Заполнение журнала учета трудовых книжек: Образец журнала учета трудовых книжек 2021

Содержание

Журнал (книга ) учета трудовых книжек и вкладышей в них

Очень важно для каждой компании обеспечить корректное ведение трудовых книжек и их учет.

Такая разновидность документации в компании обязана вестись в особой книге или журнале. Большое значение имеет строгий формат, отступления от которого ни в коем случае не допускаются.

 

Правила учета трудовых книжек

Статья 66 ТК РФ говорит о функциях работодателя выполнять строгий учет книжек. Требования по учету говорят о введении на предприятии:

  • Приходно-кассового документа, где учитываются бланки, а также вкладышей. Данные обязанности лежат на сотрудниках бухгалтерии, туда необходимо вносить число бланков новых вкладышей, указывать их цену.
  • Непосредственно книга учета трудовых книжек и их вкладышей. Эта обязанность лежит уже на кадровом подразделении компании.

Журнал учета трудовых книжек по формату обязан соответствовать Инструкции по заполнению, которая утверждена Постановлением Мин. труда от 10.10.2003 г. №69.

Что подразумевается под учетом трудовых книжек в компании?

Для начала поймем, что именно работодатель может делать с трудовой документацией сотрудника:

  • Прием документа от принятого на работу нового человека.
  • Заведение нового документа, если лицо только начало свой путь в трудовой деятельности и до этого момента книжка у него отсутствовала. Необходимо заполнить основную страницу документа — титульную. Записи выполняются по строгим правилам. Когда заводится новый документ, работник оплачивает стоимость его создания, и данные о получении конкретной суммы должны быть внесены под подпись в книгу учета.
  • В официальный бланк должна быть внесена информация о данной работе, переводе на другую должность, о награждениях.
  • Хранить журнал регистрации трудовых книжек нужно в особом месте, исключающем его порчу. Книжка не должна попасть к посторонним лицам.
  • В этот официальный документ должна быть внесена запись при расторжении договора, когда лицо уходит из компании.
  • При смерти сотрудника документ выдается его родственникам.

Несмотря на то что в законодательстве нет четкого требования по этому вопросу, журнал учета движения трудовых книжек и его ведение на практике включает следующий ряд действий:

  • регистрация документа при принятии сотрудника в конкретную организацию и на конкретную должность в существующее подразделение компании;
  • регистрация вновь заведенного документа на нового работника;
  • фиксация хранения документа;
  • фиксация факта отдачи документа, если трудовой договор прекращает свое действие.

Где регистрируются трудовые книжки

Ключевым контрольным инструментом считается журнал учета выдачи трудовых книжек или журнал движения. Его также часто называют регистрационным журналом или реестром.

Иметь такой реестр обязывает сороковой пункт Правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ. Форма продиктована Приложением№3 Постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Правовой акт говорит о том, что все действия, связанные с книгами, должны осуществляться строго должностным лицом в организации, которое специально назначено приказом руководства. Такой сотрудник знает правила ведения, хранит, делает записи и выдает документы.

Регистрационный журнал — регистр, который накапливает информацию о манипуляциях с документами. Он приобретается в нужном формате. Листы обязаны быть прошиты, обязательна нумерация. Должен присутствовать штамп компании и подпись главы организации.

Иногда книга учета движения трудовых книг заводится в организации своими силами. Она должна вестись в определенной унифицированной форме. Журнал должен находиться в бухгалтерии компании, поскольку он учитывает именно движение самих документов.

Ведение и заполнение бланков может быть предоставлено выборочно одному из представителей бухгалтерии в компании. Данная обязанность прописана у него в договоре, и он несет материальную ответственность за движение трудовых книжек и вкладышей.

Особую важность имеет хранение и ведение журнала:

  • для него, как правило, отводят отдельное место в сейфе или полку в шкафу, чтобы документ не мог потеряться и был защищен в случае ограбления;
  • к журналу ограничивается доступ, воспользоваться им могут лишь работники бухгалтерии.
  • выдаются бланки о трудовой деятельности лишь через кадровое подразделение:
  • предоставлены могут быть лишь тем сотрудникам, кто несет ответственность и контроль за ними;
  • чтобы получить их, необходимо в письменном виде подать заявление;
  • должна быть подвержена инвентаризации ежемесячно.

Сотрудника, который занимается книжками, должны уведомить приказом о лежащей на нем ответственности за эти бланки.

Ежемесячно назначенное лицо должно представлять отчет, в котором указывается:

  • какое количество документов и книг учета движения трудовых бланков находятся у него;
  • что получено за них;
  • ксероксы кассовых чеков, подтверждающих расчет за трудовые книги.

Как оформляется журнал учета

Сорок первый пункт (Правил ведения и хранения трудовых книжек) говорит о требованиях к оформлению и ведению книги движения трудовых книжек. Листки обязаны содержать номера, как и вкладыши к ним, обязательно наличие шнурка, на них должна стоять подпись руководителя, должна быть сургучная печать и пломба.

Попробуем разобраться, как прошить журнал. Точной инструкции для прошивки книги учета движения трудовых книжек нет. Шнур, который используется для прошивки журнала, должен быть не слишком плотными, чтобы была возможность опломбирования и постановки печати.

На сегодня достаточно сложно найти этот вид печати, поэтому многие наклеивают на концы шнура лист с печатью «Прошито и дата». Но это не является гарантией того, что не будет никаких претензий в случае проверки, поэтому как прошить книгу учета в организации сотрудники должны продумать заранее.

Какие данные вносятся в журнал учета

Учетный журнал обязан содержать все манипуляции и перемещения книжки каждого из сотрудников фирмы.

На сегодняшний день есть форма журнала, которую можно скачать в интернете. Стандартный образец журнала учета трудовых книжек имеет тринадцать граф, которые заполняются внутри компании при каждом перемещении любого трудового документа:

1 графа — отмечается нумерация. Вкладышам уделяется отдельная строка и пункт.

2, 3, 4 графы отражают даты, когда документ поступил. Здесь указывается, когда лицо было принято на работу, или когда была заведена новая книга.

Дата указывается строго в формате «15.10.2003».

5 графа нужна для внесения Ф.И.О. работника в полноценном формате с расшифрованными инициалами.

6 графа нужна, чтобы фиксировать серии и номера документа.

7 ячейка отражает сведения по должности.

Графа 8 говорит о том, в каком подразделении работает сотрудник.

9 графа отражает реквизитные данные.

10 ячейка нужна для подписи сотрудника отдела кадров, который ответственен за данную сферу на предприятии.

В ситуации, когда компанией оформляется документ на сотрудника без предыдущего опыта, происходит заполнение 11 графы. Здесь же прописывается сумма за оформление нового документа.

12 и 13 графы заполняются, когда лицо покидает организацию. Там указывается дата возврата сотруднику документа, а в 13 ставится подпись.

Если в компании уже существует отработанная форма по ведению документа учета, то будет правильно не трогать ее, не менять на документ нового типа до того момента пока она не закончится и не будет полностью заполнена.

А вот если книга существовала, но велась в свободном формате, то работу с ней стоит завершить, указав причину. Необходимо завести новую, нужного образца.

Исправление возможных ошибок

Бывают случаи, когда в процессе ведения журнала произошла ошибка, тогда необходимо:

  • отдельной строкой внести такую запись «Запись №Х считается недействительной», а рядом ставится подпись корректирующего лица;
  • далее, дополнительно идет корректная запись и подпись о ее действительности от лица, которое вносит корректировки и исправления.

Ответственность за нарушения в ведении учета книжек

Если учет в компании отсутствует или выявлены грубые нарушения по ведению журнала со стороны Госинспекции, компания может быть привлечена к административной ответственности по ст.5.27 КоАП.

Представители Госинспекции всегда уделяют особое внимание вопросу изучения книги учета.

Наличие даже небольших погрешностей в ведении журнала учета может стать поводом для наложения штрафа. Чтобы подобных ситуаций не случалось, работодатель должен тщательно соблюдать все требования закона по ведению трудовых книжек сотрудников, это позволит избежать дополнительных вопросов при проверках.

Журнал хранится наряду с другими бумагами особой важности. Лучше выбрать максимально надежное место для хранения: это может быть сейф или несгораемый шкаф. Записи, вносимые в журнал, в любой момент могут понадобиться как работодателю, так и работнику, если книжка утеряна.

Как втиснуть запись в графу 13 книги учета при переходе на электронные трудовые? Формулировка от эксперта

Работник предпочел перейти на электронную трудовую книжку, как втиснуть запись в графу 13 книги учета? Какую формулировку допустимо использовать?

Эксперт по трудовым отношениям Юлия Жижерина поделилась у себя на странице в Facebook.

«Коллеги, а вы делали уже запись в книге учета трудовых книжек в связи с выдачей трудовой книжки, когда работник отказывает от ведения бумажной трудовой книжки? У вас вместилась вся запись в графу 13 книги учета?

Вот и у моих клиентов не помещалась, и они спрашивали: «Что делать?».
Не могу же я просто отмахнуться от моих любимых клиентов:-). Пришлось обращаться в Онлайн-инспекцию по этому вопросу. Делюсь результатами!

Итак, в случае, если работник откажется от ведения бумажной трудовой книжки, необходимо внести соответствующую запись в трудовую, выдать ее работнику и внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.

Минтруд предложил формулировку (Письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150):

«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)».
Однако такая формулировка не помещается в графу 13 Книги учета трудовых книжек! В связи с этим мы написали запрос в Онлайн-инспекцию: Можно ли писать эту формулировку, используя несколько строк книги учета и (или) свободное место внизу страницы книги? Можно ли использовать штамп с формулировкой, указанной в Письме Минтруда и проставлять оттиск в графе 13? Можно ли использовать другие, более короткие формулировки?

Представители Роструда разместили следующие разъяснения:

  1. Работодатель вправе использовать несколько строк книги учета движения трудовых книжек при внесении указанной записи. Ответственность за это не предусмотрена.
  2. Сокращенная формулировка записи допустима.
  3. Можно использовать штамп с формулировкой, указанной в Письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150, и проставлять его в графе 13 с подписью работника.
По поводу более короткой формулировки мы задали уточняющий вопрос:
«Можно ли использовать конкретно такую формулировку: „Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст 66.1 ТК РФ“?
Ответ:
„Приведенная Вами формулировка при заполнении книги учета движения трудовых книжек допустима“.
У меня прямо чувство, будто Онлайн-инспекция меня похвалила:-)».

А ниже автор приводит полезные ссылки с разъяснениями:

Журнал учета трудовых книжек: правила оформления и образец

Трудовая книжка (ТК) — документ, в котором отмечается дата приёма сотрудника на работу, перевод его на новую должность или в другой отдел, дата и причина увольнения. Фиксируется стаж на каждом из мест работы.

Работодатель несет ответственность за хранение трудовых книжек, в этих целях работники кадровой службы ведут журнал учета, куда вносят информацию в соответствии с требованиями законодательства.

Для чего нужен журнал учета ТК


Необходимость журнала учёта трудовых книжек регламентируется п. 40 Постановления Правительства «О трудовых книжках», а форма утверждена в Постановлении Минтруда.

В журнал вносится следующие сведения:

  • получение ТК от нового сотрудника при устройстве на работу;
  • заведение ТК для работника, который только начинает карьеру и не имеет этого документа;
  • оформление вкладыша, если место для записей в ТК закончилось;
  • должности, переводы и награждения сотрудника;
  • выдача ТК в случае увольнения.

Существует возможность получения документа доверенным лицом в ситуациях, когда сотрудник физически не может этого сделать самостоятельно, например, находится на стационарном лечении или в отъезде. Данные обстоятельства, должны быть подтверждены документально.

Реестр по учёту ведется как для заполненных и действующих документов, так и для бланков и вкладышей.

Правила ведения и заполнения журнала

Журнал должен быть пронумерован постранично, прошнурован, удостоверен подписью руководителя, скреплен сургучной печатью или опломбирован.

При отсутствии возможности поставить сургучную пломбу, в организациях пломбировка происходит таким образом: с обратной стороны на концы шнура, которым она прошита, наклеивается листок с записью «Прошито и пронумеровано (количество) листов. Дата», поверх записи ставится печать.

Требования к оформлению

Во внутренних полях указывается: порядковый номер записи, серию и номер трудовой книжки или вкладыша, Ф. И. О. работника и наименование его должности согласно штатному расписанию, место работы с указанием структурного подразделения, дату и номер приказа.

Следующие графы страницы содержат данные ответственного за ведение журнала, который принял ТК от работника или завёл для него новую, сведения о сумме, полученные за заполнение (поле заполняется, когда используется новый бланк), дату выдачи на руки и подпись того, кому выдана.

Даты указываются цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ. Например, если оформление нового сотрудника и дата приёма трудовой 20.10.2018, то верное внесение — 20.10.2018, варианты «20 октября» или «20.10.18» будут ошибочными.

СОВЕТ! Если при ведении журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей допущены неточности, кадровому работнику следует произвести корректировку по тем же правилам, которые установлены для исправлений в ТК (письмо Министерства труда от 18.08.2017 № 14-2/В-761).

Образец журнала: бланк и заполненный пример.

Двенадцать советов для создания замечательной книги рекордов

Эти 12 советов помогут вам легко создать успешную книгу рекордов за 4 часа.

Журналы записей часто используются в 4-H и других организациях для отслеживания работы, которая входит в проект или деятельность. Если вы работаете над записной книжкой, вы хотите, чтобы она была как можно лучше, чтобы продемонстрировать проделанную вами работу. В программе расширения Michigan State University Extension есть несколько отличных советов, которые помогут сделать заполнение вашей зачетной книжки успешным и гладким процессом.

  • Проверка орфографии. Грамматика, орфография и пунктуация. Эти инструменты помогают донести ваше сообщение. Если слова нечеткие, читатель не сможет четко понять ту огромную работу, которую вы проделали.
  • Позвони другу. Полезно попросить кого-нибудь вычитать вашу зачетную книжку перед отправкой, чтобы убедиться, что она хорошо выглядит и имеет смысл. Спросите учителей, руководителей или сотрудников 4-H или других неравнодушных взрослых в вашей жизни. Возможно, лучше всего спросить кого-нибудь, кто мало что знает о вашем проекте, потому что он может дать вам честное мнение стороннего наблюдателя о ясности вашей работы.
  • Старт рано. Работа, которую вы выполняете в своей книге записей, может начаться, как только вы получите свое животное или начнете свой проект. Подумайте о работе над определенными страницами в качестве клуба каждый месяц; это гарантирует, что каждый ведет учетную запись, и дает участникам возможность помогать друг другу или задавать вопросы о проекте.
  • Персонализируйте это. Включите изображения и другие творческие элементы. Подумайте о том, чтобы поместить дневник в подшивку или сделать презентацию в Power Point, чтобы поддержать содержание.
  • Документ. Сохраняйте квитанции, фотографии, на которых вы работаете над своим проектом, и другие отдельные документы в папке или на прозрачной защитной обложке для переплетных листов. Эта папка может быть либо вместе с вашей записной книжкой, либо отдельные части могут быть включены в конечный продукт.
  • Делайте заметки. Ведите дневник, в который записывайте свои усилия, мысли и проблемы. Этот журнал может быть небольшой записной книжкой, и его можно хранить рядом с вашим проектом. Он может испачкаться или повредиться в процессе вашей работы, потому что, когда придет время, вы можете перенести этот контент в свою чистую книгу записей для просмотра.
  • Чистота важна. Важны аккуратность и организованность. Вы можете ввести свои ответы. Если нет, используйте свой лучший почерк. Возможно, лучше всего будет хранить черновой вариант своей записной книжки в течение года и аккуратно переносить его в свою окончательную копию после редактирования.
  • Будьте тщательными и исчерпывающими. Обязательно следуйте инструкциям и полностью отвечайте на все вопросы . Некоторые вопросы состоят из нескольких частей, поэтому убедитесь, что вы ответили на каждый компонент вопроса.
  • Проведите свое исследование. Если вы не понимаете раздел, попросите кого-нибудь о помощи, например руководителя или персонала 4-H, местного ветеринара и т. Д.
  • Учитесь на примерах. Попробуйте найти в качестве образцов другие книги рекордов; они могут быть от других членов вашего клуба, других клубов или даже других программ округа. Они могут дать вам ориентиры для вашей работы. Не копируйте эти книги, а используйте их в качестве вдохновения для работы, которую вы делаете в своей зачетной книжке.
  • Обзор. Не забудьте просмотреть прошлогоднюю книгу рекордов, прежде чем начинать проект в этом году! Пересмотр проблем и побед прошлого года поможет вам принимать более обоснованные решения в текущем году и поможет подумать о том, как вы могли бы попробовать что-то новое.Включение размышлений и извлеченных уроков в свой новогодний зачет — отличное дополнение.
  • Поделитесь. Записная книжка наиболее полезна, когда ее видят другие. Журнал записей может быть вспомогательным документом при разговоре с потенциальными покупателями или при проведении презентаций о вашем проекте. Возьмите его с собой, когда встретите нового покупателя или поделитесь своей ручкой во время аукциона. Вы также можете поделиться им на школьном собрании или в общественной организационной группе.

В дополнение к этим предложениям у вас, вероятно, есть несколько советов, основанных на вашем опыте.Подумайте о встрече в клубе, на которой вы придумываете собственные советы и делитесь ими друг с другом. Научиться вести подробный учет — это навык, который можно перенести на многие аспекты взрослой жизни, поэтому начните с самого начала и старайтесь делать все лучше. Дополнительную информацию о журналах учета и учета рыночных животных можно найти в учебной программе 4-H штата Мичиган «Руководство к успеху для молодежного бизнеса».

Michigan State University Extension и Michigan 4-H Youth Development помогают подготовить молодых людей к успешному будущему.В результате исследования карьеры и мероприятий по подготовке кадров тысячи молодых людей из Мичигана стали лучше подготовлены для принятия важных решений о своем профессиональном будущем, готовы внести свой вклад в трудовые ресурсы и могут взять на себя финансовую ответственность в своей личной жизни.

Вы нашли эту статью полезной?