Трудовая книжка в электронном виде – Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Содержание

электронная трудовая книжка

Правительственная комиссия по законопроектной деятельности одобрила законопроекты о переходе к электронным трудовым книжкам, сообщается на сайте кабмина.

Первый законопроект предлагает установить возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Такие сведения будут являться основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, включающей сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора. Эта информация будет представляться работодателями в информационную систему ПФР.

Предусматривается, что работник сможет получать сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме: у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, в ПФР и на портале госуслуг.

Трудовые книжки на бумажном носителе с 1 января 2021 года работодатель будет вести только для тех работников, которые подадут об этом письменное заявление до конца 2020 года. Работникам, не подавшим письменное заявление, трудовые книжки будут выдаваться на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение), сведения об их трудовой деятельности будут вестись в электронном виде. Для лиц, впервые поступающих на работу, все сведения будут вестись в электронном виде, и трудовая книжка им оформляться не будет.

Кроме того, предусматривается обязанность работодателя возмещать работнику не полученный им заработок в случае задержки выдачи ему при увольнении сведений о трудовой деятельности, внесения в них неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.

Вторым законопроектом предлагается с 1 января 2020 года ввести для работодателя обязанность представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц. Для этого ИЛС будет дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащим сведения о месте работы, выполняемой работе и её периодах (сведения о приёме на работу, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием (при наличии) квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации), сведения о переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора, данные о соответствующих документах, являющихся основаниями для оформления указанных трудовых отношений).

Сведения о трудовой деятельности будут представляться работодателями начиная с 1 января 2020 года ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным. Начиная с 1 января 2021 года такие сведения в случаях приёма на работу или увольнения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днём издания документа, являющегося основанием для приёма на работу или увольнения.

Также законопроектом предусматривается, что за непредставление в установленный срок либо за представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности работодатель будет нести административную ответственность за нарушение трудового законодательства. ПФР предлагается наделить полномочием по передаче информации о таких правонарушениях в Роструд в электронной форме через единую систему межведомственного электронного взаимодействия.

Третьим законопроектом предлагается внести изменения в КоАП, в соответствии с которыми должностные лица работодателя будут привлекаться к административной ответственности в виде предупреждения за неоднократное нарушение сроков представления необходимых сведений либо представление неполных или недостоверных сведений. При этом под неоднократным нарушением будет пониматься совершение работодателем таких действий два и более раза в течение года.

www.klerk.ru

Электронные трудовые книжки с 2020 года

Posted On Ноябрь 26, 2019

Новость о переходе на электронные трудовые книжки заполонила интернет. Информация о том, что нужно сделать уже сейчас, в 2019 году — просто пестрит во всех статьях. Но давайте разберемся, что же происходит на самом деле — нужно ли уже сейчас менять нормативные акты организации и готовить новый отчет? Ответ — нет. В 2019 году не нужно ничего менять и суетится, ведь законопроект был только во втором чтении, а значит он еще не принят, а значит мы ничего еще не должны!

Но все же вероятность того, что с 2020 года нам нужно будет переходить на электронные трудовые книжки и менять записи во всех нормативных актах связанных с трудоустройством — велика. Недавно я была на семинаре посвященной теме электронных трудовых книжек и в этой статье я расскажу, какие изменения планируются в связи со вступлением данного законопроекта, укажу все ссылки на официальные источники, по которым вы сможете отслеживать дальнейшие изменения и расскажу, что необходимо будет сделать в  2020 году в связи с этими изменениями.

Именной сертификат о прохождении семинара с подписью и печатьюИменной сертификат о прохождении семинара с подписью и печатьюСвидетельство о прохождении семинара-практикума по теме: Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки — законопроект

В июле 2019 года был зарегистрирован и направлен в Государственную думу законопроект № 748684-7 “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”.

21.11.2019 г. он был принят во втором чтении. Все изменения при принятии данного законопроекта касаются информации о трудовой книжке. В статьи ТК РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ, в которых упоминалась трудовая книжка, будут внесены поправки (!!! Еще не внесены. Изменения будут после прохождения закона у Президента и опубликования):

  • Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий.
    • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — они касаются приема / передачи трудовой книжки. Т.е. в статьях раньше было указано, что, например, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки сотруднику, в течение 3-х дней после запроса. А раз теперь существует вероятность, что трудовая книжка не будет вестись в организации, то данное дополнение урегулирует эту ситуацию.
  • Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора.
    • Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые — тут речь идет о том, что при устройстве на работу раньше человек предъявлял трудовую книжку, а теперь может предъявить сведения о трудовой деятельности.
    • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется — говорится о том, что если на работу принимается лицо, поступающее на работу впервые, ему работодатель заводил трудовую книжку. А теперь все поступающие впервые на работу с 2021 года не будут иметь бумажной версии трудовой книжки.
    • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — в данном пункте говорилось о том, что при устройстве на работу, если у сотрудника нет трудовой книжки из-за потери или порчи, то работодатель по заявлению сотрудника оформлял новую. А теперь, если у сотрудника она не ведется на основании законопроекта, то делать этого не нужно.
  • Статья 66. Трудовая книжка.
    • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — тут говорится о внесении записей о трудовой деятельности сотрудника, а поправка вносит исключения.

А также статья 66 дополнена достаточно большим фрагментом содержания, в котором говорится о том, что:

  • Работодатель формирует информацию о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде.
  • Сведения о трудовой деятельности включают в себя:
    • Информацию о работнике,.
    • Его трудовой функции.
    • Переводах.
    • Увольнениях.
    • И указания оснований для прекращения трудового договора.
  • Работники, поступающие на работу могут предъявить сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой, или взамен ее.
  • Получить сведения о трудовой деятельности гражданин может:
    • У работодателя.
    • В МФЦ.
    • В Пенсионном фонде.
    • На Госуслугах.
  • Работодатель выдает сведения о трудовой деятельности работника не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения сотрудника.
  • При обнаружении ошибки в сведениях сотрудник может написать заявление и работодатель обязан исправить или дополнить их.

Все изменения можете читать на официальном источнике —  Законопроект № 748684-7 во 2 чт.

Многие статьи были просто дополнены словами — “Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности”.

Что должен предпринять работодатель в связи с введением электронных трудовых книжек (ЭТК)

В целях реализации норм Трудового кодекса Российской Федерации работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:

1) Принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости).

2) Подготовка изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры.

3) Обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности.

4) Письменное уведомление работников об изменениях в трудовом законодательстве связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор — вести ему трудовую книжку в бумажном виде или нет. Срок, до которого работодатели обязаны письменно уведомить каждого работника —  30 июня 2020 года включительно.

Но, на данном этапе, пока закон не вступил в силу —

не надо ничего делать. Будьте готовы к тому, что при вступлении в силу законопроекта необходимо будет поменять все нормативные акты, связанные с правилами трудового распорядка (по приему и увольнению), в которых упоминается “трудовая книжка” и дополнить их сведениями — “трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности”. Делается все это нажатием двух клавиш (если у вас акты сохранены в электронном виде) — Ctrl + F — вводим в поиск — трудовая книжка, а дальше заменяем эту фразу на нужную нам —  трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности. И все)

Так как электронная книжка не заменит бумажную в обязательном порядке — необходимо будет оповестить всех сотрудников о том, что они могут подать заявление о ведении трудовой книжки. И тогда мы ее продолжим вести. Это, конечно, не означает, что на данного сотрудника мы не будем вести электронную трудовую книжку… Нет… никто не говорил, что у работодателя или бухгалтера будет меньше работы) Если сотрудник хочет бумажную трудовую книжку, значит для него ведем бумажную, а для государства электронную)

Конечно же все консерваторы напишут заявление, что хотят вести бумажную версию трудовой, они ведь не доверяют этим электронным документам… компьютерам и технологиям… А вдруг система полетит =0 и что тогда? Как потом восстановить стаж?! На самом деле логика в этой позиции тоже есть… задав такой вопрос Пенсионному фонду РФ, они ответили — “Нет, что вы, такое не возможно. У нас новейшие технологии и стабильный сервис.” Но это голословно, ни что не вечно под луной и каждая система дает сбой =) Но конечно какова вероятность такого события никто не скажет, да и нам выбора не дают.

Все вновь прибывшие сотрудники (т.е. те, кто устраивается впервые) с 01.01.2021 г. будут только с электронными трудовыми книжками, а точнее со сведениями о трудовой деятельности (СТД). Им выбора не дают, а значит постепенно все оцифруется и будет только в электронном виде.

Может ли работник оставить ведение бумажной трудовой книжки

Каждый работник до 31.12.2020 года должен подать заявление работодателю о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (т.е. в бумажном виде) или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (т.е. только в электронном виде).

Перейти на электронную версию трудовой книжки можно будет в любой момент. Т.е. если сотрудник написал заявление о ведении бумажной версии трудовой книжки, но через время передумал — то без проблем меняем его выбор в базе данных и ведем только ЭТК. А вот наоборот не получится. Если сотрудник уже отказался от бумажной версии ТК, передумать он уже не может — ни у этого работодателя ни у следующего.

В интернете в некоторых источниках можно встретить фразы о том, что будет проводиться референдум по электронным книжкам. Но это не так. Референдум — это волеизлияние граждан. Т.е. вот в Волгограде в прошлом году был референдум о местном времени и граждане Волгоградской области голосовали — оставить Московское время или вернуть местно (перевести на час вперед). За перевод времени проголосовало 58,82% голосов, поэтому мы сейчас живем по местному времени. А вот с трудовыми книжками так не будет. У нас не спрашиваю — хотим ли мы перейти на ЭТК и никто не будет подсчитывать количество голосов. Все уже решено — мы будем переходить на ЭТК, но те граждане. которые хотят оставить бумажную версию — имеют на это право. Пусть только решат об этом до 31.12.2020 г. и напишут заявление.

На лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 года — трудовые книжки оформляться не будут.

Обязан ли работодатель продолжать ведение бумажных трудовых книжек после введения ЭТК

По законодательству работник сам должен сделать выбор — нужна ли ему бумажная версия трудовой книжки.

Работнику, который подаст заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Выбор сотрудника будет вноситься в базу данных, чтобы ПФР и будущий работодатель были уведомлены. Если сотрудник решил оставить ведение трудовой книжки, при новом трудоустройстве его право сохраняется.

Если же сотрудник не напишет заявление и не предоставит его работодателю, это автоматически будет считаться отказом от бумажной версии ТК. Исключения составляют лица, не имевших возможности по 31.12.2020 года подать заявление работодателю. К таким лицам относятся:

  • Работники, за которыми сохранялось место работы, но они были:
    • временно нетрудоспособны,
    • находились в отпуске,
    • были отстранены от работы.
  • Временно не работающие, но имеющие стаж работы по трудовому договору (т.е. это не первое трудоустройство).

Нужно ли хранить бумажную версию ТК работнику

При переходе на ЭТК работодатель будет вести данные о трудовой деятельности сотрудника с 2020 года, при этом есть возможность оцифровать все данные из трудовой книжки, но обязанностью это не будет являться. И тут встает вопрос — а как новому сотруднику подтверждать свой стаж?

При переходе на ЭТК работник будет иметь право не предъявлять бумажную ТК при трудоустройстве, поэтому в условиях приема на работу работодателю лучше внести требования к стажу. Тогда не будет нарушения отказать сотруднику в приеме на работу, если он не предъявит доказательства своей трудовой деятельности. А сделать это пока что можно, только предъявив трудовую книжку.

Так как оцифровывать данные из трудовой книжки за весь период трудовой деятельности не будут, очень важно сохранить трудовую книжку. Т.е. данные в электронном виде будут только с 2020 года. А при назначении пенсии или начислении больничных возможно придется подтверждать свой стаж.

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка и что будет содержать

Электронная трудовая книжка будет реализована в цифровом виде на сайте ПФР (пенсионный фонд России). Это будут сведения о трудовой деятельности граждан.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • Место работы.
  • Периоды работы.
  • Должность (специальность, профессия).
  • Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.
  • Основания прекращения трудового договора.

Как работник сможет предъявить ЭТК при трудоустройстве

Граждане, которые перейдут на ЭТК, вместо трудовых книжек будут предъявлять сведения о трудовой деятельности (СТД). Работодатели с 2020 года будут сдавать отчетность о сведениях своих сотрудников, которые и будут являться содержанием ЭТК.

В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику ЭТК. Также его можно получить по запросу, в течение трех дней после подачи заявления.

Эти сведения и будут предъявляться при устройстве на новую работу. По желанию, сотрудник может также предоставить трудовую книжку.

Где можно получить сведения о трудовой деятельности

Получить сведения о трудовой деятельности можно:

  • У работодателя по последнему месту работы в бумажном или электронном виде (при наличии у работодателя усиленной квалифицированной электронной подписи).
  • В многофункциональном центре (МФЦ) на бумажном носителе.
  • В Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
  • На портале госуслуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Какие данные нужно перенести в СТД

В сведения о трудовой деятельности включаются:

  • Информация о работнике.
  • Место его работы.
  • Его трудовая функция.
  • Переводы работника на другую постоянную работу.
  • Увольнение работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.
  • И другая предусмотренная Кодексом, и иным Федеральным законом информация.

Новая отчетность в связи с ЭТК

В связи с законопроектом вводится новая форма отчетности:

  • СЗВ — ТД.
  • СЗИ — ТД .

Форма “Сведения о трудовой деятельности работников” (СЗВ-ТД) заполняется  и представляется страхователями в ПФР на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми  заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, а также, в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе, перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и так далее).

Форма СЗВ-ТД представляется начиная с 1 января 2020 года, ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

При ежемесячном представлении форма СЗВ-ТД заполняется на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца).

Начиная с 1 января 2021 года, сведения о приеме на работу или увольнении работника представляются  не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

При представлении сведений об увольнении  работника одновременно представляются сведения о проведении кадровых мероприятий в отношении данного работника, по которым отчетный период незавершен, либо сведения за предыдущий отчетный период не представлены.

Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

При заполнении бумажной формы могут использоваться любые цвета, кроме красного  и зеленого.

Форма “Сведения о трудовой деятельности работника” (СЗИ-ТД) формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя. Содержат сведения о трудовой деятельности работника.

Данная форма формируется и представляется по запросу работника. Т.е. это та форма которая заменит трудовую книжку, в ней будут отображаться сведения о трудовой деятельности работников с 2020 года.

Порядок заполнения СЗВ-ТД можете скачать тут.

Порядок заполнения СЗИ-ТД можете скачать тут.

А также можете ознакомиться с проектом формы СЗВ-ТД  и СЗИ-ТД.

Плюсы электронных трудовых книжек

Однозначно преимущества ведения ЭТК есть:

  • Не нужно ждать от сотрудника принести наконец-то его трудовую книжку=)
  • Уменьшение издержек по покупке ТК, удержанию ее стоимости с сотрудника, хранению и заполнению.
  • Минимизация ошибок — при заполнении бумажной версии цена ошибки более высока, а в электронной версии нет сложности удалить данные и написать заново. Конечно, если вы их уже не отправили в ПФР — в этом случае нужно будет вносить коррекцию или отмену.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства — нет необходимости отправлять ТК по почте.
  • Достоверность данных — не будет проблем с потерей ТК, их незаполнением и т.п. А значит и трудовой стаж будет более точным.

Минусы ЭТК для работодателя и бухгалтера

Для работников нет недостатков в ведении ЭТК, кроме вероятности того, что полетит система или они потеряют трудовую книжку, в которой находится подтверждение их трудовой деятельности до 2020 года. А вот для работодателя и бухгалтера это нововведение вносит некоторые неудобства:

  • Отчетность, которую нужно сдать не позднее рабочего дня при приеме или увольнении. Это достаточно жесткие рамки. Не каждый работодатель держит кадровый отдел, которому можно было бы сразу поручить это дело. А значит он сам или бухгалтер должны ставить эту задачу превыше остальных. Да, не спорю — это приведет к более организованному процессу приема и увольнения сотрудников, но все же — ну может хотя бы раз в неделю, месяц?! Это нововведение ждет нас с 01.01.2021 года. Штрафы пока не обозначены, будем надеяться, что они не будут высокими… хотя бы в переходный период.
  • Ведение двойной работы — если сотрудник напишет заявление о ведении бумажной версии ТК, то мы также будем ее хранить и заполнять, наряду с ЭТК.
  • Изменение нормативных актов, коллективных договоров, создание соглашений и т.п. — всех документов, в которых упоминается трудовая книжка. Это, конечно, разовая работа, но все же доставляет неудобства.
  • Если сотрудник при приеме на работу не принесет трудовую книжку, а в сведениях ЭТК не будет ранних периодов — это также будет головной проблемой работодателя. Нужно будет или просить ТК, в которой можно будет увидеть причины увольнений, периоды работы и т.п. или делать выбор о приеме без этих сведений.

Запомнить

  • В 2019 году ничего делать не нужно! Законопроект еще не принят.
  • До 01.07.2020 года необходимо оповестить письменно каждого сотрудника о том, что он имеет право сделать выбор о ведении бумажной трудовой книжке или переходе на электронную.
  • До 31.12.2020 года каждый сотрудник должен сделать выбор о ведении трудовой книжки, подав заявление работодателю.
  • Перейти на электронную трудовую книжку сотрудник может в любой момент, а вот отказавшись от нее, написав заявление до 31.12.2020 года, уже не сможет вернуть ведение бумажной трудовой книжки.
  • Если сотрудник напишет заявление о ведении трудовой книжки, работодатель все равно будет обязан отчитываться в ПФР о трудовых сведениях на данного сотрудника.
  • С 01.01.2020 года вводится новая отчетность СЗВ-ТД.
  • После принятия законопроекта необходимо будет поменять или утвердить нормативные акты, в связи со вступившими изменениями.

Может быть полезно:

Интересно:

  • Как вы относитесь к данному нововведению?
  • Как вам информация о том, что с 2021 года мы должны будем отчитываться в течение рабочего дня о приеме или увольнении сотрудников?
Девушка держит в руках свидетельство о прохождении семинара по теме: "Электронные трудовые книжки"Девушка держит в руках свидетельство о прохождении семинара по теме: "Электронные трудовые книжки"Это я)) Подтверждаю получение сертификата

Подписывайтесь на мою группу в ВК и добавляйтесь в друзья =) ;-)

vikabuh.ru

Когда введут электронные трудовые книжки? — СКБ Контур

Одним из законопроектов предусмотрена возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде (сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, основаниях прекращения трудового договора). Эти данные работодатели будут отправлять в информационную систему ПФР.

Работникам обеспечат несколько возможностей для получения информации о свой трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде:

  • по последнему месту работы;
  • в МФЦ;
  • в ПФР;
  • на портале госуслуг.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

С 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки нужно будет вести только для работников, которые успеют до конца 2020 года подать соответствующее письменное заявление. Всех остальных сотрудников переведут на электронный формат ведения трудовых, работодатель выдаст им бумажный документ на руки, так как будет освобожден от ответственности за его хранение.

Сотрудникам, поступающим на работу впервые, трудовую книжку оформлять не придется — все сведения будут вноситься в электронном виде.

Обязанность представления сведений в ПФР и сроки

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР. В связи с этим индивидуальный лицевой счет пополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», где предусмотрены данные о месте работы, должности, периоде работы и т.д.

Сведения о трудовой деятельности работодателю придется представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года такая информация в случаях приема на работу или увольнения должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема или увольнения.

Ответственность за непредставление сведений в ПФР

Законопроект предлагает наделить ПФР полномочием по передаче информации о правонарушениях в Роструд через единую систему межведомственного электронного взаимодействия. Под правонарушением подразумевается несоблюдение сроков по представлению сведений, передача неполной или недостоверной информации о трудовой деятельности работника.

За неоднократное нарушение сроков (два и более раза в течение года) работодателю грозит административная ответственность в виде предупреждения. Соответствующие изменения будут внесены в КоАП.

Зачем нужен переход на электронные трудовые?

Идея поэтапного введения электронных трудовых книжек в России была одобрена Кабинетом министров 28 июня 2018 года на заседании правительства. Тогда отмечалось, что введение электронной трудовой книжки подразумевает не просто перевод документа из бумажного в электронный формат, а создание базы данных, где будет храниться информация обо всей трудовой деятельности человека.

У бумажной трудовой есть ряд недостатков: ее можно потерять или подделать, восстанавливать трудовой стаж с такой книжкой очень сложно. В то же время электронная трудовая обеспечит сохранность персональных данных в Пенсионном фонде, сократит издержки работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, а также упростит процедуру трудоустройства удаленных работников.

Созданная база данных исключит необходимость предоставления сведений о трудовой деятельности и стаже при обращении за госуслугами. Чиновники обещают, что затраты работодателей на кадровое делопроизводство благодаря реализации проекта уменьшатся.

Подготовка законопроекта об электронной трудовой книжке была включена в первый этап проработки темы электронного кадрового документооборота в России.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

kontur.ru

С нового года трудовые книжки станут электронными

16 сентября 2019 12:14

Председатель правления ПФР Антон Дроздов ответил на вопросы «Комсомольской правды» об электронных трудовых книжках

Почему мы в принципе переходим на электронные трудовые книжки?

Два момента. Во-первых, для этого созрели предпосылки. Большинство россиян пользуются интернетом, у всех есть мобильные телефоны и электронная почта. В нашу жизнь вошли электронные билеты на поезда и самолеты, онлайн-банкинг, безналичные расчеты в магазинах, даже электронный дневник в школе. То есть люди умеют всем этим пользоваться. Во-вторых, уже есть вся нужная инфраструктура, которая позволяет эти данные обрабатывать, передавать и защищать.

Чем плохи бумажные?

Во-первых, это неудобно. И для работодателя, и для сотрудника. Потеряешь книжку – придется всю информацию восстанавливать. Для многих это становится большой проблемой. Во-вторых, человеческий фактор – неправильно внесенные записи работниками кадровых служб. Такое часто бывало в 90-х, да и сейчас иногда происходит. В-третьих, бумажный носитель легче подделать. Мошенники этим тоже пользуются. В цифровом формате работать будет проще и дешевле. Это всем выгодно: гражданам, бизнесу и государству.

Давайте тогда по порядку. Гражданам что именно выгодно?

Простой пример. Вам понадобилась выписка из трудовой книжки. Для кредита, визы или чего-то еще. Сейчас вы идете в кадры и просите ее сделать. Это не всегда быстро – по закону в течение трех дней. Если все будет в цифровом виде, то через личный кабинет на сайте ПФР вы эту же услугу получите за минуту. Сможете сразу распечатать выписку или отправить ее по электронной почте в любую организацию. И ее везде примут. Плюс сможете оформить пенсию дистанционно. Не нужно будет в качестве подтверждения приносить еще один документ.

В чем выгода работодателя?

Во-первых, сейчас он заказывает бланки бумажных трудовых книжек и тратит на это деньги. Во-вторых, он их у себя хранит в сейфе, потому что это документы строгой отчетности. В-третьих, сотрудники их заполняют вручную. В-четвертых, если что-то произойдет, их придется восстанавливать. К примеру, сейчас в Иркутской области введен режим ЧС из-за паводка, и у некоторых трудовые книжки были утрачены. И теперь работодателям нужно их восстанавливать, а это целая процедура, которую они обязаны пройти.

Но ведь одно дело – заполнить от руки, а другое – установить новое приложение и разобраться, как оно работает. Плюс дополнительные деньги заплатить наверняка…

Отчетность у работодателя и так почти вся в электронном виде. Разработчики программного обеспечения просто доработают пакет бухгалтерских программ. Бизнесу это ничего не будет стоить.

А мелкие предприниматели? У них обычно все по старинке ведется…

Организации, где меньше 25 сотрудников, смогут воспользоваться кабинетом страхователя у нас на сайте. Они смогут эту информацию просто отправлять онлайн – как по электронной почте.

Но ведь в этом случае тоже будет человеческий фактор. Не ту информацию занесут в базу – и все, прощай пенсия!

Пенсионные права точно не пострадают. Мы информацию, представляемую работодателями, давно перепроверяем при помощи получаемой от налоговой службы отчетности. В электронной трудовой книжке будет содержаться дополнительная информация – данные о приеме, увольнении и переходе на другую должность, занимаемая должность (профессия), а также номера приказов о кадровых изменениях. То есть мы охватываем всю информацию, которая есть в трудовой книжке, и переводим ее в электронный вид.

Надо ли будет следить за своей трудовой книжкой – правильно ли ее заполняет работодатель?

Тут каждый сам решает. Например, вы же сейчас за ней не следите. Она лежит в сейфе в отделе кадров и требуется, только когда вы переходите на другое место работы или вам нужно сделать копию. За электронной трудовой можно будет следить онлайн и даже сохранять себе на компьютер. Собственно, в отношении ваших пенсионных прав это можно делать уже сейчас.

Как именно?

Через личный кабинет на сайте ПФР. Дополнительно регистрироваться для этого не нужно. Просто вводите логин и пароль, полученный при регистрации на портале госуслуг. Большинство граждан уже имеют там подтвержденную учетную запись. И могут посмотреть, сколько страховых взносов за них перечислил работодатель, и сколько индивидуальных пенсионных коэффициентов у них уже накопилось для оформления пенсии.

Что произойдет с 1 января? Работодатели нам всем раздадут трудовые книжки?

Не совсем. С 1 января все компании начнут ежемесячно представлять в ПФР дополнительную информацию о трудовой деятельности. Сейчас мы проводим пилотный проект с крупнейшими работодателями, чтобы оценить, как готовы их кадровые службы и наши информационные системы. Что касается граждан, для них действует переходный период – один год. За это время они смогут решить, оставлять им бумажную трудовую книжку или нет. Если человек не напишет такого заявления работодателю, то с 1 января 2021 года она будет вестись только в электронном виде, а бумажную ему вернут на руки. Для молодых людей, которые начнут работать после 2021 года, трудовая книжка будет по умолчанию только электронной.

То есть я могу оставить свою старую трудовую в отделе кадров? И тогда работодатель будет и в электронном виде информацию отправлять, и в бумажном дублировать?

Да, все верно. Для этого нужно будет написать заявление в свободной форме.

Как будет защищена информация? Вдруг какие-нибудь хакеры получат к ней доступ и сотрут все данные?

Система ПФР аттестована как система для учета и обработки персональных данных высокого уровня. Мы соблюдаем все требования по защите информации. При этом функцию по ведению персонифицированного учета пенсионных прав граждан мы ведем с 1997 года. То есть в Фонде накоплен более чем 20-летний опыт работы с персональными данными. У нас есть и специальная служба по информационной безопасности. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Как в других странах? Там используют бумажные или электронные трудовые книжки?

В отдельных европейских странах в конце прошлого века использовались трудовые книжки или трудовые карточки. Но сейчас почти все данные перекочевали в информационные системы и в базы данных пенсионных фондов. Например, в Словении трудовые книжки были обязательными до 2009 года и их заменили базой данных пенсионного фонда. Еще один пример – Испания. Там действует электронная система Vida laboral (трудовая жизнь), там фиксируются все приемы и увольнения сотрудников, состояние их налоговых отчислений.

Источник

www.pfrf.ru

На электронные трудовые книжки перейдем по желанию

В следующем году россиянам начнут выдавать электронные трудовые книжки. Хотя это скорее просто оборот речи — документ переведут в «цифру», так что полистать его не получится. Работодатель будет напрямую отправлять всю информацию в Пенсионный фонд: когда приняли на работу, когда повысили, когда уволили.

— Переход на электронные трудовые книжки будет добровольным и постепенным, — заявил председатель Госдумы Вячеслав Володин.

Как следует из принятого депутатами в третьем чтении законопроекта, у людей будет год, чтобы решить, хотят ли они довериться современным технологиям положиться на старую-добрую бумагу. Каждый работник должен будет отнести в кадровую службу родного предприятия заявление со своим решением. Если же кто-то бумагу в нужный кабинет не донесет, работодатель продолжит заполнять серую книжечку.

Тем, кого «цифра» не пугает, старую трудовую выдадут на руки. С 2021 года работодатель не будет нести за этот документ никакой ответственности. Вместо этого кадровики будут отправлять всю информацию напрямую в Пенсионный фонд.

При смене работы заново писать заявление не придется — раз принес человек бумажную книжку, ее будут аккуратно заполнять. По мере сил. Правда, требований оперативно передавать сведения в Пенсионный фонд с работодателя никто не снимает, так что кадровики по сути будут делать одну работу дважды.

А вот молодежи выбора не оставили. Тем, кто будет впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2020-го, можно даже не пытаться отыскать серую книжечку, чтобы принести ее в кадры. Им положена только электронная трудовая.

Делается это все не только из-за абстрактной любви к «цифровизации». Просто так гораздо меньше вероятность, что сведения о стаже куда-то потеряются. Сплошь и рядом встречается ситуация, когда оформление пенсии превращается в настоящий квест: отыскать работодателя, у которого работал 30 лет назад, выбить из него справку, отвезти ее в Пенсионный фонд. А если таких работодателей несколько, за сбором бумаг можно провести не одну неделю. Если система электронных трудовых книжек заработает как надо, к моменту выхода человека на заслуженный отдых в Пенсионном фонде уже будет вся необходимая информация о его трудовых свершениях.

Кстати, заглянуть в трудовую можно будет в любой момент — на портале Госуслуг или в МФЦ.

Поделиться видео </>

Принят закон об электронных трудовых книжках.Российские депутаты приняли в окончательном чтении законопроект о переходе на цифровые трудовые книжки

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ

Электронные трудовые книжки в России

До конца октября Минтруд, Минэкономразвития, Минфин и Минкомсвязи должны внести в правительство проект закона о формировании и ведении электронных трудовых книжек. Рассказываем. что ждать России от этого нововведения (подробности)

Труд без книжки: когда рабочий стаж начнут учитывать в электронном виде

Когда в 2017 году нам сообщили, что трудовые книжки вскоре отменят, это показалось шуткой. Но сейчас очень похоже, что это произойдет в самое ближайшее время. Серые и зеленые книжечки с рукописными записями можно будет оставить себе на память. Пенсионный фонд России доложил, что полностью к этому готов — оцифровал все корочки россиян. А Минтруд, как стало известно, внесет законопроект об электронных трудовых книжках на рассмотрение Госдумы уже в весеннюю сессию. (подробности)

www.kp.ru

Уведомление и заявление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году: готовые образцы

Уведомление и заявление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году

Для перехода на электронные трудовые книжки в 2020 году работодатели должны раздать работникам специальные уведомления и собрать с работников заявления. Образцы данных документов, рекомендованные ПФР, скачайте у нас. 

Документы для перехода на электронные трудовые книжки: образцы в 2020 году

Работодатели обязаны уведомить своих подчиненных о нововведении. То есть, под роспись ознакомить работников, что планируется отказ от бумажных формуляров.  Сделать это нужно до 1 июля 2020 года.

Уведомление и заявление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году

Уже в декабре пора готовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Эксперты журнала «Упрощенка» подготовили пошаговый алгоритм, в котором есть все необходимые бланки и образцы, согласованные с ПФР — берите и пользуйтесь.

Каждый работник принимает самостоятельное решение — отказаться от бумажной трудовой книжки или нет. Если сотрудник все таки решит сохранить документ, наниматель будет обязан вести трудовую в обоих вариантах: на бумаге и электронно. Причем срока ведения бумажного документа не установлено. Его будут заполнять столько, сколько нужно. Те работники, которые решили сохранить бумажные книжки, должны в 2020 году написать на имя работодателя заявление. Заявление работник должен написать до 1 января 2021 года.

При этом молчуны по умолчанию отказываются от бумажных книжек, им нужно выдать бумажные книжки на руки в январе 2021 года. Исключение предусмотрели лишь для работников, трудоустраивающихся впервые в 2021 году и позже. Такие специалисты будут лишены права выбора. Для них записи о трудовой деятельности будут вестись исключительно в цифровом формате.

Заполнить электронную трудовую книжку можно в программе БухСофт. Программа сама заполнит нужные графы и отправит отчет в ПФР в один клик. Бухгалтеру не нужно будет разбираться во всех тонкостях заполнения.

Заполнить ЭТК онлайн


Электронные трудовые книжки — 2020: видео обзор изменений от главного эксперта по кадровым вопросам

С 1 января 2020 года работодатели будут вести и бумажную, и электронную трудовые книжки. Об этом сообщила эксперт по кадровым вопросам Елена Орлова в программе журнала «Упрощенка» «Налоговые изменения —2020». Смотрите видео инструкцию прямо сейчас.


Подпишитесь на «Упрощенку» на полгода, а читайте 12 месяцев!

До 16 декабря действует самая выгодная акция при подписке на журнал «Упрощенка» — годовая подписка по цене полугодия. Торопитесь оплатить счет. Подарок за подписку — книга «Упрощенка. Годовой отчет 2019».

16 декабря — последний день акции

Уведомление и заявление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году

 

www.26-2.ru

Как перейти на электронные трудовые книжки

Добрый день, уважаемые коллеги.

Наверняка, вы уже слышали новость о переходе на электронные трудовые книжки. В этой статье я опишу последовательность действий, как переходить. Сейчас законопроекты (один и второй) находятся в Госдуме, и я уверен, что его примут.

В Трудовом кодексе появится СТД – статус сведений о трудовой деятельности. Вместо трудовой книжки будет электронная запись под названием СТД – альтернатива трудовой книжки. Соответственно, работодатель будет представлять все данные в ПФР из трудовых книжек с помощью СТД.

Как получить СТД физическим лицам? Физические лица могут получить СТД через работодателя, пока они работают у этого работодателя. Это первый вариант. Второй вариант – через МФЦ. Третий вариант – в ПФР. Четвертый вариант – через сайт госуслуг. Это четыре варианта того, что должны сделать физические лица.

Что должен сделать работодатель?

Шаг №1. После того, как этот законопроект станет законом, работодатели должны будут утвердить перечень мероприятий по обеспечению перехода сотрудников на СТД на 2020 год.

В том числе, вы должны будете письменно уведомить всех ваших сотрудников, что вы собираетесь перевести их на СТД.

Шаг №2. Вы должны провести разъяснительную работу среди своих сотрудников и рассказать им права на ведение бумажных трудовых книжек при передаче соответствующего заявления до конца 2020 года. Сотрудник может подать заявление, в котором будет настаивать на том, чтобы работодатель вел трудовую книжку в бумажном варианте. Наверняка разработают форму такого заявления, но пока этой формы нет.

Шаг №3. Работодатель должен письменно предупредить своих сотрудников, что если таких заявлений об оставлении бумажной трудовой книжки не последует, то с 1 января 2021 года работодатель сам, в принудительном порядке, вернет всем сотрудникам их бумажные трудовые книжки и заведет на них СТД. Если сотрудник письменно не потребовал от работодателя вести его бумажную трудовую книжку, работодатель с 1 января 2020 года в принудительном порядке переведет его на СТД, отдав ему его трудовую книжку.

Шаг №4. Работодатель должен внести изменения в нормативно-правовую базу своей компании, во все внутренние документы, включая соглашения, договоры с сотрудниками, коллективные договоры и т.д. И везде вместо трудовой книжки будет фигурировать СТД. 

Шаг №5. Работодатель должен организовать техническое обеспечение взаимодействия с ПФР, чтобы передавать все сведения в фонд. Наверное, Пенсионный фонд выпустит документ, программу, с помощью которой у ПФР будет доступ в кадровую службу…

Поэтому, если ваш сотрудник не захочет иметь СТД и напишет заявление, то вы продолжите вести его трудовую книжку в обычном порядке.

Записаться на семинар в Москве.

Надеюсь, эта статья пошла вам на пользу. Спасибо, удачи в делах.

www.klerk.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о