Журнал прихода и расхода денежных средств: Образец журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 2021

Содержание

Образец журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 2021

Кассовая документация традиционно требует особого подхода от бухгалтера, поскольку она связана с оборотом наличных денег. Кассир ведет кассовую книгу, а также оформляет приходные и расходные кассовые ордера. Для учета этих документов существует специальный журнал, в оформлении которого поможет разобраться эта статья.

Приход и расход наличных денежных средств по кассе организации оформляется специальными регистрами бухучета — кассовыми ордерами. Несмотря на то, что сейчас большинство расчетов компании предпочитают осуществлять безналичным способом, даже при выплате зарплаты или командировочных перечисления осуществляются на банковские карты, все равно через кассу проходит какое-то число денежных средств. Поэтому соблюдать кассовую дисциплину и правильно оформлять документы обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса. Кроме первичных документов, в этом случае необходим журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Разберемся, как его правильно оформить.

Форма журнала

Журнал приходных и расходных кассовых ордеров представляет собой обычную, так называемую «амбарную» книгу, в которую записываются все приходы и расходы по кассе. В отличие от кассовой книги, которая является учетным документом операций и остатков, журнал предназначен для регистрации и присвоения реквизитов всем сформированным кассиром приходным и расходным ордерам. Какой порядковый номер ордер получит в журнале, такой и будет ему присвоен.

Форму этого учетного документа каждая организация обязана утвердить в учетной политике. Существует унифицированная форма, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88, которая известна под кодом форма № КО-3. Однако ее применение с 2013 года обязательным не является, и использовать ее можно исключительно при желании организации. На ее основе или опираясь на собственный опыт и предпочтения каждая компания вправе разработать и утвердить свой вариант.

При этом не следует забывать, что все остальные кассовые документы, в частности сами приходные и расходные одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными и применяются исключительно в утвержденной форме.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров — это самый обычный бухгалтерский регистр сводного учета. Статьей 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете» утверждение любых учетных регистров в организации является прерогативой ее руководителя. Однако разрабатывает и предоставляет документ для утверждения главный бухгалтер. Отдельно утверждать каждый такой регистр не нужно, достаточно привести все необходимые формы в приложениях к утвержденной учетной политике. Если будет применяться все же унифицированная форма, об этом также должно быть написано в учетной политике фирмы.

Требования к оформлению

Хотя форму журнала можно разработать самостоятельно, существует ряд требований к его оформлению, которые необходимо учесть.

В частности, страницы такой «амбарной книги» обязательно должны быть пронумерованы сквозным способом, а затем прошиты. Количество страниц нужно указать на задней обложке, заверив их подписью уполномоченного лица и печатью компании (если она используется).

Сама книга внутри на каждой странице состоит из двух одинаковых по объему половин:

  1. Для приходных ордеров.
  2. Для расходных ордеров.

Предполагается, что одной страницы должно хватить на месяц, потому что вести записи необходимо параллельно. Информация о поступлении денег в кассу, а значит, о приходных документах, обычно располагается справа, а сведения о выданных из кассы деньгах (расходе) — слева.

Электронный вариант

Поскольку сейчас большинство компаний ведут бухучет в электронном виде, то и формировать журнал приходных и расходных ордеров в электронной форме законодательство не запрещает. Однако организация должна иметь техническую возможность оперативно превратить электронный документ в бумажный, то есть распечатать заполненный бланк и привести его в соответствие с установленными требованиями. Однако, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он заверяет записи в электронных документах, бумажные копии можно и не печатать. Электронный вариант будет иметь необходимые реквизиты, а значит, и юридическую силу.

Заполнение журнала регистрации кассовых ордеров

Заполнять эту учетную книгу совсем не сложно, если руководствоваться рекомендациями Минфина. Вне зависимости от того, применяется унифицированная форма или бланк, разработанный самостоятельно, на обложке нужно обязательно указать:

  • название фирмы;
  • структурное подразделение организации, где расположена касса;
  • коды;
  • дату, когда начато ведение журнала;
  • данные ответственного за регистрацию лица (должность и Ф.И.О.).

Выглядеть правильно заполненный титульный лист должен так:

Внутри книги обязательно нужно сделать разделение на «приход» и «расход», а также предусмотреть обязательные графы для следующих данных по каждому кассовому ордеру:

  • номер ордера и дата его составления;
  • сумма расхода или прихода;
  • примечания для указания краткой информации о сути операции.

Внутренние страницы, заполненные с соблюдением всех установленных требований, будут выглядеть так:

Номера у приходных и расходных документов должны быть отдельными по каждому виду. Сквозная нумерация не допускается.

Ответственность за нарушения в оформлении и отсутствие регистра

Ведение журнала приходных и расходных ордеров является обязательным для всех организаций, однако за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Единственное, на что могут в этом случае указать организации проверяющие, — на нарушение порядка ведения бухгалтерского учета.


Образец заполненной унифицированной формы журнала

Денежные средства | 1С:Бухгалтерия 8

В программе автоматизирован учет банковских и кассовых операций. Для отражения поступления и расходования наличных денежных средств можно оформить приходный и расходный кассовый ордер. Кассовая книга формируется автоматически.

Автоматизирован учет денежных документов, предусмотрена возможность оформления поступления и выдачи денежных документов (путевок, авиа- и железнодорожных билетов, талонов на ГСМ и т. д.), предусмотрена возможность оформления их поступления, выдачи и списания. Для контроля и анализа движения денежных документов предназначен специальный отчет.

Для отражения поступления и расходования безналичных денежных средств предназначен журнал Банковские выписки. Форма журнала повторяет форму реальной банковской выписки. Платежные поручения на уплату налогов в бюджет и платежей во внебюджетные фонды можно оформить автоматически.

Автоматизирован учет расчетов с подотчетными лицами. Предусмотрена возможность ведения расчетов с подотчетными лицами наличными денежными средствами, денежными документами, а также с помощью банковских карт. Могут использоваться как личные банковские карты сотрудников, так и корпоративные банковские карты.

Предусмотрена возможность автоматического заполнения формы 4 «Отчет о движении денежных средств». Для этого необходимо вести аналитический учет денежных средств по статьям движения. Если форма 4 «Отчет о движении денежных средств» организацией не предоставляется, то учет по статьям можно отключить, что упростит работу с кассовыми и банковскими документами.

Касса

Приход и расход наличных денежных средств оформляется с помощью приходных и расходных кассовых ордеров, можно сразу распечатать унифицированную печатную форму кассового документа. Кассовая книга формируется автоматически.

Оформление выдачи наличных

Анализ денежных средств и взаиморасчетов

Анализ денежных средств и взаиморасчетов

Данные об остатках и движении всех денежных средств организации собраны в СБИС в разделе «Деньги». Здесь руководитель и бухгалтер смогут:

  • контролировать остатки наличных и безналичных денежных средств;
  • планировать поступления и расходы на основании дебиторской и кредиторской задолженностей;
  • сравнивать изменения в сумме остатков, поступлений и расходований денежных средств.

Раздел «Деньги» содержит два основных блока:

Данные раздела можно сформировать как по отдельному юридическому лицу, так и по компании в целом (при многофирменном учете). Выберите «Все юрлица» (или «Наша компания» при ведении управленческого учета) — на странице «Деньги» появятся общие показатели и их детализация по каждой организации.

Статистика остатков

В СБИС анализ финансового состояния организации ведется по трем направлениям: общее количество денежных средств, утвержденные заявки на оплату и долговые обязательства. Данные формируются из остатков на соответствующих счетах. Выберите их для каждого показателя в настройках страницы.

Внимание!

Для отображения реального состояния финансов организации в статистике учитываются суммы принятых к учету документов. Если проводки по операции не сформированы, сумма на странице «Деньги» может отличаться от сумм в связанных разделах.

Всего денег

Общий показатель денежных средств организации состоит из сумм на расчетных счетах, в кассах, на депозите и переводов в пути:

  • Банк — остатки денежных средств на расчетных счетах организации;
  • Касса — наличные деньги компании;
  • Депозиты — денежные средства, размещенные на депозитных счетах;
  • Эквайринг — платежи от покупателей, которые получены эквайером и не зачислены на расчетный счет организации;
  • Переводы в пути — денежные суммы в рублях и валюте, которые отправлены, но еще не зачислены внутри организации:
    • между кассами;
    • между расчетными счетами;
    • из кассы на расчетный счет;
    • с расчетного счета в кассу.

Показатели «Банк», «Касса», «Эквайринг» и «Переводы в пути» кликабельны. Нажмите ссылку или значение суммы — СБИС автоматически откроет связанный раздел, а для «Переводов в пути» построит отчет «Журнал-ордер».

Заявки

Показатель содержит количество и сумму одобренных заявок на оплату. Чтобы перейти на вкладку «Приказы на оплату» раздела «Деньги/Заявки на оплату», нажмите ссылку «Заявки» или значение суммы.

Долги

На странице «Деньги» собраны данные об остатках по дебиторской и кредиторской задолженностей. С их помощью можно контролировать взаиморасчеты с контрагентами, сотрудниками, налоговой службой, а также просмотреть остатки по выданным и полученным займам и кредитам с учетом процентов.

Для детализации данных нажмите значение суммы — СБИС откроет страницу взаиморасчетов и автоматически применит необходимый фильтр. С помощью ссылки «Взаимозачеты» корректируйте долги с контрагентами.

Динамика изменений

Сравнение остатков денежных средств организации в разных периодах представлено в СБИС в графическом виде. Также вы можете отследить изменения сумм поступивших и израсходованных денег, в том числе оплаты от покупателей и оплаты поставщикам.

  1. Выберите показатель для построения графика по кнопке .
  2. Укажите периоды для сравнения, где — прошедший, а — текущий период:
  • Если изменить период справа, СБИС укажет период слева;
  • Если поменять разряд текущего периода, то система автоматически подберет такой же разряд для прошедшего периода (например, вы сравнивали январь`17 и апрель`18; при выборе слева 2018, система укажет справа 2019).

По указанному основанию и периодам система мгновенно отобразит данные в виде:

  • графика — представлена динамика изменений денежных средств в масштабе периода (по дням, если период — месяц; по месяцам, если период — квартал, полугодие или год). Наведите курсор на точку графика — появится всплывающее окно с суммами на эту дату в каждом из периодов.
  • таблицы — сопоставляются значения сумм за период. Если год/месяц не завершился, сравниваются суммы «на сегодня» в прошедшем и текущем периоде, а так же общие суммы за прошлый период с прогнозом на конец текущего.
  • диаграммы — наглядное отображение данных таблицы.

Помимо абсолютных величин, СБИС расчитывает отклонения и показывает прогноз на конец периода.

Суммы в таблице можно расшифровать — посмотреть, какими первичными документами они образовались. Кликните сумму за период, СБИС построит отчет «Журнал-ордер» с детализацией по документам. Внутрифирменные обороты в отчете не учитываются.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Бесплатные шаблоны для ведения любого бюджета в Excel

После того, как вы создали список ваших целей и начали отслеживать расходы, создайте ваш текущий бюджет, используя шаблон персонального бюджета. 

Откройте шаблон персонального бюджета, добавьте сведения о вашем доходе, планируемых сбережениях и суммах расходов для каждого месяца. Этот шаблон состоит из двух страниц: панель мониторинга и бюджет. 

 


 

На странице бюджета вы найдёте три раздела: доход, сбережения и расходы. Категория доходов включают в себя следующие источники дохода:

  • Заработная плата
  • Процентный доход
  • Дивиденды
  • Возмещения
  • Бизнес
  • Пенсия 
  • Другое

 


 

В следующем разделе можно указать ваши планируемые сбережения. Этот раздел может включать в себя краткосрочные или долгосрочные цели, которые вы определили ранее. Раздел содержит следующие категории, которые вы можете менять:

  • Фонд на случай непредвиденных обстоятельств
  • Перевод на сберегательный счёт
  • Пенсия
  • Инвестиции
  • Образование
  • Другое

 


 

Последний раздел страницы персонального бюджета содержит расходы. Здесь вы найдёте различные категории и связанные с ними подкатегории. Основные категории расходов включают в себя:

  • Дом (домашние расходы)
  • Транспорт
  • Ежедневные расходы
  • Развлечения
  • Здоровье
  • Отпуск

 


 

Как только вы введёте значения для каждой категории доходов, сбережений и расходов, вы увидите, что итоговая сумма для каждого месяца автоматически высчитывается и отображается в нижней части каждого столбца. Кроме того, итоговые суммы высчитываются в конце каждой строки и представляют собой данные на текущий момент для каждого элемента бюджета, категории и раздела. 

На другой странице вы найдёте панель мониторинга для вашего бюджета. Панель мониторинга поможет вам получить визуальное представление о состоянии и здоровье вашего бюджета, а также будет автоматически обновляться при внесении изменений в таблицу бюджета. Панель мониторинга, включённая в шаблон персонального бюджета, состоит из 4-х частей:

  • Краткая сводка о возможных источниках сбережений. Эта краткая сводка поможет высчитать ваши потенциальные сбережения для каждого месяца, после того, как вы достигните текущих целей по сбережению средств. Сумма потенциальных сбережений высчитывается в результате вычитания сумм общих сбережений и общих расходов из суммы общего дохода.

 


 

  • Диаграмма соотношения доходов и расходов. Эта диаграмма даёт возможность быстрого визуального просмотра разницы между вашим общими доходами и расходами для каждого месяца, что поможет вам оценить здоровье вашего бюджета.

 

 

  • Круговая диаграмма соотношения между доходами, расходами и сбережениями. Эта диаграмма демонстрирует, какую часть вашего бюджета занимают доходы, расходы и сбережения. 

 

Специфика учета денежных средств в бухгалтерской книге Генуэзской коммуны за 1340 г Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК. 657.1

специфика учета денежных средств в бухгалтерской книге генуэзской коммуны за 1340 г.

О.А. СИДИРОПУЛО,

аспирантка кафедры бухгалтерского учета и аудита E-mail: olya Pavlidi @mail.ru Кубанский государственный университет

В работе представлены результаты проведенного исследования, посвященного отражению в учете денежных средств в средневековой Европе на примере бухгалтерской книги Генуэзской коммуны за 1340 г. Особое внимание уделяется отсутствию уже принятой в то время в других регионах книги «Приход и расход денег» и особенностям учета с применением персональных счетов кассиров.

Ключевые слова: двойная запись, двойная бухгалтерия, книга массари Генуэзской коммуны, денежные средства, счета дебиторской задолженности кассиров

В учетных системах Средневековья особый интерес вызывает учет денег. Роль учета денег в 1494 г. показал «отец» современной бухгалтерии Лука Пачоли, который в гл. 12 «Трактата о счетах и записях» написал: «Итак, с именем Бога ты начнешь переносить в Журнал первую статью своей инвентарной описи, т.е. наличные деньги, которые ты имеешь. Чтобы перенести эту статью в Главную книгу и в Журнал, надо использовать два других термина: «Касса» и «Капитал». Под Кассой подразумеваются твои наличные деньги или твой кошель. Под Капиталом понимается совокупность настоящего твоего имущества. Капитал всегда должен стоять в начале Главной книги и Журнала как кредитор, а Касса — как дебитор.

В ходе сделок Касса никогда не может быть кредитором, а только дебитором или имеет сальдо,

равное нулю, поэтому, если при закрытии Главной книги ее сальдо окажется кредитовым, это укажет на ошибку в Главной книге» [12, с. 43].

Исследование текста гл. 15 трактата позволяет установить, что к 1494 г. система учета денег уже сложилась, и счет кассы занимал главенствующее положение в системе торговых книг. Не менее интересно развитие счета кассы до первой печатной книги по бухгалтерии.

Прежде чем перейти к анализу конкретного архивного материала, рассмотрим опыт ведения кассовых операций, предшествовавший генуэзской учетной системе, накопленный цивилизацией. С этой целью приведем отдельные фрагменты из энциклопедии истории бухгалтерии, книги Я.В. Соколова «Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней» [13].

По вопросу развития учета кассовых операций и его влияния на формирование двойной бухгалтерии профессор писал: «Теперь обратимся к тем, кто пытался вывести двойную запись из причин внутренних, из генезиса счетной идеи. Одни выводили ее из парадигмы простой бухгалтерии, другие -из камеральной, причем в последнем случае одна группа ученых акцентирует внимание на счете Кассы как отправной точке развития, другая — на эволюции контокоррентных счетов» [13, с. 58].

«В 1915 г. было найдено и теперь только полностью расшифровано свыше 1 000 документов (так называемый папирус Зенона)… Известно, что Зенон в 256 г. до н.э. реформировал систему учета,

сложившуюся в частных поместьях. Цели учета, как они вытекают из папируса, могут быгь сформулированы так: 1) выявление общего положения хозяйства, что предполагало организацию систематического учета запасов материальных ценностей, регулярный учет дебиторской и кредиторской задолженности; 2) исчисление хозяйственного эффекта в различных областях деятельности, что предполагало появление первых приемов экономического анализа» [13, с. 38].

Давая оценку папирусу Зенона, Чатфилд обращал внимание на то, что «Зенон организовал строжайший учет и контроль вплоть до каждого гвоздя» [14, с. 38].

Что и поныне интересно в учетной системе античных греков, так это утверждение, согласно которому «наибольшее число записей содержали счета: центральный денежный (касса) и «аналитические» материальные счета запасов (хлеб, вино, импортные товары, строительные материалы и т.д.)» [13, с. 39].

Профессор Я.В. Соколов проводит обзор книг древнеримского учета и взглядов на систему учетных регистров древнеримской бухгалтерии, первой книгой которой была Adversaria, предназначенная для ежедневной записи фактов хозяйственной жизни. Эту книгу позже назвали Памятной, или Мемориалом. Так ее понимают почти все исследователи. Но М. Виллалобос и Ф. Гертц считали, что книга отражала только движение кассы, т.е. это не памятная книга, а кассовая. Несколько шире ее содержание трактовал М. Бартошек, рассматривая ее как кассовую и ресконтро [13, с. 41].

Заканчивая обзор, профессор отметил: было бы большой ошибкой полагать, что во всех хозяйствах книги велись одинаково. Очень может быть, что все приведенные взгляды правильны и речь идет о различных вариантах ведения одних и тех же книг. Римский папирус, датируемый 191-192 гг., содержит четкую двустороннюю запись, причем каждый факт хозяйственной жизни регистрировался по схеме: «от -к (кому)». Это бухгалтерские проводки в полном смысле слова. Однако это не позволяет судить о существовании в конце II в. двойной записи, так как проводки отражают только кассовые платежи и расчеты с дебиторами и кредиторами. Хотя уже тогда при регистрации долгов изредка появлялись термины «дебет» и «кредит», двусторонняя форма

расположения чисел носила случайный характер и была продиктована не принципами двойной записи, а соображениями удобства [13, с. 43-44].

В Западной Европе к XIII в. сложилась интересная система учета кассовых операций. В этом смысле следует прежде всего отметить опыт папской курии.

В первой половине кассовой книги казначея римского папы Николая III (1277-1280) содержался учет прихода, во второй — расхода. Книги, относящиеся к понтификатам Мартина V и Юлия II (1417-1513), дают представление о стройной системе денежного учета. Каждая приходная запись содержала следующие реквизиты: дата, сумма прописью и у правого края страницы — цифрами, от кого последовало поступление денег, основание платежа. Фиксировалось поступление денег в иностранной валюте, если оно имело место, и в пересчете на папские деньги. Оценка в папской валюте записывалась прописью и цифрами. Каждая расходная запись содержала следующие реквизиты: дату, ссылку на распорядительный документ, получателя денег, сумму (порядок аналогичен при записи приходных операций), целевое назначение расхода, способ оплаты. Вверху каждой страницы кассовой книги указывали год.

Приходно-расходные книги велись в двух экземплярах: один у кассира, другой у бухгалтера. Записи делали или как в книгах при Николае III, или же заносили подряд, причем между записями не должно было быть свободного места.

Лица, на которых возлагали ведение кассовых книг, приносили присягу. Для любого исправления записей нужно было иметь специальное постановление. Если дело касалось суммы, то разность записывалась либо как приход, либо как расход. Неправильная запись не зачеркивалась, а подчеркивалась, и сверху писался правильный текст. Исправления во всех книгах выполнял только один специальный нотариус. Остатки по книгам выводились или ежемесячно, или один раз в полугодие путем рекапитуляции [13, с. 51-52].

У тамплиеров был принят свой порядок: специальный дежурный брат — кассир вел приходный кассовый журнал, и каждый плательщик получал от кассира квитанцию. В начале рабочего дня в журнале проставлялись дата и имя кассира.

В каждой статье имелась следующая информация:

1) за чей счет поступили деньги;

2) сумма взноса с указанием вида валюты, в отдельных случаях с переводом по существующему курсу на парижскую валюту;

3) в случае необходимости — наименование фактического плательщика (или посредника), а также причины взноса;

4) указание регистра, на который должна быть записана поступившая сумма.

Расходные операции, если деньги выплачивались из поступлений текущего дня, регистрировались здесь же. Однако основная масса таких операций отражалась в отдельном журнале. Таким образом, все записи строго делились между двумя журналами, регистрами хронологического учета.

Ежедневно по этим журналам выводились итоги, а затем на основе сделанных записей в регистрах систематического учета (контокоррентные счета агентов) проводилась разноска. Учет велся на латинском языке и римскими цифрами.

По приказу Филиппа IV 13 октября 1307 г. вся «верхушка» тамплиеров была арестована и уничтожена, и на многие годы была забыта их техника учета [13, с. 51-52].

Таким образом, можно констатировать, что на всех этапах становления двойной бухгалтерии учету кассовых операций уделялось должное внимание, объем кассовых операций был доминирующим, и к XIV в. сформировалась практика ведения подобных операций на достаточно высоком уровне.

Французский экономист и социолог Ж. Фу-растье считал, что двойная запись логически завершает приходо-расходный учет счета кассы, связанный с логически дополняющими его счетами третьих лиц. Включение материальных счетов в общую систему счетов привело к распространению и на них двойной записи. Я.В. Соколов приводит слова Ж. Фурастье: «Счет Кассы, введенный в систему счетов, подчиняет все счета денежному измерению» [13, с. 58].

По мнению П. Гарнье, наоборот, изначально (в XIII в.) в учете были только личные счета расчетов, но не было счетов материальных ценностей. Они появились в XIV в. «Банкир писал тому, кому открывал кредит: дебет — он должен, а от кого получал — кредит — он верит (имеет)» [15, с. 33].

С конца XV в. дебет и кредит потеряли этимологический смысл и стали означать увеличение

* __ «i

.

Ь ] V.

♦ * ‘ *

i к

< . ■ Л

Ч ‘ •

0

Рис. 1. Первая страница «Книги прихода и расхода денег» (Prato, AS, D, № 403, с. 1R)

или уменьшение учетных объектов бухгалтерских счетов.

По мнению Я.В. Соколова, Гарнье выводил двойную запись не из кассовой книги камеральной бухгалтерии, а из ресконтро (книги лицевых счетов -счетов расчетов) [15, с. 59]. Следовательно, он отрицал ведующую роль учета денег в возникновении двойной записи, а отдавал предпочтение кредиту.

В многочисленных публикациях М.И. Кутера, М.М. Гурской и их аспирантов [2-5] приведены сохранившиеся учетные книги «Libro dell’entrata е uscita» (прихода и расхода денег) на индивидуальных предприятиях и в компаниях Франческо Датини в Авиньоне, Пизе, Барселоне, Мальорке.

Наиболее изучена «Книга прихода и расхода наличных» в Пизе за 1383-1386 гг. под идентификационным номером Prato, AS, D, № 403. Обложка книги (она же первая страница), кроме типичного для того времени обращения к Богу, Богородице и святым покровителям, содержит клятву бухгалтера, в которой он обязуется быть честным и благородным, вести книгу аккуратно и только латинскими цифрами (рис. 1)1.

«Книга прихода и расхода наличных» разделена на две части. С номера 2R по номер 87R по-

1 Фотокопии публикуются с разрешения Министерства наследия, культуры и туризма Италии. Государственный архив в г. Генуя, протокол № 410 Cl. 28.28.09/95.3 от 24.01.2014.

мещены записи прихода денег, а с номера 118V по 188R находятся записи расхода наличных денег. Листы с номера 88V по 117R остались незаполненными (резервными).

Книга характеризуется монофазной структурой счетов, т.е. на одной странице располагаются в хронологической последовательности или только дебетовые, или только кредитовые записи. По каждой странице прихода и расхода денег под-считываются итоги.

Все записи в книге (кроме одной) содержат корреспондирующие ссылки на соответствующие счета в других торговых книгах, что свидетельствует о налаженной системе двойной записи.

Аналогично велась книга «Прихода и расхода наличных» Второй компании Датини в Пизе (Pialo, AS, D, № 404).

Действительно, книги еще далеки от совершенства. Основной их недостаток — расположение прихода и расхода денег в разных местах. В остальном эти книги отвечали всем требованиям грядущего перехода на двойную бухгалтерию [3, с. 37].

Однако обратим внимание на тот факт, что приведенные книги учета денег компаний Фран-ческо Датини применялись спустя более чем 40 лет после книги Массари 1340 г.

Как известно из монографии М.М. Гурской [2, с. 71-97], сегодня признанной первой учетной системой двойной бухгалтерии по сохранившимся источникам считается учетная книга компании флорентийца Джованни Фаролфи в Провансе (1299-1300). В ней имеются ссылки на «Книгу прихода и расхода наличных» (Libro, dell’ entrata e dell’escita), которая, к сожалению, утеряна.

В этой связи учет денег в коммуне Генуи вызывает повышенный интерес. Ориентируясь на совместные с автором данной статьи публикации, профессор М.И. Кутер, доцент М.М. Гурская и кандидат экономических наук К.М. Кутер пишут по этому поводу в учебнике «Введение в бухгалтерский учет»: «Обратим внимание на одну важную деталь: в ранних учетных системах, например в книгах финансистов (массари) города-коммуны Генуя (1340 г.), отсутствовал счет кассы. Учитывались не деньги, а дебиторская задолженность кассира.

Наличность собирал и раздавал один из массари (как правило, Paschalis de Fumeto или

Dominico de Garibaldo). В одно и то же время одновременно на кассира открывалось несколько счетов (иногда до десяти). Деньги накапливались в разных сумках для покрытия каждого долга в отдельности. Зачастую деньги перекладывались из одной сумки в другую, что обязательно находило отражение на счетах.

Партионный учет денежных средств генуэзцев — это уникальная практика, которая не имеет аналогов в сохранившихся средневековых книгах. Это не образец развитой персонификации ответственности и организации учета. Скорее всего, это непонимание задач и возможностей самого учета и его существенное усложнение» [3, с. 34-35].

Но вот что интересно: в учетной системе, которая характеризуется жесткой двойной записью и обобщенной сметой доходов и расходов коммуны, повторимся, отсутствует счет кассы.

Подготовить данные о содержании дебетовых и кредитовых записей, а также о том, какой денежный оборот отражался на счетах, практически невозможно, так как счета дебиторской задолженности кассиров, как правило, занимали целые страницы, а нижние части древних книг размыты водой.

Лампа Вуда2 — эффективный, но очень деф-фицитный ресурс исследования. Она имеется в архиве, где работал автор, в одном экземпляре (причем такой инструмент есть далеко не во всех архивах), и пользоваться ею разрешено только ограниченному кругу лиц. Российские исследователи искренне благодарны за помощь в применении лампы для идентификации объектов, представляющих наибольший интерес.

В принципе стоимостные оценки счетов не содержат элементов научной новизны. Автором изучены количественные характеристики, которые, на его взгляд, наиболее показательны. Коды и адреса из книги Массари города-коммуны Генуя и на ее компьютерной модели приведены на рис. 2.

В течение учетного периода (с 5 марта 1340 г. по 4 марта 1341 г.) открыто 43 счета дебиторской задолженности кассиров перед коммуной: для массари-кас-

2 Лампа Вуда, или лампа черного света (Black light, Wood’s light) — лампа со спектром излучения в наиболее длинноволновой части ультрафиолетового диапазона. В отличие от кварцевой лампы, практически не дает видимого света. Применяется для обнаружения следов жизнедеятельности человека, которые флуоресцируют в свете лампы, при установлении подлинности банкнот, в индустрии развлечений и др.

Счета Paschalis de Furneto Счета Domenico de Garibaldo

Код Адрес Код Адрес

в книге в модели в книге в модели

PF1 4R(3) Счет размыт, требуется лампа Вуда DG1 8R R1.2.1.4

PF2 7R(1) R6.1.2.5.3.N DG2 13R R6.1.2.5.3.N

PF3 7V(1) 1339-24 DG3 25R(2) R6.1.2.5.3.N.N

PF4 8R R1.2.1.4 DG4 26R Счет размыт, требуется лампа Вуда

PF5 9R(2) R1.2.1.3.1 DG5 32R R1.7.2.8

PF6 10R R6.1.2.5.3 DG6 49V R1.2.2

PF7 10V(2) R6.1.2.5.3.5 DG7 67V R1.2.2.15

PF8 13V R6.1.8.1.1.10.5.1 DG8 94V(3) R6.1.6.1.18.1

PF9 21V R6.1.5.5 DG9 95V R6.1.6.1.18.11.2

PF10 34R R6.1.5.5.1 DG10 121V R6.1.6.1.18.1.1.2.2

PF11 46V R1.2.19 DG11 143V R2.2.5

PF12 47R(1) R6.1.7 DG12 163R(1) R6.1.2.5.6

PF13 57R R2.1.4.2 DG13 166V R6.12.5.13

PF14 70R(1) R1.4.N DG14 176R R3.1

PF15 71R R1.4 DG15 183 V R4.1

PF16 90R(2) R6.1.12.1.19 DG16 202R R3.5

PF17 138V R3.2.7.1 DG17 212V(4) R3.5.12

PF18 172R R2.2.9 DG18 221R R3.5.11

PF19 200R(3) R4.4.7.1.1 DG19 224R(1) R3.5.12.1

PF20 201R R4.4.7.1

PF21 209V R4.4.7.1.1

PF22 212V(1) R3.6.7

PF23 215R R4.4.7

PF24 220V(3) 1341-151

Рис. 2. Коды и адреса в книге Массари города-коммуны Генуя (1340 г) и ее компьютерной модели

сира Paschalis de Furneto -24 чета, а для Domenico de Garibaldo — 19.

Первая запись по дебету счета 34R (25 лир 18 сольдо 8 динаров) — это последняя запись по кредиту счета 21V. Соответственно, если адрес счета 21V на компьютерной модели R6.1.5.5, то адрес счета 34R — R6.1.5.5.1. Таких примеров множество.

Подвергнем анализу головной фрагмент компьютерной модели, который ранее был детально исследован нами в работах [2-11, 16]. Головной фрагмент содержит 15 обращений к счетам кассиров, 11 — к счетам Domenico de Garibaldo и четыре ссылки на счета Paschalis de Furneto.

На первом листе имеется девять ссылок на счета Domenico de Garibaldo (рис. 3):

— DG11 (с. 143V) -одна ссылка;

— DG12 (с. 163R) -одна ссылка;

— DG14 (с. 176R) -три ссылки;

— DG16 (с. 202R) -четыре ссылки.

На счета Paschalis de Furneto на этом листе три ссылки:

— PF11 (с. 46V) — одна ссылка;

— PF21 (с. 209V) — одна ссылка;

— PF23 (с. 215R) — одна ссылка.<-4

d E.1.3.6; c. 53V(1) C.._ 653.4.8

1 659.14.1 1 659.14.1

(R7) 114R(2) Д Iohanne de Pessina

(R7.1) 224V(4)

Д Benedicto de Varixio К

CZ R6.1.12.1.21; c. 149R(3) , Д (1 341-29) К

Рис. 4. Распределение доходов в Генуэзской коммуне, ст. 4-7 «Conto riepilogativo delle entrate e delle uscite del Comune di Genova»

расположены лишь три упоминания о счетах кассиров: дважды обращались к счетам Domenico de Garibaldo (DG15 и DG18) и один раз — к счетам Paschаlis de Furneto (PF24).

Во всех случаях отмечается корреспонденция счетов кассиров со счетами второго порядка (источников поступлений) — 3V(3) «Thobia Lavagio», 182V «Johan Spinola», 185R «Lacobo de Bargalio», 123R(2) «Comune di Genova», а также со счетами распределителей бюджетных поступлений (направлений расходования) — 141R(1) «Carlinus Fulzonus», 143R(2) «Benedicto de Curia», 206V(2) «Benedicto de Curia», 197R(1) «Carlino Fabzono», 197R(2) «Comune di Genova», 192R(3) «Comune di Genova».

Сборщики налогов и распределители бю-жетных поступлений зачастую погашают долги напрямую, а также передают кассирам деньги для погашения долговых обязательств (кредиторской задолженности).

Наибольший интерес для анализа представляют отдельные, наиболее типичные счета кассиров. Для начала рассмотрим счет массари-кассира Paschаlis de Furneto 34R (рис. 5). Перевод этого счета приведен на рис. 6.

Следует обратить внимание, что бухгалтеры того времени экономили бумагу — очень дорогой носитель информации. В данном случае после того, как массари исписал всю сторону кредита, он использовал (после жирной черты) свободное место на стороне дебета для кредитовых записей.

Не менее интересен счет кассира Domenico de Garibaldo 176R (адрес на модели R3.1). Фотокопия этого счета представлена на рис. 7, а посвященный ему фрагмент компьютерной модели -на рис. 8.

Счет открыт на сумму 250 лир, поступившую кассиру от распределителя бюджетных поступлений (направлений расходования) Carlinus Fulzoni -c. 176V(1). Счет Domenico de Garibaldo пополнил также другой кассир Paschаlis de Furneto: три транша поступили со счета 172R (PF18).

Деньги поступали от распределителей бюджетных поступлений Carlinus Fulzonus -с. 141R(1) — сумма 467 лир 10 сольдо; Benedicto de Curia — с. 143R(2) — сумма 380 лир и Johan Spinola — с. 182V — сумма 219 лир 3 динара.

Остальные суммы (относительно незначительные) поступили от покупателей товаров.

На кредитовой стороне счета массари-кас-сира 176R отражается выплата жалования. Ранее корреспонденцией счетов указанных по кредиту со счетом текущих расходов (в нашем примере -c. 234V) начислено жалование. Если посмотреть на счет 175R(3), то увидим: сумма, начисленная 9 декабря 1340 г., составила 886 лир 8 сольдо 1 динар. Она выплачена за три раза: 758 лир 5 сольдо 1 динар, 63 лиры 15 сольдо и 64 лиры 8 сольдо.

Занимателен также приведенный на рис. 9 пример со счетом на с. 177R(1), на который имеются две ссылки на рис. 8:

— 100 лир и 183 лиры со счета кассира Domenico de Garibaldo на с. 176R;

— 125 лир со счета Domenico de Garibaldo на с. 202R;

— 125 лир со счета на с. 188R;

— 125 лир внес Francesco Comunale, счет на с. 187R;

— 56 лир 6 сольдо — сумма, накопленная на счете 192R.

Особый интерес представляют две суммы: 125 лир и 83 лиры 14 сольдо (см. рис. 10). Они связяны с информационной учетной системой следующего (1341 г.) учетного периода. Как утверждает массари, подтверждение погашения долга отражено на счетах, расположенных на с. 91, 100 книги следующего года. Как известно, книги предшествующих и последующих учетных периодов не сохранились, и выполнить встречную проверку не представляется возможным.

Следующий счет кассира Paschаlis de Furneto, выбранный для изучения, — 172R (PF18). Его фотокопия представлена на рис. 11, фрагмент компьютерной модели — на рис. 12.

Представленный фрагмент модели свидетельствует о том, что все конечные вершины модели обрамлены счетами, находящимися в интервале от 229R до 237V, т.е. входящими в динамическую структуру счета учета текущих расходов. Следовательно, в модели, как правило, отсутствуют висящие вершины. Все факты хозяйственной жизни коммуны отражены на модели последовательно от доходов к расходам.

Далее, выявлены два случая списания денежных средств (23 лиры 4 сольдо и 3 лиры 15 сольдо)

Рис. 5. Счет кассира Paschalis de Furneto. Ancient Municipality, 1 «Administration of Genoa Municipality, 1340», c. 34R

(Государственный архив г. Генуи)

1 мая 1340 г. Сумма 1 мая 1340 г. Сумма

Paschalis de Furneto должен дать для другой записи, здесь, на с. 21 lb. 25 s. 18 d. 8 Мы имели от Bartholomeo de Pomario, кастелян из Corvara, для другой записи, здесь, на c. 149 lb. 50

8 мая для Filipino Marchexano, счет перца, в этой, на с. 75 lb. 23 s. 3 d. 9 10 мая от Francesco de Coronato в той, на c. 36 они за расходы на гранки lb. 97 s. 19

В тот же день для Petro Starcono de Prapia, счет перца, в этой, на с. 75 lb. 23 s. — d. 6 11 мая, Angelo Bono зплатил за ХХХХ до 10 апреля на счете Garibaldo, здесь, на с. 32 lb. 26

10 мая для Carloto Spinula из St. Luca, здесь, на с. 36 lb. 162 s. 10 В тот же день, и до 2 мая Angolo Bono заплатил по счету Johannes Aciatori, в этой, на c. 35 lb. 2

В тот же день для Baliano Spinula из St. Luca, на c. 36 lb. 162 s. 10 В тот же день он [примечание: Paschalis] заплатил Johannes Balator, на счете Messengers, на с. 35 lb. 2

31 мая для другой его записи, в этой, на с. 46 lb. 200 s. 9 d. 6 В тот же день он заплатил Symone de Sauro, на счете Messengers, на с. 35 lb. 2

Melesio de Merexi, на счете Messengers, на с. 35 lb. 2

Сумма lb. 597 s. 12 d. 5 В тот же день он заплатил Stabellino Portexo, на оговоренном счете на c. 35 lb. 2

В тот же день он заплатил Iacobus Casalasco, на оговоренном счете на c. 35 lb. 2

11 мая, что должно было записано до 23 февраля от Ianoto из Bononia и Reynaldo Columbo, на счете Avarie (налоги), здесь, на с. 217 lb. 3 s. 2 d. 6 В тот же день он заплатил Petro de Clau, на оговоренном счете на c 35 lb. 2

В тот же день от ХХХХ на счете Avarie (налоги) на c. 217 lb. 5 В тот же день он заплатил Petro Ligator Bala, на оговоренном счете на c. 35 lb. 2

17 мая от Comune Masseria в записи на с. 3 lb. 31 s. 5 В тот же день он заплатил Carlino Pellipa, на оговоренном счете на c. 35 lb. 2

19 мая от Auth Jew, в этой, на с. 33 lb. 39 s. 5 d. 11 В тот же день он заплатил Catani Di Pergamo, на оговоренном счете на c. 35 lb. 2

Это должны были иметь за списанную снятую черепицу 3 апреля от Francesco de Doronato, в этой, на с.

15.0.0

(R3.1.1)

175V(3)

Д (R3.1.15)

174R(3) К

Рис. 8. Распределение доходов Генуэзской коммуны, ст. 3, раскрытие итога 3.1, счет кассира Dominico

de Ganbaldo(176R)

Рис. 9. Счет кассира Dominico de Garibaldo. Ancient Municipality, 1 «Administration of Genoa Municipality, 1340», c. 177R(1) (Государственный архив г. Генуи)

(R3.1.3)

177R(1)

Рис. 10. Фрагмент компьютерной модели, характеризующий распределение доходов Генуэзской коммуны, ст.2.2; с. 143Щ2)

183R(1

(Р6.1.5.6.1)

(К3.2.4.10)

171 V(2)

Рис. 12. Фрагмент компьютерной модели, характеризующий счет кассира Paschalis de Ригпе1ю (172Я)

и его окружение

в убытки, которые были отнесены на специальный счет. В основном им пользовались при продаже товаров ниже стоимости приобретения. И, что очень важно, Paschаlis de Fumeto три суммы (200, 250 и 125 лир) не потратил непосредственно на погашение долгов коммуны, а передал другому кассиру Domenico de Garibaldo, о чем имеются соответствующие записи на с. 176R (DG14).

Это свидетельствует о том, что оба финансиста беспокоились не только о погашении долговых обязательств по закрепленным за ними клиентам -на первый план выдвигалось обслуживание всего долга коммуны. 28.15.0

-20.0.0

28.15.0 28.15.0

Рис. 14. СчеткассираDomenicodi Garibaldo(32R)иегоокружение

Рис. 15. Ancient Municipality, 1 «Administration of Genoa Municipality, 1340», c. 32R (Государственный архив г. Генуи)

Список литературы

1. Галаган А.М. Счетоводство в его историческом развитии. М.: Госиздат, 1927. 172 с.

2. Гурская М.М. Методология и методика бухгалтерского учета: генезис и концептуальные основы: монография. Краснодар: Просвещение-Юг, 2013. 290 с.

3. Кутер М.И. Введение в бухгалтерский учет: учебник. Краснодар: Просвещение-Юг, 2012. 512 с.

4. Кутер М.И., Гурская М.М., Кузнецов А.В., Павлиди О.А. Русское начало в исследовании истории возникновения двойной бухгалтерии // Вектор науки Тольяттинского государственного университета. 2010. № 3. С. 228-233.

5. Кутер М.И., Гурская М.М., Кутер КМ. История двойной бухгалтерии: двойная запись // Международный бухгалтерский учет. 2011. № 17. С. 46-55.

6. КутерМ.И., Гурская М.М., Сидиропуло О.А. Бухгалтерская книга Генуэзской коммуны за 1340 г.: начальный этап исследования // Международный бухгалтерский учет. 2011. № 44. С. 60-66.

7. КутерМ.И., ГурскаяМ.М., Сидиропуло О.А. Бухгалтерская книга Генуэзской коммуны за 1340 г.: начальный этап исследования (окончание) // Международный бухгалтерский учет. 2011. № 45. С. 54-59.

8. КутерМ.И., ГурскаяМ.М., Сидиропуло О.А. Бухгалтерская книга Генуэзской коммуны за 1340 г.: новые результаты исследования // Международный бухгалтерский учет. 2012. № 36. С. 54-64.

83.13.8

(R1.7.1.8)

9. КутерМ.И., ГурскаяМ.М., Сидиропуло О.А. Бухгалтерская книга Генуэзской коммуны за 1340 г.: новые результаты исследования (окончание) // Международный бухгалтерский учет. 2012. № 37. С. 61-68.

10. Кутер М.И., ГурскаяМ.М., Сидиропуло О.А. Кубанский университет исследует бухгалтерию муниципалитета Генуя // Экономика устойчивого развития. 2011. № 7. С. 75-81.

11. Кутер М.И., Гурская М.М., Сидиропуло О.А. Ученые Кубанского университета приблизились к разгадке тайн бухгалтерской книги массари Генуи за 1340 г. // Экономика устойчивого развития. 2011. № 8. С. 87-94.

12. Пачоли Л. Трактат о счетах и записях /

под ред. М.И. Кутера. М.: Финансы и статистика; Краснодар: Просвещение-Юг, 2009. 308 с.

13. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней: учеб. пособие для вузов. М.: Аудит, ЮНИТИ, 1996. 638 с.

14. Chatfield M. A History of Accounting Thougt. N.Y.: Robert E. Krieger Publishing Company, 1977.

15. Garnier P. Comptabilite commerciale. Comptabilite generale, Paris, 1975.

16. Mikhail I. Kuter, M.M. Gurskaya, O.A. Sidiropulo. The Genoese Commune Massari’s Ledger of 1340: The First Computer Modeling Experience and Its Results // Journal of Modern Accounting and Auditing, 2013. Т. 9. № 2. С. 212-229.

International accounting Chapter of history

ISSN 2311-9381 (Online) ISSN 2073-5081 (Print)

SPECIFIC ACCOUNTING OF FUNDS IN THE LEDGER OF THE GENOESE COMMUNE FOR 1340

Ol’ga A. SIDIROPULO

Abstract

The article provides the results of the study, which was carried out in order to elucidate the reflection in accounting of funds in the medieval Europe using the case of the ledger of the Genoese commune of 1340. The author pays special attention to the absence of the book «Debit and credit of money», which was already accepted and gained prominence at that time in other regions, and also discusses the features of accounting with application of personal accounts of cashiers.

Keywords: double entry, bookkeeping, Massari’s ledger, Genoese commune, cash, accounts receivables, cashiers

References

1. Galagan A.M. Schetovodstvo v ego is-toricheskom razvitii [Bookkeeping in its historical development]. Moscow, Gosizdat Publ., 1927, 172 p.

2. Gurskaya M.M. Metodologiya i metodika bukhgalterskogo ucheta: genezis i kontseptual’nye osnovy: monografiya [Metodology and accounting

technique: genesis and conceptual frameworks: a monograph]. Krasnodar, Prosveshchenie-Yug Publ., 2013, 290 p.

3. Kuter M.I. Vvedenie v bukhgalterskii uchet [Introduction in accounting: a textbook]. Krasnodar, Prosveshchenie-Yug Publ., 2012, 512 p.

4. Kuter M.I., Gurskaya M.M., Kuznetsov A.V., Pavlidi O.A. Russkoe nachalo v issledovanii istorii vozniknoveniya dvoinoi bukhgalterii [The Russian beginning in the study of the history of the double-entry bookkeeping origin]. Vektor nauki TGU -Vector of science TSU, 2010, no. 3, pp. 228-233.

5. Kuter M.I., Gurskaya M.M., Kuter KM. Istoriya dvoinoi bukhgalterii: dvoinaya zapis’ [The history of double-entry bookkeeping: a double entry]. Mezhdunarodnyi bukhgalterskii uchet — International accounting, 2011, no. 17, pp. 46-55.

6. Kuter M.I., Gurskaya M.M., Sidiropulo O.A. Bukhgalterskaya kniga Genuezskoi kommuny za 1340 g.: nachal’nyi etap issledovaniya [The ledger of the Genoese Commune of 1340: the initial phase of the study]. Mezhdunarodnyi bukhgalterskii

uchet — International accounting, 2011, no. 44, pp.60-66.

7. Kuter M.I., Gurskaya M.M., Sidiropulo O.A. Bukhgalterskaya kniga Genuezskoi kommuny za 1340 g.: nachal’nyi etap issledovaniya [The ledger of the Genoese Commune of 1340: the initial phase of the study]. Mezhdunarodnyi bukhgalterskii uchet -International accounting, 2011, no. 45, pp. 54-59.

8. Kuter M.I., Gurskaya M.M., Sidiropulo O.A. Bukhgalterskaya kniga Genuezskoi kommuny za 1340 g.: novye rezul’taty issledovaniya [The ledger of the Genoese Commune of 1340: the new study results]. Mezhdunarodnyi bukhgalterskii uchet — International accounting, 2012, no. 36, pp. 54-64.

9. Kuter M.I., Gurskaya M.M., Sidiropulo O.A. Bukhgalterskaya kniga Genuezskoi Kommuny za 1340 g.: novye rezul’taty issledovaniya [The ledger of the Genoese Commune of 1340: the new study results]. Mezhdunarodnyi bukhgalterskii uchet — International accounting, 2012, no. 37, pp. 61-68.

10. Kuter M.I., Gurskaya M.M., Sidiropulo O.A. Kubanskii universitet issleduet bukhgalteriyu munit-sipaliteta Genuya [The Kuban University inquires the Genoa municipality accounting]. Ekonomika ustoichivogo razvitiya — Economics of sustainable development, 2011, no. 7, pp. 75-81.

11. Kuter M.I., Gurskaya M.M., Sidiropulo O.A. Uchenye Kubanskogo universiteta priblizilis’ k razgadke tain bukhgalterskoi knigi massari Genui za

1340 g [The Kuban University scientists are getting closer to unraveling the mysteries of the Massari’ ledger of Genoa of 1340]. Ekonomika ustoichivogo razvitiya — Economics of sustainable development, 2011, no. 8, pp. 87-99.

12. Pacioli L. Traktat o schetakh i zapisyakh [Treatise on the Accounts and Records]. Moscow, Finansy i statistika Publ., Krasnodar, Prosvesh-chenie-Yug Publ., 2009, 308 p.

13. Sokolov Ya.V. Bukhgalterskii uchet: ot is-tokov do nashikh dnei [Accounting: from the beginning to the present time]. Moscow, Audit, UNITY Publ., 1996, 638 p.

14. Chatfield M.A. History of Accounting Thought. N.Y., Robert E. Krieger Publishing Company, 1977.

15. Garnier P. Comptabilite commerciale. Comptabilite generale. Paris, 1975.

16. Mikhail I. Kuter, M.M. Gurskaya, O.A. Sidiropulo. The Genoese Commune Massari’s Ledger of 1340: The First Computer Modeling Experience and Its Results. Journal of Modern Accounting and Auditing, 2013, vol. 9, no. 2, pp. 212-229.

Ol’ga A. SIDIROPULO

Kuban State University, Krasnodar, Russian Federation olya_Pavlidi @mail.ru

документов постоянного срока хранения | Фондовый каталог УР

1 Переписка строительного комитета елабужского купца Ф. Чернова, священнослужителей с Глазовским окружным правлением, Елабужским духовным правлением по вопросам строительства каменной церкви в с. Ежево 1847–1855 69
2 Переписка причта церкви со священноцерковнослужи-телями, окружным благочинным, волостными правлениями, уездным приставом, земской управою по вопросам деятельности церкви 1848–1895 53
3 Журнал записи церковных богослужений за 1848 — 1852 1800–1918 18
4 Журнал регистрации входящих документов за 1848-1853 гг. 1800–1918 39
5 Журнал регистрации исходящих документов за 1848-1853 гг. 1800–1918 27
6 Книга для записи прихода, расхода и остатка денежных средств, пожертвованных елабужским купцом Ф. Черновым на строительство каменной церкви за 1850-1855 гг. 1800–1918 24
7 Указы Вятской Духовной Консистории (копии) 1851–1873 33
8 Постановления строительного комитета, учрежденного для строительства каменной церкви в с. Ежево 1851–1859 21
9 Приговоры сельских сходов прихожан 1851–1893 123
10 Книга записи церковных оглашений о вступлении в брак за 1852-1862 г. 1800–1918 24
11 Переписка елабужского купца Чернова со священником церкви по вопросам строительства и благоустройства каменной церкви 1800–1918 26
12 Журнал регистрации исходящих документов за 1353-1359 гг. 1800–1918 7
13 Переписка елабужского купца Ф. Чернова и члена строительного комитета со священником церкви по вопросам строительства и благоустройства каменной церкви 1854–1856 39
14 Журнал регистрации входящих документов за 1854-1875 гг. 1800–1918 92
15 Журнал регистрации исходящих документов за 1854-1874 гг. 1800–1918 98
16 Книга записи прихода и расхода денежных средств, выделенных из капитала Ф. Чернова на строительство каменной церкви за 1855 — 61 гг. 1800–1918 55
17 Переписка елабужского купца Ф. Чернова со священником церкви по вопросам строительства и благоустройства каменной церкви 1856–1860 28
18 Переписка елабужского купца Ф. Чернова со священником церкви о ее благоустройстве 1857–1857 11
19 Опись церковного имущества Трехсвятительской и 12-Апостольской церквей за 1857 — 190З гг. 1800–1918 130
20 Книга записи прихода, расхода и остатка венчиков и листов разрешительной молитвы за 1857-1866 гг. 1800–1918 81
21 Переписка елабужского купца Ф. Чернова со священником церкви о ее благоустройстве 1858–1858 10
22 Книга записи добровольных приношений прихожан за 1861-1874 гг. 1800–1918 46
23 Книга для записи прихода церковно-казенных денег за 1862-1877 гг. 1800–1918 160
24 Книга записи церковных оглашений о вступлении в брак за 1863-1870 гг. 1800–1918 17
25 Книга записи расхода церковно-казенннх денег за 1863-1877 гг. 1800–1918 92
26 Черновая книга записи прихожан за 1864-1873 гг. 1800–1918 113
27 Журнал записи церковных богослужений за 1868-1879 гг. 1800–1918 140
28 Журнал регистрации исходящих документов за 1874-1892 гг. 1800–1918 52
29 Журнал регистрации входящих документов за 1875-1882 гг. 1800–1918 54
30 Журнал записи церковных служб и благоповедения священноцерковнослужителей за 1880-1895 гг. 1800–1918 198

27.2.Журнал “Доверенности”

Журнал “Доверенности” предназначен для учета выданных доверенностей в организации.

Журнал состоит из двух частей. В верхней части отражаются общие данные.

В нижней части перечисляются материальные ценности, которые организация доверяет получить сотруднику.

Работа с записями журнала происходит стандартными методами. (См. стр. 4, раздел 2. Добавление, изменение и удаление записей).

Из контекстного меню данного журнала Вы можете распечатать Доверенность и Книгу учета доверенностей.

27.3.Журналы оплат

Журналы оплат (“Оплата нам” и “Оплата покупок”) предназначены для учета прихода и расхода денежных средств в организации.

В журнале “Оплате нам” учитываются поступающие денежные средства от покупателей:

Из контекстного меню журнала “Оплата нам” Вы можете распечатать платежное поручение и приходный кассовый ордер.

В журнале “Оплате покупок” учитывается расход денежных средств (оплата поставщикам):

Из контекстного меню журнала “Оплата покупок” Вы можете распечатать платежное поручение и расходный кассовый ордер.

На основе журналов оплат автоматически формируются хозяйственные операции. Хозяйственные операции формируются датой проведения документа.

Для наглядного ознакомления с процессом работы с журналами оплат Вы можете посмотреть соответствующий демонстрационный ролик, который находится на дистрибутивном диске к программе в разделе “Обучение”.

Для учета прихода и расхода денежных средств в организации Вы также можете использовать типовые операции и первичные документы.

Работа с записями журналов оплат происходит стандартными методами. (См. стр. 4, раздел 2. Добавление, изменение и удаление записей).

27.4.Книга покупок

Журнал “Книга покупок” предназначен для учета оприходованных счетов-фактур от поставщиков. Его структура такова, что по внешнему виду он напоминает утвержденную форму Книги покупок.

Журнал состоит из двух частей. Верхняя часть называется списком (окном) счетов-фактур, а нижняя списком (окном) товаров в счете-фактуре.

Каждая запись данного журнала это сведения либо о самом счете-фактуре, либо об оплате существующего счета-фактуры.

Работа с записями журнала происходит стандартными методами. (См. стр. 4, раздел 2. Добавление, изменение и удаление записей).

27.4.1.Добавление сведений о счетах-фактурах.

Для оприходования нового счета-фактуры необходимо нажать клавишу <F7>. Появится окно ввода нового счета-фактуры.

В этом окне содержатся следующие основные поля (они могут изменяться в зависимости от настройки книги покупок). (См. стр. 50, раздел 27.7 Настройка счетов, книги продаж и книги покупок.):

Счет-фактура от и – дата и номер выписываемого счета-фактуры. По умолчанию дата будет текущей;

Вариант формирования проводок – возможные значения:

  • “Не формировать” — проводки не формируются;

  • “По приходу и налогам”

  • “Только по приходу”

  • “Только зачет НДС”

  • “По прих. и нал. (не зач. НДС)” — формирование проводок за исключением зачета НДС

  • “Сторно аванса” — сторнирование аванса из книги продаж;

Наим. поставщика и ИНН – Наименование и ИНН поставщика. Эти поля информационные и заполняются автоматически при выборе кода из справочника. Если вариант формирования проводок имеет значение “Сторно аванса”, то в этих полях выбирается покупатель;

Код р/сч, Оплаченная сумма, Плат док. и Дата оплаты – сведения об оплате и документе, подтверждающем оплату. Поле Код р/сч определяет, как производится оплата счета-фактуры (если это поле пустое, то оплата производится через кассу, если там стоит код р/сч из справочника “Расчетные счета” — то оплата производится по безналичному расчету). При установке курсора на поле Плат. док. Вы можете нажать на клавишу <F2> — на экране появится список платежных документов, которые были оплачены данному поставщику. При выборе из этого списка в поля Оплаченная сумма, Плат док. и Дата оплаты будут автоматически подставлены параметры платежного поручения. Но Вы можете также ввести их вручную;

Суммы автоматически – Флажок, показывающий нужно ли автоматически рассчитывать нижеприведенные суммы. При вводе нестандартных данных Вы можете установить его в “Нет” и в книгу покупок будут занесены именно Ваши данные;

<Суммы для книги покупок> — список сумм, которые требуются при заполнении книги покупок. Доступны они для редактирования или нет, зависит от флажка “Суммы автоматически”;

Учитывать – Флажок, показывающий нужно ли учитывать эту запись при обработке данных книги покупок. Аналогичен выключению бухгалтерских операций;

Примечание — содержание данного поля будет выводиться в книгу покупок в качестве комментария. Например — «Оплачено пп 3 от 12 ноября 1998 г.»

В нижней части окна редактирования расположен список товаров и услуг, приходуемых по счету-фактуре.

При добавлении товара появится окно ввода новых товаров. Выберите в списке нужный товар и нажмите <Enter>. Появится окно ввода конкретного товара:

Рассмотрим следующие поля:

Код товара – код заносимого товара. Может выбираться из справочника товаров;

Название – название товара. Заполняется автоматически после выбора товара;

К оплате – показывает полную сумму оплаты по данной позиции.

Количество – количество. Если это неколичественная услуга, то в этом поле поставьте значение “1”.

НСП, % — налог с продаж, выраженный в процентах. Если поле “Налог с продаж” в окне ввода счета-фактуры имеет значение “Без налога”, то это поле недоступно.

Цена – цена товара. При нажатии клавиши <F2> возможен выбор из нескольких цен, занесенных в справочник товаров.

При установке значения определения ГТД (раздел “Общие”) — ДА, появляются поля Номер ГТД и Страна происхождения, с возможностью выбора значений из справочника ГТД. При оприходовании товара через книгу покупок значения, занесенные в эти поля, проверяются на совпадение с имеющимися ГТД по данному товару. При отсутствии таких данных они заносятся в справочник.

При установке значения определения ГТД (раздел “Общие”) — НЕТ (по умолчанию) номер ГТД и страна происхождения заносятся при добавлении или изменении товара в справочнике.

Нажмите правую кнопку “мыши” на нужном счете-фактуре. Появившееся меню содержит следующие пункты:

Плат. Поручение – формирование платежного поручения на оплату счета-фактуры (Этот пункт меню исчезает, если счет-фактура оплачен через кассу по наличному расчету).

Проводки по оплате – формирование бухгалтерской операции по оплате счета-фактуры.

Оплата счета фактуры – Занесение частичной оплаты счета-фактуры (Этот пункт меню исчезает, если счет-фактура полностью оплачен).

Журнал учета – формирование журнала учета оприходованных счетов фактур;

Просмотр книги покупок — формирование печатной формы книги покупок.

Документы – список документов, которые возможно сформировать.

Определение журнала выплаты наличных

Что такое журнал выплат?

Журнал выплаты денежных средств — это запись, которую ведут внутренние бухгалтеры компании, в которой перечисляются все финансовые расходы, производимые бизнесом, до того, как эти платежи будут разнесены в главную книгу. Ежемесячно эти журналы сверяются со счетами главной книги, которые затем используются для создания финансовых отчетов за обычные отчетные периоды.

Ключевые выводы

  • Журнал выплаты денежных средств — это запись внутренних счетов компании, в которой перечислены все финансовые расходы, произведенные с использованием денежных средств или их эквивалентов.
  • Журнал выплаты денежных средств ведется до разноски платежей в главную книгу и используется при создании главной книги.
  • Информация, включенная в журнал выплат наличных, — это сумма выплаты, номер чека, тип операции, получатель и любая другая соответствующая информация.
  • Журналы выплаты наличных могут помочь владельцам бизнеса в управлении денежными средствами, предоставляя четкое представление о расходах на товарно-материальные запасы, заработной плате, расходах на аренду и других внешних расходах.

Общие сведения о журнале выплаты наличных

Эти журналы, обычно поддерживаемые бухгалтерским программным обеспечением, содержат важную информацию, такую ​​как сумма выплаты, номер чека, тип транзакции, получатель платежа, плательщик и авизо. Но некоторые компании записывают и другие важные детали, например скидки на оптовые закупки. Различные типы расходов могут быть указаны в разных столбцах или иметь разные коды.

Руководители журналов должны быть внимательны к деталям и тщательно фиксировать каждую транзакцию, чтобы предотвратить неправильное использование или незаконное присвоение денежных средств.Кроме того, журналы выдачи наличных могут помочь владельцам бизнеса в управлении денежными средствами, предоставляя четкое представление о расходах на товарно-материальные запасы, заработной плате, расходах на аренду и других внешних расходах. Эти данные могут иметь решающее значение для принятия правильных бизнес-решений в будущем.

Журнал выплаты денежных средств покажет владельцу бизнеса, если больше денег уходит из компании, чем приходит, и наоборот, позволяя ему вносить коррективы в бизнес, чтобы обеспечить постоянный положительный денежный поток.

При выплате наличных будет регистрироваться любой денежный перевод, а не только физический перевод. Сюда входят чеки и электронные переводы средств или любой другой денежный эквивалент.

Структура журнала выплат

Журнал выплаты денежных средств содержит множество столбцов для записи денежных потоков предприятия. Столбцы включают дату каждого платежа наличными, детали другого затронутого счета главной книги, номер чека, выданного предприятием, общую сумму выплаченных наличных денег, счет кредитного контроля, который показывает сумму, списанную со счета кредитора. , уплаченные налоги и специальные столбцы, в которых указывается тип транзакции, например реклама, заработная плата и т. д.

Затем каждый из этих столбцов суммируется в конце периода ведения журнала для получения общей суммы. Затем эта информация переносится в главную книгу.

Пример журнала выплаты наличных

Предположим, что через месяц компания ABC покупает машину у производителя BZY за 5000 долларов и арендует грузовик у Rental Trucks за 500 долларов. Компании потребуется кредитовать остатки денежных средств и дебетовать корреспондентские счета. Кассовый журнал будет выглядеть примерно так.

Дата Тип покупки Получатель Кредит наличными Другой дебет
05.06.21 Покупка машины Производитель BZY 5000 долларов США 5000 долларов США
12.06.21 Аренда грузовиков Аренда Грузовиков $ 500 $ 500
Всего $ 5 500 $ 5 500
Журнал выплаты наличных

Это очень упрощенный пример, но он показывает, как регистрируются транзакции.И денежная сумма должна быть записана на кредитном счете наличных, и такая же сумма должна быть списана с соответствующего счета. В зависимости от типа этот счет может быть инвентарным или любым другим традиционным балансовым счетом. В данном случае он был помещен в учетную запись «другой» категории.

Для каждого типа компании журнал выплаты денежных средств будет выглядеть по-разному. Журнал денежных выплат розничного продавца будет включать запасы, дебиторскую и кредиторскую задолженность, заработную плату и заработную плату.Производитель может иметь все это, но также учитывает закупленное сырье и производственные затраты. Компания-разработчик программного обеспечения может иметь только зарплату и расходы на оборудование (компьютер).

Независимо от типа компании, владельцу бизнеса необходимо использовать журнал выплаты денежных средств каждый раз, когда выплачиваются наличные, чтобы вести учет того, на что расходуются деньги. Это критически важный инструмент для успеха любого бизнеса, а также для обеспечения правильности всей информации, предоставляемой Налоговой службе (IRS), на момент уплаты налогов.

RRDS Финансовая и бухгалтерская отчетность | Архивы и записи

График хранения и удаления записей

Финансовые и бухгалтерские записи

График №: 166-450-0050

Записи сверки счетов

Номер графика: 166-450-0050 (1)

Записи документируют сверку денежных средств и счетов, таких как чеки, кассовые и банковские счета, основные средства, с капитальными затратами. Записи могут включать, но не ограничиваются:

Выписки с банковского счета,
Распечатки,
Отчеты,
Расписания,
Рабочие листы,
Другая сопроводительная документация.

(a) Реестр федеральных грантов:
Хранение: 5 лет после принятия годового финансового отчета
Решение: уничтожить
Ответственное подразделение: Финансовый колледж

(b) Прочие записи:
Срок хранения: 3 года
Решение: уничтожить
Ответственный офис: Финансовый институт колледжа

Записи о кредиторской задолженности

Номер графика: 166-450-0050 (2)

Документирует расходы и покупки, а также обеспечивает запись об оплате счетов. Записи могут включать, но не ограничиваются:

Балансовые отчеты,
Счета,
Запросы проверок,
Регистры обременений,
Счета-фактуры,
Счета-фактуры,
Ваучеры / бланки записей,
Разрешения на оплату,
Мелкие наличные,
Ценовые предложения,
Заявки на закупку,
Отчеты о получении товары или услуги,
Заявки,
Реестры чеков,
Соответствующая корреспонденция и документация.

(a) Реестр федеральных грантов:
Хранение: 6 лет после принятия годового финансового отчета
Решение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственный офис: Финансы колледжа

(b) Прочие записи:
Срок хранения: 3 года
Решение: уничтожить
Ответственный офис: Финансовый институт колледжа

СМОТРИ ТАКЖЕ: Записи о закупках

Записи о дебиторской задолженности

Номер графика: 166-450-0050 (3)

Документирует текущее состояние и транзакционную активность средств колледжа, хранящихся на банковских счетах, счета и сборы, отложенное обучение, а также обеспечивает запись денег и прочих долгов перед колледжем.Записи могут включать отчеты о старении счетов, которые используются для отслеживания просроченных и просроченных счетов. Записи могут включать, но не ограничиваются:

листы редактирования счета,
отчеты о старении счета,
банковские выписки,
корреспонденция,
формы оплаты по кредитным картам,
счета-фактуры,
ваучеры журнала,
квитанции,
рабочие листы или таблицы сверки,
подтвержденные депозитные квитанции и / или копии оплаченных чеков.

Хранение: 7 лет после сверки или признания не подлежащей взысканию
Решение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственный офис: Финансы колледжа

Годовые финансовые отчеты

Номер графика: 166-450-0050 (4)

Записи документируют финансовое состояние колледжа и результаты работы с использованием данных пробного баланса.Эти отчеты используются для составления отчетов и мониторинга финансового состояния колледжа, а также для справки аудиторами. Записи могут включать:

Аудиторские отчеты,
Отчеты о состоянии бюджета,
Изменения в остатке средств,
Объединенные балансы,
Объединенные отчеты о доходах,
Расходы,
Отчеты главной бухгалтерской книги,
Примечания к финансовому отчету,
Статистические отчеты,
Отчеты о пробном балансе.

Срок хранения: 20 лет
Решение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственный офис: Финансовый колледж

СМОТРИ ТАКЖЕ: Аудиторские отчеты

Аудиторские отчеты

Номер графика: 166-450-0050 (5)

Записи документируют проверку финансового состояния колледжа внутренними или независимыми аудиторами.Аудит исследует финансовое состояние, политику и процедуры внутреннего контроля и соблюдения, принципы и методы бухгалтерского учета, точность и законность операций. Записи могут включать аудит производительности или программы. Записи могут включать, но не ограничиваются:

Аудиторские отчеты,
Аудиторские работы,
Переписка,
Сопроводительная документация.

(a) Официальная копия отчета об аудите колледжа и ответов:
Хранение: постоянно
Распоряжение: передача в архив
Ответственный офис: Финансы колледжа

(b) Прочие аудиты: Удержание: 20 лет
(c) Аудиты грантового фонда: Удержание: 5 лет
(d) Прочие записи: Хранение: 1 год после завершения аудита
Решение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственный офис: Финансовый колледж

СМОТРИ ТАКЖЕ: Годовые финансовые отчеты

Bond Records, Financial

Регистрационный номер: 166-450-0050 (6)

Записи документируют разрешение и выплату облигаций для финансирования строительства и улучшений колледжа.Записи могут включать, но не ограничиваются:

Полномочия,
Рейтинги облигаций,
Реестры облигаций,
Переписка,
купонов,
G.O. Облигации и сертификаты участия,
Выплаченные облигации,
Расписки,
Доходные облигации,
Образцы выпущенных облигаций,
Подтверждающая финансовая документация.

Хранение: 3 года после окончательного платежа
Распоряжение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственный офис: Финансы колледжа

СМОТРИ ТАКЖЕ: Протоколы выборов

Отчетность по планированию и подготовке бюджета

Номер графика: 166-450-0050 (7)

Записи используются для разработки, предложения и планирования бюджетных запросов для подразделений, отделов или колледжа.Записи могут включать, но не ограничиваются:

Отчеты о выделении средств,
Протоколы и повестки дня бюджетного комитета,
Инструкции по составлению бюджета,
Бюджетные инструкции и руководящие принципы,
Бюджетные запросы,
Бюджетные таблицы (прошлые и текущие),
Отчеты о капитальных затратах,
предложений плана компенсации,
Планы на случай непредвиденных обстоятельств,
Переписка,
Пакеты решений,
Отчеты о потребности в оборудовании,
Рабочие документы по прогнозу расходов,
отчеты о разных доходах,
Таблицы заработной платы,
Расписания,
Планы расходов,
Таблицы.

Срок хранения: 5 лет
Решение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственный офис: Операционно-бюджетное управление колледжа или создание офиса

СМОТРИ ТАКЖЕ:
Отчеты Совета по образованию
Отчеты Бюджетного комитета

Бюджетные записи

Номер расписания: 166-450-0050 (8)

Records документирует годовой финансовый план, утвержденный правлением колледжа. Записи могут включать, но не ограничиваются:

(a)
Принятые бюджеты (бюджетный документ)

Хранение: постоянно
Распоряжение: передача в архив
Ответственное подразделение: Оперативно-бюджетное управление колледжа

(b)
Отчеты о распределении бюджета,
Бюджетные сообщения,
Переписка,
Обслуживание долга, анализ должности и заработной платы,
Операционные программы,
Записи отслеживания доходов и расходов,
Отчеты о состоянии.

Удержание: 2 последних бюджета
Распоряжение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственное подразделение: Операционно-бюджетное управление колледжа

СМОТРИ ТАКЖЕ:
Записи бюджетного комитета
Записи бюджетного планирования и подготовки
Отчеты о состоянии бюджета

Отчеты о состоянии бюджета


[Подробные отчеты о расходах]

Номер графика: 166-450-0050 (9)

Записывает ведомственные расходы по отношению к утвержденному бюджету и используется для отслеживания ассигнований и расходов.Записи могут включать ежемесячные или ежеквартальные распечатки расходов отдела и сумм, доступных для использования в различных фондах и на счетах. Распечатанная информация может включать, помимо прочего, название и / или код фонда или счета; описание объекта; обременения или выделенная сумма; Расходы; остатки; и связанные данные.

Подробные отчеты о расходах (DER), включая финансовые отчеты и резолюции о переводе, документирующие переводы бюджета в первоначальные ассигнования, которые представляются Правлению.

Хранение:
(a) Отчет на конец года: 5 лет
(b) Все остальные отчеты: До замены
Распоряжение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственный офис:
Финансы колледжа
Оперативно-бюджетное управление колледжа

СМОТРИ ТАКЖЕ:
Отчетность по планированию и подготовке бюджета
Отчетность по бюджету

Записи о финансировании капитального строительства

Номер графика: 166-450-0050 (10)

Записи документируют финансирование проектов капитального строительства в университетском городке и используются для подготовки бюджетов и ассигнований на проекты капитального строительства.Записи могут включать, но не ограничиваются:

Формы утверждения бюджета,
Распоряжения об изменении бюджета,
Записи о бюджетном прогнозе и распределении,
Акты окончательной приемки,
Описание проектов,
Связанная документация и корреспонденция.

Хранение: срок службы структуры
Распоряжение: передача в Центр документации
Ответственное подразделение: создание офиса или отдела

Для корреспонденции, фискальный

Регистрационный номер: 166-450-0050 (11)

Записи документируют значительный обмен информацией между колледжем и другими государственными учреждениями, поставщиками, студентами и общественностью по вопросам налоговой политики, обязательств, доходов и транзакций.Записи включают письма, отправленные и полученные административным и / или деловым персоналом колледжа.

Хранение: 3 года
Решение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственное подразделение: создать офис или отдел

СМОТРИ ТАКЖЕ: Административные записи, программа

Записи главной книги и пробного баланса

Номер графика: 166-450-0050 (12)

Records предоставляют исчерпывающий список всех финансовых операций колледжа и используются для подготовки финансовых отчетов колледжа.Главная книга обеспечивает запись фискальных операций по всем активам, обязательствам, собственному капиталу, доходам и расходам колледжа. Пробный баланс представляет собой список всех открытых счетов в Главной книге и отражает текущее финансовое положение колледжа. Информация включает в себя: дебетовую, кредитную и балансовую суммы по фонду и счету.

Хранение:
(a) Финансовые отчеты на конец года: 20 лет
(b) Другие отчеты: До замены
Распоряжение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственное подразделение: Финансы колледжа

СМОТРИ ТАКЖЕ:
Годовые финансовые отчеты
Дочерние бухгалтерские книги, журналы и регистры

Grant Records, Financial

Номер расписания: 166-450-0050 (13)

Отчеты документируют данные о расходах и статусе федеральных и
других грантов, полученных колледжем.Записи могут включать, но не ограничиваются:

Уведомления о корректировках,
Отчеты о подготовке распределения,
Отчеты о капитальных затратах,
Контракты,
Корреспонденция,
Федеральные оценки,
Финансовые отчеты,
Записи о покупке, инвентаризации и выбытии основных средств,
Заявки на финансирование,
Заявки на гранты,
Сводные данные о статусе гранта,
Уведомления о присуждении гранта,
отчеты об исполнении,
описания проектов,
отчеты по проектам,
обзоры проектов,
Предлагаемые бюджеты,
Ежеквартальные, годовые и окончательные отчеты о расходах, запросы на возмещение.

Хранение:
(a) Учет основных средств: 2 года после выбытия активов
(b) Прочие записи: 6 лет после принятия окончательного или годового отчета о расходах
Списание: передача в Центр документации; уничтожить
Ответственное подразделение: Финансовый колледж

СМОТРИ ТАКЖЕ: Grant Records, административный

Ваучеры журнала

Регистрационный номер: 166-450-0050 (14)

Записывает авторизацию документов и движение средств между счетами колледжа и центром затрат.Записи включают в себя журнальные ваучеры, в которых указаны номера счетов, сумма, разрешающая подпись и соответствующая информация. Записи могут также включать внутриведомственные ваучеры, в которых подробно описываются внутренние возвратные платежи за услуги университетского городка, такие как телефоны, почтовые расходы, копирование и носители. Может также включать документацию, объясняющую и / или оправдывающую передачу.

Срок хранения: 3 года
Решение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственное подразделение: Финансовый колледж

Записи о закупках

Номер графика: 166-450-0050 (15)

Записи документируют покупку товаров и услуг колледжем.
Записи могут включать, но не ограничиваются:

Заказы на отзыв контракта,
Переписка,
Разрешения на закупку,
Заказы на закупку,
Заявки,
Заказы на обслуживание по телефону,
Файлы поставщиков,
Ваучеры.

Хранение:
(a) Файлы поставщика: до замены или устаревания;
(b) Прочие записи: 3 года
Решение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственное подразделение: Служба закупок

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Заявки и отчеты о наградах

Регистры квитанций и квитанций

Регистрационный номер: 166-450-0050 (16)

Документальные записи о денежных средствах, полученных или распределенных колледжем.Он также документирует все деньги, полученные и депонированные на счета отдела посредством ежедневных депозитов. Эта серия может включать, но не ограничивается:

Банковские депозитные квитанции,
Наличные по отчетам о счетах,
Кассовые квитанции,
Кассовые ленты,
Чековые корешки,
Чековые регистры,
Чеки,
Депозитные ваучеры департаментов,
Ежемесячные отчеты кассовых аппаратов,
Балансы мелких денежных средств,
Реестры отчетов,
Проверочные квитанции.

Хранение: 5 лет
Решение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственное подразделение: создание офиса или отдела или Финансового колледжа

СМОТРИ ТАКЖЕ: Записи о дебиторской задолженности

Дочерние книги, журналы и регистры

Номер приложения: 166-450-0050 (17)

Записывает подробные сведения о транзакциях, например, связанных с поступлениями и расходами, на ежедневной, ежемесячной, ежеквартальной или аналогичной основе.
Включает журналы, бухгалтерские книги, регистры, дневные книги и другие бухгалтерские книги, которые служат резервной документацией для главной книги. Может включать подробную информацию о доходах, расходах, обременениях, денежных поступлениях, варрантах и ​​т. Д. Информация часто включает дату, получателя, цель, зачисленные или списанные средства, номер чека и аналогичные или связанные данные. Примечание. Эти бухгалтерские книги, журналы и регистры больше нельзя создавать из-за автоматизации систем бухгалтерского учета.

Хранение:
(a) Реестры целевых фондов: 2 года после закрытия доверительного фонда
(b) Другие вспомогательные бухгалтерские книги, журналы и реестры: 2 года
Решение: передать в Центр документации, уничтожить
Ответственное подразделение: College Finance

Глоссарий терминов // Офис контролера // University of Notre Dame

  1. На главную>
  2. Бухгалтерский учет по исследовательским и спонсируемым программам>
  3. Глоссарий терминов

А — Д; Е — Я; J — R; S — Z

Код счета

Код учетной записи является обязательным элементом FO A PAL, определяющим категорию расходов или доходов, например, стипендии для выпускников, расходные материалы, оборудование и т. Д.

Подотчетный план

Подотчетный план — это план, который оплачивает расходы, которые в противном случае вычитались бы сотрудником, требует от сотрудника обоснования расходов и не позволяет сотруднику получать возмещения, превышающие расходы.

Код деятельности

Код активности — это дополнительный элемент FOAP A L, предназначенный для краткосрочных проектов, специальных мероприятий и повторяющихся мероприятий в университетском городке с участием одного или нескольких отделов.

Аванс

Аванс — это выплата наличными до того, как будут понесены фактические расходы — например, денежные средства, предоставленные путешественнику перед поездкой. Когда предоставляется аванс, эти деньги, по сути, относятся к незавершенным расходам.

Распределение затрат

Распределение затрат означает процесс отнесения стоимости или группы затрат к одной или нескольким целям затрат в разумной и реалистичной пропорции с предоставленной выгодой или другими справедливыми отношениями.

Допустимые затраты

Допустимые затраты — это затраты, которые распределяются и соответствуют любым ограничениям или исключениям, изложенным в принципах федеральных затрат, требованиях спонсоров или внутренней политике, применимой к организации, несущей затраты. Затраты также должны соответствовать внутренним правилам, политикам и процедурам, которые единообразно применяются как к финансируемой из федерального бюджета, так и к прочей деятельности Университета, должны учитываться последовательно и соответствовать Общепринятым принципам бухгалтерского учета.

Подпись уполномоченного

Авторизованная подпись требуется для одобрения транзакций, влияющих на учетную запись Университета. Финансовый менеджер фонда подразумевает первичное разрешение, но может назначить право подписи другому физическому или физическому лицу через Форму разрешения подписи. Однако полномочия по утверждению компенсаций сотрудникам не могут быть переданы коллеге или подчиненному. Для грантовых средств заполненные формы должны храниться в бухгалтерии исследовательских и спонсируемых программ; для неограниченных средств формы должны подаваться в Платежную службу.

Метка со штрих-кодом (в соответствии с политикой Plant Fund)

Бирка, прикрепляемая к движимому активу, которая содержит контрольный номер для целей идентификации.

Бюджетная категория

Бюджетные категории — это группы аналогичных расходов в отдельные категории для целей сводной отчетности.

Бюджетный период

Бюджетный период представляет собой интервал времени, на который период проекта делится для целей бюджета и финансирования.

Ревизия бюджета

Ревизия бюджета — это процедура перераспределения бюджетных средств между различными категориями расходов. Изменения бюджета для грантов и контрактов должны быть согласованы с Notre Dame Research.

Закрыть

Завершение присуждения / гранта / соглашения означает процесс, посредством которого федеральное агентство по присуждению награды или другой спонсор определяет, что все применимые административные действия и необходимая работа по награде были завершены получателем.

Обязательства

Обязательства — это предполагаемые будущие расходы, которые могут быть официально возложены на фонды с помощью нескольких методов, таких как обработка заявки на закупку или инициирование формы действий по персоналу.

Построенное оборудование

Оборудование, изготовленное университетом, определяется как объединение модульных компонентов и / или материалов в одну функциональную единицу. Готовое оборудование будет иметь удельную стоимость 5000 долларов или более, срок полезного использования более одного года и способность функционировать без помощи другого элемента (например, не является аксессуаром или компонентом). Эти активы построены отделом для использования по контракту или гранту, которые останутся во владении Университета, с передачей титула либо Университету, либо федеральному агентству после завершения контракта или гранта.

Стоимость Доля или совпадение

Разделение затрат — это часть стоимости проекта спонсируемого соглашения, вносимая Университетом и / или другими нефедеральными источниками, не возмещаемая спонсором. Разделение затрат можно разделить на обязательные или добровольные.

Ведомственные исследования

Под научными исследованиями подразумеваются исследования, разработки и научная деятельность, которые не являются организованными исследованиями и, следовательно, не включаются в отдельный бюджет и не учитываются.

Прямые затраты

Прямые затраты — это те затраты, которые могут быть идентифицированы конкретно с конкретным спонсируемым проектом, учебной деятельностью или любой другой институциональной деятельностью, или которые могут быть напрямую отнесены к такой деятельности с высокой степенью точности.

Освободить

Прекращение использования — это высвобождение средств, ранее зарезервированных для определенной цели, посредством заказа на поставку или формы для персонала. Средства освобождаются от использования, когда товары получены и произведен окончательный платеж или когда персоналу произведена оплата.

Код документа

Код документа — это учетная ссылка, содержащая буквенные и цифровые символы, которая определяет тип и источник транзакции. Ссылка на код документа помогает найти дополнительную информацию о транзакции или источник записи.

Справочный номер документа

Ссылочный номер документа предоставляет дополнительную информацию о транзакции, помогающую идентифицировать детали или источники, связанные с записями в бухгалтерской книге.

вверх страницы

Отчетность по усилиям

Отчет об усилиях (ранее называвшийся Отчетом о деятельности персонала или «PAR») — это форма Университета, используемая для подтверждения компенсации, начисленной на награду, и отражает усилия, затраченные на награду. Любые расходы на персонал, относящиеся к награде, должны быть подтверждены. Сертификация усилий является требованием Циркуляра OMB A-21

.

Обременение

Обременение — это зачисление средств на определенную покупку.Обременение санкционируется путем заполнения заказа на поставку или формы действий персонала.

Остаток конечного фонда в GLez

Конечный остаток средств в GLez — это доступный остаток для расходов на предыдущий день. Он не включает никаких невыполненных обязательств или обременений.

Расширенные полномочия

Расширенные полномочия передают определенные полномочия Университету, позволяя нам санкционировать определенные действия, такие как пересмотр бюджета или продление вознаграждения.

Срок годности

Окончательная дата, к которой должны быть понесены или обременены расходы по проекту или спонсируемому гранту.

Эндаумент

Эндаумент — это постоянный фонд, доходы которого должны использоваться в соответствии с указанными желаниями жертвователя.

Расходы

Расходы — это отчисления в фонд для оплаты товаров или услуг, которые используются для выполнения требований награды.

Услуги и административные расходы (F&A)

Затраты на F&A — это реальные затраты, понесенные Университетом в поддержку спонсируемой деятельности, но не могут быть напрямую идентифицированы с конкретным грантом или контрактом. Затраты являются результатом общих услуг, таких как библиотеки, эксплуатация и техническое обслуживание оборудования, коммунальные расходы, общие, ведомственные, административные расходы подразделения / школы и спонсируемых проектов, а также амортизация зданий и оборудования. Ставки косвенных затрат и дополнительных льгот по всем федеральным грантам и контрактам периодически пересматриваются и согласовываются с нашим компетентным федеральным агентством, Министерством здравоохранения и социальных служб.

Стипендия

Стипендия — это сумма, выплачиваемая в пользу отдельного человека для помощи в учебе или исследованиях.

Основные средства

Основные средства — это оборудование или мебель со сроком полезного использования более одного года и первоначальной стоимостью единицы 5000 долларов или более.

Договор с фиксированной ценой

Контракт с фиксированной ценой предусматривает твердую цену, которая не подлежит корректировке на основе фактических затрат основного подрядчика при выполнении контракта.

FOAPAL

FOAPAL — это аббревиатура от структуры плана счетов, используемой финансовой системой Banner. FOAPAL означает F, и O rganization- A ccount- P rogram- A ctivity- L ocation коды.

Форма I-9

Федеральный закон требует, чтобы работодатели проверяли личность и разрешение на трудоустройство всех вновь нанятых (или повторно нанятых) сотрудников, обеспечивая заполнение каждым сотрудником Формы I-9 «Проверка права на трудоустройство» в течение трех рабочих дней с даты начала приема на работу (для преподавателей, в течение трех рабочих дней с даты начала действия договора).

Дополнительное пособие

Дополнительное пособие — это дополнительные расходы, которые Университет несет от имени своих сотрудников для повышения их благосостояния. В зависимости от характера статьи дополнительные льготы могут не облагаться налогом или облагаться налогом. Если облагается налогом, льгота добавляется к налоговой декларации работника на конец календарного года (1099, 1042S, W2). Дополнительные льготы включают, помимо прочего, выход на пенсию, здоровье сотрудников, стоматологические услуги и взнос Университета в FICA.

Размер дополнительных льгот

Дополнительные ставки вознаграждения — это метод учета для распределения затрат по вознаграждениям между подразделениями или вознаграждениями пропорционально прямым затратам на заработную плату, понесенным этими организациями.Все сотрудники Университета, включая преподавателей, сотрудников или студентов, получают определенные дополнительные льготы, которые сопровождают их отношения с Университетом. Пул дополнительных льгот включает различные группы сотрудников на основе аналогичных дополнительных льгот, на которые они имеют право. Стоимость дополнительных льгот для каждой группы объединяется для определения ставок дополнительных льгот, используемых при составлении бюджета и бухгалтерском учете. Актуальные дополнительные ставки можно найти здесь.

Фонд Код

Код фонда является обязательным элементом OPAL F .Фонд — это источник, в котором поддерживаются ресурсы для проекта. Финансовая отчетность университета включает следующие группы фондов: фонды с ограничениями, фонды с ограничениями, фонды студенческих ссуд, фонды пожертвований, фонды заводов, фонды агентств.

GLez (Простая главная книга)

GLez — это веб-интерфейс к финансовой отчетности университета. Он обеспечивает просмотр финансовых данных как на сводном, так и на подробном уровне. Он обновляется каждую ночь транзакциями из финансовой системы Banner.

Грант

Грант — это механизм финансовой помощи, предоставляющий деньги правомочной организации для выполнения утвержденного проекта или деятельности. Дополнительные сведения см. В политике RSPA в отношении грантов и подарков.

Человек-субъект

Человек — это живой человек, для которого исследователь, проводящий исследование, получает 1) данные посредством вмешательства или взаимодействия с этим человеком или 2) идентифицируемую частную информацию, используемую для достижения цели исследования.

Независимый подрядчик

Независимый подрядчик — это физическое лицо, которое должно получать оплату за специальные услуги и по характеру своих отношений не регулируется правилами работодателя / сотрудника.

Косвенные затраты (см. Услуги и административные расходы)

Натуральный вклад

Натуральный вклад — это неденежный вклад, непосредственно связанный с проектом, который может оцениваться в денежной форме.Примерами являются проживание или обучение на территории кампуса.

Инструкция (как функция учреждения)

Классификация обучения включает расходы на все виды деятельности, которые являются частью учебных программ учебного заведения. К расходам, попадающим в эту категорию, относятся: кредитные и некредитные курсы; академическое, профессиональное и техническое обучение; лечебно-методическая инструкция; а также регулярные, специальные и дополнительные занятия.

Интеллектуальная собственность

Интеллектуальная собственность — это продукт интеллекта, имеющий коммерческую ценность, включая охраняемую авторским правом собственность, такую ​​как литературные или художественные произведения, и идеальную собственность, такую ​​как патенты, наименования мест происхождения, бизнес-методы и производственные процессы.

вверх страницы

Запись в журнале

Запись журнала — это бухгалтерская операция, используемая для исправления или перераспределения доходов и расходов. Чтобы инициировать транзакцию по грантовому фонду, заполните форму записи в журнале (Форма ручного ваучера журнала) и отправьте утвержденный документ в отдел учета исследований и спонсируемых программ.

Код местонахождения

Код местоположения — это необязательный элемент FOAPA L , который в основном используется с модулем основных средств для обозначения физических мест или участков, таких как номер здания или комнаты.Коды местоположения являются обязательным элементом для капитальных покупок.

Обязательная доля затрат

Обязательная часть затрат — это обязательный взнос Университета, указанный спонсором в качестве условия получения награды. Это изложено в объявлениях о проектах или руководящих принципах, выпущенных спонсором.

Дополнительный номер не взимается

Бесплатное продление — это продление периода спонсируемого проекта без дополнительных затрат для спонсора.Продление может быть запрошено через Notre Dame Research, если работа по проекту не будет завершена в первоначально утвержденные сроки.

NRA (Иностранец-нерезидент)

Иностранец-нерезидент — это лицо, которое не считается постоянным резидентом США по причине рождения или наличия карты постоянного проживания.

Код организации

Код организации — это элемент APAL F O , который определяет школу / колледж / подразделение / департамент / центр / институт, с которым связаны фонд или деятельность в организационной структуре университета.

Организованные исследования

Организованные исследования — это научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы учреждения, которые финансируются и учитываются отдельно. Он включает как внутренние, так и спонсируемые извне исследовательские проекты. Организованное исследование, независимо от того, финансируется он извне или нет, будет иметь следующие характеристики: процесс конкурентного предложения, необходимая финансовая отчетность и заявленные результаты.

Прочая институциональная деятельность

Прочая институциональная деятельность отражает всю деятельность учебного заведения, за исключением инструктажа, ведомственных исследований, организованных исследований и другой спонсируемой деятельности.

Прочая спонсируемая деятельность

Другая спонсируемая деятельность отражает программы и проекты, финансируемые федеральными и нефедеральными агентствами и организациями, которые включают выполнение работы, отличной от обучения и организованных исследований.

Главный следователь

Главный исследователь — это лицо, которое берет на себя ответственность за интеллектуальное качество спонсируемого проекта, целостность расходов, относящихся к его фондам, и точность представленных отчетов о ходе выполненной работы.

ProCard

ProCard — это кредитная карта, спонсируемая университетом, которая выдается уполномоченным сотрудникам для покупок небольших долларовых товаров.

Код программы

Программный код — это элемент FOA P AL, определяющий цель соответствующих финансовых транзакций в контексте основной деятельности Университета, такой как обучение, исследования, общественные услуги и т. Д.

Имущество

Имущество, если не указано иное, представляет собой недвижимое имущество, оборудование, нематериальное имущество и долговые инструменты.

Недвижимость

Недвижимость — это земля, включая земельные участки, строения и принадлежности.

Исследования

Исследование означает систематическое исследование, включая разработку исследований, тестирование и оценку, предназначенное для развития или содействия расширению знаний.

Исследования и разработки

Исследования и разработки означают всю исследовательскую деятельность, как базовую, так и прикладную, а также все виды деятельности по развитию, которые поддерживаются университетами, колледжами и другими некоммерческими организациями.«Исследование» определяется как систематическое исследование, направленное на более полное научное знание или понимание предмета изучения. «Разработка» — это систематическое использование знаний и понимания, полученных в результате исследований, направленных на производство полезных материалов, устройств, систем или методов, включая проектирование и разработку прототипов и процессов. Термин «исследование» также включает деятельность, включающую обучение людей методам исследования, когда для такой деятельности используются те же средства, что и для других исследований и разработок, и где такая деятельность не входит в функцию обучения.

Проведение расследований

Неправомерное поведение при проведении исследований — это фабрикация, фальсификация или плагиат при предложении, проведении или сообщении об исследовании или при сообщении результатов исследования. Фабрикация составляет данные или результаты и записывает их или сообщает о них. Фальсификация — это манипулирование исследовательскими материалами, оборудованием или процессами, а также изменение или пропуск данных или результатов таким образом, что исследование не отражается точно в протоколе исследования. Плагиат — это присвоение чужих идей, процессов, результатов или слов без должного признания.Этот термин не включает честную ошибку или честное различие во мнениях.

вверх страницы

SAF (Форма записи студента)

SAF требуется для любого студента-сотрудника Университета. В форме содержится подробная информация о заработной плате и часах / сроках занятости, а также указывается подразделение или подразделения, на которые нанимают сотрудников.

Стипендия

Стипендия — это, как правило, сумма, выплачиваемая в пользу студента учебного заведения для помощи в продолжении учебы.

Спонсируемое обучение и обучение

Спонсируемое обучение и подготовка означает конкретную учебную или учебную деятельность, предусмотренную грантом, контрактом или соглашением о сотрудничестве.

Спонсируемые исследования

Спонсируемые исследования — это все исследования и разработки, спонсируемые федеральными или нефедеральными агентствами и организациями, независимыми от Университета.

Стипендия

Стипендия — это фиксированная и регулярная выплата, такая как заработная плата за оказанные услуги или пособие.

Дополнительная заявка

Дополнительное вознаграждение — это присуждение финансовой помощи в форме распределения денег, сделанных в рамках вознаграждения получателем правомочному субреципиенту или субреципиентом субреципиенту более низкого уровня.

Субреципиент

Субреципиент — это юридическое лицо, которому предоставлено субпредложение и которое несет ответственность перед получателем за использование предоставленных средств.

Доля добровольных обязательств по расходам

Добровольная обязательная доля затрат представляет собой ресурсы, предлагаемые Университетом (задокументированные и количественно выраженные в предложении), когда это не является конкретным требованием спонсора.Это становится обязывающим обязательством, которое Университет должен предоставить в рамках выполнения спонсируемого соглашения. Добровольные обязательства по разделению затрат имеют те же требования к аудиту и отслеживанию после присуждения контракта, что и обязательные требования по разделению затрат.

Добровольная доля свободных от обязательств

Добровольное незавершенное разделение затрат официально не указывается в предложении и утвержденном бюджете, но впоследствии становится доступным для проекта.

вверх страницы

.

Процедуры фонда мелкой наличности | Финансовые и бизнес-услуги

Определение фонда мелких денежных средств — небольшой денежный фонд, используемый для случайных покупок, когда обычные методы покупки нецелесообразны. Следует проявлять особую осторожность, чтобы защитить такие средства от кражи или неправомерного использования.

Правила обращения с мелкими денежными средствами 3-011
  1. Мелкие денежные средства общего назначения — Мелкие денежные средства предназначены для мелких случайных покупок.Размер фонда не должен превышать сумму расходов, необходимых в 45-дневный период.
  2. Создание фондов мелкой наличности — Запрос на такие средства должен быть направлен в Главное бухгалтерское управление или, в случае гранта или контракта, в их бухгалтерский офис. Чтобы создать или внести изменения в сумму, хранитель, ChartField или закрытие, используйте форму запроса / изменения мелких денежных средств.
    1. В случае, если вы хотите уменьшить или закрыть свой фонд мелкой наличности, хранитель должен внести сумму сокращения фонда через
    2. На все мелкие денежные расходы должны быть получены оригиналы квитанций.Такие квитанции обычно включают кассовые чеки или кассовые чеки, или надлежащим образом утвержденные квитанции «Получена мелкая наличность». Лица, запрашивающие возмещение из наличных денег, должны подписать квитанции. Для каждой выплаты должна быть задокументирована следующая информация.
      1. Получатель
      2. Дата покупки
      3. Количество
      4. Коммерческая цель и описание покупки
    3. Когда денежный фонд исчерпается, заполните форму возмещения мелких денежных средств и отправьте ее в счет к оплате.Форма возмещения должна быть одобрена руководителем соответствующего отдела со всеми применимыми квитанциями.
    4. Чек для возврата денег можно обналичить в главном кассе в комнате 165 Здания обслуживания студентов.
    5. Департаменты несут ответственность за то, чтобы мелкие денежные расходы не включали налог с продаж штата Юта. Фонды Petty Cash не будут пополняться на суммы, уплаченные в виде налога с продаж штата Юта, без исключения с разрешения компетентного декана или аналогичной должности.
  3. Запрещенное использование
    1. Мелкие денежные средства не могут быть депонированы на личные банковские счета или объединены с другими фондами.
    2. Департаменты не могут открывать банковские счета для наличных денег.
    3. Покупка товаров и услуг на сумму более 100 долларов США не должна осуществляться за наличные. Покупки на сумму более 100 долларов должны производиться с использованием других методов закупок, таких как закупочная карточка.
    4. Мелкие денежные средства нельзя расходовать на:
      1. Заработная плата или аналогичные выплаты физическим лицам.
      2. Приобретение товаров и услуг для личного пользования преподавателями или сотрудниками.
      3. Запрещенные предметы приобретения, как указано в Правиле R3-100E.
      4. Авансы на заработную плату, командировочные и ссуды сотрудникам или студентам
      5. Обналичивание чеков для сотрудников или других лиц.
      6. Возмещение затрат на развлечения. Такие расходы должны быть представлены в отделе счетов к оплате, как указано в Политике 3-031.
  4. Обслуживание и безопасность денежных средств
    1. Мелкие денежные средства должны быть всегда надежно защищены.Доступ к средствам должен быть ограничен одним лицом (например, хранителем мелкой наличности или конкретным кассиром).
    2. Кассовая наличность и квитанции о произведенных выплатах всегда должны равняться установленной сумме фонда мелкой кассы. Эти денежные средства следует подсчитывать ежедневно и регистрировать с помощью счетной ведомости.
    3. Мелкие денежные средства подлежат необъявленной проверке со стороны руководства ответственного департамента, офиса аудитора штата Юта, Департамента внутреннего аудита и / или Управления контролера.Во время проверки кассир мелкой кассы должен предоставить полную отчетность по фонду.
  5. Годовой обзор мелких денежных фондов
    1. Ежегодно хранитель мелкой кассы и руководитель отдела или назначенное лицо (кроме хранителя) должны проверять каждый фонд мелкой наличности, находящийся под их контролем, и проверять следующее:
      1. Фонд еще необходим на утвержденную сумму.
      2. Сумма кассовой наличности и поступлений по невозмещенным расходам равна утвержденной сумме.
      3. Денежные средства обеспечены и не размещены на отдельном банковском счете.
      4. Хранитель является хранителем записи.
      5. Эта политика мелкой наличности и дополнительные инструкции были пересмотрены, и фонд используется в соответствии с этой политикой.
    2. Несоблюдение годового обзора может привести к закрытию фонда мелкой кассы.

(март 2015)

Мелкая наличность для Восточной Европы и России — Финансы | Динамика 365

  • Читать 16 минут

В этой статье

В этом разделе представлена ​​информация о функции мелкой наличности, которая позволяет пользователям в Эстонии, Литве, Чехии, Венгрии, Латвии, Польше и России отражать операции с наличностью в системе.

Функцию мелкой кассы можно использовать для автоматизации операций по получению и расходу наличности, создания первичных документов и печати связанных отчетов. Функционал мелкой наличности позволяет выполнять следующие операции:

  • Учет поступления и расходования свободных денежных средств.
  • Создание типичных денежных форм: квитанции о возмещении денежных средств, квитанции о выплате наличных и Журнал регистрации кассовых чеков.
  • Управляет максимальной суммой денежных средств, разрешенной для операций с клиентами, поставщиками и т. Д.
  • Отражать в системе кассовые операции в различных валютах.
  • Преобразование сумм кассовых операций в иностранной валюте в валюту по умолчанию для предоставления бухгалтерской отчетности.
  • Создание отчета по кассовой книге и отчета кассира.

Предварительные требования

Прежде чем вы сможете использовать функцию мелкой наличности, вы должны выполнить следующие предварительные требования:

  • Открыть кассовые счета.
  • Настройте профили разноски денежных средств.
  • Настройте номерные серии для нумерации кассовых документов.
  • Установите значения по умолчанию для параметров управления наличными и банком.
  • Настройте имена кассовых журналов в Главной книге.

Открыть кассовые счета

Чтобы настроить кассу, откройте Касса и управление банком > Банковские счета > Кассовые счета и введите следующую информацию.

Поле Описание
Наличные деньги Введите код для идентификации денежного счета (кассовый).
Имя Введите описание денежного счета.
Валюта Выберите код валюты по умолчанию для кассовых операций.
Группа номерной последовательности Если нумерация кассовых документов должна отличаться от нумерации, указанной в параметрах, введите код.
Другие валюты Установите этот флажок, чтобы разрешить проводку валют, которые отличаются от валюты учета.
Отрицательная касса Установите этот флажок, чтобы разрешить отрицательное сальдо денежных средств в любой валюте.

Чтобы настроить правила контроля остатка денежных средств для кассового счета, выберите кассовый счет, а затем на панели действий на вкладке Кассовый счет в группе Предел остатка щелкните Предел остатка . Введите следующую информацию.

Поле Описание
Вид валюты Выберите тип валюты:
  • Валюта учета — используйте код основной балансовой единицы.
  • Указанная валюта — используйте код валюты, который отличается от кода основной валюты компании.
Валюта Если вы выбрали Указанная валюта в поле Тип валюты , выберите код валюты. Это поле недоступно, если вы выбрали Валюта учета в поле Тип валюты .
Тип лимита баланса Выберите одно из доступных значений:
  • Максимум — остаток денежных средств не должен превышать Предел остатка суммы для денежного счета (верхняя граница).
  • Минимум — остаток денежных средств не должен опускаться ниже предельного значения остатка для денежного счета (нижняя граница).
Проверить лимит остатка Выберите, что происходит в процессе утверждения кассовых документов, если превышена сумма Предел остатка для денежного счета:
  • Принять — Предел может быть превышен.
  • Предупреждение — Предел может быть превышен, но пользователь получает предупреждающее сообщение.Кассовый документ подтвержден или утвержден.
  • Ошибка — Предел не может быть превышен. Пользователь получает сообщение об ошибке, а кассовый документ не подтвержден или не утвержден.
Дополнительные сведения о процессе утверждения кассовых документов см. В разделе «Утверждение и разноска кассовых операций» далее в этом разделе.
Предел баланса Введите предел для остатка денежных средств на счете. Сумма должна быть в указанной вами валюте.

Настройка профилей разноски денежных средств

Профили разноски денежных средств определяют разноски в главную книгу. Чтобы настроить профиль разноски денежных средств, перейдите к Касса и управление банком > Настройка > Профили разноски наличных и выберите или создайте профиль разноски. Введите следующую информацию.

Поле Описание
Действительно для Выберите, будет ли профиль разноски применяться к определенному денежному счету или ко всем денежным счетам:
  • Таблица — Если есть строка профиля разноски для кассового счета, эта строка используется для разноски кассовой проводки.
  • Все — Для денежного счета нет строки профиля разноски.
Наличные Если вы выбрали Таблица в поле Действительно для , укажите кассовый счет. Это поле останется пустым, если вы выбрали Все в поле Действительно для .
ГК Введите номер счета главной книги, который будет использоваться в качестве сводного счета для кассового счета.

Настройка номерных серий для кассовых документов

Чтобы настроить номерные серии для кассовых документов, перейдите на страницу Управление банком и банком > Настройка > Параметры управления банком и банком .На вкладке Номерная серия укажите коды номерной серии для квитанций о возмещении наличных , квитанций о выплате наличных , Ваучера корректировки наличных денег и документов корректировки курса , а также для документов кассового отчета .

Установка значений по умолчанию для параметров управления наличными и банком

Чтобы установить значения по умолчанию для параметров управления банком и наличностью для функции мелкой наличности, перейдите к Управление банком и банком > Настройка > Параметры управления банком и банком .На вкладке Cash введите следующую информацию.

Поле Описание
Наличные деньги Выберите кассовый счет по умолчанию в журналах.
Проводка наличных Введите профиль разноски денежных средств по умолчанию, который используется, если не указан другой профиль разноски.
Проверка использованного ваучера Выберите, что происходит, если при проверке номера кассового документа обнаруживаются повторяющиеся номера:
  • Отклонить дубликат
  • Отклонение копий в течение финансового года
  • Принять дубликаты
  • Предупреждать при дублировании
Лимит чековых операций Укажите, что произойдет при превышении лимита операций с контрагентами:
  • Принять — Предел может быть превышен.
  • Предупреждение — Предел может быть превышен, но пользователь получает предупреждающее сообщение. Операция размещена.
  • Ошибка — Предел не может быть превышен. Пользователь получает сообщение об ошибке, а операция не публикуется.
Метод проверки Выберите метод проверки, который используется для контроля суммы превышения лимита для операций:
  • Операция — Проверка выполняется для каждой транзакции
  • Соглашение — Проверка выполняется для каждой транзакции, имеющей определенный контракт с контрагентом.
Лимит операций Введите максимальную сумму, разрешенную для операций с наличными контрагентами.
Проводка на более раннюю дату Установите этот флажок, чтобы разрешить разноску кассовых операций до последней даты кассовой операции.
Размеры Введите измерения в поля Код отдела , Аналитический код и Код цели .Эта информация будет отражена в печатной форме кассовых документов.
Использовать статус подтверждения Установите этот флажок, чтобы использовать дополнительный статус Подтверждено в процессе утверждения кассовых документов. (Для получения дополнительной информации см. Раздел «Утверждение и разноска кассовых операций».)

Настройка имен кассовых журналов в главной книге

Чтобы создать журнал для разноски кассовых операций, перейдите в Главная книга > Настройка журнала > Имена журнала и создайте новую запись.В поле Тип журнала укажите Наличные . При необходимости задайте другие параметры журнала по умолчанию.

Ежедневные кассовые операции через кассовый журнал

Чтобы создать кассовый документ с помощью журнала накладных, перейдите к Кассовое и банковское управление > Кассовые операции > Журнал накладных и создайте новый журнал. На Панели действий щелкните Строки . Добавьте новую строку и введите следующую информацию.

Поле Описание
Дата Введите дату транзакции.
Счет Выберите кассовый счет. По умолчанию в параметрах Управление наличностью и банком указан денежный счет.
Описание Введите пояснительный текст для транзакции.
Дебетовый Кредит Введите сумму кассового документа в одно из этих полей:
  • Дебет — используйте это поле для регистрации денежных поступлений и квитанции о возмещении наличных денег.
  • Кредит — используйте это поле для регистрации денежных расходов и квитанции о выплате наличных.
Тип зачетного счета Зачетный счет Выберите тип смещения счета и номер смещения счета.
Валюта Выберите код для валюты транзакции.
Ваучер Это поле заполняется автоматически в зависимости от настройки журнала.
Номер для заказа Если для денежного счета не задана другая номерная серия, это поле заполняется автоматически на основе номерной серии, указанной в параметрах.Вы можете вручную ввести номер заказа в это поле по своему усмотрению. Для предотвращения несоответствия в нумерации кассовых документов применяется следующий контроль: номер кассового документа с более ранней датой операции не может быть больше номера кассового документа с более поздней датой операции. Если вам не нужен этот элемент управления, установите флажок Проводка на более раннюю дату в параметрах управления наличностью и банком.
Статус одобрения Статус первой транзакции — Нет .Для получения информации о том, как установить статус транзакции, см. Раздел «Утверждение и разноска кассовой транзакции».
Тип документа Это поле на вкладке Кассовый ордер заполняется автоматически в зависимости от суммы, введенной вами для кассового документа:
  • Квитанция о возмещении денежных средств — это значение используется, если вы ввели сумму в поле Дебет для кассового счета.
  • Квитанция о выплате наличных — это значение используется, если вы ввели сумму в поле Кредит для кассового счета
  • Исправление — Вы ввели отрицательную сумму в поле Дебет или Кредит для кассового счета.
Налоговая группа Укажите налоговую группу для расчета налогов на операцию.
Позиция Налоговая группа Укажите налоговую группу номенклатуры для расчета налогов на операцию.
Причина На вкладке Кассовый ордер введите текст, описывающий предмет операции. Этот текст будет напечатан на форме отчета кассового чека.
Дата документа Введите описание, номер и дату основного документа, который является причиной транзакции (например, авансовые отчеты, счет-фактура или заказ).
Типовой тип Это поле может иметь следующие значения:
  • Сотрудник — справочник Представитель содержит список сотрудников, если поле Счет смещения установлено на Регистр или Банк , или список контактных лиц контрагента, если поле Счет установлен на Клиент или Поставщик . Чтобы создать представителей, перейдите по ссылке Basic > Setup > Контакты > Контактное лицо .
  • Другой — Поиск Представитель содержит список других клиентов. Чтобы настроить получателей, которые не отображаются в таблице Клиенты или Поставщики , перейдите к Главная книга > Получатели . Этот тип доступен только для Латвии. (Ключ конфигурации CSELatvia должен быть включен.)
  • Поставщик — Поиск Представитель содержит список поставщиков. Чтобы настроить поставщиков, перейдите на страницу Счета к оплате > Поставщики .
  • Клиент — справка Представитель содержит список клиентов. Чтобы настроить клиентов, перейдите на страницу Дебиторская задолженность > Клиенты .
Представитель Выберите представителя типа, указанного в поле Тип представителя .
ФИО Это поле заполняется автоматически на основе полей Счетный счет и Представитель .Эта информация будет отражена в печатной форме для кассовых чеков.
Удостоверение личности Это поле заполняется автоматически на основании данных удостоверения личности контактного лица (представителя). Если в поле Тип смещения счета задано значение Держатель аванса , а в поле Счет смещения установлен номер сотрудника, денежные поступления или расходы могут производиться от сотрудника или в пользу сотрудника. В этом случае поле Удостоверение личности заполняется автоматически с использованием данных для удостоверения личности из таблицы Сотрудник ( Бухгалтерия персонала > Таблица сотрудников ).
Назначение В таблице Purpose определите один или несколько кодов назначения для суммы транзакции. Выберите код назначения в поле Цель и введите объяснение в поле Текст транзакции . В поле Сумма введите сумму в валюте транзакции. Поле Percent показывает в процентах отношение суммы назначения к общей сумме транзакции.
Остаток Оставшаяся рассчитанная сумма.Обратите внимание, что вся сумма транзакции должна быть назначена кодам назначения.
Должностные лица На вкладке Должностные лица укажите имена и должности ответственных лиц: Директор, Главный бухгалтер и Кассир. Значения Position определяются настройкой официальных лиц на вкладках General и Ledger страницы Officials ( Basic > Setup > Contacts > Officials ).
Предоплата Установите этот флажок, если проводка является предоплатой.
Профиль проводки Введите профиль разноски для кассового счета. По умолчанию используется профиль разноски, указанный в параметрах Управление наличностью и банком.
Профиль проводки смещения Введите профиль разноски для выбранного смещения счета.
Общая сумма В группе полей Общая сумма внизу страницы в поле Возмещение отображается сумма, рассчитанная для всех квитанций о возмещении наличными, введенных в текущий журнал, а в поле Disb отображается сумма для все квитанции о выплате наличных.

Чтобы проверить записи журнала, на панели действий щелкните Проверить .

Ежедневные кассовые операции через общий журнал

Чтобы создать кассовую проводку через общий журнал, перейдите в Главная книга > Записи журнала > Общие журналы и создайте новый журнал. На Панели действий щелкните Строки . Добавьте новую строку и введите следующую информацию.

Поле Описание
Дата Введите дату транзакции.
Тип счета Выбрать Мелкая наличность .
Счет Выберите номер денежного счета.
Текст операции Введите пояснительный текст для транзакции.
Дебетовый Кредит Введите сумму кассового документа в одно из этих полей:
  • Дебет — используйте это поле для регистрации денежных поступлений и квитанции о возмещении наличных денег.
  • Кредит — используйте это поле для регистрации денежных расходов и квитанции о выплате наличных.
Тип зачетного счета Зачетный счет Выберите тип смещения счета и номер смещения счета.
Валюта Выберите код для валюты транзакции.

На вкладке Счет-фактура вы можете указать профили разноски для выбранного счета и смещения счета. Если зарегистрированная транзакция является предоплатой, установите флажок Предоплата на вкладке Платеж .В группе полей Представитель заполните поля, как вы делали для строк журнала накладных для печати в отчете Cash . Чтобы проверить записи журнала, на панели действий щелкните Проверить .

Подтверждение кассовых операций и проводка

Для кассовых операций могут применяться следующие статусы: Нет , Подтверждено , Утверждено и Отклонено . A Использовать параметр статуса подтверждения на экспресс-вкладке Утверждение на вкладке Касса на Кассовое и банковское управление > Настройка > Параметры управления наличными и банком позволяют активировать два дополнительных статуса: Подтверждено, и Отклонено .Подтверждение уместно, когда кассовые документы выдаются, а кассовые поступления или расходы делятся между двумя сотрудниками: бухгалтером и кассиром. Функция Reset status изменяет текущий статус транзакции. Утверждено становится Подтверждено , а Подтверждено становится Нет . Записи кассовой книги можно редактировать только при статусе Нет . Операции с наличными деньгами могут быть отклонены только в том случае, если статус операции — Подтверждено .Отклоненные кассовые документы включаются в отчет Журнал регистрации кассовых документов , но не отражаются в отчете Кассовая книга . Чтобы подтвердить транзакцию, выберите соответствующую строку журнала накладных, а затем нажмите Утверждение документов > Подтвердить . Номер заказа создается на основе указанной номерной серии. Статус транзакции изменится на Подтверждено , и вы больше не сможете редактировать строку журнала. Остаток денежных средств на счете не изменился.Чтобы отклонить кассовый документ, щелкните Утверждение документов > Отклонить . Эта опция доступна только для документов со статусом Подтверждено . Чтобы утвердить транзакцию, выберите соответствующую строку журнала накладных, а затем щелкните Утверждение документов > Утвердить . Статус Утверждено указывает, что денежные средства получены или израсходованы. Остаток денежных средств изменен. Денежная операция может быть проведена. Чтобы отменить статус Утверждено и сбросить статус на Нет , щелкните Утверждение документов > Сбросить статус .Разноситься можно только по утвержденным кассовым операциям. Чтобы опубликовать журнал, щелкните Опубликовать > Опубликовать .

Распечатать кассовый ордер

Чтобы распечатать кассовый ордер, выберите строку журнала накладных, а затем на панели действий щелкните Печать > Отчет о кассовом ордере . Система генерирует печатную форму для квитанции о возмещении наличных или квитанции о выплате наличных в зависимости от того, введена ли сумма в поле Дебет или поле Кредит для выбранной строки:

  • Если в поле Дебет указана сумма: Квитанция о возмещении наличных
  • Если в поле Кредит указана сумма: Квитанция о выплате наличных

Строки журнала накладных, которые имеют статус Подтверждено, , Утверждено, или Отклонено, могут быть напечатаны.Вы также можете распечатать документы кассового ордера в Кассовое и банковское управление > Запросы и отчеты > Кассовый ордер .

Периодические задачи

Следующие задачи могут быть выполнены в Банковское и кассовое управление > Периодические задачи .

Периодическая задача Описание
Проверить лимит остатка Проверить остаток на выбранном денежном счете на указанную дату и отобразить результат в информационном сообщении.При расчете баланса можно учитывать только одобренные транзакции. Транзакции, помеченные как Для расчета заработной платы , не учитываются.
Пересчет остатка денежных средств Используйте эту задачу, чтобы убедиться, что остатки главной книги для счетов кассы соответствуют остатку наличности.
Создание кассового отчета (только для Польши) Создайте отчет Касса . Номер отчета Cash генерируется на основе номерной последовательности, установленной для номера отчета .В диалоговом окне для задачи в По дате укажите последнюю дату, для которой кассовые операции должны быть подсчитаны для отчета Касса . Используйте функцию Фильтр на вкладке Записи, чтобы включить , чтобы указать дополнительные критерии, чтобы ограничить выбор кассовых операций. Эти критерии могут включать номера денежных счетов и коды валют. В поле Create by выберите пользователя, который отвечает за создание отчета. Чтобы просмотреть созданный отчет Касса , используйте кнопку Кассовые отчеты на странице Кассовые счета .
Cash — валютная корректировка FIFO и LIFO (только для Польши) Рассчитайте курсовую корректировку по польским стандартам. Используйте функцию Фильтр в записях , чтобы включить вкладку , чтобы указать денежный счет, для которого нужно запустить задачу. Установите флажок Перерасчет , чтобы выполнить полный пересчет курсовой разницы для всех открытых периодов. Вот как рассчитывается корректировка обмена при использовании методов «первым пришел — первым ушел» (FIFO) и «последний пришел — первым ушел» (LIFO):
  • Метод FIFO — система ищет проводку расходов с более ранней датой проводки (меньший номер заказа) и рассчитывает ее с проводкой поступления, которая имеет более раннюю дату проводки (меньший номер заказа).
  • Метод LIFO — система ищет проводку расходов с более поздней датой проводки (больший номер заказа) и рассчитывает ее с помощью проводки поступления, которая имеет более позднюю дату проводки (больший номер заказа).
Расчетная сумма отражается в поле Расчетная валюта на странице Денежная операция . При наличии курсовой разницы сумма отражается в поле Сумма курсовой разницы , а транзакция типа документа Курсовая разница создается в таблице Денежная транзакция .Счета главной книги для операций прибылей и убытков задаются в таблице Валюта ( Финансовая прибыль по курсу и Финансовый убыток по курсу ).
Переоценка иностранной валюты — наличные деньги Используйте эту задачу, чтобы иметь адекватный баланс в валюте по умолчанию на отчетную дату, когда операции вводятся в иностранной валюте. Используйте функцию Фильтр в записях , чтобы включить вкладку , чтобы указать денежный счет, для которого нужно запустить задачу.В диалоговом окне задачи используйте поля Из валюты и В валюту , чтобы указать валюты транзакции. Система сравнивает сумму в валюте, которая была конвертирована с использованием обменного курса на выбранную дату, с суммой в валюте по умолчанию. Разница между двумя суммами (без учета предыдущей курсовой корректировки) является рассчитанной курсовой корректировкой. Эта задача создает утвержденную кассовую проводку типа Курсовая разница .Транзакция главной книги формируется с использованием счета главной книги для денежных средств и счета главной книги, который указан в Нереализованная прибыль или Нереализованный убыток в таблице Валюта .

Запросы и отчеты

Запрос или отчет Описание
Просмотр кассовых операций Для строки журнала накладных используйте кнопку Запросы на Панели действий, чтобы просмотреть проводки бухгалтерской книги, остаток денежных средств и другую информацию.
Денежные операции Перейдите на страницу Кассовые и банковские операции > Запросы и отчеты > Кассовые операции для просмотра кассовых операций. Используйте функцию Фильтр , чтобы указать дополнительные критерии, чтобы ограничить выбор кассовых операций.
Журнал регистрации (для Эстонии, России) Отчет по номеру Управление денежными средствами и банком > Запросы и отчеты > Журнал регистрации отражает все выданные квитанции о возмещении и выплате денежных средств.
Кассовая книга (для Латвии, Литвы, России) Отчет по номеру Управление денежными средствами и банком > Запросы и отчеты > Отчет кассовой книги отражает фактическое движение денежных средств (поступления и расходы).

Часто задаваемые вопросы о журналах UMass Lowell | Финансовые услуги

Это термины, которые использует UMass Lowell Financial Services, когда речь идет о финансовых показателях университета.

Поле диаграммы: Состоит из следующего:

  • Идентификационный номер отдела (Dept.ID)
  • Фонд №
  • Номер проекта, если применимо

, т.е. L123456789 — 51425 M5017000000000A

Тип скорости: Код, представляющий комбинацию значений поля диаграммы. Тип скорости упрощает ввод полей диаграммы, которые обычно используются вместе.

Идентификатор отдела (Dept. ID): Конкретный идентификатор, присвоенный области и / или отдельному лицу в университете, который определяет, кто несет ответственность и отслеживает деятельность по доходам и расходам.

Номер фонда: Фонды разделяют различные типы финансирования и определяют конкретную цель финансирования (т. Е. Фонд 51161 — это финансирование из оперативного бюджета по сравнению со стипендией фонда 53570).

Код программы: Отслеживает доходы и расходы по областям в университете.

Тип запрашиваемого журнала будет зависеть от того, что вы пытаетесь сделать, и на какие бюджеты повлияет запись.

Перенос операционных бюджетов

Бюджетные журналы будут использоваться при переводе средств в рамках фондов операционного бюджета (т.е. Номера фондов 51161,52110 и т. Д.…), Когда перевод предназначен для перемещения бюджетных средств, а не расходов.

Движение наличных денег

кассовых журналов будет использоваться при переводе наличных денег между различными фондами для запросов, которые предназначены для поддержки другой области, без отражения расходов в бюджете финансового отдела (т. Е. Отдел «A» поддерживает мероприятие, проводимое отделом «B, »Расходы, связанные с мероприятием, должны оставаться в бюджете Департамента« Б.»).

Примечание: UML не переводит средства, не относящиеся к операционному бюджету, в операционные бюджеты (т. Е. Перевод бюджета или денежных средств из не спонсируемого фонда 51425 в фонд операционного бюджета 51161). Эти типы запросов будут обрабатываться как журнал переноса затрат с использованием кода возмещения расходов.

Перемещение расходов

Журналы переноса затрат будут использоваться для переноса расходов или их части из одного бюджета в другой (т. Е. Перемещение расходов из не спонсируемого фонда 51425 в фонд операционного бюджета 51161).

Совет. Заказы на закупку (ЗП) могут быть разделены между несколькими бюджетами PeopleSoft, что гарантирует отнесение расходов на все бюджеты отделов, желающих покрыть расходы. Первоначальное разделение заказа на поставку устраняет необходимость в переносе затрат.

Финансирование операционных бюджетов за счет неоперационных бюджетных средств

Журналов переноса затрат будет использоваться при запросе перевода средств в фонды операционного бюджета (т. Е. Перевод из фонда частных подарков 53500 в фонд операционного бюджета 51161).

Однако, если запрос заключался в том, чтобы из операционного бюджета (фонд 51161) финансировался перевод в бюджет частных подарков (фонд 53500), этот запрос был бы обработан как кассовый журнал, поскольку финансирование поступало из операционного бюджета.

Финансирование операционных бюджетов за счет неоперационных бюджетных средств

Журналов переноса затрат будет использоваться при запросе перевода средств в фонды операционного бюджета (т. Е. Перевод из фонда частных подарков 53500 в фонд операционного бюджета 51161).

Однако, если запрос заключался в том, чтобы из операционного бюджета (фонд 51161) финансировался перевод в бюджет частных подарков (фонд 53500), этот запрос был бы обработан как кассовый журнал, поскольку финансирование поступало из операционного бюджета.

После определения того, какой тип журнала необходим, заполните соответствующую форму журнала, например: Бюджетный журнал (xls) или форму записи в журнале (xls), и отправьте форму по электронной почте в соответствующий отдел (бюджетное управление или офис контролера).Эти формы и пособия по трудоустройству можно найти на веб-сайте «Бюджет и финансовое планирование».

Учет мелкой кассы — AccountingTools

Как вести учет мелкой наличности

Мелкая наличность — это небольшая сумма наличных денег, которая хранится на территории компании для оплаты незначительных денежных потребностей. Примерами таких платежей являются канцелярские товары, открытки, цветы и т. Д. Мелкие наличные хранятся в ящике для мелкой наличности или ящике рядом с тем местом, где они больше всего нужны. В более крупном предприятии может быть несколько пунктов приема мелкой наличности, возможно, по одному на здание или даже по одному на отдел.Для учета операций с мелкой наличностью используется отдельная система учета.

Система мелкой кассы

Чтобы создать фонд мелкой наличности, кассир создает чек на сумму финансирования, назначенного определенному фонду мелкой наличности (обычно несколько сотен долларов). В качестве альтернативы кассир может просто отсчитать наличные для кассы мелкой кассы, если в помещении достаточно банкнот и монет. Первоначальная запись в журнале мелкой кассы — это дебет счета мелкой кассы и кредит на счет денежной наличности.

Затем хранитель мелкой наличности выплачивает мелкую наличность из фонда в обмен на квитанции, относящиеся к любым расходам. На данный момент записи в журнале нет; вместо этого остаток денежных средств в фонде мелкой наличности продолжает сокращаться, в то время как количество поступлений продолжает расти. Общая сумма поступлений и остатка денежных средств должна всегда равняться первоначальной сумме финансирования мелкими денежными средствами. Однако ошибки в учете и кража могут привести к отклонению от первоначальной суммы финансирования.

Когда остаток денежных средств в фонде мелкой наличности падает до достаточно минимального уровня, хранитель мелкой наличности обращается за дополнительной наличностью у кассира. Это принимает форму обобщения всех поступлений, которые накопил хранитель. Кассир создает новый чек на сумму чеков и меняет чек на чеки. Запись в журнале мелкой кассы — это дебет счета мелкой кассы и кредит по счету наличности.

Хранитель мелкой наличности пополняет ящик или ящик для мелкой наличности, который теперь должен содержать первоначальную сумму наличных денег, предназначенную для фонда.Кассир создает запись в журнале для записи поступлений мелкой кассы. Это кредит на счет мелкой наличности и, вероятно, дебетование нескольких различных счетов расходов, таких как счет канцелярских принадлежностей (в зависимости от того, что было куплено за наличные).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *