Записи в кассовой книге ведутся в экземплярах – Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец

Содержание

2.2. Порядок ведения кассовой книги. Отчетность кассира

Все поступления
и выдачи наличных денежных средств
организации учитываются в кассовой
книге. Количество листов в кассовой
книге заверено подписями руководителя
и главного бухгалтера.

Записи в кассовой
книге ведутся в хронологическом порядке
отдельно по каждому документу в 2-х
экземплярах через копировальную бумагу
шариковой ручкой. Вторые экземпляры
листов отрываются и служат отчетом
кассира. Первые экземпляры листов
остаются в кассовой книге. Первые и
вторые экземпляры листов нумеруются
одинаковыми номерами. Подчисток и не
оговоренных исправлений в кассовой
книге нет, так как они не допускаются
Правилами. Исправления в кассовой книге
делаются путем зачеркивания тонкой
чертой неправильных сумм так, чтобы
было можно прочитать зачеркнутое,
надписывается над зачеркнутым исправленная
сумма, внизу (на свободном месте) делается
оговорка «исправлено на сумму______».
Сумма указывается прописью и заверяется
подписями кассира, а также главного
бухгалтера.

Записи в кассовую
книгу производятся кассиром сразу же
после получения или выдачи денег по
каждому ордеру или другому заменяющему
его документу.

Ежедневно в конце
рабочего дня кассир подсчитывает итоги
операций за день. Это суммарный приход
кассы — оборот по дебету, из него вычитается
суммарный расход — оборот по кредиту.
Используя остаток средств в кассе на
начало рабочего дня, кассир выводит
остаток денег в кассе на конец рабочего
дня. Этот же остаток является остатком
на начало следующего дня.

Затем кассир
передает в бухгалтерию в качестве отчета
кассира второй отрывной лист (копию
записей в кассовой книге за день) с
приходными и расходными кассовыми
документами под расписку в кассовой
книге. В бухгалтерии тщательно проверяют
правильность оформления приходных и
расходных кассовых документов,
соответствие записей в отчете данным
приложенных к нему документов, подсчетов
итогов операций за день и остатков на
начало и конец рабочего дня. Также
сверяются суммы полученных и сданных
наличных денег в учреждения банка по
расчетному счету. После проверки
кассового отчета проставляют номера
корреспондирующих счетов [приложение
10].

Контроль за
правильным ведением кассовой книги
возлагается на главного бухгалтера. С
этой целью главный бухгалтер систематически
анализирует записи в журнале регистрации
приходных и расходных кассовых документов
и проверяет соблюдение установленного
лимита остатка наличных денег в кассе,
использование полученных в банке
наличных денег по целевому назначению;
своевременность и полноту возврата в
банк неиспользованных денежных средств,
а также кассовой выручки. Ответственность
за соблюдением правил ведения кассовых
операций несут руководитель организации,
главный бухгалтер и кассир [1].

2.3. Отражение кассовых операций в регистрах бухгалтерского учета

После проверки
всех записей в кассовом отчете и
приложенных к нему приходных и расходных
документов произведенные кассовые
операции отражаются на счетах
бухгалтерского учета. Для учета
поступления наличных денег в кассу и
выдачи из кассы применяется активный
синтетический счет 50 «Касса». Все
поступления денежных средств в кассу
организации отражаются по дебету счета
50 «Касса», а выдача денег из кассы — по
кредиту счета. Сальдо счета указывает
на наличие суммы свободных денег в кассе
предприятия на начало месяца. К счету
50 «Касса» могут открываться следующие
субсчета [3] :

50-1 «Касса
организации»,

50-2 «Операционная
касса»,

50-3 «Денежные
документы»,

50-4 «Валютная
касса».

Субсчет 50-1 «Касса
организации» предназначен для учета
денежных средств в головной кассе
организации.

Субсчет 50-2
«Операционная касса» открывается при
наличии у организации подразделений,
расположенных вне места ее расположения,
не являющихся обособленными подразделениями
(магазины, эксплуатационные участки и
др.).

Субсчет 50-3 «Денежные
документы» используется для отражения
операций, связанных с приобретением и
использованием денежных документов:
почтовые марки, проездные билеты, путевки
в санатории, дома отдыха, оплаченные
авиабилеты.

Субсчет 50-4 «Валютная
касса» используется организацией при
работе с наличной иностранной валютой,
например, при направлении работников
организации в загранкомандировки.

Кассовые операции
должны быть оформлены соответствующими
первичными документами:

1) Приходно-кассовый
ордер КО-1; талон формы № 20 ИС

2) Квитанция КВ-1

3) Накладная
приходного ордера РП-4

Эти документы
используются для оприходования в кассу
наличных денег. Оприходование выполняется
кассиром, который несет материальную
ответственность за законность
осуществления кассовых операций.

Выдача из кассы
наличных денег осуществляется по
расходным кассовым ордерам КО-2.

Массовые выплаты
денежных средств из кассы оформляются
платежными ведомостями. На общую сумму
платежных ведомостей выписывается
расходный кассовый ордер.

Документы на выдачу
из кассы наличных денег подписывает
кассир, главный бухгалтер и руководитель
организации. Для контроля за осуществлением
кассовых операций в бухгалтерии ведется
два журнала регистрации приходных и
расходных кассовых ордеров.

Приходный кассовый
ордер КО-1 является бланком строгой
отчетности и регистрируется в органе
налоговой инспекции по месту регистрации
организации в качестве налогоплательщика.

Исправления,
подчистки в кассовых документах
запрещены.
После оформления кассовых
документов и записи из них данных в
кассовой книге, они гасятся «Получено».

Регистром
аналитического учета кассовых операций
является кассовая книга. Ее листы должны
быть пронумерованы, прошиты, на последнем
листе опечатаны печатью организации
со следующей записью: «В данной книге
пронумеровано и прошнуровано n-ое
количество листов». Обязательно ставятся
подписи руководителя организации,
главного бухгалтера и кассира.

Записи в кассовой
книге ежедневно осуществляет кассир.
В начале рабочего дня он отражает в
кассовой книге остаток наличных денег.
Затем в течение рабочего дня на основании
приходных и расходных кассовых документов
записывает номер документа, от кого
получено или кому выдано. В конце рабочего
дня кассир подсчитывает итоги по приходу
и расходу, и выводит остаток наличных
денег в кассе на конец дня.
Записи в
кассовой книге осуществляются в двух
экземплярах под копирку. В конце одна
часть листа отрывается и вместе с
приколотыми кассовыми документами под
расписку сдается в бухгалтерию в качестве
отчета кассира.

Допускается ведение
кассовой книги с использованием средств
автоматизации, но только с письменного
согласия кассира. В случае ведения
кассовой книги с помощью технических
средств, оформляются машинограммы
«вкладной лист кассовой книги».

Таблица
2.3.1.Корреспонденция счетов на поступление
денежных средств в кассу [3]

Дебет

Кредит

Содержание
операции

50

51

Оприходованы
наличные деньги в кассу, полученные
с расчетного счета

50

91

Потупила
арендная плата

50

52

Оприходована
наличная валюта в кассе

50

62,76

Получена
выручка за реализацию продукции,
оказанные услуги

50

62

Получен
аванс от заказчика

50

76

Поступила
выручка за реализованные основные
средства и иное имущество

50

71

Оприходованы
в кассу остатки подотчетных сумм

50

73

Поступили
в кассу денежные средства в качестве
возмещения причиненного материально
вреда

50

90

Определена
выручка от реализации продукции за
наличный расчет

50

62

Оприходованы
в кассе наличные деньги, полученные
от покупателя за реализацию

50

90

Оприходованы
излишки денежных средств в кассе,
выявленные инвентаризацией

50

90

Отражается
положительная курсовая разница при
переоценке валютных средств

50

60

Возврат
авансов, ранее перечисленных поставщикам

50

70

Возврат
излишне выплаченной заработной платы

50

92

Поступление
штрафов и других внереализационных
доходов

50

86

Поступление
денежных средств целевого характера

Таблица 2.3.2.
Корреспонденция счетов на выдачу
наличных денег из кассы [3]

Дебет

Кредит

Содержание
операции

60

50

Оплата
счетов поставщиков

84

50

Выдача
материальной помощи

04,
07, 08, 10, 41, 58, 60, 67, 76

60,
76, 50

Приобретение
нематериальных активов, ценных бумаг,
оборудования, материалов, товаров

51

50

Внесены
наличные деньги из кассы на расчетный
счет

52

50

Внесена
из кассы наличная валюта на валютный
счет

70

50

Выдана
из кассы заработная плата, премии,
вознаграждения

71

50

Выданы
из кассы денежные средства под отчет
на командировочные и хозяйственные
расходы

76

50

Выпущены
из кассы наличные деньги сдатчикам
сельскохозяйственной продукции

70

50

Выплата
из кассы материальной помощи

94

50

Отражается
сумма недостачи наличных денежных
средств, выявленная инвентаризацией
кассы

90

50

Отражается
отрицательная курсовая разница,
возникшая при переоценке валютных
средств в кассе

50

50,
51, 52, 71, 76

Оприходованы
поступления в кассу денежных документов

Регистром
бухгалтерского учета, в котором на
основании отчетов кассира и прилагаемых
к ним первичных документов отражают
кассовые операции, является журнал-ордер
№ 1-АПК. На его лицевой стороне фиксируются
кредитовые обороты по счету 50 «Касса»
в корреспонденции с соответствующими
дебетуемыми счетами. На оборотной
стороне журнала-ордера формы № 1-АПК
накапливаются в разрезе корреспондирующих
счетов дебетовые обороты по счету 50
«Касса». Здесь также отражают остаток
в кассе на начало и конец месяца.

Записи в журнале-ордере
формы № 1-АПК производятся итогами за
день на основании отчетов кассира. В
отчетах кассира на основании приложенных
первичных документов бухгалтером
проставляется корреспонденция счетов.

Подсчитываются
суммы однородных операций и полученные
за день итоги в разрезе корреспондирующих
счетов записываются в журнал-ордер
формы № 1-АПК по лицевой стороне и
оборотной. В графе «Дата (период)»
указывают дату составления отчета
кассира, на основании которого производятся
записи по соответствующей строке
журнала-ордера [приложение 6].

В конце месяца в
журнале-ордере формы № 1-АПК подсчитываются
обороты за отчетный период по кредиту
и дебету счета 50 в разрезе корреспондирующих
счетов, производится взаимная сверка
показателей, отраженных в других
журналах-ордерах форм № 2-АПК «Журнал-ордер
по кредиту счета 51 «Расчетный счет»,
3-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 57
«Переводы в пути», 7-АПК «Журнал-ордер
по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами», 11-АПК «Журнал-ордер по кредиту
счетов 62 «Расчеты с покупателями и
заказчиками», 90 «Реализация», 92
«Внереализационные доходы и расходы»
и ведомости формы № 25-АПК «Ведомость
аналитического учета по счету 57 «Переводы
в пути» и др.
Остаток на конец месяца
определяют следующим образом: к остатку
на начало месяца прибавляют итог
дебетового оборота за месяц и вычитают
итог кредитового оборота за этот же
период. Полученный остаток сверяют с
остатком кассы, отраженным в последнем
отчете кассира.
После взаимной проверки
показателей журнала-ордера формы №
1-АПК итоги кредитовых оборотов по счету
50 «Касса» переносят с лицевой стороны
журнала-ордера в Главную книгу, а
составляющие их суммы по дебетуемым
счетам — в дебет соответствующих
корреспондирующих счетов.

studfile.net

Особенности ведения кассовой книги КО-4

Ни одна организация, выполняющая операции с наличными деньгами, не может обойтись без кассового учета. Одним из главных требований является надлежащее оформление кассовой документации. Каковы нюансы заполнения кассовой книги?

Если деятельность организации предусматривает осуществление наличных расчетов, то наличие кассовой книги в единичном экземпляре обязательно.

Заполняется данный документ по унифицированной форме КО-4. Можно оформлять книгу на бумажном носителе или электронном формате. Какие особенности сопутствуют ведению кассовой книги КО-4?

Операции по кассе ведет работник организации, назначенный приказом руководителя и должностной инструкцией. Таковым может выступать кассир или бухгалтер (главбух).

В небольших фирмах, при отсутствии кассира и бухгалтера, ведением кассового учета занимается непосредственно руководитель. При ведении такого документа как кассовая книга должно соблюдать основные правила по ее заполнению.

Выглядят они следующим образом:

Все приходные ордера надлежит заверять подписями главбуха и кассира и печатью При наличии таковой. На расходном ордере дополнительно к таким заверениям проставляется подпись руководителя
По завершении дня кассовая книга проверяется бухгалтером Посредством просмотра правильности заполнения кассовых документов и подобающего разнесения оных на счета бухучета. При надлежащем оформлении бухгалтер проставляет личную подпись в нужных местах
Руководствуясь итогами по кассовой книге, кассир сличает остаток наличности При отсутствии денежного оборота в течение дня, ничего вписывать в книгу не требуется
Вести кассовую книгу надобно в хронологическом непрерывном порядке в течение года С первого дня нового года ведется новая книга. Каждая запись книги являет собой отдельный документ, с подписями и заверением

Ранее действовавший Порядок заполнения кассовой документации не допускал внесение исправлений в кассовую книгу. С 1.06.2014 это стало возможным.

При этом каждое исправление должно сопровождаться указанием даты, Ф.И.О. и подписи лица, обнаружившего и исправившего погрешность.

Что это такое

Кассовая книга представляет собой учетную ведомость, необходимую для регистрации всех операций с наличными деньгами. Порядок ведения данного документа определяется ч.3 «Порядка ведения кассовых операций».

Соответственно этому положению книга ведется в одном экземпляре. Заполнять документ можно как ручным способом, так и автоматизированным.

Можно назвать кассовую книгу специальной формой по учету наличных операций. Записи в кассовой книге ведутся кассиром, который и является ответственным за правильность вносимых данных.

Вписываются сведения в кассовую книгу через копировальную бумагу в целях получения копии страницы. Первый экземпляр остается в самой книге, вторая копия является отрывной и выступает в виде отчета кассира.

Нумерация первого листа идентична со вторым. Вносятся записи непосредственно по получении/выдаче денежных средств.

По окончании дня кассиру надлежит посчитать итог осуществленных за смену операций. Потом он считает остаток денег в кассе и подает в бухгалтерию отчет с приходными/расходными кассовыми документами.

Подается отчет под расписку на первом экземпляре в кассовой книге. Вести кассовую книгу нужно каждодневно, рассчитывая остаток на окончание всякого рабочего дня.

Контроль над верным ведением кассовой книги исполняет главный бухгалтер. После того как период ведения кассовой книги завершен, все листочки сшиваются. Затем прошитые листы заклеиваются итоговым листом.

С какой целью ведется

Основная цель ведения кассовой книги это фиксация всех приходных и расходных операций с денежными средствами, реализовываемых организацией.

При помощи записей можно отследить передвижение денег. Ежедневная сверка остатка по кассе и имеющихся наличных средств позволяет своевременно выявить недостатки и излишки по кассе.

При возникновении каких-либо неясностей в ходе налоговой проверки кассовая книга становится одним из главных доказательств, помогая восстановить картину операционного учета.

Полезно наличие кассовой книги и для целей управленческого учета, поскольку отображает доходы и расходы организации максимально подробно.

Действующая нормативная база

Постановлением Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998 утверждена специальная форма для кассовой книги 0310004. Здесь же приводятся образцы форм приходного и расходного кассовых ордеров.

Форма 0310001 для ПКО и форма 0310002 для РКО. Указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 несколько изменило порядок ведения кассового учета юридическими лицами.

Изменения начали действовать с 1.06.2014, значительно упростив ведение кассовых документов. Приложение к этому документу содержит подробный алгоритм расчета организациями лимита кассы с учетом доходов и расходов.

Непосредственно порядок ведения кассовых операций учреждается Положением №373-П. Утверждено оно 12.10.2011 ЦБ РФ и действует с 1.01.2012.

Существующие нормативы устанавливают, что вести кассовую книгу разрешено как от руки, так и в виде электронном.

Оформлять электронную кассовую книгу допустимо, если субъект может обеспечить сохранность электронного учета и предотвратить несанкционированный доступ.

Особенности ведения электронной книги таковы:

Любой новый день начинается с заранее составленных машинограмм идентичного содержания Именуются они «Вкладным листом» и «Отчетом кассира». Нумерация страничек ведется по нарастающей
На конечной машинограмме месяца и года Делается пометка о числе листов за соответсвующей период
Каждая машинограмма обследуется кассиром На достоверность и подписывается
«Вкладной лист» Сохраняется у кассира на протяжении года. «Отчет кассира» подобает передавать в бухгалтерию одновременно с приходными и расходными ордерами
При электронном учете «вкладыши» Распечатываются не менее одного раза в год по завершении года. После сшивки и опечатывания они подписываются главбухом и руководителем
Заносить исправления в электронный документ запрещено Допускается лишь заново составить лист

Что касается бумажного варианта документа, то нюансы ведения таковы:

Создаваться книга может на различные периоды времени Исходя из количества операций. Но ведение одной кассовой книги дольше года запрещено
Бумажные страницы пронумеровываются еще до внесения первой записи Численность листов удостоверяется подписями руководителя и главбуха на последнем листочке
Кассовая книга должна быть прошита И заверена печатью из сургуча
Если число дневных операций велико Допускается использовать несколько страниц на один день. Причем ведется сквозная их нумерация
Ошибки в бумажной книге можно исправить Незначительные погрешности зачеркиваются, указывается нужный вариант и подпись исправившего лица. При существенных ошибках страница перечеркивается, ставится пометка «Аннулировано» и составляется лист без ошибок
В дни выдачи зарплаты лимит по кассе может превышаться В этом случае требуется заполнение строчки «в т.ч. на выплаты» и обособленно выделять суммы на оплату труда

Что она собой представляет

Начинает форму кассовой книги титульный лист. На нем указываются данные о названии организации, коде ОКПО и наименовании структурного подразделения. Здесь же указывается временной интервал, на протяжении какого планируется осуществлять ведение регистра.

Отчет кассира с вкладным листом различны лишь по названию, оформляются они абсолютно одинаково. В верхней части пишется дата составления и номер листа. В табличную часть вносится запись об оставшейся наличности в кассе на конец предшествующего дня.

При осуществлении операций кассир заносит данные в соответственные строки:

  • номер РКО или ПКО вписывается в строчку о номере документа;
  • в следующем столбце указывается Ф.И.О. лица, внесшего или получившего средства;
  • надлежащий код из Плана счетов организации вносится в графу о корреспондирующем счете;
  • столбики о приходе и расходе заполняются полученными или выданными суммами;
  • итоги, вычисленные кассиром за смену, вписываются в строчку об итогах за день.

После того как книга заполнена, кассиром подсчитывается остаток денежной наличности на конец дня. Фактический остаток сличается с высчитанным по записям. После обследования кассир подписывает отчет и пересчитывает документы.

В кассовой книге нужно прописью указать число кассовых ордеров за смену. Далее документы прошиваются и передаются в бухгалтерию. После изучения отчета кассира бухгалтер проставляет на нем свою подпись.

Говоря о том, как выглядит кассовая книга, стоит упомянуть такие нюансы, как способы заполнения. Заполнять книгу можно способом вертикальным либо горизонтальным.

При вертикальном методе расположение страниц соответственно вертикально. К одному кассовому дню относится одна страница книги. Отчет кассира в этом случае может находиться на следующей странице.

Записи ведутся под копирку, и второй листок является отрывным. Может отчет кассира при подобном варианте заполнения составляться на отдельном чистом листочке. Записи на него переносятся также копировальным способом.

Горизонтальный вариант ведения книги представляет собой деление книги на две одинаковые части. В первой части имеются горизонтальные полосы, которые наполняются кассиром. Первая часть это вкладной лист, то есть экземпляр первый.

Часть вторая не расчерчена и представляет собой второй экземпляр. Заполняется таковой с двух сторон через копировальную бумагу. Для этого лист перегибается пополам и между половинками подкладывается копирка.

При необходимости переноса записи отрывной лист сворачивается на обратную сторону и продолжается ведение записи. Первая часть остается в кассовой книге, вторая подается в бухгалтерию как отчет кассира.

Бланк по установленной форме

Бланк кассовой книги является унифицированным документом формы КО-3. Не допускается изменять формат ведения книги. Каждая организация обязана вести кассовый учет согласно установленному порядку.

Бланк формы К0-3 в формате Word можно скачать здесь. Также можно воспользоваться бланком кассовой книги в формате Excel, скачав его здесь.

Нюансы для малых предприятий

Малые предприятия вправе осуществлять все записи на бланках вручную, не делая исправлений в РКО и ПКО. Предприятия , являющиеся структурными подразделениями организации, ведут отдельную кассовую книгу, копия которой отправляется в головную организацию.

При этом организация отображает все нюансы ведения кассового учета структурными подразделениями в специальном документе. Называется таковой Методикой, ведущие кассу работники уведомляются о его содержании под роспись.

С 1.06.2014 в соответствии с Указанием №3210-У малые предприятия могут вообще не вести кассовой книги, руководствуясь упрощенными правилами.

Особенно это касается раздельного налогового учета расходов и доходов и высчитывания расчетных показателей по специальной формуле.

Также новые изменения позволили пользоваться услугами физических лиц по договору для ведения бухгалтерии и оформления кассовых документов.

Образец выписки из документа

Выписка из кассовой книги нередко может быть востребована различными инстанциями. Чаще всего ее требует банк или налоговая инспекция. Специальной формы для данного документа не предусмотрено.

Потому каждая организация выбирает наиболее приемлемый вариант оформления. Можно составить выписку в виде таблицы. В нее переносятся данные по всем операциям за запрашиваемый период.

В верхней части выписки указывается наименование документа, название организации и код по классификатору предприятий. Здесь же пишется указываемый период извлечения. В основном таблица выполняется аналогично разметке кассовой книги.

Заверяет выписку руководитель и ответственное лицо, составившее документ. Можно создать выписку посредством копирования нужных страниц. Далее копии заверяются. На первой странице указывается, что это выписка.

На каждом скопированном листе ставятся подписи руководителя и ответственного лица, а также печать при наличии оной. В качестве шаблона использован разворот страниц. Аналогичным образом можно подготовить документ за любой период времени.

Каков срок хранения

Специального срока хранения кассовых документов законодательством не предусмотрено. Здесь следует руководствоваться тем, что данная документация относится к документам налогового и бухгалтерского учета.

Срок хранения таковых по закону «О бухучете» равен пяти годам. При этом не конкретизировано место хранения документов. Порядок передачи на сохранении и место сохранения определяется руководителем.

Желательно зафиксировать порядок в графике документооборота. Кассовые документы считаются первичными учетными документами. Ст.23 пп.8 п.1 НК РФ устанавливает четырехлетний период сохранения для первичной документации.

Данные требования должны соблюдаться по отношению ко всем бухгалтерским и налоговым документам, необходимым для целей расчета налогов.

В то же время ч.1 ст.29 ФЗ №402 требует сохранять первичные учетные документы, бухотчетность и регистры бухучета в течение срока, определенного правилами архивного дела, но не меньше пятилетнего интервала.

То есть сохранять кассовую книгу нужно лет пять как минимум. Начало отсчета периода сохранения начинается с первого дня года, последующего за годом оформления документации.

Нужно ли подшивать к ней КМ-6

Форма КМ-6 являет собой отчет кассира. Составляется таковая ежедневно по завершении рабочего дня на основании показаний ККМ и сумм дневной выручки.

Кассир создает один экземпляр данного документа, подписывает его и сдает вместе с выручкой бухгалтеру, или иному лицу, ответственному за ведение кассовой дисциплины по приходному кассовому ордеру.

Необходимость составления кассового отчета зафиксирована в п.6.1 «Типовых правил эксплуатации ККМ», ратифицированных Постановлением Минфина РФ №104 от 30.08.1993. Форма отчета КМ-6 утверждена Госкомстатом.

Способ хранения КМ-6 рассмотрен в «Указаниях по применению и заполнению первичной учетной документации по учету денежных расчетов … с применением ККМ».

Данные Указания являются приложением к Положению №132 от 25.12.1998 «Унифицированные формы первичной учетной документации …». Здесь определена необходимость сдачи формы КМ-6 по приходному ордеру в бухгалтерию.

Что касается хранения, то особых требований не предусмотрено. Хранить КМ-6 можно в любом удобном виде. Можно сохранять их отдельно либо подшивать помесячно (поквартально) и хранить вместе со всей кассовой документацией.

Заполненный образец

Во избежание ошибок в отношении оформления кассовой книги, желательно детально рассмотреть пример такого документа в заполненном виде.

Осуществляя любой вид деятельности с применением наличных расчетов, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо должны уделить должное внимание кассовой дисциплине.

Важно правильно оформлять все кассовые операции. Для этого следует ознакомиться с образцом книги, изучить особенности ее ведения и правильно осуществлять учет операций с наличностью.

buhonline24.ru

Как правильно сшить кассовую книгу — образец?

Как правильно подшить кассовую книгу

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Как прошить кассовую книгу: фото

Итоги

Как правильно подшить кассовую книгу

Несмотря на то, что большая часть привычных ранее кассовых документов отменена после введения онлайн-касс, кассовая книга по-прежнему остается обязательным для оформления документом.

Подробнее о том, какие кассовые документы сейчас можно не оформлять и почему, узнайте из материала «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».

Существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги.

Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже).

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

В этом случае сшивается та часть листов, которые располагаются в переплете (скреплены скрепляющей скобой или проклеены). При заполнении такой книги обычно используется ручной способ занесения данных. Страницы в ней нумеруются, а сама она сшивается и пропечатывается в самом начале ее заведения.

2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т. е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в «1С:Предприятие» или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

В конце дня, когда имели место операции по кассе, занесенные в кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров, кассир распечатывает заполненную страницу/страницы, которые были сформированы при помощи программного обеспечения. Страницы распечатываются в 2 экземплярах: 1 — вкладной лист кассовой книги, 2 — отчет кассира.

Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.

ВАЖНО! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.

Нюансы документального оформления кассовых операций раскрыты в этой статье.

По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.

Какой штраф предусмотрен за отсутствие кассовой книги, узнайте по ссылке.

На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.

3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).

О том, как прошить кассовую книгу, детально будет рассказано в следующей части статьи.

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Разберем пошагово, как сшивать кассовую книгу. Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

Пошаговая инструкция:

  1. Перед тем как сшить кассовую книгу, необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой. Нумерация страниц сквозная, начиная с 1 страницы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе.
  2. Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей. Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.
  3. Книга раскрывается, и прошиваются лишь те листы, на которых будут вестись записи, т.е. за исключением обложки и титульного листа.
  4. Сшивать надо так, чтобы петля (двойная) была свободной. Узелок завязывается так, чтобы страницы книги могли свободно раскрываться.
  5. Два конца нити после узелка накладываются на картонную обложку и приклеиваются к ней с помощью небольшого листа белой бумаги (обычно размером 5 × 10 см). Этот лист и является пломбой.
  6. Пломбировочный лист должен быть хорошо проклеен, чтобы концы нити плотно прикрепились к нему и их нельзя было потом вытянуть для подмены листов в кассовой книге.
  7. На пломбе делается надпись от руки (либо заранее пропечатывается) такого типа: «В этой кассовой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов» (в соответствии с постановлением № 88). От руки прописывается и количество сшитых листов. Ниже должны стоять подписи директора и главного бухгалтера предприятия.
  8. Оттиск печати на пломбе должен лишь частично перекрывать ее. Это необходимо для того, чтобы не было возможности отклеить пломбу и сфальсифицировать страницы из кассовой книги. Частичный оттиск печати тяжело подделать и практически невозможно вставить на старое место, не повредив границы оставшегося на обложке частичного оттиска. Обратите внимание, что с 07.04.2015 ООО и АО могут не иметь печать, если она не предусмотрена уставом общества (п. 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). В этом случае оттиск печати на пломбе кассовой книги не проставляется. Но если организация имеет печать, то целесообразнее проставить ее оттиск на пломбе и кассовой книге, так как все-таки сама форма кассовой книги наличие печати (штампа) предусматривает.

Как прошить кассовую книгу: фото

На представленном ниже фото наглядно показано, как сшивается кассовая книга (образец способа сшивания, который был подробно описан выше).

 

Как заполнить титульный лист кассовой книги, узнайте здесь.

Итоги

Кассовую книгу обязаны вести компании и ИП (не важно, применяют они ККТ старого образца или онлайн-кассы).

Кассовую книгу, оформляемую в бумажной форме (в виде готового журнала), необходимо до начала ее заполнения пронумеровать и правильно сшить, произведя запись о количестве сшитых листов и заверив ее подписями руководителя и главбуха.

Если кассовая книга ведется на компьютере (например, в программе «1С:Предприятие»), ее листы распечатываются в конце дня, в котором производились записи в кассовой книге, и сшиваются по мере накопления или в конце года.

Заверенная ЭЦП изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

nalog-nalog.ru

Как оформить и заполнять кассовую книгу в 2019 году: правила и образец

Большинство организаций или предприятий работают по безналичным расчетам, но это не означает, что ни в одной операции не используются наличные деньги. А если есть хотя бы небольшой процент операций с наличными, значит нужно вести кассовую книгу.

Поэтому данная статья актуальна для юридических лиц, бухгалтеров и для индивидуальных предпринимателей (далее – ИП). С 2014 года ИП, имеющий книгу учета доходов и расходов, может не оформлять кассовые ордера. Соответственно вести кассовую книгу им тоже не надо. Хотя некоторые предпочитают продолжать это делать.

Не осознавая ее значимость, к ней относятся «спустя рукава». Чтобы избежать неприятных последствий и санкций налоговой инспекции, необходимо внимательно относиться к кассовым операциям и заполнять книгу. Давайте рассмотрим основные вопросы, возникающие по поводу кассовой книги: ее значение, как ее заполнить, можно ли вносить исправления и как это грамотно сделать.

Что это за книга и зачем ее вести

Кассовая книга – специальный журнал, в который записывают все операции с наличными средствами. Также она входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой зафиксированы приходно-расходные операции с наличными. Ее ведение обязательно в соответствии с нормами действующего законодательства. Причем книга обязательна даже для тех, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

На одном предприятии или организации есть только одна кассовая книга. Это же касается и частных предпринимателей. Единственное исключение – если юрлицо имеет представительства или филиалы, которые действуют на основе собственного баланса. В таком случае филиал или представительство ведет собственную книгу, отражающую его операции. Копии первичных ордеров и страниц книги передаются в главный офис. Сведения о количестве оставшихся денежных средств находят свое отражение в кассовой книге подобного подразделения и на его балансе, затем такие сведения переносятся в сводный баланс всей фирмы.

Унифицированная форма книги утверждена Постановлением Госкомстата. Форма называется КО-4.

Грамотное ведение книги очень важно, так как контролирующие органы часто ее проверяют. Если будут выявлены неточности или несоответствия, то фирму могут оштрафовать за ненадлежащее ведение бухгалтерской документации.

Кассовая книга должна вестись с начала календарного года по нарастающей. В следующем году заводится новая книга на целый год. Она представляет собой журнал из пятидесяти или ста страниц. На титульном листе пишется срок действия данной книги. Если одного журнала в году оказалось мало, то заводится еще один – записи продолжаются в хронологической последовательности и не прерываются. На новой заведенной книге указывается дата начала и окончания ее ведения. Таким образом, будет легко определить последовательность кассовых книг.

Бланк кассовой книги в формате excel и word

Обычно приобретается уже готовая книга с расчерченными графами и столбцами, напечатанная в типографии. Возможен и электронный вариант.

Все листы книги сразу нумеруются, то есть на чистом листе уже имеется проставленный номер. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя и главбуха. Прошитая книга опечатывается мастичной или сургучной печатью. Если была допущена ошибка, то можно ее исправить, об этом чуть позднее.

Кто занимается ее ведением

Все записи в кассовую книгу вносит кассир. Именно он выдает и принимает денежные средства и все это подтверждает записью в журнале. Он должен подписать заполненный лист, тем самым неся всю ответственность за выполненные операции.

В конце рабочего дня кассир передает в бухгалтерию остаток денежных средств и все первичные документы – приходные и расходные ордера. Бухгалтер также подписывает лист из книги. Если отсутствует главный бухгалтер, то его заменяет руководитель. Такая процедура повторяется каждый день. Все вышеперечисленное касается предприятий или организаций.

Индивидуальный предприниматель имеет некоторые особенности. Если он работает один, он и является кассиром. Соответственно, подписи главбуха не будет.

Для того чтобы проводить кассовые операции, кассир или другой работник, уполномоченный руководителем, должен быть ознакомлен под роспись со своими должностными правами и обязанностями. Также такие операции могут проводиться непосредственно руководителем.

Как заполняется этот журнал?

На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:

  • полное наименование предприятия или организации – если это юрлицо;
  • фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя – если это ИП;
  • период времени, на который она заводится – год или конкретная дата, в случае, если книг несколько;
  • если речь идет о подразделении – наименование подразделения;
  • ОКПО.

Что касается самой книги, то записи вносят в уже готовую форму. Операции, как приходные, так и расходные за одни сутки вносят на одной странице. После каждого рабочего дня подбивается итог, сводится остаток. Все это подтверждается отчетом кассира или лица, занимающегося выдачей и приемом наличных денежных средств. Как отмечалось ранее, после всего этого полученные деньги сдаются в бухгалтерию.

Давайте рассмотрим, как выглядит лист книги. На каждом из листов есть две части с линией для отрыва. Первая часть – непосредственно страница книги, которую заполняют данными об операциях, вторая часть – отчет кассира.

Если согнуть лист по линии отрыва, то можно одновременно заполнять обе части под копирку. То есть на вкладном листе пишут шариковой ручкой, а на отрывном копируется такая же запись.

По линии лист разрезают, первая его часть должна быть подшита, а к отчету прилагаются документы, подтверждающие операции – первичка. Например, выписка из приказа, заявление на получение аванса, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, доверенность и др.

Теперь подробно остановимся на графах книги. Вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги. Для заполнения вручную следуйте инструкции:

  1. Начинаем заполнение с графы «Остаток на начало дня», здесь указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей страницы – графа «Остаток на конец дня».
  2. Графа «Номер документа» – порядковый номер кассового ордера.
  3. Следующая графа посвящена тому, от кого получен или кому выдан данный документ. Необходимо внести информацию о физическом лице – его ФИО или информацию о юрлице – наименование.
  4. Номер субсчета или корреспондирующего счета. Имеются в виду данные, которые указывают на способ расходования или поступления денежных средств. Примером могут быть: 51 – расчетный счет, 70 – заработная плата, 62 – покупатели и заказчики. Обратите внимание, что индивидуальным предпринимателям не надо заполнять данные этой графы.
  5. Затем идут строки «Приход» и «Расход», в них необходимо проставить сумму средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки. Например, сумма выданных средств выглядит так – 129,05.
  6. Каждую операцию необходимо фиксировать немедленно после фактического ее осуществления и делать это только на основе первичного документа.
  7. Графа «Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк.
  8. В конце нужно подсчитать и заполнить графу «Итого за день». Отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги.
  9. «Остаток на конец дня». Внимательно сложите все наличные, которые прибыли и которые остались с предыдущего дня (графа «Остаток на начало дня») и отнимите выданные средства. Сумма в книге должна совпадать с фактическим состоянием – наличными в кассе.
  10. Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. Делается это букой Z.
  11. В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.

Современные технологии и повсеместная компьютеризация не обошла стороной и кассовую книгу. Для облегчения ее ведения появился электронный вариант. Для этого используется специальная программа – книга отображается на мониторе, в нее вносится информация, затем она может быть легко распечатана.

Подробнее о заполнении книги в программе 1С 8.2 на следующем видео:

Правила ее ведения остаются неизменными. Ежедневно кассир заполняет новый лист и в конце дня его распечатывает. Распечатывается две странички: сам отчет и вкладной лист. Кассир ставит свою подпись на листе. Если имеется электронная подпись, разрешено пользоваться ею. Каждая страничка нумеруется, и в конце года формируется книга, на последней странице которой ставится общее количество листов, заверенное подписями и печатью. Для электронной книги допустимо оформление в каждый квартал, а не за год. Отчеты и прилагающиеся документы отправляют в бухгалтерский отдел.

Исправления в кассовой книге

Если была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом. Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию. Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько  исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.

Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.

Внимание! Лист не вырывается. Кассир должен написать заявление о случившемся главбуху.

Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.

Тщательно проверяйте данные, вносимые в книгу. Срок ее хранения составляет 5 лет.

znaydelo.ru

Как заполнять кассовую книгу (образец)

В кассовой книге осуществляется учет всех операций по учету всех операций по приходу и расходу. Все организации должны вести данный документ, так как он является обязательным для заполнения. В связи с этим все кассиры организаций должны знать, как заполнять кассовую книгу.

Заполнение книги

Кассовую книгу можно заполнить двумя вариантами: книга с вертикальным расположением страниц и книга с горизонтальным расположением.

  1. Если листы в книге расположены вертикально, все сведения за трудовой день находятся на одном листе. В этом случае отчет кассира может оформляться любым из двух способов:
    • Отчет кассира заполняется на следующей странице журнала. На первом и втором экземпляре проставляется один и тот же номер. Между ними кладут копирку, через которую делаются записи шариковой ручкой (можно чернилами). Первые экземпляры остаются в книге, а вторые – отрываются.
    • Кассир заполняет свой отчет на специальном вкладном листе. Нумерация в книге является сплошной. На чистом вкладном листе пишут «отчет кассира за дату …». Все записи на этом листе делаются через копирку.
  2. Если страницы в книге располагаются горизонтально, все листы в ней разделяются на две части. Одна часть разлинована горизонтальным способом, ее заполняют в качестве первого экземпляра. Вторая часть горизонтальной разлиновки не имеет, она является вторым экземпляром лицевой и оборотной стороны. Ее заполнение происходит через копирку шариковой ручкой. Для того, чтобы ее заполнить, лист сгибают по специальной линии, подкладывая отрывной лист под неотрывной, и кладя между ними копирку.

И первая, и вторая часть страницы должна быть пронумерована одним и тем же номером. Первая часть остается в самой книге, а вторая – отрывается и передается главному бухгалтеру. Она является отчетом кассира за день.

Содержание книги

На титульном листе должны быть прописаны следующие сведения:

  • Если книга ведется юридическим лицом – полное название компании, с указанием организационной формы;
  • Если книга ведется предпринимателем – инициалы этого предпринимателя;
  • Период времени, на которую заводят книгу;
  • Код ОКПО;
  • Если книга ведется филиалом – название подразделения.

Касаемо самой книги, сведения вносятся в готовую форму. На каждый рабочий день отведена отдельная страница, в которую вносят операции, как по приходу, так и по расходу. В конце каждого дня подводится итог, подсчитывается остаток наличности в кассе.

Инструкции по заполнению

Заполнять кассовую книгу нужно в строгом соответствии со следующими инструкциями:

  • В самом верху листа должна быть проставлена дата заполнения и номер страницы.
  • Начинают заполнять книгу со строчки «остаток на начало дня». В ней прописывается сумма, оставшаяся в кассе на начало трудового дня. Данная сумма переносится с предыдущего листа.
  • В поле «номер документа» ставят порядковый номер ордера по приходу или расходу.
  • В следующей графе пишется, от кого получен или кому выдан ордер. Если это физическое лицо – его инициалы, а если юридическое лицо – название компании.
  • Обязательно должен быть прописан номер кор. счета. Данное поле заполняют только юр. лица, гражданам этого делать не нужно.
  • После этого заполняются графы «расход» и «приход», в зависимости от содержания операции. В них проставляют суммы цифрами, копейки пишут через запятую.
  • Следует помнить, что каждая операция должна быть внесена в книгу сразу после ее осуществления.
  • Поле «перенос» необходимо в тех случаях, когда сведения переносятся на следующую страницу, в ней записывают сумму операций со всех предыдущих строк.
  • В строчке «остаток на конец дня» указывают сумму, оставшуюся в кассе на конец трудового дня.
  • Незаполненные строчки перечеркивают буквой Z. Делается это для того, чтобы не было возможности дозаполнить пустые поля.
  • В конце листа прописываются инициалы кассира и бухгалтера. Также они проставляют свои подписи, и указывают число ордеров отдельно по приходу и отдельно по расходу.

Сшивание книги

Перед тем, как начать использовать кассовую книгу КО-4, ее нужно прошить. Порядок ее сшивания напрямую зависит от того, каким способом она ведется:

  • Если книга покупная, она прошивается сразу. Перед тем, как начать ее использовать, нужно:
  • Проставить на всех страницах номера;
  • Сшить все страницы;
  • На последней странице написать общее число листов;
  • Поставить штамп;
  • Главный бухгалтер или управляющий компании должны проставить свои подписи.
  • Если книгу распечатываются на компьютере, ее сшивают в конце года. В течение всего года ответственный сотрудник заполняет листы и хранит их в специальной папке, а в конце года сшивает их по общим правилам.

Бланк кассовой книги

Скачать бланк (Word).

Образец заполнения кассовой книги

Скачать образец (Word).

okbuh.ru

Подшивать ли второй лист кассовой книги?



О порядке брошюрования кассовой книги, а также о том, требуется ли передавать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист, рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ираида Башкирова и Елена Королева.


 


Верно ли утверждение, что с 01.01.2012 отменено требование для кассовой книги, формируемой с применением технических средств, по оформлению в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», то есть теперь не нужно распечатывать и подшивать вкладной лист? В каком порядке подшивать листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств?


Листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах и подшиваются в хронологической последовательности, по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.


В каком порядке брошюровать листы кассовой книги организация вправе определить самостоятельно.


Обоснование вывода. Согласно п. 5.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение), действующего с 1 января 2012 года, для учета поступающих в кассу наличных денег и выдаваемых из кассы юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.


Кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее — технические средства).


Указания по заполнению кассовой книги (форма N КО-4) на бумажном носителе утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, согласно которым каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая — заполняется кассиром как второй экземпляр. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.


Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах (абзац пятый п. 2.5 Положения).


При этом распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.


До 1 января 2012 года действовал Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (признан утратившим силу Указанием ЦБР от 13.12.2011 N 2750-У). Пунктом 24 указанного Порядка было предусмотрено, что ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.


В действующем с 1 января 2012 года Положении требование о передаче в бухгалтерию в качестве отчета кассира второго листа кассовой книги отсутствует.


Такое требование предусмотрено только для обособленных подразделений пунктом 5.6 Положения, согласно которому обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги (в случае оформления кассовой книги на бумажном носителе) или второй экземпляр листа кассовой книги, распечатанный на бумажном носителе (в случае оформления кассовой книги с применением технических средств) головному предприятию.


Напомним, что в соответствии с ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (далее — ПБУ 1/2008) совокупность способов ведения бухгалтерского учета организации является ее учетной политикой. Одним из способов ведения учета является организация документооборота (п. 2 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).


Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 учетной политикой организации утверждаются в том числе правила документооборота и технология обработки учетной информации.


Согласно п. 7 ПБУ 1/2008 при формировании учетной политики организации по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством РФ и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Организация может самостоятельно разработать способ ведения бухгалтерского учета, если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности.


Следовательно, организация вправе самостоятельно решить, в каком порядке подшивать листы кассовой книги, сформированные с применением технических средств и распечатанные на бумажном носителе и утвердить его в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.


По нашему мнению, первые листы кассовой книги, сброшюрованные не реже одного раза в календарный год, формируют непосредственно кассовую книгу.


Вторые экземпляры кассовой книги, оформленные с применением технических средств, распечатанные на бумажном носителе, могут служить отчетом кассира, который сдается кассиром в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в порядке, предусмотренном организацией.

buh.ru

Ведение кассовой книги и хранение денег

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации



22. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой
книге.

23. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть
пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью
*>.
Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного
бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу
чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и
служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге.
Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.


Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.
Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера
предприятия или лица, его заменяющего.

24. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения
или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.
Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день,
выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в
качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за
день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой
книге.

25. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых
документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором
ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги».
Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные
машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь
одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой
книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется
автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц
должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый
месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги
за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет
кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов,
подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми
документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы
«Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за
каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости)
машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом
порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и
главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

26. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного
бухгалтера предприятия.

27. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном
кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка
наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и
взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми
ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

28. Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим
кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под
расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим)
кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и
сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям
(главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных
кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан
отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения
этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не
выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами
сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с
указанием объявленной суммы.


29. В соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать
кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного
хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а
также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда
по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия,
обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке,
они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и
транспортировке приведены в Приложении N 2.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения
операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не
имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией
помещений касс предприятий приведены в Приложении N 3.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим
законодательством.

30. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как
правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в
комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего
дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических
шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в
условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные
дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др.
хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится
их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее
фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии
в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка
металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному
предприятию, запрещается.

31. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан
осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в
исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток
кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который
сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы
до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а
также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел
производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в
кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который
подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта
передается в органы внутренних дел, второй — отсылается в страховую компанию,
третий — высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый
— остается у предприятия.

32. После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на
работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком
ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром
заключается договор о полной материальной ответственности.

33. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной
ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за
сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в
результате умышленных действий, так и в результате небрежного или
недобросовестного отношения к своим обязанностям.

34. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим
лицам.

35. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной
его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по
письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим
работником заключается договор, предусмотренный пунктом 32.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у
него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому
они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или
в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О
результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями
указанных лиц.

36. На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или
обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по
социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу
руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров,
лицами, с которыми заключается договор, предусмотренный пунктом 32, и на которых
распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для
кассиров.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего
могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному
распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора,
предусмотренного пунктом 32.

———————————

При опечатывании книги мастичной печатью используются клей на основе
жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло»),
бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается
с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

———————————

sprbuh.systecs.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о