Срок хранения кассовых чеков ип: Нужно ли хранить чеки, сколько и как правильно это делать?

Содержание

Нужно ли хранить чеки, сколько и как правильно это делать?

Чек при эквайринге — нужен или нет?

Дискуссии о том, нужен ли фискальный чек при онлайн-оплате и есть ли необходимость его сохранять, ведутся с начала нулевых. В 2003 году был принят закон № 54-ФЗ, который определил использование кассовых аппаратов при оплате товаров или услуг банковской картой либо наличными. Но этот закон не учел главного: технологии постоянно обновляются, в частности, возможность онлайн-оплаты появилась не так давно. До 2016 года в рамках этого закона фискальный чек не требовался при непосредственном переводе денежных средств на счет фирмы.

Однако в 2016 году вышел федеральный закон № 290, в котором черным по белому написано, что чек необходим при любом способе оплаты, в том числе и тогда, когда речь идет о выплате выигрышей по лотерейным билетам и получении платного контента (игры, книги, софт и т.д.)

Поэтому в настоящее время чеки при эквайринге однозначно нужны. Однако не все из них нужно хранить долгие годы.

Сколько должны храниться фискальные чеки?

Все первичные кассовые документы по закону должны сохраняться в течение 5 лет. Это правило действует с 2007 года.

Между тем, в законе есть исключение для копий товарных чеков и использованных кассовых чеков: у них срок хранения составляет всего 10 дней. Хранением чеков по эквайрингу занимается материально ответственное лицо. При этом стоит учитывать, что Z-отчеты с ККМ (в том числе с POS-терминалов) относятся к первичным документам, срок хранения которых — 5 лет.

В рамках стандартного договора эквайринга предусмотрен срок хранения чеков и всех документов, подтверждающих факт совершения сделки или расходов, — 3 года. При этом чеки (слипы) передаются в банк не позднее чем в течение 3 дней со дня получения запроса от банка.

И для чего надо хранить чеки?

В первую очередь, это нужно самой компании. Аккуратно сохраненные чеки помогут избежать штрафа от налоговой, пригодятся для урегулирования спорных ситуаций с клиентами, для возврата денег, а в некоторых случаях — для проверки статуса платежа.

Кроме того, банк, с которым заключен договор эквайринга, вправе потребовать отправки в его офис всех слипов за определенный срок или конкретную дату. При правильном хранении чеков это займет у вас совсем немного времени.

Как правильно хранить чеки?

Современные кассовые аппараты обычно печатают чеки на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают и с этим ничего нельзя сделать. Чтобы вся важная информация не исчезла через некоторое время, необходимо соблюдать два нехитрых правила.

  • Делайте ксерокопии чеков. При этом оригинал прикладывается к копии, которая заверяется ответственным лицом и печатью компании. Даже если чек полностью выцвел, в таком виде он все равно действителен. К Z-отчету необходимо также прикрепить справку-отчет по форме КМ-6.
  • Складывайте чеки в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам.

Передача слип-чеков в банк

Сверка итогов по POS-терминалу происходит ежедневно. В банк-эквайрер уходит вся информация по проведенным операциям. При этом банк может прислать запрос на предоставление слип-чека и уточнение деталей операции — как правило, для профилактики мошенничества со стороны покупателей.

Товарные чеки в работе ИП.

В подавляющем большинстве случаев, основным видом коммерческой деятельности индивидуальных предпринимателей является реализация каких-либо товаров или оказание определенных услуг населению. Каждая такая сделка, согласно существующему законодательству, должна сопровождаться подтверждающими документами.

Одним из этих документов, в ряде случаев, может являться правильно заполненный товарный чек. В зависимости от системы налогообложения, применяемой предпринимателем, он должен сопровождать кассовый чек, либо может выдаваться отдельно.

 

 

Как правильно использовать товарные чеки индивидуальному предпринимателю.

 

Случаи применения товарных чеков.

Оплата товаров предпринимателям может осуществляться как безналичным переводом на расчетный счет в коммерческом банке, так и наличными денежными средствами. В первом случае подтверждением оплаты являются банковские документы (платежные поручения), а факт передачи товара, как правило, подтверждает заполненные договор купли-продажи актом приема-передачи и накладные, где перечисляются ассортимент, количество и условия передачи реализуемого товара.

В случае передачи ИП наличных денежных средств существует другой порядок подтверждения факта совершенной сделки. Есть два варианта:

 

  1. С кассовым чеком;
  2. Без кассового чека (в случае, если ИП не использует в своей деятельности кассовый аппарат).

 

Если оплата приобретаемого за наличный расчет товара подтверждается кассовым чеком, то товарный чек может быть, по требованию приобретателя, приложен к нему в качестве сопроводительного документа. В нем, как правило, расписаны все приобретенные товары или услуги, их количество и стоимость. Идет расшифровка данных, указанных в кассовом чеке. Некоторые представители малого бизнеса ставят под сомнение целесообразность оформления товарного чека при наличии кассового.

Однако, согласно статье 252 НК РФ к расходной части при бухгалтерском учете, можно отнести только подтвержденные первичными документами и подтвержденные затраты. Первичными документами, принимаемыми к зачету, согласно ФЗ № 129, являются документы содержащие:

 

  • Дату выдачи документа;

  • Название документа;

  • Суть произведенной операции;

  • Должность ответственного лица и его роспись. И пр.

 

Товарный чек содержит все необходимые реквизиты соответствующие этим требованиям, поэтому, для подтверждения затрат, он нужен также как и чек кассовый, который подтверждает факт оплаты. Кроме обоснования и подтверждения произошедших расходов, товарный чек может пригодиться при разрешении спорных вопросов в ходе проведения проверки органами ФНС вашего бизнеса.

Второй вариант применения товарных чеков обусловлен тем, что согласно ФЗ № 54 от 22.05.03 г. «О применении контрольно-кассовой техники», некоторые частные предприниматели освобождены от обязательного использования контрольно-кассовой аппаратуры.

В частности это касается ИП, использующих в своей деятельности налогообложение в виде ЕНВД. Такие субъекты имеют право оформлять товарный чек, по требованию покупателя, без выдачи кассового чека. Но в этом варианте работы с товарными чеками есть определенная специфика.

Специфика применения товарных чеков без выдачи кассовых.

Все нюансы работы с товарными чеками при отсутствии кассовых аппаратов обусловлены определенными положениями и требованиями фискальных органов:

– Так как, товарный чек не относится к категории бухгалтерских документов строгой отчетности и не определен как обязательный к выдаче, не существует строго определенной формы товарного чека, или узаконенного каким-либо государственным классификатором бланка товарного чека для ИП. Тем не менее, образец применимого в деятельности ИП товарного чека можно найти в интернете на профильных сайтах. Кроме того этот документ указывается и обозначен в некоторых нормативных документах, например:

 

  • ФЗ «О защите прав потребителей»;
  • ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • В некоторых письмах Министерства Финансов РФ.
  • Других законах и нормативных актов.

 

– Несмотря на то, что единый узаконенный образец бланка этого документа отсутствует, согласно законодательству, в нем должны присутствовать следующие пункты:

 

  • Название документа;
  • Его порядковый номер;
  • Дату его составления;
  • Наименование предприятия или ФИО предпринимателя;
  • ИНН предприятия или ИП;
  • Количество единиц проданного товара или количество оказанных услуг;
  • Наименование каждого проданного товара или каждой услуги;
  • Стоимость каждой единицы;
  • Общая сумма платежа;
  • Роспись ответственного лица с расшифровкой и указанием должности.

 

Исходя из вышеизложенного, каждый предприниматель имеет право разработать индивидуальный образец бланка товарного чека, следуя всем предъявляемым к нему требованиям, и применять его в своей работе.

– При правильной организации бухгалтерского учета, соответствующим всем требованиям контролирующих и фискальных органов, следует предъявлять особые требования к тщательности заполнения всех реквизитов товарного чека.

В случае если после внесения в чек всех товаров или услуг, в нем остаются незаполненные графы, их следует перечеркнуть для пресечения возможного внесения туда дополнительных наименований. Если вы пользуетесь автоматизированной системой учета продаж и заполнения необходимых бланков, то такой вариант исключается.

Необходимый срок хранения товарных чеков.

В случае если товарный чек прилагается к авансовому отчету и служит для подтверждения произведенных затрат, он приравнивается по значимости к первичным документам. Это значит, что срок хранения этого документа продавцом должен быть не меньше 5 лет.

Покупателю, физическому лицу, хранить этот подтверждающий документ рационально только до окончания гарантийного срока приобретенного товара.

Так как товарный чек выписывается в единственном экземпляре, его оригинал должен быть отдан приобретателю товара или услуги. Себе индивидуальный предприниматель должен оставить копию этого документа.

В качестве резюме можно отметить, что, несмотря на всю простоту в заполнении и использовании, товарный чек является достаточно важным элементом бухгалтерского учета расходов.

 

ФНС запустила сервис для хранения чеков. Что это значит для каждого из нас?

Появились опасения, что теперь с помощью сервиса налоговая будет видеть все чеки и таким образом сможет отслеживать любые транзакции по банковским картам. Давайте разберемся, так ли это на самом деле.  

Что представляет собой сервис для хранения чеков?

Сервис называется «Мои чеки онлайн». Войти в него можно по номеру телефона: вводите номер — и вам приходит sms с кодом.

После этого система запрашивает адрес электронной почты, чтобы выслать на него ссылку для подтверждения учетной записи в «Мои чеки онлайн».

Выполнив пару несложных действий, вы получаете доступ к списку чеков с указанием компании-продавца, стоимости, даты и времени совершения покупки по карте.

Каждый чек можно открыть — это фактически полный аналог бумажного варианта. Также предусмотрена возможность для скачивания.

Зачем ФНС хранить ваши чеки?

Ведомство решило воспользоваться опытом других стран, которые отказываются от бумажных чеков. В рамках этой инициативы преследуется несколько целей.

Экономическая причина

Бумажный чек дороже электронного. Посчитали, что его стоимость варьируется от 10 до 20 копеек.

Экологическая причина

Для выпуска бумажных аналогов требуется термобумага и специальные химические вещества. В Европе уже принята программа, обязывающая отказываться от использования термобумаги.

Клиентоориентированность

Благодаря электронным чекам пользователь получает доступ к полной информации о своих покупках в одном месте. Он может использовать их при возврате товаров или гарантийном обслуживании. Также чеки необходимы для участия в различных программах лояльности, для получения кэшбэков или бонусов. 

Как направить клиенту электронный чек

Бумажный аналог пользователи быстро теряют, что лишает их возможности воспользоваться привилегиями.

Оформление налогового вычета

ФНС уже не раз заявляла о том, что планирует значительно упростить процедуру оформления вычетов. Сервис «Мои чеки онлайн» приближает ведомство к этой цели. Он позволит налоговым органам автоматически рассчитывать сумму для возврата при покупке лекарств: налогоплательщику будет достаточно только выбрать счет для зачисления денег без заполнения декларации.

Хранение

Бумажные чеки быстро портятся, выцветают. Это создает сложности для пользователя — он не может их долго хранить для потенциального возврата товара.

Как электронные чеки появляются в сервисе?

ФНС утверждает, что все чеки будут попадать в сервис только по желанию самого покупателя. 
Это происходит двумя способами: 

  • Покупатель по своему желанию предоставляет продавцу либо адрес электронной почты, либо номер телефона. 
  • Покупатель сканирует QR-код бумажного чека с помощью приложения «Проверка чеков». Это приложение привязано к номеру его телефона, поэтому чек попадает в информационную систему ФНС.

Предложение для бизнеса: подключите пакет из 500 sms с чеками для отправки клиентам

Покупатель вправе отказаться от электронного чека и получить бумажный аналог, который попадет в сервис без указания номера телефона или адреса электронной почты.

С чем связаны опасения пользователей?

ФНС предупреждает, что не связывает чеки с операциями по карте. Даже если покупатель оплатит товар картой и получит бумажный чек, информация о покупке в сервис «Мои чеки онлайн» не поступит.

Но именно эта часть из официального сообщения ФНС и стала поводом для появления различных слухов и предположений. 

Мы попросили эксперта по кассовому законодательству СКБ Контур Оксану Кобзеву прокомментировать информацию о запуске нового сервиса:

В связи с появлением сервиса для хранения электронных чеков появилась масса комментариев, что налоговая начала отслеживать покупки, оплаченные банковскими картами. Это не совсем так. Прежде всего нужно понимать, как налоговая соотносит чек и покупателя.

По умолчанию при покупке в розничной точке продаж, продавец обязан выдать бумажный чек. Одновременно этот же чек контрольно-кассовая техника отправляет в ФНС через оператора фискальных данных. Этот чек не привязан к личности плательщика, даже если оплачен картой. Так как среди данных, которые уходят в налоговую, нет информации о покупателе, есть только данные о продавце.

Согласно закону 54-ФЗ, покупатель имеет право попросить электронный чек. О своем желании нужно предупредить кассира до момента оплаты товара и продиктовать ему либо номер телефона, либо адрес электронной почты, на которые вы хотите получить чек. Вот такой чек уже можно привязать к личности покупателя по указанным им самим данным.

Если же покупка осуществляется в интернете, то бумажный экземпляр чека не выдается, отправляется только электронный — такой чек тоже можно соотнести с плательщиком.

Сервис хранения электронных чеков ФНС, после авторизации в нем, показывает именно те чеки, которые покупатели получают на электронную почту или по номеру телефона, которые сами указали. А не по всем покупкам, оплаченным картами. Сейчас большинство персонализированных чеков в хранилище — это оплата услуг такси и покупки в интернете, просто потому, что без указания своих данных пользоваться такими сервисами невозможно. Чеки из офлайн-магазинов становятся персонализированными только с ведома покупателя.

В перспективе ФНС планирует объединить данные личного кабинета налогоплательщика и хранилища электронных чеков, для упрощения процедуры получения налоговых вычетов, например, за покупку лекарств или оказание медицинских услуг. То есть не нужно будет хранить бумажные чеки и предоставлять их в ИФНС для оформления вычета.

как избежать штрафа, если чек не был пробит

Политика ООО «Ярус» в отношении обработки персональных данных

ООО «Ярус»

Юридический и фактический адрес:

Фактический адрес: 115280 г. Москва, ул. Ленинская Слобода, д. 19, стр.4

Юридический адрес: 117292, г. Москва, Нахимовский просп., д. 52/27, помещение Б

1. Общие положения

1.1. Настоящий документ (далее — Политика) определяет цели и общие принципы обработки персональных данных, а также реализуемые меры защиты персональ ных данных в ООО «Ярус» (далее — Оператор). Политика является общедоступным документом Оператора и предусматривает возможность ознакомления с ней любых лиц.

1.2. Политика разработана в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием электронных средств платежа», а также иных нормативных правовых актов Российской Федерации, локальных актов ООО «Ярус».

1.3. Политика неукоснительно исполняется руководителями и работниками всех структурных подразделений и филиалов ООО «Ярус».

1.4. Действие Политики распространяется на все персональные данные субъектов, получаемые и обрабатываемые ООО «Ярус» с применением средств автоматизации и без применения таких средств.

2. Определения

2.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.2. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данным, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. К таким действиям (операциям) можно отнести: сбор, получение, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блок ирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.3. Субъект персональных данных — любое лицо, персональные данные которого обрабатываются оператором персональных данных.

2.4. Оператор персональных данных — ООО «Ярус».

3. Обработка персональных данных

3.1. О бработка персональных данных осуществляется с учетом следующих требований:

— обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

— содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки;

— обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

— при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность и достаточность сведений по отношению к целям обработки персональных данных.

3.2. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных определяются исходя из уставных целей деятельности Оператора, на основании и во исполнение требований законодательства РФ, в т. ч. Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием электронных средств платежа».

3.3. К основным категориям субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются и/или могут обрабатываться Оператором в соответствии с целями их получения, относятся физические лица:

  • лица, состоящие и состоявшие в трудовых и гражданско-правовых отношениях с Оператором и/или контрагентами Оператора;
  • кандидаты на замещение вакантных должностей;
  • лица, имеющие граж данско-правовой характер договорных отношений с Оператором, или находящиеся на этапе преддоговорных или выполненных отношений подобного характера;
  • лица, сообщившие свои персональные данные в процессе взаимодействия с Оператором, в том числе путем подключения к сервисам Оператора и/или подписания юридических документов с Оператором.

3.4. Для указанных категорий субъектов могут обрабатываться сведения, в том числе запрашиваемые на сервисах Оператора, включая, но не ограничиваясь: фамилия, имя, отчество; год, месяц, дата рождения; место рождения, адрес; семейное положение; социальное положение; имущественное положение; образование; профессия; доходы; ИНН, СНИЛС, контактная информация (телефон, адрес, адрес электронной почты и т. п.), а также иные сведения, необх одимые для целей обработки.

3.5. Оператор вправе обрабатывать персональные данные субъектов, в том числе следующими способами:

сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распр остранение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

3.6. Оператор осуществляет обработку персональных данных с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации.

3.7. Обработка и хранение персональных данных осуществляются не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если отсутствуют законные основания для дальнейшей обработки.

4. Меры по обеспечению безопасности персональных данных

4.1. Оператор принимает технические и организационные меры обеспечения безопасности с целью защиты персональных данных от случайного или незаконного уничтожения, потери или изменения, а также от несанкционированного разглашения или доступа к персональным данным.

4.2. Для предотвращения несанкционированного доступа к персональным данным Оператором применяются следующие организационно — технические меры:

  • назначение должностных лиц, ответственных за организацию обработки и защиты персональных данных;
  • ограничение состава лиц, имеющих доступ к персональным данным;
  • организация учета, хранения и обращения носителей информации;
  • проверка готовности и эффективности использования средств защиты информации;
  • разграничение доступа пользователей к информационным ресурсам и программно-аппаратным средствам обработки информации;
  • регистрация и учет действий пользователей информационных систем персональных данных;
  • использование средств защиты и средств восстановления системы защиты персональных данных;
  • организация пропускного режима на территорию Оператора, охраны помещений с техническими средствами обработки персональных данных.
5. Права субъектов персональных данных

5.1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено законодательством РФ.

5.2. Субъект персональных данных имеет право отозвать согласие на обработку персональных данных, направив соответствующий письменный запрос Оператору.

5.3. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных да нных, в том числе содержащей:

  • подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
  • правовые основания и цели обработки персональных данных;
  • цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
  • наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением сотрудников/работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
  • обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
  • сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
  • порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
  • информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора , если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
  • иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.

5.4. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

5.5. Если субъект персональных данных считает, что Оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований законодательства РФ или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган или в судебном порядке.

6. Доступ к Политике

6.1. Действующая редакция Политики на бумажном носителе хранится по месту нахождени я исполнительного органа Оператора по адресу: 115280 г. Москва, ул. Ленинская Слобода, д.19, стр.4

6.2. Электронная версия действующей редакции Политики общедоступна на сайте Оператора в сети Интернет: здесь

7. Актуализация и утверждение Политики

7.1. Политика утверждается и вводится в действие руководителем ООО «Ярус».

7.2 Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику.

8. Ответственность

8.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут ответственность, предусмотренную законодательством РФ, локальными актами Оператора и договорами, регламентирующими правоотношения Оператора с субъектом персональных данных и/или третьими лицами.

9. Заключительные положения

9.1. Оператор вправе вносить изменения и дополнения в настоящую Политику в отношении обработки персональных данных в любое время без предварительного уведомления Пользователей.

