Записи в кассовой книге ведутся в экземплярах: III. Ведение кассовой книги и хранение денег / КонсультантПлюс

Содержание

III. Ведение кассовой книги и хранение денег / КонсультантПлюс

III. ВЕДЕНИЕ КАССОВОЙ КНИГИ И ХРАНЕНИЕ ДЕНЕГ

 

22. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

23. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью <*>. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

———————————

<*> При опечатывании книги мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло»), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

 

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

24. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

25. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

26. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

27. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

28. Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

29. В соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке приведены в

Приложении N 2.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложении N 3.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

30. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

31. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй — отсылается в страховую компанию, третий — высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый — остается у предприятия.

32. После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

33. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

34. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

35. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор, предусмотренный

пунктом 32.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

36. На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор, предусмотренный пунктом 32,

и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора, предусмотренного пунктом 32.

Первый экземпляр — лист — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

Первый экземпляр — лист

Cтраница 1

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.  [1]

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге.  [2]

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.  [3]

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой, чернилами или химическим карандашом. Первые экземпляры листов ( линованные) остаются в кассовой книге, а вторые ( отрывные) — служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира второй отрывной лист ( нелинованный) с приходными и расходными кассовыми документами за его подписью в кассовой книге.  [4]

После совершения денежных операций кассир погашает кассовые ордера и другие документы штампом или надписью от руки: Получено ( на приходных документах) и Оплачено ( на расходных документах) с указанием даты получения или оплаты, а затем записывает их в кассовую книгу, в которой ведутся записи химическим карандашом под копирку. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые, с приложением всех документов по приходу и расходу наличных денег, являются отчетом кассира и передаются под расписку в бухгалтерию.  [5]

Записи в кассовой книге ведутся в 2 — х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.  [6]

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.  [7]

Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.  [8]

Записи в кассовой книге ведутся в 2 — х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.  [9]

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.  [10]

Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой, химическим карандашом или чернилами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.  [11]

Записи в кассовой книге ведутся в 2 — х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Каждый лист кассовой книги состоит из 2 — х частей: первая из них с горизонтальной линовкой заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая ( без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов являются отрывными и они служат отчетом кассира.  [12]

На каждом предприятии заводится только одна К. Она заранее должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью; количество листов заверяется подписями руководителя и главного ( старшего) бухгалтера предприятия. Первые экземпляры листов остаются в книге, а вторые — отрываются. Ежедневно кассир подсчитывает по К.  [13]

КАССОВАЯ КНИГА предназначена для учета движения и состояния денежных средств в кассе. В каждой организации ведется только одна кассовая книга — прошнурованная, с пронумерованными страницами, заверенная подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепленная сургучной печатью организации. Записи в кассовой книге производятся, как и во всех денежных документах, чернилами или химическим карандашом в двух экземплярах под копирку. При этом первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые ( отрывные) экземпляры, пронумерованные теми же номерами, передаются в бухгалтерию хозяйства в качестве отчета кассира с приложенными к ним первичными документами.  [14]

Указанным положением определено, что для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведут в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов отрывные и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруют одинаковыми номерами.  [15]

Страницы:      1    2

Подшивать ли второй лист кассовой книги?

О порядке брошюрования кассовой книги, а также о том, требуется ли передавать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист, рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ираида Башкирова и Елена Королева.

 

Верно ли утверждение, что с 01.01.2012 отменено требование для кассовой книги, формируемой с применением технических средств, по оформлению в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», то есть теперь не нужно распечатывать и подшивать вкладной лист? В каком порядке подшивать листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств?

Листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах и подшиваются в хронологической последовательности, по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

В каком порядке брошюровать листы кассовой книги организация вправе определить самостоятельно.

Обоснование вывода. Согласно п. 5.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение), действующего с 1 января 2012 года, для учета поступающих в кассу наличных денег и выдаваемых из кассы юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.

Кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее — технические средства).

Указания по заполнению кассовой книги (форма N КО-4) на бумажном носителе утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, согласно которым каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая — заполняется кассиром как второй экземпляр. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах (абзац пятый п. 2.5 Положения).

При этом распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

До 1 января 2012 года действовал Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (признан утратившим силу Указанием ЦБР от 13.12.2011 N 2750-У). Пунктом 24 указанного Порядка было предусмотрено, что ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В действующем с 1 января 2012 года Положении требование о передаче в бухгалтерию в качестве отчета кассира второго листа кассовой книги отсутствует.

Такое требование предусмотрено только для обособленных подразделений пунктом 5.6 Положения, согласно которому обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги (в случае оформления кассовой книги на бумажном носителе) или второй экземпляр листа кассовой книги, распечатанный на бумажном носителе (в случае оформления кассовой книги с применением технических средств) головному предприятию.

Напомним, что в соответствии с ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (далее — ПБУ 1/2008) совокупность способов ведения бухгалтерского учета организации является ее учетной политикой. Одним из способов ведения учета является организация документооборота (п. 2 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 учетной политикой организации утверждаются в том числе правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Согласно п. 7 ПБУ 1/2008 при формировании учетной политики организации по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством РФ и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Организация может самостоятельно разработать способ ведения бухгалтерского учета, если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности.

Следовательно, организация вправе самостоятельно решить, в каком порядке подшивать листы кассовой книги, сформированные с применением технических средств и распечатанные на бумажном носителе и утвердить его в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.

По нашему мнению, первые листы кассовой книги, сброшюрованные не реже одного раза в календарный год, формируют непосредственно кассовую книгу.

Вторые экземпляры кассовой книги, оформленные с применением технических средств, распечатанные на бумажном носителе, могут служить отчетом кассира, который сдается кассиром в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в порядке, предусмотренном организацией.

Как заполнять кассовую книгу (образец)

В кассовой книге осуществляется учет всех операций по учету всех операций по приходу и расходу. Все организации должны вести данный документ, так как он является обязательным для заполнения. В связи с этим все кассиры организаций должны знать, как заполнять кассовую книгу.

Заполнение книги

Кассовую книгу можно заполнить двумя вариантами: книга с вертикальным расположением страниц и книга с горизонтальным расположением.

  1. Если листы в книге расположены вертикально, все сведения за трудовой день находятся на одном листе. В этом случае отчет кассира может оформляться любым из двух способов:
    • Отчет кассира заполняется на следующей странице журнала. На первом и втором экземпляре проставляется один и тот же номер. Между ними кладут копирку, через которую делаются записи шариковой ручкой (можно чернилами). Первые экземпляры остаются в книге, а вторые – отрываются.
    • Кассир заполняет свой отчет на специальном вкладном листе. Нумерация в книге является сплошной. На чистом вкладном листе пишут «отчет кассира за дату …». Все записи на этом листе делаются через копирку.
  2. Если страницы в книге располагаются горизонтально, все листы в ней разделяются на две части. Одна часть разлинована горизонтальным способом, ее заполняют в качестве первого экземпляра. Вторая часть горизонтальной разлиновки не имеет, она является вторым экземпляром лицевой и оборотной стороны. Ее заполнение происходит через копирку шариковой ручкой. Для того, чтобы ее заполнить, лист сгибают по специальной линии, подкладывая отрывной лист под неотрывной, и кладя между ними копирку.

И первая, и вторая часть страницы должна быть пронумерована одним и тем же номером. Первая часть остается в самой книге, а вторая – отрывается и передается главному бухгалтеру. Она является отчетом кассира за день.

Содержание книги

На титульном листе должны быть прописаны следующие сведения:

  • Если книга ведется юридическим лицом – полное название компании, с указанием организационной формы;
  • Если книга ведется предпринимателем – инициалы этого предпринимателя;
  • Период времени, на которую заводят книгу;
  • Код ОКПО;
  • Если книга ведется филиалом – название подразделения.

Касаемо самой книги, сведения вносятся в готовую форму. На каждый рабочий день отведена отдельная страница, в которую вносят операции, как по приходу, так и по расходу. В конце каждого дня подводится итог, подсчитывается остаток наличности в кассе.

Инструкции по заполнению

Заполнять кассовую книгу нужно в строгом соответствии со следующими инструкциями:

  • В самом верху листа должна быть проставлена дата заполнения и номер страницы.
  • Начинают заполнять книгу со строчки «остаток на начало дня». В ней прописывается сумма, оставшаяся в кассе на начало трудового дня. Данная сумма переносится с предыдущего листа.
  • В поле «номер документа» ставят порядковый номер ордера по приходу или расходу.
  • В следующей графе пишется, от кого получен или кому выдан ордер. Если это физическое лицо – его инициалы, а если юридическое лицо – название компании.
  • Обязательно должен быть прописан номер кор. счета. Данное поле заполняют только юр. лица, гражданам этого делать не нужно.
  • После этого заполняются графы «расход» и «приход», в зависимости от содержания операции. В них проставляют суммы цифрами, копейки пишут через запятую.
  • Следует помнить, что каждая операция должна быть внесена в книгу сразу после ее осуществления.
  • Поле «перенос» необходимо в тех случаях, когда сведения переносятся на следующую страницу, в ней записывают сумму операций со всех предыдущих строк.
  • В строчке «остаток на конец дня» указывают сумму, оставшуюся в кассе на конец трудового дня.
  • Незаполненные строчки перечеркивают буквой Z. Делается это для того, чтобы не было возможности дозаполнить пустые поля.
  • В конце листа прописываются инициалы кассира и бухгалтера. Также они проставляют свои подписи, и указывают число ордеров отдельно по приходу и отдельно по расходу.

Сшивание книги

Перед тем, как начать использовать кассовую книгу КО-4, ее нужно прошить. Порядок ее сшивания напрямую зависит от того, каким способом она ведется:

  • Если книга покупная, она прошивается сразу. Перед тем, как начать ее использовать, нужно:
  • Проставить на всех страницах номера;
  • Сшить все страницы;
  • На последней странице написать общее число листов;
  • Поставить штамп;
  • Главный бухгалтер или управляющий компании должны проставить свои подписи.
  • Если книгу распечатываются на компьютере, ее сшивают в конце года. В течение всего года ответственный сотрудник заполняет листы и хранит их в специальной папке, а в конце года сшивает их по общим правилам.

Бланк кассовой книги

Скачать бланк (Word).

Образец заполнения кассовой книги

Скачать образец (Word).

Кассовая книга — это… Что такое Кассовая книга?

Регистр учета наличных денежных средств организации.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой (разрешается вести кассовую книгу автоматизированным способом, см. далее). Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

п. 22-35 Письма ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Словарь: бухгалтерский учет, налоги, хозяйственное право. — М.: СБИ. С. М. Джаарбеков. 2001.

27 Порядок ведения кассовой книги

Порядок ведения кассовой книги

Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу. (Приложение № 7).

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

Лекция «Лекция 13» также может быть Вам полезна.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.

Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги». (Приложение № 8). Одновременно с ней формируется распечатка «Отчет кассира» (Приложение № 2). Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

Как сформировать кассовую книгу в 1С 8.3 Бухгалтерия

Если организация производит какие-то действия с наличными деньгами, она обязана регистрировать их в учете согласно утвержденному в РФ Порядку кассовых операций. Каждое движение «налички» должно фиксироваться кассовым документом – приходным или расходным кассовым ордером.

Кроме того, необходимо вести кассовую книгу по форме КО-4, в которой будут записаны операции за каждый «кассовый день» (то есть за каждый день, когда имело место получение наличных денег и/или их выдача). Каждый лист книги оформляется в двух одинаковых экземплярах: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира.

Кассовую книгу можно вести как вручную (в этом случае листы перед началом ведения прошиваются и опечатываются), так и в программе компьютерного учета. В «1С Бухгалтерия 8.3» кассовая книга реализована как отчет. Бухгалтеру или кассиру не нужно делать для нее отдельные записи, тем более в двойном варианте. Достаточно заносить в программу первичные документы по поступлению и выдаче наличных. Кассовая книга в 1С сформируется автоматически на их основании.

Настройка кассовой книги в 1С 8.3

Перейти в кассовую книгу в программе 1С можно по соответствующей кнопке в журнале кассовых документов (который доступен в разделе «Банк и касса», подраздел Касса – Кассовые документы):

По нажатию кнопки открывается форма настройки отчета «Кассовая книга». В ней нужно выбрать период, за который формируется книга. Обычно по умолчанию установлен период 1 день, но программа позволяет указать любой период, при этом листы книги будут сформированы за каждый кассовый день.

Если учет в базе ведется по нескольким организациям, также нужно выбрать организацию. Кроме того, по кнопке «Показать настройки» можно дополнительно настроить отображение книги.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В настройках доступен выбор параметров:

  • Формирование книги по основной деятельности либо по деятельности платежного агента.
  • Формировать обложку и завершающий лист. Обычно это делают по завершении года. Если поставить данный флаг, первым листом книги будет обложка с данными организации, а на последнем листе будет выведено итоговое количество листов для прошнуровки, поля для подписей главбуха и руководителя, место для печати.
  • Выводить основания кассовых ордеров. При установленном флаге в строках кассовой книги появляются данные, которые были указаны в кассовых документах в поле «Основание». Если флаг не установить, то основания не будут отображены в кассовой книге.
  • Нумерация листов кассовой книги. Настройка доступна, когда книга формируется не с 1 января. Если часть листов кассовой книги уже была напечатана ранее, пользователь может ввести № листа, с которого следует продолжить нумерацию.
  • Кассир и бухгалтер. По умолчанию здесь отображаются ответственные лица из настроек организации. Но есть возможность выбрать других вместо них (доступен выбор из справочника «Физические лица»).

Формирование и печать кассовой книги из 1С

Кассовая книга формируется по кнопке «Сформировать». В каждой строчке содержится номер документа, сведения — от кого получено или кому выдано (если включен вывод оснований, то здесь же указано основание кассового ордера), корреспондирующий бухгалтерский счет, суммы прихода и расхода наличных.

Кроме того, на листе указаны дата, номер листа, остатки на начало и на конец кассового дня, итоговые суммы прихода и расхода за день, место для подписи кассира. Каждый лист сразу выводится в двух экземплярах. По кнопке «Печать» книгу можно распечатать.

Как и другие отчеты, кассовая книга не сохраняется в программе, а формируется каждый раз на основании имеющихся проведенных документов.

Смотрите наше видео про учет кассовых операций в 1С:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Кассовая книга продаж и покупок / расходов

Кассовая книга — это центральная запись всех денег, которые поступают и уходят из вашего бизнеса — часто называемые денежными потоками.

Чтобы заполнить кассовую книгу, вам необходимо собрать и сохранить:

  • корешков чековых книжек
  • аннулированных чеков
  • банковских расчетных книжек
  • банковских выписок
  • копий ваших собственных счетов
  • квитанций и накладные
  • счета-фактуры ваших поставщиков
  • квитанции по всем покупкам за наличные, кассовым чекам и т. д.
  • квитанции о денежных переводах от клиентов
  • копий платежей, произведенных или полученных с использованием систем онлайн-банкинга
  • выписок по кредитной или дебетовой карте
  • кредит и квитанции / ваучеры по операциям с дебетовой картой

Разумно вести отдельные записи для продаж и покупок (квитанции и платежи).Если ваш оборот превышает 85 000 фунтов стерлингов (порог регистрации НДС), это поможет вам рассчитать ваши обязательства по НДС — разницу между НДС, который вы возвращаете, и вашей общей суммой НДС с продаж.

Шаблоны кассовой книги

См. Примеры таблиц ниже:

Кассовая книга для продаж

Дата Клиент Полученная сумма
Продажа за наличные Чек Кредит
/ дебетовая карта
Банк Суммы уплаты

Загрузите нашу таблицу кассовой книги для продаж (XLS, 19K).

Кассовая книга для покупок и расходов

Дата Поставщик Оплаченная сумма Выплаченные наличные Оплаченный чек Оплаченная кредитная / дебетовая карта

Загрузите нашу кассовую книгу для покупок и расходов (XLS, 19K).

Запись типа расходов — деловых или личных — поможет при заполнении вашей годовой налоговой декларации и декларации по НДС (если вы зарегистрированы для НДС).Вам нужно будет уметь различать «допустимые» и «недопустимые» расходы.

Проверьте отдельные записи в своей кассовой книге с выпиской из банка, чтобы получить товары, оплаченные непосредственно на свой банковский счет. Если вы платите чеком, вам также следует убедиться, что они были должным образом кредитированы вашими поставщиками.

Сводка кассовой книги

Сводка кассовой книги выверяет итоги продаж кассовой книги и покупок и расходов кассовой книги.Это поможет вам проверить, каков ваш начальный и конечный баланс, и поможет вам отслеживать, как работает ваш бизнес.

Сводка кассовой книги (сверка)

900 45 Общая сумма платежей за период (H)
Дата Сумма
Начальный остаток денежных средств (A)
Кассовые поступления (B)
Банковские наличные (C)
Выплаты наличными (D)
Остаток денежных средств на конец периода (E)
Дата Сумма
Остаток на начальном чековом счете (F)
Общая сумма выплат за период (G)
Остаток на расчетном счете на конец периода (I)

Загрузите сводную таблицу нашей кассовой книги (XLS, 19K ).

Чтобы достичь конечного остатка денежных средств (E), расчет будет (A + B) — (C + D) = E.

Для достижения конечного остатка чекового счета (I) расчет будет ( F + G) — H = I.

Конечный остаток денежных средств (E) всегда должен быть равен наличным деньгам. Если этого не произошло, необходимо изучить расхождение. Это может быть из-за неотписанной квитанции или платежа.

Заключительный остаток на чековом счете (I) всегда должен быть равен остатку в банковской выписке на конец рабочего дня в тот же день, когда был открыт чековый счет, с учетом непредставленных чеков или банковских операций.

Малым предприятиям с простой структурой может быть достаточно приведенной выше кассовой книги. Однако ведение бухгалтерских книг продаж и покупок, как показано ниже в этом руководстве, позволит вам регистрировать продаж, покупок в кредит и отслеживать суммы, причитающиеся вам по продажам и с вашей стороны по покупкам. Это упростит управление денежным потоком.

Многие компании предпочитают использовать бухгалтерское программное обеспечение , чтобы помочь им более эффективно управлять счетами. Это может сделать процесс более быстрым и простым.Использование программного обеспечения для бухгалтерского учета также может упростить процесс электронной подачи документов. См. Компьютеризацию финансовых отчетов.

кассовая книга — бухгалтерия

Кассовая книга — это книга исходных записей, в которой подробно регистрируются операции, относящиеся только к денежным поступлениям и платежам. Когда наличные деньги получены, они вводятся в дебетовую или левую часть. Аналогичным образом, когда выплачиваются наличные, они записываются в кредит или в правую часть кассовой книги.

Кассовая книга, хотя и служит целям кассовой книги исходной записи, а именно кассовой книги, на самом деле представляет собой кассовый счет в бухгалтерской книге, отдельно связанный для удобства. Это больше бухгалтерская книга, чем журнал. Это журнал, так как в нем хронологически фиксируются кассовые операции. Это бухгалтерская книга, поскольку она содержит секретные записи всех операций с наличными деньгами. Остатки кассовой книги отражаются в пробном балансе и балансе.

Ваучеры:

Для каждой записи в кассовой книге должен быть соответствующий ваучер.Ваучеры — это документы, подтверждающие оплату и квитанции. При получении денег плательщику обычно выдается распечатанная квитанция, но корешок или его копия остается у кассира. Копии квитанций называются дебетовыми чеками, и они поддерживают записи, появляющиеся на дебетовой стороне кассовой книги. Аналогичным образом, когда производится платеж, получатель получает квитанцию. Эти квитанции известны как кредитные ваучеры. Все дебетовые и кредитные ваучеры имеют последовательную нумерацию.Для удобства количество ваучеров указано рядом с соответствующими записями. Для этого с обеих сторон кассовой книги предусмотрены столбцы.

Балансировочная кассовая книга:

Кассовая книга уравновешивается в конце заданного периода путем внесения излишка дебета на стороне кредита как «уменьшенным сальдо», чтобы обе стороны пришли к согласию. Затем сальдо отображается на дебетовой стороне с помощью надписи «Снизить баланс», чтобы начать следующий период. Поскольку никто не может заплатить больше, чем он фактически получает, кассовая книга, учитывающая только наличные деньги, никогда не может показать кредитовый баланс.

Формат:

Вот простой формат кассовой книги:

Дата

Сведения

Л.Ф.

Сумма

Дата

Сведения

Л.Ф.

Сумма

Кассовая книга с одной колонкой :

Определение и объяснение:

Кассовая книга с одной колонкой регистрирует только кассовые поступления и платежи.Он имеет только по одному денежному столбцу на каждой из дебетовой и кредитной стороны кассовой книги. Все кассовые поступления вводятся на дебетовой стороне, а денежные выплаты — на кредитную.

При составлении кассовой книги в одну колонку следует иметь в виду следующие моменты:

  1. Страницы кассовой книги вертикально разделены на две равные части. Левая часть предназначена для записи квитанций, а правая — для записи платежей.

  2. Быть кассовой книгой с остатком, перенесенным из предыдущего периода, или с того, что мы начинаем.Он отображается вверху слева как «Балансировать» или «В капитал» в случае нового бизнеса.

  3. Запишите операции по дате.

  4. Если на счет поступает какая-либо сумма наличных денег, название этого счета вводится в столбце с подробностями под словом «Кому» в левой части кассовой книги.

  5. Если какая-либо сумма оплачивается по счету, название счета записывается в колонке с подробностями под словом «By» в правой части кассовой книги.

  6. Он должен быть сбалансирован в конце данного периода.

Проводка:

Сальдо на начало периода не проводится, но другие записи, появляющиеся на дебетовой стороне кассовой книги, проводятся по кредиту соответствующих счетов в бухгалтерской книге, а записи, появляющиеся на кредитной стороне кассовой книги, проводится по дебету соответствующих счетов в бухгалтерской книге.

Формат одноколоночной кассовой книги:

Ниже приведен формат кассовой книги в одну колонку:

Дата

Сведения

Л.F.

Сумма

Дата

Сведения

Л.Ф.

Сумма

Пример:

Запишите следующие операции в простую кассовую книгу и проведите в бухгалтерскую книгу:

1991

янв.1

Наличными

15 000

«6

Купленные товары за наличные

2,000

«16

Получено от Акбара

3,000

«18

Выплачено Бабару

1,000

«20

Продажа за наличный расчет

4,000

«25

Платный за стационарный

60

«30

Выплачено по заработной плате

1,000

«31

Купленная офисная мебель

2 000

Решение:

Кассовая книга

Дата

Сведения

Л.F.

Сумма

Дата

Сведения

Л.Ф.

Сумма

1991

1 января

16

20

К балансу б / д

до Акбара

К продаже а / с

К балансу б / д

15 000

3,000

4,000

22 000

15,940

янв.6

18

25

30

31

По закупкам а / с

Бабар

Стационарно

По зарплате а / с

Мебель с кондиционером

По балансу к / д

2,000

1,000

60

1,000

2,000

15,940

22 000

Акбар

1991
янв.16


Наличными

Кассовая книга с двумя столбцами или с двумя столбцами Кассовая книга — это книга, состоящая из двух отдельных столбцов на стороне дебета, а также стороне кредита для записи денежных средств и дисконта. Во многих случаях трейдер обычно разрешает или получает небольшую надбавку за счет взносов или в счет них. Эти скидки предназначены для своевременного урегулирования счетов. В некоторых сферах деятельности почти все поступления или платежи сопровождаются такими скидками, и во избежание ненужных проводок в кассовой книге вводятся отдельные столбцы для записи полученных или разрешенных скидок.Эти столбцы скидок являются столбцами только для справок. Они не формируют дисконтный счет. В столбце скидок на дебетовой стороне кассовой книги будут регистрироваться разрешенные скидки и скидки на полученные скидки.

Сообщение:

Кассовые столбцы будут разнесены так же, как и кассовые книги с одним столбцом. Но что касается столбца скидок, то каждая разрешенная позиция (сторона доктора кассовой книги) будет проводиться в кредит соответствующих лицевых счетов. Аналогичным образом каждая полученная скидка будет проводиться по дебету соответствующего лицевого счета.Итоговая сумма в столбце скидки на дебетовой стороне кассовой книги будет разнесена на дебетовую сторону дисконтного счета в бухгалтерской книге, а сумма в столбце скидки на кредитной стороне кассовой книги на кредитной стороне дисконтного счета. Столбцы скидок не сбалансированы, как столбец денежных средств в кассовой книге столбца буксировки.

Формат двухколоночной кассовой книги:

Дебетовая сторона Кредитная сторона

Дата Сведения В.№ L.F. Скидка Наличные Дата Сведения В. Л.Ф. Скидка Наличные

Пример двухколоночной кассовой книги:

Из следующих транзакций запишите кассовую книгу в две колонки и проведите в бухгалтерскую книгу:

1991
янв.1 Наличные $ 2 000
«7 Получено от Riaz & Co. 200 долларов США; допустимая скидка $ 10
«12 Продажа за наличные 1000 долларов США
«15 Заплачено сыновьям Захура 500 долларов; полученная скидка $ 15
«20 Купленные товары за наличные 300 $
«25 Получено от Салмана 500 долларов; допустимая скидка $ 15
«27 Выплачено Hussan & Sons 300 долларов.
«28 Купил мебель за наличные 100 $
«31 Оплаченная аренда $ 100

Решение:

Кассовая книга

Дебетовая сторона Кредитная сторона

Дата Сведения В. Л.Ф. Скидка Наличные Дата Сведения В.№ Л.Ф. Скидка Наличные

1991
1 января
«7
» 12
«25

1991
1 февраля


Баланс б / д
Риаз и Ко.
Продаж а / с
Салман

Баланс б / д

10

15


2,000
200
1,000
500

1991
5 января
«20
» 27
«28
» 31


By Zahoor & Sons
При покупке a / c
By Hussan & Sons
By Furniture a / c
By Rent a / c
By Balance c / d

15

500
300
300
100
100
2400
25 3,700 15 3,700

2,400

Riaz & Co.

1991
7 января


Наличными
Скидками

$
200
10

Счет продаж

1991
12 января


Наличными

$
1,000

Счет Salman


1991
янв.25


Наличными
Скидками

$
500
15

Счет Бабар

1991
18 января


Наличными

$
1,000



Захур Счет

1991
15 января


Обналичить
Скидка

$
500
15



Счет покупок

1991
янв.20


Наличными

$
300



Hussan & Sons

1991
27 января


Наличными

$
300



Мебельный счет

1991
янв.28


Наличными

$
100



Счет аренды

1991
31 января


Наличными

$
100



Дисконтный счет

1991
янв.31


К разным товарам по кассовой книге

Кассовая книга с тремя столбцами или Кассовая книга с тремя столбцами — это кассовая книга, в которой с каждой стороны по три столбца — дебетовая и кредитная. Один используется для записи кассовых операций, второй — для записи банковских операций, а третий — для записи полученной и уплаченной скидки.

Когда трейдер ведет банковский счет, возникает необходимость регистрировать суммы, внесенные в банк, и снятия с него.Для этого с каждой стороны кассовой книги добавлен один дополнительный столбец. Одно из основных преимуществ трехколоночной кассовой книги модели заключается в том, что она очень полезна для бизнесменов, поскольку позволяет быстро отображать наличные деньги и банковские депозиты

Написание трехколоночной кассовой книги:

Начальное сальдо:

Поместите начальное сальдо (если есть) по кассовым сборам и наличным в банке на дебетовой стороне в столбцах кассовой книги и банка. Если начальное сальдо является кредитовым сальдо (овердрафт), то оно будет помещено в кредитную часть кассовой книги в столбце банка.

Чек / Чек или получение наличных:

Если чек получен от любого лица и внесен в банк в тот же день, он будет отображаться на дебетовой стороне кассовой книги как «Человеку». Сумма будет отображаться в столбце банка. Если полученный чек не будет депонирован в банк в тот же день, сумма появится в столбце «Кэш». Полученные денежные средства будут отражаться в колонке наличных в обычном порядке.

Оплата чеком / чеком или наличными:

Когда мы производим оплату чеком, в графе «Кредит» отображается «Лицом», а сумма — в столбце банка.Если оплата производится наличными, она фиксируется в обычном порядке в графе «Кэш».

Противоположных записей:

Если сумма вводится на дебетовой стороне кассовой книги, а точная сумма снова вводится на кредитную сторону того же счета, это называется «контрзачетом». Точно так же сумма, введенная на стороне кредита счета, также может иметь контрольную запись на стороне дебета того же счета.

Контракты принимаются, когда:

  1. Наличные деньги зачисляются в банк офисом: Это оплата наличными и чек в банке.Поэтому введите на стороне кредита столбец «Банком», а на стороне дебета — столбец «К оплате». Причина внесения двух записей заключается в соблюдении принципа двойной записи, которая в таких транзакциях завершается, и, следовательно, проводка этих позиций не требуется. Такие записи отмечаются в кассовой книге буквой «С» в столбце

    фолио.
  2. Чек выписан для использования в офисе: Это оплата через банк и получение наличными. Таким образом, введите на дебетовой стороне столбец «В банк», а на стороне кредита — столбец банка «Кассы».

Разрешенные банковские сборы и проценты:

Банковские сборы отображаются на стороне кредита, столбец банка «Банковские сборы». Разрешенные банковские проценты отображаются на стороне дебета, в графе банка «На проценты».

Сообщение:

Метод разноски трехколоночной кассовой книги в бухгалтерскую книгу следующий:

  1. Начальное сальдо кассовой наличности и наличных денег в банке не проводится.

  2. Contra Записи, отмеченные буквой «C», не публикуются.

  3. Все остальные позиции дебетовой стороны будут проводиться по кредиту соответствующих счетов в бухгалтерской книге, а все другие позиции по кредиту будут проводиться по дебету соответствующих счетов.

  4. Что касается скидок, то общая разрешенная скидка будет проводиться по дебету дисконтного счета в бухгалтерской книге, а сумма полученной скидки — по кредитной стороне дисконтного счета.

Формат трехколоночной кассовой книги:

Дебетовая сторона Кредитная сторона

Дата Сведения В.№ Л.Ф. Скидка Наличные Банк Дата Сведения В. Л.Ф. Скидка Наличные Банк

Пример трехколоночной кассовой книги:

1 января 1991 года кассовая книга Noorani Stores показала дебетовый остаток наличных денег в размере 1550 долларов и банковского счета в размере 13 575 долларов.В течение января были проведены следующие сделки.

1991
1 января Куплена офисная пишущая машинка за наличные 750 долларов; продажа за наличные $ 315
« Внесенные наличные деньги 500 долл. США
«4 Получен от А. Хусана чек на сумму 2550 долларов в счет частичной оплаты его счета
«6 Оплачивается чеком за приобретенный товар на сумму 1 005 долларов США
«8 Положить в банк чек, полученный от А.Хусан.
«10 Получил от Хаят Хана чек на 775 долларов в счет полного погашения своего счета и предоставил ему скидку в 15 долларов.
«12 Продал товары компании Divan Bros. за 1500 долларов, которые заплатили чеком, депонированным в банке.
«16 Чек выплачен Салману на 915 долларов, получена скидка на 5 долларов
«27 Выплачено Гульзару Ахмаду чеком 650 долларов
«30 Заработная плата выплачивается чеком 1750 долларов США
«31 Положил в банк чек Хаят Хана.
«31 Получил из банка для офиса 250 долларов.

Вы должны ввести вышеуказанные операции в кассовую книгу из трех столбцов и сбалансировать ее.

Решение:

Магазины Noorani


Кассовая книга

Дебетовая сторона Кредитная сторона

Дата Сведения В. Л.Ф. Скидка Наличные Дата Сведения В.№ Л.Ф. Скидка Наличные

1991
1 января
«1
» 3
«4
» 8
«10
» 12
«31
» 31

1991
1 февраля


Для балансировки б / д
Для продажи а / с
Для обналичивания а / с
для хусана
для обналичивания
для Хаята хана
для продажи а / с
для обналичивания
в банк

для баланса б / д

С

С

С
С

15


1,550
1,315

2,550

775

250


13,575

500

2,550

1,500
775

1991
янв.1
«3
» 6
«8
» 16
«27
» 30
«31
» 31


По офисному оборудованию.
Банком
Покупками а / с
Банком
Салманом
Гульзар
Заработной платой
Банком
Наличными
Сбалансированными

С

С

С
С

5


750
500

2,550

775

1,865

1,005

915
650
1,750

250
14,330

15 6,440 18 900 5 6,440 18900

1,865

14,330

Счет продаж

1991
янв.1
«12


Наличными
Наличными

$
1315
1500

А. Хуссан

1991
4 января


Наличными

$
2,550

Хаят Хан


1991
янв.10


Наличными
Скидками

$
775
15

Счет офисного оборудования

1991
1 января


Наличными

$
750



Счет закупок

1991
янв.6


Касса

$
1,005



Салман

1991
16 января


Обналичить
Получить скидку

$
915
5



Гульзар Ахмад

1991
янв.27


Наличными

$
650



Счет заработной платы

1991
30 января


Наличными

$
1,750



Дисконтный счет

1991
янв.31


К разным товарам по кассовой книге

$

15

1991
31 января


Разными товарами по кассовой книге

5

Какие записи мне следует вести

Вы можете выбрать любую систему учета, подходящую для вашего бизнеса, которая четко показывает ваши доходы и расходы. Бизнес, которым вы занимаетесь, влияет на тип документации, которую вам необходимо вести для целей федерального налогообложения.Ваша система ведения документации должна включать в себя сводку ваших деловых операций. Это резюме обычно делается в ваших деловых книгах (например, бухгалтерских журналах и бухгалтерских книгах). В ваших книгах должен быть указан ваш валовой доход, а также ваши вычеты и кредиты. Для большинства малых предприятий текущий счет является основным источником записей в бухгалтерских книгах.

Некоторые предприятия предпочитают использовать программное обеспечение для электронного бухгалтерского учета или какой-либо другой тип электронной системы для сбора и систематизации своих записей.Выбранная вами программа электронного бухгалтерского учета или электронная система должны соответствовать тем же основным принципам ведения учета, которые были упомянуты выше. Все требования, которые применяются к бумажным книгам и записям, также применимы к электронным записям. Для получения более подробной информации см. Публикацию 583 «Начало бизнеса и ведение документации».

Подтверждающие деловые документы

Покупки, продажи, начисление заработной платы и другие транзакции, которые у вас есть в вашем бизнесе, будут содержать подтверждающие документы.К подтверждающим документам относятся квитанции о продаже, оплаченные счета, счета-фактуры, квитанции, депозитные квитанции и погашенные чеки. Эти документы содержат информацию, которую вам необходимо записать в свои книги. Эти документы важно сохранить, поскольку они подтверждают записи в ваших бухгалтерских книгах и налоговой декларации. Вы должны хранить их аккуратно и в надежном месте. Например, сгруппируйте их по годам и типу доходов или расходов.

Ниже приведены некоторые типы записей, которые вам следует вести:

  • Валовая выручка — это доход, который вы получаете от своего бизнеса.Вам следует сохранить подтверждающие документы, в которых указаны суммы и источники вашей валовой выручки. Документы для валовой выручки включают следующее:
    • Кассовые ленты
    • Информация о депозите (продажа наличными и в кредит)
    • Квитанции
    • Счета
    • Формы 1099-MISC
  • Покупки — это товары, которые вы покупаете и перепродаете клиентам. Если вы производитель или производитель, сюда входит стоимость всего сырья или деталей, закупаемых для производства готовой продукции.В ваших подтверждающих документах должны быть указаны получатель платежа, уплаченная сумма, подтверждение платежа, дата совершения платежа, а также должно быть включено описание предмета, чтобы показать, что сумма была предназначена для покупок. Документы на покупку включают следующее:
    • Аннулированные чеки или другие документы, подтверждающие платеж / переведенные электронные средства
    • Кассовые кассеты
    • Квитанции и выписки по кредитным картам
    • Счета
  • Примечание. Для подтверждения всех элементов покупки может потребоваться комбинация подтверждающих документов.
  • Расходы — это расходы, которые вы несете (кроме покупок) для ведения вашего бизнеса. В ваших подтверждающих документах должны быть указаны получатель платежа, уплаченная сумма, доказательство платежа, дата оплаты, а также должно содержаться описание приобретенного товара или полученной услуги, которое показывает, что сумма была покрыта коммерческими расходами. К расходным документам относятся:
    • Аннулированные чеки или другие документы, подтверждающие платеж / переведенные электронные средства
    • Кассовые кассеты
    • Выписки со счета
    • Квитанции и выписки по кредитным картам
    • Счета
  • Примечание. Для подтверждения всех элементов расходов может потребоваться комбинация подтверждающих документов.
  • Путевые расходы, транспортные, развлекательные и подарочные расходы
    Если вы вычитаете командировочные, развлекательные, подарочные или транспортные расходы, вы должны иметь возможность доказать (обосновать) определенные элементы расходов. Для получения дополнительной информации см. Публикацию 463 «Путевые расходы, развлечения, подарки и автомобильные расходы».

  • Активы — это собственность, такая как машины и мебель, которой вы владеете и используете в своем бизнесе.Вы должны вести записи для проверки определенной информации о ваших бизнес-активах. Вам нужны записи для расчета годовой амортизации и прибыли или убытка при продаже активов. Документы на имущество должны содержать следующую информацию:
    • Когда и как вы приобрели активы
    • Закупочная цена
    • Стоимость любых улучшений
    • Раздел 179 произведен вычет
    • Отчисления на амортизацию
    • Вычеты за потери в результате несчастных случаев, например в результате пожаров или ураганов
    • Как вы использовали актив
    • Когда и как вы продали актив
    • Цена продажи
    • Расходы по продаже

    Следующие документы могут содержать эту информацию.

    • Счета-фактуры закупок и продаж
    • Заключительные отчеты по недвижимости
    • Аннулированные чеки или другие документы, которые идентифицируют получателя, сумму и подтверждение платежа / переведенных электронных средств
  • Налоги на трудоустройство
    Вы должны вести специальные записи по налогам на трудоустройство. Сохраняйте все записи о занятости не менее четырех лет. Для получения дополнительной информации см. Ведение учета для работодателей и Публикацию 15 Циркуляра E Руководство по налогам для работодателей.

Учет кассовых операций | Вольтерс Клувер

Ведение книги дебиторской задолженности

Вы должны вести счет ГК дебиторской задолженности для каждого клиента, которому вы предоставляете кредит. Разносите расходы по счетам-фактурам из журнала продаж и денежных поступлений в бухгалтерские книги клиентов в конце каждого дня. Кроме того, независимо от того, используете ли вы кассовый аппарат или отдельную книгу кассовых чеков, обязательно проводите кассовые чеки по счету в соответствующие бухгалтерские книги в конце дня.Конечно, ваше программное обеспечение должно уметь заботиться об этом автоматически.

Если вам нравится бумажный след, храните все бухгалтерские книги дебиторской задолженности в одном подшивке, а копии бухгалтерских книг дебиторской задолженности также служат в качестве выписок, которые вы отправляете своим клиентам по почте с просьбой об оплате. Если вы рассылаете их по почте в виде отчетов, каждый месяц начинайте составлять новый лист бухгалтерской книги.

Месячный лист бухгалтерской книги должен начинаться с форвардного сальдо, которое является конечным сальдо за предыдущий месяц.Если ваши бухгалтерские листы не будут дублироваться, как ваши клиентские отчеты, вам не нужно начинать новый лист каждый месяц. Просто ведите постоянную бухгалтерскую книгу для каждого клиента, которая поддерживает текущую сумму баланса клиента.

Для большинства предприятий выписки следует отправлять раз в месяц всем клиентам, имеющим остаток на счете, и включать:

  • начальное сальдо (конечное сальдо предыдущего месяца)
  • все счета, выставленные в течение месяца
  • платежей на счету в течение месяца
  • любые дебетовые или кредитовые авизо
  • конечное сальдо
  • срок оплаты

Отслеживание вашего контрольного счета

Когда вы ежемесячно отправляете по почте выписки своим клиентам, вы должны сверять бухгалтерские книги дебиторской задолженности с контрольным счетом дебиторской задолженности.Контрольный счет — это общий остаток дебиторской задолженности из вашей главной книги.

Начальная сумма дебиторской задолженности плюс начисленные продажи за месяц минус платежи по счету за месяц должны равняться конечной сумме дебиторской задолженности. Сравните эту сумму с суммой регистров дебиторской задолженности отдельных клиентов. Это поможет вам обнаружить любые ошибки в выписках клиентов, прежде чем отправлять их по почте. Ваша бухгалтерская программа должна автоматически уведомлять вас о расхождениях.

Работа с кредиторской задолженностью

Дебиторская задолженность может быть немного забавной — в конце концов, все дело в том, чтобы загребать с трудом заработанные деньги. Счета к оплате (часто называемая A / P), с другой стороны, сосредоточены на неоплаченных счетах бизнеса, то есть деньгах, которые вы должны своим поставщикам и другим кредиторам. Сумма вашей задолженности перед поставщиками указана в качестве текущего обязательства в вашем балансе.

Подготовка документов о кредиторской задолженности

Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, расходы регистрируются в журнале денежных выплат в момент оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит.Если вы имеете дело с определенным поставщиком много раз в течение месяца, вам не нужно регистрировать каждую покупку. Вы можете накапливать все счета за месяц от этого поставщика, а затем записывать одну транзакцию в журнал покупок в конце месяца.

Вы должны вести бухгалтерский учет кредиторской задолженности для каждого поставщика. Расходы из журнала денежных выплат в конце каждого дня проводятся в соответствующую книгу счетов кредиторской задолженности. Книга счетов к оплате — это запись того, что вы должны каждому поставщику.Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически ведет отдельные бухгалтерские книги, а также главную книгу.

Главная книга содержит счет кредиторской задолженности, который является вашим контрольным счетом кредиторской задолженности. Журнал выплат денежных средств содержит столбцы кредиторской и дебетовой задолженности. Покупки в кредит и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно. В конце месяца они суммируются и проводятся на контрольный счет в главной книге.

Как настроить бухгалтерские книги для малого бизнеса

В бизнесе вы должны вести учет своих транзакций в своих книгах.Ваши бухгалтерские книги предоставляют вам место для анализа доходов и расходов вашего бизнеса и определения вашего финансового положения. Организуя и обновляя свои книги, вы можете контролировать свои финансы и принимать разумные бизнес-решения. Но прежде чем вы сможете сделать что-либо из этого, вам нужно научиться настраивать бухгалтерские книги для малого бизнеса.

Как настроить бухгалтерские книги для малого бизнеса: 7 шагов

Мысль о регистрации всех ваших деловых операций может показаться сложной.Но запись транзакций не должна быть сложной задачей. Чем больше вы готовите свои книги, тем легче будет вести учет.

Чтобы обеспечить бесперебойное ведение документации и надлежащее состояние бухгалтерских книг, выполните следующие семь шагов по настройке бухгалтерских книг для малого бизнеса.

1. Выберите метод учета

Первым делом при настройке бухгалтерских книг является выбор метода учета. Вы можете выбрать один из следующих методов бухгалтерского учета:

  • Кассовый метод : наименее сложный метод учета
  • Начисление : Самый сложный метод учета
  • Модифицированный кассовый метод : сочетание кассового метода и начисления

Кассовый учет не требует обширных знаний в области бухгалтерского учета.С помощью этого метода записывайте транзакцию, когда деньги переходят из рук в руки. Это означает, что вы регистрируете доход при получении платежа. В кассовом методе используются только денежные счета (например, расходы, доходы и т. Д.).

Учет по методу начисления требует больших знаний в области бухгалтерского учета и требует больше времени для владельцев малого бизнеса. При начислении вы должны записывать доход при совершении транзакции, с переводом денег или без него. И записывайте расходы при выставлении счета. Метод начисления использует более сложные счета и позволяет регистрировать долгосрочные обязательства.

Модифицированный кассовый метод, или гибридный учет, представляет собой смесь учета по методу начисления и по кассовому методу. Как и при кассовом методе, вы регистрируете доход при его получении и записываете расходы при совершении платежа. Модифицированный кассовый учет использует как кассовый, так и счет начисления.

2. Определите, как вы будете регистрировать транзакции

Как вы планируете регистрировать транзакции в своих книгах? Может быть, вы рассматриваете:

  • Ручная запись транзакций (напр.г., таблица)
  • Наем бухгалтера
  • Использование бухгалтерской программы

Ручная запись транзакций вручную — наиболее трудоемкий вариант записи транзакций. Однако это самое дешевое решение для владельцев малого бизнеса. Когда вы записываете транзакции вручную, вручную учитывайте каждую транзакцию и вычисляйте итоги.

Наем бухгалтера освобождает вас от ведения собственных бухгалтерских книг и совершения типичных бухгалтерских ошибок. Это наименее трудоемкий, но и самый дорогой вариант.Если вы нанимаете бухгалтера, он составит финансовую отчетность и подсчитает итоги за вас.

Бухгалтерское программное обеспечение

— лучшее из обоих миров, когда дело касается сложности и стоимости. Бухгалтерское программное обеспечение — хороший вариант, если вы хотите упростить бухгалтерские процессы и сэкономить время, не платя цену за то, что бухгалтер сделает все за вас. Не говоря уже о том, что вам не нужно беспокоиться о подсчете итогов самостоятельно, поскольку программное обеспечение сделает это за вас.

3.Настроить план счетов

Ваш план счетов, или COA, перечисляет все счета в ваших финансовых отчетах и ​​разбивает ваши деньги на определенные категории. Сертификат подлинности показывает вам все деньги, которые идут в ваш бизнес, а также все деньги, которые уходят.

Ваш план счетов состоит из следующих пяти разделов:

  • Активы
  • Обязательства
  • Собственный капитал
  • Выручка
  • Расходы

Чтобы еще больше разбить счета, вы можете использовать субсчета (например,g., Product Sales) для организации транзакций. По мере роста вашего бизнеса вы можете добавлять другие субаккаунты в свой сертификат подлинности.

4. Открыть коммерческий счет в банке

Совмещение личных и деловых средств — это огромная проблема. Чтобы избежать ошибок в бухгалтерском учете, неточной налоговой отчетности и перерасхода средств, откройте отдельный банковский счет для бизнеса.

Открытие коммерческого банковского счета не только поможет вам организовать ваши записи, но также может создать четкий контрольный журнал для вашей компании.

Для открытия коммерческого банковского счета обычно требуется следующая информация:

  • Номер социального страхования
  • Идентификационный номер работодателя (EIN)
  • Фирменное наименование
  • Бизнес-лицензия
  • Организационные документы (например, статьи организации)

Обратитесь в свое банковское учреждение, чтобы узнать, какую документацию вам необходимо предоставить для открытия коммерческого банковского счета.

5. Определите, как будут платить вашему бизнесу

Ваш бизнес не сможет развиваться, если ваши клиенты не будут вам платить.Чтобы гарантировать, что вы получаете деньги за свои продукты или услуги, установите четкую политику оплаты клиентов.

Определите, какие виды платежей вы будете принимать от своих клиентов. Это может включать:

Если вы продаете клиентам в кредит, вам нужно будет отправлять счета позже после предоставления ваших товаров или услуг. И определите условия оплаты счета-фактуры, такие как формы приемлемого платежа, когда платежи подлежат оплате, куда отправить платеж и штрафы за просрочку платежа.

6. Вести учет расходов

Учет расходов — важная часть бухгалтерского учета.Это помогает вам содержать свои книги в порядке. Кроме того, вы будете благодарить себя за то, что отслеживаете расходы, когда придет время уплаты налогов.

При ведении учета своих расходов не забудьте указать следующее:

  • Квитанции
  • Выписки по банку и кредитным картам
  • Счета
  • Векселя
  • Аннулированные чеки
  • Подтверждение платежа
  • Предыдущие налоговые декларации
  • Формы W-2, 1099-MISC и 1099-NEC

Чем больше документации вы храните в своих записях, тем лучше будет ваш бизнес и бухгалтерские книги.

7. Составьте расписание и установите напоминания

Последнее, что вы хотите сделать, — это отложить регистрацию транзакций в своих книгах. Накапливание транзакций может привести к неорганизованным записям, ошибкам и множеству ненужных стрессов.

Чтобы упростить бухгалтерские обязанности, создайте и придерживайтесь графика или цикла бухгалтерского учета. Ваше расписание начинается с вашего начального остатка на счете и заканчивается, когда вы закрываете свои книги.

Запишите шаги в свой график или цикл и выделите время каждую неделю, месяц и т. Д.просмотреть их и обновить свои записи. Чтобы сделать шаг вперед, подумайте о том, чтобы установить напоминания для себя, чтобы вы знали, когда вам нужно пройти свой цикл и обновить свои книги.

Советы по систематизации книг

Если вы хотите, чтобы бухгалтерские книги вашей компании были точными, держите их в порядке и обновляйте.

Не самый организованный человек? Не волнуйтесь. Воспользуйтесь этими советами, чтобы поддерживать свои книги в идеальном состоянии:

  1. Получите базовые знания о бухгалтерском учете, прежде чем записывать операции в свои книги
  2. Воспользуйтесь бухгалтерским программным обеспечением для оптимизации процессов
  3. Держите бизнес и личные финансы отдельно друг от друга
  4. Отслеживайте все транзакции как можно скорее или регулярно (например,г., 1 раз в неделю)
  5. Найдите способ систематизировать бухгалтерские квитанции и другие документы
  6. Часто просматривайте свои книги, чтобы быть в курсе последних финансовых событий
  7. Не откладывайте запись транзакций на последнюю минуту

Боитесь мысли о том, что вам придется создавать свои бизнес-книги? Если да, у нас есть для вас отличное решение. Онлайн-бухгалтерия Patriot позволяет легко наладить бухгалтерский учет вашей компании. Оптимизируйте способ записи своих транзакций, запустив бесплатную пробную версию бухгалтерского программного обеспечения Patriot прямо сейчас!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 14 февраля 2017 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Базовый учет

Базовый учет

О чем идет речь в этом руководстве

  1. Что вы используете для учета
  2. Важные сведения о бухгалтерском учете и бухгалтерия
  3. Как использовать банковский счет
  1. Открытие счета
  2. Использование чековой книжки
  3. Внесение денег на счета
  4. Выписки с банковского счета
  1. Как вести ежедневный учет
  2. Как вести ежемесячный учет
  1. Мелкая кассовая книга
  2. Кассовая книга
  1. Как составлять годовую финансовую отчетность
  1. Годовая финансовая отчетность и аудит
  1. Как убедиться, что ваши деньги в безопасности

  1. Для чего вы используете бухгалтерию?

Каждая организация должна нести ответственность перед своими членами за использование средства внутри организации.Члены организации размещают свои верят в исполнительную власть, что средства будут использоваться честно для достижения цели организации.

Точно так же, как вам нужно вести записи встреч, писем и членство вы также должны вести учет денег организации. Бухгалтерский учет — это система учета [книг] всех денег, которые вы соберите и все деньги, которые вы потратите

Книги необходимо хранить должным образом по четырем причинам:

  1. Убедиться, что исполком и члены организации можно точно понять, что случилось с деньгами организации.
  2. Чтобы помочь организации составить реалистичные планы относительно того, сколько она может потратить и следить за тем, как расходы соотносятся с бюджетом.
  3. Для подотчетности и прозрачности большинство организаций используют общедоступные или донорские деньги и должны быть в состоянии показать, как был потрачен каждый цент
  4. Для безопасности, чтобы избежать потери денег из-за неправильного управления, коррупции или кражи
  1. Важные сведения о бухгалтерском учете и бухгалтерия

Казначей организации обычно несет ответственность за все деньги и должен иметь возможность предоставлять ежемесячные отчеты о деньгах организаций по адресу исполнительные собрания и годовой отчет на годовом Общем собрании акционеров.

Финансовый учет означает, что:

  • Вы даете регулярные отчеты всем, кто имеет право знать, что организация распоряжается своими средствами.
  • Финансовую информацию имеет руководство организации. необходимо принимать решения о бюджетах и ​​расходах.
  • У вас есть документальное подтверждение получения и выплаты всех денежных средств.

Невозможно составлять отчеты, если у вас нет четких и точная система бухгалтерского учета.Хорошая система бухгалтерского учета зависит от доказательства. это важно, чтобы вы держали каждый лист бумаги, связанный с деньгами, которые потрачены или собраны.

В ваших книгах должно быть указано:

— все деньги, которые поступают в организацию (сбор средств, пожертвования, банковские проценты, гранты, подписки)
  • Расходы
  • — все деньги, которые тратятся организацией (на например, канцелярские товары, текущие расходы, банковские сборы, мастерские, кейтеринг, средства массовой информации производство, аренда помещений, транспорт и т. д.)
  • Остаток
  • — деньги, которые остаются в конце каждого месяца

    Каждая финансовая транзакция проходит следующие этапы:

    1. Транзакция происходит, когда деньги потрачены или получены
    2. Сделка записывается на листе бумаги как доказательство того, что она обычно случается выписка, выданная вами на получение денег, или квитанция, выданная вам поставщиком, за что вы платите.
    3. Затем транзакция записывается в бухгалтерскую книгу, например кассовая книга за все потраченные деньги.
    4. По всем транзакциям составляется сводка, которая записывается в ежемесячном утверждение.
    5. Сводка операций за год записывается в годовом утверждение.

    Для ведения точных бухгалтерских книг вам необходимо иметь следующее;

    • Банковский счет с чековой книжкой
    • Система ежедневного учета квитанций и кассовых чеков
    • Система ежемесячного учета с мелкой кассовой книгой и кассовой книгой для учет и анализ доходов и расходов
    • Формат годовой бухгалтерской отчетности

    Остальная часть этого руководства посвящена тому, как делать все вышеперечисленное.

    1. Как использовать банковский счет

    Наличие банковского счета означает, что банк заботится о ваших деньгах и вам не нужно хранить большие суммы наличных денег. Когда вы платите деньги в банк вы делаете депозит, и когда вы снимаете деньги, вы снимаете их со своего счета.

    Лучший банковский счет — это чековый счет, так как тогда вы получите чековая книжка и можете производить большую часть ваших платежей чеком.Если у вас много деньги, которые вы хотите оставить себе на какое-то время, лучше всего открыть инвестицию счет, а также, где вы получите больший процент.

    1. Открытие счета

    Если вы являетесь частью более крупной организации, такой как национальная организация, вы должны следовать национальным руководящим принципам о том, какой банк использовать. это национальным организациям лучше всего использовать один банк, потому что он осуществляет переводы между разными частями организации проще.

    Если вы местная организация, выберите удобный местный банк и откройте аккаунт на имя вашей организации.

    Банк обычно запрашивает копию вашей конституции, чтобы аккаунт может быть на имя вашей организации. Организуйте с банком, что 3 человека смогут подписывать чеки, и что любые двое из подписавших должен подписать любой конкретный чек. Вам необходимо будет предоставить копии удостоверения личности. документы подписавших.

    Казначей должен быть одним лицом, а секретарь и председатель другие два.Каждый раз, когда казначею нужно заплатить кому-то чеком затем он или она должны получить чек, подписанный секретарем или казначеем, как хорошо. Это мера безопасности, потому что тогда 2 исполнительных члена знают, что каждая проверка используется для.

    1. Использование чековой книжки

    Если у вас есть чековый счет, чековая книжка используется для:

    • Снимите деньги со счета:
    предъявите подписанный чек в банк на сумму, которую вам нужно снять, а затем банк дает вам денежные средства
  • Для оплаты счетов
  • : вы даете лицу / организации, которой вы должны деньги подписанный чек на эту сумму.Затем этот человек или организация платит вам проверить свой банковский счет. Используйте чеки для оплаты сумм свыше 20 рандов. Любой меньшие расходы, такие как чай или молоко, которые вы можете оплатить из мелких наличных (см. Денежные средства).

    Когда вы выписываете чек, вы всегда должны заполнять левую часть чек (корешок) как можно подробнее, чтобы показать, что именно эта проверка использовалась для.

    Никогда не выписывайте чек, если у вас нет другого листа бумаги для подтверждения для чего использовался чек, например, счет от кейтеринга Компания.

    Ниже приведен пример формы заявки на чек, которую вы должны заполните, чтобы вести четкие записи о том, какие чеки выдаются.

    Проверить заявку:
    Дата __________ Контрольный номер ___________ Сумма _____________
    Чек выписан на: ___________________________________________
    Для чего нужны деньги: __________________________________________
    ____________________________________________
    Запрашивает: _______________ Уполномоченный: ______________________
    Приложите счет-фактуру или счет.
    Чеки должны выдаваться, только если:
    1. Вы уверены, что деньги организации могут быть потрачены на товар
    2. Вы заполнили форму заявки на чек и приложили счет-фактура или счет
    3. Подписавшие подписали чек
    4. Вы заполнили корешок в чековой книжке
    5. В банке достаточно денег
    После оплаты убедитесь, что у вас:
    1. Подать заявку и документы в файле для проверки заявки
    2. Вы записываете операцию в кассовую книгу
    1. Внесение денег на расчетный счет

    Когда вы кладете деньги на свой чековый счет, это называется депозит.Вы идете в банк и заполняете депозитную квитанцию, которую получаете в банк. Банк выдаст вам копию квитанции, и ее нужно хранить в файл для вкладов для вашей финансовой отчетности. Напишите номер квитанции на квитанцию ​​о депозите, чтобы вы могли легко определить, какие деньги вы внесли.

    1. Выписки с банковского счета

    Раз в месяц, обычно в середине следующего месяца, вы получаете банк выписка из банка, в которой записаны все чеки, которые были выпущенных в этом месяце, и всех депозитов, сделанных с вашего учетная запись.Итак, примерно 15 ноября вы получите выписку по счету со всеми ваши чеки и депозиты за октябрь.

    Вы должны использовать банковскую выписку, чтобы перепроверить свои финансовые записывает, что все в порядке, и вы должны позволить руководителю увидеть выписка из банка каждый месяц. Убедитесь, что все чеки прошли через банк и что все депозиты зарегистрированы. Также запишите банковские сборы и проценты по расходам и доходам в вашей кассовой книге.

    1. Как вести ежедневный учет

    Самое важное, что вам нужно для ежедневных записей, — это Квитанция для учета доходов и чеков на мелкую кассу для учета мелких затраты.

    1. Квитанция
    — это довольно дешево, и вы можете купить их в местный магазин канцелярских товаров. Когда кто-то передает деньги организации, должен дать ему или ей квитанцию, в которой будет указана сумма, которую они вам дали. Ты отдайте оригинал квитанции человеку и оставьте дубликат в вашем чековая книжка. Получив деньги, сразу же положите их в банк. возможный. Его нельзя использовать в качестве мелкой наличности. Храните депозитную квитанцию ​​как запишите и напишите на нем номер квитанции.Вот пример квитанции:
    Номер 2365

    Получено от: …

    Количество:

    Для: ..

    Дата. рандов центов
    1. Ваучеры для мелких дел
    — всегда нужно иметь при себе немного денег для мелких платежи. Если вам нужно 5 рандов на марки или молоко, вы будете использовать мелкие деньги, чтобы заработать. эти выплаты. Мелкие деньги следует использовать только для оплаты небольших расходов. все остальное проверяйте, так как это намного безопаснее.Исполнительная власть должна решить, сколько денег следует хранить в виде мелкой наличности. Казначей должен использовать чек, чтобы ежемесячно снимать в банке сумму на мелкую наличность. Этот может быть от 50 до 100, в зависимости от того, какие деньги вы тратите каждый месяц на небольшие вещи.

    Исполнительный орган должен решить, сколько денег должно храниться в мелкой кассе и все, что тратится каждый месяц, должно быть возвращено в кассу казначей. Это называется авансовой системой.

    Вся потраченная мелкая наличность должна регистрироваться в ваучере на мелкую кассу. которые можно дешево купить в магазине канцелярских товаров.Кассовые сборы, кассовые чеки или счета, которые вы получаете при оплате чего-либо, также должны храниться. Эти квитанции должны быть прикреплены к талонам на получение наличных.

    Ваучер для оплаты мелких дел
    Дата
    Сколько денег было потрачено на Количество
    Подпись .Имя ..
    Прикрепите кассовый чек.
    1. Как вести ежемесячный учет:

    1. Мелкая кассовая книга

    В конце каждого месяца казначей должен записывать информацию из все купоны на мелкую кассу в кассу.Вы можете использовать обычная школьная тетрадь для мелкой кассы. Сделайте ДВЕ столбца на в правой части страницы под названием ДОХОД и РАСХОДЫ. Вот пример:

    Мелкая кассовая книга за апрель 2001 г.

    Дата

    Детали

    Доход

    Расходы

    ИТОГО

    Остаток: начало месяца [перенесено с прошлого месяца]
    Остаток: конец месяца [предыдущий баланс плюс доход минус расходы] ..

    В поле ДОХОД впишите сумму, которую казначей снял с банка, и положите в мелкую кассу. Под расходной записью все кассовые чеки. В конце месяца вы также должны сбалансировать мелкую кассовую книгу.

    Для балансирования мелкокассовой книги необходимо:
    1. Сложите столбец расходов, чтобы получить общую сумму. Это называется ВСЕГО СТАТЬИ РАСХОДОВ.
    2. Сложите остаток на начало месяца плюс доход за месяц.Затем вычтите из этого количество. Это БАЛАНС на конец месяца.
    3. Убедитесь, что остаток равен сумме денег, оставшихся в мелком кассовый ящик.

    Затем казначей должен пойти в банк и снять сумму ниже общей расходы, чтобы в мелкой кассе снова была та же сумма денег. Это должно быть записано в разделе ДОХОД на странице в книге мелкой кассы для следующий месяц.

    1. Кассовая книга

    Кассовая книга — это запись всех денег, которые входят и выходят из вашего банковский счет.Он должен показать, какие деньги вы получили, какие деньги вы потратили и какая сумма осталась. Вы также должны использовать свою кассовую книгу для проверки выписки по счету

    В конце каждого месяца все записи, которые вы ведете, должны регистрироваться в одна книга, называемая кассовой книгой, которую вы можете дешево купить в канцелярских принадлежностях магазин. Вы также можете составить свою кассовую книгу.

    Записи в кассовой книге включают в себя все банковские депозитные квитанции, чеки, квитанции и кассовая книга.Депозитные квитанции — это записи для ДОХОД. Доход также может поступать от других людей, вкладывающих деньги в ваш счет или от процентов, выплачиваемых банком, ищите их в своем банке утверждение.

    Чеки и мелкая кассовая книга являются записями для РАСХОДОВ. Расходы, такие как банковские сборы и дебетовые поручения, будут отображаться в вашем банке. утверждение.

    Доходы и расходы регистрируются в кассовой книге. Ты использовать две страницы каждый месяц.Вся левая страница — это доход. кассовой книги, а правая страница — расходная часть кассы. книга:

    Пример доходной части кассовой книги (левая страница)

    Сторона дохода называется дебетовой стороной. В этом примере пять основные столбцы на левой странице доходов:

    Кассовая книга апрель 2001 г. ДОХОД

    Номер документа

    Дата

    Детали

    Сбор средств

    Пожертвования

    Гранты

    Подписки

    Банк

    ИТОГО

    1. Квитанция или ваучер №
    2. Дата совершения операции
    3. Реквизиты — имя лица или организации, которые дали деньги
    4. Столбцы анализа [те, которые не выделены жирным шрифтом]: это говорит нам, что какой доход это был и это надо записать в правильном разделе.Для пример сбора средств, пожертвований, грантов, подписок.
    5. Столбец банка: укажите сумму каждой позиции в правом столбце, а также в графе банка при внесении денег.

    Прежде чем записывать свою доходную часть кассовой книги, убедитесь, что у вас есть:

    • Выписка по счету за месяц
    • Копий депозита за этот месяц
    • Квитанции о получении денег за этот месяц
    Пример расходной части кассовой книги (правая страница)

    Расходная часть кассовой книги называется кредитной стороной.

    Кассовая книга апрель 2001 РАСХОДЫ

    Контрольный номер

    Дата

    Детали

    Мелкая наличность

    Мастерские

    Стоимость кампании

    Канцелярские товары

    Банк

    ИТОГО

    Все платежи наличными и чеками, а также банковские комиссии должны регистрироваться на страница расходов.В этом примере есть 5 основных столбцов расходов. страница:

    1. Номер чека: фактический номер чека, а не сумма
    2. Дата каждой проверки
    3. Подробнее. Напишите имя человека / организации, на имя которой выплачивается чек был выписан и для чего использовался чек, например Питание для цеха.
    4. Анализ. Столбцы анализа [те, которые не выделены жирным шрифтом] сообщают вам каковы были ваши расходы, например, текущие расходы, канцелярские товары, транспорт, общественное питание и так далее.Вы должны решить, сколько столбцов вам нужно и какие заголовки, которые нужно использовать для каждого. Убедитесь, что у вас есть основные типы расходы, которые у вас будут в офисе: текущие расходы, канцелярские товары, Мастерские, кампании, разное.
    5. Столбец «Банк»: запишите все снятия средств в банке. Все расходы следует вписать в правую колонку анализа и в колонку банка. Банковские сборы всегда регистрируются по разным статьям.

    Для записи расходной части кассовой книги потребуется:

    • Выписка по счету за месяц
    • Файл чековой заявки
    • Корешки чековой книжки
    Сальдирование кассовой книги — сверка

    После составления кассовой книги вы должны провести линию под каждой стороной и добавить до итогов.Затем вы должны определить баланс того, что у вас осталось. Вы делаете это, записывая следующее:

    Остаток на начало месяца _____________
    Плюс общий доход за этот месяц _____________
    Промежуточный итог _____________
    Итого за вычетом расходов за месяц _____________
    Остаток на конец месяца _____________

    В следующем месяце ваш конечный баланс станет вашим балансом в начале месяц.

    Суммирование столбцов анализа

    Столбцы анализа сообщают нам, какой доход и какие расход там был. Это поможет нам ответить на такие вопросы, как сколько деньги мы получили из провинции или региона за один месяц или сколько мы потратили по эксплуатационным расходам в месяц. Чтобы ответить на этот вопрос, вам нужно иметь итоги для каждый столбец складывается внизу. Когда вы складываете итоги всех столбцов вместе они должны быть такими же, как сумма для столбца банка.

    Выверка банковских счетов

    Вам также следует посмотреть выписку из банка и убедиться, что наличные деньги в книге и в выписке по счету указаны одинаковые остатки. Помните, что ваша кассовая книга может быть раньше вашей банковской выписки, поскольку некоторые люди, возможно, не обналичили чеки, которые вы им выписали. Итак, напишите свою банковскую выверку следующим образом:

    Остаток в выписке из банка: __________
    Минус неоплаченные чеки: __________
    Реальный баланс: __________

    Реальный баланс должен быть таким же, как и в вашей кассовой книге в конце месяца.

    1. Ежемесячный отчет бэков

    Казначей должен предоставлять ежемесячный отчет руководству или руководству. о доходах и расходах организации за предыдущий месяц. Все книги должны быть актуальными для отчета. Казначей должен иметь квитанции, банковские выписки, чековая книжка и корешки, счета-фактуры, мелкая наличность путевки, квитанции и др. при встрече в случае возникновения вопросов.

    1. Как составлять годовую финансовую отчетность и аудит

    В конце каждого года вы должны составлять финансовый отчет для организация, в которой можно дать полное представление о доходах, расходах и баланс за этот год.Доход следует разбить на пожертвования, сбор средств и подписки. Расходы следует разбить на текущие расходы, канцелярские товары, мастерские, кампании и прочее, которое будет включают банковские сборы.

    Казначей должен представить финансовый отчет ГОСА таким образом, чтобы это облегчает понимание людьми. Напишите резюме на газетной бумаге и объясните, что подразумевается под каждым элементом, например, если вы потратите 500 рандов на эксплуатационные расходы, дайте людям представление о том, каковы были эти затраты.Если вы подняли 5000 рандов в сборе средств дают людям разбивку того, какие события и что способствовали. Также неплохо дать людям копию последней банковской выписки. чтобы они могли сами увидеть баланс.

    Если есть возможность, вам следует организовать для независимого бухгалтера проверять свои книги каждый год, чтобы убедиться, что вы все делаете правильно и чтобы вы могли доказать, что ни одна из организаций не получает деньги был неправильно использован. Аудит стоит денег, поэтому лучше попросить волонтера помочь в этом, например, учитель бухгалтерского учета в местной средней школе могу помочь тебе.

    1. Как убедиться, что ваши деньги в безопасности

    Украсть деньги у организаций очень легко. Это может произойти в количество путей:

    • человек могут снимать деньги по чекам, выданным без проверки что надлежащие документы существовали
    • человек могут использовать чеки организаций в личных целях. Это одна из причин, почему очень важно настаивать на том, чтобы два люди должны подписывать каждый чек.
    • человек могут взимать с организации завышенную плату за такие вещи, как кейтеринг, если казначей не проверяет счета и записи, а также проверяет, что семинар или событие действительно произошло, и поставщики провизии предоставили количество еды, за которое они выставили вам счет.
    • человек могут украсть деньги из кассы.
    • человек могут принимать пожертвования и брать их в карман, если им не нужно выдавать квитанция

    Очень важно, чтобы казначей брал на себя ответственность за хранение чековой книжки и денег организаций.Он или она должны сделать убедитесь, что каждый произведенный платеж является законным и что для этого существуют документы. Никогда не подписывайте чек и не отдавайте его кому-либо иначе с полномочиями подписи, если вы не совсем уверены, для чего нужен чек. В другие подписанты присутствуют для вашей безопасности и безопасности филиалов вы всегда должны быть одним из подписантов любого чека .. Лучше, если вы оформить чек в их присутствии и подписать его вместе. Только два подписавшие должны подписать, поэтому, если один подписавший болен или уехал другой должен быть там.



    Этот материал нельзя использовать для получения прибыли без разрешение от ЕТУ

    Основные требования к ведению документации | Бизнес Квинсленд

    Создание правильной системы учета для вашего бизнеса поможет вам работать эффективно, соответствовать требованиям законодательства и укрепить отношения с клиентами и персоналом.

    Существуют определенные требования к ведению документации для предприятий в Квинсленде, а также могут быть определенные законы и требования, связанные с вашим отраслевым сектором.Прежде чем настраивать систему учета для вашего бизнеса, рекомендуется защитить себя, посоветовавшись с экспертом.

    Законы, применимые к вашему бизнесу, определяют, как долго вам нужно хранить записи. Если вы используете систему электронного учета, вы также должны иметь возможность сделать бумажную копию записи, если это потребуется Налоговым управлением Австралии (ATO) или Австралийской комиссией по ценным бумагам и инвестициям (ASIC).

    Для финансовой отчетности нормативный индекс ASIC — финансовая отчетность разбивает требования к отчетности по типам бизнеса.

    Личные финансовые записи должны храниться в течение 5 лет, тогда как следующие записи должны храниться в течение 7 лет:

    • финансовые отчеты для вашей компании
    • записи большинства сотрудников
    • все записи дополнительных льгот и прироста капитала.

    Основные записи

    Для выполнения основных требований законодательства вы должны иметь следующее:

    • кассовую книгу или программу финансового учета — которая регистрирует денежные поступления и выплаты наличными
    • банковские счета — чековые книги, депозит книги и банковские выписки
    • трудовые книжки — часы работы, сверхурочные, вознаграждения или другие льготы, отпуск, пенсионные пособия, прекращение трудовых отношений, тип занятости, личные данные работников, личные контакты сотрудников и данные занятости
    • профессиональные записи об обучении — чтобы вы и сотрудники соблюдали законы о работе, охране труда и технике безопасности, включая эвакуацию и обучение в чрезвычайных ситуациях.
    • Записи о продажах — книги счетов, книги квитанций, кассеты для кассовых аппаратов, документация по кредитным картам, кредитовые ноты за возвращенные товары и учет товаров, использованных лично владельцем бизнеса
    • подтверждение покупок — чековые окурки (крупные покупки), система мелкой кассы (мелкие покупки за наличные), квитанции, выписки по кредитным картам, счета-фактуры, любые другие документы, относящиеся к покупкам, включая копии договоров или договоров аренды
    • работа, здоровье и безопасность (WHS) регистрирует — инциденты на рабочем месте, реестр рисков и план управления, имена ключевых сотрудников WHS (e.грамм. Представитель WHS, обученный советник по безопасности (TSA), помощник по оказанию первой помощи), записи о хранении химических веществ, журнал происшествий первой помощи, оценки на рабочем месте, паспорта безопасности материалов (MSDS)

    Узнайте больше о безопасности на рабочем месте.

    Рекомендуется хранить личные и бизнес-записи отдельно, чтобы упростить бизнес-отчетность и налоговые декларации. Например, использование специальной бизнес-кредитной и дебетовой карты для деловых расходов позволит легко разделить деловые и личные расходы.

    Учетные записи на конец финансового года

    Чтобы соответствовать требованиям законодательства, максимизировать налоговую декларацию или минимизировать налоговые счета в конце финансового года, храните следующие записи:

    • сведения о запасах на складе — в начале и конец финансового года
    • список дебиторов и кредиторов — за весь финансовый год
    • сведения о приросте капитала — записи о датах покупки активов и соглашениях, записи о продаже, выбытии и полученных выручках, сведения о комиссионных оплаченные или юридические расходы, улучшения, внесенные в актив, и любые другие записи, относящиеся к тому, как вы рассчитываете свой прирост капитала или убыток капитала
    • детали амортизации — исходные договоры покупки или налоговые счета, график амортизации, стоимость транспортировки предметов ваш бизнес (если применимо), затраты на установку (если применимо)
    • записи о расходах — проверьте окурки, квитанции, кассетные ленты, копии выписок и счетов-фактур, документация по кредитным картам, детали кассовых платежей и журналы регистрации
    • данные о персонале и заработной плате — полная информация о заработной плате, трудовых договорах, удержанных налогах, дополнительных льготах, пенсиях, выплатах по болезни, отпускные
    • основные бухгалтерские записи — складские записи, дебиторская и кредиторская задолженность, прочие записи
    • договора — договоры купли-продажи, кредитные договоры, договоры аренды, договоры аренды, договоры франшизы, договоры продажи и обратной аренды, торговые соглашения с поставщиками, юридическая документация
    • прочие документы — залоги за коммунальные услуги, контракты с телефонными компаниями, свидетельство о регистрации вашего фирменного наименования, записи о приросте капитала.

    Узнайте больше об основных налоговых требованиях для вашего бизнеса.

    Передовая практика и ведение документации

    В зависимости от отрасли, ведение следующих записей может быть юридическим требованием, но лучше всего хранить их в течение 5-7 лет:

    • свидетельства об аккредитации сотрудников и лицензии — копии разрешений, регистраций и лицензий, необходимых сотрудникам для выполнения своей работы
    • резюме сотрудников и заявления о приеме на работу
    • обзоры производительности — включая оценки производительности персонала и соглашения между вами и вашими сотрудниками
    • заявления о должности и объявления о вакансиях
    • записи клиентов — личные данные, приобретенные продукты и запросы продуктов, которые полезны для поиска новых клиентов
    • жалобы клиентов — подробные сведения о жалобах на продукты, услуги, персонал или что-либо еще, и шаги, предпринятые для их разрешения
    • подробности любых споров с другими предприятиями 90 004 — включая то, как вы решали споры
    • предоставленных и выигранных цитат — особенности вакансий и времени, потраченного на них, чтобы помочь с расценками в будущем
    • подробности рекламных кампаний и успехов — чтобы упростить повторение рекламных объявлений и планировать будущие рекламные кампании
    • страховых полисов — регулярно пересматривайте и обновляйте страхование вашего бизнеса, особенно когда ваш бизнес растет или меняется.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *