Трудовая книжка в электронном виде: Электронная трудовая книжка

Содержание

Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде

Где посмотреть электронную трудовую книжку? Актуальный вопрос работающих граждан, решивших идти в ногу со временем и перейти на цифровой формат документа, подтверждающего трудовой стаж. Из статьи вы узнаете, как проверить электронную трудовую книжку легко и в максимально короткие сроки.

Как посмотреть электронную трудовую книжку

Несмотря на то что электронные книжки хранятся в ПФР, работники не лишены возможности ознакомиться с их содержанием. Законом предусмотрено несколько способов, как работнику посмотреть электронную трудовую книжку:

  • направить запрос в ПФР;
  • запросить через МФЦ;
  • обратиться к своему работодателю;
  • запросить через портал «Госуслуги».

Ответом на запрос будет выписка из ЭТК. Она может быть в электронном или бумажном формате. Бумажные варианты предоставляют ПФР, МФЦ и работодатель. Электронная выписка доступна на сайте ПФР, портале «Госуслуги» и у работодателя.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде заверяются ЭЦП и 

являются официальным документом, т. е. имеют такую же юридическую силу, что и бумажная выписка с печатью и подписью должностного лица.

Получение выписки у работодателя имеет нюансы. Он может предоставить сведения о трудовой деятельности только на своем предприятии, данные других работодателей ему не доступны. Получить полную информацию о трудовом стаже на всех местах работы можно только в ПФР, МФЦ и на Госуслугах.

Напомним, что ЭТК содержит информацию о стаже с 01.01.2020. Данные за предыдущие годы есть только в старой традиционной книжке, в цифровую форму они не включаются.

Рассмотрим подробнее способы получения электронных документов.

Получение сведений онлайн

Самый простой и быстрый способ ознакомиться с записями в ЭТК — получить электронную выписку на сайте ПФР или портале «Госуслуги». Учетная запись на Госуслугах необходима в обоих случаях.

На сайте ПФР надо зайти в личный кабинет гражданина, авторизовавшись через портал «Госуслуги», и выбрать соответствующий запрос.

Результат будет готов практически сразу. Полученные сведения можно распечатать или сохранить на своем компьютере. Также они сохранятся в личном кабинете, где их можно будет посмотреть в любой момент.

Чтобы посмотреть электронную трудовую книжку на Госуслугах, нужна подтвержденная учетная запись на портале. Найти нужную услугу можно двумя путями:

  • Услуги — Органы власти — ПФР — Выписка из электронной трудовой книжки;
  • Услуги — Категории услуг — Работа и занятость — Трудовое право — Выписка из электронной трудовой книжки.

Ожидание ответа займет не более 5 минут. Где посмотреть электронную трудовую книжку в Госуслугах?

В разделе «Уведомления» надо найти свой запрос сведений о трудовой деятельности и открыть его, внутри будут полученные файлы выписки из ЭТК. Их можно сохранить на компьютере или отправить по электронной почте.

Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде у работодателя

Если вас интересуют записи только по текущему месту работы и в полной выписке из ЭТК нет необходимости, можно запросить сведения у работодателя. Для этого надо подать письменное заявление, в котором указывается требуемый формат выписки (электронный или бумажный).

Но следует иметь в виду, что ЭТК в электронном виде работодатель выдаст только при наличии у него усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При ее отсутствии выдается бумажный вариант.

Внимание! Если вы не отказались от бумажной книжки, выдавать сведения из ЭТК работодатель не обязан (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

В течение трех рабочих дней вам выдадут форму СТД-Р с информацией о вашей трудовой деятельности в организации (ст. 66.1 ТК РФ).

При увольнении форма СТД-Р выдается в обязательном порядке всем сотрудникам, перешедшим на ЭТК. Запрос работника в этом случае не требуется. Если впоследствии вы потеряете документ, в повторной выдаче вам могут отказать. Предоставлять сведения из ЭТК уволенным сотрудникам работодатель не обязан.

В такой ситуации лучше обратиться в ПФР, на Госуслуги или в МФЦ и получить полную выписку.

Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах

Для тех, кто не зарегистрирован на Госуслугах или по техническим причинам не может получить выписку онлайн, рассказываем, где можно посмотреть электронную трудовую книжку в этом случае.

Можно получить бумажную выписку из ЭТК в ПФР или МФЦ. Для этого придется посетить ближайшее отделение ПФР или МФЦ, обращаться по месту регистрации не нужно. Порядок выдачи сведений из ЭТК утвержден постановлением Правления ПФР от 21.01.2020 № 46па.

Запрос можно подать лично или через законного представителя. Для этого понадобится паспорт и заявление, бланк которого можно скачать по ссылке в начале статьи. Если запрос подает представитель, дополнительно потребуются его паспорт и документ, подтверждающий его полномочия. ПФР выдаст ответ сразу. Забрать выписку из МФЦ можно через несколько дней.

***

Итак, если возник вопрос, где посмотреть трудовую книжку в электронном виде, зайдите на сайт ПФР или портал «Госуслуги». Это самый простой и быстрый способ ознакомиться с записями в ЭТК.

Сведения о трудовой деятельности у текущего работодателя можно запросить у него. Электронную версию сведений вам выдадут только при наличии УКЭП. Если такой подписи у работодателя нет, он оформит бумажную выписку.

При отсутствии возможности запросить сведения из ЭТК онлайн следует обратиться в любое отделение ПФР или МФЦ.

Электронная трудовая книжка- все плюсы и минусы

Регистрация АО за 6 дней

Оставьте телефон

Все вы, наверное, слышали о Законе ЕФИР. Золотой образ человека от рождения до смерти. Это еще один шаг по переходу страны на цифровые рельсы. Особый акцент разработчиков закона был сделан на том, что с помощью Единого регистра граждан можно будет вести точный учет населения, а также планировать строительство инфраструктурных объектов вроде больниц и школ, эффективнее бороться с правонарушениями и мошенничеством, позволит повысить собираемость платежей в бюджеты всех уровней. Но пока речь про 2025 г., а мы ближе к делу.

Логичным развитием этого закона можно рассматривать введение с 1 января 2020 года в России электронной трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка – это сервис который должен обеспечить простой и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, Давайте разбираться в сути, зачем это работнику и работодателю

О чем необходимо сказать — переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет работнику сохранить бумажную книжку сколько это необходимо.

Итак, плюсы для работника
  • Удобный и быстрый доступ к информации о своей трудовой деятельности

  • Возможность интеграции с другими электронными государственными сервисам

  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных

  • Защита от ошибок при заполнении

  • Защита от порчи, потери и подделки

  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства

  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения

Плюсы для работодателя
  • Снижение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

  • Легкий доступ к трудовой истории претендента на вакансию

  • Защита от потери и подделки

  • Защита от ошибок при заполнении

  • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов

МИНУСЫ – их не так много.
  • Возможные сбои в работе серверов

  • Дополнительные затраты на электронную защиту данных

  • Обеспечение бесперебойного доступа к ресурсу

  • Временные затраты на перевод книжек с бумажной формы в электронную

  • Переход на электронные трудовые книжки

Ну а кто впервые устроится на работу с 2021 года. Все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе.

Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной.

ВАЖНО!  Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Мы проанализировали вопросы своих сотрудников и сделали памятку в которую собрали наиболее часто встречающиеся (демонстрируется на экране)

Самый главный вопрос — Что будет с бумажной трудовой книжкой?

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

  1. работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

  2. право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

  3. сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Где можно получить сведения об электронной книжке?
  • У последнего работодателя

  • В клиентской службе ПФР, МФЦ

  • В личном кабинете на сайтах ПФР, ЕПГУ

Что должны сделать работодатели в течение 2020 года:
  1. принять или изменить локальные нормативные акты

  2. подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации;

  3. обеспечить техническую готовность для предоставления сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;

  4. уведомить до 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Для нас, Первого цифрового регистратора, переход на электронные цифровые книжки полностью вписывается в стратегию, направленную на максимальное развитие дистанционных сервисов для удобства людей. Мы активно включились в диджитализацию и отмечаем, что востребованность наших сервисов возрастает:

Уже сейчас все операции в реестре наши клиенты проводят дистанционно, это очень удобно и находясь на самоизоляции наши клиенты оценили эту возможность.

Благодаря простой и надежной идентификация акционеров через Сбербанк онлайн и Госуслуги работать с нами стало еще проще. Мы убеждены, что за цифровыми технологиями будущее, поэтому мы постоянно расширяем линейку, не так давно мы вывели на рынок революционный сервис Доска объявлений, позволяющий акционерам реализовывать небольшие пакеты акций внутри реестра. У нас много проектов которые интересны как акционерам, так и эмитентам, узнать больше : rostatus.ru


Регистрация АО за 6 дней Оставьте телефон

В России вводятся электронные трудовые книжки — Российская газета

С 1 января работникам, трудоустраивающимся впервые, будут оформляться только электронные трудовые книжки. Для тех, у кого уже есть трудовая, переход на электронную версию стал возможностью, но не обязанностью. Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате, имеет право в дальнейшем подать работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. А вот если человек уже выбрал электронный формат, то вернуться к бумажному у него не получится. Бумажную трудовую он получил на руки и должен хранить ее дома.

Работодатель будет формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и предоставлять ее для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Определиться с трудовой нужно было до 31 декабря 2020 года. До этого времени каждый официально трудоустроенный работник должен был подать в отдел кадров своей организации заявление, в котором указать, какую книжку он выбирает — привычный вариант или цифровой. Если человек так и не написал заявление, то у него остается бумажная трудовая.

Зачем нужны электронные трудовые книжки

Главный плюс — они сведут к минимуму риск потери работниками сведений о своем трудовом стаже, освободят их от обязанности самим заниматься восстановлением данных о том, где и сколько они работали.

Тем, кто восстанавливал стаж, раньше приходилось изрядно помучиться. А зачастую это оказывалась просто невозможно сделать, если, например, организация ликвидировалась.

Как ранее поясняли «Российской газете» в Роструде, у электронных трудовых есть и другие преимущества. Это минимизация ошибок и неточностей в записях, удобство получения сведений. Так, через личный кабинет на сайте ПФР каждый работник будет иметь возможность следить, как его работодатель уплачивает страховые взносы, из которых формируется будущая пенсия. Если найдется ошибка, можно сразу же обратить на нее внимание сотрудников Пенсионного фонда. Становится удобнее получать сведения для оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет запросить через портал Госуслуг, многофункциональный центр, в ПФР или у работодателя.

Как электронные трудовые книжки защищают права трудящихся

В соответствии с законом, теперь каждый гражданин сможет обратиться в ПФР, чтобы в его индивидуальный лицевой счет включили сведения о трудовой деятельности из бумажной трудовой книжки за период работы до 1 января 2020 года.

Внесение дополнительной информации даст более высокий уровень сохранности данных о трудовой деятельности в сравнении с бумажным документом, а также упростит представление данных о трудовом стаже при трудоустройстве.

Напоминаем, что с 1 января 2021 года граждане могут устраиваться на работу, используя электронные трудовые книжки. Рассказываем, как они работают и почему не надо бояться современных технологий.

Не обязанность, а право

Работодатели по выбору работника теперь могут вести трудовые книжки в электронном виде. Изменения затронут около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица.

Для тех, у кого уже есть трудовая, переход на электронную версию — возможность, а не обязанность.

Заявление

Если вы не подали заявление работодателю до 31 декабря 2020 года, трудовая останется в бумажном виде. Если у вас не было возможности уведомить работодателя, то книжка будет сохранена в бумажном виде до того момента, пока вы от нее не откажетесь.

Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате, имеет право в дальнейшем подать работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Цифровизация

Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки оформляться не будут. Администрировать систему будет Пенсионный фонд России — фактически в ПФР будет создан дублер трудовой книжки.

При этом переход не будет резким — это очень важно.

Зачем они нужны?

В первую очередь электронные трудовые книжки избавят бизнес, отделы кадров компаний от излишних трудозатрат. Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников. 

Также они сведут к минимуму риск потери работниками сведений о своем трудовом стаже, освободят их от обязанности самим заниматься восстановлением данных о том, где и сколько они работали.

Ситуации, когда вследствие реорганизации или ликвидации организации работник не может подтвердить свой стаж, уйдут в прошлое. 

Работник может получить сведения о трудовой деятельности:

  • у работодателя по последнему месту работы — на бумажном носителе или в форме электронного документа;

  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — на бумажном носителе;

  • в ПФР — на бумажном носителе или в форме электронного документа; 

  • на Едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа.

Трудовые не на бумаге: что изменилось с 1 января

При наличии электронных трудовых книжек работодатель будет формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и предоставлять ее для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Не обязанность, а право

Работодатели по выбору работника теперь могут вести трудовые книжки в электронном виде. Изменения затронут около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица.

Для тех, у кого уже есть трудовая, переход на электронную версию — возможность, а не обязанность.

Заявление

Если вы не подали заявление работодателю до 31 декабря 2020 года, трудовая останется в бумажном виде. Если у вас не было возможности уведомить работодателя, то книжка будет сохранена в бумажном виде до того момента, пока вы от нее не откажетесь.

Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате, имеет право в дальнейшем подать работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Цифровизация

Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки оформляться не будут. Администрировать систему будет Пенсионный фонд России — фактически в ПФР будет создан дублер трудовой книжки.

При этом переход не будет резким — это очень важно.

Зачем они нужны?

В первую очередь электронные трудовые книжки избавят бизнес, отделы кадров компаний от излишних трудозатрат. Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников. 

Также они сведут к минимуму риск потери работниками сведений о своем трудовом стаже, освободят их от обязанности самим заниматься восстановлением данных о том, где и сколько они работали.

Ситуации, когда вследствие реорганизации или ликвидации организации работник не может подтвердить свой стаж, уйдут в прошлое. 

Работник может получить сведения о трудовой деятельности:

  • у работодателя по последнему месту работы — на бумажном носителе или в форме электронного документа;

  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — на бумажном носителе;

  • в ПФР — на бумажном носителе или в форме электронного документа; 

  • на Едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа.

Почему электронная трудовая книжка эффективнее бумажной

Сведения о стаже и других кадровых событиях, произошедших до 1 января 2020 года, теперь можно занести в электронную трудовую книжку. Для этого нужно подать заявление в Пенсионный фонд. Это предполагает закон, который вступает в силу 7 марта. Как сохранить все данные о своей работе, разбиралась «Парламентская газета».

Полный набор  

Электронные трудовые книжки введены в России с 2020 года. Это значит, что работодатели стали передавать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. ПФР хранит эти сведения в отдельном разделе индивидуальных лицевых счетов граждан (номера таких счетов называются СНИЛС).

До конца прошлого года россиянам нужно было определиться — оставить бумажные трудовые книжки или перейти на электронные. Тем, кто выбрал первый вариант, кадровики всё равно дублируют информацию в цифровом варианте. Тем, кто перешёл на электронные книжки, бумажные выдали на руки, но ими можно пользоваться, как и раньше. Более того, их очень важно хранить, потому что в электронных книжках фиксировали данные начиная только с 2020 года. Более старые записи в «цифру» не переносили.

Теперь россияне могут сами обратиться в Пенсионный фонд, чтобы включить в электронную трудовую книжку все недостающие записи. Это позволяют поправки в Трудовой кодекс и закон о пенсионном страховании, которые вступают в силу 7 марта. Пока речь идёт о подаче заявлений в отделения ПФР, а в электронном виде эта услуга пока не предоставляется.

Цифра не подведёт   

Из 47 миллионов россиян, которые в этом году определились со способом ведения трудовой книжки, только шесть миллионов выбрали электронный формат. Остальные поручили кадровикам и далее вести их бумажные книжки.

Переход всех трудящихся россиян на электронные книжки — вопрос времени, считает член Комитета Госдумы по труду, соцполитике и делам ветеранов Светлана Бессараб. По её мнению, многие решили сохранить традиционные трудовые, так как в нашей стране часто относятся настороженно к различным нововведениям. А многие отказались от цифровой книжки именно потому, что в неё не включали данные о должностях, записей о прежних местах работы и  общем стаже, сказала она «Парламентской газете».

Кроме того, сейчас в электронном виде не записывается информация о награждениях за трудовые достижения, а это важно для тех, кому назначается звание «Ветеран труда». «На мой взгляд, следующий шаг Минтруда должен быть именно в этом направлении», — полагает Светлана Бессараб.

Также распространены среди россиян опасения, что из-за сбоя в системах ПФР все данные о трудовом стаже могут безвозвратно исчезнуть или попасть в руки мошенников. В самом Пенсионном фонде уверяют, что это невозможно. «Многолетний опыт показывает высокий уровень защищённости информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможен. Информация лицевых счетов фиксируется в распределённых системах хранения, что исключает риск потери данных», — говорится на сайте фонда.

Те, кто боится потерять сведения о своём стаже, а с ними и право на заслуженную пенсию, могут получать выписки из электронной трудовой книжки. Они могут быть как на бумажных носителях, так и в форме электронных документов. Выписку можно заказать у работодателя, в отделении ПФР или МФЦ, а также через портал госуслуг или личный кабинет на сайте Пенсионного фонда.

«У каждого человека есть право на любом этапе затребовать бумажную копию трудовой книжки. Она будет иметь такую же юридическую силу, как и документ на электронном носителе», — подтвердил «Парламентской газете» первый зампредседателя Комитета Госдумы по труду, соцполитике и делам ветеранов Михаил Тарасенко.

Читайте также:

• Чем удобна электронная трудовая книжка

Бумага остаётся  

Россия — одна из немногих стран мира, в которых вообще существуют трудовые книжки, заметил Тарасенко. «Думаю, постепенно, по мере развития нашей системы фиксирования обязательных социальных платежей сама идеология трудовой книжки уйдёт в прошлое», — поделился он. 

При этом депутат согласился, что бумажные трудовые книжки имеют право на существование. И недаром закон позволяет россиянам самим выбирать формат этих документов и пользоваться ими наравне с электронными. Правда, за исключением тех, кто впервые устраивается на работу в 2021 году, им заводят уже только электронные трудовые книжки.   

О том, что бумажные книжки никуда не денутся, говорят и планы Министерства труда обновить их внешний вид. Раздел с данными о работе станет на четыре страницы больше, а вот раздел о награждениях — на три страницы меньше, сообщил 5 марта ТАСС со ссылкой на пресс-службу Минтруда. Книжки нового образца начнут выдавать с 2023 года тем, кто не перейдёт на электронный формат учёта трудовой деятельности. Книжки старого образца будут действительны без ограничения срока, уточнили в ведомстве.

Подписан закон о включении в электронную трудовую книжку сведений о стаже до 2020 года

Президент подписал федеральный закон, предусматривающий возможность обращения граждан в органы Пенсионного фонда РФ с заявлением о включении в информационные ресурсы ПФР сведений о трудовой деятельности за периоды работы и (или) профессиональной служебной деятельности до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в трудовой книжке.

Документ был внесён в Думу в ноябре прошлого года.

Ранее предполагалось, что в электронной трудовой будут содержаться сведения о трудовом стаже только начиная с 2020 года, поэтому бумажную книжку всё равно придётся хранить. Теперь в этом нет необходимости. Как поясняли ранее авторы документа, достаточно обратиться с заявлением в Пенсионный фонд, и все записи о трудовом стаже зафиксируют в электронном виде.

Таким образом, электронная форма трудовой книжки станет почти полным аналогом бумажной. В ней также будет информация о сотруднике, месте работы, дате приёма и увольнения, причине прекращения трудового договора.

Посмотреть электронную трудовую книжку можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда, на портале госуслуг, а также через приложения этих ресурсов для смартфонов. Кроме того, сведения из электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки у последнего работодателя, в Пенсионном фонде или МФЦ.

Закон о постепенном переходе на электронные трудовые книжки вступил в силу с 1 января 2020 года. Работники вправе выбрать любой формат – бумажный или электронный. Сообщить о своём решении работодателю необходимо было до 31 декабря 2020 года.

При выборе электронной формы бумажная трудовая книжка выдаётся на руки, а работодатель перестаёт отвечать за её ведение. При выборе бумажной трудовой книжки работодатель продолжит вносить в неё сведения и параллельно ведёт электронный документ. Право на сохранение бумажной трудовой остаётся и при смене работы. Изменить решение и перейти на электронную версию книжки можно в любой момент после 2021 года.

Если же работник не подаст никакого заявления, за ним по умолчанию сохранится бумажная трудовая. У всех, кто впервые устроится на работу после 1 января 2021 года, будут только электронные трудовые книжки.

Как создать рабочую тетрадь с цифровым заполнением || Учебники Canva — Дизайн фирменного стиля

Примечание. В этом посте я использую партнерские ссылки. Если вы нажмете кнопку и совершите покупку, я могу получить небольшую комиссию без каких-либо дополнительных затрат для вас!

Если вы являетесь создателем контента или тренером и хотите взаимодействовать со своей аудиторией, создание книги с цифровым заполнением в качестве бесплатного подарка часто является отличной идеей для предоставления ценного контента, но также позволяет вам расширить список адресов электронной почты!

Как дизайнер, я обычно создаю эти типы листов в InDesign, но сегодня я собираюсь показать вам, как именно БЕСПЛАТНО создать книгу с цифровым заполнением в Canva!

Чтобы приступить к созданию заполняемой книги в Canva, вам нужно решить, хотите ли вы начать с нуля или использовать шаблон.Мне нравится использовать шаблон (в строке меню слева есть множество отличных опций), но если вы хотите начать с нового холста, я рекомендую выбрать документ US letter или ввести свои собственные размеры.

Ниже вы найдете пошаговое руководство, но если вы больше разбираетесь в визуальном обучении, вы также можете следить за видео, указанным в нижней части этого сообщения в блоге.

1. Создание полей для заполнения

После того, как вы выбрали шаблон или новый документ, вы можете начать добавлять контент и настраивать его по своему вкусу, изменяя шрифты, цвета и изображения.Чтобы создать поля для заполнения, чтобы люди могли вводить ответы или другую информацию, вам нужно сначала перейти к разделу «Элементы» слева в меню и выбрать форму для создания полей. Я рекомендую раскрасить их в бледный оттенок, чтобы потом было легче увидеть ответы вашего клиента.

В зависимости от информации, которую вы пытаетесь собрать или попросить их ответить, вы можете создать в документе разные разделы с полями разного размера. Я покажу вам, как сделать это цифровым заполнением всего за секунду!

2.Связывание элементов дизайна в Canva

Canva позволяет очень легко связать текст и изображения в книге, щелкнув выбранный элемент и выбрав инструмент связывания на верхней правой панели инструментов. Это особенно удобно для призывов к действию на ваш веб-сайт или любых других предложений или подписок на информационные бюллетени, на которые вы хотите направить свою аудиторию.

3. Сохраните цифровую книгу в Canva

Теперь, когда вы внесли все изменения, сохраните файл, нажав кнопку загрузки в правом верхнем углу.Поскольку это будет только электронный документ, сохраните файл в формате PDF Standard. Если ваша книга предназначена для печати, выберите PDF-печать.

4. Создавайте заполняемые текстовые поля с помощью PDF Escape

Canva не позволяет добавлять текстовые поля, в которых кто-то может писать после загрузки, поэтому я использую небольшой отличный инструмент под названием PDF Escape. Просто перетащите сохраненный файл в окно и дождитесь его открытия.

Выберите «Поле формы» в верхнем левом углу, чтобы добавить заполняемые поля в книгу, и выберите область в документе, в которой вы хотите разместить текстовое поле.Теперь, когда вы добавили все заполняемые текстовые поля, сохраните и загрузите файл, щелкнув зеленые стрелки вниз справа.

После загрузки откройте обновленную книгу, чтобы проверить поля и вуаля! Готово!

Посмотрите это видео, в котором я прохожу каждый шаг, если вы больше умеете наглядно!

Рабочие листы и рабочие тетради в Excel

Рабочий лист или лист — это отдельная страница в файле, созданном с помощью программы электронных таблиц, такой как Microsoft Excel или Google Sheets.Книга — это имя файла Excel, содержащее один или несколько листов. Когда вы открываете программу электронных таблиц, она загружает пустой файл книги, состоящий из одного или нескольких пустых листов, которые вы можете использовать.

Инструкции в этой статье относятся к Excel для Microsoft 365, Excel 2019, 2016, 2013 и 2010; Excel для Mac, Excel Online и Google Таблицы.

Детали рабочего листа

Вы используете рабочие листы для хранения, обработки и отображения данных.

Основным блоком хранения данных на листе является ячейка прямоугольной формы, расположенная в виде сетки на каждом листе.Отдельные ячейки данных идентифицируются и упорядочиваются с помощью букв вертикального столбца и номеров горизонтальных строк рабочего листа, которые создают ссылку на ячейку, например A1, D15 или Z467.

Технические характеристики рабочих листов для текущих версий Excel включают:

  • 1 048 576 строк на лист
  • 16 384 столбца на лист
  • 17 179 869 184 ячейки на лист
  • Ограниченное количество листов в файле в зависимости от объема памяти, доступной на компьютере

Для Google Таблиц:

  • 256 столбцов на листе
  • 400 000 ячеек для всех листов в файле
  • 200 листов на файл таблицы

Имена рабочих листов

И в Microsoft Excel, и в Google Таблицах у каждого листа есть имя.По умолчанию рабочие листы называются Sheet1, Sheet2, Sheet3 и т. Д., Но вы можете изменить эти имена.

Сведения о книге

В Excel используйте следующие сочетания клавиш для переключения между листами:

  • Ctrl + PgUp (страница вверх): переход вправо
  • Ctrl + PgDn (страница вниз): перейти влево

В Google Таблицах для переключения между листами используются следующие сочетания клавиш:

  • Ctrl + Shift + PgUp : перейти вправо
  • Ctrl + Shift + PgDn : перейти влево

Спасибо, что сообщили нам!

Расскажите, почему!

Другой Недостаточно подробностей Сложно понять

Терминология электронной таблицы

A-B-C-D-E-F-G-H-I-J-K-L-M-N-O-P-Q-R-S-T-U-V-W-X-Y-Z

Первый шаг в изучении электронных таблиц — это понимание терминологии, с которой вы столкнетесь в ходе этого урока.В приведенном ниже глоссарии перечислены термины, относящиеся к приложениям для работы с электронными таблицами. Терминология, которую мы усвоили при рассмотрении обработки текста (например, копирование, вставка, буфер обмена и т. Д.), Также применима к приложениям для работы с электронными таблицами.

  1. Абсолютная ссылка на ячейку: Абсолютная ссылка на ячейку — это ссылка, которая не изменяется при копировании. Чтобы сделать ссылку на ячейку абсолютной, вы должны включить $ перед ссылкой (например, $ C $ 4). Другой тип ссылки — относительная ссылка..
  2. Активная ячейка: активная ячейка — это ячейка в электронной таблице, которая в данный момент выбрана для ввода данных. Вы можете изменить, какая ячейка является активной, щелкнув один раз левой кнопкой мыши или используя клавиши со стрелками на клавиатуре. Текущая активная ячейка может быть идентифицирована как ячейка с более темной черной рамкой вокруг нее. Кроме того, ссылка на активную ячейку указана в поле «Имя» непосредственно над заголовками столбцов электронной таблицы.
  3. Ячейка привязки: Якорная ячейка — это первая выделенная ячейка в диапазоне.Когда выбран диапазон ячеек, они выделяются черным цветом. Однако якорная ячейка остается белой. Если на листе выбрана только одна ячейка, это ячейка привязки.
  4. Гистограмма / столбчатая диаграмма: Гистограмма или столбчатая диаграмма — это стиль диаграммы, который используется для суммирования и сравнения категориальных данных. Длина каждой полосы представляет собой совокупное значение (например, сумму) данной конкретной категории. Полосы располагаются горизонтально, а столбцы — вертикально.
  5. Ячейка: Ячейка представляет собой прямоугольную область, образованную пересечением столбца и строки.Ячейки идентифицируются по имени ячейки (или ссылке, которую можно найти путем объединения буквы столбца с номером строки. Например, ячейка в столбце «C» в строке «3» будет ячейкой C3. Ячейки могут содержать метки, числа, Формулы или функции.

  6. Имя ячейки: по умолчанию имя ячейки является ссылкой на ячейку. Однако вы можете определить конкретную ячейку или диапазон ячеек с альтернативным именем. Это альтернативное имя можно затем использовать в формулах и функциях и обеспечить быстрый способ перехода к определенной области электронной таблицы.
  7. Ссылка на ячейку: Ссылка на ячейку — это имя ячейки, которую можно найти путем объединения буквы столбца с номером строки. Например, ячейка в столбце «C» в строке «3» будет ячейкой C3.
  8. Столбец: столбцы располагаются вертикально на экране электронной таблицы. Таблица Excel содержит 256 столбцов, помеченных буквами алфавита. Когда метки столбцов доходят до буквы «Z», они переходят к AA, AB, AC …… AZ, а затем BA, BB, BC ….. BZ и т. Д.
  9. Столбчатая / линейчатая диаграмма: Столбчатая или линейчатая диаграмма — это стиль диаграммы, который используется для суммирования и сравнения категориальных данных. Длина каждой полосы представляет собой совокупное значение (например, сумму) данной конкретной категории. Столбцы идут вертикально, а полосы — горизонтально.
  10. Данные: Данные относятся к типу информации, которая может храниться в ячейках электронной таблицы. Типы данных электронной таблицы включают значения (числа), метки, формулы и функции.
  11. Клавиша Enter: клавиша Enter на клавиатуре используется для принятия любых данных, введенных в ячейку, и перемещения активной ячейки по вертикали вниз к следующей в столбце.
  12. Заливка: Заливка — это функция, которую можно использовать для быстрого копирования данных из якорной ячейки в прилегающий диапазон, при необходимости обновляя данные. Это означает, что если ячейка привязки содержит формулу с относительными ссылками на ячейки, эти ссылки будут автоматически обновляться относительно их положения при копировании в новое место.Заполнение также можно использовать для автоматического заполнения общих списков данных, таких как дни недели или месяцы. Заливку можно использовать для копирования данных по горизонтали или вертикали в диапазоне.

  13. Маркер заполнения: маркер заполнения — это небольшой полужирный квадрат в правом нижнем углу ячейки, который можно использовать для копирования (заполнения) данных в соседние ячейки в той же строке или столбце. При наведении указателя мыши на поле маркера заполнения указатель мыши изменится на черный знак плюса. Затем вы можете щелкнуть левой кнопкой мыши (и удерживать ее), выбирая соседние ячейки для копирования.Если отпустить кнопку мыши, содержимое заполнится.
  14. Фильтр: Фильтрация позволит вам быстро найти информацию, которую вы ищете в электронной таблице. Применяя фильтр, вы управляете данными, отображаемыми на экране, путем установки критериев. Данные, содержащиеся в строках, которые не соответствуют вашим критериям, временно исчезнут из поля зрения при применении фильтра. Когда фильтр очищен, все данные снова появятся в электронной таблице.
  15. Формула: формула — это тип данных электронной таблицы, который вычисляет результат и отображает его в активной ячейке.Формула записывается с использованием ссылок на ячейки и должна начинаться со знака равенства «=», чтобы отличать ее от метки. Пример формулы:
    = A3 + C3, который примет любое значение, введенное в ячейку A3, и прибавит его к значению, введенному в C3. После ввода формулы и нажатия клавиши Enter отобразится полученное значение.
  16. Панель формул: строка формул появляется непосредственно над заголовками столбцов электронной таблицы и отображает то, что было введено в активную ячейку.Например, если вы щелкните ячейку, содержащую формулу = A3 + C3, в самой ячейке отобразится результат формулы. Строка формул, однако, будет отображать то, что фактически было введено в ячейку, которая в данном случае = A3 + C3.

  17. Закрепление столбцов и / или строк: закрепление — это метод, который можно использовать в больших электронных таблицах для облегчения просмотра информации на экране. Если электронная таблица содержит много строк, вы можете закрепить строки, содержащие метки заголовков, чтобы при прокрутке листа вниз заголовки оставались вверху и выстраивались в линию с соответствующими данными.Точно так же, если ваша электронная таблица содержит много столбцов, крайние левые столбцы могут быть заморожены, чтобы они оставались с данными при прокрутке вправо.
  18. Функция: Функции — это встроенные формулы, которые используются для ввода часто используемых или очень сложных формул. Как и формулы, функции начинаются со знака равенства «=» и используют ссылки на ячейки в своем формате. Одна из часто используемых функций — это функция Sum, которая суммирует значения в диапазоне. Функция: = sum (h3: h35) складывает все значения, содержащиеся в ячейках с h3 по h35, и возвращает результат при нажатии клавиши ввода.
  19. Линии сетки: Линии сетки — это горизонтальные и вертикальные линии на экране, разделяющие ячейки в электронной таблице. Линии сетки обычно не печатаются, если этот параметр не установлен в параметрах макета электронной таблицы.
  20. Ярлыки: ярлыки относятся к тексту, который вводится в ячейки электронной таблицы. Ярлыки не имеют числового значения и не могут использоваться в формулах или функциях.
  21. Поле имени: поле имени появляется слева от строки формул и отображает имя текущей ячейки.Если вы не определите ячейку или диапазон ячеек с конкретным именем, в поле имени будет отображаться ссылка на активную ячейку.
  22. Круговая диаграмма: круговая диаграмма — это круговая диаграмма, разделенная на разделы, каждый из которых представляет собой числовую пропорцию целого.
  23. Область печати: область печати используется для указания диапазона ячеек, которые будут напечатаны, а не для печати всего рабочего листа. Это особенно полезно для очень больших листов с несколькими столбцами и строками.
  24. Заголовки для печати: Заголовки для печати используются для повторения заголовков столбцов или строк на каждой странице. Таким образом, если электронная таблица печатается на нескольких страницах, каждая страница будет содержать соответствующие заголовки для идентификации данных.
  25. Диапазон: диапазон — это группа выбранных ячеек в электронной таблице. Если все ячейки имеют прямоугольную или квадратную форму, это смежный диапазон . Смежный диапазон идентифицируется ссылкой на ячейку в верхнем левом и нижнем правом углах выделения, разделенных двоеточием.(Пример: A3: B5). В этом примере диапазон будет включать все ячейки в прямоугольной области, образованной выделением в ячейке A3 и перетаскиванием вниз до B5. Вы можете рассматривать двоеточие как слово «через». В этом случае диапазон будет включать ячейки A3 от до B5.

    Если между выбранными ячейками есть промежутки (ячейки разделены строками или столбцами), диапазон будет несмежным диапазоном . При ссылке в формуле области несмежного диапазона разделяются запятыми.(Пример: A3, A4, B5). Запятая в несмежном диапазоне похожа на слово «и». В этом примере нашим диапазоном будут ячейки A3, A4 и B5, но не ячейки между ними.

  26. Относительная ссылка: относительная ссылка на ячейку — это ссылка на ячейку, которая изменяется при копировании. Например, если формула, содержащая ссылку на ячейку «C4», копируется в следующую ячейку справа, ссылка изменится на D4 (обновление буквы столбца). Если та же формула скопирована на одну ячейку, ссылка изменится на «C5» (обновление номера строки).Другой тип ссылки — это абсолютная ссылка.
  27. Строки: строки располагаются горизонтально на экране электронной таблицы. Электронная таблица Excel содержит 16 384 строк с цифровыми обозначениями.

  28. Вкладки листов: в Microsoft Excel вкладки листов отображаются под областью сетки рабочего листа и позволяют переключаться с одного рабочего листа на другой в книге.
  29. Сортировка: сортировка используется для упорядочивания информации в определенном порядке.При сортировке данных вы можете выбрать несколько уровней критериев и отсортировать их по возрастанию или убыванию. Например, таблица данных может быть отсортирована сначала в алфавитном порядке в возрастающем порядке по фамилии, а затем по имени.
  30. Клавиша табуляции — клавиша табуляции на клавиатуре используется для приема любых данных, которые были введены в ячейку, и перемещения активной ячейки по горизонтали к следующей в строке.

  31. Значения: значения — это числовые данные, которые вводятся в ячейку.Когда данные отформатированы как тип значения, на них можно ссылаться в формулах и функциях и использовать их в вычислениях.
  32. Рабочая книга: Рабочая книга — это набор рабочих листов, которые хранятся вместе в одном файле. Отдельным рабочим листам можно дать описательные имена, и вы можете переключаться с одного рабочего листа на другой, используя вкладки листов, которые появляются под областью сетки рабочего листа.
  33. Рабочий лист: Рабочий лист представляет собой сетку столбцов и строк, в которую вводится информация.Во многих приложениях для работы с электронными таблицами (например, Microsoft Excel) один файл, называемый книгой, может содержать несколько листов. Рабочим таблицам можно давать имена, используя вкладки листов в нижней части окна электронной таблицы. Вкладки листов также можно использовать для переключения с одного листа на другой в книге.

5 простых способов создания формы для ввода данных в Excel

Ввод данных иногда может быть важной частью использования Excel.

При почти бесконечном количестве ячеек человеку, вводящему данные, может быть сложно понять, куда какие данные поместить.

Форма ввода данных может решить эту проблему и помочь пользователю ввести правильные данные в нужное место.

В

Excel уже давно используются пользовательские формы VBA, но они сложны в настройке и не очень гибки для изменения.

В этой записи блога мы рассмотрим 5 простых способов создания формы ввода данных для Excel.

Видеоуроки

Таблицы Excel

Таблицы Excel используются с Excel 2007.

Это идеальные контейнеры для данных, которые можно использовать как простую форму для ввода данных.

Создать таблицу очень просто.

  1. Выберите диапазон данных, включая заголовки столбцов.
  2. Перейдите на вкладку Вставьте на ленте.
  3. Нажмите кнопку Таблица в разделе Таблицы.

Мы также можем использовать сочетание клавиш для создания таблицы. Сочетание клавиш Ctrl + T сделает то же самое.

Убедитесь, что в диалоговом окне «Создание таблицы» установлен флажок « Моя таблица имеет заголовки» и нажмите кнопку OK .

Теперь у нас есть данные в таблице Excel, и мы можем использовать их для ввода новых данных.

Чтобы добавить новые данные в нашу таблицу, мы можем начать вводить новую запись в ячейки непосредственно под таблицей, и таблица поглотит новые данные.

Мы можем использовать клавишу Tab вместо Enter при вводе наших данных. Это приведет к перемещению курсора активной ячейки вправо, а не вниз, чтобы мы могли добавить следующее значение в нашу запись.

Когда курсор активной ячейки находится в последней ячейке таблицы (нижняя правая ячейка), нажатие клавиши Tab создаст новую пустую строку в таблице, готовую для следующего ввода.

Это идеальная и простая форма для ввода данных.

Форма ввода данных

Excel на самом деле имеет скрытую форму ввода данных, и мы можем получить к ней доступ, добавив команду на панель быстрого доступа.

Добавьте команду формы на панель быстрого доступа.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели быстрого доступа.
  2. Выберите Настроить панель быстрого доступа из параметров меню.

Это откроет меню параметров Excel на вкладке панели быстрого доступа.

  1. Выберите команды, которых нет на ленте .
  2. Выберите Форма из списка доступных команд. Нажмите F, чтобы перейти к командам, начинающимся с F.
  3. Нажмите кнопку Добавить , чтобы добавить команду на панель быстрого доступа.
  4. Нажмите кнопку OK .

Затем мы можем открыть форму ввода данных для любого набора данных.

  1. Выберите ячейку внутри данных, с которой мы хотим создать форму ввода данных.
  2. Щелкните значок Form в области панели быстрого доступа.

Откроется настраиваемая форма ввода данных на основе полей в наших данных.

Microsoft Forms

Если нам нужна простая форма для ввода данных, почему бы не использовать Microsoft Forms?

Этот вариант формы требует, чтобы наша книга Excel была сохранена в SharePoint или OneDrive.

Форма будет в браузере, а не в Excel, но мы можем связать форму с книгой Excel, чтобы все данные попадали в нашу таблицу Excel.

Это отличный вариант, если нескольким людям или людям за пределами нашей организации необходимо ввести данные в книгу Excel.

Нам нужно создать форму для Excel в SharePoint или OneDrive. Процесс одинаков как для SharePoint, так и для OneDrive.

  1. Перейдите в библиотеку документов SharePoint или папку OneDrive, в которой будет сохранена книга Excel.
  2. Щелкните Новый , а затем выберите Формы для Excel .

Это побудит нас назвать книгу Excel и открыть новую вкладку браузера, где мы сможем создать нашу форму, добавляя различные типы вопросов.

Сначала нам нужно создать форму, и это создаст таблицу в нашей книге Excel, в которой будут заполнены данные.

Затем мы можем предоставить доступ к форме любому, кому мы хотим ввести данные в Excel.

Когда пользователь вводит данные в форму и нажимает кнопку отправки, эти данные автоматически отображаются в нашей книге Excel.

Power Apps

Power Apps — это гибкая платформа для создания приложений на основе формул перетаскивания от Microsoft.

Мы, безусловно, можем использовать его для создания ввода данных для наших данных Excel.

Фактически, если у нас настроена таблица данных, Power Apps создаст для нас приложение на основе наших данных. Нет ничего проще.

Войдите в службу powerapps.microsoft.com ➜ перейдите на вкладку Create на панели навигации ➜ выберите Excel Online .

Затем нам будет предложено войти в нашу учетную запись SharePoint или OneDrive, где сохранен наш файл Excel, чтобы выбрать книгу Excel и таблицу с нашими данными.

Это создаст нам полнофункциональное трехэкранное приложение для ввода данных.

  1. Мы можем искать и просматривать все записи в нашей таблице Excel в прокручиваемой галерее.
  2. Мы можем просмотреть отдельную запись в наших данных.
  3. Мы можем редактировать существующую запись или добавлять новые записи.

Все это связано с нашей таблицей Excel, поэтому любые изменения или дополнения из приложения будут отображаться в Excel.

Power Automate

Power Automate — это облачный инструмент для автоматизации задач между приложениями.

Но мы можем использовать триггер кнопки для автоматизации, которая фиксирует ввод пользователя и добавляет данные в таблицу Excel.

Нам нужно сохранить нашу книгу Excel в OneDrive или SharePoint и иметь уже настроенную таблицу с полями, которые мы хотим заполнить.

Для создания нашей формы ввода данных Power Automate.

  1. Перейти на сайт flow.microsoft.com и войдите.
  2. Перейдите на вкладку Создать .
  3. Создать Мгновенный поток .
  4. Дайте потоку имя.
  5. Выберите Запуск потока вручную в качестве триггера.
  6. Нажмите кнопку Создать .

Это откроет конструктор Power Automate, и мы сможем построить нашу автоматизацию.

  1. Нажмите Запустить блок потока вручную, чтобы расширить параметры запуска.Здесь мы найдем возможность добавлять поля ввода.
  2. Нажмите кнопку Добавить вход . Это даст нам возможность добавить несколько различных типов полей ввода, включая текст, да / нет, файлы, электронную почту, число и даты.
  3. Переименуйте поле в описательное. Это поможет пользователю узнать, какие данные вводить при запуске этой автоматизации.
  4. Щелкните три многоточия справа от каждого поля, чтобы изменить параметры ввода. Мы сможем Добавить раскрывающийся список опций , Добавить список с множественным выбором опций , Сделать поле необязательным или Удалить поле из этого меню.
  5. После того, как мы добавили все наши поля ввода, теперь мы можем добавить Новый шаг к автоматизации.

Найдите соединитель Excel и добавьте действие Добавить строку в таблицу . Если у вас есть бизнес-аккаунт Office 365, используйте соединители Excel Online (Business), в противном случае используйте соединители Excel Online (OneDrive).

Теперь мы можем настроить наш Excel Добавить строку в таблицу шаг.

  1. Перейдите к файлу и таблице Excel, куда мы собираемся добавлять данные.
  2. После выбора таблицы поля в этой таблице появятся в списке, и мы сможем добавить соответствующее динамическое содержимое из Запуск шага запуска потока вручную.

Теперь мы можем запустить наш поток из службы Power Automate.

  1. Перейти к Мои потоки на левой панели навигации.
  2. Перейдите на вкладку Мои потоки .
  3. Найдите поток в списке доступных потоков и нажмите кнопку Выполнить .
  4. Появится боковая панель с нашими вводами, и мы сможем ввести наши данные.
  5. Щелкните Выполнить поток .

Мы также можем запустить это с нашего мобильного устройства с приложениями Power Automate.

  1. Перейдите в раздел Buttons в приложении.
  2. Нажмите на поток, чтобы запустить его.
  3. Введите данные в форму.
  4. Нажмите кнопку DONE в правом верхнем углу.

Каким бы способом мы ни запустили поток, через несколько секунд данные появятся в нашей таблице Excel.

Выводы

Требуется ли нам простая форма или что-то более сложное и настраиваемое, есть решение для наших нужд ввода данных.

Мы можем быстро создать что-нибудь в нашей книге или использовать внешнее решение, которое подключается к Excel и загружает данные в него.

Мы даже можем создавать формы, которые люди за пределами нашей организации могут использовать для заполнения наших электронных таблиц.

Сообщите мне в комментариях, какой вариант формы ввода данных вам нравится больше всего.

Excel 2016: создание и открытие книг

Урок 3: Создание и открытие книг

/ ru / excel2016 /standing-onedrive / content /

Введение

файлов Excel называются книгами . Каждый раз, когда вы начинаете новый проект в Excel, вам нужно создать новую книгу . Начать работу с книгой в Excel можно несколькими способами. Вы можете выбрать создать новую книгу — либо с пустой книгой , либо с заранее разработанным шаблоном — или открыть существующую книгу .

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о создании и открытии книг в Excel.

О OneDrive

Всякий раз, когда вы открываете или сохраняете книгу, у вас будет возможность использовать свой OneDrive , который представляет собой онлайн-службу хранения файлов, включенную в вашу учетную запись Microsoft. Чтобы включить эту опцию, вам нужно войти в в Office. Чтобы узнать больше, посетите наш урок по пониманию OneDrive.

Чтобы создать новую пустую книгу:
  1. Выберите вкладку Файл . Появится представление Backstage .
  2. Выберите Новый , затем щелкните Пустая книга .
  3. Появится новая пустая книга.
Чтобы открыть существующую книгу:

Помимо создания новых книг, вам часто нужно открыть книгу, которая была ранее сохранена. Чтобы узнать больше о сохранении книг, посетите наш урок по сохранению и совместному использованию книг.

  1. Перейдите в представление Backstage , затем щелкните Открыть .
  2. Выберите Компьютер , затем щелкните Обзор . Кроме того, вы можете выбрать OneDrive , чтобы открывать файлы, хранящиеся на вашем OneDrive .
  3. Появится диалоговое окно Открыть . Найдите и выберите свою книгу , , затем щелкните Открыть .

Если вы недавно открывали нужную книгу, вы можете просматривать ее Недавние книги , а не искать файл.

Чтобы закрепить книгу:

Если вы часто работаете с той же книгой , вы можете закрепить ее в представлении Backstage для более быстрого доступа.

  1. Перейдите в Backstage вид , затем щелкните Открыть . Появятся ваши недавно отредактированные книги .
  2. Наведите указатель мыши на книгу , которую вы хотите закрепить. Канцелярская кнопка Значок появится рядом с книгой. Щелкните значок канцелярской кнопки .
  3. Книга останется в последних книгах. Чтобы открепить книгу, просто щелкните значок канцелярской кнопки еще раз.

Использование шаблонов

Шаблон — это предварительно разработанная электронная таблица , которую можно использовать для быстрого создания новой книги.Шаблоны часто содержат настраиваемых форматирования и предопределенных формул , поэтому они могут сэкономить вам много времени и усилий при запуске нового проекта.

Чтобы создать новую книгу на основе шаблона:
  1. Щелкните вкладку Файл , чтобы перейти к представлению Backstage .
  2. Выбрать Новый . Несколько шаблонов появятся под опцией Пустая книга .
  3. Выберите шаблон , чтобы просмотреть его.
  4. Появится предварительный просмотр шаблона вместе с дополнительной информацией о том, как можно использовать шаблон.
  5. Нажмите Создать , чтобы использовать выбранный шаблон.
  6. Появится новая книга с выбранным шаблоном .

Вы также можете просматривать шаблоны по категории или использовать панель поиска , чтобы найти что-то более конкретное.

Важно отметить, что не все шаблоны созданы Microsoft.Многие из них созданы сторонними поставщиками и даже отдельными пользователями, поэтому некоторые шаблоны могут работать лучше, чем другие.

Режим совместимости

Иногда может потребоваться работа с книгами, которые были созданы в более ранних версиях Microsoft Excel, таких как Excel 2003 или Excel 2000. Когда вы открываете эти типы книг, они будут отображаться в режиме совместимости .

Режим совместимости отключает определенные функции, поэтому вы сможете получить доступ только к командам из программы, которая использовалась для создания книги.Например, если вы откроете книгу, созданную в Excel 2003, вы сможете использовать только вкладки и команды, имеющиеся в Excel 2003.

На изображении ниже вы можете видеть, что книга находится в режиме совместимости, который указан в верхней части окна справа от имени файла. Это отключит некоторые функции Excel 2016, и они будут выделены серым цветом на ленте.

Чтобы выйти из режима совместимости, вам необходимо преобразовать книгу в текущий тип версии. Однако, если вы сотрудничаете с другими людьми, у которых есть доступ только к более ранней версии Excel, лучше оставить книгу в режиме совместимости, чтобы формат не изменился.

Чтобы преобразовать книгу:

Если вам нужен доступ ко всем функциям Excel 2016, вы можете преобразовать книгу в формат файла 2016.

Обратите внимание, что преобразование файла может вызвать некоторые изменения в исходном макете книги.

  1. Щелкните вкладку Файл , чтобы получить доступ к представлению Backstage.
  2. Найдите и выберите команду Преобразовать .
  3. Откроется диалоговое окно Сохранить как . Выберите расположение , в котором вы хотите сохранить книгу, введите имя файла для книги и нажмите Сохранить .
  4. Книга будет преобразована в файл новейшего типа.

Вызов!

  1. Откройте нашу рабочую тетрадь.
  2. Обратите внимание, что наша книга открывается в режиме совместимости . Преобразование книги в формат файла 2016. Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы закрыть и снова открыть файл, чтобы увидеть новые функции. Выберите Да .
  3. Наконец, в представлении Backstage закрепите файл или папку.

/ ru / excel2016 / save-and-sharing-workbooks / content /

Excel 2016: сохранение и совместное использование книг

Урок 4: Сохранение и совместное использование книг

/ ru / excel2016 / create-and-open-workbooks / content /

Введение

Всякий раз, когда вы создаете новую книгу в Excel, вам нужно знать, как сохранить ее , чтобы получить к ней доступ и отредактировать позже. Как и в предыдущих версиях Excel, вы можете сохранять файлы локально и на свой компьютер.Но в отличие от более старых версий Excel 2016 также позволяет сохранять книгу в в облаке с помощью OneDrive . Вы также можете экспортировать и поделиться книгами с другими прямо из Excel.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о сохранении и совместном использовании книг в Excel.

О OneDrive

Всякий раз, когда вы открываете или сохраняете книгу, у вас будет возможность использовать свой OneDrive , который представляет собой онлайн-службу хранения файлов, включенную в вашу учетную запись Microsoft.Чтобы включить эту опцию, вам нужно войти в в Office. Чтобы узнать больше, посетите наш урок по пониманию OneDrive.

Сохранить и сохранить как

Excel предлагает два способа сохранить файл: Сохранить и Сохранить как . Эти параметры работают аналогично, с некоторыми важными отличиями:

  • Сохранить : при создании или редактировании книги вы будете использовать команду Сохранить для сохранения изменений. Вы будете использовать эту команду большую часть времени.Когда вы сохраняете файл, вам нужно только выбрать имя файла и местоположение в первый раз. После этого вы можете просто щелкнуть команду «Сохранить», чтобы сохранить ее с тем же именем и в том же месте.
  • Сохранить как : вы будете использовать эту команду для создания копии книги, сохраняя оригинал. Когда вы используете «Сохранить как», вам нужно будет выбрать другое имя и / или место для скопированной версии.
Для сохранения книги:

Важно, чтобы сохраняла книгу всякий раз, когда вы начинаете новый проект или вносите изменения в существующий.Раннее и частое сохранение может предотвратить потерю вашей работы. Вам также необходимо обратить пристальное внимание на , где вы сохраните книгу, чтобы ее было легко найти позже.

  1. Найдите и выберите команду Сохранить на панели инструментов Quick Access .
  2. Если вы сохраняете файл впервые, панель Сохранить как появится в Backstage виде .
  3. Затем вам нужно выбрать , где сохранить файл , и присвоить ему имя файла .Чтобы сохранить книгу на свой компьютер, выберите Компьютер , затем нажмите Обзор . Кроме того, вы можете щелкнуть OneDrive , чтобы сохранить файл в OneDrive.
  4. Откроется диалоговое окно Сохранить как . Выберите расположение , в котором вы хотите сохранить книгу.
  5. Введите имя файла для книги, затем нажмите Сохранить .
  6. Книга будет сохранена . Вы можете снова щелкнуть команду Сохранить , чтобы сохранить изменения по мере внесения изменений в книгу.

Вы также можете получить доступ к команде Сохранить , нажав Ctrl + S на клавиатуре.

Использование «Сохранить как» для создания копии

Если вы хотите сохранить другую версию книги, сохранив оригинал, вы можете создать копию . Например, если у вас есть файл с именем Sales Data , вы можете сохранить его как Sales Data 2 , чтобы вы могли редактировать новый файл и по-прежнему обращаться к исходной версии.

Для этого щелкните команду Сохранить как в представлении Backstage. Как и при первом сохранении файла, вам нужно выбрать , где сохранить файл , и дать ему новое имя файла .

Чтобы изменить место сохранения по умолчанию:

Если вы не хотите использовать OneDrive , вы можете быть разочарованы тем, что OneDrive выбран в качестве расположения по умолчанию при сохранении. Если вам неудобно каждый раз выбирать Компьютер , вы можете изменить место сохранения по умолчанию , чтобы по умолчанию было выбрано Компьютер .

  1. Щелкните вкладку Файл , чтобы перейти к представлению Backstage .
  2. Щелкните Параметры .
  3. Откроется диалоговое окно Параметры Excel . Выберите Сохранить , установите флажок рядом с Сохранить на компьютер по умолчанию , затем нажмите ОК . Место сохранения по умолчанию будет изменено.

Автовосстановление

Excel автоматически сохраняет ваши книги во временную папку, пока вы с ними работаете.Если вы забыли сохранить изменения или в Excel произошел сбой, вы можете восстановить файл с помощью AutoRecover .

Для использования автосохранения:
  1. Откройте Excel. При обнаружении автоматически сохраненных версий файла появится панель Документ Восстановление .
  2. Щелкните, чтобы открыть доступный файл. В книге будет восстановлено .

По умолчанию Excel автоматически сохраняет каждые 10 минут. Если вы редактируете книгу менее 10 минут, Excel может не создать автоматически сохраненную версию.

Если вы не видите нужный файл, вы можете просмотреть все автоматически сохраненные файлы из Backstage вида . Просто выберите вкладку File , нажмите Manage Versions, , затем выберите Recover Unsaved Workbooks .

Экспорт книг

По умолчанию книги Excel сохраняются в формате файлов .xlsx . Однако могут быть случаи, когда вам нужно использовать другой тип файла, , например, PDF или Excel 97-2003 книгу . легко экспортировать вашу книгу из Excel в файлы различных типов.

Чтобы экспортировать книгу как файл PDF:

Экспорт книги в виде документа Adobe Acrobat , широко известного как PDF-файл , может быть особенно полезным, если вы делитесь книгой с кем-то, у кого нет Excel. PDF-файл позволит получателям просматривать, но не редактировать содержимое вашей книги.

  1. Щелкните вкладку Файл , чтобы перейти к представлению Backstage .
  2. Щелкните Экспорт , затем выберите Создать PDF / XPS .
  3. Откроется диалоговое окно Сохранить как . Выберите расположение , куда вы хотите экспортировать книгу, введите имя файла , затем щелкните Опубликовать .

По умолчанию Excel экспортирует только активный рабочий лист . Если у вас несколько листов и вы хотите сохранить их все в одном файле PDF, щелкните Параметры в диалоговом окне Сохранить как .Появится диалоговое окно Options . Выберите Вся книга , затем нажмите ОК .

Каждый раз, когда вы экспортируете книгу в формате PDF, вам также необходимо учитывать, как данные вашей книги будут отображаться на каждой странице, PDF-файла, точно так же, как печатает книгу. Посетите наш урок «Макет страницы и печать», чтобы узнать больше о том, что следует учитывать перед экспортом книги в формате PDF.

Чтобы экспортировать книгу в другие типы файлов:

Вы также можете счесть полезным экспортировать книгу в другие типы файлов, например, в книгу Excel 97-2003 , если вам нужно поделиться с людьми, использующими старую версию Excel, или в .CSV-файл , если вам нужна текстовая версия книги .

  1. Щелкните вкладку Файл , чтобы перейти к представлению Backstage .
  2. Щелкните Экспорт , затем выберите Изменить тип файла .
  3. Выберите общий файл , тип , затем нажмите Сохранить как .
  4. Откроется диалоговое окно Сохранить как . Выберите расположение , куда вы хотите экспортировать книгу, введите имя файла , затем нажмите Сохранить .

Вы также можете использовать раскрывающееся меню Тип файла: в диалоговом окне Сохранить как для сохранения книг в файлах различных типов.

Совместное использование книг

Excel упрощает совместное использование и совместной работы над книгами с помощью OneDrive . Раньше, если вы хотели поделиться файлом с кем-нибудь, вы могли отправить его как вложение электронной почты. Несмотря на удобство, эта система также создает нескольких версий одного и того же файла, что может быть сложно организовать.

Когда вы делитесь книгой из Excel, вы фактически предоставляете другим доступ к точно такому же файлу . Это позволяет вам и людям, которым вы предоставили доступ к , редактировать одну и ту же книгу без необходимости отслеживать несколько версий.

Чтобы поделиться книгой, она должна быть сначала сохранена с на на вашем OneDrive .

Чтобы поделиться книгой:
  1. Щелкните вкладку File , чтобы получить доступ к Backstage view , затем щелкните Share .
  2. Появится панель Share . Если вы еще не сделали этого, вам будет предложено сохранить документ в OneDrive . Обратите внимание, что вам может потребоваться вернуться к панели «Поделиться» после сохранения.
  3. На панели Поделиться , если ваш документ сохранен в OneDrive, нажмите кнопку Поделиться с людьми .
  4. Excel вернется в обычный режим и откроет панель Поделиться в правой части окна. Отсюда вы можете пригласить людей поделиться вашим документом, просмотреть список лиц, имеющих доступ к документу, и указать, могут ли они редактировать документ или только просматривать его.

Вызов!

  1. Откройте нашу рабочую тетрадь.
  2. Используя опцию Сохранить как , создайте копию книги и назовите ее Saving Practice Challenge . Вы можете сохранить копию в папке на своем компьютере или в OneDrive .
  3. Экспортируйте книгу как файл PDF .

/ ru / excel2016 / cell-basics / content /

Как сохранить файлы книги Excel в разных форматах — видео и стенограмма урока

PDF, CSV и предыдущие версии Excel

Первым и наиболее распространенным форматом файлов является файл PDF. PDF означает переносимый формат документов, и название действительно говорит само за себя. Формат файла — портативный электронный документ, которым можно легко поделиться, особенно через Интернет и электронную почту. Когда файл сохраняется как файл PDF, все содержимое и элементы документа преобразуются в электронное изображение. Преимущество? Получателю документа требуется просто средство просмотра, чтобы открыть файл PDF.

Почти все ваши последние компьютеры стандартно поставляются с программой просмотра, такой как Adobe Reader, которую можно бесплатно загрузить в случае, если на вашем компьютере отсутствует программа просмотра.Поскольку PDF — это очень распространенный тип файлов, вы обнаружите, что большинство получателей смогут открывать, читать и распечатывать документ.

Вторым по распространенности типом файлов является формат CSV . Этот формат обычно называют файлом с разделителями-запятыми. Пусть имя вас не пугает. Этот тип формата файла обычно используется, когда вам нужно взять данные из электронной таблицы и поместить их в формат, который можно легко импортировать в другие базы данных и приложения. Форматы файлов CSV являются более общими и легко читаются подавляющим большинством систем баз данных.Многие компании берут данные из электронной таблицы и импортируют информацию в базу данных, чтобы делать больше с данными. Например, более сложные базы данных могут выполнять более сложные функции отчетности.

Наконец, сохранение книги в более ранней версии Excel по-прежнему является распространенным форматом файлов. Не все пользователи выполнили обновление до 2013 года. Несмотря на то, что более старые версии обычно открывают книгу MS Excel 2013, часть содержимого может работать или выглядеть иначе. Примером может служить функция SmartArt, представленная в 2010 году.В более старых версиях Excel могут возникать проблемы с этими типами объектов, поэтому необходимо сохранять файл как версию 97–2003.

Итак, поехали. Это наиболее распространенные форматы файлов при сохранении книги как чего-то другого, кроме стандартной книги MS Excel. Давайте теперь посмотрим, как на самом деле преобразовать вашу книгу Excel в один из этих типов файлов.

Функция «Сохранить как»

Фактический процесс преобразования книги MS Excel в другой формат файла прост.Он использует функцию «Сохранить как» в Excel. Вы просто выбираете нужный тип файла, а Excel сделает все остальное.

Перейдите в меню «Файл» на ленте и обратите внимание на две команды «Сохранить». Один — «Сохранить», а другой — «Сохранить как». Нажав на «Сохранить», вы сохраните файл как стандартную книгу MS Excel. Однако при нажатии кнопки «Сохранить как» открывается диалоговое окно с параметрами, в которых вы можете выбрать, где именно и как вы хотите сохранить файл. Здесь вы можете изменить папку, в которой вы сохраняете файл; вы можете изменить имя файла и, самое главное, выбрать тип файла.

В нашем примере у нас есть электронная таблица с данными о результатах продаж для группы торговых представителей на Западном побережье. Помните наши три распространенных типа файлов? PDF, CSV и более ранние версии Excel. Давайте пройдемся по процессу и сохраним этот файл в формате PDF. Действия аналогичны для каждого типа файла. Единственная разница будет заключаться в том, что вы выберете в раскрывающемся списке Тип файла.

  1. Откройте книгу MS Excel, которую вы хотите преобразовать.
  2. Перейдите в меню «Файл» на ленте.
  3. Нажмите «Сохранить как».
  4. Найдите и выберите папку, в которой вы хотите сохранить файл.
  5. Подтвердите имя файла. Я обычно добавляю тип файла к имени файла.
  6. Разверните раскрывающийся список Тип файла и выберите нужный тип файла. В этом примере мы выберем PDF.
  7. Нажмите «Сохранить».

Быстро и легко у нас есть файл PDF, которым мы можем поделиться по электронной почте или опубликовать в Интернете.

Краткое содержание урока

На этом уроке вы узнали, что в MS Excel есть функция, позволяющая конвертировать или сохранять книги в файлы разных типов.Вы узнали, что существует три распространенных типа файлов: PDF, CSV, а затем сохранение в более старой версии MS Excel.

Процесс упрощается с помощью функции «Сохранить как», расположенной в меню «Файл» на ленте. В раскрывающемся списке «Сохранить тип файла» вы найдете несколько других вариантов типа файла. Эта функция упростит вам обмен информацией, особенно когда получателю требуется другой формат файла.

Результаты обучения

По завершении этого урока вы должны уметь:

  • Описывать три распространенных типа файлов для сохранения электронных таблиц Excel при сохранении в виде файла, отличного от книги Excel
  • Объясните, как использовать функцию «Сохранить как» в Excel
.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *