Заполнить трудовую – /

Содержание

образец как заполнить, правила заполнения, правильное заполнение

Заполнение трудовой книжки обязательно

При приеме будущий работник предъявляет трудовую книжку. Работодатель обязан после издания приказа о приеме человека в штат внести в нее запись о приеме на работу.

Если это первое место трудовой деятельности, работодатель оформляет новую книжку и вносит в нее соответствующие записи. Также новую книжку заводят:

  1. Когда человек продолжает трудовую деятельность, но документ у него отсутствует, например, по причине утери или порчи. Для этого он представляет заявление в произвольной форме с указанием причины, по которой у него отсутствует книжка.
  2. При предъявлении трудовой книжки иностранного государства.

Цель заполнения трудовой книжки — подтверждение трудового стажа работника. Трудовой стаж – это время работы, подтвержденное книжкой. Работодателю он позволяет правильно определить опыт работы человека.

Заполнение трудовых книжек, как правило, включает в себя:

  • внесение сведений о работнике;
  • работе, которую он выполняет;
  • переводах на другую постоянную работу;
  • награждениях за отличия в работе;
  • увольнении с указанием оснований прекращения трудового договора.

Кроме того, по просьбе сотрудника можно внести сведения о работе по совместительству. Делают их на основании документа от второго работодателя. Законодательство не предусматривает форму такого документа. Его оформляют в свободной форме. Это может быть справка, копия трудового договора, приказа о приеме на работу и т. п.

В трудовую книжку не вносят сведения о взысканиях. Исключением являются случаи, когда дисциплинарное взыскание представляет собой увольнение (ч. 4 ст. 66 ТК РФ; п. 4, 5 Правил, утв. пост.Правительства от 16.04.2003 № 225).

Срок заполнения трудовых книжек

В документ вносят записи о приеме, когда человек отработал у работодателя более 5 дней (ч. 3 ст. 66 ТК). При этом работа должна быть основной.

Если срок составляет менее 5 дней, то в случае отказа от работы книжку возвращают без записи (пост. Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2011 № 18АП-3566/11).

Если запись все же внесли, делают запись об увольнении. В этом случае у работодателя нет оснований признавать запись о приеме недействительной.

При первичном оформлении трудовую заполняют в течение недели со дня приема на работу. Документ оформляют в присутствии новичка (п. 8 Правил № 225).

Как заполнить в трудовой книжке титульный лист

При первичном заполнении трудовой книжки оформляют титульный лист. В нем указывают:

  1. ФИО работника полностью, без сокращений, в соответствии с паспортом либо иным документом, удостоверяющим личность.
  2. Число, месяц и год рождения, в соответствии с паспортом либо иным документом, удостоверяющим личность.
  3. Данные об образовании, профессии, специальности (в случае приема на должность, которая требует специальных знаний или спецподготовки). В соответствии с аттестатом, дипломом и иным документом об образовании. Как правило, указывают:
  • по окончании 9 классов и предоставлении соответствующих документов — “основное общее”;
  • 11 классов — “среднее общее”;
  • ПТУ — “начальное профессиональное”;
  • техникума, училища, колледжа — “среднее профессиональное”;
  • университета, института, академии — “высшее профессиональное”;
  • аспирантура, ординатура, докторантура — “послевузовское профессиональное образование”.

С 1 сентября 2013 года записи о неоконченном образовании в книжке не делают. Указывают только завершенный уровень образования (ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ; п. 9 Правил, утв. пост. Правительства от 16.04.2003 № 225; п. 2.1 Инструкции, утв. пост. Минтруда от 10.10.2003 № 69).

После внесения необходимых данных, на титульном листе указывают дату заполнения книжки. Принимаемый в штат ставит свою подпись в соответствующей строке.

Затем специалист, ответственный за выдачу книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер), заверяет запись своей подписью. При наличии также ставят печать организации или отдела кадров.

Не ставить печать при ее наличии вправе акционерные общества и ООО (ст. 2, 6 Закона от 07.04.2015 № 82-ФЗ).

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки при первичном приеме:

образец заполнения титульного листа трудовой книжки

Изменения в титульный лист вносят так:

образец заполнения титульного листа трудовой книжки изменения


Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Как заполнять трудовую книжку сведениями о работе

Сначала в графу 3 раздела «Сведения о работе» вписывают полное и сокращенное наименования работодателя. Вместо записи можно сделать штамп, который содержит наименования. Он приравнивается к записи (письмо Роструда от 19.08.2015 № 1922-6-1).

Ниже вписывают:

  • в графу 1 — порядковый номер;
  • в графу 2 — дату приема на работу.

Далее в графе 3 делают запись о приеме или назначении в конкретное структурное подразделение. Но условие о работе в структурном подразделении должно быть прописано в трудовом договоре. Запись о приеме должна содержать наименование должности (работы), специальность, профессию с указанием квалификации.

Наименование должности вписывают в соответствии со штатным расписанием работодателя. При составлении “штатки” следует учитывать ограничения на указание должностей, которым устанавливают льготы и компенсации. Так, должность может давать право на досрочную пенсию. Перечень таких должностей приведен в статьях 30 и 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Если должность не соответствует перечню, ПФР может отказать в праве на назначение досрочной пенсии.

При этом Минтруд может по согласованию с ПФР установить тождество должностей (п. 2 пост. Правительства от 11.07.2002 № 516; п. 3 пост. Правительства от 16.07.2014 № 665).

В графе 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого человека приняли в штат.

Если стороны заключили срочный трудовой договор, то в записи о приеме характер договора не указывают(п. 3.1 Инструкции, утв. пост. Минтруда от 10.10.2003 № 69).

obrazecz_zapolnenija_trudovoi_knizhki_svedenija_o_rabote

Информацию о службе вносят, если принимаемый на работу (п. 21 Правил, утв. пост. Правительства от 16.04.2003 № 225):

  • служил в армии;
  • подразделениях МВД;
  • Государственной противопожарной службе;
  • подразделениях УФСИН;
  • органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;
  • подразделениях ФТС.

образец заполнекние трудовой книжки сведения о службе в армии

Образец заполнения трудовой книжки при приеме внешнего совместителя

Трудовую книжку заполняют по основному месту работы на основании документов от второго работодателя, подтверждающих совместительство.

образец заполнения трудовой книжки совместителей

Как заполнить трудовую книжку при переводе на другую должность

Сведения о переводе обязательно указывают в трудовой книжке:

образец заполнения трудовой книжки сведения о переводе

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

При увольнении в трудовой книжке обязательно прописывают статью ТК РФ в качестве основания. Причем, неверно указанная статья может привести к судебному спору. Также не допускается сокращение записи. Рассмотрим заполнение трудовой книжки (образец):

образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Образец заполнения трудовой книжки при сокращении

В данном случае также нужно полностью указать основание — пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ:

образец заполнения трудовой книжки сокращение

Не забудьте проверить книжку на подлинность

Бланки и вкладыши трудовых книжек являются защищенной полиграфической продукцией, печатаемой на Гознаке. Их делают из специальной бумаги с химической защитой и двухтоновым водяным знаком «ТК». Знак видно на просвет. При печати используют плавные переходы цвета. Скрытой защитой является светящаяся в ультрафиолете надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА». Документ имеет 44 страницы. Они сшиты специальным швом. Это препятствует замене листов.

Другие признаки подлинности:

  • сквозная нумерация страниц;
  • серия и номер соответствуют присвоенным на момент выпуска;
  • серия и номер внутри книжки одинаковые на каждой странице.

Приведем серии трудовых книжек, выпускаемых в РФ и ранее, начиная с 1974 года:

таблица серий трудовых книжек

На практике иногда возникают небольшие расхождения между серией и годом печати, как правило, в 1 год. Такое расхождение может не являться признаком подделки. Но, если указана серия, которую не присваивали в течение 2 лет до года ее выпуска, книжка поддельная.

Для проверки подлинности можно направить письменный запрос в Гознак. Он предоставит информацию о сериях, выпущенных в интересующий период.

Если при приеме на работу выяснилось, что книжка поддельная, работодатель вправе известить об этом органы внутренних дел (ст. 327 УК).

Если вины принимаемого человека нет, а записи соответствуют действительности, препятствий для трудоустройства не имеется. Но работодателю нужно оформить новую трудовую книжку и помочь работнику собрать подтверждающие стаж документы.

Если подделку выявили уже после приема, то также следует оформить новую книжку. Но не дубликат. В заявлении на выдачу указывают, что старый бланк неустановленной формы.

Отметим: работодатель вправе расторгнуть трудовой договор на основании представления подложного документа при трудоустройстве (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Но предварительно следует выяснить, знал ли человек о факте подлога. Есть ли в этом его вина. Если вины нет, то уволить работника по данному основанию нельзя.

www.buhsoft.ru

➤ Трудовая книжка образец заполнения

Ответы на часто задаваемые вопросы помогут разобраться в тонкостях оформления трудовых книжек. Узнайте, какие типы записей следует вносить, что написать на титульном листе, нужны ли записи о совместительстве или вахтовом методе работы.

➤ Электронные трудовые: пошаговый алгоритм поможет перейти на новые правила в 2020 году

Скачайте полезные документы по теме:

Какие правила заполнения трудовой книжки обязан соблюдать кадровик

Ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ и два других нормативных документа, подробно регламентирующих работу с трудовыми книжками. Это Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение №1 к постановлению Минтруда России №69 от 10.10.2003) и Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. В них подробно расписано, как заполняется трудовая книжка. 

Все перечисленные документы носят не рекомендательный, а четкий нормативный характер, поэтому даже единичное несоблюдение прописанных в них требований чревато предписанием ГИТ или штрафом по статье 5.27 КоАП РФ. 

Вносите в трудовую книжку только предусмотренные правилами виды записей:

  • о приеме на работу и увольнении;
  • о постоянном переводе на другую должность;
  • о получении второй и последующей профессии или специальности;
  • о повышении квалификации;
  • об изменении наименования должности, занимаемой работником;
  • о награждении за профессиональные достижения и успехи в работе. 

Если в период работы сотрудника на организацию ее наименование изменилось, отразите изменения в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции №69). Любые другие записи и дополнения, например, об объявленных выговорах и замечаниях, временных переводах и перемещениях или испытании при трудоустройстве, будут лишними. 

Трудовая книжка: 100 готовых образцов идеальных записей смотрите в «Системе Кадры»

Трудовая книжка образец заполнения

Посмотреть как заполнить трудовую

Внимание! Принципиальное значение имеет не только содержание, но и оформление каждой записи. Используйте только ручки с темными чернилами — черными, фиолетовыми, синими, избегайте аббревиатур и сокращений. Почерк должен быть разборчивым и четким. Эксперт «Системы Кадры» подскажет, какие формулировки в бланке будут считать недопустимыми.

Шпаргалка. Ошибки в трудовой книжке и как их исправить

Трудовая книжка образец заполнения

Посмотреть шпаргалку

Как заполнить трудовую книжку впервые поступающему на работу сотруднику

Если работник трудоустраивается впервые, СНИЛС и трудовую книжку ему оформляет работодатель. Сделать это нужно в течение недели со дня трудоустройства, причем в присутствии работника. Кроме того, новый сотрудник может обратиться с заявлением о выдаче трудовой книжки взамен испорченной или утерянной, если не хочет оформлять дубликат по прежнему месту работы (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу начинают с оформления титульного листа. Используйте только типовой бланк, предусмотренный приказом Минфина России №117н от 22.12.2003 и учтенный в приходно-расходной книге. Не принимайте и не используйте чистые бланки, купленные работником!

Внимание! Речь идет о документах строгой отчетности, поэтому не забудьте вписать серию и номер израсходованного бланка, данные его владельца, дату заполнения и другие обязательные сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

На титульном листе укажите:

  1. Фамилию, имя и отчество сотрудника. Скопируйте данные паспорта, не используя инициалы и сокращения.
  2. Дату рождения. Рекомендуем использовать арабские цифры в формате «дд.мм.гггг». Но если напишите месяц прописью, ошибки не будет.
  3. Полученное образование, профессию, специальность. Учитывайте только завершенные уровни образования, получение которых подтверждено соответствующими дипломами. Реквизиты диплома не указывайте!

Студентам, закончившим ВУЗ после 2014 года, выдают дипломы нового образца с указанием присвоенной квалификации. Поэтому в трудовой книжке такого сотрудника в графе «Образование» следует писать не просто «высшее», а еще и указывать квалификационный уровень (бакалавр, специалист, магистр). Максимально возможный уровень образования присваивают кадрам высшей квалификации, закончившим аспирантуру, ординатуру, ассистентуру-стажировку. Узнайте больше о нюансах заполнения титулки и хитростях, помогающих избежать ошибок при оформлении трудовой книжки, от эксперта электронного журнала «Кадровое дело».

  1. Дату заполнения документа. Текущую дату можно указывать комбинированным способом: день и год — арабскими цифрами, месяц — прописью. 

Все сведения вносят на основании паспорта, аттестата, диплома и других документов, представленных сотрудником, и заверяются его подписью. Ниже ставят печать организации (если есть) и подпись кадровика, заполнявшего титулку. 

Образец оформления титульного листа: сотрудник впервые принят на работу

Трудовая книжка

Следующий этап — оформление записи о трудоустройстве. Сначала в графе 3 укажите полное и сокращенное наименование организации. Строкой ниже в графе 1 проставьте порядковый номер записи, в графе 2 — дату, в графе 4 — реквизиты приказа о приеме на работу. В графе 3 напишите, на какую должность и в какой отдел принят сотрудник. Наименование должности должно соответствовать штатному расписанию. Если выполняемая сотрудником работа дает право на льготы и компенсации, например, досрочную пенсию, убедитесь, что должность указана в соответствии с профстандартом или тарифно-квалификационным справочником. 

Шпаргалка. Какие ошибки ГИТ выявляет на титульном листе

Трудовая книжка

Посмотреть шпаргалку

Как правильно заполнить трудовую книжку при переводе сотрудника на другую должность или в другую компанию

Если работника переводят внутри организации, например, в другой отдел или на более высокую должность, внесите запись о переводе в раздел «Сведения о работе». Проставьте порядковый номер записи и текущую дату, в графе 3 укажите наименование новой должности, на которую назначен сотрудник. Реквизиты приказа о постоянном переводе впишите в графу 4. Так выглядит пример заполнения трудовой книжки бывшего наладчика оборудования в производственном цехе, переведенного на должность электрика участка: 

Образец записи о постоянном переводе в разделе «Сведения о работе»

Трудовая книжка

Как заполнить трудовую книжку при переводе в другую компанию? В этом случае понадобятся две записи, идущие подряд. Сначала кадровик организации, из которой переводят сотрудника, делает запись об увольнении в порядке перевода со ссылкой на пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ. Укажите, как именно оформлен перевод — по просьбе сотрудника или с его согласия. Запись об увольнении заверьте подписью и печатью, поскольку закрывается весь период работы в организации. 

Запись о трудоустройстве в порядке перевода вносят уже по новому месту работы, поэтому сначала указывают наименование компании, в которую принят сотрудник, а в графе 4 — реквизиты приказа о приеме на работу. Сделать это нужно в течение недели со дня перевода. 

Пример оформления записей о переводе в другую компанию с согласия работника

Трудовая книжка

Отражайте в трудовой книжке только постоянные переводы. Записи о временных переводах не делайте, поскольку это противоречит требованиям статьи 66 ТК РФ и пункту 4 Правил №225. Аналогичного мнения придерживаются и специалисты Роструда (см. доклад с руководством по соблюдению обязательных требований за IV квартал 2018 года). 

Как заполнить трудовую книжку при приеме на работу совместителя

Для начала узнайте, хочет ли сотрудник, чтобы работа по совместительству отражалась в его трудовой книжке. Если нет, запись не вносите. А если с согласия работника запись решили внести, учитывайте вида оформляемого совместительства. Трудовую книжку внешнего совместителя хранят и заполняют только по месту его основной работы. Выдайте заверенную справку о приеме на работу по совместительству, чтобы другой работодатель на ее основании сделал запись. 

Внутреннее совместительство оформить проще. Все необходимые для этого документы уже есть в распоряжении службы кадров, поэтому запись о приеме на работу вносится в оригинал трудовой в обычном порядке, но с обязательной отметкой о совместительстве. 

Пример оформления записи о внутреннем совместительстве 

Трудовая книжка

Как поступить, если невнимательное заполнение трудовой книжки привело к ошибкам

Зависит от того, на каком этапе заполнения допущена ошибка. Если кадровик неправильно заполнил титульный лист при первичном оформлении трудовой книжки, ее придется признать недействительной и уничтожить, а работнику выдать новый, правильно заполненный бланк. Не удерживайте стоимость бланка с сотрудника повторно, поскольку ошибка произошла не по его вине. 

Ошибки, закравшиеся в раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», не требуют полного переоформления документа, но нуждаются в исправлении. Инструкция по ведению трудовых книжек запрещает использовать корректирующие жидкости, а также зачеркивать или закрашивать неверно написанные слова и цифры. Поэтому ошибочные записи просто признают недействительными.

Для этого в графе 1 укажите следующий порядковый номер, в графе 2 — текущую дату, в графе 3 напишите «Запись за номером ___ недействительна» и внесите ее правильный вариант. Так следует поступать всякий раз, когда обнаруживаете неправильную по содержанию или форме запись, неправильно указанную дату или номер приказа. 

Как справить ошибки в трудовой книжке читайте в журнале «Кадровое дело»

Нужно ли отражать в записях о трудоустройстве характер, режим и другие особенности работы

В общих случаях сведения, уточняющие режим или характер работы, в запись о трудоустройстве не вносятся. Достаточно указать отдел и должность, которую занимает сотрудник, согласно штатному расписанию. Исключение — вахтовики, работающие вне места своего постоянного проживания или места нахождения работодателя. На них распространяется особое правило, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР, Минздрава СССР и Секретариата ВЦСПС №794/33-82 от 31.12.1987.

Оформление раздела «Сведения о работе» трудовой книжки сотрудника, который принят для выполнения работ вахтовым методом

Трудовая книжка

Оформление трудовой книжки при приеме на работу подростка, которому еще нет 18 лет, по трудовому или ученическому договору

Закон не запрещает принимать на работу несовершеннолетних. Порядок, в котором оформляется трудоустройство подростка, определяют типом договора. Если договор ученический, трудовые отношения на его основании не возникают, поэтому и трудовую книжку оформлять не нужно. Но если со временем ученик станет штатным сотрудником, и организация заключит с ним трудовой договор, в течение недели внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку, если у подростка она есть. Если трудовой еще нет, заведите.

Учтите, что трудовую книжку работника, которому еще нет 14 лет, заполняют только в присутствии родителя, опекуна или попечителя, заключавшего договор от имени ребенка (ч. 4 ст. 63 ТК РФ).

Чтобы без ошибок оформить трудовую книжку при приеме на работу, воспользуйтесь онлайн-сервисом «Системы Кадры»

Трудовая книжка

Воспользоваться сейчас

Вывод

Работа с трудовыми книжками — одна из наиболее ответственных задач, поручаемых кадровику. Поэтому так важно знать и соблюдать постановление о трудовых книжках и инструкцию по их заполнению, вести точный учет чистых и заполненных бланков, создавать для них безопасные условия хранения.

Если предъявленный сотрудником документ заполнен с ошибками, внесите все необходимые исправления, а если возникают сомнения в его подлинности, проверьте серию, номер и другие реквизиты или отправьте запрос в Гознак.

www.kdelo.ru

Как заполнить трудовую книжку при приеме на работу индивидуального предпринимателя


Задать вопрос эксперту

ClubTK