При этом субъект персональных данных обязан самостоятельно отслеживать изменения и дополнения в настоящую Политику. В случае несогласия с условиями настоящей Политики и/или отдельных ее положений, а также изменений и дополнений к ней, Оператор просит воздержаться от посещения и использования сервисов Оператора и не предоставлять свои персональные данные. В противном случае Оператор вправе обрабатывать персональные данные в соответствии с Политикой и не несет какой-либо ответственности в связи с этим.

Отсрочка по ККТ — всё. Как ИП без наёмных работников применять кассу

1 июля 2021 закончилась отсрочка применения ККТ для некоторых ИП. Теперь касса должна быть у большинства предпринимателей, в том числе — у ИП без наёмных работников, продающих товары собственного производства, выполняющих работы или оказывающих услуги. 

Гендиректор компании-разработчика программного обеспечения для бизнеса «БИФИТ Касса» Сергей Кичагин ответил на вопросы тех, кто только начинает использовать кассу. 

Срок отсрочки уже прошёл, а я ещё не купил кассу. Придётся платить штраф?

— Если вам положено применять ККТ, но вы продолжаете принимать оплату без установки аппарата и не оформили самозанятость, то вам грозит ответственность по ст. 14.5 КоАП РФ:

  • за продажу без использования онлайн-кассы (или за невыдачу документа об оплате в труднодоступной местности) — штраф в размере 75-100 % от суммы расчёта, минимум 30 000₽;
  • за повторное нарушение (в случае, если сумма расчетов, осуществленных без ККТ, составила 1 000 000 ₽ и более), — приостановка деятельности на срок до 90 суток;
  • за использование онлайн-кассы без регистрации или перерегистрации — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 ₽.

Дополнительный штраф также получит должностное лицо (т.е. кассир).

А можно как-то без кассы обойтись? И вообще зачем она?

По 54-ФЗ использовать онлайн-кассы обязаны практически все компании и ИП, если продают товары и оказывают услуги физлицам, представителям компаний и ИП. Исключения — некоторые виды деятельности, в том числе на патентной системе налогообложения. С полным перечнем можно ознакомиться в ст. 2 54-ФЗ.

Касса не нужна, если ИП получает деньги от организаций или ИП на расчетный счёт в банке. Тут же оговорюсь, что если платит сотрудник организации личной или корпоративной картой, то ККТ необходима. 

Если компания или ИП получают деньги на счёт от физлица без статуса ИП (например, получает оплату банковскими переводами), такой платёж тоже должен фиксироваться на кассе. 

Также от применения касс освобождены самозанятые. Им необходимо формировать чеки в приложении «Мой налог». ИП могут перейти с текущего режима налогообложения на самозанятость (т.е. платить налог на профессиональный доход — НПД), если соблюдаются несколько условий:

  • ИП получают доход от самостоятельного ведения деятельности или использования имущества;
  • При ведении деятельности не имеют работодателя, с которым заключен трудовой договор;
  • Не привлекают для этой деятельности наемных работников по трудовым договорам;
  • Вид деятельности, условия её осуществления или сумма дохода не попадают в перечень исключений, указанных в статьях 4 и 6 422-ФЗ.

Для чего нужна касса? В первую очередь, для защиты потребителей и ведения белого бизнеса. Кассовый чек — документ, который подтверждает покупку. Он фиксирует, что сделка «купли-продажи» совершена, продавец получил деньги, а покупатель — товар.

В кассовых аппаратах есть фискальный накопитель, который записывает, хранит и отправляет в ФНС информацию обо всех оформленных продажах, а также внесении/выдаче наличных и корректировке расчётов. Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин, ИП или организация. Никто не может скорректировать информацию на носителе, поэтому владельцу бизнеса не удастся занизить доход и заплатить меньше налогов.

Кроме того, данные, полученные через ККТ, часто используются для сбора обезличенной статистики и позволяют прогнозировать активность покупателей и спрос на конкретные товары.

Не менее важное назначение кассы — быть инструментом автоматизации бизнеса. Мне, как разработчику ПО для бизнеса и, в том числе, для касс, хочется призвать всех предпринимателей обратить внимание на это преимущество. 

С помощью программ на ККТ или специальных кассовых приложений на смартфон вы можете:

  • учитывать все продажи онлайн, без хранения чеков и ведения таблиц в Excel или тетрадках,
  • отправлять заказы на закупку сразу с кассового аппарата,
  • вести складской учёт, чтобы всегда знать, сколько товаров в наличии,
  • контролировать действия сотрудников,
  • создавать отложенные чеки, чтобы обслужить следующего клиента, пока текущий что-то решает или выбирает.

А ведь есть ещё кассовый софт под разные сферы, например, для получения и выдачи заказов. Курьеру достаточно пару кнопок нажать, чтобы пробить чек на заказ. Это очень удобно.

До окончания отсрочки стал самозанятым, но ИП не закрыл, чтобы принимать от юрлиц оплату на расчётный счёт. Мне тоже нужна касса?

— В таком случае касса не нужна. Закон допускает совмещение ИП и самозанятости. Но когда вы принимаете оплату не на расчётный счёт, нужно обязательно пробивать чеки в приложении «Мой налог».

Можно ли использовать ККТ совместно с кем-то? Могу я в конце смены оформлять свои продажи на кассе в соседнем павильоне?

— Нет. Во-первых, в большинстве случаев кассовые чеки нужно выдавать покупателю сразу в момент расчёта или отгрузки товара. Во-вторых, кассовый аппарат регистрируется на конкретный адрес осуществления расчётов, вплоть до павильона, кроме случаев, когда касса используется на выезде. 

Более того, в 54-ФЗ сказано, что ККТ применяется не только для обеспечения интересов граждан и защиты прав потребителей, но и для полного учёта выручки в организациях и у ИП, в том числе для налогообложения и соблюдения правил оборота (ст. 1 п. 2 54-ФЗ).

Если вы реализуете товары только онлайн, можно заключить агентский договор с платёжным сервисом. В таком случае, сервис будет принимать оплату на свой расчётный счёт и отправлять чек покупателю, а затем направлять средства на ваш счёт. Однако комиссия за перевод может быть довольно высокой, поэтому при большом потоке клиентов гораздо выгоднее приобрести свой кассовый аппарат или арендовать облачную кассу. 

Касса должна передавать данные онлайн, а на точке проблемы с Wi-Fi. Будут штрафы?

— Если у вас отключится Интернет, не переживайте. Фискальный накопитель сохранит все чеки и передаст в ОФД как только сеть появится. Но если данные не уходят в течение 30 дней, накопитель блокируется. Продолжать оформлять продажи через кассу не получится. ФН разблокируется, когда появится Интернет и все данные отправятся оператору фискальных данных. Убедиться, что все чеки отправляются оператору можно в личном кабинете ОФД или в истории чеков в вашей кассовой программе.

Как загрузить в кассу список товаров/услуг, чтобы не вводить вручную названия?

— То, как вы можете загружать товарную базу, зависит от вашего устройства и кассового ПО. Вам совсем необязательно вводить всю номенклатуру вручную, тем более, если касса кнопочная, и это делается неудобно. 

В программе для кассы или в личном кабинете, как правило, есть инструмент для загрузки файлов. Например, в софте «БИФИТ Касса» можно загружать базы из 1С или Excel. А если у вас уже есть какая-то другая товароучётная система, мы можем предоставить API (часть программного кода) для интеграции. Вы сможете нанять разработчика или обратиться к нам, чтобы связать два инструмента — кассу и товароучётную систему.

Нужно ли пробивать чек, если оплата на расчётный счёт уже получена, но работа будет выполнена позже?

— Да, при поступлении средств нужно сформировать чек на аванс, а после оказания услуги/завершения работ нужно пробить чек на зачёт аванса. 

Рекомендую тем, кто только начинает пользоваться кассами, изучить правила оформления различных первичных документов на ККТ (чеков): при предоплате, зачёте аванса, передаче в кредит. 

И отдельное внимание призываю уделить чекам коррекции. Если вы научитесь исправлять ошибки сразу же, это поможет избежать штрафов. По закону, вовремя оформленный чек коррекции является достаточным основанием не назначать вам наказание за нарушения. При этом не понадобится даже обращаться в налоговую — ведомство увидит в чеке, что ошибка исправлена.

Как отразилась отмена отсрочки на кассовом рынке?

— Большого всплеска интереса к кассам, как это было в 2017 и 2019 годах, уже никто не ждал. Сильных изменений не было. Из-за завершения отсрочки некоторые ИП начали работать в «серой зоне», без кассы. Но гораздо больше тех, кто перешёл на самозанятость. Насколько мне известно, нет законопроектов о продолжении отсрочки,  во многом это связано с возможностью перейти на НПД и оформлять чеки в приложении «Мой налог». 

Отменят ли когда-нибудь кассы? Что нас ждёт дальше?

— Кассы с нами уже много лет и за это время показали себя как эффективный инструмент. Недавнее высказывание Владимира Путина на ПМЭФ-2021: «Все чеки — через кассу, наем работников — «в белую»,  закупка товаров — тоже «в белую», через кассу», подтверждает то, что отмена применения ККТ не планируется. 

При этом реформы в кассовом законодательстве ещё будут. Правительство уже планировало «перенос» 54-ФЗ в Налоговый кодекс, совсем недавно введён новый формат фискальных документов специально для маркировки, ходят разговоры о новом налоговом режиме для бизнеса… Работа над регулированием применения касс ведётся активно. 

Кассовая автоматизация стремится в «облако». Помимо интернет-магазинов, к удалённым (облачным) кассам могут подключаться водители общественного транспорта, выездные сотрудники ЖКХ, курьеры. Причём им даже не нужно возить с собой кассы: чеки оформляются на смартфоне, а фискализируются либо на устройстве арендодателя, либо на кассе в офисе. То есть все кассовые операции можно выполнять на смартфоне. Если законодательство модернизируют, то сами кассы как устройства будут не нужны. Конечно, кроме той техники, что используется для построения облачных сервисов. 

Клиенты всё чаще обращаются за облачными сервисами. Удобно, когда информация о продажах и товарах хранится не на одном устройстве (например, ПК в офисе, где установлена 1С), а в сети, — можно просматривать историю чеков в личном кабинете в любое время суток и в любом месте.

 

Хранение отчётности — «Моё дело»

Вопрос:

Какую документацию необходимо хранить в бумажном виде для предоставления при проверке в соответствии с законодательством, и какой срок?

Ответ:

Законодательно требование в отношении хранения документов состоит в том, что хранение документов организуются руководителем организации, и при хранении должны обеспечиваться безопасные условия хранения и защита документов, однако определенного порядка их хранения по отдельным папка не установлено.

Обычно накладные (и другие документы по типам) просто складываются в хронологическом порядке в отдельные папки по месяцам. Важно, чтобы если у инспекции будет вопрос по какому-то периоду или какому-то клиенту Вы могли бы предоставить запрошенные документы.

Первичные бухгалтерские документы должны храниться 5 лет после отчетного года. К ним относятся документы, на основании которых ведется бух. учет и составляется отчетность: кассовые документы, авансовые отчеты, расчетные ведомости, товарные накладные, договоры, акты, чеки, бухгалтерская отчетность и т.д.


Документы налогового учета должны храниться в течение 4 лет. К ним относятся документы необходимые для исчисления и уплаты налогов, подтверждающие исчисление доходов и осуществление расходов: договоры, акты, товарные накладные, банковские выписки, платежные поручения, кассовые чеки, счета — фактуры, отчетность в налоговые органы, в ПФР, ФСС, и т.д.

При этом отмечу, что первичные бухгалтерские документы и документы налогового учета могут быть одними и теми же, поэтому на практике все ориентируются на срок хранения указанных документов исходя из наибольшего срока хранения, т.е. из 5 лет.

Кадровые документы сотрудников следует хранить 75 лет. К ним относятся: договора с сотрудниками, личные дела сотрудников (заявления сотрудников, копии личных документов сотрудников), личные карточки сотрудников и т.п.

Таким образом, порядок хранения (по какому принципу разделять документы) целесообразно определить Вам самостоятельно исходя из имеющейся у Вас документации и удобства их группирования.

Актуально на дату 24.06.2015 г.

Кассовые документы предпринимателя

Переход на онлайн-кассы уменьшил количество требуемых документов. Но давайте еще раз вспомним, в каких ситуациях какие кассовые документы необходимо оформлять.

Не все ИП обязаны иметь онлайн-кассы. Некоторые до сих пор могут не иметь ККТ и работать за наличный расчет.

Если вы освобождены от ККТ, то чек, естественно, покупателю выдать не можете. Но вы все равно обязаны выдать документ, подтверждающий расчет, в котором указаны все реквизиты, как и в чеке. Это может быть товарный чек или квитанция об оплате.

ИП имеет право не вести кассовую книгу и не оформлять приходные и расходные ордера. Однако в жизни такую роскошь позволяют себе лишь ИП-одиночки, то есть без сотрудников. Хотя и они где-то все равно фиксируют свой приход и расход, то есть, по сути, ведут кассовую книгу. Если же у вас есть сотрудники, то кассовые документы лучше вести с целью контроля над ними.


Документы, подтверждающие расчет, ИП отдает своим покупателям или заказчикам. Вопрос их хранения перед ним не встает. Но с целью все того же контроля своих сотрудников, многие предприниматели имеют копию таких документов (либо распечатывают в двух экземплярах, либо выписывают под копирку). Особых требований по хранению таких бумаг нет, чаще всего их просто подшивают за месяц или квартал.

Кассовые ордера и книги удобно хранить в электронном виде. Но это возможно, если у всех сотрудников есть электронные подписи. Если подписи не у всех, то документы придется распечатывать и хранить в таком виде.

Многие ИП принимают деньги за свой товар или услугу, как онлайн, так и налично. Наличную выручку обычно сдают в банк или используют для иных целей бизнеса. Например, расплачиваются с поставщиками или с работниками.

Такие ИП факт расчета с клиентом подтверждают кассовыми чеками.

При таком способе получения оплаты ИП, прежде всего, должен оформить ККТ:

1

он пишет заявление на регистрацию ККТ и подает его в налоговую;

2

через 10 дней после того, как ФНС присвоила ККТ регистрационный номер, формирует и сдает отчет о регистрации ККТ;

3

после завершения регистрации получает карточку регистрации ККТ.

После оформления кассы и в процессе работы ИП оформляет следующие кассовые документы:

отчет об открытии смены;

чеки на приход и чеки на возврат, если клиент возвращает товар;

отчет о закрытии смены.

По необходимости, такие ИП могут еще оформлять отчеты о текущем состоянии расчетов. Обычно это делается по требованию налоговых инспекторов.

Если вы работаете с онлайн-кассами, то вы больше не должны вести следующие формы: КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8 и КМ-9. Остальные документы оформляете, как и ИП без ККТ.

Документы, совпадающие с теми, что ведут ИП без ККТ, хранят по тем же правилам. Чеки, кассовые ленты и отчеты о закрытии и открытии смен особых условий для хранения не требуют, так как все эти данные есть в фискальном накопителе. Но сам накопитель надо хранить в течение пяти лет после использования.

Если вы не работаете с наличкой, то при любых расчетах оформляете чек. При безналичном расчете чек оформляете в момент передачи товара или не позднее следующего дня после расчета.

ИП может не применять ККТ, если клиент оплатил ему товар или услугу через платежное поручение.

При ведении ККТ оформляются все нужные документы: отчеты об открытии и закрытии смены. Хранить надо, как и в предыдущем случае, фискальный накопитель. Срок хранения тот же.

Кассовую книгу, приходники и расходники такие ИП не ведут, так как не работают с наличкой.

Статья написана командой sovcom.pro. Открыть расчетный счет в Совкомбанке по самому выгодному тарифу можно по этой ссылке! =»msonormal»>

Вы заметили у нас ошибку? Помогите нам ее исправить! Выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter» и повторите код с картинки. Спасибо!

квитанций и записей IRS, которые вы должны хранить, и как их хранить


IRS позволяет вам выбрать любую систему учета доходов и расходов вашего бизнеса. Это означает, что вы можете вести записи в картотеке или выбрать электронную программу. В любом случае выбор за вами.

В зависимости от того, чем вы занимаетесь, вам, возможно, придется вести определенные записи для целей федерального налогообложения. IRS хочет, чтобы компании сохраняли определенные бизнес-документы, включая покупки, платежную ведомость и другие транзакции.Эти записи будут подтверждать записи в ваших книгах и налоговой декларации.

Какую финансовую отчетность мне следует вести?
  • Валовая выручка: доход, который вы получаете от своего бизнеса. Некоторые документы включают кассовые ленты, информацию о депозите, книги квитанций, счета-фактуры и формы 1099.
  • Покупки: товары, которые вы покупаете и перепродаете своим клиентам. Сюда входит стоимость сырья или деталей, закупаемых для производства готового продукта.Документы включают аннулированные чеки, подтверждение оплаты (электронные средства), кассеты, выписки по кредитным картам и счета-фактуры.
  • Расходы: расходы, которые несут вы и ваши сотрудники. В ваших документах должна быть указана уплаченная сумма и описание, подтверждающее, что это было связано с коммерческими расходами. Вы можете предоставить квитанции, счета-фактуры, кассовые чеки и аннулированные чеки.
  • Командировочные, транспортные, развлекательные и подарочные расходы: если ваша компания предоставляет это сотрудникам, это может включать питание, пробег, транспорт и многое другое.
  • Активы: Имущество, которым вы владеете и используете для своего бизнеса. Документы могут включать вычеты, продажную цену, расходы на продажу и многое другое.
  • Налоговая документация по трудоустройству

Как хранить финансовые записи?

Вопрос о хранении документов полностью зависит от вас, однако вы должны убедиться, что записи хранятся в надежном месте. Сотрудники, менеджеры и владельцы бизнеса могут получать много чеков в течение года, поэтому их систематизация будет ключом к вашему успеху.Хотя вы можете хранить бумажные копии квитанций, это в конечном итоге займет много места для хранения и потребует большого количества организационных навыков. Вместо этого вам и сотрудникам будет намного проще приобрести электронную систему хранения. IRS предъявляет лишь несколько требований к электронной системе:

«Общие требования. (1) Электронная система хранения должна обеспечивать точный и полный перенос бумажных или компьютеризированных книг и записей на электронные носители.Система электронного хранения должна также индексировать, хранить, сохранять, извлекать и воспроизводить книги и записи, хранящиеся в электронном виде ».

При этом будет легко хранить ваши данные в электронном виде. Вам больше не придется иметь дело с бумажными квитанциями. С помощью электронных систем вы и сотрудники можете загружать чеки в режиме реального времени. Наконец, отпадет необходимость в бумажных копиях, потому что IRS принимает электронные документы.

Timesheets.com позволяет вашим сотрудникам и менеджерам загружать данные о своих расходах и квитанции.Хранение квитанций еще никогда не было таким простым. Эти записи сохраняются автоматически и включают в себя загружаемые квитанции, которые доступны в любой момент.

Как долго я должен хранить бумажные квитанции?

Вопрос:

У нас есть POS-система. Я не знаю, как долго нам следует хранить копии товарных чеков продавца. Вы знаете, существует ли практическое правило для бумажных квитанций?

— Элизабет Пьетозо, секретарь, Luca Enterprises, Сент-Чарльз, штат Миссури.

Ответ:

В наш электронный век кажется странным складывать стопки бумаги. Но по большей части это случай «лучше перестраховаться, чем сожалеть». Фред Каплан, директор Mazars USA LLP, бухгалтерской фирмы, обслуживающей ряд клиентов из пищевой промышленности и гостиничного бизнеса, советует: «Практическое правило — хранить квитанции столько лет, сколько вы можете быть проверены налоговым органом. Хотя IRS обычно оглядывается на три года назад, штату может потребоваться более длительный срок хранения налоговых отчетов и налоговых отчетов.Несмотря на то, что POS-система хранит эту информацию, бумажные квитанции являются резервной записью ».

Несколько других напоминаний:

  • Хотя ваша POS-система не должна печатать личные данные, такие как номера кредитных карт, на квитанциях, убедитесь, что файлы заблокированы и защищены, чтобы защитить конфиденциальность гостей, а также детали вашего бизнеса.
  • При использовании электронных записей, таких как отсканированные квитанции, или при использовании кассового терминала, всегда имейте надежное и безопасное резервное копирование.
  • Храните квитанции четко по датам — даже конверт на каждый рабочий день.В случае спора или аудита время, сэкономленное на поиске, того стоит.
  • Утилизируя квитанции, следуйте правилам конфиденциальности, чтобы уничтожить их или сжечь.

Наконец, помните, что стопки бумаги не подходят для кухни. Если возможно, используйте офис за пределами предприятия или хотя бы один вне зоны приготовления пищи. Консультант по ресторанам Харрис Экстут напомнил мне, что начальник пожарной охраны не любит стопки бумаги — они также могут содержать паразитов и их сложно чистить.

Подробнее о хранении бумажных чеков здесь.

Хотите задать советнику вопрос?

Как долго хранить налоговые отчеты и квитанции

Хорошее ведение деловой документации позволяет вам готовить финансовые отчеты, помогает отслеживать свои расходы и пригодится, если вам когда-либо подадут иск или проведут аудит.

Но знаете ли вы, что IRS также требует от вас вести финансовую отчетность для вашего бизнеса?

В этом руководстве мы расскажем, какие записи вы должны хранить по закону, как долго их следует хранить и как не потерять их.

Как долго хранить налоговые отчеты и квитанции на

Как правило, вы должны иметь налоговые отчеты и квитанции за три года . Но в некоторых случаях дольше.

Тип записи Как долго хранить
Прошлые налоговые декларации 3 года
Поступления 3 года
Разные финансовые отчеты 3 года
Налоговая отчетность по трудоустройству 4 года
Если вы не указали доход в своей декларации, ведите учет для…. 6 лет
Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или бесполезных ценных бумаг, ведите учет… 7 лет

Восемь правил ведения документации малого бизнеса

  1. Всегда храните квитанции, банковские выписки, счета-фактуры, ведомости заработной платы и любые другие документальные доказательства, подтверждающие статью дохода, вычета или кредита, указанные в вашей налоговой декларации.

  2. Большинство подтверждающих документов необходимо хранить не менее трех лет .

  3. Налоговые записи о занятости должны храниться не менее четыре года .

  4. Если вы не указали доход в своей декларации, ведите учет за шесть лет .

  5. Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или обесценившихся ценных бумаг, ведите учет за семь лет .

  6. Go безбумажный , храните все в электронном виде и всегда делайте резервные копии.

  7. Расходы, которые на меньше 75 долларов или которые связаны с транспортными расходами, проживанием или питанием, могут не требовать квитанции.Но вам все равно нужно сообщить IRS, где и когда произошли расходы, и для чего они были.

  8. Даже если вам не нужен документ для уплаты налогов, он может вам понадобиться для чего-то еще. Если сомневаешься, оставь.

Какие налоговые квитанции хранить

Как бы они ни хотели поверить вам на слово, IRS требует, чтобы вы сохраняли документацию, подтверждающую доход, вычеты и кредиты, которые вы указываете в своей налоговой декларации.

Вот основные типы записей, на которых вы должны держаться:

  • Поступления
  • Кассовые ленты
  • Информация о депозите (продажа наличными и в кредит)
  • Счета
  • Аннулированные чеки или другое подтверждение платежа / переведенные электронные средства
  • Квитанции по кредитным картам
  • Выписки с банковского счета
  • Бланки для мелких расчетов наличными
  • Кредиторская и дебиторская задолженность
  • Заработная плата
  • Налоговые декларации
  • Предыдущие налоговые декларации
  • W2 и 1099 формы
  • Любое другое документальное подтверждение, подтверждающее статью дохода, вычета или кредита, указанную в вашей налоговой декларации

Хотя они не всегда могут понадобиться вам для уплаты налогов, вы также должны иметь под рукой следующие бизнес-документы:

  • Любые подписанные вами контракты (с клиентами, поставщиками, подрядчиками, сотрудниками и т. Д.))
  • Учредительный договор
  • Разрешения на ведение бизнеса
  • Компания по охране труда и технике безопасности и другие нормативные документы
  • Годовые отчеты

Поскольку бремя доказывания лежит на вас, чтобы подтвердить каждую позицию вашей налоговой декларации документацией, лучший подход к ведению документации для малого бизнеса — это попытаться сохранить как можно больше записей.

Нужна помощь в ведении бухгалтерского учета и отчетности? Проверьте скамейку. Мы сделаем вашу бухгалтерию за вас и предоставим вам доступ к нашему приложению, где вы сможете хранить все свои записи.

Есть ли какие-то документы, которые мне не нужно хранить?

невозможно сохранить все . Квитанции иногда теряются, особенно на небольшие расходы. Можете ли вы по-прежнему требовать эти расходы без чеков в качестве налоговых вычетов?

Может быть, если расход меньше 75 долларов

Вообще говоря, отказ от хранения документа может сойти с рук по трем причинам:

  • Расход меньше 75 долларов. (Примечание: это не относится к расходам на проживание.)
  • Расходы на транспортировку, и получить надлежащую квитанцию ​​непросто.
  • Вы сообщаете о расходах на проживание или питание в рамках подотчетного плана с суточными.

Но подождите, пока не выбрасывайте чек Chipotle!

Даже в этом случае вы еще не полностью снялись с крючка. Любой вычет из вашей налоговой декларации может быть подвергнут сомнению во время аудита — даже расходы менее 75 долларов.

Чтобы IRS поддержал вычет в размере менее 75 долларов без квитанции, вам необходимо предоставить им следующую информацию:

  • Сумма расхода
  • Где и когда было произведено
  • Существенный характер или цель расхода

Если вы вычитаете питание и развлечения, все еще сложнее.Возможно, вам придется отправить список всех людей, которые были с вами, когда произошли расходы, и о чем вы говорили (на самом деле — IRS хочет знать, говорили ли вы о покупках).

Если вы вычтете много расходов ниже 75 долларов (и особенно если вы вычтите много еды и развлечений), электронная таблица или мобильное приложение, такое как Expensify, обычно лучший способ отслеживать все, не утопая в море мелких квитанций.

Если вы все еще не знаете, какие небольшие квитанции хранить, вы можете ознакомиться с инструкциями IRS по подтверждению расходов до 75 долларов здесь.

Как долго вам нужно хранить налоговый учет?

В целом за три года

IRS утверждает, что вам необходимо хранить свои записи «столько времени, сколько необходимо для подтверждения дохода или удержаний в налоговой декларации». Как правило, это означает, что вам необходимо хранить свои налоговые записи в течение трех лет с даты подачи декларации или с даты подачи налоговой декларации (в зависимости от того, что наступит позже).

Допустим, вы подали налоговую декларацию за 2017 год на два месяца раньше установленного срока, 10 февраля 2018 г.Это означает, что вам нужно будет хранить квитанции, налоговые отчеты и любую другую документацию, относящуюся к декларации, до 15 апреля 2021 года, то есть через три года после крайнего срока 2017 года.

Почему три года?

Это в основном связано с Периодом ограничений, который представляет собой время, в течение которого вы можете вносить поправки в свою налоговую декларацию или в течение которого IRS может провести аудит вашей налоговой декларации.

По истечении срока давности подачи налоговой декларации вам больше не нужно хранить налоговую декларацию или подтверждающую документацию.

Исключения из правила трех лет

В некоторых случаях вам потребуется хранить налоговую отчетность более трех лет. Например:

Если у вас есть записи о сотрудниках

Вы должны хранить налоговые записи по найму в течение как минимум четырех лет после даты, когда налоги на заработную плату подлежат уплате или уплачены (в зависимости от того, что наступит позже).

Если вы не указали доход в своей декларации

Если вы не сообщаете доход, который вы должны были сообщить, и он превышает 25% валового дохода, указанного в вашей декларации, храните записи в течение шести лет после даты, которую вы подали, или даты подачи налоговой декларации (в зависимости от того, что позже).

Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или обесценившихся ценных бумаг

В таком случае храните записи в течение семи лет.

Если вы подаете мошенническую декларацию или вообще не возвращаетесь

Надеетесь избежать наказания за налоговое мошенничество? Для мошеннических или незарегистрированных возвратов не существует срока давности, поэтому IRS может преследовать вас навсегда. Просто нужно иметь в виду!

Если у вас есть записи, связанные с недвижимостью

Стандартный трехлетний период ограничений применяется к любым вычетам, которые вы производите в связи с вашей собственностью (амортизация, убыток от продажи и т. Д.)) Но иногда промежуток времени между тем, когда вы продаете или продаете свою собственность, и когда вам больше не нужно хранить эти документы, может составлять более 3 лет.

Допустим, вы продаете недвижимость, продав ее в течение 2015 налогового года, указываете финансовую прибыль в своей налоговой декларации за 2017 год и подаете налоговую декларацию прямо в крайний срок налогообложения 17 апреля 2018 г. Это означает, что вам необходимо сохранить записи, связанные с недвижимостью, до 17 апреля 2021 г. (т. е. через три года после даты подачи заявки 17 апреля 2018 г.).

Эти записи обычно включают в себя документы, титулы и записи о стоимости (например, квитанции на оборудование, такое как компьютеры или транспортные средства).

Нужно ли мне держать бумажные банковские выписки?

Если у вас есть онлайн-банкинг, нет. Цифровая копия будет в порядке. Если в вашем банке нет онлайн-банкинга, лучше всего три года хранить банковские записи.

Самый простой способ вести учет

IRS утверждает, что вы можете использовать любую систему учета, если она «четко показывает ваши доходы и расходы».Но если вы не проходите прослушивание для участия в эпизоде ​​сериала Hoarders , вам, вероятно, следует отказаться от бумажных документов и хранить все в электронном виде.

IRS принимает цифровые копии документов, если они идентичны оригиналам. (Это означает, что вы должны иметь возможность предоставить им распечатанную разборчивую копию документа по запросу.)

Оцифровка ваших записей — также отличный способ избежать их случайного выброса с места или чрезмерной генеральной уборки.Кроме того, давайте не будем забывать, что бумажные документы могут выцветать и повреждаться. Сказать IRS, что «собака съела мои налоговые отчеты» просто не полетит.

Мы рекомендуем сканировать каждую запись и квитанцию ​​в вашей компании, помечать их описательным именем и навсегда архивировать.

Вот несколько инструментов, которые могут упростить ведение цифровой документации:

  • Bench — вы можете загружать все свои чеки и хранить их в приложении Bench без ограничений по хранению.

  • Безопасные облачные сервисы хранения, такие как Dropbox, Evernote или Google Drive.Любой из этих веб-сайтов будет поддерживать сканирование и сохранение.

  • Специальный сканер бизнес-документов, такой как Kodak Alaris (эти машины могут обрабатывать большое количество документов одновременно и заботиться о процессе подачи документов за вас, экономя часы работы).

  • Специальное приложение для квитанций, такое как Receipt Bank.

Если вы все-таки выберете безбумажный путь, не забудьте сохранить резервную копию ваших документов во втором безопасном месте, например, на жестком диске, защищенном паролем, или в дополнительном облачном хранилище.

Я ждал подходящее время, и теперь я иду на свалку, чтобы сбросить все эти старые налоговые документы. Это нормально, правда?

Подожди. Налоговое время может быть самым важным временем для ведения деловой документации, но налоги — не единственная причина, по которой вы должны хранить все эти документы.

Перед тем, как выбросить их, дважды проверьте, могут ли они понадобиться кому-нибудь еще, с кем вы ведете бизнес. Кредиторы, бизнес-юристы и страховые компании иногда требуют от вас хранить записи дольше, чем это делает IRS.

Это еще одно преимущество для ведения цифровых записей. Вместо того чтобы беспокоиться о том, следует ли вам хранить их или избавляться от них, вы можете заархивировать их навсегда.

Если сомневаетесь, оставьте

Если есть что-то, что вы вынесли из этого руководства, сделайте это правилом.

Если у вас возникнут сомнения относительно того, следует ли вам хранить документ, сохраните его. А еще лучше оцифровать. Вы будете благодарить себя в следующий раз, когда будете платить налоги или пройдете аудит.

Кассовые чеки и чистые руки

Бисфенол А (BPA) — химическое соединение, которое используется в производстве пластмасс более 50 лет.В течение большей части этого времени добавление BPA к коммерческим продуктам, включая ноутбуки, контактные линзы и контейнеры для хранения продуктов питания, оставалось практически незамеченным. Все изменилось, когда споры о его возможной токсичности попали в заголовки национальных газет в 2008 году. Некоторые исследования на людях и животных показали, что BPA коррелирует с проблемами со здоровьем, такими как более высокий риск некоторых видов рака, но Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов США делает это. не считайте BPA вредным веществом. Это противоречие породило международный толчок к производству пластмасс без бисфенола А.

Кассовые чеки. Фотография сделана Hey Paul Studios (Flickr).

Несмотря на это изменение на полках магазинов, BPA все еще можно обнаружить в моче более 90 процентов американцев. Ученые из Университета Миссури предполагают, что источником может быть BPA, обнаруженный на кассовых чеках (чтобы помочь в разработке печатного текста), а также контекст, в котором обычно обрабатываются квитанции. Подумайте о бутылке дезинфицирующего средства для рук, которая теперь стоит почти рядом с каждой кассой. Их исследование показало, что люди, которые использовали дезинфицирующее средство для рук до прикосновения к чеку, а затем ели пищу пальцами, имели значительно более высокие уровни BPA в крови и моче, чем те, кто этого не делал.Эти уровни были такими же высокими, как и в более ранних исследованиях, связывающих BPA с неблагоприятными последствиями для здоровья. Дезинфицирующие средства для рук содержат ингредиенты, растворяющие бисфенол А, а также повышающие способность кожи впитывать это химическое вещество. Хотя потребуются дальнейшие исследования и выборки большего размера, чтобы сделать вывод о том, представляет ли BPA реальную опасность, этот вывод предполагает, что определенные группы населения, такие как кассиры, могут подвергаться воздействию более высоких, чем в среднем, количеств BPA на регулярной основе — и содержание рук в чистоте может не помогать.

Благодарности : Большое спасибо Николасу Уоррену (Программа экспериментальной и молекулярной медицины) в Дартмутской медицинской школе и Анките Шастри (химия и химическая биология) в Гарвардском университете за их опыт и детальное понимание темы.

Ответственный редактор : Лаура Л. Смит

Оригинальная артикул :

Вызывающее беспокойство химическое вещество может скрываться в кассовых чеках (CBS News)

Дополнительная литература :

Не трогайте кассовый чек — он токсичен (Yahoo News)

Что такое BPA и действительно ли мне нужна новая бутылка для воды? (Как работает материал)

Как читать кассеты кассового аппарата | Small Business

Кассовые ленты содержат огромное количество информации, но большинство людей никогда не замечают, что там есть.Однако приглядитесь, и вы увидите гораздо больше, чем просто список цен. Большинство регистрационных лент также содержат информацию о продавце, идентифицируют средство проверки и предоставляют подробную информацию о каждом купленном товаре. Точное размещение данных варьируется от магазина к магазину, но большинство современных кассовых аппаратов имеют возможность печатать большой объем информации на чеке.

Идентификация продавца

Кассовые ленты содержат информацию, которая четко идентифицирует продавца. Обычно он находится в верхней части квитанции и стоит перед чем-либо еще.Типичные списки включают название продавца, юридический адрес и номер телефона. Продавцы, у которых есть несколько мест, обычно также включают номер магазина. В некоторых случаях отдельный номер телефона отображается вверху или внизу квитанции; примечание идентифицирует это как номер комментария и побуждает клиентов звонить и оставлять отзывы об услугах. Во многих случаях в этом разделе также указываются имя кассира, инициалы или идентификационный код сотрудника.

Данные о продажах

Данные о продажах — это информация, на которую обращает внимание большинство людей при просмотре кассетных кассет.Каждая строка в квитанции содержит информацию о конкретном товаре, обычно это количество, название номенклатуры, цена за единицу и общая цена. В квитанциях продуктовых магазинов часто перед описанием может быть указан UPC товара, а справа — код (обычно буква F), указывающий на то, что это продукт питания. Несколько одинаковых элементов могут отображаться в одной строке, например «3 салфетки для лица», или они могут отображаться в трех отдельных строках, показывая один и тот же элемент трижды. Вместе с данными о продажах, часто в конце, указываются любые скидки, например скидки в магазинах и купоны.Внизу списка указаны все применимые налоги, а также другие сборы, например, плата за обслуживание. Ниже указана общая сумма покупки.

Дата и время

На кассетных лентах всегда напечатаны дата и время. Эта информация отображается вверху, над ценами или в конце другой печатной информации. Эта информация необходима в случае спора о покупке, а также может повлиять на возможность возврата товара.

Способ покупки

На кассетах обычно указывается способ покупки, например наличные, подарочная карта или кредитная карта, под общей суммой. Покупки, сделанные с использованием карт, определяют тип карты, например Mastercard или Visa, последние четыре цифры номера карты, идентификационный номер обработки кредитной карты продавца, идентификационный номер транзакции и номер авторизации. Если покупка совершается с помощью карты электронного перевода пособий, часто называемой талонами на питание, в квитанции также указывается остаток на карте.

Сообщения

Многие продавцы программируют свои кассовые аппараты для печати сообщений, таких как «Спасибо» или «Скорее возвращайтесь», на кассетных кассетах. Более крупные магазины также могут распечатывать купоны; информация, относящаяся к программам лояльности клиентов, например, сколько дисконтных баллов накопил клиент; а также специальные предложения, такие как подписка на кредитную карту или скидки, связанные с покупательскими привычками. Обычно они находятся внизу списка элементов, хотя приветствия также могут отображаться в верхней части ленты регистров.

Все, что вам нужно знать о товарных квитанциях

Квитанция с продаж — нормальная часть ведения бизнеса. Настолько нормально, что если вы работаете в розничной торговле, вы можете принять это как должное. Однако, когда вы управляете компанией, важно внимательно следить за своими квитанциями. Информация, которую они содержат, то, как вы их создаете и как они публикуются, — все это может повлиять на бухгалтерский учет вашей компании. Благодаря эффективной системе создания квитанций и управления ими вы можете следить за финансовой отчетностью и соблюдать налоговые правила Канадского налогового агентства (CRA).

Что такое товарный чек?

Квитанция о продаже — это документ, в котором регистрируется продажа. В своей основной форме этот документ подтверждает, что продавец получил оплату за товары или услуги. Квитанция всегда выдается продавцом и передается покупателю.

Квитанции предоставляются только после передачи товаров или оказания услуг и полной оплаты покупателем. В некоторых случаях предприятия могут выдавать частичные квитанции. Это может произойти, когда покупатель платит за дорогостоящий товар в рассрочку или когда постоянная услуга предоставляется и оплачивается на регулярной основе.Когда это происходит, в квитанции обычно указывается остаток на счете.

Какая информация должна быть в товарном чеке?

Квитанции бывают разных форм. Обычно у вас есть свобода создать документ, который подходит для вашего бизнеса. Чтобы ваши квитанции были полезными, они должны содержать конкретную информацию о транзакции. Некоторые общие компоненты включают:

  • Название и / или UPC каждого продукта или услуги
  • Количество каждого продукта или услуги
  • Цена продажи каждого товара или услуги
  • Общая цена продажи
  • Ставка налога с продаж и сумма налога
  • Итоговая цена с НДС

Когда дело доходит до налогов, точные и полные квитанции являются обязательными.Чтобы соответствовать стандартам CRA, рекомендуется включить:

  • Регистрационный номер GST / HST продавца
  • Название компании
  • Дата, время и адрес, где была проведена продажа
  • Контактная информация компании, например номер телефона и / или адрес электронной почты или URL-адрес веб-сайта
  • Имя торгового представителя, который позвонил в сделку, или номер станции в реестре, где была произведена оплата продажи

Другая информация, которую вы можете добавить в квитанцию, включает:

Информация для клиентов, если есть

Логотипы компаний и другие фирменные материалы

  • Купоны на повторные посещения или другую маркетинговую копию

Что такое подарочные квитанции

Хотя большинство квитанций содержат стандартный набор информации, подарочные квитанции являются исключением из правил.Квитанция о подарке содержит некоторые сведения о распродаже, но почти всегда не включает информацию о цене. Таким образом, получатель может обменять товар, не видя продажной цены. Некоторые подарочные квитанции включают название предмета; другие просто включают штрих-код, который позволяет предприятию получить доступ к записи о продаже. Если вы выдаете подарочные квитанции, вы должны решить, подходит ли квитанция для возврата или ее можно использовать только для обмена.

Почему важны квитанции?

Прежде всего, квитанции служат официальным отчетом о продажах вашей компании.Очень важно, чтобы ваши квитанции были точными как для внутреннего, так и для внешнего использования. Внутренние квитанции помогают вам отслеживать свои продажи и сумму получаемого дохода — они помогают рассчитать все, от движения денежных средств до отчетов о прибылях и убытках. Эта информация поможет вам принимать более обоснованные бизнес-решения, от ежедневных покупок до долгосрочного расширения.

Внешне квитанции являются важной частью требований CRA к ведению финансовой отчетности. Как компания, вы обязаны регистрировать свои продажи и налог, который вы взимаете с клиентов.Эта информация поможет вам точно подавать и уплачивать налоги. Если ваша компания выдает квитанции, соответствующие требованиям CRA, для каждой транзакции, вы автоматически создаете бумажный след. В случае аудита этот документальный след поможет вам подтвердить свои налоговые и налоговые показатели.

Подробные квитанции также будут полезны вашим клиентам. Они помогают им доказывать расходы, подлежащие вычету, отслеживать бизнес-расходы и регистрировать уплаченные налоги. Это также может помочь им во время уплаты налогов.

В чем разница между счетом-фактурой и товарным чеком?

Счета-фактуры и товарные квитанции похожи — они регистрируют продажу и содержат большую часть одной и той же информации.Разница между ними заключается в том, когда они выпускаются и как используются в вашем бухгалтерском учете.

Квитанция — это обычно запись о совершенной продаже . Выдается после оплаты. Покупатель купил X товаров по определенной цене, получил товар и оплатил его полностью. Никаких дальнейших ожиданий ни от одной из сторон. Поскольку у вас есть деньги, эта продажа зачисляется в ваши бухгалтерские книги как доход, и вы можете внести эту сумму на свой банковский счет. За исключением возврата или возмещения, продажа закрыта.

С другой стороны, в счетах

регистрируется частичная транзакция . Обычно они выдаются до оплаты и используются для отслеживания продаж. Счета-фактуры чаще встречаются в сфере услуг, чем в розничной торговле. Представьте, что домовладелец нанимает подрядчика для ремонта крыши. Они договариваются о цене. Затем подрядчик отправляет заказчику счет-фактуру, в котором записываются услуги, которые должны быть оказаны, цена и дата завершения. Когда услуги будут завершены, домовладелец оплатит счет и получит квитанцию ​​о закрытии сделки.Другими примерами счетов-фактур являются ваш счет за электричество и выписка по кредитной карте.

Иногда розничные магазины выставляют счета клиентам, имеющим кредитные счета; это позволяет покупателю сначала получить товар, а потом заплатить.

Счета-фактуры обычно регистрируются в вашей бухгалтерской системе по-другому. Вместо того, чтобы регистрировать продажу как доход, большинство компаний рассматривают счета-фактуры как дебиторскую задолженность. Таким образом, они помечаются для дальнейшей обработки. Только после завершения платежа сумма может быть записана как доход и депонирована в банке.

Различные типы квитанций для различных отраслей промышленности

Хотя стандартного формата квитанции не существует, отдельные отрасли часто разрабатывают форму, которая становится неофициальным стандартом. В Канаде основные различия в системах квитанций существуют между продажей товаров и услуг, а также между продажами, ориентированными на клиента, и продажами между предприятиями. Помимо этого, в нескольких нишевых отраслях есть свои особые типы квитанций.

1. Регистровая лента: Этот общий тип квитанции чаще всего используется при розничных транзакциях с клиентами.Квитанция распечатывается автоматически и быстро отрывается, поэтому она полезна компаниям с большими объемами продаж. Продуктовые магазины обычно используют регистровую ленту, как и заправочные станции и специализированные магазины с фиксированными адресами.

2. Рукописные угли: Они популярны при индивидуальном обслуживании и импровизированных продажах. Например, домовладельцу могут понравиться написанные от руки угли для подтверждения арендной платы арендатора. Предприниматели, ведущие бизнес в импровизированных или временных киосках, например, на выставке или конгрессе, также могут использовать книгу углерода.Подрядчики, которые привлекают новый бизнес в этой области, например, специалист по ландшафтному дизайну или кровли, который посещает дома потенциальных клиентов, могут вырвать углерод из книги, когда заказчик вносит залог перед выполнением работы. В конце дня вы можете ввести продажи в свою бухгалтерскую систему. CRA принимает рукописные квитанции, если нет оснований подозревать их подлинность.

3. Счета-фактуры: Это очень распространенные записи о продажах между предприятиями.Некоторые покупатели товаров и компании, которые оплачивают услуги, настаивают на том, чтобы им выставляли счета определенным образом на основе их внутренней бухгалтерии. Счета обычно распечатываются и отправляются по почте, но все чаще они доставляются через Интернет. Некоторые процессоры онлайн-платежей могут генерировать счет-фактуру в качестве запроса на оплату, в то время как другие, особенно QuickBooks Online, позволяют создавать индивидуальный счет-фактуру для каждого нового клиента или общий формат, который вы можете использовать для всех.

4. Упаковочные листы: Эти квитанции используются компаниями, которые отправляют товары покупателям, а не продают их лично.Упаковочный лист содержит список всех отправленных вам товаров, а также цену и контактную информацию компании. В зависимости от компании он также может включать этикетку возврата. Эта квитанция включена в вашу доставку.

Как оформить товарный чек

У вас есть несколько вариантов составления квитанций о продажах для малого бизнеса. Выбранный вами метод влияет на уровень персонализации и детализации, которые вы можете включить. Это важное соображение — в конце концов, информация в ваших квитанциях может помочь привлечь клиентов и увеличить продажи в будущем.

Если в вашей компании есть партнеры по продажам на местах, удобнее всего использовать рукописные квитанции. Хотя для заполнения этих квитанций требуется время, по сути, они представляют собой пустые холсты — это означает, что у вас есть большая гибкость при перечислении товаров или услуг. Чтобы сэкономить время, полезно найти заранее распечатанные шаблоны, предназначенные для вашей отрасли. Если вы управляете компанией по уходу за газоном, вы можете искать пустые шаблоны квитанций, в которых есть поля для размера двора и цены за квадратный метр, а также место для добавления дополнительных услуг, таких как прополка и окантовка.Если вы управляете маркетинговой компанией, вам потребуются поля для описания услуги, количества часов и названия почасовой оплаты. Когда вы только начинаете заниматься бизнесом, рукописные квитанции легко адаптировать по мере того, как вы учитесь, развиваете и совершенствуете свою деятельность. Поскольку они требуют только ручки и блокнота для квитанций, они являются экономичным вариантом.

Если ваша компания время от времени выдает квитанции, можно использовать текстовые редакторы, такие как Word или OpenOffice. В большинстве программ есть шаблоны квитанций; в противном случае можно купить недорогие шаблоны.Затем вы можете настроить форму в соответствии с уникальными потребностями вашей компании. Как вариант, вы можете создать свой собственный шаблон с нуля. Если вы выберете этот путь, полезно использовать таблицы, чтобы информация была организована и читалась. Обязательно выделите важные детали, такие как имя клиента, промежуточная сумма, налог и общая сумма. Эта опция дает вам полную свободу добавлять такие вещи, как идентификационный номер инвентаря, дополнительные услуги и многое другое.

Текстовые процессоры

также полезны, если вы отправляете большую часть своих товаров.В зависимости от объема продаж вы можете создать каждую квитанцию ​​вручную или связать свою базу данных продаж с документом квитанции для автоматического получения информации. Затем вы можете распечатать квитанцию ​​и приложить ее к отправке. Поскольку текстовые процессоры упрощают экспорт квитанций в PDF, они также хорошо работают для квитанций по электронной почте.

Создание товарных чеков в QuickBooks Online

QuickBooks Online дает вам возможность создавать и отправлять по электронной почте квитанции о продажах с любого устройства, подключенного к Интернету.Это означает, что ваши сотрудники могут создавать и отправлять квитанции на месте, независимо от того, работают ли они в поле или в офисе. Эта простая, интуитивно понятная функция также позволяет настроить квитанцию ​​в соответствии с товарами или услугами вашей компании.

Создать квитанцию ​​в QuickBooks быстро и легко. После входа в учетную запись QuickBooks откройте меню со знаком плюса и нажмите «Клиенты». Выберите «Квитанция о продаже», и появится пустая форма. Оттуда вы можете ввести имя клиента или название компании; имейте в виду, что вы можете отложить клиента на потом.В качестве альтернативы можно заполнить поле «Имя» чем-нибудь общим, например «Предоставляемые услуги».

Далее введите проданные вами товары. Если у вас есть стандартный набор продуктов, вы можете просто сохранить каждый предмет как инвентарный список. При создании квитанции вы можете автоматически заполнить поле позиции сохраненными продуктами. Это экономит время, если вы часто продаете одни и те же предметы.

Если вы вводите новые элементы, QuickBooks упрощает добавление информации о продукте или услуге, например идентификационного номера или описания.Затем добавьте цены за единицу. Форма автоматически рассчитывает промежуточную сумму на основе ваших количеств и цен. Поскольку QuickBooks знает ваше местоположение и отрасль, он добавляет налог с продаж, когда это применимо. Каждый раз, когда вы добавляете товар, изменяете цену или обновляете количество, общая сумма поступления изменяется соответствующим образом. QuickBooks также дает вам возможность включать советы или скидки.

Когда квитанция будет готова, у вас есть несколько способов продолжить. Функция предварительного просмотра печати позволяет увидеть окончательную версию, чтобы вы могли обнаружить проблемы или внести изменения.Когда вы будете довольны, просто сохраните квитанцию ​​в базе данных. Затем вы можете распечатать или отправить документ по электронной почте непосредственно клиенту.

Одним из больших преимуществ использования генератора квитанций, такого как QuickBooks, является то, что он интегрирован в вашу бухгалтерскую систему. Это упрощает оптимизацию бухгалтерского учета. Создавая квитанцию, вы можете обозначить ее как счет доходов или дебиторскую задолженность. Затем средства автоматически добавляются в вашу финансовую отчетность, поэтому вам не нужно вводить их отдельно.

Если у вашей компании много повторных заказов, квитанции QuickBooks сэкономят время. Как только вы вводите информацию о клиенте, она сохраняется в облаке. В следующий раз, когда вы перейдете к созданию квитанции, вы можете автоматически заполнить форму их информацией. Даже если продажа, которую вы регистрируете, является разовой, сохраненная копия может быть полезна, если вам когда-нибудь понадобится повторно посетить эту продажу. Сохраняя записи о продажах в облаке, QuickBooks также помогает сохранить ваши жизненно важные данные в безопасности и их практически невозможно потерять.Кроме того, все записи имеют цифровые метки времени, что создает неизменный «бумажный» след, который CRA принимает в качестве документации продаж. Это также удобно для любого из ваших клиентов, которым необходимо определить свои расходы в данном налоговом периоде.

Управление квитанциями о продажах для малого бизнеса

Как владелец малого бизнеса, товарные квитанции помогают вести точный финансовый учет. Для этого необходима эффективная система управления квитанциями. Если вы были в небольшом ресторане или розничном магазине, возможно, вы видели стопку чеков на металлическом штыре рядом с кассой.Этот метод хранит квитанции в целости и сохранности до конца дня; затем вы можете просуммировать их и ввести в свои книги. Вы также можете использовать ящик для квитанций или ящик в кассовом аппарате с той же целью.

Более современный метод — сохранять цифровые копии транзакций на сервере вашего кассового устройства. Когда вы будете готовы работать с книгами, вы можете использовать эти данные для заполнения таблицы. По сути, это цифровая версия метода «бумага на шипе», хотя она быстрее и требует меньше бумаги.

Не нужно ждать окончания смены по подсчету продаж. Такие программы, как QuickBooks, хранят информацию в реальном времени в облаке, поэтому вы можете проверять промежуточную сумму каждый раз, когда совершаете продажу. Облачная программа также позволяет вам «печатать регистровую ленту» на лету, пока ваши торговые партнеры все еще работают. Если ваши представители все еще работают, вы даже можете составить прогноз продаж, чтобы увидеть, как сложится день. Просто назначьте вашим представителям разрешения на ввод данных, и программа автоматически заполнит поля для вас, чтобы подсчитать продажи.

Каковы правила CRA для квитанций?

CRA рассматривает квитанции как тип финансовой записи — это означает, что ваши квитанции должны соответствовать тем же правилам, что и другие записи. Для начала вы должны хранить квитанции в Канаде. Они не могут храниться в другой стране и доступны из Канады, если вы не получите специального разрешения от CRA. Это особенно важно, если вы храните квитанции в облаке на серверах, расположенных за пределами страны. В этом случае вы должны быть уверены, что система способна в любое время предоставить CRA доступную и пригодную для использования копию.

После создания квитанции важно хранить копию в течение шести лет после окончания налогового года. Если вы ведете бизнес, налоговым годом считается финансовый год. Имейте в виду, что CRA может посоветовать вам хранить записи дольше; если это произойдет, официальные лица сообщат вам период времени.

Способ создания и хранения квитанций также имеет значение для CRA. Если вы дали клиенту бумажную квитанцию, вы должны хранить бумажную копию в своих записях. Поскольку хранение бумажных копий может быть проблематичным, CRA также позволяет использовать программное обеспечение для обработки электронных изображений для хранения цифровых изображений ваших бумажных квитанций.Все, что вам нужно сделать, это отсканировать квитанции и сохранить файлы. Если вы выберете этот метод хранения, убедитесь, что ваши цифровые файлы точно воспроизводят оригинал квитанции. Изображение должно содержать всю ту же информацию, и вся информация должна быть видна. Это означает, что вам необходимо создавать четкие изображения с высоким разрешением и реалистичными цветами. Если число скрыто, CRA не будет рассматривать изображение как приемлемую запись.

Когда вы храните цифровые изображения бумажных квитанций, CRA требует, чтобы вы следовали национальным стандартам Канады по ведению цифрового учета.Они устанавливаются и обновляются Канадским советом по общим стандартам и могут измениться в любое время.

Если ваша компания выдает только электронные квитанции, вам необходимо хранить исходные электронные файлы — это верно, даже если у вас есть распечатанные бумажные копии. У CRA есть это правило, потому что, если ваша компания проходит аудит, налоговые органы должны иметь возможность проверять исходный файл, используя свои собственные системы. Если у вас есть только распечатанная копия, невозможно узнать, был ли документ изменен или изменен с момента его выпуска.

Квитанция

— неотъемлемая часть ведения бизнеса в Канаде, независимо от того, работаете ли вы в крошечном магазине или в большой корпорации. Эти важные небольшие листки бумаги устанавливают надежные записи о продажах, поэтому вы можете вести точные записи, проводить удобные для клиентов процедуры возврата и возврата средств и вести надежные налоговые записи для CRA. Установив набор передовых методов для создания квитанций и управления ими, вы сможете поддерживать свой бизнес в соответствии с законами. Программное обеспечение для облачного учета от QuickBooks автоматизирует этот процесс, упрощая прием платежей в Интернете и быструю выдачу квитанций.

Кассовые чеки BPA Coats

АИСТ. 2007. Серия документов по оценке рисков № 4: Бисфенол А. Национальный институт передовых промышленных наук и технологий (AIST), ноябрь 2007 г. AIST07-A00001-4.

Бидерманн С., Чудин П., Гроб К. 2010. Перенос бисфенола А с бумаги для термопринтера на кожу. Anal Bioanal Chem. Опубликовано онлайн: 11 июля 2010 г.

Calafat AM, Ye X, Wong LY, Reidy JA, Needham LL. 2008. Воздействие бисфенола А и 4-трет-октилфенола на население США: 2003-2004 гг.Перспективы гигиены окружающей среды 116 (1): 39-44.

CDC 2004. Данные национального обследования здоровья и питания за 2003-2004 гг. Министерство здравоохранения и социальных служб США, Центры по контролю и профилактике заболеваний: Национальный центр статистики здравоохранения (NCHS). Хяттсвилл, Мэриленд, http://www.cdc.gov/nchs/nhanes/nhanes2003-2004/nhanes03_04.htm

EWG. 2007. Бисфенол A: Токсичный пластический химикат в консервированных продуктах. Рабочая группа по окружающей среде, март 2007 г.

EWG. 2009. Бремя тела: загрязнение новорожденных из числа меньшинств.Рабочая группа по окружающей среде, март 2007 г.

EPA. 2010. Альтернативы BPA в партнерстве по термобумаге. Агентство по охране окружающей среды США, Дизайн для окружающей среды. Вашингтон, округ Колумбия. http://www.epa.gov/dfe/pubs/projects/bpa/index.htm

Kaddar N, Harthé C, Déchaud H, Mappus E, Pugeat M. 2008. Симпатичное проникновение бисфенола A в кожу свиньи. Журнал токсикологии и гигиены окружающей среды, часть A. 71 (8): 471-73.

LaKind JS, Naiman DQ. 2010. Ежедневное потребление бисфенола А и потенциальные источники воздействия: Национальное исследование здоровья и питания, 2005–2006 гг.Журнал экспозиции и эпидемиологии окружающей среды: 1-8

Ралофф Дж. 2009. Обеспокоенность по поводу BPA: проверьте свои квитанции. Новости науки. 7 октября 2009 г. http://www.sciencenews.org/view/generic/id/48084/title/Science_%2B_the_Public__ Concerned_about_BPA_Check_your_receipts

Stahlhut RW, Welshons WV, Swan SH.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *