хищение продаж и, как следствие, массовое уклонение от уплаты налогов, предприниматели обязаны вести кассовые книги. Все платежей и снятия средств регистрируются в письменной или цифровой форме в кассовой книге. В характерной форме счета сравниваются обе позиции, из которых окончательно формируется сальдо. Эта разница не только показывает, сколько денег находится в кассе, но и баланс является важным элементом при составлении годовой отчетности.Когда вы ведете кассовую книгу, вы включаете, помимо каждой операции, соответствующие бухгалтерские документы.

Налоговые органы требуют правильного учета!

Почему я как предприниматель должен вести кассовую книгу? Ответ очевиден. Ваша кассовая книга — это точная копия того, что находится в вашем денежном ящике. Он регистрирует ваши кассовые операции , а остаток представляет интерес не только для бухгалтерии и вашего налогового консультанта, но и для налоговой инспекции. Для того, чтобы ваша кассовая книга точно отражала ваши денежные средства, очень важен ежедневный кассовый учет.Причем хронологический порядок всех пунктов должен быть правильным. Кредиторы вашей компании и налоговые органы требуют правильного учета — и кассовая книга — одна из них.
Важно: За ведение бухгалтерского учета и, следовательно, за ведение кассового учета всегда отвечает бухгалтер, сам предприниматель. Другими словами, это означает, что вы как предприниматель несете ответственность за все ошибки и неточности в своей кассовой книге!

Кто должен вести кассовую книгу?

Не все самозанятые лица обязаны вести кассовую книгу. Вид бизнеса определяет обязанность вести кассовую книгу. Если вы фрилансер или ведете малый бизнес, вам нужно только создать отчет о прибылях и убытках (EÜR), и вам не нужно вести кассовую книгу.
В принципе, трудоустроены только те предприниматели, которые обязаны составлять бухгалтерский баланс. Компании, внесенные в торговый реестр, также должны вести кассовую книгу. Тем, кто не зарегистрирован в торговом реестре, необходимо составить кассовую книгу только в том случае, если характер и масштабы их бизнеса требуют коммерческой операции.

Почему все еще стоит

Если вам нужно только подготовить отчет о профиците выручки для налоговой инспекции, вам не нужно создавать кассовую книгу. Тем не менее, желательно вести бизнес-книгу, особенно в розничной торговле. Кассовый учет особенно выгоден малым и средним компаниям, которые в основном работают с наличными деньгами. С кассовой книгой вы получаете кристально четкий обзор всех кассовых позиций — даже если вы на самом деле не обязаны это делать. Компаниям, которым необходимо составлять баланс, приходится вести гораздо более сложный учет.Например, GmbH обязаны вести кассовую книгу в дополнение к двойной бухгалтерской отчетности.

Обзор всех компаний с кассовым обязательством

  • Компании с записью в коммерческом регистре
  • Компаний, обязанных к ведению бухгалтерского учета и двойной записи
  • Предприятия, которым требуется коммерческий бизнес операция с точки зрения объема и типа
Вести кассовую книгу: малый бизнес и фрилансер
Малый бизнес

Если ваш годовой оборот не превышает 600 000 евро, а ваша прибыль не превышает 60 000 евро, вы относитесь к группе малых предприятий.Кроме того, вы не можете выбрать юридическую форму, к которой применяется обязанность по подготовке отчетности. Это включает уже упомянутую GmbH.

Фрилансер

Категория фрилансеров (https://sevdesk. de/lexikon/freiberufler/) включает, например, врачей, налоговых консультантов и юристов, а также представителей большинства художественных, научных, педагогических или образовательных профессий. Таким образом, консультанты, дизайнеры, журналисты и переводчики также относятся к так называемым свободным профессиям. Статус фрилансеров не зависит от их прибыли и оборота.

Внимание: Согласно § 146 AO каждый предприниматель обязан вести индивидуальный учет всех продаж. Обязанность вести кассовую книгу снова вытекает из § 146 AO в связи с § 22 UStG. Однако запись в кассовой книге необходима только в том случае, если предприниматель обязан платить налог с продаж в соответствии с § 22 UStG. Таким образом, хотя мелкие торговцы обязаны готовить каждый доход индивидуально, им не нужно вести кассовую книгу. Самостоятельно занятые лица свободных профессий вообще не подпадают под эту категорию, и по этой причине от них не требуется вести кассовую книгу.

Важные термины в кассовом учете

Кассовый аппарат, кассовая книга или кассовый аппарат? В кассовом учете термины часто используются как синонимы, которые, строго говоря, не описывают один и тот же объект. Подробные объяснения отдельных терминов можно найти здесь:

  • Кассовая книга (Kassenbuch): В кассовой книге регистрируются все хозяйственные операции компании, оплаченные наличными.
  • Кассовый аппарат (Registrierkasse): Регистрирующее устройство, которое вычитает оборот из наличных денег и создает для него чек.Кассовый аппарат используется для продажи товаров и услуг.
  • Кассовый аппарат (Баркасса): Кассовый аппарат — это бетонный объект. Например, с помощью остатка наличности ручной кассы можно оплачивать меньшие расходы.
  • Касса (Кассе): Внесение и снятие средств подпадают под абстрактный термин «кассовый аппарат». Термин «наличные» снова встречается в кассовой книге.

Как выглядит правильно хранимая кассовая книга?

Если вы обязаны вести кассовую книгу или хотите добровольно регистрировать свои операции с наличными, вам следует учесть следующие моменты.

Структура вашей кассовой книги

В письменной или цифровой форме: каждая запись в кассовой книге всегда включает следующую информацию:

  • Обозначение записи как Доходы или расходы
  • Дата
  • Уникальный номер документа , например номер счета
  • Пояснительный текст бронирования , например, «бизнес-ланч» или «конверты»
  • Чистая сумма и валюта c квитанции или платежи по золе
  • Ставка налога с продаж в процентах (7 или 19%)
  • Сумма налога на добавленную стоимость
  • Окончательный остаток денежных средств или остаток
  • Квитанция

Как правило, вы должны вести кассовую книгу в форме счета.Это означает, что вы сравниваете свои доходы и расходы, чтобы на последнем этапе создать баланс. Баланс показывает, сколько денег у вас в кассе. Если вашей компании необходимо вести баланс, эта сумма будет включена в ваш годовой отчет или в ваш баланс.
Кроме того, для каждой записи требуется квитанция. Кассовая книга должна всегда соответствовать фактическому остатку денежных средств. Недаром Кассовая книга считается вспомогательной книгой или вспомогательной книгой бухгалтерской .Поэтому на него распространяются все правовые нормы, которые уже применяются к вашей бухгалтерской отчетности. Окончательный баланс кассовой книги находится в балансе под заголовком Оборотные активы .

Поправки кассовой книги

Конечно, вы можете ошибаться при ведении кассовой книги и при вводе новых записей. В то время как исправления в аналоговых кассовых книгах более сложны, цифровые книги для мелких резчиков обычно обеспечивают отличные решения. Используя аналоговую кассовую книгу, вы должны прежде всего убедиться, что вы просто не затемняете или иным образом не делаете исходную неправильную запись неузнаваемой. Вы сразу же привлечете внимание налоговой инспекции на вашу сторону. Исправления в кассовой книге всегда вносятся следующим образом:

  1. отметить ошибочную запись и следить за тем, чтобы запись оставалась разборчивой
  2. создать новую запись. Изменение записи должно быть понятным для постороннего лица.

Те же правила, конечно, применяются не только к аналоговым, но и к цифровым кассовым книгам. Если вы работаете с программным обеспечением, вам также не разрешается просто удалять записи здесь.Исправления всегда должны быть видимыми и отслеживаемыми.

Типичные ошибки кассового учета

Имеется ряд ошибок, которые на первый взгляд кажутся несущественными, но которых не должно происходить при правильном кассовом учете.

  1. самая частая ошибка обнаруживается среди квитанций и выпусков, которые не были записаны как записи. Вы также должны записывать в кассовой книге любые платежи с корпоративного счета и частные снятия средств.
  2. , поскольку кассовую книгу впоследствии изменить нельзя, нет необходимости в изменяемых файлах, таких как Excel, для ведения кассовой книги.
  3. многие предприниматели предпочитают оставлять одну строку свободной между записями в своих бумажных кассах. Почему? Потому что выглядит аккуратнее и понятнее. Однако налоговая инспекция наказывает эту любовь к порядку как проступок, потому что пустые строки дают место для последующих записей. С помощью записей, добавленных позже, вы, наконец, можете попытаться улучшить свой баланс.
  4. еще одна ошибка — не хранить документы прямо в кассовой книге. Если вы все еще работаете с классическими аналоговыми книгами, вам следует собирать чеки прямо в кассовую книгу.Если вы используете цифровую программу, все ваучеры сканируются и сохраняются.
  5. Также запрещено вести бухгалтерские книги исключительно для бухгалтерских целей. Как лицо, ответственное за кассовую книгу, вы обязаны регулярно пересчитывать наличные деньги. Независимо от того, насколько точен ваш кассовый учет и насколько безошибочно работает большинство программ, вы должны отслеживать все записи.
  6. регулярно сравнивайте рассчитанный остаток с остатком денежных средств. Если есть какие-либо расхождения, вы должны как можно скорее найти и исправить ошибку.

Обязательство по хранению также составляет 10 лет для кассового учета. Так что храните кассовую книгу и все чеки в течение 10 лет.

Если вы не ведете свою кассовую книгу должным образом, это может иметь далеко идущие последствия . Обычно налоговая служба добавляет сумму заявленного дохода. Если вы намеренно ведете свою кассовую книгу неправильно, налоговая служба в худшем случае сочтет это уклонением от уплаты налогов . Интересно, что правила надлежащего кассового учета также распространяются на предпринимателей, которые добровольно ведут свою кассовую книгу, но не обязаны это делать.

Законодательные требования кассового учета

Чтобы ваша кассовая книга была классифицирована как соответствующая, она должна соответствовать нескольким требованиям:

  • Полнота и хронология: Согласно § 238 Abs. 2 HGB кассовая книга всегда должна вестись в хронологическом порядке. Все записи могут быть только в правильном хронологическом порядке.
  • Безопасность изменений: Цифровая или аналоговая — ваша кассовая книга должна храниться таким образом, чтобы ее нельзя было впоследствии изменить.По этой причине кассовые книги Excel вряд ли находятся в пределах допустимого диапазона. В бумажных книгах не должно быть пустых строк, записи нельзя вводить карандашом или аналогичными письменными принадлежностями.
  • Обязательство по хранению в течение 10 лет: Согласно § 257 Abs. 1 и 4 HGB, предприниматели обязаны хранить законный срок хранения 10 лет. В течение 10 лет вы должны архивировать не только кассовые книги, но и все документы, которые должны храниться в надлежащем порядке.
  • Оперативная обработка: Согласно § 146, абзацу 1 АО, законодатель регулирует период обработки вашего ежедневного денежного дохода. Если произошла операция с наличными, вы должны ввести записи не позднее следующего дня. Это единственный способ доказать, что вы не добавляли записи в какой-то момент, и таким образом впоследствии улучшить свой баланс.
  • Понятность: В соответствии с § 145 AO экспертная третья сторона должна иметь возможность получить обзор вашей кассовой книги, включенных в нее деловых операций и состояния вашей компании в разумные сроки.
  • На немецком языке: Согласно § 146 Abs. 3 AO кассовая книга в принципе может вестись только на немецком языке. Если вы используете другой язык, налоговая служба запросит у вас перевод. Вы также должны уметь объяснять символы и сокращения по запросу.
  • Бронирование без квитанции: Согласно § 238 Abs. 2 HGB вам не разрешается делать запись, если соответствующие счета-фактуры, квитанции или кассовые чеки недоступны.
  • Обязанность индивидуальной записи: Все записи должны быть внесены в кассовую книгу отдельно.Исключены из этого правила предприятия, которые ежедневно обрабатывают большое количество операций с наличными. В этом конкретном случае достаточно ввести дневной баланс. С помощью кассового аппарата все входящие и исходящие транзакции могут быть проверены надежным способом в виде кассового отчета.

Эти требования закона распространяются на всех, кто ведет кассовую книгу. Малые предприятия и фрилансеры, которые добровольно создают свою кассовую книгу, также должны соблюдать правила надлежащего кассового учета!

Ваша кассовая книга как статья баланса

Кассовая книга — важная часть баланса вашей компании.В отчет о прибылях и убытках, который вы представляете в налоговую инспекцию в конце года, также включены операции с наличными деньгами. Остаток вашей кассовой книги записывается как актив по статье «Текущие активы». В § 266 HGB (Торговый кодекс Германии) вы найдете точные правила классификации баланса.

Наказуем ли неправильный расчет наличности?

Как предприниматель, вы по закону обязаны вести надлежащий бухгалтерский учет. Ведь, помимо прочего, ваши кассовые книги являются базой для налогообложения.Государство в первую очередь обеспечивает свои налоговые поступления через законы. В этом отношении налоговая служба выступает в роли посредника. Поэтому ваши книги всегда должны отслеживаться третьей стороной-экспертом. Недаром все счета нужно хранить долгое время. Ни одна компания не может игнорировать требования закона. Следовательно, есть риск некорректного кассового учета:

    • Штраф
    • Санкции по торговому праву
    • Дополнения
    • В случае оправданного уклонения от уплаты налогов даже лишение свободы

Ошибки в кассовом учете в связи с ненадлежащим ведением бухгалтерского учета в налоговой инспекции не принимаются.В случае отсутствия данных или последующих исправлений налоговая инспекция может вернуть представленные документы и потребовать от предпринимателя исправить недостающие или неверные данные. В серьезных случаях есть риск неблагоприятной оценки, отзыва налоговых льгот или даже уголовного налогового производства.

Как правильно вести кассовую книгу

Ведение кассовых книг вручную с помощью шаблонов Word и Excel

С помощью шаблона кассовой книги для Word или Excel можно быстро и легко создавать и распечатывать формы.Единственное требование для бесплатного использования документов здесь — наличие программного обеспечения на вашем собственном компьютере. Это ручное решение может оказаться полезным для небольших компаний с управляемым движением денежных средств. Здесь важна разница между работой с программой и печатью форм. Хранение кассовой книги с файлом Excel не соответствует правилам GoBD и, следовательно, не разрешено. В конце концов, записи в кассовой книге можно редактировать в любое время в таких программах, как Word или Excel.

Рукописная кассовая книга

Для тех, кто по-прежнему предпочитает работать с рукописными документами, есть возможность распечатать документ, созданный в Excel, и заполнить его вручную. В шаблоне кассовой книги еще не должно быть записей. Затем формы рассматриваются как аналоговая кассовая книга. Однако все, кто полагается на ручной труд, должны соблюдать постановления законодателя даже с этой формой кассовой книги. Таким образом, шаблон Excel или Word должен иметь следующие имена в строках заголовка:

  • начальное сальдо
  • Текущий остаток денежных средств
  • Доходы и расходы

Для каждой отдельной транзакции необходимо указать:

  • Порядковый номер
  • Дата
  • Сумма
  • Налог на добавленную стоимость по ставке
  • квитанция

В зависимости от количества записей отчет закрывается и подписывается ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

Электронный расчет наличности с онлайн-инструментами

В дополнение к бесплатным шаблонам кассовых отчетов и образцам кассовой книги, которые доступны в Интернете, для создания кассовой книги подходят различные онлайн-инструменты. На рынке доступно несколько кассовых программ. Главное преимущество: ваша бухгалтерия доступна из любого места в облаке. Как предприниматель, вы экономите много времени, создавая кассовую книгу, протокол подсчета наличных денег и кассовый отчет с помощью подходящего инструмента.Если вы ежедневно обрабатываете большое количество операций с наличными деньгами и слишком много времени уделяете бухгалтерскому учету, у вас вряд ли будет время на основной бизнес.
На данный момент кассовая книга онлайн — это поддерживаемый браузером инструмент, с помощью которого вы можете вести учет наличных денег онлайн. Это означает, что вы вводите свои кассовые чеки напрямую через Интернет. Пока вы вводите квитанции, онлайн-инструмент постоянно проверяет их на полноту. Соблюдать принципы правильного учета можно с легкостью с помощью онлайн-инструментов.

Учет наличности с помощью бухгалтерской программы

Хранение кассовых книг в ручном режиме подвержено ошибкам и отнимает много времени. Простое изменение числа может испортить всю вашу работу. Если это произошло, необходимо исправить всю кассовую книгу. С помощью мощного программного обеспечения этих проблем можно легко избежать. Кроме того, бухгалтерская программа эффективна и экономит время . Еще одним преимуществом является то, что сложное финансовое программное обеспечение экономит вам много вычислительной работы, при этом постоянно следя за своим денежным балансом.

Молодые предприниматели, которые только начинают заниматься самостоятельно, часто задаются вопросом, могут ли они доверить ведение бухгалтерии налоговому консультанту. Нет противоречия между бухгалтерским учетом налогового консультанта и вашим собственным финансовым программным обеспечением. Эти два варианта не являются взаимоисключающими — наоборот: если вы постоянно следите за своим бухгалтерским учетом, вы также можете лучше общаться со своим налоговым консультантом. Действительно хорошее программное обеспечение для бухгалтерского учета не требует пояснений. Практически в качестве побочного эффекта он показывает, как правильно вести кассовую книгу.

Заключение

Правильное управление денежными средствами поможет вам не оставлять налоговой инспекции места для дополнений. Консультации поддержат вас в бухгалтерском учете и избавят вас от ручного учета. Единственное, что важно при рукописном кассовом учете, — это соблюдение принципов правильного кассового учета. Недаром во время налоговых проверок производятся регулярные оценки. Если аудиторы обнаружат неправильный учет наличности, можно поставить под сомнение всю отчетность.Небольшая халатность может иметь серьезные финансовые последствия. Последствия могут быть далеко идущими. Если весь бухгалтерский учет больше не является окончательным, налоговая служба может признать налоговую ответственность.

Почему мелкие деньги так важны для малого бизнеса

Мелкая наличность, , также известная как кассовая наличность, относится к небольшим суммам наличности, хранящимся в кассе на предприятии. (Термин «мелкий» происходит от «мелкий» или «мелкий».) Есть две причины хранить мелкие деньги:

  • Для внесения изменений для клиентов или пациентов
  • Чтобы возместить сотрудникам товары, которые они купили для вашего бизнеса
  • Для оплаты небольших покупок, требующих наличных денег, таких как еда для офисного обеда или принадлежности для кофе, или парковка.Большинство предприятий розничной торговли имеют денежный ящик, как и медицинские учреждения.

Мелкая наличность работает в системе авансовых платежей, в которой на счет поступает начальная сумма денег, которая используется для определенной цели (в данном случае мелкая наличность). Когда счет опускается ниже определенной указанной суммы, система пополняется.

На предприятиях, которые часто нуждаются в мелких деньгах, они часто устанавливаются во фронт-офисе с ящиком или ящиком для мелкой наличности или в магазине с использованием кассового аппарата.(Да, в некоторых местах до сих пор используется кассовый аппарат.)

Поскольку денежная экономика становится все меньше, и люди все больше используют дебетовые и кредитные карты для небольших покупок, использование системы мелкой наличности (с «денежным ящиком») уменьшилось. Но для любого бизнеса по-прежнему важно убедиться, что вы учитываете все мелкие покупки, чтобы вы могли вычесть их как бизнес-расходы.

Как работает система мелкой кассы

Для создания системы мелкой кассы первоначальная сумма денег поступает с текущего счета компании.

Сотрудники берут деньги со счета мелкой наличности, записывая каждую транзакцию с указанием даты, суммы, поставщика (которому заплатили) и бизнес-цели.

Каждая покупка за наличные должна быть документально подтверждена так же, как и другие коммерческие доходы и расходы. Использование журнала учета мелкой кассы или квитанций поможет зафиксировать эти расходы, чтобы их можно было использовать для компенсации дохода для целей налогообложения бизнеса.

Кто-то должен периодически проверять счет, чтобы баланс не становился слишком низким.Когда в ящике мелкой наличности становится меньше заранее установленной суммы, которую вы определяете, добавьте в ящик, выписав чек в «Мелкую наличность» и обналичив этот чек.

Если вы используете счет мелкой наличности для внесения сдачи для клиентов, вам нужно будет проводить мини-аудит в конце каждого дня. Начните с начального баланса, внесения наличных, снятия наличных по сравнению с транзакциями и конечной суммы.

Открытие счета мелкой наличности

Начните с определения того, сколько денег вам будет нужно каждый день, как для внесения сдачи для клиентов, так и для небольших платежей наличными.

Держите в денежном ящике столько денег, сколько вам нужно, но не слишком много, чтобы это не было искушением для сотрудников или грабителей. Чтобы определить максимальную сумму для мелких денежных средств, ведите учет расходов за определенный период времени, используя, например, среднюю сумму за каждую неделю. Эти записи также понадобятся вам для налоговых целей.

Отслеживайте операции с мелкой наличностью

С самого начала отслеживайте, сколько денег находится в ящике для мелкой наличности или в ящике в начале каждого дня.По мере совершения каждого платежа вам понадобятся квитанции о мелкой наличности или список транзакций. Для каждой транзакции запишите дату, сумму и цель.

Будьте как можно более конкретными, чтобы не было сомнений в том, что сделка была связана с коммерческой деятельностью. Вам не нужно каждый день отслеживать изменения. Но в конце каждого дня записывайте сумму в кассу. Разница должна соответствовать наличным платежам, произведенным клиентами, и общей сумме мелких денежных расходов, выплачиваемых из векселя.

Настройка политики мелкой наличности

Прежде чем вы начнете использовать мелкую наличность, добавьте раздел политики мелкой наличности в руководство по политикам и процедурам для сотрудников. Включите эти элементы в политику и подумайте, как снизить риск кражи со стороны сотрудника или клиента.

  • Сколько нужно держать на счете? Каков минимум (когда нужно добавлять деньги?) Какой счет использовать для пополнения счета?
  • Кто отвечает за регистрацию транзакций? Кто кладет деньги на счет?
  • Где хранится мелкая касса?
  • Как регистрируются операции с мелкой наличностью? Где хранятся записи? Кто отвечает за добавление записей мелкой кассы в вашу систему бухгалтерского учета?

Мелкие деньги легко украсть, поэтому убедитесь, что вы их защитили:

  • Обязанности разные, поэтому человек, регистрирующий транзакции, отличается от человека, вводящего транзакции в вашу бухгалтерскую систему.
  • Храните ящик для мелкой наличности в безопасном месте, известном только одному или двум людям.
  • Периодически проводите аудит, чтобы убедиться, что транзакции законны.

Мелкая наличность и налоги

Самая важная часть системы мелкой кассы — это документирование каждой транзакции. Документирование транзакций — это способ документирования бизнес-расходов для налоговых целей. Отслеживая все операции с мелкой наличностью — независимо от того, насколько они мелкие — у вас есть записи, подтверждающие отчисления на эти расходы малого бизнеса.

Чем больше документально подтвержденных мелких денежных расходов, тем больше будут вычеты и тем меньше будет ваш счет на налоги на бизнес.

4 причины, по которым компаниям все еще нужны мелкие деньги

В прошлом я работал на нескольких разных должностях, прежде чем начал свой внештатный бизнес. Некоторые из этих рабочих мест приходились на обычные предприятия, у которых были мелкие наличные.

Эти деньги использовались для множества разных целей, а затем время от времени пополнялись. Квитанции были удалены, добавлены деньги и мелочь.

Конечно, сегодня многие компании пытаются перейти на безбумажную и цифровую деятельность. Несмотря на это, есть причины, по которым предприятиям все еще нужны мелкие деньги.

1. Зачем оставлять мелкие деньги?

Фонд мелкой наличности обычно создается для того, чтобы сотрудники предприятия могли делать небольшие покупки без необходимости реквизиции денег, использования кредитной или дебетовой карты компании или получения чека. Эти типы транзакций требуют больше времени и документов для завершения.

Однако наличие мелкой наличности для небольших покупок позволяет сотрудникам частично обходить эту бюрократическую волокиту.

Допустим, в офисе, в котором вы работаете, закончился кофе. Чтобы купить больше, вам, возможно, придется заполнить форму, а затем предъявить ее бухгалтеру для проверки. Очевидно, для этого вам сначала нужно знать точную сумму денег, которую вы будете тратить.

Это только первая проблема. Затем вам, возможно, придется подождать несколько дней, пока бухгалтер снимет чек при оплате других счетов. Между тем в офисе нет кофе, а ваши коллеги сварливы, и с ними сложно работать.

Было бы намного лучше избежать такого сценария, не правда ли? Если бы вместо этого вы использовали мелкие деньги, вы могли бы принести немного денег в магазин, купить кофе, а затем вернуть сдачу и квитанцию. В мгновение ока ваша проблема решена.

2. Что следует использовать для

Держать под рукой небольшую сумму денег для небольших покупок — это не только разумно, но и более эффективно вести бизнес. Итак, на что следует использовать мелкие деньги?

Некоторые примеры, помимо кофе, — это почтовые расходы, канцелярские товары, а также завтрак или обед для встречи.Ясно, что есть много других невысоких долларовых расходов, на которые можно было бы потратить компенсацию сотруднику за покупку чего-то небольшого для офиса.

3. Как пользоваться мелкой наличностью

Обычно мелкие деньги хранятся в запертом ящике или ящике рядом с фасадом предприятия. Определенная сумма денег используется в качестве стартапа и остается под рукой для этих небольших покупок.

Каждый раз, когда деньги изымаются из кассы мелкой кассы, необходимо заполнять квитанцию ​​и помещать ее в ящик или ящик.В квитанции указано, кто взял деньги, сколько было взято и для чего они предназначались.

После совершения покупки сотрудник, использовавший мелкую кассу, показывает, сколько фактически было потрачено на квитанции, и прикрепляет квитанцию. Любые остатки сдачи также возвращаются в кассу.

Периодически бухгалтер забирает квитанции, квитанции, кассу и все сверяет. Затем квитанции и квитанции заменяются дополнительными денежными средствами, а покупки документируются как коммерческие расходы.

4. Сколько нужно держать под рукой?

Сумма денег, которую бизнес должен держать под рукой для оплаты мелкой наличности, вероятно, будет варьироваться от бизнеса к бизнесу. Причина этого в том, что потребности в мелких суммах будут варьироваться в зависимости от типа бизнеса.

Например, если компания представляет собой небольшой магазин канцелярских товаров, ему может потребоваться всего около 100 долларов в любой момент времени. Деньги можно было потратить на кофе, почтовые расходы или бензин для служебного автомобиля.

Однако более крупному бизнесу, возможно, потребуется сохранить 500 долларов или больше для оплаты мелких сумм.Эти небольшие покупки, возможно, придется совершать чаще.

Время от времени может потребоваться оценка фонда мелкой наличности, чтобы убедиться, что он достаточно большой. И наоборот, может потребоваться уменьшение фонда, если в фонде в любой момент времени всегда остается значительная сумма неиспользованных денежных средств.

Как видите, существуют причины, по которым предприятиям все еще нужны мелкие деньги для покупки недорогих товаров. Не отставать от запаса кофе — лишь одна из них.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *