Упрощенный кадровый учет для малых предприятий: Как вести упрощенный кадровый учет для микробизнеса

Содержание

Кадровый учет на малых предприятиях

Открывая свое дело, многие предприниматели большое внимание уделяют ведению бухгалтерского учета. Оно и понятно, любая неточность может привести к большим проблемам. О ведении кадрового делопроизводства многие и слышать ничего не хотят. Предприниматели не желают становиться на учет в качестве работодателя и брать на себя дополнительную нагрузку. Сегодня мы расскажем о том, следует ли осуществлять кадровый учет на малых предприятиях.

Как вести кадровый учет

Не желая оформлять трудовые отношения с сотрудником, работодатель ставит под угрозу и свое имущество, ведь в случае его порчи или недостачи предъявить требование работнику будет невозможно. Кроме того, привлекая к работе сотрудников без оформления трудовых отношений, руководитель нарушает действующее законодательство, за что могут быть наложены не только большие штрафные санкции, но и приостановлена деятельность компании.

Для организации кадрового учета на микропредприятиях не нужно создавать целую службу, ведь упрощенный учет сможет вести любой сотрудник фирмы.

Кадровое делопроизводство на предприятии начинается еще задолго до оформления первого сотрудника. Ведь перед началом трудоустройства необходимо подготовить штатное расписание, определиться с системой оплаты и зарегистрироваться в качестве работодателя в органах ФСС и ПФР. Только пройдя все эти процедуры, предприятие может выступить в качестве работодателя и оформлять трудовые договоры с сотрудниками.

При их заключении, необходимо сделать копии следующих документов:

  • Форма, подтверждающая личность человека.
  • ИНН.
  • СНИЛС.
  • Документ, подтверждающий образование будущего сотрудника.

Оформляя трудовой договор, необходимо отразить все факторы относительно трудовой деятельности, то есть место и время работы, отдыха, систему оплаты труда, трудовые обязанности. Если человек будет отвечать за определенное имущество, дополнительно составьте форму о материальной ответственности. Договор заполняется в двух экземплярах и подписывается, один вариант остается на предприятии, второй выдается на руки работнику.

Кроме того, нужно подготовить подробные должностные инструкции по каждой профессии, правила внутреннего распорядка и личные карточки на каждого человека индивидуально.

Что с трудовыми книжками в этом году

Что касается трудовых книжек, то произошедшие изменения позволяют в 2017 году предпринимателям не вести их. Это новое правило значительно облегчило кадровый учет для данной категории работодателей.

Однако независимо от формы собственности, кроме перечисленного выше, компании следует вести следующий документооборот:

  • Регистрация приказов по личному составу, о премировании, отпусках и командировках.
  • Графики отпусков.
  • Коллективный договор.

Это небольшой перечень документов, которые необходимо оформлять на предприятиях, относящихся к малому бизнесу. Кроме того, обратите внимание на сроки, в течение которых их нужно хранить, независимо от того, работает сотрудник или уволился. Личные дела и кадровые приказы хранятся на предприятии 75 лет, в случае реорганизации или ликвидации фирмы их необходимо передать в местный архив.

Упрощенный кадровый учет для ИП

Здравствуйте!

Предельная численность работников для микрофинансовых организаций установлена в 15 человек, в данном случае вы не являетесь микрофинансовой организацией так как работников у вас больше. Соответственно вы должны принимать все локальные нормативные акты, без каких либо исключений.

То есть данные льготы установлены законом только для микрофинансовых организаций, а не для субъектов малого предпринимательства в целом.

Статья 309.1. Общие положения
(введена Федеральным законом от 03.07.2016 N 348-ФЗ)

У работодателей — субъектов малого предпринимательства (включая работодателей — индивидуальных предпринимателей),
которые в соответствии с федеральным законом отнесены к микропредприятиям
(далее — работодатели — субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям), регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений осуществляется с учетом особенностей, установленных настоящей главой.
Статья 4. Категории субъектов малого и среднего предпринимательства
1. К субъектам малого и среднего предпринимательства относятся зарегистрированные в соответствии с законодательством Российской Федерации и соответствующие условиям, установленным частью 1.1 настоящей статьи, хозяйственные общества, хозяйственные партнерства, производственные кооперативы, потребительские кооперативы, крестьянские (фермерские) хозяйства и индивидуальные предприниматели.
1.1. В целях отнесения хозяйственных обществ, хозяйственных партнерств, производственных кооперативов, потребительских кооперативов, крестьянских (фермерских) хозяйств и индивидуальных предпринимателей к субъектам малого и среднего предпринимательства должны выполняться следующие условия:
2) среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год хозяйственных обществ, хозяйственных партнерств, соответствующих одному из требований, указанных в пункте 1 настоящей части, производственных кооперативов, потребительских кооперативов, крестьянских (фермерских) хозяйств, индивидуальных предпринимателей не должна превышать следующие предельные значения среднесписочной численности работников для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства:
б) до ста человек для малых предприятий; среди малых предприятий выделяются
микропредприятия — до пятнадцати человек;

Трудовой договор с работником образец 2018

Статья 309.1. Общие положения
У работодателей — субъектов малого предпринимательства (включая работодателей — индивидуальных предпринимателей), которые в соответствии с федеральным законом отнесены к микропредприятиям (далее — работодатели — субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям), регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений осуществляется с учетом особенностей, установленных настоящей главой.

В случае, если работодатель перестал быть субъектом малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и в сведения о нем в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства внесены соответствующие изменения, не позднее четырех месяцев с даты внесения соответствующих изменений в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у данного работодателя должно осуществляться в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, без учета особенностей, установленных настоящей главой.

Статья 309.2. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у работодателя — субъекта малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, и трудовыми договорами

Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов

, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Упрощенная налоговая отчетность для малых предприятий

Упрощенная налоговая отчетность для малых предприятий предусмотрена положениями ФЗ№ 402 от 06.12.2011 г. Ее состав определен тем же нормативом. Сдавать ее нужно в сроки, определенные налоговым законодательством для всех субъектов бизнеса. Подготовить нужные бланки, правильно их заполнить и своевременно направить на проверку помогут специалисты компании «Аутсорсинговые решения».

Состав упрощенной отчетности

В соответствии с ФЗ-402 и приказом Минфина 66Н в качестве упрощенной принимается следующая отчетность.

  • Баланс.
  • Отчет о целевом использовании денежных средств.
  • Отчет о финансовых результатах.

Специально для малого бизнеса разработаны сокращенные формы. Заполнять их или общие бланки — предприниматель выбирает самостоятельно. Суть упрощенной формы заключается в указании только значимой для налоговой инспекции информации. Показатели, не играющие фискальной роли, могут опускаться.

Кто имеет право на упрощенную отчетность?

Не заполнять объемные приложения к базовой отчетности имеют право:

  • Малые предприятия, получившие свой статус в связи с объемом деятельности;
  • Некоммерческие объединения, движения и прочие структуры;
  • Субъекты бизнеса, работающие под эгидой Сколково.

Наша компания заключает договора со всеми, кто не попадает под ограничения ст. 6 ФЗ-402. Для госструктур, компаний с госучастием или попадающих под требования обязательного аудита наши специалисты составят отчетность по общим правилам.

Чем выгодна упрощенная форма бухгалтерской отчетности?

Сокращение отчетных бланков — не единственная привилегия малого бизнеса. В сдаваемых формах не обязательна информация о:

  • Приостанавливаемой или ликвидируемой деятельности;
  • Связных аспектах бизнеса;
  • Движении после даты отчета;

Есть и другие плюсы:

  • Коррекция ошибок прошлых лет за счет текущих прочих доходов и расходов;
  • Экономный тариф на бухгалтерские услуги по сравнению с общим вариантом;
  • Меньшее число отчетных дат, которые нужно держать под контролем.

Передача упрощенной отчетности в руки профессионалов гарантирует отсутствие пристального внимания со стороны налоговой.

Стоимость наших услуг

Система налогообложения, применяемая в организации Тариф «Спящий» Тариф
«Главный бухгалтер»
Тариф «Статистика»
Упрощенная система налогообложения 3 000 руб/кв от 10 000 руб/кв от 1 500 руб/кв

Узнайте стоимость составления отчетности для вашей компанииОбращаем ваше внимание, что стоимость услуг для каждого клиента рассчитывается индивидуально.
Для расчета точной стоимости мы направляем клиенту анкету, на основание которой мы можем выдать максимально достоверное коммерческое предложение.

Тарифы могут комбинироваться и дополнять друг друга.


Бесплатно подключим вас к серверу сдачи отчетности в электронном виде

 

Несмотря на упрощенную форму нюансов заполнения таких отчетов немало. Гарантии наших специалистов по заполнению упрощенных бланков:

  • Учет бизнес-направленности, масштаба деятельности, ее специфики — в отчетности только информация, имеющая значение для налоговиков;
  • Своевременность сдачи — никаких штрафов, дополнительных пояснений и прочих санкций;
  • Максимум времени на бизнес — отвлекаться на отчетность и связанные с ней вопросы не придется. Это полностью наша забота.
  • Моментальное информирование обо всех изменениях на законодательном уровне, касающихся бизнеса клиента.

Договор с компанией «Аутсорсинговые решения» — это не просто правильно и вовремя сданная отчетность. Это уверенность в перспективности любимого дела.

Упрощенная бухотчетность для малого предприятия

Закон о бухгалтерском учете для субъектов малого предпринимательства предусмотрел возможность представления бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках по упрощенным формам. Что представляет из себя упрощенная бухгалтерская (финансовая) отчетность, в чем состоит упрощение бухгалтерских форм, кто сдает упрощенные отчетные формы, когда составляется и сдается упрощенная бухотчетность — рассмотрим в этой статье.

01. Кто сдает упрощенную бухгалтерскую отчетность

Для некоторых организаций предусмотрено право применения упрощенных способов ведения бухучета , а также составления упрощенной бухгалтерской отчетности (ст. 6 ФЗ 402):

  1. Субъекты малого предпринимательства. Малыми признаются организации соответствующие определенным критериям (см. статью «Единый реестр малых предприятий»). Если хотя бы одно из условий не соблюдается – организация не признается субъектом малого предпринимательства;
  2. Некоммерческие организации, созданные в соответствии с ФЗ «О некоммерческих организациях»;
  3. Организации, получившие статус участников проекта по осуществлению исследований, разработок и коммерциализации их результатов в соответствии с ФЗ «Об инновационном центре «Сколково».

Основная особенность форм отчетности для малого предпринимательства —  это упрощенные формы и укрупненные показатели. 

02. Состав упрощенной бухгалтерской отчетности

Речь идет о трех упрощенных отчетов — баланс, финрез и целевые деньги. Причем можно применять стандартные формы либо разработать свои самостоятельно. Стоит отметить, что применение упрощенных форм бухгалтерской отчетности — это право, а не обязанность предприятий малого бизнеса. Компании могут формировать бухгалтерскую отчетность в общем порядке. Как и прежде, малые предприятия могут ограничиться подачей только баланса и отчета о прибылях и убытках, и не прилагать к бухгалтерской отчетности пояснительную записку, отчеты об изменениях капитала и о движении денежных средств. Исключение составляют случаи, когда такие документы содержат важную информацию для оценки финансового положения компании и финансовых результатов ее деятельности.

Сравнение полной и упрощенной бухотечтности

Полная бухотчетность Упрощенная бухотчетность
1 Баланс Упрощенный Баланс
2 Отчет о финансовых результатах Упрощенный отчет о финансовых результатах
3 Отчет об изменениях капитала Упрощенный отчет о целевом использовании средств
4 Отчет о движении денежных средств  
5 Отчет о целевом использовании средств
6 Пояснения к отчетности

В чем состоит упрощение бухгалтерских форм

Упрощение состоит в том, что раскрывать нужно существенную о себе информацию:

  • Можно не расписывать информацию о связанных сторонах, сегментах, о прекращаемой деятельности;
  • События после отчетной даты показываются в бухотчетности, только если это имеет рациональный смысл;
  • Ошибки прошлых лет можно исправлять, затрагивая прочие доходы или расходы текущего периода, без корректировки нераспределенной прибыли/убытка.

Упрощенная форма баланса не содержит отдельных разделов, а показатели значительно скорректированы. Например, дебиторская задолженность малого предприятия будет включена в статью «Финансовые и другие оборотные активы»; а основные средства — в статью «Материальные внеоборотные активы».

Актив баланса содержит статьи:

  • Материальные внеоборотные активы,
  • Нематериальные, финансовые и другие внеоборотные активы,
  • Запасы,
  • Денежные средства и денежные эквиваленты,
  • Финансовые и другие оборотные активы

Пассив баланса содержит статьи:

  • Капитал и резервы,
  • Долгосрочные заемные средства,
  • Другие долгосрочные обязательства,
  • Краткосрочные заемные средства,
  • Кредиторская задолженность,
  • Другие краткосрочные обязательства

Упрощенная форма отчета о финансовых результатах отличается от обычной. В упрощенном отчете о финансовых результатах отсутствуют многие показатели, которые выделены в общей форме. Например, такие, как валовая прибыль (убыток), прибыль (убыток) от продаж, доходы от участия в других организациях. В строку «Расходы по обычной деятельности» объединены целых три показателя: себестоимость продаж, коммерческие и управленческие расходы. Не приводится в отчете и справочная информация типа результатов от переоценки внеоборотных активов, базовой и разводненной прибыли (убытка) на акцию.

03. Срок сдачи

Упрощенная бухотчетность составляется за период с 1 января по 31 декабря. Исключение сделано для организаций, зарегистрированных после 30 сентября. Для них первым отчетным периодом является время с даты регистрации до 31 декабря следующего года (ст. 15 ФЗ № 402‑ФЗ). Хотя по своему желанию фирмы, зарегистрированные после 30 сентября, могут составлять отчетность сразу за первый календарный год работы, то есть в общем порядке.

Годовую бухгалтерскую отчетность нужно сдать в ИФНС в течение 3 (трех) месяцев по окончании отчетного года (ст. 23 НК РФ). Аналогичный срок установлен для сдачи отчетности в органы статистики.

В течение года фирмы могут формировать месячную и квартальную отчетность. Она называется промежуточной и составляется соответственно ежемесячно и ежеквартально нарастающим итогом с начала года. Промежуточную бухгалтерскую отчетность представлять в какие-либо контролирующие органы не требуется.


Фирммейкер, 2012 (следим за актуальностью)
Дина Ермакова
При использовании материала ссылка на статью обязательна

Зарплата и управление персоналом 8.3.»

1 часть курса. Организация и ведение малого бизнеса

Тема 1. Основы организации собственного бизнеса. Индивидуальное предпринимательство.

Выбор формы собственности ИП, ООО. Преимущества и недостатки

Понятие микропредприятие, малое предприятие

Порядок открытия ИП. Пошаговая инструкция. Практические рекомендации

Регистрационные документы ИП

Патентная система налогообложения

Торговый сбор

Ликвидация ИП

Количество учебного времени – 4 академических часа

 

Тема 2. Общество с ограниченной ответственностью

Порядок открытия ООО Пошаговая инструкция. Практические рекомендации

Учредительные документы юридического лица

Франчайзинг.

Договор коммерческой концессии

Контрольно-кассовая техника. Порядок регистрации и работы.

Ликвидация юридического лица

Количество учебного времени – 4 академических часа

 

Тема 3. Налогообложение субъектов малого предпринимательства

Понятие налогов и сборов

общеустановленная, традиционная система налогообложения;

упрощенная система налогообложения;

единый налог на вмененный доход для отдельных видов деятельности

расчет и способы уплаты налогов

расчет и  способы уплаты взносов

порядок работы с ИФНС, ПФР, ФСС, ФОМС

Решение практических заданий

Количество учебного времени – 4 академических часа

 

Тема 4. Отчетность малых предприятий

Отчетность ИП без работников

Отчетность ИП, имеющих наемных работников

Отчетность ООО

Бухгалтерский баланс

Отчет о прибылях и убытках

Учет имущества предприятия

Понятие амортизации и износа

Решение контрольных заданий и тестов

Количество учебного времени – 4 академических часа

 

Тема 5. Бизнес – планирование

Бизнес-план как инструмент производственной и коммерческой деятельности малого предприятия.

Стандарт UNIDO

Структура и содержание бизнес-плана малого предприятия.

Количество учебного времени – 4 академических часа

 

Тема 6. План маркетинга

Понятие и значение маркетинга

Анализ факторов, оказывающих влияние на становление и развитие бизнеса (факторы дальнего и ближнего окружения)

PESN, SWOT анализы, анализ 5-ти сил Портера

Конкурентное преимущество

Ценообразование

Распределение

Продвижение на рынок товаров и услуг

Разработка стратегии привлечения потребителей

Количество учебного времени – 4 академических часа

 

Тема 7. Производственный план

Понятие постоянных и переменных затрат

Производственное обеспечение

Месторасположение предприятия

Расходы на сырье, комплектующие, расходные материалы

Составление сметы

Расчет переменных и постоянных затрат

Количество учебного времени – 4 академических часа

 

Тема 8. Кадровое обеспечение

Потребность в кадрах. Нормативно-правовая база кадрового обеспечения

Трудовой договор. Договор гражданско-правового характера

Заработная плата. Постоянная и переменная части заработной платы

Стоимость работника для предприятия

Режим труда и отдыха

Количество учебного времени – 4 академических часа

 

Тема 9. Организационный  и финансовый планы

Организационная структура

График реализации проекта

Правовое обеспечение

Затраты подготовительного периода

Затраты текущего периода

Расчет поступлений.

Прогнозирование конъюнктуры рынка и разработка бюджета продаж малого предприятия.

Планирование доходов от реализации.

Количество учебного времени – 4 академических часа

 

Тема 10. Юридические аспекты деятельности

Понятие и условие договора.

Заключение договора.

Изменение и расторжение договора.

Договор купли-продажи.

Договор поставки товаров.

Договор аренды.

Договор подряда.

Договор банковского счета.

Количество учебного времени – 4 академических часа

 

Тема 11. Меры по защите личности и собственности в сфере малого предпринимательства. Роль Департамента по поддержке и развитию малого предпринимательства г. Москвы

Меры по защите личности и собственности в сфере малого предпринимательства.

Посредничество органов исполнительной власти г. Москвы при заключении мирового соглашения между субъектами малого предпринимательства – должниками и их кредиторами, а также поручительство при условии отсрочки в выплате задолженности.

Перечень органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им организаций на проведение государственного контроля (надзора).

Права юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении мероприятий по контролю.

Компетенция Департамента по поддержке и развитию малого предпринимательства г. Москвы.

Рассмотрение практических ситуаций. Решение тестов.

Количество учебного времени – 4 академических часа

 

Тема 12. Защита бизнес — плана 

Количество учебного времени – 4 академических часа

 

2 часть курса. Кадровое делопроизводство. Организация и управление кадровой службой

Занятие 1. Постановка кадрового делопроизводства в организации
  • Нормативно-правовая база.
  • Локальные нормативные акты организации.
  • Организационная структура
  • Штатное расписание.
Занятие 2.  Процедура оформления приема на работу
  • Правила оформления
  • Трудовой договор
  • Правила оформления трудовой книжки
  • Правила оформления личной карточки работника.
  • Правила ознакомления работника
  • Особенности приема несовершеннолетних граждан
  • Особенности приема Генерального директора
  • Особенности приема иностранных граждан
Занятие 3. Режим труда и отдыха
  • Понятия и определения
  • Ненормированный рабочий день
  • Сверхурочная работа
  • Сокращенный рабочий день
  • Работа в ночное время
  • Сменная работа
  • Суммированный учет рабочего времени
  • Совместительство и совмещение
Занятие 4.  Оформление кадровой документации. 

Практическое  занятие

Занятие 5.  Отпуск
  • Виды отпусков
  • Процедура оформления ежегодного основного оплачиваемого отпуска
  • Процедура оформления учебного отпуска
  • Процедура оформления отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком
  • Расчет больничного листа
Занятие 6. Служебная командировка
  • Понятие служебной командировки
  • Разработка Положения о служебных командировках.
  • Оформление служебной командировки

Практическое  занятие

Занятие 7. Перевод и увольнение работника
  • Служебный перевод
  • Оформление перевода
  • Перемещение
  • Основания увольнения работника
  • Процедура увольнения
  • Дисциплинарное взыскание
Занятие 8. Воинский учет
  • Понятие воинского учета
  • Организация воинского учета

Практическое  занятие

Итоговая аттестация

3 часть курса. Зарплата и управление персоналом 8.3. Обучение на сквозном примере

1. Начало работы с программой «1С: Зарплата и управление персоналом 8.3».Обзор возможностей программы. Основные отличия от программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8.2».
  • Начальная настройка программы.
  • Изучение интерфейса  программы: панель навигаций, панель разделов, панель действий.
  • Заполнение данных об ответственных лицах организации.
  • Настройка учета зарплаты и кадрового учета.
2. Ввод сведений об организации.
  • Ввод основных сведений организации, регистрационных кодов.
  • Заполнение адреса и телефонов, использование классификатора.
  • Ввод данных учетной политики организации.
3. Производственный календарь и графики работы: стандартные и сменные графики работы.
4. Заполнение справочников: «Физические лица», «Должности организаций», «Подразделения организаций», «Пользователи», «Сотрудники организации».
5. Кадровые движения сотрудников организации. Кадровые отчеты.
  • Прием на основное место работы
  • Прием  на работу по внутреннему совместительству
  • Прием на  работу по внешнему совместительству.
  • Прием по договору на выполнение работ с физическим лицом.
  • Штатное расписание. Изменение штатного расписания.
  • Кадровые перемещения.
  • Изменение окладов сотрудников организации.
  • Увольнение из организации.
6. Кадровые отчеты.
  • Личная карточка Т-2.
  • Среднесписочная численность сотрудников организации.
  • Отчет по отпускам.
  • Табель учета использования рабочего времени.
7. Воинский учет в программе.
8. Оплата отработанного времени.
  • Регистрация в программе работы в праздничные и выходные дни.
  • Ввод в программу — сдельный наряд на выполненные работы.
  • Оплата сверхурочных часов.
9. Оплата неотработанного времени.
  • Регистрация командировки сотрудника. Оплата по среднему заработку.
  • Регистрация простоев, невыходов  в программе.
  • Начисление по больничному листу.
  • Регистрация отпуска. Расчет отпускных.
  • Учебный отпуск.
  • Отпуск по уходу за ребенком.
  • Начисление премии сотрудникам организации.
10. Регистрация  удержаний в программе.
  • Удержания по исполнительному листу. Отчет по исполнительным листам.
  • Договор займа с сотрудником.
11. Оплата труда. Отчеты по регламентированной зарплате.
  • Начисление заработной платы в программе. Расчет страховых взносов.
  • Ввод «Справки о заработке для расчетов пособий».
  • Расчетные листки. Расчетная ведомость Т-51.
  • Полный свод начислений, удержаний и выплат.
  • Справка о доходах 2-НДФЛ.
12. Регламентированные отчеты.
  • Отчет «4-ФСС» в программе.
  • Подготовка сведений для ПФР с помощью рабочего места «Квартальная отчетность в ПФР». РСВ-1.
13. Сервисные возможности конфигурации.

Я владелец микропредприятия, должен ли я вести график работы сотрудников, табель учёта рабочего времени и т., Москва | вопрос №13407108 от 31.08.2021

Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие).

Но обязанность вести учет рабочего времени, отработанного каждым работником, то есть вести табель учета рабочего времени на этого работника никто не отменял.

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЯ

В ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ЧАСТИ

ОСОБЕННОСТЕЙ РЕГУЛИРОВАНИЯ ТРУДА ЛИЦ, РАБОТАЮЩИХ

У РАБОТОДАТЕЛЕЙ — СУБЪЕКТОВ МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА,

КОТОРЫЕ ОТНЕСЕНЫ К МИКРОПРЕДПРИЯТИЯМ

Принят

Государственной Думой

22 июня 2016 года

Одобрен

Советом Федерации

29 июня 2016 года

Статья 1

Внести в Трудовой кодекс Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2004, N 35, ст. 3607; 2006, N 27, ст. 2878; 2008, N 9, ст. 812; N 30, ст. 3616; N 52, ст. 6236; 2009, N 30, ст. 3739; N 46, ст. 5419; 2010, N 52, ст. 7002; 2011, N 1, ст. 49; N 25, ст. 3539; N 49, ст. 7031; 2012, N 10, ст. 1164; N 14, ст. 1553; N 31, ст. 4325; N 47, ст. 6399; N 50, ст. 6954, 6959; N 53, ст. 7605; 2013, N 14, ст. 1666, 1668; N 19, ст. 2329; N 23, ст. 2866, 2883; N 27, ст. 3477; N 48, ст. 6165; N 52, ст. 6986; 2014, N 14, ст. 1542, 1547, 1548; N 19, ст. 2321; N 23, ст. 2930; N 30, ст. 4217; N 49, ст. 6918; N 52, ст. 7543, 7554; 2015, N 1, ст. 10, 42, 72; N 27, ст. 3992; N 29, ст. 4363, 4368; N 41, ст. 5639; 2016, N 1, ст. 11) изменение, дополнив его главой 48.1 следующего содержания:

«Глава 48.1. ОСОБЕННОСТИ РЕГУЛИРОВАНИЯ ТРУДА

ЛИЦ, РАБОТАЮЩИХ У РАБОТОДАТЕЛЕЙ — СУБЪЕКТОВ МАЛОГО

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА, КОТОРЫЕ ОТНЕСЕНЫ К МИКРОПРЕДПРИЯТИЯМ

Статья 309.1. Общие положения

У работодателей — субъектов малого предпринимательства (включая работодателей — индивидуальных предпринимателей), которые в соответствии с федеральным законом отнесены к микропредприятиям (далее — работодатели — субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям), регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений осуществляется с учетом особенностей, установленных настоящей главой.

В случае, если работодатель перестал быть субъектом малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и в сведения о нем в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства внесены соответствующие изменения, не позднее четырех месяцев с даты внесения соответствующих изменений в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у данного работодателя должно осуществляться в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, без учета особенностей, установленных настоящей главой.

Статья 309.2. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у работодателя — субъекта малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, и трудовыми договорами

Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.».

Статья 2

Настоящий Федеральный закон вступает в силу по истечении ста восьмидесяти дней после дня его официального опубликования.

Президент

Российской Федерации

В.ПУТИН

Ведение учета персонала для владельцев малого бизнеса

  • Ведение документации о вашей рабочей силе помогает вам соблюдать государственные правила ведения учета, защищает ваш малый бизнес от штрафов и помогает защитить свои решения в случае подачи иска о неправомерном увольнении ты.
  • Вы можете легко создать записи о занятости, составив контрольный список для того, какую документацию включать, и попросив своих сотрудников помочь вам собрать информацию.
  • Файлы персонала являются частными и конфиденциальными, поэтому ограничивайте доступ только тем людям, которым нужна информация, храня ее в безопасном месте.

Как и многие владельцы малого бизнеса, вы, возможно, взяли на себя работу менеджера по персоналу, не осознавая этого. Возможно, у вас еще нет ресурсов или достаточно большого штата, чтобы оправдать найм кого-то специально на эту должность. В настоящее время вы несете ответственность за все, что связано с вашей командой, включая создание и управление ее личными файлами.

Зачем вашему малому бизнесу нужны файлы персонала

Создание и ведение кадровых записей может быть не самым важным в вашем списке приоритетов, но они могут помочь вашей компании несколькими способами, например:

  • Это позволяет вам принимать более обоснованные решения.Файлы Персонал могут дать вам четкое представление об истории работы вашей команды, в том числе о целях производительности, записях о посещаемости и даже о дисциплинарных мерах. Эта информация может иметь жизненно важное значение при принятии решения о том, собираетесь ли вы продвигать кого-то, повышать его или увольнять.
  • Хороший учет может защитить ваш малый бизнес от крупных штрафов и пени. Федеральные агентства и агентства штата требуют, чтобы вы сохраняли информацию о трудоустройстве в течение определенного периода времени. Файлы персонала могут гарантировать, что у вас есть копии всех необходимых данных.
  • Он может помочь защитить вашу компанию в судебных процессах о неправомерном прекращении. Надлежащая документация не помешает бывшим сотрудникам подать на вас в суд после того, как они были уволены, уволены или отстранены от должности. Но это может означать разницу между выигрышем и проигрышем дела. Рабочие записи могут подтвердить решения, которые вы принимали на протяжении всего срока пребывания в должности, например, о прекращении их полномочий, и показать, что ваши причины были обоснованными и законными.

Как создавать файлы персонала и управлять ими

Поскольку для вашего бизнеса важно поддерживать файлы персонала, выполните следующие шесть простых шагов, которые помогут вам создавать и управлять записями вашей команды.

1. Оцените, какая документация у вас уже есть.

Вероятно, у вас есть много информации о каждом работнике, например, резюме и формы W-4. Просмотрите электронные письма и документы, чтобы собрать то, что у вас уже есть.

Затем воспользуйтесь следующим контрольным списком, который поможет вам выявить пробелы:

  • Описание работы
  • Заявление и резюме
  • Письмо с предложением о работе
  • Подпись в справочнике сотрудника
  • Контактная информация для экстренных случаев
  • Формы льгот
  • Штат и федеральный Формы W-4
  • Документация по заработной плате, включая заработную плату за каждый период выплаты
  • Анализ результатов деятельности
  • Жалобы клиентов и / или коллег
  • Похвала клиентов и / или коллег
  • Награды за отличную работу
  • Записи о посещаемости и опозданиях
  • Сертификат, подтверждающий завершение программ обучения
  • Письменные предупреждения и другие дисциплинарные меры
  • Любые контракты, письменные соглашения, квитанции и подтверждения между вами и сотрудником
  • Документы, связанные с уходом работника из вашей компании

2.Обратитесь за помощью к своей команде.

Сообщите своим сотрудникам, что вы создаете файлы персонала для каждого из них, чтобы все было в одном безопасном месте. Затем обратитесь за помощью в сборе недостающей информации, например, о контактных данных для экстренных случаев. Раздайте всем список того, что вам нужно от них, и установите крайний срок для предоставления информации.

3. Защитите свои файлы и создайте политики для доступа к ним.

Храните документацию в защищенном месте онлайн или в запертом картотеке.Это защитит любую информацию от несанкционированного доступа.

Поскольку записи о занятости являются частными и конфиденциальными, четко укажите, кто может просматривать файлы. Как правило, вы и ваш сотрудник можете просматривать информацию. Возможно, вы захотите предоставить руководителю (-ам) сотрудника ограниченный доступ к определенным частям информации в файлах их сотрудников. Для всех, кто может просматривать файлы, установите четкие правила относительно

  • Насколько заранее им нужно запрашивать доступ
  • Какую информацию они могут видеть
  • Где им разрешено просматривать записи
  • Могут ли они делать копии
  • Могут ли они делать копии они могут вносить изменения в документацию

Например, вы можете разрешить сотруднику просматривать свою папку, но он

  • Должен запрашивать доступ не позднее, чем за 24 часа
  • Могут просматривать информацию только в вашем присутствии
  • Могут спросить вас делать ксерокопии
  • Может прилагать пояснения или пояснения, но не может изменять исходные документы

5.Создавайте файлы для новых сотрудников.

Всякий раз, когда у вас появляется вакансия, создайте папку для сбора заявок и резюме кандидатов. После того, как вы наняли кого-то, переместите информацию о человеке в отдельную запись о работе. Таким образом, у вас будет безопасная папка в начале их срока пребывания в должности, и вам не придется позже просматривать электронные письма или документы, чтобы собрать воедино данные сотрудника.

6. Регулярно проводите аудит.

Периодически проверяйте записи каждого члена команды, чтобы убедиться, что все они точны, обновлены и полны.Ежегодный обзор каждой папки, например, перед ежегодным обзором производительности, может показать вам, что изменилось или не изменилось по сравнению с предыдущим годом.

Когда вы проверяете каждый файл, задайте себе следующие вопросы:

  • Содержит ли папка все письменные оценки сотрудника?
  • Были ли сняты письменные предупреждения по истечении установленного срока?
  • Отражают ли записи все повышения, продвижения по службе и поощрения?
  • Если член группы находился на плане повышения производительности или испытательном сроке, отражает ли его файл его текущий статус?
  • Есть ли подписанное подтверждение того, что они прочитали и поняли самую последнюю версию справочника для сотрудников?
  • Содержит ли папка текущие версии каждого контракта или соглашения с работником?

Как долго вы должны хранить документацию

Государственные учреждения, такие как Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве, Министерство труда и государственные департаменты труда, имеют правила и рекомендации о том, как долго работодатель должен хранить документы.

Как правило, вам необходимо сохранять общие трудовые книжки в течение как минимум одного года после того, как кто-то уволится из вашей компании. Эта документация включает:

  • Заявление о приеме на работу и резюме
  • Стенограммы об образовании
  • Документация, подтверждающая ваше решение о приеме на работу
  • Подписанные формы W-4
  • Формы разрешения на удержание заработной платы
  • Записи, показывающие изменения в статусе сотрудника, такие как повышение , перевод или повышение заработной платы
  • Дисциплинарные отчеты с датами, причинами и подробностями
  • Анализ эффективности

Вам необходимо хранить информацию о том, как рассчитывается заработная плата, по крайней мере, в течение двух лет.Эти данные включают:

  • Информация об отпусках и больничных
  • Записи рабочего времени и посещаемости
  • Таблицы ставок заработной платы
  • График работы
  • Любые прибавки или вычеты из заработной платы

Как правило, вам необходимо хранить большую часть данных о посещаемости и заработной плате для не менее трех лет, в том числе:

  • Полное имя
  • Номер социального страхования
  • Адрес
  • Дата рождения, если работник моложе 19 лет
  • Род занятий
  • День и время начала рабочей недели сотрудника
  • Количество отработанных часов в день
  • Всего часов отработал каждый период оплаты
  • Как выплачивается заработная плата, например, 12 долларов в час, 480 долларов в неделю или 25000 долларов в год
  • Обычная почасовая ставка
  • Общий дневной или еженедельный прямой заработок
  • Общий еженедельный сверхурочный заработок
  • Общая заработная плата выплачивается каждый платежный период
  • Расчетные дни и расчетный период, покрываемый каждой зарплатой
  • Коллективная сделка соглашения
  • Записи о продажах и покупках

IRS рекомендует хранить налоговые записи по найму в течение как минимум четырех лет после того, как налог подлежит уплате или уплачен, в зависимости от того, что наступит позже.

Что можно и чего нельзя делать с персоналом

Чтобы поддерживать соответствие вашего малого бизнеса и защитить себя от потенциальных судебных исков, следуйте этим простым рекомендациям.

Do:

  • Предложите обучение всем, кто будет добавлять документацию. Убедитесь, что руководители знают, какую информацию включать и как делать непредвзятые заметки. Например, покажите им, как отмечать определенные образцы хорошего и плохого поведения, которые оправдывают любые предпринятые ими действия, такие как выдача письменного предупреждения.
  • Попросите ваших сотрудников подтвердить документы перед их подачей. Если сотрудник подписывает все, что входит в его запись, означает, что он знает о существовании документа. Это также дает им возможность включить любые пояснения или пояснения.
  • Храните заявления о приеме на работу и резюме для кандидатов. Хранение информации обо всех кандидатах может защитить вас, если вам когда-нибудь понадобится обосновать решение о приеме на работу.
  • Храните бумажные копии в надежном месте. Записи о занятости вашей команды должны быть в безопасности, поэтому держите их под замком и предоставляйте доступ только тем людям, которые в этом нуждаются.
  • Резервное копирование информации онлайн. Загрузите документацию в защищенное место, например в онлайн-хранилище документов, чтобы она была доступна только людям, которым необходимо просматривать данные.

Не следует:

  • Включать мнения персонала, сплетни и необоснованные слухи. Все, что есть в личном деле, может быть использовано в потенциальном судебном процессе, поэтому будьте осторожны при включении. Бывший сотрудник может использовать мнения и сплетни из своего послужного списка, чтобы сказать, что вы уволили его по несправедливым или незаконным причинам.
  • Включите данные разрешения на работу и медицинскую информацию. Вы должны создать как минимум три отдельных файла для каждого из ваших сотрудников:
    • Файлы персонала, включая историю занятости и информацию о заработной плате
    • Разрешение на работу, включая форму I-9 и сопроводительную документацию
    • Медицинская информация, включая медицинские осмотры, отпуск по болезни и компенсация работникам
  • Хранить защищенную информацию. Включение такой информации, как раса, национальное происхождение, семейное положение, религиозные убеждения или сексуальность человека, может быть использовано против вас в судебном процессе.
  • Забудьте о положительной информации. Очень легко упустить из виду похвалу со стороны клиентов, сотрудников и руководителей. Добавив как положительные, так и отрицательные стороны, вы получите точное представление об истории работы сотрудника.

Руководство для малого бизнеса по учетным записям сотрудников

Если вы думаете о том, чтобы выбросить это личное дело на сотрудника, уволившегося на прошлой неделе, подождите. Комиссия США по равным возможностям трудоустройства (EEOC) требует, чтобы вы в течение года вели все записи о сотрудниках.И если вы увольняете кого-то, вы должны хранить кадровый учет сотрудника в течение года с даты увольнения.

Компании собирают и хранят огромные объемы информации через записи о сотрудниках. Поэтому малые предприятия должны тщательно хранить документы о трудоустройстве и иметь надежную систему учета, которая помогает им соблюдать трудовое законодательство и налоговые требования. Сборы, штрафы и урегулирование судебных исков за несоблюдение требований могут быть высокими, особенно для малого бизнеса.Для компаний, столкнувшихся с судебным иском, тщательно хранимые и обновляемые записи о сотрудниках могут стать решающим фактором между победой и поражением в судебном процессе.

Федеральные правительственные учреждения, включая EEOC и Управление по охране труда (OSHA) при Министерстве труда США (DOL) и IRS, имеют свои собственные правила и рекомендации по ведению документации. Вам необходимо будет хранить такую ​​информацию, которая касается идентификационной информации сотрудника, удержания дохода и отчетов о травмах на рабочем месте.

Кроме того, поскольку в некоторых штатах есть особые правила или руководящие принципы ведения документации, работодатели должны знать, каковы требования своего штата, прежде чем действовать.

Трудовая и кадровая документация: 1, 3 или 6 лет

Комиссия США по равным возможностям трудоустройства (EEOC) требует, чтобы компании вели записи о занятости в течение одного года. Идентификационные данные сотрудника включают полное имя сотрудника, номер социального страхования, адрес и почтовый индекс, дату рождения, пол и род занятий.

Трудовые документы: 1 год
  • Копия заявления сотрудника, включая резюме, стенограммы и другие подтверждающие документы.
  • Подписанная и обновленная копия формы W-4, показывающая удержание федерального налога.
  • Копия любых форм, подтверждающих разрешение сотрудника на удержания из заработной платы, включая льготы и специальные пожертвования (например, United Way).
  • Записи, показывающие изменения и причины изменения статуса сотрудника, такие как ставки заработной платы, повышение, понижение в должности, увольнения и т. Д.
  • Дисциплинарные меры с указанием дат, причин и других подробностей.
  • Аттестация.

Трудовые документы: 3 года
  • Время отпуска
  • Время болезни
  • Другая информация о посещаемости

Некоторые штаты требуют выплаты сотрудникам неиспользованного накопленного свободного времени при увольнении; поэтому важно сохранять эту информацию во время пребывания в должности сотрудника.

Документы плана льгот: 6 лет

Закон о гарантированном пенсионном доходе от 1974 года (ERISA) требует, чтобы все записи хранились в течение шести лет.Раздел 107 ERISA гласит: «Все записи, относящиеся к документации агентства или к раскрытию информации об участнике или бенефициаре, должны храниться и доступны для изучения в течение как минимум шести лет после даты подачи заявки». Однако позиция DOL заключается в том, что льготы могут сохраняться столько, сколько необходимо.

Планы с покрытием ERISA включают:

  • Выход на пенсию
  • Здоровье
  • Оздоровительные программы

Расчетная документация: 2 или 3 года

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы ведомость заработной платы велась в течение трех лет.Записи хранятся в первую очередь для сотрудников, не пользующихся льготами или с почасовой оплатой. Правила ведения учета освобожденных или получающих зарплату работников более сложны и могут потребовать консультации с юристом.

FLSA устанавливает федеральную минимальную заработную плату, ставку сверхурочной оплаты и стандарты занятости молодежи. Министерство труда США обеспечивает соблюдение закона FLSA, который находится в ведении Отдела заработной платы и часов Министерства труда. Закон о равной оплате труда и Закон о дискриминации по возрасту в сфере занятости (ADEA) также регулируют требования к ведению учета заработной платы.

Заработная плата включает идентификационные данные сотрудника (полное имя, номер социального страхования, адрес и почтовый индекс, дату рождения, пол и род занятий).

3 года
  • Когда начинается рабочая неделя сотрудника, включая время и день недели.
  • Количество отработанных часов в день.
  • Общее количество часов, отработанных в каждую рабочую неделю.
  • Основа, на которой выплачивается заработная плата работника (например, «9 долларов в час», «440 долларов в неделю», «сдельная»).
  • Обычная почасовая оплата.
  • Общий дневной или еженедельный прямой заработок.
  • Сумма сверхурочных за рабочую неделю.
  • Общая сумма заработной платы, выплачиваемой за каждый платежный период.
  • Дата платежа и период платежа, в который входит платеж.
  • Коллективные договоры.
  • Записи о продажах и закупках.

2 года
  • Основы расчета заработной платы.
  • Таблицы учета рабочего времени и сдельные рабочие билеты.
  • Таблицы ставок заработной платы (e.г., 9 долларов в час, 440 долларов в неделю и т. д.).
  • Работа и графики работы.
  • Прибавки к заработной плате или удержания из нее.

Налоговый учет: 3, 6, 7 лет или бессрочно

Согласно IRS, малые предприятия должны хранить документы в зависимости от типа записи. Агентство рекомендует вести записи, подтверждающие статью дохода, вычет или кредит, указанные в вашей налоговой декларации, до истечения срока давности этой налоговой декларации.

3 года
  • Храните записи в течение трех лет, кроме случаев, когда вы: 1) не предоставили отчет о доходе, который должен быть указан, и он составляет более 25% от валового дохода по вашему доходу; 2) не подавать декларацию; или 3) подать мошеннический возврат.
  • Храните записи в течение трех лет с даты подачи первоначальной декларации или двух лет с даты уплаты налога (в зависимости от того, что наступит позже), если вы подаете заявку на кредит или возврат после подачи декларации.

4 года
  • Храните налоговые записи по найму в течение как минимум 4 лет после даты, когда налог подлежит уплате или уплачен, в зависимости от того, что наступит позже.

6 лет
  • Храните записи в течение 6 лет, если вы не сообщаете доход, вы должны сообщать, и это более 25% от валового дохода по вашему доходу.

7 лет
  • Храните записи в течение 7 лет, если вы подаете иск о возмещении убытков от обесценения ценных бумаг или вычета безнадежных долгов.

Бессрочно
  • Храните записи бессрочно, если вы не подадите декларацию.
  • Храните записи бессрочно, если вы подаете мошенническую декларацию.

Протоколы травм

Управление по охране труда (OSHA) требует от работодателей с 10 или более работниками вести записи о серьезных заболеваниях и травмах, связанных с работой.Однако небольшие травмы, требующие только первой помощи, не оплачиваются.

Работодатели должны вести записи о заболеваниях и травмах не менее пяти лет. С апреля по февраль каждый работодатель должен опубликовать сводку болезней или травм, зарегистрированных за предыдущий год, что может продлить срок хранения.

К серьезным заболеваниям или травмам относятся:

  • Несчастные случаи на производстве.
  • Связанные с работой травмы или заболевания, вызывающие потерю сознания, пропущенные рабочие дни, ограничения на работу или перевод на другую работу.
  • Связанные с работой травмы или заболевания, требующие лечения, кроме оказания первой помощи.
  • Случаи диагностики рака, необратимых хронических заболеваний, трещин или переломов костей или зубов, а также проколов барабанных перепонок, связанных с работой.

OSHA предъявляет особые требования к отчетности и формам учета несчастных случаев на работе, связанных с потерей слуха, травмами от уколов иглой и туберкулезом.

Расширенный учет

Некоторые записи о сотрудниках стоит хранить дольше установленного срока хранения.Примерами являются документация, которая может вызвать судебные процессы, такие как дисциплинарные взыскания, увольнения, понижения в должности, служебные аттестации, а также споры об отпуске или отпуске. Расширенное ведение документации может снизить риск вашей ответственности, если информация когда-либо будет оспорена правоохранительными органами или в суде.

Закладка ( 14 )

Пожалуйста, войдите, чтобы добавить закладку

Еще нет учетной записи? Зарегистрировать

Об авторе

Валери Болден-Барретт

Валери Болден-Барретт — деловой писатель и специалист по контенту, освещающий передовые методы ведения бизнеса, человеческие ресурсы и менеджмент, государственную политику, трудовое право, а также вопросы и тенденции на рабочем месте.Она в прошлом редактор национальных деловых изданий в Simon & Schuster и старший редактор Aspen Publishers. Она выпускница Университета Темпл, живет в Центральном Коннектикуте. Она начала свою карьеру в качестве графического дизайнера, который обнаружил, что она лучше работает со словами, чем с изображениями.

Лучшие практики для кадровых файлов малого бизнеса | Малый бизнес

Возможность того, что работник подаст в суд на работодателя, всегда присутствует. Причина иска может быть связана с увольнением, увольнением, приостановкой работы, назначением на работу или любым другим условием, связанным с работой.Один из лучших способов защитить ваш малый бизнес от судебных исков — это создать практичную и организованную файловую систему персонала. Благодаря эффективной системе регистрации вы соблюдаете федеральные законы и законы штата о найме на работу.

Включение файлов

В общее личное дело сотрудника должны входить только относящиеся к работе документы. Эти документы включают описание должности, форму заявки, резюме, письмо с предложением о работе, обзоры результатов работы, заметки о посещаемости, формы льгот и налогов для сотрудников, дисциплинарные предупреждения, контакты для экстренных случаев, трудовой договор и жалобы коллег и клиентов.Записи, относящиеся к завершению программ обучения, признанию образцовой работы и увольнению, также должны быть включены в общее дело. Не включайте форму I-9 сотрудника или медицинскую информацию в ее общее личное дело. Они хранятся в разных файлах, в результате чего для каждого сотрудника создается три файла: общее дело сотрудника, медицинская карта сотрудника и файл I-9.

Файл общего сотрудника

Файл общего сотрудника содержит большую часть имеющихся у вас данных о ваших сотрудниках.При желании вы можете разделить этот большой файл на две категории: «Общие» и «Производительность работы». Поместите элементы, касающиеся приема на работу, такие как описание должности, заявление, резюме, письмо с предложением и компенсацию в файл «Общие». Поместите документы, относящиеся к выполнению и поведению работ, в файл «Выполнение работ».

Файл разрешения на работу

Форма подтверждения права на трудоустройство I-9 и подтверждающие документы, такие как копии карточек социального обеспечения и водительских прав, помещаются в файл сотрудника I-9, который отделен от ее личного дела.Даже если от вас не требуется делать ксерокопии подтверждающих документов, сделайте это в случае, если документы окажутся ложными. Если возникнут юридические проблемы, вы можете доказать, что сотрудник предоставил вам ложные сведения.

Файл с медицинской информацией

Медицинская информация сотрудника должна храниться в безопасном месте, отдельно от ее персонала и файлов I-9. В этот файл помещается информация, касающаяся медицинских осмотров, тестирования на наркотики, отпуска по болезни, компенсаций работникам, медицинских осмотров, приспособлений для инвалидов и форм выбора медицинских услуг.

Назначение доступа

Храните бумажные копии кадрового учета в конфиденциальном и безопасном месте и предоставляйте доступ только тем сотрудникам, которые в нем нуждаются. Менеджерам и руководителям обычно требуется доступ к общим кадровым файлам при принятии решений о приеме на работу. Если документ не связан с работой или содержит защищенную информацию, такую ​​как раса, национальное происхождение или религия сотрудника, не включайте его в общее личное дело. Только сотрудник отдела кадров, который ведет медицинские записи или записи I-9, и владелец компании должны иметь доступ к этим конфиденциальным документам.

Рекомендации

Сохраняйте кадровые записи в электронном и бумажном формате, даже если у вас всего несколько сотрудников. Что касается электронных файлов, убедитесь, что ваша система имеет надлежащие меры безопасности и системы резервного копирования, чтобы избежать несанкционированного доступа и вирусов. При необходимости обратитесь за юридической консультацией, чтобы определить, как долго хранить — и как уничтожить — трудовую книжку. Например, Комиссия по равным возможностям трудоустройства требует, чтобы работодатели вели кадровый учет уволенных сотрудников в течение как минимум одного года после даты увольнения.

Ссылки

Писатель биографии

Грейс Фергюсон профессионально пишет с 2009 года. Имея 10-летний опыт работы в области вознаграждений сотрудникам и администрирования заработной платы, Фергюсон много писал по темам, связанным с трудоустройством и финансами. Писатель-исследователь, она публиковалась в The Sage Encyclopedia и Mission Bell Media.

Бухгалтерский учет 101: Советы по организации учетных записей сотрудников

Как владелец малого бизнеса, вы не привыкать к длинным спискам дел.Это особенно верно, если вы начали прием на работу, а это требует большого количества документов для сотрудников.

Но если вы похожи на большинство стартапов, в бюджете нет места для помощника по административным вопросам, не говоря уже о специалисте по персоналу. Как решить эту проблему, когда вы главный? Как лучше всего вести учет сотрудников по мере роста вашего бизнеса и сотрудников?

Вот несколько рекомендаций по созданию эффективной и совместимой системы ведения документации для вашего бизнеса.

Бумажная или электронная?

Многие предприятия начинают с системы ведения документации на бумажных носителях. Это может иметь смысл, если у вас всего пара сотрудников, но со временем это может стать громоздким. Для большинства растущих предприятий электронные документы проще и дешевле поддерживать, систематизировать и хранить. Кроме того, когда записи хранятся «в облаке» (онлайн), вы можете получить к ним доступ в любом месте, в любое время, когда у вас есть доступ в Интернет.

Используете ли вы бумажные, электронные файлы или и то, и другое, последовательность является ключом к эффективному ведению документации.Например, если ваши записи о приеме на работу отсортированы по имени сотрудника, организуйте записи о заработной плате таким же образом. Используйте одну и ту же систему для всех типов записей и убедитесь, что ваши папки с файлами имеют точные, единообразные имена.

Создайте основные записи о сотрудниках

В большинстве случаев вам необходимо вести записи о сотрудниках трех типов: кадровые, платежные и медицинские.

Кадровые файлы охватывают историю занятости и должны включать документы о приеме на работу, контактную информацию о сотрудниках и на случай чрезвычайных ситуаций, а также подписанную справку для сотрудников вашей компании.Со временем вы можете добавлять обзоры производительности, дисциплинарные формы, награды сотрудников, записи об обучении и увольнительные письма.

Не храните формы I-9 (используемые для подтверждения права на работу в США) в личном деле. Храните все эти формы в отдельном файле. Если ваша компания выбрана для иммиграционного аудита или расследования, следователь попросит изучить эти формы. Хранение этих записей отдельно помогает защитить конфиденциальность ваших сотрудников и снижает риск подвергнуть ваш бизнес дополнительным расследованиям при приеме на работу.

Документы, относящиеся к заработной плате, льготам и финансовым премиям, должны быть поданы по ведомости заработной платы. Примеры включают табели учета рабочего времени, информацию о прямом депозите и формы W-4 и W-2.

Медицинская карта должна включать бланки заявлений на медицинское страхование, страхование жизни и другие льготы работникам, если вы их предлагаете. Другие возможные медицинские записи включают запросы о разумном приспособлении в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), отчеты о травмах, требуемые Управлением по охране труда (OSHA), и документы, касающиеся отпуска сотрудника в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), если эти законы применить к вашему бизнесу.

Знайте, что хранить и как долго

Федеральное трудовое законодательство определяет, как долго вы должны хранить определенные записи о сотрудниках. Важно придерживаться этих сроков, чтобы избежать штрафов. В то же время не рекомендуется хранить документы дольше, чем необходимо (вместо того, чтобы их отбрасывать), поскольку любые сохраненные записи могут быть использованы против вас в случае судебного иска.

Ниже приведен список необходимых документов сотрудников и сроков хранения, предусмотренных федеральным законом:
  • Резюме, заявления о приеме на работу и тесты при приеме на работу — 1 год (незапрашиваемые резюме не требуются)
  • Форма I-9 — 3 года с даты найма или 1 год после увольнения (в зависимости от того, что наступит позже)
  • Документация по заработной плате, включая информацию о заработной плате и продвижении по службе и хронометраж — от 3 до 4 лет для большей части документации
  • W-4s — 4 года после уплаты налогов
  • Оценка производительности — 2 года
  • Результаты медицинского осмотра — 1 год после принятия мер на основании медицинского осмотра
  • Результаты проверки на наркотики — Отчет за последний год за год
  • Запрос на разумное приспособление — 1 год после принятия мер или создания документа, в зависимости от того, что наступит позже
  • Льготные планы — 1 год после прекращения действия плана
  • Документация FMLA — 3 года после окончания отпуска
  • Записи о расторжении — 1 год с даты расторжения

Поддержание эффективной системы ведения документации является сложной задачей, если у вас нет специального административного персонала в штате.Но при правильном планировании и выполнении вы можете организовать работу и выполнить юридические требования.

5 лучших практик ведения учета в малом бизнесе

Я не думаю, что знаток организации Мари Кондо говорила здесь о деловых записях, но это определенно применимо: «Навести порядок — значит привести в порядок и свое прошлое».

Деловые записи подтверждают хозяйственные операции и деятельность. Для развития успешного бизнеса необходима организация на всех уровнях, включая ваши бизнес-записи.

Эффективная система управления записями не требует много времени для ведения и оптимизации бухгалтерского учета, подготовки налогов и финансовых проверок.

Следуйте этим советам, чтобы создать систему учета, которая будет поддерживать ваше кровяное давление на низком уровне во время сезона подачи налоговых деклараций.


1. Внедрить систему управления документами

Все бизнес-операции должны документироваться на бумаге или в электронном виде. По мере роста вашего бизнеса растет и куча бумаг и файлов, которые необходимо хранить вашему бизнесу.

Во-первых, откажитесь от бумаги, чтобы все ваши записи были легко доступны. Затем внедрите систему управления цифровыми документами, которая упорядочит ваши бизнес-документы. Затем добавьте систему контроля документов, которая определяет, как часто нужно просматривать и обновлять документы.


2. Проверка требований к хранению документации

Ведение документации — это не просто улыбка на лице вашего налогового инспектора. Это также должно соответствовать требованиям к хранению документов.

Срок хранения записей IRS и Министерства труда (DOL) варьируется от двух до шести лет, в зависимости от документа.Тем не менее, ведите все деловые записи не менее семи лет.

Некоторые деловые записи, такие как сертификаты некоммерческой организации об освобождении от уплаты налогов или идентификационный номер налогоплательщика, никогда не теряют актуальности, поэтому всегда держите их под рукой.

Правила хранения записей IRS применяются к записям, которые помогли вам рассчитать или обосновать коммерческий доход, налоговые вычеты или налоговые льготы. DOL требует, чтобы у вас были все документы, которые помогут вам в начислении заработной платы.

IRS может проверить финансовую отчетность вашего предприятия за последние семь лет и даже раньше, если вы не подаете налоговую декларацию или подозреваете в мошенничестве.Большинство CPA советуют хранить все деловые документы в течение как минимум семи лет после того, как они перестают быть актуальными.

Наиболее распространенные бизнес-записи включают:

  • Имена, адреса и контактную информацию сотрудников
  • Таблицы учета рабочего времени
  • Корешки заработной платы сотрудников
  • Все налоговые формы, представленные в IRS
  • Банковские выписки
  • Страховые документы
  • Контракты, включая ссуды и ипотечные кредиты
  • Квитанции о покупке
  • Счета клиентов
  • Налоговые декларации
  • Финансовые отчеты
  • График амортизации
  • Документы о регистрации бизнеса
  • Протокол заседания Совета директоров
  • Юридические файлы
  • Электронная почта
правила хранения документов, поэтому посетите веб-сайт государственного казначейства для получения более подробной информации.


3. Выберите программное обеспечение для бухгалтерского учета и расчета заработной платы, которое генерирует записи.

Позвольте программному обеспечению вести бухгалтерский учет для малого бизнеса, например, счета-фактуры клиентов и налоговые формы на заработную плату.

Большинство бухгалтерских программ могут генерировать счета клиентам. Программное обеспечение также должно автоматически помогать вам с основами бухгалтерского учета, такими как учет дебиторской задолженности при выставлении счетов клиенту.

Большинство бухгалтерских программ могут генерировать счета клиентам. Источник: Xero.

Ваше программное обеспечение для расчета заработной платы должно позаботиться о создании налоговых отчетов о заработной плате, например:

Программное обеспечение для расчета заработной платы генерирует и хранит эти формы в соответствующих органах, будь то IRS, Управление социального обеспечения (SSA) или и то, и другое. Вы можете легко найти эти формы в своем программном обеспечении для расчета заработной платы, когда они вам понадобятся.


4. Сопоставление записей с транзакциями во время выверки банковских счетов

Бухгалтерский учет 101 учит нас иметь документацию для всех деловых операций.Овладейте основами бухгалтерского учета, сделав ведение бухгалтерского учета частью бухгалтерского учета вашего малого бизнеса.

Выверка банковских счетов помогает малому бизнесу выявлять ошибки и понимать свое финансовое положение. Это также идеальное время, чтобы убедиться, что у вас есть записи обо всех деловых операциях.

Во время ежемесячной выверки банковских счетов сопоставляйте каждую транзакцию в бухгалтерском программном обеспечении с записью. Прорабатывая свои бизнес-операции, убедитесь, что у вас есть соответствующий счет-фактура, квитанция или договор.

Если ваше программное обеспечение позволяет, храните свои бизнес-записи в бухгалтерском программном обеспечении. Intuit QuickBooks Online позволяет пользователям прикреплять документы к каждой транзакции, поэтому любой, кто открывает ваши книги, может просматривать связанную запись.

Прикрепляйте записи непосредственно к бизнес-операциям в бухгалтерском программном обеспечении. Источник: Intuit.


5. Резервное копирование и защита ваших записей

Мы живем во время, когда утечки данных и стихийные бедствия свирепствуют. Найдите время, чтобы создать резервную копию и обезопасить свои записи, чтобы избежать катастрофы.

Записи, хранящиеся на бумаге или на жестком диске, должны быть зарезервированы по крайней мере в одном другом месте. Оцифруйте все документы, чтобы сохранить информацию, которая может быть потеряна, украдена или уничтожена.

Хранение записей в облачном программном обеспечении снижает риск их потери, но повышает риск кражи. Ваши деловые записи содержат конфиденциальную информацию, например номера социального страхования (SSN) сотрудников.

При хранении бизнес-записей в Интернете защитите свою учетную запись с помощью уникального и надежного пароля и включите двухфакторную аутентификацию.


Укажите иглу в системе учета

Бухгалтерский учет может быть проблемой для малого бизнеса, но организованная система управления записями может облегчить его. Следуя этим рекомендациям, вы подготовитесь к гладкому налоговому сезону.

Полное руководство по человеческим ресурсам для малого бизнеса

Человеческие ресурсы, вероятно, являются одним из наиболее сложных аспектов ведения малого бизнеса. Сложности работы с людьми не подходят для электронной таблицы.И все же HR невероятно важны; Заработная плата сотрудников и льготы составляют огромную часть ваших операционных расходов.

Ваши сотрудники — один из ваших главных активов. Вы должны защищать этот актив и управлять им.

Этот пост в блоге научит вас всему, что вам нужно знать о человеческих ресурсах.

Что такое управление человеческими ресурсами?

Управление человеческими ресурсами (HRM) имеет дело с вашими сотрудниками, будь то в отношении найма, управления или других форм руководства и помощи.HR часто отвечает (помимо прочего) за:

  • Наем
  • Управление эффективностью и обзоры
  • Развитие, мотивация и обучение сотрудников
  • Безопасность и благополучие
  • Преимущества
  • Связь между сотрудниками и / или руководством

HR несет большую ответственность. Они оказывают огромное влияние на культуру и среду на вашем рабочем месте, задавая тон тому, как сотрудники общаются, разрешают споры и работают друг с другом.Некоторые малые предприятия предпочитают отдавать на аутсорсинг большую часть человеческих ресурсов, но полностью обойтись без человеческих ресурсов невозможно.

Человеческие ресурсы: три основы

HR изобилует законами и постановлениями, поэтому малые предприятия часто откладывают работу с ним. По словам эксперта по персоналу Джека Хейоу, для предприятий с менее чем 50 сотрудниками есть три основных вещи, которые вы должны реализовать, чтобы покрыть базы.

1.Досье сотрудников

Вы должны хранить три отдельных файла для каждого сотрудника вашего бизнеса. Это файлы:

  • Файл I-9: Эта форма используется правительством США для идентификации и проверки того, что ваши сотрудники имеют право работать в США. Храните все файлы I-9 ваших сотрудников вместе, в одном файле, а не в индивидуальном порядке. имена сотрудников.
  • Общий файл сотрудника: Это файл, который вы создаете для себя. Он содержит любую документацию, связанную с этим сотрудником, которую вы собрали во время его пребывания с вами.Сюда входят резюме, обзоры, дисциплинарные меры, проверка обучения, оценки, формы W-4, данные о заработной плате и так далее. Вы будете часто использовать этот файл.
  • Медицинское дело сотрудника: Эти файлы будут содержать записи врачей, информацию об инвалидности и любую имеющуюся у вас медицинскую информацию о сотруднике. Поскольку вы имеете дело с медицинской информацией, вы должны защитить эти файлы от других. Вот почему они отделены от общих файлов. Обязательно храните их в запертом и надежном месте.

2. Справочник сотрудника

Обязательно наличие справочника для сотрудников. Ваш справочник служит двум важным целям: дать вашим сотрудникам понять, чего вы от них ждете, и защитить ваш бизнес в случае возникновения спора.

Справочник сотрудника может быть настолько простым или сложным, насколько вы хотите, но есть несколько общих подходов, которые вам необходимо учитывать в зависимости от характера вашего бизнеса. По данным Администрации малого бизнеса, ваш справочник может включать:

  • NDNA: Некоторые отрасли выиграют от подписания сотрудниками соглашений о неразглашении информации, но это применимо не ко всем предприятиям.Если у вас есть коммерческая тайна, которую нужно защитить, используйте ее.
  • Антидискриминационная политика: Если ваша компания находится в США, обсудите, как вы будете соблюдать Закон об американцах с ограниченными возможностями, а также другие законы о дискриминации при найме на работу.
  • Безопасность и защита: Изложите свою политику в отношении того, как вы будете держать сотрудников в безопасности на работе, как физически, так и эмоционально. Американские компании должны обсудить соблюдение OSHA, а также вашу собственную политику в отношении плохой погоды и чрезвычайных ситуаций, видеонаблюдения и т. Д.Вы также должны указать, чего вы ожидаете от своих сотрудников в этом отношении, в том числе использование паролей на компьютерах, запирание дверей, использование мобильных устройств для фотографирования коллег или в офисе и публикация этих фотографий в Интернете или сообщение об угрожающем поведении.
  • Компенсация и льготы: Определите льготы, которые вы предоставляете своим сотрудникам, как те, которые требуются по закону, так и другие, уникальные для вашего бизнеса. Расскажите им, как получить пособие и что от них требуется.Кратко опишите уровни заработной платы или компенсации, а также то, что нужно для этого.
  • График работы, отпуск и отпуск: Изложите политику вашего бизнеса в отношении графиков, отсутствий, опозданий, отпусков и отпусков, прогулов, особых запросов и т. Д. Если вы разрешаете удаленную работу, четко укажите, что это приемлемо. Даже если у вас «гибкий» график работы, вам необходимо записать любые ожидания, которые вы испытываете в отношении своих сотрудников.
  • Стандарты поведения: Сюда могут входить дресс-код, поведение, использование Интернета и компьютера в рабочее время, использование мобильных устройств в рабочее время, этика, правовые аспекты и другие подобные темы.Опишите последствия нарушения стандарта поведения, чтобы сотрудники увидели это в письменной форме. Это необходимо, если проблема возникнет позже.
  • Общая информация о трудоустройстве: У вашего предприятия будут свои собственные правила и процедуры, помимо того, что требуется по закону. Четко определите свою политику в отношении трудовой этики, продвижения по службе, отзывов сотрудников, увольнения, рекомендаций, записей сотрудников и т. Д.

Убедитесь, что ваш сотрудник получил копию, прочитал ее и подписал заявление, подтверждающее, что он получил, прочитал и понял справочник сотрудника.Поместите это заявление в их файл. Сделайте копию справочника в цифровом или бумажном виде, чтобы все сотрудники могли обращаться к ним в случае необходимости.

3. Показывать требуемые плакаты

В зависимости от законов страны и / или штата, в котором находится ваша компания, от вас могут потребовать разместить информацию в легкодоступном месте. Они варьируются от места к месту, поэтому вам нужно будет работать с местным правительственным учреждением или юрисконсультом, чтобы убедиться, что вы соответствуете требованиям.Есть также компании, которые предоставляют пакеты плакатов в зависимости от вашего местоположения, чтобы облегчить этот процесс.

Кадровые ошибки, которых следует избегать

По словам автора Маргарет Джейкоби, существует пять типичных ошибок, которые допускают компании в сфере управления персоналом. Эти ошибки могут стоить вашему малому бизнесу в долгосрочной перспективе как денег, так и потраченного впустую времени.

  1. Неправильный найм: Малые предприятия становятся жертвами заполнения открытых вакансий любым человеком, которым они могут.У них нет денег или возможностей для тщательной проверки биографических данных или процедур приема на работу. Другого пути нет: неправильный человек вызовет проблемы, и в конечном итоге его придется заменить.
  2. Без определений должностей: В настоящее время бизнес-культуре нравится идея «открытых» описаний должностей, но вам лучше сказать своим сотрудникам конкретно, чего вы от них ожидаете. Невозможно нанять подходящего человека, если вы не знаете, какую конкретную работу вы хотите, чтобы он выполнял.
  3. Нет Документация по производительности: Все обзоры производительности, встречи и проблемы должны быть задокументированы, будь то хорошие или плохие. Если есть проблемы с производительностью, обсудите это с сотрудником, наметьте план улучшения и задокументируйте его. Он понадобится вам, если вы уволите сотрудника или подвергнете себя риску судебного иска.
  4. Игнорирование трудового законодательства: Вы обязаны соблюдать трудовое законодательство страны, в которой находится ваша компания. Незнание или преднамеренное игнорирование не защитят вас от судебных исков или проблем, которые могут возникнуть.
  5. Неправильная классификация: Использует ли ваш малый бизнес контрактных сотрудников? Вы уверены, что соблюдаете законы в отношении их классификации? Многие предприятия используют сотрудников по контракту, чтобы сэкономить деньги и избавиться от головной боли, но на самом деле относятся к ним так, как если бы они были полностью или частично занятыми. У IRS есть строгие правила, которые могут вас преследовать.

Подобные ошибки ставят вас на серьезный путь к большим проблемам.

Кадры и технологии

Technology изменила лицо и масштабы человеческих ресурсов.Активность сотрудников в Интернете и социальных сетях добавила целые новые категории правил и ограничений для малого бизнеса и открыла двери для понимания сотрудников больше, чем когда-либо прежде. Давайте рассмотрим несколько ключевых областей.

1. Исследование и мониторинг социальных сетей

Истории последних лет, когда работодатели копались в потенциальных активностях сотрудников в социальных сетях, напугали некоторых людей, заставив их очистить свое присутствие в Интернете, несмотря на растущую тенденцию работодателей избегать сотрудников, которые не имеют социального присутствия.

Кроме того, есть вопросы, которые работодатели не могут задавать своим потенциальным или нынешним сотрудникам. Некоторые работодатели пытались обойти это, используя исследования в социальных сетях для обнаружения той же информации.

Хотя ничто не мешает работодателю выполнять онлайн-поиск в Интернете и в определенных социальных сетях (сейчас это делают 53% работодателей), имейте в виду, что вам не следует спрашивать у потенциального или действующего сотрудника информацию для входа в социальные сети. чтобы покопаться в их жизни.Поступая таким образом, вы, вероятно, нарушаете условия использования социальной сети и переступаете черту в том, что касается конфиденциальности сотрудников.

То, что сотрудник выставляет на всеобщее обозрение, может быть открытой игрой (но не всегда), но принуждение сотрудника передавать пароли или настаивать на добавлении вас в друзья, чтобы получить доступ к личной информации, неприемлемо. Государства индивидуально принимают законы, чтобы сделать это юридическим вопросом. Несмотря на это, опрос Harris Poll 2015 года показал, что 35% работодателей отправляют запросы о дружбе потенциальным сотрудникам.

Что касается мониторинга, надеюсь, вы включили в справочник своего сотрудника свои ожидания относительно того, как сотрудники обрабатывают связанные с работой учетные записи в социальных сетях, получают ли они доступ к официальной учетной записи компании или используют учетную запись под эгидой представительства. компании.

Хотя вы не можете реально контролировать, что сотрудники делают в своих личных социальных аккаунтах в свое свободное время, у вас должна быть четкая политика в отношении того, что они могут делать в ваше время и в отношении любых учетных записей, связанных с вашим бизнесом.Внимательно относитесь к тому, как вы используете социальные сети при приеме на работу и дисциплине. Прежде чем увольнять сотрудника из-за активности в социальных сетях, сначала проведите расследование.

2. Технологии перегружены

Сотрудники, особенно те, кто работает удаленно, могут легко почувствовать себя подавленными (и из-за) технологий. Границы между работой и личной жизнью размыты, потому что мобильные устройства и возможности подключения позволяют нам отвечать на электронные письма и решать рабочие вопросы в любой момент.

Если ваш бизнес поощряет такую ​​преданность делу, убедитесь, что в процедурах приема на работу это четко указано. В противном случае сообщите своим сотрудникам в справочнике для сотрудников, что вы не ожидаете и не хотите постоянного подключения.

3. Безопасность данных отдела кадров

Вы обязаны обеспечивать безопасность данных своих сотрудников. Как и в случае с любыми другими данными, технологии предоставили дверь для тех, кто хочет получить эту информацию, используя все, от зараженных вредоносным ПО резюме до широко разрекламированных утечек данных.

Как малый бизнес, вы, вероятно, не думаете, что это на вас влияет. И, если вы используете бумажные файлы и запертую комнату, возможно, вы правы. Однако большинство предприятий хранят файлы на компьютерах и в облаке. В этом случае вы несете ответственность за то, чтобы компьютеры и программное обеспечение были защищены паролем с использованием надежных паролей, что жесткие диски с резервными копиями были труднодоступны и что все резервные копии в облаке были зашифрованы.

4. HR из любого места

Даже если ваш малый бизнес не является глобальным или состоит из сотрудников, которые работают удаленно из разных мест, вы все равно можете воспользоваться доступными облачными HR-приложениями.Тайм-менеджмент, отслеживание сотрудников, набор и найм — все это часть того, куда движется насыщенный технологиями HR.

Как и любое облачное приложение, вы получаете преимущества (без обновлений, без установки, доступа с любого компьютера) без лишних хлопот. Вот лишь некоторые из постоянно растущего списка:

  • TribeHR: Надежное приложение, которое предоставляет почти все необходимое для работы с кадрами. Отпуск и развитие сотрудников, заметки, ресурсы, объявления о вакансиях — все это есть.
  • BambooHR: Еще одно приложение, в котором есть почти все, что вам нужно, от учета рабочего времени до преимуществ и настраиваемых отчетов до хранилища записей.
  • EffortlessHR: Это приложение работает как портал для сотрудников, что делает его центральным местом, где сотрудники могут получать почту, отслеживать время и хранить другую информацию.
  • iEmployee: Это приложение в основном предназначено для отслеживания времени и оплаты, а также некоторых других функций.
  • WhenIWork: Сделайте планирование тех, кто работает, когда намного проще с этим мобильным приложением, которое дает и вам, и вашим сотрудникам чувство ответственности за график.

5. Кадровые ресурсы и помощь

Как владелец малого бизнеса, на этом этапе довольно легко почувствовать себя подавленным, но у вас есть много кадровых ресурсов.

  • SHRM: У Общества управления человеческими ресурсами есть веб-сайт, полный чрезвычайно полезных статей. Независимо от того, решите ли вы присоединиться к SHRM или просто регулярно читаете их статьи, вы найдете много полезной информации.
  • DOL: Если ваша компания находится в Соединенных Штатах, вы захотите использовать U.S. Веб-сайт Министерства труда, чтобы исследовать и находить ответы на вопросы соответствия.

Если вы приведете в порядок вашу программу и политику в области управления персоналом как можно раньше, это поможет вам справиться с неизбежными проблемами, которые возникают по мере роста вашего бизнеса. Жалобы сотрудников, юридические вопросы и четкое общение — все это зависит от HR, чтобы разобраться во всем.

Бесплатные руководства, формы и шаблоны

Если вы готовы начать наращивать человеческие ресурсы в своем бизнесе, воспользуйтесь нашей бесплатной коллекцией кадровых документов.У нас есть шаблоны и формы, которые помогут вам при приеме на работу, адаптации, составлении должностных инструкций, увольнении, написании писем с отказом и многом другом.

Чтобы получить бесплатный доступ ко всем нашим файлам, щелкните изображение ниже:

Учет вашего бизнеса: что требуется?

    • Идентификационные данные сотрудника, такие как полное имя, номер социального страхования, адрес (включая почтовый индекс), дату рождения сотрудников моложе 19 лет, пол и род занятий
    • Время и день начала рабочей недели сотрудника
    • часов в день и общее количество часов за каждую рабочую неделю
    • Основа, на которой выплачивается заработная плата сотрудников (например,г., 9 долларов в час, 440 долларов в неделю)
    • Обычная почасовая оплата
    • Общий дневной или еженедельный заработок без перерыва (без сверхурочной работы)
    • Итого еженедельная сверхурочная работа
    • Общая заработная плата, выплаченная за период оплаты труда
    • Дата платежа и платежный период, охватываемый платежом

Определенные записи, на которых основывается расчет заработной платы — табели учета рабочего времени, сдельные рабочие билеты, таблицы ставок заработной платы, графики работы и расписания, а также записи о прибавках к заработной плате или удержаниях из нее, — должны быть хранился два года.Работодатели также обязаны вести учет заработной платы в соответствии с Законом о дискриминации по возрасту в сфере занятости (для предприятий с 15 и более сотрудниками), американцы с Закон об инвалидах (для предприятий с 20 и более сотрудниками) и Закон о семейных и медицинских отпусках (для предприятий с 50 и более сотрудниками).

  • Персонал. Комиссия по равным возможностям трудоустройства требует, чтобы компании вели кадровый учет в течение одного года. Записи, которые должны вести частные работодатели, включают:
    • Заявки, поданные заявителями
    • Записи, касающиеся приема на работу, продвижения по службе, перевода, увольнения или увольнения
    • Ставки заработной платы и компенсаций
    • Владение
    • Отбор для обучения или ученичества

Дополнительные записи об отпуске и больничном времени, а также другая информация о посещаемости должны храниться в течение трех лет.А также план льгот (пенсионные, оздоровительные и оздоровительные программы) документы должны храниться в течение шести лет в соответствии с Законом о пенсионном обеспечении сотрудников.

Налоговая отчетность. Хотя бизнес, которым вы занимаетесь, влияет на тип документации, которую вы должны вести для целей федерального налогообложения, в ваших книгах должен отражаться ваш валовой доход, а также ваши отчисления и кредиты. Кроме того, необходимо сохранять подтверждающие документы для покупок, продаж, заработной платы и других деловых операций.В частности, документация, показывающая ваш валовой поступления, инвентарь, расходы и активы должны быть сохранены. Эти записи должны храниться до тех пор, пока они могут потребоваться для выполнения любого положения Налогового кодекса, т. Е. до тех пор, пока не истечет срок давности этого возврата. Как правило, этот период составляет три года, если только вы не предоставите отчет о доходах, о которых следует сообщить, не подадите декларацию или не подадите мошеннические возврат — в этих случаях применяются более длительные сроки исковой давности.Кроме того, налоговая отчетность по найму должна храниться не менее четырех лет после даты наступления срока уплаты или уплаты налога.

Отчеты о травмах. Для многих предприятий с десятью и более сотрудниками Управление по охране труда требует записи, показывающие серьезные заболевания, связанные с работой, и травмы сохраняются не менее пяти лет. Кроме того, работодатели должны ежегодно заполнять и публиковать резюме, даже если в течение года не было серьезных заболеваний или травм.Определенная низкая опасность отрасли частично освобождены от этих требований.

Следующие заболевания или травмы считаются серьезными:

  • Несчастные случаи на производстве
  • Связанные с работой травмы или заболевания, вызывающие потерю сознания, пропущенные рабочие дни, ограничения работы или перевод на другую работу
  • Производственные травмы, требующие лечения помимо оказания первой помощи
  • Случаи рака, хронических необратимых заболеваний, связанных с работой, переломов или трещин костей или зубов, а также проколов барабанных перепонок

Для случаев укола иглой и острых травм, удаленных по медицинским показаниям, потери слуха, туберкулеза и опорно-двигательного аппарата применяются особые критерии регистрации.

Примечание: Хотя приведенная выше информация о сотрудниках, налоговых записях и записях о травмах объясняет, что может требоваться в соответствии с федеральным законом, не забывайте также соблюдать требования любого штата и местные требования к ведению документации для этих территорий.

Требования к государственному учету для субъектов предпринимательства. Законы штата, регулирующие различные формы бизнеса, такие как товарищества, общества с ограниченной ответственностью и корпорации, требуют, чтобы каждый из этих видов бизнеса вел определенные записи.Например, партнерство обычно должно вести текущий список имен и адресов каждого из партнеров, соглашение о партнерстве, налоговые декларации, финансовые отчеты и другие документы, касающиеся бизнеса. Аналогичные требования обычно существуют для компаний с ограниченной ответственностью. Корпорации, как правило, должны вести более обширные и сложные записи в соответствии с законодательством штата.

Лицензии и разрешения. Большинству предприятий необходимо получить какую-либо лицензию или разрешение на легальную деятельность в соответствии с местным, государственным или федеральным законодательством.Например, парикмахеры и врачи требуются профессиональные лицензии, предприятия, которые продают товары или услуги, должны получать лицензию или разрешение на налог с продаж, а некоторые отрасли, регулируемые на федеральном уровне, такие как авиация, алкоголь или сельское хозяйство должно получить федеральные лицензии или разрешения. После того, как вы получили все лицензии и разрешения, необходимые для вашего вида бизнеса, вы должны сохранить их в своих записях, так как вы можете приходится показывать их при случае.

Мы здесь, чтобы помочь

Если вам нужна помощь в навигации по лабиринту требований к ведению документации в соответствии с федеральным, государственным или местным законодательством или у вас есть другие вопросы об управлении или ведении бизнеса, позвоните нам.Как бизнес-юристы мы можем предоставить рекомендации, которые помогут вам выполнить свои обязательства и избежать штрафов и пени.

Эта статья является услугой Sky Unlimited Legal Advisory PC, Family Startup Lawyer ™. Мы не ваша традиционная юридическая фирма, мы выделяемся среди остальных, помогая вам принимать информированные и уполномоченные решения о том, как вести свой бизнес на протяжении всей жизни и в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Мы предлагаем полный спектр юридических услуг, включая Сессию по новому бизнес-планированию или Сессию по анализу существующего бизнеса , которая включает обзор всех юридических, страховых, финансовых и налоговых вопросов. системы, необходимые для вашего бизнеса.Вы можете начать с звонка в наш офис по телефону (650) 761-0992 сегодня или забронируйте онлайн, чтобы запланировать сеанс бизнес-планирования, и упомяните эту статью, чтобы узнать, как получить эту сессию за 950 долларов, на бесплатно.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *